Manual de Archivistica PDF

MANUAL DE ARCHIVÍSTICA
1. CAPITULO I ........................................................................................................................... 5
ARCHIVÍSTICA ........................................................................................................................................... 7
LAS CIENCIAS AUXILIARES DE LA ARCHIVÍSTICA. ............................................................... 26
HISTORIA DE LA ARCHIVÍSTICA Y DE LOS ARCHIVOS ........................................................ 38
LA ARCHIVÍSTICA EN ESPAÑA. ...................................................................................................... 67
LOS ARCHIVOS. ....................................................................................................................................... 75
TIPOS, CLASES Y CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS. .................................................. 81
FUNCIONES Y FINALIDAD DE LOS ARCHIVOS. ....................................................................... 82
LOS PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS. ............................................................................................... 151
EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA O DE RESPETO AL ORIGEN Y AL «ORDEN
NATURAL». ............................................................................................................................................ 154
PRINCIPIO DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. ....................................................... 157
TEORÍA DE LAS EDADES DE LOS DOCUMENTOS. ................................................................ 159
FORMACIÓN Y PERSONAL DE LOS ARCHIVOS ....................................................................... 163
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 163
LA FORMACIÓN PROFESIONAL DEL ARCHIVERO. .............................................................. 165
LOS ESTUDIOS DE ARCHIVÍSTICA EN LA ACTUALIDAD ................................................... 166
CÓDIGO DE ÉTICA PARA ARCHIVEROS. .................................................................................... 168
2. CAPITULO II ..................................................................................................................... 179
LOS SISTEMAS INSTITUCIONALES DE ARCHIVOS. .............................................................. 181
MODELOS DE SISTEMAS ARCHIVÍSTICOS ............................................................................... 185
EL SISTEMA ARCHIVÍSTICO DE LA UNIÓN EUROPEA. INSTITUCIONES Y ARCHIVOS
COMUNITARIOS. ................................................................................................................................. 187
EL SISTEMA ARCHIVÍSTICO ESTATAL ...................................................................................... 199
ÓRGANOS Y CENTROS. ..................................................................................................................... 200
SISTEMA ARCHIVÍSTICO DE LAS COMUNIDADES AUTÓNOMAS ................................... 235
ARAGON .................................................................................................................................................. 235
ANDALUCÍA ........................................................................................................................................... 236
ASTURIAS ............................................................................................................................................... 239
ISLAS BALEARES ................................................................................................................................. 240
CANARIAS .............................................................................................................................................. 241
CANTABRIA ........................................................................................................................................... 243
CASTILLA LA MANCA ........................................................................................................................ 244
CASTILLA Y LEÓN ............................................................................................................................... 246
CATALUÑA ............................................................................................................................................. 249
CEUTA ...................................................................................................................................................... 253
COMUNIDAD VALENCIANA ............................................................................................................ 254
EXTREMADURA ................................................................................................................................... 254
GALICIA ................................................................................................................................................... 256
MADRID .................................................................................................................................................. 257
MELILLA ................................................................................................................................................. 261
MURCIA ................................................................................................................................................... 262
LA RIOJA .................................................................................................................................................. 264
ARCHIVOS GENERALES DEL ESTADO. ...................................................................................... 265
ARCHIVOS HISTÓRICO REGIONALES. ....................................................................................... 295
ARCHIVOS DE DISTRITO. ................................................................................................................ 303
ARCHIVOS HISTÓRICOS PROVINCIALES. ................................................................................. 308
ARCHIVOS HISTÓRICOS DE PROTOCOLOS. ............................................................................. 364
ARCHIVOS HISTÓRICOS LOCALES. ............................................................................................. 369
1
ARCHIVOS DEL PODER EJECUTIVO, LEGISLATIVO Y JUDICIAL. .................................... 371
LOS ARCHIVOS MILITARES Y DE LOS CUERPOS DE SEGURIDAD DEL ESTADO. ..... 374
ARCHIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN LOCAL, DIPUTACIONES Y MUNICIPIOS. ....... 375
Los Archivos Municipales. ............................................................................................................... 380
3. CAPITULO III ................................................................................................................... 391
EL DOCUMENTO DE ARCHIVO ...................................................................................................... 393
LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS .................................................................................................... 427
LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES .................................................................................... 456
EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO .................................................................................................. 478
4. CAPITULO IV .................................................................................................................... 513
EL TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO I .......................................................................................... 515
EL PROCESO DOCUMENTAL: INGRESOS Y TRANSFERENCIAS DE FONDOS. ........... 515
LA IDENTIFICACIÓN ......................................................................................................................... 535
LA VALORACIÓN ................................................................................................................................. 542
LA SELECCIÓN DOCUMENTAL ..................................................................................................... 549
EL EXPURGO DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO .............................................................. 554
EL TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO II ........................................................................................ 581
LA ORGANIZACIÓN. ........................................................................................................................... 581
LA CLASIFICACIÓN ............................................................................................................................. 585
LA ORDENACIÓN ................................................................................................................................ 615
LA DESCRIPCIÓN ................................................................................................................................ 625
LA INSTALACIÓN ................................................................................................................................ 653
LA NORMALIZACIÓN EN LA DESCRIPCIÓN. ............................................................................ 665
LA NORMA ISAD (G) .......................................................................................................................... 665
ISAAR (CPF) INTERNATIONAL STANDARD ARCHIVAL AUTHORITY RECORDS FOR
CORPORATE BODIES, PERSONS AND FAMILIES. ................................................................. 669
EAD (ENCODE ARCHIVAL DESCRIPTION). LA DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA
CODIFICADA. ......................................................................................................................................... 674
LA EAD Y LA ISAD(G) ........................................................................................................................ 714
LA NORMALIZACION EN ARCHIVOS .......................................................................................... 718
TERMINOLOGÍA Y NORMALIZACIÓN: TESAUROS. .............................................................. 739
5. CAPITULO V ..................................................................................................................... 773
LA CONSERVACIÓN EN ARCHIVOS ............................................................................................. 775
INTRODUCCIÓN. .................................................................................................................................. 775
EQUIPAMIENTOS EN LOS ARCHIVOS ........................................................................................ 777
EL ARCHIVO COMO CENTRO DE CONSERVACIÓN. .............................................................. 791
LOS SOPORTES DOCUMENTALES, TIPOS Y CAUSAS FÍSICO-QUÍMICAS Y
BIOLÓGICAS DE ALTERACIÓN. ..................................................................................................... 866
LOS SOPORTES DOCUMENTALES ............................................................................................... 866
LA REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS. ................................................................................... 876
6. CAPITULO VI .................................................................................................................... 899
LA INFORMÁTICA APLICADA A LOS ARCHIVOS ................................................................... 901
LOS PROTOCOLOS DE COMUNICACIÓN: EL LENGUAJE DE MARCADO DE DATOS.
.................................................................................................................................................................... 905
LOS ARCHIVEROS FRENTE A LA INFORMÁTICA .................................................................. 941
BASES DE DATOS ................................................................................................................................ 947
PROYECTOS DE INFORMATIZACIÓN DE ARCHIVOS EN ESPAÑA ................................. 954
SISTEMA INTEGRADOS PARA LA GESTIÓN DE ARCHIVOS .............................................. 963
PRINCPALES APLICACIONES DE LAS TIC. ............................................................................... 967
DOCUMENTOS HIPERMEDIA Y REDES TELEMATICAS DE COMUNICACIÓN ........... 972
RECURSOS ARCHIVISTICOS EN INTERNET ............................................................................ 978
SISTEMAS NORMALIZADOS DE INTERCAMBIO DE INFORMACION. ........................... 984
2
LA DESCRIPCION ARCHISTICA EN INTERNET. ..................................................................... 985
EL PORTAL DE ARCHIVOS ESPAÑOLES (PARES) ................................................................. 986
EURPEANA ............................................................................................................................................ 988
ARCHIVES PORTAL EUROPE ......................................................................................................... 989
7. CAPITULO VII .................................................................................................................. 991
EL ACCESO A LOS ARCHIVOS. ........................................................................................................ 993
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 993
EL DERECHO DE ACCESO. ............................................................................................................... 998
EL ACCESO EN ESPAÑA ................................................................................................................ 1001
EL EJERCICIO DEL DERECHO DE ACCESO. ........................................................................... 1024
LOS SUJETOS Y EL OBJETO DEL DERECHO DE ACCESO ................................................. 1030
LA PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTAL ................................................ 1040
TRAMITACIÓN DEL ACCESO ....................................................................................................... 1050
EL PANORAMA INTERNACIONAL ............................................................................................ 1052
LA DIFUSION. EL SERVICIO A LA ADMINISTRACIÓN Y A LOS CIUDADANOS.
SERVICIOS EDUCATIVOS Y CULTURALES. ............................................................................. 1056
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................ 1056
LA DIFUSIÓN EN EL ARCHIVO. .................................................................................................. 1057
LOS USUARIOS DE LOS ARCHIVOS ........................................................................................... 1060
EL SERVICIO A LOS USUARIOS DE LOS ARCHIVOS. EL SERVICIO A LA
ADMINSITRACION Y A LOS CIUDADANOS. ........................................................................... 1066
LABORES DERIVADAS DEL TRATAMIENTO Y GESTIÓN DE LOS FONDOS. ........... 1070
ACTUACIONES DESTINADAS A ATENDER LAS DEMANDAS DE LOS USUARIOS . 1071
INNOVACIONES PROPICIADAS POR LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS ............................ 1073
LA FUNCIÓN CULTURAL Y EDUCATIVA DE LOS ARCHIVOS .......................................... 1077
LOS ACTOS CULTURALES EN LOS ARCHIVOS ..................................................................... 1085
8. CAPITULO VIII .............................................................................................................. 1089
EL CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS (ICA) ......................................................... 1091
LA UNESCO .......................................................................................................................................... 1098
COOPERACIÓN ESPAÑOLA INTERNACIONAL ..................................................................... 1106
9. CAPITULO IX ................................................................................................................. 1113
PALEOGRAFÍA ................................................................................................................................... 1115
TIPOS DE ESCRITURA: .................................................................................................................. 1127
DIPLOMÁTICA ................................................................................................................................... 1171
CONCEPTO MÉTODO Y EVOLUCIÓN ....................................................................................... 1171
GENESIS DOCUMENTAL ............................................................................................................... 1174
TRADICIÓN DOCUMENTAL ......................................................................................................... 1177
ANÁLISIS FORMAL DEL DOCUMENTO: CARACTERES EXTERNOS E INTERNOS 1180
10. CAPITULO X ................................................................................................................ 1185
LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL EN EL ANTIGUO RÉGIMEN ....................................... 1187
LA CANCILLERÍA CASTELLANO LEONESA EN LA EDAD MEDIA ................................ 1187
LA CANCILLERÍA CATALANO ARGONESA EN LA EDAD MEDIA ................................. 1191
LA CANCILLERÍA NAVARRA EN LA EDAD MEDIA ............................................................ 1193
LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL ESPAÑOLA EN LA EDAD MODERNA ................... 1195
EL NOTARIADO DURANTE EL ANTIGUO RÉGIMEN ......................................................... 1201
11. BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................... 1210
12. NOTAS .......................................................................................................................... 1213
3
4
1. CAPITULO I
ARCHIVÍSTICA Y ARCHIVOS.
PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS.
FORMACIÓN Y PERSONAL DEL LOS
ARCHIVOS.
5
6
ARCHIVÍSTICA
Archivística, concepto y definición. Divisiones de la archivística.

Delimitación de la archivística como ciencia. Analogías y diferencias
entre archivos, bibliotecas y centros de documentación.
La archivística es una disciplina relativamente moderna, que con el

nombre de archivología, nació en el siglo XIX, como una técnica
empírica para el arreglo y conservación de los archivos. Pero su
configuración como ciencia auxiliar de la Historia, es bastante reciente.
El despegue de la archivística moderna tiene mucho que ver con la
difusión del manual de los archiveros holandeses S. Muller, J.A. Feith y
R. Fruin, editado en 1898 y traducido por Arthur J. Leavitt en 1940:
Manual of the arrangements and description of Archives y vuelto a
traducir después a varios idiomas. A día de hoy la archivística se
considera como una ciencia integrada dentro del ámbito de las Ciencias
de la información1.
El carácter práctico de la Archivística es muy acusado, hasta tal punto
que muchos se inclinan, en el momento de su nacimiento, por
considerarla una técnica experimental. Viniendo, muy tarde, en cambio,
la elaboración de principios que aún hoy, por lo que respecta a
determinadas cuestiones. Y, sobre todo, por lo que afecta a la
terminología tienen una gran diversidad de criterios, que impiden quizá,
su aceptación generalizada como ciencia.
En su origen, la archivística, nace unida a la diplomática, a la
paleografía y a la biblioteconomía. Esto no le permite un propio
desarrollo como ciencia independiente. La independencia no se logrará
hasta fechas muy próximas en el tiempo, de manera que se atiende a los
órganos productores y diferenciándola de las colecciones o de los
libros.
1. Definición, el término Archivística. Concepto, objeto, fin y

método.
La archivística se puede categorizar como una ciencia aplicada a un

objeto de estudio muy específico: los archivos. El vocablo archivística
se viene imponiendo a la definición de ciencia ocupada del estudio, la
organización y el servicio de los archivos.
a. Según el diccionario de terminología archivística2:
7
La Archivística, es la disciplina que trata de los aspectos
teóricos y prácticos (tipología, organización, funcionamiento,
planificación, etc.) de los archivos. Así como del tratamiento
archivístico de sus fondos documentales.
b. Según el diccionario de Terminología archivística internacional3,

la archivística se define como:
“Archivistique (1) Discipline traitant des aspects théoriques et

partiques de la fonction 'archives'. (2) [Administration et gestion
des archives] (1) archivística, archivología, archivonomía. (2)
Administración de archivos.
c. Según el diccionario de Archivística en español3
La archivística es: “la disciplina que trata de los aspectos

teóricos y prácticos (tipología, organización, funcionamiento,
planificación, etc.) de los archivos y del tratamiento archivístico
de los fondos documentales (DTAE). La archivística es
considerada, por distintos autores, tanto disciplina, como
ciencia, teoría o técnica. Presenta una estructuración en la que
se relaciona el nivel teórico con la práctica archivística, con el
auxilio de teorías presupuestas.
d. Según el diccionario de la RAE4.
Archivístico-a.- Adjetivo. Perteneciente o relativo a los archivos.

Archivología.- Disciplina que estudia los archivos en todos sus
aspectos.
2. Tipos de archivística:
a. Archivística clínica, archivística de gestión, archivística especial,

archivística general, archivística técnica, archivística teórica.
b. Archivística clínica: algunos estudiosos de la segunda mitad del

siglo XX la reconocen como una tendencia que se ocupa de la
práctica, como hacer la realidad del trabajo archivístico. Esto
implica codificar el control seguido en cada uno de los
documentos existentes y esforzarse seriamente por desarrollar
métodos más eficientes: esta es la responsabilidad de los
archiveros públicos (J. Cruz Mundet)
8
c. Archivística de gestión: algunos estudiosos, de la segunda mitad
del siglo XX, la reconocen como un campo de la Archivística
moderna, diferente de unos a otros países: es el área de la
gestión, esto es, la organización administrativa y el
funcionamiento interno de los servicios de archivo.
d. Archivística especial: Algunos estudiosos de la segunda mitad

del siglo XX la reconocen como el estudio de los diferentes
grupos de archivos (notariales, de empresa y eclesiásticos) y de
los documentos de archivo especiales como los cartográficos,
audiovisuales, sellos, pergaminos. Otros estudiosos integran la
historia de las diferentes clases de archivos (A. Heredia Herrera)
e. Archivística General: Parte de la Archivística que trata de los

conceptos fundamentales de los documentos, de los archivos y de
sus funciones, de las transferencias, de los expurgos, de la
organización y de la descripción y de la comunicación y difusión
(A. Heredia Herrera)
f. Archivística técnica: Parte de la Archivística que trata del estudio
de la conservación, restauración, reproducción y mecanización
(A. Heredia Herrera)
g. Archivística teórica: algunos estudiosos de la segunda mitad del

siglo XX la reconocen como el estudio de los conceptos,
principios, organización y descripción sobre los archivos,
fundamento de la práctica archivística.
El vocablo en castellano, comienza a utilizarse entorno a la década

situada entre los años 1955-1965 5 . Aunque no alude a un concepto
propio, sino que acompaña a otros como labor archivística,
problemática archivística... El término va a ser utilizado por Antonio
Matilla Tascón en su obra: «cartilla de organización de archivos» de
1960, donde ya se habla de la archivística como ciencia de los archivos.
Y cobra especial relevancia, con el uso que se le da en la escuela de
archiveros de Córdoba en Argentina. Sobre todo, cuando el profesor
Aurelio Tanodi, publica en 1961 el Manual de Archivología Hispana.
El Diccionario de Terminología Archivística del Consejo Internacional

de Archivos se sitúa en la misma línea: la voz francesa Archivistique
queda consensuada como: «disciplina que trata de los aspectos teóricos
y prácticos de las funciones archivísticas» La voz inglesa Archives
administration: «el estudio teórico y práctico de los principios,
9
procedimientos, y problemas concernientes a las funciones de los
archivos».
- Según el diccionario:
«Es la ciencia que estudia los principios y procedimientos metódicos

empleados en la conservación de los documentos de archivos.
Permitiendo asegurar la presentación de los derechos, de los intereses,
del buen hacer y de la memoria de las personas morales y físicas».
El concepto de Archivística. Según algunos autores.
Para algunos autores la archivística presenta diversas definiciones

destacando las siguientes:
Ø E Casnova considera la archivística como «La ciencia de los

archivos»
Ø G. Batelli «la archivística es una ciencia de carácter eminentemente

práctico, que trata de resolver los problemas con soluciones del
mismo tipo… (Cruz Mundet 59)»
Ø Elio Lodolini: «La archivística constituye una ciencia completa en

sí, con principios universalmente válidos y una literatura científica
considerable en diferentes lenguas.»
Ø Antonia Heredia: «La archivística es la ciencia de los archivos, no

de los documentos aunque en última instancia, estos sean producto
integrante de aquellos. Como tal se ocupará de la creación, historia,
organización y servicio de los mismos a la Administración y a la
Historia, en definitiva a la sociedad.»
Ø José Ramón Cruz Mundet: «el planteamiento de la archivística

pasa por “abordar su naturaleza, como se define y que es. Por ello el
autor trata de dar una definición, para ello distingue entre la teoría
archivística: que comprende su propia historia, su objeto o ámbito
de actuación y su metodología para la consecución de sus fines. La
practica archivística: compuesto por las técnicas y procedimientos
empleados para la conservación activa de los documentos y para la
difusión de la información».
Ø Concepción Mendo Carmona. «la archivística es una disciplina

que se ha desarrollado a partir del análisis, el trabajo de campo y la
10
investigación operativa sobre las organizaciones que producen
documentos y los acumulan, constituyendo archivos, ya sea con
fines materiales o culturales. Así ha llegado al establecimiento de
unos principios esenciales, una metodología y un lenguaje propio
que la identifican y distinguen de otras ciencias o disciplinas afines,
con las que está integrada en las ciencias de la documentación y la
información.
«La archivística es una ciencia en busca de una identidad propia
que le de autonomía con respecto a la Historia y a la
Administración.»
Ø Elio Casanova «es la ciencia de los archivos»
Ø G. Batelli, «la archivística es una disciplina de carácter

eminentemente práctico; que trata de resolver los problemas con
soluciones de ese mismo tipo en base a la experiencia de los
archiveros; no se trata de problemas científicos. La archivología
estudia los archivos con el fin de precisar su esencia e historia; la
sistematización de los archivos es su principal preocupación, con
sus tres problemas fundamentales: ordenar, conservar, administrar.
Este concepto corresponde a una disciplina no a una ciencia.»
Ø W. Leesch, la categoría científica le viene dada por el método. En

cuanto a éste, el archivo “se independizo y constituyo en disciplina
debido a la obra de los archiveros holandeses Muller, Feith y Fruin,
que la separaron de la bibliotecología y museología,
fundamentándola en el principio de procedencia, que en su opinión
mejoró A. Brenneke introduciendo la clasificación de los fondos de
acuerdo con la estructura orgánica de la entidad.
Ø T. R. Schellenberg «es la ciencia que trata de los archivos, de su

conservación, administración, clasificación, ordenación,
interpretación, etcétera; de las colecciones de documentos que en
los archivos se conservan como fuente para su conocimiento
ulterior y servicio público».
Ø Tanodi. «es una disciplina joven y moderna en pleno desarrollo y

formación de los conceptos generalmente valederos o reconocidos y
prácticas experimentadas». «se trata de una disciplina auxiliar o
funcional de la administración y de la historia, que se refiere a la
creación, historia, organización y funciones de los archivos, y sus
fundamentos legales o jurídicos» «es una disciplina técnica y no
11
una ciencia, en el estricto sentido de la palabra, porque le faltan
algunos elementos propios de toda ciencia»
Ø R. Bahmer y J. Ducharme y J. Rousseau, la archivística es una

«disciplina intelectual», que comprende el estudio de las
actividades relacionadas con la creación, la selección, el tratamiento
y la explotación de los documentos, sea cual sea su edad y su
naturaleza.
Ø M. Briceño «Es la ciencia que se contrae al estudio, origen,

formación, organización, razón jurídica, ordenamiento legal y
funcionamiento de los archivos» puesto que «son universales y
existe en su contenido una perfecta conexión sistemática». De ella
«emanan las leyes que declaran, regulan y limitan la estructuración
y funcionamiento de los archivos, desde los más simples
repositorios hasta los más altos establecimientos documentales».
Ø A. Araz nos dice que la archivística esta «fuertemente influenciada

por la histoira, la ideología y las circunstancias de las comunidades
a las que sirve»
Ø F.J.Stielow afirma que la archivística «es una metadisciplina en la

que el archivero actúa como intermediario entre el material y el
usuario final».
Divisiones de la Archivística.
Los antiguos tratadistas la dividían en varias partes así por ejemplo:
§ Adolf Brenneke la divide en archivística práctica y archivística

teórica.
§ Eugenio Casanova en su manual de 1928 la divide en cinco

apartados: Archiveconomia (edificios construcción y reparto
interno, mantenimiento, seguridad, etc.), Archivística pura (que
abarca el tratamiento archivístico de la documentación). Historia
de los archivos y de la Archivística, Legislación y comunicación
o servicio”.
§ Antonio Mantilla Tascón la subdivide en:
o Archivonomía (conceptos, principios, organización y

descripción)
12
o Archivintendencia (instalaciones, materiales,
administración)
§ Aurelio Tanodi:
Teoría archivística (conceptos generales e historia de los archivos)

Archiveconomía (aspectos materiales: conservación, restauración,
edificios)
Archivonomía (organización y descripción, en la que también incluye
la organización)
Servicio
Hasta la década de los ochenta, E. Casanova, Ch. Sabrán y el manual

de los archiveros A. Mantilla, A. Tanodi y otros autores establecen unas
divisiones de la archivística que no han soportado el paso del tiempo.
Estas divisiones serían:
1. La Archiveconomía o Archivintendencia: que comprendería la

construcción e instalación, la conservación y restauración de
documentos.
2. La Archivística o Archivonomía, compuesta por: la clasificación,
la ordenación y la descripción.
3. Los servicios y la naturaleza jurídica del archivo: servicio a los
usuarios y aspectos legales de la documentación.
4. La historia de los archivos y la archivística.
Cabe citar a W. Leesch, quien en 1956 establecía las siguientes

divisiones:
a) Teoría de los archivos: objeto fin y método de la archivística.

b) Historia de los archivos.
c) Derecho de los archivos
d) Técnica.
e) Administración o práctica de los archivos.
M Cook a comienzos de los años ochenta diferencia dos ámbitos:
El ámbito específico de la archivística, que comprende la gestión de

documentos, la administración de archivos, las ciencias de la
interpretación y la historia administrativa
El ámbito común con las demás ciencias de la documentación:
reprografía, exposición, conservación, almacenamiento, recuperación, y
difusión de la información, bibliografía y fuentes de información,
13
estudio de usuarios, legislación, seguridad, diseño arquitectónico y
control del medio ambiente, diseño automatización de sistemas,
ciencias de la gestión y metodología de la investigación.
Pedro López Gómez hace la diferenciación entre:
- Archivística General: (que trata de los conceptos fundamentales

en torno a la disciplina, de los documentos, de los archivos y de
sus funciones, de las transferencias, de los expurgos, de la
organización y de la descripción y de la comunicación y
difusión)
- Archivística técnica: que entra en el estudio de la conservación,
restauración, reproducción y mecanización.
- Archivística Especial que considera a los diferentes grupos de
archivos (notariales, de empresa, eclesiásticos) y a los
documentos especiales como los cartográficos, audiovisuales,
sellos, pergaminos.
Antonia Heredia difunde la dualidad denominando a cada uno del

siguiente modo:
- Archivística general: «aquella cuyos conocimientos ayudan a

ejercer el quehacer profesional de cualquier archivero en
cualquier archivo de una forma directa»
- Archivística técnica: «está integrada por los conocimientos
procedentes de otras disciplinas y técnicas que inciden en los
archivos y en los documentos para su conservación y
reproducción y que solo exigirán del archivero un acercamiento
más o menos profundo de las mismas para poder entrar en
diálogo con los profesionales que las practican».
Heredia Herrera añade que «si la Archivística general representa la

actuación especializada del archivero», la técnica representa un espacio
compartido con otros profesionales; «incluye conocimientos y materias
comunes a otras ciencias de información»
J. W. Roberts, sugiere la existencia de dos corrientes: la teórica y la

clínica.
Archivística clínica: «es una tendencia que es archivística pero no es

teórica, y se ocupa de la práctica, cómo hacer, la realidad del trabajo
archivístico. Esto implica codificar el control seguido en cada uno de
los documentos existentes y esforzarse seriamente por desarrollar
14
métodos más eficaces esta es la responsabilidad de los archiveros
clínicos»
Teoría pero no archivística: «La otra es la teoría pero no archivística, y
está relacionada con la historiografía. Requiere un conocimiento del
contexto y del valor histórico de los documentos, y es un espacio no de
los archiveros en cuanto archiveros sino de los archiveros como
historiadores, o al menos como estudiosos de la historia».
Estas divisiones no pueden ser consideradas como tales, en su mayoría,

ya que no son reflejo de unas ramas establecidas e identificadas de una
ciencia, con campos concretos de actuación suficientemente
diferenciados los unos de los otros, y desarrolladas por profesionales
especializados al uso. En muchos casos estos autores confunden los
procesos del trabajo profesional con las divisiones de la misma.
Fines objeto y metodología
1. El fin o los fines que persigue la archivística son organizar, gestionar

y conservar los conjuntos orgánicos de documentos para su posterior
uso como fuente de información. Para alcanzar estos fines la
archivística ha de definir su objeto de trabajo, su campo de acción, que
abordará desde la aplicación de un método que parte de los principios
teóricos de la archivística.
2. El objeto o campo de acción de la archivística son los archivos y sus

documentos, con todo lo que ello implica.
3. El método: consiste en procedimientos y tareas que desarrolla el

archivero. Está en función de los fines a conseguir, de ahí que
distingamos varios procesos:
1. Organización de un conjunto orgánico de documentos. Consiste

en el estudio y posterior identificación de un fondo documental,
del organismo productor que lo generó y de las agrupaciones
documentales resultado de sus actividades. Una vez concretado
el ámbito de trabajo se procede a su clasificación respetando los
principios inherentes a la ciencia archivística, siempre atendiendo
a las peculiaridades que presenta la documentación
2. Conservación de los documentos, a partir de la aplicación de
distintas técnicas de conservación, reproducción, etc. Ello
implica además, un control de las condiciones del edificio, sus
instalaciones y las medidas de seguridad necesarias.
15
3. Difusión de la información, desde la descripción de los fondos,
que potencia sus posibilidades informativas, hasta facilitar la
información o el simple acceso a los ciudadanos a la información
que contienen. La ampliación del perfil de los usuarios de los
archivos, en su faceta científica y cultural, ha derivado en una
modificación de sus necesidades y, por tanto, requiere la
adaptación de servicios prestados por el archivero.
4. En los archivos administrativos cobra fuerza la gestión de los
documentos, supervisando su producción, custodia y difusión en
sus distintas fases, incluida la histórica o de conservación
permanente.
5. La aparición de las nuevas tecnologías amplía considerablemente
las perspectivas de la archivística, tanto por las innovaciones en
los sistemas de información como por la aparición de los nuevos
materiales utilizados como soporte.
Delimitación de la Archivística como ciencia.
La archivística: ¿una ciencia o una técnica?
Algunos autores se han posicionado a la hora de considerar a la

archivística una ciencia o una técnica, así por ejemplo Eugenio
Casanova, T. R. Shellenberg, Angelo Ciceri, Marcelino Pereira
considera que en base a su formulación y análisis de principios y
técnicas se trata de una ciencia. Por otro lado A. Tanodi, Giullio Batelli
consideran que la Archivística es una disciplina puesto que su reciente
nacimiento no ha permitido su desarrollo teórico y metodológico. A.
Arad ha señalado que se trata de una ciencia en formación, puesto que
todavía esta falta de “un lenguaje archivístico”.
- Para A. Tanodi La archivística es una disciplina y no una ciencia

puesto que dice que es “una rama auxiliar de otras ciencias o
disciplinas”. Para él toda ciencia debe cumplir tres requisitos:
1. Tener un campo específico de investigación un objeto.

2. Tal objeto debe ser investigado con un fin determinado: procurar
el conocimiento por causas, o establecer leyes universales, o
investigar una verdad.
3. Para lograr su fin, toda ciencia debe tener un método propio.
- Según Tanodi, posee un campo especifico de investigación (fondos y

archivos) y tiene un método; pero le falta la parte científica, en el
sentido estricto de ciencia, posee a pesar de esto, el fin de saber de
16
conocer profunda y sistemáticamente todo lo relacionado con la
archivalia y los archivos, de una manera cognitiva y práctica; esta
circunstancia le da la categoría de disciplina, muy cercana a la ciencia,
y si se usa este término no se comete, opinamos, un error de forma”
- Para A. Arad La archivística tiene un objeto: los archivos y tiene un

fin: “almacenar información y hacerla recuperable para su uso”, sin
embargo le falta un marco teórico, y en definitiva su método:
“desafortunadamente la archivística no puede ser contemplada todavía
como una ciencia establecida. Sustancialmente, no hay modelos
generales, proyectos y muy poca investigación científica.
Sintomáticamente la literatura profesional es sobretodo descriptiva, y la
suma de los trabajos comparativos y analíticos en archivística es
insignificante. Es una situación lamentable pero su reconocimiento y
admisión es el primer peldaño para su reforma”
- Para Cruz Mundet, la archivística, posee una metodología en vías de

normalización, el caso claro lo presentan las herramientas de
descripción que no siguen una normalización en cuanto a la
denominación, pero aun así el método para representar la información
contenida en los documentos es el mismo.
Podemos conceptuar la archivística como una ciencia emergente. Es
ciencia por cuanto posee un objeto, los archivos en su doble
consideración: los fondos documentales y su entorno; posee además un
método, compuesto por un conjunto de principios teóricos y
procedimientos prácticos, cuya evolución constante la perfilan con
mayor nitidez día a día. Y un fín hacer recuperable la información
documental para su uso.”
- Para Romero Tallafigo6, “La archivística es una técnica para lograr el

proceso de acumulación, conservación y servicio de la memoria,
asentada en determinados soportes físicos y materiales, permanentes
durables (es decir el conjunto de documentos de archivo), funcione con
eficacia y economía. Es una técnica, además científica porque parte de
premisas racionales, críticas y rigurosas de aplicación universal a los
archivos. Y es una técnica autónoma por la especificidad propia del
archivo y sus procesos. No se puede negar la dignidad científica de la
archivística puesto que la archivística estudia el proceso completo de un
archivo. Las ciencias estudian objetos en si mismos y ahí paran las
técnicas sin renunciar al procedimiento científico hacen epistemología
de los procesos operativos para alcanzar un fin práctico y exitoso por
antonomasia. En el caso de la archivística se estudia el archivo en su
proceso de formación, acumulación, conservación y servicio con el fin
17
práctico de que siempre sirva a la memoria eficaz. La archivística como
técnica y ciencia aplicada no se agota en la sola especulación racional
sobre el concepto de archivo, sino a consolidar y experimentar
métodos para mejorar sus procesos operativos”.
A Tanodi expone que a la archivística le corresponde la categoría de

disciplina, para él toda ciencia debe cumplir tres requisitos:
1. Un capo específico de investigación un objeto, que Heredia

Herrera ha señalado como los conjuntos de documentos.
2. Tal objeto debe ser investigado con un fin determinado: procurar
el conocimiento por causas o establecer leyes universales, o
investigar una verdad. Esta autora define el fin de la archivística
como el servicio de los archivos a la sociedad, materializado en
el ofrecimiento de información ya sea a las instituciones
productoras, ya sea a los ciudadanos, sean o no estudiosos.
3. Para lograr su fin toda ciencia debe tener un método propio. El
método de esta ciencia, según Heredia, está formado por las
tareas y procedimientos llevados a cabo por el archivero para
conseguir el fin que se pretende. Esto incluye un conjunto de
principios, aceptado hoy por los profesionales, que parten de la
base de que el documento es parte de un todo estructurado, que
aislado, no tiene sentido que su interés reside en la relación con
los documentos que lo anteceden o le siguen, en cuanto que aquel
es algo así como una instantánea dentro de una secuencia
documental.
Según Tanodi, la archivística cumple dos requisitos fundamentales, a

saber: tiene un campo de acción, los fondos –que denomina archivalia-
y los archivos, y tiene su método; «pero le falta la parte científica, en el
sentido estricto de la ciencia; posee a pesar de esto, el fin de saber; de
conocer profunda y sistemáticamente todo lo relacionado con la
archivalia y los archivos, de una manera cognoscitiva y práctica; esta
circunstancia le da la categoría de disciplina, muy cercana a la ciencia,
y si se usa este término no se comete, opinamos, un error de forma»
Para Arad la argumentación sería la opuesta, es decir, la archivística
tiene un objeto: «los archivos, y tiene un fin: «almacenar información y
hacerla recuperable para su uso». El problema primordial, en su
opinión, es su escaso bagaje teórico y, en definitiva, su método:
«Desafortunadamente, la Archivística no puede ser como una ciencia
establecida. Sustancialmente no hay modelos generales, proyectos y
muy poca investigación científica. Sintomáticamente la literatura
profesional es sobretodo descriptivo, y la suma de los trabajos
18
comparativos y analíticos en Archivística es insignificante. Es una
situación lamentable, pero su reconocimiento y admisión es el primer
peldaño para su reforma».
Si tenemos estos dos puntos de vista, la consideración de Tanodi de la
Archivística «como rama auxiliar de otras ciencias» es un argumento
equivocado y una visión reduccionista. La Archivística tiene un objeto,
un fin y un método propios, en consecuencia se define por sí misma y
no por referencia con terceros. Algo bien distinto es que desde otras
ciencias se recurra a ella como auxiliar.
El problema principal como señala Arad es el escaso bagaje teórico
científico, en definitiva, de un método bien perfilado, elaborado en sus
últimos detalles. Mas por otra parte, no existe ciencia acabada, pues le
es inherente el concepto de evolución, de movimiento, de progreso.
La archivística, por su parte, posee una metodología en vías de
normalización. Si comparamos diversas obras de distinta procedencia,
podíamos observar que ante las necesidades similares, los medios
aplicados son muy distintos y las distancias no son sustanciales, sino de
orden formal, nunca conceptual. El caso más claro lo tenemos en los
instrumentos de descripción, cuyo nombre varía de un país a otro, pero
el método utilizado para representar la información contenida en los
documentos apenas difiere.
Si el punto de vista fuese la clasificación, el principio de procedencia
todos los sistemas archivísticos del mundo; sin embargo su
materialización está en función de las características de los fondos. No
es que falte un principio universal, que existe, sino que en diversidad de
condiciones los resultados son diferentes; en cualquier ciencia son las
condiciones las que alteran el resultado de un experimento, pero el
principio que la inspira no se ve afectado por ello en su condición
fundamental.
En definitiva, podemos conceptuar la Archivística como una ciencia
emergente. Es ciencia por cuanto posee un objeto, los archivos en su
doble consideración: los fondos documentales y su entorno; posee,
además, un método, compuesto por un conjunto de principios teóricos y
procedimientos prácticos, cuya evolución constante la perfilan con
mayor nitidez día a día. Y un fin: hacer recuperable la información
documental para un uso.
La Archivística y su relación con las otras ciencias. Archivística y

Biblioteconomía y Documentación.
Las tres disciplinas son ciencias de la información por ello todas ellas
tienen un fin similar: proporcionar información. pero para llegar a ella
van a utilizar medios diferentes, las diferencias atienden
19
fundamentalmente a los materiales que emplean. Por su base teórica,
por el procedimiento de trabajo de cada una y por las instituciones que
constituyen el objeto de su atención.
La norma UNE 50-113-92 (documentación e información. Vocabulario,

I, 1994), sobre los conceptos básicos de Información y documentación
define la biblioteconomía como "La ciencia de la información aplicada
a la organización, administración y funcionamiento de las bibliotecas"
El término biblioteca es definido por esta norma en dos sentidos:
- Cualquier colección organizada de documentos gráficos o
audiovisuales, disponibles para préstamo o consulta.
- Organismo, o parte de él, cuya principal función consiste en
constituir bibliotecas, mantenerlas, actualizarlas, y facilitar el uso
de los documentos que precisen los usuarios para satisfacer sus
necesidades de información, de investigación, educativas o de
esparcimiento, contando para ello con un personal especializado.
La FID (Federación internacional de Información y Documentación)

por su parte define la Documentación como "la recolección,
almacenamiento, clasificación, selección, difusión y utilización de
todos los tipos de información".
J.R. Pérez Álvarez Osorio amplia el concepto y lo define como "la
actividad científica que se ocupa de la recogida y análisis de los
documentos científicos de otras fuentes de nuevos conocimientos,
almacenamiento de la información en ellos contenida, y recuperación y
difusión de la misma, a fin de que alcance rápida y eficazmente a
quienes puedan utilizarla".
La consideración prioritaria para la archivística y la Biblioteconomía es

el documento (documento de archivo y libros o materiales susceptibles
de encontrarse en las estanterías de una biblioteca. Para la
Documentación es la información, como producto elaborado
independiente del documento.
El fin de todas ellas es la transmisión del contenido, de la información
(la difusión). Pero hay que establecer los aspectos que delimitan a cada
una de ellas como una disciplina diferenciada, como son el objeto de
estudio de las tres y los métodos utilizados.
La diferencia que se aprecia, por tanto, entre el archivo y la biblioteca
está en el concepto en si mismo d su objeto de estudio, fondo colección,
respectivamente. el fondo es un conjunto de documentos qe proceden
de la actividad natural de una persona física o jurídica que genera
documentación y los conserva. la colección es la reunión de
documentos fruto de creatividad humana o del saber cuyo fin es la
20
difusión. Otro factor a tener en cuenta es la accesibilidad a ambos, y
que si bien la accesibilidad a la colección es, en principio, completa
(salvo por motivos de conservación) en el fondo documental puede
estar sujeto a restricciones jurídicas que implican el respeto de unos
plazos de acceso.
El centro documental puede trabajar tanto con documentos de archivo
como con libros, pero su interés no está en la fuente primaria, sino en la
reunión exhaustiva de material referido a un tema para formar un
dosier.
de sus funciones el método se puede decir que los tres llevan a cabo las
tareas de recogida, almacenamiento y difusión de los documentos, de la
información, mediante la actividad de unos profesionales cualificados:
archiveros, bibliotecarios, documentalistas. A pesar de ello cada uno
realiza las tareas de tratamiento de la información de modo diferente.
El archivo recoge la documentación generada por una institución, ene el
ejercicio de sus funciones aunque también, de forma excepcional,
puede adquirir fondos de otras entidades para evitar su pérdida o para
completar su documentación. Para la biblioteca la recogida equivale a
coleccionar documentos en función de sus características (ya sean
bibliotecas de conservación, públicas, específicas, etc.) el centro de
documentación selecciona la documentación que le interesa y la recoge
de forma monográfica.
En cuanto a su conservación, mientras en el archivo y la biblioteca la
preservación de los originales es prioritaria y tan solo se llevan a cabo
procesos de selección documental cuando la documentación lo requiera,
en el centro de documentación e conserva la información extraída de
dichos documentos.
otro elemento diferenciador es el origen de los tres centros, ya que
mientras el archivo se origina de forma natural (precisa de una
institución generadora de actividades y su volumen dependerá de la
mayor o menor gestión que lleve a cabo la entidad de la que depende),
la biblioteca se forma de manera artificial, ya sea por compra o
donación, intercambio o canje. Su origen es ajeno a al gestión de
cualquier institución, y su volumen dependerá de los presupuestos
económicos. Los centros de documentación se forman por reunión y
acumulación de información con pretensiones de exhaustividad, de
acuerdo con una especialización.
Finalmente el documento que resulta de su trabajo también difiere. El
archivero después de tratar la documentación puede elaborar
inventarios, catálogos e índices, mientras que en las bibliotecas
elaboran catálogos, repertorios bibliográficos en los que incluyen las
obras con las que cuentan y que pueden integrarse en proyectos
globales juntos con otras bibliotecas. El centro de documentación
21
elabora dosieres en los que reúnen toda la información que se halla
recopilado en relación con un tema y que posteriormente puede dar
lugar a la elaboración de tesauros y abstracts.
El acceso
Frente al libre acceso de las bibliotecas y centros de documentación, en

los archivos hay ciertas restricciones dependiendo del tipo de
información y la edad de los documentos. Así al carácter cultural e
informativo de los centros bibliotecarios y documentales se suma la
conducta jurídica y administrativa de los archivos.
En otros términos, las bibliotecas tienen la finalidad de poner la
información a disposición de los usuarios. Lo mismo ocurre con los
archivos, con la diferencia de que al ser los documentos fruto de la
gestión administrativa tienen un carácter jurídico - probatorio durante
un periodo de vida que provoca que no sean libremente accesibles (por
ejemplo el libre acceso a los protocolos notariales en 100 años)
Analogías y diferencias entre archivos, bibliotecas y centros de

documentación
Las diferencias entre estas instituciones son sustanciales y vienen

determinadas principalmente por el tipo, materia y método de trabajo
que en ellos se realiza. Pero entre ellos existen una serie de analogías
que los integran dentro de un mismo objeto de estudio.
Bien es cierto que todos ellos forman parte de las ciencias de la
documentación. Las diferencias que existen entre cada una de ellas
vienen marcadas por la naturaleza de los materiales que cada una
emplea. Pero también por los presupuestos teóricos, por los
procedimientos de trabajo y por las características de las instituciones
que constituyen su objeto de atención.
Los archivos están ligados a cualquier institución, ya sea pública o
privada, toda vez que tenga una competencia que se lleve a efecto,
testimoniándola. Las bibliotecas no tienen estas dependencias de las
instituciones, pueden existir con total independencia. Los centros de
documentación pueden gozar de independencia pero suelen estar
ligados a centros o instituciones específicas, los dos primeros precisan
de depósitos, de lugares de almacenamiento, los terceros no tienen
como objetivo fundamental la conservación de los documentos, ya que
los documentos se utilizan y se vacían de información. Los centros
documentales son en si mismos bases de datos, los archivos y las
bibliotecas pueden convertirse, potencialmente en bases de datos. En
22
este sentido éstas son las manifestaciones contemporáneas de los
centros de documentación.
Históricamente la separación entre biblioteca y archivo no es tan
sorprendente, en la antigüedad clásica no hubo una separación entre los
archivos y las bibliotecas. Pero durante la época medieval, consta que
los libros se guardan en la biblioteca y los documentos en un cajón
reservado para su conservación y custodia.
Uno de los elementos de distinción entre las bibliotecas y los archivos
es la unión del fondo archivístico con su autor cosa que no pasa en la
colección bibliotecaria.
El centro de documentación nace como la necesidad ante la creciente
publicación de libros editados y el desarrollo y crecimiento de la
información que hay que activar y difundir. Este sentido de apertura
contrasta con el fin de los archivos históricos, donde existen series
cerradas y no va a aumentar su fondo.
Los archivos, se originan natural y fluidamente. Solo precisa de una
institución generadora de actividades, no precisa presupuesto para
formarse ni crecer. Su volumen va a depender de la actividad de la
institución productora de la documentación. No puede haber más
documentos por que exista voluntad de aumento.
La biblioteca a diferencia de los archivos se forma por compra de los
ejemplares, por dotación o por permuta. Puede tener una total
independencia. Su origen es ajeno a la gestión de cualquier institución.
Su volumen depende de los presupuestos económicos. Se busca
siempre o casi siempre su crecimiento.
El centro de Documentación se forma por reunión y acumulación de
información con pretensiones de exhaustividad, de acuerdo con la
especialización. Su crecimiento controlado es obra de documentalistas.
Archivo-Biblioteca
La diferencia no viene dada por el aspecto externo de los materiales con

que ambos trabajan, pues en la biblioteca puede haber manuscritos y en
un archivo suele haber impresos. La diferencia reside en la
contraposición entre las nociones de fondo de archivo y colección.
Fondo de archivo es el conjunto de documentos procedentes de la
actividad de una persona física o moral o de un organismo, cuya
reunión es fruto de un proceso natural en el que el productor genera y
conserva esos fondos, al igual que se forman los de sedimentos de las
capas geológicas, progresiva y constantemente.
La colección es el resultado de reunir documentos creados como fruto
del saber y destinados a su difusión.
23
La función principal de las bibliotecas es poner medios de información
a la disposición de los usuarios. También lo es el de los archivos, con
una diferencia fundamental: los documentos en tanto resultado de la
gestión administrativa, tiene un valor probatorio de carácter jurídico
administrativo.
Archivo-Centro de Documentación.
En materia de archivos y de centros de documentación, nos

encontramos en presencia de un conjunto más o menos importante, más
o menos diversificado, de documentos; pero en cada uno de ellos son
reunidos, conservados y tratados con motivaciones, según modalidades,
métodos y perspectivas diferentes.
El expediente de archivo es un conjunto de piezas que tratan de un
mismo asunto o materia, pero no lo elabora el archivero sino el servicio
correspondiente, a medida que se desarrollan los trámites encaminados
a resolver ese asunto. Cada pieza, es decir cada documento individual e
indivisible, es un eslabón de una cadena que está inserta en un contexto
que le da un valor que no tendría el documento aislado por si mismo. El
expediente de archivo comporta una noción funcional y probatoria, da
fe. Será transmitido desde la oficina al archivo directamente, sin
alteración alguna desde el exterior.
El dossier de documentación tiende a reunir todas las informaciones
posibles procedentes de las fuentes más diversas, sobre una cuestión
determinada. Su finalidad cosiste en poder responder rápida y
eficazmente a las demandas informativas, al igual que el de archivo,
pero no aporta pruebas.
Los métodos de uno y otro son también diferentes. El archivero recibe
los expedientes ya constituidos y los conserva en su integridad. El
documentalista fabrica los expedientes en función de la demanda.
Funciones:
Las tres van a desarrollar las funciones de recoger, conservar y difundir

documentos e información.
Recoger: la recogida para el archivero esta ceñida al ámbito de la

producción de los documentos de archivo en una institución. El campo
de esa acción tiene unos límites y una concreción que se reduce al
institucional. La recogida para los archivos culmina, de forma
ordinaria, en la transferencia documental. Para el bibliotecario esta
función no está limitada por una producción documental de gestión sino
que es más amplia y solo queda acotada cuando la biblioteca se crea
24
con un pretendido carácter monográfico. La tarea de recoger se traduce
en coleccionar. La recogida para el documentalista está precedida por la
selección, y ello para evitar el “ruido”. El archivero, en cambio, recoge
toda la producción documental de una institución, habrá de hacer la
selección después, dependiendo de los resultados de la valoración.
Conservar: Para el archivero y el bibliotecario la conservación física de

libros y documentos de archivo es fundamental, mientras que para el
documentalista la conservación material no cuenta, por cuanto el
almacenamiento es de la información y no de los documentos.
Servir: Es el objetivo final, bien sea a través de la información oral o

escrita, o por medio de préstamos, copias o reproducciones. la
diferencia está en la inmediatez exigida a los documentalistas. Lo que
no obsta para que la información en los archivos y en las bibliotecas
esté presta a cualquier demanda.
25
LAS CIENCIAS AUXILIARES DE LA ARCHIVÍSTICA.
La archivística constituye en si misma un conjunto de conocimientos y

métodos específicos y originales para el logro de sus fines, es decir, que
no han sido tomados de otras ciencias o disciplinas; en cambio y como
le sucede a cualquiera de éstas, necesita recurrir a otras ramas del
conocimiento humano, sin las cuales no podrá alcanzar plenamente sus
objetivos: las ciencias auxiliares.
La archivística -según M. Romero Tallafigo- usa los códigos
instrumentales de las ciencias que le prestan auxilio7, pero y como ha
puntualizado J. R. Cruz Mundet de modo parcial y como ayuda para la
consecución de unos fines determinados 8 . Estas ciencias son la
Paleografía, la Diplomática, la Sigilografía, la Heráldica, la Genealogía,
la Cronología, el Derecho, la Informática, la Lingüística
La Paleografía.
Término procedente del griego paleos αλαιοοζ (antiguo) y grafía γργαη

(escritura). Ciencia de las escrituras antiguas. Ciencia de las escrituras
trazadas sobre materias suaves. Se define como ciencia de los objetos o
monumentos escritos considerados en todo el conjunto de sus caracteres
externos.
El diccionario de archivística en español 9 la define como “técnica
historiográfica auxiliar de la archivística que estudia e interpreta las
escrituras antiguas. Epistemológicamente, se la considera una teoría
presupuesta de la Archivística General. Por otra parte el diccionario de
terminología archivística10 la define como “Disciplina cuyo objeto es el
estudio y la interpretación de las escrituras antiguas”. El diccionary of
archival Terminology11 la define como “the science dealing with the
development of handwriting” La ciencia que se encarga de estudiar el
desarrollo de la escritura manuscrita.
Los objetivos de la Paleografía los podemos resumir en tres aspectos:
Leer y descifrar los signos gráficos (letras, palabras, frases, signos

complementarios) de los correspondientes monumentos escritos hasta
llegar el paleógrafo lector a saber que aquellos significan en su sentido
elemental y simple.
Hacer examen sistemático de las escrituras y los monumentos escritos
para tratar de situarlos en el tiempo y en el espacio, a fin de sacar de
26
ellos materiales seguros en orden a la elaboración y construcción crítica
de la historia. A la Paleografía le tocará decidir sobre la época en que
aquel conjunto de caracteres estuvo en uso, sobre el lugar y el área de
extensión correspondiente a aquel género de letra. Sobre los centros y
personas que lo utilizaron. Sobre el fin al que se destinaba la pieza
escrita, sobre su tradición a través de los posibles poseedores, con la
huella que dejaron en la misma.
Analizar la naturaleza de los signos gráficos no tanto en orden a
aprovechas los elementos que dicho análisis suministre para el trabajo
historiográfico en general, sino, primero y antes de nada, para conocer
el desarrollo intrínseco de la propia escritura, es decir, su origen, su
evolución, sus cambios y variantes, y esto en relación con cada
monumento escrito que se presente a la consideración del paleógrafo.
El archivero necesita la paleografía para realizar determinadas tareas de

su trabajo con fondos antiguos, aunque no necesita especializarse en
esta materia. Su conocimiento es necesario para leer y comprender los
manuscritos anteriores al siglo XVII, momento a partir del cual la
escritura humanística o actual está extendida, para poder analizarlos y
describirlos.
La Diplomática.
Concepto y definición de la Diplomática.
La palabra diploma, procede etimológicamente del vocablo griego

διπλον (doblado o plegado) en dos partes. En latín la palabra sustantiva
sirvió, al principio, para designar diversos objetos escritos. Cuya
característica fundamental consistía en constar de dos partes plegadas
sobre sí mismas. La voz diploma es sinónima de la voz documento y la
Diplomática ha pasado a ser etimológicamente la ciencia de los
documentos.
El diccionario de archivística en español 12 la define como “técnica
historiográfica auxiliar de la archivística que estudia e interpreta
caracteres internos y externos de diplomas y documentos para
determinar su autenticidad y conocer el valor histórico de su contenido.
Su objeto formal es la autenticidad y el valor de los documentos.
Epistemológicamente se la ha considerado una teoría presupuesta de la
archivística general.” Por otra parte el diccionario de terminología
archivística13 la define como “Disciplina que tiene por objeto el estudio
y la crítica de la tradición, forma y elaboración de los documentos
escritos resultantes de acciones jurídicas y de actividades
administrativas, realizadas por personas físicas o jurídicas”. El
27
diccionary of archival Terminology 14 la define como “the science
dealing with the types and elements of documents” La ciencia que se
encarga de estudiar los tipos y los elementos que forman parte del
documento.
El objeto material de la diplomática son los documentos, el formal es el
contenido de estos y el estudio crítico de los mismos.
Una definición descriptiva de la diplomática sería:
“Ciencia del documento al que analiza críticamente en todo su

conjunto, pero especialmente en su forma, génesis, evolución, tradición
y conservación, disponiendo dicho análisis en orden a demostrar su
autenticidad y a establecer su valor como fuente histórica”.
Antonia Heredia Herrera ha definido a la diplomática como la ciencia

que estudia el documento, su estructura, sus cláusulas, para establecer
las diferentes tipologías y su génesis dentro de las instituciones
escriturarias con el fin de analizar su autenticidad.
El objeto de la diplomática sigue siendo el documento jurídico y su

finalidad no es otra que el establecimiento del método crítico con que
aquel ha de ser estudiado a través sus caracteres externos e internos, a
fin de fijar su autenticidad, datación, origen, transmisión y fijación del
texto para determinar el valor del documento como testimonio
histórico, para lo cual necesariamente ha de establecer su específica
tipología.
La Sigilografía
El comité de sigilografía del consejo internacional de archivos la define

como “disciplina histórica que tiene por objeto el estudio de los sellos
bajo todos sus aspectos, cualquiera que sea su fecha” y dice además
“describe matrices e improntas y las estudia de manera crítica desde el
punto de vista histórico, artístico, técnico y valor probatorio: tipos,
leyendas, modos de aposición y naturaleza diplomática y jurídica, así
como los métodos de conservación”.
El diccionario de archivística en español 15 la define como “ciencia
auxiliar de la archivística y de la historia que estudia los sellos de cera,
metal u otros materiales añadidos a los documentos para cerrarlos o
validarlos. Epistemológicamente se la considera una teoría presupuesta
de la Archivística general.” Por otra parte el diccionario de
terminología archivística 16 la define como “Disciplina histórica que
tiene por objetos el estudio de los sellos en todos sus aspectos. Describe
matrices e improntas y hace su estudio crítico, desde el punto de vista
28
histórico, cronológico, artístico, técnico y de valor probatorio: tipos,
leyendas, modos de aposición y naturaleza diplomática y jurídica, así
como sus métodos de conservación”.
La sigilografía es concebida normalmente como ciencia auxiliar de la
Diplomática de la Historia del Derecho en cuanto que el sello puede ser
un modo de validación o mera caracterización del origen del
documento.
Es una ciencia auxiliar de la archivística en cuanto que el sello de bula
de oro (cresóbula), de plata (argirobula), de plomo (molibdobula), de
pastel y flan de cera, el sello seco y el sello húmedo son parte del
microcosmos del documento de archivo, antiguo o contemporáneo, a
los que valida, cierra o marca. Y como tal debe ser conocido por la
archivística para ser recogido, conservado, descrito y servido en el
archivo. En toda la gama de documentos de archivo, desde la
antigüedad hasta nuestros días encontramos tipos de sellos efigiados, en
busto, de figuras humanas sedentes, de majestad, ecuestres (guerra,
caza o aparato), estante o pedestre, hagiográfico, de devoción,
monumental, naval, heráldico o con elementos heráldicos en los
anteriores tipos, emblemáticos o simbólicos, parlantes, onomásticos, de
iniciales monogramáticos (combinación de letras del nombre de modo
geométrico)
La Heráldica
En heráldica un escudo (palabra proveniente del griego skutos)

significa literalmente cuero, material que explica todavía hoy muchas
de las particiones del escudo) es una figura en forma de broquel o tarja
sobre la cual pueden ser reproducidos emblemas personales de quien lo
usa. Al escudo también se le llama armería, armas o blasón.
La heráldica, o ciencia del blasón es para la real academia “el arte de
explicar y describir escudos de armas de cada linaje, ciudad o persona”.
Y blasonar es disponer el escudo de armas, según las reglas del arte
heráldico, esto es, disponer convenientemente los blasones, nombre este
que también recibe cada figura, señal o pieza de las que se compone un
escudo.
auxiliar de la archivística y de la historia que explica y describe los
blasones o escudos de armas de cada persona, linaje o ciudad.
Epistemológicamente, se la consideraría una teoría presupuesta de la
archivística general”
La faceta de servicio de los archivos está requiriendo al archivero el
subsidio de la Heráldica y su hermana la Genealogía.
29
La Genealogía
La genealogía se ha definido como “la ciencia del origen, de la

propagación y del destino de las familias que han adquirido
consideración en la vida pública y de influencia sobre la sociedad
humana civilizada”.
auxiliar de la archivística y de la historia que estudia el origen,
progenitores y ascendientes de las personas. Epistemológicamente se la
ha considerado una teoría presupuesta de la archivística general.” Por
otra parte el Diccionary of archival Terminology19 la define como “The
science of family relationships” o la ciencia de las relaciones familiares.
Con la archivística está íntimamente relacionada porque vincula los
documentos producidos en archivos familiares. La archivística además
utiliza las técnicas genealógicas para la realización de catálogos. Demás
es de vital uso en los archivos nobiliarios ya que junto al marco
geográfico de los estados, es preciso tener la punta del hilo de una
persona con su nombre y su fecha, para establecer las series
documentales. Incluso para atender con diligencia al ciudadano normal
que necesita por cualquier motivo más o menos venal, más o menos
práctico, establecer su linaje en muchas de las series de los archivos que
son fuentes genealógicas de primer orden.
La Cronología
La palabra cronología procede el griego cronos (tiempo) y logos

(tratado) Es aquella disciplina que trata del cómputo del tiempo de los
acontecimientos históricos. Debemos distinguir entre la cronología
matemática o astronómica y la cronología técnica.
La cronología técnica, es el objeto de atención de la archivística, puesto
que permite situar los acontecimientos en el desarrollo de la historia de
la humanidad. En 1582 el papa Gregorio XIII aprueba el nuevo
calendario que normalizará, a partir de entonces la medida del tiempo
en todo el orbe cristiano. Hasta el año 1917/27 los países ortodoxos de
Europa oriental, no lo adoptaron. Antes de dicho año (1582) se habían
empleado diversos sistemas de datación, los más destacados son:
Expresión del día:
En los documentos en los que no se indica la hora a la que se realizo el

mismo, este es el primer elemento que no vamos a encontrar y plasma
la expresión del día de la semana y posteriormente del día dentro del
calendario. El primer punto no varía pero para expresar el día dentro del
30
mes se pueden utilizar diferentes cómputos, en concreto tres durante la
Edad Media.
Los días de la semana, son igualmente de origen romano, salvo el
sábado que es de raigambre hebrea. En la Alta Edad Media fueron
sustituidos por las ferias, la primera de las cuales era el domingo, el
lunes era la segunda feria, y así sucesivamente. Durante el Medievo,
también era frecuente indicar la feria litúrgica en la datación de los
documentos.
Estilo Romano o sistema de la calendación. Es el más antiguo y se

utiliza hasta el siglo XIII. Es un sistema según el cual el mes está
organizado en tres periodos, según las fases de la luna: el 1º de cada
mes es calendas, el día 5 (enero, febrero, abril, junio, agosto,
septiembre, noviembre, diciembre) y el día 7 (marzo, mayo, julio y
octubre) nonas y el día 13 y 15 (marzo, mayo, julio y octubre) idus.
Los días transcurridos entre el 1º y el 5 son días nonas, los que van
entre el 5 y el 13 son días idus y finalmente, los que van entre el dia 13
y el 1º son días calendas y para su computo se cuentan hacia atrás. Es el
sistema mas usado en la Edad Media para datar los días y su
transformación se realiza utilizando la formula:
Calendas (N.º = n.º días del mes N.º + 2 – n.º de

anterior calendas
Nonas 5 o 7 + 1- n.º de
nonas
Idus 13 o 15 + 1- n.º de
idus
Para calcular las segundas nonas del mes de abril, tan solo hay que
tener presente el mes al que hace referencia, e introducir los datos en la
formula: 5 + 1 -2= 4 de abril.
El sistema de los días andados y los días por andar o sistema bolones:
este sistema consiste en dividir el mes en dos partes, del 1º al 15 y del
16 al 30 o bien del 1-16 y del 17 al 31 para los meses de 31 días, de
manera que la primera mitad corresponde a los días andados y la
segunda mitad corresponde a los días por andar. En la data 10 días
andados del mes de abril seria el 10 de abril, pero diez días por andar
del mes de abril seria 30 (días del mes de abril) -10 = el día 20 de abril.
El sistema moderno es el actual, que en principio tiene un uso popular,

pero que va con el tiempo ganando terreno a los anteriores. Es un
31
sistema directo que surge en Oriente y llega a Europa después de la
caída del imperio Romano.
Calendario litúrgico, especialmente usado en Francia y Alemania, hace

referencia a los días siguiendo el calendario eclesiástico, de manera que
se mencionaban las principales festividades religiosas. Por ejemplo el
tercer día después de pentecostés, el sexto día después del Corpus, lo
que supone un sistema muy poco útil si tenemos en cuenta que
frecuentemente eran festividades móviles y, por tanto, difíciles de
identificar por ellas mismas.
Eras.
Son periodos indeterminados de tiempo con un inicio conocido y que

suele coincidir con un hecho histórico relevante y que se usa como
punto de partida para medir los años. El sistema actual de la era de
Cristo, de uso casi universal, comienza a utilizarse en Europa
relativamente tarde y antes de la generalización de su uso o, incluso,
paralelamente, se utilizaron otras eras o sistemas de datación de los
años.
Computo por reinados.
Ante la adopción de la Era vulgar era muy frecuente el cómputo a partir

de los años de comienzo de reinado, del imperio o del pontificado. Al
principio estaba ligado a la tradición romana de indicar el año con el
nombre del cónsul epónimo que era elegido cada 1º de enero, pero
después del consulado de Paulino el 534 los cónsules ya no fueron
elegidos y esta indicación perdió su funcionalidad, por lo que fue
paulatinamente sustituida por el año del reinado del emperador,
obligatoria en los documentos a partir de una disposición de Justiniano
en 1537. Este sistema fue adoptado por la chancillería, asumida por los
longobardos e, incluso, por el pontificado, que sería el último en
abandonarla. Tuvo amplia difusión en el occidente europeo pero el
problema que plantea es que el inicio del año coincide con el momento
en el que el reinado ha comenzado, lo que no siempre es identificable.
Para los papas se refiere al día de su coronación o consagración. Es una
datación puramente práctica pero muy difusa y su solución pasa por el
uso de otros métodos cronológicos como los calendarios perpetuos de
tipo manual. Es decir si el texto nos proporciona el día del comienzo
del reinado de un emperador o de la coronación de un papa, hay
primero que indicar el día y pasarlo a un calendario perpetuo para saber
que día dentro del sistema actual fue dicho evento y, además, consultar
32
los regestos imperiales para conocer los años en los que reino el
emperador en cuestión.
Aunque han existido varias Eras usadas por diferentes culturas o reinos,
como la Era de las olimpiadas usada por los griegos y romanos y que
comienza el 776 a. C. La era constantiniana o bizantina que parte del
nacimiento de Cristo (en el año 5508 de la creación), la Era de las
fundaciones de Roma (752 a. C.), la Era de Diocleciano, la Hégira, la
de la Revolución Francesa, etc. Destacan las que tuvieron influencia en
el occidente europeo y, sobre todo, las que aparecen reflejadas en los
documentos hispanos:
La Era Cristiana: sistema inventado por Dionisio el Exiguo, monje del

siglo VI, que sustituye la era de Diocleciano. Se caracterizaba porque
comenzaba con el nacimiento de Cristo (25 de diciembre de 753 de la
fundación de Roma aunque tiene un cierto desfase), y su uso se
generalizó a partir del año 1000 aproximadamente. Había distintos
estilos de comenzar el año: el de la Circuncisión (1 de enero), el de la
Navidad (25 de diciembre), el de la encarnación o anunciación (25 de
marzo). Su difusión fue muy lenta, siendo la primera en adoptarla la
chancillería del Sacro Imperio Romano que lo hace propio el 877. No
obstante hay que esperar aun un siglo para ver introducido este sistema
en Italia, siendo el Papa el ultimo en usarlo. Fue en la primera mitad del
siglo XI cuando comienza a usarse de forma frecuente, paralelamente al
año del imperio. Para su conversión, en cualquier caso, hay que tener
presente el sistema de datación del inicio del año.
- La era hispánica: empleado en nuestro país, África y en la Francia
meridional lleva un cómputo diferente a la cristiana. Comienza en año
el 1º de enero, pero sitúa el comienzo de la datación el año 38 a.C.
(conquista de la Hispania por los romanos), a aparece en el siglo IV y
desaparece en los siglos XII y XIV, según los diferentes reinos.
Expresión del comienzo del año.
Estilo de la Natividad, inicia el año el 25 de diciembre del año anterior

(es decir el 26 de diciembre de 1314, es el primer día del año de 1315),
por lo que para transformarlo al estilo moderno hay que fijarse en los
días comprendidos entre el 25 y el 31 y, durante esos días añadirle un
año a la data del documento. Fue el sistema más difundido en Italia y
Europa, utilizándose en Italia hasta el s. XIII y, por ejemplo, entre los
escribanos públicos de tradición castellana, hasta la mitad del siglo
XVI.
33
Estilo de la Encarnación. Hace coincidir el comienzo del año con la
encarnación de María, es decir, el 25 de marzo. Tiene dos variantes la
florentina y la pisana. La primera sitúa la encarnación dos meses y 24
días después de la Navidad, por lo que los documentos datados entre el
1 de enero y el 25 de marzo corresponden al año anterior, y hay que
sumarle un año a la data del documento. Se uso en Florencia y otras
ciudades italianas hasta 1749.
En el estilo pisano la encarnación se produce nueve meses antes que el
nacimiento, por lo que los documentos datados entre el 25 de marzo y
el 31 de diciembre tienen un año más y hay que restarles uno para
hacerla corresponder con el estilo moderno.
Hay una última variante, el estilo Véneto que comienza el año el 1º de
marzo de ese año, por lo que a los días que van entre el 1º de enero y el
28 de febrero hay que sumarle un año.
Estilo moderno o de la circuncisión, es el que comienza el año el 1º de
enero. Tiene un origen muy antiguo y coincide con el inicio del año
romano. Comienza a usarse de nuevo en la segunda mitad del siglo XV
y durante el siglo siguiente terminara superponiéndose a los demás
(salvo en Florencia, Venecia y Pisa).
Con posterioridad al gregoriano, merece la pena mencionar el

calendario republicano francés. Establecido por la Convención para
borrar toda huella religiosa, emplea un nuevo cómputo que comienza el
22 de septiembre de 1792, fecha en que se declaró la República (año I).
El año consta de 12 meses cuyos nombres procedían de las labores
agrícolas (vendimiaire, brumaire, frimaire, nivôse, pluviôse, ventôse,
germinal, floreal, prairial, messidor, thermidor, fructidor). Cada mes
tenía treinta días, los días 10 horas y cien minutos y el minuto cien
segundos. Dejó de utilizarse a partir de 1806.
La cronología es útil sobre todo para la documentación histórica,
especialmente medieval. Existen fórmulas, tablas, calendarios
perpetuos, etc. Para reducirlos al cómputo actual.
La Historia.
Memoria de la evolución de la humanidad, abordable desde numerosas

perspectivas, resulta tan inherente al hombre y a su conocimiento que
todas las ciencias y disciplinas la incluyen entre sus presupuestos
programáticos: así existe una historia de la ciencia, de la tecnología, del
derecho, de la medicina… Del mismo modo al Archivística recurra a
ella para elaborar su propia historia, aunque no sea esta la única ni la
más importante de las perspectivas desde la que la aborda.
34
La relación entre ambas es muy estrecha y biunívoca: Por un lado los
documentos de archivo son la fuente básica de la investigación e
información para la historia. Por el otro los documentos son fruto de la
actividad de las personas, físicas o morales (empresas, instituciones…)
que los han producido a lo largo del tiempo. En tal sentido es necesario
conocer la evolución de la sociedad en general, y las de esas personas
en particular. Así la organización de un archivo exige el conocimiento
profundo de la historia de su creador para:
Comprender la forma y el orden en que se han producido los
documentos. Conocer la estructura orgánica, las funciones y actividades
desarrolladas.
Poder comprender el significado de los documentos y de las
agrupaciones documentales, especialmente cuando están
desorganizadas, para dotarlos de un organigrama objetivo y estable en
el tiempo.
La Historia de las Instituciones.
El documento cumplida su función administrativa, pasa a ser fuente de

Historia, de aquí su relación total con ella de tal manera que la
licenciatura en Historia se considera hoy por hoy, salvo algunos puntos
de vista muy recientes, indispensable para cimentar sobre ella los
conocimientos archivísticos. Dentro de la historia es fundamental para
el archivero el conocimiento de las instituciones (organización,
jurisdicción y facultades, evolución y relación con otras instituciones)
Si la diplomática, la paleografía y la sigilografía se presentan como
disciplinas auxiliares indispensables para las tareas descriptivas, la
historia institucional se hace indispensable para las tareas de
organización, sobre todo para la clasificación. La sistematización de
cualquier fondo documental habrá de partir del conocimiento profundo
de la institución que lo origine: funciones, actividades u organismos
que la integren se traducirán en el cuadro de clasificación preciso sobre
el que se sustente el inventario de la documentación.
El Derecho
La importancia que tiene para a archivística, viene dada por la propia

naturaleza de los fondos documentales; tanto los públicos como una
parte de los privados proceden o son reflejo de actividades sujetas a la
ley. Sin necesidad de ser experto jurista, el archivero debe conocer, con
mayor o menor profundidad, determinados campos del derecho.
35
La legislación básica del estado que rige el funcionamiento de la
sociedad, en nuestro caso la Constitución y el estatuto de autonomía de
la comunidad.
La legislación rectora del sector al que se adscriba la entidad a cuyo
servicio se encuentra en el archivo. Por ejemplo, en el caso de un
ayuntamiento la Ley Reguladora de Bases de Régimen Local, el
Reglamento de Organización y Funcionamiento de las Corporaciones
Locales, la Ley del régimen local de la Comunidad Autónoma, así
como los decretos y reglamentos que desarrollen la legislación básica.
La legislación de ámbito archivístico: la ley de patrimonio Histórico
Español, la de la comunidad autónoma, al igual que su ley de archivos,
la legislación sobre: tratamiento y protección de datos (por ejemplo la
LOTARD), secretos oficiales, derecho de acceso a la información, etc.
Sin olvidar el reglamento del propio servicio.
La legislación sobre procedimiento administrativo: Ley de Régimen
Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento
Administrativo Común, y los derechos de su desarrollo.
El Derecho administrativo y el procedimiento administrativo.
Los documentos que se producen hoy en los archivos formados con

ellos son objeto también de interés de los archiveros. El acercamiento a
su génesis nos será facilitado por el conocimiento de los conceptos
fundamentales del derecho administrativo y de las líneas generales del
procedimiento administrativo. En este sentido esta parte de la ciencia
auxiliar será también un elemento auxiliar importante para la
archivística en cuanto que nos ayudará a estudiar la tipología
documental de los testimonios o expedientes que se producen hoy que
nos llevará a la delimitación de las diferentes series que se forman en
cada dependencia de cualquier institución.
La Lingüística.
La lingüística sirve de fuente para llevar a cabo las labores lingüísticas

que se dan dentro de las tareas técnicas propias de los centros de
información –indización y resúmenes-. La falta de formación en este
campo es causa frecuente de ambigüedad e inexactitudes, en las labores
reseñadas. Además señala su conocimiento sirve para evaluar otros
productos lingüísticos sistemas de traducción automática, sistemas
terminológicos, de indización, etc. Herramientas muy importantes para
los profesionales de la documentación, en cuanto contribuyen a una
mejor explotación y a una mayor rentabilidad de la información.
36
Las tecnologías de la información.
Podemos definir a las nuevas tecnologías como el conjunto de los

medios informáticos (físicos y lógicos) que sirven para la captura,
almacenamiento, tratamiento y difusión informatizada de la
información, así como las telecomunicaciones y la informática.
Desde sus inicios en los años cuarenta, el desarrollo de estas nuevas
tecnologías has sido vertiginoso y alcanzado a todos los sectores de
actividad, hasta el punto de hacerse imprescindibles en las sociedades
desarrolladas. Su presencia como auxiliar del archivero es algo fuera de
toda duda, pues, la materia prima de esas tareas es la información.
La aplicación de estas tecnologías a los archivos comienza a partir de
los años setenta, cuando se crea el Comité de automatización del
Consejo Internacional de Archivos, que comienza a publicar el boletín
ADPA. En la misma década arrancan los primeros proyectos
archivísticos españoles, impulsados por la Inspección General de
Archivos: la guía de investigadores, el proyecto de informatización del
Catastro de Ensenada, el inventario informatizado de los protocolos
notariales y el Centro de Información Documental de Archivos, creado
por el Ministerio de Cultura en 1978.
Las nuevas tecnologías son susceptibles de ser aplicadas dan múltiples
tareas archivísticas, tales como: las transferencias, el control físico de
los fondos, el control de préstamo y consultas, los instrumentos de
descripción, el expurgo, la difusión, la gestión del servicio… La
documentación producida por medios electrónicos cada vez es más
abundante y el archivero debe tratarla, para lo cual necesita conocer, la
naturaleza, el procedimiento de creación, los sistemas de acceso, los de
intercambio, etc. Para poder ponerlos en servicio adecuadamente.
37
HISTORIA DE LA ARCHIVÍSTICA Y DE LOS ARCHIVOS
Evolución histórica de la Archivística
Antes de la formulación de esta disciplina, existió una práctica en la

sistematización y la conservación de fondos documentales. Esta
práctica ha estado unida necesariamente a la historia de los archivos
como depósitos de testimonios escritos.
En un principio se guardaron juntos libros y documentos. Poco a poco
se produce la separación.
Es fundamental el papel de las Cancillerías en la producción y
conservación documentales. La disposición de los documentos se hace
referencia por orden cronológico, aunque a veces se haga por orden
alfabético onomástico o por temas.
Al abordar el tema de la evolución histórica de la Archivística y de su
objeto de estudio: los fondos documentales y los archivos, nos
encontramos con una grave carencia desde el punto de partida, es decir,
la escasez de monografías que hayan tratado este tema.
Al establecer la cronología hay una dicotomía entre la disciplina y
objeto de atención. Pues los archivos, como los documentos, tienen una
existencia, clara y de larga duración, la ciencia que los estudia, por el
contrario es de factura relativamente reciente y con un perfil pero
definido en el tiempo. Los primeros inicios que nos retrotraen hasta el
origen de la escritura. Mediado el cuarto milenio: para situar a la
archivística, tenemos que situarnos a mediados del siglo XIX.
Los diferentes autores que han abordado la cuestión, señalan el siglo
XIX como el período en que la archivística ve la luz. Algunos autores
lo asocian con la publicación en 1898 del «Manual para clasificación y
descripción de los archivos», obra de los archiveros holandeses S.
Muller, J.A. Feith y R. Fruin. Resulta evidente que se trate del primer
compendio de una serie de obras técnicas orientadas a la organización
de los fondos documentales; consideramos, sin embargo que los
orígenes de esta ciencia como tal son difíciles de señalar con certeza
meridiana, por cuanto comienza como una disciplina implícita para el
arreglo de los archivos, y, con el tiempo, -aún hoy- permanece en
constante evolución para alcanzar los perfiles que la definan como
ciencia.
Como se verá más adelante, la organización de los archivos ha pasado
por una serie de vicisitudes históricas, que es posible agrupar en dos
períodos:
38
El período prearchivístico, durante el cual el tratamiento de los fondos
documentales se ha caracterizado por la indefinición en sus
presupuestos e incluso por la sumisión a los principios de otras
disciplinas.
El período de desarrollo, durante el cual, tanto en la teoría como en el
tratamiento de los fondos documentales, ha logrado unos niveles
suficientes de autonomía como para poder hablar propiamente de
Archivística.
El período prearchivístico:
Dentro de éste cabe señalar cuatro sub-períodos o tramos,

contemplados clásicamente por los tratadistas y que R.H. Bautier divide
del siguiente modo:
- La época de los archivos de palacio: que se corresponde en

términos generales con la Antigüedad.
- La época de los cartularios (trésor de chartes): abarcado por los
siglo XII a XVI, es decir la Edad Media.
- La época de los archivos como arsenal de autoridad: que se
extiende a lo largo del Antiguo Régimen, desde el XVI a
comienzos del XIX.
- La época de los archivos como laboratorio de la Historia: desde
los inicios del siglo XIX hasta mediados del siglo XX.
La Antigüedad
Desde las monarquías surgidas en el Asia anterior hasta el Bajo Imperio

Romano, pasando por las civilizaciones egipcia y griega, se tiene
constancia de la existencia de archivos y, por consiguiente de fondos
documentales organizados. Las excavaciones de Tell Hairiri, Ras-
Shamra, Nippur.. han dejado prueba suficiente de su remota existencia:
archivos reales de los templos, e incluso bancarios como el de la familia
Murasu; sin embargo el procedimiento arqueológico empleado, más
interesado en encontrar textos que en reconstruir su organización, nos
ha privado de un conocimiento fundamental, desde el punto de vista
archivístico, el de la sistematización de aquellos fondos.
En cuanto a los archivos egipcios, el conocimiento que poseemos es
tanto irregular y anecdótico, pues se desconoce su clasificación original
y, por tanto, resulta imposible reconocer los criterios empleados para
analizar su estado y evolución.
En el caso de Grecia y Roma, desgraciadamente, el conocimiento que
poseemos tanto del archeion como del tabularium procede de fuentes
39
indirectas: los historiadores clásicos, las fuentes epigráficas y los restos
arqueológicos. El modo violento por el que fueron destruidas, tras la
conquista, las instituciones clásicas, ha impedido la conservación de
importantes fuentes de información para la historia.
En el mundo clásico las características de los archivos son las
siguientes:
- El archivo surge como una institución con entidad propia y es

identificado con toda claridad archeion griego de cuya
latinización: archivum procede el término archivo y el
tabularium romano, cuyo régimen jurídico, como es propio de
toda institución, fue establecido por la legislación coetánea.
- La importancia concebida a los archivos viene así misma por la
existencia de responsables de su custodia y de servidores
específicos, de forma institucionalizada: el areópago y el epístata,
los censores y los prefectos, respectivamente.
- Los archivos cobran ahora más que nunca una doble utilidad
administrativa y jurídica. Las administraciones los conservan
como fuente de información para su gobierno, el derecho –el
romano- establece el valor probatorio del documento.
- En ambas civilizaciones se contempla el principio de
autenticidad documental y su consiguiente vigor legal. Así los
documentos conservados en los archivos públicos eran
auténticos, y aún los privados alcanzaban tal categoría, cuando su
custodia era encomendada a aquellos. La autenticidad y el valor
legal de los documentos estaban garantizados por determinados
procedimientos administrativos: el vidimus o certificación a que
en Roma eran sometidas las copias, como condición inexcusable
para transferirles autenticidad.
- El archivo tiene un notado carácter público. Si bien existían
archivos privados: familiares, religiosos, económicos… es el
público dependiente de las instituciones del Estado el Archivo
por antonomasia.
- «Los documentos eran creados y conservados por necesidades de
gobierno y de administración; la gestión del poder y la gestión de
los documentos estaban estrechamente ligados».
Entre ambas civilizaciones se pueden establecer las siguientes

diferencias:
- La diversa concepción del modelo de estado, ciudades estado

griegas y el imperio romano, solo en este último es posible
desvelar la existencia de archivos públicos. En el período
40
imperial se incrementó su centralización, desde la división de los
scrinia stataria hasta los scrinia viatoria, hasta la reforma de
Justiniano, que estableció la red de archivos en las provincias.
- En Grecia surge el concepto de publicidad como atributo propio
de los archivos públicos, unido a la noción de Democracia. Esta
concepción del papel de los archivos será la base, que resurgirá
muchos siglos más tarde, del derecho de todo ciudadano a
acceder a los fondos públicos. A consultar y obtener copia de sus
documentos. En Roma el acceso estaba restringido a
determinados funcionarios, era un privilegio de pocos y un
instrumento para el ejercicio del poder.
Edad Antigua: Archivos de Palacio.  - Ebla y Mari. Ejemplo de un

sistema archivístico en la antigüedad.
En las mismas fechas en las que caía el Imperio Antiguo en Egipto

(momento en el que destacan la construcción de las pirámides de Giza),
se estaba construyendo Stonehegen y en la Península Ibérica estaban en
los inicios de la edad de bronce, con la Cultura de los Millares, en el
norte de Siria se levantaba una importante ciudad circundada por cinco
kilómetros de murallas y coronada de templos y palacios.
El descubrimiento de Ebla fue un hito revolucionario. Durante casi dos
siglos los arqueólogos habían imaginado el Tercer Milenio a.C.
dominado por dos potencias civilizadoras, la egipcia junto al Nilo y la
sumeria entre los ríos Tigris y Éufrates. Entre ellas y la prehistoria
europea sólo existían pequeñas aldeas agrícolas diseminadas por aquí y
por allá, de escasa importancia e incapaces de influir en el equilibrio
político del mundo antiguo. En este marco, el norte de Siria era
considerado una tierra poco o nada interesante, habitada únicamente
por pastores nómadas hasta fechas muy tardías. El hallazgo del archivo
real de Ebla cambió por completo este panorama.
La palabra tell es muy frecuente en arqueología. Designa en árabe una
colina artificial formada por la acumulación durante siglos de los
escombros de antiguas construcciones que han quedado sepultadas por
sus propios derrubios y por la acumulación de posteriores
sedimentaciones. La abundancia de ladrillos de adobe y paja en el
subsuelo convierten este tipo de terrenos en tierras muy fértiles, por lo
que la mayoría han sido utilizados durante generaciones como campos
de cultivo por los aldeanos del lugar. El aspecto exterior de un tell, por
tanto, no difiere mucho del resto de las tierras cultivadas que suelen
rodearlos, salvo por estar más elevado. Sólo la mirada experta del
arqueólogo logra descubrir que bajo esa tierra arada hay enterrada toda
una ciudad.
41
Eso es Ebla, un tell de enormes dimensiones. Cincuenta y seis hectáreas
de superficie formando un gigantesco terraplén artificial, más o menos
circular, de quince metros de altura, con una colina en el centro que se
eleva otros diez metros más. Bajo esta gigantesca pila de escombros se
encontró hace casi cuarenta años uno de los más importantes centros
urbanos de la antigüedad, protagonista indiscutible en la región durante
ochocientos años, en los albores mismos de la historia. Aquí se ha
realizado uno de los más grandes descubrimientos de la arqueología de
este siglo. El archivo del palacio real eblaíta es una de las mayores y
más antiguas bibliotecas de la historia de la humanidad. En su interior
se encontraron diecisiete mil tablillas de textos económicos, políticos y
religiosos. Documentos de un valor incalculable que han permitido
conocer la vida, usos y costumbres del pueblo que vivió en Ebla hace
cuatro mil trescientos años.
Naram-Sin heredero del imperio acadio conquistó Ebla alrededor del
año 2300 a.C. Diecisiete mil documentos de arcilla, despreciados por
los soldados, quedaron sepultados bajo los escombros a la espera de ser
descubiertos cuatro mil años más tarde y, fue precisamente el fuego, lo
que preservó para la posteridad las tablillas de arcilla cruda del archivo
real. El calor del incendio las coció y las endureció protegiéndolas de la
humedad que durante siglos habría terminado deshaciéndolas por
completo. Paradójicamente, su afán destructor, fue el factor decisivo
que permitiría a los científicos, siglos más tarde, reconstruir la historia
de la ciudad, dejando impreso su nombre para siempre en los libros de
historia.
En 1963 llegó a Tell Mardikh Paolo Matthiae, en aquella época un
joven profesor de arqueología de la Universidad La Sapienza de Roma,
que había trasladado su interés por el mundo antiguo desde Egipto a
Oriente Medio. Visionario al estilo de Heinrich Schliemann, exploraba
aquel tell convencido de poder demostrar la existencia de ese reino
fabuloso que llegó a dominar Siria y Mesopotamia durante algunos
siglos del Tercer Milenio, para desaparecer después misteriosamente
sin dejar rastro y quedar completamente olvidado hasta nuestros días.
Sus únicas pistas eran algunos antiguos pasajes de textos acadios,
hititas y egipcios que apenas daban unas escasas indicaciones, sumidas
casi más en la leyenda que en la realidad histórica.
El primer reto fue identificar el nombre verdadero del lugar que estaban
excavando los arqueólogos. Numerosos indicios parecían demostrar
que efectivamente se trataba de la antigua Ebla, a la que las fuentes
antiguas describían como una importante ciudad amurallada, capital de
un gran imperio comercial, situada en una zona de confluencia de rutas
entre Oriente y el Mediterráneo, y rodeada de ricas zonas de cultivo.
42
Pero no existía un sólo documento arqueológico que confirmara
semejante hipótesis.
Se descubrieron las paredes de ladrillos crudos finamente recubiertas de
blanco y en todas podía observarse claramente las huellas de un gran
incendio. El hallazgo de la primera tableta del archivo real fue
verdaderamente emocionante, sobre todo porque se producía en estrato,
es decir, dentro del marco arqueológico que permitía demostrar su
pertenencia al Tercer Milenio a.C. Después, la razón no daba crédito a
todo lo que iba apareciendo ante los ojos. Miles de textos económicos,
políticos, religiosos, jurídicos, tratados internacionales e informes
militares se agolpaban unos sobre otros, tal y como habían caído desde
sus estantes desplomados cuatro mil trescientos años atrás. Las tablillas
variaban de tamaño entre los cinco y los treinta y cinco centímetros.
Muchas aparecían perfectamente conservadas, otras estaban rotas en
cientos de fragmentos que debían ser cuidadosamente recogidos y
ordenados para su posterior restauración y traducción.
A pesar de que las conclusiones derivadas de la lectura de los archivos
aún son provisionales, las excavaciones realizadas a lo largo de todos
estos años han hecho surgir un cuadro bastante completo de la Ebla del
Tercer Milenio. Una ciudad de enormes proporciones que dominó
económica y políticamente una vasta región geográfica durante varios
siglos. Su insólita estructura urbana había sido ideada para satisfacer su
función de centro de intercambio de mercancías. Cuatro largas calzadas
unían las puertas de la muralla que rodeaba la ciudad con la acrópolis,
en la que una vasta y eficiente administración cumplía con sus
funciones. Una plataforma junto al pórtico norte del Palacio Real ha
sido identificada como la Corte de Audiencias, en la que el rey
personalmente trataba los asuntos de Estado. Hasta allí eran escoltadas
las caravanas que llegaban de todas partes para cumplir con los
requisitos legales y pagar las tasas correspondientes.
En dos ambientes en el Patio de las Audiencias, L.2712 y L.2769 había
documentos epigráficos. El primero era un pequeño almacén donde se
encontraron un millar de tablillas y se conservaban sobre baldas de
madera. Era el archivo del último período del Palacio Real. Son
registros de alimentos para la familia real, para los funcionarios y par
los huéspedes extranjeros, para los agentes de negocio y para todos los
empleados en la compleja burocracia de la capital del reino. Este
archivo ha supuesto el conocimiento d la organización de su estado.
Pero el auténtico archivo estaba en la sala L:2769 con más de 15.000
tablillas completas o fragmentarias. Su distribución era como una
librería moderna con tres anaqueles de madera sobre donde se
depositaban los documentos. Había una ordenación interna en la
43
manera de colocar los documentos: los escribas ordenaron el material
en función de su contenido.
En la Sala L.2875, se encontraron una jarra llena de arcilla e
instrumentos propios de escriba: cálamos de hueso afilado y utensilios
de piedra, seguramente para escribir y borrar en las tablillas. Esto hace
pensar a los arqueólogos que era una habitación destinada a la
redacción de documentos.
En la Sala L.2752 se localizaron unas veintenas de tablillas dispuestas
sobre una o dos tablas de madera totalmente quemadas por el incendio.
La hipótesis más probable era que se tratara de la manera habitual de
transportar las placas de arcillas y que se abandonaron allí
precipitadamente. Generalmente son piezas de gran tamaño, unos 30
cm y que cuando se transliteran ocupan más de 60 ó 70 folios por una
cara actuales. Lo que supone que sea una de los mayores archivos
encontrados del III milenio. Suele estar escritas por ambas caras y
divididas en columnas verticales. Cada columna se divide en un número
indeterminado de líneas llamadas registros.
Se han encontrado ciento catorce tablillas con alfabetos arcaicos que
relacionan diferentes lenguas mesopotámicas que utilizaban los
caracteres cuneiformes como medio de expresión escrita. Uno de estos
vocabularios contiene casi mil palabras traducidas, y existen dieciocho
duplicados del mismo, realizados por alumnos de las escuelas de
escribas como parte de su aprendizaje. Estos alfabetos han sido
determinantes para los trabajos de traducción de las tablillas. Esta
compleja labor fue comenzada por el profesor Giovanni Pettinato, de la
Universidad de Roma, continuándola más tarde el doctor Alfonso
Archi, epigrafista oficial de la misión hasta la fecha. La edición de los
textos comenzó en 1982 y en la actualidad existen diez volúmenes
publicados que contienen varios cientos de textos completos y cerca de
un millar de fragmentos.
En los documentos contables si el escriba no usaba todos los registros
las cuentas finales se ponían al final de la tablilla. Pues de esa manera al
depositarla en los estantes del archivo en ángulo recto, las sumas finales
se encontrarían y podrían consultarse de manera más ágil. Toda la
documentación está firmada por el escriba y hay a modo de colofón
anotaciones que hacen las veces del “título”. Incluso hay estudios
diplomáticos pues se ha constatado que se seguían fórmulas
administrativas diferentes en función del tipo documental. En la
documentación de tipo contable, la forma de las tablillas está
directamente relacionada con las entradas y salidas en sus balances
anuales: entradas en tablillas redondeadas, las salidas con forma
cuadrada.
44
Cronológicamente seguían dos tipos de calendarios, uno ligado a los
procesos estacionales y otro relacionado con acontecimientos
administrativos o culturales.
Organización archivística
- Documentación de carácter administrativo:

Entrada y salida de toneladas de oro y plata, bronces, tejidos, madera y
piedras preciosas.
Agricultura y cría de ganado (bovino y equino), entrega y salida de
cereales
Documentación sobre la exportación de sus productos. Esta
documentación ha servido para reconstruir la historia política del
Creciente Fertil.
Personal administrativo. Lista de raciones, de funcionarios y personal
dependiente del Estado.
Documentación relativa al culto: ofrenda de animales, cereales...hechas
a los templos o a determinadas divinidades como Isthar.
Documentación histórica
Tratados, listas de ciudades sometidas a Ebla y comunicaciones
oficiales de la Corte.
Documentación histórico-administrativa como ordenanzas reales,
disposiciones  administrativas.
Documentación histórico-jurídica, disposiciones sobre propiedades
inmuebles y  dotes para matrimonios de personajes reales.
Los archivos. Una constante en la evolución del hombre.
Toda esta documentación es fundamental para reconstruir el comercio
internacional en ese momento.
Textos lexicográficos. Son documentos que definen a Ebla como un
centro cultural del III milenio.
- Textos monolingües sumerios, con ejercicios de escuela para jóvenes
escribas: son listas académicas de palabras sumerias 8botánica,
zoología, mineralogía...). Junto con los silabarios, listas de palabras
sumerias escritas logográficamente con el añadido de la pronunciación.
Tb hay textos eblaítas.
Vocabularios bilingües. Voces sumerias con la traducción eblaíta.
- Textos literarios y religiosos. Con mitos y epopeyas, himnos y
conjuros, y rituales complejos. Son los de más difícil traducción.
En otros entornos urbanos mesopotámicos como Uruk, Ur, Fara, Abu

Salabikh, Adab y Lagas, también se han encontrado archivos de
Palacio. Lo que diferencia a Ebla de ellos, es que mientras éstos
trataban problemas locales, con un radio de extensión que no iba más
45
allá de 50 km, en Ebla los escribas se preocuparon de proporcionar
amplias informaciones sobre su procedimiento administrativo, y sobre
otros estados mostrándonos también su vida política y su organización
interna.
La Edad Media
El derecho germano se va imponiendo al romano, lo que desde el punto

de vista documental tiene una serie de consecuencias claras. Mientras
que este se basaba en el valor probatorio del documento escrito, ahora,
merced al influjo germánico, se imponía el procedimiento oral y la
prueba testimonial.
1. El aspecto más importante es sin duda, sino el nacimiento, si la

consolidación de una acusada indeterminación entre el mundo
bibliotecario y el archivístico, consagrado por la regla
benedictina que a comienzos del siglo VI incluían ambos trabajos
en las actividades propias del monacato. Hasta el punto que la
documentación de archivo adopta el formato de códice,
obsesivamente mantenido durante siglos.
2. La cancillería pontificia puede ser considerada como la única
institución que conserva la tradición administrativa romana y, en
consecuencia, revela unos usos archivísticos ya decaídos en el
continente. Desde el siglo IV se mantiene de forma irregular el
registro de algunos documentos. El procedimiento clasificatorio
consistía en agrupar, dentro del registro de cada año, los
documentos según su naturaleza canónica; así cabe distinguir las
provincias de beneficios, las indulgencias, privilegios
litúrgicos…
3. Las cortes alto-medievales eran itinerantes por lo que no han
dejado constancia ya que sus fondos estaban sometidos a
dispersión constante. Se sabe que en el mundo visigodo, el
thesaurus que era el espacio donde se archivaba la
documentación real, los códigos y los tratados internacionales.
En este período prearchivístico alto medieval, existe un corpus teórico,

sin embargo la praxis administrativa introdujo una serie de cambios en
el orden archivístico que cabe resumir en los siguientes aspectos:
1. Los documentos públicos experimentaron una evolución, bajo el

signo de la simplificación diplomática y del procedimiento
administrativo. El incremento en el número de documentos
corrientes, por comparación con el período anterior de las
46
escrituras solemnes, dio lugar a la aparición de tipos
diplomáticos más simples.
2. El registro de los documentos se adopta y generaliza en las
cancillerías de los grandes reinos, primero de forma
indiferenciada y, ya a partir del siglo XII, se van distinguiendo
las series documentales según su naturaleza y su interés.
3. El sistema de agrupación documental a base de cartularios se
mantiene a lo largo de toda la Edad Media, donde los
documentos solemnes y de valor permanente son conservados.
4. Aun cuando perdure el cartulario, la transformación de los
métodos administrativos introdujo grandes cambios, por lo que
se refiere a la riqueza de la clasificación archivística se
difundieron tres sistemas:
a. «Clasificación sistemática para piezas sueltas de los

cartularios (tratados, contratos matrimoniales, testamentos,
bulas, adquisiciones de tierras, etc.)»
b. Clasificación cronológica en las cancillerías donde se
llevaban según orden de expedición o de recepción de las
unidades documentales los registros de transcripción, las
minutas, los originales recibidos.
c. En las escribanías y en los tribunales se conservan en
legajos (junto a las series cronológicas de cuentas o de
sentencias) las piezas referidas a un asunto judicial dado
(procuraciones, informes,), así como las piezas
justificativas de las cuentas.
5. Noción de archivos públicos continuaba ausente del panorama

europeo. Aún los que siglos después considerarán como tales que
estaban conceptuados como reales.
6. La desaparecida noción de archivos públicos fue reemplazada
por la de autenticidad en dos formas diferentes, las formalidades
diplomáticas y la necesidad de autentificar los actos privados.
7. En los siglos XIV y XV se crearon tipos documentales
diferenciados, al tiempo que los archivos de la corona suponen la
base de la futura creación de los archivos de estado. Los
archivos eclesiásticos, tanto como el clero regular como el
secular, constituyen ya una de las redes más potentes y mejor
estructuradas y coordinadas de fondos documentales. Los
privados, existentes pero mal conocidos, cerrarían el panorama
tipológico medieval.
47
Para M. Romero Tallafigo, durante el período visigodo, heredero de la
tradición latina de las scrinia, se tiene constancia del Thesaura y Archa
(tesoros y arcas) en los que se conservaba la documentación generada
por el estado y custodiados por el comes Thesaurorum.
Este periodo se caracteriza por el estancamiento respecto a la época
romana, degeneración que será la tónica general de los reinos cristianos
hasta el siglo XII.
La evolución de los reinos medievales es dispar como afirma R. Conde
Delgado (Historia de los Archivos y la Archivística, 1998.) ya que
mientras que la corona Castellana no dispuso de un sistema archivístico
que garantizase la conservación de la documentación, el reino de
Navarra mantuvo sus archivos bajo control del poder sin llegar a
establecer un sistema, lo que si sucedió en Aragón, que creo, incluso,
un cargo especifico de archivero y que reglamento
pormenorizadamente la política archivística. En este periodo se inician
los registros de documentos en las cancillerías y la documentación más
solemne se conserva en los cartularios. Además se inicia la
conservación de la documentación judicial. Con el desarrollo de las
actividades económicas y del crecimiento de las ciudades se produce el
desarrollo de otros depósitos de archivo locales, generados por los
concejos y otras instituciones que desarrollan sus actividades en los
centros urbanos.
Castilla.
Este reino tuvo antes de la creación del archivo de Simancas un sistema

de depósito de la documentación central unificado y con una ubicación
permanente, sino que tuvo un marcado carácter disperso e itinerante,
como la propia corte. Aunque en las cortes de Toro de 1371 se
establecen unas normas para la creación de un archivo real, en la
práctica no se materializo en lo que respecta a la documentación
político administrativa. Respecto a la documentación económica,
comienza a ponerse en práctica a mediados del siglo XV un sistema por
el que no fue necesario viajar con todo la documentación producida. De
esta forma en las cortes de Toledo de 1436 se pide depositar la
documentación antigua cuya validez hubiese finalizado en un depósito
en Toledo, para posteriormente enviarlo a Valladolid.
Durante el reinado de los Reyes Católicos, se abre un nuevo periodo en
el que se intentan crear depósitos archivísticos estables. Por un lado, las
ordenanzas de la chancillería de Valladolid, de 1485, establecen la
creación de un archivo organizado con una estancia propia en la que los
procesos judiciales se ordenaran de forma cronológica y con una breve
descripción del mismo. Así mismo establece la creación de otro archivo
48
en el que se conservaría la documentación referida a la propia
institución en su desarrollo (pragmáticas, ordenanzas, privilegios, etc.).
El interés de estos monarcas por conservar reunida la documentación
generada por su administración no se traduciría por el momento, en la
creación de un archivo administrativo central
El reino de Navarra.
De este reino no se conocen a penas datos anteriores a 1328, aunque

cabe suponer que la documentación se conserva en los monasterios. En
Estella, según un inventario de 1326, existía un arca en la capilla de San
salvador del castillo, núcleo del archivo real formado en Tudela bajo
Sancho VII y que contenía documentación desde mediados del siglo
XII hasta la muerte de Enrique II (1273). En Tiesbas hubo un conjunto
de documentos reales referentes al patronato real, a las relaciones con
las villas, fueros y juramentos, cofradías y al patrimonio privado del rey
aunque lo más importante es la documentación económica, desde mitad
del siglo XIII a 1309, así como los libros de la tesorería real desde 1252
a 1309.
Tiesbas continuara siendo sede del archivo de la tesorería durante gran
parte del siglo XIV, conservando los libros de cámara de Comptos, las
escrituras de real patrimonio y el resto de la documentación económica.
A mitad del siglo su documentación se fusiono con el depósito de
Estella, de carácter histórico y a mitad del siglo XV se unificarían en un
archivo central los fondos de Tiesbas, Estella y Panplona.
La incorporación de Navarra a la Corona Castellana supuso la creación
del archivo de las Cortes o Archivo del Reino, que recoge la
documentación político-administrativa del reino desde finales del siglo
XV y con vigencia hasta el siglo XIX, cuando se une al archivo de la
cámara de comptos.
La corona de Aragón.
Parece que hubo un archivo condal en Barcelona a partir de los

Berengueres, lo que se sustenta con la conservación de 15000
documentos judiciales de la etapa comprendida entre 950 y 1100, y más
de un centenar de documentos privados entre el 840 y el 1025. No
obstante no se conoce cuál fue su ubicación ni el volumen con el que
conto. En Aragón por el contrario, no hay constancia de un archivo para
la etapa condal
La primera mención de un archivo real es de 1180 aunque se desconoce
que había depositado en él hasta el siglo XIII. El primer depósito del
que se tiene constancia es el del monasterio de Sijena, monasterio de
49
fundación real en el que se conservaron documentos relativos a la
expansión territorial de Jaime I, las relaciones con Castilla y Navarra, y
documentación económica. A principios del siglo XIV la
documentación se traslada a Barcelona, al monasterio de San Juan de
Jerusalén. En este nuevo depósito la gestión estuvo perfectamente
organizada desde el principio y se conservan actas de depósito y
desarchivo y anotaciones registrales en volúmenes.
Hubo otros depósitos documentales regios, como el de los templarios
de Barcelona o el palacio real, además de otras ubicaciones como
consecuencia del carácter itinerante de la corte.
A partir de estos depósitos, Jaime II crea el Archivo Real, concentrando
la documentación en su palacio de Barcelona. En 1384, Pedro el
ceremonioso otorga unas ordenanzas para el funcionamiento del
archivo, las más antiguas de España y unas de las primeras de Europa.
En ellas se considera al archivo como una unidad administrativa
especializada, que debería recoger periódicamente la documentación
producida por la administración real. Se establecen las funciones de
Archivo, la figura del archivero, el control de los fondos y hasta su
tratamiento.
Respecto a los archivos de Valencia, en 1419 y como consecuencia de
la descentralización de la Corona, Alfonso el Magnánimo Crea el
archivo del Reino de Valencia en el palacio Real, ordenando que se
comiencen a elaborar los registros propios y que la documentación
valenciana conservada en el archivo de Barcelona se pase a este
depósito.
Algo similar sucede en el Reino de Aragón que en 1461 crea un archivo
real con sede en Zaragoza.
Edad Media: Los tesoros de Cartas -
La Suprema Inquisición: el archivo al servicio del control y de la

represión.
El 1 de noviembre de 1478, el Papa Sixto IV concedió a los Reyes,
mediante la Bula Exigit sincerae devotionis, la potestad perpetua para
nombrar inquisidores. Dos años después se nombraron a dos
inquisidores en el reino de Castilla, mientras que La Corona de Aragón
quedó sujeta a la inquisición episcopal hasta 1481.
El archivo del Santo Oficio se convirtió pronto en un elemento
fundamental en el funcionamiento de la institución. Fue una de las
claves fundamentales para el éxito en el ejercicio de las funciones
delatorias. Debido a su gran importancia desde los primeros momentos
la cúpula inquisitorial estableció diferentes normas encaminadas a
salvaguardar el secreto en su procedimiento y solicitó por ello a sus
50
oficiales que pusiesen especial cuidado en las arcas que custodiaban la
documentación. Estas contenían grandes volúmenes de papeles
expedidos por el organismo, cuya conservación garantizaba los
privilegios y derechos adquiridos por la Inquisición.
Así en las primeras Instrucciones del inquisidor general Torquemada de
1488 ya se establece que la documentación se guarde en arcas cerradas
con una cerradura de tres llaves, las cuales debían estar en poder de los
inquisidores. Estos sólo podrían entregárselas a los notarios, quienes
eran los únicos capacitados para manejar esta documentación. En teoría
las arcas se conservaban en la sala donde se reunía el tribunal, para de
esta manera tener a mano los papeles necesarios para la tramitación de
los asuntos y a la vez se garantizaba su seguridad. El no cumplimiento
de las Instrucciones suponía un delito castigado con la privación del
oficio.
En menos de una década se constituyen 27 tribunales en todo el
territorio, menos en Galicia donde había pocos problemas de conversos
y Granada y Navarra que no estaban anexionadas. Al principio todos
los tribunales eran itinerantes.
Todo ello hizo que el procedimiento de salvaguardar la documentación

en arcas se quedara pequeño y que los tribunales tuvieran que disponer
de una cámara, en donde se depositarían todo tipo de registros, libros y
documentos. Estas debían cerrarse con tres llaves: una quedaría en
poder del fiscal y las restantes serían dadas a los notarios
inquisitoriales, únicos autorizados a entrar en la cámara. De hecho, a
partir de entonces la mayoría de los tribunales inquisitoriales
empezarían a contar con un edificio o casa estable donde reunirse,
donde lógicamente habría una cámara-archivo.
Hay que tener en cuenta que los tribunales únicamente procesaban a los
que estaban bautizados y que ante cualquier conflicto de competencias
siempre se cedía ante el Santo Oficio. Sus miembros poseían fuero o
derecho especial que los protegía pasando por las leyes civiles y
eclesiásticas vigentes.
Esta circunstancia no se dio a lo que se refiere al Consejo de la
Suprema Inquisición (órgano rector del Santo Oficio), pues durante la
primera mitad del siglo XVI permaneció itinerante siguiendo a los
monarcas.
Para desempeñar adecuadamente sus funciones, los consejeros de la
Suprema debían consultar constantemente los antecedentes. Por ello,
debían asegurarse en sus desplazamientos que contaran con la
documentación pertinente. Dichos traslados siempre se realizaban con
grandes fastos y mucha solemnidad pues la documentación y las arcas
representaban un símbolo de gran autoridad y poder inquisitorial.
51
Sin embargo, a pesar del enorme cuidado que se tenía, la ingente
cantidad de documentación hizo pronto que fuera imposible moverla.
Por ello, cuando las escrituras carecían de vigencia o de necesidad
urgente, los inquisidores y notarios empezaron a depositarlas en las
casas e iglesias por donde pasaban para que allí se custodiase. Esto
provocaba, lógicamente, la dispersión de la documentación y además
no se garantizaba la seguridad y buena conservación de la
documentación, y claro está, su secreto. Por ejemplo, el monasterio de
Guadalupe conservó durante el primer cuarto del siglo XVI gran
cantidad de documentos inquisitoriales, que a pesar de las peticiones
del inquisidor general Cisneros, se negaban a devolver. Debido a que su
posesión les otorgaba poder y autoridad. Cuando la Corte se estableció
en Madrid, los secretarios del Consejo depositaron los documentos
menos consultados y cuyo secreto corría menor peligro en el convento
de Nuestra Señora de Atocha.
Además en este momento, no había una delimitación clara entre
documentación pública y privada. Así los secretarios del rey, como
Juan Ruiz de Calcena, una vez que se jubiló, se llevó toda la
documentación expedida por él a su casa natal en Aragón. Cuando el
inquisidor general le pidió el retorno de la documentación, éste se negó
en rotundo. La intervención del rey, sólo sirvió para que se devolviera
una ínfima parte con valor meramente administrativo. Era práctica
habitual que realizaran parte de sus tareas en sus casas, y que la
documentación acabara conservándose en ellas. Por ello, durante el
siglo XVI y parte del siguiente, la Suprema facilitó a los secretarios una
casa segura donde vivir y donde custodiar la documentación y los
sellos. En el caso del Consejo de Inquisición esta situación se agravaba
por no disponer de un edificio fijo para su archivo.
También estaba prohibido que cuando fallecieran los notarios, sus
herederos se apropiaran de la documentación como sucedía con los
escribanos públicos. Así se dispuso que a la muerte de cualquier
miembro que manejara documentación inquisitorial, se debía acudir a
su casa y recuperar los papeles referidos a su institución, para que
fueran dados a su sucesor en el cargo.
En general los secretarios del consejo ocupaban un cargo vitalicio e
interno dentro de la jerarquía inquisitorial, solían tener una actitud
reticente en cuanto a la entrega de la documentación, más lo eran los
secretarios de cámara, que actuaban como secretarios privados,
nombrados directamente por el inquisidor general y que debían
abandonar el cargo a la muerte de su protector, sin que volvieran a tener
ningún vínculo con el Santo Oficio. Por ello la Suprema le impuso la
obligación de entregar todos los libros al dejar su puesto. Se sabe
fehacientemente que dicha normativa no se cumplía.
52
Así se prohibió que se sacara la documentación fuera de las
dependencias inquisitoriales. Excepto a los relatores, que debían
llevarlas en bolsas de terciopelo negro para que no se supiera su
contenido. Si la llevaban los criados, la bolsa debía llevar cerradura
para evitar tentaciones.
Con ello se buscaba evitar dos riesgos: uno, que se perdiera la
documentación en las casas particulares, y dos que se robara. Todo ello
se volvió en transcendental para la Inquisición. En 1498, a través de las
instrucciones de Sevilla, se obliga a todos los miembros de la
Inquisición a jurar fidelidad y a guardar secreto. Además se le subió
significativamente el salario a los que manejaban directamente la
documentación para evitar que la vendieran.
Otro problema fundamental era el desorden que reinaba en los archivos.
La cantidad de documentación generada durante varias décadas
provocó una desorganización brutal. Este desorden en ocasiones era
buscado porque así era más difícil notar la falta de cierta
documentación.
Buscando una solución a tantas dificultades, en 1622 el Consejo de la
Inquisición adquiere una casa en Madrid que perteneció a Rodrigo
Calderón. En ella se reuniría el Consejo de la Suprema, trabajarían los
oficiales, se alojaría el inquisidor general y se acondicionarían varias
habitaciones como depósitos. La construcción está conformada por dos
alas que dan a la calle Torija y a la del Reloj, cada una de ellas con
cuatro plantas y un amplio patio interior.
Tendría la siguiente estructura:
- En la planta sótano estarían las cocinas y cuartos de servicios.

- En la planta baja, estarían las dependencias del secretario de
cámara en una de las alas, y en la otra los aposentos del
inquisidor general. Tenía una zona que daba a las llamadas
escaleras secretas que le permitían moverse con facilidad por
todo el edificio.
- El primer piso era donde se reunía el Consejo de la Suprema.
Tenía oratorio y sacristía, donde se celebraba misa todos los días
antes de comenzar la sesión de trabajo. En el otro lado estaban
las secretarías de Castilla y la de Aragón. Aquí también estaban
alas salas del archivo, en la zona más apartada cumpliendo con
las normas que establecían que para salvaguardar el secreto
documental, los depósitos estuvieran fuera del recorrido habitual
de los miembros. La documentación de las secretarías de Castilla
y Aragón se guardaba independientemente en habitaciones
separadas.
53
- El último piso concentraba los aposentos, salas, cocinas y demás
habitaciones de los criados y oficiales del Consejo, como el
capellán y el portero. Aquí tb estaban los desvanes que desde
principios del siglo XVIII sirvieron de cámara o depósito para
albergar la biblioteca de libros prohibidos que se trasladó allí al
tener problemas de espacio en el archivo.
Apenas conocemos cómo se organizaba y estaba instalada la

documentación en los depósitos. Parece que estaban compuestas por
armarios o estantes repletos de cajones de madera de grandes
dimensiones con capacidad para unos 20 legajos y libros. Los cajones
tenían una numeración propia y se les añadían carteles con letras bien
visibles para identificar el tipo de documentación o materia a la que
hacía referencia. Cada legajo y libro tenía su sitio concreto, cuando se
sacaba se quedaba vacío hasta su reintegración.
A pesar de las medidas tomadas, en pocos años la desorganización del
archivo era patente, porque la documentación no se reintegraba
adecuadamente con lo que no se encontraba y había que solicitarla a los
tribunales de distritos con lo que los plazos de tramitación de los pleitos
aumentaba. Finalmente se adoptaron varias normas: la primera fue el
empleo de libros-registros. Hasta 1619, las series sólo se separaban
por el criterio geográfico de las Coronas de Castilla y de Aragón. Así
cada secretaría tenía una serie de correspondencia con los tribunales
con los que mantenía comunicación. En ellas, las misivas se ordenaban
de manera irregular empleando diversos criterios: cronológico, temático
o geográfico. La clasificación sería por lo tanto orgánica y dentro de
ella los documentos debían ordenarse por criterio cronológico. Dentro
de las series aparecen subseries, formada por las relaciones de fe
enviadas desde los diferentes tribunales al Consejo, las cuales eran
conservadas en libros separados de las cartas.
Otra de las medidas fue la de elaborar inventarios donde se indicara la
documentación conservada. En la mayoría de los casos fueron el
resultado último de las diferentes reorganizaciones, físicas e
intelectuales de los volúmenes documentales acumulados. Sólo a partir
del XVIII los intentos de reorganización fueron realmente productivos,
dando como resultado un mayor conocimiento del archivo, una más
fácil localización de los documentos y una mejor conservación de los
instrumentos.
Posteriormente en este mismo lugar, Ventura Rodríguez diseñó n
edificio de corte neoclásico que se erigió en 1735. Poco a poco la
institución fue entrando en una etapa de inactividad cada vez mayor
más patente a finales del XVIII aunque no fue abolida hasta 1834.
54
El Antiguo Régimen.
Este período abarca desde el siglo XVI hasta la Revolución Francesa, y

en el caso de otros muchos países hasta las primeras décadas del siglo
XIX. El Antiguo Régimen se caracteriza por los siguientes factores:
- Durante este período surge, se desarrolla y desaparece un

concepto nuevo: el de los archivos del Estado, que en el período
siguiente será sustituido por el de los archivos nacionales.
- La documentación archivística, además de constituir
esencialmente una fuente de poder, va cobrando de manera
paulatina una utilidad para la historia, que se verá
definitivamente consagrada con la desaparición de las
instituciones del Antiguo Régimen y con la apertura de los
fondos a la investigación.
La primera nota destaca con la creación de los archivos del Estado y la

concentración en los mismos de los fondos documentales dispersos. A
este respecto cabe diferenciar tres momentos.
La organización de los primeros archivos del Estado, España fue

pionera a comienzos del siglo XVI creando un modelo que se extenderá
a otros países a lo largo de ese siglo y del siguiente. El proceso que se
inició a finales del siglo XV (1489), cuando los Reyes Católicos
ordenaron la concentración de sus archivos en la Chancillería de
Valladolid, iniciativa que reproducirá Maximiliano de Augsburgo al
organizar en Innsbruck los archivos del imperio. En cambio, habrá que
esperar a que Carlos V transfiera en 1545 la documentación del reino
Castellano al castillo de Simancas, donde Felipe II finalizará la
concentración definitiva de los archivos procedentes de todos los
consejos, audiencias, chancillerías, tesorerías, secretarías de Estado.
Proceso que será consagrado unos años más tarde (1588) con la
aprobación del Reglamento para el Gobierno del Archivo de Simancas,
primero de una larga sucesión de archivos del Estado.
A partir de esa acta de nacimiento, el modelo español se expandió a
otros muchos países europeos. Francia inició un proceso similar en
1589 que no culminará hasta el gobierno de Richelieu, en Italia se
crearon en Florencia, Siena y los archivos Vaticanos (1610), al paso
que en Inglaterra se funda el State Paper Office (1578).
A lo largo del siglo XVII se mejoran los métodos de concentración
archivística en grandes depósitos, al tiempo que se van organizando los
archivos administrativos. Pero será el siglo XVIII, y de manera
especial, a partir de 1720, cuando asistamos a una nueva ola de
55
concentración y reagrupamiento. Este año se organizan en Turín los
archivos del Estado de Saboya, y el Zar Pedro el grande de Rusia
instruye dos archivos centrales para todo su territorio, con una novedad,
establece la periodicidad de las transferencias. En 1749 María Teresa
concentra en el Haus Hof-und Staatsarchiv de Viena todos los depósitos
documentales dispersos por su imperio, concebido como un arsenal de
armas jurídicas para estructurar un imperio territorialmente cuestionado
y constitucionalmente endeble.
Siguiendo esa misma línea en 1774 se eligió la Register House de
Escocia, mientras en Sevilla Carlos II en 1781 ordenaba concentrar toda
la documentación relativa a los territorios de ultramar en el Archivo de
Indias.
La tercera ola de concentración a caballo con la Edad Contemporánea,
está representada por el proyecto napoleónico. La obra de Napoleón
consistía en la concentración de varios archivos nacionales de los
distintos países ocupados en París con la finalidad de «restar armas
eventuales al adversario y utilizarlas él mismo en el apoyo de su
política de propaganda» Pero el proyecto solo llegó a ejecutarse en
parte y la mayor concentración documental de la historia, por volumen
y diversidad de procedencia, quedó truncada; por fortuna para los
fondos que a tenor de la metodología archivística del momento,
hubieran sufrido un proceso de desnaturalización difícilmente
restituible.
Durante este período se desprende la característica de que los archivos

son fuente de poder, se detecta una conciencia clara de la
documentación como instrumento de información, precisa y necesaria,
en definitiva, de los derechos de Estado; por contraposición a lo que
será siglos más tarde el norte de las sociedades modernas y
democráticas, el Estado de Derecho, apoyado entre otros aspectos en la
transparencia que el acceso a la documentación pública confiere al
ejercicio del poder, se sustancia a través de tres conceptos:
Los derechos de estado sobre documentos públicos llevarán a las

monarquías a reclamar ante sus funcionarios el reintegro de la
documentación, que por causa del ejercicio de sus cargos tuviesen en su
poder. Se trata del ejercicio del derecho superior que posé el Estado
sobre el conjunto de la documentación pública y el derecho que le
asiste a reivindicarla.
Esta visión de los archivos no fue privativa de los soberanos sino de
todo tipo de entidades, ya fueran públicas o privadas; lo que les llevó a
tomar conciencia paralela de la importancia que tenía la organización
de sus fondos documentales. Este es el momento en el cual municipios,
56
diputaciones, parlamentos, emprenden y observan con asiduidad la
estructuración de sus fondos.
En tanto fuente de poder, se refuerza la concepción del archivo como

territorio infranqueable y presidido por el principio de secreto e
incomunicabilidad. Comenzando por el reglamento de Simancas y
continuando por los que le siguieron, se instituye el principio del
secreto, es decir, la prohibición de acceso y comunicación sin
autorización real, aunque se trata de altos dignatarios de la
Administración.
Desde finales del siglo XVI, a lo largo del siglo XVII y del XVIII surge
una serie de tratadistas que hacen del documento y del archivo su curso
de atención, desde perspectivas diferentes. El primero fue Jacob von
Rammingen que en 1571, reservo a las tareas de archivo un lugar
relevante en la gestión administrativa, y propuso unos principios de
clasificación de los documentos en tres escalas. A finales del siglo
XVII aparece el Méthoden archivorum seu eadem testendi ac
disponendi de Nicolo Giussani (1684, Milán), que como su propio
título indica, se trata de un compendio o manual destinado a la
resolución de problemas derivados de la organización y la descripción
de los fondos.
En el siglo XVIII, continuando en la perspectiva teórica, el número de
tratados archivísticos se enriquecen notablemente: Le Moine, Battenay
de Bonvouloir, Chevrières, Pütter… y son además, trabajos que
desvelan mejor preparación y experiencia por parte de los autores. Sin
embargo los principios de racionalidad y cientifismo tuvieron un efecto
negativo en el mundo archivístico, los nuevos archiveros adoptaban un
método de clasificación sistemático o por materias, utilizando criterios
subjetivos.
En el siglo de las luces se buscaron otros principios que habían de tener
gran importancia en la formación de una doctrina archivística. Es así
como los archiveros se arrogan el derecho de tomar iniciativas en
materia de eliminación de documentos inútiles» dando nacimiento
oficial al expurgo.
Otro gran principio fue el de la transferencia periódica de fondos de la
oficina a los archivos, a fin de asegurar la correcta custodia y
disponibilidad de los documentos ya tramitados. En esto fue Pedro el
Grande el que en 1720 decidió que los documentos de las oficinas rusas
debían ser remitidos a los archivos cada tres años.
A partir de ahora el viejo continente queda dividido en dos grandes
áreas, tanto desde el punto de vista de la gestión administrativa como de
los procedimientos archivísticos. Este proceso queda perfectamente
57
expuesto por Bautier y sus orígenes ubicados a mediados del siglo XVI.
"Las cancillerías dejaron en casi todas partes (la cancillería francesa en
1568) de llevar un registro cronológico de los documentos; solo
Inglaterra y la santa sede, por conservadurismo inveterado,
mantuvieron la práctica hasta la época moderna. En numerosos
servicios los diferentes documentos relativos a un mismo asunto fueron
clasificados juntos en expedientes. Fue Alemania donde el sistema
recibió su impulso decisivo con la difusión del registratur: todo un
documento recibido o expedido por una administración en el manejo de
un negocio era objeto de registro con remisión al expediente del asunto
en el cual debía ser conservado. Todos los documentos desde su
recepción o su nacimiento, eran insertados en series metódicas y
materialmente reunidos con los otros documentos concernientes al
mismo asunto en un faszikel cosido, el cual era ordenado según un plan
de clasificación preestablecido y propio de cada servicio: el aktenplan.
Europa se divide en dos zonas totalmente diferentes en cuanto a la
administración y a la conservación de los documentos. Europa central,
oriental y septentrional adopta entre los siglos XVI y XVIII la
registratur, que va a dar a sus archivos, hasta nuestros días una
estructura que los archiveros de otros países pueden comprender. La
Europa occidental y meridional, permanecen en gran parte fiel al
sistema medieval fundamentado en el orden cronológico. Las grandes
series constituidas según la naturaleza de los documentos, su objeto o
su base geográfica, se dividen a su vez en subseries cronológicas, las
cartas recibidas y las cartas expedidas eran conservadas generalmente
por separadas y por orden de fechas. A partir de que los expedientes
son establecidos, no se concibe ligazón sistemática entre ellos: no existe
un plan de clasificación preestablecido»
Hubo tres cambios, tres aspectos decisivos en los que el modelo fue
ampliamente reproducido. En primer lugar al estructuración de los
archivos en un sistema nacional, en segundo lugar el cambio en el
concepto de los mismos, que pasan de archivos de Estado a archivos de
Nación y en tercer lugar la suspensión de las instituciones del Antiguo
Régimen dejó desprovista de su valor -en tanto armas jurídicas- a la
documentación de las mismas, por lo que -carentes de utilidad
administrativa- pasan a constituir los nuevos archivos de carácter
exclusivamente histórico y, en cuanto tales, de libre acceso.
Edad Moderna: Arsenales de Autoridad. -
El Consejo de Castilla: su organización archivística.

Cualquier administración sabe que no es posible tener al alcance de la
mano todos los documentos recibidos o producidos. En la Edad Media,
58
los documentos eran escasos y bastaba la oficina del Canciller, donde
se guardaban en los libros de Registro una copia de todos los
documentos generados en la Corte.
Con la Edad Moderna, se produce la diversificación de las oficinas
administrativas, los Consejos y las Contadurías empiezan a necesitar lo
que Felipe II organizó: el Archivo de Simancas. Así se indica que los
documentos tienen que conservarse en lugares diferentes a los
despachos, pero no muy lejos de ellos, porque sería necesario hacer
ciertas consultas. Y debían tener un archivero o responsable de los
mismos. El archivo debe estar ordenado y siguiendo el principio de
procedencia orgánica: “los documentos producidos por un mismo
organismo, debían estar juntos y con el mayor orden, para ser
servidos”.
Éste era el esquema simple o el Sistema de Archivos, creado por los
Austrias, que funcionó mientras la Corte estuvo en Valladolid y sus
alrededores, hasta que Felipe IV la trasladó definitivamente a Madrid, a
principios del XVII.
La lejanía de Simancas, trajeron como consecuencia el extravío de
muchos papeles, que no se entregaron a Simancas hasta la llegada de un
rey, Felipe V, ya de la dinastía borbona. Entre 1718 y 1721 se
remitieron a Simancas muchos documentos del siglo XVII, con
evidentes lagunas, producidas por la excesiva acumulación de los
papeles en los despachos de los escribanos.
Durante el siglo XVIII, los Borbones pensaron en crear un Archivo
próximo a la Administración Madrileña, pero ese proyecto nunca se
llevó a cabo. Se crearon, eso sí, distintos Archivos, como el de la
Cámara de Castilla; el Archivo del Consejo de Castilla en la Casa de los
Consejos; los Archivos de las Secretarías de Estado y de Despacho en
el Palacio que tuvo Godoy en la actual plaza de la Marina española; el
Archivo de las Contribuciones Generales en la Casa de Aduanas (hoy
Ministerio de Hacienda, c/ Alcalá, 9 y II); el Archivo del Tribunal
Mayor de Cuentas; etc.
La falta de un Archivo capaz, como el de Simancas, próximo, de fácil
consulta, obligó a desarrollar un sistema de almacenamiento más
parecido al que hoy tienen nuestros actuales Ministerios: un Archivo
Central para cada oficina llevado también por escribanos-archiveros,
separado de la oficina de trabajo, pero dentro del mismo edificio.
El Consejo de Castilla tenía atribuciones muy amplias pues era alto
organismo de gobierno, tribunal supremo de justicia y órgano de
legislación. Esta masa documental era el resultado de la actividad de
cinco salas: Sala de Gobierno, que se desdobla en dos, Sala de Justicia,
Sala de Mil y Quinientas, Sala de Provincias y Sala de Alcaldes de Los
archivos. Una constante en la evolución del hombre. Casa y Corte,
59
además de los papeles emanados de la Presidencia y del Gobernador, y
de las numerosas Juntas y Comisiones creadas ad hoc.
Quien desee investigar sobre fondos de la Administración Central del

Antiguo Régimen debe consultar varias secciones del Archivo
Histórico Nacional: Estado, Inquisición, Ordenes Militares y Consejos.
Mientras los fondos de las tres primeras secciones se corresponden con
una estructura orgánica lógica, la sección de Consejos, con fondos de
seis Consejos y varias Juntas, aparece a los ojos de los investigadores, y
de los archiveros, como una reproducción a escala del Archivo de
Simancas, y una macrosección difícilmente abarcable, ya que sus más
de 53.000 legajos superan a los fondos del Archivo de Indias. Esta
mezcla orgánica se justifica por la forma en que esta documentación
ingresó, a finales del siglo XIX, en el Archivo Histórico Nacional, pero
la razón última hay que buscarla en el propio sistema archivístico de la
Administración Central en el Antiguo Régimen, y en las incidencias
archivísticas de estos fondos a lo largo del siglo XIX.
Desde la época de Carlos V, estaba establecido que todos los Consejos
debían remitir al Archivo Real de Simancas aquellos papeles que ya no
necesitasen para el trámite diario. Este sistema archivístico, reforzado
por Felipe 11, se vio alterado en el siglo XVII, paralelamente a las
disfunciones que, para el normal funcionamiento de la Administración,
significaron las Juntas y los Validos. El descontrol de la documentación
fue tal que se llegaron a enviar funcionarios de los propios Consejos,
como en el caso de Antonio de Hoyos, para identificar y controlar cuál
era la documentación que había sido remitida por los Consejos a lo
largo de los años.
El siglo XVIII representa, además del establecimiento de un doble
sistema administrativo, Consejos/Secretarias de Estado y del Despacho,
un reforzamiento del interés de la Administración por su propia
documentación, por conservar los antecedentes necesarios para la
gestión burocrática. Esto significará un reforzamiento del papel del
Archivo Real de Simancas, por lo que, contrariamente a lo que muchos
creen, se conserva en ese archivo documentación de las Secretarías de
Estado y del Despacho.
Esta situación cambia en el siglo XIX cuando Simancas no tuvo ya
capacidad para recibir más documentación. Ante ello, cuando, en marzo
de 1834, se abolen los Consejos, se plantea la cuestión de qué hacer con
60
la documentación que aún permanecía en las oficinas de Madrid. La
solución fue que los nuevos organismos constitucionales, como el
Consejo Real de España e Indias, el Tribunal Supremo o el mismo
Ministerio de Gracia y Justicia, tutelasen estos fondos, a veces de forma
más teórica que real. La creación del Archivo General Central en
Alcalá de Henares, en 1858, supuso un alivio para esta situación al
acoger parte de esta documentación, con la que se formó la sección
histórica; pero la solución definitiva fue la creación del AHN en 1866,
y más exactamente su traslado al palacio de Bibliotecas y Museos, lo
que permitió que, entre 1896-1899, ingresasen todos los fondos de los
Consejos que se hallaban en Madrid en el momento de su abolición,
fondos que, en muchos casos, corresponden a los siglos XVI y XVII.
El Tribunal Supremo, que había heredado la documentación judicial
del Antiguo Régimen, transfirió, después de varias reclamaciones, los
documentos de las escribanías de cámara de los Consejos de Castilla y
Hacienda. El Consejo de Estado, organismo que tenía su sede en el
antiguo Palacio de Congresos, remitió los fondos del Consejo de Indias
y del Consejo de Hacienda, que aún permanecían en su primitivo
emplazamiento. La gran remisión de fondos al Archivo Histórico
Nacional la realizó el
Ministerio de Gracia y Justicia, ya que, a mitad de siglo, había

asumido la tutela de la mayor parte de la documentación del Antiguo
Régimen. En este contexto se enmarcó la creación del una Junta
Superior de Directiva de Archivos, encargada del arreglo, dirección y
conservación de los archivos dependientes del Ministerio de Gracia y
61
Justicia, dentro y fuera de la Corte. Con respecto a los del Antiguo
Régimen, éstos eran los del Consejo de Castilla y su presidencia, la
Cámara de Castilla, el Consejo de las Ordenes y parte del Consejo de
Indias. La existencia de esta Junta fue efímera, por lo que, cuando se
creó formalmente el Archivo General del Ministerio de Gracia y
Justicia en 1873, aún figuraban fondos de Consejos, que, finalmente,
ingresaron en el Archivo Histórico Nacional en 1897.
¿Archivísticamente, qué significa esto? Una avalancha de miles de
legajos de documentación mezclada y fragmentada, al ser varios los
centros que realizan las transferencias, y que corresponden a unas
instituciones, extinguidas hacia más de sesenta años, cuyo
funcionamiento y organización en ese momento se desconocía. Y ese
desconocimiento llegaba a tal punto que se intentaron aplicar los
criterios vigentes de la separación de poderes a la documentación del
Antiguo Régimen, creando una sección de Archivos Judiciales y otra de
Archivos Gubernativos. Naturalmente esta idea inicial no se pudo llevar
a cabo, y a los dos años, en 1899, ya está instaurada la sección de
Consejos.
El que exista una macrosección denominada Consejos o secciones
independientes por cada uno de ellos no tiene mayor importancia. La
sección de un archivo es un concepto artificial, de organización interna,
que puede alterarse en cualquier momento, aunque lo lógico es que
responda estrictamente a un concepto orgánico. El problema de la
sección de Consejos es la estructura de sus fondos: los documentos de
los Consejos y las Juntas están mezclados, intercalados y, el problema
en esta sección estriba en que no consta a qué organismo se adscriben
las series documentales. La explicación hay que buscarla en las
corrientes historiográficas imperantes en ese momento. No olvidemos
que la creación del AHN fue una propuesta de la Real Academia de la
Historia, y, por lo tanto, los archiveros que recibieron esta
documentación estaban formados en la corriente historicista, dominada
por los medievalistas, que imperaba en el siglo XIX en todas las
grandes Escuelas archivísticas europeas, en las que confluían además
criterios bibliotecarios. La madrileña Escuela de Diplomática, donde se
formaron los primeros archiveros, no era una excepción. Esta
mentalidad historicista chocaba profundamente con la mentalidad del
administrador, productor de esta documentación. Este menosprecio por
la estructura orgánica de la documentación, unida a la metodología
bibliotecaria, hizo que muchos archivos no se reorganizasen, sino que
se ordenasen alfabéticamente. Con esto debemos contar a la hora de
informar al investigador. La cuestión es que si una sección responde a
un único organismo, la investigación no presenta mayores problemas.
Pero en la sección de Consejos el que no se aplicase, en su momento, el
62
principio archivístico del Respeto a la procedencia de los fondos hizo
que no se reseñase, en la mayoría de los casos, a qué institución
correspondía cada uno de los mas de 53.000 legajos. Por ello, hoy no
están identificados todos los fondos que son del Consejo de Castilla, o
cuáles corresponden a la Cámara de Castilla. Ante esta situación,
cualquier investigación estará siempre abierta, mientras no se
reorganicen los fondos con otra metodología, reconstruyendo los
organismos, su organización y sus funciones, para identificar en qué
documentos se plasman.
El período de desarrollo archivístico.
De los orígenes de este período se sitúan en determinadas necesidades

de orden teórico-práctico, cuya respuesta ha ido posibilitando la
configuración progresiva de la Archivística como una disciplina con
entidad creciente, es decir, cómo un ámbito específico de las ciencias
de la Documentación. Las necesidades de partida fueron las siguientes:
§ Hacía falta concretar la documentación de las instituciones

desaparecidas o, en cualquier caso, distribuirla en archivos cuya
única orientación futura había de ser el servicio para la
investigación y la cultura.
§ Era preciso concebir un sistema global de organización de dichos
fondos documentales -procedentes de numerosas instituciones
con ámbitos competenciales diversos- que respetara su
individualidad.
La creación de los archivos Archives Nacionales fue ampliamente

emulada por otros países europeos: en 1831, se crean los de Bucarest,
en 1835 los belgas, en 1866 el Histórico Nacional español. La tendencia
consiste en la creación de los grandes depósitos documentales en los
que concentrar los fondos procedentes de las instituciones centrales del
Estado, y un sistema de archivos de mayor entidad que recogieran los
fondos de instituciones regionales, provinciales, así como el
mantenimiento de antiguos archivos del Estado integrados, un sistema
de antiguos archivos del Estado, y un sistema de archivos de menor
entidad que recogieran los fondos de instituciones regionales,
provinciales, así como del mantenimiento de antiguos archivos del
Estado integrados en dicho sistema, por ejemplo: el Archivo General de
Simancas, el Archivos General de Indias.
Estos nuevos archivos nacionales no fueron creados con la sola idea de
recoger documentación oficial, en algunos casos ni siquiera fue tal el
motivo. Así la custodia de la documentación procede de las
63
instituciones religiosas desamortizadas fue causa y base fundamental
para la creación del Archivo Histórico Nacional.
La caída del Antiguo Régimen provoca la disolución de los archivos
entre históricos y administrativos. Los primeros, al abrigo del proceso
de reproducción historiográfica, experimentado en el siglo XIX, son
abiertos al público especializado, y se constituyen en objetivo favorito
de los archiveros. En esta corriente se genera una verdadera fiebre de
formación profesional sin precedentes: en 1821 se crea la École de
Chartes (Francia), en 1854 el Institut für Oesterreichische
Geschichtsfurung (Austria), en 1856 la Escuela de Diplomática
(España), en 1857 la Scuola di Paleografía e Diplomática (Italia).
Al amparo de esta misma corriente, la elaboración de instrumentos de
descripción documental experimenta, así mismo, una aceleración
considerable. Se inventarían fondos, se elaboran guías, catálogos, se
publican colecciones de fuentes. Al respecto se distinguen dos
orientaciones o escuelas de descripción: la analítica, que hace de los
documentos objeto de pormenorizadas consideraciones de orden
paleográfico, diplomático e histórico. Y la sintética, cuyo objetivo
consiste en describir el mayor número posible de documentos,
sacrificando las precisiones en aras de ofrecer el acceso a grandes
volúmenes de documentos.
Los avances conseguidos por la archivística a principios del siglo XIX
son considerables, pero desde su propia perspectiva no dejan de ser
meras innovaciones de orden práctico. El verdadero avance lo
constituyo el principio de respeto a los fondos. En sus acepción simple
como principio «consistente en mantener agrupados, sin mezclarlos
con otros, los documentos (documentos de cualquier naturaleza)
provenientes de una administración, de un establecimiento o de una
persona natural o moral determinada. Esto es lo que se denomina
fondos de los archivos de esa administración, de ese establecimiento, o
de esa persona». Este principio fue enunciado en 1841 por Natalis de
Wally, jefe de la Sección Administrativa de los Archivos
Departamentales en el Ministerio del Interior francés, inspirador de la
circular de 24 de abril de 1841, firmada por el ministro Duchartel, y
considerada como el acta de nacimiento de la noción de fondo de
archivo y principio de respeto o de procedencia.
A partir del ejemplo francés el, dicho principio fue extendido por los
diversos países europeos: en 1875 fue consagrado en Italia por su
legislación, entre 1881 y 1896 en Alemania, etcétera. Será, no obstante,
el antes citado manual de los archiveros holandeses S. Muller, J.A.
Feith y R. Fruin de 1898 donde se consuma la aceptación y explicación
del principio de respeto de los fondos como axioma de fundamental de
la Archivística, y será el vehículo más decisivo para su difusión.
64
El siglo XX en su primera mitad se ha caracterizado por la
consolidación de los avances experimentales en la segunda mitad de la
centuria procedente, así como una producción profesional día a día más
abundante. Tras en manual holandés, Hilary Jenkinson, publica el suyo
en 1922, seguido pocos años después por el de Casanova.
El nacimiento de lo que podíamos denominar Historia científica de la
Escuela de Anales, impulsó un proceso de ampliación del uso de los
archivos por parte de los historiadores, tanto en el ámbito cronológico
de su interés, que se acerca cada vez más a lo contemporáneo, como en
las preferencias por series documentales hasta entonces soslayadas
(documentación de tipo económico, demográfico, estadístico, social), y
aún por la apertura de los archivos a un conjunto de cada vez más
amplios de usuarios, ya no eruditos, sino historiadores de nuevo cuño,
estudiantes…
Con todo fue la II Guerra Mundial el punto que marcó el hito
cronológico en el período de despegue de la archivística, y ello por dos
razones:
§ La necesidad de investigar y difundir el conocimiento de los

crímenes nazis contra la humanidad llevo a declarar el libre
acceso a los archivos del III Reich y, en consecuencia, a
reconocer el interés que tiene la documentación contemporánea
para la investigación.
§ La expansión de la democracia como modelo de organización
social conlleva la observancia del principio de transparencia en el
quehacer de las administraciones públicas. Para posibilitar el
control público y para informar a los ciudadanos, el Estado
democrático se ve impulsado a abrir sus archivos no solo a la
historia, sino a la ciudadanía y a sus representantes.
Por ambas razones, la Archivística, los profesionales, los centros y la

percepción social que de ellos existen varían considerablemente. A
efectos expositivos podemos cuantificar dichos cambios en los
siguientes puntos:
1. La literatura profesional se dispara y evoluciona al ritmo de las

nuevas necesidades: los manuales de Brenneke, Shelemberg,
Tanodi, el de los archiveros franceses, Lodolini, Heredia, y un
largo etcétera son buena prueba de ello. La producción
profesional encuentra un nuevo vehículo de expresión, el de las
publicaciones periódicas que, por su propia naturaleza, ponen de
relieve el ritmo que va adquiriendo el desarrollo archivístico, al
punto de precisar un vehículo de expresión más rápido y
65
renovable que el de las monografías. Así va surgiendo gran copia
de revistas prestigiosas: La Gazzette des Archives, The American
Archivist, Der Archivar, Archivum, Archivo Storico Italiano,
Rasegna degli Archivi di Statu, el boletín del Public Record
Office, el de ANABAD, Bilduma, Lligall, Irargi…
2. El campo de la actuación de la Archivística se ha extendido al de
la Administración. Los archiveros han acudido en su auxilio,
pasando de su preocupación por lo histórico a una concepción
global del servicio archivístico, mediante la acuñación de un
nuevo concepto, el del ciclo vital de los documentos. Este abarca
desde su gestión en las oficinas hasta su conservación definitiva
para la historia, con todos los pasos intermedios; en
consecuencia, el ámbito de acción del archivo se entiende al
máximo y le convierte, además, en técnico de la administración.
3. La ampliación del dominio archivístico ha llevado, asimismo, a
la aparición del mundo profesional, y de manera muy destacada
en los países anglosajones, donde se establecen dos áreas la del
recors manegement o gestión de documentos administrativos y la
tradicional o administración de archivos. En los países de
tradición latina no se ha experimentado tal disociación, pero en el
ejercicio práctico profesional se diferencia el personal al servicio
de archivos en sus dos primeras fases o centros que abarcan todas
ellas, respecto de los conservados de archivos históricos.
4. Esa doctrina archivística, cuyos orígenes deben situarse en la
primera mitad del siglo, se aplicó particularmente en América y
en algunos países europeos. El record manegement, que no tiene
equivalente en otros idiomas, aunque puede ser traducido como
gestión de documentos administrativos, surgió ante la necesidad
de responder a los complejos problemas planteados por la
explosión de la masa documental contemporánea, «Su campo de
acción se sitúa en el nivel establecido de normas, métodos y
sistemas que rigen la vida de los documentos administrativos
(record), durante su creación, su utilización, su conservación o su
eliminación definitiva».
5. Las nuevas tecnologías de la información han descubierto
campos inéditos como el de la documentación audiovisual y la
informática.
6. Las necesidades informativa y el derecho de libre acceso han
creado un nuevo campo del derecho, cual es el régimen jurídico
de la documentación, basado en un cuerpo legislativo creciente
en los últimos años, objeto de interés por parte de las nuevas
generaciones de archiveros.
66
7. El mundo archivístico desborda definitivamente el ámbito
decimonónico de lo nacional y transciende a lo universal, con la
creación de organismos internacionales específicos, así como de
principios y técnicas normalizadas. Es preciso hablar del Consejo
internacional de Archivos, por ser la piedra de toque en cuanto a
organización e impulso se refiere, en todo lo relacionado con la
archivística.
LA ARCHIVÍSTICA EN ESPAÑA.
El primer trabajo del que tenemos noticia, como señala Mª Paz Martín-
Pozuelo Campillos, aparece en 1828 bajo el título El archivo
cronológico topográfico de Froilan Troche y Zúñiga. Dos años después
de la aparece la Disertación sobre Archivos de Facundo de Porras
Huidobro, revisor de las letras antiguas, miembro de la Real Academia
de la Historia y archivero de la Inspección general de Instrucción
Pública. No nos consta la publicación de obra alguna hasta el inicio de
la década de los cincuenta, Que en la voz de archivo la Enciclopedia
Española de Derecho y Administración, desarrolla una auténtica
sistematización de los valores propios de la archivística.
El período pre –archivístico
Poco se puede decir de la antigüedad y no gran cosa de la Alta Edad

Media, por lo menos que sea característico, salvo la presencia del
thesaurus en el reino visigodo, lugar destinado a la custodia del erario,
y espacio donde se archivaba la documentación real, los códigos y los
tratados internacionales. A medida que nos adentramos en el bajo
medioevo, son más los estudios y l profundidad del conocimiento, que
nos muestra una evolución de los archivos y de los usos archivísticos
españoles en completo paralelismo con los observados en los demás
territorios de nuestro entorno. La primera y gran nota radica en la
creación de los archivos de estado y la concentración en los mismos de
los fondos documentales dispersos, en lo que España fue pionera
creando en el siglo XVI un modelo que se extenderá a otros países, el
Archivos de Simancas. Como señala Lodolini «la gestión del poder y la
gestión de los documentos estaban estrechamente ligados», los archivos
son concebidos de acuerdo con unos presupuestos indisolublemente
unidos a los que fundamentan la gestión del poder en cada edad de la
historia, en definitiva, a cada modelo de sociedad, de administración le
corresponde un modelo de archivo.
Los archivos no solo corren paralelos a la gestión del poder, en sus
comienzos influyen otras razones. Tanto en la creación del Archivo de
67
la Corona de Aragón en el s. XIV como el de Simancas en el XVI o el
de Indias en el XVIII, por citar algunos ejemplos distribuidos en el
tiempo influyen otros factores: la dispersión documental y la necesidad
de corregir las deficiencias que se derivan para la ejecución óptima del
poder.
Asimismo, tanto con motivo de la creación de Simancas, especialmente
de su reglamento (1588), como del de Indias y sus ordenanzas (1790),
se ha pretendido crear una tradición remota e ininterrumpida, origen de
la archivística moderna. Lo que además resulta pedagógico, porque las
aseveraciones en tal sentido nunca han partido de los principios
estudiados de ambos centros. Hay quien considera que los redactores
del reglamento simanquino inventaron los principios más esenciales de
la archivística, vigentes aún en nuestros días y entre ellos el principio
de procedencia; mientras que para otros éste se enunció en la ordenanza
del de Indias. Estos son ejemplos de esa visión romántica.
En efecto desde las partidas hasta la Novísima Recopilación, se regula
la tramitación y la gestión de los documentos, sin embargo en la
práctica dicha normativa, era sistemáticamente incumplida. Juan
Bautista Muñoz al llegar a Simancas en 1781 encontró mucha
documentación desordenada.
Así mismo los problemas que tiene Indias para organizar la
documentación antes de las ordenanzas demuestran que tanto los
buenos oficios del reglamento simanquino, como el resto de la
normativa existente habían caído no solo en desuso sino en el olvido.
El período de desarrollo archivístico.
Está plenamente aceptado que la formulación del principio de

procedencia constituye la base de la teoría archivística moderna, su
punto de arranque, el principio que le da carta de naturaleza, la
individualiza, diferenciándola de las demás ciencias con las que hasta
entonces había mantenido relaciones de subsidiaridad. Bien que tal
principio estuvo más o menos implícito en determinadas aplicaciones,
prácticas y puntuales, podemos convenir en atribuir su paternidad a
Natalis de Wailly, por la circular de 24 de abril de 1841 y los textos que
le siguieron, constituyen un cuerpo doctrinal reconocido y bastante para
sostener el principio fundamental de la teoría archivística. En ella se
define la noción de fondo, universalmente aceptada.
Su aplicación práctica se inició en un dominio territorial concreto, el de
Francia y en un tipo de fondos determinado, los departamentales; más
lejos de quedarse ahí se extendió a otras categorías de fondos y generó
además, una reacción en cadena que fue expandiéndose de manera
paulatina por todos los países.
68
La expansión geográfica y la universalización de dicho principio, se ha
caracterizado por la continuidad cronológica que, al paso de darle
consistencia, lo ha reforzado.
Inmediatamente a su formulación, surgió el debate en el seno de una
comunidad archivística que, al mismo tiempo, tuvo ocasión de adquirir
conciencia creciente de su existencia y de su naturaleza. El principio de
procedencia ha representado el funcionamiento sobre el que se ha
cimentado el ulterior y progresivo desarrollo de la teoría archivística
moderna, sirviendo de base para el entramado del eje central sobre el
que gira toda ella: la clasificación de fondos.
La disolución de las instituciones del antiguo régimen y la aparición de
un nuevo dominio, el de los archivos históricos, es otro de los hechos
significativos que identifican el nacimiento de este nuevo período. La
creación de los de los Archives Nacionales fue ampliamente emulada
en otros países europeos, en 1831 se crean los de Bucarest en 1835 los
belgas, en 1866 el Histórico Nacional español. Depósitos creados una
vez más como fruto de la urgencia, en nuestro caso, dar cabida a los
fondos de las instituciones religiosas desamortizadas.
La legislación referida a los archivos comienza a emitirse en España
desde el siglo XIX con la ley Moyano de instrucción pública de 9 de
septiembre de 1857 y el RD de 17 de julio de 1858 como hitos
fundamentales. Planteamos siguiendo a Luis Miguel de la Cruz Herranz
las normas fundamentales que durante este periodo se publican en
España:
§ El RD circular de 20 de abril de 1844 del Ministerio de la

Gobernación regula el acceso a los archivos de personas
estudiosas.
§ El RD de 5 de noviembre de 1847 del Ministerio de Gracia y
Justicia crea una junta superior directiva para la conservación y
arreglo de los archivos del reino que dependían de el.
Posteriormente se crean unas juntas subalternas de archivos. No
obstante ambas son suprimidas en 1848. Crea en sustitución de
las juntas la dirección General de los Archivos de España y
Ultramar, con un reglamento propio.
§ El RD de 7 de octubre de 1856 se crea en España la Escuela de
Diplomática. El plan de estudios de la Escuela (1857) estaba
inspirado en el programa de la de París, por lo que en principio la
influencia debería notarse en los contenidos. Incluso la
legislación era reflejo de esa lucha entre tradición y modernidad,
que también se trasluce en la bibliografía coetánea. A pesar de su
importancia se suprime en 1900, a diferencia de otros centros
europeos que han perdurado hasta la actualidad.
69
§ La ley Moyano de Instrucción Pública de 9 de septiembre de
1957 fue el punto de partida de la legislación archivística
española en tanto que establece la creación de un servicio de
archivos que determina que archivos van a ser considerados
generales o históricos y de provincia, y que documentación se va
a conservar en ellos, las fechas de transferencias, etc.
§ Además esta ley crea el cuerpo de Archiveros y bibliotecarios,
estableciendo la necesidad de que tuvieran una formación
determinada.
§ Los decretos de 17 de julio de 1858 y de 8 de mayo de 1859
seguirán las pautas establecidas en la ley Moyano y hacen
hincapié en la necesidad de organizar los archivos y bibliotecas
públicas del estado. Respecto a los archivos, el primero establece
la creación de un archivo General Central,
El análisis más somero de la emblemática Institución y bases para el

arreglo y clasificación de los archivos, elaborada en 1860 por la Junta
Superior Directiva de Archivos, muestra con toda claridad el influjo del
modelo francés, tanto por lo que hace a la procedencia como a ciertas
heterodoxias desconocidas de nuestros archivos.
La bibliografía está dividida entre quienes rechazan el nuevo axioma y
quienes hacían lo posible por asentarlo, si bien ambas posturas
coinciden en considerar a la archivística ya como una disciplina ya
como una ciencia, pero en cualquier caso en pie de igualdad con otras
áreas del conocimiento, prueba de lo cual es su acceso a la enseñanza
superior.
En medio de esta división llegamos al siglo XX que a efectos
archivísticos inaugura el manual de los archiveros holandeses, donde se
consuma la aceptación y explicación del principio de respeto de los
fondos como máxima fundamental de la archivística, y será el vehículo
más decisivo para su difusión.
La Guerra Civil tuvo en el ámbito de la Archivística un efecto negativo,
puesto que se produce un retroceso en la producción científica.
Las tecnologías de la información se adoptan tempranamente en forma
de ensayos muy acordes con los tiempos: la Guía de Investigadores
(1975), la automatización del Catastro de Ensenada y los protocolos
notariales (1976) fueron los pioneros. Aunque el aspecto que más se
destaca y presenta soluciones novedosas es en la conservación y
restauración de con las aportaciones de Viñas y Cuesta.
A partir de la Constitución de 1978 se perfila un sistema archivístico
tan nuevo y original como la organización social que lo inspira. Una
época en la que, como ha sido característico en la historia de la
70
archivística, los usos son más que nunca básica y fundamentalmente
similares: buena prueba de ello son nuestros sistemas archivísticos.
Edad Contemporánea: Laboratorios de la Historia.
- El incendio y destrucción del Archivo General Central.
El Edificio
El Palacio medieval de los Arzobispos de Toledo constituía una de las

joyas arquitectónicas del Renacimiento español. Dotado de una
importante escalera palaciega, obra de Alonso de Covarrubias, tan
famosa como la Escalera Dorada de la Catedral de Burgos.
El Palacio fue sede de las Cortes Castellanas en las que se aprobó el
Ordenamiento General de 1348, el denominado Ordenamiento de
Alcalá. En sus dependencias también tuvo lugar la entrevista secreta
entre Colón y los Reyes Católicos en 1488, en las que el marino expuso
su tesis acerca de la posibilidad de alcanzar las Indias por la ruta
Occidental.
El Incendio
Durante la Guerra Civil, el Archivo General Central fue ocupado de
forma sucesiva por tropas republicanas y "nacionales". El edificio fue
archivo, taller de reparación de vehículos de guerra y campamento
militar, algo que como reconoce el mismo autor, supone una
"convivencia culturalmente incompatible y disparatada". El director del
Archivo, Carlos Martín Bosch, reconoció en los autos posteriores para
esclarecer lo sucedido, que no tenía otra autoridad sobre el edificio que
la puramente administrativa. El comandante de la legión Joaquín de la
Cruz Lacacci y su plana mayor se habían aposentado en la planta baja
de la casa del conserje del Archivo; la tropa en el claustro alto del patio
central; los talleres de mecánica estaban en pabellones de la planta baja
y sótanos, y "ocupaban casi todo el bajo del archivo", con la natural
presencia de motocicletas, vehículos movidos a gasolina, repuestos,
material engrasado envuelto en papel parafinado, cajas de embalajes
impregnadas de grasa, lubricantes, gasolina, algunas granadas de 45
mm, etc.
Una de las peores desgracias acaecidas en Alcalá de Henares aconteció
a las 7 de la tarde el 11 de agosto de 1939, cinco meses después de
haber concluido la contienda civil. En esa tarde tuvo lugar un
devastador incendio, por causas poco claras, y que destruyó todo el
Archivo General Central de Estado y que se hallaba ubicado en el ala
izquierda del Palacio Arzobispal de Alcalá de Henares. Con este
desgraciado hecho desapareció una gran parte de la documentación
71
sobre la Administración de España en la Edad Moderna. A pesar de las
advertencias ejercidas por ciertos estamentos sobre la poca seguridad
del edificio, ningún órgano militar las tuvo en cuenta y, a consecuencia
de la gran cantidad de material inflamable y el depósito de municiones
y maquinaria militar allí existente en ese momento, sólo faltaba un
descuido para la catástrofe.
Ello tuvo lugar según se cree en este libro a causa de las basuras allí
tiradas y los restos de haber depositado restos con gasolina de la
limpieza de material militar. Ese día el calor fue terrible y los militares
estuvieron allí trabajando...
Lo que en un principio se achacó a unos niños que jugaban en el patio,
versión dada por el estamento militar, se pone en duda ante la gran
cantidad de basura proclive a arder y la desidia de los que allí
trabajaban, que pudieron arrojar una colilla de cigarrillo. Asimismo se
ha comprobado la existencia de otro incendio anterior, esta vez en un
sitio lleno de paja, y que el hortelano tuvo que sofocar, todo ello debido
a la climatología de esos días. En el Archivo General de la
Administración se encuentran los sumarios militar y civil en su
"Sección Tribunal de Orden Público"
El Archivo contaba con 22 extintores de incendios y los militares
disponían de 200 recién llegados de Alemania y sin desembalar. Todos
se usaron sin poder contener el incendio. No había agua corriente, pues
para beber, se acudía a la noria de una huerta cercana.
Y en el callejón había de casi todo: estiércol seco, armarios
clasificadores de piezas, hierbajos agostados y "papeles que durante el
dominio rojo se arrojaban por las ventanas en el desorden característico
de los marxistas", aunque según un funcionario del Archivo "el montón
de papeles, cajones, basura que existían en el callejón no estaba hasta
que vinieron los militares... todo esto muy posterior a la salida de los
rojos". El estercolero alcanzaba una altura de 8 a 10 m, llegando hasta
las ventanas.
Tras largos interrogatorios por parte del juez militar, Victoriano
Vázquez de Prada, concluyó el sumario declarando que el incendio fue
sólo un "acto provocado por el juego de los niños": Florentino había
encendido con su cerilla un papel que arrojó al estercolero y no hubo
manera de sofocar el fuego.
Por si las circunstancias eran poco favorables, soplaba un intenso viento
que avivaba la combustión; Alcalá no disponía de un servicio contra
incendios y los de Madrid tardaron hora y media en llegar; los vecinos
no ayudaron tras haber corrido el rumor de que en el Archivo-cuartel se
almacenaban doce botellas de oxígeno a presión para soldadura -lo cual
era cierto- así como un polvorín en los sótanos de la crujía principal. La
población "huyó despavorida" pues estaba aún reciente la sonada
72
catástrofe de Peñaranda de Bracamonte en la que como consecuencia
del estallido de varios polvorines se derrumbó un millar de edificios y
perdieron la vida unas cien personas.
Los fondos del archivo
Durante la Edad Moderna, sus salas acogieron los archivos de la
diócesis; después sirvieron para la custodia de las Escribanías
Notariales y las de Rentas del partido judicial y, a partir de la
promulgación del Real Decreto de 17 de julio de 1858, albergaron los
archivos de la Administración Central Española, tras la cesión al Estado
para este fin por el Cardenal Fray Cirilo de Alameda y Brea.
La creación del Archivo General Central permitió organizar las remesas
o envíos de los fondos documentales de Ordenes Militares, Inquisición
y otros fondos históricos fundacionales del actual Archivo Histórico
Nacional.
A mediados de la década de 1930 el Archivo albergaba alrededor de
150.000 legajos, que podrían organizarse en cuatro secciones.
1. Clero, acogía la documentación producida por la Iglesia Magistral de

Alcalá entre los siglos XVI y XVIII.
2. Ministerios, estaba constituida por los fondos documentales de
varios departamentos ministeriales (Fomento, Gobernación, Guerra,
73
Hacienda y Presidencia del Consejo de Ministros), datados entre los
siglos XVI y XIX y con información preciosa para el estudio de todas
las esferas de la vida social de nuestra Edad Moderna y siglo XIX.
3. Los fondos documentales del Tribunal de Cuentas, esto es, los
documentos fiscalizadores de la actividad económica del Estado en
todas sus dependencias ministeriales, los cuales se podían remontar
hasta el período medieval y abarcaban los territorios peninsulares y
ultramarinos de América, África y Filipinas.
4. Los Protocolos Notariales del Distrito de Alcalá de Henares
anteriores a 1832, y fue ésta la de último ingreso en el Archivo, aunque
de extraordinario valor local.
74
LOS ARCHIVOS.
CONCEPTO DE ARCHIVO
Algunas definiciones según las leyes estatales (LPHE 16/1985) y

autonómicas castellano leonesa (6/1991 de 19 de abril), madrileña
(4/1993 de 21 de abril) y gallega (307/1989 de 23 de noviembre).
Ø Definición según la ley de patrimonio Histórico español 16/1985

de 25 de junio (BOE Nº 155, de 29 de junio, corrección de
errores BOE Nº 296 de 11 de diciembre de 1985)
En el capítulo II del título VII, referido a archivos, bibliotecas y

museos. Se define a los archivos como:
Son archivos los conjuntos orgánicos de documentos, o la

reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas,
públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio
de su utilización para la investigación, la cultura, la información
y la gestión administrativa
Así mismo se entiende por archivos las instituciones culturales
donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines
anteriormente mencionados los conjuntos orgánicos de
documentos.
Ø Definición de la ley de Archivos y del Patrimonio Documental de

Castilla y León. 6/1991 de 19 de abril.
Capítulo I de los archivos Públicos.
Artículo 26. A los efectos de la presente ley son archivos

públicos los conjuntos documentales producidos, reunidos o
conservados en el ejercicio de sus funciones por las entidades e
instituciones de derecho público y por las personas referidas en
su artículo 4. (Forman parte integrante del Patrimonio
Documental de Castilla y León los documentos de cualquier
época producidos o reunidos en el ejercicio de sus funciones por:
1. La administración general y la administración institucional de
la Comunidad de Castilla y León. 2. Las Cortes de Castilla y
León. 3. Las entidades locales del territorio de la Comunidad
Autónoma y los organismos de ella dependientes. 4. Las personas
físicas o jurídicas de carácter privado gestoras de servicios
75
públicos de Castilla y León en cuanto a los documentos
relacionados con la gestión de dichos servicios. 5. Cualesquiera
otras entidades y organismos dependientes o adscritos a las
Administraciones autonómica o local de Castilla y León.
También forman parte del Patrimonio documental de Castilla y
León, sin prejuicio de la legislación del Estado que les afecte, los
documentos producidos o reunidos por: 1. Los órganos de la
administración periférica del Estado en Castilla y León. 2. Las
universidades y demás centros públicos de enseñanza de Castilla
y León. 3. Los organismos autónomos de la Administración
Central del Estado y sus delegaciones en Castilla y León. 4. Los
órganos de la Administración de Justicia radicados en Castilla y
León. 5. Las notarías y registros públicos de Castilla y León. 6.
Los órganos y delegaciones de las empresas públicas estatales en
Castilla y León. 7. Las corporaciones de derecho público
domiciliadas en la Comunidad Autónoma. 8. Cualquier otro
organismo o entidad de titularidad estatal establecido en Castilla
y León.)
Artículo 30. Son archivos de las instituciones autonómicas de
Castilla y León:
1. El archivo general de Castilla y León

2. El archivo de las Cortes de Castilla y León
3. Los archivos Centrales de la Presidencia y de las distintas
consejerías.
4. Los archivos territoriales
5. Cualquier otro archivo dependiente de entidades y
organismos de titularidad autonómica.
Artículo 39. 1. Son archivos privados aquellos que, radicando

dentro del ámbito territorial de la Comunidad Autónoma, han
sido reunidos o son conservados por las personas físicas o
jurídicas y demás entidades privadas que ejerzan sus actividades
en Castilla y León.
Ø Definición de la ley de Patrimonio Histórico de Galicia 8/1985

de 30 de octubre.
En el título VII, Artículo 76, punto tercero se define a los

archivos como:
Se entiende por archivo el conjunto orgánico de documentos

producidos o acumulados por las personas físicas o jurídicas,
76
públicas o privadas, en el ejercicio de sus funciones y
actividades, y conservados como testimonio y garantía de los
derechos y deberes de la administración y de los ciudadanos y
como fuente de información general para la gestión
administrativa y para todo tipo de investigación. Esta noción
corresponde también a la de fondo de archivo. Igualmente se
entiende por archivo la institución que reúne, custodia, comunica
y difunde los fondos de archivo y las colecciones documentales
por medio de los métodos y técnicas que le son propios.
Ø Definición del decreto 307/1989 de 23 de noviembre. Archivos y

patrimonio documental del Galicia (DOG. Nº 23 1 febrero de
1990).
En el capítulo I, Artículo 2º, punto 1.
Se entiende por archivo el conjunto orgánico de documentos, o

la reunión de varios de ellos, producidos y acumulados por las
personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio
de sus funciones y actividades, y conservados como testimonio y
garantía de los derechos y deberes de la Administración y de los
ciudadanos, como fuente de información general para la gestión
administrativa y para todo tipo de investigación.
Igualmente se entiende por archivo la institución donde se
reúnen, custodian, comunican y difunden dichos conjuntos
orgánicos, por medio de técnicas que le son propias, y para el
cumplimiento de los fines anteriormente citados.
Ø Ley 4/1993 de 21 de abril de Archivos y Patrimonio Documental

de la Comunidad de Madrid.
Recoge en el artículo 2 el concepto de Archivo, distinguiendo

entre Fondo y Centro de Archivo:
2.1 Fondo de archivo es el conjunto orgánico de documentos

generados por cualquier institución pública o privada, persona
física o jurídica en el ejercicio de sus funciones, que son
testimonio de las actividades que realizan, y que han de dar
servicio a los ciudadanos por medio de la custodia e información
de sus derechos e intereses, la buena gestión de las instituciones y
el fomento de la investigación que ayude al progreso y promueva
la cultura.
77
2.2. Centro de Archivo es el lugar donde se custodian, organizan
y sirven los documentos de los diferentes Fondos de Archivo de
una o diversas procedencias para los fines mencionados en el
párrafo anterior, dotado de instalaciones adecuadas y personal
suficiente para su atención.
En los Centros de Archivo podrán ingresar, además Fondos de
Archivo, documentos, colecciones de documentos de Archivo o
colecciones de documentación de valor informativo que con el
paso del tiempo hubiesen adquirido la condición de testimonio
relevante.
Algunas definiciones no legislativas
Definición del Diccionario de terminología archivística.
Conjunto de documentos sea cual sea su fecha, su forma o soporte

material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por
todo servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su
actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores
para sus propias necesidades, ya transmitidos a la institución de
archivos competente en razón de su valor archivístico.
Institución responsable de acogida, tratamiento, inventariado y servicio
de los documentos.
Edificio o parte del edificio donde los documentos son conservados y
servidos.
El diccionario de terminología archivística, del Ministerio de Cultura

ofrece tres acepciones:
§ Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el

ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas,
públicas o privadas.
§ La institución cultural donde se reúnen, conservan, ordenan y
difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión
administrativa, la información, la investigación y la cultura.
§ El local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos
de documentos.
Definiciones según los distintos autores.
Al igual que en las referencias legislativas, el término archivo ha sido

definido por varios autores que han intentado dar a conoce lo que
entienden por archivo a lo largo de la historia (autores clásicos, Antonia
78
Heredia Herrera, J. R. Cruz Mundet, Elio Lodolini, Olga Gallego
Domingo, Pedro López Gómez.)
Jenkinson: documentos acumulados por un proceso natural en el

curso de la tramitación de asuntos de cualquier tipo, público o privado,
en cualquier fecha y conservados después para su consulta bajo la
custodia de las personas responsables de los asuntos en cuestión o por
sus sucesores.
Elsevier’s Lexicon: el conjunto de documentos recibidos o elaborados

por una persona física o moral, pública o privada, y destinados por su
naturaleza a conservarse por dicha persona.
Schellemberg: aquellos documentos y expediente (records) de

cualquier institución pública o privada que hayan sido valorados para
su conservación permanente con fines de referencia o de investigación
en una institución archivística.
James B. Rhoads: conjunto de documentos no corrientes con valor

permanente
Elio Lodolini: conjunto de escritos que han perdido interés

administrativo para las oficinas que los han producido, han adquirido
madurez archivística, han sido seleccionados para la conservación
permanente.
Jean Favier: conjunto de documentos recibidos o despachados por una

persona o institución pública o privada que resultan de su actividad,
organizados de acuerdo con esta y conservados para su utilización.
Morris Rieger: conjunto de documentos, sea cual sea su forma

material, despachados o recibidos y conservados por un organismo o
persona en el desarrollo de su actividad específica.
Giorgio Concetti: conjunto de los documentos despachados y

recibidos por una institución o individuo para conseguir sus propios
fines y para el ejercicio de su propia función.
Antonia Heredia Herrera: Archivo es uno o más conjuntos de

documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o institución
pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden, para servir como testimonio e información
79
para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o
para servir de fuentes de historia.
José Ramón Cruz Mundet: Conjunto de documentos sin importar su

fecha, su forma o su soporte material, producido por cualquier persona
física o jurídica, individuo, familia, organismo público o privado o una
parte de estos. Mediante el ejercicio de la actividad propia de la
entidad, en el transcurso de un proceso natural. Para cubrir
necesidades de gestión administrativa, información de los ciudadanos,
fuente de información, investigación o difusión cultural. Debe ser
conservada de forma organizada respetando el orden según el cual
fueron creados, manteniéndolos ligados por un vínculo necesario:
deben ser conjuntos orgánicos.
Olga Gallego Domínguez y Pedro López Gómez: Conjunto de

documentos acumulados por una persona o institución pública o
privada, en un proceso natural, automática y orgánicamente, en razón
de sus funciones y actividades, de cualquier fecha, que se conservan
para servir de referencia como testimonio e información.
Vicenta Cortés: conjunto de documentos acumulados en un proceso

natural por una persona o institución pública o privada, en el
transcurso de la gestión de asuntos de cualquier índole, los producidos
y los recibidos, de cualquier fecha, los cuales se conservan y custodian
para servir de referencia, como testimonio de información, por las
personas responsables de tales asuntos y sus sucesores.
Manuel Romero Tallafigo: Archivo sería una colección de

documentos reunidos por una entidad en el ejercicio de una actividad
práctica y necesaria, conservados en un lugar seguro como memoria
fiel para servir de testimonio e información.
Concepción Mendo Carmona: analiza los conceptos de “Conjuntos

orgánicos de documentos”, “varios de ellos”, “reunidos por las
personas jurídicas, públicas o privadas”, “En el ejercicio de sus
actividades”, “al servicio de la investigación y la cultura, la
información y la gestión administrativa”, “Instituciones culturales
donde se reúnen, conservan, ordenan o difunden para los fines
anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos”…
Ramón Alberch Fugueras: el archivo no es el resultado de una

reunión de elementos de distintas procedencias que puedan formar una
colección, sino al contrario, de elementos que no tienen una existencia
80
independiente, integrados dentro de una estructura global de
documentación que es esencial para comprender su significado. No
existe, por tanto, el carácter de individualidad del documento, sino que
este únicamente adquiere su significado cuando se pone en relación
con el conjunto documental de donde procede, expresado en el
principio de respeto del fondo.
Ana Duplá del Moral: Archivo es tanto “Fondo de Archivo” como

“Centro de Archivo”. Fondo de archivo: conjunto orgánico de
documentos generado por cualquier institución en el ejercicio de sus
funciones que son testimonio de las actividades que realizan y que han
de dar servicio a los ciudadanos por medio de la custodia e
información de sus derechos, intereses, la buena gestión de las
instituciones y el fomento de la investigación que ayude al progreso y
promueva la cultura. Centro de archivo: lugar donde se custodian,
organizan y sirven los documentos de los diferentes fondos de archivo
de una o diversa procedencia dotado de instalaciones adecuadas y
personal suficiente para su atención.
En los centros de archivo podrán ingresar además de los Fondos de
archivo, documentos, colecciones de documentación de valor
informativo que, con el paso del tiempo, hubiesen adquirido la
condición de testimonio relevante.
TIPOS, CLASES Y CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS.
Tipos
Los archivos de acuerdo con su productor pueden dividirse en dos

clases: públicos y privados, y según su actividad serán judiciales,
militares, municipales…
Cada archivo será de distinto tipo atendiendo a la edad de los
documentos. Así tenemos Archivos de gestión u oficina, archivos
centrales, archivos intermedios y archivos históricos.
Archivos públicos y privados.
Archivos públicos:
Se consideran archivos públicos aquellos cuya propiedad y gestión

pertenecen a un servicio y establecimiento público, cuyos documentos
provienen y emanan del ejercicio de una función pública de la
administración territorial o la institucional.
81
Archivos privados:
Son los que emanan de individuos y personas jurídicas privadas

(personas, familias, asociaciones, partidos políticos, fundaciones,
personas, empresas, iglesias, etcétera) Entre los privados, los de
familias, denominados también patrimoniales, se incluyen los
nobiliarios; entre los personales, los de gobernantes, escritores,
arquitectos y, en general, los de personas relevantes de la sociedad
Características de los archivos.
Podemos decir que las más importantes son:
§ El archivo está compuesto por documentos

§ Que ha sido creado, producido o generado por cualquier persona
física o jurídica
§ Se forma por la actividad propia de esa entidad que da lugar a la
tramitación de asuntos diversos, cuya plasmación se materializa
en forma de documentos.
§ Los documentos cumplen distintas funciones: Gestión
administrativa, información al ciudadano, para la investigación y
para difusión cultural
§ Estos documentos han de ser conservados de forma organizada,
respetando el origen siendo conjuntos orgánicos.
El archivo considerado como continente debe tener: un contenido, un

continente, un personal, una gestión archivística y un servicio
documental.
FUNCIONES Y FINALIDAD DE LOS ARCHIVOS.
Tradicionalmente son tres las funciones de un archivo, referidas a los

documentos de archivo: Recoger, Almacenar-Conservar y Servir.
Son funciones muy amplias, que no se limitan a la materialidad de la
recogida y almacenamiento sino que exigen un control y canalización
de la producción documental, una conservación no solo física sino que
mira a la perdurabilidad y el servicio que conllevará difusión,
orientación, ofrecimiento de datos concretos, facilidad de acceso y
consulta.
La función de recoger: incluye tanto la entrada como la salida de

documentos y vá más allá de la simple recepción pasiva. Debe pues
recoger los documentos producidos por la institución a la que el
82
Archivo está vinculado, los documentos que por la normativa del
sistema le corresponde recoger y aquellos otros adquiridos por el
órgano que tenga la competencia o ingresados por voluntad de sus
propietarios privados. Las transferencias regulares se hacen de
documentos de archivo agrupados en facciones de series identificadas y
ordenadas, lo que no suele ocurrir con las extraordinarias, que suelen
hacerse de fondos completos o incompletos casi siempre en desorden.
La función de conservar: la conservación era quizá la única meta del

archivero, ampliada hoy por una actitud activa de recogida y superada
por la dimensión de servicio a la sociedad.
Podemos destacar los siguientes aspectos:
1. Organización y puesta en servicio de la documentación

administrativa, durante este período de máxima utilidad para la
gestión administrativa de las oficinas y para la toma de
decisiones.
2. Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos
que ya no son de uso corriente por parte de las oficinas.
3. Aplicar los principios y técnicas modernos de valoración, para
transcurrido un tiempo, seleccionar los documentos que por su
valor van a ser conservados indefinidamente, y destruir el resto.
4. Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en
sus distintas etapas, de acuerdo con los principios de la
archivística.
5. Describir la documentación para hacer fácilmente accesible la
información, mediante los distintos instrumentos de descripción
documental y valiéndose de las ventajas ofrecidas por la nuevas
tecnologías.
6. Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y
equipamiento que garanticen su conservación íntegra en el
tiempo.
7. Asegurar que éstas y cuantas funciones pueda desarrollar el
archivo queden firmemente establecidas y garantizadas mediante
un reglamento del servicio.
La conservación como función que afecta a los Archivos como

instituciones no solo atañe a sus contenidos documentales sino también
al local del archivo y sus instalaciones.
La función de servir: los archivos están al servicio de la administración,

del ciudadano, de la información, de la investigación y de la cultura. El
artículo 105 b de la constitución de 1978 ha plateado el acceso a los
83
archivos así el acceso a los archivos y registros administrativos, es por
ley un derecho constitucional. Una de las manifestaciones del servicio
es la reproducción de documentos en su diversidad de manifestación
tanto para la administración como para los ciudadanos.
Además se incluye dentro de esta función los programas de difusión y
actividades culturales que la mayoría de los Reglamentos se han
preocupado de precisar (exposiciones, conferencias, visitas guiadas,
talleres, jornadas, seminarios, cursillos…) y que a día de hoy son
indicadores para medir la calidad en el archivo.
La finalidad del archivo.
La finalidad se puede concentrar en tres aspectos fundamentales: la

administración, los ciudadanos y la investigación. En el servicio a los
ciudadanos puede insertarse la función cultural.
LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN U OFICINA
Definiciones:
Diccionario de terminología archivística
Archivo de gestión
Dentro del ciclo vital de los documentos, es el archivo de oficina el que
reúne su documentación en trámite o sometida a continua utilización y
consulta administrativa por las mismas oficinas. En virtud de la
normativa vigente, con carácter general y salvo excepciones, no puede
custodiar documentos que superen los cinco años de antigüedad.
Archivo administrativo.
Todo archivo que reúne los documentos que corresponden a cualquiera
de las tres primeras etapas de su ciclo vital (archivo de gestión,
archivo central, archivo intermedio).
Ana Duplá los define diciendo “Está formado por los documentos que
están en trámite o son de uso muy frecuente por parte de los gestores.
Tienen plena vigencia jurídica y administrativa. La permanencia en las
diferentes unidades administrativas se reducirá al mínimo plazo y ésta
no será superior a cinco años desde el fin de su tramitación, salvo
excepciones razonadas. Los documentos de esta fase dan testimonio,
ofrecen información y tienen potencialmente valor histórico.”
84
Antonia Heredia Herrera: Para los archivos administrativos es
preciso recurrir a la denominación inglesa records que significa
registros. Contienen documentos de la época actual. Una de las notas
características es que los archivos administrativos poseen un gran
volumen de producción documental, gran parte de ella con información
indispensable para el funcionamiento de las instituciones productoras,
pero otra gran parte innecesaria que es preciso eliminar para hace
ágil el acceso a la necesaria, en estos archivos los documentos son de
tipo vivo y el archivo es un archivo abierto pues acepta documentación.
J. R. Cruz Mundet: "El archivo de gestión. Los documentos en fase de

tramitación, así como los que son de uso frecuente para la gestión de
los asuntos corrientes, están bajo la responsabilidad y manejo directo
de las unidades administrativas, de ahí que sea más conocido como
archivo de oficina. Tradicionalmente se ha considerado que la
documentación debe permanecer en esta fase durante cinco años una
vez finalizada su tramitación, sin embargo, y a la luz de la experiencia,
este plazo resulta excesivamente amplio por varias razones. La
información útil para la gestión prescribe cada vez en plazos más
cortos, de modo que pasado un año, en la mayoría de los casos, los
expedientes conclusos no son empleados; por otra parte las
administraciones producen en cinco años mucha documentación de la
que razonablemente pueden alojar en sus oficinas, con un coste muy
elevado y el inconveniente que la información redundante añade:
dificultad de búsquedas precisas"
Suelen perder validez pasados un año y no se localizan en un depósito a

parte sino en la propia oficina. Los archivos de oficina tienen que tener
un mayor mantenimiento de la unidad de los expedientes, la
identificación de las series respectivas y la preparación de las
transferencias en el tiempo y forma archivo central y siguiente. Es
conveniente que una vez realizada la tramitación de los expedientes se
agilice su salida. Representan el primer nivel de la red de archivos,
representan un papel decisivo al corresponderles iniciar correctamente
el proceso documental.
LOS ARCHIVOS CENTRALES ADMINISTRATIVOS.
El Archivo Central:
Definicion:
85
Ana Duplá los define diciendo: “Es la fase de archivo que recibe los
documentos que han finalizado su trámite y cuyo uso no sea continuo
en la oficina.” Pueden tener un local acondicionado como tal (archivos
centrales de las consejerías). Transcurridos quince años los documentos
pasan a la etapa siguiente.
Eduardo Nuñez Fernandez.: “Decimos archivos centrales por una

razón muy sencilla, porque es la primera vez en el ciclo vital de los
documentos en que se produce la centralización o concentración de los
documentos –del fondo- hasta entonces repartido entre los distintos
archivos de gestión de la institución. Esta fase de centralización inica
per se la etapa archivisitica en el sentido tradicional del termino” “por
definición los archivos centrales administrativos son los encargados de
recepcionar y procesar la documentación procedente de los archivos
de gestión de cualquier sistema archivisitico.”
Mª Luisa Conde Villaverde en su Manual de tratamiento de archivos

adminsitrativos,20 publicado en 1992 cita: “El Archivo central. Recibe
la documentación que le transfieren los archivos de oficina que
componen la estructura de un organismo, una vez que las necesidades
de utilización no son constantes. Además del servicio a los archivos de
oficina, su misión esencial es el estudio y valoración de las series
documentales. Es el órgano básico de control del tratamiento de la
documentación producida por cada organismo”.
Diccionario de Terminologia archivística: “archivo central. Dentro del

ciclo vital de los documentos, es el que coordina y controla el
funcionamiento de los distintos archivos de gestión y reúne los
documentos transferidos por los mismos, una vez finalizado su tramite
y cuando su consulta no es constante. En virtud de la normativa
vigente, con carácter general y salvo excepciones, no pueden custodiar
documentos que superen los 30 años de antigüedad”.
No siempre está presente en la red de archivo de algunas instituciones o

de las comunidades autónomas. De existir exclusivamente ha de contar
con archiveros. Su característica fundamental en cuanto a su contenido,
es ser la primera concentración documental de todos los fondos de
oficina de la Institución y en consecuencia precisa de un control local,
dentro, a ser posible, o, en todo caso, fuera de la institución.
Las actividades principales son el control y el buen funcionamiento de
los de oficina, el mantenimiento de la identificación de las series y su
identificación en el cuadro de clasificación del fondo, la recepción de
las transferencias de los de oficina, su instalación y su registro y, a su
86
vez, la formalización de las transferencias regulares del archivo
siguiente, teniendo en cuenta que al finalizar el año debería existir un
equilibrio entre ingresos y salidas.
Objetivos y funciones:
Servicios a la organización: servicio de información, organización y

gestión de documentos
Servicio a los ciudadanos/clientes: servicio de información y
documentación, servicio a la investigación y a la cultura.
Servicios al sistema archivístico institucional: servicios a los archivos
de gestión del sistema, servicios a los archivos intermedio e histórico.
Desde el punto de vista, los objetivos generales de un archivo central
administrativo deberían de ser los siguientes:
1. Coordinacion y supervisión de los archivos de gestión de su

ámbito de competencia.
2. Desarrollo y ejecución del programa de gestión de documentos
corporativo, en especial, en su apartado de identificación y
valoración de los tipos documentales y series producidos en los
archivos de gestión en su ámbito de competencia.
3. Ejecucion y gestión de las tansferencias desde los archivos de
gestión hacia el archivo intermedio o siguiente del estadio del
sistema archivístico.
4. Coordinación con el resto de archivos centrales existentes –en el
caso de que los hubiera- a través del servicio de archivo o centro
archivístico que actue de coordinador o cabeza del sistema
archivístico.
5. Organización de los fondos en función de estos objetivos.
6. Gestion de los fondos en función de estos objetivos y el servicio
a la organización, a los ciudadanos/clientes, a la investigación y a
la cultura y al propio sistema archivístico.
Funciones del archivo central:
El archivo central tiene como funcionn prioritria el control y

tratamiento de las series documentales en la fase de producción.
Desde la perspectiva global de las cuatro etapas en que se subdivide el
tratamiento y control de los fondos documentales –identificacion,
valoración, descripción y difusión-, al archivo central le corresponde de
forma plena y exclusiva la primera, es decir, la identificación, debiendo
compartir con el archivo intermedio la valoración y quedando las otras
87
dos la descripción y difusión, supeditadas a los resultados de la etapa de
valoración.
El aspecto de la conservación tiene la responsabilidad de velar por la
adecuada instalación y acondicionamiento de los fondos, atendiendo al
tipo de soporte, tanto en la oficinas como en los locales que constituyen
el deposito del archivo.
Los archivos centrales son para Mª Luisa Conde Villaverde “el eje
fundamental del sistema archivístico estatal, atribuyéndoseles como
funciones prioritarias el control y tratamiento de las series
documentales en la fase de producción” y dentro de ella, les atribuye de
forma plena y exclusiva la de los procesos de identificación del fondo.
En conjunto, las funciones descritas por el Manual de tratamiento de
archivos administrativos para archivos centrales son las siguientes:
1. Funcion principal:
a. Control y tratamiento de las series documentales en la fase
de producción.
2. Funciones derivadas de la principal.
a. Identificación del fondo
b. Valoracion del fondo (en exclusividad)
c. Descripcion del fondo (compartida o coordinada con el
archivo intermedio del sistema)
d. Difusion del fondo (supeditada a los procesos de
valoración)
e. Difusion del fondo (supeditada a los procesos de
valoración)
f. Transferencias desde los archivos de gestión.
g. Transferencias hacia el archivo intermedio.
Cuadro de las funciones del archivo central1:
Funciones del archivo central
Enviar el impreso de transferencias a los

Reclamacion de la
archivos de gestión
documentación
Elaboracion del calendario de ingresos
Recogida Elaboracion de normas para establecer el
1
Funciones y actividades de un archivo central según J. Molina Nortes y V. Leira.
En técnicas de archivo y tratamiento de la documentación administrativa.
Guadalajara, 1996, p.140.
88
recepción procedimiento de ingreso de documentación
Depositos con instalaciones adecuadas.
Velar por la correcta conservación de los
Conservacion expedientes en los archivos de gestión:
Normalizacion del material de carpeteria para
archivo de expedientes
Identificacion, clasificación y ordenación de las
Organización series documentalesincluidas dentro de la
extructura del fondo.
Analisis de los testimonios administrativos
lagales, jurídicos e informativos de cada serie
Valoracion documental.
Conocer los plazos de prescripción de los
valores administrativos.
Elaboracion de instrumentos de control: Para
ingresos y salidas de series documentales y para
prestamos y consultas de documentación.
Descripcion Elaboracion de instrumentos de información
para la identificación y valoración de series.
Elaboracion de instrumentos de descripción del
fondo documental: guias, inventarios, índices.
Servicio de prestamos de documentación a los
órganos productores.
Difusión Servicio de información al ciudadano:
particulares e investigadores (consulta en sala y
reproducción)
LOS ARCHIVOS INTERMEDIOS.
El Archivo Intermedio: La documentación pierde el valor primario de

la gestión y adquiere el valor secundario o histórico. En esta fase se
realiza el expurgo definitivo y la selección de aquellos documentos que
han de considerarse históricos y pasen a la siguiente fase de archivo.
Dura quince años.
Se trata de un invento norteamericano que tuvo lugar durante la

Segunda Guerra Mundial para solucionar la enorme producción
documental de los estados federales. Se implanta en España en el año
1969. En nuestro caso, el primero el Archivo General Central, creado
en 1858 para aligerar la ocupación de los Archivos de los Ministerios.
Los archivos intermedios suelen concentrar archivos de diferentes
instituciones, de lo que se desprende los grandes volúmenes de
89
documentos que reciben, la mayor parte de las veces por transferencia
extraordinaria y como tales con bastante desorganización.
Aquí están los documentos cuyo valor de gestión ya es casi nulo y se

van clasificando de cara a su interés histórico. En este archivo se hace
el proceso de expurgo, es decir, de selección de aquellos archivos que
merecen la pena conservar por su interés histórico, procediendo a la
eliminación del resto. Esta función de archivos intermedios lo hacen el
Archivo General de la Administración (Alcalá de Henares) para los
documentos de la Administración Central, y los Archivos Histórico
Provinciales, para los documentos de las administraciones periféricas
del Estado (Delegaciones de Gobierno, Direcciones Provinciales, etc.)
Los archivos se conservarán por un periodo de diez a quince años. Los
que sobrevivan al expurgo, pasarán al archivo siguiente.
El archivo intermedio es el mas reciente, por lo que a su factura se
refiere,y esta estrechamente unido a la actividad de las
administraciones.
Definición
Sobre los archivos intermedios se han dado tantas definiciones como

archivos existen. El diccionario de terminología archivisticadel ICA nos
encontramos con las aiguientes definiciones y equivalencias de
términos:
Ingles: record centre

Edificio diseñado y construido específicamente para el almacenamiento
de bajo coste, mantenimiento y comunicación de documentos
semiactivos en transito a su ultima etapa disposicional. Tambien
llamado deposito intermedio o limbo. En EEUU los documentos activos
son también almacenados en un “record centre”.
Frances: Centre/Depôt de prearchivage/Depôt intermediaire

Servicio de archivos especializados en la consercacion y la
comunicación de archivos intermedios.
Holandes: Tussenarchief, tussendepot
Aleman: Zwischenarchiv
Italiano: Prearchivo. Archivo intermedio.
Español: Archivo intermedio.
M.Duchein: Archivos intermedios: “los documentos que han dejado de

estar considerados como archivos corrientes, y no pueden, en razón de
su interés administrativo, ser objeto de selección y eliminación.
90
Prearchivage: “conjunto de técnicas para la gestión de archivos
intermedios. En ocasiones utilizado, equivocadamente, como
equivalente records management”.
Diccionario de terminología archivística. Archivo intermedio: dentro

del ciclo vital de los documentos, es aquel al que se han de transferir
los documentos de los archivos centrales (o de los archivos de gestión
en el caso de los archivos histórico provinciales) cuando su consulta
por los órganos productores es esporádica y en el que permanecen
hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico. En virtud de
la normativa vigente, con carácter general y salvo excepciones, los
archivos intermedios no pueden conservar documentos que superen los
cincuenta años de antigüedad”.
Uno de los archivos intermedios mas importante es el AGA (archivo

general de la admistracion de Alcala de Henares). La función especial
del AGA consiste en recibir mediante transferencias regulares la
documentación producida por los diferentes organismo que, tras
permanecer en sus respectivos archivos centrales el tiempo necesario
para su tratamiento, haya perdido la suficiente utilidad administrativa
como para que su consulta sea solamente esporádica.
Una vez prescritos todos los valores administrativos, aquellas series

cuyos caracteres constituyen elementos insustituibles de la memoria
histórico deberán ser transferidos al Archivo Historico Nacional,
mientras que las demás, una vez aprobada la oportuna propuesta por la
Comision Superior Calificadora de Documentos, podrán ser eliminadas.
Tipos de archivos intermedios
Podia decirse que exiten tantos tipos de archivos intermedios como

sistemas archivísticos hay porque, las características propias de cada
institución y de sus sistema determinan un modelo de archivo
intemedio, unas veces como centro archivístico independiente con
entdad y personalidad propias y otras, integrado en otro centro
archivístico mas general.
Es España podemos decir que existen hasta la fecha tres tipos de
archivos intermedios públicos, correspondientes a los tres tipos de
sistemas archivísticos que coexisten: estatal, autonomico y municipal.
La situación de los arhcios intermedios ha evolucionado bastante en

nuestro país durante los últimos años al abrigo del estado de las
autonomías y del celo por preservar sus respectivos patrimonios
91
documentales. El primer antecedente que se conoce es el Archivo
General Central creado en 1858 y ubicado en Alcala de Henares, para
aligerar a los ministerios del colapso producido por los fondos
documentales que ya no se utilizaban; pero su incnedo en el verano de
1939 supuso la destrucción de importantes fondos referidos a los siglos
XVIII y XIX. En la fecha ya señalada se crea el AGA que entrar en
funcionamiento a partir de 1972. En 1970 se crea el deposito regional
de Cervera (Lleida) como intermedio para el area catalana y asociado
con el Archivo de la Corona de Aragon. Con la entrada en vigor de las
autonomías, casi todas han creado y consagrado su legislación los
archivos intermedios de sus respectivas administraciones.
Funciones del Archivo Intermedio
Las funciones del archivo intermedio son las siguientes:
§ Liberar a las adminsitraciones de los documentos que ya no son

necesarios para su trabajo diario, a fin de mejorar el
funcionamiento de sus sistemas documentales.
§ Evitar el colapso de los archivos históricos con documentos que
todavía no son libres de acceso para el publico, una parte
considerable de los cuales esta destinada a ser destruida
transcurridos ciertos plazos de tiempo.
§ Asegurar la selección de los documentos que van a ser
conservados y los que van a ser eliminados.
§ Garantizar a las administraciones de origen la plena
disponibilidad de sus documentos, es decir, el acceso a los
mismos cuando sea necesario.
§ Realizar dichas funciones a bajo coste mediante el
aprovechamiento intensivo del espacio, ubicado en suelos e
instalaciones mas baratos que los de las oficinas. Según algunos
estudios representa un ahorro del 50% frente a los costes de
conservación en las sedes de las administraciones, al tiempo que
se recuperan para otras actividades espacios y equipamientos
costosos.
Servicios
Los principales servicios que presta el archivo intermedio son:

1. La instalcion de los fondos
Las unidades pueden instalarse y signaturarse de tres formas
distintas:
92
o Secuencial: siguiendo la numeración continua d ela
sunidades de instalación desde el uno en adelante, por el
orden de ingreso.
o Cronologica: de acuerdo con el año de ingreso y un
numero correlativo asociado.
o Direccion: señalando la ubicación de la unidad en el
archivo, de modo que se otroga un numero por cada uno
de los siguientes elementos: deposito, sección, bloque,
estantería y posición.
2. La clasificación.
Debe realizarse de acuerdo con el cuadro de clasificación
elaborado por la entidad.
3. Descripcion
Las relaciones de entrega serán el elementos de descripción por
excelencia en el archivo intermedio, una vez comprobadas con
los envíos y corregidas.
4. Informacion.
Esta encaminada a ofrecer información a los usuarios, a facilitar
la consulta de la manera mas rápida y satisafactoria posible. En
este sentido tenmos que prever la mas amplia gama de
posibilidades: consulta en sala, préstamo a los organismos
productores, reproducción compulsada de documentos, consulta
telefónica y mediante conexión en red.
Teniendo en cuenta que el archivo iuntemedio es un mero depositante

que se responsabildiaza de la gestión pero no de la propiedad de los
fondos, que siguen perteneciendo a los organismos productores, en
principio solo estos tienen el acceso a los mismos. Cualquier consulta
documental por parte de terceros, bien sea otro organismo o el
ciudadano, deberá realizarse mediante autorización escrita del
remitente, a fin de garantizar la confidencialidad de sus documentos.
No obstante como quiera que, debido a la saturación de los sistemas,
buena parte de su interés para la investigación, en este supuesto la
consulta al publico debe regirse por el principio de acceso libre a los
documentos de carácter histórico; .
El ultimo paso que cabe al archivo intermedio una vez expurgados los
fondos documentales, es remitirlos al archivo histórico correspondiente
al transcurrir treinta años –por termino medio- de haber finalizado su
tramitación. Tan pronto como son destinados a la conservación pepetua,
las administraciones de origen pierden todo derecho sobre ellos y pasan
a la autoridad exclusiva del archivo.
93
EL ARCHIVO HISTÓRICO.
El Archivo Histórico: la documentación posee ese valor secundario o

histórico y se conserva de forma indefinida ya que forma parte del
patrimonio histórico. Se trata de un archivo de con función de
conservación permanente, constituyendo una parte del Patrimonio
histórico. Su finalidad primaria es el servicio a la investigación y a la
cultura.
Su volumen documental suele ser considerable, exige edificios grandes
que suelen ser emblemáticos y notables. De todos los archivos son los
de mayor estimación social y administrativa.
La documentación que tras su estudio es considerada como esencial
reflejo de las actuaciones de la Administración y de la sociedad, asume
su valor testimonial e informativo, y se transfiere al archivo difinitivo o
histórico.
En esta fase de archivo y en relación con el cliclo vital documental la
documentación se considera ya inactiva. El análisis de sus valores
determina que su conservación es esencial, y asume su valor testimonial
e informativo, con un valor permanente y más de 25 años. Esta
documentación se encuentra en el archivo histórico.
Eduardo Nuñez Fernandez: Los archivos históricos son pues, en

esencia, la consecuencia de una historia institucional y no solo de los
estados, también de los municipios, de los organismos provinciales, de
las instituciones religiosas de todo tipo, de las empresas y sociedades
mercantiles e, incluso, de otro tipo de sociedades que, como las
deportivas, pueden alcanzar una vida institucional prolongada con mas
de cien años de actividad. En ocasiones, los centros archivísticos de
carácter histórico albergan un gran numero de fondos históricos de
diferentes instituciones desaparecidas –o no-; tal es el caso de los
fondos de ibstituciones monásticas españolas que como consecuencias
de las políticas desamortizadoras, pasaron a la custodia de la Real
Academia de la Historia y, mas tarde, al Archivo Historico Nacional,
inicialmente concebido para conservar exclusivamente un fondo: el del
propio Estado Español.
El proyecto de Reglamento para los archivos estatales reconoce en su

articulo 15 como archivos historios del sistema estatal los siguientes:
§ El Archivo general de la Administracion.

§ El Archivo Historico Nacional
§ Los Archivos de los reinos de Galicia, Mayorca y Valencia.
§ El Archivo de la Corona de Aragon
94
§ El Archivo General de Simancas
§ El Archivo General de Indias
§ El Archivo de la Real Chancilleria de Valladolid
§ El Archivo de la Real Chancilleria de Granada
§ Los Archivos Historico Provinciales
§ Los Archivos Historicos de Protocolos.
Tipos de Archivos históricos.
Existen cinco tipos de archivos históricos desde el punto de vista de su

formación, a saber:
1. Como fondo documental.
a. Archivo histórico como fase o estadio final del ciclo vital

del documento dentro de un sistema archivístico vigente o
activo tras la superación de los procesos del tratamiento
archivístico vigente activo tras la superación de los
procesos del tratamiento archivístico de la documentación
y la adquisición d ela condición de fondo de conservación
permanente.
b. Archivo histórico como conjunto organico de documentos
de una institución u organización extinguida o
desaparecida.
2. Como centro archivístico.

a. Archivo histórico como centro archivístico que recibe,
cuatodia, organiza y gestiona esa fase o estadio final del
ciclo vital del documento dentro de un sistema archivístico
vigente o activo.
b. Archivo histórico como centro archivístico que recibe,
custodia, organiza y gestiona los fondos históricos
(conjuntos organicos) de instituciones y organizaciones
desaparecidas sin estar relacionado con ellas a través de un
sistema archivístico concreto (no recibe transferencias).
c. Archivo histórico como centro archivístico que cumple las
dos condiciones anteriores: Recibe transferencias de un
archivo intermedio dentro de un sistema archivístico y,
simultáneamente, recibe custodia, organiza y gestiona
fondos de instituciones, organizaciones, sociedades, etc.,
desaparecidas o que han cedido, bajo diferentes formulas
legales, su archivo.
95
Objetivos
El objetivo de los archivos históricos se define, cada vez con mayor

nitidez, hacia tres ámbitos estratégicos en apariencia semejantes pero
muy diferentes entre si a pesar de su complementariedad. Son estos:
a) La constitución de un fondo documental cuyos valores

principales no se definen solo por su interés para la investigación
histórica, sino también como testimonio inalienable de la historia
de las instituciones y las colectividades, de sus actividades y de
su misma existencia como tal.
b) Una atención cuantitativa y cualitativamente mejorada a la
investigación y su creciente diversidad casuística. Los archivos
históricos y, en especial, los grandes archivos históricos
nacionales han comenzado a poner en marcha estrategias
encaminadas a cubrir todos los aspectos de la nueva demanda.
c) La implicación de los centros históricos en una nueva dimensión
de los servicios del archivo recientemente recuperada desde una
óptica renovada y que desde el concepto básico de la función
cultural de los archivos introduce una forma definitiva a estos en
las llamadas políticas culturales y en los nuevos métodos de
análisis de la realidad social y de la oferta demanda culturales.
Funciones
Las funciones del archivo histórico las podíamos resumir de la

siguiente manera:
§ Recepcion y organización de las transferencias de fondos

procedentes de los archivos intermedios mediante la creación y
mantenimiento del correspondiente registro general de entrada de
fondos y la elaboración de los oportunos instrumentos de
descripción, dentro de lo que se ha llamado la función de contral
del fondo y que incluye: la planificación, ejecución y
seguimiento de las actividades relacionadas con los registros de
entrada y salida de documentos, la identificación de la extructura
de los fondos y su valoración y la tramitación de certificaciones y
consultas.
§ Plamificacion descriptiva y elaboración de los instrumentos de
descripción de sus fondos bajo los parámetros de la
normalización descriptiva y la prioridad y oportunidad de los
instrumentos descriptivos a elaborar de acuerdo a las
96
características de los fondos conservados de la demanda externa
del archivo.
§ Recepcion, organización, conservación y servicio de fondos
históricos no institucionales, es decir, de fuera del sistema
archivístico institucional al que pertenece el archivo histórico,
ingresados bajo diferentes formulas: cesion en deposito,
donación, adquisición, expropiación, etc. Con la elaboración del
correspondiente registro general de ingresos extraordinarios,
dentro del conjunto de operaciones que constituyen la función de
control de fondos y de descripción documental.
§ Gestion de las salidas temporales o definitivas de fondos y
documentos y si control mediante el correspondiente registro
general de salirda y el oportuno expediente.
§ Desarrollar iniciativas encaminada al fomento de la protección y
la conservación del patrimonio documental en el ámbito
territorial de sus competencias.
§ Planificar, organizar y gestionar los servicios de información,
consulta y referencia, tanto internas –al personal y órganos de sus
propio sistema archivístico- como externos: al ciudadano,
investigadores, alumnos de los doferentes niveles del ciclo
educativo, entidades que desarrollan actividades culturales, etc.
§ Planificar, organizar y gestionar las actividades relacionadas con
el fometo de la acción cultural del archivo y las relacionadas con
la divulgación y difusión de sus fondos documentales: medios de
comunicación, publicaciones, difusión, exposiciones, programas
educativos, proyectos culturales, convenios con otras
instituciones culturales, programas de apoyo y fomento a la
investigación histórica. Etc.
§ Elaborar y poner el marco normativo archivístico desde el ámbito
de sus competencias al organismo o institución correspondiente,
especialmente en materia de patrimonio documental y fondos
históricos.
§ Establecer líneas de cooperación con el resto d elos archivos que
constituyen el sistema archivístico en el que se halle integrado y,
especialmente, con el/los archivos intermedios de los que recibe
fondos. Esta cooperación debe hacerse extensiva al organismo u
organismos admisnitrativos creados para gestionar y aprobar
medidas de valoración y selección de documentos en el ámbito
institucional del archivo histórico.
§ Establever todoas las medidas necesarias para la correcta
conservación de sus fondos, en especial, las relacionadas conlas
condiciones ambientales y físicas de dicha conservación, las
relacionadas con la utilización de soportes alternativos que
97
permitan la preservación de los originales conservados y las
relacionadas con los riesgos de acceso y uso y entrada y salida de
documentos de los depósitos, asi como adoptar todas la medidas
que considere necesarias para asegurar dicha conservación.
§ Planificar y gestionar adecuadamente el crecimiento espacial de
sus fondos y de sus depósitos con el fin de prever e informar con
antelación suficiente de las necesidades espaciales y de
crecimiento del archivo.
§ Mantener un elevado nivel de eficiencia y eficacia en la
organización y estion de sus fondos mediente la implantación y
aplicación de nuevas tecnologías en los procesos de organización
y servicio de sus fondos manteniendo una permanete mejora de
los procesos de trabajo.
§ Establecer todas la medidas necesarias de contral evaluación de
la gestión d los recursos asignados y servicios prestados
mediante la aplicación de las técnicas estadísticas, la fijación de
objetivos y la elaboración de informes y memorias de gestión y
generales y por programas o proyectos.
§ Mantener un elevado nivel de relación institucional con el resto
deorganismos e instituciones de carácter cutural, científico y
social que actúan en su ámbito de competencia con el fin de
definir y fomentar el espacio isntitucional que como archivo
histórico le corresponde ene l ámbito social, cultural y científico
de su comunidad.
§ Porponer iniciativas o colaborar en los proyectos de elaboración
de sistemas o programas de información de fuentes documentales
para la investigación histórica o programas de información
histórica que se le propongan en el ámbito de sus competencias a
nivel local, regional, nacional o internacional.
§ Organziar y gestionar la administración del archivo en las
diversas facetas de ejecución presupuestaria, gestión de recursos
humanos, formación adiestramiento del personal, contabilidad,
correspondencia, mantenimiento de instalaciones, etc.
§ Planificar y desarrollar sistemas de calidad que permitan mejorar
todos los procesos y operaciones del archivo de forma integral y
evolutiva atendiendo especialmente a los resultados en la calidad
de los servicios.
ARCHIVOS PRIVADOS.
Concepto
98
El diccionario de terminología archivística reconoce como archivos
privados los producidos por personas físicas o jurídicas, publicas o
privadas, amparando como tal las leyes españolas basta con fijarse en
los preceptos constitucionales de “protección y conservación y
enriquecimiento del patrimonio histórico y cultural, cualquiera que sea
su régimen jurídico y su titularidad” (art. 46)
Por contra se constata la existencia de multiples instituciones privadas
que gestionan sus documentos en base a sus cometidos y actividades,
entidades perfectamente estructuradas y que desarrollan procesos de
gestión similares a las administraciones publicas. Es mas llegan a
organizar un flujo de documentos o de información, desarrollando
distintas fases archivísticas en respuesta al ciclo vital de los
documentos.
La desconexión de los archivos privados con respecto al sistema
archivístico públicos ha sido subsanada al concebir los distintos
sistemas como partes de una entidad mayor, las redes de archivos,
constituidas por distintos archivos y sistemas archivísticos sin por ello
establecer relaciones de dependencia mas alla del marco legal genérico
para los fondos documentales y las instituciones que los producen,
custodian o difunden.
La definición de Mª del Carmen Mastropierro: “archivo privado es

aquel que reúne los documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio
de sus funciones por las personas físicas o jurídicas en el transcurso de
actividades no regidas por el derecho publico”
Antonio Angel Ruiz Rodriguez: “Los archivos desconocidos y

‘utilizados o por quien los ha generado por un pequeño grupo de
investigadores que saben de su existencia” “termino aplicado a los
archivos que corresponden a entidades jurídicamente privadas”.
Particularidades de los archivos en el ámbito privado
En el fondo subyace una concepción dispar de los archivos privados,

que parte de:
§ Un marco conceptual algo confuso, dada su gran variedad. En

muchos casos tal confusión se deriva de las sutiles diferencias
existentes entre lo publico y lo privado, lo que no siempre tiene
cabida en la legislación.
§ Un marco legal dispar, que no aborda el problema en su
conjunto. De hecho, existen multiples leyes normativas que
afectan a estos archivos de forma tangencial, por mas que queden
99
amparados por los preceptos generales incluidos en la ley
16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Historico Español, y de
sus reales decretos.
§ La concepción del hecho archivístico como salvaguarda de los
derechos y deberes ciudadanos resta valor a entidades privadas
que no incluyen tal finalidad. Es mas , existen entidades que ni
tan siquiera consideran su interés cultural o científico.
§ Una desvinculación de muchos fondos privados de sus titulares
originarios, otorgándoles la consideración legal de sus
depositarios actuales. Esta situación cobra importancia si se
considera que:
o Existen fondos de origen privado en archivos públicos.
o Algunos archivos privados reúnen documentos resultanes
del desempeño de funciones hoy reconocidas en exclusiva
a las administraciones publicas, como ocurre en algunos
archivos eclesiásticos o nobiliarios.
§ La titularidad privada origina a veces problemas de gestión,
organización o difusión, al enfrentarse a la falta de medios
técnicos o económicos. A ello se une a veces la falta de personal
cualificado o de escasa formación del mismo. Parahacer frente a
ese problema la legislación y las distintas administraciones velan
por el correcto tratamiento de estos fondos documentales y
ayudas a sus titulares.
§ Los procesos de cambio de titularidad pueden derivar en la
dispersión o fragmentación de estos fondos, como por ejemplo en
los casos de herencia, venta fragmentada de una empresa o
separación total del fondo histórico y el fondo administrativo de
un mismo archivo.
§ Es frecuente que estas entidades deleguen la gestión de sus
actividades culturales, incluidos sus archivos, a fundaciones que
han sido creadas por ellas mismas o por una colectividad de
entidades relacionadas.
§ Esta suele ser la tónica predominante en el ámbito de los
archivos de empresa, pues muchas entidadades crean y finacian
fundaciones destinadas a obras sociales y actividades culturales.
Pensemos en la fundación Caixa Bank o en la obra social del
Bankia.
Sistematización de los archivos privados.
Se pueden establecer diversas tipologías, entre las que se pueden citar

las aportadas por O Gallego Lopez o V. Pons Alos, aunque en lo
100
esencial todas coinciden en considerar, de un lado la condición jurídica
de sus titulares y, del otro, la tipología de sus fondos.
Si tomamos como fundamento la condición privada o publica de sus
titulares, se puede distinguir:
§ Entidades de titularidad, capital mayoritario y gestión privados,

con fines, actividades e intereses ajenos al ámbito cultural o
archivístico, pero que conservan uno o varios fondos
documentales.
§ Entidades de titularidad, capital mayoritario y gestión privados
orientadas a actividades culturales y archivísticas, independientes
o vinculadas a otras instituciones. En este grupo se incluyen las
fundaciones sociales y culturales de bancos, empresas, etc.
§ Ambos tipos antereriores pueden desarrollarse en el ámbito
publico, por ejemplo al ser fundadas por uno o varios organismos
públicos, al intervenir estos en su gestión y dirección o al
estarsubvencionadas o contar con aporte económico de origen
publico. En este grupo se incluían muchas fundaciones y
organismos autónomos de las distintas administraciones y,
aunque su condiciona legal los situe en el ámbito publico, sus
características los aproximan mas a los archivos privados.
§ La archivística francesa ha desarrollado el concepto de archivo
semipúblico para referirse a centros privados que disponen de un
servicio de difusión similar al de los centros públicos.
La clasificación mas genuina es la que considera los fondos

documentales provenientes de personas o entidades privadas vinculados
a actividades y fines de ámbito privado, con independencia de su
ubicación o el régimen jurídico de sus titulares actuales:
§ Archivos de asociaciones privadas. Se caracterizan por responder

a organizaciones colegiadas o que representan a un colectivo y
que persiguen unos fines específicos, fines que determinan la
administración o exclusión de uss miembros y de los que seriva
su producción documental, con independencia que desarrollen
otras actividades sociales, económicas o culturales. En este
amplio grupo se pueden incluir sindicatos, partidos políticos,
asociaciones culturales, etc. Cada una con particularidades
notables.
§ Es de notar que existen instituciones que legalmente son
consideradas publicas, aunque en el desepeño de sus actividades
y en el grado de autonomía de que disponen se aproximan a las
instituciones privadas. Este es el casod e los colegios
101
profesionales, academias científicas, cofradías de pescadores,
cámaras de comercio, industria y navegación, federaciones
deportivas, ect.
§ Archivos de empresas o entidades cuya finalidad es la obtención
o salvaguarda de beneficios económicos aunque presten atención
a facetas culturales o ejerzan comprencias publicas.
§ Archivos de instituciones eclesiásticas, por incidir en aspectos
religiosos y ser estos los principales asuntos tratados por sus
fondos, por mas que se incluyan documentos de carácter
patrimonial o administrativo.
§ Archivos personales, familiares y nobiliarios, cuya finalidad
esencian esta en la salvaguarda del patrimonio y sus intereses
particulares en relación con su entorno social muy especifico.
§ Archivos de instituciones deocentes, científicas y culturales,
cuando estos son sus cometidos esenciales. Es de notar que los
archivos universitarios suelen incluirse en el ámbito de los
archivos públicos, aunque con frecuencia se han olvidado los
centros docentes privados o se les ha incluido en el ámbito de las
instituciones religiosas que los fundan o gestionan, pese a que
sus cometidos son distintos.
La protección del patrimonio documental privado.
A diferencia de los documentos originados por las adimistraciones

púbicas, considerados patrimonio documental y protegidos como tal por
la ley de PHE desde sus misma creación o recepción por el organismo
publico, no ocurre lo mismo con los documentos que no son de
titularidad estatal, autonomica o local. Asimismo, tampoco existe una
normativa que regule los procedimientos o normalice los tipos
documentales, por lo que las entidades privadas disponen de bastante
libertad a este respecto.
Las entidades privadas deben, eso si, tener en cuenta la protección de su
patrimonio documental según lo establecido en la ley de PHE, asi como
todas aquellas normas legales que afecten a sus actividades y fines.
Enn primer lugar, la ley aborda esta cuestión de sde la producción o la
titularidad actual de los fondos documentales, sin incidir en su origen.
Además, la confision entre lo publico, lo autonomico y lo privado se
hace presente en la adcripcion de muchos fondos documentales a uno u
otro tipo. Reciben la consideración de patrimonio documental español
aquellos fondos, agrupaciones o documentos:
§ Que pretenezcan a personas jurídicas en cuyo caso capital

participe mayoritariamente el Estado u otras entidadades
102
publicas, como sucede con organismos autonomicos de la
administración, empresas publicas o patronatos municipales.
§ Gozan de la misma protección los documentos producidospor
entidades de privadas que gestionen servicios públicos, en lo
relacionado con dichos servicios.
§ Aunque estas prescripciones afectan a muchos fondos
empresariales, el carácter autonomico y temporal de estas
entidades les puede llegar a marginar de una correcta actuación
por parte de los organismos públicos competentes en materia
archivística.
§ Los documentos producidos por entidades y asociaciones de
carácter político, sndical o religioso y por las entidades,
fundaciones y asociaciones culturales y educativas de carácter
privado solo adquieren la condición de patrimonio documental
español al superar los 40 años de antigüedad, precepto que
alcanza a entidades autonomicas y asociaciones fundadas o
patrocinadas por empresas privadas.
§ El resto de la producción documental del ámbito privado queda
protegida por la mencionada ley una vez ha alcanzado los cien
años, salvo decisión expresa de la administración competente.
§ La obligación legal de depositar una copia de los documentos
constitutivos de las empresas en el Registro mercantil convierte a
estos fondos en un complemento de muchos fondos
empresariales (real decreto 1784/19996 de 19 de julio, que
aprueba el Reglamento del Registro Mercantil).
Medidas para preservar y difundir el patrimonio documental.
Todos los poseedores de patrimonio documental y blibliografico están

obligados a conservarlo y protegerlo, permitiento la inspección de las
administraciones publicas compententes. Ademas la ley de PHE incide
en la obligación de permitir su consulta y estudio por parte de los
investigadores, auque dentro de unas pautas que respenten los derechos
de su titular o depositario. De hecho auqnei proclama el libre acceso al
patrimonio documental y bibliográfico, reconoce la posibilidad de
limitar la consulta de aquellos documentos de carácter confidencial o
que afecten al honor y la intimidad de sus titulares.
En todo caso, serán de libre acceso los documentos con mas de 25 años
desde la muerte de la persona afectada por el acto documentado o 50
años a partir de la fecha de los documentos (art. 57)
La legislación vigente fomenta la adquisición de los fondos
documentales privados por parte d elas disitintas adminsitraciones,
103
además de limitar su exportación, prohibida para los bienes de interés
cultural según la ley de PHE (art. 52-56).
No obstante, la cesion de los fondos a instituciones publicas no tiene
que implicar la perdida de derechos, salvo que por incumplimiento el
Estado decida la expropiación del archivo en cuestión. Por el contrario,
la ley de PHE facilita la conservación, gestión y difusión de los fondos
documentales y archivos privados mediante su deposito temporal en un
centro publico que reuna las condiciones necesarias para su seguridad y
consulta (art. 53 y 63)
Mecanismos de cesion.
Deposito: implica un acuerdo o contrato en elque el depositanta cede la

custodis del fondo documental con carácter temporal, sin renunciar a su
titularidad y con el derecho a recibirlo en devolución en las mismas
condiciones en que slo entrego (código civil arts. 1758 a 1789). Como
consecuencia, esta figura jurídica obliga a solicitar la atorizacion de su
titular para cualquier intervención o uso que se vaya a hacer del mismo,
impidiendo labores de organización o difusión.
Comodato. Es el procedimiento jurídico mas idóneo, pues trata de un

préstamo temporal del fondo documental en el que su titular cede el uso
del mismo. A cambio, el comodato queda obligado aconservar el fondo
documental y hacerse cargo de su coste (Codigo civil art. 1740). Como
consecuencia el comodatario podrá organizar y difundir el fondo
documental, llevar a cabo medidas para su mantenimiento y mejora,
garantizando siempre la titularidad particular y la entrega de los
posibles beneficios de su uso.
Adquisicion total. Por compra, donación, expropiación, ejercicio estatal

del derecho de tanteo y retracto sobre el patrimonio documental o
entraga como pago al impuesto de la reta de las personas físicas (Ley de
PHE, RD 111/1986 y RD 64/1994, que desarrolla la ley de PHE).
Medidas de fomento.
Con independencia de la posibilidad de ceder el patrimonio documental

a la custodia, gestión total entrega a las distintas adminsitraciones
publicas, el Estado hibilitara mcasnismos para fomentar la conservación
y difusión del patrimonio documental por distintas entidades privadas.
Ello se enmarca en la regulación de la participación privada en
actividades o fines de interés general, medidas orientadas a sus
104
titulares, a las entidades que custodien tal patrimonio o cualquier otra
interesada en finaciar tales actividades.
Deducciones de impuesto de la renta de las personas físicas. Hasta un

20% de inversiones realizadas en bienes de interés cultural o hasta un
30% por donación de bienes que formen parte del patrimonio (Ley de
PHE)
Deducciones de incentivos fiscales para fundaciones sin animo de lucro
que financien actividades de interés general (Ley 30/1994, de
fundaciones y mecenazgo)
Pago de impuestos en bienes que formen parte del Patrimonio Historico
Español. La valoración de estos bienes correra a cargo de la Junta de
Calificacion, Valoracion y Exportacion (Ley de PHE y RD 111/1986 y
RD 64/94 que desarrolla la ley de PHE). Este sistema ha sido el usado
por los titulares del archivo dical de Frias.
Ayudas de la adminsitracion con carácter de anticipo reintegrable (ley
de PHE)
ARCHIVOS PERSONALES, FAMILIARES Y NOBILIARIOS.
Archivos Personales.
Según expresa Mastropierro los archivos personales nacen ante la

necesidad del individuo por conservar los testimonios escritos de su
actividad. Estan condicionados por su dedicación profesional, sus
intereses particulares y su contexto familiar, social, político y
economivo. Ademas, al concebirse como una entidad privada todos
estos factores influyen mucho en la comprensión general del fondo,
pues algunos documentos solo cobran sentido después de un profundo
conocimiento de su contexto, sin que existan, como ocurre en los
archivos públicos, normativas oficiales y procedimientos relados que
los justifiquen.
Suelen contener una documentación muy variada, que dependerá de las
circunstancias concretas de cada titular:
§ Documentos de carácter personal y familiar

§ Documentos de carácter patrimonial, como títulos de propiedad,
gestión de bienes, etc.
§ Correspondencia privada y oficial.
§ Documentos relativos a su participación en instituciones de todo
tipo, como colegios profesionales, clubes sociales o deportivos,
entidades religiosas, afiliaciones sindicales…
§ Documentos relacionados con su actividad profesional.
105
§ Colecciones diversas, como recortes de prensa, cartografia, etc.
Los archivos familiares son los fondos agrupados y trnasmitidos por

una familia o linaje, en los que se renune documentos que fundamentan
sus propiedades y derechoso que resultan de sus actividades e intereses.
En definitiva, son similares a los archivos personales, aunque difieren
de estos al implicar una evolución cronológica a lo largo de una o
varias generaciones y reunir en un mismo archivo la producción
documental de varios individuos, de forma singularizada o como
entidad colectiva.
Archivo personal, Mª del Carmen Mastropierro lo define como: “una

colección de manuscritos privados personales, que testimonian las
motivaciones, inquietudes e intereses de la persona que reunió la
colección”. El archivo personal es una colección de documentos
(escritos, cartas, notas, publicaciones, fotografías, manuscritos,
documentos legales, etc.) refeeridos a la actividad de una persona,
preparada profesionalmente como testimonio para su memoria.
Los Archivos familiares.
Definicion y concepto
Por archivo familiar podemos entender el conjunto de documentos, sea

cual sea su soporte material, producidos y conservados por una familia
o linaje, y que son el resultado de una vida de relación, de las
actuaciones de sus miembros en sus diferentes momentos históricos y
de las actividades relacionadas con la formación y gestión del
patrimonio . un archivo familar muy amenudo incluye información de
tipo personal, claramente separable dentro del conjunto de diferentes
miembros de la familila, Los archivos familiares de personas son
privados, formados por una persona a lo largo de su vida o por una
familia a lo largo de generaciones. Los archivos de personas físicas son
de índole menor, permanecen en amnos de la familia y cuando la
persona productora muere, la familia o bien lo sigue conservando o se
desace del archivo. Cuando la persona tiene cierta popularidad, muchos
de los archivos mediante cesion o venta, pasan a ingresar en los
archivos públicos, tal es el caso de los archivos de Adolfo Suarez,
Manuel Azaña. Existen archivos de otras personalidades publicas que
son expuestos, junto a todos sus bienes, en las denominadas casas-
museso como Juan Ramon Jimenez o Dali. Generalmente son archivos
sontemporaneos, son administrativos, pero al morir los personajes que
106
los generan pasan a ser históricos. De estos los mas destacados son los
nobiliarios.
Olga Galleo21 los define como: Los archivos privados, por el contrario,
emanan de individuos y personas jurídicas privadas (familias,
asociaciones, fundaciones, empresas e iglesias).
“son los archivos familiares los generados por las actividades de una
persona a lo largo de la vida o por las de los distintos componentes de
una familia a través de generaciones, constituyendo, generalmente, la
etapa final de la integración de otras familias y de desmembraciones de
sus componentes que han dejado huella en sus fondos documentales.”
Objeto: reside en permitir la buena administración de los patrimonios
en el mas amplio sentido de la palabra y corresponden a un archivo de
gestión adminsitrativo, en el que el fin utilitario y económico determina
la organización de fondos. Pero al mismo tiempo son archivos
históricos de alto valor cultural, pues contienen testimonios e
información que permite reconstruir la historia de un linaje y descubrir
y confirmar y dar a conocer su “lustre” y prestigio al rememorar el
poder y autoridad que en otros tiempos disfruto.
Estan formados por documentación recibida, emitida o expedida y otra
generada de orden interno.
La recibida, según el centro de emisión, puede ser de procedencia real y
señorial; documentación procedente de las administraciones publicas
centrales y municipales, cuyo destino necesario e sun particular;
documentación judicial; documentación notarial, en copia, documentos
de precedencia eclesiástica: Santa sede, cancillerías episcopales,
monasterios conventos y parroquias, etc. Y documentos precedentes de
particulares, en general muy números, como es el caso de la
correspondencia.
La expedida puede ir dirigida a las adminsitraciones civiles,
eclesiásticas y personas privadas como consecuencia de las actividades
de la persona o familia, y se conserva en copia o minuta.
La generada de orden interno puede ser muy abundante en todo lo
referente a la adminsitracion del patrimonio o a cierrtas actividades
propias de la familia. Puede conservarse en original copia o minuta.
Caracteristicas:
Los archivos familiares no obedecen a un organigrama, a una

legislación o normativa en cuanto a su formación, al procedimiento o al
tramite, sino que surgen un poco al azar, según lo exijan las actividades
de sus creadores.
El archivo familiar reflaja la evolución de una o varias familias a lo
largo de generaciones y a través de muchos años, e, incluso, siglos en
107
los que se producen uniones de familias distintas por matrimonios,
uniones de patrimonio por herencias, reducciones de patrimonio y por
ultimo su extinción.
En España uno de los primeros que pasaron al Estado por compra fue el
de la casa ducal de Osuna en 1927, siguiendo una política de
incorporación de este tipo de archivos que data de 1901. Entre las
numerosas donaciones destaca la del archivo de la Casa Real de Frias,
hoy en el Archivo Historico nacional. Los grandes archivos
conservados por las familias creadoras destaca los de las casas de
Madinaceli, en la casa de Pilatos de Sevilla, Casa ducal de alba, en el
palacio de Liria de Madrid, Casa ducal de Medina Sidonia, en San
Lucar de Barrameda a través de fundaciones existentes
Los archivos personales nacen ante la necesidad del individuo por

conservar los testimonios escritos de su actividad. Estan condicionados
por su dedicación profesional, sus intereses particulares y so contexto
sfamiliar, social político y ecnomico.
Suelen contener una documentación muy variada, que dependerá de las
circunstancias concretas de cada titular:
§ Documentos de carácter personal y familiar

§ Documentos de carácter patrimonial, como títulos de propiedad,
gestión de bienes, etc.
§ Correspondencia privada y oficial.
§ Documentos relativos a su participación en instituciones de todo
tipo como colegios profesionales, clubes sociales o deportivos,
entidades religiosas, afilicaiones sindicales.
§ Colecciones diversas como recortes de prensa, cartografia…
Los archivos familiares se caracteiran por la granriqueza y por la

variedad de tipologías documentales que contienen. Los documentos
adquiridos y producidos por una o mas familias a lo largo de los siglos
son dicersos y cariasod, el contenido del archivo es mas rico cuanto
mas halla sido la posición social de la familia, cuando mas activa halla
sido la vida de sus miembros y cuanto mas considerable sea el
prtrimonio familiar. Aun asi no se pudene efectuar comparaciones
asimétricas enter archivos de famlias de diversa posición, clase o
estamento socila.
La clasificaicon archivística francesa ha distinguido diferentes tipos de
documentos en un archivo familiar:
108
- Archivo puramente familaires, que contiene documentos
referneres a diversas generaciones d ela familia y documentos
relativos a cada individuo
- Archivos señoriales, que se localizan sobre todo en los fondos
documentales de casas nobiliarias. Dentro de este grupo se
distinguen los documentos señoriales propiamente llamados y
los documentos feudales.
- Archivos dominicales que incluyen títulos de propiedad
documentos relativos a la adminsitracion de fincas rusticas
urbanos, compraventas, etc.
- Papeles de funciones que provienen del ejercicio de cargkis por
parte de los individuos de la familia. Se distinguen de las
funciones privadas y las funciones de cargos públicos. Una
categoría intermedia seria el el caso de los cargos religiosos.
- Papeles científicos o literarios.
Principales características de los archivos familiares:
El pergamino es el principal soporte de los documentos, al menos hasta

mediados del siglo XVII. Despues el papel lo suplante totalment
excepto en algunos documentos solemnes. Es usual encontrar
documentación en papel a partir del siglo XIV especialmente en las
series de proceso y correspondencia. Hacia el siglo XVI se efectúan
copias notariales sobre el papel de documentos mas antiguos en
pergamino, que responden a un intenres de reordenación de los archivos
y a un itnento de agilizar y facilitar las tareas admisnitativas, muchas de
esta copas contienen también el documento original en pergamino, no
exite una total separicion entre el paple y el pergamino.
La instalcion presenta la formas siguientes: agrupaciones de
pergaminos en carpetas, libros o registro de archivo y legajos.
La organización interna no responde a criterios de la archivística
moderna sino a las necesidades de uso de los propietarios y
adminsitradores tienen de una documentación con plena
vigenciajuridica y administrativa.Esta documentación ha variado a lo
largo de la historia familiar, al compas d elas exigencias administrativas
nuevas, pero la mayoría de las veces deja rastro documental. Desde las
signaturas del dorso de los pergaminos a los abecedarios e índices
elaborados por los notarios de la época moderna,estos rastros
testimonian la vigencia pretérita del archivo y de su documentación.
Calsificacion de los archivos famliares:
109
El tratamiento plantea una problemática especifica. Cada archivo
esdiferente y plantea un nuevo problema de aquí la ausencia de normas
de clasificaicon que vallan mas alla de formulaciones vagas y
generales, asi existe una gran diversidad de criterios de clasificación.
Los criterios de elaboración de los cuadros de clasificación son los
siguientes:
- El cuadro de clasificación tiene que respetar la organización
preexistente del archivo
- Tiene que incluir una totalidad de la documentación del archivo,
sea cual sea su soporte material, con independencia de su
instalcion física.
- La elaboración del cuadro de clasificación tiene que respetar el
principio de procedencia de los documentos. Cada archivo
familiar es el resultado de la suma de los archivos de las familias
y patrimonios que los integran.
- Tiene que ir acompañado de la codificación sistematica de la
documentación, el código o signatura sistematica tiene que ser
equilibrado, jerarquizado y con numeración abierta
- La clasificación de la información de cada una de las familias o
linajes que componen el archivo sigue los criterios siguientes:
o El respeto a las series documentales generadas por el
funcionamiento de la familia o por la actuación de sus
miembros en todos los campos de su actividad, que tienen
que ser odernados a partir de criterios cronológicos o
alfabeticos.
o Agrupaciones facticias de docuemntacion suelta a partir de
criterios tematicos.
Los Archivos nobiliarios
Definicion y concepto:
Según Araznazu Lafuente Urien (Lafuente Urien & Garcia Aser, 2000),
“ son un complejo resultado de las actividades de una familia a lo largo
de diversas generaciones, resultado de las actividades personales y
publicas de sus miembros, la administración de sus bienes y
propiedades o del ejercicio de potestades jurisdiccionales y patronato
eclesiástico. En ellos además han actuado diversos factores a lo largo
del tiempo que han podido modificar la integridad normal del proceso
de acumulación de documentos del fondo de archivo. Un archvo
familiar no puede entenderse al margen de la evolución histórica de una
familia que lo ha creado la política de sus alianzas matrimoniales, la
actividad económica, las épocas de gloria y su bancarrota
110
Pedro Abreu de Peixoto define los archivos familiares como: “el
conjunto de documentos producidos o recibidos por los elementos de
una familia en el normal desenvolvimento de sus actividades,
particulares o colectivas, organizados de acuerdo con sus actividades y
teniendo en cuenta la necesidad de utiliacion”.
El diccionario de Archival TErminology del ICA. La definición de

archivos familiares en el diccionario de terminología archivisitca
coincide con la definición de la definición de la versión en francés del
diccionario del CIA: “ es el archivo privado que reúne fondos
documentales de una o varias femilias relacionadas y de sus miembros,
relativos a asuntos privados, principalmente la admisitacion de sus
bienes, y ocasionalmente a sus actividades publicas. En este mismo
diccionario, archivo nobiliarios es definido como archivo familiar de
una o varias familias de la nobleza.
Podemos definir a los archivos nobiliarios como: “el conjunto de
documentos producidos, recibidos por una familia de la Nobleza, o de
aquellas emparentadas por matrimonio, y de sus miembros, en el
normal desemvolviemnto de sus actividades privadas, la administración
del patrimonio y jurisdicción, y en su caso, de sus actividades públicas,
empresariales, organizado de acuerdo con sus actividades y teniendo en
cuenta una necesidad de utilización futura”
Los archivos noviliarios son privados y muchos de ellos siguen

siéndolo, como por ejemplo el de la duquesa de alba que se encuentra
en el palacio de Liria de Madrid. En el archivo histórico nacional hay
una sección llamada osuna, que fue llevada a Toledo, dentro de este
esta el archivo de los condes de Benavente, que había absorbido a la
casa de Luna. La primera documentación que tienen los archivos
nibiliarios son privilegios, títulos y concesiones, luego estas series
persisten si la casa tiene continuidad. Tambien hay en la época moderna
series de correspondencia. Esisten también una sección llamada
Patrimonio donde se recogen los documentos de patrimonio
(testamentos, mayoazgos, juras, compra-venta, escritos de diversa
índole)
Tiene la peculiaridad de incluir entre sus fondos abundante
documentación resultado de su interés por la genealogía y la gstion y
transmisión de valores y bienes, y por ser en muchos casos los
custodios de fondos historicios que pueden incluir referencias al
ejercicio de competencias publicas. En este sentido algunos autores
habland e fondos señoriales, pues el ejercicio de competencias publicas
111
por delegación regia a los titulares de los señoríos es una de sus
características distintivas.
En algunos casos la riqueza de estos fondos se convierte en
instrumentos fundamental para el conocimiento y la investugacion de
determiandos épocas de la historus irradiandoo sobre territorios
georgraficos muy diversos. Compor ejemplo podemos citar el Archivo
ducal de Medinaceli o el fodo Osuna, ambos custodiados por el
Archivo Historico Nacional en su sección Nobleza.
La decisión de transladar esta sección a su altual sede en el Hospital
Tavera, de Toledo y el proyecto de creación, a partir de estos fondos de
un archivo publico especifico para fondos noviliaroos, marca un hito en
la actitude de las administraciones publicas. La iniciativa se sustento en
los Fondos del AHN y al colaboración de la fundación Ducal de
Medinaceli (1989), aunque con el tiempo se han ido incorporando otros
muchos fondos de esta índole.
La reunión de títulos y señoríos ha derivado, con frecuencia en la
formación de grandes archivos que suelen estar clarsificados en función
de los nucleos señoriales, tiulos, linajes que se han reunido en una única
estirpe a los laro de los siglos. A suvezz, cada una de tales agrupaciones
tienene unas acracterisiticas similares a las de los archivos familiares,
aunque pueden incluirse serieres documentales mas singualres:
- Documentacion de carácter señorial, fruto del ejercicio de

derechos señoriales sobre algunos territorios y sus vecinos tales
como la gestión de los cabildos municipales, el cobro de
impuestos, el nombramientod e cargos públicos o el ejercicio de
competencias oficiles.
- Series relacionadas con el desempeño de oficios públicos
(militares, de alto rango, altos puestos eclisiasticos o de la
adminsitraicon, embajadores, ministros…), cuando no la mera
existencia de referencias de series como la correspondencia.
- Documentos relativos a estudiod genealógicos e históricos de un
linaje.
- Patronazgo de instituciones eclesiásticas o benéficas.
- Fondos o series documentales de preocedencia extranjera
resultado de la titularidad de señoríos extranjeros o de antiguo
dominio español (Italia, Portugal, america, países bajos…)
- Colcecciones cartográficas y biblioteca tanto mas importantes
que el archivo
- Series de carácter judicial resultado de los pleitos entablados por
títulos, señoríos y propiedades.
- Amplia correspondencia.
112
Archivos de instituciones eclesiásticas.
Los archivos eclesiásticos
Son el conjunto de documentos producidos o generados por los

instituciones eclesiásticas para el desarrollo de sus actividades a lo
largo de la historia. Al hablar de documentación eclesiástica, hay que
advertir que estamos en un estado aconfesional y por lo tanto hay
documentación de muchas regiones, aunque nos centraremos en los
archivos de la iglesia católica. Estos con fundamentalmente,
catedralicios, monásticos, diocesanos y archivos parroquiales.
Los archivos mas antiguos son episcopales y parroquiales y a estos se
añaden los archivos de los monasterios y de las instituciones caritativas
y educativas, de las congregaciones religiosas, de los institutos de la
vida consagrada, de los cabildos, colegiatas, seminarios, universidades
eclesiásticas, cofradías, instituciones hospitalarias y obras misionables.
Existen archivos surgidos en el siglo XX que no entran en estas
categorías. La principal institución es la conferencia episcopal que
surgió a raíz del concilio vaticano II, cuya documentación es
administrativa. Otros archivos pueden ser los de instituciones seculares,
que no son congregaciones religiosas tradicionales, como por ejemplo
el Opus Dei. También hay que mencionar los archivos de los colegios
religiosos. Hoy en España existen mas de 14000 archivos eclesiásticos.
Archivos catedralicios.
Estos archivos junto con los monásticos son los mas antiguos. Son
conocidos también con el nombre de archivos capitulares. Que quería
decir archivo del capitulo del cabildo de la catedral. Desde la Alta Edad
media en las grandes ciudades se establece un obispo a la cabeza de una
diócesis y junto al obispo se construye una iglesia catedral, porque es la
cátedra del obispo, pero para la organización de los bienes y la liturgia,
se constituyen los cabildos (conjunto de clérigos que sirven a la
catedral). Los obispos residen en la cabecera de la diócesis y la
administración corre a cargo del cabildo produciéndose documentos
que forman de manera natural un archivo, con la peculiaridad de que la
catedral no solo la administra el cabildo sino la propia diócesis es decir
la propia diócesis es decir la documentación de la diócesis, producida
por el obispo, esta en la catedral porque no existen los archivos
diocesanos. En cuanto a la documentación las series mas importantes y
antiguas son los documentos originales en pergaminos. Es la
documentación mas antigua que se conserva en toda España. Tienen
documentación anterior a la existencia de las catedrales.
113
Los cabildos constituyen un scriptorium y a partir del siglo XII
empiezan a existir códices diplomáticos o cartularios, libros en los que
se copian los documentos originales. En el siglos XIII comienzan a
registrarse las actas capitulares y aparecen fragmentos de libros de estas
actas capitulares. En el siglo XIV se hacen libros y se sigue haciendo a
lo largo de la historia. Durante toda la Edad Media en los archivos
Catedralicios hay todo tipo de documentos producidos o recibidos por
el cabildo, a parte de privilegios también hay donaciones y testamentos.
También aparecen en la edad media la serie de libros ceremoniales y
litúrgicos; otra serie importante son los libros de gestión económica. En
el siglo XVI aparecen los expedientes de pleitos, de amojonamiento o
deslindes. También se han integrado archivos de otras instituciones
desaparecidas como el archivo del Hospital de San Antonio Abad de
León, archivos de cofradías y archivos de antiguos monasterios y
conventos.
Archivos monásticos
Son los archivos de los monasterios. Un monasterio es una corporación

que tiene propiedades. Existen desde la Alta Edad media. Debido a la
desamortización una minoría de la documentación de estos monasterios
se encuentra en las instituciones monásticas, aunque en la mayoría de
los casos la documentación en parte se ha perdido y otra gran parte ha
pasado a archivos públicos. En caso de que no pase a archivos públicos
la documentación pasa al archivo catedralicio o al diocesano.
La documentación es muy similar a la de la catedral. La documentación
mas antigua es real, y son documentos sueltos, libros litúrgicos y
ceremoniales. También producen capitulares; esto se mantiene durante
toda la Edad Moderna hasta nuestros días. También existen los libros
de administración de bienes.
Así podemos decir que el fondo se divide fundamentalmente en dos
secciones: administración de gobierno y gestión económica. En
administración de gobierno se ubican aquellos documentos que reflejan
los actos de la gestión de guía, mando o gobierno del monasterio. En la
sección de gestión económica, en cambio, se colocan aquellos
documentos que registran las sumas de dinero que ingresan a las arcas
del monasterio o salen de ellas.
Tipologías documentales:
Actas: documentos que registran y avalan el gobierno del responsable

del monasterio (prior) o recogen las decisiones de acuerdos de capitulo
u otros órganos de gobierno que pudieran existir.
114
Crónicas: son libros donde se asientan los sucesos notables acaecidos
en el monasterio.
Registro de misas: en este libro se asientan las misas celebradas
precisando la fecha y la intención por quien se celebro. El ministro que
la celebro y el costo arancelario por la intención de la misa.
Religiosos: contempla los documentos que asientan los nombres y datos
de los miembros de la congregación.
Visitas provinciales: son libros donde en visita canónica, el responsable
de la provincia asienta aquello que considera que la comunidad debe
observar con mayor cuidado en bien de la disciplina monacal.
En lo que se refiere a la gestión económica sabemos que en ella se
sitúan aquellos papeles que documentan las propiedades del monasterio
y las sumas de dinero que salen o entran en el monasterio.
Libros de registro anuales: registros de entradas y salidas de un años
especifico.
Escrituras: documentos que avalan las propiedades del monasterio
Entradas y salidas: libro donde se asientan los ingresos y egresos de
dinero que mueve el monasterio.
Archivos diocesanos.
En el siglo XVI tras el concilio de Trento, se obliga a los obispos a ser

residentes en la cabeza de sus diócesis, por lo que se reestructura el
gobierno de la diócesis y se refuerza el poder del obispo. Se crea la
curia diocesana para apoyar al obispo y es también cuando se crea el
seminario de diocesano. A partir de ahí comienza el obispo y su curia a
producir documentación que se integra en el archivo episcopal. Es un
archivo natural y administrativo. Se mantiene esta situación hasta el
siglo XX. Luego se convierten en archivos históricos. En el siglo XX
se refuerza el papel de este archivo porque se le da una función similar
a la de los archivos históricos provinciales, es decir se considera al
archivo episcopal el encargado de recoger la documentación histórica
de la diócesis, así es como se integran en estos archivos, archivos de
cofradías y monasterios. Se le cambia el nombre por el de archivo
diocesano. Se refuerza esto con una decisión de la conferencia
episcopal, bajo las bases de la santa sede, de hacer una campaña para
que los archivos parroquiales se integren o depositen en el archivo
diocesano en aquellas que no se puedan hacer cargo de la
documentación. La documentación es administrativa.
Servicio diocesano de archivos.
115
La importancia que adquieren los archivos diocesanos en el siglo XX
como centro para la conservación de la documentación eclesiástica de
su ámbito de competencia, ha dado lugar a la aparición en algunas
diócesis de los llamados “servicios diocesanos de archivos” que se
convierten en el organismo en torno al cual funciona el sistema o red de
archivos de la diócesis. En el archivo de la diócesis de Bilbao se pone
en marcha el servicio diocesano de archivos, dependiente también de la
delegación diocesana de Patrimonio Histórico Cultural, con el fin de
unificar la política archivística de la diócesis e implantar un sistema de
gestión integral de los archivos diocesanos.
Este servicio se encarga de la recogida sistemática de fondos, y de la
coordinación y supervisión de los archivos diocesanos existentes,
incluido el archivo histórico, y de asesorar y orientar a todos los
organismos diocesanos para:
Archivar correctamente la documentación generada en la actualidad.

Determinar los plazos de vigencia administrativa.
Fijar los criterios de valoración y conservación de series.
Regular los plazos de transferencias evitando las llegadas
extraordinarias de fondos al archivo histórico.
Dar tratamiento archivístico a los fondos, elaborando modelos para
todos los niveles de archivo e instrumentos comunes de descripción,
catalogación y clasificación.
Tratar de conseguir una informatización de los archivos de la diócesis.
A partir de 1997, se dieron los pasos necesarios para la implantación

del sistema de gestión integral de los archivos de la diócesis de Bilbao,
integrando al archivo histórico existente como pieza fundamental,
donde ha de llegar toda la documentación de conservación permanente.
Desde el servicio diocesano de archivos se dan las directrices y
orientaciones y la coordinación de todos los archivos diocesanos, así
como la regulación de transferencias y flujos de documentación.
Archivos parroquiales.
Son los archivos de las parroquias. Una gran mayoría están depositados
en el archivo diocesano. Actualmente varias diócesis españolas han
reglamentado el translado al archivo diocesano de los libros que tengan
una antigüedad mayor a 100 años o desde aquellas poblaciones
reducidas o que han desaparecido. Este tiene mayores garantías de
custodia y conservación. Son instituciones que existen desde la Edad
media. Las parroquias y sus archivos son extructuradas en toda la
iglesia Catolica con el concilio de Trento en su sesión XXIV (CAp. I y
116
II). Alli se recogen la normas españolas que fueron publicadas en
España por Decreto de Felipe II el 12 de julio de 1564, donde se decide
que todos los párrocos lleven libros de registros, según el Codigo
Canonico. Los libros que las parroquias están obligadas a tener son:
Libros de Bautismos. Son impescindibles para el conocimiento de la

demografía histórica ya que la estadisitca oficial en España no empieza
hasta el 3 de noviembre de 1856.
Libros de confirmados
Libros de casados. Nos dan la fehca de celebración del matriomonio,
nombre, estado, edad, naturaleza de los contrallentes, asi como el
nombre de procedencia de sus padres y su consentimiento a la
celebración del matriomonio, el nombre de los padrinos y testigos, el
cumplimiento de los requisitos pedidos por el concilio de Trento, y el
grado de parentesco de los novios, con su correspondiente dispensa, en
caso de que la hubire.
Libros de difuntos.
Puede verse en ellos la evolución del asentamiento de las partidas. De

la sencillez de las primeras en que solo cosnta la fecha del
fallecimiento, nombre de la parsona fallecida y si dejo alguna fundación
piadosa a favor de su alma, pasamos a las actuales, mucho mas
completas en las que consta el lugar de sepultura, padres, conyuge e
hijos, en su caso, causa de fallecimiento, si hizo testamento con
clausulas a favor de la iglesia, si recibió los últimos sacramentos en su
postrera enfermedad.
Dos funciones del párroco son las fuentes productoras de lsos
documentos parroquiales: la admisntracion de los sacramentos y la
adminsitracion complementaria a esta, llamada disciplinar en la que se
hallan los libros de cofradías, de visitas, de inventarios, de circulares,
de providencias, de fabrica espiritual y de fabrica material. Los
archivos parroquiales son ricas minas informativas para la historia y la
cultura local.
Libros de fabrica o carta cuenta. Conts en ellos los gastos del culto,
conservación o contitucion de edificios, pintura, imágenes, platerías,
hornamentos, libros y ermitas; ingresos; salarios de arquitectos,
pintores, plateros, vidrieros y obreros; fiestasy días de trabajo;
materiales empleados; gremios, etc.
Los libros de matricula o Status Animarum contiene la relación de los
obligados al cumplimiento pascual. Podemos conocer los abitantes de
las parroquias, su edad, estado, profesión, calles donde habita,
religiosidad y profesiones en un periodo concreto.
117
Los libros de cofradías contienen los estatutos o reglas de, la relación
de hermanos, gastos e ingresos, inventarios de bienes y posesiones. Los
tipos de cofradías, los gremios, o santos locales, su componente
benefico y social, sus hospitales o ermitas.
Las arcas de misedicordia suelen ser fucnaciones que ponían a
disposición de los parroquianos necesitados de trigo o cebada para
prestar, sin interés, a los labradores necesitados par la siembra.
Los libros de Tazmias, recogen los datos relativos al diezmo. Por ello
se puede calcular la cosecha de un pueblo en un año, la variedad de
productos cultivados, la ganadería criada. Llegan estos libros hasta los
años 1837 o 1840 en el que se suprime el diezmo.
En los libros de apeos aparecen los bienes raíces de la fabrica, de las
cofradías, de las obras pias, de capellanías, etc. Por ellos podemos
conocer la toponimia local, asi como los dueños de las fincas que
lindaban con las iglesias.
Ademas en el archivo parroquial lo forman también otros libros com los
de Aniversarios, fuandaciones, Obras Pias, Mamorias, Testamentos,
Ermitas, Hospitales, Libros de Cronica o los de Conferencias Morales.
Normativa de los archivos eclesiásticos.
Codigo de derecho canonico:
Canon 486 “Deben cuidarse con la mayor diligencia todos los

documentos que se refieren a la diócesis… Se ha de establecer en cada
curia en lugar seguro un archivo o tabulario diocesano en el que se
conserven con orden manifiesto y diligentemente guardados, los
documentos y escrituras correspondientes a los asuntos diocesanos,
tanto espirituales como temporales. Debe hacerse un inventaro de los
documentos que se guardan en el archivo o índice de los documentos
que se guardan en el archivo con un breve resumen del contenido de
cada escritura”
Canon 491. 1. “cuide el obispo diocesano de que se conserven
diligentemente las actas y documentos contenidos en los archivos
catedralicios (diocesanos)…”
Instrucciones de la Sagrada congregación para el clero que en la carta

11 de abril de 1971 dirigia a los Presidentes de las conferencias
episcopales del mundo, en la que se recomendaba a los Obispos que se
ocuparan de su patrimonio documental.
Acuerdos de la Conferencia Episcopal Española de 5 de junio de 1973
recomendando la transferencia de los archivos parroquiales de una
118
antigüedad superior a cien años aproximadamente a un archivo
histórico diocesano.
Reglamento de los Archivos Eclesiasticos aprobados en el II Congreso
de la Asociacion Española de Archiveros Eclesiasticos, en Toledo el 26
de septiembre de 1975.
Estatutos de las diferentes instituciones eclesiásticas, como por ejemplo
el cabildo de la catedral Basilica Metropolitana de Valencia - )Boletin
Oficial del Arzobispado [1990] 335-375) en cuyo capitulo V, referido a
los oficios y cargos de los capitulares, se recoge el de archivero
bibliotecario, asi como la responsabilidad por parte de los secretarios de
hacer llegar al archivo los documentos.
Art. 61. EL ARCHIVERO-BIBLIOTECARIO

Tendra una titulación especifica o equivalente
Le compete:
Mantener ordenado el material archivístico y bibliográfico del archivo y
biblioteca capitulares, asi como del archivo de música (1), y tener al dia
sus inventario y catalogos.
Procurar su máxima seguridad e impedir el acceso a los mismos sin su
autorización personal y vigilar durante la permanencia de personas
extrañas.
No permitir que se saque del archivo y biblioteca libro, documento,
sellos u otros objetos, sin especial permiso del cabildo.
Velar por la independencia de estos fondos frente a posibles
intromisiones.
Cumplimentar los informes que el cabildo le pida sobre asuntos de su
incumbencia.
Organizar su consulta, ateniéndose a lo previsto en el reglamento en
cuanto a los días horas, control de los investigadores, su inscripción en
el libro de registro y demás requisitos.
Cumplir y hacer cumplir el Reglamento de los Archivos Eclesiasticos
de España y de la Asociacion española de archiveros eclesiásticos”.
“Art. 64 DEL SECRETARIO CAPITULAR”

7. entregar al Archivero- bibliotecario para su custodia en el archivo
bilioteca la correspondencia y documentación capitular y cualquiera
otros documentos ya diligenciados, libros y objetos al mismo
destinados.”
Reglamentos de funcionamiento de cada de cada archivo eclesiástico
propios de cada archivo, donde se recogen las normas de acceso al
Archivo las de consulta de documentos y libros, la normativa de
reproducción y precio.
119
2.7.5. Archivos de empresa.
Definición, tipos y características
Defincion de Jose Andres González Pedraza: “El archivo de empresa es

el conjunto de documentos recibidos y generados en el desarrollo de de
sus funciones de las sociedades mercantiles, necesarias para el
cumplimentos de sus objetivos de producir, transformar y comercializar
materias, bienes y servicios, para la defensa de sus intereses y para la
configuración de una imagen de marca corporativa”.
En esta definición se destaca el carácter necesario y útil de los

documentos para:
- El cumplimiento de los objetivos de la empresa: la empresa

ejerce una actividad en el sector comercial o industrial para
conseguir beneficios. Llos documentos son creados en el
transcurso de esa actividad y están asociados, en primer lugar, a
la gestión cotidiana de la empresa.
- La defensa de sus intereses: la empresa necesita mediosa de
prueba y los documentos cumplen esa función.
- La configuración de una imagen de marca corporativa: los
documentos se utilian para demostrar o avalar la personalidad
propia de la empresa su línea de actuación continuda a través del
tiempo, un quehacer positivos en políticas sociales y
medioambientales, una trayectoria de noestidad y solvencia en el
desarrollo de su actividad y una capacidad de supervivencia y
adaptación a las circunstancias.
El archivo como centro detrabajo.
Ademas de un conjunto de documentos, el archivo de empresa es

también un centro de trabajo que dispone de unos recursos humanos,
técnicos, económicos para la puesta en marcha y el desarrollo de una
política de gestión de los documentos, sea cual sea la fase de su
actividad. Este centro esta insertado dentro de la organización de
distintas maneras y con distintas relaciones jerarquicas y funcionales.
Tipos de archivos de empresas.
Existen varios criterios a través de los cuales podemos agrupar los

archivos de empresas. Asi, hay tantos tipos de archivos como
actividades actividades a las que se dedican las empresas de las que
120
dependen: energía, finanzas, agropecuarios, turismo, hostelería,
transporte, comercio, industria, telecomunicaciones, información, textil,
editoriales, alimentación, enseñanza, construcción, sanidad, ocio y
cultura, etcétera.
Tambien existen archivos de empresas publicas y de empresas privadas
dependiendo de la titularidad de sus propietarios. O archivos de grandes
empresas y de Pymes, según el tamaño de la empresa. Asimismo
existen tantos tipos de archivos como formas jurídicas pueden optar en
nuestro ordenamiento las sociedades mercantiles (sociedades anónimas,
de responsabilidad limitada, comanditas o regulares colectivas)
Caracteristicas:
Los archivos de empresa tienen una serie de características que los

hacen peculiares y convierten su análisis en una compleja tarea con
multiples derivaciones y campus de estudio. Estas características,
tienen que ver con la naturaleza y los factores que los afectan, están
interrelacionadas unas con otras e influyen en el trabajo que se lleva a
cabo en los archivos.
- El archivo tiene la obligación de contribuir a los objetivos y la

estrategia de la empresa que lo ha creado y, como tal,
predominan los objetivos de rentabilidad propios de
organizaciones con animo de lucro. El propio carácter de las
empresas determina que al archivo se le exija la justificación de
sus actividades, flexibilidad, innovación reciclaje, iniciativa,
eficiencia y eficacia, y todo ello tanto en los archivos cuyo
trabajo incide en los aspectos históricos y culturales de los
documentos como en aquellos cuyo trabajo incide en la gestión
administrativa. El archivo debe aplicar en sufuncionamiento los
mismos criterios con los que la empresa se desenvuelve en el
mercado.
- Ninguna norma obliga a las empresas a crear y mantener centros
de archivo. Existe un vacio normativo sobre que hacer con los
documentos en el momento en que se comprueba que sus valores
administrativo y legal son muy escasos y hasta que son
considerados como patrimonio documental.
- El riesgo de destrucción, dispersión y desorganización por las
siguientes razones:
o Cambios de identidad empresarial oir funciones, compras
o absorciones de empresas.
o El archivo puede ser suprimido por motovos económicos
como cualquiero otro departamento de la empresa cuando
121
la dirección concluye que el valor de utilidad no compensa
los gastos de mantenimiento.
o El archivo de empresa, sobretodo de la empresa industrial,
ha estado expuesto históricamente a los conflictos
derivados de la lucha de clases.
o Los archivos de empresa industriales se situan en zonas
con un alto grado de degradación medioambiental en las
que la calidad del aire es muy deficiente.
- Los documentos de archivo de empresa están afectados por el
derecho a la propiedad privada y a la protección de la
exclusividad de las actividades mercantiles que desarrollan los
diseños, iniciativas y técnicas nuevos (propiedad industrial), asi
como el derecho a la propiedad intelectual, que salvaguarda la
privacidad de todas las creaciones originales.
- El aislamiento, el archivo de empresa no forma parte de un
sistema o red superior dentro del cual comparta medios, órganos
y servicios, como consecuencia de su carácter, en la mayoría de
los casos, rivado. Las empresas no pueden ser sistematizadas ni
si quiera en le mismo sector de actividad, mientras que si es
posible en otro tipo de organizaciones como pueden ser , por
ejemplo, los ayuntamientos o las diócesis.
- El archivo de empresa es una unidad de información y como tal,
complementa las actividades que desarrollan otras unidades de
información en la empresa como la biblioteca y el centro de
documentación. En la empresa la información es un recurso y
esta ligada a la toma de decionones; permite elegir y actuar
reduciendo el nivel de incertidumbre
La entidades empresariales o vinvuladas a tales actividades, si bien

pueden proliferar en el ámbito privado, existen también en el ámbito
publico. Asi ocurre con muchas instituciones que ejercen competencias
concretas y limitadas sobre adeterminados asuntos o actividades de
ámbito publico, como los organismos autónomos, las empresas
publicas, las cámaras de comercio, industria y navegación, los colegios
profesionales, las federaciones deportivas, las autoridades portuarias,
las cofradías de pescadores o el Banco de España. Aunque sus archivos
pertenecen a instituciones publicas, en la practica reciben un
tratamiento similar al de los archivos privados. Todas estas entidades
producen y conservan documentos y estos pasan a contituir el archivo
de la entidad, en el que influirá la dinámica de la propia empresa.
Aunque este termino es mas utilizado por los profesionales de la
Archivistica, otros autores utilizan otros términos mas aocredes con la
122
variedad de entidades y sus puntos en común, y prefieren hablar de
archivos económicos o archivos del mundo del trabajo.
El archivo de empresa “es el archivo que reúne los fondos
documentales producidos por una organización mercantil o industrial,
de carácter publico, mixto o privado” “la función de un archivo
integrado… es contribuir al buen funcionamiento de la empresa y la
consecución de sus objetivos, seleccionando, tratando (análisis y
codificación), recuperando y difundiendo, ya sea con fines de prueba o
de información, los documentos dignos de ser conservados, en su fase
activa, semiactiva e inactiva, generados por la empresa como sistema,
en el transcurso de sus actividades y por tanto fiel reflejo de la
estructura de la misma”.
Hay cuatro tipos de archivos de empresas:
1. Empresas que conservan sus propios archivos

2. Empresas que crean un archivo común, en que el archivo de cada
una es un fondo.
3. Colaboracion entre empresa y entes estatales o municipales.
4. Organización de archiveros que se dedicana a esa especialidad.
Aspectos distintivos
- Una empresa ha de ser concevida como un sistema organizado y

dinamico que convina disitintos medios técnicos, humanos y
finacieros, que producen un cierto numero de bienes y servicios
con la finalidad de obtener beneficios u otrosobjetivos que se
haya marcado.
- Existe, además una gran variedad de empresas con diferencias
notable en sus categorías jurídicas, extructuras organizativas,
intereses empresariales, ambitod de acción y volumen de
negocios.
- Asi ocurre con las sociedades anónimas, sociedades limitadas,
cooperativas, empresas publicas, empresas privadas, empresaros
autónomos, filiales naciones de empresas extranjeras, grupos
empresariales,… por citar casos opuestos en la dinámica de una
empresa familiar es muy distinta a la desarrollada por Coca Cola
a nivel mundial.
- Tampoco podemos olvidar los procesos privatizadores, que
modifican sustancialmente la consideración jurídica de tales
entidades y pueden ocasionar que una empresa privada conserve
un fondo documental de origen publico.
123
- Esta diversidad se ve acrecentada por la disparidad de areas de
acción, intereses y necesidades derivados de los sectores
primarios, secundarios y terciarios.
- Entre los muchos ejemplos posibles se pueden citar los
agricultores autónomos o asociaciones en cooperativas, las
empresas que gestionan recursos pesqueros, agrícolas, mineroso
industriales, empresas dedicadas a los servicios turisiticos, al
sector alimenticio, a los transportes…
- Por otra parte existen otras entidades distintas a las consideradas
propiamente empresariales pero ligadas directamente a sus
actividades y fines: unas de carácter asociativo, como los comités
de empresa, sindicatos, organizaciones profesionales, otras
relacionadas con actividades sociales y culturales derivadas de
las propias empresas, como las fundaciones.
- La documentación de algunas de estas instituciones resulta
transcendental para comprender la evolución de la historia
económica, con los casos tan significativos como el archivo de la
Fundacion Largo Caballero, esencial para comprender el
sindicalismo español
- Frente a la estructura organizativa de las distintas
administraciones publicas, en el ámbito empresarial abundan las
entidades autónomas, lo que no impide que están realacionadas o
que sus archivos alberguen fondos relacionados entre si.
- Asi un archivero de una asociación religiosa puede incluir un
fondo especifico de una asociación gremial, por ejemplo de una
antigua cofradía de pescadores. A su vez, este fondo antiguo
puede relacionarse con el de la actual cofradía de pescadores,
totalmente independiente de la asociación religiosa. Otro caso
significativo es el fondo del consulado de cargadores de Indias,
de titularidad estatal, y el archivo de la cámara de comercio de
Sevilla, heredera en parte de algunas de sus funciones y fines,
aunque distinta en sus competencias.
- Toda esta diversidad se acintes ante la confusión de lo publico y
lo privado. Asi ocurre con los organismos autónomos, las
empresas publicas, las camarasde comercio e industria, los
colegios profesionales, las federaciones deportivas, etc. En estos
casos su autonomía ha deribado en el abandono de algunos de
sus archivos ante la desidia de las autoridades o el
desconocimiento de la situación jurídica.
- La tranformacion de muchas de estas empresas, como
consecuencia de procesos de reconversión, absorción por otras
incluso su desaparición implican una unstabilidad que pude
llegar a perjudicar a su fondo documental, pues a menudo deriva
124
en un frecuente desinteres por el patrimonio documental
heredado.
- Esta misma versatilidad y modificación de las actividades
empresariales ha dado lugar a un paulatino procesos de
concentración de empresas. Si a principio o mediados del siglo
XX predominaban las entidades locales con cierta proyección
regional, en la actualidad predominan las multinacioales, por lo
común tras un largo proceso de incorporación de empresas
menores. Como consecuencia, muchas empresas actuales
conservan fondos documentales de entidades desaparecidas.
- El interés empresarial en ciertos sectores o por el control del
mercado en determinadas zonas origina que muchos archivos se
conviertan en un referente de la historia económica que
transciende mas alla de la propia empresa.
- Como ejemplo podemos citar el caso de Sevillana de Electicidad,
que se hizo paulatinamente con el control de la mayor parte de
las empresas productoras o distibuidoras de energía en andalucia
y Extremadura.
Los archivos de empresas en España.
Hace siglos que existen fondos documentales en los que la s actividades

ecomonicas o comerciales de sus titulares permiten considerarls
archivos del ámbito empresarial, como pudeiera ocurrir con el archovo
del Horado Consejo de la Mesata, que conserva documentación de esta
institución ganadera desde el siglo XIII (hoy en el AHN). No obstante
la consideracionde los archivos de empresa como un tipo especifico de
fondos documentales e instituciones archivisiticas vinculados a
entidades emrpesariales, tal como hoy las conocemos, es muy posterior.
La lenta industrialización de nuestro país, un escado arraigo de la
cultura empresarial y un tardio desarrollo de los estudios de historia
económica explican la escasa atención prestada al patrimonio
documental de esta índole. Nuestros archiveros no aobrdaron en
profundidad estas cuestiones hasta los años ochenta –excepcion hecha
por Sanchez belda 1963-, impulsados por la banca española.
Lagunos organismos publicosse hicieron eco de la situación y
problemática de estos fondos documentales.
- El centro de información y documentación de archivos (CIDA)

tuvo en cuenta la existencia de archivos de empresa a la hora de
llevar a cabo el censo guía de archivos iberoamericamos, aunque
esta labor apenas se ha iniciado, con algunas tan remarcables
125
como la ausencia de datos de las provincias de Madrid o
Barcelona.
- Algunos fondos ingresaron en archivos públicos, bien apra
facilitar su conservación y difusión, bien como consecuencia de
otras acciones de la administración. Basta con consultar los
cuadros de clasificación de fondos de muchos archivos históricos
provinciuales o municipales, aunque podemos citar la
organización y custodia del archivos de Rumasa por el ministerio
de Economia y Hacienda,
- Ademas, desde distintas instancias publicas se han financiado
proyectos tendentes a conservar, organizar y difundir los fondos
empresariales privados.
Reputados especialistas apuestan por una intervención de las distintas

administraciones publicas en colaboración con instituciones academicas
y de representación empresarial. Este sria el medio idóneo para
consensuar criterios generales de conservación difusión de este
patrimonio documental, sensibilización promovida desde el consejo
internacional de archivos. Ello evitaría las perdidas como consecuencia
de los procesos de cierre, reconversión o privatización y fomentaría las
iniciativas privadas, que gozarían a su vez de una guía esencial para el
desarrollo de tales proyectos. El vacio de una normativa de general
aplicación en las empresas y sus archivos propicia la disparidad de
actuaciones en materia documental.
Hay que destacar la iniciativa empresarial, en paricular la mostrada por
algunos bancos, como el Banco de España, el Banco de Bilbao, el
Banco Urquijo, el Banco de Sabadell, y las cahas de ahorros de Madrid,
Burgos, Asturias o Navarra y la Caiza de Pensions de Barcelona.
Tabiem podemos citar los congresos sobre Archivos Economicos de
Entidades privadas, celebrados desde los años ochenta.
En este cambio de actitud ha pesado el interés de los historiadores de lo
económico por este tipo de fondos, aunque también el beneficio que
obtienen algunas entidades empresariales por financiar estas
actuaciones. El resultadto ha sido una ingente labor de conservación,
organización y difusión del patrimonio empresarial. Podemos citar
algunos ejemplos:
- El Banco de España fue pionero en la difusión de su patrimonio

documental y en la concentración de las autoridades publicas,
colectivos profesionales y entidades empresariales respecto a la
importancia de preservar sus fondos documentales. Heredero del
Banco de San Carlos, es uno de los arhicos de empresa mas
126
importantes del país, con documentación que se remonta el siglo
XVIII.
- Archivo del INI (Instituto Nacional de industria – SEPI) Madrid:
contiene los documentos del sector publico estatal español, muy
importante desde la creación del Instituto nacional de Industria
en 1941. En el año 1993, comenzó el trabajo de organización de
fondos. Hay que destacar las secciones de Secretaria del consejo
y Registro General, esta ultima con mas de 1000 expedientes
sobre los sectores económicos nacionales de 1944 a 1970. En la
actualidad, el archivo ha sido transladado desde el antiguo
deposito al nuevo centro de Almacenamiento de Documentos
Administrativos que pertenece a la Sociedad Estatal de Gestion
Inmobiliaria del Patrimonio. Alli se realizan el almacenamiento,
el transporte y la custodia, y el archivo de SEPI mantiene los
criterios de organización. Ademas de la información general, su
pagina web incluye una plantilla de descripción del archivo.
- El Banco Bilbao, actualmente incorporado por el BBVA, fue la
primera empresa española en comenzar la organización de sus
documentos históricos 1977, desarrollando desde entonces la
difusión de su patriomio documental y el intercambio científico
en materias históricas y archivísticas relacionadas con la banca
española.
- Archivo de Caja España (Leon) Caja España nace en 1990 como
resultado de la fusión de 5 cajas de ahorros regionales (Palencia,
Leon, 2 de Valladolid y Zamora) que conservaban testimonios
documentales desde 1881. En 1997 se creo el archivo histórico,
por orden del director general y dependiente de la secretaria
general de la caja. Incluido dentro del centro de documentación,
reúne los documentos del conjunto de bancos que dieron lugar a
Caja España y que son testimonios d ela historia bancaria en
Castilla y Leon en los siglos XIX y XX, a través de casi 1.400
libros contables, 350 libros de actas y 1.700 cajas de archivo.
- Archivo de Gas Natural (Barcelona): archivo creado en 1987 con
los documentos del grupo gas natural mas todas las empresas
antecesoras, cerca de 20 fondos documentales desde mediados
del siglo XIX. Además de empresas gasistas, conserva fondos de
empresas eléctricas y un fondo de una empresa minera. Desde
2004, el Centro de Historia del Gas tiene como objetivo la
preservación del patrimonio histórico de la compañía, en el que
están incluidos los documentos del archivo y las monografías de
la biblioteca. El archivo de Gas Natural presneta su información
en Internet detro del centro de Historia del Gas con un breve
resumen de los servicios que presta el archivo.
127
- Archivo de Repsol- YPF (Madrid) Repsol S.A. se constituye en
1986 a partir del monopolio de actividades gasistas y petroleras
que ostentaba el Instituto Nacional de Hidrocarburos. El Holding
incluye diversas divisiones diferenciadas según sus actividades.
Desde 1997 es una empresa totalmente privada. Diversos
depósitos en Daganzo y Villaverde (Madrid) incluyen
documentos producidos desde 1965 hasta la actualidad.
- La sociedad Anomina Hullera Vasco-Leonesa, que nació en 1893
para la extracción del carbón en las minas de Leon. El archivo de
la compaia fue creado en 1989 en reunión del consejo de
adminsitracion para conservar la memora de mas de 20 empresas
distintas y también como archivo administrativo de la propia
empresa. Esta gestionado por su propia fundación, ha llevado a
cabo durante los años noventa la organización y posterior
digitalización de su fondo documental con la colaboración de la
Subdireccion general de Archivos. En 2007 se finalizo la
digitalización de dos series documentales que se inician en el
siglo XIX: los expedientes de concesiónes mineras y los de
personal, de lo que resultaron mas de 20.000 imágenes en
formato jpg.
- El Archivo Historico Ferroviario tiene su origen el 10 de abril de
1979 por el consejo de administración de RENFE y actualmente
depende de la Fundacion de Ferrocarriles de España, que esta
orientada a recoger seleccionar y conservar y difundir el
patrimonio histórico documental de esta índole. Desde la
nacionalización de las compañías ferroviarias en 1941, renfe
asumió los antiguos documentos de las empresas ferroviarias.
Tras su creación en 1985 la Fundacion asumió la gestión y la
custodia de esos fondos, documentos del siglo XIX y XX
pertenecientes a 8 compañias ferroviarias, y los enriqueció con la
adquisición de colecciones fotográficas. La fundación desarrolla
una labor de difusión muy importante, con la creación en internet
de un portal de archivos ferroviarios (Docutren), la edición de los
cuadernos dela archivo histórico ferroviario y las jornadas
Archivo y memoria, que promueven un dialogo interdisciplinar
en colaboración don el CSIC.
- Tabacalera-Altadis inicio las labores de organización y posterior
apertura al publico de sus fondos en 1984, que posteriormente
han sido depositados en el Archivo general de Indias.
- El archivo de Iberdrola, (Caceres- Zamora) que reúne la
documentación de mas de 250 empresas del sector energético.
Con sus dos sedes de Alcantara (Caceres) y Ricobayo (Zamora),
fue creado en 1997 para organizar, custodiar y difundir los
128
documentos de mas de 250 empresas del sector eléctrico español
en los siglos XIX y XX. Estos documentos pertenecían a las
empresas matrices: Hidroelectrica Iberica, Saltos del Duero,
Hidroelectrica Española e Iberduero, además de otras empresas
filiales y absorbidas. Los fondos documentales recogidos en
distintas dependencias de la empresa en toda España fueron
concentrados en Alcantara (los que pertenecían a Hidroelectrica
Española y sus empresas) y en Ricobayo (los que pertenecían a
Iberduero y sus empresas). El conjunto hace de este archivo el
mas importante para el estudio del sector electico en España.
- Archivo Historico de las Minas de Almaden (Ciudad Real): abrió
sus puertas en 2004 con mas de 2 km de documentos sobre la
explotación minera de mercurio mas importante del mundo. Las
Minas de Almaden y Arrayanes, S.A. nace en 1982 como
sociedad estatal de capital publico adscrita al INI y heredera del
antiguo organismo autónomo Consejo de administración de
Minas de Almaden y Arrayanes. En 1999, crea la fundación
Almaden Francisco Javier Villegas para organizar el patrimonio
documental que se encontraba en desorden en el edificio del
hospital de mineros. Los documentos que se enontraban en
desorden en el edificio del hospital de Mineros. Los documentos
de las minas de Almaden se hallan repartidos por varios archivos.
El Archivo Historico Nacional conserva una importante fracción
del fondo, que corresponde a las transferencias realizadas en
1962 y 1963 por Mantilla Tascon desde la propia empresa.
- Archivo del Canal de Isabel II (Madrid): la empresa publica
responsable del abastecimiento y el saneamiento del agua de la
Comunidad de Madrid desde 1851. En el primer deposito la
empresa, emplazado en torno a la calle Bravo Murillo, fue
instalado en uno de sus pisos el archivo central de la compañía
desde 1991, y a partir de ese año se desarrollo la recuperación de
todo el fondo documental, que se encontraba disperso.
- Archivo de Hunosa (Hulleras del Norte S.A.) (Langreo,
Asturias): Hunosa es una empresa ue nace en 1967 para ingresar
dentro del sector publico estatal en las principales empresas
mineras de actividad del carbón en Asturias. En 1994 decidio
concentrar todos sus documentos en el pozo Fondon de Langreo.
El archivo histórico nació como tal en 1999 esta abierto a todos
los investigadores e incluye documentos de sociedades anónimas
que fueron privadas en los siglos XIX y XX. Destacan sobre todo
3 fondos documentales: el de la sociedad metalúrgica Duro
Felguera, la empresa que fundo en 1857 Pedro Duro; el fondo de
la Fabrica de Mieres, constituida en 1873, y el fondo de la
129
Sociedad Hullera Española, creada en 1892 por el segundo
marques de comillas.
- Archivo Historico Minero de la fundación Rio Tinto. La
organización del archivo de esta explotación minera comenzó en
1990, contando con la finaciacion del Ministerio de cultura.
Reúne los fondos procedentes de la compañía británica Rio Tinto
Co. Ltd., que adquirió a fines del siglo XX los derechos para
explotar distintos yacimientos mineros de la provincia de Huelva.
- Archivo de Asturiana de Zinc (Asturias). Llamada en su origen
del año 1883 Real Compañía Asturiana de Minas, se dedico a la
investigación, la explotación y la comercialización de toda clase
de sustancias minerales, especialmente de Zinc, En su época, fue
el primer proyecto industrial moderno puesto en marcha en
Asturias en 1983 fue absorbida por Asturiana de Zinc, que
actualmente pertenece al grupo multinacional Xtra Zinc. El
archivo fue abierto por priemra vez al publico en el año 2008, y
gran parte de sus documentos se conservaron gracias a
permanecer guardados dentro de 200 cajas de cinc. La
correspondenciay mas de 4000 libros de contabilidad son la base
de este archivo.
- Archivo de Autoridades Portuarias (Tarragona, Huelva, Sevilla,
Ferrol, Santander y Gijon entre otros): las Autoridades portuarias
nacen en 1993 como herederas de las antiguas juntas de puerto, y
son entes públicos que dependen orgánicamente del ministerio de
Fomento y forman un Holding de puertos comerciales españoles
denominado puertos del estado regido por leyes del
ordenamiento privado y con mentalidad empresarial. Tambien
reúnen documentos históricos. Desde la primera reunión del año
2004, los archiveros portuarios se han constituido en grupos de
trabajo y en sucesivas reuniones han ido eleborando el censo de
archivos, normalizando los cuadros de clasificación y estudiando
las tablas de valoración de las series documentales.
- Archivo de la Confederacion hidrográfica del Duero
(Valladolid): La confederación es un organismo autónomo de
carácter comercial con particularidades propias de una empresa
pero dependiente del ministerio de Medio Ambiente. El origen de
las confederaciones se situa entre los años 1926-1927. El archivo
es dependiente de la Secretaria General y esta abierto a la
investigación. Hay que destacar los documentos que ha asumido
como los de la comisaria de aguas, o os del Canal de Castilla. La
mayor obra de la ingeniería española del siglo XVIII para el
transporte de harina y otras mercancías.
130
- Otros ejemplos de archivos de empresas mineras o las
fundaciones derivadas de ellas son los de Hunosa y Minas
Almaden, en ambos casos recuperados con la colaboración del
Ministerio de Cultura.
Archivos de empresas depositados en centros públicos.
- Archivo general de andalucia (Sevilla): incluye los documentos

de la Real Fabrica de Artilleria (desde 1716) que procedían de la
empresa Naciona Santa Barbara, documentos de Renge de la
zona andaluza desde 1953, de la empresa publica de radio y
televisión desde 1988, de la empresa publica del suelo desde
1961 y del Pabellon de Andalucia, S.A.
- Archivo General de Indias (Sevilla): en diciembre de 2005,
Altadis, la antigua Tabacalera, cedió al AGI los legajos y libros
que contienen la historia de la fabricación y la comercialización
del tabaco desde 1636 hasta 1999, año en que se cerro la fabrica.
El archivo de la Fabrica de Tabacos de Sevilla fue creado por
Tabacalera S.A. a mediados de los años ochenta en el edificio de
la fabrica, y en 1993 se publico su guía.
- Archivo histórico de Sabadell (Barcelona): archivo local con mas
de 50 fondos de empresas, sobretodo relacionados con el sector
textil, aspecto en el que Sabadell fue el centro mas importante de
España. Las relaciones con el gremio de fabricantes, que agrupa
a los industriales de lana, y la colaboración de los particulares
han sido fundamentales para la recogida de los fondos
documentales de antiguas empresas.
- Archivo nacional de Cataluña (Barcelona). Actualmente
conserva documentos de cerca de 100 empresas desde el siglo
XVIII, entre ellas La España Industrial, S.A., La Maquinista
Terrestre y Maritima, S.A. y la compañía de tabacos de Filipinas,
S.A.
- Archivo Historico Provincial de Valladolid. Custodia el conjunto
de documentos de la firma comercial Simon Ruiz desde el siglo
XVI. Sus 56.000 cartas hacen de el un archivo excepcional en
Europa.
- Archivo Historico Provincial de Teruel. El ingreso de
documentos de la Compañía Minera d Sierra Menera en el AHP
de Teruel supuso la primera vez que un archivo de empresa
ingresaba como deposito forzoso en un archivo publico, de
acuerdo con la ley de Archivos de Aragon del año 1986. El
desmantelamiento de la empresa en 1987 y el abandono de los
documentos ocasionaron la intervención del departamento de
131
cultura de la Diputacion General. El fondo cuanta con un
inventario editado en 2006 para mas de 1.900 cajas y 4.000
planos.
- Archivo histórico del ejercito del aire (Madrid): incluye entre
otros, los fondos documentales de Tabacalera, S.A. la compañía
española de Petroleos, S.A. (Cepsa), la empresa nacional de
petróleos (Empetrol), el banco de crédito local y la empresa
Nacional Calvo Sotelo (Encaso).
- Archivo municipal de Gijon: el archivo comenzó a elaborar un
censo desde el años 1997 que regustro mas de 70 archivos
mercantiles e industriales en el termino municipal. Gracias a este
plan, se recuperaron archivos como el de Astilleros del
Cantabrico y Rivera, S.A. la Financiera Monasterio y Jose Arias
Menendez, S.A. En total, suman mas de dosmil cajas, además de
libros, planos y fotografías.
- Ministerio de Economia y Hacienda: Archivo de Rumasa
(Madrid) La sociedad Rumasa S.A. se constituyo en 1961. El
entramado empresarial que formaba el holding paso a ser de
titularidad publica por expropiación forzosa desde 1983, para
depender de la Direccion General de Patrimonio del Estado. Es a
partir de ese año cuando existió el interés por la organización de
los documentos anteriores y posteriores a la espropiacion y,
finalmente, en 1985, el consejo de Direccion acuerda su creación.
El archivo ha identificado los fondos documentales de mas de
800 sociedades.
Actualmente se observa un incremento de las intervenciones

particulares destinadas a organizar, coservar y difundir su patrimonio
documental, acciones vinculadas a proyectos culturales patrocinadas
por las propias empresas. A esta actitud hemos de sumar iniciativas
científicas de universidades, fundaciones y otras instituciones publicas
o privadas, plasmadas en el argumento de los seminarios, conferencias
y cursos universitarios dedicados a esta materia.
La fundación Duques de Soria patrocian el centro para la Historia de la
Empresa, que ha firmado en 2004 un convenio con el ministerio de
cultura para actualizar el censo de archivos de empresa. Por otra parte,
es interesante el cuarso de doctorado umpartido en la Universidad
Carlos III sobre Documentacion y archivos de relaciones laborales.
Contamos con estudidios específicos que, al tiempo que abordan de
forma mas o menos parcial su problemática, dan a conocer la existencia
u organización de fondos concretos. Junto a ellos han ido apareciendo
obras de síntesis, bien dedicadas a campos específicos del ámbito
empersarial, bien centradas en regiones de nuestra geografía.
132
Algunas se centran en la problemática de estos archivos en el seno de
las empresas, relacionadas con la gestión eficad de sus documentos y la
información que contienen, como los trabajos de Moneda Carrochano o
Lopez Alonso. Otras abordan aspectos mas específicos como la
publicación de Navarro Bonilla centrada en la normativa jurídica
aplicabe a este tipo de fondos e instituciones. Tambien existen estudios
mas genéricos que analizan estos conjuntos documentales como parte
del patrimoni cultural de las empresas, incidiendo en su valor histórico
y aportandi yuna visión retrospectiva de los estudios sobre esta
tematica, entre ellos las aportaciones de Gallego Dominguez y Nuñez
Fernandez.
Tratamiento.
Las empresas deben definir su propio sistema archivístico que gestione

su producción documental en sus distintas fases. Ello no implica,
necesariamente, la existencia de diversas tendencias dedicadas a
archivos administrativo, intermedio e histórico, sino su tratamiento
adecuado en cada una de esas etapas, que culminara con la custodia,
conservación y difusión de los documentos previamente seleccionados.
* La primera de esas tareas será, por tanto, la identificación del

fondo o fondos integrantes del archivo. Ello significa una
correcta identificación de la entidad, sus objetivos,
funcionamiento y necesidades informativas, asi comode la
documentación que produce.
* En el caso de conservar fondos históricos será imprescindible un
conocimento profundo de la institución y de aquellas otras que la
hayan precedido y aportado fondos a su archivo.
* Sera de utilidad los instrumentos de descripción y demás material
informativo que se conserve.
* Los procedimientos empleados para la realziacion de actividades
concretas delimitaran la agrupación de los documentos en series.
* Solo con posterioridad a la identificación y delimitación del
fondo y sus series se podrá proceder a su clasificación y
ordenación.
* La clasificación tendrá en cuenta la extrictura, funcionamiento y
objetivos de la entidad productora.
La dinámica de este sector supone una continua modificación de las

entidades productoras. No halamos solo de empresan que ha cerrado,
sino de aquellas absorbidas por otras de mayor volumen de negocios o
simplente, modificadas radicalmente en función de sus cambios
133
estructurales. En tales circunstancias la identificación de los distintos
tipos de fondos documentales se convierte en una tarea complicada, por
lo que será esencial conocer la evolución de la empresa, sus objetivos y
sus actividades, asi como todos los cambios que ha experimentado.
Normalizacion.
- La norma ISO 15489 relativa a la gestión de documentos

recientes y a su condición de evidenica de las actividades
económicas y de negocios. Regula, además, la practica del
Record Management, el diseño de sus operaciones y los procesos
requeridos para capturar, conservar y facilitar el acceso posterior
a la información, haciendo especial incapie en los documentos
electrónicos.
- Norma ISO 90000: regula la organización y plasmación
documental de los procesos y procedimientos usados por
distintos organismos para establecer sistemas de calidad. Esta
orientada a garantizar la calidad de los productos, reducir sus
costes e incrementar su productividad. Atiende a los
procedimientos y tipología documental que deben desarrollar las
compañías comerciales, en particular a los que desarrollan el
procedimiento comercial, regulan los intercambios y sustentan el
funcionamiento del sistema.
Para la gestión de documentos destaca la labor emprendida por

Archidoc, empresa consultora en la que expertos en la gestión de la
información y la documentación ofrecen supervisar la organización de
los fondos de sus clientes, facilitan el acceso a los mismos, cubrir las
necesidades y objetivos de la empresa y aumentan su competitividad.
Entre sus proyectos están la organización del Archivo Historico de
Minas de la Sociedad Minero Metalurgica Peñarroya. Los sistemas de
gestión integral de documentos y archivos han de abarcar desde la
entrada o redacción de un documento hasta el archivado definitivo del
expediente ya concluido. De esta perspectiva, el archivo se convierte en
una parte del sistema:
- Los archivos han de intervenir en la planificación del servicio

apartir de las necesidades empresariales, siempre en colaboración
con las oficinas comptenres en sus distintas materias, según las
directrices emanadas de los órganos ejecutorios.
- Por tanto, deben concer perfectamente el funcionamiento de la
empresa y estar al tanto de sus directrices básicas.
134
- Dentro de la gestión integral, los responsables del archivo deben
planificar junto con los distintos departamentos, todo lo
relacionado con el ciclo vital de los documentos, incluidas las
labores de valoración, selección y eliminación controlada de
documentos de aquello que no se va a conservar, y el
establecimiento de los plazos de transferencias al archivo central
de la empresa.
- La clasificación será entendida desde dos vertientes: La
definición y sistematización de los tipos documentales
producidos por las distintas oficinas, y su posterior integración en
la clasificación genereal del fondo, una vez se transfieran a su
archivo central y al histórico.
- La descripción también se plantea desde dos vertienes: en las
oficinas implicara una correcta identificación de cada documento
o expediente, en el archivo informara sobre el contenido de las
distintas secciones y series para agilizar la localización de la
documentación y facilitar el acceso a su contenido.
La gestión integral implica el diseño de un plande actuación, que

incluye el diseño de us sistema archivístico:
- Elaboracion de un proyecto previo que afecte a la totalidad del

fondo documental y la gestión de los documentos que se vayan
produciendo.
- Conviene interrogar al personal sobre las funciones y actividades
desempeñadas por los distintos departamentos, las necesidades
informativas que requieren y los documentos que producen. Con
estos datos se definirán los criterios para racionalizar la
producción y gestión de documentos.
- Tal proyecto deberá tener en cuenta los medios técnicos,
económicos, humanos disponibles, asi como la demanda de
información interna y externa.
- Dentro de la planificación genreal de la gestión de documentos se
definirán los criterios de tranferencia de las oficinas al archivo
central y, en su caso, los criterios de conservación temporalemnte
o permanente.
- Sera necesario comprobar la viabilidad y eficacia del sistema,
que tendrá en cuenta las opciones de todos los departamentos
afectados.
- Una vez verificado se procederá a implantar la gestión
documental en la totalidad de la empresa, supervisando su
correcto funcionamiento. Para ello es recomendable la redacción
y difusión interna de manuales de gestión que incluyan los
135
procesos y tipos documentales normalizados, sus plazos de
vigencia adminsitrativa y demás información útil para la correcta
gestión de documentos.
Tipologias documentales de empresa.
1. Los documentos constitutivos:

§ Los estatutos
§ La escritura publica de constitución
§ El código de identificación fiscal
§ La inscripción de la empresa en la Tesoreria General de la
Seguridad Social
§ El libro de visitas
§ Las distintas licencias de apertura y adtividad
§ Documentos referentes a impuestos
2. Las actas de órganos directivos
§ Las actas de la junta general de accionistas
§ Actas del consejo de administración
§ Actas del comité de auditoria
3. Cuentas anuales
4. Los informes de auditorias
5. Los informes de gobierno corporativo
6. Las acciones
7. Los contratos
8. Las escrituras
9. Los libros de contabilidad
10. Las facturas
11. Los seguros sociales
12. Las nominas
13. Los expedientes de personal
14. Las actas de los órganos de representación de los trabajadores
Acceso a los documentos de empresa:
El régimen de acceso es una de las cuestiones que marcna la

direferencia entre losa rchivos de empresa y los de titularidad publica.
Si en los segundas prima la mayor difusión posible, las entidades
privadas tiene plena facultada para restringir el acceso a sus
documentos o limitar el uso que se hace d ela información que ellos
contienen, aunque ha de tenerse en cuenta la legislación vigente en todo
lo relativo al Patrimonio histórico Español, la protección de datos
personales.
136
- Parte de la documentación empresarial puede ser considerada
vital y restringirse su acceso de cara a posibles competidores. De
hecho, el secreto comercial e industrial, reconocido por la
legislación vigente, es uno d elos motivos esgrimibles para
limitar el acceso a los archivos privados (Ley 30/1992 de 26 de
noviembre de RJ. De las AAAPP y del PAC, art. 37)
- Lo mismo puede decirse de la documentación de carácter
contable, eocnomico y financiero (Ley 30/92 art. 37; Ley 3/1987,
de 2 de abril, General de Cooperativas, art, 91.)
- En aplicación de la ley de PHE, aunque se deniegue la consulta
siempre cabe la medicación de la autoridad publica competente
para facilitala una vez se justificque el interés del investigador,
obligado a su deposito temporal en un archivo publico (art. 38)
- Existen documentosen los que lo importante no es limitar el
acceso a su consulta informativom sino la salvaguarda de su
información o delos derechos que implican. Asi ocurre con los
documentos protegidos por la propiedad intelectual, en los que la
ley se limita a garantizar los derechos patrimoniales e
intelectuales de su autor, quen decide sobre su divulgación, pero
no sobre su consulta (Real decreto legislativo de 1/1996, de 12
de abril, de propiedad intelectual)
- La consulta ha de ser entendida desde dos perspectivas.
- Interna, la que corresponde a los directivos y trabajadores de la
entidad, pien por el desarrollo de la labor cotidiana o por
asistirles el derecho a conocer la información, como ocurre en el
caso de socios de una empresa o en el de los representantes de
los trabajadores con respecto a los expedientes de contratación.
- Externa, que pueden efectuar los usuarios e investigadores o los
clientes de la empresa. En el segundo caso se garantiza el
derecho a consultar y modificar los datos personales y a impedir
su divulgación publica (Ley 15/1999 de 13 de diciembre de
protección de datos personales)
Los archivos Universitarios.
Definición.
Como dicen Joaquín Borrás, Joaquín Llanso y Ángeles moreno, se

entiende por archivo universitario el conjunto de documentos de
cualquier fecha, formato o soporte material, producidos o reunidos en el
desarrollo de funciones y actividades de los diferentes miembros y
órganos universitarios, organizados y conservados para la información
y la gestión administrativa, para la investigación y para la cultura. Se
137
entiende igualmente por archivo universitario el servicio especializado
en la gestión, conservación y difusión de los documentos con
finalidades administrativas, docentes, investigadoras y culturales de la
universidad.
Documentos universitario: Se entiende por documento universitario
toda expresión textual, en lenguaje oral y escrito, natural o codificado,
así como toda imagen gráfica o impresión sonora, recogida en un
soporte material de cualquier tipo que constituya un testimonio de las
actividades y de las funciones de la universidad. Se exceptúa de esta
definición aquellos documentos producidos por miembros de la
comunidad universitaria en el ejercicio de sus actividades privadas o
profesionales.
El patrimonio documental de la universidad lo constituye el conjunto de
documentos producidos o recibidos por:
- Los órganos de gobierno y de representación, tanto de los

servicios administrativos centrales como de las facultades,
escuelas, departamentos o institutos o cualquier otro órgano
creado para facilitar las funciones que tiene la universidad.
- Las personas físicas al servicio de la universidad en el ejercicio
de sus funciones docentes, investigadoras o administrativas.
- Las personas físicas o jurídicas que hagan cesión o donación
expresa de sus documentos.
El archivo universitario posee la materia prima que los investigadores

necesitan para hacer la historia de las universidades. El fondo
documental que constituye el Archivo Universitario está formado por la
documentación producida y recibida por los órganos universitarios y
responde al volumen de documentación que generan las diferentes
unidades administrativas, docentes e investigadoras.
Se trata por tanto, de una rica y variada información sobre las
actividades de la universidad; sobre sus vicisitudes, cambios
problemáticas y logros, desde que inicia su andadura hasta el momento
actual, y, en consecuencia, ofrece amplias posibilidades de
investigación.
Las series que contiene el archivo universitario a grandes rasgos son:

Documentación de Personal.
Documentación académica y administrativa.
Documentación de facultades y escuelas Universitarias.
Documentación de enseñanzas primarias y secundarias.
Documentación de las Bibliotecas de la Universidad
Colegios privados
138
Donaciones y depósitos.
Otra documentación esencial.
Tipologías documentales:
Alumnos.
- Matrículas
- Libros de expedientes de grados
- Actas de exámenes y libros de revalida
- Libros de priorato
Profesores.
- Oposiciones y méritos
- Cátedras pavordias
- Libros de registros de personal y hojas de servicio.
Claustros
Expedientes disciplinarios
Planos y fotografías
Enseñanza secundaria y primaria
Colegios privados
Donaciones y depósitos
Funciones externas del archivo.
Docencia
Los servicios educativos de los archivos ofrecen una una posibilidad de
actividades muy amplia, al permitir conocer la historia, las fuentes,
despertar el gusto por el pasado y poder hacer estudios comparativos de
las distintas épocas de la historia de la universidad.
Exposiciones
La universidad posee en sus archivos una enorme cantidad de
documentos de toda índole que debe, mediante exposiciones, visitas,
congresos, etc. Dar a conocer
Público
Los archiveros e investigadores deben limar sus asperezas y
desconfianzas puesto que los objetivos de ambos es dar a conocer la
historia de la universidad. No trabajan con los mismos métodos, ni con
la misma óptica aunque tengan la misma pasión por la investigación.
Tipologia de documentos universitarios
Actas de evaluacion final de curso de orientacion universitaria

Actas de examen.
Expedientes académicos de alumnos
139
Expedientes académicos de doctorado
Expedientes de admisión por distrito compartido
Expedientes de autorización de planes de estudio
Expedietes Becasde colaboraciondel ministerio de Educacion y cultura.
Expedientes Becas al Estudio de Carácter general
Expedientes homologación de planes de estudio
Expedientes de expedición de titulo de doctor
Expedientes de expedición de títulos propios
Expedientes de preinscricpion de distrito único
Expedientes de pruebas de accedo a la universidad para mayores de 25
años
Expediente de pruebas de aptitud para el acceso a la universidad
Expedientes de pruebas de conjunto
Expedientes de pruebas de idoneidad
Expedientes de translado de expediente académico
Expedientes disciplinarios de personal docente
Espedientes para la expedición de títulos académicos universitarios
españoles.
Expedientes personales de profesorado numerario
Tipos documentales de gestión de personal docente:
Expedientes de cambio de adcripcion del area de conocimiento de

profesores
Expedientes de concursos para la provision de plazas de los cuerpos
universitarios docentes (profesorado permanente)
Expedientes de concursos para la provision de plazas de profesorado no
permanente.
Expedientes de evaluación de la calidad docente del profesorado
universitario
Espedientes de pruebas de idoneidad
Expedientes disciplinarios de personal
Expedientes personales de profesorado numerario.
LA CAU
Es una organización que agrupa a los profesionales que trabajan en los

distintos archivos de las universidades españolas, tanto públicas como
privadas se formo de una manera espontánea a iniciativa de un grupo
reducido de archiveros, que en el año 1994 decidieron un encuentro
ocasional con motivo de las jornadas profesionales, emprender y
apostar por una vía interuniversitaria, que partía de la lógica de
intercambiar experiencias profesionales de un mismo ámbito, ocupados
140
de fondos documentales equivalentes y empleados en problemáticas y
retos similares.
Entre las razones que aconsejaban emprender este proyecto cooperativo

se pueden citar:
- Los beneficios de la comunicación y la reflexion conjunta entre

profesionales que hasta entonces habían desarrollado su trabajo
en buena medida asistidos en el ámbito de sus propias
instituciones.
- La certeza de las existencia de actividades técnicas dificilmente
acaparables por su solo archivo, siendo un ejemplo claro el de la
identificación y valoración de las series documentales.
- La búsqueda conjunta de soluciones a las carencias que se
constataba eran comunes a buena parte de los archivos
universitarios a través de la definición y aplicación de las
estrategias de actuación conjuntas.
En ese encuentro del año 1994 se extrajeron una serie de conclusiones

que, unidas a otras, se han convertido en demanadas constantes del
colectivo de archiveros de las universidades españolas, y que son las
siguientes:
- La creación de archivo en aquellas universidades donde no

exista, y la dotación de un marco legal para el mismo, con
mención expresa en los respectivos textos estatutarios y
reglamento propio.
- El reconocimiento del archivo como elemento imprescindible en
una universidad, dada su incidencia transversal y horizontal en
todos los documentos producidos por los órganos, servicios y
unidades de la universidad.
- La dotación de un rango adecuado y la adscripción directa, sin
escalas intermedias, a un órgano de gobierno de competencias en
la materia, principalmente el secretario general.
- La consideración del archivo como una unidad que abarca todos
los documentos prodicidos por la universidad cualquiera que sea
su gecha, teniendo presente que los documentos administrativos
de hoy podrán llegar a tenar la consideración de históricos en su
momento.
- La definición del sistema archivisitico de cada universidad como
estructura en la que se enmarcan los distintos centros de archivo
o secciones administrativas, definiendo las funciones que
estoscumplen respecto de los documentos en cada etapa del ciclo
141
vital, y contribuyendo con ello a la racionalización de costes y a
la rentabilidad del trabajo técnico.
- La creación de plazas de archivero y la dotación de los recursos
que posibiliten el impulso de los programas de organización,
conservación y difusión de sus fondos.
Lineas de actuación.
Las líneas de actuación empredidas por la CAU a lo largo de estos años

se basan en cuatro elementos definitorios: organización, información,
practica de cooperación y difusión.
La primera encaminada a dotar a aquella incipiente organización de una
estructura en la que afianzar ese moarco de relaciones y de cooperación
que prentendias ha partido de:
a) La creación y mantenimiento de un directorio de archivos

universitarios y de los profesionales que en ellos trabajan,
instrumento que hoy en dia esta accesible en la dirección web
www.crue.org, donde se puden obtener las direcciones de
contacto, postal y electrónica, los teléfonos y los nombres de las
personas de contacto. Este instrumento obviamente posibilita las
relaciones interuniversitarias, potenciando las relaciones entre los
miembros de la CAU y los distintos archivos universitarios del
país, y facilitando el acceso de los mismos desde el exterior. Se
puede valorar la importancia de su mantenimiento si atendemos a
los muchos cambios introducidos en el directorio a lo largo d
eestos años derivados de la frecuente inestabilidad de las
plantillas de los archivos universitarios
b) El establecimiento de un comité ejecutivo, formado por cuatro
vocales, con funciones de representación, coordinación, y de
desarrollo d elas propuestas que se van aportando en el seno de la
CAU.
c) La convocatiora de un encuentro anual, las jornadas de Archivos
Universitarios, que resultan básicas para el seguirmiento de los
proyectos comunes, el intercambio continuado de experiencias y
el debate sobre temas de interés común.
d) La convocartios de un Pleno anual de la CAU en el marco de las
jornadas de Archivos Universitarios. En el se proponen y debaten
los proyectos de cooperación y se deciden cuestiones como la
organización, entre ellas le elección de los miembros de la CAU,
las conclusiones de las jornadas, los informes de los grupos de
trabajo y otras propuestas presentadas por el comité o por los
miembros de la CAU.
142
e) La redacción de una normativa reguladora de las actividades de
la CAU. Esanormativa fue aprobada en pleno en el año 2000 y en
ella se reglamentan todas estas cuestiones básicas de
organización y de actuación y se plasman los fines y funciones
de la organización. En la actualidad se esta trabajando en la
redacción de un reglamento basado en estea normativa.
La segunda via de actuación persigue la recopilacioon de información

actualzada sobre los archivos universitarios españoles, como fuente
necesaria al cumplimiento de los objetivos de la CAU. Recabando datos
sobre los archivos universitarios es una tarea que consideramos
gundamental para tener un conocimiento de la mas cercano posible a la
realidad de los mismos, sus fondos, recursos, proyectos y actuaciones, y
poder partir de esta realidad para fundamentar, acometer y priorizar
proyectos de cooperación.
La Conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas está

formada por los técnicos de archivo de las universidades españolas, de
titularidad tanto pública como privada, con la finalidad de colaborar en
tareas, objetivos y realizaciones comunes que lleven a mejorar la
gestión del patrimonio documental de los centros españoles de
educación superior.
La CAU está integrada en la Comisión Sectorial de Secretarios

Generales de la Conferencia de Rectores de las Universidades
Españolas (CRUE), por acuerdo del Pleno de dicha Comisión,
celebrado en Sevilla los días 3 y 4 de julio de 2002, en calidad de
Grupo de Trabajo Permanente.Asimismo y de acuerdo con el
Reglamento de funcionamiento de la citada Comisión, se procedió a
dotar a la CAU de una Presidencia, electiva entre los Secretarios
Generales miembros de esta Comisión Sectorial.
El Reglamento de la CAU, que está basado en la Normativa que

regulaba la misma desde el año 2000 fue aprobado por el Pleno de la
CAU en mayo de 2003 y el 7 de noviembre de este mismo año por el
Pleno de la Comisión Sectorial de Secretarios Generales de la CRUE
reunido en Córdoba.
Reglamento de la CAU
(Aprobado por el Pleno de la Comisión Sectorial de Secretarios

Generales de la CRUE en su Sesión de 7 de noviembre de 2003)
143
PREÁMBULO
I. DEFINICIÓN, FINES Y FUNCIONES
II. ÓRGANOS DE COORDINACIÓN
III. GRUPOS DE TRABAJO
Disposición Adicional
Disposición Final
PREÁMBULO
La Comisión Sectorial de Secretarios Generales de la Conferencia de

Rectores de las Universidades Españolas (CRUE), en el Pleno
celebrado en Sevilla, los días 3 y 4 de julio de 2002, aprobó la
integración de la Conferencia de Archiveros de las Universidades
Españolas (CAU), entidad que desde 1994 agrupa a los archiveros de
estos centros de enseñanza superior, en calidad de grupo de trabajo
permanente de la citada Comisión Sectorial.
El presente Reglamento tiene por objeto adecuar la Normativa de
funcionamiento de la Conferencia de Archiveros de las Universidades
Españolas, aprobada por el Pleno de la misma el 20 de septiembre de
2000, en el marco de las VI Jornadas de Archivos Universitarios, a la
nueva situación. Para ello se toma como referencia el Reglamento-
Marco para las Comisiones Sectoriales de la Conferencia de Rectores
de las Universidades Españolas y el Reglamento de la Comisión
Sectorial de Secretarios Generales de la Conferencia de Rectores de las
Universidades Españolas, a fin de armonizar el funcionamiento de la
CAU como grupo de trabajo permanente de la citada Comisión
Sectorial con las especificaciones recogidas en su anterior normativa.
I. DEFINICIÓN, FINES Y FUNCIONES
Definición
Art. 1.- La CAU agrupa a los archiveros de las Universidades españolas

de titularidad tanto pública como privada, y forma parte de la Comisión
Sectorial de Secretarios Generales de la CRUE como grupo de trabajo
permanente
Fines
Art. 2.- La CAU tiene como fin fomentar la cooperación entre los
archiveros de las universidades en todas las áreas técnicas relacionadas
con la documentación y los archivos universitarios para alcanzar una
mayor eficacia en la gestión de estos servicios y difundir su
144
conocimiento entre todos los miembros de la comunidad universitaria y
la sociedad en general.
Funciones
Art. 3.- La CAU desempeña las siguientes funciones:
3.1. Proponer y coordinar la elaboración de proyectos y programas

técnicos y científicos comunes que faciliten el progreso generalizado y
efectivo de los servicios de archivo en cada universidad.
3.2. Debatir y tratar de resolver la problemática común que afecta a
estos servicios universitarios para alcanzar los objetivos y resultados
que de ellos se esperan en el contexto actual y futuro de las
universidades
3.3. Elaborar estudios e informes sobre la situación general de la

documentación y los servicios de archivos universitarios para darla a
conocer, así como para promover estándares de gestión y
recomendaciones generales.
3.4. Contribuir a la integración del trabajo común de los archiveros de
las universidades españolas en la Sección de Archivos Universitarios y
Centros de Investigación del Consejo Internacional de Archivos
(ICA/SUV) y otros organismos análogos, así como fomentar la
participación y conocimiento mutuo de sus actividades.
3.5. Facilitar el intercambio de información de interés general e
internacional sobre los temas más recientes e innovadores en archivos y
documentos, así como el estudio de sistemas organizados de
información.
3.6. Promover la actualización de conocimientos y la formación de los
archiveros en todos los campos de su disciplina, con especial atención a
las tecnologías de la información.
3.7. Organizar jornadas y reuniones anuales para impulsar la
colaboración y la revisión de los proyectos y programas técnicos de la
CAU.
3.8. Facilitar la coordinación de los servicios de archivo dentro de la
estructura de cada universidad y facilitar esta colaboración con las
demás comisiones y grupos profesionales de las universidades.
3.9. Elevar a la Comisión Sectorial de Secretarios Generales de la
CRUE. cuantas propuestas, informes y estudios resulten del trabajo de
la CAU, y elaborar aquellos que le sean requeridos por la citada
Comisión.
II. ÓRGANOS DE COORDINACIÓN
145
Art. 4.- Se establecen los siguientes órganos de coordinación de la
CAU: Pleno, Comité Ejecutivo, Presidente y Secretario Ejecutivo.
Del Pleno
Art. 5.- El Pleno estará constituido por todos los archiveros de las
universidades españolas, de titularidad tanto pública como privada, que
oficialmente desempeñen estas funciones en sus centros;
reconociéndose un solo voto por universidad, en aquellas ocasiones en
las que se ejerza este derecho, y sus acuerdos se tomarán por mayoría
simple.
Art. 6.- Corresponderá al Pleno:
6.1. Planificar la organización, funcionamiento y actividades de la

CAU.
6.2. Elegir a los vocales del Comité Ejecutivo y supervisar sus
actuaciones.
6.3. Crear Grupos de Trabajo, a propuesta de cualquier miembro del
Pleno
6.4. Aprobar las actas y acuerdos de sus reuniones, así como el Informe
anual de actividades.
6.5. Efectuar el seguimiento y control de los objetivos de la CAU.
6.6. Elaborar, aprobar y reformar el Reglamento de la CAU, así como
la normativa que lo desarrolle.
Art. 7.- El Pleno se reunirá en sesión ordinaria, al menos, una vez al

año en el marco de las Jornadas de Archivos Universitarios y en sesión
extraordinaria a iniciativa del Presidente, del Comité Ejecutivo o
cuando lo soliciten, al menos, quince de sus miembros, representantes
de igual número de universidades.
Art. 8.- El Pleno quedará válidamente constituido, en primera

convocatoria, cuando se hallen presentes el Presidente, el Secretario o,
en su caso, quienes les sustituyan, y al menos la mitad de sus
miembros.
En segunda convocatoria, que podrá celebrarse media hora después de
la señalada para la primera, se requerirá la presencia del Presidente, el
Secretario o, en su caso, quienes les sustituyan, y al menos quince de
sus miembros, representantes de igual número de universidades.
Del Comité Ejecutivo
146
Art. 9.- El Comité Ejecutivo estará compuesto por el Presidente y
cuatro Vocales.
Art. 10.- Corresponderá al Comité Ejecutivo:

10.1. Programar y desarrollar las propuestas del Pleno.
10.2. Todas aquellas que le delegue el Pleno.
10.3. Programar y coordinar las Jornadas de Archivos Universitarios
anuales.
10.4. Establecer relaciones y mantener contactos con cualquier órgano
de la Administración u organismo profesional con competencias en el
ámbito de la documentación y los archivos.
10.5. Ejercer las funciones del Pleno, en los casos de extraordinaria y
urgente necesidad, dando cuenta de lo acordado en la primera sesión
que celebre el Pleno.
Art. 11.- El Comité Ejecutivo se reunirá en sesión ordinaria al menos

una vez al año y en sesión extraordinaria siempre que así lo acuerde el
Presidente o lo solicite la mayoría de sus miembros.
Art. 12.- El Comité Ejecutivo, si lo estima necesario, podrá crear

grupos de apoyo y asesoramiento para la realización de proyectos
puntuales y concretos.
Del Presidente
Art. 13.- El Presidente de la CAU será designado por el Pleno de la

Comisión Sectorial de Secretarios Generales de la CRUE de entre los
Secretarios Generales de las Universidades españolas. La duración del
cargo será de dos años, pudiendo ser reelegido.
Art. 14.- Corresponderá al Presidente, consultado el Comité Ejecutivo:
14.1. Presidir y fijar el orden del día de las sesiones del Pleno y del
Comité Ejecutivo.
14.2. Formular propuestas al Pleno y al Comité Ejecutivo.
14.3. Informar al Pleno de la Comisión Sectorial de Secretarios
Generales sobre las actividades desarrolladas por la CAU.
14.4. Representar oficialmente a la CAU.
14.5. Cualquier otra función no reservada específicamente a otros
órganos de la CAU.
147
Art. 15.- En caso de ausencia, vacante, enfermedad u otra causa legal,
las funciones del Presidente serán asumidas accidentalmente por el
Secretario Ejecutivo.
Del Secretario Ejecutivo
Art. 16.- El Secretario Ejecutivo será designado por el Comité

Ejecutivo de entre los Vocales elegidos por el Pleno. La duración del
cargo será de dos años, pudiendo ser reelegido.
Art. 17.- Corresponderá al Secretario Ejecutivo:
17.1. Colaborar con el Presidente en las tareas de organización y

seguimiento de los acuerdos del Pleno y del Comité Ejecutivo.
17.2. Convocar, por indicación del Presidente, las sesiones del Pleno y
del Comité Ejecutivo.
17.3. Desempeñar las labores propias de Secretaría, tanto del Pleno
como del Comité
Ejecutivo, levantando Acta de las sesiones.
17.4. Elaborar el Informe anual de actividades de la CAU y presentarlo
ante el Pleno.
17.5. Aquellas otras que le delegue el Presidente.
Art. 18.- En caso de ausencia, vacante o enfermedad del Secretario

Ejecutivo, asumirá accidentalmente sus funciones uno de los Vocales,
elegido por acuerdo del Comité Ejecutivo.
De los Vocales
Art. 19.- Los Vocales serán elegidos por el Pleno de entre los directores
o responsables de archivos universitarios que se presenten como
candidatos para un período de dos años, pudiendo ser reelegidos. Cada
año, se renovará la mitad de las vocalías, procediéndose a la elección de
dos de los cuatro Vocales integrantes del Comité Ejecutivo.
Art. 20.- Los Vocales ejercerán las funciones que en ellos delegue el
Comité Ejecutivo y deberán informar periódicamente al resto de
miembros del Comité sobre las actividades que coordinan, con la
finalidad de armonizar las actuaciones de cada Vocalía y de preparar el
Informe anual a presentar ante el Pleno.
Art. 21.- Las decisiones que los Vocales deban tomar relacionadas con
las actuaciones principales y las actividades que éstos coordinan,
148
habrán de ser consensuadas con el resto de Vocales y en el marco de
funcionamiento general de las demás actividades y grupos.
III. GRUPOS DE TRABAJO
De los Grupos de Trabajo
Art. 22.- El Pleno podrá crear Grupos de Trabajo para un mejor

desempeño de las funciones de la CAU.
Art. 23.- Para alcanzar el funcionamiento regular y eficiente de estos

Grupos de Trabajo, se establecen las siguientes normas básicas:
23.1. Los Grupos de Trabajo están constituidos por directores o

responsables de archivos universitarios y/o personal técnico que en su
actividad profesional habitual desempeñan funciones archivísticas en
los distintos centros, acordes con el propósito de la CAU
23.2. La creación, reforma y supresión de los Grupos de Trabajo es una
competencia que se ejercerá anualmente por el Pleno de la CAU de
acuerdo con la necesidad de alcanzar los objetivos generales, la
redefinición de las actividades del grupo y otras circunstancias que así
lo aconsejen.
23.3. Como principio general, la creación de un Grupo de Trabajo,
además de responder al interés de un núcleo mínimo de tres archivos
universitarios, deberá atender a la adecuación de estos intereses con los
generales y la oportunidad de la acción que se propone, a juicio del
Pleno.
23.4. El número de miembros, naturaleza y funcionamiento de los
Grupos de Trabajo, deberán ser aprobados en el marco de las reuniones
del Pleno, al cual, además, se rendirá debida cuenta de los logros.
23.5. Cada Grupo de Trabajo deberá tener un coordinador, elegido entre
sus miembros, desempeñando las funciones inherentes a esta
responsabilidad, además de ejercer de portavoz del grupo ante el Pleno,
según lo acordado previamente por todos los miembros del grupo.
23.6. El coordinador deberá informar periódicamente al Comité
Ejecutivo, cuando éste así lo requiera, sobre el funcionamiento y
actividades del grupo para facilitar una mayor coordinación entre todos
los grupos y miembros de la CAU.
23.7. La aceptación de nuevos miembros en los Grupos de Trabajo
constituidos y en funcionamiento, se realizará según los criterios de
proporcionalidad, equilibrio e idoneidad, por acuerdo expreso de la
mayoría de los miembros del Grupo.
149
23.8. Los miembros de los Grupos de Trabajo que utilicen en su
totalidad o en parte los materiales elaborados por los grupos en sus
publicaciones personales, deberán ceñirse a trabajos aprobados por el
Pleno y concluidos, citando siempre la fuente exacta.
23.9. La aprobación de las propuestas y estudios de los Grupos de
Trabajo es competencia exclusiva del Pleno, el cual además decidirá el
sistema de acceso y difusión de estos materiales.
23.10. Todos los miembros de la CAU tendrán acceso a los trabajos
realizados por todos los grupos, una vez éstos sean aprobados por sus
miembros y presentados al Pleno, quedando excluida la difusión o
distribución de la totalidad de estos materiales bajo ningún concepto,
exceptuando referirse a ellos en las publicaciones con las condiciones
anteriormente citadas.
23.11. La versión definitiva de los trabajos realizados por los Grupos y
aprobados por el Pleno, será difundida por la Secretaría Ejecutiva antes
de su publicación en la página web.
Disposición Adicional
Para todo lo no dispuesto en el presente Reglamento, se estará a lo
fijado en el Reglamento de la Comisión Sectorial de Secretarios
Españolas y a lo establecido en el Capítulo II del Título II de la Ley
30/1992, de 26 de diciembre, de Régimen Jurídico de las
Administraciones Públicas y del
Procedimiento Administrativo Común.
Disposición Final
El presente Reglamento entrará en vigor al día siguiente de su
aprobación por el Pleno de la Comisión Sectorial de Secretarios
Españolas.
150
LOS PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS.
PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS.
Los principios metodológicos de la Archivística han sido definidos por

E. Núñez Fernández como los siguientes:
à «Principio de respeto a la procedencia del fondo»
Según el cual procedemos a la identificación de la institución

productora y de ésta con su fondo o conjunto orgánico de documentos.
Este principio constituye el punto de arranque de cualquier intervención
archivística al ser la Archivística una ciencia de los archivos y no de los
documentos y, en consecuencia, de los fondos archivísticos.
à «Principio de respeto a la organización original del fondo»,
Según el cual toda intervención archivística sobre un fondo de archivo

debe respetar y, en su caso, reconstruir en lo posible la organización
original del archivo que trata evitando la destrucción de dicha
organización original o tratando de aplicar una nueva organización
extraña al archivo y a los criterios de producción y conservación del
mismo seguidos por la institución que lo generó.
à «Principio de identificación de la estructura documental»,
Según el cual, tras un detenido estudio del fondo documental y de la

institución que lo generó se determinará el modelo de clasificación
archivística a aplicar más acorde con el fondo a organizar: orgánico-
funcional o funcional.
à «Principio del reflejo documental»,
Según el cual, todo fondo archivístico es el reflejo documental de las

actividades de la institución que lo generó, de la forma y de las
circunstancias en que se desarrollaron éstas; en consecuencia, el
resultado final de la organización de un archivo está particularmente
mediatizado por el modelo, formas y grado de organización originaria
aplicado por la institución al fondo como reflejo de directo de sus
actividades. Dicho de otra forma, el nivel y calidad de organización
originaria de un archivo es inversamente proporcional al nivel y calidad
de organización de la institución que lo generó como reflejo
documental que es el archivo de ella.
151
à «Principio de la transcendencia del documento»,
Según el cual, los documentos pertenecientes a un fondo archivístico

están formados por dos componentes básicos, a saber: un soporte y el
conjunto de valores que contiene el documento. En ningún caso el
soporte de los documentos condiciona la clasificación o la ordenación
del fondo; tan sólo su instalación y conservación. El tipo documental,
esto es un determinado tipo de documento, producido en serie como
reflejo documental de una función concreta transciende del mismo
soporte en que se ha producido o de los posibles soportes que a lo largo
del tiempo se utilizan para su confección y mantiene permanentemente
sus valores documentales, valores que identifican al documento dentro
de una determinada tipología del fondo más allá de su concreto soporte
físico.
à «El principio de la ordenación»
Según el cual, la producción documental de una institución es, por

naturaleza, seriada y, en consecuencia, la identificación y clasificación
de los tipos documentales de un fondo no está completa si no se aplica
a los mismos el principio de ordenación, esto es, la ordenación
conceptual y racionalmente expresada de aquella producción seriada y
continua del tipo o tipos documentales de un fondo.
à «El principio del vínculo orgánico entre fondo y documento»,
Según el cual, el documento de archivo es una pieza única dentro de

una estructura mucho más compleja, orgánicamente construida, en la
que los documentos mantienen una relación, un vínculo, primero
respecto de los otros documentos que han sido generados bajo las
mismas condiciones, esto es con los documentos que configuran un tipo
documental y que, producidos cronológicamente, generan una serie
documental concreta; en segundo lugar, con el propio fondo y con la
institución productora, vínculos sin los que el documento de archivo
carecería de razón de ser y sus valores documentales estarían
mermados, también sus valores meramente informativos.
à «El principio de la originalidad documental»
Según el cual, todo documento de archivo ha de ser tratado teniendo en

cuenta su originalidad, ya que es, por naturaleza, irrepetible y único y
su génesis está determinada por parámetros irrepetibles (asunto,
152
personas intervinientes, tiempo, lugar, etc.), aunque la función que da
origen al mismo pueda realizarse una y otra vez hasta el infinito (serie)
mientras exista dicha función. Esta peculiar condición del documento
de archivo condiciona la propia metodología del trabajo archivístico,
tanto en los criterios de conservación como en los de eliminación
controlada de documentos, dado que esta última operación es
irreversible. Gran parte de las técnicas archivísticas están condicionadas
por este principio de originalidad (reprografía conservación, expurgo,
etc.)
à «el principio de organización jerarquizada»,
Según el cual, la producción documental de una institución viene

condicionada por la propia forma y peculiaridades de organización que
ésta que va a ser por lo general, una organización estructurada
jerárquicamente con la única excepción de las organizaciones
unipersonales y, en consecuencia, la estructura conceptual que describe
el fondo archivístico de la institución deberá ser, necesariamente, una
estructura jerarquizada en la que una parte dada se define con relación a
otra superior.
à «El principio del ciclo vital de los documentos»
Según el cual, los documentos generados por una institución productora

poseen su propio ciclo vital a semejanza de los organismos vivos
pasando por su génesis o nacimiento, su juventud, su madurez y su
vejez definitiva. Esta peculiar visión de los documentos de archivo
condiciona y determina un método de organización y de gestión de los
archivos muy específico que tiene como primera consecuencia la
intervención de los archiveros en los primeros estadios de la vida del
documento de archivo, incluso antes, cuando aún no ha sido generado.
Por otra parte, este principio condiciona de manera explícita las
políticas archivísticas de las instituciones y de los mismos estados y la
organización de sus sistemas archivísticos. Este principio además está
en la base de la definición del propio sistema archivístico como
expresión más fidedigna del ciclo vital de los documentos producidos
por la institución. La teoría del ciclo vital de los documentos o teoría de
las tres edades de los documentos fue expresada por primera vez por la
administración norteamericana como resultado de los trabajos llevados
a cabo por Comisión Hoover, publicado en 1949, T. R. Shellenberg
recogerá y difundirá este principio en su obra, ya clásica, Modern
archives: Principes and Téchniques, publicada en 1956. Varios años
más tarde, en 1962, la teoría del ciclo vital será exportada a Europa,
153
siendo Francia el primer país en el que se expone esta idea de mano de
Yves Pérotin, quien publica un pequeño artículo en la revista Les
archives de la Seine con el título de «L'Administración et les "trois
âges" des archives». Rápidamente se asimila este principio en Francia y
en grn parte de los países europeos dando lugar así a los «dépôts de
préarchivage» franceses, los «record centers» ingleses y los
«zwischenarchiven» alemanes.
à «El principio de sistema archivístico»,
Según el cual, aplicando el principio del cliclo vital de los documentos,

la organización y gestión de los archivos se realiza en función de la
existencia consciente o inconsciente -cuando no intervienen los
archiveros- de un sistema archivístico que produce ese ciclo vital de los
documentos. Este sistema, con una estructura concreta en cada caso,
regula y controla el paso de la documentación desde el lugar de su
producción hasta su estadio final, ya sea este su conservación o
eliminación. Asimismo, el sistema archivístico de una institución
determina y condiciona el carácter y contenido de todos los recursos
destinados a la organización y gestión del fondo documental de la
institución, así como los procedimientos y normas técnicas aplicables a
cada estadio por el que pasa la documentación.
EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA O DE RESPETO AL ORIGEN Y

AL «ORDEN NATURAL».
Se ha ido afirmando en todos los países como principio fundamental de

la Archivística. El origen se encuentra en Francia donde tiene sus
antecedentes, en las instrucciones dadas el 24 de abril de 1841 para
organizar los archivos. La formulación de Natalie de Wailly de este
principio para organizar los archivos ministeriales, se ha aceptado
universalmente por la comunidad de archiveros.
Lodolini afirma que el principio de procedencia fue aplicado por
primera vez en Dinamarca en 1791, con la instrucción de la comisión
para la restauración de los archivos. En 1896 fue aplicado a todos los
archivos del estado de Prusia, en 1826 algunos de Holanda y en 1827,
se utilizó en los archivos toscanos.
Este principio se ha definido como:
«Aquél según el cual cada documento debe estar situado en el fondo

documental del que procede, y en este fondo en su lugar de origen»
154
El Diccionario de terminología archivística define este principio en su
entrada nº 404 como:
Inglés: registry principle

The principle that archives of a single provenance should retain the
arrangement established by the creating agenciy, institution or
organisation in order to preserve existing relationaships and reference
numbers; sometimes inspired in the principle of provenance and also
called the principle of repect for original order.
Francés: principe du respect de l'orde primitif
Principe theorie archivistique selon lequel les archives d'une même
provenance doivent conserver le classement établi par l'organisme
d'origine: principe parfois implicite dans le principe du respect des
fonds; dit aussi principe de «Registratur»
Correspondencias con otras lenguas:
Holandés: Behoud van de oude orde.

Alemán: Registratur prinzip
Italiano: Principio della registratura.
Español: Principio del orden de procedencia.
Los criterios de aplicación del principio de respeto al orden originario o

principio del orden de procedencia, son los siguientes:
Establecer a través del estudio de la documentación del fondo las

características de la organización existente en el mismo, su grado de
aplicación su nivel de conservación.
Si se ha comprobado que el organismo productor ha aplicado y
mantenido unos determinados criterios de organización y que dichos
criterios se atienen a unos parámetros estables y definidos que han sido
aplicados de forma constante, con más o menos fiabilidad en todo el
fondo, debe procurarse el mantenimiento de estos criterios
organizativos con independencia de que se introduzcan paralelamente
otros criterios de reorganización y descripción del fondo pero, en todo
caso, sin alterar dicha organización original y excepción hecha de
arreglos formales de revisión y colocación de documentos fuera de
lugar, reconstrucción de expedientes y otras unidades documentales,
revisión de las organizaciones existentes, etc.
Este criterio seguirá siempre que la organización analizada e
identificada se corresponda con la dada por la institución productora de
la documentación cuando estaba en su fase activa y no cuando, una vez
analizada, comprobemos que responde a organizaciones o
155
manipulaciones organizativas posteriores o ajenas a la institución
generadora del archivo.
Si se constata que el fondo carece de una organización definitiva o que
los criterios de organización del productor sean mutables y cambiantes
para los mismos tipos de documentación a lo largo del tiempo, será
necesario realizar un análisis de la institución productora, de sus
funciones competenciales y de sus tipologías documentales de tal forma
que, simultáneamente a que se organiza el fondo y se analiza su
estructura, se procura establecer un cuadro de clasificación que permita
dotar al fondo de una organización lo más fiel posible a las funciones y
a las actividades que presidieron la vida de la institución. Si esta
experiencia es repetible por tratarse de fondos de instituciones con
cometidos similares, se aplicarán los criterios comunes ya establecidos
por la experiencia archivística para estos casos teniendo la precaución
de salvar las peculiaridades propias de cada institución
El principio de fundamental de la archivística es el principio de

respeto de los fondos, por su práctica el archivero se diferencia del
bibliotecario, de una parte y del documentalista de por otra.
El padre de esta teoría, imbuido por las corrientes estructuralistas de la
época, fue el historiador francés Natalis de Wally, quien en 1841,
siendo Jefe de la Sección Administrativa de los Archivos
Departamentales, en el ministerio del Interior, elaboró la circular de 24
de abril de 1841, firmada por el ministro Duchatel. En ella se daba a la
luz la noción de «fondo de archivo>», entendiéndolo por «reunir los
documentos por fondos, es decir reunir todos los documentos que
provienen de un cuerpo, de un establecimiento, familia o de un
individuo y arreglar estos fondos con sujeción a un orden
determinado… Los documentos que apenas se relacionan con un
establecimiento, un cuerpo o familia, no deben mezclarse con el fondo
de ese establecimiento, de ese cuerpo, de esa familia.» Más adelante,
aclara el autor que «la clasificación general de los fondos es la única
verdaderamente apropiada para asegurar el pronto cumplimiento de un
orden regular y uniforme…Si en vez de este método, del cual puede
decirse que se fundamenta en la naturaleza de las cosas, se propone un
orden teórico…los archivos caerán en el desorden difícil de remediar.
En cualquier clasificación distinta a esta se corre el grave peligro de no
saber donde se encuentra un documento».
De la aplicación de este principio se derivan tres premisas que, si bien
no son absolutamente nuevas, a partir de ahora irán indisolublemente
conectadas con la noción de fondo.
156
Todo fondo es producto natural de la actividad de una entidad, persona
física o moral: en consecuencia, resulta imprescindible indicar el autor,
su naturaleza, estructura y área de accesibilidad.
La concepción de un fondo no viene dada por el uso –jurídico-
administrativo o histórico-cultural- de sus documentos sino por su
estructura interna, la cual viene dada por la propia del ente que lo ha
creado y por la forma en que dichos documentos ha sido generados a lo
largo del tiempo, en el desarrollo de las funciones propias de aquel.
En consecuencia, la estructuración de un fondo, de acuerdo con el
principio de procedencia, exige el conocimiento de los procedimientos
administrativos del autor (algo que había estado siempre implícito en el
trabajo archivístico, exceptuando el período que pudiéramos llamar
sistemático), así como de su propia evolución histórica.
Importancia y ventajas de la aplicación del principio de procedencia:
Ventajas:
- Al preocuparse por la unidad de los documentos, protege su

integridad ya que los orígenes y procedimientos a los que deben
su existencia están reflejados en su ordenación
- Sirve para revelar el significado de los documentos. Esto es, el
contenido de un documento individual solo puede entenderse
completamente cuando los documentos son ordenados de
acuerdo con este principio.
- Proporciona al archivista una guía práctica y económica para
ordenar, describir y analizar los documentos que están bajo su
custodia.
Con la aplicación de este principio se nos facilita:
- Identificar el nombre de la entidad o persona autora de los

documentos
- Reconstruir la organización jerárquica de la entidad productora
- Precisar las funciones y actividades correspondientes a cada
dependencia
- Proteger le integridad de las agrupaciones documentales: Fondos,
Secciones, Series.
- Ubicar correctamente el documento en el fondo correspondiente,
de acuerdo con la actividad o función que lo genera.
PRINCIPIO DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.
157
La vida media de un documento desde que se inicia en las oficinas,
llega a durar permanentemente, dependiendo casi siempre, de los
valores de ese documento. Por este motivo, el ciclo vital de los
documentos está íntimamente relacionado con las etapas de archivo y
con los valores que pueden tener los documentos.
En el archivo administrativo, la vida de los documentos dura de treinta
a 50 años, a diferencia del archivo histórico donde la documentación se
conserva a perpetuidad.
El archivo, entendido como fondo documental, constituye un todo
unitario que atraviesa diversas etapas, establecidas en función de este
ciclo de vida de los documentos. Este principio establecido por la
Archivística norteamericana. Se desarrolla en los años treinta, tras el
establecimiento del archivo nacional de los Estados Unidos (1934),
viene a significar que la información documental tiene una vida similar
a la de un organismo biológico el cual nace (fase de creación), vive
(fase de mantenimiento y uso) y muere (fase de expurgo). Se apreció
que el documento atraviesa en su vida por distintas fases: desde su
elaboración o recepción, y durante un período más o menos corto de
tiempo, es objeto de uso intensivo para la resolución de asuntos propios
de su creador; con el transcurso del tiempo cada vez es menos utilizado,
va perdiendo su valor según los fines para los que había sido creado;
hasta que al final se plantea bien su destrucción, bien su conservación
permanente. La mayor o menor intensidad de su valor primario señala
las distintas fases de archivo, que corren paralelas a los diferentes
estadios por los que pasa la documentación a lo largo del tiempo:
1- Archivo de Oficina.
Los documentos en la fase de tramitación, así como los que son de uso
frecuente para la gestión de los asuntos corrientes, están bajo
responsabilidad y manejo de las oficinas administrativas, de ahí que sea
más conocido como archivo de oficina. Tradicionalmente se ha
considerado que la documentación debe permanecer en esta fase unos
cinco años una vez finalizada su tramitación. Pero este plazo en
ocasiones resulta demasiado amplio, puesto que las oficinas producen
demasiada documentación que no puede ser almacenada por éstas.
2- Archivo de Gestión.
Solamente en las organizaciones administrativas de gran volumen y
complejidad se distinguen locales acondicionados para archivos
administrativos, en la mayoría es el propio archivo quien acoge ésta y
las demás etapas. En esta etapa las tramitaciones están conclusas pero
un recurso o el regreso sobre un asunto determinado puede volverlas a
la fase anterior. En esta etapa los documentos permanecen quince años.
3- Archivo intermedio.
158
Ahora la documentación ha perdido parcialmente la utilidad por la cual
ha sido creada: la gestión. Las grandes administraciones la transfieren
desde sus archivos administrativos a éste, caracterizado por asegurar la
instalación masiva de documentos a bajo coste. La documentación
permanece en esta fase otros quince años más, hasta los treinta de
antigüedad, se procede a la valoración, selección y expurgo de la
documentación para conservar lo importante.
4- Archivo histórico.
A partir de este momento, seleccionada por su valor histórico y cultural,
la documentación se conserva a perpetuidad, en condiciones que
garanticen su conservación para uso de las generaciones futuras como
patrimonio histórico de una nación.
TEORÍA DE LAS EDADES DE LOS DOCUMENTOS.
Wyffels en 1972 planteó, su teoría de las tres edades de los

documentos, que darían lugar a diferentes categorías de archivos. Dicha
teoría está en relación con idea de realidad de que los documentos no
son algo muerto o inactivo sino que tienen una vida propia. Este ciclo
vital como otros, contempla después del nacimiento, el crecimiento, el
decrecimiento y la muerte.
Estas tres edades del ciclo vital se comprenden respectivamente, una
vez producidos, con los denominados documentos corrientes,
semicorrientes y no corrientes.
- La primera etapa o edad administrativa: es de circulación y

tramitación por los canales y cauces normales en busca de
respuesta o solución para el asunto que se ha iniciado. La
documentación forma parte de los archivos sectoriales, corrientes
o de gestión. Esta cerca del funcionario responsable de su
tramitación, en su mesa, en archivadores, en armarios al alcance
de su mano para su manejo frecuente. Dura cinco años durante el
tiempo que el documento está en las oficinas.
- La segunda etapa o edad intermedia: en ella una vez recibida la
respuesta o solución al asunto empleado, el documento o
expediente que lo testimonio ha de seguir siendo guardado,
pudiendo ser objeto de consulta o de antecedente, pero no con la
frecuencia que en la primera etapa. Esta fase corresponde a una
archivación intermedia, en la que poco a poco va decreciendo el
valor primario de los documentos, desarrollándose el valor
secundario. dura hasta los treinta años, durante este período se
hace esporádico uso de los documentos.
159
- La tercera fase o edad histórica: el documento asume un valor
permanente y se ceñirá a ser consultado por su valor cultural e
informativo con fines de investigación. Su archivación y
conservación serán definitivas. Aquella que cuenta con más de
treinta años. esta etapa comienza cuando los documentos no
tienen ningún valor para la organización que los ha creados.
La primera y segunda etapas corresponden con lo que pudiéramos

considerar el ejercicio del valor primario o de gestión, mientras que la
tercera desarrollará en su plenitud y exclusivamente el valor secundario
o histórico.
La primera de las tres edades se refleja en los archivos de gestión o de
oficina; la segunda en los archivos centrales o intermedios y la tercera
en los archivos históricos o permanentes. Frente a la clasificación que
se hizo de los archivos administrativos –en los que están también
integrados los archivos de oficina y en un segundo los centrales- , y los
archivos históricos, ahora se intercala el archivo intermedio entre el
canal de la institución –administrativo- y el histórico.
Philips C. Brooks fue quien primero en USA hizo referencia al ciclo
vital de los documentos que se transformó en acción con la
implantación de programas de gestión documental y la creación de los
denominados archivos intermedios.
La equivalencia entre las tres edades de los archivos y la formación de
los archivos, esta vez, es la siguiente: la primera edad tiene su paralelo
en la etapa prearchivística y la segunda y tercera edad, en la etapa
archivística.
Los italianos establecen “cuatro edades” que corresponden con las
siguientes:
a) En un primer momento se hablo de las tres edades de los

documentos, pero con posterioridad se incluyo una más. Por lo
que respecta a los archivos municipales españoles: “archivo
corriente”, archivo central administrativo, archivo intermedio y
archivo histórico. Las tres primeras fases se refieren a la vida
administrativa de los documentos y la cuarta a la histórica. El
archivero interviene en el sistema municipal español en la
segunda.
a. Registratura corriente o archivo corriente, (comprende los

papeles de la cancillería), de 0 a 5 años de edad, en las
respectivas oficinas productoras y bajo la vigilancia de la
administración archivística desde el nacimiento de los
mismos documentos.
160
b. Registratura de depósito, o archivo de depósito, formado
por los documentos de 5 a 15-20 años de edad,
procedentes de varias registraturas corrientes o archivos
corrientes, todavía en la oficina productora y siempre bajo
la mirada de la administración archivística.
c. Prearchivo, formado por los documentos de 15-20 y 40-50
años de edad procedentes de todas las registraturas de
depósito o archivos de depósito de la administración
central (prearchivo central), o de todas las de una
determinada circunscripción territorial (prearchivos
periféricos), y en gestión común entre la administración
archivística y las administraciones productoras de los
documentos.
d. Archivo, de incumbencia exclusiva de la administración
archivística, para los documentos de más de 50 años de
edad, libremente consultable.
161
162
FORMACIÓN Y PERSONAL DE LOS ARCHIVOS
INTRODUCCIÓN
Elio Lodolini, se refería a la formación profesional del Archivero22 ,

diciciendo que: “una de las características de la profesión archivística
es la exigencia de una formación profesional especializada, impartida
por escuelas ad hoc” “La formación indispensable a los archiveros:
una preparación de base a nivel universitario y una formación
especifica en la disciplina archivística”.
Eugenio Casanova observa que en el pasado los archivos estaban

considerados como “instituciones exclusivamente culturales” y por
tanto era preferida la licenciatura en letras.
Robert-Henry Bautier afirma que los archiveros del pasado se

consideraban sobretodo historiadores, mientras que los de la época
presente (1970) han entrelazado vínculos cada vez mas estrechos con la
administración.
Las escuelas de Archivistica
La primera enseñanza de la archivística puede ser considerada, la de la

escuela de empleados para Registraturen, organizada en 1571 por Jacob
von Rammingen junior, pero permaneció como un caso aislado y en los
siglos sucesivos el surgir y el afirmarse de la diplomática llevaron a
considerar la archivística como parte de ésta. La primera archivística
surgió como diplomática práctica.
Las primeras escuelas de archivo: Nápoles (1811), Munich (1821),

París (Ecole des Chartes 1821)
La primera escuela de archivo nació, en Italia en Nápoles. Fue
instituida en 1811 en el “Grande Archivio” (hoy archivo de estado
napolitano), durante el reinado de Joaquín Murat. La escuela del
Archivo de Napoles nació con enseñanzas de lengua griega y de
paleografía medieval, que debían de ser frecuentadas por los “10
alumnos diplomáticos”, del archivo. Estos tenían también la obligación
de seguir también las lecciones de diplomativa, de la que existía desde
1777 en la Universidad una Catedra, que después de 1861 se translado
al también al archivo. La escuela del Archivo del Estado de Napoles.
La segunda es la actual Escuela Archivística en la dirección general de
archivos de Baviera, instituida en Munich el 13 de febrero de 1821 por
el Rey de Baviera Maximiliano I con el título de “Archivalische
163
Unterrichtsinstitut am Königlichen Bayerischen Allgemein
Reichsarchiv”. Posterior solo en nueve días es el decreto del Ministerio
francés del interior del que dependían entonces en Francia los archivos,
de 22 de febrero de 1821, que instituyó en París, en los Archivos del
Reino, la “Ecole des Chartres”. La escuela funcionó solo por dos años,
con un curso para bibliotecarios y otro para archiveros, pero
reorganizada por ordenanza real de 11 de noviembre de 1829, se
reanudó desde 1830 y no sufrió más interrupciones. Pero la Ecole des
Chartes no es ya una escuela para archiveros, se trata de una institución
famosa para la creación de medievalistas.
Otras escuelas del siglo XX
Despues de Napoles (1801), Munich (1821) y Paris (1821) elc uerto

archivo –y segundo de Italia- en tener una escuela propia fue el de
Turin, donde la paleografía y diplomáticas fueron enseñadas desde
1826 (la enseñanza suspendida después de 1835, fue reanudada
brevemente en 1846 y de manera estable desde 1871) y el quinto el de
Milan. En 1854 nacieron otras dos escuelas: en Viena el “Institut fur
Osterreichische Geschichtsforschung” luego organizado en 1856 por
theodor von Sickel sober el modelo de la Ecole de Chartres y en
Venecia una Escuela de paleografía y diplomática para preparar
promiscuamente a candidatos a los Archivos, a las Bibliotecas y a los
Museos (estuvo ininterrumpida por tres años, desde 1875, y fue
reanudada en 1878) Le siguieron las que comenzaron en 1855, bajo la
catedra de paleografía en el Archivo del Estado de Palermo. En 1856,
en el gran ducado de toscana, fue instituida en el seno del Archivo del
Estado de Florencia, una enseñanza de diplomática y de paleografía,
pero sin archivística.
La decima institución nació en España en 1859, en Madrid con el
nombre de “Escuela de Diplomatica”.
- La Escuela de Diplomática de Madrid.
La décima institución nació en España, donde en 1859 fue fundada la

“Escuela de Diplomática” de Madrid, destinada conjuntamente a la
formación tanto de archiveros como de bibliotecarios. Fue suprimida
por Real Decreto de 20 d julio de 1900 y las correspondientes
enseñanzas –entre las cuales no había ninguna de archivística- fueron
trasladadas a la Facultad de Letras de la Universidad Central. En 1964
la Administración de los Archivos de Estado ha dado vida a una nueva
“Escuela de Documentalistas”, siempre de carácter común para los
archiveros y bibliotecarios.
164
Varios autores apuntan que la enseñanza fundamental de las escuelas
para archiveros tendría que ser la archivística y no la paleografía y
diplomática. Eugenio Casanova apunta en 1914 que notaba para la
enseñanza de la paleografía, que mientras ésta en las universidades,
paleografía y diplomática, no tienen que detenerse al final del
medioevo, sino referirse también a la documentación de la Edad
Moderna. Afirma este autor la preeminencia de la archivística frente a
las demás disciplinas.
Caracteristicas de las Escuelas.
El tema de la formación profesional de los archiveros es uno delos mas

debatidos en sede nacional e internacionsl. Del asinto se han ocupado
repetidamente tanto el consejo internacional de archivos (ICA) – el cual
ha constituido en si propio seno un comité para la formación
profesional, que funciona desde 1977- como la UNESCO.
El papel de la archivística en los en la formación profesional del
archivero es sumamente importante, por ello en 1918 Giovanni Vittani,
defensor también de la tesis de que la enseñanza fundamental de las
escuelas para archiveros tendría que ser la archivística y no la
paleografía y diplomática.
Por lo que respecta a la paleografía , esta claro que a los archiveros y a
los usuarios de archivos antiguos es necesario el conocimiento, no de la
simple paleografía de los códices, es decir de las escrituras librarías,
sino también y sobre todo, el conocimiento de la paleografía de los
documentos, es decir de las escrituras documentales.
LA FORMACIÓN PROFESIONAL DEL ARCHIVERO.
La preparación de base.
La preparación de base tiene un contenido esencialmente histórico-

jurídico: historia y derecho construyen los dos pilares fundamentales,
indispensables a quien quiera que se encamine a profesión archivística
o simplemente seguir un curso específico de estudio sobre estas
materias.
La divergencia ha nacido cuando se plantea que tipo de licenciatura es
la apropiada para la profesión de archivero, por ello no existe un
consenso sobre si la licenciatura solicitada ha de ser derecho o filosofía
y letras.
La necesidad de formación jurídica, o por lo menos también jurídica de
los archiveros, deriva, pues, precisamente de la naturaleza de
“instituciones culturales” típica de los archivos. Los archivos son
165
instituciones de investigación en los que la actividad científica tiene por
objeto material documental puesto en existencia en el transcurso de una
actividad jurídico administrativa. El trabajo científico del archivero, es
decir, la ordenación y la inventariación, se relaciona bastante con las
ciencias jurídicas que con las letras.
- Preparación específica: archivística y otras disciplinas (diplomática,

paleografía, codicología, sigilografía, etc.)
La preparación específica se basa sobre todo en la archivística, ya que
por largo tiempo y en muchas naciones el predominio fue dado a la
paleografía y la diplomática.
LOS ESTUDIOS DE ARCHIVÍSTICA EN LA ACTUALIDAD
Para afrontar este aspecto tan particular, es imprescindible no tener en

cuenta la obra de Alfred Mauri y Remei Perpinyà 23 “estudiar
archivística donde y por que”. Dado que no existe una licenciatura o
diplomatura en Archvistica, la universidad organiza los estudios de
archivística como títulos propios de Universidad, en el nivel de master
y también en el de segundo ciclo (graduado superior). Actualmente
existen cuatro universidades que imparten estudios de dicha materia. El
primer estudio especifico de rango universitario fue el de Master de
Archivistica promovido por la Associcacio d’Arxivers de Catalunya a
partir de 1989. Despues le siguieron el master de la Universidad de
Sevilla (1995) dirigido por Manuel Romero Tallafigo, y el Master de la
Universidad Carlos III (1999), dirigido por Jose Manuel Cruz Mundet.
En 2005 se incorporo a la oferta de masteres la Universidad
Internacional de Andalucia.
- Uno de los títulos mas interesantes es la maestria de Gestion

Documental y Administracion de Archivos de la Universidad
Internacional de Andalucia. Ha organizado tres ediciones, del
master en la sede de la Rabida dirigidas por Antonia Heredia
Herrea y Remedios Rey de las Peñas. El objetivo del master era
formar profesionales capaces de actuar en los dos ámbitos de la
archivística: la admisntracion de archivos por un lado y la gestión
de documentos por otro.
- Master de Archivistica de la Universidad de Sevilla.
La universidad ha realizado hasta la gecha seis ediciones del
Master de Archivistiva (1995-2007). El master esta organizado
por el departamento de Historia Medieval y Ciencias y Tecnicas
Historiograficas y lo dirige Manuel Romero Tallafigo y
Margarita Gomez Gomez. Actualmente se imparte un master
166
diferente, mas interdiciplinar que lleva el nombre de Master
Universitario en Documentos, Libros, Archivos y Bibliotecas.
Sus objetivos son los siguientes: En primer lugar, dotar a los
alumnos de una formación avanzada, de carácter especializado y
multidisciplinar, orientada a la especialización académica y a la
iniciación en las tareas investigadoras sobre las disciplinas que
constituyen las Ciencias y Técnicas Historiográficas
(Paleografía, Diplomática y Codicología, entre otras). En
segundo lugar, proporcionar la formación básica necesaria para
las personas que deseen desarrollar una trayectoria profesional en
el campo de la Archivística y de la Biblioteconomía, así como en
el Patrimonio Bibliográfico y Documental español. Es importante
notar que, junto con el de la docencia, el campo de los Archivos
y de las Bibliotecas constituye una de las principales salidas de
los graduados o licenciados en Historia y otras titulaciones
afines.
- Master de Archivistica de La Universidad Carlos III de Madrid.
Dirijido por Jose Ramon Cruz Mundet va ya por su edición
numero 12, y tiene como objetivos: El Máster está orientado a la
formación de especialistas de alto nivel en los diferentes ámbitos
de la gestión de los documentos, y de la administración de
sistemas de archivo, como divisiones logísticas al servicio de la
eficiencia en las organizaciones; dedicando especial atención a
las técnicas para el diseño y control de documentos en los
procesos administrativos y de negocio.
Para ello ofrece un programa de estudios original e innovador,
diseñado para satisfacer las demandas del mercado, tanto de las
Administraciones Públicas, como del sector privado. Estos
estudios están dirigidos a licenciados en cualquier disciplina,
ingenieros, arquitectos y a jóvenes profesionales con alguna
experiencia en el sector, que deseen perfeccionar su formación.
- El graduado superior de archivstica y Gestion de documentos
se imparte en la escuela Superior de Archivistica y Gstion de
Documentos (ESAGED) adscrita a la universidad Autonoma de
Barcelona. El grado superior empezó a impartirse en 2002 y es
heredero del Master de Archivistica que la Asociacion de
Archiveros de Catalunya promovió en 1989, del cual se
realizaron nueve ediciones con distintas universidades catalanas,
hasta su extinción en el año 2002. En la escuela se imparte el
Graduado superior de Archivistica y Gestion de documentos, y se
han impartido diversos estudios de postgrado. Los objetivos del
master que imparte la UAB son los siguientes: El
máster proporciona una formación avanzada de carácter
167
profesionalizador en el campo de la archivística y la gestión de
documentos tanto de carácter histórico como administrativos y en
cualquier tipo de soporte. Proporciona también la formación
necesaria para la aplicación de las técnicas archivísticas y la
incorporación de las nuevas tecnologías en la gestión de los
archivos y en el diseño y administración de los sistemas
de gestión documental.
CÓDIGO DE ÉTICA PARA ARCHIVEROS.
A XIII Asamblea General del Consejo Internacional de Archivos,

celebrada en Pekín con el inicio del último Congreso Internacional de
Archivos, en septiembre de 1996, aprobó o código deontológico de la
profesión. (Traducción: ANABAD-GALICIA).
1. Los archiveros deben mantener la integridad de los archivos,

garantizando así que puedan continuar siendo evidencias
permanentes del pasado.
2. Los archiveros deben valorar, seleccionar y conservar los
archivos en su contexto histórico, legal y administrativo,
manteniendo así el principio de procedencia, y poniendo de
manifiesto así las relaciones originales de los documentos entre
sí.
3. Los archiveros aseguran la accesibilidad e inteligibilidad
permanentes de los documentos de archivo.
4. Los archiveros deben dejar testimonio de sus acciones sobre los
documentos, y ser quien debe justificarlas.
5. Los archiveros deben promover el más amplio acceso posible a
los archivos y ofrecer un servicio imparcial a todos los usuarios.
6. Los archiveros deben respetar tanto el derecho de acceso como el
de la intimidad, y actuar dentro de los límites de la legislación
pertinente.
7. Los archiveros deben usar la especial confianza en ellos
depositada para beneficio de todos, evitando el uso de su
posición de manera injusta en beneficio propio o de terceros.
8. Los archiveros procurarán alcanzar su mejor nivel profesional,
actualizando sistemáticamente de sus conocimientos
archivísticos, y compartiendo los resultados de sus
investigaciones y experiencia.
9. Los archiveros promoverán la preservación y uso del patrimonio
documental del mundo, estableciendo una cooperación activa con
miembros de su profesión y otras afines.
168
El personal de los archivos
Funciones del personal de archivos
En la administración los profesionales serán funcionarios de los cuerpos

de la Administración Especial. Uno por cada nivel de titulación, de esta
manera en el archivo debería existir:
Archiveros adscritos al cuerpo de Titulados Superiores Grupo A

Técnicos medios adscritos al Cuerpo de Diplomados Grupo A2
Auxiliares de archivos del Cuerpo Técnicos Especiales Grupo C.
El desarrollo de los trabajos administrativos y también los de apoyo

administrativo tienen que ser llevadas a cabo por profesionales
pertenecientes a los Cuerpos de la Administración General, de acuerdo
con la disposición octava de la ley 17/1985. Según esto el personal de
archivo que debería formar parte de estos cuerpos estará integrado por:
Administrativos: cuerpo administrativo grupo C

Auxiliares administrativos: la escala administrativa del cuerpo auxiliar,
Grupo C
Subalternos pertenecientes al cuerpo Subalterno, Grupo E
Igualmente aquellos trabajos específicos que reúnen un trabajo de

especialización en materias complementarias a las funciones de archivo
tienen que ser desarrolladas por los profesiones pertenecientes al
Cuerpo de la Administración Especial, como son:
- Restauradores adscritos al Cuerpo de titulados superiores, Grupo

A
- Fotógrafos y bibliotecarios, adscritos al cuerpo de Diplomados,
Grupo B
- Otros
Las administraciones públicas selección a su personal de acuerdo con la

legislación laborar ordinaria o bien con la de la función pública. De
cualquier forma lo habitual es que estos puestos se provean por los
sistemas de empleados para entrar en la función pública: concurso,
concurso-oposición u oposición.
Director del Archivo
Objetivo
169
Dirigir, coordinar y controlar la organización, el funcionamiento del
archivo, para custodiar y organizar la documentación, con la finalidad
de facilitar la consulta al propio organismo que la ha generado y
también a todos los ciudadanos, de acuerdo con la normativa de
accesibilidad a la documentación.
Funciones:
- Hacer las propuestas oportunas para llevar a cabo una buena

gestión del centro archivístico y, al mismo tiempo, potenciar una
fluida comunicación interdepartamental con el objetivo de
facilitar el sistema de organización documental del organismo o
entidad a la que pertenece el archivo.
- Elaborar las normas los reglamentos que regulan la organización
y el funcionamiento del archivo y, también, aquellas otras de
aplicación a todos a las áreas, departamentos o servicios del
organismo a las que pertenece el archivo, referidas a la consulta y
préstamo de la documentación. El director responsable deberán
velar también por el cumplimiento de la normativa establecida
- Dirigir y coordinar las cuestiones relacionadas con las gestiones
de personal y de administración económica del archivo, así como
cualquier otro trabajo que comporte la gestión administrativa del
centro.
- Elaborar y proponer las normas de acceso a la documentación -de
acuerdo con la normativa vigente-, para que, una vez aprobadas
por la comisión correspondiente, puedan ser de aplicación en el
uso y consulta de la documentación.
- Planificar, dirigir y coordinar la metodología de organización
documental utilizada en el archivo especialmente en relación con
el sistema de clasificación, transferencias, elaboración de
instrumentos de descripción, preservación y conservación de la
documentación. Promover también un buen método de trabajo
entre el personal del centro para establecer un sistema de
corresponsabilidad funcional de acuerdo con la formación y los
objetivos que se les haya asignado.
- Planificar y coordinar el sistema de organización integral de la
documentación del organismo o entidad a la que pertenece el
archivo. Proponer la creación y coordinación de las comisiones
interdepartamentales de trabajo -evaluación de la documentación,
accesibilidad,...- con la finalidad de corresponsabilizar a todos
los agentes del organismo en la toma de decisiones referidas a la
gestión de los documentos.
170
- Planificar y coordinar la formación del personal de archivo y, de
acuerdo con la definición del sistema integran de organización de
la documentación, realizar los cursos de formación de los
responsables de archivos de gestión del organismo al que
pertenece el archivo.
- Expedir certificados o bien dar constancia ("hacer constar") de la
documentación que custodia el archivo.
- Planificar, dirigir y coordinar las publicaciones del archivo:
guías, inventarios, catálogos. También elaborar memorias
anuales de archivo, entre otras publicaciones.
- Planificar y coordinar las actividades de difusión que anualmente
se realizan en el centro, ya sean exposiciones, visitas, cursos,
conferencias, etc.
- Planificar y controlar la preservación y la conservación de la
documentación y también del edificio, así como velar por su
seguridad.
Archivero
Objetivo
Colaborar en las cuestiones que le delegue o encomiende el director y,

velar por la organización y la custodia de la documentación que está
bajo su responsabilidad para facilitar la consulta.
Funciones:
- Colaborar en aquellas cuestiones específicas que le indique la

dirección del centro, en especial, la elaboración y aplicación de
las normas de organización y funcionamiento del archivo.
también proponer todas aquellas acciones que se consideren
oportunas para mejorar, agilizar o facilitar la gestión del archivo.
- elaborar y aplicar el cuadro de clasificación de la documentación
del organismo, institución o entidad para que se aplique de forma
unívoca y generalizada en todos los archivos de gestión, además
del archivo definitivo, y controlar el seguimiento y actualización
de su proceso.
- Definir y dirigir, de acuerdo con la responsabilidad otorgada
desde la dirección del organismo, el sistema de organización
integral de la documentación. También el archivero tendrá que
ejecutar su aplicación y, al mismo tiempo, asesorar al personal
administrativo de los archivos de gestión, ofreciéndole la ayuda
técnica necesaria en la implementación de este método de
171
trabajo. Igualmente el archivero tendrá que llevar a cabo el
seguimiento y la actualización de todo el proceso de gestión
integral de la documentación, además de organizar e impartir los
cursos de formación al personal de los archivos de gestión.
- organizar y dirigir la elaboración de los instrumentos de
descripción d ela documentación custodiada en el archivo -
catálogos, inventarios, índices u otros- y realizar aquellos que
requiera una descripción documental más especializada.
- Colaborar en el proceso de definición e implementación del
sistema informático de organización de la documentación.
También deberá llevar a cabo el control de calidad de la
información contenida en la mecanización de la gestión de los
documentos y supervisar, especialmente la descripción,
codificación y la asignación de descriptores.
- Elaborar el calendario de conservación y eliminación de la
documentación de acuerdo con la normativa y las tablas de
evaluación documental
- Planificar, dirigir y controlar el proceso de transferencias de la
documentación desde las dependencias del organismo o entidad
hasta la ubicación en los depósitos del archivo o bien de
transferencia entre dos archivos.
- Definir y organizar el sistema de información, consulta y
préstamo de la documentación del archivo. También le
corresponderá asesorar a los usuarios que requieran una
información más especializada
- Promover y organizar las actividades de difusión del archivo: las
visitas de estudiantes y del público en general, exposiciones,
conferencias, cursos y otros.
- Organizar, dirigir y supervisar la preservación, la conservación y
la seguridad de la documentación, en especial, los soportes
documentales de las nuevas tecnologías.
- Planificar, dirigir y controlar la conservación y los sistemas de
seguridad del edificio y los depósitos del archivo y, también de
todos los equipamientos que dispone el centro.
Técnico medio de Archivo
Objetivo
Colaborar en todas aquellas tareas y cuestiones que le indique el

director del centro y, en especial, participar con los técnicos superiores
en el proceso de organización integral de la documentación, en la
consulta y difusión de los fondos documentales. de una forma más
172
explícita los técnicos medios contribuirán en la ejecución y control de
las técnicas archivísticas más conceptuales del tratamiento documental,
como son la clasificación y la descripción documental y, también, en la
consulta y difusión de la documentación, entre otras.
Funciones:
- Colaborar en la custodia y en la organización de la

documentación del archivo y en la aplicación del sistema de
organización integral de la documentación en los archivos de
gestión del organismo o entidad.
- Asesorar a los responsables de los archivos de gestión en el
proceso de implementación del sistema de organización integral
de la documentación, ofreciéndoles ayuda técnica en la
descripción, modificación o asignación de descriptores, etc.
- Elaborar los instrumentos de descripción de las series
documentales que no requieran de una especialización, además
de asignar los descriptores en los momentos de la introducción de
los datos.
- Colaborar en el proceso de aplicación de las tablas de evaluación
documental ejecutando la gestión y control de la documentación
a eliminar.
- Llevar a cabo la gestión y el control de las transferencias en cada
una de las fases del ciclo documental y, muy especialmente velar
por el asesoramiento del personal de los archivos de gestión en el
desarrollo de esta actividad.
- Controlar la recepción de la documentación procedente de las
transferencias, comprobando la correspondencia entre las hojas
de transferencia y la documentación transferida
- Atender las consultas sobre información y la documentación
custodiada en los depósitos del archivo, hacer su seguimiento.
- Gestión y control del préstamo de la documentación a las
dependencias del organismo, institución o entidad a la que
pertenece el archivo.
- Colaborar en las actividades de difusión de la documentación que
se organicen en el centro
- Llevar a cabo la gestión y el control de la prevención y
conservación del acondicionamiento físico de los diferentes
soportes de la documentación.
Auxiliar de archivo
Objetivo
173
Colaborar en los trabajos de ejecución y control de la documentación,
en especial, aquellas conciernan más directamente con las técnicas
archivísticas manuales de organización documental como pueden ser la
gestión de los depósitos y las de la prevención y conservación de la
documentación, entre otras.
Funciones:
- Colaborar con los otros técnicos del archivo en los trabajos de

custodia y tratamiento documental consistentes en al ordenación
física de la documentación de algunas series documentales, etc.
- Ejecutar la destrucción física de aquella documentación que le ha
indicado su superior jerárquico, en la aplicación del calendario de
conservación y eliminación.
- controlar la recepción de la documentación procedente de las
transferencias hasta los depósitos del archivo, otorgándoles la
ubicación adecuada atendiendo a los tipos de soporte
documentales y su numeración
- Llevar a cabo la gestión del espacio en los depósitos, de acuerdo
con las directrices de su superior jerárquico, comprobando la
ubicación de la documentación y los espacios que quedan libres
con la finalidad de asignar nuevas unidades de instalación.
- Vigilar la prevención y la conservación de la documentación
controlando periódicamente su estado físico; además le
corresponderá notificar las incidencias, así como proponer las
mejoras oportunas para que los documentos se conserven en un
estado óptimo.
- Cambiar las cajas maltrechas, las carpetas que contienen la
documentación y así mismo extraer clips, gomas, plásticos... de
los documentos.
- Supervisar periódicamente las condiciones físicas y ambientales
de los diferentes depósitos, a partir del uso y control de los
aparatos que permiten asegurar un buen estado de conservación y
seguridad del edificio y los depósitos.
Auxiliar Administrativo
Objetivo
Recibir y atender al público del archivo y también llevar la gestión de

los trabajos administrativos, de acuerdo con lo establecido en la
legislación vigente.
174
Funciones:
- Recibir y atender al público del archivo ofreciéndole la

información que requiera o bien dirigiéndolo a la sala de consulta
o a las salas donde se efectúa alguna actividad.
- Realizar los trabajos administrativos del centro
- introducir los datos de algunas series documentales ya
inventariadas al sistema informático
- Realizar las estadísticas de la actividad del archivo: usuarios,
consultas, préstamo de la documentación entre otras.
Subalterno
Objetivo
Colaborar en la consulta y el préstamo sirviendo la documentación a los

usuarios y haciendo copias. Repartir y recoger la documentación de las
dependencias administrativas o cualquier otro trabajo de correo, de
acuerdo con lo establecido en la legislación vigente.
Funciones:
- Transportar las unidades de instalación de las transferencias a los

depósitos de archivo.
- Efectuar todos los cambios de situación de las unidades de
instalación de los depósitos.
- Localizar la documentación en los depósitos del archivo y
servirla a los usuarios, devolviéndola a su lugar una vez
finalizada la consulta. igualmente, extraerá de los depósitos
aquella documentación que le indiquen para la prestación del
préstamo
- Reproducir la documentación solicitada por los usuarios
- Repartir la documentación del préstamo en las dependencias
administrativas o cualquier trabajo de correo.
Técnico especialista
Objetivo
Colaborar en todas aquellas cuestiones que le indique el director del

centro y especialmente velar y aplicar las técnicas más apropiadas para
175
la prevención, reproducción, preservación de la documentación en
cualquier tipo de soporte documental.
Funciones:
- Estudiar y proponer a la dirección del centro todas aquellas

acciones encaminadas a llevar a cabo una buena política de
prevención, reproducción y preservación de la documentación.
También deberá controlar el estado de conservación de la
documentación en cualquier tipo de soporte documental.
- Organizar y dirigir las técnicas de restauración más apropiadas
para cada soporte documental y, al mismo tiempo, ejecutar
aquellas técnicas que requieran una manipulación más
especializada.
- Organizar, dirigir y supervisar los trabajos relacionados con las
copias de seguridad de la documentación para la conservación o
consulta.
Técnicos medios especialistas.
Objetivo
Colaborar en aquellas cuestiones que se le indiquen y participar de

acuerdo con su formación, en el proceso de la especialización a la que
están adscritos.
Funciones:
- Colaborar con su jefe en técnicas de preservación y reproducción

de los documentos en cualquier tipo de soporte documental
(documentación gráfica, audiovisual, etc.)
- Colaborar y efectuar todos aquellos trabajos indicados por su
superior jerárquico para realizar las copias de seguridad de la
documentación para su conservación o consulta.
- Realizar o colaborar en reportajes fotográficos para aumentar los
fondos de imágenes
- Reproducir los fondos de imágenes con la finalidad de
preservarlos, difundirlos y editarlos.
- Colaborar en la definición de los lenguajes normalizados que
afectan a los fondos de imágenes.
Bibliotecarios
176
Atender a los usuarios en la consulta, préstamo de las publicaciones de
la biblioteca.
Propone y adquirir las publicaciones que tienen que formar parte del
fondo bibliográfico del archivo. también, vigilará el seguimiento y la
recepción de las publicaciones
Catalogar el fondo bibliográfico y hemerográfico de la biblioteca
auxiliar del
177
178
2. CAPITULO II
LOS SISTEMAS ARCHIVÍSTICOS.
179
180
LOS SISTEMAS INSTITUCIONALES DE ARCHIVOS.
Definición, Planificación, programación y organización archivística.

Elementos del sistema Archivístico.
El diccionario de terminología archivística define sistema archivístico

como:
«conjunto de normas e instituciones que participan en la dirección,

seguimiento, coordinación e inspección de los programas para la
conservación, tratamiento y difusión del patrimonio documental.
Componen el sistema archivístico los archivos, los servicios
archivísticos, la administración de los archivos, la legislación
archivística y el personal»
Según Antonia Heredia Herrera el sistema archivístico es:

«una estructura técnico administrativa integrada por: leyes y normas
que afectan a los documentos y a los archivos, por órganos (directivos
y consultivos), por centros (sobre todo Archivos y otros centros
especializados en información archivística, en restauración, en
reproducción etc.) y por recursos (humanos y económicos) cuyo fin
común es la defensa y mayor servicio al Patrimonio documental.»
La ley de Patrimonio Histórico Español (16/85 de 25 de junio) define el

sistema Español de Archivos en su articulo 66º como:
«contituye el sistema español de archivos, los archivos y los servicios
de carácter técnico o docente directamente relacionados con los
mismos que se incorporen en virtud de lo que se disponga
reglamentariamente»
Sistema archivístico y red de archivos
En 1991 M. Romero Tallafigo en una ponencia sobre El documento en

una red de archivos decía:
Red de archivos.
«Sistema en su etimología es conjunto, del verbo synistemi griego,
reunir. Es un conjunto ordenado de normas y procedimientos a cerca
de determinada materia, en nuestro caso, los archivos. De este modo
esos centros se transforman en muchos de una red bien tramada,
urdida y extendida, que defiende a los documentos históricos por un
lado y también a los contemporáneos.»
Concepto de red de archivos.
181
Según Eduardo Núñez Fernández:
«una red de archivos es un conjunto más o menos coordinado de
centros archivísticos dispuestos en un espacio territorial concreto y
preparados para prestar servicio a la comunidad de ese espacio
territorial en materia de información documental. Así la red de
archivos de un municipio, de un Estado o de una unión de Estados.»
Sin embargo, un sistema de archivos o un sistema archivístico es otra

cosa. Los dos conceptos básicos que definen el sistema no son ni el
servicio ni la territorialidad sino la institución productora, el fondo o
fondos y la sistematización de su organización.
- La institución u organización productora es la que produce la

documentación, la gestiona, configura un fondo de archivo y
planifica y organiza –con mayor o menor fortuna, con mayor o
menor consistencia- sus fases, estadios y servicios.
- El fondo archivístico generado es objeto del sistema; la creación,
regulación y gestión de ese fondo esta en el origen del sistema.
- Los fines del sistema archivístico son establecer el modelo de
organización que se desea a plicar a ese fondo
Tanto la red de archivos como el sistema precisan de varios elementos

para poder ser considerados como tales: fondos, centros, recursos y
normas. Ahora bien, en el caso de una red de archivos los fondos son
“genéticamente” diferentes y muy variados, es decir, pertenecen a
diversas instituciones productoras que pueden no tener entre ellas
ninguna vinvulacion institucional u organica. El sistema archivístico
tiene un fondo unico y pertenece a la institución determinada o a varias
instituciones vinculadas orgánicamente entre si. Los recursos son
similares y necesarios en la red y en el sistema.
Los recursos del sistema

Los recursos serían de cuatro tipos:
- Infraestructuras
- Personal
- Recursos técnicos y científicos
- Recursos tecnológicos
Infraestructuras: las infraestructuras reflejan con mayor claridad que en

los pequeños la estructura del sistema al tener que establecer un
182
conjunto de centros archivísticos –con sus respectivos edificios-
perfectamente definidos por su función dentro del sistema
Personal: Tanto el diseño como la planificación de un sistema
archivístico debe correr a cargo de especialistas, profesionales o
expertos en la materia, es decir, de archiveros, de lo contrario se pone el
riesgo de poner en juego considerables recursos económicos –públicos
o privados- que pueden despilfarrarse de manera lamentable e incluso
habiendo hecho las cosas con la mejor intención pero sin conocer el
problema. Dotar al sistema de recursos humanos cualificados y bien
preparados para la dirección, organización y gestión de los centros
archivísticos y de los fondos que contienen constituye otra piedra
angular de la futura buena salud del sistema y es un aspecto que la
administración de archivos no puede dejar al azar si quiere lograr el
éxito en sus fines.
Recursos técnicos y científicos. Que son los supuestos científicos y
metodológicos de la Archivistica aplicados a un sistema de archivo
concreto en el que la primera consecuencia es la concepción del propio
sistema como resultado de interpretar científicamente el fenómeno
archivístico.
Los recursos tecnológicos. Los rescusos tecnológicos son las nuevas
tecnologías y la informática, la telemática, la ofimática y las
telecomunicaciones. Las tecnologías aplicadas a la información y a la
gestión documental.
No hay sistema archivístico si no hay instituciones que produzcan los

documentos que provienen de sus funciones. Debe haber normas o
regulación administrativa que regule esas instituciones (por ejemplo el
reglamento de la Facultad de Filosofía y Letras o el reglamento del
Departamento de Filología inglesa). Las instituciones son las que
producen la documentación. La dirección de archivos, correría a cargo
del Ayuntamiento de León en el caso del Archivo municipal. El
seguimiento del archivo lo harían los archiveros del ayuntamiento y la
difusión también sería una labor encomendada.
Martín Fuertes lo define como “es un conjunto de órganos colectivos y
personales (gobierno y administración del sistema: por ejemplo, el
sistema archivístico del Gobiernos está gobernado por el Ministerio de
Cultura, pero forman parte de él también los directores de los archivos)
un conjunto de centros administrativos (una red de archivos) una
legislación que regula el funcionamiento y el cumplimento de los
fines”.
En un sistema de archivos puede haber unos servicios técnicos o
servicios asesores, que pueden estar vinculados al gobierno o a la
administración o relacionados a los centros. Por ejemplo en la Junta de
183
Castilla y León hay un Consejo de archivo (órganos asesores). Otro
servicio técnico sería el de reprografía, restauración, microfilmación,
vinculados a grandes archivos.
Esto ocurre con los archivos, ocurre con otras entidades como las
bibliotecas o los museos.
La ley de Patrimonio Histórico Español, de 1985, en su artículo 66

refleja los sistemas archivísticos.
Art. 66. Constituyen los Sistemas Españoles de Archivos, de
Bibliotecas y Museos respectivamente, los archivos, bibliotecas y
museos, así como los servicios de carácter técnico o docente
directamente relacionados con los mismos, que se incorporen en virtud
de lo que se disponga reglamentariamente.
Clasificación y modelos
Clases de sistemas:
Podemos clasificar los sistemas archivísticos por su composición.
Según el sistema esté compuesto por un solo fondo o por más de un
fondo, tendremos:
- Sistemas simples: están constituidos por un solo fondo y pueden

formar parte de sistemas complejos.
- Sistemas complejos: están constituidos por fondos producidos
por varios organismos. Estos sistemas contienen un fondo
principal simple, generalmente abierto, al que se agregan otros
fondos simples o complejos, generalmente cerrados aunque no
necesariamente. Una vez agregados, pueden constituir una
sección en el sistema. Tradicionalmente los archivos se han
clasificado como archivos administrativos o como archivos
históricos, según la vigencia del organismo del que forman parte.
La vigencia del organismo productor nos permitirá clasificar los
sistemas archivísticos en:
o Sistemas abiertos el productor es un organismo vigente y

produce documentos que se transfieren de una unidad a
otra. Pueden tener agregados otros sistemas ya sean
cerrados o abiertos (ej. Un archivo municipal que tenga
agregados los fondos del Juzgado Municipal)
o Sistemas cerrados: el organismo productor ya no existe y
por lo tanto ya no produce documentos que haya que
transferir (ej. Una empresa desaparecida). En muchas
ocasiones los sistemas cerrados se agregan a sistemas
184
abiertos (ej. El fondo de un antiguo hospital agregado a un
archivo local.) También pueden tener agregados otros
sistemas aunque esta agregación se produjo cuando el
organismo productor estaba todavía vigente (ej. La
documentación de las antiguas obras pías que se conserva
en muchas diputaciones está formada por multitud de
fondos procedentes de cofradías y fundaciones que se
agregaron a otra institución. Normalmente la Real Casa de
Misericordia, a finales del siglo XVIII y principios del
XIX. Ahí se produjo una nueva agregación. Estas nuevas
instituciones desaparecieron a mediados y finales del siglo
XIX, y sus competencias pasaron a ser desarrolladas y sus
hospitales por las Diputaciones, por lo que los fondos de
estas nuevas instituciones se agregaron a los de estas, junto
con los fondos de las antiguas cofradías y fundaciones que
ya tenían agregados.)
MODELOS DE SISTEMAS ARCHIVÍSTICOS
La organización política de un país determina la estructura jerárquica

archivística que desarrolla, ya que está reflejada en el sistema político
del estado. Según este principio encontramos sistemas centralizados y
descentralizados en los que se plasman los modelos político
administrativos de los diferentes países.
El modelo centralizado (Francia, Italia, Holanda, Rusia…) se

caracteriza por:
- Establecer una dirección general de archivos que coordina el
sistema
- Crear una red de archivos nacionales, regionales y provinciales.
- Controlar la totalidad de los centros y aplicarles las mismas
normas técnicas.
- Seleccionar y formar a los profesionales de los archivos
siguiendo una pautas homogéneas.
- Desarrollar una legislación aplicable en todo el territorio.
El modelo descentralizado:
carece de una institución central que gestione las políticas archivísticas
y los centros, además de no plantear una legislación que se pueda
aplicar en todo el territorio nacional. Su rasgo principal es la estructura
en diferentes estratos en los que el desarrollo y control de las políticas
archivísticas depende de las administraciones regionales, en función de
las divisiones administrativas establecidas. En ellos es fundamental una
185
buena coordinación por parte de las administraciones, así como la
cooperación en muchos aspectos y la perfecta delimitación entre estado
central y autonomías.
186
EL SISTEMA ARCHIVÍSTICO DE LA UNIÓN EUROPEA.
INSTITUCIONES Y ARCHIVOS COMUNITARIOS.
La Unión Europea. UE.
Es una institución europea supranacional que tiene como objetivo el

estrechamiento de las relaciones entre las distintas naciones de Europa
hasta llegar a una verdadera ciudadanía europea, es decir, sin eliminar
la realidad social de cada país. Esto se pretende basándose en tres
principios básicos:
1. El progreso económico social equilibrado: que crezca la

economía que mejore la situación social y que se equilibren, para
ello se han creado los fondos de cohesión social, destinados a
facilitar el progreso de aquellas regiones más retrasadas.
2. Una vez se ha establecido el equilibrio económico y social se
pretende la afirmación de la identidad europea en el mundo.
3. En la creación de la ciudadanía europea.
Son objetivos que se han marcado. Para dar cumplimiento a estos

objetivos, la Unión Europea lleva una larga trayectoria (50 años) de
construcción europea y cuenta con unas instituciones que han ido
desarrollando las actividades concretas para conseguir esos objetivos.
Al mismo tiempo la UE está siendo pionera en facilitar programas de
información. Al estar en una cultura multilingüe fundamental la
información.
Trayectoria de la UE
El punto de partida lo podemos situar en el año 1951. Se da la primera

instrucción concreta de coordinación europea básica, que es el carbón y
del acero, se va a crear la CECA (comunidad Económica Carbón y del
Acero) que comprometía a seis países (Alemania, Francia, Bélgica,
Holanda, Italia y Luxemburgo). Esta fue la primera piedra de un
edificio que se vería ampliado el 25 de marzo de 1957 con la firma de
los Tratados de Roma, por los que se creaban la Comunidad Económica
Europea (CEE) y la comunidad Europea de la Energía Atómica
(Euratom).
Países fundadores: Francia, Alemania, Países Bajos y Luxemburgo.

Incorporaciones a la UE
1973: Reino Unido e Irlanda
187
1981: Grecia
1986: España y Portugal
1995: Austria, Finlandia y Suecia
2004: Chipre, Eslovaquia, Eslovenia, Estonia, Hungría, Letonia,
Lituania, Malta, Polonia y República Checa.
2007: Bulgaria y Rumanía.
Son países candidatos: Turquía, Croacia, Macedonia, Islandia y

Montenegro.
Entre los tratados y otros textos legales que crean (y posteriormente se

modifican) el estatus jurídico de la Unión, debemos indicar los
siguientes:
Ø La Unión Europea se asienta en cuatro Tratados:

Ø El Tratado constitutivo de la Comunidad Europea del Carbón y
del Acero (Tratado CECA), firmado el 18 de abril de 1951 en
París, que entró en vigor el 23 de julio de 1952 y expiró el 23 de
julio de 2002.
Ø El Tratado constitutivo de la Comunidad Económica Europea
(Tratado CEE), firmado el 25 de marzo de 1957 en Roma y que
entró en vigor el 1 de enero de 1958. Suele denominarse «el
Tratado de Roma».
Ø El Tratado constitutivo de la Comunidad Europea de la Energía
Atómica (Tratado Euratom), firmado en Roma junto con el
Tratado CEE.
Ø El Tratado de la Unión Europea (Tratado UE), firmado en
Maastricht el 7 de febrero de 1992 y que entró en vigor el 1 de
noviembre de 1993.
Ø 1965: Tratado de la fusión de los ejecutivos, por el que las tres
comunidades (CEE, CECA, Euratom) pasaban a compartir la
comisión y Consejo.
Ø 1986: Acta Única Europea, que modifica el proceso decisorio.
Ø 1992: Tratado de la Unión Europea (o de Maastricht), que crea
los “tres pilares” e impulsa la “Europa de los ciudadanos”. Es el
primer tratado desde la caída del muro de Berlín.
Ø 1997: Tratado de Ámsterdam, que revisa, como estaba previsto,
el Tratado de la Unión Europea.
Ø 2001: Tratado de Niza, que prepara a la Unión para su
ampliación a diez nuevos Estados miembros, revisando el
funcionamiento de las instituciones y la toma de decisiones.
Ø 2007: Tratado de Lisboa, que introduce las reformas del fallido
intento de Tratado de Constitución para Europa y que, tras un
188
larguísimo proceso de ratificación, no entra en vigor hasta los
últimos meses de 2009.
Las instituciones de la Unión Europea.
La comisión Europea.
Es una institución independiente cuya misión principal es la defensa de

los intereses comunitarios. Sus miembros no defienden intereses
nacionales o partidistas (no representan a los gobiernos de un país,
como el Consejo, ni a los ciudadanos como el Parlamento). Velan por
el respeto del derecho comunitario. En ella residen, por un lado el poder
ejecutivo y por otra la capacidad de la iniciativa legislativa. Es una
institución que puede proponer la capacidad de elaboración de textos
legales. La comisión tiene delegaciones, a modo de embajadas, ante
otras organizaciones internacionales y ante prácticamente todos los
países del mundo. El presidente de la comisión es nombrado por el
consejo (es decir por el conjunto de los Gobiernos de la Unión
Europea) y aprobado por el parlamento. El conjunto de la Comisión, ya
formada, se somete de nuevo a la aprobación del parlamento. En todo
momento si el parlamento pierde la confianza en la Comisión, puede
hacerla dimitir (en bloque) con dos tercios de sus votos.
La comisión cuenta con un equipo de unos 38.000 trabajadores, cifra
que, a priori, puede parecer alta, pero que es inferior a la de cualquier
Ayuntamiento europeo de gran tamaño.
La comisión cuenta también con unas agencias ejecutivas que se
encargan de desarrollar programas concretos. Como por ejemplo la
agencie Ejecutiva de Educación y Cultura, que realiza la gestión de
programas Media, Erasmus, Sócrates… Estas agencias no tienen nada
que ver con las agencias reguladoras que se encuentran distribuidas a
lo largo y ancho de toda Europa y que no dependen de la Comisión.
- Producción documental
La producción documental de la comisión europea es muy amplia.

Existen tres tipos de documentación que emana de la Comisión
Europea: la relativa a la iniciativa legislativa, la relativa a su función de
ejecutivo comunitario y la relativa a la divulgación de sus actividades.
En cuanto a la competencia de la iniciativa legislativa, es la Comisión
la única que puede iniciar los procesos de elaboración de textos legales.
Estos textos son discutidos luego por el consejo y por el parlamento, y
terminan siempre siendo publicados en el diario oficial, por lo que
gozan de gran difusión.
189
Tanto estos documentos iniciales y finales como el procedimiento en sí
son fácilmente consultables en línea gracias a bases de datos como Eur-
lex y Oeil. En los archivos históricos de esta institución se pueden
encontrar los borradores y documentos preparatorios, internos a la
institución y que no son tan publicados ni gozan de tanta difusión.
La comisión Europa como cualquier otra administración, refleja estas
actividades en documentos y expedientes que terminan siendo
custodiados por los archivos históricos. Contratos informes,
circulares… Al contrario que en el proceso legislativo, donde las
tipologías documentales son cerradas y claramente definidas, esta otra
función de la comisión no tiene estructurada la producción de
documentos. La Comisión publica todo tipo de textos, tanto aquellos
destinados al público general, como aquellos más específicos, cuyo
objetivo, aún siendo informativo, es el de dirigirse a un público bien
preciso y especializado
Toda esta información es en principio, accesible al ciudadano bajo el
principio de transparencia recogido por el tratado de Maastricht.
El Consejo (Consejo Europeo y Consejo de la Unión)
Es una institución que da voz a los gobiernos de los estados miembros

en el seno de la UE. Cabe distinguir entre el Consejo de Europeo y
consejo de la Unión, aunque en el fondo se trate de la misma institución
que toma dos formas diferentes.
El Consejo europeo es la reunión de jefes de Estado y de Gobierno, que
se produce regularmente al menos dos veces al año. En él se orientan
las políticas de la Unión, y el altísimo nivel político de sus participantes
da una relevancia transcendental a sus decisiones.
El consejo de la Unión es la reunión de los estados miembros a nivel
ministerial. Aunque funciona como una sola institución. En cada tema
se reúnen los ministros de un ramo determinado. Se habla entonces en
Consejo de la Unión, aunque por detallar, y en jerga comunitaria, se
indica la materia. Dichas reuniones son preparadas por un Comité de
Representaciones permanente (Coreper).
Presidencia.
La presidencia del consejo es rotatoria y tiene una duración de seis

meses. Hasta la entrada en vigor del tratado de Lisboa, al país al que le
corresponde el turno prepara la agenda del Consejo y presidía y
coordinaba las reuniones. Se crea también la figura del presidente
permanente del Consejo. Este presidente asume la labor de presidir y
coordinar las reuniones. La presidencia del consejo europeo es también
190
del Consejo de la Unión, es decir, una sola presidencia independiente
de la forma que tome la institución.
Se crea además la figura del alto representante de la Unión para

Asuntos Exteriores y Política de Seguridad, quien a su vez será
Vicepresidente de la Unión Europea.
Producción Documental. Cubre los tres pilares establecidos por el
Tratado de Maastricht. Los documentos del consejo son mucho más
estructurados pero mucho menores en cantidad. Siendo el consejo una
de las instituciones en las que reside el poder legislativo, la mayoría de
la producción documental concierne a esta actividad legisladora, como
por ejemplo tomas de posiciones respecto a las propuestas de la
Comisión o del Parlamento, procedimientos de conciliación y
posiciones comunes.
Otros documentos son las conclusiones de la presidencia de cada

Consejo Europeo. Otra documentación que puede ser consultada son
los calendarios y agendas de reuniones del Consejo, actos del Consejo
(legislativos y no legislativos) actas de las reuniones e incluso los
resultados de las votaciones públicas. El servicio de prensa además
produce y publica una serie de documentos que serían conservados por
el servicio de archivos del Consejo. Destacan las grabaciones de los
debates públicos, de las ruedas de prensa, de algunos debates o las
intenciones de altos funcionarios.
El Parlamento Europeo.
Tiene su origen en los tratados fundacionales, donde se llamaba

Asamblea Parlamentaria. Hasta 1974 sus miembros eran designados
entre los miembros de los parlamentos nacionales de cada estado
miembro; el consejo de París de ese mismo año establece que sean
elegidos en votación. En 1979 tiene lugar la primera elección de sus
miembros por sufragio universal directo, convirtiéndola en la
institución europea que representa de forma directa la voluntad popular.
Ha luchado por ganar peso y responsabilidad en el ámbito comunitario,
aunque desde sus orígenes ha contado con un arma absoluta: la moción
de censura contra el ejecutivo comunitario. Esta arma “la capacidad de
hacer dimitir a la Comisión en ejecución de la función de control que el
Parlamento realiza” no fue empleada ni antes ni después de 1979.
Pertenecen al Parlamento más de setecientos diputados de los 27
estados miembros. Aunque cada país elige a los representantes que
envía al Parlamento Europeo, estos se organizan según afinidad política
en partidos plurinacionales. De hecho para formar grupo político, es
191
necesario que sus miembros provengan de al menos una cuarta parte de
los estados miembros (es decir, siete) y sean al menos veinticinco
miembros. El Parlamento Europeo es la institución que más ha crecido,
el tratado de Lisboa refuerza las competencias del parlamento,
sobretodo aumentando enormemente el número de materias que se
legislarán siguiendo el proceso de codecisión (donde el parlamento se
sitúa en pie de igualdad del consejo) y dándole poder de iniciativa para
la reforma de los tratados, además de otorgarle nuevas competencias
sobre legislación, presupuesto y los acuerdos internacionales de la UE.
Tiene 736 de diputados con un máximo de 99 y un mínimo de cinco por
estado miembro. El parlamento funciona de manera colegiada. No solo
se limita a las sesiones parlamentarias que se producen casi una
veintena de veces al año, sino que la manera de abordar los distintos
asuntos se produce también reuniendo a los grupos parlamentarios en
Comisiones Parlamentarias.. El parlamento también juega una labor de
relaciones exteriores a través de sus propias delegaciones, 34. El
parlamento se organiza a través de un presidente, una mesa y una
secretaría. El presidente es elegido por un período de dos años y medio.
Producción documental.
Se asemeja a la de cualquier parlamento nacional. El grueso de su

producción es de carácter legislativo. Podemos distinguir tres grandes
grupos de trabajo:
- Documentos de trabajo: que son los documentos relativos al

trabajo parlamentario, son los de mayor contenido e
investigación para los investigadores, están depositados en el
servicio de archivos históricos de Luxemburgo.
- Documentos de prensa: la constituyen los documentos
especialmente dirigidos a los medios de comunicación. El
Parlamento Europeo es consciente de los medios que juegan en
nuestra sociedad y, obligada por su naturaleza democrática,
elabora instrumentos tales como infosesión, Guía de la Sesión,
comunicados, etcétera.
- Documentación divulgativa: al igual que la comisión o el consejo
(y al contrario que muchos parlamentos nacionales), la asamblea
comunitaria produce gran cantidad de documentación para
difundir su tarea entre el gran público. Cabe destacar las fichas
técnicas sobre la Unión Europea o la revista Europa a Debate.
El comité económico y social.
192
Es uno de los órganos más antiguo de la Unión, su creación se establece
en el tratado de roma de 1957, y también desde entonces se le confiere
un carácter únicamente consultivo. Su función es solo canalizar la voz
de la sociedad civil organizada. Se le consulta sobre cualquier tipo de
tema económico y social. En el 2010 el CES los formaban 344
miembros repartidos entre los diferentes países según su peso
demográfico. (Tienen 24 miembros Alemania, Francia, Italia, Reino
Unido; 21 España y Polonia, y así hasta los cinco de Malta). Dichos
miembros son propuestos por los Gobiernos y aprobados por el consejo
antiguamente por unanimidad y por unanimidad desde el tratado de
Niza por mayoría cualificada.
El comité se reúne en asamblea plenaria y sus sesiones son preparadas
por seis sesiones especializadas en aéreas políticas particulares. Elije a
su presidente y vicepresidente (dos) por la mitad del mandato total en el
caso del comité dos años. El CES produce dictámenes sobre los temas
que le son consultados, también emite dictámenes de iniciativa que
abordan asuntos sobre los que quieren llamar la atención.
El comité de las regiones.
Es un órgano de carácter consultivo, pero de más reciente creación. En

efecto, su existencia se origina gracias al tratado de Maastricht,
intentando reducir la distancia entre la Unión y sus ciudadanos. Es el
canal de expresión de los entes locales y regionales. El comité debe ser
consultado de forma obligatoria en temas que toquen el ámbito local o
regional: cohesión económica, social, redes de infraestructura
transeuropea, salud educación, cultura. El tratado de Amsterdam añadió
otros cinco puntos a la lista política de empleo, política social, medio
ambiente, formación profesional y transporte, quedando cubiertas la
mayoría de las actividades de la UE.
El tribunal de justicia.
Es una de las instituciones más antiguas de la UE, existe junto a la

CECA desde 1952, donde comenzó a conocer todo tipo de cuestiones
relacionadas con el mercado del carbón y del acero. Tiene su sede en
Luxemburgo. Actualmente garantiza que el derecho comunitario sea
interpretado y aplicado de manera uniforme en toda la Unión, resuelve
conflictos entre empresas, estados miembros, personas. El tribunal está
compuesto por un juez de cada estado miembro, elegido de común
acuerdo entre los mismos. No todos los jueces deben formar la gran
sala, que se compone de solo trece de los 26 jueces. Otras
193
configuraciones, como las salas de cinco y tres jueces, son también
posibles. Solo en casos muy excepcionales trabajaría en pleno.
Para el tribunal trabajan ocho abogados generales que presentan de
forma imparcial los dictámenes motivados sobre los casos planteados.
Jueces y abogados generales son elegidos por un período de seis años,
prolongable por otros dos períodos de tres años. El tribunal puede
tomar dos formas: la del tribunal de Justicia y la del Tribunal de
Primera Instancia.
El tribunal de primera instancia se constituye en el Acta Única de la
Unión Europea, entró en funcionamiento en 1988, para descongestionar
al tribunal de justicia, aunque sus funciones e importancia han ido
incrementándose. Está integrado dentro del tribunal de justicia aunque
es un órgano autónomo. Se compone de al menos un juez por estado
miembro, y sus salas pueden llegar a establecerse con un solo juez. El
tribunal de primera instancia no cuenta con abogados generales, en
casos especiales uno de los jueces puede hacer de abogado general.
El tribunal de cuentas
Es la institución auditora de las cuentas comunitarias. Creado en 1975,

se puso en funcionamiento en 1977, con sede en Luxemburgo. Fiscaliza
las finanzas comunitarias como institución independiente de los
intereses financieros. Auxilia al Parlamento Europeo y al consejo
durante un período de supervisión de la ejecución presupuestaria, sobre
todo durante la aprobación de la gestión. El informe anual que presenta
al Parlamento, supone una información muy importante para que este
apruebe o no la gestión de la Comisión. También elabora otro
documento de gran importancia: la declaración de fiabilidad, en la que
expresa su satisfacción, o no, sobre el correcto uso que se ha dado al
dinero de los contribuyentes. Asume el papel de liderazgo en el campo
de la auditoría y la administración pública. Es un órgano
completamente independiente, por lo que puede elegir libremente
cuando y como programar sus actividades y presentar observaciones.
El consejo, tras consultar al parlamento, elige por mayoría cualificada a
los miembros del tribunal, uno por estado miembro. Estos eligen a su
presidente por un período de seis años.
Los organismos financieros (Banco central europeo, Banco Europeo de

Inversiones y Fondo Europeo de Inversiones)
Estas tres instituciones tienen momentos de creación muy diferentes y
solo el Banco Central Europeo de Inversiones nace al tiempo de la
CEE, en 1958. De hecho en marzo del 2010 se estaba discutiendo la
194
posible creación de una nueva institución financiera, el Fondo
Monetario Europeo.
El fondo Europeo de Inversiones fue creado en 1994 y el Banco Central
Europeo (BCE) en 1998. Pese a ser el último en ser creado el BCE es el
más visible para los ciudadanos, se creó para la introducción de la
moneda única común el euro y su gestión. Su función principal es
mantener la estabilidad financiera de la zona euro. Las funciones
principales del banco central europeo son:
- Controlar la oferta monetaria, ya que cuando esta es excesiva

comparada con la oferta de bienes y servicios, se produce
inflación;
- Definir y ejecutar la política monetaria de la zona euro.
- Dirigir las operaciones de los tipos de cambio;
- Gestionar las reservas oficiales de divisas de los países de la zona
euro;
- Emitir moneda
- Preparar estadísticas en colaboración con los bancos nacionales;
- Procurar la estabilidad financiera
- Realizar actividades de cooperación europea e internacional.
El BCE es completamente independiente de los gobiernos nacionales,

ya que sus decisiones afectan a todos los gobiernos de los países de la
zona euro. El banco debe ser predecible y está obligado a publicar
informes regularmente.
Se organiza de la manera siguiente:
- Consejo de gobierno: formado por los miembros del comité

ejecutivo y los gobernadores de los bancos centrales de los países
de la zona euro. Es su máxima instancia decisoria, decide la
política monetaria de la zona y fija los tipos de interés, se reúne
dos veces al mes en Francfourt.
- Comité ejecutivo: formado por el presidente, vicepresidente y
cuatro miembros elegidos todos ellos de común acuerdo entre los
presidentes o los primeros ministros de los Estados Miembros.
Su mandato es de ocho años no renovable.
- Comité ejecutivo: formado por el presidente, vicepresidente y
cuatro miembros elegidos todos ellos de de común acuerdo entre
los presidentes o primeros ministros de los Estados miembros. Su
mandato es de ocho años no renovable.
- El comité general: formado por presidente y vicepresidente, junto
a los gobernantes de los bancos centrales de los estados
195
miembros. Es un órgano que se considera transitorio porque
ayuda a preparar las ampliaciones de la zona euro. Su labor es
fundamentalmente consultiva y de cooperación.
El Banco Europeo de inversiones. Fue creado en 1958 en el tratado de

Roma, su trabajo consiste en prestar dinero para proyectos de interés
europeo. Se financia gracias al capital aportado por los estados
miembros de manera proporcional a su peso económico en la unión.
El fondo Europeo de Inversiones fue creado en 1994 y el Banco Central

Europeo en 1998. Pese a ser el último en creación, el BCE es el más
visible para los ciudadanos, se creó para la introducción de la moneda
común, el euro, y se encarga de gestionarlo. Su sede está en Fráncfort,
su función principal consiste en mantener la estabilidad financiera de la
zona euro.
El Consejo Europeo
Está constituido por los Jefes de Estado o de Gobierno (es decir,

Presidentes o Primeros Ministros) de todos los países de la UE, más el
Presidente de la Comisión Europea. Se reúne, en principio, cuatro veces
al año para acordar la política general de la UE y revisar los progresos.
Es la más alta instancia de establecimiento de políticas de la Unión, por
lo que a menudo sus reuniones son llamadas «cumbres».
El Consejo de la Unión Europea

Antes conocido como Consejo de Ministros, esta institución está
formada por Ministros de todos los países de la UE. Se reúne
regularmente para tomar decisiones detalladas y aprobar leyes
europeas. Una descripción más completa de su trabajo figura en este
folleto.
El Consejo de Europa
No es una institución de la UE, sino una organización
intergubernamental dirigida, entre otros fines, a proteger los derechos
humanos, promover la diversidad cultural de Europa y combatir
problemas sociales tales como los prejuicios raciales y la intolerancia.
Se creó en 1949 y uno de sus primeros logros fue redactar el Convenio
Europeo de Derechos Humanos. Para permitir que los ciudadanos
ejercieran sus derechos conforme al Convenio, se creó el Tribunal
Europeo de Derechos Humanos. El Consejo de Europa cuenta ahora
con 46 Estados miembros, incluidos los veinticinco países de la Unión
Europea, y su sede es el Palais de l’Europe en Estrasburgo (Francia).
196
- Archivos de la UE
Cada uno de los organismos e instituciones cuenta con un departamento

responsable de gestionar los archivos y documentos a lo largo de todo
su ciclo de vida. El acceso a los archivos históricos de la UE se rige por
la “norma de los 30 años”: los documentos se abren al público 30 años
después de su fecha.
El órgano encargado de la gestión de los archivos históricos de la UE es
el Instituto Universitario Europeo.
Este órgano se encarga de administrar los archivos históricos de la UE
el Instituto Universitario Europeo de Florencia, pone a disposición
pública documentos tanto procedentes de las instituciones europeas
como de personalidades y movimientos pro-europeos.
El servicio de Archivo Histórico de la Comisión Europea
La historia del servicio de Archivo de la Comisión Europea se remonta

al inicio de la Actividad de la alta autoridad de la ceca, el 10 de agosto
de 1952, con el establecimiento de un servicio-registro de sus propias
reglas, especialmente en lo relativo a la gestión de documentos y a la
entrega del correo. En 1958 y 1959, con la creación de la Comisión de
la CEE, la primera Dirección general de la Administración y del
Personal incluye a su vez una unidad a cargo del archivo general de la
comisión. Tomando en cuenta la creación de dos nuevas comunidades,
un nuevo reglamento confirma en 1959 la responsabilidad del archivo
central sobre todas la áreas archivísticas, la aplicación de una
clasificación única y de métodos de archivo uniformes en los que el
elemento de referencia es la autoridad del jefe del archivo central sobre
los archiveros de las diferentes unidades.
197
198
EL SISTEMA ARCHIVÍSTICO ESTATAL
Existe en primer lugar, un único sistema archivístico propio de la única

administración estatal existente en nuestro país, esto es, el sistema
archivístico que debemos denominar específicamente como como el
sistema archivístico de Adminsitracion del Estado español y que por
extensión, se ha venido denominado Sistena Archivistico español.
El sistema actual es fruto de la legislación anterior a 1978 ya la
configuración de las autonomías. Esta nueva normativa da un
protagonismo compartido al Estado y a las Comunidades Autonomas
en materia de gestión y consercacion del Patrimonio Documental y d
elos arhivos, en cualquier caso, el estado se reserva en exclusiva una
serie de aspecors de coordinación, como la gestión del patrimonio, que
afecta a todo el territorio nacional, las actuaciones fuera del Apis y
todas las que por su importancia seand consideradas de interés nacional.
Sin embargo de forma paralela, se configura un nuevo mapa de
archivos en el que el estado cede en exclusiva a las autonomías la
competencia sobre los archivos que no son de titularidad estatal y que
son de interés para la comunidad autónoma. Asi mismo la posibilidad
de gestionar archivos de titularidad estatal cuya documentación tenga
interés para la región o provincia (los archivos históricos provinciales)
e, incluso, abre la puerta para la elaboración de acuerdos sobre la cesion
de los archivos de titularidad estatal cuya documentación no sea de
interés exclusico de uno sola comunidad autónoma (como la gestión del
archivo de la Chancilleria de Granda a la Junta de Andalucia).
El sistema archivístico estatal esta constituido por un sistema central y
tantos subsistemas como autonomías han configurado su propia red de
archivos en relación con sus estatutos. Pero este sistema central cuenta
también con unos organismos que son los encargados de gestionarlo y
coordinarlo.
En la cúspide esta el Ministerio de Cultura, dentro de la Administracion
General del Estado que se encarga de la protección, acrecentamiento y
transmisión del Patrimonio Historico Español. Para llevarlo a cabo sus
funciones, el Ministerio de Cultura cuanta con la Subdireccion General
de los Archivos Estatales, que es el órgano director de la Direccion
General de Bellas Artes y Bienes Culturales y de Archivos y
Bibliotecas, encargado de elaborar, dirigir y coordinar todas aquellas
actuaciones encaminadas a la custodia, conservación y difusión del
Patrimonio Documental. Asimismo, gestiona la red de archivos y centro
dependientes del Ministerio de Cultura. Entre sus funciones se
encuentran:
199
- Gestion de los archivos de titularidad y gestión estatal adscritos
al ministerio de Cultura
- Creacion, dotación y fomento de archivos de titularidad estatal.
- Asesoramiento respecto de los archivos de titularidad estatal
dependientes de otros ministerios.
- Coordinacion del sistema español de archivos
- Fomento de la conservación de sus patrimonio documental, su
promoción y difusión nacional e internacional.
- Planificacion, desarrollo y mantenimiento del Archivo Central
del Ministrio de Cultura.
La subdirección General participa en dos órganos, la Junta Superior de

Archicvos y la Comision Superior Calificadora de Documentos
Administrativos y en varios órganos colegiados como son los
patronatos:
Ø Junta Superior de Archivos. Se ocupa de la investigación,

conservación, enriquecimiento, protección y difusión de los
bienes integrantes del patrimonio documental y de los archivos.
Ø Comision Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
Es responsable de la toma de deciones sobre la conservación y
utilización de los documentos de la Adminsitracion General del
Estado.
Ø Patronato del Archivo General de Indias y Patronato del Centro
Documental de la Memoria Historica. Se encargan del fomento,
control y seguimiento de los planes programas y actividades de
dichos archivos.
Pero además se organiza en diversas areas y servicios:
Ø Centro de Informacion Documental de Archivos (CIDA)

Ø Programacion y coordinación archivística
Ø Servicio de reproducción de documentos
Ø Programacion Electronica
Ø Valoracion y Tratamiento de Documentacion Administrativa
Ø Relaciones Institucionales.
Ø Gestion de los archivos y centros del sistema.
ÓRGANOS Y CENTROS.
La Constitución de 1978 establece en su artículo 149.1 apartado 28.a

las competencias exclusivas del Estado por lo que se refiere a
«Defensa del patrimonio cultural, artístico y monumental contra la
200
explotación y la expoliación; museos, bibliotecas y archivos de
titularidad estatal, sin perjuicio de su gestión por las comunidades
autónomas».
Es competencia del Ministerio de Cultura, a través de la Dirección
General del Libro Archivos y Bibliotecas, quien a través de la
Subdirección General del los Archivos Estatales ejerce esta
competencia en materia de archivos. Estos archivos se reducen
actualmente a los Archivos de la administración central, a los históricos
nacionales, los regionales y los provinciales. Dicha subdirección es la
responsable de elaborar, dirigir y coordinar todas las actuaciones
encaminadas a la custodia, conservación y difusión del Patrimonio
Documental Español (edificios e instalaciones, proyectos de
reproducción y restauración, normalización e informatización de los
archivos, ya asistencia técnica y reproducción de archivos, etcétera).
Sus funciones son la dirección, supervisión y asesoramiento técnico de
los Archivos Estatales, la coordinación archivística y la cooperación
con las Comunidades Autónomas, la conservación del Patrimonio
Documental, la formación profesional y la cooperación archivística
internacional. Ostenta la presidencia del Consejo Internacional de
Archivos entre el año 2000 y 2004.
El sistema español de archivos está compuesto por una serie de órganos
y centros dependientes de la mencionada dirección, contando con el
concurso de otros órganos de más amplia competencia.
ÓRGANOS.
El centro de Información Documental de Archivos. (CIDA)
El CIDA, órgano dependiente de la Subdirección General de los

Archivos Estatales, tiene como misión fundamental la de difundir y dar
a conocer el rico contenido del Patrimonio Documental Español. El
CIDA nació con el Real Decreto 2258/1977, de 27 de agosto, sobre
estructura orgánica y funciones del Ministerio de Cultura.
Un año después, la Orden Ministerial de 7 de agosto de 1978 sobre
estructuración del Centro de Información Documental le asigna sus
funciones. Su principal objetivo es el establecimiento de un sistema de
información archivística, desde el que se coordina tanto los aspectos de
información del patrimonio documental, como los de información
bibliográfica acerca de la literatura archivística profesional.
Además, el CIDA es miembro de la Red Europea de Información y
Documentación sobre América Latina, REDIAL.
201
Entra en funcionamiento en 1979 y tiene cono misión fundamental el
hacer accesible la información documental y bibliográfica archivística a
todas las esferas interesadas en ella, con una triple finalidad:
- Garantizar la protección del Patrimonio Documental de la

Nación.
- Facilitar el acceso a la documentación con fines de investigación.
- Hacer accesible a los profesionales de los archivos la bibliografía
especializada.
Para la consecución de sus fines desarrolla una serie de programas:
1. De información documental. (censo guía de archivos, guía de

investigadores y la guía de fuentes.
2. De información bibliográfica, especializada en archivística.
3. Ofrece servicios (acceso a bases de datos, Boletín de
información, búsquedas bibliográficas, reproducción de artículos,
traducción al castellano, orientación en localización de fuentes).
El CIDA se crea en 1978 y hoy es un órgano que depende de la

Dirección General del Libro Archivos y bibliotecas. Tiene como misión
fundamental la de difundir y dar a conocer el rico patrimonio
documental español. Esta difusión la realiza principalmente mediante la
producción de distintas bases de datos especializadas y accesibles en
línea. Sus fondos están compuestos por más de 7.000 Libros, más de
200 títulos de revistas, 113 microfichas y 110 cajas de folletos y
publicaciones menores.
Los servicios que presta el CIDA son: consulta en sala, información

bibliográfica, búsquedas bibliográficas y referencia, préstamo personal,
intercambio de publicaciones y vaciado de revistas y publicaciones
misceláneas.
Fondos Documentales:
La actual colección de la Biblioteca del CIDA se inició en 1978 y se

actualiza regularmente. Está compuesta por los siguientes materiales:
- 11.066 monografías
- 691 títulos de revistas
- 236 recursos electrónicos (CDs y DVDs)
- folletos y publicaciones menores
- 25.476 analíticas de seriadas y monografías
202
Estos fondos bibliográficos son altamente especializados y abarcan
diversas materias relacionadas con los archivos, la archivística y
ciencias afines.
Bases de datos del CIDA:
1. Bibliográfica de archivos. Catálogo que recoge todas la

publicaciones del CIDA, así como los artículos de revistas y de
publicaciones misceláneas que suponen la mitad de los registros.
Cuenta con más de 30.000 registros, de los que 4830 corresponden a
censos, guías, catálogos, e inventarios de todos los archivos españoles,
así como de los principales archivos extranjeros. Destaca la
información detallada que proporciona del contenido y tipología de
cada publicación a través de materias y descriptores. Se inició en 1978
y se actualiza regularmente.
2. Censo-Guía de archivos hispanoamericanos. Directorio que recoge

la información general sobre todos los archivos públicos y privados de
España y de varios países dee Hispanoamérica (Costa Rica, Bolivia,
Chile, Colombia, Argentina, Venezuela y Paraguay). Contiene más de
34.000 archivos españoles y más de 6.000 Iberoamericanos. Permite
localizar los archivos por los criterios: geográfico y tipo de archivo, así
como localizar fondos de archivos, fechas y series documentales o
secciones de archivo. De cada uno de ellos proporciona información
completa de localización, acceso, historia, bibliografía, cuadro de
organización y un sistema de localización de fondos. Se inició en 1978
y se actualiza periódicamente.
3. Guías de fuentes documentales de Archivos. Conjunto de bases de

datos concatenadas que aportan información sobre documentos
producidos en diferentes épocas, relativos a múltiples temas de interés
histórico y custodiados en diversos países.
Este repertorio está constituido por las siguientes bases de datos:
- MESA: guía de fines para la historia de la ciencia y la tecnología.

Con más de 14.000 registros.
- GUCI: Guía de fuentes para la historia de la Guerra Civil, exilio
y movimiento obrero. Con más de 28.000 registros.
- HAME: Guía de fuentes para la historia de América. Con más de
92.000 registros.
- ESPa. Guía de fuentes para la historia de España con más de
18.000 registros.
203
- GUFU. Guía de fuentes para la historia de Europa con más de
22.000 registros.
Para acceder a ellas poseen un formulario de búsqueda común formado

por los campos más frecuentemente requeridos por los investigadores
(nombre de archivo, localidad, título de la serie y subserie, lengua,
fechas, descriptores de materias, onomástica, geográficos, y de
instituciones). Estas guías se iniciaron en 1994 y cuentan con más de
175.000 referencias y se actualizan periódicamente.
4. PARES.Portal de Archivos Españoles El Portal de Archivos

Españoles es un proyecto del Ministerio de Educación, Cultura y
Deporte destinado a la difusión en Internet del Patrimonio Histórico
Documental Español conservado en su red de centros.
Como proyecto abierto y dinámico sirve de marco de difusión para
otros proyectos archivísticos de naturaleza pública o privada,
previamente establecido un marco de cooperación con el Ministerio de
Educación, Cultura y Deporte.
PARES ofrece un acceso libre y gratuito, no solo al investigador, sino
también a cualquier ciudadano interesado en acceder a los documentos
con imágenes digitalizadas de los Archivos Españoles.
5.Legislacion Historica de España. Legislación Histórica de España

reúne las normas promulgadas para los territorios peninsulares y
americanos que dependieron de la Corona española desde el inicio del
siglo X hasta el periodo final del reinado de Isabel II; las clasifica
mediante un Tesauro y ofrece la imagen digital de los documentos
donde se encuentran.
Esta Cuarta Edición de Legislación Histórica de España contiene
35.355 normas referenciadas. De entre estas se ofrece la imagen digital
de 26.831, que han sido tomadas bien de los documentos originales que
las contienen, bien de obras posteriores impresas o manuscritas que
copiaron íntegramente su texto de forma cabal, sin interpolaciones ni
mutilaciones de estilo.
6. Catalogo Colectivo de la red de Bibliotecas de los Archivos

estatales. El Catálogo Colectivo de las Bibliotecas de Archivos
Estatales reune las descripciones bibliográficas de los fondos de las
bibliotecas auxiliares especializadas de los Archivos Estatales y del
Centro de Información Documental de Archivos todos ellos
dependientes de la Subdirección General de Archivos Estatales del
Ministerio de Cultura de España. Es la principal fuente de información
y difusión de nuestras colecciones.
204
Cuenta con, aproximadamente, 160.000 registros bibliográficos,
185.000 registros de ejemplar y 225.000 registros de autoridad, de
material textual monográfico y seriado, folletos y otros materiales
especiales, como cartográficos y electrónicos.
Las materias que cubren nuestras colecciones son principalmente la
archivística, los archivos y sus ciencias afines (documentación, historia,
paleografía, diplomática, numismática, nuevas tecnologías de la
información y la comunicación, etc). Además, cada archivo posee
colecciones bibliográficas especializadas en los períodos históricos a
los que aluden los fondos documentales que albergan.
Nuestros fondos tratan de cubrir la información relativa a los fondos
documentales españoles e iberoamericanos, tratando de apoyar las
investigaciones documentales sobre todas las culturas hispánicas.
En la actualidad, se está trabajando en la preparación de repositorios
digitales de parte de estas colecciones de biblioteca con el objetivo de
darlas a conocer y difundirlas, mediante tecnologías de metadatos, a
través de proyectos nacionales como Hispana e internacionales como
APNet y Europeana, que recolectarán nuestros repositorios y los dará a
conocer a la comunidad internacional.
El primer ejemplo de estos repositorios es la colección de Mapas,
planos y dibujos del Archivo General de Simancas que con la
digitalización de aproximadamente 10.000 imágenes, constituirá la
primera aportación de fondos de Archivos Estatales del Ministerio de
Cultura a los proyectos OAI de la comunidad internacional.
Además el CIDA cuenta con otros recursos informativos como el

Boletín de información, que es una publicación trimestral que difunde
las últimas novedades ingresadas en la biblioteca. Comenzó a editarse
en 1980, distribuyéndose gratuitamente a instituciones de carácter
cultural. El boletín ofrece información sobre publicaciones nacionales y
extranjeras relativas a archivos, archivística y otra ciencia afines
(historia de las instituciones, paleografía, diplomática, derecho,
informática, etc.) Ofrecen una catalogación detallada de las
publicaciones. En los artículos en inglés o francés se incluye un
resumen del contenido. Además de información bibliográfica el boletín
incluye: los títulos de revistas existentes en el centro, los duplicados de
nomografías y publicaciones periódicas que se ofrecen en donativo y
las publicaciones de la subdirección general de archivos que se ofrecen
en intercambio.
La Junta Superior de Archivos
Es un órgano consultivo cuyas funciones son:
205
1. Elevar propuestas al director general conducentes a mejorar la
investigación, conservación y enriquecimiento, protección y difusión de
los bienes integrantes del patrimonio documental y de los archivos.
2. Asesorar e informar sobre dichos asuntos cuando sea consultada por
el mencionado director.
Ejercera estas funciones de asesoramiento e información a solicitud del
titular del departamento Ministerial, asi como de cualquier otro órgano
o entidad de la Administracion General del Estado o de las
Comunidades autónomas que tengan a su cargo la protección del
patrimonio ducmental y de los archivos.
La composición de la junta superior de archivos es la siguiente:
- Presidente: El ministro de educación y cultura

- Vicepresidente primero: Secretario de estado de cultura
- Vicepresidente segundo: director general del Libro Archivos y
Bibliotecas
- Vocales: comprendidos entre un minimo de 9 y máximo de 15
designados por el ministro de cultura entre los cargos de
administración general del estado o de las entidades publicas o
privadas, profesores, en general personas que tengan reconocido
prestigio sobre las materias propias de las funciones de la Junta.
- Secretario: subdirector de los archivos Estatales, o un funcionario
destinado en dicha subdirección.
La junta se reunirá con la periodicidad que esija la emisión de

asesoramientos e informes que sean solicitados, y en todo caso, una vez
al año.
La Orden 25 de noviembre de 1996 (BOE 30/11/1996) regula la
composición y funciones de la Junta Superior de Archivos y deroga la
Orden 11 de febrero de 1992 (BOE 28/02/1992)
La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
Es el órgano superior consultivo de la Administración General del

Estado en la toma de decisiones sobre la conservación y utilización de
sus documentos.
Sus funciones consisten en el estudio y dictamen sobre las cuestiones
relativas a la calificación y utilización de los documentos de la
Administración General del Estado y de los organismos públicos
vinculados o dependientes de ella, así como su integración en los
archivos y el régimen de acceso e inutilidad administrativa de tales
documentos.
206
El Real Decreto 139/2000, de 4 de febrero,(BOE 11/02/2000), reguló la
composición, funcionamiento y competencias de dicha Comisión, pero
la experiencia adquirida ha puesto de manifiesto la necesidad de
incorporar a la misma a la totalidad de los Departamentos Ministeriales
actualmente existentes, lo cual se ha llevado a cabo en virtud del Real
Decreto 1401/2007, de 29 de octubre, (BOE 7/11/2007) por el que se
regula la composición, funcionamiento y competencias de la Comisión
Superior Calificadora de Documentos Administrativos, que deroga el
anterior Real Decreto.
Asimismo, este Real Decreto establece una Comisión Permanente y
constituye un Secretariado Permanente, como órgano de asistencia y
apoyo a la Comisión Superior Calificadora de Documentos
Administrativos.
El régimen y el procedimiento para la eliminación de documentos y, en
su caso, conservación en soporte distinto al original se regula en el Real
Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre (BOE 15/11/2002).
Le corresponde el estudio y el dictamen de las cuestiones relativas a la

calificación y utilización de los documentos de la administración del
Estado y del sector público estatal, así como su integración en los
archivos y el régimen de acceso, valoración selección y expurgo. El
articulo 58 de la ley 16/1985 de 25 de junio de Patrimonio Histroico
Español establece la cracion de una junta superior calificadora de
documentos adminsitrativos. Cuya composicion funcionamiento y
competencia se regulan en el Real Decreto 139/2000 de 4 de febrero.
Lacomision superior calificadora de documentos Administrativos se
integra en el ministerio de cultura a través de la Direccion general del
libro archivos y bibliotecas.
Finalidad: Estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la
clasificación y utlizacion de los documentos de la Administracion
General del eEstado y de los organismospublicos vinculados o
dependientes de alla, asi como su integración en los archivos y el
régimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos.
Composicion:
- Presidente: el director general del libro archivos y blibliotecas

del ministerio de cultura.
- Vicepresidente: El subdirector general de los Archivos Estatales.
Del ministerio de cultura
- Vocales: designados entre cargos de la adminsitracion general
del estado o de las entidades publicas o privadas y en general
207
personas que tengan un reconocido prestigio en las materias
propias de las funciones de la comisión.
- Secretario: un funcionario de la Subdireccion general de los
archivos estatales.
Funcionamiento:
A iniciativa del presidente de la comisión superior calificadora de

documentos adminsitrativos, este podrá crear en su seno cuantas
subcomisiones considere necesarias determinando su composicion y
cometidos podrán asesorar a dichas comisiones archiveros de
titularidad estatal y representantes técnicos de los organismos
realcionados con la documentación a estudiar que, porsu función
conozcan el carácter de los fondos sometidos a consideración.
Comptencias:
Tiene por funciones el estudio y dictamen sobre las siguientes

cuestiones relativas al régimen de conservación, acceso, e inutilidad
adminsitrativa de los documentos de la admisnitracion general del
estado y de los organismos públicos vinculados o dependientes de ella.
- Los plazos depermanencia delos documentos adminstrativos en

cada uno d elos diferentes tipos de archivos de oficina o gestión,
central, intermedio e histórico.
- Las tansferencias, una vez cumplidos los plazos, de permanencia
entre cada uno de los tipos de archivos
- La accesibilidad y utilización de los documentos y series
documentales.
- Cuidar de la correcta aplicación de los dictamenes emitidos por
la propia comisión, en relación con los plazos, las transferencias
y el acceso a los documentos.
- Cualquier asunto sobre materia archivística relacionada con las
competencias anteriores.
Corresponde a la Comisions calificadoras repectivas la aplicación de

los estudios de identificación y valoración que se someterán a
consideración de la comisión superior. Seimpone el diseño y aplicación
de una metodológica común que facilite tanto los procesos de
valoración y eliminación de documentos, como la recogida y
tratamiento dela información resultante, con vistas a su utilización por
todos los interesados. Emarcados en este contexto se encuentran los
documentos aprobados por la comisión, relativos a la metodología:
208
1. Criterios generales para la valoracioon de documentos de la
Adminsitracion General del Estado. Documento aprobado por la
Comision Superior Calificadora de Documentos Admisnitrativos
en sesión 27 de noviembre de 2003.
2. Recomendaciones para la destrucción física de documentos en
papel de la adminsitracion general del estado. Documento
aprobado por la comisión superior calificadora de documentos
adminsitrativos en sesión 27 de noviembre de 2003.
El Servicio de Reproducción de documentos de Archivos Estatales.
Sigue la política de organismos anteriores encargados de la

microfilmación, a lo que se ha añadido la digitalización. Tiene por
finalidad la reproducción de los fondos documentales y bibliográficos
para: seguridad en la conservación, completar series y fondos repartidos
entre diferentes archivos, hacer asequible al investigador y al estudioso
el caudal informativo de las fuentes culturales.
Competencias:
a) Organo asesor en lo referente a técnicas como a intalaciones y

funcionamientos de los laboratorios de microfilmación en los
archivos estatales
b) Se encarga de construir un archivo de seguridad de fondos
documentales y bibliográficos
c) Formacion del personal técnico
d) Publicacion del catalogo de fondos archivísticos dispersos en
centros.
e) Hacer asequible a la investigación la información que le sea de
utilidad.
El centro que conocemos hoy como Servicio de Reproducción de

Documentos es el resultado de 60 años de Historia, a lo largo de los
cuales y a tenor de los avances técnicos del momento se han ido
modificando y ampliando sus fines .
1950. Se crea el Archivo Central de Microfilm, que continúa en la
actualidad dentro de las competencias del SRD.
1952. Crea el Servicio Nacional de Información Documental y
Bibliográfico para formar el catálogo del Tesoro documental y
bibliográfico de la nación. El Servicio Nacional de Microfilm (de la
Dirección General de Archivos y Bibliotecas) debía garantizar la
seguridad de los fondos documentales y bibliográficos y su fácil
209
consulta por los investigadores. Los fondos fundamentales son los
medievales, con los códices en escritura visigótica (por ejemplo, los
Beatos) y los pergaminos de las Catedrales entre sus prioridades.
1972. Da entidad separada al Centro Nacional de Microfilm y le
encomienda la ejecución de las ediciones de series completas de
documentos, relativos a América. Los formatos se amplían desde el
microfilm de 16 y 35 mm, a las microfichas.
1981. Se une con el Servicio Nacional de Restauración en un nuevo
centro técnico, el Centro Nacional de Conservación y
Microfilmación Documental y Bibliográfica (CE.CO.MI.) Con ello
se amplían las competencias en materia de preservación de fondos.
1985. Se separan de nuevo ambos centros, al crearse el actual Instituto
del Patrimonio Cultural de España. La Dirección de Archivos Estatales
se reserva las competencias en conservación de patrimonio documental
a través del Servicio de Reproducción de Documentos. Se realiza la
microfilmación de la Biblioteca del Escorial. La difusión de fondos
modernos y contemporáneos es una nueva prioridad. Se realizan
microfilmaciones en color.
Las nuevas tecnologías digitales aportan nuevos espacios de trabajo al
tradicional mundo analógico, como la digitalización de documentos,
fotografías y microfilm junto a la filmación de ficheros digitales sobre
película de microfilm para seguridad.
Nuestros primeros proyectos de digitalización fueron: Las fotografías
captadas durante la guerra civil por la Junta de Defensa de Madrid
(llamado “archivo rojo” ) del Archivo General de la Administración; las
fotografías de Juan Ramón Jiménez depositadas en el Archivo Histórico
Nacional (por razones de preservación), y, especialmente, las más de
300.000 fotografías (placas de cristal, negativos, positivos) del Estudio
Fotográfico Alfonso, conservado en el Archivo General de la
Administración.
En los noventa, se adquiere el primer escáner de microfilm, estrenado
con las Respuestas Generales del Catastro del Marqués de la Ensenada,
del Archivo General de Simancas; es, uno de los fondos más consultado
desde los años ochenta, potenciado por la creación en mayo de 2007 de
un micrositio propio, realizado por el SRD, junto al Portal de Archivos
Españoles, PARES. Sobre el SRD recaen las tareas de coordinación de
los proyectos de digitalización de los Archivos Estatales.
El SRD realiza el control de calidad, elabora los procesos digitales para
la carga en PARES, copias reducidas para su uso en los Archivos y
transferencia de soportes para conservación en el archivo de seguridad.
La difusión de las imágenes, preparadas en el SRD, en el Portal de
Archivos Españoles y en los distintos micrositios asociados, permiten el
210
acceso libre, gratuito desde el ordenador de cualquier usuario en el
mundo las veinticuatro horas del día, sin límite.
La Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los
Servicios Públicos incorpora una nueva forma de relación con los
documentos. Exige determinar los procedimientos que aseguren el ciclo
de vida útil de los documentos difundidos o creados digitalmente y su
conservación. El futuro Centro Nacional de Preservación Digital de
Archivos coordinará la política de conservación documental y tendrá
entre sus competencias el mantenimiento del depósito de seguridad
digital.
Fondos del archivo de seguridad (1 de enero de 2011)

Imágenes en microfilm:
- Fondos antiguos (R. S.) 1953-19702.150.000
- Ediciones 2.500 rollos (ED) 1.500.000
- Microfilm 35 mm 36.366 rollos (C) 22.575.950
- (Incluye 2.500 rollos de filmaciones desde digital)
- Microfilm 16 mm 18.507 rollos (M) 46.267.000
- Publicaciones periódicas, en16 y 35 mm 558 rollos 2.000.000
- Microfichas (F). 17520 600.000
- Fotogramas totales 75.092.950
- Imágenes digitales:
- Fondos digitales totales (Incluye digitalización directa y desde
microfilm): 42.174.006
- Total imágenes 117.266.956
Otros organismos:
El instituto del Patrimonio Histórico.
El decreto 1930/69 de 24 de julio creo el servicio nacional de

restauración de libros y documentos por la orden del 24 de mayo de
1972 se designa ae ste servicio como órgano asesor de la Direccion
general de Archivos y Bibliotecas. Todas las funciones se le
encomiendan en 1982 al servicio nacional de restaracion de libros y
documentos. El Real decreto 565/85 Creo el instituto nacional de
conservación y restaruracion de bienes culturales, que asume las
funciones del instituto nacional de obras de arte (INOA).
Las funciones que le son encomendadas son:
- Elaborar los planes de conservaicon y restauración del

patrimonio histórico español
211
- Estudiar métodos y técnicas utilizadas para restauración y
conservación del mismo
- Sistematizar los trabajo realizados
- Formar técnicos especialistas
- Proponer coonvenios con otras administraciones nefesarios para
el desarrollo de sus funciones.
El instituto se extructura en los siguientes departamentos:
- Informacion e investigación
- Monumentos y arqueología
- Bienes muebles
- Servicio de Libros y documentos: restaura los bienes culturales
correspondientes y asesora técnicamente para las instalaciones de
Archivos y blibiotecas estatales y sus talleres de restauración.
Tiene asignadas la elaboración de planes de conservación en materia de

Patrimonio Histórico Español, se estructura en tres departamentos:
- Información e investigación.
- Monumentos y arqueología (patrimonio arquitectónico y
arqueológico)
- Bienes muebles. Bienes del patrimonio documental y
bibliográfico a través del servicio de libros y documentos.
El Consejo del Patrimonio Histórico.
Su finalidad esencial consiste en facilitar la comunicación y el

intercambio de programas de actuación e información relativos al
Patrimonio Histórico Español entre las administraciones estatales y
autonómicas.
La junta de Clasificación, Valoración y Explotación de Bienes del

Patrimonio Histórico Español.
Posee las siguientes funciones: dictaminar las solicitudes de permiso de

explotación, informar las solicitudes de permiso de explotación
temporal del territorio español, fijar los bienes exportados ilegalmente a
los efectos de determinar su correspondiente sanción, valorar los bienes
que se pretenda entregar al Estado en pago de la deuda tributaria y
realizar todo tipo de valoraciones, valorar los bienes que el ministerio
de cultura proyecte adquirir con destino a las bibliotecas, los archivos o
los museos de titularidad estatal.
212
El decreto 111/86 de 10 de enero de desarrollo parcial de la ley de
Patrimonio Historico, establece este organismo consultivo adscrito a la
Direccion General de Bellas artes y Archivos. Las funciones son:
- Dictaminar las solicitudes de permiso de exportación

- Informar las solicitudes de permiso de exportación temporal del
territorio español
- Fichar el valor de los bienes exportados ilegalmente a los efectos
de determinar la correspondiente sanción
- Valorar los bienes que se prentenden entregar al estado en pago
de la duda tributaria y realizar todo tipo de valoraciones.
- Valorar los bienes que el ministerio de cultura proyecte adquirir
con destno a las bibliotecas, archivos y museos de titularidad
estatal.
CENTROS.
ARCHIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL.
Por archivos de la adminsistracion central entensde los centros donde se

custodia la documentación de los órganos que la constituyen,
destacando entre estos grandes departamentos de la dicha
administración. A partir del siglo XIX son conocidos como Ministerios.
Los ministerios son la ultima consecuencia d ela evolución
centralizadora del estado, iniciada por los Reyes Catolicos, reforzada
por los austrias y su política de de Consejos, y llevado hasta sus ultimas
consecuencias por los Borbolnes. En antecedente lo encontramos en la
gran reforma llevada a cabo por los Borbones en la administración
general del estado reorganizando las Sercetarias de estado que desde
1714 con Felipe V vienen a ser verdaderos ministerios. Colocan a su
frente a secretarios de estado y de despachio, que solian ser
especialistas en materia y eran los responsables directos de los negocios
de su secretaria. Fueron absorviendo las funciones de los Consejos de la
época d elos austrias. El 5 de noviembre de 1832 aparece por vez
primera la denominación de ministrios para designar a este tipo de de
grandes organismos centralizadores al crearse el ministerio de Fomento,
pero de el nacen dos nuevos: el de Instrucción publica y bellas artes y el
de agricultura, industria, comercio y obras publicas.
La actual organización ministerial data de la ley 30 de enero de 1938, la
cual crea una presidencia de Gobierno con un afuncion política de
dreccion y una administrativa de coordinación entre lo distintos
departamentos.
213
Caracteristicas de los archivos de la Administracion central:
Definicion: están constituidos por aquellos perntenecientes a los
organismos de la adminsitracion general del estado y que quedan fuera
del sistema archivístico dependiente del ministerio de cultura,ya que su
adscripción organica es a sus respectivas instituciones.
La red de archivos de la Administracion central se encuentra integrada
por:
- Los pertenecientes al poder ejecutivo: ministerios, presidencia

del gobierno, consejo de estado, orgnismos estatales y empresas
publicas.
- Los pertenecientes al poder legislativo: congreso y senado
- Los pertenecientes al poder judicial: audiencia nacional, tribunal
supremo, tribunal constitucional
- Los archivos del ejercito.
La importancia d eesots archivos ya se recoge en la ley de patrimonio

histórico español de 16/1985 de 25 de julio. En primer lugar sus fondos
quedan definidos como parte del patrimonio histórico español: Art.
49.2. : “forman parte del patrimonio documental los documentos de
cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su
función por cualquier organismo o entidad de carácter publico, por las
personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente el estado
u otras entidades publicas y por las personas, privadas, físicas o
jurídicas, gestadoras de servicios públicos en lo relacionado con la
gestión de dichos servicios.”.
Asi mismo de estalbecen las pautas para garantizar su conservación:
Art. 54.1. “quienes por la función que desempeñen tengan a su cargo
documentos a los que se refiere el articulo 49.2 de la presente ley están
obligados, al cesar en sus funciones, a entregarlos al que les sustituya
en las mismas remitirlos al archivo que corresponda.”
Fija sus funciones: Art. 65.1. “Cada departamento ministerial asegurarl
ala coorniacion de l funcionamiento de todos los archivos del
Ministerio y de los otanismos a el vinvulados pora el mejor
cumplimiento de lo preceptuado en la ley y en los reglamentos que se
dicten para su aplicación.”
Y establece los medios para su transferencia y cosnervacion en los
arhivos de titularidad estatal: Art. 65.2. “La documentación de los
organismos dependientes de la adminsitracion del estando será
regularmente tranferida, según el procedimienos que porvia
reglamentaria se establezca, a los archivos del Estado”.
Por tanto, cada ministerio aso como los distintos organismos integrados
o dependientes d el Adminsitracion, deberán contar con un Archivo
214
central o general que se convertirá en la unidad que coordine el
sistenam archivístico de la Universidad, para garantizar el tratamiento
accesibilidad y cosnervacion del patrimonio documental.
Funciones:
- Coordinación de la gestión de los archivos de oficina,

estableciendo procedimientos y elaborando herramientas de
descripción uniformes para facilitar la organización y acceso a la
documentación activa, es decir, durante la etapa de tramitación
administrativa.
- Custodia de toda la documentación del ministerio u organismo
procendente de los archviso de oficina, una vez transcurrido el
priodo de permanencia en los mosmos,para que sirva de apoyo a
la actividad adminsitrativa.
- Elaboracion de instrumentos de control y descripción
- Realizacion de las trnaferencias a los archivos del estado dentro
del sistema español de archivos
El sistema español de archivos es la esxtuctura sobre la que se organiza

el patrimonio documental el estado en cuanto a su conservación,
tratamiento y accesibilidad, de acuerdo con las etapas del ciclo de la
vida de la documentación y su nivel de utilziacion se compone de:
- Archivos de oficina o de gestión. Archivos de los órganos de

gobierno y unidades administrativas de los distintos organismos
de la Adminitracion Central
- Archivo central- Archivo de ministerior y otros organismos de la
administración central
- Archivo internedio Archivo general de Alcala de Henares
- Archivo histórico Archivo Histrico nacional.
Los archivos de la Adminsitracion central funcionan como archivos

adminsitrativos, encargados del control y tratamiento de la
documentación producida por cada organismo hasta su transferencia al
Archivo intermedio, el Archivo General de Alcala de Henares.
Servicios:
Coordinacion y asesoramiento de los archivos de gestión: el archivo

central coordina el sistema archivístico del organismos, proporcionando
apoyo técnico a los archivos de gestión, con el objeto de facilitar la
organización de ladocumentacion que se tramita en las oficinas.
215
Establece procedimientos de gestión y elabora herramientas de
descripción para unificar y normalizar los sistemas de gestión
documental: normas de transferencias, manual de organización d elos
archivos de oficina, procedimiento de préstamo de documentos, cuadro
de clasificación.
Informaicon: el archivo cental ofrece ap porpio organismo y al publico
en general información sobre el propio archivo, sus fondos y servicios.
Asimismo atiende solicitudes de información general relacionadas con
los archivos y la archivística, y de información especifica de fondos y
fuentes documentales.
Consulta en sala: la propia adminsitracion productora y los ciudadanos
en general tienen derecho de acceso al patrimonio documental en los
términos de la legislación vigente )Ley de Patrimonio histórico de
1995, art 57, y ley de Procedimiento adaministrativo de 1992 art. 35. Y
de acuerdo con la normativa propia de la enrtidad la consulta de la
documentación se realiza en las instalaciones del archivo central.
Prestamo: El archivo central facilita el préstamo de documentos a las
unidades adminsitrativas del organismo al que pertenezcan, que la
rquieran con fines de tramitación o información administrativa.
REprografia: de acuerdo con los medios técnicos disponibles. El
archivo central proporciona la preproducción de documentos que
custodia, respetado la normativa de accesibilidad y de derechos de
autor, y siempre que lo permitan las condiciones de conservación d elos
documentos.
Formacion de usuarios: las actividades de formación están dirigidas al
personal de las unidades adminsitrativas del organismo que realiza las
tareas de gestión de la documentación. El objetivo es dar a conocer la
herramientas de descripción y los procedimientos de gestión que
facilitan la organización y el acceso a la documentación tramitada y
custodiada en las oficinas del organismo.
Apoyo a la investigación: dentro de los limites de la accesibilidad el
archivo central facilita la consulta de sus fondos a las personas que
deseen hacer trabajos de investigación.
Archivo del Ministerio de Presidencia
Llamado también de la presidencia del consejo de ministros, se

configuro por real decreto de 19 de noviembre de 1823, bajo el reinado
de Fernando VII. El archvo se funda en 1871 y contiene una gran
variedad de fondos, conjugando la documentación administrativa
generada por el ministerio en el que ejerció sus funciones durante los
últimos años, junto a la documetnacion histórica de gran interés como
testimonia la orden de 24 de abril de 1997 por la que se regula el acceso
216
al archivo central del ministerio de Presidencia (vigente hasta el 17 de
marzo de 2004), para atender las peticiones de consulta que se reciban.
Entre sus fondos encontramos las distintas direcciones generales,
cosnejo de ministros, centro de estuidos constitucionales, jefatura del
estado, guerra civil, etc. Su archivo se halla dividido en dos grandes
secciones, con varias series cada una de ellas:
- Seccion de personal: referente a los funcionarios mas altos del

país y al personal de presidencia. Tiene series sobre Ministros,
Consejos de estado, Gobernadores civiles, magsitrados, tribunal
de cuentas, etc.
- Seccion organica: con sus series sobre actas del consejo de
ministros, acuerdos de los consejos, casa real, leyes y decretos,
reales ordenes, etc.
Archivo del Consejo de Estado
El consejo de estado es el cuerpo supremo constitutivo del Gobierno en

los asuntos de gobernación, administración. Fue fundado por el
Emperador Carlos V en el año 1526 y es el primero de ese nombre en
Europa. Desde su fundación tuvo dos notas características: su visión de
estado y su proyección Europea. No se ocupaba de asuntos loscales ni
de pleitos como el Consejo de Castilla, ni de las cuestiones relacionadas
con el nuevo mundo, que se atribulle al consejo de indias. Estaba
presidido por el Rey y compuesto por altos diganatarios de la corte. Su
función era puramente consultiva.
Historia
El Consejo de Estado es el supremo órgano consultivo del Gobierno. El

Consejo de Estado es una de las instituciones más antiguas de España.
Sus antecedentes pueden rastrearse hasta el Aula Regia de la monarquía
visigoda.
Los Reyes Católicos establecen el sistema de gobierno mediante
Consejos (polisinodialismo). Entre estos se encontraba el Consejo Real,
que se regula por vez primera con las Ordenanzas de Toledo (1480).
Carlos I suprimió los distintos Consejos privados y secretos,
instituyendo en sustitución de los mismos el Consejo Secreto de Estado
(1521), que al año siguiente pasa a denominarse Consejo de Estado,
denominación que, salvo en algunos períodos muy cortos, en los que se
denominó Consejo Real, ha mantenido hasta nuestros días.
Hasta la época constitucional, el Consejo de Estado era el órgano de
asesoramiento del monarca, cuyas competencias e importancia
217
dependían de la voluntad del propio monarca o de sus validos. La
Constitución de 1812 consagró el Consejo de Estado con funciones
consultivas dentro de una organización política regida por el principio
de división de poderes. En 1845 pasó a ejercer también funciones
contenciosas o jurisdiccionales, que perdió de modo definitivo en 1904.
Sede
El Consejo de Estado tiene su sede en el Palacio de los Consejos, que se

halla al final de la calle Mayor, antiguamente llamada de la Almudena,
en el viejo Madrid de los Austrias (art. 1.3 Ley Orgánica).
Es un edificio señorial, de traza barroca, construido conforme a un
proyecto que se atribuye a Juan Gómez Mora -el arquitecto de la Casa
de la Villa-, cuya ejecución se encomendó al capitán Alonso de
Turrillo. Fue mandado edificar frente a la iglesia de Santa María la
Mayor de la Almudena, hoy desaparecida, por don Cristóbal Gómez de
Sandoval, primer duque de Uceda, hijo del duque de Lerma y, como él,
valido de Felipe III. La construcción se inició a finales de 1613 y
concluyó en 1625. En el sobrio y pueblerino Madrid del siglo XVII, el
Palacio de Uceda, con las armas de la familia Sandoval flanqueadas por
leones rampantes, era una ostentación y tal vez fuera, al decir de
Quevedo, una de las causas de la caída en desgracia de su dueño.
El palacio tuvo distintos moradores, siendo el más distinguido doña
Mariana de Austria, la <Reina Madre>, que murió en él en 1696. Con
Felipe V, primer rey de la dinastía borbónica, se dispuso por Real
Decreto de 20 de enero de 1717 el traslado al palacio de todos los
Consejos, salvo, precisamente, el de Estado, que continuó reuniéndose
en el Real Alcázar, residencia del monarca. El Consejo de Estado, de
nuevo con ese nombre, debió trasladarse hacia 1858. Los demás
antiguos Consejos habían sido suprimidos por las Cortes de Cádiz en
1812, que consagraron el rango constitucional del Consejo de Estado.
Funciones:
La función principal del Consejo de Estado es la de emitir dictámenes a

petición de la autoridad consultante. El dictamen es un documento en el
que el Consejo de Estado expresa su criterio sobre las cuestiones que le
han sido consultadas.
Las consultas son preceptivas o facultativas. Son preceptivas las
consultas en que así lo establezca la Ley Orgánica del Consejo de
Estado u otra norma con rango de ley. Son facultativas todas las demás;
es decir, cuando no lo establezca una norma con rango de ley (art. 2.2.
parráfo primero Ley Orgánica) y (art. 25.1 Ley Orgánica).
218
La relación de consultas preceptivas se contiene en la Ley Orgánica
(art. 21 Ley Orgánica) y (art. 22 Ley Orgánica) y en otras normas de
rango legal. Dicha relación se recoge y hace pública de forma periódica
(Resolución del Presidente de 21 de junio de 2005). Las consultas se
reciben en la Sección competente(art. 17.2 Ley Orgánica) y Resolución
del Presidente de 26 de abril de 2004.
El proyecto de dictamen, que prepara uno de los Letrados adscritos a la
Sección, se debate en la misma y se aprueba, en su caso, por el
Consejero Presidente. De ahí se eleva para su aprobación a la Comisión
Permanente y posteriormente al Pleno, de ser competencia del mismo.
El dictamen del Consejo de Estado es el último trámite, que concluye la
tramitación del expediente (art. 2.2 párrafo tercero Ley Orgánica). Tras
de aquel, solo cabe la resolución por parte de la autoridad
consultante. La resolución debe indicar si es conforme con el dictamen
del Consejo de Estado o si se aparta de él (art. 2.2 párrafo quinto Ley
Orgánica). En el caso de consultas preceptivas, si la autoridad
consultante es un miembro del Gobierno y desea apartarse del
dictamen, la resolución debe ser adoptada por el Consejo de Ministros
(art. 2.2 párrafo cuarto Ley Orgánica). Por otra parte, el Consejo de
Estado puede elaborar estudios, informes o memorias a petición del
Presidente del Gobierno o de un Ministro (art. 2.3 párrafo primero Ley
Orgánica). Asimismo, está facultado para elevar al
Gobierno mociones sobre cualquier asunto que la práctica y experiencia
de sus funciones le sugieran (art. 20.1 Ley Orgánica).
En la Constitucion de 1812 se diseño un consejo de estado cuyo
concurso era necesario para determinadas decisions del monarca. Y
cuando a mediados del sibglo XIX, se establce la jusricisccion
contencioso administrativa, se encomendó esta función al consejo de
estado, como en Francia. Con la ley de Maura de 1904 desparecieron
los últimos vestigios de este sistema, y el consejo de estado volvió a ser
un órgano consultivo del gobierno. Como lo es ahora
El archivo del consejo de estado esta recogido como órgano de esta
isntitucion en el real decreto 1674/1980, de 18 de julio, por el que se
aprueba el reglamento organico del consejo de estado (Tit. II Cap. I.
Seccion 5, Subseccion 2 – “Del archivo y biblioteca”) su fondo esta
bastante completo a partir de 1845, y los fondos modernos a partir de
1939 se hallan divididos en dieciséis secciones referentes a acuerdos y
deliberaciones de las correspondientes secciones del consejo, bien
constituido en pleno o en comisiones permanentes: Presidencia,
Justicia, Gobernacion, Ejercito, Marina, Aire, Hacienda, Obras
Publicas, Viviendas, etc.
Destacan ente sus documentos históricos pertenecientes al fondo de
ultramar del Consejo de Estado, datados entre 1835 y 1903. Se organiza
219
en Archivo Administrativo, Archivo de Prensa relativo al consejo,
Dictamenes del consejo, Espedientes de personal, guerra Civil, Libros
de Actas, ultramar.
Archivo del Ministerio de Agricultura, pesca y alimentación.
Es el departamento de la Admisnitracion General del Estado encargado

de la propuesta y ejecución de las directrices del gobierno sobre política
agraria, pesca y alimentaria. En 1990 el Ministerio de Fomento se
desglosa en dos departamentos, uno eld e agricultura. En 1905 se
convierte en una dirección general del nuevamente resucitado minsitrio
de Fomento. Pero en 1931 se transforma de nuevo en ministerio. Su
archivo se funda en 1900. Su documentación se halla dividida en nueve
secciones: Personal, Legislacion, plagas del campo, cultivos,
Ganaderia, caza, pesca,enseñanza agrícola,etc.
Archivo del Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperacion
Se ha desarrollado paralelamente a las actividades del departamento

ministerial al que pertenece, que se creo a principios del siglo XVIII
con la llegada de los Borbones a España. En cosnecuencia, se denomino
en primer lugar, Archivo de la Secretaria de despacho de Estado, luego
Archivo del Ministerio de Estado y desde 1938, cuando el ministerio
cambio de nombre, Archivo del Ministerio de Asuntos Exteriores.
Hasta 1900 el Archico de entonces Ministerio de Estado estuvo situado
en el Palacio Real, pero en esa fecha se translado al Palacio de Santa
Cruz, al habilitarse el edificio para sede del ministerio de estado en la
década de los 50, todo el Archvo paso al denominado Edificio nuevo,
anejo al palacio de Santa cruz.
La documentación depositada en este archivo General ocupa 12 km de
estanterías remontándose la mas antigua al siglos XVI, que corresponde
la los fondos de la embajada de España en la Santa Sede.
Pero de un modo genérico podemos decir que los fondos dcouemntales
datan de 1834, aunque ese limite cromologico dista mucho de constituir
una fecha rigida.La documentación del primer tercio del siglo XIX
perteneciente a la primera secretaria se conservan en el Archvio
Historico Nacional por haber sido transferida desde el ministerio de
estado en sucesivos envíos, adoptándose como fecha limite para esos
envíos la de 1834, el año de fallecimiento de Fernando VII.
Asi mismo desde la década de los años setenta se ha proferido a
transferir al AGA algunas series documentales del siglo XIX y primer
tercio del XX correspondientes a la subsecretaria, comercio,
contabilidad, asuntos judiciales, culturales, pasaportes, telegramas,. Asi
220
como la documentación procedente de diversas representaciones de
España en ele stranjero por lo general anterior a 1950.
Tal y como señala el art. 1º del reglamento de régimen interno de este
archivo General, aprobado por resolución de la subsecretaria del
ministerio de asuntos exteriores el 18 de febrero de 1991, el archivo
reúne el conjunto de documentos cualquiera que sea su fecha, su forma
o soporte material, producidos o recibidos por este ministerio, por
alguno de sus órganos o por las personas físicas al servicio de aquel
desempeño de su cargo, con el fin de su conservación y ordenación para
la gestión administrativa del ministerio, investigación, cultura e
información. Asi pues, recibe toda la documentación producida o
recibida del ministerio, se cual sea su soporete material relatico a su
actividad
Del archivo depende la coordinación del funcionamiento de todos los
archivos de oficina adminsitrativos en general del departamento.
Asimismo coordina los envíos de documentación de as
representaciones españolas en el extranjero a este archivo.
El archvo General es una unidad integrada en la Secretaria general
técnica del ministerio, y desd 1992 esta separado del servicio de
biblioteca, estructurándose como una unidad de apoyo a esta secretaria
general técnica dependiendo de la Vicesecretaria General Tecnica con
rango de “servicio”, en donde se integra un equipo de trabajo técnico y
un negociado administrativo.
Archivo Central del Ministerio de Educacion y Ciencia
Tiene la misión de conservar, organizar y difundir los documentos

generados por la Adminsitracion Educativa Española desde mediados
del siglo XIX. Aunque de acuerdo con la estructura organizativa del
sistema español de archivos, buena parte de estos fondos documentales
ya han sido tanferidos al AGA. Por su contenido además de
desempeñar labores de apoyo a la gestión y de garantía de derechos
ciudadanos en el area educativa, el archivo es un elemento fundamental
para poder profundizar en el conocimiento de la Educacion en España.
El archivo se crea por rela decrero de 12 de diciembre de 1847,
denominadose entonces archivo general del ministerio de fomento.
Pasa, en principio, a formar parte del mismo la documentación de
gobernación, de la extinguda dirección de caminos, de las diferentes
ramas de instrucción publica, asi como el archivo de la inquisición. Por
real decreto de 1851 se nombra un grupo de trabajo con la misión de
reunir y clasificar los fondos que debían quedar en los ministerios de
gobernación y de comercio, instrucción y obras publicas, que se habían
separado por Real Decreto de 21 de enero de 1857.
221
En 1884 paso a ser gestionado por el cuerpo facultativo de archiveros,
bajo la dependencia de la dirección general de Instrucción publica. Era
uno de los archivos con mayor movimiento. En el decreto de
incoroporacion se le daba excepcionalmente el carácter de archivo
general y de primera clase, por la importancia, numero de índole de sus
fondos.
El archivo en principio se instalo en los sotanos del ministerio de
fomento en la calle atocha y permaneció allí al desdoblarse el
misnietrio de fomento e intruccion plublica, quedando como archivo de
ambos ministerios, si bien sus fondos se gestionaban completamente
por separado. De allí paso al edificio de la calle alcala en el año 1931 y
en 1959 se translado a uno de los depósitos del archivo histórico
nacional, en la calle serrano, donde se pasaría su ubicación actual: el ala
derecha de la planta 8 del edificio del AGA, donde ocupa con carácter
provisional desde 1973 una superfice de 1547m cuadrados, con unos
8000 metros liniales de estantería.
Los fondos actuales del ministerio de educación lo forma 115.340
unidades archivísticas y 11972 libros de los que un 40% se encuentra
ya transferido al AGA. Bastante documentación de intruccion publica
enter los años 1509 y 1873 desaparecio por el incendo del Archivo
General Central de Alcala de Henares, ocurrido en Agosto de 1939,
según cita Torres Revello en su “Reseña de fondos del Archivo General
Central de Alcala de Henares”
Sus series documentales muestran en el cuador de clasificación de
fonsdos organico-funcional, y reflejan la evolución administrativa del
propio ministerio de Educacion. Los organismos productores de su
documentación masimportante son: Archivos, bibliotecas y museos;
Bellas artes; enseñanza primaria: enseñanza media y profesional;
Enseñanzas técnicas especializadas; Enseñanza Universitaria; Personal,
centros escolares; Investigacion, ;becas; Promocion educativa;
Renovacion pedagógica; Subsecretria; Inspeccion técnica de educación;
Secretaria General Tecnica; Consejo de intruccion publica; Consejo
nacional de educación; Direccion general de Instrucción Publica,
Consejo superior de deportes,y Junta de constituciones, instalaciones y
equipo escolar, edificios y obras, actual gerencia de infraestructuras.
Ente la series documentales mas importantes de este archivo figuran:
proyectos de restauracion arquitectónica y urbanismo; expedientes
personales y de depuración de catedráticos de Universidad, Escuelas
Tecnicas, Institutos y Magisterio; Expedientes de oposiciones y
concursos de catadraticos y profesores de universidad, escuelas
técnicas, escuelas profesionales e institutos; Construcciones escolares;
misiones pedagógicas;Analfabetismo; Excabaciones Arqueologicas; las
exposiciones de Bellas artes, etc.
222
Con la reestructuración de los departamentos ministeriales establecida
por RD 553/2004 de 17 de abril, incoropora las competencias del
desaparecido ministerio de Ciencia y tecnología y, por tanto , su
archivo. Este fue creado en el año 2000, con la aparición de este
ministerio por real decreto de 557/2000 de abril de reestructuración de
departamentos ministeriales, y procede del ministerio de industria y
energía creado en el año 1940.
Sus fondos ascienden a 10.725 m/l de estanterías con dcouemntacion
emanada de las distintas unidades administrativas del ministerio;
subsecretaria de ciencia y tecnología, secretaria de estado de
telecomunicaciones y sociedad de la información y secretaria de estado
de política científica y tecnológica. Esta reestructuración establece
también la separación de las competencias de educación y cultura por lo
que el ministerio de Cultura contara con su propio archivo central.
Archivo del Ministerio del Interior.
Creado en 1832, tres años después se le delimitan perfectamente las

funciones, asignándole las cuestiones de negocios relacionados con el
gobierno político de las porvincias y de los pueblos y con la
administración civil del estado. El hecho de tener sus direcciones
generales ubicadas en edificios independientes hace que estas guarden
su documentación propia y que en el archvio del ministerio solo existan
fondos de las secciones siguientes: Antigua dirección general de la
adminsitracion locals, diversos, sección de nominas, sección de
personal, sección de documentación histórica, sección general, sección
materia reservada.
La documentación mas antigua se envio en 1916 al AGAy solo existe
documentación desde esa época, si bien queda un pequeño fondo
histórico de legajos conteniendo documentación relacionada con la
creación de las nuevas poblaciones de andalucia en tiempos de Carlos
III.
Archivo del Ministerio de Economia y hacienda
El archivo central del ministerio de economía y hacienda ocupa los

sotanos primero y segundo de los edificios de la calle alcala nº 5, 7 y 9,
desde el año 1850. Actualmente cuenta con cerca de 20 km de
documentación en estanterías, lo que supone 90 mil cajas y legajos, y
unos 15000 libros y registros de archivo, 100 planos y un pequeño
fondo histórico que incluye una modesta colección de pergaminos
medievales.
223
El archivo actual se remosnta a 1850. Su fondo documental se perdió de
1936-39. A partir de 1944 alcanza un magnifica rendimiento. Tras la
guerra se catalogan los documentos que se salvaron, entre los que hay
que destacar: Consejo Real de Castilla (1708-1800); Consejo Real de
Hacienda (1634-1791); Rentas (1690-1842); Tesoreria (1705-1895);
Minas de Almaden (S. XVII- XX); Loterias (S. XIX XX)En 1950 se
recibió el archivo de la documentación de la casa de la moneda de
madrid (S. XVII- XIX). Hay también otros fondos antiguos interesantes
sobre propiedades, desamortización, secretaria de despacho de
hacienda, superintendencia general, etc. Los fondos modernos de
dividen en dos series: Geneal y personal.
Archivo de la Direccion general del Tesoro y presupuestos
Cosnerva abundante documentación sobre la deuda publica y las clases

pasivas. Existen dos grandes secciones de este archivo:
- Deuda: con sus series de deuda al portador, deuda inscrita,

deudas antiguas, corporaciones civiles y ultramar
- Clases pasivas: con sus series de prensiones, jubilaciones,
exclaustrados, montepío militar, etc.
Archivo del Ministerio de industria, turismo y comercio.
El ministerio de Industria turismo y comercio nace en 1938,

desempeñando anteriormente sus cometidos los ministerios de
Fomento, Trabajo y de Economia naciona, en los que tenia categoría de
dirección general, por lo cual ha llegado poca documentación al actual
archivo de fecha anterior a 1939. El archivo central del ministerio se
funda en 1940.
Sus fondos se dividen en ocho secciones: Antiguo ministerio de
Enoconomia nacional, comercio, habilitación, Industria, Oficialia
Mayor, Secretaria general técnica, secretaria del señor ministro, nuevas
industrias.
El archivo del ministerio de Comercio nace en 1951 al desdoblarse en
dos del entonces ministerio de industria y comercio que vuelve a unirse
con RD 553/2004, de 17 de abril. Podemos distinguir dos partes bien
diferenciadas de sus fondos:
- Licencias, declaraciones de importación y licencias de

exportación
224
- Documentacion relativa a las actividades el Ministerio: Personal,
política comercial, reglamentos especiales de productos
agropecuarios, etc.
Archivo Cental del Ministerio de Justicia
Desde 1714 figura entre el personal de la secretaria un “encargado de la

coordinacion de los papeles del archivo”, sin embargo, la figura de
archivero como persona encargada de catalogar y ordenar documentos,
no aparece hasta 1763, cuando Carlos IV nombra a Jose Marcos para el
empleo de archivero de la secretaria “en atención a la confianza y
particular inteligencia que tiene acreditada en el manejo de los papeles
de las oficinas de esta clase” y “para la mayor claridad de los papeles
de ella”
En el siglo XIX enata la gran acumulación de papeles y trabajo para
una sola persona se cran palaza de oficiales cuyo numero se va
incrementando según las necesidades internas del organismo. El
Archivo general adquiere gran importancia a partir de 1836 por la
incorporación de fondos del consejo, cámara de castilla, patronato
eclesiástico, Corona de Aragon, Asmablea de san Juan de Jerusalen y
Cruzada: todos ellos transferidos posteriormente al archivo histórico
nacional. Desde 1876, fecha de la creación de registros civiles y de la
propiedad y del notariado, recoge fondos de ambas instituciones al
convertirse en una sección mas del ministerio junto a otras, como
dirección de justicia, prisiones, etc. Forman el grueso de la
documentación actualmente conservada.
Custodia tanto documentación administrativa del propio ministerio
como histórica acumulada a lo largo de su historia. Tenemos asi
documentación de la Casa Real, Camara de Castilla, Reservado del
siglo XIX, junto a documentos de la Oficina Presupuestaria, Oficina de
Informacion o Subsecretaria.
Archivo del Ministrio de Defensa.
El archivo Central del ministerio de Defensa se crea en 1989 con la

incorporación del personal cualificado para su gestión y organización.
El archivo general gestiona todas sus funciones de forma integral
mediante la apalicacion informática ARCHIAL, desarrollada por el
Ministerio de Defensa que continua abierta para adaptarla a las
necesidades que se vayan produciendo. La aplicación permite el control
d elas tranferencias internas y externas, los prestamos, las consultas
administrativas de las distintas unidades, asi como el control y
225
seguimiento de los sucesivos cambios en el organigrama del
departamento, el control del deposito, etc.
Sus fondos proviene y se organizan de los órganos de gobierno y
unidades adminsitrativas del Ministerio: Consejo supremo de justicia
militar, estado mayor de la defensa, secretaria de estado de
administración militar, ets. El ministerio de Defensa es uno de los
departamento que integran la Administracion general del estado. Por lo
tanto su archivo general tiene la consideración de archivo
administrativo ministerial. No obstante, desde el punto de vista
funcional, esta incluido en el ámbito de aplicación del Reglamento de
Archivos Militares (Real Decreto 2598/1998, de 4 de diciembre), que
define y estructura el sistema archivístico de la defensa.
Archivo del Ministerio de Fomento.
El actual ministerio de Fomento tiene su antecendente mas remoto en la

Secretaria de Estado y Despacho de comercio, industria y obras
publicas, creada por el real decreto de 28 de enero, que se transformaría
en ministerio de Fomento. El archivo general del ministerio fue creado
por Real Decreto de 12 de septiembre de 1847. Laley 30 dejunio de
1894 incorporo al cuerpo facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y
Arqueologos, entre otros archivos, el de Fomento. Este archivo estuvo
instalado en el llamado “Palacio de Fomento” en el paseo de Atocha,
desde 1897 a 1963, en que se translado el entonces llamado archivo de
Obras Publicas al edificio de Nuevos Ministerios donde esta instalado
actualmente.
A lo largo de su historia el archivo de Fometno ha experimentado las
vicisitudes derivadas de los cambios de denominación y competencias
del ministerio al que pertenece. La organización de sus fondos reponde
a la extructura organica de su Productor el ministerio de Fomentos. Su
documentación se encuentra repartida en varios depósitos:
Unos 17.000 legajos en los depósitos propios del archivo general del
ministerio, en los que se encuenta la documentación con mas de cinco
años de antigüedad, remitida por las diferentes direcciones generales.
Unos 6.000 legajos en depósitos instalados en una nave edificada en los
terrenos del antiguo servicio geológico de obras publicas.
Archivo del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales.
Fue creado en 1900 por Eduardo Dato. Ha tenido varias sedes hasta
ocupar la actual de Nuevos Ministerios. Los fondos anteriores a la
guerra civil fueron saqueados y quemados. El archvo esta organizado y
dividido en diez secciones entre ellas: Personal, reformas sociales,
226
jurados mixtos, accidentes de trabajo, familias numerosas, emigración,
envio de trabajadores a Alemania, et.
Archivo del Ministerio de Vivienda
Creado en 1957 es natural que su documentación sea muy reciente pero

es bastante abundante dado el auge que ha tenido la construcción en los
últimos años. Las principales secciones son: Habitabilidad, personal,
registro general, urbanismo y dirección general de regiones devastadas.
Archivo del Tribunal Supremo.
Antecedentes históricos del archivo
Tiene su origen en la Ley Provisional de Organización del Poder

Judicial de 15 de septiembre de 1870, que recoge en el Título IX,
Capítulo II, art. 535, que en el Tribunal Supremo habrá un archivero
con las dependencias necesarias para la custodia, conservación y
arreglo de los documentos.
El Reglamento de la Secretaría de Gobierno de 1906, en su art. 13
especifica las funciones del archivero y regula la existencia de dos
archivos dentro del Tribunal, el Archivo General y el Archivo
Reservado, en éste último, el archivero ordenará “no sólo las sentencias
originales, procurando su encuadernación, sino de que en él se guarden
los libros de votos reservados de las Salas, cuando éstas les envíen, y
los de señalamientos, etc., que no se usen”.
En el año 1915 un incendio destruyó el Archivo General casi en su
totalidad, con los inventarios correspondientes y libros de registro. Los
legajos y documentos de mayor antigüedad databan de 1834. Se
salvaron las sentencias originales de las Salas desde el año 1856 y
perecieron en el incendio las de los dos últimos años 1913, 1914 y parte
de 1915. Respecto a la documentación de Presidencia y Sala de
Gobierno se salvaron los expedientes en tramitación y los archivados a
partir de 1907; los anteriores se quemaron. Las actas del Tribunal Pleno
y Sala de Gobierno se salvaron excepto las correspondientes a 1913 y
1914.
La primera referencia que existe en el libro de ingreso oficial de fondos
data del 8 de enero de 1932, y en ella se registra la transferencia de
veinte pleitos de la Sala de lo Civil. A partir de esta fecha el Archivo
ingresa de forma regular la documentación que generan las Salas y
departamentos del Tribunal Supremo.
Durante la Guerra Civil, el Tribunal pasó por diferentes vicisitudes y
traslados a otras ciudades. El 6 de noviembre de 1936 la sede se
227
instaura en Valencia y posteriormente es trasladado a Barcelona. El 21
de diciembre de 1938 fue instalado legalmente en Valladolid mientras
en Madrid se constituyó una Sección Delegada del mismo desde 1937 a
1939. El 20 de mayo de este año el Tribunal funcionaba ya
regularmente en Madrid. Estos cambios de sede supusieron también el
traslado de la documentación imprescindible para su funcionamiento,
entre ella, documentos, libros y aquella que estaba en tramitación.
Dichos cambios explican las lagunas documentales que existen
actualmente referentes a estos años de contienda.
La ley de 27 de agosto de 1938 reorganizó el Tribunal Supremo y el 28
de enero de 1939 se nombró una comisión del Régimen de Franco para
trasladarse a Madrid y hacerse cargo de la documentación existente en
el Palacio de Justicia. En el Acta del día 3 de abril se recoge el
inventario de los fondos documentales. Durante estos años de guerra, la
estructura del Archivo fue alterada y uno de los trabajos más urgentes
con los que se encontró el archivero, en ese momento Sr. Lostau y
Cachón, fue rehacer todos los fondos ingresados desde 1936 a 1939
sumados a los que fueron remitidos desde Barcelona, sede del Tribunal
Supremo republicano, que hubieron de ser agrupados y ordenados
conforme a las normas que habían servido para la reorganización del
Archivo anteriormente.
En los años siguientes se emprende una labor de limpieza, obras de
acondicionamiento y reorganización de los fondos. El Archivo se
organiza en las siguientes secciones: 1ª Asuntos Civiles, 2ª Asuntos
Criminales, 3ª Asuntos Contenciosos y 4ª Asuntos Sociales; la justicia
militar, excepto en el periodo de la Segunda República con la creación
de la Sala VI, dependía directamente del Ministerio de la Guerra. A esta
documentación había que añadir los fondos correspondientes a la
Secretaría de Gobierno e Inspección Central de Tribunales entre otros,
junto con los libros de sentencias originales y otros libros de registro de
contabilidad, asistencia, matricula etc. También se procede al archivo
de procesos reservados de gran interés histórico. En la actualidad esta
documentación se encuentra en Procesos Reservados de los Fondos del
Tribunal Supremo (Sección Fondos Contemporáneos) del Archivo
Histórico Nacional.De 1956 datan los libros de registro de salida y
entrada del Archivo y en 1964 se elabora una memoria del Archivo del
Tribunal desde el año 1939. En estos años se trabaja también por la
consecución de los puestos de trabajo suficientes para llevar a cabo los
procesos de archivo.
En los años 70 ya existe la preocupación de que se realicen
periódicamente los trabajos de expurgo en el Archivo a fin de
descargarle de aquella documentación cuya
228
conservación no era precisa. Esto no se llevó a efecto debido a lo
obsoleto de la legislación vigente y a la falta de medios materiales y
personales. Para paliar esta situación se efectuaron diversas
transferencias de documentación según se iban describiendo; en un
primer momento al Archivo Histórico Nacional y, cuando este se
colapsó, al General de la Administración. Por ello existe en ciertas
Salas, documentación más antigua en este archivo que en el Histórico
Nacional. Entre estos fondos transferidos se encontraba el de la “Causa
General” que fue depositado en este Archivo Histórico en septiembre
de 1980 por mandato de la Fiscalía General del Estado. Esta
documentación contenía el procedimiento judicial instruido para
averiguar los hechos delictivos cometidos durante la guerra en la zona
republicana según Decreto de 26 de abril de 1940 y cuya investigación
duró sobre todo en las grandes capitales, hasta finales de los años 60.
A principios de los años noventa comienza una obra de remodelación
del Palacio de Justicia y paralelamente se contratan los servicios de una
empresa de custodia externa de manera temporal, para asegurar la
conservación de la documentación mientras se ejecutaba dicha obra.
Tras la remodelación, debido al aumento de los fondos, y asumiendo
que los mismos debían estar custodiados en el propio Tribunal, fue
necesaria una contratación indefinida del mencionado servicio ante la
imposibilidad de reinstalación de toda la documentación en las
dependencias del Palacio. Dicha custodia se fue incrementando según
aumentaba de manera exponencial la documentación, aunque el
tratamiento y el control fueron siempre llevados por la propia
Administración de Justicia, en este caso el Tribunal Supremo.
Esta circunstancia se produce por la falta de archivos propios y
suficientes de la citada
Administración.
Organización
Según el Real Decreto 937/2003 de 18 de Julio de modernización de los

archivos judiciales, el Archivo del Tribunal Supremo se estructurará, en
un Archivo Judicial Central adscrito a la Sala de Gobierno del Alto
Tribunal, cuyo ámbito se circunscribirá a la documentación judicial del
propio Tribunal y de los demás Órganos Centrales. Actualmente desde
1985 el Archivo del Tribunal Supremo depende orgánicamente del
Gabinete Técnico del mencionado Tribunal.
El Archivo se estructura en dos niveles, prearchivo y archivo. En
prearchivo, la documentación es tratada archivísticamente con el mismo
rigor que en su fase de archivo, pero de forma temporal hasta su
señalamiento para votación y fallo. Se trata de documentación, tanto de
229
los órganos inferiores como de la generada por el propio Tribunal que
se encuentra en tramitación. En esta fase la documentación está viva,
por lo que tras el registro, cotejo y legajado, los documentos se
informatizan para su rápida localización, preparándolos para el proceso
de custodia externa, su posterior localización y servicio cuando lo
requieran las distintas Salas.
En un segundo nivel, la documentación es transferida por las
Secretarías de Sala al Archivo, al cual solo llega la documentación
generada por el propio Tribunal (rollos), ya que los autos se devuelven
a sus respectivos organismos de procedencia.
De igual forma, en esta fase se lleva a cabo el tratamiento y custodia de
la colección de Jurisprudencia, de la documentación histórica,
administrativa y de gobierno del Tribunal.
Tratamiento archivistico
La documentación que se custodia en el Archivo se organiza según su

SR correspondiente en función de un cuadro de clasificación
establecido, el cual está desarrollado siguiendo el principio de
procedencia y las directrices de la Norma de Descripción Archivística
ISAD (G). Las SRs que podemos considerar históricas, aunque se
encuentran en fase de descripción muy avanzada, aun no están descritas
en su totalidad, quedando por controlar algunas fechas extremas y el
número total de legajos de cada una de ellas. Esto es debido entre otras
causas, a que la informatización de los fondos no es total hasta la fecha.
Respecto a la jurisprudencia generada por el propio Tribunal, se recibe
en el Archivo, registra y coteja preparándola para su posterior
digitalización, microfilmación y encuadernación. Este triple tratamiento
se efectúa en locales contiguos a las oficinas del archivo para coordinar
todos los procesos y solventar las posibles incidencias que se puedan
producir. El resultado es ofrecer al usuario las sentencias que por su
antigüedad no se encuentran en las bases de datos convencionales.
En 1992 se inició el primer programa automatizado de gestión de
archivos. En 1996 se trasvasaron los datos a un nuevo programa más
moderno y dinámico, que permitió la localización de la documentación
en base al cuadro de clasificación.
Se está llevando a cabo la digitalización de la Jurisprudencia del Alto
Tribunal, así como de los fondos con relevancia histórica.
De igual forma se procede a la microfilmación de los citados fondos
mediante los archivos procesados en la digitalización, siendo por tanto
una microfilmación digital.
La encuadernación de la jurisprudencia del mencionado Tribunal se
efectúa de forma artesanal. Todos los procesos mencionados se llevan a
230
cabo como se ha especificado con anterioridad, en locales contiguos a
las oficinas de archivo, llevando éste la organización y control de
dichos procesos.
Se está efectuando de forma exhaustiva la descripción de los fondos
más antiguos, con ello, una vez finalizado el proceso se estará en
condiciones de facilitar definitivamente la localización y acceso de los
más relevantes en cuanto a su contenido histórico y judicial.
Fondos
La documentación generada por el Tribunal Supremo, se encuentra en

fase de una próxima valoración para posteriormente proceder a su
selección, y en su caso eliminación según se recoge en el Real Decreto
937/2003 de 18 de julio de modernización de los archivos judiciales.
La documentación custodiada en el Archivo comprende:
- Procedimientos seguidos ante las Salas de Justicia del Tribunal

Supremo:
- Sala 1ª Civil. Existen 4 Secciones/Secretarías que tramitan la
documentación producida por la Sala. La SR más importante es
la de recursos, generando también las de casación, revisión,
error judicial, exequátur, cuestión de competencia, queja,
responsabilidad civil y recursos por infracción del
procedimiento.
- Sala 2ª Penal. Con 4 Secciones/Secretarías, cuya documentación
se organiza según la situación del encausado, excepto en Causas
Especiales, en las SRs: presos, libres y turnos. Esta última recoge
asuntos indeterminados sin referencia a recursos concretos. La
Sección de Causas Especiales está compuesta entre otras SRs
documentales por: quejas, revisiones, error judicial.
- Sala 3ª Contencioso-Administrativo. Heredera de las antiguas
Salas de lo Contencioso-Administrativo 3ª, 4ª y 5ª que
desaparecieron con la Ley Orgánica de 1985. Está conformada
actualmente por 7 Secciones/Secretarias, la primera de ellas
dividida en dos subseries/secciones. Los tipos documentales son
apelación, casación, unificación de doctrina e interpretación de
ley, recurso, revisión, competencia, queja, error judicial, cuestión
de ilegalidad e indeterminadas.
- Sala 4ª Social. Antigua Sala 6ª. En la actualidad cuenta con 3
Secretarías y un Decanato que genera asuntos propios. Las SRs
son recurso, casación ordinaria y de unificación de doctrina,
revisión, queja, error judicial y escritos.
231
- Sala 5ª Militar. Creada a partir de la Ley orgánica 4/87 de
Competencia y Organización de la Jurisdicción Militar.
Actualmente cuenta con una sola Sección/Secretaría que tramita
asuntos penales y contenciosos. Las SRs en materia penal son:
casaciones, revisiones, diligencias previas, entre otras.
Algunas de las SRs en materia contencioso son: cuestión de

competencia, revisión, casación...
- Procedimientos de las Salas especiales que regulan los artículos

de la Ley Orgánica del Poder Judicial.
- Tribunal de Conflictos de Jurisdicción entre los Juzgados o
Tribunales y la Administración (Art. 38 LOPJ).
- Sala de Conflictos de Jurisdicción entre los Juzgados o
Tribunales ordinarios y militares (Art. 39 LOPJ).
- Sala de Conflictos de Competencia entre Juzgados o Tribunales
de distinto orden jurisdiccional (Art. 42 LOPJ).
- Sala Especial del Art. 61 de LOPJ
- Sala de Gobierno: comprende el fondo documental de la

Secretaría de Gobierno. Entre sus SRs destacan los expedientes
de indulto, expedientes personales de magistrados y funcionarios,
documentación del Pleno, de Presidencia y toda la relacionada
con la gestión interna del Tribunal. Es una documentación muy
variada que en muchos casos abarca desde principios de siglo,
aunque existe una gran laguna documental provocada por el
incendio de 1915 y la Guerra Civil. En este fondo se encuentra
documentación de otros organismos desaparecidos, de vital
importancia para el conocimiento y estudio de la organización
judicial española y cuyas competencias han pasado, en algún
caso, a ser ejercidas por el Consejo General del Poder Judicial,
conservando éste parte de dicha documentación.
- Consejo Judicial (1926-1980). Fue creado por Real Decreto de
17 de mayo de 1917 y disuelto 30 días después. Vuelve a crearse
durante la Dictadura de Primo de Rivera por Real Decreto de 21
de junio de 1926 y disuelto varias veces; se reestructura por Ley
de 20 de diciembre de 1952 como organismo superior del Poder
Judicial en el orden gubernativo y disciplinario.
- Inspección Central de Tribunales (1915-1980). Aunque en la Ley
del Poder Judicial de 1870 ya se menciona a la Inspección, y en
el Reglamento de la Secretaría de Gobierno aparece una
referencia a la Inspección Especial de Tribunales y Juzgados, no
es hasta 1935 cuando se regulariza la citadaInspección Central de
232
Tribunales como Órgano encargado del control y vigilancia. La
documentación anterior a 1915 pereció en el incendio, el resto
está transferida al Archivo General de la Administración de
Alcalá de Henares hasta 1960, y en el Archivo del Tribunal se
conserva hasta 1980; fecha de su disolución.
- Tribunal de Casación de Cataluña (1934-1939). Creado durante
la Segunda República, se podía interponer recurso de casación
ante el Tribunal Supremo o el procedente según las leyes
estatales.
- Tribunal de Garantías Constitucionales. Creado en 1931 y
competente para resolver los recursos de amparo de garantías
individuales.
- Tribunales Populares. Documentación relativa a su constitución
en diversas ciudades.
- Jurados de Urgencia. Existe poca documentación y es relativa a
nombramientos de personal y registro de causas tramitadas.
- Tribunal Central de Espionaje y Alta Traición.
- Documentación de Audiencias Territoriales.
- Expedientes de Abogacía del Estado.
Procedimientos y Jurisprudencia de justicia militar:
- Consejo Supremo de Guerra y Marina (1878-1931). Creado tras

la unión de los Consejos Supremos de la Guerra y de la Armada
en 1878 y dependiente del Ministerio de la Guerra. El Archivo
conserva un legajo de 1925.
- Sala Sexta (1931-1939). Llamada de Justicia Militar o Sala Mixta
se crea por Decreto republicano de 11 de mayo de 1931 y
conoce de todas las materias atribuidas al anterior Consejo. Es la
primera vez que la justicia militar o especial se refunde con la
justicia ordinaria pasando a depender del Tribunal Supremo.
- Alto Tribunal de Justicia Militar (1936-1939). Creado por
Decreto del Gobierno de Franco el 24 de octubre de 1936.
- Consejo Supremo de Justicia Militar (1939-1988). Dependiente
del Ministerio del Ejército se crea por Ley de 5 de septiembre de
1939 con las mismas facultades que el suprimido Consejo de
Guerra y Marina y hereda los procedimientos de la Sala VI.
Toda esta documentación fue transferida desde su antigua ubicación en

la calle Fortuny al Tribunal Supremo, donde debido a su deterioro, se
inició un tratamiento general de conservación y custodia. En la
actualidad se está llevando a cabo la descripción e informatización de
estos fondos.
233
Jurisprudencia del Tribunal Supremo: Colección de las Sentencias
originales de todas las Salas del Tribunal Supremo desde 1856.
Colección de la Gaceta de Madrid, desde 1849 a 1936 por donación de
la Facultad de Veterinaria de Córdoba, y Boletín Oficial del Estado.
Documentación generada por el propio archivo.
Los fondos históricos del Tribunal Supremo se encuentran transferidos

al Archivo Histórico Nacional y Archivo General de la Administración
de Alcalá de Henares, siendo sus fechas extremas:
- Archivo Histórico Nacional: Sección Consejos (1812-1888).

Sección Fondos Contemporáneos (1874-1947): Procesos
Reservados (1916-1954). Sala Civil (1874- 1947), Sala Penal
(1874-1960) y Sala Contencioso-administrativo (1912-1958).
- Archivo General de la Administración: Secretaría de Gobierno:
Apelaciones (1916-1945), Estadísticas (1925-1954), Varios
(1902- 1954) e Indultos (1917-1939). Inspección Central de
Tribunales (1915-1960). Sala Civil (1622-1965), Sala Penal
(1796-1963), Sala Contencioso-administrativo (1904-1966) y
Sala Social (1932-1963).
Servicios
Información telefónica y personal a los funcionarios del propio

Organismo y de la Administración en general, así como a particulares
legalmente autorizados.
Atención a investigadores nacionales y extranjeros debidamente
acreditados.
Orientación, información documental y localización de documentos que
no se encuentran en el Archivo en conexión con otros centros de
archivos nacionales
234
SISTEMA ARCHIVÍSTICO DE LAS COMUNIDADES AUTÓNOMAS
ARAGON
El Estatuto de Autonomía de Aragón atribuye a la Comunidad

Autónoma la competencia exclusiva en materia de archivos que sean de
su interés, siempre que éstos no sean de titularidad estatal. En su
ejercicio, las Cortes de Aragón aprobaron la Ley 6/1986 de Archivos de
Aragón, cuyo capítulo III se dedica precisamente a conceptuar y
articular el Sistema de Archivos de Aragón.
Concebido, en palabras de la Ley, como un conjunto de órganos,
centros y servicios organizados encargados de la custodia, conservación
y protección de los archivos y documentos objeto de dicha Ley, viene a
constituir el ámbito de los archivos, fundamentalmente públicos, sobre
los que el Gobierno de Aragón desarrolla sus políticas en la materia.
El Sistema de Archivos se estructura, según la Ley 6/1986 en órganos y

centros.
Órganos
El Departamento de Educación, Universidad, Cultura y Deporte tiene,

entre otras funciones, la coordinación de los centros que integran el
Sistema de Archivos de Aragón, así como la sistematización,
clasificación y propuesta de instrumentos de descripción de sus fondos
documentales.
La Comisión Asesora de Archivos es el órgano consultivo y asesor en
materia de archivos del Gobierno de Aragón y del conjunto del
Sistema. Está regulada por el Decreto 34/1987 de desarrollo de la Ley
de Archivos de Aragón y por el Decreto 158/1997 por el que se regulan
las Comisiones dependientes del Departamento de Educación y Cultura
en materia de Patrimonio Histórico.
Centros
El Archivo General de Aragón

Creado por el Decreto 12/1993, de 9 de febrero, respondiendo a la
necesidad de conservar, organizar, valorar y difundir la documentación
generada por la administración d ela Comunidad Autónoma de Areagón
en el desarrollo de sus competencias. La documentación generada por
los servicios Centrales y Provinciales de la Diputación General de
Zaragoza será transferida a este archivo, donde su ubicará también el
Archivi Histórico Provincial de Zaragoza. Por otra parte se asigna a los
235
archivos Histórico Provinciales la función de archivos intermedios e
históricos para documentación producida por los servicios Provinciales
y Delegaciones Territoriales de la Diputación General de Aragón.
Los Archivos de las Diputaciones Provinciales de Huesca, Zaragoza y
Teruel.
Los Archivos Municipales de todos los ayuntamientos de la Comunidad
Autónoma.
Cualquier otro centro de archivo que creara el Gobierno de Aragón en
el futuro, como fue el caso del Archivo de la Administración del
Gobierno de Aragón o el Archivo del Barón de Valdeolivos.
Posteriormente, se incluyeron también en el Sistema de Archivos de
Aragón los Archivos Comarcales vinculados al nacimiento de las
Comarcas aragonesas.
Los Archivos Históricos Provinciales aragoneses también tienen
vinculación con el Sistema. De acuerdo con el Decreto 12/1993, de
creación del Archivo General de la Administración de la Comunidad
Autónoma de Aragón, los Archivos Históricos Provinciales de Huesca
y Teruel recibirán la documentación de los Servicios Provinciales y
Delegaciones Territoriales respectivas actuando como archivos
intermedios e históricos de los mismos, cumpliendo ese papel, para el
caso de Zaragoza, el Archivo General de Aragón, que compartirá
espacio físico con el Archivo Histórico Provincial de Zaragoza (arts. 3
y 13).
ANDALUCÍA
El Sistema Archivístico de Andalucía es el conjunto de órganos,

archivos y centros que llevan a cabo la planificación,dirección,
coordinación, ejecución, seguimiento e inspección de la gestión de los
documenrtos integrantes del Patrimonio Documental de Andalucía y de
los archivos integrados en dicho sistema archivístico.
En 1984 el Parlamento de Andalucía aprobó la Ley 3/1984, de 9 de
enero, de Archivos con el din de organizar, proteger y difundir el
Patimonio documental andaluz, conservado o no en archivos. En ella se
establece que la Consejería de Cultura sea el órgano competente para
planificar y coordinar la organización y servicio de los archivos de
Andalucía de uso público, así como de los documentos constitutivos del
Patrimonio Documental Andaluz.
Como desarrollo de parte de los dispuesto en la referida Ley, la
consejería de Cultura Elaboró el Decreto 97/2000 por el que se aprueba
el Reglamento del Sistema Andalud de Archivos, marcono normativo
que establece las directrices de tratamiento y control, preservaicón y
dofusión del patrmonio documental andaluz y del funcionamiento de
236
los servicios de los archivos de Andalucía. Además dicho Decreto crea
la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos.
Órganos ejecutivos
Este sistema estará articulado en torno a unos órganos y unos centros.

Respecto a los primeros destaca la Consejería de Cultura como órgano
central a la que se adscriben la Dirección General del Libro y del
Patrimonio Documental y Bibliográfico, la Comisión Andaluza
Calificadora de Documentos Administrativos y la Comisión
coordinadora del Sistema Andaluz de Archivos.
Consejo de Gobierno.
Consejería de Cultura y Deporte. Es la consejería competente en
materia de documentos, archivos y patrimonio documental, siendo
responsable de la formulación y ejecución de la poítica dirigida a la
tutela, enrequecimiento y difusión del Patrimonio Documental de
Andalucía, así como la dirección y coordinación del Sistema
Archivístico de Andalucía, sin perjuicio de los principios de
colaboración y coordinación con las consejerías competentes en materia
de política informática y de administración electrónica. Dentro de esta
consejería, bajo la dirección de su titular, está integrada como órgano
directivo central la Dirección General de Industrias Creativas y del
Libro, que es a la que corresponde la ejecución de las competencias en
estas materias.
Delegaciones provinciales.
Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos.
Órganos consultivos
- Comisión del Sistema Archivístico de Andalucía.

- Comisión Andaluza del Patrimonio Documental y Bibliográfico.
Red de Centros.
Archivo General de Andalucía

En el marco jurídico previsto en el Estatuto de Autonomía, que
establece para Andalucía la competencia exclusiva en materia de
archivos que no sean de titularidad estatal, el Archivo General de
Andalucía es el depositario y responsable de recoger, preservar y tutelar
el volumen de los documentos generados por la Junta de Andalucía y
por los servicios centrales de su administración. Orgánicamente
237
depende de la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas, de
la Consejería de Cultura.
Se trata, pues, de un archivo público, el primero de titularidad
autonómica, y una pieza destacada en el actual Sistema Andaluz de
Archivos. Técnicamente es un archivo intermedio -con documentación
administrativa que ha superado los diez años de finalización de su
trámite- ehistórico -con fondos antiguos ingresados por diversos
conceptos, así como por la pérdida paulatina de sus valores primarios
de la documentación administrativa-.
Sus usuarios son los propios organismos e instituciones productores de
los documentos, así como los técnicos de archivos, los investigadores y
los ciudadanos en general. El acceso es libre y gratuito, con las reservas
que marca la normativa vigente para la consulta de los distintos
documentos.
El Decreto 323/1987, de 23 de diciembre, por el que se crea el Archivo
General de Andalucía, estipula su función fundamental de "recibir,
custodiar, organizar y servir la documentación generada en el normal
desenvolvimiento de la Administración Autónoma andaluza" y de sus
organismos dependientes, a excepción de los servicios periféricos. El
Archivo queda facultado, en relación a estas tareas, para recibir fondos
y colecciones que puedan serle entregados por otras entidades públicas
y privadas.
El Decreto de creación ya presupone la existencia de archivos centrales
en las Consejerías, desde los que tiene que transferirse regularmente, y
de acuerdo a los plazos establecidos, la documentación producida o
recogida por las mismas. Se fundamenta así la estructura de esta red
central, que culmina en el Archivo General de Andalucía, como
columna vertebral de la gestión documental autonómica. Dicha
estructura queda formalizada por el Decreto 233/1989, de 7 de
noviembre, que establece la existencia de los archivos centrales en las
Consejerías, Organismos Autónomos y Empresas Públicas de la Junta
de Andalucía. A partir de este Decreto le queda atribuida la función
coordinadora de esa red de archivos por lo que respecta a las funciones
archivísticas.
Su papel asesor en materias de normativa y de normalización relativas
al Sistema Andaluz de Archivos quedan probadas por su participación
en los principales órganos constituidos por el Reglamento del mismo.
Archivos centrales de las Consejerías, de los Organismos Autónomos,

Empresas públicas y Órganos Estatutarios, los archivos de las
Delegaciones y Gerencias Provinciales y otros archivos autonómicos.
El archivo de la Real Chancillería de Granada: la documentación
conservada en el archivo procede fundamentalmente de las siguientes
238
instituciones: la Real Chancillería de Granada, las Audiencias
Territorial y Provincial de Granada y los Juzgados comprendidos en su
delegación. La gestión de este centro, de titularidad estatal, se transfirió
a la Comunidad Autónoma de Andalucía por Real Decreto 864/1984,
de 29 de febrero. En virtuda del «Acuerdo de 9 de octubre de 1984, del
Consejo de Gobierno, por el que se decide la firma de convenios entre
el Ministerio de Cultura y la Comunidad Autónoma de Andalucía sobre
la gestión de Bibliotecas, Archivos y Museos de titularidad estatal»
(BOJA 5-12-1984, BOE 18-1-1985); sus fondos y edificio son de
titularidad estatal, mientras que la gestión del parsonal adscrito al
mismo son competencia de la administración autónomica. Dicho
convenio ha sido revisado para adecuarlo a la normativa vigente y
actualizarlo a las necesidades reales derivadas de la gestión, firmándose
en Granda el 23 de mayo de 1994 y dándose publicidad al mismo en
virtud de la Resolución de 27 de mayo de 1994 de la Dirección General
de Bienes Culturales (BOJA 16-6-1994)
Archivos Histórico Proviciales
Archivos Locales: Diputaciones provinciales, Municipales, depósitos
de archivos privados.
Archivos Universitarios.
Archivos Privados.
ASTURIAS
El sistema de archivos de la Administración del Pricipado de Asturias,

reguado mediante el Decreto 21/1996, de 6 de junio, que regula la
organización y funcionamiento del sistema de archivos administrativos
del Principado de Asturias.
En esta Comunidad el sistema recae en la Dirección General de
Promoción Cultural y Política Lingüística de la Consejería de Cultura y
Turismo. De ella dependen los siguientes centros.
Centros.
Archivo Histórico de Asturias.

El Archivo Histórico de Asturias se crea y regula mediante el Decreto
33/2005, de 28 de abril, como órgano desconcentrado integrado en la
Consejería competente en materia de cultura y patrimonio documental.
El Archivo Histórico de Asturias, como "depósito preferente de
aquellos documentos integrantes del Patrimonio Documental de
Asturias de que sea titular o depositario el Principado de
Asturias..." (art. 86 de la Ley del Principado de Asturias 1/2001, de 6
de marzo, de Patrimonio Cultural), tiene como fines promover el
239
enriquecimiento de este Patrimonio y fomentar la investigación y la
cultura, con especial referencia a sus manifestaciones autonómicas.
Entre sus funciones están las de reunir, conservar, organizar y difundir
la documentación de las instituciones antecesoras de la Comunidad
Autónoma (histórica Junta General del Principado, Diputación
Provincial y Consejo Regional) y la documentación con valor histórico
producida por la Administración Autonómica y sus organismos
dependientes. Asimismo mediante convenio podrá ingresar la
documentación histórica producida por las Entidades Locales asturianas
y la de cualquier persona física o jurídica, pública o privada que lo
solicite.
La creación del Archivo Histórico de Asturias completa el sistema de
archivos de la Administración del Principado de Asturias, reglamentado
ya en su fase administrativa mediante el Decreto 21/1996, de 6 de
junio, por el que se regula la organización y funcionamiento del sistema
de archivos administrativos del Principado de Asturias.
El Archivo Histórico de Asturias comparte sede y medios materiales y
personales con el Archivo Histórico Provincial de Asturias.
Archivo general de la Administración del Principado de Asturias
ISLAS BALEARES
El sistema lo organiza la Consejería de Educación y Cultura, de la que

depende la Dirección General de Cultura. En él están integrados los
siguientes centros de titularidad estatal y gestión autonómica:
Archivo del Reino de Mallorca: El Archivo del Reino de Mallorca
nació oficialmente a raíz de la disposición del Ministerio de Comercio,
Instrucción y Obras Públicas de 14 de enero de 1851, en la que se
determinaba que " el Archivo del antiguo reino de Mallorca se
considerará en lo sucesivo como Establecimiento público del Estado
bajo la denominacion de Archivo Histórico de las Baleares " . El
Archivo quedaba así integrado en el sistema estatal, y era el quinto
centro con la categoría de histórico.
Este hecho se debe a la figura del polígrafo menorquín José María
Quadrado Nieto, que consiguió impedir la fragmentación de los fondos
archivísticos-disputados entre la Diputación Provincial de Baleares y el
Ayuntamiento de Palma-y de asegurar su futuro, de lo que en mayo de
1850 escribió a Isabel II para solicitar un real nombramiento y la
colocación del Archivo bajo la tutela del Estado.
En la actualidad, la titularidad del Archivo del Reino de Mallorca
corresponde al Estado por medio del Ministerio de Cultura. La gestión
fue transferida a la Comunidad Autónoma de las Islas Baleares por Real
Decreto 3040/1983 de 5 de octubre (BOE núm. 295, de 10 de
240
diciembre), y se rige por convenio de gestión firmado por el Ministerio
y la Consejería de Educación y Cultura del Gobierno Balear el día 24
de septiembre de 1984 y publicado en el BOE el 18 de enero de 1985.
Archivo histórico provincial de Mahon.
CANARIAS
El Sistema de gestión de los documentos administrativos y de

organización de los archivos se configura como el conjunto de
operaciones y técnicas, integradas en la gestión administrativa general
que, basadas en el análisis de la producción, tramitación y valor de los
documentos, se dirigen a la planificación, el control, el uso, la
conservación y la transferencia o eliminación de los documentos con el
objetivo de racionalizar y unificar su tratamiento y conseguir una
gestión eficaz y rentable. Asimismo, supone la configuración de centros
y servicios que lleven a cabo la planificación, tratamiento y
organización de los fondos documentales generados por la
Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, sus
Organismos Autónomos, Entes públicos y Empresas Públicas con
participación de capital mayoritario de la Administración autonómica,
para hacerlos accesibles y ponerlos al servicio de la información, la
gestión administrativa y la investigación.
Órganos
Los órganos directivos del Sistema de gestión documental y de

organización de los archivos dependientes de la Administración Pública
de la Comunidad Autónoma de Canarias son los órganos superiores de
la Consejería de Presidencia, Justicia y Seguridad.
Son órganos consultivos, asesores y técnicos del Sistema de gestión
documental y organización de los archivos dependientes de la
Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias:
El Consejo de Archivos de la Administración Pública de la Comunidad
Autónoma de Canarias: órgano consultivo y asesor en materia de
patrimonio documental para el ejercicio de las funciones que le
corresponden en relación con el Sistema de gestión documental y
de la Comunidad Autónoma de Canarias. Su composición y funciones
serán las que establezca el Reglamento Orgánico de la Consejería
competente en materia de archivos.
La Comisión General de Valoración Documental: órgano colegiado de
carácter técnico para el establecimiento de los valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su conservación
241
o eliminación y valorar individualmente las series documentales. Su
composición y funciones serán las que establezca el Reglamento
Orgánico de la Consejería competente en materia de archivos.
La Comisión General de Valoración Documental se crea por el Decreto
76/2003, de 12 de mayo, que aprueba el Reglamento del sistema de
gestión documental y archivos de la Administración Pública de la
Comunidad Autónoma Canaria, cuyo objetivo es la implantación de
una normativa unificada de tratamiento, organización, custodia,
conservación y difusión de los documentos generados por la
Administración Pública de la Comunidad Autónoma Canaria en el
desarrollo de su actividad.
La Comisión General de Valoración Documental es el órgano colegiado
de carácter técnico para el establecimiento de los valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su eliminación
y/o conservación, y valorar individualmente las series documentales.
Actualmente, la Comisión General de Valoración Documental está
regulada por el Decreto 160/2006, de 8 de noviembre, por el que se
aprueba el Reglamento del Sistema de gestión documental y
de la Comunidad Autónoma de Canarias. Con este Decreto se ha
procedido a redefinir el concepto de tabla de valoración y se ha
establecido el procedimiento de identificación, valoración, expurgo y
eliminación de las series documentales comunes y específicas
(artículo20) a través de los formularios de identificación y valoración.
Archivos
En cada uno de los Departamentos del Gobierno existirá un archivo

central adscrito a la Secretaría General Técnica, o, en su caso, al órgano
horizontal de coordinación administrativa que determine el respectivo
Reglamento Orgánico, como parte integrante de su organización, con
tantas secciones territoriales como precise, y cuya gestión y
organización se realizará en coordinación y siguiendo las normas
técnicas emanadas desde el Archivo General de la Administración
Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.
Las funciones de los Archivos centrales departamentales son las
siguientes:
Identificar y valorar las series documentales específicas del
Departamento, cumplimentando el formulario de identificación y
valoración de series documentales al que se refiere el anexo II del
presente Reglamento, así como remitirlo, una vez cumplimentado al
Archivo General en los términos del artículo 20 del presente
Reglamento.
242
Organizar los documentos atendiendo a la estructura orgánico-funcional
del Departamento que los genera, confeccionando y manteniendo
siempre actualizado el correspondiente cuadro de clasificación de
fondos.
Elaborar los instrumentos de descripción de los documentos necesarios
para facilitar su consulta y control.
Adoptar las medidas precisas para que los documentos custodiados
puedan ser objeto de consulta y préstamo, en los términos establecidos
por la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del
Procedimiento Administrativo Común y la Ley de Patrimonio
Documental y Archivos de Canarias.
Prestar apoyo y asesoramiento técnicos necesarios a los archivos de
oficina, comprobando además que éstos cumplan con las instrucciones
técnicas dictadas.
Recibir las series documentales procedentes de los archivos de oficina
del Departamento. Estas transferencias de documentos deben ir
acompañadas de su correspondiente relación de entrega u hoja de
remisión de fondos.
Aplicar las oportunas tablas de valoración documental, una vez hayan
sido aprobadas por la Comisión General de Valoración Documental,
para la correcta transferencia, expurgo y eliminación de los
documentos.
Transferir al Archivo General las series o fracciones de series
documentales.
Velar por que los documentos estén instalados adecuadamente y que las
condiciones medioambientales de los depósitos contribuyan a su
apropiada conservación.
Los Archivos Histórico Provinciales de Gran Canaria y Tenerife, de

titularidad estatal y gestión autonómica.
Archivo general de Canarias
Los Archivos Generales Insulares, de los que dependen los Archivos
locales.
Archivos privados.
CANTABRIA
Según la Ley 3/2002, de 28 de junio, de Archivos de Cantabria (BOE

n.º 176 de 24 de junio de 2002), la Consejería del Gobierno es el
organismo compentente en materia de archivos, encargada de coordinar
el sistema. Además, la comisión del Patrimonio Documental de
Cantabria es el órgano de consulta y asesoramiento en materia de
archivos y patrimonio documental de la Comunidad.
243
Los centros de este sistema son: los archivos de oficina de las unidades
administrativas, los archivos centrales de las distintas Consejerías del
Gobierno de Cantabria, los organismos públicos de Cantabria, así como
los de las sociedades mercantiles en las que la participación de la
Comunidad Autónoma de Cantabria es mayoritaria.
El archivo de la Comunidad Autónoma de Cantabria.
El archivo del Parlamento de Cantabria
El archivo Histórico Provincial
El archivo de la Universidad de Cantabria
Los Archivos comarcales y municipales.
Los archivos de titularidad privada, siempre que custodien documentos
pertenecientes al Patrimonio Documental de Cantabria.
CASTILLA LA MANCA
El área de Archivos tiene entre sus competencias las relacionadas con

los Archivos y el Patrimonio Documental: normativa legal, programas
de actuación, programas de formación, planificación y normalización
de estadísticas, cooperación con organismos nacionales e
internacionales, etc. Asimismo se lleva a cabo la coordinación y
supervisión de los Archivos Históricos Provinciales de Albacete,
Ciudad Real, Cuenca, Guadalajara y Toledo cuya gestión depende
directamente de la Consejería de Educación, Ciencia y Cultura, y el
desarrollo y supervisión de los programas de subvención siguientes:
programas archivísticos para los archivos de la Iglesia Católica de
Castilla-La Mancha; programas destinados a entidades locales:
programa "Los Legados de la Tierra" de ayudas para la conservación y
difusión del Patrimonio Fotográfico y el programa de ayudas para la
digitalización del Patrimonio Documental; para los licenciados
recientes, se desarrolla la convocatoria de becas de formación en
materia de archivos; y las ayudas destinadas a asociaciones de archivos
y bibliotecas.
La Ley 19/2002 de Archivos Públicos de Castilla La Mancha (BOE nº
301 de 17 de diciembre de 2002) establece un sistema coordinado por
la Consejería de Cultura Dirección General del Libro, Archivos y
Bibliotecas. Sus principales organos son el consejo de Archivos y la
Comisión Calificadora de Documentos.
La organización y funcionamiento de los archivos públicos en la
Comunidad Autónoma de Castilla-La Mancha, así como el derecho de
acceso de los ciudadanos a los mismos, es el objeto de la Ley 19/2002,
de 24-10-2002, de Archivos Públicos de Castilla-La Mancha. Esta Ley
fundamenta la finalidad de los archivos en tres principios recogidos en
la Constitución de 1978:
244
El principio de eficacia de las Administraciones Públicas (art.103.1).
El derecho de acceso de las personas a los archivos y registros
administrativos (art. 105 b).
La conservación del Patrimonio Documental (art.46)
El Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha se configura como un

conjunto de subsistemas con autonomía propia, relacionados entre sí
por órganos de coordinación y participación, y cuya finalidad es servir
a la gestión administrativa, garantizar el derecho de los ciudadanos a
acceder a los archivos y a la cultura, y a la protección, conservación y
difusión del Patrimonio Documental de Castilla-La Mancha. (art. 12
Ley 19/2002). El órgano superior consultivo de cooperación y
participación en materia de archivos públicos es el Consejo de Archivos
de Castilla-La Mancha (Reglamento de funcionamiento y
composición).
El Archivo de Castilla-La Mancha (Carta de servicios) se enmarca en la
estructura orgánica y competencias de la Secretaría General de
la Consejería de Administraciones Públicas . Le corresponde la
"coordinación del subsistema de archivos de la Administración
Regional, así como la ordenación y supervisión de sus fondos. El
impulso, regulación y seguimiento de la metodología única de
organización y funcionamiento de la documentación autonómica en los
archivos de la Junta de
comunidades de Castilla-La Mancha así como la cooperación y el
fomento de la ordenación archivística de las entidades locales" (art.
4º.y, Decreto 136/2007)
La Consejería de Cultura, a través de la Dirección General del Libro,
Archivos y Bibliotecas tiene las siguientes competencias en materia de
archivos y patrimonio documental (art. 7 Decreto 135/2007): "La
regulación, protección y gestión de los Archivos Históricos
Provinciales ubicados en el territorio de la Comunidad Autónoma",
y "El desarrollo de políticas de organización, estudio, conservación y
difusión del Patrimonio... Documental de Castilla-La Mancha, así como
el ejercicio de las facultades para su vigilancia y tutela, incluido el
régimen sancionador..."
245
Los centros
Archivos de oficina, centrales de las consejerías y de los organismos

públicos y archivos territoriales de cada provincia.
El archivo de Castilla La Mancha, que cumple las funciones de
intermedio e Histórico.
Los archivos Histórico Provinciales, en lo relativo a la documentación
depositada por la Junta de Comunidades.
Los archivos de la Administración Local
Los archivos de las universidades
Los archivos privados integrados al sistema.
CASTILLA Y LEÓN
El Sistema de Archivos de Castilla y León es un sistema de

información al servicio de los ciudadanos, de la Administración y de la
cultura. Está formado por un conjunto de órganos, centros y servicios
relacionados entre sí cuya misión es la conservación, enriquecimiento y
difusión de nuestro Patrimonio Documental.
El impulso, la coordinación y el desarrollo del Sistema de Archivos
corresponden a la Dirección General de Políticas Culturales de la
Consejería de Cultura y Turismo. Estas funciones son llevadas a cabo
conjuntamente por el Servicio de Archivos y Bibliotecas y el Archivo
General de Castilla y León .
La articulación del Sistema queda regulado por el Decreto 115/1996, de
2 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema de
Archivos de Castilla y León.
El Sistema tiene dos órganos asesores, el Consejo de Archivos y la
Comisión Calificadora de Documentos de Castilla y León, entre cuyas
funciones se encuentran la de informar a la Consejería de Cultura sobre
cuestiones técnicas de interés general en materia de archivos y
Patrimonio Documental, así como la determinación del ciclo vital de
los documentos.
Los centros de archivo, organizados en una red central y nueve redes
provinciales, son los responsables de la custodia, organización y
difusión de los documentos con el fin de garantizar los derechos de los
ciudadanos y servir como fuente de información para la gestión
administrativa y la investigación.
El Consejo de Archivos
Es el órgano consultivo y asesor en materia de Archivos y Patrimonio
Documental.
246
Su función principal es la de emitir informes acerca de diversas
cuestiones como: la planificación y programación de la Comunidad en
materia de archivos, las directrices básicas de los reglamentos y normas
de desarrollo de la Ley de Archivos, la creación y estructuración de
nuevos centros y servicios del Sistema, la incorporación de archivos al
Sistema, la determinación de los ciclos de los documentos (mediante la
aprobación de los calendarios de conservación y eliminación), los
programas de investigación y difusión, la programación de la
Comunidad sobre conservación y restauración, la declaración como
históricos de documentos y archivos, la adquisición de documentos,
etc.
Otra de sus funciones es la de formular a la Administración
Autonómica propuestas de actuación y de directrices técnicas en
materia de archivos.
La Comision Calificadora de Documentos

Es el órgano encargado de establecer los criterios de calificación,
valoración y selección documental.
Su ámbito de actuación e intervención abarca todos los archivos del
Sistema de Archivos de Castilla y León, excepto los de carácter
histórico. También quedan sujetos a su intervención los fondos
documentales que hayan sido transferidos a los Archivos Históricos
Provinciales, en tanto no hayan sido calificados de valor permanente.
Sus principales funciones son el estudio y dictamen de los criterios de
calificación y utilización del Patrimonio Documental de Castilla y
León, la determinación de los criterios de valoración y selección
documental, la fijación de los criterios de eliminación documental, la
elaboración y revisión de los cuadros de valoración y selección
documental, la validación de calendarios de conservación, el control y
seguimiento de la correcta aplicación de los criterios establecidos, el
estudio y elección de alternativas a la eliminación, etc.
Es posible descargarse en pdf la Memoria de Actividades desarrolladas
por la Comisión Calificadora de Documentos desde que comienza su
andadura en el 2005 hasta el año 2009.
La Red Central de Archivos
La Red Central del Sistema de Archivos de Castilla y León está

formada, según lo dispuesto por el art. 13 del Decreto 115/1996, de 2
de mayo, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema de Archivos
de Castilla y León, por los siguientes archivos:
El Archivo General de Castilla y León.
247
El Archivo General de Castilla y León tiene como misión recibir,
custodiar, organizar y difundir los documentos con valor permanente
producidos o recibidos por los órganos centrales, organismos
autónomos, entes públicos de Derecho Privado y empresas públicas de
la Administración Autonómica y cualquier otra documentación que, por
su interés, le sea transferida, donada o cedida en depósito.
Asimismo, coordina el Sistema de Archivos de nuestra Comunidad
Autónoma con el fin de asegurar la adecuada conservación del
patrimonio documental de Castilla y León y de garantizar los derechos
y deberes de sus ciudadanos mediante el establecimiento de normas
técnicas, la coordinación y asesoramiento de los archivos del Sistema,
la formación y la difusión de la información.
El Archivo de las Cortes de Castilla y León.

El Archivo del Parlamento de la Comunidad Autónoma de Castilla y
León está formado por el conjunto orgánico de documentos producidos
o recibidos por la Cámara, sus órganos, sus unidades administrativas o
el personal a su servicio, en el ejercicio de sus funciones, con
independencia de su soporte material. Es por tanto, un archivo central,
intermedio e histórico.
Los archivos centrales de las distintas Consejerías de la Junta, así como

los archivos de gestión de cada una de las Consejerías.
Los archivos centrales de las Consejerías quedaron definidos en el art.

33 de la Ley 6/1991 de Archivos y del Patrimonio Documental de
Castilla y León, especificándose sus funciones en el art. 38 del Decreto
115/1996, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema de Archivos
de Castilla y León. Esta normativa dispone que los archivos centrales
ejercerán las siguientes funciones:
recibir la documentación semiactiva procedente de los archivos de
gestión de los organismos y unidades administrativas de las
Consejerías, siendo responsables de la misma hasta su eliminación o
transferencia al Archivo General de Castilla y León asesorar, informar
y difundir normas de actuación entre los archivos de gestión de sus
respectivos ámbitos de actuación.
Archivo Central de la Consejería de Administración Autonómica

Archivo Central de la Consejería de Hacienda
Archivo Central de la Consejería de Economía y Empleo
Archivo Central de la Consejería de Fomento
Archivo Central de la Consejería de Agricultura y Ganadería
Archivo Central de la Consejería de Medio Ambiente
248
Archivo Central de la Consejería de Sanidad
Archivo Central de la Consejería de Familia e Igualdad de
Oportunidades
Archivo Central de la Consejería de Educación
Archivo Central de la Consejería de Cultura y Turismo
Los archivos de las unidades administrativas dependientes de

organismos y entidades de titularidad autonómica de ámbito superior al
provincial.
El Archivo General de Castilla y León, como queda establecido en
el Decreto 221/1994 que lo regula, es el archivo histórico que se
encarga de conservar la documentación inactiva de valor
permanente producida o recibida por los órganos centrales, organismos
autónomos, entes públicos de Derecho Privado y empresas públicas de
la Administración Autonómica.
Si quieres más información acerca del Archivo General de Castilla y
León, pincha en el siguiente enlace: Archivo General de Castilla y León
Las Redes Provinciales
Los archivos de gestión son los encargados de conservar y organizar

la documentación activa desde su creación o recepción hasta su
eliminación o transferencia. Esta documentación activa es la de uso
habitual en la oficina productora. Así, cada unidad administrativa, en el
desarrollo de sus funciones y actividades, emite y recibe documentos
que conforman su archivo de gestión, cuya correcta organización y
custodia es responsabilidad del jefe de la unidad.
Los archivos centrales y territoriales, cada uno en su ámbito, son los
encargados de asesorar, informar y difundir normas de actuación entre
los archivos de gestión correspondientes, así como preparar las
transferencias documentales que se llevan a cabo periódicamente.
Por otro lado, es tarea propia de la Administración Autonómica
establecer unas normas, instrucciones y procedimientos encaminados a
la correcta gestión de la documentación que genera desde el mismo
momento de su producción en las oficinas. Para saber más sobre
gestión de la documentación en la Junta de Castilla y León, accede al
siguiente enlace: Gestión de la Documentación
CATALUÑA
El artículo 16 de la Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y

documentos precisa que el Sistema de Archivos de Cataluña (SAC) "es
el conjunto de órganos de la Administración y de archivos que, con
normas y procedimientos garantizan, de acuerdo con sus valores, la
249
gestión, la conservación, la protección, la difusión correctas de la
documentación de Cataluña, y el acceso a esta documentación ". En
este sentido, el SAC reúne con criterios de calidad los archivos que
operan en territorio catalán, enuncia los órganos de la administración
responsables de llevar a cabo la política archivística y los instrumentos
del Sistema e impulsa la formulación de un marco legal y normativo
adecuado.
Órganos de la Administración
De acuerdo con la Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y

documentos, el Sistema de Archivos de Cataluña está formado por el
conjunto de órganos y archivos que garantizan la correcta gestión,
conservación, protección y difusión de la documentación de Cataluña, y
el acceso a esta documentación.
Estos órganos son:
- Subdirección General de Archivos y Museos

- Consejo Nacional de Archivos (CNA)
El artículo 18 de la Ley 10/2001, de 13 de julio prevé la creación del
Consejo Nacional de Archivos como órgano de consulta de la
Administración de la Generalidad en materia de archivos, establece los
criterios con los que se ha de determinar su composición, y le da unas
atribuciones muy amplias entre las que se destacan las de proponer
actuaciones e iniciativas en materia de archivos y emitir dictámenes
sobre programas globales de actuación archivística, proyectos de
disposiciones, normativa técnica, incorporación de nuevos archivos al
Sistema Archivístico Catalán (SAC), inclusión de documentos al
Patrimonio Documental de Cataluña etc
El 17 de julio de 2006 se constituyó el Consejo Nacional de Archivos,
órgano consultivo en materia de archivos del Departamento de Cultura,
así como la comisión permanente que preparará los asuntos que deberá
tratar el Pleno y hará un seguimiento de los acuerdos tomados . Con la
constitución de dicho Consejo ha alcanzado una de las principales
metas de la Ley de archivos y documentos aprobada en 2001.
Tal y como prevé el Decreto 52/2006, de 28 de marzo, sobre la
composición y funcionamiento del Consejo Nacional de Archivos , éste
está formado por una presidencia, una vicepresidencia y una
vicepresidencia 2 ª, 24 vocalías y una secretaría. Para que se convierta
en un verdadero instrumento de participación de todos los sectores
implicados en la gestión, preservación y difusión del patrimonio
documental catalán, los actuales veintisiete miembros que lo
250
componen, diez son archiveros que pertenecen a diferentes ámbitos e
instituciones archivísticas de nuestro país y el resto representantes de
los diferentes sectores de nuestra sociedad. Esta pluralidad de los
componentes pretende reflejar la riqueza y complejidad de la
archivística actual así como el carácter transversal de la función del
archivero el cual, por un lado, es un agente imprescindible a la hora de
diseñar un sistema de gestión documental en un entorno cada vez más
tecnificado, donde es necesario actuar desde el momento en que se
generan los documentos en las oficinas hasta su llegada a los archivos,
y por la otra, tiene un papel esencial en la configuración de los
instrumentos necesarios para garantizar la correcta conservación que
permita un uso eficiente de la información y su recuperación inmediata
para que los archivos se conviertan en los centros principales de
conservación y divulgación de nuestra memoria histórica.
INSTRUMENTOS DEL SISTEMA
La dirección del Sistema de Archivos de Cataluña, de acuerdo con la

Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y documentos, dispone de
unos instrumentos específicos que le permitirán desarrollar su política
archivística y alcanzar el cumplimiento de la misma. Estos
instrumentos son impulsados por la dirección del sistema de acuerdo
con los criterios adoptados y las necesidades archivísticas del territorio
catalán.
Los instrumentos del Sistema son:
Registro de archivos de Cataluña

La Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y documentos define el
Registro de archivos como el repertorio de centros que integran el
Sistema de Archivos de Cataluña. Archivos que integran el Registro:
- El Archivo de la Corona de Aragón

- Los archivos de la Generalidad de Cataluña
- Los archivos de las diputaciones provinciales
- Los archivos de los municipios de más de 10.000 habitantes
- Los archivos de las universidades
- El Archivo Histórico de Protocolos de Barcelona
- Los archivos históricos provinciales
- Los archivos diocesanos y capitulares de la Iglesia Católica
La inscripción de estos centros en el Registro se realiza de oficio por

parte de la dirección del Sistema. Sin embargo, si lo solicitan, también
251
se pueden integrar en el Registro otros archivos no mencionados
anteriormente.
Requisitos de pertenencia al Registro
Los centros que integran el Sistema de Archivos de Cataluña deben
cumplir con unas condiciones básicas recogidas en la misma. Deben
aplicar un sistema de gestión documental, deben disponer de personal
suficiente, de unas instalaciones adecuadas para garantizar la
preservación del fondo y el acceso a la documentación custodiada y
disponer de un horario de apertura al público con un mínimo de 10
horas semanales.
Beneficios de pertenencia
Los archivos que pertenecen al Sistema pueden beneficiarse de una
serie de ventajas. Entre estos se encuentran las políticas de preservación
promovidas desde la dirección del Sistema, los programas de apoyo
técnico, económico y formativo dirigidos a los archiveros, así como la
posibilidad de acceder a información especializada vinculada con la
profesión archivística.Además, los centros que integran el Sistema de
Archivos de Cataluña pueden recibir en depósito documentación de
instituciones públicas, diferente a la que le es propia.
Mapa de archivos de Cataluña

El Mapa de Archivos de Cataluña es un instrumento de planificación y
degestión archivística inpulsado desde la Dirección del Sistema de
Archivos de Cataluña.
Se dibujan y visualizan, territorialement, los archivos y servicios
archivísticos existentes, y los que son necesarios para cumplir con los
propósitos de la Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y documentos.
La elaboración del Mapa de archivos permite avanzar hacia una mejor
organización y programación de las actuaciones ejecutadas y hacia el
establecimiento de un calendario de trabajo. Es responsabilidad del
Gobierno la aprobación del Mapa de archivos, con el informe previo
elaborado por el Consejo Nacional de Archivos, y con las consultas
realizadas a las administraciones locales y organismos interesados.
Censo de archivos e inventario

En 2007 la Subdirección General de Archivos y Museos del
Departamento de Cultura de la Generalidad de Cataluña inició la
elaboración del Censo de Archivos. Desde el principio se escogieron
dos comarcas con diferente volumen demográfico y
documental. Después de esta primera experiencia se diseñó el
calendario del censo en el resto de comarcas para elaborar de manera
progresiva pero continua. A estas alturas son ya 13 las comarcas que
han finalizado el censo, 17 las que la están llevando a cabo en la
252
actualidad, y 11 las que faltan todavía para empezar.Puede consultar los
datos en los documentos publicados junto a esta breve introducción /
explicación.
Dada la gran diversidad de las fichas recogidas, los datos obtenidos no
son, de momento, de acceso público. Paralelamente a la elaboración de
las fichas, se está diseñando un modelo de acceso a la información
atendiendo a diferentes perfiles de usuario para proteger la de acuerdo
con la legislación vigente.
Todos los documentos integrantes del Patrimonio Documental de
Cataluña, por el mismo hecho de formar parte, deben ser objeto de
protección, conservación, identificación y descripción, para que se
pueda cumplir la función social que les es inherente, de modo similar a
los otros bienes integrantes de nuestro patrimonio cultural. La clave de
su protección y conservación y de su usufructo social se encuentra en
su identificación y descripción. La ley 9/1993, de 30 de septiembre, del
patrimonio cultural catalán, recoge las figuras necesarias para la
protección del patrimonio documental catalán, entre las que
destacaríamos:
Censo de archivos.
Registro de Archivos.
CEUTA
El Archivo General de Ceuta tiene como misión reunir, conservar y

divulgar el Patrimonio archivístico de la ciudad de Ceuta. Su ámbito
geográfico es, por lo tanto, la ciudad, aunque podrá encontrar
documentación, especialmente en el fondo gráfico, del entorno en el
que se sitúa, a una y otra orilla del Estrecho de Gibraltar.
Si bien el grueso de sus fondos fue generado por el Ayuntamiento de
Ceuta, las competencias autonómicas han ampliado su ámbito de
actuación. Así encontraremos fondos heredados por el Ayuntamiento,
como el de la Santa y Real Casa de Misericordia; adquiridos, como las
series de postales; donados, como los fondos Orozco y Jarque; o
transferidos por otras instituciones.
Mayoritariamente, la datación de los fondos está en torno al siglo XX,
excepto el de la Santa y Real Casa de Misericordia (s. XVII al XIX), y
algunas series municipales antiguas, como la de Libros de Actas, o
Abastos.
Los nuevos documentos irán ingresando en este archivo, desde la
administración autonómica, una vez que hayan perdido su valor
administrativo, y tengan más de cuarenta años a través de transferencia.
Al mismo tiempo será el receptor de adquisiciones y donaciones de
documentos de valor histórico.
253
El Archivo pone a su disposición la consulta de documentos y la
reproducción de los mismos, así como la visita a sus instalaciones.
Dentro de su misión de divulgar los fondos ofrece a los ciudadanos su
servicio de publicaciones.
COMUNIDAD VALENCIANA
La Ley 3/2005, de 15 de junio, de Archivos (BOE nº 167 de 14 de julio

de 2005) establece que el sistema Archivístico Valenciano se estrutura
en óganos directivos, asesores y archivos. El órgano directo del Sistema
Archivístico Valenciano es la Consellería competente en materia de
cultura. Sus asesores son el Consejo Asesor de Archivos, la Junta
Calificadora de Documentos Administrativos y el órgano de la
Generalitat competente en materia de nuevas tecnologías.
Sus centros de archivos son:
El archivo del Reino de Valencia, el Archivo Histórico Provincial de

Castellón, el Archivo Histórico Provincial de Alicante y el Archivo
Histórico de Orihuela.
El Archivo Central de la Generalitar, que actuará como cabeza del
sistema Archivístico Valenciano.
Los archivos de las Instituciones que integran la Generalitat y su
administración
Los archivos de los entes locales de la Comunidad Valenciana
Los archivos de las universidades públicas de la Comunidad
Valenciana.
Los archivos de las academinas científicas y culturales, los colegios
profesionales, las cámaras de comercio, industria, navegación, y de
todas aquellas instituciones privadas que ejerzan funciones públicas en
el territorio de la Comunidad Valenciana.
Cualquier otro archivo público según se define en esta ley.
Los archivos de las universidades privadas de la Comunidad
Valenciana.
Los archivos diocesanos y capitulares de la Iglesia Católica, así como
los archivos de órganos de las diferentes confesiones religiosas
radicadas en la Comunidad Valenciana.
Los archivos privados que se integran en el Sistema Archivístico
Valenciano por resolución de la Consellería competente en materia de
cultura.
EXTREMADURA
254
Por Ley 2/2007, de Archivos y Patrimonio Documental, se crea el
Sistema Archivistico de Extremadura, que se configura como un
conjunto de organos, centros y unidades administrativas, encargadas de
la protección, custodia y difusion los archivos y de los documentos
integrantes del Patrimonio Documental de Extremadura.
Forman parte de este sistema un conjunto de órganos y centros. Los
primeros son la Consejería de Cultura, el Consejo Asesor del
Patrimonio Documental y de los Archivos y la Comisión General de
Valoración, Selección y Eliminación de documentos.
Respecto a los Centros, el sistema está constituido por los siguientes:
Los archivos de la Junta de Extremadura:
- El Archivo General de Extremadura,

- Archivos Centrales,
- Archivos de Gestión y los
- Archivos Histórico Provinciales.
El Archivo General de Extremadura, creado por el Decreto 23/1987, de

7 de abril, se integrará como unidad administrativa sin personalidad
jurídica propia, dependiente de la Consejería de Educación y Cultura y
actuará como cabecera del sistema. El Archivo General de Extremadura
ejercerá las funciones de Archivo Intermedio y de Archivo Histórico.
El Archivo General estará atendido por personal con la cualificación,
especialización y el nivel técnico que exijan las diversas funciones.
Reglamentariamente se establecerá su composición y estructura.
Las consejerías, organismos autónomos, empresas e instituciones
crearán Archivos Centrales, adscritos a sus respectivas Secretarías
Generales, los cuales custodiarán la documentación que sin ser de uso
habitual pueda ser susceptible de consulta administrativa de las
correspondientes unidades productoras y operarán siguiendo las
directrices técnicas del Archivo General. Los archivos centrales estarán
atendidos por personal con la cualificación, especialización y el nivel
técnico que exijan las diversas funciones.
Por razones de economía y eficacia los Archivos Centrales de las
Consejerías se podrán agrupar en un solo edificio, compartiendo
instalaciones, recursos y personal, cuya gestión quedará adscrita a la
Consejería competente en materia de Patrimonio dado el carácter
horizontal de la misma, sin perjuicio del sometimiento a las directrices
técnicas del Archivo General y a las normas que se dicten para su
desarrollo; así como, de la dependencia funcional de la Consejería
competente en materia de Archivos.
255
Los archivos de gestión o de oficina están constituidos por los depósitos
de documentación de uso habitual existente en las distintas oficinas de
las consejerías, organismos públicos, empresas e instituciones del
Gobierno de Extremadura, que serán responsables de dicha
documentación hasta su transferencia al correspondiente Archivo
Central.
El Archivo de la Asamblea de Extremadura

Los Archivos de la Administración Local.
Los archivos de la Universidad Pública de Extremadura.
Los archivos Públicos y Privados que se integren de conformidad por el
procedimiento reglamentariamente establecido.
GALICIA
El conjunto de archivos de Galicia, y los órganos de la Administración

que son competentes para su ordenación y desarrollo, así como los
correspondientes servicios técnicos, conforman el Sistema de Archivos
de Galicia.
Un sistema de archivos es una estructura legal y administrativa que
permite un eficaz funcionamiento de los archivos y, por lo tanto, de la
propia Administración, para asegurar su conservación a largo plazo y
el acceso de todos los ciudadanos al patrimonio documental.
El sistema se organiza en diferentes subsistemas con autonomía propia,
relacionados entre si por los órganos de dirección y coordinación para
el cumplimiento de estos objetivos.
La Consejería de Cultura, Educación y Ordenación Universitaria, a
través de la Dirección General del Patrimonio Cultural es el órgano
encargado de la dirección y coordinación del ejercicio de las
competencias de la Xunta de Galicia relativa al Sistema de archivos de
Galicia.
El subsistema de archivos de la xunta de galicia
El Subsistema de archivos de la Xunta de Galicia comprende los

órganos administrativos y los archivos que, tanto en el nivel central de
la Administración, como en el nivel periférico, deben gestionar los
documentos producidos por la Xunta de Galicia.
Forman parte del Subsistema de Archivos de la Xunta de Galicia el
Archivo de Galicia, los archivos centrales de las consejerías (o de las
entidades, empresas, fundaciones o corporaciones que ejerzan
competencias de carácter público) y los archivos de gestión de los
256
órganos de gobierno y administración de la Comunidad Autónoma (o la
de los organismos citados), en el nivel central; y el Archivo del Reino
de Galicia, los Archivos Históricos Provinciales de Lugo, Ourense y
Pontevedra, archivos generales territoriales y archivos de gestión
correspondientes, en el nivel periférico.
La ley 8/199, de 30 de octubre, del Patrimonio Cultural de Galicia, es la
que regula el sistema archivístico de esta comunidad. En ella tan sólo se
establecen aspectos de carácter general, como que los órganos rectores
del sistema y su funcionamiento s establecen reglamentariamente por la
Consellería de Cultura o que la red de archivos que integran el sistema
son aquellos de «titularidades o çambitos territoriales que afecten a los
diferentes archivos de Galicia, y será establecida reglamentariamente
por la Consejería de Cultura»
La Xunta de Galicia a través de la Dirección Xeral del Patrimonio
Cultural, esta comprometida con el mantenimiento y conservación de
los fondos existentes en los museos, archivos y otros centros
documentales de Galicia. Además, ha creado otros servicios, como el
Departamento de Conservación Documental, el centro de Información
de Archivos de Galicia y Centro de Microfilm y reprografía.
Centros
Los centros que lo compomen son
Archivo de Galicia
Archivo del Reino de Galicia
Archivo Histórico Provincial de Lugo
Archivo Histórico Provincial de Ourense
Archivo Histórico Provincial de Pontevedra
Archivo Central de la Consellería de Cultura, Educación e Ordenación
Universitaria
Archivo Territorial de la Xunta de Galicia en Lugo
Archivo Territorial de la Xunta de Galicia en Vigo
Archivos Municipales de Galicia.
Archivo del Parlamento de Galicia
Archivo del Tribunal Superior de Justicia y demás archivos judiciales
Archivos universitarios
Archivos públicos y privados que se integren en el sistema.
MADRID
La ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio documental de

la Comunidad de Madrid (BOE nº 38 de 10 de junio de 1993) entiende
257
por sistema de archivos de la Comunidad de Madrid el conjunto
ordenado de normas, medios y procedimientos con que se protengen y
hacen funcionar los archivos sobre los que la Comunidad Autónoma
tiene competencias, al sevicio de la Administración de los derechos e
interesas de los ciudadanos y la ivestigación histórico-científica.
Depende de la Consejería de Cultura o de aquélla encargada en cada
momento de la reglamentación relacionada con los archivos y, dentro
de ella, la Dirección General de Archivos, Museos y Bibliotecas gestios
dicho sistema. Esta Ley crea el Consejo de Archivos como órgano
consultivo.
La Subdirección General de Archivos
La Subdirección General de Archivos es la unidad técnica encargada de

ejecutar las competencias de la Comunidad de Madrid previstas en la
Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la
Comunidad de Madrid.
Estas competencias se centran en la defensa, conservación,
acrecentamiento, difusión y uso adecuado del patrimonio documental,
archivos y colecciones de naturaleza análoga de interés de la
Comunidad de Madrid, que no sean de titularidad estatal, así como de
los archivos de titularidad estatal cuya gestión haya sido transferida.
Está adscrita a la Dirección General de Bellas Artes, del Libro y de
Archivos, dependiente de la Consejería de Empleo, Turismo y Cultura
de la Comunidad de Madrid.
Funciones
- Coordinación, dirección técnica y elaboración de normativa

específica sobre todas las fases de archivo, respecto al
Subsistema de Archivos de la Asamblea de Madrid, del Consejo
de Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid,
- Tratamiento integral de todos los documentos de la Comunidad
de Madrid.
- Conservación, protección, acrecentamiento y difusión del
Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid.
- Servicio de los documentos a la Administración productora, a los
ciudadanos y a los investigadores.
- Impulso y gestión de sus centros dependientes: el Archivo
Regional de la Comunidad de Madrid y el Archivo Histórico de
Protocolos de Madrid
258
- Impulso de los archivos autonómicos para la mejora de la gestión
de la administración y el servicio a la investigación histórica y
científica
- Ayuda a los municipios e instituciones privadas sin fines de lucro
para la custodia, conservación, organización y servicio de su
patrimonio documental.
- Restauración del patrimonio documental que se encuentre en
peligro de destrucción por orden de prioridad, así como su
reproducción, con el fin de preservar los documentos originales
sin menoscabo de su accesibilidad.
- Formación de los profesionales y usuarios y difusión de las
actividades en materia de archivos de la Comunidad de Madrid, a
través de la realización de visitas y prácticas e impartición de
cursos en los centros de archivo y de la edición de publicaciones
y folletos informativos.
El Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid
El Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid es el órgano

consultivo y asesor de la Comunidad de Madrid en materia de Archivos
y Patrimonio Documental según lo establecido en la Ley 4/1993, de 21
de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de
Madrid. Está adscrito a la Consejería de Empleo, Turismo y Cultura de
la Comunidad de Madrid.
Las funciones del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid
vienen reguladas en el artículo 12 de la Ley 4/1993, de 21 de abril, de
Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid y en el
artículo 2 del Decreto 217/2003, de 16 de octubre, del Consejo de
Gobierno, por el que aprueba el Reglamento de composición,
organización y funcionamiento del Consejo de Archivos de la
Comunidad de Madrid.
Estas dos normas establecen que las principales funciones del Consejo
de Archivos de la Comunidad de Madrid son las de:
Proponer actuaciones e iniciativas dentro del marco de la Ley 4/1993,
de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad
de Madrid.
Canalizar informes sobre archivos.
Emitir informes sobre cualquier asunto que la Asamblea, el Consejo de
Gobierno o la Administración Autonómica sometan a la consideración
del Consejo de Archivos, así como en los supuestos previstos en la Ley
4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la
Comunidad de Madrid, y en los casos de adquisiciones a título oneroso
o gratuito.
259
Informar las propuestas de valoración de los documentos y los plazos
de conservación y acceso de los mismos, previos los estudios y las
propuestas que le sean presentados.
Informar las propuestas de las series documentales que deberán ser
destruidas.
Informar los Reglamentos de los Archivos de competencia autonómica.
Cualquier otra función que, en el marco de competencias del Consejo,
le atribuyan las normas.
En el sistema de archivos de la Comunidad de Madrid se integran

varios subsistemas:
El subsitema de archivos de la Asamblea de Madrid y del Consejo de

Gobierno y la Administración de la Comunidad de Madrid
El subsitema de archivos municipales de la Comunidad de Madrid.
El subsistema de archivos de Empresa de la Comunidad de Madrid.
Los centros que forman el sistema son:
Los archivos centrales de las Consjerías.

El archivo regional de la comunidad de Madrid
El Archivo Regional de la Comunidad de Madrid es el
centro que custodia los documentos generados por el Gobierno y la
Administración de la Comunidad de Madrid, así como por sus
institucines antecesoras, que se encuentran en las fases de archivo
intermedio y archivo histórico.
Además, pueden ingresar en el Archivo Regional los fondos históricos
de aquellos municipios que así lo soliciten en el marco de las
subvenciones anuales a los Ayuntamientos de la Comunidad de Madrid,
también los de organismos de la Administración Institucional de la
Comunidad de Madrid y, en general, los de instituciones públicas y
privadas de competencia autonómica madrileña, así como donaciones,
legados o compras.
En el Archivo Regional ingresan los documentos que estas instituciones
han producido y reciben el tratamiento archivístico que precisan para
cumplir con el objetivo fundamental de todo archivo: servir los
documentos a la propia Administración que los ha generado (lo que
repercute en su mejor gestión), a los ciudadanos (para la defensa de sus
derechos e intereses) y a la investigación.
El volumen documental que se custodia actualmente en este archivo
supera los 54 kilómetros de documentos en papel, 841 cajones y 69
tubos con planos y mapas. En otros soportes se conservan 55.834
unidades (33.668 rollos de microfilmes, 4.383 tarjetas de ventana,
260
5.428 DVD/CD, 27 discos duros, 3.931 disquetes, 296 cintas
magnéticas de ordenador, 7.704 cartuchos informáticos, 283 cintas de
audio y 114 cintas de vídeo) y cerca de 1.500.000 imágenes
fotográficas.
Archivo Histórico de Protocolos
Situado en la calle Alberto Bosch, 4, en pleno corazón del Madrid más
aristocrático y flanqueado por el Museo del Prado y los árboles
centenarios del Retiro, se alza el edificio que alberga el Archivo
Histórico de Protocolos de Madrid. Este centro, especialmente diseñado
por el arquitecto Joaquín de la Concha Alcalde para su finalidad de
archivo, fue inaugurado el 12 de octubre de 1886.
Varios son los motivos que convierten al Archivo Histórico de
Protocolos de Madrid en uno de los más importantes de Europa desde
el punto de vista social. Los primeros documentos que se conservan
datan de 1504, por lo que su antigüedad es ya un valor en sí, que nos
permite hoy, más de quinientos años después, conocer y comprender
parte de nuestro pasado.
A esto se añade la circunstancia histórica de que al ser Madrid sede de
la Corte desde 1561, acudieron a ella cortesanos de toda Europa que
dejaron su huella en múltiples documentos (contratos, testamentos, etc.)
que no hay en sus lugares de origen. Además, es el primero en cuanto a
volumen de los que existen de Protocolos en España, seguido por los de
Barcelona, Valencia y Sevilla; y sus fondos tienen un valor e interés
incalculable, no sólo como fuente documental para estudios globales o
concretos sobre la actividad de las personas e instituciones de épocas
pasadas, sino también por su carácter de testimonio y garantía de sus
derechos.
MELILLA
Archivo Histórico de Melilla. Creado en 1969 por el Ayuntamiento de

Melilla, cuenta en sus fondos documentales con los protocolos
notariales de las Escribanías de Guerra de Melilla y las Islas
Chafarinas, que se remontan en su mayor parte a los siglos XVIII y
XIX.
Archivo Central de Melilla. Creado en 1987 por la Ciudad Autónoma
de Melilla, con la misión de recoger, conservar y disponer para su
utilización futura, los fondos documentales de la Ciudad, cualquiera
que fuere su soporte. Este Archivo heredó la documentación que
custodiaba el antiguo Archivo Municipal y que habían sido generadas
por las distintas corporaciones melillenses: Junta de Arbitrios ( 1879-
1927), Junta Municipal ( 1927-1931) y Ayuntamiento de Melilla (
1931-1995). Desde esta última fecha, con la aprobación del Estatuto de
261
Autonomía de Melilla, el Archivo Central ha ido incorporando también
los documentos generados por la Ciudad Autónoma de Melilla, así
como los de las dependencias transferidas a la Ciudad. Aunque es un
archivo de naturaleza originaria administrativa, también incluye en sus
fondos documentación histórica proveniente de la propia ciudad (
Fondos de , , ) y de otras áreas geográficas ( Fondo ).
Colecciones Gráficas.- Las colecciones fotográficas, cartográficas y de
grabados, integran tres secciones de documentos iconográficos del
Archivo Central de Melilla. Las datas de estos fondos se extienden
desde finales del siglo XIX hasta la actualidad, permitiendo el estudio
de la evolución de la imagen de Melilla en múltiples enfoques
(urbanístico, comunicaciones, sociológico, campañas militares, etc).
Consultas. Los Archivos ubicados en el Hospital del Rey atienden
consultas tanto internas (servicios propios de la Ciudad Autónoma de
Melilla) como externas (de usuarios e investigadores), referidas siempre
a sus fondos documentales y bibliográficos.
MURCIA
La ley 6/1990, de 11 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de

la Región de Murcia (BOE nº 170 de 17 de junio de 1990) establece
que la consejería de cultura, Eduación y Turismo es la encargada de
planificar, coordinar e inspeccionar la organización y funcionamiento
de los archivos públicos d ea región y de aquellos cuya gestión le
corresponda o asuma.
El sistema está integrado por los siguientes órganos y centros:
El servicio de Archivos de la Consejería de Cultura, Educación y

Turismo.
El Consejo Asesor Regional de Archivos, Bibliotecas y Museos.
Centros
El Archivo General de la Administración Regional

El AGRM, creado por el Decreto 62/1996, de estructura orgánica de la
Consejería de Cultura y Educación (y heredero del antiguo Archivo de
la Administración Regional), tiene como función principal custodiar y
dar acceso a la documentación archivística, tanto de la Comunidad
Autónoma y las instituciones que la precedieron (Diputación Provincial
y Consejo Regional) como de la Administración Periférica del Estado,
constituyendo al mismo tiempo la cabecera del Sistema de Archivos de
la Región. Sus objetivos son la protección y promoción del patrimonio
262
documental regional, el apoyo a la gestión administrativa y el servicio a
los ciudadanos y a los investigadores.
Integrados en el mismo, el Archivo Histórico Provincial (centro de
titularidad estatal creado en 1956 y de gestión autonómica desde 1984)
reúne, conserva y difunde la documentación de la Administración
Periférica del Estado en la Región, y el Archivo Intermedio recibe los
documentos sin vigencia administrativa de las distintas entidades de la
Comunidad Autónoma de la Región de Murcia.
El Archivo General también custodia fondos privados de interés
histórico, donados o depositados por sus titulares, unidos a una
importante colección de reproducciones de documentos históricos
referidos al antiguo reino y provincia de Murcia, procedentes de
archivos nacionales e internacionales. Asimismo cuenta con un
importante conjunto de colecciones fotográficas reunidas durante la
última década a través del Centro Histórico Fotográfico de la Región de
Murcia (CEHIFORM).
Es, además, el órgano administrativo responsable de la protección del
patrimonio documental de la Región y del fomento, coordinación y
supervisión de los centros del Sistema de Archivos de la Región,
actividades que se materializan a través de iniciativas como la
realización del Censo-Guía de archivos murcianos, las líneas de
subvenciones para organización y equipamiento de archivos
municipales, la edición de publicaciones archivísticas y la organización
de actividades de formación y de divulgación de la realidad archivística
regional entre los ciudadanos.
El Archivo Histórico Provincial de Murcia, en los términos que resulten

del convenio suscrito con el miniserio de cultura y de conformidad con
la legislación que le sea aplicable.
El Archivo Histórico Provincial de Murcia se creó por el Decreto
246/1976, de 9 de enero. Esta fecha no indica realmente su creación, ya
que funcionó mucho antes, desde 1955. En noviembre del año 1940, el
Ministerio de Educación Nacional aprobó el proyecto de construcción
del Palacio Provincial de Archivos, Bibliotecas y Museos de Murcia.
Las primeras transferencias se realizaron en 1955, constituyendo sus
primeros fondos los protocolos notariales centenarios de la provincia,
así como documentación procedente de la Delegación de Hacienda de
Murcia. Pero la inauguración no tuvo lugar hasta el 10 de diciembre de
1956. Se integraba en esta Casa, la Biblioteca Pública, el Museo
Arqueológico y el Archivo Provincial. El Archivo tiene como misión
recoger para su organización y servicio la documentación de titularidad
estatal de toda la provincia, tanto de carácter administrativo como
263
judicial. En la actualidad comparte edificio con el Archivo General de
la Región de Murcia.
Los archivos municipales.
Otros archivos de titularidad pública que pueda crear la Comunidad
Autónoma de la Región de Murcia cuando las necesidades culturales y
sociales de interés regional así lo requieran.
Los archivos de titularidad privada que sean considerados de interés
público y reciban de la Comunidad Autónoma subvenciones o ayudas o
que se integren en el mismo por iniciativa de sus titulares.
LA RIOJA
La Ley 4/1994, de 24 de mayo de Archivos y Patrimonio documental

de la Rioja (BOE nº. 144 de 24 de mayo de 1994), organiza el sistema
de la siguiente forma:
El consejo de Archivos de la Rioja

El órgano gestor del Sistema de Archivos de la Rioja, que a diferencia
de los mayoría depende de la Consejería de Presidencia y
Administraciones Públicas.
Centros:
El Archivo Central de la Presidencia del Consejo de Gobierno, y, en su

caso, de la Vicepresidencia, así como los archivos centrales de cada una
de las Consejerías, Organismos Autónomos y Empresas de la
Administración Pública de la Comunidad Autónoma de la Rioja.
Archivo de la Diputación General de la Rioja
Archivo General de la Rioja es un Archivo de titularidad autonómica y
gestión directa de la Consejería de Administración Pública y Hacienda,
adscrito orgánicamente a la Secretaría General Técnica.
El Archivo General de La Rioja es el centro que conserva y custodia la
documentación producida y recibida por los organismos que conforman
el aparato administrativo de la Comunidad Autónoma de La Rioja, así
como otros fondos documentales de instituciones públicas.
Asume las funciones de archivo intermedio e histórico de la
Comunidad Autónoma de La Rioja y además es el centro gestor de la
política de archivos municipales de la Comunidad.
El Archivo General de La Archivo Histórico Provincial de La Rioja
Los Archivos municipales.
Otros archivos que se adhieran al Sistema de Archivos de La Rioja.
264
ARCHIVOS GENERALES DEL ESTADO.
Archivo de la Corona de Aragón
Según J. R. Cruz Mundet: fue creado en 1180, recoge la documentación

de la monarquía aragonesa, importante no sólo para la historia de esta
corona sino para amplias zonas de Francia y de casi toda Italia durante
toda la Edad Media. A este núcleo originario se le han unido, fondos
como los de la audiencia territorial de Barcelona, fondos notariales, el
archivo del Real Patrimonio… Tiene cono anejo el archivo intermedio
del área catalana situado en Cervera.
Fue creado por una decisión soberana de Jaime II de Aragón, en 1318.
Tuvo durante siglos la consideración de Archivo Real, propiedad
estricta del monarca, y hasta 1770 estuvo alojado en el Palacio Real de
Barcelona. Junto con las escrituras referentes al Patrimonio Real, se
custodiaron allí los documentos de gobierno y justicia, y entre ellos las
series de registros de la Cancillería. Pronto creció la complejidad de la
oficina: en 1346 el Rey nombraba su primer archivero, con este preciso
nombre, y en 1384 le daba normas prácticas sobre la incumbencia de su
cargo. Los armarios destinados a guardar las escrituras consideradas
útiles llegaron a ser 32, y cuatro las estancias destinadas a depósito
documental. El protonotario velaba para que los Registros, Procesos de
Cortes etc., según estaba dispuesto, ingresaran periódicamente al
Archivo. Aparte, también ingresaron --siempre por real orden-- los
fondos de algunas casas de la suprimida orden del Temple, archivos
confiscados a nobles rebeldes, y archivos de patrimonios adquiridos por
la Corona. Para solventar neutralmente cierto pleito, a principio del
siglo XVII se depositó una gran parte del archivo de las abadías de Sant
Joan de les Abadesses y de Santa Maria de l' Estany (diócesis de Vic).
Los funcionarios de la Ilustración pusieron los ojos en el Archivo Real
de Barcelona. La monarquía borbónica le dio una nueva Planta (1738) y
un puntual Reglamento interno (1754), y con ellos el nombre nuevo de
Archivo de la Corona de Aragón. Entrado el siglo XIX, el archivero D.
Próspero de Bofarull (1859) reveló su riqueza en historia antigua de
Cataluña al publicar Los Condes de Barcelona Vindicados (1836), a la
vez que trataba de acrecentar los fondos incorporando archivos
históricos y los de aquellas instituciones que durante su mandato le tocó
ver fenecer. Sus sucesores han proseguido ambas líneas de actuación.
Archivo General del Simancas
Carlos I dispone entre 1540 y 1544 que se lleve a Simancas la

documentación real que se custodiaba en Medina, y cinco años más
265
tarde (1549), funda definitivamente el Archivo General del Reino en el
castillo de Simancas.
Felipe II manda construir en dicho castillo, quince años después, un
edificio para guardar toda la documentación de la corona real y del Real
Patrimonio. Pero será en 1588 cuando adquiera carta de naturaleza
mediante la “Institución para el Archivo Real de Simancas” y ordena la
transferencia periódica de los documentos producidos por los órganos
de gobierno. Procedimiento que se mantiene hasta el siglo XIX. El
archivo se compone de 28 secciones, con un total de 772 series.
El Archivo General de Simancas es uno de los archivos más
importantes de Europa. La consulta de sus fondos es imprescindible
para el estudio de la historia que abarca desde fines del siglo XV
(reinado de los Reyes Católicos) hasta 1800, o sea, la época conocida
como Edad Moderna.
En 1540, Carlos V dispone el traslado de un importante conjunto de
documentos al Castillo de Simancas, en Valladolid. Sin embargo, es
Felipe II el que organizará el Archivo con una instrucción en 1588. A
partir de este momento el reciente Archivo de Simancas va recibiendo
las periódicas remesas de documentos provenientes de los órganos
centrales de la monarquía hispánica: los Consejos en la época de los
Austrias (siglos XVI y XVII) y las Secretarías en la época de los
Borbones (siglo XVIII), aunque con algunas excepciones. En 1785 se
traslada a Sevilla el Consejo de Indias, a mediados del siglo siguiente se
lleva al Archivo de la Corona de Aragón el Consejo de Aragón y en los
primeros años del siglo actual al Archivo Histórico Nacional el Consejo
de Inquisición. Por todo ello, el Archivo de Simancas es el depósito
imprescindible para la investigación de toda la época moderna y acervo
insustituible para el estudio de la historia europea de dicho periodo.
En el último tercio del siglo XV, en plenas luchas de bandos

nobiliarios, una de estas poderosas familias, los Almirantes de Castilla,
construyeron un castillo en la histórica villa de Simancas, cercana a
Valladolid. Los Reyes Católicos, consecuentes con su política de
control de la nobleza, exigieron a los Enríquez la entrega de la
fortaleza, que de esta forma pasó a manos de la corona. Es Carlos V
quien, sofocado el movimiento comunero, afianzado el poder real y
desarrollado el aparato administrativo de la monarquía, ordena, el 16 de
septiembre de 1540, guardar en uno de los cubos o torres,
acondicionados para ello, un importante conjunto de documentos.
Pero la acción del emperador no pasó de recoger en el naciente archivo
un pequeño conjunto de documentos dispersos por la Corona de
Castilla. El verdadero ejecutor del Archivo de Simancas, plenamente
consciente de la transcendencia y significado de su proyecto
266
archivístico, es Felipe II, quien claramente percibe que la
administración de un imperio debe descansar en el control de la
escritura, único medio receptor de informaciones y emisor de órdenes.
Para cumplir este objetivo construye un edificio y promulga un
reglamento. En 1572 manda a Juan de Herrera que haga las trazas de lo
que se convertiría en el primer edificio construido para archivo de la
época moderna, y en 1588 firma una instrucción considerada el primer
reglamento de archivos del mundo.
A partir de este momento, el reciente Archivo de Simancas va
recibiendo las periódicas remesas de documentos provenientes de los
órganos centrales de la monarquía hispánica: los Consejos en la época
de los Austrias (siglos XVI y XVII) y las Secretarías en la época de los
Borbones (siglo XVIII), aunque con algunas excepciones. En 1785 se
traslada a Sevilla el Consejo de Indias, a mediados del siglo XIX se
lleva al Archivo de la Corona de Aragón el Consejo de Aragón y, en los
primeros años del siglo actual, al Archivo Histórico Nacional el
Consejo de Inquisición.
La etapa de archivo al servicio de la administración finaliza en 1844,
cuando, con la llegada del régimen liberal, Simancas se abre a la
investigación histórica. A partir de dicha fecha pasa a ser Archivo
Histórico.
Esta andadura histórica realmente excepcional del Archivo de Simancas
lo convierte en uno de los archivos más importantes para el estudio de
la época moderna.
Si Simancas fue creado en el siglo XVI para guardar los documentos
emanados de los organismos centrales de gobierno de la monarquía
hispánica, nada más lógico que sus fondos reflejen la estructura
administrativa desde el reinado de los Reyes Católicos (fines del siglo
XV) hasta la caída del Antiguo Régimen (principios del siglo XIX). En
este largo periodo se distinguen dos épocas: la de los Austrias (XVI-
XVII) y la de los Borbones (XVIII). Consecuentemente los fondos
simanquinos tienen dos grandes bloques: los pertenecientes a la época
austriaca y los de la época borbónica.
Los organismos de gobierno de la época de los Austrias fueron los
Consejos. Existieron tantos cuantos territorios constituían la monarquía
hispánica (Consejo y Cámara de Castilla, de Aragón, de Indias, de
Italia, de Flandes y de Portugal) y cuantas materias generales afectaban
a éstos (Consejo de Estado, de Guerra, de Hacienda, de Inquisición, de
las Órdenes y de Cruzada). Trece Consejos u organismos por cuyas
manos pasaban todos los asuntos tocantes a los territorios y materias
mencionadas. En Simancas, por tanto, para los siglos XVI y XVII
existen tantas secciones cuantos Consejos hubo, con cuatro
excepciones: los consejos de las Órdenes, Indias, Aragón e Inquisición.
267
Los organismos de gobierno de la época borbónica fueron las
Secretarías de Despacho. Los Borbones crearon cinco organismos
gubernativos: Secretaría del Despacho de Estado, de Guerra, de
Hacienda, de Gracia y Justicia, y de Marina e Indias. En Simancas, por
tanto, para el siglo XVIII existen tantas secciones cuantas Secretarías.
Además de las secciones señaladas, hay secciones facticias, no
derivadas de un organismo administrativo productor: Patronato Real, y
Mapas, Planos y Dibujos.
Archivo General de Indias
En 1785 nacía por deseo del rey Carlos III el Archivo General de Indias
con objeto de reunir en un solo lugar los documentos referentes a Indias
hasta entonces dispersos en Simancas, Cádiz y Sevilla. El impulsor del
proyecto fue Don José de Gálvez, Secretario de Indias, y el ejecutor del
mismo fue el Académico e Historiador Don Juan Bautista Muñoz,
Cosmógrafo mayor de Indias. El espléndido edificio, la Casa Lonja de
Sevilla, que se construyó en época de Felipe II sobre planos de Juan de
Herrera, sirve hasta hoy como sede del Archivo.
En octubre de 1785 llegan a la Casa Lonja de Sevilla los primeros
documentos procedentes de Simancas. El año 1760 se tomaba como
fecha divisoria entre lo administrativo y lo histórico, de forma que los
papeles anteriores a esa fecha habían de ser remitidos al nuevo Archivo,
quedando la documentación posterior al servicio directo de sus
organismos productores.
Desde entonces, y en distintas remesas, se van incorporando los fondos
de las principales instituciones indianas: el Consejo de Indias, la Casa
de la Contratación, los Consulados, las Secretarías de Estado y del
Despacho hasta convertir al Archivo en el principal depósito
documental para el estudio de la Administración española en el Nuevo
Mundo, o, como se ha dicho hasta hacer de ello un tópico, hasta
convertir el Archivo General de Indias en "la meca del americanismo".
Hoy el Archivo General de Indias conserva más de 43.000 legajos,
instalados en ocho kilómetros lineales de estanterías, con unos 80
millones de páginas de documentos originales que permiten a diario
profundizar en más de tres siglos de historia de todo un continente,
desde Tierra de Fuego hasta el sur de los Estados Unidos, además del
Extremo Oriente español, las Filipinas: la historia política y la historia
social, la historia económica y la de las mentalidades, la historia de la
Iglesia y la historia del arte... Los más variados temas ocupan el interés
de los miles de investigadores que pasan por el Archivo: desde el
descubrimiento, exploración y conquista del Nuevo Mundo, hasta la
independencia; desde las instituciones políticas indianas hasta la
268
historia de los pueblos precolombinos; desde el intercambio comercial a
los problemas de tráfico marítimo; desde la expansión misionera hasta
los aspectos inquisitoriales... Tantos y tantos temas en los que el
Archivo General de Indias va contribuyendo a lo largo del tiempo para
obtener la más completa y documentada visión histórica de la
Administración española del Nuevo Mundo, tal como en su momento
quiso hacer el rey Carlos III, el fundador del Archivo.
Los documentos que hoy conserva el Archivo proceden

fundamentalmente de los siguientes organismos metropolitanos:
- Consejo de Indias, siglos XVI-XIX

- Casa de la Contratación, siglos XVI-XVIII
- Consulados de Sevilla y Cádiz, siglos XVI-XIX
- Secretarías de Estado y del Despacho Universal de Indias, de
Estado, de Gracia y Justicia, Hacienda y Guerra, siglos XVIII-
XIX
- Secretaría del Juzgado de Arribadas, siglos XVIII-XIX
- Comisaría Interventora de la Hacienda Pública de Cádiz
- Dirección General de la Renta de Correos, siglos XVIII-XIX
- Tribunal de Cuentas, Sala de Ultramar, siglo XIX
- Real Compañía de la Habana, siglos XVIII-XIX
- Otros documentos proceden directamente de organismos
coloniales (Capitanía General de Cuba, siglos XVIII-XIX) o de
archivos pertenecientes a personas particulares relacionadas con
la administración colonial (Duque de Veragua, siglos XV-XVIII;
General Polavieja, 1876-1898, y el Virrey Abascal, 1804-1859).
Los fondos documentales del Archivo de Indias tienen, por lo tanto, un

interés excepcional para el estudio histórico de la obra de España en
Indias, afectando a una extensión enorme, América (desde el sur de
Estados Unidos hasta Tierra de Fuego) y Filipinas durante los siglos
XV al XIX.
Se agrupan en 16 secciones:
Patronato
Contaduría
Contratación
Justicia
Gobierno
Escribanía de Cámara
Arribadas
Correos
269
Estado
Ultramar
Cuba
Consulados
Títulos de Castilla
Tribunal de Cuentas
Diversos
Mapas y planos
Archivo General del Patrimonio Nacional. Real Casa.
Creado por José I el 23 de noviembre de 1808 y actualmente ubicado en

el Palacio Real de Madrid comprende los archivos de la corono y
Patrimonio Nacional. De sus fondos, la parte correspondiente a la
administración patrimonial llega hasta la actualidad, el Archivo de su
Excelencia el General Franco, abarca de 1942 a 1975 y el de S. M. Don
Juan Carlos I, de 1975 a 1981. Esta documentación no se puede
consultar.
La documentación privada de Franco se conserva en la fundación que
lleva su nombre. Ha publicado 3 inventarios y para el acceso hay que
solicitar permiso al director de la fundación, que lo entrega según su
propio criterio.
Archivo General de Palacio.
Creado por Fernando VII en 1808, cuenta con más de 120 millones de
expedientes desde el siglo XII a nuestros días, divididos en los
siguientes fondos: administrativo, jurídico, reinados, administraciones
patrimoniales, reales patronatos, capilla real, personal, planos y dibujos,
registros, fotografía histórica, archivo del Infante D. Gabriel y
encomiendas del infante D. Antonio Pascual.
El Archivo General de Palacio reúne la documentación relativa a la
administración de la Real Casa y del Patrimonio de la Corona (S. XVI-
XX).
Como archivo central de Patrimonio Nacional conserva también las
series documentales producidas por este organismo desde sus orígenes.
Otros fondos custodiados en el Archivo son los generados por la
administración de los diferentes Reales Patronatos (S. XII-XX) y los
archivos las Encomiendas pertenecientes a diversos infantes de la
Familia Real. Además son de gran interés las colecciones de Mapas,
Planos y Dibujos (S. XVI-XX) y de Fotografía Histórica, así como la
serie de partituras musicales del fondo de la Real Capilla.
270
En la actualidad, Patrimonio Nacional gestiona los bienes de titularidad
estatal afectados al uso y servicio del Rey y de los miembros de la Real
Familia. Además administra las fundaciones denominadas Reales
Patronatos. º La gestión de todos estos bienes ha generado diversos
fondos documentales, que se conservan en los diferentes archivos que
forman el Sistema de Archivos de Patrimonio Nacional.
El Archivo General de Palacio es el eje del Sistema. Entre sus
funciones principales se encuentran:
- Coordinación y gestión de los archivos de oficina de los servicios

centrales y delegaciones de Patrimonio Nacional
- Recepción de transferencias documentales del Patrimonio
Nacional
- Conservación y difusión de los fondos documentales de carácter
histórico
- Gestión y tratamiento técnico de los archivos de los Reales
Patronatos
Archivo Histórico Nacional
Creado en 1866 para dar cabida a los archivos de las órdenes e

instituciones eclesiásticas suprimidas a raíz de la desamortización. Con
el tiempo se fueron agregando otros fondos de procedencia
heterogénea, desde la Administración del Estado e instituciones hasta
archivos e instituciones privadas. Dividida en 15 secciones, sus fondos
ocupaban 35 Km. de estantería: algunas de las secciones más
importantes son: Consejos suprimidos, Clero secular y regular. Guerra
civil.
El siglo XIX abunda en hechos históricos que rompen definitivamente
con el Antiguo Régimen; las instituciones españolas van a sufrir
importantes cambios. Resultado y testimonio de estos sucesos son las
reformas de la Administración del Estado que tienen lugar durante este
siglo. Los archivos, piezas imprescindibles dentro del aparato
administrativo estatal, puesto que son la memoria de sus instituciones,
van a sentir en su propia estructura y composición los efectos de estas
reformas.
Estos drásticos cambios administrativos coinciden en el tiempo con la
reactivación de la idea, generada en el siglo XVIII por don Santiago
Agustín Riol y por el padre Burriel, de fundar un archivo semejante y
continuador del de Simancas, como el gran archivo del Estado. Esta
propuesta, presentada a Isabel II por sus ministros, pasa por no pocos
avatares hasta que, a mediados del siglo XIX, una importante reforma
hacendística del Estado plantea la urgencia de contar con un archivo
271
que pueda recoger un enorme volumen de valiosos diplomas para la
Historia de España.
Esta reforma de la Hacienda, con sus leyes desamortizadoras, hace
pasar a manos del Estado los bienes y propiedades de las instituciones
eclesiásticas, con toda la documentación de incalculable valor histórico
en ellas conservada. Y por Real Orden de 18 de agosto de 1850 se
dispone que toda la documentación de los archivos de las órdenes
monásticas pase a la Real Academia de la Historia. Éste va a ser el
primer depósito documental de estos fondos eclesiásticos, que más
tarde constituirán el núcleo fundacional del archivo que se está
gestando. La Academia capta muy pronto los enormes problemas que
se plantean para controlar y organizar tan valiosa documentación; por
ello, sus académicos solicitan del Ministro de Fomento la creación de
un archivo que sirva para recoger tan importantes fondos documentales.
Finalmente, el Real Decreto de 28 de marzo de 1866 crea el Archivo
Histórico Nacional. En la exposición de motivos de este decreto, el
Ministro de Fomento y presidente de la Real Academia de la Historia,
don Antonio Aguilar y Correa, marqués de la Vega Armijo, solicita que
se conceda al Archivo "la consideración que merece, declarándole
público, conservándole en esta Corte para que pueda ser más útil a la
Academia, a la vez que a los aficionados a los estudios históricos".
El Archivo, ya creado, va a permanecer en las dependencias de la
Academia hasta finales del siglo XIX. Durante estas tres décadas, sus
directores incrementan y organizan los fondos documentales en la
medida en que lo permiten los escasos medios materiales con que
cuentan.
A finales del siglo XIX, el Archivo traslada su sede de la Academia al
Palacio de Bibliotecas y Museos Nacionales, la Biblioteca Nacional,
donde ocupará el ala norte hasta su traslado al edificio actual.
Un hito histórico a destacar es el año 1896, cuando coinciden el
traslado del Archivo a la Biblioteca Nacional y el nombramiento como
director del centro de don Vicente Vignau y Ballester. Es en este
momento cuando el archivo pasa de ser un cúmulo sólo de fondos
medievales a constituir un depósito organizado de documentos
procedentes de instituciones más modernas.
La plenitud del Archivo corresponde a los años en que éste permanece
en el edificio de la Biblioteca Nacional, de 1896 a 1952. El hecho de
disponer de espacio permite recibir toda la documentación de
instituciones estatales que estaba pendiente de recogerse y organizarse;
por ello, podemos considerar los años transcurridos en esta sede como
los del mayor incremento de fondos documentales del Archivo
Histórico Nacional.
272
En el año 1952 se inaugura el nuevo edificio para el Archivo en
terrenos del entonces Ministerio de Educación Nacional, en la calle
Serrano, 115. En este lugar el Archivo ha seguido recibiendo y
organizando fondos documentales, como archivo final del sistema
archivístico del Estado.
Los fondos documentales del Archivo Histórico Nacional se estructuran
en un cuadro de clasificación que, dada su diversidad, se articula en
cinco grandes apartados: Instituciones del Antiguo Régimen,
Instituciones contemporáneas, Instituciones eclesiásticas, Archivos
privados y Colecciones.
Instituciones del Antiguo Régimen
A través de las Instituciones del Antiguo Régimen, en el punto

de Instituciones de la Monarquía, se accede a la documentación
producida por los Consejos, Juntas y Secretarías de Estado y del
Despacho. A finales del siglo XIX fue la propia Administración quien
hizo entrega al Archivo Histórico Nacional de aquella documentación
que los organismos del Antiguo Régimen no habían llegado a remitir al
Archivo real de Simancas. Esta abundante documentación corresponde
a la Cámara de Castilla, Consejos de Castilla, Aragón, Cruzada, Estado,
Hacienda, Indias, Inquisición, Órdenes, etc.; a Juntas como la
Apostólica, de Caballería, Incorporaciones, del Real Aposento de la
Corte, etc., y a las Secretarías de Estado y del Despacho de Estado y de
Guerra y Hacienda, etc. Son 51 fondos que se custodian en la secciones
de Consejos, Estado, Inquisición, Ordenes Militares, Códices y
Cartularios, Fondos Contemporáneos y Sigilografía. Completan fondos
existentes en otros archivos generales como Simancas, Indias y Corona
de Aragón.
El apartado Corporaciones abarca instituciones que en algún caso se
remontan a la Edad Media, como la Mesta, los Concejos de villa y
tierra, las Santas Hermandades, o Universidades como la de Alcalá,
Sigüenza y el Seminario de Nobles. Son 10 fondos fue se custodian en
las secciones de Diversos, Universidades, Códices y Sigilografía.
Instituciones Contemporáneas
En el Archivo también existen 32 fondos de Instituciones

Contemporáneas, del Poder Legislativo (Cortes de Cádiz), del Poder
Judicial (incluido el grupo de fondos correspondientes a los tribunales
republicanos), y del Poder Ejecutivo. De este último se conservan los
fondos de la Administración General del Estado, de la Central
(Directorio Militar de Primo de Rivera, Universidad Central de Madrid
273
y los Ministerios de Hacienda, Justicia, Ultramar, etc.), de la Periférica
(Capitanías Generales de Cuba y Filipinas), de la Consultiva (Consejo
de Ultramar, Consejo Real, etc.) y de la Corporativa (Asociación
General de Ganaderos).
Esta documentación, que se custodia en las secciones de Fondos
Contemporáneos, Ultramar, Consejos, Diversos, Clero, Órdenes
Militares y Sigilografía, completa los fondos del Archivo General de la
Administración de Alcalá de Henares, ya que los Ministerios, a causa
de la desaparición del anterior Archivo General Central alcalaíno por
un incendio tras la guerra civil, hicieron sus transferencias al Archivo
Histórico Nacional, situación que se mantuvo hasta la creación del
actual Archivo General de la Administración en 1969. En menor
medida estos fondos completan los existentes en el Archivo General de
Indias y en el del Tribunal Supremo.
Instituciones Eclesiásticas
Las Instituciones Eclesiásticas, cuya documentación es la más antigua

(s. IX-XIX), ingresaron en el Archivo, como ya se ha dicho, a
consecuencia de las leyes desamortizadoras. Del Clero Regular se
conservan 2.090 fondos documentales (1.382 de órdenes masculinas y
708 de femeninas) correspondientes a 26 órdenes religiosas,
del Secular, 96 fondos de catedrales y 2.011 de iglesias parroquiales,
colegiatas y ermitas, y los de Instituciones Pías y Asistenciales 110
fondos de hospitales. A ello hay que añadir los 11 conventos de
las Órdenes Militares hispánicas (Santiago, Calatrava, Alcántara y
Montesa) y la amplia documentación de la Orden de San Juan de
Jerusalén, en sus Lenguas de Castilla y León y de Aragón.
Esta copiosa documentación se custodia en las secciones de Clero,
Órdenes Militares, Códices y Cartularios y Sigilografía.
Archivos Privados
En el apartado de los ARCHIVOS PRIVADOS hay 40 archivos

personales y familiares, de personalidades correspondientes al ámbito
científico (Isaac Peral y Caballero, etc.), político (Margarita Nelken,
Marcelino Pascua, etc.), literario (Luis Rosales Camacho, Juan Ramón
Jiménez, etc.), diplomático (Juan Antonio Rascón Navarro, etc.), y
militar (Vicente Rojo, Valeriano Weyler y Nicolau, etc.), desde los
siglos XV al XX , a los que debe añadirse la reciente incorporación del
archivo de una asociación. Se custodian en las secciones de Diversos y
Estado.
274
Colecciones Documentales
Finalmente, las COLECCIONES DOCUMENTALES, de documentos
textuales y figurativos. Son 30 colecciones, con documentos de los
siglos X al XX, que han ingresado por compra o donación y, en algunos
casos, se han formado en el propio archivo por cuestiones de
conservación. Destacan entre ellas la colección de Códices, las
sigilográficas y las cartográficas. Se custodian en todas las secciones
del archivo.
En resumen, esta heterogeneidad de fondos hace que el Archivo

Histórico Nacional sea considerado un “archivo de archivos”, con un
gran volumen documental (43.500 ml.) y un arco cronológico amplio
(siglos IX-XX).
Asimismo, también existe un apartado de Reprografía de complemento,
con documentos del Comintern y del archivo del conde de
Campomanes.
A través del Portal de Archivos Españoles
(PARES)( http://pares.mcu.es) se puede acceder a la descripción e
imagen digital de estos documentos, que se incrementan con el trabajo
diario. Consultando el inventario dinámico de contenidos (Cuadro de
Clasificación) del AHN se puede navegar por todos los fondos hasta el
nivel de unidad documental.
Sección Nobleza. Toledo.
Los archivos nobiliarios son la expresión de la historia y la memoria de

una familia noble; son los archivos de los grandes linajes, poderosos,
propietarios de vastas propiedades y títulos que potencian y
engrandecen mediante alianzas matrimoniales con otras familias de
igual o mayor rango social, lo que justifica que definamos los archivos
nobiliarios como "archivos de archivos" por no ser los de una única
familia, sino la suma de todos los fondos documentales de las distintas
casas nobiliarias y títulos que, por diversas circunstancias, ha ido
acumulando un mismo linaje a lo largo de diversas generaciones.
En ellos han quedado reflejadas las actividades personales y públicas de
sus miembros, la administración de su patrimonio y el ejercicio de sus
prerrogativas señoriales y jurisdiccionales. La nobleza, como grupo
social, constituye un elemento esencial para entender la historia de
España. Su protagonismo social y económico a lo largo de tanto siglos
ha generado un enorme volumen de documentación, fértil en datos de
todo tipo, que podría desaparecer si no recibe el tratamiento técnico
adecuado. Con el paso del tiempo, estos archivos han adquirido la
condición de archivos históricos, cuyo interés transciende el de la
275
propia familia y cuyo conocimiento desde un punto de vista científico,
a través de su apertura a la investigación, contribuye al mejor
conocimiento y conservación del patrimonio documental español.
Desde 1992, los fondos documentales del Archivo Histórico Nacional

correspondientes a Casas Nobles se conservan en otro recinto y en otro
lugar, en Toledo. Al núcleo original, se han unido, a partir de esa fecha,
otras adquisiciones y depósitos de archivos nobiliarios. La Sección
Nobleza del Archivo Histórico Nacional, es única en su género. Tiene
como objetivo convertirse en un gran centro archivístico capaz de
organizar, conservar y difundir la información referente a los fondos
documentales que han sido producidos o recibidos por la Nobleza
Española a lo largo de su historia. En la actualidad custodia 241
archivos, la de mayoría procedentes de las Secciones Osuna y Diversos
del Archivo Histórico Nacional Madrid.
La Sección Nobleza del Archivo Histórico Nacional ofrece un
programa integral de conservación (preservación y restauración) de los
fondos documentales que alberga, todos ellos archivos producidos o
acumulados por la Nobleza Española. Ésta ha tenido un enorme
protagonismo social, político y económico en la historia de nuestro país
a lo largo de los siglos y ha generado un enorme volumen de
documentación, fértil en datos de todo tipo, que podría desaparecer si
no recibe el tratamiento técnico adecuado, privándonos de este valioso
patrimonio documental en el futuro.
Los depósitos cuentan con los más modernos sistemas para garantizar
las óptimas condiciones ambientales de la documentación así como su
correcta instalación y cuenta con un completo taller de Restauración.
La Sección de Referencias atiende personalmente a todos los
investigadores que acuden a consultar en la sala de lectura este tipo de
archivos, informándoles acerca de los fondos y documentos
concernientes al tema investigado y orientándoles en el uso de los
múltiples instrumentos de descripción incluyendo las más modernas
bases de datos. También ofrecemos información sobre los mismos por
correo electrónico o tradicional.
Para las personas que lo soliciten, existe un servicio de reproducción de
documentos, en el cual se siguen todas las normas y recomendaciones
actualmente en uso. Nuestros programas de reproducción de
documentos son una pieza fundamental de la política de conservación
en nuestro archivo, puesto que ofrecemos a los investigadores un
soporte alternativo de máxima calidad que sustituye a la documentación
original.
La Sección Nobleza del Archivo Histórico Nacional es un centro de
titularidad estatal y gestión directa del Ministerio de Cultura
276
dependiente de la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas.
Es una Sección del Archivo Histórico Nacional -centro creado por Real
Decreto de 28 de marzo de 1866- que funciona de forma independiente
desde octubre de 1993.
Es una institución cultural donde se reúnen, conservan y difunden los
archivos generados y recibidos por la nobleza española, que han sido
adquiridos por el Estado o depositados por sus propietarios para su
utilización para la investigación, cultura e información. Es un archivo
abierto donde se reciben nuevos fondos por donaciones o depósitos
efectuados por entes o personas privadas o adquisiciones del Ministerio
de Cultura.
Centro Documental de la Memoria Historica
Aunque este archivo nace en plena Guerra Civil (orden de 29 de mayo

de 1937) por la que se creaba la Delegación de Asuntos Especiales para
recoger toda la documentación de los centros y logias masónicas, y un
año después de formaba la sección de lo político-social, este archivo se
crea por Real decreto 426-1999 de 12 de marzo tomando como núcleo
documental los archivos antes citados, desde 1979 este archivo era una
división del AHN.
El Archivo General de la Guerra Civil Española ha sido creado por
Real Decreto 426/1999, de 12 de marzo, tomando como núcleo
documental el existente en la Sección Guerra Civil del Archivo
Histórico Nacional, con la finalidad de reunir, conservar y disponer sus
fondos documentales para la investigación, la cultura y la información.
Dicha Sección se creó por Orden del Ministerio de Cultura de 7 de
mayo de 1979 (BOE de 21 de junio de 1979), por la que se dispuso la
adscripción de esos fondos al Archivo Histórico Nacional, formando en
el mismo una División independiente.
Este Archivo General está formado en su núcleo principal por los
documentos de la Delegación del Estado para la Recuperación de
Documentos que el ejército de Franco obtenía selectivamente en las
unidades administrativas de diversos organismos e instituciones en los
diversos frentes durante la Guerra Civil. Estos documentos se reunían
en las Delegaciones Territoriales de Recuperación de Documentos y
desde éstas se enviaban a la Delegación Central de Recuperación de
Documentos de Salamanca, constituyendo una de las fuentes básicas de
información para el Tribunal Especial para la Represión de la
Masonería y el Comunismo creado en 1940.
Los Servicios Documentales así organizados se dividían en un principio
en dos secciones, una especial o masónica y otra político-social, y, tras
haber pasado por diversas situaciones de dependencia administrativa, se
277
adscribieron al Ministerio de Cultura al suprimirse la Sección de
Servicios Documentales de Presidencia de Gobierno por el Real
Decreto 276/1977, de 28 de octubre.
La trascendencia de la Guerra Civil en la Historia de España, así como
la de los años que la precedieron y los posteriores, exigían la mayor
atención de la Administración General del Estado para que, en torno a
esta Sección de Guerra Civil, se reuniera toda aquella documentación
dispersa vinculada a aquel período de nuestro pasado. Por esta razón, el
Archivo se ha ido enriqueciendo con adquisiciones y donaciones de
otros fondos documentales relacionados con la Guerra Civil Española y
sus consecuencias, como el Archivo Bruno Alonso, los archivos
fotográficos de Robert Capa, de Albert-Louis Deschamps, de Kati
Horna, de los hermanos Mayo, o los relativos a la Legión Cóndor,
Colecciones de carteles, prensa, e, incluso, fuentes de historia oral,
relativas a la Brigada Internacional de Abraham Lincoln y al Exilio
Español en México.
Por todas estas razones, la Junta Superior de Archivos, reunida en Pleno
el 26 de noviembre de 1996, propuso la creación en Salamanca de un
gran Archivo General de la Guerra Civil Española plenamente
autónomo, que a su vez integrara un Centro de Estudios y
Documentación sobre la propia Guerra Civil Española. Por eso, en el
Real Decreto de creación del Archivo General de la Guerra Civil
Española se contempla este Centro de
Estudios y Documentación (desarrollado en la ORDEN
ECD/1555/2002, de 17 de junio, por la que se establece el
funcionamiento y las competencias del Centro de Estudios y
Documentación sobre la Guerra Civil Española) y un Patronato
compuesto por:
Presidente: la Ministra de Cultura, doña Carmen Calvo Poyato
Vicepresidente: elegido por el Pleno entre los vocales por designación,
doña Ángeles Valle de Juan.
Secretario: el Director del Archivo General de la Guerra Civil
Española, don Miguel Ángel Jaramillo Guerreira
Vocales natos: la Consejera de Cultura de la Junta de Castilla y León,
doña Silvia Clemente Municio; el Alcalde de Salamanca, don Julián
Lanzarote Sastre; el Subsecretario de Cultura, don Antonio Hidalgo
López; el Rector de la Universidad de Salamanca, don Enrique Battaner
Arias; el Director general del Libro, Archivos y Bibliotecas, don
Rogelio Blanco Martínez; el Subdirector General de los Archivos
Estatales, don José Ramón Cruz
Vocales por designación: 8 vocales designados por el Ministerio de
Cultura por ORDEN CUL/4144/2005, de 22 de diciembre (BOE
3/01/2006): Dª Alicia Alted Vigil, D. Benito Bermejo Sánchez, Dª
278
Josefina Cuesta Bustillo, D. Santos Juliá Díaz. Dª Victoria Prego de
Oliver, D. Nicolás Sánchez Albornoz, D. Secundino Serrano
Fernández, D. José Félix Tezanos Tortajada.
Fondos
El Centro Documental de la Memoria Histórica está formado por los

fondos provenientes de los Servicios Documentales de la Presidencia
del Gobierno y del Tribunal Especial para la Represión de la Masonería
y el Comunismo de época franquista, así como por los incorporados
con posterioridad a 1979.
La Delegación Nacional de Servicios Documentales fue el organismo

que dio lugar al actual Centro Documental pues, además de los
documentos recogidos y producidos a lo largo de su historia, en 1971
acogió el segundo fondo más importante de los originarios, el del
Tribunal Especial para la Represión de la Masonería y el Comunismo.
Su documentación se estructura en tres secciones diferentes: Servicios
Generales, Sección Especial y Sección Político-Social. En la primera de
ellas se encuentran los documentos que la Delegación y sus organismos
precedentes utilizaron en su funcionamiento diario: disposiciones
legales, reglamentos, correspondencia, expedientes personales,
nombramientos, cuentas, informes, planes de trabajo, etc., entre los
años 1937 y 1977. Con ellos se puede conocer la institución, sus pautas
de actuación y el porqué de lo conservado en las otras secciones.
Sección Especial
La Sección Especial agrupa los documentos que se formaron relativos a
la masonería y a otros movimientos y asociaciones que podemos
unificar bajo la característica de ser considerados disidentes de la
ideología oficial del franquismo: teosofismo, librepensamiento o
rotarismo.
A la documentación masónica se le dedicó una atención extraordinaria,
ligada a la tarea de identificar a sus miembros y descubrir sus
actividades, debido a la cual hoy tenemos documentos que abarcan casi
todo el territorio español. Con lo recogido se formaron cinco tipos
básicos de expedientes: personales, de instituciones, de asuntos, de
actividades y de recuperación, ligados por un instrumento único: el
fichero general.
Todos los expedientes reúnen información con los documentos
originales incautados y los elaborados por la Delegación. De esta forma
los expedientes personales (de masones, de rotarios, de teósofos o de
miembros de la Liga de Derechos del Hombre) incluyen aquellos
documentos que ofrecen datos sobre personas concretas y los de
279
instituciones sobre logias, obediencias y otras asociaciones, con sus
libros de actas, de miembros, de cotizaciones, etc.
Los expedientes de asuntos ilustran una materia determinada tomando
como punto de partida documentación originaria sobre el tema,
mientras que los expedientes de actividades recogen información sobre
actividades masónicas en una localidad o territorio. Finalmente, los
expedientes de recuperación son los que nos dan a conocer el proceso
de incautación de los documentos y objetos masónicos.
La Sección Especial tiene también un importante fondo hemerográfico

y bibliográfico con la misma procedencia que los documentos,
fundamentalmente de temática masónica o teosófica, a lo que hay que
añadir un buen número de títulos sobre ocultismo, filosofía o religiones
orientales.
Sección Político-Social
Está formada por documentos de todo tipo de instituciones,
asociaciones y personas que lucharon por la causa republicana, con los
que se formaron diversas agrupaciones documentales o "series", para
cuya identificación se recurrió al lugar donde se realizó la incautación
en unos casos y a la materia en otros. La mayor parte forman las que se
han venido denominando "series de procedencia geográfica": Alicante,
Aragón, Barcelona, Bilbao, Cádiz, Cartagena, Castellón, Extremadura,
Gijón, Jaén, Lérida, Madrid, Santander, Valencia y Vinaroz, que se
completan con las de prensa y propaganda y militar.
Contrariamente a lo que pudiera parecer, las series de procedencia
geográfica no sólo tienen documentos del territorio con que se la ha
denominado sino también de otros generalmente limítrofes. En Madrid
o Barcelona es fácil encontrar expedientes referentes a todo el territorio
nacional, en unos casos por ser de instituciones cuyo ámbito
competencial abarcaba todo el país y en otros por el desplazamiento de
la documentación con el frente de guerra. En todo caso y como regla
general conviene saber que los documentos corresponden a las zonas
perdidas por los republicanos a partir de julio de 1937, y, desde luego,
nada hay recogido en los lugares en que triunfó el golpe al comienzo de
la guerra.
El contenido de estas series es misceláneo ya que en ellas se han
reunido materiales que tienen su origen en los más diversos archivos:
legislativos, judiciales, de la Administración Central, de las
administraciones autónomas de Cataluña y País Vasco, de
corporaciones locales, de la Administración Institucional, de personas y
todo tipo de asociaciones y empresas.
280
Bajo la denominación Prensa y Propaganda se pueden hallar algunos de
los materiales que tradicionalmente se han empleado para esas tareas,
siendo los más destacables por cantidad y calidad los carteles, tarjetas
postales, calendarios, hojas de propaganda, banderas, folletos y
publicaciones periódicas. El Centro cuenta con una excepcional
hemeroteca con buena parte de lo publicado en el bando republicano.
La "Serie Militar", formada a partir de la toma de Madrid, no recoge
toda la documentación de ese carácter que existe en el Centro, la mayor
parte de las otras "series"de la sección tienen también documentos del
Ejército. En ambos casos el contenido es parecido: datos sobre
individuos, esto es, expedientes personales, carnés, hojas de revista,
listados de hospitalizados, etc.
Con las informaciones sacadas de los documentos de la Sección
Político-Social se formó un gran fichero onomástico de
aproximadamente tres millones de fichas que contienen las referencias
individuales de las personas que aparecen citadas en buena parte de la
documentación. Estas fichas eran las que permitían a la Delegación
Nacional de Servicios Documentales facilitar los informes de
antecedentes que le solicitaban las diferentes instancias y especialmente
el Tribunal Especial para la Represión de la Masonería y el
Comunismo, los cuales a su vez forman otra importante serie.
Junto con la documentación de la sección existe un gran fondo
bibliográfico, ligado a la tarea de incautación, que reúne libros con el
mismo origen que los documentos y cuya temática es la política, el
sindicalismo, ideologías, historia, literatura, publicaciones oficiales, etc.
Un conjunto editorial variopinto, muestra de lo que leían aquellos que
perdieron la guerra.
Tribunal Especial para la Represión de la Masonería y el Comunismo
El artículo 12 de la Ley de Represión de la Masonería y el Comunismo,
de 1 de marzo de 1940, establece su creación y composición así como
los delitos de su competencia, enunciados en el título de la propia ley.
En la actualidad conservamos la mayor parte de la documentación que
produjo el tribunal durante su existencia, los expedientes personales de
sus miembros, los registros y los algo más de sesenta y cuatro mil
expedientes de los procesos que fueron instruidos por los tres juzgados
existentes. A ellos habría que añadir los libros de sentencias y los
diarios de sesiones.
Fondos incorporados
Los llamados fondos incorporados son los documentos que han
ingresado en el Centro a partir de 1979. Son tanto archivos como
colecciones o piezas sueltas que completan y amplían lo ya existente. Si
nos referimos al tema guerra civil sobresale el Archivo de la Segunda
281
Sección del Estado Mayor del Ejército de la República, que permite
acercarse al funcionamiento y a los datos obtenidos por uno de los
servicios de información republicanos. Junto a éste está el pequeño
Archivo del Comisario General de la Flota de la República, Bruno
Alonso, con una interesante correspondencia, algunos documentos
oficiales y fotografías. La propaganda aparece representada por una
notable colección de hojas de propaganda y por algunas láminas,
carteles y publicaciones diversas. En este aspecto revisten especial
importancia las fotografías, pues este Centro cuenta con algunas de las
más conocidas e importantes colecciones que sobre la guerra civil
existen; las de Robert Capa, Kati Horna y de Albert-Louis Deschamps,
que nos muestran los dos bandos de la contienda.
Los archivos de dos asociaciones pueden servir para ilustrar el exilio:
Federación Española de Deportados e Internados Políticos y Liga de
Mutilados, Inválidos y Viudas de la Guerra de España (1936-1939) en
Francia. Además se han reproducido en microfilm los archivos
personales de algunos de los exiliados más notables que residieron en
Argentina o de los filósofos que se asentaron en México, país en el que
se realizó un proyecto de historia oral con exiliados españoles que
también se encuentra en el Centro. Las imágenes de muchas de estas
personas se pueden encontrar también en las fotografías realizadas por
los Hermanos Mayo.
Archivo General de la Administración Civil (AGA)
Más conocido como AGA de Alcalá de Henares. Su antecesor se crea

en 1858, y es conocido como el Archivo General Central, situado en el
palacio arzobispal de la Alcalá de Henares, al que durante ochenta años
remitieron sus documentos los ministerios y otros organismos
administrativos, pero en el verano de 1939, y como secuela de la
Guerra Civil fue destruido por un incendio. En 1969 se crea el AGA
Archivo general de la Administración Civil, concebido como depósito
intermedio, es decir de valoración y selección de la documentación que
va a ser definitivamente conservada como histórica y la que será
destruida.
El Decreto 914/1969, de 8 de mayo, por el que se crea el Archivo
General de la Administración supuso la continuación de las
transferencias de documentación interrumpidas en el año 1939 por la
desaparición del Archivo General Central de Alcalá de Henares. Este
último se había creado por Real Decreto de 17 de julio de 1858 para
recoger la documentación remitida por las Secretarías del Despacho.
Por otro lado, con el Decreto 914/1969 se consolidan y regulan las
transferencias entre los distintos tipos de Archivos basándose en
282
criterios jurídico-administrativos y de frecuencia de consulta, fijando
con carácter general los plazos máximos de permanencia en cada uno
de ellos. Por tanto este archivo es el heredero directo del Archivo
General Central, incendiado treinta años antes. Su objetivo como se
define en el texto legal que da lugar a su constitución, es crear “una
corrientes de documentación que perimita garantizar la conservación de
los documentos que ha de tener un valor histórico y dar el tratamiento
adecuado a aquellos otros que tengan un valor temporal como reflejo de
los derechos y deberes del estado, o de los ciudadanos, a la vez que
descongestione las oficinas publicas y agilice la decuacion
daministrativa”.
Sus fondos han sido producidos, en su mayor parte, por la actividad de
organismos públicos, en ámbito de la Administracion central. Hay un
volumen importante de documentos procedente de organismos de la
administración Central Periferica, asi como de la administración
española en el Norte de africa y documentos producidos por las
instituciones político admnistrativas del periodo 1939-1975. Destacan
sus características los fondos producudos por la actividad de los orgnos
del poder judicial, por la administración consultiva, institucional y
corporativa, asi como los producidos por la actividad de las sociedades
estatales y empresas mixtas. Merecen especial atención los fondos
fotográficos y cartográficos.
El centro simultanea sus funciones de archivo intermedio con las de
Archivo histórico, recibiendo anualemtne documentación con mas de
15 años de antigüedad. Desde su existencia podemos distinguir dos
etapas, diferenciadas por las transformaciones políticas y sociales que
se producen a partir de 1978.
La primera etapa, comprendida entre 1972 y 1985 podemos definirla
como de salvaguarda del Patrimonio documental. Durante este periodo
se produce una recogida masiva de fondos, que en muchos de los casos
no disponían del control archivístico necesario, ya que debido a la
inexistencia de archivo intermedio entre 1939 y 1972, los rchivos
centrales no pudieron dedicar la atención necesaria a estos fondos. A
esto habira que añadir los acontecimientods que se desarrollaron con la
posteriodad a 1975, que finalmente con la transformación político
administrativa del estado, de la que resulta la desaparición de
numerosas instituciones que funcionaban duraten el régimen de Franco.
De esta manera a partir de la publicación del Real Decrero de 4 de julio
de 1977, el Archivo General de l Administracion comienza a recoger
fondos de otras instituciones para evitar su desaparición, tales como la
Secretaria General del Movimiento, Organización Sindical o del
Ministerio de Informacion y Turismo. Otro de los acontecimientos
importantes que marcan la historia de este archivo será el translado de
283
los juzgados de Madrid a la nueva sede de plaza de Castilla, lo que
supuso un gran ingreso de documentos producidos por la
administración de justica. La segunda etapa del archivo, que podemos
situara partir de 1986, se caracteriza por la consolidación de las
transferencias regulares de fondos de los archivos centrales, dotando a
la administración central del estado nuevamente de un sistema de
archivos eficad.
La falta de espacion en el Archivo Historico Nacional, ha tenido como
consecuencia que este archivo no pueda transferir documentación de
carácter histórico que conserva, desarrollando por este motivos las
funciones de archivo intermedio de la administración y de archivo
histórico.
Se puede destacar el fondo de regiones devastadas, en el que se
conservan unidades archivisitcas de gran valor testimonial para la
historia del conjunto arquitectónico y urbanístico español, formado por
los expedientes de reconstrucción de edificios y monumentos del
patrimonio histórico artístico, que fue destruido y deteriorado tras la
guerra civil española.
En los fondos documetales del Archivo general de a administración se
encuentran junto a los documentos de los cambios políticos e
institucionales masrecientes, el reflejo del pasado de la historia
española mas reciente: a través de los fondos de la dicerccion general
de Marruecos y colonias, Guinea, sahara, embajadas y consulados, etc.
Se puede documentar la vida política y las relaciones exteriores de un
pasado no muy lejano.
De todo este conjunto documental se cubren mas de 135 km lineales de
estantería, con fechas comprendidas entre finales del siglo XVIII y
1990, podíamos destacar el magnifico fondo fotográfico que pone
imagen a la historia mas reciente de España a través de ocho millones
de fotografías, formado por el Archivo fotográfico de Alfonso, la
Agencia Torremocha y la producción grafica de los medios de
comunicación social del estado; pero si en algo destaca este archivo es
en su volumen de los nueve millones de unidades, imprescndibles para
el estudio de la arquitectura, el urbanismo, la ingeniería y el desarrollo
socio económico de este periodo.
El archivo general de la administración tiene como fin especial la
recogida, mediante tranferecias regulares, de la documentación
producida por la Administracion General del Estado, que tras
permanecer en sus respectivos archivos centrales haya perdido
suficiente utilidad administrativa como para que el descenso en su
índice de frecuencia de consulta aconseje su tranferencia a un archivo
intermedio.
284
Por otra parte y como se expresaba en su Decreto de Creacion, el
Archvio general de la Administracion tiene la misión de determinar los
fondos que deben ser tranferidos al archivo histórico nacional, y cuales
pueden ser propuestos para su eliminación a la Comision superior
Calificadora de Documentos Admiistrativos.
Como el resto de los archivos estatales tiene ecomendadas las funciones
de custodia, organización, descripción, conservación y difusión de los
fondos en el depositados, en tanto que constituyen una parte importante
del patrimonio documental español.
Por ultimo decir que el archivo general de la Administracion de Alcala
de Henares conto para su puesta en funcionamiento con un edificio de
nueva planta: se hace un edificio de 8 plantas con material
incombustible , las zonas de deposito es un muro ciego, es decir, no hay
ventanas y además esta climatizado todo el año. Cada planta esta
separada herméticamente de las demás. En cada planta hay también
muros cortafuegos.
Archivo histórico provincial de Álava
Los Archivos Históricos Provinciales tienen su origen en el Decreto de

12 de noviembre de 1931 por el que se establece que los protocolos
notariales de más de cien años se reúnan en estos Archivos. En
posteriores disposiciones se amplían las competencias de los Archivos
Provinciales para reunir la documentación judicial, de los Registros de
la Propiedad, de las Delegaciones de Hacienda, etc. culminando con el
Decreto 914/1969 por el que se establece que toda la documentación
producida por organismos de la Administración Central en la
Provincia se envíe a los Archivos Históricos Provinciales.
Las primeras noticias del Archivo Histórico Provincial de Álava son del
año 1932 al constituirse la Junta del Patronato del Archivo, la cual no
logró llevar a cabo su compromiso de establecer el Centro por no
conseguir habilitar un local adecuado.
Por Orden del Director General de Archivos y Bibliotecas de 24 de
septiembre de 1941 se designó a D. Antonio Mañueco Francos "para
que proceda a la formación del Archivo Histórico de la provincia de
Álava". La Orden se cumplió en el verano de 1942 al instalarse los
protocolos notariales de Vitoria en el Instituto de Enseñanza Ramiro de
Maeztu.
Como consecuencia de la política de creación de Casas de Cultura de
los años 60 y 70, el Archivo Histórico Provincial de Álava se trasladó
en 1976 a su actual sede del Paseo de la Florida.
Mucho antes de que se creara el Archivo Histórico Provincial, Álava ya
había afrontado la necesidad de preservar en un lugar apropiado la
285
documentación de origen notarial. En 1849, tras una drástica reducción
del número de notarías en Vitoria a causa de una crisis económica, se
planteó el problema de la conservación de los protocolos notariales de
las escribanías desaparecidas. El juez de Primera Instancia de Vitoria,
José Jorge de Goya, resolvió el problema de forma provisional,
depositando la documentación que estaba inventariada en el Archivo
Municipal, que compartía sus instalaciones con el Juzgado.
La Ley General del Notariado de 28 de mayo de 1862, estableció que se
creasen, en las cabeceras de las Audiencias Territoriales, los Archivos
Históricos de Protocolos Notariales. Al mismo tiempo las Diputaciones
de Álava, Guipúzcoa y Vizcaya propusieron la creación de archivos
provinciales para el depósito y custodia de sus protocolos. Esta
propuesta se recogió en el Decreto de 8 de enero de 1869 que proponía
la creación de los Archivos de Protocolos en las cabezas de los Partidos
Judiciales.
Así, en Vitoria se crea el Archivo General Notarial a cuyo frente se

nombró un Notario-Archivero, instalándose en un edificio compartido
con el Instituto de Segunda Enseñanza, la Audiencia Provincial, el
Juzgado de 1ª Instancia y el Ateneo Científico y Literario. Hoy en día
este edificio es la sede del Parlamento Vasco.
El Patronato. Tras el Decreto de 12 de noviembre de 1931, sobre

régimen y denominación de los Archivos Históricos de Protocolos e
Históricos Provinciales, se constituye la Junta del Patronato del
Archivo (3 de marzo de 1932) con lo que nace formalmente el Archivo
Histórico Provincial de Álava con el fin de conservar y difundir los
protocolos notariales con más de cien años de antigüedad. Sin embargo,
la inestabilidad política de la década y el estallido de la Guerra Civil
española imposibilitaron conseguir un local adecuado para su
instalación y los protocolos notariales acabaron amontonados en varias
salas del Tribunal Tutelar de Menores de Vitoria, lo que provocó un
gran deterioro en la documentación.
En 1941, por Orden del Director General de Archivos y Bibliotecas, se

designó a D. Antonio Mañueco Francos, Jefe del Archivo de la
Delegación de Hacienda y de la Biblioteca pública de Vitoria, “para
que procediese a la formación del Archivo Histórico de la provincia de
Álava”. Al año siguiente, los protocolos notariales fueron trasladados
de nuevo a su primitiva sede en el Instituto de Enseñanza Media
“Ramiro de Maeztu”. Desde entonces, y ante el creciente interés que
despertaban estos fondos documentales para el estudio de la historia
286
local, la Diputación Foral alavesa va a promover diversas iniciativas
dirigidas a proporcionarles un local adecuado.
En 1947 se constituyó un nuevo Patronato del Archivo, presidido por el

Presidente de la Diputación Foral, siendo su Secretario el Director del
Archivo Histórico Provincial de Álava: el Archivo continuó
funcionando con arreglo a las normas establecidas por el Ministerio de
Educación, dependiendo de la Dirección General de Archivos y
Bibliotecas. Esta fecha puede considerarse la fecha de nacimiento real
del archivo como tal, es decir, como institución encargada de la
conservación, organización y difusión de los documentos.
Crecimiento. Como consecuencia de la política de creación de Casas de

Cultura de los años sesenta y setenta del siglo XX y de la carencia de
espacio en los locales del Instituto Ramiro de Maeztu, el Archivo
Histórico Provincial de Álava se trasladó en 1976 a la recién creada
Casa de Cultura de Vitoria, en el Paseo de la Florida: un edificio
emblemático para la provincia y donde va a compartir instalaciones con
la Biblioteca Pública Provincial.
Es a partir de ese año cuando el AHPAL puede comenzar a realizar sus

funciones de archivo intermedio de la Administración Periférica del
Estado, como establece el Decreto 914/1969, de 8 de mayo. A partir de
1978, comienza la incorporación de fondos documentales, que
demuestra nuevamente la falta de espacio para instalar la
documentación y la necesidad de construir un edificio de nueva planta
adecuado a su finalidad: recogida, conservación, descripción y difusión
del patrimonio documental.
Desde 2004, el Archivo Histórico Provincial de Álava cuenta con un

moderno edificio de nueva planta situado en el distrito universitario de
Vitoria. Por sus características constituye hoy el centro de archivo más
moderno y de mayor capacidad del País Vasco.
Fondos
El grueso de la documentación del AHPAL lo constituye el fondo de

Protocolos Notariales otorgados en la provincia de Álava. Cuenta
actualmente con más de trece mil protocolos, remontándose hasta 1502
e incrementándose anualmente con la incorporación de nuevos
protocolos centenarios. Los más recientes corresponden a 1906.
287
De este fondo inicial y de otras transferencias posteriores se fue
separando otra documentación que llegó mezclada con la notarial. Su
organización permitió identificar:
El Archivo familiar de Ocio-Salazar, un ejemplo de familia hidalga

alavesa ennoblecida con las mercedes enriqueñas y que acabará
entroncando con los grandes linajes de la Edad Moderna. Este fondo
había sido conservado por el escribano de Llodio (1853-1897), D.
Francisco de Salazar.
La documentación procedente de los Juzgados municipales, que recoge
el ejercicio de la jurisdicción ordinaria ejercida por los Alcaldes
ordinarios en villas y ciudades para los casos de “no hermandad”, y
cuyas sentencias se apelan a la Chancillería de Valladolid.
Los Expedientes de limpieza de sangre, de gran importancia para
probar la condición de noble, que había sido concedida a todos los
alaveses de nacimiento por Alfonso XI en 1332.
El fondo de la Escribanía Mayor de Rentas Reales del Distrito de
Cantabria, procedente de aquéllos escribanos que ejercían
simultáneamente como escribanos del número de Vitoria y como
escribanos de rentas reales.
La correspondencia de los Presidentes y Secretarios de la Real
Sociedad Bascongada de Amigos del País desde 1770 a 1792
El fondo de la Universidad de Oñate en Vitoria: fundada por Rodrigo
Mercado de Zuazola en 1515 y trasladada a Vitoria en 1834.
El fondo de la Universidad Literaria de Vitoria creada al amparo de la
Ley de Enseñanza Libre de 1868 por el Ayuntamiento de esta ciudad.
Al núcleo inicial del AHPAL se incorporó en 1949 el fondo del

Registro de Hipotecas. Esta institución había sido originariamente
creada por Carlos III para registrar las transacciones y arrendamientos
de bienes inmuebles y en 1862 se transformó en los actuales Registros
de la Propiedad.
Hasta 1976, cuando el Archivo se traslada a la Casa de Cultura, no
pudieron realizarse nuevas incorporaciones de fondos documentales, a
pesar de que el Decreto 914/1969 transformaba los Archivos Históricos
Provinciales en archivos intermedios de la Administración central y por
tanto, competentes para recoger toda la documentación generada por
los organismos de la Administración periférica.
La documentación de las Delegaciones provinciales del INE y de
Hacienda, que incluía importante documentación de la
Desamortización.
Otros fondos de instituciones franquistas desaparecidas: Sindicatos
verticales (AISS), Radio Álava (de la red de emisoras del Movimiento
288
Nacional), la Delegación provincial de la Familia y la Sección
Femenina.
En 1993 se inician las transferencias periódicas incorporándose los
fondos documentales de las Delegaciones Provinciales de Cultura,
Obras Públicas y Agricultura; tres años después se añaden las de la
Delegación del Gobierno en Álava, los Servicios Jurídicos y Protección
civil.
El AHPAL se ha acrecentado también con la adquisición, por parte de
la Subdirección General de Archivos Estatales, de algunos fondos
privados como el Archivo de la familia alavesa Gámiz (1451-1870) que
comprende las cartas de Fernando I, rey de romanos, Hungría y
Bohemia a su embajador en España, D. Alonso de Gámiz; o la compra
de una Colección de Tarjetas Postales del País Vasco.
Por último, en 1997 ingresa, por donación, el fondo privado de Mariano
Belestá, general isabelino que contrajo matrimonio con la vitoriana
Fausta Elío, sobrina del general carlista Elío y que se completa con la
documentación depositada en la Biblioteca del Seminario Diocesano de
Vitoria.
Fondos desaparecidos. Tal como se ha mencionado arriba, la tardía
ubicación del Archivo en un local convenientemente habilitado para
ello y la carencia de personal de plantilla condicionaron enormemente
la recogida de documentación a lo largo del tiempo: esta situación se
vio agravada, además, por el estallido de la guerra civil y la falta de
interés generalizada por la protección del patrimonio documental. Todo
ello propició la desaparición de algunos fondos documentales
importantes para la historia de Álava:
- Parte de los protocolos notariales de Laguardia o los Libros

Registro de Hipotecas, depositados ambos en la cárcel pública, y
que acabaron siendo pasto de las llamas durante la Guerra Civil.
- Gran parte de los protocolos notariales de la Ribera Alta,
arrojados al vertedero en las labores de reforma de su
Ayuntamiento.
- La documentación de la Audiencia provincial, que sería vendida
al peso como papel inservible en la década de los 40: con ella
desaparecería también el testimonio de la función jurisdiccional
del Diputado Foral de Álava.
- Gran parte de la documentación del Gobierno civil y de las
Delegaciones provinciales del Movimiento.
- Ello ha supuesto, en la práctica, la casi total desaparición de la
documentación generada por la Administración del Estado en la
provincia de Álava a lo largo del XIX y casi los dos tercios del
XX.
289
Archivo histórico provincial de Guipúzcoa

12 de noviembre de 1931 por el que se dispone que los protocolos
Decreto 914/1969, de 8 de mayo, de creación del Archivo General de la
Administración Civil, por el que se establece que toda la
documentación producida por organismos de la Administración Central
en la Provincia se envíe a los Archivos Históricos Provinciales. El
Archivo Histórico de Protocolos de Oñate (Guipúzcoa) se constituye
por Orden Ministerial de 10 de julio de 1942 (BOE de 20 de julio),
estableciéndose en el antiguo edificio de la Universidad Sancti Spiritus
de Oñate.
Los Archivos Histórico Provinciales tienen su origen en el Decreto de
Provinciales para reunir la documentación judicial, de los de la
Propiedad, de las Delegaciones de Hacienda, etc. Culminando con el
en la Provincia se envíe a los Archivos Histórico Provinciales.
La O.M. de 10 de julio de 1942 crea el Archivo de Protocolos de
Guipúzcoa.
En 1947 comienza el traslado de los Protocolos notariales de los
partidos notariales de Azpeitia, Bergara y San Sebastián al edificio de
la antigua Universidad de Oñate, edificio de estilo renacentista que con
depósitos escasos, continuando en años posteriores con los de Tolosa
que son trasladados al Archivo General de Gipúzkoa, sito en dicha
localidad, donde continúan hasta el momento custodiados por la
Diputación Foral de Guipúzcoa.
Fondo de la Comisaría General de Abastecimientos y Transportes
Con objeto de abastecer a la población de artículos alimenticios de
primera necesidad y de consumo y uso indispensables, en 1939 se crea
la Comisaría General de Abastecimientos y Transportes (CAT), por
Ley de 10 de marzo, regulándose su estructura y funciones por la Ley
de 24 de junio de 1941 y el Decreto que la desarrolla de 11 de julio del
mismo año.
290
Entre sus funciones está la de obtener y adquirir recursos, la
distribución equitativa de los mismos, la fijación de precios, la
intervención de los productos cuya distribución le está encomendada,
así como la propuesta periódica de importación y exportación de
diversos artículos. La Ley de 1941 también le encomienda la
centralización de las estadísticas de recursos y de consumo.
La CAT es un Organismo Autónomo que se mantiene como tal durante
toda su existencia. Si bien en un principio y hasta 1951 depende
administrativamente del Ministerio de Industria y Comercio y en lo
técnico, conjuntamente con dicho Ministerio y el de Agricultura, a
partir de ese año y hasta 1981 pasa al Ministerio de Comercio, que en
virtud del Decreto de 19 de julio de 1951 se desvincula del de Industria.
La década de los 70 supone una pérdida de competencias para la CAT
por el desarrollo del Ministerio de Agricultura y la creación de nuevos
organismos. Finalmente en 1981 queda extinguida y el Servicio
Nacional de Productos Agrarios (SENPA) asume sus funciones. (Real
Decreto 2924/1981, de 4 de diciembre).
Para el desempeño de sus funciones la CAT se organiza en Servicios
Centrales, Comisaría de Recursos de Zonas de Abastecimientos y
Delegaciones Provinciales y Locales de Racionamientos y Consumo
(art. 5 Ley de 24 de junio de 1941). Las Delegaciones Provinciales se
regularán por el “Reglamento sobre Organización, Atribuciones y
Competencias de los Servicios Provinciales de Abastecimientos y
Transportes” de 1 de junio de 1943.
Según el Decreto de 11 de julio que desarrolla la Ley de 1941 se
establecen 10 Zonas de Abastecimiento. Guipúzcoa junto a Álava,
Logroño, Navarra y Vizcaya formará la Zona sexta. El Gobernador
Civil de cada provincia asume el cargo de Delegado Provincial de
Abastecimientos y Transportes y los Alcaldes serán los Delegados
locales.
La mayor cantidad de documentación que se conserva pertenece a la
década de los años 60 y 70. Hay muy poca documentación de los
primeros años de funcionamiento del organismo, pero analizando la
existente, se aprecia el control que se ejercía y lo exigente que era en
relación con el inventario e inspección de alimentos intervenidos.
Ingresó por Transferencia del Ministerio de Agricultura Pesca y
alimentación realizada en 1993.
Fondo de la Fábrica de Tabacos de San Sebastián 1887-2000
Como consecuencia directa de la supresión de los Fueros en 1876 y

establecida por R.O. de 27 de mayo de 1878, se funda en San Sebastián
la primera fábrica de tabacos que fue instalada en el edificio de la
291
alhóndiga provincial, situado en la calle Garibay de San Sebastián.
Ante la insuficiencia de las instalaciones se comenzó a construir en
1888 una nueva fábrica en la orilla derecha del Urumea, con acceso
directo desde los muelles de la estación de ferrocarril, de una estética
muy superior a la normal en un edificio fabril, que entró en
funcionamiento en la segunda década del S.XX. Ocupa una superficie
de 8000 m2, disponiendo de 30.000 m2 de superficie utilizable en sus
tres plantas y sótano, a lo que hay que añadir las naves de
almacenamiento de rama y elaborados, los pabellones de la central
térmica y la estación de trasformación.
Se conservan los proyectos originales y los planos existentes en la
empresa. Estos primeros planos fueron elaborados por Mauro Serret en
1886, antes incluso de que se creara la Compañía Arrendataria de
Tabacos, que lo hará en 1887. Una vez constituida, el proyecto de
construcción se mantuvo aunque la responsabilidad pasó a José
Tarancón, que fue nombrado Ingeniero Jefe Director de las obras en
1888 e introdujo algunas modificaciones en los planos elaborados por
Serret.
Intervienen también en el nuevo proyecto, Wenceslao Aguirrebengoa,
quien más tarde sucederá a Tarancón en la dirección de la fábrica y José
Goicoa en calidad de arquitecto técnico municipal. El aumento
constante de la financiación de las obras produjo desencuentros entre la
Compañía Arrendataria y el Ayuntamiento. Por ello las obras se
paralizaron en 1904 y no se reanudaron hasta 1909. Finalmente las
obras concluyen a finales de 1912, inaugurándose el edificio el 18 de
junio de 1913. Hasta 1916 la producción donostiarra era prácticamente
manual y es a partir 1919 cuando va introduciéndose la mecanización.
Se conservan, así mismo, los planos pertenecientes tanto a la
instalación de talleres como de la maquinaria.
Desde 1887 es la Compañía Arrendataria del Monopolio de Tabacos de
España la que explotará el negocio del tabaco, siendo sustituida en
1945 por Tabacalera S.A.
En 1985 se privatiza parte de su capital aunque la empresa sigue siendo
mayoritariamente estatal. Es en 1998 cuando se privatiza totalmente.
Por último, en 2001 se produce la fusión entre Tabacalera española y
Seita Francesa, dando lugar al Grupo Altadis.
Esta documentación se conservó en el archivo de la empresa hasta su
cierre, y fue transferida en diciembre de 2003 al Archivo Histórico
Provincial de Guipúzcoa. Mayoritariamente se trata de documentación
de administración económica, producción, distribución, comercial y
gestión de personal.
Fondo de la Prisión Provincial de San Sebastián
292
El 28 de marzo de 2007 se han transferido desde el Centro
Penitenciario de Martutene aproximadamente 7.400 expedientes de
penados con fechas extremas de 1906- 1979 si bien predomina
1936.1959, procedentes de las prisiones de Santander, Saturraran,
Madrid y de las cárceles de partido de Azpeitia, Tolosa y San
Sebastián.
Archivo histórico provincial de Vizcaya

notariales de más de cien años se reúnan en estos Archivos, pero es en
1942 cuando se materializa su creación tras la Orden Ministerial de 2
de octubre de dicho año. En posteriores disposiciones se amplían las
competencias para reunir la documentación judicial, de los Registros de
Decreto 914/1969 por el que se establece que toda la documentación
producida por organismos de la Administración Central en la Provincia
se envíe a los Archivos Históricos Provinciales. Hasta el año 1988, en
que se trasladó a su sede actual, el Archivo Histórico Provincial de
Vizcaya careció de edificio propio ocupando sucesivos emplazamientos
provisionales.
En 1985 el Estado adquirió un inmueble situado en el centro de la
capital vizcaína que había sido sede del Diario La Gaceta del Norte
hasta su desaparición.
En el año 1988 se trasladó al nuevo edificio, todavía sin acondicionar,
la documentación y el personal, prolongándose las obras de reforma
hasta el año 1992 en que se abrió al público.
El año 1993 comenzó a funcionar el servicio de microfilmación y a
finales de 1996 se implantó un sistema informático capaz de atender la
mayor parte de las funciones de un archivo histórico.
El Archivo Histórico Provincial de Vizcaya, como los demás archivos
históricos provinciales, tiene su punto de partida legal en el Decreto de
12 de noviembre de 1931 de los Ministerios de Justicia y de Instrucción
Pública y Bellas Artes sobre Régimen y Denominación de los archivos
históricos de protocolos e históricos provinciales, en el que se
incorporaban al servicio del cuerpo facultativo de archiveros,
bibliotecarios y arqueólogos los protocolos centenarios para
reorganizarlos como archivos históricos.
Posteriormente el Decreto 914/1969, de 8 de mayo, del Ministerio de
Educación y Ciencia, de creación del Archivo General de la
Administración Civil, asignaba en su artículo 5.º a los Archivos
Históricos Provinciales la función de archivo intermedio respecto de la
293
documentación producida por los servicios provinciales de la
Administración Central e institucional.
Fondos
El núcleo inicial y preferente está constituido por los protocolos

notariales de más de cien años de antigüedad procedentes de los
archivos de distrito de la provincia. Junto a ellos y de acuerdo con la
legislación vigente ingresa de manera regular documentación de la
Administración Civil del Estado en la provincia.
294
ARCHIVOS HISTÓRICO REGIONALES.
El Archivo del Reino de Valencia.

El Archivo del Reino de Galicia
El Archivos del Reino de Mallorca
Depósito regional de Archivos de Cervera.
Archivo General del Reino de Navarra.
Archivo del Reino de Valencia
Creado por Felipe V para concentrar la documentación de las distintas

instituciones forales, no se hizo efectivo hasta 1810 en que comenzaron
a llegar algunos fondos (Archivo Real, Real Audiencia…) y terminaron
en 1959 con el ingreso de registros de la contaduría de hipotecas.
Cuenta con las secciones de Cancillería Real, Real Audiencia, Real
Patrimonio, Generalitat, el Justicia, Clero y Notarios. La gestión se ha
transferido a la Comunidad Valenciana.
La historia del ARV está íntimamente ligada a la historia de las
instituciones valencianas. Instituciones que lo largo del tiempo
recogieron la documentación que generaban y que, en diferente medida,
conformarían los fondos que en la actualidad constituyen una de las
mejores muestras de nuestro Patrimonio documental y un punto de
referencia único para la investigación histórica de nuestra Comunidad.
Aunque con anterioridad existía ya un archivo en el Palacio del Real de
Valencia, fue Alfonso V el Magnánimo quien, en las Cortes celebradas
durante 1419, fundó nuevamente el archivo real, al disponer que todos
los procesos de Cortes, los registros de la Cancillería y los procesos de
la Audiencia Real relativos al Reino de Valencia o a valencianos, se
copiaran en libros-registros separados de los generales de la Corona de
Aragón, y se guardaran en el Palacio Real. En estas mismas cortes se
creó el cargo de Maestre Racional del Reino, cuyas cuentas revisadas
debían conservarse también en el Palacio. El Archivo del Real
constituirá el núcleo originario del Archivo General del Reino de
Valencia. En 1707, suprimida la vigencia de los fueros valencianos a
consecuencia del apoyo del reino al candidato austríaco, desaparecieron
también las más importantes instituciones de gobierno autóctono del
reino de Valencia, que habían dado origen a los archivos que hoy se
custodian en el Archivo del Reino de Valencia (el Virrey, el Consejo y
Real Audiencia, la Bailía General, el Maestre Racional, la Gobernación,
la Diputación del General, los Justicias). En algunos casos, al asumir
sus competencias la Corona, su documentación fue también incautada
por el monarca. Así ocurrió con los archivos de la Diputación del
General del reino y de los Justicias de la ciudad de Valencia. En 1716,
295
Felipe V ordenó agrupar en un sólo archivo general la documentación
del Real Patrimonio, la Chancillería y la Superintendencia, nombrando
como archivero general a Luis Vicente Royo. Sin embargo, la idea de
reagrupar los archivos reales dispersos y constituir un único depósito
real y general no pasó de ser un proyecto. En 1758, ante el estado de
desidia, abandono y deficiente conservación de los archivos, Fernando
VI creará el Archivo General del Reino de Valencia, disponiendo que
los seis archivos propiedad de la Corona (los del Real, Bailía General,
Justicia Civil, Diputación, Gobernación y Justicia de Trescientos
sueldos) pudieran reunirse en un mismo edificio. Pero otra vez el
intento no llega a hacerse realidad y los archivos de la Corona
continuarán en edificios separados, con los consiguientes problemas de
custodia y conservación, unidos a la dispersión y mal
acondicionamiento de los depósitos.
De nuevo en 1770 se abordó la cuestión. Carlos III asignó la Casa
Profesa de los Jesuitas, incautada por la Corona a raíz de su expulsión,
como sede del Archivo General. Sin embargo, habrá que esperar hasta
1810 - en que es demolido el Palacio Real por considerarse un peligro
para la defensa de la ciudad, amenazada por las tropas francesas del
mariscal Suchet - para que se produzca el traslado forzoso del Archivo
del Real custodiado en el Palacio a la Casa Profesa de la Compañía de
Jesús.
Como ya hemos indicado, dicho Archivo del Real constituirá el núcleo
del Archivo Real y General del Reino de Valencia. Posteriormente, en
1859, ingresaran los archivos de la Gobernación y de los Justicias y en
1868 serán incorporados los fondos de la Bailía. Cada archivo
ingresado se convertirá en una sección correspondiente del Archivo del
Reino de Valencia. A finales del siglo XIX, ingresarán los fondos
documentales de las instituciones eclesiásticas de la provincia de
Valencia incautados por el Estado a raíz de la Desamortización. Ya en
1874, la Delegación de Hacienda de Valencia había efectuado un
primer ingreso de archivos eclesiásticos en el Archivo General, pero en
1897 comenzaron a ser enviados al Archivo Histórico Nacional.
Gracias a la mediación de la sociedad cultural Lo Rat Penat, en 1904 la
Delegación de Hacienda de Valencia depositó en el Archivo del Reino
de Valencia la documentación de Clero regular y secular que aún
permanecía en sus dependencias. En 1889, se incorporará el archivo del
Gremio de Maestros Zapateros. En 1926, la Audiencia Territorial
remitió los libros del Real Acuerdo y en 1936 hizo lo mismo con los
pleitos de las Escribanías de Cámara, la serie de registros y los índices
notariales, series procedentes de la antigua Real Audiencia o
Chancillería de época borbónica. Desde esa fecha, y hasta nuestros días,
el Archivo del Reino de Valencia ha ido enriqueciendo constantemente
296
sus fondos. En 1965 fue inaugurada la nueva y actual sede del Archivo,
ante las condiciones precarias y poco óptimas que ofrecía la Casa
Profesa como depósito archivístico. El edificio consta de dos cuerpos;
uno de ellos, con sala de lectura, oficinas, salón de actos y sala de
exposiciones, laboratorios de restauración y fotografía; el otro, es una
torre con 10 plantas para depósito de documentación, cuya capacidad
aproximada actual es de 15.000 metros lineales de estantería. El decreto
914/1969, de 8 de mayo, de creación del Archivo General de la
Administración civil asignó al Archivo del Reino de Valencia la misión
de archivo intermedio respecto de los servicios provinciales de la
Administración central. A partir de entonces, se incrementaron los
ingresos de fondos documentales estatales de carácter
predominantemente administrativo y de ámbito provincial. En 1985, el
Estado transfirió a la Generalitat Valenciana la gestión del Arxiu del
Regne de València, aunque conserva la titularidad de los fondos
documentales y del edificio. A partir de 1983, ingresaron los archivos
de los servicios y delegaciones del Estado en la provincia de Valencia,
cuyas competencias fueron transferidas a la Generalitat Valenciana. En
conclusión seis siglos de nuestra historia albergados en este Archivo
que, en estos momentos al comienzo de su séptima centuria, merecen y
necesitan una nueva aproximación a la gestión de sus fondos y sobre
todo a los servicios que podemos y debemos ofrecer a nuestra
Comunidad. La Dirección General del Libro y Coordinación
Bibliotecaria de la Generalitat Valenciana junto con el Ministerio de
Educación y Cultura se plantean abordar dos grandes niveles de
actuación respecto a las condiciones e instalaciones del ARV. En
primer lugar respecto a las condiciones físicas del edificio, habiéndose
realizado recientemente los estudios necesarios para una remodelación
integral del interior y exterior del edificio, y en segundo lugar respecto
a la gestión del sistema de información que debe proporcionar un
acceso ágil y adecuado a los fondos que custodiamos. En este sentido
nuestro Archivo comenzará próximamente la informatización de las
bases de datos que conforman las descripciones de sus fondos, así como
un ambicioso proyecto de digitalización de la documentación que
conforma nuestro patrimonio documental más valioso y/o consultado.
El objetivo que nos proponemos alcanzar es poner a disposición de la
sociedad valenciana en general y de la comunidad científica en
particular todo el patrimonio que custodiamos y que estamos obligados
a difundir, dotando al ARV de los medios materiales necesarios que
incorporen a esta institución al presente, a los últimos medios de
difusión de la información, a sus circuitos y por lo tanto a los resultados
que la gestión de este conocimiento proporcione.
297
Archivo del Reino de Galicia
Formado por los fondos de la Real Audiencia instituida en 1480 por los
Reyes Católicos para la administración judicial de Galicia. En la
actualidad se han unido a los fondos de carácter judicial, el Archivo
Provincial de A Coruña. Su gestión, como la de los históricos
provinciales ha sido transferida a la Xunta.
El Archivo del Reino de Galicia fue creado en 1775 por Real Cédula
del rey Carlos III de 22 de octubre. Esta orden viene a plasmar una
concepción del mismo ligada a la ideología de la Ilustración, que tiende
a considerar a estos centros como acumulaciones de fuentes históricas
de interés para la recuperación de la memoria de la sociedad. Pero en
realidad, su origen se encuentra ligado al de la Real Audiencia de
Galicia, institución de carácter judicial y gubernativo creada por los
Reyes Católicos, e a las disposiciones que tanto Carlos V como su
madre, doña Juana, dieron a principios del siglo XVI para que se
pusiesen a buen recaudo los pleitos y expedientes de la Audiencia.
Paulatinamente, la autonomía del Archivo se fue consolidando, aunque
sin perder su relación con la Audiencia. En el siglo XX, se acentúa la
independencia del centro y se perfila con nitidez su función de archivo
histórico de Galicia. Además, distintas normas le asignarán también el
papel de archivo histórico provincial de A Coruña para los documentos
de la Administración periférica del Estado, primero, y de la autonómica
después.
Históricamente, el Archivo ocupó diversos espacios en la planta baja y
en los sótanos del llamado Palacio de Capitanía General, y, entre 1936
y 1956, en el sótano del Palacio de Justicia, sede de la Audiencia
Territorial, en la ciudad de A Coruña. El edificio que actualmente es
sede del Archivo fue inaugurado en el año 1955 y remodelado entre los
años 2000 y 2003. Fue proyectado por el arquitecto coruñés Antonio
Tenreiro. Está situado en el Jardín de San Carlos de la ciudad de A
Coruña.
Por su origen, el ámbito del Archivo del Reino de Galicia es gallego. El
fondo de la Real Audiencia de Galicia fue el núcleo sobre el que se
fundó. Posteriormente, y desde mediados del siglo XIX, se fueron
sumando a ese otros conjuntos documentales de carácter público y
privado. Existen también diversas colecciones, como las de documentos
textuales (diplomas medievales fundamentalmente), la cartográfica e
iconográfica, y la fotográfica.
Los fondos proceden de instituciones públicas y privadas, tanto de
ámbito territorial gallego como provincial de A Coruña, dada la doble
función que tiene asignada de Archivo General de Galicia ("Archivo
298
General y Público de Galicia" se denomina en la Real Cédula de
fundación) y de Archivo Histórico Provincial.
Destaca el fondo de la Real Audiencia de Galicia, órgano de justicia,
administración y gobierno durante el Antiguo Régimen, continuado, en
su función judicial, por la Audiencia Territorial de A Coruña y hoy por
el Tribunal Superior de Justicia de Galicia, que sirvió de núcleo
fundamental, al que se han añadido los demás.
Archivo del Reino de Mallorca.
Lo componen los fondos documentales de las instituciones del viejo

reino balear desde el siglo XIII: notariales, contadurías de hipotecas,
servicios periféricos, así como algunos fondos particulares. Ha sido
trasferido a la Comunidad de les Illes Balears.
El origen remoto de lo que hoy se conoce como Archivo del Reino de
Mallorca hay que buscarlo en el momento de la incorporación de las
Illes Balears al mundo europeo medieval durante el siglo XIII, tras
cuatro siglos de dominio musulmán. El proceso se inició en 1229
cuando Jaime I, rey de la Corona de Aragón, llevó a cabo la iniciativa
de la conquista de Mallorca merced a los acuerdos de reparto con un
grupo de nobles. Eivissa y Formentera fueron conquistadas en 1235 por
Guillem de Montgrí, que las había obtenido en feudo de Jaime I.
Finalmente, Menorca, ya subordinada en 1232 gracias al Tratado de
Capdepera, fue definitivamente conquistada por Alfonso III. El nuevo
reino de Mallorca fue dotado de una estructura jurídica y política
inmediatamente después de la conquista, mediante la promulgación de
la Carta de Franquesa el primero de marzo de 1230. También se
procedió a la ordenación del espacio entre el Rey y los magnates
participantes en la conquista, lo que dio lugar a la redacción de los
repartiments. Todo ello vieno a facilitar el proceso de repoblación y
también el nacimiento y desarrollo de unas instituciones representativas
de poder real en sus diversas manifestaciones –poder ejecutivo,
normativo y judicial, así como la administración de bienes y rentas-, y
de las que desde antiguo tenemos noticias sobre la existencia de sus
Archivos, ubicados hasta el presente siglo en la misma sede en que
desarrollaron sus funciones.
Las disposiciones de la Carta de Franquesa establecían la participación
de la comunidad en diversas competencias públicas, lo que vendría a
sugerir la tímida aparición de un municipio rudimentario. La
información disponible es muy escasa y procede del propio documento:
se estructura el gobierno municipal en torno al Baile real, representante
del Monarca, y a ciertos prohombres a los que se atribuyen ciertas
competencias en unión del Baile o de modo aislado. El nacimiento del
299
municipio orgánico se produjo en 1249. El privilegio dado en Valencia
el 7 de julio creaba una institución formada por una magistratura de seis
Jurados, uno de ellos obligatoriamente caballero, con la misión de
gobernar y administrar toda la isla en beneficio del Rey y de la
universidad. Los Jurados nombrarían anualmente y de manera
discrecional a los miembros de su consejo, sin limitación de número ni
determinación de estamento. Cada año los Jurados salientes nombrarían
a sus sucesores ante el Baile real.
La nueva institución nacía con una jurisdicción extendida a toda la isla
bajo el modelo de un núcleo urbano densamente poblado y una zona
rural con poblamiento disperso, concentrado sobretodo en torno a los
antiguos núcleos islámicos, las alquerías. Pero durante el siglo XIII la
población foránea se incrementó notablemente, lo cual, junto a la
expansión económica del momento, facilitó el crecimiento de los
primitivos núcleos rurales. Ese desarrollo tuvo su plasmación jurídica
en las Ordinacions de 1300 dictadas por Jaime II de Mallorca, las
cuales preveían la creación de un número indeterminado de villas y
contenían una serie de normas relativas a superficie, tierras comunales,
condiciones para los pobladores, infraestructuras, defensa, etc. Tal
como veremos más adelante, el proceso de desarrollo foráneo culminó
en 1315, con la transformación del distrito único en una estructura más
compleja con la creación de la Universitat Forana. La sentencia
mantuvo formalmente las atribuciones de los Jurados en cuanto a
gobierno y administración de toda la isla, de hecho conservaron la
denominación de jurats de la ciutat i regne de Mallorca, pero se
reestructuró el órgano asambleario en dos consejos distintos: el Consell
de Ciutat, presidido por los Jurados e integrado por los estamentos
ciudadanos, y el Gran i General Consell, constituido por la agregación
al primero de los representantes de las villas foráneas.
Las instituciones surgidas a partir de 1249 y consolidadas durante el
siglo XIV fueron produciendo un volumen importante de
documentación; amén de la conservar los repertorios de privilegios y
franquicias obtenidas.
Archivo General de Navarra.
Cuya formación data de 1836 al extinguirse el Tribunal de la Cámara

de Comptos, está constituido por cuatro fondos: el de la Cámara de
Comptos, el del Reino, el del Real Consejo de Navarra, Archivos
eclesiásticos (procedentes de la desamortización) más una sección
facticia de códices y cartularios. No se conserva un acta específica de
fundación del AGN, si bien podría considerarse como documento de
creación la Real Orden de 1836 por la que se encomendó a la
300
Diputación la custodia del archivo de la extinguida Cámara de
Comptos. En 1852, instalada ya la Corporación Foral en su actual
Palacio, hizo trasladar a él los fondos, instalándolos en el piso superior,
junto con el llamado Archivo del Reino, que guardaba la
documentación de las antiguas Cortes y de la Diputación que éstas
nombraban al final de cada legislatura. Por entonces, se abrió a la
consulta de los primeros investigadores. En 1898 se inauguró el actual
edificio, incorporándose una primera entrega de procesos judiciales
procedentes del antiguo Consejo Real de Navarra, así como los
expedientes que por entonces integraban el archivo vivo de la
Diputación Foral.
Posteriormente, irían ingresando diversos fondos, provenientes de
instituciones públicas y privadas, personas y familias. Entre 1929 y
1935 se transfirieron las actuales Secciones de Tribunales Reales y de
Clero, hasta entonces depositadas en la Audiencia Territorial y en la
Delegación de Hacienda respectivamente. En 1974 se incorporaron los
Protocolos Notariales, a excepción del distrito de Tudela, que,
periódicamente, se incrementa con las oportunas transferencias. En
estos últimos años se han depositado los fondos de la Delegación de
Hacienda (1993), Gobierno Civil (1996) y Audiencia Territorial (1998).
Deposito regional de Cervera
El Deposito regional de Cervera (DAC), cuenta con 1560 metros

lineales de documentación. El deposito de Archivos de Cervera (DAC)
es creado por la orden Ministerial del año 1979. Las cmpetencias de
este archivo fueron transferidos al Gobierno de la Generalitat de
Catalunya en el año 1995. Está adscrito al departamento de Cultura y
medios de comunicación y tiene la misión de preservar, conservar y
difundir la parte del patrimonio documental que le esta encomendada.
Vinculado al archivo de la Corona de Aragon a finales del año de su
transpaso, la institución esta situada en el ala norte del edificio de la
Universidad repartido en dos plantas.
Conserva documentación de diferentes organismos de la
administración. La cronología de aquella documentación se inicia de
una manera regular a mediados del siglo XIX y ya entrado el siglo XX.
Datos generales del Archivo
Dirección:
Calle de Manuel Ibarra, s / n-Antigua Universidad-
25200 Cervera (Segarra) Tel.. 973 53 03 84 Fax. 973 53 03 84
301
Dirección electrónica:
dipositcervera.cultura @ gencat.cat
Página web:
http://cultura.gencat.cat/arxius/dac
Horario invierno
lunes a viernes, 8-15h y martes 16 a 18,30 h
Horario verano
Contenido
Alcance cronológico:
siglos XIX-XX
Metros lineales:
7567
Difusión
- Reseña periódica de las actividades del archivo a la publicación
trimestral "Archivos. Boletín del Servicio de Archivos" del
Departamento de Cultura de la Generalidad de Cataluña.
Normativa de acceso
Documento Nacional de Identidad
Servicios de que dispone
Consulta de documentos.
Reproducción: fotocopias.
302
ARCHIVOS DE DISTRITO.
Archivo de la Real Chancillería de Valladolid
Los orígenes del Archivo de la Real Chancillería de Valladolid se

remontan a las Ordenanzas de Medina del Campo de 1489, por las que
los Reyes Católicos, además de reorganizar el Tribunal de la Real
Audiencia y Chancillería de Valladolid, crearon su archivo. No
obstante, hasta 1607 no se nombró al primer archivero y se ordenó la
construcción de un edificio en el que deberían custodiarse los
documentos que hasta entonces se encontraban en poder de los
escribanos de cámara. El archivo se inauguró en 1682, y albergó la
documentación producida por la Chancillería hasta su sustitución por el
actual edificio, abierto al público en el año 1973. Para entonces, la
custodia de la documentación ya había sido encomendada al Cuerpo
Facultativo de Archiveros del Estado (1906), y se había superado el
abandono paulatino sufrido durante buena parte del siglo XIX.
En la actualidad, el Archivo de la Real Chancillería de Valladolid
conserva fundamentalmente la documentación emanada de la Real
Audiencia y Chancillería de Valladolid (1371-1834), máxima instancia
judicial de la Corona de Castilla durante el Antiguo Régimen para los
territorios situados al norte del río Tajo, sin perjuicio de las
competencias de la Sala de Justicia del Consejo de Castilla. Asimismo,
conserva los fondos producidos por la Audiencia Territorial de
Valladolid (1834-1988), tribunal que sustituyó a la Chancillería tras su
supresión, y por otros organismos judiciales aún vigentes, herederos a
su vez de las competencias de la citada Audiencia Territorial. Todo ello
supone un volumen de más de 20 km. lineales de documentación de
carácter exclusivamente judicial, correspondiente al amplio espectro
temporal comprendido entre los siglos bajomedievales y el final del
siglo XX.
Fondos:
Los fondos se organizan en Real audiencia y Chancillería de Valladolid

El Archivo de la Real Chancillería de Valladolid conserva la
documentación generada por la Real Audiencia y Chancillería de
Valladolid (1371-1834), máxima instancia judicial de la Corona de
Castilla durante el Antiguo Régimen para los territorios situados al
norte del río Tajo, sin perjuicio de las competencias de la Sala de
Justicia del Consejo de Castilla.
Asimismo, conserva los fondos producidos por la Audiencia Territorial
de Valladolid (1834-1988), tribunal que sustituyó a la Chancillería tras
303
su supresión, y por otros organismos judiciales aún vigentes, como la
Audiencia Provincial de Valladolid, la Sala de lo Social del Tribunal
Superior de Justicia de Castilla y León y los Juzgados de lo Social de
Valladolid, que continúan enviando sus fondos al Archivo.
También se encuentran depositados en el Archivo los fondos de otros
órganos con función judicial, como el Juzgado de Guerra de Valladolid
(siglo XVIII).
Los fondos se organizan en:
- Real Audiencia y Chancillería de Valladolid

- Audiencia Territorial de Valladolid
- Juzgado de Guerra de Valladolid
- Juzgados de lo Social
Dentro de cada una de estas secciones se organizan siguiendo el

ordenamiento jurídico orginal; por ejemplo, secretaría del acuerdo,
Gobierno de la sala del crimen, Sala de lo civil, sala de lo criminal, sala
de Hijosdalgo, sala Vizaya, etc. En el caso de la real Audiencia.
Pleitos de fuero común: Salas de lo civil y del crimen; y pleitos de

Fueros especiales; salas de Hijosdalgo de Vizcaya.
Documentos de Régimen interno relativos al estado y derechos del
Tribunal del Crimen.
Registros de todos los orginales que expedía el Tribunal del Crimen.
Pleitos del Fuero Común.
Pleitos civiles comprende documentos desde 1537 a 1833. Dividaida en

dos escribanías a la que da nombre el último escribano que atendió a
cada una; Masas, Zarandona y Balboa, Ceballos, Escalera, La Puerta,
Pérez Alonso, Varela, Simón Moreno, Alonso Rodríguez, Fernando
Alonso, Castro Tabada, Zarandona y Wals, y Quevedo.
Pleitos criminales: comprende documentos desde el siglo XVIII al XIX.
Tiene una sola numeración porque sus pleitos no están separados por
escribanías. Forman subsección independiente.
Pleitos de Fuero especial.
Sala de Hijosdalgo. Comprende documentos desde 1507 a 1834. Reune

los pleitos, expedientes y probanzas originados para probar la Hidalguía
de snagre. Esta seccio´m está catalogada en una única serie de 1453
legajos y clasificada alfabéticamente en más de 30.000 fichas. No todos
304
sus papeles son de hidalguía sino de hijosdalgo, porque cualquier
pleito, de la clase que fuera, en que interviniera un hijodalgo se
tramitaba y fallaba por la sala de Alcaldes de los Hijosdalgo.
Sala Vizcaya. Comprende documentos desde 1513 a 1835. Son
apelaciones civiles y criminales d elas Justicias del Señorío de Vizcaya,
y juicios en primera instancia para los que viven fuera del él. Esta
sección está cimpuesta de 1.836 legajos, cada uno de los cuales
contiene de ocho a catorce pleitos de los cuales los de Hidalguía
(Vizcainías), tienen un catálogo impreso.
Documentación de Réginen Interno.
Secretaría del Acuerdo. Contiene documentos relativos a los derechos,

ordenación y personal de la Institución. Se conservan los libros del
Archivo, tanto los de acuerdo como los de las distintas Salas, al final de
sus respectivas secciones.
Registros.
Reales Ejecutorias. Comprendo documentos desde 1325 a 1835, están

ordenadas cronológicamente según se producían. Contienen no solo las
sentencias, sino también el relato del pleito a que se refiere, y de esta
sección existe un índice topográfico y cronológico.
Reales Provisiones. Comprende documentos desde 1765 a 1835.
Aaprecen agrupados por años y meses, correspondiendo a cada mes su
legajo. Están ordenados cronolgicamente. Forman subsección aparte de
las Reales Provisiones de Vizcainías.
Fondos especiales. Compuestos por dos colecciones de documentos
desglosados de su procedencia para cuidar y mejorar su conservación.
Son:
- Colecciones de pergaminos
- Colecciones de planos y dibujos.
Archivo de la Real Chancillería de Granada
El Archivo de la Real Chancillería de Granada custodia, organiza y

difunde los fondos documentales de las instituciones y tribunales de
justicia que estuvieron radicados en la ciudad de Granada desde su
incorporación a la Corona de Castilla. Por lo tanto desempeña el papel
de archivo histórico de las instituciones ya fenecidas, a la vez que
recibe las remisiones de los fondos producidos por los órganos
jurisdiccionales vigentes, cuyos documentos han alcanzado el valor de
custodia permanente.
305
La institución que se denominó Real Audiencia y Chancillería de
Granada y que dio nombre al Archivo, tuvo su origen, al igual que su
homónima de Valladolid, en la reforma judicial que, llevada a cabo por
los Reyes Católicos, añadió en 1495 al Tribunal de Oidores o
Chancillería, con residencia en Valladolid, otro similar en Ciudad Real,
dándole a ambos el carácter de Tribunales Superiores de Justicia, con el
río Tajo como divisoria de las respectivas jurisdicciones. En 1500 se
dispuso el traslado a Granada de la Chancillería de Ciudad Real, que se
verificó el 8 de febrero de 1505, permaneciendo en esta ciudad hasta
1834 en que fue sustituida por la Audiencia Territorial de Granada,
fruto de una nueva división administrativa.
La Audiencia Territorial de Granada conocerá en apelación los pleitos
civiles y criminales de los Juzgados de Primera Instancia de su ámbito
geográfico que engloba las provincias de Almería, Jaén, Málaga y
Granada. Desde la entrada en vigor de la Ley Adicional a la Orgánica
del Poder Judicial, de 14 de octubre de 1882, es sustituida en las causas
criminales por los Juzgados de lo Criminal y en 1892 por la Audiencia
Provincial de Granada. Asimismo desde 1888 el Tribunal Provincial de
lo Contencioso-Administrativo estuvo asociado a la Audiencia
Provincial. Con la Ley de Planta de 1988, por la que se crea el Tribunal
Superior de Justicia de Andalucía, queda extinguida la Audiencia
Territorial de Granada.
La gestión de este Centro, de titularidad estatal, se transfirió a la
Comunidad Autónoma de Andalucía por Real Decreto 864/1984, de 29
de febrero. La documentación conservada en el Archivo procede
fundamentalmente de las instituciones ya referidas: la Real Chancillería
de Granada, las Audiencias Territorial y Provincial de Granada y los
Juzgados comprendidos en su demarcación.
En virtud del "Acuerdo de 9 de octubre de 1984, del Consejo de
Gobierno, por el que se decide la firma de convenios entre el Ministerio
de Cultura y la Comunidad Autónoma de Andalucía sobre la gestión de
Bibliotecas, Archivos y Museos de titularidad estatal" (BOJA 5-12-
1984, BOE 18-1-1985), sus fondos y edificio son de titularidad estatal,
mientras que la gestión y el personal adscrito al mismo son
competencia de la administración autonómica. Dicho convenio ha sido
revisado para adecuarlo a la normativa vigente y actualizarlo a las
necesidades reales derivadas de la gestión, firmándose en Granada el 23
de mayo de 1994 y dándose publicidad al mismo en virtud de la
Resolución de 27 de mayo de 1994 de la Dirección General de Bienes
Culturales («biblio»).
Fondos.
306
El fondo de la Real Chancillería de Granada, como tal, no estubo
completo hasta mediados del siglo XIX cuado la Real Orden del 12 de
mayo de 1854 dispuso que los Escribanos de Cámara entregasen los
protocolos, que conservan con consideración de bienes patrimoniales a
la Audiencia.
Sus fondos son tan amplios y ricos que puede afrirmarse que están
incluids todos aquelloa de España que estuvieran avencinados sl sur del
Río Tajo.
Las secciones en que se agrupan los fondos son las siguientes:
- Mayorazgo y Vinculos
- Patronatos y obras pías
- Memorias y Capellanías
- Reino de Granada
- Clero
- Historia
- Concejos
- Oficios públicos
- Rentas y tributos
- Pleitos Varios.
En la secciones 1ª, 2ª y 3ª, se ueden encontrar datos de enorme interés

genealógico, porque como los litigantes de esos pleitos debían probar
su ascendencia aportanban una amplia y variada documentación. En sus
ejecutorias podemos econtrar partidas sacramentales, testamentos y
árboles genealógicos de las familias más ilustres y notables.
En la sección Cleto bajo los conceptos Iglesias, Hospitales, Conventos,
cofradías y Hermandades aparecen datos sobre la construcción de
capillas, enterramientos, y los estatutos de cofradías, que imponían a
sus miembros pruebas de nobleza o limpieza de sangre.
En la sección 6ª aparecen conceptos como Personas Reales, Nobleza y
privilegios de Órdenes Militares.
Sala de Chanciller:
- Sección de Hidalgía. Incluye reales provisiones y pleitos.

- Sección general
307
ARCHIVOS HISTÓRICOS PROVINCIALES.
Son uno por provincia a excepción de Madrid y Navarra que no tienen.

Poseen documentación de las provincias, las contadurías de hipotecas y
la documentación de los servicios periféricos de la administración
estatal. La gestión de muchos de ellos ha sido transferida a las
Comunidades Autónomas.
En total hay unos 40 archivos histórico-provinciales. Se crean en 1931
por decreto del Ministerio de Justicia e instrucción Pública para
conservar los protocolos notariales con más de 100 años de antigüedad,
haciéndose cargo también de la documentación de las
desamortizaciones que habían quedado en las delegaciones de hacienda.
En 1947 se establece la entrad de documentación histórica relativa a
audiencias y juzgados y delegaciones de Hacienda. En 1957, se ordena
que sean entregados los libros de contadurías de Hipotecas, y en 1969
se determina que custodien los fondos con más de 15 años de
antigüedad, sin vigencia administrativa, producidos por los servicios
provinciales de la administración central. Se convierten pues, en los
archivos intermedios que custodian la documentación periférica del
estado. En los años 90, Comunidades autónomas prevén que estos
archivos reciban la documentación autonómica con más de 10 años de
antigüedad. También reciben parte de los fondos de las diputaciones
uniprovinciales tas su extinción en 1982 y en muchos casos los de
poblaciones pequeñas que no pueden hacerse cargo de sus archivos.
Los temas posibles de investigación tienen relación con la
administración central periférica en el ámbito provincial, autonómico,
local e institucional. Patrimonio, institutos y colegios públicos, Sección
Femenina, organización sindical, cámaras agrarias. También tienen
temas relacionados con la sanidad y el auxilio social hasta 1975 que es
cuando se crea el INFAS. Los patrones de vivienda, rural revelan las
formas de vida, los índices de pobreza y la situación socio-económica
de todo el franquismo.
Son el ultimo eslabon del sistema archivístico central, porque fueron

creados por el gobierno central. Han dependido del ministerio de
cultura pero su gestión se ha tranferido a las comunidades autónomas,
por lo tanto se integran dentro del sistema archivístico de cada
comunidad autónoma
Fondos:
Archivos Publicos
Archivos judiciales
308
Catastro del Marques de la Ensenada
Contaduria de hipotecas
Registro de la propiedad
Administracion central delegada
Administracion Local
Archivos privados y semipúblicos
Familiares
De asociaciones
Economicos
Religiosos o de culto
Fondos especiales
Figurativos
Impresos
Audiovisuales
Documentos utilizados y producidos por maquinas electrónicas
Piezas documentales aisladas
Colecciones facticias
Son 45 en total, y son los que siguen:
ARCHIVOS HISTÓRICOS PROVINCAILES DE ANDALUCÍA.
Archivo Histórico provincial de Almería.
Desde 1932 hasta la actualidad este Archivo se ha dedicado a recoger,

conservar y difundir una buena parte del patrimonio documental
almeriense. El Archivo Histórico Provincial de Almería se creó a raíz
del Decreto de 12 de noviembre de 1931 y se cuenta entre los catorce
primeros que empezaron a funcionar en España, formando parte de la
Red de Archivos Históricos Provinciales. En 1932 se constituyó la
Junta del Patronato del Archivo Histórico Provincial, encargada de
gestionar la recogida de los fondos del mismo y en 1935 se recibe la
primera remesa documental: Protocolos Notariales procedentes de
Almería, Berja, Canjáyar, Gérgal y Sorbas. Sucesivamente fue
recepcionando y custodiando documentación de diversos organismos e
instituciones provinciales.
La gestión de este centro, de titularidad estatal, se transfirió a la
Comunidad Autónoma de Andalucía por Real Decreto 864/1984, de 29
de febrero de 1984. En la actualidad se rige por un nuevo convenio de
gestión firmado el 23 de mayo de 1994 y es integrado ese mismo año
309
en el Sistema Andaluz de Archivos, que depende de la Consejería de
Cultura de la Junta de Andalucía.
En el año 1990 se produce la inauguración oficial y definitiva de la
ubicación de todos los fondos documentales que conservaba el Archivo,
en un edificio adquirido y rehabilitado por el Ministerio de Cultura para
tal fin. Situado en pleno centro histórico de la ciudad, el "Palacio de los
Vizcondes del Castillo Almansa" constituye un singular ejemplo
arquitectónico de casa señorial del S. XIX.
El edificio, de 3.000 m², consta de cinco plantas con cuatro depósitos
principales, con estanterías tipo "compactus"; además cuenta entre sus
instalaciones con Sala de investigadores, Biblioteca, Salas de
Clasificación, Despachos, Secretaría, etc.
Fondos:
Públicos:
Judiciales
De la Fe pública
De la administración periférica del Estado
Administración periferica de la Junta de Andalucía
Intituciones del movimiento
Administración corporativa
Administración local
Privados:
Fondos Familiares y personales
Colecciones:
Documentos textuales
Documentos figurativos
Reprografía:
Reprografía del Complemento

Reprografía de conservación
Archivo Histórico Provincial de Cadiz
El Archivo Histórico Provincial de Cádiz fue creado por el decreto

746/1975 de 6 marzo. Tras las transferencias de las competencias en
materia de cultura por parte del Estado a la Junta de Andalucía es de
titularidad estatal y gestión autonómica.
Su principal función es recoger, conservar, describir y servir la
documentación de la Administración civil del Estado y de la
Administración autonómica en el ámbito provincial, orientado a atender
310
las demandas de la administración, los ciudadanos y la investigación
histórica.
La consulta es libre y gratuita conforme a lo establecido por la
legislación vigente.
A raíz del Decreto de 9 de Marzo de 1931 por el que se creaban los
Archivos Históricos Provinciales en cada capital de provincia, las
gestiones que inició el único representante del Cuerpo Facultativo en la
Provincia, D. Carlos Moya Riaño, Director del Archivo de la
Delegación de Hacienda, para poner en marcha la nueva institución que
se acababa de crear no dieron resultado positivo.
Las circunstancias posteriores de la Guerra Civil y la posguerra no
fueron las más idóneas; a estas es preciso añadir que en la provincia de
Cádiz las funciones de archivos - Hacienda y el nonnato Histórico
Provincial- quedaron adscritas al Director de la Biblioteca Provincial,
del que llegaron a depender hasta siete centros distintos.
Es a partir de 1969 cuando la plaza de Facultativo quedó desdoblada en
Archivos y Bibliotecas; a la primera se le dio el nombre de Jefe de los
Servicios de Archivos de Cádiz, que incluía el de la Delegación de
Hacienda y el Histórico Provincial, aun por crear.
La incorporación de un archivero a esa Plaza en ese mismo año - María
Auxiliadora Carmona de los Santos - supuso el retomar el tema de la
puesta en marcha del Archivo, ahora ya de una manera perentoria pues
el abandono del patrimonio documental en la provincia era ciertamente
alarmante. Gracias a la colaboración del notario archivero del distrito
de Cádiz -D. Francisco Manrique Romero- y a la generosa disposición
de la Diputación Provincial se puso en funcionamiento un germen de lo
que sería más adelante el archivo en unos locales de este último
organismo en el que en 1972 se abrían al público los protocolos
notariales de Cádiz más las contadurías de hipotecas de algunos
distritos.
La sanción legal de lo actuado vendría mediante el Decreto 746/1975
de 6 de marzo por el que creaba oficialmente el Archivo Histórico
Provincial de Cádiz.
A partir de esa fecha la recogida de toda la documentación de la
Administración civil del Estado en la Provincia se aceleró a tal ritmo
que pronto quedaron saturados los locales de los que se disponía en la
Diputación Provincial. Ante esta situación, el recién creado Ministerio
de Cultura en 1977 dio las instrucciones necesarias para la búsqueda de
una nueva sede para el Archivo que reuniera las condiciones idóneas
para un centro de esta naturaleza. Aunque se barajaron otras
posibilidades, por último se adquirió la conocida en Cádiz como la
Casa de las Cadenas, lo que tuvo lugar mediante escritura pública
311
otorgada ante el notario de Madrid D. Julio Albi Agero, el 10 de Julio
de 1980.
Fondos:
Archivos Públicos
Judiciales
De la fe publica
Administración periferica del Estado
Administración perfiferica de la Junta de Andalucía
Intituciones del Movimento nacional
Administración corportativa
Archivos Privados
Archivos personales y familiares.
Asociacaiones y fundaciones
Archivos religiosos
Empresas
Colecciones
Documentos textuales
Documentos figurativos
Reprografía
Reprografía de Complemento
Reprografía de conservación
Archivo Histórico Provincal de Cordoba
El Archivo Histórico Provincial recoge, conserva y pone a disposición

de los ciudadanos los documentos producidos por la Administración
pública en el ámbito de la provincia.
Es una institución de titularidad estatal y gestión autonómica. Por ello,
forma parte tanto del Sistema de Archivos del Estado como del Sistema
Andaluz de Archivos. Orgánicamente depende de la Consejería de
Cultura, Dirección General del Libro y Patrimonio Documental y
Bibliográfico, y de su correspondiente Delegación Provincial.
Las primeras diligencias encaminadas al establecimiento del Archivo
Histórico Provincial de Córdoba tienen lugar en 1944, cuando el alcalde
de la ciudad don Antonio Luna Fernández, en sesión ordinaria del
ayuntamiento, presenta una moción en ese sentido. La propuesta es
acogida favorablemente por el Patronato para el fomento de Archivos,
Bibliotecas y Museos de Córdoba que el 6 de julio de 1946 acuerda por
unanimidad solicitar al Ministerio de Educación Nacional la creación
del Archivo, lo que tiene lugar por Orden Ministerial de 17 de julio de
1946 (BOE 3-8-1946).
312
Pese a la aparente facilidad de su puesta en marcha, el centro inicia una
andadura bastante escabrosa. En opinión de la que es ya su directora
doña Pilar Sáenz-López, expuesta en acta del Patronato de 11 de
octubre de 1952, un cúmulo de "anomalías han presidido la creación del
Archivo Histórico, comunicada a Madrid por otro Patronato y limitada
a la colocación de una placa en el Archivo de Protocolos". Y en carta a
un compañero del Cuerpo Facultativo de 29 de marzo de 1953 se queja
de un Archivo Histórico "todavía no entregado al Cuerpo, al cargo del
notario archivero que es el que lleva dicho establecimiento sin que la
directora oficial intervenga para nada" .
Las primeras transferencias de documentación que se han ido
produciendo a lo largo del año 1952, las de los protocolos notariales de
los distritos de Aguilar de la Frontera, Montoro y Castro del Río, así
como la entrega de los protocolos de Guadalcázar hasta entonces en
manos privadas, se han hecho, en efecto, sin supervisión alguna del
Cuerpo Facultativo y sólo bajo el control del notario archivero don
Vicente Flórez de Quiñones, según da cuenta él mismo al Patronato.
Estos fondos quedarán desde ese momento en el Archivo de Protocolos
de Córdoba y no pasarán al Archivo Histórico de forma efectiva hasta
el año 1990.
En enero de 1958 la Dirección General de Archivos y Bibliotecas
comunica que se ha concedido autorización a los registradores de la
propiedad para que entreguen los libros de Contadurías de Hipotecas y
dispone que la directora se dirija a todos ellos ofreciéndose a recogerlos
en el Archivo Histórico Provincial. La única respuesta positiva es la de
los registros de Bujalance y Fuenteovejuna, cuyos libros de Contaduría
van a ser trasladados a pesar de no contar con local alguno donde
instalarlos. La Dirección General propone que, hasta tanto el Archivo
Histórico tenga edificio, se queden en el de la Delegación de Hacienda,
también a cargo de doña Pilar Sáenz -López.
Como las gestiones para dotar al Archivo de sede parecen no dar fruto y
las demandas de espacio son cada día más urgentes, se impone adoptar
una medida provisional y alquilar un local para depositar los fondos. Se
eligen unas bajeras en la calle Luis Ponce de León y se firma el
contrato de arrendamiento en mayo de 1962, iniciándose la adaptación
del inmueble seguida de la instalación de estanterías; pero no es hasta
dos años después, en mayo de 1964, que se produce el primer traslado
de documentos del Archivo de la Delegación de Hacienda al nuevo
local. Para entonces ya se trata de una cantidad importante: toda la
documentación de Hacienda de más de veinticinco años que, por
disposición del Ministerio de 1962, debía pasar al Archivo Histórico
Provincial, a lo que se añade el fondo de Jefatura Agronómica y los ya
citados de Contadurías de Hipotecas, depositados allí provisionalmente.
313
Además se realizará a lo largo de ese año y el siguiente la transferencia
de los protocolos centenarios de los distritos de Cabra y Baena, así
como una nueva remesa del distrito de Montoro.
Mientras tanto se sigue buscando un edificio para sede definitiva del
Archivo, puesto que las condiciones ambientales, dimensiones y
medidas de seguridad del local donde está ubicado no son en absoluto
adecuadas. Se habla de edificarlo de nueva planta en una zona céntrica,
unido a la Biblioteca en una Casa de la Cultura; se habla también de
adquirir un antiguo palacio. A pesar de que las firmes expectativas, no
será hasta final de la década de los setenta en que por fin se encuentre la
que va a ser su sede actual, la iglesia de Santo Domingo de Silos,
iniciándose en noviembre de 1980 las obras de adaptación del edificio.
Por fin, en 1984 y ya a cargo de doña Esther Cruces Blanco, el Archivo
se traslada a su nuevo y definitivo emplazamiento sin que éste estuviera
totalmente terminado, traslado que se vio forzado por una inundación
del antiguo local que, por suerte, no dañó los fondos documentales.
Archivo Histórico Provincial de Granada
El Archivo Histórico Provincial de Granada fue creado de forma oficial

por Orden Ministerial de 20 de mayo de 1994 ( BOE de 24 de mayo),
para reunir, conservar y difundir la documentación generada por los
órganos del Estado en la provincia de Granada, como integrante del
Patrimonio Documental Español.
Desde el año 1969, el Archivo de la Real Chancillería vino ejerciendo
funciones de Archivo Histórico Provincial, por lo que se inició el
proceso de recogida e ingreso de fondos documentales generados por
varias Delegaciones Provinciales y otros organismos dependientes del
Estado en la provincia.
En el año 1991, el Archivo Histórico Provincial empezó su
funcionamiento como Unidad independiente del Archivo de la Real
Chancillería de Granada y gestionada por la Consejería de Cultura de la
Junta de Andalucía, en virtud del Real Decreto 864/1984, de 29 de
febrero. Iniciado así el proceso de constitución, no fue hasta el año
1994 cuando quedó incorporado al Sistema de Archivos del Estado,
formando parte de la red de Archivos Histórico Provinciales. En la
actualidad se rige por el Convenio de Colaboración entre el Ministerio
de Cultura y la Junta de Andalucía, de 21 de mayo de 1994. En ese
mismo año los Archivos Histórico Provinciales fueron integrados
plenamente en el Sistema Andaluz de Archivos.
Desde su creación estuvo instalado provisionalmente en la Casa del
Padre Suárez, sede del Archivo de la Real Chancillería, hasta el año
314
2000 en que los fondos documentales fueron trasladados, ya que el
citado edificio iba a ser sometido a una profunda rehabilitación.
En la actualidad el Archivo se encuentra instalado de manera
provisional, en una nave en la Calle de San Agapito, que fue transferida
por la Administración Central a la Administración Autonómica y que
había estado dedicada a taller de vehículos oficiales en el Parque Móvil
de los Ministerios. La Consejería de Cultura encargó un proyecto para
adecuar el edificio de 2000 metros cuadrados a uso de Archivo. El
proyecto de adaptación llevó a cabo la construcción de los depósitos,
sustitución de cubiertas, instalación de los sistemas de climatización y
seguridad, así como la creación de áreas de servicio al público, sala de
investigadores con disponibilidad para 40 usuarios y un área de uso
administrativo y proceso técnico.
Archivo Histórico Provincial de Huelva
No es hasta 1962 cuando en el Boletín de la Dirección General de

Archivos y Bibliotecas de Marzo-Abril del mismo año 1962 se
menciona ya la necesidad que tiene Huelva de contar con un Archivo
Histórico Provincial. Se nombra el proyecto de construcción y se
relacionan los fondos que se piensan incorporar al mismo:
Documentación histórica de Hacienda.
Protocolos Notariales centenarios.
Otra documentación de diferentes fondos documentales históricos.
No obstante, el proyecto onubense no llegó a ejecutarse hasta 1969, año
en que se inauguró el edificio de la Casa de la Cultura, en Gran Vía,
16. Pero ya el tres de junio del año anterior se había realizado el primer
depósito de documentación, habiéndose incorporado el fondo de la
antigua Contaduría de Hipotecas de Huelva, procedente del Registro de
la Propiedad de esta capital.Comenzó así la convivencia de depósitos
documentales y bibliográficos que caracterizó toda la trayectoria de las
Casas de la Cultura. Sin embargo, en el Censo-Guía de los Archivos
Españoles, publicado en 1972 por la entonces Dirección General de
Archivos y Bibliotecas de dicho Ministerio, no aparecía aún reflejada
documentación alguna existente en la Casa de la Cultura.
No será hasta 1974 cuando se cree por fin oficialmente el Archivo
Histórico Provincial. En el B.O.E. nº 164, de 10 de Julio de 1974, se
publica la Orden de 7 de Junio sobre creación del Archivo Histórico
Provincial, cuya ubicación oficial sería la Casa de la Cultura. La
dirección del Archivo pasó a depender de la misma Directora de la
Casa de la Cultura, Mª del Carmen González-Blanco Aguilar, del
Cuerpo Facultativo de Archiveros, a cuyo cargo se encomendó la
gestión del nuevo centro. El Archivo no llegó nunca a ocupar en esta
315
ubicación ni dependencias ni depósitos propios, quedando siempre bajo
la presión creciente de una Biblioteca Pública en expansión.
En la primera semana de octubre de 1977 se tuvieron que trasladar
precipitadamente los fondos de la Delegación Provincial de Hacienda,
al haberse producido en el sótano de la misma una inundación por la
rotura de la caldera de la calefacción. Por otra parte, el 15 de febrero
del año siguiente se recibieron finalmente los primeros protocolos
notariales totalizando 1049 cajas del distrito de Huelva, entregadas por
el notario-archivero D. Virgilio Rey Amaya. Por último, dentro de este
primer período de recogida de fondos, se recibió en enero de 1979
mediante Acta la documentación de la Organización Sindical, aunque
no se pudo transferir entonces a causa de su elevado volumen, que
sobrepasaba la capacidad de recogida de la Casa de la Cultura.
Los escasos recursos de espacio disponibles en la misma motivaron que
en diciembre de 1987 se trasladara la unidad administrativa del Archivo
Histórico Provincial a otro edificio, el Museo de Huelva, en Alameda
Sundheim nº13, mientras que quedaba atrás la documentación, en la
Casa de la Cultura, sin separación física de los fondos bibliográficos de
la Biblioteca Pública.
El archivo se ubicó en las dependencias destinadas en el proyecto
arquitectónico a la vivienda particular del conserje. Allí comenzó su
nueva andadura, con un personal escaso. Los primeros fondos
documentales que recibió en esta sede fueron los de las desaparecidas
instituciones del Movimiento Nacional, y que se encontraban
depositados en la Delegación Provincial de Cultura. A partir de esta
fecha el archivo ha ido incrementando sus fondos documentales, así
como su personal.
Esta situación descrita en lo referente a la ubicación del Archivo
comenzó a hacerse insostenible, sin dependencias propias y con la
documentación instalada en precarias condiciones en dos inmuebles
distintos. Por ello se adecuó una nueva sede provisional, que pudiera
acoger al Archivo y a la mayor parte de sus fondos, en la que
normalizar el funcionamiento del mismo en tanto no se pudiera contar
con un edificio propio de nueva construcción.
Por fin, desde el 22 de Enero de 1996, el Archivo queda ubicado

oficialmente en los nuevos locales de calle San Sebastián-Avda. de las
Adoratrices, con la totalidad de los fondos documentales instalados
convenientemente en los nuevos depósitos con que cuenta.
Archivo Histórico Provincial de Jaen
316
El Decreto de 8 de Marzo de 1931 creaba a nivel normativo y de
manera general, todos los Archivos Históricos Provinciales.
En Jaén, las gestiones para llevar a efecto la creación la inició el
funcionario del Cuerpo Facultativo don Antonio Alcalá Venceslada, sin
que se produjeran los resultados apetecidos; justificados informes
negativos del por entonces Inspector General, don Miguel Gómez del
Campillo, abortaron los primeros intentos.
En 1952, ya expensas del Instituto de Estudios Giennenses, se
trasladaron a unos locales los protocolos notariales del distrito de Jaén y
Andujar. Un grupo de becados, sin conocimientos específicos ni
dirección, trataron de formalizar esa primera entrega. A raíz del
nombramiento de don Melchor Lamana Navascués, funcionario del
Cuerpo Facultativo de Archivos y Bibliotecas, como director del
Archivo Histórico Provincial de Jaén (en adelante A.H.P.J) se lleva a
cabo la organización científica de esos fondos en un local cedido por el
Ayuntamiento en la calle Julio Ángel.
Como consecuencia de la nueva situación se recibieron los protocolos
centenarios de los distritos de Alcalála Real, Huelma y La Carolina, así
como los libros de las Contadurías de Hipotecas de Andujar, La
Carolina y Jaén.
La Delagación del Ministerio de Hacienda transfirió su fondo histórico:
Intendencia, Unica Contribución, que incluye el Catastro del Marqués
de la Ensenada, Colonización de Sierra Morena y Administración
provincial de Rentas.
El AHPJ se trasladó en el año 1973 a la llamada “Casa de la Cultura”,
donde compartía edificio con la Biblioteca Pública del Estado.
Nuevamente tuvo capacidad para recibir fondos procedentes de la
Comisaría de Abastecimientos y Transportes, distritos Notariales de
Cazorla, Linares, Martos y Villacarrillo, Libros de Contaduría de
Hipotecas de Linares, Juzgado del distrito de Jaén, Delegación de
Estadísticas, y como siempre de Hacienda. En 1977 se publica el
Decreto de creación legal del AHPJ.
La precariedad de espacio obligó a depositar en el suelo la mayoría de
los fondos ingresados, de ahí que no fueran accesibles. Esta
circunstancia, junto al también colapso en el crecimiento de la
Biblioteca del Estado, lleva al Ministerio de Cultura a buscar nuevo y
definitivo edificio para el AHPJ. Las gestiones culminaron en la cesión
del uso del Real Convento de Santa Catalina Mártir, de la orden de
Santo Domingo, propiedad de la Excma. Diputación Provincial.
Conjunto de convento e iglesia declarado Bien de Interés Cultural y
ubicado en el casco antiguo de la ciudad, fue rehabilitado el edificio
correspondiente al convento, por el arquitecto don Luis Berges Roldán.
317
Se cumplían con el proyecto dos fines, recuperar un edificio
emblemático de la ciudad y dotar a Jaén de un archivo de 7.089 metros
cuadrados de los cuales 2.515 corresponden a depósitos que lo capacita
para más de 12.000 metros lineales de estantería abierta.
El traslado y su inmediata puesta en funcionamiento se realizó en Julio
de 1989, si bien de manera oficial fue reabierto el día 30 de noviembre
del mismo año. Desde esa fecha el AHPJ ha triplicado sus fondos,
siendo efectiva su coordinación con los organismos de toda la
Administración Pública. Es gestionado por la Comunidad Autónoma de
Andalucía, aunque la titularidad del Archivo y sus fondos pertenecen al
Estado.
Archivo Histórico Provincial de Málaga
Introducción
El Archivo Histórico Provincial de Málaga tuvo su origen con el
Decreto de 12 de noviembre de 1931, que creó los Archivos Históricos
Provinciales en aquellas provincias que no eran sedes de Colegio
Notarial, para recoger los Protocolos centenarios producidos por los
Distritos Notariales existentes en cada una de ellas.
El Archivo Histórico Provincial de Málaga inició sus trabajos muy
tempranamente, y ya en marzo de 1932 comenzó los trámites exigidos
en el mencionado Decreto. Se buscan locales y elaboran presupuestos e
informes, hasta que ya el centro consigue desarrollar sus trabajos con
total regularidad. El Archivo conseguirá su consolidación con el
traslado a un nuevo edificio , expresamente construido para él, en 1999.
Tras producirse las transferencias de funciones y servicios del Estado a
la Comunidad Autónoma Andaluza en materia de Cultura, y quedar
asignadas éstas a la Consejería de Cultura, los Archivos Históricos
Provinciales, de titularidad estatal, pasan a ser gestionados por la Junta
de Andalucía por Real Decreto 864/1984, de 29 de febrero.
Así mismo, el Archivo Histórico Provincial de Málaga forma parte del
Sistema Español de Archivos . En la actualidad el centro se rige por un
nuevo convenio de gestión firmado el 23 de mayo de 1994 y es
integrado ese mismo año en el Sistema Andaluz de Archivos , que
depende de la Consejería de Cultura de la Junta de Andalucía.
El origen del Archivo en 1931

Las gestiones que dieron lugar la creación del Archivo Histórico
Provincial de Málaga se inician a partir de la publicación del Decreto
31 de noviembre de 1931. El Facultativo del Cuerpo de Archiveros,
Bibliotecarios y Arqueólogos destinado por aquellos años en el Archivo
de la Delegación de Hacienda, D. Francisco Báguenas Novella, será su
318
gran impulsor, actuando como Secretario de las sucesivas Juntas y
Patronatos que se van formando a partir de entonces.
La Junta, que para promover la creación de estos Archivos aconseja el
Decreto en su artículo 12, se constituye en Málaga a los pocos meses.
En marzo de 1932 será convocada por el Gobernador Civil y a
principios del año siguiente, la Dirección General de Bellas Artes
anuncia ya la visita de un miembro de la Junta de Archivos para buscar
un local donde instalar el Archivo, al haber denegado el Ministerio de
Hacienda la cesión del último piso del edificio de la Aduana, donde
estaba ubicada por aquellos años la Delegación de Hacienda, por el
informe desfavorable del arquitecto.
Las Instituciones de nuestra ciudad estuvieron en todo momento
dispuestas a contribuir en su creación, y así, en los Presupuestos del
Ayuntamiento del año 1934 aparece ya una primera partida, de 3.000
pesetas, "para satisfacer el alquiler del local donde se instale el Archivo
Histórico Provincial", designándose en el debate posterior el edificio de
la antigua Prisión Provincial como lugar idóneo para su ubicación. La
primitiva idea era unificar en un mismo edificio todos los archivos de la
ciudad y otros centros culturales, asignándose al que luego sería
Archivo Histórico Provincial el título de Archivo de Protocolos, e
integrando en el concepto de Archivo Provincial, los Archivos de la
Administración Local y otros.
Primeros pasos tras la Guerra Civil

Tras el paréntesis de la Guerra Civil asistimos en marzo de 1937 a la
constitución de la Junta Provincial de Cultura Histórica y del Tesoro
Artístico bajo la presidencia del Gobernador, y en el año 1939 a la del
"Patronato para el Fomento de Bibliotecas, Archivos y Museo
Arqueológico" promovido por el Decreto del Ministerio de Educación
Nacional de 13 octubre de 1938. Así pues, el primer intento fallido no
desalentó a los promotores para crear en Málaga esta institución, y tras
un informe sobre la situación en que se encontraba nuestro Patrimonio
Histórico elaborado por D. Francisco Báguenas y D. Rafael Bejarano,
Archiveros de Hacienda y Municipal, respectivamente, se pide al Sr.
Obispo la cesión temporal de dos salones de la planta baja del Palacio
Episcopal, entonces en reconstrucción, para ir colocando en una
estantería provisional los protocolos notariales centenarios, previo
acuerdo con el Sr. Notario archivero, y con la intención de constituir en
su día el Archivo Histórico Provincial.
Finalmente proponen "hacer las más activas gestiones para que el
Estado y las Corporaciones, de común acuerdo, faciliten los medios
necesarios para la construcción de un edificio donde instalar en las
debidas condiciones el Archivo Histórico Provincial, la Biblioteca
319
Cervantes, la proyectada Hemeroteca de la Diputación y el Archivo
Histórico y Biblioteca Municipales y cuantos otros centros de igual
carácter pertenecientes a Corporaciones, Sociedades o particulares
quisieran instalarse en dicho edificio ". En la reunión de este mismo
Patronato de abril de 1940 el Delegado de Cultura del Ayuntamiento
comunica la buena disposición del Municipio para colaborar con las
autoridades locales y del Estado y conseguir llevar a la práctica la
construcción de un nuevo edificio destinado a contener la Biblioteca y
el Archivo, avalando el proyecto, y asignando en 1942 una primera
partida presupuestaria de 100.000 pesetas, de las dos con las que
acuerda contribuir a la construcción de un edificio para Archivo,
Biblioteca y Museo Provincial de Bellas Artes. La segunda anualidad
no aparece ya en los presupuestos del siguiente año, pero con la
asignación de un solar comienza la construcción del edificio en calle
Alcazabilla.
Las gestiones debieron continuar y el acta de la reunión del Patronato
de junio de 1944 puede decirse que está dedicada casi exclusivamente a
la situación protocolos, dando lectura a un oficio de la Dirección
General de Archivos y Bibliotecas quien, ante el estado ruinoso en que
se encuentra el local donde se conservan los protocolos, recomienda se
dé una solución rápida al problema y promete librar las cantidades que
sean necesarias.
Nueva sede para el Archivo

A la vista de las dificultades existentes para alquilar un local, se piensa
en "habilitar las habitaciones de la planta baja derecha del Palacio de
Archivos y Bibliotecas que en la actualidad se edifica en la calle de la
A1cazabilla", y en reunión posterior el contratista asegura las buenas
condiciones de las habitaciones mencionadas y acuerdan habilitarlas
para instalar en ellas provisionalmente el Archivo, nombrando una
comisión ejecutiva que estudiará la forma del traslado y la confección
de condiciones para la construcción de una estantería, así como los
presupuestos que hayan de elevarse para sufragar los correspondientes
gastos.
Será el 13 de febrero de 1945 cuando la Inspección General mande un
oficio dando disposiciones para la entrega de documentos por parte del
Archivo Notarial. No existen más actas redactadas de las reuniones del
Patronato, por lo que suponemos que el Sr. Secretario, su instigador, se
dio por satisfecho con la "creación del Archivo", o al menos, con el
traslado de los fondos de Protocolos a la todavía en construcción Casa
de Cultura. A partir del mes de marzo comienza el funcionamiento del
Archivo, según denotan los documentos, evidentemente en precaria
320
situación, pues la Memoria del año 1948 denuncia que las obras del
edificio llevan varios años paralizadas. .
La penuria económica de los años de posguerra influirá decisivamente
en la tardanza en la construcción del edificio entonces llamado Palacio
de Archivos y Bibliotecas. Así veremos al Archivero enviando
comunicaciones al Gobernador Civil "rogándole conceda algún cupo de
cemento para poder continuar la obra del edificio de Archivo y
Biblioteca", o bien dirigiéndose al Arquitecto para solicitar "que se
termine de construir una de las dos habitaciones que estaban encima del
actual Archivo para impedir las filtraciones de las aguas que había".
Habría que resaltar las condiciones en las que trabajaron estos sufridos
funcionarios, pues las Memorias anuales del Archivo denotan la
escasez de estos primeros años en los que se carecían de instalación
eléctrica, pidiendo estanterías para poder colocar los documentos, etc.
Un teatro romano bajo el edificio del Archivo

En el transcurso de las obras que se prolongarán durante el dilatado
espacio de diez años, el Archivero Sr. Báguenas comunicará al
Ministerio, en agosto de 1951, el hallazgo de un Teatro Romano bajo
los cimientos del edificio y posiblemente, ante la carestía del momento
y el retraso que supondría para las obras el problema planteado, un
nuevo presupuesto será aprobado por Orden Ministerial para la
terminación del Palacio, que será inaugurado oficialmente el 29 de abril
de 1956, como Casa de Cultura.
El hasta entonces Archivero Sr. Báguenas, pasará en 1955 a
desempeñar la dirección de la Biblioteca Pública y de la Casa de
Cultura, siendo sustituido en el Archivo por D. Domiciano Herreras
Magdaleno, bibliotecario y hasta entonces director de la Biblioteca
Cervantes, quien permanecerá como tal hasta su jubilación. Su sucesor,
D. Nicolás Cabrillana Ciézar se incorporará al Archivo en el año 1979.
En el edificio de la Casa de Cultura, siempre compartido con la
Biblioteca Pública, el espacio que se asignó al Archivo fue escaso y mal
distribuido, sobre todo el dedicado a depósitos de documentación que
pronto serán insuficientes. Nuevos fondos se irán integrando en el
Archivo, comenzando con los protocolos de los distritos notariales de
Álora, Vélez-Málaga, Torrox, Campillos y Marbella. Más tarde
ingresarán los de Gaucín, Coín y Estepona, estando en la actualidad
integrados todos a excepción de los de Antequera y Archidona, que
permanecen en sus respectivos Archivos Municipales, o los de
Colmenar y Ronda, que fueron destruidos en los desgraciados sucesos
de 1931, a excepción de un tomo del año 1575 de Ronda, que
conservamos.
321
Primeras transferencias de fondos administrativos
Las antiguas Contadurías de Hipotecas se van integrando a partir del
año 1959, y las primeras transferencias de fondos generados por la
Administración Delegada se inician con los procedentes de la
Administración de Hacienda de Melilla en 1963, comenzando las
transferencias de la Delegación de Hacienda de Málaga en el año 1966.
Los continuos ingresos de documentación llegan a colmar en 1980 la
capacidad de los depósitos al integrar fondos voluminosos como los
procedentes de la AISS o los del Movimiento, haciendo necesario
instalar estanterías en los espacios disponibles y más tarde, procurar
depósitos auxiliares. Cuando intentamos transferir la documentación de
Hacienda que había quedado en el edificio de la Aduana al trasladar de
sede la Delegación, hubo que recurrir a instalar documentación en los
locales del Polideportivo de Ciudad jardín, entonces dependiente de la
Delegación Provincial de la Consejería de Cultura, que más tarde, al ser
desalojados, pasarán al edificio del antiguo Colegio de San Agustín.
Las carencias de espacio suficiente será una de las enfermedades
endémicas de este Centro. En los últimos años de estancia en el edificio
de la Casa de Cultura y tras la jubilación de D. Nicolás Cabrillana, se
aprovechará el escaso espacio que tenía dedicado a vivienda,
practicando una antigua puerta de acceso desde el despacho de
dirección que existía en la primera planta, e instalando estanterías en las
habitaciones. En la actualidad todos estos fondos han sido instalados en
el nuevo edificio.
La duplicidad de funciones y de centros encomendada por aquellos
años a los Facultativos y Ayudantes de Archivos destinados en algunas
Provincias, mantendrá bajo una misma dirección el Archivo Histórico y
el de la Delegación de Hacienda, situación que ha pervivido hasta la
reestructuración llevada acabo por el Ministerio de Hacienda en 1984.
Tras largos años y varios intentos, el edificio de la Casa de Cultura de
Málaga será demolido para recuperar los restos del Teatro Romano
existentes bajo sus cimientos; la Biblioteca y el Archivo se trasladarán a
finales del año 1994 a una sede provisional, habilitada por la Junta de
Andalucía en la Avenida de Europa, 49, donde permanecen, mientras se
construye por el Ministerio de Cultura el nuevo Archivo, en el solar del
antiguo convento, luego Cuartel de la Trinidad, edificio que será
inaugurado oficialmente el 29 de julio de 1999.
El Archivo, en calidad de depósito, funcionará durante años y su
reconocimiento oficial para dotarlo de personalidad jurídica se hará por
el Real Decreto 192/1977 de 28 de marzo. El Real Decreto 864/1984
transferirá la gestión a la Junta de Andalucía, de acuerdo con el
Convenio firmado entre el Ministerio de Cultura y la Consejería, luego
revisado en 1994.
322
Archivo Histórico Provincial de Sevilla.
El Archivo Histórico Provincial de Sevilla se crea por Orden del

Ministerio de Cultura de 2 de julio de 1987 (BOE 20 de julio de 1987)
con la finalidad de reunir, conservar y difundir los fondos documentales
de carácter histórico de la Administración del Estado generados en la
provincia de Sevilla. Así mismo formará parte del Archivo la
documentación procedente de la Administración Periférica de la Junta
de Andalucía que haya perdido su vigencia administrativa.
El Archivo fue inaugurado oficialmente el día 1 de septiembre de 1991,
abriéndose al público en noviembre de ese mismo año.
La gestión del Centro, de titularidad estatal, corresponde a la
Comunidad Autónoma de Andalucía, en virtud del Real Decreto
864/1984, de 29 de febrero. Los convenios entre el Ministerio de
Cultura y la Comunidad Autónoma de 18 de octubre de 1984 (BOE 18
de enero de 1985) y de 23 de mayo de 1994 (BOE de 2 de junio de
1994) establecieron la forma de llevar a cabo dicha gestión.
El Edificio
El Archivo se encuentra ubicado en el centro histórico de la ciudad, en

un edificio construido entre 1895 y 1908, por los arquitectos José
Gallego y Díaz y José López, levantado sobre el solar de la antigua
alhóndiga, para albergar a los Juzgados de Sevilla y otras dependencias
municipales.
A mediados de los años 60, el edificio fue cerrado y abandonado hasta
1982 cuando comienzan las obras de rehabilitación y
acondicionamiento para Archivo Histórico Provincial, que finalizaron
en 1987. Los autores de la reforma fueron los arquitectos Antonio Cruz
y Antonio Ortiz. Desde el punto de vista arquitectónico su fachada
principal presenta un pórtico de estilo neoclásico y en su interior, el
espacio se articula en torno a dos patios porticados provistos de
galerías, entre los cuales se dispone una espléndida escalera de mármol.
La superficie total construida es de 4.238 m². Cuenta con 13 depósitos
con capacidad para 10.200 metros lineales de documentación. En la
actualidad se encuentra prácticamente al límite de su capacidad.
ARCHIVOS HISTÓRICO PROVINCIALES DE CATALUÑA
Archivo Histórico Provincial de Gerona
323
El Archivo Histórico de Girona (AHG) fue creado por Orden del
Ministerio de Educación Nacional de 26 de febrero de 1952 como uno
de los Archivos Históricos Provinciales nacidos por Decreto de
1931. Se instaló en el edificio de la Biblioteca Pública Provincial.
En 1981 el Departamento de Cultura de la Generalidad de Cataluña
asumió la gestión del centro y el 15 de marzo de 1982 se firmó un
convenio de traspaso de la gestión de archivos de titularidad estatal a la
Generalitat que afectó a los tres archivos provinciales de Girona, Lleida
y Tarragona, que desde este momento pasan a ser archivos de
titularidad estatal y gestión de la Generalitat. En 1984 se trasladó a la
sede actual de la plaza de San José, donde ocupa desde entonces el
edificio rehabilitado del antiguo convento de carmelitas de Girona de
los s. XVI-XVII. Actualmente el Ministerio de Cultura tiene prevista la
construcción de un nuevo edificio para trasladar allí la AHG. El centro
asume también las funciones de Archivo comarcal del Gironès. En
virtud de los acuerdos pactados con la Diputación de Girona por
convenio de 11 de febrero de 1985, el AHG custodia el fondo histórico
de este organismo y el personal responsable de las funciones de
custodia, descripción y clasificación.
Los fondos que custodia el Archivo son de muy diversas procedencias y
es especialmente importante la documentación de los fondos notariales
de 1261 a 1909, formada por 32.000 volúmenes. Los fondos de la
Administración periférica del Estado entre los que destacamos el fondo
del Gobierno Civil de Girona (1772-2003) y los de las diferentes
delegaciones provinciales de los Ministerios hasta los años 1980.Entre
los fondos de la Generalitat cabe destacar el fondo de la Comisaría
Delegada de la Generalitat en Girona (1931-1939). El fondo de la
Diputación de Girona (1812-1984) es imprescindible para la historia
contemporánea. Otros fondos destacables son el fondo del Hospital de
Sta.. Catalina (1009-1993), el del Hospicio de Girona (1228-1994), los
de las Contadurías de Hipotecas (1768-1870), el del Instituto J.Vicens
Vives de Girona (1845-1990) y otros fondos judiciales, de empresas o
patrimoniales.
Actualmente el centro custodia 9.460 metros lineales de
documentación. Entre los fondos más consultados cabe destacar los
Notariales y los de la Administración.
Archivo Histórico Provincial de Lleida
El Archivo Histórico de Lleida (AHL) se creó por Orden Ministerial del

26 de febrero de 1952. Su primera sede fue el histórico edificio del
Roser (s. XVII), antiguo convento dominico del siglo XVII. El año
2005 fue inaugurada la sede actual, situada en la Isla de la Maternidad
324
junto con la Biblioteca Pública y el Museo de Lleida Diocesano y
Comarcal.
En 1981, los traspasos de competencias del Estado a la Generalidad de
Cataluña, el Departamento de Cultura asumió la gestión de este
Archivo, junto con la de los archivos históricos provinciales de Girona
y Tarragona. Además, tal y como establece la Ley 10/2001, de 13 de
julio, de archivos y documentos, el Archivo forma parte de la Red de
Archivos Comarcales de la Generalitat de Cataluña y actúa de Archivo
Comarcal del Segrià.
Actualmente custodia 9.817 metros lineales de documentos de los
siglos XIII al XXI. Su núcleo documental inicial lo constituyó el Fondo
notarial del distrito de Lleida y la documentación histórica de la
Delegación Provincial de Hacienda, entre otros.
Destacamos especialmente el Fondo documental de la Intendencia de
Lleida, que contiene los documentos relativos al catastro establecido
por José Patiño después de la ocupación de Cataluña en el siglo XVIII,
el fondo documental del Gobierno Civil, especialmente la serie de
documentos de Orden Público generados en la inmediata posteguerra;
los fondos documentales de organismos franquistas; la serie
documental que incluye los expedientes del Tribunal Provincial de
Responsabilidades Políticas, el fondo patrimonial de la familia Jover de
Tárrega (1525-1848) y la colección de manuscritos y documentos
sueltos (1348-1848), entre otros.
Archivo Histórico Provincial de Tarragona
El origen del Archivo Histório provincial de Tarragona (AHT), se sitúa

en tiempos de la II República, con la aparición del Decreto de creación
de los Archivos Históricos Provinciales, el 12 de noviembre de 1931.
El proyecto del gobierno republicano contemplaba que los centros
previstos deberán acogerse tan sólo la documentación histórica
notarial. Sin embargo, el estallido de la guerra civil en 1936 detuvo la
iniciativa. El 21 de enero de 1939 el nuevo régimen volvió a legislar en
esta dirección y creó el Decreto de creación de los Archivos Históricos
de Protocolos. En el año 1944, se constituyó definitivamente el Archivo
Histórico Provincial de Tarragona, para ingresar los protocolos de
diferentes distritos notariales tarraconenses, a los que se añadió la
documentación procedente del Archivo Histórico Municipal de
Tarragona hasta el año 1799.
En 1981, los traspasos de competencias del Estado a la Generalidad de
Cataluña, el Departamento de Cultura asumió la gestión de este
Archivo, junto con la de los archivos históricos provinciales de Girona
y Tarragona. Además, tal y como establece la Ley 10/2001, de 13 de
325
julio, de archivos y documentos, el Archivo forma parte de la Red de
Archivos Comarcales de la Generalitat de Cataluña y actúa de Archivo
Comarcal del Tarragonès.
El AHT custodia actualmente 183 fondos documentales, incluidas las
colecciones. Proceden en gran parte de de la administración periférica
del Estado. En sobresalen los fondos del Gobierno Civil-con la
importante serie de Asociaciones de todos los municipios tarraconenses
(1849-1982) -, la Delegación Provincial de Hacienda, de un volumen
considerable, la Gerencia Territorial del Catastro, con una interesante
colección de 4.769 planos parcelarios de Rústica o "catastrones" de 130
municipios de los años 1927 a 1.960.
La capacidad del Archivo es de 5.400 metros lineales de estantería-
distribuidos en siete plantas de depósito documental, a los que hay que
sumar 1.900 metros lineales del depósito auxiliar.
ARCHIVO HISTÓRICO PROVINCIAL DE LA COMUNIDAD DE

MADRID
Archivo Regional de la Comunidad de Madrid
El Archivo Regional de la Comunidad de Madrid es el centro que

custodia los documentos generados por el Gobierno y la
Administración de la Comunidad de Madrid, así como por sus
instituciones asesoras, que se encuentran en las fases de archivo
intermedio y arhivo histórico.
Además, pueden ingresar en el Archivo Regional los fondos históricos
de aquellos municipios que así lo soliciten en el marco de las
subvenciones anuales a los Ayuntamientos de la Comunidad de Madrid,
también los de organismos de la Administración Institucional de la
Comunidad de Madrid y, en general, los de instituciones públicas y
privadas de competencia autonómica madrileña, así como donaciones,
legados o compras.
En el Archivo Regional ingresan los documentos que estas instituciones
han producido y reciben el tratamiento archivístico que precisan para
cumplir con el objetivo fundamental de todo archivo: servir los
documentos a la propia Administración que los ha generado (lo que
repercute en su mejor gestión), a los ciudadanos (para la defensa de sus
derechos e intereses) y a la investigación.
El volumen documental que se custodia actualmente en este archivo
supera los 54 kilómetros de documentos en papel, 841 cajones y 69
tubos con planos y mapas. En otros soportes se conservan 55.834
unidades (33.668 rollos de microfilmes, 4.383 tarjetas de ventana,
5.428 DVD/CD, 27 discos duros, 3.931 disquetes, 296 cintas
326
magnéticas de ordenador, 7.704 cartuchos informáticos, 283 cintas de
audio y 114 cintas de vídeo) y cerca de 1.500.000 imágenes
fotográficas.
Fondos
El Archivo Regional custodia actualmente un volumen aproximado de

59.500 metros lineales de documentos, cuyas fechas extremas abarcan
un período cronológico muy amplio que se inicia en el siglo XIII y
finaliza a principios del siglo XXI.
Todos ellos están descritos a nivel de inventario general y, en estos
momentos, se está trabajando para que también dispongan de Ficha
ISAD(G) a nivel de fondo de archivo.
Estos documentos se organizan en seis agrupaciones de fondos: Fondo
Comunidad de Madrid, Fondo Diputación Provincial de Madrid,
Archivos Históricos Municipales, otros Fondos públicos, Fondos
privados y Colecciones.
ARCHIVOS HISTÓRICOS PROVINCIALES DE LA COMUNIDAD

DE VALENCIA
Archivo Histórico Provincial de Alicante
Creado por Orden Ministerial de 24 de septiembre de 1974 (BOE

n.247, 15-10-1974) con el objeto inicial, ampliado con posterioridad, de
recibir las transferencias de los fondos documentales producidos por los
servicios de la Administración del Estado en Alicante y salvaguardar
los Protocolos Notoriales centenarios. La gestión fue transferida a la
Generalitat Valenciana con fecha 13 de octubre de 1983 (Real Decreto
3066/1983; BOE n.296, 12-12-1983)
Su primera sede, compartida con la Biblioteca Pública del Estado
estuvo en el Paseíto de Ramiro en el centro tradicional de Alicante. En
la actualidad el archivo se ubica en un edificio de nueva planta en una
zona de centros educativos, rodeado de zonas ajardinadas y
aparcamientos, siendo inaugurado el 10 de enero de 2008. Tiene una
superficie construida de 6.632 m2 y está compuesto por dos volúmenes
de dos alturas diferentes, separados por un patio interior ajardinado, y
distribuido en dos áreas: una privada destinada al trabajo interno y una
pública para los usuarios. En la planta primera se encuentra la Sala de
Investigadores con 35 puestos de lectura. Los depósitos ocupan el 75%
del espacio construido con una capacidad de 35.000 metros lineales de
estanterías.
327
Fondos conservados
Se conserva algún documento de los siglos XVI y XVII. El XVIII está

muy bien representado sobre todo con Protocolos Notariales pero la
parte más completa y voluminosa de las fuentes es de los siglos XIX y
XX. Además de los Protocolos Notariales destacan por su volumen e
importancia, el fondo de la Delegación de Hacienda con la
documentación generada en el período de las desamortizaciones; Obras
Públicas con abundantes mapas y planos y el fondo del Gobierno Civil
cuya documentación refleja actuaciones sociales y políticas de la
provincia.
Archivos públicos:
Judiciales
Formados por 13.616 sumarios correspondientes a los diferentes
juzgados de instrucción de la Audiencia Provincial de Alicante.
Destacan los pleitos de divorcio, los expedientes de delitos y la
documentación del Tribunal de lo Contencioso-Administrativo.
Protocolos Notariales
Es el fondo más consultado del Archivo. Contiene 2.304 protocolos
correspondientes al Distrito de la capital y 100 Índices de los
municipios de la provincia. El protocolo más antiguo es del año 1707.
Anualmente continúan ingresando en el Archivo los protocolos
centenarios, de acuerdo con la legislación vigente
Contaduría de Hipotecas
Es el antecedente del Registro de la Propiedad y se conservan 72 vols.
pertenecientes a los municipios de Cocentaina, Elda y Petrer de los
años 1786 a 1871
Administración Central Delegada
Esta sección está integrada por los archivos de las delegaciones de la
Administración Periférica del Estado en la provincia de Alicante.
Destacan el fondo de la Delegación de Hacienda, con 4.030 libros y
6.328 legajos, incluyendo una colección de pragmáticas y circulares de
los años 1567 a 1835 y la documentación correspondiente a las
desamortizaciones del siglo XIX. Del mismo siglo son los libros de
amillaramientos
Obras Públicas
Contiene entre otros los expedientes de construcción y mejoras de los
puertos de la provincia de Alicante y de las vías de comunicación con
abundantes mapas y planos.
Gobierno Civil
Con 6.628 legajos y 285 libros durante el periodo de 1917 a 1993
constituye otro de los fondos más consultados por su interés para el
328
estudio de la evolución política en la provincia. Incluye además una
interesante documentación sobre Fundaciones Benéficas.
Otro fondo a destacar es el de Educación y Ciencia con
documentación sobre personal docente y no docente, económica,
presupuestos y nóminas, construcciones escolares, etc.
Archivos privados:
Compuesto por la documentación de diversas asociaciones como el
Club de Amigos de la UNESCO, Asociación España-URSS, Cine Club
Chaplin
Archivo Histórico Provincial de Castellon
Creado en 1968 por Orden de 7 de noviembre del Ministerio de

Educación y Ciencia, BOE de 25 de noviembre.
De titularidad estatal, su gestión está transferida a la Generalitat
Valenciana desde el 13 de octubre de 1983 (Real Decreto 3066/1983)
Compartidas con las de la Biblioteca Pública, en la que hay destinada
una sala para investigadores, situada en la planta baja del edificio. Los
fondos se ubican en el sótano, habilitado para este fin con estanterías
compactas. En la Sala de investigadores se encuentra también la
Biblioteca Auxiliar del Archivo
Fondos
El Archivo ocupa una extensión aproximada de 5.000 metros lineales,

en los cuales se contabilizan unas 32.938 unidades de instalación, 884
planos catastrales y 249 documentos.
Entre estos fondos encontramos desde documentación notarial, puesto
que en principio la finalidad de los Archivos Históricos Provinciales
consistía en reunir en ellos los protocolos notariales centenarios, hasta
documentación de la Administración Central, Administración
Autonómica, Fondos Judiciales, pergaminos y manuscritos y Fondos
Privados como los de la Cartuja de Vall de Christ y las Ápocas de
Morella, documentación que se encuentra digitalizada junto a parte de
la serie de Responsabilidades Políticas.
ARCHIVOS HISTÓRICOS PROVINCIALES DE GALICIA
Archivo Histórico Provincial de Lugo
El Arquivo histórico Provincial de Lugo fue creado por orden del

Ministerio de Educación Nacional el 10 de mayo de 1951 como
resultado de un largo proceso iniciado en 1938 por el “Patronato de
329
Arquivos, Bibliotecas y Museos”, a partir de la publicación del Decreto
conjunto de los ministerios de “Gracia y Justicia” e “Instrucción
Pública y Bellas Artes” de 12 de noviembre de 1931 por el que se crean
los Arquivos Histórico Provinciales.
Se instala provisionalmente en unos locales cedidos por la diputación
en el palacio provincial, provisionalidad que se mantuvo a lo largo de
37 años, desde 1951 hasta 1988 fecha en que se le construye un edificio
propio. Este nuevo edificio construido expresamente para arquivo
cuenta con seis plantas, tres sobre la rasante que albergan los espacios
de trabajo, y de uso público, y tres subterráneas donde se encuentran los
depósitos con una capacidad total de andenes provisionales de 10.000
ml.
Con la construcción de este edificio el arquivo histórico provincial de
Lugo adquiere una nueva dimensión, ya que a partir de su traslado a la
nueva sede va a disponer de lugares para la custodia. Hasta entonces
solo podía recoger los protocolos notariales del distrito de Lugo, el
arquivo municipal de la ciudad y las contadurías de hipotecas, por
evidentes obstáculos. Pero los nuevos locales le permiten cumplir
desahogadamente con sus funciones básicas de recoger, custodiar y
servir la documentación en beneficio de las administraciones, los
investigadores y los ciudadanos en general.
Archivo Histórico Provincial de Ourense
El Archivo Histórico Provincial de Ourense fue creado en el año 1943

tras un largo proceso iniciado a raíz del Decreto de 12 de noviembre de
1931, que pretendía reunir los protocolos notariales y toda la
documentación histórica dispersa en multitud de depósitos y
dependencias de diversas entidades. En un oficio de 17 de febrero de
1932, el Inspector General de Archivos, Sr. Gómez del Campillo, insta
la creación del Archivo Provincial, constituyéndose un Patronato que se
va reunir por primera vez el 25 de febrero, bajo la presidencia del
Gobernador Civil, Sr. Varela Radío, tratando de encontrar un lugar
adecuado y los medios necesarios para su instalación, traslados, etc.
Ante las infructuosas reuniones del Patronato será necesario esperar
hasta 1943 cuando, siendo Director del Archivo de Hacienda, don Jesús
Ferro Couselo, y tras una visita efectuada al mismo por el Inspector
General de Archivos, don Benito Fuentes, tuvo lugar la creación
definitiva del Archivo Histórico Provincial que, de manera provisional,
quedaría instalado en los locales de la Delegación de Hacienda,
iniciándose la recogida de la documentación dispersa, partiendo de los
numerosos fondos históricos que quedaran olvidados y confundidos
330
entre los de Hacienda. A este fondo se van a ir sumando poco a poco
otros de diverso origen.
En 1950 se aprueba la adquisición del edificio del Palacio Episcopal
para la instalación del Archivo y Museo Arqueológico. En 1961, ante la
falta de espacio y las reformas del Archivo de Hacienda, se instalan
provisionalmente los protocolos centenarios en una sala del Museo
Arqueológico, esperando la entrega definitiva del edificio del Archivo
que sería inagurado el 4 de enero de 1964.
El Decreto 914/1969, de 8 de mayo, dispone el funcionamiento de los
Archivos Históricos Provinciales como archivos intermedios, y por el
Decreto 307/1989, de 23 de noviembro, la Xunta de Galicia regulará el
Sistema Gallego de Archivos. La gestión corresponde a la Comunidad
Autónoma de Galicia, por transferencia realizada en base al Real
Decreto 1531/1989 de 15 de diciembre.
Fondos
Fondos Públicos: Están formados por la documentación emanada del

ejercicio de una función pública, bien sea de la
Administración Territorial, Central o Autonómica.
Arquivos Privados: Están constituidos por documentación procedente
de casas tituladas y personas particulares, ingresadas en el Archivo por
donativos o compras. Presentan una gran heterogeneidad en sus fondos
debido a la variedad de las actividades de los sujetos productores, lo
que origina una gran riqueza de tipología documental.
Archivo Histórico Provincial de Pontevedra
Como resultado de la publicación del Decreto del Ministerio de

Instrucción Pública y Bellas Artes de 12 de noviembre de 1931, el
Archivero de la Delegación de Hacienda y Director de la Biblioteca
Pública Provincial, D. Enrique Fernández-Villamil y Alegre, procedió a
dar los primeros pasos para la creación del Archivo Histórico
Provincial de Pontevedra, y ya en febrero de 1932 celebró su primera
sesión el Patronato fundacional, ingresando en 1934 el primer protocolo
en un local provisional cedido por la Delegación de Hacienda para esta
finalidad. Esta fecha de 4 de agosto de 1934 puede considerarse como
la fundacional del Archivo. Debido a las limitaciones del local, en 1940
se procede a un nuevo traslado, esta vez al Instituto Nacional de
Enseñanza Media, con una mejor instalación y una mayor amplitud,
que se reflejó en la incorporación de casi todos los protocolos notariales
centenarios de la provincia e incluso de algunos fondos particulares, y
del Archivo Municipal de Tui. En 1960, con Dª Raquel Lesteiro López
331
de Directora, se trasladó el Archivo desde el Instituto al edificio que
ocupa actualmente, compartido con la Biblioteca Pública Provincial.
Los nuevo depósitos permitieron una segunda recogida de protocolos
centenarios y la incorporación de los libros de Contadurías de
Hipotecas. Posteriormente se trasladó el Catastro del Marqués de la
Ensenada desde la Delegación de Hacienda, donde se conservaba.
Entre 1974-1985 ocupó la Dirección D. Pedro López. Durante este
período se efectuaron importantes incorporaciones de fondos, entre los
que destacan los de los antiguos órganos del Movimiento (Sección
Femenina, AISS, Jefatura Provincial del Movimiento, Frente de
Juventudes, Auxilio Social), las Delegaciones de Hacienda de
Pontevedra y Vigo, Delegaciones provinciales de Estadística e
Información y Turismo, Dirección General de Carreteras, Magistratura
de Trabajo de Pontevedra, así como nuevas incorporaciones de
protocolos notariales.
Desde 1987 ocupa la Dirección Dª Mª Dolores Barahona Riber. En los
últimos años las incorporaciones más importantes han sido la de los
documentos de los Juzgados de 1ª Instancia e Instrucción y las
Magistraturas de Trabajo de Vigo, consistente en más de 4.000
unidades de instalación, la de los protocolos notariales centenarios,
procedentes de todos los distritos de la provincia, y la incorporación de
más de 300 m.l. de documentación de la Audiencia Provincial.
El Archivo Histórico Provincial de Pontevedra cuenta con 7.998 libros
y más de 30.000 cajas y legajos, distribuidos en más de 4.500 m.
lineales de estantería (ocupados al 100% y sin posibilidad de
ampliación), así como con una Biblioteca auxiliar de más de 3.000
títulos.
ARCHIVOS HISTÓRICOS PROVINCIALES DE CATILLA Y LEÓN
Archivo Histórico Provincial Ávila
El Archivo Histórico Provincial de Ávila se crea en cumplimiento del

Decreto de 12 de noviembre de 1931 de los Ministerios de Justicia e
Instrucción Pública, por el que se crean los Archivos Históricos
Provinciales, se constituyó el 19 de noviembre del mismo año en Ávila
la Junta Provincial del Patronato.
En la misma sesión de constitución de la Junta y creación del Archivo
Histórico Provincial de Ávila (primer archivo histórico provincial
creado) se acordaba destinar para su instalación el edificio propiedad
del Estado situado en la Plaza de la Santa junto al Convento de los
Padres Carmelitas, conocido como "Museo y Biblioteca Teresianos". El
Archivo fue formalmente inaugurado en el año 1934.
332
En los meses siguientes fue aprobado por la Diputación Provincial un
presupuesto de 5.000 pesetas para adecuación del edificio, instalación
de estanterías y transporte de documentos.
En el mes de febrero de 1932 tomó formalmente posesión como primer
Director el Sr. Rodríguez Guzmán, que compaginaba esta función con
el servicio del Archivo de la Delegación de Hacienda, completando la
plantilla del centro un auxiliar de archivos, bibliotecas y museos y un
portero.
Se iniciaron los contactos con los notarios de la provincia para proceder
al traslado de los protocolos centenarios. En el mes de julio de 1932
ingresaron un total de 7.000 legajos notariales iniciándose los trabajos
de organización y descripción de los mismos.
En los años sesenta el Ministerio de Educación comenzaba la
construcción en Ávila de la "Casa de Cultura" para albergar las
instalaciones de la Biblioteca Pública del Estado y Archivo Histórico
Provincial, en el solar conocido como "El Corralón", hoy Corralón
Carmen Pedrosa (nombre de la que fuera directora del archivo entre
1951 y 1985).
En el mes de julio de 1964, aún sin finalizar las obras, se inició el
traslado de documentación desde el edificio del archivo de la Plaza de
la Santa. Desde esta fecha, el archivo reparte sus instalaciones en estos
dos edificios, a los que se han agregado otros locales para ampliación
de depósitos al ser insuficientes los existentes.
En el año 1986 el Ministerio de Cultura inició las gestiones para dotar
de una nueva sede al archivo, necesitado de espacio para albergar los
futuros ingresos de documentación y para la instalación de todos los
servicios propios de estos centros. Como resultado de los contactos del
Ministerio de Cultura con el Ministerio de Justicia, se ceden las
instalaciones de la antigua Prisión Provincial para nueva sede del
archivo. Las obras, que dieron comienzo en julio de 1996, finalizaron
en enero de 1999. El 7 de julio de 1999, se inauguraba el nuevo archivo
y en diciembre del 2000 quedaron reunidos en las nuevas dependencias
todos los fondos documentales dispersos en los diferentes edificios
utilizados como depósitos. Se emprendía, pues una nueva etapa en la
historia del Archivo Histórico Provincial de Ávila.
Archivo Histórico Provincial Burgos
Aunque los Archivos Históricos Provinciales se crean en 1931, el de

Burgos es de los más tardíos y no llega a iniciar su actividad hasta
1975. Ello se debió entre otras razones, a que, por ser Burgos sede de
Colegio Notarial, fue el mismo Colegio el que ejerció durante todos
esos años la función de Archivo Histórico de Protocolos que en otras
333
provincias pasó a los nuevos Archivos Históricos Provinciales. No
consta siquiera que llegara a constituirse la Junta Provincial del
Patronato que preveía el Artículo 12 del Decreto de 1931.
Sabemos, no obstante, que entre 1934 y 1935 se acondicionaron en la
Audiencia Territorial unas dependencias para instalar el "Archivo
Histórico Provincial de Protocolos" y que las obras estaban ya
terminadas al iniciarse la Guerra Civil. En los primeros días del
conflicto, cuando ya iba a trasladarse la documentación desde el
Colegio Notarial, los locales fueron requisados para instalaciones del
nuevo Gobierno de Burgos. Las salas previstas se desarticularon y
desaparecieron las aún no estrenadas estanterías.
Antes de finalizar la contienda, en 1939, se constituyó el Patronato para
el Fomento de las Bibliotecas, Archivos y Museos Arqueológicos de
Burgos. Una de sus principales funciones era, precisamente, promover
la creación y mantenimiento de los archivos históricos provinciales. Por
las intervenciones del que fuera su secretario, Ismael García Rámila,
sabemos que se intentó crear el archivo de nuevo en varias ocasiones.
Durante los años cincuenta y sesenta, la falta de espacio adecuado y la
misma resistencia de los notarios van aplazando la decisión de crear el
nuevo archivo. No obstante, el hecho de que los archivos en la
Audiencia Territorial y en la Delegación de Hacienda estuvieran
servidos por archiveros facultativos paliará en parte esa deficiencia.
Sólo cuando el entonces Ministerio de Educación y Ciencia inicia la
construcción de la Casa de Cultura en la plaza de San Juan toma cuerpo
de nueva la idea de crear el Archivo Histórico Provincial. Inaugurada
ésta en 1971, la Biblioteca Pública del Estado pasa a ocupar el nuevo
edificio y, ya en 1972, empieza a recibir la documentación de
Desamortización desde la Delegación de Hacienda y la que se había
trasladado a Valladolid unos años antes. El archivo, no obstante, no se
creará formalmente hasta unos años después, por el Decreto 1780/1975
de 26 de junio de 1975, y su primera directora accidental será la
entonces directora de la Biblioteca, Eumelia Sámano Guillén.
En 1978 comienza la incorporación de protocolos notariales, con los
partidos de Roa, Aranda de Duero y Briviesca, así como más
documentación de la Delegación de Hacienda. En 1980 se ingresan los
protocolos de Lerma y el Censo de Población de 1970 y, entre 1983 y
1985, concluye la recogida de la sección notarial con los distritos de
Villarcayo, Miranda, Salas de los Infantes y Burgos (con los antiguos
distritos de Belorado, Catrojeriz y Villadiego).
El ingreso de la documentación de la Administración Periférica del
Estado, en cumplimiento del Decreto 914/1969, se ha producido en su
mayor parte a partir de 1990. La documentación producida en los
órganos de la Administración Autonómica ha empezado a ingresar
334
mayoritariamente a partir de 1996 en aplicación del Reglamento del
Sistema de Archivos de Castilla y León (Decreto 115/1996).
A partir de 1995 se produce un incremento sustancial de las
transferencias de documentación administrativa, ya que en esta fecha se
empieza a ocupar la nave alquilada en el Polígono de Villalonquéjar,
que aumenta la capacidad del Archivo considerablemente. Desde el año
2004 se ocupa una segunda nave.
Archivo Histórico Provincial León
El Archivo Histórico Provincial de León tiene como misión custodiar y

conservar el patrimonio documental generado por la administración
autonómica y estatal, radicada en la provincia y transferida al archivo,
poniéndolo a disposición de ciudadanos y administraciones.
Igualmente, asesora, informa y difunde normas de actuación entre los
archivos de la provincia.
Una Orden del Ministerio de Educación Nacional, de 3 de abril de
1962, creó el Archivo Histórico Provincial de León. La finalidad
expresa era la guardia y custodia de "los protocolos notariales de más
de cien años y cualesquiera otros documentos pertenecientes al Estado
conservados en la Comisión de Monumentos". En principio se ubicó en
los locales que ocupaba la Comisión de Monumentos, que ejerció sus
funciones hasta la toma de posesión de su primera directora.
La oposición de la propia Comisión de Monumentos, la carencia de
medios materiales y la lentitud de los trámites burocráticos, unido al
traslado de la directora a fines de 1963, no permitieron que entrase en
funcionamiento de inmediato; de forma que en 1966 la situación
apenas había variado. Se recogieron e inventariaron los protocolos de
los partidos judiciales de la capital, Ponferrada, Villafranca del Bierzo,
Sahagún, La Vecilla y Riaño, el Catastro del Marqués de la Ensenada,
así como los libros de las Contadurías de Hipotecas de Astorga y
Sahagún. Se realizaron ciento cincuenta encuestas para el Censo-Guía,
se adquirió un lote de documentos a un particular e incluso se
publicaron en la prensa local artículos informando de la realidad del
Archivo.
En 1969 el Archivo está ya en funcionamiento, si bien el centro iba a
estar seriamente amenazado al perder el despacho provisional en 1970.
Con la construcción de una Casa de Cultura se realizó el traslado a un
edificio de nueva planta, compartido con la Biblioteca Pública. La etapa
comprendida entre 1974 y 1979 se caracterizó por la incorporación
masiva de documentación: protocolos notariales de los partidos
judiciales de Astorga, La Bañeza y Murias de Paredes, Delegación de
Hacienda, Sindicatos, Educación, Obras Públicas, Audiencia,
335
Magistraturas, Juzgados Municipales, etc. Los cinco kilómetros de
estanterías disponibles acabaron desbordados y acabó siendo necesario
encontrar un local más adecuado para albergarla.
En 1978 se iniciaron los trámites para convertir la antigua cárcel
medieval sita en Puerta Castillo en sede del archivo. Las obras, que
comenzaron en 1979, quedaron concluidas en 1982. Parecía una
solución definitiva, pero diez años más tarde, los trece kilómetros de
depósito ahora disponibles volvían a desbordarse con nuevas
incorporaciones de documentación procedente de diversos organismos:
Hacienda, Audiencia, INEM , ICONA , IRYDA …
En 1993, se ocupó en los locales del Parque Móvil la superficie
dedicada en su día al taller de pintura y al mismo tiempo se comenzaron
las obras de rehabilitación de la Iglesia de los Descalzos situada junto a
la cárcel con el fin de dedicarla a depósito de archivo. Las obras, que
concluyeron en 1994, quedaron coronadas con el montaje de tres
plantas de estanterías soportadas en una estructura metálica exenta con
más de 7,5 kilómetros de estantería. Actualmente se están realizando
obras de ampliación de los depósitos, lo que ampliará su capacidad a
casi 42 kilómetros de estantería, siendo uno de los Archivos Históricos
Provinciales con más capacidad del país.
Archivo Histórico Provincial Palencia
La creación del Archivo Histórico Provincial de Palencia tiene su

origen en el Decreto de 12 de noviembre de 1931. Fue el Patronato
Provincial de Archivos y Bibliotecas quien lo constituyó como tal en
abril de 1932, remitiéndose las primeras cartas a los distintos distritos
notariales en agosto del mismo año, con el fin de comenzar la recogida
de los protocolos centenarios.
Aunque en julio de 1933 se realiza la primera recogida de protocolos en
el distrito de Cervera de Pisuerga, no fue hasta el 3 de septiembre de
ese mismo año cuando el archivo tuvo su primera ubicación en un local
cedido por el Ayuntamiento de Palencia, sito en el antiguo cuartel de
Caballería Alfonso XII, y amueblado con estanterías proporcionadas
por la Diputación Provincial. A partir de ese momento se inicia la tarea
de descripción y recogida del resto de documentación notarial por parte
del entonces archivero Francisco del Valle Pérez.
En 1967, y bajo la dirección del mismo, el archivo se trasladó a la
antigua Casa de Cultura, donde compartió edificio y servicios con la
Biblioteca Pública. La falta de espacio y personal impidieron el normal
desarrollo de sus actividades, ya que sumando las transferencias
regulares de protocolos, y el ingreso entre 1968 y 1969 de los fondos
del Catastro del Marques de la Ensenada y de Desamortización,
336
procedentes ambos de la Delegación de Hacienda, el volumen del
archivo llegaba a las 16.000 unidades de instalación.
La construcción a mediados de los ochenta de un nuevo edificio para la
Biblioteca Pública permitió recibir importantes volúmenes de
documentación en el Archivo Histórico Provincial de Palencia. Así, en
1986 se recibieron los fondos de la extinta Organización Sindical y de
la Delegación de Hacienda, con lo que el volumen total se duplicó en
poco tiempo y el edificio se quedó sin espacio para albergar nuevas
transferencias.
Ya para esas fechas se trabajaba en un proyecto de nuevo edificio por
parte del Ministerio de Cultura. En febrero de 1991 el archivo se
trasladó a su actual sede, donde la ampliación de plantilla y las
condiciones de trabajo, espacio y seguridad han permitido que se
reanuden las transferencias de documentación de diferentes organismos
públicos, y otras procedentes de instituciones privadas. Actualmente,
los fondos del Archivo Histórico Provincial de Palencia suman más de
90.000 unidades de conservación.
Archivo Histórico Provincial Salamanca
Tras el Decreto de 12 de noviembre de 1931, se encomendó al

archivero de la Delegación de Hacienda la recogida y organización de
los fondos documentales que iban a integrar el Archivo Histórico
Provincial de Salamanca. En un principio, se instaló en el último piso
del Palacio de Anaya, cedido por la Universidad Literaria.
Durante la Guerra Civil, el local estuvo ocupado por el Servicio de
Prensa y Propaganda, dejando el archivo en condiciones precarias.
Aunque en 1940, tras la visita del Ministro de Educación, se solicitaron
mejoras para el archivo, éstas no se llevaron a cabo y en 1943 se
declaró un incendio que afectó a la sala de investigadores.
En 1950, se decidió el traslado al edificio del antiguo instituto, en el
Patio de Escuelas Menores, con instalaciones muy deficitarias y
problemas de cubiertas y saneamiento. No será hasta el año 1969
cuando se acometan obras de cierta envergadura para la mejora del
Archivo.
Durante todos estos años se fueron recogiendo los fondos documentales
dictados por la normativa: Protocolos Notariales, Hacienda, AISS ,
Estadística, etc. Desde 1982, se transfirieron los de la Administración
Central Periférica, Secretaría General del Movimiento y
Administración Autonómica.
Para albergar toda esta documentación, se alquiló parte del Monasterio
de Santa Clara y más tarde se acondicionó un silo cedido por el
Ministerio de Agricultura situado en el barrio de Tejares. Se trataba en
337
todo caso de instalaciones precarias y, desde que en 1982 el Ministerio
de Cultura había decidido la construcción de un nuevo edificio para
archivo, no cesaron las gestiones.
Finalmente, todo ello llegó a buen término, con el inicio de su
construcción en 1992 y su conclusión en 1995. A partir de diciembre de
1997 se comenzaba el traslado de los fondos documentales y servicios
administrativos desde el Monasterio de Santa Clara y desde el Patio de
Escuelas Menores a la nueva sede de la c/ Las Mazas.
El nuevo edificio comenzó a prestar servicio público en 1998. Por fin,
el Archivo cuenta con un edificio propio, capaz y amplio, que marcará
una nueva etapa en su historia.
Archivo Histórico Provincial Segovia
De acuerdo con los decretos de creación de archivos de protocolos, el

Ministerio de Educación adaptó para sede del de Segovia, como
Archivo Histórico Provincial, el edificio de la Cárcel Vieja, en la C/
Real. Se trataba de un recio inmueble, construido a fines del siglo XVI
y reformado en 1737, que había servido históricamente de prisión a los
reos del corregidor y en fechas más recientes a los enjuiciados políticos
de la Guerra Civil. Cuando se desafectó de su función penitenciaria, en
1942, comenzaron las obras de remodelación para uso conjunto del
Archivo y la Biblioteca Pública que, prolongadas hasta 1946,
permitieron la apertura del primer Archivo Histórico Provincial de
Segovia el 20 de enero de 1947.
Inmediatamente después se iniciaban las transferencias documentales y
con ellas la configuración de las secciones del archivo. Los primeros
protocolos de Segovia y Cuéllar ingresaron en 1947, los de Sepúlveda
en 1948, Santa María de Nieva en 1949 y Riaza en 1950. A partir de ahí
las remesas continuaron con regularidad, efectuándose entregas
notariales en las décadas de 1960, 1980 y 1990. Por otro lado, y tras los
primeros protocolos, recibió el archivo la documentación de Contaduría
de Hipotecas de Sepúlveda y Segovia (1966 y 1969), el fondo judicial
antiguo del Alcalde Mayor (1967), la documentación de la Junta de
Beneficencia (1979) y el Censo de Población de 1970 (1980), así como
los papeles de organismos suprimidos: la AISS (1981) y la Sección
Femenina del Movimiento (1983). Muy poco después ingresaron
algunas donaciones o compras específicas del Ministerio, como el
archivo familiar del conde de Velarde (1984) o la pequeña colección
del linaje Arias-Dávila (1985). La Delegación de Hacienda no inició
transferencias hasta ese mismo año, en que remitió el fondo antiguo de
sus "Administraciones" y el Catastro de Ensenada.
338
En los diez años siguientes se continuaron secciones o fondos ya
iniciados (las Contadurías de Santa María y Riaza en 1987 y 1989, los
expedientes de la Audiencia Provincial en 1984, los del Juzgado de
Primera Instancia nº 1 en 1993, y las sucesivas transferencias de
Hacienda en 1991 y 1995). Pero fue a partir de la instalación del
Archivo Histórico en el nuevo edificio, en mayo de 1996, cuando las
transferencias de fondos de los distintos organismos comenzaron a
crecer considerablemente, recibiéndose las remesas documentales del
resto de los Juzgados de Primera Instancia -los números 2, 3 y 4 de
Segovia, y los de Santa María de Nieva, Sepúlveda y Cuéllar- así como
de los juzgados de lo Penal, de lo Contencioso, de lo Social y de
Menores, y de la Fiscalía.
Del mismo modo, aunque antes de la adaptación del nuevo archivo a
que se ha aludido y que a continuación se explica, ya se habían iniciado
las primeras transferencias de organismos periféricos, como la
Delegación de Trabajo (1988), los Servicios Territoriales de
Agricultura (1992), Sanidad (1993) y Cultura (1994), la antigua
Sección de Montes (1995) o el Gobierno Civil (1996), con
posterioridad a dicha reforma se han ido sucediendo con regular
asiduidad, año tras año, los transvases documentales de la Delegación
de la Agencia Tributaria, y de los distintos servicios territoriales de la
Delegación de la Junta de Castilla y León en Segovia. Y en otros
campos, cabe añadir, en igual período, los trasvases de documentación
importantísima que las notarías de la provincia, el Colegio de
Arquitectos e incluso los propietarios de archivos privados, como el del
Marquesado de Lozoya, han efectuado al Archivo Histórico Provincial.
Aunque la instalación del Archivo en la Cárcel Vieja supuso en su
momento una excelente medida, la convivencia con la Biblioteca y las
deficiencias de adaptación de una construcción concebida como
presidio comenzaron pronto a multiplicar problemas, resumibles en uno
sólo: estrechez y carencia de espacio. El archivo, menos consultado por
el gran público, se veía obligado a ceder superficie frente a las
demandas de ampliación de la Biblioteca, y así hubo de estar los diez
últimos años de alojamiento en la Cárcel Vieja, en régimen de cuasi
trashumancia por locales complementarios alquilados o cedidos en
precario para albergar parte de sus fondos.
Los apuros amainaron cuando el Ministerio de Cultura, adquirió en
abril de 1988 un edificio más capaz y para uso exclusivo del archivo, en
la Plaza de San Quirce, también en el interior del recinto amurallado.
Las obras para su adaptación, profundas pero rápidas, comenzaron en
1995 y finalizaron, como ya se ha dicho, el año siguiente,
procediéndose a su apertura.
339
Archivo Histórico Provincial Soria
El Archivo Histórico Provincial de Soria tiene su sede en el palacio de

los Ríos y Salcedos, ubicado en pleno casco histórico, fue mandado
edificar por Alonso del Río en 1549 y es uno de los mejores ejemplos
de arquitectura plateresca de la provincia de Soria.
El edificio fue comprado por el Colegio de Arquitectos de Soria que
comenzó su rehabilitación, siendo vendido poco después de empezar
las obras al Ministerio de Cultura que adecuó los trabajos a las
necesidades de un centro archivístico.
En 1992, se inauguró la primera parte del edificio, la zona
correspondiente al antiguo palacio. Dos años más tarde, en 1994 se
puso en funcionamiento el pabellón anexo, terminando la adecuación
de los fondos documentales en su nueva sede.
Archivo Histórico Provincial Valladolid
Con el objeto de cumplir el Decreto de 12 de noviembre de 1931, de

creación de los Archivos Históricos Provinciales, el 4 de abril de 1932
se constituyó el Patronato del Archivo Histórico Provincial. Este
comisionó al jefe de la Biblioteca Popular del Ayuntamiento, Ricardo
Magdaleno, para que se hiciese cargo del nuevo centro.
La primera actuación se desarrollará en abril de 1933 al quedar a su
cargo los protocolos centenarios del Colegio Notarial de Valladolid,
aunque sin cambiarlos de sede. Puesto que el Colegio Notarial no quiso
acogerse al régimen del artículo segundo del citado Decreto, consintió
que sus protocolos centenarios salieran de su sede. En noviembre de
1935 el archivo pasa a ubicarse en el Palacio de Santa Cruz, lo que
permite en 1937 recoger los protocolos de Tordesillas.
En de octubre de 1938 el archivero de la Delegación de Hacienda,
Ángel de la Plaza Bores, se hace cargo del archivo acumulando las dos
direcciones. La falta de espacio hará que hasta 1941 no se incorporen
los protocolos de Medina del Campo. En 1943 el archivo se traslada a
una nueva sede, el edificio principal de la Universidad, ocupando dos
alas de la planta baja y 550 m2 del semisótano. Esta ampliación
permitirá recoger los protocolos de Medina de Rioseco y de Olmedo en
1945. En 1946 ingresan los fondos del Archivo Universitario que
estaban en estado lamentable y en 1947 se realiza el depósito del
archivo de Simón Ruiz, procedente de Medina del Campo.
En el año 1951 se da refrendo legal a una situación de hecho: la Orden
del Ministerio de Educación Nacional de 5 de mayo acuerda que el
Archivo de la Universidad pase a formar parte del Archivo Histórico
340
Provincial denominándose Archivo Histórico Provincial y
Universitario.
En los años cincuenta ingresan todos los protocolos centenarios de la
provincia de forma que en 1960 hay 16.064 protocolos. Además en
1958 y 1959 ingresarán la mayoría de los libros de las extinguidas
Contadurías de Hipotecas, y en 1953 la Diputación Provincial deposita
la documentación de las cofradías desamortizadas, el año anterior
comenzó la organización sistemática de la documentación universitaria.
Frente al dinamismo de los años cincuenta, los sesenta son de
estancamiento salvo para el Archivo Universitario.
En los años setenta se vuelven a recoger de forma sistemática los
protocolos que van cumpliendo cien años. En 1975 ingresa la
documentación anterior al siglo XX de la Delegación de Hacienda
como el Catastro de Ensenada y los documentos de Desamortización;
en 1976 ingresa el Hospital de la Resurrección, en 1977 la Diputación
Provincial deposita su documentación de Quintas y Presupuestos
Municipales, en 1978 y 1979 ingresan las Delegaciones Provinciales de
la Sección Femenina, Organización Sindical, de Información y Turismo
y Junta Provincial de Beneficencia. Este espectacular incremento
documental fue posible gracias a la ampliación del depósito realizada
entre los años 1978 y 1980 que permite alcanzar los 6.500 metros
lineales de estantería metálica.
La disolución del maridaje entre el Archivo de la Universidad y el
Histórico Provincial comienza en 1988 cuando la Universidad crea la
plaza de Director del Archivo Universitario, que será ocupada en 1991.
Pero el paso definitivo no se dará hasta al año 1993 en que por Orden
de 6 de abril del Ministerio de Cultura se autoriza la separación del
fondo universitario para su custodia por la Universidad, aunque de
hecho los dos Archivos siguieron físicamente unidos. Finalmente en
mayo de 1996 el Archivo cambia su sede trasladándose al Palacio de
los Vivero.
Se inició entonces un periodo muy fructífero tanto por la entrada de
numerosos documentos, como por la descripción de las distintas
agrupaciones documentales. En 2003 se produjo otra mejora relevante
con la instalación del sistema informático de gestión integral Albalá, al
cual se migraron los 185.038 registros de numerosas bases de datos en
DBASE IV. La expansión documental del archivo podemos
considerarla concluida en el año 2008, las estanterías de los depósitos
están casi todas ocupadas, en contrapartida el enriquecimiento
informativo no cesa gracias al constante trabajo de descripción y
mejora de descripción que realiza el personal del Archivo, así al acabar
2009 los registros disponibles en Albalá fueron 331.294 y su
crecimiento es diario.
341
Archivo Histórico Provincial Zamora
El Archivo Histórico de Zamora fue creado en virtud del Decreto de 12

de noviembre de 1931, de los Ministerios de Justicia y de Instrucción
Pública y Bellas Artes, por el que los Protocolos Notariales de más de
cien años de antigüedad quedaban incorporados al servicio del Cuerpo
Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arqueólogos para
reorganizarlos como archivos históricos, y que disponía en su artículo
8º la creación de un archivo histórico en todas las capitales de provincia
que no fueran sede de Colegio Notarial. Dicho decreto regulaba
también en su artículo 12º la constitución en todas las capitales de
provincia de una Junta de Patronato de Archivos para estimular la
creación de dichos centros, que en el caso de Zamora celebró su
primera reunión constitutiva el 26 de enero de 1932, dotándole
inmediatamente de presupuesto y, dos años más tarde, de personal.
Aunque las obras de adaptación de un local destinado a archivo se
iniciaron en noviembre de 1933, no dispuso de edificio idóneo hasta
principios de 1946, en que se pudo trasladar a la antigua sede de la
Escuela Normal, en el desamortizado convento de la Concepción. El 1
de agosto de ese año pudieron ingresar los primeros fondos
documentales: 2.867 protocolos notariales del distrito de Zamora. Las
condiciones del local fueron poco a poco deteriorándose, llegando a
amenazar ruina, y finalmente, lo que parecía inevitable, sucedió. En la
mañana del día 10 de junio de 1965 el edificio se derrumbó, sin que,
afortunadamente, ocurrieran desgracias personales, y sin que pudiera
evacuarse previamente la documentación del archivo, que gracias al
esfuerzo del personal del centro, pudo ser recuperada casi en un 100%.
Tras este desastre, la documentación fue trasladada a un salón del
Colegio Público Juan XXIII, desde el que se siguieron prestando los
servicios pertinentes.
Iniciadas con prontitud las obras del nuevo edificio sobre el solar del
anterior, fue ocupado a fines de 1970, siendo oficialmente inaugurado
el archivo el 23 de abril de 1971. Las instalaciones resultaron de nuevo,
como cabía esperar, insuficientes. Por ello, pocos meses después de la
inauguración oficial, ya se solicita una nueva sede capaz de albergar
todos los fondos documentales que previsiblemente habrían de ingresar
en los siguientes años.
El enorme crecimiento que experimentó el Archivo en la década de los
90 hizo que tuvieran que habilitarse hasta un total de seis depósitos
distribuidos por la ciudad. Finalmente, en junio de 2001, cerró la
antigua sede y se trasladó a una instalación provisional en la c/
Villalpando, nº 7, donde permaneció durante los años en que se
342
construyó un nuevo Centro, finalmente puesto en marcha en marzo de
2005.
En virtud del convenio suscrito por las Administraciones Central y
Autonómica en 1987, la gestión del archivo corresponde a la Junta de
Castilla y León.
ARCHIVOS HISTÓRICOS PROVINCIALES DE LAS ISLAS

CANARIAS
Archivo Histórico Provincial de Las Palmas de Gran Canaria

“Joaquín Blanco”
A principios del año 1947, el Excmo. Sr. Gobernador Civil de Las

Palmas de Gran Canaria, en calidad de Presidente del Patronato
Provincial para el fomento de los Archivos, Bibliotecas y Museos, se
dirigió al Ministerio de Educación Nacional para trasladarle una
comunicación del Presidente del Cabildo Insular, D. Matías Vega
Guerra, en la que expresaba su deseo de crear un Archivo Histórico en
esta Provincia, con el fin de salvaguardar el Patrimonio Documental.
El Ministerio de Educación Nacional, por Orden de 20 de septiembre
de 1948, creó el Archivo Histórico Provincial de Las Palmas. A él
pasarían "los Protocolos notariales de más de cien años de
antigüedad..., la documentación histórica de las Audiencias y Juzgados,
de las Delegaciones de Hacienda y de otras dependencias oficiales de la
provincia". Asimismo, podrá recoger en depósito, para su mejor
custodia, conservación y estudio, cuanta documentación de carácter
histórico o administrativo que le entreguen las corporaciones,
organismos y particulares que lo deseen.
En un primer momento tuvo su sede en la calle Murga 42, junto al
Instituto de Higiene. De aquí pasó a la Casa de Colón, primera
institución cultural de la Provincia, donde permanecería hasta el año
1987, fecha en que pasó a un edificio propio, sito en la histórica plaza
de Santa Ana nº 4, junto a la Catedral, Palacio Arzobispal,
Ayuntamiento y Casa Regental.
El actual edificio del archivo fue construído a fines del s. XVIII por los
hermanos Viera y Clavijo sobre el solar de la casa del deán Zoilo
Ramírez. Se trata de un edificio de estilo neoclásico, compuesto de 3
plantas y con un marcado eje vertical que viene dado por la puerta de
ingreso y dos balcones, cuya labra recuerda épocas barrocas. En aquel
entonces, la edificación montó la cantidad de 4.000 pesos.
La fachada principal da a la Plaza de Santa Ana, corazón del barrio
antiguo de Vegueta, y la fachada posterior a la calle del Espíritu Santo.
En 1984, la Dirección General de Bellas Artes y Archivos autorizó la
343
redacción de un proyecto, en el que el propósito principal era conservar
las fachadas del edificio, dado su conocido interés histórico artístico, y
reconstruir el interior en su totalidad para adecuarlo a los fines
perseguidos.
Por resolución del Gobierno de Canarias nº 1.120 del año 1989, dicho
centro pasa a llamarse Archivo Histórico Provincial de Las Palmas
"Joaquín Blanco". Actualmente ha sido adquirido, por la Subdireccion
de los Archivos Estatales, un nuevo edificio de carácter histórico,
cercano al actual, para la ampliación del mismo.
Archivo Histórico Provincial de Tenerife
En 1934 comenzó su andadura este archivo, pero no fue sancionado

hasta 1977,, mediante decreto de 24 de marzo, por el que se le dotó de
personalidad jurídica. El archivo historico de Santa Cruza de Tenerife
tuvo su sede en el semisotano de la antigua escuela de comercio de la
capital de la Isla. En 1963 fue transladado el piso superior del Círuclo
de Bellas Artes, donde permanecería hasta finales de 1976. En este
momento translado sus enseres a la casa de la cultura de Santa Cruz de
Tenerife, que lo acogio haste que en el año 2005 paso a ocupar sus
dependencias actuales. El archivo está situado actualmente en la
loacalidad de la Laguna, cercano al campus universitario de Guajara.
ARCHIVOS HISTÓRICOS PROVINCIALES DE CATILLA-LA

MANCHA
Archivo Histórico Provincial Albacere
Ligado a la Biblioteca Pública del Estado ha tenido diversas sedes

(Instituto Bachiller Sabuco, edificio de la Biblioteca Pública de la calle
Isaac Peral, edificio de Educación y Cultura del Paseo de la Estación)
hasta que se independiza definitivamente en 1991. En la actualidad se
encuentra situado en pleno centro administrativo de Albacete, ocupando
la antigua casa de Filmoteca Flores, edificio clásico con toques
barrocos y modernistas construido en 1924 por el arquitecto Miguel
Ortiz e Iribas.
En 1987, el arquitecto del Ministerio de Cultura Miguel Renta inicia su
rehabilitación para albergar el Archivo Histórico Provincial,
conservándose la antigua fachada y añadiendo un solar anejo para su
ampliación y remodelación interior. Tiene una superficie de cerca de
3.500 metros cuadrados y dispone de unos 11 Kilómetros de
estanterías.
344
El 17 de noviembre de 1997, el Ministerio de Educación y Cultura lo
declara Bien de Interés Cultural lo que le hace objeto de una especial
protección.
Archivo Histórico Provincial Ciudad Real
nstalado en 1935 en dependencias de la Audiencia Provincial, en 1961

se trasladó a la Casa de la Cultura compartiendo sede con la Biblioteca
Pública. En 1985 se iniciaron las obras por el Ministerio de Cultura,
según el proyecto del arquitecto José L. Picardo, de un edificio donde
albergar el Archivo Histórico Provincial de Ciudad Real.
Se trata de un edificio de nueva planta con una superficie de 4.120
metros cuadrados y una capacidad de estantería de 14.900 metros.
Archivo Histórico Provincial Cuenca
Instalado en un principio en un inmueble cedido por el Ayuntamiento,

en 1965 se traslada a la Casa de la Cultura junto con la Biblioteca
Pública. En 1991 se ubica en la antigua sede del Tribunal de Distrito de
la Inquisición en Cuenca. Sede cuya construcción se inicia en 1575
sobre el solar donde se asentaron las fortalezas musulmanas y cristiana,
siendo ocupada por la Inquisición en 1583. Durante el saqueo de
Cuenca por las tropas napoleónicas fue parcialmente destruido y,
posteriormente, utilizado como cuartel durante las guerras carlistas. En
1890, es reformado y convertido en cárcel civil perdurando en esta
función hasta su traslado en la década de los setenta.
En 1985, el Ministerio de Cultura encarga a los arquitectos Enrique
Álvarez-Sala Walter y Carlos Rubio Carvajal la adaptación de este
inmueble como Archivo Histórico Provincial de Cuenca. El edificio
cuenta con 4.926 metros cuadrados de superficie construidos y una
capacidad para instalar 7.000 metros de estantería.
Archivo Histórico Provincial Guadalajara
Estuvo instalado en el Instituto de Enseñanza Secundaria Liceo

Caracense y en la Diputación Provincial, hasta que en 1972 pasó a
instalarse, junto con la Biblioteca Pública y el Museo Provincial, en el
Palacio del Infantado.
Se trata de un edificio singular, de estilo gótico flamenco con herencias
moriscas; fue construido en el siglo XV, en la época del II Duque del
Infantado, Iñigo López de Mendoza, por el arquitecto borgoñón Juan
Guas y por el tallista Egas Cueman.
345
En 1878, el Duque de Osuna cede su uso al Ministerio de la Guerra
para que se instale el Colegio de Huérfanos, que permaneció hasta 1936
cuando el palacio fue bombardeado y destruido durante la Guerra Civil.
Tras la guerra, el Duque lo cederá al Ministerio de Educación Nacional
que encargará su restauración al arquitecto José Manuel González-
Valcárcel Valcárcel.
El Archivo Histórico Provincial ocupa una parte del Palacio del
Infantado y tiene una capacidad total de 9.617 metros de estantería.
Archivo Histórico Provincial Toledo
Estuvo instalado desde 1933 en un ala del Museo de Santa Cruz, hasta
que en 1966 se traslada a la Casa de Cultura junto con la Biblioteca
Pública. En 1992 se traslada a su actual ubicación en el antiguo
Convento de Jesús y María.
El edificio del siglo XVII conserva unas valiosas yeserías del siglo XI y
del siglo XIV. Este edificio perteneció a la familia Rivera, señores de
Malpica, y a la familia Niño, señores de Tejada, que lo donaron para su
uso conventual en 1601. En 1984 es adquirido por el Ministerio de
Cultura para convertirlo en sede del Archivo Histórico Provincial de
Toledo, encargando el proyecto de rehabilitación al arquitecto Manuel
Manzano-Monis.
Tiene 3.677 metros cuadrados de superficie y una capacidad para 8.800
metros de estantería.
ARCHIVO HISTÓRICO PROVINCIAL DE REGIÓN DE MURCIA
El Archivo Histórico Provincial de Murcia se creó por el Decreto

246/1976, de 9 de enero. Esta fecha no indica realmente su creación, ya
que funcionó mucho antes, desde 1955. En noviembre del año 1940, el
Ministerio de Educación Nacional aprobó el proyecto de construcción
del Palacio Provincial de Archivos, Bibliotecas y Museos de Murcia.
Las primeras transferencias se realizaron en 1955, constituyendo sus
primeros fondos los protocolos notariales centenarios de la provincia,
así como documentación procedente de la Delegación de Hacienda de
Murcia. Pero la inauguración no tuvo lugar hasta el 10 de diciembre de
1956. Se integraba en esta Casa, la Biblioteca Pública, el Museo
Arqueológico y el Archivo Provincial. El Archivo tiene como misión
recoger para su organización y servicio la documentación de titularidad
estatal de toda la provincia, tanto de carácter administrativo como
judicial. En la actualidad comparte edificio con el Archivo General de
la Región de Murcia.
346
Se encuentra situado en un nuevo edificio, inaugurado el 5 de mayo de
2005 por Carmen Calvo Poyato, Ministra de Cultura, y Ramón Luis
Valcárcel Siso, Presidente de la Comunidad Autónoma de la Región de
Murcia. Comparte esta sede con el Archivo General de la Región de
Murcia, centro directivo desde el que se gestiona el Archivo Histórico
Provincial, según Convenio entre el Ministerio de Cultura y la
Comunidad Autónoma de la Región de Murcia.
La sede anterior del Archivo Histórico Provincial de Murcia había sido
la Casa de Cultura, en la Gran Vía Alfonso X el Sabio, n. 7, desde la
que se trasladó a finales de 2004 y principios del 2005, y en la que
había estado desde 1955-1956, aunque su creación legal tuvo lugar en
1975.
Fondos documentales:
Sus secciones más importantes son:
Administración General del Estado:

Delegación General del Gobierno/Gobierno Civil: años 1813-1999.
Delegaciones/Direcciones provinciales de los ministerios: Agricultura,
Comercio, Cultura, Educación, Estadística, Hacienda, Inspección de la
Administración Local, Obras Públicas, Sanidad, Turismo, etc. años
1755-2000.
Prisiones provincial, comarcales y locales: años 1907-1980.
Administración de Justicia:
Audiencia Provincial de Murcia: años 1882-1970.
Juzgados de 1ª Instancia e Instrucción: nn. 1 y 2 de Murcia, n. 1 de
Yecla: años 1847-1965.
Magistratura Provincial de Trabajo: años 1939-1960.
Tribunal Popular de Murcia: año 1937.
Tribunal Provincial Contencioso Administrativo: años 1909-1924.
Tribunal Provincial de Responsabilidades Políticas: años 1939-1941.
Corporaciones:
Cámara Provincial de Comercio, Industria y Navegación: años 1899-
1952.
Sindicato Central de Riegos del Río Segura: años 1920-1928.
Notarías y Registros:
Escribanías/Notarías de los distritos de Caravaca, Cartagena, Cieza,
Murcia y Totana: años 1450-1905 (incorpora anualmente protocolos
centenarios).
Registros de Hipotecas de los distritos de Murcia, Totana y Yecla: años
1768-1862.
Registro Mercantil de la Provincia de Murcia: años 1886-1957.
347
Servicios que presta:
Acceso a documentos, imágenes digitalizadas e instalaciones de libre
apertura.
Biblioteca especializada.
Consulta en sala.
Préstamo de documentos a sus organismos productores.
Reproducción de documentos de libre acceso.
Visitas guiadas.
ARCHIVOS HISTÓRICOS PROVINCIALES DE ARAGÓN
El nacimiento de los Archivos Históricos Provinciales se remonta a una

Orden conjunta de los Ministerios de Justicia e Instrucción Pública de
12 de noviembre de 1931 y es fruto de la política cultural de la Segunda
República.
Esta Orden dispone la creación de estos Archivos en todas las capitales
de provincia del país con objeto de concentrar "la documentación
histórica que se encuentra dispersa por España en multitud de archivos
y dependencias de diversas entidades, en riesgo de perecer", en primera
instancia los protocolos notariales de más de cien años de antigüedad.
La medida tuvo un eco desigual.
De hecho, al comienzo de la Guerra Civil, solamente se habían puesto
en funcionamiento de forma efectiva quince de estos centros, entre ellos
el de Huesca, uno de los más tempranos, que inició su andadura en
1931.
Tras la contienda, las estrecheces de la economía nacional y las
necesidades de la reconstrucción demoraron la puesta en marcha de
muchos de los centros restantes, a veces durante decenios. Así el
Archivo Histórico Provincial de Zaragoza no tuvo existencia oficial
hasta el año 1948 y el de Teruel hasta 1958.
Con todo, los Archivos Históricos Provinciales se fueron definiendo
como una pieza clave en la preservación del Patrimonio Documental,
asumiendo cada vez más cometidos. Mediante Decreto de 24 de julio
de 1947 se estatuyó que recibieran la documentación histórica de
Audiencias, Juzgados y Delegaciones de Hacienda, en 1957 una Orden
del Ministerio de Justicia les encomendaba la recolecta de la
documentación de las Contadurías de Hipotecas mientras que el decreto
914/1969, de 8 de mayo, les confiaba la custodia de toda la
documentación de los servicios periféricos del Estado de más de quince
años de antigüedad.
Tras el advenimiento del régimen democrático, la profunda
remodelación administrativa que supuso el despegue de la España de
348
las Autonomías motivó que la gestión de la práctica totalidad de los
Archivos Históricos Provinciales del país fuera transferidas a las
diferentes Comunidades Autónomas, si bien manteniendo la titularidad
estatal; en el caso aragonés mediante Convenio firmado con el
Ministerio de Cultura el 2 de junio de 1986 (BOE de 20 de agosto de
1986). En la actualidad los Archivos Históricos Provinciales
Aragoneses, reciben, mediante transferencia, documentación notarial y
de la administración estatal y, mediante depósito, documentación
autonómica.
La prestación de los servicios de los archivos históricos dependientes
del Departamento de Educación, Cultura y Deporte están regulados por
una serie de procedimientos y, del mismo modo, la consulta en sala a
través de unas instrucciones.
Archivo Histórico Provincial Huesca
1931: Decreto de 12 de noviembre de 1931 sobre régimen y

denominación de los archivos históricos de protocolos e históricos
provinciales
1931: El 12 de diciembre se constituye en Huesca la Junta de Patronato
del Archivo Histórico Provincial
1933: El fondo inicial del Archivo se forma con los protocolos
notariales centenarios del distrito de Huesca y el fondo de Papeles de
Justicia, que se instalan en el antiguo cuartel de San Juan
1935: Se incorporan los protocolos del distrito de Barbastro
1938: Se traslada el Archivo al Colegio Mayor de Santiago. Allí se
recibe el archivo del Monasterio de Sigena, el de la antigua Universidad
Sertoriana y los protocolos notariales del distrito de Jaca
1963/1965: Ingresan los fondos de las Contadurías de Hipotecas y
Registro de la Propiedad de Jaca y Huesca
1969: Se asigna a los Archivos Históricos Provinciales la función de
archivos intermedios para la documentación producida por los distintos
órganos de la Administración Periférica del Estado
1972: Ingresa el fondo documental de la Casa Bardaxí de Graus
1983/1984: Ingresa el archivo personal de Joaquín Costa
1984: El 30 de noviembre de 1984 se inaugura la actual sede del
Archivo en el antiguo Colegio de dominicas de Santa Rosa. Se inician
importantes transferencias de documentos de diferentes organismos de
la administración.
1985/1992: Microfilmación del fondo de protocolos notariales
mediante Convenio entre el Ministerio de Cultura y la Sociedad
Genealógica de UTAH, con un total de 3.000.000 de fotogramas
349
1986: El 2 de junio se firma el Convenio entre el Ministerio de Cultura
y la Comunidad Autónoma de Aragón, por el que el Estado mantiene la
titularidad de los fondos y edificios de archivos y la Comunidad
Autónoma asume la gestión de los centros
1987: Se publica la primera guía del Archivo
1988: Ingresa como depósito la documentación histórica de la
Diputación Provincial de Huesca, depósito que se retirará en 2007
1995: Presencia en Internet: se publica la primera página web del
Archivo
1997: El edificio del Archivo se declara Bien de Interés Cultural
1999: Ingresa el fondo del Juzgado Instructor Provincial de
Responsabilidades Políticas
2004: Se celebra la exposición Huesca siglo XIX: la ciudad vivida, la
ciudad soñada, con motivo del 20º aniversario de la ubicación del
Archivo en su sede actual
2005: El 1 de diciembre se celebra por primera vez un Día de Puertas
Abiertas. Esta actividad se mantiene con periodicidad anual integrada
en el Día de los Archivos de Aragón
2005: Comienzan los proyectos de conversión de imágenes en
microfilm a soporte digital, que alcanzan hoy 350.000 imágenes
2007: Acceso parcial desde Internet a las bases de datos y a imágenes
de documentos del Archivo
2009: Publicación de los tres primeros números de la colección
Educapatrimonio con actividades didácticas para escolares basadas en
documentos del Archivo
Los fondos documentales ocupan ocho kilómetros de estantería y
abarcan un periodo cronológico muy amplio, desde finales del siglo XII
hasta la actualidad.
Archivo Histórico Provincial Teruel
En 1953 se inaugura en Teruel el Palacio de Archivos, Bibliotecas y

Museos en la plaza Obispo Pérez Prado. La tercera planta ya se destina
entonces a acoger los protocolos notariales centenarios de la capital,
núcleo fundacional del Archivo Histórico Provincial. Pero su creación
oficial se retrasa hasta el 10 de marzo de 1958 impulsada por el
descubrimiento del protocolo de 1619 de Yague de Salas en el que se
relata la historia de los Amantes de Teruel.
En esta primera etapa de formación se recuperan un centenar de
pergaminos del Concejo de Teruel y se compran a particulares varios
documentos pertenecientes a las familias infanzonas aragonesas Dolz
de Espejo y Sánchez Muñoz.
350
Durante los años setenta comienzan a recibirse regularmente las
transferencias de documentos procedentes de las delegaciones
provinciales, y surgen los primeros problemas de espacio que culminan
con el depósito en 1978 de dos mil cajas de Hacienda. La imposibilidad
de incorporar el fondo de la Organización Sindical decide al Ministerio
de Cultura, ese mismo año, a comprar un inmueble para paliar la
situación en que se encuentra el Archivo Histórico Provincial.
Diez años después, el 3 de junio de 1987, se inaugura, por fin, el nuevo
Archivo en un edificio situado en la Ronda de Dámaso Torán, junto al
Acueducto "Los Arcos" del siglo XVI Construido por el arquitecto
catalán Pablo Monguió Segura en 1911 está integrado en el conjunto de
obras de estilo modernista que éste realiza en la ciudad de Teruel. Su
marcado interés histórico-artístico aconseja la conservación de su
estructura exterior. Su fachada principal compuesta con gracia y
proporción a base de ventanas agrupadas de tres en tres, enmarcadas
con ladrillos, y una gran puerta de arco de medio punto con las
impostas, clave y dos dovelas de piedra. La reforma interior transforma
sus dos plantas originales en cinco, la primera y mejor iluminada con
luz natural se destina a las oficinas, sala de investigadores y laboratorio
de reprografía.
Archivo Histórico Provincial Zaragoza
1931: Decreto de 12 de noviembre de 1931 sobre régimen y

denominación de los Archivos Históricos Provinciales
1948: Orden del 20 de septiembre (BOE de 11 de octubre) de creación
del Archivo Histórico Provincial de Zaragoza, una iniciativa de la Junta
de Gobierno de la Universidad de Zaragoza. Se instala en la sede del
Colegio Notarial, palacio de Sobradiel.
1969: Por Decreto 914/1969, de 8 de mayo (BOE 125 de 26 de mayo
de 1969), se asigna a los Archivos Históricos Provinciales la función de
archivos intermedios para la documentación producida por la
Administración Periférica del Estado.
1976/1980: Ingresa el fondo de las extinguidas Magistraturas de
Trabajo.
1980: Se traslada el Archivo a su actual sede, el Palacio Huarte.
1982/1983: Ingreso de los fondos documentales de la Audiencia
Territorial y Provincial de Zaragoza.
1983: Exposición “Mapas y Planos del Archivo Histórico Provincial de
Zaragoza”
1986: Convenio entre el Ministerio de Cultura y la Comunidad
Autónoma de Aragón, sobre la gestión de archivos de titularidad
estatal.
351
1988/1992: Ingresa el archivo de la Casa Ducal de Híjar-Aranda,
donado al Gobierno de Aragón.
1995: Se publica la primera página web del Archivo Histórico
Provincial de Zaragoza.
1997: En el marco de un Convenio con el Ministerio de Cultura, se
microfilman grandes series documentales de interés genealógico.
1998: Ingresan en depósito los archivos fotográficos de Juan Mora y de
José Galiay, propiedad del Gobierno de Aragón.
1998 y 2000: El Gobierno de Aragón compra dos archivos privados
nobiliarios: el de los Condes de Argillo y el de los condes de Morata, y
los deposita en el Archivo Histórico.
2000 a 2005: Ingreso de documentación procedente del Tribunal
Superior de Justicia de Aragón y de diversos Juzgados de Zaragoza.
2000 a 2009: Transferencias periódicas de documentación procedente
de distintos organismos de la Administración Periférica del Estado.
2001: Ingresa el Archivo fotográfico de la familia Coyne, adquirido por
el Gobierno de Aragón.
2003: Dan comienzo los planes de digitalización sistemática de fondos
documentales.
2006: Ingresa el archivo fotográfico de Julio Requejo, adquirido por el
Gobierno de Aragón.
2007: Se celebra el primer Día de Puertas Abiertas de los Archivos de
Aragón.
2008: Se organiza la exposición “¿Agua pasada?: Regadíos en el
Archivo Histórico Provincial de Zaragoza”, con motivo del 60
aniversario del centro.
2009: Ingresan en el Archivo los expedientes, planos y fotografías del
archivo de la Oficina Técnica de la empresa “Construcciones y Auxiliar
de Ferrocarriles” (CAF), donado al Gobierno de Aragón.
2010: Nuevos proyectos:
Convenio con SITAR (Sistema de Información Territorial de Aragón)
para la digitalización de los planos del catastro de rústica de la
provincia de Zaragoza, de los años 1920 a 1970.
Convenio con la Asociación de Hidalgos de España para estudiar los
pleitos de Infanzonía de la Real Audiencia de Aragón, con el objetivo
de publicar trabajos similares a los realizados en las Chancillerías de
Valladolid y Granada.
Fondos fotográficos: Revisión y actualización de la descripción de los
archivos fotográficos de Julio Requejo y Coyne.
Organización del fondo de la Administración Institucional de Servicios
Socioprofesionales (AISS)
352
La cronología de la documentación conservada en el Archivo Histórico
Provincial de Zaragoza abarca desde el siglo X hasta el año 2008.
Entre sus recursos, cuenta con más de 500.000 imágenes digitalizadas.
Los fondos documentales alojados en el palacio de Huarte ocupan 8,5
kms. de estantería.
En los depósitos auxiliares se encuentran debidamente conservados
más de 10 kms. de documentación contemporánea
ARCHIVOS HISTÓRICOS PROVINCIALES DE LAS ISLAS

BALEARES
Archivo Historico Provincial de Maón
Los papeles que conserva el Archivo Histórico de Maó ya eran

empleados por los historiadores mucho antes de que se creara, cuando
aún estaban vivas las instituciones que los originaron.
La supresión de estos organismos, a principios del siglo XIX, ocasionó
que los documentos fueran trasladados en diferentes ocasiones y
quedaran sin custodia, en situación desigual, lo que no impidió que
continuaran asistiendo a los historiadores del último cuarto de aquel
siglo y comienzos del pasado, aunque hay más de un testigo que
manifiesta las dificultades que planteaba el acceso a los documentos
que contenían.
El archivo Histórico de Maó, propiamente dicho, se constituyó a raíz de
la creación del "Palacio de Archivos Bibliotecas y Museos", un
proyecto compartido por el Ayuntamiento de la Ciudad y el Ministerio
de Educación Nacional que se materializó, a partir de 1942 , con la
cesión del Palacio Ca'n Mercadal, que había comprado el consistorio,
en el Estado Español y las obras correspondientes de adaptación. Esta
propuesta resolvía también el problema de ubicación de la Biblioteca
Pública, que se había creado en 1861, y que entonces no contaba con un
local adecuado.
En 1945 el ayuntamiento autorizó el ingreso a las dependencias del
Palacio de los documentos del archivo municipal anteriores al año
1900, junto con los de la antigua Universidad de Maó y los de los
archivos de las administraciones reales suprimidas del Patrimonio y la
Gobernación, que se conservan todos.
En 1952 también ingresaron los libros de protocolos notariales
históricos y, más tarde, los de las Comptaduries de Hipotecas y otros
conjuntos de documentos de procedencia diversa.
En 1957 el Palacio cambió su nombre por el de Casa de Cultura, que
incluía las secciones mencionadas de archivo, biblioteca pública y
353
museo, siguiendo la tendencia y normativa común a ellas que se
promovían en aquellos tiempos.
Un decreto del año 1977 incluyó este archivo dentro de la red de
archivos históricos provinciales, centros que, además de los protocolos
notariales históricos del distrito que les correspondía, tenían que
recoger, conservar y difundir los documentos generados por las oficinas
delegadas del la administración central. Este decreto, sin embargo,
llegó un par de años después del cierre de la Casa de Cultura, debido a
las malas condiciones del edificio.
Mediante RD3040/1983 y convenio publicado en el BOE de día 18 de
enero de 1985 el Estado transfiere la gestión del Archivo y la Biblioteca
al Gobierno de las Islas Baleares.
No fue hasta 1987 que esta casa, rehabilitada y reformada, volvió
abrir. Ahora, sin embargo, sin incluir el museo, que había ido a un
edificio independiente.
Entonces constituían el archivo las secciones mencionadas, que
sumaban poco más de 3000 unidades de las que sólo había 866 de
inventariadas, con descripciones que no incluían las signaturas
topográficas.
A este fondo original se ha ido incorporando otra documentación: Se
han restablecido las entregas periódicas y recibido más de 500 libros de
protocolos, 280 unidades de la AISS (1983 y 1984), el archivo de
Lazareto (1988), el de la Subdelegación del Gobierno en sucesivas
entregas y 97 unidades más provenientes de archivos de procedencia
diversa.
Se han hecho inventarios más detallados de series naturales, como los
expedientes de los juzgados del Real Patrimonio y de la Real
Gobernación o los del registro de sociedades, o facticias, como la de
impresos menorquines del siglo XVIII, la de patentes de sanidad, o la
de planos del Real Patrimonio.
Se ha creado una sección de microfilmes, formada mayoritariamente
por copias de documentos propios, pero también con documentación
complementaria proveniente de otros centros, que contiene unos 60
rollos.
El Archivo Histórico de Maó ha impulsado en Menorca el Censo Guía
de Archivos, programa promovido por la Consejería de Educación y
Cultura del Gobierno de las Illes Balears, junto con el Ministerio de
Cultura, que se ha concretado en la descripción de 1079 grupos
documentales pertenecientes a 44 archivos menorquines.
La guía de este archivo contenida en el censo contiene una bibliografía
de trabajos de carácter histórico formada por cerca de 150 títulos que
cita documentos conservados en él.
http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/directorioarchivos.htm
354
El nivel de consulta viene siendo de cerca 800 unidades al año. Recibe
unos 40 investigadores, que hacen unas 300 visitas anuales y se
contestan una media de 30 consultas por carta, generalmente, por email.
El archivo histórico de Mahón está integrado funcionalmente y
orgánica con la biblioteca pública.
La experiencia de mantener unidos archivo histórico y biblioteca
pública, en el caso de Mahón, significa el ahorro de todo un centro
(personal, infraestructuras, equipamientos ...) para contribuyentes y
administración, sin disminuir, más bien al contrario, agilizando ,
promoviendo, simplificando, unificando, el acceso de usuarios e
investigadores a la información contenida en ambos tipos de centro.
ARCHIVOS HISTÓRICOS PROVINCIALES DE EXTREMADURA
Archivo Histórico Provincial de Badajoz
El Archivo Histórico Provincial de Badajoz se encarga de reunir,

organizar, conservar y difundir los fondos documentales que han sido
producidos o reunidos por personas y/o instituciones cuya actividad
administrativa o competencias no supera el ámbito de la provincia de
Badajoz. Ejerce el papel de archivo histórico para la documentación
notarial centenaria y archivo intermedio e histórico para la
administración periférica del Estado. A través de la donación, compra o
depósito, el archivo también ingresa documentación producida por
personas privadas, físicas o jurídicas, de interés histórico.
El Archivo Histórico es la evidencia del funcionamiento y organización
de las instituciones que ejercían sus competencias en la provincia. En él
se pueden encontrar documentos únicos y originales, irrepetibles e
imperecederos. Esto permite a la administración y al ciudadano ampliar
su cultura económica, política, jurídica y social.
Archivo Histórico Provincial de Cáceres
El Archivo Histórico Provincial de Cáceres se creó por Orden del

Ministerio de Educación Nacional el 28 de septiembre de 1950 (B.O.E.
de 20 de noviembre), a propuesta del Excmo. Ayuntamiento de
Cáceres, y de acuerdo y conformidad con las bases aprobadas por su
Comisión Municipal Permanente. Su primera finalidad fue reunir los
fondos documentales de la Provincia. Por esta orden ministerial, se creó
el organismo “Biblioteca Pública y Archivo Histórico de Cáceres”, bajo
la protección de un patronato que funcionaba como una sección del
Patronato Provincial para el fomento de los Archivos, Bibliotecas y
Museos Arqueológicos, pero con independencia del pleno y con
355
autoridad propia para los asuntos referidos a la Biblioteca y al Archivo
Histórico. En sus primeros años, el archivo recibía dotaciones
económicas de las cantidades consignadas en los presupuestos del
Estado y del Excmo. Ayuntamiento de Cáceres.
Su primera sede fue el Palacio de la Isla, edificio construido en el siglo
XVI por la familia Blázquez Mogollón. Debido al constante incremento
de los fondos documentales, y al pésimo estado en que se encontraba el
Palacio de la Isla, en el año 1980 se inician las gestiones para el
traslado de los fondos a un nuevo edificio. Así, en el Plan de
Inversiones de la Subdirección General de Archivos, se programa la
construcción o adaptación de algún edificio para Archivo Histórico
Provincial de Cáceres. El Delegado de Cultura en Cáceres informa que
la solución podría estar en la cesión por parte de la Caja de Ahorros de
Cáceres del llamado Palacio Toledo Moctezuma, ya cedido al
Ministerio de Información y Turismo, para la construcción de un
Parador Nacional que renunció posteriormente al proyecto, con la
consiguiente desafectación del inmueble. Como quiera que este edificio
seguía siendo aún pequeño para poder albergar todos los fondos, que
presumiblemente ingresarían, se solicita información urbanística al
Ayuntamiento para un solar anexo sito en las calles del Obispo Álvarez
de Castro, adarve del Cristo y Calle Tiendas con vistas a su edificación
y construcción posteriormente de un paso elevado que comunique el
Palacio de Moctezuma con el nuevo edificio. En 1986 se inicia la
incoación del expediente de cesión gratuita de dichos solares
municipales al Estado para ampliación del Archivo Histórico
Provincial. El 17 de octubre de 1989 el Excmo. Ayuntamiento de
Cáceres hace donación de dicho solar y se produce el acta de afectación
del inmueble que se hace efectiva el mismo día.
El archivo inició el traslado al Palacio Moctezuma en el año 1992. En
el solar colindante se construye un edificio anexo de nueva planta que
fue recepcionado el 27 de noviembre de 1996, dotado de modernas
instalaciones, que supuso la disponibilidad del edificio de titularidad
estatal y, en consecuencia, que en 1997 se procediera a trasladar el resto
de documentación depositada en el Palacio de la Isla al nuevo depósito,
dejando definitivamente el viejo edificio.
ARCHIVO HISTÓRICO PROVINCIAL DEL PRINCIPADO DE

ASTURIAS
El Archivo Histórico Provincial de Oviedo, que en el año 1983 pasó a

denominarse Archivo Histórico Provincial de Asturias, se creó por
Orden Ministerial de 11 de enero de 1956, un cuarto de siglo después
de que se promulgase el Decreto de 12 de noviembre de 1931 sobre
356
Régimen y denominación de los Archivos Históricos de Protocolos e
Históricos Provinciales. En virtud del mismo se estableció la creación
de estas instituciones en las capitales de provincia con la principal
finalidad de recoger y custodiar los protocolos notariales de más de 100
años de antigüedad.
Sucesivos decretos y órdenes ministeriales han propiciado su
conversión en archivos generales de ámbito provincial con el doble
carácter de históricos e intermedios.
Podemos distinguir tres etapas en la vida del Archivo:
Primera etapa: entre su creación, en 1956, y el año 1972 en que se le

dota de un nuevo emplazamiento e instalaciones más adecuadas. El
Archivo Histórico Provincial de Oviedo tuvo su primera sede en el
Palacio del Conde de Toreno, cuyas dependencias compartía con el
Instituto de Estudios Asturianos, la Biblioteca Pública de Oviedo y el
Centro Coordinador de Bibliotecas.
El núcleo documental inicial lo constituyeron los protocolos notariales
centenarios de varios distritos notariales y, los registros de las
Contadurías de Hipotecas. En esta primera etapa el Archivo presentaba
unos niveles muy alejados de los actuales en lo que se refiere a
volumen de documentación y número de usuarios.
Segunda etapa: abarca de 1972 a 1999 y está marcada por dos hechos,
la inauguración el 12 de mayo de 1972 de una nueva sede en el ala
oeste del Monasterio de San Pelayo y la firma, en 1988, de un
Convenio entre el Principado de Asturias y el Ministerio de Cultura en
base al cual se transfiere la gestión del Histórico Provincial a nuestra
Comunidad Autónoma.
El nuevo edificio permitió la incorporación de nuevos fondos lo que
supuso una revitalización del Archivo. Por su parte el citado Convenio
de Gestión puso la base para la creación del futuro Archivo Histórico
de Asturias.
El aumento de los ingresos se constata especialmente en la década de
los años 80, frenándose posteriormente por falta de espacio hasta el
cambio de siglo. En esta segunda etapa se reciben los protocolos
notariales de prácticamente todos los distritos e ingresan varios fondos
privados, así como un gran volumen de documentación procedente de
los servicios provinciales de la Administración Central e Institucional
y, sobre todo, de los órganos de la Administración de Justicia. Se
obtienen además fondos de interés para Asturias custodiados en otros
Archivos fuera de nuestro territorio mediante copia en microfilm, tales
357
como el Catastro del Marqués de la Ensenada y los Fondos Asturianos
en el Archivo General de la Guerra Civil Española.
Tercera etapa: comienza en el año 2000 hasta el 2010, fecha en la que

el Archivo Histórico se traslada a este nuevo emplazamiento, la antigua
Prisión Provincial de Oviedo. A partir de la entrada en el milenio se
experimenta un extraordinario incremento de los fondos documentales
en todas las secciones del Archivo, al contar con depósitos para la
documentación externos a su sede central, y por tanto un incremento de
usuarios. Ha habido una incorporación masiva de documentación, tanto
de fondos preexistentes como de fondos nuevos. Se ha potenciado la
recuperación de un interesante y variado bloque de archivos privados,
nobiliarios y de empresa, sin olvidar las transferencias que desde el
Archivo General de la Administración del Principado de Asturias se
han hecho de los fondos de la extinta Diputación Provincial, el
Hospicio y la histórica Junta General del Principado.
En la actualidad se conservan más de 180 fondos diferentes, tanto
públicos como privados, todos ellos a disposición del ciudadano.
Y la historia del Archivo continúa a partir de marzo de 2010, fecha en
que hemos abierto las puertas al público en un edificio incomparable,
para contribuir con el trabajo cotidiano a enriquecer y preservar nuestra
memoria que es uno de los patrimonios más preciados y sin duda el
legado más generoso que podemos ofrecer a las generaciones
venideras.
El edificio
El Archivo está ubicado en la antigua Cárcel Provincial de Oviedo,

edificio que comienza su construcción en 1896, aunque fue redactado el
proyecto en 1888, y finaliza en 1905. La construcción presenta una
planta panóptica que proporciona un sistema de vigilancia perfecto, en
tanto que en un punto central, donde se coloca una capilla de control,
convergen todas las galerías de celdas, lo cual permite una visión total
de mismas.
El edificio ocupa una parcela de 13.785 metros cuadrados rodeada por
un perímetro amurallado flanqueado por cuatro torretas y cuenta con
casi 10.000 metros útiles construidos, distribuidos en cinco brazos
radiales de tres plantas y bajo-cubierta cada uno, con un especio central
coronado pon una majestuosa cúpula rodeada de ventanas, rematada
por una linterna y cubierta por escamas de zinc al exterior, además
cuenta con un edificio exento de planta rectangular que preside el
recinto.
358
Los planos, realizados por el arquitecto provincial Javier Aguirre y
continuados por su sucesor Nicolás García Rivero han seguido el
diseño de cárcel modelo, tal y como el arquitecto asturiano Eduardo
Adaro proyectó para la Modelo de Madrid y presenta singularidades
como la utilización, por primera vez en España, del hormigón armado
para el entramado horizontal.
El monumental edificio de la antigua prisión presenta una arquitectura
sobria pero armónica y fue fruto de la ideas ilustradas de tono higienista
de finales del XVIII que se difundieron por Europa a lo largo del siglo
XIX y preconizaban el fomento de unas condiciones dignas del recluso
para así alcanzar el objetivo final de su reinserción en la sociedad.
La Cárcel Provincial se mantiene en funcionamiento hasta el año 1992
fecha en que los reclusos son trasladados al Centro Penitenciario de
Villabona, en el concejo de Llanera.
El edificio es adquirido por el Gobierno del Principado de Asturias en
el año 1997 y cedido al Estado cuatro años más tarde, el cual se encarga
de la rehabilitación del mismo para albergar el Archivo Histórico
Provincial y el Archivo Histórico Regional de Asturias. El inmueble es
declarado Bien de Interés Cultural en 2003. Una vez finalizadas las
obras la Comunidad Autónoma del Principado de Asturias se ha hecho
cargo de la gestión, el funcionamiento y la puesta en marcha del
establecimiento archivístico.
Cuenta el edificio, en la actualidad, con las más modernas
instalaciones; una sala de exposiciones y otra de usos múltiples,
ubicadas en el espacio que se dedicaba a cuerpo de guardia y en la parte
superior del mismo una amplia sala de consulta más varios espacios
para biblioteca, trabajos en grupo y lectura de microformas, así como
aula didáctica. El recinto estrellado, donde se ubicaban las diferentes
galerías, alberga la zona de administración y dirección y los depósitos
de documentos, con un total de más de 65 kilómetros de estantería
móvil.
Se han conservado cuatro celdas como testigo de la vida carcelaria de
diferentes épocas a lo largo del siglo XX, flanqueadas por un espacio de
carácter expositivo donde se reproduce el locutorio así como variados
aspectos de la vida de la prisión.
Fondos:
Administración de justicia
De la fe publica
Administración central delegada
Administración local
Administración autonomica
Institución del movimiento nacional
359
Administración corporativa
Empresas públicas
Archivos personales y familiares
Archivos de Asociaciones y fundaciones
Archivos de Empresas
Clero.
ARCHIVO HISTÓRICO PROVINCIAL DE LA RIOJA
Los Ministerios de Justicia e Instrucción Pública y Bellas Artes dictan,

conjuntamente, el Decreto de 12 de noviembre de 1931 en el que se
dispone la creación de Archivos Históricos Provinciales en todas las
capitales de provincia.
A tal efecto se constituye en 1932, la Junta del Patronato fundacional,
cuyas primeras acciones se encaminan a la obtención de un local donde
ubicar el Archivo de Logroño. Tentativas como la cesión de la casa de
Espartero y otras posteriores no dan resultado hasta que, por Orden
Ministerial de 7 de diciembre de 1949, se crea el Archivo Histórico
Provincial de Logroño y se instala “con carácter provisional” en los
locales de la Biblioteca Pública, dentro del Instituto de Bachillerato
‘Práxedes Mateo Sagasta’.
El 29 de abril de 1983 la inauguración oficial del actual edificio por el
Ministro de Cultura, Javier Solana Madariaga, pone fin a 33 años de
provisionalidad y precariedad. A pesar del tiempo transcurrido, no deja
de ser un consuelo que sea éste el primer archivo de los de su género en
España, construido de nueva planta y concebido con arreglo a criterios
de modernidad y funcionalidad.
El Real Decreto 3023/1983, de 12 de octubre, regula el traspaso de
funciones y servicios del Estado a la Comunidad Autónoma de La
Rioja. En cumplimiento de lo establecido en el Anexo I, Apartado ‘B’,
la gestión del Archivo es transferida en el marco del “Convenio entre el
Ministerio de Cultura y la Comunidad Autónoma de La Rioja sobre
gestión de los Archivos y Museos de titularidad estatal”, publicado por
Resolución de 14 de diciembre de 1984 de Secretaría General Técnica
(B.O.R. nº 17, de 9 de febrero de 1985)
El Archivo está construido sobre el solar de una casa palacio de la que
únicamente se conserva una bella fachada de estilo neoclásico, obra del
último cuarto del siglo XVIII.
El interior, al ser el edificio de nueva planta, está concebido, según
criterios de funcionalidad propios de un archivo moderno. Existen dos
zonas diferenciadas: una pública (Sala de investigadores, despachos,
sala de juntas…) y otra restringida (Depósitos de fondos, salas de
360
catalogación y clasificación…) que, aunque comunicadas entre sí,
impiden interferencias en los circuitos de tránsito.
Consta el edificio de tres plantas en su parte principal y cinco más
sótano en la de depósitos. Desde la entrada del edificio se accede a la
izquierda a la Sala de Investigadores, mientras una escalera comunica
los pisos superiores. En la primera planta se encuentran los despachos
de Dirección y Secretaría y en la segunda una Sala de Juntas para
reuniones, trabajos de investigación en equipo, etc
La zona de trabajo se halla situada en la planta baja con dependencias
para desinsectación, clasificación y catalogación. Con independencia
del área de trabajo y cercana a ella se encuentra la citada Sala de
Investigadores, desde la que se accede a otra en la que se hallan los
equipos informáticos y el lector de microfilm.
La zona de depósito es una zona independiente, aunque bien
comunicada con el resto de dependencias. Consta de seis plantas,
incluido sótano y está formada por 21 cámaras estancas dotadas de
sistemas de seguridad (material ignífugo, barreras fotoeléctricas y
detectores de humo) en las que se instalan armarios móviles sobre
raíles. La capacidad de almacenamiento es de aproximadamente 20
Km. lineales.
ARCHIVO HISTÓRICO PROVINCIAL DE CANTABRIA
Historia
A tenor de la creación genérica de los Archivos Históricos Provinciales

mediante el decreto conjunto de los Ministerios de Justicia y de
Instrucción Pública y Bellas Artes de 12 de noviembre de 1931, sobre
Régimen y Denominación de los Archivos Históricos de Protocolos e
Históricos Provinciales, el Archivo Histórico Provincial de Cantabria
fue creado mediante Orden Ministerial de 2 de diciembre de 1950
(B.O.E. de 16-1-1951).
En cuanto a la legislación que le afecta en el desarrollo de sus
actividades cabe recordar los decretos de 2 de marzo de 1945 y 24 de
julio de 1947, así como el Decreto 914/1969, de creación del archivo
General de la Administración que convierte a los Archivos Históricos
Provinciales en archivos intermedios de la Administración Periférica
del Estado.
En el aspecto administrativo es de mencionar el Real Decreto
3547/1983, de 28 de diciembre, sobre traspaso de competencias,
funciones y servicios del Estado a la Comunidad Autónoma de
Cantabria en materia de cultura, a partir del cual el Archivo y su
personal pasaron a depender de la Diputación Regional de Cantabria.
361
Poco después, en 24 de septiembre de 1984 se firmó el Convenio entre
el Ministerio de Cultura y la Diputación Regional de Cantabria que
estableció la gestión del Archivo por la Comunidad Autónoma, si bien
el Ministerio mantuvo la titularidad; en la actualidad se encuentra
adscrito a la Consejería de Educación, Cultura y Deporte.
La primera sede del Archivo fueron unas dependencia del Instituto de
Enseñanza Media "Santa Clara" de Santander, de donde pasó en mayo
de 1961 a la calle Gravina, número 4 de Santander, donde la nutrida
documentación que fue ingresando, así como las crecientes necesidades
de áreas destinadas a labores técnicas y al servicio de los ciudadanos
hicieron imprescindible la construcción de un inmueble ex profeso para
el Archivo. De esta forma en el año 2009 se inauguró la sede definitiva
en unas antiguas naves destinadas al almacenaje de tabaco construidas a
finales del siglo XIX y rehabilitadas a partir de un espectacular
proyecto arquitectónico.
Hasta 1959 lo ingresos de documentación fueron escasos, debido al
poco espacio disponible en los locales del Instituto; se reducen a
transferencias de los distritos notariales de Santander y Laredo y los
libros de la Contaduría de Hipotecas de Santander. A partir de 1960 y
hasta 1975 es cuando tiene lugar el ingreso masivo de los fondos que
constituyen el Archivo: protocolos notariales de todos los distritos,
fondos de la Diputación Provincial, del Corregimiento de Laredo,
Catastro de Ensenada, jurisdicciones territoriales del Antiguo Régimen,
documentación privada, donaciones. Fechas después ingresaron los
fondos de la Organización Sindical, Diario "Alerta", Delegación del
Gobierno y otras instituciones de la Administración Periférica.
Durante estos años se han realizado diversas publicaciones de los
inventarios y catálogos del Archivo, que han acercado el contenido de
sus fondos a investigadores y todo tipo de usuarios. Es de destacar la
Guía del Archivo Histórico Provincial de Cantabria, publicada en el año
2000, con motivo del cincuenta aniversario de la creación del Archivo.
En 1991 fue dotado el Archivo de un taller de restauración de
documentos, que tras su traslado a la sede definitiva, pasa a convertirse
en el taller de restauración del Servicio de Archivos y Bibliotecas, y en
1999 el archivo se incorpora al mundo de las nuevas tecnologías
mediante la informatización de su proceso descriptivo. En el año 2004,
Manuel Vaquerizo Gil, (director del Archivo desde septiembre del 1972
hasta diciembre de 2006) inició la difusión de los fondos documentales
a través de Internet y la digitalización de los mismos.
ARCHIVO HISTÓRICO PROVINCIAL DE MELILLA
362
Archivo Histórico de Melilla. Creado en 1969 por el Ayuntamiento de
Melilla, cuenta en sus fondos documentales con los protocolos
notariales de las Escribanías de Guerra de Melilla y las Islas
Chafarinas, que se remontan en su mayor parte a los siglos XVIII y
XIX.
Archivo Central de Melilla. Creado en 1987 por la Ciudad Autónoma
de Melilla, con la misión de recoger, conservar y disponer para su
utilización futura, los fondos documentales de la Ciudad, cualquiera
que fuere su soporte. Este Archivo heredó la documentación que
custodiaba el antiguo Archivo Municipal y que habían sido generadas
por las distintas corporaciones melillenses: Junta de Arbitrios (1879-
1927), Junta Municipal (1927-1931) y Ayuntamiento de Melilla (1931-
1995). Desde esta última fecha, con la aprobación del Estatuto de
Autonomía de Melilla, el Archivo Central ha ido incorporando también
los documentos generados por la Ciudad Autónoma de Melilla, así
como los de las dependencias transferidas a la Ciudad. Aunque es un
archivo de naturaleza originaria administrativa, también incluye en sus
fondos documentación histórica proveniente de la propia ciudad
(Fondos de , , ) y de otras áreas geográficas ( Fondo ).
Colecciones Gráficas.- Las colecciones fotográficas, cartográficas y de
grabados, integran tres secciones de documentos iconográficos del
Archivo Central de Melilla. Las datas de estos fondos se extienden
desde finales del siglo XIX hasta la actualidad, permitiendo el estudio
de la evolución de la imagen de Melilla en múltiples enfoques
(urbanístico, comunicaciones, sociológico, campañas militares, etc).
Consultas. Los Archivos ubicados en el Hospital del Rey atienden
consultas tanto internas (servicios propios de la Ciudad Autónoma de
Melilla) como externas (de usuarios e investigadores), referidas siempre
a sus fondos documentales y bibliográficos.
363
ARCHIVOS HISTÓRICOS DE PROTOCOLOS.
El Archivo de Protocolos de Madrid
Se crea por la Real Cédula de 5 de marzo de 1765. Por Consejo Real se

establecen las reglas para el régimen del Archivo. Ocupa éste, durante
más de medio siglo, un local propiedad del Ayuntamiento. El Estado,
para compensar la falta de pago de alquiler a la Corporación municipal,
acaba por cederle el Archivo en 1842. En 1870 vuelve a estar en poder
de los Notarios. Por Decreto de 12 de noviembre de 1931 a los
protocolos de más de 100 años de antigüedad se les reconoce su
carácter de fuente para la Historia, poniéndose al servicio del ciudadano
y encomendándose su custodia a los profesionales de la época, el
Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arqueólogos
(adscritos al Ministerio de Instrucción Pública y Bellas Artes), mientras
que los protocolos de menos de 100 años siguen custodiados por el
Notario Archivero. A partir de 1938 las competencias sobre los
Archivos las asume el Ministerio de Educación, hasta la creación del
Ministerio de Cultura en el año 1977.
En la actualidad, aunque los documentos mantienen la titularidad
estatal, la gestión sobre el Archivo ha sido transferida a la Comunidad
de Madrid por Real Decreto 680/1985, de 19 de abril. El Archivo
Histórico de Protocolos de Madrid se encarga del ingreso anual de los
fondos documentales procedentes del Archivo General del Colegio
Notarial de Madrid y otros distritos notariales de la Región; de la
elaboración de los distintos instrumentos de información y de atender
las consultas realizadas por los usuarios sobre los Fondos del Archivo.
Los fondos documentales están constituidos por las escrituras públicas
o matrices de escribanos y notarios, los registros de escrituras públicas
de los Consulados de España en el extranjero y registros de la
Contaduría de Hipotecas del distrito de Alcalá de Henares. Abarcan un
periodo comprendido entre 1504 y 1903, y se incrementan por ingresos
anuales procedentes del Archivo General de Protocolos e ingresos de
Distritos Notariales de la Región. Está formado por un total de 42.774
unidades de instalación, aproximadamente 4.751,55 m.l.
Este Archivo logró tener edificio propio por iniciativa del Ministro de
Gracia y Justicia, Don Francisco Silvela, y fue puesto en ejecución por
Don Manuel Alonso Martínez. Su arquitecto fue Don Joaquín de la
Concha Alcalde, y en la construcción, que finalizó en 1886, sólo se
emplearon materiales incombustibles incluidas puertas, ventanas,
escaleras y estanterías, recogiendo así, en la práctica constructiva, la
preocupación ante los peligros de incendios e inundaciones en los
Archivos.
364
El Archivo de protocolos de Oñate (Guipúzcoa).

en la Provincia se envíe a los Archivos Históricos Provinciales.
El Archivo Histórico de Protocolos de Oñate (Guipúzcoa) se constituye
por Orden Ministerial de 10 de julio de 1942 (BOE de 20 de julio),
estableciéndose en el antiguo edificio de la Universidad Sancti Spiritus
de Oñate.
Archivo Histórico de Protocolos de Barcelona
El Archivo Histórico de Protocolos de Barcelona está integrado por los

registros y protocolos de más de cien años del distrito notarial de la
capital de Cataluña, y se encuentra inserto dentro del Archivo General
del Colegio de Notarios de Cataluña (con los protocolos de más de
veinte y cinco años), que es la institución que lo gestiona.
La formación del Archivo vino determinada por la misma Ley del
Notariado de 1862 y los decretos posteriores, especialmente el de
1869.Sin embargo, fue después de la guerra de 1936-39 que se dio el
impulso definitivo en el Archivo, bajo la iniciativa y la mano de las
diferentes juntas directivas y, especialmente, del notario Raimon
Noguera, que lo salvó físicamente, en tuvo cuidado, dirigió la
confección del inventario, lo abrió a la investigación y potenció los
estudios sobre sus fondos
El número total de volúmenes del Archivo General supera los 85.000,
correspondientes a unos 1.700 notarios y que ocupan unos 9.000 metros
lineales. De este total, más de 40.000 son centenarios e integran, por
tanto, el Archivo Histórico. El registro notarial más antiguo es del final
del mismo siglo XIII (año 1297). Y, a partir de mediados del siglo XIV,
cuenta con unas más que notables y continuadas series documentales,
con 5.305 registros anteriores al año 1500. Todos los fondos fueron
descritos, a mediados del siglo XX, en un inventario, revisado a partir
de 1995. Hasta el momento se han editado cuatro volúmenes del total
365
de siete que se prevén. Cuenta, además, con algunos catálogos de
vaciado de la documentación, tanto manuales como automatizados.
Y, más allá de las actividades habituales de tratamiento y difusión de
los fondos, el Archivo está en conexión muy directa con las
universidades y otras instituciones culturales. Así, se imparten con
regularidad clases prácticas de diferentes materias relacionadas con la
documentación y se hacen numerosas visitas comentadas. Igualmente,
en su línea tradicional de publicaciones de carácter histórico y jurídico,
cabe destacar que edita una prestigiosa revista de carácter histórico e
institucional, titulada Estudios Históricos y Documentos de los
Archivos de Protocolos , de periodicidad anual y que ha alcanzado este
año el número XXV.
El Archivo Histórico de Protocolos de Barcelona
Presentación
El Archivo Histórico de Protocolos de Barcelona está formado por los

manuales, libros notales y protocolos de más de cien años del distrito
notarial de la capital catalana. Forma parte del Archivo General de
Protocolos del Colegio de Notarios de Cataluña -con los protocolos de
más de veinticinco años- y es el primero del Estado español de entre los
notariales, tanto por la antigüedad como por la continuidad y la
trascendencia de sus fondos, a la vez que se puede comparar con el de
Génova, el primero del mundo.
A pesar de que la documentación notarial es pública, el archivo es
gestionado, ya desde el momento de su creación a partir de la Ley
orgánica del notariado de 1862, que reguló la globalidad de la
institución, por la Corporación notarial. Y ello lo hace de acuerdo con
la legislación vigente, constituida por el Decreto interministerial de 2 de
marzo de 1945, elaborado precisamente a propuesta del Colegio de
Notarios de Barcelona, que creó las llamadas Secciones Históricas de
los archivos de protocolos y que consideró esta realidad.
Como el resto de archivos de protocolos, su formación es muy posterior
al nacimiento de la institución notarial, productora de la documentación
en el siglo XIII. De hecho, dejando a un lado los intentos no
conseguidos de formar un archivo de protocolos en 1598 y 1816,
debemos esperar a la misma Ley del notariado de 1862 y especialmente
al Decreto de 1869, la primera normativa explícita relativa a estos
fondos. Desde entonces, los protocolos antiguos fueron recogidos de
diferentes instituciones, pero, sobre todo, de las casas de verdaderos
“notarios coleccionistas”, que los habían preservado de su destrucción.
Y el archivo tuvo diversas ubicaciones provisionales hasta que en 1884
366
se instaló en las salas de la planta baja del nuevo Colegio de Notarios,
depósito que se amplió en 1929 con diferentes salas de la casa adjunta.
Sin embargo, fue después de la Guerra Civil española de 1936 cuando
se dio un notable impulso al archivo, bajo la iniciativa y la dirección de
las diferentes Juntas Directivas y, muy especialmente, del notario
Raimon Noguera, quien lo salvó físicamente, lo cuidó, dirigió la
confección del inventario publicado entre 1950 y 1959, lo abrió a la
investigación y potenció los estudios sobre sus fondos con la edición de
una revista sectorial.
Últimamente, durante la década de los años noventa del pasado siglo
XX (1991-1994), se lo ha dotado de unas nuevas instalaciones, con la
construcción de cuatro plantas de sótano exclusivamente dedicadas a
archivo. Estos cuatro depósitos tienen instaladas estanterías densas con
una capacidad total de 12.000 metros lineales, y cuentan con los
sistemas idóneos de conservación y seguridad.
Fondos documentales
El número total de protocolos centenarios del Archivo Histórico supera

los 40.000 volúmenes. Pero además de su número, debemos destacar la
riqueza y la antigüedad de estos fondos. Así, los registros más antiguos
son del siglo XIII (el primer libro completo es del notario Pere Portell y
corresponde al año 1299). Y, a partir de mediados del siglo XIV, el
archivo cuenta con unas más que notables y continuadas series
documentales, de manera que al llegar al año 1500 la cifra ha superado
los 5.000 volúmenes.
Pero, además de las series generales de protocolos de cada notario, el
archivo dispone también de algunas escribanías especiales, fruto de la
actividad específica del notario. Destaquemos: la Escribanía de Marina
(siglos XVIII-XIX), la de Rentas y Arbitrios, la de Amortización y
Venta de Bienes Nacionales, la de Hacienda o la de Real Intendencia
(siglo XIX).
Igualmente, debemos remarcar la sección de Notarías foráneas,
integrada por registros de unas ochenta poblaciones de Catalunya,
llegados al archivo en circunstancias distintas, el más antiguo de los
cuales es el de Sant Pere d’Ossor (1283-1292). Como también una
notable colección de pergaminos, con unas 1.700 unidades, de los
siglos XII al XVII. Y otras documentación dispersa recogida en las
series de Varia y Miscelánea, además de unas pequeñas secciones de
gráficos, manuscritos literarios y música.
Todos estos ricos fondos documentales fueron descritos, en una labor
entonces pionera y modélica, a mediados del siglo XX, en un inventario
publicado en tres volúmenes. Y, desde el año 1995, se ha iniciado la
367
revisión de este inventario, de acuerdo con los nuevos criterios
metodológicos establecidos en la “Col·lecció d’Inventaris d’Arxius
Notarials de Catalunya” de la Fundación Noguera, y bajo su patrocinio.
Hasta el momento, se han editado cuatro volúmenes: I. Siglos XIII-XV;
II. Siglo XVI, y III-IV. Siglo XVII. Cuenta, además, con algunos
catálogos de vaciado de la documentación, tanto manuales como
automatizados.
Servicios y actividades
Esta extraordinaria riqueza documental convierte el Archivo Histórico

de Protocolos de Barcelona en uno de los primeros centros de
investigación y estudio del país, siempre en contacto muy directo con el
mundo de la universidad y de la cultura.
Para cumplir con sus finalidades de comunicación y servicio a la
sociedad, el archivo dispone de una moderna sala de consulta, con
veinticuatro puntos lectura y con una selecta biblioteca de referencia de
unos 5.000 volúmenes. Esta biblioteca está especializada en ediciones
de fuentes, historia de Catalunya y de Barcelona, archivística o
diplomática, además de unas ochenta publicaciones periódicas
sectoriales.
Y, más allá de las actividades habituales de tratamiento, descripción,
difusión de los fondos y de atención a los usuarios, el archivo está en
conexión muy directa con las universidades y otras instituciones
culturales. Así, previa concertación, se imparten en él con regularidad
clases prácticas de diferentes materias relacionadas con la
documentación (metodología y crítica textual, paleografía y
diplomática, historia, antropología…).
También se realizan en él, en el transcurso del año, frecuentes visitas
comentadas por parte de facultades o de escuelas universitarias y de
otros grupos interesados. Por ello, en la última remodelación del
Colegio, se adecuó en la planta baja una sala de exposiciones
permanente, donde se muestran algunas de las piezas más significadas y
representativas de los fondos.
Finalmente, en su línea ya tradicional de publicaciones de carácter
histórico y jurídico, debemos señalar que, bajo el patrocinio de la
Fundación Noguera, edita una prestigiosa revista de carácter histórico e
institucional, titulada “Estudis Històrics i Documents dels Arxius de
Protocols”, de periodicidad anual.
El horario de consulta del archivo es el siguiente.
De lunes a viernes, de 10 a 13 horas.

Miércoles (durante el curso), de 16 a 18 horas.
368
A pesar de que el horario de servicio es sólo por las mañanas, se
admiten también peticiones por teléfono o con antelación
ARCHIVOS HISTÓRICOS LOCALES.
Son los de Orihuela (Alicante), Mahon (Baleares) y Santiago (A

Coruña). Transferidos a las comunidades autónomas.
Archivo Histórico Provincial de Origuela
El Archivo Histórico de Orihuela tiene su origen en el Archivo de

Protocolos reunido por los Dominicos, que fueron conservando sus
propios protocolos notariales, incrementándolos con los que
adquirieron posteriormente. Además, dicha Orden, conservó toda la
documentación relativa al funcionamiento del entonces denominado
Colegio de Santo Domingo y a la administración de sus bienes, toda la
documentación relacionada con la Universidad de Orihuela, y la propia
de su fundador, el mecenas D. Fernando de Loazes, Arzobispo de
Valencia.
Es durante el reinado de Carlos III cuando se inician los trámites para
dar reconocimiento oficial a este Archivo. No obstante, este hecho no
se produciría hasta 1954, año en que mediante una Orden Ministerial de
19 de julio, y en atención a la demanda formulada por el Patronato
Artístico de la ciudad de Orihuela, “Se crea en Orihuela un Archivo
histórico que recoja los Protocolos Notariales y cuantos documentos
históricos de aquella comarca que se consideren de interés”. (Artículo
Primero de la O.M. de 19-07-1954, B.O.E. n. 236 de 24-08-1954),
quedando de este modo el Archivo Histórico de Orihuela incorporado
al Sistema Español de Archivos.
En 1984 y en virtud del Convenio suscrito el 24 de septiembre entre el
Ministerio de Cultura y la Comunidad Autónoma Valenciana, se
traspasa la gestión del Archivo a la Comunidad. Con fecha 15 de
diciembre de 1992 quedaron oficialmente inauguradas en el Palacio de
Pinohermoso las instalaciones de la actual Biblioteca Pública
“Fernando de Loazes” y Archivo Histórico de Orihuela. Dentro de ellas
el Archivo dispone de un depósito para el almacenamiento y
conservación de sus fondos de 148 m2, de los que 125 m2 están
ocupados por 485 metros lineales de estanterías.
Fondos conservados
Debe establecerse una división y una clasificación que reproduce con
fidelidad a las instituciones que en su día los generaron.
369
Fondos Notariales
Sección formada por los Protocolos o registros notariales reunidos por
los Dominicos, fondo original incrementado por los sucesivos ingresos
que se realizan de protocolos centenarios, de acuerdo con la legislación
vigente, procedentes del distrito notarial de Orihuela. Las fechas
extremas de esta sección son 1408 y 1908.
Fondos del convento y colegio de Santo Domingo, de D. Fernando de

Loazes y de la Universidad de Orihuela
Sección formada en primer lugar por la documentación sobre
administración de bienes y rentas del Convento y Colegio de Santo
Domingo de la Orden de Predicadores, con fechas extremas 1413 y
1833. Forman también parte de esta sección los Libros de Visitas y
otros de D. Fernando de Loazes, significativos de una parte de su gran
actividad eclesiástica, y con fechas extremas 1526-1562.
Por último, contiene toda la documentación generada por la
Universidad de Orihuela desde su creación en 1569 hasta su
desaparición en 1835, tales como: Libros de Grados y Acuerdos,
Certificaciones y otros. Este fondo está digitalizado en parte
Fondos de Gobernación
Sección constituida fundamentalmente por procesos ejecutivos,
peticiones, confiscación de bienes, establecimiento de derechos, tutela y
custodia, adjudicación de herencias…, de la antigua Gobernación de
Orihuela. Cronológicamente se sitúan desde el siglo XVI al XVII.
Pergaminos
Sección facticia creada para una mejor conservación de estos fondos,
que abarcan documentación de los siglos XIV al XVII, y en su
contenido formada por Censales pertenecientes al Colegio de Santo
Domingo, Bulas y Breves papales mediante las que el Convento de
Nuestra Señora del Socorro y San José se convertía en Colegio de
Estudios Superiores y Universidad Pública.
Archivos Privados
Sección formada a raíz de los fondos procedentes de donación o
depósito de sus titulares: D. Tomás López Galindo, abogado y
administrador de los bienes del Marqués de Fontalba y de Cubas; D.
Ramón Pérez Álvarez, estudioso y gran conocedor de la vida y obra del
poeta Miguel Hernández; Familia Soler de Castilla
Archivo Municipal de Orihuela
370
Sin duda uno de los más antiguos, rico e interesante de la Comunidad
Valenciana, instrumento imprescindible de consulta para cualquier
investigación histórica relacionada con la comarca del Bajo Segura,
provincia de Alicante y con especiales relaciones al Reino de Valencia.
Sus fondos, que recogen toda la documentación emanada por la
institución municipal oriolana desde 1353 hasta 1945, forman parte de
este Archivo, como depósito, en virtud del Convenio suscrito entre la
Generalitat Valenciana y el Ayuntamiento de Orihuela firmado el 16 de
noviembre de 1994.
ARCHIVOS DEL PODER EJECUTIVO, LEGISLATIVO Y JUDICIAL.
El Archivo del Congreso de los Diputados
Reúne el conjunto de documentos producidos o recibidos por la cámara

con el fin de conservarlos y ordenarlos científicamente para su posible
utilización en los trabajos parlamentarios, en la gestión administrativa y
en la investigación. Cronológicamente abarca desde 1808 hasta la
actualidad. También conserva la sección del Archivo de Cerdeña y la
serie de Cortes de Castilla.
Compuesto por unos diez mil legajos que se integran en dos secciones:
fondos parlamentarios y fondos administrativos.
Cuenta, además, con un archivo de sonido e imagen.
Cronológicamente abarca desde 1808 hasta la actualidad. También
conserva la sección del Archivo de Cerdeña y la serie de Cortes de
Castilla.
Durante los años 2008-2009 se restaurará la parte más antigua de la
Serie General de Expedientes (1.500 cajas), por lo que puntualmente
algunos legajos no estarán disponibles para su consulta
El Archivo del Senado
Contiene la documentación producida por esta institución.
El Archivo del Tribunal Constitucional.
I. Por Acuerdo de 23 de julio de 2002, del Pleno del Tribunal

Constitucional, se estableció la normativa reguladora de la estructura y
funcionamiento del Archivo del Tribunal Constitucional.
El Archivo del Tribunal Constitucional comprende todos los archivos y
documentos producidos o recibidos por la institución en el ejercicio de
las actividades que la Constitución y su Ley Orgánica le atribuyen,
tanto jurisdiccionales como gubernativas o administrativas.
371
Este concepto amplio de Archivo integra toda la documentación
generada y reunida por todos los órganos, servicios y unidades del
Tribunal Constitucional, lo que permite su tratamiento archivístico
homogéneo, sin perjuicio de las particularidades de los distintos tipos
de documentos y del lugar en donde se custodian; se regula la
transferencia de la documentación y el préstamo de carácter interno y se
atribuye la coordinación técnica del Archivo a una unidad técnica
específica, el Archivo General del Tribunal Constitucional, dependiente
de la Secretaría General del Tribunal, órgano competente para dictar
normas técnicas en la materia.
II. Mediante Acuerdo de 19 de diciembre de 2002 (BOE núm. 307, de
24 de diciembre), el Pleno del Tribunal, en ejercicio de la competencia
definida en el artículo 2.2, en relación con el artículo 10 j) de la Ley
Orgánica 2/1979, de 3 de octubre, del Tribunal Constitucional,
modificó parcialmente el Reglamento de Organización y Personal del
Tribunal Constitucional, de 5 de julio de 1990 (BOE núm. 185, de 3 de
agosto), parcialmente modificado por Acuerdos de 5 de octubre de
1994 (BOE núm. 252, de 21 de octubre), 8 de septiembre de 1999
(BOE núm. 227, de 22 de septiembre) y 27 de febrero de 2002 (BOE
núm. 64, de 7 de marzo). Asimismo se aprobó una nueva relación de
puestos de trabajo, quedando sin efecto la aprobada por Acuerdo del
Pleno de 17 de diciembre de 1991 (BOE de 4 de febrero).
La reforma del Reglamento es consecuencia de las necesidades
normativas derivadas de la nueva relación de puestos de trabajo y del
nuevo esquema retributivo del personal al servicio del Tribunal
[también objeto de nuevo disciplina por Acuerdo de la misma fecha, 19
de diciembre de 2002 (BOE núm. 307, de 24 de diciembre), que deja
sin efecto el Acuerdo del Pleno de 3 de julio de 1990 (BOE del 3 de
agosto)].
Archivo del Tribunal supremo.
El archivo del tribunal supremo tiene su origen en la ley provisional de

Organización del poder judicial de 15 de septiembre de 1870. Que
recoge en su capitulo II art. 535.Que en el tribunal supremo habrá un
archivero con las dependencias necesarias para la custodia onservacion
y arreglo de documentos. En 1915 parte de la documentación fue
destruida, debido a un incendio que se inicio en el archivo, produciendo
graves daños en el palacio de justica, a pesar de la gravedad de los
hecho solo hay que lamentar la muerte de una persona el Señor amada
que lucha hasta el ultimo momento para salvar los fondos.
El primer registro en el libro de entrada de documentación en el archivo
que se cosnerva data del 8 d enero de 1832, en la que se registra la
372
transferencia de una serie de pleitos de la sala de lo civil. A partir de
esa fecha el archivo ingresa de dorma regular documentación que
genral las salas y departamentos del Tribuna Supremo.
El Archvo central del Tribunal supremo depende del gabinete técnico
del tribunal supremo. El archivo central se conforma de dos
departamentos, una rchivo de gestión y un archivo central. En el archvi
de Gestion (prearchivo) la documentación ingresada esta conformada
por procedimientos judiciales (autos y royos) pendientes de dictar
resolución. En esta fase la documentación se informatiza para su rápida
localización, preparándola para el proceso de custodia externa, su
posterior localización y servicio cuando lo requieran las las salas.
Una vez el procedimiento judicial ha finalizado, la documentación es
tansferida por las secretarias de sala al archivo Provisional-definitivo, al
cual solo llega documentación generada por el poropio tribunal (royos),
ya que los autos se devuelven a sus respectivos organismos de
procedencia igualmente se lleva a cabo el mismo proceso descriptivo
que en el prearchivo, utilizando los datos informatizados de la fase
anterior paro de forma complementaria y coordianda. De igual forma el
Archivo provisional definitivo lleca a cabo el tratamiento y custodia de
la colección de jurisprudencia de la documetacion historia de la
documentación administrativa y del gobierno del tribunal supremo.
373
LOS ARCHIVOS MILITARES Y DE LOS CUERPOS DE SEGURIDAD
DEL ESTADO.
El archivo General del Ministerio de Defensa recoge la documentación

de sus dependencias centrales.
En la actualidad hay tres subsistemas archivísticos independientes en
cada uno de los tres ejércitos, más un cuarto subsistema, que contiene
los fondos de los organismos centrales del Ministerio de Defensa y de
los entes castrenses comunes a la administración militar. Estos
subsistemas se estructuran de la siguiente manera:
La Armada.
Archivo General del Cuartel General de la Armada.
Archivos de las zonas marítimas: Cantábrico, Estrecho, Mediterráneo.
Archivo-Museo Álvaro de Bazán en el Viso del Marqués (Ciudad Real)
Sección del Marina del AGA con la documentación posterior a 1941.
El Ejército del Aire

Archivo General del Cuartel General del Aire
Archivo Histórico (Villaviciosa de Odón. Madrid)
El Ejército de Tierra
Archivo General del Cuartel General del Ejército.
Archivos de Capitanías.
Archivo General Militar de Segovia.
Archivo General Militar de Guadalajara.
Archivo Central del Servicio Histórico Militar (Madrid)
Archivo Militar de Ávila.
La Dirección General de la Guardia civil también tiene su propio

archivo, su parte histórica se traslada al castillo de Escalona.
374
ARCHIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN LOCAL, DIPUTACIONES Y
MUNICIPIOS.
Archivos de las Diputaciones Provinciales.
El origen de las provincias se remonta a la Constitución de 1812.

Durante el Trienio Constitucional serán un soporte clave en el nuevo
régimen liberal como corporaciones públicas con fines económico-
administrativos en las nuevas circunscripciones. Hasta llegar el año
1939 sufren una dinámica dictada por los gobiernos centrales, y a partir
de ese momento son a la vez órgano de gobierno y de administración de
la provincia, marcadas por la obediencia a las directrices del Estado por
encima de los intereses provinciales. Posteriormente el estado
democrático cambiará la administración provincial al concederle una
autonomía política.
Los fondos de los archivos de las diputaciones varían según las
provincias. Ha dependido de la idea quesos archiveros hayan tenido
sobre la dispersión o unificación de los fondos y de las normativas del
gobierno central. Unas han aunado su documentación con la del
gobierno civil, otras han remitido sus fondos a los archivos histórico-
provinciales. Muchos sufrieron grandes pérdidas en 1942 a raíz de la
disposición del Ministerio de Educación Nacional sobre la recogida de
los papeles inservibles de las administraciones públicas para su
reciclaje (se hizo un expurgo incontrolado, sobre todo en la época de la
restauración).
Por otra parte, los archivos y los archiveros de las diputaciones fueron
los encargados en 1945 de elaborar los inventarios de la documentación
de todos los archivos municipales para crear un fichero único, así como
recoger aquellos archivos municipales abandonados. Este trabajo es la
base de la catalogación que aún se mantiene.
Durante el franquismo auspiciada por las diputaciones bajo las
directrices del CSIC, la labor científica que se realiza en las provincias
será la llevada a cabo por los centros de Estudios de investigaciones
locales. En 1956 existían 126 centros que cubrían la práctica totalidad
del territorio nacional. Serán los catalizadores de la vida cultural e
investigadora española hasta la llegada de la democracia.
El cuadro de clasificación para los archivos de las diputaciones
provinciales es general a todas las diputaciones pues de su gestión
dependía:
Gobernación
Régimen administrativo y funcionamiento interno.
Competencias de servicios.
375
Competencias económico-financieras.
Custodian la documentación referente al gobierno de la provincia,

estadísticas, elecciones, tutela y control de municipios, sanidad,
beneficencia y servicios sociales, obras y servicios, educación y cultura,
reclutamiento, protección civil, economía, impuestos y tributación, etc.
Normalmente los fondos de la maternidad y las inclusas son de acceso
restringido.
Las diputaciones provinciales
Se crearon en el siglo XIX; la constitución de 1812 fue su origen, ya

que en sus artículos 324 al 327 trataba del gobierno político de las
provincias y de las diputaciones provinciales, creándose
paulatinamente. Su finalidad era amparar los intereses económicos de
los municipios y de los ciudadanos frente al poder central y sus
competencias eran:
Establecer ayuntamientos donde corresponda

Intervenir y aprobar el repartimiento de las contribuciones.
Velar por la buena inversión de los fondos públicos de los pueblos y
examinar sus cuentas.
Poner al gobierno los arbitrios
Promover la educación
Fomentar la agricultura, la industria y el comercio.
Fomentar el censo y la estadística de las provincias
Cuidar de los establecimientos de beneficencia.
Depues de haber sido abolidas en los periodos absolutistas del primer
tercio del siglo XX, en 1883 despues de la muerte de Fernando VII se
establecieron definitivamente por el Decrero de 30 de noviembre de
1833, de división del territorio de Javier de Burgos, constituyendo un
nexo entre el estado y el municipio, con acciones mediadoras o
protectoras. El punto de partida para la instalación definitiva de las
mismas será el real decreto de 21 de septiembre de 1835,
evolucionando sus actividades a lo largo de la historia. Su madurez se
lograría con el Estatuto Provincial de 1925 y el municipal de 1924, en
los que se esbozan los principios democráticos de autonomía local. Sin
embargo la vigencia de estos estatutos fue breve y con el régimen
franquista se volvió en gran parte al sistema decimonónico de gestión
provincial fuertemente dependiente del gobierno central.Segun Jose
Ramon Rodriguez Clavel, los rasgos esenciales que han caracterizado a
las diputaciones provinciales a lo largo de la historia contemporánea
han sido:
376
Carácter de órgano económico administrativo, subordinado al poder
central
Carácter de organo superior gerarquico de los ayuntamientos
Carácter de autentica administración local en cuanto órgano político
con autonomía propia para la gestión del desarrollo global de la
provincia.
Este ultimo carácter se vera reforzado por la Constitucion de 1978 y por
la ley de bases del régimen local de 1985. Hoy en dia lascompentencias
de las Diputaciones provinciales son:
La coordinación de los servicios municipales entre si

La asistencia y la cooperación jurídica, económica y técnica a los
municipios, especialmente los de menos capacidad económica y de
gestión.
La prestación de servicios públicos de carácter supranacional y, en su
caso, supracomarcal.
En general el fenómeno y la administración de los intereses peculiares
de la provincia.
Los Archivos.
El archivo de esta entidad nace con el fin de recoger la documentación

generada por la actividad de la Diputacion desde que se crea. Es un
archivo natural publico y civil, pero al tener esta función provincial , se
ha convertido en archivo multiple, ya que cuando existe un fondo
histórico de cualquier empresa de la provincia que ha cerrado, se
integra en el archivo de la diputación. Al ser piezas únicas e
insustituibles y constituir la memoria del pasado, generalmente se
destina desde sus inicios a un funcionario para llevar la custodia y
control de los documentos, creando mas tarde las plazas de archiveros.
Las particularidades concretas de la Historia Archvistica de los fondos
conservados en cada unoa de los archivos de las diferente diputaciones
pueden seguirse con detalle en la reciente Guia de los archivos de las
diputaciones provinciales y forales y de los consejos y cabildos
insulares de España (grupo de trabajo de Archiveros de Diputaciones,
Consejos y Cabildos Insulares, 2006). En la historia del archivo su
trayectoria cuantitativa y cualitativa representativa de conservaicon de
fondos documentales en las diputaciones ha dependido ineludiblemente
de la presencia de profesionales cualificados al frente de sus archivos y
de la concurrencia de diferentes factores históricos como gestas,
catástrofes naturales, translados de edificios, etc. De hecho, en las
diputaciones que ha contado con un archivero provincail desde el siglo
XIX, se han propiciado mecanismos de recogida, concentración y
custodia de la documentación que ha brillado por sus ausencia en otras
377
diputaciones, en las cuales han proliferado medidas de dispersión
incontrolada al no disponer de un profesional de archivo son la
consiguiente merma de fondos documentales.
Un hito fundamental a tener en cuenta en la historia archivística en sel
decreto de 17 de febrero de 1868 por el que se suprimieron lasjuntas de
beneficencia y se estableció que sus competencias y funciones “junto
con sus fondos, documentos y efectos” pasasen a las Diputaciones
provinciales. Ello supuso la incorporación a los archivos de las
diputaciones de los fondos documentales de antiguas
institucineshospitalarias y benefico-asistenciales, dependiendo de estas
juntas en esos momentos, cuyos orígenes históricos, se remontan, en
líneas generales, al Antiguo Regimen, y, en algunos casos, a la Baja
Edad Media. El destino de los archivos de las Diputaciones suprimidas
en el proceso de instauración del estado actual de las autonomías, al
corresponder su territorio con alguna de las actuales comunidades
autónomas uniprovinciales (Asturias,Cantabria, la Rioja, Madrid,
Murcia y Navarra), cuyos archivos han sido integrados en lso
respectivos archivos regionales.
Sus fondos suelen estar formados por:
Fondos de la Diputacion provincial: la documentación generada por la
propia Diputacion en el ejercicio de sus funciones.
Fondos de organismos interinstitucionales: documentación de
organismos de ámbito provincial de la administración con lo que en
algún momento la diputación ha estado vinculada.
Fondos agenos a la diputación provincial, procedentes deotros
organismos y entidades, legados o bien adquiridos por compra.
Durante los periodos en los que las diputaciones se vieron fuertemente
subordinadas al poder central, sus fondos documentales se mezclaron
con los de los gobiernos civiles, debido a la confusión de las
producciones documentales de ambas entidades. Hoy se integran en los
sistemas archivísticos autoniomicos. La documentación mas importante
suele ser las actasde sesiones, actas de comisiones, como obras,
industria, libros de cuentas y de presupuestos, expedientes de obras y
subvenciones. Para hacernos una idea de los fondos que gestionan las
diputaiciones, veamos el cuadro de clasificación de la diputación
provincial de Toledo:
Gobierno
Presidencia
Pleno
Comisiones de gobierno
Comisión provincial
Comisión de Gobierno
378
Comisiones y juntas informáticas y especiales.
Administración general
Secretaria
Registro general
Patrimonio
Personal
Servicios jurídicos
Contratación
Archivo
Informática
Parque móvil y taller de maquinaria
imprenta
Servicios
Tutela y control de municipios
Asesormiento y asistencia técnica a Municipios
Beneficencia, Sanidad y Asistencia social.
Instituciones benefico asistenciales
Hospital provincial
Residencia social asistida
Residencia provincial de ancianos
Planes provinciales
Vías, obras públicas y urbanismo
Vias provinciales
Infraestructuras en municipios
Construcciones Civiles. Arquitectura
Promoción económica
Educación
Servicio provincial de maestros rurales motorizados
Cultura
Instituto provincial de investigaciones y estudios toledanos
Publicaciones
Deportes
Seguridad Ciudadana
Boletin oficial de la provincia.
Hacienda y administración económico financiera.
Intervención económica y financiera
Gestión y recaudación de tributos provinciales, estatales y municipales.
Depositaria. Tesorería
Servicios
Los servicios que ofrecen estos archivos en general son:

Recogida, conservación y descripción de la documentación
Consulta y acceso a la documentación
379
Biblioteca y Hemeroteca
Servicio de reproducción de documentos
Colaboración en publicaciones, exposiciones, y cursos y tareas de
formación
Visitas colectivas
Asesoramiento en cuanto a asistencia técnica y de carácter informativo
a archivos municipales.
Los Archivos Municipales.
Con la irrupción del Estado franquista, los poderes locales y regionales

prácticamente desaparecen a partir de 1939: todos los servicios y
acciones municipales quedan supeditados al Estado Nacional. Las
depuraciones posteriores a marzo de 1939 ponen a los ayuntamientos
en manos del poder central a dominar la ideología sobre la
profesionalidad.
Si durante la Restauración recibieron un gran empuje, lo que se puede
medir por el número de archiveros municipales anteriores a la Guerra,
estos se reducían a un 20% entre 1941 y 1966: si en 1941 había 121, en
1966 había 97. Los bajos presupuestos de los ayuntamientos irán en
detrimentos de los archivos. Por otra parte los archiveros nacionales
aumentan de 298 de 1935 a 357 en 1966.
De nuevo, la Constitución de 1978 da un giro a la vida de los archivos
municipales, al hilo de la creación de las autonomías. LE impulso
regionalista y municipalista y la recuperación del patrimonio histórico
se convierte en un elemento clave para la consolidación de la identidad
nacional. Hay un renovado desarrollo archivístico para recuperar la
memoria histórica y la revalorización del patrimonio cultural. Se dotará
a los municipios con elevados presupuestos, de los que se beneficiarán
los archivos, aunque aumenta también su volumen de documentación
debido a la independencia de su gestión y la ampliación de sus
competencias.
Para María del Carmén Cayetano Martín: deben su creación a las
actividades institucionales, en este caso públicas, y su objetivo
primordial
Normalmente los archivos municipales cuentan con una parte de
archivo histórica y otra administrativa o central. Los fondos se
transfieren cada cinco años desde las distintas dependencias al archivo
central. El acceso es libre y se rigen por la ley de Patrimonio Histórico
Español (16/1985 de 25 de junio). Existen en España 8.027 municipios
aunque muchos por ser pequeños, tienen su documentación histórica
conservada en los archivos regionales o provinciales, y ellos conllevan
libros de Acuerdos y la documentación microfilmada. Los archivos
380
municipales también comportan o custodian documentación interesante
para la ciudad. Como instrumentos de descripción suelen existir unos
inventarios cronológicos y topográficos, ficheros de dependencias y de
personal.
Los fondos municipales son imprescindibles para la micro historia. En
ellos se conserva todo lo referente a la alcaldía, secretaría, personal,
hacienda, urbanismo y cultura: las Actas municipales y comisiones
delegadas; catastros; libros de contribución, contratos, cementerios,
escuelas, beneficencia,
Concepto de archivo municipal.

Fermín Abella 1877 “no solo la reunión o conjunto de papeles,
documentos, libros y registros de una oficina, corporación o casa
particular cuando están metódicamente ordenados, sino el lugar en el
que se conservan y custodian para que sirvan de consulta”
J. Lladó y Ferragut. “el conjunto ordenado de libros, papeles y
documentos referentes a un municipio, conservados para la historia
política y cultural del pueblo respectivo”
F. Lliset Borrel “se llama archivo al servicio general de la
administración municipales encaminando a conservación de los
documentos recibidos en la entidad producidos en la misma; a informar
a las autoridades y funcionarios propios, a otros organismos o al
público sobre hechos pretéritos relacionados con la actuación municipal
y, en ocasiones estatal o provincial a nivel del municipio, y finalmente
a proporcionar un eficaz medio de conocimiento y control de dicha
actuación”.
Vicenta Cortés “conjunto de documentos acumulados en un proceso
natural por una persona o institución, pública o privada, en el transcurso
de la gestión de asuntos de cualquier índole, los producidos y los
recibidos, de cualquier fecha, los cuales se conservan y custodian para
servir de referencia, como testimonio e información, por las personas
responsables de tales asuntos y sus sucesores”
Grupo madrileño: “el conjunto de documentos que ha generado y
genera el Ayuntamiento en le transcurso de su gestión y conservados y
organizados por los propios administradores”
Mariano García Ruipérez Archivo municipal: un lugar determinado con
unas características concretas y destinado a conservar documentos,
como un conjunto organizado de éstos y un servicio municipal
especializado en su tratamiento. El archivo municipal es un servicio
público de carácter administrativo especializado en la gestión y
tratamiento de la documentación, y en la custodia y divulgación de ésta.
Servicio + custodia + divulgación
381
especializado en la
gestión y
tratamiento de la
documentación
Podemos considerar el archivo municipal como un servicio público de

carácter administrativo especializado en la gestión y tratamiento de los
documentos, en su custodia y divulgación. También podemos emplear
este término para designar al conjunto formado por todos los
documentos conservados por un ayuntamiento, procedan de uno o
varios fondos documentales, ya que junto al fondo documental
municipal pueden conservarse otros fondos generados por cofradías,
asociaciones, empresas, etcétera, en esa misma localidad. El fondo
documental municipal estaría constituido por el conjunto organizado de
documentos producidos y recibidos por el ayuntamiento en el ejercicio
de sus funciones, a lo largo de su historia, que han sido conservados
para su utilización en la gestión administrativa, la información
ciudadana, la proyección cultural y la investigación científica. Aunque
lo de organizado muchas veces no es una quimera.
Por archivo municipal también se entiende las distintas instalaciones
donde se reúnen, conservan, organizan y difunden esos fondos
documentales. Y los inmuebles donde se ubican, en aplicación del
contenido del artículo 60, apartado 1, de la ley 16/1985, pueden estar
sometidos al mismo régimen que regula los bienes de interés cultural.
El archivo municipal es aquel que reúne los documentos producidos por

los ayuntamientoso instituciones que ha precedido sus funciones, son
públicos y naturales. Custodian la documentación producida, sea cual
sea su soporte, durante cualquier época, por el ayuntamiento que la ha
originado, y conservado a través de los años con mayor o menor
cuidado para el servicio de la Corporacion municipal y de los
administrados, quienes pueden encontrar en el testimonio e información
para la defensa de derechos, datos para la consulta y materiales para la
investigación.
Se trata de archivos que suelen ser muy antiguos, como el propio
municipio al que sirven; asi pues, funcionan como archivos históricos,
intermedios y administrativos, todo al mismo tiempo siendo muy pocos
los ayuntamientos que tengan un sistema que incluya la existencia de
archivos distintos según la edad del los documentos. Tradicionalmente,
los temas que abarcan los archivos municipales eran amplios incluso en
municipios rurales; hoy el municipio ha extendido su campo de acción
a nuevas competencias y actividades, con intervención en nuevos
382
ámbitos de actuación, por ejemplo el urbanismo y medioambiente, la
actividad económica y el fomento del empleo. Sus funciones esenciales
son reunir, conservar, organizar y servir los documentos producidos por
los municipios para:
Contribuir a la organización de la gestión documental de la intitucion a

la que sirven.
Proporcionar la información requerida por los procesos adminsitrativos
municipales.
Asegurar los derechos de la Corporacion y de los ciudadanos que
aquella representa
Hacer posible el control de la gestión del Municipio
Permitir conocer el pasado histórico de la ciudad
Historia.
Los archivos de los municipios que hoy conservamos tienen su origen

en la Edad Media. Para los Concejos era importante conservar cualquier
documento que pudiera ser usdo en defensa de privilegios o
concesiones especiales. Ya las partidas obligan expresamente a
conservar los fondos documentales.
El resurgir comercial y urbano de los siglos XI y XII hace que los
centros de población urbanos y rurales se constituyan en comunidades
locales, para aunar los esfuerzos de todos los vecinos y hacer frente a
los intereses comunes sobre las tierras. Asi las ciudades y pueblos se
organizan en municipios ya en estos siglos, constituyéndose en órganos
de una administración local desonocida hasta entonces.Durante los tres
siglos siguientes el municipio es una entidad de derecho publico con
jurisdicción y autononia propias, constituida por el Consjo local y
regida y administrada por sus propios magistrados y oficiales. En la
España medieval, las competencias de los municipios abarcan todos los
asuntos que interesaban en la vida local. Para ordenación del régimen
interno de las poblaciones, los municipios dictan bandos de
cumplimiento obligatiora para los vecinos ordenanzas municipales que
reglamentaban la vida local, en ocasiones se redactaron y decretaron
estatutos jurídicos y dictaban también normas reguladoras para:
- El mantenimiento de la paz y el orden local

- La asministracion de justicia en la localidad y su termino
- Los servicios públicos municipales
- La vida económica
- La defensa militar de la ciudad
- La organización de las milicias concejiles.
383
La época de auge de los archivos municipales se situa históricamente
con los Reyes Catolicos, los primeros en mostrar un interés por
conservar la documentación, después de Alfonso X; esto puede verse en
la pragmática de 9 de julio de 1500 y de 25 de diciembre de 1501, en
las que se dan instrucciones para que los escribanos confeccionen los
libros que contenían toda la legislación de la época y custodien todos
los documentos. Posteriormente Felipe II y Carlos III también se
interesaron por ello, Asi en 1759 se aprobó la orden del Consejo para
que se asentaran en los libros de los ayuntamientos las reales cedulas
ejecutorias y otra cedula de 1788 se ordenaba a los corregidores que
custodiasen los libros que contenían los privilegios, esctiruras y demás
dococumentos pertenecientes al común.
En el siglo XIX salieron también varias disposiciones referentes a los
archivos municipales, como las de 1823 y 1835 que encargaban el
archivo al secretario municipal. La ley de 30 dejunio de 1894 obliga a
que los archivos ministeriales estuvieran servidos por miembros del
cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Anticuarios, y como
consecuencia, los Archivos de las Diputaciones y de los municipios que
al juicio del ministerio de fomento se considerasen importantes, estaban
obligados a tener al frente de ellos a personas que poseyeran el titulo de
Archiveros, Bibliotecarios y Anticuarios, o individuos del cuerpo
facultativo. Esto, lamentablemente, no se ha respetado en muchos casos
y su consecuencia, ha sido, por una parte, su abandono y laperdida de
numerosos documentos y, por otra, la desprotección de los ciudadanos
al verse privados de las constataciones escritas de la actividad
administrativa, de sus propias reclamaciones, en definitiva, de sus
derechos.
En 1945 se adoptan medidas en cuanto a ls fondos documentales
custodiados en los Ayuntamientos, mediante una circular en la que se
hace responsabels a las diputaciones de la redacción de inventarios de
estos archivos y de su comunicación al Instituto de Estudios de la
propia adminsitracion local.
1978 sera un año clave para los archivos municipales, puesto que la
constitución supone nuevos deberes. Por un lado propicia una
modernización acelerada de nuestras administraciones y por otro las
funciones del archivo municipal se expanden, abarcando a todos los
ciudadanos que requieran sus servicios, tal como se reconoce en el
articulo 105b.
Situacion actual.
384
Los archivos municipales españoles son instituciones antiguas, con
documentos valiosos que ha iniciado un camino firme hacia su
integración completa en una administración local moderna y los
trabajos ejecutados para conseguirlo han convertido a estos centros en
referencia para los restantantes archivos del país.
Las nuevas tecnologías colaboran con los archivos, cada vez hay mas
archivos y archiveros, pero las unversiones necesarias para sonservar
los nuevos documentos y mantener los antigus son de tal calibre que
pueden convertirse en insostenibles a largo plazo.En palabras de
Ramon Arlberch i Fugueras, hoy los archivos municipales están: “…en
un apasionante proceso de evolución y redefinición”, por la
introducción de los nuevos criterios de innovación y calidad, unos
ciudadanos cada vez mas exigentes, la mayor normalizacioon de las
infraestructuras y de los recursos y las tencnologias de la información y
las comunicaciones. Por todo ello, según este mismo autor, los archivos
municipales deben:
- Implicarse en la gestión de los documentos y la información

- Comprometerse permanentemente en la innovación y la calidad
- Utilizar eficientemente las tecnologías
- Proporcionar un acceso agil y transparente a la información
- Preservar un patrimonio documental milenario
- Desarrollar una nueva dimensión organizativa
- Modenizar sus equipamientos
- Apostar por la cooperación y la acción solidaria
- Comprometerse con la sociedad civil
- Apostar por una sociedad del conocimiento.
En esta línea jose Ramon Cruz Mundet incide en la importancia de la

visibilidad de los archivos municipales, los cuales manejan la
información (o, para hablar en términos mas a la ultima, el
conocimiento) contenida en sus documentos. Según este autor,
“planificar, presentar e impulsar programas de gestión de documentos y
archivo es la mejor manera de avanzar en este sentido”. Sin lugar a
dudas, la informática ha revolucionado el mundo de los archivos; el
ordenador es una herramienta mas de trabajo en los archivos
municipales, aunque en ningún caso la digitalización puede suponer la
dsestruccion del material histórico.
Sin embargo, los archivos municipales se enfrentan aun a problemas
básicos como:
- La falta de equipamiento, ubicaicon, personal, etc.
385
- En los últimos años, las actuaciones administrativas en los
archivos municipales han siso promovidas por los gobiernos de
las comunidades autónomas o por las diputaciones provinciales,
siendo insuficiente el desarrollo legislativo.
- El desconocimiento por parte de las ciudadanos del papel que los
archivos deben cumplir en la gestión administrativa y cultural
- La falta de programas de actualización en loos municipios
menores.
Organización del archivo.
El critreio de ordenación de un archivo ha de estar basado siempre en le

respeto al origen de los fondos documentales, puesto que es de acuerdo
con la institución que los genera y ordena como debe producirse su
clasificación. La segunda condición es que se ordene sin alterar su
orden de llegada al archivo. Los fondos municipales se organizan,
generalmente, en torno a tres grandes grupos:
Gobierno: que incluye la documentación de los órganos de gobierno del

municipio (alcalde, pleno, comisiones, etc.) y, en algunos casos, las
autoridades supranacionales que han ejercido porder a lo largo de la
historia (autoridad real, señorial, eclesiástica, Delegados del gobiernos
central).
Secretaria, que incluye la documentación propia de Secretaria General:
personal, contratación, servicios jurídicos, etc.
Servicios, comprende los servicios y competencias propios de cada
municipio, según su volumen de habitantes, debe gestionar tal y como
establece la ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de bases del régimen
local, aunque con frecuencia los pequeños municipios ejercen servicios
y funciones que por ley están reservados a los de mayor numero de
población: Sanidad y Asistencia Social, Obras y Urbanismo,
Educacion, Cultura, Medio Ambiente, etc.
Hacienda: con toda la documentación relativa a la gestión económica
municipal: juntas económicas, intervención, recaudación, etc.
En ocasiones también conservan los ayuntamientos fondos de otros

organismos públicos o privados. Con frecuencia la documentación de
los juzgados de paz, o de instituciones ya desaparecidas, como la
Oficina Local del Movimiento, o de Particulares que han depositado en
ellos sus fondos. Por ejemplo, el Archvio de la Villa se conservan los
fondos de Familia de los Duques de Pastrana (1221-1954) y de la
familia Lujan (1530-1898).
386
La incorporación de personal cualificado en los archivos municipales,
junto a las políticas desarrolladas por las distinta autonomías para la
recuperación y gestión adecuada de estos fondos, ha convertido a este
sector de los archivos en uno de los mas activos con abundante
bibliografía, grupos de trabajo y multitud de propuestas. De estas
propuestas han surgido diversas propuestas para la clasificación de
fondos, ya sea el nivel municipal o autonomico, algunos de los cuales
expondremos a continuación, para poder hacernos una idea mas exacta
de la documentación municipal.
No se debe olvidar que los cuadros de clasificación desarrollados
buscan conjuntar las necesidades de la documentación histórica y
administrativa, aunque en ocasiones se mantienen cuadros paralelos
para la documentación mas antigua generada a partir del siglo XX.
Veamos como ejemplo el cuadro de clasificion del ayuntamiento de
Vigo, La Coruña, Lugo, Pontevedra y Ourense.
Archivo Municipal de A Coruña
Datos generales:
Calle Duran Loriga 10, 3º. 15003 a Coruña
Tlef: 981 184394 / 981184396 archivo@coruna.es
inverno (16 de septiembre al 14 e3 junio): Lunes a viernes de 8:00 a
14:30 h. Verano: (13 de junio a 14 de septiembre): Lunes a viernes de
08:00 a 13:30 h.
Servicios
Actividades culturales (exposiciones y visitas). Sala de
consulta. Reprografía. Biblioteca auxiliar. Información oral y escrita.
Acceso:
Cubrir el impreso de pedido-consulta.
Presentar el DNI.
Finalidad:
Información y servicio al investigador.
Recoger, servir y custodiar la documentación producida por el
Ayuntamiento en el transcurso de su gestión.
El archivo municipal coruñes
Los archivos municipales custodian documentos que son mucho más

que la memoria escrita próxima y directa de la historia de las ciudades,
son además testimonio de la propia administración y garantía de los
derechos y deberes de los ciudadanos. El Archivo Municipal de A
387
Coruña puede definirse como el centro en el que se reúnen, custodian y
difunden casi cincuenta fondos documentales públicos, privados y
colecciones relacionados con la Ciudad en particular y con Galicia en
general.
De los fondos públicos el más importante, voluminoso y el que le
aporta carta de naturaleza a la institución es el del Ayuntamiento de A
Coruña. Se trata de un conjunto de documentos producidos y recibidos
por el ayuntamiento en el ejercicio de sus funciones y que se conservan
debidamente organizados para su utilización en la gestión
administrativa municipal, la información, la cultura y la investigación.
Su origen se encuentra íntimamente unido a la creación de la villa en el
año 1208. En esa fecha, mediante carta de población otorgada por el rey
Alfonso IX, se le concede a estos habitantes un territorio –dos leguas- y
unas normas de organización –Fuero de Benavente-. Desde entonces
hasta la actualidad, el ayuntamiento generó actas de acuerdos,
expedientes de obras municipales y particulares, matrículas y padrones
de habitantes, libros de contabilidad, expedientes personales y demás
documentos que recogen la vida de esta ciudad.
El sistema
El Archivo Municipal se configura como un sistema integrado por
diferentes niveles – archivos de gestión, administrativo e históricoa
través del cual se transfiere la documentación, en un proceso fluido,
cumpliendo una serie de normas y plazos precisos, desde las oficinas
productoras hasta su destino final en el Archivo Histórico.
Fondos:
La riqueza del centro se basa en la relevancia de sus fondos
documentales, en su antigüedad, y en la variedad de clases, tipos y
soportes de los documentos.El archivo cuenta con inventarios de la
mayor parte de sus fondos y, en algunos casos, catálogos. El cuadro de
clasificación de fondos es el siguiente:
Ayuntamiento de A Coruña
Ayuntamiento de Sta. María de Oza
Aduana de Betanzos
Capitanía General de Galicia
Fe pública: Notarías de A Coruña
Gobierno Militar – Castillo de S. Antón
Junta de Armamento y Defensa de la Provincia de A Coruña
Junta de Censura de Provincia
Junta del Reino de Galicia
Real Audiencia de Galicia
Real Intendencia de Galicia
Individuos
Alvariño González, A
388
Bugallal y Marchesi, J.L.
Casabella López, X.M.
Castillo López, Á.
Ferrer Sanz, P. 2
Gaos Berea, A.
González López, E.
Linares Rivas
Mariño Ortega, P.
Martínez Quiroga, J.C.
Rey Escariz, A.
Tenreiro Rodríguez, A. / Tenreiro Brochón, A.
Villar Martelo, J. 4
Familias
Acha Patiño
Bermúdez de Castro
Empresas
Compañía arrendataria de fósforos
Compañía Pérez Lebrón/González Villamil
Diligencias de Poniente de España (A Coruña)
Fotografía Pacheco 5
Martínez- Barbeito, Construcciones
R. Molina y Co, (A Coruña y Vigo)
Teatro Rosalía Castro
Asociaciones
Asamblea Local de la Cruz Roja
Ateneo da Coruña Curros Enríquez
Cofradía de los Herreros de A Coruña
Junta de Defensa de A Coruña
Junta Técnico – Mixta del
Aeropuerto de A Coruña
Colecciones:
Impresos: bandos, manifiestos y avisos

Carteles (fiestas, exposiciones...)
Carteles, programas... taurinos
Documentos Antiguos
Martínez Salazar
Documentos 6
Estampas de Galicia Carlos
Martínez-Barbeito
Fotografías de A Coruña
Gallegos Ilustres
Postales de A Coruña
389
Tarjetas publicitarias
El Archivo Histórico Municipal custodia documentos del pasado de A

Coruña que explican el presente y orientan el sentido del futuro. La
utilización de las nuevas tecnologías y la aplicación de normas
internacionales de descripción de documentos le permiten, hoy por hoy,
incorporarse de forma activa y participativa al siglo XXI. El
Ayuntamiento de A Coruña, poseedor de un archivo municipal
excepcional, mantiene su compromiso de difundir y conservar el
patrimonio documental que le ha sido legado.
El Archivo Municipal, con una superficie de 598 m2, se encuentra
situado en el edificio Casa de Cultura Salvador de Madariaga, dividido
en las siguientes áreas:
Sala de consulta con dieciocho puestos de lectura.
Sala de trabajos técnicos e información.
Despachos.
Depósitos.
Taller de conservación.
390
3. CAPITULO III
EL DOCUMENTO Y LA GESTIÓN DE
DOCUMENTOS
391
392
EL DOCUMENTO DE ARCHIVO
El documento de archivo. Concepto de archivo, clases, valores y ciclo

vital de los documentos. Los documentos electrónicos: clases,
características y problemas.La gestión de documentos. Tipologías
documentales. Los documentos electrónicos
Concepto de documento y documento de archivo.
Definición según la ley de patrimonio Histórico español 16/1985 de 25

de junio (BOE Nº 155, de 29 de junio, corrección de errores BOE Nº
296 de 11 de diciembre de 1985).
En el capítulo I del título VII, articulo 49 punto 1. Se entiende por

documento:
Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra

expresión gráfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier tipo de
soporte material, incluso los soportes informáticos. Se excluyen los
ejemplares no originales de ediciones.
En el capítulo I del título VII, articulo 49 punto 2,3 y 4.
Forman parte del patrimonio documental los documentos de cualquier

época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus función
por cualquier organismo o entidd de carácter publico, por las personas
jurídicas en cuayo capital perticipe mayoritariamente el estado u otras
entidades publicas y por las personas privadas, físicas o jurídicas,
gestoras de servicios públicos en los relacionado con la gestión de
dichos servicios.
Forman igualemnte partel del Patrimonio Documental los documentos
con una antigüedad superior a los cuarenta años generados,
conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por les
entidades y asociaciones de carácter político, sindical o religioso y por
las entidades, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de
carácter privado.
Integran asimismo el Patrimonio documental los documentos con una
antigüedad superior a los cien años generados, conservados o reunidos
por cualquiera otras entidades particulares o personas físicas.
- Definición de la ley de Patrimonio Histórico de Galicia.
393
En el título VII, Artículo 76, punto segundo se entiende por documento:
Todo testimonio de funciones y actividades humanas recogido en un

soporte perdurable y expresado en lenguaje oral y escrito, natural o
codificado. Se excluyen los ejemplares no originales de obras editadas
o publicadas.
Definición del decreto 307/1989 de 23 de noviembre. Archivos y

patrimonio documental del Galicia (DOG. Nº 23 1 febrero de 1990).
Se entiende por documento:
Toda expresión en lenguaje oral, escrito natural o codificado, recogida

en cualquier tipo de soporte material, y cualquier expresión gráfica
que constituya testimonio de funciones y actividades sociales de los
hombres y de los grupos humanos, excluidas las obras de creación e
investigación editadas, así que como aquellas que por su índole,
forman parte del patrimonio bibliográfico.
Definición del Diccionario de terminología archivística.
La combinación de un soporte y la información registrada en él que

puede ser utilizado como prueba o para consulta.
Definición Según varios autores (Tanodi, Antonia Heredia Herrera,

Olga Gallego Domingo, Pedro López Gómez.)
- Aurelio Tanodi: soporte que contiene un texto que es el resultado de

una actividad administrativa de una entidad, efectuada en
cumplimiento de sus objetivos y finalidades.
- Antonia Heredia Herrera: documento es el testimonio de la actividad
del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene información.
- Olga Gallego Domínguez y Pedro López Gómez: testimonio de la
actividad del hombre fijado en un soporte perdurable. Cada documento
a su vez puede originar otros documentos distintos, que constituyen
series, resultado de diversas actividades dentro de una misma función,
que por proceder de un mismo origen o un mismo autor forman una
sección.
Según el diccionario de terminología archivística se entiende por

documento:
394
«La combinación de un soporte y la información registrada en él, que
puede ser utilizada como prueba o para consulta».
Elementos que lo caracterizan:
- El soporte que le confiere corporeidad física, y puede ser desde

una tablilla de barro a un disco óptico.
- La información, es decir, la noticia que transmite.
- El registro, o sea, la fijación de la información en el soporte,
mediante tinta, impulsos electromagnéticos…
Esta definición engloba al documento en sentido general, pero el de

archivo posee ciertos elementos diferenciadores:
- El carácter seriado: los documentos e producen uno a uno y con

el paso del tiempo constituyen series.
- La génesis: se producen dentro de un proceso natural de
actividad.
- La exclusividad: la información que contienen rara vez se
encuentra en otro documento.
- La interrelación: como principio general las piezas aisladas no
tienen sentido o tienen muy poco, por las relaciones entre sí.
- La unicidad. Es decir, su condición de originales al ser el reflejo
de un acto administrativo realizado por un órgano como prueba y
testimonio fehaciente del misno y que incorpora unos elementos
de validación.
El documento es al expediente lo que en química es el átomo a la

molécula.
En todo documento aparecen tres elementos:
- El soporte material, duro (piedra, arcilla, bronce, tableta) o

blando (papiro, pergamino, papel, lienzo, celuloide, cintas de
poliéster, etc.).
- El medio de fijación operativo o del lenguaje elegido para fijar la
información en la materia soporte (escritura alfabética, imagen
analógica, escritura digital, con tinta, impulsos
electromagnéticos, etc.)
- Información, mensaje, contenido, noticia (carta, testamento, ley,
texto funerario, etc.)
395
Según esta perspectiva son documentos tanto el papiro egipcio como
una pintura rupestre, una moneda, una crónica, etc., pues en todos ellos
encontramos los tres elementos señalados.
El documento sería por tanto el medio (soporte material) por el cual se

transmite el mensaje explicito que contiene (a través del espacio y el
tiempo). Cabe distinguir entre el mensaje documentario (incluido el
documento) y el documento en sí, que es el medio para la transmisión
de este mensaje.
2. Génesis documental
Estudia la procedencia, nacimiento y desarrollo del documento por

tanto el autor de la acción jurídicaque en él se contiene, el destinatario
de la acción jurídica del documento y del documento mismo, y el
rogatario que puede no existir o confundirse con el autor y el
destinatario.
El documento como expresión del acto jurídico comprende dos
elementos que pueden exigir tiempos distintos:
- El acto jurídico en sí, al que los diplomatistas llaman actio y

corresponde al autor y al destinatario.
- El acto documental o conscriptio, por el que se adquiere la
constancia de la actio merced a su reflejo escrito y que
corresponde al rogatario.
La Actio
Comprende diversas fases:
- La petitio. Súplica, ruego, reclamación de las partes interesadas

en el contenido del documento.
- Intercesio. Intermediación que presentaba la petición o súplica.
- Interventio
- Consentio participación de personas cuyo parecer y
consentimiento se tenía en cuenta al realizar determinada acción
jurídica con vistas a su documentación.
- Testificatio. Testigos y confirmantes
La Conscriptio
Compuesta por:
396
- Iusio o rogatio. Ruego o encargo dirigido a quien corresponda
por la parte interesada del documento.
- Minuta. Hechura o confección de un escrito preparatorio del
documento, en forma de nota o borrador.
- Mundum. Documento definitivo confeccionado ya de manera
elegante.
- Recognitio. Conformación de la conformidad entre el deseo y el
plan del autor y el documento.
- Valiatio. Signos y suscripciones o firmas con que se cerraba el
texto del documento para darle fuerza de derecho. Y la remisión
al destinatario.
Estas dos fases constituyen el procedimiento documental que marca el

“iter” documental, muy claro en la documentación contemporánea al
ser fjada por ley o por la normativa, pero no tanto en la medieval
porque el procedimiento era en buena parte oral y no siempre dejaba
rastro.
Se entiende que los documentos de archivo son los mismos documentos
administrativos que pasan de las oficinas del archivo. Estos al menos,
en lo que se refiere a la documentación pública y siempre mediante un
acto formal.
Clases, valores y ciclo vital de los documentos.
Martínez Comeche afirma la posibilidad de establecer diferentes

clasificaciones del documento, destacando las que inciden en:
- La naturaleza del soporte: mayoritariamente se usa papel (libros,

artículos, folletos, etc.), materiales magnéticos (cintas
magnetofónicas y de video, disquetes, etc.) soportes ópticos
(video discos, CD-ROM, discos compactos, etc.), aunque a lo
largo de la historia se ha usado la madera, piel, pergamino,
piedra, metal, etc.
- El código empleado en el mensaje: permite distinguir entre

documentos textuales (signos correspondientes a una lengua
escrita), gráficos (mapas, planos), figurativos (dibujos, etc.),
fotográficos (diapositivas, microfilms, etc.), sonoros o fónicos
(cintas, discos), audiovisuales (películas, vídeos, etc.), plásticos o
tridimensionales (objetos), informáticos (legibles por ordenador),
multimedia (cuando combina varios de los códigos anteriores).
397
- El rigor científico del mensaje: científicos, técnicos y de
divulgación.
- El área de conocimiento que abarca el mensaje: documentos

económicos, sociales, históricos, jurídicos o lingüísticos, entre
otros.
El tratamiento y consiguiente modificación del mensaje original:

documento primario (contenido original: libros, artículos, etc.);
secundario ( su contenido deriva del original y lo referencia mediante
reglas y normas específicas); y terciarios (difunde un contenido
primario, cuya información presenta con una estructura típicamente
secundaria: diccionario, léxicos, tesauros, enciclopedias).
La capacidad de difusión: mensaje publicado o público, inédito,

reservado o personal.
Muchas otras, anteriores y posteriores, son las clasificaciones que han

intentado sistematizar los documentos informativos aunque pocas han
resistido el paso del tiempo. La triple dimensión del documento, en
cuanto a soporte físico, mensaje informativo y posibilidad de
transmisión o difusión del conocimiento sustentado en el documento y
actualizado en el proceso documental, señalada por Yepes, constituye
una base para fijar su tipología. Blanca Bravo hace referencia a las
aportaciones de Malclés (1975), García Gutiérrez (1984), Beaudiquez
(1989, Coll-Vinent y Bernal (1990), Guinchat y Menou, Pinto (1992),
Martín Vega, Martínez Comeche (1995), López Yepes, (1995, 1997),
Sagredo (1996), Carrizo y Codina (2000), entre otras relevantes.
Clasificación de los documentos
En primer lugar y a simple vista los documentos pueden ser simples o

piezas documentales compuestos o unidades archivísticas.
Entre los primeros una Real cédula, una carta, un mandamiento.
Entre los segundos están los documentos están los documentos
reunidos en razón de un proceso burocrático o de una partida
cancilleresca o administrativa que forman un todo difícil de separar de
su identidad. Sus distintas manifestaciones serán:
Expediente de procedimientos administrativos,
Registros (suelen tener forma de libro), «dossier» documentos
agrupados en razón de un tema que no sueles responder a una
tramitación preestablecida.
398
Serán diferentes de acuerdo con la manera de transmisión de la
información. Así tenemos:
Documentos textuales que transmiten la documentación mediante texto

escrito.
Documentos gráficos la información se representa mediante formas o
colores.
Documentos en imagen (fotografía, diapositivas, películas).
Documentos audiovisuales son aquellos que transmiten información por
medio de imagen o sonido. Legibles por máquinas (bandas, fichas
perforadas o informáticos)
Otra clasificación es por la calidad de sus autores que establecerá dos

categorías diplomáticas: públicos y privados.
Otra distinción la podemos hace entre la «actio» o hecho documento

(asunto jurídico) y «conscriptio» o puesta en práctica por escrito de los
documentos y será la que nos contraponga el documento dispositivo y
al documentos de prueba o probatorio.
Caracteres de los documentos
Schellenberg (1961) sistematizo los caracteres de los documentos, tanto

los relativos a su estructura física (caracteres externos) como a su
contenido sustantivo (caracteres internos).
Caracteres externos Caracteres internos

Clase Entidad productora
Tipo Origenes funcionales
Formato Fecha y lugar de
producción
Cantidad Contenido sustantivo
Forma
Los documentos poseen caracteres internos y caracteres externos:
Los caracteres externos:
La clase: está determinada por el procedimiento empleado para

transmitir la información. Así tenemos documentos:
399
Textuales: que puede ser manuscrito o impreso, por estereotipia o por
ordenador basado en signos alfabeticos legibles directamente nos
remite al conomicento de los distintos alfabetos y lenguas. transmiten la
información mediante texto escrito, sea manuscrito, mecanografiado o
impreso. Producto de las administraciones y abundantes en los
archivos.
Iconográficos o figurativos: emplean la imagen, signos textuales,
colores… para representar la información. (mapas, planos, dibujos,
fotografías, diapositivas)
Analógicos: grabable y legible por maquina (documentos
audiovisuales), que permiten grabar y reproducir sonidos, imágenes e
imágenes en movimiento, con y sin sonido, cuyo conocimiento esta
ligado a la técnica especialmente fotográfica, discográfica y
cinematográfica.
Digitales: grabables y legibles por maquina y mediante un programa
adecuado (informatico)
Sonoros: permiten grabar y reproducir cualquier sonido, casi siempre
palabras en el caso de los archivos: discos, cintas magnéticas, discos
compactos…
Audiovisuales: combinan la imagen en movimiento y el sonido, aunque
los primeros ejemplos carecían de este último aspecto: filmes, videos,
videodiscos.
Electrónicos o informáticos: son generados en el entorno de los
ordenadores: fichas perforadas, cintas magnéticas, diskettes, cd-rom…
La clase consisten en el medio para interpretar la información fijada en

el soporte y puede corresponder a sistemas tradicionales o a nuevos
sistemas
El soporte: o configuración física del documento, que depende de los

materiales empleados en su elaboración: papel, soporte fotográfico,
magnetico, óptico, etc.
El tipo: es una característica que va más allá de lo meramente físico o

externo, por cuanto revela tanto el contenido como su estructuración en
el documento, y deriva de la acción representada. Así la acción
consistente en plantear preguntas se materializa en un tipo denominado
cuestionario, donde la información se estructura de forma meramente
diferenciada respecto de otros tipos documentales.
Según Vicenta Cortes es el numero y disposicione de los elementos de
la información correspondiente a la actividad que ha producido el
documento (de consultar- consulta de decretar-decreto.de denunciar
denuncia…) Para Hereidia Herrera el tipo es el termino que sirve para
400
condensar y globalizar las características esenciales, tanto formales
como informativas, de una unidad documental.
El formato: está en función de la forma de reunir los documentos y el

soporte, en el caso del papel hablamos de legajos, volúmenes, DIN A3,
A4, etc. En los documentos convencionales, audiovisuales e
informaticos; y el soporte sustentado, que materializa los signos,
grafias, imágenes o bips, es decir, las tintas, emulsiones, impulsos
electromagnéticos y los caracteres, sistema de simple modificación del
soporte o de adhesión de un elemento ageno al sustentante: tintas
laminados, fotosensibles, magnetizados o impresios eléctrica. Tambien
ser refiere a la configuración que adopta por medio de la manipulación
especifica: escritura y su disposición (márgenes, pautado, etc.) signos
graficos especiales, sellos.
La cantidad o volumen: se refiere al número de unidades (volúmenes,

legajos, documentos…) y al espacio que ocupan los documentos
(metros lineales). Es un atributo muy importante en el documento de
archivo por la incidencia que tiene en los archivos, para la recepción,
selección, la custodia, la descripción, la comunicación y la difusión. La
documentación textual puede expresarse en metros cubicos, cuadrados
y lineales, o en unidades de instalación, que a veces se especifican en
paquetes, mazos, capetas, legajos, volúmenes e incluso en documentos
individuales.
La forma: más conocida con el término diplomático de tradición

documental, consiste en la ingenuidad, es decir en la condición de
original o copia y sus distintas variantes, copia simple, certificada. Se
pueden señalar tres formas en las que puede aparecer el documento:
Minuta: son documentos preparatorios al original, por tanto, borradores.
Original: son aquellos realizados por voluntad directa de sus autores y
conservados en la materia y forma en la que fueren emitidos. Va
implícito el concepto de autenticidad diplomática, es decir, hecho
validado por la persona que lo entitula y la autenticidad jurídica. No
obstante, que un documento sea original no implica que sea autentico.
La autenticidad esta en relación con la información y esta puede ser
veraz o no , al margen de que el documento sea original.
Autografos: escritos por la misma persona que lo entitula y firma.
Heterografos: escritos por otra persona distinta al autor, pero con la
valided de este.
Originales multiples: todos los documentos tienen la misma valided
legal y se hacen por razones de seguridad (cartas, partidas porn ABC
medievales o los actuales duplicados.
401
Copias. Surgen con la finalidad de reproducir los originales.
Normalmente se hancen en distinto formato y con distinta validación.
La producción indiscriminada de copias supone una gran amenaza para
los archivos, ya que en ocasiones los documentos se multiplican en
exceso. Es en este putno donde se debería hacer mas incidencia en lo
que respecta a la racionalización de la gestión documental en los
órganos productores asi como en los programas de expurgo. Los tipos
de copias son también varios: copias simples, certificadas, códices
diplomáticos, etc.
Caracteres internos:
La entidad productora: es decir, el autor del documento, que puede

ser persona física o moral, pública o privada.
Los orígenes funcionales: las razones por las que se produce el

documento, tomando en consideración, y por este orden, la función la
actividad y el trámite por los que ha sido realizado.
La fecha y el lugar de producción: también denominado datación

crónica y tópica del documento, que lo sitúa en el tiempo y en el
espacio.
El contenido sustantivo: el asunto o tema de que trata un documento, o

sea, los fines u objetivos perseguidos con su redacción. El contenido
puede ser intensivo (muchos datos asuntos concretos y bien definidos),
extensivos (pocos datos sobre un conjunto de elementos muy amplio,
como un censo de población por ejemplo), diversificado (datos varios
sobre cuestiones diversas).
El contenido puede ser:
§ Intensico cuando el documento ofrece muchos datos sobre un

asunto en concreto, por ejemplo un expediente de obras o uno
personal.
§ Extensivo. Ofrece pocos datos sobre el tema en cuestión, pero se
refiere aun gran numero de personas o cosas (padrones de
vecinos, listas electorales…)
§ Diversificado: cuando ofrecen datos de varios temas (memorias,
correspondencia, etc.)
La capacidad para evaluar los documentos, una d ela stareas mas

difíciles del archivero, no la posee quien no esta preparada para hacer
un análisis justo de todos los caracteres del documento, especialmente
402
el contenido que es, en suma, donde se encierra la información. Pero,
no hay que olvidar que el interés de una información puede radicar en
quien la ha producido, cuando y donde y en virtud de que actividades o
facultades, es decir, los otros caracteres internos merecen una atención
semejante.
Los valores de los documentos:
Los valores que poseen los documentos en función de los efectos que
causan, de la información que contienen o de su importancia como
fuente primaria para la historia o para la ciencia y en el establecimiento
de la prescripción de sus valores.
Theodore R. Schellenberg estableció en 19562 la distinción entre el
valor primario y el secundario, a partir de la teoría de que el valor de
los documentos varía en función del tiempo transcurrido.
El valor archivístico seria por tanto: “el conjunto de valores
administrativos, legales, probatorios y/o informativos, que justifican la
conservación permanente de los documentos” para la administración
productora, para otras administraciones y para la investigación.
Estos valores son de dos tipos:
- Valor primario, inmediato o administrativo: regulados por norma, su

valor va unido a la finalidad para la que se general el documento.
Pueden ser valor administrativo, valor legal, valor fiscal
- Valor secundario, mediato o historico: se derivan de un efecto

indirecto a la finalidad para la que fueron generados los documentos:
valor informativo, valor histórico
A continuación vamos a analizar brevemente los distintos valores de los

documentos:
·Valor jurídico: es aquel del que se derivan derechos y obligaciones

legales regulados por el derecho común.
Valor administrativo: los documentos son producidos por la

Administración como soportes físicos de una determinada acción
administrativa que deberá seguir un trámite para surtir unos efectos
concretos, de acuerdo con las normas de procedimiento. En
consecuencia, el documento mantendrá su valor administrativo,
independientemente de que se superpongan otros, desde su origen hasta
403
el momento en que se considera concluida y sin efectos la acción
administrativa de la que es soporte (generalmente 5 años).
Valor legal: son aquellos que contienen derechos de la Administración

o de los particulares que pueden ser efectivos ante los Tribunales.
Valor contable: aquel que tienen los documentos que pueden servir de
explicación o justificación de operaciones destinadas al control
presupuestario.
Valor fiscal: este tipo de valor aparece en los documentos cuya función
consiste en justificar el dinero que la Administración ha recaudado,
distribuido, controlado o gastado. En líneas generales, la importancia de
esta función de control determina una permanencia de valor superior al
del período en que se desarrolla la acción administrativa
correspondiente (generalmente 5 años).
Valor informativo: es la capacidad del contenido de un documento para

ayudar a reconstruir las actividades pasadas de un organismo, para
facilitar la información necesaria tanto para programas de actuación
inmediata como futura y para proporcionar datos sobre los que se
puedan basar las nuevas actividades.
Puede coexistir con cualquier otro tipo de valor, y generalmente
permanece cuando los demás han prescrito. “aquel que sirve de
referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad
de la administración y que también puede ser testimonio de la memoria
colectiva”.
Valor histórico: se deriva de la posibilidad que un documento ofrece de

ser utilizado como fuente de reconstrucción histórica desde cualquiera
de sus aspectos: político, fiscal, social, económico, institucional, etc. Si
se determina que un documento tiene valor histórico, éste no prescribirá
nunca. “aquel que posee el documento como fuente primaria para la
historia”
Valor operativo: es el que predomina en los documentos de archivo,

pues los documentos la mayor parte de las veces, se hicieron con fines
practicos, para que la administración o los individuos puedan cumplir
sus fines.
Valor sustancial: en cuanto que puede dejar constancia de los hechos y

circunstancias significativas relacionadas con la existencia de un
organismo, entre ellas las que hacen referencia a los orígenes, a la
404
organización al funcionamiento, a la labor de actividades esenciales de
cada dependencia y a las tareas operativas de tramite.
Valor económico: de los documentos que están en relación con el

precio de realización de los registros, expedientes y de la
administración desde su inicio hasta su finalización, y que es la suma
del costo de los materiales.
Los distintos valores de los documentos se pueden superponer entre sí.

Por poner un ejemplo, el valor histórico se puede superponer a todos los
demás, como sucede en los Expedientes de Acuerdos del Consejo de
Gobierno de cualquier administración autonómica, puesto que desde
que están en fase de archivo de oficina tienen en sí mismos valor
histórico, sin perjuicio de otros valores.
Otro ejemplo sería el Impuesto sobre la renta de las personas físicas
que posee tanto valor administrativo como legal y fiscal, al menos
durante los 4 años siguientes a su presentación. En el proceso de
análisis y valoración de series documentales se establecerán los plazos
de vigencia que determinen la conservación o eliminación de los
documentos, su transferencia a otras fases, el tratamiento archivístico y
los plazos de reserva en cuanto a la consulta de los documentos.
Estas restricciones deg acceso vendrán impuestas por la normativa
vigente, como es el caso de la información relativa a la seguridad,
honor, intimidad y propia imagen de las personas, a la seguridad del
Estado y a la averiguación de los delitos.
Caracteríaticas de los Valores:
Valor primario o Valor secundario o

inmediato mediato
Interés Para el productor y Para los interesados
los interesados y los investigadores
(desde una y las personas con
perspectiva intereses culturales o
administrativa) informativos.
Aspectos/tipos Administrativo
Legal Informativo
Contable Histórico
Técnico
Duración Támite Permanente
Vigencia
Plazo precaucional
405
Evaluación Sí (para la No
elaboración de
calendarios de
transferencias y
tabla de selección)
Conclusion Para la eliminación Conservación
o disponibilidad permanente
Tipos de Valores:
Administrativo: Los que poseen los

Originario documentos para la administración
que los produjo como concrección de
sus actuaciones.
Legal: los documentos dan testiomio

de algo conforme a la ley, poseen un
aspecto probatorio que no tienen que
coincidir necesariamente con la
duración del valor administrativo,
pues puede prolongarse. Por ejemplo,
el Registro general de entrada de un
Primarios organismo cuyo fín es controlar el
Paralelos flujo documental de la administración
competente, poseerá un valor legal al
servir de prueba de los documentos
recibidos.
Fiscal: Los documentos pueden servir
como justificante del cumplimiento de
sus obligaciones tributarias.
Jurídico: documentos de los que se

deriban derechos y obligaciones
reglamentados por un derecho común.
Contable: los documentos sirven para
justificar operaciones de control
presupuestario
Informativo: los documentos pueden

servir de referencia para la
reconstrucción de las actividades de
406
Secundarios las administraciones. Pueden ser útiles
para proporcionar datos y
antecedentes a la institución
productora o a la administración.
Histórico: los documentos poseen
interés como fuente para la historia.
El ciclo vital de los documentos.
Los documentos generados y recibidos en el ejercicio de su actividad

por las distintas oficinas, tienen, como todos los documentos
administrativos, su propia vida. Cumplen un ciclo vital, lo que se ha
dado en llamar las tres edades de los documentos: una primera en la que
se tramita, una segunda cuando, ya tramitado, todavía puede ser motivo
de recurso o de consulta como antecedente, llegando, por fin, a una
última edad en la que el documento ha perdido todo valor
administrativo, pero puede tener valor histórico.
En cada una de esas edades los documentos tienen distintos valores:
mientras se tramita puede tener valor administrativo, fiscal, jurídico o
informativo (a los que se llama valores primarios), mientras que
cumplida su etapa administrativa puede alcanzar un valor
exclusivamente histórico o cultural.
Consecuentemente, el documento en su ciclo vital va a ir pasando por
distintos tipos de archivos: mientras dure su gestión tiene que estar lo
más cerca posible de la persona concreta que maneja esos papeles, en el
Archivo de oficina; cuando haya cumplido su trámite administrativo,
pero todavía puede ser motivo de consulta más o menos frecuente por
su productor, pasará al Archivo Central, que debe estar situado en los
servicios centrales de la institución. Ahí esperará entre 10 y 15 años,
donde pasará a un Archivo intermedio, idealmente situado en el
extrarradio de las ciudades para poder hacer frente a un
almacenamiento masivo de documentos al menor coste, que en el caso
de la Junta de Andalucía es el Archivo General de Andalucía.
Finalmente, la documentación que tenga que ser conservada será
custodiada permanentemente en el archivo histórico. El cuadro que
sigue sintetiza todo este ciclo vital:
EDAD DE 1ª EDAD 2ª EDAD 3ª EDAD

LOS Elaboración Documento tramitado. Motivo Valor
DOCUMEN o recepción de recurso o consulta como histórico
407
TOS del antecedente. Uso menos
documento. frecuente. Va adquiriendo valor
Uso histórico.
intensivo
VALORES VALOR VALOR VALOR VALOR
DE LOS PRIMARIO PRIMARIO PRIMARIO/V SECUNDAR
DOCUMEN Como Como ALOR IO
TOS instrumento instrumento de SECUNDARI Valor
de gestión. gestión. Valor O histórico-
Valor administrativo- Valor jurídico; cultural como
administrativ fiscal-jurídico; valor testimonio
o-fiscal- valor informativo; histórico
jurídico. informativo. valor
histórico-
cultural.
ARCHIVOS Archivos administrativos Intermedio Definitivo
De oficina Central Archivo
histórico
PERÍODOS No superior 10-15 años 30-50 años permanente
DE a 5 años
PERMANE
NCIA
EXPURGO Eliminación Eliminación en Eliminación No-
en oficina: Archivo central en Archivo eliminación.
copias, de la intermedio de Conservación
duplicados, documentación la total.
documentaci que en ese plazo documentació
ón carezca de valor. n que en ese
informativa. Propuesta de plazo carezca
Sin eliminación. de valor.
propuesta de Propuesta de
eliminación eliminación.
(depuración)
UBICACIÓ En las Depósito central Almacén Edificio
N oficinas o en la institución. masivo fuera ajeno a la
departament de la institución.
os que institución.
realizan la
gestión.
408
DOMINIO Las unidades Dominio total y DOMINIO Las unidades
DEL administrativ responsabilidad DEL administrativ
ARCHIVER as manejan del archivero ARCHIVER as manejan
O directamente (etapa O directamente
y son archivística) y son
responsables responsables.
. Escasa Escasa
intervención intervención
del archivero del archivero
(etapa (etapa
prearchivísti prearchivístic
ca – gestión a – gestión
documental). documental).
NIVELES Administraci Administración, Administració Investigadore
DE ón, ciudadanos. n, ciudadanos, s. Sin
ACCESO / ciudadanos. Restricciones de investigadores restricciones
USUARIOS Restriccione acceso . Restricciones de acceso.
s de acceso. de acceso
La producción de documentos en el ámbito publico. El documento

administrativo.
La ley 30/1992 de régimen jurídico de las Administraciones públicas y

del procedimiento administrativo común marca las pautas que denben
seguir las administraciones en función de los procedimientos. Los
órganos administrativos tiene la obligación de llevar un registro general
de entrada en el que se asientan todos los escritos y comunicaciones
que se presentan y reciben en la unidad administrativa y un Registro
general de Salida para la documentación emitida por la misma. En estos
registros los asientos deben respetar el orden de recepción y salida de
los documentos y en ellos se contiene una información general de cada
documento: número de orden de recepción, tipo de documento, fecha
de presentación, remitente y destinatario y un extracto del contenido.
Tras su registro, la documentación es sellada y se le da curso, ya sea
expidiéndola a su destinatario, o repartiéndola dentro de la propia
unidad.
Esta primera fase es fundamental porque el registro y el sellado de la
dcoumetación se produce una primera identificación entre la
documentación de entrada (documentación derecibida) y la
documentación de salida (documentación producida) sus organismos
409
productores. La documentacíon recibida está generada por otros
organismos administrativos o por particulares. Respecto a al producción
producida, el organismo en cuestión conserva el borrador o una copia
del documento expedida a modo de testimonio.
El registro genera una base de datos en la que se va almacenando una
información sumaria fundamental para la identificación fundamental
para la identificación documental de los archivos de oficina.
La administración española ha tratado de establecer unas pautas que
permitan homogeneizar los trámites y unificar los modelos
documentales usados en sus unidades y que permitan, asimismo, una
mejor identificación de estos registros de los organismos productores y
de las tipologías documentales.
Oden de la Presidencia del Gobierno de 1986 (orden 7 de julio por la
que se regula la confección del material impreso y se establece la
obligatoriedad de consignar determinados datos en las comunicaciones
y escritos administrativos; BOE n1 174, de 22 de julio 1986).
Estableció criterios formales para los registros administrativos
eliminando fórmulas antiguas y simplificando la estructura y lenguaje
de los documentos.
Manual de estilo del lenguaje adminitrativo (Madrid 1991) y el manual
de documentos administrativos (Madrid 1994) favorecen la
homogeneización del estilo y forma de escritos administrativos.
Real decreto 1465/1999 de 17 de septiembre, por el que se establecen
criterios de imagen institucional y se regula la producción documental y
el material impreso en la Administración general del Estado; BOE nº
230 de 25 de septiembre de 199. En la que se trata de establecer una
imagene general de la administración general del estado, y de sus
documentos. Establece los objetivos:
Transparencia y claridad de los documentos administrativos en su

configuración y contenido
Utilización en los documentos imresos de la administración General del
Estado de las leguas cooficiales, de acuerdo con la constitución, la ley
30/1996 y la normativa autonómica.
La configuración de un marco para cumplimiento, en la Administación
General del Estado, de lo dispuesto en el artículo 70.4 de la ley
30/1996, que ordena el establecimiento de modelos normalizados de
solicitud. En este sentido, se pretende la homogeneización de dichos
modelos mediante la institución de formatos, diseños, contenidos que
faciliten su accesible y correctautilización por los ciudadanos.
La normalización del material impreso, desde su clasificación hasta los
supuestos de utilización, estableciendo una misma estructura de diseño
del mos en la totalidad de la Administración General del Estado.
410
La orden APU/959/2003, de 11 de abril, por la que se aprueba la
imagen promocional de las actividades de la administración electrónica
y se establcen criterios para su utilización (BOE nº 97, de 23 de abril de
2003) comienza a plantear la necesisda de que la administración pueda
promocionarse, difundirse y gestionarse electrónicamente.
Ral decreto 589/2005 de 20 de mayo, por el que se reestructuran los
órganos colegiados responsables de la Administración electrónica,
establece las líneas estratégicas en materia de tecnologías de la
información, e impulsa y coordina el desarrollo de la administración
electrónica en la administración General del Estado
Personas que intervien en el documento.
Como para cualquier documento, para que se produzca un documento

administrativo hacen falta la concurrencia de dos personas: un autor y
un destinatario. Si bien este ultimo puede no aparecer explicitado en el
documento.
Autor.
En la autoria de un documento samisnitrativo concurren habitualmente
tres personas:
El autor jurídico, es decir, la persona cuyo nombre se expide el

documento y que, mediante la estampación de su firma se
responsabiliza de el.
El autor espiritual o persona que intelectualmente cres y produce el
documento que ha de firmar otro,
El autor material, que no es otro que el funcionario que mecanografia el
texto del documento.
En aras a un mejor control de la producción, se recomienda que se lleve

algún sistema para indicar, por medio de iniciales o de algún otro
modo, la identidad de los autores material y espiritual. Pude también
suceder que el titular de un órgano administrativo, salvo en las
resoluciones de carácter sancionador, delegue la firma de sus
resoluciones y actos adminsitrativos al titular de algún otro órgano o
unidad administrativa que de el dependa, lo cual en modo alguno
alterara la competencia del órgano delegante. En caso de que asi
suceda, se hara constar expresamente la circunstancia d ela delegación
y autoridad de procedencia.
Destinatario
411
Es la persona a quiens e dirige el documento, que pude ser o no el
interesado en la solicitud del asunto jurídico contenido en el.
Otros intervinientes
Las personas que tradicionalmente se han encontrado en los
documentos desde la época mas remota son los aya referidos autor y
destinatario, sin embargo, la complejidad burocratica de la
Administracion contemporánea hace, en función de multiples
circunstancias y necesidades intervenir a muchas personas.
Autenticadores:
Son firmas oficiales que legitiman el documento, acreditando que la
firma puede aparecer en el documento en cuastion pertence realmente
al funcionario firmante. Puden ser: un notario (visto y legitimado), un
órgano adminsitrativo superior (“visto bueno”), un órgano subordinado
(por ejemplo, el caso del Presidente del Gobierno o los ministros, que
refrendan lo dispuesto por el Rey) o testigos instrumentales, que actúan
como fedatarios de la realización del acto procesal que presencian.
Expedidor:
Es la persona que pone en circulación un documentos. Se trata de un
“agente colaborador” apoderado de por la institución que actua como
autor jurídico del documento.
Bastanteador.
Es la persona que emite un muy breve informe (“es bastante”) sobre el
mismo soporte material y por tanto sobre el mismo documento.
Receptor o interesado:
Persona legalmente subrogada a tales efectos, que recibe el documento
en ausencia del destinatario.
Fiscalizadores contables:
Persona cuya firma debe quedar consignada en los documentos que
hayan de ser objeto deun control contable.
Elementos del documento administrativo.
Según Moran del Casero, en todo documento administrativo podemos

distinguir entre.
Los elementos materiales, contituidos por el papel y los signos que

producen mediante pluma, imprenta, fotocopia o procedimientos afines
y estampación.
Los elementos subjetivos: autor jurídico, responsable del contenido,
fimante al pie generalmente; autor material, que extiende el documento,
y que a veces posne sus iniciales en el; los refrendadores, que
412
complementan la posición de los sujetos jurídicos que aparecen; otros,
como testigos, etc.
Los elementos formales, como el sello o cuño, paple especial,
legalización con sus formulas “visto y legitimado”, traducción, para los
documentos no redactados en castellano.
Funciones del documento administrativo
Son dos las funciones del documento administrativo:
§ Constancia: asegurar la pervivencia de las actuaciones

administrativas, y demostar su existencia, efectos, vicios y
derechos a que haya dado lugar.
§ El documento asegura la pervivencia de las actuaciones
administrativas al constituirse en su soporte material. Y le
garantiza la conservación de los actos y la posibilidad de
demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles errores o
vicios, asi como el derecho de los ciudadanos a acceder a los
mismos.
§ Comunicación: de los actos administrativos, tanto internos como
externos.
§ Los documentos administrativos sirven como medios de
comunicación de los actos de la Administracion. Dicha
comunicación es tanto interna –entre las unidades que componen
la organización administrativa –como externa- de la
Administracion con los ciudadanos y con otras organizacions.
Tipología del documento administrativo
Documento administrativo: “es cualquier expresión emitida en el

ejercicio de sus atribuciones por cualquier órgano de las
administraciones públicas en cualquier lenguaje y sobre cualquier
soporte (A. García Rodrígez, 1994, 29). Este documento tiene como
objeto fundamental la constancia de una actuación administrativa y su
comunicación, cumpliendo con las formalidades que le son propias.
Pero la actividad de la administración genera un volumen muy elevado
de documentación que debe estar ordenada y clasificada
convenientemente para su posterior consulta como antecedente de un
procedimiento.
Características de los documentos administrativos
413
Producen efectos, es decir, el documento administrativo siempre tiene
unas consecuencias (jurídicas, informativas o comunicativas) frente a
terceros para la administración
Son emitidos por un órgano administrativo. Aun cuando su autor sea
una persona física, actua en representación del órgano.
Su emisión es válida, siempre que cumplan los requisitos formales
exigidos que regulan la actividad de la administración. La ley 30/92 de
26 de noviembre (LRJ-PAC) en su articulo 46.4 dice: “tienen la
consideración de documento publico administrativo los documentos
válidamente emitidos por los órganos de las administraciones publicas”.
Son seriados: los documentos se producen de forma individual y con el
paso del tiempo constituyen series.
Son exclusivos: la información que contiene cada documento es
exclusiva y no se suele encontrar en otro documento con idéntica
extensión oo intensidad.
La ley 30/1992 de 26 de noviembre (LRJ-PAC): permite utilizar

cualquier tipo de soportes en la totalidad de la actividad de la
administración. Pero deben cumplir una serie de requisitos:
§ Autenticidad
§ Integridad: mantiene su unidad
§ Conservacion: evitando su perdida o destrucción
§ Recepcion por el destinatario: enviado por medios compatibles y
que acrediten la recepción.
Igualmente los documentos podrán ser producidos en cualquiera de las

lenguas oficiales del estado, en el respectivo ámbito que les determina
la constitución y la LRJ PAC; y los ciudadanos podrán utilizar las
lenguas cooficiales en sus relaciones con las Administraciones publicas,
que deberán permitir e incluso impulsar dicha utilización.
Caracteristicas todas ellas que se aproximan a lo indicado por la norma
ISO 15489 1:2001, 7:
§ Autenticidad: un documento autentico es aquel que puede probar
que a) es lo que pretende ser. b) ha sido creado o enviado por la
persona que se presume. c) ha sido creado o enviado en el tiempo
que se pretende.
§ Fiabilidad: sus contenidos pueden ser creidos como una
representación exacta y completa de las transacciones,
actividades o hechos de los cuales dan fe y seguridad, tanto en su
desarrollo como en transacciones o alusiones futuras. Sus
contenidos son fidedignos.
414
§ Manejabilidad: es accesible, puede ser localizado, recuperado,
representado e interpretado.
Procedimiento administrativo:
Iniciación, la fase en la que se pone en marcha el procedimiento y que

puede empezar a instancia de parte a través de una solicitud razonada, o
ser tramitado por la propia administración de oficio, por medio de una
petición razonada de los órganos o por denuncia.
Procedimiento. El resto de trámites que impulsan de oficio por las
unidades administrativas correspondientes. Los interesados en cualquier
momento del procedimiento, pueden realiza alegaciones o aportar
cuantos documentos les sean requeridos o los tenga a bien presentar
para que sean tenidos en cuenta en la propuesta de resolución. Antes de
audiencia a los interesados para que puedan alegar y presentar los
testimonios pertinentes pasando posteriormente el expediente por una
fase de información pública.
Finalización. Es decir, los pasos encaminados a la resolución del
expediente y que, según este autor son cuatro:
Resolución tras la tramitación del expediente
Desistimiento o renuncia que hace el interesado
Renunción que el interesado hace de sus derechos administrativos
Caducidad cuando los plazos fiados por la administración pasan sin que
se impulse el expediente.
ejecución de la resolución en tiempo y forma.
Clasificacion de los documentos públicos y de los documentos

administrativos
Los documentos administrativos se pueden agrupar en los siguientes

tipos:
Según la categoría jurídica de la persona o institución generadora.

Es decir según el autor pueden ser públicos o privados.
Publicos: enamados de autoridad publica
Privados: referidos a asuntos de derecho privado y emanan de cualquier
persona física o jurídica.
Según la tripe división de los poderes del estado.
Normativos: relacionados con la actividad legislativa
Adminsitrativos. Relacionados con la actividad administrativa del
estado
Jurisdicconales. O del poder judicial.
Según los actos administrativos. De acuerdo con estos actos pueden ser:
415
Normativos, que emanan del poder legisltivo o de autoridades
administrativas (leyes, decretos, estatutos, reglamentos, resoluciones,
ordenes, acuerdos) y son de cumplimiento obligatorio.
Enunciativos o de opinión (informes, despachos, votos)
De asiento configurados en registros (actas, autos de infraccion)
Probatorios. Derivan de los de asiento (certificaciones, translados,
copias autentificadas)
De pacto. Son documentos pactuales de acuerdos de voluntad (tratados,
convenios, contratos, ajustes).
De correspondencia. Derivan de los normativos, determinando su
ejecución (circulares, cartas, memorandos, expsosiciones de motivos)
Clasificacion de los documentos de la función administrativa.
La legislación del timbre del Estado incluia un extenso catalogo de
documentos adminsitrativos minucioso y reiterativo en función de su
intencionalidad fiscal.
Documentos genéricos
Instancias y recursos de los particulares
Contratos administrativos
Actas de sesiones
Listas cobratorias
Libros de multas
Proposiciones para tomar parte en subastas y concursos
Partes de altas y bajas que presenten los contribuyentes
Copias simples de documentos para asuntos administrativos
Declaraciones juradas
Recibos de presentación de documentos
Primer pliego de los expedientes de apremio
Certificaciones
Hojas de servicio
Autoriazaciones para el cobro de haberes
Guias de circulación y conductos de todas las clases.
Documentos específicos:
Documentos de enseñanza
Titulos profesionales, noviliarios y honorificos
Concesiones, autorizacione y licencias administrativas
Documentos de aduanas
Documentos de Ejercicio, Marina Aire
Documentos relatiovos al registro civil
Documentos relativos al registro de la propiedad y demás carácter
oficial.
Lopez Nieto propone la siguiente clasificación:
416
Documentos producidos por la administración
§ De relación
§ Los oficios
§ Las cartas
§ Los telegramas
§ Los edictos
§ Las notificaciones
Documentos de tramitación.
§ Atestado
§ Informe y dictamen
§ Propuesta
§ Cuaderno de extractos
Documentos de resolución
§ Las providencias
§ El decreto
§ La resolución
§ Las disposiciones
Documentos de constancia interna
§ Diligencia
§ Libros de registros
§ Libors de administración económica
§ Libros de actos resolutorios
Documentos impresos (BOE, BOP…)
Documentos producidos por los administrados
§ Denuncia
§ Peticion
§ Escritos: instancia, de alegaciones de recurso.
§ Declaraciones
Documentos comunes
§ Copias
§ Minutas
417
§ Actas
§ Certificaciones
§ Copias certificadas
El manual de procedimiento administrativo de 1960, incluye su

clasificación los documentos que los particulares dirigen a la
administración, y también ofrecen un cuadro muy sencillo:
Documentos que dirige el particular a la Administracion:
§ Instancias
§ Declaraciones
§ Denuncias
§ Cartas
Documentos que la Administracion dirige a los administrados:
§ Oficios
§ Edictos
§ Certificados
§ Recibos
§ Citaciones y notificaciones
Documentos de régimen interno:
§ Oficios de régimen interno

§ Propuestas motivadas de resolución
§ Resoluciones
§ Providencias
§ Diligencias
§ Traslados de documentos
§ Notas interiores
§ Informes
§ Actas
§ Citaciones para asistencia a reunión de órgano colegiado.
Documentos administrativos de decisión
Es una declaración de voluntad en función de los pasos que ha seguido

el procedimiento y en el que se recogen, por un lado las medidas
adoptadas por los órganos que lo han seguido y, por el otro, confirman
o desmienten el hecjo que motivó el procedimiento.
418
Acuerdo: es el resultado de las deliberaciones que los miembros del
órgano que tramita el expediente o de otro consultivo, y en el que
plantean las medidas adecuadas para la resolución del mismo.
Resolución: es una de las formas de conclusión de un expediente que
contiene la decisión de la autoridad competente, cuyo contenido puede
variar en función del resuldado de los informes y del acuerdo.
Según la decisión, la resolución puede ser:
Positiva: confirman el presupuesto que provocó la iniciación del

procedimiento.
Negativa: desestiman la solicitud inicial.
Institucionales Acuerdos Acumulacion de

procedimientos (art. 73)
Practica simultanea de
tramites (art. 75.1)
Apertura de preiodo de
Acuerdos
prueba (art. 80.2)
Ampliacion de plazos (art.
42.2 y 49)
Tramitación de urgencia
(art. 50)
Sustantivos Adopcion de medidas
provisionales (art. 72)
Admision/rechazo de
pruebas compuestas (art.
80.3)
Informacion publica )art.
86.1)
Caducidad del
procedimiento (art. 43.4 y
92)
Resoluciones
Según el sentido Positivas: confirman el
de la decisión presupuesto que inicio el
procedimiento
Negativas: desmienten el
presupuesto que inicio el
procedimiento
De ampliación Autorizacion de la decisión
ejercicio de actividades.
Concesion de dominio o
servicio publico
419
Reconocimiento de
derechos económicos
Concesion de subvenciones
y ayudas.
Restrictivas Sanciones
De modificación Nulidad de pleno derecho
Anulabilidad
Revocacion
Rectificacion de errores
De inadmisión (art. 89.4)
Documentos administrativos de transmisión.
Es el medo por el qe se sirve la administración para transmitir al

interesado o tra administraciones el resultado de un procedimiento.
Notificación: la notificaicón es el documento por el que las

administraciones públicas comunican los actos a los interesados.
Comunicación: es la forma de cominiscióan enter los diferentes
órganos de la administración y se puede realizar a través de oficio o de
la nota interior. El primero es uno de los documentos más utilizados
entre las administraciones y se utiliza para comunicación entre órganos
superiores de una misma entidad o departamento, entre entidades o
departamentos de una misma administración y entre distintas
administraciones públicas. La nota interior es la forma utilizada para
comunicar entre órganos o unidades de una misma entidad.
Publicación: la publicación de las resoluciones en tablones de anuncios
o boletines oficiales responde a otra forma de comunicación de las
adminstraciones públicas
El oficio es el documento que se utiliza apra la comunicación entre

órganos o unidades pertenecientes a diferentes adminsitraciones
publicas, a diferentes entidades o departamentos y dentro de estos a
diferentes órganos superiores.
La nota interior es el documento que se utiliza para la comunicación
entre órganos o unidades pertenecientes a un mismo órgano superior o
entidad.
La extructura del oficio y de la nota interior es ligeramente distinta.
Oficio Nota interior

Protocolo Referencias: códigos Data tópica y crónica
420
de letras o números
que permiten conocer
las referencias de
procedencia o destino.
Si el documento se
envía por primera vez,
la unidad emisora
asignara la referencia,
y cuando sea
contestado, la unidad
receptora deberá
consignar tanto la
referencia del
documento a que
constesta como la de
la contestación.
Fecha del oficio Intitulacion: nombre,
Anuncio: exprsion apellidos y cargo de
sintetica del objeto a la persona que envía
que ser refiere la la nota.
comunicación Direccio: nombre,
apellidos y cargode la
persona a quien se
dirige la nota
Dispositivo y narración: Exposicion breve y
Texto
concisa de todo lo que se debe comunicar.
Data tópica y crónica.
Antefirma
Signos de validación: firma, rubrica o
acrditacion
Intitulacion:
“firmado”, con
nombre y apellidos de
las persona que firma.
Escatocolo Direccion: si se trata
de un órgano
adminsitrativo, el
oficio se dirigirá el
cargo que desempeñe
la persona con
indicación de la
dependencia o unidad,
el órgano y el
421
departamento.
La carta se utiliza para comunciacion de tipo personal y de contenido

general, que no estén relacionadas directamente con la gestión habitual
o con la tramitación de un procedimiento. Su estructura es algo
diferente al oficio y de la nota interior en los siguientes elementos:
§ Mantiene la formula inicial

§ El texto tiene un tono mas cordial y personalizado
§ Mantiene las formulas de cortesía y despedida
§ Puede resurrirse al uso de posdata.
Documentos administrativos de juicio: El dictamen
Son documentos en los que un especialista da una opinión y un juicio

que se forma o emite sobre algo. Los dictámenes dan lugar a la moción
y al informe.
Moción: es un documento de juicio o proposición enmitida por

iniciativa de su autor, sin mediar instancia de nadie (moción de censura
o confianza, que se producen cuando a iniciativa de uno o varios
miembros de un órgano representativo, se lleva a cabo de forma
motivada para dstituir y sustituir al jefe de gobierno o para ratificar la
confianza en él)
Informe: el informe es un parecer técnico realizado por un cuerpo
consultivo al que se le ha pedido por parte d ela administración que
razone sobre un determinado tema.
Su tipología varia de acuerdo a los siguientes criterios:
Obligatoriedad de solicitarlo: serian preceptivos si resulta obligatorio

solicitarlos para fundamentar una resolución o por el contrario
facultativos si su petición queda al arbitrio del órgano competente.
Vinculacion: si el tenor del informe condiciona únicamente la decison
se trata de informes vinculantes, frente a los no vinculantes o informes
cuyos datos no determinan obligatoriamente la orientación final d ela
resolución.
Tipo de resolución que aportan: según originen una resolución única o
multiple.
Conforme a su órgano emisor serán internos (emitidos por un órgano
interno de la administración) o externos ( si se elaboran por un experto
en la materia: informes periciales, utlizados también como documento
de prueba ante un proceso judicial).
422
Documentos administrativos de Constancia: el Testimonio.
Es una declaración en la que se afirma o aseguara algo, pero que

también sirve de prueba o justificación y comprobación de este hecho.
En la administración los testimonios los emiten sus diferentes órganos
para dejar constancia de los actos. Estos dan lugar a dos tipos de
documentos muy frecuentes en los procedimientos, el acta y el
certificado.
Acta: es una relación de lo sucedido, tratado o acordado en una junta o

en una reunión o bien una certificación oficial de un hecho.
Certificado: es un documento en el que se acreditan, por fé pública de
funcionario, unos acos o situaciones administrativas a instancias de una
persona física o jurídica, con el fin de producir estos efectos frente a
terceros o frente a la administración.
Certificados de actos presuntos es un documento que acredita la
existencia y los efectos de un acto presunto emitido por un órgano
competente para la adopción del acto expreso.
El acta es naturalmente un documento muy variable en función de su

contenido. El acta esta iniciada por el titulo, con indicación del órgano
colegiado, el nuemro de la sesión y su carácter ordinario o
extraordinario, el dia y hora de la sesión (en letras, para mayor
seguridad) y la relación de asiustente y ausentes. El expositivo esta
compueso por la orden del dia y ta transcripción resumida de las
deliberaciones, mientras que la parte dispositiva la componen acuerdos,
relatados de forma ordenada. El escatocolo esta compuesto por la
antefirma del secretario, su firma u otra acreditación y el “firmado”,
con expresión de su nombre y apellidos, y el “visto bueno” (VºBº) del
Presidente con su firma u otra acreditación y el “firmado” con
expresión de su nombre y apellidos.
El protocolo del certificado se encuentra, además del titulo con la
descripción del objeto certificado y la intitulacion con el nombre,
apellidos y cargo de la persona que firma o acredita el certificado. El
expositivo recoge una notificaicon con la pticion del interesado, dando
paso a la dirección, con el nombre, apellidos y cargo en su caso del
solicitante. El dispositivo esta cosntituido por el verbo en tercera
persona del singular “certifica”, y va seguido de la narración, que
contiene los elementos concretos cuya constancia se formaliza, junto
con la determinación de llos efectos para los que se emite el certificado
y la fijación del periodo temporal al que se sujeta su veracidad, si
procede.
423
El escatocolo contiene la data tópica y crónica y la validación con la
rubrica u otra acreditación, no siendo necesaria la antefirma ni el
“firmado”.
Las certificaciones de los actos presuntos, tienen una estructura algo
mas complicada. Comienzan con un encabezado que contiene datos
generales, as saber, numero de expediente, asunto,interesado,
procedimiento, fecha de la iniciación del procedimiento y fecha del
vencimiento del plazo. Sigue la intitulacion con el nombre, apellidos y
cargo de quien expide la certificación, con expresiond e la disposición
que se le atribuye competencia o delega en el la emisión d ela
certificación. El expositivo, iniciado con la palabra “expone” constituye
una síntesis de los elementos esenciaes del procedimiento, con la
indicación d ela personas interesada (dirección), la fecha d einiciacion
del procedimiento, el plazo máximo para la resolución del
procedimiento y normativa que fija dicho plazo, afirmación de que en
dicho plazo no ha recaido resolución expresa y relación de la solicitud
por parte del interesadode la certificación del acto presunto, conforme a
lo dispuesto por la Ley 30/92 de 26 de noviembre. El dispositivo es
“certifica” y ca segido de la narración, que contiene la falta de
resolución expresa y la normativa que regula los actos presuntos. En las
clausulas finales se incluyen los recursos, undicando el tipo de recurso
que cabe imponer, el plazo y el órgano ante quien procede, y la orden
de notificación, igual que en las decisiones. La certificación de actos
presuntos termina con el escatocolo, en que se contiene la data tópica y
crónica y la validación.
Documentos de los ciudadanos.
Son los documentos en los que se plasma la relación entre los

ciudadanos y la administración pública y que tradicionalmente se han
denominado instancias, pero que agrupa varios tipos documentales en
función del objeto de esa comunicación.
Solicitud Solicitud
Peticion
Denuncia Denuncia
Denuncia de
Documentos de
demora
los ciudadanos
Recurso Recurso Ordinario
Recurso de
revision
Declaracion Declaracion
424
simple
Declaracion jurada
Alegaciones
Solicitud.
Es la plamación por escrito del derecho de petición y es la primera
relación entre el ciudadano y la administración, en la que se plasma una
serie de demandas sobre un hecho que le incumbe o tiene derecho o
interés legitimo.
Denuncia.
El ciudadano que puede ser el primer interesado o no en el acto, pone
en conocimiento de la administración unos hechos que considera
ilegales o injustos.
Alegación.
Es el momento del procedimiento en el que el interesado aporta
argumentos al mismo, ya sean en forma de documentación añadida o en
forma de alegato escrito, antes de la resolución
Recurso.
Supone la revisión del acto administrativo, bien de oficio por parte de la
administración o por parte del interesado. Un recusro que impugna un
acto que no pone fín a la vía administrativa se denomina recurso de
alzada y puede interponerse ante el órgano administrativo que lo dicto.
El que sí pone fín a la via administrativa se denomina potestativo de
reposición. Antos son ordinarios y contra estos solo cabe el recurso de
revisión, de carácter extraordinario ante el órgano que lo dicto.
El recurso contencioso administrativo, de carácter judicial, tiene como

fín impugnar los actos que ponen fin a la vía administrativa ante la
jurisdicción contencioso-administrativa.
425
426
LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS
La gestión de documentos viene a ser la traducción literal del término

norteamericano «record management», que también puede ser
traducido como administración de documentos. . Por gestión se en
entiende el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr una
mayor eficacia y economía en la explotación de los documentos por
parte de las organizaciones. Su ámbito se extiende al ciclo de vida
completo de los documentos, desde su producción hasta su eliminación
final. O envío al archivo para su conservación permanente. El objeto
está dirigido a asegurar una documentación adecuada, evitar lo no
esencial, simplificar los sistemas de creación y uso del papeleo, mejorar
la forma de organización y recuperar los documentos, proporcionar un
cuidado adecuado y el depósito a bajo coste de los documentos en los
archivos intermedios, y asegurar el expurgo adecuado de los
documentos» que no se necesitan desde hace tiempo en la gestión de
los asuntos del momento»
El diccionario del ICA lo de denomina como: «el área de la gestión
administrativa general encargada de conseguir economía y eficiencia en
la creación, mantenimiento, uso y selección de los documentos, esto es,
durante su ciclo de vida completo».
La norma ISO 15489-1:2001 (2001,3) establece: «ámbito de la gestión
responsable del control eficiente y sistemático en la creación,
recepción, mantenimiento, uso y eliminación de los documentos,
incluyendo procesos para capturar y mantener la prueba y la
información de las actividades y transacciones en forma de
documentos».
En paralelo a la gestión de los fondos históricos quedaba englobada en
otro ámbito de actividad denominado Archives administration , cuya
finalidad era el trabajo de los documentos seleccionados para su
conservación, con fines histórico-culturales y de investigación.
Mientras esta parte se encomendaba a los archiveros (archivist), la
anterior quedaba como territorio de la nueva profesión: los gestores de
documentos (record managements). Esta es en esencia, la situación que
en los países anglosajones del nuevo mundo se implanta sucesivamente:
Estados Unidos, Canadá, Australia y Nueva Zelanda principalmente.
En los países europeos, así como en los de su área de influencia, la
evolución fue diferente. La caída del antiguo régimen como resultado
de la Revolución Francesa y de la oleada de procesos revolucionarios y
constitucionales del siglo XIX significó la aparición de una nueva
categoría de fondos: Los archivos históricos. Hasta esos momentos los
documentos habían estado al servicio exclusivo del poder y accesibles
para sus representantes. Cualquiera que fuera su fecha, todos eran
427
susceptibles de ofrecer el mismo valor para la gestión, sobre todo desde
el punto de vista jurídico y probatorio, ya que la legitimidad de las
instituciones de las que habían emanado los documentos había
permanecido inalterada durante toda la historia, de modo que un
documento medieval era fuente de derecho tan válido como uno
reciente; en consecuencia; el valor para la historia era más bien tenue y,
en todo caso, de acceso limitado a una minoría erudita trabajando por
cuenta del poder. Esta legitimidad secular se quiebra a partir de la
Revolución y de la oleada de regímenes liberales, de modo que se
establecen dos grandes momentos:
Todas las instituciones anteriores a la revolución burguesa son
derogadas o profundamente transformadas, sus documentos declarados
de nulo valor a efectos administrativos y legales, o interpretados a la luz
de la nueva legitimidad, y caen en la categoría novedosa de documentos
para la historia.
Por el contrario los emanados de las nuevas instituciones o validos por
éstas son los que cuentan a todos los efectos.
Los principios y procedimientos que constituyen el núcleo central son

de naturaleza archivística, a los que se añaden otros procedentes de
áreas de conocimiento que se incorporan al elenco, reforzado ahora, de
las ciencias auxiliares, como son los del área de organización de
empresas (técnicas de gestión), de la informática (aplicaciones), de la
lingüística (de los denominados lenguajes documentales), o de la
estadística (muestreo). La aportación originaria más destacable es el
concepto de ciclo de vida de los documentos (records lifecycle),
establecido en los años treinta en los Estados Unidos y que en esencia
viene a señalar que el documento tiene «una vida similar a la de un
organismo biológico, el cual nace (fase de creación), vive (fase de
mantenimiento y uso) y muere (fase de expurgo)». Este principio tiene
su correlato, en el caso de europeo, en el de las fases del archivo
(gestión, intermedio e histórico), que, con sus variantes, viene a señalar
que en función de la edad de los documentos y de su utilidad atraviesan
diversas etapas que señalan las fases del archivo.
Para Antonia Heredia Herrera (1986), los sistemas de Gestion de

Archivos son “herramientas informaticas cuyo objetivo ultimo es
intervenir de forma integral en los procedimientos y tareas llevadas a
cabo por la Archivistica: recoger, conservar, organizar, servir los
documentos”. No obstante en la actualidad la cuestión de los
documentos cuenta también con una norma internacions la ISO 15489
(2001), que marca los principios en los que debe basarse todo sistema
de gestión:
428
§ Que documentos han de ser creados para cada proceso y que
información deben incluir.
§ Establecer la forma y extructura de los documentos y la
tecnología que hay que aplicar para su captura.
§ Determinar los metadatos que se deben crear con cada
documento y procesos documentales y como se vinculan y
gestionan
§ Determinar los requisitos para la recuperación, uso y transmisión
de los documentos entre procesos y otros usuarios y cuanto
tiempo tiene que mantenerse para satisfacer esos requisitos.
§ Decidir la organización de los documentos.
§ Valorar los riesgos por fallo para los documentos fundamentales
de cada actividad.
§ Conservar los documentos y hacerlos accesibles en todo
momento.
§ Cumplir con los requisitos legales y reglamentarios y con las
normas y políticas aplicables
§ Asegurar la conservación de los documentos solo mientras sean
necesarios.
§ Identificar y evaluar las oportunidades con el fin de llegar a la
eficacia y eficiencia de los procedimientos.
La gestión de los documentos debe marcar la pautas (definidas y

desarrolladas mas ampliante por J. R. Cruz Mundet) a seguir no solo
por los archiveros, sino por cualquier persona que cree o utilice
documentos en sus actividades y, para ello hay que:
- Establecer unas normas que son en general, las expuestas

anteriormente.
- Asignar responsabilidades y autirudades: es importante
establecer una escala de responsabilidades, desde las mas altas
que corresponderían al archivero como responsable de la gestión
de los documentos, hasta el empleado de una unidad
administrativa, encargado de que la documentación generada
respona a lo establecido en todo momento.
- Establecer procedimientos que cumplan las necesidades de una
organización y cumplan con el entorno normativo. Hay que
deternminar la documentación necesaria y de que forma esa
documentación o parte va a pasar a formar parte del sistema
archivístico.
- Proporcionar servicios para la gestión y uso de los documentos.
429
- Diseñar, poner en prectica y administrar sistemas especializados
para la gestión.
- Integrar esta política en los sistemas archivísticos.
Concepto y principios del Record Management
Gestión de documentos: (record management) Es la traducción literal

del término inglés norteamericano, que podíamos tomar como gestión
de documentos, y quizás con mayor precisión de documentos
administrativos, pues es tal la calidad a la que se refiere el record en
alguna de sus acepciones. También se emplea para referirse a los
históricos, donde se simultanea con la voz «archive», equivalente
también a archivo. Asimismo existe la voz «document», cuyo uso se
reserva para designar a la acepción genérica de toda información
registrada sobre un soporte, esto es, el documento como objeto de
cualquier naturaleza. En su acepción genérica, la palabra «record» se
puede traducir por registro; así se habla de registro fílmico, sonoro,
informático, etc. Sin embargo sería imprecisa, habiendo otra que lo
define como documento de gestión o administrativo.Desde su origen
etimológico la voz «record» está asociada al valor probatorio, a su
capacidad de evidenciar las actividades contenidas en él. Tras el sentido
con el que se emplea y así lo hace el glosario de la norma ISO 15489
(2001-3), donde se recoge lo mismo que información creada, recibida y
mantenida por una persona o por una organización como prueba e
información en el cumplimiento de sus obligaciones legales o de sus
gestiones». El diccionario del ICA nos da la acepción canónica como
«información registrada, con independencia de la forma o del medio,
creada, recibida y mantenida por una administración, institución,
organización o individuo en el desarrollo de sus obligaciones legales o
de sus gestiones».
La gestión de documentos persigue los siguientes objetivos:
- El diseño normalizado de los documentos

- Evitar la creación de documentos innecesarios, la duplicidad y la
presencia de versiones caducadas.
- Simplificar los procedimientos
- Controlar el uso y la circulación de los documentos
- Organizar (clasificar, ordenar y describir) los documentos para su
adecuada explotación al servicio de la gestión y de la toma de
decisiones
- La conservación y la instalación de los documentos a bajo coste
en los archivos intermedios
430
- Valorar, seleccionar y eliminar los documentos que carezcan de
valor para la gestión y para el futuro.
- Asegurar la disponibilidad de los documentos esenciales en
situaciones de crisis o emergencia.
Ciclo de la vida de los documentos. (record lifecycle)
Es un concepto desarrollado a comienzos de los años treinta del pasado

siglo en EEUU y está considerado como el principio fundamental de la
gestión de documentos. En su enunciado dice que «la formación
documental tiene una vida similar a la de un organismo biológico, el
cual nace (fase de creación), vive (fase de mantenimiento y uso) y
muere (fase de expurgo)» Estas fases también han sido denominadas
como activo, semiactiva e inactivo (current, semicurrent, non current).
Pero resultan inaceptables tanto en su denominación como concepto ya
que, presuponen una visión de la función de los documentos limitada a
un rol meramente transaccional. El documento, en efecto, atraviesa
distintas fases desde que se elabora y durante un período realmente
corto es objeto de un uso intensivo para la resolución de los asuntos, de
las actividades que recoge y testimonia; con el paso del tiempo cada
vez se utiliza menos, pierde su valor originario y es eliminado, o bien
adquiere un nuevo valor de futuro, que puede añadirse al inicial sin
sustituirlo, y se decide su conservación permanente. Esto quiere decir
que los documentos pueden pasar de la actividad a la desaparición, pero
que conservándose no quedan inactivos, lo que cambia es la perspectiva
desde la que se les da utilidad.
Este principio ha sido duramente criticado tanto desde la perspectiva de
la archivística europea como de los países del record management, y lo
ha sido fundamentalmente por tres motivos:
- Los documentos no mueren, sino que pasan a ser conservados

con otra utilidad diferente a la que les dio origen, de carácter
histórico cultural, en esencia, aunque también puede ser
probatoria.
- La división en tres edades resulta estricta a todas luces ya que
contempla que todo documento puede regresar a la fase inicial de
actividad, tanto desde la intermedia como desde la histórica,
como consecuencia de un proceso de revisión, de un proceso
judicial o de cualquier otra actividad que reclame su presencia.
- «Está demasiado enfocado en los documentos como edades
físicas y en las tareas operacionales. Los documentos
electrónicos dependen de su estructura lógica más que de la
431
física, y las tareas asociadas al almacenamiento físico del papel
resultan irrelevantes para su gestión»
Actualmente la gestión de documentos cuenta con una norma

internacional, la norma ISO 15489 del año 2001, que desarrolla la
materia desde un enfoque que está en línea con las últimas corrientes
integradoras, incorporando la conservación y la custodia. En su capítulo
7 (ISO 15489-1: 2001) establece una serie de principios en los que se
fundamentarían los programas de gestión de documentos, que en la
línea reseñada mejoran y contemplan los del enfoque originario
norteamericano. Los documentos, dice la norma, son creados, recibidos
y utilizados por las organizaciones en el desarrollo de sus actividades.
Las organizaciones deben crear documentos auténticos, fidedignos y
utilizables, y conservarlos íntegramente durante todo el tiempo que sea
necesario, con una triple utilidad:
- Dar soporte y continuidad a las actividades

- Cumplir con la legalidad
- Proporcionar la responsabilidad necesaria.
Para logarlo las organizaciones deben establecer y llevar a término un

programa de gestión de documentos que incluya los siguientes
principios:
- Determinar los documentos que deben ser creados en cada

proceso y que información es necesario incluir en ellos.
- Decidir la forma y la estructura con la que los documentos deben
ser creados a y capturados y las tecnologías aplicables.
- Determinar los metadatos que se deben crear con cada
documento y en los procesos documentales y cómo deben ser
vinculados y gestionados de forma constante.
- Determinar los requisitos para le recuperación, uso y transmisión
de los documentos entre procesos y otros usuarios y durante
cuánto tiempo deben mantenerse para satisfacer esos requisitos.
- Decidir cómo organizar los documentos para satisfacer los
requisitos de uso
- Valorar los riesgos por fallo para los documentos vitales de cada
actividad.
- Conservar los documentos y hacerlos accesibles en todo
momento, para cumplir con los requisitos de la organización y
las expectativas de la colectividad.
- Cumplir con los requisitos legales y reglamentarios, y con las
normas y políticas organizacionales aplicables.
432
- Asegurar la conservación de los documentos en entornos
seguros.
- Asegurar la retención de los documentos sólo mientras sean
necesarios.
- Identificar y evaluar las oportunidades para proporcionar la
eficacia, eficiencia o calidad de los procesos, las decisiones y las
acciones resultantes de una mejor creación o gestión de
documentos.
En definitiva, los principios y tareas propios de la gestión de

documentos coinciden con el concepto de archivística integral, por
cuanto abarcan desde el diseño hasta la conservación de los
documentos por su valor histórico. Estos principios se pueden resumir
en:
• Diseño (incluyendo los metadatos)

• Organización
• Régimen de uso
• Valoración, selección, eliminación.
• Conservación y custodia (incluyendo el programa de documentos
vitales)
• Estas tareas deben entenderse se forma dinámica y cíclica
mediante programas de evaluación y mejora continua.
El Recordkeeping
Es un término de la archivística australiana y neozelandesa que ha

irrumpido con fuerza en la literatura anglosajona desde los años
noventa a raíz del enunciado y la difusión de los conceptos y de las
normas, propios de estos países. El comité de documentos electrónicos
del CIA lo define en los siguientes términos: «es un sistema de
información desarrollo con el propósito de almacenar y recuperar
documentos para salvaguardar su autenticidad y su fiabilidad. Es decir,
es una herramienta fundamental para conservar documentos y tenerlos
disponibles para su uso». La norma australiana que regula la gestión de
documentos la define como el proceso de «elaboración y
mantenimiento de pruebas completas, adecuadas y fidedignas de las
gestión en forma de información registrada»
El National Archives and Records Administration de Estados Unidos
define el recordkeeping system como «un sistema manual o
automatizado en el que los documentos son reunidos, organizados y
clasificados para facilitar su conservación, recuperación, uso y
eliminación durante el tiempo de retención autorizado»
433
Modelo de la continuidad de documentos (records continuum model)
Se trata de un modelo establecido por el australiano Frank Upward

«construido en torno a cuatro ejes: identitario, probatorio, transaccional
y archivístico (recordkeeping). Los ejes comprenden temas principales
en archivística y cada eje presenta cuatro coordenadas que pueden ser
unidas dimensionalmente.»
El modelo es continuo y está constituido sobre la doble dimensión de
espacio y de tiempo, por lo que no se distinguen las partes aquí
separadas a efectos explicativos, sino que sus elementos pasan de unas
a otras. El modelo está compuesto por la combinación de cuatro ejes en
cuatro dimensiones.
El eje archivístico (recordkeeping):se ocupa de los vehículos de
almacenamiento de la información registrada sobre actividades
humanas. Sus coordenadas son las del documento, la serie, el fondo y el
archivo.
El eje probatorio: consiste en el rastro de las acciones, la prueba que el
documento puede proporcionar y su papel en la memoria corporativa y
colectiva.
El eje transacional: «presenta como en coordenadas el acto, las
actividades, las funciones y los propósito. Este eje refleja y enfatiza los
documentos como registro de actividades realizadas en la conducción
de los asuntos, y en la forma en que esas actividades crean vínculos
entre los documentos. Refleja, básicamente, funciones de las
organizaciones, y la forma en la que se descomponen en acuerdo con
subcategoría o actividad, o se desarrollan a partir de los propios actos».
El eje identitario: «representa el actor, la unidad de trabajo a la que el
actor está asociado (puede ser el actor solo), la organización a la que la
unidad está asociada (que también puede serlo el actor o la unidad) y la
manera de institucionalizar la identidad de esos elementos a través de
un reconocimiento social más amplio. Este es el eje de la procedencia
estructural, y de las autoridades y responsabilidades con las que los
archivos son hechos y usados. Explica dos grandes temas de la
archivística, la noción de que un archivo debe estar unido al creador de
los documentos, y de que los documentos reflejan las autoridades y las
responsabilidades que sustentan un acto».
Dicho en otras palabras, los ejes representan respectivamente los
conceptos de organización archivística, valor probatorio, función y
procedencia.
* Primera dimensión. Crear los documentos como reflejo de un

acto del cual forma parte.
434
* Segunda dimensión. Capturar: los documentos como prueba,
vinculando las transacciones, actos, decisiones o comunicaciones
que documentan y su contexto social o de actividad inmediato,
en forma de explicaciones y de series documentales, habría que
añadir para aclararlo.
* Tercera dimensión. Organizar los documentos en el contexto del
archivo.
* Cuarta dimensión. Pluralizar los documentos como memoria y
hacerlos accesibles.
La archivística y el tratamiento de los fondos contemporáneos

Fase de creación, en EEUU, Francia, Inglaterra, Alemania, Italia,
Quebec
Fase de mantenimiento y uso, en EEUU, Francia, Inglaterra, Alemania,
Italia, Quebec
Fase de disposición, en EEUU, Francia, Inglaterra, Alemania, Italia,
Quevec
Joaquín Llansó i San Juan en su libro, Gestión de documentos.

Definición y análisis de modelos. Hace un análisis de los modelos de
gestión internacionales de cada país, que parten desde un punto de vista
que es el documento y de una serie de problemas como son el exceso y
abundancia de papel, la búsqueda de una gestión eficaz, la economía de
gestión y las relaciones con los ciudadanos.
La gestión documental nace en Estados Unidos a mediados del siglo
XX, a través de la legislación que ya formula el concepto ciclo vital de
los documentos en cuatro fases:
* Creación
* Mantenimiento y uso
* Disposición
* Gestión de su valor permanente
El resto de los países comienza a plantearse estos problemas a partir de

la Segunda Guerra Mundial, potenciando esta nueva archivística el CIA
y la UNESCO.
1. Fase de Creación
En EEUU surge en el concepto de records managements, donde se

obtiene una conciencia definida y real. En Francia se reserva la
responsabilidad en la creación de los documentos. En Inglaterra el
435
control de la creación es indirecto. En quevec aunque el control es
directo, se insiste en el reciclage de los soportes y en la burocracia.
En los años 60 la invención de los archiveros en la fase de creación es
inexistente aunque la aparición del documento informático hace que el
papel del archivero pueda ser importante para la creación del
documento.
2. Fase de mantenimiento y uso.
En todos los países es la administración quien se hace responsable

delegando en su funcionariado que suelen ser:
En EEUU encontramos a los records managers o records officer, en

Francia, no existe un cuerpo responsable de los archivos de gestión e
intermedios sino que los Archivos Nacionales gestionan el depósito
intermedio de Fointenebleau; en Inglaterra se ocupa el Departamental
records officero registratorem; en Alemania, el registratorem, en Italia,
el Archivistem y en Quevec el Gestionnaire.
La gestión de los archivos intermedios llevada a cabo por EEUU por la

gestión de records centres federales, compuesto por archiveros
profesionales; en Francia por las archivos nacionales que se encargan
del depósito de Fointenebleau; en Inglaterra, los Ministerios pueden
gestionar por si mismos sus records centres o delegar ene l Limbo
Hayes u otros depósitos dirigidos por el Public recods office; en
Alemania, en los ministerios existen el Altreregistraturem cuyo
personal pertenece al Bundesarchiv; en Italia los archivos son
gestionados por las administraciones y supervisados por los archivos
del Estado y sus comisiones; en Quevec los Ministerios pueden optar
por los depósitos de los archivos nacionales o por el sector privado.
3. Fase de la disposición de documentos.
La elaboración de los cuadros de clasificación es responsabilidad de las

administraciones con aprobación final de la institución de archivos.
En EEUU existe la colaboración en la elaboración de los cuadros de
clasificación entre administraciones e instituciones de archivos. En
Francia los cuadros de clasificación de adoptan en el siglo XIX con
carácter general, hasta que en el siglo XX se cree la serie W.
En los cuadros de retención y disposición de documentos la
responsabilidad es de las administraciones con la aprobación final de
los archivos. Las transferencias las realizan las administraciones
436
productoras a través de una serie de normas y reglamentos generados
por los archivos.
B. Modelos existentes en el mundo: record management, prarchivage,

registratur, tradición española.
El redord Management: el caso americano
Este modelo referido a los estados unidos de norteamerica y más

concretamente al de la Administración Federal.
Extructura y organización:
La National Archives and Records Administration (NARA) es una

agencia independiente encuadrada dentro del gobierno de los EEUU,
que ejerce las competencias archivísticas bajo la dirección del
Archivero de los Estados Unidos de (Archivist of the United States) y
su organización se basa en las prioridades establecidas en el Plan
Estratégico 1997-2007 (Ready Acces to Essencial Evidence. The
Strategic Plan of the National Archives and Records Administration
1997-2008). El NARA es la salvaguarda de los documentos de los que
depende el pueblo de una república democrática para documentar sus
derechos individuales, para asegurar la responsabilidad y la credibilidad
de sus instituciones nacionales, y para analizar su experiencia
nacional».
Misión del NARA está regulada por el título 44 del código de los
Estados Unidos, y consiste en proporcionar guía y asistencia a los
funcionarios liberales en la organización de los documentos, determinar
su retención y eliminación, instalarlos en centros donde las
administraciones puedan recuperarlos, y custodiar en edificios de
archivo, para su uso público, los documentos que a juicio del archivero
tienen suficiente valor histórico, u otro valor, para demandar su
conservación perpetua por parte del gobierno de los Estados Unidos.
Además tiene la responsabilidad de porque cada administración cree y
conserve los documentos para reflejar la organización, funciones,
políticas, procedimientos y actividades esenciales, y que estén
diseñados de modo que proporcionen la información necesaria para
proteger los derechos financieros y legales del gobierno y de las
personas afectadas directamente por las actividades gubernamentales.
Ello se hace extensivo a los poderes legislativo y judicial, así como al
presidente..
437
«La misión del NARA es asegurar al ciudadano, al servidor público, al
Presidente, al Congreso y a los tribunales acceso adecuado a los
documentos esenciales».
El NARA se estructura en torno a seis servicios:
Office of Administrative Sevices. La oficina de administración que se

ocupa de la gestión financiera, aprovisionamientos, seguridad y
espacios.
Office of the federal Register. Conserva y publica las leyes federales,
los documentos presidenciales, los anuncios y las normas
administrativas, y las descripciones de las organizaciones federales, de
sus programas y actividades. También administra los procesos de
Colegio Electoral y de Enmienda constitucional.
Office of Human Resources and information Services. Se encarga de la
gestión de los recursos humanos, de los recursos y las tecnologías de la
información y de los programas de documentos electrónicos.
Office of Records Services. Tiene la responsabilidad de custodiar los
documentos históricos de las tres ramas del Gobierno Federal
(legislativa, ejecutiva y judicial)
Office of Regional Records Services. Gestiona 16 centros distribuidos
por todo el país y tiene tres programas: el programa de Archivos
Intermedios, que presta a las administraciones federales servicios de
custodia, organización, selección, asesoramiento, etc., mediante un
sistema de pago de cuotas; el programa de Archivos regionales que
ofrece libre acceso a los ciudadanos a los documentos históricos de
estos centros; el programa de Gestión de Documentos, que asegura una
adecuada eliminación de los documentos de las administraciones, les
asesora en materia y ofrece servicios de intervención directa a través de
la oficina central y de cualquiera de las doce delegaciones.
Office of Presidential Libraries. Gestiona la red nacional de Bibliotecas
Presidenciales, desde la del 31. Presidente, Herver Hoover. A pesar del
nombre no son bibliotecas al uso, sino centros que conservan los
documentos, sino centros que conservan los documentos y las piezas de
museo de cada mandato.
Además del archivero, que dirige el sistema, está el archivero suplente
(Deputy Archivist), que ejerce de jefe de personal y es la última
instancia administrativa que resuelve en materia de acceso de acuerdo
con la Ley de Libertad de Información (Freedom of information Act),
además de sustituir al Archivero en casos de vacante o de delegación.
La oficina de vigilancia de seguridad de la información (information
security Oversight Office) es responsable ante el presidente de las
políticas de vigilancia sobre el sistema de clasificación segura de la
438
información del Gobierno y del programa nacional de seguridad
industrial, y actua bajo la guía del National Security Council,
intervieniendo en cuestiones vitales como la desclasificación de
documentos.
La comisión Histórica Nacional de publicaciones y documentos
(National Historical Publications and Records Comision) se ocupa de
apoyar proyectos y publicaciones y de los programas de becas y
formación.
La Oficina del Inspector General se encarga de que las actividades del
NARA se hagan con eficacia, eficiencia y economía, así como de
detectar y prevenir el derroche, el fraude, los abusos y la mala gestión.
Enla adminsitracion Federal cada organismo desarrolla su porpio

programa de gestión de documentos, y lo hace bajo la coordinación,
supervisión y asesoramiento del NARA. De acuerdo con el capitulo 31
seccion 2 del US Code 44: El jefe de cada agencia federal establecera y
mantendrá un programa continuo para la gestión económica y eficiente
de los documentos de la agencia. El NARA asiste a las agencias
ayudándoles a establecer sus programas, proporcionándoles asistencia
técnica y formación y evaluando asi mismo los resultados. El programa
a que antes se hacia referencia, además de seguir las directivas de la
GSA, debe hacerse de acuerdo con los requisitos archivísticos para la
creación y mantenimiento de documentos (Recordkeeping
requirements), para lo cual cuentan con una guía orientativa.
Para el diseño de sus documentos en términos de economía y eficiencia,
cada organismo debe esforzarse por:
Mejorar la calidad, tono, claridad y sensibilidad de la correspondencia.
Diseñar impresos fáciles de cumplimentar, leer, transmitir, procesar y
recuperar reduciendo también los costes de reproducción.
Proporcionar al personal medios para comunicar instrucciones escritas
a los usuarios para documentar las políticas y las actividades, asi como
la información necesaria en tiempo y forma adecuados.
Organizar con lógica los archivos de forma que los documentos
necesarios para la gestión de sus asuntos sean fácilmente localizados, se
asegure que están completos y se facilite la identificación y la retención
de los de conservación permente, asi como la pronta selección de los
temporales.
La selección para llevarla a cabo el jefe de cada agencia debe establecer

y mantener un programa de eliminación de documentos para asgurar la
reducción eficiente, pronta y ordenada de su cantidad y para
proporcionar el mantenimiento apropiado de los documentos
designados por el NARA como de conservación permante. Para ello
439
debe someter sus calendarios de conservación a la aprobación del
NARA, de acuerdo con las normas de selección (record Schedules) o
calendario de conservación general que rige para todas las series
documentales y las posibles variantes. Una vez prescrita su fecha de
manteniento en oficinas, una administración puede enviar sus
documentos a los archivos intermedios federales, de acuerdo con los
plazos estipulados en los calendarios de conservación, o antes cuando
no son necesarios para el desarrollo de sus actividades; también puede
recurrir a un archivo intermedio sostenido por ella misma, siempre que
cuente con el visto bueno del archivo.
Transferencia al archivo de los documentos para suy conservación
definitiva se realizara siempre que han sido seleccionados por el
Archivero, y se de alguno de los supuestos siguientes:
Tengan mas de 30 años

Antes, siempre que la agencia que los ha producido no los necesite para
el desarrollo de sus actividades.
Cuando las necesidades de la agencia puedan ser satisfechas a través de
los servicios de consulta y copia del NARA, siempre que las
restricciones de acceso sean aceptables para este y no violen la Ley de
Libertad de Informacion; en caso contrario permanecerán en el archivo
intermedio pendientes de la transferencia hasta tanto desaparezcan las
restricciones.
El archivero se reservara la potestad de decidir a que archivo se envían
los documentos, aunque generalmente se siguen dos criterios:
Bibliotecas presidenciales: aquellos que complementan los fondos
presidenciales.
Archivos regionales: los procedentes de las delegaciones regionales del
Gobierno Federal y los que posean interés para historia regional y local.
Archivos Centrales de Washington: todos los demás, incluidos los de su
región.
Archivo histórico, una vez los documentos han sido transferidos a los
archivos históricos son de libre consulta, salvo que incurran en algún
supuesto de restricción contemplado en la Freedom of Information Act,
en la Privacy Act, o hayan sideo expresamente clasificados como
secretos; casos en los que existen plazos de caducidad de las
restricciones de consulta legalmente establecidos.
Finalmente el NARA ofrece un amplio programa de asistencia basado
en las siguientes herramientas:
La publicidad de manuales y otros materiales, algunos accesibles en
línea, para ayudarles en la creación, mantenimiento, uso y eliminación
de los documentos.
440
Asistencia a través de la Life Cycle Management Division.
El programa de asistencia por objetivos (targeted Assistance) es un
sistema en el que la agencia debe definir un proyecto con objetivos
definitivos, resultados tangibles y un plazo de tiempo para su ejecución,
obteniendo del NARA asistencia y formación personalizada sin coste
alguno.
Formacion por medio de cursos sobre gestión de documentos dirigidos
a los empleados federales, asi como a los contratistas federales,
empleados de las adminsitraciones estatales y locales y organizaciones
internacionales. Tambien ofrece cursos de iniciación al Modern
Archives Institute.
El modelo australiano
Se trata de un modelo muy reciente en términos históricos y surge

como reacción a la ausencia de un sistema archivístico. En 1961 con la
creación de la Commonwealth Archives Office, una entidad
independiente con algunas competencias archivísticas que en 1974
pasaría a denominarse Australian Archives, hasta que al fin de 1988 y
como consecuencia de la ley de archivos (Archives Act 1983) Se
constituyen los National Archives of Australia (NAA) como agencia
gubernamental, cuya andadura ha estado plagada de dificultades y de
resistencias por parte de los organismos gubernamentales hacia los que
ha orientado su acción. Acostumbrados a gestionar sus documentos
autónomamente, los NAA han tenido serias dificulatades de actuación
por encontrarse además encuadrados en el ámbito cultural, por lo que
han debido construir un entramado de normas y de recomendaciones
con el respaldo de la legislación archivística, reforzado.
El National Archives of Australia es una agencia ejecutiva dependiente
del Departamento de Comunicaciones, Tecnologías de la Información
y Artes Dependiente del Ministerio de Artes y del Deporte. La jefatura
del sistema tiene el rango de Dirección General, de la que dependen
cuatro subdirecciones:
Public and reader services: se ocupa del servicio y acceso de los

documentos, así como de las publicaciones.
. Goverment Recordkeeping: encargada de las normas, las políticas y el
desarrollo de la gestión de los documentos en todas las organizaciones
públicas de la comunicación y de la formación.
Collection Management: se ocupa de la conservación de los fondos.
Corporate: está encargada de las cuestiones administrativas como
recursos humanos, gestión finaciera, instalaciones, gestión de proyectos
corporativos.
441
El National Archives of Australia Advisory Council está concevido
como un óganos consultivo para el ministerio y director general en
materias relacionadas con las funciones de los archivos.
Los archivos nacionales tienen su sede en Camberra una en la capital
del estado (Melbourne, Adelaida, Brisbane, Hobart, Perth, Darwin) y
otra en Sidney. Con un director al frente de cada una encargado de
desarrollar las políticas archivísticas a nivel estatal.
Las funciones de la ley 1983 confiere al NAA son en esencia:
Asegurar la preservación y la conservación de los recursos archivísticos

de la Commonwealth presentes y futuros, y de cualquiera otros
relativos a Australia.
Promover y prestar asistencia a las instituciones para una gestión
económica y eficiente de los documentos, de manera que se facilite su
uso como parte de los recursos archivísticos de la Commonwealth
Custodiar y organizar los documentos seleccionados para su
conservación temporal y permanente.
Procurar la incorporación de documentos y fondos no institucionales
relativos a Australia.
Promover y facilitar el uso de los documentos archivísticos haciéndolos
accesibles.
Investigar y proporcionar asesoramiento en materia de gestión y
preservación de los documentos.
Desarrollar y coordinar las actividades archivísticas.
Los archivos están revestidos de funciones especificas en virtud del

articulo 6 titulado Power of Archives:
Establecer y controlar los edificios e instalaciones para la custodia y

ehibicion de los documentos.
Ocuparse de la instalación, selección, acceso, organización, descripción
e indización de los documentos de la Commonwealth
Fomentar la adquisición de documentos y fondos archivísticos de
interés publico.
Documentar y establecer la cronología de las instituciones de la
Commonwealth y otras cuestones de significación archivística.
Duplicar el material archivístico
Impulsar la creación de los documentos, asi como los instrumentos de
descripción.
Autorizar la selección y la destrucción de los documentos de la
Commonwealth.
Formar a responsables de la gestión de los documentos de las
instituciones, a solicitud de estas, y al resto del personal.
442
Obtener y mantener el material necesario para la recuperación de la
información contenida en los documentos.
Proporcionar información y medios para el uso de los documentos por
parte de los ciudadanos.
El NAA es asi mismo una oficina de acceso a la información

(Informacion Acces Office) establecida en virtud de la Freedom of
information Act (1982). Su función consiste en ofrecer acceso a la
consulta y a la adquisición de las listas de declaraciones de las agencias
de la Commonwealth; se trata de índices de documentos de las agencias
empleados en la toma de decisiones o en la elaboración de
recomendaciones relativas a los derechos, privilegios o beneficios,
obligaciones, multas o otros detrimentos de los ciudadanos. Se trata de
manuales, normas, orientaciones, practicas o precedentes mantenidos
por una agencia. Contienen información sobre la adquisición y el
cumplimiento de esquemas y procedimientos a seguir en la
investigación de infracciones, etc.
El NAA promueve la excelencia y la innovación en los archivos y la
investigación archivística, liderado y ayudando a la comunidad
profesional australiana mediante la asistencia y la formación, a través
de las redes archivisiticas nacionales, estatales y territoriales.
La propuesta de gestión de los documentos, en las agencias
gubernamentales había llegado a un estado lamentable, que la falta de
buenos documentos impedía el desarrollo de sus actividades y la
responsabilidad mas básica ante los ciudadanos. El Auditor General
había detectado mala gestión documental en mas de la mitad de los
informes de auditoria realizados durante los dos últimos años
(1996.2003). Por ello el NAA esta poniendo en marcha nuevas
recomendaciones basadas en la norma australiana AI ISO / TR 15489-
2002 y e convencer a las administraciones de que una gestión de los
documentos adecuada resulta esencial para:
Un desarrollo mas eficiente y eficaz de sus atribuciones

La responsabilidad sobre las acciones y las decisiones ante los
ciudadanos y los órganos de control (Defensor del pueblo, Auditor
general, tribunales…)
Que los ciudadanos entiendan y aprecien el papel del gobierno.
Las responsabilidades en la materia se reparten entre las agencias

gubernamentales y los Archivos Nacionales. Corresponde a las
primeras la creación de documentos completos y exactos para todas las
actividades; y la responsabilidad de la gestión de documentos debe
443
situarse en un nivel alto, porque resulta esencial para la responsabilidad
ante el ministro, el Auditor General, el Parlamento y el Pueblo.
Estas responsabilidades se materizalizan del modo siguiente:
Establecer sistemas de gestión de documentos que incluyan

procedimientos escritos, orientaciones y la formación de usuarios.
Asegurar la creación, mantenimiento y organización de documentos
completos exactos.
Asegurar que los documentos permanecen en uso y no son destruidos
prematuramente.
Asegurar el acceso de los ciudadanos a los documentos cuando son
legítimamente solicitados y, por el contrario, no son consultados
indebidamente.
El NAA ayuda a las agencias a llevar a cabo dichas responsabilidades

mediante una serie de estrategias:
Proporcionandoles normas y orientaciones, publicadas y accesibles en

línea.
Regulando y autorizando la selección de documentos.
Proporcionando formación.
Los NAA proporcionan a las agencias gubernamentales políticas,

norma y orientaciones en relación con la gestión de documentos,
autorizan su selección y proporcionan formación y asesoramiento. Ello
se hace extensible a los consultores y contratistas que trabajan para las
agencias, si bien las comunicaciones significativas deben hacerse
directamente con la agencia, no con los proveedores de servicios.
Asimismo asesoran al Ejecutivo en sus políticas archivísticas, las
impulsa y coordina. Por norma custodian los documentos con mas de
treinta años y los pone a disposición de los ciudadanos.
Para ayudar a las agencias en el diseño y el desarrollo de sistemas de
gestión de documentos, los NAA han elaborado un manual en línea
conocido como DIRKS (DIRKS: A Strategic Approach to Managing
Bussines Indformation), el cual establece una metodología valida tanto
para la contruccion de un sistema como para la revisión de uno ya
existente. Comprende los siguientes pasos:
Investigar el entorno en el que opera la agencia.

Analizar las funciones y las actividades que desarrolla y elaborar un
cuadro de clasificación funcional.
Elaborar una relación detallada de requisitos archivisiticos en relación
con dichas funciones y actividades.
444
Valorar el grado de cumplimiento de dichos requisitos por parte del
sistema existente.
Seleccionar las estrategias apropiadas para la gestión de documentos.
Diseñar el sistema
Implementarlo
Evaluarlo.
La metodología del DIRKS es la columna vertebral de la política

archivística para la gestión de documentos en las administraciones, y
todas las agencias de la Commonwealth la usaran en los próximos años
para analizar sus necesidades al respecto. De acuerdo con los cálculos
de los Archivos Nacionales, en un plazo entre 5 y 10 años todas las
agencias deberían haber diseñado o establecido sus sistemas, basándose
en las ayudas y en las herramientas que para ello se les facilitan.
En materia de control y recuperación los Archivos facilitan a las
agencias una serie de herramientas como:
Keyword AAA: A Thesaurus of General Terms: un tesauro funcional
para identificación (titulo) de los documentos adminsitrativos comunes.
Orientaciones para el desarrollo de los Tesauros funcionales.
Recordkeeping Metadata Standad for Commonwealth Records:
contiene los metadatos que se recomienda capturar para asegurarse que
saben los documentos que poseen y que pueden encontrarlos. Ayuda a
las agencias a identificar, autentificar, describir y gestionar sus
documentos electrónicos de forma sistematica y consciente para
cumplir con los requisitos operativos legales y archivísticos.
Un sistema de control y recuperación de documentos, centrado en los
documentos históricos. Como parte de este sistema, se ofrece
información a las agencias responsables sobre los cambios en la
organización adminsitrativa de la Commonwealth, y sobre las series
documentales históricas (desde las fechas y el volumen hasta los
documentos concretos)
Los archivos proporcionan calendarios de conservación generales para

los documentos comunes de todas las administraciones, como pueden
ser personal, finanzas. Tambien les ayudan a preparar las propuestas
sobre sus series documentales especificas, que luego deben autorizar, y
proporcionan consejo y autorización cuando haya transferencia de
custodia o propiedad de los documentos a consecuencia de un cambio
de estatuto, de una una privatización o de una contratación de funciones
de gobierno. Las orientaciones abarcan incluso los procedimientos para
la destrucción efectiva y segura de los documentos seleccionados para
su eliminación.
445
Los NAA admiten la tranferencia de los documentos seleccionados para
su conservación permanente, de acuerdo con los procedimientos de
remisión, y proporcionan un servicio de préstamo en 24 horas de los
documentos solicitados por la agencia responsable de origen. Asimismo
proporcionan pautas para la preservación d elos documentos, para
asegurar la longevidad de los soportes, normas para los edificios e
instalaciones de archivo, ayuda en casos de desastres y la restauración
de documentos de alto valor.
Por ultimo son responsables de proporcionar a los ciudadanos el acceso
a los documentos con mas de treinta años de antigüedad y de observar
las rectricciones al acceso contenidas en la normativa especifica.
Los modelos europeos.
En cualquiera de los países europeos es difícil hablar de gestión de

documentos en sentido extricto, porque el proceso de recepción aun no
se ha consumado en ningún caso y el estado en que se halla cada uno da
lugar a gran variedad de situaciones. Las diferencias sustanciales
derivan de la dependencia organica; en bastantes de los casos se
enmarcan en las bases histórico- culturales y dependen del
departamento ministerial que asume dichas competencias, en otros
cuelgan de Justicia, Interior… y por encima de esto se distinguen por el
modelo de estado, centralista o federalista. El gran rasgo común es la
inmadurez de los modelos desde la perspectiva del Record
Management, a pesar de su antigüedad o debido a ella.
Alemania
El sistema archivisitico alemán ha sido reestructurado a partir de 1990,

tras casi cuarenta años de división, y se ha realizado sobre las bases del
existente en la Republica Federal, donde los archivos nacionales se han
desarrollado de acuerdo con la tradición federalista, bajo el signo de la
descentralización y del pluralismo funcional, diferenciados entre
archivos federales y archivos de lander, aunque con activa cooperación
supranacional.
El sistema se compone de once servicios en nueve instalaciones,
ubicándose la sede central en Koblenz. Bajo la dirección de un
presidente y un vicepresidente esta organizado a base de siete
departamentos, mas la fundación de los partidos y de las organizaciones
de masas de la antigua RDA.
Departamento Z (Zentrale): se ocupa de los asuntos de adminsitracion
como personal, organización y finanzas.
446
Departamento G (Gundsatzangelegenheiten und Zentrale
Fachdienseilstumgen): es el departamento técnico que se ocupa del
desarrollo archivístico y de las relaciones internacionales.
Departamento B (Bundesrepublick Deutchland): que se ocupa de los
archivos producidos por organismos federales actuales y de la RFA, asi
como de los intermedios.
Departamento R (Abteilung Deutche Reich): comprende los fondos
históricos del reino (del sacro Imperio Romano Germanico, 1495-1806,
al III Reich, 1933-1945)
Departamento DDR (Abteilung Deutche Demokratische Republic): se
ocupa de la gestión de los fondos del antiguo régimen soviético.
Departamento MA (Militararchiv): los archivos militares
Departamento FA (Film Archiv): departamento de los archivos
cinematográficos.
La gestión de documentos.
La gestión de los documentos se produce en dos momentos netamente

difrenciados por la responsabilidad: La fase de creación y utilización,
de un lado, y la fase de eliminación y conservación de otro; ambas
coinciden con la registratur, competencia de las organizaciones
administrativas, y con las fases de archivos intermedio e histórico,
competencia del Bundesarchiv.
La Registratur, termino que no tiene un correlato en nuestra lengua, es
fruto de la evolución producida en el siglo XVII de un sistema
colegiado de gestión publica a otro, además burocratizado y
especificado, de modo que asegura integrar las dos formas de trabajo.
En dos granfes organismos es gestionado por personas dedicadas ex
profeso, pero sin una formación especifica, ya que carece de teoría; es
una practiva cuyo conocimiento se transmite de generación en
generación. Es una función, no una profesión, y en tanto practica es una
suerte de work-flow manual mas o menos informal y oral que permite
controlar todos los documentos desde que se crean o ingresan a través
del registro, integrarlos en su expediente correspondiente y mantenerlos
organizados (clasificados, ordenados, descritos). No es una oficina de
ordenes, pero permite controlar los procesos de decisión, asegurnado
que sigan el camino adecuado y que al final todos los resultados estén a
disposición de las personas responsables. Es una forma de trabajo
administrativo planificado y controlado de principio a fin, que desde el
punto de vista archivístico produce expedientes integros y organizados.
Una vez que los documentos no son necesarios para la gestión de las
organizaciones publicas se transfieren a las fase intermedia, que a
diferencia de otros países, es plenamente gestionado por los Archivos
447
Federales. Entre 1952 y 1956 se construyeron los primeros archivos
intermedios en ambas alemanias, actuando de puente en e sistema de
las regustraturas.
Los archivos federales asesoran además a los organismos públicos
sobre la gestión de sus documentos, dirigen las transferencias y la
eliminación final. El sistema se basa en una neta direfenciacion entre
los dos valores de los documentos. El primario o administrativo-legal,
objeto de organización por parte de las oficinas productoras con
asistencia de los archivos, y el secundario como memoria histórica, que
es función plenamente archivística desde la fase intermedia.
Transcurridos treinta años, en ciertos casos, antes, de acuerdo con la ley
de protección de datos 1976, los documentos adquieren una categoría
de históricos y son accesibles, exceptuadas las salvedades habituales.
Francia
En este país se creo a raíz de la Revolucion Francesa el modelo de los

Archivos Nacionales y la consiguiente división entre fondos
administrativos e históricos, que pronto será imitada en los demás
países europeos. Dependiente del Ministerio de Cultura, el sistema se
denomina Direction des Archives de France y se rige
fundamentalmente por la Ley de Archivos de 1979 (Loi des Archives).
Se encarga de proponer al ministro de cultura las estrategias
archivísticas y de llevarlas a termino. Aconseja, reglamenta y evalua
todo lo concerniente a la recogida, selección, clasificación, descripción,
conservación y comunciacion, tanto a los investigadores como al
conjunto de los ciudadanos, de los archivos públicos exceptuados los de
los ministerios de asuntos exteriores y de la defensa. Bajo la Categoria
de Archivos Nacionales se encuentran los siguientes centros:
Centre historique des archives nationales: se corresponde con el archivo

Nacional originario, que concentra los documentos anteriores a 1958 y
los archivos de los presidentes.
Centre des Archives Contemporaines: concevido como gran archivo
intermedio, es el centro donde se conservan sobre todo documentos
prosteriores a 1958.
Centre des Archives d’Outre-Mer: contiene los archivos pertenecientes
a las antiguas posesiones francesas.
Centre des Archives du Monde du travail: contiene fondos de empresa,
sindicales, de organizaciones empresariales, asociaciones y
profesionales.
Centre nacional du microfilm: almacena los microfilms originales de
otros archivos, nacionales y territoriales.
448
Como órgano consultivo el Ministerio cuenta con el Consejo superior
de los Archivos (Conseil Superieur des Archives). Vela por la
salvaguarda de archivos públicos y privados que poseean un interés
publico desde el punto de vista histórico. Su extructura es la siguiente:
* Inspección general de los archivos de Francia.

* Delegacion de las celebraciones nacionales
* Departamento de la red institucional y profesional
* Departamento de política archivística y de coordinación
interministerial.
* Departamento de innovación tecnológica y de normalización.
* Departamento de públicos
* Oficina de asuntos generales y documentación.
La gestión de documentos en el sector publico francés se caracteriza

por la ausencia de un termino equivalente al Rercords Management, asi
en la teoría como en la practica. Lo mas parecido es el pre-archivage,
que originariamente solo se refería las técnicas para la gestión de los
archivos intermedios. La ausencia de tradición administrativa en la
gestión de documentos de los archivos de oficina llevo a adoptar una
solución exclusiva para controlar los documentos producidos por las
administraciones centrales del estado, a través de la presencia de
archiveros en los ministerios.
En su origen sus funciones eran la evaluación de los documentos
acumulados desde el siglo XIX, preservando los de indudable valor
histórico y preparando los instrumentos de descripción. En los años
sesenta se creo el archivo intermedio del estado, denominado Centre
des archives contemporaines, con la misión de recoger los fondos
remitidos por los ministerios.
En las adminsitraciones centrales y en los establecimientos públicos del
Estado, esta gestión esta encomendada a un servicio, que debe aparecer
claramente en el organigrama y ser ubicado en un nivel que le permite
ejercer eficadmente su misión. Esta tarea debe ser encomendada a
agenres formados en las distintas técnicas de gestión de documentos y
dotados de medios apropiados para sus atribuciones. Dicahs
atribuciones son:
a) Responsabilizarse de las salvaguarda de los archivos intermedios.

b) Organizar la reunión de los documentos que hayan perdido su
valor para la gestión.
c) Velar por las condiciones de producción y gestión de los
documentos corrientes.
449
d) Aseguar la comunicación de los expedientes archivados a los
servicios cuando los necesiten.
e) Ser corresponsales permanentes de la administración encargada
de la gestión de los archivos históricos (archivos nacionales o
departamentales)
f) Velar por el respeto de las instituciones (calendarios de
conservación) a la utilidad administrativa de las series
documentales y a su elección definitiva.
g) Asegurar en materia de documentos electrónicos, su
conservación duradera de acuerdo con los calendarios de
conservación, y que los documentos transferidos presentan todas
las garantías de autenticidad y van acompañados de todos los
metadatos indispensables para su posterior explotación.
La gestión de los archivos de oficina e intermedios incumbe a cada

ministerio y a su correlato en los demás establecimientos públicos, pero
el control del conjunto de los archivos públicos, serán de gestión,
intermedios e históricos, pertenece al ministro de cultura, con
excepción de los ya señalados de interior y de defensa. Los archivos
nacionales prestan a dichos organismos asesoramiento, metodología,
procedimientos y, si lo desean, una misión permanente o temporal.
Gran Bretaña
El sistema archivístico británico ha sido el mas profundamente

reformado en la ultima década. Sus orígenes contemporáneos hay que
situarlos en los años cincuental del siglo XX cuando se crea el comité
grigg, comité parlamentario que toma el nombre de su presidente sir
James Grigg, con el encargo especifico de buscar una salida a la
acumulación de documentos en los ministerios y al poco papel que se le
daba al Public Record Office, equivalente al archivo nacional. Las
soluciones aportadas por el informe de esta comisión dieron lugar a la
ley de archivos (Public Records Act, 1958) y a la configuración básica
de la gestión de documentos en las administraciones, cuyos rasgos mas
notrables son:
El sistema pasa a depender del Lord Chancellor (equivalente a un

ministro de justicia) y la dirección queda en manos de Keeper of public
Records, algo asi como el custodio de los documentos públicos.
Se establece un sistema de selección y eliminación en dos fases: la
primera trancurridos cinco años de la finalización de un expediente,
realizada en las administraciones; y la segunda pasados 25 años del
inicio del mismo, en el archivo.
450
Se hace obligatoria la selección y la transferencia de los documentos de
los departamentos gubernamentales.
Se establece el plazo de 50 años para el libre acceso a los documentos,
reducido en 1967 a 30 años, salvo excepciones por razones de
seguridad y de protección de datos personales.
En el año 1992, y a consecuencia de un profundo proceso de

reorganización administrativa, el Public Records (PRO) se convierte en
una agencia ejecutante de la autonomía de gestión finaciera, ya que el
director ejecutivo – el keeper- es responsable directo de fusionar el
PRO con la Royal Comisiono n Historical Manuscripts (HMC), cuya
presidencia reace asimismo en el keeper of public record.
El sistema se estructura del siguiente modo:
* Government and Archive Services Group: es el responsable de

promover la gestión de los documentos en las administraciones,
especialmente de los electrónicos, de la selección y transferencia,
cosnervacion e instalación, políticas y legislación sobre acceso a
la información, y la inspección de instalaciones para archivos
públicos.
* Corporate service group: se ocupa de los recursos humanos,
finanzas, auditoria interna, administración de edificios y
propiedades, tecnologías de la información y
telecomunicaciones, estion de documentos en los Archivos
Nacionales y seguridad.
* Public services group: centro sus catividad en el acceso del
publico, desarrollo web, instrumentos de descripción, gestión de
la información y del conocimiento, digitalización, servicios
educativos y de acción cultural, promoción y publicaciones.
* Historical Manuscrip Commision: se ocupa del mantenimiento y
desarrollo del National Register of Archives, del portal
ARCHON y del Manorial documents register, de la asesoría e
inspección de archivos privados, conexión como los servicios
regionales, publicaciones e investigaciones sobre la historia
británica, y contribuir al desarrollo de normas profesionales de
carácter nacional e internacional.
Asi mismo, cuenta con una nutrida estructura de juntas y comités

relacionados especialmente con los desarrollo del archivo electrónico.
Cabe destacar el papel fundamental del Advisory Council on Historical
Records and Archives, heredero de otro organismo creado por la ley de
1958, y que se ocupa de asesorar al ministro de justicia, entiende en
materia de solicitudes de compensación en el pago de impuestos
451
mediante entrega de documentos, solicitudes de compesacion en el
pago de impuestos mediante entrega de documentos, solicitudes
ministeriales de retención de documentos o de ampliar el plazo de
acceso mas alla de los 30 años, solicitudes de amparo de los ciudadanos
en el ejercicio del derecho de acceso y políticas de conservación.
Las funciones clave que tiene encomendadas los National Archives son
las siguientes:
1. Gestion y selección de documentos:
- Promover la gestión de documentos en el gobierno para sustentar

sus actividades.
- Desarrollar orientaciones y normas al respeto
- Establecer la gestión de los documentos electrónicos para
sustentar actividades a largo plazo.
- Establecer e implementar criterios de selección de los
documentos públicos con valor histórico.
- Supervisar la selección de los que resulten dignos de
conservación.
- Supervisar su transferencia a los Archivos Nacionales y hacerlos
accesibles.
- Supervisar el recuros a otros depósitos para su instalación.
- Inspeccionar la transferencia a otros archivos de los documentos
históricos no seleccionados para su preservación en los Archivos
Nacionales.
2. Preservacion:
- Supervisar la custodia segura de los documentos públicos por

parte de los organismos creadores y sus sucesores.
- Desarrollar estrategias y procedimientos para la preservación
permanente de los documentos digitales de valor histórico.
- Acordar, controlar e implementar normas de seguridad y
preservación, y procedimientos para la instalación y accesibilidad
de los documentos públicos en los Archivos Nacionales y en
otras instalaciones similares.
- Preservar los documentos controlando los factores (ambientales,
etc.) de almacenamiento y haciendo duplicados para el uso.
3. Acceso:
- Proveer a los Archivos Nacionales de salas de investigación y

otras insatalaciones adecuadas, asi como en otros depósitos
452
similares, y facilitar los documentos para su consulta a los
investigadores y los organismos que los crearon.
- Proporcionar consejo e información sobre los documentos en los
Archivos Nacionales.
- Producir instrumentos de descripción.
- Proporcionar acceso a los documentos y a los instrumentos de
descripción a través de internet.
- Proporcionar acceso a las imágenes digitales.
- Desarrollar conocimiento y conciencia sobre los documentos.
- Proporcionar copias.
- Estimular y promover el uso de los documentos como medios de
comprender el pasado.
- Llevar a cabo regularmente estudios de usuarios como base de
futuros desarrollos.
4. Politicas de asesoramiento:
- Contribuir a la política de asesoramiento sobre cuestiones de

documentos públicos y asuntos relacionados.
- Proporcionar liderazgo y consejo en la gestión de documentos en
el gobierno y establecer normas para la creación, manejo y
control de los documentos de gestión.
- Representar a los archivos nacionales y al gobierno en cuestiones
relacionadas con los documentos, nacional e internacionalmente.
- Proporcionar consejo y guía profesional en cuestiones relativas a
las funciones y operaciones de los archivos nacionales.
5. Promover la preservación y el uso de los archivos privados.
- Recogiendo y difundiendo información sobre fuentes

archivísticas relativas a la historia británica fuera de los archivos
públicos.
- Inspeccionando y controlando las normas en los archivos no
públicos.
- Proporcionando asesoramiento y subvenciones a los propietarios
privados.
- Elaborando estudios y publicando guias para promover el uso de
fuentes archivísticas relativas a la historia británica fuera de los
archivos públicos.
Como se trata de un sistema descentralizado, los Nationa Archives son

los Archivos Nacionales de Inglaterra, Gales y el Reino Unido; por su
parte los de Escocia están en el National Archives of Scotland y los de
453
Irlanda del Norte en el Public Record Office of Northen Ireland. Las
instalaciones se ubicane n un complejo instaurado en 1977 en Kew, al
suroeste de Londres y para recoger los fondos distribuidos en otros
edificios, hasta que a finales de 2003 se han habilitado unas nuevas
instalaciones en una mina de sal abandonada en Winsford (Chesire),
donde se almacenan 25 km de documentos a 150 metros de
profundidad.
Con la ley de 1958, situa en los departamentos la responsabilidad sobre

la gestión de los documentos en las fases de oficina e intermedia, cada
una de las cuales tienen un archivero (Department Record Officer) que
es responsable de todos ellos, incluidos los electrónicos. Su trabajo se
desarrolla bajo la guía y supervisión del National Archives a través del
Records Management Department, quien les proporciona además de
normas, procedimientos y orientaciones en la materia. El personal de
cada ministerio y organismo trabaja con el archivero en la organización
de los documentos, en la selección de los de valor permanente y en
preparar su transferencia a los National Archives.
La selección de los documentos se realiza en dos momentos. La
primera a los cinco años de su creación, cuando se destruyen aquellos
que no poseen valor alguno indudablemente, conservándose el resto por
el momento. La segunda se produce entre los 15 y los 20 años desde la
fecha de su creación, plazo que permite apreciar cuales proseen valor
permanente. Ambas se dan en las administraciones productoras.
En 1950 se creo en Hayes, a las afueras de Londres, un archivo
intermedio denominado Limbus, cuya gestión recaía en el Public
Record Office, comprometiendo gran parte de su presupuesto.
La ley admite la posibilidad de que en ocasiones los documentos se
conserven en centros agenos al National Archives, siempre a discreción
del Lord Chancelolor, como los documentos de algunos tribunales,
fondos cinematográficos y sonoros, y algunos documentos de museos y
galerías nacionales.
La función de gestión de los documentos debe:
-Ser reconocida como un programa corporativo especifico con una

autoridad y debe recibir los niveles necesarios de soporte
organizacional para aseguarar su eficacia.
Ocuparse de los documentos en todos los formatos, incluidos los
electrónicos, durente su ciclo de vida, desde la planificación y creación
hasta la selección ultima.
Definir las responsabilidades y obejtivos, y los recursos necesarios para
conseguirlos; entre ellos los recursos humanos de nivel y formación
adecuados.
454
Revisar de acuerdo con la FOIA que documentos son conservados y
cuales eliminados, con ayuda del archivero, asi como decir cuales serán
accesibles y cuales no y en función de que salvedades.
Transferir a los archivos públicos los documentos con mas de treinta
años y si régimen de acceso.
455
LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES
Según el principio de procedencia y el principio del orden natural u

original de los documentos se puenden agrupar de forma natural en
agrupaciones documentales en las siguientes divisiones: fondos,
subfondos, secciones, subsecciones, series, subseries, unidade
documental compuesta, unidad documental simple.
Las agrupaciones documentales
Es el modelo de transición del documento, la relación existente entre el

modo en que fueron emitidos y aquel en que se han transmitido
finalmente. Según la Comision Internacional de diplomática, la
tradición documental se puede ver desde dos puntos de vista, según las
categorías diplomáticas a que dan lugar y, por otro lado, por las
categorías archivísticas.
Las primeras se recudencen a tres:
Minuta: es el primer escrito que se elabora aunque carece de todos los

caracteres externos e internos que deben de tener los documentos que se
expiden. Es, por tanto, el escrito preparatorio que sirve de matriz para la
elaboración del original y que se caracteriza por estar realizado, en
general, con una escritura muy cursiva y tener tachaduras y enmiendas.
Original: Es el documento perfeto, con todos los caracteres externos e
internos para su validación. Un original no tiene porque ser único, ya
que pueden existir los originales multiples, ampliaciones del original
que suelen ser documentos que confirman la existencia de un original
anterior, y renovaciones motivadas por la perdida del primer original.
Copias: no son documentos primigenios ni perfectos, están elaborados
a partir del original o de otra copia y no presentan los elementos que
validan al original.
Las categorías archivisiticas, son agrupaciones documentales que se

establecen de acuerdo con los principios de procedencia y de respeto al
orden original.
la archivística internacional propone como agrupaciones documentales:

grupo de fondos, fondo, subfondo, serie, subserie, y la unidad
documental, mientras que la manuelística española de archivistica
agrupa en Grupo de fondos, sección histórico, fondo, sección, subserie,
serie y unidad documental. El grupo de fondos se define como cada una
de las agrupaciones en que puede organizarse intelectualmente los
456
fondos de un archivo, generalmente siguiendo unos criterios en los que
predomina la finalidad de modificar las porcedencias de ámbito
superior.
Concepto de fondo.
La primer agrupación documental es el fondo documental o agrupación

natural de los documentos dependiendo de su contenido, producida,
acumulada y recibida por una institución pública o privada cuya
organización refleja la estructura o funciones de la dicha entidad. por lo
tanto el dondo es la totaldiad de la documentación producida y recibida
por una institución o persona y conservada por dicha institución o
persona y es el resultado de una primera aplicación del principio de
procedencia.
La UNESCO los define como el conjunto de documentos de archivo de
toda índole reunidos por una persona física o moral en el ejercicio de
sus actividades o funciones y el diccionario de terminología archivítica
española como el conjunto de series de documentos de archivo de toda
índole reunidos por una persona física o moral en el ejercicio de sus
actividades y funciones.
Los fondos los puede producir un organismoestructurado para cumplir
una función determinada que tiene que ser una institución con
personalidad jurídica propia y con autonomía para cumplir su función.
La noción de fondo se une al principio de procedencia y al principio de
respeto al orden original de los documentos, el struckturprinzip que
establecen la necesisada de manterner diferenciados los archivos de
diferentes administraciones y de respetar el orden que le hubiera dado
en la oficina de origen en vez de hacerlo por asuntos o materias.
A partir del principio de procedencia Michael Duchein enuncia que los
archivos son evidencia de las acciones que formaron parte, que la
obligación del archivero es proteger la integridad de tal evidencia con
los métodos apropiados y que los archiveros deben proteger la
integridad protegiendo su imparcialidad. Duchain planteó una serie de
problemas en relación al establecimiento del concepto de fondo:
La definición de fondo en reación con la jerarquía de los organismos

productores del archivo.
La repercusión sobre la composición de los fondos, de la variaciones en
las competencias institucionales de los organismos productores.
La definición de la noción de proveniencia de los fondos
La definición de la noción de fondos cerrados y abiertos, así como la
clasificación de los fondos abiertos.
La extensión del repeto externo de los fondos a su respeto interno.
457
garón plantea que para la normalización de la definición de fondo hay
que tener presente tres elementos: el periódo cronológico, el contenido,
la cantidad.
En el siglo XIX se confunde fondo y serie con colección. hoy se

diferencian en que el fondo es un conjunto de docuemntos producidos
en un contesxto normalizdo con lafunción de infromar y probar,
mientras que la colección es un conjunto de documentos acumulados
como fruto del saber y la voluntad creadora con la función de informar.
A veces la colección no se desentendía del concepto de orígen orgánico
y de la procedencia de instituciones desapareceidas con el hundimiento
del Antiguo Régimen y la instauración de la etapa constitucional, es
decir del carácter de fondo. Y también el término fondo sirve para
nombrar cualquier conjunto de documentos al marjen del principio de
procedencia. Así se usaba el término fondo para el órgano que originó
la documentación, los propietarios de los documentos sin diferenciar la
procedencia, el donante del fondo o parte del mismo, o la institución
donante de documentos heterogéneos, a la procedencia geográfica de
los documentos, o aparte de una unidad archivística de una institución
que es donado o adquirido por el archivo.
A la hora de clasificar los dondos propone adoptar una serie de madidas

que respondan a unos criterios básicos y flexibles como son:
Que se realice una primera división de los fondos de carácter

patrimonial en públicos y privados.
El sector público se puede dividir en dos períodos: Antiguo Régimen y
Nuevo Régimen. Es decir el paso y cambio institucional de las
secretarías a los ministerios.
Para el nuevo régimen se aplicará la división de los tres poderes del
estado ejecutivo, legislativo y judicial.
Cada uno de los tres poderes del estado será susceptible de
subdivisiones jerárquicas relativas al poder central, autonómico y local,
al que se añade la administración no territorial.
En el ámbito privado se realizará la división por fondos personales y
familiares, asociaciones, fundaciones empresariales y eclesiásticos.
Tipos de fondo
a partir de su clasificación encontramos fondos orgánicos y fondos

funcionales. El fondo orgánico se establece a partir de una serie de
normas jurídicas relativas a la entidad productora o institución, como el
458
reconocimiento legal, sus atribuciones y sus competencias y a partir del
volumen, sus límites cronológicos y su conservación. Los problemas
que nos encontramos serán diversos:
Cambio de estructura administrativa interna en el tiempo

Adscripción administrativa a otro órgano superior
Cambios en las series documentales
El fondo funcional soluciona de forma parcial los problemas anteriores

siendo la serie documental el eje del que se parte, por lo tanto se
establece el fondo a partir de las actividades generadas por el
organismo productor.
otra división de los fondos serán a partir del tipo de institución que los
hayan generado o estén generando, es decir fondos abiertos o cerrados.
El fondo está compuesto cuando está cerrado, así Matas considera que
un fondo es un conjunto de documentos que por su valor secundario se
conserva en centros de archivo.
La Colección
En el mundo anglosajón tiene tres acepciones: acumulación de

manuscritos o documentos dedicados a un único tema, persona,
acontecimiento o tipo de documentos.
Conjunto de manuscritos o papeles, incluyendo materiales asociados
impresos, que tienen un orígen común. Si están formados por o entorno
a un individuo o familia, tales materiales se denominan con más
propiedad papeles personales o documentos. Si la acumulación es la de
una entidad corporativa, es más apropiada denominarla documentos.
en singular o plural el total de fondos de un archivo es decir
transferencias y depósitos.
en Europa el concepto colección va unido al adjetivo artificial que se

contrapone al concepto de la naturaleza orgánica del fondo. Por lo tanto
son agrupaciones de documentos realzadas con criterios subjetivos, que
pueden basarse en afinidades de carácter cronológico, tipológico,
temático, o alguna otra condición o elemento que los enlaza. a partir del
siglo XVIII muchos fondos fueron a formar parte de colecciones
diplomáticas, cartográficas, silográficas y autográficas. Se seccionaban
los documentos especiales escogidos por su soporte, tipo o autor.
Los subfondos
459
Subdivisión del fondo consistente en un conjunto de documentos
relacionados entre sí que se corresponde con las subdivisiones
administrativas de la institución u organismo que lo origina y cuando
esto no es posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas,
funcionales o similares de la propia documentación. Las secciones o
subfondos son el resuultado de una segunda aplicación del principio de
procedencia.
La Sección
Los principios archivísticos de procedencia, orden natural y estructura

ayudan a crear clasificaciones orgánicas aplicadas a los fondos
documentales con arreglo a una serie de niveles jerárquicos.
básicamente tratamos del término sección aplicado tanto al fondo como
al archivo. Este término se asentó en los Archivos Históricos, siendo
influencia francesa y se implanta en España a apartir del congreso de
Bruselas de 1910.
Las secciones son agrupacioens documentales reunidas en atención a su
orígen integrads por los papeles procedentes de una unstitución o
división administrativa importante con una organización y fines
conocidos y con una capacidad decisoria, que podrán identificarse o no
con un fondo documental. La creación de secciones dentro del fondo
suele tener un criterio órganico y funcional y de ambito territorial, y
algunas veces por materias, aunque tambien las secciones se pueden
dividir en series de documentos definidas por su soporte, por ejmplo
pergaminos, por su formato, por ejemplo volúmenes y por su
instalación, por ejemplo legajos, que evidentemente no tienen relación
con la tipología de la series documentales. las secciones se puden
tambien definir como subdivisiones del fondo y se pueden determinar o
crear y dividir en:
Sección orgánica- las oficinas productoras de los documentos dentro de

la institución. Solo se pude emplear cuando se conoce perfectamente la
estructura de la institución.
Sección funcional - se determina por la función que producen los
documentos
Sección facticia - no corresponde a ninguna oficina ni a una función,
sino que se utilizan otros criterios:
Soporte de los documentos - pergaminos, plastico, paple

Clase de los documentos - planos, mapas, dibujos, grabados...
Valor diplomático jurídico o histórico de ciertos documentos.
460
Son de carácter similar a las colecciones antes ya citadas creadas
mediante la separación e instalación física diferenciada de documentos
identificados por una característica especial que lo hque hace es
acondicionar su instalación. De gran utilidad pero falsean la estructira
de la institución ya que no mantienen el principio de ordenar las
doucmnetos según el organismos que los produce
Sección administrativa. no tiene nada que ver con las secciones de lso
fondos ya que son meramente administrativas. Dentro de esta sección
no se guardan fondos y sirven para organizar el trabajo de archivo, por
áreas. Realmente son oficinas adminsitrativas.
La sección de diversos se definen como acumulaciones que no
responden a ningún criterio claramente definido y muchas veces
constituyen cajones de sastre, con documentos de carácter no oficial,
donaciones, adquisiciones o compras. Por lotanto serán recopilaciones
documentales de naturaleza miscelanea.
La subsección sería la división de la sección realizada en virtud de la

estructura orgánica y las líneas de acción de entidad generadora del
fondo.
Las series documentales.
suele ser la subdivisión de la sección o el conjnto de unidades

documentaales resultado de una misma activida agrupadas de manera
continua y con características tipológicas similares. Para el mundo
anglosajón las secciones practicamente no existen y dividen el fondo en
series como conjunto de unidades documentales con una o más
carácterísticas en común.
Encontramos múltiples definiciones de las serie en als bibliografía
archvi´sitica Heredia Herrera
Cada sección documental o subsección estña integrada por documentos
agrupados en sereis y estas son el testimonio documnetal y continuado
de actividades repetitivas desarrolladas por un órgano en virtud de una
función.
Vicenta contes documentos de distinto tipo generados por cada
productor atendiendo a las diversas actividades que lleva a cabo que se
caracterizan por ser un solo y mismo para cada actividad y que se
repiten en el tiempo
MAria luisa conde Conjuntod edocumnetos producidos por un sujeto en
el desarrollo de una misma competencia regulado por las misma norma
de procedimiento
Cuz mundet Conjunto de unidades archivíticas (expedientes, libros=
agrupados por ser el resultado de una misma actividad y que han sido
461
producidas y agrupadas de manera continua (seriada) en el proceso de
tramitación administrativa
EL diccionario de Terminología archivítica conjunto de documentos
producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad
administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o
procedimiento.
Las series ficticias están formadas por documentos reunidos de manera

artificial.
Conjunto homogéneo de documentos producidos de manera continua y
continuada o resiada como resultado de una misma actividad, la cual
tiende a repetirse indefinidiamente en el tiempo. Es equivalente a
tipología documental. las series son del resultado de la aplicación del
proncipio del orden original y responden al carácter seriado de los
documentos.
Cada sección está integrad por documentos agrupados en series, como
resultado del testimonio de actividades concretas.
Unidad Archivítica
La unidad archivística puede ser una pieza individualizada documento o

libro de archivo o compuesta, es decir el expediente.
El expediente administrativo
El término expediente administrativo tiene su origen en el término

latino "expedire" es decir expedir o que resuelve, de ahí que el
expediente esté para resolver un asunto. Se trata del documento
principal de la administración, sobretodo a partir de la llegada de las
reformas borbónicas.
Desde el punto de vista del derecho administrativo se define como: "el
conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de
antecedente y fundamentos a la resolución administrativa así como las
diligencias encaminadas a ejecutarla.
Según el diccionario de TA. un expediente es: "Una unidad documental

formada por un conjunto de documentos generado, orgánica y
fundamentalmente por un sujeto productor en una resolución de un
mismo asunto.
Unidad organizada de documentos reunidos ya sea por el productor o

durante el proceso de organización archivística, porque se refiere al
mismo tema, actividad o asunto. En este sentido, constituye la historia
462
del asunto en cuestión, el testimonio del proceso administrativo. El
expediente es generalmente la unidad básica de la serie. algunas
agrupaciones parecidas al expediente son
El expediente.
Definición:
El expediente, representa la unidad archivística fundamental de un

archivo corriente, en tanto reunión ordenada de los actos de un
determinado asunto, que entra en las funciones y competencia de un
órgano de la administración pública.
La palabra en latín «expedire» que significa resolver, apartar obstáculos
del camino, y tiene diversas acepciones, una amplia y otra específica de
expediente administrativo.
«Conjunto de procedimientos administrativos indispensables para

recuperar una resolución»
«Conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de

antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las
diligencias encaminadas a ejecutarla; los expedientes se forman
mediante la agregación sucesiva de cuantos documentos, pruebas,
dictámenes, decretos, acuerdos, notificaciones y demás diligencias que
deban integrarlos, y sus hojas útiles serán rubricadas y foliadas por los
funcionarios encargados de la tramitación» Esta definición, incluida en
el reglamento de las corporaciones locales de 1952, es la noción
descriptiva más completa según Rovira Mola, que, no obstante,
propone otra definición.
Alberto Robira mola dice: «la documentación de las actuaciones y

diligencias del procedimiento administrativo referido a un asunto
particular determinado».
El nuevo reglamento de las corporaciones locales de 1986, en su

artículo 164 perfecciona la anterior: «conjunto ordenado de
documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la
resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a
ejecutarla»
Pedro Lopez Gomez y Olga gallego: “El expediente representa la

unidad archivística fundamental de un archivo corrietne, en tanto
reunión ordenada de los actos de un determinado asunto. El expediente
463
es parte integrante de la documentación con un asunto particular.. El
expediente se inserta en el sistema de clasificación previsto en el
cuadro de clasificación. Es preciso distinguir, no obstante, entre los
verdaderos expedientes y aquellos otros documentos reunidos bajo un
sistema de cubierta, que no responden al desarrollo y aspectos de un
negocio. Un asunto puede recogerse en expedientes (fascicolo) y
subexpedietnes (sttofascicolo) que reparte un mismo asunto por
aspectos del mismo, que se agrupan bajo la cubierta del primero. En
otras cubiertas ordenadas.
Para López Nieto es «el conjunto de documentos donde quedan

reflejadas las actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a
una resolución administrativa»
Por su parte, Bellotto lo define como «conjunto de documentos de

tipologías diferentes cuya reunión es obligatoria para que se llegue a
la consecución de un acto administrativo»
Antonia Heredia Herrera: “El expediente es la unidad documental

compuesta por un conjunto de documentos generados y ordenados en
razón de una forma de procedimiento encaminado a la resolución de
un mismo asunto”.
Los expedientes son aquellos documentos en los que el tramite y

génesis documental para la resolución del asunto de que traten han ido
acumulando distintos documentos simples -y en ciertos casos
compuestos- y ne los que al multiplicarse las acciones se pierden las
tres unidades sobredichas de lugar, tiempo y acción. Es decir, el
expediente es un conjunto de documentos diferentes, pero
secuencialmente reunidos para que se complete un acto administrativo.
Es la expresión, reflejo documental o materizalizacion de un proceso
administrativo (judicial, gubernativo, fiscal, militar, eclesiástico, etc.)
que se inicia y resuelve en el organismo que tiene la competencia
especifica en relación con el asunto de que se trate, independientemente
de que intervengan para su resolución diferentes organismos
administrativos del mismo lugar o de variados lugares a distancia. Es lo
que se conoce como principio de unidad del expediente.
Partes del expediente
Según J. R. Cruz Mundet, las partes del expediente administrativo son:
464
Los documentos. Que se producen e insertan de manera sucesiva, como
eslabones de una cadena, en el transcurso de la tramitación y están
unidos por una relación causa-efecto, de ahí que deban estar ordenados
de acuerdo con ese ritmo. Los documentos son el soporte de:
La información: que sirve como referencia y antecedente para
fundamentar la resolución.
La resolución administrativa: objeto final, es la determinación fija y
decisiva adoptada respecto del asunto planteado en el expediente.
La ejecución: en su caso, las actuaciones encaminadas a cumplir los
efectos de la resolución adoptada.
Podemos diferenciar los documentos de un expediente en función de su
tradición y de su contenido.
Por su tradición:
Los documentos originales: en principio no han sido elaborados en la

oficina, sino recibidos del exterior y de otra oficina, aunque no siempre.
Los documentos no originales: suelen corresponder a la oficina
tramitante y se conservan a efectos de referencia, ya que los originales
se formalizan –por lo general- para su envio exterior
Los documentos marginales: tales como diligencias, notas, documentos
de ayuda a la tramitación…
Por su contenido:
Los documentos esenciales: informes, dictamenes, resoluciones… que

recogen la información mas cualificada del procedimiento
administrativo.
Los documentos de enlace: oficios de remisión, notas internas,,, cuya
finalidad es servir de nexo y dejar constancia de los tramites realizados.
La carpetilla o guarda exterior. Contiene y agrupa los documentos.

Ademas puede soportar informaciones tales como: nombre de la oficina
que lo ha tramitado, fecha de iniciación y de finalización, resumen del
asunto, numero de documentos, digitos digitos del cuadro de
clasificación conla denominación de la serie, y signatura de instalación.
El extracto o resumen: que sintetiza el contenido del asunto de
referencia, elaborado por la oficina que lo ha tramitado.
La relación de contenido: breve descripción de cada documento, con su
fecha y numero de orden. Sirve para conocer fácilmente la tramitación
seguida y localizar lod documentos sustanciales.
La tramitación del expediente
465
Aun cuando los expedientes son distintos entre si, por dicersos
conceptos .por los asuntos que tratan, por las atribuciones de que son
reflejo, etcétera., en el caso de las administraciones publicas todos
siguen un procedimiento regulado por las leyes en sus aspectos básicos:
el procedimiento administrativo común. En esencia consta de las
siguientes partes:
- Iniciación: los procedimientos pueden realizarse de oficio (por

necesidades internas de la propia administración mediante acuerdo,
petición razonada o denuncia) o la solicitud de una persona interesada
(cuando la acción es emprendida desde fuera mediante solicitud
razonada)
Los procedimientos pueden iniciarse de oficio o a solicituda de la
persona interesada (instancia de parte)
De oficio: se inician por necesidades internas de la Asministracion,
mediante acuerdo del órgano competente, por petición razonada de
otros órganos o por denuncia.
Por solicitud de la persona interesada: cuando la acción es emprendida
desde fuera, a instancia de parte, mediante solicitud razonada.
- Instrucción: Se impulsa de oficio en todos sus tramites, Los

interesados, en cualquier momento del procedimiento anterior al tramite
de audiencia, además de los hechos relevantes solicitados por la
Administracion, pueden aducir alegaciones y aportar documentos u
otros elementos de juicio –por cualquier medio de prueba admisible en
derecho- que serán tenidos en cuenta por el órgano competente al
redactar la correspondiente propuesta de resolución. Instruidos los
procedimientos, e inmediatamente antes de redactar la propuesta de
resolución, se da audiencia a los interesados para que pueden alegar y
presentarlos documentos y justificaciones que estimen pertinentes.
Hecho lo cual, el órgano al que corresponda resolver puede acordar un
periodo de información publica, cuando la naturaleza del procedimiento
lo requiera.
En todo momento los interesados pueden alegar defectos de
tramitación, lo que podrá dar lugar a la exigencia de responsabilidad
disciplinaria, si hubiese razones para ello.
Providencias: resoluciones que permiten a la administración avanzar en
los trámites. son siempre acuerdos, decretos marginales o resoluciones.
Pueden ser decretos marginales - Providencia de trámite. Fases
administrativas al margen que indican como ha de seguirse el trámite.
Firmados por los responsables de la tramitación de los expedientes.
466
Acuerdos. - Providencias que toman instituciones colectivas. Sirven
para que el trámite continúe.
- Terminacion: Resoluciones. - Providencias que cierran el trámite,

decretos o mandamientos que cierran el expediente. informes
administrativos. - Documentos base de la administración y de la
tramitación. escritos elaborados por técnicos en los que se propone la
resolución de los trámites. Sus elementos son disposiciones legales o
técnicas, enumeración de los hecho y la propuesta de resolución. sus
tipos:
El dictamen. - Clase de informe. su diferencia con el informe es que los
dictámenes reflejan la opinión de un organismo oficial vinculante.
La comunicación. - Comunicación de lo que se ha decidido por medio
de Oficio.- Carta entre dos autoridades con carácter oficial por
notificación. o carta que envía la institución a un interesado particular.
Finalización: existen cuatro formas de poner fin al procedimiento:
Resolución, es decir mediante decisión motivada del órgano que le
compete. en ningún caso el silencio administrativo finaliza un
expediente. Desistimiento: todo interesado puede desistir de su
solicitud. Renuncia: todo interesado puede renunciar a sus derechos
cuando no esté prohibido por el ordenamiento jurídico. Caducidad: los
procedimientos iniciados a solicitud de persona interesada caducan a
los tres meses de su paralización.
- Ejecución: la ejecución de los actos es limitada y cuenta con los

plazos para su cumplimiento. La ejecución de los actos es inmediata
cuadno el acto adminsitrativo es ejecutorio y la administración puede
proceder, perovio apercibimiento al interesado, a la ejecución forzosa.
Si el administrado no lo ejecuta voluntariamente, la administración
puede obligarle a ello mediante apremio sobre el patrimonio, ejecución
subsidiaria, multa coercitiva y compulsión personal, y cuenta con
plazos para su cumplimento. Si se recurre, la ejecuacion puede
suspenderse de oficio o a instancia de parte, si se derivasen prejuicios
de imposible o difícil reparación.
- Revison: Las administraciones publicas podrán en cualquier momento,

a iniciativa propia o a solicitid del interesado, previo dictamen
favorable del Consejo de Estado o del órgano consultivo de la
Comunidad autónoma, si lo hubiere, declarar la nulidad o anulidad de
los actos administrativos (actos enumerados en los art. 63 y 63)
- Recursos: podrán interponerse contra el propio órgano que dicto la

disposición o ante el órgano competente para resolverlo, y los
467
extraordinarios de revisión ante el órgano no administrativo que los
dicto (contra actos que agoten la via administrativa o contra los que no
se haya impuesto recurso administrativo en plazo).
La Administracion publica identifica estos tipos de documentos en cada

una de las tres fases del procedimiento:
En la iniciación:
Acuerdo de iniciación del procedimiento es el documentos que inicia
un procedimiento administrativo de oficio; y puede ser por iniciativa
del órgano competente, por orden superior, por petición razonada de
otros órganos o por denuncia. Debe notificarse a los posibles
interesados.
Requerimiento de subsanación de defectos en la solicitud: es el
documentos a través del cual se comunica al interesadoen un
procedimiento que la solicitud por el presentada no reúne todos los
requisitos o no acompaña todos los documentos exigidos en la
normativa, para que subsane la deficiencia en un plazo deteminado (10
– 15 dias), para no considerar que ha desistido, y archivar el
procedimiento, terminando su tramitación.
Petición de mejora voluntaria de la solicitud: en los procedimientos
iniciados a solicitud del interesado y cuando el órgano competente
aprecia que la solicitud puede ser mejorada voluntariamente por el
interesado por considerarlo conveniente para el desarrollo del
procedimiento.
Acuerdo de adopción de medidas provisionales: se adoptan medidas en
los procedimientos en que se detecta que por tener elementos comunes,
pueden acumularse o unirse para que su tramitación se lleve a cabo
conjuntamente.
Acuerdo de Acumulacion de procedimientos: se adopta en los
procedimientos en que se detecta que por tener elementos comunes,
puden acumularse o unirse para su tramitación se lleve a cabo
conjuntamente.
Acuerdo de practica simultanea de tramites: es el documento por el que
se notifica a las personas interesadas que un procedimiento que se van a
llevar a cabo varios tramites del procedimiento en un mismo acto al
tener entre ellos una naturaleza similar.
En la instrucción:
Acuerdo de apertura de un periodo de prueba: el órgano competente en
la tramitación de un procedimiento notifica a las personas interesadas
en el mismo se abre un periodo probatorio, en el que se practican
pruebas para acreditar los hechos que se valoran en el procedimiento.
468
Acuerdo de practica de prueba: el órgano competente en la tramitación
comunica a las personas interesadas en el mismom el dia, hora y lugar
en que se llevaran a cabo las pruebas cuya practica se ha acordado en el
procedimiento.
Acuerdo por el que se rechazan las pruebas propuestas: el órgano
competente en la tramitación de un procedimiento rechaza las pruebas
propuestas por el interesado o interesados en le procedimiento,
notificando estas circunstancias a los mismos e indicando los motivos
del rechazo.
Oficio de petición de informe preceptivo no determinante: los oficios
son documentos entre unidades y órganos. Con este tipo se solicitan
informes no preceptivos por establecerse asi en la normativa aplicable,
y no resultan imprescindibles para la resolución del procedimiento. Si
no son emitidos en el plazo previsto legalmente no se interrumpe el
plazo que se tiene para resolver un procedimiento, sino que se continua
la tramitación del mismo.
Oficio de petición de informe preceptivo determinante: Sirven para
obtener datos, opiniones o valoraciones que el órgano administrativo
estima convenientes para resolver un procedimiento, pero que la
normativa aplicable no exige que se soliciten. Su no recepción no
supone una interrupción de plazos en la tramitación de dicho
procedimiento.
Oficio de petición de informe facultativo: en este caso, los informes los
solicita el órgano administrativo por estimarlos convenientes para
resolver un procedimiento, pero su no recepción no puede suponer una
interrupción de plazos en la tramitación del dicho procedimiento.
Citacion de comparecencia: es una notificación por la que se comunica
al interesado o interesados en un procedimiento que han de comparecer
ante las oficinas publicas, indicándose al efecto lugar, fecha, hora y
objeto de la comparecenvia, asi como las consecuencias en caso de no
personarse.
Concesion del tramite de audiencia: se comunica al interesado o
interesados en un procedimiento que se ha iniciado el tramite de
audiencia, para examinar el procedimiento que se ha iniciado frente al
tramite de audiencia, para examinar el procedimiento y formular nuevas
alegaciones o aportar nuevos documentos que se consideren
importantes para su resolución.
Acuerdo de apertura del periodo de información publica: se notifica al
interesado o interesados en un procedimiento la decisión del órgano
competente de abrir un periodo de información publica para dar a
conocer a cualquier persona física o jurídica que este interesada en los
tramites de un procedimiento, determiando lugar, plazo y hota para
presentar las alegaciones que estimen convenientes.
469
Acuerdo de ampliación de plazos: se comunica a los interesados que se
han ampliado los plazos legales establecidos, siempre y cuando no
perjudique derechos de terceros y las circunstancias del procedimiento
asi lo aconsejen.
Acuerdo de tramitación de urgencia: se acuerda la resolución a la mitad
de los plazos establecidos legalmente, siempre y cuando no perjudique
derechos de terceros y las circunstancias del procedimiento asi lo
aconsejen.
Acreditacion de notificación: diligencia en la que consta que se ha
practicado la notificación al interesado o interesados en la tramitación
de un procedimiento de un determinado acto o actos. Se reflejan el
medio utilizado, y circunstancias que han concurrido.
En la terminación:
Resolucion de caducidad por paralización del procedimiento imputable
al interesado: Se adopta en los procedimientos iniciados a solicitud del
interesado y que por motivos imputables al mismo hayan quedado
paralizados durante un tiempo superior al establecido legalmente,
llegándose al archivo del espediente y a su notificación al interesado.
Resolucion de caducidad del perocedimiento iniciados de oficio
susceptiblesde producir efectos desfavorables o de gravamen: de adopta
en los procedimientos iniciados de oficio en los que no se ha dictado
resolución expresa en el plazo máximo para resolver y notificar. Solo se
produce en los supuestos de procedimientos iniciados de oficio y que
sean susceptibles de producir efectos desfavorables o de gravamen.
Resolucion tipo: es el documento adminsitrativo que recoge las
decisiones del órgano competente que pone fin a un procedimiento,
resilviendo toda slas cuestiones planteadas en este.
Resolucion de inadmisión: documento administrativo que recoge las
decisiones del órgano competente que pone fin a un procedimiento,
resolviendo todas las cuestiones planteadas en este.
Resolucion del inadminstion: documento que recoge las decisiones del
órgano competente en cuanto a la inadmisión de una solicitud de
reconocimiento de derechos que no están previstos en el ordenamiento
jurídico o son manifiestamente carentes de fundamento.
Certificacion del acto producido por silencio administrativo: se expide
por la administración publica a petición del interesado cuando la misma
no ha dictado resolución expresa en un procedimiento en el plazo
legalmente establecido. Tiene la misma validez que se se hubiese
dictado resolución expresa.
Acuerdo de suspensión de la ejecución de un acto. Lo adopta el órgano
adminsitrativo competente, bien de oficio o a solicitud del interesado,
en aquellos procedimientos en los que la ejecución de la resolución
pudiera causar perjuicios de imposible o difícil reparación, para lo cual
470
pueden adoptarse las medidas cautelares necesarias para asegurar la
protección del interés publico y la eficacia de la resolución.
Clasificacion de los expedientes
Los expedientes que genera la administración general del estado, sea

central o periférica o local. Las clasificaciones se pueden hacer según el
objeto y según la normativa.
Objeto. El procedimiento para dictar actos norma o disposiciones

generales, el ordinario de primera decisión, el de recurso o reclamación,
el sancionador.
Por razón de la norma: procedimiento general aplicable a la tramitación
normal u ordinaria; especial por razón de materia u otra circunstancia.
Ambas pueden convinarse, y de ellas ofrece un cuadro que resumido

establece:
Procedimiento común (ordinarios y especiales)
Procedimientos especiales (en amteria tributaria, y en materia de
seguridad social),
Procedimientos de otras administraciones: de administraciones de
apoyo (constitucional, parlamentario, electoral, judicial) y de
corporacionesde derecho publico,
Procedimientos de las entidades locales: ordinarios, especiales,
tributarios.
Caracteres del expediente
Los caracteres del expediente, varian según los tiempos, llos lugares, el
contenido, pero aquí nos vamos a centrar en los administrativos
modernos,
Apariencia y formato material. Presentada en hojas sueltas, cuadernos o
registros, la materia escriptoria, le escritura y los elementos
ornamentales son considerados por la diplomática clásica como
caracteres externos.
Desde el siglo XVIII adoptan el formato de cuaderno de papel que
reúne los documentos dispersos con un cosido a mano realizado en
cordel. En los tiempos mas recientes pueden aparecer grapados o
sujetos con algún otro mecanismo de presión. El tamaño suele ser 20 x
20 o de 20 x 10 cm, y actualmente suelen ser de tamaño normalizado, si
bien puede haber documentos de tamaño menor o mayor dentro del
expediente. En el siglo XIX presentaban dos elementos: los
documentos originales y el cuaderno de extractos en el que se
471
registraban todas las reclamaciones, tramites e informes que se
producían de forma resumida. A partir de los años cuarenta del siblo
actual, el cuaderno desaparece en la tramitación de la mayoría de los
expedientes. La carpetilla o guarda exterior, consigna las fechas de
iniciación y finalización, la oficina tramitadora, nombre de las personas
a quienes afecta, resumen del asunto o contenido, y numero de orden de
entrada en la oficina de registro. A veces figuara una relación del
contenido de los documentos en la que se describe cada cuno con el
mismo numero de orden, su fecha y una breve descripción, lo que
facilita la localización de los documentos sin necesidad de manipularlos
todos.
La lengua, es la castellana, excepto los documentos eclesiásticos, que
emplean el latin, y lenguas hispanicas no castellanas, como el gallego,
el catalán, etc. Ello no impide que halla documentos en cualquier otra
lengua en el expediente.
La escritura. Hasta la generalización en el siglo Xx de la mecanografia,
es la manuscrita. Suelen estar impresos en las circulares, la Gaceta de
Madrid ys sus sucesoras, los edictos, los bandos.
La clase. En su conjunto el expediente, aunque mayoritariamente
textual, no tiene por que responder a esta única clase. Los
documentosque lo componen, por su parte, pueden ser:
Textuales (namuscritos, impresos, mecanografiados)
Graficos (mapas, planos, dibujos, etc.)
En imagen (fija y móvil)
Legibles por maquina
Objetos diversos (telas, monedas, cuchillos, etc.)
La forma. De transmisión de estos documentos puede ser en originales
(los recibidos relativos al objeto del expediente), en copia y en minuta,
literales o extractados, los expedidos. Pero en su conjunto, el
expediente solo puede ser original o copia.
Extructura interna. La concepción del documento como instrumento.
Esta determinada por los tramites del espendiente.
Organización de expedientes
Ordenaremos los expedientes siguiendo el orden de las diligencias que

se han seguido durante su tramitación; por tanto, figurará en primer
lugar el documento que le ha dado orígen y posteriormente se irán
añadiendo los documentos según el orden en el que se vayan
produciendo (casi siempre en orden cronológico)
Para facilitar la consulta de los expedientes y evitar su desordenación, o
en caso contrario reintegrarlo con rapidez, conviene que el personal
encargado de la tramitación numere los documentos y elabora una
472
relación de contenido (en las carpetillas o guardas de expedientes). Así
obtendremos mediante el número de orden, la localización del
documento se resuelve rápidamente sin necesidad de resolver todos los
papeles. Que nos sirva de guía para saber el punto de la tramitación en
que se encuentra cada asunto. En caso de utilización negligente,
podemos devolverlo a su orden original de forma simple y mecánica.
Como Precauciones destacaremos: no dejar documentos sueltos o

aislados. Evitar la multiplicidad y dispersión de los expedientes. A
veces se abren nuevos expedientes, sin comprobar antes si ya existen.
No extraer documentos originales de los expedientes en tramitación. En
ese caso se deben utilizar fotocopias. conservar los documentos
respetando el orden natural. Si éstos contienen subexpedientes, se
deben conservar en carpetillas identificados por medio de un título y
sus documentos así mismos ordenados cronológicamente. Grapar cada
oficio con su respuesta. La grapa hace menos daño que el clip. Agrupar
el documento principal con los que acompañan identificar cada
expediente en la carpetilla. Si llega a ser extraído un documento debe
dejarse constancia de ello con una hoja en el expediente en el lugar del
flagrante, con fecha, razón del préstamo y nombre de los responsables.
La organización del expediente debería estar sujeta a unas deteminadas

normas, utiles y minimas, que deberían ser (Lopez Nieto):
Los expedientes deben recibir un numero en la unidad adminsitrativa

que los tramite “de acuerdo con el orden de entrada en la oficina de
registro”, iniciando numeración nueva todos los años, seguido del año
correspondiente.
La numeración puede ser única, en una organización pequeña, pero
dependerá de las materiaso de las unidades administrativas que se
encargen de la tramitación.
La documentación interna se custodia por riguroso orden cronológico,
pincipiando por el mas antiguo.
Deben numerarse (foliar) todas la paginas, escribiendo en todas ellas,
haciendo constarmediante diligencias el hecho de que no lo estén, para
evitar adiciones que modifiquen el procedimiento.
Las actuaciones verbales o telefónicas relevantes para la tramitación
deveran materializarse por escrito y unirse a las actuaciones del
expediente, como se sigue en las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del
Estado.
El ultimo documento del expediente será el que acredite la ejecución de
la resolución, o en su caso, la mención de la cusa que la impidió, asi
como la decisión de que el expediente pase al archivo que corresponda.
473
Calsificacion de los documentos que integran el expediente:
En los expediente encontramos documentos de lo mas variado: en

original, minuta o copia, documentos expedidos y documentos
recibidos; documentos resultantes de los actos administrativos o
documentos agregados; documentos impresos, iconográficos, mapas,
planos, dibujos, etc.
Por su traricion encontramos: documentos originales y documentos no

originales.
En función del procedimiento encontramos: documentos de iniciación,
documentos de impulso, documentos de informe, instrucción o
consulta, documentos de resolución o acuerdo, documentos para la
formulación y dictado extenso y perfecto de la resolución, documentos
de rotulación y coordinación del expediente.
Según la posición que los documentos simples desempeñan dentro del
procedimiento administrativo encontramos: documentos de iniciación:
instancia, carta, telegrama, oficio, menorial, comunicación.
Documentos informativos: edicto, circular, requerimiento, informe
dictamen, consulta, bando, albarán, curriculum. Documentos de
comunicación: minuta, oficio, nota interior, notificación, carta,
mandamiento. Documentos isntructivos: acta, ordenanza, contrato,
certificación, declaración, diligencia, copia certificada, factura.
Documentos resolutivos: acuerdo, titulo, sentencia, orden de pago.
Disposiciones: pragmativa, real provision, real decreto, real orden, real
orden comunicada, orden ministerial, resolución.
Los registros.
Registro: reunión de documentos que no tienen relación con el otro,

sino que han sido agrupados solo por su función de control. Ejemplo:
los minutarios
El diccionario de terminología archivística define el registro como:

“documento sobre el que se plasma la acción administrativa del
control de la expedición, salida, entrada y circulación de documentos.
Es un instrumento de control, normalmente en forma de volumen que
contiene la isncripcion, generalmente numerda en orden cronológico,
de informaciones consideradas de suficiente interés como para ser
exacta y formalmente asentadas. Estas informaciones suelen proceder
directamente de los actos administrativos (por ejemplo, el Registro
474
Civil) o de actos administrativos ya reflejados en otros documentos a
los que jurídicamente el registro puede sustituir”.
Pedro Lopez Gonez, Olga Gallego: “en resumen los registros son otra
variedad de documentos compuestos en la que, ya en forma de
cuaderno o de libro, se asientan, yuxtaponiéndose, los documentos
otorgados o recibidos por una persona o entidad con fines jurídico
administrativos o fiscales. Son, en esencia, documentos seriados.”
Pueden recibir denominaciones especificas de acuerdo con su finalidad,

como matriculas o registros de bienes para el pago de impuestos,
censos, en la acepción del derecho administrativo, de padrón o lista de
personas o cosas, confeccionando para satisfacer necesidades o
servicios públicos, que pueden ser demográficos o económicos.
Todos los registros tienen fines preventivos
Sus funciones son:
De publicidad o notica posible para quien tenga interés en conocer el
hecho registrado. Diversos sectores de actividad son requeridos por ley
a dar certeza publica a determinadas situaciones, como sucede con los
bienes inmuebles y las operaciones de su acreditación, posesión,
medida, etc., el catastro, con finalidad fiscal.
De carácter declarativo, cuando constatan la situación a que se refieren.
En casos implicados por la ley pueden determinar efectos de carácter
legal (estado civil de las personas, aprovechamiento de aguas, minas,
etc.)
De carácter constitutivo (de derechos), como sucede en el caso de los
registros inmobiliarios (rustica, urbana, industrial, etc.)
Según las funciones para las que se exige el registro podemos encontrar
dentro de una misma oficina distintas series de registros unidos entre si.
Es una conexion funcional que procede de la necesidad de articular los
diversos momentos de las operaciones para realizar una determinada
función según criterios racionales o de la necesidad de unir o relacionar
los varios elementos con respecto a diversas referencias.
Clases de registros:
Pueden ser voluntarios (registro de la propiedad) y obligatorios

(registro civil). Hay también registros subsidiarios y registros
reservados de documentos y ordenanzas que disponen la intervención
de comunicaciones y conversaciones telefónicas.
Metodologicamente puede ser conveniente la distinción de a)registros
administrativos o copiadores b) registros jurídico administrativos o
registros-acta.
475
Los registros contienen una pluralidad de actos. Todo registro
constituye un acto distinto, por ello en el mismo registro, podemos
encontrar actos de diversa naturaleza. Los actos a través de los que se
explica la función del registro publico son los siguientes: a) La
inscripción cuando el acto se cumple en presencia del titular del
servicio, que es quien lo describe en el reguistro. Las inscripciones son
actos administrativos de inclusión en un Registro Catalogo publico y
sus efectos no suelen ser constitutivos, pero en la practica resultan a
veces difícilmente diferenciables de otros actos constitutivos. b) La
transcripción, cuando narra por extenso o en resumen el contenido del
acto hecho en el registro (protocolos notariales, actas municipales, etc.)
c) la anotación que consiste en hacer mención de un acto al margen de
un acto ya inscrito o transcrito en el registro.
Dossier: Documentos agrupados en razón de un tema
Unidad documental simple.
Documento singular o suelto. La unidad archivística más pequeña,

intelectualmente indivisible, por ejemplo, una carta, una memoria, un
informe, una fotografía, una grabación sonora, etc
Documentos de archivo y documentos de apoyo informativo.
Conviene distinguir ente los documentos de archivo, propiamente

dicho, de aquellos otros que se encuentran frecuentemente en los
archivos, pero que tienen un origen y una finalidad diferente, siendo de
apoyo a la gestión administrativa.
Los documentos de archivo, propiamente dichos:

Generales o comunes a todas la oficinas de la organización, y que
pueden ser simples cartas, facturación, otros; o compuestos:
expedientes y registros.
Especificos, producidos en exclusiva por una oficina concreta, y que
igualmente pueden ser simples o compuestos.
Los documentos de apoyo informativo.

Bibliograficos: Boletines oficiales, revistas técnicas y recortes o
secciones.
Administrativos: copias de normas, instrucciones, reglamentos o
directrices.
476
Los documentos de apoyo informativo presentan las siguientes
características, frente a los de archivo:
Son ejemplares multiples, se recogen para obtener información sobre
un asunto concreto, no son originales. Son documentos editados o
reprografiados, publicaciones o folletos, etc.
Apoyan a la gestión y pueden ayudar en el proceso de toma de
decisiones como material de apoyo, pueden ser boletines oficiales,
libros, revistas, documentación recibida de otras instituciones, etc.
No tienen valor fiscal, legal o administrativo, su valor es informativo y
acaba pronto. Los plazos se fijan en función de la información
contenida.
No son testimonio de las funciones del órgano productor, no son
considerados patrimonio documental, una vez cumplida su función
pueden ser destruidos, no deben de ser transferidos al archivo.
477
EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO
Definición
La guía publicada por el Comité de documentos electrónicos del CIA

(1997) lo define como un documento susceptible de ser manipulado,
transmitido o procesado por un computador y establece una serie de
características que lo distinguen de los documentos tradicionales. En
particular su estructura lógica independiente del soporte físico, la
necesidad de maquinaria para acceder al mismo, su dependencia de un
software informático y las consecuencias que de ello se derivan, en
particular la problemática que suscita su conservación.
“Una información registrada que se produce o recibe en el marco de la

gestión de una actividad institucional o personal y que engloba el
contenido, el contexto y la estructura, sirviendo de prueba a actividad
que le da origen”. Los documentos electrónicos son considerados
como: “aquellos documentos que pueden ser manipulados, transmitidos
o tratados por un ordenador”
Entendemos por documentos electrónico archivístico el documento

generado o producido por cualquier persona o entidad en el desarrollo
de la gestión de sus intereses y que “ha sido creado, o puede ser
manipulado, transmitido o tratado por un ordenador”. En definitiva un
documento electrónico es el documentos orgánico, generado o recibido
por una persona o entidad en el desempeño de sus actividades y que ha
sido producido o almacenado usando las tecnologías informáticas.
Los documentos pueden clasificarse en función de dos criterios:
Por su función, es decir, en series derivadas de los diferentes tipos de

actividades y operaciones en un entorno de trabajo. Entre los ejemplos
podemos encontrar series de expedientes, procesos judiciales, dosieres
tematicos, expedientes personales, registros de correspondencia,
paginas webs, etc.; y/o
Por su forma y formato. Entre los ejemplos podemos encontrar

documentos de producesadores de texto, bases de datos, documentos de
hipertexto, imágenes, hojas de calculo, correos electrónicos, mensajes
de voz, video, etc.
478
Un documentos debe poseer ciertas características:
Autenticidad, entendida como “la persistencia a lo largo del tiempo de

las características originales del documento respecto al contexto, la
extructura y el contenido”, es decir, que un documento sea lo que
pretende ser.
Fiabilidad, entendida como la capacidad de un documento para “servir
de prueba fidedigna”, aspecto que hace referencia a la autoridad y
veracidad de los documentos como prueba.
Otras fuenes como la norma ISO 15489-1 sobre gestión de documentos,
también han señalado la importancia de las cualidades, a las que han
añadido otras como:
Integridad, entendida como el hecho que un documento este completo y
no haya sido alterado; y
Disponibilidad, entendida como la capacidad de localizar, recuperar,
presentar e interpretar un documento.
Con respecto a lo que entendemos pro documento existen otros dos

conceptos fundamentales: Extructura y contexto.
Extructura
El concepto de extructura “esta relacionado con la forma en que se
registra el documento, lo que incluye la utilización de signos, el diseño,
el formato, el soporte, etc.”. La extructura física de un documentos
electrónico es variable y dependiente del hardware y el software; su
extructura lógica (es decir, la relación entre las partes que lo componen)
lo hace inteligible.
Contexto y metadatos
Destacan los tres aspectos del contexto de un documento:
En primer lugar, esta la información contextual contenida en el

documento (por ejemplo la firma del director ejecutivo) en segundo
lugar, esta la relación entre un documento y otro en un fondo. Y en
tercer lugar, esta la actividad en la que se genero ese documento.
La información contextual vincula los documentos con el entorno

administrativo y funcional (actividades y procesos) en que han sido
producidos, asi como a otros documentos. El objetivo es proporcionar:
La información necesaria para una comprensión completa y adecuada

de las actividades y operaciones a las que se refieren los documentos
(por ejemplo, competencias, responsabilidad, etc.)
479
Informacion necesaria para una comprensión completa y adecuada de
las actividades y operaciones a las que se refieren los documentos (por
ejemplo, competencias, responsabilidad, etc)
Información sobre los procesos asociados a los documentos (por
ejemplo, la valoración, la migración, la tranferencia, etc.)
Informacion para la gestión y conservación eficiente de los documentos
a lo largo del tiempo; e
Informacion para la recuperación y el accedo eficiente de los
documentos.
La información contextual también permite verificar la autenticidad,

fiabilidad e integridad de los documentos. Esto es de especial
importancia en el caso de los documentos electonicos. Las funciones,
los procesos de trabajo y el sistema de archivo de las organizaciones
que los crean forman parte del contexto de sus documentos. El contexto
puede conservarse mediante elementos internos del documento (por
ejemplo documentos adjuntos, información adjunta, enlaces, números y
códigos de referencia) o mediante elementos externos (por ejemplo, los
metadatos).
Los metadatos son una parte esencial de la información contextual. Se
definen como “datos sobre datos”. Desde la perspectiva de la gestión de
documentos son: “datos que describen el contexto, el contenido y la
extructura de los documentos y su génesis a lo largo del tiempo”.
Los metadatos pueden servir para diferentes propósitos, como la
recuperación, la disponibilidad, la autenticidad, la fiabilidad, el
mantenimiento, la conservación y la valoración. Los metadatos son
particularmente importantes para los documentos electrónicos, dado
que establecen: “la relación entre un documento y su contexto funcional
y administrativo”. Por tanto, los documentos electrónicos dependen en
buena medida, no solo del que el contexto administrativo este bien
documentado, sino de metadatos que describan como se registra la
información.
Desde el punto de vista de una organización que produce y gestiona
documentos prodrian considerarse dos categorías de metadatos:
Metadatos que proporcionan información contextual sobre las

actividades; y
Metadatos que reflejan la gestión del documento depues de su
incorporación almacenamiento en el sistema de archivo.
El análisis de las características de los documentos electrónicos se tiene

en cuenta haciendo referencia a:
480
Al contexto jurídico administrativo, el sistema legal y organizativo al
cual pertenece el ente productor, incluyendo la estructura, las funciones
y las actividades desarrolladas por la entidad.
Al contexto tecnológico, ordenadores, redes y aplicaciones
informáticas.
Al procedimiento en el cual es creado el documento
Al contexto documental, el fondo documental al que pertenece el
documento.
Actualmente se tiende a considerar documentos electrónicos aquellos

documentos o registros producidos por medios informáticos, resultado
y evidencia de las actividades humanas y gestionados en este mismo
medio, por mas que ofrezca la posibilidad de imprimirlos. Para ello es
imprescindible dotarlos de un conjunto de metadatos que garanticen su
estructura lógica y contenido informativo, asi como las directrices
necesarias para preservarlos y permitir su acceso sin perder por ello sus
características principales. En esta tarea resultan esenciales los
lenguajes de marcado de datos y el desarrollo de los sistemas de
gestión..
Algunos autores distinguen entre registros y documentos electrónicos:
Son registros los conjuntos de datos organizados de una forma

determinada en el seno de un sistema de gestión o una base de datos,
que en si constituyen evidencia de una actividad o función.
Son documentos los que resultan de la presentación o impresión de los
registros según los cánones establecidos por el programa, en ocasiones
considerados el documento definitivo, pero en otras mera presentación
circunstancial de los registros.
El documento o registro electrónico participa de los mismos rasgos que

el resto de los documentos de archivo: originalidad, unicidad,
organicidad, valor probatorio y evidencia de las actividades humanas.
Las diferencias con el resto derivan en que su creación, manipulación,
transmisión, recuperación, y lectura se realiza mediante herramientas
informáticas apropiadas, ya sean de tipo físico (ordenadores, periféricos
y redes) o lógico (sistemas operativos, aplicaciones y protocolos de
comunicaciones.)
Su soporte es algo secundario. Esta independencia del medio físico
tradicional le confiere gran versatilidad, aunque como contrapartida
corre el riesgo de ver alteradas sus características al ser transmitido de
uno a otro medio, poniendo en peligro su autenticidad y el acceso a su
contenido.
481
Estos problemas se agravan ante la existencia de tramites realizados en
documentos de distinto soporte, generando inconvenientes para
preservar la integridad de todos los documentos y, al mismo tiempo, no
romper los vínculos existentes entre ellos. La conversión a un único
formato origina nuevos problemas, fundamentalmente de autenticidad,
aunque también de inversión innecesaria de tiempo
Este es el motivo por el cual se incide en definir la importancia de
información técnica estructural, lo que permitirá conservar los
elementos que garanticen su autenticidad al tiempo que posibiliten un
acceso futuro, información incorporada a los metadatos del documento.
Junto a estos elementos cobra fuerza la incorporación de los datos sobre
su producción y contexto en el que estos documentos son generados,
garantizando así su papel como evidencia que se plasmaron en el.
La preservación de estos nuestros documentos también difiere pues se
centra en garantizar la pervivencia de su contenido y de su estructura
lógica, así como el acceso a los mismos con independencia de los
cambios producidos en la maquinaria que se utilice.
Los documentos electrónicos plantean una serie de inconvenientes y

características:
El contenido de un documento electrónico esta consignado sobre un

soporte (magnético, óptico, etc.) no apreciable por los sentidos. Su
contexto esta representado por signos, códigos binarios, que deben ser
descodificados mediante un programa, con un procedimiento lógico que
convierta la expresión en codificación informática a lenguaje natural.
Obsolescencia de las tecnologías que intervienen en la generación y
almacenamiento de esos documentos, equipos y aplicaciones, y
fragilidad de los soportes en los que se conservan. A día de hoy no se
conoce la duración de esos soportes y a la vez se están creando otros
nuevos.
La mutación de la información electrónica. Esto queda de manifiesto en
la reutilización de soportes destruyendo la información almacenada y la
sustitución automática de datos en documentos dinámicos por ejemplo
el registro del organismo cambiante e infinito.
Virtualidad de la información apreciable sobre todo en los documentos
telemáticos, caso del correo electrónico, que en la mayor parte de los
casos es eliminado son control, privando a los organismos de parte de
sus documentos de comunicación y la historia fuente valiosísima.
Carácter multiforme de la información con la aparición de documentos
mixtos o dinámicos donde se combinan información generada a partir
de distintas aplicaciones informáticas (sonido, imágenes, texto, etc. )
482
Ubicuidad de la información que es usada por varios organismos que la
comparten, lo que nos impide en muchos casos identificar el productor.
Dificultades para identificar el tipo y forma documental de estos
documentos. La forma documental (original, copia) tiene especial
relación con el valor probatorio de estos documentos, o lo que es lo
mismo con su validez jurídica.
L. Duranti (2001) afirma que los componentes caracteristicos del

documento electrónico son:
Medio (el portador físico del mensaje)

Cotenido (el mensaje que el documento trata de comunicar)
Forma física e intelectual (las reglas de representación tenidas en
cuenta para la comunicación del mensaje)
Accion (el ejercicio de voluntad que da origen al documento)
Cuatro personas (las entidades actuantes por medio del documento:
autor, destinatario, redactor y creador)
Vinculo archivístico (la relación que vincula cada documento con el
anterior y con el siguiente)
Contexto (el marco jurídico, administrativo, procedimental y
documental en el que es creado el documento)
1. Los documentos electrónicos: tipos, clases, características y

problemas.
La introducción de las tecnologías de la información en los archivos ha

ido creando poco a poco un panorama distinto hasta el que ahora
estábamos acostumbrados, tanto en nuestro papel de usuarios como de
profesionales.
La irrupción de las tecnologías de la información, ha hecho que el
profesional cambie su manera de actuar, de relacionarse con la
producción documental, la archivística ha tenido que adaptarse a estos
nuevos cambios.
La incorporación en los archivos de estas tecnologías se ha producido
de manera paulatina y desigual, aunque en un corto espacio de tiempo
hemos asistido a una auténtica revolución en los archivos.
El documento electrónico pasa por diversas fases en su ciclo vital, la

guía de la información electrónica establece: fase de diseño, fase de
creación, fase de mantenimiento. Estas fases totalmente abarcables en
un documento tradicional se transforman en estos documentos en
complejas e inabordables. La gestión de documentos electrónicos va a
servir para la preservación de la “fiabilidad, autenticidad e integridad”
483
de estos documentos no solo dentro del contexto de su creación en el
organismo productor sino a lo largo del tiempo.
Tipos de documentos electrónicos:
La documentación electrónica no es homogénea, pues existen gran

variedad de software, formatos y soportes. Destacan los documentos
textuales, los hipermedia, las bases de datos o los correos electrónicos,
cada uno con su problemática especifica.
Destacan los documentos textuales: que son aquellos redactados con un

procesador de texto, con un formato definido y de fácil comprensión.
Además de la versatilidad de la informática permite incorporar mas
prestaciones, como su continua revisión y modificación, o la
incorporación de subdocumentos, gráficos, etc. Pese a su aparente
sencillez y su presentación similar a la de los documentos en papel,
esconden un conjunto de metadatos que definen su formato y estructura
y pueden incorporar información sobre su autor, titulo, etc.
Los correos electrónicos, se han convertido en un medio habitual de

comunicación escrita, y han suplantado a otro tipo de documentos de
tramite o informativos, principalmente por su inmediatez, eficacia y
bajo costo. Son mensajes redactados, enviados y recibidos mediante
sistemas de telecomunicación, utilizando el protocolo SMTP para el
envío y el POP3 para la recepción y presentación.
No constituyen documentos textuales en si mismos, sino la reunión de
distintos tipos de datos y metadatos, gestionados y presentados de
modo textual por software específicos.
Los documentos hipermedia, termino con el que se designa a los
documentos electrónicos que tengan contenidos textuales gráficos,
sonoros, audiovisuales, con la posibilidad de que los usuarios
interactúen, lo que los convierte en documentos dinámicos. Estos
documentos nacen de la combinación del hipertexto y la tecnología
multimedia y utilizan el leguaje HTML. El hipertexto es un documento
de contenido textual aunque estructurado en distintos bloques, ventanas
o nodos, sobre los que se vuelca el contenido informativo.
Las bases de datos
Existen bases de datos que incorporan la posibilidad de desarrollar
operaciones matemáticas y aportar resultados numéricos, en lo que se
denominan hojas de calculo.
Una aproximación al análisis diplomático del documento

electrónico
484
Que el avance tecnológico ha cambiado las formas de creación,
distribución y utilización de los documentos es una realidad
indiscutible. Sin embargo, olvidamos, con demasiada frecuencia, que
pese a los cambios en los mecanismos de elaboración, expresión,
distribución y lectura, lo fundamental en un documento sigue siendo el
contenido.
Desde una perspectiva diplomática clásica es posible diferenciar entre

la forma física y la forma intelectual de un documento. Según Duranti
"el término forma física se refiere al revestimiento externo del
documento, mientras que el término forma intelectual se refiere a su
articulación interna". Es en la forma física, en los elementos externos,
donde el documento electrónico presenta mayores diferencias frente a
los documentos textuales tradicionales. Autores como Manuel Romero
Tallafigo, Luis Núñez Contreras y la propia Luciana Duranti coinciden
en la mayoría de los elementos externos objeto de análisis diplomático:
el soporte, la escritura, el lenguaje, los signos especiales, los sellos y las
anotaciones. El análisis de algunos de ellos puede ayudar a comprender
las características del documento electrónico.
El soporte
Frente a los soportes tradicionales, el contenido de los documentos

electrónicos está recogido, de forma codificada, sobre un soporte de
carácter óptico o magnético. Sin embargo, tal como señalan Ernesto
García Camarero y Luis Ángel García Melero, de cara a los usuarios,
estos documentos pueden revestir dos formas diferentes: pueden ser
productos físicos, es decir documentos almacenados sobre un soporte
físico susceptible de ser distribuido, transportado y almacenado como
un documento convencional (discos, disquetes, cintas, CD-ROM, CD.i,
DVD...); o pueden ser productos virtuales o inmateriales, es decir,
documentos almacenados en la memoria de un ordenador a los que se
puede acceder, o que pueden ser distribuidos, a través de las redes
informáticas.
Como señalaremos más adelante, la presencia de esas dos formas en el

archivo presenta, sobre todo, problemas para su conservación. Los
soportes físicos (discos, disquetes...) tienen una "esperanza de vida"
dudosa. Se desconoce, de forma precisa el tiempo de conservación
material de esas formas. Las estimaciones propuestas sobre el tiempo
de conservación de los soportes presentan notables diferencias, con
oscilaciones temporales que varían, en el caso de los soportes
485
magnéticos, entre los 5 y los 40 años, y entre los 5 y los 100 años, en el
caso de los soportes ópticos, siempre, en el hipotético caso de que se
mantuvieran las condiciones óptimas de conservación: (18º C y 40% de
humedad relativa). Además de los interrogantes sobre el tiempo de
conservación de los soportes físicos, se plantea también un problema de
obsolescencia de equipos y programas de lectura, debido a la rapidez de
aparición de nuevos programas, nuevos formatos y nuevos equipos, que
dejan anticuados los sistemas de acceso a los soportes empleados.
En cuanto a los documentos virtuales, García Melero y García
Camarero señalan algunos inconvenientes, como su inestabilidad o
volatilidad, es decir el riesgo de desaparición, debido a su facilidad de
borrado, y, como consecuencia de lo anterior, las amenazas contra la
integridad del documento cuando se produce la desaparición de alguna
parte.
Hardware
Tarjeta perforada: este es el elemento mas antiguo que nos podemos

encontrar. Se trata de una tarjeta de cartón sobre la que se han aplicado
perforaciones para representar la información. En este caso las
posibilidades de acceso a la información son prácticamente nulas,
puesto que no queda ninguna lectora de tarjetas, excepto como
elemento de museo.
Discos magnéticos y magneto ópticos
Los discos magnéticos tienen un papel preponderante en el

almacenamiento de la información. Se fundamentan en la grabación
magnética de la información en superficies circulares recubiertas de una
capa material magnetizable. Este disco puede ser de plástico o de
aluminio. La obtención de datos se produce leyendo el valor magnético
de cada unidad básica de información. Los discos magneto ópticos
también utilizan una capa de material magnetizable, pero la grabación y
lectura de datos se produce por medios ópticos. Tanto en unos como en
otros, la información se graba en circunferencias concéntricas,
denominadas pistas. Cada pista se divide en arcos iguales denominados
sectores. La lectura y escritura se realiza por medio de una cabeza
móvil sobre un brazo que se desplaza hacia el centro y hacia una parte
externa del libro.
Discos flexibles
Es uno de los medios mas extendidos, tratándose de un sistema de
almacenamiento magnético bastante frecuente.
486
Discos duros
Es un sistema de almacenamiento pensado para permanecer dentro del
ordenador y no como medio de transporte de información. Pues debe
estar instalado en un ordenador. Esta operación se ve complicada por el
avance de la tecnología, puesto que algunos discos solo pueden
funcionar en determinados ordenadores.
Discos magneto ópticos
Son unidades de almacenamiento que ha proliferado en los últimos

años. Utilizan sistemas de almacenamiento de varios miles de Mbytes,
pero casi todos los modelos son incompatibles entre si.
Cintas magnéticas.
Han sido durante mucho tiempo el sistema de almacenamiento
mayormente utilizado para grandes cantidades de información, debido a
las limitaciones de capacidad de los discos flexibles, y lo poco
desarrollados de los discos magneto-ópticos. Las variantes en los
formatos de las cintas magnéticas han sido abundantes y una vez mas
debemos indicar que para el acceso a la información de la cinta
precisamos de una unidad lectora adecuada.
CD
Se trata de un dispositivo de almacenamiento masivo de información
cuya lectura se efectúa por métodos ópticos a través de laser. La
tecnología del CD ha ido desarrollándose a lo largo del tiempo a través
de diferentes estándares.
DVD
Es un sistema de almacenamiento que se inicio en 1995, como
evolución del CD. Concebido como sistema de video el DVD también
se utiliza para estándares del sistema de ficheros.
Software
La escritura
La escritura ha sido otro elemento externo importante para la crítica
diplomática de documentos textuales, pese a que progresivamente ha
ido perdiendo su relevancia. En estos documentos lengua y escritura
son los dos elementos que permiten acceder a su contenido. En los
documentos electrónicos, además de lengua y escritura, es necesario un
formato que permita representar los alfabetos, los símbolos y las
normas empleadas en la redacción. A su vez, cada aplicación
487
informática puede necesitar varios formatos para la codificación y
lectura de documentos. La existencia de un formato de datos resulta
positiva para normalizar la forma de realización de un documento. Sin
embargo, esta ventaja se convierte en un inconveniente cuando
aparecen diversos formatos. Y este es el problema al que nos
enfrentamos en la actualidad: la existencia de una auténtica "torre de
babel" documental, construida sobre la base de diferentes formatos de
creación de documentos.
Debido a este problema, es cada día más frecuente la existencia de
documentos elaborados en formatos portables, es decir, formatos que
pueden ser usados en un elevado número de entornos operativos y que,
al mismo tiempo, presentan un alto grado de autonomía de aplicaciones
informáticas. Un claro ejemplo de este tipo de formatos es el PDF
(Portable Document Format) de Adobe Acrobat.
Los signos especiales y de validación
La autentificación de documentos mediante signos de distinto tipo es

una práctica común desde la antigüedad clásica. En el caso de los
documentos informáticos, su utilización para el intercambio de
información de carácter confidencial a través de las redes informáticas,
puso de manifiesto el problema de la falta de seguridad en el proceso de
intercambio de documentos y la conveniencia de crear un sistema que
permitiera garantizar la autenticidad y la integridad de un documento
electrónico determinado creado por una persona concreta.
Con este fin se ha creado un sistema de firma digital desarrollado a
partir de técnicas criptográficas basadas en la utilización combinada de
claves públicas y privadas. Previsiblemente, las mayores repercusiones
del uso de la firma electrónica se producirán en el ámbito de los
servicios de información electrónica, dando lugar a una expansión de
este sector, como consecuencia de la necesidad de implantar agencias
de certificación o prestadores de servicios de certificación, auténticos
"notarios digitales" responsables de garantizar la autenticidad de las
claves usadas para la codificación de la firma en los documentos
electrónicos.
El contenido
Señala Vicenta Cortés que "la tecnología de cada época influye, sin
duda alguna, sobre el mensaje". Sin embargo, nunca como hasta ahora
la técnica había influido tanto sobre el mensaje, debido,
fundamentalmente, a la facilidad para modificar el contenido de los
documentos sin dejar rastro de los cambios realizados. El problema de
488
la "mutación de la información electrónica" ha sido puesto de relieve
por autores como Marc Lebel, quien considera que existen cuatro
grandes tipos de documentos informáticos, dependiendo de las
posibilidades de alteración existentes. Estos cuatro tipos son los
siguientes:
Documentos estables, creados para responder a necesidades concretas,

de carácter temporal. Se trata de documentos que, pese a ser creados
con medios informáticos, presentan las mismas características que un
documento convencional en papel
Documentos electrónicos de carácter acumulativo, en los cuales cada
nueva información se añade a la información ya existente, creando un
documento que va aumentando continuamente por acumulación, pero
sin alterar la información ya registrada en el mismo (por ejemplo, una
base de datos).
Documentos no acumulativos, en los cuales se añade información que,
a diferencia de los anteriores, sí modifica el contenido existente (así
ocurre, por ejemplo, con la información presente en páginas web que
son actualizadas).
Documentos de carácter mixto, es decir, documentos que presentan
varias de las características anteriores.
El documento electrónico y el archivo de gestión: los sistemas de

gestión electrónica de documentos.
Las características de los documentos electrónicos (particularmente sus

ventajas en cuanto a almacenamiento y facilidad de transmisión e
intercambio) y las posibilidades de las tecnologías de la información,
han hecho posible la creación de sistemas de gestión de documentos
electrónicos, altamente flexibles, que permiten ofrecer un servicio
rápido de recuperación y consulta de los documentos en los propios
terminales de los usuarios del sistema.
Pese a que el actual grado de desarrollo tecnológico permite una
integración completa del sistema de búsqueda y recuperación
documental en el conjunto de las actividades de una organización,
persiste la influencia de sistemas de información tradicionales, en los
cuales las actividades de gestión de documentos constituían un servicio
aparte, comúnmente separado del resto de las actividades de gestión.
Por esta razón, perviven todavía dos modelos de gestión de documentos
electrónicos. El modelo integrado, en el cuál la gestión de documentos
se integra completamente con el resto de las actividades de una
organización, formando un todo, ocupándose del tratamiento
documental en todas las fases del ciclo vital de los documentos. Y el
489
modelo parcial, en el cual solamente se ofrecen servicios parciales
relacionados con el tratamiento documental, comúnmente de
digitalización de documentos.
Según Karen V. Strong los sistemas de gestión electrónica de
documentos presentan, o pueden presentar, las siguientes funciones:
Creación y captura de documentos electrónicos

Administración de flujos de trabajo
Almacenamiento de la información
Gestión de las comunicaciones
Sistemas de búsqueda y recuperación documental
Diferentes formatos de salida de documentos
Creación y captura de documentos electrónicos
Los sistemas de gestión electrónica de documentos disponibles en el

mercado permiten la integración de documentos en el sistema mediante
alguno de los siguientes procedimientos:
Creación de documentos electrónicos mediante el propio sistema.

Integración de documentos electrónicos generados mediante otras
aplicaciones informáticas (documentos word, excel, html...).
Captación de documentos producidos en otros soportes.
Integración de documentos procedentes de canales externos (remitidos
por fax o por Internet).
La creación de documentos electrónicos en la propia aplicación se

realiza, comúnmente, mediante un generador de formularios que
permite seleccionar una serie de campos de una base de datos para su
visualización a través de mascaras, plantillas o pantallas de
presentación de datos. La principal ventaja de este procedimiento de
creación de documentos es la flexibilidad: a partir de una sola base de
datos se pueden generar diferentes modelos de formularios,
dependiendo de la información que sea preciso registrar y de los
usuarios a los que esta información esté destinada. Asimismo, gracias a
esta ventaja, es posible la agrupación de datos de diferentes bases
documentales en un solo formulario y, en sentido contrario, la
exportación de datos a otras bases de datos.
A este procedimiento básico de creación de documentos, los diferentes
sistemas de gestión electrónica de documentos pueden añadir mejoras
de diverso tipo. Algunos incluyen, en algunos campos, tesauros o listas
de datos autorizados, con el fin de facilitar el registro de información de
forma normalizada. Otros, permiten la creación de campos de firmas
490
para la introducción de firmas digitales. Asimismo, hay sistemas que
incorporan diversos procedimientos de creación de formularios más
complejos: páginas múltiples, sub-formularios, hojas de cálculo con el
fin de hacer formularios inteligentes, sin necesidad de programas
complementarios, o mecanismos para adjuntar documentos.
Un sistema de gestión electrónica de documentos debe permitir, además
de crear nuevos documentos, introducir documentos electrónicos
generados con otras aplicaciones informáticas. Esto supone la
integración de estas aplicaciones en el entorno del sistema de gestión
electrónica de documentos y no sólo de los propios documentos
generados. De este modo, un documento producido con Word Perfect
debe ser utilizado con Word Perfect, mientras que otro generado con
Microsoft Word debe poder ser visualizado con Microsoft Word. En
cualquier caso, la relación entre aplicaciones debe ser recíproca: desde
aplicaciones externas los usuarios del sistema deben poder realizar
operaciones sobre la información gestionada por el sistema.
El tercer modo posible de introducción de documentos en un sistema de
gestión electrónica se basa en la conversión de documentos producidos
en otros soportes a una imagen electrónica digital. Los documentos
digitalizados pueden presentar dos formas posibles: imagen o texto. La
primera, la digitalización de imágenes, entraña la necesidad de crear
una descripción o establecer unos términos de indización asociados a la
imagen, con el fin de permitir su recuperación. Para la segunda opción,
la conversión de imagen en texto, es preciso que la imagen pase por un
programa de reconocimiento de caracteres (OCR/ICR -Optical
Character Recognition/Intelligent Character Recognition-) de este
modo es posible hacer búsquedas de diverso tipo directamente sobre el
texto del documento.
Por lo que respecta al última forma de integración de documentos en el
sistema -documentos procedentes de fuentes externas- el procedimiento
se realizara por cualquiera de los mecanismos anteriores. Existen
sistemas que incluyen el registro electrónico de entrada y salida de
documentos. Los documentos en soporte papel son digitalizados y
distribuidos, en formato electrónico, a los usuarios de destino a través
del correo electrónico. Del mismo modo, los documentos de salida
serán archivados en soportes electrónicos y distribuidos
convenientemente.
Descripción de los documentos electrónicos
Los documentos electrónicos plantean una problemática específica. Por

ello algunos especialistas inciden en la necesidad de describirlos
siguiendo unas pautas que atiendan a sus necesidades. Se parte de la
491
existencia de un contenido informativo y unas características formales,
estructurales y funcionales incorporadas a diferentes metadatos, que
permiten su lectura y garantizan la pervivencia de su aspecto formal, lo
que redunda en la preservación de su valor como evidencia de la
actividad que lo generó.
Han sido varios los proyectos y estudios científicos encaminados a
definir cuales son los tipos de metadatos que son necesarios para la
preservación de los documentos electrónicos, que como se ha visto
atañen a su contenido informativo y formal, a su contexto de
producción, a su estructura lógica y a las condiciones de acceso y
preservación o eliminación. (record keeping).
La incorporación de la información contenida en los metadatos de un
documento electrónico es útil tanto para su descripción como para su
clasificación, valoración y conservación, de ahí que se plantee la
actuación integral sobre los mismos desde su nacimiento, enlazando asi
como el record continuum y con los proyectos de normalización y
definición de los requisitos que han de cumplir los sistemas de gestión
documental.
Almacenamiento, conservación y recuperación de la información.
El archivero debe poner especial atención en el establecimiento de

normas técnicas dirigidas a salvaguardar el contenido de los datos
documentales, la estructura de los documentos y su contexto de
producción.
Tres son los principales problemas que plantea la conservación de los
documentos electrónicos:
La obsolescencia del hardware
La dependencia del software
El deterioro del soporte de almacenamiento (magnético u óptico)
En los documentos electrónicos su contenido informativo se sustenta en

un software, que es el que codifica su contenido, determina sus
características, permite su lectura e interpreta el conjunto de datos que
le dan forma. A la estructura física de los documentos de papel se
opone a la estructura lógica de los documentos electrónicos, aquella que
mediante el uso de metadatos, nos permite identificarlos, nos informa
de su contexto, extructura y contenido, y posibilita su recuperación. Por
ello es fundamental que archiveros y documentalistas intervengan en su
producción, para garantizar que ésta no suponga un impedimento para
su posterior utilización.
Para alcanzar los requisitos de conservación, los documentos deben ser:
492
Autenticos:
En el caso de los documentos electrónicos hay que demostrar que el
documento fue producido o recibido en el momento que aseguramos
que fue producido o recibido, que el proceso lo produjo (ya sea un
proceso humano o automatico) fue el que sostenemos que fue, que el
documento forma verdaderamente parte del sistema que se afirma de
que forma parte, y que sus contenidos no han sido alterados de ninguna
manera desde que paso a formar parte del sistema de archivo. Para
establecer la autenticidad del documento, solo tenemos que demostrar
que hemos conservado lo que sabíamos acerca de el en el momento en
que lo recibimos.
La autenticidad de un documento se suele poder demostrar sin poseer
conocimiento de sus contenidos (o incluso sin tener medios de acceder
a ellos)
Completos
La totalidad se suele utilizar como característica de un conjunto de
documentos mas que como característica de un solo elemento dentro
del conjunto, aunque se pude aplicar a los dos casos. Para que un
conjunto de documentos de archivo este completo, debemos confirmar
en que no se ha añadido ni eliminado elementos del conjunto sin seguir
las reglas establecidas para este conjunto. Este es un requisito similar al
de autenticidad para un elemento determinado.
Accesibles e inteligibles.
Cuando nos referimos a que los documentos sean accesibles, es que
seguimos posellendo alguna tecnología, tanto hardware como software
que lo produjo. Los documentos son inteligibles, en si mismos si son
accesibles. Pero otro tipo de documentos pueden exigir otra
información adicional para ser inteligibles.. Para poder garantizar la
conservación de un documento en forma que se pueda entender
debemos:
Garantizar que el documento electrónio se conserva de forma que se

pudeda procesar.
Garantizar que los documentos en papel relativos al sistema de
codificación, o a la información contenida en ellos, se conservan de
una forma accesible.
Garantizar que se conserva el vinculo entre documento y la información
sobre el sistema de codificación.
Procesables
493
Para considerar que los documentos pueden procesarse debemos ser
capaces de manipularlos, seleccionarlos, visualizarlos empleando
criterios apropiados para su conservación. Es supone utilizar
prestaciones similares o idénticas que existían en el sistema en que se
produjeron los documentos originarios
Potencialmente reutilizables.
Metodología, plan de intervención.
La preservación de documentos electrónicos ha de considerar:
La creación de depósitos de conservación adecuados, tanto en lo que

respecta a los soportes físico-lógicos (disquetes, discos compactos,
vídeo discos digitales, etc.) como en lo relativo a su almacenaje.
El desarrollo de procedimientos que garanticen la renovación del
software que produce, gestiona y posibilita el acceso a futuro a los
documentos restros electrónicos. Para ello es esencial definir las
aplicaciones que han de tener los software futuros y si éstas se adaptan
a los documentos actuales.
Si en un principio se planteo la conveniencia de imprimir todos los
documentos electrónicos como medio de garantizar su conservación y
acceso, actualmente las características de muchos de los registros y
documentos, como su vinculación a base de datos o su interactividad,
obligan a plantear esta cuestión, pues de lo contrario se pierden tales
características.
La renovación de la maquinaria necesaria para que funcione el software
informático, lo que no implica necesariamente la conservación de todos
los aparatos.
La adecuada conservación de los documentos electrónicos debe

plasmarse desde una doble perspectiva: garantiza el acceso a los
documentos y preservar los soportes en condiciones adecuadas. Esta
labor debe efectuarse desde el diseño de un plan de intervención. Este
plan puede integrarse en as actuaciones enfocadas a la totalidad de los
fondos documentales y servicios de una archivo o ceñirse a exclusiva a
los fondos electrónicos, bien por ser los únicos que se disponen o por
considerarse que sus peculiaridades requieren un tratamiento
específico.
En el plan se contendrán indicaciones relativas a los distintos aspectos a
convidar:
Conservación física de los soportes.
494
planificación de depósitos, por tanto de las unidades de almacenaje
como las estancias destinadas a conservar los distintos soportes y
maquinarias. Se tendrán en cuanta los requerimientos de los distintos
materiales y los agentes nocivos que les pudieran afectar, lo que en
muchos casos implicará su custodia en depósitos específicos y aislados.
Los materiales de que están compuestos las máquinas y los soportes
suelen ser más sensibles a excesos de humedad y temperatura, los
campos magnéticos y algunos agentes medioambientales.
Reglamento al uso, mantenimiento y consulta de los fondos custodiados
en los depósitos. Al igual que ocurre con otros fondos documentales, se
establecerán medidas para garantizar su seguridad, controlar el acceso a
estos documentos y la forma de gestionar su consulta.
Diseño de un plan de actuación en la caso de emergencia

Preservación de la integridad y estructura lógica de los documentos
electrónicos y los software que permitan su consulta.
Protección frente a la manipulación. Deben tomarse medidas para que
su consulta no suponga una alteración de su contenido y características
esenciales.
Copias de seguridad: conviene obtener copias de seguridad en otros
soportes, incluido el papel, siempre y cuando no se pierdan las
características esenciales del documento. Actualmente se potencia la
transformación de los documentos electrónicos mediante
“visualizadores”, programas que los convierten en imágenes virtuales
susceptibles de un manejo más sencillo y de formatos más uniformes,
como el pdf, mientras que dificultan la modificación posterior de su
contenido y estructura.
Definiciones de los contenidos y metadatos de conservación peramente,
susceptibles de tratamiento para la preservación de la integridad de los
documentos.
Aislamiento y acceso controlado, para evitar los daños que puedan
ocasionar otros programas (actualizaciones automatizadas) o los virus
informáticos. Para ello se definirán las condiciones en las que se podrá
acceder a su consulta.
Con independencia de las medidas anteriores, el Plan de intervención
ha de incorporar estrategias de reproducción masiva y continua,
evitando así la obsolescencia de los documentos, metadatos, equipos,
software y soportes.
Sistemas que definan los metadatos de los documentos y faciliten su

renovación sin que afecte a la integridad del documento. Existen
actualmente proyectos que “encapsulan” etiquetas previamente
definidas, de forma que los documentos, como un todo, son aislados de
495
influencias externas, paso previo a su copiado y almacenado virtual.
Acto seguido se pueden plantear migraciones globales y periódicas.
Éste es el caso del proyecto del San Diego Supercomputer Center.
Campañas de migración de los soportes de almacenamiento, evitando

su obsolescencia.
Campaña de migración de datos relativos al contenido y estructura de
los documentos. Siempre se buscará la integridad del documento
electrónico, aunque se renuncie a ciertos elementos secundarios de su
estructura lógica o formal.
La conversión de los documentos a formatos genéricos independientes
del software, por ejemplo el ASCII, facilita la conservación del
contenido textual, pero pierde muchas de sus propiedades lógicas y
estructurales, especialmente relevantes en los documentos hipermedia o
las bases de datos.
La migración permite conservar la integridad de los documentos y
mantener la capacidad de los usuarios para utilizarlos frente a los
cambios tecnológicos, aunque no evita la potencial pérdida de
información referida a su estructura o funcionalidad.
Desarrollo de aplicaciones informáticas que emulen o adapten el
funcionamiento de hardware y software, procurando utilizar otros de
carácter genérico y normalizado que imitan las características y
prestaciones del software original.
Esta última opción es la defendida por autores como Rothenberg.
Modelos reguladores: El MoReq
Se están desarrollando iniciativas que tienden a integrar las medidas

anteriores en los sistemas de gestión integral de los registros y
documentos electrónicos, de forma que el diseño de las funciones,
actividades y aplicaciones que generen documentos se tengan en cuenta
los requisitos necesarios para su preservación futura. En este sentido
destaca la iniciativa de la Unión Europea, que ha desarrollado de
acuerdo con la comunidad científica, unas especificaciones y requisitos
para la gestión de documentos electrónicos, el MoReq (Model
Requirements Specification for the Management of Electronic Record).
Su primera versión fue publicada en el 2001 y actualmente existe una
segunda aprobada en el 2008, en el marco del DLM- Forum
Define los requisitos genéricos aplicables a los sistemas de gestión de

los documentos electrónicos ERMS. En un principio está pensado para
ser aplicado en los países de la Unión Europea, aunque ello no impide
496
que tenga una mayor difusión y aceptación. Su objetivo es establecer
las líneas esenciales de actuación en el diseño, funcionamiento y
servicios ofertados por los ERMS.
Aplica y desarrolla normativas nacionales e internacionales relativas a
los documentos electrónicos. En particular la norma ISO 15489, y
aunque también tiene en cuenta las especificaciones archivísticas ISAD
(G) y la ISAAR (CPF) y las particularidades legislativas de los distintos
estados miembros.
El MoReq supone una iniciativa profesional, científica y gubernamental
que plantes una supervisión continuada de la problemática de los
documentos electrónicos y su relación con los sistemas de gestión. Por
eso, entre sus especificaciones:
Fomenta la integración de aplicaciones de sus directrices de internet
Incide en la definición y descripción de los procesos archivísticos
encaminados a la preservación de los registros y documentos
electrónicos (record keeping)
Plantea campos o áreas en los que se ha de seguir trabajando, como las
garantías y especificaciones que requiere la encriptación de datos o
firma electrónica.
Propone el desarrollo de aplicaciones para analizar si un sistema de
gestión específico cumple con los requisitos del MoReq.
El documento electrónico y los archivos centrales, intermedios e

históricos
Pese a que todavía son pocos los documentos electrónicos que han
adquirido valor histórico, debido, sobre todo, a su corta vida, se trata de
una fuente básica para la investigación histórica en el futuro. Por esa
razón, su conservación y su tratamiento debe ser similar al de otros
documentos que, potencialmente, puedan adquirir valor histórico y, en
consecuencia, las operaciones de tratamiento documental serán las
mismas que las existentes para el resto de documentos, aunque su
aplicación sea diferente.
Aunque es difícil, todavía, valorar objetivamente las repercusiones que
los documentos informáticos tendrán en la actividad cotidiana de
archivos centrales, intermedios e históricos, sí es posible aventurar
algunos cambios:
Mayores problemas para el desarrollo de las actividades de

identificación documental, debido al aumento de la variedad de
documentos y a la forma de producción de los mismos (producción
centralizada, descentralizada, mixta, compartida...)
497
Aumento de los elementos a analizar en la identificación documental,
ya que será necesario recoger no sólo información sobre el contexto de
creación de los documentos y sobre las series documentales, sino
también sobre las características técnicas de los documentos para
facilitar su uso.
Dificultades para identificar a organismos productores, como
consecuencia de la creación compartida de algunos documentos
informáticos.
Mayor facilidad técnica y rapidez para la realización de algunas
transferencias.
Complicación del proceso de clasificación documental como
consecuencia de la existencia de soportes documentales de diferente
tipo (documentos en papel, disquetes, cintas magnéticas...). Algunas
experiencias llevadas a cabo han desarrollado sistemas integrales de
clasificación que abarcan todos los documentos, independientemente
del soporte.
Necesidad de recoger, en la descripción documental, información sobre
los requisitos técnicos de acceso a los documentos.
Necesidad de extremar las medidas de conservación de unos soportes
físicos de los que se desconoce su duración con precisión.
Necesidad de llevar a cabo medidas que garanticen la conservación y la
consulta del contenido de los documentos, frente a la obsolescencia de
equipamientos y programas informáticos.
Acceso
De un lado el derecho de acceso a la documentación documental y sus

limitaciones es algo que no difiere del resto de los documentos de
archivo, por lo que esta cuestión ha de plantearse desde una perspectiva
global. No obstante, las características especificas de los documentos y
registros electrónicos y, en particular, la necesidad de medios técnicos
para su consulta obligan a incidir en la disponibilidad de tales medios,
tal y como reconoce la ley de AE a los SP.
La gestión de los documentos electrónicos ha de incluir procedimientos

para diseñar, producir, tramitar y, en definitiva, gestionar los
documentos electrónicos, facilitando su consulta.
El almacenamiento de los datos en los distintos soportes software
informáticos y la posibilidad de incorporar en los sistemas de gestión de
un gran numero de registros y documentos obliga a habilitar
procedimientos y herramientas de búsqueda que permitan la
recuperación de la información y/o los documentos solicitados d ela
forma autorizada.
498
Estos requisitos son especialmente importantes en los sistemas de
gestión de bases de datos, como ocurre con muchos programas que
incorporan instrumentos de descripción archivística, con frecuencia
combinados con documentos hipermedia accesibles desde internet.
El acceso ha de plantearse como un requisito de las medidas empleadas

para preservar los documentos electrónicos y su información, algo
también abordado con anterioridad.
Se ha tratado su adaptación a metalenguajes genéricos desde el mismo
momento de su diseño, lo que facilita su futura gestión, preservación y
acceso a través de distintos software.
Se han desarrollado requisitos sobre la composición de los metadatos
esenciales que describen las características de un documento, su
contenido y su contexto, lo que facilitara su identificación y consulta
futuras con independencia de los software utilizados. Estos requisitos
redunda en la normalización de instrumentos de descripción.
Proyectos y políticas sobre documentos electrónicos.
Cuando abordamos este tema con una voluntad de descubrir la “receta

mágica” de la Gestión de los Documentos Electrónicos nos
encontramos con que bajo la denominación de proyecto sobre
documentos electrónicos aparecían las mas variopintas realidades, la
mayor parte de las veces proyectos de digitalización de documentos.
Hemos intentado sistematizarlos, y pese a que nuestro objetivo original
era el estudio de los de ámbito europeo hemos incluido algunos fuera
de la Unión Europea por considerar su innegable interés y su influencia
en los demás.
Los Documentos electrónicos en el panorama archivístico

internacional
En los últimos quince años se han realizado multitud de estudios y

proyectos desde distintos ámbitos, tendentes a clarificar aspectos tanto
conceptuales como metodológicos de los documentos electrónicos.24
Gran parte de esta responsabilidad en el desarrollo lo ha tenido el CIA
(Consejo Internacional de Archivos) llevando a cabo una tarea
encomiable tanto en la informatización de archivos, como en el
desarrollo de la Gestión de los Documentos Electrónicos25. Un primer
paso fue la creación en Spoleto (1972) del Comité de Informática de
cuyas actividades y valiosas contribuciones queda memoria en el
ADPA Bouletin, hasta su reciente transformación (1993) en dos nuevos
499
Comités, Comité de Informática Archivística y Comité de Documentos
Electrónicos.
Este último ICA/CER 26 se encarga de la investigación de los
documentos electrónicos archivísticos; de promover el intercambio de
experiencias, y de impulsar proyectos internacionales sobre creación y
almacenamiento de estos documentos27.
Los avances más destacados no se están llevando a cabo en el viejo
continente sino en los países de ámbito anglosajon Australia, USA y
Canadá, donde se están desarrollando los proyectos más punteros sobre
normalización en la Gestión de los Documentos Electrónicos.
El caso australiano ha sido destacado, desde la adopción de la norma
AS 4390 28 el Australian Council of Archives viene trabajando en la
aplicación de estas normas a la Gestión de los Documentos
Electrónicos29 desarrollando pautas para su correcta aplicación a este
tipo de documentos.
Desde este mismo país se ha realizado un interesante Informe técnico
(N 286 TR) sobre la norma ISO/CD 15489-1 30 . Este informe añade
interesantes consideraciones a la norma ISO formulando una
metodología para su aplicación. Es valido para todos los documentos
orgánicos en cualquier soporte.
En USA, partiendo de diferentes proyectos, se ha llegado a la adopción
de Normas para la Gestión de Documentos Electrónicos, haciendo
especial hincapié en los requisitos de las aplicaciones informáticas
usadas tanto en su creación como en su gestión, especial relevancia
tiene la norma DoD 5015.231 creada por el Departamento de Defensa de
los Estados Unidos. En la actualidad este Departamento trabaja
conjuntamente con Arma en su mejora.
Pero los dos proyectos con mayor renombre son los realizados por dos
universidades Americanas: El proyecto de la Universidad de Pistburg
(USA) y de la British Columbia en Vancurver(Canada)
El proyecto de la Universidad de Pistburg dirigido por Richard Cox
estaba destinado a la creación de un sistema para de estudio de los
elementos de los documentos electrónicos. Uno de sus principales
objetivos es el desarrollo y definición de los requisitos funcionales para
el mantenimiento de la información electrónica a lo largo del tiempo en
las organizaciones.
La garantía de la fiabilidad de los documentos se basa en el análisis del
contexto en el que se ha generado el documento y en el estudio de las
responsabilidades sobre su gestión. El contexto se convierte en estos
documentos en el elemento clave para su análisis y por lo tanto para
determinar su seguridad jurídica.
Vinculado a la School of Information Sciences de esta Universidad se
ha creado CERAR (Center for Electronic Recordkepping and archival
500
Reseach) 32 centro especializado en la investigación en Gestión de
Documentos Electrónicos, dirigido por Richard J. Cox y Ken Schoats,
es el único centro de este tipo que existe en Norteamérica.
Su investigación se centra en el estudio de las especificaciones técnicas
y funcionales de los documentos electrónicos, y de su gestión. Uno de
sus campos de estudio mas destacado son los metadatos.
El proyecto de la Universidad British Columbia de Vancuver 33 “The
Preservation of the Integrity of Electrónic Records” está siendo llevado
a cabo por Luciana Duranti, Terry Eastwod y Heacher MacNeil y tiene
como objetivo la consecución de métodos archivísticos específicos que
garanticen la conservación de documentos electrónicos archivísticos
completos y fidedignos.
La Gestión de los Documentos electrónicos se basa en el control de los
procesos de producción de documentos para poder garantizar la
autenticidad en las fases activa y semiactiva, hasta que estos
documentos sean transferidos en su fase de inactividad a los archivos
responsables de su conservación permanente.
El archivero es responsable en todas las fases del ciclo vital del
documento teniendo que desarrollar un control exhaustivo en todas las
etapas.
Perspectiva europea.
En la Unión Europea se están llevando a cabo numerosos proyectos

relacionados con los documentos electrónicos, pero no todos realizados
desde la óptica archivística. Esto no es algo extraño puesto que el tema
que nos ocupa es un tema multidisciplinar, en el que confluyen
intereses y tareas de la industria de las tecnologías de la Información,
las administraciones públicas, los archivos y la investigación.
Ya en el llamado informe Bangemann34 se recomendaba a los estados
miembros y al Consejo Europeo las medidas que deberían tomar para
integrarse en la sociedad de la información con los mejores resultados,
asimismo se señalaba la importancia de los archivos en relación con la
gestión moderna de la información
Desde este marco encontramos diversos proyectos relacionados con
documentos electrónicos, con su producción, estandares para su
almacenamiento etc.
Nosotros nos aproximaremos fundamentalmente a aquellos proyectos y
planes centrados en los documentos electrónicos archivísticos, aunque
haremos algunas referencias a algunos otros relacionados con el tema
DLM FORUM.
501
Este proyecto es el más amplio llevado a cabo por la Unión Europea, el
proyecto se gesta en el año 1991. En la sesión del Consejo del 14 de
noviembre35 de ese año se plantea el encargo a un grupo de expertos
para la realización de un informe sobre los archivos de la Unión.
En 1994 se presenta al Consejo Europeo este informe36 lo que motiva
que el Consejo en su reunión del 17 de junio llegue a una serie de
conclusiones:
Organizar un foro multidisciplinar sobre los documentos legibles por

maquina (DLM), su gestión, conservación y recuperación de la
información. A este foro se invitará a participar a los servicios
nacionales de archivos, industria e investigación.
Propiciar en relación con los estados miembros el intercambio de
estudiantes y de archiveros a través de los programas de formación y
educación continua de la Unión.
Preparación y edición de una guía práctica sobre procedimientos y
otras disposiciones en vigor para el acceso y uso de los archivos.
Preparación de publicaciones técnicas destinadas a difundir las
investigaciones en materia de preservación y restauración de
documentos de archivos.
Publicación de instrumentos descriptivos de archivo.
Bajo estas premisas se organiza el 18-20 de noviembre de 1996 el

primer Forum DLM 37 . Las comunicaciones presentadas superan el
ámbito de la unión europea, con aportaciones de Rusia, Canadá u
Estados Unidos. En ellas se informa sobre cuestiones relacionadas con
la producción, gestión y conservación de los documentos electrónicos
en los distintos países, destacando importantes reflexiones teóricas en
este campo.
Entre las conclusiones del Forum DLM se establece un listado de diez
puntos orientados al seguimiento, desarrollo y cooperación europea en
la gestión y preservación de los DLM.38
Publicar las actas del Forum.
Realizar un estudio sobre las relaciones ente las administraciones
públicas y los archivos en materia de gestión de DLM.
Publicación de una Guía Práctica sobre el tratamiento de los
documentos legibles por maquina, este punto estaba incluido en las
conclusiones del Consejo de Europa de 1994.
La Comisión deberá velar por la creación de instalaciones para la
recogida y la distribución de la información sobre los proyectos de
DLM.
Los estados miembros designarán puntos focales, con sus
representantes, en cada país que se encargarán de:
502
intercambio de información
establecimiento de exigencias funcionales para la gestión de
documentos electrónicos en las administraciones públicas y en el sector
privado.
Fomento de las relaciones entre los sectores implicados en materia de
creación, transmisión, migración y acceso a los documentos
electrónicos.
Los estados miembros y la Comisión son invitados a participar en las
actividades de los organismos de normalización nacionales e
internacionales.
Establecimiento de un programa de formación destinado a
administraciones y a archiveros.
Creación de un grupo de trabajo encargado de estudiar las
implicaciones legales de este tipo de documentos.
Recomendar a los estados miembros y a la Comisión procuren un
acceso del ciudadano a la información mas real, bien a través de los
archivos o de otros órganos de información.
Creación de un Grupo de Trabajo se encargue del seguimiento de las
actividades y proyectos resultantes de estos diez puntos.
Estos puntos sirven de base al Plan de Acción DLM39, integrado por

todas las actividades derivadas de los puntos anteriores y que será
gestionado por un Comité de Gestión DLM formado por expertos
pertenecientes a las Administraciones Públicas, industria, archivos e
investigación en DLM.
Hasta el momento ha celebrado cuatro reuniones para seguimiento del
Plan de Acción DLM40 y se ha presentado un informe evaluando los
progresos alcanzados.41
Estos logros podemos sistematizarlos en:

Publicación de las Actas del DLM-Forum 96
Un grupo de trabajo esta desarrollando un estudio sobre las relaciones
entre administraciones y archivos, presentado por Kevin Schürer, en el
DLM-Forum 99.
Publicación en 1998 de la Guía de la Información Electrónica, diseñada
inicialmente por Jean Michel Cornu, que se distribuye a todos los
participantes en el DLM-Forum 96, incorporando posteriormente en
ella las sugerencias de los asistentes.
Esta Guía 42 es una herramienta fundamental para la gestión de los
documentos electrónicos en los archivos, fijando los conceptos
fundamentales, y marcando las pautas para la el diseño, creación y
mantenimiento de la información electrónica, su conservación a largo y
a corto plazo, su acceso y difusión.
503
Sin embargo haciendo un análisis comparativo con la realizada por el
CIA, esta es menos teórica y más pragmática, puesto que su objetivo es
servir de apoyo no solo a los archiveros sino a todos los demás campos
implicados.
Para la distribución de la información relativa a este proyecto se ha
creado la página Web www.dlmforum.eu.org que ofrece información
detallada sobre las actividades del Comité de Gestión (Actas),
reuniones de los grupos de trabajo, Foros multidisciplinares,
responsables en los estados miembros. Además se pueden conseguir
multitud de documentos utiles: Las Actas del DLM-Forum 96, la Guía
de la Información Electrónica, las actas del DLM-Forum 99, casi
completas, y otra serie de documentos recapitulativos y de gran interés.
Se crea la revista INSAR(Información Sumary on Archives)
Se crea un grupo de trabajo sobre requisitos funcionales de los DLM,
que desarrolla el punto 5 del DLM-Forum 96
Celebra una reunión de expertos en La Haya (1997), en el que se
presentan modelos nacionales de almacenamiento de documentos
electrónicos y sistemas de archivo. 43 Los resultados han sido
presentados en el DLM-F 99.
Programa de Formación para administraciones y archiveros en Gestión
de documentos y archivos electrónicos. Para la realización de este
programa se ha implicado al proyecto E-TERM, perteneciente al
Programa LEONARDO.
El proyecto E-TERM integrado por varias universidades europeas
busca desarrollar un marco armonizado de formación. Se ha establecido
un primer módulo de formación que será ofrecido a los organismos de
los estados miembros en la segunda mitad del año 2000.44
Otro grupo de trabajo estudia las implicaciones legales de los
documentos electrónicos, los resultados han sido presentados en el
DLM-Forum99.45
Celebración de un nuevo Foro DLM en 1999 (Bruselas 18-20
octubre,1999). En este nuevo Foro, al que nos hemos venido refiriendo
reiteradamente, se presentaron los trabajos mencionados y otros
relativos a costes y financiación, organización y disponibilidad de la
información, etc.
Las conclusiones del DLM-Forum 99 se han centrado en tres puntos
clave:46
Desarrollo de un modelo de referencia para la gestión de documentos y
archivos electrónicos en las administraciones públicas, que debe ser
adoptado por los agentes implicados, realizando las recomendaciones
pertinentes a la industria.47
Desarrollo del Programa europeo de formación en materia de
documentos electrónicos y archivos para administradores y archiveros.
504
Desarrollo del Plan de acción DLM 1999-2004 haciendo un
llamamiento a la Comisión Europea para que refuerce al Comité de
Gestión DLM. Estas medidas deberán incidir en el acceso del
ciudadano europeo a la información del sector público.
El Comité de Gestión presentará un informe de estas medidas en la
primera mitad del año 2000, y publicará en breve las actas del DLM-
Forum 99.
PROYECTO INTERPARES.48
El Proyecto INTERPARES es uno de los Proyectos más punteros en

relación con la Gestión de Documentos y Archivos Electrónicos. Es un
proyecto Europeo en tanto en cuanto esta financiado entre otros por el
Consejo de Europa, aunque cuenta con un gran número de miembros de
otros ámbitos y países, la mayoría de los miembros pertenecen a
organismos europeos. Al frente se encuentra la Profesora Luciana
Duranti, de origen italano aunque ejerce la docencia en la universidad
de British Columbia en Vancuver. Este proyecto se esta desarrollando
con distintos grupos de investigación:
Canadiense. Arc. Nacionales. Universidad British Columbia
Americano: NARA, Universidades deCalifornia, New Yersey,
Pensilvania.
Europeo. Inglaterra, Suecia, Holanda, Alemania, Italia, Irlanda,
Portugal (Curiosamente no existe ningún representante de Francia, ni
de España.) Este grupo es el más numeroso.
Australiano
Asiático. China, Japón, Hong Kong.
Industrial. Industria farmacéutica, Adobe, Industria Bioquímica.
Comenzó su andadura en enero de 1999 y finalizará en el 2001, es el

mayor proyecto internacional que se esta llevando a cabo en este
momento.
Tiene como objetivos el desarrollo de programas teóricos y
metodológicos para la conservación permanente de los documentos
electrónicos, y, con base en estos programas desarrollar directrices,
estrategias y modelos que garanticen esta conservación.
Las finalidades de este proyecto son:

Definir los requisitos para la conservación de los documentos
electrónicos.
Establecer criterios y métodos de selección de estos documentos.
Determinar el método y las competencias para la conservación de
documentos electrónicos.
505
Acordar los principios y criterios para la creación y el tratamiento de
directrices, estrategias y estándares.
El proyecto cuenta con cuatro fases de investigación en cada una de las
cuales se plantean los retos principales para analizar a continuación las
posibles soluciones a cada uno de ellos.
La primera fase de la investigación se centra en la búsqueda de

soluciones para la conservación de los documentos archivísticos
auténticos y fidedignos. Dentro de la misma se plantean los retos
siguientes.
¿Cuales son los elementos que están presentes en todos los documentos
electrónicos?.
¿Cuáles son los elementos que nos permiten diferenciar entre los
distintos tipos de documentos electrónicos?.
¿Cuáles de entre estos elementos, nos permiten verificar la autenticidad
en el tiempo?.
¿Son los elementos que nos permiten verificar la autenticidad en el
tiempo los mismos que nos permiten verificarla en el momento en que
se crean los documentos?.
¿Es posible desplazarlos de donde se encuentran originalmente e
insertarlos en una parte del documento, en la que sean más fáciles de
migrar sin que pierdan su validez?.
Para poder resolver estas cuestiones propone el desarrollo de un

modelo para el análisis diplomático del documento electrónico,
identificando los elementos tanto de su forma física, caracteres
externos, como de su forma intelectual, caracteres internos.
Un paso importante lo supone Ia identificación de los componentes del
contexto tecnológico que forman parte del proceso de creación y de
transmisión de estos documentos, y que generan elementos tanto de la
forma física como de la intelectual. Existen muchos elementos que
forman parte del sistema pero no del documento. Es importante ver los
cambios producidos en los documentos cuando estos elementos
cambian.
Otro de los pasos esenciales del proyecto permitirá identificar para
cada tipo de documento los elementos que verifiquen su autenticidad,
analizar su significado, su función y su grado de conservación y
especular sobre sustitutos y alternativas.
La segunda fase de esta investigación versa entorno a los criterios y
métodos para la selección de los documentos electrónicos, cuestión
fundamental puesta de manifiesto por numerosos autores49 desde hace
506
una veintena de años, sin que hasta el momento se hayan dado
soluciones definitivas
Los factores de obsolescencia de las tecnologías que intervienen en la
generación y el almacenamiento de estos documentos deben tener una
gran importancia en la selección y la eliminación pero no pueden ser el
único factor a tener en cuenta.
En estos documentos la selección no va a poder ser realizada al nivel de
serie documental sino que se va a tener que actuar a niveles inferiores,
desde fracciones de serie hasta documentos individuales lo que supone
una operación compleja y lenta. La localización física de los
documentos sobre un mismo asunto se vuelve algo realmente difícil en
los organismos productores de hoy con documentos en distintos
soportes y formatos.
Las directrices que surjan de este proyecto tendrán que fijar los
sistemas de selección de una manera precisa, teniendo en cuenta el
grado de utilidad de esos documentos para la organización.
En esta fase se parte se cuestiona la influencia que tiene la tecnología
digital en los criterios de selección, aunque otros interrogantes se
referirán a los plazos y las estrategias de selección, sin olvidar la
responsabilidad en las decisiones sobre esta actividad.
Las soluciones para el desarrollo de una metodología para la selección
de documentos electrónicos radican en la realización de un estudio
serio y riguroso sobre el estado de la cuestión a nivel mundial, estudio
que debe partir del análisis de los estudios teóricos existentes en esta
cuestión, buscando especialmente los que deriven de experiencias
prácticas para proceder al análisis de las prácticas corrientes existentes.
El siguiente paso será el desarrollo de procedimientos para la selección,
presentación de modelos y articulación de normas. Estos modelos han
de ser puestos a prueba por los centros de archivos que forman parte de
este proyecto. Posteriormente se procederá al análisis de resultados,
ajustes de los distintos procesos y reglas, y elaboración de modelos y
procedimientos definitivos.
La tercera fase de la investigación se centrará sobre los métodos y las
competencias para la conservación física de los documentos
electrónicos. Esta parte de la investigación ha sido considerada muy
relevante, aunque su vinculación a la fase de la selección resulta
innegable. Se plantean en la misma una serie de cuestiones:
¿Qué métodos de conservación se utilizan en la actualidad?
¿Qué grado de éxito han alcanzado?
¿Qué soportes se utilizan y que nivel de éxito han logrado?
Entre estos métodos y soportes ¿cuáles responden a los requisitos
identificados por la verificación de la autenticidad a largo plazo?
507
¿Cuáles son los métodos de autentificación para los documentos
migrados?.
¿De que modo puede utilizarse la descripción archivística como método
de autenticación?.
¿Cuáles son los métodos y las competencias que pueden asegurar la
conservación a largo plazo de los documentos electrónicos auténticos?
En esta tercera parte de la investigación es en la que existe una

cooperación mas completa con otros sectores profesionales, trabajando
con ingenieros e informáticos. La metodología propuesta es similar a la
de la segunda fase de investigación pues parte de un análisis de la
bibliografía y las experiencias existentes, uso de informes internos y
documentos relativos a las tecnologías y soportes en uso o en
desarrollo.
Al realizar este análisis tendremos varias soluciones
Una primera se referirá al formato de conservación universal50. La idea
fue planteada por la Asociación de Moving Images. Cada documento
quedaría en una especie de sobre o carpetilla, en donde se contendría
toda la información del documento. Esto parece una gran idea pero
nadie la ha llevado a cabo. El problema es como hacerlo en un lenguaje
universal que dure siglos.
Una segunda solución es la idea de Jon Rottemberg51: el emulador,
dispositivo que emula a la aplicación informática que ha originado el
documento.
La migración de documentos electrónicos cada 5 años es una cuestión
altamente costosa, por lo tanto la solución que se propone es no migrar
y dejar que sean obsoletos, momento en el que los ingenieros
construirán emuladores que los harán legibles; algo similar a la teoría
del riesgo. La desventaja de este sistema es que los emuladores son
muy costosos. Con el tiempo los emuladores se convertirán en
obsoletos y necesitaremos emuladores para los emuladores, es una idea
muy costosa.
La tercera alternativa, altamente difundida, trata de que los archivos se
conviertan en un museo de las tecnologías, conservando todos los
ordenadores y las aplicaciones informáticas que han servido para la
creación de documentos. Aparte que esta cuestión es inviable por meras
razones prácticas y de espacio, los ordenadores acabaran rompiéndose,
y las aplicaciones deteriorándose, lo mismo ocurrirá con los
documentos, pues los soportes en que se almacenan tienen una vida
corta.
Las soluciones pasan por un estudio empírico de la obsolescencia de
sistemas digitales, de la migración de tipos distintos de documentos en
508
diversos contextos tecnológicos, y de la longevidad de los soportes. Los
resultados se estudiaran y se desarrollarán métodos y procedimientos.
La cuarta fase del proyecto es la de presentación de resultados, en la
que estos se unen y se comparan partiendo de una serie de interrogantes
previos.
¿Qué principios deben guiar la formulación de directrices,

metodologías, y
estándares internacionales para la conservación a largo plazo de
documentos electrónicos auténticos?
¿Qué criterios deben guiar el desarrollo de estos productos y métodos a
nivel nacional?
¿ Qué criterios y principios deben guiar el desarrollo de estos productos
y métodos en el interior de entidades y organizaciones?
En esta fase, que es la definitiva, se deberán analizar y sintetizar los

resultados de las tres fases de investigación, desarrollando estándares
y normas provisionales que deberán ser verificados en los diversos
contextos jurídicos nacionales.
Una vez contrastados los resultados los representantes de cada país en
el Proyecto deberán enviar sus informes a Interpares, lo que servirá
para la revisión de los anteriores documentos y la preparación de las
versiones definitivas.
Interpares es con diferencia el proyecto mas ambicioso que se esta
llevando a cabo en el ámbito de la Gestión de Documentos
Electrónicos, aunque se aprecia por encima de todos sus objetivos la
preservación definitiva de los documentos electrónicos, descuidando
algunos otros aspectos de la Gestión. Es sin duda un proyecto bien
planteado y estructurado, esperemos a conocer detalladamente sus
resultados a fines del 2001.
Otros proyectos europeos.
Al margen de los proyectos analizados existen en la Unión Europea

multitud de programas y proyectos impulsados tanto desde las
instituciones comunitarias como desde alguno de los paises miembros.
Uno de los proyectos con un mayor interés es EVA (Archivo Visual
Europeo), Proyecto de acceso al patrimonio europeo mediante la
digitalización de documentos archivísticos,52 en especial fotografías. En
la actualidad se han recogido y digitalizado unas 16.958 fotografías
conservadas en archivos públicos.
Entre los impulsores de este proyecto se encuentran el London
Metropolitan Archives, el Nederlands Institut voor Wetenschappelijke
509
Informatiediesnten (NIWI) y la Comisión Europea de preservación y
Acceso (ECPA).
En el año 2000 han sido presentados los primeros resultados del
proyecto en las capitales europeas.
Proyecto EUAN53 (Red Europea de Archivos), pretende la creación de
una red de archivos digitales accesibles a todos los ciudadanos
europeos. Es un proyecto inscrito en el programa INFO 2000 impulsado
por la DGXIII y la Comisión Europea. Entre sus promotores se
encuentran los Archivos Nacionales de Escocia que actúan como
coordinadores, colaboran también los archivos nacionales de Suecia e
Italia. Es uno de los proyectos más ambiciosos que existe en la
actualidad para la conexión de los archivos europeos.
Uno de los proyectos que mas expectación ha despertado es el proyecto
MALVINE (Manuscripts and Letters via Integratet Networks Europe)54
. El objetivo de este proyecto es crear una red que conecte en Europa
archivos, museos, centros de documentación y bibliotecas y permita el
acceso a los documentos conservados en ellos. Estos resultados se
presentarán a través de la tecnología Web, desarrollando una
herramienta de conversión de los catálogos a los lenguajes XML y
SGML.
MALVINE cuenta con varios proyectos asociados:
CIMI, Computer Ingerchange of Museun Information 55 basado en la

norma Z –39-50, pretende la creación de una red de información de
museos.
MASTER, Manuscript Acces troug Standard for Electronic Records56
es un proyecto financiado por la Unión Europea que consiste en la
creación de un catálogo en línea de manuscritos medievales en
bibliotecas europeas.
MOSAIC. Museums Obres States and Virtual Culture 57 pretende la
creación de agencias centrales que proporcionen información sobre la
herencia cultural en la red.
Programa PRINCE de información al ciudadano europeo, impulsado
por la DG de Información, Comunicación, Cultura y sector
Audiovisual.
También hemos encontrado otros Proyectos y Programas llevados a
cabo desde la DG de la Sociedad de la Información de gran interés
como el Programa IST para el desarrollo de las sociedad de la
Información, con un presupuesto de 3,6 billones de euros.
En último lugar destacaremos el V Programa marco de Investigación y
desarrollo tecnológico que dedica una especial atención a las
tecnologías de la información.58
510
En los distintos países de la Unión la situación es muy dispar teniendo
que distinguir entre los programas institucionales impulsados por las
administraciones públicas, y otros proyectos inscritos en convocatorias
europeas, o de los distintos países en los que encontramos
representantes de todos los países de la Unión.
Algunos de los participantes en el DLM-Forum han desarrollado
actividades complementarias en sus países de origen, es el caso de
Alemania, Reino Unido,
Holanda y Finlandia 59 en los que se han celebrado congresos y
reuniones derivadas del Foro60.
En nuestro país se han realizado un gran número de reuniones
científicas sobre este tema, pero la actitud es expectante ante los ecos
del exterior, sin existir hasta el momento proyectos serios en este
sentido.
El Ministerio de Cultura ha incluido el tema de los Documentos
Electrónicos en las Ponencias del Congreso Internacional de Archivos
que próximamente se celebrará en Sevilla.61
La información sobre las actividades DLM europeas y por otros
proyectos relacionados con la información pública IDA2 o INFO 2000
son ofrecidos en España por el Ministerio para las Administraciones
Públicas, a través del Consejo Superior de Informática.
Conclusiones
El total de los archiveros han de reconocer los documentos electrónicos

de archivo como uno de sus objetos de trabajo responsabilizándose de
su gestión desde la época prenatal de concepción de los sistemas que se
aplicarán en los organismos productores hasta su conservación
definitiva.
Pero de momento no existe un producto mágico que le ayude en esa
tarea, esperemos que los proyectos en marcha adopten las soluciones
necesarias para la Gestión integral de estos documentos. Sin olvidar que
esta gestión pasa por la cooperación con otros profesionales implicados
en su producción y mantenimiento.
511
512
4. CAPITULO IV
EL PROCESO TÉCNICO EN ARCHIVOS
513
514
EL TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO I
El proceso documental: ingresos y transferencias de fondos. La

identificación. La Valoración. La Selección
EL PROCESO DOCUMENTAL: INGRESOS Y TRANSFERENCIAS

DE FONDOS.
LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
Definición
Según el Diccionario de Terminología Archivística sería

“transferencia” aquel: “procedimiento habitual de ingreso de fondos en
un archivo mediante traslado de las fracciones de serie documentales,
una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las
normas establecidas en la valoración para cada una de las etapas del
ciclo vital de los documentos”.
Cruz Mundet expone en su Manual de Archivística General una
estimación más que en realidad marca el punto divisorio entre lo que es
transferencia o por el contrario ingreso extraordinario, el autor se
refiere a la periodicidad: “Se efectúan mediante transferencia, en plazo
de tiempo determinado, de forma ordenada y con periodicidad.
También podríamos haberles denominado internos, por cuanto se
producen en el seno de un sistema de archivo sin interferencias
exteriores. Es el tipo de ingreso por antonomasia” Ana Duplá del Moral
en su Manual de archivos de oficina para gestores define el proceso de
la transferencia como: “proceso por el que las series o fracciones de
series documentales son enviadas a la siguiente fase del ciclo vital de
los documentos, de acuerdo con su edad y con las condiciones que se
expresan en el artículo 13 de la Ley de Archivos y Patrimonio
Documental de la Comunidad de Madrid.”Además La transferencia de
los documentos supone tanto la entrega ordenada de los mismos de una
fase a otra del proceso archivístico como el traspaso de las
responsabilidades que les afecten según el art. 17 de la citada Ley
4/1993: Estas responsabilidades son básicamente:
La responsabilidad de la custodia.
La responsabilidad de la conservación.
La responsabilidad del tratamiento adecuado.
La responsabilidad del servicio eficaz a los usuarios.
515
La responsabilidad de su transferencia a la fase siguiente.
La transferencia no supone, la desaparición del vínculo que une al

productor con el documento, ya que este sigue manteniendo para su
autor funcional todo su valor informativo y testimonial, pero con un
emplazamiento físico distinto. Emplazamiento que puede ir mutando
con las sucesivas transferencias de unos documentos desde su salida de
un archivo corriente hasta su llegada a un archivo intermedio o
histórico en el que se recoge la memoria documental de una o varias
instituciones desde su nacimiento.
Esta operación, esencial para el tratamiento archivístico y ampliamente
observada en la actualidad, ha encontrado, y aún soporta a veces, serias
resistencias por parte del personal administrativo empeñado en remitir
los documentos cuando estos amenazan con devorar su espacio de
trabajo. De hecho, he visto en alguna Consejería utilizar las cajas
formando una especie de paredes para deslindar los espacios. El
problema es que estas paredes van subiendo y constituyen un grave
problema y su forma desordenada cuando se intenta transferir, cosa que
el ARCHIVERO no debe permitir.
A veces, durante los primeros años de organización de un sistema,
aparecen fondos documentales olvidados en pabellones, bodegas, etc.
de los cuales nadie se responsabiliza.
Es lo que en la Comunidad de Madrid llamamos nidos de documentos,
ante esto ¿qué hacer? El procedimiento seria, después de localizar al
responsable si lo hubiese asegurar los documentos en cajas o legajos,
con cuidado de no DESGAJAR expedientes ni romper el ORDEN
NATURAL, en caso de ser perceptible, numerarlos y realizar una
relación somera de los mismos por duplicado y firmada por ambas
partes, uno de cuyos ejemplares quedará en poder los servicios
administrativos como prueba de la transferencia. Acto seguido serán
enviados al Archivo para su tratamiento adecuado. Este sistema es
admisible cuando la urgencia por salvar los documentos de la
destrucción o del olvido sea prioritaria a cualquier otra consideración,
sin embargo no se aceptará como procedimiento habitual de
transferencia por hechos consumados.
EL OBJETO DE LA TRANSFERENCIA
Serían aquellos documentos cuyo trámite en el Archivo de Oficina y en

el Archivo Central ha finalizado. Nos remitimos al artículo 13 en sus
puntos 1 y 2:”
516
En los Archivos de Oficina se custodiarán los documentos de archivo
generados por las diferentes unidades administrativas en tanto dure su
trámite o su uso sea muy frecuente. En todo caso, la permanencia en
ellos no será superior a cinco años desde el fin de su tramitación, salvo
excepciones razonadas. Se excluye la documentación de apoyo
informativo.
Los Archivos Centrales de la Asamblea, de las Consejerías y de la
Administración
Institucional recibirán de sus oficinas, cumplido el plazo anterior: 1. La
totalidad de los expedientes en que se hayan dictado actos
administrativos de resolución que afecten de algún modo a derechos e
intereses de la Comunidad de Madrid o de los ciudadanos, cuando
dichos actos hayan devenido firmes y se hayan practicado por la
Administración las actuaciones conducentes a la total ejecución de sus
pronunciamientos.
Los expedientes o documentos en que no proceda dictar actos
administrativos de resolución del carácter expresado, así como
informes, estudios y otros, cuando hayan producido la totalidad de sus
efectos.”
Utilidad de la transferencia
Descongestiona las oficinas de documentos, con lo cual se agiliza la

gestión y permite ganar espacio para los documentos que se van
produciendo.
Hace posible dar un tratamiento y servicio adecuado a los documentos
en cada fase de Archivo, lo que redundará en un eficaz servicio a las
unidades productoras.
Agiliza el servicio a las unidades productoras mediante la consulta o
préstamo de los documentos.
Facilita y garantiza la consulta de los documentos a los ciudadanos para
la gestión de sus intereses.
Garantiza la conservación de los documentos al situarlos en lugares
adecuados y al estar controlados y tratados convenientemente por
profesionales.
Planificación de las transferencias
- Previsión de las transferencias

Todos los archivos que reciban regularmente documentación por
transferencias deberán realizar una planificación anual en el último
trimestre del año para establecer un calendario de recepción de remesas
517
y los medios necesarios para ello. Cada Servicio enviará 1 transferencia
al año.
Calendario de la transferencia
Ha de responder a una pregunta evidente ¿cuando se deben enviar los

documentos a un archivo?, son varios los criterios:
1º. La finalización de la tramitación. Como principio general solo se

transfieren expedientes cuya tramitación haya finalizado. ¿Qué hacer
con los expedientes abiertos?, expedientes personales por ejemplo.
2º. La frecuencia de uso. Valorar la frecuencia de uso con que los
servicios administrativos consultan sus documentos, utilizando para
ello los datos estadísticos de números de consultas y préstamos.
3º. Las dimensiones del sistema. Cuando el archivo que ha de recibir las
remesas se encuentra en el mismo edificio o razonablemente cerca de la
entidad a la que sirve, de modo que en cualquier supuesto se pueda
proporcionar con rapidez los documentos solicitados, es recomendable
adoptar plazos ajustados, sin embargo, cuando se trata de un servicio de
grandes dimensiones, sin posibilidad de ofrecer respuestas rápidas,
conviene mantener los plazos de tiempo amplios antes de aceptar los
documentos.
En cualquier caso, una vez adoptados los plazos de acuerdo con los
responsables de cada unidad, se procederá a redactar un calendario de
transferencias que señale su número y frecuencia anual para cada
oficina, el cual se revisará periódicamente para adaptarlo a las
necesidades cambiantes. Esta planificación es necesaria para no
colapsar el archivo a cada paso, y para que las tareas que le
corresponden puedan ser realizadas sin interferencias. Tras un período
de prueba de al menos 2 años procurará fijarse el calendario para que
las transferencias sean realizadas en fechas fijas con el fin de poder
actuar planificadamente tanto en las oficinas como en el Archivo
Central.
Para elaborar el calendario y hacer las previsiones oportunas, el
archivero pedirá información a las unidades remitentes sobre
determinados aspectos entre los que se encuentra el volumen (en metros
lineales). Es importante conocer además del número de cajas o
transferir el modelo de caja ya que es distinto para hacer la
planificación que el modelo de caja sea standard o sea un modelo
especial, debido a que algunos de los documentos o transferencias
tengan un tamaño diferente del habitual.
518
Preparación de la transferencia
Las unidades administrativas deberán realizar una serie de operaciones

previas:
1. Revisión de los documentos para que estén debidamente organizados

según la estructura orgánica y funcional de la unidad productora y la
ordenación adecuada.
Comprobar que no falta ningún documento.

Eliminar duplicados (no es expurgo).
Destruir fotocopias, así como toda aquella documentación de apoyo que
estuviera mezclada con los documentos de archivo.
Quitar elementos perjudiciales para el papel como clips, gomas, etc.
Individualizar cada expediente en una carpetilla normalizada, en cuya
solapa se señalen la serie documental, fechas de incoación y
finalización.
2. Ordenación de cajas, los expedientes una vez revisados deben

meterse en cajas de formato normalizado que suministrará el Archivo
receptor teniendo en cuenta los siguientes puntos:
El nº de expedientes que se meta en cada caja dependerá de su grosor,

procurando que no quede excesivamente lena pues esto dificultaría su
cierre y obstaculizaría su manejo, ni que queden resquicios por los que
pudiese introducirse el polvo, del mismo modo se procurará que la caja
no quede excesivamente vacía. (Tener en cuenta el coste del suelo en
Madrid). Si la caja no está convenientemente llena se deterioran los
documentos. Por el contrario, si la caja está llena en exceso puede
abrirse y romperse.
Debe procurarse que el expediente no quede dividido en 2 cajas. Si esto
ocurriera deberá señalarse mediante testigos. Por ejemplo: Expedientes
nº x 1ª parte. Continúa en la siguiente caja).
Cada una de las cajas deberá tener un número correlativo claramente
visible que será el que permita identificarlas. Este número deberá
consignarse en la Relación de Entrega en el apartado correspondiente al
número de orden comenzándolo en cada transferencia por el nº 1. Este
nº no tiene nada que ver con la signatura. En el lomo de la caja se
consignarán las cartelas normalizadas el órgano y unidad productores,
el tipo documental y las fechas extremas de finalización del más
antiguo y del más moderno de los expedientes que contenga la caja.
Esta cartela se sustituirá en el Archivo Central, por razones de
519
seguridad, por otra con el dato de identificación del Fondo, la signatura
y el código color con un color diferente para cada Fondo de Archivo.
Al final del envío deberán incluirse todos los instrumentos de
descripción que acompañen, o copia de los mismos, (ficheros, índices,
inventarios, etc.) relativos a la documentación que se remite y cuya
consignación debe cumplimentarse en la relación de entrega.
Materialización de la transferencia
Una vez se llevan a cabo las tareas de preparación se cumplimentarán

las Relaciones de Entrega, ejemplo que haremos en clase, y se
procederá a la entrega física de los documentos y a la realización del
acto de transferencia de la RESPONSABILIDAD DE LA CUSTODIA,
que tienen carácter jurídico-administrativo. El Archivo Central no
aceptará la transferencia de las series sueltas de cada unidad ni de todas
las series de una sección o negociado suelto que esté adscrito a un
servicio. No se aceptarán transferencias de documentos en el Archivo
Central que sean enviadas por unidades administrativas de rango
inferior al servicio y que estén integradas en él.
- Suministro de material. Desde el Archivo Central se suministrará a

todas las oficinas que van a transferir documentos, además de
información permanente sobre cualquier duda que se plantee al
respecto, lo siguiente:
Impresos de Relación de Entrega., por triplicado

- A la oficina, inventario fuente
- Al Archivo receptor del fondo
- Formar el Registro de series
Cajas de cartón normalizadas (no se utilizarán en ningún caso cajas de
plástico que sean nocivas para los documentos), ph neutro. Es
imprescindible que las cajas servidas por el Archivero, ya que deben ser
normalizadas, es decir de medidas standard para todas las oficinas. El
Archivero debe conocer el nº de cajas a transferir y la medida de las
mismas para planificar y reservar huecos. Es de gran importancia esto
porque cuando haya transferido los documentos a la siguiente fase de
archivo le deberán quedar x huecos para ocupar nuevamente con las
transferencias que recibe.
LA RELACIÓN DE ENTREGA
Es el impreso en el que se recogen los datos de los documentos que se

transfieren, en este caso del Archivo de Oficina al Archivo Central, y
520
que constituye un instrumento/documento de control de la
transferencia. Se cumplimentará por duplicado, procediéndose a su
envío al Archivo Central junto con los documentos mediante un oficio
de remisión. En el caso de los órganos superiores de
la Administración autonómica el modelo será el mismo, pero sin
descender a unidades, a no ser que éstas dependan directamente de
alguno de ellos y estén por debajo del nivel de Servicio, o también en el
caso de puestos inorgánicos, en cuyo caso se remitirán también por el
órgano superior del que dependan directamente. Esta Relación de
Entrega será provisional hasta que se realice el cotejo en el Archivo
Central. Una vez realizadas las operaciones pertinentes, entre las que se
encuentra el cotejo en el Archivo Central, se devolverá un ejemplar de
la Relación de Entrega a la oficina remitente. Si al realizar el cotejo en
el Archivo Central se encontrasen errores en las Relaciones de Entrega
o se comprobara que éstas no se corresponden con los documentos
enviados, se devolverán a la oficina responsable de la transferencia para
su corrección. Una vez realizadas las correcciones, si es que hubiera
lugar, se procederá a la recepción definitiva de los documentos. Si al
realizar el cotejo no hubiese errores en la relación de entrega, esta
recepción se convertirá directamente en definitiva. Las transferencias se
documentarán de modo fehaciente (artículo 17.2b) de la Ley 4/1993), lo
que implica que estos impresos estén firmados por el remitente y por el
archivero del Archivo Central., La firma se estampará en cada hoja de
Relación de Entrega y en la hoja final.
Las Relaciones de Entrega, como ya se ha dicho al hablar de las
diferentes responsabilidades del personal de la Administración
autonómica respecto de sus documentos, se firmarán por los Jefes de
Sección, o en su caso de negociado, a las que dará el Visto Bueno el
Jefe del Servicio o directamente por el Jefe del Servicio si el Archivo
de Oficina estuviese centralizado en la Secretaría del Servicio. A ellas
se unirá un oficio de remisión firmado por el Jefe del Servicio y
conformado por el Director General o Secretario General Técnico, en
su caso. Oficios y Relaciones de Entrega acompañarán a los
documentos en el acto de entrega. La Relación de Entrega se debe
corresponder fielmente con los documentos que se entregan. En el caso
de los documentos generados directamente por los Consejeros,
Viceconsejeros, Directores Generales y Secretarios Generales Técnicos
serán sus Secretarías las que cumplimenten y firmen la Relación de
Entrega. De acuerdo con el artículo 17.2c) de la Ley 4/1993, de 21 de
abril, de Archivos y Patrimonio Documental: “Los secretarios
Generales Técnicos de las Consejerías o responsables equivalentes en la
Asamblea o en el organismo de la Administración Institucional
correspondiente velarán para que los documentos de las oficinas sean
521
remitidos a los Archivos Centrales, de acuerdo con lo dispuesto en esta
Ley.” El proceso de transferencias deberá ser informatizado una vez se
pongan en marcha los Archivos Centrales y mediante una aplicación
informática específica para los Archivos del Subsistema autonómico, de
acuerdo a lo que se plantea en el Plan Sectorial que lo organiza. El
responsable del Archivo de Oficina deberá conservar cada impreso de
Relación de Entrega (formando un Registro de transferencias por
órganos productores de documentos de todas ellas), con una triple
finalidad:
Como testimonio del traspaso de responsabilidad de custodia de esa
parte del Patrimonio Documental. Este documento tiene valor legal.
Es el instrumento de control de los documentos que se transfieren al
Archivo Central.
Es un instrumento de información, por cuanto proporciona todos los
datos para la localización de los documentos ya ingresados en el
Archivo Central. La solicitud de documentos por parte de las oficinas al
Archivo Central se hará por medio de oficios.
Instrucciones para la cumplimentación de la relación de entrega
Es el instru
mento de control de la transferencia y la materialización de la misma,
ya que en la relación de entrega se recogen los datos de los documentos
que se transfieren del Archivo de Oficina al Archivo Central.
- Se cumplimenta un ejemplar de relación de entrega por cada Serie
Documental. No podrá haber diferentes series recogidas en la misma
relación de entrega.
- Se cumplimenta por duplicado: original y copia.
Hoja nº: número correlativo de cada una de las hojas de la relación de
entrega.
Institución y Órgano remitente: Se anota el nombre de la Consejería
desde la que se transfieren los documentos, descendiendo hasta la
unidad administrativa que remite los documentos. Si los documentos
los transfiere una empresa pública o un Organismo Autónomo, se
pondrá el nombre del mismo a continuación del de la Consejería a la
que esté adscrito.
Registro de Entrada, Registro de Órganos Productores, Fecha de
Ingreso: son campos sombreados, que se cumplimentarán por el
Archivo Central.
Serie documental: institución u organismo productor + órgano y unidad
productores + función + tipo documental.
El órgano y unidad productores pueden coincidir con los remitentes
pero también puede ser distinto.
522
Nº Orden: es el número correlativo que las oficinas asignan a las cajas
transferidas. Cada envío empieza por el nº 1.
Fechas Extremas: años extremos de los documentos contenidos en cada
caja, calculados a partir de la fecha de finalización de los expedientes.
Para ello, esta fecha de finalización, que marca la realización de las
transferencias y que debe figurar en el contenido.
Control carpetillas/hojas: controla el orden de colocación de los
documentos en cada caja.
Numerador: controla el orden de la carpetilla dentro de la caja, una

carpetilla puede contener:
Una unidad documental, simple o compuesta.
Una agrupación de unidades documentales.
Una fracción de expediente.
Denominador: indica el nº total de hojas que contiene una unidad
documental. En esta casilla se recogerá el nº SIARC de cada unidad
documental.
Contenido: descripción clara y concisa de cada unidad documental. Las
oficinas recogerán los datos que consideren oportunos de las Series
Documentales que generan: personas, lugares, asuntos,... Es importante
señalar que deben figurar las fechas de inicio de cada expediente, para
que las oficinas lo puedan recuperar por este dato, y de finalización,
para extraer las fechas extremas.
Si la descripción está bien hecha, la oficina dispondrá de todos los datos
para solicitar un documento transferido, se localizará rápidamente el
documento y se agilizará el servicio.
Signatura: la remitente la cumplimentará el Archivo de Oficina sólo en
el caso de que exista. La del Archivo receptor y la de microfilm la
cumplimentará el Archivo Central.
Accesibilidad: si el acceso a los documentos es reservado, debe
indicarse el año a partir del cual esos documentos se pueden consultar.
Baja: se cumplimentará por el Archivo Central.
Observaciones: datos sobre documentos que formen parte de un
expediente, pero que su soporte no sea papel, sino otros como fotos,
diapositivas,...; sobre documentos cuyo formato sea irregular como
libros, planos,...; o cualquier otra observación.
Responsabilidades de órganos y unidades administrativas respecto de

los archivos de las oficinas y de los archivos centrales.
Cada órgano, cada unidad administrativa y cada puesto de trabajo

tienen diferentes funciones y responsabilidades respecto de los
Archivos de las Oficinas e incluso de los Archivos Centrales.
523
Secretarios Generales Técnicos
Son directamente responsables de los Archivos de las Oficinas (Ley
1/1993, de 13 de diciembre, de Gobierno y Administración de la
Comunidad de Madrid, artículo 46.4), de la certificación de actos que
sean atribución específica del Consejero, y de la custodia genérica de
los documentos. Son los responsables directos del Archivo de Oficina
de su Secretaría. El Secretario General Técnico es el responsable
jerárquico del Archivo Central de su Consejería. La Secretaría General
Técnica de las Consejerías o responsables equivalentes en la Asamblea
o en los organismos de la Administración Institucional correspondiente
velarán para que sean remitidos a los Archivos Centrales los
documentos cuyo trámite hay finalizado y su uso sea poco frecuente
[Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de
la Comunidad de Madrid, artículos 13.3 y 17.c)]. Al ser responsable
jerárquico del Archivo Central, lo será también de las transferencias
que se realicen desde este Archivo al Archivo Regional. Por ello dará el
visto bueno a estas transferencias.
Directores Generales
Son los responsables en su Dirección General del buen funcionamiento
de los Archivos de Oficina. Son los responsables directos del Archivo
de Oficina de su Secretaría. Son los más altos responsables de las
transferencias de los Archivos de Oficina al Archivo Central desde sus
Direcciones Generales. Por ello darán el visto bueno a estas
transferencias.
Jefes de Servicio
Son los responsables de la dirección técnica para el funcionamiento de
las Unidades Administrativas que dependen de su Servicio y, por tanto,
de valar porque el Archivo de Oficina de esas unidades está
correctamente atendido. Son los responsables directos del Archivo de
Oficina de su Secretaría. Los Jefes de Servicio son los coordinadores de
las transferencias de los documentos de las unidades de su Servicio al
Archivo Central. Por ello darán el visto bueno a las Relaciones de
Entrega que cumplimenten los Jefes de Sección o Negociado. Firmarán
también el oficio de remisión de dichas Relaciones al Director General,
y una vez dado el visto bueno por él, remitirán los documentos al
Archivo acompañados de su Relación de Entrega. Ésta será el
instrumento/documento de control del traspaso de la responsabilidad de
la custodia de los documentos. Son los responsables de que las
transferencias se realicen en el calendario acordado y en la forma
524
adecuada. Son también los responsables de que se realicen las
transferencias de todas las unidades de su Servicio.
Secretarías de los órganos y unidades administrativas

Al igual que los auxiliares administrativos en sus diferentes oficinas,
son los encargados del Archivo de Oficina de la Secretaría en cuanto a
organización y control del mismo (artículo 39 de la Ley de Función
Pública de la Comunidad de Madrid y artículo 22.2 de la Ley de
Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid).
En el caso de las Secretarías de los Jefes de Servicio, además, y de
acuerdo con lo dispuesto por los mismos, supervisarán las Relaciones
de Entrega de todas las Unidades Administrativas del Servicio:
Comprobando y relacionando el total de cajas y de hojas de Relación de
Entrega.
Jefes de Sección y Jefes de Negociado

Son los responsables de la ejecución del trámite de los documentos
generados y recibidos en sus Unidades Administrativas y, por tanto, de
la organización y control de la correcta formación de los documentos y
de su Archivo de Oficina. Son los responsables de la preparación de las
transferencias de los documentos de sus Secciones o Negociados en
cuanto a:
Preparación de los documentos.

Encajado.
Cumplimentación.
Por ello habrán de firmar las Relaciones de Entrega de los documentos

transferidos desde su oficina (Sección o Negociado), a las que dará el
visto bueno el Jefe de Servicio. Son los responsables de la correcta
descripción del contenido de las Relaciones de Entrega y de que éstas
sean fiel reflejo de cada uno de los documentos a entregar, así como de
que estén preparados y se entreguen todos los documentos que en las
Relaciones de Entrega se describen y de que no se excluya ninguno de
los que han de ser transferidos. Son los responsables del cotejo, junto
con la Secretaría del Jefe del Servicio. Si los Archivos de Oficina de las
Secciones están centralizados en el Servicio, será el Jefe del mismo
quien firme las Relaciones de Entrega, asumiendo esta responsabilidad
de traspaso de la custodia de los documentos.
Si se trata de un Negociado, las Relaciones de Entrega serán remitidas a
los Jefes de Sección, quienes enviarán a los Jefes de Servicio
correspondiente, que son los que coordinan las transferencias del
Servicio.
525
Administrativos y Auxiliares Administrativos
Son los encargados del Archivo de Oficina de sus unidades
administrativas, como se establece en la Ley 1/1986, de 10 de abril, de
la Función Pública de la Comunidad de Madrid, artículo 39, y en la Ley
4/1993, artículo 22.2. Por ello serán los encargados de la organización
del Archivo de Oficina de su unidad administrativa y establecerán los
sistemas de control necesarios para la custodia del mismo, de acuerdo
con sus Jefes.
También de acuerdo con sus Jefes llevarán el control de préstamo de
documentos de Archivo de Oficina dentro del Servicio y en relación
con otras unidades administrativas.
Realizarán las tareas auxiliares para la transferencia de documentos de
su oficina al
Archivo Central.
Todas las personas que ocupen un puesto de trabajo dentro de la
Administración, al abandonarlo, por la razón que sea, deberán dejar
relación exacta de los documentos que han de entregar.
Todas las personas que tomen posesión de estos puestos deberán pedir a
su antecesor esta relación y cotejar los documentos que les sean
entregados, para recibir así la responsabilidad de la custodia de sus
documentos. Si no fuera así, habrá que hacerlo constar y comunicar a
su superior directo.
LOS INGRESOS DE DOCUMENTOS
Ingresos ordinarios/soporte papel
Pueden producirse las siguientes modalidades de ingreso:

Transferencias e Ingresos extraordinarios.
Una vez que se han recibido los documentos se realizarán una serie de
tareas:
Recepción provisional y registro (fumigación si fuera necesario)
Acompaña a la entrega física de los documentos. Se considera
provisional porque todavía no se ha realizado el cotejo de los
documentos en el Archivo Regional, todavía no hay traspaso de la
responsabilidad de la custodia. Recepción provisional, que se
cumplimentará esta primera recepción que acompaña a la entrega física
de los documentos transferidos. Esta relación, se considerará
provisional en tanto se realiza el cotejo de los mismos. Se entenderá
que todavía no ha siso traspasada la responsabilidad de la custodia.
Constará de los siguientes campos: Campos:
- Día, mes y años en que se entregan y se reciben los documentos.
526
- Entregué:
- Firma del Jefe de Sección o de Negociado y el VºBª del Jefe de
Servicio.
- Si el Archivo de Oficina de las Secciones estuviera centralizado en la
Secretaría del Servicio, la firmará el Jefe del Servicio.
- Sello del órgano y unidad productora.
- Recibí:
- Firma del Director del Archivo Central.
- Sello del Archivo Central.
Se recepciona provisionalmente por el número de cajas y se procede a
su registro en el Libro Registro de Entrega de Fondos de Documentos).
Cuyos campos principales son:
- Nº de orden
- Fecha de ingreso: año, mes, día
- Fondo documental
- Organismo productor
- Organismo remitente
- Nº de unidades físicas
- m/l
- Fechas extremas
- Modo de ingreso
- Signaturas
- Nº de depósito
- Instrumentos de control e información
- Estado de conservación
- Observaciones
Fumigación (si fuese necesario)

Cuando sea necesario fumigar un fondo documental, esto se llevará a
cabo antes de pasarlo a la Zona de preparación de los documentos
(predepósito), con el fin de no manipularlo y evitar su contagio. En el
Archivo Regional se realiza esta tarea sobre todo en los ingresos
extraordinarios (depósito)de los documentos de los Archivos Históricos
Municipales, pues en la mayoría de los casos los documentos no vienen
en cajas normalizadas y se encuentran infectados (microorganismos,
insectos, etc., ya que en ocasiones han sido recogidos de lugares
húmedos y abandonados con malas condiciones de humedad y
temperatura.
Instrumentos: Acta de Fumigación, además se hará constar en el campo
observaciones del Libro Registro General de Entrada de Fondos
Documentales.
Registro en el “Libro Registro General de Entrada de Fondos
Documentales”
527
Para registrar el fondo este tiene que estar recogido en cajas
normalizadas, para que la signatura correspondiente se traslade al
asiento relativo a ese fondo, de no ser así se podría perder la
información y habría que señalarlo en mazos o equivalentes.
Cotejo del fondo documental con el documento acreditativo
Una vez instalado el fondo documental en el muelle de descarga se
cotejará éste con el documento acreditativo correspondiente,
dependiendo de la modalidad de ingreso.
Hay datos que se cotejan al 100% y otros al 25%. Se cuentan los
expedientes de cada caja y se comprueban los números de expediente.
Estos datos son muy importantes porque la práctica nos señala que el
número de expediente es utilizado por la mayor parte de las oficinas
para solicitar el expediente.
Diligencia de Cotejo
Recibidos los documentos en el Archivo Central, se procederá a su
cotejo. Si éste es correcto, se indicará en la diligencia de cotejo y se
firmará la recepción definitiva.
Si al realizar el cotejo en el Archivo Central, se comprueban errores en
la relación de entrega o ésta no se corresponde con los documentos
transferidos, se devolverá a la oficina responsable de la transferencia
para su corrección, indicándose en la diligencia de cotejo. Si se
necesitara más espacio en la Diligencia de Cotejo, se hará en una hoja
aparte.
Signaturación e Instalación
Una vez recibido el fondo documental, cotejado con el documento
acreditativo correspondiente. Una vez encajado el fondo documental,
en los lomos de cada una de las unidades resultantes se pondrá la
signatura correspondiente, existen varias opiniones, con el fin de
identificarlos posteriormente en el depósito.
En el Archivo Regional existe un “Listado de fondos y de signaturas
del A.R.C.M”
Instalación
Es la tarea de colocar físicamente los documentos en el lugar donde han
de conservarse. Cruz Mundet en su Manual de Archivística dedica un
apartado a explicar a qué nos referimos con la instalación de los
fondos:4 “ La instalación de los documentos en el depósito es una tarea
íntimamente relacionada con la organización de fondos y consiste,
como su propio nombre indica, en la ubicación física de todo el fondo
mediante unidades de instalación, ya sean cajas, legajos o libros. Las
cajas y los legajos son agrupaciones de expedientes, en forma de
paquetes o protegidos por un envase, así ubicados en las estanterías
para ofrecer mayor protección a los documentos y resistencia a los
agentes nocivos (luz, polvo, etc.).”
528
También plantea los diferentes métodos que pueden emplearse para la
instalación de cajas, legajos y libros, fundamentalmente dos:
- Reconstrucción del cuadro de clasificación en el depósito,
estableciendo espacios reservados para las secciones, subsecciones,
series... pero este sistema presenta problemas de difícil solución. Por un
lado, exige la reserva de espacio libre en las estanterías para añadir la
documentación que se vaya agregando con el tiempo, pero sabemos que
es imposible prever el crecimiento de los fondos. Además resulta muy
complicado ir añadiendo nuevas series en el caso de que fuera
necesario.
- El sistema de numeración continua, sería el más indicado, es el
que “numera las unidades de instalación mediante dígitos arábigos. Este
no supone el abandono del cuadro de clasificación, muy al contrario,
marca una clara disociación entre la clasificación (tarea intelectual) y la
colocación material de los documentos (tarea mecánica). A medida que
ingresan en el archivo las unidades se numeran sucesivamente y se
colocan en las estanterías. Tan siquiera es recomendable tener doble
numeración, una para cajas/legajos y otra para libros, sino solamente
una. De este modo se logra un ahorro de espacio máximo, la
localización de las unidades de instalación es rápida, sencilla y sin
error, por ser la referencia un número natural.”Nos podemos preguntar
que ocurriría con los huecos que quedan de aquellos documentos que en
su día serán sometidos a expurgo. Simplemente habría que aprovechar
dichos huecos con nuevas unidades de instalación.
Recepción definitiva
Cuando la Diligencia de cotejo refleje que la transferencia es correcta,
se considera que la recepción de documentos es definitiva, aceptándose
la responsabilidad de la custodia de documentos.
Recepción definitiva una vez comprobado por el cotejo que la

transferencia es correcta: la recepción de documentos transferidos se
considerará definitiva cuando la
Diligencia de Cotejo refleje que la transferencia es correcta, siendo
aceptada, a partir de ese momento la responsabilidad de la custodia de
los mismos. Si la nueva relación de entrega tiene errores se
cumplimentará otra y se procederá a un nuevo cotejo y a una nueva
validación en caso que ya sea correcto. Constará de los siguientes
campos:
- Fecha: día, mes y año en que se realiza el conforme, por parte del
responsable de la transferencia y del recibí, que ya se considerará
definitivo, por parte del Director/a del Archivo Central.
529
- Conforme: firma del Jefe de Sección, o en su caso de Negociado
dando conformidad definitiva a la transferencia.
- Recibí: firma del Director del Archivo Central considerando la
transferencia como definitiva y aceptada la responsabilidad de la
custodia.
- Sello: del Órgano o Unidad Administrativa.
- Sello: del Archivo Central.
Hecho esto, se devolverá un ejemplar de la relación de entrega a la

oficina, donde formará un Registro de Transferencias por órganos
productores de documentos. Esto supone:
- Será testimonio del traspaso de responsabilidad de custodia de
esos documentos al Archivo Central, tiene por tanto valor legal.
- Controla los documentos transferidos al Archivo Central.
- Permite identificar y localizar los documentos ya ingresados en el
Archivo
Central.
Además, la Relación de Entrega irá siempre acompañada del
Oficio de Remisión de Documentos al Archivo Central,
acompañados de su Relación de Entrega desde las Unidades
Administrativas del Servicio, como testimonio indispensable de
validación, ya que recoge el número de Relación de Entrega por
series, el número de hojas y el número de cajas de documentos.
Ingresos extraordinarios/soporte papel
Dará origen a un expediente de ingreso, que estará formado por

aquellos documentos generados en torno al ingreso en cuestión:
informe, oficios, facturas, etc.
Tipos:
Compra
Este oneroso sistema supone la adquisición de documentos sueltos o
fondos a particulares o profesionales (libreros, anticuarios,...). Recordar
que la Ley de Patrimonio Histórico Español, en su Título IV, art. 38,
fija para el Estado y las Comunidades Autónomas el derecho de tanteo
y retracto ante la venta por particulares de bienes catalogados como de
Interés Cultural. Instrumento: Documento acreditativo de la compra.
Donación
Supone el ingreso en un archivo de documentos de procedencia
privada, ya sean personas físicas o jurídicas, sin recibir a cambio una
cantidad, o bien, en concepto de compra. Únicamente tiene una posible
530
vertiente económica en cuanto que es aceptada como medio de
DESGRAVACIÓN FISCAL o como forma de pago del Impuesto de
Transmisiones sobre herencias. Ley de Patrimonio Histórico Español,
art. 70.2.
A nivel de municipios pequeños suele tratarse de fondos procedentes de
Sociedades culturales (ateneos, sociedades musicales, etc.) o de
personas relevantes.
Instrumentos: Acta de entrega del donante.
Legados
Es una variante de la anterior, pues consiste en una donación por vía
testamentaria.
Depósitos
Supone el ingreso de unos fondos en el archivo, pero sin que este posea
la propiedad sobre los mismos, ya que esta permanece en manos de su
propietario. Este puede haber cedido esta tenencia de la documentación
para facilitar el estudio de la misma, porque no puede garantizar su
conservación por falta de medios. En este caso obligados a hacer el
depósito por la Ley de Patrimonio Histórico Español. Este tipo de
Ingresos suele ser típico de archivos personales o familiares,
colecciones de documentos, etc. Instrumentos: Acta de salida del
Depositante y Acta de Entrada.
Siempre que cambien estas condiciones el archivo se verá obligado a
retornar la documentación a su legítimo propietario. Como ejemplo, el
caso de los Archivos Históricos Municipales de la Comunidad de
Madrid: Aldea del Fresno, Camarma de Esteruelas, Carabaña,
Navacerrada, San Martín de Valdeiglesias, Torrelaguna, Villaconejos,
Zarzalejo,...entre otros.
- Comodato.
Es Comodato el contrato en virtud del cual se entrega gratuitamente a la
otra parte un bien (no fungible) para que lo use durante cierto tiempo o
para determinada finalidad, y transcurrido el plazo o alcanzada la
finalidad, lo devuelva.
- Precario.
Es Precario la entrega de un bien (asimismo no fungible) para que sea
utilizado, cuando no se pacta plazo ni finalidad; es decir, la diferencia
entre el Comodato y el Precario es que aquél no puede ser resuelto (a
menos que el propietario necesite el bien) mientras no transcurra el
plazo o se alcance la finalidad pretendida, mientras que el precario
puede ser resuelto en cualquier momento.
Intercambio o Canje.
531
Son las transferencias de documentación de un archivo a otro realizadas
generalmente con documentos aislados y de procedencia más o menos
desconocida, o más habitual con fondos desmembrados que se intentan
reconstruir y se trasfieren al archivo que padece más lógico que se
guarden.
Reintegros
Supone el ingreso en un archivo de documentos que originariamente
salieron del mismo por causas fraudulentas, archivísticamente
hablando, pasando a estar en poder de particulares, organismos, etc. Es
el caso de robos, confiscaciones, errores en la salida de documentos en
un depósito compartido por más de una entidad, etc.
Tres casos de reintegros que pueden ilustrar el tema serían los relativos
a la sustracción de documentos del Archivo del Reino de Valencia por
parte de un ordenanza del mismo para su comercialización posterior en
el mercado de las antigüedades, tras su descubrimiento se recuperaron
los documentos y se retornó al Archivo. Un segundo caso serían los
documentos de los grandes archivos españoles, especialmente los del
Archivo de Simancas, que las tropas napoleónicas confiscaron y se
llevaron a Paris, y que sólo fue devuelta muchos años después de
finalizado el conflicto bélico. El tercer ejemplo fue la salida errónea de
documentos en la ciudad de Valencia, los documentos de la Diputación
Provincial se depositaron en el Palacio del Templo, juntamente con el
Archivo del Gobierno Civil de Valencia, señalar aquí que el Presidente
de la Diputación era también el Jefe del Gobierno Civil. Como sabéis,
son dos instituciones distintas, con funciones completamente separadas
y por tanto con actividades diferentes. Pero esta doble función de una
misma persona, genera habitualmente confusión en cuanto a la
separación de los documentos que genera, unos en cuanto su papel de
jefe político y otros en cuanto su papel de Presidente de la Diputación.
Pues bien, cuando la Diputación se trasladó al Palacio de la
Generalidad, por error, se trasladaron documentos correspondientes al
Gobierno Civil, que se custodia en la Diputación, al desaparecer
posteriormente el Archivo del Gobierno Civil. Esto lo que supone es
que en la actualidad los investigadores busquen los archivos de los
gobiernos civiles, en los Archivos de las Diputaciones, cuando de
hecho los gobiernos civiles pertenecieron al Estado.
Recogida de fondos abandonados

Recogida de fondos cuyo titular no se ha responsabilizado de los
mismos y. la
Comunidad de Madrid se hace cargo de ellos al amparo de la Ley
19/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.
532
Instrumentos: Acta de Salida (en el caso de que exista un responsable)
y Acta de Entrada.
El ingreso de documentos en otros soportes
Según el diccionario de terminología archivística, los soportes serían

un material físico en el que se registra la información, pudiendo ser este
muy variado: papel, pergamino, papiro, cintas y discos magnéticos,
películas fotográficas, etc... “En la práctica ha nacido un nuevo
escenario que está caracterizado por la utilización de los elementos
telemáticos, de las redes abiertas, y de la tecnología informática, de
forma que sería imposible realizar algunas actividades si no fuera con el
apoyo de las tecnologías de la información y las telecomunicaciones y,
así, surgen una serie de operaciones fundamentadas no solamente en
documentos generados por medios electrónicos, informáticos o
telemáticos, sino en operaciones en cadena, basadas unas en otras, y
realizadas por estos medios tecnológicos.” A partir de esta generación
de documentos surgirán una serie de puntos a tener en cuenta como: la
propiedad intelectual, la intimidad y la seguridad, si se quiere analizar
la validez y eficacia jurídica de los documentos generados por medios
informáticos o telemáticos.
A lo largo de la explicación nos hemos referido al papel como soporte
principal, y es así sin lugar a dudas, el papel es el soporte rey en los
archivos, pero no hay que considerar como única imagen del archivo un
lugar en que se conservan y almacenan viejos documentos en papel o
pergamino. Sin embargo, las nuevas tecnologías han hecho posible la
generación de documentos en otros soportes, que si bien han
posibilitado la conservación de los documentos en papel, han creado
otra serie de interrogantes, como por ejemplo la validez o no de los
documentos electrónicos.
El microfilm tiene un fin claro en los archivos, sobre todo de
preservación del documento original por lo que su inclusión en los
archivos hace que la consulta de los documentos originales no sean
dañinas para el documento. En el caso de los Archivos
Históricos Municipales de la Comunidad de Madrid custodiados en el
Archivo Regional, como por ejemplo: Torrelaguna, Aldea del Fresno,
Navacerrada, San Martín de Valdeiglesias, (18 en papel y microfilm y 5
sólo en microfilm, Ajalvir, Alcalá de
Henares, Arganda del Rey, El Escorial y San Sebastián de los Reyes)
existe una copia en microfilm de los documentos de ese fondo para que
aquellos documentos antiguos, y con un estado malo de conservación
puedan ser consultados, y fotocopiados si así lo desea el usuario sin
riesgos de deterioro del documento original.
533
La fotografía al contrario que el microfilm se ha considerado por lo
general como documento integrante de los centros de documentación,
pero hoy día es un documento de gran valor histórico. En el Archivo
Regional de la Comunidad de Madrid se encuentra custodiado el fondo
fotográfico de “Santos Yubero” compuesto por unos
478.167 negativos (celuloide), fechas extremas 1927-1986 y unas
10.785 placas de cristal, fechas extremas 1909-1940, en el caso de que
se realice un préstamo, lo que se dará al usuario será una copia en
diapositiva como medio para preservar el original; actualmente las
imágenes se están digitalizando (CD-ROM) para un mejor tratamiento
del fondo, para realizar consultas eficaces “La presencia social de la
fotografía ha estimulado a diversos autores a estudiar sus significados
culturales, estéticos, históricos o comunicativos.” Los investigadores
encuentran en las fotografías un fiel reflejo de los acontecimientos
históricos. El tratamiento archivístico aplicado a las fotografías no
difiere, en términos generales, del que recibe el resto de los documentos
de archivo. No obstante, habrá que tener en cuenta ciertas salvedades,
marcadas por su propia naturaleza, sobretodo una vez ingresados los
documentos, en cuanto a la identificación de procesos y a los sistemas
de instalación y conservación se refiere, ya que requieren medidas
precisas de conservación, no sólo para su traslado al archivo, sino
también medidas de planificación para una instalación posterior.
El ingreso de estos documentos en soportes especiales deberá quedar
constatado en los instrumentos existentes para dicho fin y que a
continuación explicaremos. En todo caso habrá que tener en cuenta si
se trata de un ingreso ordinario o extraordinar
534
LA IDENTIFICACIÓN
Definición.
Según el DTA62, la identificación se define como:
“La fase del tratamiento archivístico que consiste en la

investigación y sistematización de las categorías administrativas
archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo”
Aunque se puede considerar como la primera fase de la metodología

archivística, su aceptación por parte de algunos profesionales y su
introducción en la literatura profesional no ha sido fácil ya que su
ubicación dentro de las fases clásicas de esta metodología no estaba
bien definida. Esta conclusión ha llevado a algunos profesionales a
considerar que reemplaza al término organización o, incluso, que era
una fase anterior. Otros autores han situado esta fase como previa a la
clasificación o, simplemente, no la han tenido en cuenta en su esquema
metodologíco.
La identificación es por lo tanto la primera fase de la metodología
archivística; fase de tipo intelectual que consiste en la investigación del
sujeto productor y del tipo documental, para conocer la evolución
orgánica del mismo, sus competencias administrativas y los tipos que
producen en el ejercicio de sus funciones. Pero, además, es necesario
conocer el procedimiento administrativo y otras disposiciones que
afectan al trámite administrativo. Con esta información se consigue
organizar el fondo y estalbecer un cuadro de clasificación. Para
identificar hay que tener muy presente el principio de procedencia y el
respeto a la procedencia de los fondos como estructura interna de los
mismos y su orden natural. Para ello se tieen que evitar mezclar la
documentación de diferentes instituciones y, dentro de éstas, la
documentación de las oficinas, manteniendo el orden en el que se han
ido produciendo los documentos.
En esta fase hay que tener en cuenta dos tareas fundamentales:
Identificar el orgnismo productor, el elemento funcional y la tipología

documental.
Organizar el fondo.
535
La información queda reflejada en diversos instrumentos de
descripción: índice de organismos, índices de tipos documentales,
organigramas, índices legislativos, etc.
Objetivos
Su objetivo será por tanto el conocimiento exhaustivo de la institución

que ha producido el documento, su evolución orgánica, competencias
administrativas y demás disposiciones que afecten al trámite, elementos
indispensables para la delimitación de la serie documental. El resultado
de esta fase será la organización del fondo, con el establecimiento del
cuadro de clasificación, y la ordenación de sus series documentales,
sentando las bases para su posterior valoración y descripción.
La base de la identificación es la aplicación del principio de
procedencia en sus dos niveles, el respeto a la procedencia de los
fondos, que consiste en no mezclar los documentos generados por
diferentes instituciones, y el respeto a la estructura interna de los fondos
y su orden natural, por el que se evitará mezclar la documentación de
unas oficinas con otras de la misma institución, y de unas series con
otras dentro de la misma oficina, a la vez que se mantiene el orden en el
que se han ido produciendo los documentos.
Metodología para la identificación de fondos:
La aplicación del principio de procedencia, nos lleva a diferenciar

varias tareas dentro de esta fase de la metodología. Por una parte
debemos proceder a la identificación del organismo productor, a
continuación del elemento funcional y del tipo documental, a partir de
cuya información procedemos a la organización del fondo. La
información que vamos obteniendo quedará reflejada en diversos
instrumentos, como serán los índices de organismos, de tipos
documentales, organigramas, de tipos legislativos, etc., que nos ayudan
posteriormente en la fase de valoración.
1. Identificación del organismo productor.
Con esta primera fase se persigue conocer el organismo productor de la

documentación que, no necesariamente, es el que ha remitido al
archivo. Un órganoismo a lo largo de su desarrollo, puede ver
suspendidas sus funciones y funcionamiento por lo que su
documentación puede ser regida por otro organismo que es el que la
transfiere a los archivos del sistema. Hay ocasones en las que se
536
nombra a una institción para que liquede los fondos de órganos que ya
no tienen funciones.
Que es aquel que, como consecuencia del ejercicio de sus funciones, la
ha generado, y no necesariamente quien la remite al archivo.
Para la identificación del organismo productor es necesario que
acudamos a diferentes fuentes de información, que varían dependiendo
de las características de la propia documentación (documentación
histórica o reciente, pública o actual…). Las fuentes depende de si la
institución estudidiada es contemporánea o histórica, su su
documentación forma parte de un fondo público o privado, etc. La
documentación contemporánea cuenta con más fuentes de información,
aunque también tiene el problema derivado de los constantes cambios
políticos que provocan lagunas para determinados momentos, la
publicación de normativa en boletines internos o ducumentación de
carácter técnico dificil de recuperar.
La documentación histórico requiere otro tipo de fuente para conocer su
estructura interna y es fundamental acudir a la propia documentación, a
los estudios históricos y a la ayuda de otras disciplinas para conseguir
la mayor información posible. La documentación familiar obliga a
acudir a los estudios heraldicos y nobiliarios y a la documentación
complementaria de archivos parroquiales, provinciales, municipales,
judiciales, etc. Es fundamental consultar los boletines (Gaceta de
Madrid, BOE, Boletenes ministeriales y de instituciones privadas y
repertorios legislativos (Alcubilla, Aranzadi, enciclopedias jurídicas,
etc.) para recopilar la información relacionada con las instituciones
productoras.
La recopilación de y estudio de la legislación debe ser el punto de
partida para el conocimiento del organismo productor. Se pueden
manejar los siguientes repertorios:
Boletines Oficiales (Gaceta de Madrid, Boletín Oficial del Ejército,
BOE, Boletines ministeriales, otros.)
Repertorios legislativos (Alcubilla, Aranzadi, Boletín legislativo del
Ejército,...)
Para la documentación histórica habemos de acudir al estudio de su
documentación, a los estudios de carácter histórico publicados sobre el
funcionamiento de la institución, y la información de otro tipo aportada
por el resto de disciplinas auxiliares de la Archivística que nos ayuden
al conocimiento exhaustivo del organismo productor. Pues, requiere
otro tipo de fuente para conocer su estructura interna y es fundamental
acudir a la propia documentación, a los estudios históricos y a la ayuda
de otras disciplinas para conseguir la mayor información posible. La
documentación familiar obliga a acudir a los estudios heraldicos y
nobiliarios y a la documentación complementaria de archivos
537
parroquiales, provinciales, municipales, judiciales, etc. Es fundamental
consultar los boletines (Gaceta de Madrid, BOE, Boletenes
ministeriales y de instituciones privadas y repertorios legislativos
(Alcubilla, Aranzadi, enciclopedias jurídicas, etc.) para recopilar la
información relacionada con las instituciones productoras.
Todo el material acumulado y elaborado jerárquicamente y en el que
será posible seguir la evolución orgánica de la unidad administrativa.
Índice de organismos, estructurado jerárquicamente y en el que sea
posible seguir la evolución orgánica de cada unidad administrativa.
Este documento presenta la estructura orgánica de la institución, las
relaciones de cada unidad administrativa y evolución de las mismas.
Para confeccionarlo hay que regoger la siguiente información:
Denominación del organismo.
Fechas extremas en su funcionamiento.
Funciones y competencias.
Fechas en las que se han producido cambios en el mismo.
Relación de dependencia de las unidades administrativas y del propio
organismo.
Organismos que le han precedido y sucedido en el desarrollo de sus
funciones.
Relación de las series documentales más representativas.
Repertorio de organismos, permiten conocer de forma gráfica, los

cambios de la estructura del organismo a lo largo de su vigencia. Es la
evolución de todos los orgnanigramas que ha tenido el organismo y el
reflejo de su evolución. Debe incluir las fechas de los cambios, las
normas de aprobación de cada reorganización y los aspectos
fundamentales de los mismos.
Índice legislativo, que se forma a partir de las fichas de recogida de
información, que deberá tener los siguientes datos: organismo al que
afecta la Ley, asunto, fecha de aprobación, fecha de publicación, rango
de la norma, antecedentes y sucesor del organismo. En este documento
se expresa por un lado las normas emitidas y, por el otro, el organismo
al que afecta esa la norma. Se debe incluir un resumen del asunto de la
norma, la fecha de aprobación, el rango de la misma (Ley Orgánica,
Real Decreto, etc.) el antecedente del organismo y su sucesor.
El índice facilita la tarea de identificación de los diferentes órganos que
han producido documentación (si han desaparecido y sus funciones las
ha asumido otro órgano, su una institución he heredado documentación
de órganos desaparecidos, su en sus depósitos hay documentación de
diferentes procedencias, etc.) y evita la mezcla de su documentación
con la de otros. Es importante, sobre todo, para la documentación
538
contemporánea, en la que se producen tantos cambios políticos y que
afectan a las normas de las instituciones.
2. Identificación del elemento funcional.
Es el paso siguiente a la identificación de los organismos productores.

Una vez que se conoce la estructura del mismo y la legislación referida
a él, hay que identificar las funciones y competencias, es decir, conocer
las normas de procedimiento que rigen ese organismo y que dan lugar a
unas agrupaciones documentales en función de las competencias que
desarrolla.
Es importante que tengamos bien diferenciadas las funciones, ya que
estas son mucho más estables, a lo largo del tiempo, que la propia
estructura del organismo.
Al hablar de concepto de función tenemos que establecer tres niveles:
Las grandes funciones de la administración, que producen la
estructuración de la misma en grandes organismos.
Las funciones específicas que tienen encomendadas cada uno de esos
organismos, que son su verdadera razón de ser.
El tercer nivel se corresponde con cada uno de los sujetos productores
de un organismo de la Administración. Esta función será la que
participe en la formación de la serie documental.
3. Identificación del tipo documental.
Se entiende por tipo documental: «la unidad producida por un

organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por
norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y
soporte son homogéneos».
En esta fase se procede a la investigación de la materialización por
escrito de las competencias y funciones de cada organismo.
Es en este momento cuando se procedemos a analizar los caracteres
externos e internos de los documentos, que van a referirse tanto a su
estructura física (clase, soporte, formato y forma) como a su contenido.
El término tipo documental se utiliza tanto para denominar la unidad
documental simple como la compuesta, aunque sea esta última la más
abundante en nuestros archivos. La unidad documental compuesta se
conoce como expediente, que es el conjunto de documentos producidos
por una oficina para la resolución de un asunto, y que está regulado por
una norma de procedimiento; también podemos considerar el
expediente un conjunto de documentos que tienen en común la
resolución de un asunto, aunque este no se encuentre regulado por
norma alguna.
539
Una vez delimitada la investigación disponemos de los tres elementos
que constituyen la serie documental, sobre la que se van a centrar los
trabajos de identificación, valoración y descripción.
Delimitación del concepto de Serie
Entendemos como serie documental
«El conjunto de documentos producidos por un mismo sujeto

productor, en el desarrollo de una misma función, y cuya actuación
administrativa ha sido plasmada en un mismo tipo documental»
Serie= Sujeto productor + elemento funcional + tipo documental
Siempre hay que tener presente en la defincion de una serie tres

elementos:
Mismo sujeto productor
Misma función.
Mismo tipo documental.
Cuando cambia uno de esto elementos, cambia la serie, de manera que

las series documentales puedan ser infinitas, dependiendo de las
funciones desarrolladas por los organismos. Como regla general su
denominación coincide con el nombre del tipo documental, y este con
el de la actividad que se realiza.
Todos los datos obtenidos se recogen en una ficha de serie, con la que
formaremos el Repertorio General de Series del fondo. Los datos
básicos que debe incluir una ficha de serie son: tipo documental,
organismo productor, fechas extremas legislación, signaturas del
archivo, documentos básicos que componen el expediente.
Resultado de la fase de identificación.
El resultado de los trabajos de identificación, será fundamentalmente el

conocimiento exhaustivo de los elementos que constituyen cada serie
documental, lo que permitirá establecer los criterios adecuados para su
correcta clasificación y ordenación.
La identificación tiene como resultado la organización del fondo. Esta
tarea es de tipo intelectual, no física, y supone la sistematización de las
series documentales dentro del cuadro de clasificación.
Todos los datos se recogen en unas fichas que conforman el Repertorio
General del Series de un fondo y que incluyen los siguientes datos:
540
Tipo documental
Organismo productor
Función
Fechas extremas
Legislación que afecta al trámite
Documentos que componen la serie
Ordenación de la serie
Continuación de la serie
Signatura del Archivo.
Una vez disponemos del Repertorio de Series Documentales, las

funciones, así como de los organigramas que plasman la evolución
orgánica del productor, estamos en disposición de elaborar un cuadro
teórico de clasificación, que utilizaremos como punto de partida para
enfrentarnos a la documentación, pero el cuadro definitivo será el que
ponga de manifiesto todas las características de nuestro fondo.
Siguiendo a Schellemberg, se establecen tres tipos de clasificación,
según se atienda a la estructura orgánica, a las acciones o a los asuntos,
diferenciándose por tanto tres sistemas: clasificación orgánica,
funcional o por materias. La primera es la que agrupa a las series
documentales atendiendo a la estructura del organismo; la funcional
organiza el fondo atendiendo a las funciones que desarrolla el
organismo; la clasificación por materias atiende al contenido de los
documentos, desaconsejándose su utilización.
La adopción de un sistema de clasificación u otro dependerá del fondo.
Si nos enfrentamos con el fondo de un organismo que no ha sufrido
cambios estructurales en el tiempo, podemos aplicar un cuadro de
clasificación orgánico, que reflejará la estructura interna del organismo.
Si fuera al contrario; utilizaríamos un cuadro de clasificación funcional
teniendo en cuenta que las funciones permanecen en el tiempo de
manera más estable.
Una vez clasificado el fondo, procederemos a la ordenación de las
series de acuerdo con su jerarquía, y dentro de cada una de ellas a la
ordenación de los documentos, respetando el orden original en el que se
ha producido la documentación.
Como vemos, si aplicamos el principio de procedencia llegamos a la
identificación de múltiples fondos, lo que nos obliga a adoptar un
cuadro de clasificación diferente para cada uno de ellos. Para solucionar
este problema se aconseja la utilización de cuadros de clasificación
funcionales, ya que las funciones permanecen estables en el tiempo.
541
LA VALORACIÓN
Definición, concepto y objetivos.
El aumento de la masa documental es uno de los grandes problemas del

técnico de archivos en la actualidad. Se producen más documentos por
la mayor cantidad de asuntos que se tratan en cualquier oficina y por la
complejidad de los mismos. El archivero no puede evitar recibir toda
esa documentación y debe seguir un proceso de valoración, selección y
expurgo de la misma, con la premisa fundamental de separarla de la
documentación con valores archivísticos.
Es la fase del proceso de expurgo destinada a descubrir, apreciar, los

valores inherentes a los documentos y su gradación. La valoración ha
de hacerse sobre la base de un conocimiento general de toda la
documentación de una entidad, no sobre la base parcial. Han de
estudiarse las series documentales una por una. La definición que
contiene el diccionario de terminología archivística es la siguiente:
La valoración:
“Es la fase del tratamiento archivístico que consiste en

analizar y determinar los valores primarios y secundarios de
las series documentales, fijando los plazos de transferencia,
acceso y conservación o eliminación total o parcial”
En todo proceso de valoración se han de tener presente los siguientes

criterios:
La jerarquía administrativa y funcional. El valor de los documentos
depende del lugar que ocupe la oficina productora en la pirámide
organizativa. Puesto que existen niveles de dirección, desarrollo y
gestión.
Los valores primarios: son aquellos que poseen los documentos para el
organismo de origen y persisten después de haber perdido su valor
corriente de gestión. (administrativo, fiscal, científico-técnico, de
derecho…)
Los valores secundarios: derivados de su importancia para la
investigación, son de dos tipos:
Valores testimoniales, sustanciales, evidenciables:
aquellos que reflejan los orígenes y la evolución histórica del
organismo productor, sus facultades y funciones, su estructura
organizativa, sus programas, normas de actuación, procedimientos,
542
decisiones y operaciones importantes. Son imprescindibles para la
entidad creadora y para la investigación.
Valores informativos: es decir aquellos que contribuyen
sustancialmente a la investigación y al estudio en cualquier campo del
saber, pueden referirse a personas, cosas y fenómenos. Ha de tenerse en
consideración tres aspectos: la exclusividad, la forma en como se
encuentra, la importancia que los documentos puedan tener para la
investigación y la cultura.
La valoración se va a identificar con expurgo y con selección y
eliminación, en detrimentos de otros dos aspectos. Los problemas
pueden venir derivados de la formulación anterior de este proceso
archivístico. La valoración será por tanto la fase del tratamiento
archivístico, en la que después de analizar los valores de los
documentos, se decide si estos deben transferirse a otro archivos del
sistema, o si por el contrario deben eliminarse, o conservarse
parcialmente, en cuyo caso debemos aplicar técnicas de selección. Por
lo tanto no podemos identificar valoración con eliminación, o con
selección y menos con expurgo, sino que debemos entender las
anteriores como una fase mucho más amplia.
Valoración: proceso intelectual por el que se estudia la documentación,

determinado sus valores primarios y secundarios, y las fechas de
permanencia en los archivos del sistema.
Metodología para la valoración de fondos:

En la fase de valoración se tienen que tener en cuenta una serie de
criterios que unidos al análisis de los valores de los documentos nos
darán las pautas para determinar los plazos de transferencia entre los
diferentes archivos del sistema, y los plazos de selección o eliminación.
El análisis de los valores de los documentos, se centrará en la
identificación de los valores primarios, para determinar su caducidad
administrativa, y en el estudio del desarrollo de los secundarios.
Valores de los documentos:
Inmediatos o primarios
Interesan a la institución productora y al iniciador
Presentan aspectos: Administrativo, legal, contable, técnico.
Existen durante los momentos de: Trámite, Vigencia, Plazo de
precaución
Se evalúan para dar plazo de retención en una tabla
543
Terminan en <<desafectación>> o disponibilidad.
Mediatos o secundarios:
Interesan a la investigación y a la historia
Se clasifican: Predecibles o evidenciales, no predecibles, importantes,
complementarios.
Se juzgan para: destrucción, conservación permanente.
Va Valor Administrativo: aquél que tienen los documentos

lor para la Administración que los ha producido, como
es testimonio de sus procedimientos y actividades.
de
los Valor Legal: Aquél que pueden tener los documentos para
do servir de testimonio ante la ley
cu Primarios
me Valor Fiscal: Aquél que tienen los documentos que pueden
nto servir del cumplimiento de obligaciones tributarias.
s
Valor Jurídico: Aquél del que se derivan derechos u
obligaciones legales regulados por el derecho común.
Valor Contable: Aquél que tienen los documentos que

pueden servir de explicación o justificación de operaciones
destinadas al control presupuestario.
Valor informativo: Aquél que sirve de referencia para la

Secundari elaboración o reconstrucción de cualesquiera actividades de
os la Administración.
Valor Histórico: Aquél que posee un documento como

fuente primaria para la HISTORIA.
La valoración es sin duda la tarea más difícil con la que se tiene que
enfrentar un archivero en su trabajo. Hay que tener en cuenta que
conservar toda la documentación que produce una Institución no
supone ninguna garantía para la investigación.
Los criterios a tener en cuenta antes de la valoración son varios:
Criterio de procedencia y evidencia: son más valiosos los documentos
que proceden de una institución o sección de rango superior a la
jerarquía administrativa. Los documentos de unidades administrativas
544
de rango inferior son importantes cuando reflejan su propia actividad
irrepetible.
Criterio de contenido: la misma información es mejor conservarla
comprimida que extendida
Criterio diplomático: es preferible conservar un original a una copia.
Criterio cronológico: fecha determinada por país a partir de la cual no
se puede realizar ninguna eliminación.
La fase de valoración aprovecha los trabajos de identificación, de tal
manera que estudiará cada una de las series identificadas, con el fin de
establecer las propuestas de conservación y transferencia, o de
eliminación. Si el lugar de la identificación es el archivo central en el
caso de la valoración se realizará tanto en el central como en el
intermedio, realizándose en el archivo de oficina únicamente las tareas
de limpieza que no podemos considerar como valoración.
Los resultados de la fase de valoración son tres fundamentalmente:
Establecimiento de los plazos de transferencia.
Las transferencias son el procedimiento habitual de ingreso de fondos
en un archivo, mediante el traslado de fracciones cronológicas de series
documentales, una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia
fijado por las normas de valoración para cada una de las etapas del ciclo
vital de los documentos.
Los plazos de permanencia en los archivos se establecen en cinco años
para los archivos de gestión, diez en el archivo central, de quince a
veinticinco en el archivo intermedio y de manera definitiva en el
histórico. Estos plazos temporales deben servirnos de guía no
obligándose a su cumplimiento. Para transferir los documentos desde la
oficina al archivo central, hay que tener en cuenta que estén finalizados
los expedientes y que haya descendido la frecuencia de consulta.
Los envíos de documentación al archivo central serán coordinados por
el archivero, quien determinará que expedientes deben transferirse y en
que momento, basado siempre en el estudio de las series documentales,
su producción, su información y su trámite, estableciendo sobre la base
de los criterios adquiridos durante el estudio, si la documentación debe
se eliminada o transferida. Para transferir la documentación al archivo
intermedio se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:
Estudiar los plazos de prescripción administrativa, que serán
comunicados al archivo intermedio.
Atender al índice de frecuencia de consulta.
Informar sobre el porcentaje del incremento de cada expediente una vez
finalizado el trámite (e indicar si plantea problemas su remisión en
momentos posteriores)
Tener en cuenta que las series duplicadas sólo serán transferidas al
Archivos Intermedio en caso de no conservarse la serie original.
545
Establecimiento de los plazos de selección y eliminación.
Una vez investigados los valores de los documentos, su trámite y su
caducidad administrativa, una vez comprobada la desaparición de los
valores primarios, y la existencia de series paralelas, llega el turno de la
selección. Esta tarea es la más compleja del trabajo archivístico que
deberá realizarse en el archivo central y en el archivo intermedio, y que
tendrá como objetivo indiscutible el estudio de la serie documental.
Mediante esta tarea se define la conservación o eliminación de la serie,
y en su caso si esta debe ser total o parcial; en el caso de que sea parcial
debe proponerse el procedimiento más adecuado, que puede ser bien el
cambio de soporte el muestreo.
a) Método ejemplar o testigo. Consiste en seleccionar uno o varios

expedientes, dentro de una serie documental, para ilustrar la práctica
administrativa del momento. No debemos considerarlo como una
auténtica muestra, puesto que no pone de manifiesto las características
del conjunto.
b) Muestreo selectivo o cualitativo: es una operación totalmente
subjetiva puesto que se basa en una serie de criterios preconcebidos de
antemano, mediante los cuales se conservan los documentos que se
consideran más importantes o significativos de una serie.
c) Muestreo sistemático: consiste en establecer un criterio previo de
selección, numérico, cronológico, geográfico o alfabético, mediante el
cual se va a realizar el muestreo. Es el que ofrece una mayor garantía,
aunque debe tenerse en cuenta que no podemos aplicar todos sobre
cualquier serie documental, sino que en función de su organización
aplicaremos un criterio u otro.
d) Muestreo aleatorio: se basa en el principio estadístico de que la
aleatoriedad implica que todo expediente que forme parte de una serie
documental tiene las mismas posibilidades de representarla. Por tanto,
la muestra se debe tomar al azar. Cuanto mayor sea el tamaño de la
muestra, más exacto y fiable será el resultado obtenido.
Establecimiento de los plazos de acceso.

La eliminación de documentos no puede realizarse de cualquier manera
sino que está sujeta a una serie de requisitos. Una vez que el archivero
ha elaborado un cuadro de valoración y selección debe elevar la
propuesta a las autoridades competentes, quienes dictaminarán
finalmente su eliminación, y por tanto se procederá a la destrucción
física de los documentos y a la elaboración del acta de eliminación.
La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos,
comenzará a funcionar con las propuestas que se le eleven desde los
grupos de trabajo, y desde el resto de archivos que tengan elaboradas
546
propuestas de valoración, reuniéndose obligatoriamente al menos dos
veces al año. Una vez aprobada la propuesta de eliminación y después
de haberse publicado en el BOE, se realizará un acta de eliminación, en
la que deberán aparecer como básicos los siguientes apartados: Nombre
del órgano productor, descripción de la serie que se va a destruir (ya sea
total o parcial), número de unidades que van a destruirse, fechas
extremas de la documentación que se va a destruir, referencia a los
testigos que se van a dejar y su localización, fecha de autorización de
eliminación por parte de la Comisión Superior Calificadora de
Documentos Administrativos, firma del responsable de la eliminación,
fecha y lugar de la eliminación física de los documentos.
Este documento formalizado deberá realizarse por triplicado, quedando
un ejemplar en el expediente correspondiente a la Comisión
Calificadora, otro ejemplar en el archivo de la Institución que ha
propuesto la eliminación, y el último en el archivo que conserva la
documentación objeto de eliminación, procediendo a darse de baje en
este momento en el Registro General de Entrada de Documentos, y
asentarse en el Registro General de Salida Definitiva de Documentos.
La ley de Patrimonio establece que la documentación consultiva del
Patrimonio documental, una vez concluida su tramitación y depositada
en los archivos correspondientes, es con carácter general de libre
acceso; sin embargo, establece una serie de excepciones a este libre
acceso, como:
La consulta de aquellos documentos que afectan a materias clasificadas
de acuerdo con la ley de secretos oficiales, o cuya difusión pueda
entrañar riesgos para la Seguridad y la Defensa del Estado, o la
averiguación de delitos.
La consulta de aquellos documentos que contengan datos de carácter
personal, cuyo conocimiento por terceros pueda suponer una ingerencia
en el honor o la intimidad de las personas de su vida privada y familiar
y de su propia imagen.
La ley establece en el artículo 57.1.c una serie de plazos, que deben ser
tenidos en cuenta a la hora de valorar la documentación:
Veinticinco años desde la fecha de muerte en el caso de que esta sea
conocida.
Cincuenta años desde la fecha de los documentos cuando no sea
conocida la fecha de la muerte.
En el caso de que el titular de los derechos sea conocido, u esté vivo.
Con autorización expresa del mismo.
De esta manera en los archivos en los que se conservan documentos
cuyo contenido pueda afectar a estos supuestos, debe procederse a una
valoración del fondo antes de presentarlos para la consulta.
547
548
LA SELECCIÓN DOCUMENTAL
Concepto:
Se define la selección como el proceso técnico por el que se establece el
tiempo que los documentos de archivo sirven solamente a fines
administrativos, y cuáles de estos documentos han de conservarse por
tener otros valores.
Con la selección se pretende satisfacer las necesidades de las propias
instituciones productoras de documentos y al mismo tiempo de
favorecer a la historia y a la investigación en general.
El primer paso técnico es efectuar una valoración, es decir, una
evaluación de los valores de los documentos. El documento no podré
eliminarse mientras conserve un valor primario administrativo o de
gestión fiscal,…Mientras un documento tenga vigencia administrativa
su conservación es obligada.
Una vez cumplida la vigencia administrativa, podemos considerar si el
documento tiene otros valores que aconsejen su conservación. Por
último hay que tener en cuenta el posible valor histórico de la
documentación, algo muy difícil de definir, sobre todo porque las
corrientes en investigación historiográfica han ido variando y es
complicado tener una visión de futuro
Selección: proceso de tipo práctico, que sigue las directrices de la fase

anterior, que diferencia las series a conservar, de aquellas que deben
eliminarse. Cunado se trata de selección parcial podemos utilizar
técnicas de muestreo.
Es la tarea por la cual se determina el destino de los documentos a

partir de su valor, es decir, los plazos de tiempo límites para su
conservación o destrucción y la modalidad empleada al efecto. Entre
los documentos que van a ser conservados indefinidamente y en su
totalidad, y los documentos desprovistos de interés, por consiguiente
destinados a la destrucción, existe una amplia zona de conservación
parcial, es decir a seleccionar. La selección se produce en dos etapas
sucesivas, una de carácter conceptual y otra práctica. En la primera,
partiendo de los valores identificativos, se deciden y establecen los
plazos y las modalidades de selección para cada serie documental; esta
etapa depende de la propia valoración y participa de sus criterios y
procedimientos. En la segunda etapa se actúa directamente sobre las
series aplicando el método de selección apropiado a cada caso.
549
El muestreo se puede definir como: “La extracción de cierto porcentaje
de documentos, más o menos representativos de un conjunto muy
voluminoso o poco interesante como para ser conservado en su
totalidad”
Puntos de vista respecto a la selección documental.
Según Ana V. Garcia de Benedictis existen diversos puntos de vista

relativos a la custodia o destrucción de documentación:
La de los asministrativos, que son los que manejan la documentación
que están en tramite y gestión, y que senecesita para la toma de
decisiones de la institución. El criterio que prevalece dentro de este
grupo, es que los documentos pueden producirse una vez que han
cumplido con su principal función, que es la de servir a la
adminsitracion. Tambien argumentan que los documentos deben
destruirse por falta de espacio y de locales.
Dentrod e los administrativos, hay grupos que tienen en cuenta la
legislación vigente con respecto a plazos establecidos para destruir
ciertos documentos. A esta posición se la conoce como legislativa,
porque los documentos se destruyen de acuerdo con lo que estipulan las
leyes que sobre esta materia podrán existir.
Otra posición es lad e aquellos que consideran que todos los
documentos deben custodiarse sin practicar ningún tipo de selección,
pues argumentan que todos los documentos son importantes
potencialmente. Dentro de este grupo se encuentran los historiadores.
La de los archiveros, que propugnan una selección apropiada.
Métodos de selección:
a) Método ejemplar, modelo o testigo, (selección pieza por pieza): se

trata de seleccionar, una serie efímera de documentos, uno o más
ejemplares con el objeto de ilustrar la práctica administrativa en una
fecha dada. Interesa para la descripción de una administración hoy
desaparecida, o para ilustrar los momentos de cambio de la misma. Se
aplica con facilidad a los archivos internos. Hay que señalar siempre
que se conservo y que criterios se siguen. Carece prácticamente de
potencia de investigación.
b) Muestreo selectivo o cualitativo: se basa en un conjunto
preconcebido de criterios, con la intención de conservarlos documentos
más importantes o significativos de una clase o serie. Por su carácter
subjetivo, es la que presenta menos fiabilidad, y resulta tanto menos
550
indicado cuanto más homogénea sea la serie original. Y muy
importante la explicación de los criterios de selección aplicados, que
deben ser o muy específicos o lo más completos posibles. Puede ser un
buen método complementario.
c) Muestreo sistemático: es aquel que conserva un enésimo elemento a
partir de un primero que se prefija. Las series, fondos y archivos a
seleccionar han de ser homogéneas y ordenadas siguiendo un mismo
criterio. Existen varias clases:
Cronológicos, cuando las series son homogéneas y ordenadas
cronológicamente, y consiste en la conservación de cada enésimo
elemento, que puede ser todos los de un mes, de un año, o de cualquier
otra unidad cronológica. Así se tiende a conservar los años centrales o
las series de cada cinco años, o los años en que entró en vigor una
legislación concreta. Es lo más sencillo de realizar, y por lo tanto lo
preferido por los archiveros.
Representativo o topográfico: existen dos forma o sistema de
turnos y el muestreo regional, que se aplica cuando existen cierto
número de delegaciones regionales o circunscripciones de un mismo
organismo central (A 1 año, B 2 años…). En el segundo Caso se
guardan los archivos los de una o varias unidades regionales como
representativos de un conjunto. Solo es aceptable cunado se conservan
los fondos en la entidad central, y esta tiene muchas delegaciones
locales y además es preciso conservar íntegramente las unidades
seleccionadas.
Alfabético: aplicado a los expedientes o archivos tomando como
base las letras del alfabeto. Es apropiado cuando hay una larga serie de
expedientes personales homogéneos ordenados alfabéticamente, y
cuando se llega a un análisis para determinar que la inicial elegida
resultaría satisfactoria y representaría también los fondos de que se
trate.
Numérico: parecido al aleatorio, pero más sencillo, consiste este
muestreo numérico y sellado, en seleccionar cada x unidades, que están
numeradas previamente. Solo es posible cuando el orden existente en
todo el conjunto sea aleatorio, cuando no sea posible separar los
distintos elementos y halla que tomar todo el conjunto como una
unidad. S excluye cuando exista un orden alfabético, topográfico o
cronológico, que exigirá otro tipo de muestreo sistemático.
d) Muestreo aleatorio: la aleatoriedad implica que toda unidad de una
serie tiene las mismas posibilidades de representar la serie. La muestra
se toma al azar. Es necesidad básica disponer de una tabla de números
aleatorios y numerar toda la clase o serie de documentos que se van a
tratar, de tal modo que cada elemento sea identificable por un número
que no le corresponde más que a él. Cuanto más homogénea sea la
551
base, más pequeña será en términos absolutos será la muestra sin
ninguna información esencial.
Resumen de los métodos de selección:

a) Ejemplar o modelo: se hace a efectos de conservar uno o
varios ejemplares a fin de ilustrar la práctica administrativo a de una
época.
b) Selectivo o cualitativo. Trata de conservar los documentos más
importantes o significativos de una clase. Tiene el peligro del
subjetivismo, de aquí la importancia de indicar siempre los criterios
observados en la selección.
c) Sistemático: es aquel que precisa necesariamente de la
homogeneidad de una serie y elimina periódicamente, conservando bien
un año, un mes, bien los expedientes –ordenados alfabéticamente-
correspondientes a una letra o bien conserva numéricamente un
expediente cada tantos eliminados.
d) Aleatorio: llamado probabilístico, es aquel que toma muestras
ala azar, por cuanto cualquiera de los elementos puede ser igualmente
representativos.
3.3. Expurgo
Aunque puede resultar contradictoria la afirmación de eliminar
para conservar, lo cierto es que es a partir de los criterios de
conservación, cunado se plantean los de eliminación y expurgo.
Hoy la conservación no es sinónimo de almacenamiento, la
conservación está encaminada al servicio y para hacerla rentable es
necesario conservar aquello que realmente pueda ser utilizado.
El volumen documental de hoy es fruto de la complejidad de
gestión de las instituciones pero incrementado, por la reprografía.
El expurgo se plantea, pues, ante el volumen documental y la
duplicación informativa cuando ambos sean innecesarios.
Nunca el expurgo ha de estar determinado, como de hecho lo ha
estado, por la falta de espacio que ha llevado a la eliminación
irresponsable de unidades para habilitar lugar para otras más recientes.
El expurgo o eliminación responsable no es otra cosa que “la
operación por la que se seleccionan los documentos a fin de que solo
aquellos que reúnen las mejores condiciones de testimonio e
información alcancen la tercera edad, es decir, pasen a los archivos
históricos para su conservación perpetua en ellos, como piezas valiosas
del patrimonio documental”.
3.4. La eliminación.
552
Es el procedimiento por el cual los documentos determinados son
destruidos. Su ejecución indirecta es responsabilidad del archivo
intermedio, quien la realizará de acuerdo con el cuadro de expurgo.
Generalmente la documentación es eliminada vendiéndola como papel
para reciclar o reutilizándola, como es el caso de los documentos
audiovisuales y electrónicos. En cualquier caso aquellos que hubiesen
obtenido información clasificada como secreta, reservada… deberán ser
destruidos por cremación o por triturado; no obstante siempre es
recomendable proceder a triturar los documentos antes de su venta, para
evitar cualquier posible utilización indebida.
553
EL EXPURGO DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Introducción
El término “expurgo” es ampliamente conocido por el público general,

si bien con un significado diferente al que se le concede en el campo de
la archivística. Es relativamente frecuente que la prensa nacional e
internacional recoja noticias sobre la destrucción indiscriminada de
documentos de archivo por muy variadas causas: conflictos bélicos,
crisis políticas o simplemente por negligencia.
Las consecuencias de estos actos ilegítimos no pueden ser
cuantificados, no sólo económicamente sino tampoco por el daño moral
que supone a los ciudadanos y a la sociedad la eliminación de
documentos que pueden constituir pruebas de los derechos de los
ciudadanos o la pérdida irreversible de testimonios sobre el
funcionamiento de las instituciones. En cualquier caso, constituyen
acciones contrarias a la ley, puesto que los documentos de archivo
forman parte del patrimonio documental y, por tanto, están protegidos
por la legislación.
En materia de archivos, se entiende por expurgo el proceso por el que
se determina qué documentos deben conservarse y cuáles deben ser
eliminados, siguiendo un procedimiento marcado por la normativa
vigente en cada ámbito. No se trata, por tanto, de una práctica llevada a
cabo en la clandestinidad, sino todo lo contrario.
El expurgo es el resultado de un ejercicio responsable, que se
documenta en los correspondientes instrumentos de control. Previo a la
tarea de eliminación es preciso llevar a cabo el análisis y valoración,
por el que se identifican las series documentales, se determinan sus
valores y se establece su conservación temporal o permanente.
Si bien puede resultar contradictorio, el expurgo responde al objetivo de
“eliminar para conservar”. No es posible, al ritmo actual de crecimiento
del volumen documental, especialmente en el caso de las
administraciones públicas, que las instituciones puedan hacer frente al
gasto económico que supondría la conservación permanente de todos
los documentos de archivo que se generan.
Sería muy costoso afrontar las dificultades de organización,
descripción, instalación, conservación adecuada y servicio eficaz de los
documentos.
Se trata, por tanto, de optimizar los recursos disponibles (económicos,
de personal, instalaciones, etc.) para garantizar una gestión eficaz del
sistema de archivos. Para poder abordar un tema tan complejo es
preciso, en primer lugar, conocer qué se entiende en archivística cuando
se habla de análisis y valoración y de expurgo, cuáles son los valores de
554
los documentos, los métodos de selección y los instrumentos de control
asociados a cada proceso.
Analizaremos, a continuación, en qué medida incide el análisis y

valoración y el expurgo en cada fase de archivo y sus implicaciones en
otros procesos archivísticos (transferencias, normalización,
accesibilidad / reserva y reproducción en soportes alternativos).
Conoceremos brevemente cómo se aborda este tema en otros países, la
normativa de la Unión Europea y comentaremos algunos de los
sistemas a nivel nacional y los resultados obtenidos hasta el momento.
Finalmente, a modo de conclusiones, se resumen algunas de las ideas
expuestas.
ANÁLISIS, VALORACIÓN Y EXPURGO.
Definición
El análisis y valoración de series documentales es el proceso por el que
se realiza la identificación y se analiza en cada una de las series
documentales un conjunto de elementos a través de los cuales se
determinan los valores que poseen sus documentos en función de los
efectos que causan, de la información que contienen o de su
importancia como fuente primaria para la historia o para la ciencia.
A partir del plazo de prescripción de sus valores se establece su
conservación tem’poral o permanente. También se estudian otros
aspectos como el trámite, la frecuencia de uso de los documentos en
cada fase, el impacto social de los documentos de cada serie que
proporcionan información esencial para la permanencia de los
documentos en cada fase, para la normalización de los procedimientos
y para la ordenación de las series, entre otros.
El análisis implica el estudio de los elementos necesarios para la
identificación de la serie documental: conocimiento del órgano y de las
unidades administrativas que producen
os documentos y sus funciones a través, si es posible, de la normativa
que los origina y también de los tipos documentales producidos como
consecuencia y expresión de las actuaciones de ese órgano en el
ejercicio de sus funciones.
El análisis y valoración de las series documentales resulta de gran
importancia:
Para el análisis de la clasificación: a través del conocimiento de los

elementos que componen las series (órgano productor, función,
competencia y tipo documental), con sujeción a los principios
555
archivísticos de respeto a la estructura orgánica y funcional, a la
procedencia de los fondos y al orden original.
Para la normalización de la descripción: la serie es la unidad de
descripción de los instrumentos de control y de información.
Para la separación de documentos de archivo y documentación de
apoyo informativo como aportación para la Administración: los
datos obtenidos sobre la formación de los documentos, número de
series que se generan en las oficinas... constituyen una información de
gran riqueza para una buena política de organización, de
racionalización y normalización del funcionamiento administrativo.
Como aportación para la investigación: respecto al “valor
evidencial” al que se refiere Schellenberg, es decir, el valor testimonial
del funcionamiento de la institución que generó los documentos.
Para la determinación del patrimonio documental público: la
determinación del valor histórico de los documentos delimitará el
Patrimonio Documental público y se podrán añadir matices restrictivos
y más realistas provenientes de un mejor conocimiento de la
producción documental.
Para las transferencias y expurgos: a partir de un buen
funcionamiento del proceso documental. Importancia para la
racionalización de los recursos: dimensiones de las instalaciones de
archivo, determinación del personal (cantidad y cualidad) y en
consecuencia del presupuesto para el mantenimiento de centros y
programas.
Procedimientos Se establecerá en cada serie los valores que poseen sus

documentos en función de los efectos que causan, de la información
que contienen o de su importancia como fuente primaria para la historia
o para la ciencia y en el establecimiento de la prescripción de sus
valores.
Theodore R. Schellenberg estableció en 19562 la distinción entre el
valor primario y el secundario, a partir de la teoría de que el valor de
los documentos varía en función del tiempo transcurrido.
Estos valores son de dos tipos:
- Valor primario: regulados por norma, su valor va unido a la finalidad
para la que se general el documento. Pueden ser valor administrativo,
valor legal, valor fiscal
- Valor secundario: se derivan de un efecto indirecto a la finalidad
para la que fueron generados los documentos: valor informativo, valor
histórico
A continuación vamos a analizar brevemente los distintos valores de los
documentos:
556
. Valor administrativo: los documentos son producidos por la
Administración como soportes físicos de una determinada acción
administrativa que deberá seguir un trámite para surtir unos efectos
concretos, de acuerdo con las normas de procedimiento. En
consecuencia, el documento mantendrá su valor administrativo,
independientemente de que se superpongan otros, desde su origen hasta
el momento en que se considera concluida y sin efectos la acción
administrativa de la que es soporte (generalmente 5 años).
. Valor legal: son aquellos que contienen derechos de la
Administración o de los particulares que pueden ser efectivos ante los
Tribunales.
. Valor fiscal: este tipo de valor aparece en los documentos cuya
función consiste en justificar el dinero que la Administración ha
recaudado, distribuido, controlado o gastado. En líneas generales, la
importancia de esta función de control determina una permanencia de
valor superior al del período en que se desarrolla la acción
administrativa correspondiente (generalmente 5 años).
. Valor informativo: es la capacidad del contenido de un documento
para ayudar a reconstruir las actividades pasadas de un organismo, para
facilitar la información necesaria tanto para programas de actuación
inmediata como futura y para proporcionar datos sobre los que se
puedan basar las nuevas actividades.
Puede coexistir con cualquier otro tipo de valor, y generalmente
permanece cuando los demás han prescrito.
. Valor histórico: se deriva de la posibilidad que un documento ofrece
de ser utilizado como fuente de reconstrucción histórica desde
cualquiera de sus aspectos: político, fiscal, social, económico,
institucional, etc. Si se determina que un documento tiene valor
histórico, éste no prescribirá nunca.
Los distintos valores de los documentos se pueden superponer entre sí.
Por poner un ejemplo, el valor histórico se puede superponer a todos los
demás, como sucede en los Expedientes de Acuerdos del Consejo de
Gobierno de cualquier administración autonómica, puesto que desde
que están en fase de archivo de oficina tienen en sí mismos valor
histórico, sin perjuicio de otros valores.
Otro ejemplo sería el Impuesto sobre la renta de las personas físicas
que posee tanto valor administrativo como legal y fiscal, al menos
durante los 4 años siguientes a su presentación. En el proceso de
análisis y valoración de series documentales se establecerán los plazos
de vigencia que determinen la conservación o eliminación de los
documentos, su transferencia a otras fases, el tratamiento archivístico y
los plazos de reserva en cuanto a la consulta de los documentos.
557
Estas restricciones de acceso vendrán impuestas por la normativa
vigente, como es el caso de la información relativa a la seguridad,
honor, intimidad y propia imagen de las personas, a la seguridad del
Estado y a la averiguación de los delitos.
Instrumentos de control
Cada institución utiliza un modelo diferente para documentar el proceso
de análisis y valoración de series, si bien todos ellos tienen
características básicas comunes. Nos vamos a referir como ejemplo de
instrumento de control al Impreso de análisis, identificación y
valoración de series documentales que se incluye en el Manual de
Archivos para Gestores. Comunidad de Madrid, de Ana Duplá del
Moral, acompañado de unas instrucciones de cumplimentación.
Impreso de análisis, identificación y valoración de series
documentales
Recoge los datos relacionados con todos los procedimientos integrados
en cada serie documental. Este documento se aplicará también a los
documentos simples, adaptándolo a su caso y utilizando sólo aquellos
campos que les conciernan.
Los campos a cumplimentar son los siguientes:
- Unidad desde la que se realiza el análisis: en el que se hará mención
a toda la estructura jerárquica, en orden descendente (institución,
órgano, unidad administrativa) y el nombre y puesto de trabajo de la
persona que cumplimenta el impreso.
- Institución, órgano y unidades productoras de la serie
documental: se puede dar el caso de que la unidad productora coincida
con la unidad desde la que se realiza el análisis documental.
- Tipo documental: denominación, definición, común o específico.
- Órgano y unidades administrativas que participan en la
tramitación de los expedientes integrantes de la serie, además de los
productores: unidad administrativa de inicio del expediente, unidades
administrativas que intervienen en el trámite, unidad administrativa que
resuelve el expediente, unidad administrativa de archivo del expediente.
- Origen: disposiciones legales que regulan su tramitación o, en su
defecto, los motivos por los que se inician los expedientes.
- Trámite: exposición completa y somera.
- Función: identificar la función cuyo ejercicio da lugar al tipo
documental.
- Documentos básicos que componen los expedientes integrantes de
la serie: relación de todos los documentos que necesariamente forman
parte de los expedientes o documentos constitutivos de la serie
documental.
558
- Tipo de soporte y de formato: en el caso de documentos en soporte
microfilm, digital, etc., hay que poner especial atención para diferenciar
si se trata de documentos originales (documentos de archivo producidos
mediante técnicas electrónicas, informáticas o telemáticas, lo que
habitualmente se conoce como
“documento electrónico” 4) o de copias en soportes alternativos al
papel.
- Valoración: especificar los valores (administrativo, legal, fiscal,
informativo, histórico) y sus plazos de vigencia.
- Frecuencia de uso de la serie documental: en cada fase de archivo
(oficina, central, intermedio, histórico).
- Tiempo de permanencia de la serie documental: en cada fase de
archivo (en un primer momento se tratará de plazos de permanencia
provisionales; una vez revisados estos plazos por parte de los
archiveros y los gestores se determinarán los plazos definitivos).
- Número de ejemplares y lugares donde se conservan: indicar si
existen ejemplares múltiples, su número y, en su caso, la oficina u
oficinas donde se encuentran y si están duplicados total o parcialmente.
- Publicaciones que recogen cada expediente integrante de la serie
total o parcialmente.
Los documentos electrónicos constituyen un tema de actualidad sobre
el que se viene estudiando desde la década de los años 1970. Los
primeros en prestar atención a la valoración de los documentos
electrónicos fueron los Archivos Nacionales de los Estados Unidos, en
1968. Los estudios de este grupo de trabajo concluyeron en 1971 con la
consideración de que los documentos electrónicos tienen valor
permanente, en base a un estudio de bases de datos numéricas de tipo
estadístico (censos de población, de industria y agricultura, datos de
importación y exportación y estudios psicológicos y epidemiológicos).
Los estudios realizados entre 1971 y 1997 han dado como resultado la
consideración de carácter permanente de unas 900 series de
documentos electrónicos, lo que ha implicado su transferencia a los
Archivos nacionales para su conservación.
- Reproducciones de los expedientes integrantes de la serie y uso de

las reproducciones: indicar si están reproducidos total o parcialmente
y en qué tipo de soporte, así como el uso que se da a estas
reproducciones y la frecuencia de consulta.
- Accesibilidad: documentos accesibles, documentos reservados dentro
de la serie y plazo de reserva según la legislación vigente.
- Volumen de la serie y crecimiento anual en metros lineales (m.l.)
- Efecto o repercusión social de los expedientes integrantes de la
serie.
559
- Ordenación de los expedientes integrantes de la serie (cronológico,
alfabético, numérico...).
- Instrumentos de control e información donde consta la serie
documental (se indicará además si están informatizados).
- Relación de documentos y documentación de apoyo informativo
que la unidad productora propone destruir en la serie documental.
- Propuesta de conservación de la serie documental (total o parcial,
con motivación en cada caso).
- Propuesta de expurgo de la serie documental (total o parcial, con
motivación en cada caso).
- Observaciones.
EXPURGO
Métodos de selección, Instrumentos de control.
Definición
El expurgo es el proceso que permite seleccionar, conservar y eliminar,
previa autorización, aquellos documentos de archivo que habiendo
perdido sus otros valores no tienen, ni se prevé que tengan, valor
histórico. El expurgo entraña una operación, la selección, y una tarea, la
eliminación.
Se entiende por selección la operación intelectual y material de
identificación, de evaluación y de localización de las series o fracciones
de serie que han de ser eliminadas o conservadas en virtud de los
criterios y plazos que se establezcan a través de la valoración, previo
informe del órgano colegiado.
La eliminación es la tarea de destrucción física de los documentos de
archivo que han perdido sus otros valores y tampoco tienen, ni se prevé
que tengan, valor histórico, de acuerdo con el cuadro de valoración y
selección.
La conservación es la actividad que comprende todas las actuaciones
necesarias para que los documentos de archivo se conserven en tanto
duren sus valores. Estas actuaciones, sobre todo preventivas y también
curativas, son de diversa índole: desde la debida calidad de soportes y
tintas de los documentos, hasta las instalaciones adecuadas en cada fase
de archivo, pasando por los tratamientos físicos convenientes, las
correctas actuaciones reprográficas y el cuidado en su utilización, entre
otras. Con relación al expurgo, en el proceso de análisis valoración se
determinará si se va a llevar a cabo la conservación total o parcial de la
serie documental analizada. En la fase de archivo intermedio se lleva a
cabo el expurgo. Esta operación de selección definitiva constituye el
cometido específico del archivo intermedio y le diferencia de otros
tipos de archivo.
560
Procedimientos
Como ya hemos visto, el primer paso para determinar los criterios de
expurgo es llevar a cabo el análisis y valoración de las series
documentales.
La selección tiene por objetivo determinar qué series o fracciones de
series se van a conservar, teniendo en cuenta la calidad y cantidad de
información y procurando que no se pierdan en ningún caso datos
susceptibles de ser útiles a cualquier ciencia en algún momento.
De todo ello se deduce el tipo de conservación de las series
documentales.
. Conservación total: puede aplicarse a los documentos originales o
realizarse a través de soportes alternativos (microfilm o soportes
ópticos) siempre que se garantice la autenticidad, integridad y
conservación de los documentos que establece la normativa vigente.
. Destrucción total: se aplica a las series reemplazables, a aquellas
cuyo contenido se encuentra también en otras, como en el caso de las
copias, duplicados, extractos, etc.
. Destrucción parcial: se aplica sobre series documentales
homogéneas. El método que más se utiliza es el muestreo, que es la
operación por la que se seleccionan para su conservación definitiva una
cierta porción de documentos, considerados representativos del
conjunto a que pertenecen, pero no es el único como vamos a ver a
continuación.
Es necesario establecer la pauta de selección más adecuada a las
características de la serie documental. Para ello, se debe tener en cuenta
los siguientes aspectos:
- elección de un método de selección sencillo y eficaz
- homogeneidad de la serie
- representatividad de la muestra
- relación coste/resultados
Félix Hull6 es el autor de un estudio RAMP sobre la Utilización de
técnicas de muestreo en la conservación de registros, publicado en
1981, que se ha convertido en punto de referencia para esta materia.
Este autor distingue cuatro tipos de muestreo, según el método que se
utilice:
- Muestreo ejemplar: se conserva un documento de cada serie, para
dejar constancia de una determinada práctica administrativa.
- Muestreo cualitativo: consiste en la conservación de aquellos
documentos considerados más importantes dentro de un conjunto
documental.
- Muestreo sistemático: consiste en establecer una pauta determinada
de selección basada en criterios objetivos; los más utilizados son:
561
. Cronológico: se toman muestras de un mes o año determinado y se
eliminan los restantes.
. Numérico
- alfabético
. Geográfico
- Muestreo aleatorio: este método consiste en la conservación de
series documentales escogidas al azar, siguiendo pautas fijadas por la
estadística.
Estudios posteriores han profundizado en la aplicación de métodos
estadísticos a la selección de documentos de archivo. En el Manual de
archivística de José Ramón Cruz Mundet se analizan los métodos de
selección más habituales:
- Selección pieza por pieza: se aplica a fondos muy pequeños, es muy
lento y la relación coste/resultados no resulta rentable. Se caracteriza
por ser un método conservacionista.
- Selección cualitativa: se lleva a cabo teniendo en cuenta criterios
intrínsecos (cuya presencia o ausencia determinará la conservación o
eliminación sistemática de cada unidad documental, se aplica a series
voluminosas sin gran interés) o criterios extrínsecos (alfabético,
cronológico, topográfico, sociológico o combinado).
- Selección por muestreo: procedimiento matemático basado
exclusivamente en leyes de estadística, se aplica a series voluminosas
de contenido homogéneo. El tamaño de la muestra es inversamente
proporcional a la homogeneidad de la serie y directamente proporcional
a la representatividad de la muestra. Se pueden aplicar varios métodos:
. Muestreo aleatorio: selección por azar.
. Muestreo sistemático: progresión aritmética de un número aleatorio
elegido en función del tamaño de la muestra.
. Muestreo estratificado: selección de elementos heterogéneos
divididos en clases o estratos; a cada uno de los estratos se aplica un
muestreo aleatorio.
. Muestreo conglomerado: agrupa elementos heterogéneos.
Simplifica enormemente la recogida de información, con el riesgo de
que la muestra final pueda que no sea representativa.
Las técnicas de muestreo no son ideales para el archivero, aunque
pueden ser utilizadas con las debidas precauciones en series
documentales muy uniformes, que experimentan escasa variación en el
discurso diplomático y en los datos de su contenido. De todos los tipos
de muestreo los dos más aplicados a los documentos de archivo son el
aleatorio y el sistemático: la muestra que se conserva es absolutamente
objetiva, pero no hay garantías de que sea representativa.
562
En cualquier caso, siempre es necesaria la participación de expertos en
estadística para llevar a cabo la selección, para tener una mayor
garantía de representatividad de las muestras conservadas.
En relación con la cuestión de quién debe ser responsable de determinar
la conservación o eliminación de los documentos de archivo, todos los
autores están de acuerdo en afirmar que es preciso establecer
comisiones de valoración, en las que estén representados todos los
sectores relacionados con la serie documental a evaluar:
- gestor del órgano productor, con experiencia en procedimiento
administrativo, prescripción de valores...
- archivero, por su formación y experiencia en sistemas de gestión de
archivos, tipología documental, valores de los documentos...
- experto en calidad, para la documentación de los procedimientos de
acuerdo a las normas.
- jurista, por su formación y experiencia en relación con los valores de
los documentos.
- estadístico, para la aplicación del método de muestreo más apropiado.
- informático, por su formación y experiencia en soportes y técnicas
electrónicas, informáticas y telemáticas
- historiador, conocedor de las tendencias de investigación.
La decisión final de conservación o eliminación se hace pública
mediante resolución del órgano que tiene la competencia ejecutiva
(el Consejero competente en el caso de una administración autonómica,
el Pleno del Ayuntamiento en el caso de un municipio, por poner unos
ejemplos).
Pero previamente es preciso que ese grupo de expertos, que recibe
distintas denominaciones en cada sistema archivístico, haya analizado
en profundidad la serie documental y emitida su propuesta de
conservación o eliminación, debidamente motivada. Más adelante
volveremos sobre este tema, al analizar algunas de las experiencias que
se están llevando a cabo en el ámbito nacional.
Instrumentos de control
También con relación al expurgo cada institución utiliza un modelo
diferente para documentar este proceso.
Cuadro de expurgo, Cuadro de valoración y selección, Calendario
de conservación
Conocido con distintas denominaciones, este instrumento de control
constituye la herramienta imprescindible para ejecutar las conclusiones
del análisis y valoración y asegurar que se aplican de modo riguroso.
En algunos casos, como en Castilla y León o el Ayuntamiento de
Zaragoza, por poner dos ejemplos que comentaremos más adelante,
además de la conservación o eliminación de los documentos, también
563
se incluyen las decisiones sobre los plazos de transferencia entre las
distintas fases de archivo.
En todos ellos se han de cumplimentar, al menos, los siguientes datos8:
- Código (de la serie en el cuadro de clasificación)
- Tipo documental (denominación)
- Unidad administrativa (que custodia los documentos)
- Tipo de conservación: temporal (plazo) o permanente
- Tipo de eliminación: completa o parcial (tipo de muestreo)
Acta de eliminación, Acta de expurgo
Constituye al mismo tiempo un instrumento y un documento en sí
mismo de control del expurgo, puesto que da testimonio de las unidades
documentales eliminadas.
El Acta de expurgo refleja el procedimiento que se ha seguido para la
eliminación de los documentos, como testigo para el presente y para el
futuro. Además constituye una garantía de que no es posible la lectura
ni la reconstrucción de los documentos destruidos.
INCIDENCIA DEL ANÁLISIS Y VALORACIÓN Y DEL

EXPURGO EN LAS DISTINTAS FASES DE ARCHIVO
Los documentos generados por una institución constituyen un bloque

unitario desde que nacen en la oficina hasta que ingresan en el archivo
histórico, si es que así se determina en los procesos de análisis y
valoración y de expurgo.
Estos documentos atraviesan distintas fases dentro de un mismo
proceso (proceso archivístico), según su edad, en las que varían sus
valores, el tratamiento que reciben y el servicio que dan. Este flujo
constituye un sistema archivístico o un subsistema (es decir, un sistema
dentro de otro), según los casos9.
Las fases que atraviesan los documentos son cuatro: oficina, central,
intermedio e histórico.
El ciclo vital de los documentos tiene su correspondencia en las fases
de archivo. A continuación vamos a ver los valores que tienen los
documentos en cada fase de archivo:
Archivo de oficina
Está formado por los documentos que están en trámite o son de uso
muy frecuente por parte de los gestores. Tienen plena vigencia jurídica
y administrativa. Los documentos en esta fase dan testimonio, ofrecen
información y tienen potencialmente valor histórico.
Archivo central
Además de las funciones de ingreso, tratamiento y servicio, propias de
los archivos en cada fase, en los archivos centrales se realizará la
asistencia técnica a los archivos de oficina para su organización y
564
servicio, se ayudará a las oficinas a preparar las transferencias en los
plazos y calendarios estipulados y se realizará en colaboración con ellas
el análisis de la producción documental, la identificación de las series
documentales y el establecimiento de los diferentes valores de los
documentos y de sus plazos de vigencia y un primer avance de su valor
histórico.
El responsable del archivo central tendrá que recabar de las oficinas un
conjunto de datos, que sólo ellas poseen, que se requieren para la
realización del análisis y valoración de cada serie documental:
- identificar las competencias y las normas de procedimiento que se
aplican a cada tipo documental
- información sobre el trámite, que permitirá saber qué otros
organismos intervienen en el mismo (para identificar si en otras
oficinas se conservan duplicados)
- información para el conocimiento de los valores de la serie
documental y su período de prescripción, conforme a la norma de
procedimiento.
- información sobre la frecuencia de consulta en la oficina, lo que
determinará el período de permanencia en cada fase de archivo
- información sobre la reproducción total o parcial del contenido de los
documentos en otros documentos o en instrumentos de control
Archivo intermedio
Sus fondos están constituidos por las series documentales transferidas
desde los distintos archivos centrales de los organismos que integran la
estructura de la organización. Los documentos deben permanecer en él
hasta la total prescripción de sus valores administrativos, momento en
el que deberán ser eliminadas o transferidas al archivo histórico que
corresponda.
Esta operación de selección definitiva constituye el cometido específico
del archivo intermedio y lo diferencia de otros tipos de archivo. En la
fase de archivo intermedio el archivero debe profundizar en el
conocimiento de tipologías documentales, de los plazos de prescripción
de los valores, etc. Constituyen la garantía de funcionamiento del
sistema de archivos, ya que se evita por un lado la conservación
innecesaria de gran volumen de documentos de archivo y por otro lado
las destrucciones indiscriminadas por falta de espacio, recursos
económicos, etc.
Archivo histórico
Custodia los documentos cuya misión primordial es la de servir de
fuente primaria para la investigación. La permanencia de los
documentos en esta fase se verá afectada tanto por el carácter de
conservación permanente de los documentos como por la libre
565
accesibilidad de los mismos, ya que los documentos habrán perdido,
salvo excepciones, la vigencia jurídica, administrativa o legal.
INCIDENCIA DEL ANÁLISIS Y VALORACIÓN Y DEL

EXPURGO EN OTROS PROCESOS ARCHIVÍSTICOS
Los procesos de análisis y valoración y de expurgo forman parte del
sistema de gestión documental de una institución y, en consecuencia,
inciden en el desarrollo de otros procesos.
Algunas de estas implicaciones se comentan a continuación:
- plazos de transferencia adecuados para cada serie documental
- plazos de accesibilidad / reserva a tener en cuenta en el servicio de los
documentos (préstamos, consultas, difusión).
- elaboración de propuestas de normalización sobre criterios de
descripción, simplificación del trámite administrativo, criterios de
elaboración de propuestas de expurgo, etc.
- programas de reproducción en soportes alternativos, que garanticen la
autenticidad, integridad y conservación del documento de archivo
según establece la normativa vigente.
Transferencias
En concreto, vamos a analizar cómo los plazos de transferencia que las
leyes establecen para todas las series documentales con un criterio
uniforme, pueden ser modificados por las conclusiones de los estudios
de análisis y valoración. Para ello tomamos como ejemplo los archivos
de la Comunidad de Madrid10.
En el caso de la Comunidad de Madrid, la Ley 4/1993, de 21 de abril,
de Archivos y
Patrimonio Documental se fijaron unos plazos de permanencia de los
documentos en cada fase con un carácter pedagógico con el fin de que
las oficinas, sobre todo, y también los archivos centrales no retuviesen
los documentos.
Se fijó así un plazo máximo de permanencia de los documentos en el
archivo de oficina de cinco años (Ley 4/1993, artículo 13.1), de diez
años en el archivo central (artículo 13.3), de quince años en el archivo
intermedio (artículo 13.4)
La adopción de criterios de permanencia de los documentos en cada
fase de archivo en función de la frecuencia de uso ha hecho que se
establezcan plazos más ajustados a la realidad.
- En la fase de archivo de oficina han de permanecer los documentos
en trámite. Si ésta ha finalizado al año o a los dos años, por ejemplo, los
documentos han de pasar al archivo central y no esperar el plazo
máximo de cinco años, siempre que la frecuencia de uso sea baja.
- En la fase de archivo central esta permanencia ha de fijarse en
función de la frecuencia de uso por el gestor, es decir, cuando el uso de
566
los documentos es muy frecuente. Documentos con uno, dos o tres años
desde la finalización de su trámite y que no se usen con frecuencia,
deben pasar al Archivo Intermedio y no esperar en absoluto el plazo
máximo de diez años.
- En la fase de archivo intermedio hay dos elementos que determinan
su permanencia: que no se usen ya en la fase de archivo central,
independientemente de su edad, y que los documentos sean susceptibles
de reserva, en tanto dure el plazo de la misma. Los documentos
permanecerán, por tanto, hasta decidir su conservación definitiva o
eliminación, y en función de la reserva que les afecte.
- En la fase de archivo histórico se custodian los documentos de forma
indefinida.
Se caracteriza por la libre accesibilidad de los documentos.
Normalización
La relación entre normalización y los procesos de análisis y valoración
y expurgo se puede analizar desde dos vertientes:
Por un lado, el resultado de los trabajos que se llevan a cabo, de
identificación de la serie documental, estudio del trámite, marco
normativo, plazos de vigencia de los valores... están favoreciendo un
mayor grado de normalización en los archivos.
La normalización se está implantando progresivamente en todos los
procesos archivísticos, entre ellos los de descripción, conservación y
servicio de los documentos.
Por otro lado, las propuestas de análisis y valoración debe estar
fundamentadas en las normas técnicas que se aplican en el campo de
los archivos, como son, entre otras:
- Norma Internacional General de Descripción Archivística. ISAD (G)
La información obtenida en el proceso de análisis y valoración se
asimila a nivel de serie documental a la requerida por esta norma.
- Norma ISO 15489:2001. Gestión de documentos de archivo
La metodología de análisis y valoración está en consonancia con las
directrices establecidas en la norma ISO 15489 sobre gestión de
documentos de archivo.
- Norma ISO 9000:2000. Sistemas de gestión de la calidad.
- Norma ISO/TR 10013:2001. Directrices para la documentación de
sistemas de gestión de la calidad.
La normativa de calidad se fundamenta en la documentación de los
procesos, procedimientos e instrucciones, lo que incide directamente en
la normalización de funciones, actividades y tareas que se llevan a cabo
en un sistema de gestión de documentos de archivo. Los procesos de
análisis y valoración y de expurgo requieren el diseño de formularios,
la redacción de procedimientos e instrucciones, la elaboración de
567
calendarios de conservación y la creación de instrumentos de control de
la eliminación.
Accesibilidad / reserva
En las propuestas de análisis y valoración se determina el carácter de
accesible o reservado de las series documentales en su conjunto y de las
unidades documentales que las componen, a partir del estudio de la
normativa vigente reguladora de esta materia. Asimismo, se determinan
los plazos de reserva, si es el caso. Es conveniente establecer su
revisión transcurrido un determinado número de años, con el fin de no
entorpecer innecesariamente la posibilidad de consulta por los usuarios,
una vez eliminadas las barreras legales que impiden la libre consulta de
estos documentos.
Reproducción en soportes alternativos
Como alternativa a la eliminación de los documentos de archivo se
plantea la posibilidad de llevar a cabo programas de reproducción en
soportes alternativos, si bien esta solución no está exenta de
inconvenientes, entre los cuales vamos a destacar dos fundamentales:
En primer lugar, no todos los nuevos soportes reúnen las características
apropiadas ni se ha podido comprobar su durabilidad. Debido a su
reciente incorporación al campo de los archivos, soportes como los
digitales no tienen garantías suficientes de conservación de la
información. Tampoco hay que olvidar los costosos programas de
realización de copias que hay que llevar a cabo para evitar que los
soportes y las aplicaciones necesarias para su lectura queden obsoletos.
En opinión de los expertos el microfilm constituye actualmente el único
soporte que garantiza una conservación de 100 años, con las debidas
garantías de inalterabilidad, siempre que se conserve en las condiciones
adecuadas, físicas y de seguridad.
En segundo lugar, y no por ello menos importante, está el problema de
su validez legal. Si bien el artículo 45.5 de la Ley 30/1992, de 26 de
noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del
Procedimiento Administrativo Común promueve la utilización de
medios electrónicos, informáticos y telemáticos para la gestión
administrativa y establece que las copias de documentos originales
generados por estos medios o en estos soportes...”tendrán la misma
validez y eficacia del documento original siempre que quede
garantizada su autenticidad, integridad y conservación”. Las
Administraciones públicas, entre ellas la Administración General del
Estado, han regulado la utilización de las técnicas electrónicas,
informáticas y telemáticas, con el objetivo de delimitar las garantías,
requisitos y supuestos de utilización de estas nuevas técnicas.
En conclusión, el desarrollo de programas de reproducción como
alternativa a la eliminación de documentos requiere el estudio previo de
568
las series documentales, la elección del soporte adecuado, el análisis de
costes / resultados... todo ello para garantizar que se actuar con las
debidas garantías que establece la normativa vigente.
PANORAMA INTERNACIONAL
Carol Couture analiza las principales tendencias del siglo XX12, a las
que hay que añadir los modelos australiano y neozelandés que son los
que marcan en la actualidad las nuevas pautas a seguir.
A continuación se indican brevemente las características de definen los
modelos que se siguen en otros países:
Alemania: “valorar para conservar”
Importancia:
- del principio de procedencia (identificación del órgano productor)
- del uso de los documentos
- de la visión social (reflejo de la sociedad en los documentos)
Inglaterra: “valorar para eliminar”
Años 50: método Grigg: análisis del valor administrativo (5 años) y
análisis del valor histórico (25 años)
No tuvo gran éxito. No fue exportado a EE.UU. ni a Australia.
EE.UU.: “valorar según criterios diversos”
Entre los criterios a tener en cuenta se encuentra el coste de la
conservación, de manera que se aborda la evaluación de costes desde
una óptica de eficiencia.
A partir de la teoría de Schellenberg, la distinción del valor primario y
el valor secundario ha sido considerada un punto en común para lograr
un consenso entre las distintas tendencias.
Canadá: “síntesis”
Los Archivos Nacionales de Canadá fueron de las primeras
instituciones en preocuparse por la valoración. La actividad docente del
profesor Carol Couture ha sido el principal medio de difusión de este
modelo.
Se entiende el acto de valorar desde el momento de la creación de los
documentos.
El modelo de gestión documental de Québec es el más afín a nuestro
contexto, donde se ofrece una continuidad en las intervenciones del
archivero independientemente del estado del documento (activo,
semiactivo, inactivo).
En los años 1990, el concepto de macrovaloración desarrolla la
importancia del órgano productor propugnada por los alemanes.
Australia: “gestión de documentos administrativos”
Este modelo aporta soluciones integradas para documentos en soporte
tradicional y documentos electrónicos. Importancia de la
569
macrovaloración (análisis del órgano productor) y la microvaloración
(análisis de la serie documental).
Modelo aplicado a la Administración Pública de Australia y
normalizado bajo la familia
AS 4390:1996 Gestión de documentos. Su puesta en marcha hace que
la eliminación por parte de los archiveros, siguiendo el procedimiento
normalizado, constituya una práctica administrativa normal. Además
son, en cierta medida, los promotores de la normativa de carácter
internacional sobre gestión de documentos de archivo (ISO 15489.
Gestión de documentos), en respuesta a las necesidades planteadas por
los nuevos entornos de trabajo electrónico y entornos orientados a la
gestión de calidad.
Nueva Zelanda: “Metadatos”
El modelo neozelandés (RKMS. Recordkeeping Metadata Standard for
Commonwealth Agencies) de similares características al australiano,
profundiza en los
metadatos. Se trata de una norma de obligada aplicación en todos los
organismos del sector público. Los meta datos se utilizan tanto en
relación a los documentos electrónicos como a los de soporte papel,
para permitir la identificación, el control y la descripción adecuados de
los documentos, además de facilitar las actividades de búsqueda y de
intercambio de datos. A través de los metadatos los documentos están
interrelacionados con el contexto en el que fueron creados, lo que
permite realizar estudios de análisis y valoración en profundidad y
facilita la aplicación de los dictámenes de conservación / eliminación.
De similares características es la norma ISO 23081. Record
management proceses. Metadata for Records.
NORMATIVA DE LA UNIÓN EUROPEA

La primera referencia a la protección del patrimonio en la legislación
europea se encuentra en el artículo 128 del Tratado constitutivo de la
Comunidad Europea (1957), en el que se considera que el patrimonio
cultural es un ámbito de acción prioritaria. Con relación al patrimonio
mueble, se elabora la Resolución de los Ministros de Cultura relativa
a la conservación de obras de arte y objetos de interés cultural e
histórico, archivos y libros inclusive (1986), en la que se reconoce la
importancia de la conservación de esta parte del patrimonio cultural
europeo.
El Reglamento 354/1983 (CEE, EURATOM, CECA) relativo a la
apertura al público de archivos históricos dispone la realización de un
proceso de selección para determinar qué documentos con más de 15
años desde su elaboración deben conservarse en los archivos históricos
(artículo 7)
570
En los archivos históricos se custodian los documentos seleccionados
para su conservación permanente (artículo 1.2 b). Se permite el acceso
a los documentos de más de 30 años, o antes si se determina que son
accesibles si restricción alguna (artículo 1.3). Recientemente se ha dado
a conocer la finalización de los trabajos para la elaboración del Informe
sobre los Archivos de la Unión Europea, reunida por el Grupo de
Expertos de los 25 países miembro, que se espera sea publicada en
breve.
ESPAÑA. ESTADO DE LA CUESTIÓN

En España, aunque no hay tradición archivística de expurgo de los
documentos de archivo, se han venido produciendo eliminaciones de
documentos regulados en mayor o en menor medida por las normas.
El sistema archivístico anterior a la Constitución Española de 1978

estaba fuertemente centralizado, era de tradición historicista y se regía
por una normativa proteccionista del patrimonio histórico-artístico. No
obstante, la falta de espacio se suplió mediante la autorregulación por
parte de cada Departamento ministerial de procedimientos para la
eliminación de documentos administrativos. Esta situación se
recrudeció como consecuencia de la grave escasez de papel tras la
Guerra civil española, cuando se impuso la fabricación de pasta de
papel a partir de documentos considerados inservibles, títulos de deuda
inutilizados y cupones cancelados
El Decreto 914/196913 supone el inicio del cambio, al establecer la
regularización de las transferencias de documentos desde los archivos
de los diferentes ministerios al Archivo General de la Administración.
Esta práctica no suponía necesariamente la interrupción de los
procedimientos de expurgo vigentes en diferentes departamentos pero
sí fue un factor de ralentización, ya que las remesas documentales
permitían aliviar parcialmente las necesidades de espacio.
La Constitución Española (1978) hace variar la concepción unitaria y
centralizada de los archivos del Estado, con el traspaso de competencias
a las Comunidades
Autónomas. A partir de los años 1980 despierta entre los profesionales
la inquietud sobre el expurgo de los documentos, ante el gran
crecimiento documental que se viene observando en las
administraciones públicas. Este cambio de mentalidad se refleja en el
desarrollo de normativa sobre conservación y eliminación de
documentos, a partir de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio
Histórico Español.
Desarrolla el artículo 46 de la Constitución Española, en el que se
responsabiliza a los poderes públicos a garantizar la conservación y
571
promoción del enriquecimiento del patrimonio histórico, cultural y
artístico. Regula, entre otros aspectos el Patrimonio Documental, así
como el régimen general de los archivos, el funcionamiento del sistema
español de archivos y su protección (artículos 2.1, 4, 52 y 54, entre
otros).
Se contempla la posibilidad de que las instituciones públicas puedan
excluir o eliminar los bienes del patrimonio documental, con
autorización de la Administración competente, siempre y cuando
hubiera prescrito el valor probatorio de derechos y obligaciones
contenido en dichos documentos (artículos 55.1 y 55.2).
El desarrollo normativo de la Ley 16/1985 se realizó por el Real
Decreto 111/198614, que regula la organización y funcionamiento de
órganos colegiados, las categorías de protección especial de los bienes,
su transmisión y exportación y medidas tributarias. El Real Decreto
64/199415, modifica parte de estas disposiciones para adaptarlas a las
Sentencia del Tribunal Constitucional 17/1991, que limita a la
competencia estatal a los bienes adscritos a servicios públicos
gestionados por el Estado o integrantes del Patrimonio Nacional.
Las Comunidades Autónomas comenzaron a legislar en materia de
archivos tempranamente, en virtud de las competencias que les
otorgaba el artículo 148 de la
Constitución Española, de las recogidas en sus respectivos Estatutos de
Autonomía y de las dispuestas en los Reales Decretos de traspasos en
materia de cultura. La primera Ley de archivos fue la andaluza (1984,
modificada en 1999), seguida de la catalana (1985, modificada en 1989
y finalmente derogada por la Ley 10/2001)16.
En 1990 se establecen las primeras Comisiones de Valoración en la
Generalitat de
Cataluña y en el Ayuntamiento de Zaragoza.
Debido al interés que suscita este tema se celebran en 1991 las I
Jornadas de
Metodología para la identificación y valoración de fondos
documentales de las
Administraciones Públicas, que sin embargo no tuvieron continuidad.
Paradójicamente, hasta 2000 no se crea la Comisión Superior
Calificadora de
Documentos Administrativos del Estado, si bien ya existían
Comisiones calificadoras en los Ministerios de Asuntos Exteriores
(1991) y Presidencia (1997), en base al artículo 58 de la Ley 16/1985.
Recientemente, en 2002, la Asociación de Archiveros de Castilla y
León (ACAL) y la Universidad de Salamanca toman el testigo de las
Jornadas celebradas en 1991 y organizan en el marco del III Congreso
de Archivos de Castilla y León un encuentro de los principales
572
especialistas a nivel internacional y nacional sobre valoración y
eliminación de documentos, cuyas actas fueron publicadas en la Revista
de archivos de Castilla y León
EXPERIENCIAS
A modo de ejemplo, sin pretender realizar un análisis exhaustivo,
vamos a comentar las características que definen los procedimientos de
análisis y valoración y expurgo en distintos ámbitos:
- Administración Estado
- Administración de Justicia
- Comunidades Autónomas en distinto nivel de desarrollo (ejemplos:
Cataluña,
Castilla y León, Comunidad de Madrid)
- Administración Local (ejemplo: Zaragoza)
- Universidades (ejemplo: U. Complutense de Madrid)
ADMINISTRACIÓN GENERAL DEL ESTADO
La citada Ley 16/1985 incluye diversas medidas de protección del
patrimonio documental. En concreto, el artículo 55 indica que la
eliminación del patrimonio documental deberá ser autorizada por la
administración competente.
1.1.1.2. Ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histórico Español.
Artículo 55.
1. La exclusión o eliminación de bienes del Patrimonio Documental y
Bibliográfico contemplados en el artículo 49.2 y de los demás de
titularidad pública deberá ser autorizada por la Administración
competente.
2. En ningún caso se podrán destruir tales documentos en tanto
subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las
personas o los entes públicos.
3. En los demás casos la exclusión o eliminación deberá ser autorizada
por la
Administración competente a propuesta de sus propietarios o
poseedores, mediante el procedimiento que se establecerá por vía
reglamentaria.
El artículo 58 de la Ley 16/1985 crea la Comisión Superior
Calificadora de
Documentos Administrativos, encargada entre otras cuestiones del
estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la valoración de los
documentos y accesibilidad/ reserva, plazos de permanencia en todas
las fases de archivo y transferencias.
No obstante, no se regula su composición, funcionamiento y
competencias hasta el año 2000 (Real Decreto 139/200019), como
573
órgano dependiente del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte
(actualmente se está adscrito al Ministerio de Cultura).
En este intervalo de tiempo (1985-2000), en base al artículo 58 de la
Ley 16/1985, algunos Ministerios constituyeron sus propias Comisiones
Calificadoras con carácter independiente, como es el caso de los
ministerios de Asuntos Exteriores (199120) y
Presidencia (199721), encargadas fundamentalmente de regular las
cuestiones de acceso a sus fondos de archivo.
Posteriormente, en virtud de lo indicado en el citado artículo 58 de la
Ley 16/1985 y lo dispuesto en el Real Decreto 1164/200222, se
constituyeron en 2003 Comisiones
Calificadoras en otros órganos dependientes de la Administración
General del Estado: Sistema Archivístico de la Defensa, Ministerio de
Ciencia y Tecnología, Ministerio de Economía, Ministerio de
Administraciones Públicas y sus Organismos públicos, Ministerio de
Hacienda y Agencia Estatal de Administración Tributaria23.
El Real Decreto 1164/2002 convierte a la Comisión Superior
Calificadora en el órgano superior de todas las comisiones
ministeriales creadas al amparo del la Ley 16/1985.
Desarrolla el artículo 55 de la Ley 16/1985. Regula la posibilidad de
eliminar documentos administrativos, producidos o recibidos por los
órganos de la Administración General del Estado.
Procedimiento
El régimen y el procedimiento a seguir para la eliminación de
documentos y, en su caso, la conservación en soporte distinto al
original, se establece por el citado Real Decreto1164/2002. La
Comisión Calificadora de cada organismo público elevará sus
propuestas a la Comisión Superior Calificadora de Documentos
Administrativos, que será quien la estudie y dictamine.
Resultados
La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos se
constituyó, finalmente, en octubre de 2003. Hasta el momento actual se
han aprobado unos Criterios generales para la valoración de los
documentos de la Administración General del Estado, unas
Recomendaciones para la destrucción física de los documentos en
papel y los formularios para la solicitud de dictamen. Sin embargo, aún
no se ha publicado ningún dictamen sobre conservación o eliminación
de documentos de archivo. Según el procedimiento establecido en el
Real Decreto 1164/2002, Agustín
Torreblanca López25 ha calculado un plazo de más de dos años para la
aprobación y ejecución de una propuesta de valoración, sumando el
tiempo real que se tarda en realizar un proceso de valoración, el trámite
574
de aprobación y la elaboración del expediente para la eliminación de los
documentos.
Este plazo hace imposible una gestión ágil y agrava el problema de los
documentos administrativos acumulados, ya que muchos órganos
administrativos buscan soluciones alternativas como la externalización
de los documentos.
De hecho, la Dirección General de Patrimonio del Estado está
acondicionando una gran nave ubicada en Las Rozas (Madrid) conocida
como CADA (Centro de Acumulación de Documentos
Administrativos). Este proyecto prevé ofrecer espacio como depósito
auxiliar de archivos a los órganos de la Administración General del
Estado. Agustín Torreblanca analiza la legislación de la Administración
General del Estado en materia de archivos, los antecedentes sobre la
eliminación de documentos y la viabilidad de la aplicación del Real
Decreto 1164/2002. Concluye con una interesante propuesta de
soluciones a la situación actual en base a un desarrollo normativo
coherente con las competencias claramente diferenciadas en la
Administración General del Estado entre archivos administrativos y
archivos históricos y reclama un incremento de los recursos
económicos, de personal y de infraestructuras destinados a archivos.
ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA
La organización del sistema archivístico de la Administración de
Justicia es un tema muy complejo en sí mismo, por lo que no vamos a
profundizar en él.
Sólo indicar que la Administración de Justicia ha sido pionera en el
desarrollo de un procedimiento para la eliminación de documentos y
expedientes judiciales depositados en sus archivos, previa declaración
de inutilidad, de acuerdo con lo estipulado en el Real Decreto de 29 de
mayo de 191126, aún vigente. Recientemente se ha aprobado un nuevo
reglamento de eliminación de documentos judiciales en virtud del Real
Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos
judiciales.
COMUNIDADES AUTÓNOMAS
Los sistemas de archivos de las Comunidades Autónomas se encuentran
en proceso de desarrollo. En opinión de Eduardo Núñez Fernández27,
la propia dinámica del Estado de las Autonomías no permite
instrumentar una política de coordinación en materia de archivos. La
existencia de una planificación común aportaría múltiples ventajas en
aspectos como la descripción, el acceso a los archivos, la valoración y
expurgo, no sólo para la normalización de las necesidades técnicas sino
también para la regulación homogénea, de acuerdo a los principios
constitucionales de protección y fomento del patrimonio histórico. En
575
la Administración autonómica existe distinto grado de desarrollo de los
procesos de análisis y valoración y expurgo. A la cabeza se sitúa
Cataluña, cuya experiencia sirve de referencia a las demás, lo cual no
quiere decir que cada Comunidad Autónoma no deba realizar sus
propios análisis, para adecuar las conclusiones a la realidad de su
producción documental.
Cataluña
En 1990 se establece un órgano colegiado, la Comisión Nacional de
Evaluación y
Tría de Documentación (CNATD)28. Entre sus competencias se
encuentran la valoración de los documentos generados por las
Administraciones públicas catalanas, con unas funciones básicas:
- elaborar y homogeneizar los criterios generales de valoración y
selección de documentos.
- proponer al Consejero de Cultura la aprobación de las tablas de
valoración documental.
- controlar los procesos de valoración y selección documental.
Posteriormente, el Decreto 128/199429 precisa que todos los
documentos generados por la Administración pública deben ser
sometidos al proceso de valoración documental, independientemente
del valor que, presumiblemente, le pueda atribuir cada archivero. En
1992, por Orden del Consejero de Cultura30, se aprueban los criterios
generales de valoración y selección de documentos y el modelo de
impreso de propuesta de valoración documental.
Adaptaciones posteriores se han producido a partir de la aprobación de
la Ley
10/2001, de 13 de julio, de Archivos y Documentos, en la que se da
mayor importancia a los criterios de acceso a la documentación. De
hecho se amplían las competencias del órgano consultivo, que pasa a
denominarse Comisión Nacional de Acceso, Valoración y Selección
Documental (CNAATD). En 1993, a la vista del bajo volumen de
propuestas de valoración documental que habían presentado los propios
archivos, se decide crear unos grupos de trabajo, integrados
por archiveros y por profesionales de diversas Administraciones, con el
objetivo de realizar estudios de evaluación documental para
presentarlos a la Comisión.
Procedimiento
Una vez elaborada la propuesta de valoración documental y firmada por
el máximo responsable administrativo y por el responsable del archivo
del organismo, se tramita a la CNAATD para su tramitación. En
opinión del Lluis Cermeno i Martorell31, este proceso genera la
confianza suficiente a todos los implicados: la propuesta del archivero
576
es respaldada con el visto bueno del órgano administrativo, a
continuación es revisada y aprobada por la CNAATD, quien a su vez
eleva la propuesta al Consejero de Cultura, que es el encargado de la
aprobación de las tablas de valoración documental mediante resolución.
Finalmente son publicadas en el
Diario Oficial de la Generalitat de Cataluña, para su conocimiento
general.
Asimismo se establece un procedimiento de control para la aplicación
de las tablas de valoración documental aprobadas: el responsable del
archivo lo notifica a la CNAATD y si no obtiene respuesta en un plazo
de 15 días, se puede proceder a la destrucción, quedando registrada la
anotación en el libro registro de destrucción de documentos.
Cuando se trate de documentos con un plazo de conservación inferior a
los cinco años, se entiende que tienen bajo valor, de manera que no es
necesario comunicar la destrucción de estos documentos. El
inconveniente de esta medida es que no se deja constancia de los
documentos destruidos (volumen, fechas extremas, etc.)
Resultados
En el período de 1994 a 2003 hay un total de 518 tablas de evaluación
documental aprobadas. Se iniciaron los trabajos por las series
documentales comunes a las diversas administraciones: gestión de
recursos humanos, recursos económicos, obras y urbanismo, patrimonio
e impuestos de la administración local, sin que se haya dado prioridad a
las series susceptibles de eliminación total.
A partir de 1995 se realizan las primeras destrucciones de documentos
de forma totalmente regular. En los últimos años aplican las tablas de
valoración documental un promedio anual del 15% de los centros de
archivos públicos que potencialmente pueden hacerlo.
Castilla-León
Los procesos de valoración y eliminación están presentes en las
principales disposiciones en materia de archivos de esta comunidad
autónoma33:
- Ley 6/1991 de Archivos y Patrimonio Documental de Castilla y León,
establece el calendario de conservación (modificada por Ley 7/2004).
- Decreto 115/1996, de 2 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento
del
Sistema de Archivos de Castilla y León, dicta normas para su
aplicación.
En 1993, por Decreto 309/199334, se regula el Consejo de Archivos,
dotándole de una función informativa sobre la aprobación de los
calendarios propuestos. En 1997, por Orden de 28 de enero35, se crea
la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla y León y se
577
regula su composición y funcionamiento. Se establece, por tanto, una
duplicidad de órganos consultivos en materia de valoración de
documentos.
No obstante, este sistema no se ha puesto en marcha de forma práctica,
a pesar de haber sido incluido el proceso de valoración en los Planes de
Intervención en el Patrimonio Documental, desde 1997, y del
establecimiento de un convenio para su aplicación en todo el sistema de
archivos.
A partir de 1999 se ha elaborado el material que facilitará la aplicación
del proceso de valoración, una norma técnica sobre valoración y
selección de documentos así como su aplicación automatizada y un
manual práctico para la elaboración y aplicación de un calendario de
conservación. Esta metodología de trabajo, adaptada para su aplicación
en cualquier organización, ha sido publicada en 2002 por Luis
Hernández Olivera y Manuela Moro Cabero con el título
Procedimientos de valoración documental36.
Comunidad de Madrid
Por la Ley 4/1993 de Archivos y Patrimonio Documental, artículo 12.1,
se crea el
Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, como órgano
consultivo y asesor en materia de archivos. Entre otras funciones se
encuentra la de informar las propuestas de las Calificadora de
Documentos. No obstante, aún no han sido constituidos estos órganos.
A falta de un procedimiento de valoración y expurgo, que se prevé será
aprobado cuando entre en funcionamiento el Consejo de Archivos, el
referente normativo en esta materia es la citada Ley 4/1993, con un
marcado carácter de protección del patrimonio documental. En la
Disposición Transitoria 4 se indica la prohibición de destruir
documentos de archivo en tanto no se dicten normas para el expurgo y
la eliminación.
Asimismo, la Comunidad de Madrid cuenta con el Manual de Archivos
para Gestores.
Comunidad de Madrid38, en el que se indican las pautas a seguir por
los responsables de los archivos central e intermedio en relación al
análisis y valoración de las series documentales,
que ya hemos comentado al analizar la incidencia de estos procesos en
cada fase de archivo. En la Administración de la Comunidad de
Madrid, una vez identificadas las series documentales, señalados los
valores y establecidos los plazos de vigencia, se someterán a la
aprobación del Consejero competente, previo informe del Consejo de
Archivos autonómico, según lo previsto en los artículos 12, 16.3 y 18
de la Ley 4/1993.
578
ADMINISTRACIÓN LOCAL
Los archivos de las administraciones locales constituyen un subsistema
propio de
Archivo. Por tanto, los ayuntamientos tienen competencias en cuanto al
patrimonio documental de sus respectivos municipios, en base a lo
dispuesto en la Ley de Bases de Régimen Local Los ayuntamientos
aprueban sus propias normas de funcionamiento de los archivos, en
forma de reglamentos, en los que se incluyen indicaciones sobre
conservación / eliminación de documentos de archivo.
En unos reglamentos la propuesta de selección y expurgo elaborada por
el archivero municipal, acompañada de los informes de los
responsables de las oficinas productoras, es sometida a la aprobación
del Ayuntamiento Pleno. Se pueden consultar a modo de ejemplo los
Reglamentos de Archivo de varios municipios de la Comunidad de
Madrid, como Móstoles, Alcorcón o Getafe, entre otros41.
En otros reglamentos se establece una Comisión que, bajo distintos
nombres, se ocupa de la selección, valoración y expurgo, como es el
caso de Barcelona, Zaragoza o Alcobendas en la Comunidad de
Madrid42. Se conocen resultados de los trabajos llevados a cabo por la
Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del
Ayuntamiento de Zaragoza, desde su creación en
1990. Los porcentajes de los acuerdos de la Comisión para las series
documentales estudiadas entre 1991 y 2004 son: conservación total
40,7%, expurgo 57,5% y expurgo parcial 1,8%. La aplicación de los
acuerdos a partir de 2002 indica que el porcentaje de documentos
expurgados constituye más del 50% de los ingresados.
UNIVERSIDADES
Se trata de archivos integrantes de un subsistema por sí mismos.
Debido a la autonomía reconocida por la Constitución Española a las
Universidades públicas (artículo 27, apartado 10), no pueden
considerarse como dependientes de la Administración autonómica. En
el reglamento de archivo de cada universidad se establece la creación
de una Comisión calificadora de documentos, en otras ocasiones
denominada Comisión de valoración y expurgo. Entre la variedad de
ejemplos, mencionar la Universidad Complutense de Madrid, que
creó en 2001 una Comisión Calificadora de Documentos, con carácter
asesor en materia de valoración y eliminación documental. Las tablas
de valoración y acceso de series documentales presentadas por esta
Comisión son aprobadas por el Rector de la
Universidad y publicadas en el Boletín Oficial de la Comunidad de
Madrid.
CONCLUSIONES
579
Para finalizar, a modo de conclusión, vamos a retomar algunas de las
ideas expuestas:
- Desterrar la idea de expurgo asociada a la destrucción indiscriminada
de documentos de archivo.
- Recordar que expurgo constituye un acto legítimo y responsable,
resultado de un complejo proceso de análisis y valoración.
- Insistir en la necesidad de adoptar procedimientos rigurosos para que
el análisis y valoración de las series documentales y el expurgo se
lleven a cabo con las debidas garantías.
Para ello, es importante la normalización de las tareas y elaborar los
instrumentos de control adecuados (impreso de análisis y valoración de
series, cuadro de expurgo, acta de expurgo).
- Recordar que los procesos de análisis y valoración y expurgo forman
parte del sistema de gestión documental de la institución. Los
resultados obtenidos afectan a otros procesos, como la transferencia de
documentos entre las fases de archivo, la
Accesibilidad / reserva de los mismos, la normalización, los programas
de reproducción en soportes alternativos, etc.
- Adecuar los procesos de análisis y valoración y expurgo a las
tendencias internacionales de gestión integral de documentos de
archivo, de normalización y de establecimiento de procedimientos que
garanticen la calidad.
- Necesidad de desarrollar los sistemas de archivos en todos los ámbitos
nacionales con el fin de obtener resultados que garanticen la
conservación del patrimonio documental.
580
EL TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO II
Archivos. La Organización: clasificación y ordenación de fondos. La

Descripcion de fondos. Metodologia de la descripción. Los isntrumentos
resultantes (consulta, control de la descripción y difusión). La Instalacion
de fondos documentales
LA ORGANIZACIÓN.
Introducción
La organización de los fondos de un archivos está intimanente

relacionada con dos principios fundamentales:
El principio de procendencia
El principio de respeto al orden original.
El primero de ellos fue enuncido por Natalis de Wallis en la circular de

24 de abril de 1841 (instruccion pour la mise en ordre et le classement
des archives departamentales er comnales) en la que define el fondo
documental como: «La reunión de los documentos que proceden de una
unidad administrativa, persona o familia, de manera que la
documentación relacionada entre sí por sus estructura interna, debe
ser conservada junta, sin mezclarla con otra documentación y sin
separarla bajo ningún criterio». Esta es la base del principio de respeto
a la procedencia d elos fondos y que se desarrolla pleanmente con la
aplicación de otros principios que en los años sucesivos van
publicándose. Nos referimos al emitido en un Reglamento en 1881 por
H. von Seybel, director de los archivos del Estado de Prusia, según el
cual los documentos de cada fondo debían mantener el orden natural
que le hubiere dado su oficina productora, evitando así la tentación de
las clasificaciones por materia que se estaban realizando en muchos
centros.
Con esta idea surge el principio de respeto al orden natural de los

documentos que, junto con el anterior, fundamentan las tareas
archivísticas, aunque su verdadera difusión la obtienen en el manual de
los archivos holandeses Müller, Feith y Fruin (Manual for the
Arrangement and Description of Archives, 1898).
La organización no solo supone conservar el orden originario de los
fondos, sino recuperarlo en los casos en los que el fondo no llega al
archivo organizado o éste ha sido alterado posteriormente.
581
La aplicación de estos principios ha de hacerse, según indica Elio
Lodoline de forma objetiva, de manera que el resultado fina sea
siempre el mismo independientemente de quen y cuando lo hace. Para
ello es necesario conocer el organismo productor, su organización,
estructura (normativa y desarrollo), su funcionamiento y la
documentación producida. Por eso, como tarea previa a la organización
de un fondo, es imprescindible una identificación del mismo, que
permite delimitar las series documentales que son el reflejo de las
funciones del organismo productor.
Según J. R .Cruz Mundet, la organización respodne a una necesidad
doble: proporcionar una estructura lógica al fondo documental,
resultado del proceso de generación de los documentos, y facilitar su
localizacion en el entramado estructural del fondo. El archivero se
enfrenta a estos objetivos a través de un conjunto de operaciones y
tareas que sitúa a los documentos en su contexto, permite su
localización y facilita el acceso a la información que contienen. Es lo
que, en la terminología tradicional española se denominó arreglo de
fondos, a veces confundido con la ordenación, aunque hoy se prefiera
hablar de organización de archivos.
Pero la organización no debe efectuarse sobre un conjunto o masa
documental culaquiera. La lógica archivística nos obliga a distinguir e
identificar el conjunto de documentos que provienen de una
determinada institución, porque les otorga sentido colectivo y culmina
la información que, por sí solos, no completan. Es lo que denominanos
fondo documental.
El problema está segun hemos visto, en precisar que entendemos por
fondo y una vez clarificado este concepto, en determinar el conjunto
orgánico de documentos sobre el que vamos a actuar.
De hecho, la teoría archivística ha definido dos operaciones necesarias
para organizar un fondo y permitir el posterior acceso a la información
de los documentos: la identificación del fondo objeto de nuestra acción
y su posterior clasificación, labores completadas con las tareas de
ordenación, descripción, e instalación. Ello pese a que algunos
especialistas no hayan asumido con claridad su implicación conjunta en
el proceso de organización de un fondo.
J. R . Cruz Mundet distingue en el proceso de organización la

clasificación y la ordenación y, aunque no habla de identificación como
paso previo ineludible, repfexiona sobre la necesidad de identificar el
fondo objeto de la organización. Tras tratar la clasificación y la
ordenación, aborda la instalación y la descripción, aunque sin
vincularlas directamente al proceso de organización.
582
Si orientasmos nuestra mirada al panorama internacional, la diversidad
de opciones sobre el tratamiento de los fondos se acentúa. Pensemos en
la distinta forma de entender la gestión de documentos, la dispar
concepción del fondo documental y sus partes o enlas críticas vertidas
sobre algunos principios archivísticos. A ello se añade el uso de un
vocablario con abundantes particularismos y las peculiaridades propias
de las prácticas administrativas y archivísticas. Pese a ello, aunque no
se produzca una reflexión terminológca específica, en general se
observa el interés por organizar los fonsos documentales respetando los
principios de la archivística, lo que redunda en un interés por identificar
los fondos antes de emprender su clasificación y ordenación.
Algunos archiveros abogan por considerar la identificación como una
de las operaciones de la organización. En este sentido podemos
definirla como la operación previa a la clasificación, que conduce al
conocimiento del órgano y de las unidades administrativas que
producen los documentos y sus funciones, a través, si es posible, de la
normativa que los origina y de los tipos documentales producidos en
consecuencia y expresión de las actuaciones de ese órgano, en el
ejercicio de sus funciones.
Ésta es la opinión de E. Núñez Fernández o A. Duplá del Moral, quien
a su vez considera cuatro factores determinantes: la entidad productora,
sus funciones, sus competencias y la tipología documental, resultado de
éste último del desarrollo de funciones y competencias.
Concepto y definción..
La organización responde a una doble necesidad: la de proporcionar

estructura lógica al fondo documental, y facilitar la localización
conceptual de los documentos.
La organización se ha definido por Pedro López y Olga Gallego como:
“Es la operación intelectual y mecánica por la que las

diferentes agrupaciones documentales se relacionan de
forma jerárquica, con criterios orgánicos o funcionales
para revelar su contenido e información”
Organizar el fondo de un archivo consiste en dotarlo de una estructura

que reproduzca el proceso mediante el cual los documentos fueron
creados. Pero facilitando la recuperación de documentos,
proporcionando con su estructura organizativa la información suficiente
583
para orientar las búsquedas con acierto, con exclusividad, sin
ambigüedad de ningún género.
El término organización en español es en realidad más amplio y su
mantenimiento resultaría genérico para designar las tareas señaladas se
emplean los términos: clasificación y ordenación, el uso de la palabra
arreglo para esta operación no es tan lejana.
La dimensión intelectual de esta operación corresponde a la
clasificación y a la dimensión mecánica la ordenación. Cuando
hablamos de operación estamos ya en la presencia del archivero, no
olvidemos que natural y teóricamente tanto el lugar de producción de
los documentos y su secuencia, son algo en lo que interviene aquél, que
habrá de limitarse a respetarlos. Pero a la hora de la práctica, serán
operaciones necesarias para rehacer aquella situación desecha.
584
LA CLASIFICACIÓN
Definición
Etimológicamente la palabra procede del latín clasis facere, hacer

clases, pero desde el punto de vista archivístico posee un sentido
matizado.
«Clasificar consiste en agrupar jerárquicamente los

documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde
los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los
principios de procedencia y de orden original.»
Según esta definición los agregados documentales nos vienen dados por
los propios creadores, las personas, las oficinas y las divisiones
administrativas que tramitan los documentos en el desempeño de sus
funciones; en tal sentido la clasificación está implícita en su origen.
Con la clasificación se persigue proporcionar una estrucutura lógica al

fondo documental y facilitar la localización de la documentación dentro
de un cuadro de clasificación en el que se plasma la estructura del
organismo productor.
La clasificaicón es una tara previa a la ordenación cuyda definición
depende del organismo productor y de la conservación de la
documentación a lo largo del tiempo. En los archivos administrativos la
clasificación viene dada por la misma producción de documentos
dentro de la oficina, ya que siguen un proceso natural de formación. No
obstante, esta clasificación puede haberse alterad con el tiempo con o
como consecuencia de malas actuaciones. En los históricos suele
ocurrir que la documentación está ya organizada, por lo que el
archivero tendrá que revisarla y evitar alterar la estructura. Sin embargo
es posible encontrar los fondos completamente desorganizados sobre
los que el profesional tiene que actuar desde el principio, identificando
el organismo productor, las funciones y las series, si es posible.
La principal diferencia entre ambas tareas radica en que la clasificación
se realiza sobre un fondo, mientras que la ordenación se realiza sobre
las series y sus documentos. En primer lugar, hemos de acotar los
documentos objeto de nuestro trabajo, bien la totalidad de un archivo,
bien los documentos procedentes de una institución en activo. En otras
palabras, proceder a la identificación del fondo objeto se nuestra
actuación.
585
Clasificar consiste en separar o dividir un conjunto de elementos
estableciendo clases o grupos a partir de unos criterios definidos. Sin
embargo, no se puede clasificar de cualquier forma.
Desde un punto de vista archivístico han de seguirse la sisguientes
reglas:
clasificar consiste en agrupar gerárquicamente los documentos de un
fondo mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más
específicos. Ello nos permitirá conocer cada uno de los elementos y
comprender su relación con la totalidad del conjunto. Debemos
recordar que los documentos culminan con su capacidad informativa si
conservan los vínculos existentes ntre ellos, resultado de la finalidad
por la que fueron creados.
Ha de representarse la identidad e integridad del fondo documental
objeto de la acción. Para ello se han de aplicar los principios
fundamentales de la archivística, como son el principio de procedencia,
el respeto al orden original, y el principio de respeto a la estructura del
fondo.
De hecho la opinión más generalizada es que toda clasificación de un
fondo de archivo ha de reproducir la estructura exacta de las funciones
de la entidad que generó o reunió los documentos, y, si es posible, el
orden que aquella les otorgó. En palabras de A. Heredia «la
clasificación no la crea el archivero, le viene impuesta por la propia
documentación, a él sólo le toca respetarla, recosntruirla o hacerla»
La estructura de la institución productora no se corresponde siempre
con el orden dado al fondo, de ahí aque algunos especialistas no
defiendan a ultranza el respeto al orden original. Existen, por ejemplo,
fondos de instituciones antiguas ordenados cronológicament, sin
distinguir las funciones a que corresponden o las oficinas que los
generaron. En estos casos es posible plantear una nueva clasificación,
respetando la estructura lógica del fondo, como apunta A. Heredia en el
caso del Archivo del Consulado de Cargadores de Indias.
Se efectuan las divisiones justas y precisas, sin que excedan y resulten
excesivas, dobre todo de fondos pequeños. Incluso en fondos
voluminosos no conviene reproducir a ultranza la estructura jerárquica
de la institución en otras tantos niveles de clasificación, pues
complicaríamos en exceso el fondo.
Asimismo, la clasificación ha de ser coherente, de forma que por un
mismo nivel nos encontremos con divisiones regidas por un mismo
criterio, ya sean líneas de acción, funciones, actividades, etc.
Los distintos apartados serán identificados con claridad por su título. El
título deberá ser coherente con el nivel de la clasificación y reflejar el
contenido de la serie de forma concisa y evidente, evitando
denominaciones ambiguas. Además se procurará que no se preste a
586
confusiones con otras divisiones del fondo, salvo que se traten de series
con el mismo contenido pero dependientes de órganos distintos.
Nos e hará distinción alguna por la antigüedad o las características
externas de los documentos. Si, por necesidades técnicas,
fundamentalmente de espacio y conservación, procedemos a la reunión
física de documentos especiales procedentes de distintas series, esta
agrupación respetará la ubicaicón conceptual de cada documentos en su
serie correspondiente, dando lugar a lo que se conoce como secciones
facticias.
Los principios de la clasificación son:
La clasificación es anterior a la ordenación

Una clasificación debe ser consistente
En un cuadro de clasificación debe huirse de encabezamientos como:
misceláneo o varios.
Los cuadros que reflejan una clasificación no deben ser excesivamente
desarrollados con innecesarias subdivisiones.
Los documentos se pueden clasificar por funciones.
Elementos de la clasificación
Siguiendo a T. R. Sechllemberg, son tres los elementos que podemos

considerar en la clasificación de los documentos: las acciones a que
estos se refieren, la estructura orgánica de la dependencia que los
produce, y los asuntos o materias sobre los que versan:
Las acciones: toda organización o entidad es creada con unos fines,
para lo cual se dota de unas atribuciones o competencias suficientes
como para logarlos fines.
La estructura orgánica: cualquier entidad necesita asimismo una
organización para conseguir sus fines, es decir, una estructura
organizativa que le permita un funcionamiento idóneo.
Los asuntos o materias: este es un elemento que no deriva directamente
de la entidad sino de la percepción que se tenga de la misma, esto es, de
los asuntos o materias que cada cual crea observar tanto en sus
actividades como en su organización.
Los sistemas de clasificación.
De acuerdo con estos tres aspectos existen tres tipos:
La clasificación funcional.
587
Como su propio nombre indica, las funciones de la entidad que genera
o ha generado el fondo de archivo son los elementos tomados en
consideración para clasificar los documentos. Las funciones se agrupan
a su vez en clases más amplias, derivadas de las líneas de acción de la
entidad. En el desarrollo de un cuadro de clasificación las funciones
han de tomarse en cuenta al establecer clases, series o agrupaciones
documentales, de acuerdo con un esquema piramidal o jerarquizado de
las mismas. Podrán establecerse las clases clasificaciones principales o
más amplias sobre la base de las acciones, las secundarias sobre la base
de las funciones, y las clases elementales o series documentales deberán
comprender los expedientas y otras agrupaciones de documentos
resultado de cada actividad.
La clasificaicón funcional que parte d elas atribuciones, funciones o
actividades de la entidada que genera el fondo y que determina la
producción de documentos. La documentación resultado de una misma
actividad dará como resultado una serie, y éstas serán reunidas en
secciones que respondan al ejercicio de una misma función. A su vez,
las distintas funciones serán agrupadas a partir de las principales líneas
de acción de la entidad.
El desarrollo del cuadro de clasificación deberá mostrar
jerárquicamente las distintas clases establecidas, las más ámplias en
relación con las líneas de acción, las secundarias a partir de las
funciones y las clases elementales en función de las actividades
desempeñadas.
El sistema es objetivo, pues las lineas de actuación, funciones y
actividades reflejadas en los documentos derivan de los fines del
productor, ya sea una entidad o una persona. Resulta bastante flexible y
susceptible de ampliaciones o adaptaciones como resultado de nuevos
ingresos. Además, no se ve afectada por cambios orgánicos, por cuanto,
aún modificando su estructura, las funciones se mantienen estables y,
en caso de modificarse, dan lugar a series ceradas o sereies nuevas, sin
afectar a la estructura general del fondo. Es el tipo de clasificación
idóneo para isntituciones de larga duración o que sufren cambios
estructurales y funcionales a lo largo del tiempo, como ayuntamientos,
ministerios, consejerías, etc.
La clasificación orgánica.
En este sistema las series se agrupan de acuerdo con las diferentes
divisiones administrativas o estructura orgánica de la entidad,
reproduciendo sus servicios, secciones, unidades… Decimos las series
porque en este caso también los expedientes se agrupan según la
actividad de la que son resultado. Solo a partir de este nivel es posible
establecer una clasificación orgánica, la cual se realizará
588
jerárquicamente desde las unidades administrativas básicas hasta las
divisiones más amplias.
El sistema de clasificación orgánico es objetivo, pues la estructura de la
institución responde a los fines que persigue, pero puede variar a lo
largo del tiempo en función de multiples contigencias. Estas
modificaciones pueden disgregar las series resultado de una misma
función según la oficina o departamento que se encargue de ella. Sin
embargo, resulta de utilidad en instituciones de corta duración donde se
han producido cambios estructurales y en instituciones de gran
complejidad organizativa, como los archivos administrativos de
empresas, organismos públicos, etc.
La clasificación por materias.

Este tipo de clasificación es el resultado del análisis del contenido de
los documentos, esto es, de los asuntos o materias sobre los que versan.
La elección del sistema se clasificación más apropiado de entre los
anteriores depende de varios factores o exigencias del trabajo
archivístico:
Debe ser un sistema lo más estable posible de modo que la clasificación
dada al fondo perdure en el tiempo.
Debe ser objetivo, es decir que la clasificación no dependa tanto de la
percepción que el archivero pueda tener cuanto de aspectos
inequívocos.
Debe sustentarse en un criterio que emane de la propia naturaleza de los
documentos, del proceso administrativo del cual son resultado.
Es ampliamente subjetiva y, por tanto, variable según quien la
establezca sin olvidarnos que la mayoría de los documetos poseen
varias materias. No debemos confundir este modelo con la temática de
las funciones de cada institución, pues en su clasificación atendemos al
desarrollo de tales funciones a partir de las secciones y series, no a la
agrupación de todos aquellos documentos que representan a un mismo
tema. Este sistema de clasificación no conviene aplicarlo, salvo en
casos muy concretos. Resulta útil en las colecciones, donde a variedad
de procedencia implica una desconexión de los documentos y en los
archivos particulares, donde la tipología y procendencia es muy variada
y apenas nos encontramos con seires de correspondencia.
El sistema elegido debe ser lo más estalbe y objetivo posible, emanando

de la propia naturaleza de los documentos, del proceso administrativo
del cual son resultado. Lo normal es que el organigrama de una
institución responda a sus fines, funciones y activiades, por lo que es
frecuente que podamos aplicar un sistema de clasificación orgánico-
funcional.
589
Tal y como defiende Schelemberg, es conveniente aplicar un criterio
orgánico en el primer nivel estructural, para, a continuación,
racionalizar desde un punto de vista funcional las acciones
desempeñadas por los distintos organismos. Estableceríamos así las
secciones y subsecciones de fondo, reservando las series documentales
para as actividades concretas reautado de tales funciones. En todo caso,
lo importante es aplicar un mismo criterio a todas las divisiones de un
mismo nivel jerárquico, en función de las características del fondo
documental y la institución que lo generó.
Metodología de la clasificación
Comprende tres etapas:

Recoger información dentro del propio archivo o fondo y también del
productor.
Elaboración de un cuadro de clasificación: «una estructura jerárquica y
lógica que refleja las funciones y las actividades de una organización,
funciones que generan la creación o la recepción de documentos. Se
trata en suma de un sistema que organiza intelectualmente la
información, irremplazable por un índice, por más sofisticado que sea.
Elaborado a partir de la funciones de la organización, el sistema de
clasificación tiene igualmente como ventaja el normalizar la
denominación de los expedientes. El requisito previo indispensable
para la elaboración de un sistema de clasificación es, pues, un perfecto
conocimiento de las funciones del organismo que genera los
documentos».
Aplicar ese cuadro de clasificación. Este cuadro supone una estructura
jerárquica y lógica de los fondos, los divide en grupos evidenciándolos
por ser reflejo de una acción, función o actividad. Cada grupo posee
identidad propia y se relaciona jerárquicamente con los demás, sin dar
lugar a la ambigüedad; es decir a la adscripción de los documentos por
su origen aun grupo, excluye toda posibilidad de pertenencia a otro.
Además es un instrumento inestimable para la localización conceptual
de las series documentales, pues orienta las búsquedas según criterios
persistentes y objetivos.
El cuadro de clasificación no debe ser a apriorísticamente sobre una
base especulativa sino a posteriori. Partiendo del conocimiento previo
sobre la historia, la organización y los procedimientos de la entidad,
estoe s el contexto que le permita analizar el conjunto de documentos
como un todo, el archivero podrá posteriormente identificar y
establecer las series, así como las demás agrupaciones documentales.
En 1964 O.W. Colmes estableció cinco niveles de clasificación:
archivo, fondo, y subfondos, serie, expediente y documento, acordes
590
con la práctica seguida en su país; sin embargo resultaban excesivas
para un cuadro de clasificación. En primer lugar el cuadro se realiza
para un fondo concreto, de modo que si en un archivo tenemos diversos
fondos, elaboraremos un cuadro específico para cada uno de ellos, de
acuerdo con el principio de procedencia. A partir de aquí, el cuadro se
desarrolla en los siguientes niveles básicos sucesivos:
Sección: división primera del fondo establecida en virtud de las líneas
de acción de la entidad.
Subsección: división de la sección realizada en virtud de la función o
funciones desarrolladas. A su vez es subdivisible cuando la función se
despliegue en diferentes áreas de actividad con identidad definida.
Serie: conjunto de documentos producidos de manera continuada como
resultado de una misma actividad.
Los principios que inspiran el cuadro de clasificación son: delimitación,
unicidad, estabilidad y simplificación.
El desarrollo de la clasificación
Una vez seleccionado el sistema de clasificación se procede a su

aplicación, que avanza de lo específico a lo genérico, de las series
documentales a las subsecciones y secciones de un fondo, hasta
constituir una estructura jerárquica definida.
Toda clasificación ha de seguir los siguientes pasos:
Estudio de la entidad productora, que delimitará el conjunto orgánico
de documentos a clasificar. Parte de un análisis pormenorizado de la
misma, de la compresnsión de su realidad administrativa, sus funciones,
su estructura y competencias. Asimismo, se consideran las instituciones
que le han precedido o sustituido en el ejercicio de aquellas funciones y
competencias, su evolución histórica y todo aquello que afecte a la
génesis documental. Para ello son de utilidad los estatutos, reglamentos,
normativas, bibliografía específica y cualquier otro material adicional
que nos ayude a comprender su funcionamiento.
En caso de reunir fondos de distinta procedencia conviene confeccionar
un fichero de organismos productores, con sus datos esenciales y
estructurados jerárquicamente.
Podemos elaborar organigramas de cada unidad administrativa, punto
de partida para el estudio de sus competencias, los tipos documentales
que general, etc.
Elaboración de ficheros de disposiciones legales que regulan cada
trámite y la circulación interna y externa de cada documento.
Delimitación de las series. Según el DTA, as series son: «conjunto de
documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una mis
actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o de
591
procedimiento». De ello depende, como explica Vicenta Cortes Alonso,
que en la delimitación de las series hay que considerar su
denominación, la oficina productora, el destinatario, la legislación, el
trámite administrativo, los documentos que costituyen la serie, su
ordenación y contenido.
En definitiva la serie se define como el conjunto ordenado de
expedientes o unidades documentales producidos por una institución de
forma continuada.
Son asimismo el resultado del desempeño de una misma actividad o
función por parte de las distintas oficinas, negociados o departamentos.
Tales actividades determinarán los tipos documentales regulados pr un
procedimiento administrativo específico. De esta forma, los
documentos o expedientes resultado de la misma actividad responde a
un mismo tipo documental, variando en su contenido.
Un buen ejemlo que sintetiza todo lo anterior son las actas municipales.
* Setrata de un tipo documental específico, en este caso las actas de las
sesiones del ayuntamiento, inscritas por orden cronológico en libros
preparados para tal efecto.
* Son asimismo el resultado de una función específica de los
municipios, dar fe pública de sus actividades y sesiones.
* Tal función es desarrollada por uno de sus órganos administrativos, la
Secretaría.
* Están reguladas por un procedimiento concreto y en aplicación de la
legislación (Texto refundido de las disposiciones legales vigentes en
materia de Régimen Local, Decreto Legislativo 781/1986, de 18 de
abril, publicado en el BOE de 22 de abril)
* Por tanto, el conjunto de libros de actas municipales formarán una
serie específica.
Las series serán identificadas por un título y un código de clasificación,

asignados después de analizar la totalidad del fondo documental. En el
caso de los archivos de instituciones en activo, la definición de los
parámetros de la clasificación ha de abordarse de form conjunta por los
distintos departamentos, auqnue serán las oficinas prouctoras las que
los apliquen en el mismo instante en que se genere la documentación.
Una vez aplicadas las series se procederá a confecciónar un fichero o
repertorio de series, con torda la información disponible sobre las
mismas como su órgano u oficina productora, su tipología documental,
las normas que regulan su tramitación, el método de ordenación
aconsejado e incluso, su los hubiere, criterios de vigencia
administrativa y procedimientos de transferencia, selección y
conservación.
592
Agrupación de las series a partir de las funciones de que son
consecuencia o de las oficinas que los han generado. Se establecerán
dos niveles de clasificación.
En el primer nivel aparecerán las líneas de acción o funciones de la
entidad productora, o bien los distintos órganos encargados de tales
cometidos. Las funcione sosn la capacidad de acción de una institución
o de sus órgnos, y son plasmadas en actividades y tareas específicas
como cosnsecuencia de las competencias que tienen atribuidas. Por lo
común determinarán la estructura órganica de la entidad, justificando su
división en distintas dependecias de clasificación para archivos
municipales.
Es de notar que la rodenación de las divisiones que formen parte de un
sismo nivel deberá tener en cuenta su jerarquía: las secciones y
subsecciones de aquellos órganos con mayor poder de decisión y
autonomía administrativa y, en cualquier caso, las secciones cuyo
contenido sea más genérico, deberán preceder a quellas cuyo contenido
sea más específico o que respondan a funciones y actividades
secundarias para la entidad productora.
El segundo nivel de clasificación lo constituyen actividades concretas
que originan tipos documentales específicos y dan lugar a series. La
unidad mínima de clasificación son las series, pues los expedientes y
documentos sueltos no son clasificados, sino ordenados.
Elaboración de un primer cuadro de clasificación con toda esa
información, No se trata de algo definitivo, sino provisional, pendiente
de confirmación una vez se analice con detalle la documentación. Ello
supone:
Establecer las secciones, subsecciones y series, asignando un código a
cada una de ellas.
Análisis de la documentación, lo que supone el conocimiento de su
procedimiento administrativo, la forma en que los documentos son
generados y tramitados, su vigencia legal y administrativa, etc.
Para ello, tendremos en cuenta los reglamentos y normas de
procedimiento administrativo, el análisis diplomático de los tipos
documentales y todo aquello que nos aporte la propia documentación
objeto de clasificación.
En el caso de documentación histórica, es necesario averiguar si contó
en su dia con cierta organización, en cuyo caso habrá de indicar sobre
los criterios empleados para localizar la posible existencia de un cuadro
de clasificación previo, etc. En aplicación de los principios
archivísticos, debemos intentar restaurar su organización original.
Elaboración de un cuadro de clasificación definitivo, una vez se haya
analizado en profundidad el fondo documental y se haya constatado la
efectividad o no del cuadro de clasificación provisional. Este cuadro
593
podrá enlazarse con un inventario, que asigne cada unidad de
instalación a su nivel correspondiente. Si es necesario también se
indicará la sección y serie a la que pertenece cada expediente en su
unidad de instalación, con su código correspondiente del cuadro.
Problemática entorno a la clasificación
Algunos archivos disponen de fondos de instituciones antiguas que

suelen presentar criterios peculiares de clasificación, fruto de
procedimientos administrativos y prácticas archivísticas hoy en desuso.
En los archivos vivos la gestión administrativa marca los criterios de
clasificación desde el mismo momento de la generación de
documentos. Esta directamente relacionada, por tanto como su ciclo
vital y con la definición de criterios de valoración, selección y expurgo
de la documentación. Getión integral.
La entidad produtora.
En esencia los especialistas coinciden en la preexistencia de un único
productor, que crea, archiva o utiliza la documentación para diversos
fines, principal característica que diferencia al fondo de la colección.
Sin embargo, en muchas ocasiones el principal problema radica en
determinar dónde están los límites que marcna la pertenencia o no a ese
conjunto órganico de documentos.
Es necesario precisar que entendemos pro institución o entidad
productora. En sentido amplio, son las personas físicas o jurídicas,
públicas, semipúblicas o privadas, con entidad juridico-administrativa
propia y autonomía pla para ralizar actividades y funciones propias de
su interés o de su competencia, acciones que requieren la emisión y
recpeción de documentos.
Toda institución productora ha de gozar de suficiente autonomía, contar
con la estructura jerárquica bien definida y poseer atribuciones precisas,
según ha sistematizado Duchein. Si se produce la fusión de los
organismos totalmente independientes, sus fondos correspondientes
mantendrán su autonomía hasta el momento de la fusión, en el que la
nueva institución generará un nuevo fondo.
Es en este punto donde podemos encontrarnos con problemas pues no
siempre son evidentes los límites de un fondo, sobre todo en
isntituciones polijerárquicas de gran volumen documental y ámplia
irradiación espacial. Un aspecto esencial en la delimitación de un
fondo, en caso de duda, es considerar el nivel de autonomía de la
institución productora con respecto a una institución matriz o a otras
instituciones que se desarrollan con ella.
594
Para Cruz Mundet e la «relación genética entre productor y
documentos, la estructura interna del conjunto formado por éstos y la
vinculación de dicha estructura con las funciones del productor», lo que
define conceptualmente al fondo de archivo.
Según expone Ana Duplá, oese que nos encontremos con órganos
dependientes de una institución matriz, se les puede considerar
productores de documentos y, por tanto, generadores de un fondo,
cuando tienen potestad para emitir, tramitar y gestionar y archivar
documentos, como puede ocurrir con los ministerios, las consejerías de
las Comunidades Autónomas, las empresas públicas o los organismos
autónomos.
Aunque la organización se sustenta en la identificación del fondo y su

posterior clasificación, ello no impide la posterior relación del mismo
con otros fondos, tal y como sistematiza Ana Duplá.
La clasificación de las series en el estado de archivo administrativo,
procso en el que se establece la jerarquía interna del fondo.
Al producirse su transferencia a un archivo intermedio o histórico,
aparte de las posibles revisiones de tal clasificación, se procede a la
vinculación de cada fondo con otros relacionados y se establece una
jerarquía entre ellos, consecuencia de su interconexión como
organismos productores dependientes de una entidad mayor. Así ocurre
con los fondos de distintos ministerios o consejerías d ela
Administración Central y Autonómica.
Es entonces cuando cobre fuerza el principio de procedencia, pues está
interrelación jerárquica no ha de afectar a la clasificación interna de
cada fondo, aunque posean series similares (expedientes personales,
nóminas…)
Identificación de las series

Aunque ya se ha expuesto las características que definen una serie
archivística, nos podemos encontrar criterios más flexibles. Pueden
existir series con tipos documentales diversos, siempre y cuando partan
de una misma actividad administrativa. Esta situación suele responder a
la inexistencia de un procedimiento específico, lo que da lugar a
expedientes de contenido temática dispar.
Un ejemplo lo tenemos en los expedientes de licencias municipales de

obras, tramitados porla ofician de urbanismo de cada ayuntamiento.
Responden a una función específica, pero su contenido dependerá del
tipo de licencia de obra a realizar.
En los fondos históricos, asimismo, es frecuente encontrarse con series
constituidas por expedientes de carácterísticas diversas. En ocasiones la
595
formación de estas series a creiterios más o menos arbitrarios, aunque
es frecuente que su aparente diversidad esconda la existencia de un
procedimiento y una tramitación poco deinidos. En otros casos la
reunión de expedientes tan dispares era consecuencia de que eran
gestionados por una única oficina.
Como ejemplo de lo anterior podíamos citar la serie de cartas de
expedientes vistos por el consejo de Indias a instancias de un particular
civil. Estos expedientes de «personas seculares» eran tramitados por
una única oficina con la mera distinción se su procedencia de cada una
de las audiencias americanas, de ahí que fueran reunidos expedientes de
los asuntos variados.
Aún nos podemos encontrar con criterios más ámplios. La archivística
anglosajona define las series como la reunión de documentos con
características comunes, que pueden resultar de la plasmación escrita de
una función o actividad de una institución, o bien coincidir en su forma
o en el uso que se les dé.
Clasificación de archivos y gestión de documentos en entidades

actuales
Las adminsitraciones públicas y entidades privadas de la actualidad

también prodicen documentos. En ellas nos encontramos con la
peculiaridad de tener que definir unos criterios de clasificación que han
de compaginarse con la continua producción de documentos. Todo ello
lleva a integrar la clasificación de los fondos en el conjunto de medidas
encaminadas a diseñar una gestión integral de los documentos.
En estos casos:
Cad una de las oficinas relacionadas con la gestión de documentos
participará en la definición de los tipos documentales, la regulación d
elos procedimientos administrativos y la definición de los criterios de
clasificación.
No obstante, su coordinación ha de responder al servicio responsable de
las cuestiones archivísticas.
Se diserñará la clasificación global del fondo documental, de forma que
la continua producción de documentos se adapte a los criterios ya
definidos.
Serán las oficinas las que, aplicando tales criterios, asignen cada
expediente a la sección y serie que le corresponda, quedando
custodiados en sus propias dependencias mientras tengan vigencia
administrativa o les sean útiles.
Una vez transcurrida su vigencia administrativa será el momento de
transferirlos al archivo central, que supervisará su correcta
clasificación, paso previo a su eliminación o su conservación definitiva.
596
Las series más frecuentes en los archivos administrativos son:
Correspondencia:
No se puede confundir con el envío o recpeción de documentos que
forman parte de un trámite administrativo, en cuyo caso se integrarán
en el expediente que corresponda.
La correspondencia tanto emitida como recibida, que forma parte de un
expediente, se ordena con dicho expediente.
La correspondencia que acompaña a una información importante,
factura, informes u otros documentos, se archiva en función de esta
información adjunta.
La correspondencia de entrada que no forme parte de un expediente se
archivará junto a su respuesta.
La correspondencia que se organiza como tal es la que no forma parte
de un expediente ni acompaña a una información importante. En estos
casos cada carta se unirá a su respuesta, con independencia de que se
lleve un registro de entradas o salidas.
Podemos distinguir entre
Correspondencia externa: cuando se trata de correspondencia entre una
unidad administrativa propia de instituciones ajenas a la misma.
Correspondencia interna: cuadno se trata de correspondencia o notas
interiores entre distintas unidades administrativas de la propia entidad.
Esta documentación se conservará mientras tenga vigencia
administrativa y solo se transferirá al archivo general por parte d ela
unidad de mayor rango que intervenga en el asunto. No obstante, la
selección y eliminación de documentos deberá ser definida
expresamente por los servicios encargados de la organización de los
fondos y la gestión de los documentos.
Libros de registro:
El registro es un instrumento jurídico, cuya finalidad es conseguir un
sistema de control y de garantía externa e interna de los documentos
que se presentan en la Administración y de los documentos oficiales
que se envían a otros órganos o a particulares. El registro permite
certificar la existencia de un documentos aunque éste no se haya
conservado. Puede distinguirse un Registro General y varios Registros
auxiliares de distintos órganos específicos. Sin embargo, no es función
del Registro controlar las entradas o salidas de todos los documentos de
gestión.
Expedientes:
Constituyen la unidad documental básica en todo tipo de archivos.
Están formados por aquellos documentos que fundamentan la gestión,
tramitación y resolución del asunto.
597
En consecuencia, se clasifican según los criterios definidos para la
totalidad del fondo y sus series.
Se ordenan de acuerdo con el procedimiento o trámite, que podrá ser
definido, a su vez, por la entidad productora.
Es conveniente establecer un sistema de identificación de los
expedientes, plasmado normativamente en ua carpetilla o guarda
exterior. En ella se identificarán el nombre de la oficina que lo ha
tramitado, sus fechas de iniciación y finalización, el resumen del
asunto, el número de documentos que contiene, el código del cuadro de
clasificación y su signatura, aunque esta última sea provisional.
Los documentos de apoyo informativo:
Existen en todas las oficinas y podemos definirlos como el conjunto de
documentos que han sido recogidos para complementar y aportar
información a la gestión administrativa, pero independientes de su
tramitación y procedimiento. Normalmnente se trata de publicaciones,
fotocopias de legislación, folletos, copias de escritos remitidos por otras
oficinas. Lo normal es ques sean destruidos una vez hayan cumplido su
misión informativa, aunque podrán conservarse en el archivo de oficina
siguiendo unos criterios específicos.
Por todo ello no constituyen en sentido estricto series documentales y
no será necesaria su conservación ni han de guardar un vínculo
indisolublre con los expedientes de so que puedan formar parte.
Se organizarán de forma independiente, quedando ordenados por
asuntos, tipología o su propia ordenación, como ocurre con las
publicacione seriadas. Podrán ser reunidos en dossiers, carpetillas o
revisteros.
Si su uso es frecuente y compartido con distintas dependencias de una
misma institución se considerará la posibilidad de ponerlos a
disposición de todas ellas mediante su ubicación en bibliotecas
auxiliaras, etc.
INSTRUMENTOS RESULTANTES DEL PROCESO DE

CLASIFICACIÓN
La organización de un archivo parte de la aplicación de unos criterios

teóricos y del desarrollo de un proceso intelectual de análisis y estudio
de la documentación, que darán como resultado la clasificación del
fondo en cuestión. Para todas estas labores y para otras relacionadas
son necesarias unas herramientas de trabajo, unos instrumentos que nos
ayuden a fijar por escrito la labor emprendida e informar del proceso a
quien estime oportuno.
598
De esta perspectiva, el cuadro de clasificación es el principal
instrumento resultado de la organización de un fondo, aunque no será el
único.
El Cuadro de Clasifiación
M. Roberge en su obra «Le système de clasification desd documents

administratifs» define el cuadro de clasificación como: “una extructura
jerarquica y lógica que refleja las funciones y actividades de una
organización, funciones que generan la creación o la recepción de
documentos. Se trata en suma de un sistema que organiza
intelectualmente la información y que permite situar los documentos en
sus relaciones unos con los otros para constituir esoque se llama
generalmente expedientes. El sistema de clasificación es un modelador
de información, irremplazable por un índice, por mas sofisticado que
sea. Elaborado a partir de las funciones de la organización, el sistema
de clasificación tiene igualmente como ventaja el normalizar la
denominación de los expedientes. El requisito previo indispensable par
la elaboración de un sistema de clasificación es un perfecto
conocimiento de las funciones del organismo que genera los
documentos”.
Según esta definición sabemos que el cuadro de clasificación supone

una estructura jerarquica y lógica de los fondos, los divide en grupos
evidenciados por su reflejo en un acción, función o actividad. Ademas
es un isntrumento inestimable para la localización conceptual de las
series documentales, pues orienta las búsquedas según criterios
persistentes y objetos. El cuado de clasificación debe ser elaborado a
posteriori, partiendo del conocimiento previo sobre la historia, la
organización y los procedimientos de la entidad y solo es posible
establecerlo tras haber manejado y analizado toda la documentación del
fondo.
La presentación del cuadro de clasificación ira de lo general a lo
particular, figura de primero las grandes agrupaciones y dentro de cada
una de las siguientes, por su jerarquía. En 1964 el archivero
norteamericano O.W. Holmes estableció cinco niveles diferentes de
clasificación: Archivo, Fondo, subfondo, serie, expediente, documento.
Estos niveles resultan excesivos, por lo que en primer lugar el cuadro se
realiza para un fondo concreto, de modo que si en un archivo tenemos
diversos fondos, elaboraremos un cuadro especifico para cada uno de
ellos, de acuerdo con el principio de procedencia.A partir de aquí, el
cuadro se desarrolla en los siguientes niveles básicos y sucesivos:
Seccion, subsere, serie.
599
Principios:
Los principios que inspiran un cuadro de clasificación, para fraseando a
Cruz Mundet son:
Delimitacion: el objetivo del cuadro es el fondo, esto es, los

documentos de cualquier tipo y época generados, coservados o reunidos
ene el ejercicio de sus funciones por una entidad, sea una persona física
o jurídica. Delimitando asi el fondo quedan fuera cualesquiera otros de
procedencia ajena, aunque compartan instalaciones y personal las
entidades que los han creado o hayan sido encomendados a la entidad
de referencia; cada uno de estos tendrá su propio cuadro de
clasificación ad hod y diferenciado.
Unicidad: Como cualquiera de los limites temporale, la edad de los
documentos no es caracterisitca definitoria del archivo ni rompe la
unidad del fondo, el cuadro se concibe para clasificar toda la
documentación con independencia de su cronología, desde la mas
antigua a la mas reciente.
Estabilidad: a fin de conferirle la máxima extabilidad, el cuadro debe
basarse en las funciones de la entidad, cuya perduración en el tiempo
permite lograr una clasificación mas segura y estable.
Simplificacion: la simplicidad del cuadro es un imperativo de sus
universalidad y de su flexibilidad. Para adopatarlo en todos los
supuestos posibles se desarrollan las divisiones justas y precisas,
aquellas cuya presencia sea fundamental e ineludible para clasificar el
fondo, sin descender a subdivisiones escesivas.
Tipos
Según el punto de vista que se elija se pueden elaborar tres tiipos de

cuadros de clasificación
Cuadro de clasificacion organico: sus secciones y subsecciones se

formana a partir de las denominaciones de las dependencias de la
institución. La relación entre ellas quedara establecida respetando el
orden jerarquico existente en el propio centro.
Cuadro de clasificación funcional: las secciones y subsecciones vienen
definidas por las funciones que en cada momento realizo la institución.
Cuadro de clasificación organico funcional: es una mezcla de los dos
anteriores. Las secciones son definidas por las funciones, las
subsecciones por los órganos.
600
Se destacan los asuntos o materias par deifinir las secciones en un
cuadro de clasificación archivística, porque no reflejan la estructura de
la institución y dependen del gusto del archivero o de las tendencias y
modas bibliográficas del momento. Los cuadros de clasificación por
materias hacen desaparecer lasrelaciones interiores entre las unidades
documentales, rompiendo las series y destruyendo el testimonio que, de
la gestión adminsitrativa, nos da la organización originaria de los
archivos.
La naturaleza del fondo que tengamos que clasificar deteminara la
elecicon del tipo de cuadro de clasificación a aplicar y el desarrollo de
dicho cuadro. Los cuadros de clasificación organicos son
excesivamente rigidos en sus planteamientos y por tanto crean graves
problemas a la hora de contemplar un cambio rápido de funciones o
dependencias. Son, sin embargo, perfectos para el tratamiento de
fondos de instituciones cerradas o con una extrucutura interna sencilla.
Solo una clasificación muy flexible nos proporciona el arma adecuada
para abordar la organización de una producción documental que se
transforma continuamente, aleterando toda la trama de relaciones
jerarquicas que unen sus oficinas, yu esta es la clasificaicon funcional.
Ejemplos.
En el cuadro de organización de fondos conservado en el Archivo
Histórico Naciona, tal y como queda reflejado en su página web, la
información disponible sobre los fondos de instituciones religiosas ha
sido estructurada según se trate de clero secular o clero regular y,
dentro de este apartado, por órdenes religiosas, indicandose el volumen
total de los fondos disponibles. Esta información, sin embargo no
desciende a los distintos conventos y monasterios de lo que procede la
documentación, en su mayoría con autonomía suficiente como para ser
considerados entidades independientes y, por tanto, fondos distintos.
Por tanto todos y cada uno de ellos deberían tener un cuadro de
clasificación de sus fondos. El problema está, muchas veces, en
discernir los límites de estos fondos, pues muchos ingresaron en otros
archivos monásticos aparentemente independientes acabaron como
prioratos de la casa principal, que gestionó sus recursos y la producción
documental del conjunto.
Esta dificultad se ve agravada cuando los fondos de una misma
institución son archivados en secciones distintas. Dado que en muchos
casos son archivos antiguos y conocidos por los investigadores, es
delicado plantear grandes cambios en sus clasificación, problema que
se soluciona con cuadros que integran a todas aquellas secciones
relacionadas.
601
Este es el caso de los fondos del Consejo de Indias existentes en el
Archivo General de Indias. Su remisión al archivo y su progresiva
organización entre fines, del siglo XVIII y principios del siguiente dio
lugar a las secciones de Patronato, Contaduría, Gobierno, Justicia,
Escribanía y Ultramar, más la posterior sección facticia de mapas y
planos.
Un cuadro de clasificación de este fondo debería integrarla a todas
ellas, aquneu no es sencilla su elaboración: las mencionadas secciones
no responden a un criterio de clasificación uniforme, pues los
documentos de la Contaduría del Consejo se hallan repartidas entre las
secciones de Contaduría y Gobierno, los expedientes judiciales entre las
secciones de justicia y Escribanía de Cámara, completándose con los
conservados en el AHN. Además, la sección de Gobierno también
incluye documentos de las Secretarías de Estado del siglo XVIII, por lo
que no corresponden a los fondos del Consejo.
E todo caso, un cuadro o esquema que reúna información sobre
distintos fodos sin aparente relación entre sí no tienen por que
considerarse un cuadro de clasificación, al no ceñirse a un único fondo.
No obstante, su uso es frecuente en los grandes archivos como
instrumento de información complementario a sus guías, al facilitar la
identificación de fondos de múltiple procedencia, cada uno con su
propia clasifiación.
Asimismo, como instrumento de información, el cuadro de
clasificación se convierte en una herramienta muy útil para la gestión
de documentos en entidades en activo, puess permite la identificación y
clasifiación de los expedientes que se van produciendo en el nivel y
categoría que les corresponda.
Metodología
En el cuadro de clasificación aparecerá la estructura dada al fondo y, si

bien ésta se ha establecido a partir de las series y su posterior
agrupación en secciones, en el cuadro se presentará a la inversa, de lo
general a lo concreto, figurando las grandes agrupaciones y, dentro de
cada una de ellas sus propias divisiones, según su jerarquía.
Es frecuente que, a la hora de elaborar un cuadro de clasificación, nos
encontremos con cuadros teóricos o modélicos, resultados del estudio
de fondos documentales similares. Así ocurre con los trabajos de
asociaciones profesionales como las de los archiveros de Madrid, que
han aportado modelos de clasificación para archivos minicipales. Éstos
y otros autores, como A. Heredia, coinciden en establecer las siguientes
secciones para todo archivo municipal:
602
Gobierno, en la que se integrarían subvenciones relacionadas con el
gobierno del municipio, tales como las dedicadas a la alcaldía, el pleno
municipal o las distintas comisiones.
Secretaría o Administración, que incluiría las funciones propias de la
secretaría, el control del personal, servicios jurídicos y sociales, la
supervisión de las obras e infraestructuras, el patrimonio municipal, los
asuntos culturales, educativos y deportivos y los múltiples servicios
públicos prestados por el ayuntamiento.
Hacienda, que supervisa los ingresos y gastos municipales y controla su
tesorería.
No difiren mucho de los cuadros planteados para otras instituciones que
en esecia de organos directivos, órganos u oficinas que gestionan sus
distintos servicios y órganos que se hacen cargo del control económico
de la entidad. Así ocurre con el cuadro de clasificacion diseñado para
las consejerías y organismos autónomos d ela Junta de Andalucía, que
incluye las siguientes secciones y subsecciones:
Gobierno: participación en órganos colegiados, actividad parlamentaria,
cooperación, protocolo, difusión, planificación y actividad normativa.
Administración: registro, recursos humanos, patrimonio, asesoramiento
jurídico, archivo, documentación, biblioteca y publicaciones.
Economía y hacienda: elaboración presupuestaria, gestión de ingresos,
contabilidad, gestión de gastos de personal, gestión de gastos
corrientes, gestión de gastos de transferencias, gestión de gastos
finacieros, contabilidad de gastos, gestión auxiliar de gastos y
liquidación de presupuesto.
Muchos plantean dígitos de control correspondientes a cada descción o
serie de una clasificación teórica, de forma que su ausencia quede
reflejada por la omisión de tal dígito en el cuadro resultante.
En otros casos nos encontramos con cuadros de clasificación que son
fácilmente extrapolables a fondos similares, como ocurre con los
archivos judiciales, universitarios, históricos provinciales, de las
diputaciones, de las delegaciones de Hacienda, de instituciones
eclesiásticas como obispados, cofradías o parroquias, de empresas o de
instituciones hospitalarias.
Pero con independencia d ela existencia o no de modelos extrapolables
a archivos concretos, siempre se ha de considerar las múltiples
peculiaridades de cada fondo. La adopción de un cuadro teórico ha de
ser un paso previo a la clasificación definitiva, un modelo sujeto a las
modificaciones y adaptaciones oportunas, como resultado del análisis
del fondo en cuestión.
De hecho, no tiene sentido establecer secciones y subsecciones cuando
las series son escasas, como ocurre, retomando el ejemplo anterior, en
municipios pequeños. Basta con reunir los tipos documentales
603
relacionados con una única actividad administrativa y constituir con
ellos una única serie. Por el contrario, en entidades donde el volumen
documental es muy superior se pueden establecer más series, tantas
como tipos o subtipos documentales. Asimismo, puede resultar
aconsejable la subdivisión de secciones en más subsecciones, y dentro
de éstas, un tercer nivel de clasificación.
Elaboracion de un cuadro de clasificación.
La elaboraciçon de un cuadro de clasificación se inica con la

contruccion de hipótesis. Un modelo ideal se crea ajustando y
estructurando secciones y subsecciones sobre las noticias que nos
proporciona el estudio de la Institucion productora. Lasfuentes utilzadas
son:
Legislacion general
Normas de organización interna
Historia institucional
Historia General de la Epoca y lugar sede del organismo productor de
los documentos a clasificar.
Manuales de practicas administrativas
Diplomatica
El modelo debe a continuación ponerse a prueba, sumergido en la

realidad documental lo que nos permite corroborar o modificar en su
caso la pertinencia de la propuesta. En paralelo ha de emprenderse el
estudio de las seres documentales que cuelgan de las secciones. Para
identificarlas habrá que precisar al menos:
Denominacion
Caracteres externos
Oficina productora
Legislacion
Tramite administrativo
Documentos que comprenden las unidades documentales
Contenido
También pueden recogerse los datos sobre acceso, eliminación y

transferencia. Como resultado tendremos el cuadro de clasificación
definitivo con sus secciones y series. Un cuadro de clasificación que
refleja con la mayor exactitud posible la estructura y el funcionamiento
de la institución productora del fondo. Sus cualidades mas destacadas
habran de ser:
604
Flexiblidad para adaptarse
Sencillez para entendero y aplicarlo
Precision para reflejar la naturaleza de la institución productora de
documentos y su funcionamiento.
Caracterísiticas y contenido de un cuadro de clasificación.
Un cuadro de clasificación debe ser:

El instrumento que reúna de forma unitaria y evidente los documentos
de cada fondo documental. No se harán cuadros parciales o que
engloben a variso fondos documentales, lo que no impide que se
confeccionen otros instrumentos para reunir varios cuadros de
clasificación.
Sencillo, que facilite la comprensión de las distintas subdivisiones.
Cada una de las agrupaciones reflejará perfectamente su posición en el
organigrama general, indicando por unos dígitos de control, y llevará
un título que refleje su contenido de forma concisa. Como ya se ha
expresado, la clasificación incluirá las divisiones justas y precisas,
adaptadas a las necesidades del fondo sin que sean excesivas.
Estable. La clasificación ha de ser un procedimiento reflexivo que evite
continuas modificaciones. Es preferible tardar en presentar los
resultados y plasmarlos en un cuadro a que se modifique
continuamente.
No obstante ha de ser flexible, en el caso de que puntualmente se
incorporen nuevas secciones o series, aunque nunca hay que confundir
esta flexibilidad con la transformación de las instituciones en otras
nuevas, lo que determinará un nuevo fondo documental.
Los datos a incluir en un cuadro de clasificación son:
El código que identifica cada nivel, aplicando el sistema estalecido para

distinguir cada una de sus divisiones.
El título asignado a cada uno de sus niveles. La distinción entre
secciones, subsecciones y series puede reforzarse con el uso de distintas
tipografías.
Las fechas extremas de cada una de las distintas agrupaciones
documentales.
El volument total de las unidades de instalación que abarcan cad uno de
los niveles o, cuanto menos, de las series.
Es posible desarrollar esta información, sobre todo su el cuadro de

clasificación se plantea como una herramienta de gestión para que las
distintas oficinas de una entidad identifiquen y asignen los expedientes
605
que van produciendo a su nivel correspondiente. En estos casos el
cuadro de clasifiación se puede dividir en:
Una tabla o cuadro general, en la que se desarrollen las secciones y

subseciones de la clasificación, con información detallada de los
órganos administrativos y las funciones que representan.
Tablas auxiliares, para ampliar la información sobre cada una de las
secciones y subsecciones y detallar las series contenidas en ellas e,
incluso, los tipos documentales reconocidos.
Estas tablas deberán completarse con un índice alfabético de todos los
elementos contenidos en los citados cuadros o tablas de clasificación.
Codificación.
Se trata del procedimiento por el cual se asignan códigos a los distintos

niveles resultantes de la clasificación de un fondo, que quedarán
reflejados en el cuadro e clasificación. Este sistema permite una
comprensión de su estructura y una rápida localización de sus secciones
y series.
Aunque es una tarea vinculada a la confección del cuadro de
clasificacion entendenos este como un instrumetnos que plasma las
consideraciones que la codificación ha de plantearse a la clasificación
ya concluidac on independencia de su plasmación escrita, Desde esta
perspectiva es independiente a la redacción de un cuado y sería una de
las tareas vinculadas a la organización de un fondo. Al fin y al cabo, ya
sea en formato impreso o digital, ya como mero sistema de
identificación de cara a la gestión del ciclo vital de los documentos, los
códigos estarán vinculados a las secciones y series existentes.
La codificación ha se ser lo más sencilla posible, adecuada a las
divisiones y subdivisiones de un fondo.
Además se deberán tener en cuenta las perspectivas de crecimiento o
modificación del mismo, pues una codificación pensada para un
número limitado de series y secciones puede complicarse en exceso al
incorporar otras nuevas.
Los códigos deberán adaptarse a los distintos niveles de formato y
utilizar secuencias distintas para cada uno de ellos. Por tanto, se
asignara un código a cada seccion y dentro de éstas se usará otro código
diferente para las subsecciones, que se reiniciará cada vez que
cambiemos de sección. Este procedimiento se seguirá en cada una de
las subdivisiones de la clasificación.
Hay autores que no consideran necesario otorgar un código a las series,
mientras que otros las incluyen en el proceso de codificación. Si no se
utiliza se facilita la inclusión de nuevas series ys e evitan los códigos
606
complicados, pero su utilización, por el contrario, puede ser útil a la
hora de identificar e incluir nuevos expedientes y documentos en la
clasificación ya existente.
Por tanto, la codificación de las series suele ser aconsejable en el caso
de archivos históricos con un número limitado de series y, al mismo
tiempo, en la gestión integral de los documentos producidos por
organismos en activo.
Existen tres clases de códigos:

Alfabéticos: consisten en asignar a cada nivel una letra del alfabeto o la
combinación de varias de ellas. Tiene una gran limitación y solo es
aconsejable para escasas divisiones, como las secciones principales o,
en el otro extremo, para las series de cada una de las secciones o
subsecciones.
Numéricos: consiste en asignar un número a cada división del cuadro
de clasificación. Permite una flexibilidad muy grande al jugar con un
gran número de posibilidades. Pero también en esa flexibilidad radica el
peligro de hacer un gran número de subdivisiones, lo que complica en
exceso la clasificación.
Existen dos tipos de códigos numéricos:

Códigos numéricos consecutivos: se trata de asignar un número
correlativo a cada serie documental, sin establecer jerarquías entre las
unidades consideradas.
Códigos numéricos significativos: las cfras asignadas reproducen la
estructura jerárquica de la clásificación, ofrecen por lo tanto más
información. Pueden estar formados por:
Números correlativos de varios dígitos, que respetarán la estructura
jerárquica de la clasificación al asignar cada división un número
específico y sus fracciones. Una clasificación de este tipo utlizará
millares, centenas, decenas… para los respectivos órganos
administrativos, servicios, negociados y series:
70.000 área de urbanismo
71.000 Servicio de planificación.
71.100 Expedientes de licencias
71.141 Expedientes de Licencias de Aperturas
Distintos bloques o grupos numéricos, cada uno de ellos asignados a un
nivel de la clasificación. En este caso se asignarán dos o más cifras a
cada uno de los niveles de la clasificación, formando combinaciones
numéricas. Podríamos aplicarlo al ejemplo anterior y codificar los
expediente de licencia de apertura de la forma siguiente:
07 110 41 –Expedientes de licencia de apertura.
607
Donde 07 es el área de urbanismo, 110 es la sección de obras del
servicio de planificación y 41 es la serie específica de expedientes de
licencias de apertura.
Alfanuméricos: como su nombre indica, se trata de la combinación de
los sistemas anteriores.
Cuadro de clasificaicon del Archivo Central del M.E.C.
Subsecretaria.
Oficialia Mayor
Asuntos generales de gobierno interior
Junta de Compras
Registro General
Cancilleria de las Ordenes
Oficina técnica de conservación
Regimen económico
Habilitacion y Pagaduria
Intendencia
Intervencion delegada
Nominas
Asesoria jurídica
Recursos
Inspeccion general de servicios
Centro de progreso de datos
Programacion e intervenciones
Titulos
Tiulos academinos y profesionales
Tesis
Archivo general
Secretaria general técnica.
Asuntos generales
Gestion económica
Relaciones exteriores
Convalidaciones
Personal en el extranjero
Disposiciones legislativas
Servicio de Publicaciones
Matarial especial
Archivos y bibliotecas
Asuntos generales.
Personal
608
Centros y organismos
Material Especial
Bellas Artes.
Asuntos generales
Personal
Oposiciones y Concursos
Centros y Orgamismos
Enseñanza Primaria
Asuntos generales
Personal
Oposiciones y concursos
Centro
Construcciones escolares
Libros de texto
Material especial
Enseñanza Media.
Asuntos generales
Perosnal
Oposiciones y Concursos
Libros de texto
Material especial
Enseñanza Profesional
Asuntos generales
Personal
Centros
Material Especial
Enseñanzas técnicas y especiales

Asuntos generales
Personal
Enseñanza Universitaria
Asuntos generales
Personal.
Personal Alumnos.
Personal. Profesorado.
609
Oposciones y concursos
Ciencias de la salud y realciones con instituciones sanitarias.
Investigacion
Organismos regualadores de asuntos generales
Gestion económica
Formacion del Profesorado y personal investigador
Proyectos de investigación
Infraestructura científica y técnica
Dotacion de acciones complementarias
Cooperacion internacional
Material Especial
Personal
Programacion de efectivos
Progamacion
Personal no docente
Regimen jurídico
Regiment económico
Accion social
Personal de la Adiministracion General y especializado
Cuerpos generales
Cuerpos especiales
Material Especial
Centros Escolares
Secretaria general.
Centros de Bachillerato
Centros de Formacion profesional
Ordenacion del profesorado
Material especial
Becas.
Comisaria General de Proteccion escolar. Regiment Economico
Instituto nacional de ayuda y promoción del estudiante. REgimen de
Becas
Instituto nacional de ayuda y promoción del estudiante. REgimen
económico
Subdireccion de Becas y Ayudas al Estudio. Regimen de Becas
Subdireccion de Becas y Ayudas al Estudio. Regimen económico.
Material especial
610
Centros de Investigacion. Docuemntacion y Evaluciaon Educativa
Asuntos generales
Investigacion
Promocion Educativa
Comisaria de Extension Cultural. Servicios adminsitrativos
Comisaria de Extension cultural. Lecturas Educativas
Comisaria de Extension Cultural. Medios Auditivos y Visuales
Comisaria de Extension Cultural. Misiones Educativas
Educacion especial
Educacion compensatoria
Educacion permanente, a distancia y de adultos.
Maerial especial.
Renovacion Pedagogica.
Secretaria general
Formacion del profesorado
Programas especiales
Ordenacion Academica. Educacion primaria
Ordenacion Academica. Educacion secundaria.
Material especial
Inspeccion técnica de educación.

Inspeccion técnica de educación
Inspeccion técnica de enseñanza primaria
Inspeccion técnica de enseñanza media
Inspeccion técnica de enseñanza profesional
Material especial
Cosnejo nacional de educación.

Secretaria general. Asuntos generales.
Secretaria general. Personal.
Secretaria general gestión económica
Comision permanente
Comisiones preparatorias
Comisiones especiales
Consejo superior de deportes.

Consejo superior de deportes
Material Especial
Gerencia de Infraestructura y Equipamiento.
611
Asuntos generales y régimen interior
Adquisición y registro de inmuebles
Contabilidad interevencion y presupuestos
Contabilidad general y administrativa
Contabilidad especial y mecanizada
Obras desconcetradas
Presupuestos
Obras y suministros. Obras
Obras y suministros. Suministros
Proyectos.
Material Especial.
Utilidad del cuadro de clasificación.
En aquellas entidase que continuan generando documentación, el

cuadro de clasificación será muy útil para gestionar los documentos.
Si tenemos en cuenta que un determinado asunto o actividad puede ser
desarrollado por distintas oficinas, la existencia de un cuadro de
clasificación general para una institución facilitará la homogeneización
de los criterios a la hora de clasificar y archivar la documentación en
los distintos negociados.
A la hora de elaborar un cuadro de clasificación conviene tener en
cuenta a todos aquellos que intervienen en la producción, tramitación y
posterior archivado de los documentos. De esta dorma podemos
relacionar directamente el cuadro de clasificación, el organigrama de la
institución productora y el procedimiento seguido en la creación de
documentos, facilitando su gestión a lo largo de su ciclo vital.
Además evitaremos el almacenamiento incontrolado de la
documentación por la entidad procutora, facilitaremos el acceso a la
información en los archivos de gestión.
El cuadro de clasificación es un instrumento eficaz para la
identificación de las series, su valoración o los procesos de
transferencia a archivos centrales.
Podemos considerar al cuadro de clasificación un instrumento de

información o de descripción auxiliar, tal como alfirman Pedro López
Gómez y C. Cayetano Martín, oies en el podemos apreciar de forma
clara y precisa la organización aplicada al conjunto documental, su
jerarquía, estructura interna. Desde esta perspectiva el cuadro de
clasificación aparece dotado de una doble finalidad: plasmar por escrito
la clasificación del fondo y transmitir una información general del
mismo.
612
No obstante, al ser conciso en su contenido, debe ser considerado un
apartado introductorio a guías e inventarios, que desarrollen con mayor
detalle el contenido de sus secciones y series.
Otros instrumentos resultantes de la organización de fondos
Existen distintos tipos de instrumentos de trabajo, confeccionados para

facilitar los procesos archivísticos y aportar información sobre los
fondos documentales. Entre ellos destacan los orientados a la
descripción de los fondos o sus secciones, como las guías y los
inventarios, y los que resultan de la selección de varios documentos,
como los catálogo. Sin embargo, exiten otros instrumentos que, aun
serviendo para informar sobre los documentos y, por tanto,
complementar la descripción de los mismos, son confeccionados con
otra finalidad, entre las que se encuentra la organización de los fondos.
De hecho autores como M.L. Conde Villaverde o Ana Duplá,
distinguen entre los instrumentos de control, cuya finalidad es
esencialmente la gestión de los fondos, y los instrumentos de
información, orientados a facilitar el acceso a su contenido informativo.
No todos son el resultado directo de la organización de los fondos,
auque algunos son confeccionados durante este proceso.
La guías, ofrecen información general sobre la totalidad del fondo o

sobre varios de ellos, sobre su contenido y características, así como
sobre la entidad que los produjo, su funcionamiento y estructura,
aunque sin descender a la descripción de las series documentales.
Los inventarios profundizan en la descripción de las secciones y series
de cada fondo, aportando información sobre su volumen, cronología o
ubicación, aunque sin descender a la enumeración de los documentos.
Esta última descripción corresponde a los catálogos.
Los inventarios pueden confeccionarse a modo de fichero al mismo
tiempo que se produce la clasificación, de forma que permiten controlar
con rapidez la estructura orgánica del fondo. Además, al contar con
fichas que hagan referencia a las unidades de instalación, podemos
efectuar con comodidad las modificaciones que consideremos
necesarias, frecuentes en las primeras etapas del ciclo vital de los
documentos.
Otro instrumento resultado de la clasificación es el repertorio de series,
que recoge las distintas series e información sobre la documentación
que contiene, son tener porque corresponderse con la clasificación de
los fondos. Como se ha dcho, la instalación, no debe reproducir la
organización de cada fondo, por lo que está o algunas de sus series
pueden estar instaladas en caja repartidas por todo el depósito, sobre
613
todo en archivos centrales e intermedios, con gran movimiento de
documentación.
En consecuencia, el repertorio de series resulta de utilidad para
controlar la ubicación de las series en el depósito, conocer su volumen,
fecha de entrada o de salida, límites cronológicos, expurgos efectuados,
etc. Además, son útiles en archivos con multiples fondos de
características similares, como ocurre con las administraciones públicas
actuales, pues nos permitirá cotejar similitudes y diferencias entre los
tipos documentales procedentes de distintos organismos, en caso de no
estar normalizados.
La ordenación de los expedientes y documentos en el seno de cada serie
nos permite la elaboración de un catálogo y la confección de índices,
bases de datos, etc.
614
LA ORDENACIÓN
Defincion
Según el Diccionario de Terminología Archivística, la ordenación es la

operación archivística realizada dentro del proeceso de organización,
que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o
alfabeticas, dentro de las gategorias y grupos definidos en la
clasificación. Se encuentra, por lo tanto, dentro de la fase del
instrumentos archivisitico denominado identificación.
Eduardo Nuñez Fernandez:
Como se ha insitido hasta la saciedad en los manuales y tratados de

archivística al uso, la ordenación es una operación de tratamiento
archivístico que debe seguir a la clasificación y que nunca puede ser
realzada antes de ella. La ordenación en sentido archivístico consiste en
la ordenación de las unidades documentales dentro de cada serie
producida y clasificada como tal: por tanto una vez seleccionado el
criterio de ordenación mas adecuado a cada serie – que debe ser
mantenido siempre- la ordenación, que se ha definido generalmente
como una operación mecánica, sencilla, no debe plantear mayores
problemas.
Según del diccionario de terminología archivistica
La organización se aplica sobre diversos elementos o en diferentes

niveles: los documentos, los expedientes, las series, etc. Los
documentos se ordenan en el seno de los expedientes, siguiendo la
lógica de su tramitación que, por lo general, coincide con su secuencia
cronológica. Los expedientes a su vez se ordenan dentro de las series de
acuerdo con la misma lógica. Por su parte las series y las demás
agrupaciones documentales (subsecciones, sección, al menos) se
ordenan teniendo en cuenta su jerarquía, comenzando por las
principales y terminando por las accesorias; aunque no siempre es
posible establecerla objetivamente.
Niveles de aplicación
La ordenación se aplica sobre diferentes niveles: secciones y

subsecciones, series, documentos y expedientes.
615
La sección es un conjunto de seires documentales que testimonian las
diversas actividades desarrolladas en el ejercicio de una determinada
función por la persona o institución.
Las secciones pueden dividirse en subsecciones. Pueden abarcar un
archivo, o un grupo de archivos, oo una división adminsitrativa
pudiendo ser naturales o artificailes. La ordenación de las secciones y
de las subsecciones se realizara manteniendo un orden jerarquico, y
atendiendo al conjunto de la institución dividido en sus dependencias
productoras y su planta, desde el director, presidente, ministro hasta los
jefes del negociado.
La serie es un conjunto de unidades que testimonian una actividad
desarrollada por una persona o institución en el ejercicio de una
determinada función y regulada por una misma horma de
procedimiento. Las series dentro de cada sección pueden ordenarse
según varios criterios, por un lado el orden de importancia que tenga la
serie dentro de la oficina, por su numero o cantidad de documentos
producidos o incluso se puede imponer un orden alfabetico de los tipos
documentales de la serie.
El documento es un escrito suelto que no forma expediente, a veces con
diligencias añadidas de recepción y que forma una serie. Aunque se
abordaran mas adelante su orden responde al lugar, a la gecha y al
contenido del documento, donde distinguimos personas, lugares, cosas,
acontecimientos y tiempo, asi las ordenaciones podrán ser cornologicas,
geográficas, onomástica y tematica.
El expediente es la unidad documental formada por un conjunto de

documentos generados en razón de una forma de procedimiento en la
resolución de un mismo asunto. Los documentos se ordenan en
expedientes, según su tramitación (cronológica), se sus series, y las
series por secciones y subsecciones atendiendo a la jerarquía.
La ordenación aplicada ante estas unidades archivísticas provoca una

mejor custodia y recuperación documental de los documentos en los
depósitos.
Caracteristicas de un sistema de ordenación
Dependiendo del tipo de sistema que elijamos para ordenar los

documentos, las características varian. Si empezamos a ordenar
documentos atendiendo a un criterio en el que impere la instalación
física de las unidades archivísticas se definirán las siguientes
características:
616
Mayor facilidad a la hora de manejar y buscar los documentos del
deposito
La ordenación quedara mas reflejada en el deposito
Tendremos mas huecos en el deposito, que dependiendo del espacio
con que contemos pude ser una ventaja o una desventaja.
En los archivos de oficina encontramos este tipo de ordenación ubicada

en mobiliario que adminita carpetas colgantes, donde se puede dejar
espacios abiertos para continuar las series.
Otra forma o criterio que tendremos a la hora de ordenar será
atendiendo a una ordenación intelectual, por lo tanto tendremos otro
tipo de características a desarrollar:
La instalacion será correlativa y no tendremos huecos en el deposito.

Lo cual implica un ahorro físico de espacio en el deposito
Debemos de consultar bases de datos o tener índices o instrumentos de
control y referencia descriptivos que nos ayudan a buscar mas
rápidamente la información y su ubicaicon. Es decir, control mas eficad
de la documentación.
El nivel de seguridad ante la confidencialidad de los documentos es
mucho mayor.
Estos dos sistemas tanto si atendemos a la ordenación física como

conceptual tendrán aplicados los siguientes presupuestos:
El sistema de ordenación cuando ya se ha elegido no debe alterarse,

aunque atendiendo que a las mismas series no les beneficia el mismo
tipo de ordenación
La elección del sistema de ordenación se realiza con el objetivo de
obtener una rápida y eficaz recuperación de los documentos.
Clases de Sistemas
Los métodos de ordenación dependen del criterio que se elija:
Letras del abecedario y alfabética

Fechas de los documentos o cronológica
Combinacion de ambos. Alfanumerico.
Métodos de ordenación
Los métodos de ordenación dependen del criterio establecido: pueden
ser letras del abecedario (alfabético), las fechas de los documentos
617
(cronológico), la secuencia de los números (numérico), la combinación
de varios de ellos (el alfanumérico)
Cronológico:
Se ordena según la fehca en que se ha tramitado el documento,
recepción o la resolución del mismo. Se suele aplicara a la
correspondencia, registros de salida y de entrada o en series
documentales de carácter anual, ordenando y arhcivando la pregunta y
la respuesta por orden cronológico de salida.
En los archivos de oficina se colocan los documentos de mayor a
menor, según el año, y dentro del año según los meses, y dentro de los
meses, según los días, Sin embargo en los archivos históricos se suelen
ordenar los documentos de mayor a menor.
La fecha de los documentos es el criterio ordenador empleado por este
método, siguiendo los tres componentes de la misma de mayor a
menor: el año, el mes, el día. Comenzando por el año más remoto, los
elementos se suceden hasta la fecha más reciente, dentro de cada año
por meses y dentro de estos por días. Es el método más difundido sobre
todo para organizar los documentos dentro de los expedientes, por
cuanto el principio cronológico coincide casi siempre con el orden
lógico de la tramitación.
Si en algún documento aparece la fecha, el archivero en su
investigación intentara aproximarse lo mas que pueda y presentara su
resultado entre corchetes. En el caso de que halla intervalos de tiempo
en los cuales no tenemos documentación tendremkos que hacerlo
reflejar indicando con fehchas limites los grupos de documentos que
forman una serie, separados por un guion.
Se suele comenzar por el año mas remoto, si se desconoce el dia, se
coloca al fina el mes, si se desconce el año se coloca al final del año, si
se desconoce el año se ubica al final de la década o siglo.
Los documentos suelen tener una fecha de expedición y de entrada en
el registro, dependiendo de la institución y de sus practicas
adminsitrativas nos encontramos los dos criterios.
Los expedientes que forman una serie documental se odenan con fechas
limites, la primera seria la data de iniciación del procedimiento
adminsitrativo y la ultima formaría la fecha final o de resolución. Sin
embargo el expediente en si exige un orden independiente que algunas
veces coincide con el cronológico y algunas veces no, porque asi lo
demande el procedimiento administrativo. Este tipo de orden que se ha
generado en la unidad administrativa habrá que respetarlo.
Los expedientes con carácter histórico tendrán mas dificultad a la hora
de ordenarlos porque muchas veces en los mismos documentos
618
hallemos muchos tramites anotados en el mismo soporte, lo cual
tendremos que reflejar en la descripción.
Tenemos un orden de tipo mas abierto a cualquier interpolación
documental, se convertirá en cerrado si le añadimos el numero.
Alfabético:
Utiliza las letras del alfabeto como criterio de ordenación, y su posición
en palabra o frase sobre la que se basa. La individualización se
consigue a través de un encabezamiento nominal de materias, lugares
topográficos o términos onomásticos. Se dividen en:
Alfabetico- onomástico
Así cuando se consideran nombres de persona (método onomástico), se
ordenan poniendo el primer apellido, seguido del segundo y el nombre
propio. Es idóneo para ordenar expedientes personales y en
docuemntacion histórica, probanza, relaciones de meritos y servicios,
expedientes de ingreso en ordenes militares, etc.Se pueden utilizar para
la aplicación de esta practica archivística las reglas de catalacion de
Bibliotecas publicas del Ministerio de Cultura. El capitulo se refiere al
establecimiento de los encabezamientos de personas, o por las propias
reglas ISAAR (CPF)
En el siglo XVII y XVIII la ordenación onomástica en lso índices se
suele efectuar a través de los nombres de pila como primer elemento
como se puede comprobar en los diferentes libros sacramentales de
instituciones eclesiásticas, en sus libros de baustismos, defunciones o
casamientos.
Como reglas generales mencionaremos las siguientes:
La alfabetización se hace palabra a palabra y dentro de ella letra por
letra. No se tendrá en cuenta la conjunción “Y”, y sus equivalentes en
otras lenguas españolas o extranjeras, cuando une dos apellidos.
Nos e consideran letras diferentes, sino como dos letras CH, LL, RR.
Siempre se posponen las preposciones que preceden a los apellidos, por
ejemplo UNAMUNO, Miguel de.
Siempre encabeza el articulo sin preposición que precede al apellido,
asi LA-GASCA, Fausto.
Se realizaran tantas referencias cruzadas como se considere necesario.
Es un orden de tipo abierto que facilita la recuperación. Se suele usar
sobre todo en expedientes de personal que se suelen ordenar por los
apellidos.
Si se consideran nombres de lugar (método geográfico o toponímico),

se ordenan según la jerarquía espacial comenzando por las
agrupaciones mayores y terminando por las menores. Se ordenan según
la jerarquía espacia: barrio / distrito calle /calle / avenidad / plaza / nº de
619
finca / planta / vivienda, o bien Comunidad Autonoma, región,
localidad, país. Su regla general es que si el nombre de la ciudad va
precedido de articulo, este se une al nombre, por ejemplo LA
CORUÑA y no CORUÑA. Se recomienda el uso de nomenclátores
para la correcta denominación de localidades y provincias, por ejemplo
Guia de nucleos de población (aldeas, ciudades, lugares, villas y demás
entidades) y para lugares históricos utilizar el Diccionario Geografico
Madoz.
Alfabetico de organismos. Se ordenan alfabéticamente los nombres de
las instituciones. Asi la correspondencia se puede ordenar por orden
cronológico pero agrupado alfabéticamente por el nombre de las
entidades con las que se tenga comunicación. Sus reglas generales son:
Cuandoo los nombres de los organismos tienen artículos siempre se
posponen, por ejemplo EQUITATIVA, LA. No conviene utilizar
abreviaturas de Organismos, a no ser que estos sena mas conocidos por
el nombre de la abreviatura que por su nombre desarrollado. En este
caso se alfabetizan como estén escritas independientemente de que se
une cualquier puntuación: punto, barras, guiones, etc. Por ejemplo:
CAMPSA, RENFE, UNESCO…
Alfabetico de materias.
Sus principios generales son:
El principio de especificidad consiste en escoger siempre la palabra
especifica
El principio de síntesis es el uso de términos simples
El principio de uso en el que los términos deben de acomodarse al fin
para el cual se usan, teniendo en cuenta al usuario.
El principio de uniformidad en el que cada materia debe tener siempre
el mismo encabezamiento.
Se suele usar para ordenar los expedientes por un tema o asunto,
después ordenados alfabéticamente. En la documentación
administrativa se usa a la hora de ordenar dosieres, informes, estudios y
memorias. Siendo importante realizar un alista de vocablos o
descriptores que recojan con exactitud los temas derivados de la
practica adminsitrativa que se reflejen en los expedientes.
Para elegir los temas que tranten los expedientes podemos ayudarnos de
los tesauros por ejemplo, para el antiguo régimen véase Lorenzo
cardaso, P.L Cabezas Corchero, J. Y Vivas Moreno, A..
Las formas principales que adoptan los encabezamientos de mateias
pueden las siguientes:
Escoger un nombre a un adjetivo, y si no queda mas remedio que un
adjetivo se sustantiva: Integracion en ves de Integrado/a
Elegir formas plurales en nombres comunes: Colegios
Elegir formas singulares en los nombres abstractos: enseñanza
620
Un solo nombre: EDUCACION
Un nombre + un adjetivo: educación permanente
Un nombre + un complemento: Educacion para la salud
Un nombre + nombre: Educacion y empleo
Dos sustantivos unidos por preposición: Educacion de adultos
Frases breves aceptadas ordinariamente: año internacional de la
infancia.
Usar subenvabezamiendots para la delimitación o acotar el alcance del
encabezamiento principal separándolo con un guion. Los
subencabezamientos pueden ser de materia, lugar cronológico o de
forma.
Numérico: establece la ordenación de los documentos siguiendo la serie

de guarismos desde el uno en adelante, o agrupaciones de estos por
bloques. Puede ser ininterrumpida para toda la serie de expedientes o
empezar las seires desde el principio pero añadiendo el mumero de años
1/2005, 2/2005… 1/2006. Es un método cerrado y no admite
interpolaciones, asi permite un control muy severo para la custodia y
recuperación de documentos. Se usa en los registros públicos, en los
registros de protocolos notariales y en la tramitación de pleitos en los
juzgados. A veces convina el método cronológico.
La ordenación numérica suele corresponderse con las unidades de
instalación, asi en las transferencias que se ralizan a un archivo central,
las distintas oficinas remitirán su documetacion con una numeración
copia y después el archivero deberá realizar a través de los números de
ingreso de una serie de equivalencias que permitan al archivero de
oficina consultrar su documentación y al archivo central mantener
correlativamente sus unidades de instalación. Por lo tanto este tipo de
odenacion requiere la existencia de índices auxiliaras que permitan
localizar la información contenida en los expedientes. Podemos
encontrarnos con doble numeración porque se ha realzado una
organización por tamaños y se han separado los libros por un lado y por
otro lado las cajas o legajos. En los siglos XVI al XIX nos
encontraremos que se solian gestionar los números de orden y de
instalación a través de cifras que correspondían al cajón y al legajo.
Alfanumérico: consiste en la combinación de letras y números para

componer los códigos de ordenación.
Hablaremos entonces de la ordenación mixta cuando combinems los
criterios alfabéticos y numéricos, frecuente en casos de gran cantidad
de documentos seriados, como resultado de la posterior introducción de
elementos en una agrupación ya ordenada, o en agrupaciones que
reciben un criterio alfanumérico en su denominación (NIF, matriculas
621
de vehículos, etc.) También podemos emplear la ordenación
geográfico-onomástica, como ocurre con los protocolos notariales,
ordenados por el nombre de los escribanos. En series de
correspondencia de gran volumen prodemos aplicar un método
cronológico-onomástico o cronológico geográfico. Estos son solo
algunos ejemplos de las combinaciones posibles.
Metodo geográfico. La ordenación de documentos se coordina atraves

de un elemento are geográfica, es decir, el continente, la región, la
provincia, la comarca, el partido judicial, la municipalidad, la ciudad, el
pueblo, el sector, el distrito, la calle, la palaza, la plantao la vivienda. Se
usa en los casos como los expedientes de licencias de edificaciones o en
los asientos de registros de la propiedad.
Metodo de ordenación natural. El que da a los documentos propias

necesidades de la gestión que los origino o recibió, por ejemplo pleito
expedientes determinados, donde a veces aparece el orden cronológico.
Ordenación según el proceso de tramitación, es el orden que reciben los

documentos de un expediente resultado de su proceso de generación,
que suele coincidir con el cronológico, aunque no necesariamente. Los
expedientes pueden incluir documentos anteriores, bien originales o
copias, que vienen a completar el trámite que otorga sentido al
expediente.
Ordenació según la jerarquía de los distintos elementos, comenzadndo

por los principales y terminando por os accesorios. Suele ser el método
aplicado a las series y secciones de fondo e incluso, a distintos fondos
dependientes a una misma institución, siempre sentro de cada nivel de
clasificación.
Podemos ordenar las secciones o series en función de sus características
cualitativas. Por lo general, existen funciones y actividades directivas o
de gobierno, ejecutivas, de gestión o administrativas, consultivas,
representativas, etc. Todas ellas deberán contar con sitio específico,
primero aquellas dependientes de los organos rectores, luego las
originadas por oficinas y departamentos y, para finalizar, las
correspondientes a series o secciones integradas en el fondo de forma
diversa o de escasa relevancia para el devenir de la institución.
Medidas de control
Existen una serie de operaciones de tipo mecánico, que están

íntimamente relacionadas con la capacidad de ordenar, precisas pero
622
que pueden ser realizadas muchas de ellas no desde luego por un
técnico de archivos, por cuanto sería malgastar su tiempo y su trabajo.
desdoble o despliegue. Se trata de desdoblar o desplegar documentos
históricos, para mejor ordenación, uso y manejo se hace preciso el
desdoble de los documentos. Aunque tambien otros documentos de
mayor formato, como planos, carteles, etc.
Signaturación y sellado
La conservación del documento requiere de control y por ello conviene
realizar la signaturación y el sellado. Cada documento en el ángulo
inferior izquierdo debe llevar un sello, de impronta pequeña, del centro
o archivo al que pertenece, junto a la signatura del legajo o paquete
donde se ubique. Se utilizará lápiz y se evitará que el sello o impronta
caiga sobre zona escrita. En las piezas singulares y cosidas solo se pone
en el primer folio. En los mapas y planos en el dorso.
En la documentación en formato libro, no solo ha de figurar en el lomo
del mismo sino mediante un tejuelo, sino en la primera página del libro
en el margen inferior derecho escrito a lápiz.
Datación, a veces se hace conveniente por el archivero y no por otras
personas la indicación de la data en la parte superior, a lápiz, para evitar
desordenación por un uso frecuente o por parte de los investigadores.
El uso de carpetillas DIN-A3 o de carton con ph neutro hace mas fácil
que el profesional pueda indicar datos para la identificación de los
documentos pero tiene como contrapartida el aumento del volumen de
instalcion si tenemos un espacio de restingido.
Agregación, las incorporaciones suelen hacerse dentro de las mismas
series, la agregación es necesaria pero peligrosa. Requiere un
conocimiento profundo de las series y del fondo. Hay que considerar en
primer lugar el proceso administrativo seguido por la administración,
en segundo lugar la práctica usual de archivación mantenida por el
organismo productor y en tercer lugar la tipología, antes que tomar
como referencia el asunto o materia. Exige la colocación de testigos en
el lugar ocupado por el documento, sacado de la unidad de instalación
para agregarlo a la que le corresponda, en que se haga constar
brevemente la descripción de la pieza y el número de legajo a donde se
incorpora.
Foliación y numeración, la numeración es el número de orden dado por
las necesidades archivísticas, la foliación es la numeración corrida en
todos los folios escritos de una unidad de instalación. Se expresan en
lápiz en cada documento en los ángulos superiores reservando el
izquierdo para el número de orden de la unidad y el derecho para
indicar el folio. No se precederá cada número de ninguna expresión ni
término.
623
En la documentación histórica no se debe foliar una unidad de
instalación aislada, solamente se aplicara cuando tengamos integra la
serie documental. Y tendremos que evitar la duplicación de los números
de foliación.
624
LA DESCRIPCIÓN
La palabra descripción, es el análisis realizado por el archivero sobre

los fondos y los documentos de archivo agrupados, natural o
artificialmente, a fin de sintetizar y condensar la información en ellos
contenida, para ofrecerla a los interesados. Equivale a dar al documento
de archivo o a sus agrupaciones sus señas de identidad, aquellos rasgos
que lo definen con precisión (eligiendo los elementos, que mejor los
identifiquen) y que permitirán y facilitarán la comunicación (consulta y
recuperación).
El concepto de descripción antes de la normalización:

Antes de la aparición de las normas internacionales, definían la
descripción a partir de los tres elementos básicos siguientes:
La actividad desarrollada(la reseña de los caracteres internos y externos

de los documentos);
El resultado de la actividad (los instrumentos de descripción);
El objeto de la descripción (facilitar el acceso al contenido de los
documentos).
Ha sido Theodore Shelemberg quien define la descripción archivística

como el conjunto de actividades desarrolladas por el archivero con la
finalidad de elaborar instrumentos de investigación que faciliten el
acceso a los fondos documentales, en cualquiera de sus niveles.
El CIA, a mediados de los ochenta, define de la descripción como «La
elaboration des instruments de recherche en vue de faciliter le
connaissance et la consultation des fonds et collecctions».
En España el diccionario de terminología archivística del Ministerio de
Cultura, establece que la descripción es la «fase del tratamiento
archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos de consulta
para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos documentales y
colecciones de los archivos».
La definición es en principio, similar a la propuesta por el CIA, sin
embargo la diferencia radica en el resultado de la actividad: los
instrumentos de consulta. Según el mismo diccionario los instrumentos
de consulta son un amplio y heterogéneo grupo de instrumentos que se
agrupan en dos clases: instrumentos de control e instrumentos de
referencia. Se incluyen en los primeros: ficheros de organismos,
ficheros de tipos documentales, repertorios de series, cuadros de
clasificación, registros topográficos, registros gráficos de los depósitos,
relaciones, calendarios de conservación, registros generales de entrada
y salida, relaciones de eliminación, informas/propuestas de eliminación,
625
relaciones de testigos resultantes de muestreo, etc. Forman parte de los
instrumentos de referencia, las guías, inventarios, catálogos, índices,
catálogos de exposiciones, directorios de archivos, censos de archivos,
etc.
Antonia Heredia, siguiendo a Schellenberg, también ha definido la
descripción como «la parte de la tarea archivística que engloba las
diversas y variadas actividades desplegadas por el archivero para
elaborar los instrumentos que faciliten el acceso a los fondos», estos
instrumentos son las guías, los inventarios, los catálogos, los índices,
los registros, los censos.
La nota dominante de estas definiciones, es la de comparar la
descripción con los instrumentos resultantes, siendo numerosas las
obras y manuales existentes que no tratan la descripción como una
operación, sino que directamente se ocupan de los instrumentos de
descripción.
Antonia Heredia, establece que la descripción archivística comprende el
análisis de los documentos (tipo documental, contenido, lugar y fecha
de redacción, caracteres internos y externos) y la indicación de los
datos necesarios para su localización.
Más exhaustivos son Pedro López y Olga Gallego, quienes afirman que
«La descripción de los fondos de un archivo es una enumeración de sus
atributos, que s e obtienen actualizando su procedencia, el tiempo y
lugar de su producción, sus orígenes, funcionales, los asuntos a que se
refieren y sus tipos y composición». Estos autores definen la
descripción uniendo la actividad de describir con su resultado. Hacen
referencia además no solo a la descripción de sus caracteres externos e
internos sino también al contexto de su creación, concretamente a «su
procedencia, el tiempo y el lugar de su producción y sus orígenes
funcionales».
J. Bonal Zazo, define el concepto de descripción archivística a partir de
tres variables, tres puntos de vista:
El objetivo de la descripción: facilitar el acceso al contenido informatvo
de los documentos
La actividad desarrollada: análisis y exposición del contenido y los
caracteres internos y externos de los documentos.
El resultado de tal actividad: los instrumentos de descripción
A partr de estos elementos y en función de la importancia dada a unos u

otros nos encontranos como distintas posturas que, en esencia, se
pueden sintetizar en:
La vinculación de la descripción al proceso de creación de
determinados instrumentos de control o referencia.
626
La actividad en sí que analiza los documentos para facilitar su posterior
representación en los mencionados instrumentos. Desde esta
perspectiva, lo ensencial de la descripción es el proceso de análisis de
los documentos, su localización en el archivo y la plasmación de tales
datos en una noticia descriptiva.
Asi lo reconocen A. Heredia, J. Bonal Zazo. Es de destacar, por otra
parte, la aportación de Olga Gallego y P. López que, en esta línea,
distinguen la actividad descriptiva y su resultado, incidiendo además en
la necesidad de considerar el contexto de la creación documental
(procedencia, tiempo y lugar de producció, y orígenes funcionales)
Al igual que otras facetas de la teoría y la práctica archivísticas, la
descripción no se ha librado de ciert diversidad en la aplicación de la
teoría archivística. Estas diferencias se ven acrecentadas por las
características peculiares de cada fondo documental y la pervivencia de
diferencias en las prácticas y los modelos administrativos. De todo ello
resulta la existencia de particularismos nacionales, defendidos en
ocasiones tanto por las instituciones productoras como por algunos
profesionales del ámbito de la archivística.
METODOLOGÍA
La descripción en los archivos es una tarea que tiene que estar

precedida por la organización, paso previo ineludible.
Hasta tal punto están relacionadas que A. Duplá del Moral considera a
la descipción inmersa en el proceso de organización de fondos, una vez
llevadas a cabo la clasificación y la ordenación.
La aplicación de los criterios archivísticos obliga a considerar el fondo
como la mayor agrupación documental objeto de descripción. Ello no
impide que consideremos la posibilidad de agrupar las descripciones de
fondos relacionados, aunque respetando su independencia.
De hecho existen secciones de archivo que pueden reunir diversos
fondos, procedentes de instituciones u organismos que estuvieron
organizados jerárquicamente o, simplemente, porque la práctica
archivística, los ha asociado. Un ejemplo lo tenemos con la sección
Clero del AHN.
El plan descriptivo.
La descripción es a parte de la tarea archivística que engloba las

diversas actividades desplegadas por el archivero para elaborar los
instrumentos que faciliten el acceso a los fondos, esto es, puntos de
acceso. Para lograrlo es preciso establecer un plan descriptivo que
observe los principios siguientes:
627
El objetivo de la labor descriptiva es hacer eficazmente accesibles los
fondos documentales del archivo
Debe formularse un programa descriptivo a fin de proporcionar con
prontitud ciertos datos referentes a todos los documentos del archivo,
por mínimos que sean. Posteriormente, el archivero decidirá la
profundidad con que es necesario describir cada agrupación documental
y, en consecuencia, el tipo de procedimiento para llevarlo a cabo.
Los instrumentos deben revelar el contenido y el carácter de los
instrumentos y facilitar su localización. Además «deben responder a
las demandas imprevisibles de un público indeterminado y
heterogéneo», de modo que abran amplias posibilidades objetivas de
acceso a los documentos.
Ponerlos al alcance de los usuarios.
Los elementos, atributos o puntos de entrada de información que
definen los apectos específicos sobre los que se extraerá la información
contenida en cada objeto de análisis. Estos elementos pueden variar en
función de cada objeto o entidad, aunque todos los que correspondan a
un mismo tipo o nivel se les aplicarán los mismo elementos o atributos.
Valores asignados a cada elemento, los datos que reclama cada uno de
ellos, Sumados aportarán la información descriptiva, particular de cada
objeto.
Se distinguen así mismo las relaciones es decir, la posible vinculación
existente entre distintos objetos o entidades. Esta relación puede ser:
Jerárquica, cuando el objeto de análisis depende o está integrado en
otro de mayor amplitud. Éste es el caso de los documentos
dependientes de series, éstas de las seccione y estas de otros fondos.
También es jerárquica la dependencia de un fondo con respecto al
archivo que lo custodia.
La relación jerárquica puede ser ascendente o descendente, pues una
entidad o institución también está relacionada jerárquicamente con sus
secciones, series y documentos.
Algunos autores hablan de Relación de producción para identificar la
ralación existente entre la entidad y los documentos que general.
También hablan de relaciones de materia para referirse al vínculo que
una a cada documento con la materia o tema del que trata.
Asímismo, hay quien identifica las relaciones existentes entre una
institución y las funciones y actividades que desempeña.
La descripción archivística de cada objeto o entidad será el resultado

del análisis y posterior exposición de la información extraída, plasmada
en cada uno de los elementos según sus valores específicos, y
considerando las relaciones existentes con otros objetos o entidades.
628
De esta forma, la descripción puede abordarse desde criterios más
objetivos, tomando la totalidad de un fondo y sus fracciones como
objeto de trabajo. Éste es el modelo propio de un programa descriptivo
para la totalidad de un fondo o conjunto de fondos, que nos puede
aportar guías e inventarios.
Sin embargo, también pueden aplicarse criterios más subjetivos o
parciales, no solo por los intereses subjetivos, como los derivados de la
demanda de los usuarios y administraciones, sino también por
responder a una parte de un programa descriptivo y desarrollar en
varias fases. Así ocurre con instrumentos descriptivos que reunen los
documentos que resulten de una única función o actividad o incluso
aquellos que coinciden en su temática.
Pensemos en la catalogación y edición de los Cedularios del Consejo de
Indias, que registraban las principales disposiciones y mandatos
emanados de esta institución o en el catálogo de Pasajeros a Indias, que
incluye referencias obtenidas de los libros de registro de la Casa de
Contratación, los expedientes de licencia y embarque y otros tipos
documentales. También podemos citsar el programa “Registro Civil en
Línea”, impulsado por el Ministerio de Justicia desde el 2005, que
consiste en informatizar lo juzgados de Paz de España y digitalizar
todas las páginas de los libros de Registros civiles y Juzgados de Paz
desde 1950.
La puesta en práctica de estos principios supone seguir la lógica

empleada en la clasificación, con la que está estrechamente relacionada,
en cuanto se describe desde la globalidad hasta descender a lo concreto,
aprovechando la estructuración de las agrupaciones documentales. De
este modo un fondo o un grupo de fondos emparentados (por sus
adscripción a un mismo archivos, por su radicación geográfica…) se
describen globalmente, proporcionando los datos característicos
generales. Dentro de cada fondo se desciende a descripciones tanto más
detalladas cuanto menores sean los grupos sobre los que se realicen
(sección, serie, documento).
Siguiendo esta lógica existen varios tipos de instrumentos cuyas
diferencias radican en las agrupaciones documentales y en el grado de
detalle con que son descritas. Su denominación varía notablemente de
unos países a otros, incluso en el caso español no existe un acuerdo al
respecto, aunque sí por lo que se refiere a sus tres clases: guías,
inventarios y catálogos.
En el caso británico Cook habla de los reference instruments de los
principales archivos británicos: la lista y el índice. La primera es un
instrumento de descripción fundamental y más completa, presentado
bajo diferentes formas, el segundo es un instrumento puramente
629
auxiliar. Las listas están formadas por cuatro partes: la introducción, en
la que se recoge información general sobre el contenido, origen,
características físicas y utilidad de los documentos; el inventario de
unidades que es la lista de descripciones de las unidades descritas
(documentos, expedientes, cajas…); el cuadro de clasificación y el
índice. Existen dos tipos de listas, las estructuradas y las de materias.
El programa descriptivo
Conviene diseñar un conjunto de actuaciones para cada fondo

documental y, en el caso de instituciones de archivo, para la totalidad
de sus fondos, suguiendo la lógica empleado en la clasificación. Es lo
que M.L. Conde Villaverde define como un programa descriptivo.
Este programa tenderá a un tratamiento global de la documentación, de
ahí que debamos partir de una descripción somera del conjunto e los
fondos paa continuar posteriormente con la descripción somera del
conjunto de los fondos, para continuar posteriormente con la
descripción más pormenorizada de secciones o series que, por sus
características o por la demanda de consultra así lo requieran.
El programa descriptivo tendrá en cuenta si todo el fondo objeto de la
acción está inmerso en un sistema archivístico, en cuyo caso se
considerará el ciclo vital de los documentos, pues de poco sirve
describir series que van a ser eliminadas.
La profundidad de la descripción es inversamente proporcional al
tamaño del conjunto documental: cuadno mayor sea el volumen de
documentos, más generales serán lo datos descriptivos y cuanto menor
sea el conjunto abarcado, se podrá describir con mayor detalle.
Ello no impide que se consideren las características peculiares de cada
fondo de colleción y que se recomiende un tratamiento personalizado y
en mayor profundidad.
Así ocurre con los documentos gráficos, audiovisuales o informáticos.
Documentos sobre los que pesan limitaciones de acceso.
Fondos excesivamente consultados o en mal estado de conservación.
Además, el diseño del programa descriptivo podrá estructurarse en
varias fases, priorizando la descripción de agrupaciones documentales
concretas. En estos casos nos podemos encontrar con series descritas en
mayor profundidad que otras.
LOS INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN.
Los instrumentos de descripción tipos.

La aplicación de la norma ISAD (G) en el diseño de su estructura para
demostrar que es perfectamente aplicable y recoge en sus distintos
630
campos toda la información contenida en dichos instrumentos. Además
la norma está concebida como un formato único para la descripción,
pero que no es necesario rellenar en su totalidad. Por ellos solamente se
contemplarán los campos estrictamente necesarios. Por lo que en la
ficha que contiene los 26 campos solamente tomaremos los necesarios
y adecuados a cada nivel de descripción. Un sistema automatizado no
soportaría diseñar modelos de fichas distintos APRA cada caso.
La descripción tiene como objetivo y finalidad facilitar el acceso a la
información documental, de ahí que sea indispensable que los usuarios
puedan localizar los documentos a partir de los instrumentos de
descripción y que éstos intenten reunir una información que satisfaga
las dudas de cualquier usuario, sin centrarse en una orientación
científica determinada.
En definitiva se trata de herramientas que reunen información sobre un
conjnto determinado de objetos o entidades archivísticas, agrupación
que en muchos casos vendrá definida por la relación existente entre
todos ellos. Así ocurre con los documentos integrantes de un fondo
específico, reunidos en tanto que producidos por una institución
concreta. Pero la relacón puede ser también temática o material, como
ocurre con algunos catálogos guías de fuentes.
El DTA define los instrumentos de descripción como instrumentos de
referencia que, dentro de la fase de descripción, relacionando unidades
documentales que componen un archivo, fondo o serie, citando, en
particular, las guías, los inventarios, los catálogos y los índices. Los
distingue, según hemos visto, de los instrumentos de control.
Los instrumentos de control son resultado de distintos procedimientos
de control de la documentación, tareas que, al ponerse por escrito
pueden servir de referencia informativa, aunque éste no es su objetivo
primoridal. Su finalidad es la gestión de los documentos, el seguimiento
del trámite administrativo, la evolución del ciclo vital, etc. Entre ellos
podemos citrar el fichero-inventario, la relación de entrega de una
transferencia, el cuadro de expurgo o los repertorios de series.
Los isntrumentos de referencia o información son aquellos que aun
vinculados a otras operaciones, responden esencialmente a una
finalidad informativa, facilitando el trabajo de los archiveros e
investigadores. En este grupo se incluyen el cuadro de clasificación,
organigramas de las entidades productoras pasadas y presentes, con sus
modificaciones, relaciones de entidades productoras, normaticas
procedimentales o tipos documentales de cada institución y,
fundamentalmente, guías, inventarios, catálogos e índices. Unos
aportan una información adecuada al nivel de descripción, como guías,
inventarios y catálogos, otros sirven de instrumentos auxiliares para
631
facilitar el acceso a la información o los documentos desde diferentes
perspectivas, como los índices o los tesauros.
Su contenido dependerá d elos elementos o atributos de los que se
extraiga la información, pues no todos profundizan del mismo modo.
Así un catálogo aportará información de cada documento o expediente,
mientras que un aguía aborda de forma genérica uno o varios fondos.
De hecho, muchos especialistas considerna inadecuado denominar a los
intrumentos de trabajo con tal apelativo. Argumentando que el
cometido esenciale de muchos de ellos no corresponde con la
descripción, aunque en última instancia, nos ayudan a conocer los
fondos.
C.Tornel considera más importante que prevalezca el concepto de
información, ya sea para localizar los documentos o para conocer su
contenido. Por otra parte, la archivística francesa, en particular, J.
Favier, prefieren denominarlos instrumentos de búsqueda o
invetigación.
A. Duplá del morarl considera la descripción como una operación que
da a conocer los resultados de la identificación y la organización, tarea
que se realiza para el ejercicio de las funciones de control de los
documentos y de información sovre los mismos. Tanto esta autora
como M.L. Conde Villaverde o C. Pescador del Hoyo distinguen
instrumentos de control de intrumentos de información, que ayudan a
controlar los documentos depositados en el archivo y a recuperar la
información que contienen.
Existen varios tipos de instrumentos de descripción cuyas diferencias
radican en las agrupaciones documentales y en el grado de detalle con
que son descritas. Por ello es necesario, antes de abordar los
intrumentos de descripción, considerar los distintos tipos de
agrupaciones documentales.
De hecho, las labores de organización y descripción de fondos están
interrelacionadas y podemos establecer cierta simultaneidad. Así, los
procesos de identificación y valoración de fondos aportan los medios
suficientes para efectuar guías. Solo cuando tenemos una clasificación
completada, que sitúa cada serie en su lugar correspondiente, podemos
efectuar un inventario. Finalmente, catalogación sólo se puede
efectuarse sobre fondos completamente clasificados y ordenados,
cuando cada documento tiene un sitio definido.
Los Censos
Estos instrumentos son utilziados para informar a cerca de una serie de

archivos pertenecientes a un ámbito geogrfico concreto. Recoge una
serie de datos previos da cada unos d elos archivos entre ellos:
632
Denominacion del centro
Organismo dependiente
Direccion
Teléfono
Contenido global de los fondos
Servicios
Accesibilidad
Condiciones del edificio
Estados de conservación de la documentación
Cantidad de metros lineales en estanterías
Instrumentos de descripción del archivo
Publicaciones
Este instrumento tiene gran utilidad para los responsables de la política

archivística, ya que permite planificar el trabajo y para los usuarios, que
obtienen una información general de todos los archivos, que pueden
tener inter interés para ellos.
En España se elaboro el censo-guia de archivos, realizado por el Centro
de información de archivos (CIDA), dependiente del ministerio de
cultura, y que se ha finalizado por las diferentes comunidades
autónomas, en virtud de las transferencias en materia de archivos. Se
puede consultar online a través de la web del ministerio de Cultura.
Las Guías
Según el diccionario de Terminología Archivística la guía es el

instrumento de referencia que describe globalment los fondos
documentales de uno o varios archivos, indicando sus características
funcionales. Tiene la misión de orientar, haciendo valoraciones
globales, sin descender a particulares. Por otra parte la amplitud de los
datos recogidos dependerá del nivel de organización en que se
encuentren los fondos obejto de de la descripción. Nos podemos
encontrar con fondos en proceso de organización, en cuyo caso solo
informaremos de las características generales, mientras que la
descripción de secciones y series, la indicación de sus fechas extremas
o su volumen quedarán pendeientes de la finalización del proceso.
Aunque las guías han sido un instrumentos vinculado a los archivos
históricos, es importante que todo tipo de archivos y fondos cuenten
con una, aunque sólo sea un mero tríptico o folleto. Ello indicará la
inclusión de información vinculada a los documentos recientes, como
las codondiciones de acceso, proceso de organización, régimen de
transferencias, expurgos, etc.
633
Proporcionan información sobre todos o parte de los fondos de uno o
más archivos, describen globalmente las grandes agrupaciones
documentales, esbozan la historia de los organismos productores y
facilitan información auxiliar acerca del archivo o archivos y los
servicios disponibles.
Tradicionalmente, se han atribuido varios objetos a una guía:
Proporcionar una información general sobre un archivo identificado
con uno o varios fondos.
Proporcionar información sobre un conjunto de archivos unidos por un
lazo común que puede ser el marco geográfico (archivos de una región)
olas características similares de la documentación (archivos nobiliarios
o militares).
Proporcionar información específica sobre un fondo o una sección de
archivo.
Es difícil establecer una tipología por ser los criterios empleados para
elaboración muy variables.
Según Schellenberg pueden ser sumarias o descriptivas, en función de
la amplitud con que se describan sus fondos; para E. Teillemite, pueden
ser geográficas (de una región), metódicas (se centran en un tema) y de
depósito (cuado se elaboran para un archivos. Para M. Vázquez,
siguiendo a Schellenberg, son de dos tipos: generales, se ocupan de uno
o más archivos, y especiales, se centran en un tema determinado. Tipos
de guías: el censo-guía, la guía de fuentes, la guía orgánica, la guía de
archivo.
La guía de una sección de archivo, de un fondo o de una sección de un

fondo.
Incluye datos sobre los organismos productores, su organización, las

secciones y series que lo integran, las fechas extremas que comprenden
su volumen. Puede incluir, además, datos sobre la génesis documental,
la interrelación entre secciones y series, modificaciones por cesiones o
adquisiciones, bibliografía de referencia y otros datos que ayuden a
conocer mejor la institución productora y sus documentos. Es lo que A.
Heredia denomina guía especia.
Como ejemplo podemos citar la Guía de la sección de Órdenes
Militares del AHN realizada por A. Javierre Mur y C. Gutierrez del
Arroyo (Madrid, 1950).
El censo guía.
634
Se utiliza para informar a cerca de un gran número de archivos como
pueden ser todos los de un país o una región. Este instrumento
proporciona información amplia, tanto por el ámbito geográfico que
abarca como por la cantidad de aspectos que recoge, aunque lo hace de
una manera genérica. Un buen ejemplo es el «Censo-guía de los
archivos españoles» elaborado por el MCU que se puede consultar en
el (CIDA), a través de la red PIC. Comprende buena parte de los
archivos españoles y la información -distribuida en dieciocho campos-
permite conocer: la denominación del centro y entidad de la que
depende, dirección, clasificación, y contenido global de los fondos,
servicios, accesibilidad y principales materias de consulta.
La guía de fuentes
Tiene por objetivo recopilar datos de todos los fondos documentales

que contengan información relativa a un tema o área geográfica
determinada, por ejemplo las guías de fuentes para la historia de las
naciones publicada por el CIA.
La guía orgánica
Se caracteriza por recoge información de varios archivos relacionados

por su pertenencia a un organismo determinado, ya sea nacional o
internacional. Los datos son asimismo sumarios, por el amplio número
de fondos que abarcan; por ejemplo: la guía de archivos estatales
españoles, la de las Naciones Unidas, la de los ministerios de asuntos
exteriores de la Unión Europea…
La guía de archivo.
Centra su atención en un solo archivos así posea uno o más fondos. La

información que proporciona es más detallada en cuanto a la historia de
la(s) entidad (es) productora (s), la organización y el contenido de las
agrupaciones documentales. Ejemplos son las guías del Archivo
Histórico Nacional, la de la Fundación Pablo Iglesias, la del Archivo
General de Simancas…
El modelo de guía que propone Antonia Heredia consta de los
siguientes datos:
Capítulos introductorios.
En la parte introductoria habrá de tenerse en cuenta como cuestión
previa el hecho de no tratar de constituir un Manual de Archivística,
sino de ofrecer una presentación de los fondos y colecciones para
facilitar su conocimiento.
635
Datos prácticos y reglamentarios (direcciones del archivo, horario de
apertura, incluidos los cierres, condiciones de admisión e inscripción,
recursos y servicios), servicio de información y consulta, in situ y a
distancia.
Datos históricos relacionados con el archivo y sus documentos
(creación, edificio, naturaleza jurídica de los fondos, estatuto jurídico
del archivo.
Bibliografía referida al edificio, a la historia del archivo, a su
reglamentación y a los instrumentos de descripción.
Descripción de los fondos y colecciones
Esta segunda parte es la que constituye el núcleo fundamental de la
guía. Es indispensable y en ella un ofrecimiento claro y sintético de la
documentación. En el caso de coincidir el fondo con el archivo hay que
ofrecer, en primer lugar un esquema de clasificación a través de la
subdivisión en secciones, subdivisiones y series, especificando su
denominación, las fechas extremas y el número de unidades de
instalación de todas ellas.
En caso de ser varios fondos y colecciones, se hace precisa una sinopsis
del esquema integrado por todos esos fondos, indicando cada
institución productora, fechas extremas y el número del total de
unidades de instalación. También se representan las colecciones o
series facticias. También se hace precisa una introducción de la historia
de la institución productora, una bibliografía donde se recojan los
instrumentos de descripción, etc.
Apéndices.
De contenido variable en él puede encontrarse un orden alfabético
general, el índice en la guía es solo un acceso a la misma.
Una variante de este tipo de guías son las guías de archivos
relacionadas normalmente por pertenecer a un único sistema
archivístico. Es lo que Cruz Mundet denomina Guías orgánica. Un
claro ejemplo lo tenemos en:
Las Guía de los Archivos Estatales Españoles de la Subdirección
General de Archivos Estatales (Madrid, 1977), relacionada con:
Guía del AHN antes mencionada
Guía del ACA, realizada por F. Udina Martorell (1958)
Guía del AGS, realizada por A. Represa Rodríguez (1958)
Guía del AGI, realizada por J. De la Peña (1958)
Los elementos de ISAD (G), empleados en la descripción varían según

el tipo de guía que vayamos a elaborar y el nivel del fondo que
tomemos como base, en cualquier caso los comunes a todo fondo son:
Área de Identificación
1.1 Código de referencia
636
Área de Contexto
Área de Contenido y Estructura
Área de Condiciones de Acceso y Estructura
6. Área de Notas
Los Inventarios.
Entre un instrumento tan genérico como la guía y uno tan exhaustivo

como el catálogo, debe haber uno intermedio que ofrezca la posibilidad
de describir los fondos con un nivel de profundidad suficiente como
para garantizar una cantidad de información satisfactoria para los
usuarios y, al mismo tiempo, con la sumariedad necesaria como para
permitir la descripción uniforme de amplios grupos documentales.
Según el DTA, el inventario es un instrumento de consulta que describe
las unidades de instalación y/o las unidads documentales de una o
varias series, representando su estructura. Por lo común, suele describir
la totalidad de las series integrantes de una sección o un fondo, e
incluso de la totalidad de un archivo, sobre todo aquellos archivos cuyo
volumen documental permita tal nivel de descripción, como ocurre con
los archivos municipales, de empresas e instituciones eclesiásticas.
Carmen Crespo lo define como: «Inventario es la relación sistemática,
mas o menos detallada de todos y cada uno de los elementos que
forman parte de un fondo».
Aurelio Tanodi nos dice: «El inventario es una descripción exacta y
precisa de todo el material que conserva el archivo». Theodore
Schellenberg lo define como<<un asiento que se hace de las series de
documentos dentro de un grupo documental o de una colección de
papeleas privados».
Por su parte Manuel Vázquez nos dice: «inventario es una descripción
exacta y precisa de toda la documentación de un archivo, cuyos
asientos se ordenan siguiendo el orden de la archivalia y tiene como fin
principal dar constancia de la documentación y como fines secundarios
la búsqueda, el control y el estudio del acervo documental».
Antonia Heredia: «El inventario describe la unidades que componen las
series documentales, dispuestas según el orden que tienen en el cuadro
de clasificación y reproduciendo su estructura. En función de las
unidades descritas, podemos distinguir entre el inventario somero
(describe las unidades de instalación) y el inventario analítico (describe
las unidades archivísticas: los expedientes). Este instrumento es la
verdadera obra del archivero, pues condensa la actividad intelectual del
trabajo sobre el fondo documental: la clasificación y la descripción,
aunados con una doble finalidad: conocer qué es lo que se tiene y como
está organizado, de una parte, e informar con precisión a cerca de su
637
contenido y localización, de otra, de modo que ante cualquier búsqueda
documental ofrezca siempre una respuesta pertinente y rápida.
Aunque su objetivo es la descripción pormenorizada de las series, suele
distribuir su contenido a partir de las unidades de instalacion,
describiendo, por tanto cada legajo o libro, pero respetando su
pertenencia a una estructura orgánica.
El inventario reproduce la clasificación del fondo o la sección que
describe. Incluyendo a modo de introducción el cuadro de clasificación
del que deriva.
En el inventario hallaremos:
Alusión al nivel de clasificación de cada serie y sus agrupaciones
documentales mediante dígitos de control,
Una relación de su contenido adaptada a cada uno de los legajos o
libros en que queda instalada,
Sus fehcas extremas
Su signatura.
A estos datos podemos añadir otros en función de las características de
la documentación, como las condiciones de acceso, historia de la
institución productora o la existencia de otros instrumentos de
descripción que amplíen información.
El inventario responde a dos tipos de funciones:
1. Desde el punto de vista de la gestión archivística, es conveniente que
su formato permita modificaciones. Ello se ha conseguido,
tradicionalmente, mediante ficheros inventarios. Éstos incluyen una
ficha por cada serie o unidad de instalación, de forma que cualquier
incremento de fodnos, o reducciones de los mismos permita la inclusión
o eliminación de fichas descriptivas.
2. Como instrumento de información para el usuario resulta un medio
eficad para conocer los fondos y sus series con detalle, sin resultar tan
genérico como las guías y, al mismo tiempo, sin entrar en la
pormenorización de los catálogos documentales.
Los elementos indispensables para la descripción en un inventario son:

signatura, la entrada descriptiva, fechas extremas y dígitos del cuadro
de clasificación.
La signatura.
De cada una de las unidades de instalación integrantes de cada una de
las series en el depósito (legajo, libro, carpeta).
Entrada descriptiva.
En la que se indiquen por este orden: tipología de la serie y tradición
documental, autor destinatario y materias si es posible. La entrada
descriptiva podré ser una, doble o múltiple en caso de que en un mismo
legajo se contengan una o varias series documentales.
638
Fechas extremas. Referidas a la primera y a la última (sólo años) de
cada unidad de instalación.
Dígitos del cuadro de clasificación que ofrece la relación con el orígen.
El inventario somero
Comprende una serie de elemento mínimos obligatorios y suelen ir

dispuestos en columnas cuando se publican. Su utilidad es ante todo el
uso interno como procedimiento de control sobre las existencias, pero
el interés para los usuarios es mínimo pues les ofrece una información
excesivamente genérica y a penas si les orienta sobre la documentación
que pueden encontrar. A pesar de las carencias y junto a su función
controladora, es un primer procedimiento validado para la descripción
de grande volúmenes documentales.
Los elementos de la ficha de inventario somero en ISAD (G),
complementado con un resumen de la evolución histórica del ente que
ha dado origen al fondo, son:
Área de Identificación.
Código de referencia.
Título
Fechas
Nivel de descripción.
Volumen y soporte de la unidad de descripción.
Área de Identificación.
2.1. Nombre del productor.
El inventario analítico.
Posee una característica distintiva respecto del anterior, fundamental,

por otra parte y es que describe los fondos con mayor profundidad al
descender hasta los expedientes. Con los mismos elementos mínimos
obligatorios y algunos más optativos, ofrece información suficiente
para localizar la información en el tiempo y en su ubicación física,
conocer su organización e individualizarla, para que cada cual elija
entre las opciones de su interés. Logra la mejor relación
costes/beneficios porque permite describir uniformemente los fondos y
proporcionar unos niveles de información satisfactorios para los
usuarios, lo cual no obsta para que en determinadas series
documentales, con indudable interés informativo, el archivero deba
elaborar otros instrumentos que las describan en detalle.
Los elementos de la ficha de inventario analítico en ISAD (G) son:

Área de Mención de Identidad. Identificación.
639
Título
Fechas
Nivel de descripción.
Área de contexto.
2.1 Nombre del Productor.
Área de contenido y estructura.
Alcance y contenido.
Valoración, selección, eliminación.
3.4Organización.
Área de condiciones de acceso y utilización.
Condiciones de acceso
4.5 Instrumentos de descripción.
Área de la documentación asociada.
5.3 unidades de descripción relacionadas.
El área de mención de identidad, de contexto y de contenido y

estructura (alcance y contenido) son obligatorios el resto son optativos.
De este modo cada expediente ha sido descrito en los términos
indispensables para garantizar una información suficiente.
Los catálogos.
El término, según el diccionario el catálogo es «la relación o lista

ordenada de libros, manuscritos, hechos o cosas». Para los archiveros
esta definición se queda corta puesto que no están contemplados los
documentos y, por otra porque no se trata de una simple enumeración
de éstos sino que implica una descripción de los datos precisos para
cada uno de ellos en los que no han de faltar los relativos a su
localización.
Para A. Heredia el catálogo es: «el instrumento que describe
ordenadamente y de forma individualizada las piezas documentales o
las unidades archivísticas de una serie o de un conjunto documental
que guardan entre ellas una relación o unidad tipológica, temática,
institucional».
Tiene la finalidad de describir exhaustivamente, así en sus caracteres
internos como externos, las piezas documentales (documentos sueltos)
y las unidades archivísticas (expedientes), seleccionadas según criterios
subjetivos (por su valor histórico, para una exposición, publicación…)
Dada su naturaleza pormenorizada no puede aplicarse a una agrupación
documental (fondo, sección, serie), salvo que sea muy pequeña, sino a
640
grupos de documentos que presenten un interés especial (pergaminos,
mapas, sellos…) y limitados a un período cronológico concreto.
El catálogo es el menos recomendable de todos los instrumentos de
descripción, desde un punto de vista práctico y de servicio, a tenor de
las necesidades descriptivas y de las carencias de medios materiales y
humanos de la mayoría de los archivos.
Elementos esenciales en la catalogación:

Datos internos.
-La fecha, en la fórmula año, mes, día y lugar, situándola en la
parte superior izquierda. Situándola en el orden inverso al que suele
aparecer indicada. Expresión en cifras arábigas. El lugar se describe
con ortografía moderna y completarse con cualquier indicación
particular (Santiago, Hospital Real.) en caso de faltar el año, puede
ponerse la fecha del año de referencia más cercana, y se escribirá entre
corchetes (denominada data archivística). Las copias o traslados de los
documentos llevarán la fecha de la copia o del traslado haciendo
referencia al documento inserto, confirmado o reproducido.
-La tipología documental. Es necesaria aunque solo interese el
contenido, es un elemento a consignar dentro de los datos internos, la
tipología documental no es sinónimo de tipología diplomática y que la
tipología documental es tanta para el documento singular como para la
unidad archivística o expediente.
La designación del tipo documental ha de basarse en la fijación
terminológica determinada por los estudios realizados por los
diplomatistas o por la legislación que ha establecido sus características.
Cuando estemos realizando catálogos de series específicas no será
preciso repetir en cada asiento su tipología. El título genérico del
catálogo, suplirá tal indicación.
-Tradición documental. Como dato complementario de la
tipología ha de especificarse la tradición documental. Pero solo en el
caso de copias.
-Autor y destinatario. Los datos inmediatos y siguientes al de la
tipología han de ser los del autor y destinatario del documento. Han de
constar los nombres y apellidos, seguidos del cargo, oficio o vecindad,
si vienen expresos en el documento.
-Asunto o materia. Habrá de resumirse, dicho resumen es la
representación condensada y abreviada del asunto. No será extensa,
tendrá fidelidad al texto, no se usarán abreviaturas, se adoptarán unos
criterios homogéneos de redacción
Datos externos o físicos.
Son el número de folios o páginas, las medidas, el soporte, el formato,
sellos, tipos de letras o la conservación. Le tipo de letra no se especifica
641
para documentos modernos. La materia escriptoria se especificará
siempre que no sea papel. La conservación se expresa con las letras
(B.R.M.) para resaltar deterioros notables.
Datos de localización o signatura.
El último dato a consignar al hacer la descripción de una pieza es su
ubicación en el depósito y a ser posible su número de orden dentro de la
unidad de instalación. Datos imprescindibles, las siglas del archivo, el
nombre del fondo o la sección, el tipo y número de instalación y
finalmente si es posible el número de orden dentro de dicha unidad si
está ordenada.
Otros datos. Suele aparecer la documentación que acompaña al
documento principal. Estas relaciones suelen venir ordenadas
cronológicamente y limitarse al número enunciado del documento, su
fecha y su número de folios, sin indicar contenidos.
Clases de catálogos
Catálogo cronológico.
Es el más frecuente. Podemos distinguir dos variantes: aquel cuyos
documentos integran una serie cuya identidad está marcada por la
tipología y cuya información puede ser uniforme o en cambio diversa.
Y aquel cuyos documentos han sido seleccionados en razón de un tema
y no tienen por que tener la misma tipología aunque requieran en su
ofrecimiento un orden cronológico.
Catálogo alfabético.
Existen series que para su ordenación lo hacen de forma alfabética y
habrá de respetarse a la hora de la catalogación. Lo que interesa
destacar es el nombre de la persona o del lugar geográfico o de las
materias. En estos casos el dato onomástico o geográfico encabezará la
ficha, en lugar de la fecha.
En los onomásticos se podrá eludir la indicación genérica de la
tipología documental. La homogeneidad de estas series, a la hora de
describir las piezas singulares hace posible una simplificación general
reducida a las listas alfabéticas de nombres de personas.
En cuanto a los catálogos alfabéticos, geográficos o de materias,
destacan estos nombres concretos a efectos de la ordenación, aunque la
ficha catalográfica recoja el resto de los datos completos necesarios en
cada caso.
El catálogo de documentos.
Podemos considerar la ficha catalográfica como la unidad de contenido
que describe un documento en tres sentidos:
en cuanto a su contenido y localización temporal, condensando su
mensaje en unas cuantas líneas, a fin de orientar al consultante sobre la
642
conveniencia o no de su lectura, y dotándola de la datación tan
completa como el documento y los conocimientos del archivero lo
permitan.
en sus características formales: volumen, medidas, materia, tipología,
etcétera.
en su localización espacial dentro del fondo al que pertenece, a través
de la signatura.
La forma material que adopte dependerá del soporte elegido para su
realización, ya sea una ficha de cartulina normalizada, ya la memoria de
un ordenador. Aunque pueden ser incluidos otros muchos, los
elementos que la componen son como mínimo los siguientes:
Área de identificación.
Título
Fechas
Nivel de descripción
Área de contexto.
2.1. Nombre del Productor.
3.1. Alcance y contenido
Área de condiciones de acceso y utilización
4.3. Lengua/escritura de los documentos.
4.4. Características físicas y requisitos técnicos.
Área de documentación asociada.
Existencia y localización de los documentos originales.
Existencia y localización de las copias.
Unidades de descripción relacionadas
Nota de publicaciones.
-La fecha de todo documento se subdivide en dos elementos: la

data crónica y la data tópica. La primera está compuesta por el año, el
mes y el día. El año deberá expresarse en cifras arábigas y utilizando el
sistema de datación cristiano actual. El nombre del mes se indicará en
letras y completo, sin abreviaturas, y el día en numeración arábiga.
Ambos deberán ser reducidos al sistema actual cuando no aparezcan así
originalmente.
Cuando la fecha no venga expresada pero sea deducible por
elementos inherentes o externos al documento, se escribe entre
paréntesis. En caso de no ser posible se indica la circunstancia con un
s.d. (sin datación).
La data tópica consiste en el nombre del lugar en el que se otorga
el documento, situado a continuación de la crónica y con ortografía
643
moderna. Como norma general figura el topónimo del lugar de
expedición, simplificando de ese modo el encabezamiento. Si no viene
expresado y se pueda deducir se pondré entre paréntesis y cuando no
sea posible se dejará en blanco.
-Alcance y contenido, compuesto por los siguientes elementos:
autor, el acto jurídico en sí mismo, el destinatario de este y el resumen
del contenido textual.
El nombre del autor se escribe con ortografía moderna, seguido
de su cargo, dignidad u oficio (salvo para reyes y pontífices o
don/doña).
El acto jurídico que representa el documento puede muy bien
condensarse en una sola palabra, a través de la cual se relaciona al autor
con el destinatario. El resumen del contenido textual debe ser breve,
preciso y conciso, expresando el objeto central del documento sin dar
lugar a divagaciones.
-Lengua/escritura de los documentos: la primera se señala cuando
no sea castellano. La escritura o tipología paleográfica indicará el tipo
de escritura empleados en la redacción.
-Características físicas: las medidas del soporte, base por altura,
expresadas en milímetros siempre que no sean normalizadas. El número
de folios o páginas. El soporte material si es diferente papel, el sello. La
tipología diplomática, la tradición documental. El estado de
conservación.
-Existencia y localización de los originales: empleado para
señalar donde se encuentran los originales.
-Existencia y localización de copias: se indica si existen
versiones de los mismos documentos en otros archivos.
-Nota de publicación: señala cuantas obras se publiquen o citen o
registren en el documento catalogado.
El catálogo de expedientes.
Es de todo punto obligatorio ordenar los documentos siguiendo la

lógica de su tramitación. Los elementos que componen la ficha
catalográfica son esencialmente los mismos que en los documentos,
aunque se presentan ciertas características en los casos siguientes:
-Fechas: se consignan las extremas (inicial y final del
expediente). Ello no quiere decir que la inicial sea la del documento
más antiguo sino la del que inicia la tramitación, pues a veces este lleva
documentación anexa de fecha anterior. También existe cierta tendencia
a confundirla con la del registro de entrada, que no es sino una
diligencia administrativa. Asimismo la fecha final la proporciona el
644
documento de resolución o el último, en el caso de los expedientes
incompletos, pero nunca la diligencia de archivo.
-Alcance y contenido: además del resumen incluye la relación de
los documentos contenidos en el expediente, resumidos muy
brevemente y con su fecha. Conviene tener buen cuidado en no incluir
las diligencias salvo que contengan una resolución.
Descripción de documentos especiales.
Existen documentos especiales existentes en los archivos -los
documentos gráficos-, y otros cada día más abundantes -los
documentos informáticos-; también podemos encontrar los de distinta
naturaleza: los iconográficos (dibujos, litografías…), fotográficos y los
sonoros.
- Documentos gráficos no proyectables.
Son los mapas, planos, dibujos, croquis… elementos a tener en cuenta
son aquellos que permitan identificar el documento, sus características,
información y ubicación: es decir.
Área de contexto.
Unidades de descripción relacionadas
Características físicas y requisitos técnicos: indica la materia del

soporte, escala, dimensiones, tintas, colores y demás detalles del
documento.
Unidades de descripción relacionadas: en su caso señala la unidad de la
que el documento ha sido desgajado para su correcta colocación o con
la cual se relaciona directamente.
- Documentos informáticos.
Se incluyen como especiales por las especificidades que presentan en
cuanto al formato y a otros aspectos se refiere. Por los demás, la
información, la procedencia y el contenido no varían necesariamente
respecto de los otros formatos; su descripción se caracteriza por recoger
los datos necesarios para su manejo, además de los apropiados al nivel
de descripción. Los elementos son:
Área de contexto.
645
4.1. Condiciones de acceso
4.2. Condiciones de reproducción.
4.3. Lengua/escritura de los documentos.
INSTRUMENTOS AUXILIARES DE LA DESCRIPCIÓN: ÍNDICES Y

TESAUROS.
La indización.
La indización consiste en designar o extraer uno o más conceptos que

representen el contenido del documento con el objetivo de recuperarlo
posteriormente.
Cuando se habla de sistemas de indización, como señala C. Díez (1994)
a quien seguiremos en este epígrafe «con frecuencia encontramos
distintas denominaciones que hacen referencia a un mismo concepto:
sistemas o “lenguajes de indización”, “lenguajes terminológicos”,
“lenguajes controlados”, “lenguajes normalizados”, “lenguajes de
recuperación”, “lenguajes documentales”… aportando cada uno de
los adjetivos que acompañan a “lenguajes” y a veces a “sistemas” una
característica de éstos –sirven para indicar el contenido de los
documentos, constituidos por términos, controlados y normalizados…-
y todos ellos remiten a un conjunto de palabras y/o términos que tienen
como misión sintetizar y representar el contenido de los documentos
por parte del profesional de la documentación».
La indización comprende tres etapas que adaptadas a la documentación
de archivo son:
Examen del documento y determinación de su contenido, prestando
atención a los siguientes elementos: emisor (actor), receptor, canal
(procedimiento), mensaje (asunto) y contexto, siguiendo a Jakobson en
su teoría del acto comunicativo.
Identificación y selección de los conceptos principales, extraídos del
documento mediante análisis intelectual y trasformados posteriormente
en términos de indización.
Selección de términos de indización que expresen los conceptos de los
documentos, bien mediante términos contenidos en ellos a través de
otros que elijamos y sean representativos.
646
Los lenguajes de indización empleados para reflejar el contenido de los
documentos son:
Lenguajes codificados, numéricos o alfanuméricos, como los
empleados en la clasificación.
Lenguajes libres.
Lenguajes controlados.
Lengua humana.
Los más utilizados son el lenguaje libre y el lenguaje controlado.
a) Lenguaje libre: se constituyen a partir de la lectura de los

documentos, cuyo contenido es reflejado mediante palabras claves o
descriptores libres.
b) Los lenguajes controlados: se elaboran tras estudiar la temática de
los fondos así como el nivel y las peticiones de los usuarios, son las
listas de materia y los tesauros.
Los índices.
Según el Diccionario de Terminología Archivística del CIA el Índice se

define como «lista alfabética de nombres de personas, de nombres
geográfico y nombres de materias contenidas en un documento de
archivo».
Así entendido parece que solo es viable un índice para los catálogos o
las ediciones de fuentes. Sin embargo esta lista de nombres puede
referirse a las voces contenidas en un inventario. El hecho fundamental
de la referencia a la localización en cuanto que su finalidad no es otra
que localizar inmediatamente la información sobre un nombre referido
a persona, lugar o materia contenido en cualquier instrumento de
descripción o documento. Un índice es la materialización de la
operación de indicar y consta de una lista de términos y de códigos
(cifras) para su localización.
Los términos pueden ser libres procedentes del lenguaje natural
utilizado en el documento o controlados, procedentes de un lenguaje
documental previamente seleccionado (descriptores). Estos no tienen
por que ser palabras que figuren en el documento o resumen, pueden
ser otras más representativas.
Indice onomástico
Recoge nombre de personas con el cargo que desempeñan si es el caso.

Por lo tanto, una misma entrada puede encabezarse con los apellidos y
nombre de la persona, o bien con el cargo que desempeña. Hay autores
647
que incluyen en este índice las distintas instituciones, aunque otros lo
incluyen en el índice de materias.
Indice de lugares.
En este caso se recogen los nombres de países, regiones, provincias,

ciudades, parajes, etc. Se debe aclarar el país de origen en el cado de
topónimos igulaes; en el caso de pueblos sefacilita el nombre de la
provincia actual a la que pertenecen y en el caso de pueblos o lugares
ya desaparecidos, se tendrá que investigar donde estaban ubicados.
Todas estas aclaraciones tendrán que ir entre paréntesis.
Indice de materias.
Es quizás el que mas problemas prenseta, ya que hay que buscar las
palabrasclave o significados para los distintos asuntos. Se debe evitar la
utilización de adjetivos y vocablos ambiguos. Se trata de los posibles
términos de búsqueda documental. Puede tratarse de uno o de varios
conceptos dependiendo del documentos. En un sistema de gestión
manual los términos de indización se convertirán en los
encabezamientos de ficha. De la dicha maestra se realizaran tantas
copias como conceptos se consideren necesarios para la recuperación,
dando lugar a ficheros paralelos en los que las fichas se organcen
alfabéticamente a partir de estos términos. Esta tarea, de gran
importancia para una adecuada recuperación de la información, resulta
muy costosa si se realiza en un entorno manual, sin embargo los
nuevoes sistemas informaticos nos permiten una gestión agil y muy
efectiva.
Por ultimo , decir que para una adecuada indización es impescindible
contar con normas que controlan y aseguran la aplicación de unos
mismos criterios de elección de conceptos, específicamente con el uso
denombres y topónimos, garantizando la homo geneidad de la
indización. Son fundamentales las referencias a sinónimos, escogiendo
como voz principal la mas utilizada. Por ejemplo: suministro de agua,
reparto de agua y abastecimiento de agua, son sinónimos, se escogerá
agua, abastecimiento y los sinónimos que remitan siempre a esta
entrada. Cuando se trate de palabras similares pero no sinónimas,
también se harán referencias.
El Tesauro.
Si no es la principal manifestación de los lenguajes documentales

controlados, sí es con seguridad, la más estudiada por los
648
documentalistas que les dedican toda su atención. Son instrumentos
indispensables para ordenar conceptualmente los fondos de las
bibliotecas y de los centros de documentación y buscar información,
facilitando la recuperación de los libros por el lector y de los datos por
el usuario.
Según Coll-Vinent, el tesauro es «una compilación de palabras y de
frases que muestran sus sinónimos, relaciones jerárquicas y otras
dependencias, cuya función es suministrar un vocabulario
estandarizado para el almacenamiento y la recuperación de
informaciones».
También se puede definir como «un vocabulario finito, elaborado a
priori formado por términos controlados y normalizados que sirve para
la indización y recuperación de documentos pertenecientes a un
dominio particular del conocimiento humano; al referirse a un campo
científico del saber, los términos representan conceptos unívocos y
necesitan organizarse a través de una serie de relaciones –de
equivalencia, jerárquicas y asociativas- que se entretejen formando con
ellas una estructura semántica tupida»
Los tesauros actúan en campos especializados del conocimiento, lo cual

supone acotación de un campo de información documental. Su
sectorización, sin embargo, ha favorecido una elaboración aislada y sin
comunicación entre los distintos sectores. Exigen una normalización
materializada en una codificación que permita la búsqueda de una
misma información en distintos campos. Es decir, obligan a una
parcelación racional de los diferentes ámbitos de conocimiento y la
creación de un sistema general codificado que permita un tratamiento
uniforme, tanto manual como informatizado.
Existen intentos de superar la sectorización, mediante la elaboración de

magotesauros, pero esto puede ser inabarcable.
Para su confección en archivos, son necesarios el archivero, los
usuarios, los documentalistas o lingüistas. La 50% metodología
lingüística y documental.
Su elaboración se hace en tres etapas:

Recopilación de terminología del campo o área (por medio de léxicos,
diccionarios, listas, índices, bibliografía sobre instituciones)
Reducción y selección de ésta al mínimo (palabras claves o «vedettes»)
Agrupación jerárquica por familias.
Establecimiento de una gramática que relacione los términos
seleccionados.
649
Hay una cuarta etapa importante
Actualización del tesauro.
El tesauro no es un diccionario especializado, por cuanto no
define, se compone de una organización de descriptores por campos
semánticos y en orden alfabéticos con relaciones de vecindad.
El resultado de esta elaboración se compondrá de dos partes: una
agrupación de términos por su afinidad semántica y una lista alfabética
de aquellos. La primera es equivalente a un cuadro de clasificación, a
priori, por áreas, categorías de conceptos y la segunda es un índice
permutado (comunicación social / social comunicación) Este índice
permutado (de palabras-claves) puede estar completado con índices
secundarios (de palabras vacías o ambiguas).
Consideran los documentalistas que los accidentes lingüísticos
que afectan a los términos (homónimos, homófonos, homógrafos,
polisemia, sinonimia) deben ser evitados en un tesauro, por cuanto es
un lenguaje controlado.
La principal misión de un tesauro es la introducción en cadena
sobre la información solicitada. Este carácter evocador ha de lograrlo
mediante el establecimiento de varias relaciones.
Las relaciones son:
De equivalencia: señalan la sinonimia entre varios términos e indican el
que ha sido tomado como descriptor. Gráficamente se representan por
sinónimos USE y Up (usado por): el primero sirve para dividir el
término no preferente al preferente, de un no descriptor al descriptor,
por lo general escrito con distintas tipografías.
De jerarquía: representadas mediante los símbolos TG (término
genérico( y TE (término específico)los cuales indican relaciones
género-especie, parte-todo
De asociación: representadas mediante TR (término relacionado),
pueden ser de semejanza de casualidad.
Otros instrumentos de descripción: Listas alfabéticas y relaciones

sumarias de contenido, Registro, Censos, Colecciones documentales.
Listas alfabéticas y relaciones sumarias de contenido.

A veces el contenido misceláneo de algunas series o de algunos legajos,
consecuencia de una práctica no adecuada pero que conviene respetar, o
la existencia de expedientes que pueden individualizarse por el nombre
de una persona, o por un resumen de contenido nos lleva a la
confección de listas alfabéticas de estas voces o resúmenes y con
frecuencia nos eximen de la confección de catálogos. Estas listas
alfabéticas o relaciones sumarias pueden constituir apéndices del
650
inventario y una copia de ellas debe quedar a primera vista dentro del
legajo correspondiente.
Registros.
Se trata de una relación topográfica que enumera las unidades de
instalación por orden de ingreso. Cada uno de los asientos del registro
se refiere a los legajos, a los libros, a las carpetas, no a las unidades o
agrupaciones documentales. Su finalidad es la del control. El formato
del registro podrá ser un libro o bien un fichero.
Censos.
Este instrumento de descripción archivística, es un instrumento
indispensable de la Administración de archivos con vistas a una
planificación archivística. Son necesarios para obtener un estado
general de la situación de los centros en cualquier nivel.
Son también fundamentales para la elaboración de Guías referidas a un
conjunto de archivos unidos por un nexo que puede ser el marco
geográfico o las características de sus fondos. Su primordial finalidad
es el control.
Los censos nos permiten conocer el número total de archivos (padrón o
lista), el estado general de conservación de las fuentes en ellos
depositadas, el equipamiento, accesibilidad, personal a su cargo,
presentándolos en una panorámica total y sencilla. La descripción sólo
desciende a las fechas extremas del conjunto.
En los censos se nos hace patente la existencia de fuentes y su
dispersión, alejados muchos de los grandes depósitos conocidos, pero
que no por eso deben ser ignorados.
Colecciones documentales.
Los catálogos de colecciones documentales y la edición de fuentes que
transcriben íntegramente un conjunto documental cuyo nexo de unión
suele estar en el tema o en el ámbito geográfico.
El catálogo no ofrece variantes sustantivas respecto de un catálogo de
series documentales, aparte de que cada asiento podrá ser independiente
sin guardar relación con el anterior o el siguiente.
INSTRUMENTOS DE CONTROL
Registro de fondos
Consisten en un ralecion topográfica que enumera las unidades de

instalación sugiendo el orden de ingreso. Por tanto se trata de un
instrumento de control para el archivero, y no de uso para la
investigación. Su formato puede ser un fichero o libro, El primer caso
permite extraer fichas de documentación expurgada; por ejemplo, esto
651
es lo que algunos archiveros consideran el inventario topográfico. Este
instrumento es frecuente en los archivos adminsitrativos
Registro de usuarios interno y externo
Usuarios internos son los de la propia administración y externos, por

ejemplo los investigadores. En ello se consta el nombre y apellidos del
consultante, dirección, tema de investigación y entre otros datos de
interés.
Registro de consulta en la sala de investigadores.
Se puede elaborar con los propios boletines de consulta de los

investigadores donde figuren los datosmperosnales del consultante y los
de la documentación consultada. Estos instrumentos son
imprescindibles para llevar el control de la documentación en primer
lugar, pero además son los instrumentos que sirven como base para la
elaboración de estadísticas de diversa índole. Permiten saber en que
manos esta la documentación en cada momento a la hora de reclamarla
(en caso de los usuarios internos) o bien establecer que documentación
es mas consultada para proceder a su reproducción.
652
LA INSTALACIÓN
DEFINICIÓN
Es una tarea íntimamente relacionada con la organización de fondos y

consiste en la ubicación física de todo el fondo mediante unidades de
instalación, ya sean cajas, legajos o libros. Las cajas y los legajos son
agrupaciones de expedientes, en forma de paquetes o protegidos por un
envase, así ubicados en las estanterías para ofrecer mayor protección a
los documentos y resistencia a los agentes nocivos. La instalación
puede hacerse por dos métodos:
Consiste en reconstruir el cuadro de clasificación en el depósito,
estableciendo espacios reservados para las secciones, subsecciones,
series… Presenta problemas de espacio y crecimiento.
El sistema de numeración continua, el más indicado para todo archivo
en crecimiento, numera las unidades de instalación mediante dígitos
arábigos desde el uno en adelante. Se ahorra espacio, la localización es
inmediata, sencilla y sin error.
El diccionario de teminologia archivística define el concepto de

acondicionamiento como el “conjunto de operaciones materiales que se
deriban de la organización de un fondo (ordenación física, signaturado,
sellado, foliación) y que dan como resultado la formación de unidades
de instalación. Por lo tanto, la instalación será una fase del
acondicionamiento de un archivo y es definido por el mismo
diccionario como:
Ubicación de las unidades de conservación en el deposito previa

organización del espacio
Conjunto de medios físicos dispuestos para la adecuada conservación
de los documentos.
Uno de los problemas mmas frecuetnes en los archivos suele ser el

espacio, a causa de la acumulación de documentos, que provoca la
incapacidad para recibir nuevas transferencias documentales, y por
supuesto la ruptura del sistema de archivos, y la perdida de poder
consultar por parte del ciudadano o del investigador la documentación
que avale los derechos y deberes del mismo.
El archivero esta obligado a crear un espacio útil a través de la correcta
instalación de los documentos en el deposito.
653
OPERACIONES QUE COMPRENDE: FORMACIÓN DE
UNIDADES DE INSTALACIÓN. SIGNATURAS Y COLOCACIÓN
FÍSICA. MÉTODOS
El soporte ficiso en el que se asienta la unidad de instalación es la

estantería de tipo móvil fijo o densa o abierta. Acabado el
aprovechamiento del espacio el siguiente paso es la instalcion
documental y el signarurado. El archivero agruparar los fondos
documentales intentando individualizarlos de tal forma que puedan
localizarse a golpe de vista.
La formación de unidades de instalación
El diccionario de terminología archivisitica define la unidad instacion

como la agrupaciojn de unidades homogéneas destinadas a su
colocación en los depósitos (cajas, carpetas legajo, etc.)debe contar con
un signatura uniboca. Las condiciones de instalación de los documentos
en las oficinas, con respecto a los materiales de archivo y al mobiliario
que se utilize para instalar los documentos son elementos importantes
para una buena organización de archivo administrativo.
A la hora de seleccionarlo se trendran en cuenta:
Las características de la documentación a archivar. Es decir del topo de

documentos, atendiendo si archivamos documentos originasle o bien,
fotocopias, es decir, lo que se denomina forma delos documentos y por
el formato o configuración física del documento, ya que no es lo mismo
archivar planos que expedientes.
La frecuencia de utilización de los expedientes finalizados o en
ferceuncia de uso. Hay documentos que una vez leidos se archivan y
pocas veces se consultan, sin embargo otros documentos tienen
vigencia durante un largo periodo de tiempo por ejemplo los
expedientes perosnales.
El volumen documental de archivo, es decir, el numero de documentos
que se tramitan.
Anualmente y el tiempo de permanencia en la oficina hasta que pueden
aser destruidos o transferidos al Archivo central.
Lascondiciones que deberán reunir son varias:
Accesibilidad: el acceso a los documentos tiene que ser comodo y

rápido
654
Debe favorecer la rápida identificación del contenido. Tanto el
mobiliario como las caprteas denen tener un espacio donde poder
describir los documentos archivados.
Extensibilidad. El mobiliario tiene que estar pensado para acptar un
posible crecimiento del archivo.
Los sistemas de archivo deberán permitir una buena conservación del
documentos.
Relacion entre calidad precio.
En los archivos de oficina a la hora de amueblar es aconsejable el

mobiliario standard y precer las necesidades especificas del mobiliario
de archivo adecuado para el tipo de documentación propia de cada
oficina. Se indican a continuación distintos tipos de mobiliario y
estanterías que pueden utilizarse para el archivo de oficina.
Los bastidores y miniarchivadores de sobremesa

Los carritos para carpetas colgantes y de anillas.
Las estantarias. Permiten el acceso directo a los documentos tanto
visual como manualmente. Si bien son muy adecuadads para instalar
libros, no lo son para documentos de archivo. Utilizándose carpetillas
colgantes
Armarios. Pueden ser de varios tipos:
Armarios compactos de raíles: aprovechan el espacio disponible,
aunmentan el espacio en un 80-90%.Son buena solución para las
oficinas con gran volumen documental.
Armarios convencionales. Los mejores los de puertas enrollables o de
persiana, facilitan acceso y no ocupan espacio.
Se aconsejan sistemas de armarios modulares, permiten el
almacenamiento de distintos formatos y soportes, asi como la
posibilidad de ir incorporando modulos de acuerdo con las necesidades.
Los archivadores. Un modulo formado por dos o mas cajones, donde se
colocan las carpetas colgantes o las fichas, unidos al puesto de trabajo,
facilitan la visibilidad.
Planeros. Modulo especial para planos y carteles.
Archivadores para disquetes y discos compactos.
El mobiliario utilizado en los arhicos centrales, intermedios e históricos

será: estanterías, armarios, archivadores y planeros.
Las estanterías tienen que tener unos caracteres especiales: solidez,

seguridad y comodidad.
El material puede ser:
655
Madera, es un material noble, pero son acidos e incentivo de insectos,
termitas y xilófagos tiende a hincharse y a alabearse.
Metalicos. Son los mas apropiados, siempre que estén recubiertos de
anticorrosivos estables, con puntos de apoyo antivibratorios y que
carezcan de aristas que dañen los documentos. Presentan consistencia,
duración y variedad.
Otros materiales que se usan son la pizarra, el cemento, plástico
termoendurecido ocmo el poliéster, et.
Estanterias.
Existen varios tipos de estanterías:
Estanteria abierta tradicional. Conjunto de dos modulos formados por

soportes verticales que soportan baldas horizontales que deben ser
móviles. Las dimensiones oscilan entre 60 a 10 cm de largo por 25 a 40
cm de ancho. Soportando un máximo de 60 kg. Las baldas deben estar
serpadas para poder manejar los documentos.
Estanteria densa o sistema compacto. Reunion de varios modulos de
estantería instaldas sobre raíles deslizantes que se cierran en un solo
bloque
Estanterias autosoportadas. Se usa para locales con mucha altura.
Sistema de armazón metalico apoyadas en el suelo, son escaleras,
pasarelas y rampas.
Archivadores, planeros y vitrinas.
Deberan estar provistos de bandejas horizontales donde los documentos

se mantengan extendidos dentro de carpetas, encapsulados o sueltos
separados por laminas de poliéster carton o papel neutro. Hay que
abrirlos periódicamente para que se aireen. Las vitrinas con una
iluminación que no supere los 100 lux.
Contenedores de documentos
Cajas.
Se usan para el documento de papel es decir legajos o documentos

sueltos. La caja ideal es de carton neutro o plástico. Las cajas de
archivo definitivo son usadas en las oficinas son de carton que vienen
desmontadas y se montan en el momento de su utilziacion existen
varios tamaños y calidades, aconsejándose el tamaño de folio
prolongado (390 x 275 x 115 mm) y el carton fuerte y resistente con un
656
PH igual oo superior a 7. Sonde bajo coste portegen los documentos y
se almacenan bien.
Estuches
Se deberán forrar si es cerrado con materiales neutros.
Camisas (de papel), carpetillas (de cartulina), carpetillas de anillas y

guardas.
Se usan para documentos de pequeño formato, sus materiales han de ser

neutros. Las carpetillas de cartulina se usan para guardar los
expedientes y las camisas de papel para agrupar documentos dentro de
un expediente. El tamaño apropiado de la carpetilla ha de ser adecuado
al grosor del expediente, siendo necesario fuelles de 1,2, o 3 cm a partir
de las 50 hojas. Las carpetillas deberán llevar solapas, preferentemente
laterales, para que los documentos no se salgan o sea necesario utilizar
otros mecamisnos de sujeccion. El sistema mas recomendado son las
carpetas suspendidas.
Las camisas de plástico se desaconsejan para los materiales de archivo
y solo se usan para material informativo que luego se valla a destruir.
Las carpetillas de anillas presentan ventajas e inconvenientes. Se
aconseja estas carpetas para el archivo de documentos fotocopiados
susceptibles de eliminación u otros documentos sueltos
Los cojuntos de archivadores se aracterizan por llevar un mecanismo de
fijación por presión, tiene el inconveniente de que no pueden contener
muchos documentos (medidas 32 cm de alto por 25 cm de ancho y 3
cm de fondo.
Tubos.
Se usan para planos, carteles, en el mercado su diámetro suele ser de 5

a 7 cm pero también pueden usar una tubería de PVC hasta de 25 cm de
diámetro.
Elemetos auxilairas.
Etiquetas adhesivas móviles (post-it) solo se usan para la organización

provisional
Etiquetas adhesiva fijas de diferentes tamaños y colores. Indicadas para
las cajas.
Índices y separadores de carpeta y ficheros, preferentemente de
cartulina y se aconsejan a hoja completa.
657
Bandejas calsificadoras apilables: para los documentos en tramite,
aprovechando cada bandeja para una serie documental.
A la hora de instalar los documentos deoficina se realizaran una serie

de medidas preventivas generales para la conservación de los
documentos:
No usar papel reciclado para los documentos importantes.

No se ha de revasar nin forzar la capacidad de las carpetas ni de los
archivadores.
Evitar el uso o la utilización de elementos metalicos para unir
documentos asi como gomas elásticas, ni camisas de platico.
Utilizar el material de oficina mas aconsejable para garantizar la
perdurabilidad de los documentos.
Medidas de control ambiental
Documentos en papel requieren una temperatura de 15-25º y una
humedad relativa de 45-65% la luz que no supere los 200 lux.
Unidades de instalación: el libro
Los libros se suelen agrupar o no en un cojunto de documentos

seriados, pudiendo tener formato de libro un tratado internacional que
no formen tenga carácter de un aserie sino que sea una unidad
documetal que por razones de conservación se encuaderna,
consecuencia de los distintos tipos de procedimientos adminsitrativos
que por razones de conservación, manejo y custodia se encuadernaban.
Encontramos areas en los deposidtosdestiandos a los libros pro razones
de formato, las cuales, consideran al libro por si solo una unidad de
instalación. Las estanterías deberán adaptarse a su tamaño y habrá que
preveer espacios libres para futuras transferencias que continúen las
series.
La forma de instalar el libro es diversa, la encontramos a través de su
intorduccion en cajas o en legajos, pero individualizados en su
instrumento de descripción, que se convierten en unidades de
instalación dentro de la unidad de instalación.
La señalización de los documentos
En los archivos de oficina, se comienza a señalar los documentos antes

e intalarlos en su archivo, y antes del transpado al archivo central o
general. La señalización de los documentos será básica para identificar
el contenido de las carpetas de archivo, las carpetas suspendidas, cajas
658
de archivo definitivo y el mobiliario de archivo, siendo necesario
normalizar la señalización.
Los expedientes de archivo se guardan en carpetas en las que se han de
hacer constar los siguientes datos:
Nombre del servicio y unidad
Codigo y titulo de clasificación
Titulo propio de la serie
Años: año de abertura y cierre del expediente
Opcionalmente el titulo del expediente y otras observaciones que se
consideren necesarias.
El archivo general podrá facilitar a las unidades administrativas capetas

de cartulina y subcarpetas de papel diseñadas para tal uso. La
señalización de las carpetas suspendidas. Es aconsejable la instalación
de los expedientes abiertos legalmente y los de consulta frecuente en
carpetas suspendidas. En este caso, las carpetas de archivo se
introducirán en las carpetas suspendidas, que se señalizaran mediante
los siguientes elementos:
Codigo de clasificación
Titulo
La señalización de cajas de archivo definitivo.
Los expedientes finalizados su tramitación y de consulta menos
frecuente por la Adminsitracion se guardan en cajas de carton de
archivo definitivo hasta su tranferencia al archivo centrarl o general, de
acuerdo con el calendario de tranferencia que se establezaca en cada
caso. En el lomo se coloca una etiqueta con los siguientes datos:
Nombre del servicio y unidad u organismo productor
Codigo de clasificaicon y titulo
Años
Contenido
Se podrá usar el modelo tejuelo que proporciona el archivo general, de
forma que en las cajas estén ya preparadas para cuando haya de
realzarse la transferencia.
La signatura
Según el diccionario determinologia archivística la signatura

topográfica se define como la “nuemracion correlativa dpos la que se
localizan todas la unidades de instalación de un deposisto. Numero de
orden de una unidad de instalación que sirve para localizar el
documentos en los depósitos, también sirve para contar la unidades y
controlar su falta, sirve al usuario para localizar documentos. Hay
normas al respecto:
659
Cada fondo documental debe tener su porpia signatura o cada sección o
por las caracterisitas de us fondos (públicos-privados), o por su ámbito
de actuación, o por el formato y la conservación, es decir signatura de
balda y posición del legajo, o podernos encontra la división del
deposito representado por letras del alfabeto de la A a la Zm y en cada
sector las unidades de instalación con un numero correlativo:
El ámbito de actuación:
Francia:
Conjunto de siglas y números con dos tipos de información: uno para
localizar el documentos y el segundo informativo con referencia al
fondo documental, sección y la serie.
Inglaterra.
Varia cosnta de un símbolo que identifica el fondo, el titulo de la
sección, el area de deposito, estantería y balda y la unidad de
instalación.
Canada
Se simplifica y secompone de dos simbolos, uno topográfico que
representa el sector del deposito y otro la correlativa
Australia.
Consideran el sistema de numeración con la unión de los documentos
individualizados y la ordenación intelectual, su objetivo es localizar el
documentos y carece de significado. Hay dos tipos de signatura: la
primera consta del numero de acceso y controla la documentación
desde un punto de vista de la ordenación y la descripción. Las segunda
consiste en identificar las series sin tener en cuenta el formato dandoes
un numero correlativo, un 2º digito serán cada serie y un 31 que nos
informaría del numero de documentos de que consta cada unidad. A
esta signatura se le añade el elemento localizador que son varias cifras
que nos informan del deposito, la estantería, la balda y la unidad de
instalacions.
Italia.
La instalcion es dierefene te de la ordenación y del inventrairo, Sin
embargo se muestra a favor de la numeración correlativa de las series.
Hay 6 formas:
Se considera el numero correlativo para libros y otro diferente para
legajos
660
Se coloca un numero correlativo para los libros y cada una de las series
de documentos enlegajados
Se pone una signatura correlativa para los documentos individualizados
y otra para los libros, pudiéndose unificar en una si el deposito esta
cerrado a nuevos ingresos.
Permite la numeración correletiva para cada una de las series tanto de
libros como de legjos
Numeracion correlativa para cada serie de los libros y para cada
subserie de las series que forman los legajos.
Numeracion correlativa para las subseries de los libros como la de los
legajos.
España
La signatura es de dos tipos. Una es interna que representa el odene de
clasificación y se compo de laseccion de dos letras mayúsculas
equivalentes a las clases, un nimero romana que representa a la serie, el
abecedario mayúsculo para la mateira, el asunto mediante una latera
miniscila y una cifra arabifa para el documeto, del uno en adelante en
dondos cerrados y de orden cronológico en depósitos abiertos. Las
signatura de colocación se compone de un color, bordon o figura para la
sección, de un monagrama o cifra de dos letras para la clase, uno
romano para las series, una ltrea mayúscula para la materia y uno
arábigo correlatio al legajo. La proliferación de lass signaturas y la
duplicidad de números da lugar a problemas como soluciones destacan:
Signatura compuesta por varias cifras que significan planta deposito,la

estantería, el numero de baldo y la posición del legajo.
Otra se divide el deposito en una serie de sectores representados por las
letras del alfabeto, A-Z, y en cada sector se colocan unidades de
instalación de numero correlativo.
Otro problema es la localización de los fondos en el doposito, para lo
que se recomienda elaobrar un manual con la guía del archivo, plano
del deposito recomendable señalizados.
La duplicación de signaturas nos lleva a usar bises, trises o letras
alfabeticas.
La signatura correlativa, currens, del uno al finito, es la mas sencilla,
adecuada y acaeptada en los archivos adminsitrativos. Ademas nos
facilitara la porgramacion y planificación de tranferencias documetales
y distribución del espacio.
MÉTODOS
661
El principal método de seguir a la hora de instalar la documentación
será la rapidez y la eficacia a la hora de servir los documentos pero
favoreciendo la conservación. Para la realización de de una correcta
elección ene l tipo de instalación habrá que tnere en cuenta una serie de
elementos:
La naturaleza de los documentos, es decir el formato y su soports

(graficos, textuales, sonoros, visuales y su forma, expedientes,
correspondencia, libros, etc.)
La frecuencia de consulta
El volumen y espacio disponible
Las posibilidades financieras
Los sistemas de instalación siguiendo la posición que los documentos
adoptan dentro de los muebles son:
Sistema horizontal o plano

Los documentos se apouyan sobre su superficie superior, apoyados
unos enciama de otros. Se recomienda su uso para la documentación
mas antigua, de poco uso o de formato especial.
Sistema vertical
Los documentos están dispuestos o se colocan unos a continuación de
los otros siguiendo la disposición vertical. Se usan carpetas rigidas,
registradores, calisficadores de varios tipos, o separadores móviles para
sisteners. Tambien se usan cajas de archivo, dependiendo del estado de
la documentación.
Sistema suspendido
Documentos graficos.
Plano, mapas, dibujos y carteles. Su instalación pude ser vertical u
horizontal dependiendo del volumen, medios materiales, espacio
disponible, nivel de consulta, prestamos y la edad de los documentos.
Laisntalacion horizontal se realiza en planeros
La isntalacion vertical se realiza en sistema de barras horizontales fijas
y carpetas brochadas, colgados mediante sistema zippel o con pinzas o
sistema de enrollado e instalado en celdillas o en abanico (propios para
expositores).
Documentos fotográficos
Se instalan dependiendo del formato y del soporte, teniendo en cuenta
si la imagen es fija: positivos y negativos…
662
Los postitivos y los negativos se instalaran en sobres adecuados a los
diferentes tamaños, de papel neutro. Se pueden instalar en cajas de
carton en estanterías de modo vertical.
Documentacion audiovisual
Microformas, videos, películas y documentos sonoros. Las
microformas se instalan en cajas o en tiras de sobre largo y las
microfichas en ficheros. La instalación seria en armarios o archivadores
cerrados, en cajas metalicas o de plástico neutro. Los videos se instalan
siguendo el método vertical en armarios o en estanterías dispuestos en
ranuras, puede ser su instalcion vertical u horizontal dependiendo de la
consulta. Los documentos sonoros se usan siguiendo el método vertical.
Documentacion informática.
Se usaran la instalación vertical usando cajetines protegidos con una
tapa exterior.
663
664
LA NORMALIZACIÓN EN LA DESCRIPCIÓN.
La descripción multinivel. La norma ISAD G. La norma ISAAR (CPRF)

La norma EAD, EAC y EAG. Las normas ISO relacionadas con archivos.
La terminología y normalización: Tesauros.
LA NORMA ISAD (G)
El concepto de descripción propuesto por la norma ISAD (G).

Se ha definido a la descripción archivística como la representación más
exacta y más concisa posible de cualquier unidad archivística,
elaborada siempre bajo el respeto del principio de procedencia.
Fuertemente influidos por este concepto los responsable de la
elaboración de la norma ISAD (G) establecieron que la descripción es:
«la elaboración de una representación exacta de la unidad de
descripción y, en su caso, de las partes que la componen mediante la
recopilación, análisis, organización y registro de la información que
sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de
archivo, así como su contexto y el sistema que los ha producido».
Tanto las normas nacionales precedentes, como la propia ISAD (G),
unen, indisolublemente, la descripción al principio de procedencia. La
obligación de incluir información relativa al contexto de creación de los
documentos en la descripción supone la necesidad de proporcionar
datos sobre el productor de los mismos
LA DESCRIPCIÓN MULTINIVEL.
La descripción archivística según ISAD(G) parte de una técnica de

descripción denominada «descripción multinivel». Una técnica que
consiste en describir un fondo y todas las partes que lo integran
(secciones, series, expedientes, documentos y todas las categorías
intermedias) utilizando los elementos apropiados para cada unidad de
descripción, relacionando las descripciones resultantes de manera
jerárquica.
De forma concreta, se ha definido a la descripción multinivel como
«conjunto coherente de descripciones relacionadas entre sí como parte
de una estructura descriptiva y que, basada en el principio de
procedencia, organiza la información en niveles»
- Los grados de la descripción en varios niveles.
Es posible diferenciar en la descripción multinivel dos grados de
aplicación. Mientras que en el primero se crean descripciones de cada
una de las partes que integran un fondo documental, en el segundo se
interrelacionan jerárquicamente todas las descripciones creadas.
665
Realmente, para que una descripción tenga la categoría de descripción
multinivel debe cumplir los dos grados.
a) Primer grado, el primer grado de la descripción multinivel es la
descripción de cada uno de los niveles que integran un fondo. A cada
nivel de clasificación le corresponde un nivel de descripción. De tal
manera que cada una de las diferentes agrupaciones documentales
resultantes de la clasificación debe contar con una descripción
archivistita.
Esta relación de la clasificación con la descripción entraña dos
requisitos básicos:
Necesidad de clasificar antes de describir
Conveniencia de abordar una organización mínima de la
documentación.
b) El segundo grado de descripción multinivel, consiste en relacionar
jerárquicamente las descripciones resultantes de la fase anterior.
Supone la representación de la estructura de la clasificación mediante la
descripción, es un cambio sustancial en el proceso de descripción
documental ya que entraña: la aplicación del principio de procedencia a
la descripción, el desarrollo de una descripción integral del archivo y la
obligación de poner en práctica la planificación del proceso descriptivo.
- Unidades de descripción.
El concepto de nivel de descripción está íntimamente unido al de
unidades de descripción. La unidad objeto de descripción es la base de
cualquier descripción. Una unidad de descripción es: «un documento o
conjunto de documentos, cualquiera que sea su forma física, tratado
como un todo y que, como tal, constituye la base de una única
descripción». El diccionario de terminología archivística se rechaza la
entrada y se refiere a ella como: unidad de tratamiento archivístico y la
define como: «Elemento de un fondo documental cuyas características
le identifican como objeto sobre el cual se deben aplicar tareas
correspondientes a cada una de las fases de la metodología archivística.
Siempre que esta metodología se aplique dentro de la dimensión
orgánico-funcional, este elemento básico es la serie; en el caso de
contrario, podrá identificarse con la unidad documental».
- Niveles de descripción.
Se ha establecido una cantidad variable de niveles de descripción que
ha llegado a alcanzar el número de 12: archivo (como institución);
grupo de fondos; fondo, subfondo, sección, subsección, serie, subserie,
unidad de localización, unidad documental compuesta, unidad
documental simple, colección.
Según ISAD(G) existen cinco unidades de descripción básicas, que son,
de lo general a lo particular:
666
Fondo (Fonds)
Subfondo (sub-fonds)
Serie (series)
Expediente (file)
Unidad documental (Item)
La norma ISAD (G) es flexible en cuanto al nivel de descripción al que
se puede llegar. La norma no establece la obligación de descender hasta
ningún nivel determinado, sino que deja libertad para que no se
profundice demasiado en la descripción o, por el contrario, para que se
subdivida cada nivel todo lo que sea necesario
ISAD (G) International Standard Archival Description
Podemos decir que el proceso de creación de las normas internacionales

de descripción en archivos se inicio en 1988, al efectuarse en Canada,
bajo el patrcinio del Archivo Nacional y el Consejo Internacional de
Archivos (CIA), una reunión de especialistas en descripción. La
reunión concluyo con la moción de contruir un grupo de trabajo
especializado que se encargara de la elaboración de normas
internacionales. De modo consecuente con ese planteamiento, en 1989
se realizo en Paris una reunión de consultores invitados por el ICA con
el fin de elaborar un plano de acción para la creación de las normas
deseadas. La primera reunión del grupo encargado, formalmente por el
ICA como comisión ad hoc de normas de descripción se llevo a cabo en
Alemania en 1990. En 1992 durante una reunión en Madrid fue
elaborada la primera versión de la ISAD (G), sobre la base de los
principios propuestos:
El manual of archival desription de Michael Cook & Margaret Procter
El Rules of archival description (normas del National Council of
Archives de Canada)
Y en el Archives personal papers and Manuscripts Libraries de Steve
Hensen.
Estos eran los tres trabajos mas estructurados que se presentan en el

estado de la descripcion normalizada de Gran Bretaña, Canada y
EEUU. La elaboración de esta norma finalizo en 1993. Durante la
reunión del CIA celebrada en Estocolmo, definiéndose entonces su
publicación. La comisión adquirió el compromiso de revisarla cada
cinco años, para que fuera ampliamente evaluaday puediera recibir
criticas y sugerencias de toda la comunidad profesional.
Objetivos
667
La ISAD (G) tiene como finalidad:
Elaborar descripciones normalizadas

Posibilitar el intercambio de información
Posibilitar el establecimiento de encabezamientos autorizados
homogéneos
Posibilitar la integración de todas las instituciones archivsiticas en un
sistema unificado de información
Recuperar el contexto en que han sido producidos los documentos.
Principios
Descripcion de lo general a lo especifico. Describir primero lo general,

o sea el fondo, e ir descendiendo hasta llegar al nivel de la unidad. Los
archiveros antes de ponerase a reunir y servir la documentación deben
estudiar su propia entidad
Dar información pertinente según el nivel de descripción. Esto significa
que debe brindarse la información adecuada al nivel de descripción.
Interconectar descriptores. Aclarar la posiscion que ocupa la
documentación que se describe en la estructura jerarquica de la entidad.
No repetir información. No repetir en los niveles mas bajos de
descripción, información que ya se ha dado a nivel de fondo o sección.
Elementos de la descripción.
La ISAD (G) hace la descripción de los grupos documentales a partir de

26 elementos de descricpion repartidos en seis areas:
Identificacion
Contexto
Contenido y extructura
Condiciones de acceso y utilziacion
Documentacion asociada
Notas.
Area de identifiacion. Esla presentación de un docuemnto o grupo de
ellos. Incluye varios elementos:
Codigo de referencia. Es un codigo asignado por el pais, por nombre de
archive. Debe ser asignado por una sola autoridad para no repetir.
Titulo. Es el nombre qde la unidad de descipcion. En el nivel de fondo
es el nombre de la entidad. En el caso de la sección, lo da el nombre de
la sección administrativa, en el caso de la serie lo da el tipo documental
y en el caso de la unidad el nombre de la unidad.
Fechas extremas de la unidad de descripción.
668
Nivel de descripción. Indicar si lo que se describe es un fondo, una
sección, una serie o una unidad.
Volumen. Indicar la cantidad y el soporte.
2. Area de Contexto
ISAAR (CPF) INTERNATIONAL STANDARD ARCHIVAL

AUTHORITY RECORDS FOR CORPORATE BODIES, PERSONS
AND FAMILIES.
Esta norma sirve de guía para elaborar registros de autoridad de

archivos que proporcionan descripciones de entidades (instituciones,
personas, familias) asociadas a la producción y a la gestión de los
archivos.
Los registros de autoridad de los archivos se pueden utilizar para:
Describir una institución, persona o familia como unidades dentro de un
sistema de descripción archivístico;: y/o
Controlar la creación y utilización de los puntos de acceso a las
descripciones archivísticas.
Documentar las relaciones entre diferentes productores de documentos
y entre estas entidades y los documentos creados por ellas, y/o otros
recursos que les condicionen.
La descripción de los productores de los documentos de archivo es una
de las actividades esenciales de los archiveros, tanto si las descripciones
se desarrollan en entornos manuales como automatizados. Este proceso
requiere una extensa documentación y una actualización del contexto
de producción y uso de los documentos, especialmente de su
procedencia.
La norma complementaria a este documento, ISAD (G): Norma
Internacional General de Descripción Archivística, permite la
integración de esta información contextual en cualquier nivel dentro de
la descripción archivística. La norma ISAD (G) admite, también, la
posibilidad de tratar automáticamente esta información contextual
combinándola con otros elementos informativos utilizados para
describir documentos y archivos.
Hay una serie de motivos que justifican la unidad de este tratamiento de
la información contextual fuera de la descripción. De esta manera, la
información contextual se puede relacionar con las descripciones de
documentos de archivo de un mismo productor que se conservan en
más de un archivo, o bien con descripciones relativas a recursos
bibliográficos o museográficos relacionados con este productor. Todas
estas relaciones pueden facilitar la investigación así como mejorar las
prácticas de la gestión documental.
669
Los diferentes archivos que conservan información de un mismo
productor pueden intercambiar con más facilidad su información
contextual sobre dicho productor si ésta se ha tratado de una manera
normalizada. Dicha normalización adquiere un interés internacional
cuando el intercambio de información contextual traspasa las fronteras
nacionales.
Esta norma está concebida para que los registros de autoridad de los
archivos se puedan compartir, fomentando la elaboración de
descripciones consistentes, adecuadas y auto explicativas de las
instituciones, personas y familias que producen los documentos. Está
pensada para que se utilice conjuntamente con las normas nacionales
existentes, o como base para desarrollar normas nuevas.
Los registros de autoridad de los archivos son similares a los registros
de autoridad de las bibliotecas, ya que las dos formas de autoridad
requieren la creación de puntos de acceso normalizados en la
descripción. El nombre del productor de la unidad de descripción es
uno de los puntos de acceso más importantes. Dichos puntos de acceso
pueden utilizar calificadores que se consideran esenciales para clarificar
la entidad de la entidad nombrada, para así realizar distinciones precisas
entre diferentes entidades que tengan nombres iguales o similares.
Los registros de autoridad de archivos, sin embargo, deben responder a
un número mayor de exigencias que los registros de autoridad de las
bibliotecas. Estos requisitos adicionales se deben a la importancia de
documentar la información sobre el productor y el contexto de
producción de los documentos en los sistemas de descripción
archivísticos. Como tale los registros de autoridad de archivos van
mucho más allá y normalmente contienen mucha más información que
los registros de autoridad de bibliotecas.
Por tanto, el objetivo primordial de esta norma es sentar las reglas
generales para la normalización de las descripciones archivísticas
relativas a los productores de documentos de archivo y al contexto de
su producción, de forma que permitan:
El acceso a los archivos y sus documentos basado en la descripción de
su contexto de producción que está relacionada con las descripciones de
los propios documentos, con frecuencia diversos y físicamente
dispersos;
La comprensión por parte de los usuarios del contexto que subyace en
la producción y la utilización de los documentos de archivo que les
permita interpretar mejor su significado y trascendencia;
La identificación precisa de los productores de documentos,
incorporando la descripción de las relaciones entre diferentes entidades,
especialmente información relativa al cambio administrativo en las
670
instituciones o al cambio de circunstancias personales en individuos y
familias; y
Un registro de autoridad de archivos que cumpla esta norma también
puede servir para controlar la forma del nombre e identidad de
cualquier institución, persona o familia citada en cualquier punto de
acceso relacionado con la unidad de descripción archivística.
Estructura y uso de la norma ISAAR (CPF).
Historia
Objetivos
El objetico principal de están norma es sentar las reglas generales para

la normalización de las descripciones archivísticas relativas a los
productores de documentos de archivo y al contexto de su producción
de forma que permitan:
El acceso a los archivos y sus documentos basado en una descripción

de su contexto de producción que esta relacionada con las descripciones
de los propios documentos, con frecuencia diversos y físicamente
dispersos
La comprensión por parte de los usuarios del contexto que subyace en
la producción y la utilización d elos documentos de archivo que les
permita interpretar mejor su signficado y transcendencia.
La identificaicon precisa de los productores de documentos,
incorporándola descripción de las relaciones entre diferentes entidades,
especialmente información relativa al cambio adminsitrativo en las
instituciones o al cambio de circunstancias personales de los individuos
y familias.
El intercambio de estas descripciones entre instituciones, sistemas o
redes.
Los objetivos secundarios de esta norma son:
Garantizar la formación de descripciones consistentes, precisas e

inteligibles por si mismas.
Facilitar la recuperación y el intercambio de información entre los
documentos de archivo.
Permitir el intercambio de datos de autoridad.
Hacer posible la integración de las descripciones de diferentes
instituciones archivísticas en un sistema unificado.
671
Los registros de autoriada de archivos se pueden utilizar para:
Decidir una institución, persona o familia como unidades dentro de un

sistema de descripción archivístico.
Controlar la creación y utilización de los puntos de acceso en las
descricpiones archivísticas.
Documentar las relaciones entre diferentes productores de documentos
y entreestas entidades y los documentos creados por ellas, y/o otros
recursos que les conciernen.
La presente norma determina el tipo de información que puede incluirse

en un registro de autoridad de archivos y sirve de orientación sobre la
forma de integrar estos registros en un sistema descriptivo controlado.
El contenido de la información proporcionada en el registro de
autoridad, será fijado por las reglas o convenciones que utilice la
agencia que elabora el registro de autoridad.
La presente norma agrupa elementos de información que contienen
cada uno:
EL nombre del elemento de descripción;
Una definición del objetivo del elemento de descripción
Una definición de la regla o reglas aplicables a cada elementos; y
En la medida de lo posible, ejemplos que ilustren la aplicación de la
regla o reglas.
Los párrafos solo están numerados para facilitar las citas. Esta
numeración no se debe utilizar para designar los elementos de la
descripción o para establecer el orden o estructura de las descripciones.
Los elementos de la descripción de un registro de autoridad de archivos
están organizados en cuatro áreas de información.
Área de identificación
En la que se incluye la información que identifica unívocamente a la
entidad que se está describiendo y que define un punto de acceso
normalizado.
Área de descripción.
En la que se proporciona información pertinente sobre la naturaleza, el
contexto y actividades de la entidad que se está describiendo.
Área de relaciones
En la que se consignan y describen las relaciones con otras
instituciones, personas y/o familias.
Área de control.
En la que se identifica de forma unívoca el registro de la autoridad y se
incluye la información necesaria sobre cómo, cunado y por que agencia
se creo y actualizó el registro de autoridad.
672
Además esta norma proporciona, orientaciones de cómo vincular
registros de autoridad de archivos con las descripciones de documentos
producidos por la entidad y/o con otros recursos que emanan o son
relativos a ella. También se incluye un diagrama que ilustra las
relaciones entre los registros de autoridad que describen a los
productores de documentos de archivos y las descripciones de los
documentos de archivo producidos por esas entidades.
Todos los elementos cubiertos por estas reglas generales son útiles para
elaborar un registro de autoridad, pero sólo se consideran esenciales los
cuatro siguientes:
Tipo de entidad.
Forma autorizada del nombre
Fechas de referencia
Identificador del registro de autoridad.
La naturaleza de la entidad que se está describiendo así como los
requisitos del sistema o la red en la que trabaja el autor de un registro
de autoridad de archivos, determinará los elementos opcionales de la
descripción que deben utilizarse en un registro de autoridad
determinado y si conviene presentarlos en forma narrativa o
estructurada.
La mayoría de los elementos de descripción que figuran en un registro
de autoridad según la norma ISAAR (CPF) pueden utilizarse como
puntos de acceso en a la descripción. Dentro de cada país o comunidad
lingüística deben desarrollarse las reglas o convenciones para la
normalización de los puntos de acceso. También pueden desarrollarse
en el mismo marco los vocabularios a utilizar o las convenciones a
seguir para crear y seleccionar el contenido de estos elementos. Las
siguientes normas ISO son útiles para desarrollar y actualizar lenguajes
controlados: ISO 5963 Documentación –Métodos para examinar
documentos, determinar sus materias y seleccionar términos de
indexación, ISO 2788 Documentación –Directrices para el
establecimiento de un tesauro monolingüe, ISO 5964 Documentación –
Directrices para el establecimiento y desarrollo de un tesauro
multilingüe e ISO 999- Información y Documentación –Directrices
para el contenido, organización y presentación de los índices. Al citar
una fuente publicada en cualquier elementos descriptivo, se sugiere que
las agencias adopten la última versión de ISO 690 Documentación –
Referncias bibliográficas –Contenido, forma y estructura.
Esta norma a sido elaborad para utilizarse conjuntamente con la norma
ISAD (G) –Norma general internacional de descripción archivística, y
con las normas nacionales de descripción archivística. Cuando se
utilizan estas normas en conjunto, dentro del contexto, de un sistema o
673
red de control archivístico, se vinculan los registros de autoridad a las
descripciones de los documentos de archivo y viceversa.
Esta norma aborda solo una parte de los requisitos necesarios para el
intercambio de información de autoridades de archivos. El éxito del
intercambio automatizado de la información de autoridades de archivo
a través de redes informatizdas, depende de la adopción de un formato
de comunicación adecuado para todos los archivos que participen en
dicho intercambio. El Encode Archival Contex (EAC) es uno de los
formatos de comunicación que permite el intercambio de datos de
autoridad de archivos a través de Internet, conforme a la norma ISAAR
(CPF). EAC se ha desarrollado en forma de “Definición de Tipo de
Documento” (Document Type Definitions –DTDs) en XML (eXtensible
Markup Language) y SGML (Standard Generalizad Markup
Language).
EAD (ENCODE ARCHIVAL DESCRIPTION). LA DESCRIPCIÓN

ARCHIVÍSTICA CODIFICADA.
La decisión de desarrollar una norma de codificación electrónica,

específica para los instrumentos descripción archivísticos, surgio del
proceso que desarrolla la comunidad de archiveros de EEUU para
facilitar el acceso universal a los objetos de su tratamiento (documentos
de archivo). Es pues, el fruto de la iniciativa de varias instituciones
americanas lideradas por la society of American Archivists, con el
objeto de poder adecuar las normas de la descripción (APPM, RAD e
ISAD) al procesamiento técnico (etiquetado) que se necesita para su
tratamiento y difusión mediante las tecnologías de la información y de
las telecomunicaciones.
La EAD se define como:
«una estructura de datos normalizada para instrumentos de

descripción que permite intercambiarlos, acceder a ellos a largo
plazo y emplear la información que contienen de muchas y diversas
formas.
Un formato de comunicación que permite a los archivos distribuir
electrónicamente –incluso por internet- instrumentos de descripción
a usuarios locales y/o distantes.
Una tecnología basada en normas previas, independientemente de
plataformas informáticas y que emplea poderosas herramientas
para buscar, recuperar y mostrar y navegar por instrumentos de
descripción».
674
La EAD se basa en principios de organización, especialmente los de
descripción, clásicos de los archiveros, no representa cambios sino
adaptación de las normas descriptivas.
Los esfuerzos iniciales: el proyecto de Instrumentos de Descripción de
Berkeley
El origen de EAD tiene lugar en el proyecto (Berkeley Finding Aid
Proyect o BFAP) de dos años, iniciado en octubre de 1993 en la
biblioteca de la universidad de California, en Berkeley, cuyo director
Daniel V. Pitti. Su objetivo era investigar la conveniencia y viabilidad
del desarrollo de una norma de codificación, no propietaria, para los
instrumentos de descripción electrónicos.
Lo primero que hicieron Daniel Piti y sus colaboradores fue elegir la
técnica de codificación a utlizar. Tras establecer los requisitos que esta
debía cumplir, seleccionan finalmente el SGML –frente a otros
candidatos como el MARC y el HTML- dado que era un sistema capaz
de satisfacer todos los requisitos funcionales. SGML era una norma
internacional (ISO 8879), que proporcionaba una técnica de
codificación no propietaria, no dependiente de ningún fabricante de
hardware o software, y que permitía representar el complejo contenido
intelectual y estructura de los instrumentos de descripción, de tal forma
que se posibilitase su posterior procesamiento informático (búsqueda,
recuperación, visualización e intecambio) de manera independiente de
la plataforma.
SGML es un metalenguaje que posibilita crear lenguajes de marcado
genérico o descriptivo concretos para tipos específicos de documentos.
Cada uno de estos lengaje se define formalmente mediante una
Definición de Tipo de Documento (Document Tipe Definition) o DTD
de SGML, que regula la codificación de los documentos de un
determinado tipo.
Descripción Archivística Codificada (EAD): desarrollo y potencial

internacional
Desarrollo de EAD
Antes de que surgieran Internet y la World Wide Web, los archivos de
los Estados Unidos se encontraban más o menos aislados. Los
archiveros se reunían en conferencias regionales o nacionales, para
discutir temas y prácticas comunes o dispares, pero cada institución
seguía su propia agenda dándoles servicios a sus usuarios y
describiendo sus colecciones. Los instrumentos de descripción eran en
su mayor parte documentos mantenidos en carpetas y archivos, y
frecuentemente necesitaban la asistencia de un archivero especializado
en referencias.
675
A mediados de los años ochentas muchos archiveros de los Estados
Unidos, especialmente aquellos que trabajaban en instituciones
universitarias, comenzaron a catalogar sus colecciones en catálogos de
acceso público en línea utilizando el formato de Archives and
Manuscripts Control (AMC) dentro del USMARC, familiarizando a
estos archiveros con el uso de las reglas de catalogación y de
vocabularios controlados.
Hasta este momento no tenía sentido la necesidad de seguir estándares,
particularmente en el área de la descripción de colecciones, aunque
muchos centros más o menos seguían los ejemplos establecidos por la
National Archives and Records Administration, y por la Manuscript
Division de la biblioteca nacional de los Estados Unidos, la Library of
Congress.
A comienzos de los años noventa los archiveros de los Estados Unidos
rápidamente se aprovecharon del desarrollo de las redes en línea que
fueron precursoras del desarrollo de Internet. Ellos inmediatamente
reconocieron el potencial de poner descripciones detalladas de sus
colecciones, y no sólo mínimos registros de catálogos, dentro de un
sistema al que pudieran acceder otros centros e individuos desde
cualquier lugar, y cuando lo quisieran. Quizás una de las grandes
desventajas de la visibilidad es el escrutinio. Según se desarrollaba
Internet y estallaba el uso de la Red, súbitamente estos instrumentos de
descripción archivística en línea estuvieron al servicio de una mayor
audiencia –no sólo para el historiador o biógrafo no veterano– sino para
los niños Revista Catalana d’Arxivística 74 en las escuelas y el público
en general, y quizás lo que pudiera ser peor, para los otros archiveros.
En el entorno en línea nosotros tenemos que desarrollar mecanismos
para asistir al usuario de la misma manera en que lo hacemos cuando
alguien visita personalmente nuestros archivos por primera vez. La
estandardización es una forma de lograr esa meta.
El origen de lo que llegó a ser la Descripción Archivística Codificada
(EAD) fue el proyecto de instrumentos de descripción de Berkeley,
situado en la University of California, en Berkeley. El proyecto de dos
años comenzó en 1993. Su meta fue la de investigar la viabilidad y
conveniencia de establecer un estándar codificado para instrumentos de
descripción electrónicos sin marca registrada, que no sólo proveyera un
mecanismo de deposito estable y por largo plazo, sino que también
mejorara la navegación y la búsqueda en la World Wide Web. Los
requisitos funcionales para la codificación estándar fueron:
capacidad para presentar la información extensiva e interrelacionada
encontrada en los instrumentos de descripción archivística,
capacidad para preservar la relación jerárquica existentes entre los
niveles de descripción,
676
capacidad de representar información descriptiva que haya sido
heredada por un nivel jerárquico de otro,
capacidad de navegar dentro de una estructura de información
jerárquica, y soporte para la indización y recuperación tipo elemento-
específico.
Utilizando aproximadamente 200 instrumentos de descripción

suministrados por más de una docena de centros, el director del
proyecto, Daniel Pitti, y su grupo, establecieron que el Standard
Generalizad Markup Language (SGML) era el esquema de
codificación probablemente más adecuado para llenar estos requisitos
funcionales. De las muestras de los instrumentos de descripción
recibidas se creó un documento experimental de la Descripción del
Tipo de Documento (DTD) SGML. La DTD definió los elementos y los
atributos que serían usados para codificar los instrumentos de
descripción, y para establecer las reglas para usar esos elementos.
Deberá notarse que para este tiempo el Hypertext Markup Language
(HTML) ya estaba siendo usado rutinariamente por muchos tipos de
centros para darle acceso a sus instrumentos de descripción en la Red.
El HTML fue considerado por el grupo de Berkeley, pero se usa
principalmente para presentar los documentos en la Red y no provee el
mecanismo de deposito estable o la integridad estructural que permite
el SGML, y por lo tanto no llenó los requisitos funcionales establecidos
por el proyecto.
En abril de 1995 una conferencia que tuvo lugar en la Universidad de
California, en Berkeley, y a la que asistieron cincuenta archiveros y
bibliotecarios, confirmó el enfoque desarrollado por el proyecto de
Berkeley. En julio del mismo año, se realizó una reunión de una
semana bajo el auspicio del Bentley Library Research Felloship
Program for the Study of Modern Archives de la Bentley Historical
Library de la University of Michigan en Ann Arbor, donde el equipo de
Bentley, como vino a ser llamado,4 estudió el proyecto DTD de
Berkeley, conocido como FINDAID, discutió a profundidad los
principios de organización y descripción archivística, y salió de allí con
una DTD significativamente modificada llamada Descripción
Archivística Codificada (EAD).
Uno de los grandes cambios hechos al DTD de Berkeley fue la
introducción de un “componente de descripción” recursivo abierto, que
refleja el concepto de descripción de niveles múltiples de la Norma
Internacional de Descripción Archivística (ISAD(G)) El equipo Bentley
también articuló un conjunto de principios de diseño para la EAD,
conocidos como “Acuerdos de Ann Arbor,”5 el cual incluyó el criterio
de que la EAD sería optimizada para el tipo de instrumentos de
677
descripción conocidos como “inventarios” y “registros” (los modelos
seguidos por los U.S. National Archives y la Library of Congress), que
ésta acomodaría instrumentos de descripción de cualquier extensión y
describiría cualquier tipo de materiales, que permitiría a los archivistas
la conversión de los viejos instrumentos de descripción (legado) con un
mínimo de modificaciones, que también estimularía la estandardización
de ciertos elementos para los nuevos instrumentos de descripción, y que
sería diseñada para usarse con los estándares de contenido existentes.
Al final del proyecto Berkeley, la EAD fue cedida a la Society of
American Archivists (SAA) con la esperanza de que continuara
desarrollándose y de que eventualmente llegara a ser aceptada por toda
la comunidad archivística de los Estados Unidos. El Committee on
Archival Information Exchange de la SAA (CAIE, ahora la Technical
Sub - committee on Descriptive Standards, TSDS) fundó el grupo de
trabajo de EAD, en Septiembre de 1995. Un poco más tarde, la SAA
logró un acuerdo con la Library of Congress Network Development y
con la MARC Standards Office para ser la agencia de mantenimiento
de EAD.
En esta alianza, el grupo de trabajo de EAD mantiene la estructura de
DTD y produce y pone al día la documentación acompañante con las
sugerencias de la comunidad archivística, mientras que la Library of
Congress es responsable de mantener la versión electrónica de la
documentación y del sitio oficial de EAD en la red, así como también,
de servir de base del servidor de EAD.
El grupo de trabajo tuvo reuniones en noviembre y en diciembre, y en
febrero de 1996 publicaron una versión alfa de EAD para pruebas
preliminares. Para abril, el grupo de trabajo ya estaba trabajando en la
versión beta, cuyo borrador salió para mediados de junio, y la versión
beta final a mediados de septiembre. El grupo de trabajo anunció que
para permitir la experimentación a profundidad de EAD, no se le harían
cambios a la versión beta por un año. En junio de 1997 el grupo de
trabajo solicitó sugerencias para hacerle cambios a DTD para llevar al
EAD de la versión beta a una versión completa, y se reunió a principios
de noviembre para discutir esas sugerencias, de las que hubo alrededor
de cincuenta.
El grupo llegó a un consenso juzgando cada una de las propuestas
individuales contra factores de aplicabilidad global, la conversión
retrospectiva necesaria para implementarlas, y si las sugerencias podían
acomodarse de cierta forma al actual conjunto de elementos.
La Versión 1.0 de EAD prácticamente fue completada a fines de enero
de 1998, pero el grupo de trabajo decidió posponer su publicación hasta
que fuera completado el surgente Extensible Markup Language (XML),
un nuevo estándar que estaba siendo desarrollado por el Consorcio
678
World Wide Web. Al grupo de trabajo se le aconsejó esperar porque la
mayor parte del desarrollo futuro de la Web sería en XML, por lo que
sería muy buena idea desarrollar una versión DTD compatible con
XML.
En agosto de 1998 salió la Versión 1.0 de EAD en ambas sintaxis,
SGML y XML, con su acompañante, el Repertorio de Etiquetas.
Las Directrices de Aplicación de EAD7 se publicaron un poco antes de
la reunión anual de la Society of American Archivists de agosto de
1999, y en esta reunión el consejo de la SAA aprobó al EAD como
estándar descriptivo.
Dentro de estos hitos del desarrollo de EAD, el grupo de trabajo celebró
muchas reuniones, e intercambió megabytes de correos electrónicos.
Debido a la dedicación de un grupo de personas y al apoyo de
instituciones dispuestas a arriesgarse, EAD a logrado la atención de
archiveros de todo el mundo. Mientras que el desarrollo de EAD ha
sido generosamente apoyado económicamente por varias agencias
incluyendo la M e l l o n y la D e l m a s F o u n d a t i o n s
(fundaciones privadas), la National Endowment for the Humanities, por
el Institute for Museum and Library Services, y el Council on Library
and Information Resources (agencia de fondos federales), y por la
Library of Congress, este apoyo fue sólo para cubrir los gastos de viajes
para asistir a las reuniones. Tomó miles de horas de trabajo voluntario
hacer que EAD fuera algo más que una gran idea.
Hacer que los archiveros tomen conciencia de EAD y entrenarles en su
uso no ha sido tarea fácil. El Research Libraries Group, un consorcio
internacional de bibliotecas y otros centros culturales, entró a participar
en 1996 desarrollando un taller introductorio de dos días sobre EAD.
Este taller es ahora organizado por la Society of American Archivists, y
a sido presentado en más de 40 ocasiones no sólo en los Estados
Unidos, sino también en Canadá, Inglaterra, Irlanda, Australia, y
Francia, entrenando a más de 1000 archiveros. La University of
Virginia Rare Book School ofrece un curso de una semana sobre EAD.
La EAD ha sido el tema de numerosas reuniones regionales, nacionales
e internacionales; de sesiones de trabajo en las reuniones de
asociaciones archivísticas, de seminarios en las escuelas de
biblioteconomía, y de programas de entrenamiento en archivística; y el
foco de varios proyectos multi-institucionales financiados por
donaciones. El interés continúa aumentado, según cada vez más
repositorios descubren los beneficios de EAD y al constatar que su uso
no es tan difícil como pensaban.
Las Directrices
679
Las Directrices de Aplicación de EAD (EAD Application Guidelines)
son la tercera pieza de la documentación de EAD. De momento sólo
contamos con las de la versión 1.0 (junto a la DTD y la biblioteca de
etiquetas, que ya responden a la nueva versión, EAD 2002). Debe ser la
primera consultada por administradores y archiveros interesados en
implementar EAD. Su objetivo es presentar EAD desde la perspectiva
administrativa, técnica y, sobre todo, archivística. No establecen
prácticas específicas de codificación (las prácticas descriptivas
internacionales actuales son tan divergentes que las reglas estrictas no
serían prácticas), sino que ilustran y discuten pros y contras de diversas
opciones. Tampoco intentan articular un contenido estándar para los
instrumentos de descripción, aunque los creadores de EAD esperan que
este trabajo prepare el camino hacia un futuro estándar internacional de
contenido archivístico.
Están diseñadas par asistir a quienes están considerando usar EAD y
quienes están codificando activamente la información descriptiva que
se encuentra generalmente en los instrumentos de descripción
archivística. Tratan las varias etapas y niveles de implementación de
EAD y sus actividades asociadas desde una perspectiva de gestión y de
codificación. También pretenden dar perspectivas sobre la base lógica,
procesos e implicaciones de la codificación EAD para una audiencia
muy amplia, incluyendo administradores, distribuidores de recursos,
gestores y supervisores, archiveros y bibliotecarios de referencia,
codificadores de instrumentos de descripción, programadores y
administradores de sistemas.
Capítulo 1 (Setting EAD in Context: Archival Description and SGML):
Explicación de la génesis y funcionalidad de EAD y su papel en la
descripción archivística. Se sitúa EAD en el contexto de la descripción
archivística y los estándares descriptivos. Se justifica la selección de
SGML; se explica la relación entre EAD, SGML, HTML y XML, se
esboza la que existe entre EAD e ISAD(G) y se clarifica el papel
crecientemente importante de los registros MARC. Debe estudiarlo
cualquiera que considere el uso o aplicación de EAD, con la posible
excepción de programadores y administradores de sistemas.
Capítulo 2 (Administrative Considerations): Guía de cuestiones
administrativas y de otro tipo asociadas con la implementación de
EAD. Temas vinculados a la gestión y administración de proyectos
EAD, como la relación de EAD con la misión y metas institucionales,
la importancia de asignar prioridades y recursos, personal y formación,
diagramas de flujo de la codificación y conversión de datos obsoletos.
Trata sobre las posibles ventajas de la subcontratación y la colaboración
con instituciones asociadas en proyectos cooperativos. Más útil para
quienes ocupan puestos administrativos.
680
Capítulo 3 (Creating Finding Aids in EAD): Introducción al etiquetado
con EAD, incluyendo guía de uso de elementos requeridos y otros
elementos clave. Núcleo de las directrices, describe en detalle el
contexto en el que deben aplicarse los principales elementos de EAD
para construir y codificar instrumentos de descripción. Debe usarse
conjuntamente con la EAD Tag Library, con el objetivo primordial de
colocar los elementos de ésta en el contexto del trabajo descriptivo
archivístico. Los componentes principales de EAD se presentan en una
progresión lógica, comenzando con los que se usan para describir la
colección como un todo y continuando con aquellos que describen
"componentes" o partes de una colección. Se abordan temas como la
importancia de desarrollar prácticas descriptivas consistentes antes de
embarcarse en la codificación EAD, la profundidad del marcado, o el
uso de los elementos de metadatos de EAD, que describen el propio
instrumento de descripción. Es de importancia central para personal y
supervisores que realizan efectivamente la codificación o que están
iniciando programas de codificación. Una vez familiarizados con EAD
y los diversos asuntos y recomendaciones de las Directrices,
particularmente cuando se establecen los protocolos y procesos locales,
consultarán este documento con menos frecuencia en favor de la Tag
Library.
Capítulo 4 (Authoring EAD Documents): Análisis comparativo de
herramientas y métodos disponibles para la creación. Cuestiones
relativas a la creación de documentos codificados con EAD, referidas a
la mecánica de usar software para aplicar la codificación SGML/XML
a un instrumento de descripción. Entre los temas se incluye una
discusión comparativa de alternativas de software específico y
aproximaciones de creación; consideraciones de software específico
relativo a SGML y XML; la relación entre datos MARC e instrumentos
de descripción EAD; cuestiones de codificación que afectan a la
representación y gestión de archivos.
Capítulo 5 (Publishing EAD Documents): Análisis comparativo de
herramientas y métodos disponibles para la publicación. Describe
opciones para "publicar" documentos EAD, poniéndolos a disposición
de los investigadores vía Web. Incluye opciones de software para la
búsqueda y descubrimiento de recursos; hojas de estilo y su uso para
representación en pantalla y salida impresa; difusión y publicación
basada en servidor y cliente; obtención de copias impresas de los
instrumentos de descripción y aspectos de la gestión de sistemas
relacionados con servidores a pequeña y gran escala.
Capítulo 6 (SGML and XML Concepts): Conceptos básicos SGML y
XML en relación con EAD. Aunque un conocimiento amplio no es
esencial para todos los codificadores o administradores de proyectos
681
EAD, un conocimiento elemental es crítico para los responsables del
diseño y administración de sistemas. Se trata el papel y estructura de la
DTD, anidamiento y herencia en SGML/XML, conjuntos de caracteres,
elementos, atributos, entidades (especialmente los identificadores
públicos formales), elementos contenedores y vacíos, información
general sobre presentación y estilo en SGML y XML, e implicaciones
de la implementación completa de XML o SGML en general y EAD en
particular. Los capítulos 4, 5 y 6 pueden ser de más interés para
programadores y personal de sistemas por su necesidad de elegir
software, administrar servidores y sistemas EAD y comprender los
aspectos técnicos de SGML y XML.
Capítulo 7 (EAD Linking Elements): Instrucciones detalladas para el
uso de los elementos de enlace EAD. Facilitan capacidades de
hipertexto y navegación. Se describen una serie de útiles características
de enlaces internos y externos, incluyendo el uso del elemento Objeto
archivístico digital (Digital Archival Object) <dao> para enlazar desde
el instrumento de descripción a las copias digitales de los materiales de
archivo. El capítulo es crucial para codificadores y programadores que
pretendan implementar las ricas y complejas capacidades de enlace de
EAD.
Visión general del proceso de implementación de EAD
Los pasos básicos en el orden en que un archivo debe afrontar
lógicamente los aspectos de implementación pueden resumirse, con
todas sus aparentes complejidades, contestando a tres preguntas:
¿Deberíamos implementar EAD?
¿Cómo crearemos los instrumentos de descripción electrónica?
¿Cómo las distribuiremos?
La decisión de cada institución de implementar EAD estará influida al
menos en parte por consideraciones prácticas, incluyendo aspectos tan
básicos como si la institución tiene actualmente o está preparada para
asumir un programa de descripción que produzca instrumentos de
descripción que sean consistentes, internamente y con los estándares
emergentes nacional o internacionales. Otras cuestiones tienen que ver
con la misión y objetivos y con la audiencia de la institución, y si
implementar EAD hará avanzar la primera y servirá a la segunda.
La gran pregunta para muchas instituciones estará relacionada con los
recursos: ¿Tenemos personal, competencia técnica, y recursos hardware
y software para asumir la implementación de EAD? Si no, ¿existe un
programa de colaboración al que podamos unirnos o desarrollar para
distribuir el impacto de recursos sobre varias instituciones? Finalmente,
debe considerarse si se es capaz de mantener un programa EAD a largo
plazo, puesto que el personal del archivo necesitará estar al día con los
cambios, como la evolución de la DTD y las inevitables actualizaciones
682
del software y otras innovaciones que acompañan cualquier
herramienta tecnológica.
Una vez decidida la implementación, las etapas principales para crear
instrumentos de búsqueda codificados con EAD incluirán los
siguientes:
Evaluar las prácticas de descripción del Archivo, para desarrollar
soluciones consistentes para la conversión de instrumentos de
descripción existentes y la creación de otros nuevos en EAD.
Tomar decisiones sobre reglas y protocolos para las convenciones y
estilo de descripción, profundidad de marcado, asignación de
encabezados de acceso controlado y la relación entre los instrumentos
de descripción codificados con EAD y los registros de catalogación
MARC.
Elegir un software apropiado para crear ficheros EAD.
Adquirir (descargando) los ficheros oficiales necesarios, como la DTD
de EAD y otros varios para aplicaciones software específicas, y
cargarlos correctamente en su entorno local.
Validar los ficheros EAD usando analizadores SGML o XML.
Finalmente los Archivos deben considerar métodos posibles de
"publicación" y distribución de instrumentos de descripción electrónica
para ponerlos a disposición de los investigadores. Como con la creación
de instrumentos de descripción codificados, se dispone de una variedad
de escenarios y opciones de software, que van desde el simple enlace de
los instrumentos de descripción en un sitio Web, al empleo de potentes
(y a menudo caros) motores de búsqueda para facilitar la capacidad de
los investigadores de localizar materiales relevantes. Todos requieren el
uso de una combinación de scripts y/o hojas de estilo que interpreten la
codificación EAD para la presentación pública y la recuperación.
Deben considerarse también aspectos relativos a la impresión de
instrumentos de descripción electrónica.
En cualquier caso, sea cual sea el uso que pretendemos hacer de EAD,
tenemos que examinar nuestras prácticas de descripción para
asegurarnos de que estamos sirviendo a los investigadores información
inteligible y útil sobre nuestras colecciones.
La DTD
El esquema de codificación de EAD está diseñado para ser práctico y
puede aplicarse gradualmente: los usuarios pueden elegir codificar
tanto o tan poco como quieran.
La referencia a campos o elementos de datos de otros estándares
relacionados, como ISAD(G) 2000 o MARC21, puede hacerse por dos
métodos:
Si sólo se hará referencia a otro estándar, se puede usar el
atributorelatedencoding de <ead>, <eadheader> o <archdesc>,
683
dándole el valor, por ejemplo isad o marc, y a continuación dando al
atributoencodinganalog de cada elemento que se corresponda con un
campo o elemento de datos del otro estándar el valor concreto aplicable
(p.ej.: 3.2.2o bien 650).
Si se van a mezclar referencias a varios estándares, al
atributoencodinganalog de cada elemento que se corresponda con un
campo o elemento de datos del otro estándar se le dará el valor concreto
aplicable (p.ej.: isad3.2.2 o marc650).
La estructura de la EAD
La jerarquía descriptiva representada en la EAD es fluída y flexible. La

EAD se compone de 145 elementos de datos, de los cuales sólo se
requieren ocho, y aproximadamente 30 o 40 de ellos se usan con mucha
frecuencia. La Ilustración 1 muestra la estructura básica para los ochos
elementos de alto nivel. Los elementos mencionados aquí no
representan todos los elementos posibles de la EAD, pero ilustran en
una jerarquía lógica algunos de los tipos de información que pueden ser
codificadas.
La sangría en la lista indica anidación, donde un sólo elemento o serie
de elementos ocurre dentro de un elemento del nivel más alto.
Al nivel más alto, la EAD se compone de los elementos Cabecera
<eadheader>, Preliminares <frontmatter>, y de Descripción de Archivo
<archdesc>. Mientras que el elemento Cabecera contiene información
descriptiva sobre el instrumento de descripción en sí mismo y elemento
Preliminares contiene elementos que pueden ser usados para crear
títulos de páginas, prefacios y similares, el de Descripción de Archivo,
contiene los instrumentos de descripción. Dentro de la Descripción de
Archivo hay un núcleo de elementos descriptivos anidados en un
elemento “envoltorio” llamado Identificación Descriptiva <did>. Al
nivel más alto de descripción, la Identificación Descriptiva, contiene
información como el nombre del repositorio, nombre del creador(s) de
la colección y el título de ésta; también incluye las fechas, la
descripción física, y el identificador único. Después de la Identificación
Descriptiva viene una serie de elementos para información biográfica o
historia de la agencia, de alcance y contenido, información
administrativa, y puntos de acceso. Mientras que el núcleo de la
información descriptiva debe estar al principio, el resto de los
elementos pueden aparecer en cualquier orden, y pueden repetirse.
Siguiendo a la descripción de la colección como un todo vienen las
descripciones de los componentes de la colección. Un componente no
numerado <c> es un nivel jerárquico por debajo del de colección o
684
fondos que incluye series, subseries, archivos, o unidades
documentales.
Los componentes pueden ser numerados (e.g., <c01>, <c02>, <c03>,
etc.) o no numerados (<c>). Los números ayudan a un codificador
humano a seguir la jerarquía, pero un ordenador puede mantener la
anidación de componentes dentro de componentes, de cualquier forma.
Nótese que dentro de cada componente, a cualquier nivel, la serie
entera de elementos anidados dentro de la Descripción de Archivo se
repite ella misma. Por lo tanto, los mismos elementos que se usaron
para describrir los fondos se usan para describir las series, subseries,
archivos, y las unidades documentales que constituyen los fondos.
La Descripción de Archivo y los Elementos Componentes tienen un
atributo que especifica el nivel jerárquico del material que se describe.
Los atributos modifican el significado de un elemento por lo general
haciéndolo más específico. La mayoría de los elementos de la EAD
tienen por lo menos tres atributos. Un atributo dentro del elemento de
Descripción de Archivo establece el nivel más alto de descripción para
el instrumento de descripción. Así, si el nivel más alto es un fondo, la
expresión de etiqueta para comenzar en la Descripción de Archivo
sería: <archdesc nivel=”fondos”> donde “archdesc” es el nombre del
elemento, “nivel” es el nombre del atributo, y “fondos” es el valor del
atributo. El primer nivel del componente podría entonces ser una serie
<c01 nivel=”serie”> o un archivo <c01 nivel=”archivo”> o incluso una
unidad documental <c01 nivel=”unidad documental”>.
Esta es la forma en que EAD maneja la descripción de niveles
múltiples. Los elementos identificadores del núcleo a nivel de
<archdesc> se relacionan con la colección o fondos, y a nivel de
componentes esos mismos elementos núcleos se relacionan con las
series, archivos, o unidades documentales. Similarmente, el elemento
Alcance y Contenido a nivel del componente podría ser una descripción
de serie, y el de
Restricciones de Acceso <accessrestrict> podría aplicarse en la
descripción de un solo archivo o incluso de una unidad documental. Se
ha comprobado que esta estructura es aplicable a una variedad de
tradiciones de descripción de archivos nacionales y a cualquier formato
de colección de materiales donde se requiera una jerarquía de
descripción.
En el nivel más básico, los instrumentos de descripción archivística

codificada consisten en dos segmentos: uno proporciona información
sobre el propio instrumento de descripción (su título, compilador, fecha
de compilación, etc.) y otro sobre un cuerpo de materiales de archivo:
una colección, un grupo de registros, un fondo o una serie. La DTD de
685
EAD parte el primero en dos elementos y recoge el segundo en un
tercer elemento de alto nivel, hijos del elemento raíz (o elemento de
documento) <ead> (Encoded Archival Description) que engloba todo el
documento.
Cabecera EAD (EAD Header) <eadheader>. Contiene información
similar a la de la portada de un texto impreso, pero relativa al
documento electrónico, que identifica la versión electrónica del
instrumento de descripción y puede también documentar las prácticas
de descripción y codificación seguidas en su creación.
Material Inicial (Front Matter) <frontmatter>, opcional. Puede usarse
para codificar estructuras como prefacios, dedicatorias u otro texto
relativo a la creación, publicación o uso del instrumento de descripción,
y para generar una portada adaptada a las necesidades o gustos locales.
Descripción Archivística (Archival Description) <archdesc>. Contiene
la descripción archivística propiamente dicha, y puede ser de nivel
único (un único fondo, serie, expediente...) o contener una descripción
multinivel con la descripción de componentes subordinados (las series
de un fondo, las unidades documentales de éstas, en dos o más niveles).
Todo ello iría precedido de una declaración de tipo de documento,
referencia explícita al archivo externo que contiene la DTD que se
aplicará al texto por el analizador SGML o XML, y, en su caso, por la
referencia a la hoja de estilo pertinente.
Así, la estructura global de un documento individual (p. ej. un catálogo,
con o sin descripción multinivel) es:
<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1"?>
<!DOCTYPE ead PUBLIC "+//ISBN 1-931666-00-8//DTD ead.dtd
(Encoded Archival Description (EAD) Version 2002)//EN" "mi-
ead.dtd">
<?xml-stylesheet href="mi-hoja-de-estilo.css" type="text/css"?>
<ead>
<eadheader>

</eadheader>
<frontmatter>

</frontmatter>
<archdesc>

</archdesc>
</ead>
Además, se puede englobar un conjunto de instrumentos de descripción
electrónicos ya marcados con EAD agrupándolos dentro de un
elemento raíz <eadgrp> (que obviamente tiene su DTD propia, la del
686
Grupo EAD, EAD Group, y no será detallada aquí) en lugar de <ead>,
que altera la estructura de un documento EAD simple incluyendo
elementos propios como <archdescgrp> en lugar de <archdesc> y,
como elemento hijo de éste, <dscgrp> en lugar de <dsc>; <dscgrp>
puede llevar como hijos elementos <ead>. La estructura general de un
Grupo EAD quedaría así:
<eadgrp> 
<eadheader>

</eadheader>
<frontmatter>

</frontmatter>
<archdescgrp> 
<!-elementos hijos iguales a los de archdesc -->
<dscgrp> 
<ead> 
<eadheader>

</eadheader>
<frontmatter>
<!-material preliminar del primer instrumento -->
</frontmatter>
<archdesc>

</archdesc>
</ead>
<ead> 
<eadheader>

</eadheader>
<frontmatter>
<!-material preliminar del segundo documento -->
</frontmatter>
<archdesc>

</archdesc>
</ead>
</dscgrp>
</archdescgrp>
</eadgrp>
La cabecera EAD: <eadheader>
687
La cabecera EAD (EAD Header), <eadheader>, está basada en la
cabecera TEI (Text Encoding Initiative), una iniciativa internacional
para desarrollar y mantener un conjunto de DTDs para codificar textos
literarios o lingüísticos u otros objetos de estudio de interés en las
humanidades. Con objeto de promover la máxima uniformidad posible
en la provisión de metadatos entre tipos de documentos, EAD usa una
cabecera similar a la de TEI para capturar información sobre la
creación, revisión, publicación y distribución de instrumentos de
descripción concretos. La secuencia de elementos y subelementos en
<eadheader> se especifica en la DTD, permitiendo búsquedas entre
repositorios más predecibles ya que los elementos están uniformemente
ordenados (título, fecha, repositorio, lengua, etc.). Al ser obligatoria
fuerza a los archiveros a incluir información esencial sobre sus
instrumentos de descripción electrónicos. Estos elementos, que pueden
usarse para generar portadas electrónicas e impresas para aquellos,
deben seguir un orden determinado para asegurar la uniformidad entre
instrumentos de descripción.
La cabecera resultante consiste en cuatro subelementos, algunos de los
cuales están subdivididos:
El Identificador EAD (EAD Identifier) <eadid> (obligatorio)
proporciona un número o código de identificación único para el
instrumento de descripción y puede indicar la localización, fuente y tipo
del identificador.
La Descripción del fichero (File Description) <filedesc> (obligatorio)
contiene buena parte de la descripción bibliográfica sobre el
instrumento de descripción, así como la edición, empresa editora, serie
y notas relacionadas codificadas separadamente. Posteriormente se
detallará su contenido.
La Descripción del perfil (Profile Description) <profiledesc> registra
una descripción detallada de los aspectos no bibliográficos de un texto,
en concreto la lengua del instrumento de descripción (<langusage>, que
puede incluir uno más elementos <language>) e información sobre
quién creó la versión codificada del documento y cuándo se hizo
(<creation>). En la versión 2002 se introdujo el subelemento Reglas de
Descripción (Description Rules) <descrules> (ISAD(G) 3.7.2 Reglas y
normas).
La Descripción de la Revisión (Revision Description) <revisiondesc>
resume las revisiones hechas al documento EAD, control de cambios
muy importante en grandes proyectos. Cada subelemento <change>
tiene dos sublementos: <date> e <item> (uno o más).
A su vez, <filedesc> tiene los siguientes elementos:
Mención de título (Title Statement) <titlestmt> (obligatorio), que
agrupa información sobre el título de la obra y los responsables de su
688
contenido intelectual, incluyendo en subelementos el nombre del autor,
<author>, título, <titleproper> (obligatorio), subtítulo, <subtitle>, y
patrocinador, <sponsor>.
Mención de edición (Edition Statement) <editionstmt>, que contiene
información relativa a la edición del instrumento de descripción
electrónico, que puede incluirse en un elemento <edition>.
Mención de publicación (Publication Statement) <publicationstmt>,
con la información relativa a la publicación y distribución del
instrumento electrónico, con elementos como <publisher>, <date>,
<address> y <num>.
Mención de serie (Series Statement) <seriesstmt>, con información
sobre la serie, en su caso, a la que pertenece la publicación, con
elementos básicos como <titleproper> y <num>.
Mención de nota (Note Statement) <notestmt>, agrupa todas las notas
(cada una en un subelemento <note>) que den información sobre un
texto adicional al indicado en otras partes del instrumento de
descripción.
Ciertos atributos de <eadheader> permiten expresar con valores fijos la
norma ISO seguida para normalizar otros aspectos del documento:
dateencoding (valor fijo iso8601): para las fechas, allá donde se use un
elemento <date> (o <unitdate>, elemento hijo de <did>, para la fecha
de la unidad descrita), que se codifican de acuerdo con la norma ISO
8601, dando el valor correspondiente al atributo normal (de <date> o
<unitdate>). El formato puede ser, entre otros, alguno de los siguientes:
aaaa, aaaa-mm, aaaa-mm-dd, aaaa-Wss, aaaaWss-d, aaaa-ddd,
hh:mm:ss, hh:mm, hh, hh:mm:ssZ, hh:mm:ss+hh:mm:ss, aaaa-mm-
ddThh:mm:ss, aaaa-mm-ddThh:mm:ss/aaaa-mm-ddThh:mm:ss (los
guiones o dos puntos pueden omitirse).
langencoding (valor fijo iso6392b): para las lenguas, que se codifican
con la norma ISO 639-2B, dando el valor pertinente a los
atributoslangcode (de <language> y <abstract>): tres letras, como
en spa(español, o es, si usáramos la ISO 639-1).
scriptencoding (valor fijo iso15924): para las escrituras, con la norma
ISO 15924, dando el valor correspondiente al atributo scriptcode (de
<language>): dos letras, como en la (latina)
countryencoding (valor fijo iso3166-1): los países, con la ISO 3166-1,
dando el valor correspondiente al atributo countrycode (de <eadid> o
<unitid>): dos letras, como en ES (España). [-2: subdivisiones; -3:
nombres antiguos]
repositoryencoding (valor fijo iso15511): los repositorios, con la
norma ISO 15511 (Information and documentation - International
Standard Identifier for Libraries and Related Organisations [ISIL]),
dando el valor correspondiente al atributo mainagencycode (de
689
<eadid>) yrepositorycode (de <unitid>): varios caracteres, como
en AMCO (o ES-AMCO).
Algunos de los elementos se describen en prosa (directamente texto o
párrafos como contenido del elemento) y otros por medio de
elementos propios. No entramos aquí a detallar más la estructura de la
cabecera, tan compleja que la de TEI se considera en sí misma un
esquema de metadatos.
Para una práctica sencilla con EAD, es más fácil copiar la siguiente
cabecera EAD y reemplazar el texto entre corchetes con la información
pertinente sobre el instrumento de descripción que se está codificando.
Esta cabecera contiene los elementos mínimos (obligatorios en la DTD)
y además aquellos que permiten codificar datos contemplados en
ISAD(G) 2000 y que están en la cabecera EAD y no, como la mayoría,
en <archdesc>.
<eadheader>


<eadid countrycode="ES" mainagencycode="AMCO"
encodinganalog="3.1.1">
[Identificación única del instrumento de descripción electrónico]
</eadid>
<filedesc>
<titlestmt>
<titleproper>
[Título del instrumento de descripción electrónico]
</titleproper>
</titlestmt>
</filedesc>
<profiledesc>

<descrules encodinganalog="3.7.2">
[Reglas de descripción usadas, como ISAD(G) 2000]
</descrules>
</profiledesc>
</eadheader>
Material preliminar y portadas: <frontmatter> y <titlepage>
Frente a la mayor sistematización de los datos presentes en la cabecera
<eadheader>, el elemento opcional <frontmatter> puede usarse para
codificar más libremente estructuras como portadas, prefacios,
dedicatorias u otro texto relativo a la creación, publicación o uso del
instrumento de descripción. El subelemento <titlepage> reutiliza, sin un
orden fijo, muchos subelementos designados en <filedesc> y puede
usarse para generar una portada que siga preferencias locales para
690
secuenciar la información. El resto de secciones del material preliminar,
como las citadas, pueden encerrarse en elementos <div>, que pueden
anidarse (tener elementos hijos <div>) y llevar un encabezado <head>.
Lo que sigue es un elemento <frontmatter> típico.
<frontmatter>
<titlepage>
<titleproper>[Título del instrumento de descripción]</titleproper>
<author>[Autor]</author>
<edition>[Edición]</edition>
<publisher>[Editor]</publisher>
<date>[Fecha]</date>
</titlepage>
<div>
<head>[Título de la división, p. ej. un prefacio]</head>

</div>
</frontmatter>
La descripción archivística: <archdesc>
El elemento <archdesc> contiene información sobre un cuerpo de
materiales de archivo, información organizada jerárquicamente que
describe una unidad de registros o documentos junto con las partes o
divisiones que lo componen. Incluye información sobre el contenido,
contexto y extensión de los materiales de archivo y otra opcional
suplementaria que facilita su uso por los investigadores. Los
instrumentos de descripción generalmente describen una unidad de
registros o documentos en varios niveles de detalle diferentes pero
relacionados. El elemento <archdesc> integra estos niveles
desplegables y jerárquicos permitiendo en primer lugar una visión
global descriptiva del conjunto, seguido, si es el caso, de vistas más
detalladas de las partes, designadas por el elemento Descripción de
Componentes Subordinados (Description of Subordinate Components)
<dsc>, que se tratará más adelante. Los elementos de datos disponibles
en <archdesc> o nivel de la unidad se repiten en los diversos niveles de
componente dentro de <dsc>, y la información se hereda de un nivel
jerárquico al siguiente. Además, por servir de sobrecubierta o
envoltorio para toda la información descriptiva sobre un cuerpo
completo de materiales de archivo, <archdesc> identifica, a través del
atributo level el nivel más alto de los materiales que se describen
(ISAD(G) 3.1.4 Nivel de descripción); el nivel puede ser uno de los
siguientes: fonds, subfonds, recordgrp (aproximadamente equivalente a
fondo en USA), subgrp, series, subseries, class (aproximadamente
equivalente a serie en UK), file, item, collection, otherlevel.
691
En un escenario típico, un archivero empieza a codificar un instrumento
de descripción abriendo en primer lugar el elemento <ead> y creando el
requerido <eadheader>. Luego puede añadir algún material preliminar
opcional <frontmatter> antes de abrir el elemento <archdesc> y dar a su
atributo levelel valor (collection, fonds, series... ) que refleje mejor el
carácter de la unidad completa que se está describiendo en el
instrumento de descripción.
El elemento opcional <runner> (una variante de <head> para el
elemento <archdesc>) permite incluir una cabecera para el conjunto de
la descripción archivística.
A continuación siguen elementos que describen esa unidad completa,
incluyendo en primer lugar un subconjunto especial de elementos de
datos que son reunidos bajo un elemento padre llamado Identificación
descriptiva (Descriptive Identification) <did>, obligatorio, que se
tratará más adelante.
<archdesc level="fonds">
<runner>[Encabezado opcional]</runner>
<did>

</did>

<dsc type="combined">

</dsc>
</archdesc>
La identificación descriptiva: <did>
Los subelementos de <did> se conciben como los más importantes para
asegurar una buena descripción básica de una unidad o componente de
archivo. Esta agrupación de elementos tiene varios propósitos: asegura
que los mismos elementos y estructura de datos están disponibles en
cada nivel de descripción en la jerarquía EAD, facilita la difusión y
recuperación de un cuerpo coherente de elementos para el
descubrimiento y reconocimiento de recursos, y puesto que los
elementos aparecerían juntos en la biblioteca de etiquetas y en los
menús y plantillas de software, ayuda a que los codificadores recuerden
capturar información descriptiva que de otra manera podrían pasar por
alto.
El elemento <did> puede contener, además del genérico <head>, y en
cualquier orden, uno o más de los siguientes subelementos descriptivos,
que son los puntales familiares de la catalogación archivística:
Identificación de la Unidad (Identification of the Unit) <unitid>:
número de acceso, número de clasificación, número de lote u otro
identificador único y permanente (ISAD(G) 3.1.1 Código de referencia)
692
Título de la Unidad (Title of the Unit) <unittitle>: título de los
materiales de archivo a cualquier nivel que se estén describiendo, como
título de colección, de serie, de subserie, de expediente (file), o de ítem
(ISAD(G) 3.1.2 Título).
Fecha de la unidad (Date of the Unit) <unitdate>: designa las fechas de
creación de los materiales de archivo (ISAD(G) 3.1.3 Fechas).
Descripción Física (Physical Description) <physdesc>: identifica, por
medio o no de elementos hijos, la extensión <extent>, dimensiones
<dimensions>, género o forma <genreform> y otras características
físicas <physfacet> de la unidad descrita (ISAD(G) 3.1.5 Volumen y
soporte de la unidad de descripción: cantidad, tamaño o dimensiones).
Origen (Origination) <origination>: denota los individuos u
organizaciones responsables de la creación o recopilación (assembly)
de los materiales de archivo. (ISAD(G) 3.2.1 Nombre del
productor(es)).
Lengua del material (Language of the Material) <langmaterial>:
Añadido en la versión 2002, contiene la lengua del material descrito.
(ISAD(G) 3.4.3 Lengua/escritura(s) de los documentos).
Archivo (o depósito, Repository) <repository>: designa la institución
responsable de proporcionar acceso intelectual. Puede llevar el
elemento hijo Subárea <subarea>.
Localización Física (Physical Location) <physloc>: identifica el
número de la estantería y el estante u otra localización de
almacenamiento.
Contenedor (Container) <container>: identifica el número de cartón,
caja, carpeta, u otra unidad de agrupación en la que los materiales de
archivo se colocan y almacenan.
El elemento <did> también cuenta con un elemento Resumen
(Abstract) <abstract>, Detalles de material especial (Material Specific
Details) <materialspec>, y un elemento general Nota (Note) <note>, así
como elementos Objeto archivístico digital (Digital Archival Object)
<dao> y Grupo de objetos archivísticos digitales (Digital Archival
Object Group) <daogrp>, que pueden contener copias digitales del
material que se describe en el instrumento de descripción.
Los subelementos de <did> llevan atributos
como label, type yencodinganalog, para permitir una designación de
contenidos más específicos. El último permite la designación del
elemento de ISAD(G) o del campo o subcampo MARC aplicable junto
con la forma autorizada de los datos (contenida en el elemento),
permitiendo a los archiveros generar registros ISAD(G) o MARC
básicos a nivel de colección automáticamente desde instrumentos de
descripción EAD, así como ayudar a los sistemas de indización y
693
recuperación identificar elementos de datos comparables en registros
bibliográficos e instrumentos de descripción.
Lo que sigue es un elemento <did> típico. En él se señalan las
correspondencias con ISAD(G) 2000.
<did>


<unitid countrycode="ES" repositorycode="AMCO"
encodinganalog="3.1.1">
[Código de referencia]
</unitid>

<unittitle encodinganalog="3.1.2">[Título de la unidad
descrita]</unittitle>

<unitdate encodinganalog="3.1.3">[Fechas de la unidad
descrita]</unitdate>




<physdesc encodinganalog="3.1.5">[Descripción física. Usar
elementos hijos.]</physdesc>


<origination encodinganalog="3.2.1">[Productor]</origination>


<langmaterial encodinganalog="3.4.3">[Lengua del
material]</langmaterial>
<abstract>[Resumen, en su caso]</abstract>
<materialspec>
[Detalles de materiales especiales: cartografía, música, informática]
</materialspec>
<repository>[Archivo, en su caso]</repository>
<container>[Contenedor: caja, carpeta, etc., en su caso]</container>
<physloc>[Localización física, en su caso]</physloc>
</did>
Otros elementos de <archdesc>
Habiendo usado los elementos <did> para capturar una descripción
básica en el nivel <archdesc>, el archivero podría proceder
directamente a una descripción de las partes componentes de la unidad
(con <dsc>). Con más frecuencia, sin embargo, el creador del
694
instrumento de descripción proporcionará información narrativa
adicional sobre el contenido, contexto o extensión de la unidad
completa. Esta descripción usualmente aparece en forma de prosa
dentro de elementos con nombres de etiquetas como <bioghist>,
<scopecontent> y <arrangement>, que evocan las categorías de
información típicamente presentes en instrumentos de descripción
tradicionales basados en papel, para cada una de las cuales el
codificador puede usar el elemento Encabezado (Heading) <head> para
proporcionar un encabezado basado en preferencias locales, que puede
o no corresponderse con el nombre del elemento. Por ejemplo, la DTD
permite identificar una nota biográfica por un encabezado cualquiera
(p.ej., "Resumen Biográfico", "Biografía", "Fechas clave de Fulanito de
Tal") siempre que el contenido sea etiquetado correctamente como
<bioghist>.
Estructuralmente, desde la perspectiva de SGML, los modelos de
contenido para estos elementos basados en la narración son
"encabezados" y "texto", estando éste generalmente compuesto de
párrafos o listas de varios tipos (se verán más adelante), pero no
contienen directamente texto, a diferencia de lo que ocurre con los
elementos hijos de <did>. En comparación, la información dentro de un
subelemento <did> se presenta a menudo como una frase corta,
etiquetada, o quizá como una cadena de datos simple uniforme formada
por la recomposición de varios subelementos, pero no puede contener
párrafos o listas.
Diversos elementos contienen información de fondo descriptiva
concerniente a la adquisición, proceso y gestión de un cuerpo de
materiales de archivo de una institución: datos sobre la procedencia,
adquisición, restricciones de acceso y reproducción, disponibilidad de
microformas y copias digitales, forma de cita preferida y otros detalles
descriptivos que ayudan a los lectores del instrumento de descripción a
saber cómo acercarse a los materiales de archivo y usar la información
que encuentran.
Historia biográfica (Biographical History) <bioghist> (ISAD(G) 3.2.2
Historia institucional/reseña biográfica).
Historia archivística (Custodial History) <custodhist> (ISAD(G) 3.2.3
Historia archivística).
Información de adquisiciones (Acquisitions Information) <acqinfo>
(ISAD(G) 3.2.4 Fuente de adquisición inmediata).
Alcance y contenido (Scope and Content) <scopecontent> (ISAD(G)
3.3.1 Alcance y contenido).
Valoración (Appraisal) <appraisal> (ISAD(G) 3.3.2 Valoración,
selección y eliminación).
Ingresos (Accruals) <accruals> (ISAD(G) 3.3.3 Nuevos ingresos).
695
Organización (Arrangement) <arrangement> (ISAD(G) 3.3.4
Organización).
Condiciones de acceso (Conditions Governing Access) <accessrestrict>
(ISAD(G) 3.4.1 Condiciones de acceso). El elemento hijo Situación
jurídica (Legal Status) <legalstatus>, añadido en la versión 2002 de
EAD, permite recoger el antiguo elemento ISAD(G) 3.4.1 Situación
jurídica (desaparecido en ISAD(G)2000).
Restricciones de uso (Use Restrictions) <userestrict> (ISAD(G) 3.4.2
Condiciones de reproducción).
Características físicas y requisitos técnicos (Physical Characteristics
and Technical Requirements) <phystech> (ISAD(G) 3.4.4
Características físicas y requisitos técnicos). Añadido en la versión
2002.
Otros instrumentos de descripción (Other Finding Aid) <otherfindaid>
(ISAD(G) 3.4.5 Instrumentos de descripción).
Localización de los originales (Location of originals) <originalsloc>
(ISAD(G) 3.5.1 Existencia y localización de los documentos
originales).
Forma alternativa disponible (Alternative Form Available)
<altformavail> (ISAD(G) 3.5.2 Existencia y localización de copias).
Material relacionado (Related Material) <relatedmaterial> (ISAD(G)
3.5.3 Unidades de descripción relacionadas).
Material separado (Separated Material) <separatedmaterial> (ISAD(G)
3.5.3 Unidades de descripción relacionadas).
Bibliografía (Bibliography) <bibliography> (ISAD(G) 3.5.4 Nota de
publicaciones). Cada referencia bibliográfica debería ir más
adecuadamente en un elemento <bibref> (se tratará más adelante),
independientemente de que se exprese en un párrafo o una lista.
Otros datos descriptivos (Other Descriptive Data) <odd> (ISAD(G)
3.6.1 Notas). Puede incluir, entre otros, uno o más elementos <note>,
aunque éstos también podrían ir fuera de <odd>. Aunque EAD se ha
diseñado para instrumentos de descripción antiguos basados en papel o
nuevos legibles por ordenador, no puede esperarse que se adapte a
todas las prácticas existentes. Cuando se están convirtiendo
instrumentos de descripción existentes a un marcado ideal EAD, puede
ser necesario algún cambio de texto o adición de datos para
conformarse a la secuencia de elementos de la DTD y la consignación
de ciertos elementos a valores específicos; <odd> ayuda a minimizar
las dificultades de conversión designando como "otra" cualquier
información que pueda no encajar en las categorías de EAD.
Información de proceso (Process Information) <processinfo> (ISAD(G)
3.7.1 Nota del archivero). Un elemento <date> que sea hijo de un
696
párrafo hijo de este elemento se corresponde con el elemento
ISAD(G) 3.7.3 Fecha(s) de la(s) descripcion(es).
Cita preferida (Preferred Citation) <prefercite>.
Proyecto de expediente (File Plan) <fileplan>.
Elementos de acceso controlado (Controlled Access Elements)
<controlaccess>. Permite agrupar elementos que sirven como entradas
de acceso controlado, aunque pueden aparecer también dispersos en
muchos lugares del documento. Se tratarán más adelante.
Índice (Index) <index>. Sus descendientes naturales son elementos
Entrada de índice (Index Entry) <indexentry>, cuyo contenido natural
son los mismos elementos que se tratarán a propósito de
<controlaccess>, que podrían agruparse en un elemento hijo específico,
un Grupo de nombres (Name Group) <namegrp> o varios.
La DTD permite el anidamiento de elementos para capturar una
descripción más detallada y específica cuando se desee. Los elementos
citados en la lista anterior pueden agruparse utilizando el elemento
"envoltorio" Grupo de descripción (Description Group) <descgrp> (que
no debe confundirse con el ya tratado <dscgrp>), añadido en la versión
2002, que además reprueba para flexibilizarlos a dos elementos
existentes en la versión 1.0:
Información administrativa (Administrative Information) <admininfo>,
que agrupaba los elementos <custodhist>, <accruals>, <acqinfo>,
<appraisal>, <accessrestrict>, <userestrict>, <altformavail>,
<prefercite>, y <processinfo>, o bien sólo el contenido de éstos, y
Datos descriptivos adjuntos (Adjunct Descriptive Data) <add>, que
agrupaba <bibliography>, <fileplan>, <index>, <otherfindaid>,
<relatedmaterial> y <separatedmaterial>, o bien contenía directamente
la información de estos subelementos.
Lo que sigue es un elemento <archdesc> típico. En él se señalan las
correspondencias con ISAD(G) 2000.
<archdesc level="fonds">
<runner>[Encabezado opcional]</runner>
<did>

</did>


<bioghist encodinganalog="3.2.2">
[Historia institucional/reseña biográfica]
</bioghist>

<custodhist encodinganalog="3.2.3">
[Historia archivística]
697
</custodhist>


<acqinfo encodinganalog="3.2.4">
[Fuente de adquisición inmediata]
</acqinfo>

<scopecontent encodinganalog="3.3.1">
[Alcance y contenido]
</scopecontent>


<appraisal encodinganalog="3.3.2">
[Valoración, selección y eliminación]
</appraisal>

<accruals encodinganalog="3.3.3">
[Nuevos ingresos]
</accruals>

<arrangement encodinganalog="3.3.4">
[Organización]
</arrangement>


<accessrestrict encodinganalog="3.4.1">
[Condiciones de acceso]


<legalstatus>[Situación jurídica, si se precisa]</legalstatus>
</accessrestrict>


<userestrict encodinganalog="3.4.2">
[Condiciones de reproducción]
</userestrict>


<phystech encodinganalog="3.4.4">
[Características físicas y requisitos técnicos]
</phystech>

698

<otherfindaid encodinganalog="3.4.5">
[Instrumentos de descripción]
</otherfindaid>


<originalsloc encodinganalog="3.5.1">
[Existencia y localización de los documentos originales]
</originalsloc>


<altformavail encodinganalog="3.5.2">
[Existencia y localización de copias]
</altformavail>


<relatedmaterial encodinganalog="3.5.3">
[Unidades de descripción relacionadas]
</relatedmaterial>
<separatedmaterial encodinganalog="3.5.3">
[Unidades de descripción separadas, en su caso]
</separatedmaterial>


<bibliography encodinganalog="3.5.4">
[Nota de publicaciones]
<bibref>[Cada referencia bibliográfica]</bibref>
</bibliography>


<odd encodinganalog="3.6.1">
<note>
[Notas]
</note>
</odd>

<processinfo encodinganalog="3.7.1">
[Nota del archivero]



<date encodinganalog="3.7.3">[Fecha(s) de la(s)
descripcion(es)]</date>
699

</processinfo>


</archdesc>
La descripción de componentes subordinados: <dsc>
Una vez que un archivero ha completado la descripción de los registros
o documentos en el nivel (o unidad) más alto, puede abrir el elemento
<dsc> y cambiar el enfoque para describir una o más partes
componentes de la unidad. En esta sección se tratan los segmentos de
los instrumentos de descripción tradicionales como series, listas de
contenedores, y calendarios. Puede asumir varias formas diferentes que
se identifican por el atributo type, que puede tomar el valor
analyticover (analytic overview, vista analítica) para identificar la
descripción de una serie o subserie,
in-depth (en profundidad), para identificar un listado de contenedores o
carpetas, un calendario o un listado de items,
combined (combinada), para identificar casos en los que la descripción
de cada serie va seguida inmediatamente de un listado de contenedores
o carpetas para esa serie,
othertype (otro tipo), para identificar modelos que no siguen ninguno de
los formatos mencionados.
La representación tabular básica (en columnas) de los elementos <dsc>
puede lograrse utilizando hojas de estilo para manipular elementos de
contenido intelectual, como <c> y <did>. [En la versión 1.0 podían
lograrse presentaciones tabulares más precisas, con un control mayor de
indentaciones, superponiendo el marcado intelectual con un conjunto
especial de elementos de presentación tabular creados específicamente
para EAD y reprobados en la versión 2002: Representación de celda
(Display Entry) <dentry>, Representación de fila (Display Row)
<drow> y Especificación de tabla (Table Specification) <tspec>. Estos
elementos reemplazarían el uso de <did>.]
Una vez seleccionada la forma de <dsc>, se identifican los
componentes del archivo a los que puede asignarse un atributo level.
Por ejemplo, un archivero que desee proporcionar un listado de sumario
de todas las series en una colección abriría un <dsc>, daría al
atributo type el valor analyticover, abriría una etiqueta de componente
(Component) <c> (o <c01>, ya que los diversos niveles de
componentes pueden numerarse <c01> a <c12> para seguir mejor la
pista de los niveles jerárquicos), dando a su atributo level el
valor series y procedería a describir el primer componente de nivel de
serie, utilizando el mismo conjunto de elementos de los que disponía
previamente para describir la unidad completa en el nivel <archdesc>.
700
Seguiría el mismo procedimiento para los restantes componentes de
nivel serie, y luego se cerraría el elemento <dsc>. En general, ciertos
elementos hijos de <did>, como <repository> y <origination>, no se
usarían dentro de un <c> puesto que la información que contienen ha
sido codificada en el nivel <archdesc> y heredada por <c>. Otros
subelementos de <did>, como <container>, <unitdate> y <unittitle>, se
usarán frecuentemente dentro de <c> para codificar nueva información
o una descripción más detallada en un nivel jerárquico más bajo.
Un segundo <dsc> podría abrirse con el atributo type tomando el
valor in-depth de manera que pueda presentarse una lista de
contenedores. Cada serie, subserie, expediente, o item representado en
la lista de contenedores serían marcados como componentes recursivos,
anidados, posiblemente con atributoslevel fijados en los componentes
de alto nivel para identificar su orden jerárquico dentro de la colección,
fondo o grupo de registros. Como en la descripción de las series, puede
identificarse información sobre cada <c>, si se desea, utilizando el
complemento de elementos descriptivos. Esta estructura de
componentes anidados sin límites dentro de un <dsc>, y más allá dentro
de un <archdesc>, proporciona información descriptiva que se hereda
desde un nivel a otro y que comparte o repite los mismos elementos de
datos esenciales.
Una alternativa a codificar un <dsc type= "analyticover"> seguido por
un <dsc type="in-depth"> sería simplemente usar <dsc
type="combined">. El modelo combinado es quizá una manifestación
más pura de una descripción jerárquica desplegada, en la que el primer
componente <c01> (p.ej.,una serie) sólo se codifica una vez, seguida
inmediatamente por una descripción más completa de sus partes
anidadas (p.ej., subserie, expedientes e items). El modelo combinado
evita la confusión potencial de procesar automáticamente información
idéntica que ha sido codificada dos veces en el mismo documento, lo
que sucede en la aproximación de dos <dsc>. Ésta, según la
sofisticación de las capacidades de búsqueda y proceso de un sistema,
puede estorbar la capacidad de mostrar una relación entre la descripción
del <c01> y la de sus partes, pero, por otro lado, no sólo se adapta
fácilmente a la estructura de datos obsoletos de muchos instrumentos de
descripción existentes, también replica la funcionalidad que
proporciona esa estructura. Por ejemplo, muchos archiveros lo han
encontrado muy útil para reunir en un solo sitio todas las descripciones
de componentes de primer nivel para proporcionar a los investigadores
una rápida visión general del contenido y organización de la unidad de
archivo y para permitir comparaciones fáciles entre componentes.
Hojear una larga guía de papel (o hacer scroll y saltar a lo largo de un
instrumento de descripción electrónico) para localizar todos los
701
sumarios de primer nivel, es un inconveniente del <dsc> combinado,
que el sistema de presentación tendrá que afrontar.
<dsc type="combined">


<c01 level="series" encodinganalog="3.1.4">
<did>
<unitid countrycode="ES" repositorycode="AMCO"
encodinganalog="3.1.1">[Código de referencia]</unitid>


</did>






<c02 level="item" encodinganalog="3.1.4">
<did>
<unitid encodinganalog="3.1.1">[Código de referencia]</unitid>

</did>

</c02>

<c02 level="item" encodinganalog="3.1.4">
<did>

</did>

</c02>

</c01>

<c01 level="series" encodinganalog="3.1.4">
<did>

</did>


702
</c01>
</dsc>
Encabezamientos de Acceso Controlado <controlaccess>
Aparte de codificar las principales partes estructurales de un
instrumento de descripción y de designar los datos descriptivos
principales sobre la unidad y sus componentes, los usuarios de EAD
tienen también la opción de identificar cadenas de caracteres a lo largo
del instrumento de descripción que es probable que sean objeto de
búsquedas, como
Nombre <name>,
Nombre personal (Personal Name) <persname>,
Nombre corporativo (Corporate Name) <corpname>,
Nombre familiar (Familiar Name) <famname>,
Nombre geográfico (Geographical Name) <geogname>,
Ocupación <occupation>,
Función <function>,
Género y forma (Genre Form) <genreform>,
Materia <subject>, y
Título <title>.
Todos estos elementos permiten, a través del uso de atributos, la
designación de analogías de codificación (encodinganalog) y formas
autorizadas (authfilenumber) MARC e ISAD(G). Atributos
adicionales opcionales permiten especificar el papel (role) o relación de
personas y cuerpos corporativos (p.ej., autor, editor, fotógrafo) y la
fuente (source) de los términos de vocabulario controlado usados
(p.ej., Library of Congress Subject Headings, Library of Congress
Name Authority File, Art and Architecture Thesaurus, Dictionary of
Occupational Titles).
Aunque la DTD permite un acceso liberal a esos elementos a lo largo
del instrumento de descripción, especialmente dentro de elementos 
y <unittitle>, se los puede empaquetar bajo el elemento padre
Encabezamientos de acceso controlado (Controlled Access Headings)
<controlaccess>, creado específicamente para permitir búsquedas con
control de autoridades en los instrumentos de descripción sobre una red
de ordenadores. Los usuarios probablemente se acercarán al
instrumento de descripción de formas muy diversas: buscando el
catálogo de un archivo para localizar entradas relevantes y seguir
enlaces desde éstas a las versiones electrónicas del instrumento de
descripción, o buscando directamente los instrumentos de descripción,
pasando por alto el catálogo y perdiendo la ventaja de los términos de
búsqueda con control de autoridades allí contenidos. El elemento
<controlaccess> se ha diseñado para replicar en un instrumento de
descripción los términos de búsqueda de nivel de colección que se
703
encuentran en los campos 1xx, 6xx y 7xx de los registros de un
catálogo MARC. Las búsquedas de un instrumento de descripción
limitadas al elemento <controlaccess> mejorarán la probabilidad de
localizar fuentes relevantes de información sobre un tema, ya que los
términos de acceso habrán sido introducidos de forma consistente y
autorizada a lo largo de los instrumentos de descripción, y también
porque es probable que sólo los términos más significativos se hayan
seleccionado para la codificación.
Codificación básica del texto
Los párrafos, presentes en muchos lugares de los tres elementos básicos
de EAD (cabecera, material preliminar y descripción archivística), se
marcan con . Es particularmente útil porque contiene muchos
subelementos que permiten mayores opciones de formateo, enlace y
control de vocabulario. Su modelo de contenido es especialmente
amplio, permitiendo una combinación de texto y subelementos distintos
(figura 4), incluyendo características genéricas para la mayoría de los
productos basados en texto, como abreviaturas <abbr>, direcciones
<address>, citas de bloque <blockquote>, cortes de líneas (Line Break)
<lb> (elemento vacío y sin atributos), números <num>, y también listas
<list> y tablas <table> (se tratan más adelante). Incluye también los
subelementos de <controlaccess> (tratados anteriormente), punteros,
enlaces y elementos de referencia (se tratan más adelante), y otros
elementos. Está ampliamente disponible a lo largo de <archdesc> y
puede usarse directamente dentro de más de treinta elementos para
permitir a la vez un formateo estilo párrafo y el acceso a subelementos
útiles.
Las abreviaturas pueden señalarse con <abbr>, cuyo
atributo expanmuestra su expansión. El elemento inverso <expan>
encierra una expresión cuya abreviatura o siglas pueden incluirse en el
atributo abbr.
Este instrumento de descripción electrónico se ajusta a la <abbr
expan="Document Type Definition">DTD</abbr> de <expan
abbr="EAD">Encoded Archival Description</expan> Version
2002.
El elemento Énfasis (Emphasis) <emph>, que puede aparecer dentro de
casi cualquier otro que pueda contener texto, incluido el propio
<emph>, permite resaltar con cualquier fin un contenido textual. Los
valores de su atributo render(presente también en <title> y
<titleproper>) permiten especificar características de representación
visual como negrita (bold), cursiva (italic), subrayado (underline),
versalitas (smcaps), entrecomillado simple (singlequote) o doble
(doublequote), algunas combinaciones de estas (bolddoublequote,
bolditalic, boldsinglequote, boldsmcaps, boldunderline), fuente
704
monoespaciada (nonproport), subíndice (sub) y superíndice (super); el
valor altrender indica que la representación es distinta de las
mencionadas, y remite a otro atributo relacionado, altrender,
disponible para casi cualquier elemento de EAD, que permite
especificar mediante valores no normalizados, cualquier característica
de representación que podrá ser referenciada desde una hoja de estilo.
Este instrumento de descripción se ha
desarrollado <emph render="italic">ex novo</emph> en <emph
render="bold">EAD</emph>.
Otro atributo muy común, presente en casi todos los elementos EAD,
esaudience, que puede tomar los valores external e internal, y permite
proteger, al tomar este último valor, cierta información presente en el
instrumento de descripción y que se reserva a la organización: la
aplicación SGML o XML debería no sólo ocultar a la audiencia externa
a la organización el elemento (lo que puede hacerse fácilmente con una
hoja de estilo procesada en el cliente), sino incluso no enviar el
contenido del mismo (procesando la hoja de estilo o transformación en
el servidor).
Las direcciones se marcan con <address>, que contendrá tantas
<addressline> como se precise.
<address>
<addressline>Dr. J. Tomás Nogales Flores</addressline>
<addressline>Dpto. de Biblioteconomía y
Documentación</addressline>
<addressline>Universidad Carlos III de Madrid</addressline>
<addressline>Avda. Madrid, 126</addressline>
<addressline>E-28903 Getafe (MADRID) - SPAIN</addressline>
</address>
Una cita extraída de otra fuente se expresa dentro de un elemento
<blockquote>, cuyo contenido pueden ser párrafos, listas (incluidas las
cronológicas), tablas, direcciones o notas. Una nota, incluida en un
elemento <note>, puede tener ese mismo contenido y además una cita;
pueden aparecer en muchos lugares del documento EAD, e incluso
admite atributos de enlace.
Las fechas se expresan dentro de un elemento <date> (o <unitdate>,
elemento hijo de <did>, para la fecha de la unidad descrita), que entre
otros atributos pueden llevar era (valor fijo ce, de "common
era" o "Christian era"),calendar (valor
fijo gregorian), normal (comentado ya a propósito de
<eadheader>), type, que indica el tipo de fecha (nacimiento,
publicación, adquisición...), y certainty, que permite indicar la certeza
de la misma.
Elementos de Puntero, Referencia y Enlace
705
Los elementos y atributos de enlace y puntero en EAD Version 2002,
tal como se dice en los comentarios insertos en la propia DTD, son
compatibles (pero no conformes) con XLink (XML Linking Language)
Version 1.0 (W3C Recommendation 27 June
2001: http://www.w3.org/TR/xlink/); esto es, no se adaptan
completamente a la recomendación XLink, pero son lo bastante
estructurados y semánticamente ricos para permitir la transformación
en elementos y atributos conformes usando XSLT u otra técnicas de
transformación.
No dudamos de que futuras versiones de EAD se adaptarán
completamente a XLink, y por ello proponemos una modificación de la
DTD de EAD para conseguirlo. A continuación se incluye una
modificación que añadiría a los elementos pertinentes (p. ej., <extref> o
<dao>) los atributos necesarios para convertir a aquellos en elementos
de enlace simple de XLink.







<!ELEMENT extref (#PCDATA | ptr | extptr | emph | lb | abbr | expan |
corpname | famname | geogname | name | occupation | persname |
subject | genreform | function | date | num | origination | repository |
unitdate | unittitle | address | chronlist | list | note | table | blockquote |
bibref | title | archref | ref)*>
<!ATTLIST extref
id ID #IMPLIED
altrender CDATA #IMPLIED
audience (external | internal) #IMPLIED
entityref ENTITY #IMPLIED
xpointer CDATA #IMPLIED
linktype (simple) #FIXED "simple"
href CDATA #IMPLIED
role CDATA #IMPLIED
arcrole CDATA #IMPLIED
title CDATA #IMPLIED
show (new | replace | embed | showother | shownone) #IMPLIED
actuate (onload | onrequest | actuateother | actuatenone) #IMPLIED
xmlns:xlink CDATA #FIXED "http://www.w3.org/1999/xlink"
xlink:type (simple) #FIXED "simple"
xlink:href CDATA #IMPLIED
706
xlink:title CDATA #IMPLIED
xlink:show (new | replace | embed | other | none) #IMPLIED
xlink:actuate (onLoad | onRequest | other | none) #IMPLIED >
Los atributos xmlns:xlink y xlink:type toman los valores fijos
señalados, mientras que xlink:href aportaría el URL del recurso de
destino, xlink:titleañadiría un título o etiqueta al enlace (visible, p. ej.,
al situar el puntero encima del elemento), xlink:show establecería el
lugar donde mostrar el recurso enlazado (típicamente la misma
ventana, replace, o una nueva, new), yxlink:actuate el momento de
activar el enlace (típicamente al activar el usuario el
elemento, onRequest, o en el momento de la carga del
documento, onLoad).
A continuación se muestran dos ejemplos que usarían estas
modificaciones, uno, con <extref>, para enlazar otro instrumento de
descripción, que se mostraría en la misma ventana, y otro, con <dao>,
que enlazaría una imagen digital de un documento, que se mostraría en
una nueva ventana, ambos a petición del usuario.

<item>FONDO DEL CONCEJO/AYUNTAMIENTO (AH)
[Disponible la <extref xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink"
xlink:type="simple" xlink:href="tefp-test-colperg2.xml"
xlink:title="[Fondo del Concejo/Ayuntamiento]" xlink:show="replace"
xlink:actuate="onRequest">versión electrónica</extref> del
instrumento de descripción.]</item>

<did>

<dao xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink"
xlink:type="simple" xlink:href="perg2.jpg" xlink:title="[Copia digital
del pergamino]" xlink:show="new" xlink:actuate="onRequest">

<daodesc>
Acceso a la copia digital
</daodesc>
</dao>
</did>
Los elementos de enlace están disponibles en y otros lugares en la
DTD para que EAD soporte hipertexto e hipermedia. Esto prepara el
camino para que los instrumentos de descripción sean más dinámicos
en un entorno en línea y facilita la capacidad de enlazar instrumentos de
descripción electrónicos con representaciones digitales de los
materiales de archivo en ellos descritos.
707
Se dispone de referencias de puntero y enlace para enlaces simples
(unidireccionales) utilizando los elementos:
Referencia (Reference) <ref>, que puede contener texto y
subelementos, y
Puntero (Pointer) <ptr>, igual que <ref>, pero vacío,
Puntero extendido (Extended Pointer) <extptr> y
Referencia extendida (Extended Reference) <extref>, iguales que <ref>
y <ptr> pero para recursos externos al documento EAD,
Referencia archivística (Archival Reference) <archref> y
Referencia bibliográfica (Bibliographic Reference) <bibref>, que con el
anterior permiten expresar citas de materiales de archivo y referencias
bibliográficas, o enlaces a los mismos si se usan sus atributos de enlace.
Diversos <bibref> pueden agruparse en el elemento <bibliography> o
aparecer dispersos en otros elementos. Puede contener texto mezclado
con elementos hijos como Serie bibliográfica (Bibliographic Series)
<bibseries>, Edición <edition>, Editor <publisher> e Impresión
<imprint> (que a su vez podría contener <publisher> y uno o más
elementos <geogname>); estos elementos y el padre pueden contener
texto u otros elementos en línea, pero no párrafos y similares.
Objeto de archivo digital (Digital Archival Object) <dao>;
Título <title>, que además de su función de resaltar un título en
cualquier elemento de texto también puede funcionar como elemento de
enlace.
Cuando se requieran enlaces multidireccionales (extendidos) se usarán
los elementos:
Localización de DAO (Digital Archival Object Location) <daoloc>,
Localización de puntero extendido (Extended Pointer Location)
<extptrloc>,
Localización de referencia extendida (Extended Reference Location)
<extrefloc>,
Localización de puntero (Pointer Location) <ptrloc> y
Localización de referencia (Reference Location) <refloc>.
Estos elementos de localización están empaquetados o bien en un
elemento:
Grupo de DAO (Digital Archival Object Group) <daogrp>,
Grupo de puntero (Pointer Group) <ptrgrp>, que contendría uno o más
elementos <ptr> o <ref>, o
Grupo de enlace (Linking Group) <linkgrp>.
La versión 2002 de EAD incluye dos nuevos elementos de enlace:
Arco <arc>, vacío, que puede aparecer dentro de <daogrp> o
<linkgrp>, y
Recurso <resource>, que sólo podría contener texto, <emph> o <lb>.
708
Los elemento <dao> y <daoloc> pueden estar vacíos o contener un
elemento <daodesc>, que permite describir en prosa el objeto digital.
Su contenido puede ser usado como un ancla sobre la que actuar para
acceder al recurso referenciado. Los elementos <ptr>, <extptr>,
<ptrloc> y <extptrloc> son vacíos. Todos los que expresan una
localización, así como <resource>, pueden llevar un atributo label cuyo
valor podrá ser referenciado por los atributos from y to de <arc>.
Las referencias cruzadas dentro del mismo documento se señalan
fácilmente con <ref>, cuyo atributo opcional target (de tipo IDREF)
permite señalar a un elemento con un atributo id (de tipo ID, que puede
llevar cualquier elemento EAD salvo <eadid>, <colspec> y <lb>)
concreto dentro del mismo documento. El elemento Puntero (Pointer)
<ptr> es equivalente, pero vacío.
<div id="S2">
<head>Sección 2</head>

</div>

<div id="S6">
<head>Sección 6</head>
Tal como se dijo en la <ref target="S2">sección 2</ref>, las series
de este fondo son [...]

</div>
Listas y tablas
Una lista (no necesariamente de bloque) se marca con un elemento List
<list>, y puede ser de diverso tipo, señalado con el atributo type, que
toma los valores simple (sin señalización especial), ordered (ordenada,
con dígitos o letras, según el valor del atributo numeration: arabic,
upperalpha, loweralpha, upperroman, lowerroman), marked (con cada
ítem precedido de una marca establecida por el valor del atributo mark)
y defitem (o de definiciones de ítem). Contiene, tras un <head>
opcional para encabezado o título, uno o más elementos Item <item>, o
bien (para las de tipo defitem) Item de definición (Definition Item)
<defitem>, en cuyo caso cada uno contendría uno o más pares de
elementos Etiqueta <label> e <item> (uno o más).
<list type="marked" mark="- ">
<head>Ingredientes:</head>
<item>Un vaso de aceite</item>
<item>Un huevo</item>
<item>Una pizca de sal</item>
</list>
<list type="ordered" numeration="arabic">
709
<head>Preparación:</head>
<item>Poner el aceite en la sartén y esperar a que esté bien
caliente</item>
<item>Cascar con cuidado el huevo, abrirlo y echarlo en la
sartén</item>
<item>Sacarlo con la paleta una vez frito y ponerlo en un
plato</item>
<item>Echar sobre el huevo una pizca de sal</item>
</list>
Un tipo especial de lista de EAD es Lista cronológica (Chronological
List) <chronlist>, que consiste en elementos Item cronológico
(Chronological Item) <chronitem> que emparejan una Fecha <date>
con su correspondiente Acontecimiento <event> o Grupo de
acontecimientos (Event Group) <eventgrp> (que englobaría uno o más
<event>), para permitir los enlaces y la presentación tabular. El
conjunto de elementos <chronitem> (o el de elementos <defitem> en
un <list> de tipo defitem) puede ir procedido de un elemento
Encabezamiento de lista (List Head) <listhead>, que puede incluir a su
vez dos elementos, <head01> y <head02>, que encabezan las dos
columnas que se forman en estas listas (<date> y <event>, o bien
<label> e <item>).

<list type="defitem">
<head>Siglas usadas en las referencias</head>
<listhead>
<head01>Siglas</head01>
<head02>Archivo</head02>
</listhead>
<defitem>
<label>AH.:</label>
<item>Fondo del Concejo del Archivo Municipal de
Córdoba</item>
</defitem>
<defitem>
<label>A.M.CO.:</label>
<item>Archivo Municipal De Córdoba</item>
</defitem>
<defitem>
<label>A.H.N.:</label>
<item>Archivo Histórico Nacional</item>
</defitem>
<defitem>
<label>B.C.C.:</label>
710
<item>Biblioteca DE LA CATEDRAL DE CÓRDOBA</Item>
</Defitem> </list>  <scopecontent encodinganalog="isad3.3.1">
Traslado de cartas reales de Fernando III y Fernando IV.
Autorizado por Alfonso Ruiz y Pedro Gutiérrez, escribanos
públicos.
Contiene:
<chronlist>

<head>[Contenido de la unidad documental Perg.35]</head>

<listhead>
<head01>[Fecha]</head01>
<head02>[Real Privilegio]</head02>
</listhead>
<chronitem>
<date normal="1241-04-08">1241, abril, 8. </date>
<event>Toledo. Fuero otorgado a Córdoba traducido al
romance.</event>
</chronitem>
<chronitem>
<date normal="1241-03-03">1241, marzo, 3. </date>
<event>Córdoba. Fuero otorgado a Córdoba. Romance.</event>
</chronitem>
<chronitem>
<date normal="1296-09-12">1296, septiembre, 12. </date>
<event>Privilegio (Carta plomada) de Fernando IV al Concejo de
Córdoba concediendo a sus vecinos que no paguen portazgo en todo el
Reino.</event>
</chronitem>
</chronlist>
</scopecontent>
Además de la representación tabular tratada a propósito de <dsc>, los
instrumentos de descripción incluyen a menudo otros tipos de texto que
se presenta en formato tabular, como listados cronológicos
multicolumnares en notas biográficas o planos de archivo (file plans) y
otros datos altamente estructurados. En muchos casos, es posible
reproducir visualmente esta presentación tabular en pantalla o en papel,
a través del uso de hojas de estilo.
Sin embargo, para lograr la presentación visual deseada, puede ser
necesario a veces insertar una estructura de tabla dentro del marcado
EAD de ciertos documentos complejos. La DTD de EAD lo hace
posible definiendo una superestructura de columnas, filas y celdas que
711
contienen datos a la manera de una hoja de cálculo. El elemento Tabla
<table> contiene, además de un <head> opcional, uno o más elementos
Grupo de tabla (Table Group) <tgroup>, según las veces que la
especificación de columnas cambia dentro de la tabla. Cada elemento
<tgroup> reúne tres subelementos estrechamente interrelacionados que
trabajan juntos para formar toda o parte de la tabla:
Especificación de columna de Tabla (Table Column Specification)
<colspec> y
Encabezado de tabla (Table Head) <thead> y
Cuerpo de tabla (Table Body) <tbody> envuelve el texto o información
dentro de la tabla.
El elemento <tbody> contiene uno o más elementos Fila (Row) <row>,
que definen el contenido de cada fila en la tabla, y éste a su vez
contiene uno o más elementos Entrada (o celda) de tabla (Table Entry)
<entry>, que encapsulan el contenido de cada celda: texto y elementos
en línea, pero no párrafos ni tablas anidadas (salvo que sean hijos de
<note> o <blockquote>, en una de las extrañas limitaciones de los
modelos de contenido en EAD).
Es importante señalar que los elementos de tabla se usan primariamente
con fines de formato. Diversos atributos, que no se comentan aquí,
permiten controlar el diseño de la tabla, en lo referente a la alineación
de la propia tabla y del contenido de sus celdas, la separación de líneas
y columnas, la existencia de líneas entre las celdas, etc. El marcado de
<row> y <entry> no reemplaza la codificación del contenido del
instrumento de descripción, sino que se le superpone, de la misma
manera que el marcado tabular de <drow> y <dentry> se superponía al
marcado de contenido de los elementos <dsc>. [Estos dos elementos
han sido reprobados en la versión 2002 de EAD, junto con
Especificación de Tabla (Table Specification) <tspec>, Especificación
de columna extendida (Spanned Column Specification) <spanspec> y
Pie de tabla (Table Foot) <tfoot>, por lo que se refiere a elementos
relacionados con las tablas.]
Anexo: Pasarela EAD Versión 2002 - ISAD(G) 2000
3.1. Área de identificación [Identity statement area]

<eadid> con atributos
countrycode y
3.1.1 Código(s) de referencia [Reference mainagencycode
code(s)] <unitid> con atributos
countrycode y
repositorycode
3.1.2 Título [Title] <unittitle>
712
3.1.3 Fecha(s) [Date(s)] <unitdate>
3.1.4 Nivel de descripción [Level of Atributo level de
description] <archdesc> y <c>
3.1.5 Volumen y soporte de la unidad de <physdesc> y
descripción (cantidad, tamaño o subelementos <extent>,
dimensiones)[Extent and medium of the <dimensions>,
unit of description (quantity, bulk, or <genreform>,
size)] <physfacet>
3.2. Área de contexto [Context area]
3.2.1 Nombre del (o de los)
<origination>
Productor(es) [Name of creator(s)]
3.2.2 Historia institucional/Reseña
biográfica[Administrative/Biographical <bioghist>
history]
3.2.3 Historia archivística [Archival
<custodhist>
history]
3.2.4 Forma de ingreso [Immediate
<acqinfo>
source of acquisition or transfer]
3.3. Área de contenido y estructura [Content and structure
area]
3.3.1 Alcance y contenido [Scope and
<scopecontent>
content]
3.3.2 Valoración, Selección y
Eliminación[Appraisal, destruction and <appraisal>
scheduling information]
3.3.3 Nuevos Ingresos [Accruals] <accruals>
3.3.4 Organización [System of
<arrangement>
arrangement]
3.4. Área de condiciones de acceso y uso [Conditions of access
and use area]
3.4.1 Condiciones de acceso [Conditions
<accessrestrict>
governing access]
3.4.2 Condiciones de
reproducción [Conditions governing <userestrict>
reproduction]
3.4.3 Lengua/escritura(s) de los <langmaterial> y
documentos [o de la subelemento <language>
documentación] [Language/scripts of con atributos langcode y
material] scriptcode
3.4.4 Características físicas y requisitos <phystech>
713
técnicos[Physical characteristics and
technical requirements]
3.4.5 Instrumentos de
<otherfindaid>
descripción [Finding aids]
3.5. Área de documentación asociada [Allied materials area]
3.5.1 Existencia y localización de los
[documentos] originales [Existence and <originalsloc>
location of originals]
3.5.2 Existencia y localización de
<altformavail>
copias[Existence and location of copies]
3.5.3 Unidades de descripción
<relatedmaterial>
relacionadas[Related units of
<separatedmaterial>
description]
3.5.4 Nota de publicaciones [Publication
<bibliography>
note]
3.6. Área de notas [Notes area]
3.6.1 Notas [Note] <odd> / <note>
3.7. Área de control de la descripción [Description control area]
3.7.1 Nota del archivero [Archivist's
<processinfo>
note]
3.7.2 Reglas o normas [Rules or
<descrules>
conventions]
3.7.3 Fecha(s) de la(s)
<processinfo><date>
descripción(es) [Date(s) of descriptions]
LA EAD Y LA ISAD(G)
Las Directrices de Aplicación de la EAD contienen un cruce entre las

áreas de descripción de la ISAD(G) y los elementos de la EAD.8
Aunque los elementos de datos no están necesariamente organizados de
la misma forma, existe una fuerte relación entre ambos. Las
Ilustraciones
2 y 3 muestran las relaciones. Debe tomarse en cuenta que las
ilustraciones, en su mayor parte, no muestran la jerarquía completa para
la EAD; por ejemplo, ellas no indican que el ID de la Unidad <unitid>
debe ocurrir dentro del elemento Cabecera EAD <eadheader>. La
Ilustración 2 muestra que por cada elemento de descripción de la
primera edición de la ISAD(G) hay un elemento o atributo
correspondiente a la EAD. La Ilustración 3 presenta los elementos de la
EAD para los que existen elementos de descripción de la ISAD(G), en
714
el orden en que podrían aparecer en un instrumento de descripción de
un repositorio de los Estados
Unidos. La segunda edición de la ISAD(G) se publicó el año pasado, y
la Versión 2.0 de EAD que saldrá al final de este año, cambiará
ligeramente para mantener la compatibilidad. La Ilustración 4 compara
la segunda edición de la ISAD(G) con la Versión 1.0 de la EAD. Los
cambios de la ISAD(G) de la primera edición a la segunda incluyen la
eliminación de los elementos de Situación Legal y de Fechas de
Acumulación, la adición de los elementos Notas de Archiveros, Reglas
o Convenios, y Fecha(s) de Descripción; el cambio de Historia de
Custodia a Historia de Archivo, y la absorción de Documentación
Relacionada por Unidades de Descripción Relacionadas, y
modificaciones menores a unos pocos elementos de descripción. No se
eliminarán elementos de la segunda versión de la EAD, pero se le
agregarán nuevos si los elementos existentes no pueden ser modificados
para acomodar los cambios de la ISAD(G). Por ejemplo, actualmente
no hay un elemento de la EAD que vaya a usarse específicamente para
codificar el elemento de descripción Reglas y Convenciones (3.7.2) de
la ISAD(G), pero podría agregársele uno, o por lo menos, se le
agregarían instrucciones al Repertorio de Etiquetas que explicarían
cómo codificar esa información usando un elemento existente en la
EAD.
El Committee on Descriptive Standards of the International Council on
Archives, el organismo responsable de mantener la ISAD(G), está
asociado con el grupo de trabajo de la EAD, lo que facilita la
continuidad de la compatibilidad entre los dos estándares. La estructura
jerárquica de la EAD probablemente nunca igualará exactamente la
organización de las áreas de descripción de la ISAD(G), pero sin
importar el orden en que los elementos de datos de un instrumento de
descripción estén codificados, es posible reorganizarlos para su
presentación en la pantalla del ordenador o en una impresión. No
obstante al hecho de que el elemento Historia de la Custodia
<custodhist> en la EAD cae dentro de la Información Administrativa,
podría ser presentado en el Área de Contexto del instrumento de
descripción escrito para igualar las áreas de descripción de la ISAD(G).
La cuestión importante es la estandardización de la información
contenida en los instrumentos de descripción— que cada instrumento
de descripción tenga un área de contexto—que asista a los usuarios de
los archivos y a los archivistas. Esta estandardización es igualmente
importante para los instrumentos de descripción que no logran llegar a
Internet.
Internacionalización de la EAD
715
He hablado mucho sobre los esfuerzos del grupo de trabajo de la EAD,
formado en 1995. El grupo original incluía ocho miembros del grupo
Bentley, al que en unos pocos meses se le agregaron cuatro expertos en
descripción de archivos de los Estados Unidos; también se le unieron
representantes de la Library of Congress Network Debeloment y de
MARC Standards Office, de las dos redes bibliográficas más
importantes de los Estados Unidos, RLG y OCLC; y de las
comunidades archivísticas de Canadá y de la Gran Bretaña. Los centros
de Inglaterra en particular, estuvieron interesados desde el comienzo y
comenzaron a probarlo. Según la EAD continuó desarrollándose, la
experimentación con ésta se extendió más allá de la comunidad
archivística Anglo- Americana, situación no anticipada por ninguno de
los diseñadores de la EAD. La EAD, desde de todo, fue diseñada
primordialmente como esquema de codificación basado en un modelo
de los Estados Unidos.
No es circunstancial que la EAD tenga paralelos con la ISAD(G), ya
que uno de los miembros del Bentley Team, Sharon Thibodeau, de los
Archivos Nacionales, también fue miembro del grupo que desarrolló la
primera edición de la ISAD(G). Hasta hace poco los archiveros de los
Estados Unidos no le habían dado mucha importancia a la ISAD(G),
pero yo creo que la compatibilidad de la EAD con la ISAD(G) es y
continuará siendo la razón principal de su aceptación internacional. La
EAD es la base de varios proyectos o está siendo probado por una gran
variedad de proyectos multi-institucionales, incluyendo proyectos en
California, Virginia, Texas, New Mexico, Kentucky, North Carolina, y
Massachusetts, en los Estados Unidos; por la Higher Education
Archives Hub, por el proyecto A2A (Access 2 Archives), y la Historical
Manuscripts Commission Register of Archives de la Gran Bretaña, el
Australian Literary Manuscripts Project, y por el proyecto MALVINE
(Manuscripts and Letters Via Integrated Networks in Europe), para
nombrar unos pocos. Para la mayoría de estos proyectos multi-
institucionales está asegurada la financiación externa para contratar y
entrenar empleados, y para convertir los instrumentos de descripción
existentes. Los grandes centros con extensos recursos técnicos asisten a
los pequeños para el beneficio de todos. Dado el creciente interés
internacional por la EAD, el Grupo de Trabajo y la SAA están
comprometidos a promover el futuro desarrollo y mantenimiento de la
EAD en un entorno abierto. Para ayudar a lograr ese propósito, en el
año 2000 se le agregaron al Grupo de Trabajo representantes de
Australia y Francia; representantes de otros países de seguro serán
incluidos. El grupo de trabajo está decidido a mantener la
716
compatibilidad de la EAD con la ISAD(G) para asegurar su
aplicabilidad en un contexto internacional.
Futuro Desarrollo de la EAD
En diciembre pasado el grupo de trabajo de la EAD le notificó a la

comunidad archivística que las sugerencias para hacerle cambios a la
DTD serían aceptadas hasta fines de febrero del 2001. Un conjunto de
principios de diseño para mejorar la EAD fue publicado en el sitio
oficial de la EAD en la Web. Los principios de diseño articulan la
necesidad de mantener la aplicabilidad de la EAD a través de un rango
institucional y 81 Lligall 17 /2001 de un contexto media-especifico, al
mismo tiempo que a prácticas descriptivas internacionales divergentes.
Se recibieron casi 60 sugerencias, la mayoría provenientes de archivos
y organizaciones archivísticas fuera de los Estados Unidos, muchas de
una persona de aquí de España. El grupo de trabajo se reunirá en
Washington DC a fines de abril, para discutir las sugerencias recibidas.
El grupo de trabajo comprobará el desarrollo de la Descripción del Tipo
de Documento para el International Standard Archival Authority
Record for Corporate Bodies, Persons, and Families (ISAAR(CPF)), y
hará todo lo posible para que estos dos estándares funcionen juntos.
Como los archiveros españoles bien saben, la documentación de la
EAD –el Repertorio de Etiquetas y las Directrices de Aplicación– ha
sido traducida al castellano bajo los auspicios de la Fundación Histórica
Tavera con el apoyo del Council on Library and Information Resources
y con la cooperación de la SAA. La documentación también está siendo
traducida al francés por un grupo de archiveros de Paris. Aunque no es
una tarea fácil, afortunadamente le seguirán otras traducciones,
promoviendo la difusión de la EAD a otros países. Las versiones en
inglés del Repertorio de Etiquetas y de las Directrices de Aplicación
están disponibles en línea en el sitio oficial de la EAD en la Web;
también se publicarán allí las actualizaciones que se le hagan a la
documentación, cuando se hayan completado.
Les pido a los archiveros de Cataluña y del resto de España que
examinen la EAD, la pongan a prueba, que hagan preguntas, y que se
unan al grupo creciente de usuarios internacionales de la EAD. Nos
interesan sus sugerencias, y estamos dispuestos a asistirles en lo que
podamos.
717
LA NORMALIZACION EN ARCHIVOS
El origen de la normalización se encuentra en las necesidades

planteadas por los sectores industriales de diferentes países, interesados
en homologar y hacer compatibles sus productos e intercambios. Es un
proceso dinamico continuo, imprescindible para la obtención de buenos
resultados económicos y el funcionamiento de todoa empresa o
institución con presentesiones internacionales.
La normalización no se ciñe en exclusiva a estos sectores. El desarrollo
científico y tecnológico preciso mecanismos de normalización que
posibilitaran formulas fiables de comunicación y transmisión de datos
entre las diferentes comunidades científicas del mundo, todo ello
consensuado en documentos emitidos o sancionados por organismos
internacionales, como la UNESCO (organización de las naciones
unidas para la educación la ciencia y la cultura)
Pronto surgieron normas que facilitaron esta labora a documentalistas y
bibliotecarios, auspiciadas por instituciones como la International
Organization for Standarization (ISO) La Federacion of Library
Association and Institutions (IFLA) o la organización de las naciones
unidas para la Educacion, la Ciencia y la Cultura.
En las décadas de los setenta y los ochenta del siglo XX se produjo un
elenco normativo internacional en materia documental xin precedentes,
resultado de los factores de necesidad y cantidad de producción
científica y tecnológica. Este extenso conjunto de normas relativas al
tratamiento de la documentación pone en evidencia el esfuerzo
desarrollado por bibliotecarios, documentalistas y los organismos
internacionales, al tiempo que muestra general retraso de la archivística
en esta materia.
La IFLA ha realizado un gran esfuerzo normalizador y algunos de sus

programas han resultado causa y efecto de la creación y aplicación de
normas muy espedificas con gran implantación mundial. Tal es el caso
del Programa MARC International, que condujo a la puestas en marcha
del prototipo UNIMARC como modelo estándar de intercambio de
información en materia bibliotecaria, desarrollado a partir de las ISBD
(Descrption Bibliografica Internacional Normalizada).
Sin embargo exusten aun cierto grado de indefinición pues, como

expresa M Carrion Gutiez, existen tres niveles o rangos de normas con
muy distinto grado de aplicación: unas consideradas mera orientación o
modelo ideal para seguir, otras consideradas reglas para ser aplicadas
en la medida de lo posible y, finalmente las normas técnicas que son
resultado del acuerdo internacional, imprescindibles para cualquier
718
intercambio de información. Son estas ultimas las que interesan
realmente y coinciden con los ámbitos de aplicación prpuestos desde la
archivística, la biblioteconomía y la documentación: Normalizacion de
la selección, e tratamiento y la difusión de la información documental.
El retraso de la archivística en materia normalizadora, a diferencia de la
Biblioteconomia y documentación, se debe probablemente a
distintoscondicionantes:
Tradicionalmente, los cnetros archivísticos han vivido ajenos a los

canales de difusión de la información científica y tecnológica, asunto
que incide en el desconocmiento de sus posibilidades técnicas, aunque
también la falta de medios humanos y económicos con que vender estos
escollos.
Las particularidades regionales y la variada tipología documental
marcaban un excesivo particularismo no ya naciona, sino incluyendo lo
regional o local, sobre todo en centros especializados de fondos de la
administración central durante los siglos XVI al XVIII, albergados en
unos pocos archivos históricos.
Ademas, el carácter histórico de muchos fondos hacia innecesaria la
actualización continua en los procesos de producción y gestión
documentales, propio de los archivos vinculados a administraciones e
instituciones en activo.
Esta vertiente historicista y marcaba asimismo las necesidades de los
usuarios, cuyos intereses se volcaban en el acceso y conocimiento de la
información documental tras cierta especializacon, ejenos al devenir de
otros fondos documentales mos o menos recientes.
Sin embargo, la normalización en la archivisitica es posible y necesaria.
La archivística, al igual que otras ciencias y técnicas, necesita adaptarse
a los nuevos tiempos:
En afirmación de sus principios teoricos y su aplicación practica ha de

acentuar la homogeneización de la normativa archivística a nivel
internacional y superar los particularismos.
Es fundamental, asimismo, el acercameitno a otras disciplinas y, en
particular, a las demás ciencias de la documentación. No solo por
coincidir en buene parte de sus objetivos y fines, sino por constituir un
modelo a imitar en el camino normalizador.
Para hacer frente a nuevas tipologías docuemntales que se han visto
afectadas por criterios de normalización en su producción, al atender
actividades a nivel global.
Para atender a la demanda internacional de información y su tranmision
telemática. Solo desde la normalización se puede garantizar y facilitar
el acceso y uso de la información por parte de las entidades publicas y
719
privadas, en el marco de la afirmación de los derechos ciudadanos de
acceso a la información documental.
Para adaptarse a las nuevas tecnologías de la información y las
telecomunicaciones, que afectan por igual a los distintos países. No
solo para difundir con eficacia la información documental, sino por
afectar a la mayoría de las labores archivísticas y por determinar la
producción, conservación y gestión de los documentos electrónicos y el
tratamiento de datos.
Estas circunstancias son más evidentes si consideramos que hoy día las
demandas de consulta de los documentos se producen a escala
internacional. Sobre todo en el marco de organizaciones
supranacionales, como las Naciones Unidas o la Unión Europea. Pero
aunque su demenson no sea global, la interconexión entre distintas
administraciones y la necesaria rapidez de gestión requieren unificar
criterios. Precisamente, aquellos centros archivísticos encargados de la
organización y gestión de documentos emanados de administraciones
en plena actividad, son los que han mostrado mayor interés por aplicar
criterios normalizadores y planificar procesos de automatización.
Como reconoce E. Núñez Fernández, existen ámplias coincidencias
entrla las operaciones técnicas a desarrollar por archiveros,
bibliotecarios y documentalistas, de ahí que se estñe incrementando la
cooperación a nivel internacional y la puesta en práctica de técnicas de
normalzación que permitan atenden esta demananda han orientado la
normalización hacia la divulgación y difusión de la información
documental, entendida esta desde las perspectivas particulares de cada
una de estas ciencias. De ahí que los campos de mayor incidencia
normalzadora sean los de la terminología y la descripción de
documentos.
A su vez, hay que reconocer que los catalizadores de ese proceso
normalizador a nivel internacional, han sido las nuevas tecnologías de
la informática y la telemática, aplicadas en archivos, bibliotecas y
centros de documentación. Es, precisamente, en el proceso de
transmutación de datos e intercambio de información donde se están
produciendo los avances más significativos.
Es posible profundizar en el establecimiento de puntos de encuentro
entra las distintas ciencias de la documentación respecto a la
elaboración de normas de descripción comunes o compatibles, lo que
facilita la finalidad última de transmitir al ciudadano la información
documental en sus distintas vertientes. La consideración actual de los
archivos como partes integrantes de un sistema y la necesaria
comunicación de sus profesionales ante el tratamiento del documento a
lo largo de su ciclo vital han originado un mayor interés normalizador
por parte de los responsables en estas materias. Todo ello está
720
relacionado con la progresiva implantación de procesos automatizadoas
y las necesidades derivadas del tratamiento de la documentación
reciente.
Es más, si el acceso a la difusión de la información documental
aproxima a la archivística, la bilbioteconomía y la documentación, la
archivística se encuentra singularmente vinvulada al desarrollo
normalizador de la producción documental por parte de sus
instituciones públicas y privadas. Solo es posible aplicar con éxito la
normalización de todas las actividades y funciones de los archivos en el
marco de una visión de conjunto del hecho archivístico.
En otras palabras, la normalización en la archivística pasa por la
nomalización de los propios sistemas archivísticos, que atienden a los
documentos a lo largo de su ciclo vital, tal y como reconoce el estudio
del RAMP sobre la aplicación de la normativa y los estándares
internacionales al campo de los archivos.
La normalización ha de orientarse a diferentes facetas:
La gestión documental, en sus distintas fases, como la producción de

documentos, la racionalización del procedimiento administrativo, las
transferencias, los expurgos, la conservarción.
La administración de los archivos, facilitando la labor del personal y la
consulta de los usuarios.
El tratamiento de los fondos, en labores como su organización y, sobre
todos, su descripción. La demanda internacional de información
requiere instrumentos eficaces, capaces de ser utilizados por ciudadanos
de distintos países. Esto solo es posible a través de la aplicación de
normas internacionalmente reconocidas, que permitan la descripción de
cada fondo al tiempo que coincidan en sus criterios con las de archivos
distintos.
La propia ciencia archivística ha de adaptarse a estas nuevas realidades,
afianzando la normalización de la terminología y, con ello, la
unificación de criterios sobre los temas más variados o la comunicación
entre los profesionales de los archivos a otras ciencias afines.
Pero, como se ha dicho, el proceso de normalización de todos estos

aspectos no se halla en el mismo nivel de desarrollo. En ellos inteviene
de forma decisiva la política estatal en materia archivística, pero
también la voluntad de la comunidad científica por aunar criterios a
niveles regionales, nacionales o internacionales.
La labor de la Administración del estado en materia archivística, pese a
la existencia de diversas directrices desde los años 40, ha sido escasa en
materia normalizadora, aunque esta tendencia se ha invertido en los
últimos años por inciativa d ela Subdirección de Archivos Estatales,
721
que ha publicado cuatro manuales dedicados a la terminología, el
tratamiento de los archivos administrativos, la construcción de edificios
para archivos y los procedimientos de entrada y salida de documentos.
Su intención es el establecimiento de normas técnicas, que, sin
embargo, se enfrentan a problemas de aplicación. Fundamentalmente,
porque la paulatina disgregación de la administración del Estado a
consecuencia de la cesión de competencias a los archivos. A esta
situación se añade la paulatina intervención de la Unión Europea como
centro de poder político con capacidad para elaborar, emitir e
interponer normas específicas, aunque hasta la fecha no se ha producido
una intervención destacable en materia archivística.
Esta diversificación se acentía ante la competencia de otras
administraciones centrales sobre sus propios archivos administrativos,
disfunción que parte de la tradicional vinculación de los archivos
históricos a las sucesivas administraciones de educación y cultura,
frente a la competencia respectiva de los distintos organismos
producotres sobre sus propios archivos administrativos. Pensemos en
los sistemas archivísticos de los ministerios de defensa e Interior. Todo
esto origina que estas normas técnicas queden convertidas en meras
recomendaciones, lo que dificulta el proceso normalizador.
No obstante, son ya varias las iniciativas tendentes a unificar criterios
mediante la organización de los respectivos sistemas archivísticos de
distintos organismos públicos dependientes de la Administración
general del Estado. En concreto, reconocen la competencia de la
Subdirección de Archivos Estatales y los archivos que dependen de ella
sobre las últimas etapas del ciclo vital de los documentos.
La normalzacion terminológica
Como se ha dicho, destaca el alto grado de normalización alcanzado

dentro y fuera de España. El primer intento del CIA se baso en los
conceptos archivísticos franceses y su resultado fue la publicación del
Lexicon of Archives Terminology (1964), que incluyo
correspondencias terminológicas en inglés, alemán, español, holandés e
italiano, aunque con poco acierto en algunas de sus traducciones.
Los fallos detectados en esta publicación y, en particular, las críticas
recibidas de la archivística anglosajona, derivaron en la constitución de
una nueva comisión de expertos coordinados por F. Evans, trabajos que
culminaron con la publicación del Dictionary of Archival Teminology
en 1984. En esta ocasión los idiomas de referencia fueron el francés y
el inglés, con equevalencias en alemán, español, holandés, ruso e
italiano. Tanto esta versión como su segunda edición (1988) plantearon
los mismos problemas para la archivística española: la escasa
722
adecuación a los conceptos y la terminología desarrollada por nuestra
tradición. Ello no impidió que la subdirección General de Archivo se
esforzara en adaptarlo y publicarlo en 1993.
Además de estos diccionarios generales, el CIA ha promovido la
edición de otros textos de normalización terminológica aplicados a
áreas específicas, como la automatización de archivos (1983), la
conservación y la restauración en archivos y bibliotecas (1988) o la
sigilografía (1990).
Con independencia de la labor desempeñada por el CIA, la
Organización Internacional de Normalización, ISO, llevó a cabo desde
1967 la elaboración de normas estándares para la áreas de
documentación. Por su parte, la Unesco Publicó en 1976, una
Terminología de Documentación como resultado de los trabajos de un
grupo de espertosm con 1200 términos relacionados con el área de las
ciencias de la documentación.
La labor de los profesionales y las agencias de normalización de
diferentes países han dado lugar a la publicación de glosarios y
diccionarios de terminología archivística para sus respectivas áreas de
influencia. Mención especial merecen los trabajos de normalización
terminológica llevados a cabo en Francia, por su interés para los
estudios llevados a cabo en nuestro país. En Francia, en el marco de los
trabajos previstos a la norma ISO 5127, se publicó en 1985 un
Vocabulario de Documentación. Respecto a los Estados Unidos, la
Society of american archivist ha publicado en el 2005 un glosario
terminológico especializado, accesibles a través de su página web.
En el área hispanoamericana, a su vez, nos encontramos con la
dificultad de adecuar los conceptos españoles en un área de multiples
particularismos lingüísticos y una marcada influencia norteamericana,
lo que ha afectados a los glosarios ya publicados.
Normalizacion en la descripción
Este ha sido otro de los aspectos en los que más ha incidido, siendo
Estados Unidos, Canadá, e Inglaterra algunos de los países pioneros en
los procesos de normalización en la descricpión. Asímismo, el CIA
viene desarrollando diversas iniciativas desde 1989, encaminadas a
establecer una normativa para la descripción archivística de rango
internacional.
Varios factores han contribuido, sin ambargo, a cambiar esta situación:
La actitud de profesionales e instituciones, que ha cambiado
progresivamente del aislamiento a la comunicación, sin que ello haya
perdido rasgos diferenciadores en cada tradición archivística. La
723
internacionalización ha favorecido el intercambio de experiencias,
abriendo nuevas perspectivas al tratamiento documental.
Otro factor destacable ha sido el desarrollo tecnológico en los archivos.
Las prácticas y los principios archivísticos se han adaptado a las nuevas
tecnologías de la información y las telecomunicaciones. Las TIC, a su
vez, han dado respuesta a sus necesidades, han fomentado el
intercambio de información y han proporcionado el desarrollo de reglas
archivísticas y de gestión documental de general aplicación.
El cambio en la demanda de servicios de archivos. De un tipo de
usuario especializado, se ha pasado a una diversificación del perfil de
los usuarios y un aumento de la demanda, que obliga a modificar y
unificar los procedimientos de trabajo para dar respuesta a las distintas
necesidades.
La automatización de las técnicas archivísticas y, en particular, de las

técnicas de descripción son el motor que ha impulsado el proceso de
normalización archivística, mediante la puesta en marcha de medidas
internacionales para desarrollar un conjunto de normas de descripción
que intentan conjugar las respectivas prácticas archivísticas nacionales
con un procedimiento de trabajo común.
Se trata de normas que regulan la estructura y la codificación de la
información para ser intercambiada y difundida a nivel internacional,
capaz de adaptarse a las particularidades regionales, a los distintos
niveles de clasificación y a los registros de autoridades. Este proceso ha
revalorizado los principios fundamentales de la archivística y ha
influido en los cirterios de clasifiación y gestión documental.
Algunos países han desarrollados criterios normalizados de ámbito
nacional, aunque con métodos distintos y resultados diferentes.
La norma apliacada a EEUU es una adaptación de las normas de
catalogación bibliotecarias, llevadas a cabo por S.I. Hensen en los años
80 y conocida como Archives, Personal Papers and Manuscripts
(APPM). Esta iniciativa fue respaldada por la Society of american
archivíst y ha sido revisada en 1989 (APPM2) para adaptarla a la norma
MARC y a las nuevas reglas de catalagocación norteamericanas. Ello
ha posibilitado la inclusión de las descripciones archivísticas en los
sistemas de redes bilbiográficos, anque orientadas más a la inclusión de
información de fondos, secciones y series más que a la descripción de
unidades documentales.
En Gran Bretaña M. Cook eleboró el Manual of Archival Description
(MAD). Siendo su última revisión el año 2000.
Canadá desarrollo desde fines de los 80 las Rules of Archival
Description (RAD), resultado del consenso profesional de los
724
archiveros de este país con fuertes influencias de los modelos
anteriores.
Ante la disparidad de criterios, en los últimos años del siglo XX, se
pusieron en marcha medidas internacionales para fomentar la
normalización en las prácticas archivísticas y, en particular, en el
proceso de descripción. Todos los especialistas coinciden en los
objetivos: facilitar el acceso a la información documental desde una
perspectiva internacional. La consecuencia fue la aparición de la norma
ISAD (G). Sin ambargol aún no se ha alcanzado una unicidad de
criterios a la hora de aplicar tales objetivos y plasmarlos en
instrumentos que difundan esa información.
En todo caso, la creciente normalización de la teoría y la práctica
archivísticas y la influencia y los cambios aportados por las nuevas
tecnologías de la información y las telecomunicaciones han propiciado
los cambios en la concepción misma del proceso descriptivo y en la
metodología a desarrollar.
La normalización en la descriccion se ha adaptado a las TIC, de ahí que
los avances más significativos se hallan orientado a la entrada de datos
y posterior difusión de los mismos. Las bases de datos relacionales se
han convertiso en la herramienta primaria de la que obtener
información para posteriores instrumentos de descripción ya sean
imporesos o digitales, Del mismo modo, la normalización se ha
orientado hacia la homogeneización de los sistemas informáticos y sus
requerimientos técnicos, única forma de garantizar la difusión de la
información.
La normalización incide en los siguientes aspectos:
Normalización de las estructuras en la sque se recogen datos extraídos

de los documentos. De este tipo es la APPM antes citada y la norma
ISAD (G)
Normativa de los docntinos, esto es, el método de obtención y posterior
volcado de los la información en los recursos descriptivos. Por eso la
norma ISAD (G) requere el desarrollo de normas nacionales más
específicas.
En este sentido, desta la iniciativa de EEUU y Canadá para normalizar
el contenido de las descripciones. Aunque en un primer momento
sumaron sus esfuerzos en una iniciativa común, al final de los primeros
desarrollaron su propia norma, la DACS (2004), mientras que los
canadienses han continuado con la aplicación y mejora de la RAD.
Asímismo, en España se está desarrollando la NEDA.
Normalización del modo en que se representa la información ya
recogida, bien impresa o en formato digital. Viene a ser un
complemento de la normalización de los contenidos.
725
Normalización en la codificación d elos datos para su intercambio y
difusión a partir de los recursos aportados por las TIC.
Normalizacion en España
Existen serias dificultades para elaborar un vocabulario normalizado de

términos archivísticos en español, dado el ámbito de influencia de la
lengua española, la existencia de diversas tradiciones archivísticas y los
problemas derivados de la misma estructura del Estado. Las directrices
emanadas de las Administraciones competentes no pueden superar su
condición de meras recomendaciones para aquellos centros
dependientes de otras administraciones. Así ocurre en especial con las
iniciativas emprendidas por la subdirección General de los Archivos
Estatales, pero también con las emprendidas por algunas Comunidades
Autónomas, a veces con políticas más activas y ambiciosas que la de la
Administración Estatal.
Pese a todo, urge diponer de una terminología nomalizada en español,
tanto para consensuar múltiples aspectos de la archivística a nivel
internacional como para garantizar la superviviencia de la tradición
archivística española y su cuerpo doctrinal, surgido del ejercicio
profesional de los archiveros a lo largo de los siglos, frente a las
tradiciones y prácticas archivísticas europeas, anglosajonas e
hispanoamericanas. Tal como afirma E. Núñez Fernández, es evidente
que tras un término concreto se encienda todo un discurso
metodológico y empírico, resultado de la tradición archivística que lo
generó.
Mediante la normlaización terminologíca podremos dispones de un
instrimento de trabajo sólido y unificado que permita afrontar con
seguridad el debate y la discusión de conceptos y términos
normalizados con el resto de las tradiciones archivísticas en los foros de
ámbito internacional.
Para hacer frente a este problema, contamos con las iniciativas
emanadas d elos orgamos estatales competentes en materia archivística,
aparte d elas directrices derivadas de la legislación, donde se incluyen
criterios de aplicación nacional. Cabe destacar, como norma
fundamental la ley 16/1985 de 25 de Junio del Patrimonio Histórico
Español, y los sucesivos reales decretos de su desarrollo, algunos
específicos en materia archivística. A estas normas legales de rango
nacional hemos de unir las normas específicas emitidas y, en su caso,
llevadas a la práctica por distintas administraciones.
Aparte de las iniciativas oficiales en materia de normalización
terminológica, es necesario citrar los trabajos de algunos estudiosos y
profesionales de la archivística. Ya habían tratado esta cuestión A.
726
Mantilla Tacón en su Catilla de organización de los archivos (1960) y
V. Cortés Alonso en su Manual de Archivos Municipales (1982).
Posteriormente C. Pescador del Hoyo (1986) y el grupo de trabajo de
archiveros municipales (1988-1996) han reflexionado sobre algunos
aspectos terminológicos, como los instrumentos de control y
descripción, la práctica archivística o las tipologías documentales.
A. Heredia Herrea, por su parte, ha escrito scon profusión sobre la
normalización a nivel nacional e internacional y la problemática que la
rodea, en particular la existencia de diferentes tradiciones archivísticas
y las dificultades inherentes a la traducción de términos asociados a los
conceptos existentes. De ahí que plantee la necesaria uniformidad
terminologíca en cada país como paso previo a la normalización de la
terminología archivística a nivel internacional.
Organismos e iniciativas Estatales
El centro de información Documental de Archicos (CIDA)

Creado en 1978, viene desarrollando desde sus inicios una importante
levor de normalización terminológica, bien en solitario, bien
colaborando con otras instituciones, como la Asociación de Archiveros
de la Iglesia o los archivos municipales. Entre sus proyectos se incluyen
el Censo-guía de archivos españoles, la base de datos de fuentes para la
historia de espala y el plan de información de archivos.
Todo ello ha originado un enorme esfuerzo normalizador para efectuar

la recogida de datos, la sistematización y estructuración de la
información y su posterior transmisión y difusión. Esta labor ha
conllevado un control terminológico del vocabulario empleado y la
normalización descriptiva de las tipologías documentales. Ha sido uno
de los primeros centros europeos que ha aplicado el tratamiento
infomático de fondosy fuentes documentales a nivel nacional e
internacional, demostrando su capacidad de adaptación a los sistemas
de comunicación telemática en las redes de información nacionales.
La Subdirección de Archivos Estatales.
El ministerio comptente en mataria de cultra, y en particular la

Subdirección de archios estaltales ha llevado a cabo una intensa labor
encaminada a la normalización terminológica desde los años 90 a través
de la Comisión de Terminología. Dicha comisión tuvo como encargo la
elaboración de un vocabulario normalizado de términos archivísticos en
castellano, con definiciones de los más usuales y acordes con la
tradición archivísitca española.
727
Esta vocabulario se organiza en los siguientes:
Ingreso de fondos y su control

Identificacion, valoración y selección
Descripción
Conservación y restauración
Reproducción
Informática
Desde el principio se desechó inicialmente la inclusión de definiciones

normalizadas referidas a tipologías documentales por su dilatado
número. Además, aún no eran definitivas la conclusiones de los grupos
de trabajo constituidos a tal efecto por la Subdirección de los archivos
Estatales, aunque algunos archivos han demostrado bastante desarrollo
en este campo como los municipales.
Los resultados se dieron a conocer por primera vez en las jornadas
sobre metodología para la identificación y valoración de fondos
documentales de las Administraciones Públicas (1991), dando lugar a la
publicación en 1993 del Diccionario de Terminología Archivística
como primer número de la colección ya citada de Normas y Técnicas.
Esta Edición ha sido revisada, corregida y aumentada en 1995 por R.
De Andrés Díaz, M.L. Conde Villaverde y C. Cantel Barea, incluyendo
un total de 255 términos definidos.
A esta obra hemos de añadir el impulso otorgado a las normas
relacionadas con la descripción archivística, encabezadas por la ISAD
(G). Como desarrollo de la misma de está elaborando actualmente la
NEDA.
NEDA
El desarrollo de la normalización en la descripción archivística y, en

particular, las iniciativas llevadas a cabo por algunos países, movieron
en España el interés por elaborar una norma que regulara los contenidos
de las descripciones, que partiera y se adaptara a la ISAD (G).
Con independencia d elas primeras iniciativas annivel loca o regional,
destaca el Manual de Descripción Multinivel (2000), primer iniciativa
que, sin pretender convertirse en una norma de estricto sentido,
adaptaba y complementaba la norma ISAD (G), incidiendo en el
contenido de los elementos descripticos.
Desde la Administración Central, se organizadon grupos de trabajo para
elaborar una norma de carácter nacional, que desarrollara los estándares
internacionales, consensuara las opiniones de los profesionales
españoles y asumiera las aspiraciones de las distintas administraciones.
728
El resultado de estos trabajos fue un primer borrador de la NEDA, en el
2005.
Asimismo, otras iniciativas simultáneas han dado lugar a normas que
pretenden aplicar y desarrollar la ISAD (G) para determinados ámbitos
lingüísticos y regionales, en particular la norma NODAC y la
NOGADA.
La esencia de la NEDA regula el contenido de los elementos
descriptivosla forma en que se espresan los datos extraídos de la
información documental, adaptándose a los elementos que recoge la
ISAD (G). Su regulación se extiende a los madios de difusión, tanto en
su versión impresa como en formato digital y aporta numerosos
ajemplos como muestra de la variada casuística que puede darse.
Como objetivos se plantea el favorecer la práctica archivística nacional,
en particular en los procesos de identificación y descripción. Además,
favorece la difusión y el acceso a la información, al unificar las
descripciones.
No aborda la normalización de la estructura d elos datos de las
descipciones pues no admite los presupuestos de las normas
internacionales ISAD (G) e ISSAR (CPF) tampoco entra en la
codificación de datos y sistemas de metadatos, limitándose a asumir los
ya existentes.
Los aspectos requerirán futuras intervenciones, pues aún queda por
consensuar una postura común en el desarrollo y aplicación de la
normativa internacional. De hecho, queda pendiente un consenso
respecto al marco conceptual que defina y regule todas las entidades,
atributos y relaciones objeto de la descripción archivística, que
conllevaría una precisión mayor en el desarrollo de la normativa antes
citada.
Respecto a los documentos de archivo, de un lado, y las entidades
productoras regidas por la norma ISSAR (CPF), del otro. Tan solo
aborda la regularización de los seis elementos obligatorios. Es más,
parte principalmente de un análisis de los fondos documentales de los
archivos de carácter histórico, lo que reduce su efectividad con respecto
a fondos administrativos y tipos documentales más novedosos, como
los documentos electrónicos.
El mismo espíritu de desarrollo, adaptación y aplicación de las normas
internacionales en materia archivística impera en otras normas surgidas
en nuestro país. Así ha ocurrido con ARANOR, norma aragonesa para
la descripción de autoridades de archivo, resultado de la iniciativa del
Gobierno de Aragón y de la asociación de archivos de esa Comunidad,
publicada en el 2008.
La norma NODAC
729
La norma NOGADA
La norma ISDF
Esta norma fue redactada por el CIA para normalizar la descricpión de

las funciones desempeñadas por las distintas instituciones, origen
último de la producción y gestión documental. De hecho, las funciones
son más estables que las estructuras administrativas, que
frecuentemente se fusionan o se transfieren cuando se produce una
reestructuración, desempeñando un papel destacado en la palicación del
principio de procedencia.
Por tanto, las funciones se constituyen un elemento de análisis
primordial para la clasificación y descripción de los fondos
documentales e influyen en el ciclo vital de los documentos y en los
procesos de valoración y selección.
Además, se convierten en una herramienta muy útil para
constextualizar los documentos en el seno de la institución productora y
de su fondo documental, pues éste no es otra cosa que el resultado del
ejercicio de tales funciones. Éste fue precisamente el motivo que
impulsó el desarrollo de esta norma, que partió de modelos de análisis y
descripción de funciones aplicados a la gestión de documentos, algo ya
abordado por algunos colectivos nacionales y regulado por las normas
ISO 15489 sobre gestión de documentos (2001) e ISO 23081 sobre
metadatos para la gestión de documentos (2006-2007).
El resultado fue la norma Internacional para la descripción de
funciones, elaborada por el comité de buenas prácticas y normas
profesionales del CIA y aprobada en 2007 tras un proceso de consulta y
valoración de las distintas aportaciones profesionales. Está pensada
para combinarse y complementar a las descripciones de
docuemntosmtos elaboradas a partir de la ISAD (G) y a los registros de
autoridad creados de acuerdo con la ISSAR (CPF).
Utiliza el término «función» para referirse tanto a éstas como a sus
concreciones particulares o divisiones, reconocidas como subfunciones,
procesos, actividades, tareas, acciones u otros términos de uso
internacional, nacional o local. Por tanto, puede aplicarse a todas y cada
una de estas divisiones.
Su finalidad es normalizar la descripción de funciones e insertarlas en
un sistema de información archivística de forma individualizada,
aunque queda abirerta a regularizaciones nacionales y de las propias
entidades que desempeñan tales funciones. Por tanto, las funciones
darán lugar a unidades o representaciones descriptivas, que además de
aportar información se convertirán en puntos de acceso, vinculando
730
distintas funciones, las instituciones que las aplican y su resultado: los
documentos.
Los elementos establecidos por la ISDF están organizados en cuatro
áreas de información:
Área de Identificación: en ella se incluyen el tipo de función descrito y

su forma o nombre autorizado, dos de los elementos obligatorios.
Además, se incluyen otras formas paralelas y su clasificación con
respecto a otras funciones principales o subordinadas
Área de Contexto: en ella se recogen los elementos referidos a los
objetivos que pretenden desempeñar tal función, su marco cronológico,
su contexto histórico e institucional y la legislación que la fundamenta
y a la que responden sus objetivos.
Área de Relaciones: en la que se consignan las relaciones con otras
funciones, describiendo sus tipos, objetivos, marco cronológico,
contexto histórico e institucional y su relación jerárquica con la función
analizada.
Área de Control: en ella se incluye el identificador numérico de la
descripción, el tercero de los elementos obligatorios, así como el resto
de elementos que aportan datos sobre la entidad responsable de la
descripción, su estad y profundidad de análisis, el idioma empleado y
demás información que se considere necesaria.
La norma ISDIAH
Se trata de la norma internacional para describir las instituciones que

custodian los fondos de archivo, y los servicios que estas ofrecen a los
usuarios, información que, hasta la fecha se incluía con mayor o menor
detalle en guías y folletos informativos. Es un complemento a las
normas antes enunciadas (ISAD. ISSAR e ISDF) y ha sido publicada en
su versión definitiva en el 2008.
Esta norma proporciona las reglas generales para normalizar las
descripciones de funciones que conllevan fondos de archivo.
Proporciona directrices prácticas para identificar y contactar con ellas,
así como información sobre servicios que ofrece.
Permite asimismo la elaboración de listados de archivos, que pueden en
lazar con otros centros archivísticos, bibliotecas, museos y demás
instituciones relacionadas.
La aplicación de esta norma permite la vinculación de las
representaciones de los fondos, secciones, series y unidades
documentales con la institución que los alberga, opción que viene a
completar la información aportada por las descripciones de las
entidades productoras y sus funciones.
731
Sus elementos están organizados en seis áreas:
Área de Identificación: en la que se incluye la información sobre la

institución ostentadora de los fondos, definiendo un punto de acceso
normalizado. En esta área se encuentran los elementos obligatorios de
idientificador numérico y forma autorizada de la institución.
Área de Contacto: en la que se proporciona información de contacto. El
elemento localización y dirección es el tercero obligatorio.
Área de descripción: en la que se incluye la información pertinente
sobre la historia de la institución, su contexto geográfico y cultural, su
jerarquía y estructura administrativa, las características de su edificio, la
política de nuevos ingresos, los fondos y colecciones que custodia, los
instrumentos de descripción disponibles, etc.
Área de Acceso: en la que se consignan las condiciones de acceso a la
institución y sus fondos, su horario de apertura al público, etc.
Área de Servicios: en la que se incluye información sobre los servicios
ofrecidos a los usuarios, tales como la información de referencia, los
tipos de reproducciones que se ofrecen, los medios técnicos puestos a
disposición, etc.
Área de Control: en la que se notifican las características de la
descripción, su autor, fecha de creación, etc.
Organismos internacionales de normalización.
La ISO
Existen una serie de organismos internacionale dedicados d la

normalización de entros los que destaca la ISO. Se trata de una
organización no gubernamental constituida por 147 instituciones de
otros tantos países, aunque su sede está en Ginebra, Suiza, que coordina
el sistema. En el caso español, la institución correspondiente en esta
materia y que representa a nuestro país en la ISO es la Agencia Español
de Normalización y Certificación AENOR.
Este carácter internacional impregna todas las actuaciones de la ISO, y
en particula, su mismoa denominación, próxima a su forma inglesa pero
derivada directamente del griego ISOS, que significa «igual».
La ISO nación en 1946, resultado de un acuerdo de delegados de 25
países que decidieron crear un organismo con el objetivo de facilitar la
coordinación internacional y la unificación de normas industriales,
aunque parte de los precedentes de la Comisión internacional
Electrónica y la federación Internacional de Asociaciones Nacionales
de Estandarización.
732
Ocupa un papel importante entre los sectores público y privado, pues
muchos de sus miembros se integran en las estructuras estatales de sus
respectivos países, mientras que otros miembros provienen del sector
privado, surgidos de la asociación de productores o industrias
nacionales. Existen miembros corporativos de pleno derecho, miembros
correspondientes allí donde no se han desarrollado normativas
nacionales y otras instituciones y gobiernos suscritos que se limitan a
mantener contacto con la institución.
Las normas ISO centran su atención en los intereses económicos,
industriales y técnicos, y su desarrollo está condicionao por su interés
comercial. De hecho, son estos sectores los que suelen solicitar la
designación y puesta en práctica de este tipo de normas.
Los objetivos de estas normas son:
La normalización y simplificación de los procesos, aunque admitiendo

ciertos márgenes de tolerancia.
La constante comunicación y actualización de los datos.
Facilitar un lenguaje técnico internacional entre consumidores y
distribuidores, posibilitando el comerco y la transferencia técnológica.
La economía de medios que debe proporcionar su elaboración y uso.
La seguridad y fiabilidad de lso productos y servicios elaborados a
partir de ellas.
El interés de los consumidores y usuarios en los productos y servicios
normalizados.
El interés social general en la implantación de esta cultura de la norma
y la eliminación de barreras conceptuales y procedimentales que a nivel
internacional impiden la comunicación de ideas, bienes y servicios.
Estos objetivos se logran através del consenso entre todos los delegados
nacionales de cada institución participante, aunque también se tienen en
consideración las alegaciones de fabricantes, consumidores, delegados
gubernamentales, representantes empresariales y otros sectores
implicados. Juntos acuerdan especificaciones y criterios aplicables a la
clasificación de materiales, su fabricación, prueba y análisis, además de
los aspectos terminológicos y de prestación de servicio.
Cada miembro corpoativo de la institución ISO tiene derecho a tomar
parte en el desarrollo de cualquier norma que considere importante para
la economía o los intereses de su país, de forma que todos y cada uno
de sus miembros tengan los mismos derechos e influencia.
Para que este organismo internacional funcione correctamente y se
puedan desarrollar y aplicar las normas ISO existen actualmente más de
2.850 comites técnicos, subcomités y grupos de trabajo, en los que
participan anualmente unos 30.000 expertos de sectores industrial,
733
técnico y empresarial, apoyados por representantes de gobiernos,
laboratorios, asociaciones de consumidores, técnicos
medioambientales, etc. Todos estos expertos, seleccionados por los
institutos nacionales miembros de la organización, deben velar por el
interés de sus países de origen.
Los comités técnicos se dedican a determinadas normas ISO en función
de sus características y especialización. Sus deliberaciones cobran
forma mediante prpyectos de normas internacionales (DIS), que son
presentados al conjunto de miembros ISO para su valoración, y suelen
ser difundidos para el conocimiento de las partes interesadas y el
público en general. Finalmente, los miembros ISO toman en
consideración las posibles alegaciones y formulan un proyecto final de
norma internacional (FDIS) que, de ser aceptado por todos, adquiere un
rango de Norma Internacional ISO.
El resultado han sido más de 17.000 normas internacionales, que
abarcan desde las actividades productoras tradicionales, aspectos
mecánicos, industriales y sanitarios, hasta el desarrollo de las nuevas
tecnologías, como la digitalización de imágenes. Además establecen un
consenso internacional desde un punto de vista terminológico,
facilitando la transferencia de información. Para acceder a todo este
conjunto de normas la organización ISO dispone de un boletín en el que
se informa de sus actividades, posee un catálogo accesible a través de
su página web y promueve la publicación de normas internacionales,
manuales de aplicación para distintos países, compendios de normas y
otras publicaciones.
Las normas ISO no son vinculantes, sino que su aplicación es
voluntaria, pues la institución no tiene instrumentos legales ni autoridad
paa aplicarlas. No obstante, muchas de sus normas han sido adaptadas
pr los Estados y reguladas por sus instituciones, o bien han servido de
base para sus regulaciones nacionales.
¿Qué es la ISO?
ISO es una federación mundial de organismos nacionales de

normalización que son miembros de ISO International Organization for
Standarization (ISO), es una organización independiente con sede en
Ginebra, cuyo origen se remonta a 1906. En ese año se había creado en
el Reino Unido la Comsión Électrotecnique Internationale (CEI/IEC),
una sólida entidad de normalización que en 1926 se transforma en la
federación Internationale des Associations Nationales de Normalisation
(ISA), extendiendo su campo de acción a la ingeniería mecánica, pero
que deja de funcionar en 1942 como consecuencia del aislamiento que
provoca la segunda guerra mundial. En 1946, Charles le Maestre,
734
ingeniero británico que ha sido secretario de la CEI/IEC y un
apasionado de la normalización, promueve la celebración de una
reunión internacional de delegados de 25 países en Londres para llevar
a cabo la creación de un nuevo organismo internacional de
normalización. La reunión celebrada en del 14 al 26 de octubre de
1946, logra el consenso suficiente para poner en marcha la nueva
Organización Internacional de Normalización. Para evitar la disparidad
de siglas y acrónimos de la nueva organización en los idiomas de los
diferentes países, se decide adoptar las siglas ISO debido a que el
griego clásco este termino significa «igual» o «equivalente». En el acta
de constitución se dice que su misión es «facilitar la coordinación y la
unificación internacional de normas industriales». Desde su creación se
decide que su sede permante se establezca en Ginebra (Suiza).
La ISO nace en realidad de la unión de la ISA (federación internacional
de las asociaciones nacionales de normalización), establecida en New
York en 1926, y de la UNSCC (Comité coordinador de la
normalización de las Naciones Unidas), creada en 1944 con sede en
Londres y auspiciada por Estados Unidos, Reino Unido y Canadá a
partir de la IEC/CEI ya mencionada. En la página web de la propia ISO
(www.iso.org) y en algunas de sus publicaciones recientes se puede
rastrear esta interesante particularidad histórica del organismo
internacional, que mantiene una estrecha colaboración estratégica con
la veterana comisión electrónica Internacional (CEI/IEC) en todos los
temas de normalización electrónica.
La ISO dispone hoy en día de una estructura orgánica compleja que le
permite llevar a cabo sus diversas actividades y que podemos resumir
en la forma siguiente:
Asamblea General
Personalidades Directivas
Presidente
Vicepresidentes
Tesorero
Secretario General
Comités miembros (Asociaciones nacionalaes de normalización)
Miembros correspondientes
Miembros abonados
Comites encargados de la elaboración de orientaciones políticas:
CASCO – Comité para la evaluación de la conformidad
COPOLCO – Comité para la política en materia de consumo
DEVCO – Comité para las cuestiones relativas a los países en
desarrollo.
Comités permanentes del consejo:
CSC/FIN – Finanzas
735
CSC/STRAT – Estrategia
Consejo
Secretaría Central
Grupos consultivos ad hoc.
Oficina de gestión técnica
REMCO – Comité para los materiales de referencia
Grupos técnicos consultivos:
Grupos estratégicos consultivos (SAG)
Grupos técnicos Consultivos (TAG)
Comités Técnicos (229 en total)
Se integran actualmente en ela ISO 158 organismos nacionales de

normalización y cianta con 3041 órganos técnicos. Esxisten 37 comites
miembros que suministran los servicios administraticos y técnicos a los
secretarios de los comités técnicos (TC) y subcomités (SC), en los que
trabajan a tiempo completo unos quinientas personas. Otras 153 de 23
países eferentes se ecargan de coordinar las actividades de la ISO a
nivel mundial desde el secretariado Central de Ginebra. La estimación
desl coste de funcionamiento de los secretarios de los comités técnicos
y subocmites se sitúa en 120 millones de CHF, de los que el 60% se
financia con las cotizaciones de los miembros de la organización y el
40% restante proviene de la venta de publicaciones y otros servicios
ela organización.
La Organización Internacional de Normalización ha elaborado y
publicado hasta la fecha 16.455 normas internacionales y otros
documentos normativos. En el año 2006 la ISO publicó 1388
documentos y tenía en marcha 1793 proyectos de normas
internacionales (DIS) y proyectos finasles de normas internacionales
(FDIS).
El organismo equivalente en Europa es el Comité Europeo de
Normalización (CEN), una organización privada sin ánimo de lucro
fundad en 1961 bajo los auspicios de la Comisión económica Europea a
semejanza de la ISO. La CEN tiene competencia dentro del ámbito
europeo en todos los sectores de actividad excepto el electrónico, que
se ocupa el CENELEC, y de las telecomunicaciones que es
competencia de ETSI. Los instrumentos normativos de CEN son de
cuatro tipos, a saber:
Estándares Europeos (EN)
Especializaciones Técnicas (TS)
Informe Técnico (CEN TR)
Acuerdo (CEN)
736
Con 275 comités técnics, el Comité europeo de Normalización ha
elaborado y aprobado desde su creación en 1961 un total de 12.405
documentos de normalización y tiene en preparación más de 3.500.
En España el organismo de normalización es AENOR (Asociación
Española de Normalización y Certificación), representante y miembro
asociado de ISO y CEN por España. Constituida en 1896 como
heredera directa del antiguo IRANOR (Instituto de Racionalización y
Normalización). Organismo creado en 1945 dependendiente del
Consejo Superior de Investigaciones Científicas, se funda como entidad
privada sin ánimo de lucro
¿Qué son las normas ISO?
La norma ISO, aplicada y extendida hoy en día a todas las actividades

técnicas, industriales y comerciales, se define como «especificación
técnica u otro documento accesible al público establecido con la
cooperación y el consenso o la aprobación general de todas las partes
interesadas, basada sobre resultados conjugados de la ciencia, la
técnología y la experiencia, que contempla ventajas para el conjunto de
la comunidad y aprobada por un organismo cualificado a nivel
nacional, regional o internacional».
- Norma ISO 15489:2001. Gestión de documentos.

sistemas de gestión de la calidad.
- Norma ISO 23081. Record management proceses. Metadata for
Records.
Aplicación de las normas ISO al campo de los archivos
- AS 4390:1996 Gestión de documentos

- Norma Internacional General de Descripción Archivística. ISAD(G).
2000
- Norma ISO 15489:2001. Gestión de documentos.
737
sistemas de
gestión de la calidad.
- Norma ISO 23081. Record management proceses. Metadata for
Records.
- RKMS. Recordkeeping Metadata Standard for Commonwealth
Agencies.
Norma UNE-ISO 15489-1: una guía para la gestión de los documentos

de archivos
Los documentos de archivo deben ser auténticos, confiables, completos,
sin alteración, y deben permitir su uso y acceso. Asimismo,
debenposeer metadatos que definan el contexto, contenido y estructura
y deben reflejar con precisión la comunicación, acción o decisión. ISO
15489
La norma ISO 15489-1, publicada en el 2001, bajo el título Information
and Documentation: Records Management: Part 1. General, fue
presentada, en España, después de un difícil proceso de traducción,
como la norma “ UNE-ISO 15489-1: 2005. Información y
documentación: Gestión de documentos: Parte 1. Generalidades”.
Originalmente, la International Standard Organization (ISO) había
tomado como base la norma australiana AS 4390 publicada en el año
1996.
Dicha norma proporciona una guía sobre cómo gestionar o administrar
los documentos y su relación con los sistemas electrónicos para la
conservación de archivos en diferentes soportes. Su objetivo es
normalizar las políticas, procedimientos y prácticas de la gestión de
documentos de archivo con el fin de asegurar su adecuada atención y
protección, y permitir que la evidencia y la información que contienen
puedan recuperarse de un modo más eficiente y eficaz. El ISO/TR
15489-1:2001, el informe técnico que la acompaña, proporciona una
metodología para su implantación. Como novedad, la norma UNE-ISO
15489-1:2005, incorpora aspectos como el control en el acceso a los
documentos y se refiere con mayor énfasis a la necesidad de los
metadatos.
Como integrante del Grupo de Trabajo "Records Management" del
Comité Técnico de Normalización (Documentación) CTN 50 de
AENOR (España), la empresa especializada en desarrollo de software
de gestión documental para archivos, bibliotecas y museos DIGIBIS,
738
tuvo una activa participación en la revisión y traducción de la primera
parte de la norma técnica ISO 15489.
Su uso es imprescindible para los responsables y especialistas de las
organizaciones de la administración pública, las empresas privadas, las
empresas consultoras, las empresas proveedoras de software de gestión
documental, los docentes universitarios e investigadores.
TERMINOLOGÍA Y NORMALIZACIÓN: TESAUROS.
EL ANÁLISIS DOCUMENTAL DESDE LA PERSPECTIVA

ARCHIVÍSTICA.
El análisis documental archivístico consiste en el conjunto de

operaciones necesarias para extraer la información contenida o
transmitida por los documentos y acondicionarla para facilitar su
recuperación posterior mediante un proceso de descripción. Presenta
numerosas similitudes con su fase homóloga del tratamiento
bibliográfico y documental, aunque su concepción no es exactamente
igual.
De hecho, para bibliotecarios y documentalistas el análisis documental
se define como el almacenamiento, memorización y recuperación de la
información documental, para posteriormente presentarla de una forma
distinta de la original, a fin de facilitar su consulta, como afirma
Chaumier. Estas ciencias de la información otorgan al análisis
documental la fcultad de extraer los términos que sirvan para una
representación condensada del documento, de forma que podamos
identificarlo mediante puntos de acceso e indicar su contenido,
permitiendo así su recuperación posterior.
Para Vicenta Cortés (1986), los archiveros tienen su propio modelo de
análisis documental, pues se atiende tanto al contenido informativo de
los documentos como a su aspectos físicos y formales. Algunos
documentalistas, como M. Pinto , distinguen el análisis formal y el
análisis del contenido de los documentos, niveles que coincidirían con
el planteamiento archivístico. Sin ambargo, la archivística considera
esencial el análisis y la descripción del contexto de los documentos, su
tipología, su procedencia y sus orígenes funcionales, algo ageno a los
análisis del bibliotecaro y documentalista.
El análisis documental archivístico es una tarea más de descripción,
Tradicionalmente, había sido asociado a la elaboración de catálogos, de
ahí que podamos identificar el análisis documental con la catalogación.
No obstante la nueva concepción de la descripción archivística permite
739
disociar el análisis documental de los instrumentos resultantes. Desde
esta perspectiva:
Se centra en la obtención de información de cada documento o
expediente.
Su objetivo será la elaboración de representación o noticias
descriptivas.
La profundidad de la información contenida en cada una de las
representaciones, noticias o registros dependerá del programa
descriptivo, que será el que determine la finalidad última de la
información obtenida. Su resultado puede ser, por tanto, desde una
noticia o representación descriptiva que reúna el contenido informativo
de un documento hasta la acumulación de los datos necesarios para
definir una serie.
El resultado de un único análisis documental puede utilizarse en
distintos instrumentos y mostrarse de forma diversa. Por tanto, del
análisis de un documento podemos elaborar un catálogo, publicar una
noticia descriptiva en internet y utlizarla para definir la serie en la que
se integra el documento analizado.
Según el formato se aplicará el lenguaje natural, lenguages
documentales controlados o la combinación de ambos. Para
bibliotecarios y documentalistas no adquiere tanta importancia el
proceso descriptivo, de ahí que consideren esencial el análisis
documental y se centren en la condensación de la información para
poder plasmarla, mediante lenguajes documentales, en instrumentos de
indización.
LA CATALOGACION DE DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES:

INSTRUMENTOS RESULTANTES
Según lo expresado en el apartado anterior, catalogar es analizar un

grupo definido de documentos o expedientes, extreyendo de ellos la
información necesria para la posterior confección de las
correspondiente representaciones descriptivas, con independencia del
formato en que sean presentadas. La selección de la agrupación
documental a catalogar vendrá definida por la existencia de algún tipo
de relación o afinidad entre la distintas unidades, ua sea temática,
tipológica o institucional.
Ésta ha sido una de las dedicaciones tradicionales de los archiveros, que
tras el proceso e análisis y reunión de datos elaboran fichas descriptivas
y, a partir de éstas, los catálogos. Sin embargo, las tansformaciones de
la ciencia en archivística y, en particular, la nueva concepción de los
procesos de organización y descripción de fonds documentales, unido o
la existencia de una nueva normativa, obligan a modificar la forma de
740
entender la catalogación. Ello no quiere decir que pretenda renunciar a
las práticas y conocimientos adquiridos, sino que es necesaraia su
adaptación d la actual concepción del proceso descriptivo.
La catalogación ante las innovaciones de la ciencia y el método

archivítico
Algunos profesionales muestran aún sus recelos a los cambios que

puedan suponer par ala práctica archivística, sobre todo ante tradiciones
tan asentadas como la española. Sin embargo, estos cambios no son tan
radicales su consideramos que los 26 elementos que define la ISAD (G)
y que asume la NEDA, son pautas a considerar en una descripción, ya
sea de un fondo, de una serie o de un documento. En otras palabras, son
el camino a seguir en el análisis y descripción, no su resultado.
Por lo tanto podemos plasmarlos en una ficha descriptiva, en una bases
de datos o utilizarlos para elaborar instrumentos de descripción como
inventarios, catálogos o índices. Pensemos en estos elementos como
casilleros a rellenar que luego recibirán el formato elegido, bien la ficha
catalográfica tradicional, bien una presentación en hipertexto.
La ficha o referencia descriptiva
Dado que en el tema anterior hemos desarrollado los distintos

elementos recogidos por la ISAD (G), no vamos a incidir en lo que
supondrá su plasmación en una ficha tipo que describiese una unidad
documental. Si es necesario incidir en la regulación que supondrá la
publiación deficnitva de la NEDA.
Sin embargo interesa mostrar la posibilidad de adaptar los elementos de
la ISAD (G) a la ficha catalográfica tradicional. Lo importante es que
todos los datos referenciados cumplan con los requsitos establecidos en
la citada norma, como vemos a continuación, pues una base de datos
sencilla puede incluir formularios de recogida de datos presentarlos de
distinta forma, incluida una ficha catalográfica.
FECHA
SIGNATURA
REGESTO: (tipo documental)/otorgante/destinatario/asunto y

otros datos del contenido/aspectos diplomáticos destacados.
Tradición doc./materia escript./medidas (base x altura)/nº
folios/escritura (tipo, color)/(Sello)/conservación.
NOTAS (explicativas o indicación de notas marginales
741
Código de referencia /SIGNATURA (1.1). Se indicará su signatura
completa, cuando exista, o en su defecto los datos más exactos y fiables
para la localización de cada documento, pue ses frecuente que tan solo
se dispoga de la signatura de la unidad de instalación que albergue al
documento o expediente. En todo caso, se podrán obviar referencias a
archivos secciones o series documentales en aquellas publicaciones que
se centren en una específica.
Título (1.2), que indicaremos con el Regesto documental, aunque es
común que los regestos sean demasiado extensos para adaptarse a este
campo o elemento. Por ello, podemos considerar la convinación del
título y el alcance y contenido de una noticia descriptiva, dejando para
el primero de estos elementos los datos más significativos del mismo:
otorgante, destinatario y asunto del documento, dejando el resto de
información para el alcance y contenido.
Fecha (1.3): la fórmula más aceptada es indicar el año, mes, dia, y lugar
de emisión, aunque hay que ordenar tanto la ISAD (G) como la NEDA
reconocen distintos tipos de fecha:
Nos podemos encontrar con la fecha y lugar de redacción de un
documento, la fecha de su registro de entrada en la institución que lo
tramita, la de su revisión por el organismo competente, la de formación
de un expediente o la de su resolución. En el caso de la catalogación de
expedientes se indicarán las fechas extremas del mismo,
correspondientes a la iniciación y resolución del procedimiento.
También nos podemos encontrar con copias posteriores, en cuyo caso,
la fecha del documento será la de la copia, con independencia de que se
indique asimismo la del documento primigenio.
En ausencia de algún dato del análisis documental, se determinará la
fecha de referencia más apropiada, que es lo que se denomina «la
datación archivística»
Volumen y soporte (1.5) donde expresamos las características del
soporte sus medidas.
Lengua y escritura (4.3)
742
Características físicas y requisitos técnicos (4.4), donde podremos
indicar su estado de conservación o carácterísticas diplomáticas
externas como el crismón, el sello.
Existencia y localización de originales (5.1) Existencia y localización
de copias (5.2). Este apartado está pensado para referenciar copias u
originales del documento descrito, lo que permite asimismo incluir la
tradición documental que los diplomatistas solucionan con la inclusión
de una nueva A (original) y B o letras sucesivas para las copias.
(1) La norma obliga a incorporar otros dos elementos, aunque su
plasmación escrita se puede enfocar de diversa forma.
Nombre del productor del documento (2.1), que puede coincidir co o
con el otrogante.
Nivel de descripción (1.4)
Actualmente la descripción parte de un programa general aplicable a

todo un archivo, que se inicia con las agrupaciones mayores y
desciende progresivamente a las menores. La descripción ISA (G) es
multinivel, esto es, atiende a todo y a sus partes, y por tanto el
productor de un fondo y la clasificación otorgada al mismo se
convierten en elementos esenciales en todas descripción documental.
Por eso describieremos de forma genérica el fondo, las secciones y
subdivisiones, las series, finalmente los documentos. Cada una de esas
divisiones posee un nivel, deteminado por su clasificación. Basta con
indicar en la ficha el nivel en el que nos encontramos. Eso sí, conviene
facilitar el acceso al nivel inmediatamente superior (serie).
Por tanto, aunque ambos elementos no son frecuentes en las
catalogaciones tradicionales, el hecho de que las series coincidan a
grandes rasgos con las tipologías documentales o de que se elaboren
catálogos de fondos o secciones específicas, implica que a veces el
productor y el nivel de la descripción estén implícitos en el catálogo.
Del mismo modo, puede obviarse el otrogante o el destinatario si éste
es el elemento común a todas las noticias o representaciones
descriptivas.
(2) En todo caso, si aplicamos la ISAD (G), la referencia catalográfica
puede incluir más información:
- El elemento Alcance-contenido (3.1) nos puede servir para ampliar la
información del título en función de diversos parámetros:
Tipología documental y asuntos tratados en el documento o expediente.
La catalogación de un expediente suele atender a los documentos más
relevantes respecto a un asunto o trámite, indicando a continuación y de
forma resumida el resto de documentos que lo acompañan. Ello no
significa, necesariamentem que se considere tan solo el documento de
iniciación de un expediente, sino que se valoren los documentos que
743
sustentan el trámite y se obvien aquellos que fueron aportados como
complemento del mismo.
Codiciones de acceso (4.1) y de reproducción (4.2) nos sirven apra
indicar la preferente utilización de copias microfilmadas o digitales,
salvaguardando el original.
Del mismo modo, podremos indicar los isntrumentos de descripción
(4.5) que hagan referencia al expediente o documentos catalogado.
Incorpora información complementaria.
Otras unidades de descripción relacionadas (5.3), por ejemplo
documentos directamente vinculados con el analizado (por ejemplo, su
catalogamos un tratado podermos consignar las confirmaciones,
revisiones o anulaciones posteriores)
Ediciones o publicaciones (5.4) relacionadas con el documento o
expediente.
Notas (6) y datos sobre la catalogación (7).
El análisis documental y, en concreto el proceso de indización, implica

la confección de un lenguaje documental que Nuria Amat, define como
el conjunto de términos o frases nominales (procedimientos sintácticoa)
convencionales utilizados para representar el contenido de un
documento, con el fin de permitir su recuperación. Así pues, mediante
el análisis documental efectuamos la indizació, a través de la cual
confeccionaremos el lenguaje documental, de ahí que hablemos
también de lenguajes de indización.
Los lenguajes de documentales simplifican el lenguaje natural,
utilizando sólo una pequeña parte del léxico y apenas algo de
gramática. En el lenguaje natural coexisten diferentes significados para
un solo significante o viceversa, varias palabras sinónimas. Por el
contrario, el lenguaje documental ejerce un control léxico que impide la
utilización de distintos significantes libres para un mismo significado,
con objeto de sobrevivir dentro de un código normalizado.
Puede constituir simplemente en una lista de palabras seleccionadas,
aunque lo más frecuente es que conste de un sistema estructurado que
relacione sus distintos términos. En todo caso, reduce ostensiblemente
el volumen de términos del lenguaje natural, adoptando sólo los que
considera esenciales. Ello les permite transformar el texto original en
otro mucho más breve, apenas constituido por una serie de palabras que
sintetizan el contenido informativo.
El sistema de indización es una herramienta esencial para el

procesamiento de la información documental, pero no un fín en si
mismo. Si el lenguaje natural es el utilizado para la expresión de
744
conceptos, el desarrollo de ideas o la comunicación inmediata, el
sistema de indización pretende facilitar una síntesis del contenido
informativo de los documentos y hacer efectiva su recuperación. Es,
por tanto, un lenguaje artificial, un código unívoco y estereotipado,
controlado y no libre, normalizado y no arbitrario.
Permite la comunicación entre el usuario y la información, dirigiendolo
hacia el documento propiamente dicho o hacia su referencia incluida en
intrumentos de descripción. Es lo que alguno autores denominan
diálogo documental, definido como la relación que se establece entre el
usuario que demanda una información y del documento que la contiene,
a trabés de lunas estrategias de búsqueda. El lenguaje documental se
convierte, de esa forma, en puense de comunicación entre ambos.
Este diálogo queda establecido entre el emisor del documento, que lo
efectua en lenguaje natural, y el receptor, que pretende captar la
información contenida en el documento utilizando el lenguaje natural.
Para ello, plantea una serie de preguntas, que al ser procesadas por el
lenguaje documental, permiten la transmisión del contenido
informativo.
El lenguaje documental está relacionado, por tanto, con dos tareas
esenciales:
El análisis documental, que obtiene y sintetiza los elementos
informativos más importantes de cada documento y los adapta al
lenguaje documental seleccionado.
La recuperación de la información, posible gracias a la aplicación de
los lenguajes documentales.
Tipología de los sistemas de indización
No todos los lenguajes documentales revuelven con el mismo grado de

éxito los diversos problemas de análisis. Podemos efectuar varias
clasificaciones d elos lengiajes documentales, tipología establecida en
función d ela coordinación de sus términos, su control terminológico,
su estructura y el nivel de análisis que permiten. No son excluyentes,
pues lo común es que los lenguajes documentales utilizados respondan
a la mayoría de estas características, mostrando elementos de todas
ellas.
De acuedo con la coordinación de sus términos podemos hablar de
lenguajes precoordinados y lenguajes postcordinados.
Son lenguajes precoordinados aquellos que combinan los diferentes

conceptos que forman un tema, antes de memorizar los documentos. Se
trata, principalmente, de aquellos lenguajes utlizados en las bibliotecas:
los sistemas de clasificación y las listas afabéticas de materias. En el
745
primer caso, el contenido de un documento queda sintetizado por un
conjunto de claves alfanuméricas, como ocurre con la Clasificació
Decimal Universal. En el segundo, por uno o varios términos que
aluden a su contenido, como ocurre con la lista se Encabezamietnos de
Materias para las Bibliotecas Públicas del MEC.
Los lenguajes postcoordinados permiten, por el contrario, yuxtaponer
los conceptos que hallemos en los documentos en el momento de ser
analizados, de manero que podamos coordinar después del
almacenamiento, es decir, en le momento de la recuperación.
Al igual que el caso anterior, asignamos uno o varios términos que

sintetizan el contenido informativo y que nos permitirán efectuar
búsquedas de documentos relativos a tales términos. Sin embargo, en
los lenguajes postcoordinados, estos términos derivan del mimo
documento, no son resultado de una clasifiación a priori. Suele ser más
numéricos y sintetizan con mayor precisión el contenido informativo,
pero dificultan búsquedas genéricas y necesitan una mayor
coordinación entre ellos.
En función del control terminológico podemos distinguir lenguajes
elaborados con un vocabulario controlado y lenguajes con un
vocabulario libre.
El lenguaje controlado corresponde a la elaboración de una lista de
términos, seleccionados y normalizados de forma que un solo término
incluya variantes de género y de número, o matices diversos. Es, por lo
tanto, limitado, como ocurre con las listas alfabéticas de materias o los
tesauros, y suele corresponder con los lenguajes precoordinados.
El lenguaje libre implica la reunión progresiva de términos extraidos de
los documentos, sin tener presente por qué efectuar normalizaciones
Por lo general, no existen lenguajes documentales exclusivamente
libres, sino que se suele aplicar algún tipo de control en la selección de
términos descriptores. Su ventaja está en su confección a posteriori, a
medida que se analizan los documentos, sin necesitar un trabajo árduo
de selección previa de términos, aunque la búsqueda es menos eficaz.
En función de su estructura podemos definir los lenguajes jerárquicos y

los lenguajes asocitivos.
Los lenguajes documentales de estructura jerárquca siguen un orden

lógico que aproxima los términos más específicos y los agrupa en torno
a términos más genéricos, estableciendo una clasificación jerárquica de
los mismos. Esta clasificación suele representarse por símbolos
alfanuméricos, que indican su condición con respecto a la clasificación
general.
746
Dentro de los lenguajes de estructura jerárquica podemos distinguir las
clasificaciones enciclopédicas, que permiten la indización de
documentos de cualquier materia pero carecen de precisión en la
conceptualización de los documentos y son bastante reacios a admitir
modificaciones. Un ejemplo lo tenemos en la Clasificación Decimal
universal. Iniciada en 1905 como derivación de la Clasificación de
Dewey (1876), se origina de forma precoordinada y arborescente,
partiendo de 9 categorías genéricas que abarcan todos los campos del
saber. Su actualización periódica está encomendada a la Federación
Internacional de documentación.
Para suplir esas carencias, fundamentalmente la concreción de los
términos, existen clasificaciones especiales en determinados ámbitos
del conocimiento, como la Excerpta Medica.
Una convinación de ambas es la clasificación de facetas, de origen
enciclopédico pero que permite la especialización en determinados
temas. Se trata de un sistema de clasificación que divide el campo
temático en unas categorías principales y subdivide éstas en
subcategorías que después pueden combinarse entre sí para sintetizar
cada tema concreto.
Los lenguajes de estructutas asociativas. Las nociones se expresan
mediante listas alfabéticas de términos que expresn los conceptos
retenidos durante la indización. Los términos se combinan libremente
entre sí según las necesidades de los documentos, sin quedar sujetos a
una posición determinada en el lenguaje. Proporciona un acceso más
inmediato a la información, aunque dificulta su conceptualización al
dispersar los términos relacionados, pues los descriptores sólo serán
combinados en el momento de efectuar la búsqueda. Presentan esta
estructura los léxicos documentales y participan de ella, en
combinación con la estructura jerárquica, los tesauros.
En función de su nivel de análisis. Dado que el objetivo de la tarea

documental consiste en transmitir iformación, es importante conocer la
capacidad de los lenguajes documentales para sintetizarla y transmitida.
Desde esta perspectiva:
Efectúan un análisis superficial aquellos lenguajes pre-coordinados y de
vocabulario controlado, como las clasificaciones de materias. Permiten
observar las relaciones conceptuales existentes entre distintos
documentos que, en un nivel más específico, presentan peculiaridades.
El inconveniente principal es su escasa flexibilidad, exahustividad o
profundidad.
Un nivel de análisis medio lo encontramos en los lenguajes
documentales que incluyen palabras-clave o descriptores de forma post-
coordinada y de vocabulario libre o controlado, como los tesauros.
747
El nivel de análisis profundo lo proporcionan los lenguajes más
explicativos, post-coordinados y de vocabulario libre, con frecuencia
presentes en los índices permutados. Un análisis a través de niveles más
detallados dificultaría la concepción genérica del documento en
relación con otros clasificados bajo la misma materia, aunque permite
conocer mejor su contenido.
Naturalmente, pueden utilizarse de forma simultánea varios lenguajes
documentales, en función de los niveles de análisis que queramos
efectuar, pudiendo ser combinado con una ficha o noticia descriptiva
del documento. Así un mismo documento pueda estar representado en
un índice de clasificación por materias, a través de varios descriptores y
palabras-clave integradas en un tesauro y por una entrada descriptiva
incluida en un catálogo. Todas estas entradas ayudan a transmitir su
información y cada una cumple unos cometidos específicos.
Dado que son una lista normalizada de términos, los lenguajes
documentales permiten extenderse sobre el conjunto de significantes de
un campo determinado. Las relaciones jerárquicas que encontramos en
las clasificaciones enciclopédicas, alfabeticos de materias y tesauros
permiten respetar el nivel específico del texto, es decir, contemplar los
términos según su profundidad. Ayudan a elegir los descriptores
convenientes y permiten una mayor profundidad. Pero no todos los
lenguajes documentales tienen la misma capacidad de efectuar su
cometido. Cuando incluyen relaciones sintácticas permiten recuperar la
información en términos relacionados.
Léxicos documentales
Los léxicos documentales son vocabularios de términos controlados,

ordenados alfabéticamente y que responden a unas características
determinadas. Son por así decirlo, un conjunto finito de términos con
un significado preestablecido. La relación de todos ellos, definida por
unos parámetros específicos, es lo que da lugar a un lenguaje
documental.
Entre ellos se podemos citar:
Los alfabéticos de materias, que recogen encabezamientos de palagras
o grupos de palabras que expresan un concepto. Utilizan un lenguaje
precoordinado y un vocabulario controlado, estableciendo un juego de
referencias para relacionar o completar temas. Si bien la mecánica
dentro de cada concepto es jerárquica, siempre se parte del término más
específico al más genérico y aplican con profusión las relaciones
asociativas.
Otro léxico sumilar son los uniterms, que se caracterizan por reunir los
distintos conceptos de descriptores. Éstos aparecen expresados en
748
fichas donde se incluyen los documentos adscritos a esta información.
Las relaciones entre uniterms se establecen al aparecer un mismo
documento en varias fichas. Una variante de este sistema es el Peek-a-
book, que utiliza fichas perforadas, de gorma que se puedan combinar
distintas palabras clave. Al contar con una ranura para cada documento,
sólo se seleccionen los que coincidan, normalmente aplicando una
lectura óptica.
Descriptores. Se denomina descriptor al término o grupo de términos
que representan un concepto preciso. Parten de palabras-clave, que son
normalizadas o controladas, originando términos más específicos y
unívocos en su significado, con mayor autonomía que los términos de
un léxico de materias. Los descriptores pueden constar de un solo
término, como los uniterms, pero además, pueden estar formados por
varias palabras, qe forman un descriptor sintagmático, o bien constituir
una referencia toponímica, onomástica, etc.
Sistema Zator. En este sistema cada documento queda recogido en una
ficha y su información es sintetizada mediante un código de ranuras en
la parte superior, ranuras que se corresponden con los descriptores a
que hace referencia. La selección de documentos, aquellos que
coinciden en determinadas ranuras, se efectuará de forma mecánica.
Instrumentos de indización
Bajo este término se reúnen aquellos isntrumentos de descripción que,

mediante la aplicación de lenguajes documentales, sintetizan y
presentan el contenido informativo de los documentos a través de
palabras-clave o descriptores. Son esencialmente, los índices y los
tesauros.
Según el diccionario de Terminología Archivística, el índice es el
instrumento de referencia formado por encabezamientos onomásticos,
toponímicos, cronológicos y de conceptos contenidos tanto en los
propios documentos como en los instrumentos de referencia,
descripción. El índice ordena alfabéticamente términos previamente
seleccionados, remitiendo al lugar del texto del que proceden, ya sea un
documentos o distintas referencias existentes en catálogos, inventarios,
guías o cualquier otro instrumento. También podemos encontrarnos con
índices de documentos, que reúnen menciones esquemáticas de los
mismos, muchos más escuetas que en los catálogos, como ocurre con el
índice de la Selección Salazar de la Biblioteca de la Real Academia de
la Historia, que incluye índices de documentos, onomástico y
topográfico.
Los índices pemiten ampliar la información sobre diversos términos, ya
sean nombres propios, lugares, materias, etc. Su presencia es esencial
749
en inventarios y catálogos, pues estos instrumentos de descripción
contienen datos mucho más pormenorizados que las guías. Deben
utilizarse en los mismos términos que aparezcan en el texto de
referencia, aunque es conveniente normalizarlos y adaptarlos al
lenguaje actual siempre que no varíe su significado. En todo caso, las
distintas variantes serán recogidas y remitirán al término ua
normalizado. P. ej. Gundisalvus, vid. Gonzalo.
Podemos distinguir varios tipos:
En función del criterio aplicado podemo hablar de índices onomásticos,
toponímicos, de materias, etc.
En función de su autonomía podemos denomianr índices auxiliare a los
que acompañan a otros instrumentos, como inventarios catálogos. Los
índices autonómicos son, por el contrario, los que gozan de
personalidad propia constituyen por sí mismos un isntrumento de
descripción, con frecuencia aplicados a conjuntos documentales de
carácter homogéneo.
El tesauro organiza un conjunto finito de términos que sintetizan el
contenido de los documentos. A diferencia del índice de materias,
además de recoger palabras-clave para la comprensión del contenido
documental, establece relaciones de equivalencia, jerárquicas y
asociativas entre ellas, remitiendo a los documentos de los que
proceden. Suelen utilizar lenguajes documentales controlados
establecidos a priori o lenguajes libres derivados del texto documental,
por tanto a posteriori. Por otra parte, suelen combinar distintos tipos de
presentación sistemática de los mismos en función de su organización
jerárquica, y la presentación gráfica de estas interrelaciones.
La aplicación de las nuevas tecnologías: ventajas e inconvenientes
Todos estos lenguajes documentales de estructura asociativa y

jerarquica podían elaborarse manualmente y aplicarse a sistemas
automatizados o no. Sin embargo, la informática ha venido a modificar
radicalmente la situación, al permitir la confección y edición de un serie
de léxicos de descriptores cuya elaboración y consulta manual hubiera
resultado imposible.
Estos lexicos son denominados índices permutados, que permiten,
mediante el uso de una informatización y sua plicación a las bases de
datos, la elaboración de un sistema de clasificación especializado y su
combinación o permuta con un listado alfabético de materias, un léxico
de descriptores o un tesauro, además del acceso a través del lenguaje
libre. La viavilidad de estos índices dependerá del acierto en su
convinación para obtener un acceso rápido a la información deseada.
750
Su elaboración implicará la designación de las palabras del título o
texto de un documento que van a ser utlizadas como descriptores, de
forma que el ordenador deseche las palabras no seleccionadas a la hora
de efectuar una búsqueda. Este listado será la base para posterior
confección de otras aplicaciones y, por lo común, podrá ser recuperado
en orden alfabético. Además, en función de las aplicaciones de que se
disponga, podemos obtener una clasificación jerárquico-asociativa de
los descriptores y un acceso directo a los títulos de los que provienen,
que indicarán la signatura de referencia.
Aunque pueden presentar varios formatos, lo que os da pue para
establecer una cladificación entre ellos, actualmente la informática ha
superado sus diferencias y un mismo programa puede convinar y
ofertar todas sus variantes.
En los índicesKWIC los descriptores pueden presentarse a partir de una
columna central por orden alfabético, desarrollando los títulos a
derecha e izquierda del término búsqueda.
Los índices KWOC resaltan al margen el término de búsqueda,
recogiendo a continuación el conjunto de títulos que lo contienen.
A parte de estos tipos, podemos citar otros más característicos del
ámbito bibliotecario, como los índices acumulativos (son boletines que
acumulan los índices de un período determinado) o los índices de citas
(índices de autor que combinan los documentos realizados por él y
aquellos que lo citan como referencia).
No obstante, la informática avaza a un ritmo vertiginoso. Actualmente

el desarrollo de los documentos y registros electrónicos, de un lado, y la
necesidad de comtemplar su estructura lógica, del otro, ha dado lugar a
la definción de los metadatos que contienen la información sobre el
documento, sus carácterísticas, su estructura y su contexto.
El desarrollo de la descripción archivística en el ámbito de las
tecnologías de las telecomunicaciones ha dado paso a recomendaciones
y normas que inciden en la importancia de los metadatos como fuente
informativa a partir de la cual se puede acceder a los documentos.
Dicho de otro modo, la indización de los lenguajes documentales han
evolucionado hacia los lenguajes de marcado de datos y la
reglamentación de los metadatos, informatización que será utilizada
para acceder a los documentos.
LOS TESAUROS
Definición y estructura.
Nos podemos encontrar con dos formas de referirnos a este instrumento
de refernecia, en su versión latina (thesaurus) o en su versión
751
castellanizada (Tesuro). Según C. Díez Herrera, se puede efinir el
tesauro como un vocabulario finito, elaborado a priori, formado por
términos controlados y normalizados, que sirve para la indización y
recuperación de los documentos pertenecientes a un dominio particular
del conocimiento humano. Al referirse a un campo científico, los
términos representan conceptos unívocos y necesitan organizarse a
través de unas serie de relaciones de equivalencia, jerarquías
asociativas, que se entretejen formado una estructura semántica tupida
La norma ISO 2788/1974 lo define a partir de su estructura y funciones.
Desde el punto de vista estructural, el tesauro es un vocabulario
controlado y dinámico de términos que tienen entre sí relaciones
semánticas, aplicado a un campo particular de conocimiento. Desde el
punto de vista funcional, es un instrumento de control del
conocimiento, Desde el punto de vista funcional, es un isntrumento de
control terminológico, utlizado para trasladar en un lenguaje más
estricto (lenguaje documental, lenguaje de indización) el lenguaje
natural utilizado en los documentos.
Un tesauro especializado debe reflejar con precisión la información
contenida en el conjunto de documentos del fondo o colección al que es
aplicado. Otro tipo de información ajeana su contenido, como su autor,
título o sus carácterísticas formales, no deben formar parte del mismo.
Debe contener los términos o reenvíos apropiados al tema, teniendo a la
vez en cuenta el lenguaje de los documentos y el lenguaje y las
necesidades de los usuarios.
Así pues el tesauro es un diccionario que muestra la equivalencia entre
los términos del lenguaje natural o los normalizados y preferentes del
lenguaje documental aplicado. Dicha ambivalencia se expresa en la
recomendación ISO/ Dis 5963, que especifica la inclusión dentro del
tesauro de los términos preferentes o descriptores, que representa
conceptos unívocos, y los términos no descriptoresm no preferentes
(lead-in terms). Estas relaciones explícitas facilitan la indización de los
documentos y la posterior búsqueda de los usuarios, dado que los
términos no admitidos remiten a los descriptores. De estas
características se desprende que el tesauro desarrolla un lenguaje
documental de estructura asociativa y jerárquica, evitando la excesiva
flexibilidad del primer tipo y la rigidez del segundo.
Un tesauro puede prensentarse como un índice de términos, aunque, a
diferencia de un diccionario, no incluye las definiciones de los mismos
sino su significado conceptual a partir de las relaciones existentes entre
ellos. Asimismo, no es un indice que vincule los terminos o
descriptores al documento del que proceden, indicando su localización.
El tesauro se limita a normalizar y clasificar esos descriptores de forma
jerárquica, aunque añade las relaciones existentes entre distintos
752
términos, sean considerados descriptores o no. Es pues, un instrumento
necesario para la posterior confección de instrumentos de búsqueda,
como los indices.
Como parte culminante de la indización tenemos el Tesauro, compuesto
en base a lenguajes estructurados; en sí, es un lenguaje elaborado por
palabras seleccionadas sea de lenguaje natural, que hemos observado en
acápites anteriores, o de lenguaje técnico específico de las disciplinas,
técnicas y ciencias de las que se ocupa.
El tesauro se estructura y controla semántica y jerárquicamente por
normativas generalizadas para cada uno de los descriptores o términos.
Cuando se utiliza la palabra descriptores hablamos de la unidad más
pequeña que compone el tesauro, cuando utilizamos la
palabra término comprendemos la apertura de un sistema clasificatorio.
Se observa entonces la doble utilidad del tesauro como clasificador y
auxiliar descriptivo.
Para una mejor eficacia del empleo de los tesauros, los descriptores se
utilizan en base a conceptos. Concepto como representación simbólica
por medio del lenguaje de una idea abstracta y general.
Es necesario entonces constituir conceptos en función del lenguaje
permitiéndonos un mejor manejo del lenguaje controlado.
La validez universal que se le da al concepto se sustenta en la
aceptación universal del signo lingüístico como elemento de
comunicación, es decir que debe existir una correspondencia entre el
significado y el significante, elementos que están íntimamente ligados y
no arbitrariamente; si bien el signo se altera por distintos factores como
ser el tiempo el uso, el desplazamiento idiomático que lo observamos
como un fenómeno problemático en el momento de realizar el lenguaje
controlado.
Con mayor razón este fenómeno se presenta en los lenguajes
científicos, técnicos o disciplinarios. Para dar una solución a esta
problemática debemos partir del principio de que la entidad lingüística
existe sólo y cuando hay una asociación íntima y recíproca entre el
significado y el significante.
La unidad lingüística puede ser un signo arbitrario cuando se le toma en
forma aislada (casa) no ocurre lo mismo cuando se trata de analizarlo
en su contexto (arquitectura, urbanismo, economía).
En la clasificación documental el concepto adquiere una jerarquización
apropiada de acuerdo al contexto que lo rodea, es decir de aquello que
le antecede y que le precede dejando de ser el concepto arbitrario.
Asimismo cada uno de los descriptores es un componente de un sistema
solidario adquiriendo un valor intrínseco ante la presencia de otros
valores descriptivos así tenemos: que "...la primera función del
concepto es la de describir los objetos de la experiencia a fin de
753
permitir su reconocimiento. La segunda función del concepto es la
económica, a esta función está ligado el carácter de clasificador del
concepto mismo. La tercera función del concepto es la de controlar los
datos de la experiencia de tal manera que se establezcan entre ellos
relaciones de naturaleza lógica. Un concepto científico sobre todo, no
se limita por lo común a describir y clasificar los datos empíricos, sino
que posibilita la derivación deductiva de ellos. Una cuarta función del
concepto, considerada actualmente como fundamental en las ciencias
físicas, es la de previsión, por ella el concepto de organizador, de los
conceptos científicos que no representan, ni describen una cosa, son los
modelos o conceptos matemáticos, como éter, campo (física), etc.
¿Qué son los tesauros?
«Conjunto ordenado de términos o palabras con indicación de los

sinónimos y de las relaciones mutuas entre ellos en relación con el
significado.»
En todos los casos los términos que identifican un concepto –y,

consiguientemente, un asunto- pueden llamarse “descriptores” por
servir para “describir”, tanto el contenido de un documento como el de
una consulta; en todos los casos existe una “gramática” para el uso de
los “descriptores” y una red de relaciones entre términos más genéricos,
más específicos relacionados o equivalentes; en todos los casos puede
utilizarse un vocabulario corto, pero modular y que permita su propia
ampliación constante, o bien desarrollado y largo sometido de continuo
a enmiendas y correcciones; todos utilizan sus mismos medios para
medir su eficacia; todos persiguen el ideal de armonizar la búsqueda en
texto libre con la búsqueda coordinada y todos necesitan, en mayor
medida, control de los términos (sobre todo de sus uso), corrección de
las insuficiencias, mantenimiento y atención a los cambios por
sustitución o expansión.
Etimológicamente el término tesauro viene del latín tesoro. Definición
que tiene poco que ver con el concepto actual. Funcionalmente, es una
herramienta que controla términos, es decir, traspone el lenguaje natural
a uno más estricto. Estructuralmente es un vocabulario controlado y
dinámico de términos que tienen entre ellos relaciones semánticas y
genéricas que se aplican a una parte específica del contenido.
Es un diccionario que muestra la equivalencia entre los términos o
expresiones del lenguaje natural y aquellos términos normalizados y
preferentes del lenguaje documental, así como las relaciones semánticas
que existen entre otros términos.
754
Dichas relaciones facilitan la indización de los documentos y la
formulación de las preguntas.
Forma de vocabulario controlado con características estructurales y de
uso muy propias. Sirve para describir el contenido temático de los
documentos, objetos, obras de arte o colecciones de datos.
Un tesauro es una herramienta de control terminológico utilizada para

llevar cabo la transposición a un lenguaje controlado el lenguaje natural
utilizado en los documentos. Vocabulario controlado y dinámico de
términos que establecen entre ellos relaciones semánticas.
Funciones
Normalización del vocabulario.

Tiene como fin unificar todo el vocabulario del tesauro para controlar
todas las posibles entradas. Se puede conseguir mediante el control de
formas, es decir controlando los accidentes que pueden general el
vocabulario y que son sinonimia y polisemia, hay que examinar
igualmente el género y el número de las expresiones.
Inducción
Sirve para que el tesauro indique constantemente todas las altenativas
posibles para entrar a recuperar entradas especificas y asociativas. El
teasuro ha de indicair al usuario que hace la consulta de temas en ellos
que previanente no había pensado graicas a el establecimiento de una
serie de referencias curazadas que indican las relaciones asociativas
jerárquicas presenciales que peuden dar entra a la terminología que los
compone.
Represetnaicón.
Esta función la realiza al iguale que los temas de lenguajes
documentales en vigor de la correspondencia que se establece entre los
térmimos que componen sus indice y los conceptos presentes en los
documentos.
Tipos de tesauros
Al igual que todos los auxiliares descriptivos utilizados en el Archivo

son susceptibles de clasificación también los tesauros de acuerdo como
se van aplicando las reglas antes enunciadas.
Algunos de los tesauros ofrecen una mayor pre-coordinación, otros en
cambio campos muy amplios cuando se ocupan de materias de alcance
755
y magnitud bastante grandes, o interrelacionan disciplinas que se
encuentran cercanas.
Cuando se trata de tesauros especializados o centralizados la pre-
coordinación será mayor, asegurando ser más específicos y precisos en
el vocabulario utilizado.
Cabe hacer una distinción clasificatoria, entre macrotesauros,
microtesauros.
Los macrotesauros son aquellos que se ocupan e interrelacionan
disciplinas cercanas, en Archivología podríamos hacer un macrotesauro
relacionando por ejemplo: Administración, Historia, Paleografía,
Grafística, es decir todas aquellas disciplinas que se incorporan en la
rama Archivística.
Los microtesauros se refieren a una disciplina, requieren un mayor
desarrollo clasificatorio, además que permite compatibilizar entre
sistemas.
Lógicamente para utilizar un TESAURO deberán analizarse las
factibilidades del sistema de INFORMACIÓN en que se aplicará,
considerando las alternativas que se presenten.
Partes del tesauro
Tal como hemos estudiado en los lenguajes la compilación se puede

realizar en forma precoordinada o a-priori y post-coordinada o a-
posteriori dada la particularidad terminológica que adquiere cada uno
de los Archivos.
Lo ideal en el trabajo de los tesauros sería combinar ambas formas de
compilación lo cual aseguraría una mayor eficacia y precisión en la que
utilizamos un repertorio especializado con mayor precisión científica al
emplear modismos o regionalismos, sobre todo en aquellas disciplinas
en evolución como aquellas que componen las Ciencias de la
Documentación.
Al utilizar un lenguaje post-coordinado extraemos un lenguaje
documental que nos da más utilidad dentro del sistema en el cual se
desarrolla el TESAURO.
Si bien sabemos que los Archivos presentan características propias, el
empleo objetivo de cada uno de los Archivos variará la función
clasificatoria haciendo resaltar algunos aspectos mientras que otros
serán tratados de una forma general pero que prestaran utilidad dentro
del objetivo principal de la Archivología que es la de generalizar su
lenguaje y metodología.
El tesauro nos dará a conocer el carácter de universalidad o parcialidad
de algunos elementos que lo componen.
756
Los tesauros presentan un contexto teórico denominado campo
semántico, en donde se ubican las primeras divisiones clasificatorias
sobre el tema que se trata, lo que correspondería a los denominados
grupos compuesto por subgrupos, etc. tal cual se analiza en la
clasificación y ordenación documental, tratado por la Archivología;
determinando una jerarquización de acuerdo con la propia estructura
organizativa que representa.
Hay que considerar que no todas las divisiones tienen igual cantidad de
términos, muchas veces una división puede constituir un sólo
descriptor, la consistencia en este caso de un TESAURO se debe a que
cada uno de los descriptores o términos han sido elegidos y
seleccionados con un mismo criterio.
Lo específico es comprobable mediante la utilidad para la recuperación
de la INFORMACIÓN.
La construcción del TESAURO está regido por normas universalmente
aceptadas y que le dan la validez de su estructura lógico conceptual.
En acápites anteriores hemos mencionado los aspectos de la sinonimia
y de la polisemia que eficazmente controlado evitan una dispersión
conceptual del material clasificado tanto en la entrada como en la
recuperación de la INFORMACIÓN.
Las relaciones paradigmáticas desde lo general a lo particular (método
deductivo) otorgan al TESAURO una flexibilidad adecuada.
Composicion de base lexica y relaciones

Los descriptores
Tipologia de los descriptores
Accidentes linguisticos
Normas de presentación y elaboración de descriptores
Las relaciones entre los descriptores (la dinámica del tesauro)

Cosntruccion del tesauro
Mantenimiento y actualiacion.
Necesidad de un Tesauro.
Las clasificaciones no son siempre las que mejor se adaptan al tipo de

necesidades de los usuarios.
Algunos índices se utilizan poco; en cambio, es tal el exceso que obliga
a una clasificación más fina, por lo que llega a perder su ventaja de
carácter universal.
Los errores reinterpretación son posibles, lo cual implica establecer un
léxico de utilización de la clasificación.
757
En los documentos que contienen muchas ideas, cuanto más detallados
más se acrecienta el número de índices necesarios para caracterizarlos,
lo que obliga aun mayor a un mayor número de entradas.
Estas y otras razones, conducen a preferir el análisis de documentos
mediante “descriptores”. Pero, para dar una mayor flexibilidad a la
indización y búsqueda de documentos, es necesario recurrir a un
Tesauro.
La catalogación alfabética de materias o los “encabezamientos de
materia”, como se dice, comienza en 1876 con la Rules de Charles A.
Cutter (Special Report on Public Libraries. II. Rules for a dictionary
catalog) consagradas en su 4.a edicion Washington, 1904.
Desde aquí hasta el sistema PRESCIS utilizando la BNB (British
Nacional Bibliography) y que se va imponiendo fuera de Gan Bretaña
no ha dejado de recorrer camino a lo largo de más de un siglo.
Bajo la idea de cada vez analizar de mejor manera la información, es
que Peter Mark Roget en 1852, diseñó el tesauro más famoso:
“Thesaurus of English Words and Parases”. Este fue definido como un
arreglo de materias de acuerdo a las ideas que expresa. Ante una idea
dada se deben encontrar la o las palabras por las cuales esa idea puede
ser expresada. Presentaba las palabras con sinónimos y sus relaciones
semánticas.
La palabra Tesauro se utilizó por vez primera (con el sentido que hoy
se le da) en 1957 en la Conferencia sobre la Clasificación de Dorking,
Inglaterra, por Helen Browsen. Allí expresó la necesidad de lograr una
búsqueda económicamente factible, a gran escala, y que algunos
investigadores piensan que lo mejor sería la aplicación de un Tesauro
mecanizado y basado en redes o significados relacionados.
Diferencias entre la Lista de Encabezamientos de Materias y el
Tesauro.
Siempre se tiende a confundir la lista de encabezamientos de materias y
un Tesauro, la diferencia fundamental es la siguiente:
Las lista de encabezamientos de materias se enfrentan con la realidad
que puede ser objeto de conocimiento, mientras que los Tesauros se
enfrentan solo con un campo del saber; cuando estos pretenden
convertirse en “macrotesauros”, tienen que ir aceptando los
inconvenientes de las listas.
Si bien es cierto, los tesauros combinan características de las listas de
encabezamiento y los esquemas de clasificación, éste entrega relaciones
necesarias para la indización y la recuperación de información, según el
contexto de la temática que cubre, y las necesidades de los usuarios.
Por otra parte, la presentación de los términos es distinta:
DESCRIPTOR ENCABEZAMIENTO DE
758
MATERIA
No presentan guiones (-) para Presentan guiones
unir ideas se ocupan en Se ocupan en registros manuales
registros automatizados. Ej: Mujeres-Estadísticas
Ej: <mujer><Estadísticas>
Elementos que son parte de un tesauro
Descriptores: términos de indización aprobados que muestran las

relaciones entre términos, sean éstas jerárquicas o de otra índole, así
como las necesarias notas de alcance. Son términos formalizados y
empleados para representar sin ambigüedad los conceptos retenidos en
los documentos, conceptos que se prentenden hallar en el proceso de
búsqueda
Identificadores: son términos no descriptores en tanto que no
representan conceptos, pero son importantes para transmitir
información por referirse a personas, entidades y localidades de
referencia. Entre ellos econtramos nombres de personas y entidades,
nombres geográficos, acrónimos y abreviaturas.
No descriptores: términos no apropiados, que se caracterizan por
enunciar enseguida al término automatizado (descriptor) .Representan
conceptos o nombres de entidades no retenidos en la indización, que
deberán remitir al descriptor correspondiente que lso abarque o
sustituya.
Relaciones entre términos: los principales inconvenientes de los léxicos
documentales son la presencia de términos sinónimos y la ausencia de
relación entre términos, dificultades que el tesauro soluciona
estableciendo una serie de relaciones.
Relaciones semánticas: Las relaciones de subdivisión que a partir de
sinónimos de una noción expresada en lenguaje natural permiten
obtener la palabra-clave correspondiente en lenguaje natural permiten
obtener la palabra correspondiente en lenguaje documental. Ejemplo:
simposio: utilizar congreso. congreso: empleado en lugar de simposio.
Relaciones jerárquicas: que expresan las relaciones de generalidad y
especificidad entre los términos de indización y permiten encontrar los
documentos que tratan conceptos muy específicos cuando la pregunta
expuesta es de nivel general. Ej: pulmón y aparato respiratorio.
Las relaciones jerarquizadas a la vez se pueden subdividir en:
Relación genérica: relación superior o dominante, representa una clase
de concepto, de la cual el concepto representado por el término
específico siempre forma parte, o sea, el concepto específico difiere del
759
genérico al menos en una característica. Este tipo de relación, se
denomina, dentro de la organización de un tesauro como: TG.
Ej: clasificación clasificación facetada

Clasificación jerárquica
Relación partitiva: relación parte-todo, el término dominante representa
un objeto o concepto del cual el término subordinado, es una parte, ya
sea por definición o por consenso general.
Este tipo de relación, se denomina, dentro e la organización de un
tesauro como: TE
Ej.:
Lugares geográficos
Término superior Chile
Término Subordinado (nivel 1) Cuarte Región
Término subordinado (nivel 2) La Serena
Relaciones asociativas: que expresan las uniones que existen entre dos
conceptos vecinos. Ej.: estabilidad e inestabilidad /explosión y
seguridad
Relaciones de equivalencia: se refiere a los términos considerados
sinónimos (de igual o muy similar significado), se agrupan en
categorías de equivalencia para que todos aquellos correspondan a un
concepto unívoco; así al momento de la búsqueda se recuperan todos
los documentos asociados a la categoría de equivalencia.
Signos convencionales:
Español Inglés Francés

TA/ término amplio BT /Broader Term TG /Terme Générique
TE / término NT/ Narrow Term TS/ Terme Spécifique
específico
TR/ término RT/ Related Term TA/ Terme Associé
relacionado (véase
también)
UP/ usado por UF/ Use for
VER/ Véase
No son semánticas pero se aceptan también en tesauros:

Homógrafos: relación que permite distinguir el sentido. Ej.: seno:
matemáticas, seno: biología.
Indicadores de función: que evitan las falsas combinaciones. Ej.: a)
historia de la geografía, b) geografía de la historia. Los descriptores
escogidos en los dos casos no tienen el mismo significado y en la
760
búsqueda saldrán, por tanto, ambos. Para evitarlo se aplica un código
que los une y que indizaremos así: a) historia (1) geografía, b) geografía
(1) historia (2).
La polisemia: se evita mediante un complemente de precisión
relacionado a la palabras. Ejemplo: medio (geográficos, medio
(acuoso).
Los tesauros, concebidos de este modo, permiten establecer un
diálogo entre el usuario y los documentos, permitiendo una
traducción del vocabulario del usuario (generalmente no informado
de las técnicas documentales) con el vocabulario existe en los
documentos provistos e información
- Notas de Alcance (NA): breve explicación del uso que se da
cuenta a un descriptor, dentro del contexto de un tesauro en particular.
No es una definición (en el sentido de entrega, como u diccionario)
Esta va inmediatamente después del descriptor. Se usan para:
restringir el uso de un descriptor, explican abreviaturas y siglas,
excluir un posible significado. En inglés se denomina Scope Note
(SN).
Ej. Mamíferos NA: solo referido a las especies terrestres.
Reglas de construcción
Los controles semánticos son los mismos que usamos para efectuar los
ÍNDICES con la diferencia que trabajamos con estructuras lógico-
conceptuales:
Controles de sinónimos: Se establecen referencias cruzadas de
descriptores utilizados en el área o en la región hacia descriptores de
utilización universal, utilizando las abreviaturas UP (Usado por) y US.
Ejemplo:
- Análisis de documentos
US análisis de INFORMACIÓN
- Análisis de INFORMACIÓN
UP análisis de DOCUMENTOS
Control de polisemia: Para evitar una confusión del contexto del
término empleado se añadirá un modificador al descriptor seleccionado
para cada caso específico:
A)Para determinarlo, se coloca un sustantivo entre paréntesis, ejemplo:
identificación (psicología)
B) Para calificarlo, se utiliza un sustantivo pospuesto, Ejemplo:
Método: Educacional.
761
C) Para explicar mejor la conceptualización se emplean ¦las notas de
alcance siempre y cuando las anteriores opciones no son claras y
precisas. Ejemplo:
Cooperación gubernamental.
NA Cooperación entre Gobiernos Provinciales. de la región (en este
caso se utiliza para restringir el uso)
Incapacidad
NA Incapacidad permanente de realizar trabajos por estado patológico
(en este caso se utiliza para definir el uso del término)
Horario
NA Aplicado al horario general de trabajo (para explicar los diferentes
usos que pueden ser válidos)
Asimismo se utilizan las reglas de índole general empleados en la
indización.
Otras reglas de índole general que son utilizadas en la indización son:
Suprimir artículos y preposiciones en el inicio de cada descriptor o
término.
Es preferible utilizar los sustantivos y los verbos en infinitivo. Ejemplo:
Ordenación [no ordenar]
Clasificación [no clasificar]
Es preferible utilizar el plural para términos genéricos. Ejemplo:
Documentos
Es preferible utilizar el singular para términos específicos. Ejemplo:
Correspondencia, [término genérico (tg) DOCUMENTOS.]
Normalmente se deben utilizar las abreviaturas cuando estas están
generalizadas con el uso cotidiano.
Ejemplo: ONU OEA UNISEF UNESCO
Hay que escoger los términos directos y no los invertidos, por ejemplo:
Planificación del Archivo,[y no Archivo planificación del]
Las reglas de complementación de la estructura mencionada de un
tesauro son correspondientes a sus relaciones paradigmáticas.
Hablamos de paradigmático en las relaciones que existen entre
elementos lingüísticos como un conjunto virtual de elementos que
pueden aparecer en un mismo contexto y aún mismo lugar.
Relación vertical
Relaciones jerárquicas. Las relaciones jerárquicas señalan aquellas de
subordinación entre conceptos.
De género a especie. Ejemplo:
Documentos [término genérico].
Carta [término específico.(te)]
Del todo a una parte. Ejemplo:
Archivología.
te: Archivos.
762
De relación tangencial: reúne conceptos relacionados pero no con una
relación genérica. Puede decirse que se aplica el carácter transitivo de
subordinación integral. Por ejemplo:
Archivos.
Públicos. [Término relacionado:(tr)]
Estos términos tienen su reciprocidad expresados inversamente.
Cuando estas relaciones se encuentran bien construidas no existen
problemas para la recuperación de INFORMACIÓN. Inclusive pueden
evitarse errores de afinidad, con los agregados de niveles de
precoordinación, por ejemplo:
Experiencia Laboral
tg1. Formación Archivística
tg2. Formación
tg3. Profesión
tg4. Profesionalización
tg5. Practica profesional
Este tipo de recursos aumentan el tiempo de búsqueda, es por ello que
para utilizar tesauros en la recuperación de la INFORMACIÓN se
recomienda incrementar la pre-coordinación evitando relacionar
términos, que no se encuentran relacionados con los DOCUMENTOS
clasificados.
Elaboración de Tesauros.
La creación de tesauros está sujeta a ciertas normas y métodos. A

continuación algunas pautas básicas para la construcción de tesauros:
Según el método deductivo a posteriori: consiste en elaborar el tasauros
a medida que se vayan analizando los documentos que pertenecen a un
campo documental determinado, y utilizando el mismo vocabulario que
se encuentra en los documentos. Este método permite elaborar el
tesauro y analizar a la vez los documentos, pero constituye un
vocabulario creciente en forma desordenada y difícil para fusionar
términos.
Según el método inductivo a priori: consiste en extraer todas las
palabras que corresponden a un campo documental determinado,
partiendo de diccionarios, léxicos, listas de clasificación, tablas de
materias, etc. Este método facilita la elaboración de las relaciones
semánticas, pero presenta la dificultad de no cubrir por completo el
campo interesado.
Según el método mixto: combinar los dos métodos precedentes. Así
obtendremos un tesauro específicamente adaptado a las necesidades del
usuario.
De todos modos, cualquiera que sea el método, se deberá:
763
- Señalar los sinónimos.
- Eliminar las nociones demasiado específicas.
- Establecer relaciones semánticas.
Criterios básicos para la selección de términos:

Que cubran el campo que representen las necesidades.
Que permitan una indización temática y agrupada de las nociones en
vistas a la difusión sistemática.
Que permitan una indización precisa y análisis profundo en vistas a
búsqueda profunda de información.
Otros criterios:
Colecta de términos.
-Extracción de términos del lenguaje natural a partir de la
literatura existente.
- Revisión de listas alfabéticas permutadas de índices de otras
clasificaciones.
- Términos que conciernan al campo y que se encuentren en
tesauros ya existentes.
Lista alfabética seleccionada.

- Se establecerá a partir de elementos fusionados conservando la
indización de origen de los términos.
Examen y selección de términos.
Reuniones de trabajo que agrupen a los participantes para examinar la
lista alfabética fusionada (eliminando y adjuntando términos,
evidenciando sinónimos) formulando preguntas, sugiriendo la
frecuencia.
Exámenes complementarios por tema mediante subgrupos de trabajo.
Registro de las informaciones: después de cada reunión de trabajo y con
el fin de la puesta al día de los términos retenidos y sus respectivas
relaciones.
Creación de fichas
Clasificación alfabética manual o automatizada mediante subgrupos de
trabajo.
Tiraje de la nueva lista y sus relaciones.
Para elaborar un tesauro seguiremos varios pasos:

Comprober la existencia previa de otros tesauros especializados en el
mismo campo. En tal caso, verificaremos su validez y las pautas
seguidas enla selcción de los términos descriptores.
En caso de no contar con ningún tesauro previo, confeccionaremos una
primera lista de descriptores, bien por su frecuencia de uso en el campo
764
que vamos trabajar, bien por aparecer en un primer análisis de la
documentación a la que estará asociado el tesauro.
Análisis posterior, normalmente interdisciplinar, de los terminos
preseleccionados y cu comparació con los documentos a que están
asociados, su frecuencia de uso, etc. Procuraremos desgajar los
términos compuestos en términos simples asociados, unificando los
criterios de coordinación de términos.
Un tesauro requiere una actuación períodica , observando su utilidad.
Presentación, bien impresa, bien en forma digital.
Es necesaria una introducción prólogo que explique claramente el
objetivo y la estructura del tesauro. Se indicarán el nombre del
órganismo autor, el contexto y los objetos perseguidos, los campos que
cubre, el número de descriptores y de no descriptores, el método de
elaboración, los tipos de presentación y la forma de utilización del
tesauro.
Se tenderá al cumplimiento de una norma homogénea en la
presentación de los descriptores:
Conviene utlizar la ortografía más adminitida y, en caso de considerarse
necesaria la inclusión de variantes, éstas deberán remitir a la forma
normalizada.
Descriptores deben presentarse en forma sustantiva, evitando en la
medida de los posible los adjetivos y los verbos.
La utlilización de descriptores en plural o singular debe decidirse de
acuerdo con el idioma del tesauro.
Las abreviaturas, siglas y signos de puntuación deben reducirse a la
mínima expresión.
En caso de palabras homónimas, sus distintos conceptos se distinguiran
por símbolos o términos cualificativos colocados entre paréntesis. Del
mismo modo, otros aspectos que influyan en su conceptualización,
como las notas de aplicación, que designan el aspecto concreto al que
debe aplicarse el descriptor.
Las presentaciones más comunes son:
Presentación alfabética de los descriptores, indicando a continuación la

nota de aplicación, los sinónimos, los términos genéticos, los términos
específicos y los términos asociados.
Alfabética permutada, que facilita el acceso a los términos compuestos
a partir de su palabra más significativa.
Presentación temática
Presentación jerárquica.
Presentación gráfica de los descriptores, estableciendo grupos
semánticos y vinculádolos mediante ejes de coordenadas, diagramas o
flechas.
765
Indices alfabético de todos los términos que aparecen en el tesauro,
sean o no descriptores.
Listados anexos, tales como listas de organismos, nombres geográficos,
etc.
Es evidente que las nuevas tecnologías facilitan mucho el uso de los

tesauros y la combinación de todas sus presentaciones.
Clasificación por medio de descriptores
La indización se constituye también como método clasificatorio, lo

observamos anteriormente. El fin de una clasificación es permitir una
búsqueda más eficaz común a todos los auxiliares descriptivos,
localizar un documento tratado por métodos manuales o automatizados.
Como fin secundario consideramos permitir organizar índices de todo
tipo clasificados por los términos empleados.
El método de análisis de DOCUMENTOS es la tarea más importante al
asignar palabras o descriptores para representar el contenido y su
ubicación en la clasificación.
El análisis documental realizado a comienzos de este trabajo, expone
las distintas formas de ir dilucidando la importancia del
DOCUMENTO. Fundamentalmente, el método básico de nuestro
trabajo será interrogar al DOCUMENTO, en ese interrogatorio
debemos obtener respuestas como:
cuáles son las nociones que merecen atención en función del usuario,
cuáles son las nociones que deben retenerse en función de la utilidad
futura.
Volvemos a la demanda de INFORMACIÓN,
cuáles son los términos asignados a otro DOCUMENTO,
cuáles serían los términos que podrían asignarse antes de elegir crear
otro nuevo.
Analizar el DOCUMENTO en el caso de la Archivología, es analizar
los tipos documentales en todas sus partes; Dentro de ello asignar
descriptores para normalizar el léxico, que normalmente tenemos
analizado por la tipología, para normalizar la INFORMACIÓN entre
los diferentes DOCUMENTOS relativos a un mismo tema o disciplina.
Objetivamente debemos llegar a un grado específico, a través de un
análisis crítico sobre la utilización de términos generales y específicos,
y sobre todo hacer un análisis exhaustivo constituyendo el grado de
clasificación. Gracias a esto, la DESCRIPCIÓN de contenido
informativo reconoce el total de conceptos indizables para no perder la
pertinencia.
Tomando en cuenta además:
766
debe existir una imparcialidad de la clasificación,
una veracidad sobre el contenido del DOCUMENTO,
una multiplicidad en la elección de términos en función del usuario.
Listas de encabezamientos y tesauros
La Tipología documental es por excelencia un sistema de clasificación

de la Archivología, esta tipología aplicada a un TESAURO nos
demuestra las múltiples facilidades que nos otorga el manejar una
tipología adecuada, y al mismo tiempo genera una lista normativa,
donde los descriptores o términos preferenciales de un TESAURO son
precisamente aquellos que pueden y deben ser utilizados para la
clasificación y por su propia relación para la recuperación de la
INFORMACIÓN.
En la tipología documental, un término contiene a otra en forma
sucesiva, haciéndose específica la clasificación con referencia a los
demás, generando categorías de listas normativas basadas en el
lenguaje natural, que son:
Los encabezamientos por materia, hemos observado a través de una
serie de realizaciones descriptivas, que el nombre asignado a un tipo
documental conlleva consigo el tema o gran parte de la materia que
implica el DOCUMENTO, pero que no representan las estructuras
jerárquicas que se requieren para la clasificación de las ideas contenidas
en estos DOCUMENTOS.
Su representación podríamos decir entonces es lineal dentro del
sistema, estableciéndose una relación de "véase" o "véase además".
En los DOCUMENTOS archivísticos, los conceptos no son lineales
sino multidireccionales, es decir que hay una multiplicidad de
relaciones implícitas entre los conceptos que menciona; dada la
multiplicidad de relaciones que tiene una institución con otras, y que no
pueden ser contempladas en su totalidad dentro de un sistema lineal.
El sistema multidimensional de un TESAURO es un sistema ideal para
la clasificación documental.
En el ciclo del almacenamiento y recuperación de INFORMACIÓN no
interesa tanto la modalidad empleada por sistema elegido, sea este
manual, mecánico, automatizado sino aquellos factores intelectuales
que intervienen en la clasificación y búsqueda de INFORMACIÓN, se
destaca entonces lo que interesa saber en profundidad: las funciones
conceptuales y las formas en que se relacionan dentro de un lenguaje
documental.
Así tenemos por tipología documental, Resoluciones de Gobierno
Ministeriales, Direcciones, etc. En lista de encabezamientos de material
767
tendremos relaciones cruzadas y relaciones en un solo sentido, por
ejemplo,
Educación
ministerio
Véase Cultura,
Dirección.
En la relación cruzada sería:
Cultura,
Dirección,
Véase además Educación.
El tesauro genera jerarquizaciones y relaciones directas, así tenemos:
Administración pública
te Administración de la Salud.
Aparte:
Administración de la Salud
te servicio de salud
tr Salud.
Corresponde entonces primero definir el concepto y a partir de él,
establecer términos y relaciones asociativas y jerárquicas, tomando en
cuenta siempre el valor semántico de la entidad lingüística.
Otro recurso que puede posibilitar un aprovechamiento de la
clasificación tanto más en la recuperación de INFORMACIÓN es la
coordinación entre conceptos, hemos hablado de índices
precoordinados y postcoordinados, entonces tenemos la pre-
coordinación y la postcoordinación, ejemplo:
Capacitación
de archiveros,
de técnicos.
La pre-coordinación se realiza con la clasificación en la operación de
Archivo, hay menor amplitud en la búsqueda y mayor especificidad en
la recuperación, en la postcoordinación tenemos un almacenamiento de
INFORMACIÓN del equipo, hay una mayor amplitud de búsqueda y
menor especificidad de recuperación, en una lista de encabezamientos
de materias existe una mayor pre-coordinación, pero que no tiene
posibilidad del término relacionado.
Los tesauros están previstos para sistemas postcoordinados, y tienen
una posibilidad de término relacionado que le agrega elasticidad al
sistema.
Cuando hablamos de tesauros muy especializados, la pre-coordinación
será mayor, se logra una mayor especificidad, y más preciso el
vocabulario que interviene en él.
Técnicas de acceso a los términos del tesauro
768
Como hemos visto, el TESAURO es un vocabulario estructurado y
controlado por normas o reglas dictadas para su construcción y por el
paradigma lingüístico de la disciplina o conjunto de ellas, a las cuales
está referido.
En la definición de TESAURO hemos observado:
Como vocabulario estructurado y controlado por normas o reglas
dictadas para su construcción.
Como paradigma lingüístico de la disciplina o conjunto de ellas a las
cuales está referido,(Paradigma Lingüístico como conjunto virtual de
elementos que pueden aparecer en un mismo contexto y el mismo
lugar)
Como conjunto estructurado del lenguaje natural o lenguaje científico
estudiado con anterioridad en índices,
Como estructura de términos con una fuerte carga semántica, capaz de
describir el contenido de los DOCUMENTOS.
Existen términos que no son necesarios para la DESCRIPCIÓN del
contenido sustantivo, pero colaboran en la localización al objetivo
principal del Archivo; estos términos tienen significado tanto en forma
espacial como temporal del DOCUMENTO: pueden ser los mismos
tipos documentales, nombres de instituciones, consideradas como
autores corporativos, lugares geográficos, distintos componentes de una
institución. Estos términos forman parte de los índices o anexos, por
ejemplo apéndices estructurales de la administración, índices de
instituciones, índice de poder ejecutivo, de organizaciones provinciales,
nacionales, internacionales, etc.
Estos índices permiten la rápida recuperación de INFORMACIÓN en
los casos de requerimientos de términos clasificatorios, que
complementan a los descriptores más específicos a la vez que no
constituyen como una pertenencia específica de la disciplina
correspondiente al DOCUMENTO.
La Archivología presenta muchos aspectos sobre el tema de relación, la
administración generalmente funciona en base a la relación que tiene
con otras administraciones donde estos índices permiten y apoyan una
rápida recuperación de la INFORMACIÓN.
Asimismo muchos índices constituyen una valiosa ayuda para justificar
la utilización de los descriptores, algunos tesauros se elaboran en
función de los auxiliares descriptivos del mismo Archivo.
Estos índices se relacionan con términos permutados, con la división en
el campo semántico, son índices analíticos y gráficos flechados,
ejemplos:
769
Los tesauros de Educación de la UNESCO están generados por
computadora por un sistema facilitado por la OTI, este TESAURO está
compuesto por:
una lista por campos semánticos codificada, numérica y analíticamente,
un cuerpo por orden alfabético con las relaciones jerárquicas y
administrativas,
una lista de términos que componen la sub-faceta y una lista rotada de
términos.
El TESAURO de formación personal realizada por CINTEREOR

presenta:
En el volumen 1ro. de Clasificación;
- campo semántico clasificado,
- un cuerpo ordenado por grupos semánticos clasificados donde se
presentan además los términos con sus relaciones jerárquicas y
administrativas
En el volumen 2do.;
un índice español KOOC,
un índice inglés KWOC,
un índice geográfico en español y en inglés.
El TESAURO ERIC realizado por computadora en Arizona, posee un

software apropiado para tal efecto además, controla la frecuencia de
utilización de términos que le permiten dar de baja algunos que se
encuentran sin utilización; da el alta a otros términos que van
apareciendo, permitiendo una actualización permanente y después de
un período de prueba o consolidación enla estructura general. Los
índices son:
de nuevos descriptores por orden alfabético y sin relaciones,
de descriptores dados de baja sin relaciones,
índices descriptores dados de baja en el uso no en el sistema,
índices descriptores dados de baja en el sistema es decir borrados,
una lista alfabética de descriptores con relaciones jerárquicas;
un índice KWTC términos rotados;
un índice KWTC;
un índice de clasificación por facetas o semántico.
El TESAURO de sicología, realizado en Buenos Aires, Universidad y

facultad de Sicología, es totalmente manual lo mismo que su
aplicación, sirve a la confección de catálogos de fichas de la biblioteca
de la Facultad de Sicología de la Universidad de Buenos Aires, presenta
la parte semántica, orden de campo semánticos codificados con letras y
números, y analítico; la parte alfabética, orden alfabético de
770
descriptores con sus relaciones jerárquicas y asociativas, y un apéndice
de actualización parte sistemática y partes alfabética con las relaciones
ya especificadas.
771
772
5. CAPITULO V
LA CONSERVACIÓN EN ARCHIVOS.
773
774
LA CONSERVACIÓN EN ARCHIVOS
INTRODUCCIÓN.
Una de las tareas fundamentales en los archivos es la conservación,

puesto que de ella dependen las demás y, por supuesto, la posterior
difusión de la información. Frente a los fondos documentales
tradicionalmente se han adoptado dos posturas, un restrictiva que tiende
a preservar la documentación y a mantenerla al margen de la
investigación y usuarios, propia de los archivos hasta finales del siglo
XIX; y otra expansiva, que trata de poner los medios necesarios para la
preservación conservación de la documentación pero sin renunciar al
acceso y difusión de la información.
El concepto de conservación del patrimonio documental es paralelo a la
aparición del Nuevo Régimen, puesto que con él se comienza a hablar
de patrimonio como testimonio de una nación y aparecen por primera
vez los investigadores de dicho patrimonio. Es en ese momento en el
que se plantea la forma que ha de tener el edificio de archivo para
albergar los documentos. En la conservación es fundamental el
contienente, dado que albargará los fondos y necesitará para ello unos
elementos básicos que le permitan preservar los materiales.
El edificio ha de tener unas funciones básicas:
Recoger y recibir los fondos.
Conservarlos.
Tratarlos, es decir, identificarlos y describirlos.
Comunicarlos a los usuarios.
Reproducirlos.
Restaurarlos.
Hay así mismo, que garantizar unas condiciones mínimas de
funcionalidad:
Recogida de fondos
Segura conservación
Espacio cómodo para la investigación lectura.
Asimismo hay que tener presentes unos factores bioclimáticos que

tienen que ser controlados por el personal del centro para favorecer la
estabilidad del soporte. Si las condiciones del soporte lo permiten se
realizarán reproducciones de la documentación cuya finalidad
responde, en unos casos, a la conservación y, en otros, a las demandas
de los investigadores.
La prevención y el control de aquellos factores que puedan dañar el
material archivístico son tareas tan importantes como la identificación y
775
la descripción de los mismos y su desarrollo ha ido paralelo a la
apertura de los archivos a los usuarios, dado que durante mucho tiempo
éstos han sido considerados uno de los principales agentes degradantes
Según J.R. Romero cabe destacar dos tradiciones en cuanto a la
conservación en archivos, la europea y la americana, situando a la
española en un punto destacado por la importancia que la conservación
ha tenido en la archivística española por las iniciativas llevadas a cabo
por sus profesionales.
Preservación. Conservación. Restauración. Conceptos.
Los métdos preventivos son los que consisten en proporcionar una

buena consistencia al soporte y mantener a los documentos en un medio
físico y ambiental óptimo para su conservación.
Los métodos curativos sanan y restauran los documentos deteriorados
de forma urgente si así lo requieren los documentos, o a medio plazo si
su deterioro no supone una destrucción inmediata.
El primer paso en la conservación de los documentos es, por tanto, la
preservación, aunque hay que tener en cuenta siempre cada uno de
estos procesos:
Preservación: comprende todas las actividades económicas y
administrativas relacionadas con el depósito e instalación de los
materiales, la formación del personal, los planes de acción, los métodos
y técnicas referidos a la preservación de los materiales de archivo y su
contenido.
Conservación: son los planes y prácticas específicas que se llevan a
cabo con el fin de preservar los fondos y hacer frente al deterioro,
daños y abandono.
Restauración: son la técnicas utilizadas por el personal especializado
para reparar los daños.
El marco legal en el que se sustentan las políticas de preservación y

conservación documental son:
La constitución Española en sus artículos 46 y 149.

La ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.
La leyes de patrimonio y archivos que las Comunidades Autónomas
han desarrollado.
Los Reglamentos de la Administración central y de las Comunidades
Autónomas.
La legislación local, fundamentalmente, la Ley 7/1985, de 2 de abril,
Reguladora de las Bases del Régimen Local.
776
EQUIPAMIENTOS EN LOS ARCHIVOS
Edificio, depósito e instalaciones.
PLANTEAMIENTO GENERAL
Tal y como se expresa en las múltipes definiciones de lo que es un

archivo, este término alude tanto al conjunto órganico de documentos
como a la entdad que lo alberga. Un archivo puede ser un departamento
de una entidad cualquiera o llegar a constituir una institución en sí
misma, aunque en ambos casos se vislumbra una realidad distinta al
fondo o fondos documentales que custodia: la existencia de una entidad
gestora de los fondos y su emplazamiento en unas dependencias
específicas. Una de las consideración de archivo, es el conjunto de
dependencias destinadas a la conservación, tratamiento y difusión de
los fondos documentales, incluyendo todos los servicios necesarios, ya
sea formando parte de una edificación o constituyendo una exclusiva.
Tras una secular experiencia en la materia, como de ha podido
comprobar al hablar de la historia de los archivos, en la actualidad
existe un consenso creciente en torno a las consideraciones ideales que
han de tener estas instalaciones. En este sentido, destacan las
aportaciones de M. Duchein (1988) y J. E. Simonet, esta última
auspiciada por el Ministerio de Cultura en 1992.
Éstas han de sumarse al marco normativo que regula las exigencias
básicas que deben cumplir los edificios, incluidas sus instalaciones,
recogidas en el Código Técnico de Edificación que aprueba el Real
decreto 341/ 2006, de 17 de marzo. Su misión es satisfacer los
requisitos básicos de seguridad y habitabilidad de los edificios, en
desarrollo de lo previsto en la disposición adicional segunda de la Ley
38/1999, de 5 de noviembre, de Ordenación de la Edificación.
El primer aspecto a considerar es que las instalaciones de un archivo
están determinadas por las finalidades del mismo, pues no requiere las
mismas necesidades el archivo de una empresa local o incluso de un
ayuntamiento que el archivo de una multinacional o el de un organismo
público de rango estatal. En todo caso, se distinguen tres áreas
esenciales:
El área de acceso restringido o área reservada, destinada al depósito y
tratamiento de la documentación.
El área privada destinada a labores de gestión y a otras tareas a
desempeñar por el personal del centro.
El área pública o de acceso libre controlado, destinada a la consulta y
difusion de los fondos documentales.
777
El espacio y los medios destinados a cada una de las áreas mencionadas
variará en función de las características de los fondos documentales, de
las necesidades técnicas y de los servicios prestados por el archivo,
aunque por lo común el área reservada es la que ocupa mayor espacio,
por incluir en ella los depósitos.
Instalaciones:
El archivo puede estar constituido por uno o más edificios construidos y

equipados exclusivamente para dicho fin, o reducirse a uno o más
locales integrados en las instalaciones de una entidad. Las instalaciones
del archivo están determinadas por las finalidades del servicio, de modo
que deben garantizar la adecuada conservación de los fondos y facilitar
su difusión.
EDIFICIO, EMPLAZAMIENTO, ARQUITECTURA GENERAL Y

CONSERVACIÓN.
El emplazamiento ideal de un archivo es una cuestión delicada. En

primer lugar es deseable que los archivos se ubiquen tan cerca como
sea posible de sus usuarios: administraciones, estudiantes y profesores e
investigadores no universitarios. Se ha de buscar la seguridad, huyendo
de las vecindades peligrosas por razones estratégicas (como objetivos
militares o nudos ferroviarios), geográficas (terrenos húmedos,
infestados, deslizantes…) Asimismo hay que considerar tanto el coste
como la disponibilidad del suelo en cantidad suficiente.
Por motivos de seguridad se recomienda el descarte de vecindades
conflicitvas o que supongan un riesgo potencial. Así ocurre con
posibles objetivos estratégicos, como los nudos ferroviarios, con la
áreas próximas a factores contaminantes, como el tráfico o las
industrias, o con terrenos poco idóneos para su edificación, cmo zonas
con exceso de humedad, de escasa estabilidad, con riesgo de
inundación, etc.
Se deben evitar los focos de contaminación industrial, los terrenos
exiguos de cascos históricos de las ciudades, emplazamientos
demasiado alejados de los centros urbanos o mal comunicados. La
necesidad de amplios espacios recomienda, por el contrario, la elección
de terrenos baratos en el cado de nuevas edificaciones. La situación
más factible es un emplazamiento suburbano, donde hay mayor
cantidad de suelo disponible y a mejor precio, o el desdoblamiento en
varios centros.
Edificios antiguos y edificios modernos.
778
Lo ideal es un edificio nuevo construido específicamente para archivo.
Los archivos no se acomodan a locales edificados con otros fines, por
razones de capacidad, resistencia de materiales y estructura de la
construcción, necesidad de respetar la arquitectura…
En última instancia, los responsables últimos prefieren aprovechar
edificios de carácter histórico (palacios, iglesias, conventos…) y
habilitarlos para fines culturales, el de archivo entre ellos. No es una
mala opción si se eligen bien los edificios y se observan normas
necesarias para eliminar toda fuente de peligro y se puede remodelar el
espacio con amplia libertad para que se adapte a las necesidades del
servicio y no al revés. Los que ofrecen mayores ventajas son: iglesias,
conventos, prisiones, etc.
Papeles del arquitecto y del archivero.
Si bien el arquitecto es el responsable de estos trabajos, es necesario
que sea informado a conciencia de las necesidades del servicio y de los
errores de orden funcional que se deben evitar.
Características arquitectónicas.
Pueden variar con la función propia de cada una de sus dependencias.
Así como la del depósito es la seguridad en la custodia de los
documentos, la de los locales de trabajo y la sala de consulta es la
seguridad y bienestar humanos, lo cual comporta una serie de requisitos
específicos en cada caso. La estructura será preferiblemente de
hormigón armado y en casos excepcionales de acero laminado. A tal fin
resultan beneficiosos los gruesos muros de puedra de lso edificios
antiguos, aunque es más práctico el hormigón. En edificios readaptados
que tengan elementos constructivos de madera no sustituibles, éstos
serán consolidados y tratados con productos ignífugos e insecticidas.
Los cerramientos al exterior serán con preferencia la piedra mural o
artificial, el ladrillo a cara vista u otros materiales de fácil conservación.
Las cubiertas serán inclinadas, dejando cámara de aire, con elementos
impermeabilizantes. Las bajantes se colocarán preferiblemente al
exterior, por fachadas y patios. En cualquier caso habrá que tener en
cuenta la eliminación de barreras arquitectónicas.
Los accesos y vías de evacación estarán debidamente indicados,
teniéndose en consideración la existencia de puertas específicas para la
entrada o salida de documentos, sobre todo en archivos con
transferencias frecuentes.
Respecto a la distribución de los espacios en el interior, ya se ha
mencionado que existen tres áreas fundamentales, cuyo volumen se
calculará en función de las necesidades presentes y futuras del archivo,
al menos treinta años vista. Cada unoa de estas áreas deberá disponer de
su acceso independiente desde el exterior, o al menos uno para las
personas y otro para los documentos. En función de esta separación se
779
diseñará la distribución del edificio, así como la circulación de personas
y documentos entre ellas. El depósito deberá aislarse lo más posible del
resto del edificio y los circuitos de la documentación no podrán ser
interferidos por los visitantes, de forma que solo se permita el contacto
entre usuarios y documentos en la sala de investigación.
DEPENDENCIAS
Área Reservada.
Abarcará la mayor parte del edificio, al incluir los depósitos

documentales, además en esta área se insciben los talleres de
restauración, reprografía, encuadernación y limpieza. Otras tareas
directamente relacionadas con el manejo de documentos, como la
clasificación, selección y eliminación, tendrán cabida en esta área, que
dispondrá asimismo de las dependencias sirvientes necesarias para el
personal (vestíbulos, distribuciones, pasillos, aseos, vetuarios y
servicios de limpieza).
Depósitos documentales.
Si el edificio es la garantía y protección de la documentación frente a

las condiciones y circunstancias externas, la arquitectura específica de
los depósitos debe ser el aval que garantice unas condiciones internas
estables en los espacios dedicados a la conservación documental.
El ideal de un depósito de archivos es el que dispone en su concepción
constructiva de las siguientes características:
Características Ventajas.
· Una superficie rectangular o Aprovechamiento de espacios e
cuadrangular y en torno 250 m2. instalación de estantería.
Sectoriza los riesgos.
· Estanco en su relación con las otras Seguridad frente a riesgos externos
dependencias del edificio y el exterior (incendio-hurto).
· Capaz de soportar cargas cercanas a Opción de estantería compacta o

los 1500 kg. por m2. móvil.
· Con muros de gran grosor, aislante a Protección frente a condiciones
la humedad y la temperatura y porosos climatológicas adversas continuadas.
al aire. Ventilación.
· Siempre construidos por encima de Protección frente a riesgos

la cota 0 (inundaciones)
780
· Aislamientos en tejados Protección frente a temperaturas
extremas y lluvias.
· Altura de los techos de 3.00 m Ventilación superior-conducciones
de detección-extinción-iluminación.
· Conducciones mínimas posibles, las Evitar accidentes.
eléctricas en tubos de aluminio, las
hídricas inexistentes y las de gas las
menos posibles
· Iluminación natural filtrada y/o Visibilidad del personal, acción
artificial controlada. fungicida.
· Arquitectura con ventilación natural Acción fungicida. Control de plagas
frente a artificial y actividad biológica. Nocividad del
aire acondicionado: coste,
artificialidad, contaminación.
Las condiciones medioambientales del interior de los depósitos deben

evitar la cercanía y la exposición de la documentación a los umbrales
de riesgo en cuatro parámetros:
Parámetro Ideal Riesgo

Humedad Relativa 45% +- 27% /80%
5%
Temperatura 18 Cº+- 5Cº/30Cº
5Cº
Contaminación Ausencia Monóxido-
Azufre
Iluminación 100 lux 50lux/250lux
Sus carácterísticas constructivas externas se orientarán a neutralizar y/o

estabilidazar las condiciones medioambientales, facilitando la
ventilación natural cuando sea aconsejable, la luminosidad natural
recomendada y el aislamiento frente a los agentes degradantes.
Los muros exteriores deberán ser gruesos, convenientemente aislados
contra las oscilaciones térmicas y de humedad, aunque porosos al aire.
Se recomienda el empleo de muros dobles, con cámara de aire o fibras
aislantes, al tiempo que se gaantice la ventilación controlada, de forma
natural o artificical.
Conviene situar los depósitos por encima del nivel del suelo, para evitar
inundaciones y plagas, y sus tejados estarán dotados de una correcta
evacuación de aguas.
Puede diseñarse una edificación con pilares y planchas de hormigón o
con esctructuras metálicas que carguen todo el peso de la construcción
781
y los fondos sobre unos cimientos convenientemente reforzados, sin
descargar peso en la estructura del edificio.Esta ultima solución, más
brata, se adapta tanto a los edificios de nueva construcción , donde el
hormigón cierra la totalidad de los depósitos, como a construcciones
rehabilitadas, aunque es menos resistente en caso de incendio.
Estructura.
La estructura de los depósitos puede ser de dos tipos: convencional y

metálica autoportante. En el primer caso los depósitos serán construidos
con pilares y planchas de hormigón. En el segundo la estructura se
forma a base de pilares y vigas metálicos que soportan al mismo tiempo
y directamente el peso de las estanterías, que descansan sobre ellos, y el
hormigón solo interviene como cierre. Este sistema resulta más barato y
rápido de ejecución, y se utilizó sobre todo en los años sesenta y
setenta, pero es menos resistente en caso de incendio, por lo que es
poco recomendable. Los depósitos suelen ocupar el 60 % de la
superficie construida. Las medidas según las recomendaciones
internacionales se seguridad no deberán exceder los 250 m2 de
superficie y entre 2,5 y 3 metros de altura, para evitar gandes masas de
aire que faciliten la combustión, sin por elloe impedir la circulación
controlada del aire, con estanterías fijas que sirven para alojar unos
1.500 metros de documentación, por lo que la estructura deberá
soportar los 750 kg/ m2. Cuando se requiera más espacio al efecto, se
compartimentará en unidades que no superen individualmente dicha
superficie. La altura máxima de los locales no podrá rebasar los 2,50 m,
para evitar grandes masas de aire que faciliten la combustión. No se
recomienda la utilización de plantas bajo rasante (techumbre) como
depósitos documentales por las dificultades que entraña el control de
las humedades. Se situarán convenientemente aislados del resto de las
dependencias y dotados de medidas de protección contra riesgos de
deterioro procedentes del exterior. Los ascensores, montacargas y
montalibros no tendrán acceso directo, sino a través de un vestíbulo
cortafuegos.
Las cargas que soportará la estructura, con un sistema de estanterías
fijas que deberán resistir 750 kg/m2, que en caso de almacenamiento
compacto con estanterías móviles será de 1.250 kg/m2. Resulta
indispensable que el depósito esté previsto de muros, techos y suelos
resistentes al fuego durante dos horas, así como puertas metálicas
cortafuegos, con cerraduras antipático, que resistirán al menos una hora
sin deformarse, para evitar la expansión del fuego. No obstante, existen
especialistas que recomiendan, para prevenir excesos, estructuras que
soporten 1.500 kg/m2.
782
Los huecos de las ventanas se abrirán preferiblemente a las fachadas de
menor insolación e incidencia de vientos portadores de agentes
contaminantes y humedad. La superficie de los mismos será
equivalente al 10% de la del cerramiento correspondiente. La
carpintería será de aluminio armonizado o lacado, con elementos
practicables y el máximo hermetismo, y con acristalamiento de vidrio
de las siguientes propiedades: inastillable, absorbente de radiaciones
(UV e IR), y aislante acústico y térmico.
Las instalaciones de fontanería no atravesarán estos locales bajo ningún
concepto, salvo las de acondicionamiento o las de protección contra
incendios, en cuyo caso contarán con elementos protectores.
Para evitar la humedad es fundamental el sistema de construcción. Las
láminas de gres usadas como revestimientos para mejorar el aspecto
exterior de los muros son resistentes al calor y a la humedad. El
aislamiento por cámara de aire se consigue utilizando hormigón celular
cuyas pequeñas celdillas actúan como aislante, utilizando hormigón
traslúcido formado por gruesas losetas cóncavas que soldadas unas
sobre otras por la parte de la concavidad constituyen un buen aislante
acústico y térmico.
La protección acústica, se consigue en parte por el cerramiento de los
muros cuando viene del exterior, pero también por láminas absorbentes
colocadas en suelos, techos y paredes. Estas materias aislantes pueden
ser: porosas, de membrana.
El polvo, el hormigón empleado en estas construcciones puede
mezclarse con materiales antipolvo. El cemento desprende muchas
partículas de polvo. Hay otros materiales contiguos para cubrir suelos a
base de caucho o de plásticos, de más resistencia pero más caros.
También pueden usarse pastas o simple barniz de polivinilo, pero estos
sistemas que son más económicos son en proporción menos duraderos.
La instalación eléctrica recomedable es un punto de luz de 60w cada 2
metros entre las estantería y de 75w cada 4 ó 5 mteros en lso pasillos
centrales. Estará encastados en el techo para evitar zonas de sombra y
protegidos de rejilla para evitar su rotura. Los enchufes y conducciones
estarán debidamente protegidos y aislados. Existirán puntos de luz a lo
largo de los depósitos, bien totales o parciales, admás de un interruptor
general en la entrada.
Los ascensores, montacargas, depósitos de gases y aguas, etc. Se
situarán fuera de los depósitos y el acceso a los mismos se efectuará
mediante un vestíbulo cortafuegos.
Zonas de trabajo
Locales de recepción-expurgo-clasificación.
783
Uno de los primeros locales es el de recepción que será un muelle de
carga a cubierto para facilitar el acceso de los vehículos. La entrada
habilitada para la recepción ocasional o períodica de fondos, que deberá
ser distinta de la entrada de personas y estar directamente comunicada
con el área reservada. Esta entrada será de especial relevancia en
archivos insertos en un sistema archivístico y que reciban o envíen
transferencias con asiduidad, en cuyo caso es recomendable la
existencia de un muelle de carga para fecilitar el acceso de los
vehículos.
Luego la documentación pasará inmediatamente al espacio reservado
para la limpieza, desinfección y desinsectación (contará con un
aspirador industrial y un autoclave). La sala destinada a limpieza,
desinfección y desinsección, deverán estar dotadas de medios ténicos
necesarios para eliminar el polvo y la suciedad, así como para proceder
al desinfectado y desinsectado de los documentos. Será necesaria una
campana extractora y una conducción para expulsar los gases, que
rebasará la altura máxima del edificio o acometerá al alcantarillado.
Las salas de clasificación y expurgo contiguas al exterior, su extensión
dependerá de la concepción del archivo. El equipamiento lo forman
mesas grandes con cajeros de 40 x 50 cm. para clasificar documentos.
Contarán con un espacio anexo destinado a almacén para material de
embalaje.
Taller de encuadernación.
Toda archivo deberá contar al menos con un equipo sencillo de

encuadernación, para las necesidades corrientes del servicio. El
equipamiento de un taller especializado, necesitará material y personal
adecuado. Esto solamente se los suelen poseer los grandes archivos.
Taller de restauración.
La restauración, una de las operaciones más delicadas requiere personal

específico de alta cualificación, con instalaciones y maquinaria costosa.
Su dotación puede variar en función de las características de la
documentación y de las necesidades del centro, y de hecho existen
archivos que acuden a servicios externos cuando lo necesitan. No
obstante, los grandes archivos suelen contar con un taller más o menos
dotado de personal y medios.
Debe situarse, preferentemente, cerca de la sala de limpieza de
documentos –desinfección-desinsectación y nunca próximo a los
depósitos. Debido a los productos que se utilizan deberá contar con
784
sistemas de detección y extinción de fuegos y salida de emergencia.
Los recubrimientos de las paredes y suelos serán anticorrosivos,
hidrófugos y antideslizantes. Tendrá cuatro zonas, una de tratamientos
manuales (limpiezas, consolidación, encuadernación, montaje…), de
lavado y tratamientos tóxicos, de tratamientos mecanizados y
laboratorio.
Se pueden distinguir varia labores diferenciadas, que suelen dar lugar a
zonas de trabajo: tratamientos manuales (limpiezas específicas,
consolidación, encuadernación, montaje…), lavado, tratamientos
mecanizados (integración, laminación…), tratamientos con productors
tóxicos y laboratorio (para análisis químico-físico). No obstante, lo
importante es distribuir el espacio de trabajo y dotar al edificio de los
requerimientos técnicos para atender a las labores a realizar, con
independencia de que cuenten o no con salas diferenciadas.
Taller de reprografía.
Todo servicio de archivo necesita realizar reproducciones de

documentos que en sus mayoría, se solucionan por medios de
fotocopias. A parte de estas hay otras necesidades como la
microfilmación, la fotografía y, últimamente, la digitalización de
documentos. Para cubrir hace falta contar con el personal especializado,
así como laboratorios para la producción –con cámaras planetarias- y
para la duplicación –con las instalaciones propias (zona de lavado,
revelado, secado…)
Área Privada.
Administración, cuartos de instalaciones.
Es el espacio dedicado a actividades administrativas no se distingue en

sus aspectos arquitectónicos de los destinados a oficinas. Se ubica cerca
de los depósitos para evitar pérdidas de tiempo en los traslados, aunque
separado al menos por un vestíbulo cortafuegos. Un archivo tipo cuenta
con un servicio de atención al público aa través del Departamento de
Referencias, que asesora a los usuarios y gestiona los pedidos de
reproducciones. Ese departamento contará con las oficinas
administrativas necesarias, como también el resto de departamentos
destinados a la organización y descripción de los fondos, la supervisión
de la restauración y el resto de servicios que oferte el archivo. Todo
personal ha de disponer de espacions adecuados de trabajo de acuerdo
con sus cometidos. Los servicios orientados a la atención al usuario
deberán situarse contiguos al área pública, mientras que los
785
directamente relacionados con el manejo de lso fondos se ubicarán
próximos a los depósitos.
Dependencias sirvientes: vestíbulos, distribuidores, pasillos, aseos y
vestuarios. Servicios de limpieza.
Área Pública.
La razón de se de un archivo es preservar los fondos documentales para

las generaciones futuras, aunque tanto o más importante es facilitar el
acceso a la información contenida en ellos. Por eso en todo archivo,
incluso aquellos situados junto a otras dependencias de la insitución
productoa y con equipos medios, deben garantizar de algún modo el
servicio a los usuarios. En archivos pequeños puede solucionarse con
una pequeña sala de consulta contigua a la oficina del archivero,
aunque en archivos grandes, como se ha dicho, el volumen de usuarios,
consultas, gestión de documentos e información y hasta visitantes
requieren espacios acordes con los servicios prestados.
Tomando como referencia a un archivo de cierta relevancia, el área
pública debe distinguir las zonas de libre acceso del espacio destinado a
la consulta e investigación. Asimismo, en instituciones de interés
cultural es frecuente que se destine parte de las dependencias públicas a
otras actividades, como pueden ser salones de actos o salas de
exposiciones, cuando no la apertura de parte del edificio a la visita
turística.
Recepción
El aceso desde el exterior podrá coincidir con el del personal del centro
o efectuarse por una entrada independiente, aunque en todo momento se
distinguirá con claridad el espacio detinado a los usuarios. El vestíbulo
deberá ser amplio y contar con las indicaciones necesarias para orientar
correctamente a los usuarios. Es su primer contacto con la institución,
por lo que es fundamental que los visitantes reciban la máxima
información sobre los servicios prestados por el archivo, incluyendo las
señalizaciones oportunas.
Por lo común el vestíbulo se situará del control de acceso, su es que
este no se ha efectuado con anterioridad, como ocurre con muchos
archivos insertos en otros organismos mayores. Contigua a este espacio
deberá estar la oficina destinada a la acreditación de los usuarios que
vayan a acceder a la sala de investigación.
En un gran archivo el vestíbulo debe ser amplio y atractivo, con buena
señalización, que indique los distintos servicios.
786
Información.
Generalmente se encuentra en el mismo lugar que el vestíbulo, aunque

puede tener un local a parte e inmediato. Debe orientar al usuario sobre
las condiciones de acceso al archivo, servicios que presta e información
sobre los fondos. Contará con medios informáticos para el registro e
identificación de los usuarios.
Guardarropa.
Sala de consulta, lectura, inventarios, biblioteca.
La sala de lectura debe ser tranquila, bien iluminada, agradable y

propicia al recogimiento. El acceso será desde el área de acogida e
información, sin necesidad de pasar por zonas restringidas y estará
prudentemente cercana a los depósitos para reducir al mínimo los
desplazamientos y el tiempo de entrega de documentos.
Los puestos de lectura pueden ser mesas corridas o pupitres
individuales, en cualquier caso contarán con unas dimensiones mínimas
de 1 x 0,70 m por lector, pues los documentos son muchas veces de
gran volumem y un espacio total de 5 m2 por usuario. Para calcular las
dimensiones de esta sala se debe prever un espacio de cinco metros
cuadrados por usuario. Por lo que hace a la iluminación la mejor es la
natural que no sea directa ni cenital, apoyada con luz eléctrica de modo
que se logre una iluminación ambiente entre los 500-700 lux.
Aspecto muy importante es la vigilancia de esta sala, para evitar así
robos, lo mejor es que la sala sea un espacio diáfano. Junto a la sala de
lectura se ubicará ora para los instrumentos de descripción, con ficheros
o con terminales de ordenador conectadas así mismo con el servicio de
pedidos, en función del grado de automatización del centro.
A veces no es suficiente con una sala de lectura, ya que algunas
investigaciones requieren locales especiales para la consulta de
microfilms, documentos electrónicos, documentos estropeados,
audiovisuales… Habrá que prever estas necesidades y el equipamiento
necesario: lectores de microfilm, ordenadores, videos…
En toda sala de investigacón o consulta existirá un espacio destinado a
la solicitud y recogida de la documentación, en el que el personal del
centro controlará la correcta solicitud de documentos, gestión de los
pedidos, entrega de los usuarios y su posterior devolución.
Reunión: salón de actos, exposiciones
787
El desarrollo de las actividades en los archivos, a favor de la enseñanza
y la apertura al público más amplio, comporta el diseño consecuente de
locales afectos a estas actividades. Que suelen además, combinarse, con
la apertura al público de sus instalaciones, sobre todo en el caso de los
archivos situados en edificios históricos y monumentales.
Es conveniente separar estas actividades de las desempeñadas por los
investigadores, estableciendo zonas distintas. Cuando ello no sea
posible se procurará respetar el trabajo de los investigadores.
Asimismo, el área publica estara separada de las dependencias del
personal y las instalaciones del área reservada.
Los espacios del área pública serán de fácil acceso para los visitantes,
con acceso direccto desde el exterior o desde el vestíbulo principal.
Esta medida, además de respetar el correcto funcionamiento del centro,
premitirá incluso el establecimiento de los horarios distintos para cada
tipo de usuario.
Según las características del archivo, las actividades ofertadas y la
demanda de visitantes se diseñará el espacio destinado a estos fines,
que puede tratarse de una sala multiusos o diversificarse hasta abarcar
salas de exposiciones, salón de actos, sala de audiovisuales y espacios
museísticos diversos, propios de muchos edificios monumentales.
Este espacio tiene que ser fácilmente accesible y preferiblemente desde
la calle, estar aislado de la sala de lectura y de los depósitos, y contar
con salidas de emergencia. El mobiliario y las instalaciones varían
dependiendo de sus finalidades específicas.
EQUIPAMIENTOS
Al hablar del edificio de archivo tenemos que incluir su instalación y,

por tanto, no sólo ha de tratarse la edificación en sí misma, sino
también el mobiliario detinado a su cometido principal: la preservación
El estanteo consiste en el conjunto de medidas destinadas a ubicar
correctamente las unidades de instalación que albergan los documenos,
garantizando con ello sus condiciones de preservación. Por tanto,
abarca tanto la definición de las carácterísticas del mobiliario como el
orden y control del espacio destinado a las unidades de instalación.
Mobiliario.
Las estanterías y el estanteo.
El estanteo podría definir a todo aquel conjunto de estrategias y

operaciones que tienen por objetivo instalar correctamente las unidades
788
de conservación en los depósitos a fin de garantizar que sus condiciones
de preservación, no se vean en modo alguno, afectadas por la inducción
humana. Hablar de estantería y estanteo significa, evidentemente,
hablar de mobiliario para la conservación, pero también de orden y
control del espacio de instalación de las unidades de conservación que
forman los fondos documentales.
El mobiliario de instalación más habitual en un archivo es la estantería
y los muebles especiales tales como armarios y planeros, hechos «ex
profeso» en función de las exigencias de la documentación que
contienen.
Un mobiliario ideal debería cumplir los siguientes requisitos para
ajustarse a los parámetros de conservación documental:
Características constructivas: construido en metales, pintados al fuego o
esmaltados y con pinturas metaloácidas. Se deberá ajustar a los
formatos de los documentos que constituyen nuestros fondos y no al
revés.
Las estanterías:
Pueden ser de dos tipologías, móviles o fijas. Las móviles serán tanto
verticales como horizontales. Sea móvil o fija, los factores a tener en
cuenta a favor o en contra, son: capacidad, iluminación, ventilación,
versatilidad. Los parámetros estándar serían: longitud (11 metros),
altura (de la balda superior 1,90 m, con cerrmiento superior entorno a
los 2,30 metros), disposición (perpendicular a las vigas), separación
entre caras (costeros ciegos/ abiertos si se aprecia ventilación),
ventilación (asegurada), separación con paredes y techos (asegurada),
pasillos centrales (1 metro), pasillos entre cuerpos (75 cm.), baldas
longitud (1 metro +/- 15 cm.), baldas de fondo (36 cm. con solapa
posterior y costeros laterales), baldas separación (regulable entre 24 cm.
y 38 cm. Y 3 cm. libres), balda superior (a 1,90 metros del suelo), balda
inferior (a 5 cm. del suelo), versatilidad de separación del baldaje en
función del tipo de documentos, versatilidad de profundidad del baldaje
en función del tipos de documentos.
Estas deben presentar cierto número de características:
Solidez. los documentos de archivo son pesados, un metro lineal puede
alcanzar los 100 kg, por tanto la estantería tendrá el espesor suficiente
para soportar dicho peso sin deformarse. Será además de superficie lisa,
con una pintura y tratamiento antioxidante.
Manejabilidad. Para lo cual deben ser móviles y poder ubicarse en
altura cada 25 milímetros.
Inocuidad. Se deben rechazar los sistemas de montaje de perno y
tuerca, así como las aristas vivas y los elementos cortantes. Para evitar
la condensación de humedad el aire debe circular entre las estanterías,
de modo que las divisiones inferiores sean abiertas, separadas mediante
789
tiras en X, y solo estarán cerrados los laterales para evitar que caigan
los documentos. Asimismo estarán a unos centímetros del suelo y
cerrado dicho espacio, como lo estarán por arriba como protección
contra el polvo.
Las dimensiones del cuerpo de estantería son habitualmente: 1,90
metros de altura (base de la balda superior) para acceder a mano de una
persona normal, con baldas o estantes de 1 x 0,40 x 0,50 (longitud,
profundidad y distancia entre baldas)
Hay dos sistemas:
Convencional de estanterías fijas de doble cuerpo o a dos caras
dispuestas en paralelo, situadas con una separación de 0,80 m entre los
cuerpos y un pasillo de 1,20 metros de altura entre bloques.
El denso o compacto, en el cual uno o varios cuerpos están fijos y los
demás montados sobre raíles, se desplazan mediante un motor eléctrico
o un mecanismo de cadena (manual). El desplazamiento puede ser
longitudinal, transversal o pivotante, según los modelos.
El sistema denso permite un mayor aprovechamiento del espacio, pues
basta con reservar 0,80 metros para formar el pasillo allí donde sea
necesario mediante el desplazamiento de las estanterías. Comoquiera
que la carga soportad por metro cuadrado es superior a la del sistema
convencional, hay que tenerlo presente al hacer el cálculo de
estructuras.
Para el acomodo de tipos documentales distintos al libro y al legajo
existen diferentes soluciones mobiliarias. Los documentos que no
pueden ser desdoblados: planos, mapas, dibujos, documentos de tamaño
excepcional pueden guardarse en muebles:
Portaplanos horizontal: los documentos se guardan en cajones de
grandes dimensiones para evitar dobleces, son los más cómodos y
seguros. Aunque existen sistemas de almacenamiento en cilindros o en
suspensión, se recomienda descartarlos por el daño que pueden llegar a
ejercer sobre los materiales documentales. Incluso en el caso de que los
documentos sean introducidos en sistemas sustentantes, la disposción
vertical del mismo puede afectar a su conservación.
Portatubos: en los que previamente los documentos han sido dispuestos
enrollados. Su principal problema es que estos se deforman y su
manipulación es incómoda.
Portaplanos vertical: o sistema colgante, pues los documentos están
suspendidos por una banda adherida a uno de sus bordes. Es práctico
para las oficinas pero inconveniente para planos, mapas, etcétera,
antiguos cuyo soporte, menos sólido, puede verse afectado.
Otro elemento importante en la instalación y protección de documentos
lo constituyen las cajas de archivo. Las mejores son las de cartón no
ácido y resistente. Las dimensiones normalizadas son 38 x 28 x 12
790
centímetros, y cuando el tamaño de los documentos se requiera de otras
de medidas especiales deberán ser unos centímetros más amplios que
estas para evitar roces y dobleces.
EL ARCHIVO COMO CENTRO DE CONSERVACIÓN.
El archivo como centro de conservacion. Medidas de conservación

preventiva. Medidas de protección y de corrección de agentes degradantes
ambientales. La seguridad en los archivos.
MEDIDAS DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA
La preservación es la tarea fundamental de un archivo, aunque cada

centro debe tener su propio plan de preservación en función del tipo de
material documental que contenga y de sus funciones, presupuestos,
etc. Ésta es una actividad de gestión que afecta a todo el personal del
archivo, que ha de tener su reflejo en los presupuestos y que debe estar
coordinada desde los mas altos niveles de gestión del centro o de la red
de centros.
Los objetivos de la preservación, en cualquier caso, son dos:
Preservar el material documental en su forma física original.

Preservar el contenido intelectual de la información registrada,
transfiriéndola a otros soportes para prevenir el deterioro del original.
Por ello, el entorno físico que rodea al documento es fundamental, tanto

su instalación como el almacenamiento, pero aún lo es más su uso y
manipulación tanto por el usuario como por el propio archivero. Todo
ello sin tener en cuenta los factors accidentales que puedan darse en
cualquier momento: inundaciones, incendios, robos, etc.
Hay dos elementos a tener en cuenta en la política de preservación:
El control del movimiento de fondos. Es una tarea que corresponde al
personal del centro, que debe contar con el material adecuado para
realizar dicha tarea: carritos para transportar y recolocar las peticiones,
testigos colocados en los huecos de los documentos que se sirven, etc.
Asegurar la conservación del documento. Para ello se tendrían que
realizar valoraciones cada cierto tiempo, según el art. 132 del
reglamento de 1901, aunque en la mayoría de los centros resulta
imposible por falta de medios.
La conservación de los documentos es, primero, tarea de cada centro a
través de una política de prevención. Cuando el estado de los mismos
ya es preocupante hay que realizar tareas de restauración, que se llevan
a cabo en el propio archivo o en centros especializados. En España, el
791
insitituto del Patrimonio Cultural está dedicado al patrimonio
documental e histórico-artístico.
Sin embargo la conservación comienza en los propios archivos con la
adecuación de los depósitos para evitar la agresión del medio sobre los
documentos a través de la creación de un ambiente apropiado, midiendo
las condiciones de humedad y temperatura, la luz directa sobre los
fondos, el material mobiliario.
Análisis de la situación necesidades
En primer lugar hay que conocer el estado de conservación de los

fondos: sus condiciones físicas, el entorno y su sistema de instalación.
Normalmente se realiza un análisis de la situación a través de un
cuetionario en el que se plasman los aspectos más diversos de esas
condiciones.
EL ENTORNO
El material documental es orgánico y, por tanto, perecedero y

susceptible a procesos de deterioro debidos a reacciones ocasionales
por factores físicos: luz, temperatura, humedad relativa; químicos:
contaminación atmosférica; biológicos: acción de plagas. Asímismo
hay causas accidentales que hay que tener el cuenta: robo, vandalismo,
inundaciones, incendios, terremotos, guerras, etc.
Por eso el primer objetivo tiene que ser conseguir unas condiciones
óptimas para el depósito siguiendo las normas existentes y
estableciendo las medidas de control que sean necesarias.
Mantenimiento de las instalaciones
El polvo es un elemento difícil de evitar, aunque se pueden minizar sus

efectos protegiendo los docuemtnos en sus unidades de instalación y, al
mimo tiempo, manteniendo limpios los deposítos. La limpieza se
fectruará con regularidad, con especial atención a las zonas proclves a
acumular polvo. Asimismo, conviene limpiar las estanterías con cierta
periodicidad, al igual que desarrollar campañas de funigación par
aminimizar el riesgo de insectos, roedores y demás fauna dañina.
Tales medidas, además deben contemplar al prevención frente a la
introducción incontrolada de polvo procedente del exterior, para lo cual
son útiles los sistemas de climatización. Asimismo, las paredes, suelos
y techos de los depósitos, así como el mobiliario interno deberán ser
tratados con materiales especiales que eviten la proliferación del polvo
por el mero desgaste de las instalaciones.
792
El personal de limpieza deberá tener especial cuidado en el manejo del
agua y los detergentes, evitando en la medida de los posible aquellos
especialmente dañinos para la documentación o que desprendan gases
tóxicos. En todo caso, su uso e introducción en los depósitos será en la
cantidades justas y durante el tiempo imprescindible, siempre
combinados con una correcta ventilación y con la autorización previa
del personal responsable de la conservación.
El depósito
El edificio de archivo tiene que proporcinar las mejores garantías de

conservación por lo que su estructura y materiales utilizados deben
adecuarse a las necesidades del material que alberga. En el depósito se
encuentra la mayor parte del material documental de un archivo y, por
ello, resulta imprescindible que se proyecten y construyan de acuerdo
con unas recomendaciones no sólo para el espacio de depósito, sino
para el mobiliario, sistemas electrícos, etc.
Además muchos archivos necesitan diferentes medios de
almacenamiento a causa de los diferentes formatos: fotografías, tarjetas,
mapas planos, grabados y estampas, que deben ser conservados
horizontalmente en archivadores exclusivamente realizados para ello,
de manera que cuando haya que consultar uno de ellos se pudan sacar
las bandejas deslizándolas por rieles. Este sistema evita además, la
entrada de polvo en los cajones. Los materiales audiovisuales suelen
tener sus propios medios de conservación (cajas de plástico en CD y
cintas, funda de cartón en discos de vinilo, cajas metálicas en
microfilmes…) y su conjunto se almacena en armarios o archivadores
propios.
La iluminación
No es la misma intensidad de luz la que encontramos en un depósito, en

la sala de consulta o en los puestos de trabajo del personal del archivo,
así que en función de las necesidades encontrarmos unos parámetros:
Depósito: 50-100 lux

Consulta: 500-750 lux
Trabajo: 250-500 lux
En las salas de exposiciones no es aconsejable sobrepasar los 100 lux, e

incluso, los 50 lux para los materiales más delicados (namuscritos,
793
obras iluminadas). El control de la iluminación en el depósito debe
llevar a cabo tanto sobre el sistema artificial de iluminación, como del
natural. Para proteger el depósito de la luz natural hay que respetar las
normas referidas a las ventanas pero, además, es recomendable colocar
vídrios que filtren las radiaciones ultravioletas u películas y barnices
oscurecedores. La instalacion eléctrica debe controlarse a través del uso
de materiales apropiados.
LOS FACTORES AMBIENTALES DE DEGRADACIÓN DE

MATERIALES
Los factores ambientales –temperatura, humedad, luz y contaminación

atmosférica- son determinantes para la conservación del material de
archivos, y son los responsables, en muchos casos, de alteraciones
físico-químicas y biológicas.
Pueden ser externos al edificio del archivo o biblioteca o internos, pero
lo normal es que los factores ambientales del interior del edificio se
correspondan, en buena medida, con los externos. Si nuestro archivo o
biblioteca se encuentran situado geográficamente en una zona con un
clima muy húmedo o muy seco, altamente contaminada o con
temperaturas extremas, esos factores se verán reflejados en el interior
del edificio y tendremos que luchar contra ellos para conseguir unos
parámetros estables de conservación.
De todos los factores ambientales el más importante respecto a su
control es la humedad. Es quizás el factor que presenta una mayor
dificultad para el mantenimiento de su estabilidad., pues la humedad
está en relación con la temperatura, la ventilación, etc.
Humedad
Se trata de un factor que intervine decisivamente en la conservación de

los materiales de archivos. Los parámetros estándares de humedad para
la conservación de los documentos de archivo se sitúan en 45% - 50% y
el 60% de humedad relativa, pero debemos tener en cuenta diferentes
tipos de medida de humedad:
Humedad absoluta
Se refiere a la cantidad de gramos de vapor de agua que contiene un
metro cúbico de aire, y se expresa en g/m3.
Humedad relativa
Para saber si un ambiente es húmedo o seco debemos comprobar qué
cantidad de agua puede contener un volumen de aire a determinada
794
temperatura, pues la capacidad que tiene el aire para absorber vapor de
agua depende de ésta; cuanto más elevada sea la temperatura, mayor
será la capacidad del aire para absorber vapor de agua.
La humedad relativa se expresa en tanto por ciento y puede definirse
como la relación entre la cantidad de gramos de vapor de agua presente
en un volumen de aires dado (H. A.) y a cantidad máxima de vapor de
agua que puede contener el mismo volumen a determinada temperatura.
Humedad de equilibrio
Todos los materiales orgánicos tienen estructuralmente un porcentaje
determinado de humedad que forma parte de sus características
constitutivas. Este porcentaje se conoce como humedad de equilibrio, y
recibe este nombre porque se encuentra siempre en equilibrio en
relación a la humedad relativa. El material desprenderá humedad o la
absorberá para mantener su nivel de equilibrio interno. Cuando el
equilibrio interno de los materiales se rompe debido a las
modificaciones de los niveles de la humedad relativa, se producen
variaciones estructurales de los mismos.
En el caso de los materiales de archivo estas variaciones suponen
dilataciones, deformaciones, disolución de tintas y pigmentos,
contracción de fibras, fragilidad y descamaciones se sustentados, etc.,
según se deban a exceso o a falta de humedad. El papel sitúa
generalmente su humedad de equilibrio en el 5-10%.
Actividad del agua
Un factor fundamental para el desarrollo de los microorganismos es la

cantidad de agua disponible de los materiales para que empiece su
actividad metabólica. Esta cantidad de agua está relacionada con el
vapor de agua de la atmósfera. Un material seco tiene una actividad del
agua de 0.0y y un material como el agua tiene una actividad del agua de
1.0. Los microorganismos como las bacterias y los hongos se
desarrollan entre el 0.65 y 0.99; la cantidad exacta que necesitan viene
determinada tanto por las diferentes especies como por la propia
naturaleza de los materiales. Entre los autores que han tratado este tema
podemos citar a Olson y otros, 1983; G. Canela, 1991; F. Gallo, 1992-
1994-1996; N. Valentín, 1998-1999; P. Mandrioli y G. Canela, 1998.
Temperatura
La temperatura siempre se encuentra ligada a la humedad, aunque en

términos generales, una temperatura alta nunca es aconsejable para la
conservación del material de archivo, pues, al acelerar las reacciones
795
enzimáticas de los microorganismos, favorece el biodeterioro. Está
comprobado que las temperaturas bajas frenan la actividad de muchos
microorganismos, por lo que detienen el deterioro de los materiales de
archivo.
El control que debemos hacer sobre esta variable debe ser muy riguroso
y ligado al control de la humedad relativa, pues de ello dependerá la
preservación de cualquier tipo de documento u obra gráfica bajo
nuestra custodia. Ante la duda sobre qué temperatura es aconsejable
para el material de archivo, siempre tenderemos a procurar ambientes
de baja temperatura, aunque controlando que no se produzca
condensación. La temperatura adecuada para los estándares de
biblioteca y archivo es de 18-20 ºC.
Humedad relativa/temperatura
Temperatura alta
Acelera la acción de oxidaciones de la celulosa y favorece la aparición
de microorganismos y de su actividad enzimática y de producción de
ácidos orgánicos. Esto se traduce en la descomposición de la celulosa y
el debilitamiento del soporte.
Temperatura baja
Produce problemas de condensación; el papel se humedece y aparecen
manchas de humedad y deformaciones en el soporte.
Humedad relativa alta (+65%)

Favorece el crecimiento y la actividad de los microorganismos y las
reacciones de oxidación de la celulosa. El papel se vuelve mucho más
receptivo a los contaminantes atmosféricos y va perdiendo resistencia.
Las tintas se oxidan y el proceso de acidificación del papel se acelera.
Los pergaminos resisten mucho mejor las humedades altas, por su gran
capacidad higroscópica, pero si esta humedad es extrema puede
provocar su putrefacción total.
Humedad relativa baja

Se pierde parte de la humedad de equilibrio del soporte para compensar
la humedad ambiental baja y, como consecuencia, se reducen los
enlaces moleculares de hidrógeno. El papel se vuelve quebradizo,
pierde resistencia, las colas se craquelan y los aglutinantes de las tintas
o pigmentos pierden flexibilidad y pueden escamarse. Los pergaminos
y cueros se resecan y se endurecen, pudiendo llegar a romperse en el
momento de manipularlos; en el caso concreto de los pergaminos que
796
están enrollados, es muy frecuente que se produzcan roturas a causa del
desecamiento.
La Luz
Junto con la humedad es una importante causa de deterioro de los

materiales de archivo, especialmente de la celulosa que los compone.
La luz es una forma de energía que se manifiesta a través de radiaciones
de diferentes longitudes de onda; esas longitudes se expresan en
manómetros, las ondas más cortas inferiores a 380 manómetros, son las
que corresponden a las radiaciones ultravioletas; las superiores a 780,
son las radiaciones infrarrojas. El ojo humano no puede percibir todas
las longitudes de radiación, solo las situadas entre 380 y 760
manómetros.
Existen dos tipos de iluminación natural y artificial. La luz natural es la
luz solar y contiene rayos infrarrojos –que calientan- y rayos
ultravioleta –que provocan reacciones fotoxidación-. La luz artificial
tiene dos fuentes de luz: la incandescente (bombillas), que emiten rayos
infrarrojos, que junto a la luz también emiten mucho calor, y la luz
fluorescente (tubo de cristal que contiene vapor de mercurio), que emite
radiaciones ultravioletas altamente oxidantes de la celulosa.
Degradaciones provocadas por los rayos infrarrojos.
Este tipo de luz aporta –tanto si es solar como artificial- mucho calor,
por lo que en espacios cerrados –sobre todo vitrinas y armarios- la
temperatura aumentará; esto provocará también una variación de la
humedad y, por tanto desestabilizará el posible equilibrio existente,
respecto a la conservación, en estos dos parámetros. Este aumento de
temperatura se puede traducir en un deterioro de los materiales
constitutivos de los documentos: colas, tintas, papel, pergamino, cuero,
etc., y al variar la humedad puede favorecer el crecimiento de actividad
biológica.
Degradaciones provocadas por los rayos ultravioletas.
La celulosa es un material que absorbe la radicación ultravioleta en

gran cantidad, iniciándose a continuación un proceso fotoquímico de
oxidación. Esto comporta una disminución del grado de polimerización
y, como consecuencia, una disminución de las propiedades mecánicas
de las fibras que constituyen la celulosa. La reacción de oxidación
comporta también un cambio de color del papel, que será mucho más
acusado cuanta más lignina contenga la celulosa. Así los papeles de
797
pasta mecánica provenientes de la madera amarillearán mucho más que
los provenientes del algodón o lino.
Los rayos ultravioletas también afectan a las tintas (las decoloran), y al
cuero y al pergamino (volviéndolos rígidos y quebradizos).
Relación intensidad tiempo
La luz como factor de degradación es uno de los problemas más

complejos con los que se encuentra el conservador. Tecnológicamente,
rebajando la intensidad de la luz reducimos el nivel de degradación,
pero hay otro factor que debe tenerse en cuenta: el tiempo de
exposición, pues la luz como radiación, se va acumulando. Esto
significa que un objeto es iluminado suavemente pero durante períodos
de tiempo muy largos, el efecto será el mismo que una iluminación muy
fuerte durante un período corto. Por ello es necesario controlar la
intensidad de radiación pero también el tiempo de exposición de los
materiales de archivo.
Contamiación atmosférica.
La contaminación ambiental y la polución atmosférica aumentan

considerablemente la presencia de elementos químicos que son
degradantes. En zonas industriales y urbanas se encuentran además,
otros elementos, como los carbonos, los nitratos, los sulfuros y
partículas sólidas (sal, fragmentos metálicos, carbón etc.), que producen
efectos abrasivos, canalización química y de contaminación biológica
sobre los documentos.
En espacios cerrados con poca ventilación la concentración de los gases

contaminantes depende de la humedad; cuanto mayor sea ésta los
materiales absorberán más fácilmente la concentración de gases
contaminantes. Las paredes de ladrillo, piedra y cementos, absorben
muy rápidamente el dióxido de azufre, al igual que sucede con el papel,
las telas o las pieles.
Dióxido de Azufre (SO2): es un contamínate que aparece por la

combustión de carburantes fósiles; cuando se queman estos
combustibles el azufre que se libera se combina con el oxígeno del aire
y se forma el dióxido de azufre, que, combinado con la humedad y el
oxígeno, puede llegar a formar ácido sulfúrico. Es uno de los
contaminantes más habituales que podemos encontrar en las grandes
ciudades, a veces en cantidades muy significativas, y los problemas que
puede causar se derivan de su efecto remanente.
798
Monóxido de carbono (CO): es otro de los contaminantes más
habituales, que proviene de la combustión de carburantes fósiles
(carbón, petróleo, etc.) que se usan para coches, las calefacciones, las
estufas, etc. Tiene propiedades reductoras y muy fuertes y reacciona
con los óxidos de metales (cobre, hierro, plomo, etc.), formando el
metal más anhídrido carbónico.
El ozono (O3): es un gas invisible e incoloro altamente oxidante y
corrosivo. Se encuentra en zonas altamente contaminadas y se produce
en las partes altas de la atmósfera, por algunos tipos de equipamientos
eléctricos y por el efecto de la luz solar combinada con los gases que
producen los coches. Produce efectos devastadores en el patrimonio
bibliográfico y documental, pues su alto poder de oxidación afecta
directamente a las fibras celulósicas, rompiendo su cadena molecular y
modificando su estructura.
CAUSAS ACCIDENTALES
También llamadas ocasionales, como fuego, inundaciones, terremotos,

guerras, vandalismo, las exposiciones, las malas restauraciones, etc.
Destacamos el fuego por su alta incidencia y por sus consecuencias
devastadoras:
Fuego
Es fortuito pero no infrecuente. Para que se produzca hacen falta tres

elementos:
Material inflamable
Elevación de la temperatura.
Presencia de O2.
El cento tiene que cuidar de los dos últimos, ya que material inflamable
va a tener siempre. Si uno de ellos falla, no hay fuego. Hay diferentes
tipos de detectores según identifiquen la temperatura, el humo o la
llama, También hay detectores iónicos que interceptan la corriente
iónica que produce el humo cuando se eleva.
Una vez localizado es fundamental que se pongan en funcionamiento
unos sistemas de extinción que pueden aparecer por separados o
convinados entre sí:
Sistema fijo: instalación colocada en puntos fijos que suelta el agua por
medio de rociadores, lo que hace descender la temperatura y no moja la
documentación, tan solo humedece el ambiente.
Sistema móvil o portátil: es decir, los extintores. Hay 5 tipos:
A: que sirve para apagar material orgánico sólido.
B: líquidos (alcohol, acetona, gasóleos)
799
C: gases.
D: material eléctrico.
E: mareriales incandescentes.
Los extintores contienen polvo polivalente compuesto de carbonaro
cálcico (CO3Ca) y deja al fuego sin O2, secando las brasas. No contiene
agua por lo que no moja los documentos y es inócuo. Lo que si daña es
la espuma química y la nieve carbónica.
Respecto a la conservación en los depósitos, hay que tener en cuenta
que éste no debe estar en condiciones de humedad muy elevada, por lo
que es conveniente crear corriente de aire, o bien isntalar un propulsor
de aire y un estractor para mantener ventilado el depósito.
Normalmente estos aparatos hay que tenerlos funcionando entre 1 y 3
horas.
CONTROLES AMBIENTALES
Sabiendo que los factores ambientales (luz, humedad, temperatura,

contaminación) son causa directa de diversas degradaciones en el
material documental, tendremos que controlarlos para poder corregirlos
de acuerdo con los parámetros recomendados.
CONTROL CLIMÁTICO
Este control se lleva a cabo a través de unos sistemas de medición que

registran los valores de temperatura y humedad relativa: termómetros e
higrómetros o termohigrómeteros. Aunque no existen unos parámetros
unánimente aceptados, se pueden establecer los siguientes como
generales:
Soporte T ºC HR%
Papel 15-21 45-65
Forografía b/n 15-20 30-35
Fotografía color 10-18 25-35
Film b/n 12-20 30-40
Film color 10-20 25-35
Grabaciones 10-18 40-50
Magnético 14-18 40-50
Memoria óptica 16-20 35-45
Microfilm, microfichas 18-20 30-40
800
No obstante hay variaciones según las normas internacionales que se
sigan, de forma que la United States Buerau of Standards recomienda
que se mantengan una condiciones de 18-24 ºC y 40-45% para los
documentos de uso y acceso corrientes, pero que se bajan hasta los 10-
13 ºC para los de conservación permanente.
Para los registros sonoros la normativa inglesa recomienda 20 ºC (+/- 2
ºC) y 45% (+/- 5 ºC). En cualquier caso los estándares varían en cada
normativa, pero lo más inportante es que se mantengan estables y se
adapten a la climatología del ambiente.
Cuando la temperatura y la humedad relativa del depósito rebasen las
condiciones estándar se puede regular de forma artificial con diversos
sistemas: calefacción, refrigeración por aires, deshumidificadores;
climatización o acondicionamiento en general del aire.
Un elemento básico en el depósito es la ventilación, que se puede crear
de forma artificial con los aparatos anteriores o de forma natural. Para
crear una corriente de aire en un depósito es recomendable colocar una
rejilla en la parte baja de la puerta y los extractores en las ventanas o en
las zonas superiores porque el aire fresco entra así desde dentro del
edificio y sale al exterior.
HUMEDAD TEMPERATURA
Para hacer frente a los factores nocivos existen una serie de recursos
técnicos, que permiten su control y medición. Unos miden e informan
de los niveles existentes, otros permiten modificar los factores
perjudiciales reduciendo o aumentando su presencia en función de las
necesidades. En todo caso, al utilización de estos aparatos y productos
requere un exahustivo control, pues su funcionamiento deficiente puede
llegar a ser perjudicial.
Materiales y equipos higroscópicos: son materiales que tienen la
propiedad de absorber humedad, por lo que también se les conoce como
amortiguadres; fundamentalmente el papel y la madera. Otro producto
higroscópico de gran importancia y muy conocido y de fácil obteción,
son los cristales de sílica gel, capaces de eliminar humedad del
ambiente en el que se instalan. Este tipo de materiales suele ser de un
corto radio de acción, por lo que resultan efectivos en vitrinas y
compartimentos similares, pero ineficaces en depósitos y grandes salas
de exposción.
Deshumidificador: es un aparato que permite abosrver el excedente de
humedad existente en el ambiente. Su capacidad de absorción es óptima
en unos 12m2 , por lo que hay que instalar tantos aparatos como sea
necesario sobretodo ante circunstancias adversas, como ocurre en los
lugares de clinas lluviosos.
801
Humidificador: de efecto contrario al anterior, es de gran utilidad en
lugares donde la humedad relatica esté por debajo de 40%, ya que tiene
la capacidad de aumentar la humedad del ambiente.
Equipos de aire acondicionado: modifican artificialmente la atmósfera
de un lugar o espacio cerrado. Estos aparatos pemiten modificar la
temperatura y humedad relativa del ambiente, filtrando asimismo el aire
que se toma del exterior para eliminar la contaminación. Sus funciones
incluyen, por tanto, las de los aparatos anteriores, aunque suelen ser
menos efectivos.
Equipos medidores: no llevan a cabo ninguna medida correctora, sino
que se limitan a medir e informar de los niveles existentes. Su
calibración suele ser muy delicada, por lo que requieren la intervención
de un especialista, mientras que su seguimiento, por lo común mediante
gráficos, está al alcance de persona con formación más general. El más
frecuente es el termohigrómetro, que sirve para medir la temperatura y
la humedad relativa del medio ambiente. Cuando estas mediciones se
imprimen en una hoja específica para registrar sus oscilaciones nos
encontramos con un termohigrógrafo.
Lo ideal es combinar el uso de equipos de aire acondicionado con

aparatos medidores de los niveles de temperatura, humedad relativa y
contaminación, utlizando equipos más específicos y móviles cuando
haya que aplicar medidas correctoras en parte o totalidad de los
espacios.
Temperatura.
Termómetros: ambientales, superficiales.
Humedad relativa.
Higrómetro:
papel, cabello, electrónicos digitales.
Estos materiales son sensibles a la humedad y nos señalarán, con sus
movimientos oscilantes de contracción y dilatación, el grado de
humedad existente.
Sicrómetro:
consta de dos termómetros, uno seco y otro húmedo. La diferencia que
se establece entre la medición de uno y de otro nos dará la humedad
relativa según tablas ya preestablecidas. Son los aparatos más
fiables y sirven para calibrar otros aparatos.
802
Humedad relativa/temperatura.
Termohigrógrafo:
sirve para medir la temperatura y la humedad relativa, y las registra en
una banda de papel gráfico durante un período determinado de días,
semanas o meses. Es uno de los aparatos más aconsejados para el
estudio del clima en un archivo, museo o biblioteca. Al se periódico su
registro al cabo del año nos permitirá ver las oscilaciones que se han
producido día/noche y entre las distintas estaciones.
Termohigrómetro:
mide la temperatura y la humedad relativa, tiene las mismas funciones
que el termohigrógrafo, pero no deja constancia gráfica de estas
mediciones. Hacen lecturas cada pocos minutos y vuelcan estos datos
en un sistema informático que nos da todas las lecturas durante el día,
mes, año. Este sistema nos permite conectar a este programa el sistema
de climatización. Que se autorregula en función de los datos obtenidos
por el ordenador. (En Rivadavia datalogers)
CONTROL DE LA LUZ
En los archivos se debe usar luz natural indirecta o luz artificial

(fluorescente, incandescente o halógena) Cada una tiene un rango de
luz y calos diferente y su utilización depende del tipo de objeto, del
trabajo a realizar, de la sensibilidad del propio objeto y de la distacia a
que estará la lampara, Sin embargo, la exposición prolongada a
cualquiera de estos tipos puede dañarlos, originando resecamiento,
adoloración y craquelado o, como ocurre con el papel, acelerando los
procesos químicos del soporte.
Al igual que lo indicado para la humedad y temperatura, este control
será de aplicación obligada en los depositos y se tendrá en cuenta para
todas aquellas estancias que alberguen documentos de forma más o
menos prolongada. Del mismo modo, si no se pueden aplicar se
intentarán aproximar y, en todo caso, se controlará suu incidencia en la
documentación.
Se recomienda que los documentos no estén expuestos a la luz solar
directa y la incidencia de ésta, aunque sea indirecta, deberá estar
controlada dentro de los límites recomendables , en torno a los 100 lux.
En ningún caso deben sobrepasar los umbrales de 50 a 250 lux.
La luz natural tiene un importante papel germicida, por lo que se
recomienda su docificación más que su eliminación.
Fundamentalmente, los depósitos debern contar con sistemas de
ventanas en arpillera o dotadas de vídrios filtrantes. Deben destacarse
803
sistemas de apertura y cierre manuales, como contraventanas, persianas,
cortinas, etc. Pues se prestan a olvidos y falta de control.
Los vírios serán polarizados o dotados de filtros para los rayos
ultravioletas (UV) que pueden ser colocados en las ventanas, en las
vitrinas o en los objetos mismos (en caso de ser acuarelas, libros,
estampas o textiles)
Respecto a la luz artificial, no se deben utlizar lámparas incandescentes,
sino las fluorescentes o de halógeno. A fin de logar uniformidad en la
iluminación, debe ser recibida por el objeto por vía indirecta. De hecho,
aunque los rayos ultravioleta pueden ser eliminados mediante filtros
espreciales, resulta igualmente útil orientar la luz hacia una pared
blanca e iluminar los documentos con su reflejo indirecto, ya que este
color absorve los rayos UV.
Si no se puede evitar la incidencia de la luz, como ocurre en las zonas
de trabajo en la sala de consulta o en las exposiciones, se procurará
minimizar su efecto. Por ello, cuando los documentos no se usen
permanecerán a buen recaudo en sus unidades de instalación, armarios
especiales, etc. En el caso de las exposiciones, se reducirá la luz
ambiental cuando la sala esté cerrada al público. Incluso se pueden
instalar sistemas de control de luz y detección de visitantes, para que las
luces solo se enciendan al entrar en la sala, aunque deben estar
debidamente supervisados y controlados.
Fotometro:
En un amplio sentido, un fotómetro es cualquier instrumento usado para
medir la intensidad de la luz
Luxómetro.
Permite medir la intensidad de la luz, sobre una superficie expresada en
LUX. Lo emplearemos para saber la cantidad de luz que recibe una
pieza de archivo y los lux del ambiente.
Ultraviolímetro.
Sirve para medir las radiaciones ultravioletas. Consiste en un par de
células que detectan la cantidad de radiaciones UV en una superficie.
Filtros.
Permiten filtrar los rayos UVA, tantos los de luz natural como artificial.
Llegan a filtrar un 90% de rayos UVA. Son una serie de láminas finas
de plástico que se colocan en los tubos fluorescentes, pasando por
pinturas que se aplican, etc.
CONTROL DE LA CONTAMINACIÓN
804
Dada la complejidad y la alta tendencia de los controles de
contaminación del aire es aconsejable que solicitemos al responsable
que nos facilite los datos de la contaminación del entorno de nuestro
archivo, para saber el tipo de contaminación que debemos combatir.
Para eliminar un 95% de los elementos que contaminan el aire
dispondremos de diversos sistemas de filtrado.
La incidenca de gases y partículas en suspensión que se encuentran en
el ambiente pueden afectar negativamente. La contaminación
atmosférica y, en particular, el anhidrido sulfuroso y el carbónico, y los
compuestos clorados, férricos y plúmbicos, pueden llegar a dañar de
forma irreversible la documentación, sobre todo combinados con otros
agentes degradantes, como el exceso de humedad.
La mejor manera de prevenir los efectos nocivos es la climatización
controlada d elas instalaciones, que permite controlar y filtrar la entrada
de aires de exterior. Asimismo, en aquellas estancias en las que se den
circunstancias ambientales específicas y, con carácter general, en los
depósitos, deben existir un sistema que verifique la cantidad del aire y
sus componentes, bien independientemente o integrado en los sistemas
de climatización. Ep poarticular se debe tener en cuenta que:
Existen gases y líquidos muy nocivos para la personas y los
documentos, tanto en los laboratorios de restauración como en los
fotográficos, en el almacén de los productos de limpieza y en los
cuartos de máquinas. Todos estos productos deben almacenarse bajo un
estricto control, para evitar fugas o accidentes, estando separados por
medidas de seguridad. Incluso en el caso de trabajar directamente con
los objetos, éstos deben permanecer el menor tiempo posible en
estancas donde exista riesgo. Nunca se deberán almacenar productos y
objetos en el mismo habitáculo (armarios, estanterías pequeñas…),
salvo que el tratamiento que vayan a recibir así lo requiera.
Existen documentos sensibles a la modificación de su campo de
magnético, aspecto que hay que tener en cuenta a la hora de
almacenarlos, pues pueden versa afectados por el influjo de algunas
máquinas.
Sprays de agua (lavado).
Consiste en duchar el aire de agua ligeramente alcalina, que se arrastra

por efecto físico del polvo, partículas y gases de dióxido de azufre
(SO2) y dióxido de nitrógeno (NO2)
Batería de carbón activado.
805
El aire se filtra través de filtros de papal para eliminar el polvo; después
se hace pasar por carbón activado, que absorbe los gases contaminantes
(SO2, NO2, O3). Este sistema y el anterior deberán estar conectados al
sistema general de climatización o aire acondicionado.
Fitros HEPA
Este tipo de filtros para micro-partículas y esporas es actualmente uno

de los más empleados en los archivos y bibliotecas que están ubicados
en zonas de altos índices de contaminación por micro-partículas.
Espacios hiperbáricos.
Se trata de conseguir que la presión atmosférica del interior del edificio

sea superior a la del exterior, con lo que el aire interior empuja al aire
que penetraría del exterior, impidiendo su entrada.
FACTORES BIOLÓGICOS.
La existencia de una actividad biológica dentro de los archivos y

bibliotecas, se debe, fundamentalmente a dos factores. El primero es
que muchas veces la celulosa y los materiales proteínicos, como el
pergamino, constituyen una fuente importante de alimento; el segundo
estrechamente ligado al primero, son las condiciones ambientales de los
archivos y bibliotecas, especialmente de los depósitos.
Las infecciones por microorganismos del material documental pueden
tener su origen en la fabricación del papel (infecciones por esporas),
que se desarrollará en el momento en que las condiciones ambientales
en el archivo o biblioteca favorezcan el crecimiento de
microorganismos.
Otro factor de degradación biológica, son los insectos bibliofágos, que
pueden se de dos tipos: los habituales, y los ocasionales-externos. Los
primeros viven en el papel y provocan degradaciones mecánicas en los
documentos por agujeros o galerías; es el caso de la carcoma o el piojo
del libro. Este tipo de insectos son muy corrientes en los archivos y
bibliotecas, pero no por eso menos dañinos. El segundo tipo pertenece a
las cucarachas y las termitas, que pueden provocar la destrucción total
de libros. Las termitas son difíciles de detectar ya que desarrollan su
actividad dentro de paredes y en la oscuridad, marcos de puertas, etc.
Microorganismos
Hongos
806
Son estructuras pluricelulares vegetales con un metabolismo que les
permite alimentarse de material orgánico. Poseen unos filamentos,
llamados hifas, que constituyen lo que se conoce como micelo. El
micelo es una estructura filamentosa que puede llegar a extenderse
mucho y a formar estructuras sólidas.
Los hongos se desarrollan en determinadas condiciones ambientales de
temperatura y humedad altas, pero todo dependerá de la especie, pues
algunas de ellas pueden vivir en condiciones de poca humedad o
temperaturas bajas. También se desarrollan mucho mejor en medios
ácidos. Los parámetros de temperatura y humedad están en torno al 25
ºC de temperatura y el 65% de humedad relativa, pero está más que
demostrado que algunas especies pueden desarrollarse dentro de otros
parámetros.
Los hongos se reproducen por esporas, de pequeño tamaño, estas son
fácilmente transportadas por el viento, al quitar el polvo o por que se
adhieren a la ropa o zapatos de las personas que están en contacto con
ellas. Los hongos, por tanto, se pueden extender con gran facilidad y
afectar a un gran número de materiales.
Degradaciones provocadas por hongos.
Con su micelo, los hongos pueden llegar a romper las fibras de papel,
pues su penetración es fuerte y su extensión puede llegar a ser muy
amplia.
La degradación más visible son las manchas de diversos colores que
pueden dejar en el papel. Estas manchas debidas a la metabolización de
sustancias orgánicas de las cuales se alimentan. El color de las manchas
no depende tanto de la especie como del origen del material orgánico
del que se nutren. A la larga los daños provocados por hongos, conlleva
la putrefacción de la celulosa y la destrucción total del documento. Los
daños provocados son invisibles hay siempre que contrarrestar sus
efectos. Los géneros más comunes de hongos son: Penicillium,
Aspergillus, Acremonium, Fusarium o Trichoderma, Phoma y
Sporotridrum, pero no son los únicos ya que se han encontrado otras
especies. Los hongos son nocivos al hombre y pueden causar problemas
respiratorios, dermatológicos o digestivos.
Bacterias
Son organismos unicelulares que se reproducen por fusión de una

célula; pueden ser aeróbicas o aneróbicas, normalmente las anaeróbicas
son las que se encuentran implicadas en la degradación del papel.
807
Necesitan una temperatura de 30-40 ºC para desarrollarse, pero
algunos tipos pueden resistir los 50-60 ºC, los factores de aparición son
la humedad, el calor, la oscuridad y un medio ligeramente alcalino.
Degradaciones provodadas por bacterias
La degradación que producen son manchas de colores diversos que

dejan en el papel debido a la metabolización de sustancias orgánicas
con las que se alimentan. Descomponen la celulosa, el almidón y el
colágeno y otras sustancias orgánicas que constituyen el papel, llegando
a la destrucción total del documento. La bacteria predominante en los
materiales de archivo es la Rhodotorula. Diversos estudios han
manifestado que son perjudiciales para la salud, pudiendo transmitir
enfermedades. Es necesario llevar desinfecciones periódicas en los
depósitos y salas de archivos y bibliotecas.
Foxing
Es frecuente encontrar papeles con manchas de color marrón. Hay

dudas para determinar el origen del foxing, algunos investigadores
dices que es una variedad de hongo. Las manchas de foxing presentan
un núcleo más oscuro y brillante, como el óxido que aparece con más
frecuencia en documentos con índices elevados de acidez, o en obra
gráfica que está enmarcada en contacto directo con la madera o
materiales ácidos.
Insectos
Es muy frecuente encontrar en archivos, bibliotecas y museos que

guardan obra grafica, insectos que viven a expensas de los materiales
constituyentes de libros, documentos, planos, grabados, etc. Son
insectos que se alimentan de celulosa, de colas y de piel, etc.
Lepisma
Conocido como pececillo de plata, pertenece al orden de los

Thysanuros y a la familia de los lepismatudae. Se alimenta de colas y
de celulosa, le gusta la oscuridad y aparece sobre todo en lugares
húmedos. Este insecto deja la superficie del papel llena de erosiones,
llegando a veces a perforarlo. En ocasiones puede estropear totalmente
el documento, un grabado o dibujo, pues las erosiones afectan, a
menudo, la parte dibujada, escrita o impresa.
808
Cucaracha
Las más conocidas son las Blattela germánica, la Batta orientalis y la

Periplaneta americana; pertenecen al orden de las Blattoidea. Les gusta
la humedad y la nocturnidad, son omniboras, viven ocultas en zócalos,
fisuras de las paredes, etc., y es muy frecuente encontrarlas en los
depósitos, almacenes y zonas de desagüe. En el material de archivo
suelen dejar erosiones superficiales y manchas producidas por sus
excrementos, que suelen ser oscuros.
Piojo del libro
Pertenecen al orden de Corrodenta y a la familia de Liposcelidae. Es un

insecto muy pequeño, casi imprescindible. Se alimenta de material
vegetal animal, concretamente de otros insectos u hongos; también se
encuentra en las encuadernaciones y dentro del bloque de libros.
Produce pequeños agujeros en la superficie del papel y ligeras
erosiones.
Termita
Las más frecuentes en archivos, bibliotecas y museos son las que

pertenecen al orden de los Isopteros a la familia de los Reticulitermesy
las Kalotermes (que son las más habituales en el medio). Son el insecto
más devastador de todos los que podemos encontrar; se alimentan de
madera, celulosa y, en algunos casos, d epiel.
En los libros hacen cavidades de forma circular e irregular, penetrando
en su interior y llegando en ocasiones a destruir el libro, dejando solo la
encuadernación. Dejan manchas de color oscuro que corresponden a
sus excrementos.
Carcoma
Pertenecen al orden de los Coleópteros y a la familia de los Anobios o

de los Derméstidos. Son altamente destructivas para el material de
archivo; penetran en los libros, donde depositan los huevos, que
eclosionan entre ellos; durante su fase de crecimiento van comiendo el
material celulósico, dirigiéndolo y dejando sus excrementos –en forma
de arenilla- estas acciones, al mismo tiempo, van abriendo largas
galerías en el material que van de la periferia al centro del libro.
Vertebrados
809
Roedores
Hay una serie de animales vertebrados que son habituales en los

depósitos de archivo, como los roedores, que muerden la
documentación en papel y, sobretodo, en pergamino para hacerse sus
nidos y para desgastar sus dientes. Dejando grandes agujeros en los
materiales de archivo, perfectamente reconocibles por las marcas de los
dientes. También dejan sus excrementos encima de los documentos,
que les transmite suciedad, humedad y rastros de urea.
Pájaros
No es extraño encontrar documentación almacenada en las buhardillas

edificios antiguos o en campanarios; es fácil que los pájaros tengan
acceso a su interior, y dejen sus excrementos extremadamente ácidos
encima de la documentación.
El hombre
El vertebrado que causa más deterioro a los materiales de archivo y

biblioteca es el hombre, que es por otra parte el único que puede
preservar estos materiales de las demás agresiones mencionadas.
CONTROL DE LA ACTIVIDAD BIOLÓGICA.
Para frenar la actividad biológica, es necesario un estricto control que

tendrá lugar en dos aspectos:
Debe dotarse al papel de algún sistema de autodefensa, aplicando
productos que repelan los microbios y insectos, se aplicarán en el
momento de manufacturar el papel y deberemos asegurarnos que no
dejan residuos. Se mantendrán determinadas condiciones
medioambientales y estructurales que se ajustarán a los estándares.
Arquitectura
Sería deseable que los archivos y bibliotecas estuviesen ubicados en

edificios pensados para albergar patrimonio bibliográfico y documental,
pero en su mayoría se encuentran en edificios históricos que
inicialmente estaban destinados a otros usos. Debemos procurar que los
depósitos reúnan las condiciones estructurales que nos permitan poder
asegurar la conservación del patrimonio.
Debe evitarse que los depósitos que albergan la documentación tengan
agujeros o grietas que comuniquen con el exterior. Las paredes y
810
ventanas son una clara vía de acceso para los insectos y
microorganismos, deben extremarse las precauciones al máximo para
impedir la entrada de insectos u otros animales.
Es necesario el uso de material que repelan y dificulten la el desarrollo
de insectos, microorganismos y otros seres que puedan habitar o
alimentarse en los archivos.
Los depósitos deberían estar aislados dentro del edificio y protegidos de
las posibles humedades producidas por capilaridad, filtraciones de
aguas freáticas, y también de la acción del calor o del viento, pues todos
estos factores influyen decisivamente en el desarrollo y crecimiento del
micro-fauna de los archivos y bibliotecas.
Temperatura/humedad
Todo ser vivo necesita unas condiciones climáticas determinadas para

poder vivir y desarrollar su actividad. Estas condiciones se dan con una
temperatura de 25-30 ºC y una humedad relativa por encina del 65%,
pero estas condiciones varían según las especies y existe un amplio
margen en el que pueden vivir y reproducirse.
La temperatura ideal para evitar todo este tipo de microorganismos e
insectos puede situarse en torno al 18-20 ºC y 50-55% de humedad
relativa. Estos valores no son estándares y pueden variar dependiendo
de la situación geográfica, del clima del país y de la propia situación o
localización del archivo o biblioteca.
Ventilación
El aire viciado es un medio de cultivo excelente para el desarrollo de

microorganismos e insectos bibliofágos, por lo que será necesario
disponer de una buena renovación de aire. El edificio debería tener
ciertas condiciones necesarias para poder aplicar una buena ventilación.
Deberán realizarse controles ambientales previos para determinar que
tipo de microorganismos son los que contaminan el aire y la cantidad
de esporas en suspensión existentes.
La aplicación de un sistema de ventilación tiene dos propósitos
fundamentales, por una parte el mantenimiento de la humedad
ambiental en unos valores aceptables y por otra impedir que las
microsporas presentes en el ambiente se depositen encima de los
documentos o libros y puedan germinar puesto que la acción de un flujo
de aire constante las removerá continuamente.
Iluminación
811
La mayoría de los insectos o microorganismos no soportan la luz; esto
significa que se desarrollan mucho mejor en la oscuridad, y por ello
procuraremos que la iluminación general –sobretodo en los depósitos-
sea de 50 lux, lo que servirá para reducir el campo de acción de estas
especies. También será recomendable que la luz de los depósitos y la de
la sala de consulta fuera luz fría y con filtros de rayos UV incorporados.
Se procurarán evitar los rayos de luz solares o la luz natural intensa,
poniendo en las ventanas cristales especiales con filtro y evitando al
máximo, especialmente en los depósitos, los grandes ventanales. Lo
recomendable sería que en los depósitos solo hubiese pequeñas
ventanas para facilitar la ventilación. En las salas de consulta es más
difícil de conseguir; pues en los edificios históricos están muy limitadas
por la propia arquitectura original.
Control períodico y limpieza
Tanto la documentación como el mobiliario y el edificio deben

someterse a desinfecciones periódicas con el fin de detectar la posible
actividad biológica. Estos controles se harán especialmente intensos
durante la primavera y el verano, pues es la época en la que suelen
aparecer de forma más evidente la actividad biológica dentro de los
depósitos.
La limpieza está estrechamente ligada a este control periódico, ya que
la suciedad favorece la actividad biológica. Intentaremos mantener el
edificio, y en especial el depósito lo más limpio que sea posible,
procurando sacar el polvo, evitar las alturas y eliminar los rincones
donde es fácil la acumulación de suciedad.
Una buena limpieza puede evitar en gran parte los problemas de los
depósitos, si la persona que realiza la limpieza es siempre la misma,
puede, incluso ser entrenada para detectar posibles infecciones por
microorganismos. Todos los documentos del depósito deben limpiarse
dos veces al año o, al menos, una vez a fondo. Los documentos pueden
limpiarse manualmente con brochas, cepillos o trapos secos, nunca
mojados (porque la humedad hace proliferar hongos), aunque también
puede hacerse con aspiradoras manuales. Para el suelo no se deben
utilizar escobas porque levantan polvo, sino aspiradoras. Además, los
suelos porosos (cemento, piedra, madera, cerámica) nodeben fregarse
porque absorven el agua y alteran el control higrométrico. Los techos,
paredes y estanterías tienen que ser limpiados, evitando que el polvo se
acumule en los rincones.
Desinfección / desinfectación
812
El método más drástico y más complejo, de control biológico es la
intervención directa sobre posibles infecciones localizadas en el
material documental o del depósito, o bien como método preventivo de
actuación para evitar posibles infecciones.
Cuando llegue un nuevo material a nuestro archivo deberá hacerse una
desinfección-desinsectación preventiva para evitar que posibles
infecciones que puedan tener estos nuevos materiales infecten el resto
de documentos; nunca se debe aceptar materia que esté en tan
deplorables condiciones que incluso dificulten su manejo, y, si no
tenemos más remedio, lo mantendremos, después de una desinfección,
aparte del resto de documentación de nuestro archivo.
Otro nivel de intervención por lo que respecta a la desinfección
desinsectación se hará en el caso de infecciones ya declaradas con el fin
de erradicarlas empleando los medios y productos adecuados según el
tipo de infección que sufra el material documental.
Técnicas de aplicación:
Químicas: son compuestos orgánicos, inorgánicos y sintéticos que
actúan como bactericidas, fungicidas, insecticidas y raticidas. Se
aplican por sublimación (solidó recipientes por el local). Pulverización /
micronebulización (líquido, impregnan), fumigación (por medio de
gas). Gases inertes (se introducen los documentos en bolsas se hace el
vacío y posteriormente se introduce un gas inerte).
Procutos: Oxido de etileno (C2H4O), Bromuro de metilo (BrCH3),
Timol (1 metil-4 metiletil-3 hidroxibenceno C10H14O), Formaldehído
(CH2O), Paraformaldehido, Pentaclorofenol, Sales de Amonio
cuaternarias, Piretrinas, Etanol, Carbamatos, Lindano.
Físicas: son múltiples y variadas (frío, calor, vibración, luz, etc.)pero
hay distintos sistemas que han demostrado su eficacia, aunque no son
totalmente recomendables, ya que pueden causar daños a la celulosa..
Radiaciones, descargas eléctricas, cámaras de vacio
Biológicas: muy poco experimentado, utilización de feromonas para
atraer insectos.
FACTORES INDUCIDOS POR EL HOMBRE
El gran depredador de archivos sin duda es el ser humano. La mayor

parte de las desgracias que afectan al material de archivo están
inducidas por el hombre, a veces conscientemente a veces por
negligencia, descuido o ignorancia.
Entorno edificio
813
Resulta muy habitual que los archivos y bibliotecas estén situados en
los edificios históricos no aptos para tal función, por lo que los espacios
o depósitos donde se encuentra la documentación no siempre son los
más adecuados y en ocasiones presentan graves problemas para
adaptarlos a las necesidades de un archivo. Siempre hay en estos
edificios, problemas de humedades filtraciones y demás problemas
estructurales que dificultan la puesta en uso para archivo de los
mismos.
Normalmente los edificios presentan materiales que modifican las
condiciones ambientales, el mobiliario no suele estar realizado con los
materiales adecuados de conservación y se desprendan gases
perjudiciales para los libros y documentos. El exterior del edificio en el
que esté ubicado el archivo o la biblioteca también influirá en los
aspectos de la conservación.
Manipulación uso
La consulta, el uso y, como consecuencia, la manipulación resultan

nefastos para el material de archivo. No siempre tenemos cuidado al
cubrir un libro o un plano enrollado, y se le pueden causar daños físico-
mecánicos, páginas rotas, encuadernaciones despegadas, cortes arrugas,
dobleces, manchas de bolígrafos o lápices. Hoy en día se recurre a
técnicas de reproducción como la microfilmación o la digitalización, la
difusión del patrimonio se agiliza y eso ayuda a garantizar su
conservación.
El uso de determinados instrumentos de escitura de tintas indelebles o
la mera prsencia de otros materiales en la mesa de trabajo pueden
originar accidentes, a veces motivados por un desconocimiento de las
normas en vigor.
La necesidad de un uso prolongado de ciertos documentos lleva a
algunos usuarios a solicitar la fotocopia de los mismos, forzando su
encuadernaciones y expomiéndolos a cambios bruscos de temperatura y
a un exceso de luz. La exposición prolongada de algunos documentos
en salas con un gran número de visitantes pueden alterar las
condiciones ambientales e incluso propiciar los accidentes.
Ciertas restauraciones agresivas, efectuadas sin considerar los riesgos
de una manipulación errónea de los documentos o de los productos
empleados en su tratamiento, pueden ocasionar mayores daños que los
que se pretenden enmendar. Por eso sólo deben aplicarse por un
personal especializado y, en todo caso, tras un estudio exhaustivo.
Las labores de limpieza usan agua, instrumental variado y productos
que contienen agentes químicos. Estos factores pueden ocasionar daños
fortuitos si no se tiene cuidado. Además, los componentes químicos de
814
determinados productos de limpieza pueden afectar a materiales
sensibles, fundamentalmente por acelerar u originar reacciones físico-
químicas. Son especialmente sensibles las emulsiones de las películas
fotográficas y fílmicas, el papel de pasta de madera y algunos
pigmentos.
Frente a estas contingencias se defirnirán con claridad las normas a
seguir por el personal y los usuarios visitantes. Además, se establecerán
controles de vigilancia de seguridad que supervisen el manejo de la
documentación mediante sistemas de vigilancia. Son especialmente
sensibles las siguientes:
Salas de consulta, único lugar en el que los usuarios pueden manejar la
documentación.
Depósitos, pues es el lugar principal en el que se hallan los
documentos.
Circuitos de traslado de los documentos desde los depósitos hasta la
sala de consulta y zonas de trabajo.
Zonas de trabajo en las que se manipulan documentos con asiduidad,
como los laboratorios de reprografía o restauración.
Actos violentos / robos
La historia nos recuerda que muchos de los actos del hombre han
provocado cuantiosas bajas en el patrimonio bibliográfico y
documental, desde la biblioteca de Alejandría, las bibliotecas: griega y
latina del foro Trajano hasta la quema de libros por los nazis o la
destrucción por parte de los servios de la biblioteca de Sarajevo. Todos
estos actos disfrazados de incultura y de vandalismo, disfrazados de
ideas políticas o religiosas.
Otro tipo de actos son los robos, para satisfacer a un coleccionista o
para sacar provecho económico en el mercado ilegal. El fetichismo es
uno de los principales problemas que han de afrontar los archivos y
bibliotecas.
El robo ha de enfocarse desde dos perspectivas:
La acción humana en el interior y la entrada desde el exterios.
Los usuarios pueden versa tentados a sustraer libros y documentos. Una
buena medida es establecer controles de seguridad en las entrada y
salidas y hacver notar la existencia de vigilancia, pues disuade a
algunos infractores. Se limitará la entrada de ciertos objetos a la sala de
consulta (abrigos, bolsos, carpetas…) Para facilitar esta labor, es
conveniente ofrecer un servicio de guardaropa, a´si como llevar un
control rutinario de todos los visitantes del archivo: fundamentalmente
la identificación personal y la revisión de material introducido.
815
Son útiles las medidas de vigilancia y las bandas magnéticas, frecuentes
en las bilbiotecas y museos, pero de difícil aplicación en los archivos
más alla de sus bibliotecas auxiliares. En su lugar puede optarse por
retirar de la consulta aquellos documentos más singulares,
sustituyéndolos por reproducciónes de calidad, como las digitales o los
microfilms.
En cuanto a la segurida del edificio frente a intrusiones no autorizadas,

se tomarán la medidas siguientes:
Se vigilará la correcta actuación del personal, usuarios y visitantes en

función de las normas establecidas para el archivo. Así ocurre con la
manipulación de libros y documentos o con el acceso de los visitantes y
usuaros a zonas que les son vedadas.
Tendrán un especial control los trabajos o actuaciones que afecten a las
zonas reservadas o con presencia de documentos, sobre todo si
interviene personal ajeno al centro.
Antes de la apertura y tras el cierre se debe proceder a una revisión
general, para verificar irregularidades. En casod e observar cualquier
anomalía, debe darse aviso al responsable o jefe de seguridad.
En caso de robo, debe notificarse inmediatamente a la policía, aunque
no está de más cerciorarse de que éste se ha producido y no ha sido una
simple negligencia o el cambio de su ubicación sin la oportuna
notificación al personal de seguridad.
Para evitar la especulación, el tráfico ilegal, no debe hacerse público el
valor de sus objetos custodiados en estas instituciones, salvo que está
información sea necesaria para otras tareas, como asegurar las obras
que salen en exposición temporal y otros preceptos recogidos por las
leyes.
Las mutilaciones intencionadas de las obras también son muy

frecuentes. Los objetos de mutilación suelen ser figuras denudas,
personajes de otras culturas, elementos ofensivos a la vista de algunos
individuos, llevadas a cabo por personajes que se amparan en la
moralidad o la religión.
Ausencia de un plan de conservación preventiva.
Los grandes males que afectan al patrimonio bibliográfico y

documental son provocados, la mayoría de las veces por la ausencia de
un plan de conservación preventiva dentro de los archivos y bibliotecas
Esto se traduce en la potenciación de catástrofes, ya sean naturales o
provocadas.
816
Hay que tener un control respecto a la consulta de la documentación. Es
frecuente que existan documentos mutilados o que hallan sido robados
sin que nadie del archivo o la biblioteca se de cuenta.
Controles de seguridad
Hay que establecer unos controles de seguridad respecto a las

inundaciones, fuegos, robos, vandalismo y demás actos. Es necesario
tener detectores pero también la vigilancia humana es importante para
preservar la conservación de los materiales del archivo o biblioteca.
CONTROLES ANTINCENDIOS
El soporte de la práctica totalidad de los documentos es almente

conbustible, de ahí la necesidad de prevenir posibles incendios y
habilitar medidas para su rápida y correcta extinción. Asimismo, se
habilitarán vías de evacuacion debidamente señaladas y, en el caso de
los depósitos, estás peudne compagianrse con indicadores y medios
específicos para el desalojo de los documentos, como un manga de
evacuación o una salida de emergencia propia. Por eso los edificios de
archivo deben cumplir todas las normas actuales en material de
seguridad contra incendios, recogidas en el Real Decreto 2.177/1996 de
4 de octubre, por el que se aprueba la norma básica de la prevención de
incendios en los edificios (NBE CPI-96). La primera medida
preventiva es disponer de espacios y mobiliario adecuado para
minimizar o anular en lo posible los daños del fuego:
Se evitará la cosntrucciónd el edificio o sus depósitos documentales
próximo al edificio o instalaciones de riesgo, como gasolineras,
fábricas, centrales, unidades de distribución o conducciones eléctricas,
etc. Respecto a los depósitos, ya se ha comentado la conveniencia de
situarlos alejados de instalaciones de riesgo, como calderas de
calefacción, equipos eléctricos, etc. Además e instalará en el edificio un
pararrayos.
Cada uno de los depósitos deberá ser estanco y estar dotado con puestas
cortafuegos y cerraduras antipánico, que resistan al menos una hora sin
deformarse. Los murosm techos y suelos deberán estar tratados para
resistir al fuego durante al menos dos horas. Los suelos de mejor
calidad son los de hormigón, por se resistente e ignífugo, lo que no
impide su revestimiento con materiales resitentes al sesgaste, al fuego y
a la humedad, como la piedra, la cerámica o algunas resinas
termoestables.
Respecto a las estanterías, estarán construidas en su estructura y
revestimiento con materiales ignífugos, etc.
817
Conviene diponer de un dispositivo de detección, alarma y extinción en
todas las instalaciones o, cuanto menos, en aquellas dependencias más
sensibles o más proclives a provocar un incendio, como los depósitos,
locales de trabajo especializados, salas de consulta y exposiciones,
guardarropa, cuarto de máquinas y calderas, equipos eléctricos, etc.
Serán capaces de alterar y al mismo tiempo actuar para minimizar los
daños.
Aunque existan alarmas de acción automática, se debe disponer de
alarmas de accion manual en aquellos espacios sensibles, como los
depósitos. En todo caso, su activado y su desactivado estarán
controlados desde la central de seguridad
Se convinarán con la instalación de bocas de incendios y extintores
portátiles.
Los agentes de extinción de incendios actúan por enfriamiento o

sofocación y su aplicación puede ser mediante instalaciones fijas,
aparatos portátiles o la combinación de ambos.
Detectores
Sean del tipo que sean deberán estar repartidos por el edificio, y
especialmente dentro de los depósitos, debemos procurar que funcionen
siempre en buenas condiciones, para ello habrá que realizar revisiones
periódicas.
Es aconsejable escoger los de fácil mantenimiento e instalación y que
nos garanticen que no se van a disparar por vibraciones o por algún tipo
de actividad propia de los archivos; en definitiva tiene que ser
totalmente fiables. Tendrán una alarma sonora y la señal se reflejará en
un panel lumínico explicativo de las diferentes salas del archivo o
museo; sí los vigilantes podrán ir a comprobar la alarma en el sitio
donde se produce. Los detectores más habituales son: ópticos (detectan
humo), iónicos (gas y humo), de llama (radiación lumínica), termo-
estáticos (detectan la temperatura), termo-velocímetros (variación de la
temperatura respecto de la velocidad de variación).
Extinción de incendios
Como medida de protección adicional debemos procurar la existencia
en todo edificio de extintores manuales situados estratégicamente; a
menudo pequeños conatos de incendio, producidos por un cortocircuito
o chispa al efectuar reparaciones dentro del edificio. Hay muchos tipos
de extintores desde los que tienen agua, CO2 gases inertes o espuma. El
extintor de la zona de los depósitos será el que no deje residuos, los más
recomendados son los de gases inertes.
818
En los grandes archivos es preciso contar con un sistema automático
para apagar incendios, y que este sistema funcione a base de gases
inertes, pues los sistemas de aspersión de agua producen mayores daños
en la documentación. En el resto del edificio se recomienda los de
micronebulización de agua. El gas inerte más utilizado es el halón
1301, que rebaja la cantidad de oxígeno y apaga el incendio por
sofocación, este gas está prohibido en la UE por se perjudicial para la
capa de O3. Se utiliza como alternativa el gas NAF SIII, a base de
fluorocarbonos más un agente desintoxicante.
CONTROLES DE INUNDACIONES Y TERREMOTOS
Es preciso hacer en los archivos revisiones periódicas de las tuberías y

grifos, procurando que los materiales sean sólidos y resistentes. Los
sistemas de aire acondicionado se suelen estropear con frecuencia y
pueden tener fugas de agua, lo recomendable es que están protegidos
por tubos aislantes.
Los deshumidificadores han de estar controlados y vaciar el agua que
absorben al menos dos veces al día.
En edificios de nueva construcción evitaremos que estos se encuentren
situados en los cauces de los ríos, ni cerca de los grandes colectores de
agua de las ciudades, ni cerca de zonas con capas freáticas, etc.
Inundaciones, goteras y accidentes internos pueden provocar la salida
incontrolada de agua, que causa graves daños, en especial sobre el
papel. El agua los desestabiliza y facilita su rotrura por la pérdida de
sustancias encolantes, corre tintas, apelmaza la hojas, las manca si
viene acompañada de suciedad y facilita la posterior proliferación de
hongos.
Menos frecuente aunque tremendamente dañinas son la inundaciones y
riadas provenientes del exterior.
Además del rieso de afectar directamente a los documenos, implica la
presencia continuada de humedad mucho depués de la salida de las
aguas.
Además puede afectar a las instaciones electrícas, informáticas,
sistemas de vigilancia, extinción de incendios o las comunicacioens,
anulando o dificultando su funcionamiento.
Según su cantidad y fuerza de impacto, puede venir acompañada del
derrumbamiento de muros, el arrastre de objetos de todo tipo, la
presencia de barros y abundantes material orgánico, etc.
Contra este peligro conviene disponer de medidas de evacuación de

aguas sobrantes y, en general, que el edificio o sus espacios destianados
a albergar documentos se encuentren por encima del nivel del suelo
819
circundante. Se evitará la cosntrucción de archivos en solares proclives
a la circulación del agua, como las torrenteras, lagunas y cauces
fluviales desecados en pocesos de urbanización. En todo caso, si el
edificio es´ta en una pendiente se tendrá en consideración el refuerzo de
los cimientos y muros sobre los que pudiera impactar una riada,
evitando los vanos.
Poco se puede decir de la prevención de terremotos, salvo que, si es
posible, se eviten las regiones más activas desde el putno de vista
sísmico. En todo caso, allí donde sea un riesgo se tendrá en cuenta en el
diseño previo del edificio, con cimientos y estructura pensada para
soportar los embates de los temblores y que minimicen el riesgo de
derrumbe.
CONTROLES ANTIROBOS Y ACTOS VANDALICOS.
En muchas guerras, las obras de arte se salaron gracias a la acción de

algunas personas interesadas en la protección del patrimonio. Para
evitar actos vandálicos es necesario contar con un buen sistema de
vigilancia, tanto electrónico como humano. Hay que instalar detectores
en todas las puertas, ventanas o cualquier otro acceso al interior del
edificio.
Para documentos o libros se les coloca un chip de posición que se
acciona al moverlo y puede indicarnos la posición del documento. La
vigilancia humana es imprescindible, tanto en las salas de lectura como
en los depósitos o en las salas de exposición. Sería importante que los
vigilantes fuesen personal del archivo o biblioteca de este modo
conocerían el edificio a la perfección y el funcionamiento de todas sus
instalaciones.
PLAN DE EMERGENCIA.
Es uno de los puntos imprescindibles dentro de un plan de preservación

y actualmente hay algunos que han sido propuestos por grandes centros
como la Bibloteca Nacional de Québec, o algunos archivos ingleses.
Este tipo de planes debe aglutinar dos tipos de medidas, las primeras de
carácter perventivo que suponen la definción de la infrestructura
necesaria, tanto aterial como personal y que prentenden dar respuesta
rápida a los dos tipos de siniestros más comounes: inundación e
incendios. Para ello es necesaria la elaboración y actuación de un
listado de números de teléfono de interés (responsables institucionales,
bomberos, transportes, policía, etc.) Tambié poseer un equipamiento de
seguridad que reúna todas las condiciones y tener confeccionado (y
haber probado su edicacia) y plan de evacuación.
820
El segundo tipo de medidas que debe conformar el plan de energencia e
s aquel centrado en las tareas de recuperación y tratamiento de los
materiales siniestrados, en el que debe aparecer las actuaciones para
estabilizar las obras e impedir su progresivo deterioro antes de ser
enviadas a restaurar por profesionales. Las técnicas más habituales de
estabilización de materiales dañados son: secado al aire libre, secado
por congelación, deshumidificación, secado al vacío y liofiliciación.
MEDIDAS DE REPARACIÓN Y MANTENIMIENTO
Son las actividades que se pueden llevar a cabo en el propio centro o

acudiendo a talleres locales, puesto que no requieren actuaciones muy
especializadas o una alta inversión, y que favorecen la preservación de
los documentos. También son las acciones que suponen pequeñas
actividades restauradoras. Su objetivo es prevenir y frenar posteriores
deterioros. Aunque son actividades de bajo riesgo han de estar definidas
en un plan de actuación y el centro debe contar con los materiales
específicos para su puesta en acción. Hay que establecer:
Que documentos quieren ser tratados
Que tratamiento necesitan
Que materiales son necesarios.
Para determinar esos aspectos se utilizan criterios homogéneos como el

estado físico, el valor documental y la frecuencia de uso de los mismos.
Aunque tambien prevalecen criterios económicos como la disposición
de recursos. La responsabilidad de la selección de documentos y
tratamientos debe recaer en expertos en conservación siempre que la
obra tenga un valor importante, mietnras que para otros materiales
puede ser cualquier archivero el que decida sobre ello.
Como máximas fundamentales destacamos:
Uso imprescindible de materiales inocuos.
Aplicación de técnicas reversibles.
Evitar actuaciones que supongan riesgos
Aplicar técnicas que no supongan un intercención excesiva
Asesorarse por especialistas.
SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO
Siguiendo a J.R. Romero (2001), la unidad de conservación es el

equivalente a la unidad de instalación y, por tanto, puede
corresponderse a un documentos o a un conjunto de documentos.
La cubierta de los documentos, cuyo objetivo básico es la conservación
de los mismos, puede adoptar diferentes formas: diversos tipos de
821
envoltorios, cajas, carpetas, fundas y todos los elementos de protección
que puedan servir como soporte de instalación.
Este autor plantea dos tipos de construcción de unidades de instalación:
Técnicas tradicionales que consisten, básicamente en el enlagajado. El
legajo está constituido por dos cartones que sirven de tapa a los
documentos, una solapa en la que se pone la signatura y un sistema de
atado en cruz. Este sistema deja los bordes abiertos, por lo que no
protege a los documentos en su totalidad.
Técnicas actuales en las que se pretende que el envoltorio cubra la
totalidad de los documentos y en los que se tienen en cuenta unos
factores:
Formatos del documento, para lo que se usan difeirentes tipos de
protecciones (carpetas, legajos o cajas, cantoneras, cartulinas, fundas,
etc.) y las características de protección (grande formatos, planeros,
cajas para documentos especiales, fundas de papel barrera u otros
materiales adecuados, etc.)
La calidad de los materiales que se usan de protección, que deben
garantizar la protección de los documentos. Los usados con mayor
frecuencia son:
Cartones neutros.
Mylar/acetatos, generalmente abierto.
Cintas blancas de algodón.
Grapas/clips inoxidables o enfundados.
Identificación de las unidades de instalación, con el uso de algún tipo
de código numérico, alfabético y/o símbolo para identificar la
institución, el fondo, la serie y la propia unidad.
Identificación de los documentos, que deben ir convenientemente
signaturizados y sellados, paginados y protegidos por carpetillas de
papel barrera.
LA RESTAURACIÓN DE DOCUMENTOS
El insitituto del patrimonio cultural nacional surge en 1986 con el

Estado de las Autonomías. Los datos más antiguos que se conservan
sobr restauración estan en las Partidas de Alfonso X y unas normas que
dejo D. Juan Manuel sobre la conservación del «Conde Lucanor» así
como unas normas dadas por Pedro IV de Aragón. Posteriormente,
hasta Felipe II en 1567 con el edificación de El Escorial y la creación
del Archivo General de Simancas (1588), no se conceden nuevas
normas. Con la Ilustración, se introduce el ideal humanista y se crean
las Reales Fábricas y Reales Academias, entre ellas, la Real Fábrica de
Papel en San Fernando de Henares durante el reinado de Felipe V.
822
Finalmente en la Ordenanzas del Archivo General de Indias (1750) se
establece un corpus de elementos de protección del papel del archivo.
Finalmente y como consecuencia de todo el movimiento anterior,
podemos llegar a tres principios básicos de restauración:
Respeto al original y a su contenido.
Garantía de legibilidad del texto.
Solidez resultante del documento intervenido.
Pero además, la restauración persige dos objetivos fundamentales:
Que la restauración se note. Para ello hay dos técnicas, la de mil rayas
que consiste en hacer rayas en la parte a restaurar, de forma que a un
metro no se note, pero de cerca, si (sobre todo en cuadros). También
está la tinta neutra.
Que sea eliminable.
Las actuaciones que se llevan a cabo sobre documentación de un

archivo son, básicamente restauración de papel, de pergamino y de
encuadernaciones. Las técnicas son diversas y dependen de los daños y
del soporte: hay técnicas manuales o mecánicas, técnicas de
encapsulado y reintegración, desacidificación, limpieza y desinfección.
CONTROL DE MOVIMIENTOS DE DOCUMENTOS
Con el control de movimientos se evitan pérdidas o equivocaciones en

la ubicación de los documentos y pretende tener un control de cada
unidad de instalación para conocer en cada momento su situación.
Los movimientos se producen dentro de cada centro como
consecuencia del desarrollo de sus actividades: uso interno, salida a
salas de investigación, reprografía, etc. El control se realiza a través de
diversos sistemas, manuales o informáticos, y siempre se deja un
testigo en el lugar de orígen.
Los movimientos externos, como consecuencia de exposiciones,
restauración en aquellos centros que no cuentan con un taller propio, o
transferencias, se llevan a cabo con un sistema de registros de entrada y
salida de documentación en los que se consignan todos los datos
necesarios.
LA SEGURIDAD DE PERSONAS, DOCUMENTOS Y BIENES.
Es conveniente que en todo archivo exista un servicio de control de

seguridad, que spuervise el correcto funcionamietno de las instalaciones
y evita riesgos. Todo ello son solo es importante para la correcta
preservación de los fondos, sino también para a tranquilidada de los
823
trabajadores, usuarios y vigilantes, garantizando una actuación eficiente
en caso de peligo.
Por eso resultan de aplicación en los archivos las especificaciones del
Ministraio del Interior en materia de seguridad, pues se considera
necesaria la existencia de vigilancia cuando el valor de los bienes
muelbs u objetos valiosos que posean, u otra causa lo hiciesen
necesario, correpondiendo al secretario de Estado de Seguridad o a los
delegados del Gobierno la exigencia de sistemas de seguridad de forma
conjuta o separadamente. En particular:
Creación del departamento de seguridad, que incñuya un servicio de
vigilancoa a cargo de empresas de seguridad
Instalación de sistemas y dispositivos de seguridad y protección.
Conexión de los sistemas de seguridad con centrales de alarmas, ajenas
o propias, no pudiendo prestar servicios a terceros si las empresas o
entidades no están habilitadas como empresas de seguridad.
La creación del departamento de seguridad será obligatoria en los
siguientes casos:
En los centros, establecimientos o inmuebles que cuenten con un
servicio de serguridad integrado por 24 o más vigilantes de seguridad y
cuya duración prevista supere un año.
Cuando así lo distinguan la Dirección General de la Policia o el
Delegado del Gobierno, atendiendo en volumen de medios materiales y
personales, el sistema de seguridad de la entidad o establecimiento, así
como la camplejidad de su funcionamiento y e grado de concentración
de riesgo.
Cuando por dificultades técnicas o carencia de equipos adecuados fuera
imposible la conexión del sistema de seguridad con una central privada
de alarmas, las empresas y actividades a que se refiere el artículo 112
del Reglamento de Seguridad Privada que debieran establecer tal
sistema de seguridad, podráns ser obligadas, por el tiempo en que
persista la imposibilidad técnica, a la implantación del servicio de
vigilantes de seguridad, con personal perteneciente a empresas de
seguridad.
En el caso de las instituciones archivísticas de cierta relevancia, es
conveniente la existencia de un personal cualificado para estos
cometidos. Ello con independencia de que todo el personal conozca las
nociones mínimas de seguridad y las medidas aplicadas al edificio,
orientándas tanto a las personas com a los objetos, fundamentales a la
hora de actuar con rapidez y eficacia. Éste será el caso de las medidas a
tomar en caso de evacuación, accidentes, etc.
El personal de seguridad debe conocer las medidas esenciales de
protección de los documentos y demás bienes muebles de interés que
custodia su centro, pues, aunque sus cometidos no estén directamente
824
relacionados con el manejo de los mismos, puede que en algún
momento se vean en la necesidad de intervenir.
Debe estar familiarizado con la historia de la institución, sus funciones
y metas.
Debe respetar las normas y leyes establecidas y velar por su
cumplimiento por parte de los usuarios de dichos centros. Esto implica
la información adecuada a los usuarios para que conozcan sus derechos
y obligaciones, evitando situacioes que sean susceptibles de ser
interpretadas como conductas reprochables. Tienen la obligación de
seguir las políticas y procedimientos de las instituciones que los
emplean. No obstante, pueden oponerse a prácticas qu estimen
perjudiciales para la deontología profesional.
Debe proteger la información confidencial obtenida en el desempeño de
sus funciones, tanto con respecto a los objetos custodiados en sus
centtros como aquélla relativa al personal y usuarios del mismo. Ello
implica la confidencialidad con respecto a las medidas de seguridad
aplicadas, sobre todo en el casod e las destinadas a proteger obras
especialmente valiosas. Esta obligación está supeditada, sin embargo, al
marco legal vigente, lo que implica la colaboración con la policía o a
otras autoridades competentes a efectuar invetigaciones sobre bienes
que hayan podido ser robados, adquiridos o transferidos de manera
ilícita.
De todas formas, es necesario determinar una serie de medidas
tendentes a garantizar la protección de los bienes custodiados en estas
instituciones y un uso correcto de los mismos, a ser posible a cargo del
personal especializado. Aunque son muchos los centros que por sus
características carecen de un sistema de seguridad, es aconsejable,
cuanto menos, elaborar un conjunto de normas que supla tales
necesidades.
Todo sistema de seguridad y vigilanca tiene como finalidad primordial
el proteger los objetos custodiados en ella, Contribuye a la
conservación de los mismos, pues impide un uso inadecuado de las
instalaciones y limita la manipulación de estos bienes a aquellas
personas autrizadas y en el marco de unas normas precisas.
En los servicios de seguridad y vigilancia hay que considerar tanto los
dispositivos o sistemas aplicados como los recursos humanos detinados
a tal servicio.
El personal de encargado de la seguridad.
El elemento humano es el factor insustituibel en todo proceso de

seguridad y vigilancia, puesto que en él radica desde la planificación y
diseño del sistema hasta su adecuada puesta en servicio y supervisión.
825
Las funciones del personal asignado a estas tareas deben estar
perfectamente definidas y ser bien conocidas por todos los trabajadores
de la institución. En términos generales, consiste en la supervisión del
cumplimiento de las normas, reglamentos y disposiciones establecidas
para la protección de los objetos y bienes albergados en la institución,
así como de las parsonas que las visitan yhacen uso de sus servicios.
Tales disposiciones deben ser pefectamente definidas por el personal
(especialistas en conservación, administración y seguridad)
Al departamento de Seguridad le compete:
La administración y organización de los servicios de seguridad de la
institución y, en su caso, del transporte de los objetos en ella
custodiados.
La dirección de los vigilantes de seguridad.
El control del funcionamiento de las instalaciones de sistemas físicos y
electónicos, así como el mantenimiento de éstos y la gestión de las
informaciones que generen.
El servicio de vigilancia contará con un personal suficiente para atender

todos sus cometidos, delimitados en función de los horarios de apertura
y cierre. No obstante, podrá ser suplido o completado por otros sistemas
de vigilancia, siempre y cuando cumpla con sus funciones.
Vigilancia de las distintas estancias, con un servicio establecido en
función de si son de acceso al público, si están limitadas al personal del
centro o si son de acceso restingido.
Supervisar los sistemas de alimentación eléctrica y aparatos eléctricos
que hayan quedado conectados, igualmente revisar puertas y ventanas
del edificio de manera que se mantenga todo adecuadamente cerrado.
Supervisar los sistemas de alimentación de agua y descarga de las
mismas, procurando prever cualquier situación de riesgo.
Sistemas de seguriad y vigilancia.
Se disitinguirá la vigilancia del exterior de la vigilancia del interior del

edificio, con independencia de que se otorgue un tratamiento específico
a determinadas estancias, como ocurre con los depósitos, sala de
consulta y circuitos de paso de documentos.
El edificio estará dotado de rejas en las ventanas de fácil acceso,
sistemas de cerramiento eficientes en las puertas y sistemas de
detección como luces infrarrojas, sensores de rotura de vídrio, contactos
magnéticos en las puertas, etc.
Es conveniente que el sistema de seguridad disponga de medidas de
vigilancia mediante cámaras de televisión, pues se facilita el control de
todas de las etancias y se asegura un elemento de prueba de cara a
826
posibles daños. De todas formas, la vigilancia personalizada permite
hacer ferente a las eventualidades que surjan, pues por mucho que
avance la técnica en las cámaras siempre puede haber ángulos muertos,
obstáculos e imprevistos.
En el caso de las salas de consulta y exposición, las cámaras de
vigilancia pueden complementarse con vigilantes y con la ubicación del
mostrador o mesa del jefe de sala en un puesto elevado y con la mayor
visibilidad posible.
El sistema de seguridad debe centrarse en una Sala de Control, vigilada
la s24 horas, con medidas escepcionales de seguridad y conexión
directa con los servicios de energencia.
La importancia y efectividad de estos sistemas han permitido su
evolución tecnológica, mejorando sus aplicaciones y, por tanto, los
servicios prestados, aunque ello implica unos costes que no todas las
instituciones pueden asumir. De hecho, hoy en día es posible reducir el
personal humano y conectar las cámaras a una central de alarmas
externa, siempre y cuando se garantice el correcto funcionamiento del
sistema de seguridad y se verifique cualquier incidencia mediante el
desplazamiento de personal técnico al lugar.
ANATOMIA Y PATOLOGIA DEL DOCUMENTO GRÁFICO
MARCO JURÍDICO
Decreto 24 de julio de 1947: El Patrimonio histórico Documental y
Bibliográfico constituye una de las mayores riquezas espirituales y
materiales de nuestra Patria y al Estado le corresponde la obligación
de velar y proteger su integridad y conservación Constitución española
(31-10-1978), art. 46: Los poderes públicos garantizarán la
conservación y promoverán el enriquecimiento del patrimonio
histórico cultural y artístico de los pueblos de España y de los bienes
que lo integran, cualquiera que sea su régimen jurídico y su
titularidad. La ley penal sancionará los atentados contra este
patrimonio. Y el art. 140, punto 28, obliga a: La defensa del patrimonio
cultural, artístico, monumental español contra la exportación y
expoliación de museos, bibliotecas y archivos de titularidad estatal, sin
perjuicio de su gestión por parte de las Comunidades Autónomas.
Ley del Patrimonio Histórico Español (25-6-1985) dedica el Título VII
al Patrimonio Documental y Bibliográfico, formado, según el art. 48.
Punto I por cuantos bienes, reunidos o no en archivos y Bibliotecas, se
declaren integrantes del mismo Esta misma Ley, en el correspondiente
Título, define el documento como toda expresión en lenguaje natural o
convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen,
827
recogidas en cualquier soporte material, incluso los soportes
informáticos. Se excluyen los soportes no originales de ediciones Y
advierte que forman parte del Patrimonio Documental, los documentos
de cualquier época generados, conservados y reunidos en el ejercicio de
su función por cualquier organismo o entidad de carácter público, por
las personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente el
Estado y otras entidades públicas y por las personas privadas, físicas o
jurídicas, gestoras de servicios públicos en lo relacionado con la gestión
de dichos servicios. Igualmente, forman parte de este Patrimonio
Documental los documentos con una antigüedad superior a los cuarenta
años, generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus
actividades por las entidades y asociaciones de carácter político,
sindical, religioso y también por las fundaciones y asociaciones
culturales o educativas de carácter privado. Así mismo, integran este
Patrimonio los documentos de más de cien años generados,
conservados y reunidos por entidades particulares y personas físicas. El
Estado podrá declarar aquellos otros documentos que sin alcanzar la
antigüedad indicada, sean considerados de interés.
La anulación de cualquier obra perteneciente al Patrimonio Documental
deberá ser autorizada por la administración competente y en ningún
caso se podrán destruir mientras subsista su valor probatorio de
derechos y obligaciones de las personas o entes públicos.
Estas leyes y normativas equiparan a libros y documentos a las
restantes manifestaciones artísticas e históricas que constituyen el
conjunto de Bienes
Culturales. Dentro del Patrimonio Histórico, el Patrimonio Documental
y Bibliográfico es la parcela más amplia y diversa en razón de la
cantidad y variedad de cuantas obras se incluyen bajo el concepto de
Documento Gráfico, cuya conservación resulta prioritaria tanto por la
importancia del legado como por la fragilidad material
CONSERVACION DEL DOCUMENTO GRAFICO
Una de las tareas más importantes, sino la de mayor responsabilidad,

que asume todo archivero y bibliotecario, es, sin lugar a dudas, la
conservación de cuantos fondos se le confían. De poco o nada valdrán
sus otras actividades laborales si las obras que debe custodiar no las
mantiene en las mejores condiciones y con disponibilidad para la
consulta y disfrute.
Es bien sabido que cada obra es la materialización de una idea, un
pensamiento, un deseo, una orden... que adquiere forma y función para
superar las limitaciones del tiempo y del espacio, de acuerdo o no, con
normas establecidas, destino o deseo de su creador.
828
Así pues, para mantener disponibles los valores documentales que
contiene toda obra y la información que se quiso transmitir, definida
por su integridad metafísica, es indispensable que ofrezca la máxima
plenitud de su particular integridad material -física y funcional –,
definida por sus individuales condiciones de permanencia y
durabilidad.
Permanencia es la cualidad de los materiales de mantener invariables
sus características físicas en largos periodos de almacenamiento. Es
decir, en situación estática.
Durabilidad es la calidad de mantener inalterables las características
funcionales durante las etapas de uso. Es decir, en situación dinámica.
Resulta innecesario señalar que la percepción de los valores culturales
que contiene cada obra depende de su estado de conservación. En
definitiva, de sus características de permanencia y durabilidad de
acuerdo con cuantos elementos constitutivos determinan su forma y
función. Resulta incuestionable que tanto menor sea el deterioro mayor
será la posibilidad de interpretar fielmente cuantos elementos fueron
agrupados para dar testimonio gráfico de las ideas, pensamientos,
ordenes... que se quisieron perpetuar.
Así pues, puede afirmarse que la conservación de todo legado histórico
se centra en la defensa y custodia de la originalidad privativa de cada
una de las obras que forman parte del conjunto o colecciones que
constituyen el archivo o biblioteca.
CONSERVACION: PRESERVACION Y RESTAURACION
Conservar significa mantener.

La conservación de archivos y bibliotecas centra su actividad en la
aplicación de la metodología específica que permita el mantenimiento
de las características materiales- físicas y funcionales- para dar garantía
de pervivencia y transmisión de las obras en custodia.
Para lograr este propósito, solamente caben dos opciones: la
preservación y la restauración.
Preservar es evitar, anticiparse y poner a salvo. La preservación de
todo documento gráfico centra su actividad en impedir el deterioro,
anticipándose al daño, gracias al conocimiento de la naturaleza y
estructura de las obras que se custodian, así como de cuantos factores
pueden agredir su integridad.
Su objetivo es la anulación y el control de cuantos factores y
circunstancias pueden resultar dañinos a los materiales que constituyen
la obra o las funciones que desempeñan
Sin embargo, la ineludible ley de la caducidad impone que por unas u
otras razones, se produzca el deterioro que mutila o afecta la integridad
829
original. En este caso, cuando los elementos agresores superan las
barreras defensivas que dan protección a las obras y se produce el daño,
en entonces cuando se hace necesaria la restauración.
Restaurar es volver al estado anterior, poner orden en lo perdido o
alterado. La restauración de libros y documentos que han sufrido
deterioro, tiene el cometido de restablecer las condiciones originales, o
lo más próximas a ellas, de acuerdo con la intencionalidad, materialidad
e historia de cada obra.
La preservación es una actividad global e integradora, continua, que
no debe tener interrupción alguna para que en su acción pueda
garantizar, en todo momento, el control del medio y asegurar el confort
y la estabilidad de las obras.
Por el contrario, la restauración es singular, ocasional, pero sus
actuaciones son de mayor dificultad y responsabilidad al tener que
actuar directamente en la misma obra dañada y asumir los riesgos que
por esta razón, conlleva toda intervención reparadora.
Criterios de conservación
Tanto las actuaciones previsoras como las restauradoras están regidas
por los llamados Criterios de Conservación que a modo de doctrina
determinan las líneas de toda actuación.
Opiniones y directrices a cerca de la conservación han experimentado, a
lo largo del tiempo, vaivenes e interpretaciones tan dispares que van
desde la anarquía más absoluta, el empirismo, etc. hasta la adopción de
modas imperantes, la imitación... hasta llegar a nuestros tiempos en
donde se ha logrado el acuerdo más universal, gracias a una serie de
mandamientos que definen la ética profesional de quienes asumen las
responsabilidades de la conservación de los bienes culturales en
cualquiera de sus facetas, sin distinción de obras muebles e inmuebles.
Los Criterios vigentes, imponen, por encima de todo, el respeto a la
originalidad y a la autoría de cada obra, renunciando a cualquier
actitud que pueda suponer confusión, falsedad o que supere las
disponibilidades técnicas o humanas.
Estas premisas se fundamentan en el uso de procedimientos y
materiales que al ser utilizados o incorporados a la obra han de ser
inocuos y fácilmente reversibles para que, llegado el momento de su
posible eliminación, no sean un motivo añadido de dificultad o
agresión.
Cuando se hace imprescindible la incorporación de nuevos elementos
para recuperar la funcionalidad mutilada, se descartan todos los medios
y procedimientos que puedan ocasionar dudas acerca de su
originalidad, con el fin de alejar cuantas dudas pueden presentarse en el
momento de interpretar las zonas o partes intervenidas. En este caso, se
utilizan materiales de distinta naturaleza o técnica de ejecución y
830
coloración o entonación del acabado diferente a la genuinamente
primitiva.
La aceptación y seguimiento de estas premisas concretan la ética
profesional que protagoniza y garantiza las tareas de conservación de
los fondos encomendados que en ningún caso deben sufrir menoscabo
ni intervenciones arriesgadas por falta de la debida planificación.
En cualquier caso, para obtener la mejor eficacia de los métodos de
conservación, resulta imprescindible conocer la anatomía de las obras
a custodiar, así como la patología que incide en su “estado de salud”.
De estos conocimientos podrá deducirse la selección de los medios
protectores para obtener apropiada defensa frente a las posibles
agresiones y, llegado el caso, aplicar la necesaria intervención
restauradora.
En conclusión, toda intervención, sea protectora o rehabilitadora, se
inicia con el denominado Planteamiento Analítico que consiste en
reunir y estudiar, por una parte, cuantos datos permiten identificar la
obra (autor, época, estilo...) y su materialidad (elementos anatómicos,
estructuración, modificaciones...) Y por otra parte, los daños materiales
que sufre y, a ser posible, los factores que los produjeron (ambientales,
accidentales...). Toda esta información será necesaria para establecer el
diagnóstico y poder determinar el tratamiento más idóneo a seguir,
según las características y finalidad de la obra a restaurar.
DOCUMENTO GRAFICO
Se entiende por Documento a todo testimonio del presente o del pasado

que sirve para conocer, reconstruir o constatar cualquier hecho o
acontecimiento. Ágrafos son aquellos que carecen de signos “escritos”,
en contraposición al amplio concepto de documento gráfico que
incluye o está relacionado con la diversidad de escrituras, signos y
técnicas empleados a lo largo del tiempo para representar sonidos e
imágenes complementarias. Por ello, se incluyen bajo esta acepción no
sólo las obras que contienen una escritura normalizada sino también
aquellas otras con grafía artística o técnica, ejecutada sobre papiro,
pergamino, papel... gracias al empleo tintas o medios específicos para
obtener caracteres susceptibles de representar palabras, imágenes,
sonidos...
Por tanto, la variedad de caracteres y técnicas de representación
amplían este concepto a aquellas manifestaciones visuales que se
relacionan con los escritos o hacen uso y aplicación de medios
estructurales similares a los que tradicionalmente son empleados por la
escritura. Es decir, junto a la documentación escrita por medios
caligráficos e impresores, son documentos gráficos diferentes
831
representaciones artísticas tales como grabados, dibujos, fotografías... y
técnicas sonoras como son las grabaciones mecánicas, y electrónicas,
incluidas las magnéticas y ópticas.
En consecuencia, los documentos gráficos son testimonios que dan
forma material a los sentimientos, palabras, imágenes, sonidos..., con el
propósito de perpetuarlos y transmitirlos en el tiempo y en el espacio,
superando las limitaciones
tempoespaciales del pensamiento, la voz, el sonido y los gestos.
Son obras realizadas por la especie humana a partir de la escritura y de
su capacidad para producir grafismos, para representar y reproducir
figuras y ruidos. La autoría, en origen, pertenece a las personas o
grupos sociales que determinan materializar sus ideas, pensamientos,
decisiones...Su propio carácter trasmisor y no efímero los dota de su
condición de testimonio y documento. La intencionalidad de todo
documento gráfico es comunicar, constituir un bloque informativo a
través del cual se pueda dar corporeidad a lo abstracto, para
comunicarlo y difundirlo, ya que de otra forma está supeditado al corto
alcance de la percepción presencial de los sentidos:
comunicante/receptor, voz/oìdo en un determinado lugar y tiempo.
En síntesis el documento gráfico es toda obra que contiene o una
forma de transmisión escrita, dibujada, normalizada... a distancia y no
efímera.
La estructura corresponde a los distintos materiales y formas que
caracterizan a la documentación gráfica. Es ante todo la materialización
del propósito de difundir y conservar lo transitorio, aquello que de otra
forma sería momentáneo e impreciso, superando el mero recuerdo o las
descripciones orales o de gestos.
La funcionalidad del documento significa la facultad que posee cada
elemento constitutivo o su conjunto al definir el objeto final, para
cumplir una determinada tarea y sobre todo, hacer asequible el
contenido metafísico que se le ha confiado como medio de transmisión
entre espacios y generaciones.
El libro y el legajo son las formas más representativas de cuantos
documentos gráficos adquieren la cualidad de “memoria del pasado”.
Pero junto a ellos, y por la similitud de su intencionalidad testimonial,
naturaleza y estructura, también se incluyen determinadas
manifestaciones artísticas, descripciones y representaciones de la
imagen y el sonido.
Todo este conjunto de obras constituye el Patrimonio Bibliográfico y
Documental, sin duda el más cuantioso, variado y dinámico, en razón
de la diversidad de formas, manifestaciones, utilidad administrativa,
social y educativa, cuya principal misión es agrupar, conservar y
832
trasmitir cuantas obras son testimonio de acontecimientos y situaciones
que pertenecen al pasado o están alejadas.
De acuerdo con la naturaleza de estos documentos, su función y
necesidad de ser transmisores de la información que se les confía, se
agrupan en:
- Documentos propios de archivos. Responden a razones económicas,
administrativas, diplomáticas... generadas o dirigidas por sociedades y
personas concretas... con difusión limitada. Por lo general se trata de
ejemplares únicos: legajos, protocolos, documentos sueltos...
Documentos propios de bibliotecas. Concebidos como unidades
relativas a la historia, filosofía, literatura, labores científicas, docencia...
cuya difusión es ilimitada, no preconcebida. El libro es el protagonista.
- Documentos gráficos propios de museos. Entre la heterogeneidad de
objetos que se custodian en los museos, con preferencia hacia el
grafismo pictórico, existe gran cantidad de ellos relacionados y
vinculados con la escritura: colecciones de grabados, estampas,
dibujos... de indudable valor artístico, pero en muchas ocasiones son
obras complementarias de manuscritos e impresos como suele suceder
con mapas y planos.
Son también documentos gráficos las publicaciones periódicas que se
agrupan en las hemerotecas; las obras de carácter documental o artístico
obtenidas por medios fotográficos reunidas en las fototecas; dibujos,
grabados y estampas, audiovisuales propios de filmotecas, discotecas y
videotecas, los medios informáticos de gran actualidad administrativa y
divulgativa...
ANATOMIA: naturaleza y estructura
Para que el contenido metafísico que posee toda obra de carácter

documental pueda ser materializado y entonces sea posible su uso,
percepción y difusión, es precisa la selección, adaptación y ordenación
de diferentes elementos que finalmente constituyen y determinan una
determinada anatomía y funcionalidad. Todos los documentos gráficos
poseen una misma estructura formada por dos elementos insustituibles
e inseparables: soporte y grafía
La grafía responde a cuantos caracteres simbolizan y representan
conceptos abstractos o naturales gracias a la adopción de signos
convencionales o captación de imágenes y sonidos. También se
denomina “elemento sustentado”.
El soporte es la materia generalmente liviana, de bajo coste y fácil
obtención y manipulación, a la que en sus superficies planas se
incorpora la grafía que puede ser legible de forma permanente y directa
833
o más o menos perceptible pero accesible mediante procedimientos y
mecanismos que facilitan su inclusión y posterior captación.
A estos dos elementos que forman un todo único e indivisible se unen
los llamados aditamentos que forman parte complementaria o
consubstancial de la obra como son los sellos medievales, las
encuadernaciones, estuches, marcos...
Ya dijimos que el documento gráfico posee una integridad metafísica
definida por la intencionalidad original del autor y que solo puede ser
percibida e interpretada cuando posee suficiente integridad material -
física y funcional – como para hacer posible su mantenimiento en buen
estado durante sus etapas de almacenamiento (permanencia o
estatismo) y estar en constante disponibilidad para el uso (durabilidad o
funcionalidad).
Ambas características, físicas y funcionales, definen la identidad de
todo documento gráfico que, en general, fue concebido para el uso, a
diferencia de otras obras creadas para la contemplación o el ornato y
que no necesitan ser manipuladas para captar los valores documentales
que poseen.
Por esta razón, conviene diferenciar: la conservación activa (la obra
debe permanecer disponible al uso, sin reservas) característica de los
fondos del Patrimonio
Bibliográfico y Documental, frente a la conservación pasiva (la obra
permanece estática) que corresponde, mayoritariamente, al tipo de
bienes de carácter artístico; basta la simple exhibición, sin necesidad de
“funcionar”, con la contemplación “el ir el receptor” es posible captar
los valores propios de su creación artística, enfocada, generalmente,
hacia la estética, el ornato y la admiración.
La necesidad y la generalización del uso de la documentación gráfica
han impulsado a cada sociedad, a cada cultura, a hacer uso de variados
materiales de naturaleza orgánica, inorgánica, artificial y sintética, de
acuerdo con la disponibilidad de las materias primas y de la tecnología
que en cada lugar y en cada momento histórico han sido más
inmediatas o asequibles. Siempre con el objetivo de optimizar el
manejo, la movilidad y la económica con el fin de lograr un producto
de poco peso,forma aplanada, dimensiones y volumen reducidos u
opcionales, y sobre todo, con las menores dificultades de manufactura y
costes.
En este sentido, la piedra, la arcilla, las pieles, la seda, las tabletas de
madera encerada, el bambú, el amate, el papiro, las hojas de palmera...
fueron los principales materiales que cada cultura y en cada momento
supo aprovechar, de forma directa o previa sencilla transformación,
para obtener los soportes en donde realizar sus grafismos y escrituras.
A estos soportes históricos les sucedieron el pergamino y el papel que
834
son los materiales que encontramos más habitualmente en nuestros
archivos y bibliotecas.
El pergamino
Aunque las pieles ya fueron empleadas en la antigüedad y más
recientemente en algunas viejas culturas americanas, es el S II a. C.
cuando se inicia el uso como actualmente las conocemos en su
denominación de pergamino. Debe su nombre a que la ciudad de
Pérgamo fue el lugar de su adopción y difusión. El pergamino se
obtiene de la piel de cabras, ovejas, carneros... también de terneros,
vacas..., e incluso de animales menos domésticos como el ciervo y la
gacela. Una vez que el animal ha sido desollado se separaba la piel y se
procedía a desarrollar un procesado de curtido incompleto, con el fin de
impedir la putrefacción.
Tras diversas operaciones de curado, salazón, clasificación, recorte,
remojo, encalado, depilación, maceración y acabado según lijado,
alisado, blanqueo... de la piel inicial – con sus tres niveles de epidermis,
dermis e hipodermis-- solamente queda la capa central que es la que
presenta mejores características de estabilidad al estar constituida por
fibras más consistentes que determinan un tejido conjuntivo flexible.
Durante el procesado la piel pierde elementos inestables (células
muertas, vasos sanguíneos, glándulas sudoríparas y sebáceas, nervios...)
pero en ningún caso recibe un auténtico tratamiento de curtición que es
el que convierte la piel en cuero y, al desnaturalizar sus fibras, le
proporciona mayor consistencia, inhibición de alteraciones químicas y
sobre todo de las ocasionadas por microorganismos e insectos.
El resultado de estas operaciones es un producto laminado y flexible,
que permite tanto el enrollado como el doblado en cuadernillos;
producto que es muy apto para la escritura caligráfica e incluso para la
ilustración y la decoración ornamental, a pesar de que entre las dos
caras presenta diferencias cromáticas en razón de sus respectivas
vinculaciones a la epidermis o a la hipodermis.
En el primer caso, por su inmediatez a la capa externa de la piel, el
pergamino presente un color pardo-amarillento y su superficie es más
consistente debido al tejido conjuntivo formado por la capa hialina o
flor de la piel que separaba la dermis de la corteza exterior.
La otra superficie, la cara interna de la piel, tiene el aspecto más blanco
y fibroso, debido a su pertenencia al tejido carnoso del que es
continuidad y a falta de una membrana separadora similar a la capa
hialina. En cualquier acepción, el pergamino tiene la particularidad de
tener gran dependencia del agua, especialmente en su repercusión con
el grado de humedad interna, condición fundamental para mantener la
flexibilidad necesaria y sobre todo para estabilizar su conservación,
835
tanto para que las fibras constitutivas permanezcan humectadas en el
nivel higrométrico que les proporcione la flexibilidad característica,
como por favorecer o descartar diferentes reacciones de carácter físico-
mecánico, químicas y sobre todo el desarrollo y actividad de especies
bibliófagas que encuentran en este tipo de piel no curtida, la comida
que satisface su alimentación.
Es bien conocida la rigidez y acartonamiento de pergaminos que
presenta deshidratación, así como la flacidez y presencia de colonias de
microorganismos cuando predomina el exceso de humedad.
Una variante del pergamino es la vitela, que tiene especial importancia
en la realización de obras medievales de gran calidad y belleza. La
vitela se obtiene de animales no nacidos o de muy corta edad en los que
su piel todavía no presenta la diferenciación de las tres capas dérmicas
que se desarrollan en el animal adulto. En consecuencia, la lámina
obtenida, lógicamente de menores dimensiones, es más fina y flexible y
no presenta diferencias entre sus dos caras en las que tanto la
regularidad del color casi blanco, como la suavidad de sus superficies
las hacen idóneas y perfectas para realizar escrituras y representaciones
de gran perfección y valor artístico.
El papel
Aunque las leyendas atribuyen su aparición a principios del siglo II
d.C., recientes hallazgos arqueológicos en las proximidades de la
ciudad de Pekín, permiten situar los albores de su uso en años
pertenecientes al ultimo siglo anterior a nuestra era. Se trata del
llamado protopapel realizado al mezclar diferentes fibras,
especialmente de seda, y adosarlas a las populares tabletas de bambú
que eran el soporte más popular y tradicional de la escritura china,
cultura en donde el uso de la seda era habitual en las vestimentas y las
representaciones gráficas
La sustitución de estas fibras proteínicas por otras vegetales,
procedentes de hierbas y arbustos de crecimiento espontáneo en
aquellos lugares, facilitó el desarrollo de este soporte que permaneció
ignorado en otros países hasta que en el siglo VIII fue conocido en el
mundo del árabe quien en sus invasiones a tierras de la
Península Ibérica lo introduce en Andalucía desde donde se expande su
conocimiento y desarrollo hasta llegar a sustituir al pergamino que,
hasta ese momento, era el soporte preferente o exclusivo de las culturas
mediterráneas.
A la levantina ciudad de Xátiva, próxima a Valencia, le corresponde el
privilegio de ser la ciudad árabe-cristiana que a partir del año 1150
propulsó el papel a los países fronterizos y más próximos. En pocos
años, gracias a la facilidad de obtener materias primas de bajo coste
836
(trapos viejos) y adoptar sencillos sistemas de fabricación, se convirtió
en soporte preferente a pesar del rechazo que mostraron algunas cortes
que mantenían preferencias por el pergamino. La aparición de la
imprenta fue la circunstancia definitiva para la aceptación general del
papel ya que presentaba muchas y mejores aptitudes para la impresión
que cualquier otro soporte conocido. A partir de ese momento, el
conocimiento y uso del papel fue en secuencia progresiva hasta
convertirse a nivel mundial en el único soporte para la escritura y
mayoritario de la documentación gráfica. Desde sus inicios el papel se
fabrica a partir de fibras y la ocasional incorporación de aditivos para
proporcionan determinadas características de absorción y acabado,
En su evolución tecnológica experimenta dos etapas bien diferenciadas,
tanto por los elementos constitutivos como por el sistema de
fabricación.
Papel artesanal. Durante la primera etapa la obtención del papel fue
plenamente artesanal. Cada hoja se obtenía independientemente de las
demás. Las fibras más utilizadas procedían de trapos viejos de algodón,
lino, cáñamo... o directamente de los tallos no leñosos de estas plantas
herbáceas. En cualquier caso, ofrecían unas fibras muy ricas en celulosa
y reducida presencia de otros agentes químicos.
El proceso que se utilizaba para transformar estos trapos o tallos en
papel es el siguiente: recogida de trapos, selección según calidades y
colores, troceado, limpieza por expolsado, baño para el desengrasado,
pudridero para facilitar el desfibrado, lavado, maceración por golpeo de
mazos en batanes. La pasta así obtenida se trasladaba a la tina o pila en
donde era bateada y mantenida en constante dispersión en agua hasta la
formación de la hoja con la “formadora” y tras prensado y secado,
posterior encolado y satinado según destinos.
Según los sistemas y medios empleados, el papel perteneciente a esta
etapa también se llama “a mano”, “de tina”, o verjurado en el caso de
mostrar a simple vista las huella de los corondeles y puntizones:
nombre que recibía el alambre colocado y cosido en las dos direcciones
opuestas de la formadora y que actuaban a modo de rejilla para filtrar el
agua y retener la pasta papelera dispersas en la tina, dando lugar a
formación de la hoja de papel.
A partir de 1282 surge la filigrana o marca de agua que aparece en
muchos papeles y que es la impronta resultante de la figura realizada
con alambre fino engarzado o cosida sobre corondeles y puntizones que
acabará reflejándose, junto a la huella de estos, cuando las superficies
del papel se observan a contraluz.
Este papel era de una calidad excelente y prueba de ello es la enorme
cantidad de documentos pertenecientes a los siglos anteriores al XIX,
fecha en la que aparece el papel industrial.
837
El papel industrial se debe de forma prioritaria a la necesidad de
satisfacer la creciente demanda de este soporte. La primera máquina
para producir papel se desarrolla a finales del S. XVIII aunque hasta el
inicio de la segunda mitad del S. XIX
Conservación de materiales de archivos se siguen utilizando las mismas
fibras que estructuraban el papel artesanal. Una cinta transportadora
recibe la pasta papelera que es trasladada durante la longitud de la cinta,
aproximadamente un metro, haciéndola pasar por rodillos que la
presionan y regulan.
Este revolucionario sistema permite alcanzar la producción que
satisface la creciente demanda de papel. Sin embargo, la falta de trapos
exige obtener las fibras de otras materias y a partir de 1850 se emplean
fibras procedentes de diferentes árboles (eucalipto, chopo, álamo,
pino...) que una vez talados y transportados a la fábrica de papel, serán
descortezados y preparados para ser transformados en papel según
sistemas mecanizados o químicos. En el primer caso, los rollizos pasan
por diferentes muelas trituradoras y filtros hasta convertirse en una
pasta de color pardo rojizo, característica del papel que se obtiene por la
transformación directa de la madera en papel. El segundo sistema
permite procesados químicos, alcalinos o ácidos, que el papel
testimoniará en los análisis que identifican su naturaleza.
A diferencia de las plantas herbáceas, la madera ofrece una celulosa
mas pobre debido a la presencia de otras substancias que resultan ser
inestables al ser incorporadas en el papel (hemicelulosasa, pectinas,
sustancias aromáticas... y muy especialmente lignina) Durante el
procesado se procura eliminar estas sustancias asociadas a la celulosa y
decolorar la pasta hasta alcanzar el grado de blancura que caracteriza a
este soporte, así como dotarlo del encolado y acabado para satisfacer la
demanda de distintos tipos de papel acordes a la variedad de fines
caligráficos, impresores o artísticos.
El consumo de papel es tan creciente y generalizado que ha motivado la
escasez de madera y en su lugar se reutilizan los restos de papeles que
pueden ser blancos y proceder de sobrantes o recortes de ediciones
guillotinadas. En este caso se trata de papeles recuperados que sólo
deben ser nuevamente triturados y preparados en pasta. Cuando se trata
de papeles que ya han tenido un uso y contienen diferentes grafías y
manchas, además tendrán que ser destintados y limpiados. En este caso
se denomina papel reciclado.
Esta secuencia pone de manifiesto la progresiva reducción de las
calidades de la materia prima. Los papeles artesanales poseían
naturaleza alcalina y aunque este factor puede favorecer los ataques de
bibliófagos, presentan una estabilidad química que es garantía de su
permanencia y durabilidad. Por el contrario la incorporación de la
838
madera y los tratamientos utilizados en el procesado reducen estas
cualidades que, lógicamente, todavía son menores en los papeles
reciclados.
La preocupación por esta progresiva decadencia del papel,
especialmente de archiveros y bibliotecarios, propuso nuevas formulas
para recuperar la calidad de permanencia del papel de antaño, haciendo
uso de las materias y procedimientos pertenecientes a la etapa artesanal.
Esta opción resulta actualmente inviable y es más coherente esperar a
que las nuevas materias plásticas, resinas sintéticas, acaben de
perfilarse y se consolide el ofrecimiento de un tipo de papel de
naturaleza artificial, poliester o similar, que permite el optimismo hacia
recuperación de las prestaciones y calidades de permanencia y
durabilidad perdidas.
La grafía
Se entiende por grafía a los caracteres obtenidos o representados sobre
un soporte plano para representar un pensamiento, una imagen e incluso
un sonido.
La realización se logra, generalmente, por la adición al soporte de tintas
o emulsiones. Pero también es bastante común obtenerla por
modificación superficial del soporte o su perforación, en cuyo caso no
resultan ser un elemento añadido y su estabilidad pertenece
directamente a la estabilidad del mismo soporte.
Las tintas son el elemento más habitual para escribir, imprimir o
colorear y son sustancias, mas o menos fluidas, de acuerdo con e
instrumento que se utiliza para las variantes gráficas mencionadas.
En su composición son elementos básicos el colorante, el disolvente o
dispersante, el aglutinante que permite la unión mecánica de los
pigmentos y de estos al soporte, y el mordiente que fija el color por
reacción química. A estos componentes suelen acompañarles diferentes
agentes espesantes, humectantes, antisépticos... que particularizan la
calidad de cada tinta y le proporcionan características de estabilidad o
inestabilidad.
Las tintas caligráficas más usuales son las de polvo o extractos
vegetales: carbón, sepia, bistre... y de forma muy destacada las
metaloácidas entre las que destaca su variante ferrogálica. Las primeras
hacen uso de aglutinantes de preferente naturaleza vegetal (goma
arábiga) mientras que las segundas quedan ancladas en el soporte donde
se aplican gracias a la acción mordiente de la oxidación producida por
el metal y el ácido. Estas ultimas son las más inestables en razón de las
corrosiones que producen en los soportes de naturaleza orgánica,
especialmente en el papel.
839
Las tintas impresoras optan por un aglutinante, llamado barniz, que es
un aceite más o menos refinado, o sustancias grasas de poca
evaporación que favorecen el que la tinta permanezca fresca en el
rodillo o matriz impresora y comience su secado al ser estampada sobre
el soporte y absorbida por este mientras que los restos superficiales
alcanzan el secado por oxidación.
Las tintas pictóricas suelen presentar, junto a la diversidad de
pigmentos polícromos, aglutinantes de naturaleza vegetal solubles en
agua (resinas de árboles) o sustancias sintéticas (acrílicos). Los aceites
quedan reservados para las pinturas sobre lienzos y raramente son
empleadas sobre papel.
Fotografía y documentos electrónicos.

En ambos casos la grafía no esta representada por caracteres definidos
sino por elementos fotosensibles y electromagnéticos o termosensibles,
incluidos en la emulsión que cubre sus respectivos soportes. Mientras la
primera hace uso en las copias de papel o cartulina, en los negativos
emplea película de acetato, triacetato o poliester que soportan la
emulsión que a su vez contiene las partículas sensibles a la luz que
darán lugar a las imágenes fotográficas.
En la documentación electrónica, magnética en cintas y disquetes u
óptica en cd y dvd, se utilizan cintas o discos que son, respectivamente,
de poliester o metacrilato. En el primer caso son cubiertos por la
emulsión que contiene partículas de hierro o cobalto sensibles al
magnetismo que las posicionan de una forma determinada al recibir las
diferentes emisiones magnéticas correspondientes a la escritura
realizada a través del teclado o del ratón. En el segundo caso, el
metacrilato esta recubierto de una finísima lámina metálica o película
de pigmentos inorgánicos, altamente sensibles al efecto térmico del
láser quien al incidir sobre este cubrimiento lo modifica y deja grabada
la grafía realizada. En ambos casos, los problemas de permanencia y
durabilidad se deben, prioritariamente, a las alteraciones que
experimentan las emulsiones, en donde se produce y están inmersas las
respectivas grafías, y que son la materia más sensible y de menor
estabilidad de este tipo de documentos.
PATOLOGIA
Muchos factores agreden a los materiales que constituyen el documento

gráfico, afectando a su estabilidad y, en consecuencia, a la función que
les corresponde realizar como parte estructural del libro o del
documento.
840
Las llamadas causas de alteración se ordenan, según su naturaleza, en
dos grandes apartados: naturales y accidentales
Las causas naturales están directamente relacionadas con la naturaleza
y estructura de las mismas obras y con su medio ambiente. Son
normales e incluso habituales y sus efectos aunque puedan resultar
lentos e imperceptibles, son fácilmente previsibles. Sin embargo, al
carecer de espectacularidad no se adoptan las oportunas medidas
correctoras con la absurda esperanza de que el daño no se producirá o
es insignificante. Por esta razón son las que mayor deterioro producen
ya que el paso del día a día acumula y potencia el deterioro hasta
alcanzar magnitud alarmante e incluso irreversible.
Las más imperceptibles son las que pertenecen a la propia obra y se
denominan internas. Entre ellas cabe destacar:
- baja calidad de las materias primas utilizadas
- pieles procedentes de animales enfermos o con taras.
- papeles cuyas fibras están formadas por celulosa pobre procedente de
especies arbóreas con alto índice de residuos madereros, especialmente
lignina, de tratamientos industriales inestables o del aprovechamiento
de papeles reutilizados.
- inestabilidad de los aditivos ocasionales
- encolantes, colorantes, blanqueantes, cargas de relleno...
- manufactura defectuosa de los soportes
- errores humanos y técnicos en la curtición y en la elaboración del
papel
- residuos metálicos procedentes del desgaste de la maquinaria
- aguas no depuradas
18 Conservación de materiales de archivos
- agentes químicos que intervienen en el procesado del producto final
- tintas inestables
- pérdida de las propiedades mecánicas del aglutinante
- alteración de los elementos metálicos y otros componentes químicos
que determinan al colorante y al mordiente
Las causas externas pertenecen al medio ambiente en el que se
encuentra habitualmente la obra en custodia o se presentan de forma
casuística o accidental.
Las más importantes por su proximidad o pertenencia al medio, son:
- humedad
- temperatura
- iluminación
- contaminación
- almacenamiento defectuoso
- uso indebido
Las de incidencia más remota son:
841
- plagas de bibliófagos
- vibraciones
- instalación deficiente
- traslados y exposiciones
Las causas accidentales se presentan bajo el denominador de la
sorpresa, en gran parte al no haber tomado las oportunas medidas
previsoras y correctoras de circunstancias que suponen amenaza.
Las más destacadas son:
- incendio
- inundación
- vandalismo
- robo – expolio
- derrumbamiento
PREVENCIÓN Y RESTAURACIÓN DEL DOCUMENTO GRÁFICO
METODOLOGIA PREVENTIVA
Conocidas la anatomía de los documentos gráficos y las causas

patológicas que ocasionan su deterioro, la actuación inmediata se centra
en adoptar las oportunas medidas de protección para impedir la acción
de cuantos factores son amenaza y factor potencial de alteración y daño
de las obras en custodia.
Los métodos preventivos determinan las condiciones ambientales y de
manipulación más apropiadas para que cuantas situaciones puedan
resultar agresivas sean anuladas y potenciadas las soluciones que actúan
como barrera defensiva.
En primer lugar, es necesario subrayar que los documentos gráficos
permanecen gran parte de su vida en posición estática, en estado de
almacenamiento, interrumpido de forma irregular cuando son
requeridos o solicitados para la consulta o el estudio. En consecuencia,
almacenamiento y uso son las situaciones que deben ser controladas de
forma preferente, sin descartar los percances y desastres provocados
por accidentes y catástrofes.
CONTROL DE LOS FACTORES AMBIENTALES

La instalación
Sin duda alguna, las características del depósito habitual de las obras
son el factor más importante para la conservación de los fondos que
alberga, pues de ellas dependen muchos de los restantes factores de
deterioro.
El edificio
842
Es la primera y la más importante barrera defensiva para la custodia de
los materiales que acoge. De sus características constructivas,
emplazamiento, orientación... derivan la eficacia de las medidas de
protección o desamparo del contenido que alberga.
El perfil de un edificio ideal para ser sede de un archivo reúne las
siguientes características:
El emplazamiento.
Situado en una cota elevada de la ciudad para beneficiarse de los
vientos favorables y alejar los peligros de las inundaciones por
estancamiento de aguas y filtraciones desde el subsuelo. Enclavado en
zona urbana, con buena comunicación pero sin las inconveniencias del
tráfico terrestre, aéreo y subterráneo que conllevan contaminación y
vibraciones.
LOS DEPÓSITOS
La situación más apropiada es en plantas intermedias para evitar las
molestas, nocivas y destructivas humedades, goteras e inundaciones,
propicias en sótanos y últimas plantas donde, lamentablemente, son
ocupación habitual de los archivos. La situación más lógica es que
documentos y libros, protagonistas y principales habitantes de todo
archivo y biblioteca, ocupen las dependencias más confortables para su
conservación, debiendo renunciar el personal a situar despachos y
oficinas en las zonas que ofrecen mejores garantías para el
almacenamiento. La mejor orientación es a fachadas de menor
insolación y con pocos huecos al exterior (aproximadamente un 15% de
la superficie vista) para descartar los efectos nocivos del sol (luz y
calor) y aprovechar el beneficio de los vientos más frescos.
Los materiales de construcción deben ser hidrófugos para evitar la
retención de humedad. Suelos techos y paredes serán, preferente y
respectivamente, de material cerámico, impermeables y con
tratamientos antipolvo. Todos los elementos de madera deben estar
tratados con ignífugos e insecticidas que aseguren, respectivamente, el
retardo del fuego y el rechazo ante ataque de xilófagos. No debe estar
atravesado por ningún tipo de conducciones de agua o gas, y los
conductos de electricidad y telefonía estarán sellados para no ser cobijo
de insectos o vías de intromisión de agua.
Las cubiertas deben proteger al inmueble de las lluvias y la insolación.
Por ello, se descartan las cubiertas planas y son preferibles las que por
su inclinación y formar cámara intermedia, desplazan directamente el
agua al exterior del edificio y reducen las incidencias térmicas.
En cualquier caso, las bajantes de las cubiertas deben siempre situarse
en fachadas o paramentos externos para suprimir las inundaciones
843
producidas por atascos o averías que surgen al atravesar plantas
intermedias, donde ocasionarán graves humedades o inundaciones.
El mobiliario: estanterías, archivadores y planeros
Los elementos más comunes son las estanterías densas (tipo
compacto) o abiertas (tipo tradicional) En cualquier caso, al igual que
planeros y archivadores, deben ser de metal con tratamiento antióxido
para prevenir los deterioros causados por los focos de oxidación. Los
elementos de madera además de ser fácil pasto del fuego e incentivo de
insectos pueden emitir acidez que afectará a los documentos que
contienen. No sucede estas circunstancias en maderas sintéticas
(aglomerados y laminados)
Las estanterías de madera que no puedan ser sustituidas deben ser
tratadas con ignífugos e insecticidas.
Cajas, carpetillas, sobres y paspartús
Estos elementos de primera protección de los documentos y que
mantienen contacto directo con ellos, pueden ser motivo de serias
contaminaciones de acidez cuando el cartón, cartulina o papel de estos
contenedores tiene esta naturaleza corrosiva. Antes de proceder a su
sustitución por otros de cartonaje libre de ácido u otros materiales
plásticos neutros, es conveniente optar por la incorporación en el
interior de estos contenedores de un papel barrera que, a modo de
funda, impida en contacto directo de la documentación con las
superficies internas de la caja o de la carpetilla. De esta forma se anula
el efecto nocivo de la acidez que poseen cartones y papeles de esta
naturaleza, transmisores de esta patología por contacto directo.
Envases especiales
Mapas, planos, carteles... presentan en ocasiones unas dimensiones que
rebasan las de los planeros y precisan instalación especial. Aunque su
posición más favorable es la horizontal, en estos casos la mejor
solución es el enrollado en tubos de PVC, utilizados en construcción y
que presentan gran diversidad de longitudes y diámetros. Pueden ser
introducidos directamente en el tubo o mejor enrollados a otro tubo de
menor diámetro que actúa de núcleo. En cualquier caso, estos grandes
documentos deben ser protegidos con una bolsa de polietileno que a su
vez servirá para facilitar la introducción y extracción del contenedor
cilíndrico.
El microclima: Humedad y temperatura
Ambos agentes forman un binomio que resulta indivisible en el
momento de analizar sus efectos debido a la interacción que existe entre
ellos, determinantes de la climatologia de cada lugar, de cada local.
Las condiciones más favorables son cuando los factores geográficos
determinan un clima templado y la media anual se establece en
temperaturas entre 18
844
y 21º C y la humedad entre 45 y 55%. Es el clima idóneo para convivir
obras documentales y usuarios.
Por encima de estas cifras, en climas subtropicales y en mayor escala en
los tropicales, se potencian los trastornos mecánicos por dilatación-
contracción de los materiales sensibles a las variaciones higrotérmicas y
las reacciones químicas por calor e hidrólisis. Y sobre todo, aumenta la
presencia y actividad de microorganismos, insectos, roedores... que
forman la plaga de bibliófagos y de bibliodepredadores capaces de
devastar un archivo o biblioteca antes de poder controlar y eliminar su
invasión.
En climas fríos e incluso gélidos, todos estos problemas se suavizan e
incluso desaparecen (congelación) ya que las variaciones climáticas son
menores, las reacciones físico-químicas casi se anulan y las plagas
bibliófagas paralizan su actividad o buscan otros ambientes más cálidos
para su desarrollo.
Control de la humedad y la temperatura. La aireación
El microclima ideal para la mayoría de los materiales orgánicos propios
de un archivo o biblioteca es el determinado por los parámetros
señalados como clima ideal, propicio para el bienestar de libros,
documentos y apropiado para el confort humano.
En estas condiciones se evitan la mayoría de las alteraciones físico-
mecánicas (deformaciones, manchas...), así como las de origen
biológico y químico (microorganismos, insectos, fenómenos por
hidrólisis...)
En ocasiones las dificultades para lograr mantener estas premisas llevan
a tomar la decisión de instalar sistemas de climatización artificial. Este
sistema será la mejor garantía en el caso de que esté asegurada su
continuidad de forma permanente e ininterrumpida durante todas las
épocas del año y, especialmente día-noche, incluidos días no laborales.
De esta forma, la estabilidad proporcionará las mejores condiciones de
conservación. Sin embargo, la experiencia pone de manifiesto los daños
ocasionados por las interrupciones en este tipo de climatización.
Problemas técnicos o simplemente económicos originan que la puesta
en marcha y las interrupciones sean constantes, especialmente en la
segunda de estas situaciones en la que, por lo general, se opta por poner
en marcha el sistema por las mañanas y pararlo al acabar la jornada
laboral.
Así, efectivamente, el personal podrá disfrutar del confort acorde a la
climatología deseada. Pero, los libros y los documentos sufren
diariamente cambios climáticos que conllevan dilataciones –
contracciones que aceleran el envejecimiento y la destrucción de estas
obras.
845
La alternativa más ventajosa es potenciar los elementos constructivos
para reducir la incidencia de los cambios en el exterior y favorecer la
ventilación natural para que sea el factor regulador de la humedad y
de la temperatura, especialmente cuando los niveles higrométricos son
elevados y el oreo impide la continuidad peligrosa de esta situación.
Ciertamente, con la ventilación directa desde el exterior es posible que
también se introduzca la humedad externa. Aun siendo así, el viento
húmedo que entra y sale no permite que la humedad del interior
permanezca estable y en consecuencia, se palia la permanencia nociva
de este factor de deterioro, especial coadyuvante de actividad
microbiana.
Si junto a las condiciones constructivas, el sistema de ventilación
natural resulta eficaz será posible establecer unos parámetros que
definen el microclima óptimo. Estos parámetros se obtienen a partir de
la media climática del lugar. Es decir, si la media aritmética de las
variaciones anuales es de 60% de HR y 25 º C de temperatura, se
establecen márgenes de más menos 5 puntos en el campo de la
humedad y más menos tres en el de la temperatura. Así, en este caso,
las condiciones optimas serán de 55 a 65 % de HR y 22 a 28º C. de
temperatura. Evidentemente, estas condiciones satisfacen a obras y
usuarios que disfrutaran de la continuidad de unas condiciones
ambientales a las que están más habituados y adaptados y, en
consecuencia, no sufrirán las molestias y alteraciones que ocasionan las
continuas variaciones climáticas o cambios violentos y extraños de
humedad y temperatura.
Para conocer puntualmente las variaciones climáticas es preciso
disponer de higrómetros y termómetros. El instrumento mas
apropiado es el termohigrógrafo que representa gráficamente las
variaciones térmicas y de humedad experimentadas durante un periodo
de tiempo, generalmente una semana. Otros aparatos de medición son
el psicrómetro y los termohigrometros electrónicos.
La luz
Es una fase de la energía en transformación. Desde su origen solar o de
luminarias artificiales surgen radiaciones (energía radiante) que
iluminan los objetos sobre los que incide. Entre las siete regiones
lumínicas, de variado potencial energético, las de mayor efecto nocivo
son las pertenecientes a las emisiones infrarrojas y ultravioleta,
colindantes de la región central visible para el ojo humano.
En ambos casos, la energía transmitida se transforma, respectivamente,
en calor (emitido por el sol y lámparas incandescentes, halógenas...) o
en fenómenos fotoquímicos denominados fotooxidación y fotosíntesis.
Mientras el factor térmico que se desprende de luminarias
incandescentes puede modificar seriamente las condiciones
846
ambientales, ocasionar deshidratación y potenciar reacciones
incontroladas, los dos fenómenos fotoquímicos citados ocasionan la
ruptura o desequilibrio de los elementos estructurales que configuran la
celulosa de los papeles y a los pigmentos de las tintas que constituyen
la grafía.
En los materiales celulósicos, formados por C, H y O, causan ruptura o
debilitamiento de los enlaces que unen a estos tres elementos,
modificando la combinación inicial formando otras sustancias (glucosa,
celobiosa...) o dejando libre al oxígeno que actuará oxidando a
materiales que experimentan amarilleamiento o decoloración,
alteraciones típicas de los materiales sensibles a este gas,
imprescindible para la vida.
Control de la iluminación
La luz solar es la que por poseer mayor energía ocasiona mayores
daños en el papel y otras materias orgánicas. Por esta razón, en ningún
caso este tipo de luz debe incidir directamente sobre libros y
documentos. En su lugar, es preferible la iluminación artificial
mediante lámparas de incandescencia o fluorescencia. Estas últimas son
las que resultan menos nocivas que las incandescentes que aportan
gran elevación de temperatura debido a sus radiaciones infrarrojas. Los
fluorescentes emiten luz fría y las emisiones ultravioleta que proyectan
son de menor cuantía y pueden ser fácilmente anuladas al dotar a cada
luminaria de una pantalla difusora que filtrara esta energía nociva.
En los depósitos es perjudicial e innecesaria una intensidad lumínica
que supere los valores de 100 lux. Lo ideal es permanecer en oscuridad
o ligeramente iluminado con cifras de 50 lux, suficientes para poder
desplazarse por el interior de la estancia y poder localizar con facilidad
las obras deseadas.
Las radiaciones recibidas por los papeles son acumulativas y cada vez
que reciben la energía lumínica se activan los citados procesos
fotoquímicos. Finalmente, los papeles aparecen amarillentos y
quebradizos, resultado perceptible de estos fenómenos.
8 Prevención y restauración de documentos
Para obtener las oportunas mediciones de la intensidad lumínica se
utilizanfotómetros y ultraviómetros.
Contaminación atmosférica
Tiene procedencia natural o generada por procesos industriales. En el
primer caso, el oxígeno y su variante el ozono, el vapor de agua, el
amoniaco... están presentes formando parte de la atmósfera y muy
poco se puede hacer para evitar sus efectos oxidantes y corrosivos,
salvo crear espacios cuyo reducido volumen pueda mantenerse en vacío
o con gases inertes.
847
La contaminación industrial y urbana genera gases altamente
nocivos como son el dióxido de azufre y el de nitrógeno que junto al
anhídrido carbónico adquieren muy fácilmente la capacidad de ácidos.
Además, el polvo procedente de las fabricas y el tráfico está formado de
diminutas partículas que ocasionan suciedad y son portadoras de muy
diversos elementos químicos, absorbidos y transportados desde
variados orígenes y trayectos.
Control de los agentes contaminantes
Ante la presencia de agentes contaminantes: aerosoles (polvo, humos y
nieblas) y vapores, es necesario instalar filtros que impidan la entrada
en los depósitos de la suciedad y sustancias nocivas que arrastran. Estos
filtros pueden ser de simple superposición de varias capas de celulosa
(habituales en las cocinas domésticas), de granulados de carbón activo
o resinas absorbentes. Los más rigurosos son de agua y de aceite en
cuyo medio se hace borbotear o atravesar el aire contaminado.
Vibraciones
Últimamente, las microvibraciones producidas por el tráfico, urbano y
aéreo, y las maquinarias de refrigeración situadas en las cubiertas de
los edificios se está convirtiendo en una alteración a tener muy en
cuenta, pues si bien son molestas para especies bibliófagas que rehuyen
este tipo de edificios, son muy destructivas ocasionando el
desprendimiento de tintas, rotura de encuadernaciones y de cuantas
obras cuya estructura no puede amortiguar el imperceptible pero
constante “martilleo” de los microtemblores.
Control de las vibraciones
Si el edificio no posee la cimentación apropiada para zonas sísmicas o
con mucho tráfico, será necesario instalar elementos amortiguadores
en todos los puntos o superficies de apoyo de las estanterías y muebles.
FACTORES CASUISTICOS O ACCIDENTALES

Plagas bibliófagas
Su presencia y actividad están directamente relacionadas con el
microclima predominante en los depósitos y, especialmente, en las
zonas donde existe falta de higiene, oscuridad y tranquilidad. En las
áreas más húmedas serán los microorganismos – hongos y bacterias -
quienes tienen las condiciones más apropiadas para su desarrollo y
actividad devoradora. Los insectos muestran preferencia por lugares
similares pero sobre todo si, además, la temperatura es más elevada y
menor el grado de humedad. Algunos micromamíferos, especialmente
ratas y ratones, pueden convertirse en preocupantes bibliodepredadores
Hongos y bacterias son omnipresentes y su proliferación se manifiesta,
preferentemente, en las superficies de papeles y libros cuando
mantienen un alto grado de humedad.
848
La aireación será la solución más rentable para rebajar la humedad o
mantener corrientes de aire que, en cualquier caso, dificultará su
desarrollo.
Para su eliminación se pueden cepillar los materiales afectados,
dirigiendo la acción hacia el exterior o utilizar un aspirador con filtro y
rejilla de protección en la boquilla para descartar el daño que puede
ocasionar la succión de fragmentos desprendidos de la documentación.
10 Prevención y restauración de documentos
En infecciones puntuales se puede utilizar una esponja ligeramente
humedecida con alcohol o sales cuaternarias de amonio, previa
observación de la reacción de papeles y tintas ante la aplicación de
estos productos.
En aquellos casos de contaminación elevada, será necesario aplicar
agentes fungicidas. Si se opta por aplicarlos a toda la sala, esta deberá
ser hermetizada con cintas especiales de precinto, para evitar fugas del
fumigante; si se prefiere o conviene colocar las obras afectadas en
bolsas de plástico habrá que comprobar previamente su hermeticidad, e
introducir en ellas productos desinfectantes como paraformaldehido,
ortofenilfenol..., que al transformarse en gas o vapor ofrecerán máxima
penetrabilidad y eficacia.
Los insectos comedores de papel son por lo general, especies xilófagas.
Es decir, son, preferentemente, comedoras de madera. Por esta razón,
este material debe descartarse en cualquier tipo de elemento
constructivo o decorativo, suelos o revestimientos. Así como en
estanterías y mobiliario que en cualquier caso, serán el mayor incentivo
de su invasión.
Entre las muy diversas especies cabe destacar lepismas, anóbidos y
termitas. Los lepismas son conocidos por el nombre de pececillos de
plata que corren huidizos al ser descubiertos, al igual que las
cucarachas. Unos y otras prefieren los rincones oscuros, con suciedad y
húmedos.
Los anóbidos forman parte de los insectos denominados carcoma,
preferentes comedores de madera y derivados. En su etapa larvaria
devoran insaciablemente los materiales celulósicos produciendo
laberínticas galerías con salidas en forma de pequeños orificios con
presencia de serrín. En la fase de adulto deposita innumerables huevos
que en la próxima etapa primaveral o clima cálido creado por la
calefacción, eclosionaran, apareciendo las temibles larvas, gusanos
blancos que oscilan entre cinco y diez milímetros y devoran
insaciablemente madera y papeles.
Las termitas representan actualmente el insecto más peligroso para
nuestros archivos y bibliotecas. Es una hormiga de color lechoso o
ligeramente oscurecido que llega a alcanzar un tamaño de hasta unos
849
siete milímetros. Es una de las especies típicas de climas tropical o
subtropical que ha experimentado rápida adaptación y desarrollo en
climas más templados. Su presencia es difícil de detectar debido a su
particular rechazo a la luz (especie lucífugas) que les obliga a actúa en
las zonas oscuras e internas de maderas, libros y legajos en los que
producen huecos y vacíos que no se manifiestan en las superficies
vistas.
Se introducen en los edificios por vías subterráneas, aprovechando
estratos donde la humedad y la temperatura son estables. Cuando deben
atravesar superficies con luz, construyen galerías y canalillos con un
barrillo cementante que les permite desplazamientos en oscuridad, hasta
el lugar en donde tienen localizada la madera o el papel que les servirá
de alimento y trasladarán al nido para atender la alimentación de la
reina y de las termitas en desarrollo. Con este mismo barrillo tapan las
grietas por donde cabe la posibilidad de que la luz penetre en sus
estancias.
Aunque su invasión se produce generalmente por vía terrestre, en
ocasiones se produce invasión aérea gracias a la opción de convertirse
en insecto alado. Cuando alcanzan el destino de sus vuelos o
exploración se desprende de las alas que pueden ser detectadas al pie de
ventanas o lugares del exterior donde encontraron las vías de
penetración. A partir de ese momento vuelven a adoptar la figura de
hormiga rastrera.
El termitero puede situarse a varios kilómetros de distancia del edificio
o lugares donde las hormigas obreras acuden para obtener la comida
que desplazarán al nido, donde se encuentra la reina que produce
millares de huevos, cuidados por otras hormigas dedicadas a este
menester junto a soldados en tareas de protección.
Anóbidos y termitas, y en general las especies bibliófagas, rechazan las
zonas con menor temperatura y humedad, muy transitadas y con luz.
Por esta razón, deben realizarse revisiones periódicas para verificar el
estado de los fondos custodiados y detectar a tiempo la presencia de tan
indeseables huéspedes.
En regiones de reconocida presencia endémica de insectos o en zonas
de mayor peligro, es muy recomendable realizar rutinarias
desinsectaciones preventivas haciendo uso de productos repelentes
(sustancias aromáticas como nicotina, azafrán, laurel...), distorsionantes
(ruidos, luz...) o de efectos letales cuando se detecta presencia de estas
plagas invasoras.
Para lograr la erradicación de estas especies bibliófagas se pueden
utilizar diferentes procedimientos. Entre los diferentes sistemas físicos
(radiaciones lumínicas gamma o similares, microvibraciones, descargas
eléctricas...), biológicos (aprovechamiento de especies antagónicas) y
850
químicos (productos específicos) estos últimos son los que ofrecen
inmediatos y más eficaces resultados. Sin embargo, si se realizan
tratamientos incorrectos pueden resultar molestos e incluso tóxicos para
las personas. Por esta razón, es muy importante actuar con estos medios
previa consulta a personal especializado.
En cualquier caso, las piretrinas sintéticas, según tipo y dosificación
acordes a la especie a combatir, son un buen remedio que puede ser
aplicado por pulverización en los ambientes libres o impregnación de
maderas por inyección. Generalmente, presentan el inconveniente de
ser un preparado con aspecto oleoso que puede ofrecer un tacto
grasiento e incluso causar manchas si es aplicado de forma
indiscriminada e incorrecta en intervenciones dirigidas directamente
hacia las propias obras.
Ocasionalmente, libros y documentos también son atacados por
especies depredadoras: ratones, topos, ardillas... palomas,
murciélagos... que aunque no son auténticos devoradores de papel
ocasionan verdaderos destrozos, sobre todo al hacer sus nidos y
producir manchas con sus excrementos o molestias ocasionadas por sus
parásitos que pueden llegar a ocasionar picaduras en las personas.
Para su eliminación las soluciones más inmediatas son la limpieza y
eliminación de rincones incontrolados, además de la aplicación
sistemática de raticidas e instalación de redes, rejillas y cierre de huecos
para anular los accesos y lugares para su cobijo y dificulten su estancia
o sus vuelos.
Desinsectacion y desinfeccion
Desde la antigüedad las plagas bibliófagas son constante amenaza de
libros y documentos, a los que causan destrozos que llegan a ser tan
importantes que se descarta la posibilidad de su recuperación. Por esta
razón, la lucha biológica es una de las tareas más desarrolladas en la
defensa de los materiales de archivo y biblioteca.
Para lograr el control y la erradicación de insectos, existen métodos
físicos, químicos y biológicos. Los métodos físicos hacen uso de
elementos distorsionantes y repelentes que dificultan la habitabilidad
del insecto y entorpecen su actividad hasta límites que no soporta y
entonces opta por abandonar el lugar en donde pretendía desarrollar su
actividad devoradora.
Los distorsionantes mas habituales son el ruido, las vibraciones y las
corrientes de aire. También ciertos olores les resultan molestos como la
nicotina, el laurel...
Otros sistemas más específicos son las radiaciones lumínicas,
especialmente las que pertenecen a la región gamma, las
microvibraciones por ultrasonidos o zumbadores electromagnéticos. En
851
ocasiones se han utilizado descargas eléctricas con dudosos resultados
igual que sucede con el uso de microondas.
La congelación ofrece mejor eficacia al producir aletargamiento incluso
muerte.
Pero no siempre es posible disponer de las cámaras apropiadas y,
además, conlleva los riesgos que ocasionan la rigidez de las obras
congeladas y la mojadura que acompaña a la descongelación, salvo que
se haga uso de métodos de liofilización que permite, por vacío y
presión, evaporar el agua directamente desde su estado sólido, sin pasar
la fase líquida intermedia.
La anoxia, asfixia producida al sustituir el oxígeno por un gas inerte, es
un sistema que surgió como alternativa de otros medios más peligrosos
y tóxicos. Sin embargo, es lento, costoso y no resulta eficaz como
desinsectante y menos como desinfectante. Sí es un buen procedimiento
para utilizar en vitrinas o contenedores de poco volumen en donde el
vacio o estos gases inertes (nitrógeno, helio, argón...) reducen la
actividad biológica, las reacciones fisicoquímicas
Los métodos químicos son los que vienen dando resultados los mas
radicales, en correspondencia al efecto letal de los productos utilizados.
Dentro de la gama de gases utilizados en tareas de fumigación destacan
el oxido de etileno y el bromuro de metilo. La peligrosidad de ambos
requieren ser aplicados por personal especializado, preferentemente en
cámaras específicas.
En forma de líquidos, aplicados por pulverización, existe una amplia
variedad de productos que, generalmente, dan buena respuesta. Entre
ellos cabe destacar los derivados del formaldehido, del fenol y
sustancias cloradas. Y sobre todo, las piretrinas, derivados del pelitre,
extracto de las flores del crisantemo.
En sólidos sublimables las pastillas de aldehido formico son muy
fáciles de aplicar y sus efectos desinfectantes son muy satisfactorios. Se
aplican en bolsas herméticas en donde se introducen junto la obras
afectada por microorganismos. La transformación en gas potencia sus
efectos letales a hongos y bacterias.
Para defenderse de la invasión de las temibles termitas es aconsejable
realizar un foso alrededor del edificio e instalar en él un sistema de
riego subterráneo de forma que la tierra de relleno quede impregnada de
sustancias químicas nocivas para estas hormigas. En su lugar pueden
realizarse perforaciones en el suelo e inyectar al subsuelo estas mismas
sustancias. Si la invasión afecta a maderas del interior, deberán ser
tratadas con similar procedimiento de inyección para erradicar los
insectos que anidan en ellas y dotarlas de autodefensa para impedir
nuevo ataque.
852
Este mismo procedimiento es el más efectivo si la plaga es de anóbidos,
conocidos como carcoma, que en su forma larvaria ocasionan galerías
cuya trayectoria laberíntica destroza maderas y papeles
Los hongos y bacterias eligen con preferencia los lugares más húmedos
y oscuros y al margen de aplicar fungicidas o bactericidas específicos,
la acción mas inmediata es anular su presencia con la ayuda de
aspiradores o brochas y procurar una buena aireación y desecación de
las obras y del ambiente para dificultar su nuevo asentamiento.
En cualquier caso, la mejor defensa frente a estas plagas es mantener la
máxima limpieza posible, reducir la humedad y la temperatura a los
niveles más bajos posibles y realizar periódicas revisiones que permitan
detectar cuanto antes la presencia de insectos y microorganismos.
De esta forma y aplicando tratamientos preventivos, sobre todo en
fechas próximas al ascenso de las temperaturas estivales, es la mejor
garantía para controlar tan desagradable y nociva presencia.
Los métodos biológicos aprovechan el antagonismo que existe entre
determinadas especies, tanto de hongos y bacterias como de insectos y
micromamíferos. Es sin lugar a dudas, la solución más esperanzadora
para lograr el control y presencia de invasores no deseados, siempre y
cuando no afecten a la salud humana.
Desastres: fuego e inundación

Cuando se produce este tipo de catástrofes, así como el
derrumbamiento por seísmo o similares, debe tenerse muy presente que
el daño ya se ha producido y deben impedirse los estados de histeria
que nada aportan y sin embargo recrudecen el desastre.
Debe actuarse con la cordura y serenidad necesarias para no
incrementar el daño y descartar acciones temerarias e innecesarias. Es
mucho mejor valorar el problema, establecer un programa de
salvamento y controlar las intervenciones para evitar incrementar el
daño. La experiencia dicta que los salvamentos “heróicos” dirigidos y
realizados más con el corazón que con la cabeza, han ocasionado
mucho más daño que las llamas o el agua.
Incendio
El fuego es uno de los desastres más espectaculares y el que mayor
destrucción ha ocasionado en los archivos y bibliotecas. Por esta razón
desde tiempos remotos se establecieron normativas tanto para los
elementos constructivos a utilizar como en los sistemas de iluminación
para intentar sustituir los materiales inflamables, las antorchas
luminarias y los sistemas de calentamiento con braseros.
Actualmente, toda construcción está sometida al control de cuantos
factores que pueden propiciar el incendio, especialmente cuando se
trata de inmuebles cuyo contenido posee alto grado de inflamabilidad.
853
Para que se produzca el fuego es necesaria la presencia de tres
elementos: una materia inflamable, alta temperatura y oxigeno. Cuando
uno de estos tres factores no existe, el incendio no se produce. Y como
en un depósito de material celulósico es imposible anular o descartar
alguna de estas circunstancias se hace imprescindible adoptar los
oportunos sistemas de protección y corrección.
Como elementos de protección existen los sistemas detectores de
llamas, humo o radicales libres (iones) Los dos primeros resultan poco
apropiados ya que se activan cuando el fuego ya se ha desarrollado en
forma de llama o la combustión esta en avanzada fase de desarrollo.
Los más apropiados son los de ionización, a ser posible láser, que son
capaces de apreciar los radicales que se liberan al inicio de la
combustión de toda materia orgánica. Estos iones alcanzan la posición
de los detectores y activan el circuito electrónico que pondrá en acción
los sistemas de alarma y extinción.
Este proceso detector se agiliza de forma considerable cuando le
acompañan conductos de absorción que aceleran el ascenso de los iones
hasta la situación de los detectores. Es el llamado sistema de detección
precoz.
Al saltar la alarma deberá ponerse en actividad las bocinas de aviso y
la comunicación con los centros de bomberos, policía y personas
responsables. En ese momento entrará en servicio los sistemas de
extinción que pueden ser instantáneos o necesitar la verificación del
suceso para impedir falsas alarmas e innecesarias intervenciones.
Los sistemas de extinción utilizan medios gaseosos, sólidos y acuosos,
que actúan por enfriamiento o sofocación. Se aplican a través de
instalación fija en los depósitos o de aparatos extintores portátiles, de
fácil manejo. Estos últimos se distribuyen estratégicamente en pasillos
y locales con riesgo para ser usados cuando todavía el fuego no ha
alcanzado un desarrollo importante, ya que su capacidad es limitada y
solo son aptos para actuar en conatos.
En principio es preceptiva la distribución y disponibilidad de
mangueras de agua para ser utilizadas en caso de necesidad. Para uso
exclusivo de los bomberos debe existir una serie de tomas de agua que
en todo momento permanecerán accesibles.
Los medios gaseosos actúan creando una atmósfera inerte inmediata al
objeto al desplazar e impedir que el oxigeno “alimente” las llamas. En
consecuencia se produce la asfixia del fuego.
La limpieza con la que actúan estos gases tiene como contrapartida que
no extingue la brasa y deja la posibilidad de que el fuego se reavive en
el momento que se produce nueva entrada de oxigeno en el local.
Lógicamente, es urgente el desalojo del local de cuantas personas se
encuentren en él, para evitar los efectos asfixiantes que todos estos
854
gases conllevan, en mayor o menor intensidad La incompatibilidad con
los principios ecológicos que protegen la atmósfera ha influido en que
el Halón y sus derivados o variantes, hayan sido catalogados como
nocivos para la estabilidad atmosférica; en consecuencia, se ha
prohibido su uso, salvo en concretas y especificas situaciones, como es
el caso de los depósitos de microformas y documentos electrónicos que
podrían ser seriamente dañados por otros medios de extinción.
Entre los productos sólidos destaca por su eficacia el polvo
polivalente. Este polvo constituido por productos carbonatados actúa de
forma parecida al gas cubriendo al objeto e impidiendo la acción del
oxigeno circundante. Su presencia activa es mucho más duradera y
mayor su eficacia. La suciedad que ocasiona al principio es fácilmente
eliminable mediante aspiración o cepillado. Por su condición alcalina
no da lugar a problemas químicos en las obras que protege. Debe
tenerse en cuenta que cuando se aplica en locales cerrados la polvareda
que ocasiona produce perdida de visibilidad. Por esta razón es
aconsejable aplicarlo sin perder la orientación y posición de la salida.
La nieve carbónica, es anhidrído carbónico (C02) sometido a presión.
Cuando es propulsado del extintor adopta la forma de nieve y presenta
una temperatura próxima a los 0 grados. Actúa por enfriamiento.
Las espumas son utilizadas preferentemente por los bomberos, tanto
por la acción refrigerante del agua como por la de los agentes
espumógenos que contiene y que al rodear al objeto en llamas crean
una “manta” de burbujas que anula e impide el desarrollo de las llamas.
Los residuos pueden ocasionar manchas de compleja eliminación
El agua es sin lugar a dudas el mejor de los agentes extintores, aplicado
indistintamente en forma de chorro, lluvia o nebulización. En el primer
caso emerge de las mangueras con fuerte presión y puede producir
graves destrozos en los materiales que impacta. Los últimos modelos de
boquillas permiten graduar la forma de salida del agua desde el chorro
potente hasta la pulverización en abanico. Su manejo no es complicado
y deben ser utilizadas cuando es imposible dominar el fuego con los
extintores portátiles.
Las instalaciones fijas de extinción más habituales son las que
esparcen el agua en forma de lluvia gracias a boquillas difusoras
(rociadores) Este es un sistema muy eficaz pero produce la mojadura de
los materiales sobre los que incide. Hay que tener en cuenta que para
evitar el problema de la mojadura que puede llegar a ocasionar mayor
daño que el mismo fuego, cabe la opción de sustituir la instalación de
los rociadores por boquillas nebulizadoras que al propagar el agua muy
pulverizada se produce una neblina que tiene mayor poder de
refrigeración y capacidad para impedir o anular el fuego, sin ocasionar
mojadura. Ciertamente, en el local se producirá un considerable
855
aumento de la humedad que podrá ser eliminada forzando la aireación a
la vez que se vigila la posible proliferación de microorganismos.
Inundación
Bien sea por el resultado de la extinción del fuego, desbordamiento de
algún río o rambla próximos al edificio o rotura de cubiertas, bajantes o
de conducciones internas, es muy frecuente que el agua acabe
inundando algún depósito y produzca serios deterioros.
La mejor forma de atajar una inundación, cuando no se puede impedir
la entrada del agua, es facilitar su salida por el punto más cercano a su
entrada. De esta forma se evitará que por la acumulación de aguas la
inundación alcance niveles mayores, afecte a mayor número de obras e
incluso haga peligrar la resistencia del propio edificio.
Dominadas las aguas es el momento de iniciar las tareas de limpieza de
suelos y enseres, sin tocar las obras. Es preferible que estas
permanezcan en sus estantes hasta que las condiciones ambientales se
hayan normalizado y se disponga de los medios necesarios para
garantizar que la evacuación se logrará sin producir desorden, roturas o
manchas por defectuosa manipulación.
Es mucho mejor que las obras permanezcan en sus respectivos
anaqueles de donde podrán ir recuperándose paulatinamente, según
particularidades y conveniencias, para ser desplazadas al taller de
restauración o al lugar en donde puedan ser rehabilitadas.
Durante este periodo de tiempo debe favorecerse la máxima aireación
posible, tanto para favorecer el secado como para evitar la proliferación
de microorganismo. Si hongos y bacterias hacen su aparición será
necesario actuar inmediata y puntualmente suprimiendo las colonias
que forman estos microorganismos, con torundas o esponjas
impregnadas de alcohol. En casos extremos podrán aplicarse fungicidas
ambientales para controlar la infestación y potenciar la limpieza de
suelos y mobiliario con lejía o desinfectantes específicos
(ortofenilfenol, sales cuaternarias...)
Centralitas de vigilancia
Los diferentes servicios de vigilancia de un archivo requieren un lugar
concreto donde pueda ser coordinadas cuantas actividades van dirigidas
a la custodia de los fondos.
Estas centralitas asumen las tareas de mantener constante seguimiento
de las circunstancias que puedan resultar nocivas para la
documentación, las personas y el edificio.
Mediante circuitos de televisión pueden ser vigilados los espacios
internos y externos del inmueble, las zonas públicas y las restringidas.
Los sistemas de detección quedan reflejados en esquemas que precisan
el punto en donde se produce alguna anomalía. Igualmente son
registradas las variaciones climáticas. Evidentemente, estos sistemas
856
también dificultan y controlan actos indeaseados como expolios, robo,
vandalismo...
Uso y duplicados
El egoísmo es el principal motivo por el cual muchos usuarios hacen
indebido uso de la documentación que consultan. Este uso indebido
ocasiona desgarros, manchas, suciedad... incluso desaparición de
paginas, cuadernillos u obras enteras.
Resulta lamentable comprobar cómo esta circunstancia, ocasionada por
los propios beneficiarios de la documentación conservada, es una de las
mayores causas de deterioro y extravío.
Por esta razón, es cada día más necesaria la duplicación de aquellas
obras de mayor importancia, reiterada consulta y de las mas propicias a
ser dañadas por carecer de cualidades físicas y funcionales suficientes
para asegurar que cada manipulación no suponge riesgo ni detrimento
de sus valoración documental. Los facsímiles son una excelente
propuesta pero su elevado coste solo es posible en determinado tipo de
obras. Las microformas son en estos momentos la reproducción que
ofrece mejores resultados, tanto por el coste como por la estabilidad de
las imágenes microfotografiadas. La infografía es, sin lugar a dudas, la
herramienta de trabajo que actualmente mejor facilita todas las
operaciones de difusión, intercambio... Sin embargo, todavía no ofrecen
la permanencia y durabilidad de los materiales fotográficos.
Para garantizar la disponibilidad de la información en duplicados, el
mejor sistema en la actualidad es obtener reproducciones en el tipo de
microforma que se acomoden al formato o condición del documento y a
partir de ellas traspasarlas al medio informáticos que sea acorde a las
intenciones de difusión, estudio, visualización...
Frente al destino de los documentos originales custodiados para estar
siempre prestos al servicio público, sólo cabe la ética de profesionales y
estudiosos para que en sus respectivas tareas no actúen de forma que
pueda resultar lesiva para la integridad documental de cuantas obras
forman parte del Patrimonio Documental y Bibliográfico.
METODOLOGIA RESTAURADORA
Los criterios de restauración enfatizan la responsabilidad y el riesgo de
la intervención directa, determinando las condiciones que deben ser
tenidas muy encuenta al reparar los daños de tal forma que en ningún
caso se justifica cualquier modificación que afecte a la autoría ni a la
integridad documental de la obra. Es decir, ante todo debe asumirse la
responsabilidad que conlleva toda intervención en la que se actúa
directamente sobre la obra, aplicando medios y procedimientos que van
a incidir en la integridad documental que se trata de recuperar o
proteger. Por esta razón, prima, sobre todo, el respeto a los deseos del
857
autor y las circunstancias que determinan la unidad material, portadora
de la información histórica, administrativa, científica... En toda
intervención deben utilizarse medios y procedimientos inocuos a la
vez que reversibles para descartar tanto la incertidumbre del
comportamiento de productos no experimentados y la agresión de
sistemas empleados de forma improcedente, como asegurar la fácil
eliminación de las sustancias incorporadas.
Desde las primitivas actuaciones anárquicas y el empirismo,
actualmente, la restauración es practicada por profesionales que han
adquirido una formación técnica específica en donde se conjugan
conocimientos históricos, artísticos y científicos. Esta formación
académica permite la existencia de profesionales especializados que
son garantía para desarrollar las distintas tecnologías restauradoras,
agrupadas bajo el denominado proceso de restauración.
El proceso de restauración reúne una secuencia de actividades que a
modo de apartados sucesorios culmina con la recuperación de la
integridad documental afectada. Estos apartados son:
Documentación
El inicio de la intervención consiste en reunir toda la información
histórica define a la obra: autor, procedencia, propiedad..., naturaleza
del soporte y de las grafías, dimensiones, color..., particularidades que
inciden en los daños..., anteriores intervenciones.
Analítica físico - química – biológica
Diferentes ensayos permiten identificar la naturaleza y estructura de
soportes y tintas. Destacan la medición del pH para determinar el grado
de acidez – alcalinidad, aplicación de reactivos para verificar el tipo de
pasta celulósica y el sistema de fabricación del papel, métodos
colorimetricos que indican el viraje de colorantes, verificación de la
permanencia o solubilidad de las tintas, pruebas mecánicas para
conocer la resistencia a la tracción, doblaje, reventamiento... de
soportes flexibles, etc.
Fotografías del estado de conservación con diferentes tipos de
iluminación para detectar alteraciones superficiales (roturas, arrugas,
pliegues, manchas...) y aplicación de sistemas informáticos de
visualización, radiografías o transparencias que detectan daños internos.
El resultado de estos análisis y la valoración de los datos históricos,
permite dictaminar un tratamiento general o específico que se concreta
en las siguientes actividades.
Protección del documento durante las operaciones de restauración
Las diversas manipulaciones e intervención de instrumentos,
maquinaria, productos químicos en estado sólido, liquido y gaseosos...
exigen que los documentos a restaurar estén en continuo riesgo de sufrir
algún percance que agrande los daños que deben ser subsanados.
858
Para evitar estos daños añadidos, la obra en tratamiento debe estar en
todo momento protegida de la posible agresión de los medios o
procedimientos dictaminados.
Normalmente se emplean los siguientes medios:
- Cajas, cubetas, cápsulas... para que en traslados o intervenciones de
larga duración actúen como contenedores, bandejas o carpetas de
depósito.
- Láminas flexibles, impermeables o transpirables para proteger a los
documentos durante las intervenciones en seco y especialmente durante
los baños
- Tableros de material hidrófugo, usados en procesos de secado
- Laminas de papel blando y absorbente
- Secadero con bandejas para provocar el oreo
- Instrumental específico sin aristas o cortes, salvo bisturís y tijeras
- Fijativos para proteger a las tintas que son solubles en los medios
líquidos a utilizar
- Cintas adhesivas para mantener sujetos los fragmentos que deben ser
integrados en la obra
Desinsectación – desinfección.
Es una actividad preceptiva en cuanta documentación se incorpora al
archivo y en la que se ha detectado algún tipo de infección que de no
ser tratada podrá transmitir la patología que posee.
En el régimen interno controla la presencia de miocroorganismos, y
insectos así como la de otras especies bibliodepredadoras como son los
ratones, palomas, murciélagos, etc.
Detectada la presencia de cualquiera de ellos, determina el tratamiento
más idóneo, el producto y el medio de aplicación, para que en ningún
caso sea motivo de mancha o alteración a la obra, así como para los
usuarios.
Limpieza
Comprende los siguientes subapartados:
Limpieza mecánica: Consiste en eliminar la suciedad superficial
(acumulación de polvo, manchas de uso...) así como grapas, clips y
otros aditamentos que están prendidos en la obra. De no eliminar estas
incidencias, podrán ser motivo de mayor daño en posteriores etapas del
proceso. Por ejemplo, si el polvo no se suprimió, en los tratamientos
por baño podrá ocurrir que parte de la suciedad quedará impregnada en
papeles y pergaminos produciendo manchas más difíciles o imposibles
de suprimir. Emplea cepillos, brochas... gomas de borrar de diferente
dureza, lijas, bisturí... con ayuda de aparatos de aspiración.
Lavado: Emplea baños en los que el agua potable, más o menos
templada, es el único agente limpiador. No es preciso emplear agua
859
desionizada o destilada que incluso se descartan ante la posibilidad de
que desequilibren la estabilidad química de papeles muy débiles.
En ocasiones, para favorecer la acción limpiadora del tratamiento
acuoso, se incorporan productos penetrantes y jabones específicos que
facilitan la intromisión del agua en los espacios interfibrilares y el
desprendimiento de la suciedad.
Limpieza química: Emplea disolventes de muy variada naturaleza, de
acuerdo con las características de las sustancias que han producido
manchas de carácter graso o similares no son solubles o dispersables en
medio acuoso y que, generalmente están impregnadas en el soporte.
Alcoholes etílico y metílico, acetona, amoniaco, eter, percloroetileno...
son los más habituales, y se utilizan en aplicaciones puntuales o en
baño, con ayuda de pinceles suaves para facilitar la eliminación de las
sustancias que ocasionan la mancha.
Blanqueo
Es un tratamiento que decolora la mancha ante la imposibilidad de
eliminar la sustancia que la causa. Es una operación delicada ya que los
blanqueadores utilizados pueden provocar oxidación de la celulosa y su
debilitamiento. Al ser generalmente productos químicos muy alcalinos
deben ser continuamente reguladosdurante la aplicación para
aprovechar la efectividad blanqueante sin que agreda al papel en
tratamiento. Algunas alternativas decolorantes a partir de las
radiaciones solares o luminarias artificiales no son tan eficaces y
resultan ser más agresivas y de mayor complejidad de aplicación. Por
estas circunstancias, deben valorarse los beneficios y los riesgos del
blanqueo que solo se recomienda en casos donde la estética de la obra
ha sufrido menoscabo y afecta a la interpretación de sus valores
artistico-documentales.
Desacidificación
La acidez es el mayor problema en papeles modernos y al predisponer
su autodestrucción es urgente aplicar los medios que corrijan o
reduzcan sus efectos degradantes. Los productos químicos
desacidificadores son los que pueden actuar como correctivos, siempre
que al ser aplicados se verifique la reacción tampón gracias a la
actuación de los álcalis o sustancias básicas sobre los ácidos. Esta
reacción, solo es eficaz en tratamientos por baño en donde la
impregnación del producto asegura la mencionada reacción. Los
tratamientos por gas o de acción superficial no alcanzan la eficacia
reductora y aunque aparentemente han logrado eliminar la acidez, en
realidad solo han conseguido alcalinizar las superficies y en poco
tiempo de nuevo se hace perceptible el grado de acidez camuflado por
la actuación efímera de estos tratamientos aunque hagan uso de los
860
productos aplicados por baño, especialmente el carbonato cálcico y el
bárico preparados en agua o alcohol, respectivamente.
Tan importante es eliminar la acidez como dejar en los documentos
desacidificados una reserva alcalina que de respuesta a la formación
interna de nuevos ácidos o a la agresión por contacto con materiales de
esta naturaleza.
Consolidación. Reapresto
La gelatina, el almidon... fueron los primeros agentes de consolidación
y apresto. Más tarde aparecieron la urea, el formol... que potencian la
unión química, por enlaces moleculares, de las fibras que estructuran el
papel, y, en cualquier caso, aportan especiales características de
prestancia y acabado de los papeles.
El simple baño en agua sirve para reforzar las citadas uniones
moleculares.
Pero no siempre el papel debilitado es capaz de regenerar los enlaces
químicos y se hace necesario aportar un aglutinante que refuerce de
forma mecánica el entrelazado fibroso.
Para obtener este refuerzo se emplean productos pegamentosos a ser
posible de la misma o parecida naturaleza de las fibras. En pergaminos
es preferible el uso de gelatinas mientras que en materiales celulósicos
los adhesivos vegetales o derivados semisintéticos de ellos como la
metilcelu losa y similares, preparados en agua o alcohol.
Se aplican preferentemente por impregnación con brochas suaves y en
su defecto por inmersión del documento en el preparado acuoso o
alcohólico.
Alisado y secado
Es una de las operaciones que representa mayores dificultades y no se
le da la importancia que tiene. Un alisado mediante plancha, aplicada
sucesivamente por diferentes zonas va creando en su recorrido unas
diferencias térmicas y de presión que modifica la posición natural de las
fibras y al finalizar el planchado es muy fácil que el papel presente
alabeos y ondulaciones causadas por este sistema de alisado.
Es mucho más eficaz someter al documento mojado a un oreo que
permita la anulación de una parte de la humedad mientras que las fibras
se acomodan al ir reduciendo su volumen al perder niveles de agua.
Antes de que se produzca el secado total es cuando se somete al
documento húmedo a una presión uniforme al ser instalado entre
láminas de protección transpirables y papeles absorbentes y bajo la
ligera presión de unos tableros o la suave fuerza de una prensa. Ambas
tareas se realizan de forma simultanea, vigilando el comportamiento de
los documentos en la fase de prensa, especialmente de las tintas cuando
han resultado ser solubles en los medios líquidos utilizados en los
tratamientos anteriores y pueden haber reblandecido al aglutinante. De
861
ser así, se puede producir pérdidas del colorante cuando la presión
ejercida es demasiado fuerte y se produce la estampación de las tintas
en los secantes que acompañan al documento durante el proceso de
secado final.
Reparación de cortes y desgarros y reintegración del soporte
Tradicionalmente, es la operación más destacada de la restauración ya
que trata de suprimir los daños y las zonas perdidas el soporte y
agujeros ocasionados por desgarros, insectos, incendio... incorporando
en el espacio vacío un injerto que una vez colocado refuerza o sustituye
al trozo de papel o pergamino original dañado o perdido.
Esta operación puede realizarse manual o mecánicamente.
Los injertos manuales, de marcado carácter artesanal, seleccionan el
material a injertar, se siluetea por calco de la superficie a rellenar y se
recorta dejando una pestaña alrededor que será rebajada a bisturí
dándole forma de bisel. A continuación se coloca adhesivo en esta
solapa y se adhiere al documento con ayuda de espátulas normales o
mejor termostatizadas para agilizar el proceso de asentamiento y
secado. Este procedimiento es, sobre todo, muy apto para reparar cortes
y desgarros
Ante esta tarea lenta y costosa, surgieron, hace unos treinta años, los
métodos mecanizados que ofrecen igual o mayor calidad y regularidad
que los injertos manuales; sobre todo alcanzan una rapidez que permite
realizar restauraciones y recuperar obras que anteriormente eran
rechazadas o desahuciadas por las dificultades técnicas y económicas
que supone la restauración de libros y documentos dañados por
insectos.
Este sistema se fundamenta en la manera de obtener papel en su etapa
artesanal. El documento a injertar se coloca en una lámina flexible
permeable que actuará de filtro y a continuación se instala en el interior
de la máquina sobre una rejilla portadocumentos. Dada la orden de
introducir el agua que se encuentra en el depósito de la máquina esta
rellena el espacio cubeta en donde se ha colocado el documento. Luego
se incorpora la cantidad de pasta papelera que corresponde al volumen
de las zonas a rellenar. Cantidad que se obtiene al diferenciar el peso de
una hoja completa con la que muestra zonas perdidas.
A continuación se produce la aspiración del agua mediante la succión
de una bomba situada en la parte inferior y que reconduce el agua al
depósito desde donde partió. Con esta acción, el agua que es succionada
a través de los diferentes orificios, arrastra a las fibras que se han
dispersado en ella y que son retenidas por la lamina filtrante situaba
bajo el documento. Aspirada toda el agua las fibras que arrastro en su
salida tapan cada uno de los orificios de forma totalmente regular ya
862
que a mayor o menor superficie de salida mayor o menor caudal y
mayor o menor arrastre de fibras.
Así, en escasos segundos, la operación succionadora ha permitido
“taponar” cada orificio. El documento, cubierto con otra lamina
permeable, se traslada a una bandeja de oreo y posterior prensado final.
Las pastas papeleras utilizadas son generalmente de algodón y lino
debido a que por su riqueza celulósica son las que mejor responden al
ser incorporadas en cualquier tipo de papel. Estas fibras pueden haber
sido teñidas previamente y proporcionar pastas afines a la coloración
del documento a reintegrar.
Laminación y encapsulado
Estos procedimientos, manuales o mecanizados, tienen el cometido de
dar consistencia a la documentación de papel que por alteraciones
biológicas (ataque de microorganismos) o químicas (acidez y
oxidación), está tan debilitada que difícilmente puede superar la
manipulación necesaria para poder interpretar su contenido. Y en su
defecto, ocasiona desintegración, fragmentación y pérdida de la obra.
En estos casos, cuando la consolidación y reapresto con encolantes no
brinda el resultado satisfactorio, se hace necesaria la laminación que
consiste en adherir a toda la superficie de una de sus caras o
preferentemente a la dos, una lamina de papel o materia plástica
transparentes que actuarán de refuerzo.
En el laminado, esta adhesión puede realizarse manualmente, haciendo
uso de sustancias pegamentosas o, mecánicamente utilizando maquinas
que por calentamiento y la presión de rodillos o del vacío, superponen
un laminado termoplástico.
El encapsulado es una variante en la que la obra no recibe adhesión
directa del refuerzo y en su lugar se instala entre dos láminas de
poliester transparente que al ser soldadas por sus laterales se convierte
en una bolsa plana de gran resistencia y capacidad protectora frente a la
agresión de factores externos.
Este procedimiento es muy válido para ser aplicado en traslados,
exposiciones o almacenamientos de larga duración En ambos casos se
hace uso de elementos inocuos y revesibles y la documentación debe
estar exenta de patologías internas que en su defecto podrían
potenciarse.
Reintegración de la grafía
En documentos de archivo y biblioteca que han sufrido deterioros que
afecta a la escritura no es aceptable la opción de reconstruir los textos
perdidos dado que pueden ser fácilmente deducibles o supone un grave
riesgo de cometer interpretaciones erróneas que modificarían la
intención original. En consecuencia, las reposiciones de las zonas
perdidas del soporte situadas en superficies escritas se dejan en blanco
863
o con coloración armónica, sin intención alguna de reconstruir los
caracteres desaparecidos.
Sin embargo, en las obras de carácter artístico es habitual la
reconstrucción de las grafías afectadas, siempre que se dispone de la
información suficiente y se reproduzcan los trazados perdidos,
utilizando técnicas de dibujo que difieran del método de ejecución
original y muestren un acabado rayado, punteado o integral, que en
cualquier caso debe mostrar entonaciones ligeramente más bajas, para
diferenciar armónica pero claramente lo que no pertenece a la
originalidad de la obra.
Encuadernación y montaje
La mayoría de los libros y gran parte de los legajos y documentos a
restaurar se presentan encuadernados o instalados en cajas, estuches,
marcos... que también suelen presentan alteraciones que deberán ser
subsanadas. En el caso de los libros es imprescindible tomar buena nota
de los elementos estructurales de la encuadernación, el ordenamiento de
los cuadernillos, tejuelos... para que una vez concluida la intervención
restauradora cada uno de estos elementos vuelva a ocupar sus
respectivos lugares y funciones.
30 Prevención y restauración de documentos La reparación o reposición
de los elementos irrecuperables o perdidos mantiene los mismos
criterios aplicados en la documentación suelta
Expediente de los trabajos realizados
Al finalizar los trabajos de restauración deben reunirse todos los
informes, análisis, aportaciones fotográficas... que se han producido
durante el desarrollo de los trabajos que también serán descritos con
detalle suficiente para dejar constancia de los medios y procedimientos
empleados.
Estos informes son de gran utilidad llegado el momento de verificar el
comportamiento de la obra y de los productos y materiales que han
participado en su recuperación. Así como para los estudiosos que
podrán verificar el estado de conservación de las obras intervenidas y
establecer y mantener un programa de prevención que descarte nuevos
deterioros.
Finalizadas las tareas de restauración, la obra regresa al lugar de su
habitual depósito y para evitar lamentable y absurda situación de volver
a enfrentarse a los mismos factores agresivos que ocasionaron su
anterior deterioro, en el expediente se hace constancia de las
condiciones que serán las mas apropiadas para corregir los defectos de
instalación o uso y proteger la obra recuperada. En definitiva, la
conservación de un Patrimonio tan amplio como cuantioso y diverso,
impone una serie de disciplinas que comienzan con el conocimiento de
las obras en custodia y de sus posibles patologías para así, poder
864
determinar las condiciones protectoras más apropiadas para que de
forma ininterrumpida sean autentica y eficaz barrera frente a los
diversos factores de agresión.
Y cuando, por cumplimiento de la ineludible ley de la caducidad,
accidente o el mismo uso en cumplimiento de su función se produce el
deterioro, hacer uso consecuente de los medios y procedimientos
restauradores bajo el principio de la ética mas severa que impone el
mas profundo respeto hacia la integridad documental que cada obra
posee de forma única e irrepetible
865
LOS SOPORTES DOCUMENTALES, TIPOS Y CAUSAS FÍSICO-
QUÍMICAS Y BIOLÓGICAS DE ALTERACIÓN.
Dentro de los materiales de archivos podemos encontrarnos distintos

soportes, sustentad pero algunos requieren dentro de las colecciones
una serie de condiciones medioambientales especiales.
Los documentos de gran formato
Entre los materiales de archivo hay un tipo muy específico que

representa un problema, por su tamaño, a la hora de pensar en su
conservación: son los denominados de gran formato, que agrupan gran
cantidad de documentos diferentes, tanto por su contenido como por su
estructura.
Cuando pensamos en gran formato solamente nos acordamos de planos
y mapas, pero la diversidad es muy amplia y es muy frecuente
encontrar así mismo dibujos, carteles, dibujos preparatorios para
pintura mural, grabados, cartas marítimas, etc.
Colecciones fotográficas
Las colecciones fotográficas constituyen por sí solas un fondo especial

dentro de los archivos y bibliotecas, y los problemas derivados de su
conservación también constituyen un caso especial, presentan además
diferentes soportes por lo que podemos tener dentro de una misma
colección daguerrotipos, calotipos, cianotipos, albúminas, nitratos,
gelatinas. Las características de cada tipo de fotografía es muy diferente
según su naturaleza, y las condiciones de conservación, este tipo de
materiales requiere unas condiciones diferentes del grueso de los
documentos.
Colecciones en soporte magnético u óptico.
Es frecuente encontrar en los archivos y bibliotecas cintas de video,

casetes, discos compactos, cederrones. Este tipo de archivo tiene un
ciclo de vida corta pero requieren además contenedores especiales, por
lo que sería recomendable que tuviesen su propio depósito adaptado a
sus necesidades.
LOS SOPORTES DOCUMENTALES
Los soportes más ampliamente utilizados por el hombre y más

habituales en nuestros archivos son:
866
- Pergamino:
Aparece como soporte de escritura durante el siglo I y fue

imponiéndose como soporte documental a lo largo de cuatro siglos,
hasta sustituir al papiro en el siglo IV. Era una materia cara debido a su
escasez y al elevado coste de la mano de obra necesaria para su
manufactura
El pergamino es una piel de animal semicurtida que, limpia de pelo,
estirada y encalada, sirve para escribir o dibujar, ya que su superficie es
especialmente lisa, resistente y flexible, característica que junto a la de
su finura son las mas apreciadas en un pergamino.
Para la fabricación del pergamino se utilizaban la piel de diversos
animales, generalmente de oveja y cordero, que son las que
proporcionan los productos más refinados, pero también las de cabra y
ternera. El pergamino elaborado con piel de ternera se conoce como
vitela, es más duro que el realizado con piel de oveja o cordero y, por
tanto, más apto para encuadernar que para escribir. En el lenguaje
corriente la palabra vitela ha perdido su sentido específico y se utiliza
para referirse a las calidades más finas de pergamino medieval.
Las pieles para la fabricación de pergamino han de estar bien
conservadas. Una vez despellejado el animal la piel se ha de salar y de
secar. Estos son los dos sistemas más importantes de conservación; no
es recomendable comenzar el tratamiento de la piel sin que se halle
purgado. La sal es un producto higroscópico, absorbente de la humedad
interior; si la piel no se purga antes de su adobo, la fibra queda fofa. Así
la piel despellejada ha de permanecer quince días con sal.
El pergamino, debido a su proceso de fabricación, es alcalino, lo que lo
hace resistente a las tintas ferrográlicas y a los hongos que se
desarrollan en el medio ácido. Al tratarse de un material higroscópico,
cuando el ambiente es poco seco desprende la humedad acumulada;
esto provoca variaciones en su tamaño, lo que representa un gran
inconveniente para su conservación.
Características del pergamino:
La piel está formada por tres capas: epidermis, dermis e hipodermis. El
pergamino se obtiene de la dermis. La capa de dermis con corion está
formada por tejido conjuntivo constituido por conductos sanguíneos,
nervios, pequeños músculos y, esencialmente infinidad de capilares que
le confieren resistencia y elasticidad. La superficie de contacto entre la
epidermis y la dermis es muy irregular debido a las papilas, formadas
por las ramificaciones nerviosas sanguíneas.
867
Desde un punto de vista bioquímico la piel se estructura en células que
se forman a su vez por macromoléculas de proteínas, ácidos nucleicos,
carbohidratos, lípidos y, fundamentalmente, agua.
Características físicas: superficie muy fina y lisa apta para escribir.
Tiene una buena flexibilidad y es uniforme, lo que le confiere
resistencia y buena capacidad para la iluminación.
Características químicas: alcalinidad, es un gran soporte con gran
reserva alcalina. Esto le da ventaja sobre los hongos que se desarrollan
en medio ácido, resiste a las tintas ácidas y metaloácidas y a los efectos
atmosféricos ácidos. Los inconvenientes son que se vuelve amarillento,
cuando se manipula mucho o se engrasa. Siendo fácilmente atacado por
microorganismos que se desarrollan en medios alcalinos.
Higroscópidad: absorbe humedad en cantidades indefinidas, hasta un 60
% de su propio peso o más. En caso de desecamiento es fácil devolverle
la flexibilidad con la humedad. Absorbe la humedad ambiental y se
dilata, formando ondulaciones y arrugas, y las tintas se expanden.
Palimpsestos
Durante la Edad Media debido a la escasez de pergamino y a la gran
producción que se hacía en las copias de obras, se borran los códices
antiguos para escribir de nuevo en el pergamino. Los sistemas para
borrar eran: si la tinta no tenía mucha adherencia se borraba
levantándolo con una esponja; pero si la tinta estaba muy adherida, se
raspaba con cuchillos o piedra tosca, ablandándolo con una mezcla de
leche y harina.
Esta práctica significó la destrucción de obras clásicas. La República de
Cicerón, se encontró debajo del comentario de San Agustín a los
salmos (s. IV); el códice Teodosiano (SSV-VI) tiene sobrepuesta la
Historia Eclesiástica de Eusebio (s. IX), etc.
El conocimiento de los palimpsestos se debe fundamentalmente al
cardenal Angelo Mai de la Biblioteca Ambrosiana, aunque otros
investigadores han contribuido también al descubrimiento de estos
textos antiguos.
- Papel:
Constituye el grueso de soporte que podemos encontrar en un archivo o

biblioteca. El papel nació de la necesidad del hombre de encontrar un
soporte escriptóreo, de fácil obtención, de bajo coste y que permitiera la
escritura con un cierta facilidad.
La aparición y el uso del papel están marcados por los siguientes hitos:
en el siglo II d. C. Un funcionario del palacio real chino llamado Ts’ai
Sun, obtuvo las primeras muestras de papel a base de trapos y otros
868
productos vegetales. A pesar de que los chinos mantvieron celosamente
el secreto de su fabricación a principios del siglo VII el papel se
producía ya, primero en Corea y, luego en Japón. El año 751 el
gobernador árabe de Samarcanda le revelaron unos prisioneros la
fórmula para fabricarlo, e inmediatamente se estableció una fábrica en
dicha ciudad. En 795 se montó otra en Bagdad. Siempre por vía árabe
el papel llego al Cairo, el año 900; a Marruecos, el 1100; y a la
Península Ibérica, el 1154, con el establecimiento en Játiva de una
papelería, que fue la primera de Europa. En Italia se hizo famosa la de
Fabrianoa partir del siglo XIII.
Los primeros papeles se obtenían de fibras vegetales (lino, cáñamo,
algodón, etc.) y se fabricaban en China, aproximadamente en el siglo I
a.C.; a través de la ruta de la seda se extendió a los países árabes a
partir de los siglos VI y VII, y de aquí a toda Europa, entrando por
España en el siglo XII. Uno de los primeros molinos papeleros se
estableció en Xátiva, aunque algunos estudios apuntan a la posibilidad
de que ya hubiera uno en Córdoba.
Hasta el siglo XIX no empezó a utilizarse la madera como materia
prima en la fabricación de pasta de papel. Con el empleo de la madera
para la elaboración de pastas surgieron los grandes problemas de
conservación, pues en la composición de esta pasta además de celulosa,
también están presentes la lignina y pectina, productos altamente
degradantes, sobre todo por el efecto de la luz y la humedad.
Existen dos tipos de papel: el artesanal y el industrial. El papel, está
constituido por una sustancia orgánica, la celulosa, cuyos monómeros
son la glucosa, más una serie de compuestos orgánicos (colas) y
compuestos minerales (sales, cargas, pigmentos, etc.) Para que sea apto
como material escriptóreo se debe impermeabilizar con colas, evitando
de esta manera que las tintas se corran.
El proceso de fabricación pasaba ya desde el tiempo de su invención,
por todas esas fases: trapos seleccionados, triturados en agua jabonosa
po un molino; molturación del producto así obtenido, cuya pasta se
introducía en recipientes de agua a determinada temperatura;
colocación de pequeñas cantidades de dicha pasta sobre un molde de
rejilla formada por hilos metálicos cruzados, a cuyo través escurria el
agua; desecación completa de las hojas obtenidas, poniéndolas sobre
fieltros que se prensaban junto con las hojas; colocación de estas en un
tendedero al aire, cubriéndolas primero con una capa de cola, y
alisándolas y satinándolas luego con pedernal. Cada veinticinco hojas
formaban una mano, y cada veinticinco manos, una resma –palabra de
origen árabe- que es como se ofrecía a los consumidores.
Como huellas de fabricación quedaban en el papel los llamados
puntizones y corondeles, que respondían a los hilos metálicos del molde
869
sobre el que se había vertido la pasta húmeda; a los cuales se unía la
filigrana, o sea, la impronta de otro hilo al que se daban diferentes
formas (letras, animales, plantas, emblemas) y que eran verdaderas
marcas de fábrica, constituyendo un elemento crítico de gran valor para
fijar el origen y la fecha de muchas piezas escritas. La obra de C.M.
Briquet, «Les filigranes», publicada en París en 1907, es ya clásica.
El empleo del papel como materia de escribir fue poco intenso durante
casi toda la Edad Media. Hasta el siglo XV no puede decirse que
empezará a sustituir eficazmente al pergamino. Luego si, y se explica
por la condición más ventajosas de aquél, sobretodo las de orden
económico. Su baratura contribuyó a una especie de democratización
de la escritura y a que se escribiera mucho más que hasta entonces. Por
contrapartida esa socialización del arte de escribir iba a suponer una
peor calidad gráfica de lo escrito y a influir en la degeneración de la
escritura a finales de la Edad Media. En cuanto a su disposición para
recibir signos gráficos de cualquier clase. Las condiciones del papel
eran muy parecidas a las del pergamino.
El códice en papel más antiguo que se conoce es del año 866. En
España hay uno del siglo XI en el Monasterio de Silos; y otro,
procedente del mismo monasterio (siglo XI-XII), en la biblioteca
nacional de París. En el campo de los documentos, el papel no entró de
modo normal hasta el siglo XIII; la primera muestra en Europa es de
1109, en España los primeros ejemplares corresponden a Alfonso X el
sabio y Jaime I el conquistador.
El papel vegetal.
Se da este nombre a una gran variedad de papeles transparentes
utilizados como soporte de dibujos de planos y para algunos tipos de
impresión. Existen grandes diferencias entre ellos, tanto por el proceso
de fabricación como por sus características, por lo que resulta muy
difícil saber a que tipo de papel vegetal nos estamos refiriendo. Como
principales características comunes, podemos señalar que son muy
lisos, densos, flexibles y resistentes.
Papel pergamino y papel transparente de dibujo: para su obtención se
utilizan pastas de sulfito con un refinado graso, a las que
posteriormente se aplica un satinado con calandrias en caliente. Su
transparencia se debe al refinado de la pasta. Los papeles de calco
natural y semi-sulfurizados se usaban para planos y dibujos.
Papeles de aceite, muy aptos para calcar por su transparencia. Para
lograr esa transparencia se emplean aceites secos (aceite de linaza,
parafina, cera, etc.) La oxidación de estas sustancias grasas provoca que
amarilleen con el tiempo.
870
Al tercer grupo pertenecen los mejores papeles vegetales, ya que su
proceso de fabricación es muy cuidado. Para su elaboración se utilizan
pastas obtenidas de trapos, y su transparencia se consigue por medio de
baños con ácido sulfúrico. Debido a este tratamiento los papeles que se
obtienen, son muy quebradizos y rígidos, por lo que se les incorpora un
suavizante durante su proceso de fabricación. Actualmente en la etapa
final del proceso se añade un baño de agua alcalinizada para
contrarrestar los efectos del ácido.
Papel heliográfico/cianotipo.
Se utiliza para obtener copias de mapas o planos. Es un papel
sensibilizado por procedimientos químicos impregnándolo con una
solución a base de sales de hierro que, en contacto con un mapa
dibujado sobre tela de plano o papel vegetal y expuesto a la luz del sol
durante cinco minutos, se impresiona y se obtiene una copia negativa
en papel azul, que, después de lavada para eliminar las sales de hierro
que no han sido expuestas a la luz, deja fijado el dibujo.
Los principales enemigos de este papel son la luz que provoca una
importante pérdida de nitidez en la imagen, y la alcalinidad, que en
contacto con el papel impresionado hace que los compuestos químicos
a base de hierro se descompongan, formando hidróxido ferroso que
provoca que el papel vaya perdiendo color. Otro problema es el uso
frecuente al consultarlo, al guardarse plegadas estas copias, el hecho de
plegar y desplegar, provoca que los pliegues vayan perdiendo color.
Papel oxálico/diazotipo
También se usa para obtener copias de planos o mapas. Es
prácticamente igual al papel heliográfico o cianotipo, salvo en el
revelado del dibujo, que se hace con el vapor de amoníaco. Esto
presenta una gran ventaja sobre los cianotipos, ya que al ser revelados
sin agua se evita la variación de tamaño del plano. Hay dos tipos de
diazotipos: llos negativos con fondo oscuro y línea blanca, y los
positivos con fondo blanco y línea azul oscura.
Este tipo de papeles debido a su composición son inestables, y su
exposición a la luz y al aire provoca reacciones oxidantes que harán que
se valla perdiendo la nitidez de la imagen; amarillea y oscurece y se
vuelva quebradizo.
Al ser papeles revelados con un componente alcalino (amoníaco) debe
evitarse especialmente el contacto con los cianotipos, muy sensibles a
los agentes alcalinos y de fácil deterioro.
Tala plano.
871
También conocida como papel de tela. Desde finales del siglo XIX y
hasta bien entrado el siglo XX fue utilizado para dibujar planos.
No se trata de un papel propiamente dicho, sino que son telas de
algodón muy fino o de hilo impregnadas con aprestos, entre ellos la
gelatina, que se aplican por las dos caras para hacerlas más resistentes;
posteriormente se satinaban y de este modo se facilitaba el dibujo con
tinta. Son telas muy sensibles a la humedad; cuando se encuentran en
un medio muy húmedo, los aprestos se deshacen, especialmente las
gelatinas, la tela se reblandece y se queda in consistencia, como
cualquier tela mojada. En estas condiciones se convierte en un
excelente medio de cultivo para los hongos y las bacterias.
- Sustentados.
Toda obra gráfica consta de dos elementos fundamentales: el soporte

(pergamino, papel, etc.) y el sustentado (tintas, técnicas pictóricas,
gráficas, emulsiones fotográficas, etc.) Estos elementos están
íntimamente relacionados, pues el sustentado no podría existir sin el
soporte, y el soporte sin el sustentado no constituiría por si solo un
documento o una obra.
A lo largo del tiempo se han utilizado gran variedad de pigmentos, de
distinta naturaleza y procedencia, para confeccionar los sustentados.
Pro todo sustentado ha de reunir tres condiciones básicas: que su color
resalte, que quede fijado en su soporte de forma resistente y que sea un
producto estable y permanente.
Componentes básicos:
Colorantes: son pigmentos o tintas de origen natural o artificial que dan
color. Normalmente estas sustancias se encuentran en estado sólido.
Disolvente: es el medio líquido que diluye o disgrega las partículas del
pigmento y del resto de los componentes. Los más habituales son el
agua, para las tintas de escritura, y el aceite, para las de impresión.
Aglutinante: Es una sustancia pegajosa cuya misión es fijar el
pigmentos al soporte. Los más habituales son la goma arábiga, la goma
de Senegal, las dextrinas, el azúcar, la melaza o la goma laca, entre los
glúcidos, y la gelatina, la caseína, la albúmina o la cola de pez, entre los
proteínicos; actualmente es muy común encontrar sustancias sintéticas.
Mordientes: Sustancias químicas que actúan como fijadores de la tinta
al soporte, especialmente en las tintas metaloácidas.
Sustentados antiguos caligráficos.
Tinta al carbón:
872
Utilizada para escribir hasta el siglo XIX, en la actualidad se utiliza
solo para trabajos de perfección. Su uso ha sido muy generalizado en
todo el mundo, pero sobretodo en Oriente.
Se obtiene a partir del negro de humo u hollín. El pigmento se mantiene
en suspensión por medio de cola, gelatina o goma arábiga.
Es una tinta duradera, muy estable químicamente, ya que el carbón es
inerte. Las alteraciones que normalmente sufre son debidas al desgaste
físico o rozamientos, o también una excesiva humedad puede llegar a
disolver el aglutinante.
Tinta sepia.
Se obtiene de la tinta de sepia o del calamar y de otros cefalópodos. Su
color es marrón oscuro, aunque la tonalidad final dependerá de
disolución que se haya hecho con agua. Es una tinta poco resistente a la
luz ya que se decolora con facilidad.
Tinta bistre.
Es una tinta muy parecida a la de negro humo. Se obtiene de la
decocción del hollín de madera, pero es inestable. Su color varía entre
el amarillo y el marrón, según el tipo de madera utilizada. Fue muy
empleada durante los siglos XVII y XVIII.
Tintas metaloácidas
San aquellas que están compuestas por un colorante a base de metal y
un compuesto que actúa como oxidante mordiente. Las más conocidas
son las ferrogálicas, de Campeche, de alizarina y de vanadio. Sus
componentes básicos son el tanino, la caparrosa o el vitriolo romano.
Estas tintas aparecieron por la necesidad de encontrar una tinta más
permanente que la elaborada a partir del negro de humo o el carbón.
Las más conocidas son las tintas ferrogálicas, obtenidas a partir de
taninos de agallas de roble. Esta tinta permanece muy estable ante el
agua debido a su insolubilidad, aunque inestable químicamente, lo que
causa muchas de las degradaciones que sufre la documentación gráfica,
pues en su composición de base interviene un ácido que al reaccionar
con el sulfato ferroso, además de oxidar la celulosa, cataliza el dióxido
de azufre presente en la atmósfera, que se combina con la humedad
ambiental y forma ácido sulfúrico.
Sustentados gráficos modernos.

Normalmente se obtienen a partir de anilinas sustancias líquidas grasas
obtenidas por la transformación de la gasolina (antiguamente se
obtenían del índigo. Son productos tóxicos incoloros que al entrar en
contacto con el oxígeno adquieren una tonalidad amarilla oscuro.
873
Tintas de impresión
Las características de estas tintas vienen dadas por su medio graso, un
disolvente-aglutinante que se obtiene, por cocción, desengrase
purificación del aceite de linaza. En la actualidad se sustituyen por
resinas sintéticas.
Las tintas de impresión se caracterizan por su estabilidad debido a:
El colorante, generalmente negro de humo procedente de la combustión
de sustancias orgánicas, muy resistentes a la luz.
El disolvente-aglutinante, a bese de aceite, indisoluble en agua.
Según los métodos de impresión, las tintas tendrán determinadas

características. Las de huecograbado utilizan disolventes a partir de
hidrocarburos aromáticos; las litográficas incorporan una materia grasa
a fin de que la tinta no se adhiera a la plancha; las tipográficas para
prensa y las de offset incorporan un secante rápido que favorece la
velocidad de impresión. Un problema que presentan a menudo las tintas
es el exceso de grasa, otro problema es que el aceite esté excesivamente
desengrasado, lo que provoca que los pigmentos no se aglutinen bien y
puedan llegar a desprenderse, disminuyendo la intensidad gráfica.
- Sustentados pictóricos.
Procedimientos en seco.
Punta metálica
Es una varilla de metal que se utiliza como instrumento de dibujo.
Pueden emplearse puntas de diversos metales, pero las más usuales son
las de plomo, plata, cobre y oro.
Grafito.
Es el material con el que se fabrican los lápices y sustituyo a la punta de
plomo como elemento de dibujo. Se utiliza desde mediados del siglo
XVII, pero a causa de su fragilidad, tuvo una difusión limitada hasta
1795, cuando Nicolas-Jaques Cont patentó el proceso de fabricación de
lápices con el uso de un aglomerado de polvo de grafito y arcilla con
una protección de madera.
Carboncillo
Se obtiene por la combustión lenta de bastoncillo de madera. El
carboncillo que conocemos actualmente es un conglomerado de carbón
y aglutinante, generalmente goma arábiga.
Tiza.
874
Es un material blando al que puede sacarse punta, pero que se gasta
muy rápidamente, y permite trazos anchos y vigorosos, adecuados para
dibujos más bien libres y de gran escala.
Pastel.
Son barritas de pigmento de distintos colores, mezclado con blanco. El
pastel se obtiene mezclando el pigmento en polvo con agua y sustancias
aglutinantes, normalmente goma arábiga, y dejan do secar la mezcla.
Ya era conocido en el siglo XV, pero su uso se popularizó en el XVIII,
en el período Rococó.
Procedimientos acuosos.
Acuarela.
Es un procedimiento pictórico que utiliza una pasta acuosa cuya
característica principal es la transparencia. Los pigmentos se aglutinan
con goma arábiga. El soporte generalmente es papel, debe ser blanco o
de tonos muy claros, pues por transparencia, será el que de tonos
blancos que representará la obra terminada.
Guache.
Es una pintura opaca, totalmente cubriente, que en ocasiones contiene
el mismo aglutinante que la acuarela, pero en la que los pigmentos se
les añaden cargas blancas, lo que les confiere unas características más
pastosas y opacidad que la acuarela.
Acrílicos.
Los acrílicos aparecen en la década de los cincuenta en los Estados
Unidos. Se trata de colores artificiales de dispersión soluble al agua. Su
secado es rápido y puede volver a pintarse casi inmediatamente sin
temor a que los colores se mezclen. Pueden aplicarse sobre cualquier
superficie no grasa.
Técnicas grasas.
En ocasiones encontramos técnicas grasas que se han aplicado sobre
soportes celulósicos. Estos procedimientos, como el óleo o la
encáustica, no son adecuados para trabajar sobre un soporte absorbente
y delgado como el papel, pues el aglutinante y el absorbente producirán
muchas manchas sobre el papel.
875
LA REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS.
¿Que entendemos por reprografía?
Se denomina así en la actualidad al conjunto de técnicas utilizadas para

copiar documentos, aunque el término no goza de excesiva aceptación
entre los profesionales de la materia, que prefieren utilizarlo para
describir el proceso de copias realizadas mediante un sistema directo
(por ejemplo fotocopiadoras) utilizando el de microfotografía o el de
micro reproducción para todos aquellos procesos en los que interviene
la técnica fotográfica.
Copias sobre papel.
Es un término genérico para todas las formas de copia que surgieron

desde la copia fotostática hasta que las copiadoras electrostáticas de los
años 50 (Seros) transformaron un campo pequeño en y especializado en
la enorme industria de la actualidad. Antes de los 50 el fotostato era el
único método relativamente permanente de hacer una copia de un
material gráfico, excepto la fotografía. Tiene mucho de los elementos
de ésta pero su principal inconveniente es la continuación de la acción
química después de la terminación de la copia, si el material no ha sido
convenientemente lavado.
LA FOTOCOPIA.
La fotocopia es el proceso con el cual se realiza la copia literal de un

documento o fotografía creada por medios fotocópicos. La fotografía
por medios fotográficos.
La fotocopia por medios fotográficos, como aparato común en las
oficinas, existe al menos desde la Segunda Guerra Mundial. El proceso
era lento y las copias resistían más al tiempo y a la luz, porque el
proceso de revelado y fijado era simultáneo y el resultado no era
lavado. Se las veía aún a finales de la década de los 70.
La fotocopia de planos por heliograbado (planos azules) continuó
mucho más tiempo porque el proceso al seco na hacía grandes
superficies.
Xeox mimeógrafos Xeox (del griego “xeros” seco) introdujo el proceso
de electrofotocopia en la década de los 60 y durante los siguientes
veinte años fue reemplazando gradualmente las fotocopias por
procedimientos fotográficos así como la utilización del papel carbón
mimeógrafos Xerox.
876
Está ampliamente extendida en el mundo de los negocios, la educación
y medios gubernamentales. Se ha debatido largamente sobre el hecho
de que las fotocopias vallan quedando obsoletas, a medida que se
incrementa la creación y distribución de documentos digitales,
confiando menos en la distribución de documentos en papel. Sin
embargo, indiscutiblemente, las fotocopias son más adecuadas que los
ordenadores para divulgar comtido de copiar un humilde trozo de papel.
Antecesor de la microcopia; método por el cual se reproduce el
documento original reduciendo su tamaño real, dando lugar al soporte
microfilm y microficha, cuya lectura requiere lectores de microformas
y microfilms. Algunos lectores de microformas llevaban incorporada la
opción de poder reducir el documento en formato fotocopia. El
problema de estos sistemas de acceso ala documentación es que la
calidad de imagen reproducida resultante es muy diferente al
documento original, por ese motivo se buscaron métodos digitales y
virtuales de recuperación de información más sofisticados.
La década de los treinta vino acompañada por la irrupción de un nuevo
soporte: el uso de las microcopias para almacenar información, sería el
primer gran salto cualitativo que se introdujo en el manejo y uso de los
documentos. La aplicación de esta tecnología al campo de la
información hizo más eficaz el proceso de almacenamiento y
recuperación de la información.
Nuevas teorías, conceptos, tecnologías vinculados al uso y recuperación
de la información surgirán: el empleo de los microfilms generó una
nueva dimensión para la recuperación de la información; se crearon las
máquinas selectoras que permitían el análisis documental con tarjetas
perforadas sobre equipos IBM. En 1935 el inglés Charles Babbage
diseñó la primera computadora digital, conocida como “máquina
analítica” y aunque preparó todos los planos para su fabricación, nunca
la pudo contruir porque en esa época no existían las piezas que él
necesitaba; Claude E. Shannon publicó su tesis de maestría “A
Simbolic Analisys of Relay and Switching Circuits” donde apareció por
vez primera, la definición de dígito binario y en Alemania, Konrad
Zuse desarrolló el modelo experimental de una computadora binaria.
Los métodos para capturar imágenes son dos:

Directo:
El papel que recibe la copia está cubierto por óxido de zinc o similar,
que recibe la carga. Se basan en el principio de que una superficie
fotoconductora se vuelve se vuelve fotosensible cuando se le aplica una
carga electromagnética.
Recibe la imagen proyectada del original por medio de una lente.
El proceso de fusión se hace por medio de calor.
877
Esta copia es permanente: las partículas de carbón se han fundido en la
superficie del papel. Ventajas: Mejores copias, mejores tonalidades
intermedias, más baratas.
Inconvenientes: tendencia a la decoloración de las copias, alto coste de
los consumibles, dificultad para escribir encima. Papel más costoso.
Se suele usar para la impresión de micropelícula sobre papel, aunque en
la actualidad ha caído prácticamente en desuso.
Indirecto:
Se utiliza papel ordinario, el intermediario es un tambor recubierto de
selenio, la imagen se proyecta en éste por medio de una lente, esta
imagen entre en contacto con el toner, se transfiere al papel cuando
pasa al tambor, la fusión es por medio de calor, la copia es permanente.
Ventajas: utilización de papel normal, cartón colores, pre-impreso…
Copias permanentes sin decolorarse, rapidez, posibilidad de color.
Inconvenientes: equipo más caro, grande y pesado.
Estos sistemas también son la base de las reproducciones en fax, de la
copia en papel a partir del microfilm, algunas impresoras de ordenador,
etc.
LA COPIA DIGITAL IMPRESA.
Es un ejemplo de la anterior con al única diferencia que en el proceso,

en ves de ser analógico, es digital. Se inicia con la transferencia del
documento al medio digital por medio de un escáner. De la resolución
con que se capture la imagen y la calidad del documento original
dependerá el óptimo resultado de la impresión a partir de un medio
digital. Es casi necesario decir que, antes de efectuar cualquier proceso
de captura de datos, son imprescindibles las pruebas.
En el caso de documentos mecanografiados pueden utilizarse
programas Optical Carácter Recognition (sofware de reconocimiento
de texto) el porcentaje de reconocimiento en una imagen clara de un
documento de estas características es un 95% (dos tres errores en cada
línea de texto)
FOTOGRAFÍA Y MICROFILM
Estas técnicas se pueden definir como un conjunto de distintas

disciplinas cuyos objetivos son los de la obtención de imágenes
permanentes, por acción de una radicación sobre sustancias
fotosensibles, para conseguir copias de documentos a escala reducida.
La microfotografía se basa en la técnica fotográfica. Se considera que
existe microforma cuando el documento se reproduce a más de 5
878
reducciones. Sus fundamentos son la teoría del proceso fotográfico, las
radiaciones luminosas controladas por este proceso, la óptica empleada
en la formación de imágenes, las cámaras y aparatos empleados para su
realización, los materiales fotosensibles y sus propiedades, y la teoría
del revelado; el contraste, el poder de resolución, el tamaño del grano,
etc. Todas estas variantes y otras, son necesarias para poder discernir
hasta que punto un microfilm o una fotografía se pueden considerar una
reproducción fiel del objeto que se trata de reproducir.
En el desarrollo fotográfico intervine dos fenómenos diferentes: uno de
naturaleza óptica, cuyo resultado es la formación de la imagen y otro de
naturaleza química cuyo fin es la perpetuación de la misma.
La formación de la imagen tiene lugar en la cámara, consistiendo en la
concentración de rayos luminosos que provienen de un objeto,
mediante un sistema de lentes, sobre un plano focal en el que va
colocado el material fotosensible.
La perpetuación de la imagen se lleva a cabo por fenómenos químicos,
mediante los cuales la imagen formada sobre el material sensible se
hace visible y permanente.
En el estudio de la fotografía, por tanto, del microfilm, se consideran
cuatro partes:
- El estudio de las radiaciones que forman las imágenes.
- La formación de las imágenes.
- El estudio de los materiales sensibles sobre los que se forman
las imágenes
- La obtención y perpetuación de dichas imágenes, es decir, los
tratamientos químicos y características de almacenamiento a los que
hay que someter los materiales fotosensibles, después de haber sido
expuestos a la radiación, para que la imagen formada se haga visible y
permanente, y pueda se utilizada a lo largo de décadas o cientos de
años.
MICROFILMACIÓN
Fue el inglés John Benjamín Dancer, en 1839, el primero que produjo

imágenes reducidas (15 mm de diámetro) basándose su experiencia
como fabricante de instrumentos ópticos, pero será René Dragon el que
se especializaría en la producción de microimágenes durante la guerra
Franco-Prusiana de 1870.
La moderna microfilmación empezó, en este siglo, durante los años 20,
debido a la necesidad del banquero G. McCarthy. Basándose en sus
experiencias la Eastman Kodak desarrolló las cámaras Recordak. El uso
del microfilm se generaliza en las aplicaciones militares de la II Guerra
Mundial.
879
Las ventajas del microfilm para la archivistita son: Fidelidad facsimilar
a la imagen original, soporte de conservación estable y permanente, el
segundo en duración después del papel, reducción de espacio, facilidad
y rapidez de localización, bajos costos de distribución y transporte, todo
el proceso de microfilmación se encuentra regulado por normas
internacionales (ISO), puede ser digitalizado.
La técnica de la microfilmación es el método de producir nuevas
imágenes sobre película con características facsimilares a las originales
de los documentos, libros, o cualquier soporte de información
bidimensional.
Los términos y procedimientos son idénticos a los de la fotografía, pero
debido al proceso miniaturización y los diferentes tamaños y letras de
los documentos que se filman, el equipo y los procedimientos usados en
la microfotografía deben ser mucho más precisos.
Su realización se realiza con unos grados de reducción definidos,
mediante cámaras especiales en las que la luz, después de atravesar el
objetivo de alta precisión óptica, forma sobre la película imágenes
exactas del documento a reproducir. Esta reproducción realizada a
nivel físico es invisible y se denomina «imagen latente», necesitándose
un revelado químico para convertirla en «imagen permanente y
visible».
Esta única imagen permanete visible (original de cámara), tanto en el
momento de su obtención como en el futuro, pude ser duplicada de
forma rápida, segura, simple y económica.
MICROFORMAS
En España las más utilizadas son:
Royo
El rollo: 16, 35 o 105 mm. La película de 70 mm. Se puede encontrar

en los archivos pero prácticamente está en desuso.
La película de 16 mm. Es la más indicada para microfilmaciones que no
requieran gran calidad y resolución de imágenes, en general
documentos bien contrastados como los administrativos.
En los archivos históricos se suele preferir la de 35 mm. que se utiliza
para todos aquellos trabajos que requieran gran nitidez de imagen, así,
en general, la documentación histórica manuscrita, en formatos entre
A4 y A0, suele microfilmarse en este tamaño. La distribución de
imágenes en la película utiliza el método simplex, en modo cine o
comic según el sentido de la escritura.
El royo de 35 mm tiene tres formas de microfilmación:
880
Simplex: en él los fotogramas se distribuyen en hilera
Dúples: ambas caras del documento en la perpendicular de la película.
Dúo: se distribuyen las imágenes en dos bandas, superior e inferior, de
forma correlativa.
Los formatos en rollo puede decirse que son formatos básicamente de

archivos, mientras que los formatos planos, se usan en bibliotecas, pues
posibilitan la individualización de los documentos.
Planas: microfichas, jackets, tarjetas de ventana.
La microficha es una hoja de película de 105/148 mm. (A6), con un

número elevado de fotogramas distribuidos formando un patrón en filas
y columnas, comúnmente a 24,42 o 48 reducciones, el equipo utilizado
es más caro y la microfilmación más lenta, pero se usa por que la
duplicación (en diazo) y la difusión son muy barata. Suelen
microfilmarse en este formato libros y periódicos por la conveniencia
de individualizarlos por títulos y este es también parte de su problema,
es decir, mantener perfectamente ordenada y completa la colección.
El jacket está formado por dos láminas de poliéster unidas formando
canales (5 ó 2), cuyo ancho es ligeramente superior a las tintas de
película de 16 o 35 mm. que alojan. En realidad tiene un formato A6 y
su aplicación en archivos es básicamente, en los que sufren alteraciones
frecuentes por el archivero, pues su proceso de obtención es muy
laborioso.
Tarjetas de ventana son unas tarjetas de cartón estándar, con una o
varias ventanillas en su parte derecha en la que van situados uno o
varios fotogramas de 16 o 35 mm.
PELÍCULA
Es el material sensible a la luz sobre el que se va a impresionar la

imagen.
El negativo de cámara resultante, si bien puede ser protegido mediante
la duplicación todas las veces que sea necesario, resulta
extremadamente frágil si se somete a una manipulación indiscriminada
y reiterada. Con el fin de solucionar este problema la normativa ISO y
los usos de la industria, definieron y establecieron las generaciones de
duplicados, tipificando las características de realización, su empleo y su
aplicación.
Película de primera generación
Son las películas de cámara, negativos de cámara u original de cámara.
Corresponden a la película obtenida mediante cámaras de microfilm
881
(planetarias o dinámicas) y procesadas por métodos químicos. Su
polaridad es negativa (escritura en blanco sobre fondo negro), su
manipulación y almacenamiento debe hacerse con criterios de archivos
de seguridad, su definición y realización está regulada por las normas
ISO.
Película de segunda generación.
Son películas de primer duplicado o internegativos. Por corresponder a
la primera duplicación de la película de cámara, deben ser copias
exactas y fieles de esta, con mínimas perdidas de resolución y
mantenimiento de las características de densidad. Su polaridad puede
ser negativa o positiva. Segunda generación directa, cuando de un
negativo se obtiene otro. Segunda generación inversa, si el negativo
cambia de polaridad y de este se obtiene la imagen en positivo. El
almacenamiento y manejo de esta película debe efectuarse de acuerdo
con los criterios del archivo de uso y consulta.
Película de tercera generación.
Son las películas de difusión, uso y consulta. Pueden ser de sales de
plata o de diazo, vesicular… deben reflejar como mínimo pérdidas en
cuanto a las características físicas de resolución y densidad, en relación
con la película de primera generación. Estas pérdidas están también
definidas y normalizadas por las normas ISO. Pueden ser copias de
polaridad directa o inversa, resultando muy aconsejable el uso de
películas de diazo de esta generación.
Película de sales de plata para blanco y negro.
Es la película más sensible a la luz, proporciona una gran variedad de
densidad y contraste con la imagen original. Es 1000 veces más
sensible que la de diazo o vesicular, por lo tanto proporciona una copia
mejor de un original pobre.
Es usada por el negativo de la cámara o maestro ya que es la única
considerada con características archivísticas, es decir, cuya duración
tiene más de 100 años. El original solo se usa para hacer copias. Es un
compuesto de plata y uno de los halógenos: cloruro, bromuro, ioduro,
fluoruro.
Película de diazo.
Solo se usa para copias de un negativo maestro porque no es lo
suficientemente sensible para ser usada como negativo de cámara. No
es, por lo tanto, película de conservación, sino de difusión. Sus
características son: es de bajo coste, mantiene la polaridad de la copia,
gran capacidad de resolución, duración puede llegar a 30-40 años, el
procesado es por amoníaco y calor, puede ser manejada en la luz por
cortos períodos de tiempo antes de ser procesada, es susceptible a la luz
ultravioleta y al calor después de su procesado por lo que no es
aceptada como medio de almacenamiento permanente.
882
Película vesicular.
Es pariente del diazo, pues usa también sales de diazonium para formar
la imagen, pero es más moderna. Surge en Alemania en los años 1932-
1936 aunque no comienza a usarse hasta 1950-1960 para reproducir las
películas COM (Computer Outpout Microfilm)
Las características esenciales es que cambia la polaridad y que solo es
útil para las copias, el soporte es de base de poliéster, la resolución
puede ser hasta de 400 líneas por mm., se encuentra en todos los
formatos, es preciso mantener ciertas precauciones de su uso. En
Europa no son muy usadas pero sí en USA.
Película electrofotográfica.
El inicio de su utilización fue hace 40 años para ser usada en copiadoras
electrostáticas y para hacer plantillas de offiset. El equipo se
comercializa desde 1973, siendo uno de sus mayores usuarios la USA
Air Force para los expedientes de personal. Las características básicas
son: capacidad para sensibilizar, exponer y revelar un pedazo de
película sin deteriorar o exponer la película alrededor, se presenta en
rollo o ficha, el proceso de carga, revelado y secado tarda 8 seg., puede
ser utilizada en la luz por cortos períodos de tiempo, su utilización es
más cara, se usa en archivos administrativos norteamericanos.
APLICACIONES DE LAS MICROFORMAS
Copia de seguridad.
Se llama así a la copia de los documentos que conserva un depósito

para tener u ejemplar sustitutivo si el original se destruye, deteriora o
pierde. Éstos se pueden sintetizar en:
Documentos esenciales: necesidad de duplicar documentos que son
necesarios.
Documentos de valor histórico: los básicos para la historia de un país.
Tiene que cumplir una serie de condiciones: deben reproducir el
original con la mayor calidad posible, duración mayor a 100 años,
deben ocupar poco espacio, deben producirse de forma rápida y barata.
Deben poder ser copiadas rápidamente, barato y con poca pérdida de
resolución
Actualmente solo las emulsiones de microformas de sales de plata de

primera generación, en blanco y negro, en rollo, procesadas y
almacenadas siguiendo la normativa ISO, satisfacen todas estas
condiciones.
883
El microfilm de color no es recomendable para copias de seguridad,
pues el paso del tiempo le afecta en cuanto a decoloración y cambio de
tonalidad en los colores.
Complemento
Se llama así a la copia de documentos de otros archivos para

complementar fondos propios, mejorando así el servicio a los
investigadores.
Las causas para la utilización del microfilm de complemento pueden
ser variadas:
Reemplazar documentos desaparecidos por causas diversas: guerras,
catástrofes…
Complementar los fondos con copias de documentos relacionados
Establecer colecciones facticias: copias seleccionadas sobre materias
seleccionadas.
Remediar temporalmente las reclamaciones documentales.
Archivísticamente se recomienda:
Obtener cuanta más información mejor sobre los documentos que van a
ser copiados
Si se hace una selección la investigación histórica es importante.
Estudiar la capacidad técnica de la institución que va a hacer las copias.
Establecer importancia carácter y proporción de los documentos que se
van a copiar.
Estudiar los factores técnicos, copiar todo o hacer copia selectiva.
Estudiar el coste de la operación
Debe respetarse el punto de vista del depósito que custodia los fondos,
porque:
La preparación de los documentos antes de copiarlos supone un gran
trabajo y muchos archivos se resisten a hacerlo.
Es preciso buscar intereses comunes para que se interesen más por el
trabajo.
Preservación:
Se utiliza para preservar los originales y ofrecer la copia en consulta a
los investigadores, para documentos de uso muy frecuente. El objeto de
preservarlos es incrementar el acceso a la información.
Archivísticamente se recomienda:
Comprobar las copias
Realizar instrumentos de descripción adecuados para facilitar su acceso
Se recomienda insertarlos en los instrumentos de descripción de los
documentos originales.
Retirar los originales del uso y autorizar este solamente en casos
especiales
884
Referencia.
El objetivo es satisfacer la demanda de información u otras
instituciones proporcionándoles copias exactas de documentos a un
coste mucho menor. Igualmente el uso de los servicios reprográficos no
obliga a los investigadores a desplazarse a la institución que conserva
los originales. Dicotomía entre las fotocopias y las microformas
Sustitución.
Su objetivo es microfilmar documentos y destruir los originales,
motivado por el volumen creciente de la documentación
contemporánea. No es muy aceptado por los archiveros.
Publicación o edición.
El objetivo de ésta es la difusión de los fondos para hacerlos accesibles
al mayor número posible de público, evitando los altos costes de
impresión. Son adecuadas para instrumentos de descripción no
impresos y para grupos documentales ampliamente consultados.
TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO Y TÉCNICO.
El proceso debe seguir los siguientes pasos:

DOCUMENTOS
PREPARACIÓN
MICROFILMACIÓN
PROCESADO
CONTROL
ALMACENAMIENTO
885 COPIA DE USO Y

ARCHIVO DE SEGURIDAD CONSULTA
Para asegurarse que las microformas se podrán usar durante un amplio
periodo de tiempo, es esencial que sigan unas normas internacionales y
unas prácticas de uso común a lo largo de todo el proceso de
microfilmación. Es preciso clasificar y ordenar la documentación
original dotándola de instrumentos de descripción, para prepararla para
su filmación; labor que ha de realizar el archivero o persona capacitada
para ello.
Identificación de los documentos.

Depende del objetivo planteado es decir, la decisión entre copiar toda
una serie o fondo o copia selectiva. Se deben reproducir solo conjuntos
documentales organizados, con instrumentos de descripción adecuados
y claros, solo de documentos que estén foliados en su unidad de
instalación o tengan algún tipo de secuencia. Como norma general se
recomienda reproducir solo conjuntos documentales completos. La
reproducción de documentos es especialmente adecuada para:
documentos voluminosos, documentos planos de tamaño uniforme,
documentos ampliamente consultados, documentos con riesgo de
pérdida, robo o deterioro. Documentos específicos diseminados en
varias series, documentos de gran valor histórico o los frágiles por
cualquier razón. No es adecuada para fondos susceptible de aumento.
Comprobación previa.
Se recomienda hacerla de fondos que se consideran definitivamente
ordenados. Es preciso comprobar el orden externo e interno y
recomponerlo en la medida de lo posible.
Ordenación:
Es obligatoria. Igualmente lo es la foliación de páginas. Los
documentos serán filmados en secuencia, de acuerdo con el orden
asignado por la institución que conserva los originales, haciendo, por
tanto, el uso de los inventarios de aquellos.
Reproducción:
886
Es conveniente seguir ciertas reglas: reproducir una relación de
contenido, preparada por el archivero, del conjunto de documentos,
antes de los documentos propiamente dichos. No se microfilmarán las
páginas en blanco, pero se habrá informado de ello, o de cualquier otra
incidencia, en la cartela correspondiente. Las anotaciones al dorso
deben microfilmarse antes que el texto de los documentos, los
duplicados no se microfilman. Hay que insertar cartelas identificadoras
reflejando: procedencia, serie, contenido, control, para indicar lagunas
o separar documentos, etc.
Descripción:
Se hace a partir de las hojas del operador, formando relaciones de
contenido. Lo más importante es que la descripción sea clara y sucinta,
a veces es un problema para el archivero el grado de detalle al que hay
que llegar se deben tener en cuenta: los instrumentos de descripción
existentes de los documentos que se reproducen, el carácter de los
documentos a reproducir (mientras más valiosos son los documentos
más inclinados están los archiveros a preparar instrumentos de
descripción más detallados.), forma de reproducir y propósito de la
reproducción, mientras más limitado sea el panorama de los
documentos que se reproducen, más detallada ha de ser la descripción.
Si los fondos reproducidos son propios, muchos archivos no describen
los documentos reproducidos, solo añaden la signatura de estos al
instrumento de descripción existente. Este sistema no debe de ser
rechazado, pero si señalar que tiene limitaciones. El sistema es
impracticable si hay un número grande de documentos microfilmados o
la microfilmación es muy selectiva.
Filmación:
Recomendaciones previas a la microfilmación: no intentar reparar los
documentos por medio de celo, clips, grapas, etc. No forzar nunca los
sellos o encuadernaciones sin permiso del archivero. Si los documentos
están en mal estado y no pueden ser reproducidos sin deteriorarlos, es
preceptivo consultar antes con el archivero. No desordenar los
documentos, no enrollar, romper, cortar… las páginas, no romper las
encuadernaciones, no agarrar el libro solo por la cubierta. Manejo
cuidadoso cuando se quiten grapas, no deteriorar las páginas cuando se
pasan. No retirar de los documentos piezas puestas a ellos como sellos,
lacre, cintas… No marcar los documentos de ninguna manera, no
limpiarlos con trapos, usaremos un cepillo blando. No borrar o retirar
información del documento, no dejar el libro o volumen abierto boca
abajo, excepto cuando se está microfilmando la cubierta. No
humedecerse los dedos para pasar las páginas, usar un dedil. No
reproducir los documentos sobre una superficie sucia o grasienta, no
tirarlos al suelo.
887
El servicio de reproducción de documentos para el orden de filmación
el proceso es el siguiente: 75 cm. de película sin impresionar, cartela de
principio de rollo, «cartela de rollo nº...» si corresponde a un trabajo
secuencial, cartela de «proviene de rollo nº…» si se ha tenido que partir
una unidad documental y esta se continúa en su filmación, centro que
realiza la filmación (dirección y año), centro propietario de la
documentación (título del fondo, lugar y depósito), cartela de propiedad
intelectual, introducción detallando signatura del fondo, sección, serie,
unidades documentales y en general cualquier indicación que el
responsable del fondo considere necesario incluir; cartela ISO 7000
(símbolos convencionales), cartela técnica, dos fotogramas en blanco e
inicio del trabajo.
Orden de la documentación:
cubierta (aunque esté en blanco) y lomo (excepto si esto deteriora el
volumen), título, índice, texto una exposición en blanco después de
cada grupo.
Hoja de operador:
Describe los documentos microfilmados y el procedimiento empleado.
Es útil también para los archiveros porque localizan y describen los
documentos.
Es adecuada para proyectos grandes con varias cámaras filmando a la
vez diferentes localizaciones, haciéndose el procesado, control, etc. de
forma independiente.
Las cartelas:
Son mensajes filmados que describen o comentan algo sobre el
documento que se microfilma. Cada una sirve a un propósito diferente.
Las más comunes son: técnica que mide la densidad, resolución, y
reducción del trabajo realizado. Título que identifica el documento que
se reproduce y la información técnica sobre la reproducción. Control,
fin de cada pieza, fin de rollo, principio de rollo. Corrección para
informar a los controladores que ha habido un error en la
microfilmación y que ha sido corregido. Calidad, identifica
imperfecciones en los documentos que no son producidas en el filmado
o procesado.
Procesado:
El procesado del original de cámara debe hacerse siguiendo la norma
ISO correspondiente. Han de realizarse pruebas para que la procesadora
esta adecuadamente calibrada y que los productos químicos están
correctamente mezclados. Se debe tener un cuidado para que no esté en
la película hipo residual, por encima de un valor, porque aparecerán
manchas, o plata sin revelar, que hará que la imagen se ennegrezca.
Control de calidad:
888
Una vez procesada la película se debe hacer un control de calidad de la
misma, utilizando microscopio y densitómetro, para comprobar:
enfoque y densidad, agudeza y claridad de imagen, correcta titulación,
correcta inserción de cartelas, correcta secuencia de los documentos,
ausencia de daño mecánico causado por cámara o procesadora
defectuosa.
Retomas:
A veces es preciso repetir algunas tomas porque durante la
microfilmación han podido surgir problemas diversos, si la
microfilmación es en rollo puede ubicarse al final del rollo, en lugar de
error hay que hacer un nuevo royo con todas las retomas. La microficha
bien se microfilma entera otra vez; o se pone la nueva microficha con
las nuevas tomas inmediatamente después, o una colección de retomas
al final del grupo similar de documentos.
Verificación
Además del control técnico, se deben verificar las copias desde el punto
de vista archivístico. Así se debe constatar que las copias están
completas, que su orden es el apropiado y que son fáciles de identificar.
Para no tener que hacer esto (que de todas formas casi nunca se hace)
conviene preparar bien los documentos antes de ser reproducidos.
Signaturación.
Cada rollo debe ser adecuadamente signaturado con procedencia o serie
breve identificación del contenido, signatura de origen, signatura de
microfilm, nº de rollo, polaridad, para que su recuperación se haga
fácilmente. Los documentos reproducidos lo son de originales; esto
significa que son documentos «secundarios», por lo que deben
mantener el orden y signatura de los originales pero, a la vez, al ser
independientes de estos, deben tener también una signatura propia. Se
dan distintos sistemas: se usa la misma que en el caso de los originales,
signatura seriada cada serie es una categoría diferente de documentos,
signatura secuencial o currens.
Duplicación: el negativo de la cámara solo debería usarse para hacer
duplicados a partir de él (internegativos) y nunca para consulta.
Los duplicados serán sometidos a los mismos controles aunque, si el
negativo de la cámara es de buena calidad también lo serán los
duplicados.
Conservación
El almacenamiento con vistas a la preservación de una colección de

microfilm merece y necesita el máximo estudio y planificación. Son el
tipo de película y las condiciones de almacenamiento las que van a
determinar cuanto tiempo las microformas podrán ser conservadas.
889
Archivo de seguridad.
La película de cámara si está correctamente realizada y procesada,

reúne unas características que, de poder asegurar unas condiciones de
conservación específicas y de estricto cumplimiento, su duración puede
estar asegurada para largos períodos de tiempo, muy superiores en
cualquier caso a los 100 años, pudiéndose recurrir a la película para
obtener duplicados de segunda generación. Hay que tener presentes las
condiciones de almacenaje. Se recomienda una temperatura de 13ºC
(más/menos 2ºC), con un máximo permitido sin riesgo de daños hasta
21ºC y una humedad de 15-40% para películas de sales de plata de base
celulosa y un 30-40% para las de base de poliéster.
Las películas de color (poliéster) requieren una temperatura de 2ºC, o
menos, y una humedad entre 15-30%
Un archivo de seguridad válido para garantizar condiciones de
almacenamiento idóneas para placas fotográficas, película fotográfica,
microfilm y en gran medida soportes magnéticos debe reunir unas
características especiales, fundamentalmente encaminadas e controlar la
temperatura y la humedad que se resume en lo siguiente:
Protección contra el fuego. Las películas de microfilm fabricadas de
acuerdo con los requisitos de seguridad sobre soportes de acetato son de
combustión lenta y no espontánea, poseyendo un grado de ignición
menor que el papel. Si a la película le afectan altas temperaturas, se
produce un “rizado” de la misma por contracción de los bordes.
Protección contra el agua. Las películas deben estar protegidas contra el
agua, los sistemas de almacenamiento deben situarse por encima del
nivel del suelo, con una altura mímica de 15 cm. Las películas
sumergidas en agua, se pegan unas a otras, sino es preciso lavarlas se
mantendrán en recipientes llenos de agua para su posterior lavado y
secado.
Control de la Humedad y la temperatura. Por las repercusiones de
diversos tipos de humedad relativa que, junto a la temperatura, son los
causantes del 95% de los problemas que pueden surgir en un archivo de
seguridad. Una humedad de más de 40% acelera las reacciones
químicas, decoloración, provoca la aparición de hongos en la emulsión,
la emulsión se adhiere a la base de contenedores, etc. Una humedad
menor del 25% provoca riesgos de que la emulsión se craquele y se
rompa el borde de la película, provocando electricidad estática que
atrae el polvo, y que se separe de la base. A partir de 38ºC se acelera la
decoloración de películas de diazo, aparecen colonias de hongos, la
película de sales de plata es más vulnerable a las altas temperaturas que
890
la de diazo. Por debajo de 0º se craquela la base de la película de
emulsión de sales de plata.
Control de la producción de hongos y manchas microscópicas.
Contaminación química. Cuando la película se almacena durante
tiempo en atmósferas con humedades relativas superiores al 60%, se
propicia, con toda seguridad, la formación de hongos de emulsión en la
película e incluso en la bobina, las esporas de hongos se encuentran en
el aire germinando y proliferando en condiciones de temperatura
superior a 40ºC y una humedad superior al 60%. Por ello se deben
controlar en el archivos los niveles de aire, a través del aire
acondicionado, para crear un entorno lo más inerte posible, al que se
puede ayudar con radiaciones ultravioletas de baja longitud de onda y
vapores de formaldehidos.
Almacenaje y manipulación. Las películas de nitrato no deben
guardarse nunca junto con las de acetato o poliéster, pues los gases que
desprenden las primeras perjudican y destruyen las imágenes de las
segundas y, además son de combustión espontánea. Los procesados de
sales de plata o diazo deben de ser independientes, pues los gases que
emanan de cada proceso pueden reaccionar negativamente. Tales
procesos no deben almacenarse o realizarse conjuntamente en el mismo
local, incluso el sistema de aireación no debe de ser común
Archivos de uso y consulta.
Son archivos cuyo índice de manipulación es alto, se componen de
duplicados de segunda generación, de idénticos valores técnicos de los
negativos de cámara (primera generación) y han sido procesados de
forma similar a la película de cámara. Sus características pueden
depender de los medios y sitio de que se disponga, para su instalación
necesitan un personal especializado para su manejo y, de ser posible,
deben estar ubicados a una temperatura inferior a 25ºC, sin que exceda
de los 32ºC y una humedad relativa inferior al 40%. La humedad
óptima para las películas de diazo es entre un 15-50%.
DIGITALIZACIÓN
El equipo está formado por un escáner (plano o cámaras digitales) que

se utiliza para convertir la imagen del documento en códigos numéricos
(dígitos) para que sean trazados por el ordenador mediante un software
de captura. La información digitalizada queda posteriormente
almacenada en diversos soportes que permiten guardar grandes
cantidades de datos en poco espacio. Cualquier imagen puede ser
estructurada en base de datos y recuperada en nuevos formatos.
Gracias a los actuales sistemas de tratamiento de la información la
documentación puede ser digitalizada directamente desde el papel o es
891
microfilmada previamente y después digitalizada, el microfilm se
convierte pues, en un elemento de seguridad utilizándose la copia para
difusión y consulta.
Las principales ventajas son: preservación de la imagen,
independientemente de su soporte, ante su deterioro físico o químico.
Se reduce la manipulación de originales y permite la estabilización de
los mismos en entornos inertes para conservarlos. Incorporación de
mucho volumen de imagen analógica en entornos digitales, con
capacidad de aumento. Respeto a los valores analógicos de la imagen,
posibilidad de integrarlas en bases de datos únicas que gestionan el
conjunto de imágenes, integrando distintas procedencias, con
posibilidad de ser completadas, rapidez y facilidad de localización de
cualquier imagen y cómoda visualización de las misma. Múltiples
formas de difusión sin pérdida de valores, permitiendo el acceso vía
internet o intranet… Visualización automática en cantidad, orden y
cadencia que se estimen oportunos, copia impresa en distintas
calidades.
Principales inconvenientes: no cubre el sector de conservación que es la
preocupación principal de los archiveros, cuando los datos se
almacenan en un soporte digital habrá que utilizar un medio externo
para acceder a ellos (un ordenador), tienen un período de vida menor
que el papel o el microfilm. Posibilidad de alteración de la información
con gran facilidad. Los rápidos cambios en la tecnología y en el
mercado de la información hacen que los equipos técnicos queden
anticuados rápidamente. Falta de estándares.
SOPORTES.
Medios magnéticos
Son soportes cuya base está recubierta de una capa magnética sobre la
que se registran datos, imágenes y sonidos. Su esperanza de vida es
variable, se presentan normalmente en forma de cintas o cartuchos. No
tienen una conservación permanente, se debe hacer una migración
periódica de datos.
Destacan:
cintas magnéticas soporte más extendido para audio y vídeo, también
para la conservación de gran número de datos de ordenador, es el medio
más seguro y barato. Deben ser enrolladas cada dos años y migradas a
cintas nuevas cada 10-15 años.
Cartuchos magnéticos se usan para almacenar datos de ordenador en
sistemas de tamaño medio. Pueden tener capacidad para 12700 bip.
892
Cinta de audio digital, se utilizan para grabaciones de audio pero
pueden utilizarse para datos de otro tipo, tienen una capacidad de 2,3
GB. Es conveniente realizar migraciones cada dos años o cada cinco.
Discos magnéticos, pueden ser de dos tipos duros y disquetes. Los
primeros, suelen estar instalados en otras unidades hardware y tienen
amplia capacidad. Los disquetes, suelen ser de 3,5 pulgadas y con una
capacidad de hasta 1,4 MB.
Medios ópticos
Pueden almacenar datos sonidos e imágenes en un mismo soporte.

Destacan los siguientes:
Discos Worm una vez guardados los datos pueden ser alterados.
CD-ROM asegura la compatibilidad de información, contienen
información digital en forma de pits microscópicos pensados en una
base de policarbonato, los datos grabados no pueden ser alterados.
Deben ser migrados los datos cada 10-20 años.
El DVD es un medio de almacenamiento de alta capacidad que permite
almacenar datos imágenes o sonido, tiene una capacidad 26 veces
mayor a la de un cd, transfiere los datos a mayor velocidad, permite
gráficos más complejos, mayor tamaños de imágenes, etc. Destaca el
DVD RAM disco reescribible de alta capacidad.
Discos ópticos regrabables, se puede leer y escribir en ellos cuantas
veces se quiera, hasta el momento hay pocos estándares su capacidad
puede llegar a 2,6 GB. Pueden ser migrados cada 10-20 años.
Conservación
Los soportes ópticos, a diferencia de los magnéticos no es perentorio
almacenarlos en in medio controlado, lo que hace que su estabilidad sea
mayor. Las recomendaciones para la preservación de estos medios son
las siguientes:
- Temperatura: -5ºC/+18ºC
- Humedad: -5% / +40%
- Migración: cada 10 años.
Los factores que pueden alterar notablemente los soportes magnéticos

son:
Humedad-temperatura. Se recomienda una HR entre 30-40%
893
Deformaciones por manufactura defectuosa. Almacenamiento en
posición vertical.
Polvo suciedad, a mayor número de datos almacenados mayor limpieza
Campos magnéticos, son el enemigo natural de estos soportes por lo
que deben alejarse de estos.
ELEMENTOS DE LA DIGITALIZACIÓN
Siguiendo a J. Cia y A. Fuertes (2000, 246-52), el proceso de

digitalización comienza con el establecimiento de unos critetios de
calidad que requieren un plan de conservación (captura de imagen,
resolución, color, formato del archivo que va a digitalizarse, etc.) A
continuación se entrega al laboratorio encargado del proceso la
documentación para que sea escaneada.
En este proceso intervienen unos instrumentos.
Escáner
Suele ser de sobremesa por su versatilidad y porque son más baratos,

aunque con la dificultad de que no administen formatos grandes.
El original se sitúa sobre la superficie plana de cristal y a captura de la
imagen se realiza por barrido del documento, tomándose los datos a
partir de los puntos de referencia que se hayan establecido previamente.
El escáner es una cámara en la que la película fotografíca se ha
sustituido por una retina electrónica o CCD (Coupled Charged Device)
que toma los datos de color y luminosidad de la imagen.
La idoneidad del equipo depende de la calidad que se quiere obtener, de
las características técnicas de la documentación original y su formato
(fotografía, papel, planos, etc. ) Lo más importante es elegir un biuen
objetivo. Además de la retina CCD y su capacidad tambien determinan
las características de la reproducción, así como el software usado, que
influe en la calidad de la captura.
Cámaras digitales
Son cámaras con respaldo digitalizador que incluyen CCD matricial en

lugar de la tradicional película. Se usan para capturar imágenes de
objetos tridimensionales y formatos grandes, aunque también permiten
digitalizar documentos, sin que éstos tengan que trasladarse a los
laboratorios. Es el procedimiento que nenor incidencia tiene en el
original, puesto que no entra en contacto con el mismo y la iluminación
894
puede ser perfectamente controlada en tiempo, calidad e intensidad. La
canlidad del resultado depende del CCD y de las lentes.
Chasis digitalizadores
Son CCD’s lineales o matriciales de alta resolución montados en

respaldos acoplables a cámaras fotográficas profesionales. Su
combinación con las lentes profesionales permite gran cantidad de
opciones y les otroga versatilidad, aunque su precio es muy elevado.
Hay centros que cuentan ya con estos sistemas, que necesitan una
inversión inicial elevadam pero que agilizan el proceso de trabajo y
evitan la salida de la documentación de los arhivos, aunque requieren
personal especializado.
Formatos de fichero
Una vez realizada la captura de la imagen esta se almacena en ficheros

informáticos que se graban en un soporte (disco duro, CD, etc.) en un
formato que permita su recuperación y la recosntrucción de la imagen.
No hay mucha normativa, ni naciona ni internacional, al respecto,
aunque si hay especificaciones sobre formatos compatibles para los
ficheros, sistemas operativos y aplicaciones. La normativa ISO recoge
actualmente algunos formatos de escritura de ficheros de imagen,
aunque se sigue investigando y los avances son casi constantes, por lo
que las recomendaciones pronto quedan atrasadas.
Para decidir el mejor formato, hay que tener en cuenta unos factores:
La cantidad de información a grabar. Es imortante que la
documentación digitalizada vaya acompañada del mayor número de
datos que la identifique, para evitar que pueda descontextualizarse en el
proceso. En cada fichero debe ir una identificación pormenorizada del
documento.
El formato más generalizado es el TIF (Targged Image File Format),
que permite conocer el tamaño del original y admite imágenes en escala
de grises, aunque ocupan mucho espacio en el disco y el acceso a ellos
es lento. Para archivos fotográficos hay otros formatos como PhotoCD,
Flashpix, etc.
La economía del espacio y la velocidad. Entre sistemas más ágiles se
encuentran TIFF, GIF, JPEG que pemiten compartir las imágenes para
ocupar menor espacio en el disco duro.
La compatibilidad. Hay que tener especial cuidado en que el sistema
elegido sea compatible con los medios de los que dispone el archivo,
para su posterior recuperación y consulta.
895
Corrección del color.
Todos los fabricantes de sispositivos para la captura y visualización de

imágenes incluyen perfiles de calibración para garantizar que la
información de color dé los mismos resultados en los diferentes
dispositivos. La concersión digital en Archivos Históricos requiere un
software y un hardware específicos que garanticen una absoluta
fidelidad al color de las imágenes origianles.
MEDIDAS INTERNACIONALES EN MATERIA DE

REPROGRAFÍA
El CIA recomienda que los países tengan programas de reprografía

regulares y a largo plazo, en los que primero se establezcan los
objetivos de los mismos (problemas demandas), los métodos de
ejecución en la selección de los medios para levarlo a cabo.
Los objetos deben ser la satisfacción de las demandas de la
investigación, aunque un sistema eficaz de reprografía debe responder a
un mayor número de objetivos, como la conservación, sustitución,
complemento. Etc. Asimismo, han de estimarse los medios económicos
disponibles en el momento de diseñar el proyecto y en el futuro y, a
partir de ellos, elegir las formas reprográficas a utilizar en función de
los usos que se van a hacer de las copias.
Las directrices para proyectos de digitalización de colecciones y fondos
de dominio publico, en particular para aquellos custodiados en archivos
y bibliotecas (IFLA; ICA. Ministerio de Cultura, 2005), son el resultado
del trabajo de un equipo de expertode l CIA, de la IFLA y respaldados
por la UNESCO.
El Ministerio de Cultura dispone de un servicio de sus intituciones un
Tutorial de digitalización de imágenes, en el que se plantean los
aspectos fundamentales de estos procedimientos que cada vez más van
ganando espacio entre las técnicas de reproducción de documentos.
El servicio de reproducción de documentos
El servicio de reproducción de documentos es un centro dependiente de

la Subdirección General de los Archivos estatales que tiene como
misión principal la de reproducción del Patrimonio Documental como
medida de seguridad para la conservación del mismo.
En 1950 se crea el Archivo Central de Microfilm (decreto 14 de junio)
cn el objetivo de reproducir los fondos más valiosos en microfilm como
medida de seguridad y evitar la pérdida de información, ya fuese por
motivos accidentales o por desastres provocados (guerras, expolios,
896
etc.) Con la creación en 1952 del Servicio Nacional de Información
Documental y Bibliográfica se inicia el proyecto de creación del
Catálogo del tesoro Bibliográfico y Documental de España. Los
primeros esfuerzos se centraron en la seguridad de los fondos
medievales: documentos hasta la época de los Reyes Católicos y
códices en escritura visigótica, los Beatos, hasta llegar a los incunables
más importantes. Con ellos se pretende también completar las
colecciones de los dos centros fundamentales: el Archivo Histórico
Nacional en cuanto a los documentos, y la Biblioteca Nacional en
cuanto a los libros. Por otro lado, el microfilm se va a convertir en una
herramienta necesaria para satisfacer la creciente demanda de la
investigación histórica. En los siguientes años se va ampliando la
dotación de equipos de microfilm a diferentes centros.
En 1972 (Decreto de 18 de Agosto) se crea el Servicio nacional de
Microfilm, cuyo principal objetivo es la reproducción de series
completas de documentos, que se inicia en el Archivo General de Indias
y, en menor medida, en el Archivo Histórico Nacional o en el General
de Simancas. En 1981 este servicio se fusiona con el servicio Nacional
de Restauración y se crea del Centro Nacional de Conservación y
Microfilmación Documental y Bibliográfica (CEOMI) que en 1985
desaparece para dividirse las funciones entre el Instituto del Patrimonio
Histórico, encargado de conservar y restaurar, y el Servicio de
Reproducción de Documentos, para la microfilmación documental y
bibliográfica. El SRD sigue la política establecida en cuanto a
microfilmación de preservación, asesoramiento técnico a los archivos y
custodia y difusión de los riquisimos fondos que conserva en su archivo
de seguridad. Además de ello, la adaptación a las novedades
tecnológicas han permitido iniciar nuevas líneas de trabajo como son la
microfilmación en color de mapas y planos o la digitalización de fondos
fotografiados. En paralelo, se ha procurado agilizar creando bases de
datos informatizadas de todo su archivo.
897
898
6. CAPITULO VI
NUEVAS TECNOLOGÍAS Y ARCHIVOS
899
900
Las nuevas tecnologías en el ámbito de los archivos. Marco
conceptual. Tecnologías de la información y la comunicación (TIC).
Las nuevas tecnologías y la archivística. Principales aplicaciones de
las TIC. Influencia de la Archivística desde una perspectiva teórica.
La informática aplicada a los archivos; los archiveros frente a la
informática. Archivos y tecnologías de la Información y la
comunicación. Problemas previos que plantea la informatización.
Necesidades de automatización de los procesos en los Archivos
modernos. Definición de proyectos informáticos para archivos.
Elaboración del proyecto informático. Herramientas informáticas
aplicadas a los archivos. Proyectos de informatización de archivos en
España. Sistemas integrados para la gestión de centros archivísticos.
LA INFORMÁTICA APLICADA A LOS ARCHIVOS
El uso de la informática va en aumento, la incorporación del ordenador

a las tareas habituales es una necesidad y ya una realidad, no tanto en
los archivos sobre todo en los históricos, donde esta necesidad y esta
realidad van más retrasadas. El retraso no tiene más inductor que la
falta de normalización que hemos ido dejando a un lado, desde siempre,
aferrándonos a aquellas justificaciones faltas de consistencia. En el caso
de los archivos administrativos cada día está más claro que estos no se
pueden concebir sin el uso de ordenadores. Pero la informática también
plantea diferentes peligros. Se ha detectado en algunos países la
práctica, en la gestión de la empresa privada, de comunicar la
información de máquina a máquina con peligro de borrarla sin cursarla
desde el archivo central, al sentirse los gestores dueños de los micro-
ordenadores, recibidos directamente desde cualquier multinacional,
impidiendo que el documento de archivo en su soporte magnético
llegue a la tercera edad para la utilización histórica.
El acceso a la información.
Hoy está fuera de discusión que las bases de datos de los archivos han
de ser necesariamente diferentes a las de los centros de documentación
y bibliotecas, precisamente por la necesidad de reflejar el “contexto” de
la información. Cualquiera que sea el contexto informático de un
archivo, se tiene que adaptar a las normas internacionales de
descripción, y no solo en cuanto al formato, dividido en áreas y
elementos, al modo bibliotecario, sino que además, y esto es lo
importante, debe presentar la información jerarquizada a partir del
fondo documental.
901
Estos fundamentos de la descripción chocan en algunos casos con el
acceso a la información a través de las secciones hoy existentes en
algunos archivos, las secciones llamémosles “administrativas”, que son
un reflejo de la propia historia del centro, de cómo ingresaron los
documentos o de cómo se organizó el archivo internamente para poder
llevar a cabo el trabajo.
Las nuevas tecnologías y el tratamiento documental.

La utilización de las nuevas tecnologías en los archivos ofrece otras
grandes ventajas en el acceso, con una evidente mejora en el servicio al
usuario: la capacidad de tratamiento de masas documentales con la
posibilidad de actuación y mejora constante de la información; la
rapidez en la localización de esa información y, sobre todo, el acceso a
distancia, no solo a la descripción sino, incluso a la imagen digitalizada
del propio documento, añadiendo, en este caso un valor determinante
de conservación a la utilización de las nuevas tecnologías. Pero la
informatización obliga a la normalización de todos los procesos de
archivo y, por lo que respecta a la fase previa a la difusión y acceso, la
fase del tratamiento de la documentación, la aplicación de esa
normalización, conlleva un esfuerzo que hay que tenerlo en cuenta en la
evaluación de cualquier sistema informático.
Pero sin duda alguna es Internet el factor que más cambios está
introduciendo, al ampliarse el universo de los usuarios, con intereses
aún más diversificados y que, al no ser presenciales, no van a tener la
tutoría del archivero, cuestión que algunos profesionales, no consideran
positiva. Por todo ello se comprende que la normalización de la
descripción es imprescindible, ya que facilitará a los usuarios remotos
la comprensión de la información.
El intercambio de información en la red.

El acceso a la información a través de la red, las normas de
presentación de la información son cruciales, y en este punto la norma
ISAD (G) es esencial, pero en ella no se definen los formatos de
edición ni el modo de presentación de estos elementos. Precisamente
una de las consecuencias a aplicación de esta norma y de
implementación de la informática en los archivos ha sido precisamente,
comprender que la realización de instrumentos de descripción se
confundía con el trabajo de descripción propiamente dicho, siendo
procesos que, conceptualmente es preciso separar.
La Red de Archivos Europea EUAM (European Union Archive
Network) es una iniciativa reciente de la Comisión Europea, para
potenciar el acceso a los archivos nacionales de la unión europea a
través de Internet. Las cuestiones que se están planteando es como
902
utilizar descripciones normalizadas independientemente del idioma
utilizado, y como navegar entre diferentes sistemas informáticos
creando un prototipo de interfaz de usuario. Ya han establecido un
prototipo de sistema de descripción, conforma a la norma ISAD (G), y
queda por determinar la exportación de datos, para lo cual se están
examinando los formatos de intercambio existentes: MARC (AMC) y
EAD.
Los documentos electrónicos.

En los años 80 se inicia una gran discusión en el panorama
internacional, coincidiendo con la llegada de los archivos centrales e
intermedios de los primeros documentos electrónicos. Se plantearon
cuestiones nuevas y perentorias como la posibilidad de leer esos
documentos electrónicos por carácter del equipo adecuado y la
necesidad de garantizar la conservación adecuada de estos documentos,
teniendo en cuenta la obsolescencia del hardware y del software.
También se plantean cuestiones archivísticas, pero que coinciden con el
acceso a la información, como la aplicación del principio de
procedencia y la integridad del expediente, cuando los datos de un
asunto están distribuidos en varias bases de datos, o incluso en muy
diversos formatos y soportes es difícil establecer y mantener las
relaciones archivísticas entre estos documentos. Para afrontar estas
cuestiones el Consejo Internacional de Archivos creó, en 1993, un
comité de Documentos Electrónicos (ICA/CER Commitee on electronic
and other current records), con el objetivo de investigar, promover el
intercambio de experiencias y proponer normas y directivas al Consejo.
Las nuevas tecnologías en el ámbito de los archivos.
El marco conceptual
Conviene precisar que se entiende por informática y nuevas

tecnologías. En 1944 fue cunado se construyo el primer ordenador con
fines prácticos, el ENIAC. Años despues la aparición del PC, personal
computer, supuso el desarrollo de máquinas de dimensiones cada vez
más reducidas. El aumento paulatino de sus prestaciones y el
progresivo abaratamiento de sus costes permitieron el desarrollo y
difusión de la informática.
NO hay duda de que los archivos han sido afectados por la informática
Las tecnologías de la información y las comunicación (TIC).
903
La expresión nuevas tecnologías de la información y de la
comunicación (TIC) se ajusta más a todo el amplio grupo de
tecnologías relacionadas con la producción almacenamiento, gestión y
difusión electrónica de datos.
Hardware y software
Hardware.
Es el término utilizado para denominar a los ordenadores y todas
aquellas máquinas que posibilitan los procesos informáticos,
identificados como componentes físicos de los sistemas informáticos.
Dentro del Hardware podemos distinguir:
La CPU, que controla el proceso informático
Los periféricos, que son todos aquellos que desarrollan prestaciones.
Los periféricos son:
Memorias: que agilizan los procesos de la CPU (RAM) o permiten
almacenar información (Discos Duros)
Unidades de disco, que permiten extraer información y almacenarla en
distintos formatos externos (grabadoras, reproductoras de CD-ROM,
disquetes, etc.)
Interfaces, que comunican al ordenador con el exterior. Dentro de los
interfaces hemos de distinguir aquellos que comunican a la máquina
con otras máquinas, como el modem, y los que comunican a la máquina
con el usuario. En este ultimo grupo de engloban el ratón, pantalla,
teclado, scaner, sistemas externos de almacenamiento de datos, cámara
digital. Las conexiones externas se conocen como USB´s.
Software.
Es el conjunto de aplicaciones, programas o componentes lógicos que
permiten desarrollar y controlar los procesos informáticos y nos
facilitan su comprensión. Si las máquinas son herramientas o
componentes físicos imprescindibles, el software es el lenguaje que nos
ayuda a comunicarnos con ellas y hacer uso de sus prestaciones.
Incluyen entre otros:
Aplicaciones informáticas tales como procesador de textos.
Software de sistema, como los sistemas operativos, que permiten al
resto de los programas funcionar adecuadamente, facilitando la
interacción con los componentes físicos y el resto de las aplicaciones.
2. Las redes telemáticas de comunicación y las industrias relacionadas
Las industrias de las telecomunicaciones emplean diversas técnicas

para transmitir los datos a distancia. En particular:
- Soporte físico, como la fibra óptica, la corriente eléctrica, la
comunicación telefónica o la comunicación por ondas (vía satélite).
904
- Los diferentes protocolos de comunicación o lenguajes de marcado de
datos, que permiten a las máquinas compartir información.
Las redes telemáticas de comunicación aprovechan los avances d las
telecomunicaciones y la informática. Facilitan el intercambio de
información entre ordenadores y usuarios a través de las
telecomunicaciones.
- intranet, red de comunicación interna o red LAN. Al comunicar
los ordenadores de un edificio suele utilizar el cableado como medio de
conexión, aunque si adquiere carácter institucional y comunica distintos
centros edificios aprovecha las telecomunicaciones (WAN), como
ocurre con la intranet del Ministerio de Cultura.
- Extranet, que permite la comunicación entre varias instituciones u

organismos, incorporando conexiones ajenas a los mismos pero útiles
para sus actividades, como bases de datos, publicaciones electrónicas,
servicios de información, etc. Es frecuente en el caso de los centros de
investigación y medios de comunicación, aunque también es utilizada
por instituciones para limitar el acceso a Internet de sus empleados.
- Internet, red de comunicación universal.
Como afirma J.R. Cruz Mundet (2001), las TIC han dehado de ser una
herramienta de trabajo para convertirse en algo inherente al hecho
archivístico, pues efecta a todos sus ámbitos de acción. Debemos
atender a estes tecnologías desde las posibilidades que ofrecen a los
archiveros para agilizar su labor, tanto en su perspectiva práctica
(trabajo diario) como desde un punto de vista científico, al suponer un
medio inmejorable para el intercambio de información.
Es más, más allá de las posibilidades prácticas ofrecidas por las nuevas
tecnologías cada vez son más los que atienden a aspectos teóricos y
conceptuales, sobre todo ante la irrupción y auge de los denominados
documentos electrónicos, que implican un replanteamiento de muchos
aspectos teóricos y prácticos.
LOS PROTOCOLOS DE COMUNICACIÓN: EL LENGUAJE DE

MARCADO DE DATOS.
Los lenguajes informáticos o protocolos de comunicación permiten al

usuario comunicarse con los programas y máquinas. A su vez, existen
metalenguajes genéricos y lenguajes específicos, diseñados por
distintas compañías. Pueden ser varios tipos, de entre los que podemos
citar:
905
- Lenguajes de programación, para generar distintos softwares, lo que
implica el desarrollo de funciones ejecutables. Existen lenguajes de
especificación, aplicados a la programación pero sin incluir funciones
ejecutables.
- Lenguajes de marcado de datos. Es una forma de codificar un
documento que, junto como el texto, incorpora etiquetas o marcas que
contienen información adicional acerca de la estructura del texto o su
presentación.
- Lenguajes de consulta, específicos para desarrollar consultas en una
base de datos
- Lenguajes gráficos, aplicables al diseño y ejecución de imágenes.
- Lenguajes de sonido, aplicables al diseño y ejecución de sonido.
LENGUAJES DE MARCADO DE DATOS
Este tipo de lenguaje unformático describe y estructura la información

de un documento textual mediante un conjunto de datos adscritos al
mismo, pero que no forman parte del texto. Son us metadatos,
construidos al incorporar y codificar etiquetas, marcas o anotaciones
con información adicional relativa al formato y estructura del texto, su
presentación y la forma de acceder al mismo. Estas etiquetas se unen
mediante un conjunto de reglas que describen como deben realziarse las
anotaciones, bajo que condiciones se permiten y su significado,
construyendo la estructura lógica del documento.
Los lenguajes de marcas, también denominados lenguajes de marcado o

lenguajes de descripción de documentos, construyen un conjunto de
reglas que definen todo aquello que es parte de un documento digital,
pero que no pertenece al texto del mismo. Los lenguajes de marcas no
son lenguajes de formato similares a los lenguajes que se usan
en Internet como los de descripción de páginas (archivos
PostScript, archivos .pdf, etc.) ni son lenguajes de programación
(Java, Perl, C++...), sino que se trata de lenguajes orientados a definir la
estructura y la semántica de un documento. En realidad, más que de
lenguajes, podríamos hablar de metalenguajes o sistemas formales
mediante los cuales se añade información o codificación a la
forma digital de un documento bien para controlar su procesamiento,
bien para representar su significado.
En un documento existen distintos niveles de información: por un lado,
los datos que conforman el contenido de un documento (caracteres de
contenido), y por otro, una información superpuesta al contenido, que
es lo que constituye el etiquetado, marcado o "markup" (caracteres de
etiquetado).
906
Un lenguaje de marcado cumple con dos objetivos esenciales a la hora
de diseñar y procesar un documento digital:
Especifica las operaciones tipográficas y las funciones que debe
ejecutar el programa navegador/visualizador sobre dichos elementos.
Las operaciones tipográficas son instrucciones de formato que se
aplican a cada uno de los elementos de un documento digital como, por
ejemplo, imprimir un título en negrita y a un determinado tamaño.
Separa un texto en los elementos de los que se compone, como por
ejemplo un párrafo, un capítulo, un encabezamiento, etc.
Así, pues, hay 2 tipos de marcación:
específica: describe cómo ha de formatearse el documento: fuente,
tamaño, color, etc.
estructural: describe la estructura del documento: titular, párrafo, etc.
En general los lenguajes de marcado siguen una sintaxis basada en el

uso de marcas o etiquetas: una etiqueta que indica el principio de un
elemento y otra el final del mismo.
Por regla general, la mayor parte de autores distinguen 2 tipos básicos
de lenguajes de marcado:
Lenguaje de marcado de procedimiento o procesado: Las anotaciones o
marcas de los lenguajes de procedimiento describen la forma y el
significado de las operaciones tipográficas que van a ser aplicadas a
cada uno de los elementos del documento. Por ejemplo, una regla de un
lenguaje de procedimiento indicaría que el título de la sección de un
texto debe ser impreso en una sola línea con una fuente de seis puntos
más grande que el resto del texto, con objeto de que los lectores puedan
inferir que es el título. Se refiere, pues, a la apariencia física o formato
(fuente, estilo de letra, tamaño, etc.) tanto del documento
en pantalla como del documento impreso.
Lenguaje de marcado estructural o descriptivo: En los lenguajes
estructurales las marcas o anotaciones únicamente describen la
estructura lógica del documento digital y/o la descripción del
contenido, no su tipografía.
Aunque lo cierto es que existen 3 utilizaciones básicas de los lenguajes
de marcas: los que sirven principalmente para describir el contenido
(por ejemplo, las bases de datos), los que sirven para definir el formato
(por ejemplo, los procesadores de textos) y los que realizan las dos
funciones indistintamente (por ejemplo, el lenguaje HTML).
¿Cómo surgen los lenguajes de marcado?

Dada la gran variedad de formatos existentes a la hora de archivar
documentos y de los problemas que se planteaban cuando se
intercambiaban archivos con las consiguientes pérdidas de formato y
907
otras características, todos estos problemas se intentaron solucionar
editando los textos en código ASCII (American Standard Code for
Information Interchange) el código de 7 bits que puede representar un
máximo de 128 caracteres, muchos de ellos no imprimibles. Sin
embargo, con la utilización de este código, no se podía definir el
formato de un texto (por ejemplo, el uso de negrita o cursiva, o el uso
de tipos de letra más grandes para los encabezamientos), ni se podían
definir otras características relativas a la posición del texto, por lo que
se intentó buscar un sistema de marcas con las que se pudieran
determinar éstas y otras particularidades.
Se acordó, pues, que las marcas deberían constar de unos
caracteres ASCII especialmente reservados para ello y que deberían
seguirse unas reglas sintácticas especiales. Así nació un lenguaje
especial normalizado internacional para la formulación de este tipo de
reglas llamado Standard Generalized Markup Language o SGML.
SGML no es pues, un lenguaje en sí mismo, sino un metalenguaje y de
él se deriva el lenguaje HTML o lenguaje de marcas de hipertexto, y
otros muchos lenguajes.
SGML (Standard Generalized Markup Language)

SGML (Standard Generalized Markup Language) o Lenguaje de
Etiquetado Generalizado Estándar es una norma ISO que permite que la
estructura de un documento pueda ser definida en base a la relación
lógica de sus partes. Esta estructura puede ser validada por una
Definición de Tipo de Documento (DTD - Document Type Definition).
La norma SGML define la sintaxis del documento y la sintaxis y
semántica de DTD.
En 1969 IBM ideó el lenguaje GML o Generalized Markup Language
con el objetivo de crear un sistema general que permitiera la
compatibilidad entre los documentos. En 1978, el Instituto Nacional
Americano de Normalización (ANSI) comenzó a trabajar en las
especificaciones para los procesadores de textos y el resultado fue el
lenguaje SGML, que se convirtió en la Norma ISO 8879 en 1986.
En SGML, el marcado de un fragmento de texto se realiza a través de
las etiquetas o marcas (tag). Estas marcas se diferencian del propio
texto porque aparecen entre paréntesis angulares < > en
caracteres ASCII que, por tanto, se convierten en signos reservados
para la sintaxis SGML.)
Una pareja de marcas o etiquetas encierran el texto al que afectan.
Veamos un ejemplo:
En este texto, algunas palabras aparecen en negrita, otras
en cursiva
y otras en negrita y cursiva
908
que daría el siguiente resultado:
En este texto, algunas palabras aparecen en negrita, otras en cursiva y
otras en negrita y cursiva
Con la sintaxis del lenguaje SGML se pretende poder identificar la
estructura lógica de un documento a través de estas marcas. Las
etiquetas marcan los distintos elementos de un texto, como por ejemplo,
los encabezamientos o los párrafos, representando de la misma forma
los elementos de la misma categoría. La presentación final de estos
elementos viene determinada por las especificaciones de estilo
especiales.
La función principal del SGML es describir los tipos de documentos de
forma que puedan determinarse mediante marcas las particularidades de
cada tipo, en lo que se refiere a su estructura y a su visualización
en pantalla y con una sintaxis única para definir las distintas partes del
texto. Esto se realiza definiendo todas las etiquetas válidas para cada
tipo de documento, incluyendo también las reglas relativas a la
estructura lógica.
Con estas reglas se puede exigir, por ejemplo, que un texto que debe
asignarse a un tipo de documento definido se inicie generalmente con
un encabezamiento, pero nunca que acabe con un encabezamiento. Una
definición del tipo de documento o DTD (Document Type
Definition) se guarda en un archivo especial con una extensión .dtd.
Consta de una sucesión de comandos SGML enmarcados por los signos
"<" y "", estos comandos son,
fundamentalmente, ELEMENT, ENTITY yATTLIST.
El comando ELEMENT sirve para definir una etiqueta, ENTITY para
indicar ciertos elementos del texto en forma de sucesiones de
caracteres ASCII y para utilizar dentro del texto los caracteres
reservados para la sintaxis de SGML, como los signos “menor que” o
“mayor que”. El comando ATTLIST permite establecer atributos
complementarios para determinados elementos concretos. Todos los
atributos pertenecientes a un elemento se resumen aquí en una sola lista
en la que se establecen los nombres de los atributos, así como los
valores autorizados de cada atributo.
Otro concepto importante dentro del SGML y del DTD es el de
secciones marcadas. Una sección marcada se inicia con la secuencia de
caracteres "<![", seguida de una o más claves que informan sobre la
manera de interpretar la información que se encuentra dentro de la
sección. A continuación va el carácter "[" y detrás el contenido en sí de
la sección marcada, que puede ser todo lo extenso que se desee.
Finalmente se cierra la sección mediante la secuencia de caracteres "]]".
Las claves para la especificación de las secciones marcadas
son INCLUDE, IGNORE, CDATA, RCDATA o TEMP.
909
Otros comandos importantes del SGML son USEMAP y SHORTREF,
que sirven para establecer abreviaturas, el comando NOTATION, que
sirve para fijar anotaciones en la llamada hoja de estilo y el
comando DOCTYPE que sirve para incluir un DTD o para llamar a un
archivo con la extensión .dtd que lo contiene.
Los lenguajes HTML y XML son, simplemente, dialectos y
simplificaciones de SGML, ya que éste es demasiado
complejo. XML se diferencia en que es un lenguaje extensible. El
término extensibilidad (extensibility) se entiende, aquí, como la
facultad de flexibilidad para el cambio que posee un lenguaje, programa
o aplicación determinada, para soportar nuevas funcionalidades cuando
se produzcan cambios o se incorporen nuevos elementos, sin que se
alteren los elementos o bases existentes (o alterando mínimamente los
existentes).
HTML (Hipertext Markup Language)

Lenguaje de marcas de hipertexto es el lenguaje que permite la
generación de hipertextos en la World Wide Web. Este lenguaje deriva
de la existencia de otros lenguajes de marcados previos y, a su vez, ha
tenido unos desarrollos posteriores. HTML (HyperText Markup
Language) es un lenguaje muy sencillo que permite describir
hipertexto. La descripción se basa en especificar en el texto la
estructura lógica del contenido (títulos, párrafos de texto normal,
enumeraciones, definiciones, citas, etc.) así como los diferentes efectos
que se quieren dar (especificar los lugares del documento donde se debe
poner cursiva, negrita, o un gráfico determinado) y dejar que luego la
presentación final de dicho hipertexto se realice por medio
del navegador.
El lenguaje HTML está basado en la definición de SGML. HTML
nació en 1990, y su entorno se basa en comandos concretos que han
sido sometidos a constantes cambios y a un crecimiento vertiginoso. La
tarea de determinar la sintaxis de estos comandos recae en primer lugar
en el Consorcio World Wide Web (W3C). Su objetivo es la creación de
documentos que puedan difundirse sin problemas por la red y que
puedan ser interpretados por los diferentes navegadores o
"browsers". Se trata de un lenguaje muy sencillo que permite
estructurar textos y establecer enlaces con otros documentos y que se ha
convertido en la Norma ISO 15445:2000. Para todo lo relacionado con
el lenguaje HTML hay que consultar el sitio web del W3 Consortium (
(http://www.w3.org/TR/REC-html40/) donde se publican las
Recomendaciones y especificaciones sobre este lenguaje, así como las
distintas versiones normalizadas.
910
Básicamente, HTML utiliza los mismos elementos que el lenguaje
SGML, las etiquetas, instrucciones o marcas (tags, en inglés) que
igualmente están compuestas de códigos enmarcados por signos.
Cualquier documento HTML comienza con una etiqueta y termina con
la misma etiqueta precedida de una barra /. Dentro existen dos zonas
bien identificadas, el encabezamiento, que se identifica con la etiqueta
y sirve para definir valores válidos en todo el documento y el cuerpo
del documento, cuya etiqueta es y que muestra la información del
documento.
Dentro del encabezamiento, la etiqueta fundamental es la del título
o TITLE. En el cuerpo del documento BODY se pueden establecer
categorías utilizando diversos tamaños de fuentes, estableciendo así la
estructura básica del documento.
También podemos determinar el estilo y tipo de letra mediante
determinados atributos, como son los de final de línea "br" y final de
párrafo "p", los de presentación de texto preformateado, es decir,
manteniendo espacios y retornos de carro (etiqueta "pre") o los de
negrita "b", cursiva "i" o centrar "center". Además se pueden definir
listas numeradas y no numeradas, glosarios, marcar líneas horizontales
para separar textos o insertar comentarios, etc.
Pero, sin duda, los elementos más característicos del lenguaje HTML
son las etiquetas <A> que marcan los anclajes o anclas utilizados para
establecer un enlacecon texto o gráficos de otros documentos. La
directiva ancla debe incluir el parámetro href="URL" para apuntar a la
dirección o URL y el texto para pulsar. En cuanto a los gráficos, se
pueden insertar mediante la directiva IMG con el
parámetro src="URL". Pero no existe compatibilidad entre los
distintos formatos gráficos, el más extendido es el GIF, aunque existen
otros muchos. En cualquier caso, para dotar al documento de una
mayor accesibilidad, se puede añadir el parámetro alt="texto
sustitutivo" por si el gráfico no puede ser visualizado. También
podemos hacer que un gráfico se convierta en enlace.
Por último, los caracteres reservados, como los signos < >, las vocales
acentuadas o la ñ, pueden ser utilizados dentro del texto del documento
mediante la sustitución de estos signos por una cadena de caracteres. Es
cierto que la mayor parte de los navegadores admiten la escritura
directa de los signos en cuestión dentro del documento, pero en otro
tipo de programas, como en los de correo electrónico, pueden surgir
problemas, por lo que se precisa un pequeño programa de conversión.
Existe un lenguaje HTML dinámico llamado DHTML (Dinamic
HyperText Markup Language) que ha creado nuevas etiquetas para el
lenguaje HTML con nuevas opciones de estilo y programación que
permiten webs con animaciones y una mayor interactividad. En
911
realidad no se trata de un nuevo lenguaje, sino de nuevas posibilidades
que pueden integrarse en las páginas web construidas con HTML.
En conjunción con HTML, se han desarrollado las llamadas Hojas de
estilo (Style Sheets). Una hoja de estilo es una colección de reglas que
afecta a la apariencia de un documento. Actualmente el tipo más común
de hoja de estilo es la llamada Hoja de estilo en cascada (Cascading
Style Sheets ó CSS). Estas normas se refieren al modo en que aparecerá
un documento en pantalla cuando el usuario utilice
un navegador gráfico, controlando por ejemplo el color, el fondo, tipo
de fuente, apariencia del borde, márgenes, alineación, espacio entre
caracteres, etc.
Las últimas versiones de HTML como HTML 4.0 han desplazado
muchas de las funciones realizadas por las anteriores versiones hacia
las hojas de estilo, reservando el lenguaje HTML para cuestiones
menos formales, relativas a la propia organización del contenido.
XML eXtensible Markup Language

Es un lenguaje de marcado derivado del lenguaje SGML que
proporciona una sintaxis superficial para documentos estructurados,
pero que no impone restricciones semánticas sobre el significado de los
mismos. XML permite suministrar, recibir y procesar información en
la Weby puede interoperar tanto con SGML como con HTML.
XML es un estándar desarrollado por el Consorcio World Wide Web
(W3C). Se trata de una versión reducida y especializada en la Web de
la norma SGML. Su caracterización como "extensible" se deriva de la
no limitación en el número de marcas o etiquetas, pues permite crear
todas aquéllas que sean necesarias. Otra de sus características
principales es que permite enlaces multidireccionales (esto es, que
apuntan a varios documentos).
XML no es una nueva versión de HTML y, aunque ambos proceden de
un mismo metalenguaje, el SGML, el origen y enfoque que se ha
seguido en ambos es muy distinto.
HTML no es un lenguaje de programación, es un lenguaje de
especificación de contenidos para un tipo específico de documentos
SGML. Es decir, mediante HTML podemos especificar, usando un
conjunto de marcas o etiquetas, cómo va a representarse la información
en un navegador. El lenguaje HTML permite insertar menús, tablas,
imágenes o bases de datos en los documentos, pero no permite
al usuario que maneje estos elementos como mejor le convenga. Esa es
la gran novedad que aporta XML.
XML conserva todas las propiedades importantes de SGML. Es decir,
XML es también un metalenguaje, dado que con él podemos definir
nuestro propio lenguaje de presentación y, a diferencia del HTML, que
912
se centra en la representación en la pantalla de la información, XML se
centra en la información en sí misma. El objetivo del desarrollo del
XML es ser un estándar que sustituya a todo el conjunto de tecnologías
que permiten hoy acceder a información a través del Web
(applets, scripts,…).
Las diferencias fundamentales de XML con respecto a HTML son:
No requiere DTD o Document Type Definition, ya que XML apunta a
la estructura de los datos, lo que ahorra tiempo y simplifica el software
de aplicación.
XML no dispone de soporte para excepciones, por lo que cada etiqueta
realiza siempre la misma función
No existen modelos de contenido AND, los elementos deben nombrarse
siempre en un orden preestablecido
Tampoco dispone de las entidades internas Sdata, que en SGML
permiten la inclusión de información específica, por ejemplo símbolos
matemáticos
Es un código más reducido y menos complejo que el SGML y, por lo
tanto, muchos más fácil de usar
Posee independencia de los navegadores, porque en lugar de añadir las
etiquetas de presentación al documento se remitirá una hoja de estilo
realizada en XSL (Extensible Style Language)
XML posee una serie de especificaciones como XLL (que
incluye XLink, XPointer), XSL (que incluye XSLT, XPATH y FO)
y XML Schema que permite restringir la estructura de los documentos
XML, DOM un analizador de éste, o los lenguajes Topics
Map, XFML, RDF y OWL que le dotan de una estructura
semántica. XML también es una fuente creciente para el desarrollo y
puesta en marcha de otros lenguajes sectoriales y una serie de
herramientas y aplicaciones que lo complementan.
María Isabel García Arenas en su Curso XML establece un cuadro-
resumen con algunas de las diferencias significativas entre los distintos
lenguajes mencionados:
SGML o Standard Generalized Markup Language

Fue definido por la norma ISO 8879 en 1986 y desde entonces ha sido
considerado el lenguaje estándar para mantener los depósitos centrales
de la estructura documental. Se trata de un lenguaje para marcar y
describir documentos con independencia total del hardware y software
utilizados.
En los años 60, IBM intentó resolver los problemas asociados al
tratamiento de documentos en diferentes plataformas a través de GML
(Generalized markup Language), se trataba de encontrar un lenguaje
normalizado basado en tratar las marcas como texto accesible desde
913
cualquier sistema ya que, hasta entonces, cada aplicación utilizaba sus
propias marcas para describir los diferentes elementos y era imposible
pasar información de un sistema a otro sin perder el formato original.
Las marcas son códigos que indican a un programa cómo debe tratar su
contenido y así, si se desea que un texto aparezca con un formato
determinado, dicho texto debe ir delimitado por la correspondiente
marca que indique cómo debe ser mostrado en pantalla, cómo debe ser
impreso o cómo debe ser almacenado. Y lo mismo ocurre con todas las
demás características de cualquier texto.
En 1978 el Instituto Nacional Americano de Normalización (ANSI)
empezó a trabajar en las especificaciones para los procesadores de
textos y el resultado fue el lenguaje SGML que, en 1986, pasó a manos
de la ISO y se convirtió en la norma 8879, SGML (Standart
Generalized Markup Language).
Los lenguajes de marcas no son equivalentes a los lenguajes de
programación aunque su definición como "lenguajes" induzca a
confusión. Se trata de sistemas complejos de descripción de
información, normalmente documentos que, si se ajustan a SGML, se
pueden controlar desde cualquier editor ASCII. Las marcas más
utilizadas suelen representarse por textos descriptivos encerrados entre
los signos de "menor" (<) y "mayor" (>), siendo lo más usual que
existan una marca de principio y otra de final.
Un lenguaje de marcas o de etiquetado no es lo mismo que un lenguaje
de marcas generalizado. Con un lenguaje de marcas se describen las
reglas para el procesamiento de un texto, para describir los diferentes
caracteres y sus características de impresión. Un lenguaje de marcas
generalizado, por el contrario, no especifica cómo deben verse las cosas
o el proceso que se ha de realizar, sino que provee información sobre la
estructura del documento e identifica las partes lógicas y el tipo de
elementos que constituyen el documento.
Al hablar de los lenguajes hipertextuales, ya hemos establecido las
diferencias entre los 2 tipos básicos de los lenguajes de
marcado diferenciando el etiquetado procedimental del etiquetado
descriptivo.
El etiquetado descriptivo identifica los elementos estructurales de un
documento, determinando su estructura lógica. Así, el lenguaje SGML
utiliza un conjunto de caracteres que se basan en el
estándar ASCII (American Standard Coding for the Interchange of
Information), que puede ser reconocido por cualquier tipo de
plataforma y de sistema informático. Los caracteres especiales, que no
están contemplados en el conjunto de caracteres ASCII se transforman
en representaciones ASCII y se denominan referencias de entidad.
SGML subordina el etiquetado a los aspectos lógicos de la estructura de
914
los documentos. partiendo del criterio de que existe una relación directa
entre cuestiones como el cambio de tipografía y una cabecera, la
utilización de la cursiva para resaltar un término, el dibujo de un
recuadro con un gráfico, etc. En SGML todo el etiquetado es lógico, es
decir, se utilizan "nombres de elementos" en vez de caracteres
aleatorios, delimitados por marcas que indican el comienzo y final de
los objetos lógicos. Estos delimitadores permiten que el software
reconozca qué caracteres deben ser leídos en modo de "etiqueta" o
"marca", y qué otros como "contenido".
La potencia de SGML radica en dos aspectos fundamentales: por un
lado, permite que se definan lenguajes de marcas de forma
independiente y, por otro lado, facilita el intercambio y conservación de
documentos y recursos digitales estructurados.
Así pues, SGML no es un lenguaje de marcas en sí mismo, sino un
metalenguaje o marco general para la descripción de lenguajes de
marcado, particularmente aquellos usados en el intercambio
electrónico, manejo y publicación de documentos. Por
ejemplo, HTML es un ejemplo de un lenguaje definido en SGML, se
trata de una simplificación de SGML ya que la complejidad de éste
hacía que este lenguaje no fuera apropiado para la Web. En
realidad, HTML es una DTD (descripción del tipo de documento) de
SGML utilizado para documentos en la Web. El HTML original no era
completamente compatible con SGML, ya que poseía algunas
deficiencias sintácticas a cambio de una mayor simplicidad. Ahora, las
ventajas en la compatibilidad, como la validación, la utilización de
herramientas basadas en SGML y la capacidad de interactuar, han
sobrepasado a las desventajas y HTML2 se ha convertido en el nivel
común en la mayoría de los navegadores. La compatibilidad con la
Web reside en la estandarización de los datos, no en las aplicaciones.
SGML es un estándar internacional, no propietario y abierto, que
provee un método para la descripción de la estructura de documentos
basándose en la relación lógica de sus partes. Provee una codificación
estándar para la transmisión de documentos entre sistemas de
computación diferentes como distintas plataformas, diferentes soportes
físicos y lógicos, distintos sistemas de almacenamiento y presentación,
con independencia de su grado de complejidad.
El lenguaje SGML debe utilizarse cuando existan algunas de las
siguientes condiciones:
Cuando exista la necesidad de intercambiar documentos entre
diferentes sistemas de computación o de edición.
Cuando los documentos tengan una larga vida de uso.
Cuando sea fundamental la estructura de un documento.
915
Cuando se utilice una base de datos para el almacenamiento y
recuperación de los elementos del documento.
Cuando se concibe un documento en SGML se debe tener en cuenta
que:
El material que constituye un documento se puede distribuir en
diferentes archivos, tantos como sean necesarios. Estos archivos,
además, pueden estar almacenados en un sistema distribuido en varios
ordenadores. Un archivo puede contener la portada, otro la
introducción, otro una parte de una hoja de cálculo, otro un gráfico, otro
un organigrama, otro la bibliografía, etc.
En SGML, cada uno de estos objetos recibe el nombre de entidad. Las
entidades se conciben como objetos independientes.
Las entidades pueden tener cualquier tamaño, haber sido creadas por
cualquier programa de software o estar almacenadas en cualquier
ordenador.
Las entidades pueden ser compartidas por distintos documentos.
Un documento estará definido en función de la estructura de las
entidades que lo conforman.
En el índice de materias de un documento no se encontrará ninguna
referencia a los archivos que contienen las entidades.
Las entidades se organizan en una estructura lógica de manera
jerarquizada, en la que se definen conceptos como capítulos, tablas y
párrafos y que configuran lo que se denomina estructura de los
elementos del documento.
Elementos y entidades pueden coincidir: un elemento lógico como tabla
puede ser también una entidad en un archivo hoja de cálculo.
Un documento SGML se marca de tal modo que no dice nada respecto
a su representación en la pantalla o en papel. Un programa de
presentación (filtro) debe unir el documento marcado con un esquema
de estilo, a fin de producir una representación impresa en la pantalla o
en papel del contenido del documento. Con SGML se pueden definir
varias características que dependan de las necesidades de cada
documento:
SGML es un estándar internacionalmente aceptado que soporta
diferentes tipos de contenido, así como la estructuración lógica del
documento. Como su propio nombre indica, constituye un lenguaje y
una notación para la descripción de clases de documentos. Un
documento codificado según este estándar se estructura en una serie de
elementos (párrafos, subsecciones, apéndices, figuras, etc.) delimitados
con "strings"o cadenas de caracteres comúnmente llamados "tags" o
marcas.
Un documento SGML se compone de tres partes o archivos:
Declaración SGML
916
Declaración de tipo de documento (DTD)
Instancia de Documento
La declaración SGML caracteriza la DTD y, por tanto, las instancias de
documento (que incluyen el contenido propiamente dicho) que se
generen a partir de ella, en términos de conjunto de caracteres usados y
otros puntos opcionales de SGML. Esta declaración puede ser omitida,
en cuyo caso se asumen unos grupos de caracteres por defecto y
ninguna característica opcional.
Una clase de documentos tiene en común una gramática que define el
marcado permitido en esa clase, el marcado requerido, y cómo debe ser
utilizado dicho marcado en la instancia de documento. El estándar
define esta gramática mediante la DTD. SGML no especifica ningún
conjunto particular de elementos; el conjunto de elementos que pueden
utilizarse se define en la DTD. También existe la posibilidad de hacer
referencia a una DTD pública, mezclar definiciones originales con la
DTD pública o generar una DTD original. La DTD es necesaria.
La instancia de documento lleva, pues, el contenido estructurado según
el marco definido en la DTD y con las características fijadas por la
declaración SGML. Sin embargo, SGML presenta un inconveniente
importante: no permite incorporar información de apariencia (layout)
del documento. Para solventar esta carencia ha sido desarrollado otro
estándar, el Document Style and Semantics Specification Language
(DSSSL).
HTML(HyperText Markup Language)

El lenguaje de marcas de hipertexto, HTML o se basa en el
metalenguaje SGML (Standard Generalized Markup Language) y es el
formato de los documentos de la World Wide Web. El World Wide
Web Consortium (W3C) es la organización que desarrolla los
estándares para normalizar el desarrollo y la expansión de la Web y la
que publica las especificaciones relativas al lenguaje HTML.
HTML fue concebido como un lenguaje para el intercambio de
documentos científicos y técnicos adaptado para su uso por no
especialistas en tratamiento de documentos. HTML resolvió el
problema de la complejidad de SGML sirviéndose de un reducido
conjunto de etiquetas estructurales y semánticas apropiadas para la
realización de documentos relativamente simples. Pero, además de
simplificar la estructura de los documentos, HTML soportaba el
hipertexto.
En un corto período de tiempo, HTML se hizo muy popular y
rápidamente superó los propósitos para los que había sido creado.
Desde sus albores, ha habido una constante invención de nuevos
elementos para usarse dentro de HTML como estándar y para adaptar
917
HTML a las nuevas posibilidades de la Web, como la posibilidad de
usar elementos multimedia o la utilización de elementos dinámicos
(animaciones Java, uso de Flash, controles ActiveX, etc. que hacen las
páginas web mucho más llamativas e interactivaspara el usuario. Sin
embargo, esta ampliación de nuevos elementos también ha traído
problemas de compatibilidad de los documentos entre las distintas
plataformas y programas.
El lenguaje HTML nace en 1991 de manos de Tim Bernes-
Lee del CERN como un sistema hipertexto con el único objetivo de
servir como medio de transmisión de información entre los científicos
que se ocupaban de la Física de alta energía ,como parte de la
iniciativa World Wide Web. Así pues, HTML tuvo lugar a la par que
el origen de la Web, ya que se trata del lenguaje que sirve para crear
páginas web. En 1993 Dan Connelly escribe la primera DTD
(Document Type Definition) de SGML describiendo el lenguaje y,
desde entonces, el lenguaje HTML ha estado sometido a incesantes
cambios. De hecho, han existido distintas versiones: 1.0 (en 1993), 2.0
(en 1995), 3.0 (en 1995), 3.2 (en 1997), 4.0 (en 1997, revisada en
1998).
Ya en 1994 el sistema había tenido tal aceptación que la especificación
se había quedado obsoleta. Por aquel entonces WWW y Mosaic eran
casi sinónimos debido a que el navegador Mosaic del NCSA (National
Center for Supercomputing Applications) era el más extendido gracias
a las mejoras que incorporaba. Es entonces cuando nace el HTML 2.0
en una especificación también realizada por Dan Connelly. El
crecimiento exponencial que comienza a sufrir el sistema lleva a
organizar la "First International WWW Conference" en mayo de 1994.
El principal avance de 2.0 de HTML es la incorporación de los
llamados "forms" o formularios que permiten que el usuario cliente
envíe información al servidor y ésta sea recogida y procesada allí.
Precisamente con este fin, NCSA presenta la especificación del CGI,
Common Gateway Interface, versión 1.0 que define una interfaz entre
programas ejecutables y el sistema WWW. Desde entonces, el lenguaje
HTML ha seguido creciendo como algo dinámico hasta llegar no sólo a
la especificación HTML 4.01 en septiembre de 2001
(http://www.w3.org/TR/html401/) -la última versión está disponible en
el sitio web del W3 Consortium en la dirección
(http://www.w3.org/TR/1998/REC-html40-19980424)-, sino también a
otros lenguajes de transición como XHTML que es una reformulación
de HTML como aplicación XML.
La norma ISO/IEC 15445:2000 recoge el lenguaje HTML
estandarizado (http://purl.org/NET/ISO+IEC.15445/15445.html). Roger
Price y David Abrahamson han escrito una guía al respecto: la User's
918
guide to ISO/IEC 15445:2000 HyperText Markup Language
(HTML) (http://purl.org/NET/ISO+IEC.15445/Users-
Guide.html) donde establecen de forma pormenorizada la descripción
de documentos y el procesamiento del lenguaje HTML.
Los documentos HTML son archivos de texto plano (también
conocidos como ASCII) que pueden ser creados mediante cualquier
editor de texto, aunque también existen programas específicos para
editar HTML (los editores más conocidos son Microsoft FrontPage,
Netscape Composer, Macromedia Dreamweaver y Adobe PageMill),
concebidos específicamente para editar páginas web en HTML.
HTML no permite definir de forma estricta la apariencia de una página,
aunque en la práctica, se utiliza también como un lenguaje de
presentación. Los archivos de HTML se leen en un navegador web tal
como Netscape Navigator, Microsoft Explorer, Mozilla, etc. La
presentación de la página es muy dependiente
delnavegador o browser utilizado ya que el mismo documento no
produce el mismo resultado en la pantalla si se visualiza con uno u otro,
o sea, HTML se limita a describir la estructura y el contenido de un
documento, y no el formato de la página y su apariencia.
Una de las claves del éxito de la World Wide Web, aparte de lo
atractivo de su presentación es, sin duda, su organización y coherencia.
Todos los documentosWWW comparten un mismo aspecto y una
única interfaz, lo que facilita enormemente su manejo por parte de
cualquier persona. Esto es posible porque el lenguaje HTML no sólo
permite establecer enlaces entre diferentes documentos, sino que es un
lenguaje de descripción de página independiente de la plataforma en
que se utilice. Es decir un documento HTML contiene toda la
información necesaria sobre su aspecto y su interacción con el usuario,
y es luego el navegadorque utilicemos el responsable de asegurar que el
documento tenga un aspecto coherente, independientemente del tipo
de ordenador o de estación de trabajo desde donde estemos efectuando
la consulta.
Los archivos HTML tienen la extensión .html ó htm y para ver
la estructura de una página web en lenguaje HTML,
los navegadores suelen disponer de un menú con la opción "Ver" desde
la que se puede visualizar el código fuente de la página HTML. Dicho
código fuente nos dará una idea clara de en qué consiste este lenguaje
que, como hemos dicho anteriormente, es un simple lenguaje de marcas
entre cuyas funciones destaca la posibilidad de enlazar documentos y
partes de documentos, esto es, la hipertextualidad.
Así pues, existen dos herramientas fundamentales e imprescindibles
asociadas al lenguaje HTML, por un lado, los editores HTML (para
crear documentos HTML) y, por otro, los navegadores (para visualizar
919
dichos documentos). Aunque también existen otras herramientas
automatizadas para generar páginas web, como son
los conversores desde otros formatos y otro tipo de herramientas como
los revisores y validadores que nos permiten analizar los documentos
HTML ya creados para ver si se ajustan a los parámetros de este
lenguaje.
DHTML(Dinamic HyperText Markup Language)

HTML dinámico o DHTML es un término colectivo que sirve para
designar una combinación de nuevas etiquetas del lenguaje HTML y
nuevas opciones de estilo y programación que permiten crear páginas
web más dinámicas y animadas, a la vez que ofrecen una mayor
interactividad por parte del usuario que las versiones previas de HTML.
Muchas de las especificaciones de DHTML en HTML 4.0 son simples
ejemplos de páginas HTML dinámicas que pueden incluir acciones
diversas, como establecer que el color de la cabecera de un texto
cambie cuando el usuario pasa el ratón sobre él, permitir a
los usuarios que desplieguen o contraigan un menú, hacer que aparezca
una línea en la barra de estatus del navegador, etc. El lenguaje HTML
dinámico permite que los documentos web tengan un aspecto más
atractivo, además de actuar sobre determinadas aplicaciones de
escritorio o producir efectos multimedia.
En la World Wide Web se pueden encontrar 2 tipos de páginas
hipertextuales:
Páginas estáticas: se presentan sin movimiento y sin funcionalidades
más allá de los enlaces
Páginas dinámicas: se presentan con efectos especiales y en las que el
usuario puede interactuar.
Las páginas estáticas se construyen con lenguaje HTML, que no
permite grandes alardes a la hora de crear efectos y funcionalidades
más allá de los enlaces. Estas páginas son muy sencillas de crear y
suelen ofrecer las morfologías más comunes como texto, imágenes y
contenidos multimedia como audio y vídeo que convierten al hipertexto
en hipermedia.
Por el contrario, las páginas dinámicas son más complejas de elaborar
ya que incluyen algún efecto especial o funcionalidad distinto al
proporcionado por el lenguaje HTML. Para ello, es preciso utilizar
otros lenguajes de programación además del simple HTML, ya que las
páginas dinámicas son más complejas de elaborar y más versátiles que
las páginas estáticas. Estas nuevas funcionalidades se llevan a cabo
mediante los denominados scripts.
Un script es un programa o secuencia de instrucciones que son
trasladadas y ejecutadas por un programa (por ejemplo el
920
navegador web). Algunos lenguajes han sido concebidos expresamente
como lenguajes de scripting. Los más populares son VBScript,
JavaScript y Perl. En el contexto de la World Wide Web, Perl,
VBScript, y otros lenguajes de scripting similares a menudo se escriben
para dar entrada a otras funciones u otros servicios para un sitio web
que son procesados en el servidor Web.
En la actualidad existen diferentes modelos de objetos y diferentes
implementaciones de "scripts". Los scripts más conocidos son:
JavaScript: el lenguaje de scripting de página de Netscape
JScript: El lenguaje de scripting de Microsoft.
VBScript: Otra alternativa Microsoft al lenguaje de scripting.
EcmaScripts: el lenguaje de los scripts estándares oficiales de la
industria basados en JavaScript y JScript
Todos estos scrips se efectúan desde el lado del cliente. Sin embargo,
existen otra serie de componentes que se efectúan desde el servidor.
Hay defensores y detractores del lenguaje DHTML o HTML dinámico.
Los detractores afirman que añade complejidad al HTML, crea también
confusión en la comprensión de la página y añade código que no puede
trabajar en todos los contextos y que, incluso, lo rompe en algunos. Sin
embargo, no cabe duda, de que muchas nuevas funciones interactivas,
dejando a un lado el diseño web, no podrían llevarse a cabo sin la
presencia de estas nuevas etiquetas que aporta el HMTL dinámico.
En realidad, DHTML no es precisamente un lenguaje de programación.
Más bien se trata de una nueva capacidad de la que disponen los
navegadores modernos, por la cual se puede tener un mayor control
sobre la página que con el HTML simple.
Cualquier página que responde a las actividades del usuario y realiza
efectos y funcionalidades se puede englobar dentro del lenguaje
DHTML, pero en este caso nos referimos más a efectos en el navegador
por los cuales se pueden mostrar y ocultar elementos de la página, se
puede modificar su posición, dimensiones, color, etc.
DHTML nos da más control sobre la página, gracias a que los
navegadores modernos incluyen una nueva estructura para visualizar en
páginas web denominada capa. Las capas se pueden ocultar, mostrar,
desplazar, etc.
Para realizar las acciones sobre la página, como modificar la apariencia
de una capa, seguimos necesitando un lenguaje de programación del
lado del cliente como Javascript o VBScript.
Sin embargo, DHTML también puede englobar la programación en
el servidor. Algunos autores incluyen a este tipo de programación
dentro de DHTML y otros no, pero lo cierto es que las fronteras del
lenguaje DHTML quedan poco definidas y hay quienes afirman que
DHTML no sólo debe englobar los procesos en el cliente, sino que
921
DHTML es cualquier cosa que hace que una página sea dinámica, ya
sea en el lado del cliente, en el servidor o en ambos.
El uso de HTML dinámico también es útil para desarrollar aplicaciones
web en las que el usuario puede interaccionar con la página o con una
aplicación que ofrece algún servicio tales como un buscador, un gestor
web de correo, etc.
DHTML es lo que hace posible crear una páginas web que salven todas
las limitaciones del HTML. DHTML es muy amplio y engloba muchas
técnicas que se pueden realizar con multitud de lenguajes de
programación y programas distintos .
Para acotar un poco el concepto de DHTML y sus funcionalidades,
podemos distinguir estas 2 clases distintas diferenciando entre DHTML
de cliente y DHTML de servidor.
CSS Cascadind Style Sheets

Las ventajas que ofrece la utilización de hojas de estilo es que se
diseñan de forma independiente al documento HTML y que se se
pueden aplicar, enteras o alguno de sus niveles, a los documentos que
se desee, facilitando la consistencia y homogeneidad en el diseño y la
imagen del sitio web. Además, las hojas de estilo se pueden adecuar a
los distintos medios de presentación de documentos (pantallas del
ordenador, impresoras, televisores, navegadores basados en voz,
documentos en Braille...). El usuario también puede elegir qué tipo de
diseño prefiere visualizar en un mismo documento: desde un formato
más simple o tradicional, a uno más sofisticado. Una ventaja adicional
es que reducen el tiempo de carga de las páginas web en el ordenador,
puesto que las hojas de estilo se cargan en el navegador o visualizador,
de manera que al acceder a un documento que incluya la misma hoja de
estilo de otro que se ha "bajado" anteriormente no será necesario volver
a cargarla, porque ya se encuentra en el ordenador cliente.
Actualmente el tipo más común de hoja de estilo es la hoja de estilo en
cascada (CSS) o Cascadind Style Sheets. Existen varias
especificaciones y niveles desarrollados por el W3
Consortium (http://www.w3.org/).
CSS, es una tecnología que nos permite crear páginas web de una
manera más precisa y homogénea. Gracias a las CSScontrolamos más
aún los resultados finales de la página, pudiendo hacer muchas cosas
que no se podían hacer utilizando solamente HTML, como incluir
márgenes, tipos de letra, fondos, colores, etc.
XHTML (eXtensible Hypertext Markup Language)

El XHTML (eXtensible Hypertext Markup Language) o Lenguaje de
Etiquetado Hipertextual Extensible es una reformulación del
922
lenguaje HTML como aplicación XML que se recoge en la
Recomendación del World Wide Web Consortium (W3C) XHTML 1.0
The Extensible HyperText Markup
Language (http://www.w3.org/TR/xhtml1/). Además, han surgido otras
Recomendaciones en torno a XHTML como la Modularización de
XHTML o Modularizatin of XHTML (http://www.w3.org/TR/xhtml-
modularization/) que especifica un compendio de la modularización de
XHTML usando Definiciones de Tipo de Documento (DTDs) XML y
extiende. XHTML a todas las plataformas emergentes
El lenguaje XHTML surgió ante los problemas de compatibilidad que
surgían cuando se usaba un documento HTML en distintas plataformas.
La especificación XHTML viene a ser una reformulación
del HTML como aplicación XML. En realidad, es una reformulación de
las tres definiciones de tipo de documento HTML 4.0 como
aplicaciones XML. Su finalidad es que pueda ser usado como lenguaje
de contenidos que sea a su vez conforme a XML y, si se siguen algunas
sencillas directrices, funciona en agentes de usuario (esto es, las
aplicaciones que leen y procesan documentos) conformes
con HTML4.0.
Utilizar XHTML en lugar de HTML presenta las siguientes mejoras:
Los documentos XHTML son conformes a XML. Como tales, son
fácilmente visualizados, editados y validados con
herramientas XML estándar.
Los documentos XHTML pueden escribirse para que funcionen igual o
mejor que lo hacían antes tanto en las aplicaciones de usuario
conformes a HTML 4.0 como en los nuevas aplicaciones conformes a
XHTML 1.0.
Los documentos XHTML pueden usar aplicaciones (por
ejemplo scripts y applets) que se basen ya sea en el Modelo del Objeto
Documento de HTML oXML[DOM].
A medida que la familia XHTML evolucione, los documentos
conformes a XHTML 1.0 estarán más preparados para interactuar
dentro de y entre distintos entornos XHTML.
El lenguaje XHTML es una familia de módulos y tipos de documentos
que reproduce, engloba y extiende HTML 4.0. Los tipos de documentos
de la familia XHTML están basados en XML y diseñados
fundamentalmente para trabajar en conjunto con aplicaciones de
usuario basados en XML.
RDF (Resource Description Framework)

Mientras que XML es un lenguaje para modelar datos, RDF es un
lenguaje para especificar metadatos. XML falla en la escalabilidad de
los datos puesto que el orden de los elementos es antinatural y su
923
mantenimiento es muy difícil y costoso, por el contrario, RDF
o Resource Description Framework (RDF) permite la interoperabilidad
entre aplicaciones que intercambian información comprensible por la
página web, para proporcionar una infraestructura que soporte
actividades de metadatos.
RDF Primer ofrece los conocimiento básicos requeridos para usar RDF,
introduce los conceptos básicos de RDF y describe su sintaxis XML.
También describe cómo definir los vocabularios RDF usando el
Lenguaje de Descripción del Vocabulario RDF y ofrece una
introducción a algunas de las aplicaciones para usar RDF, además de
explicar el contenido y propósito de otros documentos y
especificaciones RDF.
Así pues, RDF es un lenguaje para representar información sobre
recursos en la World Wide Web. Está particularmente indicado para
representar metadatos sobre recursos web, tales como el título, autor,
modificaciones de los datos de la página web, copyright y otras
licencias de información sobre documentos web, así como la
disponibilidad para algunos recursos compartidos. Se trata de un
modelo de datos para objetos (recursos). RDF puede también usarse
para representar información sobre ciertas cosas que pueden ser
identificadas en la Web, aunque no puedan ser directamente
recuperadas en la misma, por ejemplo, información sobre artículos
disponibles desde servicios online (como información sobre
especificaciones, precios, disponibilidad, etc.), o la descripción de las
preferencias de los usuarios de la Web para obtener información.
RSS (Real Simple Syndication)

Una de las aplicaciones más conocidas de RDF y XML es RSS. Se trata
de un vocabulario que se usa para describir información de tal manera
que puede ser reutilizada. RSS es, actualmente, el acrónimo de "Real
Simple Syndication", aunque anteriormente lo fue de "Rich Site
Summary" y de "RDF Site Summary".
RSS es un formato para distribuir un conjunto de titulares organizados
en forma de sumario o índice, llamados canales (channels o feeds), a
cuyos contenidos se puede acceder a través de Internet sin necesidad de
usar el navegador. Gracias a RSS, el usuario dispone de los titulares
actualizados de muchos sitios webs sin que tenga necesidad de
conectarse a cada uno de ellos. Muchas webs, sobre todo las que se
actualizan constantemente como los blogs y los sitios web de los
medios de comunicación, ya han sido adaptadas a RSS y permiten el
acceso a una enorme cantidad de información de forma sencilla y
automatizada. Un canal RSS siempre contiene el título de la cabecera,
un breve resumen de la información del canal y un enlace que conduce
924
al contenido o texto completo de la noticia. Los enlaces a canales se
suelen indicar en los sitios web utilizando un icono que contiene las
siglas RSS.
El formato RSS es un formato de texto estándar y público que sirve
para distribuir titulares de noticias y contenidos por Internet de forma
automatizada. La función de la "sindicación" es mostrar un índice con
los contenidos y noticias que ha publicado un sitio web sin necesidad de
entrar en él. Se trata de un pequeño archivode texto con código,
albergado en el servidor del sitio web que ejerce de fuente de noticias.
Dentro de este archivo, los editores del sitio web colocan, de una forma
ordenada y estructurada, los titulares y una pequeña descripción o
entradilla de los últimos contenidos que han publicado en su web. Hay
tanto proveedores de información, esto es, los que publican canales
RSS, como consumidores de ella, quienes leen los resúmenes de la
noticia y pueden acceder al texto completo por medio de los enlaces.
DAML-OIL (Defense Advanced Research Projects Agency - Ontology

Inference Layer)
La denominación del lenguaje DAML-OIL procede de la unificación de
estos dos lenguajes: DAML y OIL. En el desarrollo de este lenguaje
participaron tanto el grupo de trabajo de DARPA (Defense Advanced
Research Projects Agency) como el grupo de trabajo que desarrolló el
lenguaje OIL (Ontology Inference Layer), quienes anteriormente había
desarrollado el lenguaje DAML.
El programa DARPA's Agent Markup Language
(DAML) http://www.daml.org/ empezó oficialmente a desarrollarse en
agosto de 2000. El objetivo de DAML era encontrar un lenguaje y
herramientas para facilitar el concepto de Web Semántica.
La World Wide Web (WWW) contiene un gran cúmulo de
información que se expande de forma rápida. Mucha de esta
información se representa mediante el lenguaje HTML, que está
diseñado para permitir que los desarrolladores web muestren la
información de forma que sea accesible para la visión humana por
medio de los navegadores. Mientras que HTML nos permite visualizar
la información en la Web, no provee mucha capacidad para describir la
información en una forma que facilite el uso de programas
de software para buscarla e interpretarla. Para paliar estas carencias,
el World Wide Web Consortium (W3C) desarrolló elExtensible
Markup Language (XML) que permite que la información sea descrita
de forma más precisa usando etiquetas. El uso de XML para proveer
marcas demetadatos permite que desaparezca la ambigüedad de las
palabras. Sin embargo, XML tiene una capacidad muy limitada para
describir las relaciones (schemas uontologías) con respecto a los
925
objetos. El uso de ontologías es una manera muy poderosa para
describir objetos y sus relaciones con otros objetos. Así pues, el
lenguaje DAML se desarrolló como una extensión del lenguaje XML y
del lenguaje Resource Description Framework (RDF) y en la última
revisión del lenguaje
(DAML+OIL) http://www.daml.org/2001/03/daml+oil-index ofrecía ya
un rico conjunto de elementos con los cuales se pueden
crear ontologías y marcar la información para que fuera legible y
comprensible por máquina.
Antes del nacimiento de la Web Semántica se desarrollaron lenguajes
como SHOE (Simple HTML Ontology Extensions), el primer lenguaje
de etiquetado para diseñar ontologías en la Web que permitían incluir
tanto las ontologías como las etiquetas incrustadas en archivos HTML.
Sin embargo, este lenguaje se quedaba muy corto, pues permitía definir
clases y reglas de inferencia, pero no negaciones o disyunciones, por
eso este proyecto fue abandonado a medida que se desarrollaron OIL y
DAM.
El funcionamiento de DAML es muy sencillo. Cuando una persona dice
algo, puede combinar un hecho nuevo con uno viejo y decir algo nuevo.
Cuando unordenador dice algo en XML debe ser posible decir algo
nuevo en respuesta, pero solamente porque algún otro software lo haga
posible, esto no es parte de la especificación XML. El software podría
ser implementado en diferentes sistemas que son conformes con las
especificaciones de XML y se podrían obtener diferentes respuestas de
estos sistemas. Pero si tú le dices a un ordenador algo nuevo en DAML,
éste puede darte nueva información, basada enteramente sobre el
mismo estándar DAML. Se requiere un cierto conjunto de conclusiones
desde algún sistema que sea conforme a DAML. Los sistemas pueden
ofrecer todas las clases de servicios adicionales y responder más allá de
los requerimientos del estándar pero se requerirá siempre un conjunto
básico de conclusiones. DAML aporta a los ordenadores un pequeño
grado extra de autonomía que puede ayudar a que su uso sea más
sencillo para la gente.
Un conjunto de sentencias DAML por sí mismo (y la especificación
DAML) permiten concluir otra sentencia DAML mientras que un
conjunto de declaraciones XML por sí mismo (y la especificación
XML) no permite concluir otras sentencias XML. Para usar XML para
generar nuevos datos, se necesita conocimiento incrustado en algún
código de procedimiento, como el que está explícitamente establecido,
en DAML.
Por ejemplo, las 2 sentencias "Parentesco es una relación más general
que madre." y "María es la madre de Pedro" juntas permiten concluir en
un sistema conforme a DAML que "María es un pariente de Pedro". De
926
esta forma, si un usuario hace una pregunta a un sistema de
búsqueda en DAML tal como "¿Quiénes son los padres de Pedro?", el
sistema pueda responder que María es uno de los padres de Pedro.
Así, establecer formalmente las declaraciones: (motherOf subProperty
parentOf) y (Maria motherOf Pedro) en DAML, permite
concluir (Maria parentOf Pedro) basada en la definición lógica de sub-
propiedad (subProperty) dada en la especificación DAML. Esta misma
información establecida en XML no permite asertar el tercer hecho
puesto que XML no provee una semántica para sus etiquetas. Sin
embargo, podríamos crear un programa que asigne semánticas similares
a una etiquetasubProperty, aunque aquella semántica no sea parte de la
especificación XML. Las aplicaciones podrían escribirse conforme a la
especificación XML y todavía no harían aquel aserto.
Otros lenguajes web tales como RDF Schema van un escalón más lejos
que XML, y podrían soportar el ejemplo anterior, pero DAML ofrece
un abanico de otras propiedades estándar tales como equivalencia
(childOf que en un sitio de genealogía inglesa es lo mismo
que hijoDe en un sitio en castellano), o propiedades particulares únicas
como que un número de Seguridad Social se asocie con un solo
individuo. De esta forma, el conocimiento podría ser aplicado
dinámicamente para encontrar una respuesta, mediante la utilización de
un rico lenguaje expresivo.
Así pues, DAML provee una infraestructura básica que permite a la
máquina hacer el mismo tipo de inferencias simples que hacen los seres
humanos. En realidad, se trata de un punto de partida, pero supone un
avance para que el conocimiento pueda ser dinámicamente aplicado
para encontrar una respuesta en la información presente en la Web de
forma automática.
Similar al lenguaje DAML es el lenguaje OIL u Ontology Inference
Layer. Se trata de una propuesta para una representación basada en la
Web y las leyes de inferencia para ontologías, que combina el uso de
primitivas de modelado desde lenguajes basados en frames (clases) con
la semántica formal y los servicios de razonamiento provistos por
descripciones lógicas (axiomas). OIL es compatible con RDF Schema
(RDFS) e incluye una semántica precisa para describir el significado de
términos y también para describir información implicada. OIL posee
varias capas de sub-lenguajes entre las que destaca la capa base que es
RDFS, a la que cada una de las capas subsiguientes añade alguna
funcionalidad y mayor complejidad. La principal carencia de este
lenguaje es la falta de expresividad para declarar axiomas.
OWL(Web Ontology Language)
927
El OWL (Web Ontology Language) o Lenguaje de Ontologías para la
Web, se ha convertido en recomendación del W3C el 10 de febrero de
2004 (http://www.w3.org/TR/owl-ref/). La web: OWL Web Ontology
Language Overview (http://www.w3.org/TR/owl-features/) ofrece una
explicación detallada de en qué consiste este lenguaje, para qué se usa y
cuáles son los conceptos fundamentales empleados por dicho lenguaje.
El Web Ontology Language OWL está diseñado para usarse cuando la
información contenida en los documentos necesita ser procesada por
programas o aplicaciones, en oposición a situaciones donde el
contenido solamente necesita ser presentado a los seres humanos. OWL
puede usarse para representar explícitamente el significado de términos
en vocabularios y las relaciones entre aquellos términos. Esta
representación de los términos y sus relaciones se denomina
una ontología. En realidad, OWL es una extensión del lenguaje RDF y
emplea las tripletas de RDF, aunque es un lenguaje con más poder
expresivo que éste.
OWL posee más funcionalidades para expresar el significado y
semántica que XML, RDF, y RDFS, pero OWL va más allá que estos
lenguajes pues ofrece la posibilidad de representar contenido de la Web
interpretable por máquina. OWL es una revisión del lenguaje de
ontologías web DAML+OIL que incorpora lecciones aprendidas desde
el diseño y aplicaciones de DAML+OIL.
El lenguaje OWL tiene 3 sub-lenguajes que incrementan su
expresión: OWL Lite, OWL DL, y OWL Full.
La recomendación introductoria de este lenguaje está indicada para
quienes pretendan obtener una primera impresión de la capacidades de
OWL. La especificación ofrece una introducción a OWL para describir
informalmente las características de cada uno de los sub-lenguajes de
OWL. Se precisa algún conocimiento de RDF Schema para comprender
este documento, pero no es esencial. El documento recomienda que los
lectores interesados consulten OWL Guide para descripciones más
detalladas y para ejemplos más extensos de las características de OWL.
La definición formal normativa de OWL puede encontrarse en OWL
Semantics and Abstract Syntax.
El Web Ontology Language OWL es, en realidad, un lenguaje de
etiquetado semántico para publicar y compartir ontologías en la World
Wide Web. OWL se ha desarrollado como una extensión del
vocabulario de RDF (Resource Description Framework) y deriva del
lenguaje DAML+OIL Web Ontology.
El lenguaje OWL se describe mediante un conjunto de documentos,
cada uno de los cuales tiene un propósito diferente y está dedicado a un
usuario diferente. A continuación se ofrece un breve mapa para la
navegación a través de este conjunto de documentos:
928
OWL Overview ofrece una introducción simple a OWL para proveer
una lista de características del lenguaje con una breve
descripción: http://www.w3.org/TR/owl-features/
OWL Guide demuestra el uso del lenguaje OWL para ofrecer un
ejemplo extendido. También ofrece un glosario de la terminología
usada en estos documentos: http://www.w3.org/TR/owl-guide/
OWL Reference ofrece una descripción sistemática y resumida (pero
todavía informalmente establecida) de todas las primitivas de modelado
de OWL, usando la sintaxis de intercambio de RDF/XML para OWL.
Este documento sirve como una guía de referencia para usuarios del
lenguaje OWL: http://www.w3.org/TR/owl-ref/
El documento OWL Semantics and Abstract Syntax es la normativa
final y formal establecida del lenguaje: http://www.w3.org/TR/owl-
semantics/
El documento OWL Web Ontology Language Test Cases contiene un
largo conjunto de casos para el lenguaje: http://www.w3.org/TR/owl-
test/
El documento OWL Use Cases and Requirements contiene un conjunto
de casos de uso para un lenguaje de ontología web y compila un
conjunto de requerimientos para OWL:http://www.w3.org/TR/webont-
req/
El motivo del desarrollo de este lenguaje ha sido la puesta en marcha de
la Web Semántica, en realidad, una visión para el futuro de la Web en
la cual el significado de la información será dado de forma
explícita haciendo que las máquinas automaticen de forma más fácil
los procesos e integren la información disponible en la Web. La Web
Semántica se construirá sobre la sintaxis del lenguaje XML que se
mejorará mediante el uso de esquemas RDF para representar el
contenido de los datos. El primer nivel sobre RDF requerido para
la Web Semántica es un lenguaje de ontologías que pueda describir
formalmente el significado de la terminología usada en los
documentos web. Si las máquinas son capaces de realizar tareas de
razonamiento sobre los documentos en los que se utilice una semántica
que vaya más lejos que la semántica básica de RDF Schema, la Web
Semántica irá por buen camino. El OWL Use Cases and Requirements
Document ofrece más detalles sobre ontologías, motiva la necesidad de
un Lenguaje de Ontología Web en términos de seis casos de uso, y
formula el diseño de objetivos, requerimientos y objetivos para OWL.
OWL ha sido diseñado para conocer las necesidades para un lenguaje
de ontología de la Web y es, pues, parte de las recomendaciones del
W3C relacionadas con la Web Semántica.
929
XML provee una sintaxis superficial para documentos estructurados,
pero no impone restricciones semánticas en el significado de estos
documentos.
XML Schema es un lenguaje para restringir la estructura de los
documentos XML y también extiende XML con tipos de datos.
RDF es un modelo de datos para objetos ("recursos") y para las
relaciones entre ellos, provee una semántica simple para este modelo de
datos, a la vez que este modelo de datos puede ser representado en
sintaxis XML.
RDF Schema es un vocabulario para describir propiedades y clases de
recursos RDF, con una semántica para generalización de jerarquías de
aquellas propiedades y clases.
OWL añade más vocabulario para describir propiedades y clases: entre
otras, relaciones entre clases (ejemplo, inconexas), cardinalidad
(ejemplo "exactamente uno"), igualdad, más ricos tipos de propiedades,
características de las propiedades (por ejemplo, simetría), y clases
enumeradas.
CGI (Common Gateway Interface, abreviado CGI)

Interfaz de entrada común es una importante tecnología de la World
Wide Web que permite a un cliente (navegador web) solicitar datos de
un programa ejecutado en un servidor web. CGI especifica
un estándar para transferir datos entre el cliente y el programa. Es un
mecanismo de comunicación entre el servidor web y una aplicación
externa cuyo resultado final de la ejecución son objetos MIME. Las
aplicaciones que se ejecutan en el servidor reciben el nombre de CGIs.
Las aplicaciones CGI fueron una de las primeras prácticas de
crear contenido dinámico para las páginas web. En una aplicación CGI,
el servidor web pasa las solicitudes del cliente a un programa externo.
Este programa puede estar escrito en cualquier lenguaje que soporte el
servidor, aunque por razones de portabilidad se suelen usar lenguajes de
script. La salida de dicho programa es enviada al cliente en lugar del
archivo estático tradicional.
CGI ha hecho posible la implementación de funciones nuevas y
variadas en las páginas web, de tal manera que esta interfaz
rápidamente se volvió un estándar, siendo implementada en todo tipo
de servidores web.
PHP
PHP es un lenguaje de programación de uso general de código del lado
del servidor originalmente diseñado para el desarrollo web de contenido
dinámico. Fue uno de los primeros lenguajes de programación del lado
del servidor que se podían incorporar directamente en el
930
documento HTML en lugar de llamar a un archivo externo que procese
los datos. El código es interpretado por un servidor web con un módulo
de procesador de PHP que genera la página Web resultante. PHP ha
evolucionado por lo que ahora incluye también una interfaz de línea de
comandos que puede ser usada en aplicaciones gráficas independientes.
PHP puede ser usado en la mayoría de los servidores web al igual que
en casi todos los sistemas operativos y plataformas sin ningún costo.
PHP fue creado originalmente por Rasmus Lerdorf en 1995.
Actualmente el lenguaje sigue siendo desarrollado con nuevas
funciones por el grupo PHP.1 Este lenguaje forma parte del software
libre publicado bajo la licencia PHP que es incompatible con
la Licencia Pública General de GNU debido a las restricciones del uso
del términoPHP.2
ASP (Active Server Pages)

Active Server Pages (ASP), también conocido como ASP clásico, es
una tecnología de Microsoft del tipo "lado del servidor" para páginas
web generadas dinámicamente, que ha sido comercializada como un
anexo aInternet Information Services (IIS).
La tecnología ASP está estrechamente relacionada con el modelo
tecnológico y de negocio de su fabricante. Intenta ser solución para un
modelo de programación rápida ya que "programar en ASP es como
programar en Visual Basic y C#", por supuesto con muchas
limitaciones y algunas ventajas específicas en entornos web.
Lo interesante de este modelo tecnológico es poder utilizar diversos
componentes ya desarrollados como algunos controles ActiveX así
como componentes del lado del servidor, tales como CDONTS, por
ejemplo, que permite la interacción de los scripts con el
servidor SMTP que integra IIS.
Se facilita la programación de sitios web mediante varios objetos
integrados, como por ejemplo un objeto de sesión basada en cookies,
que mantiene las variables mientras se pasa de página a página.
Está limitada (la tecnología ASP) a funcionar solo en Microsoft
Windows,2 pues requiere el servidor IIS (existen opciones alternativas
como mod-mono para Apache que nos permite utilizar esta tecnología
en otros sistemas operativos); aunque en las versiones "9x" de
Microsoft Windows era posible instalar Microsoft Personal Web
Server (PWS) y de esa manera usar asp.3 También puede instalarse
software de terceros como por ejemplo Baby Web Server.
Por lo que su uso es cuestionado por la mayoría de los programadores
web, quienes prefieren otros lenguajes de programación del lado del
servidor como por ejemplo PHP, Perl, Java, etc.
931
SONIDO
WAV, WAVE form audio file format,

Es un formato de audio digital normalmente sin compresión de
datos desarrollado y propiedad de Microsoft y de IBM que se utiliza
para almacenar sonidos en el PC, admite archivos mono y estéreo a
diversas resoluciones y velocidades de muestreo, su extensión es .wav.
Es una variante del formato RIFF (Resource Interchange File Format,
formato de fichero para intercambio de recursos), método para
almacenamiento en "paquetes", y relativamente parecido al IFF y al
formato AIFF usado por Macintosh. El formato toma en cuenta algunas
peculiaridades de la CPU Intel, y es el formato principal usado
por Windows.
A pesar de que el formato WAV es compatible con casi
cualquier códec de audio, se utiliza principalmente con el
formato PCM (no comprimido) y, al no tener pérdida de calidad, es
adecuado para uso profesional. Para tener calidad CD de audio se
necesita que el sonido se grabe a 44100 Hz y a 16 bits. Por cada minuto
de grabación de sonido se consumen unos 10 megabytes de espacio en
disco. Una de sus grandes limitaciones es que solo se pueden grabar
archivos de 4 gigabytes como máximo, lo cual equivale
aproximadamente a 6,6 horas en calidad de CD de audio. Es una
limitación propia del formato, independientemente de que el sistema
operativo donde se utilice sea MS Windows u otro distinto, y se debe a
que en la cabecera del fichero se indica la longitud del mismo con un
número entero de 32 bits, lo que limita el tamaño del fichero a un
máximo de 4294967295 bytes (O 4 gigabytes)
En Internet no es popular, fundamentalmente porque los archivos sin
compresión son muy grandes. Son más frecuentes los
formatos comprimidos con pérdida, como el MP3 o el Ogg Vorbis.
Como éstos son más pequeños, la transferencia a través de Internet es
mucho más rápida. Además, existen códecs de compresión sin
pérdida más eficaces, como Apple Lossless o FLAC.
MP3
MPEG-1 Audio Layer III o MPEG-2 Audio Layer III, más comúnmente
conocido como MP3, es un formato decompresión de audio digital
patentado que usa un algoritmo con pérdida para conseguir un menor
tamaño de archivo. Es un formato de audio común usado para música
tanto en ordenadores como en reproductores de audio portátil.
Los archivos MPEG-1 corresponden a las velocidades de muestreo de
32, 44.1 y 48 kHz.
932
Los archivos MPEG-2 corresponden a las velocidades de muestreo de
16, 22.05 y 24 kHz.
MP3 fue desarrollado por el Moving Picture Experts Group (MPEG)
para formar parte del estándar MPEG-1 y del posterior y más
extendido MPEG-2. Un MP3 creado usando una compresión de
128kbit/s tendrá un tamaño de aproximadamente unas 11 veces menor
que su homónimo en CD. Un MP3 también puede comprimirse usando
una mayor o menor tasa de bits por segundo, resultando directamente
en su mayor o menor calidad de audio final, así como en el tamaño del
archivo resultante.
Windows Media Audio (WMA)

Es una tecnología de compresión de audio desarrollada por Microsoft.
En nombre puede usarse para referirse al formato de archivo de audio o
al códec de audio. Es software propietario que forma parte de la
suite Windows Media.
WMA consiste de cuatro códecs distintos. El códec WMA original,
conocido simplemente como WMA, fue concebido como competidor
al MP3 y al RealAudio.1 2 WMA Pro, un códec más moderno y
avanzado, soporta audio surround y de alta resolución.3 También existe
un formato de compresión sin pérdida, WMA Lossless, el cual
comprime audio sin perder definición (el WMA regular tiene
compresión con perdida).3 Existe otra variación llamada WMA Voice,
enfocada en contenido hablado, aplica compresión y está diseñado
para tasas de bits muy bajas.3
OGG
Ogg es un formato contenedor, desarrollado por la Fundación
Xiph.Org y es el contenedor nativo para los códecs multimedia que
también desarrolla Xiph.Org.
El formato es libre de patentes y abierto al igual que toda
la tecnología de Xiph.Org, diseñado para dar un alto grado de eficiencia
en el "streaming" y la compresión de archivos.
RA RealAudio (RM)
Es un formato de audio creado por RealNetworks, Inc. Es
predominantemente utilizado en transmisiones por internet en tiempo
real. Esto quiere decir que una estación de radio puede transmitir su
señal en vivo, directamente al usuario final, sin necesidad de descargar
primero el archivo completo de audio. O bien, el usuario puede
escuchar, bajo petición (on demand), un archivo almacenado en un
servidor externo. En ambos casos, el archivo de audio no se descarga en
el ordenador del usuario final. La reproducción se realiza mediante
933
"paquetes" que el servidor envía al usuario a un reproductor propio de
la marca Real, llamado RealPlayer. Cada "paquete" de audio es
reproducido mientras que se recibe otro que lo sustituye en una carpeta
temporal. A este proceso se le llama Buffering. Esto tiene la ventaja
para el distribuidor es que los archivos no pueden ser copiados ni
compartidos. La desventaja para el usuario es que sólo puede escuchar
la transmisión online.
A diferencia de la transmisión por mp3, propia de Shoutcast que
mantiene el mismo rango de muestreo, la tecnología RealAudio permite
adaptarse automáticamente a la capacidad de recepción del usuario
final, dependiendo de su velocidad de conexión, procesador y memoria.
Esto quiere decir que si el usuario puede recibir paquetes de alta calidad
de audio sin interrupciones, el servidor lo proveerá así. De lo contrario,
el servidor reducirá el rango de muestreo (y con ello, la calidad del
audio) hasta que el usuario no sufra interrupciones en su señal.
Actualmente, Realnetworks permite la reproducción de audio y video
en tiempo real con una enorme cantidad de información adicional. Así
como aplicaciones para celulares y dispositivos reproductores de audio
y video portátil.
La primera versión de RealAudio fue liberada en 1995. Al año 2009, la
versión actual es RealAudio 10.
LA CODIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTAL:

LOS METADATOS.
Metadatos (del griego μετα, meta, 'después de, más allá

de, y latín datum, 'lo que se da', «dato»), literalmente «sobre datos», son
datos que describen otros datos. En general, un grupo de metadatos se
refiere a un grupo de datos, llamado recurso. El concepto de metadatos
es análogo al uso de índices para localizar objetos en vez de datos. Por
ejemplo, en una biblioteca se usan fichas que especifican autores,
títulos, casas editoriales y lugares para buscar libros. Así, los metadatos
ayudan a ubicar datos.
Metadatos (Meta+datos) es un término que se refiere a datos sobre los
propios datos. Un ejemplo es un folleto que nos informa sobre el lugar
y el tipo de un libro. Nos está dando datos sobre otros datos: el libro al
que se refiere el folleto. El contenido combinado de los datos y
metadatos se conoce generalmente como paquete contenedor.
Para varios campos de la informática, como la recuperación de
información o la web semántica, los metadatos en etiquetas son un
enfoque importante para construir un puente sobre el intervalo
semántico.
934
El término «metadatos» no tiene una definición única. Según la
definición más difundida de metadatos es que son «datos sobre datos».
También hay muchas declaraciones como «informaciones sobre
datos», «datos sobre informaciones» e «informaciones sobre
informaciones».
Otra clase de definiciones trata de precisar el término como
«descripciones estructuradas y opcionales que están disponibles de
forma pública para ayudar a localizar objetos» o «datos estructurados y
codificados que describen características de instancias conteniendo
informaciones para ayudar a identificar, descubrir, valorar y administrar
las instancias descritas». Esta clase surgió de la crítica de que las
declaraciones más simples son tan difusas y generales que dificultarán
la tarea de acordar estándares, pero estas definiciones no son muy
comunes.
Podemos también considerar los metadatos, en las áreas de
telecomunicaciones e informática, como información no relevante para
el usuario final pero sí de suma importancia para el sistema que maneja
la data. Los metadatos son enviados junto a la información cuando se
realiza alguna petición o actualización de la misma.
En el campo biológico los metadatos se han convertido en una
herramienta fundamental para el descubrimiento de datos e
información. En este contexto se pueden definir los metadatos como
«una descripción estandarizada de las características de un conjunto de
datos» con esto se incluye la descripción del contexto en el cual los
datos fueron coleccionados y además se refiere al uso de estándares
para describirlos.
Los metadatos se pueden clasificar de múltiples formas, aunque en

general se asumen los siguientes tipos:
Metadatos contextuales: informan sobre los agentes implicados en la
creación, recepción y transmisión del documento, la fecha de
producción y la relación del documento o registro con los procesos de
negocios específicos y la posible relación con otros documentos.
Algunos autores prefieren denominarlos metadatos descriptivos.
Metadatos estructurales: informan sobre la codificación del documento,
el software y el lenguaje de marcado de datos empleados, el hardware
requerido, las características formales de su presentación y la
disposición del contenido informativo.
Metadatos sobre las condiciones de acceso y uso, tanto respecto a los
requerimientos técnicos como respecto a las veces que han sido
consultados o modificados. Se incluyen asimismo datos respecto a los
plazos de tramitación, conservación y acceso por distitos usuarios así
como su posible eliminación.
935
Metadatos relativos al contenido informativo, con datos sobre el título,
la autoría, el asunto o la fehca de creación del documento o registro.
A su vez, los metadatos pueden generarse en el mismo momento de
diseño y producción del documento o asociarse al mismo con
posterioridad. Así ocurre con los metadatos incorporados a un
documento en el momento de ser transferido a través de internet, al que
se le asocian metadatos a través del lenguaje o protocolo
correspondiente (HTTP).
Aunque la tendencia es normalizar los metadatos a nivel internacional,

lo que facilitará el intercambio de información, hasta la fecha no existe
un modelo unánime, aunque se está imponiento los estándares
emanados de organismos como la ISO.
Probablemente no existe en la actualidad ningún concepto tan confuso

y para el que se hayan dado tantas definiciones como el de “metadatos”.
Con frecuencia estas definiciones difieren sólo en matices; pero
también con frecuencia se mueven con ambigüedad entre conceptos
como “datos”, “información”, “descripción”, etc., que obscurecen su
interpretación. En primer lugar, no existe un solo tipo de metadatos. Se
suele restringir el uso de éstos únicamente al descubrimiento o a la
descripción de recursos digitales. Sin tener en cuenta que el
descubrimiento y la descripción son funcionalmente diferentes, estos
metadatos serían del tipo de Dublin Core o EAD.
Abundando en tal tendencia a considerar metadatos como equivalente
de metadatos descriptivos, se confunde la descripción de esos recursos
digitales con la de recursos físicos, de tal manera que, por ejemplo, el
formato MARC también sería un lenguaje de metadatos, en la medida
en que proporciona “datos” –en una acepción muy amplia y quizá
errónea- acerca de información. Como efecto colateral de esta
tendencia, se genera el debate acerca de la necesidad de que los
proveedores –buscadores, directorios...- de recursos utilicen estos
metadatos, que, por lo demás, para ellos no son económicamente
rentables. Este debate –en nuestra opinión sin una buena solución a
corto plazo, en la medida en la que intervienen poderosos motivos
económicos- desvía la atención de los restantes tipos de metadatos.
Lo cierto es que existen metadatos descriptivos y metadatos para el
descubrimiento de recursos; pero también metadatos para la gestión de
registros electrónicos, que no tienen que descubrir nada, sino garantizar
la integridad y autenticidad de tales registros; metadatos para la
preservación, que tampoco han de descubrir, sino garantizar que los
recursos seguirán siendo utilizables en el futuro; metadatos técnicos,
que empaquetan otros conjuntos de datos para que resulten funcionales;
936
metadatos para la gestión, que se ocupan de administrar todo este
complejo mundo...
Existen incluso metadatos para mantener el control sobre los metadatos.
Y para cada una de estas series, diferentes proyectos; y para cada
proyecto, una definición Normalización de la descripción archivística:
Introducción a Encoded Archival Description (EAD) diferente. Es
decir, la definición de metadatos, además de confusa, depende en alto
grado del contexto.
Un buen número de autores comienza su definición de metadatos por la
acepción más genérica –“datos acerca de datos” -, y de inmediato la
abandonan para sugerir otra más sofisticada. Sin embargo, nosotros
somos partidarios de esta definición genérica, precisamente porque por
una parte nos permite ser restrictivos –estamos hablando de datos, en
sentido estricto-, mientras que por otra es lo suficientemente flexible
como para dar cabida a todo lo que realmente puede considerarse un
conjunto de metadatos. Por otra parte, es la definición aceptada por un
modelo de referencia de tanta reputación como OAIS34, y, con cierto
razonable refinamiento que explicaremos, también por el borrador de
norma ISO 11179-135.
De acuerdo con este último documento los metadatos son “datos que
definen y describen otros datos o procesos”. Es decir, los metadatos son
simplemente datos con un objeto específico: otros datos o un proceso.
Y datos son “una representación de hechos, conceptos o instrucciones
de manera formalizada, adecuada para la comunicación, interpretación
o procesamiento por humanos o por medios automáticos”. La
definición de datos proporcionada por OAIS es muy similar, e incluye
como ejemplos una secuencia de bits, los caracteres de una página, una
grabación de sonido, o una roca lunar. El hecho de que se trate de una
representación formalizada, nos permite excluir los tres últimos
ejemplos, puesto que la única representación realmente formalizada que
se indica es la secuencia de bits. De esta manera, los datos, en líneas
generales. son una secuencia de elementos mínimos de información
contenidos en un ordenador, y los metadatos son datos que nos dicen
algo acerca de esa secuencia. La explicación de la manera en que llegan
a ser legibles por humanos cae fuera del alcance de este texto, aunque
se detalla en el modelo de referencia OAIS.
De este modo establecemos una restricción sustancial –al hablar de
metadatos sólo nos referiremos a entornos digitales-, al tiempo que
dejamos un margen de flexibilidad –serán metadatos aquellos datos que
nos proporcionen información, referencia, ayuda a la interpretación,
etc., de las secuencias de bits, y que al tiempo sean ellos mismos
secuencias de bits.
937
“los metadatos se definen como datos que definen y describen otros
datos y procesos. Esto significa que los metadatos son datos que
describen otros datos, y que los datos se convierten en metadatos
cuando se usan a tal fin. Esto sucede bajo circunstancias determinadas y
a determinados efectos, pues los datos no siempre son metadatos. La
serie de circunstancias y propósitos (o perspectiva) para los que algunos
datos se usan como metadatos se llama contexto. Por tanto, los
metadatos son datos acerca de datos en algún contexto”.
Aun creyendo que ésta es la aproximación adecuada al concepto de

metadatos, somos conscientes de que no resulta especialmente intuitiva
ni sencilla, de manera que en el resto de la sección, y a efectos
prácticos, recurriremos a una definición no coincidente y contextual,
pero precisa, sencilla y bien desarrollada. Se trata de la excelente y ya
clásica propuesta detallada por Anne J. Gilliland-Swetland en su
artículo Setting the Stage36, donde se introduce el asunto de manera
impecable y extremadamente didáctica.
En primer lugar, según la autora, los metadatos son “la suma total de lo
que uno
puede decir acerca de cualquier objeto de información en cualquier
nivel de agregación”.
Un objeto de información, a su vez, es “un item o un grupo de items

digitales, con independencia del tipo de formato, que puede ser tratado
como un objeto simple o entidad individual por un ordenador o un
humano”.
Expliquemos las anteriores definiciones con un ejemplo. En un archivo
existen “cosas”, en un sentido genérico: documentos individuales, o
agregados orgánicos de documentos, como expedientes o series;
documentación aún sin organizar ni describir; personas, que
consideradas individualmente realizan diferentes funciones, y
consideradas en su conjunto son el personal del archivo; ordenadores,
fuera de red o en red, y cada uno de ellos con diferentes aplicaciones de
software; existen incluso instrumentos de descripción de estas cosas.
Todas estas cosas, además, tienen ciertas propiedades, algunas
compartidas y otras individuales, de tal manera que las cosas pueden
describirse mencionando esas propiedades. Además, esas descripciones
también se incorporan al conjunto de cosas del archivo, y también
pueden describirse.
Las cosas que hay en el archivo –documentos, personas o
descripciones- son objetos; y la enumeración de sus propiedades es lo
que se puede decir de ellos. En este ejemplo, el archivo es un “área de
conocimiento”, o, en jerga, un “dominio” o un “universo de discurso”.
938
Imaginemos ahora que trasladamos este archivo real al interior de un
ordenador. Lo que obtenemos es una representación digital del archivo:
existirá, probablemente un directorio llamado archivo, y dentro de él
sub-directorios como personal, documentación o descripciones. Ya no
tratamos, pues, con objetos, sino con objetos digitales, o, en la medida
en que forman parte de un sistema de información, con objetos de
información.
Estos objetos también pueden considerarse aislados –una persona, un
expediente-, o agregados a distintos niveles –el personal, el personal
técnico, el personal administrativo-. Estas agregaciones también son
objetos, y la enumeración de propiedades, la descripción de
propiedades, puede llevarse a cabo tanto sobre los objetos individuales
como sobre los agregados.
Sin embargo, estos objetos ya no son objetos reales, sino ellos mismos
“descripciones”, representaciones de los objetos reales, datos sobre los
objetos reales.
Por tanto, lo que digamos ahora sobre ellos, la descripción de sus
propiedades, ya no son datos, son metadatos. En el intermedio, cada
objeto se incorpora a una clase genérica de objeto, e incluso se definen
más clases genéricas para que los objetos puedan compartir modelos y
reutilizar las definiciones de clase en su código. Cada objeto es una
instancia de una clase o subclase determinadas, con los propios
métodos o procedimientos y variables de datos de la clase.
Como se indicó, conviene advertir que no todos los datos sobre datos
son metadatos, y que la información sobre información no genera
necesariamente metadatos. Tony Gill38, en artículo publicado en el
mismo volumen que el de Gilliland-Swetland, establece dos
restricciones para poder hablar de metadatos en el contexto actual:
Desde el punto de vista de la informática, los datos son “piezas

discretas identificables de datos informáticos digitales”.
Desde el punto de vista de la filosofía, el prefijo meta denota una
relación alternativa o de segundo orden entre dos tipos similares de
entidades. Los objetos de información tienen tres características:
contenido, contexto y estructura.
El contenido se refiere a lo que el objeto contiene o acerca de lo que
trata, y es intrínseco al objeto de información. Por ejemplo, en una
instancia, el contenido es el asunto de la instancia, aquello que se
solicita en base a determinada exposición.
El contexto indica los aspectos del quién, qué, por qué, dónde, cómo,
asociados con la creación del objeto, y es extrínseco al objeto de
información. Siguiendo con el ejemplo de la instancia, el contexto se
refiere a quién firma la instancia, en qué circunstancias (participar en
939
una oposición, solicitar una devolución), desde dónde la envía y por
qué medio, etc.
La estructura se refiere a la serie formal de asociaciones dentro de o
entre objetos de información individuales, y puede ser intrínseca o
extrínseca. La estructura de la instancia es su diplomática: el
encabezado con los datos del interesado, una sección para exponer los
antecedentes de su solicitud, otra sección para exponer la solicitud
misma, y un pie con el cargo a quién se dirige.
Básicamente, los metadatos sirven para:
Certificar la autenticidad y el grado en que el contenido está completo
Establecer y documentar el contexto del contenido
Identificar y explotar las relaciones estructurales que existen entre y
dentro de objetos de información
Proporcionar un amplio rango de puntos de acceso intelectuales para un
crecientemente diverso rango de usuarios
Proporcionar parte de la información que un profesional de la
información podría haber proporcionado en un entorno físico de
referencia o investigación39
Por lo demás, y siempre de acuerdo con Gilliland-Swetland, los
metadatos no sólo sirven para describir; cumplen diversas funciones, y
en base a ellas puede establecerse la siguiente clasificación:
Metadatos administrativos: Son los metadatos utilizados para la gestión
y administración de recursos de información - The Making of America
II (MOA2)40
Metadatos descriptivos: Metadatos utilizados para describir o
identificar recursos de información - Australian Government Locator
Service (AGLS)
Metadatos de preservación: Metadatos relativos a la gestión de la
preservación de recursos de información - Preserving Access to Digital
Information (PADI)
Metadatos técnicos: Metadatos relativos a cómo funcionan los sistemas
o a cómo se comportan los metadatos -Technical Metadata for Digital
Still Images (NISO Z39.87:2002)43
Metadatos de uso: Metadatos relativos al nivel y tipo de uso de los
recursos de información - Distributed Oceanographic Data System
(DODS) Digamos, de pasada, que la clasificación de Gilliland-
Swetland es discutible, y que sus ejemplos, a nuestro juicio, no siempre
son afortunados.
Los metadatos documentan una amplia diversidad de circunstancias,
todas ellas relevantes para un archivo, y obviamente para un sistema de
gestión de registros electrónicos: desde la asignación de identificadores
únicos hasta la descripción del contenido, pasando por la fecha de
entrada en el sistema, el nivel de encriptación, la asignación de clases,
940
etc. A este respecto, los archivos, especialmente los que trabajan en
entornos automatizados, debieran conocer y utilizar, hasta donde resulte
posible, la especificación europera sobre sistemas de gestión de
registros electrónicos MoReq: Modelo de requisitos para la gestión de
recursos electrónicos.
Evidentemente, es difícil encontrar un lenguaje de metadatos que
cumpla sólo una función. Aunque los creadores de lenguajes enfoquen
su tarea sobre una determinada función, probablemente se cruzarán con
ella otras funciones que desempeñen un papel secundario. Hablaremos
de ello en capítulo posterior, pero avancemos que, en este sentido,
características como la extensibilidad, la modularidad, la capacidad de
interoperar y de combinar, serán esenciales a corto plazo para decidir
qué series de metadatos resultan sólidas en el entorno de la web
semántica, y qué series se quedarán en el camino.
LOS ARCHIVEROS FRENTE A LA INFORMÁTICA
La archivística ha de sacar el mayor provecho de loas TIC, poniéndolas

al servicio de múltiples procesos sin por ello perder de vista su carácter
instrumental. En otras palabras, la tecnología informática ha de
servirnos para mejorar procesos archivísticos. Este nuevo mundo de
posibilidades exige el acercamiento hacia el entorno de las nuevas
tecnologías en dos sentidos:
Conocer dichas tecnologías y las ventajas que ofrecen
Reflexionar sobre cuáles son nuestras necesidades y las exigencias de
nuestros usuarios.
Las técnicas informáticas se han introducido prácticamente en todos los

campos del conocimiento como instrumento de trabajo del que cada vez
se hace más difícil prescindir. En el campo de la archivistica estos
avances han llegado tarde, las causan pueden ser de diversa índole entre
ellas destacan:
Dificultad en la normalización de conceptos y técnicas descriptivas,

esto conlleva a menudo que sea muy difícil establecer sistemas
uniformes que incluso cada fondo de archivo tenga peculiaridades, que
haga que no sea posible uniformizar criterios.
El uso de la informática en archivos desorganizados es una pérdida de
tiempo, y desgraciadamente en nuestro país no todos los fondos de
archivo han recibido y reciben un tratamiento adecuado.
Los tradicionales instrumentos de descripción habían resultado hasta
ahora suficientes para los investigadores; estos han aumentado
941
ostensiblemente en los últimos años y este nuevo investigador exige
además otro tipo de información y de instrumentos de trabajo.
La producción documental ha aumentado de forma vertiginosa y la
informática se hace imprescindible para afrontar con éxito la gestión
documental, desde que el documento se genera hasta su custodia
permanente o eliminación, según el caso.
La importancia potencial de los computadores electrónicos no fue

reconocida por los profesionales de los archivos hasta la década de los
1970. el retraso de los archiveros en utilizar esta tecnología se debió al
característico conservadurismo de la época y a los limitados recurso de
instituciones archivísticas. El tema de la automatización llego incluso a
considerarse en el congreso internacional de archivos de 1964,
celebrado en bruselas, aunque solo para unos estadísticos cuestiones
fiscales, posteriormente la mesa redonda de archivos de 1965 incluyó
dentro de su agenda el tema de la automatización pero no se alcanzó
ningún resultado concreto.. Siendo en 1972 cuando el consejo
internacional de archivos decidió abordar este asunto y nombró una
comisión que presentó algunas recomendaciones entre las cuales se
destacan la inclusión de asignaturas de automatización entre las
escuelas de formación de archiveros, la publicación de una bibliografía
internacional, la elaboración de estudios periódicos en los paises
miembros del CIA, y la publicación de una revista de con artículos
sobre innovaciones en este campo. Con el paso del tiempo el grupo se
convirtió en el grupo de automatización del CIA y se ha centrado en el
estudio de el control de la gestión administrativa, el control de la
gestión de los documentos administrativos, la descripción y el análisis
de los fondos y la elaboración de instrumentos de búsqueda.
Dentro de los sistemas de contenido amplo, que tiene como objetivo la
automatización de todo el proceso cabe destacar los sistemas CAR y
ARMS, ambos implantados en United Kingdom.
CAR tiene como como objetivo fundamental crear una base de datos a
nivel de documentos, sobre las entradas siguientes: referencia del
documento, descripción, fechas en que deben realizarse las
transferencias, fechas de expurgo y ubicación.
ARMS es muy parecido a CAR pero en lugar de trabajar al nivel del
documento lo hace a nivel de series, en donde cada una tiene un código
que la identifica a lo largo de todo del proceso y permite realizar
revisiones periódicas cada (2,5,8 y 15 años) sobre aquellas series cuyas
características específicas no permite que se les aplique a priori un
período determinado de conservación.
942
En Francia se implanta en la década de los 70 PRIAM, que se ha
desarrollado en tres fases: la primera se implementó el fichero de
transferencias y un fichero que reflejaba el nivel de ocupación de las
estanterías en los depósitos. En la segunda fase se controlaba la gestión
de los prestamos y de las revisiones de las transferencias para organizar
el espacio disponible. La tercera se desarrollo para el control de la
transferencia de fondos que deben ser conservados permanentemente
junto con un módulo de recuperación del documento.
En States, el proyecto MARS (Microcomputer Archives and Record
Management System) Tenía como finalidad el control del proceso vital
de los fondos administrativos y además atender a las necesidades de
indicación y recuperación de los archivos de volumen medio y bajo.
En términos generale, son muchas y variadas las experiencias que en
materias de automatización de archivos y del uso de la informática se
vienen dando en casi todos los países miembros del CIA.
Archivos y tecnologías de la información y la comunicación.
Los archivos históricos también se han vistos conmovodos por las

normas que facilitan la descripción automatizada. Las tareas llevadas a
cabo a finales de los 80 por el Consejo Internacional de Archivos,
culminaron con la redacción de la Norma Internacional General de
Descripción Archivística ISAD (G) y la norma internacional sobre
encabezamientos Autorizados Archivísticos )ISSAR (CPRF). La
subdirección de los archivos estatales ha publicado y difundido
ampliamente la traducción de estas normas, Asimismo los instrumentos
de descripción electrónicos cuentan con la EAD normas de codificación
principlamente para el desarrollo de inventarios y registros.
Hay que tener en cuenta que las relaciones con las nuevas tecnologías
entendidas como algo diferente al procedimiento archivístico es un
enfoque llamado a desaparecer, ya que su decidida aparición a las
distintas fases del quehacer profesional exigirá un tratamiento
combinado como algo inherente.
por otra parte las oficinas están cambiando sus documentos en papel
por soportes electrónicos y se calcula que en menos de un lustro, el
50% de todos los datos existentes en ellas se almacenarán
electrónicamente y conformarán los archivos del futuro
Algunos problemas que puede plantear la informatización:
Se generan nuevas necesidades en relación con la conservación, ya que

la durabilidad de los soportes informáticos es menor y son muy
sensibles.
943
Los equipos informáticos corren el peligro de quedar pronto obsoletos.
Si no se planifica convenientemente el trabajo, se corre el peligro de
apresurarse en la adquisición de los equipos, hasta llegar al punto de
que puedan resultar inútiles para el trabajo.
La información que se supone hay que conservar indefinidamente, ha
de poder ser volcada de un soporte a otro, lo que conlleva también el
problema del software, de su compatibilidad.
El profesional de archivos, deberá colaborar estrechamente con los
informáticos y plantear los problemas de una forma clara y concisa,
único modo de resolver los problemas.
Necesidades de Automatización de los procesos en los archivos

modernos.
Una de las mayores dificultades en el diseño de proyectos de

automatización de archivos es la diversidad de aspectos que deben
considerarse con el fin de garantizar un desarrollo adecuado del mismo.
los archivos plantean diferentes necesidades que a su vez van a
determinar el tipo de proyecto que se pretenda implementar. En general
pueden identificarse siete tipos de necesidades de automatización en los
archivos, según el proceso o procesos que abarque:
Gestión de Documentos administrativos

Descripción archivísitica
Recuperación de la información
cuadros de transferencia documental
Identificación de documentos
Documentos electrónicos
Digitalización de imágenes.
Los proyectos de Gestión de documentos administrativos abarcan desde

la etapa de creación misma del documento, pasando por su etapa de
trámite y utilización hasta que en estos son transferidos al Archivo para
su conservación. en este aspecto son mútiples las necesidades que
plantean los archivos, por tanto se trata de desarrollar una ampliación
que permite identificar los documentos que genera una organización, la
dependencia productora, trámite y recorrido, función creadora,
características internas y externas del documento, serie documental a la
que pertenece, ubicación en los archivos de gestión o de primera edad,
administrativo o de segunda edad, así como relacionar el documento
con las diferentes dependencias o funciones que lo han tramitado a lo
largo de la historia de la institución. Sin duda resulta una de las
944
principales exigencias en materia de desarrollo de software para
archivos en la actualidad.
en materia de descripción de documentos existen aplicaciones que

permiten integrar perfectamente las características de un software para
descripción con elementos propios de un sistema de recuperación
interactivo. Sin embargo una crítica en este aspecto es que las firmas
especializadas en este tipo de aplicaciones se han preocupado más por
las necesidades de los archivos históricos que para los archivos
administrativos. En este sentido es necesario desarrollar aplicaciones
que permitan manejar diferentes niveles de la descripción documental,
con miras a la internacionalizar las necesidades de un primer nivel
mínimo en los archivos de gestión, con un nivel mínimo ampliado para
archivos administrativos de segunda edad y nivel avanzado para los
archivos históricos.
Los sistemas automatizados de Recuperación de información pueden

considerarse como una extensión de los sistemas de descripción de
documentos, es preferible abordarlos como módulos independientes,
pues la complejidad de los mismo esta asociado además del nivel
mismo de la descripción, a las necesidades de búsqueda de los
documentos por parte de los usuarios. El tipo de sistema que se
desarrolle depende del tipo de institución archivistica perfiles de
usuarios, características de la documentación, acceso, clasificación y
ordenación de los fondos, productos que provea el sistema (listas,
inventarios, índices)
los sistemas de Transferencia de documentos deben proveer esquemas

eficientes de transferencias físicas de documentos, desde las oficinas de
gestión a los archivos de segunda edad y estos a los archivos
intermedios o históricos. Lo anterior implica definir un calendario de
transferencias, asociado con los sistemas automatizados de Gestión de
Documentos Administrativos, los cuales se constituyen en el primer
eslabón de la cadena de automatización del Archivo.
Asociado con el sistema anterior se encuentra el sistema automatizado

de Tablas de identificación, considerado no solo una necesidad dentro
de todo el proceso de mecanización o informatización del archivo, sino
un elemento estratégico de la gestión de documentos, que permita
garantizar una adecuada identificación de los documentos que produce
la organización, su trámite o recorrido, valoración, períodos de
permanencia, métodos de reprografía, períodos de transferencia y
ubicación de los documentos.
945
La gestión de los documentos electrónicos se constituye en uno de los
retos más importantes para el archivista. la automatización de archivos
a espaldas de esta nueva realidad resulta poco menos que una falacia.
Cada vez será mayor el número de documentos que se generen,
transfieran y conserven en forma electrónica, sin necesidad de
materializarlos en papel. La inmaterialización de la información es una
de las consecuencias del uso de la informática en todos los ámbitos.
Definición de necesidades en proyectos informáticos para archivos.
Factores Criticos
El diseño, desarrollo e implementación de cualquier proyecto que

immplique el uso de tecnologias informáticas en los archivos requiere
de un estudio previo de las necesidades de las organización, además
claro está de la necesidades del archivo. en la definición de necesidades
siempre se presentan algunos factores que pueden afectar al éxito del
proyecto, tales factores se dividen en:
Factores Organizacionales
Factores Tecnológicos
Factores externos o del entorno.
Dentro de los factores organizacionales se debe analizar la cultura

corporativa, los recursos económicos, la resistencia al cambio, la
ausencia de sinergia, la capacitación, el objetivo del proyecto y la
misión de la organización, entre otros.
Dentros de los factores tecnológicos se debe evaluar la plataforma
tecnilogía actual que posee la organización, y su nivel de sesarrollo
tencnologico, los requerimientos de infraestructura, los problemas de
incompatibilidad (sistemas operacionales, plataforma tecnológica, reds
de datos etc.)
Dentro de los factores externos se incluyen el estado de desarrollo de la
tecnología, las condiciones del mercado de software, el mercado de
servicios, el soporte técnico y la capacitación.
Herramientas informáticas aplicadas a los archivos.
Sistemas de almacenamiento y recuperación de la información
Básicamente consiste en recoger la información y recuperarla de la

manera más rápida posible.
946
BASES DE DATOS
Las bases de datos son conjuntos estructurados de dator, relacionados

entre sí que pueden ser utilizados en distintas aplicaciones,
manteniendo la independencia de cada una de ellas así como la
integridad y seguridad de los datos. También se han definido como el
conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados
sistemáticamente para su posterior uso. Este término, no obstate, se
aplica específicamente a las aplicaciones informáticas que cimplen con
tales objetivos, incorporando textos, cifras, imágenes o la combinación
de todos ellos. A tal fin existen programas específicos que almacenan
los datos según unos parámetros estruturados y prefijados, permitiendo
su posterior recuperación.
Desde estas perspectivas, todos los programas que combinan datos
descriptivos o imágenes de documentos de archivo se pueden
considerar bases de datos, aplicado procedimientos similares a los
empleados en los programas que gestionan los datos de usuarios o la
gestión de un servicio de reprografía.
Su condición informática permite su conexión a redes de comuniación
telemática y, por tanto, ampliar su difusión. Este método de trabajo ha
supuesto una revolución, pues, sustentadas por redes de
telecomunicación, se han desarrollado sistemas informáticos con bases
de datosúnicas, susceptibles de ser actualizadas o consultadas desde
distintas sedes u organismos. Un ejemplo es el Censo-Guía de Archivos
Españoles e Iberoamericanos y las Gías de Fuentes elaboradas por el
CIDA, accesibles a través de internet. Ambas permiten contrastar
información proocedente de múltiples archivos públicos y privados y la
continua inclusión de datos evita que se queden obsoletas.
Su versatiliadad en el uso de textos, cifras, imágenes o la combinación
de todos ellos, registrados de tal manera que puedan ser leidos por una
máquina y organizados según un programa, las convierten en una
herramienta de gestión de gran importancia.
Actualmente podemos considerarlas documentos en sí mismas, pues
son muchas las instituciones que las utilizan en su trabajo diario, como
soporte primordial de la información. Es más, a menudo originan
nuevos documentos mediante el volúmen de tales datos en textos
previmante diseñados. De modo inverso, pueden incluir entre sus datos
otros documentos, a veces adaptándolos a formatos compatibles, por
ejemplo mediante su digitalización.
Las bases de datos destacan aún más su consideramos que pueden
incluir, entre su información, la reproducción digitalizada de los
documentos, amplicando con mucho sus aportaciones en este campo de
947
la descripción. Actualmente son muchos los documentos de los
archivos estatales españoles que, mediante reproducciones
digitalizadas, están puestos a disposición del usuario en distintas sedes,
con ventajas evidentes, para la conservación, reproducción y difusión.
Es más, ya se han producido las primeras iniciativas que, al calor del
desarrollo de las redes de comuniación telemática, lo muestran las
exposiciones virtuales desarrolladas desde la Subdirección de Archivos
Estatales o el Portal de Archivos Españoles, que es una base de datos
que combina descripciones e imágenes de documentos.
Existen dos tipos el modelo jerárquico y el modelo relacional, este

último es el que más se utiliza en archivos. Las bases de datos se
caracterizan por cumplir tres requisitos básicos:
No redundancia: los datos se almacenan una solo vez. Si varias

aplicaciones necesitan los mismos datos no crearna cada una su propia
copia sino que todas accederán a la misma.
Independencia: los datos se almacenan teniendo en cuenta la extructura
inherente a los propios datos y no la de la aplicación que lo crea
Cocurrencia: varios ususarios, ejecutando la misma o diferente
aplicación podrán acceder simultaneamente a los datos.
Las bases de datos permitne un tratamiento más agil de los datos y

facilitan la recuperación por múltiples criterios.
Sistemas de Gestión de Bases de Datos. (SGBD)
Son los sistemas que permiten la gestión de múltiples BD de manera

simultanea. constituyen el núcleo fundamental del soporte de los
sistemas de información. Se definen como un software que permite al
usuario generar y/o gestionar un conjunto de datos estructurados y
organizados de manera sencilla y ordenada, así como desarrollar unas
utilidades o presentaciones específicas a partir de la información
almacenada. Para ello combinan la definición de los datos en sí
mismos, la forma en que se introducen o modifican y el modo de
efectuar consultas, que permitan en última instancia extraer y utilizar su
información.
Entre sus caráctersticas están:
Abstracción de la información. Ahorran a los usuarios detalles sobre el

almacenamiento físico de los datos, salvo que se quiera intervenir en
los procesos de diseño y manipulación de sus prestaciones.
948
Independencia. Deben permitir la capacidad de modificar el esquema
físico o lógico de una base de datos, sin tener que realizar cambios en
las aplicaciones que se sirven de ella.
Renuncia mínima. Debería evitar o minimizar la aparición de
información repetida o redundante.
Coherencia en las actualizaciones. Los procesos de actualización
afectarán a todos los datos relacionados entre sí.
Seguridad e integridad. Debe garantizar la seguridad de los datos,
estableciendo distintos niveles de usuarios con diferentes prestaciones,
desde la mera consulta hasta el acceso sin restricciones. Asimismo,
debe garantizar que los datos sean correctos y no se vean alterados por
un mal funcionamiento del programa o un mal uso.
-Recuperación de la información. Debe proporcionar una forma
eficiente de realizar copias de la información almacenada en ellos, y de
restaurar a partir de estas copias los datos que se hallan podido perder.
Control de la concurrencia. En caso de permitir el acceso simultaneo de
varios usuarios, ha de garantizar que ello no afecte al correcto
funcionamiento del programa o de los datos almacenados.
Mínimo tiempo de respuesta, tanto en el almacenamiento de las nuevas
entradas o de sus modificaciones como en la presentación de distintas
funciones.
Elementos de una base de datos:
Campos: contituyen las distintas entradas o atributos que permiten la

incorporación de datos de una entidad según unas caráctersticas
específicas (campos numéricos, textuales, de imágenes, etc.) Tales
criterios eran, en un principio, muy limitados, aunque actualmente
permiten un amplio abanico de posibilidades, definidos mediante un
formato de entrada de datos.
Registros: cada una de las entradas a las que se asocian todos los
campos relacionados con una entidad específica, de forma que al reunir
los datos asignados a cada campo aporten una información completa
del registro.
Enlaces o relaciones: en las bases de datos del tipo relacional, definen
la combinación de los distintos campos y registros, dando como
resultado una tabla.
Elementos de búsqueda o consulta: funciones asignadas al programa
que posibilitan la licalización de los registrosn según diversos
parámetros, asociados tanto a los campos como a los registros o las
relaciones.
Tipología:
949
1. Según la variabilidad de los datos almacenados podemos hablar de
bases de datos estáticas o dinámicas.
Las bases de datos estáticas disponen de un conjunto definido y cerrado

de datos y solo permiten su lectura y presentación en distintos formatos.
Las bases de datos dinámicas tienen prefijada su estructura y el sistema
de entrada de datos, pero permiten la modificación o actualización de
datos y la incorporación de nuevos registros.
Según el contenido pueden distinguirse las bases de datos con perfiles

concretos y las bases de datos textuales.
Las primeras se estructuran en un número variable de campos

prefijados según unas características específicas (nombre y apellidos,
profesión, dirección, cantidad económica y unidades…)
Las bases de datos textuales o de campos libres pueden utilizar campos
prefijados, pero los convinan con campos en los que se permite la
introducción de un número más o menos amplio de caracteres sin
especificación alguna. Es el tipo de bases de datos idóneo para las
descricpiones archivísticas, al permitir la exposición del contenido de
un documento o la asignación de un título específico. La amplitud de
datos implica mayores requisitos técnicos y mayor dificultad de
búsqueda y recuperación de registros.
Según la estructura de la base de datos, la forma en que son

almacenados y recuperados, nos podemos encontrar con diversos tipos:
Las bases de datos jerárquicas definen distintos niveles o nodos, cada
uno con sus características, de los que dependen niveles inferiores o
hijos, de forma que de un nodo principal derivan varios hijos a su vez
nodos del nivel siguente. Cada uno de los niveles, a su vez cuenta con
un número variable de registros y con la información asignada a cada
campo. El nodo que tiene padres es llamado raíz, y a los nodos que no
tienen hijos se los conoce como hojas.
Las bases de datos en red utilizan una estructura similar a la jerárquica,
aunque permite que un único hijo, tenga varios nodos, algo no
permitido en el modelo jerárquico.
La base de datos relacional es el modelo más utilizado en la actualidad
en las bases de datos dinámicas y están construidas a partir de un
SGBD. Estrictamente son un conjunto de tablas, cada una de las cuales
tiene los mismos campos o atributos, que definen las relaciones
existentes entre ellas. Cada tabla a su vez es un conjunto de registros,
conocidos como filas o tuplas, a los que se les asigna un número
950
concreto de campos, que formarán las columnas de la tabla. Por tanto,
todos los registros de una tabla poseen los mismos campos. Los valores
almacenados en cada columna deben ser el mismo tipo de dato y de
acuerdo a las mismas restricciones.
Bases de datos multidimensionales. Son bases de datos ideadas para
desarrollar aplicaciones muy concretas. No se diferencian demasiado de
las bases de datos relacionales, salvo por el matiz de l esistencia de dos
tipos de campos, aunque su diferencia es más técnica que práctica.
Bases de datos documentales. Incorporan campos de texto más o menos
amplios y permiten la indexación de sus palabras, lo que permite
realizar búsquedas más potentes.
Bases de datos deductiva o lógica. Permite realizar deducciones y
operaciones matemáticas, definidas a partir de operacines ejecutadas
sobre determinados datos.
Bases de datos orientadas a objetivos. Se denominan de esta dorma las
bases de datos que almacenan objetivos o documentos completos y las
operaciones que se pueden efectuar sobre ellos, aspectos incorporados a
sus metadatos.
Entre sus propiedades está la facultad de respetar las características y
cualidades de los objetivos y, al mismo tiempo, asignarles una posición
y unas relaciones con respeto a la base de datos así como a la
posibilidad de actuar sobre sus datos asociados. Para ello es
imprescindible otorgarles una interfaz o signatura a los objetos tratados.
Este tipo de base de datos es el más utilizado en la gestión y tratamiento
de imágenes digitales y viene a ser una evolución de las bases de datos
relacionales. No son tan adecuadas para la consulta como las bases de
datos relacionales, aunque facilitan la programación.
h) son bases de datos distribuidas las almacenadas en varios servidores,

ubicados a su vez en distintos ordenadores que están conectados en red.
Su gestión implica la supervisión de las actualizaciones en todos los
ordenadores interconectados.
Tipos de sistemas de gestión de Bases de Datos
SGBD Jerárquicos: fueron los primeros en aparecer. Una base de datos

jerárquica se puede visualizar como una estructura de árbol. Las bases
de datos jerárquicas son bastante rígidas. Una vez diseñadas es
complejo cambiarlas y, además, es necesario un conocimiento amplio
de la forma en que se han almacenado ellos datos para poder
recuperaros de forma efectiva. por ello a pesar de dominar en sus
comienzos su utilización ha ido decayendo.
951
SGDB en red: fueron una evolución del modelo jerárquico. en una base
de datos en red, cada uno de los registros están enlazados entre sí, pero
no necesariamente siguiendo una estructura de árbol. El modelo en red
elimina parte de las rigideces del modelo jerárquico, pero aumenta la
complejidad para modificar la estructura de la base de datos. Por eso, y,
a pesar de su buen rendimiento, su número de instalaciones siempre ha
sido pequeño.
Hoy en día estos dos tipos de SGBD ya no se encuentran en el mercado,
auque aún quedan instalaciones basadas en estos modelos.
SGBD relacionales: en una base de datos relacional se presentan los

datos como un conjunto de tablas bidimensionales compuestas de filas
y columnas. Cada fila representa una relación entre un conjunto de
valores y está identificada por una clave única.
Los SGBD relacionales son muy flexibles y de fácil manejo, lo que los
ha convertido en el modelo dominante en la actualidad. Un factor
decisivo en su implantación ha sido el desarrollo de lenguajes para la
interrogación y el manejo de datos del modelo relacional, como por
ejemplo el lenguaje SQL (Structuresd Query Language)
Funcionalidades básicas
Diccionario de datos: reúne la información sobre los datos almacenados

en la BD (descripciones, significados, estricturas, consideraciones de
seguridad, edición y uso de las aplicaciones, etc.)
Directorio de datos: subsistema que describe donde y como se
almacenan los datos de la BD (modo de acceso y características físicas
de los datos)
Modelo de datos: es un conjunto de conceptos, reglas y convecciones
que permiten describir y manipualar los datos.
confidencialidad: consiste en proteger el sistema contra accesos no
autorizados ya sea de usuarios no autorizados como de usuarios
autorizados o legítimos para que no accedan a los datos.
Normalización: según el modelo relacional las talbas deben defnirse
siguiendo una serie de normas para asegurar que no seproduzcan
anomalias en la BD.
Recuperación: su objeto es proteger la BD contra fallos que destruyan
su contenido parcial o totalmente.
Sistema de gestión documental
952
son los sistema encargados de gestionar y tratar en todos sus aspectos la
información fijada en un soporte. Son los sistemas creados
específicamente para el desempeño de un entorno informático de las
tareas de gestión documental y de archivo.
Tipos de sistemas de gestión documental
sistemas de bases de datos referenciales: son sistemas en los que el

documento no está almacenado en el sistema, sino que es sustituido por
una representación del mismo en forma de registro, en el que, a través
de una serie de campos, se describe el documento basándose en sus
características de forma y contenido.
Se trata de bases de datos textuales con motores de búsqueda y
descripción que aumentan la velocidad de recuperación.
Sistema de bases de datos de contenidos: son los sistemas en los que el
propio documento o su contenido, se encuentran dentro del sistema. El
documento digitalizado en el caso del papel, o en su formato original si
ha sido generado con una herramienta ofimática o multimedia.
Sistemas de flujo de trabajo: son sistemas de elevado complejidad que
permiten la gestión del documento durante toda su vida útil, desde su
generación o recepción del exterior durante el trámite adminsitrativo o
en la gestión de información, hasta su archivado permanente o expurgo.
todo eso asociado a los flujos de documentación e información
asociados a los procesos de trabajo de la organización.
Tratamiento de imágenes
consiste en el tratamiento informatizado de imágenes, reproducidas

digitalmente. Supone además el almacenamiento a gran escala, de
datos. Es escaneado puede además de introducir imágenes, introducir
textos y en muchos casos utilizar el OCR (reconocimiento óptico de
caracteres)Los tipos de soporte óptico más utilizados son:
CD-ROM (solo de lectura). Se utiliza más bien como medio de difusión

ya que los datos almacenados no se pueden borrar además no se puede
grabar sobre ellos.
Discos Worm (lectura y/o escritura). Es el soporte óptico más utlizado
en los archivos. Permite grabar y borrar datos. El inconveniente es que
solo puede grabarse una vez. Permite así mismo el alamacenamiento de
imágenes digitalizadas, por lo que le hace un soprte muy adecuado para
la documentación de gran valor histórico.
Discos magneto-ópticos. Estos soportes permiten gran versatilidad a la
hora de manipular datos. Tienen en contra que tienen menos capacidad
953
de almacenamiento que los anteriores, pero la ventaja es que permiten
borrar y copiar las veces que se quiera.
Internet.
Hipertexto. La información está interrelacionada de forma

distinta a las bases de datos. El hipertexto relaciona elementos, por ello
la información puede estar contenida en bases de datos independientes;
a través de unos elementos predefinidos se establecen unas conexiones
que permiten moeverse libremente por la información almacenada. Su
uso es poco habitual en los archivos.
Hipermedia. Es el mismo sistema que el anterior pero utiliza imágenes

y sonido.
Correo electrónico. Es una manera de tener una discusión de grupo por

medio del correo electrónico y distribuir anuncios a gran número de
personas. Cada vez que un miembro de la lista envía una réplcia a la
conversación, esta es distribuída por correo electrónico a todos los
demás miembros.
News. son grupos de noticias que establecen un foro mundial sobre un
tema específico. Permite la propagación de articulos de una máquina a
otra y la lectura remota de las noticias a los usuarios. Se diferencian de
las listas de distribución porque se accede a los titulares y es el ususario
el que decide su descarga.
FTP (The file transfer protocol) permite acceder a servidores ftp y

transmitir archivos.
La utilización de internet permite:
Difusión eficiente de contenidos sobre archivítica y archivos

intercambio de información y la colaboración entre distintas
comunidades de archivos mediante foros, listas de distribución,
proyectos específicos, etc.
Acceso a instrumentos de descripción e información de interés a
especialistas e investigadores, incluso al propio documento, a través del
acceso online a catálogos, inventarios, guias de archivos, fuentes.etc.
PROYECTOS DE INFORMATIZACIÓN DE ARCHIVOS EN ESPAÑA
informatización de archivos históricos.
954
A partir de los años 70, se inicia en España, proyestos de
informatización de archivos históricos. Las primeras experiencias se
aplicaron en los archivos históricos provinciales, en sus respectivos
fondos notariales (Toledo, Cádiz)
teresa Molina y Vicenta Cortes proponen unas instrucciones para la

mecanización de los protocolos notariales. La información se reflejaría
en unos impresos normalizados que serían los que luego se
mecanizarían. Para ello elaboran también las listas de descriptores,
tipos documentales y unos códigos para cada archivo histórico
provincial.
El plan de informatización de archivos (P.I.A.)
A partir de 1984, se viene desarrollando por parte de la dirección

general de archivos estatales un proyecto de informatización de los
archivos. Este pretende dar más eficacia al funcionamiento de los
arhicos y contemplar todas las funciones de los archivos.
El sistema de información, que el plan propone, se extructura en varios

subsistemas que son:
Sistema de funciones generales administrativas: control de

investigadores, consultas, cotnrol de reprografía y actividades propias
del archivo.
Sistema de control administrativo de los fondos: ingresos,
transferencias, eleminaciones, control del depósito.
Sistema de cotnrol intelectual de fondos: todo lo relacionado con la
descripción.
En cuanto al sistema informático, el plan establece:
La instalación de terminales enc ada archivo dependiendo en número de

las necesidades. Desde ellos se controlarán los sistemas antes
mencionados, excepto el control intelectual de fondos para lo que se
utilizará el ordenador del cetnro de proceso de datos del Ministerio de
Educación y cultura.
Se prevé la utilización de lectores ópticos, en aquellos procesos en los
que pueda aplicarse.
Por último el plan he de establecer unos objetivos definidos por los

archiveros y se han de tener en cuenta una serie de fases:
955
Análisis de la organización y de las tareas de información existentes,
con el estudio de cada una de las funciones.
Definición de objetivos
Arquitectura de los sistemas de información
Dimensiones y definición del sistema
Plan de actuación para la ejecución.
Ya desde 1986 el Ministerio de Educación y Cultura comenzó a

impulsar al digitalización de fondos históricos a través del diseño de un
sistema informático para el Archivo General de Indias (AGI), en virtud
de un conveni entre la fundación Ramón Areces e IBM ques e prorrogó
hasta 1994. El proyecto se inspiraba en aquél emprespondido ya por
Carlos III en 1785 que tenía como objetico reunir en el AGI toda la
información administrativa referente a los territorios americanos,
dispersa por archivos de toda España. Como es bien sabido este
empeño no fue culminado, y actalmente, tanto el Archivo General de
Simancas (AGS) como el archivo Histórico Nacional (AHN) cuentan
con importantes fondos americanistas )2.189 legajos entre ambos).
Estos fondos se han incorporado al sistema informático junto con los
43.209 legajos del AGI. Es decir se han englobado un fondo de 45.398
legajos referentes a América.
El sistema informático que se puso en marcha en 1992 en el AGI

integra tres módulos:
Sistema de información y referencia, que permite el acceso a los
documentos de archivo mediante una base de datos textual en la que se
volcaron la totalidad de los instrumentos de descripción existentes hasta
el momento, publicados e inéditos (catálogos, inventarios, guías e
índices) aumentándose en un 60% la catalogación. acutlamente esta
base de datos cuenta con más de 400.000 registros y permitediferentes
tipos de búsquedas.
Consulta de documentos previamente digitalizados que forman un
archivo de imágenes. La digitalización tuvo desde el principio el doble
objetivo de difundir y preservar la documentación original (hasta la
fecha se han digitalizado un 11,89% del fondo americanista global del
AGI, AGS y AHN en total 5.399 legajos)
Gestión de los aspectos administrativos del Archivo (acreditación de
investigadores, estadísticas de investigación, servicio de reprografía,
control del movimiento de fondos, etc.)
Entre 1992 y 1996 el sistema se extendió a todos los archivos estatales.

Actualmente está implantado en un total de 52 archivos españoles tanto
956
públicos como privados, entre los que se encuentra el Archivo General
de Navarra.
La base de datos textual que se ha utilzado, utliiza como base las

consultas de los propios usuarios: descriptores expresamente elaborados
por los archiveros (términos o conjunto de términos que representaun
concepto que se encuentra en los documentos descritos); extructura
gerárquica del archivo y extructura que refleja el orígen y procedencia
de los docuemntos y signaturas para la localización física de la
documentación. Para el desarrollo de esta base de datos textual, el
Archivo de Indias utiliza un gestor de base de datos relacional.
Tratamiento de imágenes
Consiste en la digitalización de los documentos y su almacenamiento

por una parte, y su recuperación para la visualización en pantalla para la
consulta del usuario. La digitalziación ser realiza utilizando un escaner
o cámara. Se trata de un sistema de explotación formado por unos
dispositivos fotosensibles, que el recorrer todo el documento lo dividen
en una materia de puntos. Cada punto es examinado y codificado de
acuerdo a un nivel de gris. todo ello puede además ayudar a solventar
los problemas planteados por la antiguedad de los documentos:
manchas, tintas decoloradas, transparencia de tintas, etc.
Servicio de reproducción de documentos
El servicio de reproducción de documentos, órgano dependiente de la

Subdirección General de Archivos Estatales, tiene entre sus fines
preparar los planes de microfilmación y digitalziación. Sus funciones
son:
Garantizar la seguridad de la documentación histórica y bibliográfica

mediante los planes de microfilmación.
Edición de series documentales completas en microfilm.
Difusión de fondos reproducidos.
Su archivo de seguridad conserva 55 millones ded fotogramas de 275

archivos, bibliotecas e instituciones de España y del extranjero.
Destacamos:
Pergaminos y códices de la Edad Media

Manuscritos de la Biblioteca del Escorial
957
Documentación americanista: desde correspondencia virreinal, juicios
de Residencia, pasajeros a indias...
Inquisición en españa y américa
Fondos genealógicos noviliarios
catastro del Marques de la ensenada
Protocolos notariales centenarios
Guerra Civil
Mapas, planos del archivo General de indias y del Archivo general de
Simancas
Periódicos
inventarios y catálogos de archivos, agotados e inéditos.
Ediciones antiguas sobre medicina, arquitectura...
Los servicios que ofrecen son:
Reproducción de royos completos de microfilm

Consulta en sala y obtención de copias en papel
Información sobre fondos
Sistemas de control de Archivos Administrativos (S.C.A.A.)
Consiste en un sistema de control de los archivos administrativos, que

trata de organizar y controlar los documentos desde que se generan
hasta. Para ellos toma como elemento fundamental la serie documental.
AER. Archivos Estatales en Red
AER es un proyecto del ministerio de Cultura cuyo objetivo principal

es la difusión de los fondos documentales de los archivos estatales a
través de Internet, gracias a la digitalización de mas de 12 millones de
documentos. El acceso a esta información es público y gratuito.
El 9 de febrero de 200 tuvo lugar en el Archivo General de indias de

Sevilla la presentacón del Convenio de Colaboración entre el Ministerio
de Cultura y la fundación Ramón Areces y Telefónica para apalicar las
tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC) a la puesta en
red de los Archivos Históricos Estatales, el llamado proyecto AER
"Archivos Estatales en Red", pionero a nivel mundial en la aplicación
de estas nuevas tecnologías a la archivística. El acuerdo que se había
formado el 17 de diciembre de 1999, cuenta con un presupuesto de 300
millones de pesetas que serán aportados a partes iguales por las tres
entidades colaboradoras. El convenio supuso la creación de un portal
AER dirigido tanto al publico general como a los investigadores.
958
Los internautas nacionales e internacionales pueden acceder al servicio
centralizado de Archivos Estatales a través de una interfaz común que
ofrecerá información varadaÑ guías de fuentes documentales,
Bibliografía de archivos, boletín informativo de archivos estatales,
exposiciones en red, etc.
Los investigadores que desde la red consulten el sitio web del AER
podrán solicitar desde allí una nueva tarjeta Nacional de Investigador
(TNI) que les permitirá acceder a los diferentes servicios:
Consulta del catálogo global de los archivos concectados al AER con
posibilidad de recuperar la descripción de los documentos.
Recuperación de imágenes digitalizadas, con la opción de utilizar una
aplicación de tratamiento y mejora de la legibilidad de las mismas.
Telereserva de documentos.
Solicitud de reprografía o reproducciones de documentos y de envío de
copias impresas o en formato digital (CD-ROM).
Este proceso de Archivos Estatales en Red se apoyó también en las

tecnologías de intranet y contempla la interconexíonde los Archivos
estatales mediante enlaces de alta velocidad que proporcionarán la
posibilidad de que investigadores que se encuentren en uno de estos
archivos accedan a la consulta de catálogos y documentos digitalizados
de otro e incluso puedan obtener, en el momento copias impresas. En
una primera fase la conexión se establece solo entre el Archivo general
de indias y el archivo Histórico Nacional. En definitiva la
comunicación a través de Internet, va a suponer una interfaz web único
para usuarios, la interconexión de los archivos estatales, la
centralización de la información textual, un sistema de control de
usuarios y telepedido y la disposición de imágenes online.
Las ventajas que el Proyecto de archivos estatales en red ofrece a los

investigadores son evidentes. La posibilidad de realizar a través de
Internet búsquedas de documentación, solicitar reproducción de
documentos e incluso visualizar en pantalla aquellos que están
digitalizados, son tal vez la más atractiva. No conviene olvidar que el
proyecto de archivos estatales en red al igual que ocurriera en su
momento con el proyecto de informatización del Archivo General de
Indias, supone el establecimiento de unas bases tecnológicas que
permitirán ir mejorando con el tiempo la enorme potenciaonalidad que
ofrece el sistema informático principalmente mediante el incremento de
los instrumentos de descripción -que permita un progresivo
perfeccionamiento de la catalogación de los fondos- y el aumento del
archivo de imágenes digitalizadas. Este reto, al igual que la paulatina
959
incorporación a la red de todos los archivos estatales, quedó en manos
del ministerio de cultura una vez finalizada la inversión realizada por
las entidades privadas.
Exposición y visitas virtuales en Red
Estas muestas están elaboradas con los distintos materiales de los

archivos españoles, con ineteresantes temas como las Miniaturas
Españolas en los siglos XVI y XVII y la aventura humana en el
Mediterráneo. A través de las visitas virtuales podemos conocer tres
archivos: el Archivo General de Indias, El Archivo General de
Simancas y el Archivo de la Corona de Aragón. A través de estas
exposiciones, la documentación guardada, preservada, cobra valor para
el público más amplio que puede acercarse a ella y apreciar la
importancia de la conservación documental para la historia de cada
país.
Portal de Archivos de la administración local
El portal de Archivos de la Administración Local es un proyecto

promovido por un conjunto de ayuntamientos y diputaciones
provinciales que tiene como meta el crear una única vía de acceso a los
numerosos servicios y recursos de los que disponen sus archivos. Un
sistema global de búsqueda y recuperación que permitirá aumentar la
efectividad, proyección y conocimiento del patrimonio documental de
mayor singularidad, antigüedad, volumen y riqueza con el que cuenta
nuestro país.
Hasta el momento se han adherido al proyecto y forman parte d esu

comisión de trabajo, las siguientes entidades locales: Ayuntamientos de
Alcalá de Henares, Alcobendas, Argande del Rey, Barcelona, Coruña,
Córdoba, Madrid, Murcia, Lugo, Oviedo, Valladolid, Vila-real, las
diputaciones provinciales de Huelva y Valladolid y el servicio de
archivos del Gobierno de la Rioja. Una vez que se produzca el
lanzamiento del prototipo portal se ofrecerá su integración al resto de
municipios españoles, en particular a los más de quinientos grandes y
medianos ayuntamientos que cuentan con un archivo organizado y a los
servicios de archivo de las diputaciones provinciales.
Internet y las tecnologías d e las información y las comunicaciones,

permite planear servicios que superan la fragmentación de las fuentes
unificando el acceso y abordando el resto de dar satisfacción a un
publico masivo que no necesitará desplazarse, y al mismo tiempo
960
desarrollar políticas de preservación, restauración y conservación
compatibles con las crecientes demandas de acceso.
Obejtivos estratégicos:
Ofrecer al ciduadano y al usuario de la web, de cualquier parte del

mundo un portal de losa rhicos de las entidades locasl españolas que se
convierta en el punto de accedo al patrimonio documental de ciudades y
provincias.
Colaborar en la implantación de la e-administración en la
adminsitración local
Garantizar conforme a lo recogido en la cosntitución y en las leyes que
la desarrollan, el conocimiento y difusión del patrimonio de la
documentación local, asegurando un correcto acceso y uso de la
información contenida en el mismo.
Servir de plataforma común de las actuaciones dcomunicación y de
difusión de los archivos de las entidades locales en el acceso y
preservación del patrimonio documental local
Potenciar la producción y concentración de recursos para poder ofrecer
servicios de calidad al ciudadano, avanzando en el concepto de gestión
de la calidad
Coordinar los programas de difiusión y formación realizados desde los
archivos
Desarrollar y compartir los metodos estandar de descripción para
documentos de archivos ISAD (G) Dublin Core y EAD.
Creación de una red de base de datos a la que podrán acceder los
ciudadanos, en sus diferentes niveles, dando acceso a documenos
digitalizados y versiones electrónicas de documentos. Avaznar ahcia el
catalogo unificado de los archivos de la adminsitración local,
manteniendo cada adminsitración su propia base de datos.
Desarrollo de un meta buscador que permita acceder de forma selectica
a todoas y cada una de las bases de datos de distribuidas desde las
entidades locales
Definición y desarrollo deinterfaxces yy componentes de software
comunes y de facil manejo para interrogar, buscar y recuperar
descripciones de docuemtos contenidos en las bases de datos
Acceder a recuross de trabajo corportativo entre profesioanles
GEstionar cnjutnamente un calendario de eventos
Potenciar la participación y difusión de estudios de casos y mejores
prcácticas de gestión.
Fases del Proyecto
961
Constitución del grupo promotor de entidades locales (realzado)
Aprovación por parte de la FEMP de su participación en el desarrollo
del proyecto
Constitución, ene l seno de la FEMP de un grupo técnicpo de trabajo
para el desarrollo de contenidos, preparación del pliego de contratación
y seguimiento del proyecto.
Lanzamiento de un prototipo o maqueta funcional y operativa del portal
accesible desde la página de la FEMP
Difusión, promoción y b´squefa de financiaciíon del proyecto
Convocatoria de concurso para su desarrollo
Puesta en marcha del portal deArchivos de la Admisnitración local
DISEÑO Y FASES EN LA INFORMATIZACIÓN DE UN ARCHIVO
La automatización de un archivo noha de acometerse sin un análisis

previo del modelo de institución que pretendemos implantar. De lo
contrario nos podemos encontrar con la dilapidación de recursos
económicos y humanos en proceos de automatización mal planteado
que pueden resultar poco o nada práticos.
Hay que estudiar cuidadosamente todas las cuestiones relacionadas con
la viabilidad del proyecto o plan de informtización, en particular:
Análisis del proyecto por un quipo combinado de archiveros,

informáticos, otros analistas e investigadores, que intervendrán en la
difinición de objetivos que se pretenden alcanzar. Fundamentalmente,
optimizar las funciones y servicios del archivo, bien automatizando
algunas tareas, bien definiendo un tratamiento global de la institución y
sus fondos.
Es imprescindible definir con claidad las tareas que van a ser
automatizadas, delimitando sus prestaciones y clarificando las normas
aplicables.
Las más evidentes son aquellas que agilizan el tratamiento de amplios
datos homogéneos, como la confección de índices, listados y
descripciones, el control de fondos, el régimen de transferencias y
expurgos, el control de depósitos, las consultas…
En el caso de centros integrados en un sistema archivístico, es necesario
que éste funcione con regularidad, sobre todo en la delimitación de os
plazos de transferencia, procesos de selección y expurgo, condiciones
de acceso aplicables, etc.
Estudio de la viabilidad económica del proyecto, teniendo presentes los
recursos de que se va a disponer en el futuro.
a) El porceso de automarización de un archivo requiere una alta
inversión inicial, pero su viabilidad implica una renovación constante
962
de equipos y su mantenimiento. Si tenemos en cuenta estos gastos
corremos el riesgo de que el sistema quede obsoleto a los pocos años.
Del mismo modo, también hay que considerar los recursos humanos.
Aparte del número de persona de que se dispone para tareas
suplementarias, como la introducción de datos, hay que tener presente
el personal informático encargado del mantenimiento de los equipos y
el software. Además los archiveros han de familiarizarse con las
herramientas que van a utilizar, sus posibilidades y limitaciones,
ampliado su fomrmación al ritmo de los avances técnicos.
Una vez deteminada la conveniencia del proyecto, se procederá al
diseño del plan de trabajo, definiendo sus distintas fases y efectuando
un seguimiento del mismo por personal cualificado.
El diseño de las distintas prestaciones tiene como finalidad facilitar la
labor a los archiveros y usuarios, por ejemplo en la consulta y acceso a
los fondos, la descripción de los mismos o su indización, que ahora se
efectúarán a partir del sistema.
Es conveniente determinar las prestaciones más urgentes, como la
digitalización de documentos muy consultados, la automatización de
transferencias y expurgos, los isntrumentos de control y referencia, etc.
En cuanto sea posible deberemos poner en servicio aquellas
prestaciones que así lo permitan, sin que ello impida la continuación del
trabajo. De esta forma mostraremos las ventajas que justifican la puesta
en práctica del proyecto.
Podríamos considerar la culminación de la tarea cuando el sistema
diseñado esté en pleno funcionamiento. Ello no quiere decir que lo
consideremos algo definitivo, pues los avances técnicos implicarán una
revisión constante del sistema, adaptándolo a los cambios y mejorando
sus prestaciones.
SISTEMA INTEGRADOS PARA LA GESTIÓN DE ARCHIVOS
Albalá
Es una herramienta potente completa y fácil de manejar sumamente

flexible. Está diseñado para satisfacer las necesidades de todo tipo de
archivos individuales hasta sistemas archiv´siticos compuestos por
varias unidades cnetros en una red centralizada o distribuida. Su diseño
es modular pero una sola aplicación gestiona todas las funciones de un
centro Archv´sitico de manera completametne integrada e basa en la
norma ISAD (G) e ISSAR (CPF) Para la descripción archivística
Modulos funcionales:
963
Descripción de fondos yu creaciónde cuadros de clasificación
Consulta a través de cuadros de lcasificación, plantillas yy por texto
integro
Gestión documental (tranferencias, expurgo, movimeitnos,
eliminaciones, gesntion de espacios)
Gestión de ususarios, consultas préstamos reservas
Configuracion parametrización y administración del ssitema
Clara
Es un paquete de software integrado multimedia de getión de los

servicios de archivo, espresamente concevido en el respeto a las
nosrmas d le profesión y a los estándares informa´ticos
Permite realziar las siguientes funciones:
Descripción archivística de las unidades documentales con:

Descripción de fondos, subfondos, series, subseries...
Gestión de cuadros de clasificación
Descricpcion archivisítica respetando las normas
ISAD (G)
ISSAR -CPF
EAD (XML)
Gestión de calendarios de transferencias y conservación
Gestión de consultas en salas y prestamos
Gestión de ubicaciones físicas y de optimización de espacios
Integración total dela gestión electrónica y de documentos multimedia
Gestión de tesauros
seguimientos estadísticos de todas las operaciones
inventario
Potente gestión documental
Interface, Intranet e internet.
Archidoc
Constituye una solución completa para la problemática asociada a la

conservación y difusión del patrimonio bibliográfico y documental de
instituciones archivísticas. Su orientacíon primordical es garantizar el
acceso a la información mediante copias y descripciones informatizada,
lo que permite preservar los originales del deterioro. Al mismos tiempo
facilita las mútiples tareas a desarrollar por archiveros y usuarios.
Este tipo de programas funciona desde sistemas operativos
estandarizados, como las distintas versiones de windows, y ofrece sus
servicios a través de las inteconexiones de datos digitales.
964
Sus requerimientos técnicos nos son excesivos, pues se adapta a las
condiciones técnicas de las instituciones que lo aplican. Permite sus
instalación desde un sistema inicial con uno o varios ordenadores
conectados a una red interna, hasta grandes sistemas con decenas de
puestos de trabajo para usuarios y personal, del propio centro o desde
fuera del mismo, conectados a través de internet. cuanto mayor sea el
servicio, más necesaria será la presencia de personal cualificado para
aspectos técnicos, de ahí que los archivos como el AGI cuenten con un
departamento de informática para la gestión diaria de los equipos y
programas.
Como se ha dicho, la disponibilidad de los documentos ene le sistema
parte de su descripción informatizada o, incluso, su copia digitalizada,
permitiendo comprobar ambas. Es esencial considearar que para ambas
situaciones es imprescindible que el archivo esté organizado, de forma
que cada unidad descriptiva o imágen digitalzada esté asociada a un
documento perfectamente localizado e integrado en su nivel
correspondiente de la clasificación. La información se completa conlas
descripciones correspondientes a los distintos nivesles de clasificación.
Podemos estableces dos grupos funcionales, que constituyen los pilares
sobre los que se desarrollan todas las prestaciones del sistema: el acceso
a los fondos documentales y los servicios relacionados con los mismos.
El acceso a los fondos documentales puede efectuarse a partir d elos
cuadros de clasificación o mediante instrumentos de búsqueda.
El acceso primario se desarrolla de forma gerárquica y arborescente, a
partir de los cuadros de clasificación, permitiendo la conexión de cada
nivel con su inmediato superior e inferior.
Ello no invalida un acceso a los documentos de forma directa, a través
de su signatura, o mediante instrumentos de búsqueda, enlazando con
las fichas descriptivas correspondientes. Este sistema es esencial, pues
da una idea de la estructura de los fondos y permite la aplicación de la
normas ISAD (G) e ISSAR (CPF)
Estos programas incluyen instrumentos de referencia informatizados,
confeccionados a partir de índices de materias, descriptore, palabras
clave o fechas documentales. De esta forma facilitan la búsqueda y
desarrollan funciones específicas tales como su presentación a modo de
inventarios, tesauros o índices, aunque estas prestaciones se ejecutan
solo por el personal interno. Su acceso será a través de fichas de
consulta normalizadas, que permiten la delimitación cronológica,
geográfica o temática del espectro de búsqueda. además entre sus
prestaciones se incluye la conexión de los resultados obtenidos con las
unidades descriptivas correspondientes y su localización en el cuadro
de clasificación.
965
entre sus prestaciones se incluye el acceso a los documentos
digitalizados que estén integrados en el sistema. Este acceso compatible
con el desarrollo del cuadro de clasificación y los instrumentos de
búsqueda,incluirá las prestaciones lógicas del tratamiento de imágenes
digitales que, en este caso, permiten mejorar su lectura: la graducación
del color, contraste brillo, rotacioens y desplazamientos, ampliaciones y
reducciones e, incluso, tratamientos específicos definidos por el
programa (tintas variadas)
2. El resto de prestaciones o servicios ofrecidos por el programa están
orientados a la gestión de los documentos de usuarios. En un principio
se contaba con programas diferenciados, Archigest y ArchiDoc, aunque
actualmente forman parte de un único programa. Para ello es esencia
preservar determinadas prestaciones mediante un sistema de claves
personales que garantice un acceso individualizado al programa,
definido por las características de cada usuario o grupo de usuarios.
Así la labor descriptiva y de análisis documental permite acceder a

unidades descriptivas desde el cuadro de clasificación o los
instrumentos de búsqueda. Estas descripciones, susceptibles de
combinar con imágenes digitalizadas, impican una distinción de
usuarios, pues, mientras que los investigadores solo podrán consultar
unas y otras, el personal de archivo podrá intervenir en la elaboración
de las descripciones.
Del mismo modo, el acceso a los documentos originales podrá ser
reguado por normas similares, estableciendose condiciones y períodos
de consulta en función de los criterios anteriormente definidos.
La gestión de estas prestaciones implica el diseño de unas entradas
individuales que, a modoo de fichas personales, definan las condiciones
establecidas para cada usuario de sistema. Además, estas fichas
facilitarásn la descrecionalidad y, sobre todo, el control personalizado
de las consultas, pues las peticiones se han de hacer desde estas
entradas.
Además el programa incluirá otros servicios como la reproducción en
papel de unidades descriptivas, imágenes o la solicitud de copias en
otro formato (fotocopias, microfilm).
Debido a que el espacio de almacenamiento informático necesario para
las imágenes digitalizadas es muy amplio, se suelen utilizar soportes
externos adecuados para tales funciones,incluyendo un sistema que
canalice las solicitudes de consulta de imágenes a las unidades de
almacenaje, permitiendo su reproducción.
Aunque puede utilizarse CD-ROM´s, de los que se pueden obtener
copias de seguridad, para la consulta son mas eficientes los soportes
966
magnéticos de mayor capacidad, que permiten el acceso automático a
las imágenes.
En el caso de ArchiDOC, el programa incluye medios para digitlizar
imágenes y su inserción en estructura jerárquica del fondo. Para ello es
necesaria su conexión con sistemas de captura y su almacenamiento en
formatos compatibles con el programa.
PRINCPALES APLICACIONES DE LAS TIC.
Atención al usuario
La atención al usuario es uno de los campos más frecuentes en la

aplicación de las nuevas tecnologías, pues agiliza los servicios y
prestaciones que se le ofrecen y otorga al archivo una imagen de
modernidad. La socudad conoce en mayor profundidad las
posibilidades de las nuevas tecnologías de la información. La rapidez y
calidad de muchos de los servicios prestados por distintos archivos
nacionales y extranjeros es´ta modificando los hábitos de los usuarios,
que esperan respuestas más ágiles.
Esto es perticularmente notable en el ámbito comercial, donde las
empresas consideran algo esencial la existencia de servivios ágiles,
eficaces y competitivos, tanto para el trámite y la gestión de sus
documentos como para el acceso a la información contenida en sus
archivos. A nivel privado y empresarial un manejo de información
eficiente puede marcar la diferencia entre la ventaja producida sobre la
competencia y la pérdida de mercados.
Los archivos han de adaptarse a las necesidades e intereses de sus
usuarios, ofreciéndoles un servicio lo más completo posible, incidiendo
en:
Gestión documental, en aquellos archivos administrativos e
intermedios, facilitantdo la producción y gestión de documentos y
expedientes.
Herramientas para acceder o solicitar los distintos servicios, como
consultas, préstamos, instrumentos de referencia, etc.
Referencias descriptivas informatizadas, con posibilidad de enlace con
imágenes digitalizadas.
Servicio de reprografía asociado a las imágenes digitalizadas e
intrumentos de descripción publicados.
Conexiones a redes telemáticas de comunicación, en la que se pueden
integrar parte o la totalidad de los servicios prestados por el archivo.
Es importante, además, crear una estrategia de divulgación que permita

al ausuario conocer las representaciones que hayan sido incorporadas a
967
los sercivos del archivo, en particular facilitándole el acceso a los
instrumentos de referencia.
Gestión
Una de las ventajas ofertadas por las nuevas tecnoogías es la

posibilidad de efectuar un control integral de la documentación desde el
momento mismo de sus realización o recepción en el sistema
archivístico. Los programas informáticos integrales intervienen en el
registro del documento, control de su trámite y ciclo vital, su
clasificación, control de transferencias, expurgos, intalación en los
depósitos, etc. La gestión informatizada de los documentos requiere la
normalización de todos los procesos, desde su producción hasta su
archivado.
Autores como A. Heredia Herrera mantenían en los 80 cierta
diferenciación en la aplicación de la informática según se tratase de
fondos documentales de carácter administrativo o histórico.
Consideraban que la ingente producción documental, los procesos
vinculados a este tipo de fondos y la irrupción de los documentos
electrónicos hacían más apremiante la puesta en marcha de programas
en los archicos administrativos.
Sin embargo ya henos expresado que durante los últimos años se ha
producido un incremento de las prestaciones informáticas y un
simultáneo abaratamiento de sus costes. El desarrollo de las TIC y su
aplicación a todos los campos de la gestión aconsejan una actitud global
con respecto al hecho archivístico. Esto sí, elaborando planes de
actuación que atiendan las necesidades y peculiaridades de la
documentación.
Los sistemas de gestión integral de documentos y archivos conprenden
todo un organismo o inttución han de abarcar desde el registro hasta el
archivo definitivo.
Intervención en la gestión electrónica de los documentos en las
oficinas, concebida para el desarrollo de todas las actividades
administrativas, desde la entrada automatizada de documentos al
proceso de tramitación y su posterior envío al archivo.
Ello implica la conexión de las oficinas productoras con el sistema de
clasificación de los fondos, para que los tipos documentales se integren
desde un principio en el mismo, informándose sobre los plazos de
conservación y transferencia.
Intervienen en la gestión del sistema de archivo, mediante la
automatización de todos los procesos.
Incluso se pueden diseñar procesos informátivos para que a partir de
una fecha dada todas las actuaciones se efectuen a través de la gestión
968
electrónica, permitiendo en tdo momento la confección, captura y
recuperación de documentos.
Respecto a la consulta de documentos históricos, los sistemas pueden
incorporar el acceso a imágenes digitalizadas o los procedimientos para
acceder a los originales, ya sea para su consulta o para habilitar un
servicio de préstamo interno.
Digitalización de originales y su reprografía.
Otra de las ventajas aportadas por las nuevas tecnologías es la

posibilidad de efectuar copias digitalizadas de los documentos. Estas
reproducciones permiten la conservación de los originales, al tiempo
que facilitan el servicio de reprografía, al ofrecer una forma sencilla por
la que obtener reproducciones de calidad. Asímismo, la versatilidad de
las nuevas tecnologías permite su difusión a través de los medios
telemáticos, como ocurre con internet.
A diferencia de otros métodos, la imagene digital no pierde calidad en
suscesivas reproducciones y permite su manipulación para mejorar su
visibilidad y lectura.
Un ejemplo destacada lo ofrecen los proyectos de digitalización de
fondos históricos llevadoa a cabo desde la Subdirección de los
Archivos Estatales, lo que ha facilitado la conservación de los
originales y ha posibilitado la difusión de copias digitalizadas a través
de las telecomunicaciones, como evidencia el Portal de los Archivos
Españoles, página web del Ministerio de Cultura.
No obstante, ello implica que quedan a expensas de su manipulación
incontrolada, sobre todo si no se establecen garantías para evitar un
aobtención y uso fraudulento. En este sentido, son varias la iniciativas
institucionales y legislativas para identificar la procedencia de las
imágenes, proteger sus datos y garantizar , en su caso, los derechos de
autor, al igual que ocurre con los documentos electrónicos en general.
Otro de los aspectos negativos es su dependencia del hardware y
software compatibles, lo que puede originar problemas de
accesibilidad, tanto por fallo ocasional o definitivo de los equipos
informáticos como por quedar obsoletos. Asimismo, al tratarse de
imágenes digitales es necesario que su formato sea compatible y no
quede anticuado, pues de los contrario no podrán ser recuperadas. En
este sentido han cobrado fuerza las tecnologías dedicadas al tratamiento
digital de imágenes que, combinadas con el desarrollo del disco óptico
como soporte de almacenamiento, han permitido avences considerables.
Así lo muestra el proceso de digitalización de fondos históricos,
fundamentalmente a partir de la implantación universal de los formatos
CD, DVD y Blue Ray, con capacidad para almacenar cientos de miles
969
de páginas en un solo disco. Sin embargo, su condición de soportes
externos limita las prestaciones del sistema, de ahí que queden como
copias de seguridad mientras se utilizan nuevos soportes magnéticos, de
mucha mayor capacidad, para las consultas de las imágenes
digitalizadas.
Innovaciones en la descripción archivística.
La innovación de las labores de descripción ha facilitado el trabajo

archivístico y la difusión de la información, al permitir el acceso online
a cuadros de clasificación y la descripción de fondos secciones, series y
documentos. Asimismo, una de las presentaciones de las nuevas
tecnologías es la posibilidad de confeccionar instrumentos de
referencias más ágiles y completos, susceptibles de ser convinados con
otras presentaciones, como el control de consultas o la visualización de
las copias digitalizadas.
Es innegable que las nuevas tecnologías han supuesto un adelanto
considerable paro los instrumentos de descripción, como lo demuestran
las bases de datos informatizadas y disponibles en linea. Además, ello
ha impulsado la normalización internacional en materia archivística,
reglamentación estrechamente vinculada a los procesos informáticos,
tanto por sus características propias como por su adecuación a los
sistemas de intercambio de información. El resultado ha sido la norma
ISAD (G) y otras normas posteriores para regular y estandarizar las
referencias descriptivas, a´si como la definición de los requisitos
técnicos que han de cumplir de cara a su intercambio telemático, lo que
ha quedado plasmado en la EAD.
Influencia en la Archivística desde una perspectiva teórica.
Los nuevos medios de producción documental, los soportes sugeridos

de los avances técnológicos y las modifiaciones en el almacenamiento,
utilización y difusión de la información abren nuevos retos. En ellos las
TIC se convierten en un herramienta imprescindible no solo para tener
acceso a la información que contienen, sino para comprender su misma
idiosincrasia.
Las TIC han dejado de ser un mera herramienta con que facilita rel
trabajopara convertirse en una parte más del quehacer cotidiano y, en
particular, de los ámbitos e acción de la archivística. En su entorno los
documentos son creados, utilizados y, una vez seleccionados,
concervados de forma definitiva. Todo ello genera nuevas perspectivas
y necesidades, sobre todo ante el surgimiento de los llamados
970
documentos electrónicos y la revisión de los principios archivísticos
más esenciales.
Aunque este aspecto ya ha sido abordado en el tema 1, no está de más
incidir en la relevancia que han adquirido conceptos como la evidencia
de los documentos con respecto a las acciones de que son resultados y
el record continuum, que ésta generando un replanteamiento del ciclo
vital de los documentos.
El intercambio electrónico de datos impoen, a su vez, el desarrollo de
una normalización terminológica y técnica a nivel internacional. La
comunicación entre los archiveros crece día a día, avivada por la
ventajas ofertadas por las nuevas técnologías y, en concreto, por la
redes de comunicación telemática, fomentando el intercambio de
información documental y el diálogo científico. Todo ello ha reavivado
la necesidad homogeneizar criterios.
Una muesta de esta tendencia normalizadora y su relación con las
nuevas tecnologías es el Diccionario de Terminología Archivística,
auspiciado por el CIA y publicado en España por el Ministerio de
Cultura, que ha incopororado muchos vocablos informáticos. De
hecjho, aspectos como la informatización de la descripción, la gestión
de documentos o su difusión a través de las redes telemáticas de
comunicación no hubieran sido posibles sin una labor previa
normalzadora. En este sentido, la misma aplicación de la norma ISAD
(G), que poco se va abiendo camino, está directamente relacionada con
las TIC.
Nuevos planteamientos de la teória archivística ante el impacto de las

TIC
Tal y como se ha expresado, las TIC han influido de tal manera en la

archivística que han trancendido de ser una herramienta de trabajo para
convertirse en un campo de reflexión teórico y de ejercicio práctico.
PARES archivos estatales en red
El Portal de Archivos Españoles es un proyecto del Ministerio de

Educación, Cultura y Deporte destinado a la difusión en Internet del
Patrimonio Histórico Documental Español conservado en su red de
centros.
971
DOCUMENTOS HIPERMEDIA Y REDES TELEMATICAS DE

COMUNICACIÓN
LAS REDES TELEMATICAS DE COMUNICACIÓN
Las redes telemáticas de comunicación aprovechan los avances de las

telecomunicaciones y la informática y facilitan el intercambio de
información entre ordenadores y usuarios a través de las
telecomunicaciones. De ahí que algunos autores prefieran incidir en
esta finalidad y hablen de redes de intercambio de información. En
cualquier caso, se han convertido en una herramienta esencial para la
difusión de la información documental, aspecto al que hay que añadir la
propia problemática relacionada con su producción, gestión y
conservación.
Internet, red de comunicación interna de ordenadores de una

institución. Al comunicar los ordenadores de un edificio se suele usar el
cableado como medio de conexión (LAN), aunque si adquiere carácter
institucional y comunica centros y edificios aporvecha las
telecomunicaciones y constituye una red de trabajo específica o WAN
(Wide Area Network).
Muchas WAN son construidas por y para una organización o empresa
particular, son de uso privado, aunque otras son contruidas por los
proveedores de Internet (ISP) para proveer de conexión a sus clientes.
Una intranet permite la ejecución de programas y el desarrollo de
actividades desde los distintos puestos de trabajo, así como
proporcionar un medio seguro para ofrecer contenidos diversos.
Es el sistema ideal para el funcionamiento interno de las instituciones
archivísticas, pues a través del mismo se pueden desarrollar los
programas de gestión integral, bases de datos documentales, etc. La
exclusión de comunicaciones con el exterior evita los accesos
incontrolados y garantiza una correcta gestión de la información
confidencial, al mismo tiempo que facilita el funcionamiento técnico de
tales servicios.
Extranet, que permite la comunicación entre vsarias instituciones u
organismos. Está pensada para diversos organismos pertenecientes a
una única administración pública, empresas multinacionales, etc. Y
suele utilizar una WAN.
972
Es un paso más hacia la comunicación no restingida y suele combinarse
con el acceso controlado a diversos contenidos informativos o bases de
datos externas, normalmente previo acuerdo contractual. Este sistema
es útil para medios de comunicación y agrupacioens empresariales, lo
que facilita el trabajo entre sus diversas sedes, empresas asociadas, etc.,
ampliando sus servicios con el acceso a otras conexiones, como bases
de datos internacionales, contros de documentación, etc.
Internet, red de comunicación universal. Internet está constituida por la
combinación de todos los documentos hipermedias alojados en sus
respectivos ordenadores e interconectados por sus correspondientes
enlaces o hipervínculos, aunque también existen documentos web que
sustentan su información en diversos ordenadores interconectados.
Esta red es lo que se denomina Worl Wide Web (WWW), témino que
tmabién designa a un consorcio internacional que desarrolla estándaras
para internet
La conexión a internet no impide que se desarrollen sistemas de control
e incluso la limitación de la libre circulación, omo ocurre en algunos
países totalitarios (China).
Desde el punto de vista archivístico las redes telemáticas de

comunicación jan potenciado el desarrollo de los documentos
hipermedia, instrumento principal por el que se presenta y estrucura la
información en internet. Al incorporar en su etiqueta su ubicación en
Internet mediante las siglas correspondientes a la World Wide Web
(WWW), también se les conoce como páginas o portales web y, al
ubicarse conceptualmente en un ámbito ajeno al espacio, sostenido por
miles de servidores web, también se les conoce como documentos
virtuales.
Se ubican en los servidores web, programas diseñados para transferir
documentos hipermedia y todo tipo de contenidos en lenguaje HTML.
Se ejecutan continuamente en un ordenador a la espera de que
contacten los usuarios de internet, y en ese momento responde mediante
un portal o directorio específico a través de los navegadores. Los
navegadores web son, a su vez, las aplicaciones de un software que
permite al usuario recuperar y visualizar documentos desde servidores
web de todo el mundo, a través de internet.
Así pues, un documento hipermedia puede ser, a su vez, la presentación
específica de un servidor web, que lo proyecta a internet.
Los documentos hipermedia y su problemática
Su carácter interactivo y, de otro lado, la posibilidad de sufrir

modificaciones, determinan una de sus características principales, tal
973
como expone J. Tramullas (2002): la variabilidad de su organización,
estructura, contenido, presentación e incluso ubicación virtual.
Variabilidad de organización y estructura: un documento web puede
verse modificado y reestructurado en más o menos nodos, sin perder
por ello su contenido informativo esencial.
Variabilidad de su formato y presentación: aún preservando su
contenido informativo y estructura, pueden verse modificados en su
presentación de cara al usuario (colores, tipos de letra, gráficos, etc.)
Varibilidad de su contenido: es difícil marcar el límite entre la
actualización e incremento de la información y la confección de un
nuevo documento, aunque lo más frecuente es que nos encontremos
don documentos que son continuamente actualizados, incorporando
nuevos datos o eliminando aquellos que se consideran anticuados o
superfluos.
Variabilidad en sus limites temporales: todas estas características
originan una continua modificación que supone un problema de cada a
la delimitación de las características definitvas de un documento. En
muchos casos, tal fijación puede derivarse de su caducidad, pues es
entonces cuando dejan de ser modificados. Para evitar tal ambieguedad
es imprescindibel marcar unos límites cronológicos a la vigencia de la
información y las carácterísticas del documento web.
Variedad de ubicación virtual: la necesidad de contar con un servidor
origina a veces cambios de dirección, sin alterar por ello las
características del documento.
Con independencia de estas características generales a los documentos
hipermedia, hay que distintiguir diversos tipos de función de la
información que aportan y los servicios interactivos que ofrecen. De
hecho, han abierto un debate teórico al respecto de qué se considera
documento de archivo en el ámbito de internet, pues muchas páginas
web son meros portales que ofrecen servicios y enlaces más que reflejo
escrito de una actividad concreta. Además, algunos plantean
dificultades a la hora de preservar su estructura lógica, pues a veces sus
elementos se encuentran dispersos y solo adquieren corporeiddad
documental en el momento de su visualización.
Tipología
Podrían establecerse distintas tipoligías desde un punto de vista técnico

o telemático. De hecho, un documento hipermedia no ha de ser
necesariamente un documento web, que también suele denominarse
pégina web, pues tambien puede ubicarse en un hardware aislado y
ejecutarse desde un software específico. En todo caso, la transferencia
974
de los documentos hipermedia viene dada por sus uso y difusión a
través de las telecomunicaciones.
Desde un punto genérico pueden distinguirse con facilidad:
Documentos o páginas web, normalmente hipertextuales, que
condensan la mayor parte de la información que de desee incluir con
independencia de incorporar enlaces a otros documentos. En función
del lenguaje de marcado utilizado y de la forma de presentar la
información pueden ser más o menos dinámicas y complejas.
Los directorios o sitios web incorporan un información inicial e
introducen, facilitando un enlace a otros documentos, bien por reflejar
el organigrama interno de una institución, bien por constituir un acceso
primario a distintos puntos de información especializada, aunque es
frecuente que se combinen ambos servicios.
Los potales web dan acceso a una serie de recursos y de servicios, entre
los que suelen encontrarse buscadores, foros, documentos, aplicaciones,
compra electrónica, erc. Principalmente están dirigidos a resolver
necesidades específicas de un grupo de personas o de acceso a la
información y servicios de una institución pública o privada. Éste es el
caso de los catálogos on-line de bibliotecas y centros de investigación o
de los portales que ofrecen el acceso a descipciones archivísticas, como
el Portal de Archivos Españoles (PARES).
Utilidad de los documentos hipermedia
Hasta ahora se ha enfocado el análisis de las redes telemáticas de

comuniación y de los documentos hipermedia desde el punto de vista
técnico y de gestión, aunque queda otra faceta fundamental: la utiliadad
que pueden aportar a los servicios que prestan las instituciones
archivísticas. Desde esta perspectiva, se convierten en una herramientoa
esencial para la difusión e intercambio de la información documental.
La confección de documentos hipermedia y el acceso desde los mismos
a bases de datos descriptivas obliga a las instituciones archivísticas a
considerar el funcionamiento de los motores de búsqueda y la
estrucutra de los documentos que van a estar accesibles a través de
internet, pues de ello dependerá una correcta difusión de la información
contenida en tales documentos.
Al igual que una ficha catalográfica sin índices no será tenida en cuenta
en un índice general de un fondo documental, un documento
hipermedia cuya información no esté bien estructurada e identificada,
un documento hipermedia cuya información no está bien estruturada e
identificada desde la perspectiva informática y de las
telecomunicaciones se puede perder entre los millones de páginas web.
975
El desarrollo de URL (uniform Resource Locator) ha permitido la
asignación de una cadena de caracteres con la cual se asignará una
dirección única a cada uno de los recursos de información disponibles
en la Internet. Mediante este identificador se permite la locacilización
automática del documento hipermedia, de ahí que incorpore datos sobre
el protocolo o lenguaje de comunicación, el hardware empleado, el
directorio donde se encuentra y el nombre del documento:
URL (uniform resource locator),
Un localizador de recursos uniforme, más comúnmente
denominado URL, es una secuencia de caracteres, de acuerdo a un
formato modélico y estándar, que se usa para nombrar recursos
en Internet para su localización o identificación, como por ejemplo
documentos textuales, imágenes, vídeos, presentaciones digitales, etc.
Los localizadores uniformes de recursos fueron una innovación en la
historia de la Internet. Fueron usadas por primera vez por Tim Berners-
Lee en 1991, para permitir a los autores de documentos establecer
hiperenlaces en la World Wide Web. Desde 1994, en los estándares de
la Internet, el concepto de URL ha sido incorporado dentro del más
general de URI (Uniform Resource Identifier, en español identificador
uniforme de recurso), pero el término URL aún se utiliza ampliamente
para que los usuarios que entren en ella tengan una buena visión para
ellos.
Aunque nunca fueron mencionadas como tal en ningún estándar, mucha
gente cree que las iniciales URL significan universal resource
locator (localizador universal de recursos). Esta interpretación puede
ser debida al hecho de que, aunque la U en URL siempre ha significado
"uniforme", la U de URI significó en un principio "universal", antes de
la publicación del AFC 2396.
El URL es la cadena de caracteres con la cual se asigna una dirección
única a cada uno de los recursos de información disponibles en
la Internet. Existe un URL único para cada página de cada uno de los
documentos de la World Wide Web, para todos los elementos de
Gopher y todos los grupos de debate USENET, y así sucesivamente. En
los sistemas operativos hay varias formas de ponerle diferente nombre a
los objetos (alias, redirecciones, puntos de montajes,enlaces, DNS - yo
puedo poner en el DNS que los nombres
mail,correo,email,mensajero,etc sean de la misma máquina).
El URL de un recurso de información es su dirección en Internet, la
cual permite que el navegador la encuentre y la muestre de forma
adecuada. Por ello el URL combina el nombre del ordenador que
proporciona la información, el directorio donde se encuentra, el nombre
del archivo, y el protocolo a usar para recuperar los datos para que no
976
se pierda alguna información sobre dicho factor que se emplea para el
trabajo.
En ocasiones resulta eficiente la organización de la información en
distintos niveles, de forma que sólo algunos sean los incorporados
como identificadores del documento hipermedia.
Una forma eficiente es la conexión del documento a una base de datos
propia, de forma que la información inicial que aporte el documento sea
de topo hipertextual y estructurada en una o varias pantallas de forma
jerárquica. Advierte, por tanto, la condición de portal web.
Un segundo nivel vendrá dado por los contenidos informativos que
deseen ofrecerese al usuario especializado, accesibles por la base de
datos o mediante una herramienta de búsqueda interna, pero sin que
sean recuperados directamente desde los buscadores de Internet. Éste es
el sentido de servicio como el Portal de Archivos Españoles (PARES) o
las páginas web de muchas bibliotecas, con acceso online a sus
catálogos.
La mayoría de los buscadores de internet actúan sobre el contenido
informativo de los documentos sobre las etiquetas o metadatos que
informan sobre los mismos. Esto hace que en muchos casos se
produzca cierta confusión, de ahí que se tienda a reducir las búsquedas
a los metadatos. Un correcto uso de los mismos es la mejor solución
para una adecuada identificación del documento hipermedia.
Una de las porpuestas para solucionar las búsquedas sobre el texto

completo es definir a priori los metadatos sobre los que actuan los
procesos de indización automática y búqueda, proceso simultáneo a la
creación del documento.
Se evita la extracción de palabras clave sobre el documento ya
realizado. Ello permite un serie de ventajas a la hora de la búsqueda y
recuperación del texto:
Sintetizan el contenido informativo del documento.
Facilitan la descripción de recursos no textuales (aundio, software,
imágenes, video, etc) lo que supone una diferencia importante con
respecto a la indización dirigida sólo al texto.
Todo ello conlleva una ventaja comparativa en la recuperación, frente a
los que buscan sobre el texto completo.
Hay que considerar los tipos de herramienta de búsqueda, pues serán el
medio por el que muchos usuarios conecten con el documento
hipermedia que hemos ubicado en Internet a través de un servidor.
Algunos mototes o herramientas de búsqueda trabajan con listados o
directorios elaborados por el administrador de la herramienta,
normalmente por materias, con independencia de que ofrezcan un
977
enlace a una base de datos que incorpore todos los documentos
integrados en la herramienta.
En estos casos conviene identificar correctamente a la institución autora
y gestora de una web puede ser crucial en su localización por parte de
los posibles usuarios.
Algo tan sencillo como identificar correctamente a la institución autora
y gestora de un web puede ser crucial en su localización por parte de
los posibles usuarios.
Actualmente predominan los motores de búsqueda automaticos, que
general bases de datos a partir de índeces y ficheros cruzados, que
restrean internet para localizar los términos que hay introducido el
usuario en el interfaz correspondiente. Éste es el mecanismo utilizado
por Google.
Existen motores de búsqueda incorporados a servidores web y otros que
tan solo conectan las consultas del usuario a motores de búsqueda
ajenos al servidor. Pueden, asimismo, proyectar la consulta a distintas
herramientas de búsqueda de forma simultánea.
RECURSOS ARCHIVISTICOS EN INTERNET
Las telecomunicaciones y, en particular, Internet, ofrecen múltiples

oportunidades a las labores archivísticas, tanto desde una perspectiva
profesional y científica como desde el tratamiento y difusión de los
fondos documentales. En este ámbito también se ha ido a remolque de
otras disciplinas, como la biblioteconomía y documentación, aunque tal
retraso ya ha sido superado.
No vamos a incidir en la importancia de las tecnologías de la
información y las comunicaciones, algo ya abordamos con
anterioridad, por lo que nos centraremos en las ventajas aportadas por
los documentos hipermedia y las redes telemáticas de comunicación.
Las posibilidades que brinda internet son:
Facilitar la interconexión de distintos organismos, permitiendo el
trabajo conjunto con independencia del lugar físico en que se
encuentren. En este sentido, las intranets locales han sido
progersivamente suplantadas por las intranets conectadas a través de
internet, en lo que se denomina una WAN.
Son muchos los trabajos a realizar por los distintos centros
pertenecientes a una misma administración, aunque aspectos como el
intercambio de información y el trabajo conjunto en tareas como la
gestión o la descripción necesitan de una previa normalización de los
procesos y recursos disponibles.
978
Así lo evidencian el desarrollo de los Sistemas normalizados de
intercambio de información y la normalización de la descripción
archivística.
Ofrecer amplias posibilidades a la difusión de los fondos documentales,
tanto desde la elaboración de instrumentos de descripción mediante
documentos hipermedia como desde la realización de otras actividades,
como exposiciones virutales.
La realización de portales web que faciliten el acceso a la descripción y
las imágenes digitalizadas de los fondos documentales ha sido una de
las principales aportaciones de las telecomunicaciones a la labor de los
archiveros, como evidencia el Portal de Archivos Españoles (PARES).
Sin embargo, otra de las aportaciones ha sido la posibilidad de ofrecer
amplia información sobre las instituciones archivísticas y la realización
de exposiciones virtuales con fondos digitalizados, ampliando aún más
la difusión del patrimonio documental.
Incrementar los servicios ofertados por la institución, al incorporar la
conexión vitual con usuarios a distancia. En este sentido, servicios
como la información de referencia, la solicitud y reserva de documentos
para su consulta o la reprografía han adquirido mucha importancia.
Los correos electrónicos y otros medios de contacto a través de las
telecomunicaciones han facilitado el acceso de los usuarios, no sólo por
agilizar sus consultas y requerimientos y ampliar la oferta de servicios
sino por incorporar medios que acercan los archivos al usuario no
especificado.
Asimismo, la posibilidades ofrecidas por un contacto telemático y su
combinación con la consulta de instrumentos de descripción
informatizados e imágenes digitalizadas ha reducido la necesidad de
acudir a los centros que custodian la documentación. Aunque el correo
postal ya ofrecía esta posibilidad, es indudale que las nuevas
tecnologías facilitan la investigación a distancia y hoy son muchos los
usuarios qu contactan con los archivos para solicitar reporducciones
tras la previa consulta de los instrumentos puestos a su disposición en
Internet.
Además son muchos los recursos ofrecidos a través de internet. En este
sentido las telecomunicaciones han supuesto una revolución científica y
profesional. Son mucha sla instituciones que incorporan distintos
recursos documentales a disposición de sus usuarios (documentos,
bases de datos, softwares específicos ejecutados on-line, etc.) y los
avances tecnológicos permiten el diálogo (correos electrónicos,
videoconferencias, fondos de debate, etc.)
Sin embargo, debemos ser conscientes e que las telecomunicaciones
también tienen inconvenientes. De un lado, las especificidades de cada
centro o de cada fondo documental exigen una labor de normalización,
979
de un lado, y de difusión, del otro, supliendo así el contacto directo a
que antes estaban acostumbrados los investigadores.
Además las nuevas tecnologías exigen una formación mínima para
poder utilizarlas y comprenderlas y obligan a las instituciones a destinar
partidas presupuestarias considerables para la adquisición, actualización
y el mantenimiento de los medios apropiados (máquinas, material
formativo, servicios de mantenimieno, etc.)
Conviene analizar las características y peculiaridades de los distintos
recursos que ofrecen las instituciones archivísticas conectadas a
internet, que normalmente disponen de una página, portal o directorio
de inicio que combina el formato hipertextual con distintos enlacez,
además de incorporar distintas posibilidades de consulta y contacto por
parte del usuario.
Directorios de motores de búsqueda más o menos genéricos.
Ofrecen una relación de enlacez con otros portales y, en caso de

incorporar abundantes datos, la opción de efectuar búsquedas sobre
estas materias. Podemos citar algunos casos especialmente diseñados
para la redirección del usuario a distintos archivos y portales
especíalizados:
Así ocurre con el Archival Internet Resourses, que incluye referencias y
enlaces a distintas instituciones, centros de investigación, asociaciones
profesionales y eventos de la comunidad archivística.
UNESCO Archival Portal, con gran cantidad de contenidos
archivísticos de todo el mundo, aunque fundamentalmente de Europa y
América.
La European Archival Network es un directorio auspiciado y
organizado por el CIA y gestionado por los Archivos Federales de
Suiza.
Ancora, directorio de archivos y recursos archivísticos.
Archiespa, centrada en el ámbito español.
Contenido de las páginas y portales web de archivos.
Dado que la mayoría de los directorios y páginas web de instituciones

archivísticas disponen de contenidos similares, procederemos a una
sistematización de tales contenidos y citaremos algunos casos
significativos, con independencia de que posteriormente analicemos
algunos directorios específicos:
Información general sobre la institución (ubicación, adscripción
institucional, servicios generales ofertados, etc.)
980
Si se trata de un directorio que incorpore y gestione datos sobre
distintos centros, permite el acceso a una página o nuevo documento
hipermedia sobre cada centro. En estos casos la información disponible
en el directorio de inicio suele ser de carácter genérico, reservado a las
páginas de los distintos centros la información particular sobre los
mismos, aunque desarrollando una misma estructura.
Un buen ejemplo lo tenemos en el directorio de los Archivos
Nacionales franceses o ne la web de la Subdirección de los Archivos
Estatales y sus enlaces a los distintos archivos que dependen de ella.
La Asociación de Archivos de la Iglesia en España dispone de una web
con información sobre los distintos centros eclesiásticos, las actividades
de la asociación, acceso a sus publicaciones, opciones de contacto y
enlaces con otras páginas y directorios web especializados.
Otros ejemplos son las webs del Ministerio de Defensa o de los
sistemas archivísticos de las distintas Comunidades Autónomas.
Servicio de contacto y consulta, bien mediante correo electrónico o

utlizando sistemas más complejos, como software de atención al
cliente.
Este último es el caso del Servicio de Contacto CRM que ha
incorporado recientemente el Ministerio de Cultura.
Pueden incorporarse el acceso a servicios de reprografía, sobre todo su
ofrecemos información sobre los fondos documentales que custodian.
En este último caso suelen adjuntarse información de precios y
solicitudes, sobre todo en el caso de las peticiones que incluyen su
posterior publicación o exhibición, y son muchos los centros que
incorporan una completa Carta de Servicios, como ocurre con las
páginas de los archivos estatales.
Información descriptiva sobre los fondos documentales de cad centro.
Los más frecuente es una información general combindad con la
consulta de los cuadros de clasificación.
Información sobre fodos cartográficos, fotográficos, bibliográficos,
incluso con herramientas de consulta y búsqueda, aunque en este último
cado suelen correponder a directorios de grandes instituciones que
custodian distintos tipos de fondos.
La biblioteca del Congreso de los Estados Unidos (Library of
Congress) es un caso paradigmático. Como institución que custodia los
fondos documentales y bibliográficos y colecciones de todo tipo, ofrece
a modo de portal, enlace con catálogos específicos a través de la
consulta de bases de datos.
El Ministerio de Cultura ofrece la consulta del Catálogo colectivo de las
bibliotecas de los Archivos Estatales y el CIDA, así como enlace con
algunas bases de datos.
981
Acceso a distintas actividades ligadas a la difusión (exposiciones
virtuales, información sobre eventos culturales y científicos, etc.)
De nuevo podemos citar los casos de la Subdirección de los Archivos
Estatales, el Public Record Office británico, los Archives Nationales
franceses, o la Library of Congress norteamericana, que incorporan
exposiciones vituales confeccionadas con documentos de fondos o
colecciones propias o procedentes de diverasas instituciones.
Algunas instituciones amplian su oferta cultural con muchas y variadas
actividades, como congresos, ciclos de conferencias, conciertos
musicales, etc. De lo cual dejan cumplida información en sus páginas
web.
Destacan asimismo las actividades de carácter didactico. Un ejemplo lo
tenemos en los National Archives británicos, que incorpora una página
específica para la docencia, con información y recursos orientados a
distintos niveles educativos, con ejemplos documentales, orientados
sobre investigaciones específicas o unidades didácticas. Tambíen
podemos citar los recursos ofrecidos por los Archives Nationales
franceses, la Library of Congress de los EEUU L’Ecole de Chartes
francesa y la Archivschule de Marrburg en Alemania.
Algunos incorporan recursos archivísticos y documentales, tanto desde
la difusión y descripción de los fondos como desde el complemento a
las actividades desenpeñadas por la institución.
Este es el caso de los repertorios legislativos, la bibliogradía esencial,
los documentos normalizados, las guías y catálogos especificos o los
recursos de temática profesional y cientifica. Se trata, en su mayor
parte, de recursos de carácter profesional y cientifico.
Recursos de carácter profesional y científico
La mayoria de las instituciones archivísticas incorporan el acceso a

diversos recursos orientados a los profesionales de los archivos o, en el
caso de asociaciones y colectivos profesionales, destinados
específicamente a sus miembros.
En el ámbito español hay que citar la Asociacion Nacional de
Archiveros, Bibliotecarios y Documentalistas (ANABAD), las
asociaciones de archiveros de las distintas comunidades autónomas y la
Archiveros Españoles de la Función Pública (AEFP)
En el ambito internaciona destanca los recursos ofertados por la
UNESCO, el Consejo Internacional de Archivos, el Nationa Archives
and Records Administration (NARA) de los EEUU o los National
Archives Británicos. En todo caso la profundidad de los recursos
aportados dependerá de los incidencia de las actividades científicas y
profesionales que desempeñe la institución.
982
Es común que incorporen documentos de apoyo, como normas y
recomendaciones técnicas y repertorios legislativos.
Aquellas asciaciones, colectivos y organismos vinculados a la práctica
profesional y la reflexión científica en los ambitos de actuaxión de la
archivística incorporarán documentos de trabajo, proyectos, textos
provisionales y otros recursos abiertos a la discusión.
Se incluyen asimismo eventos especificos para la comunidad
archivistica, como convocatorias de reuniones, congresos, a veces
incorporando material preparatorio.
Además, algunas instituciones incluyen publicaciones de sus miembros
o relacionadas con sus actividades. Aunque pueden aportarse sólo sus
títulos o enlaces, es frecuente que incorporen versiones digitales para su
consulta.
También podemos encontrar con enlaces a bases de datos
especializadas.
Directorio del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.
Dotado de un servicio propio, organiza sus contenidos en función de

sus competencias y actividades:
Ofrece la posibilidad de enlazar con las páginas correspondientes a sus

distintas direcciones y subdirecciones generales, así como a los
organismos autónomos que dependen de él.
Incluye información de actualidad y recursos pensados para el público
en general y los medios de comunicación en particular.
Reportajes y noticias de actualidad.
Acceso a portales específicos (danza, cine, museos…)
Información sobre becas, ayudas, oposiciones y concursos.
Información sobre la propiedad intelectual.
Información sobre distintas actividades promovidas por el Ministerio en
las que participa.
Adentrándonos en el directorio específico de los archivos estatales, se
accede a información de contenido similar, aunque específico:
Noticias de actualidad
Información sobre becas y ayudas
Posibilidad de contactar con la Subdirección.
Publicaciones.
Además, posibilita el enclace con las distintas entidades o proyectos
dependientes de esta Subirección:
Archivos, Servicio de Reproducción de Documentos y CIDA
Comisiones espcíficas (Superior Calificadora y Normalización)
Programa ADAI
983
Incluye contenidos descriptivos de fondos documentales:
Enlace con el Portal de Archivos Españoles (PARES) y el Censo Guía
de Archivos.
Conexión con Bases de datos específicas.
Ofrece diversos recursos profesionales:
Repertorio de legislación.
Normas y recomendaciones archivísticas.
Documentos técnicos.
Las páginas de los distintos archivos presntan un contenido similar:
Información general sobre la institución, su historia, ubicación y los
servicios que oferta, incluyendo la opción de contactar con el archivo.
Información sobre los fondos documentales que custodia
Información sobre las actividades y proyectos que desarrolla
Aspectos relacionados con la difusión, como exposiciones, visitas
virtuales, noticias relevantes, etc.
SISTEMAS NORMALIZADOS DE INTERCAMBIO DE INFORMACION.
Son una aplicación específica de las TIC y están orientados a una

gestión eficaz y normalizada de determinados servicios y recursos
informativos.
Con carácter general, un sistema de información está constituido por un
conjunto de datos, reunidos por personas y entidades en el desarrollo de
unas actividades y funciones determinadas, gestionados de forma
conjunta para agilizar y optimizar los recursos informaticos de que
disponen en su conjunto.
Aunque no es siempre imprescindible, lo común es que utilicen medios
informáticos para gestionar tales datos. Pero eso, desde la perspectiva
de las telecomunicaciones, se consideran sistamea de información a los
sistemas iterconctados que permiten obtener, almacenar, manipular,
administrar, intercambiar, transmitir o recibir datos, incorporando
softwares específicos.
Dado que se trata de un medio inmejorable para una eficad y eficiente
gestion de la información, determinados ámbitos empresariales y
administraciones públicas han apostado por implantar sistemas
normalizados de intercambio de información, que incorporan recursos
informáticos y procedimientos y documentos normalizados.
En esots sistemas cada una de las entidades u órganos administrativos
involucrados pone a disposición de las demás los datos reunidos en su
ábito local, al tiempo que puede acceder al resto de la información
disponible a través de las telecomunicaciones y de un software
específico.
984
Para ello es imprescindible que se normalicen la forma de representar o
estructurar la información, así como su procesamiento a través de
aplicaciones informáticas.
El resultado es la definición de formularios de entrada de datos y
documentos específicos, comunes a todos los usuarios del sistema.
Algunos ejemplos:
Entidades finacieras y aseguradoras han desarrollado sistemas de
intercambio de inormación sobre sus clientes y solvencia.
El Ministerio de Economía y Hacienda, a través de la Intervención
General de la Administración del Estado, ha desarrollado un sistema de
información normalizada de carácter presupuestario.
En el ámbito sanitario, el Ministerio de Sanidad y Consumo, a través
del sistema Nacional de Salud, ha implantado un sistema normalizado
de información mediante el proyecto «Sanidad en linea». Incluye:
Un sistema de identificación inequívoca de usuarios y pacientes.
La información de los resgistros clínicos a través de la historia Clínica
Digital, documento electrónico normalizado al modo de un formulario
de recogida de datos.
Un intercanbio de información regulado entre organismos, centros y
servicios sanitarios de las distintas administraciones públicas.
Mecanismos que agilicen la citación de los usuarios.
Vinculaciones a una correcta gestión de las prestaciones farmacéuticas.
La Unión Europea está impulsando una red transeuropea de
información, que desarrolla un sistema de intercambio de información
único.
LA DESCRIPCION ARCHISTICA EN INTERNET.
Las ventajas que ofrecen las tecnologías de las telecomunicaciones de

cara a la difusión de los fondos documentales y sus descripciones
archivísticas es una cuestión que ya ha sido abordada por distintas
instituciones nacionales e internacionales.
Desde el ámbito científico y profesional, organismos como el NARA de
los EEUU o el CIA han incidido en la importancia d elas nuevas
tecnologías para la difusión archivística, algo que se ha tenido en
cuenta a la hora de definir los criterios aplicables a las normas de
descripción.
De hecho, los documentos hipermedia, por ejemplo son un medio
idóneo para aplicar la descripción multinivel, al facilitar el enlace de
distintos documentos hipertextuales.
Asimismo, las bases de datos accesibles en internet, normalmente
incorporando su información en presentaciones hipertextuales y con
985
enlaces desde distintos documentos multimedia, evidencian su utilidad
al facilitar su consulta a distancia.
Cada vez son más frecuentes los portales con acceso a bases de datos
que ofrecen información sobre fondos, secciones, series y documentos a
través de presentaciones hipertextuales e imágenes.
En el ámbiro institucional y gubernamental, la ultidad de las
telecomunicaciones ha redundado en proyectos que atienden tales
ventajas y ponen a disposición de los usuarios telemáticos la
información disponible sobre los fondos documentales de distintos
centros archivísticos.
Así lo ejemplificca la labor emprendida por el Ministerio de Cultura y
la Subdirección general de los Archivos Estatales, que desarrolló el
Portal de Archivos Españoles. A Su vez el Ministerio de Cultura
colabora con otros organismos internacionales para el desarrollo del
portal EUROPEANA. Otra institución dependiente del Ministero es el
CIDA, que incorpora distintas bases de datos descriptivas.
No es el único caso. El ministerio de Defensa, a trave´s de su portal de
Cultura, permite un acceso a los archivos que gestiona y a información
descriptiva sobre sus fondos.
Comunidades Autónomas como la andaluza han implantado accesos
virtuales a información descriptiva sobre los distintos archivos que
gestiona. Desde un directorio de archivos se accede a los distintos
documentos hipermedia que informan sobre su ubicación,
características, fondos documentales y actividades. Las descripciones
incorporadas ovre los fondos documentales que custodia cada centro
aportan una visión general sobre los mismos que se completa con la
posibilidad de consultar aspectos más específicos en la web.
En el ámbito internacional podemos citar el caso de los Archives
Nationales franceses, que incorporan un acceso a los fondos
documentales, sus necesidades, sereide y documentos. La Red
Canadiense de Información Archivística permite el acceso a la
información de distintos fondos documentales de la nación. Finalmente,
el portar PROCAT del Public Record Office británico incorpora
millones de referencias descriptivas.
EL PORTAL DE ARCHIVOS ESPAÑOLES (PARES)
Es el resultado de una iniciativa del Ministerio de Cultural, destinado a

la difusión en internet del Patrimonio Histórico Documental Español.
Nació en los años 90 en el marco de la progresiva normalización de las
descripciones archivísticas y en respuesta al interés del Ministerio de
Cultura y los colectivos científicos y profesionales por difundir los
fondos documentales de los archivos. Su primera versión fue
986
denominada Proyecto AER y fue presentada en 2003, aunque en
muchos aspectos tan solo esbozó lo que luego desarrollaría el portal de
Archivos Españoles (PARES).
El Portal de Archivos Españoles es un proyecto del Ministerio de
Educación, Cultura y Deporte destinado a la difusión en Internet del
Patrimonio Histórico Documental Español conservado en su red de
centros.
Fácil acceso y manejo:

Ofrece un acceso libre y gratuito a las descripciones de documentos
procendentes de los distintos centros de la citada Subdirección, y está
orientado no solo al investigador especializado, sino a cualquier
ciudadano.
Al ubicarse en el entorno web permite un acceso continuado, evita
desplazamientos y ofrece resultados procedentes de distintos archivos.
No requiere la inscripción previa y se realiza mediante los navegadores
usuales sin necesitar ningún tipo de descarga, incluso para visualización
de las imágenes digitales.
La búsqueda se puede hacer de forma sencilla o avanzada, e incorpora
el acceso jerárquico a los fondos documentales mediante un inventario
dinámico.
Convina las referencias descriptivas con el acceso a las imágenes
digitales.
Pueden descargarse e imprimirse.
Se facilita su visualización con procedimientos de aumento de tamaño y
contraste o cambios de posición.
Incorpora la agenda del usuario, herramienta de apoyo a la
investigación.
Permite guardar los documentos y realizar diversas operaciones de
gestión, incluso el envío telemático de imágenes de documentos en
formato PDF.
Para proporcionar un mayor número de documentos e imágenes, el

Ministerio de Cultura ha puesto en marcha un plan de Descripción
Intensiva de los Archivos Estatales, que ha superado los 2.500.000
987
registros informátivos, a los que se unen millones de imágenes
procedentes de distintos proyectos de digitalización.
El desarrollo de este proyecto ha supuesto un esfuerzo importante por
parte de los distintos centros implicados, no solo por medios técnicos y
la formación requerida, sino por la necesidad de iniformar criterios.
En este sentido está ligado al proceso de normalización de las
descripciones archivísticas, impulsado desde el Ministerio de Cultura.
Además, facilita la conservación del patrimonio documental, pues
informa de la existencia de copias microfilmadas y facilita el acceso a
imágenes digitales, preservando los originales.
Como proyecto abierto y dinámico, sirve de marco de difusión para
otros proyectos archivísticos de naturaleza pública o privada en los que
intervenga o coopere el Ministerio de Cultura. Entre estos proyectos se
encuentran:
Respuestas Generales del Catastro de Ensenada, una de las principales
fuentes documentales para la historia local moderna y contemporánea
de nuestro país, con información estadística de cada una de las
poblaciones de la Corona de Castilla a mediados del siglo XVIII.
Los deportados españoles a campos de concentración nazis.
Carteles de la Guerra Civil.
El PARES incluye aspectos más ambicioso aún no desarrollados, como
la posibilidad de incorporar un módulo de gestión que incorpore los
distintos servicios que los archivos ofrecen a los usuarios, tanto
presenciales como a distancia. Así ocurre con las peticiones de
reprografía, el control de la asistencia a las salas de consulta o la
petición de originales o la elaboración de estadísticas.
EURPEANA
Es el punto de acceso a los fondos de las bibliotecas, de los archivos y

de los museos de toda europa. Se trata de un proyecto en vías de
realización y prentende ser una herramienta sencilla y eficaz que
permitirá buscar recuros yreferencias al patrimonio documental,
museístico y bibliotecario consercado en distintos centros europeos. En
este proyecto se ha implicado decisivamente la subdirección de los
Archicos Estatales del Ministerio de Cultura.
El proyecto inicial comenzó en el año 2005 en la Comisión Europea de
Sociedad de la Información y Medios (EC i2010 Iniciativa de
Bibliotecas Digitales) y su desarrollo actual, con una dotación
presupuestaria de 120 millones de euros, corre a cargo del Community
programme eContentPlus de la Comisión Europea y es supervisado y
coordinado por la Fundación Biblioteca Digital Europea (EDL
988
Foundation - European Digital Library Foundation) ubicada
en Ámsterdam.
El prototipo de plataforma es accesible en numerosos idiomas
europeos: alemán, catalán, checo, danés, eslovaco, esloveno, español, e
stonio, finés, francés, griego, húngaro, inglés, irlandés, islandés,italiano
, letón, lituano, holandés, noruego, polaco, portugués, rumano, sueco, v
asco.
Para el 2010 se prentende tener a disposición de los usuarios de internet
más de 10 millones de objetos digitalizados. Está pensado para usuarios
de toto tipo y, por tanto para el desarrollo, fundamento y la preparación
de actividades científicas, culturales, didácticas o turísiticas. Además,
habilitará medios para que sus referencias e imágenes se vean
completadas con los comentarios y aportaciones de los usuarios.
ARCHIVES PORTAL EUROPE
El Portal Europeo de Archivos proporciona acceso a la información de

los documentos de archivos de diferentes países europeos así como
información de archivos de todo el continente. En los próximos años,
este Portal se desarrollará tanto técnicamente como con nuevos
contenios.
El Portal Europeo de Archivos es uno de los principales logros
conseguidos por los participanes del proyecto APEx, proyecto
respaldado por la Comisión Europea en el marco del programa ICP-
PSP. Acualmente el consorcio del proyecto cuenta con 28
administraciones nacionales de archivos, todas ellas con información
publicada en el propio portal sobre sus propios archivos y documentos.
Los fondos archivísticos y colecciones están ordenados de acuerdo con
el principio de procedencia: se custodian en archivo y su organización
interna es fruto de la persona física o jurídica que produjo los
documentos (a diferencia de la organización temática que a menudo
encontramos en las bibliotecas). Los documentos y expedientes reflejan
la manera en que la administración funciona y están organizados en
diferentes colecciones, grupos de fondos, fondos, series etc. Los
instrumentos de descripción, las guías de fondos y las guías de fuentes
son las herramientas creadas para ayudar al usuario a entender este
orden y para permitirle encontrar y entender qué está buscando en los
archivos.
Los instrumentos de descripción
Aunque los archivos crean instrumentos descriptivos específicos para

sus usuarios internos y externos, y aunque el contenido de los
989
instrumentos descriptivos puede diferir dependiendo del tipo de
material que se esté describiendo, los instrumentos de descripción que
encontramos en la mayoría de los archivos siguen reglas comunes (y
generales) para facilitar el acceso al propio material custodiado.
Normalmente, un instrumento de descripción, contextualiza los
documentos tanto en su origen como en su uso por la institución que o
bien los produjo o bien los custodia, dando información como la
siguiente:
Procedencia, incluye información histórica, administrativa o biográfica;
Adquisición y tratamiento;
Organización (clasificación y ordenación), incluyendo las relaciones
con otros fondos o documentos;
Descripción multinivel;
Alcance y contenido, incluyendo volumen y soporte;
Condiciones de uso o acceso a los documentos.
De este modo, los instrumentos de descripción proporcionan

descripciones detalladas y jerarquizadas tanto del propio material
archivístico como de los datos necesarios para consultar un documento
en un archivo. Por otra parte, algunos instrumentos de descripción
incluyen copias digitales del material custodiado en el archivo,
igualmente accesibles a través del Portal Europeo de Archivos.
En el Portal Europeo de Archivos, gracias a pequeños iconos, se puede
localizar el material digitalizado tanto en los instrumentos de
descripción como en los resultados de búsqueda, iconos que simbolizan
material textual, imágenes, sonidos o vídeos. La visión completa de
dichos instrumentos de descripción también puede contener la imagen
en miniatura del documento de archivo digitalizado. Pulsando el icono
de la imagen o de la miniatura te conducirá a la vista completa del
documento tal y como se muestra en su propia página.
990
7. CAPITULO VII
ARCHIVOS Y SOCIEDAD
991
992
EL ACCESO A LOS ARCHIVOS.
Los usuarios. 2. El acceso a los archivos. 3 El servicio a la

administración y a los ciudadanos. Política Archivística. Planificación
general de los archivos. Márqueting y archivos. La función cultural y
educativa de los archivos. La organización de exposiciones.
INTRODUCCIÓN
El derecho de acceso de los ciudadanos a la documentación oficial

aparece recogido, por primera vez en Derecho positivo, en una Real
Ordenanza sueca, relativa a la Libertad de prensa, en 1766. Se intuye,
no obstante, que su configuración actual obedece a la necesidad de
hacer efectiva la libertad de comunicación que, desde la Revolución
Francesa, queda declarada como institución fundamental. En estos
momentos el acceso a los archivos de la administración pública se ve
como un derecho inalienable de los ciudadanos que garantiza la
transparencia de la gestión de las administraciones y la legalidad de sus
actos.
Los ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y a los
documentos que, formando parte de un expediente, obren en los
archivos administrativos, cualquiera que sea la forma de expresión,
gráfica, sonora o en imagen o el tipo de soporte material en que figuren,
siempre que tales expedientes correspondan a procedimientos
terminados en la fecha de la solicitud.
El acceso a los documentos que contengan datos referentes a la
intimidad de las personas estará reservado a éstas, que, en el supuesto
de observar que tales datos figuran incompletos o inexactos, podrán
exigir que sean rectificados o completados, salvo que figuren en
expedientes caducados por el transcurso del tiempo, conforme a los
plazos máximos que determinen los diferentes procedimientos, de los
que no pueda derivarse efecto sustantivo alguno.
El acceso a los documentos de carácter nominativo que sin incluir otros
datos pertenecientes a la intimidad de las personas figuren en los
procedimientos de aplicación del derecho, salvo los de carácter
sancionador o disciplinario, y que, en consideración a su contenido,
puedan hacerse valer para el ejercicio de los derechos de los
ciudadanos, podrá ser ejercido, además de por sus titulares, por terceros
que acrediten un interés legítimo y directo.
El ejercicio de los derechos que establecen los apartados anteriores
podrá ser denegado cuando prevalezcan razones de interés público, por
intereses de terceros más dignos de protección o cuando así lo disponga
993
una Ley, debiendo, en estos casos, el órgano competente dictar
resolución motivada.
El derecho de acceso no podrá ser ejercido respecto a los siguientes
expedientes:
Los que contengan información sobre las actuaciones del Gobierno del
Estado o de las Comunidades Autónomas, en el ejercicio de sus
competencias constitucionales no sujetas a Derecho Administrativo.
Los que contengan información sobre la Defensa Nacional o la
Seguridad del Estado.
Los tramitados para la investigación de los delitos cuando pudiera
ponerse en peligro la protección de los derechos y libertades de terceros
o las necesidades de las investigaciones que se estén realizando.
Los relativos a las materias protegidas por el secreto comercial o
industrial.
Los relativos a actuaciones administrativas derivadas de la política
monetaria.
Se regirán por sus disposiciones específicas:
El acceso a los archivos sometidos a la normativa sobre materias
clasificadas.
El acceso a documentos y expedientes que contengan datos sanitarios
personales de los pacientes.
Los archivos regulados por la legislación del régimen electoral.
Los archivos que sirvan a fines exclusivamente estadísticos dentro del
ámbito de la función estadística pública.
.e) El Registro Civil y el Registro Central de Penados y Rebeldes y los
registros de carácter público cuyo uso esté regulado por una Ley.
El acceso a los documentos obrantes en los archivos de las
Administraciones Públicas por parte de las personas que ostenten la
condición de Diputado de las Cortes Generales, Senador, miembro de
una Asamblea legislativa de Comunidad Autónoma o de una
Corporación Local.
La consulta de fondos documentales existentes en los Archivos
Históricos.
El derecho de acceso será ejercido por los particulares de forma que no

se vea afectada la eficacia del funcionamiento de los servicios públicos
debiéndose, a tal fin, formular petición individualizada de los
documentos que se desee consultar, sin que quepa, salvo para su
consideración con carácter potestativo, formular solicitud genérica
sobre una materia o conjunto de materias. No obstante, cuando los
solicitantes sean investigadores que acrediten un interés histórico,
científico o cultural relevante, se podrá autorizar el acceso directo de
994
aquellos a la consulta de los expedientes, siempre que quede
garantizada debidamente la intimidad de las personas.
El derecho de acceso conllevará el de obtener copias o certificados de
los documentos cuyo examen sea autorizado por la Administración,
previo pago, en su caso, de las exacciones que se hallen legalmente
establecidas.
Será objeto de periódica publicación la relación de los documentos
obrantes en poder de las Administraciones Públicas sujetos a un
régimen de especial publicidad por afectar a la colectividad en su
conjunto y cuantos otros puedan ser objeto de consulta por los
particulares.
Serán objeto de publicación regular las instrucciones y respuestas a
consultas planteadas por los particulares u otros órganos
administrativos que comporten una interpretación del derecho positivo
o de los procedimientos vigentes a efectos de que puedan ser alegadas
por los particulares en sus relaciones con la Administración.
La utilización, el servicio documental, es el fin último y primordial del
archivo, que es fundamentalmente un servicio de documentación e
información. Pero no siempre se ha tenido ese concepto de archivo. En
la época de los egipcios y los sumerios el acceso a los depósitos
antiguos y patrimoniales no existía. En el período imperial romano, el
principio de la ‘fides pública’ del documento conservado en archivos
públicos determina la normalidad de la consulta con fines jurídicos. La
creación del primer archivo general en España, simancas (1543) no
llevó aparejada la libre consulta de los documentos en él contenidos. La
corriente general que lleva a la consulta libre nace a partir de la
Revolución Francesa que en la ley de 1794 declara el derecho de los
ciudadanos a la comunicación documental. Aún así será en el
transcurso del siglo XIX al XX cuando va produciéndose una
liberalización de los archivos. En España se abren a la investigación en
1844. el acceso a los archivos es una de las grandes conquistas
democráticas de nuestro tiempo, dejando de ser privilegio de unos
pocos (los que tienen el poder, los funcionarios de la administración,
los investigadores de la historia) para convertirse en un uso cotidiano de
cualquier ciudadano interesado, que tiene como derecho universal
reconocido el de la libre información.
El Real Decreto 1266/2006, de 8 de noviembre dispone que: el acceso a
los archivos de titularidad estatal será libre y gratuito. El ejercicio de
este derecho se ajustará a lo dispuesto en la legislación vigente y sólo
podrá ser restringido por las excepciones contempladas en los artículos
37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las
Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común
995
y 57 de la ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico
Español y en las normas de desarrollo de las mismas.
El documento como fuente de información.
El acceso a la informacción documental y las limitaciones impuestas

almismo ha sido uno de los elementos tomados por la historiografía a la
hora de definir la evolución de la archivística. Con independencia de si
lo consideramos o no un factor decisivo, lo cierto es que cada sociedad
asumió una serie de derechos y limitaciones con respecto a la consulta
de los documentos que custodiaban personas e intituciones. En este
sentido, la archivística contemporánea ha destacado por su interés en
potenciar el derecho al libre acceso a la información documental, con
independencia de la existencia de las necesarias limitaciones.
El derecho de acceso de los ciudadanos a la documentación oficial
aparece recogido por primera vez n suecia a mediados del siglo XVII,
aunque se afianza como fundamento para la libertad de comunicación a
partir de la revolución francesa. Se convierte así en un elemento más de
la vida democrática, medi por el que se garntiza el correcto
funcionamiento de la administración, al tiempo que se fomenta una
concienciación hacia el valor histórico y cultural del patrimonio
documental.
Tal y como se ha expuesto con anterioridad, el documento de archivo es
considerado evidencia de las actividades humanas, al informarnos de un
proceso, actividad o acontecimiento que origina su creación. En él se
distinguen unos valores primarios y secundarios, lo que podrá suscitar
el interés por consultarlo y conocer su contenido informativo.
Desde esta perspectiva, una de las funciones de las instituciones
archivísticas es difundir y facilitar el acceso a los documentos,
habilitando los medios necesarios y aplicando la normativa en vigor. El
dercho al libre acceso a los fondos documentales, que amparan todas
las constituciones democráticas, queda limitado por el respeto a otros
derechos y deberes fundamentales y la propia integridad del Estado.
Definiciones.
El diccionario de Terminología Archivística, define el acceso, en su

primera aceptación, como el derecho de los ciudadanos a la consulta del
Patrimonio Documental, de acuerdo a la normativa vigente. Pero
además cita como voces a consultar las de:
996
Accesibilidad. Que es la posibilidad de consulta de los documentos de
un archivo, determinada por la norma vigente, su control archivístico y
su estado de conservación.
Autorización de consulta: Permiso excepcional concedido por la
autoridad administrativa competente para acceder a documentos
excluidos de la consulta según la legislación vigente.
Legislación archivística: Conjunto de leyes, reglamentos y normas
técnicas que regulan la conservación, tratamiento archivístico y
protección jurídica de los documentos.
Plazo de reserva: Período durante el cual, según la normativa vigente,
una documentación no puede ser consultada públicamente.
Restricción de consulta: Limitación temporal del derecho de acceso a
los documentos establecida por las disposiciones legales para garantizar
la reserva de determinados datos cuya difusión puede afectar a la
intimidad o el honor de las personas, la seguridad y defensa del Estado,
la averiguación de los delitos, la propiedad intelectual, etc.
El derecho de acceso de los documentos de archivo es un derecho

fundamental en una sociedad y en un estado con fundamentos
democráticos tal y como recoge la Constitución Española de 1978 en su
artículo 105b. en el que: se garantiza el derecho de los ciudadanos a
acceder a los documentos custodiados en los archivos y registros, salvo
en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de
los delitos y la intimidad de las personas. Por tanto, tomando como
punto de inflexión la Constitución Española de 1978 estudiaremos la
evolución del derecho de acceso a los archivos hasta esta fecha y su
desarrollo legislativo posterior.
Evolución de la legislación histórica sobre acceso a los archivos.
Durante el Antiguo Régimen, la organización y funcionamiento de los

archivos públicos, estuvo presidida, generalmente, por un lamentable
abandono y expolio. Los archivos son un instrumento más del poder
para el ejercicio del mismo primando un concepto patrimonialista y
personalista de la documentación conservada en los archivos de la
administración. Todavía en 1804 Carlos IV tuvo que prohibir que los
Ministros sacasen documentos de los archivos sin expresa orden del
Consejo de Estado.
Sin embargo, el movimiento de renovación historiográfica que tuvo
lugar en nuestro país durante el siglo XVIII, puso de manifiesto la
necesidad de arreglar los archivos públicos pues los eruditos de la
época necesitaban apoyar sus obras en documentos.
997
La ordenación del acceso a los archivos comienza realmente en nuestro
derecho con la Real Orden Circular del Ministerio de la Gobernación de
20 de abril de 1844 por la que se establecen Reglas para franquear los
archivos a las personas estudiosas. Es la primera norma que establece
una completa reglamentación de carácter general sobre la materia no
circunscrita a un archivo concreto.
El acceso a la consulta de los documentos depositados en los Archivos
se circunscribe a los depósitos puramente literarios y a los papeles
puramente históricos anteriores 1700, es decir desde la fecha del
ascenso a la Corona de la Casa de los Borbones. Respecto a los
documentos puramente históricos de menor antigüedad, la Real Orden
prohíbe terminantemente su registro.
La norma presenta una innovación: suprime el permiso real para la
documentación literaria e histórica anterior a 1700; aunque las
restricciones son amplísimas supuso la apertura de los archivos del
reino a los investigadores.
Esta época de mediados de siglo es patente la preocupación
gubernamental por el estado de abandono de los archivos. Será el
ministerio de Hacienda, la ingente masa documental a su cargo
procedente de las instituciones desamortizadas no es ajena a este hecho,
el que es muestre como pionero en la creación de un Archivo Central
Administrativo (R.D. 21 de junio de 1850 y R.O. de 27 de septiembre
de 1852 para el arreglo de los archivos de Hacienda de las provincias).
Pero sobre todo nos interesa la Real Orden de 15 de enero de 1854 por
la que se aprueba la Instrucción para el régimen de los archivos
propiamente administrativos.
EL DERECHO DE ACCESO.
Con el final de la II Guerra Mundial la democracia se extiende como

modelo de organización político-social, al tiempo que los documentos
contemporáneos comienzan a adquirir un enorme interés. Ambos
hechos marcan el inicio de un proceso que paulatinamente se
materializa en diferentes leyes nacionales a través de las cuales cada
Estado regula el derecho a la información y el derecho de acceso a sus
documentos públicos. El acceso a la información y a los documentos es
un derecho universal que no admite excepciones. Quizá por ello se ha
convertido en uno de los principales elementos que caracteriza a toda
administración/sociedad democrática, ya que es garantía de
transparencia en sus actividades. Se trata de un derecho que tiene una
doble finalidad:
- Por un lado, hacer valer los derechos del ciudadano frente a la
Administración, en concreto, el derecho a recibir información de ésta.
998
- Por otro, contrarrestar el poder que la Administración tiene frente al
administrado. El conocimiento de la información impide que la
Administración caiga en posturas autoritarias o bajo el dominio de
determinados grupos de interés. Ello permite a los ciudadanos controlar
el funcionamiento administrativo, evitando así posibles actuaciones
arbitrarias.
Acceso Vs Conservación
Los documentos se conservan en los archivos para ser utilizados. No ha

de olvidarse que la función principal de un archivo es servir, difundir y
comunicar los documentos que custodia, aunque algunos de ellos
puedan estar -temporalmente- reservados a su consulta inmediata por
parte de los usuarios (instituciones productoras, ciudadanos,
investigación).
La conservación y el servicio de los documentos plantean un debate
dialéctico respecto a cual de estos dos aspectos debe darse prioridad.
Esta cuestión puede resumirse de la siguiente manera:
- En función de su valor y utilidad legal y científica, el documento debe
ser primariamente accesible y, secundariamente, conservado.
- En función de su valor testimonial y patrimonial, el documento debe
ser, sobre todo, conservado y, secundariamente, accesible.
Hay otra cuestión a tener en cuenta en relación con este tema. Para que
los documentos puedan ser accesibles y consultados es condición
indispensable que se conserven organizados y descritos. De esta
manera:
- El archivero indicará en sus instrumentos de control y de información
aquellos documentos que son reservados para no ser responsable de la
violación de otros derechos fundamentales.
- Se harán posibles las aspiraciones legítimas de los ciudadanos de
acceder a aquellos documentos que les permitan conocer y controlar la
gestión de la Administración y, por tanto, defender sus derechos e
intereses.
- Se podrán atender las demandas de los investigadores, quienes se
enfrentan a disciplinas que les exigen acortar cada vez más los plazos
de acceso a los documentos.
Por ejemplo: SIDA, estudios sanitarios, estudios socioeconómicos,...
Sistemas de acceso a los archivos en la legislación.

En general, es posible encontrar en la legislación diversas formas o
sistemas de acceso a los documentos: libre acceso, acceso marcado por
las fechas de tramitación o transferencia, acceso marcado por plazos
999
cronológicos más o menos estrictos y acceso marcado por la condición
de la persona.
Libre Acceso.
Se permite el acceso a los documentos de cualquier edad sin
excepciones de lugar, tiempo y persona.
Acceso Marcado por las Fechas de Tramitación o Transferencia.
El acceso se establece teniendo en cuenta el estado de tramitación de
los documentos y las fases de archivo en las que éstos se encuentran.
La Ley del Patrimonio Histórico Español (en adelante LPHE) admite,
en general, la libre consulta de los documentos tramitados y
transferidos al archivo central.
La Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del
Procedimiento
Administrativo Común (en adelante LRJPAC) permite el acceso a
expedientes en trámite
-en fase de archivo de oficina- para los ciudadanos que tengan la
condición de interesados en ellos y el acceso a expedientes tramitados -
a partir de la fase de archivo central- para el resto de los ciudadanos.
Acceso Marcado por Plazos Cronológicos más o menos Estrictos.
La posibilidad de acceder a determinados documentos viene
determinada por plazos cronológicos generales o específicos, una vez
cumplidos los cuales se libera el acceso a los mismos.
Así, por ejemplo, la LPHE establece, en su artículo 57, los plazos de
tiempo que han de transcurrir para poder consultar documentos que
afecten a la seguridad de las personas, a su honor, a la intimidad de su
vida privada y familiar y a su propia imagen (25 ó 50 años).
Por contra, no establece plazos para consultar los documentos
clasificados por el Estado como secretos, confidenciales o reservados.
Acceso Marcado por la Condición del Usuario.
Se refiere a los senadores, diputados o concejales electos que, en
determinadas legislaciones, pueden tener un acceso más libre a los
documentos -incluso a los más secretos- en virtud de su condición
representativa.
Las "Fronteras" del acceso democrático a los archivos.
La democracia exige la armonía y equilibrio de todos los derechos de
los ciudadanos. Por eso es posible distinguir diversas "fronteras" que
limitan el acceso total a los documentos.
Fronteras Legales y Jurídicas.
Las normas sobre el acceso establecen diferentes fronteras legales y
jurídicas para proteger determinados aspectos prioritarios:
a) La intimidad legal del Estado o el interés general de la sociedad no
puede ser lesionado y, por tanto, prevalece sobre el derecho de acceso a
los documentos y a la información.
1000
b) El derecho de acceso puede chocar con el derecho fundamental de
los ciudadanos al respeto de su intimidad durante un tiempo razonable.
Es el caso de documentos relacionados con las creencias, ideologías,
religión, estado civil, filiación, documentos clínicos, sobre fortunas y
rentas, procesales y criminales, raza, orientación sexual, salud, sobre
opiniones políticas, filosóficas, religiosas, honor familiar o documentos
policiales y averiguación de los delitos.
c) En el caso de documentos sobre secretos comerciales e industriales,
prospecciones geológicas y mineras o de calificación de terrenos, el
acceso a determinados documentos se puede convertir en obtención de
"información privilegiada".
d) Otra limitación que se recoge en las leyes es el derecho de propiedad
privada sobre determinados archivos no públicos.
Estas limitaciones son las únicas que tienen cabida en cualquier política
archivística, ya que deben desaparecer al pasar el tiempo de reserva
establecido en la legislación.
Fronteras Psicológicas.
La legislación debe tener en cuenta la existencia de una frontera en la
que el temor de una institución o persona pública al libre acceso a los
documentos más recientes puede crearle una actitud destructiva, lo que
llevaría a establecer una cierta reserva sobre la consulta de dichos
documentos.
Fronteras Técnicas o Archivísticas.
Aunque las leyes lo permitan, no se puede acceder a los documentos de
un archivo si éste no dispone de archiveros, instalaciones e
instrumentos de control y de información apropiados.
Estas limitaciones son inadmisibles, atentan gravemente contra los
derechos de los ciudadanos y pueden suprimirse con archiveros y con
presupuesto.
EL ACCESO EN ESPAÑA
La etapa preconstitucional
Durante el Antiguo Régimen el archivo es patrimonio real. Por ello,
hasta la Revolución
Francesa, el acceso a los archivos públicos no es un derecho del
ciudadano, sino un privilegio o favor concedido por la soberanía real
recogido en un documento.
La Revolución Francesa cambia esta situación. La ley francesa de 24 de
junio de 1794 se configura como la primera norma jurídica que se
articula pensando en los ciudadanos, ya que recoge el derecho de "...
todo ciudadano a acceder a los documentos conservados en los
depósitos de los archivos en días y horas que se fijarán".
1001
La España del siglo XIX permite un acceso erudito a los archivos, más
o menos limitado a los documentos históricos, entendiendo por tal los
documentos comprendidos hasta finales del siglo XVII, quedando
prohibido el acceso a los documentos de los siglos XVIII y
XIX.
La II República y el régimen franquista mantienen la línea iniciada en
el siglo XIX. La legislación española de esta época es netamente
restrictiva, y buena prueba de ello son la
Ley de Procedimiento Administrativo de 1958, la Ley de Prensa e
Imprenta de 1966 o la Ley de Secretos Oficiales de 1968, por citar sólo
algunos ejemplos. Todas estas normas contribuyen a crear un panorama
jurídico caracterizado por dos elementos:
1. El secreto y la confidencialidad priman sobre la publicidad.
2. Faltan principios reguladores unitarios, ya que existe un gran
número de disposiciones normativas de distinta jerarquía que regulan
diversos registros y archivos.
De acuerdo con esto, y de forma muy resumida, la situación del acceso
a los documentos custodiados en los archivos públicos en esta etapa
predemocrática es la siguiente:
a) Por un lado, los archivos administrativos se destinan exclusivamente
al servicio interno de la Administración. Por tanto, el acceso de los
ciudadanos a ellos depende de la discrecionalidad de la propia
Administración.
b) Por otro, se admite la consulta de los archivos históricos por
investigadores acreditados.
Bienio liberal 1854-1856 y período moderado (1856-1868).

Del Bienio Liberal debe citarse la R.O. de 10 de agosto de 1855 del
Ministerio de Fomento, en la que ya no es necesaria la Real Cédula
(como en la R.O. de 25 de 1852 del Ministerio de Gracia y Justicia)
para la obtención de copias de testimonios depositados en los Archivos
Generales del Reino que soliciten los particulares.
Ya en el período moderado destaca, en primer lugar, el Real Decreto de
17 de julio de 1858, iniciativa del Ministerio de Fomento, que en su
artículo 2 formula la primera clasificación legal de los archivos
públicos existentes, si bien limitada a los archivos en los que se
custodien documentos históricos.
Revolución de 1868.
Destacamos la circular de 4 de mayo de 1869 de la Dirección de
Industria Pública manda que se proceda a sellar y numerar todos los
documentos de los archivos que se encontraban en una lamentable
situación de abandono.
1002
La Orden de 19 de octubre de 1870 del ministerio de Fomento
regulariza en todos los Archivos Históricos de la nación la entrega de
“certificados pretendidos por personas y particulares para los usos que
interesan a su derecho privado…” Se contempla un régimen de
expedición de certificaciones mucho más flexible que en épocas
anteriores pero circunscrito a los archivos históricos.
Restauración.
Citaremos el R.D. de 12 de febrero de 1875 por el que se establece el
Real Decreto de junio de 1867.
Por el Real Decreto de 18 de mayo de 1900, adoptado a iniciativa del
Ministerio de Instrucción Pública y Bellas Artes, se determinarán
cuales serán los documentos que no podrán ser consultados por razones
de interés patrio.
El posterior Real Decreto de 22 de noviembre de 1901, vigente en parte
todavía, recoge las cautelas establecidas en el Decreto anterior, si bien
amplía el plazo de consulta durante todo el siglo XVIII, al pasar la
limitación de 1700 a 1800.
En cuanto a la normativa administrativa, la llamada Ley de Azcárate de
Procedimiento Administrativo de 1889 no dispuso norma general
alguna a cerca del archivo de los expedientes una vez terminados.
Dictadura de Primo de Rivera y Segunda República.

Señalaremos la Real Orden de 12 de agosto de 1927 del Ministerio de
Instrucción Pública y Bellas Artes por la que se prohíbe la obtención de
copias o fotocopias en serie de documentos existentes en los Archivos o
en cualquiera de otros establecimientos o centros de Estado.
De la Segunda República puede señalarse del Decreto de 12 de
noviembre de 1931 de creación de los Archivos Históricos
Provinciales, tomando como una de las bases los Protocolos Notariales,
de más de cien años de antigüedad, que es precisamente el plazo de
acceso que tienen estos documentos en la actualidad.
Etapa franquista.
Destacaremos las siguientes normas reglamentarias. El Decreto de 24
de julio de 1947 por el que se dictan normas de general aplicación a
todos los archivos de carácter civil de la Administración central,
provincial, local y el Decreto 914/69 de 8 de mayo de 1969 por el que
se crea el Archivo General de la Administración Civil en Alcalá de
Henares.
Destacamos también la Orden del Ministerio de Educación Nacional de
4 de marzo de 1959, por la que se regula la consulta en determinados
archivos históricos (AHN, Simancas, Corona de Aragón e Indias,
1003
regionales y en algunos de distrito). Se permite la lectura e
investigación de los fondos documentales requiriéndose para ello la
obtención de una tarjeta espcial de identidad.
La Ley de Procedimiento Administrativo de 1958 no contempló la
regulación del archivo de los expedientes terminados, ignorando
legislación anterior como el Reglamento del Ministerio de Justicia de
1917. La ley se limitó a prever el archivo de las actuacionespara el caso
de caducidad del procedimiento.
Por, último, en la Ley de 26/1972, de 21 de junio, sobre la Defensa del
Tesoro Documental y Bibliográfico de la nación cualesquiera que sea la
época a que pertenezcan, pero sin incidir en absoluto en el derecho de
acceso de los ciudadanos a los documentos.
La situación del acceso a los documentos depositados en los archivos
públicos en la etapa preconstitucional puede sintetizarse de la siguiente
manera. En cuanto a los archivos administrativos, entendiendo no solo
los archivos centrales de cada departamento ministerial sino también el
Archivo de la Administración Civil, estarían destinados estos archivos
al exclusivo servicio interno de la Administración. El acceso a los
mismos queda, a reserva de la aplicación a partir de 1968 de la
legislación sobre secretos oficiales, a la absoluta discrecionalidad de la
Administración. Se admite por aplicación de las reglas generales de la
Ley de Procedimiento Administrativo de 1958 que los ciudadanos que
acrediten un interés concreto en puedan solicitar copias o
certificaciones de los documentos depositados en determinados
archivos administrativos pero no se garantiza un verdadero derecho
subjetivo.
Respecto a los archivos históricos, aún cuando se admite su consulta
por parte de los investigadores acreditados, no se reconoce un derecho
de acceso a los documentos históricos (objetivamente determinados por
una antigüedad determinada), sino meramente la consulta de los fondos
documentales depositados en estos archivos y bajo la supresión de los
agentes públicos.
EL TRATADO CONSTITUTIVO DE LA COMUNIDAD EUROPEA
El artículo 255 (TCE) [15] dice:

Todo ciudadano de la Unión, así como toda persona física o jurídica
que resida o tenga su domicilio social en un Estado miembro, tendrá
derecho a acceder a los documentos del Parlamento Europeo, del
Consejo y de la Comisión, con arreglo a los principios y las condiciones
que se establecerán de conformidad con los apartados 2 y 3.
El Consejo, con arreglo al procedimiento previsto en el artículo 251,
determinará los principios generales y los límites, por motivos de
1004
interés público o privado, que regulan el ejercicio de este derecho de
acceso a los documentos, en el plazo de dos años a partir de la entrada
en vigor del Tratado de Amsterdam.
Cada una de las instituciones mencionadas elaborará en su reglamento
interno disposiciones específicas sobre el acceso a sus documentos.
LA CONSTITUCIÓN DE 1978
La Constitución regula el derecho de acceso a los documentos a través

del artículo
105.b): "105. La Ley regulará: [...]
b) El acceso de los ciudadanos a los archivos y registros
administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del
Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas".
Es conveniente comentar tres cuestiones en relación con este artículo:
a. El sujeto de este derecho es el ciudadano, es decir, todo español
mayor de edad que goza de plenos derechos para participar en los
asuntos públicos.
b. El objeto está perfectamente definido: los registros administrativos y
los archivos, lo que abarca todas las fases de archivo que atraviesan los
documentos.
c. Establece limitaciones que obedecen a razones de necesidad e interés
general, protegiendo tanto la seguridad del Estado como el honor y la
intimidad individual.
El derecho de acceso a los documentos no es un principio fundamental,
pero sí tiene rango constitucional, lo que significa que este artículo
105.b) debe desarrollarse mediante ley orgánica. Sin embargo, a pesar
del tiempo transcurrido desde la promulgación del texto constitucional
(26 años), aún no existe dicha ley, por lo que la dispersión normativa de
la etapa preconstitucional no ha variado suficientemente (sólo el
aspecto relacionado con la protección de la intimidad individual ha sido
desarrollado mediante la Ley Orgánica 1/1982, de 5 de mayo, del
derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia
imagen).
La legislación estatal (por orden cronológico).
La Ley 16/1985, de 25 de Junio, del Patrimonio Histórico Español (en

Adelante LPHE).
La LPHE es la primera ley estatal que ordena mínimamente los

archivos, aunque se limita a los archivos de titularidad estatal (las
1005
únicas referencias a las Comunidades Autonómas se encuentran en los
apartados dedicados a la exportación y a la expoliación).
El acceso a los archivos se regula, de forma genérica, en el artículo 62:
"62. La Administración del Estado garantizará el acceso de todos los
ciudadanos españoles a los archivos, bibliotecas y museos de
titularidad estatal, sin perjuicio de las restricciones que, por razón de
la conservación de los bienes en ellos custodiados o de la función de la
propia institución, puedan establecerse".
El artículo 57.1. de la LPHE concreta este acceso: "57.1 La consulta de
los documentos constitutivos del patrimonio documental español a que
serefiere el artículo 49.2. se atendrá a las siguientes reglas:
a) Con carácter general, tales documentos, concluida su tramitación y
depositados y registrados en los archivos centrales de las
correspondientes entidades de derecho público, conforme a las normas
que se establezcan por vía reglamentaria, serán de libre consulta a no
ser que afecten a materias clasificadas de acuerdo con la Ley de
Secretos Oficiales o no deban ser públicamente conocidos por
disposición expresa de la Ley, o que la difusión de su contenido pueda
entrañar riesgos para la seguridad y defensa del Estado o la
averiguación de los delitos.
b) No obstante lo dispuesto en el párrafo anterior, cabrá solicitar
autorización administrativa para tener acceso a los documentos
excluidos de consulta pública. Dicha autorización podrá ser concedida,
en los casos de documentos secretos o reservados, por la autoridad que
hizo la respectiva declaración y, en los demás casos, por el Jefe del
Departamento encargado de su custodia.
c) Los documentos que contengan datos personales de carácter
policial, procesal, clínico o de cualquier otra índole que puedan
afectar a la seguridad de las personas, a su honor, a la intimidad de su
vida personal y familiar y a su propia imagen no podrán ser
públicamente consultados sin que medie consentimiento expreso de los
afectados o hasta que haya transcurrido un plazo de 25 años desde su
muerte, si su fecha es conocida o, en otro caso, de 50 años a partir de
la fecha de los documentos".
Este artículo 57.1. diferencia entre documentos de consulta pública -es
decir, de acceso libre e inmediato- y documentos excluidos de consulta
pública -es decir, que precisan autorización para acceder a ellos-.
I. Documentos de consulta pública (artículo 57.1.a).
La LPHE establece dos condiciones para la consulta pública de los
documentos: que su tramitación haya concluido y que se hayan
depositado en los archivos centrales de las entidades de derecho
público. Si no se da cualquiera de estas dos condiciones, el acceso a
estos documentos queda sujeto a autorización administrativa.
1006
Como se verá posteriormente, la exigencia de que la tramitación de los
documentos haya finalizado para permitir su libre acceso permite
enlazar esta ley con el artículo 37.1. de la LRJPAC.
La gran diferencia entre ambas leyes estriba en que la LRJPAC -a
través de su artículo
35.a)-, permite conocer el estado de la tramitación de los
procedimientos en los que se tenga la condición de interesado (se trata,
por tanto, de documentos cuya tramitación no ha concluido y se
encuentran en fase de archivo de oficina), referencia de la que carece la
LPHE.
II. Documentos excluidos de consulta pública.
La LPHE contempla dos tipos de límites que requieren que la consulta
de los documentos esté sujeta a autorización administrativa:
1 Razones de interés público (artículo 57.1.b).
La ley permite solicitar autorización administrativa para acceder a los
documentos excluidos de consulta pública que figuran en el artículo
57.1.a):
- Los que afecten a materias clasificadas de acuerdo con la Ley de
Secretos
Oficiales.
Todos los autores consultados coinciden en señalar que la referencia a
esta ley exagera las restricciones que establece la LPHE, ya que limita
seriamente la facultad de obtener datos en poder de la Administración.
- Los que no deban ser públicamente conocidos por disposición expresa
de una ley.
- Aquellos en los que la difusión de su contenido pueda entrañar riesgos
para la seguridad y defensa del Estado o la averiguación de los delitos.
La autorización podrá ser concedida:
- En los casos de documentos secretos o reservados, por la autoridad
que hizo la respectiva declaración.
- En los demás casos, por el jefe del departamento encargado de la
custodia de los documentos.
Es importante observar que la LPHE, en ningún momento, declara que
el ciudadano tenga derecho a acceder a estos documentos. Se limita a
admitir que la
Administración puede autorizar el acceso a los mismos, por lo que
parece que le concede una potestad discrecional para admitirlo o
denegarlo.
Por otro lado, la LPHE carece de un límite temporal a este tipo de
exclusiones, de modo que puede decirse que abandona las peticiones de
acceso al criterio que, en cada caso, adopte la Administración,
decisiones sólo sujetas a un control judicial muy limitado.
2 Razones de interés privado (artículo 57.1.c).
1007
Los límites de interés privado finalizarán cuando se cumplan los plazos
señalados, de modo que se entiende que, por efecto del tiempo, tales
intereses ceden ante el interés público de difusión de la cultura.
La LPHE incurre en un equívoco: de todos los aspectos citados en el
artículo 57.1.c), el derecho a la intimidad es el único que puede
constituir un límite efectivo al derecho de acceso, ya que los derechos
al honor y a la propia imagen podrán incidir sobre otros derechos -
como la libertad de expresión y de información-, pero no sobre el
derecho de acceso propiamente dicho (no se lesiona el derecho al honor
y a la propia imagen por acceder a determinadas informaciones
privadas, sino cuando tales informaciones son divulgadas o
transmitidas, pero, en tal caso, previamente se ha lesionado el derecho a
la intimidad, salvo que se haya accedido en virtud del ejercicio de un
cargo o función pública, sujeto al deber de secreto).
En la tramitación parlamentaria de la LPHE se añadió un apartado -
artículo 57.2.- en el que se pospone para una disposición reglamentaria
las condiciones de la consulta de los documentos públicos:
"57.2 Reglamentariamente se establecerán las condiciones para la
realización de la consulta de los documentos a que se refiere este
artículo, así como para la obtención de las reproducciones de los
mismos".
Sin embargo, aún no se ha dictado tal normativa reglamentaria de
desarrollo, creándose un vacío legal que no favorece el ejercicio del
derecho de acceso.
La Ley 30/1992, de 26 de Noviembre, de Régimen Jurídico de las

Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo
Común (en Adelante LRJPAC).
La LRJPAC regula los derechos de los ciudadanos en sus relaciones con

las
Administraciones Públicas en su artículo 35. Desde el punto de vista
del contenido de esta clase destaca en primer lugar el apartado 35.a):
"35. Los ciudadanos, en sus relaciones con las Administraciones
Públicas, tienen los siguientes derechos:
a) A conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitación de los
procedimientos en los que tengan la condición de interesados, y
obtener copias de documentos contenidos en ellos".
La importancia del contenido de este apartado a) es doble:
- Por un lado, se reconoce y garantiza el derecho a la información.
15
- Por otro, en cierto modo se autoriza el acceso a los documentos desde
la fase de archivo de oficina, dado que los interesados en los
1008
procedimientos pueden conocer en cualquier momento el estado de la
tramitación de los mismos.
La figura del interesado es definida por propia LRJPAC en su artículo
31:
"1. Se consideran interesados en el procedimiento administrativo:
a) Quienes lo promuevan como titulares de derechos o intereses
legítimos individuales o colectivos.
b) Los que, sin haber iniciado el procedimiento, tengan derechos que
puedan resultar afectados por la decisión que en el mismo se adopte.
c) Aquéllos cuyos intereses legítimos, individuales o colectivos, puedan
resultar afectados por la resolución y se personen en el procedimiento
en tanto no haya recaído resolución definitiva".
La información del artículo 35.a) se completa con la recogida en el
apartado 35.h):
"35. Los ciudadanos, en sus relaciones con las Administraciones
Públicas, tienen los siguientes derechos: [...]
h) Al acceso a los registros y archivos de las Administraciones
Públicas en los términos previstos en la Constitución y en ésta u otras
Leyes".
La importancia de este apartado h) es de tal categoría que la propia
LRJPAC dedica al derecho de acceso un extraordinariamente largo
artículo 37, donde se detalla el contenido y alcance del mismo:
"1. Los ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y a los
documentos que, formando parte de un expediente, obren en los
archivos administrativos, cualquiera que sea la forma de expresión,
gráfica, sonora o en imagen o el tipo de soporte material en que
figuren, siempre que tales expedientes correspondan a procedimientos
terminados en la fecha de la solicitud.
2. El acceso a los documentos que contengan datos referentes a la
intimidad de las personas estará reservado a éstas que, en el supuesto
de observar que tales datos figuran incompletos o inexactos, podrán
exigir que sean rectificados o completados, salvo que figuren en
expedientes caducados por el transcurso del tiempo, conforme a los
plazos máximos que determinen los diferentes procedimientos, de los
que no pueda derivarse efecto sustantivo alguno.
3. El acceso a los documentos de carácter nominativo que, sin incluir
otros datos pertenecientes a la intimidad de las personas, figuren en los
procedimientos de aplicación del derecho, salvo los de carácter
sancionador o disciplinario, y que, en consideración a su contenido,
puedan hacerse valer para el ejercicio de los derechos de los
ciudadanos, podrá ser ejercido, además de por sus titulares, por
terceros que acrediten un interés legítimo y directo.
1009
4. El ejercicio de los derechos que establecen los apartados anteriores
podrá ser denegado cuando prevalezcan razones de interés público,
por intereses más dignos de protección o cuando así lo disponga una
Ley, debiendo, en estos casos, el órgano competente dictar resolución
motivada.
5. El derecho de acceso no podrá ser ejercido respecto a los siguientes
expedientes:
a) Los que contengan información sobre las actuaciones del Gobierno
del Estado o de las
Comunidades Autónomas, en el ejercicio de sus competencias
constitucionales no sujetas a derecho administrativo.
b) Los que contengan información sobre la defensa nacional o la
seguridad del Estado.
c) Los tramitados para la investigación de los delitos cuando pudiera
ponerse en peligro la protección de los derechos y libertades de
terceros o las necesidades de las investigaciones que se estén
realizando.
d) Los relativos a las materias protegidas por el secreto comercial o
industrial.
e) Los relativos a actuaciones administrativas derivadas de la política
monetaria.
6. Se regirán por sus disposiciones específicas:
a) El acceso a los archivos sometidos a la normativa sobre materias
clasificadas.
b) El acceso a documentos y expedientes que contengan datos
sanitarios personales de los pacientes.
c) Los archivos regulados por la legislación del régimen electoral.
d) Los archivos que sirvan a fines exclusivamente estadísticos dentro
del ámbito de la función estadística pública.
e) El Registro Civil y el Registro Central de Penados y Rebeldes y los
f) El acceso a los documentos obrantes en los archivos de las
Administraciones Públicas por parte de las personas que ostenten la
condición de Diputado de las Cortes
Generales, Senador, miembro de una Asamblea Legislativa de
Comunidad Autónoma o de una Corporación Local.
g) La consulta de fondos documentales existentes en los archivos
históricos.
7. El derecho de acceso será ejercido por los particulares de forma que
no se vea afectada la eficacia del funcionamiento de los servicios
públicos, debiéndose, a tal fin, formular petición individualizada de los
documentos que se desee consultar, sin que quepa, salvo para su
consideración con carácter potestativo, formular solicitud genérica
1010
sobre una materia o conjunto de materias. No obstante, cuando los
solicitantes sean investigadores que acrediten un interés histórico,
científico o cultural relevante, se podrá autorizar el acceso directo de
aquéllos a la consulta de los expedientes, siempre que quede
garantizada debidamente la intimidad de las personas.
8. El derecho de acceso conllevará el de obtener copias o certificados
de los documentos cuyo examen sea autorizado por la Administración,
previo pago, en su caso, de las exacciones que se hallen legalmente
establecidas.
9. Será objeto de periódica publicación la relación de los documentos
obrantes en poder de las
Administraciones Públicas sujetos a un régimen de especial publicidad
por afectar a la colectividad en su conjunto y cuantos otros puedan ser
objeto de consulta por los particulares.
10. Serán objeto de publicación regular las instrucciones y respuestas
a consultas planteadas por los particulares u otros órganos
administrativos que comporten una interpretación del derecho positivo
o de los procedimientos vigentes a efectos de que puedan ser alegadas
por los particulares en sus relaciones con la Administración".
El análisis de este artículo permite obtener las siguientes
consideraciones:
I. Según el apartado 4 los ciudadanos pueden acceder a los registros y a
los expedientes que correspondan a procedimientos terminados.
Por lo tanto, este artículo es de aplicación en los archivos centrales y
siguientes fases del ciclo vital de los documentos, que es donde se
custodian, salvo excepciones, los expedientes que corresponden a
procedimientos terminados. En este aspecto coincide con la LPHE.
II. Los particulares ejercen este derecho de acceso formulando una
petición escrita, individualizada y razonada de los documentos que
desean consultar, de modo que no caben las solicitudes genéricas ni se
puede afectar a la eficacia en el funcionamiento de los servicios
públicos.
La respuesta de la Administración deberá ser motivada, es decir, no
podrá denegarse arbitrariamente el derecho a la información, sino que
deberán señalarse claramente las causas que motivan una respuesta
negativa.
Los investigadores que acrediten un interés histórico, científico o
cultural relevante podrán ser autorizados para el acceso directo a los
expedientes, siempre que se garantice la intimidad de las personas.
III. A través del apartado 9 parece que se consagra la descripción
obligatoria de los fondos y la difusión de la misma.
IV. Las limitaciones de diferente origen que restringen el derecho de
acceso se especifican en los apartados 4, 5 y 6.
1011
Artículo 37.4.
"4. El ejercicio de los derechos que establecen los apartados anteriores
podrá ser denegado cuando prevalezcan razones de interés público,
por intereses más dignos de protección o cuando así lo disponga una
Ley, debiendo, en estos casos, el órgano competente dictar resolución
motivada".
Sin embargo, la Ley no aclara ni cuáles son las razones de interés
público diferentes a las que se indican en el apartado 5, ni quiénes son
los terceros más dignos de protección ni quién juzgará su nivel de
dignidad de protección, todo lo cual puede ser entendido como una
grave quiebra al principio general de derecho de acceso conforme está
regido en la LPHE.
Artículo 37.5.
"5. El derecho de acceso no podrá ser ejercido respecto a los
siguientes expedientes:
a) Los que contengan información sobre las actuaciones del Gobierno
del Estado o de las Comunidades Autónomas, en el ejercicio de sus
competencias constitucionales no sujetas a derecho administrativo.
b) Los que contengan información sobre la defensa nacional o la
seguridad del Estado.
c) Los tramitados para la investigación de los delitos cuando pudiera
ponerse en peligro la protección de los derechos y libertades de
terceros o las necesidades de las investigaciones que se estén
realizando.
d) Los relativos a las materias protegidas por el secreto comercial o
industrial.
e) Los relativos a actuaciones administrativas derivadas de la política
monetaria".
La LRJPAC incorpora como novedad las limitaciones contenidas en los
apartados
a), d) y e), puesto que las demás ya estaban recogidas en la LPHE.
Las materias protegidas por el secreto comercial o industrial, más que
en el capítulo de las prohibiciones, deberían incluirse en el apartado 6-
Disposiciones específicas, pues esta materia estará regulada por las
normas del derecho mercantil, sin que la Administración Pública deba
tener aquí ningún privilegio.
- Artículo 37.6.
"6. Se regirán por sus disposiciones específicas:
a) El acceso a los archivos sometidos a la normativa sobre materias
clasificadas.
b) El acceso a documentos y expedientes que contengan datos
sanitarios personales de los pacientes.
c) Los archivos regulados por la legislación del régimen electoral.
1012
d) Los archivos que sirvan a fines exclusivamente estadísticos dentro
del ámbito de la función estadística pública.
e) El Registro Civil y el Registro Central de Penados y Rebeldes y los
f) El acceso a los documentos obrantes en los archivos de las
Administraciones
Públicas por parte de las personas que ostenten la condición de
Diputado de las
Cortes Generales, Senador, miembro de una Asamblea Legislativa de
Comunidad
Autónoma o de una Corporación Local.
g) La consulta de fondos documentales existentes en los archivos
históricos".
La remisión de la LRJPAC a otra normativa restrictiva del acceso a
determinados documentos o materias, crea un panorama confuso.
La regulación del derecho de acceso a los documentos administrativos
contenida en este artículo 37 de la LRJPAC ha sido ampliamente
censurada:
- Desde el punto de vista de la técnica legal, se considera compleja,
confusa y con una terminología indeterminada y, en ocasiones, oscura.
- Desde el punto de vista del fondo, es insuficiente, restrictiva,
desconoce la realidad de los archivos y supone, respecto al derecho de
acceso, un gran embrollo. El régimen de excepciones que establece
carece de algo tan fundamental como plazos temporales de reserva
transcurridos los cuales pueda ejercerse el acceso sin obstáculo alguno.
De una regulación compleja, insuficiente, defectuosa, confusa,
restrictiva y que da lugar
a inseguridad jurídica no cabe esperar grandes resultados prácticos y,
de hecho, apenas si existe jurisprudencia sobre esta cuestión. Las tres
sentencias existentes hasta el momento más significativas de aplicación
del derecho de acceso a los documentos administrativos son:
- La sentencia de la Audiencia Nacional de 10 de febrero de 1999.
- La sentencia del Tribunal Constitucional de 30 de marzo de 1999.
- La sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Castilla y León de
10 de diciembre de
1999.
La Ley 4/1999, de modificación de la Ley 30/1992, no afecta a ninguno
de los artículos que regulan el acceso a los documentos.
La Ley Orgánica 5/1992, de 29 de Octubre, de Regulación del

Tratamiento Automatizado de los Datos de Carácter Personal (en
Adelante LORTAD) y la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de Diciembre,
de Protección de Datos de Carácter Personal (en Adelante LOPDCP).
1013
La LORTAD dedicaba al derecho de acceso su artículo 13:
"13. Cualquier persona podrá conocer, recabando a tal fin la

información oportuna del Registro General de Protección de Datos, la
existencia de ficheros automatizados de datos de carácter personal, sus
finalidades y la identidad del responsable del fichero. El Registro
General será de consulta pública y gratuita".
Desarrolla el artículo 18.4. de la Constitución y, en parte, también el

artículo 105.b), ya que su finalidad es proteger la intimidad de las
personas en relación con el uso de los archivos y registros informáticos
y, sobre todo, proteger su privacidad, entendida ésta como:
"... un conjunto más amplio, más global, de facetas de [la]
personalidad que, aisladamente consideradas pueden carecer de
significación intrínseca pero que, coherentemente enlazadas entre sí,
arrojan como precipitado un retrato de la personalidad del individuo
que éste tiene derecho a mantener reservado".
Esta protección se traduce en los siguientes derechos de las personas:
- Derecho de impugnación y a exigir responsabilidades por el daño
causado al interesado por el uso de datos erróneos.
- Derecho de información y acceso.
- Derecho de rectificación y cancelación, en el caso de que los datos
sean inexactos o hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para el fin
por el cual hubiesen sido registrados.
La norma creó, asimismo, la Agencia de Protección de Datos, entre
cuyas funciones se encuentran: atender las peticiones y reclamaciones
de los afectados, proporcionar información, ejercer la potestad
sancionadora y de control y conceder las autorizaciones en relación con
los movimientos internacionales de datos.
La LORTAD fue derogada y sustituida por la Ley Orgánica 15/1999, de
13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal (en
adelante LOPDP):
- Se refiere a los datos de carácter personal registrados en un soporte
físico, por lo que no se refiere exclusivamente a datos informáticos. Por
tanto, es de aplicación sobre documentos en papel.
- El problema se suscita al observar que LOPDP no contempla plazo
alguno y sólo prevé la posibilidad de comunicación de datos a terceros
con fines históricos o científicos cuando la cesión se produzca entre
Administraciones Públicas (artículo 11.2.e.) ). De ahí que la pregunta
pendiente de contestar sea la siguiente: una vez que los ficheros de
datos personales estén en los archivos históricos,) qué regulará su
acceso: la LPHE o la
1014
LOPDP?
La legislación autonómica.
Las leyes autonómicas presentan unos rasgos comunes en relación al

modelo autonómico de acceso:
1. Su articulado se adapta al ordenamiento que establecen la
Constitución y la LPHE. En general, tratan el tema de forma bastante
superficial y buena parte de ellas remiten a un posterior desarrollo
reglamentario.
2. Muchas de ellas (Aragón, Canarias, Castilla y León, Galicia y
Murcia), siguiendo el criterio de la LPHE, comparten el articulado
sobre el acceso con la difusión del patrimonio documental, cuando se
trata de una materia con entidad y diferencias suficientes como para
haber sido tratada separadamente.
3. Establecen el acceso libre y gratuito a todos los documentos con una
antigüedad superior a los treinta años desde la finalización de su
tramitación.
La fijación de este plazo general no debe entenderse en el sentido de
que los documentos no sean accesibles hasta su transcurso, sino que
hasta entonces el acceso a los mismos estará sujeto a los límites
generales establecidos en el artículo 37 de la
LRJPAC.
4. Sólo Castilla y León exige que la limitación o denegación del
derecho de acceso se produzca motivadamente y por escrito, ofreciendo
la posibilidad de obtener autorización administrativa en dicho supuesto,
aspecto este último que también está recogido en la ley madrileña.
5. El principio general de libre acceso tiene los siguientes límites:
a) Razones de interés público.
A la cláusula de la seguridad del Estado contenida en la LPHE -en
principio ajena a la
Administración autonómica-, algunas leyes autonómicas añaden una
excepción adicional: no se podrá autorizar la consulta cuando la
información contenga datos que puedan afectar a los intereses vitales o
esenciales de la Comunidad Autónoma.
b) Razones de interés privado.
La legislación autonómica fija plazos específicos para el acceso a los
documentos que puedan afectar a la intimidad de las personas, plazos
que, en general, son más prolongados que los establecidos en la LPHE
(en algún caso se duplican los establecidos en la ley estatal).
c) La seguridad e integridad del documento.
La mayoría de las normas autonómicas establecen como condición que
la consulta no suponga un riesgo para la seguridad de los documentos.
1015
Esta limitación es muy legítima, pero la Administración debe ofrecer
alternativas para que este argumento no se convierta en un recurso fácil
e indefinido.
Debe entenderse que se trata de una limitación de alcance transitorio. Y
en este sentido es interesante el criterio de la Ley de la Comunidad de
Madrid, cuyo artículo
40 establece que la Administración podrá suspender motivadamente la
consulta de los documentos temporalmente por cuestiones graves de
conservación y servicio de los mismos, procurando que esta suspensión
sea lo más breve posible.
Otras normas prevén que podrá denegarse el acceso al patrimonio
documental a aquellas personas que hayan sido sancionadas por su
actuación contra la seguridad y conservación del mismo.
d) Cláusula residual.
La Ley de la Comunidad de Madrid introduce una innovación
interesante, pues establece una cláusula residual de cierre del sistema,
una cláusula general de accesibilidad, aplicable en última instancia
independientemente de cuáles fueran los límites a la comunicación
inicialmente aplicables al documento. Se recoge en el artículo 38.3.:
"38.3. Todos los documentos constitutivos del patrimonio documental
madrileño de antigüedad superior a 100 años a partir de la fecha final
de los documentos podrán ser consultados a salvo de norma de rango
igual o superior que les afecte".
6. Ofrecen mecanismos para la consulta de los archivos privados, en
tanto que forman parte del patrimonio documental de las Comunidades
Autónomas.
7. Algunas normas incluyen entre las infracciones el dificultar o
impedir el acceso a los documentos de acuerdo con lo estipulado en los
respectivos textos.
8. Finalmente, destacar dos singularidades:
a) El artículo 26.2. de la ley canaria pretende que la insularidad no sea
un obstáculo para que los ciudadanos puedan acceder a los archivos
públicos.
b) El artículo 41 de la ley madrileña especifica que las consultas
tenderán a realizarse a través de copias, dejándose los originales sólo
para ocasiones necesarias. Cuando dichas copias deban ser
autenticadas, concede tal facultad a los archiveros de esta
Comunidad, excepto si son documentos que se rigen por normas
especiales.
La legislación de la administración local
1016
No existe mayor concreción en el plano de la Administración Local que
el ya comentado en el ámbito estatal y autonómico.
La Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases de Régimen
Local (en adelante
LRBRL) señala en su artículo 18.1.e) que entre los derechos del vecino
se encuentra el de:
"... ser informado previa petición razonada, y dirigir solicitudes a la
Administración municipal en relación a todos los expedientes y
documentación municipal, de acuerdo con lo previsto en el artículo 105
de la Constitución".
Es una referencia firme y se convierte en el punto de arranque de una
reglamentación local que haga efectivo este derecho del vecino.
Sin embargo, el artículo 70.3. conduce esta cuestión a un punto de
espera, ya que, aunque reconoce que: "... todos los ciudadanos tienen
derecho a obtener copia y certificaciones acreditativas de los acuerdos
de las corporaciones locales y sus antecedentes, así como a consultar
los archivos y registros...", tal derecho deberá ejercerse:
"... en los términos que disponga la legislación de desarrollo del
artículo 105, letra b), de la
Constitución".
El Real Decreto 2586/1986, de 28 de noviembre, de Reglamento de
Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades
Locales (en adelante ROF) distingue dos ámbitos informativos:
1. El de los corporativos (satisfactoriamente explicitado en los artículos
14, 15, 16 y 84).
Establece como principio genérico el derecho inherente a todos los
miembros de las corporaciones locales a obtener del "... Alcalde o
Presidente o de la Comisión de Gobierno cuantos antecedentes, datos o
informaciones obren en poder de los servicios de la Corporación y
resulten precisos para el desarrollo de su función", previa petición que
se entenderá concedida, salvo que se dicte resolución o acuerdo
denegatorio motivado.
No obstante, no se requiere autorización previa para el acceso directo a
los documentos en los siguientes casos:
- Cuando se trate de corporativos que ostenten delegaciones o
responsabilidades de gestión, pudiendo acceder a la información de
tales áreas.
- En todos los asuntos que hayan de ser tratados por los órganos
colegiados de que forman parte, así como en las resoluciones o
acuerdos adoptados por cualquier órgano municipal.
- Cuando se trate de documentos o información que sea de libre acceso
por los ciudadanos.
1017
El ROF señala, asimismo, las normas para la consulta de los
documentos por parte de los corporativos:
- Los documentos no pueden salir del edificio oficial.
- Los documentos originales se podrán consultar en el archivo general,
en la dependencia donde se encuentren o en los lugares reservados a los
miembros de la
Corporación. El interesado firmará un acuse de recibo y estará obligado
a devolverlos en el plazo máximo de 48 horas.
- Los libros de actas y de resoluciones del Presidente se consultarán en
el archivo o en la Secretaría General.
- Deben guardar reserva sobre las informaciones que se les
proporcionen.
- Sólo podrán expedirse copias en los casos de acceso libre y en los que
hayan sido expresamente autorizados por el Presidente de la Comisión
de Gobierno.
2. El de los ciudadanos (en espera de legislación de rango superior que
lo desarrolle).
No es una cuestión que quede clara en el ROF. Así, aunque su artículo
15.c) habla de:
"... la información o documentación de la entidad local que sea de libre
acceso por los ciudadanos...", no se aclara cuáles son esos documentos
ni los límites que los definen.
Sólo hay referencias expresas al registro general de documentos –
consultables directamente o mediante certificación- y a los expedientes
administrativos en tramitación.
El caso de Galicia. El acceso a los archivos de la Comunidad

Autónoma Gallega.
El derecho de acceso a los documentos queda recogido en el Decreto

307/1989 de 23 de noviembre. Capítulo V artículos 30 y 31. Y nos dice:
Del acceso a los archivos y documentos y de la difusión del
patrimonio documental de Galicia.
Art. 30. La Consellería de Cultura y Deportes de la Xunta de
Galicia fomentará el conocimiento y difusión del patrimonio
documental de Galicia.
Art. 31. 1. Todas las personas tienen derecho a la consulta libre y
gratuita de los archivos y documentos constitutivos del patrimonio
documental de Galicia y a obtener información sobre el contenido de
los mismos, de acuerdo con la legislación vigente en la materia y las
disposiciones que se establezcan.
2. El acceso y difusión a los documentos se hará de acuerdo con
lo establecido en al presente desterró y la legislación aplicable.
1018
3. La consulta pública de los documentos declarados históricos y
de los custodiados en archivos integrados en el sistema de archivos de
Galicia no afectará a los demás derechos inherentes a la propiedad y
difusión de los mismos.
4. La Consellería de Cultura y Deportes, a través del Centro de
Información de Archivos de Galicia establecerá, en orden a la difusión
del patrimonio documental de Galicia, oída la Comisión Técnica de
Archivos de Galicia, los planes de edición de instrumentos de
descripción y de fuentes documentales conservadas en los archivos
integrados en el sistema de archivos de Galicia, sin perjuicio de la
colaboración exigible a las instituciones de carácter público y a las
personas privadas.
LA LEY 7/1985, DE 2 DE ABRIL, REGULADORA DE LAS BASES

DEL RÉGIMEN LOCAL
En su artículo 18 ( Derechos y deberes de los vecinos), apartado e), se

refleja el derecho a "ser informado, previa petición razonada, y dirigir
solicitudes a la Administración municipal en relación a todos los
expedientes y documentación municipal, de acuerdo con los provisto en
el artículo 105 de la Constitución".
Por otro lado, en su capítulo VI (Información y participación
ciudadana), artículo 70, apartado 3, se dice: "todos los ciudadanos
tienen derecho a obtener copias y certificaciones acreditativas de los
acuerdos de las Corporaciones Locales y sus antecedentes, así como a
consultar los archivos y registros en los términos que disponga la
legislación de desarrollo del artículo 105 b) de la Constitución...".
REAL DECRETO 1708/2011, DE 18 DE NOVIEMBRE, POR EL

QUE SE ESTABLECE EL SISTEMA ESPAÑOL DE ARCHIVOS Y
SE REGULA EL SISTEMA DE ARCHIVOS DE LA
ADMINISTRACIÓN GENERAL DEL ESTADO Y DE SUS
ORGANISMOS PÚBLICOS Y SU RÉGIMEN DE ACCESO.
CAPÍTULO IV
Procedimiento de acceso a documentos y archivos

Artículo 23. Derecho de acceso a documentos y archivos.
Toda persona tiene derecho a acceder a los documentos conservados en
los archivos incluidos en el ámbito de aplicación de esta norma, en los
términos establecidos en el presente capítulo sin perjuicio de las
exclusiones y limitaciones previstas en la Constitución y en las leyes.
El presente Capítulo tiene por objeto regular el procedimiento común
para el acceso a los documentos obrantes en los archivos de la
1019
Administración General del Estado, así como de las entidades de
Derecho público vinculadas o dependientes de ella, que no tengan la
consideración de archivos de oficina o gestión.
El responsable del archivo ofrecerá la asistencia que sea necesaria para
facilitar el ejercicio del derecho de acceso, teniendo en cuenta las
necesidades especiales de algunos colectivos.
Los sistemas de información archivística deberán garantizar el uso de
las lenguas cooficiales del Estado en los términos previstos en la Ley
30/1992, de 26 de noviembre, y en la normativa que resulte de
aplicación.
Artículo 24. Solicitud de acceso.
La solicitud de acceso a documentos podrá presentarse a través de los
medios y en los términos establecidos en la Ley 30/1992, de 26 de
noviembre, y en la Ley 11/2007, de 22 de junio, y se dirigirá al
responsable del archivo que los custodia. En todos los archivos existirá
un modelo normalizado de solicitud a disposición de los interesados,
que igualmente estará disponible en la sede electrónica del
correspondiente Departamento o entidad de Derecho Público.
En la solicitud deberá indicarse con claridad el documento o conjunto
de documentos a los que se refiere, así como la identidad del solicitante
y una dirección, a efectos de comunicaciones.
No será necesario motivar la solicitud de acceso a documentos. No
obstante, el solicitante podrá exponer los motivos de su petición, que se
tendrán en cuenta en la tramitación y resolución de la solicitud.
Con el fin de facilitar la identificación de los documentos solicitados, el
responsable del archivo pondrá a disposición del público los
instrumentos de referencia y descripción de los fondos documentales
que lo integran, con excepción de los que en aplicación de las
limitaciones legalmente previstas no deban constar.
Las entidades públicas incluidas en el ámbito de aplicación de este Real
Decreto informarán del órgano competente para resolver las solicitudes
de acceso. En ausencia de previsión expresa, se entenderá competente
aquél del que dependa orgánicamente el archivo que custodia los
documentos cuya consulta se solicita.
Artículo 25. Autorización de entrada a los archivos y de consulta de
documentos originales.
La entrada en la zona de depósito de los archivos estará reservada a
personal autorizado. Quienes acrediten un interés histórico, científico,
estadístico o cultural relevante podrán solicitar al responsable del
archivo autorización de entrada para el examen de la documentación
obrante. La autorización, que podrá denegarse en razón de las
necesidades de organización de los servicios o de la garantía del
1020
carácter restringido de determinados fondos obrantes en los archivos,
determinará las condiciones en que deba realizarse la entrada.
Cuando en el archivo existan reproducciones de los documentos
solicitados, se dará acceso a éstas como norma general; en estos casos,
sólo cuando la materia o circunstancias de la investigación lo
justifiquen y el estado de conservación de los documentos lo permita,
se autorizará el acceso a los originales previa presentación de la
correspondiente solicitud de autorización.
Artículo 26. Acceso restringido.
Los documentos conservados en los archivos incluidos en el ámbito de
aplicación de esta norma serán de libre acceso, salvo cuando les afecte
alguna de las limitaciones previstas en la Constitución y en las Leyes.
En particular, serán de acceso restringido los documentos clasificados
según lo dispuesto en la normativa sobre secretos oficiales, los
documentos que contengan información cuya difusión pudiera entrañar
riesgos para la seguridad y la defensa del Estado o interferir en la
averiguación de los delitos o la tutela judicial efectiva de ciudadanos e
instituciones, así como los declarados reservados por una norma con
rango de Ley y aquellos que contengan datos personales a los que se
refiere el artículo 28.
El responsable del archivo, siempre que sea posible, tendrá a
disposición del público la relación de los documentos y series
documentales de acceso restringido, con exclusión de aquellos que en
atención a los intereses protegidos no deban ser objeto de publicidad.
El acceso a documentos excluidos de pública consulta será restringido y
quedará condicionado, con las excepciones y especialidades previstas
en la Ley, a la obtención de autorización previa.
Con carácter excepcional, el responsable del archivo podrá restringir
cautelarmente el acceso a aquellos documentos o series documentales
que, sin haber sido objeto de exclusión de consulta pública, pudieran
incurrir, a su juicio y a la vista de su contenido, en alguna de las
limitaciones previstas en las leyes.
Toda alteración en el régimen de acceso a documentos deberá ser
puesta en conocimiento de la Comisión Superior Calificadora de
Documentos Administrativos, que será la encargada de informar con
carácter previo los casos de modificación del régimen de libre acceso.
Artículo 27. Solicitud de consulta de documentos de acceso
restringido por razones de seguridad y defensa del Estado.
Los documentos clasificados de conformidad con lo previsto en la
normativa sobre secretos oficiales del Estado estarán excluidos de la
consulta pública, sin que pueda concederse autorización para el acceso
en tanto no recaiga una decisión de desclasificación por el órgano
competente para realizarla.
1021
Cuando la solicitud de consulta se refiera a documentos o series
documentales que incorporen marcas de reserva o confidencialidad, el
órgano competente para resolver remitirá la solicitud a su superior
jerárquico o, según lo que establezcan las normas de organización de
los respectivos Departamentos Ministeriales y entidades de Derecho
Público, al órgano que realizó la declaración de reserva o
confidencialidad, para que decidan sobre la concesión de autorización
de la consulta.
Artículo 28. Solicitud de consulta de documentos de acceso
restringido por contener datos personales.
1. La solicitud de acceso a documentos que contengan datos personales
referidos exclusivamente al propio solicitante se regirá por la normativa
de protección de datos personales.
2. El acceso a los documentos que contengan datos personales que
puedan afectar a la intimidad o a la seguridad de las personas, o que
tengan la consideración de especialmente protegidos en los términos de
la normativa de protección de datos personales, incluyendo los que se
encuentren en procedimientos o expedientes sancionadores, será
posible siempre que medie el consentimiento expreso y por escrito de
los afectados.
No obstante, serán accesibles los documentos con datos personales que
puedan afectar a la seguridad o intimidad de las personas cuando hayan
transcurrido veinticinco años desde el fallecimiento de los afectados. Si
éste dato no constara, el interesado deberá aportar la correspondiente
certificación expedida por el Registro Civil.
Cuando no fuera posible conocer la fecha o el hecho del fallecimiento y
el documento o documentos solicitados posean una antigüedad superior
a cincuenta años, el acceso se concederá si, atendidas las circunstancias
del caso, se entiende razonablemente excluida la posibilidad de lesión
del derecho a la intimidad personal y familiar o el riesgo para la
seguridad del afectado y siempre de conformidad con la normativa de
protección de datos.
3. El acceso a documentos que contengan datos nominativos o
meramente identificativos de las personas que no afecten a su seguridad
o su intimidad, será posible cuando el titular de los mismos haya
fallecido o cuando el solicitante acredite la existencia de un interés
legítimo en el acceso.
A estos efectos, se entenderá que poseen interés legítimo quienes
soliciten el acceso para el ejercicio de sus derechos y los investigadores
que acrediten que el acceso se produce con una finalidad histórica,
científica o estadística.
4. Se concederá el acceso a documentos que contengan datos de
carácter personal, sin necesidad de consentimiento de sus titulares,
1022
cuando se proceda previamente a la oportuna disociación, de los datos
de modo que se impida la identificación de las personas afectadas.
5. La información que contenga datos de carácter personal únicamente
podrá ser utilizada para las finalidades que justificaron el acceso a la
misma y siempre de conformidad con la normativa de protección de
datos.
Artículo 29. Tramitación y resolución.

Las resoluciones de las solicitudes de acceso y de consulta directa se
notificarán por escrito al solicitante, con indicación de los recursos que
procedan contra las mismas, el órgano administrativo o judicial ante el
que deban interponerse y el plazo para hacerlo. En el supuesto de ser
estimatorias, especificarán la forma y, en su caso, el plazo en el que se
facilitarán al interesado los documentos solicitados o será posible la
consulta directa. Las resoluciones denegatorias serán motivadas.
En caso de que la solicitud se refiera a documentos que no obren en
poder del órgano al que se dirige, será remitida de oficio al que los
posea, si se conoce, dando cuenta de ello al solicitante.
Cuando la indicación de la existencia o no del documento solicitado
suponga incurrir en alguna de las limitaciones al acceso, se desestimará
la solicitud, informando al interesado de esta circunstancia.
Se tramitarán con carácter preferente las solicitudes que tengan por
objeto el acceso a documentos necesarios para el ejercicio de derechos.
Serán inadmitidas las solicitudes que se consideren abusivas por su
carácter manifiestamente irrazonable o repetitivo.
Artículo 30. Plazo para resolver y sentido del silencio.

1. La resolución de la solicitud de acceso o de consulta deberá
adoptarse y notificarse lo antes posible y, en todo caso, en el plazo
máximo de un mes desde la recepción por el órgano competente para
tramitarla.
2. En el caso de solicitud de acceso a documentos, cuando el volumen
de lo solicitado, su emplazamiento o las dificultades para su
reproducción así lo justifiquen, el plazo para resolver podrá ampliarse
por otro mes, informando de esta circunstancia al solicitante.
3. El cómputo del plazo para resolver se interrumpirá en los siguientes
supuestos:
a) Cuando se requiera al solicitante la subsanación de deficiencias y la
aportación de documentos, especialmente los relativos al
consentimiento de los afectados.
b) Cuando una norma exija autorización específica.
La interrupción del plazo será debidamente comunicada al interesado.
1023
4. Transcurrido el plazo máximo para resolver sin haberse notificado
resolución expresa, la solicitud de acceso se entenderá estimada.
Artículo 31. Obtención de copias.

1. La estimación de la solicitud de acceso o de consulta conllevará el
derecho a obtener copia de los documentos solicitados, salvo en los
siguientes supuestos:
a) Cuando los documentos no sean de libre consulta.
b) Cuando no resulte posible realizar la copia en un formato
determinado debido a la carencia de equipos apropiados o al excesivo
coste de la misma.
c) Cuando la reproducción suponga vulneración de los derechos de
propiedad intelectual.
2. La resolución que conceda el acceso expresará si es posible la
obtención de copias y las condiciones de uso de las mismas.
3. La expedición de certificaciones y copias y la transposición a
formatos diferentes del original podrá someterse al previo pago de las
exacciones que estén legalmente establecidas en la normativa sobre
tasas y precios públicos.
Artículo 32. Régimen de impugnaciones.

Contra toda resolución, expresa o presunta, recaída en el procedimiento
regulado en este Real Decreto podrán interponerse los recursos
administrativos y contencioso-administrativos que resulten procedentes
de conformidad con la legislación aplicable.
EL EJERCICIO DEL DERECHO DE ACCESO.
En el caso de documentos de consulta libre, no hay procedimiento

propiamente dicho, pero sí lo hay necesariamente en el caso de
documentos cuya consulta está sujeta a autorización.
Tanto la LPHE como las leyes autonómicas remiten esta cuestión a un
desarrollo reglamentario.
La regulación del acceso a los documentos
La regulación de este derecho ha sufrido cambios con el paso del

tiempo, adaptándose a las circunstancias de cada nación. En el caso
español, ha supuesto la aparición de un conjunto disperso de normas
que tratan aspectos específicos y dipares sobre la materia, tal y como
sistematiza y expone Vázquez Orgaz (2002), y que parten de una doble
consideración de los fondos documentales como plasmación de las
1024
actuaciones administrativas o bien que forma parte del patrimonio
histórico.
Esta dualidad parte de la misma constitución Española, que incide sobre
el libra acceso a la documentación administrativa y su valor como
gaantia de derechos, al tiempo que aborda la importancia del
patrimonio histórico y cultural.
Siguiendo a A. Heredia, se puede decir que las limitaciones de los
ciudadanos para acceder a los archivos son de tipo jurídico y de orden
práctico, derivado en este último caso de la conservación de los
docuentos o el estado de organización de los fondos.
El libre acceso a la documentación administrativa o al información que

contiene.
La Constitución ampara el derecho de «acceso de los ciudadanos a los
archivos y registros administraticos, salvo en lo que afecte a la
seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la
intimidad de las personas» (art. 105. b).
Además, garantiza los derecho del ciudadano frente a la actuación de
las administraciones públicas, algo reafirmado por la legislación
posterior (CE, art. 9.1, 103, 105b y 106.1; Ley 30/1992, del Régimen
Juridico de las administraciones públicas y del Procedimiento
Administrativo Común y la Ley 29/1998, de 13 de Julio, reguladora de
la Jusrisdicción Contencioso-Administrativa
Incidiendo sobre ello, la Ley RJAP y PAC establece que: « Los
ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y a los documentos
que, formando parte de un expediente, obren en los archivos
administrativos, cualquiera que sea la forma de expresión, gráfica,
sonora o en imagen o el tipo de soporte material en que figuren,
siempre que tales expedientes correspondan a procedimientos
terminados en la fecha de la solicitud.» (art. 37)
Respecto a los registors oficiales, funcionan como asiento de todo
escrito o comunicación que sea presentado o que se reciba en cualquier
unidad administrativa o sena dirigidos de forma oficial a otras entidades
(Ley de RJAP y PAC, atr.38). Constituyen, por tanto un instrumento de
control sobre la gestión de los documentos por parte de las
administraciones públicas. La publicidad de los registros públicos o
administrativos queda refrendada por el Registro Civil (Ley de 8 de
junio de 1957)
Es de notar que legalmente existen registros públios privados. Los
segundos garantizan la seguiridad jurídica de su contenido y están
dotados de fe pública. Se refiren a las perosnas (Registro Civil) o a las
cosas (Registro de la Propiedad), a los que se suman otros especiales
(Registro Mercantil y Registro de Bienes Muebles).
1025
Todo ello supones:
Las administraciones quedan sometidas a la ley y al derecho.
Se garantiza el control jurisdicional de la actividad administrativa.
Los ciudadanos participan en la elaboración de normas de carácter
general que les afecten.
Se garantiza la publicidad de las normas, de los tratados
internacionales, de los actos administrativos y, en general, de toda
fuente de derecho.
Se garantiza la sujecion de las administraciones públicas a una serie de
plazos, requisitos formales y procedimentales.
Mediante ésta u otras normas se aportan los mecanismos necesarios

para que los ciudadanos obtengan información veraz y precisa sobre sus
relaciones con las administraciones públicas, al tiempo que ven
amparados sus derechos y reconocidos sus deberes con el Estado, algo
directamente relacionado con los principios constitucionales.
Acceso a la documentación histórica.
La protección del patrimonio documental español parte del compromiso
constitucional de garantizar la conservación y el enriquecimiento del
patrimonio histórico, cultural y artístico, cualquiera que sea su régimen
jurídico su titularidad, al que se suma la competencia efectiva del
Estado en la defensa de los archivos a su cargo (art. 46 y 149 de la CE)
A su vez la ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histórico
Español incide en esta cuestión, al afirmar que su objetivo último es el
acceso a los bienes que constituyen el patrimonio histórico español, en
el que se incluya el patrimonio documental y bibliográfico (preámbulo).
Es más, todas las medidas de protección y fomento van encaminadas a
que los ciudadanos puedan «completr y disfrutar las obras que son
herencia de la capacidad colectiva», puestas al servicio de la sociedad.
Esta ley no regula, por tanto, el acceso a todos los documentos, sino a
aquellos que forman parte del patrimonio dcumental español (art. 49),
constituido por:
Todos los documentos, con indepencia de su fecha, que sean generados,
conservados y reunidos por organismos públicos, por las personas
jurídicas en cuyo capital parcipen mayoritariamente organismos
públicos o por las entidades gestoras de servicios públicos en este caso,
solo aquellos documentos resultado de la gestión de dichos servicios.
Los documentos con una antigüedad superior a 40 años que hayan sido
generados, conservados o reunidos en el jercicio de sus actividades por
las entidades y asociaciones de carácter político, sindical o religioso y
por las entidades, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de
carácter privado.
1026
Cualquier documento de más de 100 años, generado conservado o
reunido por cualquier entidad o persona física.
Aquellos documentos que, aun no poseyendo la antigüedad suficiente,
sean declarados expresamente parte del patrimonio documental
español.
Sobre todos estos documentos impera el libre acceso (art. 62), aunque
con varias limitaciones.
De un lado, se podrá impdir su consulta por motivos de conservación,
según lo determine a institución que los custodie (art. 62)
Esta limitación responde a la exigencia de que los titulares o
depositarios de biene integrantes del Patrimonio Histórico Español
deben conservarlos y custodiarlos adecuadamente y su utilización no
podrá suponer nunca un peligro para su integridad y conservación (art.
36)
Asimismo, se reconoce que existan documentos «agenos al
conocimiento público» porque así lo deteminen sus leyes específicas
(como las materias clasificadas) o por afectar a la seguridad y la
defensa del Estado (art. 57).
En estos casos se podrá solicitar la correspondiente autorización
administrativa, que deberá otrorgar la autoridad que clasificó los
documentos como secretos o reservados o, en su caso, el Jefe del
Departamento encargado de su custodia.
Los docuemtnos que contengan datos personales de carácter policial,
procesal, clínico o de cualquier otra índole que puedan afectar a la
seguridad de las personas, a su honor, a la intimidad de su vida privada
y familiar y a su propia imagen, mno podrán ser públicamente
consultados sin que medie consentimiento expreso de lso afectados o
hasta que haya transcurrido el plazo reglamentario.
Hata tal punto se reclama el libre acceso que la Ley de PHE establece
medidas de fomento y de control para que los titulares o depositarios de
biene integrantes del Patrimonio Histórico los conserven
adecuadamente y permitan la inspección de las administraciones
comprentes y su consulta por parte de los investigadores, aunque en
este último caso podrá denegarse en razón de la protección de los datos
personales, la intimidad y el honor. (art. 36 y 52)
La misma Ley habilita medidas para garantizar o favorecer la consulta
de los fondos documentales privados, que abarcan la posibilidad de su
depósito temporal o permanente en centros públicos o incluso su propia
expropiación forzosa.
Es de notar que ambas leyes no afectan a muchos otros documentos de
carácter privado, en cuyo caso su consulta queda a discrección de sus
titulares. Ello no obsta para que:
1027
Se tenga en cuenta que transcurrido cierto tiempo pasarán a formar
parte del Patrimonio Histórico Español.
Existen otras leyes que fomentan la conservación y organización de los
fondos documentales de titularidad privada.
Procedimiento de consulta.
La legislación tambien define en lo que respecta al procedimiento por el

que se solicita el acceso a la documentación.
Así en los archivos y demás entidades públicas se custodian
documentación histórica, como en muchas instituciones privadas, el
acceso se equipara a la consulta directa de la documentación, salvo en
casos específicos derivados de la correcta manipulación y conservación
de los documentos (utlización de copias digitales o microfilmes cuando
existen, restricciones de consulta por motivos de conservación, etc.)
Desde un punto de vista administrativo, el acceso es reglamentado
mediante un procedimiento específico, tal como se expresa sen la Ley
de RJAP y de PAC. Según esta norma ha de efectuarse: «una petición
de los documentos que se desee cosultar» (art. 37)
La petición habrá de ser rezonada en el caso de las entidades locales
(art. 18.e Ley de BRL), y ofrmularse mediante modelos normalizados,
en el caos de los documentos de archivos y registros militares (art. 74.1
Reglamento de AM). Una vez autorizada, las distintas normativas
difieren respecto a la forma de consulta de lso documentos, aunque por
lo general permiten el acceso directo y su reproducción.
En caso negativo, la silicitud deberá ser rechazada mediante resolución
motivada, siendo aplicable el régimen general de recursos
administrativos y jurisdiccionales (Ley de RJAP y PAC, art. 37)
El acceso a la información documental y los principios constitucionales
El principio de publicidad
El principio de publiciada de las normas no es nuevo en nuestro
ordenamiento jurídico, pues ya estaba presente en las Cortes de Cádiz
de 1812. No obstante, no hubo un criterio uniforme hasta la aparición
del Código Civil y aún así se aplicó con limitaciones (Real Decreto de
24 de julio de 1889, modificado por leyes posteriores)
Será la CE de q978 la que sancione el servicio de la Administración a
los cudadnos y la necesidad de que éstos estén cumplidamente
informacdos (art, 103). De ello se deriva la transparencia de las
actuaciones administrativas, la regulación de sus trámites y
procedimientos y el derecho a ser informado sobre los mismos, tal y
como sanciona la ley de RJAP y PAC. Al fin y al cabo, para que una
1028
norma tenga efectos jurídicos ha de ser publicada en el BOE y púbico
ha de ser el funcionamiento y muchas de las actividades de las distintas
adimistraciones, las Cortes Generales o los órganismos jurisdiccionales
del Estado.
No obstante la publicidad y el libre acceso no son totales, pues de los
contrario conculcarían otros derechos individuales, perjudicarían al
Estado o converttirían en ineficaces las actuaciones d elas
administraciones públicas. Estas limitaciones quedan recogidas por
distintas normativas, que verenos posteriormente.
El principio de participación y la libre comunicación
El principio de participación de los ciudadanos es uno d elos pilares
básico de todo Estado democrático e implica, entre otras cosas, la
participación de los ciudadanos en el gobierno y la Administración del
Estado y sus instituciones, para lo cual es imprescindible habilitar los
mecanismos oportunos y el acceso a la información necesaria.
Asmismo, la libre comunicación enlaza con el principio de publicidad,
al garantizar el contacto e intercambio de información entre los
ciudadanos y la administración para todo aquelllo que sea necesario.
Algunos autores, como Sancho Cuesta (1993) hacen extendo el
principio al deber de las Asdministraciones públicas de proporcionar
información, de permitir que la informacion pueda ser localizada y de
que sea accesible a los ciudadanos.
El principio de transparencia
Como consecuencia de todo lo anterior, el acceso a la información
documental está directamente relacionado con la transparencia de las
actividades desarrolladas por las administracione públicas y con la
publicidad de las normas.
Asunque no se hacen mención específica a este principio en el tecto de
la CE, se deriva de la exigencia de eficacia en la actuación de las
Administraciones públicas (art. 103.1) o del control jurisdiccional de la
actividad administrativa (art. 106.1.)
Ello pese a que existen ámbitos de la actividad administrativa
protegidos por el secreto profesional, impuesto con carácter imperatio a
los funcionarios y demás personal al servicio de las Administraciones
públicas (Ley de Funcionarios Civiles del Estado, Decreto 315/ 1964,
de 7 de febrero)
Eficacia constitucional del derecho de acceso.
El derecho de acceso responde a los principios anteriores y a la eficacia
exigida a las Administraciones Públicas (CE 105. B.), aunque se hace
necesaria su regulación. De ahí la necesidad de atender a todas las
cuestiones y normas que limitan el acceso a información documental y
establecer criterios de implementación y aplicación. Todo ello aportará
1029
una visión global y permitirá desarrollar con eficacia el derecho de
acceso.
LOS SUJETOS Y EL OBJETO DEL DERECHO DE ACCESO
Existen muchas disposiciones normativas de distinto rango relativas al

derecho de acceso a los documentos y su información, incluyendo sus
limitaciones, las leyes más relevantes son:
En el ámbito de los archivos y registros administrativos y, en general,
de los registros públicos, hay que citar la Ley de RJAP y PAC (art. 35 y
37); el Real Decreto 208/1996, de 9 de febrero, sobre Servicios de
Información Administrativa al Ciudadano, y la ley de 8 de junio de
1957, del Registro Civil y a Ley 11/2007, de 22 de junio de Acceso
Electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.
En lo que respecta a la regulación específica sobre distintas cuestiones
hay que mencionar la normativa específica que, sustancialmente, viene
a matizar el libre acceso en función de distintos criterios, restricciones
que se abordan en su apartado correspondiente. Baste citar que entre las
cuestiones reguladas por su legislación específica se encuentran la
seguridad del Estado, las actuaciones derivadas del Gobierno, la Ley
Electoral, los datos de carácter personal o sanitario, las materias
tributarias, estadítica y medioambientales, etc.
EL TITULAR DEL DERECHO DE ACCESO
En general se reconoce el derecho de acceso a la información

documental a todos los ciudadanos y no sólo a los interesados en cada
procedimiento concreto. No obstante, una lectura detallada de
ordenamiento jurídico pemiten limitar el ejercicio de este derecho a los
mayores de edad (art. 13 y 23 C.E.), tal y como argumenta Vazquez
Orgaz (2002).
Hay que distinguir, asimismo, la diferencia entre el ejercicio de este
derecho por parte del ciudadano y el que puede reclamar el interesado.
El interesado, segú la ley de RJAP y PAC (art.35), tiene derecho a
conocer el estado de los procedimientos que le afecten cuando aun se
estan tramitando, obtener copias, etc.
Por el contrario, el ciudadano solo puede ejercer su derecho de accedo
en procedimientos ya concluidos (art.37), salvo que contengan datos
que afecten a su identidad (art. 15 LO 15/1999 de 13 e diciembre de
protección de datos de carácter personal)
En el amisma linea, la ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las Beses
del Regimen Local (Ley de BRL) reconoce el derecho de los vecinos a
consultar los archivos y registros en los términos que dispongan la
1030
legislación, así como su derecho a ser informados, previa petición
razonada, en todo lo relatico a los expedientes y documentos
municiapales (arts. 18 y 70)
Asimismo, quienes hubiren sido parte en los procesos judiciales o sean
titulares de un interés legítimo, pueden acceder a la documentación
conservada en los archivos judiciales (Ley orgánica 6/1985, de q de
julio, del poder judicial; Real Decreto 937/2003), de 18 de julio, de
modernización de los archivos judiciales)
Del mismo modo aun defendiendo el derecho a la intimidad de los
pacientes la ley reconoce a ellos, a sus familiares y a sus allegados el
derecho a que se les dé información completa y continuada de su
procesos hospitalario (Ley 14/1986, de 25 de abril, General de
Sanidad).
Los derecho recocidos a los ciudadanos e interesados en los
procedimientos administrativos son aplicables a personas físicas o
juridicas, según se desprende de la legislación.
Hay que recordar asimismo, que el tratado de la Unión Europea (art.
255) amplia tales derechos a todas las personas físcias o jurídicas de un
Estado miembro con redidencia o domicilio social en cualquiera de los
estados miembros.
Pede a las limitaciones impuestas a ls ciudadanos, la ley 38/1995, de 12

de diciembre, sobre el derecho de Acceso a la Información en materia d
eMedio Ambiente (Ley de AIMA), al trasponer una directiva europea
(Directiva 90/313/CEE, del consejo de 7 de junio de 1990, sobre
libertad de acceso a la información en materia de medio ambiente),
reconoce el derecho de cualquier persona física o jurídica a acceder a la
inforación que esté en poder de las administraciones públicas, son que
para ello sea obligatorio probar un interés determinado o esperar que
haya concluido su tramitación. Los especialistas en la materia ven en
ello un punto de inflexión en el derecho de acceso.
SUJETO PASIVO
Respecto al sujeto pasivo del derecho de acceso, las leyes aluden de un

lado a los archivos y registros administrativos, y del otro al patrimonio
documental. Tan solo la ley de PHE especifica que se entiende por
archivos (art. 59), según se ha visto. Su significado abarca las distintas
entidades públicas que producen, gestionan y conservan documentos
como resultado de sus competencias y actividades.
Queda claro, por tanto, que las Administraciones Públicas ejercen
funciones de archivo y constituyen el sujeto pasivo del derecho de
acceso. Es más, la misma ley RJAP y PAC incide en su voluntad de
1031
garantizar el acceso de los ciudadanos y administraciones a los
expedientes que les afecten, con las limitaciones antes expuestas y las
que desarrollamos a continuación.
Es más, la incorporación de las nuevas tecnologías por parte de las
administraciones públias ha derivado en un interés por facilitar las
gestiones de los ciudadanos. Este es el sentido de la modificación de los
trámites procedimientos para admitr los documentos y registros
electrónicos y usar las telecomunicaciones, implicando asmismo el
establecimiento de medidas para garantizar su autenticiad, integridad y
preservación.
Destacar la Ley de AE a los SP, que no solo reconoce la necesidad de
adecuarse a las nuevas tecnolo´gias, sino que incide en el derecho de
los ciudadanos a realizar los disntintora t´ramites administrativos por
vía telemática.
La condición del sujeto pasivo se extiende a culquier otra persona o
entidad que ejerza competencias públicas. Se incluyen, por tanto, todas
las entidades públicas, como los organismos autónomos o las
administraciones corporativas (Colegios profesionales, Cámaras de
Comercio, Industria, Navegación, etc.) Aunque siempre en lo que
respecta a los servicios públicos o de interés público.
Del mismo modo también sería sujeto pasivo cualquier persona físcia o
jurídica que posea o custodia patrimonio documental, aunque en este
caso su condición pública o privada influira en el derecho de acceso, y
sus limitaciones.
OBJETO DEL DERECHO DE ACCESO
El objeto del derecho de acceso son los documentos y su información,

sobre los cual es necesario incidir en los matices aportados por la
legislación, pues si en algunos casos el libre acceso a los documentos,
en otros se defiende y regula el acceso a su información lo que no
implica una consulta de los originales.
EL LIBRE ACCESO Y SUS LÍMITES
El derecho de acceso a los documentos y su información no es

completo y absoluto, pues se puede denegar en ciertos casos, algo
reconocido por la CE y la legislación que la desarrolla.
Con carácter general, al mismo tiempo que se proclama el derecho de
acceso se defienden los límites para su ejercicio por parte de los
ciudadnos, por eso la misma legislación que recoge el derecho incluye
sus limitaciones. Se trata de un conjunto de causas fundadas en
1032
principios constitucionales, unas recogidas por la legislación general y
otras derivadas de normas sectoriales.
La Ley de RJAP y del PAC afirma que, con carácter general, el libra
acceso afectará a los expedientes ya concluidos, salvo que el solicitante
de la información argumente la condición de interesado, tal y como se
ha analizado con anterioridad.
La Ley de PHE y la Ley de RJAP y del PAC inciden en las limitaciones
en dinción de la seguridad y la defensa del estado, las actuaciones del
gobierno, la intimidad de las personas, el derecho al honor y a la
intimidad de las personas el secreto comercial e industrial.
Aunque la LRJAP y del PAC asume la regulación específica de los
documentos obrantes en los archivos históricos por parte de la LPHE,
ésta última ley nodificada sustancialmente lo contenido en la primera,
salvo en lo relativo a la temporalidad de ciertas limitaciones de acceso.
Con carácter general, todos, los documentos podrán ser de libre acceso
a partir de los 50 años de la fecha del documento o 25 desde la muerte
de la persona o personas a las que afecten.
Ello no impide que existan igualmente limitaciones a esta norma, al
considerarse otros factores que impidan el libre acceso.
Además, la misma ley de RJAP y PAC dispone de los aspectos que se
regirán por normas sectoriales (art. 37.6.)
Las materias clasificadas
Los datos sanitarios de los pacientes.
Los archivos regulados por la legislación del régimen electoral.
Los archivos que sirvan a fines exclusivamente estadísiticos dentro de
la función estadística pública.
El registro Civil y el Registro Central de Penados y Reveldes y otros
registros de carácter público cuyo uso esté regulado por una ley.
Los documentos obrantes en los archivos de las Administraciones
Diputado de las cortes Generales, Senador, miembro de un Asamblea
legislativa de Comunidad Autónoma o de una Corporación Local.
La consulta de fondos documentales existentes en los Archivos
Históricos.
CAUSAS DE EXCLUSIÓN DEL LIBRE ACCESO A LOS FONDOS

DOCUMENTALES O A SU INFORMACIÓN
Seguridad y defensa del estado
«La unidad soberanía e independencia de España, su integridad

territorial, el ordenamiento constitucional, la vida de la población y los
intereses de la patria» quedan amparados por la CE (art. 97) y por la
1033
Ley Orgánica 1/1984, de 5 de enero, que esteblece los criterios básicos
de la Defensa Naciona. Ello implica la salvaguarda del Estado y sus
instituciones, que corresponde, según la citada ley, a todos los
españoles y, en especial, a las fuerzas morales y materiales que
disponda el Estado (art.2)
Una de las vías por las que garantizar tales precectos es la limitación
del acceso a ciertos documentos clasificados como materia reservada,
con independencia de la protección penal de la seguridad interior y
exterior del Estado.
En este sentido, tiene una especial relevancia el Real Decreto 2.598 /
1998, de 4 de diciembre, por el que se aprueba el reglamento d elos
archivos militares (Reglamento de AM), que regula el acceso a los
documentos y archivos y la reproducción de lso mismos (cap. 10 y 11).
Asimismo, el acceso a documentos o a series documentales puede
excluirse cuando a pesar de no estar clasificados, puedan a fectar a la
Defensa Nacional o al Seguridad del Estado (art. 65)
Podría relacionarse con estas limitaciones lo establecido por la Ley de
Industria (Ley 21/1992), de 16 de julio) con respecto a al fabricación de
armas y explosivos y aquellas que se declaren de interés paa la defensa
nacional (art 22.3 y 3.4), retificado asimismo por el Real Decreto
695/1997 que la desarrolla (art. 14.1.) En el mismo sentido, la Ley de
Patentes (Ley 10/2002 de 29 de abril, por la que se modifica la Ley
11/1986, de 20 de marzo de patentes) también incide en el secreto
aplicable a las patentes de interés para la defensa nacional.
Ello no obsta para posibilitar la solicituda de automatización razonada
al Ministerio de Defensa (Reglamento AM, art. 62), previo informa de
la Comisión Calificadora de Documentos para la Defensa, que podrá
concederla o denegarla.
En la misma línea, la legislación comunitaria (Reglamento CE
1049/2001, de 30 de mayo, relativo al acceso del público a los
documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y la Comisión, en
adelante Reglamento CE) dispone de que las instituciones comunitarias
denegarán el acceso a un documento cuya divulgación suponga un
perjuicio para la protección del interés público y, en particular, la
seguiridad, la defensa y los asuntos militares, las relaciones
internacionales o la política finaciera, monetaria o económica de la
Comunidad o de un Estado Miembro (art. 4).
Ya hemos vistos la ley de PHE reconoce que la consulta de documentos
que afecten a la seguridad y a la defensa del Estado queda supeditada a
la autorización competente, conformanso así lo expresado en el
Reglamento de AM.
Las actuaciones gubernativas: los secretos oficiales
1034
La ley de RJAP y del PAC recoge la posibilidad de denegar el acceso a
los expedientes que «contengan información sobre las actuaciones del
Gobierno del Estado o de las Comunidades Autónomas en el ejercicio
de sus competencias constitucionales no sujetas a Derecho de
Administrativo» (art.37.5.)
Se entiende, no obstante como una exclusión del derecho de acceso a
todos los documentos resultantes de los actos políticos de gobierno,
pero no al resto de los documentos y expedientes generados por las
Administraciones públicas, algo ratificado por el Tribunal
Constitucional (Sentencia de TC 196/1990), de 29 de noviembre, y
45/1990, de 15 de marzo)
Por otra parte, los documentos resultantes de determinados organismos
y administraciones se rigen por normativas específicas, como ocurre
con la política monetaria o los secretos oficiales.
Política monetaria
La Ley RJAP y del PAC excluye del libre acceso los expedientes
«relativos a actaciones administrativas derivadas de la política
monetaria« (art. 37.5.), asunto sobre el que incide la Ley de Autonomía
del Banco de España (Ley 13/1994, de 1 de junio), al reconocer el
secreto profesional de esta institución (art. 19.1.). No obstante, asume la
obligación de infrmar a las Cortes Generales y al Gobierno sobre los
objetivos y ejecución de la política monetaria..
Es necesario recordar que la definición y ejecución de la política
monetaria corresponde al Sistema Europeo de Bancos Centrales, de que
el Banco de España es miembro, y bajo la dirección del Banco Central
Europeo.
Los secreros oficiales, las materias clasificadas y fondos reservados.
La ley de Secretos Oficiales (Ley 9/1968, de 5 de abril) establece:

«podrán ser delcaradas materias clasificadas los asuntos, actos,
documentos, informaciones, datos y objetos cuyo conocimiento por
personas no autorizadas pueda dañar o poner en peligro la seguridad y
defensa del estado».
Las materias clasificadas se clasifican en las categorías de secreto y
reservado en atención al grado de protección que requieran, según
determinen el Consejo de Ministros o a la Junta de Jefes de Estado
Mayor yen función de sis competencias (arts. 3 y 4)
La clasificación de secreto se reserca a las materias que precisen del
más alto grado de protección, por su excepcional importancia, y cuya
1035
revelación no autorizada puediera dar lugar a riesgos o perjuicios de la
seguridad del Estado o puediera comprometer su defensa o sus intereses
fundamentales en el interior y el exterior.
La clasificación de reservado se aplia a los de menor importancia, pero
cuyo conocimiento o divulgación pudiera afectar al orden
constitucional, la paz interior, la defensa y seguridad nacional o los
intereses del Estado.
La clasificación sigue un proceso reglado por al mencionada Ley y
conlleva una serie de medidas orentadas a su custodia física, gestiónm
restrccion de su consulta por personal no autorizado. Su
desclasificación solo puede decidirla el órgano que lo declaro
clasificado o la autoridad judicial competente.
Respecto a los fondos reservados, son definidos por Ley 11/1995, de 11
de mayo, reguladora de la utilización y control de lso créditos
destinados a gastos reservados. Se consideran como tales los destinados
«a sufrafar los gastos que se estimen necesarios para la defensa y
seguridad del Estado», quedando consignados en los Presupuestos
General del Estado.
Se caracterizan respecto a los demás gastos públicos por la prohibición
de publicidad y por estar dotados de un especial sistema de justificación
y control.
En cuanto a las restricciones impuestas a su posible consulta, la citada
lay establece: «toda información relativa a los créditos destinados a
gastos reservados, así como la correspondiente a su utilización
efectiva» se considera secreto oficial (art. 3)
No obstante, a diferencia de los secretos oficiales, estarán supervisados
y controlados por el Congreso de los Diputados a través de una
comisión parlamentaria (art. 7.)
De la actividad de las Cortes Generales y los representantes

ciudadanos.
La ley de RJAP y del PAC remite a su regulación específica «el acceso

a los documentos obrantes en los archivos de las Administraciones
Diputado de las Cortes Generales, Senador, miembro de una Asamblea
legislativa de Comunidad Autónoma o de una Corporación Local».
Ello no obsta para que los diputados y senadores vean ragulada la
posibilidad de su consulta mediante sus reglamentos específicos,
autorizaicón que podrá extenderse a los investigadores que
fundamenten su solicitud.
Asimismo, las sesiones secretasd el Parlamento o la información
solicitada al Gobierno sobre diversos asuntos pueden ser
1036
confidenciales. En estos casos se habilitan medidas para impedir la
publicidad de tales datos.
La confidencialidad de la documentación en trámite
La Ley de RJAP y del PAC incide en la restricción del acceso a los

documentos y expedientes en tramitación. Esta norma es igualmente
recogida por otras leyes específicas.
La ley General Tributarioa establece que: «los datos, informes o
antecedentes obtenidos por la Administración tributaria en el
desempeño de sus funciones tienen carácter reservado y solo pordrán
ser utilizados para la efectiva aplicación de los tributos o recursos cuya
gestión tenga encomendada, sin que puedan ser cedidos o comunicados
a terceros»
Estas restricciones no excluyen la investigación y persecución de
delitos, la colaboración con otras administraciones tributarias u
organismos e instituciones de la Seguridad Socila, la investigación por
parte de comisiones parlamentarias, la colaboración en la lucha contre
el fraude, la fiscalización de cuentas públicas por parte del Tribunal de
Cuentas o enla colaboración para la fecevtividad de la ejecución de
resoluciones judiciales firmes. (art. 113)
Ello no obsta para qu se reconozca el derecho de los contribuyentes a
consultar los registros y documentos ya concluidos (Ley 1/1998, de 26
de febrero, de Derechos y Garantías de los Constituyentes), en
cosonacia con lo expresado por la ley RJAP y del PAC.
Intimidad de las personas
Otro de los motivos por el que se uede denegar el acceso a la

información documetal es el derecho a la intimidad de las personas, al
honor y a la propia imagen, en los ámbtios personal y familiar, según
reconoce la Constitución (art. 18) se ocupan de legislar sbre todo ello le
Ley de RJAP y del PAC (art.37), al Reglamento de los AM (art. 66), el
Reglamento CE (art. 4), la Ley de Protección de Datos y otras
normativas específicas.
Esta procción implica, asimismo, el derecho de los interesados a
acceder a tan información, como reconoce la Ley de RJAP y PAC,
incluso aunque no sean parte implicada en el procedimiento.
Por «intimidad» se entiende la esfera que que se desarrollan
actividades privadas y que afectan a la personlidad del individuo. Tal
protección se extiende a los docmentos o informaciones que permiten,
directa o indirectamente, identificar a las personas a quienes afectan,
que se conocen como «documentos nominativos». Éste es el sentido de
1037
la definición aportada por la Ley de Protección de Datos, que afecta a
cualquier «información concerniente a personas físicas identificadas o
identificables» (art. 3)
Al respecto de los registros administrativos, se restringe el acceso a los
datos personales, pues deberá solicitarse la debida autorización al juez
competente, que la concederá a quienes acrediten «interés legítimo y
razón fundada» (Registro Civil de 1957, Decerto de 14 de noviembre
de 1958, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Civil).
Ello no obsta para que se establezcan restricciones más o menos
puntuales en razón de la materia tratada.
Así ocurre, por ejemplo, con el registro de los antecedentes penales,
salvo que su consulta la solicite el juez o tribunal competente (Código
Penal de 1973, art. 118 y 136)
En la misma línea, la Ley de PHE recone que las personas físicas,
entidades privadas poseedoras de bienes integrantes del patrimonio
documental podrán rechazar su consulta «en el caso de que suponga
una intromisión en su derecho a la intimidad personal y familiar y a la
propia imagen, en los términos que establece la legilación reguladora de
esta materia» (art. 52)
Un caso específico de la protección de la intimidad y el honor de las
personas es el secreto sumarial, estableciendo según lo designe órgano
jurisdiccional compente durante la investigación destinada a la
averiguación de los delitos.
Así lo regoce la CE y lo ratificaa el Tribunal Constitucional. SE trata no
obstante, de una medida de carácter temporal, pues las actualizaciones
judiciales son públicas y de libre acceso (CE, art. 120; Sentencia del TC
13/1985, de 31 de enero)
La legislación dobre cuestiones estadísticas excluyen del libre acceso a
los datos de carácter personal i que «conduzcan, pos su estructura,
contneido o grado de desagregación a la identificación individual de los
mismos» . Para las personas jurídicas, el período de duración del
secreto será el determinado reglamentaricamente aunque nunca inferior
a 15 años.
La confidencialidad de los datos personales también es abordada por la
Ley General de Sanidad, en particular toda información relacionada
como los pacientes, su proceso y su estancia en instituciones sanitarias
públicas y privadas (Ley 14/1986, de 25 de abril, art.10).
Si bien la legislación del régimen electoral reconoce la confidencialidad
de «cualquier información particularizada sobre los datos personales
conenidos en el censo electoral» (Ley Orgánica 5/1985 de 19 de junio,
del Régimen Electoral General, art, 41.) esta misma norma matiza el
derecho de los representantes de cada candidatura a recibir información
1038
sobre el censo con posterioridad a la celebración de las elecciones,
aunque solo para fines previstos por la citada ley.
No obstante, el derecho a la intimidad y protección de datos de carácter
personal no es total, bien por vincularse a unos plazos específicos o por
quedar supeditados a otras normas:
Ley de PHE limita la aplicación del respeto a la intimidad de las
personas en los documentos de carácter histórico que tengan más de 50
años o más de 25 años desde la muerte de la persona afectada (art. 59),
salvo la indicación contraria como consecuencia de otras restricciones
(seguridad y defensa del Estado, por ejemplo).
Además el privacidad de estos datos y documentos está supeditada al
deber de colaboración con la administración Tributaria, que peude
acceder a los datos personales obrantes en las cuentas corrientes
(sentencia del TC 110/1984, 26 de noviembre)
Asimismo, puede esgrimirse el ejercicio de la libertad de información,
siempre y cuando ésta sea veraz y de interés general (Sentencia del TC
171/1990, de 5 de noviembre)
Secreto comercial e industrial
De manera general puede considerarse secteto comercial toda la

información comercial confidencial que confiera a una empresa una
ventaja competitiva. Los secretos comerciales abarcan los secretos
industriales de fabricación y los secretos comerciales. La utilización no
autoriza de dicha información por personas distintas de titular se
considera práctica desleal y violacion del secreto comecial.
Desde el punto de vusta legal, es consecuencia del desarrollo del art.
105 de la CE y queda recogido en la Ley de RJAP y del PAC, que
excluye el libre acceso a los expedientes «relativos a las materias
protegidas por secreto comercial o induatrial» (art. 37.5)
Profundizando aún más, la Ley de Industria (Ley 21/1992, de 16 de
julio), matiza tal limitación y ampara el derecho a la información de las
administraciones, los ciudadanos y las empresas en materias
industriales. Esta ley regula el Registro de Establecimientos Industriales
e Información Estadísticas Industriales, tanto a nivel estatal como
autonómico y reconoce «la publicidad de la actividad industrial».
Incorpora así mismo «la obligatoriedad por parte de las empresas y de
los agentes colaboradores de las administraciones públicas de
comunicar los datos que han de inscribirse y la coordinación de la
información administrativa»
No obstante, el Real Decreto 695/1997, que desarrolla la Ley de
Industria, decalra que son públicos los índices del mencionado registro
y los «datos básicos» relativos a las empresas (número de
1039
identificación, razón social o denominación y domicilio) y
establecimientos (número de identificación, denominación o rótulo,
datos de localización, actividad económica principal, enumeración de
productos utilizados y terminados e indicadores de dimensión)
Por el contrario:
Otorga carácter confidencial al resto de los datos incorporados al citado
registro.
Limita el acceso a los datos de carácter personal a los respectivos
titulares de las industrias y a quienes acrediten un interés legítimo y
directo.
Habilita la posibilidad de solicitar la exclusión del conocimiento
público en aplicación del secreto comercial e industrial, siempre que se
justifique (art. 14.1.)
La Unión Europea, al reconocer la protección de la intimidad e
integridad de la persona y sus datos personales, incide en el repeto de
los intereses comerciales, la propiedad intelectual, los procedimientos
judiciales, las inspecciones y auditorías o as actividades de
investigación. También se establece limitaciones (Reglamento CE, art.
4) al disponer de las instituciones comunitarias denegadrán el acceso a
un documento cuya divulgación suponga un perjuicio para la protección
de los intereses comerciales de una persona física o jurídica, entre los
que se reconoce la propiedad intelectual, los procedimientos judiciales,
las inspecciones y auditorias o las actividades de investigación.
LA PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTAL
Tal y como se ha desarrollado con anterioridad, el acceso a los

documentos está limitado por diferentes conceptos, en su mayor parte
derivados de la necesidad de proteger la información que contienen, los
derechos de las personas implicadas o la seguridad y el buen
funcionamiento del Estado.
Por tanto, los conceptos referidos a las limitaciones de acceso son
esgrimibles en lo que respecta a la protección de la información
documental, aunque con los matices derivados de la legislación
aplicable y de ciertas cuestiones específicas.
Conviene asimismo incidir en la diferencia existente entre las
restricciones al acceso a los documentos o su información y, el otro, el
control y la protección de la información que contienen, pues existen
muchos documentos consultables y, sin embargo, queda limitado el uso
que se hace de la información que podamos obtener de ellos. Dos son
las materias más destacadas de este campo, que cuentan con legislación
específica: la protección de los datos personales y la propiedad
intelectual,
1040
El ámbito público.
Las administraciones y entidades titulares o custodias de documentos

públicos protegerán la información de los documentos en tramitación,
con las salvedades antes expuestas.
Se tendrán en cuenta las características específicas de los documentos,
pues marcan la posibilidad o rechazo del libre acceso a su contenido
(secretos oficiales, materias reservadas, datos de carácter personal,
secreto comercial e industrial, etc.).
La protección de la información puede implicar su libre consulta y sin
embargo, controlar el uso que se hace de ella. Así ocurre con las
medidas derivadas de la protección de la propiedad intelectual.
En ocasiones la información protegida no supone la totalidad del
documentos o registro. Éste es el caso de los documentos o bases de
datos electrónicos que incorporan metadatos protegidos. Suelen
aplicarse para garantizar la veracidad de la información, la
identificación del titular de derechos o la imposibilidad de su
modificación.
El acceso a la información de carácter restringido vendrán también

determinado por el tipo de usuario. En este sentido, ya se ha explicado
la diferencia existente entre el ciudadano, el administrativo y el
interesado, según se desprende de la Constitución y de la Ley de RJAP
y PAC.
Además, la legislación distingue entre el usuario y el administrador o
gestor de la información, estableciendo mecanismos de acceso
restingido en razón de las funciones desempeñadas por la persona
autorizada a su consulta y/o manipulación, y delimitando al mismo
tiempo su responsabilidad en el uso ejercido sobre la información
confidencial.
El reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen jurídico de
la entidades locales distingue entre los ciudadanos y el personal
corporativo de las entidades locales, estableciendo el derecho de los
segundos a recibir cumplida información de los datos obrantes en la
corporación, siempre que sean necesarios para el desempeño de su
contenido, quedando obligados a guardar las reservas oportunas, en
aplicación de la legislación vigente (Real Decreto 2.586/1986, de 28 de
noviembre art. 14 al 16 y 84)
La ley de RJAP y del PAC incide en la responsabilidad de los titulares
de las unidade administrativas y el personal de servicio de las
administraciones públicas en la correcta tramitación de los asuntos, de
1041
lo que deriva un uso adecuada de la información documental y un
cumplimiento de las retricciones establecidas por la ley (art. 41)
Esta responsabilidad también es abordada por la legislación específica
en todo lo que respecta a los secretos oficiales y demás documentos de
carácter restringido y confidencial, estableciendo medidas de control y
sanciones por su incumplimiento.
Según el Estatuto Básico del Empleado Público los funcionarios y
demás empleados públicos han de repetar el hordenamiento jurídico,
actuar correctamente y ejercerán sus atribuciones con eficacia e
imparcialidad (Ley de AE a los SP, art. 52) Asimismo guardarán la
confidencialidad necesaria respecto de la información que manejen en
particular en todo lo relativo a las «materias clasificadas u otras cuya
difusión esté prohibida legalmente». Además mantendrán la debida
discrección sobre la información a la que tengan acceso «en raón de su
cargo» (íbidem).
En esta misma línea, el personal sanitario deberá guardar la debida
confidencialidad de los datos de sus pacientes, aunque podrá usarlos
para la prevención, diagnóstico y tratamiento de las enfermedades (ley
14/1986, de 25 de abril, General de Sanidad, art. 10; Ley de Protección
de Datos, arts. 7,9 y 11)
Ámbito privado
Los titulares privados podrán relcamar su derecho a limitar el acceso a

la utlización de sus documentos o la información que contengan, buen
porque afecten a su intimidad personal, bien por sus propios intereses
(empresariales, comerciales, etc) o por cualquier otro motivo.
El ámbito empresarial ha puesto especial interés en proteger la
confidencialidad de sus documentos, no sólo de cara a la consulta
pública, sino al uso efectuado por el propio personal de la entidad. Son
muchos los sistemas empleados para garantizar la confidencialidad de
los datos esenciales y las restricciones impuestas a su consulta.
Se exceptúan de tales restricciones aquellos datos o documentos que la
legislación establezca, buen porque sus datos sean de interés público,
porque afecten a la intimidad de las personas o porque puedan ser
requeridos para fines específicos de las Administraciones Públicas.
En estas excepciones también se distinguirá entre ciudadanos,
interesados y entidades públicas competentes, pues la protección de la
información es compatible con el acceso puntual de determinados
usuarios autorizados.
En algunos casos el Estado establecerá medios y garantías para el
ejercicio del derecho de acceso por parte de las administraciones
1042
públicas o los ciudadanos, como ocurre en el caso de los documentos
que integran el patrimonio documental español.
La protección de los datos personales

Ya se ha tratado con anterioridad la importancia otrogada a los
derechos constitucionales en todo lo relativo a la intimidad de las
personas, de lo que deriva la protección de sus derechos personales. Las
restricciones impuestas a su libre acceso son, por tanto, consuencia de
la protección de la información fovumental en esta amteria y en
aplicación de los preceptos constitucionales recogidos en lso arts. 18.4
1 105b.
El estado español ya abordó esta cuestión en la Ley de Regulación del
tratamiento automatizado de datos de carácter personal (Ley Orgánica
5/1992, de 29 de octubre), aunque su concreción a los procesos
informáticos y la necesidad de armonizar la legislación española con la
europea aconsejaron su derogación por una nueva ley.
La Unión Europea impulsó la Directiva 95/46 CE, del 24 de octubre,
poara garantizar el respeto a la intimidad de las perosas, especialmente
relecante desde el desarrollo de las nuevas tecnologías y su aplicación a
las bases de datos y, al mismo tiempo, la necesidad de armonizar esta
protección con las actividades comerciales.
La actual Ley de Protección de Datos de Carácter Personal (Ley
15/1999, de 13 de diciembre) proteje los datos, ficheros y bases de
datos de carácter personal con independencia de su medio de
almacenamiento (convencional o automatizado) y a toda modalidad de
uso posterior de los mismos por los sectores público y privado,
protegiendolos de su difusión y uso indebidos.
Atiende a cualquier información concerniente a personas físicas, así
como toda información que, sin ser relevante de forma aislada, pueda
llegar a identificar a la persona y afectar a su intimidad al combinarse
con otros Incumbe por tanto a los datos identificativos, de la esfera
privada y familiar y a datos de carácter profesional, académico, laboral,
finaciero, comercial, etc.
Otorga una protección espacial a los datos que afecten a la ideología,
afiliación sindical, religion creencias, origen racial o étnico, y vida
sexual de la persona.
No afecta…
A los ficheros de bases de datos mantenidos por personas físicas en el

ejercicio de actividad exclusivamente personales o dométicos.
A los datos referentes a entidades o personas jurídicas, aunque sí a los
datos gestionados por estas.
1043
A los creados y/o gestionados como resultado de actividades que se
rigen por su propia normativa (secretos oficiales y demás ficheros
relacionados con la seguridad del Estado, sus ciudadanos, datos
estadísticos o electorales, datos penales o vinculados a investigaciones
judiciales, el registro civil, etc.)
La protección de los datos es entendida desde:
La veracidad de los mismos. Los interesados tienen derecho a la

veracidad de la información que les afecte, a subsanar los errores que
detecten y a exigir responsabilidades por los daños derivados de la
utilización de datos erróneos.
El derecho de los interesados a estar informados de su existencia y
contenido, de la finalidad para la que se solicitan y obtienen, de las
consecuencias de suministrar o denagar tales datos, de las posibilidades
de rectificación o cancelación y de la identidad de la persona física o
jurídica que los reune y gestiona.
El necesrio consentimiento inequívoco de los interesados en lo que
respecta a su creación, tratamiento, gestión e intercambio. Esta
autorización se entiende que sólo se concede para el ámbito y las
finalidades legítimas que se hayan especificado en el momento de su
obtención.
Los requisitos establecidos para su intercambio y cesión a terceros,
evitando la manipulación o uso indebido de los mismos. De hecho, el
interesado tiene derecho a su cancelación en el caso de que haya
incluido la actividad o gestión para la que fueron requeridos, así como
de expresar su consentimiento o denegación en caso de ser cedidos a
terceros.
No se considerará comunicación de datos el acceso de un tercero a los
datos cuando dicho acceso sea necesario para la prestación de un
servicio al responsable del tratamiento.
Serán responsables del tratamiento de los datos las entidades públicas o

privadas que efectúen operaciones y procedimientos técnicos que
permitan la recogida, grabación, conservación, elaboración,
modificación, bloqueo y cancelación, así como la cesión de datos que
resulten de comunicaciones, consultas, interconexiones y
transferencias.
Deberán adoptar las medidas de índole técnica y horganizativas
necesarias que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal
y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado.
1044
El responsable del fichero y quienes intervengan en cualquier fase del
tratamiento de los datos de carácter personal están obligados al secreto
profesional respecto de los mismos.
Esta obligaciones subsistirán aun después de finalizar sus relaciones
con el titular del fichero o, en su caso, con el responsable del mismo.
Para acceder, regular y supervisar todas esas cuestiones se cera la
Agencia de Protección de Datos.
Supervisará el Registro General de Protección de Datos, donde
quedarán incorporados todos los ficheros públicos y privados que
contengan datos de carácter personal.
Atenderá las peticiones y reclamaciones de los afectados.
Proporcionará información sobre los derechos y obligaciones de
afectados y usuarios.
Ejercerá un control sobre el correcto uso e intercambio de datos, en
especial todo lo relativo a su intercambio internacional.
La protección de la propiedad intelectual.
La propiedad intelectual está integrada por una serie de derechos de

carácter personal y patrimonioa, que atribuyen al autor de una obra
literaria, artística o científica plena disposición sobre la misma y el
derecho a exportarla, sin más límites que los establecidos en la
legislación.
Son objeto de la propiedad intelectual todas las creaciones originales
literarias, artícitcas o científicas que se expresen por cualquier medio o
soporte, afectando, por tanto, a documentos de todo tipo, obras
literarias y artísticas (incluidas las obras fotográficas, cinematográficas
y audiovisuales), composiciones musicales, proyectos, documentos
técnicos (planos, maquetas, bocetos y diseños) y programas
informáticos.
Estas obras y los derechos de sus autores están regulados por la
legislación. Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril por el que
se aprueba el texto refundido de la ley de Propiedad Intelectual,
regularizando, aclarando y armonizando las disposiciones legales
vigentes sobre la materia; Ley 23/2006 de 7 de julio, que modifica la
ley de PI.
Para facilitar el control y la protección de las obras y los derechos de
sus autores o titulares se ha creado el Registro Generla de la Propiedad
Intelectual, dependiente del Ministerio de Educación, Cultura y
Deporte, con independencia de la existencia de registros similares en
las distintas comunidades autónomas. La inscripción es voluntaria, por
lo que el ejercicio de los derechos no depende de la existencia de datos
en el registro.
1045
Los derechos personales (morales) y patrimoniales sobre una obra
implican, por tanto, la protección dobre el uso que se pretnada hacer de
la misma o de la información obtenida de ella. Por tanto, la consulta,
utilización, publicación o exportación de tales datos está sujeta a:
La autorización expresa del autor, teniéndose en cuenta que no se puede
renunciar o transferir la autoría, sino a su exportación económica.
En caso de corresponder derechos patriminoniales, su titular podrá
especificar las condiciones económicas que decida. Estos derechos son
vitalicios y transmisibles hasta 70 años después de la muerte de su
autor.
La ejecución o exhibición de obras literarias (teatrales) y audiovisuales
tiene una regulación distinta, al considerarse los derechos patrimoniales
hasta 70 años de su primera divulgación.
La imposibilidad de cualquier modificación de la obra.
Los centros archivísticos que custodien documents sobre los que no

ejerza la titularidad de derechos en lo que respecta a la propiedad
intelectual deberán tener en cuenta:
La necesaria autorización del autor o titular de los derechos respecto a
su consulta y reproducción, salvo que superen los plazos legalmente
establecidos.
Aunque no es frecuente en los archivos públicos, existen centros en los
que se ha depositados documentos o fondos sobre los que recaen tales
derechos. Así ocurre con los diseños y proyectos arquitectónicos o
industriales o las creaciones audiovisuales.
Se podrán consultar sin autorización una vez transcurridos 50 años
desde la exhibición o ejecución de la obra, o 25 desde la fecha de la
muerte de su autor (en algunos casos la ley PI modifica estos plazos).
No obstante, ello no exime de la obligatoriedad de respetar su
integridad y del reconocimiento de su autoría.
Esta autorización no es precptiva en caso de obras publicadas y si su
reposición se efectúa por parte de centros culturales que dispongan de
ejemplares, siempre que tal consulta o reproducción se efectúe con
fines de conservación, de investigación o didácticos (Ley de la PI, arts.
35 y 37)
Así lo ratifica la revisión de la Ley PI del 2006, que especifica que los
derechos patrimoniales se entenderán incorporados en los costes de
edición y venta y en los costes de aparatos reproductores.
La responsabilidad respecto al uso otorgado a los datos obtenidos en la
investigación así como la debida identificación de su autor corresponde
al investigador.
El cifrado de datos.
1046
La protección de la información documental puede afectar a parte de
los datos incorporados en un documento que, en el caso de los
documentos electrónicos, puede derivar en una protección de sus
metadatos como medo de garantizar su fiabilidad y evitar su
manipulación indebida.
Sus aplicaciones son múltiples, aunque en lo que respecta a las
entidades públicas he permitido desarrollar procedimientos en los que
identificar de forma unívoca y segura a los usuarios de medios
telemáticos, en consonancia con el fomento de las nuevas tecnologías
en las administraciones públicas.
Sobre ello han incidido la Ley RJAP y PAC y la Ley de AE de los SP.
El resultado ha sifo un documento y código específocos que, con las
debidas garantías, permiten al ciudadano realizar gestiones sin
necesidad de desplazarse a los distintos organismos públicos: el DNI
electrónico y la Firma Digital.
El cifrado ya sea convencional o automatizado, permite transformar un
texto o cinjunto de datos mediante algoritmos u operaciones
matemáticas, de forma que resulte ininteligible si no se deshace el
proceso. Sólo es viabel si el receptor destinado a recibir la información
conoce la clave de descifrado, de ahí su utilidad para proteger la
información documental.
Existen diversos sistemas de cifrado, de los cuales han quedado
referencias a lo largo de la historia. Si en su día estuvieron relacionados
con el espionaje y el envío de información confidencial, en la
actualidad han cobrado relevancia como medio de garantizar la
fiabilidad y seguridad de la información intercambiada por medios
telemáticos.
En estos procesos es imprescindible comprobar la viabilidad de cada
cifrado y la eficacia de cara a intromisiones no autorizadas, de lo que se
ocupa la criptografía.
De ciencia incuala a las comunicaciones reservadas y el espionaje, ha
desarrollado sus aplicaciones en el ámbito de las nuevas tecnologías, y
sobre todo, en las gestiones efectuadas a través de medios telemáticos,
permitiendo un acceso restingido a determinados contenidos (correos
electrónicos, accesos restinguidos a usuarios específicos, etc.)
El sistema más empleado en la actualidad es el encriptado asimétrico, el
más adecuado para los procedimientos informáticos.
Se basa en la existencia de dos claves, de las cuales una es privada y la
otra pública. Se trata de una combinación específica de cadenas de
números que se complementan, de modo que para encriptar la
información ha de utilizarse una clave y para descifrar ha de aplicarse
la segunda.
1047
La firma electrónica
La firma electrónica es un sistema de acreditación que permite verificar

la identidad de las personas con el mismo valor que la firma
manuscrita. La constuye un conjunto de datos consignados junto a otros
o asociados a ellos, que pueden ser utilizados como medio de
identificación del firmante (Ley 59/2003, de 19 de dociembre, art. 3)
Se distingue, no obstante entre la «firma electrónica avanzada» y la
«firma electrónica reconocida».
La firma electrónica avanzada es la qe permite identificar al firmante y
detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, pues está
vinculada unívocamente a su titular y a su exclusivo control de los
datos en ella refenciados.
Se considera firma electrónica reconocida la firma electrónica avanzada
basada en un certificado reconocido y generalda mediante un
dispositivo seguro de creación de firma, otorgándosele el mismo valor
que la firma manuscrita.
Su estructura parte de la combinación de distintos elementos, unos
públicos y otros restingidos, y de la ejecución de determinadas
operaciones:
Cada parte tiene un par de claves, una se usa para cifrar y la otra para
descifrar.
Cada parte mantiene en secreto una de las claves (clave privada) y pone
a disposión del público la otra (clave pública).
El emisor obtiene un resumen del mensaje a firmar con una función
llamada hash (resumen). El resumen es una operación que se realiza
sobre un conjunto de datos, de forma que el resultado obtenido es otro
conjunto de datos de tamaño fijo, independientemente del tamaño
original, y que tiene la propiedad de estar asociado únivocamente a los
datos iniciales, es decir, es imposible encontrar dos mensajes distintos
que generen el mismo resultado al aplicar la función «hash».
El emisor cifra el resumen del mensaje con la clave privada. Ésta es la
firma electrónica que se añade al mensaje original.
El receptor, al recibir el mensaje, obtiene de nuevo su resumen
mediante la función «hash». Además descrifra la firma utilizando la
clave pública del emisor obteniendo el resumen que el emisor calculó.
Si ambos coinciden la firma es válida por lo que cumple con los
criterios ya vistos de autenticidad e integridad además del de no repues
ya que el emisor no pued enegar haber enviado el mensaje.
La firma electrónica permite que tanto el receptor como el emisor
puedan identificarse mútuamente con la certeza de que son ellos los que
están interactuando.
1048
Evita que terceras personas intecepten los contenidos cifrados y que los
mismos puedan ser alterados, así como que alguna de las partes pueda
«repudiar» la información que recibió de la otra y que inicialmente fue
aceptada.
El DNI electrónico
La incorporación de tales procesos a la expedición del Documento

Nacional de Identidad ha permitido otrogarla nuevos efectos y
utilidades, sumándose a los ya aportados por la firma electrónica, algo
sancionado por la legislación (Ley 59/2003 de 19 de diciembre, de
firma electrónica; Real Decreto 1553/2005, de 23 de diciembre, por el
que se regula la expedición del documento nacional de identidad y sus
certificados de firma electrónica):
Tiene el mismo valor que el DNI convencional, acredita la identidad y
los datos personales de su titular, así como su nacionalidad española.
Certifica la identidad del ciudadano ante las transcciones telemáticas,
permitiendo firmar todo tipo de documentos electrónicos, pues la firma
electrónica tiene todos los efectos de una firma manuscrita.
Para lleo incorpora un certificado de autentificación, teniendo acceso a
una clave privada que le permite ratificar la identidad del titular.
Incorpora las mismas funciones que la firma electrónica.
Como medio de certificación de integridad de un documento permite
comprobar que el documento no ha sido modificado por ningún agente
externo a la comunicación. La garantía de la integridad del documento
se lleva a cabo mediante la utilización de funciones resumen «hash»,
utlizadas en combinación con la firma electrónica. Este esquema
permite comprobar si un mensaje firmado ha sido alterado
posteriormente a su envío.
Para tal fin, utilizando la clave privada del ciudadano, se firma un
resumen del documento, de forma tal que cualquier alteración posterior
del documento dará lugar a una alteración del resumen.
La legislación otorga plena validez a su uso y, por tanto ha de ser
aceptado por las administraciones públicas y demás entidades de
derecho público, en consonancia con la Ley de AE a los SP.
La administración general del Estado será uno de los principales
proveedores de servicios que se pordrán utilizar con el DNI electrónico,
de esta forma su utilización supone una ventaja en los trámites con la
Administración Pública, en la que ya no sería necesaria la presencia
física para garantizar la identidad.
Se incorpora a proyectos internacionales de identificación digital,
facilitando las gestiones en el ámbito de la Unión Europea.
1049
Al poner a disposición de los ciudadanos un medio seguro de
identificación electrónica fomenta el uso de las nuevas tecnologías y, en
particular, las transacciones por vía telemática.
TRAMITACIÓN DEL ACCESO
Solicitud de acceso
La normativa actual recoge una gran variedad de situaciones respecto a
esta solicitud:
Instancia en la que se acredite la personalidad del solicitante y se
especifiquen los fines de la consulta, precisando tema y fechas de los
documentos solicitados.
Solicitud razonando la necesidad de consultar los documentos antes de
que finalice el plazo de 30 años, la cual se presentará en el archivo
donde vayan a ser consultados.
Acreditación por el solicitante de un interés histórico, científico o
cultural relevante.
Consentimiento del interesado.

Tanto la LPHE como la legislación autonómica exigen que medie el
consentimiento expreso de los afectados en el caso de consulta de
documentos que afecten a su intimidad y siempre que no se haya
vencido el plazo legalmente fijado.
Alguna norma establece que el consentimiento del afectado debe
acompañar la solicitud.
También es posible articular que el archivero responsable remita la
solicitud, junto con su informe, al afectado, quien valorará ambos y
autorizará o no el acceso a los documentos solicitados.
Algunas normas precisan cómo debe acreditarse este consentimiento:
mediante poder notarial o cualquier otro documento que acredite
fehacientemente la concesión de dicho consentimiento, realizado a su
favor por los afectados.
La autorización afectará exclusivamente a los documentos o
expedientes concretos relativos a la persona o personas que manifiesten
el consentimiento.
Si un documento incluye datos de carácter personal sobre más de una
persona será necesaria la autorización de todos los afectados. A falta de
dicha autorización conjunta, el archivo servirá los documentos
parcialmente, con sólo los documentos relativos a la persona que haya
consentido en ello. Si esta parcelación no fuera posible, los documentos
se servirán en reproducciones en las que puedan ser despersonalizados
los datos que afecten a terceros de los que no se disponga de
consentimiento. En este último caso, deberá comunicarse a los usuarios.
1050
Consentimiento del órgano competente.
Según el artículo 57.1.b) de la LPHE, la autorización para consultar
documentos de acceso restringido podrá ser concedida:
En los casos de documentos secretos o reservados, por la autoridad que
hizo la respectiva declaración.
En los demás casos, por el jefe del departamento encargado de su
custodia.
No debería haber inconveniente para reconocer la competencia para
resolver la solicitud al órgano del que dependa el archivo (si se quiere
tras consultar al órgano productor de los documentos o, en caso de que
éste hubiera desaparecido, al que se le hubiera asignado su
competencia).
Se encuentran disposiciones similares en la legislación autonómica.
Dictamen de órgano consultivo.

Existe la posibilidad de dar entrada en los procedimientos de solicitud
de acceso a las
Comisiones o Juntas Calificadoras de Documentos Administrativos,
con carácter preceptivo pero no vinculante.
Es fundamental la composición de estos órganos consultivos, debiendo
armonizar la competencia jurídica y archivística, pues su papel será
ponderar derechos en conflicto.
Denegación o limitación.
Tal como establece alguna norma autonómica, la denegación o
limitación del derecho de acceso deberá producirse motivadamente y
por escrito.
Cuando el ciudadano solicita los documentos identificándolos de forma
individual y se le responde negativamente, puede recurrir ante el
órgano que dicte el acto denegatorio. Si la respuesta escrita es
nuevamente negativa, podrá acudir a la jurisdicción contencioso-
administrativa.
Algunos autores lamentan la ausencia de un órgano funcionalmente
independiente para estos casos. Este órgano sí existía, aunque la ruptura
que la LRJPAC ha supuesto respecto a la LPHE ha provocado que no se
recuerde porque ya no sirve para esta cuestión: es la Comisión Superior
Calificadora de Documentos Administrativos (según se deduce del R.D.
139/2000, de 4 de febrero, las resoluciones denegatorias del derecho de
acceso no podrán recurrirse ante esta Comisión).
Modo de acceso a los documentos.
1051
El archivero sólo pondrá a disposición del usuario los documentos
identificados en la autorización y en los términos o condiciones
establecidos en ella. Se podrá establecer un lugar reservado para
realizar la consulta y se adoptarán las precauciones necesarias para
evitar que personas distintas a las autorizadas accedan a los
documentos.
Algunas normas autonómicas recogen que la consulta de originales sólo
se hará en caso necesario, tendiendo a realizarse a través de copias. La
opción de un modo u otro de acceso debe ser a elección del interesado.
La imposición de una modalidad de acceso debe ceñirse a los casos
motivados en que la opción elegida por el usuario pueda perjudicar la
integridad del documento.
Otros aspectos procedimentales.

Las normas no se ocupan de fijar el plazo de duración del
procedimiento, ni el sentido positivo o negativo del silencio
administrativo, de modo que debe acudirse a las reglas supletorias
establecidas en la LRJPAC.
El acceso directo por razones de investigación.

Alguna norma autonómica -en aplicación de la posibilidad prevista por
el artículo 37.7. de la LRJPAC- contempla el acceso directo por razones
de investigación. En estos casos, el interesado debe presentar junto con
la solicitud una memoria detallando el objeto de la investigación, que
será informada por el responsable del archivo.
El órgano que otorgue la autorización, arbitrará los medios para
garantizar que no se acceda a los datos que afecten a la intimidad de las
personas que pudieran contenerse en los documentos.
Asimismo, el acceso por razones de investigación no ampara la
consulta de documentos que afecten a la seguridad del Estado, a los
intereses vitales de una Comunidad Autónoma y a aquellos otros
expresamente excluidos con arreglo a la legislación especial.
EL PANORAMA INTERNACIONAL
SUECIA.
Real Ordenanza sobre libertad de prensa - 1776.
La Ley de 1976 declara la publicidad de los documentos oficiales y el
libre acceso a los mismos, aunque establece algunas restricciones, como
la seguridad nacional o la intimidad de las personas. Tanto el gobierno
como el parlamento pueden autorizar la comunicación de un documento
reservado.
1052
ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA.
La Ley de Libertad de Información (Freedom of Information Act) de
1966 garantiza a los ciudadanos un acceso rápido a los documentos
públicos en poder de los organismos administrativos. El único requisito
es que el solicitante individualice los documentos con una breve
descripción que, previamente, la Administración está obligada a ofrecer
al ciudadano poniendo a su alcance los instrumentos necesarios.
La descripción se eleva al rango de exigencia legal.
Las excepciones a la norma presentan dos soluciones:
La Administración está obligada a demostrar que el documento no es
comunicable legalmente.
Cualquier persona tiene derecho a apelar la negativa ante los tribunales,
que deben dictaminar con urgencia y prioridad sobre otros asuntos.
En 1972 se crea la Freedom of Information Clearing House como
órgano independiente de la Administración entre cuyas funciones se
encuentran:
Ayudar a los peticionarios que no son satisfechos en sus demandas de
información, realizando los recursos pertinentes contra la decisión.
Recopilar informaciones de difícil acceso para el público en general.
GRAN BRETAÑA.
Como norma general, los documentos son declarados públicos una vez
transcurridos 30 años desde su redacción.
Sin embargo, no existe ninguna ley que regule el libre acceso, sino que
domina el secretismo en unas administraciones que poseen bastantes
facilidades derivadas de la Official Secrets Act, que declara el dominio
de la reserva.
FRANCIA.
El acceso está regulado por una ley de 1978 sobre relaciones entre
Administración y administrados y una ley de 1979 sobre archivos.
El principio dominante es el libre acceso de los ciudadanos, salvo a los
documentos nominativos y 13 excepciones especificadas en las dos
leyes antes citadas.
El ejercicio de este derecho queda garantizado por la Commission
dÁccès aux
Documents Administratifs.
En el caso de documentos históricos -con más de 30 años- todavía no
comunicables por estar incluidos en alguna de las excepciones, es el
Director General de los
Archivos de Francia -y no la Commission- el único que tiene potestad
para levantar las restricciones, a solicitud individual, razonada y bajo
ciertas condiciones.
1053
LAS COMUNIDADES EUROPEAS.
El régimen de acceso a los documentos de las instituciones

comunitarias es diferente, según la naturaleza administrativa o histórica
de los mismos.
a) Los documentos históricos.
Como principio general, se consideran históricos y accesibles al
público todos los documentos y unidades archivísticas una vez
transcurridos treinta años desde la fecha de su elaboración.
No obstante, existen salvedades, que manera que no son accesibles:
Los expedientes de personal y los "que contengan información sobre la
vida privada o profesional de una persona determinada".
Los que hayan sido clasificados bajo alguno de los regímenes
comunitarios de secreto; los contratos sometidos a la Agencia de
Abastecimiento de la Euratom o suscritos por ella, así como los
relativos a asuntos sometidos a la jurisdicción del
Tribunal de Justicia de las Comunidades Europeas.
Los documentos que sean considerados como confidenciales o que
pertenezcan a otra categoría más rigurosamente protegida.
Los amparados por el secreto profesional o de empresa, a menos que las
personas o empresas en cuestión hayan sido informadas y no formulen
objeción alguna. La información se hará mediante publicación en el
DOCE y el plazo de alegaciones será de ocho semanas.
Para evitar el enquistamiento de los documentos en la confidencialidad
y en la protección, cada institución procederá, a más tardar durante el
25 año siguiente a la fecha de su elaboración, a examinarlos con miras
a su eventual liberalización.
b) Los documentos administrativos.
El principio general es que "el público tendrá el mayor acceso posible a
los documentos que posean la Comisión y el Consejo". Este acceso se
realizará previa solicitud por escrito y con los datos suficientes para
identificar los documentos, dirigida a los servicios competentes de la
Comisión, quienes informarán por escrito al solicitante en el plazo de
un mes autorizando o rechazando la solicitud.
Acceso autorizado:
Se efectuará mediante consulta in situ o mediante entrega de una copia
que pagará el solicitante de acuerdo con las tarifas establecidas.
La institución puede disponer que el solicitante no pueda reproducir el
documento, difundirlo o utilizarlo con fines comerciales.
Acceso denegado:
La decisión debe motivarse debidamente y el peticionario tiene un mes
para solicitar su revisión.
1054
El silencio administrativo es interpretado en contra del solicitante.
Existe, igualmente, un régimen de excepciones que afecta a todo
documento cuya divulgación pueda suponer un perjuicio para la
protección:
Del interés público (seguridad pública, relaciones internacionales,
estabilidad monetaria, procedimientos judiciales, actividades de
inspección e investigación).
Del individuo y de la intimidad.
Del secreto en materia comercial e industrial.
De los intereses financieros de la Comunidad.
De la confidencialidad que haya solicitado la persona física o jurídica
que haya proporcionado la información o que requiera la legislación del
Estado miembro que haya proporcionado la información.
1055
LA DIFUSION. EL SERVICIO A LA ADMINISTRACIÓN Y A LOS
CIUDADANOS. SERVICIOS EDUCATIVOS Y CULTURALES.
INTRODUCCIÓN
El valor científico, cultural y probatorio de los archivos.
Los archivos como centros que custodian evidencias de la memoria

colectiva, son instituciones fundamentals en la vida cultural de una
sociedad.
Despiertan el interés entre los investigadores, estudiantes, eruditos
locales y demás usuarios, cada uno con un perfil más o menos
específico e interesado en actividades que van desde la investigación
histórica hasta los estudios genealógicos.
Por otro lado, hay una creciente afluencia de particulares que buscan
testimonios de los más diversos aspectos culturales, como planos de
viviendas do ciudades, registros catastrales, documentación personal,
orígenes familiares, etc. Que les sirve de pruebas en procesos
administrativos actuales.
Se puede afirmar, por tanto, que la tipología de uduarios de un archivo

es amplia, como lo es también la tipología de archivos y la información
que e puede extraer de sus documentos. Y es que su último fin es servir
de fuente de información, carácterística fundamental que se hace
evidente desde finales del siglo XIX, cuando los archivs se abren a la
investigación.
La apertura de los archivos a la sociedad se sitúa en términos generales
tras la Revolución Francesa, que en 1794 declara el derecho de los
ciudadanos al acceso a la documentación, en España se hace efectiva
tras la II Guerra Mundial, aunque el reinado de Isabel II los archivos se
habían abierto a los investigadores (Real Orden de 1848). Con la
creación del Comité Internacional de Archivos (ICA) en 1948, uno de
sus principales objetivos fue la liberalización de los archivos y su
apertura al público. Sin embargo ésta supone la adopción de medidas
para limitar el acceso a ciertos documentos, para lo que se establecen
unos plazaos y una medidas de preservación de la documentación.
Además, en el ejercicio o la administración del libre acceso intervienen
múltiples cuestiones legales y de orden administrativo.
El creciente interés por los fondos documentales históricos y su valor
como testimonio de las actividades pasadas va unido va unido al
fenómeno de la llamada sociedad de la información, y va a derivar en la
necesidad de adoptar unas medidas que permitan satisfacer la
diversidad de usuarios. Algunos autores como Natalia Navarro (2001,
1056
45-55) hablan de archivística integrada para hacer referencia a la
necesidad de establecer un equipo entre la consideración de los
archivos como depositarios de la memoria histórica y la posibilidad de
rentabilizar y difundir la información en ellos contenida.
LA DIFUSIÓN EN EL ARCHIVO.
Con la recuperación documental se consigue la comunicación y

difusión de la documentación del archivo. Las funciones
administrativas, científicas y culturales de los archivos y la aplicación a
los mismos de las tecnologías de las información, son temas del
servicio dedifusion.
El archivero tiene la obligación de facilitat los documentos, la
información general y la orientación sobre los fondos que custodia a
través de los instrumentos de descripción que elabora y tiene al dia, asi
como de comunicar información sobre datos concretos soliciatados.
Ademas de la utilización academica o erudita de los archivos, existe
una utiliacion o uso popular. Esto se desarrolla por medio de
exposiciones monográficas sobre un personaje famoso, una efemérides,
etc. Que al mismo tiempo educan y mueven la investigación. Tambien
se da préstamo a exposiciones organizadas por otros organimos de
ampliaciones fotográficas de documentos del archivo o de los mismos
documentos.
De gran interés también son las publicaciones de instrumentos de
descripción y divulgación accesibles a todo tipo depublico y
ampliamente ilustradas, como guias de archivo, fascimiles de
manuscritos, diapositivas, medallas, etc. La prensa local y las revistas
especializadas permiten la redacción de artículos de divulgación sobre
archivos, lo mismo que los programasde radio o de televisión,
dedicados a recursos de los archivos. Tambien las jornadas de puertas
abiertas o semanas de archivos permiten darlos a conocer.
Asi pues, la difusión publica de loas fuentes documentales objeto de
consulta e investigación se realza mendiante:
La publicación de instrumentos de descripción

La edición de documentos con fines científicos o didácticos
La organización de exposiciones culturales, donde los documentos
suelen estar muy utilizados para mostrar cualquier tipo de actividad
humana
Visitas guiadas y otras actividades pedagógicas.
1057
Todas estas actividades están destinadas a facilitar el conocimiento de
la documentación conservada en los archivos y a resaltar la riqueza
cultural que contienen para el conjunto de la sociedad.
La comunicación al usuario.
Formas de la comunicación:
El acceso o consulta de los documentos en los archivos adopta diversas
formas:
comunicación del documento
Ofreciendo directamente el documento al usuario (administración o
investigador). Mediante copias o certificaciones del documento en su
totalidad o en parte. O mediante exposiciones.
Consulta directa
Esta en un archivo administrativo, se hace entregando a la dependencia
el documento o expediente solicitado, en calidad de préstamo, para su
devolución y reintegro posterior. En un archivo histórico la entrega al
estudioso de la documentación solicitada se hace en la sala de
investigadores. En este último caso el servicio se suele hacer de una
unidad de instalación completa (libro o legajo) o bien de un documento
o expediente suelto.
El solicitante ha de formalizar su pedido, mediante papeletas en las que
se indiquen datos personales, fecha, signatura del documento o legajo
solicitado que podrán conocer por medio del ejemplar de hojas de
remisión que queda en poder da cada dependencia administrativa o a
través de los instrumentos de descripción existentes en el archivo. El
control de esta solicitud debe llevarlo el archivero por vías diferentes:
un registro de préstamo que controle la salida y reintegro y un fichero o
registro informático de papeletas de pedido.
Estas papeletas proporcionan datos estadísticos a efectos del número de
investigadores, fondos consultados, de temas de investigación,
necesarios a la hora de hacer memoria anual del archivo
Copias certificaciones.
Los medios tecnológicos con los que hoy contamos han suprimido la
reproducción de documentos de forma manuscrita que requerían mucho
tiempo y han facilitado una reproducción rápida y más cómoda para el
solicitante (fotocopia, fotografía, microfilm). Este servicio es de copias
simples, frente al de certificaciones que no es otra cosa que la copia o
reproducción de un documento avalada por firma del archivero y que se
expiden para servir como testimonio en actos públicos o para la defensa
de intereses y derechos de los ciudadanos o de las instituciones.
Exposiciones y actividades culturales.
1058
Las exposiciones, al romper con el aislamiento proverbial de los
archivos, representan la comunicación de los documentos a la sociedad,
de forma no individualizada como en los casos anteriores, y son el
servicio más expresivo de aquellos en un plano docente y cultural.
El archivo pasa de un papel pasivo a un papel activo incorporándose a
las tareas de comunicación social. Para esta nueva dimensión cultural
de los archivos existen palabras claves que no hemos de ignorar:
público estudiante, sectores asociativos, tiempo libre, identidad cultural,
descentralización, etc. A partir de su dinamización la acción de la
comunicación se ha aplicado. Pero las carencias que los archivos
padecen en materia de locales, equipamiento y personal, junto con las
dificultades que plantea el montaje y costos de una exposición, no
favorece su proliferación a pesar de ser una de las manifestaciones más
llamativas que culturalmente puede llevar a cabo un centro.
Comunicación de la información.
Se puede hacer de forma habitual, mediante los instrumentos de
descripción elaborados, los trabajos de investigación archivística que
faciliten métodos y prácticas que pueden ser tomados como modelos y
las memorias anuales de los archivos.
Conviene traducir este servicio en los archivos administrativos. En
algún momento se ha dicho que los archivos son gestión antes que
cultura. En una institución vigente, el servicio de archivo ha de
representar ahorro de trabajo en la localización de antecedentes y datos
para una resolución y calidad de la propia actuación de la institución,
cara a los ciudadanos (inmediatez, exactitud y suficiencia en la
información.)
En los archivos históricos, la comunicación de la información se
traduce en la elaboración de la historia, pero hay que hacer notar que
hoy también constata que su necesidad para otras ciencias como la
Geografía, la Geología, el Arte, la Antropología, la Farmacia.
Hay otros aspectos del servicio de la información a la investigación a
través de la comunicación de datos relacionados con los usuarios de los
documentos. Así las guías de investigadores y de los temas investigados
que nos dan la información concreta sobre quien está trabajando en una
materia, amén de las correcciones historiográficas en razón de la
frecuencia de aquellos. En España estas guías elaboradas desde 1950
manualmente están contando con la ayuda del ordenador.
La comunicación de la información puede hacerse en virtud de una
solicitud sobre un asunto concreto o amplio por parte de la
administración o de un ciudadano. Para el ofrecimiento de aquella el
solicitante ha de facilitar un conjunto de datos que ayuden a su
localización. “consulta” a distancia o “búsqueda” y “localización” son
1059
las manifestaciones más generales de esta forma de comunicación,
siendo el fin habitual de la segunda la reproducción solicitada desde el
exterior. Para la primera el solicitante habrá de ofrecer datos que
centren y concreten lo más posible el objeto sobre el que se pide
información; para la segunda será imprescindible la indicación de las
características documentales y signatura.
LOS USUARIOS DE LOS ARCHIVOS
Todo archivo existe para conservar los documentos a su cargo y atender

a las necesidades de sus usuarios, en gran medida definidos por la
idiosincracia de los propios fondos documentales. Los usuarios son, por
tanto, una pieza fundamental en la concepción misma de cada archivo y
en la definición de sus necesidades y oferta de servicios.
Dependiendo de las características de cada archivos nos podemos
encontrar con distintos tipos de usuarios.
Son usuarios internos los derivados de las gestiones desarrolladas por
la propia instituciónque produce o custodia la documentación.
Los departamentos administrativos de una universidad con respecto al
archivo universitario o los de un ayuntamiento con respecto a su
archivo central son usuarios internos. También se les considera internos
los departamentos ministeriales con respecto a un archivo histórico que
dependa del mismo Ministerio o el titular privado de un fondo que a
depositado en un archivo público, aunque en este caso las condiciones
vendrán definidas por el contrato do convenio de cesión.
El servicio del archivo a la Administración es inherente a sus funciones,
sobre todo cuando hablamos de archivos administrativos. Cuando la
documentación se encuentra en sus dos primeras fases, es decir, en un
archivo de oficina o intermedio, ésta forma aún parte activa de las
instituciones productoras, con un valor administrativo vigente. Por eso,
los archivos en estas dos primeras etapas tienen a los propios órganos
administrativos como sus principales usuarios y la documentación ha de
estar localizada y ser facilmente recuperable. Es fundamental que la
organización de la documentación sea un hecho desde el orígen, para
poder prestar ese servicio de préstamo administrativo.
Son usuarios externos los ajenos a la estructura administrativa en la que
esté integrado el archivo o aquellos cuya demanda no responda a las
gestiones propias del organismo del que dependa el archivo y sus
fondos.
Cualquier ciudadano es un usuario externos pero también lo será un
funcionario del Ministerio de Cultura con respecto a los fondos de uno
de sus archivos, si la consulta es a título personal y ajena a sus
cometidos públicos.
1060
Usuarios internos
El servicio a los usuarios internos debe estar reglado por un

procedimiento específico. Puede tratarse de una consulta en el propio
archivo o a través de los medios telemáticos de que se dispongan, o
mediante procedimientos de préstamo temporal a los organismos
administrativos correspondientes.
La consulta directa en el archivi plantea mayores trabas al usuario, al
implciar un desplazamiento del personal y el abandono de su puesto de
trabajo. No obstante, existen documentos que requieren unas medidas
de protección excepcionales o cuyo volumen hace inviable su encío al
departamento solicitante.
Lso medios telemáticos permiten la gestión de la información y los
documentos, aportando el acceso a bases de datos e imágenes
digitalizadas. Facilitan la consulta de múltiples materiales sin
desplazarse, aunque requieren dotar a la institución de un sistema de
gestión aficaz y unos medios técnicos adecuados.
El préstamo temporal es un procedimiento relgado por el que un
departamento puede solicitar la cesión temporal d e un documento o
expediente. Al implicar la salida de los originales se requieren medidas
de control y procedimientos reglados, en los que se especificarán las
condiciones y plazos aplicables.
Otra de las soluciones frecuentes es la sustitución de los originales por
reproducciones, que luego serán destruidas, habilitándose
procedimientos de petición.
Usuarios Externos
Su perfil es mucho más variado y el volumen de sus respectivas de

mandas variará en función de las características de cada archivo, sus
fondos documentales y los servicios que ofrezca. Podemos establece un
tipificación de estos usuarios.
Investigadores.
Es el usuario tradicional de los archivos históricos, interesado en el
desarrollo de acttividades científicas y culturales a partir de la consulta
de fondos documentales.
Sulee, por tanto, tener un conocimiento previo de la documentación que
prente consultar y su trabajo es estar orientado a la revisión de los
fondos para, a partir de ellos, elaborar un trabajo de síntesis más o
menos interpretativa.
1061
Su consulta suele ser pausada y flexiva, dedicando un tempo
consecuente al volumen documental a consultar.
Sus consultas requieren la existencia de instrumentos de descripción
adecuados a las características propias de los fondos y la disponibilidad
de material de apoyo informativo, como bases de datos o una bilbioteca
auxiliar.
La falta de tiempo o la necesidad de analizar la documentación suelen
ser factores que lleven a demandar la solicitud de reproducciones de
aquellos documentos que prevé necesitar en su lugar de procedencia.
Es frecuente en los archivos históricos haya investigadores que se
dediquen a realizar investigación que la ha encargado otro usuario.
Pueden trabajar para cuslquier persona o entidad, aportuando su
conocimiento de los fondos y técnicas de tabajo, labor perfectamento
admisible siempre y cuando no interfiera en los servicios ofertados por
el archivo.
A veces (las menos) estos usuarios entrane n compretncia entre ellos
por hacerse con los clientes entre los investigadores o pueden llegar a
entorpecer el trabajo de otros usuarios para hacer más imprescindible
sus servicios. Asímismo, pueden camuflar la identidad de su cliente,
algo que puede contravenir cuestiones como la solicitud de derechos de
publicación, permisos de acceso, etc. Frente a tales prácticas el archivo
ha de garantizar la igualdad de trato y el servicio a todos los usuarios y
supervisar la correcta identificación de los mismos.
Usuarios no familiarizados con la investigación
Éste es un grupo algo heterogéneo, que se caracteriza por mostrar un

interés más o menos específico sobre fondos documentales que apenas
conoce o que está empezando a conocer y cuya finalidad no es
necesariamente la actividad científica. Este tipo de usuarios es cada vez
más frecuente en los centros y necesita una mayor atención de los
archiveros para conocer el funcionamiento del archivo y entender los
isntrumentos de descripción.
Pueden se meros aficionados que desean ampliar su información sobre
cuestiones específicas, como la historia local o la genealogía familiar, y
que se acercan alos archivos como fuente primaria de información, con
frecuencia antes de efectuar un proceso previo de aprendizaje en la
materia (Bibliografía, estudios previos, conocimientos paleográficos e
históricos, etc.)
Otro sector en auge son los estudiantes, unos investigadores en ciernes
aún poco familiarizados con la documentación, otros menos usuarios
ocasionales que acuden al archvo para la realización de tareas
académcias (trabajos de clase, etc.)
1062
Su tipología es diversa, puesto que los hay que acuden al archivo por
vez primera y necesitan una orientación total (qué es un archivo, cómo
funciona, cómo se accede a la documentación, etc.) por parte del
archivero. Sin embargo hay estudiantes especializados (alumnos en los
últimos años de carrera, doctorandos, etc.) que ya conocen el
funcionamiento de los centros archivísticos y que, en general, no suelen
demandar ayuda del personal del centro.
También nos podemos encontrar con usuarios poco o nada
familiarizados con los fondos documentales, aunque interesados en
datos o documentos específicos. Es un tipo de usuario que ha aparecido
en los últimos años no sólo en los archivos administrativos, sino
también en los históricos.
Buscan documentos que les sirvan de testimonios en procesos
administrativos y judiciales, títulos de propiedad o cualquier otra
inquietud personal que esperan resolver con la consulta del archivo.
En algunos centros, a este usuario se puede añadir el turista que siente
curiosidad por algún tipo de documentación de ese centro, aunque
generalmente el interés está más relacionado con la toma de contacto
físico con el documento antiguo que el interés por el contenido del
mismo.
Al igual que los investigadores aficionados, requieren una alta atención
por parte de los archiveros, aunque se debe añadir también una
necesaria formación sobre cómo manipular la documentación
convenientemente.
Un tipo particular de ususario es la entidad pública o privada que
plantea ina consulta puntual de uno o varios documentos con fines
específicos.
Así ocurre con las editoriales, entidades organizadoras de exposiciones,
medios de comuniación y demás entidades interesadas para obtener
reproducciones de documentos significativos, en accesde a una idea
general de los fondos y la institución archivística o en fomentar
actividades culturales vinculadas directamente al archivo.
También nos podemos encontrar con entidades interesadas en la
información aportada por los fondos documentales, para lo cual
contratan los servicios de investigadores o llegan a acuerdos con la
Administración. Con frecuencia finacian proyectos específicos
(organización de fondos, microfilmaciones o digitalizaciones masivas,
etc.) o contratan a investigadores para que obtengan los datos
requeridos (por citar algunos casos singulares: localización de
yacimientos arqueológicos, referencias a una comunidad y justificación
de sus derechos patrimoniales, búsqueda de pecios, estudios climáticos
y ambientales orientados al ámbito comercial, etc.)
1063
Para atender tal demanda surgen los investigadores por cuenta ajena, a
los que anteriormente nos hemos referido.
Usuario no presencial
Es cada vez más fecuente en los archivos e, incluso, supera en número

al presencial. Tradicionalmente han accedido a los centros a través del
correo postal pero actualmente los correos electrónicos (como el
sistema contacte, establecido por el Ministerio de Cultura para el
contacto de los usuarios con los Centros a través de las páginas web de
los diferentes archivos) genera un nivel muy elevado de consultas
electrónicas que demanda gran parte de la atención de los archiveros.
Su tipología es tan diversa como la del usuario presencial, aunque
predomina el adicionado sobre los demás su aumento, está muy
relacionado con el mayor acceso de los ciudadanos a los fondos
documentales en los archivos, disponibles frecuentemente en internet y
que permiten, en algunos casos, visualizar los documentos digitalizados
(como sucede en el portal de Archivos Españoles del Ministerio de
Cultura, que permite acceder a los cuadros de clasificación de los
archivos estatales). Esta accesibilidad y la posibilidad de ponerse en
contacto con los centros genera un volumen de consultas de usuarios no
presenciales que supera las posibilidades de atención especializada de
los centros.
Todo ello supone para los archivos una modificación en sus
planteamientos, ya que surgen necesidades nuevas que necesitan una
respuesta del centro, que generalmente, no cuenta con los medios
necesarios para satisfacer todas las demandas.
La formación de usuarios
Los antecedentes de este planteamiento pueden rastrearse hasta 1840

cuando Ralph Waldo Emerson aboga por la existencia en las
universidades de «un profesor de libros» aunque el interés y
profundización sobre el mismo haya que situarlo en la década de los 60.
Así se organizaron por el sistema UNISIST varias conferencias y solo
en USA y en 1979 tuvieron lugar 32 simposios monográficos sobre la
formación de usuarios.
El tema y las experiencias en las bibliotecas pueden extrapolarse a los
archivos. Superada la condición estática de estos y adquirida la
dimensión de dinamización con el propósito firme de difundir para
servir, el archivero ante la avalancha de investigadores y ante la
apertura a disciplinas y ciencias no humanísticas, ha de plantearse la
formación de usuarios para potenciar sus recursos.
1064
Se ha definido a formación de usuarios como «cualquier tipo de
esfuerzo tendente a orientar al lector, individual o colectivamente, en la
eficaz utilización de los recursos y servicios que la biblioteca o archivo
ofrecen».
En el archivo este esfuerzo ha de ser dirigido preferentemente a
usuarios «investigadores» porque precisamente de su estatus receptivo
se puede derivar un gran aprovechamiento.
Aunque existen asignaturas como «metodología e investigación
histórica» lo cierto es que los alumnos universitarios acuden a las salas
de consulta con un fuerte desconocimiento que, en lugar de «ganarlos
para la causa» provoca su deserción.
Una formación de usuarios bien encaminada favorecería la seguridad de
aquellos, fomentaría su vocación investigadora y ahorraría pérdida de
tiempo, por vacilaciones y miedos.
Son precisos de entrada, tres circunstancias:
La formación ha de partir de las enseñanzas del archivero.

Decisión de establecer un diálogo entre archivero y usuario. Decisión
simultánea que ha de estar en las dos partes.
Coordinación institucional entre archivero e institución investigadora
(ya sea universidad u otro centro).
Las modalidades de formación pueden ser muy variadas. Pueden ir

dirigidas a individuos, a grupos, a colectivos. Pueden ser puntuales o
permanentes, enlazando en algunos casos con las exposiciones. Pueden
plantearse dentro del archivo o fuera.
Lo que no hay que perder de vista es que se ha de encaminar la
formación a personas que no van a ser profesionales de archivos, sino
usuarios de los mismos. De aquí que no debemos pretender enseñarles a
investigar ni a catalogar, sino a saber el cómo y porqué los inventarios
o catálogos pueden serles útiles para su investigación; donde han de
seguir las pistas para localizar los datos que precisan sin perder
innecesariamente. Orientándolos para no buscar donde no haya y en
que medida.
Dentro de la modalidad de formación colectiva, destacan las visitas
guiadas, conferencias, exposiciones monográficas, exposiciones
permanentes, postres, trípticos… Habemos de procurar que el papel no
lo tengan sólo los documentos singulares, por llamativos, sino otros
más comunes y también los instrumentos elaborados por los archiveros.
Son iniciativas que caben dentro del propio archivo. Dentro de la
modalidad de formación de grupos estaría la formación ara alumnos de
los últimos cursos de especialidad que podría hacerse en las
1065
instituciones respectivas mediante charlas, conferencias de los
archiveros, lo más prácticas posibles.
En esta modalidad estaría la formación de grupos de investigadores, no
incluidos en el área de Humanidades, sino en otras ciencias (Farmacia,
Literatura, etc.)
Datos generales de acceso a los archivos españoles.
No hay mucha experiencia en el campo de los archivos. La mayor parte
de las veces la modalidad se despliega casi exclusivamente a nivel
individual. Esto no tiene mayor problema cuando esa asistencia no sólo
es puntual sino continuada y se ejerce con asistentes poco numerosos a
las salas de investigación, pero no suele ser tan rentable, por
imposibilidad material, cuando la asistencia es masificada.
Recientemente se han organizado a iniciativa de las instituciones
beneficiarias ciclos de conferencias en esta línea. Así en 1990, un ciclo
organizado por el departamento de Historia de la Lengua en la
universidad de Sevilla o un seminario en el Curso de verano de la
Universidad Complutense en Sigüenza.
EL SERVICIO A LOS USUARIOS DE LOS ARCHIVOS. EL

SERVICIO A LA ADMINSITRACION Y A LOS CIUDADANOS.
Toda institución archivística responde, como hemos visto, a unas

funciones básicas: conservar, organizar, difundir sus fondos
documentales. La conservación viene direvada del valor otorgado a la
documentación y de la necesidad de preservar para las generaciones
futuras unos instrumentos que son evidencia de las actividades humanas
y, en el caso de los archivos históricos, patrimonio cultural de la
sociedad.
La conservación, a su vez, implica un correcto tratamiento e
identificación de los fondos documentales, de ahí la necesidad de
tenerlos organizados, lo que a su vez posibilita su descripción. Esta
última labor, en tantoq ue vinculada a la identificación de los fondos y
sus documentos, está muy relacionada con la organización, aunque al
contituir un medio por el que se transmite información sobre los
mismos, se convierte en la herramienta esencial de la difusión.
De hecho, tales labores no han de convertir a los documentos en un
tesor objeto de la contemplación de contadas ocasiones. Su
preservación, organización y descripción han de ser entendidas como
medio por el que facilitar el acceso a su información. La difusión, por
tanto, marca el funcionamiento de los archivos, detinados a atender la
demanda de los usuarios que se acerquen a conocer los fondos
documentales que custodian y, al mismo tiempo, partícipes de una labor
didáctica para con el resto de la sociedad.
1066
El servicio a usuarios
Papel del usuario dentro del archivo: concepto de usuario, los usuarios
definen el servicio de archivo, la política de marketing aplicada al
archivo.
Tipología de usuarios:
Si relacionamos los fines de los archivos que establece la L.P.H.E. en
su artículo 59.1 con las categorías de usuario que estableció el IX
C.I.A. de 1980 obtendríamos en siguiente cuadro:
CATEGORÍAS DE USUARIOS FINES DE LOS

ARCHIVOS
USUARIOS Usuario académico Servicio a la

REALES investigación
Interno: sujeto productor
de documentos Gestión administrativa
Usuari
os Externo: ciudadanos
práctic Información
os
USUARUIOS Uso popular: gran público Servicio a la cultura.

POTENCIAL
ES
Los usuarios de los archivos pueden ser: los órganos, instituciones o

poarticulares de la documentación, los ciudadanos en general y los
investigadores.
Los servicios que suelen prestar los archivos a estos usuarios son los
siguientes:
información a usuarios
Atencion de consultas, de forma presencial, o por teléfono, fax, correo
electrónico y correo postal.
Asesoramiento sobre la utilziacion de los documentos
Asesoramiento con otras fuentes documentales
Consulta de fondos documentales.
Consulta de documentos originales del archivo.
Consulta de microfilm y documentos digitalizados
1067
Consulta de isntrumentos de descripción y catalogos automatizados
Consulta a través de internet delos catalogos
Reproduccion de documentos.
Reproduccion de documentos del archivo en fotocopia, microfilm,
formato digital, previo pago de las tasas correspondientes, y sujeto a los
condicionantes de estado de conservación y normativa sobre propiedad
intelectual. Quedan exceptuados los documentos que contengan datos
cuyo acceso este restringido por ley.
Envio de correo postal y electrónico de las reproducciones.
Consulta de bilioteca técnica
Actividades de difusión
Organización de visitas guiadas y de grupos
Organización de exposiciones
Proyeccion de material audiovisual
Edicion de publicaciones
Organización de talleres didactivos.
La comunicación de la información contenida en los documentos se

realiza en los archivos públicos a los tres tipos de usuarios. La
administración que produce i recibe los documentos, los ciudadanos y
los investigadores. En la comunicación documental existen derechos e
intereses en conflicto:
El de la libertad de la investigación histórica, cada dia mas amplia y el
derecho genérico de los ciudadanos al acceso de archivos y registros
públicos; de otra, el secreto.
Por otro el servicio a la administración publica en los teminos que
impone la legislación vigente.
El derecho a la intimidad de las personas, básico según señala la
constitución española.
Esta actividad comunicativa se plasma en una serie de servicios:
Prestamo. En los archivospublicos este sistema solo puede ser

solicitado por la propia administración, que necesita la consulta de la
documentación de cara a una deteminada resolución administrativa.
Para controlar la salida de documentos el objeto de préstamo es
imprescindible que la ooficina solicitante cumplimente un impreso
normalizado, denominado hoja de préstamo, en el que se deben indicar
los elementos fundamentales de identificación del documento, yque en
el archivo se lleve correctamente un libro de registro de salida de
documentos, donde se anotara la fecha de salida, identificación del
solicitante, descripción del documento y fecha de devolución.
1068
Consulta. En este caso la documentación es utilizada en las propias
dependencias del archivo. La consulta puede ser efectuada por los tres
tipos de usuarios. Igual que para los prestamos las consultas deben
registrarse puntualmente en el archivo. Si su numero no es
excesivamente amplio, bastara con anotarlas en el mismo libro de
registro de salida de documentos, aunque distinguiéndolas delos
prestamos, Cuando el numero de usuarios sea apreciable, se deberá
abrir un expediente a cada uno de ellos indicándose los datos
personales, tema de investigación, anotaciones de peticiones, consulta,
reproducción, etc. Como se apunto anteriormente, hoy el problema mas
grave que se plantea en este servicio es la delimitación del acceso a la
consulta de los documentos de archivos públicos. La legislación vigente
impone unas restricciones basadas en el carácter confidencial de ciertos
documentos, sobretodo los que puedan entrañar riesgos para la
seguridad y defensa del estado, o bien que contengan datos personales
de carácter policial, procesal, clínico o de cualquier otra índole que
puedan afectar a la seguridad, intimidad, imagen de las personas; los
que se refieren a materias protegidas por el secreto comercial o
induatrial o actuaciones deribadas de la política monetaria, etc.
Igualmente se limita el derecho de acceso a los paticulares en los casos
que puede verse afectada la eficiencia de funcionamiento de los
servicios públicos.
Reproduccion de documentos. Los procedimientos mas habituales son
la fotocopia, la fotografía y el microfilm y, cada vez mas la
digitalización. Las restrincciones para la reproducción son similares a
las contempladas en el epígrafe anterior. La realización de un programa
de reproducciones sistematicas debe ser prioritaria para la
documentación de mayor significación historicao administrativa, par
alamas frecuente utilizada y consultada y, sobre todo, para la que se
encuentre en peor estado de consevacion oo difícilmente accesible. Las
copias se convierten asi en un ejemplar de seguridad para salvaguardar
la perdurabilidad de los originales.
Certificaciones. Consiste en la copia literal de documentos,
autentificada por la porsona o autoridad que legalmente se le reconoce
capacidad para dar fe de dicha copia, garantizando asi la misma validez
y eficacia que el original.
Informaciones generales sobre cualquier aspecto relativo al archivo, al
contenido de sus fondoso a su funcionamiento, por escrito o via oral.
Modificaciones en el flujo de usuarios y su demanda
1069
Cuantitativamente, investigadores, usuarios aficionados y estudiantes
son los que acuden a los archivos mayoritaramente e, incluso, estos
últims comienzan a ser los mayoritarios.
Respecto a la investigación histórica, hay una evolución del
investigador interesado en los siglos XIX y XX, en detrimento de la
documentación medieval, lo que supone que ciertos fondos
documentales empiezan a ser más demandados por estos usuarios y
requieren, por tanto, un tratamiento archivístico que en algunos casos
estaba más centrado en los fondos del Antiguo Régimen.
Los aficionados no suelen tener una formación histórica y buscan
información para realziar trabajos de historia local o genealógica, por lo
que reclaman unos instrumentos de descripción muy detallados que les
permiten localizar la documentación lo más fácilmente posible, alqie no
siempre es posible en los archivos. A esto se une que necesitan una
orientación y una atención casi constantes.
Respecto a los estudiantes, ya sean de educación secundaria o
universitaria, suelenacudir a los archivos para realizar trabajos de curso
o para visitar las instalaciones.
A estos tipo de usuarios se podría añadir otro que, aunque no es nuevo
en los archivos, pocas veces tieen en cuenta a la hora de contabilizar el
trabajo de orientción de lso profesionales de los archivos. Nos
referimos al…
LABORES DERIVADAS DEL TRATAMIENTO Y GESTIÓN DE LOS

FONDOS.
Organización y descripción.
Toda institución archivística atiende a las necesidades de sus fondos

documentales y, en tanto que integrantes de un sistema archivístico,
pueden llegar a intervenir en la gestión integral de los documentos,
participando en el diseño, clasificación y descripción de los tipos
documentales y su ciclo vital. La dimensión de tales labores, influirá en
la dedicación de parte del personal y sus recuros.
En lo que respecta a los archivos históricos o centros de investigación
que desempeñen primordialmente tales funciones, la organización de
los fondos, su descripción cobran mayor relevancia, al convertirse en el
medio e intrumento por el que los usuarios acuden a una información
más o menos detallada de los fondos que pretenden consultar. Si,
demás, tales referencias son volcadas en bases de datos y difundidas a
través de las telecomunicaciones, como ocurre en el portal PARES, la
organización de los fondos, su descripción adquieren mayor
importancia, pues llegan a suplir la consulta de los originales.
1070
Éste es el motivo por el que muchos archivos disponen de un
departamento específico de descripción o bien diseñan un reparto de
funciones entre sus archiveros en el que la descripción es significativa,
elaborando planes específicos.
Conservación y restauración.
Es evidente que todo archivo, sobre todo su posee documentación

histórica o deteriorada, necesita de medios y personal cualificado
destinadas a la preservación de sus fondos documentales. Ello no
implica necesariamente la esitencia de un departamento de
conservación, pues puede optarse por una supervisión del estado de la
documentación por parte de los archiveros, un control de los depósistos
y la concurrencia esporádica de servicios externos que lleven a cabo
labres de mantenimiento, tratamientos periódicos de los fondos o
restauraciones puntuales.
No obstante, los archivos históricos sulen disponer de un laboratorio de
restauración y un presonal cualificado, lo que implica la
correspondiente dotación económica y la renovación y mantenimiento
del intrumental y los productos necesarios. En este último caso se
diseñan acciones periódicas y una supervisión general del estado de la
documentación, labores compaginadas con actuaciones puntuales, a
veces vinculadas a demandas de usuarios. Éste es el caso de las
peticiones de reproducción que aconsejan una restauración previa o de
las actuaciones preventivas antes de destinar un documento a una
exposición, interna o esterna.
ACTUACIONES DESTINADAS A ATENDER LAS DEMANDAS DE

LOS USUARIOS
Recepción y orientación.
Todo archivo ha de disponer de un espacio destinado a la recepción de

los usuarios, en el que se proceda a su acreditación y se atiendan sus
demandas. Por lo común suele estar relacionado con la realización de
una consulta más o menos específica, aunque pueden existir usuarios
tan sólo interesados en la posiblidad de obtener reproducciones de
documentos ya localizados. Por lo común, estas funciones las
desempeña del Departamento de Referencias.
La recepción del usuario o investigador tradicionalmente suele venir
acompañada de una orientación sobre su tema de consulta, en el que se
le aportan referencias sobre los fondos documentales. Será el primer
1071
contaco con el archivo y el paso previo al desarrollo de su trabajo en la
sala de lectura.
La invetigación, asimismo, puede generar la solicitud de
reproducciones en distintos formatos, dentro del abanico ofertado por la
institución.
Todo ello deriva en la existencia de un departamento que centralice la
atención a los distintos usuarios y sus demandas, dotado de personal
archivero para las labores más técnicas y de personal administrativo
para los asuntos de gestión (isncripción, gestión de reproducciones,
etc.)
Respecto a las actividades ajenas a la investigación o consulta de los
fondos, tales como visitas turísticas, actividades escolares, erc. Debe
llevarse un control sobre las mismas, incidiendo en la imagen que se da
de la institución y sus fondos. Sin embargo, al responder a demandas
distintas, su gestión se enfocará desde otras perspectivas (supervisión
de horios de visita y volument de público, asesoramiento sobre la
institución, actividades a desarrollar, etc.)
La existencia de archivos que ofrecen otras actividades vinculadas a la

difusión, como visitas, exposiciones, actividades docentes, etc. Pueden
diferenciar la atención de los distintos tipos de usuarios, incluso con
entradas, recorridos y requisitos de acceso diferenciados.
Espacios y medios destinados a las demandas de los usuarios.
Toda consulta de documetnación o de intrumentos de descripción

disponibles ha de realizarse en una sala adecuada, dotada de las
medidas necesarias para la comodidad de los investigadores y la
seguridad y buena conservación de los documentos. Aunque en muchos
centros se aglutinan en un mismo espacio los distintos usuarios, existen
archivos que diversifican los usuarios en dos o más salas.
Así ocurre, por ejemplo, con la ubiación de los reproductores de
microfilm en salas o habitáculos independientes, para que su
funcionamiento no moleste a los demás usuarios. Otras situaciones
vienen derivadas de la gestión de los fondos documentales concretos,
como los protegidos por legislación específica o cuya consulta está
limitada por determinadas restricciones.
Asimismo, la conveniencia de disponer de una biblioteca auxiliar puede
implicar la ubicación separada de sus catalogos, aunque en general su
consulta, deriva de la propia investigación, suele responder a un trabajo
conjunto con ambos materiales.
Las bibliotecas de los archivos disponen no solo de los fondos
adquiridos a iniciativa de la institución, pues se ven incrementados por
1072
las aportaciones de los investigadores, por lo común resultado de la
utlización de documentos procedentes del propio archivo.
Servicio de reprografía
La repografía implica dos tareas diferenciadas: la atención a los

usuarios y la gestión de sus peticiones y, del otro, la realización de las
mismas.
Si en el primer caso se trata de una faceta específica de antención al
usuario, de ahí que esté vinculada a ese departamento, en el segundo
supone la ejecución de sus pedidos en el laboratorio o área de
reprografía. Para ello es imprescindible disponer de una maquinaria
necesaria para realizar las distintas copias y de un personal cualificado
para su manejo (operadores de fotocoiadoras, microfilmadores,
fotógrafos y digitalizadores.)
INNOVACIONES PROPICIADAS POR LAS NUEVAS

TECNOLOGÍAS
Las tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC) aplicadas

a la cultura han propiciado, desde los años 90 del siglo XX un fuerte
impacto tnato en los medios de trabajo de los centros como en la
concepción del mismo. Pero además de favorecer y agilizar su labor
cotidiana han supuesto, en el caso de los archivos, un medio
fundamental de preservación de la documentación.
El uso de las TIC en los archivos depende del tamaño de los mismos, de
sus recursos y de la importancia concedida a estos centros como
intrumento eficaz en la gestión de un servicio. Es importante como
apunta Natalia Navarro (Manual de Dinamización 2001) el uso de estas
tecnologías para facilitar el acceso de los usuarios a los fondos
documentales, pero es quizás más relevante el papel que juegan estos
sistemas en el trabajo interno de un archivo ya que en su buen
funcionamiento radica la óptima difusión de la información.
La incorporación de las TIC a los archivos se ha llevado a cabo,
fundamentalmente, en dos vertientes. Por un lado a través de programas
de gestión documental para el tratamiento de la documentación, que
facilitan las diversas tareas archivísticas (transferencia, clasificación,
descripción, evaluación). Hay centro que han introducido también
programas de gestión de los usuarios que premiten recupera
información contenida en los expedientes de invetigadores, con un fín
doble, el de control por parte del centro y de servicio al usuario ya que
a través de los mismos se pueden emitir certificaciones, gestionar la
calidad, etc.
1073
Sin embargo en los últimos años observamos cómo se utiliza internet
como nuevo recurso en los archivos, permitiendo el acceso a los
mismos desde cualquier parte del mundo. Según Cristina Faba y
Cristina Lopez (2006), el desarrollo de la Worl Wide Web, ha supuesto
un notrable incremento de instituciones que cuentan con su propia
página en la que muestran su información.
Sistemas de gestión integral de archivos.
Para Antonia Heredia, los sistemas de Gestión Integral de Archivos

son: «herramientoas informáticas cuyo objetivo último es intervenir de
forma integral en los procedimientos y tareas llevadas a cabo por las
archivística: recoger, conservar, organizar y servir los documentos»
(1987)
Estos sistemas deben garantizar para C. Faba y C. Lopez (Jornadas de
Archivos electrónicos, Priego de Córdoba, 2006), unas funciones
básicas en los centros:
Gestión del sistema de clasificación: que permita la definición y gestión

del cuadro de clasificación, definición de calendarios do
conservación/eliminación, definición del organigrama de la entidad.
Gestión de los documentos: estableciendo un módulo de descripción,
consulta, visualización e impresión.
Gestión archivística: que controle las transferencias, los cambios de
soporte documental, la elinación parcial o total de los documentos.
Gestión del espacio: para gestionar el espacio en los depósitos.
Elaboración de estadísticas: de préstamos/ consultas,
crecimiento/decercimiento, ocupación del espacio, etc.
Gestión de usuarios y préstamo: que permita al centro controlar los
usuarios externos e internos, los documentos, investigadores, elaborar
certificaciones y estadísticas, gestionar la reprografía.
Pero además, los sistemas de gestión debern orientarse al documento

electrónico, cdad vez con mayor presencia en las adrministraciones
públicas y en la entidades privadas. Estos SGA tienen, por tanto, que
establecer sistemas de gestión que permitan controlar la documentación
en cualquier soporte.
La Unión Europea en si Informe sobre los Arcivos de la UE Amplida
del año 2005 destaca como acceiones prioritarias el esfuerzo de la
cooperación en materia de documentos y archivos electrónicos y la
creación de un portal WEB para facilitar el acceso a los documentos y
archivos europeos a través de la iniciativa eContentplus. También
1074
propone revisar la legislación relativa a la gestión de la documentación
y el acceso.
En España la ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los
ciudadanos a los servicios públicos, es un punto de partida. Además de
esta lay hay un proyecto creado en el año 2001 bajo la iniciativa de la
Subdirección General de Archivos del Estado CARMEN (Control
Archivístico de la Memoria electrónica), compuesto por archiveros
estatales, de las comunidades autónomas, ayuntamientos,
universidades. Este grupo pretende diseñar un sistema de gestión de
documentos electrónicos de la Administración que permita un control
archivístico capaz de garantizar la conservación y el acceso de la
documentación a lo largo del tiempo. Para ello es imprescindible la
colaboración de los órganos responsables de la modernización
tecnológica de los archivos del poder judicial y de la fe pública, para
poder elaborar un sistema integral en la Administración.
En cualquier caso, hay Comunidades Autónomas que ya utlizan el SGA

que integran el documento en el proceso, com oel sistema @rchiva en
Andalucía, Albalá que se utilia en la Universidad de Castilla la Mancha
o en los archivos de Castilla y León, o el recietne proyecto SIGeDa de a
Generalitat de Cataluña. En los archivos de titularidad estata aún no se
ha puesto en marcha un SGA que permita la gestión integral de los
centros, por l oque algunos archivos han utilizado sistemas existentes
en los mercados como ArchiDOC/ArchiGES63, sistema muy utilizado
por diferentes adrministraciones públicas para gestionar sus archivos
(Xunta de Galicia, Principado de Asturias, Archivo General de Indias,
Archivo de la Administración del Gobierno de Canarias, Archivo de la
Administración del Gobierno Foral de Navarra…)
Los archivos en red
Un documento hipermedia ubicado en la World Wida Web (WWW) es

el medio idóneo para difundir información sobre un archivo y sus
fondos. A través de los portales, directorios y páginas web se muestra
todo tipo de información.
Gran parte de los archivos españoles tienen una página institucional en
la que muestran todo tipo de información, desde su ubicación y horario
de apertura, hasta el cuadro de clasifiación. Es interesante resaltar los
enlaces que estas páginas plantean y que ayudan a conocer otros
archivos, asociaciones profesionales, la red de archivos a la que
pertenecen, etc.
Sin embargo algunos archivos han ido un paso más allá y al cuadro de
clasificación le han vinculado sus correspondientes fichas descriptivas
1075
siguiendo la norma ISAD-G e, incluso, las imágenes de los docuemtjos
que han sido digitalizados. Siguiendo este esquema encontramos el
portal del ministerio PARES, a través del cual se pueden consultar los
fondos de los archivos dependientes de este ministerio e incluso
plantear a estos centros las dudas que se puedan plantear por el sistema
«contacte con los archivos». De esta forma, junto a las búsquedas, el
usuario puede acceder on-line a los Servicios de Referencia de ls
archivos desde cualquier parte de forma libre.
El portal de Archivos Españoles es un proyecto del Ministerio de
Cultura destinado a la difusión en internet del Patrimonio Histórico y
Documental Español conservado en su red de centros, Se define como
proyecto abierto y dinámico que sirve de marco de difusión para otros
proyectos archivísticos de naturaleza privada o pública, previamente
establecido un marco de cooperación con el Ministerio de Cultura.
1076
LA FUNCIÓN CULTURAL Y EDUCATIVA DE LOS ARCHIVOS
La difusión en los archivos se puede llevar a cabo de diversas formas

pero todas ellas requieren de una planificación que ha de realizarse en
los propios centros o bien a través de empresas encargadas de organizar
dichas actividades. Además, es necesaria una adecuada política de
promoción que muestre a la sociedad cuales son los servicios prestados
y de qué forma el coudadano puede acceder a estos centros. En
ocasiones se trata, únicamente, de dar a conocer los archivos a una gran
parte de la sociedad que desconoce para qué sirven y por qué se crean y
que sigue estando inevitablemente asociados en la imaginación popular
a las bibliotecas.
Fudamentalmente hay do tipos de actividades que se pueden hacer en

los archivos, culturales, y educativas. Aunque cada una debe ir
orientada a un tipo de usuario concreto. Lo más frecuente en España es
la realización de visitas a los archivos por parte de los centros de
enseñanza y las exposiciones temporales. Sin embargo, en Europa hay
una larga tradición de actividades de difusión en los archivos que muy
lentamente se trata de introducir en los centros españoles sin mucho
éxito por la falta de medios.
La difusión de un archivo parte también de una bena politica de
promoción que permita dar a conocer aspectos tan simples como su
ubicación, horario, actividades, etc, y que se puede realizar por
diferentes vías:
Folletos o trípticos de información general de los centros. En ellos se
exponen de forma abreviada, los datos fundamentales del archivo:
funciones, servicios fondos, etc.
Boletín informativo o publicaciones periódicas que incluyen noticias
sobre las actividades del archivo, destacando también otros aspectos
como ingresos de fondos, tratamiento de determinadas secciones,
exposiciones, etc. Estas publicaciones suelen ofrecer una imagen
atractiva de los centros aunque también pretenden estar orientadas a
especialistas, porlo que tienen que combunar la información específica
conla divulgativa. Últimamente, estos boletines se ofrecen cada vez
más por internet y se dofunden por medio de listas de distribución, po
lo que su difusión es casi exclusivamente para un público especializado.
Páginas web a través de las cuales los archivos ofrecen una completa
información sobre estos centros: historia institucional, de los edificios
que albargan, cuadro de clasificación, imágenes de documentos
dogitalizados, información de exposiciones u otros eventos que puedan
tener relación con los distintos archivos.
1077
Medios de comunicación, que son la forma más tradicional de dar a
conocer los centros o las actividades que realizan. Generalmente tan
solo informan de acontecimientos puntuales relacionados con los
archivos en general o con un centro en particular, exposiciones o
cualquier aspecto que pueda llamar la atención del ciudadano. Por
ejemplo, el traslado de la documentación del Centro de la Memorio
Histórico de Salamanca a Barcelona o el “caso Odissey” han sido
objeto de interés por la prensa, que se ha hecho eco de ambas noticias y
las han puesto en conocimiento de la opinión pública.
Visitas concertadas o guiadas al archivo. Suelen tener gran aceptación
en el público que, generalmente, suele tener algún tipo de interés por
conocer el interior de un archivo (colegios, profesionales, asociaciones
culturales, etc.). Hay centros como el Archivo General de Indias que
permite el acceso libre al público al edificio d ela lonja , incluso, ofrece
la posibilidad de realizar una visita guiada diaria. El tipo de usuario que
realiza estas visitas está más relacionado con el turismo general que con
el interés concreto por conocer un archivo y su funcionamiento.
El servicio educativo en los archivos.
En países como Francia, Alemania o Reino Unido, el desarrollo de los

servicios educativos en los archivos ha sido de iniciativa estatal,
incluyendo estos centros y sus actividades como instrumentos
auxiliares para la enseñanza de la historia en las escuelas. Sin embargo,
en el resto de los países europeos las iniciativas han sido desiguales y
han carecido de los recursos suficientes como para realizar actividades
duraderas.
La función didáctica de los archivos adquiere cierta relevancia en el año
1950 en Francia a partir de la creación y puesta en práctica del servicio
educativo en los archivos nacionales (Proyecto de acción educativa), un
servicio concebido como un instrumento auxiliar para la enseñanza de
la Historia en la escuela. En la primera reunión de la Table Ronde des
Archives del CIA en 1954, se vió reconocida la función educativa de
los archivos.
El Centre historique des Archives nationales, que es el departamento
dediacado a la acción cultural y educativa, tiene como objetivos
fundamentales los siguientes aspectos:
La animación y gestión del museo de Francia.
La puesta en valor del patrimonio histórico
La puesta en marca de una política cultural y de valoración del
patrimonio destinada al gran público (por oposición a un público
investigador restringido)
1078
Relación de exposiciones temporales, programación de actividades
cuturales (conferencias, lecturas, visitas guiadas, contenidos, teatro,
jornadas del patrimonio, festivales, noches en blanco, etc.)
Acogida de estudiantes fuera del horario escolar.
Gestión de las colecciones y fondos que forman el conjunto de bienes
del CHAN.
Estas actividades prenten dar a conoer los archivos a la mayor parte de
las sociedad en tanto instituciones y como conservadoras del
patrimonio documental. El Estado Francés concive los archivos como
medios de difusión de la historia local y nacional y, para ello, realiza
una importante política de difusión, servicio cultural en ellos,
coordinado todos los centros.
En el Reino Unido e Irlanda las primeras experiencias educativas en el
ámbito de los archicos, dirigidas no solo al ámbito escolar, se iniciaron
también en lso años cincuenta del siglo XX, pero no es hasta la década
de los años setenta cuadno se normalizan gracias a la dotación de
recurosos para este servicio.
En Italia las actividades educativas de los archivos, incluyendo las
relaciones con el sistema educativo y los esquemas de formación no
especializada, surgieron al final de la década de 1970, sin ser
explícitamente favorecidas por la legislación ni llevadas a cabo por
estructuras específicas. En Bolonia, por ejemplo, se diseñaron
iniciativas para permitir que los alumnos, profesores y, en algunos
casos, público adulto experimentaran, a modo de laboratorio, con las
técnicas de investigación histórica a partier de las fuentes documentales
(Romanelli 2002)
La creación de los servicios educativos ha contribuido a acentuar el
esfuerzo de apertura y difusión de los archivos y su implantación se ha
visto beneficiada por la evolución de los métodos pedagógicos que
potencian la observación y la experimentación del alumno y también
por el desarrollo de la denominada historia local, que ha hecho
imprescindible el uso de materiales y recursos didácticos diferentes a
los tradicionales, potenciando el uso de los materiales de archivo.
Dos son los aspectos necesarios para asegurar y extender la continuidad
de los servicios educativos en los archivos: de una parte, elaborar un
proyecto general donde el archivo tenga cabida dentro de unas
coordenadas pedagógicas en el conjunto del proceso educativo, que
posibilite una relación planificada y ordenada entre archivo y centro
educativo, y de otra disponer de los recursos humanos y materiales para
llevarlo a cabo.
1079
En las ultimas décadas los investigadores profesionales han ido
cediendo protagonismo a otros usuarios externos, que podíamos
agrupar en:
Aficionados, es decir, personas con una formación viable pero que nos
son historiadores; suelen ser el sector terciario y sus preferencias se
cnetran en genealogía e historia local.
Estudiantes, que utlizan el archivo o bien personalmente o en grupo, o
bien mediante visitas concetadas con sus centros de enseñanza.
Gracias a ello, los archiveros han buscado nuevas formulas de

comunicación y actitud ante los poderes públicos respecto a los
archivos mejorando sensiblemente.
Los servicios educativos, el caso español.
En el Estado Español se han llevado a cabo actividades educativas muy

interesantes, aunque puntuales y aisladas, sin un programa educativo
unitario ni planificado, con recursos materiales insuficientes y
caracterizados por la voluntad de archiveros y docentes. Al lado de las
iniciativas ejemplares con programas de publicaciones encontramos que
los grandes centros de archivo, a causa de una cierta masificación de
usuarios, de la necesidad de atender las transferencias de
documentación cada vez más voluminosas o de contar con presupuestos
insuficientes, han situado la acción educativa en una segunda línea de
prioridades.
En estas circunstancias, los ayuntamientos han sido y son,
fundamentalmente las instituciones que han ofrecido equipamientos y
recursos educativos (Albert Fugeras, Boadas, 1991; Iturrate, 1994;
1998) y en este contexto se ha de situar la creación de las Aulas de
naturaleza y los Talleres de Historia, los cuales prentenden construir
un equipamiento al servicio de la enseñanza, donde docentes y alumnos
puedan econtrar los recursos materiales y las propuestas de trabajo de
investigación de difícil reunión en una escuela.
En la actualidad asistimos a un momento de cierta ralentización general
producida por varios factores: la acción educativa ocupa un segundo
lugar en los proyectos de acción cultural de los archivos; el
funcionamiento de los servicios educativos está condicionado por la
situación de los efectivos del mundo de la educación –liberación de
oras de enseñanza activa-, y la diversificación de las instituciones que
requieren servicios educativos, con lo cual los archivos han de competir
con nuevos sectores de patrimonio (monumentos históricos, sitios
arqueológicos, etc.) que en muchas ocasiones son de prioridad política.
1080
Organización y puesta en marcha de un servicio educativo. Los medios
materiales.
Esto presupone conseguir un compromiso financiero por parte de la

institución a la que se adscribe el archivo.
El éxito del servicio educativo depende de la posibilidad de ofrecer
materiales didácticos atractivos, contar con una infraestructura, medios
didácticos y audiovisuales y con una dotación de personal que solo se
puede garantizar mediante un presupuesto estable destinado a esta
actividad.
El servicio educativo ha de contar con un fichero catálogo de
documentos que tengan un interés educativo y que facilite su
localización. De esta forma el archivo a medida que clasifique un fondo
y descubra un documentos útil para una actividad o material
pedagógico, podrá sistematizarlo rellenando una ficha.
El servicio educativo tiene que contar entre sus instalaciones con una
sala especial, diferente ala utilizada por lso investigadores con el
equipamiento básico o contar con un espaciolo suficientemente
polivalente que permita su uso para conferencias o exposiciones, como
medios para aislar y compartimentar el espacio para hacer compatibles
diferentes usos al mismo tiempo.
Actividades pedagogicas.
La oferta pedagógica puede tener multitud de formas, bien a través de

actividades como visitas comentadas, talleres e historia, prácticas de
archivo, audiovisuales, o bien mediante productos: maletas
pedagógicas, dossieres temáticos, compilaciones de historia local,
itinerarios culturales, cuadernos de trabajo, publicaciones, entre otros.
Visitas
Las visitas deben planificarse en función del tipo de grupo que las
solicita y tendrán un mayor o menor grado de especialización si se tiene
en cuenta la finalidad del curso en el que éste grupo se encuentre. Así,
una visita organizada a alumnos de primaria o secundaria tendrán un
carácter más general (qué es un archivo, para qué sirve, qué hay en
ellos, etc.) que si se plantea para un grupo universitario que esté
estudiando archivística (organización de los fondos, medidas de
conservación, transferencias, etc.)
La finalidad de las visitas es dar a conocer el centro en su totalidad
ofreciendo al alumno una idea general pero también lo más cercana
posible a la realidad del archivo. Con ella se pretende acercadlos a los
1081
archivos comocentos en los que se presta un servicio público y desterrar
estereotipos sobre ellos, como que son centros cerrados en los que tan
sólo pueden entrar determinadas personas.
El itinerario seguido en las mismas debe responder a los diferentes
circuitos dentro de los archivos: circulación de la documentación y de
los usuarios, los servicios, los departamentos, etc.
Talleres
El objetivo de los talleres es poner en contacto a sus parcipantes con el
archivo de una forma práctica, realizando actividades que permitan a
los alumnos manejar la documentación de los archivos.
Pueden ponerse en práctica varios tipos de talleres, según las
características de los grupos y la metodología que se pretende utilizar.
Hay talleres de historia en los que se pretende dar a conocer la historia
local o bien algún aspecto de la historia general a través de los
documentos. Se pueden elaborar cuadernillos o dosieres que permitan
realizar actividades, realizadas manualidades con el objeto de
enseñarles cómo se elaboran los documentos y sellos (talleres de papel,
de cera, encuadernación, erc.), proyectar vídeos, etc.
Para ello hay que organizar, conjuntamente entre el servicio pedagógico
y los docentes, las actividades que se quieren llevar a cabo y establecer
los objetivos que se quieren conseguir con ellas. La planificación debe
tener en cuenta los contenidos que tienen que presentarse, la clase de
alumno, los criterios de presentación y evaluación, las fechas de
realización, el personal necesario y todos los aspectos que se puedan
plantear previamente.
Talleres de Historia
El taller de historia es, sin lugar a dudas, el medio másinteresante de
acercar el estudio de las ciencias sociales al alumno para comprender
que los documentos son la fuente principal de los textos de historia que
utilizan en sus estudios. Se trata de escoger el archivo en el que se
quiere trabajar, los fondos del archivo que se quieren tratar y tener en
cuenta los servicios que el archivo puede dar. Son los estudios de
historia local los que ofrecen generalmente mayores posibilidades para
el empleo de documentos. Después de un taller de historia se puede
organizar un debate en torno a un problema que implique la toma de
posturas y la adopción de decisiones.
Talleres tecnológicos.
A parte de los talleres de historia podemos organizar talleres
tecnológicos, para lo que se necesita una infraestructura determinada:
taller de reprografía, de confección de papel, de restauración y
conservación de documentos o encuadernación de libros.
Talleres Audiovisuales.
1082
Podemos utilizar los documentos audiovisuales (imagen y sonido) en
fora de técnicas ilustrativas o aplicaciones más generales, que son las
más interesantes: la exposición fotográfica; montaje de diapositivas y
de vídeos a partir del trabajo del alumno o recopilación de historia oral.
Concursos y certámenes.
La tipología es variada y puede ir desde concursos de historia local
donde el alumno debe escribir una monografía sobre un tema propuesto
previamente, o la participación del centro en experiencias externas que
prevean la persistencia de sus participantes en los archivos (Ruta
Quetzal, certámenes literarios, etc.)
Su planteamiento tan sólo requiere unas sesiones de orientación del
usuario sobre como utilizar los recursos del archivo.
Materiales pedagógicos.
La elabroción de estos materiales tien como objetivo la difusión del
archivo como fuera del mismo y su distribución a centros docentes para
que en ellos se realicen diverasa actividades también pueden distribuir
en los servicios de publicaciones de las administraciones para su
adquisición.
La tipología es muy variada y su finalidad es que a traves de ellos se
conozcan los archivos de forma general o bien todos los fondos de
determinados archivos. También se puede hacer materias aprovechando
la conmemoración de algún hecho histórico, gracias a los cuales se
puede conjugar el conocimiento de los documentos de archivo y la
historia del pais o de una localidad.
Cuadernos de trabajo y dossier temático
En relación con la visita al archivo podemos confeccionar un cuaderno
relativo al funcionamiento del archivo. Por otra parte podemos elaborar
un dossier con los documentos relativos a un período histórico o a un
tema que queramos analizar así como relacionado con la organización
de una exposición.
Los cuadernos pueden estar divididos en ámbitos donde se recoja una
introducción con las orientaciones metodológicas para poder llevar a
cabo el comentario de los textos, información sobre el tema de
investigación, la reproducción de documentos originales, la
transcipción del documento (total o parcial), un comentario de cada
documento, información complementaria (glosarios, vocabulario, etc.)
y orientaciones bibliográficas y documentales, así como un cuestionario
de trabajo.
Entre estos materiales destacamos los cuadernos de trabajo con
diferentes objetivos:
Que sirvan de apoyo a los talleres, visitas y actividades pedagógicas
Que sirvan como muestra de la documentación que contiene el archivo.
1083
Que destaquen aspectos concretos del centro, como documentación no
textual, documentación relativa a un hecho concreto, a un personaje,
etc.
Catálogos pedagógicos de exposiciones realizadas en el centro.
En ellos se pueden incorporar cuadernos explicativos que contengan
comentarios de los documentos, vocabulario básico, definición de
conceptos, juanto a facsímiles de documentos con sus transcripciones y
propuestas de actividades.
Este dossier es la base de trabajo de los alumnos y se tiene que plantear
de forma abierta, de manera que su aceptación no implique
forzosamente el estudio de todos sus apartados, que se realice
exclusivamente con material del archivo y que abrace un abanico
amplio de diferentes aspectos de un mismo hecho para que los alumnos
puedan extraer sus propias conclusiones (Canela, Cuñé, Salat, 1987)
Carpetas didácticas.
La edición de la carpeta didáctica se inició en Francia en la década de
1950 como complemento a la exportación pedagógica de las
exposiciones de documentos, y en el Reino Unido alcanzaron un gran
éxito en manos de la iniciativa privada (Jackdaws), en 1936.
De esta experiencia arranan las iniciativas de los archivos ingleses y
que e concretan en las «unidades de enseñanza de archivos» (Cook,
1985), que cotienen los facsímiles de documentos, los materiales
explicativos para el profesor con indicación de los objetivos educativos
de a unidad, los recursos mediante los cuales el profesor puede ayudar a
los alumnos y la manera en la que debe realizarse su análisis.
Maletas pedagógicas
Se trata de seleccionar un conjunto de documentos (reproducciones)
convenientemente transcritos o traducidos, fotografías, diapositivas,
dibujos, vídeos, etc., que ilusten un aspecto concreto del temario de los
alumnos. Este material no ha de constreñirse a fuentes escritas o
gráficas, ya que podemos reproducir objetos que puedan aportar
elementos para el conocimiento del tema tratado.
Itinerarios
Son trayectos de carácter histórico y cultural para recorrer, con
reflexiones, recomendaciones para conocer el entorno: un estudio de
campo a través de la observación: visitas, entrevistas, y que puede ser
complementado con gran diversidad de documentación (fotografías
grabados, estadísticas, planos, etc.)
Maquetas.
Se trata de construir y reproducir a escala objetos o recrear deteminados
ámbientes histórico-sociales. El alumno puede reconocer e identificar
objetivos: su localización espacial y geográfica analizarlos, aprender a
trabajar con los documentos del archivo para obtener información sobre
1084
el objeto, formar su sensibilidad para la restauración y preservación,
utlizar diversidad de registros de sus observaciones (escritas, dibujadas,
fotografiadas), etc.
Dramatizaciones y recreaciones
Podemos concluir un taller de historoa con la elaboración de un texto
dramático para escenificarlo, para realziar un comic, una colección de
cromos o elaborar una crónica periodística, acciones que suponen un
reto respecto al trabajo tradicional de investigación, pero que tienen una
gran parte de capacidad motivadora para los alumnos.
Juegos
Se trata de juegos de pista, itinerarios que plantean problemas,
misterios y secretos que han de resolver mediante unos cuestionarios.
Otros tipos de juegos son los de rol, donde los alumnos se convierten en
detectives de historia, juegos que plantean enigmas históricos que se
han de resolver mediante el trabajo de documentos de archivo, como
los que se pueden encontrar en la revista francesa Mickey.
Audiovisuales y nievas tecnologíasi
Se trata de ofrecer DVD’s en los que se integre, por un lado, la
información fundamental del archivo pero que también ofrezca otras
posibilidades para los usuarios, como actividades interactivas, juegos
de preguntas, etc. Las páginas web, tambien son una vía de acceso fácil
y rápido a los usuarios que quiere conocer los archivos y sus fondos.
Suelen estar diseñadas de forma intuitiva para el usuario, de manera
que este sin muchos conocimientos pueda acceder a cada apartado de la
página web y a las diferentes opciones que le va ofreciendo.
No son tanintuitivos los portales e acceso a la documentación, ya que
suelen diseñarse con un esquema excesivamente profesional que,
frecuentemente, confunde al usuario que quiere consultar el cuadro de
clasificación o que quiere acceder a la imagen digitalizada de un
documento. Un lenguaje demasiado profesional dificulta, asimsimo, el
entendimiento de las diferentes funciones con las que cuentan estos
portales.
Cursos de formación y orientación.
Es necesario que entre las actividades pedagógicas de los centros de
archivo, al igual que se hace en las bibliotecas por parte de sus
profesionales, se realicen cursos de formación, en los que se oriente
sobre como utilizar los portales de acceso y las páginas web de los
centros, con el fin de que el usuario optimice las posibilidades de
acceso a las fuentes de información relacionadas con los archivos.
LOS ACTOS CULTURALES EN LOS ARCHIVOS
1085
Dentro de los actos culturales, tienen especial importancia las
exposiciones, generalmente de documentos históricos. Estan dirigidas a
todo tipo de publico y su efecto mas positivo es atraer a la gran parte
dela población que normalmente no acude a los archivos.
La realización de exposiciones, entre otras actividades, ha de ser
explotada en el seno de los servicios de archivo transformados en
verdaderas «empresas» culturales al servicio del público. Una
exposición permite explorar en términos «políticos» la riqueza del
patrimonio de una comunidad, y a la ciudadanía encontrar sus raíces y
la memoria del lugar donde vive (Rambaud, 1994).
Las exposiciones pueden ser de gran impacto visula, como las de
fotografías antiguas, de grabados, de mapas, de dibujos y carteles, de
cartularios e incunables con magníficas ilustraciones, o pueden ser
exposiciones que respondan al resultado de un trabajo de investigación
que implique trabajar con diferentes tipos de materiales, describirlos y
divulgarlos. Las exposiciones pueden ser pequeñas o grandes instaladas
en el propio archivo o fuera de él, virtuales o reales, dependerá de los
recursos económicos y materiales de los que dispongamos, pero su
calidad, atractivo y funcion didáctica estarán asegurados si tiene un
discurso coherente y inos objetivos precisos.
Para poder llevar a cabo proyectos de actividades de difusión cultural
como una exposición, debe producirse una situación de «normalidad
archivística». Es decir, el archivo debe contar con los isntrumentos de
información suficientes y el archivero debe conocer en su globalidad el
fondo documental; de lo contrario, dificilmente podrá utilizarse en la
investigación y mucho menos en actividades de divulgación.
Lo primero que se necesita es un responsable, generalmente archivero,

que conciba la idea, la proyecte y busque patrocinadores. Un aspecto
fundamental será la eleccion de un tema oportuno y actual.
Las exposiciones pueden ser, básicamente, de tres tipos: permanentes,
temporales e itinerantes. En la actualidad también encontramos las
llamadas exposiciones virutales, realizadas en soporte digital y
difundidas a través de la red de Internet.
Los tipos de exposiciones que podemos encontrar en el archivo son:
Permanentes. Utilizadas por el archivo como carta de presentación, y

normalmente ubicadas en una sala para ellas, el vestíbulo o cualquier
lugar de paso obligado, es us ausencia en espacios polivalentes y, a
veces, en los vestíbulos de entrada al centro del archivo. No es muy
recomendable utlizar esta última zona de acceso, por evidentes razones
de seguridad, como espacio de exposición de documentos originales.
Podemos, en cambio utilizarla para mostrar reproducciones de
1086
documentos, publicaciones y artículos realizados por el archivo o
instalar un vídeo de divulgación del centro.
Temporales dedicadas a temas monográficos que revisan el interés,
completadas docn piezas de musos, bibliotecas y medios adudiovisuales
tienen efectos muy positivos y son una práctica habitual y normalizada
en muchos países. Las exposiciones temporales dedicadas a temas
monográficos que presenten un evidente interés para el público pueden
ser más rentables social y culturalmente. Tradicionalmente las referidas
al pasado histórico han sido más frecuentes, pero no debemos rechazar
cualquier otra posibilidad que nos ofrezca la documentación de archivo
para plantear una exposición.
Itienerantes, como las anteriores pero caracterizadas por el
desplazamiento geográfico. La posibilidad de poner la exposición al
alcance de un público muy variado, que generalmente no visitará el
archivo, contribuye enormenente a la dovulgación del patrimonio
documental
Exposición Virtual. Actualmente podemos encontrar exposiciones que
se plantean a la vez de forma real y como producto virtual a través de
internet. No son una copia de la exposición real; en ellas podemos
encontrar lo esencial de la muestra: el circuito, los textos de
presentación, la reproducción de algunos documentos, etc. Son
exposiciones que perduran en el tiempo, en el espacio y en la forma,
que pueden mostrar aquellos documentos que por razones de
conservación no pueden ser expuestos en realidad y, lo más importante,
ofrecen una infinidad de posibilidades de participación e interacción.
1087
1088
8. CAPITULO VIII
El panorama internacional
1089
1090
La dimensión internacional de los archivos. Organismos y proyectos
internacionales. Asociaciones y organizaciones.
EL CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS (ICA)
El Consejo Internacional de Archivos (CIA) se dedica al desarrollo de

los archivos a escala mundial. Los archivos, que proporcionan datos de
las actividades y negocios humanos, son garantes de los derechos de los
ciudadanos y de los Estados, y son esenciales para la democracia y el
buen gobierno. Los archivos son la salvaguarda de la memoria de la
humanidad, ya que conservan testimonios de su pasado. Trabajando
para el desarrollo de los archivos, el CIA se ocupa de la conservación
de la memoria de la humanidad.
El Consejo internacional de Archivos es una organización
descentralizada regida por una Asamblea general y administrada por
un Comité ejecutivo. Sus ramas constituyen otros tantos foros
regionales para los archiveros de todas las partes del mundo; sus
secciones reúnen a archiveros e instituciones interesadas en
determinados aspectos o áreas de la profesión; sus comités y grupos de
trabajo se forman para lograr la contribución de expertos a la solución
de problemas concretos. La Secretaria del CIA se dedica a la gestión de
la organización y sirve de pivote que vincula a los miembros entre
ellos y coopera con organizaciones cercanas y otros organismos
internacionales.
El CIA es la organización profesional de la comunidad de archivos,
dedicada a promover la conservación, desarrollo y utilización del
patrimonio mundial de los archivos.
Reúne a gestores de archivos nacionales, asociaciones profesionales de
archiveros, archivos locales yregionales y archivos de otras
organizaciones así como archiveros a título individual.
El CIA tiene más de 1.400 asociados en más 190 países y territorios,
por lo que tiene un carácter verdaderamente internacional.
Es una organización no gubernamental, lo cual significa que se
mantiene independiente de los avatares o procesos políticos y que sus
socios incluyen a personas e instituciones de archivos públicas y
privadas.
El CIA trabaja en estrecha colaboración con las organizaciones
intergubernamentales tales como la UNESCO y el ICCROM. También
está vinculada a otras organizaciones no gubernamentales.
1091
El 15e Congreso Internacional de Archivos, Viena, Austria, 23-29 de
Agosto de 2004
ALA - Asociación Latinoamericana de Archivos - Rama Regional del
Consejo Internacional de Archivos de los países de lengua española y
portuguesa de América Latina, España y Portugal. Archivos Españoles
en Red (AER) Subdirección General de los Archivos Estatales de
España. Asociación Española de Archiveros, Bibliotecarios,
Museólogos y Documentalistas (ANABAD)
Objetivo y funciones del CIA
El objetivo del CIA es el desarrollo de los archivos mediante la

colaboración internacional. Este objetivo se consigue:
Fomentando el desarrollo de los archivos en todos los países, para
asegurar la conservación del patrimonio de archivos de la humanidad
Facilitando la formación de nuevos archiveros y conservadores y la
formación continua de los archiveros y conservadores que están
trabajando.
Fomentando la implementación del código deontológico de la profesión
(código ético)
Fomentando actividades en el campo de la gestión de documentos y
archivos a escala internacional
Desarrollando relaciones entre archiveros de todos los países y entre
todas las instituciones interesadas en la administración o conservación
de documentos y archivos o la formación profesional de los archiveros
Facilitando el uso de los documentos de archivo, divulgando su
contenido y fomentando un acceso más fácil a los mismos.
Historia del CIA

Comienzos
La idea de formar un Consejo Internacional de Archivos había estado
siempre en el ambiente (el Institute de Cooperación Intelectual hizo un
intento después de la Primera Guerra Mundial) pero finalmente se hizo
realidad en 1948. Hubo varios factores que contribuyeron al hecho. El
primero fue la elección de París como sede de la UNESCO, La
Organización Educativa, Cultural y Científica, de Naciones Unidas que
en los años inmediatamente después de la guerra se dedicaba a la
promoción de organizaciones no gubernamentales (ONG) en su campo.
En 1946, bajo la influencia del conservador americano Chauncey J
Hamlin, se creó un consejo internacional de museos (ICOM). Después
del establecimiento de un Grupo de Expertos y de una asamblea general
en Méjico, se celebró una conferencia en París desde el 29 de junio al 3
1092
de julio de 1948 y Georges-Henri Rivière fue nombrado director de
ICOM. Con un modelo similar, después del envío de propuestas a
escala internacional en el otoño de 1947, y bajo la influencia y
tenacidad del Dr Buck, el entonces Archivero de Estados Unidos, un
pequeño grupo de expertos se reunió en París y el 9 de junio de 1948
acordó crear un "Consejo Internacional de Archivos", con el Director
General de los Archives de France, Charles Samaran, como presidente.
Charles Braibant le sucedió en 1950. La primera asamblea del Consejo
se celebró después de una reunión del grupo de expertos en París, el 21
y 22 de agosto de 1950, en la sede de la UNESCO.
El CIA en la actualidad
De una asociación de directores de instituciones nacionales, el CIA ha
evolucionado hasta convertirse en una organización más compleja que
reúne asociaciones profesionales y archiveros individuales interesados
en la investigación, desarrollo y el deseo de compartir toda su
experiencia en archivos. Hoy, el CIA se ha convertido en la
organización profesional de la comunidad mundial de archivos,
dedicado a promover la conservación, desarrollo y utilización del
patrimonio mundial de archivos. Reúne administraciones nacionales de
archivos, asociaciones profesionales de archiveros, archivos locales y
regionales y archivos de otras organizaciones así como archiveros a
título personal.
Las actividades del CIA complementan las de las asociaciones e
instituciones nacionales y continúan siendo una fuente exclusiva y
canal de experiencia profesional en aquellas regiones donde las
asociaciones profesionales todavía no existen. A través de sus
delegaciones, el CIA sirve de base para el intercambio de iniciativas
comunes a escala regional, que estén en más estrecha consonancia con
las necesidades específicas de entornos concretos. Sin embargo, las
secciones del CIA, aparte de sus intereses profesionales, también están
interesadas en otro tipo de asuntos y estimulan la investigación e
intercambio de información en áreas más específicas: reúnen en sus
foros respectivos a asociaciones profesionales, expertos en formación
así como archiveros de organizaciones internacionales, municipios,
empresas y organizaciones de trabajo, iglesias, universidades,
parlamentos y partidos políticos así como personas especializadas en
archivos de arquitectura. Actualmente se están formando otras
secciones con especialistas en archivos militares y de arquitectura. Los
comités del CIA también se crean con mandatos específicos que
requieren la aportación de una serie de expertos en temas tales como las
normas de descripción, registros electrónicos y convencionales,
archivos audiovisuales, tecnología de la información, aspectos legales,
conservación y sigilografía; muchos de estos comités también dependen
1093
de la experiencia de otros especialistas de todo el mundo, nombrándoles
consultores o miembros correspondientes.
Esquema organizativo
Asamblea General y Reunión de Delegados
El órgano encargado de tomar las decisiones de más alto nivel en el
CIA es la Asamblea General, que se reúne cada 4 años al mismo tiempo
que el Congreso. Todos los miembros tienen derecho a hablar en la
Asamblea, pero sólo los miembros nacionales (Categorías A y B)
pueden votar.
En el período entre congresos se celebra una Reunión anual de
Delegados, en la que los miembros nacionales están representados. Su
principal tarea es la de aprobar el presupuesto anual y valorar las
cuotas, en cumplimiento de los principios establecidos por la Asamblea
General. La Reunión de Delegados se celebra en el mismo momento
que la Conferencia de la Mesa Redonda (CITRA).
Conferencia Internacional de la Mesa Redonda de Archivos
(CITRA)
La CITRA es la reunión anual de los responsables de las instituciones
nacionales, presidentes de las asociaciones profesionales nacionales y
presidentes de las secciones del CIA para debatir asuntos de interés
para la profesión. Sus integrantes son los que asisten a la Reunión de
Delegados. La organiza el CITRA Bureau, que también se
responsabiliza de la publicación de las actas
Presidentes y Vicepresidentes
En la Asamblea General se elige un Presidente y 2 Vicepresidentes del
CIA por un período de 4 años. Tradicionalmente el anfitrión del
Congreso es el Presidente elegido. El Presidente representa a la
organización internacionalmente y nombra a los presidentes y
secretarios de las Secciones y a los presidentes y miembros de los
Comités, así como al presidente de la Asamblea General, la Reunión de
Delegados y las reuniones del Comité Ejecutivo.
Los Vicepresidentes presiden el CITRA y el CEP.
Comité Ejecutivo
En los períodos entre las Reuniones de Delegados, el gobierno del CIA
está en manos del Comité Ejecutivo, que incluye, además de al
Presidente y Vicepresidentes, al anfitrión del siguiente Congreso
Internacional de Archivos, los Presidentes de las delegaciones
regionales, un miembro elegido entre los delegados de la categoría B,
un miembro elegido de entre los delegados de la categoría C, un
miembro elegido de entre los delegados de la categoría D, el Tesorero,
el Secretario General; y el subsecretario o subsecretarios generales que
no tienen derecho a voto.
1094
Comisiones
El trabajo del Comité Ejecutivo lo realizan las dos Comisiones:
La Comisión de Evaluación del Programa (CEP) es responsable de
la evaluación de las operaciones y resultados de los programas del CIA.
Está compuesta por el Vicepresidente elegido por la Asamblea General
como Presidente, un máximo de cuatro miembros nombrados por el
Presidente después de consultar al Comité Ejecutivo, el Secretario
General y el Tesorero.
La Comisión de Gestión del Programa (CPM) es responsable de la
preparación y ejecución del programa técnico y profesional del CIA,
para controlar las actividades de las secciones y comités y, en consulta
con la Agencia CITRA, del contenido profesional de los congresos
internacionales del CIA, conferencias, seminarios y simposios. Está
compuesto por el Secretario General (como Presidente) y un número
máximo de dieciséis miembros nombrados por el Presidente después de
consultar al Comité Ejecutivo, junto con el Tesorero, la Secretaría del
CITRA y los subsecretarios generales.
Ramas Regionales, Secciones y Comités
Gran parte del trabajo del CIA lo realizan las Ramas Regionales, las
Secciones y los Comités. Todos estos organismos tienen diferentes
tipos de organización: Las Ramas Regionales y Secciones son grupos
de asociados, mientras que los Comités son grupos nombrados de
expertos. Más específicamente:
Las Ramas, que son órganos autónomos, son agrupaciones regionales
de asociados. Los archivos y archiveros, en su deseo de ampliar los
objetivos del CIA y fortalecer la colaboración dentro de una
determinada zona geográfica, se pueden agruparse en delegaciones
regionales.
ALA - Asociación latinoamericana de archivos
ARBICA – Delegación Regional Árabe
CARBICA – Delegación Regional para el Caribe
EASTICA – Delegación Regional para Asia del Este
ESARBICA – Delegación Regional para el Este y Sur de África
PARBICA – Delegación Regional del Pacífico
SARBICA – Delegación Regional para el Sureste Asiático
SWARBICA – Delegación Regional para el Sur y Oeste Asiático
WARBICA – Delegación Regional para el Oeste Africano
Las Secciones son agrupaciones de asociados, que no son archivos
nacionales, para compartir los intereses y preocupaciones comunes. Las
secciones se crean a petición de los miembros del CIA, que tienen
intereses profesionales o participan en actividades profesionales de
naturaleza similar. Los presidentes y secretarios de las secciones los
nombra el Presidente del CIA en el momento de la creación de las
1095
secciones por un período de cuatro años, que es renovable durante un
solo período adicional más. Cada sección puede elegir de entre sus
integrantes a otros miembros de su órgano de dirección. Los presidentes
y los secretarios deben ser archiveros en servicio activo.
Sección de Archiveros de Organizaciones Internacionales (SIO): De
conformidad con los objetivos generales del CIA, según se establecen
en el artículo 2 de la Constitución, promover la colaboración científica
y comunicación entre los archivos y archiveros de organizaciones
internacionales; conseguir el reconocimiento del estatus profesional de
archivero para los funcionarios internacionales a cargo de los archivos
y ayudar a su formación básica y continua; evaluación y descripción de
los archivos de organizaciones internacionales; promover la
colaboración con historiadores y la comunidad científica.
Sección de Archivos de Arquitectura (SAR)
Sección de Archivos de Iglesias y Comunidades Religiosas (SKR): De
y comunicación entre los archivos y archiveros de iglesias y
comunidades religiosas para conservar el patrimonio histórico y
permitir el acceso a los investigadores; participar en la formación
básica y continua del personal a cargo de los archivos de iglesias y
comunidades religiosas; establecer y difundir las normas para la
conservación del patrimonio archivístico de iglesias y comunidades
religiosas, y desarrollar los criterios especiales para su descripción y
tratamiento.
Sección de Archivos de Parlamentos y Partidos Políticos (SPP): De
y comunicación entre los archivos y archiveros de parlamentos y
partidos políticos; dar a conocer la existencia de los archivos de los
parlamentos y partidos políticos a escala internacional y promover su
interés; conseguir el reconocimiento de la profesión de archivero del
personal a cargo de los archivos en los parlamentos y partidos políticos;
asegurar la conservación del patrimonio histórico, y fomentar su
conocimiento, y permitir el acceso al mismo y utilizarlo de la manera
más equitativa y cooperativa posible.
Sección de Archivos de Universidad e Instituciones de Investigación
(SUV): De conformidad con los objetivos generales del CIA, según se
establecen en el artículo 2 de la Constitución, promover la colaboración
científica y comunicación entre los archivos y archiveros de
universidades, colegios, academias de ciencias y letras, sociedades
científicas e instituciones de investigación; recopilar, difundir e
intercambiar información relativa a la creación y administración de
1096
dichos archivos; apoyar el desarrollo y fortalecimiento de dichos
archivos a través de simposios, publicaciones y el intercambio de
información.
Sección de Archivos Laborales y Negocios (SBL): De conformidad con
los objetivos generales del CIA, según se establecen en el artículo 2 de
la Constitución, promover la colaboración científica y comunicación
entre los archiveros y archivos laborales y de negocios; promover el
interés en dichos archivos a escala internacional; elaborar directrices
sobre la evaluación y disposición de los archivos laborales y de
negocios; estudiar la cuestión del acceso a y la accesibilidad a dichos
archivos; colaborar con los archivos públicos que mantienen los
archivos laborales y de negocios.
Sección de Archivos Municipales (SMA): De conformidad con los
objetivos generales del CIA, según se establecen en el artículo 2 de la
Constitución, promover la colaboración profesional y científica y la
comunicación entre archivos municipales y archiveros; prestar atención
a la evaluación de los archivos municipales en un entorno tan variable;
recopilar, difundir e intercambiar información relativa a los archivos
municipales.
Sección de Asociaciones Archivísticas Profesionales (SPA): De
entre asociaciones profesionales de archivos; promover las actividades
de cooperación entre las comunidades profesionales; recopilar, difundir
e intercambiar información sobre actividades de asociaciones de
archivos; contribuir a la creación y desarrollo de asociaciones
profesionales de archivos; fortalecer y promover las relaciones entre los
archiveros con experiencia y los más jóvenes; fortalecer y promover el
profesionalismo en el trabajo archivístico, incluyendo la difusión de el
Código Deontológico; representar a las asociaciones profesionales y
fortalecer su compromiso con el trabajo del CIA.
Sección de Formación y Educación Archivística (SAE): De
conformidad con los objetivos generales del CIA, según se establece
en el artículo 2 de la Constitución, está el promover la colaboración y
comunicación entre profesores de estudios archivísticos y escuelas de
archivos; para mantener relaciones entre los estudios e investigaciones
archivísticas y la enseñanza archivística; para estudiar los problemas
relativos a la formación de varias categorías del personal de archivos;
elaborar material de formación y garantizar su promoción y difusión;
ofrecer asesoramiento profesional sobre la organización y planificación
de los programas de formación inicial y continua; cooperar con otros
órganos del CIA en el desarrollo de formación profesional y técnica en
las áreas pertinentes.
1097
Sección Provisional de Archivos Militares (SML)
Los Comités son grupos de expertos nombrados por el CIA para
realizar tareas profesionales específicas de interés profesional; también
existen grupos especiales encargados de proyectos cuya estructura es
similar a los Comités, pero que se centran en un solo proyecto. Los
Comités los establece el Comité Ejecutivo para funciones específicas.
El presidente de cada comité lo nombra el Presidente del CIA. Los
presidentes y secretarios de los comités deben ser archiveros en activo y
estar trabajando en una institución de las categorías A o C o pertenecer
a una asociación profesional como asociado de categoría B. Para el
período 2000-2004, el Comité Ejecutivo ha creado los siguientes
comités:
Comité de archivos de ciencia y tecnología (CST)
Comité de archivos de gestión en entorno electrónico (CER)
Comité de archivos de literatura (CLA)
Comité de aspectos legales relacionados con los archivos (CLM)
Comité de conservación en climas tropicales (CPTR)
Comité de conservación en climas templados (CPTE)
Comité de difusión y servicios a usuarios (COU)
Comité de archivos de gestión en entornos tradicionales (CCR)
Comité de edificios de archivos en climas templados (CBTE)
Comité de formación profesional (CPT)
Comité de historia oral (COT)
Comité de normas de descripción (CDS)
Comité de registros actuales en entornos electrónicos (CCR)
Comité de sigilografía (CSG)
Comité de tecnología de la información (CIT)
Comité de valoración (CAP)
LA UNESCO
La United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization

(UNESCO) Organización de las Naciones Unidas para la educación, la
ciencia y la cultura. Nació en el seno de la Organziación e Naciones
Unidas el 16 de noviembre de 1945. A lo largo de su historia, la
UNESCO ha trabajado en pos de extender la educación en todo el
mundo, cuidar del patrimonio histórico, cultural y natural, y promover
el desarrollo sostenible. Hoy, la UNESCO trabaja como un laboratorio
de ideas y de normalización, para fijar acuerdos universales sobre
asuntos éticos. también ayuda a los estados miembros a construir
capacidades humanas e institucionales en diversos campos. En resumen
la UNESCO, promueve la cooperación internacional entre sus 190
1098
estados miembros y sus seis miembros asociados en los campos de la
eduación, la ciencia, la cultura y la comunicación.
Objetivo
Su objetivo es fomentar la paz entre los hombres mediante la

educación, la cultura, las ciencias naturales y sociales y la
comunicación. Para ello desarrolla normas y acuerdos, fomentando el
intercambio de información y conocimientos, y ayuda a los Estados
miembros para alcanzar tales objetivos.
En lo que respecta a la cultura, proporciona la diversidad cultural, sus
actividades y productos y las expresiones artísticas, desarrolla políticas
de fomento y potencia el diálogo entre las distintas sociedades y
creencias religiosas.
Como organizmo interesado en la difusión e intercambio de
conocimientos e ideas, desarrolla programas de comunicación e
información, potencia la libertad de expresión y fomenta la utilización
de las nuevas tecnologías para la educación, la ciencia y la cultura.
En estos ámbitos se inscribe la creación en 1967 de un Departamento

de Documentación, Bibliotecas y Archivos, que potenciaría el valor de
estas instituciones y sus fondos, como evidencia de las actividades
humanas e instrumentos para transmitir información sobre las mismas,
con especial atención a aquellos declarados Patrimonio de la
Humanidad.
Los origenes de la Unesco
Sus principales predecesores son: The international Comittee of

intellectual Co-operation (CICI) Ginebra 1922-1946
Su órgano ejecutivo, el internetional Institute of intelectual Cooperation
(IICI) Paris 1925- 1946
La internations Bureau of Education (IBE) Ginebra 1925-1968, el cual
se integró en la secretaría de la UNESCO en 1969.
Historia.
Unesco tiene sus raíces en 1942, durante la Segunda Guerra Mundial,

cuando los países Aliados se empiezan a preparar para restablecer sus
sistemas educativos en cuanto termine la guerra. En la Conferencia de
Ministros Aliados de Educación (Conference of Allied Ministers of
Education, CAME), en el Reino Unido, se inician las conversaciones
entre países europeos.
1099
Como resultado, se prepara una conferencia sobre la prostitución
infantil de las Naciones Unidas para temas de educación y cultura, del 1
al 16 de noviembre de 1945. Cuarenta y cuatro países se reúnen, de los
cuales treinta y siete deciden fundar Unesco. La constitución de Unesco
se firma el 16 de noviembre, y veinte estados la ratifican un año
después, el 4 de noviembre de 1946 (Arabia Saudita, Australia, Brasil,
Canadá, Checoslovaquia (República Checa y Eslovaquia), China,
Dinamarca, Egipto, Estados Unidos de América, Francia, Grecia, India,
Líbano, México, Noruega, Nueva Zelanda, República Dominicana,
Reino Unido, Sudáfrica y Turquía). Pocos días después da inicio la
primera Conferencia General de la Unesco, en París.
Según se van normalizando las relaciones internacionales rotas por la
Segunda Guerra Mundial, más países van incorporándose a Unesco:
Así, Japón y la República Federal Alemana entran en 1951, España en
1953, la URSS en 1956 y los países africanos surgidos en
la descolonización de África durante los años sesenta.
En 1957, por primera vez un país miembro abandona Unesco: el
gobierno de Sudáfrica alega "interferencias" de Unesco en sus
"problemas raciales". En 1996, con Nelson Mandela como presidente,
Sudáfrica volverá a incorporarse a Unesco.
En 1960 se lanza el primer proyecto de grandes dimensiones de
Unesco: la protección del templo de Abu Simbel en Egipto y otros 21
monumentos y complejos arquitectónicos, amenazados por la
construcción de la presa de Asuán.
En 1985, Estados Unidos abandona la Unesco citando diferencias en
temas de gestión; el Reino Unido y Singapur la abandonaron también
en 1986. Esto hizo que el presupuesto de Unesco cayera
considerablemente durante unos años. Los tres países se han
reincorporado posteriormente (en 2003, 1997 y 2007 respectivamente).
Áreas de acción.
La unesco desarrolla su acción en los campos de educación, ciencias

naturales, ciencias sociales y humanas, cultura, comunicación e
información. En estos campos destacan las siguientes áreas:
En educación:
Derecho de la educación
Planes y políticas educativas
Primera infancia y familia
Educación primaria
Educación secundaria
Educación superior
1100
Educación técnica
Educación en ciencia y tecnología
Formación de formadores
Educación no reglada
diversidad cultural y lingüística de la educación
Tecnologías de la información y educación
Educación en energencias, crisis, reconstrucción
Educación física y de deportes
Educación para la paz y los derechos humanos
Educación por la no violencia
En ciencias naturales
Agua fresca
Los pueblos y la naturaleza
Los océanos
Ciencias de la tierra
Costas e islas pequeñas
Ciencias básicas y de ingeniería
Políticas sobre la ciencia
Las mujeres en la ciencia.
En ciencias humanas y sociales
Ética
Derechos humanos
juventud y VIH/ SIDA
Mujeres e igualdad de género
Racismo, discriminación y xenofobia
Seguridad humana y paz
Filosofía
Transformaciones sociales
Emigración internacional
Temas urbanos
Democracia y gobierno
En Cultura:
Acción normativa
Políticas culturales
Patrimonio
Diversidad cultural
Diálogo intercultural
1101
industrias culturales
Cultura y desarrollo
Artes y Creatividad
Turismo cultural
En Comunicación e Información
Archivos y bibliotecas
Contenido creativo: radio, TV, nuevos medios.
Temas éticos
Libertad de expresión
Prensa independiente
Pueblos indígenas
información para el desarrollo de la comunidad
Herramientas de tratamiento de la información
Desarrollo de medios
Educación de medios
Multilingüísmo
Centros multimedia
Discapacitados y nuevas tecnologías
Conservación
información de dominio público
Difusión de servicio público
Reciclaje de equipos de nuevas tecnologías
Formación
Mujeres
Juventud
En temas de interés especial
afganistan
áfrica
Cultura de la paz
Dialogo entre civilizaciones
Educación para todos
Género
VIH/SIDA
Irak
Países menos desarrollados
Islas pequeñas (Barbados y 10 más)
Sur-este Europeo
Desarrollo sostenible
Portal de Conocimento de la UNESCO
1102
Agua
Patrimonio Mundial
Organización.
Las metas de la UNESCO a medio plazo son.
Reducir a la mitad la proporción de personas que viven en extrema

pobreza en los países en desarrollo para el año 2015
Lograr la educación primaria universal de todos los países para 2015
Eliminar la disparidad de género en la educación primaria y secundaria
para 2015
Ayudar a los países a poner en marcha una estrategia nacional para el
desarrollo sostenible para 2005 y de esta manera cambiar
completamente las tendencias actuales de la pérdida de los recursos
medio ambientales para 2015.
Así quiere crear las condiciones para un diálogo verdadero, basado en

el respeto por los valores comunmente compartidos y la dignidad de
cada civilización y cultura.
Para esto, la UNESCO está organizada de la siguiente manera:
La Conferencia General
La Conferencia General se compone de los representantes de todos los

Estados Miembros de la Organización. Se reúne cada dos años, con la
participación de los Estados Miembros y de los Miembros Asociados.
Igualmente se invita a participar, en calidad de observadores, a Estados
no miembros, organizaciones intergubernamentales, organizaciones no
gubernamentales y fundaciones. Cada Estado Miembro tiene un voto,
independientemente de cuál sea la envergadura o la importancia de su
aporte al presupuesto.
La Conferencia General determina la orientación y la línea de
conducción general de la UNESCO. Ella adopta un Programa y un
presupuesto para la UNESCO para los dos años siguientes. Elige a los
miembros del Consejo Ejecutivo y designa, cada cuatro años, al
Director General. Los idiomas de trabajo de la Conferencia General son
inglés, árabe, chino, español, francés y ruso.
El Consejo Ejecutivo
El Consejo Ejecutivo, es, en cierto modo, el consejo de administración

de la UNESCO. Prepara el trabajo de la Conferencia General y vela por
1103
que las decisiones se ejecuten adecuadamente. Las funciones y
responsabilidades del Consejo Ejecutivo emanan esencialmente de la
Constitución y de los reglamentos o directivas establecidos por la
Conferencia General. Este reglamento se complementa con las
resoluciones de la Conferencia General. Cada dos años, la Conferencia
General encarga tareas específicas al Consejo. Otras atribuciones
emanan de acuerdos concluidos entre la UNESCO y la Organización de
las Naciones Unidas, las instituciones especializadas y otras
organizaciones intergubernamentales.
Sus 58 miembros son elegidos por la Conferencia General. La selección
respeta la diversidad de culturas y el origen geográfico que representa
cada país; se trata de arbitrajes complejos para lograr que haya
equilibrio entre las diversas regiones del mundo, lo cual refleja la
universalidad de la Organización. El Consejo Ejecutivo se reúne dos
veces al año.
La secretaria cosnsiste en el Drector general y su personal,el director
general es el repsonsalb ejecutivo dela organización. Fomula propuestas
para la acción adecuada de la conferencia y la junta prepara un borrador
bienal del programa y del presupuesto. El personal pone en marcha el
programa aprobado. Existen unos 2.145 miembros de unos 160 países.
como resultado de una nueva política de descentralziación, más de 640
empleados trabajan en las 53 oficinas de la unesco repartidas por todo
el mundo.
la UNESCO es el único organismo de la ONU en tener un sistema de
comisiones nacionales en 190 estado miembros y asociados. ALs
comisiones forman un vínculo vital entre la sociedad civil y la
organización. Proporcionan una perspectiva uy valiosa en cuanto al
programa de la organización y ayuda a poner en marcha muchas
iniciativas incluyendo programs de formación estudios y campañas de
concienciación públicas. ALs cominsones tambie desarrollan
asociaciones con el sector pribado.
La unesco njuesga un papele integral en el sistemes de la ONU trabaajo
con organizacioes regionales, nacionales. UNAS 350 NG mantienes
relaciones oficiales con la UNESCO y cecinetos de ellas tranajan en
proyestoes especiaíocos de organización. En cuanto a su finaciación, el
presupuesto bianual regular está mantenido por los estados miembros a
través de contribuciones. El presupuesto par 2004-2005 es de 610
millones de dolares. La UNESOc también se beneficia de una
finaciación estapresupuestrarioa considerable para fortalecer sus
programas y para aunemtar sis activiaddes en 2002 estos recursos
extrapresupuestarios alcazaron la cifra de junos 360 millosnes de
dolares.
1104
LA UNESCO Y LOS ARCHIVOS.
La UNESCO está ayudando a las bilibotecas y a los archivos a realizar

la transición a la era digital. Por ejemplo, digitalizando pergaminos o
manuscritos científicos extrahordinarios, la UNESCO está mejorando el
acceso a la información culturalmente diversa. Así a través de su
programa Memoria del Mundo un comité asesor internacional mantiene
un registro para proteger y digitalizar el patrimonio documental de
valor universal, promoviendo la conservación de fondos archivísticos y
colecciones bibliotecarios ade todos el mundo asegurar así su amplia
difusció. en el área d elos archivos, la UNESCO, através de REcords
and Archives Management Programe (RAMP) establecido en 1979 que
tiene como objetivos:
concienciar al público en general y a los responsables de una toma de

decisiones de la importancia de los documentos y archivos para
planificar y desarrollar la salvaguarda del patrimonio nacional
Ayudar a laos estados miembros en el establecimiento de
infraestructuras para una gestión eficaz de los documentos y archivos a
través de la normalización, la legislación archivísitca, formación y
aumento e edificios y equipamientos.
Promover los debates internacionales sobre los principales temas del
campo archivístico.
Hoy la UNESCO y el CIA cooperan en diversos temas como:
La provisión de soluciones a los problemas planteados por los

documentos electronicos, particcularmente en cuanto a su papel de
pruebas legales.
El desarrollo de softeware para crear instrumentos de descripción.
La pércepción de la imágen de los archivos en la sociedad.
Otros organismos
EBLIDA
European university institute
European comision of preservatiopn an access
International REcord Management Trust
electronics Records Management Comitee
International information centre on the sources of Balkan and
Mediterraneam History
Asociacion de Commowealth Archivist and Record Managers
Federation internationale des archives du film
1105
Asocitaion of film archives of the european comunity
Asociation of Moving Image Archivist
Comité internationale des Museés pour l'audiovisuel et les technologies
de l'imege et du son
International Association of Sound and audiovisual Archives
International Library of African Music
South East Asia- Pacifico audiovisual Archive Asociation.
COOPERACIÓN ESPAÑOLA INTERNACIONAL
Iniciativas del Ministerio de Asuntos exteriores: la AECID
La Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo

(AECID), es una Entidad de Derecho Público adscrita al Ministerio de
Asuntos Exteriores y de Cooperación a través de la Secretaría de Estado
de Cooperación Internacional y para Iberoamérica (SECIPI). Es, como
establece la Ley 23/1998, de 7 de julio, de Cooperación Internacional
para el Desarrollo, el órgano de gestión de la política española de
cooperación internacional para el desarrollo, y su objeto, según el
Estatuto de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el
Desarrollo, es el fomento, la gestión y la ejecución de las políticas
públicas de cooperación internacional para el desarrollo, dirigidas a la
lucha contra la pobreza y la consecución de un desarrollo humano
sostenible en los países en desarrollo, particularmente los recogidos en
el Plan Director en vigor cada cuatro años. La lucha contra la
pobreza es el objetivo final de la política española de cooperación
internacional para el desarrollo. Esta, es parte de la acción exterior del
Estado y está basada en una concepción interdependiente y solidaria de
la sociedad internacional.
Según recoge su propio Estatuto (Art. 4), a la Agencia Española de
Cooperación Internacional para el Desarrollo le corresponde la
consecución de los siguientes:
Fines:
Contribuir a la reducción de la pobreza en los países en desarrollo.

Impulsar el desarrollo humano sostenible en los países en desarrollo,
potenciando las propias capacidades de los países socios.
Contribuir a la paz, la libertad y la seguridad humana, promoviendo el
respeto a los derechos humanos y el desarrollo de los sistemas
democráticos.
1106
Promover la cohesión social a través del fomento y el impulso de las
políticas públicas relacionadas con el buen gobierno en los países en
desarrollo.
Contribuir al logro de los propósitos de la Declaración del Milenio y los
Objetivos de Desarrollo del Milenio aprobados en la Cumbre del
Milenio de Naciones Unidas en 2000 y de igual modo, contribuir al
logro de objetivos que se acuerden en futuras Cumbres de Desarrollo de
Naciones Unidas asumidos por el Gobierno Español.
Potenciar la igualdad de género en los países en desarrollo, a través de
actuaciones sectoriales y transversales en los programas y proyectos de
cooperación y la promoción de políticas de igualdad.
Contribuir a la mejora de la calidad medioambiental en los países en
desarrollo a través de actuaciones sectoriales y transversales en los
programas y proyectos de cooperación y la promoción de políticas
medioambientales.
Potenciar la acción humanitaria, abarcando tanto la prevención como la
atención en situaciones de emergencia y reconstrucción.Sensibilizar y
educar para el desarrollo, tanto en España como en los países socios.
Impulsar el papel de la cultura y el conocimiento en el desarrollo,
prestando especial atención al fomento del respeto a la diversidad
cultural.
Funciones
Para el cumplimiento de sus fines, la AECID está facultada para ejercer

las siguientes funciones:
Dirigir, diseñar, coordinar y ejecutar programas y proyectos y otras
actuaciones de cooperación para el desarrollo orientadas a la lucha
contra la pobreza y la promoción del desarrollo humano sostenible en el
ámbito social, institucional, medioambiental, de equidad de género,
cultural, universitario, científico, económico y productivo, todo ello en
el marco del Contrato de Gestión que se apruebe de acuerdo a los
contenidos que establezca el Plan Director de la cooperación española
que esté en vigor y bajo los principios de coherencia de políticas y
complementariedad de actores que recoja el Plan Director.
Contribuir a asegurar la concertación de las políticas de desarrollo con
otras agencias de cooperación y desarrollo bilaterales y multilaterales,
especialmente en el ámbito de la Unión Europea y del sistema de
Naciones Unidas, en coordinación estrecha con los órganos
competentes del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación.
Ejecutar y financiar conjuntamente programas y proyectos de desarrollo
con otras agencias de cooperación y desarrollo bilaterales y
multilaterales en el marco de la Declaración de París sobre la eficacia
1107
de la ayuda y otros acuerdos y declaraciones internacionales suscritos
por el gobierno español.
Coordinar las intervenciones de cooperación al desarrollo con los
diversos agentes de la cooperación española reconocidos en el Plan
Director con el objeto de garantizar la coherencia, la eficacia y la
calidad de las actuaciones del conjunto de la cooperación española.
Dicha coordinación se realizará de acuerdo con los órganos
competentes del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación.
Representar, por si misma o en coordinación con otros órganos u
organismos de la Administración, a la Administración Española en
reuniones, foros e instituciones nacionales e internacionales
relacionadas con las materias y funciones de su competencia. En cuanto
a las de carácter internacional, coordinará las actividades que
correspondan con el Ministerio de adscripción.
Coordinar y ejecutar la acción humanitaria en el exterior.
Impulsar y ejecutar actuaciones dirigidas a la sensibilización y
educación para el desarrollo en coordinación estrecha con los órganos
competentes del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación y
con otros agentes de la cooperación española.
Apoyar e incentivar iniciativas públicas o privadas que contribuyan a la
consecución de los objetivos de la Agencia.
Realizar o encargar y difundir estudios relevantes para el desarrollo, en
particular aquellos relacionados con el papel de las agencias de
cooperación y su impacto en el desarrollo.
Prestar apoyo y colaboración a otros departamentos ministeriales y
otras administraciones públicas en el desarrollo de programas y
proyectos de cooperación internacional.
Prestar asistencia técnica en el ámbito de la cooperación para el
desarrollo a otras agencias y actores nacionales e internacionales.
Fomentar, apoyar y financiar instituciones, e iniciativas destinadas a
crear instituciones internacionales, regionales y subregionales con
participación española que promuevan el objetivo de la cooperación al
desarrollo, entre asociaciones, fundaciones, organizaciones no
gubernamentales de desarrollo y empresas.
Ejecutar las funciones y competencias atribuidas al Ministerio de
Asuntos Exteriores y de Cooperación para la promoción y desarrollo de
las relaciones culturales y científicas con otros países.
Apoyar a la Secretaría de Estado de Cooperación Internacional y para
Iberoamérica en su función de asistencia al titular del Ministerio de
Asuntos Exteriores y de Cooperación en la definición y ejecución de la
política de cooperación para el desarrollo.
Desarrollar en el marco de la legislación vigente, cuantas otras
actividades puedan contribuir al cumplimiento de sus fines.
1108
Iniciativas del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.
La Secretaría de Estado de Cultura, dentro de su programa de

cooperación internacional en materia de archivos, fomenta, desarrolla y
recupera fondos documentales de todo el área iberoamericana, Guinea
Ecuatorial y Filipinas. También dedica especial atención a la formación
profesional de los archiveros de estas regiones.
La cooperación archivística internacional se lleva a cabo mediante el
desarrollo de varios programas:
Programa ADAI
Programa de Apoyo al Desarrollo de los Archivos Iberoamericanos
para la preservación, descripción y difusión del patrimonio documental
iberoamericano.
El Programa ADAI persigue el fomento del desarrollo archivístico en
Iberoamérica, a través de la concesión de ayudas a proyectos que
promuevan la protección y difusión de su Patrimonio Documental y la
formación de profesionales especializados para fortalecer una Red de
Archivos Iberoamericanos.
El Programa ADAI se concibe en un contexto de estrecha cooperación
archivística con Iberoamérica, para la preservación y difusión de su
Patrimonio Documental. El objetivo último de esta cooperación es la
creación de una Red de Archivos Iberoamericanos, IBERARCHIVOS.
Piezas fundamentales en este Programa ADAI son la Asociación
Latinoamericana de Archivos, que presta su apoyo a la Secretaría
Técnica del Programa ADAI (ubicada en la Subdirección General de
Archivos Estatales del Ministerio de Cultura), así como la Agencia
Española de Cooperación Internacional, que realiza anualmente una
importante contribución económica, y sin la cual el Programa no podría
continuar.
A lo largo de su existencia, desde 1.999 hasta la actualidad, en que se
acaba de cerrar el plazo para la presentación de solicitudes a la X
Convocatoria, que se resolverá y ejecutará en 2008, el Programa ha
destacado por su amplia repercusión en el ámbito archivístico
iberoamericano habiendo contribuido de forma decisiva al desarrollo
archivístico y cultural de los países iberoamericanos.
La cooperación archivística con Iberoamérica permite fortalecer los
lazos culturales con España y supone un impulso a la difusión en red de
contenidos del Patrimonio Histórico Iberoamericano en lengua
española.
Este Programa constituye un fondo financiero multilateral de fomento
al desarrollo archivístico en Iberoamérica. En la actualidad los
1109
miembros del Programa son: Argentina, Brasil, Chile, Colombia, Costa
Rica, España, México, Portugal, Perú, Puerto Rico, República
Dominicana y Uruguay.
El objeto principal del Programa ADAI es el fomento al desarrollo
archivístico en Iberoamérica y se concreta en las siguientes actividades:
Concesión de becas y bolsas de viaje para Formación y Asistencia
Técnica.
Desarrollo de planes de preservación, conservación y restauración.
Desarrollo de planes encaminados al acceso y a la difusión.
Ayudas para la Formación de Profesionales Iberoamericanos. Escuela

de Archivos para Iberoamérica
Tienen como objetivo formar y capacitar técnicos iberoamericanos en
la teoría y práctica archivísticas en España, dar a conocer un modelo de
formación profesional, ya consolidado con éxito en España, y contribuir
a la mejor conservación y difusión del patrimonio documental
iberoamericano..
Cursos de Formación Archivística en Iberoamérica

Dentro del Programa ACERCA de la Agencia Española de
Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID), esta
Subdirección General de los Archivos Estatales co-organiza varias
actividades formativas en Iberoamérica..
Censo-Guía de Archivos de España e Iberoamérica

Guía electrónica con información sobre archivos, fondos documentales
y productores de España e Iberoamérica. Proyecto fruto de la
colaboración entre las administraciones archivísticas de Iberoamérica y
España..
La Subdirección General de los Archivos Estatales está también

presente en distintos organismos internacionales y es miembro de:
Consejo Internacional de Archivos (CIA)

Institución dependiente de la UNESCO que trabaja a escala mundial
sobre archivos, y está dividida en distintas ramas especializadas por
áreas geográficas y temáticas. EURBICA (European Regional Branch
of the International Council on Archives) es la rama europea..
DLM Forum
Se constituye como una comunidad de archivos públicos y grupos
interesados en archivos, documentos y gestión del ciclo vital de la
documentación y la información en toda la Unión Europea..
1110
Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA)
Institución archivística internacional dedicada principalmente al
fomento de los archivos de los países de lengua española y portuguesa
de Iberoamérica..
Reunión de Archivos Nacionales de la Unión Europea (EBNA)

Institución de cooperación archivística en el marco de la Unión
Europea (UE), que destaca en las actividades de normalización
archivística, procedimientos de calidad y fomento de la reproducción
digital de documentos para su difusión en Internet..
Red Europea de Información y Documentación sobre América Latina

(REDIAL)
Su finalidad es ser una plataforma de encuentro entre la investigación y
la información científica sobre América Latina existente en Europa y
contribuir al desarrollo de la comunicación, apoyo mutuo y el
intercambio de información. La Subdirección de Archivos está presente
en REDIAL a través del Centro de Información Documental de
Archivos (CIDA)..
Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística (CNEDA)
La Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística

(CNEDA) se crea por Orden del Ministerio de Cultura de 25 de mayo
de 2007 (Orden CUL/1524/2007), disposición en la que se regula su
adscripción, objetivo, composición, funciones y determinadas
cuestiones de funcionamiento.
En el preámbulo de esta disposición se expone la carencia de la
comunidad archivística española de unos estándares profesionales
comunes en el campo la descripción de documentos de archivo y se
destaca la urgente necesidad de reactivar el proceso de normalización
en esta materia, especialmente si se tiene en cuenta el actual contexto
social y tecnológico, en el que el proceso continuo de mejora del acceso
a los recursos archivísticos implica seguir avanzando en la plena
utilización de las nuevas tecnologías de la información y de las
comunicaciones, impulsar el trabajo en red, la consulta a distancia y la
configuración de sistemas unificados de información archivística.
Para dar respuesta a esta necesidad se crea esta Comisión de trabajo
permanente, integrada por expertos, la cual asume el desarrollo y
actualización del conjunto de normas profesionales (reglas,
convenciones, directrices, etc) que conformarán las Normas Españolas
1111
de Descripción Archivística (NEDA), y trabajará de manera
independiente y con la participación de la comunidad archivística.
La CNEDA (inicialmente adscrita al Ministerio de Cultura, a través de
la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas) está
actualmente adscrita al Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, a
través de la Dirección General de Bellas Artes y Bienes Culturales y de
Archivos y Bibliotecas. Constituye un órgano colegiado con el carácter
de grupo de trabajo de los previstos en el artículo 40.3 de la LOFAGE.
El objetivo de la CNEDA es el asesoramiento al Ministerio en el
desarrollo y actualización de las NEDA, que quedan definidas como la
herramienta normativa aplicable en la descripción de documentos de
archivo, orientada a la mejora continua del acceso a los recursos
archivísticos.
Para conseguir este objetivo la CNEDA tiene atribuidas funciones de
asesoramiento en el ámbito de la redacción, mantenimiento y revisión
de las NEDA, así como en lo que respecta a las actuaciones necesarias
para su difusión y conocimiento.
1112
9. CAPITULO IX
PALEOGRAFÍA Y DIPLOMÁTICA
1113
1114
Paleografía
Concepto de Paleografía y tendencias actuales. Terminología Paleográfica:
elementos constitutivos de la escritura. Clases de escritura. Las
abreviaturas y su desarrollo.
PALEOGRAFÍA
Concepto y Método. Evolución.
Definición etimológica de paleografía
La definición etimológica de paleografía se debe a la palabra: (antiguo)

y (escritura). Paleografía significa «escritura o escrituras antiguas». Sin
embargo siempre desde que se empleó por primera vez, se ha entendido
el vocablo como sinónimo de cienda de las escrituras antiguas: al sufijo
ía con que se latinizó la raíz griega contribuyo de algún modo a matizar
ese sentido de «conocimiento tratado, estudio, doctrina» de dichas
escrituras. Quien primero empleó públicamente el termino Paleografía
fue el benedictino francés Bernardo Montfaucon en su obra
«Paleografía graeca» (París 1780). Aunque el término no es, ni mucho
menos ideal para expresar, lo que con él quiere expresarse, ha sido
tradicionalmente aceptado y hay que seguir aceptándolo; cambiándolo
por otro, aparentemente más adecuado. Serviría solo para complicar y
confundir las cosas.
Definición tradicional
La definición etimológica fue pronto manipulada por los expertos en la

materia, conviniendo todos convencionalmente, por razones prácticas
más que cientoficas, en definir que a Paleografía es la ciencia de las
escrituras antiguas; pero no de todas solamente las trazadas sobre
objetos de materias suaves como papel, papiro, pergamino; mientras
que las trazadas sobre materias duras, como mármol, bronce, granito
corresponden a otra disciplina llamada epigrafía.
Hasta la mitad del siglo XX esta clasificación de fuentes escritas en
duras y suaves, según la materia de los soportes respectivos, con sus
repercusiones en la definición de Paleografía, ha sido como un dogma,
mantenido por paleógrafos y epigrafistas.
Definición real o verdadera
1115
Las dos definiciones anteriores pecan de restringuir el campo
paleográfico a las escrituras antiguas y la otra por limitarlo a solo
aquellas escrituras trazadas sobre materias suaves. Por ello es necesario
cambiar el témino «ciencia de la escritura» por el de objeto o
monumento escrito» y a definir a la paleográfia como: «ciencida de los
objetos o monumentos escritos considerados en todo el conjunto de sus
caracteres externos». Con lo cual no solo se alcanzan los signos
gráficos propiamente tales sino todos los demás elementos que influyen
en la formación de aquellos, desde la materia escriptoria hasta el
procedimiento de ejecución de los signos.
Objeto material de la paleografía
Es evidente que lo consitituyen aquellas escrituras o mejor aquellas

piezas escritas sobre las cuales se ha de proyectar y recaer la acción
paleográfica.
Objeto formal
Lo constituyen las diferentes acciones que en la Paleográfia el

paleógrafo pueden ejercer sobre la escritos y sobre los monumentos
escritos. Dicho en otros términos, se trata de explicar cúal es el papel
que le corresponde jugar a la paleografía con relación a esos
monumentos y cual es el fin que debe fijarse al ocuparse de los mismos.
Como dichas acciones con sus finalidades respectivas, se reducen a tres
fundamentalmente, podemos decir que el objeto formal de la
paleográfia y su papel con relación a la escritura es triple:
Leer y descrifrar los signos gráficos de los correspondientes a
monuments escritos, hasta llegar el paleógrado lector a saber lo que
significan en su sentido más elemental y simple. O sea, que, en
principio no entrará a discutir sobre los problemas de cualquier clase,
ajenos a la pura lectura, que pueden plantear el texto leído.
Hacer esámen sistematico de las escrituras y los monumentos escritos
para tratar de situarlos en el tiempo y en el espacio, a fin de sacar de
ellos materiales seguros de orden a la elaboración y a la construcción
crítica de la historia. La palegrafía pasa así, en virtud de este segundo
aspecto de su objeto formal, a constituirse en ciencia auxiliar de la
historia
Analizar la naturaleza de los signos gráficos no tanto en orden a
aprovechar los elementos que dicho análisis suministre para el trabajo
historiográfico en general, sino primero y antes que nada para conocer
el desarrollo intrínseco de la propia escritura, es decir, su origen, su
evolución, sus cambios y sus variantes, y esto en relación con cada
1116
monumento escrito que se presente a la consideración del paleógrafo.
Esta dimensión del objeto formal le confiere categoría de ciencia propia
e independiente, sin subordinación ni relación de servicio o auxiliara de
ninguna otra ciencia.
Paleografía método:
Entendemos aquí por método la serie de princios que la Paleografía ha

de fijarse y de procedimientos que ha de seguir para llenar este triple
objeto y la triple finalidad.
Instrumento de lectura
Ciencia auxiliar de la Historia
Ciencia propia de la escritura misma.
Como instrumento o arte de lectura aplicado a determinados

monumentos escritos, la paleografía –y, por consiguiente, el
paleógrafo- debe tener presentes las siguientes reglas o principios:
Leer sin prisa y sin angustia, con espíritu sosegado y con suficiente
atención, pero no excesiva ni, mucho menos, tensa.
No leer jamas de memoria, ni distraídamente, fiado el lector en su
conocimiento de textos iguales o parecidos.
No prescindir de ningún elemento gráfico, por insifnificante que
parezca.
No tener la pretensión de querer leer el texto escrito de un tirón, sobre
todo, si se trata de textos largos y escrituras difíciles o más
desconocidas.
Poseer conocimiento suficiente de la lengua en que el texto escrito está
redactado y tener idea, siquiera mínima, del asunto a que se refiere.
Cuando se trata de textos largos sobre materias muy específicas,
matemáticas, derecho, medicina.. en esos casos será inútil que un
profano en tales materia intente leerlos.
Particular cuidado ha de tenerse con los nombres propios de personas,
pueblos, de términos geógraficos, etc. O de palabras típicas y menos
corrientes que se repitan en el texto leído.
Especial preparación y especiales medios serán necesarios para abordar
la lectura e interpretación de las llamadas escrituras cifradas o
criptográficas, es decir de aquellas que prescindiendo de las figuras
propias y normales de cada letra, reducen las sílabas, las palabras y aún
las frases enteras a signos estraños y convencionales.
No dar sistemáticamente por buenas lecturas anteriores.
1117
La operación de leer cualquier texto un poco largo debe realizarse por
escrito, es decir que la lectura se convierta de algún modo en
transcripción y copia de lo que se lee.
Supuestos estos principios teóricos como norma para una lectura
verdaderamente paleográfica, interesa exponer el procedimiento
práctico que debe seguirse para conocer bien una determinada clase de
escritura y llegar a leerla con soltura y seguridad suficientes, dicho
procedimiento comprende las siguientes fases:
El lector novel deberá primero observar y tratar de fijar en la memoria

las formas típicas de cada letra, es decir, su figura, dibujo, consideradas
aisladamente, o sea, con independencia una de otra.
Una vez aprendidas teórica y prácticamente las formas de cada letra
sola y aislada, debe pasarse en seguida a hacer lo mismo con las figuras
o dibujos correspondientes a los nexos o uniones de dos, tres o más
letras que, normalmente se dan a cualquier conjunto escrito y que
constribuyen a deformar las formas primitivas y auténticas de aquéllas.
Pasar luego, por procedimiento análogo, al aprendizaje de todos los
signos gráficos que no sean letras nexos, pero que sirvan para
completar el sentido de aquellos (signos numerales, de puntuación, de
interrogación, etc.) Entre esos signos serán objeto de especial atención
los llamados signos abreviativos.
Supuesta ya a asimilación de todos esos elementos que integran el
fenómeno de la escritura, no queda para el aprendizaje del lector sino
aplicarse a una práctica constante y ordenada de lectura, empezando por
los conjuntos más fáciles y pasando gradualmente a los más difíciles.
Como ciencia auxiliar de la historia, a cuya elaboración debe aportar

los elementos críticos que le suministre el examen externo de las
fuentes escritas, ha de partir la paleografía de los siguientes supuestos:
Que cualquier escritura responde a unos límites geográficos y

cronológicos, dentro de los cuales ha sido trazada; y que el experto en
paleografía tendrá su mirada puesta en establecer una sincronización los
más exacta posible de entre esos tres elementos: escritura, lugar y
tiempo. Así, ante cualquier texto escrito no podrá el paleógrafo
limitarse a concluir que , por ejemplo, su escritura ha sido trazada en la
Península Ibérica durante la Baja Edad Media, debe aspirar, por lo
menos, a decir y mostrar, en cuanto al tiempo, que dicha escritura ha
sido ejecutada en tal siglo, y en tal año o tales años del siglo; y en
cucanto al espacio, deberá razonar, al menos, que fue llevada a efecto,
porgo por caso, en el Norte de España y, mejor aún, e Castilla o Argón
y, dentro de esos reinos, en esta comarca o en aquella y –más ideal
1118
todavía- en tal centro escriptorio y por tal grupo de personas o por tal
persona concreta.
Que la escritura de todo texto escrito o es la original y primitiva en que
dicho texto fue plasmado o es una reproducción posterior de aquella, y
qe es importante, dentro del papel asignado a la paleografía, de auxiliar
cientoficamente a la Historia, saber distinguir entre la escritura primera
y las posteriores o, dicho en otros términos, entre la escritura del texto
original y la escritura de las copias de ese texto.
Que una misma persona o, quizás mejor, una misma mano puede trazar
varias escrituras aparentemente distintas; mientras que varias personas
o varias manos diferentes pueden trazar escrituras aparentemente
iguales; y que es importante, en orden a la crítica de los posibles
elementos históricos contenidos en los textos escritos, la identificación
reale de esas manos, iguales o distintas sólo en apariencia.
El proceso que, para alcanzar las metas cifrada en dichos supuestos, ha

de seguir el paleógrafo, deberá caminar por los siguientes pasos:
Agrupar los monumentos escritos, relacionados con un determinado

asunto histórico, tomando como primer criterio de agrupación la
igualdad o el parecido de dichos monumentos a través de sus caracteres
más externos (inscripciones, códices, documentos, etc.)
Un segundo criterio de discriminación y agrupación atenderá a la
semejanza d elos caracteres gráficos o de la escritura propiamente
dicha.
Las piezas integradas en los grupos que resulten de esos dos primeros
intentos agrupadores se someterán a nuevas clasificaciones, juntando
por un lado, las más análogas con relación al tiempo en que fueron
escritas y, por otro, las que correspondan a una misma área geográfica,
aspirando siempre a que dichas áreas, lo mismo la cronológica que la
espacial sean lo más concretas y reducidas posibles.
Es evidente que para realizar esa labor agrupadora o clasificadora, el
paleógrafo debe aprovechar los resultados en el mismo sentido que,
como algo seguro, obtuvieron ya sus predecesores en el oficio de
agrupar y clasificar los diferentes lotes de monumentos.
También aprovechará los daros internos derivados del mimo texto que
se lee y critica, en todo cuanto puedan servirle para fijar esas áreas de
espacio y de tiempo con vistas a la clasificación del monumento y de
sus esritura.
3. La paleográfia como ciencia propia de la escritura en sí misma, tiene

también su método. Tanto lo tiene que algunos autores apuntan a que
dentro, del campo paleográfico, el único método verdaderamente
1119
cientofico es el que responde a este aspecto de nuestra disciplina. En
relación con el fenómeno de la escritura, puede establecer una serie de
principios más sustanciales y transcendentes. El libro de L. Gilisen,
«L’expertise des éscritures médievales», publicado en 1793, quizás sea
al más reciente de los trabajos dedicados a recoger y comentar dichos
principios, cuya sustancia puede resumirse en estos tres elementos:
1. La naturaleza, el origen y la evolución de cualquier escritura no

pueden ser bien conocidos sino mediante el análisis de sus puros
elementos gráficos.
2. Dichos elementos gráficos no podrían expslicarse sin averiguar
previamente las tendencias graficas que han impulsado la ejecución de
la escritura y decidido que sea como es y no de otro
3. Los principales elementos gráficos que dan a su ser definitivo
cualquier escritura tal como se presenta ante nuestros ojos, son éstos: la
forma o el aspecto exterior de los signos que conforman la figura de
cada letra. El ángulo de escritura, resultante de la posición que guardan
el instrumento con que se escribe y la línea que se sigue al ir
escribiendo. El ductus, o sea, el orden y sentido que se mantiene en la
ejecución de los trazos de una letra, EL peso y el nódulo de esos
mismos trazos.
Historia de la Paleografía.
1. Antecedentes paleográficos. La idea de la Paleografía como

disciplina científica y su sistematización consiguiente es algo
relativamente nuevo, pues el hecho como tal n se dio hasta la segunda
mitad del siglo XVII, el término Paleografía es aun más reciente, pues
no se ideó ni empezó a usarse hasta comienzos del siglo XVIII.
Desde el siglo I de nuestra era se inventa en Roma un sistema
taquigráfico de escribir, que del nombre de su posible inventor Tirón, se
llama de «Notas Tironianas». Su existencia provocó inmediatamente la
aparición del correspondiente sistema de desciframiento y lectura de las
mismas, con sus respectivas normas y reglas. Una muestra de dicho
sistema es un tratadito y colección de tales notas que, aunque muy
mermadas, han llegado a nosotros bajo el nombre de Valerio Probo
(Appendix Probi), gramático del siglo I, contemporáneo de Nerón y
Domiciano.
A partir de entonces y hasta el siglo XVII no cesará la producción de
tales obras prepaleográficas, por llamarlas de algún modo con títulos
que giran casi siempre en torno a la palabra Notas (notae) o
Abreviaturas (Abbreviationes) cuyo significado –en el de las dos
palabras- es idéntico, a saber: resumen, compendio, reproducción de
1120
una sílaba, de una palabra o de una frase que se condensa en
determinados signos o figuras, ocupando un espacio pequeño y menor,
naturalmente, que el que ocuparía la frase o la sílaba o la palabra entera.
Así tenemos en el siglo III, las Notae iuris, cuyo uso irá siempre en
aumento, hasta llegar a su apogeo en la baja Edad Media y comienzos
de la Moderna; los Notarium Laterculi de la época carolina; el Léxicon
tironiano del siglo XII: el doccionario de Abreviaturas latinas» o nova
regoletta de abreviatura usuale, editada en el siglo XVI en Brescia; el
Modus legendi abreviaturas in utroque iure, del que se hicieron, en
menos de tres siglos, 68 ediciones.
Los dos últimos siglos de la edad media fueron particularmente
fecundos en este género de libros, destinados a facilitar la enseñanza y
el aprendizaje de la lectura de determinados textos, especialmente
códices y, dentro de éstos, los de contenido jurídico, cuyo conocimiento
llego a ser palenque en que se ponía a prueba las condiciones de todo
buen jurista. Para serlo debería mostrarse, antes que nada, bue lector de
aquellos textos, donde las palabras abreviadas se daban en mucha
mayor proporción que las completas.
2. La paleografía como ciencia orígenes. En el siglo XVII el ambiente
estaba dispuesto y caldeado para que se abordara de una vez y
definitivamente el problema de los monumentos escritos y de sus
escrituras en relación con la historia y la crítica histórica. Solo
faltabanla ocasión de que se planteara en serio el problema y las
personas que se aplicaran a solucionarlo, recogiendo los superficiales y
dispersos conatos anteriores para darles ahora forma orgánica y
estructuras verdaderamente científicas.
a) La ocasión surgió propósito de un pequeño libro, publicado en 1675
por el jesuita holandés Daniel von Papembrock, bajo el título
«Propyleum antiquarium circa veri ac falsi discrimen in vetustis
membranis» que quiere decir: «Introducción histórica para distinguir lo
que hay de verdadero y de falso en los documentos antiguos». Las
conclusiones de este libro eran eminentemente negativas en cuanto se
refiere el valor de los documentos como fuentes históricas, sobre todo
si se trataba de documentos conservados en archivos eclesiásticos los
cuales asegura Papembroeck que cuanto más antiguos, más
sospechosos son de falsedad. Concretamente, atacaba como típicamente
falsos la serie de documentos reales merovingios que se conservaban en
la célebre avadís de Saint Denis, de París.
Las conclusiones de Papembroeck eran verdaderamente graves y
resultaban catastróficas para la historia, que se nutria principalmente de
datos y noticias documentales. Guardianes celosos de los grandes
depósitos de documentos durante la Edad Media y la moderana habían
1121
sido las órdenes monáticas, sobretodo los benedictinos, que no tardaron
en replicar al jesuita holandés y a su tesis.
El primer fruto de la fuerte polémica que se abrió en torno al
«Propyleum», de Papembroeck y en la que tomaron parte casi todos los
historiadores de la Europa de entonces, fue la obra del benedictino
fracés Jean Mabillon, titulada «De re diplomática libri sex», o sea, «seis
libros sobre el tema de documentos», que se publicó en París el año
1681, y fue aceptada casi unánimemente por historiadores y eruditos.
Tan convincentes y definitivas resultaron las tesis de Mabillón a favor
de los documentos como fuentes legitimas para la historia, el propio
Papembroeck lo que reconoció asi en una hermosa carta dirigida desde
Amberes al benedictino el año 1683.
En el primero de estos seis libros, de Mabillón hay tres capítulos el
VIII, el X y el XI que pueden considerarse como el primer tratado
científico de paleografía; sobretodo el XI que trata de las distintas
clases de escrituras antiguas y va complementado por 58 facsímiles o
reproduccones de otras tantas muestas de objetos escritos con sus
correspondientes comentarios; dichos facsímiles forman el libro V de
los séis de la obra.
B) Mabillón no solo no empleó nunca, el nombre de Paleografía en los
títulos ni en las explicaciones de sus libri sex, sino que ni siquiere se
planteo de modo expreso el tema de la paleografía como disciplina
científica; a la escritura con sus problemas la enjuiciaba como uno de
los elementos externos del documento, y como un capítulo más de la
diplomática que es la disciplina científica nacida directamente de la
obra mabilloniana.
Había de pasar más de un cuarto de siglo para que sonara por primera
vez la palabara paleografía, ligada al título de otra obra importante,
escrita por otro compañero de Mabillón en la abadia de Saint Germain
de Prés de París. El autor se llamaba Bernardo Montfaucon y su obra
Paleografía Graeca sirve de Ortu et progresu litterarun et de bariis
ómnium saeculorin spcriptionis graece generibus que quiere decir:
Paleografía grie o del origen y desarrollo de las letras y de los diversos
géneros de escritura griega de todos los tiempo. Fue publicada en París
en el año 1708.
A diferencia de Mabillón, Montfaucon, además de inventar el nombre
de paleografía nos ofrece en su libro un trabajo de naturaleza
exclusivamente paleográfica, bien que referido solo a la escritura
griega. Pero su método tiene aplicaciones generales para el estudo
gráfico de cualesquier series de manuscritos a base de establecer listas
de los más carácteristicos escritos en fecha conocida; y sacando de esas
listas razonables criterios así para la clasifiación de las escirturas en el
1122
tiempo y en el espado como para explicar la evolución de los elementos
gráficos que concurren a la formación de éstas.
C) Al nombre de los monges francés hay que unir el de otro erudito
Italiano Llamado Scipione Maffei, que trabajó en la primera mitad del
siglo XVIII y viene a completar el triunvirato fundacional de la
paleografía como ciencia auxiliar de la historia. Muy joven aún en 1713
descubrió en la biblioteca catedral de Verona una valiosísima colección
de códices, italianos –romanos y altomedievales- que contribuyeron
poderosamente a que el autor se formara sobre la escritura latina y su
desarrollo una idea adecuada que no se habían formado ni Mabillón ni
otros auotres anteriores. Expuso esta idea en varias de sus obras, la
primera de las cuales es la Istoria Diplomática, publicada en Mantua en
1727, donde razona breve, pero certeramente, como la escritura romana
no cambió sustancialmente al ser empleada por los pueblos bárbaros
que se asentaron en los que habían sido dominios y provincias de
Roma.
Desarrollo y evolución de la Paleografía cientofica. A estos nombres de

persona y de obras se unieron otros varios que llevan casi tres cuartos
de siglo, pero que aportaron poco nuevo, por lo menos en calidad a la
obra de Mabillón. Lo importante de este período fundacional, es eso,
precisamente: el haber puesto los fundamentos de la nueva ciencia, y
tan firmes que muchos de sus principios, de sus conclusiones y de sus
reglas seguirán teniendo vigencia y aplicación hasta hoy. Puede darse
por terminada esta primera etapa de fundación, de la Paleografía
cientofica, a mitad del siglo XVIII, y desde entronces el desarrollo de
nuestra disciplina ha ido en aumento siempre alcanzando sus cotas más
altas en esta segunda mitad del siglo XX. A través de esos doscientos
años largos de cultivo y crecimiento, pueden distinguirse los siguientes
períodos:
El período tradicional: así llamado porque durante su larga vigencia

(1750-1869) la sombra de los fundadores, particularmente la de
Mabillón, sigue proyectándose poderosamente en el campo
paleográfico, principales notas que caracterizan este período:
La paleografía camina unida a la diplomática.
La paleografía se mantiene muy vinculada, también con carácter
auxiliar, y subsidiario al estudio de códices o manuscritos.
En cuanto al método persiste la not negativa de conceder excesiva
preponderancia a la clasificación con su nomenclatura correspondiente,
de los diferentes grupos de escrituras.
1123
Es un acierto metodológico, que viene ya de Mavillón, el sistema de
yuxtaponer facsímiles y reproducciones de objetos escritos a las
explicaciones teóricas sobre las escrituras respectivas.
Una etapa de desarrollo paleográfico marca la aparición en 1869 del
lbro de Guillermo Wattembach, «Das Schriftwessen in Mittelalter» (la
Escritura en la Edad Media). El autor era profesor en la universidad de
Heidelberg y a través de una serie de publicaciones de gran calidad,
entre las que destaca el Manual de Paleografía Laina «Angleitung zur
lateinischen Paläographie» (Leipzig 1862) inauguró un período de
modernización en el campo de la Paleografía. El avance fue
espectacular; pero a él cntribuyeron poderosamente otra serie de causas,
tales como la creación de sociedades o instituciones para la
investigación histórica, de las que es modelo la «sociedad para el
conocimiento de la antigua historia alemana» fundada en 1819; la
aparición de nuevas técnicas para reproducir y divulgar las muestras de
escrituras antiguas; el descubrimiento de nuevos monumentos escritos
que ensanchaban considerablemente el campo de la escritura latina
hasta entonces conocido.
Al comenzar el siglo XX puede decirse que la paleografía como ciencia
auxiliar d ela historia había llegado a su plenitud. Ahora empieza a
perfilarse, con una nueva dimensión como ciencia de la escritura, en
cuanta esta constituye un gran fenómeno cultural y humano, y viene a
ser una importante manifestación o actividad del espíritu.
La renovación de la ciencia paleográfica. Este último período tiene

razón de ser gracias a las novedades fundamentales que en el concepto
y método de la paleografía han ido introduciendo, un grupo de
especialistas, dirigido por Jean Mallon. Algunos autores hablan de la
nueva escuela paleográfica francesa y ponen el arranque de la misma, el
año 1939, en la órbita publicada (texto y láminas) por Marichal, Perrat
y Mallon bajo el título: «L’Escriture Latine», y que venía precedida por
otro trabajo fundamental del propio Mallón titulado «Reanasque sur les
divers formes de la lettre B dans l’escriture latine» (Parín 1938). Las
nuevas teorías de este grupo fraguaron plenamente en la gran obra de
Mallon «Paleographie romaine» Madrid 1952. En ella ha quedado
definitivamente consagrado el aspecto d ela Paleografía como ciencia
del lengaje escrito propia e independientemente, sin relación necesaria
de dependencia ni servicio a ninguna otra disciplina.
Hasta el siglo XVII no aparecen los tratados que dan origen formal a la
paleografía como disciplina, previamente se encuentran obras que
tratan de las escrituras y de su análisis. Destacan las reglas para
descifrar y leer las notas tironianas de época romana que han llegado
1124
muy fragmentadas, así como obras medievales y modernas como las
Notae Luris, del siglo III que se usa hasta comienzos de la Edad
Moderna, o las Notarium Laterculi sobre la escritura carolina y que se
centran fundamentalmente en el desarrollo de abreviaturas. Hay otras
obras más elaboradas y con mayor difusión como el Modus Legendi
abreviaturas in utroque iuri, encaminadas a facilitar la lectura de los
textos, sobre todo los de contenido jurídico.
El punto de partida de la producción paleográfica del siglo XVII es la
obra de Daniel Papebroeck, cuyo título traducido es “introducción
histórica para distinguir lo verdadero y lo falso en los documentos
antiguos” y en el que se apuntaba, a modo de conclusión, la dificultad
de establecer una valoración sobre los documentos como fuentes
históricas veraces, sobretodo en los fondos eclesiásticos. A estas
afirmaciones respondió el benedictino francés Jean Mabillón con su
obra “De re diplomática Libri Sex” (Paris, 1681). En el primer tomo del
tratado realizaba un estudio de las diferentes clases de escrituras
antiguas y establece un método formal para su análisis, aceptado
unánimente por sus contemporáneos. No obstante, Mabillón no habla
de la paleografía como disciplina científica por sí misma sino como un
método dentro de la diplomática.
En 1708 se publica en París la obra ya citada del también benedictino
Bernardo de Montfaucon, que se convierte en el primer tratado de
paleografía, dedicado a la escritura griega, en el que se plantea por
primera vez un método de trabajo específico.
Otro hito en la evolución histórica de esta disciplina es la publicación
de obras de Scipion Maffei, que expuso en las mimas algunas ideas
sobre la evolucón de la escritura romana.
Durante esta primera etapa de evolución de la paleografía, está muy
vinculada a la diplomática y a la historia sirvendo de método de análisis
de las escrituras de los documentos pero, sobre todo, de los códices y
manuscritos. En este momento hay un gran interés por establecer
clasificaciones por tipo de escritura y variantes dentro de las mismas.
Dos hitos importantes en la historia de la disciplina son la creación de
L’Ecole des Chartes en París en 1821, donde se recogería toda la
tradción paleográfica francesa e inicia los estudios oficiales de
paleografía, y la aparición del libro de Guillermo Wattembach “Das
SChriftwessen in Mittelalter” (La escritura en la Edad Media). Este
autor inaugura un período de modernización en este campo en el que
surgen escuelas como la Escuela de paleografía y diplomática de
Florencia, la Paleographical Society de Londres, o la Escuela Superior
de Diplomática de Madrid.
El período de plenitud de la Paleografía se inicia en el siglo XX, en el
que dicha disciplina, ya configurada como un objeto y un método,
1125
amplía su enfoque y se dirige al estudio social de la escritura. Destacan
figuras como Luigi Schiaparelli, que publica numerosos trabajos de
paleografía, o Jean Mallon, con sus obras L’Escriture Latine (1939)
escrita junto a R. Marichal y C. Perrat, y “Paleographie Romaine
(1952), en las que la paleografía se configura definitivamente como
disciplina independiente, sin relación necesaria de dependencia ni
servicio a ninguna otra disciplina.
Puede asegurase que las conslusiones de la «Paleographie Romaine»,
son aceptadas hoy por la generalidad de los paleógrafos. Entre los más
prestigiosos se cuentan F. Masai director de la revista «Scriptorum», y
L. Gilissen, autor de un reciente e interesante libro sobre paleografía
medieval.
Otra corriente cientofica que vimos despuntar en el perído anterio que
se fija especialmente en la escritura como fenómeno cultural y humano
sigue siendo igualmente cultivada por autores y obras de gran calidad,
como Fichtenau «Mensch und Schrift im Mittelalter» (Viena 1946) y G.
Cencetii «Lineamenti di storia della scriptura latina» (Bolonia 1954)
Como nueva y reciente institución de signo paleográfico se nos ofrece
el Comité Internacional d Paleografía, creado en París a mitad de siglo
y que tiene en su haber la organización y celebración de varios
congresos y reuniones a partir de 1953.
Entre las publicaciones periódicas estrechamente ligadas a esta última
etapa de desarrollo paleográfico, citaremos la «Paleografía latina»,
«Scriptorium». «Etudes Gregoriennes», «Manuscripta».
Clases de Escritura
Para establecer periodizaciones de la escritura, se han seguido diversos

criterios que pueden ser complementarios:
1. Cronológico, marcado por los límites en las etapas históricas y las

escrituras asociadas a ellas. Por ejemplo las escrituras del período
romano, medieval, moderno, etc. O las escrituras de tradición latina
(siglos V a.C. al XII a.C.), escrituras góticas y humanísticas (siglos XIII
al XV) escrituras modernas (Segunda mitad del siglo XV al XVIII).
Estas clasificaciones cronológicas no tienen por que ser excluyentes:
Geográficos, limitado al estudio de la zona determinada (escrituras
hispanas)
Lingüísticos, si están escritos en determinadas lenguas.
Gráficos, basándose en la escritura y morfología de la letras: escritura
romana, precarolina, carolinas, góticas, humanísticas y
contemporáneas.
Culturales, etc.
1126
Para realizar una brece evolución de los ciclos de la escritura latina,
seguiremos el criterio gráfico:
TIPOS DE ESCRITURA:
Los ciclos de la escritura latina.

los fundamentales son dos: el de la antigua y el de la nueva escritura
romana; entre los cuales hemos situado las llamadas escritura uncial y
semiuncial que, sin formar ciclo propiamente dicho y a base de
elementos tomados de los dos primeros, dieron mucho juego en el
panorama general de las escrituras latinas.
Antigua escritura romana, corresponden a sus diez primeros siglos

(VII-VI a. C. al III-IV p.C) presentan unas características gráficas que,
en sus elementos fundamentales y muchos de los accidentales,
coinciden lo bastante como para formar con ellos un grupo homogéneo
de escrituras, cuyo nombre más adecuado parece ser el de la antigua
romana. Se le llama Capital o Mayúscula.
La escritura arcaica. Se designa con este nombre la escritura de los
objetos escritos más antiguos que se conservan del mundo romano. De
ahí su título de arcaica antigua por excelencia. Se llama también
lapidaria, por ser todos estos objetos de piedra y material duro. Se trata
de la escritura más representativa del antiguo alfabeto latino, gracias a
la cual conocemos experimentalmente algunas de las notas típicas de
aquel, referentes, por ejemplo, al número de sus letras, a su forma, y al
sistema de empezar a escribir los renglones de derecha a izquierda.
La escritura rústica. Su nombre no tiene sentido despectivo,
precisamente; al contrario, junto con la cuadrada o elegante que viene a
continuación, suelen ser consideradas como la versión caligráfica, es
decir, correcta y cuidada, de la antigua romana. Generalmente se la
considera como el tipo de escritura normal romana en estos primeros
siglos; algunos autores la llaman capital clásica. Se encuentra más en
inscripciones que en códices. Los primeros ejemplos conocidos
corresponden a epígrafes del siglo I a. C. de los siglos IV y V p.C. hay
una serie de manuscritos en pergamino que constituyen ejemplos muy
representativos de la capital rústica: casi todos llevan textos de autores
paganos. Hubo destellos de esta escritura hasta el siglo VII, y durante
toda la Edad Media reaparecerá con carácter de excepción así en títulos
y subtítulos de códices como en pasajes de los mismos.
Escritura cuadrada o elegante. Su primera denominación hace alusión al
módulo de sus letras que suele responder a dos ejes de la misma
largura, cruzados en su punto medio. El nombre de elegante sirve para
1127
contraponerla al de rústica que quiere decir que se trata de una letra
excesivamente caligráfica, casi artificiosa, sin asomo de soltura y
espontaneidad en su trazado. Está representada fundamentalmente por
inscripciones muy típicas de la época augustea, y son famosísimos, por
estar escritos en ella, algunos códices -muy pocos- no anteriores al siglo
IV. Su carácter lujoso ornamental la hizo pervivir, también con
caracteres de excepción, en los siguientes siglos. Los paleógrafos
tradicionales dieron a esta escritura elegange una prioridad y una
categoría gráficas totalmente sin base. Mallon en su "Paléographie
Romaine" la ha puesto en el lugar secundario que realmente le
correspode.
Escritura cursiva. El adjetivo cursiva quiere decir corrida. El nombre
alude al aspecto más exterior de sus letras, que están trazadas al correr
de la mano, con más o menos prisa o mayor o menor descuido.
Obsérvese que en todos los grandes grupos o subgrupos hay esa doble
manifestación mínima suficiente; otras descuidadas e incorrectas en
diferente grado, que puede llegar a hacer más o menos dificultosa su
lectura. Insistiremos en que, sustancialmente, la escritura es la misma;
pero en apariencia se puede decir que nada tiene que ver con la letra
cuadrada elegante de una inscripción augústea con la cursiva de una
tablilla de cera. Se llama también escritura común por ser la que se
empleaba para escritos relacionados con los aspectos corrientes y los
usos ordinarios de la vida.
Abundan los ejemplos de la antigua cursiva ya en el siglo I p. C. y se
encuentra trazada sobre papiros, tablillas enceradas, grafitos e
inscripciones diversas. Paleográficamente su interés es de primerísima
categoría, y ha sido puesto muy de relieve por Mallón en su citado
libro. Después del siglo IV los casos conocidos de esta escritura son
muy raros.
Uncial y Semiuncial.
Estos dos grupos de escritura cuya naturaleza ha sido discutida hasta la

saciedad y se han vertido las teorías más diversas. Como notas
características pueden apuntarse las siguientes: 1. La uncial es una
escritura exclusiva de códices, que se usó entre los siglos IV al IX p. C.
2ª Gráficamente se mezclan en ella elementos mayúsculos de la antigua
escritura romana, y minúsculos de la nueva. En la forma de las que se
consideran letras y rasgos típicos de la uncial, parece haber ejercido
alguna influencia la escritura griega. 3ª Las primeras traducciones
latinas de la biblia fueron escritas uncial, lo que le da una cierta patente
de escritura cristiana. De hecho durante cinco siglos será utilizada con
predilección para poder escribir manuscritos que lleven obras de
1128
autores cristianos. 4ª la escritura semiuncial se emplea durante los
mismos siglos que la uncial y es también una escritura preferida para
textos de contenido religioso y eclesiástico. 5ªGráficamente tiene
relación muy estrecha con la nueva romana y se considera como una
visión muy cuidadosa de la misma, reservada también en principio para
la escritura de códices. 6ªSu empleo corrió paralelo con el de la uncial y
duró escasamente hasta el siglo IX.
Nueva Romana
Así llamada por la contraposición que presenta con la antigua. Su

nombre más tradicional ha sido el de minúscula, contrapuesto al de
capital o mayúscula con que se ha querido significar la diferencia de
tamaños entre la antigua y nueva romana. Los primeros ejemplos que se
conservan son del siglo III, pero su generalización como escritura
habitual del mundo latino ocurre a partir del siglo IV, manifestándose
en forma común o cursiva, de tal modo que los autores hablan de nueva
cursiva o minúscula común; refiriéndose más que al posible maltrazado
de sus letras al hecho de ser esta la escritura que se usab corrientemente
para escribir textos ordinarios, de carácter documental sobretodo.
Pero las notas más destacadas de la nueva escritura romana en el
conjunto de las escrituras latinas son estás:
No se puede seguir diciendo que la nueva escritura latina sea una
continuación o renovación de la antigua. Se trata pues de una escritura
totalemnte distintas.
La tesis de un orígen griego, más o menos inmediato, a través de las
escrituras griegas del norte de África, es razonable y tiene a su favor
argumentos muy positivos.
La nueva romana debe considerarse como la madre raíz de todas las
escrituras latinas y neolatinas que vienen usándose en Europa y en otras
partes del mundo desde el siglo IV p. C. hasta nuestros días.
como elementos más representativos de la nueva escritura latina son los
llamados papiros de Ravena, que forman una interesante colección de
documentos de derecho privado, escritos entre los siglos V al X. Perod
descubrimientos y estudios posteriores han permitido incorporar a este
lote de objetos más representativos de la nueva escritura, una serie de
papiros inscripciones, pizarras y tablillas que destacan tanto por sus
fechas como por sus caracteres gráficos.
Las Escrituras nacionales.
Su nombre sirve para denominar a las escrituras que aparecen trazadas

en objetos o piezas procedentes de cada uno de los pueblos o naciones
1129
bárbaras que, a partir del siglo V, encontramos asentados sobre los que
habían sido territorios y provincias del imperio romano. De ahí su
nombre de nacionales.
Interesa hacer hincapié ya desde ahora en que, gráficamente se trata de

la minúscula o nueva romana, cuya sustancia y muchos detalles se
mantienen en todas y cada una de las llamadas nacionales. Solo
atendiendo a las especiales circunstancias históricas que enmarcan
dichas escrituras y algunos cambios o accidentes externos que se
observan en su trazado, es posible formar con ellas este primer
subgrupo dentro de la romana nueva o minúscula.
Innecesario es decir que las escrituras propias y originarias de los
respectivos pueblos bárbaros antes de su contacto con el mundo latino,
queda muy poco o nada en las respectivas escrituras nacionales. No
olvidemos que el fenómeno de absorción cultural de esos pueblos
nuevos por parte de Roma, alcanzó cotas muy altas que, por ejemplo,
en algunas regiones de Italia y de España, se acercan al cien por cien de
la vida y civilización latina adoptada por los invasores; uno de esos
elementos es la escritura.
Merovingia. Toma su nombre de la dinastía y la época que a su vez lo
habían tomado del rey Mereveo, fundador de la nomarquía franca en las
Galias. Por ello también se denomina escritura franca, francisca o
gálica. Su período de uso y vigencia es corto, pues va desde el siglo IV
al VIII, y no completos. Empieza empleándose como escritura de
documentos y en ella estarán trazados los célebres documentos reales
merovingios (s. VI VII) que, procedentes de la abadía de Saint Denis,
se conservan hoy en los archivos nacionales de Francia. La nota
peculiar de esta versión documental de la Merovingia es su cursividad
muy marcada, no en el sentido de descuido y abandono de su trazado,
sino en la complicación de las formas y nexos de sus letras, que se leen
penosamente. Durante la última etapa (S. VIII) la merovingia limaba
sus cursividades, se convierte en escritura minúscula de códices.
Longobarda. Se llama también escritura norteitaliana y precarolina
italiana, nombres todos, como se ve, relacionados con la parte norte de
la península itálica, donde se empleó durante los siglos VII y VIII. Su
trazado es correcto sin complicaciones cursivas de ninguna clase. Se
empleó para documentos y manuscritos, de los cuales quedan
ejemplares muy notables con la longobarda juegan en Italia, también
como nacionales, aunque nominalmente tengan menos relieve, la curial
romana, la ravenatense y la napolitana.
Visigótica. El nombre dice relación a los visigodos, establecidos en
puntos de la península Ibérica desde el siglo V y constituidos en el gran
reino que lleva su nombre, hasta comienzos del siglo VIII. Tratándose
1130
de la escritura nacional española, con una problemática propia y muy
diferente de la de cualquier otras escrituras nacionales.
Benaventana. Relacionada con el ducado del Benevento en el sur de
Italia, sus otros nombres son el de meridional, suritaliana, casinense;
este último por referencia al monasterio de Montecasino, que fue el
principal centro escriptorio de la región, de donde la venabentana
irradió a otras partes. Una de esas partes fueron las costas de Dalmacia
en el mar Adriático, donde flocercieron centros cultivadores del nuevo
modo de escribir, como Zara, Ragusa, Spalato.
A diferencia de otras escrituras nacionales la Banaventana tuvo otro
curso de aplicación muy largo, desde el siglo VIII al siglo XIII en sus
finales; su período de esplendor es también relativamente tardío,
coincidiendo con el siglo XI. Escritura muy correcta, casi elegante
resulta por su origen y naturaleza escritura más propia de códices, de
los cuales se han conservado ejemplos a centenares; pero de hecho se
aplicó tanbién en grandes proporciones a la confección de documentos,
lo mismo públicos y oficiales que particulares.
Insular. El nombre designa a la escritura de las islas británicas e irlanda,
la cual bajo el nombre de irlandesa y ánglica, saxónica, británica, suele
incluirse también en las series nacionales, aunque su vía de orígen nada
tenga de común para las que acabamos de ver para las escrituras de
Francia, Italia y España. Pues no se trata de pueblos bárbaros que
invadieron territorios romanos y son incorporados a la cultura latina,
sino al contrario: son pueblos que sin moverse de su territorio reciben
por diferentes caminos dicha cultura en sus varias manifestaciones, una
de las cuales va a ser la escritura.
La principal vía de penetración de la nueva romana en inglaterra e
irlanda será el cristinismo; primero con la conversión de los irlandeses
en el siglo V, luego con la de los anglos y los sajones en el siglo VI. La
colonización romana de las Islas británicas había sido muy superficial
por lo que el latin no logró imponerse como lengua del pueblo. Todo lo
latino iba a entrar allí bajo signo cristiano, a través principalmente de
los códices de contenido religioso y litúrgico que debieron de llegar a
las Islas en grandes cantidades. Códices en uncial, semiuncial y
minúscula, que darán como resultado una nueva escritura nacional de
características muy propias y singulares, sin faltar el ingrediente de la
escritura indígena en cantidad apreciable.
El nuevo modo de escribir privó alla desde el siglo VI-VII, siempre en
proporción ascendente, hasta el siglo XI para Inglaterra, en que la
escritura insular fue sustituida por la carolina y hasta el siglo XII-XIII
para Irlanda; en que lo fue la gótica. Aún siendo en sus orígenes y
desarrollo escritura típica de manuscritos y presentándose en dos
1131
versiones, más sencilla y más elegante, se adoptó también para
documentos en un tipo propio que se viene llamando cursiva insular.
Nota muy específica y revalorizadora de las escrituras insulares e, sin
duda, su proyección hacia el continente europeo, donde ejercieron una
poderosa influencia gráfica a través de la serie de monasterios fundados
en Alemania, Suiza, Norte de Francia y de Italia por los monjes
misioneros irlandeses e ingleses, como San Bonifacio en Fulda y San
Columbano en Bobbio.
Escritura Carolina.
Su orígen está marcado por la creación del imperio carolingio de

Carlomagno, a finales del siglo VIII, y su nombre dice relación
evidente con el de este emperador. De ahí que el de carolina o
carolingia sean sus nombres más propios y más usados. De las varias
ramas salidas al poderoso tronco de la escritura romana, ninguna será
más importante que está pues de ella proceden hoy todas las escrituras
que vinieron después. Se usó desde finales del siglo VIII hasta
comienzos del XIII y fue poco a poco apoderándose del campo de las
escrituras, llegando a ser escritura europea por excelencia. Solo
escaparon a su influjo directo la benaventana y la irlandesa. Nació
como escritura de códices, pero pronto fue adaptada al campo de los
documentos. Gráficamente debe ser considerada carolina como una
especie de reacción contra las escrituras nacionales demasiado
cursivizadas, concretamente la merovingia de los siglos III-IV. Su
desaparición a finales del siglo XII y comienzos del XIII no fue
violenta ni inesperada; más que sustituida por otra escritura extraña, lo
que hizo fue desembocar ella misma en nuevas y peores formas gráficas
que, al fin, la desplazaron.
DIFUSIÓN Y PERVIVENCIA
Dejando aparte el controvertido tema de su origen, tenemos que la
escritura carolina surge a finales del siglo VIII coincidiendo con el
imperio carolingio y su uso pervive hasta el siglo XII.
Propulsada por Carlomagno y los intelectuales de los que se rodeó
(Alcuino de York, Eginardo, Paulo Diácono, Teodulfo, Angilberto etc),
la carolina se convirtió en una escritura universal que acabó por
imponerse en toda Europa desplazando al resto de escrituras nacionales
entonces vigentes en las distintas regiones.
De esta forma nos encontramos que en el siglo IX su uso es
generalizado en los territorios francos, en Italia septentrional y central,
en Alemania y en Suiza. En el siglo X se difunde en Cataluña, en el XI
1132
en Inglaterra y en el XII en el resto de la Península Ibérica, llegando
incluso también a Dinamarca.
Quedaba evidente que la unificación europea que no había podido
lograrse a nivel político, sí lo fue a nivel cultural.
La letra carolina fue utilizada durante varios siglos en toda Europa y
aún pervive en la actualidad a través de la reinterpretación que de ella
hicieron los humanistas.
VARIANTES
Es evidente que un tipo de letra que perdura varios siglos y en un
amplio espacio geográfico no presenta una única forma gráfica. Ésta
varía según las regiones y las épocas, pero mantiene unos rasgos
comunes unificadores y que le confieren un aspecto general peculiar.
A grandes rasgos se puede establecer una distinción entre la escritura
carolina del norte y del sur de Europa. Los manuscritos de Inglaterra,
norte de Francia y de Holanda están muy relacionados entre sí, de tal
forma que es difícil en ocasiones determinar el país al que pertenecen.
En el sur la influencia de la escuela italiana es manifiesta en los
manuscritos del sur de Francia y también de España. En todos ellos es
adoptada, por lo general, la rotundez de formas.
Con el tiempo, las formas redondas se volvieron angulosas y espesas,
dando lugar al surgimiento de la letra gótica.
Así tenemos que en el siglo X la carolina se vuelve menos regular y los
ascendentes comienzan a inclinarse hacia la derecha, en el siglo XI los
ascendentes además terminan en forma de horca. A lo largo del siglo
XII las letras carolinas se vuelven más angulares y comienzan a
escribirse muy cerca unas de otras, volviéndose menos legibles que en
épocas anteriores.
CARACTERÍSTICAS
Sin duda el éxito de la letra carolina fue debido en gran medida a su alta
legibilidad, lograda por varios métodos, como son el trazado claro de
las distintas letras, la tendencia a separar palabras, el uso escaso de
ligaduras y la restricción del empleo de abreviaturas. Una letra que
pretendía ser transmisora de cultura a nivel general tenía como
imperativo fundamental la claridad y facilidad de lectura.
Para divulgar ampliamente el uso de los libros debía eliminarse de la
escritura todas aquellas tendencias que la hicieran hostil a los lectores
poco experimentados, huyendo en especial de abreviaturas
taquigráficas sólo conocidas por expertos y que dificultaban
enormemente la lectura.
Esto no significa en modo alguno que la letra carolina fuera de factura
"ramplona", nada más lejos de la realidad, de hecho la letra carolina
nació con pretensiones caligráficas. Su belleza se basa en la rotundez y
1133
armonía, con una división geométrica de las partes de la grafía y una
sistemática organización del perfil de trazos finos y gruesos.
La carolina es la recuperación de la antigua minúscula utilizada en los
códices de los siglos IV y V con un trazado preciso y de gran estética.
Observe en las siguientes imágenes el trazado (ductus) de varias letras
carolinas. Como las letras en esta escritura no eran ejecutadas de
manera continua, sino que se levantaba la pluma, el escribir algunas de
ellas suponía varios movimientos, siendo el mínimo dos, como en la
"a", "i", "o", "c" etc, tres en la "b", "d", "k", "n" o "p", e incluso cuatro
en letras más complejas como la "f", "m", "p" o "g".
Muestras del ductus de las letras "c", "o", "q", "b" y "p":
ductus de dos movimientos ductus de tres movimientos ductus de
cuatro movimientos
La letra carolina es una escritura de tipo minúsculo caracterizada por la
redondez y apertura de sus formas.
Sus signos poseen una forma casi fija, de pequeño formato, de la misma
altura, con palos y perfiles que daban a la página una fisonomía
característica. Sus principales rasgos son unos trazos ascendentes y
descendentes muy pronunciados que acentúan la redondez y pequeñez
del cuerpo de los signos. Esta longitud de las astas provoca al mismo
tiempo que el espacio de interlineado sea amplio para evitar el contacto
entre los descendentes del renglón precedente y los ascendentes del
renglón siguiente.
El ángulo de inclinación de la pluma se sitúa entre los 35o y 45o.
Siendo una escritura totalmente conformada por minúsculas, para la
mayúsculas y títulos de capítulos se utilizaban las capitales y unciales
de época romana.
Al trazarse las letras de manera individual, son escasas las ligaduras,
persisten no obstante unas cuantas derivadas de la cursiva, en especial
los dígrafos compuestos por "ct", "et", "st", "nt" y "rt" o de la uncial
("e" caudata y "or").
Las abreviaturas, muy raras al principio, fueron más frecuentes en el
siglo XI. Las más usadas consisten en una línea horizontal sobre una
determinada letra para indicar la omisión de un carácter, por lo general
la "m".
LA TIPOGRAFÍA DIGITAL "Carolina minuscula"
La fuente "Carolina Minúscula" es una tipografía muy completa, pues
incluye todos los caracteres visibles en un teclado: letras mayúsculas y
minúsculas, numerales, signos de interrogación y admiración, vocales
con acentos grave y agudo, paréntesis, corchetes, llaves, barras
verticales y horizontales, letra eñe etc hasta un total de 222 caracteres.
1134
Mayúsculas: A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y
Z Minúsculas: a/¤/ b c d/ e f g h i/ j k l m n o p q r s t u v w x y
z
Además de estos símbolos usuales, esta fuente posee signos específicos
para poder representar caracteres especiales usados en los códices
medievales, como son las ligaduras y las abreviaturas.
Obsérvese la gran cantidad de ellas utilizadas en el texto de muestra de
la página siguiente.
Lo mismo que ocurre en las inscripciones o en las monedas, en las
escrituras librarias se utilizaban también abreviaturas (notae), y durante
la Edad Media se emplearon con profusión. Las abreviaturas podían ser
de varios tipos: una sencilla sigla, signos especiales de origen
taquigráfico, abreviatura de la desinencia, de alguna letra o sílaba
interna, lo que generalmente se indicaba mediante algún tipo de señal,
como una rayita horizontal colocada sobre la palabra abreviada. Dado
que su número es muy amplio, en la fuente "Carolina Minuscula" sólo
he incluido las más frecuentes:
̄ = raya superpuesta, símbolo genérico de abreviación. ̧ = punctus
elevatus · = interpunctus
ƒ = pro (por) ‡ = us,que,et,m
„ = er (re) ‚ = am (an)
μ = prae Ž = rum
2 = ur (or/ro) ° = or
¢ = per (par/pre) ̈ = con 3 = us(os/ue)
Estos 4 caracteres aparecen colocados encima de las letras como si
fueran acentos. Ej- int„ (inter)
Las vocales con raya horizontal superpuesta se obtienen pulsando el
acento circunflejo (^) seguido de la vocal correspondiente. û = um â =
am ê = em
También he incluido la “s” larga, la r “rotunda”, la a “abierta” y varias
ligaduras (e caudata, st, ct etc):
s = ž = a = (Obsérvese en el texto la utilización indistinta de tres
tipos de a: abierta a, cerrada ¤ y uncial A.
s larga r “rotunda” variante “abierta”, similar a la letra u.  =
variante “uncial”.
Las ligaduras no son muy abundantes en la letra carolina, su uso se
suele evitar lo más posible. ®t = (rt) Š = (st) š = (ct) æ =
ecaudata(ligaduraae) Œ œ (pocousual)
La escritura Gótica.
1135
Así se llaman a las formas nuevas y poco degeneradas que sucedieron a
la escritura carolina. Su nombre es poco significativo y no hay para él
fácil explicación que para casi todos los anteriores. Ciertamente nada
tiene que ver con los godos, como no sea por el significado de bárbara
que quisieron darle algunos humanistas, contraponiéndola a la romana
auténtica. En esta misma línea de desprecio están los nombres de
monacal y escolástica con que la motejaron algunos autores.
Las causas que en el siglo XIII empezaron a influir para que la carolina
degenerara en gótica, son varias, pero la principal puede asegurarse que
está en la creación de las Universidades, en la industrialización de la
escritura y del arte de escribir, así como en la comercialización del
libro. Pero sea como fuere, la gótica paso a ser escritura europea por
excelencia, que durante los siglos XIII y XIV y parte del XV no tuvo
rival. Su perfil gráfico es inconfundible a base de líneas angulares, en
que los trazos gruesos y los finos hacen fuerte contraste. En cada pais
fue adquiriendo perfiles propios y singulares. Son miles los códices
góticos que se escribieron durante la Baja Edad Media, clasificables en
varias categoría, según la calidad de su letra. En el campo documental
también imperó la gótica, pero adoptando pronto formas cursivas que, a
fuerza de cambiar a peor, llegaron a trastornar la escritura y a provocar
la reacción de los humanistas que le declararon la guerra y le opusieron
un nuevo estilo de escribir, cuyo éxito y cuyas consecuencias llegan
hasta nuestros días.
De la escritura gótica derivan una serie de subgrupos o pequeñas ramas
de escritura que dieron su juego, al memos cuantitativo durante los
siglos XV, XVI y XVII. Por citar alguno recordaremos la llamada
escritura cortesana y procesal, tan conocidas y famosas en el panorama
de las escrituras españolas.
INTRODUCCIÓN
Durante los siglos XII y XIII se producen en la cultura unos cambios

radicales que tienen sus efectos sobre las características de los
manuscritos y sobre la forma de escritura.
Hasta esta época, los estudios y los libros eran una prerrogativa casi
exclusiva de eclesiásticos y únicamente producidos en monasterios y
escuelas catedralicias. Sin embargo, a partir de la mitad del siglo XII la
cultura se difunde fuera de los monasterios, divulgándose en torno a las
grandes universidades que van surgiendo en todos los países en esa
época y a las que acuden estudiosos de toda condición: eclesiásticos,
religiosos y laicos.
Se necesita por lo tanto proveer de los libros necesarios a las
universidades para que puedan desarrollar sus enseñanzas. Esto provoca
1136
una gran demanda de textos que afecta al mercado librario; de nuevo, al
igual que en la Roma antigua, surge un comercio en torno a los libros.
Estos son producidos en oficinas librarias dependientes de los centros
universitarios con estatutos propios y privilegios.
En este nuevo ambiente, los manuscritos cambian profundamente de
carácter: la escritura deja de ser espontánea, convirtiéndose en rígida,
amanerada y con la uniformidad propia de los productos producidos en
serie.
Al mismo tiempo se busca la economía de papel, es decir que quepa la
máxima cantidad de texto en el menor espacio posible, lo que implica
contraer las letras, trazar ascendentes y descendentes cortos, así como
utilizar abundantes abreviaturas.
Otro factor que influyó en el aspecto de la letra gótica fue uno de tipo
técnico: la punta de la pluma se cortó de forma oblicua a la izquierda, lo
que da como resultado que los trazos horizontales y verticales fueran de
trazo grueso y los oblicuos finos y tenues.
La consecuencia en el campo de la escritura es la formación de un tipo
caligráfico duro y fuertemente anguloso, adaptado especialmente para
manuscritos solemnes.
Un paralelo con la arquitectura gótica donde triunfa el arco apuntado
frente a las formas redondeadas también es evidente
En el ámbito más modesto y en documentos surge una gran variedad de
tipos cursivos que prosiguen más directamente la tradición carolina.
CONCEPTO
Todas las formas de escritura que presentan las características

mencionadas anteriormente son designadas con el nombre genérico de
escritura gótica. Esta denominación procede de los humanistas italianos
y es usada en oposición a la escritura "antigua" (antiqua) que indicaba
la minúscula carolina; conviene recordar a este respecto que en su
época la escritura gótica recibía el nombre de "moderna" (litterae
modernae).
En realidad la palabra "gótica" (gothica) tiene un marcado carácter
peyorativo, pues equivale a "bárbara", mientras que "antigua"
corresponde a "romana".
Ya por último conviene señalar que en los países anglófonos y
germanófonos es frecuente encontrarse con términos tales como
"Blackletters", "Old English" o "Fraktur" como sinónimos de escritura
gótica. Es mejor evitar su uso porque son engañosos o ambiguos. Así
"Blackletters" (literalmente letras negras) no define exclusivamente la
letra gótica, cualquier tipo de escritura puede ser "Blackletter" si
aumenta el grosor de sus trazos. La denominación "Old English", si es
1137
que algo significa aplicado a la letra gótica, es el que fue utilizada en
Inglaterra en la época gótica. La palabra "Fraktur" (del latín fractus =
quebrado) que debería aplicarse exclusivamente a un tipo de letra
gótica es, sobre todo en Alemania, aplicado a veces al conjunto de toda
la letra gótica.
ORIGEN Y DIFUSIÓN
La escritura gótica deriva directamente de la carolina, en modo alguno

ha de considerarse como una oposición a ésta, sino que partió de ella,
agudizando tendencias que ya había apuntado la carolina de los últimos
tiempos tales como son un exceso de manierismo, acentuación de
ángulos y engrosamiento de trazos, lo que produjo una letra estrecha y
con líneas gruesas.
De hecho la transición es al principio imperceptible y los manuscritos
apenas difieren de aquellos de épocas anteriores salvo en que las letras
han engrosado y asumido un aspecto más compacto y robusto,
incrementándose al mismo tiempo el uso de abreviaturas.
Los primeros ejemplos de esta escritura (littera protogothica / littera
praegothica) se encuentran en algunos manuscritos del siglo XII
producidos en Francia, pero es en el siglo XIII cuando alcanza su
perfección y se difunde rápidamente por toda Europa gracias a la gran
actividad escritoria de la época.
La gótica fue usada en todo el mundo latino hasta el siglo XV, si bien
su uso siguió vigente en Alemania hasta el siglo XVI por razones
religiosas, no desapareciendo de hecho en este país en su variante
"fraktur" hasta el siglo XX en que fue prohibida su utilización por un
decreto de Hitler promulgado en enero de 1941.
El primer libro impreso en 1456, la Biblia de 42 líneas de Gutenberg,
fue editado con letra gótica, representando ésta aproximadamente el
80% de la usada en los incunables, por tan sólo un 20% de la romana.
OTROS CAMBIOS EN LAS LETRAS GÓTICAS
Los cambios más importantes que presenta la escritura gótica con

respecto a la carolina ya han sido mencionados, pero también
convienen citar otros que ocurrieron en el alfabeto durante la evolución
de la escritura gótica.
En el gótico temprano los ascendentes presentaban un engrosamiento
en su parte superior izquierda, posteriormente, sobre todo en Francia e
Inglaterra aparece un ascendente en forma de horca. La letra "d"
vertical fue reemplazada por la forma uncial incurvada hacia la
izquierda; la cola de la "g" que había sido escrita en un solo trazo, ahora
1138
requiere dos. Como las letras se escriben muy juntas, letras como la "i",
"m", "n" y "u" se pueden confundir fácilmente, es por ello que en esta
época es cuando empezó a colocarse un tenue trazo encima de la "i",
que posteriormente se convertiría en un punto. La "s" era representada
con la forma alta (s) en posición inicial y medial, mientras que en
posición final adopta una forma similar a un 8; la "s" alta podía tener
una pequeña joroba a su espalda. La "t" en el siglo XIII adquiere un
trazo extra vertical por encima del travesaño; gradualmente se empieza
a diferenciar gráficamente la "u", como vocal, y "v", como consonante.
Fue también durante esta época cuando se empieza a diferenciar la "j"
de la "i"; Tres letras, la "w", "y" y "z" –que habían sido siempre algo
extrañas en latín–, pasan a formar parte definitivamente del alfabeto. La
"z" fue rediseñada, adquiriendo un descendente y a menudo un
travesaño en la parte central. A finales del siglo XV influencias de la
escritura humanística provocaron nuevos cambios en las letras góticas.
Finalmente debe tenerse en cuenta que en la época clásica no había
distinción en la escritura entre letras mayúsculas y minúsculas; en las
escrituras nacionales se empleaban como capitulares, versales o
encabezados letras mayúsculas procedentes de escrituras precedentes
como son las capitales cuadradas, capitales rústicas o unciales. Incluso
en la escritura carolingia tampoco había un uso consistente y
homogéneo en la combinación de letras mayúsculas y minúsculas, ni un
estilo específico.
Pues bien, fue durante la época gótica cuando se estableció un auténtico
alfabeto dual, es decir que entró en vigor el uso consistente de
mayúsculas y minúsculas. Se crearon alfabetos específicos de
mayúsculas para los propósitos antes mencionados.
PRODUCCIÓN DE LIBROS
Los últimos cien años del periodo gótico (1350 a 1450), vio un rápido
incremento de la producción literaria debido a la expansión de las
universidades que produjo una gran demanda de libros. Muchas
profesiones se unieron a la lista de consumidores de libros que antes
casi exclusivamente estaba compuesta por aristócratas y eclesiásticos.
Esta demanda de libros, a la que se unía el mayor grosor de éstos, puso
presión a los escribas para producir más cantidad y hacerlo más rápido.
Las escrituras formales del último periodo gótico eran angulares, bien
espaciadas, elegantes y escritas con esmero. Los lujosos manuscritos de
los siglos XIII, XIV y comienzos del XV producidos en Inglaterra y el
norte de Europa eran ricamente decorados e iluminados, siendo
auténticos tesoros laboriosamente producidos para la iglesia o para
nobles como Geoffrey Luttrell quien era dueño del señorío de Irnham y
1139
tenía posesiones a lo largo de toda Inglaterra. El denominado "Salterio
Lutrell", terminado alrededor del año 1340 probablemente en
Lincolnshire, es un notable ejemplo. Fue realizado para Sir Geoffrey
Luttrell, de ahí que aparezca ligado a su apellido. Su iluminación,
aunque menos trabajada que alguna de las presentes en manuscritos de
época ligeramente anterior, es de una cautivadora vitalidad y marca el
último estadio del estilo del este de Inglaterra. En este sentido no hay
una obra comparable.
Este códice es sobre todo famoso por sus fascinantes miniaturas,
capitulares "historiadas" e ilustraciones marginales de la vida rural que
se desarrollaba en Inglaterra en el siglo XIV, pero también su letra es
un fino ejemplo de escritura gótica textura prescissa. Actualmente la
mayoría de los eruditos tienden a ver en las escenas del salterio una
versión idealizada de la realidad, al fin y al cabo fueron concebidas para
agradar a Sir Geoffrey, no a sus trabajadores.
La miniatura de la parte inferior del folio que muestra la imagen
izquierda bajo estas líneas muestra a Sir Geoffrey Luttrell, montado y
asistido por su mujer y nuera. También se ve el escudo de armas.
El texto en latín que aparece inmediatamente por encima de la
miniatura dice: Dñs (= Dominus) Galfridus louterell me fieri fecit –
“Lord Geoffrey Luttrell mandó que me hicieran” – indicando que él era
la persona que había patrocinado el libro.
Los libros eran hechos en esta época en los scriptoria, empresas
comerciales que aceptaban obras de encargo por las que cobraban; la
cantidad a pagar dependía del grado de calidad exigida, el material
utilizado y el nivel de maestría requerido.
El scriptorium típico tenía divididas las tareas: escribas que cortaban
sus propias plumas, mezclaban la tinta y copiaban los textos; artistas
que pintaban las miniaturas y rubricadores, que añadían las letras
iniciales (versales y capitulares) — frecuentemente pintadas en letra
roja (de ahí el título de “rubricator” derivado del término latín ruber =
rojo).
Muchos escribas a finales del siglo XIV eran mujeres que trabajan al
lado de los hombres en los scriptoria medievales.
CLASIFICACIÓN
No hay una única escritura a la que podamos denominar genéricamente

"escritura gótica ". La calidad del libro en el que se iba a emplear, el
propósito del libro, la fecha del libro y la región en que éste era creado
afectaban la manera en que la escritura aparecía en sus páginas.
Generalmente, cuanto más caro era el libro, más caligráfica y clara era
la escritura.
1140
Además, cada región producía sus propias versiones de escritura gótica,
así por ejemplo la versión gótica italiana (conocida como rotunda)
tiende a ser redonda y muy legible, mientras que la versión gótica
germana es característica por sus líneas quebradas y finos terminales en
los remates de las letras.
Por otra parte, ningún otro tipo de escritura presenta tantas variedades y
tipos como la letra gótica, lo que hace cualquier clasificación muy
complicada y escapa, lógicamente, a la intención de esta modesta guía.
Simplificando en extremo podemos subdividirla según su uso en dos
géneros principales: la gótica de los libros (gothica libraria) y la gótica
de los documentos ( gothica documentaria), existiendo a su vez muchos
subgéneros dentro de ellos.
En este artículo nos centraremos fundamentalmente en la primera,
examinando las tres principales categorías en que suele subdividirse:
gótica formal (littera textualis / textura), gótica cursiva (littera cursiva)
y gótica bastarda o híbrida (littera bastarda / hybrida).
A)- GÓTICA FORMAL (littera textualis / textura)
También suele dársele la denominación de "formada" o "letra de forma"

(formata) porque los primeros impresores copiaron de manera exacta el
estilo (la forma) de los amanuenses de la época.
La variante textualis o textura es la más formal y cuidada de todos los
tipos de letra gótica y fue usada en manuscritos de lujo, siendo hoy en
día la forma más asociada con la escritura gótica.
Toma su nombre del latín "textum" que significa entrelazado, tejido.
Definición muy apropiada porque es una escritura muy condensada en
la que las distintas letras que forman una palabra están muy juntas, con
tendencia a tocarse e incluso a solaparse algunos trazos, como si
estuvieran "tejidas". Las letras pierden en determinado aspecto su
importancia individual para dar un impacto visual de la palabra como
un todo. Es fácil incluso confundir letras como la "c" y la "t", la "u" y la
"n".
Esta es la letra que utilizó Gutenberg en la edición de su Biblia de 42
líneas.
La gótica textura gozó de amplio favor en toda Europa, en especial en
los países del norte (Inglaterra, Alemania y Dinamarca). Como ya se ha
mencionado con anterioridad, en Inglaterra es conocida como "Old
English" o "Blackletters" (letras negras) que hace referencia al carácter
oscuro que le confieren sus trazos anchos y condensados que dejaban
poco espacio libre entre las letras dando impresión de manchas negras.
En España aún hoy es muy utilizada en los rótulos y carteles de bares,
tabernas, restaurantes y hoteles.
1141
La gótica textura deriva de la escritura protogótica que surgió en el
norte de Francia a principios del siglo XII y se convirtió en una
escritura muy popular en el siglo XIII, gozando de gran favor durante
toda la Edad Media
Su uso principal fue para suntuosos libros litúrgicos. Algunas de sus
principales características son:
Letras estrechas especialmente si se las compara con las carolinas.
Letras con formas angulares y quebradas especialmente en letras con
formas curvas.
Ascendentes verticales (en letras como b, d, h) que terminan en finos
terminales.
Cuando una letra que tiene "arco" (por ejemplo b, d, p) es seguida por
otra que también lo tiene (grupos como "be", "po"  etc), los arcos se
solapan y las letras quedan unidas compartiendo un trazo (esto se
conoce como "fusión de arcos"). Ejemplos de "fusión de arcos": PO
BE DE DO
La letra "d" cuando va seguida de una letra con arco, su ascendente se
curva hacia la izquierda adoptando una forma  uncial (véase la
imagen de arriba). En caso contrario mantiene la forma vertical sin
solapamiento: DA.
Las letras "g, j, p, q, y" y el gancho de la "h" tienen descendentes,
siendo las únicas letras que bajan de la línea del renglón.
La letra "a" tiene un gancho superior que en ocasiones puede cerrarse,
semejándose algo a un 8. La letra "s" a menudo  tiene una línea
diagonal que conecta sus dos extremos haciéndola cerrada y
pareciéndose también al número 8, pero la  "s" alta (muy similar a
una "f" sin travesaño central) aparece usada con frecuencia en mitad de
palabra.
Las apoyaturas de las letras, especialmente en el último periodo, no
conectan unas letras con otras; esto hace muy difícil  distinguir letras
como la "i, u, m, n” especialmente cuando aparecen juntas en una
misma palabra, pues parecen una serie continua de palos verticales
(véase imagen inferior). Para evitar confusión en algunos manuscritos
hay una fina y breve línea diagonal sobre la letra "i". Este es el origen
del punto sobre la "i" y " "j".  = INIMICUS
La escritura gótica tiene muchas más abreviaciones que la carolina,
añadiendo rapidez al escribir y ahorrando espacio.
Para mantener el aspecto cuadrado de las letras, los ascendentes y
descendentes no son excesivamente altos. 
La gótica textura presenta diversas variantes que se pueden agrupar en
una jerarquía de 4 grados: prescissa, quadrata, semiquadrata y rotunda.
La diferencia fundamental entre ellas es la presencia o no de unas
pequeñas apoyaturas (pies o serifs) en las letras que descansan en la
1142
línea imaginaria del renglón, así como la forma que se les da a esas
apoyaturas cuando aparecen (rombo, diamante, forma redondeada).
1.- Gótica Textura Prescissa o sine pedibus
Es la más elegante y formal de las escrituras góticas.

El término "prescissa" y "sine pedibus" se refiere a la manera en que
son tratadas las apoyaturas de aquellas letras que descansan sobre la
línea de renglón como la "m", "n", "i" y algunas letras con ascendentes
como la "s" alta y la "f". En este caso en vez de tener apoyaturas
rematadas con un serif, son cortadas de forma horizontal como muestra
la imagen inferior.
La gótica prescissa es fácil de leer porque las letras, aunque angulares,
son grandes, claras, bien formadas y bien separadas.
Esta es sin duda la más trabajada de todas las escrituras góticas, el
hecho de que muchas letras terminen con un corte horizontal en lugar
de tener serifs hace que sea un duro trabajo para el escriba, pues no es
un movimiento natural de la pluma.
La elevada naturaleza decorativa de esta escritura queda evidenciada
por los elaborados trazos de algunas letras como la "g", "h", "y" (g h y)
y la forma baja de la "s" ($). La letra "i" (i) suele tener una fina línea
diagonal sobre ella.
Como sucede en la mayoría de escrituras góticas, hay dos formas de "r"
(r/ ), una de ellas quebrada, que aparece antes de algunas vocales. Hay
también dos formas de "s" ( /$), la alta y la baja. Las letras "u" y "v"
son idénticas (u), al igual que lo sonla"i"yla"j"(i).Las ligaduras y
abreviaturas son muy frecuentes
2.- Gótica Textura Quadrata
Esta variante, desarrollada a partir de la "prescissa", es todavía de alta

categoría y se convirtió en la escritura estándar para inscripciones ya
fuera en piedra, metal o cristal.
La denominación de "quadrata" (cuadrada) hace referencia no tanto a la
forma de las letras, cuanto a la forma que tienen las apoyaturas de
algunas letras (romboidal o cuadrada) , como muestra la imagen de
abajo.
Todas las letras tienen la característica forma angular con la base de las
letras terminadas en forma romboidal.
Letras como "m", "n", "i" y "u" (m n i u) están compuestas de una serie
de trazos verticales que hace difícil distinguirlas en palabras que las
contengan como puede ser inimicus o minimus, por ejemplo. De hecho
uno de los ejercicios de aprendizaje de los escribas consistía en escribir
1143
trabalenguas que contenían varias palabras compuestas exclusivamente
por estas letras.
Hay dos formas de "r" (r/®). La forma alta de la "s" (s) tiene apoyatura
en su base y también hay otra forma rizada ($).
En algunos manuscritos las letras "u" y "v" aparentemente da la
impresión de que son diferenciadas, pero no es sino una ilusión, ya que
la única distinción en su uso es posicional, según aparezca a principio o
en medio de una palabra.
Las mayúsculas de la gótica textura varían de escriba a escriba. La
libertad en la creación de letras mayúsculas puede deberse al hecho de
que hasta ahora ninguna escritura tenía su propio conjunto de capitales,
sino que agrandaban sus propias letras minúsculas o recurrían a
escrituras anteriores (uncial, capital rústica etc) para utilizarlas como
capitales.
Por lo tanto éste era un nuevo campo abierto a la creación artística y a
la innovación.
3.- Gótica Textura Semi-Quadrata
La variante "semi-quadrata" es una minúscula gótica similar a la

"quadrata" pero de calidad inferior, así por ejemplo las apoyaturas de
las letras no reciben un tratamiento consistente, ya que en ocasiones
tienen forma cuadrada y otras redondeada.
4.- Gótica Textura Rotunda
La variante de la gótica textura conocida como rotunda (redonda) es

elegante, pero de grado inferior a las anteriores.
En vez de terminar las apoyaturas de las letras con un serif definido o
con un corte horizontal, presentan una curvatura hacia afuera como en
la cursiva, siguiendo el movimiento natural de la pluma. Esto hace la
escritura más rápida.
Hay que hacer aquí una matización muy importante y es que la rotunda
anterior no es la misma variante que la escritura del norte de Italia que
también recibe la denominación de rotunda, siendo esta la escritura
rotunda por antonomasia y la que analizaré en las siguientes páginas.
Las ambigüedades en la terminología paleográfica son bastante
frecuentes.
La gótica italiana recibe el nombre de rotunda porque es menos angular
y comprimida que en los países del norte de Europa.
La más usual de la rotunda italiana es la littera bononiensis, creada en
la universidad de Bolonia en el siglo XII y usada hasta el siglo XV.
Contiene la rotundidad característica de la escritura italiana, pero es
1144
altamente abreviada y empaquetada en renglones con poco interlineado
(véase la imagen de ejemplo que se ofrece en la página anterior).
La escritura denominada fere-humanistica o gothica antiqua que
Petrarca (1307-1374) comenzó a usar imitando la escritura antigua está
también incluida en esta categoría.
Otra letra de esta clase es la llamada "lettre de somme". Esta escritura
obtuvo su nombre por el hecho de que Fust and Schöffer usaron unos
tipos basados en ella para imprimir la Summa Theologica de Santo.
Tomás de Aquino en 1467.
En España se creó a finales del siglo XIII una variante gótica rotunda
llamada comúnmente "redonda española " o "redonda de libros". Esta
redonda española tiene muchas similitudes con la rotunda italiana y
presenta a su vez diversos tipos.
La gótica rotunda también fue adaptada a la imprenta, aunque al
principio fue más usual ver en los libros impresos la textura quadrata y
la textura prescissa.
Desde los comienzos de la imprenta, tanto las letras como las
miniaturas y decoración de los manuscritos fueron emuladas en la
versión impresa.
Incluso las abreviaturas y ligaduras que aparecían en los códices fueron
importadas por la imprenta.
Realmente la primitiva imprenta lo que pretendía era competir con la
producción artesanal de libros en rapidez, no era su prioridad introducir
novedades, antes al contrario, su ideal era reproducir de la manera más
exacta posible (aunque por medios mecánicos, evidentemente) la
apariencia de los libros manuscritos, a la que los lectores estaban
acostumbrados.
No es de extrañar pues que aquellas partes como capitulares,
miniaturas, bandas decorativas etc que no podían ejecutarse por medio
mecánicos (al menos al principio) fueran encomendadas a artesanos que
las realizaban a mano.
Físicamente la escritura rotunda italiana se parece a la carolina pero las
letras presentan mayor angulosidad y con trazos más gruesos, lo que
hace que la mancha textual sea de mayor peso que en las carolingias.
En el trascurso del siglo XV las diversas variantes góticas fueron
reemplazadas por la escritura humanística en Italia y otras zonas
circundantes que habían favorecido la variante rotunda.
A partir del siglo XII unas variantes más pequeñas y simplificadas de la
gótica textura fueron introducidas para glosas o comentarios que
acompañaban el texto de muchas obras, así como para libros de
pequeño formato como las biblias en miniatura del siglo XIII. Estas
escrituras eran más rápidas de escribir, muy compactas y empleaban
cualidades cursivas.
1145
La variante usada para glosas es conocida como littera gothica
glossularis.
La universidad de Oxford desarrolló su propia variante (littera
oxoniensis), muy densa y fuertemente abreviada, para la producción de
libros de texto profusamente glosados.
De forma similar la universidad de París desarrolló la denominada
"littera parisiensis" con el mismo propósito.
La variante usada para comentarios es llamada littera gothica notularis
o littera notula. Esta letra estuvo prácticamente confinada al siglo XIII,
transcurrido el cual fue reemplazada por la gótica cursiva.
De hecho, la littera notula indica una escritura de un periodo donde la
oposición entre las variantes textualis y cursiva no estaba aún
firmemente establecida. Este fue el caso el siglo XIII.
B)- GÓTICA CURSIVA DOCUMENTAL (littera gothica cursiva)
El término cursiva hace referencia a una gran variedad de escrituras

góticas que, como sucede con las modernas cursivas, no tienen un
auténtico estándar.
La gótica cursiva no representa una evolución de las formas cursivas
precedentes, sino que deriva de la minúscula carolina al igual que la
gótica libraria, de la que se diferencia claramente por el tratamiento
fácil y espontáneo de las letras
Esta constituye la escritura de uso común en documentos de cancillería,
libros de registro, así como en correspondencia epistolar privada, pero
también fue utilizada como escritura libraria especialmente para textos
escritos en lengua vulgar.
Se desarrolló a finales del XIII como forma simplificada de la textura,
con influencia de las escrituras cancillerescas.
La textura constituía una fina escritura para obras importantes, pero se
necesitaba una letra legible que fuera de ejecución más rápida. Esta
necesidad la cubrió la cursiva que además se escribía rápidamente sobre
papel, lo que potenció su uso.
Su índole cursiva la hace de ejecución rápida. Las letras que componen
las palabras son trazadas de manera continua ligando las distintas letras,
lo que favorece la aparición de astas altas con lazos y ojuelos. Las
abreviaturas son muy frecuentes.
En la cursiva los descendentes son más frecuentes, especialmente en las
letras "f" y "s", y los ascendentes son curvados y con lazos más que
verticales (especialmente en la letra "d"). Las letras "a", "g" y "s" (al
final de palabra) son muy similares a las formas carolinas. No obstante
todas estas características no se encuentran en todas las variantes
góticas cursivas.
1146
Como ya se ha mencionado anteriormente, durante esta época la
práctica de la escritura se divulgó mucho y por el siglo XIII se produjo
un gran incremento en la producción de libros y documentos de todo
tipo; los monasterios y cancillerías ya no son los únicos centros de
actividad escritoria, hace su aparición gran cantidad de escribas
profesionales particulares dispuestos a cubrir la fuerte demanda.
Lógicamente, cuantos más escribas había y además no estar sujetos a
los dictámenes de una escuela o centro escritorio, mayor diversidad de
estilos y variaciones dentro de estos surgían. Por otra parte, mientras
que los estilos formales estaban bien definidos y estandarizados, las
escrituras informales estaban mucho más abiertas a las variaciones
individuales de los escribas, lo que provoca que en la gótica cursiva se
presente una gran variedad de tipos, debido a la mayor o menor
celeridad del tratamiento, a la mayor o menor influencia de la gótica
libraria y a la impronta personal del escriba.
Además, las escrituras cursivas tendían a tomar elementos de otras
escrituras (hibridar) y cambiar de tal manera que en poco tiempo se
desarrollaron gran diversidad de formas para diversos supuestos.
Surgieron también numerosos estilos nacionales, algunos transitorios,
otros duraderos, unos simples, otros adornados.
Es casi imposible dar una descripción detallada de todos ellos y
tampoco es necesario, pues en todo caso lo único que se lograría es
oscurecer el panorama general. Será suficiente con constatar que la
escritura gótica cursiva aparece en diversas formas y que también tiene
variaciones regionales.
En este artículo examinaré brevemente por regiones sólo los principales
estilos góticos cursivos.
Italia
La cursiva italiana se desarrolló en el siglo XIII a partir de la letra

notarial. La forma más caligráfica es conocida como minuscola
cancelleresca italiana (o simplemente cancelleresca), que se transformó
en una escritura libraria en el siglo XIV.
La cancelleresca influyó en el desarrollo de la bastarda en Francia y de
la secretaria en Inglaterra. Francia
La cursiva francesa fue usada desde el siglo XIII al XVI, luego se
volvió desaliñada, inclinada y con muchos lazos.
Alemania y Flandes
La cursiva alemana es generalmente muy similar a la de otras áreas,
pero las formas de la a, s y otras letras son más variadas.
Inglaterra
1147
A finales del siglo XIII las escrituras cursivas reemplazan a la littera
oxoniensis y evolucionan también para propósitos literarios,
apareciendo totalmente desarrolladas en la época de Chaucer.
Desde la época de Chaucer (finales del siglo XIV) hasta la muerte de
Skelton (1529), había en Inglaterra dos tipos fundamentales de escritura
cursiva llamados anglicana y secretaria, y amalgamas de textura y
cursiva conocidas con el nombre de "híbridas" o "bastardas"
(consúltese el siguiente capítulo dedicado a estas escrituras).
• Anglicana
La principal y más antigua escritura cursiva usada en la época de
Chaucer era la anglicana, que era una letra muy redonda y con lazos.
Tenía a su vez una variante más cuadrada y regular conocida como
anglicana formata.
Aunque fue probablemente importada de Francia, se le ha dado la
denominación de anglicana debido a su amplio uso y tratamiento
característico que tuvo en Inglaterra.
Originalmente era una escritura documentaria, pero se usó también
como escritura libraria.
Apareció por primera vez en Inglaterra en el siglo XII como escritura
de documentos, en el siglo XIII su uso se hizo general y predominó
hasta mitad del siglo XV, sobreviviendo incluso en una forma
degenerada hasta el siglo XVI.
Entre las muchas modificaciones que sufrió la anglicana merece ser
destacada la que tuvo lugar en el siglo XIV que dio origen al desarrollo
de la denominada anglicana formata, basada parcialmente en la textura
de la que adquirió su forma cuadrada, algunas líneas quebradas y serifs.
Usaba trazos más gruesos y una inclinación mayor del ángulo de la
pluma que la anglicana normal, siendo sus ascendentes algo más altos y
frecuentemente arqueados.
La forma de las letras no difería mucho de la anglicana excepto en
algunos pequeños detalles como por ejemplo una forma especial de la S
con forma de rombo que aparecía en posición final y el uso de una "e"
circular que quedaba limitado a la ligadura "re".
Debido a su airosa apariencia es comprensible que esta escritura fuera
también utilizada en libros, especialmente durante la primera mitad del
siglo XV, aunque nunca para aquellos de alto grado.
La anglicana formata fue muy empleada sobre todo para textos en
lengua vernácula.
• Secretaria (también conocida como escritura cortesana)
Apenas había alcanzado la anglicana la cima de su popularidad, cuando
fue reemplazada por otra escritura como letra de propósito general tanto
para documentos como para libros situados por debajo de la clase
formata.
1148
Aunque la escritura secretaria da la impresión de haber sido originada
en Italia, es de hecho una importación directa de Francia efectuada
durante el reinado de Ricardo II y está basada en los certificados y
diplomas de la cancillería real del tercer cuarto del siglo XIV. La
secretaria logró favor popular y su uso se extendió a mediados del siglo
XV.
Es una escritura mucho más angular que la anglicana, que parece
mucho más redondeada en comparación, siendo escrita con un
estudiado ángulo de pluma para producir un marcado contraste entre
trazos gruesos y finos.
Es una escritura mucho más variable que la anglicana en lo que se
refiere a tamaño, inclinación y tipología de letras.
Aunque más angular que la anglicana, la secretaria podía ser escrita
más rápidamente y provocaba una sensación mayor de aspecto cursivo
debido al gran número de líneas diagonales de unión, algunas de las
cuales eran tan tenues que eran casi imperceptibles.
La escritura secretaria tiene algo de apariencia fortuita y las formas de
las letras "a", "g", "r" y "s" son únicas, no pareciéndose a ninguna de las
otras escrituras inglesas.
Nunca alcanzó el grado de formata que podía haberle proporcionado la
posibilidad de rivalizar con la anglicana formata, pero no obstante logró
un grado de elegancia que, combinada con su aspecto compacto, le
confirió un aspecto muy similar a la escritura formal de los libros.
ESPAÑA
La secularización de la cultura en general y la aparición de las

Universidades, al igual que en Europa, también tiene plena aplicación
en la España de los siglos XIII y XIV. Las órdenes monásticas pierden
la hegemonía que habían ejercido durante siglos en el campo librario,
ya que de las nuevas órdenes (franciscanos, dominicos, cartujos ...)
ninguna se distingue por su dedicación especial a la producción de
códices y a la conservación de los mismos. El escritorio o taller de
libros puede decirse que no existe en sus casas o no tiene importancia,
salvo excepciones, como la del famoso monasterio jerónimo de
Guadalupe en Extremadura.
La balanza del asunto librario se inclina decididamente a favor de las
instituciones y personas seglares, entre las que descuellan las
Universidades, los reyes, los nobles y los señores, así civiles como
eclesiásticos.
Entre los reyes, los grandes pioneros del movimiento librario y
bibliotecario a que nos estamos refiriendo fueron Fernando III el Santo
1149
y, sobre todo, Alfonso X el Sabio en Castilla y Jaime I el Conquistador
en Aragón.
En el aspecto escrituario, al igual que en el resto de Europa, la letra
gótica sufrió un proceso de cursivización en la Península Ibérica,
especialmente marcado en Castilla y Aragón, en menor medida en
Galicia y otras regiones hispanas, que conlleva en algunos casos
problemas de lectura e interpretación.
Lo que sí difiere notablemente en el caso español con respecto a Europa
es la nomenclatura utilizada para etiquetar las escrituras góticas
cursivas hispanas, pues éstas son denominadas letra de privilegios,
albalaes, cortesana y procesal, basándose en el uso que se les dio y no
atendiendo a su forma o lugar de procedencia como es lo usual en las
góticas europeas donde se habla de gótica cursiva redonda, gótica
anglicana etc, si bien es verdad que ha habido algún intento por adoptar
una nomenclatura más conforme a las normas europeas, como es el
caso de la profesora Ma José Sanz Fuentes (1991), pero que no ha
tenido amplia aceptación, sin duda por el peso de la tradición, como
luego se verá.
Por otra parte, como se sabe, es frecuente la separación del estudio de la
escritura utilizada en los documentos (documentaria o documental)
frente a la escritura que se utiliza en códices (libraria); separación que
se realiza por motivos de sobra justificados. Sin embargo, precisamente
durante el periodo de la escritura gótica se comienza a romper con las
diferencias existentes entre unas y otras, puesto que la escritura de los
documentos se iguala progresivamente a la que aparece en los códices
escritos en lenguas vernáculas que, a lo largo de la Edad Media, son
cada vez más abundantes, a medida que se produce también una
disminución de los textos escritos en lengua latina.
En España hay fundamentalmente 3 tipos de escrituras librarias:
Gótica caligráfica, fracturada o perfecta; coincide en época con la

rotunda; se emplea para los manuscritos más solemnes o de lujo, se
mantuvo hasta el siglo XV en toda España, a excepción del Monasterio
de Guadalupe hasta el XVI. Los ejemplares más notables los tenemos
en el reinado de Alfonso X el Sabio, como “Las Cantigas de Santa
María”, “Libro de Ajedrez” o el “Libro del saber de Astronomía”
Gótica redonda o semigótica: es menos caligráfica, usada a partir del
siglo XIV, y destacan “El Cantar del Mio Cid”, “Sendebar”, "Calila e
Dimna", “Libro del Caballero Zifar” y algunos códices universitarios.
Gótica cursiva: es un trazado bastante irregular, surge en el siglo XIV y
destacan los manuscritos G(ayoso), S(alamanca) y T(oledo) de “El libro
de Buen amor”.
1150
Gótica documental
En lo que se refiere a las escrituras góticas documentales hay un hecho

de gran importancia como es la sustitución de la lengua latina en los
documentos públicos y privados por las lenguas y dialectos romances.
En la documentación privada este cambio empieza a operarse desde el
siglo XII, pero en la real no se lleva a efecto de forma total y
sistemática hasta mediados del siglo XIII con Alfonso X, en Castilla, si
bien el proceso se había iniciado con Fernando III; en Aragón, con
Jaime I. El latín se queda reservado en las chancillerías reales para la
correspondencia con otros estados.
Por otra parte, la producción documental crece grandemente debido a la
aparición y desarrollo, por influjo del renacido derecho romano, de un
fuerte y bien preparado cuerpo de notarios o escribanos públicos
profesionales.
Como consecuencia, la cursiva se adueña por completo del campo
documentario, quedando reservado el uso de los tipos muy sentados
para los documentos muy solemnes, como los privilegios rodados.
Una característica de la escritura cursiva es la disminución del número
de las abreviaturas en los documentos redactados en lenguas romances,
pues cuanto más cursiva es una escritura, menos abreviaturas necesita.
Cinco son las escrituras cursivas góticas que aparecen en uso en el
periodo comprendido entre el siglo XIII y principios del XVI: letra de
privilegios, albalaes, precortesana, cortesana y procesal, siendo estras
tres últimas, evoluciones progresivas de la de albalaes en un proceso
continuo pues, de acuerdo con la opinión más aceptada, el proceso de
cursividad, que comienza en las escrituras denominadas
tradicionalmente de privilegios y albalaes, se consolida en las formas
precortesana, cortesana y procesal.
La escritura castellana gótica no difiere en lo esencial de los rasgos
anteriormente resumidos para las escrituras góticas del resto de Europa.
Existe también, en el caso castellano, una progresiva cursividad, cuyo
máximo exponente es la escritura cortesana; además de producirse, de
manera paralela, una progresiva simplificación hacia formas gráficas
más sencillas, propias de la escritura humanística. Sin embargo, existe
un desfase cronológico, pues mientras que el resto de Europa ha optado,
en el siglo XV, por la sencillez gráfica; en el caso castellano, se
mantiene todavía la escritura cortesana, incluso en los códices literarios
redactados en lengua vernácula.
La gótica castellana tampoco desarrolla la profusión de adornos y
bucles que se observa, por ejemplo, en las escrituras alemana y
holandesa. Quizá por este motivo, no existe la necesidad de abandonar
1151
el uso de las escrituras góticas castellanas, basadas en el trazado curvo,
hasta que no se llega a las escrituras cortesano-procesales, a causa de su
ilegibilidad.
El proceso evolutivo no es tan simple, sin embargo, pues en la escritura
no se dan saltos gráficos, por ello es imposible determinar con exactitud
el tiempo en que una escritura aparece en un territorio. No se puede
hablar de uno o dos años, sino que, será necesario situar el proceso de
aparición de una forma de escritura en un espacio mínimo de una o
varias décadas, porque la lentitud en la asimilación de la novedad
gráfica puede extenderse durante alguna, incluso algunas generaciones,
de escribientes debido tanto al apego al modelo anterior como al mayor
o menor grado de imitación del nuevo.
Pasemos a analizar brevemente cada una de estas escrituras góticas
cursivas hispanas:
Letra de privilegios o minúscula diplomática
Surge en el siglo XIII y se caracteriza por ser una escritura rígida con
gran inmovilismo gráfico. Va a tener una larga vida, con ligeras
modificaciones, perdurará hasta el siglo XVI. Durante el XIII se usará
en los diplomas más solemnes, que son los privilegios rodados y las
cartas plomadas, ambos en pergamino.
Como rasgos característicos señalamos los siguientes:
Claro contraste entre el cuerpo de las letras, que es pequeño, y los
astiles superiores que se elevan desmesuradamente, curvándose hacia la
derecha y hacia abajo, por ejemplo en la “d”, “f”, “s alta” y “l”;
mientras que los inferiores no suelen prolongarse, sino que se incurvan
con poca espontaneidad gráfica hacia la izquierda.
Tendencia a la unión de curvas contrapuestas de dos letras cuando van
contiguas. - Forma de r redonda (similar a un número 2) después de
letra curvilínea. - Letras bien separadas, casi sin nexos. - Escaso uso
de abreviaturas y de fácil resolución cuando las hay.
Desde Alfonso XI y hasta el siglo XVI, la letra de privilegios va a
reservarse para los diplomas en pergamino, especialmente para los
privilegios rodados y para las cartas plomadas de confirmación y
privilegio. La letra de privilegios, en general, no ofrece dificultades de
lectura.
El carácter de rigidez estereotipada de esta escritura exigía una
especialización en su trazado y de ahí su poco uso en la escritura
corriente.
Letra de albalaes
Aun cuando en sus orígenes sea una misma escritura con la anterior,
tiene diferencias con ella, basadas en la mayor o menor cursividad de su
trazado, consecuencia de un uso más frecuente y de ella surgirán, por
1152
evolución, las escrituras posteriores. La de privilegios se anquilosa, la
de albalaes evoluciona.
Esta escritura nace en torno al año 1250 y desaparece con el fin del
reinado de Pedro I (1369). Se trata de la primera letra auténtica cursiva
gótica castellana, de esta van a derivar la cortesana y la procesal, ya que
va a seguir modificándose, avanzando siempre hacia formas más
cursivas, llegando al grado máximo de verdadera degeneración de la
escritura.
El nombre de albalaes con que se conoce a esta escritura parte de la
nomenclatura que le dio el manual de paleografía de Burriel editado por
Terreros. Esta denominación se sigue utilizando hoy por tradición, pero
ha sido cuestionada por plantear un desajuste cronológico, ya que el
albalá, documento cancilleresco que le da el nombre a la escritura, es de
aparición muy posterior a la escritura, por lo que algunos autores
prefieren denominarla escritura gótica cursiva angulosa o fracturada.
El profesor Blas Casado Quintanilla, partidario de mantener la
tradicional de albalaes, aporta una teoría para solventar el anacronismo,
consistente en que el albalá existiría con anterioridad en el ámbito
privado como carta de pago y, posteriormente, sería adoptado por la
cancillería real en el sentido de especie de pasaporte para mercancías.
El problema es que no conservamos ningún albalá privado que avale
esta teoría; por otra parte habría que explicar el motivo por el que la
escritura utilizada en un documento privado pasó a ejercer influencia en
la escribanía real.
Independientemente de la denominación que se aplique a esta letra,
desde el punto de vista gráfico marca el cambio de las formas angulosas
a favor de un trazado curvilíneo, siendo sus principales características
las siguientes:
Mayor tendencia a unir las letras que componen cada palabra.
Claro contraste entre el pequeño cuerpo de las letras y astiles muy
prolongados. El cuerpo de las letras es estrecho en el siglo XIII y se
ensancha en el siglo XIV.
Los astiles descendentes de la línea del renglón, una vez alcanzado su
punto más bajo, suben a la izquierda, hacia la caja de escritura
formando casi una línea paralela con el trazo principal de la letra como
es el caso de la “p” y la “q”.
Una consecuencia de la tendencia anterior es que las letras “f” y “s alta”
duplican su trazado, dando la impresión de que hay dos efes y dos eses,
cuando en realidad no es así, sino que es el efecto que produce el trazar
la letra sin levantar la pluma. Tal vez esta sea la característica más
visible de la letra de albalaes del siglo XIII, pero que desaparece en el
XIV.
1153
Aparición de algunos trazos envolventes, pero no motivados tanto para
unir letras o palabras como por motivos estéticos. Hay quien apunta a
una influencia gráfica del árabe.
Algunas letras peculiares son la “d” de tipo uncial, la “v” con forma de
arpón, la “t” baja muy similar a la “c”, la “z” con forma de número 5.
También son dignas de mención por su peculiaridad las letras
mayúsculas “B”, “E” y “M”.
Como ya se ha mencionado repetidamente, la letra de albalaes va a

seguir modificándose hasta formas cada vez más cursivas. La primera
muestra de esta evolución es la letra precortesana o cortesana primitiva.
Letra precortesana
La precortesana, que comienza su andadura en torno a 1325, es una

auténtica letra de transición y llena el estadio intermedio entre la letra
de albalaes y la cortesana verdadera, situándose su época de uso entre
1350 y 1425 aproximadamente, representando pues la transición desde
el punto de vista gráfico entre la gótica cursiva fracturada o angulosa
(albalaes) y la gótica cursiva redonda (cortesana).
Precisamente por ser una letra intermedia no tiene una marcada
personalidad gráfica, pero sí ciertos rasgos distintivos que permiten su
identificación.
Entre estos rasgos podemos señalar los siguientes:
Desaparece la reduplicación sistemática de los trazos inútiles en “s alta”
y “f”, y en general de todos los caídos. - La letra tiende a ser más
redonda y menos aguda. - No hay tanto contraste entre cuerpo y
astiles de letras como en la de albalaes. - No se usan aún formas de
letras que serán típicas de la cortesana.
Las rasgos envolventes de las letras, que aparecieron ya en la letra de
albalaes, ahora se exageran, siendo utilizados en un principio
meramente con carácter ornamental (como es el caso de los
manuscritos G y T del “Libro de Buen Amor”), pero a principios del
siglo XV los escribas los usan también para dar mayor rapidez a la
escritura al no tener que levantar la pluma del papel al trazar las
palabras; en esto preludia lo que será la letra cortesana.
Letra cortesana
Aunque gráficamente esta letra podría ser descrita como gótica cursiva
redonda, se ha impuesto tradicionalmente la denominación de
cortesana, término usado ya en su propia época y que aparece en
1154
numerosas pragmáticas dadas por los Reyes Católicos (1485, 1486,
1489 y 1503) para referirse a la escritura usada en la corte.
Ahora bien, el hecho de que la escritura cortesana fuera utilizada de
forma mayoritaria por los escribanos vinculados directamente a la
corte, puesto que pertenecen a la cancillería, no supone que no se
extendiera el uso de este tipo de escritura fuera de dicho círculo. Esos
mismos escribanos ejercían su oficio también de manera particular o
privada, lo que seguramente explica por qué esta escritura se extiende
desde las oficinas públicas a los talleres privados, como lo demuestra el
hecho de que no son pocos los códices literarios e históricos que,
durante esta época, se copian en castellano con escritura cortesana.
Desde el punto de vista gráfico, en general, es cierto que la cortesana
utilizada en estos códices no suele abusar de los rasgos envolventes ni
de los grandes trazos en los signos abreviativos. Sin embargo, está
perfectamente caracterizada como escritura cortesana.
Se suele establecer su nacimiento en torno a 1425, pero su edad de oro
coincide con el reinado de los Reyes Católicos. A pesar de que tiene
una vida relativamente corta (menos de un siglo), en contrapartida fue
de un uso amplísimo.
El rasgo más característico es la aparición de curvas que sirven tanto de
signos abreviativos como de simples adornos y que favorecen una
tendencia nexadora.
Por cierto que es curioso observar en la cortesana que hay signos
abreviativos que no abrevian nada y, por el contrario, palabras
abreviadas que no presentan ningún signo que indique la pérdida de
letras, alejándose en ese sentido de la tradición secular del sistema
abreviativo latino.
Típico de la cortesana es que los astiles inferiores de algunas letras
consonantes se prolongan hacia la izquierda y suben envolviendo a la
propia letra para enlazar por arriba con la letra siguiente de su derecha.
Las letras de la cortesana afectadas por este ductus son las siguientes:
“h”, “i”, “m”, “n”, “q”, “s”, “y”, “z”; a este grupo hay que añadir otras
cuatro: “ç”, “g”, “d”, “p”, las cuales sólo en algunas de sus formas
siguen aquel ductus, mientras que en otros trazos estas letras siguen
otro modelo distinto.
Llama la atención la prolongación envolvente de la cedilla y el trazado
de la “d” con reminiscencias unciales, para facilitar el nexo con la letra
contigua.
Otras letras que también llaman la atención son un tipo de “e” parecido
a nuestra “c”; una “f” con el trazado horizontal prolongado para
facilitar la unión y óculo superior a veces muy acentuado; un tipo de
“g” ejecutada en dos trazos, prolongando el superior para facilitar
también el nexo, aunque en ocasiones nos encontramos con otro tipo en
1155
que la unión se produce en la prolongación de la curva inferior; una
“m” en forma de T, cuyo brazo horizontal se redondea en sus extremos;
una “o” con adorno lateral de paréntesis muy cerrado; un trazado de “p”
con abertura superior, imitando un 8 inclinado; una “r” minúscula en
forma de martillo, en forma de cruz e incluso en forma de “z”.
Sin duda la “s” es una de las letras de trazado más variado: la
encontramos con doble curva, con prolongación por debajo de la caja
del renglón, con óculo sólo en la parte superior, con espiral de nexación
etc.
El resto de las letras tienen un aspecto parecido más o menos al actual,
aunque vistas en el conjunto de la palabra puedan sufrir deformaciones
lógicas en cualquier escritura cursiva.
Por último conviene mencionar un hecho que nos puede chocar hoy en
día y es el que tanto la escritura cortesana, como la procesal no poseen
un alfabeto mayúsculo totalmente definido, aunque se usen algunas
letras mayúsculas.
Letra procesal
El nombre de procesal o procesada que recibe esta escritura proviene

del fin para el que fue usada: los procesos.
Nace en el siglo XV y, a diferencia de la cortesana, tuvo una larga vida
que se extiende desde mediados del XV hasta mitad del XVII.
Cuando la letra cortesana fue sustituida por la humanística en el siglo
XVI, la procesal se refugió entre notarios y escribanos, donde perduró
hasta mediados del XVII cuando se abandonó paulatinamente la
procesal para escribir definitivamente en humanística, terminándose por
fin los “desvaríos gráficos” y “desconcierto de letras” de los que
hablaban los paleógrafos españoles del siglo XVIII al referirse a esta
escritura.
La procesal representa una degeneración de la escritura, acentuándose
todos los rasgos cursivos ya vistos en la cortesana, de tal manera que se
convirtió en una letra casi ilegible para todos aquellos ajenos al círculo
de escribanos.
La corrupción de esta escritura hace que paleográficamente se la
considere como la más degenerada. Coincide con la invención de la
imprenta, por eso esta escritura no tiene en su género la libraria, aún
cuando hay algunos ejemplos aislados.
En la escritura procesal las letras se desfiguran sin que haya un modelo
base, la división de palabras no se ajusta a reglas fijas, abundan los
rasgos superfluos y los lazos envolventes uniéndose palabras y llegando
en ocasiones a escribirse un renglón completo sin levantar la pluma; a
esta modalidad se denomina “procesal encadenada”.
1156
Por el contrario el tamaño de la letra crece y las abreviaturas son
escasas con el objeto de alargar los textos; nada extraño si se tiene en
cuenta que se cobraba por renglones escritos, por lo tanto a más
renglones más dinero.
A tanta degeneración gráfica se llegó que ya los propios Reyes
Católicos tuvieron que publicar varias disposiciones (1489 y 1503)
tratando de poner coto a los desmanes gráficos de los escribanos,
prohibiendo que se les pagara si no escribían de manera legible y
aprovechando los folios sin dejar grandes márgenes:
“Que se pague á diez maravedís cada hoja de pliego entero escrito
fielmente de buena letra cortesana y apretada e no procesada, de
manera que las planas sean llenas no dejando grandes márgenes, e que
en cada plana haya á lo menos treinta e cinco renglones e quinze partes
en cada renglón y que si la escritura fuese de más ó menos líneas ó
palabras, que se computaran proporcionalmente á este precio.”
No debió tener mucho efecto sin embargo, pues pese a estas
disposiciones la escritura procesal siguió siendo usada, generalizándose
las quejas contra ella de las que dan testimonio Santa Teresa, Luis
Vives o el propio Cervantes, que el capítulo XXV de la primera parte
del Quijote pone en boca de Don Quijote, al despachar a Sancho con
una carta para Dulcinea, las siguientes palabras:
“Y tú tendrás cuidado de hacerla trasladar en papel, de buena letra, en
el primer lugar que hallares, donde haya maestro de escuela de
muchachos, o si no, cualquiera sacristán te la trasladará; y no se la des a
trasladar a ningún escribano, que hacen letra procesada, que no la
entenderá Satanás...”
Pero sin duda la burla más satírica y mordaz hacia la escritura procesal
proviene del obispo de Mondoñedo, fray Antonio de Guevara, quien en
1523 respondiendo a una carta que le había escrito un joven noble
(entre los que se había puesto de moda utilizar mala letra) se expresa en
estos términos:
“Las letras de vuestra mano escritas no sé para qué se cierran, y menos
para qué se sellan, porque, hablando la verdad, por más segura tengo yo
a vuestra carta abierta, que no a vuestra plata cerrada, pues a lo uno no
le bastan candados, y a lo otro le sobran los sellos. Yo di a leer vuestra
carta a Pedro Coronel para ver si venía en hebraico; dila al maestro
Prejamo para que me dijese si estaba en caldeo; mostréla a Hameth
Abducarin para ver si venía en arábigo; díla también al Sículo para que
viese aquel estilo si era griego; enviésela al maestro Ayala para saber si
era cosa de astrología; finalmente, la mostré a los alemanes, flamencos,
italianos, ingleses, escocianos y franceses, los cuales todos me dicen
que o es carta de burla, o escritura encantada.”
1157
C)- GÓTICA BASTARDA O GÓTICA HÍBRIDA (littera bastarda /
littera hybrida)
La inclusión de la palabra "híbrida" en la definición de una escritura

indica que ella está formada de elementos formales y elementos
cursivos.
La letra híbrida es también llamada "bastarda" (=ilegítima),
especialmente en Francia donde es conocida como "lettre bâtarde", y,
como su propio nombre indica, hace referencia a una escritura
procedente de una mezcla, en este caso de textura y cursiva que fue
desarrollada a mediados del siglo XIV. Simplificando, el término
“escritura bastarda” implica la unión de una escritura base informal,
como es la cursiva gótica y otra formal o noble, como la textura. La
bastarda combina por tanto peculiaridades de estos dos géneros de
escritura: de la textura toma prestados los ascendentes verticales,
mientras que de la cursiva toma prestadas la "s" alta, la "f", la "a" con
un solo jo y la "g" con un descendente abierto similar a la forma
carolina.
La laguna existente entre la cursiva y la textura está pues ocupado por
las escrituras bastardas.
Las escrituras bastardas fueron realizadas con diversos grados de
ejecución dependiendo de la elegancia, formalidad y rapidez exigidas
en cada momento. Cuando el énfasis se ponía en la rapidez, era fácil ver
las peculiaridades individuales de un escriba.
Ahora bien, la bastarda podía ser incorporada en manuscritos de lujo en
compañía de capitulares iluminadas y miniaturas ricamente decoradas.
Notables ejemplos son los "Libros de horas " franceses y belgas del
siglo XV, en donde la bastarda adquirió la categoría de escritura formal
con derecho propio, tomando muchos elementos estilísticos y de color
de la textura, pero con elementos cursivos que le conferían rapidez y
fluidez. Esta escritura tenía una vivacidad y atractivo ausentes en todas
las variantes de textura que, aunque poderosas y majestuosas, tendían a
ser demasiado rígidas y formales.
Algunos de los manuscritos franceses y belgas con letra bastarda
exhiben una escritura que está entre las más bellas y agradables a la
vista de todos los tiempos. Por lo tanto, a pesar de la despectiva etiqueta
de "bastarda", esta escritura podía ser extremadamente elegante y fue
usada en manuscritos de alto grado, tanto escritos en latín como en
lenguas vernáculas.
Es arduo documentar las muchas variantes de esta escritura, puesto que
existió durante al menos tres siglos y tiene también muchas variaciones
nacionales. Fue muy popular en Inglaterra y también en gran parte de
Europa, especialmente en la parte noroeste, donde se introdujo a gran
1158
escala alrededor del 1425. Posteriormente dejó su sitio a las escrituras
renacentistas.
Bastarda es una vasta categoría que engloba más variantes de las que
pueden ser razonablemente catalogadas en un manual elemental como
es el presente. Una vez más hemos de conformarnos con seguir sus
principales líneas de desarrollo.
Francia y Países Bajos ("lettre bâtarde", antiguamente conocida
también como "humanística francesa")
La variante bastarda más conocida es la cursiva cancilleresca francesa
del siglo XV, ligeramente inclinada hacia la derecha que puede tener
lazos o no en las letras y presenta un gran contraste entre trazos finos y
gruesos.
La escritura bastarda adquirió un elegante aspecto "espinoso" debido a
sus puntiagudos ascendentes y descendentes en letras como la "t", "s",
"f", "g" etc.
Mientras que presenta cualidades cursivas, como puede ser el hecho de
que algunas letras parezcan estar unidas, es una escritura formal y
cuidadosamente trazada.
Fue usada principalmente para textos franceses y llegó a ser la escritura
cortesana par excellence bajo Filipo el Bueno y Carlos el Calvo, pero
también fue muy usada en Francia durante el siglo XVI.
La "lettre bâtarde" fue ampliamente usada por los escribas en la corte
del Ducado de Burgundia (o Borgoña), por lo que es llamada "lettre
Bourguignone" (letra burguiñona) o simplemente burgundia.
Lo que más llama la atención en la bastarda francesa es el
amaneramiento con que son trazadas la "s" alta (s) y la "f" (f), pues el
excesivo grosor de estas dos letras respecto a las demás da la impresión
de que la hoja tuviera salpicaduras de tinta.
Los distintivos ascendentes y descendentes de la "f" y "s" alta son
curvados, terminan de forma afilada tanto en su parte superior como en
su parte inferior y son trazados con dos pasadas de pluma en su parte
central que es lo que provoca el engrosamiento característico de estas
dos letras.
La forma baja de la "s" ($) tiene un doble lazo cerrado, como aparece
en algunas escrituras cursivas de esta época. La letra "d" es
normalmente de tipo uncial (d) y puntiaguda, aunque también aparecen
formas con lazos (/). Como es usual en las escrituras góticas, hay
dos formas de "r" (r/®). La letra "v" (v) suele diferenciarse de la "u"
(u) cuando aparece a principio de palabra, pero la forma arqueada de la
"u" se
usa siempre cuando va en medio. La letra "v" en ocasiones tiene lazos
de adorno ascendentes (/ ). La letra "h" (h) tiene su segundo trazo
1159
de apoyatura curvado hacia la izquierda. La letra "w" (w) está
formada por la unión de dos "v". La letra "o" (o) es puntiaguda en la
parte superior e inferior, rasgo típico de la variante gótica llamada
Schwabacher. La letra "y" (y) tiene una cola incurvada.
Aunque las letras eran angulares, no tenían serifs y algunas letras
terminaban de forma puntiaguda, por lo tanto letras como la "m" (m),
"n" (n) e "i" (i) se distinguían con gran facilidad.
ESCRITURA HUMANÍSTICA
De los humanistas italianos que la introdujeron, defendiéndola en la

teoría y aplicándola en la práctic, le viene el nombre, que sirve para
designar el nuevo modo de escribir surgido en Italia a comienzos del
siglos XV y extendido por todo Europa durante la centuria
decimosexta.
El verdadero interés de la humanística esté en haberse convertido,
cuanto a su extensión y uso, primero en escritura europea y, luego, de
algún modo en escritura mundial, con una permanencia de cinco siglos,
que dura hasta el día y promete alargarse mucho más. Esto solo basta
como aval de su excelente calidad gráfica. En realidad, se trata de una
nueva versión de la carolina cuyos códices más típicos con su
caligrafía espontánea y graciosa entusiasmaron a Petrarca y otros
humanistas, quienes, aparte de convertirse en pregoneros de sus
excelencias, se decidieron a imitarla y hacerla imitar para que
sustituyera a la gótica, tan desdeñada por ellos. En el siglo XVII se
consumó el triunfo de la humanística.
Se presenta ésta en dos versiones: una, más cuidada, que llamamos
redonda; otra menos que se llama cursiva, y que a pesar del nombre,
resulta no solo correcta sino graciosa y de buen estilo. De ella derivan
ya casi todas las variedades de escritura en los siguientes siglos.
Fue el liberalismo del siglo XIX el que afirmó que en el Renacimiento

se descubrió la naturaleza del hombre, su ideal de libertad de jerarquía
y de pensamiento en reacción contra las teorías románticas y contra la
propaganda que se hacía de la Edad Media.
Los hombres del Iluminismo del siglo XVIII mostraron una gran
afinidad con los hombres del Renacimiento, a los que consideraron
irreligiosos (más que esto fueron antiescolásticos.
Pero el Renacimiento comenzó en la Edad Media cuando el
pensamiento filosófico presentó a la naturaleza como una cosa en sí y
no como un símbolo de una realidad superior. En el Renacimiento se
culmina este proceso cuando los ejes del pensamiento se separa de Dios
1160
para anclarse en la naturaleza. La unidad que la Edad media había
puesto en el Creador se transporta al creado.
La armonía que hay en la Naturaleza toma su más fiel expresión en las
matemáticas. Aparece una nueva estética basada en el pitagorismo. El
número se convierte en el elemento prevalente en las artes y en la busca
de las proporciones perfectas y en en el estudio de tres medias: la
aritmética, la geométrica y la armónica.
“Aquellos mismos números por los que un concierto de voces aparece
agradabilísmo, son los mismos que llenan también los ojos y el ánimo
de placer maravilloso” escribió el humanista Alberti.
El arte gótico, según su extrema concepción del espacio, no dio orden
ni forma. El Renacimiento devolvió orden numérico en el espacio, fijó
relaciones que el gótico había abandonado y desarrolló la perspectiva
(forma subjetiva y forma objetiva).
Tratamos de una escritura del Renacimiento que es casi pura imitación
de la carolina de la Alta Edad Media. Se le da el nombre de humanística
porque fue introducida y difundida por los humanistas del siglo XIV y
XV y porque fue la forma de expresión gráfica del movimiento cultural
humanista.
Es también denominada “antiqua” o antigua por contraposición entre la
antigua carolina y la “modernidad” que en esos siglos se atribuían
precisamente a las góticas. El término antiqua es una consecuencia de
la terminología gráfica de todos los que practicaban con normalidad el
arte de la moderna escritura gótica por oficio y necesidad en los siglos
XIII y XIV. También ha sido llamada romana e itálica.
Fundamentalmente es un alfabeto minúsculo y es corriente por ello
denominarla minúscula humanística.
EL FENÓMENO DESCONCERTANTE
Hasta ahora el fenómeno normal en la Historia de la Escritura es que se

pase de la escritura capital clásica a la nueva minúscula y de ésta, por
ejemplo a la visigótica por tendencias gráficas, sin voluntariedad en sus
inicios y por hechos culturales coetáneos.
Las tendencias gráficas internas ( tajo de la pluma, ductus, ángulos,
soportes) espontáneas, unas, artificiosas otras, conscientes y
subconscientes, determinaban el desarrollo y evolución de las formas
del alfabeto.
Desde la introducción del alfabeto romano en el siglo VII antes de
Cristo hasta el fenómeno de la escritura humanística en el ocaso del
siglo XIV, no hemos visto ningún empeño voluntario de pocas personas
por retornar a un sistema de alfabeto latino con formas de pasado.
1161
En la Historia de la Escritura Latina hemos conocido hechos culturales
externos al proceso de evolución gráfica. Aquéllos sólo impulsaban y
ambientaban las tendencias de la escritura: la aparición de la literatura
latina en los siglos de la República romana y la consolidación en el
Imperio de Augusto (Capital clásica romana), la expansión del
Cristianismo en el siglo III (sistema nuevo romano con unciales y
semiunciales), las invasiones de los bárbaros (el particularismo gráfico
de las escrituras llamadas nacionales) la revisión textual de los textos
sagrados en la época carolingia (escritura carolina), la aparición de
nuevos modos de lectura en las ciudades y las universidades (las
góticas).
La escritura humanística tiene una aparición desconcertante en la
Historia de la Escritura porque no son las tendencias gráficas sino los
hechos culturales los que provocan el sistema escriturario. Se rompe la
lógica de la evolución histórica de la escritura:
-Se trata de un simple retorno voluntario a formas gráficas abandonadas
y sustituidas (la escrituras de la clase carolina) al margen del grafismo
del momento. Los humanistas hicieron viajes de estudio a bibliotecas
de antiguos monasterios a buscar textos clásicos genuinos tal como los
usaban los romanos y griegos. Entusiasmados los copiaron literal,
figurada y formalmente. Pero estos códices no eran de los antiguos
romanos, sino escritos por monjes y clérigos en minúscula carolina de
los siglos IX a XII.
CONCEPTO Y ORIGEN
También llamada humanista redonda (rotunda) o humanista nueva

romana. Estas denominaciones vienen determinadas por su forma
redonda, frente a la apariencia angular de la gótica, y al hecho de que es
un remozamiento de la antigua forma de escribir de los romanos.
Es así mismo "antigua" (antiqua) en contraposición a la "moderna" que
en aquel momento era la letra gótica.
La aparición de la letra humanística a finales del siglo XIV representa
un hecho singular en la historia de la escritura, ya que es la primera vez
que un estilo no obedece a una evolución lógica de la escritura vigente
en ese momento, sino que es una recreación voluntaria e intencionada
de los antiguos tipos, en concreto de los de la época carolingia, aunque,
erróneamente, los humanistas creyeron que aquellos manuscritos de los
siglos IX al XII que les sirvieron de inspiración eran los de la época
bajo imperial romana.
Igualmente, la caligrafía humanista es una reacción frente a la creciente
ampulosidad y barroquismo de la letra gótica, que la hacían casi
ilegible.
1162
De hecho, la etiqueta de "gótica" aplicada a un tipo de letra, es un
término creado por los humanistas para denostarla por considerarla
propia de los bárbaros (godos) y, por lo tanto, característica de los
tiempos oscuros de la Edad Media.
El primer humanista en expresar abiertamente su descontento con la
letra gótica fue Petrarca, quien en varias cartas (Ep. fam. lib. XXIII,
epist. 18 y 19) ante la contemplación de un manuscrito de San Agustín,
regalo de Bocaccio y escrito en letra carolina del siglo XI, le dedica
palabras de alabanza tales como "vetustioris litterae maiestas...omnis
sobrius...ornatus".
El ideal de letra para Petrarca era una que fuera "castigata et clara seque
ultro oculis ingerens", es decir, una letra cuidada y clara que fuera bien
captada por los ojos. En contraposición tildaba a la letra gótica como
"vaga et luxuriosa", más propia de pintores debido a sus trazos
artificiosos "artificiosis tractatibus litteris" y apropiada para cualquier
cosa menos para ser leída "ad alium quam ad legendum inventa".
Pese a todo, no será Petrarca el primero en usar lo que hoy
denominamos escritura humanista, tal honor recae en Poggio
Bracciolini, siendo un manuscrito del año 1408 en que copió a Cicerón,
el más antiguo de los conservados de este tipo de escritura.
Niccolò Niccoli, Ambrogio Traversari y Coluccio Salutati son también
de los primeros humanistas en usar este tipo de letra.
CARACTERÍSTICAS E INFLUENCIA
La letra humanista es fundamentalmente un alfabeto minúsculo y por

ello es corriente denominarla minúscula humanista.
Las letras mayúsculas están basadas en las capitales epigráficas
romanas (conviene mencionar a este respecto que Poggio hizo un
inventario de inscripciones romanas que sin duda le influyó), siendo las
minúsculas básicamente grafías carolinas.
Se trata de una escritura clara, bella y elegante, acorde con los gustos
estéticos del Renacimiento: poca decoración, mucha linealidad y
medida.
Por otra parte, hay que dejar bien sentado que la humanista fue una
escritura elitista, de hombres doctos, fundamentalmente dirigida a
libros de lujo para bibliófilos exquisitos, costosos y cuidados hasta en
sus elementos más mínimos. Normalmente eran transcripciones de
textos clásicos.
En modo alguno fue la escritura normal de libros y documentos de
médicos, teólogos, juristas o escribientes de la época, que escribían
usando un estilo gótico.
1163
De aquí que la difusión de la escritura humanista fuera muy limitada en
su época, siendo pues sorprendente que su influencia llegue hasta
nuestros días. Su auge posterior fue gracias en gran medida a la
adopción de sus tipos por la imprenta, situación propiciada no sólo por
la alta legibilidad de este tipo de letra, sino también por el hecho de que
entre los años 1450 a 1500 Italia fue la mayor productora de libros
impresos, lo que sin duda favoreció la generalización de este tipo de
escritura.
Así, tipografías como las de Jenson, Garamond y Aldo Manuzio fueron
creadas basándose en prototipos humanísticos.
Los caracteres góticos de Gutenberg, los primeros utilizados para la
impresión, fueron con el tiempo desplazados (excepto en Alemania
donde por razones fundamentalmente religiosas y nacionalistas, la
gótica siguió vigente hasta el siglo XIX en su variante "fraktur", de
hecho, su abandono definitivo fue impuesto por un decreto de Hitler en
1941) adoptándose definitivamente los correspondientes a la humanista
redonda antigua, eso sí, dándole unos retoques para acomodarla a las
exigencias mecánicas de la imprenta, así la humanista impresa presenta
un trazado más rígido, menos sinuoso y con trazos ascendentes y
descendentes más marcados que los presentes en los manuscritos
(véanse ejemplos en la página siguiente).
Poco antes de la mitad del siglo XV, surgió la mal llamada humanista
cursiva o escritura itálica, ya que no es un tratamiento cursivo del tipo
redondo, sino procedente de una reelaboración y rediseño de la gótica
cancilleresca italiana.
El impresor Aldo Manuzio fue el primero en introducir esta letra en la
tipografía de imprenta en el año 1499, imitando la cursiva de Poggio y
utilizando para ello unos tipos móviles creados al efecto por el grabador
Francesco Griffo, de ahí que en la época a este tipo de letra se la
conociera con el nombre de grifa.
Todavía hoy, los caracteres humanistas perviven en libros, periódicos e
incluso ordenadores. Conviene no olvidar que fuentes informáticas tan
ampliamente utilizadas como Times New Roman (llamada Times por el
periódico que fue quien encargó en 1929 a Stanley Morrison la creación
de esta tipografía y New Roman porque es del tipo "nueva romana"),
Garamond, Book Old Style etc, son recreaciones de tipos humanísticos
y constatan el predominio incuestionable hasta hoy de la escritura
humanista.
RASGOS GENERALES DE LA HUMANISTA REDONDA

MANUSCRITA
1164
Como he mencionado con anterioridad, la letra humanista es
básicamente un "revival" de la carolina, pero con algunas
características de la gótica, como es por ejemplo la introducción del
punto sobre la "i" (si bien es cierto que hay humanistas que no incluyen
el punto como es el caso de Poggio, y en otras ocasiones el punto está
tan finamente trazado que apenas es insinuado), la "r" en forma de 2
(que alterna con la "r" derecha) y la forma angular de la "u" (V) al
principio de palabra.
Las abreviaturas son poco frecuentes, los humanistas renunciaron a la
mayoría de ellas, pues el sistema abreviativo había llegado a ser muy
hostil para el lector, dificultando enormemente la inteligibilidad del
texto.
Tampoco son muy abundantes las ligaduras, pues la tendencia es a
definir las letras. Las ligaduras más utilizadas son: "ae" (æ/ €), "ct" (©),
"st" ( ̈), "ss" (§ ) y "et" (&).
Otras características propias de la escritura humanista son la "a" de tipo
uncial, la "d" con trazo ascendente recto y sin inclinación, remates
oblicuos en la parte final del trazo descendente de la "p" y "q", así
como forma redondeada de la "g".
LA TIPOGRAFÍA DIGITAL "HUMANISTICA ANTIQUA"
La fuente "Humanistica Antiqua" trata de reproducir la letra del

humanista Poggio, tomando como modelo la usada en su transcripción
de las obras de Cicerón.
Esta fuente posee no sólo los caracteres latinos básicos, sino caracteres
especiales, variantes gráficas para una misma letra, abreviaturas,
ligaduras etc.
La mayor parte de los signos son accesibles directamente desde el
teclado, no obstante algún carácter sólo es posible introducirlo en un
documento mediante el uso del menú de Word Insertar/Símbolo, o un
mapa de caracteres.
LA ESCRITURA HUMANÍSTICA ITÁLICA
Es una escritura sencilla y que, desde el principio se uso tanto en el

ámbito librario como en el documental, dada su versatilidad. De sus
características gráficas cabe destacar la claridad de su trazado, la
separación de las palabras y la distribución dentro de la distribución
dentro de la caja de la escritura, lo que le confiere un alto grado de
legitimidad (sobre todo en comparación con la escritura gótica de tipo
procesal, con la que conviene durante mucho tiempo)
1165
Sus letras presentan un importante desarrollo en alzados, que se
inclinan hacia la derecha, y caídos que lo hacen hacia la izquierda. La d
recta, la a cerrada, la g con un caido que se cierra sobre sí mismo, la s
larga a mitad de palabra y de doble curva al final, son sus letras
diacríticas.
LA ESCRITURA HUMANÍSTICA (BASTARDA)
Durante los siglos XIV y XV se produjo en Italia una crítica de la letra

gótica proveniente de los humanistas, interesados en una mayor
difusión del arte de la escritura y de la lectura fácil. La
palabra gótica fue inventada por ellos para designar peyorativamente a
un tipo de escritura que intentaban contraponer a la escritura carolina
"clásica", que aún podían leer en los códices donde los benedictinos de
diversas abadías habían transcrito los textos de los autores de la
Antigua Grecia y Roma. Petrarca, uno de esos humanistas interesados
en la restauración de la letra carolina, inició el movimiento de reforma
de la tradición gótica en Italia, introduciendo en la escritura grafías
carolingias. Otros humanistas continuaron su obra hasta imponer un
nuevo tipo de letra mixta, la gótico-humanista, que se difundió desde
Florencia hacia el norte de Italia.
El desarrollo de una letra humanística pura, libre de rasgos góticos y
reconstruida sobre la letra carolina de los siglos X y XI, fue obra de
Poggio Bracciolini, un florentino que en la primera mitad del siglo XV
produjo una nueva carolina de mayor elegancia, con tendencia a la
cursividad. En consecuencia, la escritura humanística es un caso de
restauración de la letra carolina, que se entendió como paradigma
clásico de la escritura, pero que sin embargo conservó algunos rasgos
góticos, observable en las formas redondas y en las cursivas.
La letra humanística redonda se aproxima más a la carolina del siglo X
y XI, tal como puede verse en el documento 9. Sin embargo, se
diferencia de esta última por el uso del punto de la letra i, por el asta
atravesada de la letra t, y por la doble curva de la letra s. La
letra humanística cursiva resultó de una derivación de la gótica cursiva
influenciada por la humanística redonda, en la cual los caracteres
humanísticos fueron desplazando a los góticos. Este tipo se generalizó
en España durante el siglo XVI, en especial en los libros y en la
correspondencia privada. Al ganar rapidez en su trazo, esta letra fue
convirtiéndose en una letra humanística corriente, en la cual los nexos
entre las letras se multiplican, dificultando la lectura. El documento 10
muestra las desventajas de la lectura de la letra humanística cursiva
cuando se la compara con la humanística corriente. En España este tipo
de letra fue rápidamente difundido y empleado por muchas personas,
1166
adquiriendo por ello la denominación de bastarda, un nombre con el
cual se le conoció en Iberoamérica.
En la Cancillería de Castilla comenzó a adoptarse la letra bastarda
solamente después de mediados del siglo XVI, por la influencia
ejercida por los maestros calígrafos que publicaron Cartillas de
Escritura. Juan de Iciar, el fundador de la caligrafía española, dijo en
1547 que la letra humanística, si bien había llegado de Italia, era la que
predominaba por entonces en toda España. Al introducirse la imprenta
en España con la publicación del Sinodal de Aquilafuente(Segovia,
1472), los maestros calígrafos se preocuparon por las correspondencias
entre la letra bastarda y la letra de imprenta. Al adaptarse la cursiva
humanística al uso de la imprenta se originó la letra italiana, usada con
frecuencia en las escuelas para que los alumnos ejercitaran la destreza
de su mano. El documento 11 ejemplifica la escritura bastarda bastarda
española que se usó ampliamente en los libros capitulares de las
ciudades y en las rúbricas de los contratos firmados entre particulares.
La Imprenta.
No constituye una nueva clase o grupo de escrituras, tal como las

vemos enjuiciando en esta lección. Se trata de un sistema ideado para
multiplicar las comias de los textos escritos de modo mecánico, pero
sin innovar la forma de las letras y signos, que siguen siendo los
mismos que estaban en uso a mitad del siglo XV, cuando aparece el
arte de imprimir. Puede decirse que cambia el método de ejecución,
pero no la escritura en sí. De hecho durante muchos años, todo lo que
se imprime se limita a la producción de modelos de escritura gótica y
de escritura humanística, y tan fielmente los imitan que, a veces, el
observador dudará si lo que tiene ante sí es un libro impreso o un libro
manuscrito.
Más importante en orden a la evolución de la escritura serán, a partir
del siglo XV, los maestros caligráficos con sus escuelas y sus textos
teórico prácticos para enseñar a escribir. De ellos procederán y de ellos
irán pasando a al imprenta más de mil variedades de letras, con su
nombre propio cada una (redonda, bastardilla, itálica, española, etc.)
pero que en su fondo y sustancia gráficos coincidirán todos en ser
escritura humanística, bien que con dejos y reminiscencias de tipo
gótico.
Elementos de la Escritura.
Cualquier escritura tiene unos rasgos que hay que tener en cuenta para
su análisis y estudio y que cambian en función de cada tipología e,
1167
incluso, en cada variante de una misma letra. Siguiendo a Millares
Carlo (1932) podemos analizar:
La morfología, es decir, la forma que adquieren las letras en cada tipo

de escritura es fundamental, ya que de ella dependen los demás
elementos a estudiar, es importante conocer las letras diacríticas en
cada tipo, que son aquellas que lo definen y diferencian de otros tipos.
En estas letras hay que valorar, su trazado, la evolución e incurvación
de los alzados y caídos, el nódulo de las mismas. Además hay que
conocer la forma de unión de las letras, ligadiras y nexos, ya que éstos
también definen a unas escrituras respecto a las demás y son el
reslutado de la evolución de los trazos. Respecto a las abreviaturas, que
aparecen casi en todos los tipos de escrituras, ya sean librarías o
documentales, evolucionan también de unos tipos a otros.
El ductus, que se refiere al propio trazado de las letras, es decir, al
sentido de las mismas es fundamental para conocer la evolución de las
letras y la rapidez en el trazado.
El módulo de las letras es el tamaño de éstas, tanto en su altura como en
su ancho de las mismas, sin tener en cuenta el desarrollo que adquieren
alzados y caídos.
El peso es la relación entre los trazos gruesos y los finos, de forma que
se denominan escrituras pesadas a las que prsentan mayor número de
trazos gruesos, y escrituras ligeras a las realizadas con instrumentos de
punta aguda que permiten realizar formas más estilizadas y finas.
El ángulo de la escritura depende de la posición del instrumento usado
para escribir en relación con la materia scriptoria. Con ella se determina
la posición de la mano del escriba en relación con el testo escrito y pr
tanto, permite concer determinados aspectos de la realización de estos
escritos. Este elemento se mide por el ángulo de los ástiles que las
letras marcan en relación con la línea de pautado o de escritura.
Abreviaturas
Cada tipo de escritura tiene su propio sistema de abreviación, destinado

a conseguir una mayor celeridad en el trazo y una considerable
economía del espacio. Siguiendo el esquema trazado por A. Millares
Carlo, se pueden establecer unas reglas generales en el mode de
abreviar las palabras y, aunque a principios del siglo XVI se observa
una tendencia a mantener las formas tradicionales, a medida que avanza
ese siglo van perdiendo sentido (vocales superpuestas) y precisión,
confundiéndose alguno de los signos abreviados.
Según este autor el sistema abreviativo está compuesto por cuatro
grupos:
1168
Signos abreviativos. Son los rasgos que indican que una palabra está
abreviada y que tiene un valor constante. Entre estos signos los hay
generales, es decir, que afectan a la palabra que acompañan sin
especificar qué abrevia (generalmente suele representarse con puntos y
líneas), y especiales, que tienen un valor determinado y suple una letra
o conjunto de letras.
Modos especiales de abreviar. Son los que representan una sola palabra
que, por la evolución de su trazado ha llegadoa tener una forma
específica. Las letras sobrepuestas adquieren gran importancia y su uso
se extiende a la escritura europea.
Abreviatura por suspensión o apócope. Consiste en suprimir los
elementos finales de una palabra. Dentro de este tipo se incluyen las
siglas, que es una abreviatura por suspensión de varias palabras,
conservando únicamente, la primera letra de cada una.
Abreviatura por contracción o síncopa. Son lo que suprimen las letras
intermedias y conservan, al menos, la primera y/o la última.
1169
1170
2. Diplomática
Concepto de Diplomática y tendencias actuales. Método. Génesis
documental. Tradición documental. Aánlisis formal del documento
caracteres externos e internos
DIPLOMÁTICA
CONCEPTO MÉTODO Y EVOLUCIÓN
Este concepto al igualque el de Paleografía, ha evolucionado con el

tiempo. Aunque en su orígnen griego y romano se refiere a u tipo
concreto de documento plegado, con el tiempo va ampliandose el
concepto para referirse a otros tipos documentales y se usa, en la Edad
Moderna, para designar aquellas piezas documentales emanadas de las
autoridades civiles y eclesiásticas, en un primer momento, y a todo
documentos que está revestido de ciertas formalidades, posteriormente.
Aunque en principio la Diplomática se circunscribía a la
documentación medieval emanada por las altas autoridades, poco a
poco esta limitación va desapareciendo y se va haciendo necesaria,
como afirma Bautier, la ampliación de la misma sin límites de espacio,
tiempo u origen.
La palabra diplomática viene del griego que quiere decir doblado o
plegado en dos partes. La definción queda consagrada por Jean
Mabillón en su De re diplomatica libri sex. Hoy la voz diploma es
sinonimia de la voz documeto y que la Diplomática ha pasado de ser
etimológicamente la ciendo de los diplomas, a ser en realidad la
ciencia de los documentos.
Sin embargo, hay que esperar al siglo XIX para encontrar uns difinición
amplica de esta disciplina, emitida por Theodore Von Sickel,
considerado el padre de la diplomática moderna. Según este autor el
objeto de la misma es el estudio de todo testimonio escrito redactado
sobre una forma determinada sobre un hecho de naturaleza jurídica.
Coincide Cesara Paoli (Florencia 1969) en esta definición cuando
afirma que un documento diplomático es: «un testimonio escrito de un
hecho de naturaleza jurídica redactado con observancia de ciertas
1171
fórmulas establecidas, destinadas a procurarles fe y darles fuerza
probatoria»
La Diplomática es, en definitiva, el estudio de los documentos en
función de su natualeza, su valor, ya sea jurídico, administrativo,
histórico o testimonial, revestidos de las formalidades que le otrorgan
carácter probatorio y fuerza legal.
Objeto y fin
El objeto de la disciplina es el documento de cualquier época, realziado

en todos los soportes y de cualquier contenido aunque su finalidad
primaria, siguiendo la definición que de esta disciplina da J. Mabillon,
es determinar la autenticidad de los mismos en base s su forma de
elaboración y expedición. Sin embargo, en el análisis de los
documentos habrá que tener en cuenta no sólo la estructura formal de
los mismos, sino el estudio de la institución que los produce, y la forma
en que los realiza y expide.
El fin principal perseguido por la diplomática o el diplomatista al jugar

el paral critico que decimos sobre los diferentes aspectos documetnale,
se cidre en el aprovechamiento y eptación del documento como fuente
histórica escrita, aspirando a sacar de él cuantos datos y elementos
puedan servir al esclarecimiento de determinados fenómenos históricos.
Método
El método crítico usado para establecer la autenticidad de los

documentos y la transmisión del texto, se ha ido perfeccionando
progresivamente para establcer una serie de aspectos del documento:
Orígen y su formación
La estructura y caracteres
Los elementos de validación.
La forma de expedición
La transmisión
La tipología, etc.
El método el conjunto de normas y principios que deben presidir la
acción del diplomatista en relación con los documentos, y d otra, la
serie de procedimientos y reglas concretas a través de los cuales habrán
de aplicarse esso principios.
Principios metodológicos.
1172
Saber distinguir siempre y en cada caso enre autenticidad diplomática y
autenticidad histórica.
Tratar de averiguar y establecer la tradición del documento,
distinguiendo entre original u originales y copas en sus diversos tipos.
Examinar y conocer a fondo los caracteres normales del documento así
internos como externos, desde la materia sobre que está escrito y la
tinta con que fue trazada su escritura asta el estilo del texto o discurso
documental, con las palabras e ideas que forman el mismo, sin
despreciar ninguna.
Aplicación de estos principios.
O sea operaciones concretas que el estudioso de los documentos ha de
llevar a cabo para aplicar con efectividad dichos principios y concluir
con la mayor seguridad posible sobre cada uno de los aspectos
documentales a que se refieren aquellos.
prudencia y equanimidad evitando todo interés o pasionamiento.
Estarse a favor de la autenticidad siempre que esta se halle avalada por
una tradición constante.
No debe suponerse mala voluntad por parte de quien hizo el
documento.
Si hay contradición entre los datos del documento y otr fuente histórica,
se les otorga mayor credibilidad a los primeros.
Si se concluye en que no es auténtico hay que buscar las causas de su
inautencidad. Tras clases:
Ex Caducitate, sustituir uno deteriorado por otro nuevo
Ex iactura, cuando ha desaparecido el original.
Ex dolo mala, premeditadamente para enganar a alguien.
El análisis persigue tres fines:

Determinar la autenticidad diplomática y la histórica, que no siempre
coinciden, ya que un documento puede ser auténtico en su forma de
expedición pero no en su contenido.
Estudiar la tradición documental para diferenciar originales de copias.
Analizar el documento desde sus caracteres, internos y externos. En
este punto, el diplomatista ha de determinar la génesis documental, es
decir, los pasos por los que ha pasado el documento desde que se ha
ideado hasta que se ah expedido o archivado. Esto implica el
conocimiento de las instituciones productoras de los documentos, del
contexto histórico y de todos los elementos que puedan servir para
realizar un análisis crítico del documento: materia escriptoria, tintas,
escritura, fórmulas, etc.
Respecto a la evolución de la diplomática, aunque hay precedentes en
el establecimiento de técnicas de crítica textual para determinar la
1173
falsedad de un documento, como las marcadas por el papa Inocencio
III, no es hasta el siglo XVII cuando estas disciplina comienze a tener
un cuerpo teórico definido. Sin embargo, el Humanismo se preocupó de
la crítica diplomática para dilucidar cuestiones históricas surgidas de
lso problemas religiosos, que a partir de este momento jalonan la
historia europea.
El primer autor que establece unas reglas para realizar el análisis
diplomático de los documentos fue D. Van Papenbroeck en su obra
Propyleum antiquarium (1675), aunque en ella se cuestionaba la
veracidad de los documentos conservados en los archivos eclesiásticos.
Como queda expuesto más arriba, la reacción de J. Mabillon en 1681 a
la obra de Papenbroeck fue un método de crítica diplomática que ha
sido aceptado por todos los autores posteriores. Para él contenido de los
documentos, le permite distinguir los documentos falsos de los
verdaderos. En este tratado establece una nomenclatura básica para los
tipos documentales que aborda (reales, eclesiásticos, los caracteres
internos de los documentos, etc.)
A esta obra se una, siguiendo a J.M Ruiz Asencio el Nouvel Traité de
Diplomatique de los también benedictinos R Toustain y C. Tassin, que
completa la obra de Mabillón y sienta las bases de las diplomáticas
especiales (pontificia, episcopal, nobiliaria, etc.) estableciendo una
clasifiación de los caracteres de los documentos.
Otros hitos en la evolución de la Diplomática lo marca la figura ya
mencionada de Theodore von Sickel y de Julio Ficker, que establecen
por primera vez la distinción entre las dos fases del documento, la actio
y la conscriptio.
Posteriormente, durante los siglos XIX y XX, la Diplomática comienza
a tener un desarrollo importante, marcado por su aparición en las
enseñanzas oficiales europeas y la publicación de numerosos manuales
que abordan diferentes aspectos de la disciplina, como los de Giry,
Boüard, Bressau, Paoli, etc.
GENESIS DOCUMENTAL
La producció de cualquier institución, física o jurídica está marcada por

dos fases gesnéticas que fueron por primera vez formuladas por Julio
Ficker en 1877, como actum y factum y que se corresponden con la
actio y la conscriptio. Ambos, la actio como el germen del acto jurídico,
y la conscriptio como su puesta por escrito, pueden producirse de forma
sucesiva o a la vez. Con posterioridad a su escrituración, se produce la
traditio que es la entrega del documento al interesado y que pone fin al
proceso documental.
1174
1. autor, destinatario y rogatario. En la formación y hechura del
documento participan normalmente tres personas:
Primera el autor, la persona que ya directamente, ya a través de otra que
actua por su mandado, o en su nombre hace el documento.
Segunda, el destinatario, aquel a quien va dirigido el documento y que
de un modo u otro ha de existir siempre.
Tercera, el rogatario, que es quien por encargo o ruego –de aquí su
nombre- de cualquiera de las dos anteriores prepara el documento,
redactándolo, esccribiéndolo y poniéndole los demás elementos
externos.
La génesis documental marca los pasos que ha seguido el acto jurídico

que se quiere escriturar desde el momento en el que la parte o partes
interesadas expresan su voluntad de realizarlo, hasta que el acto es
puesto por escrito con todas sus formalidades y expedido. Todos estos
pasos tienen su reflejo documental en las siguientes fases:
LA ACTIO
Se refire a la acción y al hecho jurídico contenido en él del que deriban

los correspondientes derechos y obligaciones.
Petitio o súplica, es la petición, ruego, súplica motivada, escrita u oral,
que puede ser realizada directamente por el interesado o dirigida a una
autoridad para que esta actue en su favor. Cuando la petición la realiza
el interesado suele quedar reflejado en la documentación. Cuando se
dirige a una autoridad, puede dar lugar a un tipo documental
tradicionalmente llamado memorial. Resulta más propia de los
documentos públicos que de los documentos privados.
Intercessio, es la intervención de un tercero que también puede quedar
reflejada en el documento (a través de un verbo como rogare o de
alguna fórmula más esplícita) o bien generar un documento propio,
como el informe, característico de la documentación indiana. Los
intercesores solían ser personas que estaban cerca de quien había de
acceder a la súplica: familiares, servidores, personajes civiles y
eclesiásticos.
Interventio y consentio, es la actuación de terceras personas en la que
dan su consentimiento al negocio jurídico en cuestión y su reflejo
documental es la presencia de suscripciones de confirmantes al pie del
documento e, incluso, en una fórmula final en al propio texto («visto
por los de nuestro consejo, fue acordado»). Tal es el caso de los
documentos que se hacían para confirmar documentos jurídicos
anteriores. Al suplicar los interesados dicha confirmación, era lógico
que el presunto confirmante investigara, antes de concederla, los
1175
posibles derechos de terceras personas con relación objeto de la
confirmación
Testificatio, es la presencia de testigos en el acto jurídico. Suele
aparecer reflejada en el documento en expresiones sencillas («vieron y
oyeron…» o también «lo firmaron de sus nobmres», que con el tiempo
pueden quedar reducidas al nombre de la persona seguida de «testigo»).
Quien otorgabe el documento tenía necesidad de reforzar la eficacia de
su acción, con el prestigio y la ayuda moral de otras personas. Pero para
esto bastaba, con que en el texto documental se dijera que tales
personas habían estado presentes y si do favorables a dicha acción.
LA CONSCRIPTIO.
Se refiere a la consignación por escrito de de la acción documental, de

sus derechos y obligaciones.
La fase de ejecución del documento con todas sus formalidades y
consta también de diferentes acciones.
Iussio o rogatio, Es la acción por la que se da orden «iussio» de fijar el
acto jurídico y que puede ser verbal o escrita. La iussio se refiere a la
orden directa de fijar por escrito el documento por parte del rey o de
una autoridad delegada («mando hacer esta carta»). La rogatio, en la
documentación privada, hace referencia a la petición que un particular
hace a un escribano para que realice el acto escrito (-signo del notario-
que rogó hacer esta carta). Todo documento privado está escrito sobre
un ruego o encargo dirigido a quien corresponda por la parte interesada
en el documento sea esta el autor, sea el destinatario, sea una tercera
persona a nombre de ellos. A este ruego o encargo se le llama
tradicionalmente «rogatio».
Minuta o borrador. Es la primera puesta por escrito del acto jurídico,
de carácter preparatorio antes de su redacción definitiva. Pueden
aparecer completos, asi siempre en la documentación real o
cancilleresca, o resumidos como ocurre con frecuencia en la
documentación privada. En la documentación notarial el oborrador o
nota del documento es, hasta fines del siglo XV, la matriz del
documento y se conservan bien sueltas, bien recogidas den registros.
Antecedente de la minuta son las notas dorsales, llamadas así porque se
encuentran aldorso de algunos documentos, conteniendo nombres,
fechas y otras indicaciones a modo de apuntes. No tienen un valor
jurídico y son escritos preparatorios del documento definitivo.
Mundum. Es el documento ya escriturado y listo para incorporarle las
formalidades, que era revisado para evitar errores. Mundum quiere decir
limpio, se trata del documento en limpio.
1176
Recognitio. Es la revisión del mundum para comprobar su redacción y
fidelidad con el borrador que quedar reflejada en el documento a través
de una suscripción de la persona que se hace responsable de las misma.
Registratio: es la acción de transcribir los documentos que se expiden o
reciben en una cancillería o en un registro. En los originales suele
aparecer una mención al registro a través de una abreviatura (Rº, Rta).
Parece que dicha misión se daba solamente con la atenta lectura del
documento definitivo, de ahí la palabra «relegui» (releí) que aparece
expresa alguna vez.
Validatio. Es la acción de validar o autentificar el documento u se
realiza a lo largo de un tiempo con diferentes elementos: suscripciones,
rúbricas, signos, sellos, etc. Sobre el mundum.
Esta fase de la conscriptio tiene una doble manifestación: la de los
signos y suscripciones o firmas con que se cerraba el texto documental
para darle fuerza de derecho; y la del distintivo o contraseña que se
añadía a la materialidad del documento para ratificar esa misma fuerza,
y sobre todo como garantías de su autenticidad. La primera validación
no puede considerarse como fase propia e independiente sino integrada
en el documento del mundum o puesta en limpio. En cambio la segunda
sí, y nada tenía que ver con el anterior conjunto textual, consistiendo
generalmente en un sello, que se unía materialmente a la pieza del
documento, o en un dibujo especial como en el caso de las cartas
partidas
Expeditio o remisión al destinatario, se trata de una fase que sale del
ámbito de las conscriptio propiamente dicha; pero sin la cual esta no
serviría para nada, pues el documento no surte efectos hasta ser
recibido de algún modo por aquel a quien va dirigido.
Taxatio. Es la fijación de la tarifa que se va a allevar por la
escrituración del documento.
Traditio:
Es la entrega del documento al interesado o a sus representantes.
TRADICIÓN DOCUMENTAL
Son las diferentes formas en las que puese aparecer un documento y

cómo se ha transmitido hasta la actualidad. En general, se pueden
identificar tres formas, minuta, originales y copias, aunque pueden
hacerse divisiones en cada categoria.
Minuta.
Es el escrito preparatorio del original, que puede presentar añadidos,
errores, etc. y al que la faltan, además, otros elementos validatorios.
Original.
1177
Es el documento perfecto, definitivo tanto en redacción como en su
forma externa y que presenta todos los elementos de validación
necesarios para su expedición.
Se llama así a toda pieza documental que conservam en sus caracteres
externos e internos, tal cual fue emitida por su autor. «Son originales
los documentos hechos por la directa voluntad de su autor y
conservados en la materia y forma genuinas bajo las cuales fueron
primordialmente emitidos»
Se pueden distinguir, según F. Reyes (Introducción 1999) varios tipos
de originales:
Originales diversos, cuando se realizan y validan a la vez varios
escritos con el mismo tenor documental, es deceir, con idéntico
contenido (permutas, tasaciones, acuerdos de voluntad, etc.)
Originales múltiples, cuando un mismo autor documental emite un
documento con el mismo tenor a diferentes destinatarios.
Originales de segundo grado. Son documentos que carecen de alguna
de las formalidades que lo definen como original perfecto.
Como las categorías intermedias entre originales y copias, esta autor
identifica las siguientes:
Renovaciones, que son documentos realizados por la autoridad
correspondiente para sustituir otro anterior, bien por pérdida del
original, bien por desinterés del particular o institución. Pueden ser
ampliaciones o reexpediciones del original, intersecciones de un
original en otro documento, confirmaciones de hechos jurídicos en
documentos anteriores.
Copia
Es la transcripción o reproduccion de un texto anterior paa dar lugar a
otro documento. Diplomáticamente hablando la copia es la
reproducción que se hace de un documento original, extraviado o
exitente aún. Se pueden establecer tres tipos de copias.
Copia auténtica, es aquella que se reviste de los elementos formales que
validan su contenido, es decir, está certificada y legitimada por la
autoridad. Este tipo pueden sustituir al original y tiene los mismos
efectos jurídicos y administrativos. Destaca a partir del siglo XV, el
traslado notarial, por el que un notario da fe de que el documento
realizado responde exactamente al original.
Copia simple, es la trascripción de un texto pero sin elementos que lo
validen ni suscriban y, por tanto, sin autenticidad jurídica.
Copia autógrafa, es la que realiza el mismo autor del original, lo cual la
convierte de algún modo en duplicado del mismo, al que puede sustituir
con eficacia en caso de extravío.
1178
Copia figurada o «imitativa», en la que se reproducen los mismos
elementos formales del documento (por ejemplo, para realizar un
facsímil)
Los vídimus y traslados. Volviendo a las copias simples el vídimus, es
una copia hecha dentro de una cancillería y avalada por ella
Traslados. En sl siglo XVI los «vídimus» empiezan a ser deplazados
por la otra clase de copias los «traslados públicos o copia notarial» ya
que su autenticidad está garantizada por la suscripción y signo del
notario que hace el traslado.
Además de estos tipos de copias se pueden añadir los códices
diplomáticos, con dos categorias, registros y cartularios, en las que los
documentos copiados se reúnen en volúmenes que son conservados por
la autoridad que los emite y recibe.
Cartularios, son volúmenes en los que se copian los documentos
recibidos por una institución, referidos a su historia derechos o títulos
con el fin de conservarlos. Reciben diversos nombre según la región así
se denominan: becerros los libros en León, Castilla u Navarra, Tumbos
en Andalucía y Galicia por el tamaño y la forma conservados cabreo en
la Corona de Aragón, por el encabezamiento de los mismos.
Registros. Son los libros en lso que una institución transcribe los
documentos que emite y expide. Pueden copiarse íntegramente o, con
frecuencia extractados con el objeto de dejar constancia de los actos
jurídicos escriturados por esa oficina y como garantía ante ina posible
pérdida o deterioro de un original. Aunque en Castilla suu uso se
remonta a Alfonso VII, no hay a penas testimonios hasta mediados del
siglo XV, fehca de los libros más antiguos del Registro General del
Sello, conservados en el AGS. En Navarra, se conservan muy pocos
testimonios de registros, mientras que en Aragón, son continuados
desde el siglo XIII y se conservan en el Archivo de la Corona de
Aragón (ACA).
Por útimo, hay que señalar la existencia de falsificaciones a lo largo de
la historia y que pueden dar lugar a dos categorías de documentos:
Diplomáticamente auténticos.
Aquellos que son auténticos en sus caracteres externos e internos, pero
cuyo tenor documental es falso.
Los que presentan alteraciones en su forma original con el fin de
subsanar un dato, o por error del propio escriba.
Diplomáticamente falsos.
Son los documentos que, aunque en su contenido sean verdaderos, de
forma consciente son modificados en sus caracteres externos para
hacerlos pasar por el original.
1179
ANÁLISIS FORMAL DEL DOCUMENTO: CARACTERES
EXTERNOS E INTERNOS
En el análisis de un documento se deben tener en cuenta una serie de

elementos que van a definir la crítica diplomática y que tienen que ser
estudiados en su conjunto original para loder realizar un verdadero
exámen del documento tanto en su forma externa como de su
contenido.
Los parámetros a tener en cuenta en el análisis del documento son:
Caracteres externos.
Son rasgos que constituyen la apariencia del documento:
Soporte o materia sustentante. Es importante tener en cuenta el tipo de
formato, volumen, características, marcas y filigranas.
Tintas
Tipo de escritura. Hay que identificar el tipo correspondiente y analizar
sus características.
Signos especiales. Son los signos gráficos que no se consideran
escritura: menbretes, logotipos, ecudos, rúbricas, etc.
Sellos
Notas. Son las anotaciones que tienen los documentos tra su expedición
y que permiten reconstruir la historia administrativa y archivística del
mismo (resúmenes, notas de trámite, resoluciones marginales, notas de
fecha, etc.)
Caracteres internos.
Este tipo de caracteres hace referencia a la estructura interna del

documento, a su contenido, organización del texto y procedimiento
jurídico empleado. Respecto a su estructura documental, diferenciamos
las siguientes partes del documento:
Protocolo inicial.
En esta primera parte aparecen identificados el otrorgante del
documento y el destinatario del mismo, pero también presenta otros
elementos formales:
Invocación, que es la referencia simbólica o monográfica (una cruz que
encabeza el documento, el crismón o las letras XP referidas a las
iniciales de Iesu Christus en griego, etc) o verbal (Iesu Christus, In dei
nomine, en el nombre de la Santisima Trinidad, etc.) a la divinidad.
Invocación simbólica
Consiste en un signo o dibujo que simboliza el nombre de Cristo, y
puede ser una simple cruz o algo más complejo.
Invocación explícita
1180
Se llama así porque los sentimientos religiosos que en la anterior se
expresaban por un símbolo, se expresan aquí mediante las palabras y
frases correspondientes.
Intitulación, es la identificación del otorgante del documento, en la que
se incluye su nombre completo, vecindad, estado civil, etc. Esa persona
puede ser el autor de la actio documental u otra persona distinta. Se da
el primer caso siempre que el autor escriba y expida el mismo el
documento o disponga de alguien que lo haga bajo su mandato y
control. En cambio cuando tiene que acudir otra persona con
jurisdicción y autoridad para que se extienda el documento de cuya
actio jurídica es aquel responsable, entonces el documento se intitula a
nombre de esa autoridad. Es el caso típico de los documentos privados
notariales, en cuya intitulación figura el nombre del notario como
depositario d ela fé pública y dotado de jurisdicción.
Dirección inscriptio, es la refernecia a la persona o institución a la que
va dirigido del documento, también identificada con los mismos
elementos que la intitulación.
Salutatio o Saludación, es una fórmula de cortesia usada durante la
Edad Media (salud e gradica)
Texto, cuerpo o centro del documento.
Preámbulo, exordium, arenga o proemium, prologus, captatio
benevolentiae, suele aparecer en los documentos más solemnes. En él
se expresan las motivaciones que han llevado a la escrituración del acto
jurídico. El preambulo no es algo necesario, y ni siquiera importante o
conveniente a la integridad del documento; suele ser más carcterístico
de los solemnes.
Notificación o promulgatio, es una fórmula en la que se anuncia el
documento a la persona o personas que lean el mismo (notin sit,
conocida cosa sea, sabed que, sepan quantos esta carta vieren)
Exposición de motivos o narratio. En ella se plantean las razones,
motivos y antecedentes que llevan a la realización del documento y su
extensión varía enre por haceros bien e merçed, hasta una ámplia
exposición en la que pormenorizan los motivos del otorgante para dar el
documento.
Disposición. Es la parte fundamental del documento ya que en ella se
plantea el objeto del mismo y suele concretarse en ino o más verbos
(doy y otorgo, vendo, etc.). Jurídicamente es aquí donde se especifican
la naturaleza y clase del documento
Sanctio y corroboratio
Con estos dos nombres genéricos se comprende una serie de cláusulas
que van siempre al fin del cuerpo del documento y cuyo objetivo es
doble: garantizar el cumplimiento de la acción jurídica contenida en la
1181
parte dispositiva, y certificar que se han guardado una serie de
formalidades necesarias para dar validez y fuerza lagal al focumento.
Puenden contarse hasta ocho o diez tipos de cláusulas unas de carácter
sancional y otras corroborativas:
Cláusula preceptiva
Son cláusulas de sanción, vinculadas por su naturaleza a documentos
procedentes de la autoridad pública. Pueden consistir en un
mandamiento dirigido a los oficiales inmediatos o a las autoridades
civiles o elesiásticas de inferior rango o en una fórmula general
dirigidas a todos los que puedan tener que ver con el asunto
documentado
Claúsula prohibitiva
Pueden considerarse como una variante de las preceptivas o, más bien,
correlativas y paralelas a aquellas. Las preceptivas mandan a quien sea
en forma positiva sobre la observancia de la acción documental; las
prohibitivas vetan todo lo que pueda ir contra esa acción.
Cláusula derogativa
Su objeto es anular cualquier derecho, ley o privilegio que contradiga lo
que se establece en el documento. Si faltasen, dejaría abierta una brecah
que sería fatal para lo dispuesto en aquel.
Cláusula reservativa
Como su nombre indica, están encaminadas a evitar posibles recursos y
protestas de terceron consecuentes al documento, por haber lesionado
éste derechos de aquellos, por ejemplo, que un documento conteniendo
gracias o concesiones de carácter particular no pueda dar pie para
plantear en general reivindicar el mismo tipo.
Cláusula obligativa
Al decir obligatorias y obligativas, no lo entendemos de modo general
sino especial y reflejo; de otra forma, todas estas cláusulas finales
serían obligativas, pues todas sirven a la obligación de cumplir lo
dispuesto en el documento. Nos referimos ahora exclusivamente a
documentos de carácter contractual y a las fórmulas con que especial y
explicitamente se obligan las partes contratantes a cumplir lo pactado.
Cláusula renunciativa
Son aquellas que, bajo pretexto de poner a las partes contratantes a
reguardo de toda sorpresa y mala fe, tratan de enumerar, en forma de
renuncia, las causas de nulidad, excepción y otras, que pudieran ser
invocadas por alguna de las partes o por terceros para atenuar o destruir
los efectos del contrato.
Cláusulas penales.
Para hacer más eficad el cumplimiento de cuanto se dispone y manda el
documento, se echaba mano de arma de amenaza, anunciando penas y
castigos contra los incumplidores; las cuales podrían ser espirituales,
1182
pecuniarias y corporales, si bien las últimas se anuncia muy raramente.
Sobre el conjunto de las espirituales y pecuniarias puede decirse:
Espirituales.
De origen eclesiástico de las primeras, las cuales iban desde incurrir en
la ira de Dios omnipotente hasta la excomunión y su anatema, al modo
de los cánones conciliares.
Temporales.
El anuncio de penas pecuniarias aparece en los documentos privados
desde muy antiguo y, ciertamente, en la época romano barbára. El
dinero correspondiente, cuya cantidad y calidad varíaba, según épocas y
regiones, había de pagarse parte al erario público, parte a quien saliera
dañado por el incumplimiento de las cláusulas documentales.
Morales
Pecuniarias
Corporales
Clausulas corroborativas.
Sirven, ya lo hemos dicho, para anunciar expresamente que se han
cumplido, con relación al documento, todas las formalidades exigidas
para que este adquiera su perfección legal.
Colaboración, corroboratio. Son la fórmulas que cierran el texto y en la
sque se garantiza el correcto cumplimneto de las condiciones del acto
jurídico. Las cláusulas pueden variar según el tipo y contenido del
documento y van desde aquellas de tipo derogativas, por las que se
anulan las normas que contradicen el documento, hasta las
renunciativas, penales o corroborativas.
Protocolo final o excatocolo.
Aprecación. Es un saludo, de origen romano, incluido en algunos
documentos.
Data. Es la fecha tópica y crónica, del documento y suele expresarse
con la formula de facta carta o fecha la carta en … o dada en … Es un
elemento indispensable del documento que permite su
contextualización, por eso es fundamental conocer los diferentes tipos
de datación que a lo largo del tiempo se han usado y su correcta
conversión.
Validación-autentificación. Son las formalidades de las que se reviste el
documento para garantizar su autenticidad y suele estar compuesta por
varios elementos:
Suscripciones y rúbricas: del otorgante del documento o de sus
representante, del notario que da fe del mismo, de testigos y
confirmantes. Pueden ser autógrafas o bien estar representadas por
estampillas y sellos.
Sellos, apostillados para dar validez a los documentos y que representan
a alguna de las partes.
1183
Ars dictandi. Se llama también «dictamen» y se entiende por tal el arte
o ciencia de componer y redactar documentos mediante reglas o
normas, recopiladas y expuestas a modo de manual, código o
reglamento.
Ar Notaria. Es como una variante del «ars dictandi», a la cal superó en
sistematización, en difusión y en permanencia, pues en algunos
aspectos cabe decir que ha traascendido hasta el momento actual.
1184
10. CAPITULO X
LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL EN EL
ANTIGÜO RÉGIMEN
1185
1186
LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL EN EL ANTIGUO RÉGIMEN
LA CANCILLERÍA CASTELLANO LEONESA EN LA EDAD MEDIA
La cancillería como órganismo burocrático regio integrado por oficiales

bajo la autoridad de un canciller, es una institución que se desarrolla a
partir del siglo XII. Anteriormente la redacción y validación de los
documentos reales y la custodia del sello real se confiaba a un notario
del rey o a notarios y escribas que se encontraban bajo las órdenes de
un notario mayor y que solía ser personal eclesiástico en Castilla y el
Capellán en Aragón.
Respeco al funcionamiento de la Cacillería la génesis documental, el
proceso comienca de oficio o de parte con la solicitud, a la que sgue la
orden de expedición del documento, la iussio. Esta orden puede ser
directa, del rey, o delegada, del canller del guardasellos o del Consejo
Real. Tras la iussio, el canciller o directamente el monarca transmiten la
orden al notario encargado de la puesta por escrito del documento,
quien escribe la formula de la relatio (orden de expedición). El notario
realiza la minuta y escribe el mundum, que es revisado antes de que se
le apostille el sello. En la audiencia del Sello se rechzan los documentos
que no están bien hechos y el canciller pone su visa en el repliegue de
las cartas, listas para el sellado. En un primer momento los sellos
usados son pendientes, hasta que se generaliza el uso del papel y
comienzan a ustilizarse sellos de placa. Respectoa als suscripción real,
es el último paso antes de la expedición del documento y su entrega a
los interesados, previo pago de las tasas.
Evolución
A partir del siglo XII el notario encargado de la custodia del sello real y
de la validación de los documentos, es sustituido por un oficial de la
Corte al que se denomina Cancellarius o Canciller. Este tenúa bajo sus
ordenes a varios notarios y escribanos que realizaban las tareas propias
de la institución.
1187
En el sigli XIII, Alfonso X concede a esta institución una organización
completa manteniendo la dignidad al Canciller, que sigue duplicada,
pero nombrana para el ejercicio efectivo de la misma a un cansiller del
rey o canciller mayor del rey. La cancillería queda integrada por
notarios y escribanos de la poridad, que atendían al rey en los asuntos
secretos del gobierno y que eran los que redactaban lo documentos y
selladores. Siguiendo a Sánchez Belda, el esquema de las Partidas
establecen una dignidades honoríficas, mientras que el oficio recaía en
la práctica de otros oficiales; el canciller mayor del rey, el canciller
Mayor de la reina y el Canciller Mayor del Sello se la Poridad, que
custodiaba el sello secreto del monarca. Desde mediados del siglo XIII
a ellos se le una la figura del Notario Mayor, de Castilla, de León, de
Toledo y de Andalucía.
El Canciller
El término empieza a usarse en la primera mitad del siglo XII, durante
el reinado de Akfonso VII, que los vincula a las sedes arzobispales de
Santiago y Toledo. Pronto se convierten en cargos honoríficos, ,o que
obliga a nombrar a personal efectivo que desempeñará. Como sucede a
fines del reinado de Fernando III, con la figura del Notarius que, por
sus orden, mandaba que se redactasen las cartas que tenía la custodia
real de los sellos. A finales del siclo XIV aparece definida la figura del
Canciller de la Pridad.
Según las Partidas, el canciller debía ser una persona de buen linaje,
vasallo de reyy lal, discreto e instruido en letras, ya que tenía que
encargarse del gobierno temporal del monarca. Por sus manos tenían
que pasar tanto las cartas expeidas como las recibidas, debía controlar y
examinar los documentos emanados por la Cancillería y sellarlos.
Los Notarios
Las partidas, aunque no delimitan su figura, establecen sus funciones:
Redactar la minuta de los documentos a la orden del canciller o del
monarca, que el escribano fielmente redacta conforma a las normas
vigentes.
Vigilar el registro y sellado de los documentos.
Los notarios son nombrados po el Canciller, aunque algunos fueron

elegidos directamente por el monarca, para la custodia de los sellos
reales. Hubo, en principio, tres, uno en León, otro en Castilla y otro en
Andalucía, a los que se une durante el reinado de Sancho IV el Notario
de la Cámara del rey.
Escribanos
Se encuentran a las órdenes del notario y su figura aparece regulada en
las Partidas. Muchos estaban adscritos a la Cámara del rey, custodiando
1188
el sello de la poridad. Su función principal es la redacción de
documentos de la Cancillería, algunos por orden del notario y otros,
directamente, del nomarca.
Otros
Entre el personal de la Cancillería se encuentran los registradores,
encargados de copiar toda la documentación de la cancillería en los
Registros, fielmente, sin añadidos o enmiendas; los selladores son los
encargados de sellar el documento y el personal auxiliar. Todos vivían
en la corte, donde percibían sueldo y gratificaciones, además de las
mercedes derivadas de sus actividades.
Tipología documental
Para establecer esta visíon hemos elegido la clasificaicón de P. Ostos

Salcedo y M.L, Sanz Fuentes en función del elemento validatorio:
Documentos sellados:
Sello metálico
Generalmente es sello de plomo, aunque en ocasiones se usa también
sello de oro, con hilos de seda como vínculo que atraviesan tres
orificios triangulares.
Privilerios.
Son los documentos más solemnes en los que se concede gracia a
perpetuidad. Se caracterizan por su elemento validatorio, el signum
regis (el león o la cruz) que, desde el reinado de Fernando II de León y
Alfonso VII de Castilla está envuelto por una rueda. Este elemento
aparece en el siglo XVI.
Elementos de validación:
La rueda y el signo
La suscripción real
Sas suscripciones confirmativas de nobles laicos y eclesiásticos de la
casa real, distribuidos en columnas.
Sello de plomo pendiente de la plica a través de los hijos de seda.
Tipos de Privilgio:
De concesión: por el que otroga una merced a perpetuidad. Se
caracteriza porque el documento tiene una intitulación conjunta del rey,
la reina y los hijos varones.
De confirmación: de una merced concevida anteriormente por otros
monarcas o por el mismo. Tiene una intitulación única e incluye dentro
del tenor documental el privilegio anterior.
Cartas.
1189
Son documentos menos solemnes, de concesión a perpetuidad o
mandato:
Notificativas: a partir del siglo XV se denominan Cartas de Privilegio y
tienen la misma función que un privilegio rodado: concesiones a
perpetuidad. La validación está constituida por el sello y la línea de la
cancillería (suscripción del responsable) e introducen una notificación
universal: conocida cosa sea / sepan quantos esta carta vieren.
Intitulativas: son documentos de mandato y se inician con la
intitulación completa del nomarca.
Sello de cera:
Se introduce junto al de metal para validar los documentos que tienen
un valor temporal. El sello de cera es de aposición pendiente a través de
hilos de lino o algodón con un único orificio, o adherente (sellos de
placa)
Los documentos con sello pendiente son:
Cartas:
Se denominan cartas abiertas por la forma en que el sello va
apostillado. Este tipo de carta desaparece a mediados del siglo XV.
Notificativas: su formulación es igual que la de las cartas plomadas
notificativas y sólo se diferencia en el sello y en sus cláusulas de
corrobroación. Conceden mercedes.
Intitulativas: se diferencian de la plomada en el anuncio de validación.
Son cartas de mandato.
Respecto a los documentos con sello adherente, se introducen en la
cancillería en el reinado de Fernando III y se realizan en papel. Cabe
diferenciar entre:
Carta abierta:
Notificativa: con las mismas características que las anteriores, salvo
que realizan concesiones no perpetuas.
Intitulativas: en ellas se observan variaciones, ya que aparecen dos
tipos:
Carta intitulativa de merced: comienzan por la intitulación, el verbo
dispositivo (do, otorgo, concedo, etc.) y se valida con sello adherente al
dorso del documnento.
Carta intitulatica de mandato: es la Real provisión y su redacción es
semejante a las anteriores. Las emitidas antes del siglo XIV son
llamadas mandatos y desde el reinado de Alfonso XI se denominan R.
Provisiones. La validación, con sello al dorso, consta de la suscripción
autógrafa del rey el oficial responsable de su emisión.
Carta cerrada:
Misiva: se caracteriza por el saludo final y la expresión de la fecha
abreviada. La suscribe el monarca y el oficial responsable de la
redacción. Va sellada con sello apostillado de cierre.
1190
Documentos no sellados:
Llevan como único elemento de validación la rúbrica autógrafa del rey
Albalaes
Es un documento breve usado para negocios iternos de la
Administración. Puede ser:
De Merced: con un dispositivo de concesión, en cuyyo caso se tiene
que validar por medio de una carga plamada o de un privilegio.
De provisión: con un dispositivo de mandatos para transmitir órdenes a
la Adinistración
LA CANCILLERÍA CATALANO ARGONESA EN LA EDAD MEDIA
Evolución
Antes de la evolución de la corona aragonaes los condados catalanes en

1137, no se puede hablar de cancillería en sentido estricto, sino de
escribanos reales itinerantes, junto a un grupo de scriptores que
redactan el diploma. Hasta el reinado de Alfonso I no hay una clara
diferenciación entre notario y escribano en cuanto a jerarquía, siendo en
ambos casos clérifos quienes ejercen estos oficios. Hasta el año 1000
surge el scriptor regis que es el que aposita el signum regis como
elemento validatorio de los documentos y que le otorga al misno su
fuerza jurídica.
A partir de 1137 se constituye la Corona de Aragón, y la cancellería se
va configurando. Con Ramón Berenguer IV ls Cancillería, que aún no
se denomina así, va a tener las características de los escribanos
condales, pero asume los usos diplomáticos aragoneses. Hay escribanos
para cada territorio, dirigidos por un notario mayor, lo que se conoce
como Scriptor Comiti. Con Alfonso II la Corte pasa a ser itinerante con
lo que los escribanos regios podían ser o los de la corte o los de las
localidades por las que pasban. Aparece la figura del Notarius Domini
Regis, que redacta la minuta del documento, que posteriormente, el
amanuense redacta en su forma definitiva.
La Cancillería se va jerarquizando de manera que sus oficiales van a
tener inas funciones propias (selladores, apositores del sello) y, con
Jaime I (1218) surge por primera vez la figura del Canciller. Este hecho
inicia un período caracterizado por:
La adopción del notariado romano
La adopción del los primeros registros cancillerescos
La adopción de nuevas técnicas de sellado.
Estas innovaciones se producen a partir de la incorporación de Sicilia al
territorio, cuya influencia de tradición italiana llega pronto a la Corona
1191
y afecta a la figura del canciller y a la Cancillería. Jaime II y Pedro IV
(1291-1344) van a configurar, definitivamente, la organización de esta
institución, que adquiere la madurez adoptando una serie de
características que la definirán a lo largo de su existencia.
Influencia de la Cancillería pontificia.
Aparicion del notariado guardasellos
Aumento del número de escribanos
Desarrollo d elos regisros.
Pedro IV va a concederle las Ordinaciones, inspiradas en las Partidas y
en las Leges Palatinae de Jaime III de Mallorca, aunque en realidad lo
que hace es sancionar la práctica cancilleresca del siglo XIII. Estas
normas establecen la figura de tres vicecancilleres, uno para cada reino
(Valencia, Aragón y Mallorca), un regente, aumenta el personal al
servicio de la Cancillería y multiplica las series registrales.
Durante la dinastía trastámara (1412-1479), las novedades que se
introducen van dirigidas, fundamentalmente, al funcionamiento de la
Cancillería respecto al número de oficiales y la duración de sus cargos.
Canciller.
Aparece en 1218 y tiene carácter honorífico, ya que la misma persona
preside la Cancillería y la Curia regia. Según las Ordinacions, debía ser
obispo o arzobispo y doctor en leyes. Ente sus funciones estaba la
presidencia de las deliberaciones del Consejo Real, el control de la
expedición documental y examinaba a notarios y jueces.
Vicecanciller
Sustituye al canciller y, en la práctica, dirige la Cancillería. Debía ser
laico y conocedor del derecho. Se ocupaba de los procesos docuemtales
de tipo criminal, acompañaba a la corte en sus desplazamientos (aunque
Martin I establece que el vicecanciller se quedara en la Corte y el
regente fuese el que les acompañase en sus desplazamientos)
Notario guarda-sellos
Aparace con Jaime I y era el que custodiaba las matrices de los sellos,
salvo el secreto que lo guardaba el camarlengo. Hacía sellar los
documentos y cobraba las tasas. Pedro IV le concede el tíutlo de
protonotario, con obligación de controlar la redacción documental y
dirigir a los escribanos del registro. A partir de 1365 le auxilia el
lugartenens.
Secretarios (regens, lugartenens)
Aparecen con Jaime II y son dos. Sustituyen al canciller y vicecanciller
en sus ausencias y se titulan en estos momentos regens o lugartenes.
Uno de ellos siempre estaba junto al rey.
Escribanos
1192
Durante el reinado de Ramón Berenguer IV los hay de dos clases, los
fijos y los de cancillería, pero posteriormente, junto a los primeros
(normalmente dos o tres) están los notarios permanentes con escribanos
a su servicio. En las Ordinaciones se reglamenta la existencia del
scriptor dominis regis o scriptor domo.
Tipología documental.
Los documentos comienzan a configurarse como tipos propios de la

Cancillería a paratir del reinado de Jaime II (1291) y se distinguen los
siguientes:
Documentos en pergamino
Privilegios solemnes: son documentos de concesión realizados a
perpetuidad.
Privilegios menores: son confirmaciones de privilegios, gracias, etc.,
con carácter vitalicio
Documetos administraivos: son documentos con una estructura muy
similar a las cartas reales en papel.
Actas notariales.
Documentos en papel
Cartas reales: son mandatos realizados con escritura aragonesa de
módulo pequeño.
Otros: se realizan otros documentos en papel, de menor categoría y de
estructura simple, como guías, guiajes, nombramientos de oficina,
cargas de porcura, erc.
Registros: son cuadernos en los que se asientan, transcritos, los
documentos emanados de la cancillería real, con un orden cronológico
y con todas las formalidades. Los primeros registros son del reinado de
Jaime I, y se distribyen en series durante el reina do de Pedro III.
LA CANCILLERÍA NAVARRA EN LA EDAD MEDIA
Evolución
A la cabecera de las misma, siguiendo a A. Canellas, se encuentra el

Canciller que, al igual que sucede en la institución castellana, es un
puesto hornorífico ocupado por personas del ámbito eclesiástico.
Además de ser uno de los oficiales reales de mayor rango, asume
también funciones de justicia, participa en el consejo Real, es agente
del monarca para asuntos internacionales, etc.
Durante su investidura se le entragan los sellos y jura el oficio, cuyo
ejercicio supone ejecutar las decisiones rales apositándoles el sello.
Acompaña al rey en todos sus desplazamientos, puesto que su mandato
1193
no es delegable y en la Corte recibe al alojamiento, la manutención y el
salario, además de los derechos cobrados por cada carta expedida. Su
labor se desarrolla en la Audiencia del Sello, donde examina los
documentos para determinar si se selan o no, facilitando en su caso el
sello que custodia. En los momentos en los que está ausente, hay un
sello diferente.
Por debajo del canciller están los Notarios, que expiden las cartas reales
avaladas por el sello de la cancillería. Reciben órdenes del canciller o
su sustituto y son lo que redactan la minuta y trancriben el mundum,
aunque ést es una función delegable en los amanuenses. Son designados
por el canciller o alguno de los guardasellos y, desde el siglo XIV, por
el rey.
Entre ellos, a partir de 1319, aparece en Audienciero, notario encargado
de presentar en la Audiencia del Sello las cartas al canciller,
custodiarlas cuando están selladas y entregarlas a los interesados,
percibir la tasas y mantener el orden interno en la Cancillería.
Además están los secretarios del rey que forman la Secretaría, que son
notarios adscritos al monarca. Su presencia en Navarra se constata
desde 1319 y es el origen francés Redactan los documentos emanados
directamente del rey, asisten a las sesioes del consejo real, donde actúan
de secretarios de actas, además de autorizar las copias de documentos.
Tipología documental
Por reinados, los tipos documentales son los siguientes:
Período Champaña (1234-1274):

Procesos: cartas, cartas abiertas.
Mandatos
Período Capeto (1274-1328):
La fuerte francesa transmite determinados elementos y prácticas
documentales
Documentos exedidos por el canciller o su sustituto:
Diploma o precepto: documento solemne, abierto, usado para
concesiones importantes (donaciones, concesiones, confirmaciones). Se
dejan de emitir en 1319.
Patentes: es el documento norla de la cancilleria, abierto, de contenido
variado (gracia, justicia, hacienda, etc.) Pueden ser, en función del
sello:
Cartas: solemne, concesiones a perpetuidad, sello de cera verde.
Cartas de doble cola: menos solemnes, usa el sello apostillado en
pendiente sobre doble cola de pergamino.
1194
Cartas de cola sencilla: los más abundantes, generalmente mandatos
aunque a veces no llevan una orden ejecutiva.
Perido Evreux (1329-1441)
No hay cambios sustanciales en las prácticas cancillerescas, aunque
surgen nuevos tipos documentales y evoluciona la escritura.
Documentos expedidos por al Secretaria del rey:
Además de las cartas cerradas, se emiten otras.
Cartas de sello de placa: aparecen en la segunda mitad del siglo XIV y
son documentos abiertos, en pergamino o papel con el sello secreto.
Cartas misivas: aunque en principio son documentos comunicativos de
asuntos privados del rey, desde mitad del siglo XIV se usan también
para asuntos oficiales, algunos cerrados con el sello sobre los bordes
doblados.
LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL ESPAÑOLA EN LA EDAD

MODERNA
La principal característica de la administración a comienzos de la Edad

Media es la separación de las funciones de gobierno y de justicia
proceso que se comienza ya en época Tratámara y se afianza con los
Reyes Católicos. Primeras funciones se encomiendan al Consejo Real
(1371) y las segundas a la Audiencia que se convierte en el máximo
órgano de apelación. Posteriormente se crearán nuevos consejos para
las materias de gobierno (Aragón, Inquisición, Órdenes) y la Audiencia
de Valladolid se dividirá en dos con la creación de la de Ciudad Real,
que posteriormente se traslada a Granada.
A esta dualidad de funciones le corresponde, asimismo una dualidad de
procedmientos, ya que mientras las funciones gubernativas se resuelven
por vía de expediente, las de justicia lo harán por vía de proceso. En
ambos casos se genera una documentación propia y característica de
cada organismo y época. Estre los siglosXIV y XVII aparecen nuevos
tipos documentales como resultado de la aparición de nuevas
instituciones y las funciones que estas desarrollan, tanto en ámbito
público como en en el privado. Otros cambios significativos en la
administración del reino van a ser, por un lado, la generalización del
papel como materia escriptoria y, por otro, el uso de las escrituras
cursivas con carácter profesional.
Respecto al procedimiento, la doble vía de resolución (por parte de los
secretarios o por el rey) va a suponer uno d elos rasgos más
característicos del expediente moderno, la fragmentación. La consulta
es el documento que caracteriza al procedimiento adminsitrativo y el
que marca esa fragmentación. Este tipo se genera cuando el expediente
1195
ha acumulado antecedentes y trámites, incluida la opinión del Consejo,
y debe ser elevado al rey para su resolución, que suele aparecer en el
reverso de esta consulta. En los archivos modernos la documentación
aparece desmembrada, por un lado el inicio y trámite del expediente,
por otro las consultas que aparecen aisladas y, finalmente, la resolución
regia en forma de cédula o provisión.
Cancillerías y Consejos
La diversificación de la Cancillería mayor a lugar a otros organismos

administrativos: Cancillería Mayor, Cancillería de la Poridad, Notarías,
Escribanías, Contadurías, Consejos y Audiencia (J. García Oro, 1999,
217-8)
Sin embargo, fueron los consejos los principales instrumentos de
gobierno de los monarcas castellanos, sobre todo el Consejo Real como
órgano consultivo con unas funciones muy amplias: control de los
oficiales, tribunal superior de justicia, nombramientos de cargos
militares, concesión de mercedes reales. Como consecuencia de esta
variedad de funciones comienza a crearse secciones especializadas,
como la Santa Hermandad, Inquisición, Órdenes Militares, punto de
partida del régimen polisinodial.
El aumento del territorio durante el reinado de Carlos I hizo necesaria
la reorganización de los organismos de la corte, que va configurando el
sistema característico de la Edad Moderna en el que, bajo el control y
coordinación de la Corona, se configura una red de instituciones
administrativas especializadas por funciones y por regiones. El número
de consejos va a fluctuar a lo largo del tiempo y en función de las
necesidades, aunque se pueden identificar dos tipos:
Especializados: estado, guerra, inquisición, Hacienda, Cruzadas y
Órdenes militares
Territoriales: Castilla, Cámara de Castilla, Aragon, Italia, Indias,
Flances y Portugal.
El sistema polisinodal era lento y dificultaba en grana medda la

adminsitración, por lo que en el siglo XVI se potencia la figura del
secretario real, presente en la Corte desde la Edad Media, como nexo
entre la Corona y los consejos. Esntre sus funciones estaban la de
asesorar al monarca e informarle directamente de determinados asuntos,
admás de refrendar los documentos reales.
La documentación característica de este período es:
Real Provisión.
1196
De origen bejomedieval, tiene carácter solemne y es el documento en el
que aparece un mayor número de elementos y formas diplomáticas
relacionadas con el monarca, suscriptor de la misma. Es, según M.
Gómez Gómez, el documento más representativo de la autridad y
soberanía real de la época moderna, y fue usado, en general, para
documentar asuntos de gracia y merced. Su uso fue progersivamente
decayendo a favor de otros tipos, como la Cédula Real o el Decreto.
Carta de Privilegio
Carta de Privilegio y confirmación
Carta de Merced
Real Cédula
Al igual que el anterior, tiene un orígen medieval y está revestida,
diplomáticamente, de un abundante número de fórmulas documentales.
Se caracteriza por su intitulación, validación y forma, mucho más
simples que la anterior. Articula el texto con las expresiones “por
quanto por parte de vos” e introduce el verbo dispositivo con “por tanto
de vos mando…” o “por ende…”. La data, numérica está abreviada.
La intitulacion se limita a la expresión “El rey”, centrad y separada del
texto. La validación también está compuesta por la suscripción real y el
refrendo del secretario, aunque no presta sello.
Real Decreto
Pragmática Real
Instrucciones
Ordenanzas
Carta Misiva
Es un tipo documental real más personal y directo, usado para la
comunicación personal del rey y para las relaciones diplomáticas. Se
caracteriza por la intitulación, seguida de una notificacion de cortesía y
en un saludo final muy ceremonioso.
Carta Real
Ejecutoria
Sobrecarta
Mandamiento Real
Es un decreto notificatico de los oficiales mayores de gobernaciones y
virreinatos y destaca por la notificación “Sabed…” y la cláusula final
“lo qual haced e cumplid so pena…” (J. García Oro, 1999, 219)
Cartas y Autos acordados.
Son documentos emanados por las instituciones reales, consejos,
audiencias, etc. Para dirigirse a los oficiales de su cargo (“Nos el
Consejo… de su Magestad hacemos saber”)
Secretarías
1197
Con la dinastía borbónica se prodicen unos cambios fundamentales en
la administración española que supondrán, asimismo, una
transformación de los procedimientos. Los Consejos vana dar lugar a
las secretarías de despacho y la principal consecuencia es que los
primero dejan de tener funciones de gobierno y se quedan tan solo con
las funciones judiciales.
La administración polisinodial se basa en la acumulación de poderes en
organismos colegiados, los consejos, mientras que los borbones
instauran la división de poderes de la dirección de cada materia en
organismos especializados (aprecen los negociadores y las materias
administrativas) Surgen las secretarías y se dividen en: Estado, Guerra,
Marina e Indias, Justicia y Hacienda.
El trámite administrativo se caracteriza por la ausencia de consultas, ya
que son los secretarios a partir de este momento los que tienen la
iniciativa en todas las materias y la unificación del trámite, lo que da
lugar a expedientes conpletos y no fragmentados como en la etapa
anterior. El expediente está compuesto, desde su inicio de parte o de
oficio, hasta la resolución. La documentación emanada de las
Secretarías comienza a ser publicada en la Gazeta de Madrid y se
caracteriza por su notificación.
Los principales tipos de documentación son:
Mandamiento
Carta Acordatoria
Nota de Oficio
Consulta
Acta de Remisión
Decreto del Consejo
Edicto
Real Orden
Según M. Gómez Moreno, el documento ministerial por excelencia. Es
el breve y comunca una resolución regia puesta por escrito de forma
inédita por el secretario. Aunque también tiene su orígen en la etapa
austríaca se desarrolla en este momento y, sobre todo, en el siglo XVIII,
cuando se convierte en el documento más usado para las comunidades
administrativas o de gobierno entre las autoridades e insttuciones. Se
caracterizaba por incluir la expresión “lo que aviso a V.M. de Real
Orden…”, cerrado el tenor documental.
Real Decreto.
Este documento aparece a comienzos de la Edad Moderna como vía de
comunicación entre el rey y los consejos y eran denominados billetes,
my usados por Felipe II. Es un documentos de uso interno d ela
adminsitración en el que la autoridad de la que emnana el negocio
jurídico comunica la resolución al funcionariado destinado a su
1198
definitiva puesta por escrito. Está validado con el signo personal del
monarca y suele aparecer al dorso de otros documentos o aparte.
En el siglo XVIII el documento se hace más extenso y gana en sus
fórmulas diplomáticas. Su dispositivo se introduce a través ela fórmula
“vengo a decretar…” y cierra con una suscripción autógrafa del rey y
del secretario o ministro correspondiente.
Real Cédula:
Siguiendo con la tradición anterior, este tipo documental siguen en uso
en esta epatap, pero se usa con las funciones que anterariormente tenian
las reales provisiones, es decir, para establecer norma definitiva
(promulgación de ordenanzas y reglamento)
Provisiones Ministeriales.
Son documentos que comunican una resolución tomada por el rey pero
puesta por escrito con un formulario específico y que están firmadas y
validadas por el Secretario de Estado y de Despacho. Comienzan con la
intitulació del Secretario, destaca la separada del texto, a la que sigue
una exposición de motivos y los datos de la gracia concedida. Tiene una
estructura parecida a la de la Real provisión, aunque suele usarse
impresos que son posteriormente completados a mano con los datos del
agraciado.
Oficios
Son documentos breves y simples en lo sque el secretario habla por si
mismo. Carcen de una estructura general y se usan como instrumentos
de comunicación interna de la adminsitración y de trámite que remiten
documentación, solicitan dats o comunican decisiones.
Adminsitración de Justicia
La administración de justicia en el Antiguo Régimen se caracterizaba

por las diversidad de jurisdicciones, cada organismo tenía una sala de
justicia, y por la capacidad del monarca de decisión ent odo momento
sobre un asunto en proceso. El sistema se estructura de la siguiente
forma:
Alcaldes ordinarios de villas y lugares y concejos o instituciones con
este privilegio (universidad)
Corregidores o adelantados que decidían en casos de ciertas cuantías y
eran también tribunales de apelación.
Chancillerías, como tribunal Supremo de última apelación.
Consejo Real, pala apelaciones realziadas ante las Chancillerías previa
fianza económica.
1199
Respecto al procedimiento judicial, hay que diferenciar entr el proceso
civil y el penal o criminal, aunque los tipos documentales utilizados
para ambos son los mismos las fases de estos se pueden resumir en:
Fase de Iniciación, con la imposición de la demanda (Libellus) y la
citación del demandado, generalmente, de forma pública con un pregón
o privada, con la notificación.
Comparecencia del demandador que da lugar a otros procedimientos:
nombramiento del productor, elevación d elas defensas previas,
alegaciones, presntación de recusos. En este punto se puede emitir una
sentencia interlocutoria en forma de acto o se sobreseía el caso.
Fijación de os términsos del litigio por medio de la confesión que ponía
fin al mismo o de testimonios a favor de alguna de las partes.
La prueba es la fase final del proceso y consiste en admitir restimonios,
documentos y análisis periciales.
La sentencia es el paso definitivo y contra ella tan sólo caben dos
recursos, la apelación y la nulidad.
La tipología de los documentos judiciales es muy variada y P.L
Lorenzo Cadarso ha estudiado y sistematizado, agrupándola en cinco
categorías:
Documentos dispositivos: auto, mandamiento, decreto, requisitoria,
compulsorio, sentencia, cabeza de proceso.
Documentos probatorios: requerimiento, información, confesión,
memorial ajustado, diligencia.
Documentos denunciatorios: informe, memorial, querella, demanda.
Documentos peticionarios: petición judicial, recurso, requerimiento de
ejecución, apelación y petición de gracia.
Documentos alegatorios: apelación, protesta.
Vía de Justicia.
Resolutivos
Decrto Judicial
Sentencia definitiva
Sentencia Interlocutoria
Dispositivos
Auto
Mandamiento Judicial
Requisitoria
Cabeza de proceso
De certificación procesal
Acta de notificación judicial
Fe o testimonio Judicial
Informe
Mamorial Ajustado
1200
EL NOTARIADO DURANTE EL ANTIGUO RÉGIMEN
La implantación del notariado en España

El orígen de la institución se sitúa en Roma en el siglo III con la
aparición del scriptores profesionales dedicados a la escrituración de
los negocios privados, eran llamados tabellio (table, tablilla de cera) y
se dedicaban a la escrituración de los documentos contractuales,
escritos procesales, tetamentos y atestaciones. Eran profesionales que
tenían responsabilidad sobre los contratos que realizaban, siendo
reglamentado su oficio por la legislacíon justiniana. El documento
emitido por ellos aún no tenía fides pública. Entre los siglos X-XII hay
muy poca legislación regia repecto al notariado y en cada país los
notarios y scriptores actúan juntos. Por ejemplo, en España y Portugal
no hay notarios de nominación real (Salvo los que trabajan en la
cancillería) sino que los escriptores actúan libremente.
La implantación del notariado romanista en España y portugal fue la
consecuencia de una larga evolución que se remonta al reinado
visigodo. Durante este período hay referencias escritas de la existencia
del scriptores o notarii, aunque debido a la poca documentación escrita
conservada del mismo, es difícil conocer la tarea real de estos
scriptores. En los reinos hispánicos que surgen con el inicio de la
Reconquista, es decir, Asturias, Galicia y León, así como en los demás
reinos peninsulares, Navarra, Aragón y Cataluña, aparecen scriptores
documentales, en su mayoría clerigos, cuya pericia en la elaboración de
los documentos se infiere del dominio que tenían de la terminología
específica. Junto a ellos están actuando paralelamente los notarii sedis y
los episcopi, que también escrituran documentos de carácter privado.
Además, los scriptores comunes y los monachi, adscritos a fundaciones
religiosas.
Durante la primera mitadk del siglo XIII se produce la implantación del
notarius publicus que irá desplazando a los scriptores. Su superposición
se debe a que los notarios van a ser de nominación real, por loq ue esta
característica les faculta como oficiales en lugar en el que trabajen, pero
el scriptor es un profesional no adscrito a la administración, sino que
trabaja por cuenta propia.
Con Alfonso X la legilación comienza a organizar el funcionamiento de

esta institución a través, primero del Fuero Real (1255. 1.8, 2.9) donde
hay una ordenación de la institución notarial bastante simple, aunque
recoge los fundamentos de la misma: la noción de escribano público. A
continuación, El Espéculo (1260) ofrece una ordenación más completa,
pero la obra definitiva, será Las Partidas (1270-1280) concretamente en
1201
3.18.,3.19. donde se establecen las bases de la institución y que tendrá
vigenia prácticamente has el siglo XIX. En esta obta se determina la
existencia de escribanos por el rey, y otros de designación comunal por
designación real, y los notarios de nominación episcopal y abacial, y los
notarios señoriales en los lugares de señoríos laicos. Junto a ellos están
también los escribanos del rey, que también son de nombramiento real
pero sin una ubicación determinada, lo que va a crear fuertes disputas
entre ambos. En los siglos XIV y XV se desarrolla y se consolida la
institución notarial y se carcteriza por una creación masiva de
escribanos, bien desde el poder local, bien desde la corona.
El notario es una pública persona que ostenta un oficio público, es decir
que es un oficial adscrito a una institución, que ejerce un cargo público
de utilidad para los particulares y a quien la autoridad correspondiente
la faculta para dar a los documentos que escritura la fe pública.
Para acceder al cargo se establecieron una serie de requisitos desde el
reinado de Alfonso X, entre los qued estancan la obligatoriedad de ser
cristoanos (3.19.2.), seglares, tener idoneidad moral, o lo que se conoce
en Castilla como buena fama y la vecindad. Además debían contar con
requisitos de aptitud, como saber leer y escribir, o entender en Derecho,
aunque los escribanos públicos no eran juristas, sono tan solo
conocedores prácticos de los fndamentos del derecho que les permitía
era el conocimiento del Ars Notariae o de lo que se conoce como el arte
de la notaria. En la Corona de Aragón y en los Reinos Catalanes la
fomración práctica de lso aspirantes a escribanos públicos se realizó a
través de escuelas privadas donde obtenían los conocimientos
necesarios en derecho, lectura, escritura (gramática latina, técnica
formularia) y, poco depués, se comenzó a exigir una práctica en un
oficio notarial durante un tiempo determinado.
El documento notarial: sus fases textuales
El proceso de elaboracion de lso documentos durante la Edad Media y

Moderna viene marcado por un punto de inflexión importante, la
Pragmática de Alcalá de Henares de 1503 emitida por los Reyes
Católicos con el fin de controlar el proceso de expedición documental y
favorecer la conservación de los documentos, tratado asimismo de
evitar las falsedades en la elaboración de los mismos.
Antes de 1503 la redacción de los documentos notariales tiene dos
fases, la primera de ellas comprende el momento en el que los
otorgantes solicitan al notario la escrituración de un negocio jurídico.
En esta fase el escribano anota brevemente el contenido negocial en una
nota, autógrafa del escribano, ante los tesigos y otorgantes. Esta nota
debe contener la data, la meción de la presencia de los tetigos y el
1202
resumen del negocio. Posteriormente la nota es leída a los interesados
para corroborar su contenido.
El segundo paso supone el registro de la nota en el ibro de escribano
cuya obligatoriedad se establece desde la legislación alfonsina, aunque
son se conservan libros de notas anteriores a la mitad del siglo XIV.
Esta nota estaba etceterada, es decir, las cláusulas jurídicas que
acompañan a la redacción del nogocio no se realizan de forma
extendida sino que se anuncian y etcetéran para acelar el proceso.
La ssegunda fase consiste en expedir el original del documento con sus
formalidades y suscripciones, que va a ser el que se lleven los
interesados.
A partir de la Pragmática de 1503 se van a producir unos cambios
sustanciales e la elaboración de los documentos y que van a perdurar
hasta la ley del notariado de 1862. En primer lugar el proceso va a tener
tres fases:
La primera de ellas consiste al igual que hemos visto anteriormente, en
la declaración de voluntades y anotación abreviad de los datos
fundamentales del negocio.
La segunda fase, sin embargo, ya no supone el registro de la nota, sino
la plasmación en un libro de registros o de protocolos del documento
por extenso con el mismo tenor documental que el original que se
llevan los interesados. Una vez redactado por extenso en el libro se leía
a las partes para ver si había errores y, si se había cometido alguno, se
realizaba el salvamento de errores en el que se decía donde están y si se
habían corregido o no. La tercera fase consiste en la elaboración del
documento original que se llevan a los interesados. La única diferencia
que tienen con el anterior es que ya no tiene errores y que va suscrito
por el escribano público.
En 1525 una dispoción de Juana I de Castilla establecerá que os
asientos en el libro de protocolos también lleve la suscripción del
escribano público. En 1636 Felipe IV implanta el papel timbrado para
todos los documentos oficiales, y para los notarios del sello IV.
La tipología del documento notarial
La documentación notarial se puede clasificar en las siguientes

categorías según la clasificación que propone Jose Bono (1985, 31-34):
Documentos referentes a la persona y a la familia:

Sobre el estado personal
Emancipación
Manumisión
Adopción
1203
Arrogación
Tutela
Curatela
Tutela y curatela
Sobre la repersentación de la persona
Poder
Poder procesal
Poder para administración
Poder para recaudar impuestos
Sustitución de poder
Sobre remisión de responsabilidad personal.
Perdon
Quitamiento
Documentos sobre reclamaciones matrimoniales.
Sobre vínculos matrimoniales y los bienes.
Esponsales
Esponsales condonación de exponsalícia
Matrimonio
Compromiso de vida marital
Separación de bienes
Comunidad de Bienes
Hermandad de los bienes
Sobre régimen total.
Arras
Dote
Aumento de dote
Excreix
Documentos sobre los bienes, créditos y servicios.
Sobre los bienes, su transferencia y localización.
Venta
Posesión
Permuta
Depósito
Comodato
Arrendamiento
Enfiteusis
Precario
Infeudación
Pignoración
Sobre crédito real o personal
Censo
Constitución, imposición de censo.
Venta de censo
1204
Censal
Redención
Duda
Obligación por préstamo
Obligación desaforada
Ofrecimiento de pago
Pago
Lasto
Adjudicación de pago
Sociedad
Préstamo
Comanda
Compromisos de árbitros
Transacción
Sobre los servicios y su localización.
Aprendizaje
Contrato laboral
Ejecuación de obras
Ejecuación de servicios
Afletamiento
Tetamento y libertades mortis causa:
Testamento
Codicillo
Donación mortis causa
Mayorazgo.
DOCUMENTOS EXPEDIDOS POR LOS PARTICULARES
Administrativos
Petición
Memorial
Judiciales
Dispositivos
Acta de nombramiento
Carta de poder de Pleitos
Peticionarios
Petición Judicial
Recusación
Recurso
Protesta
Denunciatorios
Querella
Demanada
1205
Alegatorios
Alegaciones
Probatorios
Probanza Testimonio
DOCUMENTOS DE LOS BORBONES
Documentos suscritos por el monarca

Real Provisión
Real Cédula
Real Decreto
Documentos suscritos por el Secretario de Estado y del Despacho
Real Orden
Provisiones Ministeriales
Oficios
DOCUMENTOS JUDICIALES DE LA ÉPOCA DE LOS AUSTRIAS

Documentos expedidos por los tribunales
Documentos dispositivos
Dirigidoa a los litigantes

Autos de procedimiento o de resolución
Decreto
Compulsorio
Apremio
Sentencia
Requerimiento
Dirigidos a los empleados inferiores del tribunal
Mandamiento
Dirigidos a otras instancias jurisdiccionales
Requisitoria
Destinatario genérico
Cabeza de proceso
DOCUMENTOS PROBATORIOS
Documentos inquisitivos
Información sumaria
Confesión
Tortura
Documentos de certificación procesal
Diligencia
1206
Fe o testimonio judicial
Acta de recepción
Pregón
Notificación
Documentos de legitimación del procedimiento
Memorial ajustado.
DOCUMENTOS DE OFICIO
Documentos dirigidos a instancias jurisdiccionales superiores:

Informe
Exhorto
Documentos internos procesales
Lista de cargos
Tasación de costas
Documentos expedidos por los litigantes
Carta de poder
Carta de traspaso
Acta de nombramiento de procurador
Documentos probatorios
Testimonio
Probanza
Documentos denunciatorios
Informe
Memorial
Querella
Demanada
Documentos peticionarios
Petición de Gracia
Petición
Recurso
Recusación
Apelación
Requerimiento
Protesta
Documentos alegatorios
Alegación
El auto
1207
El mandamiento
El decreto
La requisitoria
El compulsorio
La sentencia
La cabeza de proceso
Documentos probatorios
El requerimiento judicial
La información
La confesión
El memorial ajustado
La diligencia
Documentos denunciatorios
El informe
El memorial
La querella
La demanda
Documentos peticionarios
La petición
El recurso
El requerimiento de ejecución
La apelación
La petición de gracia
Documentos alegatorios
La alegación
La protesta
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS ACTUALES
Documentos administrativos
Documentos de decisión
Resolución
Acuerdos
Documentos de Transmisión
Notificaciones
Publicaciones
Comunicaciones
Documentos de constancia
Actas
Certificados
Certificados productivo por silencia administrativo
Documentos de Juicio
1208
Informes
Documentos de los ciudadanos
Documentos de lso ciudadanos

Solicitudes
Denuncias
Alegaciones
Recursos
1209
11. BIBLIOGRAFÍA
Albert i Fugueras, R. (2002). Els Arxius, entre la memoria historica y

la sociedad del conocimiento. Barcelona, Cataluña, España: 2002.
Area Gil, B., Sanchez Quintero, C., & Suarez Rodriguez, M. d. (1999).
El proceso de Informatizacion del Archivo Municipal de A Coruña. In
B. C. Xornadas de Arquivos, As Novas tecnoloxías ó servicio do
usuario : III Xornadas de Arquivos, Bibliotecas, Centros de
Documentación e Museos de Galicia : Ferrol, 23-25 setembro 1999 /
[organiza ANABAD-Galicia] (p. 558). Santiago de Compostela, A
Coruña, España: Anabad Galicia.
Artaza Montero, M. M. (1993). El Archivo Histƥrico Municipal de La
Coruña y el Archivo de la Junta del Reino de Galicia. La Coruña :
paraíso del turismo .
Briceño Perozo, M. (1985). La Archivologia como ciencia y otros
apuntes. Caracas, Caracas, Venezuela: Texto.
Bujan Nuñez, J. D., Garcia Pita, M., Merino Sanchez, C., & Prieto
Ramos, M. d. (1997). Análisis de la gestión del Patrimonio
Bibliográfico, Documental y Mueble en la Administración Autonómica
de Galicia. ANABAD. Congreso (6º. 1996. Murcia).-- Archivos,
bibliotecas, centros de documentación y museos en el Estado de las
autonomías : actas del VI Congreso Nacional de ANABAD.-- Murcia ,
720.
Carucci, P., Cortes Alonso, V., Garcia Rodriguez, A., Martin Celaya,
R., Mendo Carmona, C., Perez Aranda, P., et al. (1994). Documento y
Archivo de Gestion. Diplomatica de ahora mismo. Carmona (Sevilla),
Sevilla, España: Universidad Internacional Menendez Pelayo.
Cayetano Martin, M. d., Seco Campos, I., Garcia Ruiperez, M., &
Rodriguez Clavel, J. R. (1994). Los archivos de la Adminsitracion
local. Toledo, Castilla-La Mancha, España: Servicio de Publicaciones
Junta de Castilla La Mancha.
Conde Villaverde, M. L. (1992). Manual de tratamiento de Archivos
Administrativos. Madrid, España, Madrid: Ministerio de Cultura.
1210
Cruz Mundet, J. R. (1996). Archivos Municipales de Euskadi. Manual
de Organizacion. Vitoria, Euskadi, España: Herri Arduralaritzaren
Euskal Erakundea.
Duranti, L. (1996). Diplomatica usos nuevos para una antigua ciencia.
Carmona, Sevilla, España: S & C ediciones.
Eiras martines, A., & Vega Ferreira, X. M. (1997). A Cooperacion
desde un Arquivo Municipal: o caso de Betanzos. Xornadas de
Arquivos, Bibliotecas e Museos de Galicia (2ª. 1997. A Coruña) , 925.
Elvira Silleda, M., Espinosa Ramrez, A. B., Fuster Ruiz, F., Guy
Molins, P., Garcia Marco, F. J., Moneda Corrochano, M. d., y otros.
(1995). Manual de Archivstica. (A. A. Rodriguez, Ed.) Madrid, España:
Sintesis.
García Miraz, M. d., Lopez Rodriguez, O., & Quiroga Barro, G. (1997).
Bases para establecer un modelo de cooperación na rede de arquivos
históricos de Galicia. Xornadas de Arquivos, Bibliotecas e Museos (2ª.
1997. A Coruña).-- Cooperación, realidade e futuro : II Xornadas de
Arquivos, Bibliotecas e Museos de Galicia : A Coruña, 24-26 de abril
de 1997 , 925.
Lafuente Urien, A., & Garcia Aser, R. (2000). Archivos nobiliarios:
Cuadro de Clasificacion. Seccion nobleza del Archivo Historico
Nacional. Madrid, Madrid, España: Ministerio de Cultura.
Llanso i Sanjuan, J. (1993). Gestion de documentos, definicionesy
analisis de modelos. Bergara: Gobierno Vasco. Departamento de
Cultura.
Lodolini, E. (1993). Archivistica Principios y problemas. Madrid:
Anabad.
Lopez Gomez, P. (2008). La formacion de los archiveros españoles en
el siglo XX: una mirada retrospectiva. Ourense: Duen de Bux.
Mauri Marti, A., & Perpinyà Morera, R. (2008). Estudiar Archivistica.
Donde y por que. Gijon, Asturias, España: Trea.
Millar, L. A. (2010). Archives. Pricipes and practices. London,
London, United Kingdom: Facet Publishing.
Municipales, M. d. (1996). Archivos Municipales. Propuesta de cuadro
de clasificacon de fondos de ayuntamientos. Madrid, España, Madrid:
Anabad.
Pablo Sanche Ferro. (2006). Guia do Arquivo Historico Provincial de
Ourense. Ourense, Ourense, España: Xunta de Galicia.
Parra Faba, J. (2004). Álbumes para o reencontro. Ribadavia e os
ribadavienses II. Ribadavia. Orense.: Lugami Artes Gráficas.
Peiro Martin, I., & Pasamar Alzuriana, I. (1996). La escuela superior
de Diplomatica.(Los archiveros en la historiografia española
contemporanea). Madrid, España, Madrid: Anabad.
1211
Sanchez Ferro, P. (2008). Tecnicas elementais de Arquivo para
xestores das administracions publicas. Ourense, Ourense, España:
Consello Social Universidade de Vigo.
Sánchez Quinteiro, C., & Suarez Rodriguez, M. d. (1997). El Archivo
Municipal de A Coruña, cooperación, realidad y futuro. (A. Galicia,
Ed.) Xornadas de Arquivos, Bibliotecas e Museos (2ª. 1997. A
Coruña).-- Cooperación, realidade e futuro : II Xornadas de Arquivos,
Bibliotecas e Museos de Galicia : A Coruña, 24-26 de abril de 1997 ,
925.
Serrano Mota, M. A., & Garcia Ruiperez, M. (1999). El patrimonio
documental fuentes documentales y archivos. Cuenca, Castilla-La
Mancha, España: Servicio de Publicaciones Universidad de Castilla La
Mancha.
Tallafigo, M. R. (2008). De libros, archivos y bibliotecas. Venturas y
desventuras de la escritura. Madrid, España: Cromo Imagen.
1212
12. NOTAS
1
Antonia Heredia Herrera. Archivística general Teoría y Práctica.Servicio de
publicaciones de la diputación de Sevilla. Sevilla 1986. Pag. 10. 84-505-4784-9
2
Diccionario de terminología archivística. Subdirección general de los archivos
estatales. Segunda edición Ministerio de cultura. Dirección general del libro
archivos y bibliotecas. Madrid 1995. 84-8181-066-5
3
Peter Wlane. Editor. Dictionary of Archival terminology. Dictionnaire de
teminologie Archivistique. English and French whith equivalents in Dutch,
German, Italian, Russian and Spanish. 2nd Revised Edition. K. G. Sur Verlag
GmbH & Co KG, München; New York; London; Paris: Saur, 1988. 3-598-20279-
2
3
María del Carmen Mastropierro. Diccionario de Archivística en Español. Con un
anexo multilingüe y cuadro de fuentes de las entradas terminológicas. Alfagrama
Ediciones. Buenos Aires, 2008. pag. 26 y 27. 978-987-1305-32-2
4
Real Academia de la Lengua Española.
5
Antonia Heredia Herrera. Archivística general Teoría y Práctica.Servicio de
publicaciones de la diputación de Sevilla. Sevilla 1986. Pag. 9. 84-505-4784-9
6
Romero Tallafigo, Manuel. Archivística y Archivos. Soporte, edificios y
organización. S & C, ediciones. Asociación de Archiveros de Andalucía.
Carmona, 1994. Pág. 27. 84-604-8652-4
7
Romero Tallafigo, Manuel. Archivística y Archivos. Soporte, edificios y
organización. S & C, ediciones. Asociación de Archiveros de Andalucía.
Carmona, 1994. Pág. 71. 84-604-8652-4
8
Crua Mundet. José Ramón. Manual de Archivística. Fundación Germán Sánchez
Ruipérez. Biblioteca del Libro. Madrid, 2001. Pág 77. 84-89384-31-2
9
Ediciones. Buenos Aires, 2008. pag. 128. 978-987-1305-32-2
10
archivos y bibliotecas. Madrid 1995. Pág. 44. 84-8181-066-5
11
GmbH & Co KG, München; New York; London; Paris: Saur, 1988. Pág. 112. 3-
598-20279-2
1213
12
13
14
598-20279-2
15
160
17
18
19
598-20279-2
20
Conde Villaverde, Mª Luisa. Manual de tratamiento de archivos
administrativos. Direccion de archivos Estatales. Madrid. 1992.
21
Gallego, Olga. Manual de Archivos Familiares Colección Manuales. ANABAD.
Madrid. 1993. 84-88716-04-4.
22
Elio Lodolini. Archivistica Principios y Problemas. Ed. Anabad. Madrid 1993. Pag, 223.
23
(Mauri Marti & Perpinyà Morera, 2008)
24
ACAL. FORIS. Los documentos legibles por maquina y su incidencia en los
archivos. En: III Xornadas de Arquivos, Bibliotecas, Centros de Documentación e
Museos de Galicia. Ferrol 23-25 setembro, 1999. Xunta de Galicia, 1999. p. 103-
109.
25
NOUGARET, C. Límpact des tecnologies de línformacion sur les archives et le
travail de lárchiviste. Archivum vol. XLIII, 1997. p.283-309. Esta autora realiza un
detallado análisis de este tema en las publicaciones del CIA, Congresos, Mesas
Redondas, Publicaciones de los Comités y las Secciones e informes RAMP en los
últimos veinte años.
26
http://www.archives.ca/ica
27
En el año 1997 el ICA/CER ha elaborado tres documentos, accesibles en su
página WEB:
- Guía para la Gestión Archivística de Documentos Electrónicos.
- Documentos Electrónicos: Análisis de la Bibliografía.
- Programas de Gestión de Documentos Electrónicos: Informe del Estudio de 1994-
95.
1214
28
Australian Standard for Record Management AS 4390. Australia: Standars
Australia, 1996.
29
Australian Council of Archives. Managing Electronic Records. Se encuentra
integramente en la pagina de los Archivos Nacionales de Australia
www.naa.gov.au/recordkeeping/
30
La norma ISO/CD 14489-1 ha sido desarrollada por ISO TC46 SC 11, la última
versión puede ser consultadad en www.arma.org/news/standard_comment.htm
31
Stándard 5012.2 Desingn Criteria Standard For Electronic Records management
Software Applications
32
Cox, R. J. Why record are importan in the information age. ARMA (1998) nº 1,
vol. 32. p. 36-52. Además se puede encontrar información más actualizada y
detallada en www.lis.pitt.edu.
33
La información referida a este proyecto ha sido tomada íntegramente de
www.interpares.org/UBCProyect/index.htm
34
BANGEMANN, M. Europa y la sociedad de la Información: Recomendaciones
al Consejo Europeo. Bruselas, 1994. Presentado en la reunión del Consejo del 24-
25 de junio de 1994.
35
Diario Oficial de las Comunidades Europeas C235/3 del 23 de agosto de 1991.
36
Los ARCHIVOS en la Unión Europea. Luxemburgo, Oficina de Publicaciones
Oficiales de la Unión Europea, 1995.
37
ACTES du DLM-Forum sur les données lisibles par machine. Bruxelles, 18-20
decembre 1996.Luxembourg: Office des publications officielles des Communautés
Européennes, 1997.
Las actas se presentaron en la V Conferencia Europea de Archivos celebrada en
Barcelona en mayo de 1997, siendo distribuidas gratuitamente entre los asistentes.
38
Actes du DLM-Forum. (op.cit) p353.
39
BERNINGUER, P. Arxivant informació electronica . Cooperació europea sobre
documents electronics. Lligall, 14 (1994) p. 74-80
40
Las Actas de estas sesiones realmente interesantes para el seguimiento del Plan
de Acción se encuentran en http://www.dlmforum.eu.org/monitoring.
41
The MONITORING Commitee of the DLM-Forum. Report on digital archives
electronic access and the memory of the information society: Experts´report on the
Activities and resources for progress of Archives in europe 1999-2004. INSAR,
number 6 (1998-99), p. 2.
42
Esta disponible en español la traducción realizada por Jose María Fernández
Hevia en su pagina Web
http://www.jazzfree.com/jazz8/jmfhevia
43
Sesión paralela sobre Creación, conservación y accesibilidad de la información
electrónica: aspectos económicos y funcionales. http://dlmforum.eu.org.
44
Sobre esta cuestión verso la tercera sesión del DLM-Forum 99. Como
representantes del Grupo de Trabajo Elizabeth Shepherd y Thijs Laeven
presentaron un Informe-propuesta sobre formación con los resultados alcanzados
por el grupo E-Term.
45
El informe ha sido presentado por Claes Gränström.
46
http://www.dlmforum.eu.org/dlm99/result_fr.html.
47
Un borrador de este mensaje fue presentado a los asistentes al DLM y difundido
a través de la página Web de DLM-Forum. En la actualidad se ha elaborado un
documento definitivo con 8 puntos clave en que se recomienda a la industria
1215
informática una serie de requisitos funcionales para el desarrollo de sistemas de
gestión de la información, sistemas de almacenamiento e intercambio.
48
La mayor parte de la información esta tomada de www.interpares.org. Aunque la
base fundamental se encuentra en el material didáctico empleado por Luciana
Duranti en el Curso “Gestión de Documentos Electrónicos” organizado por la
Asociación de Archiveros Catalanes en 1999.
49
Naugler, H. La evaluación de documentos legibles por máquina. Paris:
UNESCO, 1983. Este informe RAMP es sin duda un precursor vislumbrando un
problema que aun no hemos resuelto veinte años después.
50
Este módelo es propuesto por Duranti, L. Eastwod T, Protecting electronic
evidence: a Progress Report on a Research Study and Its Methodology. Archivi and
computer 5(1995) p. 213-250. Tambien se analiza en Duranti, L. Dáquí a
léternitat: conceptes i principis de la gestión de documents electronics. Lligall
14(1999) p. 113-131.
51
Rothenberg, J. Metadata to Support Data Quality an Longevty.
www.Computer.org/conferen/meta96/rothenber_paper/ieee.data-
quality.html.Citado por Duranti L. (op cit) Lligall 14 (1999) p. 119.
52
www.eva-eu.org
53
www.euan.org
54
www.malvine.org
55
www.cimi.org
56
www.cta.dmu.ac.uk/project/master
57
http://mosaic.infobyte/culture
58
Para mas información consultar las paginas de la Unión Europea www.echo.lu, y
www.europa.eu.int
60
En el Reino Unido se celebro una reunión sobre el Acceso a los documentos
electrónicos(3-4 de junio de 1998) Insar n.6. En Finlandia se celebro la Conferencia
anual de la IST(1999)
61
http://www.mcu.es para más información consultar la pagina del Ministerio de
Cultura.
62
Diccionario de Terminología Archivística.
63
La plataforma ArchiDOC Web requiere de la siguiente infraestructura
tecnológica:
* Servidor de aplicaciones: Sistema operativo Unix, Linux, Windows 2003
server. Servidor de aplicaciones: JBoss,Tomcat, WebSphere.
* Puestos cliente: Sistema operativo: Windows XP Profesional o similar, con
navegador Web Internet Explorer 6.x ó superior o FireFox. Acceso al
ordenador central mediante la red corporativa LAN.
* Servidor de base de datos: SQL Server, Oracle, Postgress.
Si bien ArchiDOC nace especialmente diseñado para la gestión de archivos y
documentos históricos por lo que su implantación se centra en un principio en
Archivos y Bibliotecas, la evolución del producto ha dado lugar a su implantación
como parte de sistemas integrales de archivo en las Administraciones Públicas.
Gestión de Archivos Centrales de los Ministerios.
Gestión de Archivo de la CCAA/Organismo autónomo.
Gestión de Archivos de Consejerías.
Gestión del Archivo de Parlamentos.
Gestión integral de Archivos Históricos.
1216
Gestión de Archivos Municipales/Diputación.
Gestión de Archivos de Universidades.
Gestión de Archivos de Instituciones Culturales.
Incluye los siguientes Módulos.
1. Organización de Fondos Documentales. Gestión de Series. Búsquedas.
2. Transferencias de documentación: Previsones, relaciones y calendarios.
3. Descripción archivística. Fichas ISAD(G), ISAAR, Dublin Core.
4. Servicios. Préstamos y consultas. Valoración de Series. Informes de entrega y devolución.
5. Digitalización. Incorporación de documentos imagen.
6. Administración. Gestión de depósitos. Gestión de usuarios. Auditoría. Descriptores y listas de
valores.
1217

Manual de Archivistica PDF

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Manual de Archivistica PDF

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

MANUAL DE ARCHIVÍSTICA

Archivística, concepto y definición. Divisiones de la archivística.

La archivística es una disciplina relativamente moderna, que con el

1. Definición, el término Archivística. Concepto, objeto, fin y

La archivística se puede categorizar como una ciencia aplicada a un

a. Según el diccionario de terminología archivística2:

b. Según el diccionario de Terminología archivística internacional3,

“Archivistique (1) Discipline traitant des aspects théoriques et

c. Según el diccionario de Archivística en español3

La archivística es: “la disciplina que trata de los aspectos

d. Según el diccionario de la RAE4.

Archivístico-a.- Adjetivo. Perteneciente o relativo a los archivos.

a. Archivística clínica, archivística de gestión, archivística especial,

b. Archivística clínica: algunos estudiosos de la segunda mitad del

d. Archivística especial: Algunos estudiosos de la segunda mitad

e. Archivística General: Parte de la Archivística que trata de los

g. Archivística teórica: algunos estudiosos de la segunda mitad del

El vocablo en castellano, comienza a utilizarse entorno a la década

El Diccionario de Terminología Archivística del Consejo Internacional

«Es la ciencia que estudia los principios y procedimientos metódicos

El concepto de Archivística. Según algunos autores.

Para algunos autores la archivística presenta diversas definiciones

Ø E Casnova considera la archivística como «La ciencia de los

Ø G. Batelli «la archivística es una ciencia de carácter eminentemente

Ø Elio Lodolini: «La archivística constituye una ciencia completa en

Ø Antonia Heredia: «La archivística es la ciencia de los archivos, no

Ø José Ramón Cruz Mundet: «el planteamiento de la archivística

Ø Concepción Mendo Carmona. «la archivística es una disciplina

Ø Elio Casanova «es la ciencia de los archivos»

Ø G. Batelli, «la archivística es una disciplina de carácter

Ø W. Leesch, la categoría científica le viene dada por el método. En

Ø T. R. Schellenberg «es la ciencia que trata de los archivos, de su

Ø Tanodi. «es una disciplina joven y moderna en pleno desarrollo y

Ø R. Bahmer y J. Ducharme y J. Rousseau, la archivística es una

Ø M. Briceño «Es la ciencia que se contrae al estudio, origen,

Ø A. Araz nos dice que la archivística esta «fuertemente influenciada

Ø F.J.Stielow afirma que la archivística «es una metadisciplina en la

Los antiguos tratadistas la dividían en varias partes así por ejemplo:

§ Adolf Brenneke la divide en archivística práctica y archivística

§ Eugenio Casanova en su manual de 1928 la divide en cinco

§ Antonio Mantilla Tascón la subdivide en:

o Archivonomía (conceptos, principios, organización y

Teoría archivística (conceptos generales e historia de los archivos)

Hasta la década de los ochenta, E. Casanova, Ch. Sabrán y el manual

1. La Archiveconomía o Archivintendencia: que comprendería la

Cabe citar a W. Leesch, quien en 1956 establecía las siguientes

a) Teoría de los archivos: objeto fin y método de la archivística.

M Cook a comienzos de los años ochenta diferencia dos ámbitos:

El ámbito específico de la archivística, que comprende la gestión de

Pedro López Gómez hace la diferenciación entre:

- Archivística General: (que trata de los conceptos fundamentales

Antonia Heredia difunde la dualidad denominando a cada uno del

- Archivística general: «aquella cuyos conocimientos ayudan a

Heredia Herrera añade que «si la Archivística general representa la

J. W. Roberts, sugiere la existencia de dos corrientes: la teórica y la

Archivística clínica: «es una tendencia que es archivística pero no es

Estas divisiones no pueden ser consideradas como tales, en su mayoría,

Fines objeto y metodología

1. El fin o los fines que persigue la archivística son organizar, gestionar

2. El objeto o campo de acción de la archivística son los archivos y sus

3. El método: consiste en procedimientos y tareas que desarrolla el

1. Organización de un conjunto orgánico de documentos. Consiste

Delimitación de la Archivística como ciencia.

Edad Antigua: Archivos de Palacio.  - Ebla y Mari. Ejemplo de un