GRUPO 4 – CURSO EXPERIENCIAS FORMATIVA

EN SITUACIÓN REAL DE TRABAJO

FICHA SOPORTE PARA EL DIAGNÓSTICO

SITUACIONAL DEL ARCHIVO

I. DATOS GENERALES

1.1 DE LA INSTITUCIÓN:

a) Nombre de la Institución:
………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………...............................

b) Sector:
………………………………………………………………………………………………………………………………………

c) Dirección:
………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………...............................
.......................................

d) Teléfono: ……………………………………………………………………………………………………….

e) Portal Institucional:
………………………………………………………………………………………………………………………………………
f) Tipo de Organigrama, órganos de línea:

1|P á g i n a
g) Nombre del representante de la Institución:
………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………

h) Unidad Orgánica de la cual depende el Archivo Central:

………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………...............................

i) Nombre y cargo del jefe inmediato de quien depende el Archivo Central:

………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………

1.2. DEL ENCARGADO DEL ARCHIVO

a) Nombre y apellidos:
………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
b) Cargo:
……………………………………………………………………………………………………………………………............
c) Profesión u oficio:
………………………………………………………………………………………………………………………..................
............................................................................................................................................
d) ¿Cuánto tiempo está trabajando en la Institución?
………………………………………………………………………………………………………………………………………
e) Tiempo que desempeña cargo del Archivo:
………………………………………………………………………………………………………………………………………
f) E-mail: ………………………………………………………… Teléfono: ….………………………….………………
g) ¿La Institución le ha dado facilidades en capacitación sobre Archivos?

SI NO

2|P á g i n a
h) ¿En qué Institución recibió la capacitación? y ¿Hace cuánto tiempo?
………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………

i) ¿Conoce y aplica la normatividad vigente: directivas y normas?

SI NO

1.3. DEL ARCHIVO CENTRAL:

a) ¿El Archivo Central se encuentra considerado en la estructura órganica de la entidad?

¿En qué año se creó el archivo central?
………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
b) Dirección del Archivo y/o depósito:
………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………

c) ¿Qué niveles de Archivo tiene la Insitución?

Central

Perifericos ¿Cuántos? …………………………………………….

Gestión ¿Cuántos? …………………………………………….

Histórico

Desconcentrados ¿Cuántos? …………………………………………….

3|P á g i n a
 d) ¿El archivo cuenta con un Plan Annual de Trabajo?
………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………

e) ¿El AGN ha realizaco alguna supevisión a su archivo?

………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………

II. DEL ÓRGANO CONSULTIVO

2.1. ¿Tiene Comité Evaluador de Documentos? SI NO

a) ¿Con qué documento se les ha designado?

……………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………..

III. DOCUMENTOS DE GESTIÓN ARCHIVÍSTICA E INSTITUCIONAL

3.1. Su institución cuenta con:

Plan Anual Institucional SI NO

Diagnóstico Situacional SI NO

0Cuadro de Clasificación de Documentos SI NO

Programa de Control de Documentos SI NO

Manual de Procedimientos Archivísticos SI NO

Reglamento de Organización y Funciones SI NO

Manual de Organización y Funciones SI NO

Inventarios

Otros:
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………

4|P á g i n a
IV. DEL PERSONAL DEL ARCHIVO

CAPACITACIÓN EN
NOMBRADOS CONTRATADOS
ARCHIVO
PROFESIONAL
TÉCNICO
AUXILIAR
PRACTICANTE

V. DEL LOCAL

5.1. Ubicación del local

UBICACIÓN DEL ARCHIVO ÁREA EN METROS CUADRADOS

Sótano
Azotea
Piso N°
Otros

a) ¿Con cuántos ambientes cuenta el Archivo Central?

Área de trabajo Área de Servicio

Área de Depósito Área de Administración

Otros:
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………

5.2. ¿Cuál es el estado de conservación del local?

Bueno Regular Malo

a) CONSTRUCCIÓN

MATER. NOBLE ADOBE QUINCHA PRE-FAB. MADERA OTROS

5|P á g i n a
 Techo
Pared
Piso

b) TENENCIA DEL LOCAL

Propio Alquilado

Otro:
………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………….…

c) ILUMINACIÓN

Natural Artificial

d) ¿Con que tipo de iluminación cuenta?

Incandescente fluorescente LED

e) Tipo de Ventilación

Natural Artificial

f) ¿Cuenta con un Plan de Contingencia ante siniestros?

Incendios Inundaciones Plagas

Otros…………………………………………………………………………………………………………………….

g) ESTADO DE LAS INSTALACIONES

BUENA MALA EMPOTRADA SUPERFICIAL OTROS

ELÉCTRICAS
SANITARIAS
6|P á g i n a
 5.3. MOBILIARIO Y EQUIPOS

CANTIDAD CANTIDAD
MESAS DE TRABAJO FOTOCOPIADORA
EXTINTORES IMPRESORA
ESCRITORIOS ESCÁNER
SILLAS DETECTOR DE HUMO
COMPUTADORA EXTRACTOR DE AIRE
ASPIRADORAS MANUAL ESCALERAS

CÁMARAS DE SEG AIRE ACONDICIONADO

ASPIRADORA INDUSTRIAL TERMÓGRAFO

DES HUMIDIFICADOR TELÉFONO

VENTILADORES COCHES
MICROFILM MOD. LECTORA DE MICROFILM
ROTATIVO
CENSOR DE AGUA. DETECTOR DE MOVIMIENTO

MICROFILM MODELO LUSTRADORA

PLANETARIO

5.4. ESTANTERÍA

N° BALDAS X
MATERIAL: FIJA MÓVIL N° CUERPOS
CUERPO
MADERA
METAL

VI. DE LA DOCUMENTACIÓN

6.1. GENERALIDADES
7|P á g i n a
a) Cantidad

Metros lineales: ………………………………………………….

Metros cúbicos: ………………………………………………….

b) Fechas Extremas: ………………………………………….......

c) Unidades de Conservación

Cajas de archivo Arch. Palanca Sacos

Carpetas Legajos Paquetes

d) ¿La institución ha contratado empresas y/o personas naturales que presten servicio
tercerizado en su archivo?

SI NO

e) ¿Para qué procesos? Especificar

……………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………

6.2. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

a) ¿La Institución posee Cuadro de Clasificación Documental?

SI NO

b) ¿Qué tipo de organización tiene su archivo?

Orgánico Funcional Mixto

Otros:
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……………………………………………………………………………………………………………………………………………

8|P á g i n a
c) ¿Qué series documentales más importantes custodia? Enumerarlas con sus fechas
extremas

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……………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………

d) ¿Qué tipo de soportes documentales custodia?

Papel Microformas Digital

Otros:
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………

e) ¿Qué normas legales, boletines, etc. junto con los documentos de archivo? Especifique

……………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………

f) ¿Qué series documentales tiene digitalizadas y/o microfilmadas? ¿En qué cantidad? ¿Cuáles son
sus fechas extremas?, ¿Cuenta con un sistema de back-up?

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…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

9|P á g i n a
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…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………..

g) ¿Qué persona jurídica o natural realizó el servicio de microformas?

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………

h) ¿La persona jurídica o natural contratada aplicó la legislación de Microformas vigente?

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………

i) ¿Cuenta con un ambiente especial para la conservación de las Microformas (Digitales y/

Microfilms)?

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…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

j) ¿Se han hecho migraciones de formato? ¿Qué serie? ¿Hace cuando tiempo?

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

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6.3. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

a) ¿Qué tipos de instrumentos descriptivos tiene elaborado?

10 | P á g i n a
 Guía Inventario Catálogo

Registros Base de Datos Fichas

Otros:
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…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………

6.4. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

a) ¿Cuenta con una Tabla de Retención Documental?

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…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………

b) ¿Ha transferido documentos al Archivo General de la Nación (AGN) O Archivo Regional?

SI NO

c) ¿Cuántas veces? ¿Cuenta con inventarios y cronogramas de Transferencia?

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…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………

e) ¿Cuenta con los inventarios de los archivos periféricos?

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………

f) ¿Cuándo el cargo de gestión del archivo, se realizó con un inventario de Transferencia?

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

11 | P á g i n a
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………

6.5. SELECCIÓN DOCUMENTAL

a) ¿Ha eliminado documentos?

SI NO

¿Cuántas veces? Y ¿Cuándo fue la última Eliminación?

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…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

6.6. SERVICIO DOCUMENTAL

a) ¿Qué tipos de servicio presta el Archivo?

Búsquedas: Internos Externos

Prestamos: Internos Externos

Reprografía: Copias Microfilm Digital

¿Los servicios estas disponibles en su portal institucional?.................................................................

b) ¿Cuenta con un sistema de Control del servicio de préstamo de documentos?

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………

c) En el servicio que brinda, alguna vez ha acontecido:

SI NO
Perdida de documentos

Mutilación de documentos

Sustracción de documentos

Otros:……………………. ………………….………………….………………….………………….
………………….………………….

12 | P á g i n a
d) Ante situaciones de pérdida, mutilación o sustracción de documentos ¿Qué acciones inmediatas
se realizan?

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…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
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e) ¿Está considerado del servicio de archivo en el TUPA vigente?

SI NO

f) ¿Otorga copias certificadas?

SI NO

6.7. CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

a) ¿Cuenta con un Plan de Control de Documentos? SI NO

b) ¿Cuenta con personal dedicado al aseo permanente del archivo? SI NO

c) ¿Con qué frecuencia realiza la limpieza en sus ambientes de Archivo?

Diario Semanal

Interdiario Mensual

d) ¿El servicio es del mismo archivo o es proveedor de servicio externo?

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e) ¿Con qué frecuencia se realiza la limpieza a los documentos de Archivo?

Diario Semanal

Interdiario Mensual

f) ¿El personal de Archivo cuenta con materiales de protección?

SI 13 | P á g i n a
¿Cuáles? .………………………………………………………………………………………………….………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………….……………………………………….

……………………………………………………………………………………………………………….……………………………………….

NO

¿Por qué? ………………………………………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………….………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………….……………………………………….

g) ¿Se brinda materiales de aseo al personal de archivo? SI NO

h) ¿La institución tiene establecidas políticas de salud a favor del trabajador de archivo? ¿En qué
consisten?

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…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

i) Los documentos de archivo han sido y/o están infectados por:

Microrganismos

Insectos

Roedores

Otros:
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…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………

j) ¿Se realizan los controles de plaga?, ¿con qué frecuencia?

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

14 | P á g i n a
l) ¿Tiene debidamente señalizadas las áreas de seguridad?

SI NO

6.7. DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

a) ¿Qué normas del Sistema Nacional de Archivos conoce y aplica?

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…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
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b) ¿Asiste a las reuniones de capacitación que convoca el AGN y la ENA?

SI NO

¿Por qué?

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…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

c) ¿sabe usted que puede solicitar servicios de asesoría al AGN?

SI NO

d) ¿Tiene usted elaborado el plan de conservación y de prevención de siniestros de acuerdo a la

normatividad archivísticas vigente?

SI NO

¿Por qué?

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…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………

15 | P á g i n a
 e) ¿sabe usted que puede solicitar charlas de archivo gratuitas para los trabajadores de su entidad,
de ser afirmativo, cuantas veces ha solicitado?

SI NO

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………

VII. DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL ARCHIVÍSTICO

a) ¿Cuenta con documentación cuya antigüedad sea mayor de 30 años?

SI NO

b) ¿A qué unidades orgánicas pertenecen y cuáles son sus principales series documentales?

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…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
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c) ¿Han realizado exposiciones con la documentación histórica?

Originales Reprografía

d) ¿Cuenta con inventario de la documentación cuya antigüedad es mayor a 30 años? ¿Sabe que lo
tiene que inscribir en la Oficina del Registro del Patrimonio Cultural Archivístico del Perú?

SI NO

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16 | P á g i n a
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………

(NO CUENTA CON DOCUMENTACIÓN MAYOR A 30 AÑOS)

e) ¿Tiene información respecto a la ubicación de la documentación cuya antigüedad sea mayor a 30

años?

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………………………………………………………………

f) ¿Tiene bajo su custodia fondos documentales de otras instituciones?

SI NO

g) ¿A qué instituciones pertenecen?

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…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
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h) ¿Cómo llegaron a esta entidad?

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i) ¿El archivo tiene antecedentes de haber afrontado algún siniestro e su gestión o en otras
anteriores? ¿En qué fecha(s)?

17 | P á g i n a
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j) ¿Está reglamentada la salida del fondo documental de la institución? Especifique

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k) ¿Sabe usted si se ha autorizado la salida de documentos fuera del local de la institución?

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Sugerencias:

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18 | P á g i n a
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Observaciones:

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Fecha: ………/ …..…/………….

19 | P á g i n a
 GRUPO 4

 Núñez Aragonez, Víctor Martin

 Pérez Rosales, Eduardo Alfredo
 Celadita Hurtado, Dafne Lucia
 Requejo Zegarra, Luis Moisés

20 | P á g i n a