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Procedimiento

para Control y
Vigilancia Física

Objetivo: Establecer los lineamientos para el control de accesos que permitan asegurar la
protección física integral del personal, instalaciones y bienes de la Unidad de Negocio
Hidropaute.

Versión: 2.0

Fecha de vigencia: 04 de marzo del 2016


Procedimiento para Control y Vigilancia Física
Tabla de Contenido

Tabla de Contenido

Tabla de Contenido ........................................................................................................................................... 2


1 Alcance ........................................................................................................................................................ 3
2 Definiciones ................................................................................................................................................. 3
3 Referencias .................................................................................................................................................. 3
4 Responsabilidades y Políticas .................................................................................................................. 3
5 Procedimiento para los Servicios de Control y Vigilancia Física: ......................................................... 5

5.1 Control y registro de Ingreso y egreso de personas y vehículos a las instalaciones. ................................ 5

5.2 Control de Ingreso y Salida de Bienes de las Instalaciones ....................................................................... 7

5.3 Custodia de Bienes de las Instalaciones. ................................................................................................... 8

6 Disposiciones transitorias ......................................................................................................................... 8


7 Derogaciones .............................................................................................................................................. 8
8 Diagrama de flujo ........................................................................................................................................ 8
9 Anexos ....................................................................................................................................................... 10
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1 Alcance
Este procedimiento aplica para el control de ingreso y salida de personas, vehículos y de bienes; y el
resguardo de las instalaciones de la Unidad de Negocio HIDROPAUTE.

2 Definiciones
Puesto de Vigilancia: Espacio destinado para el personal de control y vigilancia de los diferentes sectores
de la Unidad de Negocio.

Puesto de Control: Espacio destinado al control de ingreso/egreso de vehículos y personal a las


instalaciones de la Unidad de Negocio.

Orden de movilización: Documento habilitante para hacer uso de un vehículo de la Unidad de Negocio
Hidropaute, pudiendo ser interno o emitido directamente de la página web de la Contraloría General del
Estado.

Salvoconducto: Documento habilitante para el ingreso de personal interno y externo a las instalaciones
de la Unidad de Negocio Hidropaute. Puede ser una autorización escrita o credencial.

3 Referencias
 Ley de Vigilancia y Seguridad Privada, No. 2003 – 12.

 Reglamento a la Ley de Vigilancia y Seguridad Privada No. 1181.

 Matriz de requisitos normativos

4 Responsabilidades y Políticas
Jefe de Servicios Generales:

 Asegurar el cumplimento de lo establecido en el presente procedimiento y en las


especificaciones, términos de referencia y cláusulas contractuales, que son parte de los pliegos y
de los convenios o contratos realizados para el control y vigilancia física.

Subgerente Administrativo:
 Realizar el seguimiento del proceso.

Gerente de la Unidad de Negocio:


 Aprobar el presente procedimiento y asegurar los recursos necesarios para la gestión del
proceso de control y vigilancia física.
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Analista de Servicios de Campamento /Asistente de Servicios Generales:


 Realizar la inducción al personal de relevo que presta el servicio de control y vigilancia en los
puntos de control, en lo referente a aspectos generales de la Unidad de Negocio Hidropaute y
sobre las consignas a cumplir.

Asistente administrativa de Jefatura de Central


 Coordinar internamente con los supervisores de control y vigilancia, las autorizaciones de
ingreso y salida de personal, vehículos y bienes.

Jefatura de Seguridad y Salud Laboral


 Realizar la charla de inducción de Seguridad y Salud al personal de control y vigilancia
contratado.

Jefatura de Seguridad y Salud Laboral/Jefe de Central


 En situaciones de emergencia, en las cuales sea necesario el ingreso y salida de personas y
vehículos de Emergencia, notifican vía radio o telefónicamente al personal de control y vigilancia
del incidente, para autorizar el ingreso o salida, cuyo procedimiento de cumplimiento, es especial
para estas situaciones.

Jefatura de Centrales o su Delegado


 Autoriza o rechaza la solicitud de ingreso a las instalaciones tanto
del personal interno como externo (contratistas, visitas, entre otros)
 Comunica al Supervisor de Control y Vigilancia, los permisos de
ingreso emitidos de personas ajenas (visitas, contratistas y personal de la
zona), vía telefónica o por correo electrónico.

 Autoriza la salida de bienes del contratista (herramientas, equipos


portátiles, materiales, entre otros) previa revisión de Inventarios y Bodegas.

Asistente administrativa de Jefatura de Central


 Registra las autorizaciones de ingreso en el formato vigente REGISTRO DE AUTORIZACIÓN DE
INGRESO A LAS INSTALACIONES .

 Lleva un registro de los salvoconductos emitidos para el personal de la zona.

Personal de Control y Vigilancia


 Registra la entrada y salida de personas (personal de la unidad y ajenos a la misma), vehículos y
bienes en cada puesto de control acorde a las consignas establecidas para cada punto.
 Realiza el control las 24 horas del día en todos los puntos de control y vigilancia.
 Informa cualquier situación anómala que se suscite durante su jornada de trabajo.
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 Mantiene actualizado las Autorizaciones de Ingreso, en el formato AUTORIZACIÓN DE INGRESO A


LAS INSTALACIONES .

 Restringe el ingreso de vehículos particulares al interior de Casa de Máquinas.

Administradores de Contrato
 Solicitar a las Jefaturas de Central el respectivo salvoconducto para los contratistas.
 En caso de que el listado del personal del contratista autorizado sea modificado, debe solicitar a
la Jefatura de Central los nuevos salvoconductos respectivos.
 Exigen que el personal de las empresas contratistas permanentes dispongan de credenciales,
las cuales deben estar vigentes, revisadas y autorizadas por las Jefaturas de Central.

Personal de la Unidad de Negocio


 Para el ingreso y egreso de las instalaciones de la Unidad de Negocio, debe portar siempre su
carnet de identificación y solicitar su registro respectivo.

 Todo personal que ingrese y egrese de las instalaciones en vehículos de la institución, tiene la
obligación de solicitar el registro de kilometraje y número de orden de movilización vigente.

Personal de la Zona de las Centrales de la Unidad


 Solicitar el permiso de ingreso emitido por la Jefatura de la Central con una duración de 6
meses, renovables de acuerdo a la necesidad.

5 Procedimiento para los Servicios de Control y


Vigilancia Física:

5.1 Control y registro de Ingreso y egreso de personas y vehículos a las


instalaciones.

Asistente administrativa de Jefatura de Central


1. Envía mediante correo electrónico al Supervisor General de vigilancia, las autorizaciones de
ingreso de personal externo a las Centrales de Generación de la Unidad de Negocio Hidropaute
(Contratistas, Visitas, etc.)

En caso de contratistas de ingreso frecuente, el administrador de contrato debe entregar previamente a la asistente administrativa
de la jefatura de central el listado del personal que laborará dentro de las instalaciones.
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Las autorizaciones pueden darse vía telefónica o por radio en caso de ser necesario, por parte de la Jefatura de la Central o su
delegado.

Personal de Control y Vigilancia


2. En las Centrales de la Unidad, recibe las autorizaciones de Ingreso, por parte de la Jefatura de
Central o su delegado.
3. En las Oficinas de Cuenca, vía telefónica ubica a la persona a quien desean visitar. Está ultima
indicará si es procedente el ingreso a las instalaciones.

4. Para los dos casos anteriores, solicita y retiene el documento de identificación y registra el
ingreso de personas en el formato vigente REGISTRO DE AUTORIZACIÓN DE INGRESO A LAS
INSTALACIONES.

5. Entrega la tarjeta de “VISITAS” a fin de que pueda circular por las instalaciones y al momento del
egreso de esta persona, recibe la tarjeta y entrega el documento de identificación.

6. En el caso de personal de la Unidad, solicita la presentación del carnet de identificación, para el


ingreso y egreso.

7. Para el caso de contratistas permanentes, solicita la credencial aprobada por la Jefatura de


Central y para contratistas eventuales solicita el salvoconducto aprobado previamente por la
Jefatura de Central.

8. Para el ingreso y salida de vehículos de la unidad:


- Solicita el carnet de identificación del conductor y todos sus ocupantes.

- Solicita la orden de movilización oficial de la Unidad de Negocio (Anexo 1) y/o orden de


de movilización de la Contraloría General del Estado (Anexo 2) y registra el número de
salvoconducto y número o placa del vehículo en el formato vigente REGISTRO DE
INGRESO Y EGRESO DE PERSONAS Y VEHÍCULOS A LAS INSTALACIONES .

- Verifica y registra el kilometraje con el que el vehículo de la unidad ingresa o egresa de


las instalaciones.
9. En el caso de vehículos del personal de la Unidad y externos, registra placas, nombre,
identificación del conductor y todos sus ocupantes.
10. Para el caso de Buses autorizados, solicita en el formato vigente REGISTRO LISTADO DE
PASAJEROS a la hora del ingreso y egreso.

11. Para visitas realizadas directamente a las Centrales de la Unidad de Negocio Hidropaute que no
cuenten con la autorización respectiva, registra los datos y se comunica con la Jefatura de
Central a fin de que se delegue un responsable para las mismas.

Para el detalle del control hacer referencia a “C ONSIGNAS DE C ONTROL DE P ERSONAL DE CADA SECTOR DE LAS INSTALACIONES ”

Supervisor General de Vigilancia.


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12. Entrega el informe del registro semanalmente al Administrador de Convenio o Contrato de


Control y Vigilancia Física o a quien designe este último.

13. Reporta el Informe de incumplimiento y novedades al Administrador de Convenio o Contrato.

5.2 Control de Ingreso y Salida de Bienes de las Instalaciones

Administradores de contratos de la Unidad de Negocio


1. Solicitan al contratista el listado de bienes a ingresar temporalmente para el cumplimiento del
contrato y al ingreso, inspeccionan físicamente el listado entregado.
2. Para conocimiento del Área de Inventarios y Bodegas; y del Personal de seguridad y vigilancia,
remite el listado de bienes al Analista de Inventarios y Bodegas y al Administrador del Convenio
o Contrato, respectivamente.

3. Al momento de la salida de bienes, solicita la certificación del Área de Inventarios y Bodegas, en


el que se indique si es que estos bienes pertenecen o no a la Unidad de Negocio a través de
formato establecido.

4. Solicita la autorización de salida de bienes a la Jefatura de las Centrales o su delegado, en


Centrales, y en oficinas de Cuenca a la Subgerencia Administrativa.

Personal que reside en campamentos


5. Para conocimiento del área de Inventarios y del personal de Seguridad y Vigilancia, remite el
listado de los bienes personales a ingresar.

6. Al momento de la salida de bienes personales, solicita la certificación del Área de Inventarios y


Bodegas de que no son bienes de la Unidad de Negocios a través de formato establecido.

7. Solicita autorización de salida de bienes con la Jefatura de la Central.

Analista de Inventarios y Bodega.


8. Verifica al momento de la salida de los bienes si estos pertenecen o no a la Unidad y emite el
certificado correspondiente.

Personal de Control y Vigilancia

9. En coordinación con el Administrador del Contrato o Convenio, realiza una verificación aleatoria
física para el ingreso y salida de los bienes en función de las certificaciones establecidas para el
efecto.
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En caso de detectarse que se está intentando realizar la salida de bienes pertenecientes a la Unidad de Negocio, sin autorización,
el personal de control y vigilancia notifica inmediatamente al Jefe de Central y a la Jefatura de Servicios Generales.

5.3 Custodia de Bienes de las Instalaciones.

Supervisor General de Vigilancia


1. Al realizar el cambio de turno, entrega el Inventario de Bienes asignados a su cargo., al
Supervisor General de Vigilancia de relevo.

2. Realiza la distribución de los inventarios a los puestos de vigilancia.

Personal de Vigilancia
3. Recibe el inventario y realizan el control de bienes y su respectiva custodia en base al mismo.

4. Registra la entrada y salida de los bienes de cada sector.


5. En el caso de no existir inventario, toma las medidas de seguridad sugeridas en el
Convenio/Contrato.
6. Registra materiales grandes y numerosos con la autorización del Área de Inventarios y Bodegas,
de acuerdo al formato vigente REGISTRO DE SALIDA DE MATERIALES Y ENSERES .

6 Disposiciones transitorias
Aplica desde la fecha de vigencia de este procedimiento.

7 Derogaciones
 Procedimiento para Control y Vigilancia Física versión 1.0

8 Diagrama de flujo
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9 Anexos

ANEXO A1: Orden de movilización Oficial de la Unidad de Negocio


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ANEXO…A2: Orden de Movilización de la Contraloría General del Estado para fines de semana,
días feriados, según sea el caso.