“1PROGRAMACIÓN EVENTO COMERCIAL Y CAMPAÑA DE DIFUSIÓN”

Edwin Alejandro Bolívar Parrado

María Camila Granada Mendoza

Ricardo Javier Huertas González

Angie Marcela Rodríguez Ariza

Diciembre de 2019

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Centro de comercio - Regional Antioquia

Tecnológico en Gestión de mercados ficha 1792924

 1. Introducción

En el siguiente trabajo se elabora la planificación del evento comercial para la

empresa CONEXIÓN COMERCIAL JP, el cual consiste en una feria comercial,

esta brindará a la empresa la posibilidad de crear nuevas relaciones comerciales

estratégicas necesarias para alcanzar los objetivos comerciales de la empresa.

Una feria es un punto de encuentro en el que con una periodicidad determinada

las empresas de un mismo sector se reúnen para exponer y ofertar sus productos

o servicios, y los potenciales clientes acuden por otro, en busca de la satisfacción

de sus necesidades.

Además, se construye la campaña de difusión del evento, la cual es fundamental

para asegurar el éxito del evento comercial ya que por medio de esta los clientes

potenciales se darán por enterados de la realización del evento.

 2. Evento comercial

2.1 Tipo de evento: Feria comercial.

Una feria se caracteriza por ser un evento que generalmente es apto para

cualquier público en general. Dependiendo de la temática de la feria se exhiben

diferentes objetos concernientes al tema.

Para el evento se hará una feria comercial la cual tiene la finalidad de vender y

presentar los productos que ofrece la empresa.

2.2 Establecer los requerimientos del evento

- Nombre del evento: Taekwon-Do!

- Objetivo general:

 Potenciar los productos ofertados por la empresa a través del

acercamiento con los potenciales y/o actuales clientes facilitando así

los objetivos comerciales de la empresa.

- Lugar y fechas tentativas: se tiene como lugar tentativo Corferias, el cual es

un recinto ferial ubicado en la Cra. 37 #c24-67, Bogotá. Allí se estará

llevando a cabo en el 2020 el Sportfest una feria especializada en deporte,

cultura fitness y vida saludable esta tiene una duración de 3 días se espera

que se lleve a cabo del 24 al 26 de mayo.

- Promoción del evento

Se requiere la construcción de la campaña de email marketing

 - Recurso humano

Es necesario contar con el personal expositor (2 personas) el cual se encargará de

la atención a los clientes potenciales nacionales e internacionales y la

concertación de la venta. Además, se necesita un instructor de artes marciales el

cual acompañara las distintas actividades recreativas programadas.

- Stand del evento

Se requiere de un stand en el cual se encontrará el personal expositor de

empresa además es donde se acercarán los posibles clientes. En la Figura

1 se muestra el diseño del stand.

Figura 1. Stand DAEDO

- Material publicitario

Se requiere material P.O.P para promocionar la empresa, además volantes

que comuniquen información relevante de la empresa.

Figura 2. Material POP.

Figura 3. Roll up publicitario.
 Figura 4 volante clientes internacionales.

- Catering

Es necesario contratar un servicio de catering para ofrecer pasa bocas y

bebidas a los visitantes del stand.

 3. presupuesto y la financiación del evento

En la Tabla 1. Presupuesto del evento comercial se muestran los distintos rubros y

el costo presupuestado del mismo.

Tabla 1. Presupuesto del evento comercial

Rubro COSTO
Alquiler Espacio ferial $ 6.450.000
Alquiler mobiliario Stand $ 3.250.000
Instructor artes marciales $ 210.000
Material P.O.P. $ 1.300.000
Email Marketing invitación evento $ 500.000
Catering evento 3 días $ 450.000
Viáticos personal feria 3 días $ 350.000
TOTAL $ 12.510.000

El evento será financiado en su totalidad con recursos de la propia empresa.

.

4. Contratar los insumos, materiales y equipos que necesitará

5. Protocolo del evento

En la Tabla 2. Se muestra el protocolo que tendrá el evento este se seguirá los 3

días que dura la feria.

Tabla 2. Protocolo del evento

ACTIVIDAD HORA DESCRIPCIÓN

INICIO 10:00 am
Durante todo el día se brindará asesoría a los
RECEPCIÓN VIVITANTES Todo el evento visitantes del stand.
A partir de la tarde se ofrecerá a los visitantes pasa
CATERING 12:00 pm - 7:00pm bocas y bebidas.
POOMSAE PARA NIÑOS 11:00am - 11:59am Clase para asistentes mínimo 5 participantes
CLASE RUMBA COREANA 2:00pm - 4:00pm Rumba ritmos coreanos
PRESENTACIÓN PRODUCTOS 4:30 pm - 17:30 pm Presentación, demostración
INFIERNO OSMIN ROMPIMIENTOS 5:30 pm – 6:00 pm demostración rompimiento tablas nuevo producto
CLASE AEROBICOS MARCIALES 6:30 pm – 7:00 pm Ritmos coreanos ejercicio mínimo 5 participantes
FIN JORNADA 20:00

6. Formular el plan de relaciones públicas del evento

Atraeremos al público por medio de obsequios brandeados con la marca, previa

inscripción de sus datos personales con fines informativos de nuestros productos

vía herramientas digitales y habrá una demostración de “ROMPIMIENTOS” con

tabla, lo cual hace que el visitante pueda tener interacción con el producto, esto lo

llevara a comprender su uso, la actividad es atractiva y dinámica lo que pretende

como las otras actividades de simulación atraer de manera efectiva, llevando a los

prospectos que se acerquen al stand al reconocimiento de marca que esperamos

y como fin último la venta.

7. Diseñar la campaña de difusión

1. Se promocionará a través de nuestras redes sociales (Facebook e

Instagram) donde se promociona el contenido.

2. Invitaciones vía e-mail marketing mostrando anuncios sobre el producto que

queremos sacar al mercado y mostrarle al cliente

 8. Difundir el evento comercial

Para difundir el evento se realizarán los siguientes mecanismos:

1. Difundir invitaciones gratuitas a distribuidores del evento en recinto ferial

previa inscripción en formulario de contacto dispuesto en nuestra fanpage

de Facebook, canal de Instagram y sitio web.

2. Realizar folletos virtuales con una breve descripción del evento y

difundirlas en las redes (Facebook e Instagram); además enviarlos por

email a la base de clientes de la empresa.

9. Evaluación del evento

Los Indicadores que se tendrán en cuenta para medir el éxito del evento serán los

siguientes.

- Número de clientes nuevos captados

- Numero de negocios concretados

10. Plan de presentación de productos y servicios

Plan de presentación del producto

La presentación de las tablas marciales de rompimiento reutilizables al público en

el evento está programada para que se realice de 5:30pm a 6:00pm aquí se

contratara a un instructor de artes marciales el cual haga la demostración del

funcionamiento de producto y que el público pueda observar, además se les dará

la oportunidad a algunos participantes de acercase y comprobar por ellos mismos

las tablas. Esto se repetirá los 3 días que dura el evento.

Piezas publicitarias
• Elabore un documento con imágenes sobre las piezas publicitarias necesarias
para difundir el evento.

11. Celebración de un contrato comercial

• Planear el proceso de negociación de acuerdo con el código de ética. (protocolo

que seguirá el personal comercial para realizar el proceso de venta)

• realizar dialogo con cliente donde se simule el proceso de compra

Contrato compra y venta

CONTRATO DE COMPRAVENTA

En Bogotá, a 24 de mayo de 2020

REUNIDOS

De una parte, como LA PARTE VENDEDORA:

Conexión comercial JP sas, con NIT. nº 901046207-4, y con domicilio en Bogotá CR. 69N # 63A -76

De otra parte, como LA PARTE COMPRADORA:

David Santiago Rodríguez mayor de edad, con CC. nº 1030578907 y con domicilio en la ciudad de
Bogotá D.C, calle 127 # 14-38.

Ambas partes contratantes se reconocen capacidad legal para este acto, e intervienen en su
propio nombre y derecho.

EXPONEN

I.- Que ambas partes han convenido formalizar contrato de compraventa de:

78 tablas de rompimiento reutilizables modelo 1

Expuesto cuanto antecede, convienen en celebrar el presente contrato de compraventa de las

tablas de rompimiento, de acuerdo con las siguientes:

ESTIPULACIONES

PRIMERA. -

El vendedor vende al comprador 78 tablas de rompimiento modelo 1, por la cantidad de $ 100.000

pesos colombianos (cien mil pesos) sin incluir los impuestos correspondientes, que serán a cargo
del comprador.

SEGUNDA. -

El vendedor se compromete a hacer entrega de 78 tablas de rompimiento modelo 1 en un plazo

no mayor de 15 días posterior a la firma del presente contrato de compraventa.

TERCERA. –

Por este acto se realiza el pago al vendedor de la cantidad estipulada, sirviendo este documento
como eficaz carta de pago.

CUARTA.-.

El comprador exonera de manera expresa al vendedor de cualquier responsabilidad por vicios o

defectos ocultos o posibles averías que el bien manifieste en un futuro, salvo aquellos ocultos que
tengan su origen en dolo o mala fe del vendedor.
El vendedor responderá frente al comprador tanto de la posesión legal y pacífica de la cosa
vendida como de los vicios o defectos ocultos que tuviere, durante un plazo de seis meses.

QUINTA.- Para cualquier litigio que surja entre las partes de la interpretación o cumplimiento del
presente contrato, éstas, con expresa renuncia al fuero que pudiera corresponderles, se
someterán a los Juzgados y Tribunales de Bogotá

Y para que así conste, firman el presente contrato de compraventa, por triplicado, en la fecha y
lugar arriba indicados.

Firma de EL VENDEDOR Firma de EL COMPRADOR