1.

Diagnóstico de la situación actual

1.1. Diagnóstico Externo

1.1.1. Macro
1.1.1.1. Económico
1.1.1.2. Político Legal

1.1.2. Micro

1.2. Diagnóstico Interno

1.2.1. Análisis de la organización
1.2.2. Revisión de los procedimientos
1.2.3. Distribución actual del espacio
1.2.4. Lista de mobiliario y equipo
1.2.5. Plantilla de personal
2. Previsión de necesidades futuras

2.1. organización
Proyectar en lo posible, la medida en que las decisiones de alta autoridad influirán en la
distribución en un futuro próximo, para determinar si la organización considera los
cambios necesarios.
2.1.1. Ampliar o reducir la estructura orgánica
La mejor estructura depende de quiénes son los miembros, dónde se ha estado, a
dónde se quiere ir. Y puede cambiar. Actualmente la institución cuenta con una
estructura orgánica estable, colaborativa y enfocada en el buen servicio optima para el
desarrollo de las actividades.
2.1.2. Descentralizar o desconcentrar funciones o unidades
Hay que tener presente para ello lo que señala la normativa legal, para esto se analizo
el COOTAD y la Constitución de la República del Ecuador.
Código orgánico de organización territorial, autonomía y descentralización
Artículo 338
Estructura administrativa. - Cada gobierno regional, provincial, metropolitano y
municipal tendrá la estructura administrativa que requiera para el cumplimiento de sus
fines y el ejercicio de sus competencias y funcionará de manera desconcentrada. La
estructura administrativa será la mínima indispensable para la gestión eficiente, eficaz
y económica de las competencias de cada nivel de gobierno, se evitará la
burocratización y se sancionará el uso de cargos públicos para el pago de
compromisos electorales.
Cada gobierno autónomo descentralizado elaborará la normativa pertinente según Las
condiciones específicas de su circunscripción territorial, en el marco de la
Constitución y la ley.
Constitución de la República del Ecuador
Art. 238.- Los gobiernos autónomos descentralizados gozarán de autonomía Política,
administrativa y financiera, y se regirán por los principios de solidaridad,
Subsidiariedad, equidad interterritorial, integración y participación ciudadana. En
ningún caso el ejercicio de la autonomía permitirá la secesión del territorio nacional.

Partiendo de ello se ve la necesidad de desconcentrar la capacidad operativa dentro

del departamento para mejorar y optimizar tiempos, y de esta manera articular
procesos mas eficientes dentro del respectivo servicio. Visualizando los cambios que
se desea obtener para un mejor rendimiento.

2.1.3. Incluir nuevas funciones

Esta medida fue llevada a cabo a través del área administrativa y calidad, así mismo la
participación de la ciudadanía en donde se recopilo la información necesaria para el
estudio dando a conocer las deficiencias o falencias que se presentan en la gestión
administrativa y operativa del GAD de Rumiñahui para de esta manera incluir
funciones que colaboren a mejorar los servicios de la Institución.
Algo importante que hay que tener en cuenta es que todas aquellas nuevas funciones
que se vayan implementado y desarrollando es para la optimización de procesos es
justamente para mejorar los procesos, atendiendo a esa necesidad de promover la
dirección de gerentes de manera automatizada ellos son los que proponen.

2.1.4. Reorientar funciones

Coordinar con las diversas dependencias del Municipio, en la formulación de sus
cuadros de necesidades para efectos de reorientar funciones de conformidad al ámbito
de su competencia, en cuanto a:

SERVICIOS GENERALES:
1. Plan Operativo Anual de Servicios Generales
2. Informes periódicos de ejecución del Plan Operativo anual
3. Plan de mantenimiento a los bienes municipales muebles e inmuebles y obras.
4. Informes sobre mantenimiento de instalaciones y obras municipales.
5. Informes de pago de servicios básicos
6. Informes de gestión de arrendamiento

ADQUISICIONES:
1. Plan Operativo Anual de Contrataciones
2. Informes periódicos de ejecución del Plan Anual de Contrataciones y sus
presupuestos
3. Informes sobre ingreso de información al Portal de Compras Públicas
4. Informes de compras de pasajes aéreos nacionales e internacionales
5. Informes estadísticos de consumo
6. Informes de cumplimiento de los servicios contratados

BODEGA MUNICIPAL
1. Órdenes de ingreso a bodega
2. Actas de entrega recepción de materiales
3. Inventarios de bienes de existencia y larga duración
4. Inventarios de materiales y suministros
5. Informe de ingresos, egresos y transferencia de bienes de existencia y larga
duración.
6. Reporte de consumo de materiales y suministros
 7. Estadísticas de consumo
8. Kardex auxiliar de bodega

BIENES Y SEGUROS
1. Inventario consolidado de bienes muebles e inmuebles, maquinaria y
vehículos.
2. Informes consolidados de verificación de bienes muebles e inmuebles,
maquinaria y vehículos.
3. Informes de gestión: donación, comodato, permuta, compra o venta de bienes
muebles e inmuebles y otros.
4. Informes sobre remate de bienes
5. Actas de entrega recepción de bienes
6. Informes de Administración de Pólizas de seguros Generales y de Vida
7. Informes sobre siniestros y recuperaciones

TRANSPORTE INSTITUCIONAL
1. Plan Anual de mantenimientos de vehículos livianos y pesados
2. Registro actualizado de los mantenimientos del parque automotor
3. Informe mensual de horas extras de conductores
4. Informe mensual del consumo total de combustible del parque automotor
municipal
5. Informes de rendimientos de consumo de combustibles
6. Instructivo interno de uso, movilización, mantenimiento y control de
vehículos.

2.1.5. Modificar las cargas de trabajo

En el GAD Municipal de Rumiñahui se puede dar cuenta de las falencias que existe
en el clima laboral por la falta de interés de los jefes sobre el personal que está bajo su
mando, ya que solo se enfoca en el factor productivo y cumplir con metas, sin
preocuparse por el bienestar de los trabajadores esto se lo puede evidenciar a través de
la medición del clima laboral que lo realiza cada institución mediante evaluaciones y
entrevistas al personal, pero sin que haya sido tomado en consideración, por lo que se
mantiene un continuismo en el manejo del personal a diferencia de otros GAD que se
encuentra en la innovación del clima laboral donde se da prioridad al personal sobre
objetivos, entendiéndose que en un ambiente de trabajo adecuado se logra mejores
resultados, por lo que se debe mejorar la motivación, comunicación y el trabajo en
equipo para conocer las competencias de los colaboradores y así poder repartir de
mejor manera el trabajo.

2.1.6. Implementar nuevos sistemas

Una de las estrategias de cambio de mayor demanda por las organizaciones es la
referida a contar con sistemas integrados de información y comunicación
conformados por módulos TIC de aplicaciones interrelacionadas. Esto conduce a la
necesidad de una estrategia de cambio especifico de acuerdo con la cultura operativa
particular en cada caso.
En nuestro caso la necesidad de cambio tecnológico inducido por los altos mandos
para mejorar la competitividad, cumplir con los organismos reguladores, mejorar el
servicio o el producto; crea un mecanismo impulsor para la instalación de módulos
TIC que se interrelacionan para generar una mejora del tratamiento de la información
en la organización y por tanto contribuir a una mejor toma de decisiones en los
niveles más bajos de la organización favoreciendo el proceso de delegación.
 La administración pública actual debe incorporar canales de comunicación con
la participación de los ciudadanos, no solo en forma discursiva y en los
programas de gobierno, sino con acciones efectivas que, cada vez más, hagan
copartícipes a los ciudadanos en los asuntos públicos.
 Integrar gente que desarrolle un plan a partir del cual otros podrán trabajar; es
decir, personas que puedan integrar la visión a la cotidianeidad dentro de las
actividades que se desempeñan a fin de que se optimicen los procesos.

2.1.7. Desincorporar áreas, servicios o ambos

Surge la necesidad de diseñar una estrategia que permita delinear y comprender los
valores y tendencias cambiantes en la organización apuntando a la comprensión
compartida del futuro, la identidad y la cultura por parte de los gerentes y el personal
de la organización.
Por ende surge la necesidad de delimitar las áreas de conflicto, lo que va a permitir
suministrar información preliminar sobre las dimensiones necesarias, los muebles y
equipos utilizados, y una base para comparar la distribución actual con la nueva.

2.1.8. Modificar el objeto de la organización

Se lo realizara mediante un control dentro del GADMUR a través de planes, políticas,
procedimientos, programas y normas establecidas para su cumplimento las mismas
que son supervisadas cada determinado tiempo dependiendo de la meta a alcanzar.
De igual forma, la finalidad de este control dentro del GADMUR es garantizar que los
resultados de lo que se planeó, organizo y distribuyo se ajusten a los objetivos
preestablecidos, tarea de las que los directores de cada área se encargan de supervisar
de acuerdo con la planeación y organización. Además, existe una verificación de si la
actividad controlada está alcanzando o no los objetivos o resultados deseados.

2.1.9. Invertir recursos de capital

Uno de los principales recursos de capital es el capital humano  y es el recurso más
importante y básico ya que son los que desarrollan el trabajo de
la productividad de bienes o servicios con la finalidad de satisfacer necesidades dentro
del ámbito que desempeña.

Por lo cual para que los procesos se desarrollen de la mejor manera nace la necesidad
de que se invierta en herramientas de alta tecnología, y que cuenten con el
inmobiliario necesario con una correcta distribución del espacio de tal manera que
pueda brindar el mejor rendimiento laboral y sea productivo para la institución. Es por
ello que entre estos factores esenciales está el capital, el capital humano, el trabajo y
la dirección.

2.1.10. Diversificar los productos y servicios en el mercado

Proyectar estrategias que encaminen a la institución a ingresar a nuevos sectores en el
mercado, generando nuevos servicios para la amplitud de beneficios de la comunidad
y de la misma institución a largo plazo de tal manera que las necesidades y objetivos
queden cubiertas.
Sistema Integrado de Gestión
PROYECTO DESCRIPCIÓN

Módulos: Administración del Sistema,

presupuesto, contabilidad, cuentas por cobrar
y pagar, tesorería, pagos, facturación,
Sistema Integrado Administrativo retenciones y declaración de impuestos,
financiero activos fijos, personal y nóminas
Desarrollo e implementación: Solicitud de
compras, requisición de materiales, anticipos
de sueldos, consultas confidenciales de pagos,
registro de declaraciones de los servidores
públicos.

Se creó la línea especial 1800-

786462 (Rumiñahui), de atención a la
Línea especial 1800
ciudadanía

Servicio en línea de consulta de impuestos y

Servicio de consulta de impuestos y tasas a través de la línea especial 1800-
tasas 786462 (Rumiñahui), y el sistema Respuesta
interactiva de Voz-IVR.
Servicios de atención personalizada de

Balcón de Servicios emisión y recaudación de impuestos y

certificaciones a los ciudadanos.
 Información del Cantón, municipio, noticias,
servicios, gestión de transparencia y rendición
Sitio Web Institucional de cuentas.

 Consulta de obligaciones pendientes

Servicios en línea y Recaudaciones
Central telefónica
 Consulta y guía de trámites
 Consulta de formularios
 Pagos en línea
 Buzón de reclamos
 Servicio al ciudadano
Central telefónica IP con capacidad para 350
líneas internas y servicios de Contad Center.

Rentas y Facturación Pagos por internet, liquidación y emisión de

impuestos y tasas.
Atención al Ciudadano Sistema de trámites y gestión documental
DTS, en convenio con la Asamblea Nacional

Reclamos y denuncias Sistema de seguimiento de reclamos y

denuncias.
Digitalización del Archivo Gestión de la información del GADMUR en el
Municipal Archivo General.

2.1.11. Reorientar los productos y servicios que se ofrecen al mercado

Esta medida va a contribuir para direccionar de una mejor manera los productos y
servicios que ofrece el GADMUR a los usuarios.
 Fortaleciendo la institucionalidad y la administración municipal se
transformará y se desarrollará en concordancia con las demandas de las y los
ciudadanos en su territorio;
 Convocando a la solidaridad, complementariedad y concurrencia de los demás
niveles de gobierno, para lograr progresivamente la autoridad local;
 En el manejo de gestión prevalecerá la gestión eficiente. La transparencia y la
probidad en el manejo de los recursos públicos; la sostenibilidad de los
 programas y proyectos; y una programación presupuestaria plurianual
orientado a los resultados del GADMUR;
 Se construirá una cultura organizacional ética y de servicio que propicie el
compromiso de las y los servidores públicos, fortaleciendo sus competencias y
capacidades; y,
 El GAD Municipal dispondrá de mecanismos accesibles, suficientes y
continuos que garanticen a las y los ciudadanos el derecho/deber a la
información, comunicación y participación en la gestión pública, rendición de
cuentas y control social.

2.1.12. Fortalecer los canales de distribución

Para fortalecer los canales existentes dentro del GAD Municipal de Rumiñahui
priorizamos que se deben atender puntos tales como:
 Control sobre lo que sucede: La solución es sencilla: automatización de los
procesos que se llevan a cabo. Hoy en día tenemos muchas herramientas
tecnológicas a disposición para aplicarlas, reduciendo el tiempo de respuesta
sobre las contingencias y dando reportes en vivo de las operaciones. De esa
manera tus clientes pueden realizar sus trámites y resolver sus dudas e
inconvenientes a través de un computador o dispositivo móvil, optimizando
tiempo.
 Expande tu visión: Cualquier empresa posee canales de distribución, eso lo
sabemos, pero no todas poseen el mejor o el más adecuado para sus
necesidades. El trabajo de un gerente o dueño es detectar, administrar y
mejorar el proceso de distribución sin intervenir en el funcionamiento efectivo
de la institución.

De esta manera nos enfocamos en que se deben de fortalecer los canales de servicio al
cliente.
Servicio al cliente
Al tener un canal de atención directo es necesario pensar qué hará el personal con
la atención de reclamos en cuanto a fallas del sistema, ajustes, y otros problemas
que puedan surgir en el servicio. Conviene estar preparado, saber qué decir, tener
un procedimiento pensado, un responsable, un tiempo previsto para corregir el
error y satisfacer al cliente.