TIPO DE FACTOR
1. Medio ambiente.(Entorno Empresarial)
2. Política y dirección (Administración general.
3. Productos y procesos.
4. Financiamiento. ( funcion financiera)
FUNCION ASIGNADA
Mantener oportunamente informada a
la empresa sobre los cambios que
ocurren en las condiciones externas,
para su debida orientación, e informar
a su vez al exterior 1
Orientación y manejo de la empresa
mediante la dirección y vigilancia de sus
actividades. Fijar a la empresa objetivos
razonables y proveerla de los medios
necesarios para alcanzarlos de manera
económica. Liderazgo, organización de
cargos
Selección y diseño de los bienes que se
han de producir y de los métodos usados
en la fabricación de los mismos.
Seleccionar para su producción los
artículos que al mismo tiempo presten
servicios a los consumidores rindan
beneficio a la empresa, y asimismo
determinen procesos adecuados.
verificacion de la calidad de los procesos y
de los productos
Proveer los recursos monetarios para
efectuar las inversiones necesarias así
como para desarrollar las operaciones
propias de la empresa. Verificacion de
la liquidez de la empresa, fuentes de
financiamiento, niveles de
endeudamiento, recaudo de cartera;
cuanto ingresa ala caja y cuanto sales
de la caja

5. Medios de producción
6. Fuerza de trabajo ( Gestión de RH)
Con una política cuidadosa de inversiones
y de reposición que toma en cuenta los
servicios externos disponibles, la empresa
está dotada de los servicios internos
necesarios, terrenos, edificios, maquinaria
y otros bienes de producción en cantidad
suficiente y calidad adecuada para una
elaboración eficiente de sus productos
Teniendo una política consiente en sus
relaciones con el personal, la empresa ha
organizado y mantiene en operación y
dentro de una estructura equilibrada, una
fuerza de trabajo adecuada para la óptima
utilización de los bienes de producción
satisfaciéndose así los objetivos de la
empresa en un ambiente de mutua
cooperación. Se debe analizar el clima
organizacional, los niveles salariales, los
niveles de satisfaccion d elso empleados,
su sentido de pertenencia con la empresa,
la claridad que tienen los empleados
acerca de como deben realziar sus
trabajos, como se articulan los perfiles
contratados con lo cargos, cpacitacion ,
gestion por competencias, ascenos, clima
organizacional, procesos de contratación)
 Con una política de compras consiente y
con el empleo de métodos apropiados:1.La
empresa provee a sus departamentos de
7. Suministros. ( compras, almacenamiento, producción de materiales y otros
logistica) abastecimientos adecuados en cantidad,
calidad, costo y tiempo, conservando
inventarios aun nivel económico.2. Utiliza
la investigación para mejorar las
condiciones de los abastecimientos, se
mantiene la calidad de los materialeas
comprados, los proveedores manejan altos
estandares de calidad. Los procesos de
compras se realizan con todos los
elementos de CONTROL?, como se
controlan las existencias en el almacen ? o
no se controlan ?

Usando los métodos de transformación

8. Actividad productora.( proceso de produccion)
Departamento Tecnico Ecorental SAS
apropiado, la empresa a organizado y
mantiene en operación sus departamentos
de producción en condiciones de optima
eficiencia, aprovechando ventajosamente
los servicios de la investigación
tecnológica. Las operaciones Productivas
estan organizadas de forma Eficiente?

Con una política consciente de promoción

de ventas y aprovechando las
oportunidades y condiciones que presenta
el mercado, la empresa realiza
operaciones de venta en cantidades,
precios, plazos y condiciones adecuadas a
las necesidades de la negociación y hace
uno dela investigación de mercado con
objeto a mejorar sus actividades de
promoción. los clientes estan satisfechos?
hay Innovacion en productos y servicios?

9. Mercadeo

10. Contabilidad y Finanzas
1. Verificar si la empresa Tiene una
organización eficiente para la elaboración
de presupuestos, el registro de las
operaciones financieras y la contabilidad,
produciendo informes contables y
estadísticos en tiempos adecuados a las
necesidades
2. Así mismo proporcionar y facilitar la
Información, los soportes, etc, para la
auditoria de sus operaciones. 3. verificar el
cumplimiento de las NIIF y controles
contables..........existe area de contro
interno?
 NOMBRE

FUNCION ASIGNADA ECORENTAL SAS

Se encarga de Informar sobre cada uno de los

cambios que se den y/o se puedan dar en la
organización como tambien los procesos y
estrategias que se implementan con personal
externo para brindar asesorias y/o
capacitaciones a la fuerza a todo el personal

Direccion General, encargada de controlar y velar

por el buen funcionamiento de todas las areas de la
organización

Esta area esta encragada de velar que se cumplan

todos los estandares de calidad bajo los respectivos
procesos que debe cumplir cada una de las areas
de la organización

El area provee los recursos de acuerdo a las

necesidaes de la organización en temas de compras
y recursos necesarios para mantener el buen
funcionamiento de la mima
Esta area esta enfocada a la parte de alistamiento
de los equipos desde el area del departamento
tecnico, que son los encargados que los equipos
esten al dia en temas de funcionamiento y
disponibilidad inmediata
Esta area tiene como funcion realizar un estudio de
mercado sobre los diferentes proveedores,
buscando los productos de mejor calidad
enfocados al sector de la actividad economica y con
precios accequibles y que se ajusten al presupuesto
de la organizacion

El area se encraga del buen funcionamiento y

preservacion para que la fuerza de venta pueda
disponer de los activos

El area esta encragada de diseñar las diferentes

campañas, Brochures imágenes y todo lo
concerniente al diseño con el que se quiere llegar a
los clientes por medio de redes sociales y paginas
web
Contabilizacion de todos los procesos
operacionales de la organización, soportes de
pagos a proveedores, Informes contables,
verifcacion de flujo de cartera, aplicación de
normas contables según actualizacion, costos
operacionales, pagos de nomina.
 AUDITORIA ADMINISTRATIVA
NOMBRE DE LA EMPRESA: Elevacion y Construcci
ANALISIS DE LOS FACTORES

CUMPLIMIENTO DE LA FUNCION

Mediante la recoleccion de Soportes documentales, entrevistas ,

informes y cuestionarios , Se ha logrado evidenciar que la empresa
cuenta con una información precisa y Oportuna acerca de las
variaciones en las condiciones externas incluyendo la competencia,
los cambios en el entorno de productos, cambios de la
legislacionen ,materia de produccion de chocolates. Esta funcion es
apoyada por las areas de mercadeo, area legal y administrativa
financiera
 AUDITORIA ADMINISTRATIVA
NOMBRE DE LA EMPRESA: Elevacion y Construccion Rental SAS
ANALISIS DE LOS FACTORES

CUMPLIMIENTO PARCIAL DE LA
CUMPLIMIENTO DE LA FUNCION ECORENTAL SAS FUNCION

Por medio de documentacion implementada de acuerdo a

investigaciones externas estas se socializan con el respectivo
personal, aquí se informa todo lo concerniente a los cambios
propuestos de manera interna y tambien los cambios externos los
cuales aplican y se deben hacer cumplir dentro de la organizacion de
manera legal NA
Esta se cumple mediante reuniones cada 2 mese con cadauna de las
areas verificando que cada una de las actividades se esten
realizando y cumpliendo

Por medio del SGC esta area se encraga de controlar y monitorear el

cumplimiento de todos los procesos para poder lograr cumplir los
objetivos propuestos.

Proporcionando las cantidades de dinero requeridas de acuerdo a

las necesidaes
Las funciones se cumplen solo si cuentan con el personal idoneo
para el alistamiento de los mismos siempre y cuando, sea informado
por el comercial como minimo (05 dias) de anteriorioridad

Esta Area cuenta con los respectivos procedimientos y procesos

definidos aplicados a Gestion Humana, para la selección,
mantenimiento y bienestar de los empleados sumisnistrando los
recursos necesarios y adicionalmente capacitaciones a dicho
personal.
Esta se cumple con la busqueda mediante paginas web,
recomendaciones de terceros, verificacion mediante visitas de los
mismos proveedores que cuentan con los requerimientos de
acuerdo a las actividades que se ejecutan.

El cumplimiento se hace con el grupo de personal tecnico

especializado que según areas, como electricos, mecanicos,
electromecanicos entre otros.

CUMPLE
CUMPLE
 CUMPLIMIENTO PARCIAL DE LA
FUNCION ECORENTAL SAS INCUMPLIMIENTO DE LA FUNCION

CUMPLE NA

Luego de realizar las diferentes reuniones

se evidencia que se da por el no
cumplimiento en el Depto tecnico ya que
no se cuentan con equipos al momento
de un requerimiento
Se esta actualizando el SGC y haciendo
reinduccion de los procedimientos asi
como tambien las validaciones en los
formatos y procesos establecidos

Por no tener flujo de caja y autorizacion Mediante la recoleccion de soportes ,

de gerencia en algunos casos
calculos de indicadores financieros ,
revision de estados financieros , soportes
documentales, entrevistas , informes y
cuestionarios , Se ha logrado evidenciar
que la empresa tiene muchas dificultades
en su Financiamiento.lo cual se evidencia
en los siguientes apartados:
Estos incumplimientos se dan por los
siguientes factores: falta de personal,
repuestos en stock, autorizacion de las
areas involucradas para el cumplimiento
del mismo (gerencia, compras), que son
las bases principales para

Este se ve afectado cuando hay que

contratar operadores de manera
inmediata, ya que se cuenta con una base
de datos establecida pero al momento de
contactar a dichos operadores la
disponibilidad no siempre es positiva por
lo que se acarrean inconvenientes.
Esta se v afectada por el imcumplimiento
de las respuestas que no son a tiempo
por algunos proveedores afectando asi al
area principal involucrada como lo es el
departamento tecnico y area comercial
para el respectivo despacho de los
equipos y tambien por autorizacion del
area financiera para las compras.

este se da por fallas constantes en los

equipos, falta de personal, no son
autorizadas las compras de repuestos en
los momentos indicados y tambien por
complejidad en las reparaciones

CUMPLE
Se puede presentar por flujo de cartera
cuando los clientes no cubren sus pagos
de acuerdo a losterminos establecidos en
condiciones de la facturacion
 INCUMPLIMIENTO DE LA FUNCION
ECORENTAL SAS OBSERVACIONES AL INCUMPLIMIENTO

CUMPLE NA

No cumplimiento de los indicadores por

Areas, Por no tener equipos suficientes,
por no cumplir con una meta de
facturacion

Hay todavia procesos por verificar, al igual

que registros y formatos como el
procedimiento general el cual en
ocaciones causa errores para el proceso

Se recolecta informacion según

documentos contables y financieros se
analiza que el comportamiento economico
de la empresa presenta inconvenientes
con flujos de caja lo que hace entonces se
incumplan deberes economicos
en revision efectuada a los estados financiertos del
primer semestre de 2017, se ha logrado evidenciar que
la empresa presenta un deficit de recursos pro valor de
$1,500 Millones de pesos, lo cual se evidencia en el
vencimiento de la cuenta de proveedores , la cual
presenta un saldo de 350 Millones vencidos a mas 150
dias , asi mismo las obligaciones financieras preentan
cuotas atrazadas por valor de $ 300 Millones
Falta de personal por movimientos a otras
ciudades donde se tienen equipos
rentados para dar soluciones tecnicas ya
que ese es el compromiso al momento de
las rentas velar por el buen
funcionamiento de estos

Por disponibilidad de las personas ya

establecidas en bases de datos para casos
de emergencia, ya que se trabaja con
operadores según los casos de renta de
equipos en otras ciudades por tiempos
mayores a 5 meses con el fin de no mover
personal de planta
 Por respuesta tardia de proveedores, por
creditos que no son otogados para la
entrega de los productos y por
autorizacion tanto de gerencia como
financiera para la obtencion de lo
requerido

Estas estan reflejadas según los puntos

antes mencionados, donde partiendo de
alli podemos decir entonces que algunas
veces incumplimos las entregas de equipos
a los clientes

CUMPLE
CUMPLE
 OBSERVACIONES AL INCUMPLIMIENTO ECORENTAL
SAS

CUMPLE

Contratar mas personal, acciones frente a nuevas

estrategias y verificacion o toma de decisiones del
porque no se cumplen los indiccadores

Se debe capacitar a todo el personal involucrado en los

diferentes procesos y desde el area de calidad tomar las
respectivas acciones de mejora

Se logra evidenciar que si bien falta flujo de mantine

sus obligaciones economicas al dia.
Capacitar al personal en cada una de las areas del
departamento tecnico buscando entonces haya un
respectivo backup dado los casos

Basado en lo antes mencionado se esta buscando la

aprobacion por parte de gerencia en mantener 1 o 2
operadores en planta para los casos no previstos
Que la parte de gerencia y financiera

Se esta planeando acciones de acuerdo con selección

por grupo de los diferentes equipos y su complejidad en
reparacion ya que hay repuestos que deben cambiarse
para asi dar evidencias al area de compras y gerencia
buscando asi asi una aprobacion y no se sigan
generando reprocesos

CUMPLE
Se sugiere al departamento proponer al area etrategias
de acuerdos de pagos con los clientes
ANALISIS DE LOS HALLAZGOS Y RECOLECCION DE EVIDENCIAS DE AUDITORI

TIPO DE FACTOR

1. MEDIO AMBIENTE

2. ADMINISTRACION GENERAL

3. PRODUCTOS Y PROCESOS

4.FINANCIAMIENTO

5.MEDIOS DE PRODUCCION

6. FUERZA DE TRABAJO

7. SUMINISTROS (compras)

8. ACTIVIDAD PRODUCTORA

9.MERCADEO Y VENTAS

10. CONTABILIDAD Y FINANZAS

Combinar los hallazgos y diagnosticar:

- ¿Cuál es la capacidad óptima para el logro de los objetivos?
- ¿Cómo se está ejecutando realmente el proceso de acuerdo con lo planeado?
- ¿Qué factores no permiten que se logren los objetivos con claridad?
- ¿A qué factores debemos poner mayor atención?
- ¿Cuáles objetivos pueden alcanzarse en estas condiciones y cuáles no?
- Se debe examinar y conciliar con todo el equipo de auditores

DIAGNOSTICO:
Se debe construir un resumen de los principales IMPACTOS de los hallazgos detectados y su efect

1. MEDIO AMBIENTE

2. ADMINISTRACION GENERAL

3. PRODUCTOS Y PROCESOS

4.FINANCIAMIENTO

5.MEDIOS DE PRODUCCION

6. FUERZA DE TRABAJO

7. SUMINISTROS (compras)

8. ACTIVIDAD PRODUCTORA

9.MERCADEO Y VENTAS

10. CONTABILIDAD Y FINANZAS

HALLAZGOS Y RECOLECCION DE EVIDENCIAS DE AUDITORIA

MOTIVO CUMPLIMIENTO PARCIAL DE LA FUNCION

s y diagnosticar:
d óptima para el logro de los objetivos?
tando realmente el proceso de acuerdo con lo planeado?
rmiten que se logren los objetivos con claridad?
emos poner mayor atención?
eden alcanzarse en estas condiciones y cuáles no?
conciliar con todo el equipo de auditores

esumen de los principales IMPACTOS de los hallazgos detectados y su efecto sobre cada factor y sobre la o

Según verificacion se puede determinar que se maneja buen ambiente laboral y se cuenta con la infraestructura y re
La administracion general se encuentra en un nuevo proceso y busquedas de estrategias con las que se pueda optimizar y l
especificas

En este momento podemos definir que el area se encuentra en estructuracion de un sistema de calidad para poder dar

Según analisis de esta area, se puede definir que deben buscar alianzas economicas para mejo

Esta enfocada en el departamento tecanico, se puede decir que es una de las aeas con mayores dificultades en la organiza

Esta debe estabalecer una alternativa especifica para el momento en que se requiere personal de man
Esta debe revisar con gerencia administrativa la posibilidad de mejorar las condiciones o buscar alianzas con proveedore
requerimientos

Cumple con las funciones asigandas por departaemnto comercial y gerencia

Se evidencia un bajo flujo de caja por lo que se sugiere proponga al area de cartera una manera de acuerdos de pa
MOTIVO CUMPLIMIENTO PARCIAL MOTIVO(S) INCUMPLIMIENTO DE MOTIVO(S) INCUMPLIMIENTO DE
DE LA FUNCION LA FUNCION LA FUNCION

no se realiza los informes para

analizar el medio externo-

Por incumplimiento de las entregas

en depto tecnico lo cual afecta su
proceso No se cumplen los indicadores

Implementacion del SGC Estandarizacion de procesos

Flujo de caja Flujo de caja

No se despachan los equipos a

tiempo falta de personal o repuestos

Por respuesta oportuna de Por no contar con repuestos en

proveedores stock

Falla constante en los equipos y la

complejidad en el arreglos Falta de personal, repuestos

No hay fluidez para cubrir las

Flujo de caja obligaciones economicas
 DESCRIPCION DEL HALLAZGO ( OPORT DE DESCRIPCION DEL HALLAZGO ( OPORT DE
MEJORA) MEJORA)

problema que se detectó ( se despidió al

funcionario )

se promueven nuevas estrategias las cuales se

socializan con el depto

Por implementacion del SGC

Se evidencia un sistema de liquidez bajo

No se cuenta con personal sufieciente en

algunos momentos o no hay repuestos en
stock

Ordenes de compra sin aprobar y solicitudes

de compra

Se evidencia en algunos casos que no tener la

persona idonea porque fue movida de la
planta a atender otro requerimiento se
presenta dificultad para arreglar los equipos

Se encuentran algunos pagos pendientes a

terceros por falta de autorizacion de gerencia
AREAS INVOLUCRADAS AREAS INVOLUCRADAS PERSONAS INVOLUCRADAS

comercial, finzanzas, admin gerente cial,

Departamento tecnico,compras y
financiero

Area de calidad

Area financiera y Gerencial

Compras y gerencia administrativa

Financiero, tecnico

Departamento tecnico, gerencia

administrativa

Financiero, Gerencia
administrativa, cartera
word
 TIPOS DE EVIDENCIAS TIPOS DE EVIDENCIAS
RECOLECTADAS DURANTE LA RECOLECTADAS DURANTE LA
PERSONAS INVOLUCRADAS AUDITORIA AUDITORIA

soportes contables, cuestionarios,

entrevistas, contratos,

soportes con informacion sobre

requerimientos los cuales no son
autorizados y verificados sobre
Gerencia administrativa sistema SAMM

Gerencia administrativa,
Calidad Procesos no definidos

Gerencia general y Definicion de estrategias para

administrativa mejorar la fluidez economica

Equipos en mal estado aun cuando

por requerimiento ya deberian
Compras y gerencia estar listos y solicitudes de compras
administrativa no autorizadas

solicitudes de compra sin

gerencia general, finenciero arpobacion

Gerencia administrativa,
gestion humana equipos pendientes por reparacion

Gerencia administrativa Estandarizar los pagos de acuerdo a los acuerdos con prov
 RECOMENDACIONES PARA
RECOMENDACIONES PARA MEJORAR MEJORAR

recomedaciones ES LO MAS
IMPORTANTE EN EL INFORME DE
AUDITORIA

Seguimiento continuo sobre el

procedimiento, verificando se
cumpla y proomover cambios

Terminar la estructura del SCG para

que sea aplicado de manera optima

Analisis sobre estrategias

economicas o alianzas economicas

Mantener respuestos en stcok y

contar con personal suficiente

Buscar estrategias para mentener

repuestos en stock

contratcion de personal

e acuerdo a los acuerdos con proveedores

DIAGNOSTICO:
Los principales impactos estan envidenciados sobre los servicios prestados por la organización siendo estos la base
fundamental de sostenimiento, ya que al no disponer de los medios necesarios como repuestos y personal suficiente
para el desarrollo de las labores se presentan incumplimientos en las entregas segun requerimiento por parte de los
clientes, lo que conlleva entonces a la afectacion economica de la organizacion y no poder cumplir las obligaciones
con terceros.