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SISTEMA DE VENTA Y CONTROL DE LA FERRETERIA OWEN

“SERVICE CONTROL”

1. DESCRIPCION DE LA EMPRESA

La Ferretería OWEN fue creada en el año 2003 por la señora Irma

Bocanegra Medrano.
Inicialmente constituía con una pequeña bodega nada grande que
tenía proporciones limitadas del producto que producían como ser las
herramientas de trabajo entre ellos estaban martillos, tubos, clavos,
taladros, cierras, etc. Las necesidades del momento en el mercado
suponen una oportunidad de crecimiento de la mini empresa llegando a
obtener una tienda más grande.
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2. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA

 Propietario: Irma Bocanegra Medrano
 Razón social: IRODEL S.A.C
 R.U.C: 20559588661
 Dirección: entre José Olaya y Sánchez Carrión N° S/N
 Ingresos:

Ingresos Mensuales S/. 35 000.00

Ingreso anual S/. 420 000.00

2.1 ANALISIS DEL PROBLEMA

El problema principal es la desorganización de documentación, perdida de
información concerniente a la mercadería ocasionando la perdida de dinero de
la ferretería.

2.2 REQUERIMINTO DEL CLIENTE

El cliente nos dio a conocer sus reconocimientos después de haber efectuado un

análisis del problema.

 Mejorar la atención de los clientes.

 Tener un buen uso de la tecnología que existe actualmente.
 Tener buen conocimientos de los productos.
 Contar con un registro de los clientes.
 Contar con catálogos actualizados.
 Mejorar sus ventas en el mercado y obtener las ganancias.

2.3. RECURSOS NECESARIOS PARA LA SOLUCION DEL

PROBLEMA DE FERRETERIA “OWEN”
RECURSOS DE SOFTWARE

 Sistema Operativo : Windows 10

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 Lenguaje : MICROSOFT VISUAL STUDIO 2013

 Aplicación : Access 2013

 Antivirus: ESETNOD 32 versión 2.7

2.4 PROCESO

El siguiente diagrama de flujo muestra como la ferretería adquiere información sobre

cualquier área o proyecto que se realiza en el mismo.
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2.5 OBJETIVO GENERAL

Desarrollar una base de datos que nos proporcione mejor agilidad en el servicio e
innovar en el uso de tecnología para el acceso de la información, para hacer frente
a muestra competencia y poder solucionar los problemas internos que tiene la
empresa.

2.5.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Satisfacer las necesidades y requerimientos de los clientes.

 Registrar a los clientes favoritos.

 Reducir el tiempo en la ejecución de servicio hacia los clientes.

 Implementar una diferente tecnología (SQL Server).

 Tener los precios más accesible del mercado

 Capacitar a nuestro empleados

 Realizar un portal (Pagina Web) para que la sociedad adquiera información de

lo que hace y ofrece nuestra Ferretería.

2.5.2 ALCANCES DEL SISTEMA

 Cumplimiento de la entrega en las fechas acordadas

 Mejor control de selección de productos pedido-venta

 Mejor manejo de reportes

2.6 FACTIBILIDAD
2.6.1 FACTIBILIDAD TÉCNICA

Existe y está disponible la tecnología que satisfaga los requerimientos del nuevo modulo
del sistema de información propuesto, como la habilidad suficiente para aplicarla y
utilizarla. Tiene capacidad la tecnología seleccionada para satisfacer las necesidades
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2.6.2 FACTIBILIDAD OPERACIONAL

Existe apoyo por parte de la administración, para desarrollar el nuevo módulo del sistema
de compra y ventas.
El entorno administrativo soporta el nuevo sistema. La interfaz del nuevo sistema de
ventas es amigable (de fácil uso y entendimiento para los usuarios).
El diseño del nuevo sistema de compra y ventas es adaptable al ambiente organizacional.
El usuario ve la necesidad de implantar el nuevo sistema de ventas.
Piensa el usuario que el nuevo sistema de ventas le traerá beneficios para el desarrollo de
sus actividades.
El usuario tiene las habilidades necesarias para hacer uso del nuevo sistema de
compra y ventas. Se asume que el módulo de compra y ventas funcionara correctamente
cuando esté terminado, porque no existe ningún tipo de barrera que impida su
implantación, se cuenta con el apoyo de la dirección, de los usuarios, así como del grupo
de profesionales informáticos vinculados a la empresa con la suficiente experiencia para
acometer el proyecto. Por lo consiguiente el proyecto es factible operacionalmente.

Cod_EMP NOM/RS DIR CARGO

E0089 Laura Celis Jr balta N° 1165 ventas
E0090 Marcelo Chávez AIMA Av. 10 de julio N°2520 ventas
E0091 Juan Casero Pérez Jr. San martin N°4036 ventas
E0092 Rogelio Márquez Jr. Bolívar N° 4864 almacén
E0093 Luis Chacón Jr. Castilla N° 4587 delivery

2.6.3 PERFIL DEL USUARIO

El usuario a manejar la base de datos debe ser una persona específicamente muy
bien capacitada y debe tener muy buen conocimiento sobre lo que es Microsoft Office
Word 2013, Microsoft Office Access y conocimiento básico de computadoras.

2.7 ATRIBUTOS DEL SISTEMA

a) PRESENTACIÓN
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Este software sistematizara de manera óptima la información de empleados y clientes

b) INTERFAZ
 Interfaz de presentación o bienvenida
 Interfaz del menú principal
 Artículo
 Compra
 Empleados
 Ventas
 Clientes
 Detalle de ventas
 Proveedores

Interfaz de servicios.- Es donde el empleado obtiene los detalles del producto.

Interfaz de compra.- El empleado registra y guarda los nuevos datos del producto con
mayor facilidad

Interfaz de empleados.- El administrador podrá obtener fácilmente toda la

información deseada de los empleados.

Interfaz de ventas.- Se almacenaran todos los registros de las ventas

Interfaz de clientes.- Tanto el empleado como el cliente tendrán acceso a los datos de
los clientes

Interfaz del detalle de ventas.- Es donde el administrador y empleados tienen el total

acceso para el control de todas las ventas

Interfaz de proveedores.- El administrador se comunica con los proveedores de los

productos.

3. ARQUITECTURA
3.1 diagrama de caso de uso general
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3.2 GLOSARIO/DESCRIPCION
1. Caso de uso:
Actores:
Descripción de caso de uso:
2. Caso de uso:
Actores:
Descripción de caso de uso:
3. Caso de uso:
Actores:
Descripción de caso de uso:
4. Caso de uso:
Actores:
Descripción de caso de uso:
5. Caso de uso:
Actores:
Descripción de caso de uso:
6. Caso de uso:
Actores:
Descripción de caso de uso:
7. Caso de uso:
Actores:
Descripción de caso de uso:
8. Caso de uso:
Actores:
Descripción de caso de uso:
9. Caso de uso:
Actores:
Descripción de caso de uso:
Requerir productos
Cliente
Es donde el cliente realiza su solicitud del producto
Adquiere producto
Cliente
Es donde el cliente adquiere el producto
Registrar en caja
Empleado
Es donde el producto es registrado
Verifica Precio del Producto
Empleado
Es donde se verifica el precio y estado del producto
Verifican Datos del Cliente
Empleado
Se encargara de verificar los datos del cliente si
están o no en el sistema
Registra la Venta
Empleado
Es donde se registra la venta del producto
Emite factura
Sistema
El sistema emite la factura al cliente con los
datos obtenidos
Captura Datos del Cliente
Empleado
Es donde el empleado almacena todos los
datos del cliente en el sistema para su posterior utilización
Actualiza Stock
Sistema
Se actualizan todos los registros debido a
las ventas realizadas y a la emisión de las facturas
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3.3 DIAGRAMA DE ACTIVIDADES SISTEMA

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3.4 Diagrama De Actividades Cliente

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3.5 Diagrama De Control Adquisición Del Producto

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3.6 Diagrama de Actividades Caja

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3.7 Diagrama Actividades Ventas

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3.8. PROPÓSITO DEL SISTEMA DE BASE DE DATOS

El propósito del sistema de la base de datos Propuesta, es corregir los errores de:
compras innecesarias, problemas de facturación y además se mejoran colateralmente otros
procesos en cuanto al cajero se refiere.

3.8.1 Diccionario de Datos

Fecha de
Nombre: Empleado creación: 13/10/2015
Descripción: Recolectara los datos de los empleados de las tiendas
Campo Tipo Longitud Descripción
Cod_emp Texto 50 Numero asignado a un empleado nuevo
Nom/rs Texto 50
Dir Texto 50 Calle o apartado de correos
Fono Texto 50 Incluye código del país o de área
Empleados - Campos
Relaciones : ventas claves: Cod_emp

Fecha de
Nombre: Proveedor creación: 13/10/2015
Descripcion: Recolectara los datos de los clientes que frecuentan la tienda
Campo Tipo Longitud Descripción
Número asignado a un proveedor
Cod_prv Texto 50 nuevo.
Nom/rs Texto 50
Dir Texto 50 Calle o apartado de correos
Fono Texto 50 Incluye el código de país o de área
Relaciones : Proveedor - compras Campos claves:
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Fecha de
Nombre: Cliente creacion: 13/10/2015
Descripcion: Recolectara los datos de los clientes que frecuentan la tienda
Campo Tipo Longitud Descripcion
Cod_cli Texto 5 Codigo unico basado en el nombre del cliente
Nom/rs Texto 30
Dir Texto 60 Calle o apartado de la casa del cliente
Fono Texto 24 Incluye codigo del pais del cliente
Cliente- Campos
Relaciones : venta claves: Cod_cli

Fecha de
Nombre: Articulo creación: 13/10/2015
Descripción: Recolectara los datos de los clientes que frecuentan la tienda
Campo Tipo Longitud Descripción
Cod_art Texto 50 Numero asignado a un producto
Descripcion Texto 50 Describe las características del producto
Cant Numero Entero largo Cantidad de productos en el almacén
Precio_u Texto 50 Precio unitario del producto
Tipo Texto 50 Indica la categoría del producto
Relaciones : Articulo-compra-detalle de ventas

Fecha de
Nombre: Ventas creación: 13/10/2015
Descripción: Registrara los datos de las ventas realizadas
Campo Tipo Longitud Descripción
Nro_v Texto 50 Numero asignado (único) a cada venta
Cod_cli Texto 50 Código único basado en el nombre del cliente
Cod_emp Texto 50 Numero asignado a un empleado nuevo
Fecha
Fecha_v Fecha/hora corta Fecha en la cual se realizo la acción
Cant Numero Entero Numero de productos adquirido
Precio_u Moneda Moneda Precio en conjunto de los producto adquiridos
Desc Numero Entero Porcentaje de descuento realizado
Relaciones : Ventas-cliente-empleado-detalle de venta
Campos
claves: Nro_v
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Fecha de
Nombre: Compras creación: 13/10/2015
Descripción: Registrara los datos de las compras a los proveedores de la tienda
Campo Tipo Longitud Descripción
Nro_c Texto 50 Numero asignado a una compra
Cod_prv Texto 50 Numero asignado a un un unico proveedor
Cod_art Texto 5 Numero asignado a un producto
Fecha_c Fecha/hora Fecha corta Fecha en la cual se realizo la accion
Precio_uc Moneda Moneda Precio unitario del producto
Desc Numero Entero Porcentaje de decuento realizado
Cant Numero Entero largo Numero de productos adquirido
Relaciones : Compras-articulo-proveedor
Campos
claves: Nro_c

Nombre: Deatalle de ventas Fecha de creacion: 13/10/2015

Descripcion: Es la relacion en la cual se gusradar los datos de las ventas
Campo Tipo Longitud Descripcion
Numero asignado (uinico) a cada detalle de
Nro_reg Texto 50 venta
Nor_v Texto 50 Numero asignado (uinico) a cada venta
Cod_art Texto 50 Numero asignado a un producto
Cant Numero Entero largo Numero de productos adquirido
Precio en conjunto de los producto
Precio_v Moneda Moneda adquiridos
Relaciones : Detalle de venta-articulo-ventas
Campos
claves: Nro_reg

3.8.2 Almacenamientos

Nombre: cliente

Descripción: ingresará a la tienda a realizar una consulta o una compra

Nombre: supervisor de ventas

Descripción: es el encargado de controlar las ventas y compras de los productos

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Nombre: operador de sistema

Descripcion: es el encargado de la el buen uso y matenimiento del sistema

Nombre: finanzas

Descripcion: son las transacciones monetarias que se efectua al hacer una venta o la compra
de productos

3.8.3 Entidades

Nombre: cliente

Descripción: ingresará a la tienda a realizar una consulta o una compra

Procesos: 1.1 control de ventas

1.2 detalle de ventas

Nombre: supervisor de ventas

Descripción: es el encargado de controlar las ventas y compras de los productos

Procesos: 1.1 control de ventas

1.2 detalle de ventas

Nombre: operador de sistema

Descripción: es el encargado de la el buen uso y mantenimiento del sistema

Procesos: 1.1 control de ventas

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Nombre: finanzas

Descripción: son las transacciones monetarias que se efectúa al hacer una venta o la compra
de productos

Procesos: 1.3 almacena y actualiza información

3.8.4 procesos

Nombre: 1.1 control de ventas

Descripción: hace el control de las ventas realizadas a los clientes

Atributo: 1.1 control de ventas

1.3 almacena y actualiza información

Nombre: 1.2 detalle de ventas

Descripción: es la descripción de las ventas realizada

Atributo: 1.3 almacena y actualiza información

Nombre: 1.3 almacena y actualiza información

Descripción: Se encargada de guardar y hacer cambios a los datos de las ventas y/o clientes

Atributo: 1.3 almacena y actualiza información

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3.9 DIAGRAMA GENERAL

3.10 TABLA CON DATOS DE PRUEBA

3.10.1 CLIENTE

Cod_Cli Nom/RS Dir Fono

Cli00014 Rosario Rubin De Celiz Av. 6 de Agosto #24 2223456

Cli00034 Ing.Roberto Caceres Roman Av. 16 de Julio #1521 2214567

Cli00150 Mario Zuleta Roque Obrajes Calle 6 #345 2345697

Cli00345 Sabaiez Mamani Flórez Calacoto Calle 9 #27 2456789

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3.10.2 PROVEEDOR

Cod_PRV NOM/RS DIR FONO

PRV0045 Juan Telles Av. 16 de Julio Calle 1 Nro.67 2814567

PRV0057 Cemento Viacha Carrtera a Oruro Nro. 345 2567876

PRV0086 Pinturas Monopol Villa Fatima Puente Minasa Nro. 897 2834567

PRV0456 Martin Suleta Av. El Aviador Calle Murillo Nro. 56 2345687

PRV0567 TECNOFOR Villa Adela Calle Ritchie Nro. 457 2863456

3.10.4 ARTICULO

Cod_ART DESCRIPCIÓN CANT PRECIO_U TIPO

A0001 PINTURAS MONOPOL 100 70 2

A0027 PINTURAS CORAL 300 20 2

A0120 CEMENTO VIACHA 250 57 3

A0450 MARTILLO 100 35 1

A0879 LLAVE INGLESA 100 55 4

.............

A0978 ACEITE PARA MAQUINARIA 200 5,6 6

NOTA. Cada Ferretería en particular tendrá una codificación propia, sin embargo se pide
suponer:

TIPO: 1= Herramienta, 2 = Pintura, 3 = Material de Construcción, 4 = Llaves, 5 = Mallas

6 = Otros
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3.10.5 EMPLEADO
Cod_EMP NOM/RS DIR FONO
E0089 Laura Celiz Villa Fatima C.45 Nro.56 2234567
E0090 Marcelo Chavez AIMA Ciudad Satélite C.4 Nro. 67 2456789
E0091 Juan Casero Perez Av. Las Americas Nro. 754 2275698
E0092 Rogelio Marquez Av. Ecuador entre E.E.U.U: Nro. 56 2275678
E0093 Luis Chacon Av. Busch Calle 5 Nro. 567 2194847
……..

3.10.6 VENTAS
NRO_V COD_CLI COD_EMP FECHA_V CANT PRECIO_V DESC
0001 Cli00014 E0089 10/04/05 10 40 0%
0003 Cli00034 E0089 15/05/05 3 114 0%
0004 Cli00150 E0092 15/0505 2 35 0%
0006 Cli00150 E0092 10/08/05 2 700 5%
0015 Cli00345 E0094 19/09/05 10 55 0%
….

3.10.7 COMPRAS
NRO_C Cod_PRV Cod_ART FECHA_C PRECIO_UC DESC CANT

0015 PRV0057 A0001 10/03/05 40 2% 10

0025 PRV0086 A0027 15/06/05 114 2% 3

0152 PRV0057 A0127 15/06/05 35 3% 2

0163 PRV0057 A0450 10/09/05 700 5% 2

0189 PRV0456 A0879 19/10/05 55 0% 5

.............
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3.10.8 DETALLE_DE_VENTAS

NRO_DV NRO_V COD_PROD PRECIO_V CANT DESC

0012 0001 A0027 40 2 0%

0019 0004 A0120 114 2 0%

0020 0004 A0450 35 1 0%

0049 0015 A0001 700 10 5%

0089 0025 A0879 55 1 0%

0104 0048 A0027 60 3 0%

3.11 DISEÑO DE INTERFAZ

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3.12 MANUAL DE USUARIO

CAPACITACION DEL PERSONAL

Para la capacitación del personal se recomienda un pequeño seminario taller, para el

uso correcto del sistema, la cual tiene un tiempo estimado de 4 horas a 6 horas.
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4. INFRAESTRUCTURA DE HARDWARE

 Requerimiento del Hardware

CANTIDAD ACCESORIOS CAPACIDAD

Computadoras sistema - Corel i 7

02 de - 40GB
- Dico duro - 1GB
- Memoria RAM - 128 Mb(Minimo)
- Tarjeta de video - Pentium D- Core i7
- Microprocesador - 53x32x16 velocidad
- Lectora (marca opcional)

Sistema interrumpido
01 (UPS) 220v

01 Impresora lacer HP1100

01 Impresora matricial LX300

01 Punto de acceso ACCES POINT

incalambrico

5. INFRAESTRUCTURA DEL SOFTWARE:

 Los programas instalados para el óptimo rendimiento del sistema son:

PROGRAMA VERSION

02 - Microsoft Windows Windows 10

02 - Microsoft office Access 2013

02 - antivirus ESET NOT 32_2.7

01 - Microsoft Visual Estudio 2013

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6. RED / TELECOMUNICACIONES
 Punto de acceso inalámbrico (Acces Point)

7. PRESUPUESTO DE INVERSION
 Costos de implementación del sistema:

BIEN / DESCRIPCION CANTID PRECIO SUB TOTAL

SERVICIO AD UNITARIO
BIEN:
Computadoras Core ¡7 de 02 S/. 2,300.00 S/. 4,600.00
Escritorio
Sistema 220 Voltios 01 S/. 480.00 S/. 480.00
interrumpido de
energía (UPS)
Impresora Laser HP 1100 01 S/. 550.00 S/. 550.00

Impresora Matricial LX 300 01 S/. 600.00 S/. 600.00

Punto de Acces Point 01 S/. 120.00 S/. 120.00

acceso
inalámbrico

SERVICIO:
Paquete de “SERVICE 01 S/. 25,000.00 S/. 25000.00
software de CONTROL”
aplicación

capacitación Entrenamiento del 01 S/. 500.00 S/. 500.00

personal
Otros S/.50.00 S/. 50.00

PRESUPUESTO DE INVERSION S/. 36,220.00

8. CONCLUSION Y RECOMENDACIONES
8.1 Conclusiones
En conclusión se demuestra que el sistema implantado sería muy
efectivo para la:
 organización de documentos
 buen control de ventas
 buena atención a los clientes.
 Facilidad de revisión mensual de las ganancias y pérdidas para
los contadores
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 Solucionando perdidas de material y el extravió de documentación

 Además de que con la misma base de datos se puede
conocer las tendencias de comercio de los productos y cuál de
ellos tiene más requerimiento.
8.2. Recomendaciones

 Se recomienda a los diferentes usuarios del sistema que antes

del manejo se asista a la capacitación que será impartida por los
expertos.
 En caso de bloque del sistema, se recomienda llamar al
encargado de turno, seguidamente ponerse en contacto con la
persona encargada del sistema de mantenimiento.
 Tener actualizada la base de datos.

9. ANEXOS:
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