INSTITUTO

NACIONAL DE
MEXICO
INSTITUTO
TECNOLOGICO DE
CERROAZUL

NOMBRE DEL DOCENTE:

Ludyvina Ramírez Ahumada
MATERIA:
Habilidades directivas 2
NOMBRE DEL ALUMNO:
Diego uriel hernandez Pérez
NUMERO DE CONTROL:
18500441
TITULO DEL TEMA O TRABAJO:
Tema 4 comunicación efectiva

FECHA DE ENTREGA:
27/04/20
Somos seres sociales y vivimos en constante relación con las demás personas.
Esto hace que la capacidad de expresarnos y comunicarnos sea tan importante.
Muchas veces, un simple malentendido es la causa de conflicto en una relación ya
sea personal, profesional o laboral.

Por eso es imprescindible mejorar nuestra habilidad para comunicarnos de

manera efectiva.

 Sé concreto
 Ordena las ideas:
 Evita los términos absolutos}
 Elige el tiempo y el espacio
 Atiende la comunicación no verbal

IMAGEN DIRECTIVA
La imagen directiva es nuestra carta de presentación, “la primera impresión
es la que cuenta” pues refleja la manera en que queremos relacionarnos
con los demás, nuestra imagen personal es como una foto, lo que los
demás ven de nosotros en una mirada rápida.

PRESENTACIÓN ORAL
Las diferencias entre una presentación oral adecuada y una presentación oral
profesional son muy sutiles. Sin embargo, es relativamente fácil llegar a desarrollar
una presentación altamente profesional si se le planifica de antemano y se
practica. El objetivo de este informativo es explicitar aquellos factores que
conducen a una presentación efectiva y exitosa.
PRESENTACION ESCRITA

Todo discurso puede dividirse en tres partes: la apertura, el cuerpo y la conclusión.

1.LA APERTURA:
-Persigue captar la atención del oyente
-Dejar una buena sensación
-Ha de tener una estructura lógica y un orden secuencial
2.EL CUERPO:
-Desarrollo de la sesión
-Personalizar el mensaje
-Despertar el interés
-Ayudarse de Diagramas, Transparencias y Diapositivas

3.CONCLUSIÓN:
-Resumir el contenido
-Proponer o resolver
-Agradecimiento
CONDUCCIÓN DE UNA ENTREVISTA
Algunos elementos que te ayudarán a obtener la información son los siguientes:
Muéstrate natural y tranquila (o) cuando hagas cada pregunta.
Conserva el respeto a las personas, cualquiera que sea la condición social,
autoridad, sexo o edad del entrevistado.
Lee las preguntas como están escritas, con voz clara y pausada.
Debes estar atento durante toda la entrevista para que no pierdas el orden de las
preguntas, detectes inconsistencias y verifiques la información.
Si el informante duda, se queda callado o responde “no sé”, primero repítele la
pregunta pausadamente; si esto no es suficiente, realiza otras preguntas que
te ayuden a obtener la respuesta que estás solicitando.
Haz la pregunta a manera de confirmación cuando conozcas la respuesta por
observación directa o porque ya te la dio, pero nunca registres la respuesta sin
que te verifique la información.
También utiliza la confirmación cuando la persona proporcione información que
posteriormente pueda servirte para contestar otras preguntas del Cuestionario.
En este caso, puedes usar palabras como “me dijo”, “comentó”, “mencionaba”,
antes de hacer la pregunta, combinándolas con “entonces” y “¿es esto correcto?”,
para continuar el diálogo sin dejar de hacer la pregunta.
Nunca muestres sorpresa, aprobación o desaprobación con tu tono de voz ni con
la expresión de tu rostro ante las respuestas limítate a escuchar.
Si la persona se niega a dar información en un inicio, pero accede a la entrevista,
y después protesta porque le preguntan tal o cual cosa y trata de indagar si los
datos no los va a saber nadie más o se van a usar con fines dudosos, explícale
que todos los datos son absolutamente confidenciales.
Cuando el informante no mantiene la atención y cualquier cosa que pasa
alrededor lo distrae, ten paciencia y repite las preguntas las veces que sea
necesario.
Si accede a la entrevista pero tiene prisa porque termine pronto, o no te puede
atender por sus pendientes, programa una nueva visita.
Cuando se desvíe constantemente del tema de la entrevista, sé amable, escucha
y condúcelo nuevamente a la entrevista.
Sondear es probablemente la parte más difícil de la tarea del entrevistador, pero
también se convierte en la más satisfactoria especialmente cuando se obtienen
buenas respuestas como resultado.
Los sondeos se utilizan cuando la respuesta es incompleta o irrelevante, por lo
que resulta insuficiente para responder a los requerimientos de la pregunta. Los
sondeos se refieren a preguntas adicionales o frases que se formulan (asociadas
a la pregunta original) y que permiten completar o enriquecer la respuesta.
Para que los puedas realizar es necesario que comprendas perfectamente el
sentido de la pregunta, a fin de que hagas las preguntas adicionales correctas.
El sondeo debe hacerse con frases y palabras que sean neutrales y no guíen al
informante hacia una respuesta en particular.
Ejemplos:
Puede explicarme un poco más?
¿En qué forma?
Trate de recordar, relaciónelo con otras fechas o acontecimientos importantes.
Piénselo... tómese el tiempo que quiera.
Disculpe no le oí bien, ¿podría repetírmelo por favor?
Ejemplos de sondeos incorrectos:
¿Es usted residente de la localidad verdad?
Supongo que es el único medio de transporte.
En todas las calles hay alumbrado público ¿verdad?
Estos no deberán usarse porque no son neutrales sino que sugieren una
respuesta al informante.
CIERRE DE LA ENTREVISTA
Al término de la entrevista, revisa que la información del Cuestionario esté
completa, si falta algún dato solicítalo al informante.
Despídete amablemente y da las gracias al informante por su participación.
La despedida es un aspecto importante, razón por la cual debes hacerla de
manera cordial; de lo contrario, es probable que, en entrevistas posteriores, el
personal sea rechazado a causa de una despedida inadecuada o descortés de tu
parte. Al despedirte, usa frases amables y amistosas que muestren tu
agradecimiento.
Es muy probable que el supervisor de técnicos de actualización acuda
nuevamente a la localidad a corroborar la información. Por ello es muy importante
que al despedirte, además de agradecer, indiques al informante que existe la
posibilidad de que otra persona del INEGI acuda a corroborar algunos datos.
Solicítale que lo atienda con la misma cortesía que te atendió.

¿QUÉ ES ENTREVISTA?

Una entrevista es un intercambio de ideas, opiniones mediante una

conversación que se da entre una, dos o más personas donde un
entrevistador es el designado para preguntar. El objetivo de las
entrevistas es obtener determinada información, ya sea de tipo personal
o no.

TÉCNICAS PARA UNA ENTREVISTA

 TECNICA DE LA OBSERVACION: nos reportara  siempre  una gran

efectividad  de la entrevista, es muy importante que el entrevistado goce de
un  buen estado físico (buena vista, buen oído, ningún trastorno de nervios etc.),
así como  una  importante concentración para evitar  perdidas de algún punto
importante  durante la entrevista. Es de suma importancia  una agilidad  para  que
permita al entrevistado  llevar acabo acertadas comparaciones  en base a los
cambios que se van dando y recordar que esto no implica una  interpretación.
 TECNICA DEL ECO: no es necesario apoyarse de  preguntas cerradas
,para hacer que el entrevistado narre su  aspectos importantes de su vida  o del
tema  que esta tratando ,sin que note  la presión  directa  del entrevistado.
El procedimiento consiste en repetir en  forma interrogativa  y con las
mismas  palabras  que uso el entrevistado  la frase  final o frase clave  que se
acába de decir.
Con esta  repetición el entrevistador  siente la necesidad  de proporcionar  mayor
información, aclarar o rectificar  su información  si hacer énfasis en lo que  haga.

 TECNICA  DEL SILENCIO: Es una técnica de presión, consiste en guardar

absoluto silencio, después de que el entrevistado aparentemente, ha terminado de
hablar  sobre el tema que estaba  tratando .No se aconseja qui  de ninguna
manera que le entrevistador deba permanecer  callado alo largo  de toda una
entrevista  o que  forzosamente provoque silencio después de cada frase ,el
entrevistador debe dirigir la entrevista Asia su objetivo ,para de esta manera
obtener la información deseada  hablando lo menos posible ,poniendo  gran
interés de lo que escucha .
 TECNICA DEL JUEGO DE PAPELES: Consiste en que el
entrevistado  actúe  como el jefe  que va atener el entrevistado  o que simule  un
ambiente parecido  al que tendría el entrevistado  con el objetivo de hacer una
hipótesis  sobre como seria su conducta  en la situación real .Para aplicar
correctamente  esta técnica  se requiere  que el entrevistado  conozca las
características  del futuro  jefe  del entrevistado ,a si como las del puesto que este
ocupara .El objetivo es ver cuales son las  conductas y reacciones que el
entrevistado podría presentar .
 .TECNICA DE CONFRONTACION :Es realmente eficaz en
aquellos  casos  en los que el entrevistador  tenga razones para suponer que el
entrevistado  esta  tratando de  sorprenderlo .La confrontación  consiste en
pedir  mas datos y pruebas  objetivas sobre  lo que sospechamos  que se ha
exagerado  o que queremos confirmar  ( comprobar lo que dice).
Se requiere  de una gran capacidad  de observación por  parte del
entrevistador  para detectar  cuando  esta exagerando  el entrevistado  y cuando
no , de esta manera poder  planear las preguntas mas pertinentes .
Ejm: cuando se le pide que hable ingles (antes el dice que  domina  bien el ingles)
solo es confirmar si es  verdad y no exagero en decir lo que realmente sabe.

 DEJAR QUE EL ENTREVISTADO  ESTABLESCA EL

“RAPPORT”:Consiste en que le entrevistado  inicie la entrevista  con una
actitud  muy pasiva ,dejando que el entrevistado  tome la iniciativa  para
establecer  la relación inicial. Lo único que hace el entrevistador es un comentario
en un tono muy suave  y, después  de hacerlo guardar silencio  y esperar la
actuación del entrevistado, esta técnica es conveniente utilizarla  en la
contratación del personal en áreas de relaciones públicas.
 TECNICA DEL USO DEL AGRADO :Consiste en que  el entrevistado
maneje con exactitud de aceptación total  mientras el entrevistado habla :debe
manifestar  verbal y corporalmente  su aprobación  mostrando interés ,no
desviando la mirada ,no distrayéndose con otros asuntos ,haciendo gestos de
aceptación .Creando un ambiente de  apoyo y confianza.
 TECNICA  DEL USO DEL DESAGRADO: Es exacta mente lo  contrario ala
de agrado ,es  una técnica de presión  cuyo objetivo  es evaluar  la seguridad
que  el entrevistado tiene en si mismo  ante una situación  adversa  así como su
capacidad  para mantener  y defender su juicios  o si, por le contrario ,padece
inseguridad o nerviosismo ,o trata de  retractarse  o complacer al entrevistado
,requiere que el entrevistado  se sepa  mantener firme  en su actitud y la maneje
con seguridad.
 TECNICA DE PRESION EMOCIONAL ;Dentro de las técnicas de presión
esta es la mas  fuerte .Nos sirve  para medir el grado de control emocional que el
entrevistado tiene  en si mismo.,concite en  hacerle sentir al entrevistado  que  no
creemos lo que  nos esta diciendo, provocándole  una  situación que lo lleve  a
la  desesperación  y de esta manera  ver que  tan fácil o difícilmente pierde  los
estribos  por ejemplo:

 *Técnica de presión de tiempo: sirve para explorar la capacidad de organización

de un individuo cuando se encuentra bajo un límite de tiempo.
*Técnica del reflejo: sirve para mostrarnos como un espejo refleja sus
sentimientos, actitudes, para llamar la atención, comportarse igual a otras
personas.
*Técnica de incredulidad: sirve para comprobar lo que el sujeto está diciendo
recopilación muy precisa.
*Técnica de ridiculizar: es una forma de “burlarse” del sujeto para que se conduzca
con sensatez con los demás.
*Técnica de sugerencia: es una forma leve de consejo, es tentativo y le provee al
entrevistado algunas opiniones (el entrevistador) pero dejándolo en libertad para
decidir.
*Técnica de consejo: es una forma de decirle al sujeto cómo comportarse ante
situaciones muy específicas, se requiere haber obtenido el máximo de información
de la situación del sujeto antes de dar un consejo.
*Técnica de moralizando: se recurre a la conciencia del sujeto (a su moral, valores
sociales) que nada ni nadie puedan persuadir, se ocupa en beneficio de la
persona.
*Técnica de apremio: es una manera de persuadir al sujeto para que haga lo que
debe de hacer.
*Técnica de regaño: se utiliza cuando el entrevistado necesita que lo corrijan y con
la esperanza de que una sacudida verbal lo haga reflexionar, necesita el regaño.
*Técnica de amenaza: en esta técnica se le notifica al entrevistado lo que va a
suceder si continúa en la misma situación.

RESPUESTAS Y GUIAS PARA LA ENTREVISTA:

EXAMEN  MENTAL: La finalidad del examen mental  es la de presentar una
imagen precisa del estado emocional y el funcionamiento y capacidad mental del
sujeto por lo que debe incluir muestras del lenguaje además del contenido de su
pensamiento anotando palabra por palabra siguiendo un orden.
COMPORTAMIENTO EN LA ENTREVISTA: Tiene que ver con la postura  aspecto
conductas que manifiesta   expresiones faciales que manifiesta el psicólogo como
el usuario además de su lenguaje.

REACCIONES EMOCIONALES: esto tiene que ver con el registro  de  acuerdo a

las palabras del propio usuario  aquí el psicólogo debe observar los gestos que
emite el usuario y todas las señales que emita.

CONTENIDO DEL PENSAMIENTO: A esto se refiere a todas las conductas

negativas y evasivas que el usuario muestra ante ciertos temas y aquí entran
tendencias como alucinaciones tendencias depresivas entre otras.

IDEAS DELIRANTES:
Ideas delirantes de control creencia falsa de que la persona esta siendo manejada:
por otros Idea de grandeza concepto exagerado de la propia importancia entra
aquí el ego.

SENSORIO: Es  el estado donde se describe el entorno  se comprueba su

orientación espacial temporal en relación con otras personas.

INSIGHT: se observa la capacidad de la persona para comprender correctamente

su situación actual.

JUICIO: Describe la capacidad de la persona para comprender correctamente su

ambiente y la orientación de su conducta.

FIABILIDAD: Presenta la impresión del examinador sobre la veracidad de la

persona

Planeación y conducción de entrevistas.

establecer el propósito:
contenido de la entrevista
relación que se desea establecer desarrollar una agenda
lista de temas a cubrir
lista en orden de prioridad
creación de buenas preguntas
preguntas abiertas: permiten que el entrevistado hable sin restricción; sin
preguntas de “sí” o “no”.
preguntas cerradas: restringen las respuestas que puede dar el entrevistado.
evitar preguntas inadecuadas
preguntas de doble contenido: implican condiciones, son difíciles de responder y
pueden provocar respuestas deshonestas.
preguntas bipolares falsas: ofrecen dos opciones, podrían provocar que el
entrevistador elija de entre opciones limitadas o falsas.
preguntas guiadas: permiten que el entrevistado conozca la respuesta que el
entrevistador desea escuchar por la forma en que plantea la pregunta.
estructurar la entrevista con el uso de auxiliares
tres elementos:
1. la guía de la entrevista
2. la secuencia de las preguntas
3. las transiciones
tipos de secuencias de preguntas
secuencia del embudo: comienza con preguntas generales y luego avanza hacia
preguntas específicas.
secuencia del embudo invertido: comienza con preguntas específicas y luego
avanza hacia preguntas generales.
el entorno
los entornos neutrales crean una atmósfera relajada; hay que seleccionar un
entorno que favorezca la comunicación.
conducción de la entrevista
una atmósfera de comunicación de apoyo ayuda a establecer una buena relación
con el entrevistado. la comunicación no verbal y la escucha son parte importante
del tono y de la atmósfera.
la importancia de escuchar
• escuchar para comprender el contenido
• escuchar para tener empatía con el entrevistado
• escuchar para evaluar la información y los sentimientos
la introducción
decirle al entrevistado…
1. el propósito de la entrevista
2. cómo ayudará a satisfacer ese propósito
3. cómo se utilizará la información obtenida durante la entrevista
el cuerpo de la entrevista
tres tipos de guías de entrevista:
1. estructurada
2. semiestructurada
3. no estructurada
preguntas de sondeo
• usar el sondeo de elaboración cuando la respuesta sea superficial o inadecuada
• usar el sondeo de esclarecimiento cuando se requieren respuestas específicas
del entrevistado
• usar el sondeo reflexivo cuando se requiera de una explicación, pero de manera
indirecta
conclusión de la entrevista
• indicar que la entrevista está a punto de terminar
• resumir la información que se obtuvo
• indicar al entrevistado lo que sucederá después
• expresar agradecimiento por su participación
registro de la información
• la memoria no es suficiente; asegurarse de tomar notas
• preguntar si puede grabar la entrevista
• un segundo entrevistador puede ayudar a registrar la información
QUE ES UNA JUNTA
Una junta directiva es un grupo de gente que pertenecen a una empresa, o a una
institución, y son los que dirigen la misma, está formada por presidente, vice
presidente, tesorero, secretario, secretario de actas, vocales titulares y vocales
suplentes.
Los cargos son como los cargos públicos, el presidente es el que dirige, es la
figura máxima, el vice presidente cumple la misma función en ausencia del
presidente, el tesorero es el que dirige la parte contable, asesorado por un
contador, es el que les demuestra al resto el tema finanzas, El secretario general
es el que se ocupa de todo, y generalmente esta ayudado por secretarias
administrativas. Hace que todas las decisiones se cumplan. y los vocales son las
personas que forman esa junta y tienen voz y voto.
SI VA A ASISTIR A UNA JUNTA
* Debe llegar siempre puntual
* Vaya preparado con propuestas de trabajo por escrito.
* Sea breve y consistente al exponer sus puntos.
* El lenguaje corporal es importante. Siéntese derecho no se acomode lánguido
en su asiento.
Tome notas, eso halaga a quien está exponiendo, no se entretenga haciendo
dibujitos, porque aunque solo está escuchando transmite la impresión de lo
que hace.
* Cuando alguien hable, escuche respetuosamente y jamás interrumpa.
* No se trate de lucir, interviniendo con comentarios que no vienen al caso.
* Sea asertivo. Si está en desacuerdo con algo o alguien o tiene algo negativo.
5.5.2 COMO PROGRAMAR UNA JUNTA EFECTIVA
La simple mención de la palabra junta, nos trae a la mente horas y horas de
tiempo perdido y agotador sin llegar a algo concreto.
Todos los días perdemos mucho tiempo y esfuerzo por no llevar las reuniones de
la manera ordena y bien definidas.
Sin embargo como agradecemos cuando es una junta que se lleva acabo de
manera organizada y efectiva.
Las reuniones de trabajo representan una gran oportunidad, entre otros propósitos
para intercambiar información, resolver problemas, tomar decisiones, y alcanzar
objetivos de otra manera que no podían lograrse. Sin embargo, sus altos costos
visibles y ocultos, nos obligan a revisar la manera en que realizamos nuestras
juntas de trabajo.
* Conocer una metodología, de fácil aplicación, para manejar eficazmente las
juntas.
* Debemos precisar los objetivos que perseguimos
 * Incrementar su productividad mediante la realización de juntas efectivas.
* Comprender cuando las juntas de trabajo representan la mejor opción para
lograr sus objetivos.
UNA BUENA JUNTA DEBE TENER 3 ELEMENTOS
• Durar menos de una hora
• Tener un objetivo especifico
• Concluir con decisiones adecuadas y planes concretos.
La manera en que una persona se conduce en una junta revela mucho de su
personalidad, sensibilidad, habilidades de comunicación e inteligencia.
De manera sencilla y resumida, para que te salgan excelentes tus reuniones con
clientes, proveedores, personal y hasta con la familia tienes que; primer paso,
planificar la reunión y segundo saber manejarla. Se dice fácil sin embargo habrá
que tomar en cuenta lo siguiente.
USO DE LAS JUNTAS EFECTIVAS
Una herramienta vital para la administración de proyectos estriba en contar con un
método definido para efectuar juntas. Este método estandarizará el proceso de
llevar a cabo juntas, minimizará el desperdicio y promoverá la ejecución efectiva
de tareas críticas.
Existen múltiples beneficios al llevar a cabo juntas efectivas tales como mantener
al equipo en el camino adecuado y reducir tiempos y esfuerzos. Está comprobado
que al llevar a cabo juntas efectivas se incrementa la probabilidad de éxito de los
proyectos.
PUNTOS CLAVE PARA ORGANIZAR UNA JUNTA
1. El tiempo: La junta nunca debe durar más del tiempo programado. Si la junta
debe terminar con una acción o decisión entonces habrá informar a los
participantes que esta se prolongará hasta haber tomado alguna decisión. El
personal deberá estar informado del trabajo y tiempo que implica la junta para
evitar prisas.
2. El propósito de la junta: En negocios, las juntas tienen tres propósitos: la
comunicación, administración y decisión. Cualquier otro elemento es pérdida de
tiempo.
3. La crítica: La crítica es nociva para la moral de los miembros del grupo y debe
ser evitada en público. Todos somos parte del mismo equipo.
4. Programación de las juntas: No convoque a juntas en horas fuera de horario de
trabajo salvo que sea una emergencia. Esta acción desmoraliza en el sentido de
evitar que los miembros del grupo tengan tiempo para su vida personal.
5. La manipulación: No use el grupo como un medio de cohesión ni presión ara
lograr fines.
6. El mejor modelo: Es la Democracia, no la monarquía, es decir evite que las
juntas sean monopolizadas.
7. Nunca debe: Mezclar lo personal y lo laboral ya que la excesiva socialización,
provoca que algunas personas se sientan fuera de la jugada.
8. La importancia de agendar: Prepare una agenda y mándela antes de la junta.
Esto es eficiente y práctico, y enfoca la junta, es importante que la agenda indique
la participación/tareas de los asistentes, con anticipación.
9. Elimine las juntas regulares: Si su propósito ya no es necesario, evite la
burocracia.
ELABORACIÓN DE UNA JUNTA EFECTIVA
1. Elabore una agenda.
Se deberá elaborar una agenda para cada junta. La agenda debe incluir los temas
a discutir, el tiempo que se destinará a cada tema y la persona responsable de
cada tema.
2. Seleccione a un moderador.
El moderador será responsable de mantener la junta enfocada en los temas
propuestos y que se avance en el desarrollo de los mismos. El líder del grupo
puede ser el moderador o bien los miembros del equipo rotarán esta
responsabilidad entre los miembros en cada sesión.
3. Establezca un compromiso para la participación y la comunicación.
El moderador deberá de tratar de motivar a los participantes a participar y facilitar
la comunicación resumiendo y/o sintetizando las ideas y presentando
conclusiones, regulando las participaciones de todos en orden e interviniendo si la
discusión se sale de tema.
4. Tómese el tiempo para hacer notas.
Se deberán tomar notas de los temas principales y los puntos clave que serán
discutidos en la junta.
5. Evalúe la junta.
Siempre haga una revisión con los participantes para evaluar la junta, para
considerar factores que puedan mejorar las próximas.
6. Elabore un reporte de la junta.
Elabore un reporte de acuerdo al formato que se presenta en el numeral. Al
terminar la junta distribuya el formato debidamente llenado a los participantes. De
ser posible distribuya el reporte antes de que termine el día en que se llevó a cabo
la junta
RECOMENDACIONES EN LA ORGANIZACIÓN DE UNA JUNTA
* Explica el propósito de la reunión. De ser necesario determine las normas del
desarrollo de la reunión y posibles responsables.
* Asistencia. No se aceptan llegadas tarde ni interrupciones.
* Presentación de cada punto del orden del día, asignando tiempos para ellos.
* Inicio. Invitación a expresar opiniones; oportunidad de hablar a todas las
personas.
* Controlar la discusión. si piensa que se está desviando de su objetivo y se está
perdiendo tiempo, hay que interrumpir. Mantenga siempre la cohesión del grupo.
* Muchas opiniones y se empieza a complicar, hay que hacer un resumen para
aclarar lo que se ha entendido.
* Respetar las normas de tiempo.
* Después de discutir, lo siguiente es hacer un resumen de las decisiones que se
tomaron y sus conclusiones.
* Trabajo con agenda en mano, no se permiten las agendas ocultas.
* Separa y resuelve aparte y con los casos difíciles.
* Fin de la reunión. Resumen de todo lo que se hizo. Asigna las
responsabilidades correspondientes y fija una fecha límite para su cumplimiento.
* Fija el objetivo y fecha de la siguiente reunión.
PRINCIPALES PROBLEMAS AL ORGANIZAR UNA JUNTA
* Ausentismo
* No existe agenda previa
* Definición de objetivos claros
* Seguimiento en acuerdos, propuestas
* Percepción ambigua de los grupos por no tener las reglas del juego claras
* Tiempo de las juntas (concretas y sujetas a los objetivos)
LO QUE DEBES EVITAR EN UNA JUNTA
* Cambiar los comentarios de un participante.
* Decir a un participante que está mal.
* Decir a los demás lo que deben hacer.
* Hacer preguntas dirigidas, diga: «Qué sucedería si...» o «Cuál fue su
experiencia...?, en vez de: «No cree Ud. que...?»
* Hablar rápido y enredado
* No se puede discutir, mucho menos ridiculizar a nadie.
* Tomar partido.
* Tratar de ser chistoso.
* Presentarse como el experto o la autoridad.
* Dejar que alguien monopolice la discusión, incluyéndote.
* Hablar más de lo necesario al presentar un problema.
* No puedes permitir conversaciones fuera de la junta.
* Las preguntas de los participantes hay que devolverlas al grupo.
NO OLVIDAR:
* Entregar copias de las conclusiones de la reunión a quienes asistieron como a
las personas que necesitan la información.
* Revisa de vez en vez el progreso de la ejecución de lo acordado durante la
reunión. En términos de desempeño y calidad de operación
* Ahora, para hacer una minuta de la reunión debes desarrollar una descripción
breve de las actividades y acuerdos, lo más fiel posible, incluye los nombres de las
personas encargadas el tiempo en que se ejecutará y la forma de evaluación.
* Para referencia, revisa nuevamente las reglas de comunicación. Material de las
primeras sesiones.
5.5.3 COMO CONDUCIR UNA JUNTA
Muchas empresas en nuestro país padecen de un muy serio problema que es el
manejo de sus juntas de trabajo; constantemente escuchamos a los trabajadores
quejarse porque en su trabajo se sufre de - “juntitis” - “juntas para esto”, “juntas
para aquello”, y “juntas para lo demás” - “en mi empresa tenemos juntas para
todo”; “solo se pierde el tiempo con tantas juntas”; “no se para que tantas juntas, si
nunca se hace nada”, etc., etc.
Es verdad, las juntas son una verdadera calamidad para muchos ejecutivos y
empleados, muchas discusiones, mucho bla, bla, bla, y pocos acuerdos, pocos
compromisos.
Lamentablemente en muchas ocasiones las juntas son consideradas como un mal
necesario, un espacio donde tenemos la oportunidad para enterarnos de los
chismes más recientes de la compañía, o el lugar dónde tal o cual persona
aprovechan la oportunidad para regañar a los demás, o para lucirse y acaparar el
micrófono ante el jefe.
Se ha descubierto que normalmente las juntas fracasan por alguna o varias de
estas consideraciones:
* Una mala planeación (Tiempo, lugar y participantes no adecuados)ç
* El objetivo de la reunión no es claro para los asistentes a la reunión
* No se administra el tiempo adecuadamente y esto las hace eternamente
aburridas y poco productivas.
* El contenido a discutir es demasiado ambicioso, de modo que lo que se debe
discutir o analizar en varias reuniones se quiere discutir en muy poco tiempo.
* No se da un seguimiento adecuado a los acuerdos y compromisos adquiridos.
* No se asignan roles de trabajo y participación para la reunión.
* Discutir demasiado tiempo el tema de - “asuntos varios” -, lo cual solo hace que
la reunión pierda su enfoque original y se disperse la atención y concentración de
los participantes de la reunión.
Un director de reuniones debe evitar, en lo posible los siguientes aspectos
negativos:
* Decir al grupo como pensar.
* Dictar los resultados del pensamiento.
* Tener el programa propio que triunfe sobre todas las opiniones.
* Adoptar el papel autoritario y tonos doctorales en asuntos sometidos a
discusión.
* Permitir que los demás apelen a él para que dirijan sus disputas.
* Entrar en discusiones y plantear diálogos personales.
* Orientar en forma poco táctica la discusión del grupo aun cuando puedan
llamar la atención hacia un punto o declaración discutibles.
* Hablar demasiado.
 * Corregir declaraciones erróneas hechas por los miembros del grupo.
COMO CONDUCIR UNA JUNTA
PREPARSE PARA UNA JUNTA
* Definir los objetivos y los resultados deseados. Saber que están tratando de
lograr si es que tienen una junta.
* Determinar si una actividad diferente puede ser aparte de las juntas. Muchas
juntas son canceladas cuando llamadas, correos electrónicos, o uno a uno pudo
haber sido la mejor opción
* Determinar los temas que se necesitan hablar y la mejor forma para discutir
cada uno de ellos. Saber lo que quieren lograr para la junta.
* Estimar el tiempo de la junta la gente necesita planear el tiempo de la junta.
* Crear una agenda que este muy bien programada
* Entregar las agendas con anticipación para que los participantes tengan
tiempo de planear y se preparen para la junta
* Hacer cada junta un evento de a prendimiento, incorporar creatividad y
avanzada educación en un tema
* Usar variedad de herramientas y actividades para hacer la junta productiva y
divertida…hacer que los asistentes estén entretenidos.
EMPEZAR LA JUNTA
* Comunicar el propósito y resultado deseado para todo los participantes
* Aclarar el tipo de participación e interacción deseada.
* Poner reglas; cuando la junta se termine y cada miembro sea escuchado. Que
es lo que se espera.
* Demostrar que sus ideas, opiniones y preguntas tienen valor
ASIGNAR A ALGUIEN QUE TOME NOTA
* Quien atendió
* Cuáles fueron los temas que se discutieron
* Decisiones que se tomaron
* Siguientes pasos: quien necesita acabar una tarea, la fecha de cuando
empezara y que es lo que exactamente necesita.
CONDUCIR LA JUNTA
 * Tomar el tiempo y escuchar historias
* Aclarar y parafrasear ideas
* Preguntar por diferentes puntos de vista
* Usar técnicas juntando ideas
* Estar enfocados en los temas de la agenda. No salirse del tema o distraerse
* Capturar ideas que fueron fuera del tema y escribirlas en un papel separado
para después discutirlas
MANTENER LA JUNTA ENFOCADA
* Apuntar la información y los datos de la junta. Asegurarse de que todos sean
escuchados
* Dejar que la gente entienda el contenido. Usted guie el proceso
* Reconocer y re informar contribuciones constructivas
* Usar la agenda para mantener el mismo tema
* Varié el paso: rápido, descanso y tomar descansos.
* De vez en cuando resuma los puntos más importantes y pregunte si están de
acuerdo
* Ayudar al grupo a que alcance conclusiones
 PREGUNTAS PARA ROMPER EL HIELO

Has encontrado fácilmente la oficina? ¿Conoces esta zona?

¿Conocías la empresa? ¿Has sido cliente nuestro?
¿Cómo supiste de esta vacante? ¿Conoces a alguien que trabaje aquí?

LAS PREGUNTAS IMPRESCINDIBLES

¿Por qué crees que eres la persona adecuada para el puesto?

¿Cuáles son tus puntos fuertes?
¿Cuáles son tus puntos débiles?
¿Dónde te ves en los próximos 5 años?
¿Por qué deseas este puesto?
¿Cuál ha sido tu mayor logro profesional?
¿Qué es lo que menos te gustaba de tu anterior empleo?
¿Qué es lo que más te gustaba de tu anterior empleo?
¿Prefieres trabajar solo o en equipo?
¿Qué diría de ti un compañero/jefe si le preguntáramos?
¿Cómo lidias con el estrés?
¿Cómo te enfrentas al fracaso?
¿Cómo te enfrentas al éxito?
¿Cuál es tu salario deseado?

PREGUNTAS SOBRE TUS OBJETIVOS PROFESIONALES

¿Por qué quieres trabajar en esta empresa?

¿Qué es lo que te motiva?
¿Por qué estuviste tanto tiempo en el mismo puesto o empresa?
¿Por qué quieres cambiar de trabajo?
¿Por qué has cambiado de empleo con tanta frecuencia?
¿Tienes experiencia liderando departamentos? ¿Cómo motivarías a tu
equipo?
¿Estás en otros procesos de selección?
¿Qué habilidades especiales aportas al puesto que los demás candidatos no
poseen?
¿Estarías dispuesto a trabajar horas extra?
¿Estarías dispuesto a viajar con frecuencia o a cambiar de domicilio?
¿Cuándo podrías incorporarte a la empresa?

PREGUNTAS SOBRE PERSONALIDAD

¿Asumes riesgos o eres una persona cauta?

¿Cómo manejas la presión?
¿Cómo reaccionas al cambio?
¿Cómo tomas decisiones?
¿Has estado en una situación en la que la mayoría estaba en desacuerdo
contigo?
¿Consideras que has tenido éxito en tu carrera?
¿Qué te motiva para ir más allá del deber?
¿Y si tu jefe te pide hacer algo que no corresponde a tu puesto?
¿Has tenido alguna vez un jefe que no te gustase?

¿Te consideras una persona con iniciativa?

¿Cómo manejas las críticas hacia tu trabajo?

PREGUNTAS EN LAS QUE DEBERÁS APORTAR EJEMPLOS

Dame un ejemplo de una gran decisión que tuviste que tomar.

Explica un fracaso que hayas vivido en tu trabajo.
Cuéntame una vez en la que un cliente haya estado muy descontento y qué
hiciste para solucionarlo
Explícame un gran cambio con el que hayas tenido que lidiar.
¿Puedes darme un ejemplo de una vez en la que fuiste persuasivo?
Describe aquella vez en la que superaste un obstáculo de manera creativa.
¿Alguna vez has estado en desacuerdo con tu jefe? Dame un ejemplo.
¿Puedes darme ejemplos de alguna iniciativa que tomaste para reducir
costes?
Dame un ejemplo de una vez en la que tuviste que improvisar.