Organización Documental

Instituto Tecnico (PEC)

Ensayo - Academico

ENSAYO- IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DEL DOCUMENTO

PROGRAMA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

DOCENTE ENCARGADO
HERNANDO VOLVERAS QUINTERO

ESTUDIANTE: 
EDY FRANCISCO GARCIA PALACIOS
 

INSTITUTO TECNICO PEC

SANTIAGO DE CALI
PERIODO 2020
Organización Documental
Instituto Tecnico (PEC)
Ensayo - Academico

INTRODUCCION

Este trabajo se hizo con el ánimo de definir el concepto de la organización o

gestión documental, conocer los beneficios que puede brindar la
implementación de este programa en las organizaciones, las diferentes
herramientas que se deben llevar a cabo en todas las operaciones técnicas.

Teniendo en cuenta que a medida que pasan el tiempo, la organización de

documentos se ha venido actualizando y es de gran importancia que todas las
empresas cuenten con un sistema de organización documental, ya que con él
se puede: almacenar, recuperar, gestionar, actualizar, localizar y realizar
seguimiento en las organizaciones.
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IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DEL DOCUMENTO

El documento a lo largo de la historia siempre ha sido un soporte que se
produce en la vida diaria en empresas o acontecimientos del día a día, se ha
llevado a tal punto su importancia que sea a habilitado la necesidad de
administrarlo, la gestión del documento ha conllevado a ser de gran uso en la
seguridad jurídica de una compañía o personal, dando el hecho que cada día
se multiplica más esta trazabilidad en el documento que es necesario una
solución y el debido seguimiento. La administración del documento siempre se
ha proyectado a planear, almacenar, dirigir, usar y conservar la fiabilidad y
distribución de la información hasta su disposición final con el lema de dar el
mayor compromiso y confianza al manejo de estos a lo largo del tiempo.
Ejemplos relacionados a la importancia de la administración podemos
referencia bibliotecarios, archivadores u administradores que a lo largo de la
historia se han encargado de buscar la manera más eficaz, lógica y organizada
de archivar y administrar la documentación, podemos relacionar avances como
lo son el Kardex, ficheros, carpetas o cajas, sistemas de codificación y
clasificación que han sido de utilidad para darle un manejo más sensible y de
mayor desempeño estas clases de herramientas cada día avanzan y
evolucionan dando integridad cada vez más a las áreas a fines del documento
otro punto es la evolución de tener operadores o intermediarios encargado de
la administración y validación de la información. Evolutivamente la gestión o
administración del documento a llegados a niveles de sofisticación e
integración de la información, no solo se pueden obtener los documentos
mediante un escáner, el sistema también permite importar archivos PDF de
Adobe, ficheros que le lleguen por correo electrónico y hasta puede integrar los
faxes recibidos en el sistema. A nivel de distribución de la información, permite
la personalización de los datos y el envío de los documentos por correo
electrónico, fax, ftp, correo postal, etc. La importancia de un sistema de gestión
documental se basa entre otros en los siguientes puntos base: Se evita la
pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un servidor documental
central. Se evita la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que
recuperar los documentos desde diferentes lugares y departamentos. Los
documentos son inmediatamente recuperados por la persona que está
buscando la información.
Para concluir mi aporte final una empresa o persona sin la debida
administración o gestión de su documentación es un eslabón perdido y sin
entidad ya que el soporte de su información siempre estará basado en un
documento el cual se debe custodiar por bien común o exigencia de terceros,
se debe realizar una justa y planeada trazabilidad de la documentación, es
decir un análisis descriptivos, un proceso documental, selección y análisis del
contenido, tratamiento documental, administración, recuperación. La
administración de la documentación está formada por las bases las cuales a su
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vez incluyen las tareas como, por ejemplo: elaboración de resúmenes,

Clasificación e Identificación, lenguaje documental, Metadatos, herramientas de
representación, trazabilidad, disposición final Planear, conservar.
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ANEXOS