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3 presupuesto base cero

¿Qué es un presupuesto base cero?

Este tipo de presupuesto se hace antes de que dé inicio el periodo

correspondiente y requiere que los encargados de cada área hagan un
análisis de los gastos que tendrán y los den a conocer.

 ¿Cómo debe hacerse el presupuesto base cero?

El presupuesto base cero se debe hacer por escrito, detallando el área al

que corresponde e indicando las necesidades o elementos que deben ser
cubiertos, así como sus costos  y tiempos. Únicamente se pueden considerar
aquellos gastos que son realmente necesarios y se debe justificar cada uno
de ellos. En gran medida, la aportación de capital va a depender de esta
justificación. En caso de que se encontraran gastos que son considerados no
necesarios o prescindibles, simplemente se recortarán para dar la posibilidad
de incrementar el ahorro de la dependencia.

¿Qué buscan los presupuestos base cero?

La finalidad pura de estos presupuestos es lograr que las dependencias

lleven a cabo todas sus actividades y sean igual de productivas sin
desperdiciar tantos recursos. De este modo se consigue que las
dependencias que cumplen con el objetivo del presupuesto cero representen
un verdadero ahorro a la empresa.

¿Cómo se presenta la información del presupuesto cero?

Toda la información del presupuesto cero se presenta a través de los

documentos llamados “paquetes de decisión”. Estos documentos deben
mencionar todos los datos necesarios para identificar al área de la que
hablan:

 Nombre del paquete.

 Área correspondiente.
 Departamento.
 Clasificación.
 Propósito.
 Descripción de las actividades del departamento.
 Logros que ha conseguido.
 Forma de medición utilizada.
 Recursos requeridos.
  Alternativas a los recursos.
 Consecuencias de la no aceptación de requerimientos.
 Decisión.
 Fecha de preparación.

Utilidad real de los presupuestos base cero

Cuando se realizan los presupuestos base cero se permite que la empresa

correspondiente realice una revisión exhaustiva de su trabajo y pueda aplicar
los cambios necesarios para obtener mejores resultados. Al ser presentados
los paquetes de decisión, la empresa se enfrenta a la tarea de elegir lo que
le es más beneficioso y con esto puede eliminar aquello que no le sirve,
llegando a un nivel superior.

Caso práctico:

Paquete para incrementarlas ventas de computadoras y accesorios

Metas:

 Ventas nacionales
 Anuncios y promoción
 Servicios de mercadotecnia

Definición del programa:

Lograr una operación de ventas nacionales en un plazo de un año de tal manera

que los clientes reciban servicios satisfactorios y las ganancias sobre ventas se
aumenten un 15%.

Promover las ventas de producción mediante publicidad y propaganda en

periódicos y en la televisión cuando la mayoría de la gente se encuentre en sus
hogares por ejemplo a las 15:00 hora y otra opción podría se la sección amarilla.

Proporcionar a la gerencia investigación de mercados la cual podrá contener los

factores que influyen en la compra de los productos que lanzamos al mercado,
opinión del consumidor como gustos preferencias, su ingreso y precios de otros
bienes similares a los nuestros.

Beneficios:

Este es el nivel mínimo que se requiere para incrementar los ingresos por medio
de ventas nacionales de computadoras y accesorios
Personal:

 4 gerentes de ventas regionales (todas las regiones)

 3 agentes de netas para la zona norte y sur del país
 Costo: $ 38,000.00

Consecuencia de la no aprobación:

La disminución de dos agentes de ventas produciría una carga de trabajo para que
los tres agentes puedan cubrir o desempeñar su trabajo en toda la República.

La eliminación de un agente de anuncios podrá provocar que los gerentes de

ventas no puedan coordinar toda la planeación, creación y ejecución de los
anuncios publicitarios

Paquetes incrementales

Volver a añadir a los dos agentes de ventas con costo de $ 4,000.00

recomendado.

Añadir un gerente de anuncios con costo de $ 2,000.00.

Paquete para incrementar las ventas de computadoras y accesorios

Paquete alternativo

Contratación de un publicista experto que ponga en práctica los programas de

publicidad. Esto resulta un exceso en los costos para los cuales se cuenta con  un
gerente de anuncios que puede desempeñar esa función.

Recursos requeridos

 Para 2004 $ 44,000.00 (personal 9)

 Para 2005 $ 38,000.00 (personal 7)
 Cambio $ 6,000.00 (personal -2)

El método de planeación y presupuesto base cero, proporciona grandes

oportunidades a la alta gerencia empresarial, puesto que contando con esta
herramienta de operación se tiene la oportunidad de compenetrarse mejor de lo
que es la entidad en su conjunto (nada más lejos de la verdad), de utilizar más
información para evaluar, tomar decisiones, asignar recursos de manera más
efectiva, y de reducir los costos en forma lógica y no arbitrariamente, en forma
integral.