ACTIVIDAD EVIDENCIA 2:

 Foro Temático AA3: “Tipos de Documentos”

Un documento es un testimonio o una prueba material que hace constancia de algún hecho, una
idea o una orden y que es realizada por alguna persona en un momento determinado. Para que se
considere como tal, un documento debe de almacenarse o guardarse en una unidad de información
en cualquier tipo de soporte material como pueden ser papel, cintas, fotografías, videos, etc. En un
documento se puede registrar cualquier tipo de información, ya sea escrita o audiovisual e incluso,
más recientemente, digital o informática. De esta manera, los documentos son entonces medios
materiales en donde se registra alguna actividad o hecho humano con miras a futuro, es decir con la
finalidad de dejar constancia de eso que sucedió para que las generaciones venideras lo conozcan.
Por lo tanto, los documentos suelen formar parte de archivos.

 DOCUMENTOS TEXTUALES: Como su nombre lo indica, este tipo de documentos son

todos aquellos que se basan en el lenguaje escrito. Es decir, que contienen información
escrita sobre algún aspecto.
 DOCUMENTOS SONOROS: Este tipo de documentos son todos aquellos que se
almacenan en algún soporte magnetofónico o que registre y almacene sonido. Por lo
tanto, estamos hablando de documentos que se basan principalmente en el lenguaje
oral o en sonidos como piezas musicales.

 DOCUMENTOS AUDIOVISUALES: este tipo de documentos, tal y como lo indica su

nombre, son todos aquellos que se basan en imagen y sonido, por lo que se almacena
igualmente en cintas. Evidentemente se trata de videos donde se registra algún hecho
o evento con ayuda de una cámara de video.

 DOCUMENTOS FOTOGRÁFICOS: es más que obvio que este tipo de documentos se

refieren a fotografías que se hayan tomado mediante la utilización de cualquier tipo de
técnica, ya sea análoga o, más recientemente, digital. Las fotografías, al igual que los
demás documentos, transmiten un mensaje o información relacionada con algún
evento o hecho concreto.
La Norma GTC 185 las definiciones de algunos tipos de documentos son:

 CARTAS: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre

organizaciones y personas naturales, igualmente, en las relaciones entre las
organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se denomina oficio.

 CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público o privado, que

asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.

 MEMORANDO: Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones

para tratar asuntos internos.

 MEMORANDO: Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones

para tratar asuntos internos.
 Características:
 Utilizar formatos normalizados en los manuales de cada organización
 Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes
 Distribuir el texto de acuerdo con su extensión
 Tratar un solo tema por memorando
 Algunas ocasiones en que se debe utilizar un memorando son:
 Informar sobre hecho breve, Expresar necesidades, Hacer requerimientos,
Aclarar una situación, corregir o impugnar una situación, llamados de atención
entre otras.

EJEMPLO DE UN MEMORANDO
 MEMORANDO

BAC – 001 – 2019

Bogotá D.C., 28 de mayo de 2020

PARA: Sra. Elizabeth Tapiero Rojas Técnico Sistemas

DE: Bibiana Castañeda, Departamento Administrativo
ASUNTO: Revisión equipo de cómputo

Reciba un cordial saludo, por medio del presente memorando me permito informarle
que el equipo de cómputo del área de trabajo de su dependencia necesita ser adecuado
según las necesidades de la empresa.

Por lo anterior y de acuerdo a lo conversado les solicito proceder a efectuar dicha

adecuación siguiendo los parámetros internos de nuestra organización.

Cordial Saludo,

Firma
  CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura
la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.
Se puede emitir un certificado de:
 Certificaciones obtenidas dentro de un periodo académico
 Registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o defunción
 Becas, donaciones, créditos paz y salvos, resultados médicos, documentos de
identidad, entre otros
 CARACTERISTICAS:
 Redactar en forma clara, precisa y concreta
 Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo
 Utilizar el formato establecido en cada organización
 Distribuir el texto de acurdo a su extensión
 Expedir siempre en original

EJEMPLO DE UN CERTIFICADO:
Bogotá, 15 de abril de 2020

LA GERENCIA ADMINISTRATIVA

CERTIFICA:

Que el Ingeniero Miguel Vásquez identificado con Cedula de Ciudadanía No.

49.156.132 de Barranquilla, trabaja en nuestra Empresa desde el 01 de febrero de
2013 y desempeña el cargo de Coordinador de Proyectos.

Esta certificación se emite a solicitud del banco BBVA.

FIRMA
 CARTAS: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre
organizaciones y personas naturales, igualmente, en las relaciones entre las
organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se denomina oficio.
 CARACTERISTICAS:
 Tratar solo tema por comunicación
 Redacción clara, concreta y concisa
 Redactar en persona plural y usar tratamiento de usted en singular o plural
 Utilizar formato de cada organización
EJEMPLO DE CARTA:
BAC – 2 – 2019

Bogotá, 15 de mayo de 2020

Señora
Allison Alonso
Jefe de publicidad
Unitty S.A.S.
Cra 7 No. 180 – 30
Bogotá D.C.

Asunto: Desarrollo Software

Departamento comercial Reciba un cordial

saludo,

De acuerdo al asunto en referencia les solicitamos proceder al desarrollo del Software

para nuestro departamento comercial de acuerdo a todos los requerimientos
establecidos en la reunión del día 25 de abril del año en curso.

Como es de su conocimiento es muy importante que este software este a disposición

de nuestro departamento comercial para el mes de Junio de 2018; por lo cual está a su
disposición toda la información requerida.

Quedamos atentos de sus comentarios, cordial saludo.

Gerente Administrativo