SUMINISTROS ARDILA S.A.

S
MANUAL DE FUNCIONES

NOMBRE DEPENDENCIA: Asistente administrativa

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo único: Asistente administrativa

Cargo genérico al cuál se encuentra asociado:

Rol que desempeña el cargo: Directivo Jefe Profesional

x Administrativa

Soporte

Nombre del cargo del jefe inmediato: Gerente financiera

2. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO

Realizar oportunamente la facturación y elaboración de cuentas de cobro de la empresa, llevando un control de los
ingresos y de la gestión efectiva para la recuperación de cartera de la Suministros Ardila S.A.S.
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FUNCIONES

3.1 Diarias

 Atención al cliente.

 Elaboración y control de facturación a clientes.

 Recibir y hacer llamadas telefónicas.

 Servir de apoyo a la administración en tareas que le sean asignadas.

3.2 Periódicas

 Elaboración de recibos de caja.

 Elaboración de notas contables.

 Elaboración comprobante de egreso.

 Realizar conciliaciones bancarias.

 Archivo documentos oficina

3.3 Ocasionales

 Labores que se le asignen por el área contable

5. RESPONSABILIDADES
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5.1 Por documentos y papeles importantes

Responde por el manejo de remisiones y facturas de los proveedores y clientes, entre otros.

5.2 Por valores.

Ninguna.

5.3 Por máquinas y equipos

Responde por el uso individual de un computador, un teléfono y una fotocopiadora.

5.4 Por materiales

Responde por los materiales y útiles de oficina necesarios para el desarrollo de sus funciones, así como control
de los activos recibidos

5.5 Por registros e informes

Responde por los siguientes registros e informes:

 Informe de actividades mensuales.

5.6 Por dinero Ninguna

5.7 Por información confidencial

Debe guardar absoluta reserva sobre la información confidencial relacionada con costos y compras a
proveedores.

5.8 Por seguridad de terceros

Ninguna.

6. DIMENSIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO

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Tiene trabajadores a cargo? a. SI b. NO

Cargos que supervisa en forma directa:

Cargos que supervisa en forma indirecta:

Todo funcionario que tenga personal directo o indirecto a su cargo, será responsable del entrenamiento
en el puesto de trabajo (funciones, responsabilidades, procesos y/o actividades en las que interviene)
de cada nuevo trabajador que ingrese a su área.

7. FORMACIÓN INTERNA

Para el desempeño del cargo se requieren los siguientes conocimientos:

 Misión de la Compañía
 Visión de la Compañía
 Política de Calidad
 Reglamentos Institucionales
 Procedimientos relacionados con sus funciones.
 Manual de funciones
 Sistemas de información y comunicación de uso institucional

8. SALUD OCUPACIONAL / SEGURIDAD INDUSTRIAL

Implementos de seguridad requeridos:

Ninguno.

Ambiente de trabajo del sitio donde desempeña el trabajo (condiciones locativas)

Buenas condiciones de iluminación, ventilación sonora y ergonomía.

Factores de riesgo asociados al cargo

Posturas inapropiadas, estrés por carga de trabajo, carga de trabajo, golpeado contra, caída a nivel, incendio
de origen eléctrico, iluminación por exceso o por defecto.
9. TITULACIÓN Y EXPERIENCIA

Educación: Experiencia:

Técnico o tecnólogo en contaduría y finanzas. Mínimo 1 año de experiencia en cargos con funciones
similares relacionadas con asistencia contable y
facturación.
10. DECISIONES ASOCIADAS AL CARGO

Decisiones sin consultar Decisiones consultadas con jefe

11. COMPETENCIAS

Competencias corporativas.
 Identificación con la organización
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 Trabajo en equipo y cooperación

Competencias específicas o del saber hacer

 Cumplimiento de actividades
 Multitareas

Competencias del ser.

 Organización
 Iniciativa
 Autocontrol
 Comunicación efectiva
 Retentiva
 Receptiva

12. PERSONAL QUE OCUPA EL CARGO

Ver organigrama.