LEGISLACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ENSAYO “CONCEPTOS BÁSICOS DE LA LEGISLACIÓN”

INTRODUCCIÓN
Desde los tiempos remotos, la humanidad ha visto la imperiosa necesidad de
realizar las actividades pertinentes para conservar los diferentes documentos,
hecho este que ha venido evolucionando con las diferentes técnicas y
procedimientos necesarios para lograr la preservación de los documentos.
Es por esto que en la actualidad se ha venido estableciendo las diferentes formas
de legislación, con el fin de asegurar que los documentos generados por una
organización pública o privada sean archivados, permitiendo la consulta posterior,
logrando que se examine la historia y/o las diferentes decisiones que se han dado
en dicha organización.

CONCEPTOS BÁSICOS DE LEGISLACIÓN

La legislación es un conjunto de leyes que van a determinar y regular una

materia, también es aplicable a una región tal como un país entero o un
municipio, inclusive pueden regir el comportamiento dentro de una institución,
como ejemplo podemos mencionar que una provincia puede no tener las
mismas leyes que otra, al igual que puede suceder entre empresas de igual o
diferente rubro.

Las leyes ordenan la vida cotidiana de los ciudadanos, dejando claro cuáles

acciones están bien y cuales otras, en cambio, son incorrectas y podrían ser
castigadas con diferentes sanciones. Las leyes también explican cómo se
castigará a alguien de ser necesario, de acuerdo a qué haya ocurrido.
Legislación también suele ser sinónimo de la palabra derecho o puede ser
utilizada para referirse a un sistema jurídico.

En el ámbito jurídico y archivístico de la República de Colombia se conoce como

Legislación Documental al conjunto de normas y obligaciones recogidas en
leyes específicas, a fin de regular el manejo de documentos importantes, tanto
en entes privados como públicos, a fin de resguardar, manipular y consultar
adecuadamente los documentos que constituyen la memoria colectiva o
institucional de este país.

La Ley que cumple con la función de erigirse como la Legislación Documental de

Colombia es conocida con el nombre de Ley 594 de 2000, y fue promulgada por
el Gobierno Nacional el 14 de julio del año 2000, bajo el nombre de Ley General
de Archivos, a fin de detener y evitar la corrupción de los distinto documentos de
interés nacional e institucional. De esta forma, el Poder Ejecutivo y Legislativo
de la República de Colombia acordaban cuáles serían a partir de ese momento
la forma adecuada de llevar a cabo la Gestión Documental de cada una de las
entidades públicas o privadas, que cumplieran funciones públicas.

Así mismo, es importante destacar que la razón que motivó el diseño y

promulgación de esta legislación documental colombiana no sólo fue la
conservación histórica de los distintos documentos administrativos, sino la
necesidad descubierta en ese momento, por parte del gobierno, de organizar el
ejercicio de la Administración Pública, puesto que sin normas al respecto, la
función de las instituciones y empresas del Estado quedaba vulnerable ante
hechos de corrupción, pérdida de documentos, malversación de fondos, gastos
indebidos, desfalcos y quiebras.

De esta forma, una vez los expertos e investigadores del Archivo General de la
Nación revelaron los impactantes y preocupantes resultados que arrojó su
investigación sobre el manejo y uso de Archivos dentro de la Administración
Pública, el Gobierno Nacional decidió que debía legislar sobre este aspecto,
diseñando un Plan de Gestión Documental, por el cual debiera regirse el
ejercicio administrativo de las empresas e instituciones del Estado, en aras de
conservar la transparencia y el buen manejo de los recursos.

Todas las leyes que aparecen en la constitución son producto del trabajo del
Poder Legislativo Nacional. En cuanto a las leyes existentes, también existen
personas que supervisan que esas leyes se cumplan.