Backlog: El índice clave para el manejo de la carga de trabajo en

mantenimiento

Una de las excusas que comúnmente escuchamos como razón por la cual las organizaciones de
mantenimiento no pasan de un ambiente reactivo a uno planificado es el agobiante trabajo que tiene
su personal día a día. De hecho, muchas iniciativas de Planificación y Programación de
mantenimiento generalmente fracasan por no tener la capacidad ni la voluntad de poder balancear
efectivamente la carga de trabajo de su personal, convirtiéndose en iniciativas que se dedican a
endosar promesas de ejecución que nunca se cumplen.

El manejo de la carga de trabajo (Works Management) a través del uso eficiente del personal para
completar a tiempo las tareas que aportan valor a la organización es uno de los principales objetivos
de un sistema de planificación y programación de mantenimiento. Mantener un balance perfecto
entre la carga de trabajo y los recursos disponibles que eviten que los trabajos diferidos se
incrementen progresivamente y generen situaciones de deterioro, desorden y frustración en el
interior de las plantas debe ser su enfoque principal.

Una eficiente estimación de los recursos (mano de obra, herramientas, materiales y repuestos)
unido a un CMMS que soporte esta actividad debería ser suficiente para dar una respuesta a este
reto, sin embargo la realidad del manejo de la carga de trabajo va mucho más allá de esto, factores
como: capacitación del personal, edad de los equipos, programas de mantenimientos mal diseñados,
cambio en los procesos productivos, ineficiente sistema de asignación de prioridades, cultura
organizacional y hasta factores ambientales, pueden echar al bote de la basura estas iniciativas.

Hoy día podemos encontrar una serie de indicadores que permiten hacer un seguimiento y evaluar
la eficiencia en el manejo de la carga de trabajo. Entre ellos el “Backlog” es uno de los más importes
y es la clave para poder manejar cualquier iniciativa de este tipo.

Backlog en ingles significa “Acumulación de trabajo no completado”, y es la más clara definición de

lo que significa este término en el ámbito de la planificación y programación de mantenimiento. El
Backlog no es más que el trabajo que ha sido planificado pero que no se ha programado, el trabajo
planificado y programado pero que no se ha ejecutado o aquel que se ha iniciado pero no se ha
completado. En función de esto el backlog puede categorizarse en:
Atrasado (Overdue): Lo conforman aquellas ordenes de trabajos (ODT) planificadas,
programadas (o no) y no completadas, con atrasos de más de 14 días después de su fecha de
requerimiento.

Actual (Current): Lo conforman aquellas ordenes de trabajos planificadas, programadas (o no) y

no completadas con exactamente 14 días de haber sido requeridas.

Futuro (Future): Lo conforman aquellas ordenes de trabajos planificadas, programadas (o no) y

no completadas con menos de 14 días de la fecha de requerimiento. Quiere decir que son ODT que
eventualmente se convertirán en backlog actual o atrasado.

El parámetro de los 14 días puede variar +/- uno o dos días dependiendo de las políticas de cada
empresa y en función del periodo de planificación que se utilice.

El Backlog es un índice que permite evaluar la utilización del personal en términos de Horas
Hombre (HH) en jornadas de trabajo estándar (generalmente jornadas de ocho horas al día). Sin
embargo en la mayoría de los casos es medido en días o semanas con el objetivo de generar
programas de trabajo que permita controlarlo. Para calcular el backlog requerimos determinar la
capacidad laboral de nuestra organización y estimar los tiempos de ejecución de las ODT
planificadas.

La capacidad labora puede ser calculada de dos formas:

 
Capacidad laboral Bruta: Es el tiempo laboral disponible en un periodo de tiempo dado (por
ejemplo anual: 8 Hrs. x 5 días x 52 semanas) multiplicado por la fuerza laboral en condiciones
estándar (sin tomar en cuenta el sobre tiempo ni cualquier otra herramienta de ajuste de la fuerza
laboral).

Capacidad laboral Neta: es la capacidad laboral bruta menos los compromiso indirectos del
personal de mantenimiento, es decir el tiempo promedio perdido estimado en semanas por: tiempo
de comidas, vacaciones, entrenamiento, suspensiones medicas, trabajos de emergencia, tiempo en
reuniones, asignaciones especiales, etc.
Las estimaciones de los tiempos de las actividades pueden ser determinadas a través de las
experiencias de expertos y base de datos genéricas, lo cual permite cierta exactitud en la estimación.
En el caso de las Actividades de tipo mantenimiento preventivo (PM) o predictivo (PdM) la
estimación se hace mucho más fácil, ya que, por ser trabajos rutinarios y específicos, es fácil hacer
ajustes rápidamente.

Una vez estimado la capacidad laboral y el tiempo estimado para la ejecución y completacion de
cada tarea de mantenimiento planificada, podremos calcular el backlog en términos de días o
semanas, por ejemplo:

Asumamos que nuestra fuerza laboral es de 50 técnicos de mantenimiento y que el tiempo

disponibles a la semana es de 40 Horas (5 días x 8 Horas = 40) es decir tenemos una capacidad
laboral bruta de 2000 HH/semana. Supongamos también que tenemos 500 ODT en overdue o
atrasadas que acumulan un tiempo estimado de ejecución de 4000 HH.
Entonces el backlog será:

Backlog = (4000 HH)/(2000 HH/semana) = 2 semanas

En pocas palabras, significa que se necesitan dos semanas de trabajo para poder ejecutar y
completar las 500 ODT atrasadas, con una fuerza de trabajo de 50 técnicos de mantenimiento en
condiciones estándar. Con este valor en mano se pueden entonces hacer programas de trabajos y los
ajustes necesarios en la fuerza de trabajo para controlar el backlog.

Estos mismos cálculos se pueden hacer para las ODT en Backlog actuales y futuro, igualmente es
recomendable hacerlo por especialidad (mecánicos, electricistas, instrumentistas, etc.) y por áreas
de trabajo y representarlos gráficamente para una mejor visualización, análisis y control.

La referencia o target para el backlog en organizaciones de “clase mundial” normalmente está entre
15 a 30 días (de 3 a 6 semanas). Si el backlog está por encima de estos valores de referencias debe
considerarse un ajuste de la fuerza de trabajo, estos ajustes pueden ser: más sobretiempo (es lo más
fácil de ajustar, pero no debería superar el 15% del tiempo de la nomina normal), incorporación de
cuadrillas temporales y/o ajustar la planificación a través de un sistema de prioridades más estricto.
Por otro lado si el valor del backlog está por debajo de los valores de referencias, podría ser
indicativo de que los recursos (labor) y los tiempos estimados para la ejecución de las ODT han sido
sobre estimados.

Las causas del backlog es también un factor importante a seguir y evaluar, especialmente en los
casos en que el backlog aumenta continuamente y se escapa de control. Falta de materiales,
disposiciones operacionales y de seguridad, obsolescencias de equipos, falta de capacitación del
personal etc. deben ser registrados para su evaluación, control y corrección.

PUBLICADO POR: ALIRIO J JIMENEZ N