DESARROLLO DE EMPLEADOS

TALENTO HUMANO
Descripción de cargo y principales
responsabilidades

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Fecha actualización: 11 de febrero de 2014
Departamento/área: Centro de Educación Continua
Nombre del Cargo: Profesional I - Analista de Operaciones
Familia de Cargo a la que pertenece (Estructura)
Cargo Superior inmediato: Coordinador de Logística CEC
Revisó:
Aprobó:

II. DESCRIPCIÓN
Misión
El Propósito General o Misión describe la contribución del cargo a la consecución de los objetivos de la empresa.
Indica la razón de ser del cargo en la organización y debe responder a la pregunta: ¿Para qué está el cargo en la
organización? ¿Qué resultados se esperan de él? Se redacta en los siguientes términos.

¿Qué hace? ¿Sobre qué? ¿De acuerdo con qué? ¿Para qué?

Verificar y controlar la acreditación internacional, la legalización y liquidación de contratos y

convenios realizados en el CEC de acuerdo con los lineamientos de la Dirección y la institución,
para asegurar la disponibilidad de información confiable de los programas académicos de
extensión ofrecidos.

Verificar y apoyar la gestión por procesos del CEC y los nuevos proyectos de acuerdo con los
lineamientos definidos desde cada una de las áreas del CEC para lograr el mejoramiento y control
de los procesos.

Principales Responsabilidades:
Las responsabilidades permiten hacer específico el sentido global y amplio que describió en la misión de su cargo.
Son declaraciones breves que indican los resultados finales más importantes por los cuales el cargo es responsable.
Se describen en términos de la función, la acción y el resultado Seleccione las responsabilidades clave de su cargo.
( No deben ser más de 8 - 10)

ACCIÓN (Que RESULTADO (Para Qué lo

FUNCIÓN / PROCESOS (Sobre Qué lo hace?)
PLANEAR

hace?) hace?).
Orientar y controlar El proceso de acreditación internacional ACCET Para asegurar que se cumplan los
para los programas académicos de extensión requisitos exigidos de acreditación,
ofrecidos por el CEC dentro de los plazos, normas
internas y externas y
procedimientos establecidos.

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 Elaborar y proponer Los informes, y la creación de los indicadores de Para dar cumplimiento a los
gestión de los procesos administrativos que parámetros, procesos y plazos
permitan la toma de decisiones. establecidos para ello, asegurando
la medición y mejora de los
procesos
Identificar y apoyar Nuevos proyectos direccionados al plan operativo y Para asegurar las directriz
las metas de la dirección establecidas dentro del plan
operativo y las metas de la
dirección definidos a partir de los
objetivos estratégicos de la
organización

ACCIÓN FUNCIÓN / PROCESOS RESULTADO

Tramitar y controlar La liquidación de gastos a través del sistema Sipres, Para mantener el control sobres
Neón, Discover y Sofsin de los centros de costos los recursos de acuerdo con los
especiales del CEC, eventos , contratos y convenios parámetros establecidos por el
suscritos con del CEC Director del CEC

Tramitar y controlar Las visas, permisos, pago de honorarios, detalles
logísticos, hospedaje, transporte, itinerarios y
alimentación de los conferencistas internacionales
de los programas ofrecidos por el CEC; y proceso
HACER
Para asegurar la información
actualizada y confiable para
realizar los trámites y procesos
logísticos que se requiere para los

de pagos de los requerimientos logísticos de los conferencistas internacionales de

programas y/o eventos. habla Español, inglés u otro idioma

Preparar y controlar Los contratos y convenios a celebrar con socios, Para asegurar que se disponga de
conjuntamente con los clientes, prestadores de servicios y demás en los información actualizada y confiable
coordinadores de programas ofrecidos por el CEC para llevarse a cabo
mercadeo y logística

Planear y realizar Asignación y capacitación de monitores logísticos Para garantizar la disponibilidad

de los programas de la información actualizada,
confiable y las herramientas
adecuadas para la operación de
sus actividades

ACCIÓN FUNCIÓN / PROCESOS RESULTADO

Analizar y controlar Los procesos de mantenimiento, desarrollo, Para garantizar la disponibilidad

actualización y mejora del sistema de información de la información actualizada,
AJUSTAR

utilizado en la Dirección confiable y en uso permanente

para la operación de la Dirección y
sus procesos, informando las
novedades o inconsistencias que
permitan la toma de decisiones,
acciones preventivas, correctivas y
de mejora.
Analizar y Apoyar Los procesos de contratación pública – Licitaciones- Para asegurar el cumplimiento
en los que participe el Centro de Educación legal de los requisitos de
continua. contratación

Dimensión:

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Variables sobre las que el cargo tiene una responsabilidad directa o indirecta, las variables pueden ser económicas,
cuantitativas, relacionales, tales como presupuesto de gastos, nómina de personal, ventas, presupuesto de compras,
ingresos, egresos, etc. Indique los montos y si la responsabilidad es directa o indirecta.
Dimensión Monto
Presupuesto de gastos: 20.000 USD ( ejecución de gastos)
Presupuesto de ingresos: N.A
Administración de contratos: (2014) $ 500.000.000 ( ejecución de gastos)
Presupuesto de Inversiones: N.A
Presupuesto de compras: N.A
Número de personas a cargo directo (número y nivel 1 Aprendiz
de cargos):
Número de personas a cargo total: 1
Otras dimensiones no financieras: Relacionamiento con los consulados, conferencistas
internacionales y socios del CEC

Exigencia/Complejidad de los Problemas

Se relaciona con la complejidad del proceso mental requerido por las situaciones que se presentan en el trabajo,
medido en función de las características del problema y los precedentes existentes para solucionarlo.
Enuncie los dos más críticos que enfrenta este cargo, pueden ser técnicos, gerenciales, humanos, plazos o del
entorno de actuación.
Toma de decisiones ante eventualidades
Relación con Socios

Relaciones Internas y Externas:

Relaciones más significativas que mantiene el cargo con otros cargos de la organización y con el entorno externo a
la Institución. Se excluyen las relaciones con superiores o personas a cargo.

C O N T AC T O S CON QUIEN (cargo) PARA QUE

Rectoría Tramitar documentos legales

Secretaria General Tramites de permisos y visas

Contratos y convenios Legalización de contratos y
convenios
Costos y presupuestos Liquidación de convenios
Compras Cotizaciones y pagos a
proveedores
Centro de Informática Aplicativos del CEC
Internas
Coordinador De Gestión Por Procesos de gestión
Procesos
Monitores Capacitación y asignación
Contabilidad Pagos
Directores de Sedes EAFIT, Tramites logísticos de los
Asesoras y Analistas programas
Coordinadores Académicos Solicitar y brindar información del
proceso de autoevaluaciones

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 Comunicación y cultura Requerimiento logísticos de los
programas
Socios del CEC Suscribir convenios
Conferencistas Internacionales Participación en los programas y/o
eventos
Proveedores Solicitud y pago de prestación de
Externas
servicios
Entes Acreditadores Mantenimiento de acreditación
Clientes Solución de inquietudes
Icetex y entidades públicas Financiamiento de eventos

Autoridad y Autonomía:
Señale la naturaleza y fuente de los controles que rigen su libertad para actuar y que orienten su desempeño,
tales como: estrategias, políticas, metas, objetivos, normas, procedimientos, instrucciones

Plan de desarrollo institucional, Plan operativo CEC, Reglamentos de la DIAF(contables, compras, contratación y
costos y presupuestos).

Alcance de las decisiones Propuestas

Decisiones claves asumidas por el titular del cargo
Sobre la ejecución de gastos de eventos y contratos
acorde con el presupuesto aprobado
Que presenta para su análisis y deben ser aprobadas por
otra instancia superior
Estructura de los nuevos proyectos
Diseño y cálculo de indicadores de gestión
Análisis de rentabilidad del negocio

Mejoras en servicio al cliente

Mejoras en el uso de los sistemas de información,

procesos y procedimientos

III. PERFIL DEL CARGO:

Perfil de Competencias
Amplitud y profundidad de conocimiento, experiencia, habilidades y comportamientos requeridos para desempeñar el
cargo.
Competencias técnicas:
Educación formal:
Profesional en Administración de empresas, Ingeniería de
producción, administrativa o industrial
Profesional en áreas diferentes pero afines a
administración.
Experiencia previa (cargos y procesos o actividades) 2 años de experiencia

Conocimientos  Manejo avanzado en herramientas Informáticas, en

especial Excel, Word y power point, Internet, Intranet,
correo electrónico.
 Bilingüe
 Modelo de gestión por procesos

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Habilidades y Destrezas  Solución de problemas ( aprendizaje, flexibilidad, toma de
decisiones)

 Logro de objetivos (planificación, iniciativa, resolución y

mejora continua)

 Liderazgo (desarrollo de personas, comunicación,

motivación)

 Orientación al Servicio (amabilidad y cortesía en el trato,

habilidad de escucha, empatía)

 Trabajo en equipo (Colaboración, disposición, respeto por

las diferencias y compromiso)

 Capacidad de Análisis (procesos, cifras)

IV. ENTRENAMIENTO: Políticas, procesos, procedimientos que debe aprender la persona antes de
comenzar a ejercer el cargo. Inicie por los temas que se deben aprender primero y siga la secuencia
lógica del que hacer del cargo.

Dependencia Responsable Aprendizaje Esperado Tiempo

1 Centro de Educación Director CEC y Visión, misión y estrategias de la Institución 1 hora

continua /o Coordinador
de logística
2 Coordinador de Políticas y procedimientos del área, programas y 2 horas
Centro de Educación logística servicios.
continua

3 Centro de Educación Analista Sistemas de información 2 horas

continua administrativo

4 Departamento de compras Jefe de Políticas y procedimientos relacionados con la 1 hora

compras ejecución de compras
5 Procesos de la Dirección Coordinador y Contabilidad, Costos y presupuesto, tesorería, 5 horas
Administrativa y financiera /o Analista de compras, servicios Generales, admisiones y
la DIAF registro ( recursos fiscos )
6 Secretaria General Abogada Políticas y procedimientos relacionados con la 1 horas
(abogada) contratación

Firma Jefe Firma Empleado

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ANEXOS A LA DESCRIPCIÓN DE CARGOS:

Perfil de Riesgo Psicosocial

Condición presente en el trabajo, de carácter tecnológico, organizacional, social, económico o personal, con la que
se relaciona el ocupante y que puede afectar positiva o negativamente la salud, el bienestar, el desempeño o el
desarrollo personal.
Dominios Dimensiones (nivel)
Liderazgo y Características del Liderazgo
relaciones sociales
en el trabajo Relaciones Sociales en el Trabajo

Retroalimentación del desempeño

Relaciones con colaboradores (subordinados)

Control sobre el Control y Autonomía sobre el Trabajo
trabajo Oportunidades de Dllo y uso de habilidades
Participación y Manejo del Cambio
Claridad del Rol

Capacitación

Demandas del Demandas cuantitativas

trabajo
Demandas de Carga Mental

Demandas emocionales

Exigencias de Responsabilidades del Cargo

Demandas ambientales y de Esfuerzo Físico

Demandas de la jornada de trabajo

Consistencia del Rol

Recompensas Reconocimiento y Compensación

Recompensas pertenencia a la organización

Perfil de Riesgo Ocupacional

Tipo de riesgo Generado por Probabilidad

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