LA IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LA EMPRESA

ANÁLISIS DE CASO, ÁREA DE ADMISIONES DEL POLITÉCNICO

GRANCOLOMBIANO

CINDY LORENA CAMPOS BORBÓN

COD. 1211480170

JENNIFFER ESPINOSA MOLINA

COD. 2012010067

DOCENTE

JUAN MARTÍNEZ

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS EN INTELIGENCIA DE

NEGOCIOS

MODULO DE ESTADO DEL ARTE DE LA GESTIÓN Y DE LA

ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN

BOGOTÁ, 2020
 Diagnostico:

Se realiza un diagnóstico a la gestión de la información del área de admisiones de la

Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano, donde actualmente cuenta con
el sistema CRM que registra, centraliza y gestiona toda la información que llega a
través de visitas físicas a Centros de Servicios Universitarios, Campus Virtual, Call
Center de Ventas y Página web de todos los aspirantes y estudiantes de la
institución.

 Una vez el aspirante se contacta por cualquiera de los medios anteriormente

mencionados, todos sus datos personales de contacto, modalidad y programa de
interés quedan plasmados en el sistema para realizar el respectivo seguimiento de
todos los estados posibles por los que pasa un aspirante antes de estar matriculado
(aspirante – inscrito – admitido – matriculado) los cuales son ingresados de
inmediato al sistema CRM, esté a su vez envía un reporte de los interesados a la
base de datos del CSU o asesor de admisiones encargado de gestionar todo el
proceso del aspirante, donde constantemente debe hacer un seguimiento del
proceso, tanto de inscripción, admisión y posterior legalización de matrícula del
aspirante.

 Posteriormente el aspirante se encuentra en estado matriculado, automáticamente

su información se transfiere al área de servicios del Politécnico Grancolombiano,
donde el asesor estudiantil del CSU es quien en adelante dará solución a todo tipo
de requerimiento de servicio como estudiante activo de la universidad y allí es donde
se encuentra la falencia del manejo de la información, pues se evidencia que el
problema radica en la individualización de las áreas que intervienen en la gestión de
cada solicitud, pues a pesar de que cada área de la institución tiene acceso a la
información en tiempo real, ésta no es direccionada de manera automática y
oportuna al área encargada; por lo tanto es necesario que el funcionario de manera
responsable y autónoma direccione el caso al área encargada que debe dar la
solución, ya que si por alguna razón queda mal direccionado, el caso simplemente no
será resuelto y el estudiante jamás recibirá respuesta, donde todo esto obedece a
que el sistema por sí solo no genera ningún tipo de alerta de fechas o tiempos de
vencimiento para dar respuesta a la solicitud y simplemente la información queda
consignada en el sistema.

Oportunidad de mejora:

Como oportunidad de mejora es necesario abarcar y poner en práctica el estudio de

diferentes soluciones evidenciadas en este análisis, con el fin de evitar al máximo
que este tipo de falencias e inconsistencias identificadas en la gestión realizada
sigan afectando las solicitudes y casos generados por los estudiantes, entre ellas
están:

 Gestionar con el área correspondiente para que por medio del mismo CRM u
otro aplicativo se genere constantemente un reporte de control y monitoreo de
alarmas tempranas para los casos que quedan en “stand bye” y sin ningún
tipo de atención e identificación, con esto se controlaría de manera oportuna la
respuesta y solución de los casos generados por los estudiantes con la misma
rapidez e importancia que se da a los aspirantes.

 Es necesario identificar las necesidades y debilidades del personal del área de

servicios que realiza estas tareas para integrar programas de capacitación que
permitan velar y garantizar la eficacia de resultados en su campo laboral.

 Por medio de auditorías internas realizar diferentes controles y monitoreos de

todos los casos generados, velando por el correcto direccionamiento de los
casos y solución oportuna de los diferentes requerimientos.

 De acuerdo con lo anterior se considera que el manejo y gestión de la

información son un pilar muy importante e indispensable para esta institución,
donde asegurar que la información correcta llegue al lugar adecuado y en el
tiempo oportuno, convirtiéndose así en un ranking importante para el entorno,
experiencia, y buen servicio de los estudiantes que finalmente son la
referencia y el voz a voz para los aspirantes de la institución.