MicrosoftTeams se basa en Grupos de Office 365 y permite la colaboración entre personas

de un mismo equipo o el desarrollo de un proyecto concreto, compartiendo recursos y cuya

función principal es la comunicación constante entre los miembros del equipo.

Microsoft Teams está en boca de todos. La plataforma de trabajo colaborativo de Microsoft está
siendo un éxito y cada vez más empresas e instituciones lo utilizan en su día a día. La pandemia
mundial provocada por el COVID-19 ha acelerado la transformación digital y Teams ha sido
uno de los principales beneficiados.

Microsoft Teams es una plataforma de comunicación y colaboración en línea. Se trata de un

producto enfocado a organizar de manera eficiente grupos de trabajo. Para ello, hace uso de
características tales como chat de texto, videollamadas, almacenamiento de archivos y diversas
aplicaciones.

HISTORIA

Microsoft anunció Teams en un evento en Nueva York y lanzó el servicio mundialmente el 14

de marzo de 2017. Teams fue creado durante un hackathon interno en la compañía, y
actualmente está dirigido por Brian MacDonald, Vicepresidente corporativo de Microsoft.

El 12 de julio de 2018, Microsoft anunció una versión gratuita de Microsoft Teams, ofreciendo
la mayoría de las opciones de comunicación de la plataforma sin costo alguno, pero limitando el
número de usuarios y la capacidad de almacenamiento de archivos del equipo.

Microsoft Teams utiliza Project Cortex desde 2019, un sistema de inteligencia artificial para
crear una red de conocimiento. Esta red conecta y organiza automáticamente el contenido en
temas y genera tarjetas de tópicos, páginas estilo wiki y otras nuevas experiencias que se
integran en Microsoft 365, haciendo más fácil encontrar información y consiguiendo un
arranque más rápido de las aplicaciones utilizadas.

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Desde octubre de 2020 se han utilizado nuevas extensiones de reunión de Teams para integrar
aplicaciones y habilitar experiencias de reunión personalizadas. Los organizadores de reuniones
pueden acceder a las aplicaciones desde Microsoft AppSource o desde la tienda de Teams y
agregarlas a medida que programan la reunión.

¿QUE ES MICROSOFT TEAMS?

Microsoft Teams es una herramienta orientada a la productividad grupal ya que es una

plataforma unificada de comunicación y colaboración, se integra en el ecosistema de Microsoft
365 (anteriormente conocido como Office 365) para ofrecer una solución integral a empresas e
instituciones. Su principal rival en el mercado es Slack y viene a superar a Skype Empresarial,
el anterior producto de Microsoft que cubría esta función.

Su principal función es la colaboración en equipo por ser una herramienta de mensajería

empresarial que permite la comunicación y la colaboración en tiempo real entre usuarios dentro
y fuera de la organización.

Los usuarios pueden estar en la misma oficina o elegir trabajar a distancia. Pueden acceder a
Teams en ordenadores o dispositivos móviles.

Teams es un nuevo tipo de herramienta de negocios que desafía el modelo de puesto de trabajo
tradicional. Sobre todo, en relación a nuestra dependencia de los correos electrónicos. Teams
permite crear un espacio para conversaciones estilo chat organizado por canales o temas de
trabajo. Con Teams podemos mantener grupos de colaboración grandes o pequeños en muchas
actividades en tiempo real.

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Los equipos pueden estar en diferentes lugares y por zonas de tiempo disponible, para que
podamos conectarnos a equipos colaborativos con una misma tarea y al mismo tiempo. Ya sea
en grupos de trabajo pequeños o grandes, se puede hablar en tiempo real y ser altamente
productivos. Además, se pueden utilizar las herramientas integradas de Office/ Microsoft 365,
como los calendarios y las reuniones de Outlook. Se pueden compartir y editar documentos en
SharePoint, OneDrive y OneNote.

Microsoft Teams es intuitivo y fácil de usar. Además, tiene muy buenas guías de formación
online para usuarios disponibles en Microsoft. Estos materiales se presentan como una serie de
videos de fácil compresión sobre cómo realizar diversas funciones y ejecutar diferentes tareas
dentro de Teams. Cabe destacar que gran parte de las funcionalidades de video de los equipos se
han heredado de Skype para empresas, que ya prácticamente ha sido sustituido por Teams.

FUNCIONALIDADES DE MICROSOFT TEAMS

Al crear un equipo en Microsoft Teams, se crea un tablero. Este tablero contiene una serie de
funciones básicas, que a día de hoy son:

 Chat

 Opciones de guardar y compartir archivos

 Posibilidad de organizar reuniones dentro del propio equipo

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  Añadir fichas de diferentes programas externos que aporten nuevas
funcionalidades.

Chat de Microsoft Teams

En el chat que se habilita por defecto al crear un nuevo equipo se pueden tener conversaciones
con el resto del equipo, nombrarlos, programar reuniones y habilitar nuevos documentos de
trabajo.

El chat puede ser, tanto en grupo como individual, y permite la misma flexibilidad que el propio
Skype (pero sin salir de la aplicación de Microsoft Teams). Dentro del propio chat existe la
opción de incluir bots para facilitar el trabajo y la solución de problemas.

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Crear Canales
Dentro de cada equipo se pueden crear canales y, de forma práctica, diferenciar distintos
grupos de trabajo dentro del mismo proyecto. De esta forma, podemos organizar mejor el
trabajo dentro de un mismo equipo, teniendo canales totalmente independientes, cada uno de los
cuales con sus archivos y sus fichas diferentes al resto del equipo al que pertenece el canal.

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Aplicaciones Externas
A cada tablero de Microsoft Teams se le pueden añadir nuevas fichas o pestañas con
aplicaciones externas que aporten nuevas funcionalidades y den más versatilidad al
equipo, como pueden ser un Excel integrado, un panel de Power BI, un tablero de Trello,
documentos Word y muchas más.

Reuniones en Teams
También se pueden programar reuniones entre miembros de un mismo equipo o un
canal y, al tener Skype Empresarial integrado en la aplicación de escritorio de Microsoft Teams,
no es necesario tener que hacer uso de otras aplicaciones para disfrutar de una experiencia
completa.

Algunas de estas funcionalidades (organizar reuniones, subir archivos, incluso crear nuevos
canales y añadir nuevas pestañas y reorganizarlas), las puede realizar cualquier miembro del
equipo.

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Opciones de Gestión
Las opciones de gestión como añadir nuevos miembros, cambiar los roles de los
usuarios, así como todas las opciones de configuración del propio equipo, sólo están
disponibles para los propietarios de cada equipo pudiendo haber como máximo 10 propietarios
por equipo.

¿CÓMO ADQUIRIRLO?
Para poder utilizar Microsoft Teams es necesario una cuenta de Office 365 con un plan de
licencia adecuado. Los planes que incluyen Microsoft Teams son: Office 365 Educación,
Business Essentials, Business Premium y Enterprise E1, E3 y E5.

¿PUEDO USAR MICROSOFT TEAMS DE FORMA GRATUITA?

La respuesta rápida es SÍ. Sin embargo, la versión gratuita de Microsoft Teams no

cuenta con todas las características y ventajas de la versión completa. A continuación,
os proporcionamos una tabla con las principales diferencias:

Microsoft Teams Microsoft Teams (Microsoft

(gratuito) 365)

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 Hasta 500.000 por Potencialmente ilimitado con una
Máximo de miembros
empresa licencia empresarial

2 GB/usuario y 10 GB
Almacenamiento 1 TB/usuario
compartidos

Acceso de invitados ✔ ✔

Llamadas y videollamadas ✔ ✔

Reuniones en canales ✔ ✔

Compartir pantalla ✔ ✔

✔ (integrado con el calendario de

Reuniones programadas ✔
Exchange)

Grabación de reuniones ✔ (disponible con Microsoft Stream)

Conferencias de audio y vídeo ✔

Alojamiento de eventos online

con hasta 10.000 personas ✔

Características para trabajadores

de primera línea (Shifts, Walkie ✔
Talkie, etc)

Además, los que paguen por el servicio de Microsoft 365 (anteriormente conocido como Office
365) podrán gozar de características especiales para los administradores como:

 Herramientas para gestionar usuarios y aplicaciones.

 Informes de uso para los servicios de Microsoft 365.

 Ajustes de usuario y políticas configurables.

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MICROSOFT TEAMS EN EDUCACIÓN

Microsoft Teams es una herramienta que puede usarse en el ámbito educativo para las diferentes
modalidades de enseñanza, es decir, tanto en educación presencial, como en educación
semipresencial o en educación en línea. Permite organizar reuniones y colaborar desde
cualquier lugar y en cualquier momento, favoreciendo la flexibilidad y la organización de cada
estudiante. También permite trabajar los materiales de forma sincrónica y/o asincrónica,
facilitando que, aunque se haya asistido a la clase presencial o a la clase virtual, los estudiantes
igualmente puedan visualizar los contenidos.

VENTAJAS

 El uso de plataformas virtuales didácticas favorece flexibilidad horaria, disposición de

mayor diversidad y variedad de materiales didácticos y recursos, así como la
colaboración y el intercambio de experiencias en el desarrollo de la competencia digital.
 Microsoft Teams favorece la formación de grupos de trabajo que pueden convertirse en
cursos y por esa razón es muy utilizada en el ámbito educativo:
o Permite interacciones diferentes a las que ofrecen otros sistemas de gestión de
aprendizaje en línea o LMS.
o Ofrece un espacio privado solo para la clase.
o Permite la interacción entre alumnos, así como la posibilidad a los profesores
de chatear de forma individual o grupal con ellos.
o Permite crear eventos, publicar y compartir información y archivos.
o Favorece la atención a la diversidad: a través de la grabación y publicación de
vídeos se puede atender mejor a las distintas necesidades, ritmos de aprendizaje
y circunstancias personales de los estudiantes.
o Permite la comunicación desde cualquier lugar ante la imposibilidad de asistir
presencialmente por causas meteorológicas, sanitarias, deportivas u otras.
o Los profesores pueden comprobar la visualización de contenidos para
cerciorarse del seguimiento de la actividad que hacen los alumnos. También
pueden incluir preguntas dentro de los vídeos para favorecer que se
responsabilicen e interactúen.
o Permite establecer un aprendizaje sincrónico y asincrónico, preestableciendo
horarios o con grabaciones de las clases.

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¿CUÁLES SON LOS BENEFICIOS DE MICROSOFT TEAMS PARA LAS
EMPRESAS?

Microsoft Teams proporciona diversos beneficios a las organizaciones, en especial cuando se

trata de elevar la productividad mediante el trabajo colaborativo de las empresas. Conozca
algunos a continuación:

1. Mejora la comunicación y productividad

Los colaboradores de una empresa podrán centralizar sus esfuerzos de comunicación con el
resto de su equipo en un solo lugar. En otras palabras, ellos no tendrán que saltar de una
aplicación a otra para poder chatear, llamar, hacer conferencias, etc.

Asimismo, brinda la opción de abrir equipos específicos para completar un proyecto que solo
involucra a algunos de los colaboradores de la compañía. Esto facilita que los grupos puedan
completar la tarea sin la necesidad de hacer ruido a los otros usuarios.

Por ello Microsoft Teams ayuda a:

 Reducir el tiempo en acciones innecesarias.

 Colaborar de una manera más enfocada.
 Mejorar el flujo de trabajo para que sea más natural, rápido y eficiente.
 Aumentar la productividad de sus colaboradores.

2. Fácil acceso

Teams es compatible con distintos hardware y software, por ejemplo:

 Mac
 Windows

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  iOS
 Android

Esto simplifica la movilidad empresarial, permitiendo que los usuarios puedan colaborar desde
cualquier lugar y dispositivo de preferencia. El único requerimiento es que cuenten con una
conexión de internet estable.

3. Colaboración de documentos en tiempo real

Microsoft Teams permite que los usuarios de un equipo puedan colaborar y editar sus
documentos de manera sincronizada y sin problemas. A medida que se vayan agregando
actualizaciones en este mismo, Teams los va guardando de manera automática, reduciendo el
riesgo de que se pierda la información.

4. Integración de calendario

Cada colaborador de la empresa puede acceder y revisar su calendario o agenda diaria para
tener presente los eventos importantes o reuniones planificadas para ese día. Asimismo,
esta herramienta les permite visualizar la disponibilidad de los otros usuarios por si desean
organizar y programar una reunión con estos mismos.

5. Organizar reuniones

Teams permite realizar reuniones efectivas con un límite de 300 personas. Estas se pueden
ejecutar con o sin cámaras. Una vez que los usuarios acceden a una, podrán hacer uso de las
siguientes funcionalidades:

 Compartir archivos, la pantalla y presentaciones.

 Grabar las reuniones para consultarlas luego.
 Transcribir el texto de la conferencia.
 Mucho más.

6. Integración de aplicaciones

Cuenta con una tienda de aplicaciones con más de 700 app. Esto permite que los usuarios vayan
integrando en su área de trabajo varias de las herramientas o software

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que más utilizan (sin importar si son externas a Microsoft) con el fin de que puedan laborar de
manera óptima en un mismo espacio.

7. Telefonía
El equipo podrá realizar y recibir llamadas de voz de alta calidad a través de la Telefonía de
Teams. Esto permite que los colaboradores puedan:

 Comunicarse con cualquier número de teléfono desde distintos dispositivos.

 Guardar la grabación de la llamada.
 Obtener acceso a los mensajes de voz y transcripciones de este mismo.
 Crear saludos personalizados.

8. Bots de ayuda
Cuenta con bots de ayuda que permiten que los usuarios obtengan la información que necesitan
para mejorar la colaboración. Algunas de las funcionalidades de estos bots son:

 Contestar preguntas frecuentes.

 Buscar a las personas de una organización.
 Programar calendarios.
 Realizar sondeos y encuestas.

Asimismo, se pueden ir agregando más bots según las necesidades específicas que tenga cada
usuario. Solo es cuestión de buscar las ofertas de bots que existen e instalarlo.

9. Personalización

Cada miembro de cualquier equipo creado en Microsoft Teams puede hacer las configuraciones
que mejor le resulten: silenciar las notificaciones durante un determinado tiempo, para que no le
interrumpan en caso de que asista a una importante reunión; o, al contrario, establecer alertas
que aparezcan en su escritorio cada vez que le mencionen o se comente algo en determinado
canal.

10. Seguridad

Microsoft Teams brinda capacidades avanzadas de seguridad y cumplimiento a fin de que:

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 Los usuarios puedan colaborar sin miedo a que existan pérdidas o amenazas en los
datos.
 Exista un mayor control de seguridad y supervisión en las identidades de los
usuarios y sus dispositivos.
 La empresa pueda colocar barreras o políticas de seguridad empresarial.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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guía básica: incluye orientaciones y ejemplos del uso educativo de Moodle. Narcea
Ediciones. https://elibro.net/es/ereader/unslg/46146?page=7
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virtual para la generación de conocimiento. B - EUMED.
https://elibro.net/es/ereader/unslg/51717?page=1
3. Barceló Ordinas, J. M. (2013). Protocolos y aplicaciones Internet. Editorial UOC.
https://elibro.net/es/ereader/unslg/56654?page=1
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https://elibro.net/es/ereader/unslg/46047?page=1
5. Cruz Herradón, A. (2013). Internet y correo electrónico. Editorial CEP, S.L.
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nuestras vidas. Ecoe Ediciones. https://elibro.net/es/ereader/unslg/130227?page=1
7. González, R. M. (Coord.), Flores Guevara, V. S. (Coord.) y Enciso González,
J. (Coord.). (2018). Expansión, apropiación y usos de las Tecnologías de
Información y Comunicación. Plaza y Valdés, S.A. de C.V.

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