FORMATO ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

Proceso: Gestión de Proyectos Institucionales Autoridad: JEPLAN

Código: GEPROI-FT-001-JEPLAN-V09 Rige a partir de: 31/05/2019 Página 1 de 9

Nombre del proyecto:
Fecha de creación:
Unidad beneficiaria:
Localización geográfica:
Fecha de inicio esperada:
INFORMACIÓN GENERAL
Adquisición e Instalación de 02 marmitas eléctricas para la COAL del Batallón
Fluvial de I.M. No. 51.
25 de mayo del 2020
Batallón Fluvial de I.M. No. 51
Puerto Carreño - Vichada
Fecha de finalización
01 Enero del 2021 06 Junio del 2021
esperada:

1. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

1.1 Identificación del problema y/o necesidad:

En la actualidad las marmitas de la COAL del Batallón Fluvial de I.M. No.51 se encuentran dañadas F/S, y estas
han sido reparadas en varias ocasiones, cumpliendo ya su ciclo de vida, por lo que se hace necesario la
adquisición de unas nuevas marmitas, ya que los tiempos de cocción se están tardando mucho, debido a la
cantidad de personal y que se están realizando los procedimientos en calderos, generando muchas veces que
la cocción no esté al 100% de lo que se requiere, y probablemente accidentalidad al momento de la
manipulación con los calderas.
1.2 Enunciado de trabajo del proyecto (SOW):

Adquisición e Instalación de 02 marmitas eléctricas para la COAL del Batallón Fluvial de I.M. No. 51.
1.3 Alineación por capacidades:

1.3.1 Área Funcional: Apoyo y desarrollo proyectivo

1.3.2 Área de Capacidad: Protección y sostenimiento
1.3.3Capacidades específicas: Fortalecer las capacidades de apoyo logístico

2. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO

2.1 Justificación cualitativa o cuantitativa del proyecto

El proyecto de la adquisición e instalación de 02 marmitas eléctricas para la COAL del Batallón Fluvial de I.M.
No. 50, permite en primera medida garantizar las condiciones de inocuidad de los alimentos, así mismo permite
mejorar el trabajo del personal de cocina garantizando procesos agiles y mejoramiento en gran manera en la
preparación de los alimentos, beneficiando a todo el personal que representa en promedio a una población de
150 personas de la institución, brindando bienestar y mejorando la calidad de vida.
2.2 Implicaciones institucionales de no realizar el proyecto

De no realizarse el proyecto, se continuaría con el riesgo de accidentalidad al momento d la manipulación de los

calderos que se están utilizando en las estufas, así mismo se continuara el mayor tiempo en la cocción.
2.3 Implicaciones institucionales de sí realizar el proyecto

Contribuye al mejoramiento y bienestar de los infantes de marinad e la unidad garantizando una mejor calidad
en los alimentos, disminuyendo en gran porcentaje los tiempos de cocción, y aumentando la seguridad en los
procesos de la cocina.
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3. OBJETIVOS DEL PROYECTO

CONCEPTO OBJETIVOS CRITERIOS DE ÉXITO
Garantizar y mejorar los procedimientos de Adquisición e instalación de 02
1. 1. Alcance manipulación y cocción de los alimentos de la marmitas eléctricas para la COAL del
COAL del BFIM No. 51 BFIM No. 51.
Cumplir con los tiempos establecidos
2. 2. Tiempo Seis meses en la adquisición y entrega de los
bienes
3. 3. Costo Diez millones de pesos $ 25´000.000 Presupuesto proyectado
Garantizar la calidad acuerdo las especificaciones
Cumplir las expectativas del mando
4. 4. Calidad técnicas, para un excelente desarrollo del proceso
superior
encaminado al cumplimiento de la misión.

4. REQUISITOS

Los elementos adquiridos deben cumplir con las especificaciones estipuladas de acuerdo a normas técnicas
proyectadas, los elementos deben ser entregados en el lugar que lo estipule el contrato.

5. RIESGOS

Riesgo 1 – (impacto negativo): Las especificaciones técnicas de los elementos no sean lo suficientemente
detalladas, suscitando a que los bienes adquiridos no satisfagan las necesidades de la tropa.

Riesgo 2 – (impacto negativo): Realización de cambios a los elementos requeridos inicialmente, sin tener en
cuenta el aval de los interesados, motivando la insatisfacción de los usuarios e incumplimiento de objetivos.

Riesgo 3 – (impacto negativo): Los equipos y materiales requeridos para el proyecto no cumplan con las
características técnicas establecidas, implicando devoluciones a proveedores, afectando el tiempo de
cumplimiento de actividades y cierre oportuno del proyecto.

Riesgo 4 – (impacto negativo): Retrasos en el transporte de los equipos y/o materiales desde el lugar de
adquisición, afectando el desarrollo de las actividades claves del proyecto.

Riesgo 5 – (impacto negativo): Recortes o congelamientos presupuestales durante la ejecución del proyecto que
representen retrasos en el avance del proyecto e incluso la no realización del mismo.

Riesgo 6 – (impacto positivo): Realización de cambios a los requerimientos iniciales, que provoquen mejoras en
el proyecto y uso de los recursos asignados, cumpliendo satisfactoriamente a necesidades de los usuarios que
no se habían previsto

6. EXCLUSIONES
6.1 El proyecto excluye:

Reemplazo de los elementos adquiridos por mal uso del beneficiario final.
Garantías fuera de las estipuladas por el proveedor al momento de la adquisición de los bienes.
Mantenimiento a los equipos después de un año de uso.
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6.2 El proyecto incluye:

 02 Marmitas eléctricas instaladas.

 Capacidad para 200 libras.
 Fabricada en acero inoxidable calibre
 Tapa abatible fabricada en acero inoxidable calibre
 Resistencias de 3”.
 Termostato Robertshaw.
 Rango de temperatura 80ºC/280ºC.
 Aislamiento térmico en contorno patas en tubo de acero inoxidable, con sus respectivos flanches para
fijación.
 Válvula de drenaje.
 Dimensiones: 0.81 x 0.81 x 1.13 m.
 Voltaje: 220V III/60 Hz

7. SUPUESTOS

a. Aprobación por parte del alto mando.

b. La asignación presupuestal es la adecuada para la ejecución total del proyecto y no sufrirá recortes.
c. Tener los requerimientos, costos e información técnica verificada.
d. El supervisor del contrato tenga los conocimientos técnicos requeridos.
e. Se tenga un contratista idóneo.

8. RESTRICCIONES
 Congelamiento o recorte de la asignación presupuestal.
 No lograr la adjudicación o el cumplimiento del contrato.
 Inconvenientes en entrega de los elementos por parte del contratista.
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9. CRONOGRAMA DE HITOS DEL PROYECTO

HITO O EVENTO SIGNIFICATIVO FECHA PROGRAMADA
Aprobación del proyecto por parte del mando superior Enero 2021
Etapa pre-contractual Marzo 2021
Etapa contractual Abril 2021
Proceso documentación para entrega material Mayo 2021
Recepción material Junio 2021

10. PRESUPUESTO PRELIMINAR DEL PROYECTO

CONCEPTO MONTO
02 marmitas eléctricas instaladas $ 25´000.000

TOTAL

11. RECURSOS PREASIGNADOS

CONCEPTO MONTO
El proyecto no cuenta con recursos pre-asignados
TOTAL

12. ANEXOS

13. VALIDACIÓN IMPACTO ESTRATÉGICO DEL PROYECTO POR LA DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN

ESTRATEGICA
CONCEPTO SI NO
El proyecto se encuentra alineado con los vértices de la estrategia
pentagonal de la Armada.
El proyecto impacta a más de un objetivo estratégico para la ARC.
El proyecto impacta a un objetivo estratégico de la Jefatura responsable.

OBSERVACIONES:

GRADO:
FIRMA:
NOMBRE:
CARGO: FECHA:
14. FORMULADOR

GRADO: MYCIM FIRMA:

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LUIS FERNANDO JIMENEZ

NOMBRE:
TORRES
CARGO ACTUAL: COMANDANTE BFIM No. 51 FECHA: 25 de mayo 2020
CORREO
Luis.jimenez@armada.mil.co CELULAR: 3164521116
ELECTRÓNICO:

15. JEFE DE JEFATURA

GRADO:
FIRMA:
NOMBRE:
CARGO: FECHA:

Instructivo en la siguiente página. . .

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INFORMACIÓN GENERAL

Nombre del proyecto:

Fecha de creación:
Unidad beneficiaria:
Localización geográfica:
Fecha de inicio esperada:
Fecha en la cual se formula el proyecto
Unidad que se espera beneficiar con el proyecto a ejecutar.
Ejemplo: GANPA
Ciudad, municipio o corregimiento donde se va a ejecutar el proyecto
Ejemplo: Juanchaco
Fecha de finalización esperada:

1. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

1.1 Identificación del problema y/o necesidad:

Defina y describa el problema o necesidad central de manera clara y sucinta. Describa las causas directas e
indirectas que ocasionan o generan el problema.

Describa los efectos directos e indirectos provocados por el problema central.

1.2 Enunciado de trabajo del proyecto (SOW):
Es una descripción narrativa de los productos o servicios que debe entregar el proyecto. Para proyectos internos, el
patrocinador proporciona el enunciado del trabajo basado en las necesidades de la Jefatura, Dirección o Unidad.
Normalmente hace referencia a alguno de los siguientes:

• Una necesidad. Las necesidades de una organización pueden basarse en una demanda de servicios, un
avance tecnológico, un requisito legal o una regulación del gobierno.
• Una descripción del alcance del producto. Documenta las características del producto que el proyecto
creará y la relación entre los productos o servicios que se están creando.
• Un plan estratégico. Están sustentados en las metas estratégicas de la organización.

1.3 Alineación por capacidades:

Hace referencia al ejercicio de Transformación y Futuro desarrollado al interior del Ministerio de Defensa. Solicitar
base de datos actualizada a las oficinas de planeación de su Jefatura o a la Dirección de Planeación Estratégica de
la Jefatura de Planeación Naval.

1.3.1 Área Funcional:

1.3.2 Área de Capacidad:
1.3.3Capacidades específicas:

2. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO

2.1 Justificación cualitativa o cuantitativa del proyecto
Es la argumentación que muestra en forma clara las bondades y ventajas de la ejecución de un proyecto para
resolver un problema, necesidad, potencialidad u oportunidad, en beneficio de una persona, grupo o comunidad.

Explica las maneras como el proyecto entrará a solucionar el problema planteado y cuál es su contribución. Incluye
el impacto en el corto, mediano y largo plazo. En qué forma va a beneficiar el proyecto a los ejecutores. Se debe
incluir el interés, la utilidad y novedad del proyecto.

Preguntas orientadoras:
¿Qué realidad quiere ayudar a transformar su idea de proyecto? ¿Por qué se está presentando ese problema?
¿Qué está causando ese problema? ¿Cuáles son las consecuencias? ¿Cómo se ve afectada la Institución?
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2.2 Implicaciones institucionales de no realizar el proyecto

Explique qué sucede si no se lleva a cabo el proyecto.

2.3 Implicaciones institucionales de sí realizar el proyecto

Explique qué impacto se genera en la Institución en caso de ser aprobado el proyecto.

3. OBJETIVOS DEL PROYECTO

Sólo relacionar en los cuadros siguientes de Alcance, Costo, Tiempo y Calidad. Recordar que se debe usar la
forma infinitiva del verbo, Ej.: asistir, mejorar, fortalecer, promover, coordinar, reestructurar, modernizar, entender,
explicar, analizar, identificar…etc.

Los criterios de éxito son el establecimiento de patrones o estándares cuantitativos y/o cualitativos que permitan
medir o juzgar si los objetivos del proyecto han sido alcanzados. Si son cualitativos, deberán ser transformables a
escalas cuantitativas de categorías, con el fin de dar un marco de referencia al gerente de proyecto. Para construir
criterios de éxito se debe tener en cuenta lo siguiente:

 Deben ser enunciados en el momentos de formular la propuesta (prestablecer)

 Deben ser descritos de modo preciso y con claridad (ser específicos y explícitos)
 Deben ser expresados de forma adecuada y convertidos a una escala cuantitativa (ser pertinentes)
 Deben ser valorados independiente del juicio de quien lo mide o utiliza (ser verificables objetivamente)
CONCEPTO OBJETIVOS CRITERIOS DE ÉXITO

5. 1. Alcance

6. 2. Tiempo

7. 3. Costo

8. 4. Calidad

4. REQUISITOS
Una condición o capacidad que debe estar presente en un producto, servicio o resultado para satisfacer un contrato
u otra especificación formalmente impuesta. También conocido como Requerimiento. Los requisitos deben ser
claros (medibles y comprobables), completos, coherentes y aceptables para los interesados claves. Puede redactar
los requisitos en el presente formato o adjuntar documentos con descripciones detalladas.
Cada proyecto deberá contemplar los requisitos asociados a la seguridad de la información.

5. RIESGOS
Un riesgo es un evento que, si sucede, tiene un efecto en por lo menos uno de los objetivos del proyecto, es decir,
en el alcance, cronograma, costo y/o calidad. Redacte los riesgos más evidentes del proyecto. En la fase de
planificación esta área será tratada y evaluada en profundidad.
Cada proyecto deberá contemplar los riesgos asociados a la seguridad de la información.

6. EXCLUSIONES
6.1 El proyecto excluye:
Definir qué no incluye el proyecto le permitirá delimitar lo que sí incluye y le evitará problemas posteriores por
expectativas que podría tener la alta dirección del proyecto y que por asuntos tales como presupuesto, alcance o
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características el proyecto no incluye.

6.2 El proyecto incluye:
Permite definir los entregables principales del proyecto.

7. SUPUESTOS
Son factores que se consideran verdaderos, reales o ciertos, sin necesidad de contar con evidencia o
demostración. También conocidos como suposiciones o premisas. Si los supuestos llegan a resultar falsos,
representarán un riesgo para el proyecto.

8. RESTRICCIONES
Las restricciones son los factores que limitan las actividades del equipo del proyecto, tales como límites a los
recursos, presupuesto, cronograma, alcance y tipo de información (clasificada o no por ejemplo) que se maneja
dentro del proyecto.

Una restricción, ya sea interna o externa, afectará el desempeño del proyecto o de un proceso.
Por ejemplo, una restricción del cronograma consiste en una limitación o condicionamiento que afecta el momento
en el que una actividad puede programarse y que suele presentarse bajo la forma de fechas fijas impuestas.

9. CRONOGRAMA DE HITOS DEL PROYECTO

Es un cronograma resumido que identifica los principales hitos en cada período. De acuerdo con la programación
del proyecto, los hitos serán mensuales, trimestrales, etc. Normalmente se relacionan con entregables en cada
fase. Puede pegar una imagen de un diagrama de Gantt sobre hitos si ya tiene un cronograma aproximado en MS
Project.
HITO O EVENTO SIGNIFICATIVO FECHA PROGRAMADA
Entrega de licencias aprobadas 01-05-18
Certificado de pruebas sismoresistencia 25-10-20
Informe de supervisor Mensual

10. PRESUPUESTO PRELIMINAR DEL PROYECTO

CONCEPTO MONTO

Relacione las actividades y su valor estimado

Ejemplo:
$ 1.000
Estudios y diseños para un alojamiento
$ 2.000
Construcción alojamiento
$ 3.000
Dotación alojamiento
$ 500
Conexiones redes
TOTAL $ 6.500

11. RECURSOS PREASIGNADOS

Relacione si tiene recursos preasignados y con qué documento de soporte.

12. ANEXOS
1. Estudio de mercado (cotizaciones, estimación paramétrica, estimación analógica, entre otros)
2. Especificaciones técnicas (de nivel general referidas a los efectos del estudio de mercado)
3. Planos de diseño general (infraestructura y unidades a flote)
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13. VALIDACIÓN IMPACTO ESTRATÉGICO DEL PROYECTO POR LA DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN

ESTRATEGICA
A través de la Dirección de Planeación Estratégica de la Jefatura de Planeación Naval, el proyecto deberá ser
evaluado para evidenciar el impacto estratégico del mismo en la Institución. Este numeral deberá ser diligenciado
por la Dirección de planeación estratégica (DPLAE).
CONCEPTO SI NO
El proyecto se encuentra alineado con los vértices de la estrategia pentagonal
de la Armada.
El proyecto impacta a más de un objetivo estratégico para la ARC.
El proyecto impacta a un objetivo estratégico de la Jefatura responsable.
Campo para que la Dirección de Planeación Estratégica (DPLAE) exponga consideraciones
OBSERVACIONES: relevantes adicionales.

GRADO:
FIRMA:
NOMBRE:
CARGO: FECHA:

14. FORMULADOR
Mencione información básica del formulador del proyecto
GRADO:
FIRMA:
NOMBRE:

CARGO ACTUAL: FECHA:

CORREO
CELULAR:
ELECTRÓNICO:

15. JEFE DE JEFATURA

Dentro de la etapa de inicio del proyecto, el Jefe de Jefatura jugará el rol de patrocinador. De esta manera, se hace
necesario que a través de su aprobación se reconozca (autoriza) formalmente la existencia del proyecto para
posteriormente realizar una inscripción del mismo en el banco de proyecto por la Unidad formuladora o la Oficina
de Planeación de la Jefatura.
GRADO:
FIRMA:
NOMBRE:
CARGO: FECHA: