Formato/ejemplo de Acta de Constitución (Project

Charter)
Septiembre 2019

Este documento es divulgativo y educativo y tiene el objetivo de mostrar la estructura básica de un Acta de Constitución. Por lo que
los datos no son reales y el contenido hay que entenderlo a modo de ejemplo, por lo que se debe asumir que no esté completo ni
correcto.

Denominación del Congreso Internacional sobre la gestión 20 septiembre

Proyecto Fecha
de proyectos en los eventos deportivos 2019
Agentes Intervinientes
Cliente (CL) ESCORT S.L.® Contacto Ms. Margarita Smith
Organización Departamento CEO D. Robert Adam
ejecutante de Eventos
Región EMEA
Ejecutiva del Dña. Luisa Martínez Más
Proyecto (EJ)
Event Manager D. Antonio López Brut
(EM)
Miembros del Project Support Dña. Rosa Pérez Benítez
equipo (TM) Project Support D. Jorge Más Vergara
Especialista D. Blas López
técnico
Especialista Dña. Elisabeth Mark
eventos
Justificación del La organización necesita desarrollar un evento para conjuntar a los expertos
proyecto en gestión de proyectos en concreto en el sector deportivo, de forma que se
puedan exponer las nuevas técnicas y tecnologías en gestión de proyectos.
Además, que pueda servir de punto de encuentro entre los profesionales y
los proveedores de servicios.
También tiene que servir como medio de comunicación de la organización
hacia la sociedad y para aumentar el número de interesados en la asociación
y de socios.
Objetivos
Tiempo • Se tiene que realizar durante el segundo semestre del año.
• Durará como máximo 2días
Costo • El presupuesto estimado no deberá superar los 35.000€
Alcance • Realización de un evento de ámbito internacional con la asistencia
de ponentes relevantes en el sector
Beneficios • B1: Aumento de visitas en la web del cliente en un 20% durante el
mes que se realiza el evento.
• B2: Que se apunten entre 20 y 30 personas en la asociación.
• B3: Que se consiga una rentabilidad del 25% sobre los costos del
proyecto.
Restricciones • El idioma tiene que ser inglés.
• Deben participar expertos internacionales.
• No debe superar los dos días y no tiene que coincidir en el fin de
semana.
• El precio de las entradas no superará los 150€.
Formato/ejemplo de Acta de Constitución (Project
Charter)
Septiembre 2019

Este documento es divulgativo y educativo y tiene el objetivo de mostrar la estructura básica de un Acta de Constitución. Por lo que
los datos no son reales y el contenido hay que entenderlo a modo de ejemplo, por lo que se debe asumir que no esté completo ni
correcto.

• La comida debe ser orgánica.

• …
Hipótesis • El equipo de marketing será externo.
• Los asistentes se estiman estarán entre 150 y 250.
• El 30% de los ponentes serán extranjeros.
• El 50% de los ponentes serán de la ciudad.
• Los ponentes usarán power point (o similar) en las presentaciones.
• Los asociados tienen un precio especial en las entradas.
• Las presentaciones estarán disponibles en formato digital.
• El 20% de los asistentes son alérgicos a algún alimento.
Planificación temporal

Presupuesto CAP I: Infraestructura 8.500€

CAP II: Ponentes 6.500€
CAP III: Comunicación 4.000€
CAP IV: Merchan 4.000€
CAP V: Catering 8.300€
CAP VI: Varios 8.000€
38.300€
Incluido No incluido
• Evento físico • Revisión de las ponencias (realizado
• Alojamiento, dietas y viajes ponentes por un equipo externo)
• Marketing y comunicación • Merchan del cliente (lo deberá
• Redes sociales. Creación de perfiles proveer el propio cliente)
• Imagen y naming • Crear un sistema de control de la
• Catering asistencia del público (usar
• Azafat@s Eventbright o similar)
• Selección de ponentes • Inclusión del evento en la web del
• Actividades extra fuera del congreso cliente.
• Cena de clausura
• Actividades en las rrss pre y post evento
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Septiembre 2019

Este documento es divulgativo y educativo y tiene el objetivo de mostrar la estructura básica de un Acta de Constitución. Por lo que
los datos no son reales y el contenido hay que entenderlo a modo de ejemplo, por lo que se debe asumir que no esté completo ni
correcto.

Entregables • Lugar de impartición

principales • Catering
• Sonido
• Iluminación
• Ponentes
• Redes sociales
• Comunicación
• Merchan
• Ponencias
• Cena de cierre congreso
• Actividades extra para acompañantes
• Lista de ponentes
• Lista de asistentes
Agentes afectados (stakeholders)
Patrocinadores Nike D.
Supreme D.
Coca-cola D.
Redbull D.
Microsoft D.
Dell D.
Proveedores Sonic System D. Sonido &
iluminación
Kitchen Gold D. Catering
Barceló D. Hotel
Afectados Vecinos D.
Ayuntamiento D.
Concejalía urbanismo D.
Concejalía sanidad D.
Requisitos principales
Agente Requisito Criterio
aceptación
CL Que el evento disponga del logo y la imagen corporativa del A definir
cliente.
PAT Que el EM le presente un presupuesto actualizado cada 15 A definir
días
EM Que se use un software colaborativo de gestión de tareas A definir
Vecinos El evento no debe afectar al aparcamiento en la zona A definir
Vecinos Que no se superen los niveles de ruido en la calle A definir
Ayuntamiento El evento debe ayudar a aumentar la reputación de la A definir
ciudad
Ponentes Tiene que poder conectarse a internet cuando se imparte la A definir
ponencia
Proveedores Tienen que poder presentar sus productos A definir
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los datos no son reales y el contenido hay que entenderlo a modo de ejemplo, por lo que se debe asumir que no esté completo ni
correcto.

Proveedores Tienen que poder realizar eventos y talleres A definir

Riesgos
Descripción Impacto Probabilidad Plan
No se consiga el mínimo de ALTO MEDIA Aumentar la
asistentes comunicación.
Buscar colaboración con
asociaciones profesionales
Falle la conexión de internet ALTO MEDIA Disponer de back-up
Falle los sistemas de proyección ALTO BAJA Alquilar equipo de reserva
Coincida una huelga de vuelos para MEDIO BAJA Disponer de una lista de
la llegada de ponentes ponentes alternativos
Estrategia de gestión
Para la gestión de este proyecto se ha decido usar los sistemas de comunicación, procesos y
estándares de la organización. Se aplicará la metodología de los proyectos tipo II, salvo porque
en las fases 1 y 2 en las que se creará un equipo de gestión autogestionado que utilizará técnicas
y comportamientos ágiles que se detallarán en el Plan de Dirección del Proyecto con más detalle.
Se dedicará una sala de las oficinas centrales de la organización para que se reúna y trabaje el
equipo y donde pueda colocar los elementos visuales necesarios.
El proyecto deberá reportar el avance del proyecto a la PMO de la organización periódicamente.

Nombramientos
Se confirma al equipo de gestión: EJ, EV, TM
Firmas
CEO EJ EV D.Admin D. Técnico
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Charter)
Septiembre 2019

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los datos no son reales y el contenido hay que entenderlo a modo de ejemplo, por lo que se debe asumir que no esté completo ni
correcto.

ANEXO I: Proyectos similares realizados anteriormente (mínimo 3)

Proyecto 1
Congreso Mundial de ESCORT INTERNATIONAL en Chicago (USA)
Fuente de los datos ESCORT anual memorándum 2014 Mayo 2013
Inversión Duración EJ EV
200.000$ 1 semana Director de ESCORT Mr. John Franklin
USA
Descripción Es un evento que se repite cada dos años en una ciudad diferente de los
Estados Unidos. Tiene una duración de 1 semana, si bien el grueso de
los ponentes estrella se centran en el fin de semana.
Se desarrolló en un palacio de congresos con una afluencia media diaria
de unas 800 personas.
Lecciones aprendidas Según se indica, los participantes hubieran deseado presentaciones on
relevantes line más dinámicas.
El sonido fue una fuente de quejas.

Características y Se realizaron ponencias tanto presencialmente como online en

datos relevantes streaming utilizando una plataforma de comunicación de CISCO. La
documentación estaba accesible a todos los participantes durante 3
meses.
Las inscripciones se realizaron a través de una landing page.

Proyecto 2

Fuente de los datos Fecha

Inversión Duración EJ EV

Descripción
Lecciones aprendidas
relevantes
Características y
datos relevantes

Proyecto 3

Fuente de los datos

Inversión Duración EJ EV

Descripción
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Septiembre 2019

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los datos no son reales y el contenido hay que entenderlo a modo de ejemplo, por lo que se debe asumir que no esté completo ni
correcto.

Lecciones aprendidas
relevantes
Características y
datos relevantes