Organiza Tu Archivo. Tablas de Retención Documental Del Instituto para El Desarrollo de Antioquia IDEA PDF

Organiza
tu archivo…
Tablas de retención documental del
Instituto para el Desarrollo de Antioquia
IDEA
Organiza tu archivo…

Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA -
3
Contenido
1. Objetivos 4
1.1 Objetivo general 4
1.2 Objetivos específicos 4
2. Alcance 4
Tablas de retención documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia – IDEA

3. Normatividad 5
4. Programa de gestión documental 5
5. Ciclo vital del documento 6
6. Tablas de retención documental TRD 7
7. Metodología para realizar la identificación, clasificación,
ordenación e inventario de los documentos de archivo 9
7.1 Archivo de gestión 9
7.2 Archivo central 10
7.3 Archivo histórico 11
7.4 Identificación y clasificación documental 11
7.5 Ordenación Documental 12
7.6 Foliación 13
7.7 Marcación de documentos de archivo en medios
digitales y almacenamiento dentro de los expedientes de
documentos en otros soportes diferentes al papel 14
7.8 Elaboración de separadores de las series 16
7.9 Marcación de las carpetas y ordenación de los
expedientes dentro de cada archivador 17
7.10 Marcación e identificación de los archivadores en la parte
frontal. 19
8. Inventario y transferencias documentales 20
9. Documentos de apoyo 23
10. Seguimiento, ajustes y actualización de las TRD. 24
11. Eliminación de documentos 25
4
1. Objetivos
1.1 Objetivo general

Proporcionar a los servidores públicos del Instituto para el Desarrollo
de Antioquia – IDEA, los lineamientos generales para la aplicación de las
Tablas de retención documental en los archivos de gestión, con el fin de
orientar la labor de organización de documentos de una forma eficiente,
eficaz y oportuna.
1.2 Objetivos específicos

• Regular los procedimientos, actividades y tareas para la aplicación de las
Tablas de retención documental en los archivos de gestión.
• Establecer los mecanismos para la identificación de archivadores,
unidades de conservación y rotulación de las unidades documentales.

• Definir los parámetros para la realización de las transferencias
documentales primarias.
2. Alcance
El presente instructivo aplica para todos los documentos producidos

o recibidos por el Instituto para el Desarrollo de Antioquia – IDEA, en el
marco de sus funciones, hasta su disposición final, incluyendo los procesos
enmarcados en la reglamentación de la gestión documental colombiana.
5
3. Normatividad
• Ley General de Archivos 594 de 2000 y los Acuerdos Reglamentarios

inherentes a la elaboración e implementación de las TRD.
• Decreto 2578 de diciembre 13 de 2012 Ministerio de Cultura. “Por el
cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red
Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras

disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado”
• Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, del Ministerio de Cultura,
“Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente
los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones
en materia de gestión documental para todas las entidades del Estado”.
• Resolución 1645 del 7 de octubre de 2005 “Por medio de la cual se
adoptan las Tablas de retención documental del IDEA”.
• Resolución de Gerencia 0420 del 11 de julio de 2013 “Por medio de la
cual se adopta el manual del Programa gestión documental del Instituto
para el Desarrollo de Antioquia – IDEA”.
• Resolución de Gerencia 0575 del 2 de septiembre de 2014 “Por medio
de la cual se adopta la segunda actualización de las Tablas de retención
documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia – IDEA”.
• Plan de conservación, seguridad y custodia de la información tanto física
como electrónica. 21 de enero de 2014.
4. Programa de gestión documental.
El Programa de gestión documental es el conjunto de instrucciones en

las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la
gestión documental al interior del Instituto.
Para asegurar una adecuada gestión documental en el Instituto para el
Desarrollo de Antioquia – IDEA, se deben tener en cuenta las siguientes
etapas:
6
Gestion Documental
Creación:
Difusión: Los documentos se
Abarca el deben crear mediante
establecimiento de los Administración: procedimientos
requisitos para el Hace referencia a los planificados y
acceso, consulta, procedimientos que permitan documentados en los
recuperación, administrar todas las operaciones cuales de determine
clasificación de acceso y relativas a los documentos, tanto su identificación,
visualización de los funcionalmente como dentro del formato y
documentos. sistema de gestión documental, ó características.
cualquier sistema de información.
Mantenimiento:
Se refiere al
establecimiento de los
requisitos que permitan

mantener la integridad
técnica, estructural y
relacional de los
documentos en el sistema
de gestión documental así
como sus metadatos.
5. Ciclo vital del documento
El ciclo vital del documento son las etapas sucesivas por las que
atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su
disposición final, es decir, que el ciclo vital permite la tríada en las edades
del documento: producción y trámite, consulta y conservación y valoración
y disposición final, tal como se observa en el siguiente gráfico:
7
1. Ciclo Activo 2. Ciclo Semiactivo 3. Ciclo Inactivo

Conservición entre 1 y 5 años Conservición entre 6 y 20 años de 21 años a Conservición total
Documentos en trámite, son Custodia de los documentos Custodia de los documentos

de continua utilización y recibidos de los archivos de gestión, del archivo central para su
consulte Puestos de Trabajo que siguen siendo vigentes y aún conservación permanente
son consultados
Archivo de Gestión Archivo Central Archivo Historico

transferencia transferencia
Primaria Secundaria
Valores Primarios Valores Secundarios

Administrativo Historico Cultural
Legal Investigación
Fiscal Científico
Contable Testimonial
Acuerdo AGN 027 de 2006. Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del
29 de junio de 1994.
6. Tablas de retención documental

TRD
Las Tablas de retención documental en el Instituto para el Desarrollo de

Antioquia, fueron concebidas como un instrumento archivístico a través de
cuya implementación se busca garantizar la protección de la información
pública y el patrimonio institucional, y sin las cuales no es posible disponer
de archivos técnicamente organizados.
Las TRD por tanto, reflejan el valor primario y secundario de los
documentos del IDEA, con miras a su conservación definitiva o su
eliminación, buscando siempre la recuperación de la información de una
8 forma ágil y oportuna, pero además, facilitando la adecuada organización
de los archivos y por consiguiente el acceso ciudadano a la información
pública.
Las TRD son aplicadas a cada uno de los grupos de documentos
producidos por cada una de las dependencias del Instituto.
FONDO. Totalidad de la documentación producida por el IDEA, en virtud
de sus funciones.
SECCIÓN. Es una subdivisión del fondo, integrada por un conjunto de
documentos generales, en razón de esa subdivisión orgánico- funcional.
Ejemplo: Sección – Dirección Técnica Contractual y Administrativa
FONDO
SECCIÓN
República de Colombia 1
Departamento de Antioquia
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA IDEA
Tablas de Retención Documental
Tercera Actualización
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA - IDEA

OFICINA PRODUCTORA: DIRECCIÓN TÉCNICA CONTRACTUAL Y ADMINISTRATIVA
DISPOSICIÓN
RETENCIÓN FORMATO
CÓDIGO SERIES FINAL
PROCEDIMIENTO
Y TIPOS DOCUMENTALES Archivo Archivo
CT E M/D S Papel Electrónico
Gestión Central
2.9.1-01 ACCIONES
CONSTITUCIONALES
Cumplido el tiempo de retención en

2.9.1-01-01 ACCIONES DE GRUPO 3 20 X X X
el archivo central, realizar selección
•Presentación de la
mediante muestreo selectivo
demanda. Artículo 142.
conservando por año, la acción de
•Anexos de la demanda.
grupo que implicó mayor gestión
Artículo 139.
institucional en materia judicial.
•Inadmisión o rechazo de la
El documento conservado debe
•Auto que ordena Admisión
reproducirse en un medio digital
de la demanda. Artículo 207.
para garantizar su consulta y
•Auto que ordena fijación en
conservación.
lista del proceso. Artículo
207.
Normatividad:
•Aclaración o adición de la
Ley 1437 de 2011.
Ley 1564 de 2012.
•Contestación de la
Ley 1712 de 2014.
Decreto 410 de 1971
CONVENCIONES
CT = Conservación Total M/D = Microfilmación/Digitalización Firma del Responsable Director Administrativo :________________________
E = Eliminación S = Selección Fecha:___________________________________________________________
Firma del Responsable Subgerente Servicios Administrativos:______________________ Firma Responsable Oficina Productora:_______________________________
Fecha:____________________________________ __ Fecha:___________________________________________________________
9
7. Metodología para realizar la
identificación, clasificación,
ordenación e inventario de los
documentos de archivo

Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los funcionarios
del Instituto conformarán y organizarán sus archivos de gestión, central
e histórico, aplicando la Tabla de retención documental propuesta y
teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original de los
documentos.
7.1 Archivo de gestión:

Comprende toda la documentación que es sometida a continua
utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras
que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o
solución a los asuntos iniciados.
Para la organización de los archivos de gestión se realizarán los procesos
de clasificación teniendo en cuenta las agrupaciones documentales
presentadas en la Tabla de retención documental de cada oficina
productora de documentos.
En cuanto a la ordenación documental se considerará que el sistema
de ordenación para los expedientes de una serie o subserie, facilite la
localización y recuperación de la información. Los sistemas de ordenación
que se implementarán según las necesidades, podrán atender a la siguiente
clasificación: alfabético, numérico, cronológico o temático.
10
ARCHIVO DE
2.1 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
GESTIÓN
2.1 ARCHIVO
DE
GESTIÓN OFICIN
A ASESO
RA DE
PLANEAC
IÓN
Una vez organizado el archivo de gestión de cada oficina productora

a partir de la implementación de la Tabla de retención documental,
aparecerán algunos documentos que no es posible ubicar dentro de las
series. Dichos documentos se constituyen en los llamados DOCUMENTOS
DE APOYO.
7.2 Archivo central

En el Archivo central se agrupan documentos transferidos por los distintos
archivos de gestión del Instituto, cuya consulta no es tan frecuente.
En el Instituto, la organización del Archivo central obedece a lo estipulado
en las tablas de retención y al cuadro de clasificación documental, por lo
tanto, cada dependencia tiene un espacio destinado para la ubicación de
sus documentos en las estanterías, iniciando con la Gerencia general.
Con este sistema se deben reservar espacios para el crecimiento natural
de las series documentales.
11

7.3 Archivo histórico
Es aquel al que se transfieren desde el Archivo central los documentos de
archivo de conservación permanente.
7.4 Identificación y clasificación documental

Cada grupo de documentos, es decir, cada serie o subserie documental, se
relaciona directamente con lo dispuesto en el CUADRO DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL DE SERIES Y SUBSERIES, en el que se tienen identificados los
códigos y nombre de las series, por ejemplo, en el caso de la Subgerencia
Financiera, se tienen clasificados los siguientes documentos, los cuales son
los documentos de archivo producidos en esta dependencia:
República de Colombia
Departamento de Antioquia
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA IDEA
Tablas de Retención Documental
Cuadro de Clasificación de Series y Subseries por Oficina Productora
Tercera Actualización
OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA FINANCIERA
CÓDIGO OFICINA PRODUCTORA: 2.7
CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE UNIDAD DOCUMENTAL
Actas de Comité Financiero

02 ACTAS 02 ACTAS DE COMITÉS Actas de Comité Grupo
Primario
CIRCULARES
01
INFORMATIVAS
04 CIRCULARES
02
CIRCULARES NORMATIVAS
INFORMES A LA
04 CALIFICADORA DE RIESGOS
16 INFORMES
INFORMES DE DEUDA
06 PÚBLICA
Cartera Colectiva Abierta
INVERSIONES DE RENTA CDT
19 INVERSIONES 02
FIJA
Cuentas de Ahorro
TES
12 Por lo tanto, se deben identificar y agrupar en expedientes todos los
documentos pertenecientes a una dependencia, teniendo en cuenta las
series y subseries definidas en la Tabla de retención documental.
Actas
lares
Informes Circu
Proyectos
Inversion ratos
es Cont
Comprobantes
Certificados
ACTAS CIRCULARES INFORMES INVERSIONES

7.5 Ordenación documental

La ordenación es la operación archivística que consiste en establecer
secuencias naturales cronológicas o alfabéticas, dentro de las categorías o
grupos definidos en la clasificación, por lo tanto, la ordenación le permitirá
estructurar los expedientes de una forma normalizada estableciendo cuál
documento va primero y cuáles van después.
Tal como se mencionó en la ordenación de los expedientes, estos reflejan
los trámites del Instituto, por lo tanto, se deben utilizar carpetas adecuadas,
rotularlos de conformidad con lo establecido en la TRD y foliarlos una vez
se cierre el trámite.
Documentos que
la conforman Enero 30 de 2000
Enero 30 de 2000 1
Enero 30 de 2000 2
Serie 3
Documental Enero 30 de 2000
4
1.3
Actas de Comité
Administrativo
1. Actas
subserie
Documental
13
7.6 Foliación
La foliación es el procedimiento establecido para controlar la cantidad
de folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y
controlar la calidad, entendida esta última como respeto al principio de
orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental
o unidad archivística.
Procedimientos generales para foliar:

1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir
números.
2. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C o bis.
3. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara
recta del folio en el mismo sentido del texto del documento.
4. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras
sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o
numeraciones originales.
5. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.
6. Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua,
evitando tachones.
Los expedientes deben estar conformados máximo por 200 folios:
4
3
2
1
Escaso volumen documental

menos de 50 folios
Exceso de volumen documental
más de 200 folios
correcto volumen documental
entre 150 y 200 folios
14
7.7 Marcación de documentos de archivo en medios
digitales y almacenamiento dentro de los expedientes
de documentos en otros soportes diferentes al papel
Para el caso de tipos documentales relacionados con un asunto, que se
conserven en medios digitales deben identificarse de una forma unívoca
y siempre integrado y vinculado a la unidad documental, es decir, que
hay casos en los que un informe de interventoría de un contrato “X” es
entregado en un disco óptico (CD, DVD). Este debe no debe ser ubicado en
el expediente físico y por tanto, debe estar ubicado en un mueble específico
para este tipo de materiales o en un espacio dentro del archivador destinado
exclusivamente, y en su lugar dejar un testigo o referencia cruzada.
La marcación de los documentos de archivo en medios digitales debe
respetar la misma estructura de la marcación de las carpetas, pero
registrando además el folio al que corresponden en el trámite mismo del
expediente.
Código: 2.3
Sección: Oficina Control Interno
Código: 16
Serie: INFORMES
Código: 01
Subserie: Informes de Auditorias
mes de Auditorías
UNIDAD DOCUMENTAL: Infor
ría General de Antioquia
Externas Contralo
ciero IDEA 2013
Tipo documental: Análisis finan
Fecha: 22 de noviembre de 2013
de: 104
Número de folio al que correspon
Una referencia cruzada hace referencia a un elemento que aparece

en otro lugar de un documento, por ejemplo, deben crearse referencias
cruzadas para planos, publicaciones seriadas, medios ópticos y demás. Por
lo tanto, deberá diligenciarse el formato de referencia cruzada y se dejará
constancia de tal efecto en el inventario documental y en el folio al que
corresponde el documento.
15
Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA
Soportes adicionales al expediente
Centro de administración documental
Nombre unidad documental:
Codigo 2.9.1-07-11
Contrato de suministro 0230 de 2014
Tipo de soporte Marque (x)
Fotografia

Material audiovisual (cd, dvd, disquette) X
Material cartográfico (plano)
Pieza publicitaria
Otro. Cuál ?
Propuesta tecnica selección abreviada de menor cuantia 010 de
2014 - X
Invergraficas jd ltda.
Asoconser eat
Nombre de quien realiza la referencia cruzada:

Andrés Saénz Giraldo
Fecha de elaboración: agosto 20 de 2014
Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA

Referencia cruzada
Centro de Administración Documental
Folio al que Oficina y fecha
Soporte Contenido y/o pertenece
documental Cantidad asunto que realiza la Justificación
en la unidad transferencia
documental
Contiene:
Propuesta
técnica
Invergráficas jd
Ltda. Se retira del
Selección Dirección expediente
abreviada de 38 de la Técnica este soporte
menor cuantia
Cd 1 Carpeta Contractual y y se ubica
010 de 2014 2 De 3 Administrativa en el archivo
Contrato 0110 de el 15 de julio de medios
2014 suscrito con audiovisuales
Publicidad
Creativa Vélez
S.A.S. - Carlos
Mario Vélez
Serna -
Nombre de quien realiza la referencia cruzada: Andrés Sáenz Giraldo
Fecha de elaboración: agosto 20 de 2014
16
7.8 Elaboración de separadores de las series
Es necesario, con el fin de organizar los archivos de gestión del Instituto
de una forma técnica y funcional, elaborar los separadores para cada una
de las series, de conformidad con la Tabla de retención documental de
cada dependencia, con el fin de facilitar la identificación y ubicación física
de los documentos en los archivadores.
La serie documental es el conjunto de unidades documentales de
estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano
o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas. Ejemplos: actas, historias, contratos, procesos.
De igual forma, la subserie documental es el conjunto de unidades
documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma
separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
Ejemplos: Actas de Junta Directiva, contratos de prestación de servicios,
procesos judiciales.
Por lo tanto, se debe registrar en cada separador el código de la
dependencia, la serie y subserie documental de acuerdo a la TRD, así:
Separador de
serie documental
2.9.1 – 23 PROCESOS
Nombre serie
documental
Código serie
documental
Código
dependencia
17
Separador de
subserie documental
Nombre
2.9.1-23-05 PROCESOS
subserie
documental
JUDICIALES

Código serie
Código
documental
subserie
documental
Código dependencia
7.9. Marcación de las carpetas y ordenación de los

expedientes dentro de cada archivador
Una vez se identifiquen las series y subseries documentales, se deben
rotular las unidades de conservación, es decir, las carpetas. Éstas se marcan
en la carátula con el fin de facilitar la rápida ubicación y recuperación de las
unidades documentales específicas.
18 Esta actividad permite evidenciar la unión de los documentos
relacionados con un mismo trámite, por lo que es importante tener en
cuenta el principio de orden original.
El principio de orden original es aquel que establece que la disposición
física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que
los produjo, por lo tanto, los documentos deben ordenarse desde el más
antiguo al más reciente.
Finalmente, la ordenación de cada unidad de conservación en el
archivador se establecerá según el sistema de ordenación apropiado
y consecuente con cada unidad documental, es decir, si son contratos
debemos ordenarlos por consecutivo y fecha (ordinal-cronológico), o si es
proceso judicial lo podemos ordenar alfanuméricamente.
02-2013 Hospital San Juan de Dios

01-2013 Hospital Francisco Valderrama
Para el caso de las series o subseries documentales que son de

conservación total, éstas se deben ubicar en carpetas desacificadas de
cuatro aletas (libres de acidez), y se deben rotular siguiendo los mismos
parámetros de marcación.
19

Desacidificada o libre de ácidos
7.10 Marcación e identificación de los archivadores en la

parte frontal.
2.9.1-23 PROCESOS
2.91-23-05 Procesos 2.9.1-23 PROCESOS
2.91-23-05 Procesos
Judiciales Judiciales
1 En el extremo
izquierdo de cada
entrepaño se deben
identificar las series y
2.9.1-23 PROCESOS
2.91-23-05 Procesos subseries
Judiciales
documentales que
2.9.1-23 PROCESOS contienen, según el
2.91-23-05 Procesos 2 respectivo orden
Judiciales establecido en las TRD
2.9.1-23 PROCESOS
2.91-23-05 Procesos
Judiciales
3
20
8. Inventario y transferencias
documentales
Una vez agotados los términos de permanencia en cada archivo según
los tiempos establecidos en la Tabla de retención documental se debe
proceder a realizar la transferencia documental primaria, es decir, la
transferencia del archivo de gestión al archivo central.
Para este proceso se diligencia el formato único de inventario documental
donde se registran las series y subseries documentales a transferir al
Archivo central, de conformidad con el cronograma de transferencias
que aplique para cada dependencia durante el año. Para el caso de los
documentos relacionados con contratos, éstos deberán ser transferidos
al Centro de administración documental los días martes y jueves de 7:30
a.m. a 9:00 a.m., con el fin de realizar la respectiva rendición de cuentas,
registrando en el formato único de inventario documental el nombre de
cada tipo documental.
Todas las dependencias del Instituto remitirán al Archivo central los

documentos ya tramitados, de conformidad con lo estipulado en la Tabla
de retención documental, de la siguiente manera:
• Retirar las copias y fotocopias de documentos, siempre y cuando exista
el original.
• Normalizar la denominación de tipos documentales como lo plantea la
Tabla de retención documental, para construir las series documentales.
• Los documentos se enviarán al Archivo central ordenados y clasificados
por series documentales, al igual que los expedientes con sus respectivos
tipos documentales al interior, debidamente rotulada la carpeta.
• Diligenciar en el Formato de único de inventario documental las series y 21
subseries documentales a transferir.
El Formato de Inventario será firmado por la persona que recibe la
transferencia y la que actualiza la información en el Archivo central.
FORMATO ÚNICO DE TRANSFERENCIA Y/O INVENTARIO DOCUMENTAL
ENTIDAD REMITENTE: IDEA Hoja 1 de 1

ENTIDAD PRODUCTORA: IDEA REGISTRO DE ENTRADA
UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA AÑO MES DIA
NT: 001
OFICINA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA DECOMUNICACIONES 2014 3 17

OBJETO: Transferencia primaria Anual Convencion NT= Numero de transferencia
Fechas Extremas Unidad de Conservación Frecuencia de
No. De orden CODIGO Nombre de las series, subseries o asuntos Nro. De Folios Soporte Notas
Inicial Final Caja Carpeta Tomo Otro consulta
ACTAS DE COMITÉ DE PROMOCIÓN Y

1 2.2-02-02 27/10/2013 27/12/2013 1 55
PUBLICIDAD.
2 2.2-02-02 ACTAS DE COMITÉ GRUPO PRIMARIO. 01/10/2013 31/10/2013 1 12
3 2.2-02-08 ACTAS DE REUNIONES 01/10/2013 31/10/2013 1 198
4 2.2-04-01 CIRCULARES INFORMATIVAS 27/10/2013 27/12/2013 1 55
5 2.2-14-03 ESTUDIOS DE SATISFACCIÓN AL CLIENTE 01/10/2013 31/10/2013 1 12
6 2.2-16-09 INFORMES DE GESTIÓN 01/10/2013 31/10/2013 1 198
Las transferencias se harán de acuerdo al cronograma establecido para

cada una de las dependencias.
7 2.2-16-12
INFORMES DE PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS Y SUGERENCIAS
27/10/2013 27/12/2013 1 215
En el caso de series o subseries documentales electrónicas, los discos

8 2.2-21-03 MANUAL DE IDENTIDAD CORPORATIVA 01/10/2013 31/10/2013 1 60
ópticos (CD, DVD) u otros medios, en el que se almacene la información,

deberá rotularse de la siguiente forma:
MANUAL INSTITUCIONAL DE
9 2.2-21-05 01/10/2013 31/10/2013 1 120
COMUNICACIONES, MEDIOS Y POLITICAS
• Esquema carátula CD o DVD

10 2.2-22-09
PLAN ESTRATÉGICO DE
COMUNICACIONES Y MERCADEO
27/10/2013 27/12/2013 1 45
PROCESO CONCURSO PREMIO IDEA A LA

11 2.2-23-02 INVESTIGACIÓN HISTÓRICA DE 01/10/2013 31/10/2013 1 215
ANTIOQUIA
12 2.2-25-01 PROYECTO DE FOMENTO A LA CULTURA 01/10/2013 31/10/2013 1 60

ARCHIVO ELECTRÓNICO
13 2.2-25-02 PROYECTO DE FOMENTO AL DEPORTE DEPENDENCIA: OFICINA ASESORA

27/10/2013 27/12/2013 1 DE PLANEACIÓN 120
Revisado por: Juan Guillermo Bedoya Jiménez TRANSFERENCIA

DianaPRIMARIA
Elaborado y entregado por: (ANUAL)
Carolina Bustamante Abad
Recibido por:
Cargo: Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones

14 DE AGOSTO
Cargo: Secretaria
DE 2014 Cargo:
Firma: Firma: Firma:
Lugar y fecha Medellín, 3 de marzo de 2015 Lugar y fecha: Medellín, 3 de marzo de 2015 Lugar y fecha:Medellín,
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA

2014
22 • Esquema carátula de la caja del CD o DVD
ARCHIVO ELECTRÓNICO
DEPENDENCIA: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
TRANSFERENCIA PRIMARIA (ANUAL)

14 DE AGOSTO DE 2014

2014
• Esquema contra-carátula del CD o DVD
CONTENIDO

2012
23
9. Documentos de apoyo
Los documentos de apoyo son aquella información que necesita el

Instituto para el cabal cumplimiento de sus funciones, pero que no son
producidos ni generados en virtud de las mismas, es decir que no son
documentos de archivo y es necesario diferenciarlos para evitar mezclar
documentos oficiales del Instituto con documentos de apoyo.

Por ejemplo: el Instituto requiere soportar sus funciones en la Circular
Externa 034 de 2013 de la Superintendencia Financiera de Colombia
“Régimen especial de control y vigilancia para los INFIS”, sin embargo,
los documentos resultantes de las funciones se soportan a través de
Resoluciones de gerencia, informes, manuales de riesgos y demás, por
lo tanto, la primera es un documento de apoyo, y las segundas SI son
documentos de archivo.
Los documentos de apoyo no deben ser transferidos al Archivo central
y deben ser organizados y regulados en el Archivo de gestión, ubíquelos
en carpetas específicas (carpetas de plástico anaranjadas) y diferéncielos
físicamente de la gaveta o gavetas que contienen los documentos de
archivo.
Documento de apoyo
Documento de Archivo
FUNCIONARIOS
Documentos
De apoyo
Documento de inversión y
cooperación
20 / 11 / 2014
24
10. Seguimiento, ajustes y
actualización de las TRD.
Para efectuar un seguimiento a las Tablas de retención documental

con el fin de llevar control de ajustes y actualización de las mismas, es
necesario establecer un cronograma de seguimiento para la verificación
de la aplicación en los archivos de gestión, con el apoyo de la Oficina de
control interno, quienes deben realizar un plan de auditorías y a su vez,
los planes de mejoramientos para cumplir con los procedimientos legales
establecidos para actualizar las TRD.
Tanto el Centro de administración documental como la Oficina de
control interno, deben verificar que las Tablas de retención documental
del Instituto, sean actualizadas en los siguientes casos:
• Cuando existan cambios en la estructura orgánica.
• Cuando existan cambios en el manual de funciones.

• Cuando el Instituto tenga procesos de supresión, fusión, escisión o
liquidación.
• Cuando se produzcan cambios en el marco normativo del país, en
especial, lo concerniente al sistema de salud.
• Cuando se transformen documentos físicos en electrónicos.
• Cuando se generen nuevas series y subseries documentales.
La actualización de las Tablas de retención documental deberán 25
surtir el mismo trámite de aprobación por parte del Comité interno de
archivo y gestión documental, y de convalidación por parte del Consejo
departamental de archivos de Antioquia.
De las actualizaciones deberá dejarse un completo registro con los
cambios que permitan establecer la trazabilidad y control sobre las Tablas
de retención documental.

11. Eliminación de documentos
Cumplidos los tiempos establecidos en las Tablas de retención

documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia – IDEA-, los jefes
de cada área en conjunto con el centro de administración documental y
el comité interno de archivo y gestión documental, deberán efectuar los
trámites legales para la eliminación de las series y subseries documentales.
En el artículo 25 del Decreto 2578 de 2012 y el Acuerdo reglamentario AGN

004 de 2013, se establecen claramente los procedimientos establecidos
para la eliminación de documentos, por lo tanto, cualquier proceso que
infiera o concluya con la supresión de documentos, tanto físicos como
electrónicos, deben seguir los siguientes pasos:
26 • Aún cuando en la TRD la disposición final de algunas series o subseries
sea la eliminación, ésta deberá ser aprobada además por el Comité
interno de archivo y gestión documental del Instituto, o quien cumpla
sus funciones en caso de modificaciones.
• Los documentos a eliminar deberán estar registrados en el respectivo
Formato único de inventario documental de la dependencia.
• Por un período de treinta (30) días se deberá publicar en el portal web del
Instituto, el inventario de los documentos que han cumplido el tiempo de
retención.
• Si producto de esta publicación, se presentasen observaciones a la
eliminación de documentos, se deberá esperar a que el Comité interno
de archivo y gestión documental avale el concepto dado por el Archivo
General de la Nación. Posteriormente, podrá ser publicado nuevamente
por treinta (30) días.
• El acta de eliminación de documentos, que deberá estar suscrita por
el Presidente y Secretario del Comité interno de archivo y gestión
documental, deberá ser publicado permanentemente en el portal web
del Instituto, al igual que el inventario documental de eliminación.
• El acta de eliminación que se suscriba, tanto para los documentos

físicos como electrónicos, deberá indicar de manera específica los
nombres de las series y de los expedientes, las fechas, el volumen de
documentos (número de expedientes) a eliminar, así como los datos del
acto administrativo de aprobación de la respectiva tabla de retención o
valoración documental.
• Por ningún motivo podrán eliminarse tipos documentales, excepto que
se trate de copias idénticas, o duplicados. La eliminación de documentos
se hace a nivel de series y subseries documentales.
Instituto para el Desarrollo de Antioquia – IDEA
Subgerencia de Servicios Administrativos
Dirección Administrativa
Centro de Administración Documental
2014
Instituto para el Desarrollo de Antioquia
IDEA

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Organiza

Tablas de retención documental del

Tablas de retención documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia – IDEA

1.1 Objetivo general

1.2 Objetivos específicos

unidades de conservación y rotulación de las unidades documentales.

El presente instructivo aplica para todos los documentos producidos

• Ley General de Archivos 594 de 2000 y los Acuerdos Reglamentarios

Tablas de retención documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia – IDEA

4. Programa de gestión documental.

El Programa de gestión documental es el conjunto de instrucciones en

requisitos que permitan

5. Ciclo vital del documento

1. Ciclo Activo 2. Ciclo Semiactivo 3. Ciclo Inactivo

Documentos en trámite, son Custodia de los documentos Custodia de los documentos

Archivo de Gestión Archivo Central Archivo Historico

Tablas de retención documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia – IDEA

Valores Primarios Valores Secundarios

6. Tablas de retención documental

Las Tablas de retención documental en el Instituto para el Desarrollo de

ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA - IDEA

Cumplido el tiempo de retención en

Tablas de retención documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia – IDEA

7.1 Archivo de gestión:

Una vez organizado el archivo de gestión de cada oficina productora

7.2 Archivo central

Tablas de retención documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia – IDEA

7.4 Identificación y clasificación documental

CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE UNIDAD DOCUMENTAL

Actas de Comité Financiero

ACTAS CIRCULARES INFORMES INVERSIONES

7.5 Ordenación documental

Tablas de retención documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia – IDEA

Escaso volumen documental

Una referencia cruzada hace referencia a un elemento que aparece

Tablas de retención documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia – IDEA

Nombre de quien realiza la referencia cruzada:

Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA

Tablas de retención documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia – IDEA

7.9. Marcación de las carpetas y ordenación de los

02-2013 Hospital San Juan de Dios

Para el caso de las series o subseries documentales que son de

Tablas de retención documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia – IDEA

7.10 Marcación e identificación de los archivadores en la

Todas las dependencias del Instituto remitirán al Archivo central los

FORMATO ÚNICO DE TRANSFERENCIA Y/O INVENTARIO DOCUMENTAL

ENTIDAD REMITENTE: IDEA Hoja 1 de 1

Tablas de retención documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia – IDEA

ACTAS DE COMITÉ DE PROMOCIÓN Y

2 2.2-02-02 ACTAS DE COMITÉ GRUPO PRIMARIO. 01/10/2013 31/10/2013 1 12

3 2.2-02-08 ACTAS DE REUNIONES 01/10/2013 31/10/2013 1 198

4 2.2-04-01 CIRCULARES INFORMATIVAS 27/10/2013 27/12/2013 1 55

5 2.2-14-03 ESTUDIOS DE SATISFACCIÓN AL CLIENTE 01/10/2013 31/10/2013 1 12

6 2.2-16-09 INFORMES DE GESTIÓN 01/10/2013 31/10/2013 1 198

Las transferencias se harán de acuerdo al cronograma establecido para

En el caso de series o subseries documentales electrónicas, los discos

ópticos (CD, DVD) u otros medios, en el que se almacene la información,

• Esquema carátula CD o DVD

PROCESO CONCURSO PREMIO IDEA A LA

12 2.2-25-01 PROYECTO DE FOMENTO A LA CULTURA 01/10/2013 31/10/2013 1 60

13 2.2-25-02 PROYECTO DE FOMENTO AL DEPORTE DEPENDENCIA: OFICINA ASESORA

Revisado por: Juan Guillermo Bedoya Jiménez TRANSFERENCIA

Cargo: Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones