Unidad 3

1 //Escenario
Escenario26
Lectura fundamental
Fundamental

Implementación
Etapas de un plandedesistemas
comunicación
de
estratégica ERP
información

Contenido

1 Implementación de sistemas ERP

2 El sistema ERP y la logística

Palabras clave: sistemas ERP, sistemas de información, áreas funcionales, implementación, gestión logística, cadena
de suministro.
1. Implementación de sistemas ERP
Para toda compañía, la implementación de un sistema de información ERP, involucra un reto
complejo que requiere del compromiso de todos los empleados y actores involucrados en el
proceso y el cual puede generar cambios en los procesos y prácticas de la organización. Dicho nivel
de complejidad y el tiempo de duración de la implementación son dependientes del tamaño de la
empresa y de las áreas funcionales que lo comprendan, así mismo de la cantidad de aplicaciones y
componentes a implementar y la personalización del sistema harán de este un proceso con mayor o
menor dificultad.

Para ello, el compromiso total de todos los actores y en especial de la gerencia y los directivos de área,
son determinantes para el éxito de la implementación, para el que el tiempo promedio puede tomar
de alrededor de catorce meses.

1.1. Perspectivas para la implementación del sistema ERP

En el diseño e implementación de un sistema ERP en la organización se puede considerar guiarse

hacia diversas perspectivas, según Otero y Huerga (2014), las perspectivas se pueden ver de esta
manera.

• Implementación sin herramientas o aplicaciones para el mejoramiento de los procesos de las

áreas empresariales.

• Aquellos con mejoramiento de los procesos de las áreas empresariales de manera previa y
posteriormente la implementación del sistema ERP.

• Aquellos en donde se implementa el sistema ERP a la par que se mejora y optimizan los
procesos de las áreas empresariales.

Así mismo también se identifica la toma de decisiones con respecto a las diversas formas que se
tienen de implementación del sistema, Otero y Huerga (2014) mencionan:

• De acuerdo a la cantidad de componentes o módulos que se busque implementar, (recursos

humanos, finanzas y contabilidad, manufactura y producción, logística, mercadeo y ventas,
aprovisionamiento, entre otros).

• Según las áreas que se quieran integrar al sistema de información, (contabilidad, producción,
servicio al cliente, mercadeo).

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 • Generar el conjunto de componentes ERP como una copia de aquellos que ya se encontraban
en desarrollo en la organización, en este proceso se busca estandarizar las actividades y
componentes a todas las compañías, de manera que se centralice la información y la operación.
(Otero & Huerga, 2014).

1.2. Consideraciones de implementación del sistema ERP

Durante la implementación de sistemas de información ERP se deben establecer ciertas condiciones

y consideraciones para el buen funcionamiento, algunos de ellos son:

• Se debe realizar la respectiva inversión en relación a infraestructura del sistema de información,

para ello se debe seleccionar la compañía de software y se debe adquirir todo el equipo de
sistemas y computo requerido.

• Definición del proyecto, su diagramación, cronograma, costeo, identificación de objetivos y

actividades necesarias para su desarrollo.

• Capacitar a todas las personas que se participaran en cada una de las etapas de implementación.

• Definir y organizar la nueva estructura de la organización, relacionada a áreas funcionales y cada

una de sus actividades, procesos y transferencias.

• Actualizar o realizar el respectivo levantamiento de procesos, estandarizarlos y ponerlos en

marcha.

• Definir y organizar la estructura de datos, información, actividades y procesos.

• Definir personal responsable de los datos e información, métodos para eliminar la duplicidad de
información.

• Definición y estructuración de cada una de las áreas y la relación con cada uno de los
componentes del sistema ERP.

• Identificar y estructurar la manera en la que se generaran los mecanismos de comunicación con

todos los implicados de la implementación.

• Identificar los requerimientos técnicos y de mantenimiento que se requieren para las etapas de
implementación y para el sostenimiento del sistema.

• Estructurar los requerimientos de recurso humano necesarios para cada una de las áreas en el
proceso de implementación.

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 • Establecer cuáles serán los datos y la información que se requiere almacenar, así como los
informes de salida, tal como informes y reportes, estadísticas e indicadores necesarios en cada
uno de los módulos (Otero & Huerga, 2014).

1.3. Actores en la implementación del sistema ERP

El conjunto de personas profesionales encargadas del proceso de implementación y prueba del

sistema ERP según Otero y Huerga (2014) es:

• Consultor interno de la organización: cumple uno de los papeles más importantes a lo largo de la
implementación, es el encargado de analizar la manera en la que el sistema ERP tomará partida
de cada uno de los procesos y actividades de la organización, de la regularización y naturaleza
de los procesos y su conexión con el sistema; así mismo se encargará de mantener la estructura
organizacional con el sistema ERP e identificará el debido flujo de la información en el sistema y
en la base de datos central.

• Comité de dirección: es el grupo encargado de la verificación y cumplimiento de los objetivos

del proyecto de implementación, identifica el logro del adecuado proceso, brinda los recursos
para el desarrollo del proyecto, administra controla y gestiona el desarrollo e impacto del mismo
y es el encargado de la toma de decisiones de gran importancia a lo largo de la implementación.

• Jefe de proyecto: es el encargado de identificar e definir la información y los parámetros

necesarios para el desarrollo del proyecto de implementación, esto acorde a los objetivos y
las herramientas disponibles, realiza la planificación detallada del proyecto y se encuentra en
comunicación con el comité de dirección y el vendedor del ERP para dar informe del proceso.

• Coordinador de proyecto de la empresa consultora asociada: es el tercero encargado de la

revisión y orientación del proceso e implementación del ERP, con su experiencia es el encargado
de informar y enseñar a todos los usuarios el funcionamiento de los módulos, sus parámetros y
configuración del sistema ERP.

• Usuario clave: en conjunto con el jefe proyecto, gestiona el cumplimiento de los objetivos y la
planificación del proyecto, la asignación de insumos y recursos y el cronograma establecido.

• Analista funcional: es el encargado de la modelización de los procesos, según la personalización

requerida, así mismo da soporte a dicho modelo, a las salidas de la información e informes
necesarios.

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 • Analista técnico: se encarga de la configuración del sistema, reconociendo y programando los
requerimientos técnicos, interfaz y conversión de datos.

• Administrador del sistema: es el encargado del soporte arquitectónico, instalación de software y

actualización de datos e información del sistema ERP.

• Programador: es el encargado de generar y aplicar la programación del sistema según los

parámetros y personalización establecida, encargado de programar los informes resultantes de
cada uno de los módulos, interfaz y lenguaje del sistema; así mismo será el encargado de revisar
el buen funcionamiento del sistema. (Otero & Huerga, 2014)

1.4. Metodología para la implementación del sistema ERP

El proceso de implementación del sistema de información ERP en cualquier empresa debe ser
exhaustivamente detallado y planificado, la implementación tomada a la ligera y sin tener en cuenta
todos los detalles puede terminar inclusive en la perdida de todo el proceso y en el fracaso de uso del
sistema. Previo al proceso de implementación se debe realizar el respectivo estudio de viabilidad del
proyecto, allí se ha de presentar el respectivo informe de posibilidad de implementación del sistema y
la manera de realizar el respectivo proyecto. Una vez realizado este estudio se inicia una metodología
formal de implementación, Otero y Huerga sugieren la siguiente:

1.4.1. Preparación

En este proceso se realiza la respectiva definición del proyecto, así mismo, se comunica y se hace la
respectiva preparación a todos los actores necesarios de la compañía para dar comienzo al proceso de
implementación.

1.4.2. Modelización

En el proceso de modelización se debe realizar el respectivo diseño conceptual y metodológico del

sistema, así mismo el modelo de todo el sistema de información en la empresa. Allí se definen los
módulos del sistema ERP que se van a incluir y las respectivas características que se deben tener en
cuenta.

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 1.4.3. Parametrización

Es uno de los procesos más complejos, debido a que en esta etapa se realiza todo el proceso de
personalización y configuración de los módulos y en general de todo el sistema ERP, tal como se
mencionaba previamente, en este espacio se realiza la caracterización propia de cada uno de los
componentes en software y se configura de manera que las actividades, transferencias y procesos se
comporten de manera coherente, sin información ambigua o en la que se realicen reprocesos de la
misma.

1.4.4. Instalación

Una vez se encuentra parametrizado y condicionado el sistema ERP en software se realiza el

respectivo proceso de instalación del sistema en toda la compañía y entra en un proceso productivo,
en este periodo y antes de poner en funcionamiento total el sistema ERP, se realiza un proceso de
pruebas del sistema, para verificar que el modelo y la parametrización realizada funcione de manera
adecuada y coherente.

1.4.5. Producción

Se pone en marcha el funcionamiento total del sistema ERP y comienza la actividad de los diversos
módulos, la base de datos centralizada y el soporte (Otero & Huerga, 2014).

1.5. Problemas de implementación

1.5.1. Problemas de complejidad

Para un sistema de información ERP se deben considerar gran cantidad de condiciones, restricciones
y diversidad de caminos para llegar a una solución o implementación adecuada, para ello, a lo largo
del proceso no se debe permitir ambigüedad del sistema, inconsistencia o resultados ilógicos en
transferencias, actividades y procesos. Dada la complejidad del sistema y a la gran cantidad de datos y
actividades a integrar, los procesos de personalización de los mismos resultan complejos, esto conlleva

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a la modificación de la naturalidad y estandarización del sistema ERP, en donde el desarrollo y las
modificaciones de software resultan difíciles de realizar.

Para poder realizar dichas modificaciones dedicadas a la personalización, es importante subdividir los
procesos de negocio pensados en la implementación y desarrollar los cambios de software de manera
individual, entre más complejos sean los procesos y la personalización, más difícil será el proceso de
cambio de software.

Es importante tener en cuenta que entre más se personalice el sistema ERP, existe mayor
probabilidad de generar problemas de inconsistencia del software, así mismo trae consecuencias en
la interconexión entre módulos del ERP de las diversas áreas, lo que involucra la integración de las
mismas y de los procesos de la compañía.

1.5.2. Costo de Implementación

Tal como se ha mencionado, la implementación del sistema ERP en la empresa resulta un proceso
dispendioso y costoso, es muy común que empresas que buscan integrar el sistema ERP en sus
empresas, no consideren gran cantidad de costos y solo tengan en cuenta el de la adquisición de la
licencia de software.

Para la implementación del ERP, se deben tener en cuenta costos complementarios, dentro de los
cuales se encuentran:

• Costos de personalización: con relación al proceso de personalización, se encuentran costos

asociados al implementador y los costos de consultoría y de programación. Es importante
poder establecer y diferenciar la personalización de la configuración, la última, hace referencia
únicamente al ajuste de los procesos de negocio con la información y las actividades y
condiciones actuales, mientras que, la personalización es la que permite reprocesar y replantear
los procesos de negocio bajo las solicitudes y los requerimientos de la compañía, por lo que se
requieren cambios y reprogramaciones de fondo.

Es por ello que, en este proceso de personalización, se divide la responsabilidad asociada con la
implementación del sistema ERP, por un lado, los procesos de instalación de cambios asociados
a la configuración del comportamiento del sistema que se incluyen como componentes y
funcionalidad del software son responsabilidad del vendedor del sistema ERP, mientras que el
procesos de personalización y aquellas modificaciones de sistemas que no son incluyentes por
parte de la perspectiva del sistema son asumidas por el cliente.

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 Por último, es importante para el cliente reconocer que todos los cambios definidos por parte
del vendedor del sistema, en caso de actualizaciones son soportados, mientras que los cambios
de personalizaciones pueden presentar modificaciones y no tienen respaldo frente a los cambios
de configuración, por lo que pueden no sobrevivir, lo que conlleva a solicitar reprocesos del
software.

• Entrenamiento: es uno de los ítems de costos más representativos en la organización, debido

a las diversas fases de capacitación y entrenamiento que se debe hacer a todo el personal
implicado en el uso del sistema, así mismo es fundamental que en el proceso de planeación
se tenga presente la totalidad de personas que deben ser entrenadas, esto con el objetivo de
evitar reprocesos de capacitación. Dentro de la inclusión de costos se tiene que adicionar el
tiempo destinado para las capacitaciones de la plataforma, desplazamiento de personal, logística
requerida para las capacitaciones, tiempos muertos asociados a estos procesos, alquiler de
equipo necesario para el proceso.

Es importante que todos los capacitados tenga una adecuada dominancia del sistema, sus
herramientas, componentes y transferencias asociadas a su área de trabajo, así mismo que, en
los procesos de personalización del sistema, sean capaces de identificar errores e inconsistencias
de las actividades del proceso; se les debe capacitar además, para brindar a todos los usuarios
finales un proceso de rápido nivel de aprendizaje y dar muestra de manera adecuada del nuevo
método de trabajo de manera que incentive a todos los usuarios de las ventajas del uso del nuevo
sistema, evitando resistencia e inconformidad frente al cambio del modo de trabajo.

• Integraciones: se debe hacer un proceso de integración del sistema de información ERP con
los sistemas de información que ya se encuentren en la compañía, tal como sistemas SCM,
CRM, contables y financieros, o aquellos del sistema productivo. Esta es una de las etapas más
complejas, esto debido a la falta de compatibilidad y transición de los sistemas. Las integraciones
se pueden presentar de la siguiente manera:

• Integración directa: para este caso el sistema ERP presenta conectividad con el equipo de
planta, esto es un valor agregado del sistema, al generar una integración directa con otro
proveedor de sistema ERP o con otro proveedor de los diversos módulos y componentes
funcionales.

• Integración de bases de datos: esta integración se realiza por medio de la conexión de bases
de datos retenidos por la organización y el equipo de planta de la empresa.

• Módulos de transacciones empresariales: por medio de estos elementos se realiza una

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 comunicación directa con los equipos de planta del sistema ERP, esto con el uso de métodos
y herramientas del sistema tal como web-services, interfaces, entre otros.

• Integraciones personalizadas: en algunas compañías, no se presenta una manera directa de

generar la conexión e integración requerida por el cliente, es allí cuando el vendedor del ERP
realiza personalizaciones del sistema para la integración con los procesos y las áreas de la
organización.

• Pruebas: para la exitosa implementación del sistema ERP, es fundamental la fase de pruebas
y puede llegar a representar uno de los ítems de costos más influyentes y con mayor nivel de
tiempo requerido, el exhaustivo proceso que este conlleva es responsabilidad de cada uno de
los actores implicados, tanto del implantador, como de los consultores y responsables al interior
de la organización. En esta etapa se debe asegurar el adecuado flujo y centralización de los
datos e información, así como de que las transacciones, actividades y procesos de cada uno
de los componentes y en general del sistema funcionen de manera adecuada y acorde a las
necesidades y requerimientos de la organización.

Durante la fase de pruebas, la compañía se debe asegurar de conformar un grupo de personas

que se encargue de controlar y revisar las fases de prueba, designando labores y tiempos para el
desarrollo del mismo. Si este proceso no se realiza de manera adecuada y detallada, incrementa
la probabilidad y el riesgo de errores en el momento en que se ponga en marcha el sistema en la
organización; normalmente dichas pruebas se ejecutan mediante procesos de prueba y error y
se genera una profundización en los procesos en los que existe gran nivel de personalización del
sistema ERP.

• Conversión y análisis de datos: los procesos de implementación de sistemas ERP comúnmente

reemplazan variedad de sistemas previos, los cuales contienen información y datos que deben
ser migrados. Este es un costoso y complejo sistema, el cual requiere el traslado, ajuste,
conversión y estructuración de datos; es un proceso estratégico y requiere una adecuada
planificación en el proceso de implementación.

• Consultores ad infinitum: normalmente y como fue mencionado anteriormente, el proceso de

planificación e implementación del sistema ERP, comúnmente requiere de consultores externos
e internos en la compañía, en el que se realicen procesos de ajuste, monitoreo, configuración,
personalización e inclusión de módulos o componentes en el sistema, esto genera el aumento de
costos significativos en el proceso.

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 1.5.3. Problemas de datos

Tal como se mencionó en apartados anteriores, el proceso de migración de datos e información

a un nuevo sistema de información es complejo y requiere extremo cuidado, dicho proceso es
fundamental para el buen funcionamiento del nuevo sistema ERP y para mantener los históricos de
datos. En este proceso se realizan procesos de movimiento, copia y restructuración de los datos e
información del sistema de información previo. Es importante reconocer estos factores:

• Reconocimiento de los datos e información que debe ser transferido.

• Identificar las fuentes de datos que se requieren transferir, así mismo las prioridades y diversas
restricciones de extracción.

• Identificar la información que no es necesaria para la migración.

• Determinar cronograma de esta actividad.

• Documentar el proceso de migración.

• Generar respaldo y copias de seguridad de toda la información relevante.

• Realizar pruebas y verificación de la migración.

Es posible que durante este proceso se presenten problemas de mal digitación y codificación,
ubicación errónea y dificultades de integración entre los sistemas previos y del ERP.

2. El sistema ERP y la logística

La cadena de suministro es uno de los conceptos determinantes para la integración y la identificación
de los actores y eslabones que intervienen a lo largo de todo sistema en una organización, es clara
la concepción de que se debe estar adecuadamente relacionado con proveedores, organización,
distribuidores y clientes finales, así como con actores externos fundamentales tal como el gobierno.
Así mismo, al interior de la cadena, el flujo de materiales, información y dinero, permiten la
interrelación y la necesidad de un adecuado sistema que permita la comunicación homogénea con
todos estos actores de manera clara y organizada.

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El sistema de información ERP es una pieza clave para la adecuada comunicación entre actores
y para establecer de manera coordinada los flujos de información; al contar con dicho sistema
de información se logra integrar y centralizar los procesos relacionados desde el momento del
aprovisionamiento, el manejo de inventarios de materia prima, producto en proceso y terminado, el
proceso productivo y la distribución y venta; así mismo se tiene la información relacionada al flujo
monetario entre los actores y el recurso humano de la organización.

El sistema ERP, es un generador de valor de la organización, al reconocer la información como un

componente fundamental para manejar procesos adecuados, reales y con calidad, por medio del
sistema se pueden controlar todas las actividades logísticas que atañen al producto y su proceso de
manufactura o de servicio, siendo incluyente con todas las áreas organizacionales y manejando todos
los procesos de flujo del bien o servicio.

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Referencias
Chopra, S., & Meindl, P. (2008). Administración de la cadena de suministro: Estrategia, Planeación y
Operacion. México DF, México: Prentice Hall.

Otero, M. F., & Huerga, M. N. (2014). Sistemas de gestión integrada para las empresas (ERP). España:
Servicio de Publicaciones Universidad de Alcalá.

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 INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo: Sistemas de Información en Gestión Logística

Unidad 3: Sistema ERP
Escenario 6: Implementación de sistemas ERP y su papel en
la gestión logística

Autor: Juan Sebastián Martínez Grisales

Asesor Pedagógico: Edwin Alcides Mojica

Diseñador Gráfico: Diego Calderón
Asistente: Ginna Quiroga

Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano.

Prohibida su reproducción total o parcial.

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