IDENTIFICACION DE LA NECESIDAD DE SISTEMAS

DE INFORMACION  

AUTORES:
ALEXANDER ROBERTO LOTA GUACHETA.
CHRISTIAN MERCHAN MONTIEL.
EDUAR JAIR CRUZ ROJAS.
OMAR JESUS MARRIAGA CASTRO.

TUTOR:
RICARDO ANDRES MEJIA CORDOBA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TECNOLOGO EN ANALISIS Y DESARROLLO DE
SISTEMAS DE INFORMACION 2019
OBJETIVOS

Generales: Desarrollar un sistema de archivo digital donde se lleve un control de

los libros, folios y folder de documentos y matriculas del instituto Carl Ros.
Específicos:
 Diseñar e implementar el sistema de control del archivo digital para el
instituto Carl Ros a la web.
 Controlar el acceso al sistema para el personal autorizado del instituto.
 Facilitar el registro de matrículas y su respectiva documentación en el
sistema.
 Administrar y llevar un registro del número de estudiantes matriculados en
el instituto.
 Desarrollar un plan de seguridad informática efectivo para evitar la pérdida
o daño de la información.
DESCRIPCION DE LA EVIDENCIA
Con base en las técnicas aprendidas en el objeto de aprendizaje ‘’Técnicas de
recolección de datos’’, disponibles en el material de estudio genere un documento
en el que se registre lo siguiente:
 Ámbito empresarial
 Diseño de instrumento de entrevista
 Entrevistas realizadas
 Identificación de la necesidad o situación problema
 Idea de solución
 Diseño de instrumento encuesta
 Validación de la idea de solución
 Ajustes de la idea

DESARROLLO:

SISTEMA DE ARCHIVO DIGITAL DEL INSTITUTO CARL ROS

Descripción del proyecto:

Para entender el desarrollo del proyecto es necesario explicar tanto el contexto de

la empresa como el de los usuarios, dando de esta manera un punto de partida al
presente proyecto, puesto que estos posibilitan y modifican el progreso del mismo.

 Ámbito Empresarial:
El presente proyecto se desarrollara en el instituto Carl Ros en la sede de
Sabanalarga Atlántico, el cual cuenta con 4 sedes en la costa caribe: Cartagena,
Barranquilla, Sabanalarga y Santa Marta, inicialmente el proyecto va ser
desarrollado y probado para la sede de Sabanalarga para así después
implementarlo en todas sus sedes, actualmente en el instituto laboran 5 personas
en el área académica, quienes serán los primeros usuarios del sistema de
información acorde a este instituto, cabe destacar que el instituto tiene 32 años de
experiencia en los cuales todo el proceso de matrículas de estudiantes se ha
llevado de manera manual. Como otros tantos institutos que lo realizan de la
misma manera a nivel nacional, principalmente en esta zona del país, debido a la
poca difusión, desarrollo e implementación de sistemas de información acordes a
las necesidades, que optimicen procesos y solucionen problemáticas frente al
tiempo, distancia y circunstancias como suceden en el instituto en mención.
  Diseño de instrumento de entrevista:
Al observar los procesos llevados en el instituto Carl Ros, se pudo identificar que
los procesos de matrículas de los estudiantes se llevan de manera manual, factor
que puede hacer este sistema vulnerable a la perdida de documentación y por otro
lado las búsquedas de algún tipo de información se vuelve lenta y agotadora y no
todos los funcionarios tienen el tiempo suficiente para realizar una búsqueda
manual en el archivo, por ello se sugiere empezar a analizar y desarrollar un
sistema de información para el archivo de matrículas puesto que:
 Entrevistas realizadas:
1. El instituto está en constante crecimiento, por lo cual cada día tiene
más cantidad de estudiantes en todas sus áreas académicas, para
ello se hace vital que se tenga un sistema de información que agilice
el proceso de matrículas.
2. Se considera que es necesario implementar el sistema de
información puesto que se desea dar solución a la necesidad más
relevante del instituto y generar cambios importantes en el progreso
del mismo con este sistema.

 Identificación de la necesidad o situación del problema:

Es necesario aclarar que existen varios sistemas de información con el mismo
objetivo de digitalizar un archivo, ya que hoy en día muchas instituciones desean
sistematizar y automatizar procesos, debido a la relevancia de llevar una
organización en sus archivos, sin embargo este va ir enfocado especialmente en
el control, seguimiento y almacenamiento de documentos y matrículas de los
estudiantes de dicho instituto.
 Idea de solución:
Debido a la gran necesidad de cambio, se desarrollara la automatización de las
actividades que se realizan en el área académica del instituto, como lo es el
proceso de matrículas, hay que tener en cuenta en cuenta que una de las razones
que determina la importancia y justificación de desarrollar un sistema de
información para este instituto, es la de sistematizar y tener un registro de todos
los procesos de matrículas de los estudiantes, para así poder dar respuesta
inmediata cuando se solicite alguna información, en el momento que así se
requiera evitando pérdidas de tiempo con una búsqueda manual.
El sistema que se desea desarrollar es de vital importancia porque con él se busca
la optimización del proceso actual permitiendo conocer en tiempo real la cantidad
de estudiantes matriculados por cada área académica, a su vez permitirá saber
que estudiantes se han retirado y cuantos han culminado con sus estudios
académicos, toda esta información es de suma importancia y podrá ser
suministrada de manera oportuna, confiable y veraz.

 Diseño de instrumento encuesta:

El registró controlado de la información general de cada estudiante matriculado,
con el fin de obtener los datos necesarios de cada estudiante de una manera
organizada, confiable y correcta. Se lograran mejoras en el instituto mismo, que se
reflejaran en el ahorro de tiempo por cada estudiante matriculado, obteniendo así
un gran ahorro de tiempo que impactara de forma positiva tanto al estudiante
como al encargado del área. Este sistema será para el uso exclusivo del instituto
Carl Ros.

 Validación de la idea de solución:

Mediante las encuestas realizadas con algunos de los funcionarios del instituto
Carl Ros se logró llegar a la conclusión que es de vital importancia la
implementación del sistema de archivo digital, ya que toda la documentación que
se maneja de forma manual no cuenta con ninguna política de seguridad dando a
si objeto a la perdida de documentación importante, de igual forma no existe un
procedimiento estandarizado que permita un fácil acceso a información que sea
requerida, retardando los tiempos de entrega de la información solicitada.
 Ajustes de la idea:
De acuerdo a las respuestas obtenidas en las encuestas realizadas se logra
determinar que el sistema de información planteado debe ser eficaz y de fácil
acceso a él donde permita mejorar los tiempos de búsqueda de cualquier
información que sea requerida. De igual forma se llega a la conclusión que una
vez desarrollado e implementado el sistema de información en esta sede este
debe ser implementado en las demás sedes que pertenecen al instituto, cuando
esto se logre el sistema deberá poder compartir la información entre las diferentes
sedes para que las personas que requieran algún documento y estén en otra
ciudad no tengan que realizar largos desplazamientos para obtener la información
requerida.