PROYECTO ACTUALIZACIÓN REGLAMENTO PARA COMISIONES ADMINISTRATIVAS DE CASINOS DEL EJÉRCITO NACIONAL

CAPITULO VI

6. SISTEMA CONTABLE Y DE CONTROL ADMINISTRATIVO PARA LOS CASINOS, DEL

EJÉRCITO.

El actual sistema de control administrativo y contable para los casinos, del Ejército, tiene como finalidad
llevar al día las respectivas cuentas, con el objeto de suministrar la información necesaria sobre los
estados de las mismas a cualquier organismo de inspección, los comandantes, comisión administrativa y
usuarios de los casinos, orgánicos de la unidad.

6.1 OBJETIVOS DEL SISTEMA

a) Registrar los asientos contables en los libros balance, con base en el comprobante del día diariamente.

b) Informar diariamente acerca del estado de las cuentas de los activos y pasivos.

c) Llevar a diario el inventario de existencias físicas de las mercancías, , víveres y abarrotes y fomento,
sin necesidad de efectuar cruce contable entre el inventario inicial, las compras, las ventas o el
suministro y el inventario final.

d) Llevar a diario el inventario acumulado de existencias físicas de materia prima para panadería y el
producto terminado vendido o para su venta, sin necesidad de efectuar cruce contable o de producción
entre el inventario inicial, lo adquirido, lo suministrado o producido y el inventario final.

e) Obtener resultados positivos en la contabilidad de casinos, salones sociales y panaderías, mediante

la elaboración de comprobantes diarios.

f) Mantener una completa supervisión del sistema contable, verificando diariamente los documentos soporte
del comprobante diario.

g) Permite controlar que no se constituyan nuevas cuentas sin que se elabore una nueva edición del presente
documento.

6.1.2 PLAN CONTABLE PARA CASINOS DE OFICIALES, SUBOFICIALES Y MIXTOS O MÚLTIPLES EN

SU RESPECTIVO ORDEN.

6.1.3 Cuentas del activo.

Caja Bancos CDTs u otros títulos valor

Cafetería Alimentación Alimentos

Víveres y abarrotes Víveres en proceso Planilla

Cobertura Cuentas por cobrar

6.1.4 Cuentas del pasivo

Cuentas por pagar Fondo de funcionamiento Fomento

Fondo habitacional Intereses CDTs Impuestos

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Eventuales Ganancias Capital

6.1.4 CONSTITUCIÓN, DESCRIPCIÓN Y APLICACIÓN DE CADA CUENTA.

6.1.5 Caja

a) Cuenta creada para recibir dineros de una o varias cuentas por diferentes conceptos, demostrados en el
recibo de caja.

b) Con los dineros recibidos en esta cuenta no se adquiere ninguna clase de elementos, ni se pagan
obligaciones o servicios.

Se debita:
a) Con el saldo que viene del mes anterior cuando al efectuar el cierre contable no haya servicio de bancos, o
por los dineros dejados de consignar de días anteriores.

b) Con el valor de las ventas al contado según planilla de cantina, y alimentación.

c) Por la cancelación de los deudores.

d) Por la constitución del fondo de funcionamiento por parte de los usuarios, bien sea en efectivo o con
cheque personal o de otro casino

e) Con el dinero recibido de las regalías por la compra de gaseosas, helados, video juegos, de rockola,
etc.

f) Por los dineros recibidos de los beneficiarios o de particulares, que cancelan el alquiler o préstamo del
salón social o de la piscina del casino y lo consignan en la cuenta de “eventuales”.

Se acredita:
Cuando se efectúa la consignación y los dineros son depositados en la entidad bancaria

6.1.6 Bancos
a) Esta cuenta se constituyó, con el fin de manejar los dineros que se reciben de los usuarios de los
casinos por diferentes conceptos, al constituir la cuenta corriente se debe solicitar una chequera
comercial con colilla y cheque, la cual contiene 100 unidades.

b) El saldo en la entidad bancaria, representa el dinero disponible, sin interesar que haya cheques
girados pendientes de cobro o depósitos en canje.

c) El saldo en el libro auxiliar y en la chequera corresponde a los dineros disponibles realmente, ya

que el administrador antes de girar cualquier cheque, verifica los saldos entre el libro columnario, el
auxiliar de cuentas y el saldo de la chequera.

Se debita:

a) Con las consignaciones en efectivo o en cheque por conceptos varios.

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b) Con asiento contable interno por las notas crédito (NC) del extracto bancario, por reintegro de aportes
varios y por consignaciones de usuarios de otras plazas.

c) Por la redención del CDT y la transferencia de éste a la cuenta de bancos, con nota crédito.

d) Con las transferencias que hace la tesorería para abonar al casino las obligaciones contraídas por los
usuarios según planilla o por las consignaciones nacionales o locales que efectúen los usuarios activos u
honorarios, casinos de la fuerza o de otras dependencias. Estos conceptos se presentan en “NC” en el
extracto bancario.

Se acredita:

a) Al girar cheques para la compra de elementos o pago de servicios contra entrega, en este caso se
elabora una orden de pedido original, o se elabora cuenta de cobro según el caso.

b) Al girar cheque de mercado para la compra de frutas, verduras y hortalizas, este ejercicio se efectúa
semanalmente.

c) Al girar cheque de plaza para la compra de víveres secos, frescos, elementos de cafetería, fomento y
ganancias, este ejercicio se efectúa una vez al mes.

d) Al girar cheque por devolución del fondo de funcionamiento según solicitud elaborada por el, o los usuarios y
autorizada por el ejecutivo y segundo comandante.

e) Por la cancelación de los víveres secos con factura comercial de la agencia logística para el área de
operaciones.

f) Por el giro del cheque al suboficial de abastecimientos para la compra de víveres frescos en el área de
operaciones, con base en el consolidado y las planillas de abastecimientos.

g) Por la cancelación de los acreedores, para el efecto se anexan al comprobante de egreso las originales
de las órdenes de pedido, por norma se debe efectuar este ejercicio del 25 al 26 de cada mes.

h) Al deducir con movimiento interno las notas débito (ND) presentadas en el extracto bancario, por pago
de chequera o deducción del gravamen financiero, y comisiones varias; estas deducciones se afectan en
las cuentas correspondientes después de elaborar la conciliación bancaria.

i) Todo cheque que se gire, se elabora en el comprobante de egreso en el espacio de la trama de seguridad
y solo se retira cuando el proveedor lo recibe o al consignárselo con su autorización.

j) Cuando se anula un cheque por cualquier causa o motivo, se debe desprender el numero de éste y
anexarlo a la colilla del mismo, luego se marca la colilla con dos líneas diagonales en color rojo.

6.1.7. CDTs.

El saldo de esta cuenta está representado en el título valor que le expide el banco para el término por el
cual fue constituido.

Se debita

a) Con el saldo que viene de años, meses o días anteriores, representado en el original del título valor que
debe reposar en la caja fuerte del casino.

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b) Con la constitución del título valor, cuando se efectúa la transferencia de la cuenta corriente, con oficio
firmado por el ejecutivo.

c) Al recapitalizar el título valor con los intereses producidos trimestralmente de acuerdo al convenio fijado
con el banco.

Se acredita

Al vencer él término del convenio y ordenar al banco el reintegro total de este valor a la cuenta corriente
del casino, con abono en NC.

6.1.8 Cafetería o mercancias

a) Cuenta creada para adquirir los artículos básicos y necesarios; se suministran a los usuarios con un
mínimo de utilidad, pero siempre aproximando al peso.

b) El saldo que presenta el 01 de cada mes, obedece al inventario final del corte del último día,
representado en elementos físicos con el precio de compra.

c) El saldo que presenta esta cuenta a diario, obedece a los valores en existencias físicas de las
mercancías, más las ganancias obtenidas a la fecha.

d) Para efectuar el cierre contable el último día de cada mes, no se exigirá un tope determinado, siempre y
cuando haya buena solidez bancaria.

Se debita:

a) Con el valor del inventario de las mercancías del periodo contable anterior, fijado en el acta al corte
del último día de cada mes.

b) Por la adquisición de artículos comestibles, rancho y licores, con cheque o a crédito.

c) Con el cargo diario, en asiento contable interno, de las utilidades por las ventas del día.

Se acredita:

a) Con las ventas al contado representadas en el balance de ventas en la planilla diaria y en el recibo de caja.

b) Por las ventas a crédito, (casos excepcionales) representadas en el balance de ventas del día en la
planilla, y en la planilla control de suministro de crédito, con el valor del consumo acumulado, se incluye lo
que se le suministra al comando de la unidad en atenciones de comando.

c) Al descargar del inventario físico y a precio de compra, los artículos vencidos o no aptos para el consumo,
como enlatados, licores y cigarrillos; este ejercicio se hace con asiento interno contable.

6.1.9 Alimentación

a) Se crea esta cuenta para adquirir los víveres necesarios básicos con base en el menú, en la cantidad de
personal y en la tabla sugerida de porciones. Se suministra los alimentos a los usuarios bajo tres
modalidades: por estancias, extras a crédito o al contado.

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b) El saldo que presenta el 01 de cada mes, obedece al inventario físico final del corte del último día,
representado en víveres secos y frescos en despensa.

c) El saldo a diario de esta cuenta equivale a la cantidad y al valor de las existencias físicas en la
despensa de los víveres secos y frescos.

d) Para efectuar el cierre contable el último día de cada mes, no se exigirá un tope determinado, se sugiere que
el inventario final de víveres obedezca mínimo a dos días con base en el promedio de suministro diario para
cumplir con el menú.

Se debita:

a) Con el valor del inventario final del periodo contable anterior, representado en víveres físicos en la
despensa.
b) Por la adquisición de los víveres secos y frescos, con cheque o a crédito.

c) Con el valor recibido en víveres de la administración cuando se cancela la alimentación de los soldados que
laboran en el casino, representado en la planilla de abastecimientos.

d) Al recibir el 20 de cada mes la cuenta de cobro y planilla del suministro del pan a casas fiscales por parte
del casino de soldados, o de la panadería de la unidad, para el efecto, el administrador cargará la cantidad
de pan y el valor del mismo a cada planilla control de extras a crédito de los usuarios.

Se acredita:

a) Por el suministro de víveres diariamente a la jefe de cocina, con base en el menú y en la tabla sugerida
de porciones, al total de arranchados y las posibles extras.

b) Por la venta de extras al contado, representadas en la planilla control que lleva el auxiliar de alimentación
que da fe con su firma.

c) Al efectuar asientos contables se debitan estos valores a diario en la cuenta de planilla, menos las
extras al contado.

6.1.10 Víveres y abarrotes

Esta cuenta se activa y se maneja; solo en los casinos; o sedes sociales que no suministran alimentación
por estancias, es decir solo por extras al contado o a crédito, o con el valor del diario.

Al suministrar los alimentos en esta forma, es necesario elaborar el menú valorizado; se toma la orden de
pedido y la tabla sugerida de porciones, a fin de determinar el costo de cada componente del alimento a
vender. El resultado se aproxima al peso con un mínimo de utilidad.

El saldo a diario de esta cuenta, obedece a las existencias físicas en la despensa de los víveres, secos y
frescos.

Se debita

a) Con el valor del inventario físico final de los víveres que vienen del periodo contable anterior, demostrado
en el acta al corte del último día de cada mes.

b) Con las adquisiciones de los víveres secos y frescos, al contado o a crédito.

c) Con el valor de los víveres recibidos de las estancias diarias de los soldados que laboran en el casino,
representado en la planilla de abastecimientos.

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d) Al recibir el 20 de cada mes la cuenta de cobro y la planilla del suministro del pan a casas fiscales por
parte del casino de soldados, o de la panadería de la unidad, para el efecto, el administrador cargará la
cantidad de pan y el valor del mismo a cada planilla control de extras a crédito de los usuarios.

Se acredita

a) Con el valor de los víveres suministrados a la cocina, con base en el menú y en la tabla sugerida de
porciones descritos en la planilla control de inventario diario de alimentación.

b) Con la venta de extras al contado, representadas en la planilla control que lleva el auxiliar de
alimentación que da fe con su firma.

c) Al efectuar asientos contables se debitan estos valores diariamente a la cuenta de planilla, menos las
extras al contado.

6.1.12 Víveres en proceso

El saldo de esta cuenta debe permanecer diariamente en cero, ya que al recibir el valor en víveres como
materia prima, el mismo día son transformados en alimentos.

Para el efecto, el administrador debe tener en cuenta antes de suministrar los víveres, el total de usuarios
que van a tomar cada alimento, puede aplicar la norma de que quien solicite o separe el alimento y no
acuda sin causa justa, se le cobra.

Se debita

Al recibir el valor total de la orden de suministro para la elaboración de los alimentos, representada en los
víveres en general a precio de costo.

Se acredita.

El mismo día al suministrarle la totalidad de los víveres y el valor correspondiente a la cocina.

6.1.13 Alimentos.

El saldo a diario de esta cuenta debe permanecer en cero, en razón a que el administrador debe ordenar
preparar solo los alimentos que se van a vender en el día.

Se debita

Al recibir el valor total de los alimentos preparados diariamente con el precio de venta, representados en el
menú y enunciados en la cartelera en el comedor.

Se acredita;

a) Con el valor de los alimentos vendidos al contado, según planilla control.

b) Al debitar a diario el valor de las extras a crédito a la cuenta de planilla para ser cobradas a los socios
el 20 de cada mes.

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6.1.14 Planilla

Se constituyó, para recuperar en forma de cobro los dineros por las obligaciones contraídas de los usuarios
activos con el casino, se elabora para el efecto la planilla mensual con las cuentas autorizadas en el presente
reglamento.

El saldo a diario de esta cuenta obedece al valor pendiente por cancelar de la planilla del 20 del mes
anterior y a los valores recibidos a diario de la cuenta de alimentación. El saldo total de esta cuenta al 20 de
cada mes obedece al resumen de los movimientos efectuados en el mes de las cuentas de alimentación,
cafetería, cobertura, fondo de funcionamiento, fomento, fondo habitacional y eventuales por cada uno de los
usuarios activos.

Se debita:

a) Al recibir el valor total de la planilla del cierre al 20 de cada mes, para ser cancelada por los beneficiarios
o por la tesorería antes del último día del mes.

b) Al recibir a diario en asiento contable interno, el valor de los víveres suministrados a la cocina, ,
menos el valor de las extras al contado.

c) Al recibir a diario en asiento contable interno el valor de los créditos autorizados de cantina,
demostrados en el balance del día y en las planillas individuales y acumulables de dicho crédito que lleva el
administrador con la firma de cada usuario.

d) Al recibir el 20 de cada mes los valores del resumen de las cuentas autorizadas para los descuentos:
fondo de casino, fomento, fondo habitacional, cobertura y eventuales. Estas cuentas serán cancelada por
los usuarios.

Se acredita:
a) Por la cancelación de los usuarios en forma personal o por medio de la tesorería de la unidad con base en
el oficio que le envía el administrador antes del 25 de cada mes. Esta cancelación se debe hacer con
transferencia a la cuenta del casino.

b) Por la cancelación de casinos de la guarnición, unidades de la fuerza o de otras fuerzas, de acuerdo con
la cuenta de cobro que envía el administrador. Esta cancelación se hace con consignación local,
nacional o transferencia a la cuenta corriente del casino.

c) Por el asiento contable interno que se efectúa de esta cuenta contra el fondo de casino a los
beneficiarios que no cancelan oportunamente, previa autorización por escrito del ejecutivo y segundo
comandante.

d) Por el asiento contable interno que se efectúa de esta cuenta al constituir cuentas por cobrar al término del
periodo contable a beneficiarios que no cancelaron oportunamente las obligaciones y no cuentan con fondo
de funcionamiento, previa autorización por escrito del ejecutivo y segundo comandante.

e) El movimiento se describirá en el comprobante diario y en los auxiliares de planilla y deudores con nombre
propio y valor por usuario.

6.1.15 Cobertura

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Se afecta con el valor del consolidado de las planillas de abastecimientos que elabora el S-4 o el oficial de
logística de la unidad para los cuadros en el área de operaciones, con base en los ciclos destinados para el
efecto.

El saldo que representa a diario dentro del periodo contable es el valor a cobrar en forma individual a los
cuadros abastecidos en el área de operaciones con base en la cantidad de estancias y el valor de las
mismas según las planillas de abastecimientos. Esta cuenta no debe presentar saldos al inicio, ni al final del
periodo contable.

Por ningún motivo o circunstancia se cobra por adelantado, es decir descontando primero para adquirir o
pagar después, ya que si el casino no cuenta con dinero disponible para cancelar los víveres y girar para
víveres frescos se les dará ingreso contablemente contra cuentas por pagar y cuando cancelen el valor de
la planilla, se les paga a los proveedores.

Se debita:

a) Al recibir del S-4 o del oficial de logística de la unidad el consolidado, las planillas de abastecimientos y de la
agencia logística factura comercial de lo abastecido, tanto en los víveres secos como en los frescos.

b) Esta cuenta se puede afectar con la cancelación con cheque o a crédito; depende de la solidez bancaria,
tenencia de chequera y disponibilidad de las firmas del administrador y el jefe de presupuesto.

Se acredita:
El 20 de cada mes al efectuar asiento contable interno deduciendo de ésta cuenta el valor total que presenta
y debitando a planilla para el respectivo cobro a cada usuario abastecido.

6.1.16 Cuentas por cobrar.

Se creó para recibir el valor de las obligaciones no canceladas oportunamente por los usuarios activos del
casino y la administración de la unidad.

El saldo de esta cuenta representa el valor a cancelar por parte de terceros en obligaciones contraídas en
días o meses anteriores. Todo valor constituido en ésta debe estar sustentado con cuenta de cobro entre
casinos o con facturas, si es de la administración y relacionado en el folio individual de deudores.

Se debita:

a) Con el saldo que viene del mes anterior, representado en los soportes y el folio individual de deudores.

b) Al efectuar el asiento contable interno recibiendo de planilla los dineros no cancelados oportunamente por
los beneficiarios el último día de cada mes.

c) Al practicar un corte parcial de cuentas y detectar un faltante de dineros por malos manejos o hurto
continuado por parte del administrador; éste se constituirá en deudor con nombre propio y como
soporte tendrá el informe presentado por la comisión o perito ordenado por el comando superior.

d) Al diligenciar un corte parcial a las existencias de elementos de cantina y detectar faltantes en el inventario
físico diario, este valor se constituirá en deuda a cargo del administrador, con nombre propio.

e) Al efectuar un cruce entre los víveres adquiridos, los suministrados a la cocina y las existencias físicas en
la despensa y detectar un faltante; este valor se constituirá en deuda a cargo del administrador del
casino, con nombre propio.
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Se acredita:

Por la cancelación total o parcial por parte de los usuarios del casino o de la administración del batallón,
brigada o división, casinos de las diferentes fuerzas, si los dineros se reciben directamente se afecta la
cuenta de caja, si son transferidos o consignados se afectará la cuenta de bancos.

6.2 CUENTAS DEL PASIVO

6.2.1 Cuentas por pagar
Esta cuenta se creó para adquirir artículos y obligaciones a crédito en el comercio, no necesariamente se
activa por la iliquidez bancaria, puede obedecer a la falta de chequera, al no estar en la unidad uno de los
que firman los cheques, o a la economía en el giro de los cheques.

El saldo inicial de esta cuenta representa el valor total que el casino le adeuda a los proveedores de
días o meses anteriores, teniendo como soporte los originales de las órdenes de pedido.

Este valor debe estar representado en el folio individual de acreedores incluido en el libro auxiliar después
de la cuenta de capital.

Se acredita:

Por las adquisiciones que se hacen a crédito, sin interesar las cuentas que se afectan, para el efecto se
debe elaborar original y copia de la orden de pedido, a fin de que la copia se quede con la factura en el
comprobante del día y la original sea el soporte para el comprobante de egreso cuando se cancele.

Se debita:

Por la cancelación en forma individual a los proveedores con cheque, dicho pago se puede hacer por el
valor parcial o total en acreencia. No se abona ni se fracciona una orden de pedido. Sin embargo, a un solo
proveedor sí se le pueden cancelar varias órdenes de pedido con un solo cheque.

6.2.2 Fondo de funcionamiento

Esta cuenta es un fondo de funcionamiento, por tal razón es reembolsable, su constitución no produce
intereses o rentabilidad alguna.

El valor inicial que presenta esta cuenta, obedece al saldo que viene del mes, meses y años anteriores y lo
recibido de la planilla de cobro el 20 de cada mes.

Para su verificación, se hará un cruce entre la planilla mensual, el libro columnario, el libro auxiliar de
cuentas y la suma de los folios individuales del libro control.

El tope mínimo fijado para constituir este fondo, obedece al 20% del sueldo básico de un Teniente Coronel
ajustado al mil, y es controlado por el jefe de estado mayor de la brigada, quien lo verificará en la reunión
administrativa mensual de la unidad. El máximo lo determina cada usuario al solicitarle al administrador el
incremento.

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Se acredita:

a) Al descontarle a los usuarios activos, o a quien autorice el aumento, por medio de la planilla mensual de
cobro los valores a fin de incrementar o completar el tope mínimo ordenado.

b) Al recibir dinero en efectivo o con cheque de los usuarios para la constitución del fondo de funcionamiento.

c) Al acreditar los bancos, en la cuenta corriente del casino, valores consignados o transferidos de otros
casinos, correspondientes a usuarios que han sido trasladados a la unidad, esto se verificará en el
extracto bancario.

Se debita:

a) Al efectuar la devolución parcial o total del fondo de funcionamiento a los usuarios, por cualquiera de los
dos casos que enuncia el reglamento, con la autorización por escrito del ejecutivo de la unidad.

b) Al deducir en asiento contable interno los valores que emite la planilla mensual del personal que no cancela
esta obligación antes de las 16:00 horas del último día del mes, ( Este movimiento contable se efectuará con
la autorización por escrito del ejecutivo de la unidad)

6.2.3 Fomento

a) Esta cuenta se constituyó para manejar un fondo de consumo, a fin de adquirir elementos de aseo para el
mantenimiento, funcionamiento y sostenimiento de las secciones del casino, de cafetería para el suministro
de tinto, aromáticas o agua en dispensador y para la compre de elementos para el funcionamiento de la
peluquería (No es reembolsable).

El valor inicial de esta cuenta corresponde al saldo que viene del mes anterior y al ingreso del aporte de los
usuarios por la planilla de cobro el día 20.

Este aporte se hace en forma individual y por igual en la planilla mensual de cobro, mes anticipado al
personal de planta de la unidad, estén en el área o en patio, y al personal de empleados militares o
empleados civiles que hace uso del casino.

El descuento máximo por norma es el 0,7% del sueldo básico de un Teniente Coronel ajustado al mil. El
comandante del batallón determina el mínimo en la reunión administrativa mensual de la unidad con base
en los elementos que se deben adquirir mensualmente para el funcionamiento, aseo y conservación del
casino.

El administrador, con fecha 01 de cada mes, elabora un borrador del plan para su inversión y lo presenta al
comandante de la unidad para su consideración; si no hay objeción se pasará en original para las firmas
respectivas.

En caso de que no sea necesario invertir el valor descontado en elementos de consumo, se efectuará un
asiento contable interno en el cual se debita a esta cuenta y se acredita a ganancias, o a fondo
habitacional el excedente correspondiente con destinación especifica, a fin de adquirir elementos
devolutivos, como hornos microondas, grecas, utensilios, vajillas, refrigeradores o neveras, juegos de
tendidos de cama, neveras tipo hotel, televisores, etc.

Cuando el beneficiario se ausente de la unidad, por comisión de estudios u operacional, o por licencia de
maternidad, no se le puede descontar este fondo, en razón a que en el caso de los primeros les

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descontarán en la unidad de presentación y en el segundo caso el usuario no está haciendo uso del
casino.

Por ningún motivo o circunstancia el administrador pagará con este fondo prestaciones de servicios
generales a particulares tales como cocineros, chefs, aseadoras, asistentes, secretarias, auxiliares de
gimnasios, etc.

Se acredita:

a) Con el valor del saldo que viene del periodo contable anterior, este debe ser igual o mayor al que
demuestra la planilla al corte del 20.

b) Con los descuentos efectuados a los usuarios activos por medio de la planilla mensual.

c) Con el valor de los dineros recibidos de personal de alumnos o personal que se presenta en la unidad por
comisión de estudios en forma masiva, después o antes del 20 de cada mes.

Se debita:

a) Por la compra de elementos de consumo, con base en el plan de inversión, para el sostenimiento de la
cafetería, funcionamiento del área social y de juegos, aseo de las diferentes secciones: cocina, comedor,
baños, despensa, conservación y funcionamiento del alojamiento y piscina del casino, entre otros.

c) Al efectuar asiento contable interno deduciendo de esta cuenta el excedente, para acreditárselo al fondo
habitacional o a ganancias, para gastos específicos.

6.2.4 Fondo habitacional

Cuenta constituida para manejar los dineros aportados por los usuarios activos que cuentan con habitación
asignada, y los dineros cancelados por pernoctada de los usuarios honorarios transitorios. (No es
reembolsable).

El saldo inicial de esta cuenta corresponde al valor que viene del mes anterior más el aporte recibido en la
planilla de cobro el 20 de cada mes.

Este descuento se hace por planilla en forma individual y por cupo, el máximo obedece al 2.4% del
sueldo básico de un Teniente Coronel ajustado al mil y únicamente al personal de usuarios que cuenten
con habitación asignada, con base en el organigrama firmado por el comandante.de la unidad. Asimismo,
a quien encontrándose en el área, comisión, vacaciones o permiso, siempre y cuando porte las llaves de la
misma y tenga allí elementos de uso personal u otros que impida la asignación a otros usuarios.

Cuando el usuario activo solicite la asignación de una habitación para recibir la familia en visitas por
vacaciones y no exceda más de los quince días, se le cobra dividiendo el tope máximo por 30 días y por la
planilla mensual de cobro,. Asimismo cuando éste solicite la asignación de un cupo adicional se le cobran
dos cupos.

Cuando un usuario honorario, es decir de otra unidad o fuerza, solicite una habitación por días, se le cobra
al valor determinado por el comandante en el reglamento de funcionamiento interno para los casinos.

Para la compra de artículos o la cancelación de servicios, el administrador elaborará, con base en las
necesidades sentidas en las habitaciones, un borrador del plan para su inversión y lo presentará al

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comandante de la unidad para su consideración, si no hay objeción, se pasará en original para las
firmas respectivas.

En caso de que no sea necesario invertir el valor descontado en elementos devolutivos o de consumo, se
efectuará un asiento contable interno que debite a esta cuenta y acredite a ganancias el excedente
correspondiente con destinación especifica, a fin de adquirir elementos devolutivos, como hornos
microondas, grecas, utensilios, vajillas, refrigeradores o neveras, juegos de tendidos de cama, neveras,
televisores, etc.

Por ningún motivo o circunstancia el administrador pagará con este fondo prestaciones de servicios
generales a particulares tales como cocineros, chefs, aseadoras, asistentes, secretarias, auxiliares de
gimnasios, etc.

Se acredita:

a) Con el saldo que viene del periodo contable anterior, ya que no es obligación invertir este fondo en su
totalidad mensualmente.

b) Al recibir los dineros por descuento a los usuarios activos que cuentan con habitación asignada , por
medio de la planilla mensual.

c) Al recibir dineros de los usuarios honorarios transitorios que soliciten el servicio de habitación, por
encontrarse de paso o en comisión.

Se debita:
a) Por la compra de los artículos devolutivos de acuerdo al plan de inversión, como ventiladores, televisores,
neveras, papeleras, etc.

b) Por la adquisición de juegos de tendidos de cama, compuestos por sábana, sobre-sábana y funda, a fin de
mantener uno puesto, otro en el cuarto de linos y otro en lavandería.

c) Por la cancelación de mano de obra a particulares en reparación del sistema eléctrico, alcantarillado, aires
acondicionados, ventiladores y lavado de tapetes y cortinas; en las unidades militares donde no haya
albañil, electricista, plomero o lavandería.

d) Al efectuar asiento contable interno se deduce de esta cuenta el excedente o el saldo disponible y se
acredita a ganancias para gastos específicos.

e) Por la cancelación del servicio de televisión por cable, siempre y cuando se preste en todas las
habitaciones, cuando los socios soliciten el servicio de internet, este servicio se les cobra en forma adicional
e individual y por igual por la cuenta de eventuales.

f) Por la compra del jabón para el lavado de ropa de los usuarios o de los tendidos de cama, manteles y
cortinas.

6.2.5 Impuestos

Esta cuenta se activa con los dineros descontados a los proveedores en el momento de cancelarles las
obligaciones, con base en la tabla y en el régimen al que pertenezcan.

Se acredita:

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Con los dineros que se reservan en cuantas por pagar, producto de la retención de impuestos nacionales o
regionales, en el momento del pago a los proveedores.

Se debita:
Al efectuar el pago de impuestos a la DIAN, Rete-fuente y Reteica, con el asesoramiento del contador de la
unidad.
6.2.6 Intereses CDTs.

Los valores que representa esta cuenta corresponden a los intereses producidos del título valor
trimestralmente.

El saldo que demuestra es el acumulativo de los intereses producidos y cargados en los libros de balance,
cada vez que se vence el convenio con el banco.

Su inversión se hará para beneficio general de los usuarios, ya que el título valor es constituido con el
fondo de funcionamiento de los mismos.

Para la adquisición de elementos por este rubro no es necesario elaborar plan para su inversión, basta con
evidenciar una necesidad sentida para mantener la moral y el bienestar general de los usuarios.

Se acredita:

Al recapitalizar trimestralmente el título valor, es decir al solicitar al banco el cambio de este incluyendo en
él mismo los intereses producidos a la fecha.

Se debita:

Por la adquisición de elementos o artículos para el casino, con el fin de mantener la moral y el bienestar de
los usuarios en general.

Cuando se redime, se entrega, o se sede a terceros, la administración del casino y existe un saldo en esta
cuenta, se debe efectuar un asiento contable interno donde se debita este rubro y se acredita al fondo de
funcionamiento; asimismo se actualiza el libro folio individual y se registra a cada usuario el valor por igual.

6.2.7 Eventuales

Esta cuenta se constituyó con el fin de agrupar subcuentas o conceptos varios por los cuales se
adquieren elementos o se crean obligaciones, en , recepciones, despedidas, apoyo a los usuarios por
calamidad familiar o doméstica, nacimiento de hijos, entre otros.

Asimismo se tiene como cuenta base para recibir dineros que no son del casino, como pagos por
anticipado, o el valor de las estancias de los soldados que laboran en el casino.

Estos dineros serán descontados por planilla en forma individual y solo al personal que participa o
autoriza la eventualidad, el soporte de este ejercicio se sustenta con el oficio firmado por cada usuario y
dirigido al comandante para su autorización definitiva.

En lo posible, esta cuenta debe pasar con saldo en ceros, en razón a que los descuentos se hacen dentro
del mes.
En el evento que se presente será un saldo a favor, por el pago del préstamo de la sede social del casino,
piscina, por valores consignados de más por los socios o entidades particulares o por el pago del servicio de
lavandería a los usuarios.

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Se acredita:

a) Con el valor recibido de planilla, descontado a los usuarios que participan, firman o autorizan la
eventualidad.

b) Por el cobro del alquiler del salón social del casino a usuarios activos y honorarios o particulares,
para eventos varios.

c) Por el valor del préstamo de la piscina para competencias, o cursos de natación.

d) Al recibir dineros que cancelan servicios por anticipado de usuarios o entidades particulares.

e) Al recibir el valor de las estancias de los soldados auxiliares de los casinos, representados en la planilla de
abastecimientos, cuando suministran víveres.

f) Al recibir dinero en efectivo por parte del suboficial de abastecimientos, para cancelar el valor de las
estancias de los soldados auxiliares de los casinos.

g) Por el cobro del servicio del lavado de ropa a los usuarios, siempre y cuando la lavandería esté bajo el
control del S-4 de la unidad o del casino.

Se debita:

a) Por la compra de elementos o el pago de las obligaciones creadas según el numeral seis.

b) Al deducir en asiento contable interno el 20 de cada mes, el valor de las estancias de los soldados que se
alimentaron en el casino del 01 al 20 y que se encuentran registradas en la cuenta de planilla.

c) Al deducir en asiento contable interno el último día de cada mes, el valor de las estancias de los soldados
que se alimentan en el casino del 21 al 28, 30 o 31 y se encuentran registradas en la cuenta de planilla.

d) Al girar o deducir el valor recibido por anticipado de usuarios o entidades particulares, con su respectivo
soporte.

6.2.8 Ganancias

Cuenta creada para manejar los dineros producto de las utilidades por las ventas diarias de mercancías y
lo obtenido en regalías por compra de gaseosas y servicios varios como video juegos, rock-olas, etc.

El saldo de esta cuenta al iniciar el periodo contable, representa el valor que viene del mes anterior más el
total de utilidades obtenidas hasta el último día del mes. El saldo que demuestra a diario obedece a las
utilidades por las ventas del día.

Para su gasto el administrador elaborará un borrador del plan de inversión y lo presentará al

comandante de la unidad para su aprobación, si no hay ninguna modificación, se hará en original y
se pasará para las firmas correspondientes.

Los dineros que se reciben producto de las regalías se consignan directamente y afectan las cuentas de
caja y ganancias, antes del término de cada periodo contable; de este valor no se transfiere dinero alguno a
capital, asimismo todo lo que se recibe por este concepto se demuestra en el plan de inversión para el mes
siguiente.

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Por ningún motivo o circunstancia el administrador pagará con este fondo prestaciones de servicios
generales a particulares tales como cocineros, chefs, aseadoras, asistentes, secretarias, auxiliares de
gimnasios, etc.

Se acredita:

a) Con el saldo que viene del mes o de meses anteriores, representados en el libro auxiliar y columnario.

b) Con los dineros que recibe a diario por las utilidades obtenidas en la venta de las mercancías, rancho
y licores.

c) Por las regalías recibidas, en especie o en dinero por la compra de gaseosas, helados, servicio de
rock-ola, videojuegos y otros.

d) Por los dineros transferidos de las cuentas de fomento o fondo habitacional, por excedentes en la inversión
y con destinación específica para su gasto.

Se debita:

a) Por la compra de elementos o pago de obligaciones, con base en el plan de inversión.

b) Por la deducción en asiento contable interno de las notas débito presentadas en el extracto bancario,
correspondientes al gravamen financiero, al cobro de chequera y a comisiones varias.

c) Cuando se termina, se entrega, o se sede a terceros la administración del casino y existe un saldo en esta
cuenta se debe efectuar un asiento contable interno en el cual se debita este rubro y se acredita al fondo de
casino; asimismo, se actualiza el libro folio individual y se registra a cada usuario el valor por igual.

d) Por la cancelación de capacitación o asesoramiento a la administración del casino solicitada y ordenada por
el comandante de la unidad.

6.2.9 Capital

Cuenta constituida como reserva del casino. Se obtiene este recurso del 20% de las utilidades por ventas
de cafetería, mercancías, rancho y licores del mes.

El saldo de esta cuenta corresponde a la acumulación del 20% de las ganancias que recibe
mensualmente, el cual se transfiere sin centavos.

Para el gasto de este rubro, es necesario solicitar su inversión con oficio motivado, al jefe de estado mayor
de la brigada.

Cuando se termina, se entrega, o se sede a terceros la administración del casino y existe un saldo en esta
cuenta se debe efectuar un asiento contable interno en el que se debita este rubro y se acredita al fondo de
casino; asimismo, se actualiza el libro folio individual y se registra a cada usuario el valor por igual

Se acredita:

Al recibir el último día del mes el 20% de las ganancias obtenidas por la venta de las mercancías, o artículos
del bar.

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Se debita:

a) Por la adquisición de artículos o elementos para uso exclusivo del casino, como el computador y la caja
fuerte o para beneficio general de los usuarios, previa autorización por escrito del jefe de estado mayor
de la brigada.

b) Por la constitución de la póliza de cumplimiento y manejo de recursos, la cual se activará amparando el

100% del fondo de funcionamiento.

c) Por la liquidación definitiva del casino, en este caso, el administrador divide el total que presente a la fecha
esta cuenta entre el personal de usuarios activos del casino y les transfiere por igual a cada uno a su fondo
de funcionamiento.

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