CÓDIG

O:
PROCEDIMIENTO DE
VERSIÓ 001
MANTENIMIENTO DE BIENES N:
MUEBLES Y EQUIPOS
30-04-
AGROW S.A.S FECHA: 2020

1. OBJETIVO:

Garantizar el mantenimiento del recurso tecnológico y de bienes muebles e inmuebles,

necesarios para el buen funcionamiento de la Administración de la empresa agrow s.a.s

2. ALCANCE:

Aplica para todos los procesos de la Administración desde la identificación de la necesidad

requerida hasta su desarrollo y seguimiento correspondiente.

3. BASE LEGAL:

Decreto No. 1.12 0774 de 4 diciembre de 2008.

Ley 388 del 97
Ley 810 de 2003.
Manual de contratación
Plan de Desarrollo y Plan Indicativo
Plan Nacional de las Tecnologías y las Comunicaciones

4. TERMINOLOGIA Y DEFINICIONES:

DIAGNOSTICO: El diagnóstico es el resultado del análisis que se realiza en una primera

instancia y que tiene como fin permitir conocer las características específicas de la situación
determinada para así poder actuar en consecuencia

HARDWARD: Son todos los dispositivos y componentes físicos que realizan las tareas de
entrada y salida, también se conoce al hardware como la parte dura o física del computador. La
mayoría de las computadoras están organizadas de la siguiente forma: los dispositivos de
entrada (Teclados, Lectores de Tarjetas, Lápices Ópticos, Lectores de Códigos de Barra,
Escáner, Mouse, etc.) y salida (Monitor, Impresoras, Plotters, Parlantes, etc.) y permiten la
comunicación entre el computador y el usuario.

MANTENIMIENTO: Se designa al conjunto de acciones que tienen como objetivo mantener un

artículo o restaurarlo a un estado en el cual el mismo pueda desplegar la función requerida o las
que venía desplegando hasta el momento en que se dañó, en caso que haya sufrido alguna
rotura que hizo que necesite del pertinente mantenimiento y arreglo.

MANTENIMIENTO CORRECTIVO: cambio de algún componente o actualización software de

funcionamiento con el ánimo de reestablecer su funcionamiento normal.

MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Tarea que se ejecuta sobre un dispositivo de hardware

consiste en limpieza general, actualización de software, revisión de antivirus.
PISAMI: Plataforma Integrada de Sistemas de la Alcaldía Municipal de Ibagué

PRESUPUESTO: Es un plan integrador y coordinador que expresa en términos financieros con

respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un periodo
determinado.

REPARACION: Se hace referencia a la acción y resultado de arreglar una cosa, un objeto, un

aparato o cualquier otro elemento.

SOFTEC: Software de soporte tecnológico

SOFTWARE: El software es un conjunto de instrucciones detalladas que controlan la operación

de un sistema computacional.

SUPERVISION: Implica la acción de inspeccionar, controlar, ya sea un trabajo o un tipo de

actividad y siempre es ejercida por parte de un profesional superior ampliamente capacitado para
tal efecto.

VEHICULO: Es un medio de locomoción que permite el traslado de un lugar a otro. Cuando

traslada a personas u objetos es llamado vehículo de transporte.

5. CONDICIONES GENERALES

Para dar cumplimiento a las actividades de mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles y
del recurso se requiere contar con la disponibilidad presupuestal y con la diligencia por parte de
todas las dependencias que intervienen para efectuar oportunamente el pago.

Para llevar a cabo las funciones de mantenimiento de bienes inmuebles es necesario contar con
Medios de Transportes, herramientas de registro (cámara fotográfica y video, cintas métricas,
papelería), equipos de cómputo, software de dibujo arquitectónico, impresora láser, escáner,
elementos de seguridad, herramientas de trabajo cotizaciones, teléfonos.

Es necesario que en las minutas de contratos se especifique que el suministro de repuestos debe
ingresar por Almacén para el respectivo control.
 CÓDIGO:

PROCEDIMIENTO DE VERSIÓN 001

MANTENIMIENTO DE BIENES :
MUEBLES Y EQUIPOS
30-04-2020
AGROW S.A.S FECHA:

Toda solicitud de mantenimiento reportada deberá atenderse dentro delos siguientes 10

dias hábiles para cada tipo de contrato

6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

RESPO PUNTO
ACTIVIDAD REGISTR FLUJOGRAMA
N- DE
SABLE CONTROL O

Director del INICIO

1. Identificar
Grupo de
las Responsabilid
Recursos
necesidades ad a cargo de PISAMI,
Físicos, Identificar necesidad
de mantenimiento ya la SOFTEC
Director de mantenimiento
sea por solicitud o Administració
Grupo
por competencia Informática n
propia

2- Si la necesidad
es de
mantenimiento No
preventivo de
Mto.
bienes muebles e
Prev
inmuebles elaborar
un diagnóstico muebles
preliminar de e
acuerdo a los Profesion Inmuebl
Diagnóstic
requerimientos al es?
Requerimient oy
existentes Universita
os registro
identificando la rio
fotográfico
viabilidad para Recursos S
llevar Físicos
a cabo i
su
reparaci Diagnósti
ón.
co
3.-Iniciar proceso Director Manual y Expedie
contractual para Grupo políticas nte 3
las actividades Recurso de Contrato
de s Físicos contrataci
mantenimiento o ón Inicia
Director Proceso
Contractua
de
l
Grupo
informáti
ca
4.- Recepciona Supervisor Procedimie Expedie
la factura e del contrato nto y nte Recepciona la
inicia políticas de Contrato factura e
procedimiento órdenes de inicia proceso
de pago. pago de pago

1
A

RESPO PUNTO
ACTIVIDAD REGISTRO FLUJOGRAMA
N- DE
SABLE CONTRO
L
5.-Si es Técnicos Plan de BD Software
mantenimiento de Mantenimient de A
preventivo de informátic o, inmediato, Servicios
recursos a Cerrar No
tecnológico, servicios Mto.
ejecutar el plan de Prev.
Recurso
mantenimiento Tecnológi
registrando en el co?
software de
información Si
Ejecutar el plan
de
mantenimiento

1
6-Si es Técnico
mantenimiento Grupo
correctivo de Informátic No
bienes muebles y ay Mto. Correctivo
recursos Muebles y
tecnológicos, Recurs
o
generar y asignar Tecnológi
servicio a través co?
del Software por
solicitud verbal o Si
escrita, o por 2
competencia de
la Dirección.

Secretario Asignación Expediente

sy presupuest Contratos,
Si es Directores al, manual Registro de
mantenimiento de con la y políticas calibración y
maquinaria tenencia de mantenimien
especializada, de los contratació to, Hoja de
vehículos bienes n vida de los
pesados, equipos vehìculos
de comunicación,
contratar el
mantenimiento

7. Si es viable
realizar el
mantenimiento Técnicos No
correctivo de Grupo
bienes muebles e Informátic
Mto
inmuebles y a, del Firma del BD del .
recurso Grupo de beneficiar Software Viab
tecnológico, Recursos io, cierre de le?
realizar el Físicos, del Servicios
Si
mantenimiento y Personal servicio SOFTEC
registrar el de
servicio. servicios Prestar
generales mantenimiento
o correctivo y
registrar el servicio
Proveedor
1
B
 RESPO PUNTO
ACTIVIDAD REGISTRO FLUJOGRAMA
N- DE
SABLE CONTRO
L
8. Si es recurso Servidor Memorando PISAMI
tecnológico y no Público Remisorio, , B
es posible responsa políticas de SOFTE
efectuar el ble del seguridad C,
mantenimiento equipo de la Diagnóstico
en sitio, realizar información. Recu
N
el diagnóstico ya rso
sea en sitio o en tecn
la Oficina oló-
gico
Informática
?
Si
Diagnóstico

9. Analizar el Técnico Presupues Plan de

costo beneficio de y to, necesidad
Adq
la solución y Profesio Diagnóstic es
uirir
decidir si se nal del o nuev
adquiere el Grupo o?
elemento nuevo o Informáti
No
si se adquiere el ca
repuesto e incluir Incluir en las
la decisión en las necesidades para
necesidades. contratar
Pasar a la
actividad 3 3
10. Si se decide Técnico Softec,
adquirir el y PISAMI-
Registrar en Softec
repuesto para Profesio Gestión
a la espera del
efectuar el nal del Documental
repuesto
mantenimiento, Grupo
registrar en Informáti
Softec a la espera ca
de la ejecución
del proceso
contractual.
11.Devolver el Técnico Firma PISAMI-
Recurso y Autorizada Formato Memorando
Tecnológico con Director de autorizaci Remisorio y
Memorando al de Almacén ón salida formato
cuando
solicitante Informáti de
 ca salga del elemento
edificio y s
firma C
Director
Informática,
firma
recibido
ACTIVIDAD RESPON- PUNTO REGISTRO FLUJOGRAMA
DE
 SABLE CONTRO
L
12. Cuando se Técnico Control de SOFTEC
adquieran los Informáti Almacén, C
repuestos reparar ca Verificación
el recurso objeto
contractual Reparar el recurso
tecnológico, y
por parte del tecnológico con el
registrar en supervisor, repuesto y registrar en
SOFTEC cerrar SOFTEC
servicio

1
13.Tratándose de Directo Contr Formato
Mantenimiento de r ato control de 2
Vehículos livianos Recurs Vigen mantenimient
y motos, Entregar os te o
Orden de servicio Físicos Entregar orden
de servicio para
al proveedor o al
el
Conductor del mantenimiento
vehículo de vehículo

14. Prestar Proveedor Objeto Formato

el servicio contractu de Prestar el servicio
de al, Servici de
control o mantenimiento
mantenimie
de correctivo
nto
correctivo almacén
de vehículo
15.Recepcionar Técnico Firma del Planilla de
Recepcionar la
la factura y beneficiario, Mantenimie factura y registrar el
registrar el Condiciones nto servicio prestado.
servicio prestado Contractuale
s, .
16. Elaborar Directo Firma Certificación
certificación de r del Elaborar Certificación
supervisor dirigido Grupo supervis de supervisor y
dirigirla al Almacén
a Almacén para Recurs or
iniciar el os
procedimiento de Físicos
ingreso. D
 RESPO PUNTO
ACTIVIDAD REGISTRO FLUJOGRAMA
N- DE
SABLE CONTRO
L
17.Recepcionar Directo Verificar
D
el comprobante r concept
de ingreso de Grupo os
Almacén Recurs Software GCI
os
Decepcionar comprobante de
Físicos ingreso de almacén

18.Iniciar el Técnico o Controles Contrato

procedimiento profesional propios del Iniciar
de pago de procedimie procedimiento
Recursos nto para para pago de
cuenta
Físicos pago de
cuentas
19. Técnico Manual Serie
1
Archivar de de según
Document Recurso Archiv TRD
os s Físicos o
e
FIN
informáti
ca