LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

ERICK JESÚS MEDRANO DE ÁVILA

El archivo es fundamental en la evolución de cultural, social, política y científica de la humanidad

además representa la conservación de los documentos y consulta de la información, actualmente el
archivo es funcional y de fácil manejo para su consulta ya que los medios tecnológicos facilitan aún
más su modo de información.
Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de control de la
población y de la riqueza. Los archivos, principalmente, tienen tres funciones importantes que son
recoger, conservar y servir.
En su evolución la información puede estar contenida en documentos sobre papel o cualquier otro
soporte: medios legibles o por sistema operativo, los archivos son parte esencial de los recursos de
información, en su documentación se evidencia, en forma original, el desarrollo histórico de su misión,
funciones y actividades. Su importancia parte del valor que tiene para: la administración, investigación,
comunidad, desarrollo económico, social, científico y tecnológico, los archivos recopilan, conservan y
difunden información registrada, generada o recibida por una entidad grupo o persona en función de
las actividades que ésta realiza.
archivos, son creados por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios
fines, cualquier entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha realizado o
recibido, verificar pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y
demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de las personas.
Cualidades de los archivos: Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a
la organización, de manera que su correcta implementación adiciona elementos de competitividad al
contar con herramientas sustentables de la información generada, patrimonio invaluable de
conocimiento institucional. Son características de los documentos que componen un archivo:
Económicos, Simples, Funcionales, Exactos, Técnicos.
Los archivos se clasifican según su uso y organización Según su uso.
Archivo activo: Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada la relevancia de la
información fecha, creación u modificación.
Archivo semiactivo: Contiene información que puede ser de relevancia, pero cuya consulta no se
realiza de forma frecuente, es decir, son archivos que contienen información importante pero que los
mismos no resultan de observancia cotidiana.
Archivo histórico o permanente: Contiene la información vital y va conformando su historia. Se
denomina archivo inactivo, porque su consulta es baja. Además, contiene información que puede ser
útil para la ciencia, la historia o la cultura de un país.
Por su organización: Otra de las variables que definen la clasificación del archivo, es la organización
que la empresa elija y el manejo de la información que, de ser centralizada, o descentralizada o
descentralizada con control central.
Centralizada: Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir, sin mediar el
departamento que haya emitido la documentación, todos estos archivos son resguardados en un solo
organizador con la finalidad de que los mismos puedan ser ubicados con facilidad en un solo espacio.
Descentralizada: Esta clasificación de archivos permite que cada departamento maneje su propio
archivo, es decir, acorde a este sistema cada uno de los departamentos podrá organizar, crear y
mantener en resguardo los documentos que cree y modifique siendo responsable de la seguridad y
comunicación de estos.
Descentralizado con control central: Es la combinación de dos sistemas anteriores. El trámite de la
documentación está centralizado.
Según su Ciclo Vital: El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se le asigne a cada una
de sus etapas, las cuales se explicarán a continuación:
Archivo de gestión: Es toda la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a consulta
administrativa por toda la organización.
Archivo central: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos
de gestión de cada dependencia respectiva; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en vigencia.
Archivo histórico: Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo
de conservación permanente.

Por conclusión se puede decir que el archivo es fundamental en la evolución cultural, social, política y
científica de la humanidad. También que el archivo es la historia de una entidad pública, privada o un
país en la conservación de los documentos. Además los archivos generan información eficaz y
contundente, también son de Fácil manejo y consulta.