SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL

NRC 11688

UNIDAD 1
ACTIVIDAD 2

ANALISIS SISTEMAS DE INFORMACION -PARTE 1

GRUPO 12
Maria del Carmen Florez Manosalba ID 750837

DOCENTE
Juan Sebastian Padilla Arguello
CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS
 Marzo 24 2022
Introducción

El siguiente trabajo se realiza con la información obtenida al investigar el sistema de

información Genesis que pertenece a la empresa seleccionada por el grupo, en el cual se
detalla cada aspecto relevante del sistema de información siendo concretos con el servicio que
presta dicho sistema, sus funciones, objetivo de creación, particularidades, y la relación con
otros sistemas dentro de la organización.
Corporación Universitaria Minuto de Dios

La Corporación Universitaria Minuto de Dios (UNIMINUTO) es una universidad

privada y católica de Colombia, con sede principal en Bogotá. Fue fundada en 1990 por el
sacerdote Rafael García Herreros.

Ofrece programas académicos de pregrado, posgrado en especialización y maestría, además

de educación continua en modalidades presencial y a distancia. Cuenta con
certificación ICONTEC ISO 9001:2008 y desde 2012 está en proceso de autoevaluación con
fines de acreditación institucional por parte del Consejo Nacional de Acreditación. Tiene 26
grupos de investigación certificados en Colciencias, con 1 grupo en categoría A, cuatro en
categoría B, 16 en categoría C y 5 en categoría D.

La universidad tiene dieciséis sedes que cubren gran parte del territorio colombiano, además de
la cobertura nacional con programas virtuales del Instituto de Educación Virtual y a Distancia.
El Sistema Universitario UNIMINUTO, inspirado en el Evangelio, el pensamiento social de la
Iglesia, la espiritualidad Eudista y el carisma del Minuto de Dios, tiene como propósito:

 Ofrecer educación superior de alta calidad y pertinente con opción preferencial para
quienes no tienen oportunidades de acceder a ella, a través de un modelo innovador,
integral y flexible.
 
 Formar excelentes seres humanos, profesionales competentes, éticamente orientados y
comprometidos con la transformación social y el desarrollo sostenible.
 
 Contribuir, con nuestro compromiso y nuestro testimonio, a la construcción de una
sociedad fraterna, justa, reconciliada y en paz.

Diagnóstico de los sistemas de información de la organización

Sistema Genesis: Permite administrar la información académica oficial de la institución: desde

la matricula inicial en un programa hasta su graduación, reposa el historial académico de cada
estudiante por lo que se constituye en una valiosa fuente de información para el resto de los
sistemas.
El sistema de información de la Corporación Uniminuto de Dios es una herramienta de consulta,
actualización y control.
Usuarios: Docentes y estudiantes y personal administrativo que pertenecen a la corporación
universitaria minuto de Dios.
Docentes: Permite gestionar las calificaciones.
Alumnos: Hace posible inscribir materias, verificar horarios, actualizar la hoja de vida, y verificar
las notas.
Colaboradores: Pueden visualizar el historial de los estudiantes.
El sistema Genesis es de fácil acceso a los usuarios, genera la información de manera
inmediata y oportuna según sea la consulta y el requerimiento que se necesite; tiene buen
desempeño y la corporación se encarga de realizar guías de apoyo para su optimo
aprovechamiento.

Principales funciones estudiantes

 Matriculas
 Inscripción de asignaturas
 Verificación de calificaciones
 Verificación del historial académico
 Evaluación de profesores
 Solicitud de servicios académicos
 Actualización de contraseña
 Actualización de datos personales
 Perfil del alumno
 Ver calificaciones
Principales funciones Docentes
 Ingreso de calificaciones
 Toma de asistencia
 Revisión académica de estudiante
 Evaluación de estudiantes al profesor
 Horario del profesor
Principales funciones de Colaboradores
 Listado de alumnos pendientes para graduación
 Atención a solicitudes de servicio (certificados y solicitudes académicas)
 Notas de los estudiantes
 Semestre actual
 Año de ingreso
 Estado del estudiante (activo-inactivo)
 Historial académico

Este sistema de información opera en el área de comunicación tanto educativo como

administrativo, dependiendo el tipo de usuario se despliegan las posibilidades para satisfacer la
necesidad de cada uno.
Está anclado a la página principal de UNIMINUTO y su ingreso se realiza a través de ella, tiene
toda la información del estudiante la cual permite la utilización de otros sistemas.
Es de gran valor como activo informático para la corporación dado que este sistema recopila y
mantiene toda la información tanto académica y personal de los estudiantes, es la
comunicación, la puerta a la información de docentes, estudiantes y colaboradores, el
encargado de llevar la vida académica en el momento y lugar que se necesite.
Devolución Creativa

¿Qué criterios consideran de mayor importancia para elegir sobre la cual trabajaron
actualmente?
Nuestro grupo está compuesto por 2 personas, una de ellas se desempeña como auxiliar
administrativa de la Corporación Uniminuto de Dios y la otra persona actualmente no labora por
ende para las dos es de mayor conocimiento y dominio este sistema de información.
¿Qué tipo de dificultades presentaron al momento de identificar y desarrollar los diferentes
aspectos en la organización seleccionada?
La mayor dificultad se presentó en conocer si tenía versiones, si era afirmativo, cual se estaba
implementando en el momento.
 Bibliografía

Laudon, K. C, Laudon, J. P, () Sistemas de Información Gerencial

https://www.youtube.com/watch?v=43CRdUhrYPU
https://www.youtube.com/watch?v=TFu1mioIXG8
http://www.uniminuto.edu/
 PROPUESTA DE APLICACIÓN DE MODELOS DE APLICACIÓN INFORMATICA
EMPRESARIAL

CRM
La definición de CRM (en inglés Customer Relationship Management, o Gestión de las
relaciones con clientes) es una aplicación que permite centralizar en una única Base de Datos
todas las interacciones entre una empresa y sus clientes.
El software CRM, por definición, permite compartir y maximizar el conocimiento de un cliente
dado y de esta forma entender sus necesidades y anticiparse a ellas. Por definición, el CRM
recopila toda la información de las gestiones comerciales manteniendo un histórico detallado.
Una solución CRM permite dirigir y gestionar de forma más sencilla las campañas de captación
de clientes y de fidelización. Gracias al CRM se puede controlar el conjunto de acciones
realizadas sobre los clientes o clientes potenciales, y gestionar las acciones comerciales a partir
de un cuadro de mandos detallado.

Características del CRM principales:

1. Gestión de contactos
Almacena la información de los contactos, como el nombre, la dirección y las cuentas de redes
sociales en una base de datos con opción de búsqueda.
2. Seguimiento de interacciones
Reúne notas y hace un seguimiento del historial de interacciones para documentar las
conversaciones con determinados contactos.
3. Gestión de oportunidades de venta
Gestiona el proceso de convertir prospectos en clientes potenciales mediante identificar,
puntuar y mover los leads a través del túnel de ventas.

Características del CRM habituales:

4. Integración de correo electrónico
La integración con servidores de correo electrónico, como Gmail, Outlook, Yahoo, etc. permite
gestionar y segmentar las listas de contactos y ofrece un espacio centralizado de colaboración
interna.
5. Gestión de documentos
Recopila, sube, almacena y comparte los documentos en un espacio centralizado que facilita el
acceso a la información a todos los miembros del equipo que trabajan con ellos.
6. Gestión de presupuestos y propuestas
Crea y envía presupuestos y propuestas a los clientes.
7. Gestión de canales
Consulta una perspectiva general de todo el canal de ventas, así como del estado y los avances
que se llevan a cabo en las diferentes fases del embudo.
8. Automatización del flujo de trabajo
Crea flujos de trabajo que activan diferentes acciones o que envían recordatorios de las
actividades que se deben llevar a cabo a continuación de forma que se automaticen las tareas
más repetitivas.

Características del CRM opcionales:

9. Elaboración de informes o analíticas
Genera informes rutinarios resumidos de las cifras de venta o del rendimiento de los
representantes de forma diaria, semanal, mensual, etc.
10. Predicciones
Genera predicciones sobre las cifras de venta o los ingresos por proyecto que obtendrás en el
futuro a partir de los datos y las tendencias actuales y del pasado.

Componentes de un CRM
El CRM se divide esencialmente en 5 categorías principales y a su vez en subcategorías:
Marketing.
Ventas.
Servicio al Cliente.
Servicio de Campo.
Comercio Digital.

Funcionalidad
Un CRM sirve para encargarse las relaciones con los clientes. El CRM  permite almacenar toda
la información obtenida de los clientes y realizar un seguimiento.
La información que se almacena sobre los contactos se constituye de teléfonos, e-mails,
necesidades, gustos, relación con los clientes (reuniones, visitas, conversaciones…).
Una vez que la empresa obtiene la información, con el CRM puede analizar y gestionar de
forma comercial, los datos para ejecutar y lanzar campañas de marketing, y segmentar a los
clientes en función de sus intereses.
Todo esto conlleva a que el CRM finalmente cumpla la función de fidelizar y de cómo atraer
nuevos clientes.
Ventajas
1.Acelerar el servicio al cliente
Un software CRM permite acelerar las comunicaciones por email y otros canales.
2. Información en tiempo real
Un sistema CRM aplicado a la educación brinda datos en tiempo real que pueden ser muy útiles
en la toma de decisiones.
3. Evaluar el ciclo de ventas
En el caso de instituciones educativas, un CRM aplicado a la educación permite dar
seguimiento a cada etapa del ciclo estudiantil y responder consultas.
4. Automatizar el flujo de información
Esta función permite asignar tareas específicas a diferentes personas automáticamente.
5. Rastreo de actividades
Permite a las instituciones saber cuáles fueron las páginas, redes sociales o correos que
guiaron a cada estudiante para encontrar la información que necesitaban.

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (SGD)

Un sistema de gestión documental, o document management system (DMS), por sus siglas en
inglés, está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de
una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en
una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla.
Algunas de las características clave en la gestión documental son:

 Check-in / check-out y bloqueo, para coordinar la edición simultánea de un documento

para que los cambios de una persona no sobrescriban los de otra persona.
 Control de versiones, por lo que se puede mantener la historia sobre cómo se creó el
documento actual y cómo difiere de las versiones anteriores.
 Roll-back, para “activar” una versión anterior en caso de error.

 Registros de auditoría, para permitir la reconstrucción de quién hizo qué a un documento

durante el curso de su vida en el sistema.
 Comentarios y marcas.

Componentes
 Programa de gestión Documental
 Comité de Archivo
 Cuadros de Clasificación documental
 Tablas de Retención Documental (TRD)
  Tablas de Valoración Documental (TVD)
 Manuales de Archivo y Correspondencia.

Funciones esenciales de los Sistemas de Gestión Documental

Cada herramienta utilizada en la optimización de la gestión documental, representa un valor
importante en la consecución de metas.
Coordinar y controlar la recepción, ubicación, acceso y preservación de la información.
Custodiar y recuperar los documentos de manera segura y eficaz.
Organizar y categorizar los documentos desde la estructura organizacional y las leyes
establecidas.

Ventajas de los sistemas de gestión documental

Digitalización de documentos
Comenzar a trabajar con un sistema de gestión documental significa llevar a cabo
la digitalización de documentos en papel. Con la colaboración de un escáner, los documentos
físicos se convertirán en versiones digitales que se almacenarán en una localización central.
Localización central
Un sistema de gestión documental almacena y organiza toda la información proveniente del
trabajo diario de la empresa en una ubicación central.
Mejorar el flujo de trabajo
Gracias a la automatización de las funciones, el sistema proporcionará una imagen global de
los procesos de trabajo dentro de la compañía. Este control de procesos permitirá seguir las
tareas incompletas, conocer aquellas que ya han finalizado o automatizar tareas repetitivas que
terminarán ahorrando tiempo a la organización.
Seguridad de la información
De esta forma, la organización trabaja con la certeza de que toda su información está segura
ubicada en un mismo sistema, sistema que puede incluir entre otras características, la
recuperación de datos en caso de desastre.
Compartir documentos
Muchos documentos son creados para ser compartidos. Los sistemas de gestión documental
facilitan esta tarea. A través de la creación de grupos o con accesos ilimitados a la localización
central, los documentos pueden ser distribuidos tanto de forma interna como externa.
Colaboración documental
Hay sistemas en los que múltiples personas pueden trabajar en un documento al mismo tiempo,
mientras éste está alojado en una localización central. Con ello, los empleados podrán acceder
en todo momento a una visión general de un documento, pudiendo modificarlo si se considera
necesario.
Control de versiones
Los gestores documentales tratan de controlar este inconveniente. A través de un historial de
versiones, los sistemas de gestión documental ofrecen la posibilidad de acceder a cualquier
versión del texto para recuperar información, eliminarla o añadirla.

DEVOLUCIÓN CREATIVA – METACOGNICIÓN

La mayor dificultad fue quizás no conocer a profundidad las herramientas que utiliza la empresa
donde laboramos, mismas que contribuyen en el buen desarrollo y funcionamiento de sus
actividades.
Desde nuestro vago conocimiento quisimos escoger las herramientas que nos parecieron más
útiles teniendo en cuenta el objeto social de la UMD.
 Bibliografía

https://www.openkm.com/es/blog/que-es-un-sistema-de-gestion-documental-y-que-puedes-hacer-
con-el.html

https://atsgestion.net/sistema-gestion-documental/#:~:text=Funciones%20esenciales%20de%20los
%20Sistemas%20de%20Gesti%C3%B3n%20Documental&text=Coordinar%20y%20controlar%20la
%20recepci%C3%B3n,organizacional%20y%20las%20leyes%20establecidas.

https://revistaempresarial.com/tecnologia/inteligencia-de-negocios/gestion-documental-papel-
importante-empresa/

https://www.sumacrm.com/soporte/como-funciona-un-crm-y-sus-funciones#:~:text=La%20funci
%C3%B3n%20principal%20de%20un,Gesti%C3%B3n%20de%20ingresos&text=Gesti%C3%B3n%20y
%20resoluci%C3%B3n%20de%20reclamaciones%2C%20consultas%E2%80%A6

ANALISIS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

La organización dentro de los riesgos asociados al tratamiento de información tiene
implementados las siguientes estrategias:
Riesgo de disponibilidad
Amazon Web Services
Amazon Web Services engloba una gran cantidad de servicios para poder realizar distintos
tipos de actividades en la nube. Desde almacenamiento a la gestión de instancias, imágenes
virtuales, desarrollo de aplicaciones móviles, entre otras, la nube de Amazon ha ido
consolidándose a lo largo de los años como una de las más grandes del mercado.
¿Qué es Amazon Web Services?
Amazon Web Services, también conocida como AWS, es un conjunto de herramientas y
servicios de cloud computing de Amazon. Este servicio se lanzó oficialmente en 2006 y para
junio de 2007 AWS ya contaba con una base de usuarios de aproximadamente 180 mil
personas. Entre las empresas que la utilizan se encuentran algunas como Reddit, Foursquare,
Pinterest, Netflix, la NASA o la CIA, y algunas españolas como Mapfre, el FC Barcelona o
Interflora. Esto se debe principalmente a la madurez del servicio frente a otros similares y las
posibilidades que ofrece el amplio abanico de herramientas disponibles.
Herramientas de Amazon Web Services
La tendencia general para las plataformas en la nube es la de ofrecer la mayor cantidad posible
de herramientas y servicios, para que así se pueda crear todo un entorno de computación en
una misma nube. Al igual que otras plataformas como Microsoft Azure, Amazon dispone de una
gran cantidad de herramientas para la gestión de diferentes elementos dentro de la empresa.
Los servicios de AWS están preparados tanto para autónomos, como pequeñas y medianas
empresas o grandes corporaciones, ya que existen posibilidades para escalar las instancias o el
almacenamiento según su empresa vaya también creciendo.
Respaldos de Información
Veeam Backup & Replication 
Es una propiedad de aplicación de copia de seguridad desarrollado por Veeam para entornos
virtuales basadas en VMware vSphere , Nutanix AHV, y Microsoft Hyper-V hipervisores .  El
software proporciona funciones de copia de seguridad, restauración y replicación
para máquinas virtuales , servidores físicos y estaciones de trabajo , así como cargas de
trabajo basadas en la nube .
Almacenamiento de respaldo 
Veeam Backup & Replication es compatible con la tecnología de almacenamiento definida por
software . Permite organizar un repositorio de respaldo escalable a partir de una colección de
dispositivos de almacenamiento heterogéneos. Las copias de seguridad pueden almacenarse
en las instalaciones, transferirse a repositorios externos a través de la WAN,  guardarse
en medios de cinta para su retención a largo plazo o enviarse al almacenamiento en la nube . El
soporte de almacenamiento en la nube está disponible en un modelo de infraestructura como
servicio (IaaS) . La tecnología de Veeam, Cloud Connect, proporciona respaldo integrado y
seguro a la nube a través de proveedores de servicios con tecnología de Veeam.
Utiliza instantáneas del sistema de almacenamiento como fuente de copias de seguridad y
recuperación de VM de VMware con discos que residen en volúmenes de
almacenamiento. Veeam Backup & Replication también tiene un agente NFS directo integrado
que permite acceder a las instantáneas de NetApp directamente desde el almacenamiento NAS
sin pasar por los hosts para las operaciones de copia de seguridad, restauración y escaneo del
almacenamiento.

Enlace video:
https://drive.google.com/file/d/1wNL2uF8FSjE3Wn45d7e8vGYotSTAEjYk/view?usp=sharing

DEVOLUCIÓN CREATIVA – METACOGNICIÓN

La mayor dificultad fue encontrar con disponibilidad al ingeniero de sistemas encargados de los
sistemas de información de la corporación, recogida la información seleccionar la que se
ajustaba a los requerimientos de la actividad.
Adicional a la protección para riesgos informáticos cuentan limitación a acceso interno con
protección perimetral.
 Bibliografía

https://www.veeam.com/es/vm-backup-recovery-replication-software.html

https://www.nextu.com/blog/6-cosas-que-debes-saber-de-amazon-web-services-y-sus-beneficios/

https://www.eltiempo.com/tecnosfera/novedades-tecnologia/amazon-web-services-en-colombia-
planes-de-la-empresa-en-el-pais-545463