TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a

continuación:
Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja
un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un
memorando, a la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato
para la corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se
debe plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios
de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una
columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de
la auditoría.
Bogotá 10 de febrero 2020

Asunto:
REUNION DE APERTURA AUDITORIA INTERNA

Estimados:

La presente comunicación es para hacerles recordar de la “reunión de apertura de

auditoria interna que se llevará a cabo el día 20 de mayo de 2020 en la que se
trataran temas que definen como serán los lineamientos bajo los cuales se
realizara dicha auditoria para la empresa MENZIES AVIATION.
Favor enviar confirmación de asistencia al correo electrónico
jemartin@aviancacol.co

Agradecemos su atención y esperamos su confirmación

Ing .jhonatan Enrique Martinez Rativa

Tarjeta profesional no. 12235421
Auditor líder – jefe departamento gestión calidad Avianca Col
 Acta de reunión de apertura auditoria interna
AVIANCA COL REV Fecha de
Página
No. reunión
1 20-05-2020 1 de 2 Versión original
cliente MENZIES AVIATION
Hora de inicio: Hora de terminación: Lugar:

Fecha de auditoria 20 de junio de 2020 1400-1600 hl

1. Asistencia
Auditores

Ing .jhonatan Enrique Martinez Rativa

Tarjeta profesional no. 12235421
Auditor líder – jefe departamento gestión calidad Avianca Col

Ing Juan pablo Ardila

Tarjeta profesional no. 345234235
Experto técnico - Supervisor de procedimientos de ground handlin Avianca col

Equipo auditado
Tec. Pablo Lozano
Supervisor jefe de rampa menzies aviation

Tec diego Arciniegas

Gerente regional menzies aviation

Criterios de auditoria Manual No.00011 de operaciones y procedimientos para

cargue y descargue de equipajes en aeronaves”

Proceso a ser auditado procedimientos de cargue y descargue de equipajes en las

aeronaves de Avianca
2. Objetivo

 evaluar que los procedimientos de cargue y descargue para las aeronaves de Avianca se
estén realizando bajo los procedimientos descritos en el “manual No.00011 de
operaciones y procedimientos para cargue y descargue de equipajes en aeronaves”
2.1 objetivo específicos

 Verificar que el personal involucrado durante el procedimiento de cargue y descargue de

equipajes de la aeronave utilicen de manera adecuada el equipo designado para dichas
funciones
 Verificar que se lleva un manejo adecuado del equipaje durante el procedimiento de
cargue y descargue de la aeronave, asegurando así que al final del proceso no se generan
daños en el mismo.

3. Alcances
  Se evaluará la ejecución de los procedimientos utilizados para el cargue y descargue de
equipajes únicamente basados en el “manual No.00011 de operaciones y procedimientos
para cargue y descargue de equipajes en aeronaves”

4. Métodos de auditoria a utilizar

Observación – se evaluarán los procedimientos realizados mediante la observación del personal
durante la operación, en donde se realizará comparación de la ejecución manual con el
procedimiento descrito en el manual.
Entrevista--- se intervendrá a los operadores para indagar sobre la claridad en los
procedimientos operativos
Fecha y Cargo firma Observaciones
Asistentes hora

b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento

revisado Observaciones del documento.
No. Documento revisado Observaciones del documento
001 Manual No.00011 de
se observa perfecta estructuración
operaciones y procedimientos
y claridad en la descripción de
para cargue y descargue de
cada uno de los procedimientos a
equipajes en aeronaves” realizar
002 Formatos de “ reporte de Dicho formato debe ser
daños en equipajes “
diligenciado por el agente de
diligenciados en los últimos 2
rampa encargado del cargue y
meses descargue de la aeronave en caso
de encontrar un equipaje en
condiciones poco optimas o que la
integridad del contenido del
equipaje se vea comprometido.
003 formato de queja PQRS Se revisan las quejas que se ha
llenado por el cliente recibido por parte del sistema de
pqrs de Avianca en el último mes y
que se relacionan con la entrega
del equipaje en malas condiciones.
004 Otros documentos anexos Se revisan documentos anexos
referentes a los líderes de turno y
encargados del despacho
 c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de
comunicación que usará durante la auditoría
Para el caso de la comunicación se tendrán en cuenta reuniones periódicas en
caso de tener que redefinir algún tipo de función. Así como también se tendrán los
siguientes medios a total disposición.
 El correo electrónico será una fuente primordial para el intercambio de
información y será una excelente fuente de evidencia de comunicación
 Se utilizarán elementos como radios y avanteles en caso de ser necesaria
la comunicación inmediata con otras áreas relacionadas.

d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias

de recolección y verificación de información usará durante la auditoría
(ejemplo: lista de Chequeo).
Para este caso la recolección de información será llevada a cabo mediante el uso
de una lista de chequeo con un listado de elementos que serán totalmente
probatorios a la hora de la sustentación de hallazgos.
 Fotografías
 Formatos de pqrs diligenciados por clientes
 Registros
 Formato “reporte de daños de equipajes”
e- Generación de hallazgos de auditor.
Fecha: Auditor (es):
Proceso Auditado: Auditado (s):
Evidencias de Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
Auditoría Auditoría Auditoría
1 cumple con el Manual de se evidencian X
procedimiento operaciones y fotográficamente
de cargue de procedimientos buenas prácticas
equipajes al en el cargue y
Dolly según lo descargue de
indica el aeronaves de
manual de acuerdo a lo
operaciones y especificado en
procedimientos el manual de
operaciones y
procedimientos
2 Cumple con los Manual de se evidencian x
procedimientos operaciones y fotográficamente
establecidos en procedimientos buenas prácticas
el manual de en el manejo de
operaciones y herramientas y
procedimientos equipos
para la necesarios para
colocación la operación de
correcta del cargue y
conveyor hacia descargue de
la compuerta aeronaves
del avión
3 Cumple con el Manual de se evidencian x
manejo operaciones y fotográficamente
cuidadoso del procedimientos que no se está
equipaje según teniendo en
lo establecido cuenta las
en el numeral 2 etiquetas de
“ manejo de posición para
equipaje y cajas con
material material delicado
delicado” del
manual de
procedimientos
y operación
4 Cumple con el Manual de Se evidencia x
“procedimiento operaciones y mediante un
de verificación procedimientos video que los
de equipajes operarios de
enunciado en el rampa no tienen
numeral 4.2 practicas
del manual de continuas en la
procedimientos revisión de los
y operación” equipajes en
busca de daños
superficiales
durante el cargue
y el descargue de
la aeronave.
5 Cumple con el FORMATOS Se evidencia que x
diligenciamient no se lleva a
o en su cabo un llenado
totalidad del completo del
formato “ formato o incluso
reporte de se hace omisión
daños de de dicho
 equipajes “ procedimiento. Y
como lo indica dicha información
el numeral 10.2 queda incompleta
del manual de y por lo tanto
procedimientos poco verificable
y operaciones para dar
seguimiento a un
proceso
6
7
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f-Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

CONCLUSIONES DE AUDITORIA
1. Se evidencio un cumplimiento casi completo de los procedimientos
realizados por los operadores de rampa frente a los procedimientos
descritos en el manual “Manual No.00011 de operaciones y procedimientos para
cargue y descargue de equipajes en aeronaves”
2. Se tienen buenas prácticas operativas para el alistamiento y manejo de los
equipos necesarios para llevar a cabo el cargue y descargue de equipajes
del avión
3. Se evidencio un manejo descontinuo en la verificación de etiquetado de
posición de carga que estaba catalogada como “material delicado”. Se
observa un manejo poco idóneo. Se recomienda realizar emisión de
boletines informativos que permitan ayudar al operario a tener presente
este tipo de procedimientos.
4. se evidencian practicas discontinuas en el proceso de verificación de
equipajes en busca de daños superficiales o alteración en el embalaje se
recomienda emitir boletines informativos para dar un énfasis en la
importancia de este tipo de procedimientos.
5. se evidencia un llenado incompleto e incluso se denota omisión de llenar en
formato en oportunidades en que se hizo realmente necesario llenarlo para
dar reporte al supervisor y de esta manera dar claridad al cliente ante una
posible reclamación

G- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para

verificar la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).

Acta de reunión de cierre auditoria interna

AVIANCA COL REV Fecha de Página
No. reunión
 1 28-06-2020 1 de 3 Versión original
cliente MENZIES AVIATION
Hora de inicio: Hora de terminación: Lugar:

Fecha de auditoria 20 de junio de 2020 1400-1600 hl

1. Asistencia
Auditores

Ing .jhonatan Enrique Martinez Rativa

Tarjeta profesional no. 12235421
Auditor líder – jefe departamento gestión calidad Avianca Col

Ing Juan pablo Ardila

Tarjeta profesional no. 345234235
Experto técnico - Supervisor de procedimientos de ground handlin Avianca col

Equipo auditado
Tec. Pablo Lozano
Supervisor jefe de rampa menzies aviation

Tec diego Arciniegas

Gerente regional menzies aviation

2. Agradecimientos
Se agradece a los líderes de procesos y a los funcionarios de las dependencias auditadas
por la disponibilidad de recursos físicos y logísticos para realizar el trabajo y por la
disposición del personal que fue requerido a lo largo de todo el proceso.

3. Orden del día

Explicación de las conclusiones
Descripción de las no conformidades
Fijación de plazo para acciones correctivas
Definición de acciones de seguimiento
Definición fecha de Presentación del informe

4. Conclusiones
Se evidencio un cumplimiento casi completo de los procedimientos
realizados por los operadores de rampa frente a los procedimientos
descritos en el manual “Manual No.00011 de operaciones y procedimientos para
cargue y descargue de equipajes en aeronaves”
1. Se tienen buenas prácticas operativas para el alistamiento y manejo
de los equipos necesarios para llevar a cabo el cargue y descargue de
equipajes del avión
2. Se evidencio un manejo descontinuo en la verificación de etiquetado
de posición de carga que estaba catalogada como “material delicado”.
Se observa un manejo poco idóneo. Se recomienda realizar emisión
de boletines informativos que permitan ayudar al operario a tener
 presente este tipo de procedimientos.
3. se evidencian practicas discontinuas en el proceso de verificación de
equipajes en busca de daños superficiales o alteración en el embalaje
se recomienda emitir boletines informativos para dar un énfasis en la
importancia de este tipo de procedimientos.
4. se evidencia un llenado incompleto e incluso se denota omisión de
llenar en formato en oportunidades en que se hizo realmente
necesario llenarlo para dar reporte al supervisor y de esta manera dar
claridad al cliente ante una posible reclamación

5. descripción no conformidades

 se evidencian fotográficamente que no se está teniendo en cuenta las

etiquetas de posición para cajas con material delicado
 Se evidencia mediante un video que los operarios de rampa no tienen
practicas continuas en la revisión de los equipajes en busca de daños
superficiales durante el cargue y el descargue de la aeronave.
 Se evidencia que no se lleva a cabo un llenado completo del formato o
incluso se hace omisión de dicho procedimiento. Y dicha información
queda incompleta y por lo tanto poco verificable para dar seguimiento a
un proceso.

6. Fijación de plazo para tomar acciones correctivas

Se tiene estimado un plazo de 15 días a partir de la fecha para la toma de
acciones correctivas
7. Definición de acciones de seguimiento
Como medida de seguimiento se implementarán inspecciones periódicas
a cargo del supervisor de turno en donde se evidenciará si existe una
mejora que conlleve a la mitigación total del problema.

8. Fecha de presentación de informe final

La presentación del informe se realizara para el 20 de septiembre de
2020
Fecha y Cargo firma Observaciones
Asistentes hora
h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
Conclusiones
 Este ejercicio me permitió obtener claridad acerca de los requerimientos
necesarios para realizar un buen trabajo de auditoria.
 Este ejercicio me permitió adquirir nuevos conceptos en lo que se refiere al
manejo de una auditoria interna de calidad profundizando en aspectos que
parecen tener un concepto sencillo pero que realmente tienen un trasfondo
y un significado que moldean a un buen o a un mal auditor.
 Por medio de este ejercicio pude entender el concepto claro y definitivo de
un “hallazgo “y la importancia que tiene el poder clasificarlo de manera
correcta para poder sacar una conclusión efectiva y por supuesto poder
establecer acciones correctivas que ataquen de cara el problema.
Para realizar esta actividad de aprendizaje debe:
• Leer y analizar el material de formación de la actividad de aprendizaje 3: Objeto
de aprendizaje llamado Desarrollo de la Auditoría.
• Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario.