Manual de Procedimientos de La Unidad de Gestion PDF

UNIVERSIDAD DE CHILE
FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS

Dirección Económica y Administrativa
FACULTAD DE
CIENCIAS DIRECCIÓN ECONÓMICA Y ADMINISTRATIVA
QUÍMICAS Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FARMACÉUTICAS UNIDAD DE GESTIÓN
Jefe Unidad: Daniel Burgos B.

Autor: John Rebolledo V.
Agosto 2010
Índice
1. Introducción................................................................................................................................................. 3
2. Capítulo 1: Manuales de Procedimientos: Una herramienta para la gestión administrativa ................. 4
3. Capítulo 2: Antecedentes de la Institución ................................................................................................ 5
3.1 Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas .................................................................. 5
3.2 Misión ................................................................................................................................... 5
3.3 Visión .................................................................................................................................... 6
3.4 Organigrama de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas .................................... 7
3.6 Dirección Económica y Administrativa (DIRECAD).............................................................. 8
3.6 Organigrama Dirección Económica y Administrativa (DIRECAD) ......................................... 9
4. Capítulo 4: Unidad de Gestión .................................................................................................................. 10
4.1 Misión.................................................................................................................................. 10
4.2 Visión .................................................................................................................................. 10
4.4 Funciones específicas ......................................................................................................... 10
4.5 Personal .............................................................................................................................. 11
5. Capítulo 5: Explicación formato Procedimientos Unidad de Gestión ............................................... 12
5.1 Formulario levantamiento de Procedimientos ...................................................................... 12
5.2 Formulario Declaración de Procedimientos ......................................................................... 13
5.3 Flujograma de Procedimientos ............................................................................................ 14
5.4 Simbología Flujogramas ...................................................................................................... 15
6. Capítulo 6: Procedimientos Unidad de Gestión ...................................................................................... 17
Adquisiciones menores a 3 UTM (Órdenes de compra AUGE) ................................................. 17
Adquisiciones a través del catálogo electrónico (Convenio Marco) ........................................... 20
Adquisiciones L1 (Generan orden de compra) .......................................................................... 23
Adquisiciones L1 (Generan contrato) ........................................................................................ 28
1
Adquisiciones LE (Generan orden de compra) .......................................................................... 36
Adquisiciones LE (Generan contrato) ........................................................................................ 42
Adquisiciones LP (Generan contrato) ........................................................................................ 50
Adquisiciones Especiales (no licitación y que generan orden de compra) ................................. 59
Adquisiciones Especiales (no licitación y que generan contrato directo) ................................... 63
Gestión de resoluciones ............................................................................................................ 67
2
1. Introducción
El presente documento tiene como objetivo presentar el Manual de Procedimientos

versión 1.0 para la Unidad de Gestión perteneciente a la Dirección Económica y Administrativa
de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile, todo este
trabajo se enmarca en el Proyecto denominado “Elaboración de Manuales de Procedimientos
para la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile ” elaborado
por el Administrador Público de la misma casa de estudio John Rebolledo Verdejo con fecha de
entrega en el mes de agosto del 2010.
El objetivo general del proyecto consiste en levantar y describir los principales

procedimientos de las Unidades o Departamentos de la Facultad. Para lo cual se han utilizado
diferentes herramientas para la recopilación de información necesaria para el levantamiento de
los procedimientos tales como: entrevistas personales, reuniones con los Jefes de cada Unidad
y Departamentos, recopilación de documentos e informes anteriores relacionados con el tema.
Cabe señalar que en esta primera etapa solo se recopiló la información real de cada
Unidad y en ningún caso se llevó a cabo un rediseño de actividades, por lo cual la información
recopilada en el presente manual corresponde a la información entregada por cada Jefatura y
funcionarios de las Unidades.
John Rebolledo Verdejo
Administrador Público
Licenciado en Ciencias Políticas y Gubernamentales
Universidad de Chile
3
2. Capítulo 1: Manuales de Procedimientos: Una herramienta para la gestión

administrativa
La creación de Manuales de procedimientos dentro de la unidad nace debido la

necesidad de cumplir con las sugerencias establecidas por la Contraloría General de la
República de que cada unidad administrativa cuente con este tipo de documentos tanto para el
control interno como externo de las actividades que se efectúan.
El objetivo principal de un Manual de Procedimiento es poder sistematizar las principales

actividades que se realizan en la unidad administrativa, en este caso la Unidad de Gestión. No
sólo se deben tener en cuenta la realización de este tipo de documentos como un mecanismo
de control, también se debe tener en cuenta como una herramienta útil para la gestión
administrativa debido a los múltiples beneficios que trae consigo este tipo de documentos.
Dentro de las ventajas que permite poseer un Manual de Procedimiento de la Unidad de

Gestión se encuentran:
• Permite conocer el funcionamiento interno en lo que respecta a descripción de tareas,

ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
• Auxilian en la inducción del puesto y en el adiestramiento y capacitación del personal.
• Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
• Interviene en la consulta de todo el personal.
• Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
• Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración
arbitraria.
• Determina en forma más sencilla las responsabilidades administrativas y funcionales.
4
3. Capítulo 2: Antecedentes de la Institución
3.1 Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas
La Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas fue creada en 1945, sobre la base

de la escuela de Química y Farmacia que inició la enseñanza de la Farmacia en 1833 en el
Instituto Nacional y que en 1842 se instaló junto con la Universidad de Chile.
Actualmente, la Facultad ofrece a sus estudiantes la posibilidad de cursar cuatro

carreras universitarias: Química y Farmacia, Bioquímica, Química e Ingeniería en Alimentos. El
factor común que distingue a todos sus egresados es la sólida formación en química y su
conexión directa al correspondiente campo de los medicamentos, alimentos, bioquímica o
industria química.
3.2 Misión
La misión de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de

Chile es la generación, cultivo, integración y transmisión de la enseñanza de la química por sí
misma y en estrecha vinculación con las Ciencias Farmacéuticas, la Bioquímica y las Ciencias
Alimentarias. Fundamentalmente educar profesionales idóneos con una sólida formación
científica, ética, y con capacidad de gestión en las áreas de las Ciencias Farmacéuticas,
Bioquímicas, Químicas y de los Alimentos.
Esta misión se materializa al proporcionar al país profesionales altamente calificados e

involucrados directamente con el área de salud (Química y Farmacia y Bioquímica) y con el
desarrollo industrial y tecnológico químico (Química e Ingeniería en Alimentos).
La formación recibida en la Facultad los habilita para ejercer su profesión en el ámbito

laboral contribuyendo al desarrollo y progreso del país. Estos profesionales además tienen la
preparación necesaria para incorporarse a actividades de perfeccionamiento continuo y a
programas de especialización y/o postgrado.
5
La Facultad ejerce esta misión con excelencia, sentido de compromiso, de modo

reflexivo y crítico a través de sus funciones fundamentales de docencia, investigación y
extensión.
Esta misión se logra a través del trabajo de sus académicos en la docencia de pregrado,
postítulo y postgrado, la investigación básica y aplicada en las áreas que cultiva la Facultad, la
extensión y la permanente preocupación por los problemas de interés de la comunidad
nacional.
3.3 Visión
Que la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile sea

un Centro Universitario de excelencia, cuyo quehacer académico la convierta en un centro de
referencia por su formación docente de pre y postgrado.
Constituirse y mantenerse como líder en Investigación, creando conocimiento que

sustente su actividad docente; líder en innovación, creando conocimiento atingente a la realidad
y necesidades de nuestro país, contribuyendo así a su desarrollo.
6
3.4 Organigrama de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la

Universidad de Chile:
7
3.5 Dirección Económica y Administrativa (DIRECAD)
El Área de Dirección de la DIRECAD cumple con la función de ejecutar las labores

directivas decisionales superiores de la Unidad, siendo la cabeza visible de la organización ante
todos los niveles y actuando como Staff de apoyo del señor Decano de la Facultad.
Esta Área se encuentra a cargo del Director de Administración y Finanzas (Sr. Jaime
Parada Manríquez) el cual depende jerárquicamente del Decano de la Facultad.
En la actualidad el Área de Dirección se encuentra físicamente en la Dirección de

Administración y Finanzas, ubicada en Av. Vicuña Mackenna Nº79, Segundo Piso. En esta
unidad organizacional se pueden detectar las siguientes subdivisiones en base a las cargas de
trabajo.
• Dirección.
• Secretaría de Dirección.
• Estafeta de Dirección.
• Auxiliar de Dirección
8
3.6 Organigrama Dirección Económica y Administrativa (DIRECAD)
9
4. Capítulo 4: Unidad de Gestión
La Unidad de Gestión nace como una unidad de “Staff” o apoyo los Departamentos y
Unidades de la Facultad que requieran asesoría en materia de administrativa. Es una unidad
altamente especializada y profesional que establece pautas de planificación en materia de
asesoría administrativa, apoyo y ejecución en los procesos de adquisición de bienes y servicios
y análisis institucional de la Facultad.
4.1 Misión
Ser una unidad de apoyo y análisis institucional de la Facultad promoviendo directrices

para una eficiente administración de las diferentes unidades administrativas que componen la
Facultad.
4.2 Visión
“Ser el aliado estratégico de la Facultad en materia de gestión y eficiencia

administrativa”.
4.4 Funciones específicas
• Entregar apoyo en materia de gestión a las distintas instancias de la Facultad y

proyectos asociados
• Elaborar informes de análisis institucional y de distintas materias de gestión para la

Facultad
• Realizar los procesos de adquisiciones de bienes y servicios de la Facultad
• Entregar apoyo a académicos y funcionarios en materia de adquisidores de bienes o

servicios.
10
4.5 Personal
A la fecha la Unidad de Gestión cuenta con 3 personas a cargo de las labores de la

unidad estas son:
Nombre Cargo
Daniel Burgos Jefe Unidad de Personal
Sergio Fuenzalida Analista de Gestión
Daniela Cruces Secretaria
11
5. Capítulo 5: Explicación formato Procedimientos Unidad de Gestión
A continuación se describirá los principales procedimientos de la Unidad de Gestión,

antes se describirá cómo se debe leer y comprender los procedimientos en el formulario
levantamiento de procedimientos y su respectivo flujograma. Su comprensión adecuada
permitirá tener una visión real de una actividad y además permitirá realizar mejoras o cambios
en el futuro.
5.1 Formulario levantamiento de Procedimientos
Todos los procedimientos descritos en este Manual están acompañados de una ficha
denominada “Formulario de Procedimiento”, esta ficha ofrece un esquema para inventariar
secuencialmente cada procedimiento de acuerdo a su evolución particular, a continuación se
detallará en que cosiste cada casilla de este formulario:
Nombre del procedimiento Código: Folio único para cada

procedimiento
Identificación del procedimiento Fecha: Identificación temporal en
que se levantó el procedimiento
1.Descripción Definición del procedimiento.

Describir como el procedimiento ayuda a conseguir los objetivos
2.Objetivo
institucionales.
3.Alcance Área en donde transcurre el procedimiento.
4.Periodicidad Lapso temporal que trascurre el procedimiento.
5.Marco Legal Leyes, reglamentos u otros que reglamentan el procedimiento.
12
5.2 Formulario Declaración de Procedimientos
A continuación de la ficha levantamiento de procedimientos de encuentra adjunta el Formulario

Declaración de Procedimientos, su objetivo es entregar paso por paso las actividades que
comprenden la realización de un procedimiento identificado, a continuación se detallará en que
cosiste cada casilla de este formulario:
1 2 3 4 5
6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos
Ej.: Unidad 1 Ej.: Envía carta o Ej.: Siempre y cuando la Ej.: -solicitud de compra
solicitante solicitud de compra Unidad Demandante lo
solicite
1. Responsable (cargo): Identificación del cargo o Unidad responsable de la actividad.
2. Nº: Número de identificación de las actividades, sirve para ir señalando el orden de

inicio y termino de las operaciones realizadas en dicho procedimiento.
3. Actividad: En esta casilla se señala cuáles son las acciones realizadas en función al
procedimiento identificado.
4. Observaciones: Son datos adicionales a la acción realizada en la actividad y que

entregan información que ayuda a comprender de mejor manera el procedimiento.
5. Documentos: Documentación asociada a la actividad o procedimiento.
13
5.3 Flujograma de Procedimientos
Posteriormente a los dos anteriores formularios, cada procedimiento posee un

“Flujograma del procedimiento”, este se encuentra en formato “vertical”, lo que quiere decir que
el procedimiento se lee de arriba hacia abajo, en la parte superior se encuentran señalados los
unidades o cargos responsables de las operaciones (1), cabe destacar que si una operación se
encuentra en el “medio” de dos cargos o unidades es debido a que los dos participan en dicha
operación. En la parte superior se encuentra el nombre del procedimiento (2) en la derecha se
encuentra el código de identificación (3). Al interior del esquema se encuentran símbolos, estos
poseen distintos significados que están expuestos más adelante en la sección Simbología
Flujogramas (4). Los símbolos del Flujo se encuentran unidos con flechas, estas poseen
distintas direcciones y simbolizan como las actividades se van desarrollando y hacia qué otra
operación o Unidad debe seguir el procedimiento (5).
2 3
14
5.4 Simbología Flujogramas
Símbolo Nombre Significado
Un procedimiento lleva consigo el desarrollo de una

operación, una operación se realiza cuando se crea, se
Operación altera, se aumenta o se sustrae algo.
Lo que determina que una actividad sea un

procedimiento es la entrada (Input) y la posterior salida
de lo que ingreso y que obtuvo cambios debido a una
operación específica (output).
Ej.: Entrada de una “solicitud” (Input) y la salida de un

“permiso” (output).
Es una operación que por sus características y

desarrollo se debe realizar una observación especial,
Sub-Operación debido a que se encuentra fuera del área de estudio.
Ej.: En este manual, la existencia de operaciones de

otras unidades como Secretaría Municipal o la Dirección
de Control, que poseen procedimientos propios.
Representa la toma de decisión en el procedimiento. La

pregunta se escribe dentro del rombo. Dos flechas que
Decisión salen del rombo muestran la dirección del proceso, en
función de la respuesta real.
Ej.: Puede ser la aprobación o no de una operación.
Simboliza el documento resultante de la operación

respectiva. Significa que en un determinado
Documento procedimiento la aparición de un documento es el
resultado o entrada de un proceso posterior.
Simboliza que el procedimiento comienza o termina.
Inicio/Termino
Simboliza que más de un documento el que interviene

en el procedimiento, el cual esta detallado en el
Documento formulario “Declaración de Procedimientos”.
Múltiple
15
Símbolo Nombre Significado
Simboliza que en la actividad se ingresan datos a un

sistema externo a la Unidad o Departamento.
Datos Externos
Ej.: Subir información al sistema AUGE de la
Universidad.
Subir información al sistema Portal Mercado Público.
Si un documento en parte derecha aparece este símbolo

en el flujograma, significa que dicho documento o
Firma o VºBº actividad fue firmado o dado el visto bueno por la
autoridad o responsable a cargo de la actividad
Es la acción de controlar de legalidad un documento

para poder darle atribución legal a un procedimiento.
Control de
Legalidad Ej.: Los controles de legalidad que realiza la Contraloría
Control de
Legalidad
Interna Universitaria a las resoluciones que emiten las
Unidades o Departamentos de la Facultad.
Simboliza que el procedimiento debe continuar en otro

lugar específico del Flujograma o página, por lo general
Página de va a acompañado de un número al interior que simboliza
Referencia que se debe continuar leyendo en la otra Referencia con
el mismo número.
Simboliza que la actividad consiste en realizar un

respaldo o archivo de los datos del flujo.
Base de Datos
EJ.: Archivo de documentos o respaldo electrónico.
16
6. Capítulo 6: Procedimientos Unidad de Gestión
Nombre del procedimiento Código: UG0001

Adquisiciones menores a 3 UTM (Órdenes de compra Fecha: 06/06/2010
AUGE)
Son adquisiciones que no superan las 3 UTM por lo cual se excluyen del
1.Descripción del sistema de compras Mercado Público. Estas adquisiciones se realizan
a través del sistema AUGE de la Universidad.
Adquirir bienes o servicios para el funcionamiento de las Unidades de la
2.Objetivo Facultad y proyectos asociados, a través del sistema AUGE y que no
requieran un proceso de licitación.
3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Gestión.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
3.Alcance
cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
4.Periodicidad Durante todo el año.
5.Marco Legal Ley Nº19.886 (Ley de Bases sobre Contratos Administrativos de
Suministro y Prestación de Servicios).
Reglamento de la Ley 19.886.
Circular 01/2008 del Vicedecano de la Facultad de Ciencias Químicas y
Farmacéuticas.
Instructivo 03/2008 del Contralor Universitario.
Oficio Circular 72/2008 del Director de Administración y Finanzas de la
Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de
Chile.
Oficio Circular 85/2008 del Administrador Público de la Facultad de
Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile.
Manual de Operación de Usuario Comprador de la Dirección ChileCompra
Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 17

Administrador Público Ver. 1.0
6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Unidad solicitante 1 Envía carta o solicitud -solicitud de compra

de compra
Secretaria 2 Recibe solicitud y Por lo general las -solicitud de compra

verifica si es una compra compras menores a 3
menor a 3 UTM. UTM son compras para
adquirir productos de
necesidad habitual de
las unidades.
Secretaria 3 Si es una compra menor

a las 3 UTM se ingresan
a sistema AUGE.
Secretaria 4 Se imprimen orden de -copia orden de compra

compra y se despachan
2 copias a Analista de
Gestión y una a la
Unidad demandante.
Secretaria 5 Se envía orden de -orden de compra

compra original a jefe de
Unidad de Gestión para
su firma.
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

18
06.06.10 Ver. 1.0

7. DIAGRAMA DE FLUJO


Adquisiciones a través del catálogo electrónico (Convenio Fecha: 06/06/2010
Marco)
Los Convenios Marco vigentes se traducirán en un catálogo, que

contendrá una descripción de los bienes y servicios ofrecidos, sus
condiciones de contratación, y la individualización de los Proveedores a
1.Descripción los que se les adjudicó el Convenio Marco. Cada Entidad estará obligada
a consultar el Catálogo antes de proceder a llamar a una Licitación
Pública, Licitación Privada o Trato o Contratación Directa. (Reglamento de
la Ley 19.886. Articulo 14)
Facultad y proyectos asociados y hacer cumplimiento de la Ley 19886 en
2.Objetivo relación a entregar preferencia a la adquisición de bienes que se
encuentren disponibles en el catalogo electrónico del sistema Mercado
Público.
3.Alcance 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la

9001:2008.
Farmacéuticas.
Chile.

Departamento que 1 Ingresan al sistema de Existen departamentos -solicitud orden de

posee capacidad catálogo electrónico de que poseen sus propias compra
de compra Mercado Público y claves de ingreso al
Mercado Público realizan la compra y sistema Mercado
generan orden de Público.
compra.
Analista de Gestión 2 Recibe correo -solicitud orden de

electrónico con número compra
de solicitud de orden de
compra.
Analista de Gestión 3 Imprime solicitud orden -solicitud orden de

de compra. compra
Analista de Gestión 4 Verifica el departamento -solicitud orden de

y el monto de la compra. compra
Administrativo de 5 Verifica si existe -solicitud orden de

Presupuesto presupuesto para la compra
compra.
Analista de Gestión 6 Genera orden de -orden de compra

compra sistema
Mercado Público. Envía
copias de orden de
compra por correo
electrónico a
Departamento
Demandante y Jefe de
Unidad de Gestión.
Jefe de Unidad de 7 Da VºBº: - solicitud orden de

Gestión compra
- solicitud orden de
compra -orden de compra
-orden de compra -correo de autorización
-correo de autorización



Adquisiciones L1 (Generan orden de compra) Fecha: 06/06/2010
Son adquisiciones que se encuentran entre las 3 UTM y menores a 100

UTM debido a su monto deben pasar por un proceso de Licitación Pública
1.Descripción a través del a través del portal Mercado Público. Estas adquisiciones en
su procedimiento generan como producto una orden de compra, entre la
facultad y los proveedores.
2.Objetivo Facultad y proyectos asociados, a través del portal Mercado Público en
modalidad de Licitación Pública.
3.Alcance
9001:2008.
Farmacéuticas.
Chile.
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0

23
Unidad 1 Jede de Unidad o - solicitud de compra

Demandante Director de
Departamento dan VºBº
a solicitud de compra.
Dirección 2 Autoriza o no solicitud - solicitud de compra

Económica y de orden de compra. Si
Administrativa es autorizada es
firmada.
Jefe de Unidad de 3 Firma solicitud de orden - solicitud de compra

Gestión de compra.
Analista de Gestión 4 Recibe solitud de - solicitud de compra

compra y se verifican los
datos.
Analista de Gestión 5 Se carga licitación en - solicitud de compra

Portal Mercado Público.
Analista de Gestión 6 Realiza resolución de - resolución de

publicación. Esta publicación.
resolución es enviada al
Jefe de Unidad de
Contabilidad para su
VºBº y también va a
control a Decanato, y
Vicedecanato y
Contraloría Interna.
Analista de Gestión 7 Se realiza el periodo de

cierre y se envía por
correo electrónico la
información de los
oferentes a la Unidad
Demandante.

Analista de Gestión 8 Envía cuadro de -cuadro de evaluación

evaluación ofertas para de oferta
que la evalué la Unidad
Demandante.
Unidad 9 Da VºBº al cuadro de -cuadro de evaluación

Demandante evaluación de oferta. de oferta
Analista de Gestión 10 Recibe cuadro de La ponderación de las -cuadro de evaluación

evaluación de oferta y se evaluaciones se de oferta
adjudica a proveedor encuentra predefinida
con mejor puntaje. Se con antelación por la - certificado de
imprime certificado de Unidad Demandante. disponibilidad
disponibilidad presupuestaria
presupuestaria y se Jefe de Unidad de
sube al sistema Portal Contabilidad firma
Mercado Público. certificado de
disponibilidad
presupuestaria.
Analista de Gestión 11 Realiza resolución de -resolución de

adjudicación. Esta adjudicación
Jefe de Unidad de -cuadro de evaluación
Contabilidad para su de oferta
-solicitud de compra
control de Decanato,
Vicedecanato y
Analista de Gestión 12 Se genera la orden de - orden de compra

compra en sistema
Mercado Público

25


27

Adquisiciones L1 (Generan contrato) Fecha: 06/06/2010
Son adquisiciones que se encuentran entre las 3 UTM y menores a 100

UTM debido a su monto deben pasar por un proceso de Licitación Pública
1.Descripción a través del a través del portal Mercado Público. Estas adquisiciones en
su procedimiento generan como producto un contrato de servicio, entre la
facultad y los proveedores.
3.Alcance
9001:2008.
Farmacéuticas.
Chile.


Dirección 2 Autoriza o no solicitud En base a criterios - solicitud de compra

Económica y de orden de compra. Si presupuestarios.
firmada.

Gestión de compra.
Jefe de Unidad de 4 Recibe solitud de

Gestión adquisición y se realiza
reunión con Unidad
Demandante.
Jefe de Unidad de 5 Se elaboran con la - especificaciones

Gestión Unidad Demandante las técnicas
especificaciones
técnicas de la de
adquisición.
Jefe de Unidad de 6 Se elaboran con el Jefe En base a los formatos - bases de licitación
Gestión de Unidad de Gestión del Portal Mercado
las bases de licitación Público.
Jefe de Unidad de 7 Se carga licitación al - bases de licitación

Gestión Portal Mercado Publico.
Jefe de Unidad de 8 Se informa a la Unidad

Gestión Demandante los plazos
operativos.

29
Jefe de Unidad de 9 Realiza resolución de - resolución de

Gestión publicación. Esta publicación.
Jefe de Unidad de - bases de licitación
- especificaciones
técnicas
Vicedecano y - solicitud de compra
Jefe de Unidad de 10 Comienza el periodo de Sin son preguntas de

Gestión preguntas de los carácter técnico las
proveedores en el Portal responde la Unidad
Mercado Público. Demandante si son
preguntas de carácter
administrativo o tengan
relación con los
procedimientos de la
adquisición.
Jefe de Unidad de 11 Se sube las respuestas

Gestión al sistema Portal
Mercado Público y se
cierra el proceso de
licitación.
Unidad 12 Elabora documento: - cuadro de evaluación

Demandante de oferta
- cuadro de evaluación
de oferta -servicio post venta
-servicio post venta
Jefe de Unidad de 13 Recibe cuadro de Jefe de Unidad de - cuadro de evaluación

Gestión evaluación de oferta y Contabilidad firma de oferta
Se adjudica a proveedor certificado de
con mayor puntaje. Se disponibilidad
imprime certificado de presupuestaria.
disponibilidad
presupuestaria y se
sube al sistema Portal
Mercado Público.


Gestión adjudicación. Esta adjudicación
Jefe de Unidad de - bases de licitación
- especificaciones
técnicas
control de Decanato, y
Vicedecanato - solicitud de compra
cuadro de evaluación de
oferta
Jefe de Unidad de 15 Elabora el contrato entre -contrato

Gestión la facultad y el
proveedor de servicio o
suministro.
Jefe de Unidad de 16 Envía contrato a Unidad -contrato

Gestión Demandante para que
realice las
consideraciones
pertinentes al contrato.
Jefe de Unidad de 17 Se recibe el contrato En esta etapa el -contrato

Gestión revisado por la Unidad proveedor debe entregar
Demandante y es toda la información
enviado al proveedor necesaria que debe
para que integre los integrar el contrato
datos que hacen falta y (Representante legal,
firme el contrato. cargo, identificación
personal, entre otras).
Jefe de Unidad de 18 Envía el contrato para la -contrato

Gestión firma del Decano.
Jefe de Unidad de 19 Realiza resolución de -resolución de firma de

Gestión firma de contrato. Esta contrato
Jefe de Unidad de -contrato
control de Decanato y
Vicedecano, y

31
Jefe de Unidad de 20 Se informa al proveedor -contrato

Gestión que debe venir a retirar
el contrato. Además Se
informa a la Unidad
Demandante plazos y
ejecución del contrato.
Unidad 21 Recibe carta informativa -copia -resolución de

Demandante y copia resolución firma firma de contrato
de contrato.
Jefe de Unidad de 22 Se gestiona la ejecución Un contrato de -contrato

Gestión de los contratos. suministro o de servicio
genera una serie de
órdenes de compra que
deben ser supervisados
tanto por la Unidad
Demandante como el
proveedor.



34

35

Adquisiciones LE (Generan orden de compra) Fecha: 06/06/2010
Son adquisiciones de bienes o servicios de ejecución inmediata o en el

tiempo, que se encuentran entre las 100 UTM y 1000 UTM debido a su
1.Descripción monto deben pasar por un proceso de Licitación Pública a través del
portal Mercado Público. Estas adquisiciones en su procedimiento generan
como producto una orden de compra, entre la facultad y los proveedores.
3.Alcance
9001:2008.
Farmacéuticas.
Chile.

36

Dirección 2 Autoriza o no solicitud En base a criterios - solicitud de compra

Económica y de orden de compra. Si presupuestarios.
firmada.

Gestión de compra.

reunión con Unidad
Demandante.
Jefe de Unidad de 5 Se elaboran con la

Gestión Unidad Demandante las
especificaciones
técnicas de la de
adquisición.


operativos.

Jefe de Unidad de


relación con los
adquisición.

licitación.


disponibilidad
presupuestaria y se
Mercado Público.

38

Jefe de Unidad de -acta de adjudicación
-carta que informa el
puntaje
Contraloría Interna. - cuadro de evaluación
de oferta
-Certificado de
inscripción en Chile
proveedores
- orden de compra
Jefe de Unidad de 15 Se genera la orden de -orden de compra

Gestión compra en sistema
Mercado Público.
39


41

Adquisiciones LE (Generan contrato) Fecha: 06/06/2010

tiempo, que se encuentran entre las 100 UTM y 1000 UTM debido a su
monto deben pasar por un proceso de Licitación Pública a través del
portal Mercado Público. Estas adquisiciones en su procedimiento generan
como producto un contrato, entre la facultad y los proveedores.
1.Descripción
Se deben diferenciar:
Contrato de servicio: Es una prestación de servicio con ejecución en el
tiempo que entrega el proveedor.
Contrato de suministro: Es una provisión que entrega el proveedor
referente a un suministro necesario para actividades recurrentes.

9001:2008.
Farmacéuticas.
Chile.

Unidad 1 Jede de Unidad o - solicitud de adquisición

a solicitud de
adquisición.
Dirección 2 Autoriza o no solicitud En base a criterios - solicitud de adquisición

Económica y de adquisición. Si es presupuestarios.
Administrativa autorizada es firmada.
Jefe de Unidad de 3 Firma solicitud de orden - solicitud de adquisición

Gestión de compra.

reunión con Unidad
Demandante.

especificaciones
técnicas de la de
adquisición.


operativos.

Jefe de Unidad de


relación con los
adquisición.

licitación.


disponibilidad
presupuestaria y se
Mercado Público.

puntaje
de oferta
-certificado de inscripción
en Chile proveedores


suministro.

realice las
consideraciones


Jefe de Unidad de 19 Realiza resolución de - resolución firma de

Jefe de Unidad de -fotocopia del contrato
- resolución de
adjudicación

el contrato. Además Se -carta informativa
informa a la Unidad
Demandante plazos y
Unidad 21 Recibe carta informativa -carta informativa

Demandante y copia resolución firma
de contrato. -copia resolución firma
de contrato.

45

genera una serie de
tanto por la Unidad
Demandante como el
proveedor.

46

47



Adquisiciones LP (Generan contrato) Fecha: 06/06/2010

tiempo, que se encuentran sobre las 1000 UTM debido a su monto deben
pasar por un proceso de Licitación Pública a través del portal Mercado
Público. Estas adquisiciones en su procedimiento generan como producto
un contrato, entre la facultad y los proveedores.
1.Descripción
Se deben diferenciar:
Contrato de servicio: Es una prestación de servicio con ejecución en el
tiempo que entrega el proveedor.
Contrato de suministro: Es una provisión que entrega el proveedor
referente a un suministro necesario para actividades recurrentes.

9001:2008.
Farmacéuticas.
Chile.

50
Unidad 1 Jede de Unidad o - solicitud de adquisición

a solicitud de
adquisición.
Dirección 2 Autoriza o no solicitud En base a criterios - solicitud de adquisición

Económica y de adquisición. Si es presupuestarios.
Administrativa autorizada es firmada.
Jefe de Unidad de 3 Firma solicitud de - solicitud de adquisición

Gestión adquisición.

reunión con Unidad
Demandante.

especificaciones
técnicas de la de
adquisición.
Comisión 7 Autoriza o no solicitud Considera la

Evaluadora de adquisición. instauración de una
comisión evaluadora,
características de la
comisión: tiene que ser
integrada por tres
funcionarios públicos
internos o externos del
servicio, también
integrada por persona
puede ser integrada por
personas externas pero
estos deben ser menos
que los funcionarios
públicos.

Jefe de Unidad de 8 Se carga licitación al La licitación debe estar - bases de licitación

Gestión Portal Mercado Publico. mínimo 20 días
reducible a 10.

operativos.

Jefe de Unidad de

relación con los
adquisición.
Jefe de Unidad de 12 Se solicita a Los montos - boleta de garantía por

Gestión proveedores boleta de comprendidos en estas seriedad de la oferta
garantía por seriedad de boletas se entregan una
la oferta. vez adjudicada la
propuesta y solo se
retiene la boleta del
ganador, a su vez el
proveedor ganador debe
adjuntar una nueva
boleta, de fiel y oportuno
cumplimiento del
contrato y por las
obligaciones laborales y
sociales de los
trabajadores, esa boleta
se entrega una vez
elaborado el contrato.


licitación.


Gestión evaluación de oferta. Se Contabilidad firma de oferta
imprime certificado de certificado de
disponibilidad disponibilidad
presupuestaria y se presupuestaria.
Mercado Público.
Comisión 16 Adjudica contrato a - informe técnico de

Evaluadora proveedor y genera un adjudicación
informe técnico de
adjudicación.

puntaje
de oferta
-certificado de
inscripción en Chile
proveedores

suministro.

Jefe de Unidad de 19 Recibe boleta de Si el proveedor en el -boleta de garantía de

Gestión garantía de fiel y lapso que trascurre el fiel y oportuno
oportuno cumplimiento contrato no realice u cumplimiento del
del contrato entregada omita alguna actividad o contrato
por el proveedor. punto establecido en el
contrato, le entregará el
derecho a la Facultad de
poder cobrar dicha
boleta de garantía.

realice las
consideraciones


Jefe de Unidad de 23 Realiza resolución de - resolución firma de

Jefe de Unidad de -fotocopia del contrato
- resolución de
adjudicación

el contrato. Además Se -carta informativa
informa a la Unidad
Demandante plazos y

54
Unidad 25 Recibe carta informativa -carta informativa

Demandante y copia resolución firma
de contrato. -copia resolución firma
de contrato.

genera una serie de
tanto por la Unidad
Demandante como el
proveedor.

55


57


Adquisiciones Especiales (no licitación y que generan Fecha: 06/06/2010
orden de compra)
Son adquisiciones que debido a situaciones extraordinarias deben

realizarse sin un proceso de licitación. Los criterios en los cuales deben
ser aprobadas este tipo de adquisición deben ser los expresados en la ley
1.Descripción
y argumentados de manera muy rigurosa por las partes comprometidas en
este procedimiento. El producto de esta adquisición es una compra de
trato directo entre la Facultad y el proveedor.
2.Objetivo Facultad y proyectos asociados, que debido a una situación extraordinaria
deben realizarse sin un procedimiento de licitación pública.
3.Alcance
9001:2008.
Farmacéuticas.
Chile.

Unidad 1 Jede de Unidad o La argumentación debe -solicitud de compra

Demandante Director de realizarse en base a los
Departamento dan VºBº que señala el art. 10 de - carta argumentativa
a solicitud de compra. la Ley de Bases sobre
-documentos de
Contratos
respaldo
Administrativos de
Suministro y Prestación
de Servicios.
Jefe de Unidad de 2 Recibe documentación y -solicitud de compra

Gestión remite carta de
autorización y - carta argumentativa
documentación de
-documentos de
respaldo y despacha a la
respaldo
Dirección de
Administración y
Finanzas para autorizar
la compra.
Jefe de Unidad de 3 Una vez autorizada la -resolución de compra

Gestión solicitud de compra se trato directo
realiza resolución de
compra trato directo.
Jefe de Unidad de 4 Realiza resolución de -resolución de compra

Gestión compra trato directo. trato directo
Esta resolución es
enviada al Jefe de -orden de compra
Unidad de Contabilidad directa
para su VºBº y también
-carta argumentativa
va a control de
Decanato, y Contraloría -documentos de
Interna. respaldo
Jefe de Unidad de 5 Sube orden de compra -orden de compra

Gestión Portal Mercado Público, directa
la Unidad Demandante
baja la orden de compra
del sistema.

60
Jefe de Unidad de 6 Sube resolución de -resolución de compra

Gestión compra trato directo trato directo
controlada de legalidad
a Portal Mercado
Público.
Jefe de Unidad de 7 Informa a Unidad -resolución de compra

Gestión Demandante que el trato directo
procedimiento está
controlado de legalidad y
se procede a archivar
documentación.



Adquisiciones Especiales (no licitación y que generan Fecha: 06/06/2010
contrato directo)
Son adquisiciones que debido a situaciones extraordinarias deben

realizarse sin un proceso de licitación. Los criterios en los cuales deben
ser aprobadas este tipo de adquisición deben ser los expresados en la ley
1.Descripción
y argumentados de manera muy rigurosa por las partes comprometidas en
este procedimiento. El producto de esta adquisición es un contrato directo
entre la Facultad y el proveedor.
2.Objetivo Facultad y proyectos asociados, que debido a una situación extraordinaria
deben realizarse sin un procedimiento de licitación pública.
3.Alcance
9001:2008.
Farmacéuticas.
Chile.

Unidad 1 Jede de Unidad o La argumentación debe -solicitud de adquisición

Demandante Director de realizarse en base a los
Departamento dan VºBº que señala el art. 10 de -carta argumentativa
a solicitud de la Ley de Bases sobre
-documentos de
adquisición. Contratos
respaldo
Administrativos de
Suministro y Prestación
de Servicios.
Jefe de Unidad de 2 Recibe documentación y -solicitud de adquisición

Gestión remite carta de
autorización y -carta argumentativa
documentación de
-documentos de
respaldo y despacha a la
respaldo
Dirección de
Administración y
Finanzas para autorizar
la compra.
Jefe de Unidad de 3 Realiza borrador de Los contratos entre la -contrato

Gestión contrato para que sea Facultad y un tercero en
revisado por el este caso un proveedor
proveedor una vez debe ser firmado solo
realizada todas las por el Decano quien es
observaciones se el representante legal de
procede a realizar el la Facultad.
contrato que es firmado
por el proveedor y el
Decano.
Jefe de Unidad de 4 Una vez autorizada la -resolución de contrato

Gestión solicitud de adquisición directo
se realiza resolución de
compra trato directo.

Jefe de Unidad de 5 Realiza resolución de -resolución de contrato

Gestión contrato directo. Esta directo
resolución es enviad a al
Jefe de Unidad de -copia del contrato
-carta argumentativa
control de Decanato, -documentos de
Vicedecanato y respaldo
Jefe de Unidad de 6 Se sube órdenes de -órdenes de compra

Gestión compra una vez generadas por el
comenzado el contrato contrato
cuando la resolución ha
sido controlada de
legalidad a Portal
Mercado Público
Jefe de Unidad de 7 Informa a Unidad -resolución de compra

Gestión Demandante que el trato directo
procedimiento está
controlado de legalidad y
se procede a archivar
documentación que el
proveedor puede venir a
retirar el contrato.

65

Gestión de resoluciones Fecha: 06/06/2010
Es la expresión legal de las decisiones que se llevan a cabo en la

1.Descripción
actividad administrativa y son aceptadas por la autoridad.
Gestionar las resoluciones enviándolas a las autoridades de control y

2.Objetivo
subirlas posteriormente al Portal Mercado Público.

9001:2008.


Farmacéuticas.

Chile.


67
Jefe de Unidad de 1 Confecciona resolución. También Analista de - resolución

Gestión Gestión si procede
confecciona resolución.
Secretaria 2 Recibe resolución y saca - resolución

tres copias y envía
resolución original a
control.
Secretaria 3 La resolución es envida - resolución

al Jefe de Unidad de
Vicedecanato y
Secretaria 4 Recibe la resolución - resolución

controlada, se escanea
resolución y se sube al
sistema Portal Mercado
Público
Secretaria 5 Archiva resolución en el - resolución

archivo de la Unidad


70

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UNIVERSIDAD DE CHILE

FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS

Jefe Unidad: Daniel Burgos B.

2. Capítulo 1: Manuales de Procedimientos: Una herramienta para la gestión administrativa ................. 4

3. Capítulo 2: Antecedentes de la Institución ................................................................................................ 5

3.1 Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas .................................................................. 5

3.2 Misión ................................................................................................................................... 5

3.3 Visión .................................................................................................................................... 6

3.4 Organigrama de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas .................................... 7

3.6 Dirección Económica y Administrativa (DIRECAD).............................................................. 8

3.6 Organigrama Dirección Económica y Administrativa (DIRECAD) ......................................... 9

4. Capítulo 4: Unidad de Gestión .................................................................................................................. 10

4.2 Visión .................................................................................................................................. 10

4.4 Funciones específicas ......................................................................................................... 10

4.5 Personal .............................................................................................................................. 11

5. Capítulo 5: Explicación formato Procedimientos Unidad de Gestión ............................................... 12

5.1 Formulario levantamiento de Procedimientos ...................................................................... 12

5.2 Formulario Declaración de Procedimientos ......................................................................... 13

5.3 Flujograma de Procedimientos ............................................................................................ 14

5.4 Simbología Flujogramas ...................................................................................................... 15

6. Capítulo 6: Procedimientos Unidad de Gestión ...................................................................................... 17

Adquisiciones menores a 3 UTM (Órdenes de compra AUGE) ................................................. 17

Adquisiciones a través del catálogo electrónico (Convenio Marco) ........................................... 20

Adquisiciones L1 (Generan orden de compra) .......................................................................... 23

Adquisiciones L1 (Generan contrato) ........................................................................................ 28

Adquisiciones LE (Generan orden de compra) .......................................................................... 36

Adquisiciones LE (Generan contrato) ........................................................................................ 42

Adquisiciones LP (Generan contrato) ........................................................................................ 50

Adquisiciones Especiales (no licitación y que generan orden de compra) ................................. 59

Adquisiciones Especiales (no licitación y que generan contrato directo) ................................... 63

Gestión de resoluciones ............................................................................................................ 67

El presente documento tiene como objetivo presentar el Manual de Procedimientos

El objetivo general del proyecto consiste en levantar y describir los principales

John Rebolledo Verdejo

2. Capítulo 1: Manuales de Procedimientos: Una herramienta para la gestión

La creación de Manuales de procedimientos dentro de la unidad nace debido la

El objetivo principal de un Manual de Procedimiento es poder sistematizar las principales

Dentro de las ventajas que permite poseer un Manual de Procedimiento de la Unidad de

• Permite conocer el funcionamiento interno en lo que respecta a descripción de tareas,

3. Capítulo 2: Antecedentes de la Institución

3.1 Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas

La Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas fue creada en 1945, sobre la base

Actualmente, la Facultad ofrece a sus estudiantes la posibilidad de cursar cuatro

La misión de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de

Esta misión se materializa al proporcionar al país profesionales altamente calificados e

La formación recibida en la Facultad los habilita para ejercer su profesión en el ámbito

La Facultad ejerce esta misión con excelencia, sentido de compromiso, de modo

Que la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile sea

Constituirse y mantenerse como líder en Investigación, creando conocimiento que

3.4 Organigrama de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la

3.5 Dirección Económica y Administrativa (DIRECAD)

El Área de Dirección de la DIRECAD cumple con la función de ejecutar las labores

En la actualidad el Área de Dirección se encuentra físicamente en la Dirección de

3.6 Organigrama Dirección Económica y Administrativa (DIRECAD)

4. Capítulo 4: Unidad de Gestión

Ser una unidad de apoyo y análisis institucional de la Facultad promoviendo directrices

“Ser el aliado estratégico de la Facultad en materia de gestión y eficiencia

4.4 Funciones específicas

• Entregar apoyo en materia de gestión a las distintas instancias de la Facultad y

• Elaborar informes de análisis institucional y de distintas materias de gestión para la

• Realizar los procesos de adquisiciones de bienes y servicios de la Facultad

• Entregar apoyo a académicos y funcionarios en materia de adquisidores de bienes o

A la fecha la Unidad de Gestión cuenta con 3 personas a cargo de las labores de la