ELABORACION DE TERMINOS DE REFERENCIA

AUTORES:
CHRISTIAN MERCHAN MONTIEL.
EDUAR JAIR CRUZ ROJAS.
OMAR JESUS MARRIGA CASTRO.

TUTOR:
RICARDO ANDRES MEJIA CORDOBA.

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TECNOLOGO EN ANALISIS Y DESARROLLO DE
SISTEMAS DE INFORMACION 2020

GC-F -005 V. 01
OBJETIVO

Desarrollar un sistema de archivo digital donde se lleve un control de los libros,

folios y folder de documentos del instituto Carl Ros, facilitando el registro de
matrículas y almacenar de forma digital su respectiva documentación en el
sistema así como llevar un registro de la cantidad de estudiantes matriculados en
cada uno de los programas que brinda el instituto, permitiendo únicamente el
acceso únicamente a personal autorizado por el instituto, implementando un plan
de seguridad informática efectivo asignándole al personal un usuario y una
contraseña para evitar pérdida o robo de la información.

FUENTES DE RECURSOS

El presupuesto que va ser destinado para este proyecto será costeado de la

siguiente manera por las siguientes entidades:

 Recursos propios del instituto: 50%

 Recursos gobierno local: 20%
 Recursos grupo de inversionistas: 30%

PROPONENTES HABILITADOS O RESTRINCIONES

Los proponentes deberán cumplir con las siguientes características:

 Ser una empresa que se dedique al desarrollo de software.

 Contar con una experiencia en el desarrollo de software mínima de 5 años.
 Los técnicos de dicha empresa deberán contar con una amplia experiencia
en desarrollo de sistemas de información.
 Se debe de anexar casos de éxito y referencias empresariales.

IDIOMA

El sistema de información de archivo digital para el instituto Carl Ross deberá

implementar el idioma español.

ACTIVIDADES A REALIZAR

GC-F -005 V. 01
SEGURIDAD: Los usuarios que sean autorizados, para utilizar el sistema de
información, contaran con un usuario y una contraseña previamente asignados,
con el fin de seguir el plan de seguridad de la información para evitar pérdida o
robo de la información.

BASE DE DATOS: El sistema de información contara con una base de datos

relacional y dinámica, deberá estar normalizada y se debe de contemplar copias
de seguridad diferenciales diarias, copias de seguridad completas mensuales y
trimestrales con el fin de mantener actualizada toda la información del instituto así
como la de proteger la perdida de la información.

CONTROL TRANSACCIONAL: El sistema de información deberá generar alertas

automáticas si se presenta algún evento crítico en el sistema, por ejemplo si un
campo obligatorio no fue llenado o cualquier otro tipo de control que pueda
interferir en proteger toda la información procesada.

DISPONIBILIDAD: El sistema de información deberá contar con un servicio

técnico permanente, con el fin de evitar posibles fallas y si estas se presentan
poderlas solucionar de manera oportuna, de igual forma el sistema contara con
alarmas que notifican un posible fallo en el sistema.

INTEROPERATIBILIDAD: El sistema de información deberá tener capacidad de

interactuar con otros sistemas a través de Web Services (Servicios Web) para el
intercambio de información con los otros sistemas con los que cuente el instituto
previamente.

ACCESIBILIDAD: Para tener acceso al sistema de información de deberá tener

necesariamente un usuario y una contraseña.

PARAMETRIZABLE: El sistema de información deberá contener un módulo que

permita administrar, registrar, actualizar, editar o modificar datos según sea la
necesidad.

COLABORACION: El sistema de información tendrá la capacidad de enviar

alertas oportunas a los usuarios sobre algún estado crítico que se presente, las
alertas serán enviadas a un correo electrónico o vía interface web.

INFORMES: El sistema de información deberá permitir al usuario autorizado

consultas en tiempo real que contengan los filtros predefinidos y permita extraer la
información en formato PDF.

GC-F -005 V. 01
ARQUITECTURA Y ESCALABILIDAD: En el sistema de información se
implementará una arquitectura por capas, de esta forma es más sencillo y
mantenible crear diferentes interfaces sobre un mismo sistema sin requerirse
cambio alguno en la capa de datos o lógica. La ventaja principal de este estilo es
que el desarrollo se puede llevar a cabo en varios niveles y, en caso de que
sobrevenga algún cambio, solo afectará al nivel requerido sin tener que revisar
entre el código fuente de otros módulos

DESEMPEÑO: El sistema de información deberá ofrecer un tiempo de respuesta

óptimo en cada una de sus operaciones y presentar un excelente desempeño ante
una eventual alta demanda de información solicitada.

ENTREGABLES, HITOS O FECHAS DE ENTREGA

El proveedor deberá entregar un cronograma de trabajo, donde se especifiquen

cada uno de los entregables que cumplan con las especificaciones solicitadas y
que requiere el sistema así como las fechas de entrega, de la siguiente manera:

ITEM ACTIVIDAD FECHA ENTREGA

1 Etapa de identificación de las necesidades 30 días después de la
del proyecto. firma del contrato
2 Etapa de análisis y especificación de los 30 días después de la
requerimientos. firma del contrato.
3 Etapa de diseño del prototipo del sistema 60 días después de la
sistema de información a realizar. firma del contrato.
4 Etapa de desarrollo del diseño del sistema 90 días después de la
de información. firma del contrato.
5 Etapa de pruebas y de implementación del 90 días después de la
sistema de información desarrollado firma del contrato.
6 Entrega a satisfacción del cliente del sistema 300 días después de la
de información y del manual de usuario para firma del contrato.
el mismo.

EQUIPO DE TRABAJO

Se debe relacionar por parte del equipo a aquellas personas que van a elaborar el
sistema de información así como su cargo dentro del equipo y su experiencia
laboral

A continuación se relaciona el personal que va a realizar el sistema de información

para el instituto CarlRoss:

GC-F -005 V. 01
 CARGO NOMBRE EXPERIENCIA
Gerente del proyecto Cristian Merchán Montiel Técnico de Análisis y
Desarrollo de Software,
Ingeniero de Sistemas.
Scrum Master
Experiencia en Mesa de
Ayuda y Soporte en
Campo.
Líder técnico Omar Jesus Marriga Castro Técnico profesional en
análisis y programación
de computadores,
docente de sistemas
desde hace 15 años en
el sector privado, soporte
técnico de equipos de
cómputo, certificados en
pedagogía y
competencias laborales.
Técnico Eduar Jair Cruz Rojas Experiencia laboral de 8
años en el área de
telecomunicaciones del
departamento de
Cundinamarca, cuenta
con diversos cursos y
capacitaciones para el
proceso de
mantenimiento de
equipos de cómputo y
soporte técnico.

DURACIÓN DEL CONTRATO

El tiempo máximo del contrato será de diez meses calendario a partir de la fecha
de la firma del contrato, cada etapa tendrá una fecha establecida para su entrega.

SEDE DE LAS LABORES

El lugar de trabajo donde se realizara el proyecto será directamente en el instituto

Carl Ross ya que allí se va implementar y se va tener contacto directo con los
usuarios del sistema de información.

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 SEDE NOMBRE INSTITUTO DIRECCION
Sabanalarga CarlRoss Calle 22 # 16 05 Barrio
centro

DOCUMENTOS A PRESENTAR

Se debe presentar por parte de los postulados, toda la documentación de ley de la

empresa como el Rut, registro de cámara y comercio, propuesta de cómo va
realizar el proyecto y cada uno de los requerimientos de la empresa de igual forma
deben relacionar las fechas de entrega de cada requerimiento y relacionar todos
los gastos que se van a tener durante el proceso del desarrollo del software.

PROCESO DE SELECCIÓN DEL PROVEEDOR

A continuación se relacionan los tiempos en los que el instituto se basa para el

proceso de selección de los postulados para realizar el diseño del sistema de
información:

ITEM PROCESO FECHA

1 Publicación de la convocatoria 25 de mayo de 2020
2 Recepción de propuestas 01 de junio de 2020
hasta 05 de junio de
2020
3 Evaluación de propuestas 08 de junio de 2020
hasta 12 de junio de
2020
4 Selección de propuesta 15 de junio de 2020
5 Firma de contrato 17 de junio de 2020

FORMA DE PAGO

Los pagos se realizaran según avance el proceso de realización del sistema de

información esta decisión será de mutuo acuerdo entre las dos partes, y se
realizara de la siguiente manera:

ITEM ACTIVIDAD PORCENTAJE %

1 Al momento de firmar el contrato. 30%
2 Al finalizar las etapas de identificación y análisis 15%
presentando el informe de satisfacción del cliente.

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 3 Al finalizar las etapas de diseño y desarrollo 35%
presentando el informe de satisfacción del cliente.
4 Al finalizar las pruebas y la etapa de 20%
implementación del sistema presentando el
informe de satisfacción del cliente.

CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÒN

El equipo de trabajo garantizara que la información personal de cada usuario y la

del instituto en general sea protegida para que no sea divulgada sin
consentimiento a terceros. Para garantizar que dicho datos estén seguros el
sistema contara con permisos para acceder a él.

SOPORTE POST-IMPLEMENTACION

En caso dado de que el sistema llegue a presentar fallas o errores el equipo

brindara soporte técnico respondiendo a la garantía otorgada al instituto por el
correcto funcionamiento del sistema de información.

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