METODOLOGÍAS DE GESTIÓN DE PROYECTOS

Fase 3 – Construir la Caja de Herramientas para la

Gestión de Proyectos

Grupo 212056_5

2019 II Periodo 16-04

DIEGO HERNAN GARCIA CC: 79208812

DARIO BUITRAGO Cód. 80022055
DIANNY VARGAS MUÑOZ Cód. 1120571718
DIEGO ESTEBAN GONZALEZ Cód.

Tutor:
JANNETH LORENA TORRES

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD

INGENIERÍA INDUSTRIAL
CEAD - JOSÉ ACEVEDO Y GÓMEZ
OCTUBRE DE 2019
 1. INTRODUCCION

Las herramientas de gestión de proyectos sirven para proporcionar la estructura, la

flexibilidad y el control necesario a los miembros del equipo de trabajo para alcanzar
resultados extraordinarios a tiempo y dentro del presupuesto. Además, hay que señalar
que la administración eficiente de un proyecto implica la utilización de procesos de
gestión específicos para cada una de las etapas del mismo: inicio, planificación, ejecución,
control y cierre.

Existe una gran variedad de herramientas que son utilizadas para la gestión de proyectos,
y dado a esta enorme variedad, podríamos decir que el principal problema no es encontrar
herramientas sino identificar cual es la que mejor se adapta a nuestras necesidades y a las
necesidades del proyecto. También se hace necesario aplicar todos los conocimientos,
habilidades y técnicas para alcanzar los objetivos del proyecto.

Para ello el presente trabajo describiremos las técnicas y herramientas más destacadas y
usuales en la gestión de proyectos, no pretendiendo hacer un estudio exhaustivo dado el
gran número existente de estas técnicas y herramientas, busca describir la importancia de
las herramientas de gestión de proyectos, establecer la utilidad de cada una de ellas, con
el fin de elegir la más adecuada para emprender un proyecto.
 2. OBJETIVOS

1.1 OBJETIVO GENERAL

Comprender la contextualización de los proyectos y los términos específicos asociados a

su concepción y diseño, reconocer las diferencias entre un proceso, las Áreas de
Conocimiento y las Herramientas que se utilizan en la Gestión de Proyectos.
.

1.2 OBJETIVO ESPECIFICO

• Reconocimiento de las herramientas para la gestión de proyectos de acuerdo con

las referencias bibliográficas suministradas
• Contextualizar y reconocer algunas de las herramientas que se utilizan para la
gestión de proyectos.
• Elaborar una caja de herramientas para reconocer la utilidad de las diferentes
herramientas de la gestión de proyectos.
 DESARROLLO DEL TRABAJO

1. Resumen de conceptos de las Herramientas por cada uno de los estudiantes

que integran el grupo.
DIEGO HERNAN GARCIA
¿Qué son las Herramientas de Gestión de Proyectos?
- ANÁLISIS DE VIABILIDAD: Una vez identificadas las oportunidades, es
necesario analizar su viabilidad, tanto técnica como económica, para facilitar la
decisión sobre la selección y aprobación. Pueden utilizarse metodologías de
análisis tanto cuantitativas como cualitativas. El análisis de viabilidad es una
herramienta crucial para la toma de decisiones que permitirá identificar las
limitaciones del proyecto, detectar oportunidades, definir los requisitos del
proyecto, evaluar alternativas y llegar a un consenso sobre la línea de acción.

- Diagramas de Programación GANTT, CPM y PERT

 Diagrama de Gantt: herramienta básica que se utiliza para realizar la planificación

del trabajo de un proyecto. Es un diagrama de barras que muestra el origen y el
final de las diferentes unidades mínimas de trabajo y los grupos de tareas, así como
las dependencias entre unidades mínimas de trabajo (pueden ser fin-comienzo,
fin-fin, comienzo-fin, comienzo-comienzo).
 PERT: Se trata de una técnica que pretende optimizar el desarrollo y la ejecución
de un proyecto complejo mediante el análisis previo de todas y cada una de las
múltiples actividades o tareas que lo integran y que están interrelacionadas
temporalmente. Consiste en la representación gráfica de una red de tareas que
cuando se colocan en una cadena, permiten alcanzar los objetivos de un proyecto.

 Método de la ruta crítica CPM (Critical Path Method): es un algoritmo basado en

la teoría de redes diseñado para facilitar la planificación de proyectos. El resultado
final del CPM será un cronograma para el proyecto, en el cual se podrá conocer
la duración total del mismo, y la clasificación de las actividades según su
criticidad. Es una herramienta que me permite estimar el tiempo más corto en el
que es posible completar un proyecto utilizando el método de la ruta crítica (CPM-
Critical Path Method) o del camino crítico. El objetivo principal es determinar la
duración de un proyecto, donde cada una de las actividades del mismo tiene una
duración estimada. La duración de las actividades que forman la ruta crítica
determina la duración del proyecto entero y las diferencias con las otras rutas que
no sean la crítica se denominan tiempos de holgura. Un proyecto puede tener más
de una ruta crítica.
 Análisis de los Interesados: Individuos y organizaciones que participan
activamente en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados como
resultado de la ejecución o la finalización del proyecto. Son todas aquellas partes
que necesitan ser consideradas para alcanzar las metas del proyecto y cuya
participación y apoyo son cruciales para su éxito. Por lo tanto, la identificación de
todos los interesados es una actividad importante del director del proyecto para
asegurar el éxito del proyecto.
 Análisis de Riesgos: Análisis de riesgos es el estudio de las causas de las posibles
amenazas y probables eventos no deseados, así como los daños y consecuencias
que éstas puedan producir. ... Si en estos elementos existe una vulnerabilidad, es
el momento en el que la probabilidad de que se ponga en riesgo el proyecto sea
más elevada.
 Evaluación de Lecciones aprendidas: Herramienta para documentar las lecciones
aprendidas de un proyecto. Es una matriz sencilla que permite generar una
dinámica de equipo para identificar buenas prácticas y áreas de mejora del
proyecto.
 Gestión de Roles y Responsabilidades: La matriz RACI es una herramienta
sencilla que permite conocer los roles y responsabilidades de cada recurso del
proyecto en cada una de las actividades o tareas. Su nombre proviene de las siglas
en inglés: R (Responsable, ‘el que ejecuta la tarea’), A ( Accountable , ‘el que vela
porque se ejecute’), C ( Consulted , ‘debe ser consultado para obtener datos o
tomar decisiones’) e I ( Informed , ‘debe ser informado’).
 Control Seguimiento y Monitoreo: Es una de las herramientas más usadas para
definir el alcance de un proyecto. La EDT es una representación gráfica y
descriptiva de la descomposición jerárquica, orientada a entregables, no tareas, de
todo el trabajo que se va a realizar para lograr los objetivos del proyecto.
 Plan de Hitos: Es un formato de visualización resumido de todos los estadios
decisivos que se deben alcanzar en el proyecto para llegar a su fin. Los hitos
marcan estadios intermedios en el proyecto. Para definirlos correctamente, deben
ser específicos, medibles y estar asociados a una fecha concreta. Se puede usar la
técnica de responder a preguntas sobre una condición que se debe alcanzar en el
proyecto.
 EDT:Es una de las herramientas más usadas para definir el alcance de un proyecto.
La EDT es una representación gráfica y descriptiva de la descomposición
jerárquica, orientada a entregables, no tareas, de todo el trabajo que se va a realizar
para lograr los objetivos del proyecto.

DAIRO BUITRAGO
1. Análisis de Viabilidad: Evaluación de información procedente de varios ámbitos
que permite conocer si un nuevo proyecto aportara lo que se espera de él.
2. Diagramas Causa – Efecto o Ishikawa: representación gráfica para visualizar de
forma intuitiva las causas, subcausas que explican los problemas.
3. Diagramas de Programación GANTT, CPM y PERT:
- PERT: Herramienta que facilita estimar el coste y duración de las tareas del
proyecto.

- Diagrama de dependencias: PDM técnica que permite representar las

subordinaciones entre las tareas del proyecto.

- Diagrama de Gantt: diagrama de barras que muestra la relación entre las

actividades del proyecto y el marco temporal del proyecto.

4. Análisis de Riesgos: Herramienta de análisis cualitativo de los riesgos que permite

prioriza según dos factores: probabilidad de que ocurra y las repercusiones que pueda
tener.

5. Análisis de Stakeholders o Interesados: Permite clasificar a los interesados en el

proyecto en subgrupos y definir estrategias comunes para gestionarlos.

6. Estructura Desglosada del Trabajo (EDT): representación gráfica y descriptiva de

la descomposición jerárquica, orientada a entregables, no tareas de todo el trabajo que
se va a realizar para el logro de objetivos.

7. Evaluación de Lecciones Aprendidas: herramienta para documentar las lecciones

aprendidas de un proyecto.

8. Gestión de Roles y Responsabilidades: RACI permite conocer los roles y

responsabilidades del recurso del proyecto de cada una de las actividades
programadas

9. Plan de Comunicaciones e Informes: herramienta básica para planificar y gestionar

la comunicación con los diversos interesados de un proyecto.
 10. Plan de Hitos: formato de visualización resumido de todos los estadios decisivos
que se deben alcanzar del proyecto.

11. Programación, Ajustes y Optimización del Calendario: técnicas sobre las cuales
se revisa en el calendario del proyecto.
2. Identificación del uso de cada Herramienta

DAIRO BUITRAGO

1. Análisis de Viabilidad: Incorpora criterios económicos y de negocio, aspectos

organizativos, técnicos y de gestión de proyectos. Incluye una identificación de la
oportunidad, describiendo el problema, el potencial del mercado y resultados proyectados
a obtener.
2. Diagramas Causa – Efecto: Determina las acciones correctivas o que den respuesta a
un determinado problema, permite la visualización rápida y clara de la relación de causas.

3. Diagramas de Programación GANTT, CPM y PERT

- PERT: Hace uso de variables como tiempo/costo pesimista/el más probable

y el optimista.

- Diagrama de dependencias: PDM Las actividades se deben de representar en

un rectángulo, permite representar las tareas del proyecto: la duración de la tarea
se indica en la parte interior y en cada extremo se indican las fechas máximas de
inicio y finalización

- Diagrama de Gantt: permite la planificación del proyecto de forma

estructurada y organizada, cada actividad representa con un bloque rectangular,
cuyo tamaño indica la duración de la misma, la posición está determinada por las
flechas de inicio y finalización.
4. Análisis de Riesgos: La matriz tiene dos ejes: vertical maneja los valores de
probabilidad y en horizontal los valores de impacto. Los valores obtenidos se
multiplican por el valor de probabilidad por el de impacto. Los riesgos más
críticos tienen valores altos y los menos relevantes valores más bajos.

5. Análisis de Stakeholders o Interesados: la matriz responde a diferentes situaciones

y se opta por el uso de la matriz de poder/influencia/matriz de influencia o
impacto.

6. Estructura Desglosada del Trabajo (EDT): Cuenta al detalle las acciones que se
va a emprender en el desarrollo del trabajo, la importancia de la misma radica en
que en el nivel inferior permite identificar el coste y calendario, no es listado de
tareas sino de entregables.

7. Evaluación de Lecciones Aprendidas: esta matriz sencilla permite generar

dinamismo en el equipo para identificar las buenas prácticas y áreas de mejora del
proyecto.

8. Gestión de Roles y Responsabilidades: Se debe de tener en cuenta el recurso y

los roles de cada una de las personas, ya que puede haber varios roles para una
sola persona

9. Control, Seguimiento y Monitoreo.

10. Plan de Comunicaciones e Informes: la estructura se compone de: tipo, objetivo,

canal, frecuencia, destinatario, responsable, entregable. Permite gestionar la
comunicación en todos los niveles de la organización

11. Plan de Hitos: marcan estadios intermedios del proyecto, se deben de definir de
forma correcta: ser específicos, medibles y estar asociados a una fecha concreta.
Se puede utilizar la técnica de responder a preguntas a una condición que se debe
alcanzar el proyecto.

12. Programación, Ajustes y Optimización del Calendario: identifica la cadena de

tareas que determina la duración mínima del proyecto y, por lo tanto, las tareas
con una menor flexibilidad y que requieren de mayor control. Cualquier retraso
que se genera en el camino crítico, genera de forma directa un retraso en el
proyecto.
1.3 APORTES DIANNY VARGAS MUÑOZ

1.4 DIEGO ESTEBAN GONZALEZ


Herramienta ¿En qué consiste?
Consiste en analizar y
visualizar la viabilidad, tanto
técnica como económica, para
Análisis de facilitar la decisión sobre la
Viabilidad selección y aprobación. Pueden
utilizarse metodologías de
análisis tanto cuantitativas
como cualitativas.
Consiste en identificar las
numerosas causas y sus efectos
potenciales organizándolas en
Diagramas categorías principales y
Causa – subcategorías, de modo tal que
Efecto la disposición final se parece al
esqueleto de un pez.
Consiste en Un diagrama de
Diagramas de
red representa las
Programació
3. CAJA DE HERRAMIENTAS
CAJA DE HERRAMIENTAS
¿Para qué se utiliza? Área
Conocimient
o
Permite identificar las Riesgos,
limitaciones del proyecto, alcance,
detectar oportunidades, costos,
definir los requisitos del tiempos
proyecto, evaluar
alternativas y llegar a un
consenso sobre la línea de
acción.
Se utiliza entre para: Riesgos
Analizar las relaciones
causa-efecto, Comunicar las
relaciones causa-efecto,
Facilitar la solución de
problemas desde el síntoma
hasta la causa y luego hasta
la solución.
La aplicación de PERT- Estima los
CPM proporciona un plazos en
programa conteniendo las
de Grupo de Relación con una
Procesos herramienta
Inicio Brújula, ya que nos indica
hacia donde debemos ir , y
permite ubicarnos en donde
estamos
Planificación y La relaciono con un alicate
ejecucion porque me permite hacer
una verificación de las
condiciones de un circuito
para poder hacer una
intervención y o corrección
del mismo, de la misma
forma quitar elementos
para poner otros
Inicio GPS es un sistema global
de navegación por satélite
que permite localizar con
 n GANTT, interdependencias y relaciones
CPM y PERT de precedencia
Entre las actividades del
proyecto. Normalmente se usa
una flecha (arco dirigido) para
representar una actividad; la
punta indica el sentido de
avance del proyecto.
La secuencia entre las
actividades se precisa con
eventos. Un evento (nodo) es la
terminación de algunas
actividades y el comienzo de
nuevas en un instante de
tiempo
Consiste en el estudio de las
causas de las posibles
amenazas y probables eventos
no deseados, así como los
daños y consecuencias que
éstas puedan producir.
Análisis de
Riesgos
fechas de inicio y
finalización de cada
actividad. Debido a la
interacción entre las
actividades, la
determinación de estos
tiempos , exige cálculos
especiales que conducen a
Clasificar las actividades de
los proyectos como críticas
o no críticas.
Se utiliza para determinar
determinará cuáles son los
factores de riesgo que
Potencialmente tendrían un
mayor efecto sobre nuestro
proyecto y por lo tanto,
deben ser gestionados por el
gerente del proyecto con
especial atención.
cuanto precisión un dispositivo
tiempo GPS en cualquier lugar del
mundo. De la misma
manera los diagramas de
programación, me mantiene
ubicado sobre las
actividades, tiempos y la
criticidad de las mismas.
Riesgo, Planeación y Lo comparo con otra
costos, control. herramienta tecnológica
calidad. como son los software anti
virus, que buscar y detectar
virus informáticos
consiguen bloquearlos,
desinfectar archivos y
prevenir una infección de
los mismos, de la misma
manera el análisis de los
riegos nos permite
controlar nuestro proyecto
de la exposición a fallas

Consiste en la identificación de
todos los interesados, Las parte
interesadas pueden ser:
individuos dentro del proyecto;
individuos o departamentos
dentro de la organización; e
Análisis de individuos o grupos fuera de la
Stakeholders organización (pueden ser
o Interesados influyentes).
La EDT es una representación
gráfica y descriptiva de la
descomposición jerárquica,
Estructura identificar los productos
Desglosada finales; consiste en: definir los
del Trabajo entregables principales;
(EDT) descomponer los entregables
principales en componentes
más pequeños hasta llegar al
nivel de paquete de trabajo y;
Se utiliza para identificar a
todas las partes interesadas
clave (primarias y
secundarias) que tienen un
interés en las cuestiones
referentes al proyecto.
Es una actividad importante
del director del proyecto
para asegurar el éxito del
proyecto.
Usada para definir el
alcance de un proyecto.
Orientada a entregables, no tiempo
tareas, de todo el trabajo que
se va a realizar para lograr
los objetivos del proyecto.
inesperadas en la
planeación.
Interesados, Planeación La herramienta que
integración, considero que se puede
recursos comparar es el microscopio
humanos. que sirve para el aumento
de la imagen, a fin de
permitir que el ojo humano
pueda percibir formas y
estructuras, que sin su
ayuda no se podrían ver.
Por tanto el análisis de los
interesados también es
similar a la función de
dicha herramienta ya que
nos permite identificar los
interesados del proyecto.
Interesados, Inicio, Lo comparo con una
alcance, planeación. máquina herramienta se
dedican a fabricar
productos o partes de
productos, Se dice que las
máquinas-herramienta son
máquinas madre porque
posibilitan la fabricación de
todas las demás máquinas
incluyendo a ellas mismas.
 revisarla con los interesados Si comparamos en el EDT
principales. hay que entregar productos.
Evaluación de Es una matriz sencilla que Herramienta para Interesados, Seguimiento Se puede relacionar con un
Lecciones permite generar una dinámica documentar las lecciones calidad, post test en donde se
Aprendidas de equipo para identificar aprendidas de un proyecto integración. evaluar los conocimientos
buenas prácticas y áreas de originados en el transcurso
mejora del proyecto. de la puesta en marcha de
algo.
En la matriz, o tabla, aparecen Esta herramienta nos Interesados, Inicio, Lo asocio con la
los recursos como columnas y permite conocer los roles y integración, planeación elaboración de contrato de
las tareas como filas. Para cada responsabilidades de cada trabajo en donde está
fila, se asignan los códigos recurso del proyecto en cada plasmado los roles y las
RACI; “R” – Responsable es el una de las actividades o funciones a desempeñar
rol encargado de realizar la tareas. dentro de la empresa.
tarea. “A” – Aprobador es el
rol que aprueba el trabajo
Gestión de realizado por el Responsable.
Roles y “C” – Consultado son aquellas
Responsabilid personas que son consultadas
ades sobre la cuestión. “I” –son
aquellas personas a las que hay
que mantener informadas sobre
la evolución de la tarea. Como
regla general para su
elaboración, se ha de tener en
cuenta que un recurso puede
tener varios roles en una tarea y
que en una fila solo puede
 haber una única A, al menos
una R y no tienen por qué
haber C ni I
Cuando el proyecto está en
marcha, el gestor se encarga de
supervisar su día a día, de
asegurar que se cumplen las
tareas necesarias para verificar
los requisitos y producir los
entregables pactados de
documentar el trabajo realizado
mediante informes, de
Control, actualizar los planes de
Seguimiento y proyecto o de hacer
Monitoreo previsiones.
Plan de El plan de comunicación es la
Comunicacio herramienta básica para
nes e planificar y gestionar la
Informes
Es un proceso iterativo a lo
largo de todo el proyecto en
el que se comprueba si está
avanzando tal y como estaba
previsto a nivel de alcance,
costes, tiempo y calidad. Es
parte de la estrategia de
mejora continúa definida
por el ciclo Deming o
PDCA es una estrategia de
mejora continúa basada en
una espiral que incluye
planificar, hacer, verificar y
actuar (del inglés PDCA).
El plan de comunicación
ayudará a optimizar el flujo
de comunicación y facilitará
una comunicación eficiente
alcance, Planeación, Asociado con la estructura
costes, Control, de un sistema de gestión de
tiempo y seguimiento, calidad en la que se
calidad ejecución. describe el control,
seguimiento y monitoreo al
sistema de gestión de
calidad, este manual
permite visualizar como se
debe de actuar cuando
algún factor sale de control,
y se establece como punto
crítico de control PCC o PC
(Punto de control), además
se debe delimitar los límites
de control de cada uno de
los puntos, de la misma
forma describe la
periodicidad del
seguimiento a las tareas y
procesos así como del
programa de monitoreo
Comunicació Planeación, Este lo asocio con una
n, tiempo. seguimiento. auditoria interna o externa
en la cual se evalúa el
estado y el impacto del
 comunicación con los diversos
interesados de un proyecto
Es un formato de visualización
resumido de todos los estados
decisivos que se deben alcanzar
en el proyecto para llegar a su
fin.
Plan de Hitos
Programació El camino crítico identifica la
n, Ajustes y cadena de tareas que
entre los socios y equipo
dando a conocer el proyecto
a interesados, e informando
y comunicando los
resultados y avance del
mismo.
Los hitos ayudan a mantener Tiempo,
el enfoque del equipo y a calidad
realizar el seguimiento de su
avance. Son un elemento
visual que hay que incluir
en informes de seguimiento
y otras acciones de
comunicación.
Se usa esta herramienta para Alcance,
revisar el calendario del costos,
proceso que se está
evaluando, de la misma
forma permite obtener
informes acerca del estado
de los procedimientos, para
que se lleven a cabo las
acciones correctivas a que
haya lugar. Cuyos
resultados deben de ser
relacionados a todas las
partes interesadas ya que
todas estas participan del
plan de auditoria: este
responde al porque? ¿Para
qué? Cuando, y como
Planeación, Este puede ser asociado con
seguimiento un diagrama de flujo en el
cual se muestra cuando un
aspecto del proceso cumple
o no cumple y el respectivo
proceso correctivo que se
debe llevar a cabo de forma
documentada y organizada,
permite un sistema de
mejora continua del
proyecto.
Inicio, Lo asocio con un
planeación, calendario en el cual se
Optimización determinan la duración mínima proyecto, y realizar el ajuste riesgos, ejecución, plasma todas las
del de un proyecto y, por lo tanto, necesario. calidad. seguimiento. actividades que se deben de
Calendario las tareas con una menor llevar a cabo en el
flexibilidad y que requieren un momento. Asocio al
mayor control. Diagrama Gannt
 4. CONCLUSIONES

 Concluimos que un proyecto es como una combinación de actividades

interrelacionadas que deben ejecutarse en un determinado orden para terminar un
trabajo.
 Es importante que las personas que forman parte del proyecto, y sobre todo los
administradores, conozcan y sepan utilizar las herramientas que ayudan a
gestionarlo.
 Conocer todos los aspectos, de las herramientas de gestión de proyectos permite
que sea un factor de éxito muy importante en las organizaciones y garantiza que
se logren los objetivos del proyecto durante el tiempo previsto, y con el
presupuesto designado y entender que la administración de los nuevos tiempos
tiene que saber enfrentar los nuevos retos a medida que se organiza y controlan
los proyectos.
 Uno de los elementos que puede tener impacto directo en el éxito de un proyecto
es el uso de las técnicas y métodos más adecuados al mismo. Muchas de ellas no
se aplican por falta de conocimiento de las técnicas, o a la falta de tiempo, o que
las características propias del proyecto no parecen requerir del uso de las técnicas.
 5. BIBLIOGRAFIA

 Ollé, Candela, and Berta Cerezuela. Gestión de proyectos paso a paso, Editorial
UOC, 2017. ProQuest Ebook Central,
http://ebookcentral.proquest.com/lib/unadsp/detail.action?docID=5214305.
Created from unadsp on 2019-10-24 20:53:36.

 Ollé, Candela, and Berta Cerezuela. Gestión de proyectos paso a paso, Editorial
UOC, 2017. ProQuest Ebook Central,
http://ebookcentral.proquest.com/lib/unadsp/detail.action?docID=5214305.Creat
ed from unadsp on 2019-10-24 21:11:25.

 Ollé, Candela, and Berta Cerezuela. Gestión de proyectos paso a paso, Editorial
UOC, 2017. ProQuest Ebook Central,
http://ebookcentral.proquest.com/lib/unadsp/detail.action?docID=5214305.
 Created from unadsp on 2019-10-25 21:13:17.