Presupuesto operativo

Un presupuesto operativo es un documento que recoge, en términos

económicos, la previsión de la actividad productiva de la empresa en un futuro.
Suele incluirse como parte del presupuesto económico.

En la gran mayoría de las empresas, la fase de presupuestación comienza con la

extrapolación del presupuesto de ventas o de cobros de ejercicios anteriores, analizando
el mercado, tanto la demanda como la oferta, la tendencia de la economía. También hay
que tener en cuenta el presupuesto de gastos de ejercicios anteriores y ver en qué
medida se pueden reducir en un futuro.
Una buena previsión a través de un presupuesto operativo es vital porque:

o De el dependen el resto de presupuestos de la empresa.

o  Intervienen una gran cantidad de variables exógenas, no controlables por
la empresa.

Para establecer un correcto presupuesto operativo, es necesario haber realizado,

anteriormente, un correcto plan de operaciones que nos permita conocer todas las
necesidades para el correcto funcionamiento de la producción de la empresa.
 ¿Cómo elaborar un presupuesto operativo?
Para la elaboración de un presupuesto operativo o de previsión, hay que tener
en cuenta:

o El presupuesto de materias primas (MMPP)

o  El presupuesto de mano de obra directa (MOD)
o  El presupuesto de gastos generales de fabricación (GGF)

Presupuesto operativo:
características, cómo se hace,
ventajas
Por
 Helmut Sy Corvo

El presupuesto operativo consiste en todos los ingresos y gastos que

una empresa, gobierno u organización utiliza para planificar sus
operaciones durante un período de tiempo, generalmente un trimestre o
un año. Se prepara antes de comenzar un período contable, como una
meta que se espera alcanzar.

Es un plan de los gastos necesarios para mantener la operación de una

empresa comercial u organización pública. Por ejemplo, un presupuesto
operativo típico incluye los costos estimados de mano de obra y
materiales necesarios para administrar el negocio o fabricar productos.
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Fuente: pixabay.com
Muestra los ingresos proyectados de la compañía y los gastos asociados
para el siguiente período, generalmente el próximo año. A menudo se
presenta en el formato del estado de resultados.

Por lo general, la gerencia pasa por el proceso de recopilar los datos del
presupuesto antes del comienzo del año y luego realiza continuas
actualizaciones cada mes. Puede consistir en un plan resumido de alto
nivel, respaldado por detalles que respaldan cada partida
presupuestaria.

Índice [Ocultar]
 1 Completar el presupuesto
 2 Características
o 2.1 Desempeño real vs. presupuesto
o 2.2 Detalles por áreas
 3 ¿Cómo se hace un presupuesto operativo?
 o 3.1 Componentes
 4 Ventajas
 5 Desventajas
 6 Ejemplos
o 6.1 -Líneas presupuestarias
o 6.2 -Agrupación del presupuesto
 7 Referencias

Completar el presupuesto
La parte difícil de completar un presupuesto operativo es estimar
adecuadamente los datos históricos y el factor de probabilidad de las
diferentes variables del mercado.

Este presupuesto debe tener en cuenta el desempeño histórico de las

ventas, las tendencias actuales en la industria o el sector, la
estacionalidad, los nuevos productos que se espera lanzar y también las
fuerzas competitivas.

A menudo, las empresas crean más de un presupuesto operativo con el

objeto de prever una posible disminución de los ingresos, o el
lanzamiento de un nuevo producto que podría impulsar la rentabilidad.

Características
El presupuesto operativo toma en consideración los gastos que una
empresa sabe que tendrá, los costos que espera en el futuro, así como
los ingresos que prevé generar durante el próximo año.

Por tanto, un presupuesto operativo es básicamente una estimación de

lo que una empresa cree que serán los costos y los ingresos futuros. Es
uno de los dos segmentos del presupuesto maestro. Describe las
actividades que sirven para generar ingresos de la compañía.
Se prepara antes de realizar el presupuesto financiero. Esto se debe a
que gran parte de las acciones de financiación no son conocidas hasta
preparar el presupuesto operacional.

La línea final del presupuesto operativo es el margen estimado de

beneficio operativo. Este margen no es igual al beneficio neto, calculado
al preparar el presupuesto financiero.

Desempeño real vs. presupuesto

Cada mes se produce un informe que muestra el desempeño real de la

empresa, junto con las cifras presupuestadas del mes, para su
comparación y análisis. Este análisis incluye preguntas como las
siguientes:

– ¿Se está cumpliendo o superando los objetivos de ventas?

– ¿Existe algún gasto que no se incluyó en el presupuesto?

– ¿Se han proyectado bien los costos, o se tienen sobrecostos que

necesitan una atención inmediata?

Responder este tipo de preguntas ayudará a la gerencia a planificar

mejor, haciendo así los cambios correspondientes, lo que permitirá
conducir a la empresa hacia un mejor desempeño.

Detalles por áreas

Contar con los detalles ayuda a mejorar la relevancia del presupuesto

operativo, además de agregar valor al usarlo para apoyar decisiones
financieras de la empresa.

Cada departamento es responsable de formular su propio presupuesto.

El personal que participa en las operaciones diarias suele ser el que más
conoce sobre todas las partidas de los presupuestos departamentales.
Por ejemplo, el área de recursos humanos puede ensamblar un
presupuesto que incluya cálculos actualizados para ciertos beneficios,
costos para cada nuevo empleado y otros detalles con los que
regularmente trabajan.

El departamento de compras está familiarizado con el costo de los

materiales y con temas que afectan este costo, como oportunidades
para reducir precios, costos estacionales de compra, o eventos externos
que generan precios fluctuantes.

¿Cómo se hace un presupuesto operativo?

El desempeño histórico siempre servirá como base para los montos
presupuestados orientados al futuro. Se prepara considerando muchos
factores y suposiciones, tales como:

– Tendencias pasadas en ventas.

– Tendencias pasadas del precio de la materia prima.

– Cambios en leyes y reglamentaciones gubernamentales con respecto a

la industria.

– Economía en general.

Basado en estos factores se desarrolla inicialmente el presupuesto de

ingresos. Esto es porque todos los gastos se basarán en esta proyección
de ventas.

Luego se prepara el presupuesto de gastos. Los gastos deben estimarse

en función de las ventas y en las tendencias pasadas.

Componentes
El presupuesto operativo comienza con los ingresos y luego muestra
cada tipo de gasto. Esto incluye los costos variables, que son los gastos
que varían con las ventas, como el costo de las materias primas y la
mano de obra de producción.

También incluye los costos fijos, como el alquiler mensual del edificio o
el pago mensual de renta de la fotocopiadora. Igualmente incluye los
gastos operativos y gastos no monetarios de depreciación.

Todos estos rubros permitirán a la compañía proyectar el porcentaje

estimado de ganancia neta.

Ingresos futuros

Esta es la parte donde la empresa intenta predecir cuánto dinero ganará

durante el próximo año.

Por ejemplo, si una empresa fabrica teléfonos y espera lanzar un nuevo

modelo durante el próximo año, podría anticipar un aumento en las
ganancias incrementando los ingresos futuros.

Sin embargo, si una empresa fabrica solo un tipo de teléfono y prevé

que el competidor lanzará un mejor dispositivo el próximo año,
proyectará que caerán las ventas, porque los clientes querrán el teléfono
más nuevo.

Gastos conocidos

Estos son gastos que una empresa sabe que tendrá que pagar. Por
ejemplo, las facturas de electricidad deberán pagarse para poder
mantener los equipos en funcionamiento. También deben pagarse
seguros, salarios o alquiler.

Los gastos conocidos son aquellos que ocurren cada año. La empresa
espera estos gastos cada vez que planifica un presupuesto.
Costos futuros

Son aquellos que pueden cambiar de un año a otro. No son algo que la
empresa espera pagar cada vez que planifica un presupuesto.

Por ejemplo, si una empresa tiene una máquina antigua que parece que
deberá reemplazarse durante el próximo año, se considerará un costo
futuro.

Como no se sabe exactamente cuándo dejará de funcionar, se incluye en

el presupuesto como costo futuro para poder tener suficiente dinero en
el presupuesto para cubrir los gastos de una nueva máquina.

Ventajas

Comunicar metas

Brinda una manera de establecer y también comunicar las metas

financieras para el próximo año, pudiendo usarse para responsabilizar a
los empleados y a la gerencia de lograr dichas metas.

Prepararse para imprevistos

Brinda una oportunidad para que las empresas se preparen en caso de

circunstancias imprevistas.

Por ejemplo, una empresa puede establecer sus objetivos de ingresos y

gastos planificando tener suficiente rentabilidad como para guardar
dinero en un fondo para crisis.

Este fondo podría utilizarse en caso de una recesión económica, la

pérdida de un gran proveedor o de un cliente frecuente, o cualquier otro
tipo de problema comercial que también pudiera afectar negativamente
el flujo de efectivo de la compañía.

Rastreo de ingresos y gastos

Ayuda a mantener un seguimiento de los ingresos y gastos. Controla los
gastos mientras alienta a trabajar duro y lograr el objetivo de ventas.

Las empresas preparan un cronograma para comparar el presupuesto

con los resultados financieros reales de cada mes, o cada trimestre, para
así ver cómo el desempeño real de la empresa persigue los objetivos
presupuestados.

Desventajas
Las empresas deben poder mantenerse en contacto con el estado
financiero actual de la empresa para tener éxito, así como proyectar lo
que esperan en los próximos meses para poder planificar los ingresos y
gastos del próximo año.

Arte y ciencia

Crear un presupuesto efectivo es parte arte y parte ciencia. Como

propietario de un negocio, se tendrá que averiguar dónde colocar la
barra en términos de crear un presupuesto que refleje el tipo de
rendimiento que el equipo sea capaz de realizar

Al mismo tiempo, se debe considerar lo que la empresa debe hacer para

mantenerse en línea o vencer a sus competidores y así poder sobresalir
en el mercado.

Determinar objetivos

Es importante establecer objetivos presupuestarios a un nivel lo

suficientemente alto como para que el mercado y los inversores perciban
a la empresa como líder y triunfadora.

Sin embargo, se deben mantener los objetivos a un nivel lo

suficientemente realista como para no crear una percepción negativa si
no se logran los objetivos.
Ejemplos

-Líneas presupuestarias

El presupuesto operativo debe reflejar las actividades en la empresa, al

igual que el plan de cuentas contables. Un ejemplo de su estructura es el
siguiente:

Ventas

– Venta de producto/servicio no. 1

– Venta de producto/servicio no. 2

– Venta de producto/servicio no. … Venta estimada para cada

producto/servicio.

Costos variables

– Costo de mercancía vendida.

– Costos de ventas directas.

– Comisiones de ventas.

– Mano de obra directa.

– Costos de transporte.

Costos fijos

– Salarios para el personal en tiendas y oficinas.

– Alquiler.

– Electricidad, agua.
– Mantenimiento de edificios.

– Limpieza.

– Gastos de viaje.

– Teléfono estacionario.

– Teléfono móvil.

– Conexión a Internet.

– Alojamiento y actualización del sitio web.

– Marketing y publicidad.

– Seguros.

– Gastos de arrendamiento.

– Compras menores.

– Mantenimiento de equipos.

– Contador.

– Abogado.

– Otras consultorías.

– Gastos inesperados (5% de los gastos).

Gastos no monetarios

Aunque estos gastos no afectan el flujo de efectivo, afectarán el

desempeño en el informe financiero de resultados.
– Depreciación.

– Equipos de computación.

– Planta / edificios.

– Maquinarias.

-Agrupación del presupuesto

Las empresas eligen agrupar el presupuesto de diferentes maneras. Por

ejemplo, según el tamaño, la estructura, el tipo de negocio y otras
consideraciones.

Por ejemplo, se puede decidir agrupar un presupuesto por divisiones,

con categorías como dirección, finanzas, planta o informática. Cada una
de estas secciones tendrá los mismos componentes, como nómina,
honorarios, gastos de computación y de oficina.

Algunas empresas preparan su presupuesto por centro de costo o

departamento, en lugar de divisiones.

En una empresa manufacturera podría ser el departamento de

fabricación o el departamento de mantenimiento. Estos departamentos
son responsables de los gastos operativos directos y no tienen
participación sobre la parte de generación de ingresos del negocio.

Para este tipo de presupuesto es difícil calcular la ganancia de cada

centro de costo, porque requiere que se le asignen ingresos y gastos
generales.