El archivo
Instalación y conservación

EL ARCHIVO
INSTALACION Y CONSERVACION

M." del Carmen Pescador del Hoyo

EDICIONES NORMA
1988

EDICIONES NORMA, S. A. La Chopera, 32. Las Rozas (Madrid) @ 1988 EDICIONES NORMA, S . A. Reservados los derechos de edición, adaptación o reproducción para todos los países. No está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright. ISBN: 84-7487-042-9 Depósito legal: M. 40.724-1987 Imprime Grafur, S.A. c/. Igarsa, Naves E-F. Paracuellos del Jarama (Madrid).

INDICE
Págs . PRIMERA PARTE . EL ARCHIVO DE USO INMEDIATO

.......................................... .................................................. ........................................... ................................................. ................................................ ................................................ .................................................... Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo ....................... - Sistemas de archivación ...................................... - Condicionantes ............................................. - Variedad que nos ofrece el mercado ............................. . Documentos convencionales ................................ . Fichasdocumento ........................................ - Documentos gráficos ........ ............................ - Documentos audiovisuales ................................. Unidades de conservación ........................................ - Paquetes .................................................. - Cajas ..................................................... - Carpetas .................................................. - Hamacas .................................................. - Bolsas y sobres ............................................. Muebles para el personal ......................................... Prevención de accidentes ......................................... BIBLIOGRAFIA ..............................................
Consideraciones previas Planificación Condiciones del local - Ubicación .. - Iluminacion - Ventilación - Ruido
.I.

3

7

9 9 10 1 0 11
11 12 15 17 17 29 35
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50

50 50 52
54 54

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60

. ......... ................. Condiciones específicas del terreno ..... Accesibilidad ................................................................... Capacidad .......... ......... La estantería actual .................................................. .................................... ..... Materiales ... .......... ........................................................................................................................ Realización de los depósitos ........... .. ................. ............................ Costo .................. Por agentes físico-químicos ...... Archivadores ... ... ........................................................ ............SEGUNDA PARTE . ................................................ Número de niveles ... Detección de incendios . ................................. Alzado ............ Climatización ....................... Medio ambiente ........ ................................................................................. ......................... ........... Altura de techos ......... Estanteríadensa ......... ... ................................ Instalación eléctrica ................................................. Estantería convencional ......... ......................... ..... Enclave peligroso 63 79 79 80 82 84 93 94 99 99 100 101 106 113 113 118 119 120 123 123 124 125 127 128 135 135 135 137 137 138 140 143 146 146 148 151 153 153 156 156 164 172 .............................................................. Sustancias peligrosas .......... Agresiones específicas .......................... Trazageneral .................... Antecedentes históricos ................... Defensa del fuego ....................................... ............................... Planificación y estructura .................................................................. ...... .............................................................................. Proporción .............. El edificio en su evolución histórica El edificio actual Condiciones previas .... ............................... Escaleras de socorro ........ EL ARCHIVO-DEPOSITO ............ Los depósitos por dentro .................... ... Contrarobo ..... .. Medidas complementarias ..................................... Abierto o cerrado ........... Exento ........... ..... Por agentes bioticos .. ..... Ubicación .................................................................................................. ............................................... Extintores ....... ............ ................................................................... ... Planta .............. ......... .... .................................... Resistencia ..................................................................... ....... Zonas ...... Delimitación de espacios ................................ Orientación ........... .........

.... etc postales folletos fichas microfilmes y microfichas filmes diapositivas ......... .... 225 . 229 229 229 230 230 231 232 233 233 . Tubos .................... De .. De ...... De ................. De . Muelle de descarga ..................................... ................................... Taller de encuadernación .................. Acondicionado de los documentos ........ Tableros .......... ............... De ...... ...................... Despachos de trabajo ....... 217 ................ 196 ........... 227 .... Laboratorio de restauración ... Encuadernación ................ Dediscos ........................... ........................ ............ Paquetes .. De ............................ 206 ... 220 .......................... ........................................ Cajas ........................ De grabaciones magnéticas ................. Unidades de conservación .......... 205 ...... 196 ....................... Legajos pergaminos documentos con sello mapas...... Carritos . Instalaciones sanitarias de la zona ....................................................... ................... ..................................................... Mesas ............ 229 ....... Habitación de vigilantes y chóferes ............... Tubosneumáticos ................................................................. De ......... Salade reuniones ...... ......... Carpetas ............................................ 227 ..................................................................................-......... 208 ........................... Viviendas ..... Expurgo ............................................... Habilitación .. ....... Locales de trabajo ....... .......... .............................................. De estanterías ..................................... dibujos.............. 226 ... 220 Dependencias ......................... 205 ... ............ Fumigación .................. Biblioteca técnica .......... 218 ............ De muebles ... 210 .... Laboratorio de reprografía .......... De ........ 223 224 ..................................... ........................................................... De fotografías ................... 211 Accesorios para servicio .............. .. 217 ....................... 208 ...................... .. Despacho de Dirección ......... 175 176 178 180 180 181 182 183 187 188 189 190 195 195 ....................................................................................................................................................................... Bolsas ............................... Fundas .............. Señalización .................... y contabilidad ........................ 211 .............................................. Elevadores y montacargas .............................. 217 ................ . 210 .............................. De ............................................. Deunidades ..................... .................. ................................................................................................................ 198 ....................................................... ................. planos.........

...................................... ................................... ........................... . ............................................ ... Vestíbulo ..Aparcamiento .... ..............Sala de conferencias .........Visualización .Cafetería ........ ....................... ....Información y Secretaría General ............... .Aseos ..Sala de exposiciones ....... ... Indice alfabético ...................................................................................................Salas especiales ..................Sala de microfilm ......................................................................... ..................................................................................................... .........Saloncito para conferenciante ........... Vivienda de Dirección ..Sala de lectura ......................................................................................................Audición .................. BIBLIOGRAFIA ........... .................Teléfono público .......... ........... ...........................Aula ............... . .......................................... ..Sala de dactilografía .................................................... ............................... ..Sala de catálogos ........ Vivienda de Conserje 233 233 233 234 234 234 236 237 237 237 237 237 237 237 239 239 240 240 240 240 240 243 247 ........ Locales abiertos al público .................................................. .........Locales de uso mixto ...

Carmen Pescador continúa su infatigable tarea de archivera. el de la instalación de los fondos documentales para su mejor conservación y para conseguir una mayor funcionalidad y eficacia en las tareas de archivo. la autora nos sorprende de nuevo con la petición de que le hagamos un pequeño prólogo para el último libro que ha preparado y que está ya próximo a aparecer. no han aprendido su profesión de ella.y de la labor práctica que desarrolló en el Archivo Histórico Nacional. Con esta nueva contribución.Prólogo Cuando todavía tenemos muy fresca en la memoria la alegría y satisfacción que experimentamos al conocer la aparición del libro de Carmen Pescador «ElArchivo. con la ventaja de contar con la tranquilidad y el tiempo necesarios para el análisis reposado y para plasmar en una obra didáctica todos los conocimientos que fue acumulando a lo largo de su fecunda vida profesional. ya que su conservación depende totalmente de las condiciones de conservación y de instalación con que cuenten. y que. Si el tema de la descripción es importante por la repercusión directa que tiene en la eficacia con que se cumplirán las funciones de información. primero. por tanto. Si en su último libro Carmen Pescador analiza y estudia uno de los aspectos fundamentales de la Archivística. . el de la descripción de los documentos y los distintos instrumentos de trabajo necesarios para lograr informar adecuadamente sobre los fondos archivísticos. Instrumentos de Trabajo>>. Si bien. luego Centro de Estudios Bibliográficos y Documentarios. su inquietud e interés la mantienen en contacto directo y diario con la profesión a la que dedicó su vida. la jubilación la separó del quehacer diario en la labor didáctica que desarrolló durante tantos años -me atrevena a decir que son pocos los archiveros que no han pasado por sus clases en la Escuela de Documentalistas. en este nuevo libro aborda un tema no menos importante y fundamental. y luego en el Archivo General de la Administración. los problemas de la instalación de los documentos no lo es menos.

pues. criterios para la instalación de los distintos tipos de -documentos para su mejor conservación y funcionalidad. No dudamos. pormenorizado. y de total actualidad.En este libro Carmen Pescador hace un estudio minucioso. de la oportunidad y necesidad de esta obra cuya utilidad va a trascender. sin duda. condiciones de los depósitos y medidas de seguridad. sin olvidar ni dejar de lado las condiciones que deben reúnir los distintos ambientes de trabajo. analizando y sopesando las condiciones ambientales del lugar en que éste se vaya a ubicar. Es este un libro necesario que viene a llenar un vacío en un momento en que la preocupación por los Archivos y por nuestro Patrimonio Documental está experimentando un gran desarrollo. es más necesario que nunca contar con un manual de referencia donde contrastar criterios y opiniones. de las condiciones que deben reúnir los edificios destinados a Archivos. y en que. la planificación general del edificio. por tanto. de nuestras fronteras para alcanzar el mundo iberoamericano. MARGARITA VAZQUEZ DE PARGA DIRECTORA DE ARCHIVOS ESTATALES .

Primera parte EL ARCHIVO DE USO INMEDIATO .

París. París. .Modern Business Filing and Archives. 1962. de escaso interés. pág.CONSIDERACIONES PREVIAS Todos producimos y recibimos «papeles>>. con lo que los archivos de empresa han (1) Michael Cook. 1955. . La historiografía moderna. al adquirir una doble finalidad: de una parte mantener debidamente informados a cuantos trabajan en la entidad o empresa y de otra hacerlo también para los que. En él está la «memoria» de toda la actividad desarrollada. de una dependencia más. se ha mantenido constituyéndose en un ' verdadero centro de documentación de suma utilidad para la entidad que lo genera.3. hasta hace algunos años.. Gower. afirma que es un proceso esencial en el control de la administracióny en su organización.. 1986. sino la dependencia que constituye la médula espina1 de toda la organización (1).pero cuando se trata de una entidad los problemas que plantea esta archivación pueden hacer inoperante la organización más perfecta. Robert L. Collison.. <<Techniques Modernes de Documentation». ajenos a ella. necesitan algo que les atañe (2). como piensan los aferrados a criterios ya obsoletos. (2) Sobre su organización y utilidad son ya clásicos los primeros que se ocuparon de ello. reconociendo la influencia de los factores económicos en el desarrollo de la civilización. Casi todos los «archivos». Tal. Vickery. Bernatene. 1963. en <<The management of information from archives. El archivo no debe ser la dependencia pasiva a donde se manda todo aquello que ya no necesitamos sino muy al contrario aquella que tiene a su cargo la custodia y salvaguarda de lo que estamos necesitando constantemente. B. ha introducido el estudio de la economía en las universidades. London-New York. y H. En los nuevos sistemas de montaje de oficinas tiene cada vez más importancia la organización del archivo. C. o dar la respuesta adecuada a una pregunta que nos interesa. gracias a la cual la entidad productora tendrá siempre a mano los datos necesarios para resolver correctamente un asunto. No se trata.Cement concevoir. En la actualidad el archivo de uso inmediato desborda la pasividad en que. 79."edic. . realiser et utiliser une documentation». por ejemplo.

167. Ya desde hace bastantes años se han ido recogiendo fondos de este tipo. G. Alfa Romeo. En Suiza los Swiss Economic Archives. tesorería. La República Federal Alemana tiene cooperación con Estados Unidos y el Reino Unido. Dinamarca y Finlandia tienen índices en fichas y Noruega ha publicado algunos catálogos.> y «Madrid». publicaron ya en 1960 un sumario de firmas de archivos de empresas. bancos. En los países escandinavos se han publicado recientemente inventarios de este carácter. se han recogido en el Archivo General de la Administración importantísimos fondos para el estudio de la economía. por ahora. En Italia tienen antecedentes de la época de la industrialización y en la actualidad son importantes los archivos de las firmas Fiat. 87-88. En el Reino Unido fue fundado en 1934 el Business Archive Council. De la industria de carburantes.4 El archivo. procedente de la prensa periódica se guardan fondos de los diarios . tienen un índice en fichas de compañías comerciales desde el siglo XIX hasta 1957. algunas de las cuales tienen contenido económico.Pueblo. y de los semanarios «Marca» y a7 fechas». y Empetrol. proyectos. que se ocupa de mayoristas y mercados. es de destacar que donde más se ha desarrollado la actividad de publicar información sobre temas económicos ha sido en la URSS (4). Por nuestra parte. en España. clientes. consistente en matrices de acciones. entre otros. Cepsa. contabilidad. Banco de Nápoles y Sicilia y otros.. - (3) «Business Archives. había recibido en 1979. En Irlanda se han depositado en el Public Records Office bastantes de estos fondos. consistente fundamentalmente en controles de importación y exportación. lo que también se ha hecho en el Public Records Office de Irlanda del Norte. En Holanda los Archivos de Historia Económica están sirviendo al público datos de 1972 a 1974. fundamentalmente comunicaciones. que fundada a principios de siglo realizó su Último ingreso. no completo pero muy apreciable. págs. Studies on International Practices». En Australia se han realizado listas de los documentos de este carácter que son accesibles y también tienen hechos índices en fichas. en febrero de 1986. Con todo. Finalmente. aun cuando su consulta pueda ser muy restringida (3). Relativo a los transportes es importantísima la documentación entregada por la Compañía Transmediterránea. el comercio y la industria. siendo muchos los estudios publicados sobre estos temas. en en Archivo General del Reino. De comercio. Saur. Suecia ha publicado un manual. con documentación de dirección técnica. Mercasa. 1983. En Francia los Archivos Nacionales han publicado volúmenes de 1957 a 1977. Banca de Italia. K. lo que se va ampliando. Los primeros ingresados fueron del Banco de Crédito Local. que ha compilado un registro de firmas o razones sociales. Instalación y conservación adquirido una gran importancia. contabilidad. procedente de Comercio. etc. Pirelli. . obligaciones. habiendo entregado también el Banco de España documentación que. En Estados Unidos los National Archives publican guías. München-New York-London-París. En Bélgica.

Daniel. esto es lo corriente en casi todos los trabajos dedicados a los archivos de empresa. intermedio y definitivo. para que se reconociera la importancia de estos fondos no considerados como <<históricos>> (6).Cuando la documentación ha perdido ya todo su valor actual y de posterioridad. ( 5 ) Marlot. hasta hace poco los archiveros profesionales cualificados han ignorado con frecuencia estos archivos. 123. Suplemento núm. aunque en la mayoría de los casos todavía encontramos los archivos en manos de personas incompetentes. . 1963. servicios y (4) En los países socialistas no se separan estos fondos de los restantes del Estado. Esto ha dado lugar a atrocidades tales como aconsejar la destrucción de los documentos cuando ya no son Útiles para el manejo diario de la entidad que los produce.Consideraciones previas 5 Desgraciadamente.posterioridad. de hoy y de mañana. en que aconseja: . de archivos. 1956. ¿Qué se entiende por . (7) Publicado en «La Gazette des archives. . 1965. En muchos sitios se publican boletines y revistas y el «Committee of Business Archive. nouvelle édition revue et augmenté. tratando sobre la conveniencia de si se debían clasificar o no en ellos los documentos. presentada por Antonio Matilla Tascón.» De manera parecida se expresa Vicens Carrió. con el título <<Le pre-archivage et l’avenir des archives. o tomados de otros igualmente ayunos de los conocimientos necesarios. Lo mismo ocurrió en el VI1 Congreso Internacional de Archivos celebrado en Moscú en 1972.Table Ronde. En 1962 y 1963 también en las reuniones regionales de los archivistas franceses se trató del tema de los documentos en poder de las administraciones y todavía no recibidos en los grandes depósitos. Afortunadamente esto no ocurrió en épocas pasadas: no hubieran llegado a nosotros los fondos que constituyen los archivos históricos.. manteniendo cierta confusión entre éstos y los denominados archivos intermedios (7). En la VI11 . en que se estudió el problema de las relaciones entre los archivos del Estado y los archivos administrativos. considerándolos ajenos a su competente cometido. Barcelona-Madrid-Buenos AiresRio de Janeiro-México-Montevideo. «Tratado de clasificación y archivo». 89-93. 44. y quién determina este valor? No son casos aislados. aunque la atención se centró en la cuestión de competencias. J. dentro del Comité Internacional de Archivos. les autres pieces seron detruits. con frecuencia algún administrativo o cargo técnico de la empresa con conocimientos puramente experimentales. 325. París. pág. segunda edic. ParísLouvain.Practique du classement. se procede a su destrucción>>.. Todas estas referencias figuran en la publicación citada en la nota 3.. borrando así su propia historia (5). Fue preciso llegar a la celebración de la VI11 Conferencia Internacional de la «Table Ronde. (6) La Historia no tiene compartimentos estancos. Afortunadamente hoy se piensa de muy distinta manera. La Historia es de ayer. págs. señaló claramente tres etapas de archivo: inmediato.. en un momento en que los archivistas de otros países seguían ignorando todavía la necesidad y la realidad de hacerse con los inmediatos.. como punto de partida ineludible. la aportación de España. escribe: 43euls doivent 6tre conservés les documents présentant un certain intéret. a los que dieron la denominación de <<pequeñosarchivos». revisada. celebrada en Budapest en 1963. lo que ha dado lugar a que casi todos los manuales referentes a ellos hayan sido producidos por personas no conocedoras de la profesión. celebrada en Budapest en 1963. tiene una publicación anual. pág.

curso de verano en la Universidad de Santander. y 1980 en el Instituto de Ciencias Sociales de la Universidad de Santiago de Compostela. vol. numerosos cursillos encaminados a impartir conocimientos técnicos a las personas que manejaban archivos de uso inmediato en empresas y entidades los que en la actualidad siguen realizándose (10). no en problemas de organización e instalación propiamente dichas. Lo mismo tiene categoría (8) Evans. Ya antes. 1975 para el Instituto de Estudios de Administración Local. 1977. instrucciones y planificación para la Delegación Nacional de Sindicatos.. En <<Rassegna de Archivo di Stato-.. De 1983 es la publicación reseñada en la nota 3. Archives Nationales. XXV.6 El archivo. de que tengo noticia en nuestro país entre estas fechas. pág. necesitan también de los servicios del archivo cuando su contenido se considera perdurable.. con una referencia a 1926 en la «Business History Review.9 se trata de las medidas de instalación. obtenidos por procedimientos mecánicos. el comercio y la industria. Instalación y conservación transferencias. a partir de 1963. F.. 1974. en el Congreso celebrado en Londres en 1980. si bien los documentos escritos sobre el papel van a dejar de ser agobiantes. para las Cajas de Ahorro. En esta misma referencia. Roma. Pero ya para entonces se habían organizado. K. 1980. New YorkLondon-París-München. En sentido más amplio a todo aquel que sirve para apoyar en él el conocimiento o comprobación de algo. (9) <<Les archives des enterprises. Recientemente se organizaron nuevos cursos. 1984. Saur. y cambiado totalmente. Universidad Internacional 4Pérez Galdós>. 458. se menciona la segunda reunión que tuvo lugar en Gante el Comité Internacional de Archivos de Empresa. Algunos han pensado que la mecanización de las gestiones va a producir una decadencia del papeleo. 1966 en la Escuela Nacional de Administración Pública. . En 1963 para Hidroeléctrica Española. recopilada por M. UNESCO. (10) Citaremos sólo los primeros.. El concepto de documento ha variado. 429. que ha de repercutir en la simplificación del archivo. se había tratado de la necesidad de que los archiveros profesionales y cualificados prestasen atención a esta masa de documentos de archivos de empresa. con un total de veintisete fichas bibliográficas entre las que figura la <<Basic International Bibliography of Archives Administration. XLIV/23. en cuyo punto 6. Fruto de esta recomendación fue la publicación por los Archivos Nacionales de París de un manual dedicado a ellos y tres años después otro patrocinado por el Consejo Internacional de Archivos (9). 250 págs. repitiéndose el caso en la reunión de Roma de 1984 (8). G. maggio-dicembre. pero no han comprendido que. de gran valor para la historia de la economía. que se estaban perdiendo por falta de los cuidados necesarios. Dedicado también a los archivos de empresa puede consultarse el trabajo de Paola Carucci «Gli archivi di impresa: alcuna considerazione introductiven. pág. se ocupó de ellos en su <<The history of archives administration: a select bibliography. En sentido estricto se consideraba bajo esta denominación todo escrito que sirviera de soporte a un acto jurídico. 1979. los nuevos documentos. de Las Palmas de Gran Canaria. en este mismo año. sea su base el papel o cualquier otro material. Duchein y publicada en Archivum International Review on Archives.. que contiene una bibliografía seleccionada desde 1956 a 1982. Conseils practiques d’organisation.. 1978. B. París. durante el siglo actual. 55 págs.

. produce la entidad a que pertenece. una fotografía. o vayamos a recibir. c) Ahorro de espacio. Puede tratarse de un archivo centralizado. Pero aquí. d) Economía de instalación y servicio. un dibujo. las mínimas condiciones que queremos conseguir en relación con las posibilidades que nos ofrecen para realizarlas. teniendo en cuenta las ventajas y los inconvenientes que esto reporta (1 1). Para ello tenemos que establecer. Este último caso suele ser el más corriente y puede presentar dos situaciones diferentes. sea la más acertada. de este carácter. Pero antes de proceder a una instalación adecuada tenemos que considerar si lo que han puesto bajo nuestra responsabilidad es un archivo para organizar a partir de cero o es un archivo ya existente e inmanejable. un decreto. Aquí vamos a ocuparnos concretamente de lo que concierne a su instalación. Por otra parte tenemos que conocer los sistemas y posibilidades de archivación para que su instalación material. una convocatoria. de un solo local. una carta. Un archivo bien montado facilita toda gestión y. cuyo costo supone a la empresa o entidad el 80 por 100 del gasto de sostenimiento. por una parte. a mano de las dependencias u oficinas que los utilizan. pequeños depósitos de documentos ubicados en lugares dispersos. en cuanto a amueblamiento. un gráfico. una película o una grabación magnética. PLANIFICACION Las condiciones que debemos considerar como básicas para la instalación de este tipo de archivo son las siguientes: a) Seguridad. En este Último caso hay que tratar sobre la posibilidad de centralizar todo en un solo local. con objeto de obtener los mejores resultados. con objeto no sólo de facilitar su buen funcionamiento sino garantizar la óptima conservación de la documentación que tengamos. Por tanto el archivo debe estar planeado y organizado para recoger todo lo que. sea su contenido escritura1 o fónico. ahorra personal. o adaptarnos en lo posible. Este Último punto es muy importante puesto que no debemos escatimar en una buena instalación ya que es rentable. relacionados con éste. a pesar de su interés. como consecuencia. no en cuanto a lo que ingresa sino en cuanto a lo que ahorra. b) Facilidad de recuperación de datos. no vamos a tratar de la organización de los fondos. o pueden existir. sin olvidar las mínimas precauciones para la defensa de los documentos ante cualquier accidente.Planificación 7 de documento una escritura de compra-venta. ni tampoco de cómo realizar su servicio.

y apuntes mecanografiados. Instalación y conservación La centralización tiene las siguientes ventajas: l. incluso. sino aplicando el criterio descentralizador. sea vertical. el servicio general.Q Unidad de criterio y mayor control. 1966. 3.Q La existencia de documentación de carácter muy reservado. También existe un sistema de cajas metálicas cerradas. . que contienen los documentos y van cerradas desplazándose por tubos neumáticos que las transportan en cualquier dirección.Q Economía de montaje y mantenimiento. Kaliban>>. sobercargando a la vez. ejemplar mimeografiado. que circulan desplazándose por carriles (12). Al considerarlo como una dependencia de escasa utilidad podía estar situado en cualquier sitio. 28 y 29. Si es necesario un desplazamiento en vertical podemos establecer un sistema de pequeños montacargas o «avemarías». Pero hemos de contar con posibles inconvenientes: l.».Q Ahorro de espacio. horizontal o lateral (13). con los documentos dentro. o bien. Si el desplazamiento es horizontal pueden ser Útiles las correas continuas transmisoras o el sistema de cadenas con pinzas. 24. Tendremos que tratar de compensarlo.. bien a abstenernos de hacerlo con determinada documentación. Finalmente es bastante conocida la utilización de cajas cilíndricas de materia plástica de poco peso. innecesariamente. ambos en «The American Archivist. 1961. Johnson ddentification of business Records for permanent preservation». respectivamente.. Johnson «Trends in Country Records management» y Artur M. tanto en cuanto a las peticiones de las dependencias cuanto para el servicio de los documentos solicitados. 2. a promover la descentralización.. 2. «Automatic>. A la vista de estas consideraciones procederemos. el «Teledoc>> y el «Rolo-Plan. Los otros dos inconvenientes citados tendrán que contrarrestarse. págs. Está basado en las obras de Edward N. (13) Son las más usadas y muy abundantes.T. tema V. que faciliten el acceso a los diversos pisos. (12) Entre otras marcas podemos citar el «Telefilt. que acarree pérdida de tiempo en el servicio a prestar. para algunos fondos.T. Hay todavía una solución para el caso de (11) El tema ha sido estudiado con claridad por Luis Sánchez Belda en su C u r s o de información para administrativos. si lo consideramos conveniente. Técnicas de documentación y archivo. o con muebles cerrados que garanticen la absoluta seguridad y reserva de los documentos que contengan.* La existencia de departamentos cuyo servicio constante centralizado dificultaría su función.. El primero de estos inconvenientes es el más corriente. 277 y 329.entre otras.8 El archivo. 3. págs.Q Una mala ubicación del archivo central. Citaremos <<StandardEléctrica I. para el Instituto Nacional de Administración Pública (INAP). bien a reunir todo en un solo local. no con montajes accesorios.

sin que el archivero. Además. añade a estos inconvenientes la falta de aireación de las plantas bajas.Condiciones del local 9 documentos altamente confidenciales y reservados que es remitirlos al archivo en sobres cerrados.. en general. Estadística. lo que perjudica enormemente a la buena conservación de los documentos. y. ni fría ni caliente. b) Un local con servidumbre de paso a otras dependencias. 1959. Ubicación Es evidente que un archivo centralizado debe estar cerca de las dependencias que pueden hacer más uso de él. ya que la sequedad excesiva puede producir el resquebrajamiento de los documentos y propiciar su rotura (14). En consecuencia. 207. . por el peligro de rotura con la consiguiente inundación. esta localización supone el alejamiento del centro neurálgico. En cuanto al espacio que nos dan para instalarlo podemos encontrarnos con los siguientes casos: a) Un local independiente y exclusivo. ni tendidos eléctricos que no estén suficientemente protegidos. 2. Comerciales. Puede en cambio estar alejado de Publicidad. en ambos casos. a los que se les adjudica un número o clave por el que se han de servir cuando sean pedidos. Tampoco son buenas las zonas superiores muy recalentadas.aedic. un sótano o un extremo del edificio. Cuidaremos muy especialmente de que no pasen por él conducciones de agua. ni quien los aporta o recoge. aunque sí pueden paliarse los inconvenientes eligiendo muebles adecuados. pág. etc. tenga el menor conocimiento de su contenido. para evitar incendios. de todos aquellos que tengan que resolver consultas del público. Barcelona. Esto encuanto a la documentación clásica porque si se trata de documentos del grupo de los llamados audiovisuales el daño puede ser irreparable. En el primero de los casos debemos huir de los bajos del edificio tanto por falta de luz como por posible humedad. en «El archivo de la empresa moderna. Personal. Nunca desplazado en un ático. c) Solamente muebles colocados a lo largo de un pasillo. En los otros dos casos tenemos escasas posibilidades de evitarlo. Producción. (14) Italo Baldini. debe estar inmediato a los servicios de Contabilidad. CONDICIONES DEL LOCAL Partiendo del hecho de que los criterios de instalación van a ser los mismos si se trata de un archivo centralizado o con dependencias accesorias vamos a tratar de las condiciones Óptimas del mismo.

con mala renovación del aire. . b) Semi-indirecta. obra citada. pág. Se consigue con potentes reflectores hacia el techo convenientemente coloreado.10 El archivo. con una humedad de un 40 por 100 (17). pág. a su archivación. y. Para lecturas prolongadas serían necesarias lámparas de 25 a 30 watios repartidas en la misma forma (16). Si no fuera suficiente es necesario pensar en una iluminación artificial adecuada. y luces a determinada distancia en el resto del local. Se obtiene por medio de pantallas reflexivas que envían la luz al techo. Un local mal ventilado y mal acondicionado repercute en la disminución del rendimiento del personal. en consecuencia. Es la más corriente y supone la instalación de lámparas en las mesas de trabajo. Tienen que ser muy potentes y nunca suelen dar la luz suficiente para el trabajo. y recomendaciones del Instituto de Racionalización y Normalización del Trabajo. (17) Baldini. Es Óptima para no tener que moverse pero perjudicial si nos desplazamos con frecuencia a otros lugares de la habitación por necesidades del servicio. tanto más cuanto que la acumulación de documentos propicia la acumulación de polvo. dejando fija la proporción de humedad en un 40 por 100. Normalmente la luz de huecos al exterior (ventanas o balcones) penetra. lo rebaja a 16-18 grados. desde donde se proyecta difundida. 208. El campo visual queda limitado y se producen cambios de adaptación que fatigan los ojos. según su orientación y tamaño. La luz artijTciaZ requiere una serie de consideeraciones sobre la que sea más conveniente. estudia las ventajas y los inconvenientes. Instalación y conservación Iluminación La luz natural es fundamental para el trabajo de archivo ya que requiere mucha atención en el contenido de los documentos para poder proceder correctamente a su ordenación y clasificación. obra citada. hasta la distancia de dos y medio a cuatro metros. Puede ser de tres clases: a) Directa. Por tanto deberemos instalar las mesas de trabajo dentro de este radio de acción (15). La temperatura ambiente debe estar entre los 18 y 200. (15) Obra citada en la nota anterior. En evitación de ello se hace necesario instalar puntos de luz en todos y cada uno de los muebles o archivadores que tengamos que consultar. 208. c) Indirecta. Cuando el trabajo es movido se consigue una buena iluminación con lámparas de 10 a 15 watios a razón de una por metro cuadrado. Ventilación Nunca nos conformaremos con un local cerrado. (16) Baldini. Puede combinarse con la anterior.

vidrio u otro material absorbente. es en parte beneficioso en este tipo de archivos ya que facilita la fluidez del servicio al no tener que realizar grandes desplazamientos. a realizar una construcción ligera. Si su situación no puede modificarse se atenúan los efectos revistiendo suelos. suelos y techos (20). En la elección de mobiliario debemos atenernos a un principio fundamental: el mueble ha de estar en función de los documentos y no al revés (22). de lo que resulta una mayor permeabilidad a los ruidos. pág.Boletín de Información Técnica. aunque el claxon de un automóvil produce 100 decibelios.Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 11 Ruido El exceso de ruido puede reducir el rendimiento del personal en un 10 a un 15 por 100 (18). por razones económicas y más aprovechamiento del terreno construido. que parece un inconveniente. el término medio de ruidos que puede producir una calle es de 90 decibelios. 17. En ambientes ruidosos. de locales abiertos a calles de mucho tráfico o aglomeración de gente. (19) Una máquina de escribir genera 70 decibelios. Es por tanto conveniente instalar el archivo lejos de las dependencias que tienen muchas máquinas de escribir. obra citada. MOBILIARIO PARA LA DOCUMENTACION: COMO ELEGIRLO En un archivo de uso inmediato es difícil establecer separación entre la zona de trabajo del personal y la zona de archivación de los documentos. es menos necesario el aislamiento entre los locales ya que el ruido de fondo amortigua en parte la diferencia entre las dependencias ruidosas y las tranquilas. pág. Esto. (20) Aunque naturalmente es muy variable. Por ello es muy necesario tener muy en cuenta el problema del aislamiento acústico. o calculadoras o cualquier otra instalación mecánica que produzca ruidos (19). El grado de aislamiento depende también del nivel sonoro de la zona en la que está emplazado el edificio. . Existe la tendencia. figura un trabajo sobre este problema realizado por TAFISA. En cambio sí es muy necesario el aislamiento en el caso de estar situadas en zona de parques o patios grandes. Cuando el problema afecta a la totalidad del edificio puede disminuirse aumentando el grosor y densidad de los tabiques. 209. paredes y techos de fibra de corcho. (21) En el número 1 del . El nivel máximo sonoro que se considera aceptable para un despacho de trabajo oscila entre los 40 y 45 decibelios (21). Todo mueble de archivo debe garantizar siempre la buena (18) Baldini. que publicó CITEMA (Centro Informativo de Técnicas y Material Administrativo) en 1963. que son más silenciosos.

Servicio Central de Publicaciones. tendremos que encararnos con el problema de la eliminación. Gaudrillault y L. aunque nos parezca muy peligroso y de posibles graves consecuencias si no lo verifica persona muy cualificada. y el de Beauce «Méthodes de classement dans les entreprisew. 1952. en relación con el volumen de documentación que esperamos ir recibiendo. y el segundo por los ya tramitados y cerrada su formación. . 1962. aun cuando su clasificación y ordenación no sea todo lo deseable que debiera de ser. Un archivo de muebles dispares dará siempre la sensación de desordenado mientras que una cuidada presencia dará una buena impresión. dentro de las condiciones primeramente enunciadas. y otra de menos uso. Viene a estar formado el primer grupo por los documentos que están todavía en tramitación. Veamos todas las posibilidades (24).Organisation. outillage et tecniques des bureaux. cuando ésta es larga. claro está. José María. en -Manual de impresos administrativos>>. 217. que sería negativa para documentos de poco uso. sin que esto dificulte el servicio a prestar. París. Chardonnet . pág. que corresponde a cada archivador o mueble de los muchos que nos ofrece el mercado para no caer en la trampa de los más vistosos o de línea original. Secretaría General Técnica de la Presidencia del Gobierno. que muchos prefieren sea realizada por las personas que regentan el archivodepósito. (23) También. pág. Todo esto. 1971. estudia el problema desde el punto de vista de la conveniencia de normalizar su uso. 1354. 15. Debido a ello su elección está condicionada en primer lugar por el tipo y forma de los documentos que contiene y en segundo por el servicio que vamos a tener que prestar con ellos. Madrid. Instalación y conservación conservación de lo que guarda. que calificaremos de semiactiva. La capacidad de un mueble de archivo se mide por metros lineales de archivación con objeto de elegir aquellos que. (24) Pueden consultarse: el trabajo citado de Luis Sánchez Belda. En documentos de uso frecuente se puede admitir una cierta pérdida de espacio. De acertar en la elección va a depender no sólo la conservación correcta sino la eficacia del servicio que tenemos que prestar. Para que siempre sea así tendremos que realizar revisiones periódicas en evitación de que el primer grupo pierda su fluidez por sobrecarga de documentos que deberían estar ya en segundo plano (23). Sistemas de archivación Para poder tener en cuenta estas necesidades tenemos primero que conocer el «sistema de archivación.12 El archivo. También es importante que los muebles guarden cierta uniformidad. núm. los libros de R. más manejada por los que utilizan los servicios del archivo. que son las siguientes: (22) Los formatos caprichosos e irregulares que tienen a veces los documentos dificultan en muchos casos su correcta archivación. Así debemos de tener en cuenta que en todo depósito de documentos hay una parte de ellos que constituyen la documentación más activa. admitan más cantidad de documentos en menos espacio. Casal Marcén. Homes et tecniques..

Como el número de carpetas. y que el documento apoyado sobre su superficie mayor es. como es usual en los libros de una biblioteca. u otros semejantes. etc. Tampoco es aconsejable para muchas de las grabaciones audiovisuales que sufrirían el roce en la superficie grabada. y su colocación no ofrece ninguna dificultad . o de persiana que se recoge en los laterales. Los muebles que se utilizan para ello pueden ser armarios o estanterías. colocados unos encima de otros. Consiste en apoyar los documentos sobre su superficie mayor. que para sacar una hay que sujetar las demás. El tipo de muebles es semejante a los del sistema anterior. debido a su simplicidad. para que no sea engorroso su manejo. Pero tiene muchos «inconvenientes». proyectos. Es otro inconveniente. como veremos más adelante. Es el típico de almacén de material de oficina o almacén de libros. b) Archivación vertical Es aquella en que los documentos se apoyan sobre uno de los lados cortos. Además para manejarlas es preciso dejar uno o dos centímetros de espacio entre una pila y el techo de la balda para poder introducir los dedos al extraerlas. planos.) cuyo tamaño no les permite ser guardados en los contenedores de los documentos convencionales escritos.Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 13 a) Archivación horizontal Es el más simple y primitivo de todos. se calcula en tres o cuatro por pila. pero se adaptan mejor a unos que a otros: para documentos encuadernados es excelente pero para documentos sueltos se hace preciso utilizar una unidad de conservación especial. casilleros o bandejas. Los documentos encuadernados pueden ser actas de reuniones. Las «ventajas» que tiene este sistema es que es barato. Es el principal que ocupa más espacio del que aprovecha porque las carpetas clásicas de gomas no pueden apilarse indefinidamente ya que basculan y se caerían. Puede servir para toda clase de documentos. expedientes. aunque las baldas las coloquemos lo suficientemente juntas hay que contar con estos dos centímetros de pérdida a todo lo alto del armario y a todo lo ancho del mismo. En cambio es el sistema ideal para documentos gráficos (mapas. croquis. en principio. y lo mismo si son documentos sueltos o cosidos. que nos entorpece su uso. Los armarios pueden llevar baldas movibles. Que cuando son finos de lomo (carpetas o documentos cosidos) no se ve bien su señalización y para volver a su sitio el que hemos sacado es necesario quitar primero todos los de encima o correr el riesgo de que se doblen y estropeen. En principio tenían el inconveniente de necesitar cierto espacio para poder abrir las puertas pero ahora se ha solucionado dotándolos de puertas plegables con bisagras. como menos sufre.

que aprovecha más el espacio disponible porque no desperdicia centímetros como el anterior. sea cual fuere el número de papeles que contienen. al sacarlos o al meterlos. que pueden sacarse y meterse en su sitio sin necesidad de mover las demás y que pueden estar trabajando en el mismo armario dos o más personas a la vez. El procedimiento clásico era apoyar la carpeta sobre una balda ~~ (25) Véase en <<Variedad de muebles archivadores que podemos encontrar en el mercado. pero con frecuencia los documentos se rompen por las perforaciones. pero el soltarlos equivale a un riesgo de desorden total de su contenido. A la vista de todo lo expuesto sólo nos parece recomendable el sistema de archivación vertical para discos. Por este motivo algunas carpetas llevan muelles de presión en vez de anillas. al colocarlas verticalmente los documentos pequeños . En evitación de ello se idearon las carpetas con anillas. Pensando en ahorrar este espacio que malgastan se ideó un mueble consistente en discos giratorios que sirven de baldas para apoyar en ellos las carpetas de anillas o biblioratos (25). Que su señalización es más fácil de identificar. al no estar llenas del todo por necesidades de clasificación y ordenación. y para documentos encuadernados o libros.14 El archivo. ya que el lomo tiene siempre una dimensión fija. Lo corriente es que cuando van estando llenas haya que sacar el contenido y meterlo en cajas para dejar libre el bibliorato que ha de recibir los documentos recientes. ya que se pueden archivar las carpetas de forma continua hasta un número bastante mayor. . Instalación y conservación salvo la necesidad de sujetadores laterales para que no se caigan cuando la balda no está llena del todo. Los documentos sueltos deben ir dentro de carpetas u otro tipo de contenedores. o biblioratos. que en el comercio se llaman «archivadores. sin entorpecer la busca. como veremos más adelante. apoyadas sobre su lado más corto. Su manejo no es cómodo y los papeles se rozan mucho al pasarlos con los dedos en busca del que queremos consultar. aunque éstas estén reforzadas.se caen. de grabación sonora o escritural. Los «inconvenientes» surgen cuando se trata de documentos sueltos.. También para documentos gráficos.. También que. ocupan mucho espacio en comparación de los pocos documentos que guardan. Otro factor bastante importante a la hora de adquirirlas es que son bastante caras y si sus tapas son de cartón pesan mucho. Este sistema tiene la «ventaja» de su economía. pudiendo perder su correcto emplazamiento. Aunque vayan metidos en carpetas. c) Archivación lateral Es aquella en que el documento se apoya sobre uno de los lados más largos.

según figure su contenido para ser leído de uno u otro modo. teniendo además necesidad de compresores para que se mangengan en buena posición cuando el cajón no está lleno. más o menos grandes según sea el formato de las fichas. . en cartulina fuerte. Pero esto no quiere decir que busquemos lo más barato de una manera absoluta sino lo más económico dentro de las exigencias mínimas que tenemos que cubrir. La gran «ventaja» que tiene este sistema es que es de muy fácil manejo. en forma de fuelle sostenido por automáticos que se prenden uno a otro o simples pinzas. En esta posición los documentos pequeños no se desplazan sino que permanecen en su sitio evitando que se desordene el contenido. Una vez que conocemos los diferentes sistemas de archivación. pueden archivarse unidades voluminosas junto a otras pequeñas y cuando la documentación llega a ser demasiado abultada para una sola carpeta pueden unirse otras sucesivas. El principal «inconveniente» era el roce constante de los lomos de carpetillas y carpetas. Cuando son muebles de cajones las barras van desde el frente del cajón hacia el fondo y su desplazamiento se efectúa en esta dirección. Para suprimir este roce se idearon las carpetas suspendidas o hamacas. o sobre el fondo de un cajón de mueble archivador cuando era de señalización y visibilidad superior. pesadas y de difícil archivación sin desperdiciar espacio. estamos en condiciones de poder elegir bien. Permite mucha archivación en poco espacio y facilita la localización de las series de documentos utilizando carpetas de diferentes colores para cada grupo. Es un factor importante dado que en toda entidad o empresa la economía es un factor primordial. ventajas e inconvenientes. En cuanto al mueble archivador es claro que tiene que ser de cajones.Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 15 cuando la carpeta era de señalización y visibilidad lateral. conforme se van necesitando. Todos sabemos cómo se archiva una ficha: en posición vertical o lateral. Condicionantes Sobre esto tenemos que tener en cuenta los siguientes puntos: l. pensando siempre que de ello va a depender no sólo la buena conservación de los documeritos sino la eficacia en el servicio y economía en la instalación. Si se trata de estanterías o armarios el desplazamiento se efectúa en sentido lateral. Van provistas de un gancho central o dos laterales que resbalan por barras metálicas.Q Costo de la instalación. tan utilizadas por las entidades para anotación de datos de obligada archivación. Permite intercalar fácilmente los documentos que vayan llegando. Queda por resolver el problema de las fichas-documento. Veremos sus variantes al tratar de los muebles que pueden encontrarse en el mercado. pendiente de una o dos barras. que en un archivo bien organizado desplazan totalmente las carpetas de gomas.

Sí en cambio podremos instalar estanterías relativamente altas en muros o paredes ciegas. en batería. .* Condiciones del local que nos obligan a una adaptación de los muebles al mismo. con pérdida de tiempo y riesgo de golpearse con las esquinas.Rapidez o lentitud en la localización de un documento determinado. No tenerlo en cuenta acarrea muchos inconvenientes. Optima señalización. que podemos resumir en los siguientes puntos: . que debemos medir cuidadosamente para no errar el cálculo. unos se tapan a otros recibiendo la luz sólo el primero frente a la entrada de ésta. idas y venidas entre los muebles o estantes.16 El archivo. sin contar con que si son varios. Todo lo que coloquemos separado de los muros o paredes deberá ser situado en la misma dirección de la entrada de la luz natural porque de hacerlo en forma perpendicular nos encontraremos con un lateral perfectamente iluminado pero el anverso oscuro y necesitado de luz artificial. Instalación y conservación 2.Q Que la capacidad de archivación de lo que vamos a instalar esté relacionada con que el amueblamiento elegido permita una amplitud holgada en previsión de los nuevos ingresos previsibles. Las estanterías o muebles metálicos cargados de papel pesan mucho. Las dimensiones de un mueble archivador cerrado no son las mismas que cuando estamos trabajando con su contenido. sea para extraerlo o para la simple consulta momentánea. d) Que no resulte penoso el desplazamiento del personal o los usuarios dentro del local por tener que efectuar. colocando sólo por medio aquellos que por ser pequeños no ofrezcan ningún peligro. Para ello tendremos en cuenta: a) Resistencia de los pisos. para una sola busca. 3. sino lo que necesitan y ocupan cuando se ponen en uso. Una vez tenidos en cuenta estos condicionantes de instalación debemos pasar a examinar las cualidades de servicio del mueble en sí. Tengamos en cuenta que un local de archivo suele ser una habitación cualquiera. del local. Tendremos que elegir aquella instalación que nos permita almacenar más metros lineales en el menor espacio. teniendo en cuenta la superficie. b) Consecuentemente contaremos con puertas o huecos al exterior que no nos van a permitir colocar muebles o estantes más arriba de su límite inferior. e) Reparto adecuado de la superficie entre las necesidades de archivación y el personal que vamos a necesitar para el servicio. generalmente escasa. no preparada para cargas superiores a las normales. Para ello no sólo consideraremos su tamaño en estado de reposo. por lo que nos abstendremos de situarlos separados de las paredes. ya que las unidades documentales carecen en absoluto de uniformidad en cuanto al espacio que pueden ocupar. c) Dirección de la luz. La cantidad de documentos suele medirse por metros lineales.

Finalmente los de archivación horizontal no sirven para la documentación corriente. dibujos o documentos y registro de gran formato. sus ventajas y sus inconvenientes. Aunque cada caso requerirá condiciones diferentes podemos llegar a la conclusión general de que los mejores muebles archivadores son los que responden a un sistema de carpetas suspendidas de visibilidad lateral. pero los fabricantes han ido mejorando su presentación llegando a crear modelos verdaderamente atractivos. son los más prácticos para documentos encuadernados o libros.Posibilidad de modificar. por intercalación o por extensión.Tipo de señalización que admiten: horizontal o vertical (26). . el cuadro de clasificación que hemos establecido. pero en cambio son excelentes para mapas. o de pie. Las estanterias pueden ser abiertas o estar constituidas por armarios con (26) Luis Sánchez Belda recoge estos puntos en el tema 4 de los apuntes hechos para el Instituto Nacional de la Administración Pública. por principio. pero.Posibilidad de guardar expedientes voluminosos al lado de otros que no lo son. Los muebles de colocación vertical. así como para qué tipo de documentos sirven y para cuáles no. Sin embargo debemos estar alerta para no cargar con una buena presencia a cambio de un mal funcionamiento. A la vista de las anteriores consideraciones podemos enfocar el problema de la elección de mobiliario con un buen criterio e incluso formular una serie de preguntas en forma de «test» para irlas puntuando.Facilidad o dificultad de intercalar nuevos documentos en una serie ya establecida. . .Facilidad o dificultad de anotar las ausencias de algún documento en el conjunto de su serie. planos. . Variedad de muebles archivadores que podemos encontrar en el mercado Los encontraremos de madera y de metal. debemos rechazar aquéllos.Posibilidad de desplazar un solo documento sin necesidad de sacar los demás del mismo anaquel o cajón del mueble archivador. . El escaso valor estético de los primeros muebles metálicos hizo que muchas veces fueran rechazados. por lo que han caído en desuso. sobre todo en los cajones anexos a las mesas de trabajo. aunque para documentos en tramitación sea más práctico el mismo tipo de carpetas pero de visibilidad superior. Para eso hemos expuesto ya los diferentes sistemas de archivación posibles.Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 17 . .

el polvo o los insectos. Instalación y conservación baldas enteras o divididas en departamentos. para biblioratos.-Archivador presión. tanto en cuanto a facilidad de uso como en cuanto al ahorro de espacio. que las baldas clásicas. Sin embargo. El ahorro de espacio logrado venía a ser un 50 por 100 sobre los muebles de Figura 1. pero al tener el mismo grosor en sus dos extremos requieren un eje central más grueso. ocupando el espacio de menor circunferencia. sólo nos son útiles para libros-documento o documentos encuadernados. después del estudio hecho sobre sistemas de archivación. dentro del cual suplen a las baldas unos discos con rodamiento a bolas. y puerta corrediza con cerradura. sea en armarios. Su auténtica utilidad se logra con los biblioratos o carpetas de anillas. Sí en cambio hemos visto lo útiles que son para la documentación restante las carpetas. Las abiertas son más económicas pero no ofrecen la debida protección a las indiscrecciones. que suelen constituir una muy pequeña parte de los fondos de un archivo de uso inmediato.18 El archivo. más o menos juntas entre sí. buscando mejorar el sistema de carpetas apoyadas. y están pensados precisamente para carpetas apoyadas (figura 1). en forma tubular. Estos discos giratorios pueden girar a derecha o izquierda. con el lomo a la vista en la parte exterior del disco y las tapas hacia adentro. sea en estanterías. pero no de trazo lineal sino circular. Pero además la realidad nos indica. según las necesidades. ha surgido un nuevo tipo de mueble con baldas. montados sobre un eje central. o carpetas de anillas o a . También pueden archivarse carpetas corrientes. El primer modelo que conozco tenía cinco compartimentos por disco para facilitar la sujeción de las carpetas.

En la parte baja llevan una aleta que facilita la extracción a la vez que sirve para la señalización (30).Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 19 balda lineal (27).».800 expedientes situados en un rincón de la sala de trabajo. figura 220 B. obra citada. Esta proporción fue luego superada hasta llegar a poder archivar un mínimo de 35. que pueden correr a derecha o izquierda por un pequeño carril que lleva la balda. (29) Vicens Carrió. El aliciente del ahorro de espacio conseguido hizo que otros fabricantes pasaran a repetir el sistema sin puerta a mayor escala hasta alcanzar a más de 3. de modo que aunque sean pocos no se caen para los lados (figura 2). de poco más de nueve centímetros de apertura. . S . A.Opina que el sistema puede servir para archivo definitivo pero no participamos de esa opinión por la escasa protección que ofrece para los documentos. lo que supone ya la incorporación de este sistema a lo que consideramos como archivo-depósito (29). Encontramos que tienen uno de los principales inconvenientes de las carpetas de anillas para archivación Figura 2. (28) «Roto Archivadores Ruiz. (27) Marca 4ontablex.000.-Contenedores rígidos..000 carpetas con 3.000 de hojas de contenido. los que dispuestos en balda lineal hubieran ocupado 15 metros de pared (28). desplazables. (30) De este tipo es el llamado &lass-O-Rama-].de plástico duro irrompible. No obstante sus muchos inconvenientes la costumbre de utilizar carpetas apoyadas se ha conservado mediante el uso de una especie de <<cassette.. En estos contenedores se van colocando las carpetillas en archivación lateral con los documentos dentro. para carpetillas.

no pueden llevar una secuencia fija correlativa. ya que. Si por economía elegimos el sistema de estanterias abiertas. al tirar de la tapa. (32) Modelo de la misma marca. Otro tipo de muebles para carpetas apoyadas es el llamado archivador basculante. placas abatibles corredizas. Al abrir salen hacia afuera. . No ocurre lo mismo si se utilizan. Otra variante es la que apoya las carpetas en posición intermedia entre vertical y lateral (figura 4) para poder ver fácilmente su señalización de visibilidad superior (32). basculan hacia afuera para que quede la señalización de las carpetas completamente a la vista (figura 3). vertical. Instalación y conservación Figura 3. en vez de «cassettes». lo primero que tenemos que buscar es la sustitución de las baldas por barras para carpetas suspendidas.Lume». De no ser así.-Archivador de carpetas basculante. que también toman el nombre de hamacas (figura 5). por necesidades de la clasificación. (31) Modelo lateral apoyado . que permiten reducir o ampliar los espacios según sea la necesidad de las carpetillas que forman un grupo (31). Subsiste generalmente la balda inferior de cada línea pero a veces está también suprimida por motivo de ahorro y no quedan más que barras. Asemeja un mueble de estanterías cerradas formando cajones pero en vez de baldas lleva cubetas que. que es que ocupan siempre un espacio fijo con independencia de la cantidad de documentos que contienen.20 El archivo.

.Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 21 Figura 4.-ArchivaciÓn diagonal.-Carpetas con gancho para suspensión. Facilita la lectura de la señalización Figura 5.

Unas puertas que se abren en toda la extensión de las hojas ocupan mucho espacio cuando el armario esté en uso e impedirían colocar cerca de ellas una mesa de trabajo.22 El archivo. Si preferimos archivadores de tipo armario tendremos muy en cuenta su sistema de cierre. podemos adquirir simplemente chasis metálicos apilables que. no ocupan más espacio que el estrictamente necesario para sus papeles. cerca de la pared. Tampoco admitiremos muebles demasiado altos. tras resultar baratos. Por lo general dentro de cada hamaca hay varias carpetillas que agrupan los documentos con arreglo a su contenido específico. a unos centímetros del suelo. que es aquí de visibilidad superior (6). que deben alcanzar un máximo de dos metros. colocándolos en línea al suelo o apilados. La señalización de estas carpetas es de visibilidad lateral. medida igualmente aconsejable para las estanterías. pero la línea inferior. Instalación y conservación encontraremos algunos modelos bastante aceptables (33) y. Figura 6.-Balda inferior extraíble. puede extraerse como un cajón. son de visibilidad lateral. Como en el caso anterior. llegando a sus últimas consecuencias. se pueden seguir adquiriendo chasis indefinidamente. bien por visores que llevan las carpetas en su lado exterior o por lengüetas sujetas a modo de pinzas para indicar las series. ya que si vienen más. para visibilidad superior. Pueden tener como accesorio una pequeña plancha inclusa en la balda que se extrae para poder utilizarla como mesa auxiliar en que posar la carpeta para examinar su contenido. . para facilitar la lectura de la señalización. unos sobre otros. que se ocultan hacia los laterales (34). lo que no ocurrirá si son plegables o corredizas en forma de persiana.

Plegables los hace la marca <<Oblique. bajar la tapa queda de soporte y las carpetas sobresalen Figura 8. (34) Hay bastantes casas que lo fabrican. . (33) Lo fabrican varias casas.Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 23 Figura 7.. como -Ronco».-Al un poco.-Chasisque se sacan sobre la tapa abatida y pueden llevarse a la mesa de trabajo. <<Ronco» los tiene de puertas que se ocultan en los laterales.

24 El archivo.de <<Lume. Su finalidad es poder sacar los chasis para apoyarlos sobre la tapa. Otros contienen chasis individuales para cada fila de carpetas. Dada su forma saliente tenemos que arrimarlos a la pared estrictamente para evitar el riesgo de que falle el piso cuando estén cargados.. que ofrecen la facilidad de sacar la balda hacia afuera al abrir la tapa correspondiente (35). En primer lugar su altura máxima es de 1. Estos chasis es claro que no son desplazables por que su peso sería excesivo. atraídos por lo fácil que resulta la señalización de visibilidad superior de sus carpetas. Instalación y conservación Figura 9. que van de adelante hacia atrás en vez de longitudinalmente. con objeto de facilitar la lectura de la señalización. (36) <<Velox». que debemos evitar a Hay otros archivadores de mueble cerrado. . No pueden ser más altos porque no podríamos examinar el contenido de los cajones de la fila de arriba. que quedó como mesa (figura 8). con tapas abatibles por pisos en vez de puertas (figura 7). Todo lo que desaprovechan de (35) -Arianex>>. bien directamente o en sus visores (figura 9). con las carpetas frontales hacia la tapa (37).40 lo que nos obliga a desaprovechar el lienzo de pared de que disponemos en altura. Pero lo que nunca debemos hacer es adquirir esos horribles archivadores formados por filas de cajones superpuestos. o incluso llevarlos a la mesa misma de trabajo (36). que es de visibilidad superior.-Archivadores todo trance. de cajón para papeles. Otras veces lo que sale al tirar de una tapa es simplemente el chasis longitudinal de que están colgando las carpetas en línea horizontal. a modo de consolas. Otras veces se trata de un auténtico cajón. (37) <<Ronco>> la utiliza para la fila inferior de archivación. Tienen graves inconvenientes.

Finalmente la consulta de los documentos de uno de los cajones. Por eso sólo resultan recomendables cuando constituyen parte integrante de una mesa de trabajo en el que se necesitan constantemente los papeles archivados (figura 10). tan necesario para poder prestar un servicio eficaz. suspendidas de visibilidad superior para cajón pared lo ocupan de más en cuanto al reparto del suelo no sólo por su forma alargada sino porque en uso tiene aún mayor saliente. lo que entorpece el trabajo de más de una persona a la vez (38). (38) Desafortunadamente son muy fáciles de encontrar. sillas o máquinas auxiliares. El único remedio es que estos cajones estén dotados de chasis desplazables en pequeños grupos para ser extraídos y consultados sobre una mesa. con lo que no sólo evitan tener que sacarlo todo para examinar su interior sino que un simple giro de cabeza y unos dedos ágiles permiten localizar con rapidez el documento buscado. Para facilitar su consulta las barras que sustentan las carpetas suspendidas pueden ir colocadas paralelamente a la plancha frontal del cajón.Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 25 Figura 10. Los que han adoptado estos muebles se quejan con frecuencia de que no les caben los otros enseres de trabajo: mesas. Con todo supone una molestia accesoria y pérdida de tiempo.-Carpetas de mesa de trabajo. la consulta de los de la fila inferior es por demás penosa debido a su peso y necesidad de encorvarse. Además. . arriba y abajo. aun cuando a veces tengan pequeñas patas que los levantan unos centímetros del suelo. si el desplazamiento y consulta de los cajones de arriba resulta incómodo para personas de mediana estatura. sea cual fuere su'altura. bloquea el uso de los demás de su fila.

que llevan en la parte baja una cartela para su señalización (figura 11). S . Instalación y conservación Figura 11. También hay pequeños muebles archivadores con patas y ruedas realizados con chapas de material ignífugo e incombustible que resisten durante varias horas el calor de un fuego. estadillos o fichas-documento que superan por su tamaño la posibilidad de un cajón de mesa. quedando ocultas las demás (figura 12). <<Industrias Gama. Llevan rodamiento a bolas para poder ponerlas al lado de las mesas de trabajo de las personas que tienen que manejar constantemente los datos que contienen.Fichet>>.<<Guillamet». Pueden agruparse y superponerse según vaya aumentando la documentación. . presentando en la parte delantera la fila de carpetas que queremos consultar.-Caja archivadora para pequeñas cantidades. Pueden estar sobre un mueble accesorio o llevarse a la mesa de trabajo cuando sea necesario (39).». Tratando de obviar la escasez de espacio se ha ideado un tipo de muebles que funcionan por sistema de noria.26 El archivo. entre otros. Esto supone un enorme ahorro en cuanto a la ocupación del suelo. ascendiendo y decendiendo. (40) «Alcom. Están pensados para guardar en ellos aquellos documentos cuya destrucción causaría un grave perjuicio a la entidad (40). ya que (39) De este tipo hay varios modelos. También se utilizan en algunas empresas unos muebles o chasis grandes para carpetas. A. Para una archivación momentánea y fluida existen una especie de claszjkadores añadibles.. en los que los cajones van rotando. .

con ayuda de resortes variados. y cabe doble cantidad de documentación en la misma distancia de la pared para afuera. o también correrse todo un cuerpo de baldas. a derecha o izquierda. más raramente. pero son más propios de archivo-depósito. en cuyo caso resbalan sobre carriles. Otros se desplazan en sentido horizontal sobre carriles colocados en el suelo o. alineados perpendicularmente a la pared. Doble capacidad de archivación. van en doble fila. El ahorro de espacio es enorme pero. Otro sistema de densificación consiste en disponer estantes cerrados por el fondo y los laterales que. una sola balda. dado el peso que suponen. nada se saca hacia adelante. Lo que sí hay que tener en cuenta es que el peso se duplica por lo que nunca pondremos esta clase de muebles separados de ella y preferentemente hacia las esquinas (41). para examinar el contenido (figura 14).Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 21 I Figura 12. hay que contar con la resistencia del suelo o enganchar los carriles de sustentación a los pies derechos del edificio para que el peso descargue en ellos y no en el techo o suelo propiamente dichos. . Al ser corredizos permiten juntar varios sin necesidad de dejar entre ellos más espacio que el equivalente a un pasillo. para carpetas. En el de uso inmediato supone una acumulación de documentos que puede ser excesiva. La presentación en el mercado admite toda suerte de contenedores. como toda densifícación. colgados del techo. o unidades (41) Los fabrican varias casas. unos delante de otros. Puede correrse.-ArchivaciÓn densa de «noria. que <<abriremos» cada vez por donde sea necesario. para ver por el hueco que hemos respetado lo que hay detrás (figura 13).

.-DensificaciÓn máxima. Figura 14. Instalación y conservación - SIMPLE unitario unitario ó sinfín DUPLEX Figura 13. sobre carriles.28 El archivo. Un solo pasillo para varias estanterías doble faz.-ArchivaciÓn densa en que la balda superpuesta se corre a derecha o izquierda para poder ver el contenido de la central fija.

. en la que se inscribe la indicación oportuna. como suspendidas. apilables. en las que se inscriben datos. facilitan su consulta. Dados los muchos inconvenientes del uso de sistemas convencionales se han ideado otros que. pero también puede hacerse por señalizadores de pinza que se sujetan a una ficha corriente. La señalización por grupos se hace con fichas separadoras que llevan una pestaña. para dejar ver mejor el contenido de la que hay detrás. Otras van encajadas en las barras por muescas. siguiendo su movimiento ininterrumpidamente para que no se produjera roce. lo que sería penosísimo de hacer. con (42) Decimos lo mismo que de los anteriores. como pequeños o grandes ficheros. pudiendo extraerse con una sencilla maniobra. En principio un archivo de uso inmediato no debe contener más documentos que los de verdadero uso inmediato. o para adelante. Otras se sujetan en forma de libro por perforaciones laterales o dispositivo de muelles a presión. Para evitar que las fichas se salieran de los cajones al perder su horizontalidad se daban dos soluciones: una que el mueble llevase por abajo una correa continua que <<recogía>> y tapaba los cajones mientras duraba su posición conflictiva. o también con fichas de muescas para sujetarse a tiras metálicas. o bandejas para documentos gráficos que requieran archivación horizontal y no superen el tamaño del fondo de la estantería (42). y la otra que las fichas fueran ensartadas en barras por medio de perforaciones en su base. a la vez de ganar espacio. por lo que los sistemas de densificación. no son muy necesarios en este tipo de archivos. a otra habitación. con una barra central abajo. Estos pueden ser unitarios. si no imposible. y se ha ido acumulando. o cajas. cabeza abajo (figura 15).Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 29 de conservación. También a veces necesitan soporte especial cuando van suspendidas por sistema semejante al utilizado para los papeles. Pero los documentos de uso inmediato son muchas vecesflchas. Las hay de muchos tamaños. si no se pudieran sacar con facilidad. Una estadística realizada hace algunos años en empresas americanas vino a demostrar que del total de documentos que se guardaban en sus archivos sólo el 30 por 100 era verdaderamente de uso inmediato con lo que su utilización se encontraba recargada y entorpecida. o formar grupo de cuatro o seis. El modelo más antiguo consistió en una rueda de cajones fijos que iban rotando cabeza arriba. están articuladas en la base por una tira de tela con objeto de que puedan abatirse ligeramente hacia atrás para leer mejor su contenido. más o menos alargada. Algunas. Este es el caso de losficheros rotativos. por lo que requieren cajones a su medida. o depósito. Las que no son nada prácticas son las sujetas fijas porque las fichas de archivo son fichas-documento en que se van anotando datos. tanto carpetas apoyadas. trasladando lo que no es de busca urgente. sobre ser costosos y de instalación problemática.

antiguo de «noria» para fichas. lo que el peligro de caerse quedaba anulado (43). Sin embargo el primer modelo fue pronto desechado y el segundo quedó sólo para ficheros de direcciones. o anotacionespoco frecuentes (figura 16). Instalación y conservación Figura 15.-Sistema insertadora. con correa Figura 16. de sobremesa (44).30 El archivo. De .-ficheros de «noria»de sobremesa.

es el de discos que giran a derecha o izquierda. A.Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 31 Figura 17.000 fichas. Pueden actuarse a mano o mecánicamente pulsando un botón. Casi todos ofrecen delante espacio y plataforma para poder examinar el contenido estando sentada la persona que lo consulta. giran de delante hacia atrás y arriba. antigua. direcciones. S. (44) Pueden servir para controles de firmas. igua finalidad es el pequeño fichero de fichas ensartadas. lo que es muy útil en los casos en que las consultas al archivador son continuas (figuras 17-18). En la actualidad el sistema rotativo utiliza baldas que. sobre un soporte con dos chapas a sus extremos. datos de personal. luego hacia abajo y finalmente hacia delante y arriba otra vez. (45) Tiene un modelo «Perita Selección. El mueble ofrece a la vista sucesivamente una o dos líneas de cajones quedando los demás tapados por lo que pudiéramos denominar la carcasa (46). Otro sistema. etc. Pueden ser relativamente estrechos. sin perder la horizontalidad.Todos ellos admiten las clasificaciones usuales y sistemas de señalización. semejantes a los que vimos para carpetas de anillas. En ellas van posados los cajones de las fichas.-De «noria» por baldas enteras.>>. (46) Los fabrican varias marcas.000 a 12. de tres o cuatro cajones. de las que la de delante es ligeramente abatible para dar holgura y poder examinar más fácilmente el contenido (45). que pueden sacarse si así se desea para más comodidad en el trabajo. . pero a veces se extienden horizontalmente en varias filas de cajones. pero que en (43) Pueden contener de 3. de mucho menos uso.

Tiene el inconveniente de que para consultar el reverso hay que sacar la ficha. Estos indicadores pueden ser de cartulina del mismo tamaño con una pestaña sobresaliente en la que inscriben los datos necesarios. Sin embargo es un hecho que las fichas convencionales son <<ciegas>> ya que la que está delaiite tapa la información de la que está detrás precisando indicadores que señalen los diferentes grupos de su contenido. el indicador. por baldas enteras. en la que lleva la señalización. . superior o (47) Fichero giratorio 4 3 e m . por la inferior o por el lateral derecho. Buscando mejorar estas condiciones han surgido las fichas de «selección visual. Los que dejan la ficha entera a la vista consisten en un soporte o cubeta que lleva cartulinas enganchadas sucesivamente de arriba a abajo a las que se acopla la ficha por sus ángulos. a la que se sujeta. con una pequeña tira de celofán en la parte baja. en cuyo espacio se inscribe la palabra clave indicadora (19).. pero sin pestaña. variando los modelos conforme sea la zona visible. o bien una igual. Instalación y conservación Figura 18.-De «noria». a modo de pinza. este caso lo que llevan encima son cajones de fichas.32 El archivo. Son estas las que dejan conocer la naturaleza del contenido en su totalidad o por uno de sus bordes que queda a la vista. actual. Es claro que necesitan muebles o soportes especiales para que sea así. bien por la parte superior. También el fichero de cajones superpuestos que se abren en abanico a partir de un soporte en el extremo izquierdo y pueden ser sacados de su casilla para examinarlos más cómodamente (47).para fichas. Las de visibilidad.

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Bilbao. 1965. S.a Fernanda Iglesia Lesteiro. . también otras lo son por medio de perforaciones. Es el mismo principio de la ficha perforada de selección electrónica y su archivación es semejante. También se utilizan en archivos de uso inmediato las llamadas «fichas de características». por lo general pequeños. Estas últimas tienen la ventaja de que no es necesario que guarden ningún orden ya que. (54) . Todos estos muebles.000 fichas. aun cuando también se han hecho cajones especiales (54).. en «El archivo en la organización moderna. explica el funcionamiento de la selección visual «Uniterm». pero dejó de hacerlo. Giuseppe. fabricaba el Tobro. A. temas mencionados.S. permiten ser cerrados con cerradura o candado. Esta operación puede hacerse por sistema manual. 6.H. (51) Continolo. cita un modelo de . A.-Fichas superpuestas de visibilidad lateral.A.P y «Contablex».» los hizo de plástico con capacidad para 2. Como práctica más de oficina que de archivo. que si bien pueden ser de selección visual (52). pero inherente al archivo. S.Plastipol. (52) Sánchez Belda. lo que servirá para extraerlas selectivamente será la perforación o perforaciones correspondientes al dato que se busca. por lo que son muy Útiles para datos reservados. estén donde estén. Lo único especial es el dispositivo para colocarlas cuando se procede a hacer la selección.Kardex*>.34 El archivo. «D. Traducción de M. después de lo cual pasan las fichas a un archivador corriente donde permanecerán hasta que se necesite hacer una nueva busca (53). Instalación y conservación Figura 20.A. fol.I.También los fabrican <<Alcom. semiautomático o automático. que queda sin tapar por la ficha que lleva delante (51). (53) Se guardan en cualquier cajón..

Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 35 podemos citar el fichero normalizado denominado «recordatorio». Al ir pasando los días y los meses lo encontraremos justo al llegar la fecha puesto que cada día que transcurre y cada mes se van pasando para atrás del fichero en el orden debido. La señalización va en la parte frontal (55) Los fabrican muchas casas. que haya un archivador para cada tema con objeto de ir llenando las sucesivas bandejas o cajones con las piezas afines que vayan ingresando. repartiendo los temas por los diferentes cajones o bandejas. Para los documentos grúflcos es para los que encontramos más muebles en el mercado. hay que pensar en otros en que constituyen la casi totalidad del mismo. Cuando se trata de pagos conviene anotar el aviso con dos días de antelación para que dé tiempo a preparar el importe. en ocasiones. . pagos. descansando en posición horizontal. es decir detrás de la ficha del mes que corresponda. Pero además de estos muebles clásicos para documentos escritos tenemos que contar con la necesidad de instalar aquellos que se llamaban documentos especiales y que cada día son más corrientes. En el frente estará siempre la correspondiente al mes y día de la fecha para poder meter cualquier anotación que haya que recordar. o de «almanaque». como es el caso de los de empresas u organizaciones en que desempeñan el principal papel arquitectos. ingenieros. Un fichero auxiliar salvará todas las dificultades ordenando en fichas lo que no está enteramente ordenado en el mueble. Los muebles que nos ofrecen pueden ser de tres clases. con lo que se puede estar al tanto de cobros. cuando es elevado el número de ellos. Tienen todos los inconvenientes de los muebles de cajón pero a veces puede compensar por ser el mejor modo de apoyar esta clase de documentos (55). proyectistas. viajes o cualquier otra incidencia de la que haya que avisar al departamento correspondiente. si bien en archivos usuales suelen ser una excepción. Según vayan pasando los días se van poniendo detrás y lo mismo los meses. extendidos en todo su tamaño. Son los más convenientes si su tamaño es apropiado pues los fabrican por lo menos en dos medidas. Es conveniente. A veces se trata de pagos trimestrales. Si por el contrario son pocos y de producción eventual no hay inconveniente en tener un solo archivador. sin olvidar los fotográficos y fonográficos. fotógrafos. dibujantes. reuniones. semestrales o una vez al año. Los formados por grandes bandejas de cajón donde irán sin doblar. evitando los dobleces por los que terminan partiéndose con el uso (figura 21). ya que. producen verdaderos perjuicios a la empresa. sin posibilidad de olvido que. Me refiero a los documentos gráficos que sobrepasan el tamaño de folio y a los que producen las nuevas técnicas de grabación en ficha y cintas por sistema magnético. etc. en cuyo caso meteremos el aviso donde corresponda.que consiste en un pequeño cajón de sobremesa con capacidad para las fichas de todo un mes y las de treinta y un días.

Van colgadas de barras horizontales fijas (56). instalación y conservación s Figura 21 . o si son abiertas pasando de un lado al otro. que se «abrocha. para evitar el desplazamiento del contenido (figura 22). Un segundo tipo corresponde al sistema de suspensión vertical o lateral. El abanico plegado debe ir protegido al menos por una cortinilla si no hay posibilidad de que quede encerrado en una especie de armario adecuado a su tamaño. como hacen con las alfombras en algunos almacenes.36 El archivo.-Archivador de planos. mapas o documentos gráficos en posición horizonta I. Este sistema se utiliza para pequeñas cantidades dentro de armarios. Pueden estar colocados dentro de grandes carpetas abiertas por un lado corto y otro largo. . Este sistema de archivación vertical presenta también muebles en los que los documentos van directamente suspendidos de peines metálicos. colocándolas luego sobre baldas de estantería con el fondo suficiente. También pueden guardarse más económicamente en carpetas de cartón adecuadas a su tamaño. mediante (56) Los fabrican muchas casas. de cada cajón o bandeja y las unidades archivadas llevan su número de orden. compartidos muchas veces con otros documentos en hamacas o ficheros. pero también puede aplicarse a mapas o documentos gráficos de tamaño tan grande que no admiten más archivación que «colgarlos». o también pueden abrirse en abanico para su más fácil examen y extracción (figura 23). con tres solapas para que queden totalmente protegidos.

-Bolsas para documentos gráficos en armarios metálicos. en posición vertical. para documentos gráficos en Figura 23. .-Bolsas posición vertical. abrochables.Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 37 Figura 22.

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El archivo. Instalación y conservación

Figura 24.-Archivador pinzas.

de planos, sistema vertical, con peines y

pinzas de plástico o metálicas que se introducen en sus ranuras. Estos peines, de extensión paralela al frente del mueble, se desplazan hacia atrás o hacia adelante, para su más fácil manejo. Los de pinzas tienen clave especial por peines, número de ranuras y colores y llevan el índice en el interior de la tapa, que se levanta para ponerlo en uso (figuras 24-25). Los documentos se archivan según van viniendo, delante el Último archivado, ya que su señalización no depende del sitio en que está archivado en relación con los demás sino de la inscripción del peine y número de ranura que le hemos adjudicado a cada una de las dos pinzas que lo sostienen. Los peines, que resbalan por unas guías telescópicas a los lados, van señalizados por letras y las ranuras numeradas sucesivamente de izquierda a derecha. En ellas se meten las pinzas, o caballetes, que sostienen el mapa, o documento similar, cuyas pinzas de plástico de varios colores son susceptibles de torsión para dejar caer el documento a una tolva que hay en la parte baja del mueble. Una vez examinado vuelve a colocarse en el peine y números que le corresponden delante de los que puedan tener la misma numeración, ya que el diferente color de la pinza es lo que va a determinar su diferencia y exacta señalización. Su capacidad puede llegar a contener 1.500 unidades, entre grandes y pequeñas, siendo escaso el espacio que ocupa. Pueden cerrarse con llave (57).

-

(57) «Planiblex», de «Contablex», lleva ocho peines, con ranuras numeradas del 1 al 84. .Hades. lleva guías metálicas.

Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo

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Y

MOD. A-O

MOD. A-1

Figura 25.-Archivador

de planos colgados por medio de pinchos.

Tienen el inconveniente de que es preciso adherirles dos pequeñas etiquetas para su señalización, así como para sujetar las pinzas en ellas. Más preocupante es que para sacar cualquiera de los documentos tengan que caer a la tolva, lo que puede producir deterioro si su estado de conservación no es muy bueno. También responden a este sistema de suspensión otros archivadores con barras de pincho colocadas perpendicularmente a la plancha frontal, unas que parten del fondo y otras de la chapa delantera, y se entrecruzan. En estas barras de pincho entran las perforaciones de una tira pegada al documento por el lado de que queramos colgarlo, ya que puede interesar hacerlo de un lado largo o de un lado corto, siempre que no dé con el fondo de abajo (figuras 26-27). En éste, como en el mueble anterior, puede ponerse más de un documento en la misma línea, siempre que quepan a lo largo de ella. Tienen el mismo inconveniente de riesgo de rotura al manipularlos que se anotó para las carpetas de anillas de papeles. Los sistemas de pinchos y perforaciones admiten también gran cantidad de unidades, pudiendo llegar a 5.000. Para usarlo se levanta la tapa, que es de apertura automática, y lleva en el dorso el índice del lugar exacto donde se encuentra el documento que queremos consultar. Estos llevan la señalización, con números y colores, en la tira adherida que tienen que llevar para las perforaciones. Una vez localizado, con un movimiento de desbloqueo se agranda la separación de frente a fondo permitiendo que los pinchos se separen y quede entre ellos un

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El archivo. Instalación y conservación

Figura 27.-Extracción pinchos.

de uno de los planos, después de separar los

Figura 26.-Sistema de archivación por pinchos, separables por donde interesa para sacar el documento.

Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo

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Figura PS.-Sisterna

«Zippel», colgados.

hueco libre por donde sacar el documento, que será vuelto a colocar en su sitio antes de volver a juntar los pinchos (58). Existe otro sistema consistente en una especie de regletas con pinzas que sujetan el documento por la parte de arriba. Llevan en su parte central una muesca que encaja en un carril en forma de T invertida que las mantiene colgadas (figura 28). Un sencillo movimiento basculante basta para descolgarlas cuando se quieren examinar. Tiene la ventaja de que no necesitan mueble especial, por lo que su costo es barato, pero también tiene el inconveniente de que no cuentan con una protección adecuada (59). En otros la banda adhesiva lleva dos muescas en forma de gancho para colgarse de la barra (60). Finalmente hay casos en que mapas, planos, esquemas, etc. tienen un formato que impide cualquiera de estas soluciones pero también el mercado nos facilitará su archivación. Hay muebles consistentes en una serie de celdillas formando una unidad, en cuyas celdillas se pueden introducir los documentos enrollados. La tapa de cada celdilla, de materia plástica, encaja por fuera el rollo y lo mantiene impidiendo que se suelte. Al tirar de esta tapa, en la que va la señalización, sale el rollo, que puede extenderse y examinarse

(58) Entre otros los hacen «Perita-Pronto-, <<M. D. Sato. y «Lume, S. A.B. (59) Sistemas «Zippel>>. (60) «Clas-Plan., de <<Ibérica de Archivos, S . A.. .

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El archivo. Instalación y conservación

Figura 29.-Documentos

gráficos enrollados metidos en celdillas.

Figura 30.-Archivador

de hojas movibles para documentos gráficos.

(figura 29). Cada mueble puede tener de 2.000 a 3.100 unidades pero también los hay portátiles con capacidad para 96 planos u 80 dibujos (61).

(63) .jdCion.Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 43 R ‘ Tubo soporte 2 tenscr 3 Pomo de f. mapas o esquemas con los que se está trabajando continuamente y no se pueden archivar todavía.Porta-Plan. También existe un sistema en que los planos se enrollan en tubos que se depositan por sus extremos en las muescas de unos pies derechos laterales con capacidad para 54 unidades (figura 31). También hay soportes metálicos murales cuyos paneles se abren como las hojas de un libro (figura 30). . También algunos muebles de madera con una rejilla en cuyos huecos se meten los rollos de modo semejante a como se meten los paraguas (62) . con posibilidad de extender desde arriba el documento que se quiera consultar.. apoyados por sus extremos en ganchos de pared.-Colocación de rollos sobre ganchos laterales. Sacando el que se quiere consultar se encaja su tubo en el nivel más alto y se desenrolla. a modo de colgadores. 4g Pinza de cierre 41 sqect/on 59 Hued¿. Puede llevar pantalla para proyecciones y pizarra incorporada. ” 5A ’ d con freno Figura 31 . para un corto número de planos o mapas de consulta constante (62). dejándolo colgar para poder ser examinado (63). Por Último mencionaremos el menos bueno de todos los sistemas. Me refiero a unos contenedores tubulares parecidos a papeleras. en los que se depositan los documentos enrollados.Roliplan. dentro de tubos de cartón. Más económico es colocar los rollos. que pueden tenerse al lado de la mesa de trabajo. pero que puede servir para mantener a mano planos..

Instalación y conservación en un paragüero. o cualquier otro documento gráfico. En cuanto a los microfilmes comenzaron guardándose en tiras. por lo que hay que hacer un previo estudio a fondo sobre su posible rentabilidad. pero a veces no hay más remedio que aceptar esta solución. En principio comenzaron metiéndose en sobre con departamentos escalonados. según pruebas que se han venido haciendo (65). que puede ser de metal o de materia plástica. También a veces como archivo de seguridad. No ocurre lo mismo si hemos usado los de sales diazoicas o filme vesicular. sobre todo en cuanto al lavado de la película. a veces superior al costo de su conservación en papel. esquemas. La Única peculiaridad es el contenedor. Se utiliza también como sustitución de documentos convencionales que se consultan con frecuencia. puesta en duda por quienes piensan que pueden contener una falsificación. En cuanto a los archivadores de microfilmes son corrientes en el mercado puesto que no ofrecen nada especial. Su utilización preserva el manejo de los originales.44 El archivo. Nos quedan por examinar los archivadores idóneos para el tipo de documentos que conocemos como audiovisuales. que es lo más corriente. para utilizar sus fotogramas en la confección de «fichas de ventana» (64). Los rollos pequeños se guardaban en envases cilíndricos (64) Se llaman así a las fichas de cartulina que llevan un hueco para insertar un fotograma. La protección que reciben los documentos es mínima pues se rozan fácilmente al circular las personas por su alrededor. tienen la gran ventaja de que ahorran en el archivo de uso inmediato el 90 por 100 del espacio que necesitaríamos para los mismos documentos en papel y su conservación es buena en condiciones generales si están realizados sobre material de alogenuros de plata. . Su gran ventaja es utilizarlo para planos. seanfihes o rnicrofichas. pero pronto se idearon unos carriles. El principal inconveniente es que es un procedimiento costoso. en ancho de 35 milímetros. Queremos dejar constancia de que no es aconsejable guardarlos en forma de rollo porque cogen vicio y resulta luego incómodo manejarlos. El microfilme en el archivo inmediato o de empresa tiene un inconveniente que está por resolver y es su validez jurídica. mapas. pudiendo incluso producirse roturas al tratar de desplegarlos. Las microformas. Sin embargo hoy se puede reconocer si existe alguna manipulación utilizando a la vez luz blanca y luz negra. ya en 1980. No debemos olvidar que es muy importante el proceso de revelado. o caja en que se guardan. en los que se colocaba la tira. que luego se metían dentro de un mueble especial (figura 32). de los que podemos tener algunos. (65) Los realizó «AFNOR». pero que también pueden constituir precisamente el fondo de nuestro archivo. Conservarlos en rollos no ofrece nada especial. como excepción.

pero hoy están casi desechados por el inconveniente de que cogen tal forma que es muy penosa su consulta. metidos en celdillas de archivadores de cajones. . colocables en archivadores de cajón metálicos adecuados a su tamaño.-Celdillas para pequeños rollos de microfilmes. De esta manera pueden archivarse bien en muebles de cajón. metidos en una caja redonda transparente y a su vez en otra de cartón cuadrada (66). datos tales como expedientes personales. Respecto a las microfichas tienen bastante utilidad para tener a mano. (66) Así lo tienen en el departamento de microfilm. o simplemente en anaqueles también estrechos. sobre la mesa de trabajo. control de almacén.Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 45 Figura SP. sin las complicaciones de las grabaciones magnéticas. en armarios de baldas estrechas. dentro del Servicio de Libros y Documentos del Instituto de Conservación y Restauración de Bienes Culturales. Van enrollados alrededor de un núcleo central de plástico. Figura BS. Es preferible que estén unidos a otros formando rollos mayores para que no cojan demasiada forma.-Carriles para tiras de microfilmes.

dieron al principio mucha preocupación porque sus envases redondos metálicos eran muy difíciles de mantener verticales sobre superficies planas. Losfilmes se depositaron entre dos barras a diferente nivel en depósitos especiales (67). y se siguen haciendo. ayudando a ello unos discos macizos colocados a los lados a modo de compresores (68). Sólo tendremos la precaución de que los que contengan clichés sean transparentes para poder identificarlos mejor sin que. Dentro de cada uno de estos dos grandes grupos pueden hacerse los subgrupos que se estimen convenientes. que describiremos a su tiempo para bandas magnéticas. chasis de alambre grueso para ir metiendo los rollos en sus espacios (figuras 34-35). no han podido ser vertidas a material nuevo. De todos modos es conveniente que los muros sean gruesos y revestidos de material ignífugo y las puertas de acero acorazado cortafuegos.46 El archivo. siendo aconsejable que se pongan por separado los largos de los cortometrajes. (68) Las hizo la casa «Strafor». de Forjas de Estrasburgo.. En el caso de los filmes pueden instalarse en muebles normales. En general todos los que tienen forma de rollo más bien grande. etc. (67) Sobre todo si se conservan todavía películas de material inflamable que. así como para el mejor aprovechamiento de los espacios. costos. sea cinematográfico o cinta grabada. todo en un pequeño fichero con visualizador incorporado o anejo. que es para lo que fueron pensados. . También se hicieron. En cuanto a las fotogruflus y clichés no tienen más problema que mantenerlas dentro de sobres para que no se rocen al meterlas y sacarlas en archivadores de cajón. por alguna razón. para que no pase al resto del edificio.-Chasis para rollos de grabación magnética. Instalación y conservación Figura 34. en razón a un elemental principio de clasificación. También nos parece aplicable a ellos el sistema de aros suspendidos. Se llegaron a hacer baldas con una cierta inclinación hacia adentro para que no se rodaran para afuera (figura 36).

al ser manejados repetidamente por los dedos. Figura 36.Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 41 Figura 35.-Archivador de baldas en cubeta fabricado por «Strafor» para contenedores redondos.-Arma. Si los clichés son de cristal conviene que estén archivados siempre verticalmente con la parte de apoyo del archivador cubierta de material ligeramente amortiguador .rios para guardar rollos de grabación magnética. sufran deterioro.

Algunos de estos muebles. por ser de roce más suave. Las grabaciones magnéticas. deben guardarse en casilleros distintos los de larga duración de los cortos y. a dos tamaños. que pueden ser necesarios para ser utilizados en una nueva interpretación. lo que nos dará listados. pero del tamaño adecuado. cuyas ventajas ya conocemos. se encuentran cada vez en mayor número en los archivos de uso inmediato. para no muy grandes cantidades y discos de mucho uso. vertiendo la información directamente en ellas. pues si las encontramos ya metidas en archivadores de fuelle o en álbumes. sean en cinta o en disco. es conveniente analizar estos contenedores que a veces no reúnen las condiciones de salubridad mínimas por llevar hojas que contienen elementos dañinos para la buena conservación de las fotografías. por contra de lo que se aconseja para todo mueble de archivo. .48 El archivo. por razones de aprovechamiento al máximo del espacio. aunque algunos la amplían entre doce y veinticuatro. son admisibles los de madera. Su uso no exime de la necesidad de conservar los ficheros de base de entrada de datos. Pero los datos en bandas o discos no pueden ser identificados ni utilizados sin el intermedio de un ordenador del mismo tipo que el producto. Es conveniente. para amortiguar posibles golpes. con lo que se anula totalmente el roce de los bordes. No olvidemos el cuidado de limpiarlos con un cepillo finísimo cada vez que se sacan para usarlos y volver a hacerlo de nuevo antes de guardarlos. sobre todo en los de metal. Para discos de grabación sonora existen casilleros. pero esta acumulación nos parece poco recomendable. Como se dijo de los filmes. a conservar por largo tiempo o indefinidamente. conviene archivarlos en diferentes muebles según los grupos en que los hayamos clasificado. para simplificar su conservación se suele pasar a microfilm por rayo láser. que estén forrados por dentro de una materia de tacto blando. Los positivos en papel pueden también ir archivados en cualquier mueble de carpetas suspendidas. Algunas casas comerciales ofrecen la utilización de bolsas suspendidas del mismo tipo de las usadas para documentos gráficos. Es siempre conveniente que los discos vayan siempre metidos en una segunda funda que proteja de roce y desgaste a las de origen. como en ellos. Nunca irán cerrados. que para datos estables. ya que éstas son al disco lo que la portada a un libro. o en bolsas especiales. Sin embargo son más Útiles para datos de trámite. Esto en cuanto a lo que va entrando. perecederos y renovables. Los casilleros pueden tener una capacidad mínima para ocho y una máxima para diez. que los mantendrán en posición vertical para que la superficie de la grabación no sufra roce alguno. tipo estantería pero no compartimentadas. aunque su uso sea frecuente. Alguien ha objetado que corren riesgo de alabearse pero eso sólo es imputable a la deficiente calidad del material del disco. llevan en sus baldas unas muescas arriba y abajo para que entren en ellas los discos y no se caigan. Van adosados a la pared como una estantería de compartimentos y. En este caso. Instalación y conservación para suavizar posibles golpes al posarlos y sin agrupar muchos en cada espacio para evitar que se rocen unos con otros al manejarlos.

que no sólo puede dañarlas sino incluso borrarlas. (70) Son las más difíciles de conservar. con total garantía de que la cinta no sufre roce. de servicio (clientes. Su acoplamiento y cierre especial impide la entrada de polvo y está dotado de un gancho que sirve para colgarlo de una barra.Archives Nationales. etc. En el IV Congreso Internacional de Archivos. Un sistema muy ingenioso fue el de fabricar unos aros. puesto que va colgada. En su forma original es frecuente guardar estas grabaciones dentro de sus contenedores especiales de origen. Aplicables a filmes. La documentación que vamos a encontrar en empresas de este tipo de grabaciones puede ser: de gestión (contabilidad.) o puramente fuentes de información. págs. 1980. teniendo el cuidado de ponerlos en armarios de cierre hermético para que no sufran las alteraciones del magnetismo de la atmósfera. Hay varias casas especializadas en archivadores para este tipo de documentos. de plástico de alta resistencia a todo tipo de deformaciones. París. se recomendó ya que fueran bobinadas en un núcleo de metal sin muescas y muy especialmente que se guardasen en cajas también de metal.Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 49 Figura 37.-Aros para archivar colgados de barras rollos de grabación magnética. El metal de sus cajas debe estar desmagnetizado (70). dentro de armarios metálicos. La explotación y conservación de ficheros informáticos suele ser costosa. lo que se conoce como bancos de datos (69). en los que se incluye la caja redonda (figuras 37-38). Está pensado para guardar cintas de grabación magnética. cálculos de construcción. celebrado en Estocolmo en 1960. cuentas estadísticas. 34-36. .Conseils practiques d’organisation». Ahorra un 70 por 100de espacio y es de muy fácil señalización (69) «Les archives des enterprises. pagos. de tamaño adecuado. personal).

al no estar casi nunca llenas a tope. (Organisation Européenne pour la Recherche Nucleaire). Se ha dicho muchas veces que los paquetes (que en archivo depósito equivalen a legajos) constituyen el peor sistema que podemos elegir. pero la solución es de lo más sencillo y. Por otra parte desatar un paquete voluminoso requiere mucho cuidado para que su contenido no se desordene. En Ginebra se instalaron 20. Es uno de esos casos en que la solución es tan sencilla que nadie cae en la cuenta. llegando incluso a dañar a los propios documentos. . salvo el de los microfilmes mencionados en la nota 66. cuadradas. a la vez. Cuando las cintas sean tan grandes que no quepan en la medida mayor de los aros que se fabrican podemos archivarlas en posición horizontal dentro del mueble (figura 39).50 El archivo. cinta de algodón o cinta de goma.000 cintas magnéticas en batería hasta el techo de la C. Tampoco protegen del polvo. o verticalmente dentro de los chasis de alambre metálico como los utilizados para filmes (72). que se mantienen apoyadas perfectamente en cualquier sitio (73). Los papeles son difíciles de alinear y siempre sobresalen por algún lado con el consiguiente deterioro. (73) No conozco todavía ningún caso concreto en que se haya procedido así. Consisten en una carpetilla de papel fuerte en la que se meten los documentos. económico: no hay más que meter las cajas de origen en otras de cartón. y porque. en diferentes departamentos del mismo. (72) «Marcos>> entre otras casas. a pesar de ser uno de los más corrientes en viejos archivos.N. que entra por todo alrededor. en conjunto. más o menos fino. UNIDADES DE CONSERVACION Se llama así al envase. y las cuerdas o cintas terminan por hacer hendiduras en las carpetas. En cuanto a las cajas su utilización en archivo de uso inmediato es muy discutible porque la maniobra de abrirlas y cerrarlas supone un retraso en la prestación del servicio. aconsejable es que se guarden en archivadores diferentes las que se van a conservar indefinidamente de aquellas destinadas a borrarse cuando haya pasado algún tiempo imposibilitando así errores funestos. Hemos dicho al principio que los tipos de documentos que se guardan en cajas redondas dieron muchos problemas a los que las tenían que archivar. Los hemos ido viendo al tratar de los muebles pero vamos aquí a repasarlos para considerar.R. Instalación y conservación y manejo (71). (71) <<Arodac. unos sobre otros. para proteger los documentos previamente a su colocación en los archivadores. Aunque en teoría protegen el contenido del roce de los bordes de los documentos es constante cada vez que se sacan y se reintegran a su mueble archivador. o sistema empleado.. su mayor o menor idoneidad.E.de DAC. atado todo con una cuerda.

de barras para colgar los aros que contienen Figura 39.-Archivador los rollos.Unidades de conservación 51 Figura 38.-Archivación magnética. horizontal de cintas grandes de grabación .

Lo que nunca haremos es aceptar una añeja costumbre de utilizar cajas metálicas. pero nos parecen nefastas para el uso i n archivo de uso inmediato por reunir todos los inconvenientes de la archivación horizontal. Siguiendo nuestro repaso hemos visto también las carpetas de anillas llamadas biblioratos. UU. o grandes de doble o más altura de las corrientes. que el archivo de uso inmediato es un archivo en constante formación y. por añadidura. pero no ahogarlos. bien en unidades de tamaño medio. más bonitas.que no permite la correcta aireación del contenido para que la documentación se conserve sana (74). que cierran por cordones de gomas en las esquinas. lavables. la necesidad de unidades de conservación definitiva es muy escasa. y -el peor de todos. que resulta su precio elevado. aunque de naturaleza especial. más resistentes al roce. una vez más. También hay cajas de cartón.». riesgo de deteriorarlos y ocupar mucho espacio para el volumen de documentación que contienen. (76) «Cien. de <<Comercial Peñalara. pero funestas para la conservación del papel al no permitir la transpiración necesaria.cassettes» pueden colocarse en armarios adecuados a su tamaño. A. que aboga por un cierre hermético para protejer los documentos al máximo. Abundan en el mercado pero también pueden hacerse en el taller de encuadernación de la propia empresa consiguiendo un apreciable ahorro.. ni tampoco la más actual de adquirir cajas de plástico. con sólo unas chapas laterales (76). . y algunos departamentalesfranceses. tal cual. ocupan mucho más sitio del que corresponde al volumen de documentación que contienen. cuyos inconvenientes ya han sido descritos. de las que (74) En esto discrepamos del conocidísimo archivista francés Michel Duchein. plegables o no. tres graves inconvenientes: que pesan mucho en la estantería.52 El archivo. Se abren por la parte frontal bajando esta tapa como una trampilla. Instalación y conservación debido a las necesidades de clasificación y ordenación de los documentos que van ingresando. así como las que llevan dispositivos de presión. En las de tamaño folio hay unas que encajan una sobre otra formando <<mueble». archivos intermedios de EE. para archivación horizontal. S. Unas y otras pueden descansar en estanterías apiladas (figura 40) sobre sí (75). Unas y otras tienen todos los inconvenientes que hemos anotado de este sistema de archivación en que los papeles van apoyados sobre su superficie mayor: manejo incómodo para meter y sacar los documentos. por tanto.>. Las que imitan libros y cierran encajando totalmente la tapa tienen. Estas cajas y . pero si las metemos en una nueva caja de cartón blando o cartulina fuerte será más fácil su señalización y su aspecto más aseado. Tengamos en cuenta. Protegerlos sí. Caso diferente es el de la conservación en cajas de los documentos audiovisuales en cuyos envases se utiliza generalmente el metal o el plástico. lo mismo que hemos visto ocurre con las carpetas de anillas. De las carpetas de cartón también hemos mencionado las más popularizadas. (75) Son frecuentes en los Records Center.

con sus tres aletas y cierre con cinta. Tenemos pues que reconocer que para documentos convencionales las unidades de conservación que. pero también se han hecho de fuelle. salvo cuando llevaban ya impresas las letras del alfabeto. hemos señalado sus inconvenientes. No obstante. con tela a los lados o al fondo para aumentar su capacidad. para documentos gráficos. Ya no necesitaban compresor para mantenerlas sin doblarse. ni pestañas saledizas. también con pestañas y a veces con indicaciones impresas para ser rellenadas conforme a las necesidades. Su señalización se hacía por medio de pestañas que llevaban en la parte de delante y sobresalían. o material semejante. al meterlos y sacarlos.Unidades de conservación 53 Figura 40. e incluso rotura. presentan más ventajas y facilidades de uso son las pequeñas carpetas de cartulina. Aquéllas se depositaban en cajones y necesitaban un dispositivo corredizo en la parte de atrás para mantenerlas derechas. que se venden ligeramente unidas para poder entrar bien en la máquina de escribir. Para marcar la separación de los diferentes grupos de clasificación había unas cartulinas del mismo tamaño. pueden ser sencillas. hasta ahora. una vez mecanografiada en unas tiras. y fácilmente separables una vez hecha la inscripción. Ya no necesitan cartulinas separadoras y pueden llevar el color distintivo de su grupo de . eso no es recomendable porque la acumulación de documentos dificulta su manejo. Pero la carpeta suspendida vino a cambiar todo. La señalización pasa a ocupar el borde superior de la carpeta por medio de un visor de plástico transparente en que se introduce. conocidas como hamacas por su cualidad de ser suspendidas en vez de apoyadas como lo fueron en un principio. además de incrementar el riesgo de roce.-Cajas apilables para archivar papeles. Las grandes. en las que se anotaba lo que correspondiese.

así como también discos de grabación textual o musical.54 El archivo. los documentos según llegan. Ultimamente existe el caso de documentos que quedan protegidos por el mismo mueble archivador. siendo portadoras a la vez del color distintivo del grupo que señalizan (78). de «Controdex». por el mismo motivo. las que han ganado la casi totalidad del mercado. lo que es fundamental para un archivo no estático. que siempre es de más fácil lectura. para fotografías o clichés. Cada cajón o bandeja suele llevar en su parte delantera una aleta abatible que al posarse sobre ellos impide que. con las variantes de formato necesarias. para facilitar su lectura. la indicación del contenido de cada subcarpeta con el color indicativo (79). cuyo conjunto de documentos generalmente gráficos puede ir cubierto por una hoja de papel fuerte. Recordemos aquí que las carpetas suspendidas o hamacas. (77) «Modern Arch. que ya hemos visto al estudiar los muebles. (79) Véase la nota anterior. con las mismas ventajas de las anteriores pero con la añadida del ahorro de espacio que no ofrecían las archivadas en mueble de cajón. Ya se enumeraron muchas de sus ventajas al tratar de los sistemas de archivación. facilitando así su lectura. o cualquier otro documento que lo requiera por su naturaleza. En este caso la hamaca puede llevar en su visor lateral. (78) «Scort-175>>. A. Instalación y conservación clasificación en el mismo visor. . sin trastorno de ninguna clase. y la de abajo. sobresaliendo de la línea de las carpetas y posibilitando la inscripción correspondiente en sentido horizontal (figura 42). La utilización de colores para reforzar la distinción a simple vista de los diferentes grupos de clasificación es práctica corriente en todo tipo de visores. que es fija. puedan romperse al sacar el cajón por haberse enganchado en la parte superior. También pueden señalizarse con unas pequeñas cartelas con pinzas que se prenden en el lateral de la hamaca. si se abarquillan un poco. que. que está en constante formación. pero acaso la mayor sea la posibilidad de ir añadiendo o intercalando en ellas. Un paso más y tenemos las carpetas suspendidas devisibilidad lateral. que puede inclinarse hacia abajo cuando la carpeta está colocada en la fila superior. . Otras veces la variedad de colores se utiliza para distinguir subdivisiones de un tema por medio de subcarpetas dentro de ia hamaca. sucesivamente de arriba a abajo. incluidos historiales médicos y radiografías (figura 43). Mencionaremos también las bolsas y sobres de pequeño o gran tamaño. la de arriba. sin necesidad de unidades de conservación. Algunas.Orgacontrob. Las hamacas suelen ser de un solo color (generalmente arena) pero también admiten la utilización de distintos colores para facilitar la pronta localización de los diferentes grupos de clasificación.». En el mismo caso están los documentos especiales gráficos archivados en muebles de pinzas o barras para perforaciones. llevan el visor lateral articulado (figura 41) en tres partes: la central. opacos o transparentes. se utilizan también para documentos gráficos. S. se puede inclinar hacia arriba cuando la carpeta está en la fila más baja (77). Tales los cajones o bandejas de muebles archivadores.

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Las carpetas. un dictáfono o cualquier otro utensilio que estimemos conveniente. el teléfono. Tanto para muebles como para unidades de conservación o para unidades documentales. También son recomendables los muebles auxiliares al lado de las mesas. Las mesas de trabajo que lo necesiten tendrán en una de los laterales. También son necesarios estos muebles para posar la máquina de escribir. En la actualidad hay muchas casas de muebles de oficina que ofrecen soluciones de relativo aislamiento de cada persona dentro de un mínimo espacio (80). un ordenador personal. El aprovechamiento del espacio es fundamental. sobre todo sin son gráficas. Al contrario debemos tratar de «canalizar» con ellos este discurrir cotidiano. de modo que se pueda tener en él lo que se está tramitando o se necesita de consulta diaria.56 El archivo. generalmente el izquierdo. Sólo tenemos que procurar que las unidades documentales. por consecuencia. colocados en forma de L o de U para manejarlos sin tener que moverse. MUEBLES PARA PERSONAL Su elección es la más sencilla. más fácil será el trabajo y. más fluido y eficaz. sea por estampación o etiquetado. Lo que sí seremos muy cuidadosos en su emplazamiento de modo que no entorpezca la circulación lógica del que va a solicitar un dato y el que va a servirlo. de visibilidad superior. evitando a toda costa la penosa situación de una mesa pegada frente a otra. a ser posible de altura no superior a ellas. el almanaque o fichero recordatorio. no queden estropeadas o afeadas por estampaciones o etiquetas que pudieron colocarse más discretamente. Se manejan mejor y pueden consultarse sacando solamente el cajón en los centímetros que ocupa el lado más largo de las carpetas. pueden ir paralelas al frente del cajón pero son más cómodas las que van perpendiculares. además del cajón superior otro debajo de éste dispuesto como archivador de carpetas suspendidas. Casi sólo tendremos en cuenta el número y tamaño de las mesas y muebles accesorios que van a ser necesarios. una calculadora. La Única recomendación de tipo general que nos permitimos señalar es que las mesas de trabajo que no lo necesitan deben de tener los menos cajones . se encuentran modelos variados en cualquier papelería. Instalación y conservación Señalización No ofrece ninguna dificultad. o simplemente tirando un poco de la silla de ruedas giratorias que debe haber en todos los despachos en que se necesite cierta movilidad (81). Cuanto más a mano quede todo lo necesario. bien impresos con abecedario o numeración. Muchas veces el trabajo requiere extender papeles a nuestro alrededor sin que se caigan al suelo por exceder la capacidad de la mesa. bien para inscribir la contraseña sobre ellos.

. Cuando la magnitud e importancia del archivo permite la existencia de un despacho de jefe los dos servicios pueden ir en un solo armario compartido por mitad. . dntimus». (82) <‘Mustang. Por supuesto que toda suerte de muebles deben ser metálicos. gomas. Reducen los documentos a estrechas tiras imposibles de volver a ensamblar y el mueble en sí ofrece un aspecto tan discreto que sólo quien lo conoce puede reconocer cuál es su cometido (82). Tampoco está de más un pequeño sofá o al menos un sillón para las visitas. 192.Muebles para el personal 57 Figura 43. para su uso personal en su despacho. una pequeña máquina destructora de papeles para aquellos borradores o copias cuyo examen indiscreto pudiera causar alguna contrariedad. «Taifunm. para guardar el material de oficina que no cabe en un cajón y para colgar la ropa que se trae de la calle. (81) Contino1o. No debe de faltar. posibles para evitar la acumulación de papeles que debieran despacharse en el día. pág. bolígrafos.entre otras.-Archivadores de bolsas suspendidas para radiografías o historiales médicos. desechando (80) Entre otras casas los fabrican «Ronco» y (<MagaSystems».obra citada.. próxima a la mesa principal de trabajo. etc. Son preferibles las de un solo cajón en el que poder guardar los materiales de trabajo más menudos: lápices. pueden llevar pantalla incorporada para visualizar la placa elegida. <<Compact. También son necesarios uno o dos armarios.

con lo que si llega al extremo de caldear el ambiente es posible que esté ya todo perdido. hemos examinado las condiciones y tamaño del local. o cualquier otra materia inflamable y combustible. han sido éstos y por este orden. Pero si lo que queremos proteger es un depósito de documentos de diferente naturaleza tales como filmes. que disparaban la alarma al registrar una subida anormal de la temperatura. En cambio produce mucho humo por lo que debemos buscar que la alarma funcione por ionización del aire. Pero todavía nos queda por tener en cuenta algo que pudiera dar al traste con todos nuestros cuidados: el fuego y las inundaciones. Tampoco debemos llegar a la conclusión de que todo está inventado. la alarma por exceso de calor será más Útil. que algunas veces pensamos que no defraudarían a la vista en nuestro domicilio particular. no sólo en los casos en que se trataba de documentos de valor histórico sino . La destrucción de los documentos por fuego es una gran plaga que han ido sufriendo los archivos a lo largo de los años. con elementos bien distribuidos que nos indicarán enseguida donde se ha producido el fuego. pero hace ya mucho que las casas que los fabrican se preocupan de darles un aspecto tan agradable.58 El archivo. así como los muebles para el personal . arde con poca llama y forma mucha brasa. pero que hay que acatar: no fumar en las habitaciones o depósitos en los que haya documentación. Para la prevención del fuego debemos exigir una instalación eléctrica perfecta. Y algo que a muchos les va a parecer penoso. sobre todo si es inflamable. Si por desgracia el fuego llega a producirse debemos contar con una buena instalación de detección de incendios que nos permita localizar rápidamente dónde se ha producido. Instalación y Conservación la madera.. los muebles archivadores y los contenedores de documentos. y sobre todo si está apretado. Los detectores utilizados hace años eran los mismos que para el resto del edificio. los grandes destructores de los archivos. Pero el papel. con resultados funestos. En principio eran sumamente antiestéticos desvalorizando el trabajo de quienes tenían que trabajar en ellos. Los sistemas mejoran unas veces y empeoran otras y este mismo ritmo sigue la fabricación de muebles útiles para montar un archivo. que lleve los cables por dentro de tuberías de varias capas y con interruptores cada determinado número de metros. PREVENCION DE ACCIDENTES Pudiéramos ya dar por concluidas las advertencias y consejos para instalar un archivo de uso inmediato en condiciones Óptimas. discos. Procuremos estar siempre al tanto de las novedades que puedan surgir. grabaciones magnéticas. aparte de la funesta intervención irresponsable de los hombres. totalmente segura en cuanto a evitación de posibles cortocircuitos.. tanto en cuanto a los documentos que producen las nuevas tecnologías como en cuanto al modo de conservarlos para preservar y servir la información que contienen.

Prevención de accidentes 59 cuando se han producido en archivos de uso inmediato. debemos cuidar de que su funcionamiento sea perfecto. 3. Las estadísticas europeas nos dicen que después de haber sufrido un incendio el 71 por 100 de las empresas desaparecen. que no debe superar el 40 por 100. Sin llegar a tanto debemos prevenir el grado de humedad de la atmósfera del archivo. mayo-junio 1982. convenientemente repartidos. No olvidemos el dicho de que cuando queremos referirnos a algo que no vale decimos que es papel mojado. es el más fácil. de modo inmediato y un 28 durante los tres años siguientes (83). Unas. Todo es una cadena de engranaje en que no debe fallar ningún eslabón. No pensamos en eventuales inundaciones producidas por catástrofes naturales sino en el hecho de que puedan pasar por el depósito no sólo conducciones eléctricas peligrosas sino tuberías de conducción de agua para el suministro del edificio. higrómetros que nos indiquen un posible exceso para proceder a remediarlo colocando en los rincones receptáculos con substancias absorbentes de humedad o aparatos desecadores. Una persona descuidada o irresponsable puede malograr el trabajo de todos sus compañeros. de controlar. el hombre. . Consideremos que si el corazón de una empresa es su archivo. El segundo gran peligro para la documentación es la entrada de agua. El tercer peligro. Hay que ser conscientes de la importancia de la labor que realiza cada uno. Si el local que nos han dado es frío y húmedo debemos instalar. núm. Acompaña la fotografia de un edificio incendiado en la que se ven salir los papeles por las ventanas en llamas por efecto de las explosiones. 6 .Noticiario Microfotográfico» del Centro Nacional de Desarrollo Microfotográfico (CENADEM). pág. que pueden reventar y producir lo irreparable. y a la vez el más difícil. (83) Noticia recogida en el . el 43 por 100. desde el puesto más importante al que parece más modesto. Año I. Y si desaparece nuestra empresa también desaparece nuestro puesto de trabajo.

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Segunda parte EL ARCHIVO-DEPOSITO .

el que una vez construido no se consideró adecuado por la mucha humedad que le daba su proximidad al mar (1). Sin embargo es un hecho conocido que tanto en estos años como en los primeros del siglo XIX la mayor parte de los archivos estaban instalados en viejos edificios que habían servido anteriormente para otros fines. y vol. 1958. Por su parte los grandes archivos importantes tuvieron más suerte y fueron instalados en antiguos palacios. castillos o edificios religiosos abandonados. 1956. (2) El caso primero lo encontré yo misma al ir a recoger los fondos notariales de la ciudad de Zamora. (Archivum. París. . En aquella buhardilla de ventana sin cristales entraban y salían y se refugiaban palomas que. graneros u otros locales impropios e insuficientes (2). erigido por esta época conjuntamente para archivo y biblioteca. (1) Los documentos tuvieron que ser guardados en la Sala de Discordias de la Audiencia de La Coruña y dieron lugar al actual Archivo del Reino de Galicia.El edificio en su evolución histórica La preocupación por instalar adecuadamente los archivos depósito data de mediados del siglo XVIII. Las primeras construcciones exprofeso para tal fin de que tenemos noticia son el Archivo de Dinamarca. naturalmente. 1957. VII. para el que se hizo edificio nuevo en 1720. el de la Corte de Turín (Italia). el Archivo de Hannover (Alemania). creado por Carlos I11 entre 1731 y 1734. Direction Générale de les Archives de France. y el Archivo General de Betanzos (España). pero no de importancia nacional. VI. Ya que era frecuente que archivos de gran interés. creado en 1761 para los documentos de la Audiencia de Galicia. En cuanto a graneros y otros locales inadecuados tenemos una buena relación en el trabajo de los archivistas franceses Michel Duchein y Pierre Durye <<Les batiments d’Archives en France. 8). vol. Y era verdadera suerte que fueran edificios nobles. pág. sótanos húmedos. hecho por el arquitecto Juvarra. estuvieran alojados en buhardillas sin protección de cristales. tenían todo sembrado de palomina y plumas. en Copenhague.

del siglo XVI. que ocupa el antiguo palacio del ilustre marino don Alvaro de Bazán. de la Edad Media. Citaremos también el Archivo Histórico de la Marina. En Portugal los Archivos Históricos de Ultramar fueron instalados en el palacio de Ega. en Inglaterra databan casi todos sus edificios de la Edad Media. (Rassegna. De los instalados en fortalezas tenemos noticia del de Dinamarca. . En Alemania. en El Viso del Marqués.. en la misma ciudad. citaremos como más importante el de la Corona de Aragón. (7) En 1720. en un castillo del siglo XIII. En Italia. construido en 1699. . y en Rusia el palacio que el zar Juan I1 tenía en Moscú. Los alojados en viejos palacios son muy numerosos. (5) Ubaldo Morandi. pasando en 1972 a ocupar un ala del monasterio de San Pelayo. los de Cracovia.. 1968. 261-274).Necesita di una nuova sede per l'Archivio di Stato de Firenze.. fue archivo en 1864. 1956. El Archivo Provincial de Oviedo estuvo en el palacio del Conde de Toreno. (6) Creado de nuevo en 8 de mayo de 1969 con el nombre de Archivo General de la Administración. que data de la segunda mitad del siglo XV (5). pero hoy está ya rodeado de edificios importantes. el de Dresden (figura 44). en Copenhague. págs. del siglo XVIII. Ministerios y Museos. y el Archivo Provincial de Cáceres está instalado en el palacio del marquesado de la Isla. XV.. 1956. celebrado en Florencia. que estando en principio en la catedral de Roskilde.. el Archivo del Estado de Florencia se organizó en el palacio de Cosme I. 163-178). (4) Armando Sapori. núm. habiéndose instalado también el de Génova en uno de los más venerables palacios de la ciudad. presentó el informe que fue publicado con el título -Nueve instalazioni de Archivi. el Archivo del Estado (3) Ingvar Anderson.y el del Estado de Siena en el palacio Piccolomini. págs. en Portugal todos eran antiguos. Torúm y Lublino se instalaron en construcciones del siglo XIV... conocido como palacio de los Uffizi ( 4 ) . Cuando se hizo estaba a 10 kilómetros de la capital y sin comunicación pública. El de Gante (Bélgica). (Rassegna. pasó en tiempos de Carlos I11 al Palacio de la Generalidad. con las dependencias en locales adyacentes. alcanzando a una treintena los instalados en viejos edificios. representantede Suecia en el I11 Congreso Internacional de Archivos. También el Archivo Central de la Administración ocupó desde 1861 hasta su destrucción por el fuego en 1939 la mayor parte del palacio de los arzobispos de Toledo en Alcalá de Henares (6). que del Palacio Real. XXVIII.. En cuanto a España. 291-293). págs. 1. Instalación y conservación Según los informes recogidos en el Congreso de Archivos de Florencia en 1956 (3). En Alemania.. En Yugoslavia los Archivos Históricos de Dubrovnik se encuentran en el palacio SponzaDubrovnik. En Francia. «I1 Palazzo Piccolomini sede dell'Archivio di Stato di Sena>> (Rassegna. en Polonia.64 El archivo. Bélgica. desde 1808 los Archivos Nacionales se instalaron en el palacio Soubise y ya en el siglo XIX se extendieron al palacio Rohan. fue luego llevado a los castillos de Vordingborg y Kalunborg hasta que les hicieron edificio propio (7). construido en el siglo anterior. Suiza y Turquía mantienen edificios de hace varios siglos. XVI.

. 1945. La Habana. en la capilla de un antiguo convento de jesuitas. 35-40). el de Cuba. (9) Hill Roscoe. y en Inglaterra podemos citar el Archivo de la Torre de Londres. «Das Gebaude des Staatsarchivs Marburg. estuvo en un palacio-castillo que dominaba la ciudad (8). 1957.Se ha aprovechado para ampliar los depósitos el espacio libre del jardín.-Archivo de Dresden (Alemania). en la antigua Capilla de los Cordeleros. (Archivium. pudiendo citar también el Archivo General Militar de Segovia instituido como tal en el alcázar de la ciudad en 1898. que en 1857 se puso en el antiguo monasterio de San Francisco. En cuanto a España es conocido en el mundo el Archivo General de Simancas (figura 46). Mencionaremos el de Vienne (Poitiers). el de Drone (Valence). en una capilla no consagrada a la que se añadió la caballeriza del rey.El edificio en su evolución histórica 65 Figura 44. en La Habana. cn kgipto están instalados los archivos en El Cairo en una fortaleza del siglo XIX. después de la intervención americana se trasladó al castillo de la Fuerza en 1899 y luego al antiguo Cuartel de Caballería en 1906 (9). creado por Carlos I en el castillo de dicho lugar y organizado por Felipe 11. Finalmente. Traducción al español. También en colegios de (8) Iohannes Papritz. y el de Seine-et-Oise (Versalles). en la capilla y claustro de los Mínimos (figura 4 8 ) . <<The National Archives of Latin America». págs. de Marburgo (figura 45). el de Loiret (Orleans). Alojados en edificios religiosos abandonados se instalaron muchos en Francia. VII. El de Bocas del Ródano (Marsella). en una capilla neo-gótica de 1852 (figura 47).

hacia la parte de la fachada. pudiendo apreciar al fondo de las estanterías. mientras los modernos están en un edificio privado del mismo Arlón. en la cúpula. cuya altura total quedaba repartida a veces entre dos pisos. para tener la mejor luz natural.-Archivo instalado en el edificio del viejo castillo de Marburgo (Alemania).66 El archivo. el convento de Guirsch. dejaban ver a ras del suelo las cabezas de capiteles tallados de sus columnas. En Bélgica. que estuvo en el convento de San Francisco. aloja documentos antiguos. En Inglaterra pudimos visitar el County Record Office. Instalación y conservación Figura 45. de Hampshire (Winchester). sectores de las bonitas vidrieras de colores emplomadas. La sala de investigadores estaba en la última planta. que estuvo en la catedral de Roskilde. En Luxemburgo. cuyos pisos. Ya hemos mencionado el de Cuba. a ciertos niveles. próximo a Arlón. instalado en lo que fue la iglesia gótica de Santo Tomás. jesuitas los de Allier (Yzeure)y Périgueux-Dordogne (Périgueux). . y el de Dinamarca. el de Mons está construido sobre los restos de un convento y su capilla y hay otro archivo dentro de la abadía de San Huberto.

que fue puesto en el monasterio de Santos Severino y Sossio. luego Hospital Militar . Se ha acondicionado por dentro. Figura 47. En Italia. instalado en un castillo del siglo XV. y el de Palermo.El edi9cio en su evolución histórica 61 Figura 46. del Archivo de Nápoles.-Adaptación para depósito de archivo de una iglesia gótica. que se instaló en un edificio del seiscientos que fue la Casa de los Padres Teatinos. Las estanterías más antiguas datan de Felipe II.-Archivo General de Simancas (España).

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El archivo. Instalación y conservación

Inglés, pasando a ser archivo en 1824 después de haber servido a otras dependencias de la Administración. En España, el Archivo Histórico Nacional, en Madrid, se organiza en 1866 en el edificio del Nuevo Rezado de los Jesuitas, donde estaba -y está todavía- la Real Academia de la Historia, trasladándose en 1896 al Palacio de Bibliotecas y Museos Nacionales, donde ha permanecido hasta la mitad del siglo actual (10). El Archivo Regional de Valencia estuvo primero en el Palacio Real hasta que por demolición del edificio en los comienzos del siglo XIX, con los avatares de la invasión francesa, pasó a la Casa Profesa de los Jesuitas (1 1). Recordemos el Archivo de la Real Audiencia de Galicia que se encontraba alojado antes de 1640 en el antiguo convento de Santo Domingo. También el Archivo Histórico Provincial de Oviedo ha pasado, ya en 1972, a ocupar un ala del monasterio de San Pelayo, del siglo XVIII. El aprovechamiento de viejos edificios de diverso carácter ha sido norma general. Sirvan de ejemplo, en España, el Archivo Histórico Provincial de Cáceres, instalado en un palacio del siglo XVI (figura 49) y el Archivo General de Indias, en la antigua Casa de Contratación, de Sevilla (figura 50). En Bélgica, el de Lieja, en el Palacio de Justicia, y el archivo de documentación contemporánea situado a 50 kilómetros de Bruselas, en un viejo cuartel desalojado. En Escocia, en la casa del Registro General de Edimburgo, el de Mantua en un viejo caserón. En Dinamarca se instalaron los Archivos Nacionales en 1910 en el edificio de una biblioteca del siglo XVII. El del Alto Rhin (Colmar) en una caballeriza militar, el de Guadeloupe (Basse-Terre) en un antiguo cuartel, el de Loire-et-Cher (Blois), en el Registro Central de los Notarios y capilla del antiguo hospital psiquiátrico. También en un viejo hospital construido durante la última guerra mundial con cuarenta pabellones, el de Ashridge (Inglaterra). En Hayes (Inglaterra) se puso un depósito provisional del Public Record Office en dos grandes fábricas de cañones procedentes también de la última guerra. En Lausana (Suiza) se instalaron modernos archivos en viejos almacenes enteramente reconstruidos. En Suecia los Archivos Nacionales en 1964 estaban instalados en una docena de edificios viejos. En España el de Mallorca estaba a fines del siglo XIX en los locales donde celebraba sus sesiones antiguamente el Grande y General Consejo y en 1897 se trasladó a unas angostas dependencias de la Casa Consistorial (12). En cuanto a los archivos provinciales españoles se instalaron en su totalidad en viejos edificios cuando se crearon en 1931 (13). En Italia el Archivo Central del Estado Italiano fue instalado, después de bastantes reformas, en el edificio del Palacio de Exposiciones de la Exposición Universal de Roma (EUR) (14).
(10) Hoy edificio construido exprofeso en Serrano, 115, dentro del recinto de pabellones del Consejo Superior de Investigaciones Científicas. (1 1) Hoy también en edificio nuevo. (12) Desde 1956 está instalado en la Casa de la Cultura. (13) Casi todos tienen ya también alojamiento en Casas de la Cultura. (14) Lodolini, Armando. <<L’installazione dell’Archivio Centrale delle Stato Italiano. (Rassegna..., XVI, 1956, págs. 275-281).

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El archivo. Instalación y conservación

En América, el de Buenos Aires pasó por el Tribunal de Cuentas en 1821, el Palacio de Congresos en 1906 y en el Banco Hipotecario Nacional en 1942. El de Bolivia estuvo en el Palacio de Justicia en 1884, y el de Colombia en el Ministerio del Interior, luego en el Palacio de Justicia y por fin se unió a la Biblioteca del Congreso, El de Costa Rica estuvo en la antigua Universidad edificada en 1850. El de Guatemala, creado en 1937, en el edificio de la Audiencia, y el de Méjico en el Palacio del Gobierno. El de Nicaragua careció de alojamiento adecuado, y el de Paraguay se instaló también en una casa vieja. El de Perú corrió la misma suerte hasta que después del incendio de 1943 se instaló en el Palacio de Justicia, y el de Venezuela estuvo mucho tiempo en la sede que fue de la Compañía Guipuzcoana (15). También el de Senegal está en un inmueble del Gobierno desde 1960. A veces están junto con bibliotecas, como el de Hannover, ya citado entre los construidos en el siglo XVIII, y el de Honduras, que después de creado como Archivo Nacional fue luego incorporado a la Biblioteca, corriendo la misma suerte que el mencionado de Colombia. En España tuvimos durante muchos años el Archivo Histórico Nacional alojado en el mismo edificio de la Biblioteca Nacional, aunque independientes, y hoy está ubicado en edificio inmediato al pabellón central del Consejo Superior de Investigaciones Científicas, en el que también ha estado muchos años la Biblioteca General del organismo (16). También son muchos los instalados en nuestro país en las Casas de Cultura, donde se encuentran las Bibliotecas Provinciales (17). Este hermanamiento de instalación es también muy corriente en las grandes fundaciones culturales de Estados Unidos, Australia, Islandia y otros lugares (18). Otras veces están unidos a museos, como el de Estambul, que está en el Totkapy Saray como una sección de este museo. El de Ecuador fue creado e instalado a la vez que el Museo de Arte y Arqueología en un mismo edificio. El de Uruguay estuvo en principio en el Museo Nacional y luego en el Museo Histórico Nacional. A título de curiosidad citaremos el archivo del Estado de Texas (figuras 51-52), que estuvo instalado en un barracón de madera hasta comienzos de la segunda mitad del siglo actual (19).
(15) Hill Roscoe. Obra citada en la nota 9. También Elio Lodolini, «Gli edifici degli Archivi nell'América Latina. (Rassegna ..., XVI, 1956, págs. 288-290), nos dice que Panamá fue el país de esa zona que construyó primero un edificio especial para archivo alejado del centro urbano, con estantería metálica, inaugurado el 15 de agosto de 1924, aunque posteriormente le han quitado parte de su local instalaciones administrativas. Según manifiesta en América Latina los edificios de archivo se vienen construyendo lejos del centro no sólo por temor a caso de guerra sino también a revueltas internas de guerra civil urbana. (16) Se hizo allí precisamente por este motivo, a pesar de estar rodeado de Institutos de carácter científico, no humanístico, ya que estos últimos se encuentran al otro extremo de la ciudad. (17) Su precaria situación actual obligará a ampliar sus depósitos o sacarlos a edificio aparte. (18) Stelio Passi, en «L'opinione de un bibliotecario» (Rassegna ..., XVI, 1956, pág. 294) estudia este fenómeno. (19) En 1956 estaba en el barracón todavía, construyéndose el nuevo edificio en 1960.

El edificio en su evolución histórica

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Figura 50.-Archivo General de !ndias, en Sevilla (España), cuyo edificio es el de la antigua Casa Lonja del comercio con América.

Figura 51.-Barracón

de madera del archivo de Texas en 1956.

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El archivo. Instalación y conservación

No obstante, ya desde el siglo XIX se empieza a considerar la necesidad de construir archivos de nueva planta. Pero estas construcciones siguen conservando muchos de los defectos de los edificios anteriores, siendo la principal innovación la de sustituir los pisos, de poca resistencia, por grandes naves, semejantes a las de los grandes centros industriales, y la necesaria implantación en ellas de estanterías metálicas a modo de inmensas jaulas de hierro cuyo montaje al descubierto, tanto para las estanterías como para los pasos de suelo a nivel de los diferentes pisos entre ellas, se consideran hoy totalmente recusables por peligrosas. Los papeles quedan indefensos en caso de fuego y el enorme armazón se viene abajo por recalentamiento.
Sin embargo, en muchos sitios siguen apegados a las viejas estructuras conservando las estanterías de madera por su calidad noble (20). Cuya tradición ha durado en muchos sitios hasta nuestros días (21). Antes de la segunda guerra mundial eran pocos los archivos que poseían estanterías metálicas y el rápido auge que tuvieron después fue causa de que se lanzaran a hacerlas en muchas fábricas sin la necesaria madurez y con total desconocimiento de los problemas de archivos. Tenían a su favor no ser atacables por las termitas, ocupar menor espacio y ser más resistentes (22). Si pasamos a considerar alguno de los más antiguos edificios construidos en el siglo pasado podemos citar el Hofkamerarchiv de Viena, que se construye en 1846, y el Public Record Office de Londres, de 1851 (23). En Francia entre 1870 y 1900 se construyeron diecinueve archivos y otros tantos entre 1901 y 1919. En la Instrucción de 8 de agosto de 1839 ya se dice que el local debe estar al abrigo de la humedad y del fuego y en el Reglamento General de 6 de marzo de 1843 que esté aislado, seco, limpio, con pararrayos y separado enteramente del despacho del archivero en razón de la estufa (24). El edificio del Ministerio de Justicia de la URSS, construido en 1886, tiene techos de doce metros de altura con estanterías metálicas hasta arriba, si bien está hecho en material incombustible y dividido en catorce compartimentos aislados unos de otros por gruesos muros, Tiene pasillos de acceso de 1,20 y galerías de circulación que dividen cada compartimento en cinco pisos. El
(20) Giovanni Cechini, en <<Leattrezature metalichi negli archivi. (Rassegna ..., 1960, pág. 142), dice que en casi todos los archivos duraron hasta la segunda guerra mundial, en que fueron destruidos, ya que muchos archivistas defendían la nobleza de la madera. (21) Todavía en 1968 las estanterías del Archivo del Estado de Sena seguían siendo de madera en su mayor parte y tenían 58.000 pergaminos guardados en armarios de la misma materia, según Ubaldo Morandi, obra citada en la nota 5 . En algunos archivos españoles, como el de Simancas y el General de Indias, también se conservan estanterías de madera noble con alguna documentación, adosadas a las paredes de salas principales, pero los depósitos generales tienen estructuras modernas. (22) Giovanni Cechini, obra citada en la nota 20, estudia este problema. (23) A mediados del siglo actual estaba ya totalmente anticuado después de haber sido en su tiempo la cumbre de la técnica. Techos altos, estantes pesados y ventanas mal concebidas, lo que le hicieron inadecuado. Mas con todo tuvo el mérito de resistir las bombas de 1940. (24) Duchein, Michel. <<Les batiments #Archives départamentales en France. (Archivum, VI, 1956, págs. 108-176).

pág. (26) Emeterio Santovenia. del Ministerio de Marina de Leningrado. aunque muchas veces unidos a biblioteca. y Cuba. inaugurado en 1924. en que - (25) I. cuyo edificio fue construido con el dinero obtenido de un impuesto en estampilla de 10 centavos en todas las certificaciones oficiales o públicas de la n f i n (26).La construction des batiments d'archives en URSS» (Archivum. VII. obra citada en la nota 25. en 1944.El ediJicio en su evolución histórica 73 Figura 52. . que sepamos. . cerca de Berlín.situado un poco alejado del centro urbano y con estanterías metálicas. págs. siendo ampliado en el siglo siguiente. En España el de la Cámara de Comptos de Navarra se acabó de construir en 1898. tiene tres pisos y es muy semejante (25). (28) I. En estos años se extiende por Europa la construcción de archivos de nueva planta. VII. en 1926. 59-60). (Archivum. En Iberoamérica el primer edificio construido exprofeso para archivo fue el de Panamá. «El Archivo Nacional de Cuba. que separa netamente lo que son dependencias de lo que son depósitos es el de Dalhen. informe citado en la nota 3. El primer archivo. que comenzado antes de la primera guerra mundial se terminó en 1923 (27). construido en 1887. Le siguieron Venezuela y Uruguay. 1957. Voronin. 3). (27) Ingwar Anderson. En la URSS a partir de 1936 comienzan a construirse nuevos edificios (28) pero es a partir de 1940. Voronin.-Edificio del mism'o archivo de Texas en 1960. 1957.

también sobre pilastras pero esta vez en evitación de las termitas y con el espacio de las pilastras semicerrado (33). 1955.. pág. En Varsovia (Polonia) se construye en la Ciudad Universitaria un archivo de dos bloques unidos por un corredor. Acta 11. 111. (31) Propuesta l. Después de la segunda guerra mundial. rampas de rápida evacuación de documentos y otras medidas semejantes (29). los archivistas señalan claramente la necesidad de la funcionalidad de los edificios de archivo (3 1). Bibliotecas y Propiedad Intelectual. en que tantos archivos se pierden. ponencia 8 de la Delegación de ANABA en Barcelona del Congreso citado en la nota anterior. Bibliotecas y Museos encargada de hacer los informes sobre las nuevas construcciones gracias a cuyo asesoramiento comenzaron a mejorar los edificios en cuanto al empleo de material incombustible. VI. . En Alemania se construye el Landersarchiv de Coblenza. celebrado en Madrid en 1952. I. (30) Congreso Ibero-Americano-Filipino de Archivos. Madrid. modalidad que veremos luego (29) Informe de M. octubre-noviembre 1952. Actas. En Italia constituye un gran adelanto en la construcción de archivos el de Udine.La moderna edilizia degli archivi. obra citada en la nota 24. acabado en 1955. (32) Michel Duchein. pág. Francia comienza una larga serie de construcciones de archivos departamentales a partir del del Alto Garona. también de traza funcional. edificado en Toulouse entre 1954 y 1955. págs. Instalación y COnSerVaClÓn se realiza el archivo de Berna. recibiendo los arquitectos el asesoramiento de los usuarios. Bordonau en el I1 Congreso Internacional de Archivos celebrado en Florencia (Archivum. En las reuniones del I Congreso IberoAmericano-Filipino. se siente más apremiante la necesidad de construir buenos depósitos que aseguren la conservación de los documentos ante cualquier circunstancia. puertas de seguridad. En Noruega se levanta el edificio de los Archivos Nacionales en el centro de las nuevas construcciones de la Administración central. En 1950. 251-279). 48.. en el Comité Iberoamericano de Archivos del Instituto Panamericano. . se llegó al acuerdo de formar en La Habana una oficina central que reuniese todas las experiencias de la construcción para asesorar a los colegas y que éstos lo hicieran al arquitecto (30). (33) Salvatore Carbone. 1956. (Rassegna. Llevados por esta preocupación se crea por entonces en España la Junta Central de Archivos. informe citado en la nota 3. t. 19). y en Suecia el Royal Military Record Office se construye pensando ya en instalar en él una archivación densa (34). (34) Ingwar Anderson. cuando se acrecienta el interés y la preocupación por las instalaciones específicas para estos fines..'.74 El archivo. que ofrece la entonces novedad de estar levantado sobre pilastras para evitar la humedad por capilaridad (32).

el primero de los cuales es el que más errores acumula. fecha de su creación. se concluyen las obras del edificio propio para Archivo Histórico de Protocolos de Madrid. y en Francia el departamental de La Manche. en que se construyó otro cuerpo de edificio unido al viejo palacio Piccolomini (38). 93). 1982. unas veces de nueva construcción (36). que reúne todas. (38) Ubaldo Morandi. En Dinamarca se hicieron los de Viborg y Copenhague. Otras veces se ha tratado de acondicionar viejos edificios construyendo de nueva planta un depósito añadido o reconstruyendo por dentro el viejo edificio. aunque tampoco se ajustan a las condiciones que hoy exigiríamos. En Estados Unidos y los países nórdicos se inicia la novedad de los depósitos subterráneos. 1965. (Bol. o casi todas. obra citada en la nota 5. en 1959 se propuso la fundación de los Archivos Nacionales y en 1960 se dio orden de remitir los documentos que se conservaban en las administraciones para reunirlos en el edificio de la oficina del Primer Ministro mientras duraba la obra. unido el nuevo edificio por un corredor a un antiguo refugio antiaéreo excavado en la roca.l-2. puertas y ventanas de hierro. En España se hizo lo mismo con los de las Chancillerías de Valladolid y Granada y se amplió el de la Cámara de Comptos. siendo la obra del arquitecto Joaquín de la Concha Alcalde. «Los edificios y la documentación. el 12 de octubre. . (36) Se cita siempre como ejemplo típico el del Archivo Municipal de Estocolmo. por iniciativa del ministro Francisco Silvela. ANABAD. enero-junio. Recoge datos de los construidos entre 1931. Ya en el siglo actual se construyeron edificios nuevos. Hoy se considera que el hierro se funde a grandes temperaturas y se utilizan materiales más estables y resistentes al fuego.pág. Tiene cuatro plantas sobre el suelo y otras cuatro bajo tierra. Ejemplos de lo primero tenemos en Italia el del Estado de Siena.El edificio en su evolución histórica 75 repetida 'en otros archivos de diferentes sitios. págs. Los Archivos Históricos Provinciales. Igualmente estanterías metálicas. 147-148. La URSS inicia también una serie de edificios de hormigón y ladrillo construyendo treinta y ocho Archivos de Estado entre 1957 y 1964 (35). Los Archivos Históricos Provinciales se instalaron en Casas de Cultura de nueva construcción pero en la mayoría de ellos no se tuvieron en cuenta sus necesidades específicas (37). En España. El edificio se comenzó en octubre de 1968 y se terminó en marzo de 1971. en Finlandia. (37) Cortés Alonso. Fue preciso llegar a 1973 para ver terminado el del Archivo General de la Administración. Ejemplos de los segundo podemos citar gran cantidad de ellos en Francia. En 1952 se construyó el del Archivo Histórico Nacional y en 1965 el del Archivo Regional de Valencia. Vicenta. y 1976. En Japón. las condiciones exigibles. Londres. respuesta de la URSS. Con arreglo al criterio de entonces se emplearon materiales incombustibles: vigas. otras aprovechando excavados anteriores como el provincial de Mikkely. entre los que destacaremos los Archivos (35) Table Ronde. en 1886.

está instalado en la capilla y claustro de un también destruido convento de Mínimos (Archivum. los departamentales de Loiret. el suelo es de cerámica blanca y azul. -La creazione di un grande archivio. Y a este tenor de variedad de colores las demás dependencias. El Archivo del Estado de Georgia. Indias y el provincial de Orense. que en 1951 se instaló con las dependencias en la «Torre dos Brancos» y los depósitos en parte del Palacio Episcopal. (Archivum. yo guardo los más valiosos documentos de mi gran Estado. llega a decir que un edificio de archivo será un notable personaje en cuanto diga: <<Mira mi magnificencia. XIX. en Grenoble. Es de notar que a la primera concepción de estos archivos como meramente utilitarios se va a añadir más adelante la idea de lo bello cuidando su ornamentación. (Archivum. O. núm. la sala de lectura de color amarillo azufre. Comité des Melanges Braibant. Los Archivos Nacionales de Washington son a este respecto un buen ejemplo por su fachada monumental neoclásica.. mira mi contenido.. psgs. 1959. págs. el del Alto Garona ha utilizado una gran variedad de colores. (45) Duchein. el de Basilea... con cuyo criterio ha sido también ornamentado el de Renania-Palatinado. En el Archivo de Cantal hay relieves al exterior y en el de las Ardenas en la sala de lectura (44). N.. 94). 1956. Michel. al que se le hicieron tres plantas subterráneas (41). . Quizá el más avanzado en este sentido sea el del Estado de Varsovia (39) El de Loiret. 151 págs. 1957. (41) Roth. el Archivo Central del Estado de Roma instalado en el EURE en 1952 (40). pág.. Instalación y conservación Nacionales. (44) Duchein. (40) Armando Lodolini. (43) Aloys Schmidt. tan del gusto de los edificios públicos de Estados Unidos. pág. <<Le nouveau batiment des archives départamentales de 1’Iskre a Grenoble. Finisterre y Bocas del Ródano (39). 1956. 167). VI. 495-497). VI. págs. <<Les batiments d’archives departamentales en France. (42) Wright. P. de este mismo país. Michel. El vestíbulo es mitad azul y mitad naranja. la parte destinada a personal y público ha sido decorada por buenos artistas (43). 1. pág. 229-250). 1964. 27. y añade: «Nosotros sabemos que el edificio del Archivo del Estado de Georgia tiene este carácter». En Francia. «What the Construction Company needs to know about archives» (The American Archiviste.Un proyect de construction souterraine pour les Archives de Bile. Realzan el decorado esculturas abstractas en bronce en los paramentos externos.. Simancas. Bruxelles... En Italia. personalidad histórica relevante de esta provincia (45). 1955. que representa al Delfín Humberto 11. También el de Iskre. En Suiza. -Der Neubau Staats archives Koblenz. (Rassegna. 108). Finalmente. 1959.76 El archivo. fue realizado con miras a que resultase un bello edificio (42). VII. Melanges offerts par sus confreres étrangeres i Charles Braibant. (Rassegna . En Alemania podemos citar el Archivo de Coblenza que. en la de conferencias las paredes luminosas están pintadas de amarillo y naranja y las ciegas en azul y gris azulado. 41-43). XV. destruido por las bombas en 1944. los de Corona de Aragón. tiene como decoración de la fachada un bajorrelieve del escultor Noel Papet. destruido en 1940. En España. XX.

actas citadas. (Archivum. expone la idea de los archivos intermedios como novedad.R. como la torre de Pensylvania. sin distinción de fondos. lo que obligaba a aplicarles tratamiento diferente (49). y según la función que tuvieran que desempeñar. pág.. <<La nouveau batiment Central des Archives d’Etat a Varsovie. construido para Archivo General de la Administración. (49) Dubosq. <<Modern archival building. El arquitecto ha jugado con las formas y colores para conseguir un efecto estético muy nuevo. Parczewski. destaca con fuerza sobre el fondo multicolor de los depósitos de conjunto cuadrangular formados por tres cubos superpuestos (46). La Unión Soviética se inclinó por la permanencia de los archivos universales. Los archivistas de Estados Unidos se mostraron partidarios de no separar unos de otros sino tenerlos contiguos. tales como castillos. . y los económicos utilitarios. 1956. París. que hasta entonces no había aflorado. 125. (Archivum. intermedios e históricos. de planta totalmente original. se conservasen para los grandes depósitos del Estado. perfectamente conjugado con su funcionalidad. 1965. como el de New Hansphire y el del Estado de Washington. (47) T. 88-92). bajo el mismo mando. pero consideraron dos tipos diferentes: los costosos. Schellenberg. También se ha pensado que en su aspecto exterior debe responder al tipo de construcción del país (47). págs.El edi’jicio en su evolución histórica 77 (PolOnia). está por dentro ambientado imitando en parte el siglo XVI. denominación que empezaba a surgir. va decorado en la zona de depósitos con unas líneas blancas horizontales que destacan sobre el rojo del ladrillo. anulando la impresión de mole de ocho plantas que tiene en realidad. que tuvo lugar en Budapest (48). Con arreglo a lo primero podían ser archivos de documentos clásicos o de documentos audiovisuales. Así vemos que en Francia el Archivo departamental de Isere presenta estrías verticales y horizontales que resultan agradables a la vista. y con arreglo a lo segundo se planteó la división en inmediatos. en la reunión de la VI11 «Table Ronde. (48) Las actas de esta reunión se publicaronjuntas con las de la reunión celebrada en Londres en 1965 por la Dirección de Archivos de Francia. También se planteó la duda de si se debía abandonar la idea de instalar (46) L. La parte administrativa. En España el de Alcalá de Henares. VI. Ya en 1963. A veces se trata solamente de evitar la monotonía y aspectos de pesadez que ofrecen los muros de los modernos depósitos totalmente cerrados. págs. de considerar los archivos según la clase de documentos que tenían o iban a recibir. VII. 45-56). redonda. 1957. surgió la clara distinción. La República Democrática Alemana fue de opinión de que los archivos intermedios estuvieran adosados a la administración productora y los edificios antiguos. dejando la aplicación de las nuevas normas para la construcción de archivos nuevos más pequeños. y el de Aix-enProvence está ornamentado con una especie de casetones alternados que mejoran su aspecto. de portada renacentista al gusto italiano. En España el Archivo Histórico Nacional. Kolaz et W.

en principio. Bélgica propuso la solución intermedia de construir anexos nuevos para edificios viejos. no obstante lo cual siguieron publicándose valiosos trabajos sobre puntos concretos que habían quedado sin plantear o no bien aclarados. después de una mínima adecuación. se continuó y completó el tema. Los franceses matizaron diciendo que en los viejos había que hacer alguna distinción: los que por encontrarse vacíos se podía disponer plenamente de su espacio interior aprovechable. si se querían adaptar resultaban caros. Finalmente los Estados Unidos dijeron que ellos no tenían ningún problema al respecto puesto que sus archivos eran todos de nueva construcción y no habían padecido las destrucciones de la guerra. lo más costoso había sido atender a las nuevas necesidades. Se había dado el primer paso para plantear los problemas de la construcción a nivel internacional. derruido por las bombas. puesto que se podían corregir las deficiencias. En cuanto al costo que acarreaba todo esto. para construir un edificio dedicado a archivo. respetando la parte artística del edificio (50). puesto al día hasta 1975 (52). por ahora. lo que a su vez nos servirá para poder adaptar lo mejor posible un edificio viejo. de Munich. por lo menos. y que culminaron con la publicación del «Anuario Internacional de Archivos». que. al conocerse ya bastante bien las técnicas de conservación y restauración. . Instalación y conservación archivos en los edificios viejos. reconociendo que no se podía generalizar por existir tantas diferencias entre unos archivos y otros (51). ya que. Otro colega mostró sus preferencias por los nuevos y un tercero pensó que. celebrada en Londres en 1965. En líneas generales fue muy provechoso pero van surgiendo nuevos problemas que hay que resolver conforme vamos teniendo más conocimientos técnicos y más conocimientos prácticos. de modo que en la siguiente reunión. Surge como consecuencia la necesidad de conocer cuántos y cuáles eran. Italia mostró su preferencia por los nuevos pero también apuntó la fórmula de que los documentos viejos permanecieran en los viejos edificios.78 El archivo. o aquellos otros que por tener pisos y muros que abatir no resultaban ventajosos. Suecia se inclinó por la conservación de los edificios antiguos. los grandes y medianos depósitos de archivo del mundo. construyendo sólo nuevos para los nuevos. los antiguos edificios le parecían menos malos. El tema de cómo se debe construir un archivo se dio ya por estudiado y concluido con aquellas reuniones. la República Federal Alemana aportó los datos obtenidos en la reconstrucción del Hauptstaatsarchiv. Es por esto que hay que conocer qué es lo mejor. Por su parte Yugoslavia aportó la novedad de que en una fábrica de Eslovenia se estaban empezando a producir edificios de archivo prefabricados. noticias que fueron recogidas en la revista «Archivum»de este mismo año.

contando. totalmente independiente de cualquier otro. de nueva planta. XXII y XXIII. Veamos cuáles pueden ser.El edificio actual. No se aceptarán servidumbres de paso ni interferencias de ninguna clase. (51) La Dirección General de Archivos de Rumania hizo presente que. Condiciones previas Dejando a un lado los problemas de carencia de espacio que obligan a tener la documentación repartida en varios depósitos adaptados a su fin. 153. Cuando nos dan la posibilidad de elegir dónde desearíamos instalar. vamos a tratar de exponer aquí las condiciones que debe tener cualquier depósito de archivo. pág. se obligaba a las administraciones y empresas a construir alojamientos adecuados para los archivos. CONDICION DE EXENTO Un archivo depósito debe ser siempre un local exento. (50) Actas citadas. Su responsabilidad es mucha y necesita estar instalado en condiciones de asumirla. sea en local viejo susceptible de acondicionarse. tal cual ocurrió en varios archivos de Austria y en el de Coblenza (Alemania). e incluso pagai alquiler por ellos como en Francia los de Aix-en-Provence y el de Fontainebleau. (52) El primero en el vol. intermedio o definitivo. y el segundo en los vols. a partir de este año de 1965. 161 de las citadas actas). como novedad. se nos presentan una serie de problemas que tenemos que conocer para poderlos resolver con criterio ponderado. XV. . publicado ya en 1969. o en Inglaterra el de Ashridge. con una sala de estudio para los investigadores en aquellos que fueran más importantes (pág. sea para construirlo de nuevo.

80 El archivo. Cuando el archivo era uno solo. económicos y. Por contra en España mientras el Archivo Histórico Nacional se encontraba en una de las zonas mejores de la ciudad. que no va a tener con la Administración ninguna relación viva. Polonia y Rumania y lejos Alemania Federal. 2. aun los de cierta importancia. UBICACION ADECUADA Conseguida en principio la independencia del edificio de todo archivo depósito.. Director entonces del Archivo de Coblenza. finalmente. y más recientemente Duchein incide en el mismo criterio en <<Les batiments et equipements d'archives. de organización Única no diferenciada. la siguiente cuestión que se plantea es dónde debe construirse. cualidades específicas del terreno."edic. el Hauptstaatsarchiv de Dresden y el Staatssarchiv de Viena. Sin embargo no éramos los Únicos. o Archivo General Central. Canadá puso por condición que.. 1928. hechos censurados por algún archivista de la época (2). (2) Eugenio Casanova se lamentaba ya de ello en su . en Inglaterra tenían el Public Record Office y el de la Torre de Londres. Lo mismo los Archivos Generales del Reino de Bruselas. sin distinción de la edad de los documentos. haciendo la salvedad de que no estén expuestos a peligros de guerra. Si esto no fuera posible hay que tratar de adaptar lo que nos den a lo que debiera ser por medio de las obras necesarias que modifiquen sus condiciones. Así vemos cómo a principios de este siglo el Archivo del Estado de Francia estaba en el Hotel Soubise. en París. Bélgica. parecía aconsejable que se instalara siempre al lado de la propia Administración (1).Archivistica. París. 1966. sea histórico o intermedio. Algunos trataron de resolver el problema de un modo ecléctico (1) Este tema fue objeto de estudio en la XVIII -Table Ronde» celebradaen Nairobi en 1978. URSS y República Socialista Checa. Instalación y conservación Son pocos los organismos. Siena. pág. 33. pág. el acceso fuera fácil. También es compartida esta opinión por Georg Winter. cerca de Berlín. para lo cual nos encontramos con tres tipos de condicionantes: culturales o científicos. . El Reichsarchiv de Alemania se había instalado en Postdam y el archivo secreto del Estado prusiano se había llevado a Dahlem. como consecuencia de la evolución de los conceptos de la archivística. Los criterios sobre el punto de vista cuZturaZ han ido evolucionando. o de fondos históricos. 16. Esta necesidad de independencia se hace palmaria cuando se trata de instalar un archivo definitivo. UNESCO. a la vez de que el archivo de la Administración del Reino creado por Felipe I1 en Simancas (Valladolid) continuaba en el mismo sitio.. que están en condiciones de ofrecernos un local adecuado dentro de su propio edificio. el archivo depósito de la Administración. se había instalado en Alcalá de Henares a 29 kilómetros de la capital. por lo que es preferible que se construya como planta independiente. si lejos. En la ponencia presentada por Christian Gut y Bernard Matieu se declararon partidarios de cerca Estados Unidos.

que en el centro del núcleo urbano. mandando los originales a depósitos en la periferia. 34 y 40. págs. Hoy. cercana a aquellos (3) Casanova. pero todavía con interés para la Administración. La respuesta es más sencilla si nos atenemos a su finalidad. tanto sea su conservación provisional como definitiva. filmar todo y destruir el original. Pero esto plantea el problema de la carestía ya que se va a microfilmar todo. La misma razón ha llevado a la Administración española a crear el nuevo Archivo General de la Administración en Alcalá de Henares. a pocos kilómetros de París. en Fontainebleau. . al lado de la carretera nacional del Sena. en lo que ha coincidido también la Administración belga que ha hecho su depósito a 50 kilómetros de Bruselas. pero a veces esto redunda en una más baja calidad de instalación por tener que adaptarse a lo existente. debiendo instalarse desde el primer momento en diferentes sectores del edificio y en cuanto adquieran cierto volumen en pabellones independientes.El edijicio actual. a 29 kilómetros de Madrid. separados los fondos de archivo inmediato de los de archivo depósito algunas entidades han llegado a la solución de pasar a microfilm los documentos y expedientes que puedan tener todavía vigencia legal para guardarlos en sus rollos en un sector especial del archivo «vivo». Condiciones previas 81 proponiendo llevarse los depósitos a la periferia pero dejando sus dependencias de trabajo al lado de la Administración. o filmar todo o parte pero conservar en otro sitio el original. y aún algunos han procedido así con la totalidad de los documentos que producen a partir de concluida su tramitación. También han seguido este criterio en Londres que tiene un depósito en Hayes. El edificio conjunto para documentos de poco uso. obra citada. Las opciones de quienes adoptan el archivo en microfilm se reparten en tres tendencias: filmar sólo lo útil destruyendo lo inútil. lo que nos llena de perplejidad al pensar cómo podrían realizar su trabajo estando ellos por un lado y los documentos por otro (3). y en Berlín que lo tiene en Dahlem. 33. Si por el contrario se trata de un archivo que guarda y recibe documentos totalmente históricos su situación debe ser. Si el archivo es un depósito que recibe periódica y reglamentariamente documentos de poca o ninguna necesidad para la gestión de la Administración que los ha producido no importa que se encuentren algo alejados de ella siempre que esté en sitio con buenos medios de comunicación. en principio. El criterio descentralizador para este tipo de archivos ha sido ya seguido por la Administración francesa que tiene establecida una (Kitté International des Archives. La realidad es que no debe resolverse en términos absolutos sino relativos. Sólo se justificaría un local céntrico si se trata de aprovechar un edificio ya existente que reúna buenas condiciones (4). y documentos históricos sólo es admisible hoy para pequeñas cantidades. (4) Recordemos que ya se hizo notar que era más barato adecuar un edificio viejo que construir uno nuevo. Esto favorecerá una instalación económica puesto que el terreno va a ser más barato en la periferia.

dando lugar a dos fenómenos diferentes. aunque pesen también estos intereses. Cuando se considera la conveniencia de construir edificios nuevos o adaptar viejos pesa bastante el factor económico. también por razones parecidas. al lado de otro edificio nuevo que es la Biblioteca de Alberto I. El Archivo Histórico Nacional de Madrid. el Archivo Nacional de Viena y el del Estado de Roma cuando se puso en el Palazzo della Sapienza (5). cuenta con un autobús de transporte oficial y autobuses públicos cada cuarto de hora. En Alemania se manifestó la tendencia a alojar los archivos en castillos. (6) El Archivo General de la Administracíón. . En general todos concuerdan en considerar que los edificios nuevos con todas las condiciones exigibles deben ser principalmente para los archivos históricos o definitivos. en que el papel está de tránsito. de Bruselas (Bélgica). La representación de Bélgica mostró su preferencia por ahorrar este costo aprovechando viejas iglesias que por su construcción sólida eran fáciles de adaptar. siempre que ese lugar alejado tenga buenas comunicaciones para el acceso de usuarios e investigadores (6). hoy está enclavado en el recinto del Consejo Superior de Investigaciones Científicas. En el Congreso de Bruselas de 1965 se mostraron diferentes opiniones basadas principalmente en el importe del solar. al lado de donde estaba su Biblioteca General. En realidad el factor económico es uno de los principales condicionantes de la ubicación de los archivos. en Alcalá de Henares. Instalación y conservación centros culturales que más puedan beneficiarse de su consulta o formar un conjunto de elevado nivel intelectual. Lo que sí debemos tener siempre muy en cuenta es que nunca debemos sacrificar una instalación adecuada a una situación física que favorezca la investigación. pudiendo citar de la última modalidad los de New-Hampshire y el del Estado de Washington. COSTO Estas premisas respecto a su ubicación van a ser fuertemente condicionadas por la carestía del suelo. En España la construcción exprofeso ha sido escasa por su elevado costo pero se han acondicionado muchos de los depósitos de nuevas instalaciones. Tal criterio se siguió al instalar el Archivo de Stuttgart. se hizo nuevo en la zona llamada Monte de las Artes donde están reunidas instituciones culturales. El (5) Este Último luego en el edificio de la EUR. El Archivo del Reino. La delegación de Estados Unidos se inclinó por adoptar edificios viejos o construcciones baratas sólo para los archivos intermedios. que estuvo primeramente en el Palacio de la Biblioteca y Museos Nacionales. en Alemania Federal.82 El archivo.

ocupa la capilla de un colegio de jesuitas que no tenía culto desde 1906. En Alemania el archivo del Estado de Marburgo y en Italia el de Udine. tras de producir inconvenientes de todo género. Cuando no se han conseguido o no se han deseado viejos edificios es frecuente que la carestía del suelo haya producido su alejamiento del centro urbano. con cinco pisos de hormigón y metal. que ya se citó también. En el de las Bocas del Ródano (Marsella). Así en el citado de Loiret (Orleans) los depósitos están estructurados en seis pisos levantados dentro de la nave de la iglesia y dos de las alas del claustro. nos llevaría posiblemente a resolver el problema para tan corto número de años . el de Isere en Grenoble o el de Toulouse. El segundo es que muchos de los archivos de nueva planta se han construido en la periferia de las ciudades e incluso a varios kilómetros de ellas. o mejorar los ya instalados. Luego se extendió también el depósito por lo que fue sala de actos. la capilla se vació completamente por dentro levantando una estructura auto-soportada con cinco pisos de hormigón sobre la planta baja.El edijkio actual. En el Archivo comunal de Delft (Holanda) se ha aprovechado una vieja casa del siglo XVI construyendo al lado el depósito. Siempre que se asegure la fácil comunicación y acceso de los usuarios preferiremos un solar algo desplazado pero más grande que permita un buen aislamiento de seguridad y futuras ampliaciones a otro más céntrico pero más pequeño. Se puso un muro a la parte del coro por ser poco utilizable para archivo y se dejó para asuntos de la parroquia. Para local de trabajo se ha utilizado la sacristía y se han añadido algunas dependencias. de las que no es la menor la proximidad de viviendas en cantidad masiva. Condiciones previas 83 primero es la mucha frecuencia con que se aprovechan edificios viejos para nuevas instalaciones tratando de acondicionarlos en su estructura. En algunos de los instalados en edificios religiosos en Francia se han hecho grandes obras. donde la escasez de espacio. En este caso se encuentran muchos de los archivos departamentales de Francia entre los que podemos citar el de Cantal (Aurillac). en el de Indias se realizaron bastantes obras y en el de Simancas se puso una parte de los depósitos por sistema de celdillas. El Archivo de la Corona de Aragón fue dotado de un sistema de archivación densa con detección de entrada por célula fotoeléctrica. previamente cerradas. A la vez alejado y levantado sobre edificación de hace pocos años es el Archivo Central del Estado de Italia para el que se aprovechó la parte construida en las afueras de Roma para una exposición que no se llegó a realizar (EUR). El problema queda en pie. el del Norte de Lille. A los de las Chancillerías de Valladolid y Granada se les dotó de depósitos de nueva construcción contiguos a los viejos edificios en que se instalaron las dependencias. Muchas veces tenemos que elegir entre un terreno céntrico caro y un terreno de la periferia más económico. En España se mejoraron los depósitos de los tres archivos generales que están en viejos edificios. En España se construyó el Archivo General de la Administración en Alcalá de Henares a 29 kilómetros de la capital y sólo se ubicaron en sitios céntricos el Archivo Histórico Nacional y los provinciales instalados en las Casas de Cultura.

Instalación y conservación que no compense el gasto de su instalación. (8) Se están realizando estudios constantes sobre el problema de transmisión de datos y documentos a distancia. En circunstancias normales la construcción debe ir siempre encaminada a neutralizar las posibles incidencias adversas del sitio elegido. Por otra parte un terreno puede tener peculiaridades que le hagan peligroso o insalubre. Los inconvenientes de estar situados en medio de una aglomeración urbana son dificiles de paliar (7). aun pudiendo. En todo caso siempre pueden aplicarse medidas correctoras pero es preferible no tener que hacerlo (9). si es preciso. Como principio general los depósitos no los pondremos a mediodía en zonas cálidas. (9) Véase . el teletipo o cualquier otro de los existentes (8).. En Moscú sirven documentos a varios kilómetros de distancia por conducciones de arrastre neumático. Según el clima resultante de los diferentes condicionantes atmosféricosdaremos a los depósitos -zona problemática de todo archivola orientación que mejor coadyuve a una estabilidad del grado de humedad y calor adecuados a la conservación de los fondos. . ni a norte en zonas frías. Conviene también tener en cuenta que la construcción en serie abarata el costo en el 20 ó 25 por 100. Cierto que una climatización artificial resuelve de plano el primero de los problemas pero son muchas las veces en que no puede efectuarse una instalación costosa y. o resecos y cálidos.Medidas complementarias. como el teléfono. siempre será menos el gasto de mantenimiento si las condiciones de que hemos dotado al edificio ayudan a conseguirlo.84 El archivo. CONDICION ESPECIFICA DEL TERRENO En cuanto a las cualidades específicas del terreno hemos de tener en cuenta no solamente su configuración sino muy principalmente la naturaleza del suelo y condiciones fisicas que le rodean. No podemos construir lo mismo en un ancho terreno llano y soleado que en zona montañosa y fría. los sondeos necesarios. Citaremos como de grandes posibilidades la transmisión de imágenes por teléfono. lo que debemos conocer realizando. ni tampoco adonde azotan vientos húmedos y salinos. a) Flojo o deslizable (7) Se señala como típico el embotellamiento en casos de emergencia (fuego u otros). Veamos cuáles son. cuyos accesos deben además ser siempre aptos para paso de vehículos de transporte. mientras que los desplazamientos admiten la comunicación por diversos sistemas rápidos. El «telelifht» envía documentos dentro de cajas a gran velocidad por monocarril. así como a la cantidad de luz que pueden recibir.

directos e indirectos. acequia o cualquier otra masa o conducción de agua que pueda (10) El Archivo comunal de Delft (Holanda) fue preciso cimentarlo sobre pilastras hundidas muy adentro. lo que se llama «destilación seca». Los primeros provocan un cambio de coloración en el papel que distinguimos como «manchas». en Madrid. del mismo modo que la acción lenta del calor. El mayor daño lo producen las bacterias aunque a veces actúan sobre el terreno preparado por los hongos. b) Húmedo Uno de los peores enemigos de que debe defenderse un archivo es la humedad (12). realizó un Seminario sobre el acuciante tema <<La humedad en la construcción». Actúa de manera indirecta facilitando los destructores bióticos. refiere el caso del archivo de Calabria. obra citada. 1. es encarcelar al arquitecto. mientras que las segundas no. sino por las consecuencias funestas para la conservación de los documentos.' edic. Con carácter general ha sido estudiado este problema por los arquitectos (13). aunque los efectos de este fenómeno geológico se ven a veces atenuados por el mismo enorme peso de la documentación y su compacidad (1 1). En atención a estos peligros. Los daños se manifiestan por coloraciones vivas. que sobre la fibra misma dan un tono crema. Se trata generalmente de tierras de sedimentación. (1 1) Casano. o cercano arío.. Estos agentes bióticos necesitan unas condiciones adecuadas para desarrollarse de las que ésta es la principal: los únicos que no necesitan de ella son las termitas. nunca se instalará un archivo depósito en sitio arcilloso o pantanoso. . próximo al mar o lago. que si aparece humedad en un archivo de nueva construcción el Único remedio. Entre el 70 y 98 por 100 de humedad se producen hongos y bacterias. Sólo en casos extremos su acción es directa. pág. (13) Ya en 1966 el Instituto Nacional de la Vivienda. vol. En ocasiones el peligro proviene de actuar sobre terreno flojo alguna presión lateral o superior que puede provocar un corrimiento. (12) Dice Kraemer Koeller en su «Tratado de la previsión del papel y la conservación de Archivos y Bibliotecas. gris o pardo. amarillas y azuladas. arenosas o de relleno. Con ello se evita también el peligro de una presión o una ondulación lateral o de debajo en caso de movimiento sísmico. preferentemente rojas. En todo caso hay que profundizar lo suficiente hasta encontrar roca o capa firme (10).. cuyas celdillas sujetan la tierra impidiendo el deslizamiento. 817. 2. El daño que se produce siempre en la fibra de la celulosa es una hidrólisis que les hace perder fiexibilidad terminando por carbonizar el papel. si le hay.El edificio actual. siendo sus conclusiones de interés primordial para nosotros. Hay un tipo de cimentación adecuado a base de una plancha de hormigón con celdillas cuadradas por la paite que apoya en el suelo. ya que no sólo atañe a las buenas condiciones generales del edificio de archivo. Condiciones previas 85 A veces el sitio de que disponemos no reúne las condiciones de seguridad necesarias por no poder asentar los cimientos con la estabilidad precisa conforme al peso que han de soportar.

También construyendo una cámara de aire horizontal por debajo del pavimento. Hay que evitar igualmente que el agua suba por los muros por esta misma capilaridad. Construir en terreno acuoso es caro y complejo.86 El archivo. o por condensación. de más dificil localización de procedencia. Instalación y conservación producir inundación en condiciones meteorológicas adversas. Estas . por filtración. aunque el suelo aparece seco. Hay que evitar por todos los medios el contacto del agua del subsuelo con los muros de los sótanos. así como es buena medida rodear el edificio de una acera suficiente para que no se estanque el agua de lluvia en la zona próxima a los muros. lo mismo que a orillas de un río. También se consiguen buenos resultados con dos capas. lo que se consigue coronando la cimentación con láminas asfálticas. Tampoco aceptaremos terrenos propicios a encharcarse con agua de lluvia. riego de zona de jardines o huertos próximos. no porosos. aunque a veces alcanza la altura de un metro o más. En el segundo y tercero se hace preciso un sistema de drenaje permanente que garantice un mínimo de desecación (14) o profundizar hasta llegar a capa firme realizando después una construcción con todas las prevenciones necesarias. Esta humedad puede presentar tres modalidades: dispersa en la superficie. Se manifiesta a nivel del suelo en una altura de 0. de 5 a 7 centímetros de grueso. En el primero de los casos habrá que desecar el terreno por drenaje y proceder a desviar el agua que lo encharcaba. En un muro orientado a norte subirá más que en un muro orientado a sur no sólo porque al disminuir la temperatura aumenta la tensión superficial. sobre todo en las marítimas. Como medida general hay que utilizar para los cimientos materiales densos. o recibir torrenteras de terrenos más elevados. sin embargo el agua se encuentra a poca profundidad.40 metros por encima del suelo y 0. Los muros de los sótanos deben llevar mezclado al hormigón sustancias hidrófugas que hacen que la absorción sea un 60 a 70 por 100 más lenta. A veces un muro puede contener hasta un 30 por 100 de agua. una de grava y otra de hormigón. lo que se consigue construyendo una zanja que haga de cámara de aire vertical por el exterior del muro perimetral. En cualquiera de estos casos la humedad puede atacar al edificio y dañar los documentos por absorción o capilaridad. La humedad por absorción o capilaridad es debida a la tensión superficial. difusa homogéneamente bajo la superficie. Es preciso recordar que en ciudades situadas en llanuras o valles profundos. y profunda inagotable. plancha de plomo o capa de material hidrófugo. sino por tener menos evaporación. Hay que profundizar mucho los cimientos hasta encontrar asiento más firme y evitar la proximidad de árboles cerca de los muros. de origen fácilmente reconocible. Habrá que eludir los lugares que se encuentren al abrigo de una colina o monte. y por tanto la capilaridad. sobre todo si corre a mayor nivel que la ciudad. Disgrega los morteros de los revocos e incluso de las fábricas de los muros de carga amenazando su estabilidad.60 metros por debajo. por rotura fortuita o situación de emergencia.

. o contramuros. relativamente próximo al río. cubiertas y ventanas. dejando un espacio libre o cámara de aire abierta equivalente a una planta sobre cuyo espacio se construye lo que ha de ser la planta primera. (15) Kraemer. obra citada. dice que los edificios de piedra arenisca conviene tratarlos con sustancias repelentes al agua. en Alcalá de Henares (España). En cuanto a la humedad por filtración existen otros recursos. El peor situado es el de Toulouse que sobre estar lejos del núcleo urbano se encuentra en zona próxima al Canal de Midi (filtraciones. pág. no deben tener contacto alguno con las paredes expuestas a la humedad. cuya amplitud es de 2. I. Las precauciones a adoptar.son las comunes a cualquier otro tipo de edificio.jardinería o aparcamiento. Condiciones Previas 81 cámarás cerradas tienen a la vez una acción anticondensante al reducir la inercia térmica del suelo. y el Archivo General de la Administración. La lluvia. en cuanto a la Construcción. Pero sería contraproducente utilizarlas en el interior de muros de plantas porque al impedir la salida del agua por evaporación provocaría la ascensión de las humedades. Por este motivo cuando al peligro de humedad por absorción se une el peligro de inundación se aconseja construir la parte de los depósitos del archivo sobre pilastras de cemento armado enterradas lo más profundo posible en el suelo. Este espacio libre puede ser aprovechado para accesos. esto último con las debidas precauciones.El edificio actual.500 metros cuadrados de superficie. Las capas impermeabilizadoras (mezclar anthidro al hormigón) son de uso correcto como barrera horizontal y sobre la superficie externa de los muros bajo tierra. El de Alcalá de Henares está en terreno muy húmedo. en Toulouse (Francia). agravando la situación el encontrarse en sus proximidades una fábrica (aire polucionado y objetivo militar). Este tipo de construcción de edificio de archivo es igualmente Útil para terrenos infestados por termitas o roedores. A este tipo de construcción corresponden el archivo del Alto Garona. El moho suele aparecer en verano por efecto del calor (15). humedad ambiental y objetivo militar). pero no como para tener filtraciones. 824. Los tabiques. Bástenos saber que el material poroso reduce (14) Es mas fácil drenar un terreno arenoso con vías de agua relativamente próximas que un terreno pantanoso. Esta clase de terrenos ofrece el inconveniente ae presentar grandes dificultades para construir cámaras subterráneas de seguridad. Sin embargo podemos citar el caso de la Cámara del Tesoro del Banco de España hecha a 35 metros de profundidad bajo la calle de Alcalá y con 20 metros de caudal de agua por encima. nieve o vapor de agua producen grandes manchas en los paramentos exteriores. y sin amenaza tampoco de inundación por su escaso caudal. ya que se produce a través de los muros. Todas estas medidas arriesgan siempre un posible mínimo fallo además de encarecer la construcción. por lo que tiene más fácil remedio. t.

siendq imposible el movimiento inverso durante la noche ya que está cortada la comunicación capilar al interior. Tampoco entrará la humedad durante el invierno cuando por hacer más calor dentro se origina una corriente inversa de humedad. Las ventanas o huecos al exterior deben evitarse en muros que reciban vientos húmedos y estar convenientemente retranqueadas y no enrasadas al paramento exterior de la fachada. con un grueso de 13 centímetros en los muros. La solución puede ser abrir una zanja a todo lo largo del muro de la parte amenazada para rellenarlo de guijo y cubrirla con losas. que se cubren con el revoco antes de haberse secado enteramente. que contienen cierto porcentaje de caucho clorado. así como protegidas por remates y antepechos. o por 100metros cúbicos de ambiente. No penetra en los muros pero al fijarse en la superficie favorece la formación de moho. o susceptibles de recibir eventualmente una gran humedad por arrastre de aguas. Si a la pared se le ha hecho una cámara de aire debe ser ventilada por registros en su parte superior e inferior (17). No es correcto aplicar a la parte exterior de los muros capas impermeabilizadoras porque quedaría cortada la transpiración. La inclinación de las cubiertas y correcto estado de los desagües tienen mucha importancia. De este modo durante el día se produciría la evaporación al exterior del agua que haya absorbido la pared. 826. . Instalación y conservación la inercia térmica de los muros perimetrales permitiendo la evaporación (16). pág. (17) La cámara de aire entre dos paredes de ladrillo debe ser de 14 centímetros de espacio libre. obra citada. Los efectos sobre la documentación son (16) Las estructuras adicionales aumentan la resistencia térmica de los muros perimétricos. o a cara vista. Hay que evitar el recubrimiento de estos muros con materiales impermeables tales como plaquetas vidriadas o azulejos. Será preciso aislar especialmente las paredes expuestas al noroeste o a la dirección del mal tiempo. que pueden producir la acumulación de agua que resbala sobre las partes bajas del edificio. (18) Kraemer. teniendo el cuidado adicional de dotar al tejado de grandes voladizos para que no caiga el agua de lluvia sobre la zanja (18).l por metro cuadrado. son vez y media más vulnerables a la humedad que si están enfoscados. Como productos aislantes están las pinturas asfálticas. tanto porque puede pasar a veces cierto tiempo desapercibida como por la gravedad de los daños que produce. En cambio sí pueden utilizarse aislantes en la capa del revoco interior. También deben evitarse patios interiores y orientar la ventilación lo más posible en sentido vertical. debiendo ser totalmente cerradas o a lo más llevar aberturas en proporción de 0. El problema se agudiza si se construyen depósitos subterráneos en terrenos húmedos. sobre todo si los muros están orientados en la dirección del viento dominante.88 El archivo. que los muros de ladrillo cerámico. La humedad por condensación es la más peligrosa para los fondos documentales. Generalmente llevan dos manos. Se manifiesta sólo cuando por saturación total del ambiente se produce sobre las paredes el llamado «punto de rocío».

Por esta razón hay que evitar el uso de materiales compactos refractarios al agua en los paramentos exteriores ya que suprimen la porosidad de los muros y al quedar cortada la renovación del aire provocan la condensación. Otro de los sistemas de combatir la humedad ambiental es desecar la atmósfera. como es lógico. También pueden utilizarse ventiladores corrientes sobre todo en zonas donde a la humedad se une el calor. . o con lámparas desecadoras en países que a la vez son fríos y húmedos. El más sencillo método de conseguirlo es asegurar una buena aireación en los depósitos a base de practicar pequeños orificios en muros opuestos. con una protección en la terraza. jugando con la diferencia de temperatura del aire que establece una corriente entre ellos. o de suelo a techo. a menos que estén tratadas con estabilizadores que impidan la formación de hongos. (19) Son también antitérmicas. o también insuflando aire caliente en los depósitos por cualquier otro sistema que tenga la instalación de calentamiento fuera de los depósitos. El suelo se aísla con una capa debajo del parquet o de las baldosas. En suelos y techos produce una corriente vertical desde las zonas frías de los sótanos a la más cálida de la cubierta del edificio. (20) En el Archivo Histórico Nacional se ha buscado la corrientevertical por medio de unas conducciones a modo de chimenea en la pared de los depósitos. Hay pinturas anti-moho derivadas del petróleo que protegen los muros aunque. En España podemos citar los casos de los depósitos del Archivo Histórico Nacional. pero el mejor resultado se obtiene poniendo dos capas de pintura asfáltica y una intermedia de fibra de vidrio. Deben evitarse igualmente los pilares de hormigón armado embebidos en los muros exteriores sin recubrir por el interior por producir «puentes térmicos» que favorecen la condensación. En el Archivo de Simancas son simples perforacionesenfiladas en techos y suelos. la nueva instalación del del Archivo de Simancas y el de la Chancillería de Granada en los que no se ha conseguido la finalidad prevista (20). con ranuras tipo persiana para entrada y salida del aire. Las mejores por ahora parecen ser las compuestas de amianto ya que las otras al aplicarlas producen gases inflamables. No obstante es preciso que este sistema esté muy bien montado para obtener resultados apreciables sin necesidad de ayuda mecánica (absorción e impulsión por ventiladores). Estas pinturas contienen un porcentaje de caucho clorado y normalmente se aplican en dos manos poniendo encima el revoco antes de que esté seca la pintura asfáltica. Lo que no dejaremos emplear nunca son pinturas que lleven cola animal o vegetal. Condiciones previas 89 semejantes.El edificio actual. Su origen arranca de la existencia de cualquier otro tipo de humedad pero sobre todo se produce en zonas mal ventiladas. En los muros se produce una corriente horizontal entre las zonas norte y sur cuyo grado de caldeamiento es muy diferente. no la documentación. Con la misma finalidad se utilizan pinturas porosas que por su capacidad de absorción del agua sirven de reguladoras de la humedad ambiental (19).

Instalación y conservación Existen aparatos deshumidificadores. o clururo de calcio. fundados en el principio de la refrigeración. . da también buenos resultados. Tengamos en cuenta que los daños producidos por la humedad en los documentos son de gran importancia habiéndose perdido muchos fondos por este motivo. La cal. los hongos sí. consiste en distribuir por los sitios menos ventilados del depósito recipientes conteniendo alguno de los productos que absorben el agua en suspensión tal como ya mencionamos. En un depósito cuya temperatura oscile de 16 a 1 no sea su efecto muy nocivo pero si pasa de 20 Ó 25O. La humedad descompone los pergaminos (materia animal) y ablanda los papeles (materia vegetal) diluyendo además las tintas. Se necesitan de 30 a 40 kilogramos de cal viva al día por metro para neutralizar un 90 por 100 de humedad. que absorben el agua ambiental y la condensan en un recipiente que llevan para ello. lo que resulta bastante caro. Las ventanas darán a pasillo. Esto provoca una mayor condensación del agua que tiene el aire en suspensión con efectos contrarios a la que se pretende. El más barato sistema. coincidiendo con una humedad de más de 70 por 100 se desarrollan las esporas de los hongos y las bacterias (21). La utilización de ácido sulfúrico concentrado es peligrosa. Otros se sirven de la propiedad de absorción de la humedad de ciertos productos químicos tales como la gelatina de silice o el fluoruro de litio. resultando curioso comprobar la cantidad de agua que había en la atmósfera cuando vemos la cantidad de agua que en poco tiempo se ha depositado en el recipiente. El grado de humedad deseable es estimado en general como un 50 a 60 por 100.90 El archivo. Los aparatos empleados son regulables y su funcionamiento automático. En el Archivo Histórico Nacional de Madrid (España) se utilizaron por una emergencia de humedad producida en el semisótano. Pero esto sólo vale para depósitos muy pequeños y con poca humedad. No obstante estas cifras se ven modificadas por la temperatura P posiblemente ambiente. renovando su contenido periódicamente. pero también el menos eficaz. Cuando se ha llegado a producir el moho (hongos) es preciso realizar en los sitios afectados pulverizaciones fungicidas. Por ignorar este fenómeno físico se perdieron entre 1944 y 1945 muchos documentos encerrados durante la guerra en bunkers en Alemania. En los depósitos del archivo de Ashridge (Inglaterra) utilizan máquinas desecadoras transportables. sin perjuicio de proceder a sanear los documentos afectados en el laboratorio correspondiente. Por bajo de un 30 por 100 los pergaminos y papeles se vuelven quebradizos por efecto de la deshidratación y con un 75 por 100 se desarrolla el moho. nunca directamente a los depósitos. A veces cuando se trata de viejos edificios se hace preciso aplicar el procedimiento de electro-osmosis. Lo que nunca haremos es abrir periódicamente puertas y ventanas para que se renueve el aire húmedo de los depósitos. El daño en las fibras de la celulosa por hongos es siempre una hidrólisis que les hace - (21) Las bacterias no producen coloración.

Se realizarán limpiezas periódicas con aspiradores especiales para no arrastrar los papeles. que revuelven el polvo pero no lo eliminan. El polvo es nido de insectos y deteriora y envejece el papel: los documentos con excesiva sequedad se vuelven frágiles y quebradizos. c) Seco Un terreno reseco y polvoriento tampoco es bueno para un archivo. así como pavimentos de corcho.El edificio actual. Para la limpieza directa de papeles puede utilizarse una máquina vibradora-aspiradora que actúa después de colocar los papeles entre dos parrillas de tela metálica. Cuando se utilizan aparatos desecadores deben regularse debidamente para que no sobrepasen las cifras máxima y mínima deseables. Si fuera de cemento debe estar tratado especialmente para que no suelte polvillo (cemento flojo) o de lo contrario recubrirlo con alguno de los revestimientos de polivinilo que hay en el mercado. Dinamarca y Rumania lo propusieron ya en el I11 Congreso Internacional de Florencia de 1956. Condiciones previas 91 perder flexibilidad. Para la observación vigilante habrá distribuidos por el depósito higrómetros que nos tengan al corriente en todo momento y en cualquier época del grado de humedad existente. Este último procedimiento es el más barato pero también el que se desgasta antes. aunque sus daños sean de menor grado. La entrada de polvo se evitará si tenemos una presión alta que impide que entre del exterior al abrir las puertas de acceso y también implantando filtros de lana de vidrio en las entradas de aire. bien en láminas que se adhieren con una capa de pasta especial. No se utilizarán para limpieza escobas. Los llamados . (23) La URSS. Las paredes tendrán los ángulos redondeados para que el polvo no se fije en ellos ni se hagan nidos de insectos y estarán cubiertas de pinturas oleaginosas o plásticas. .de pelo» (22) son de gran sensibilidad pero no sirven para ambientes por bajo del 30 por 100 o por encima del 80 por 100 de humedad. El polvo producido por sequedad se combate desterrando toda suerte de alfombras o esteras. y además las últimas citadas pueden limpiarse con bayeta humedecida. 7 (22) Funcionan por dilatación o contracción de un cabello a efectos de la humedad. lo que puede aplicarse a las tomas para aire acondicionado (23). En un ambiente reseco será preciso proceder a la humidificación adecuada que lo contrarreste. El mayor daño lo provocan las bacterias aunque a veces precisen para su desenvolvimiento la preparación del papel por la acción de los hongos. Puede favorecer la erosión del edificio. que no retienen el polvo. También puede revestirse de losetas de caucho o linóleum pero es más caro y puede posarse el polvo en las junturas. zorros ni plumeros. bien con barniz que se aplica a pincel. Además las tierras polvorientas en verano se convierten en puro barro con las lluvias del invierno. bien en pasta que se extiende con una espátula.

«La moderna edilizia degli archivi» (Rassegna. 15. 1955. físicos y químicos... del mismo modo que se indicó contra la humedad por capilaridad. no lleguen a eliminar las larvas.92 El archivo. Con todo es conveniente practicar inspecciones periódicas para comprobar que la defensa es efectiva y en caso necesario repetir las aspersiones o inyecciones desinfestantes. Por este motivo si se han cerrado las pilastras formando una cámara aislante será preciso poner una finísima tela metálica en los orificios de ventilación. Por este motivo en ocasiones se prefiere una barrera de metal. También deben inyectarse de productos antitermitas las maderas del interior que pudieran ser atacadas utilizando para ello productos activos pero nunca cloruro de arsénico que perjudica a las personas. Si la invasión adquiere caracteres graves es preciso avisar a un especialista. por débiles. conocido mundialmente por ser el primero. los que muchas veces traen ya las larvas. aunque estas pulverizaciones. (25) Carbone. que se aplica en aspersiones regulares o mejor inyectándolo a profundidad. Instalación y conservación En suma. Todas estas precauciones de construcción quedarían anuladas si no pasásemos por la cámara de desinfección y desinsectación todos los documentos que entren en el archivo. (24) Kraemer. incluyendo entre los vertebradoslos murciélagos. mezclando el hormigón con una determinada cantidad de sustancias insecticidas. . en su obra citada. que sepamos. en Italia. d) Infestado Sea cual fuere el tipo de bichos que invaden un terreno (insectos. Se recomiendan pulverizaciones no peligrosas en los depósitos y carritos portadocumentos.) (24) es de todo punto necesario practicar una desinfestación antes de comenzar a construir. al que considera como uno de los más perjudiciales. que ha abordado el tremendo problema (25). 251). Puede utilizarse un preparado de DDT en solución al 5 por 100 en petróleo.. Salvatore. También puede construirse haciendo un vacío sanitario bajo el suelo de la planta baja y alrededor del edificio. pág. Un magnífico ejemplo de cómo se ha realizado la instalación de un archivo en este tipo de terreno lo tenemos en el de Udine. termitas. roedores. estudia todos los agentes bióticos. un archivo situado en terreno polvoriento dará mucho trabajo. etc. o para mayor seguridad elevándolo sobre pilastras (53). los monos y elhombre. Una vez saneado para que esta salubridad se mantenga será necesario hacer una zanja vertical aislante de hormigón a bastante profundidad todo alrededor. El polvo se puede combatir pero es muy difícil de eliminar.800 especies. Aunque hayamos evitado la penetración por el suelo hay que vigilar su posible penetración por los conductos u orificios de aireación ya que las hay voladoras. ya que las termitas a veces se deslizan entre las grietas del propio hormigón. pero incorporando DDT al hormigón de las pilastras y los muros. Las termitas tienen una organización estatal superior a la de las abejas y se conocen más de 1.

(27) Gas sulfuroso. y otros. Condiciones previas 93 Figura 53. humo. Si la invasión fuera grave conviene. de la celulosa del papel. más eficaces y limpios. . de las colas del papel o de la encuadernación. agua. del cuero o de la tela de éstas. por el efecto contrario de desecación del animal. que mencionan algunos autores. aire.de Nairobi en 1978. dióxido de carbono. como con las térmitas e insectos.El edificio actual.-Planos infestado. así como por cualquier clase de humo. polvo. según su especie. no nos parecen adecuados dado que supondrían una diaria vigilancia de los mismos para que su presa no se descomponga por olvido en cualquier rincón poco transitado. Hoy existen productos químicos que ingeridos por los roedores producen su muerte por provocar ingestión de exceso de líquidos. del archivo de Udine (Italia) sobre terreno Los insectos bibliófagos se alimentan.los roedores es preciso vigilar las bocas de aireación y los conductos de toda clase: calefacción. Este peligro fue ya denunciado en la «Table Ronde. En cuanto a. La polución atmosférica es mayor en (26) Los clásicos cepos. etc. Unos se desarrollan en sitio húmedo y otros en sitio seco. avisar a especialistas (26). MEDIO AMBIENTE Es también contraindicado para construir un archivo cualquier terreno enclavado en una zona de atmósfera polucionada por residuos fermentables o gases ácidos procedentes de combustión de carbonos y aceites (27). cuya atmósfera se da generalmente en la proximidad de fábricas o factorías.

ENCLAVE PELIGROSO Si como acabamos de exponer. este peligro se aumenta si además manipulan o almacenan materias inflamables o de fácil combustión. en potencia pero totalmente existentes. Anotemos en su larga lista los mercados. humos o polvo. estaciones de ferrocarril o autobuses. La prevención de estos daños consiste en instalar filtros de entrada de aire que lo purifiquen. las que producen una coloración determinada según el grado de acidez del papel sobre el que se hace la prueba.5 verde y con un 3.2 de PH el papel se pone azul. puentes o nudos importantes de comunicación.94 El archivo. es 5. Ink». En estas zonas en caso de guerra no solamente están expuestos a la destrucción directa sino a los perjuicios ocasionados por rotura de conducciones de agua o fluido eléctrico . con tiempo brumoso. puertos marítimos y fluviales.5 por encima de la cual acusa falta de acidez y exceso de alcalinidad. que pueda entrañar la vecindad de objetivos militares en caso de guerra o revueltas internas (29). Cuando esto ocurre el papel se vuelve amarillento y frágil y se desmorona convirtiéndose en polvo. cuarteles o cualquier instalación militar. en la escala establecida de 1 a 10. así como de combustibles tales como petróleo.6 naranja. Remediar estos daños entra ya de lleno en el campo de las técnicas de restauración de documentos (28). Por debajo de 4. Para detectar el peligro hay varios procedimientos consistentes en aplicar determinadas sustancias reactivas como si fueran tintas. Con un 5. cárceles. Estos gases. de mala calidad. La niebla cargada de polvillo de origen industrial mancha todo y no hay modo de quitar este polvillo de los papeles. en contacto con el metal. aun cuando no es muy corriente que el aire alcance el grado de concentración necesaria para ser perjudicial. El procedimiento inglés es a base de cromo-creosol comercializado con el nombre de «B-CG. la proximidad de industrias y factorías es perjudicial para los archivos. Tenemos que prevenir también los peligros. El procedimiento francés da colores diferentes. sustancia altamente corrosiva.5 tiene exceso de acidez y peligro de corrosión. Dado que la mayor parte del papel actual. materias plásticas O papel. centrales eléctricas. que en verano. con un 4. La proporción Óptima. que llega a ser grave en las proximidades de 3. En todo caso el edificio del archivo estará siempre aislado de los edificios contiguos por una zona de seguridad que impida que el siniestro ocasionado en uno de ellos pueda pasar al del archivo. gasolina u otras sustancias semejantes. Instalación y conservación invierno. contiene un porcentaje de impurezas metálicas puede comprenderse el peligro que le amenaza. En consecuencia se rehuirá la proximidad de almacenes o manufacturas de maderas. Por otra parte algunas veces para proteger los documentos del roce se utilizan carpetillas de papel y cajas de cartón cuyo grado de acidez no está controlado y esto viene a agravar el problema. forman ácido sulfúrico. aeropuertos.

De allí ha venido la prevención de alejar los archivos todo lo posible de objetivos militares. A su vez se ha estudiado el modo de prevenir en lo posible los daños derivados de esta contingencia.Table Ronde. Roma. núm. (29) En la . que han podido perforar hasta cinco y seis planos de un edificio. VIII. La defensa de los documentos en caso de guerra constituye una preocupación tanto para los países que la han sufrido como para los que han sido meros espectadores de la catástrofe.-dic. Subdirectora de nuestro Archivo Histórico Nacional. X. La explosión de una de éstas origina un 50 por 100 de energía expansiva y el otro 50 por 100 de radiación térmica y nuclear. Aún más difícil es defender los documentos de la acción devastadora de las bombas atómicas. La protección que se haga para contrarrestar la onda expansiva sirve también para la radiación nuclear. 1970. prestándole una defensa definitiva por sistema de laminación. . un informe sobre este tema expuesto por John Garrick y R.. Willamson en la ponencia «Protection of vital records agains nuclear weapons effects». obra citada. Onofrio Pasanisi expone el problema en «Gli archivi e la guerra. fasc. Contra la radiación térmica suele ser suficiente que el material sea incombustible pero si se produce «tempestad de fuego» se hace necesaria una protección especial por el alto grado de calor que origina. produce el efecto de un seísmo. Porque si bien nos consta que una capa de cemento y acero ha sido suficiente protección para bombas de no demasiada potencia.El edificio actual.. págs. genaioaprile 1948. ya que las devastaciones que produce son similares (30). Condiciones previa7 95 y proyección de escombros sobre el edificio. El archivo peor emplazado de que tenemos noticia respecto a estas consideraciones es el de Toulouse (Francia) que tras estar en zona de terreno húmedo y lejos del núcleo urbano se construyó cerca de la vía del tren (objetivo militar) y cerca también de una fábrica (objetivo militar y aire polucionado)..Anno VIII. Instituto de Patología del Libro. I. nov. También Giuseppe Turrinin estudia su efecto en 4 1 bombardamento delle Biblioteche Capitolare de Verona e sue consecuenza nelle suppellettile de Libraria» (Bol. celebrada en Nairobi (Kenia) en 1978 se mostraron preocupados fundamentalmente por aquel peligro los italianos por los destrozos sufridos durante la Segunda Guerra Mundial. A. En el I Congreso Ibero-Americano-Filipino de 1952 se propuso la (28) El exceso de acidez se neutraliza con un baño de carbonato de calcio o magnesio. partiendo de los archivistas de Alemania Federal la atención al peligro del terrorismo. recomendando trasladar lo más valioso a sitio seguro (Rassegna . I-IV. pág. 26. 75-90). pág. 567. no lo ha sido igual para las de mayor poder destructivo.. año XIX. 72). vol. pág. que había sido presentada en una conferencia nacional de la American Records Management Association basada en experiencias realizadas en el Instituto de Tecnología de Massachussets y pruebas realizadas en el polígono de experimentación de Nevada. 1. núm. publicó en el «Boletín de la Dirección General de Archivos>>. (30) María del Carmen Guzmán. En cuanto a poder evitar las consecuencias de la onda expansiva y viento fortísimo que origina sería necesario construir bloques con las mismas precauciones tomadas contra los terremotos. El de Alcalá de Henares (España) tenía también el inconveniente de la proximidad de cárceles y cuarteles pero ya han sido éstos desplazados a la periferia desde hace algunos años. asegura que una <<alfombra de bombas. Kraemer. 116.

96 El archivo. Sin embargo la bóveda de piedra no resiste el impacto directo de una bomba. quizás la más segura. Muchos se acogen a esta solución antes que hacerlos subterráneos por ser aquéllos costosos de construir y mantener: hay que asegurar el grado preciso de humedad y garantizar una buena aireación. como se hace con los establecimientos hospitalarios. El Archivo Municipal de Estocolmo (Suecia) está excavado en la roca y lleva cemento en los techos. En el Archivo del Estado de Coblenza tienen una cámara subterránea de seis metros de profundidad. no sólo de aire acondicionado sino de un grupo electrógeno para el caso. Bélgica y Polonia propusieron aprovechar túneles. Ante tales perspectivas son muchos los que aconsejan que se hagan depósitos de seguridad bajo tierra. que podemos agrupar en tres modalidades. En los países nórdicos han realizado depósitos excavados en la roca. La tercera propone construir sobre tierra pero con unas condiciones que merezcan cierta seguridad. de cortes de luz. sótanos cubiertos de bóveda o galerías de minas abandonadas. y se habló de los pactos «Roderich» y otros convenios internacionales de igual naturaleza. El edificio de los Archivos Nacionales de Helsinki estaba hecho sobre roca y durante la guerra excavaron dentro de los cimientos de 10 a 12 metros. Participa de este último criterio el doctor Winckler del Archivo de Baviera (Alemania) que propone alejarlos de los núcleos urbanos de cierta categoría a un mínimo de distancia de 30 kilómetros. El de Mikkely (Finlandia) ha aprovechado un refugio construido durante la guerra pasada haciendo afuera otro depósito para lo más moderno (figura 54). lo que supone la dotación. Si se trata de edificios sus sótanos deben ser abovedados. ya que la guerra pasada les ha demostrado que los construidos en superficie son siempre vulnerables (3 I). También que se construyan naves . Algunos se inclinan por tenerlos previstos sólo para caso de emergencia. con estanterías deslizantes para archivación densa que permiten meter en caso de peligro lo más valioso. Tal por ejemplo que sean de una sola planta de altura sobre el nivel del suelo para evitar el derrumbamiento por la fuerza expansiva. En Francia. que comunican con el edificio por un ascensor. corriente en situaciones bélicas. incluso atómicos. En Estados Unidos han excavado en la roca galerías inmensas para guardar microfilmes a la vez que han puesto en práctica la dispersión de la documentación por centros rurales. y otro más pequeño para la documentación más moderna. Finalmente esta el grupo de los que se inclinan por hacer los edificios sobre tierra pero con unas condiciones especiales. Sin embargo la falta de fe en que fuesen respetados llevó a buscar otras soluciones. Es otra dispersar los fondos alejándolos de las ciudades. Es una de ellas. pasadizos subterráneos. Instalación y conservación señalización de los archivos con un signo visible. en dos plantas. construir los depósitos bajo tierra a salvo de bombardeos.

que ya entonces tenían muchos depósitos subterráneos suecos y americanos (Archivum. Tenemos la experiencia de los Archivos Nacionales de Hungría con doce depósitos de los que uno sólo fue destruido por una bomba incendiaria durante la pasada guerra quedando a salvo los demás por estar separados entre sí. antiguo refugio. separadas evitando la acumulación. siendo también costosas las instalaciones que precisa -mecánicas. del archivo de Mikkely (Finlandia). (32) Véase trabajo citado en la nota 30.-Entrada por tunel cubierto al depósito dentro de la roca. sanita(31) Sam Hedar anota en .On building archives. 83). Condiciones previas 97 Figura 54. VI. Cubierta toda la estructura de una capa de tierra formando un pequeño montículo los resultados han sido satisfactorios al comprobar que ha quedado protegido tanto de la radiación térmica como de la nuclear. Resta por mencionar el experimento hecho por Estados Unidos en el polígono de pruebas de Nevada a cargo de miembros del Instituto de Tecnología de Massachussets (32) consistente en construir de un solo piso sobre el nivel del suelo un pequeño depósito de sección circular con cubiertas abovedadas y muros de tubo de hormigón o de acero ondulado. eléctricas.El edificio actual. 1956.. Otros propugnan que los depósitos sean totalmente cerrados al exterior suprimiendo incluso los pequeños puntos de luz o aireación. . pág. sin que la onda expansiva haya podido hacer otra cosa que resbalar sobre su curva. No obstante resulta algo caro dado que los muros deben ser bastante gruesos.

así como el tener que recubrirlo de una capa de tierra. en parte. para eludir. pero siempre con su estructura de sección circular. y realizado con tubos de hormigón de acero ondulado.98 El archivo. Por ello sólo puede ser recomendable para una pequeña cantidad de documentos de alto valor. a ras del suelo. con la misma finalidad. etc. aconsejando para ciudades en posible peligro que tengan una parte del depósito de construcción abovedada por debajo del nivel del terreno. el efecto de la onda expansiva. Instalación y conservación rias.-. nunca rectangular. . o en archivos pequeños.

que se le mentalice sobre qué es y qué finalidad tiene un archivo y necesidades que implica. así como la inspección personal de otros edificios ya construidos pero generalmente se olvida la más importante que es la consulta directa con los principales usuarios. que una urbanización de viviendas. (1) Schoenberner. Desde el Director del centro hasta el portero podrán contarle al arquitecto muchas cosas sobre lo que debe hacer o no debe hacer (1). . Es mejor que esperar a que trate de orientarse por su cuenta y haya luego que reformar todo. No se le puede exigir que sea experto en todo sino sólo que con su técnica sepa resolver nuestros problemas. «What the architect needs to know about archives>> (The American Archiviste. que una iglesia. resistencia de los mismos según el tipo de archivación (tradicional o densa) y materiales necesarios para que la construcción responda a las condiciones requeridas. con los archiveros que son los que saben por experiencia qué les falta y qué les sobra en sus viejas instalaciones. TRAZA GENERAL Para que un arquitecto sepa acertar en el proyecto de un archivo es de todo punto necesario que se le suministre una información previa. 1964.Planificación y estructura Una vez determinado el lugar la cuestión que se plantea a continuación es la traza general del edificio. Nuestra compleja y variable sociedad da origen a grandes exigencias sobre la versatilidad del arquitecto que lo mismo tiene que construir un hospital que un edificio de oficinas. núm. La fuente de información suele ser la consulta de publicaciones técnicas donde se describen casos semejantes. 27. capacidad de los depósitos según la documentación que ha de recibir. Robert A. 491-493. que una fábrica. págs.

lo que vemos realizado. aunque esta vez se trata de unir dos depósitos de diferente naturaleza. Otros como cuatro: dependencias de trabajo. Ya en 1919 Charles Johnson. La ubicación de los diferentes sectores de este circuito debe estar pensada de modo que facilite al máximo su cumplimiento.. ZONAS DEL ARCHIVO Todo edificio de archivo debe constar de dos zonas independientes claramente delimitadas: dependencias y depósitos (2). publicado en Londres. Algunos prefieren describirlas como tres: dependencias. sostiene esta separación al extremo de aconsejarun pasaje cubierto para relacionarambos cuerpos de edificio. VI.1O 0 El archivo. área del edificio en que va a realizarse cada función. Debemos suministrarle un esquema que comprenda la función a realizar. tanto por la dimensión de los espacios. aunque a veces se dé la inmensa suerte de que no constituye problema. laboratorios y servicios. como por cualquier exigencia particular que exista. Tiene que tener un conocimiento exacto de las áreas y zonas fundamentales de que va a constar el edificio y proporción entre ellas. y es el presupuesto con que se cuenta. zona del público. siendo fundamental la capacidad de archivación prevista y posibilidad de expansión de la misma. L.. incluidos los servicios especiales que debe prestar a ambos. Otros añaden comunicaciones: pasillos y escaleras (3). <<Le nouveau batiment central des Archives de 1’Etat de Varsovieo (Archivum. y Parczewisth. Un segundo punto que debe conocer el arquitecto es el tipo de estanterías. W. De uno u otro modo la realidad es que los depósitos deben constituir un bloque especial independiente. (2) Este criterio fue adoptado desde tiempo inmemorial. 53). instalación y conservación Todas estas necesidades deben ser luego comunicadas por escrito al arquitecto para que quede constancia y no pueda confundir nada de lo oído de viva voz. Esto puede modificar mucho todos los planes. . necesidad de ritmo lento o acelerado de cada una de estas tareas. en el archivo de Mikkely en Finlandia. equipo que va a desarrollarla. tanto de trabajos técnicos como administrativos. muchos años después. muebles o máquinas que van a ir en el edificio. tipo de servicio a realizar hacia la Administración o el investigador. separado del resto por una zona neutra en que se sitúan las escaleras y elevadores. (3) Kolaz. pág. Todo el trabajo que desarrolla el personal debe ser indicado en un diagrama para ser tenido en cuenta desde el momento en que entra la documentación por el muelle de descarga hasta que se archiva definitivamente en los depósitos y se presta servicio con ella. y depósitos. en <<The case of documents and management of archives. 1956. laboratorios y servicios. El tercer punto es el más conflictivo. y depósitos. como por la resistencia de los suelos. Enumera detalladamente todos los espacios. como por su forma. Es muy conveniente que cuando estén hechos los primeros planos se pasen a revisión por los archivistas para asegurarse de que no ha habido ninguna mala interpretación.

Un archivo. que antes no se tenían en cuenta. aunque también tengan otras muchas comunes. posible incumplimiento de control de uso por pura pereza. sustracción. en los que se establece la intercomunicación entre ambos cuerpos de edificio por un Único puente cubierto lo suficientemente largo para evitar el peligro de que pueda pasar a las dependencias un incendio producido en los depósitos o viceversa. derrumbamiento por sobrecarga. Las necesidades humanas son en muchos casos contrapuestas a las de los papeles. En todo caso debe haber siempre una acera que le preserve de la humedad del riego de la zona ajardinada (4) y si i s preciso un foso a nivel de los cimientos que le preserve también de cualquier clase de filtración y amortigüe los ruidos y vibraciones de los transportes mecánicos de la zona circundante evitando la disgregación de los cimientos por esta causa. En los viejos edificios se entremezclaban ambas zonas pero desde comienzos del siglo actual se iniciaron las construcciones en esta forma. viejo o nuevo. como por ejemplo la conveniencia de trabajar con luz natural. cuya rigurosa vigilancia es muchas veces verdaderamente difícil. que perjudica a los documentos. Nunca estará su fachada enrasada con los demás edificios sino retranqueada lo suficiente para poder manejarse alrededor sin necesidad de utilizar la vía pública. debe estar separado de los edificios circundantes por una zona que puede utilizarse para los accesos o como zona ajardinada si el espacio es suficiente. ya que éstos no suelen perpetrarse cuando están los documentos en los depósitos. PLANTA Al trazar la planta de un edificio debemos de contar con una zona de seguridad todo alrededor del mismo. sino más bien en la sala de lectura. Algunos encuentran que esta separación es también buena para evitar los robos pero en la realidad esta precaución es prácticamente superflua. pudiendo citar entre los primeros el edificio del Archivo del Estado de Viena y el de Dresden. en su aportación al Congreso de Florencia de 1956. en los que no podrían siquiera orientarse sin ayuda del personal. facilidad de combustión. Esta zona de seguridad puede oscilar de 10 a 20 metros de anchura. En general se prescribe que sean 10 ó (4) Duchein. así como a su vez proteger a las personas de los peligros de la acumulación de papel. 117. añade a la conveniencia razones de estética. pág. etc. . Sin embargo el modo de satisfacer estas necesidades para unos y otras también varía. costumbre de fumar. la ventilación y la temperatura y grado de humedad adecuados.PlaniJicacidn y estructura 101 Esta separación está indicada no sólo por las diferentes condiciones técnicas que requieren ambos cuerpos sino también por la necesidad de protejer a la documentación de los hábitos humanos. tales como la limpieza.

Adosados por una esquina dos rectángulos recordamos el de Toulouse (Francia). También está unido por un solo nexo el Archivo Nacional de Varsovia (Polonia) pero con la particularidad de que si bien el bloque de depósitos es rectangular el de dependencias es circular. págs. Bloques rectangulares acoplados unos a otros forman el Archivo de los Alpes Altos de Francia (figura 57). puede darse el caso de disponer de terrenos contiguos que aconsejen cualquiera de las variantes expuestas. La necesidad de construir los depósitos con la capacidad y condiciones necesarias ha dado lugar a que las plantas de edificio de archivo se hayan hecho adoptando una serie de variantes. siendo hoy una de las precauciones normalmente respetadas. Generalmente responde a las necesidades del terreno de que disponemos. Instalación y conservación 15 pero algunos archivistas señalan los 20 metros como mínimo (5). ya que si bien la forma de un solo rectángulo parece la preferida hasta ahora. Es también válida en cuanto a protección de cualquier manipulación nociva desde el exterior. por ser el que aprovecha el terreno al máximo es el de planta rectangular. Entre los muchos ejemplos que existen de edificios de planta rectangular podemos citar algunas variantes. De esta manera se procedió a comienzos del presente siglo en la construcción del archivo del Public Record Office de Londres y en el del Estado de Prusia en Dahlem (Alemania). sobre todo si se hacen de diferentes alturas. 8-9). 1957. caso Único que conocemos de esta original disposición (figura 56). Esto suele darse cuando se aprovechan edificios ya construidos a los que se añade el depósito. A veces son dos rectángulos acoplados por una esquina o unidos solamente por un corredor pudiendo adoptar el conjunto formas totalmente irregulares. Con esta zona de seguridad se busca tanto proteger el archivo de los peligros a que le expone la proximidad de viviendas y molestias del tráfico rodado. VII. como también la protección de las viviendas del peligro que supone la proximidad de una enorme acumulación de materia tan combustible como es el papel. con un patio central. Unidos a las dependencias por un solo lado tenemos el departamental de Aurillac (Francia) y el de Udine (Italia). Por otra parte la utilización de rectángulos relacionados entre sí. Unidos por un solo pasillo estrecho el de Lille (Francia) (figura 5 5 ) y algo más el de Coblenza (Alemania). El tipo más divulgado. I. <<La construction des batiments d’archives en URSS» (Archivum. rompen la monotonía de una masa compacta dándole un aspecto mucho más agradable. . En ella unas veces están las dependencias unidas por un solo lado y otras por dos. unas veces con la finalidad de aprovechar mejor el espacio y otras en cuanto a distribuir de determinada forma la documentación.102 El archivo. Para Düsseldorf (Alemania) existe un proyecto en que los depósitos están en el centro del rectángulo rodeados (5) Voronin.

en el que el depósito tuvo que instalarse separado y unido solamente al resto del edificio por un solo pasillo.PlaniJicación y estructura 103 Figura 55. Figura 56.-Plano del archivo de Varsovia. .-Archivo departamental de Lille (Francia). de traza totalmente única.

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El archivo. Instalación y conservación

de las dependencias por todas partes menos por la posterior (6). Otras veces la planta adopta la forma de una T en que la barra transversal suele ser la dedicada a dependencias,pudiendo citar de esta traza los archivos departamentales de Chaumont y Mézikre (Francia). El Archivo Histórico Nacional de Madrid (España) tiene los depósitos en forma de U cerrada por el cuerpo de edificio de las dependencias que sobresale por ambos extremos (figura 58). En el Archivo del Estado de Siena (Italia), instalado en el palacio Piccolomini, los depósitos tienen forma de C construidos alrededor de un pequeño patio. También puede adoptarse la forma de H en la que los brazos laterales son los depósitos y la transversal las dependencias, siendo muy útil esta disposición para que una sola dotación de archivistas atienda a dos procedencias administrativas diferentes ahorrando así el costo que podría suponer construir y mantener dos archivos distintos, uno para cada administración (figura 59). Esta forma figura en la planificación de archivos de la URSS hecha hace algunos años (7). Podemos citar construidos de esa traza, más o menos, los departamentales de Saint-Lo, inaugurado en 1966 (8), y el de Grenoble (Francia), en los que los depósitos ocupan

Figura 57.-Plano del archivo de los Altos Alpes (Francia) formado por dos rectángulos acoplados.

(6) Janssen, Wilhelm. <<Die Bestande des Hauptstaatsarchivs Düsseldorf». Kurzübersicht. Selbstverlag des Hauptstaatsarchivs Düsseldorf, 1974. (7) Presentada por Voronin en el I11 Congreso Internacional de Archivos celebrado en Florencia en 1956, al que aporta un plano-tipo (Archivum, VI, 1957, pág. 5). (8) .Archives de la Manche. Saint-Lo. Construction du nouveau dépot départamentale.. París, 1966. Edit. Forges de Strasbourg.

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El archivo. Instalación y conservación

solamente uno de los laterales. Este Último también podríamos relacionarlo con una T de base amplia. Más raramente encontraremos la planta triangular de la que conocemos solamente el caso del archivo de Lons-le-Saunier (Francia), construido para este fin en 1985. Para aprovechar la forma de un solar triangular y buscando no acumular grandes masas en un solo cuerpo de edificio se ha construido en forma de punta de flecha, o de A, el Archivo General de la Administración, de Alcalá de Henares (Espaiia) (figura 60). Con un terreno rectangular también puede conseguirse esta separación de masas adosando las naves de los depósitos en forma de batería o peine al cuerpo de edificio de las dependencias. El mismo resultado se obtiene disponiéndolos en forma radial, o de estrella (figura 61), de lo que tenemos ejemplos en los archivos de Viborg y Copenhague (Dinamarca), construidos a la vez (9), cuyos depósitos están hechos bajo tierra para asegurar más su protección. Estos dos últimos tipos de planta fueron aconsejados por los asistentes a la VI11 Conferencia Internacional de la «Table Ronde des archives., celebrada en Budapest en 1963. Los archivos de Düsseldorf (Alemania) fueron proyectados con los depósitos en el centro, rodeados por las oficinas y dependencias, menos por una de las fachadas, para dar acceso fácil a la entrada y salida de documentos.

ALZADO Sobre el terreno de que disponemos se han de resolver todos los problemas por desarrollo vertical hacia arriba o en torre, horizontal extendidos sobre el nivel del suelo, o vertical en profundidad, excavando en la tierra o la roca. Ejemplo notable de lo primero tenemos en el archivo departamental de Rouen (Francia) con treinta niveles, tres de ellos bajo tierra (figura 62). Como en todos los de este tipo la zona neutra de separación de ambos bloques es horizontal pero en éste además ha sido preciso hacer también una zona neutra vertical, la de caja de escaleras y ascensores que separa la torre en dos bloques independientes, aunque su efecto sea de uno sólo. Podemos citar igualmente el archivo del Estado de Georgia (EE. UU.), con una zona aterrazada neutra entre las dependencias y los depósitos que van encima. A veces se ha pensado en la conveniencia de invertir los términos usuales poniendo los depósitos en las plantas bajas para aislar las zonas de trabajo de los ruidos de la calle pero esto es bastante arriesgado porque supone colocar un brasero en potencia debajo de ella. Como ejemplo de lo segundo podemos citar los Archivos Nacionales de Washington, el archivo departamental de Grenoble (Francia) o el Archivo Histórico Nacional de Madrid. Cuando constituyen dos bloques separados el nexo o tránsito de un
(9) Hvidtfeldt, Johan. «New Archive-building in Denmark». Ponencia 2.a,IX Table Ronde. Londres, 1965.

Planijicación y estructura

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Figura 6O.-Plano del Archivo General de la Administración, de Alcalá
de Henares (España), construido en punta de flecha para aprovechar el terreno triangular.

Figura 61.-Planta radial o en estrella de los archivos de Viborg y Copenhague (Dinamarca).

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El archivo. Instalación y conservación

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Figura 62.-Alzado de desarrollo vertical, con trein n ¡veles, es d e l k s bajo tierra, del archivo departamental de Rouen (Francia).

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bloque a otro suele hacerse por un solo corredor en la zona baja o a nivel del primer piso, cuyo corredor comunica las dependencias con la zona neutra de ascensores y escaleras, la que a su vez accede a los depósitos. Cuando forma un cuerpo unido delimitado por muros y puertas cortafuegos el acceso puede ser a todos los niveles, siempre por intermedio de la zona neutra. Como ejemplos de desarrollo horizontal podemos citar el Archivo General de la Administración, de Alcalá de Henares (España), y el de Ottawa (Canadá) (figuras 63-64). Como ejemplo de lo tercero tenemos el Archivo Municipal de Estocolmo (Suecia), con ocho niveles bajo la roca (figura 65), el construido en Oslo (Noruega), o los de Viborg y Copenhague (Dinamarca), proyectados simultáneamente con planta en forma de estrella y cinco y cuatro pisos subterráneos, respectivamente, protegidos por una capa de ferroconcreto. También el de Hesse en Darmstadt (Alemania). En estos casos el aislamiento se logra por extensión horizontal igual que en 1cs de torre.

8 2 E a (D 5 t : 2 i .I ! (CI I ! (CI 5 o Q) 5 o Q> P 0 I $ 3 5 0 o 7 O I < O a (D Q (D v) 2.

también en Estados Unidos.-Archivo de Estocolmo (Suecia). Utah (figura 66). Por tanto no podrá hacerse en terrenos flojos o inseguros por cualquiera de los motivos ya expuestos. sobre todo. construido con las dependencias al aire y los depósitos bajo tierra. En los de superficie algunos aseguran que son más cómodos los que se manejan por desplazamiento horizontal (carritos casi siempre. Son muy conocidos los depósitos de los registros microfilmados por la Sociedad Genealógica. un elevado índice de elasticidad que le permita mantener el equilibrio necesario en todo edificio alto. de los mormones. aprovechahdo el desnivel del terreno. basamento de roca y experiencia de haber visto muy de cerca los estragos de las guerras pasadas. comenzados en 1961. y las escaleras correspondientes . Necesita una buena instalación de ascensores-montacargas. No puede decirse de un modo absoluto que uno u otro tipo de edificio sea mejor o peor. en Salt Lake City. pero.110 El archivo. sin los cuales no podría efectuarse correctamente el servicio. mecanizados o no) que por vertical (escaleras y montacargas). Se encuentran los primeros con frecuencia en Estados Unidos. instalación y conservación Figura 65. Los subterráneos los encontramos preferentemente en los países nórdicos donde se dan las condiciones propicias para ello: escasez de terreno climáticamente habitable. bóvedas protegidas por acero. perforados en una montaña de granito a 210 metros de profundidad. donde abundan las zonas con poca densidad de población periférica de las grandes aglomeraciones urbanas. Para poder tener desarrollo vertical se precisa una cimentación adecuada dado el enorme peso que va a suponer el almacenamiento del papel en torre.

se dan accidentes con cierta frecuencia. Utah (EE.). El corte de energía eléctrica deja bloqueados los pisos altos no pudiendo realizar prestación de servicio con ellos por imposibilidad de remontar tanta escalera con la carga de papeles. Si se utiliza tubo neumático para transmisión de . quedando sustituido por el de los largos desplazamientos horizontales. en Salt Lake City. por electricidad u otro medio. Cuando su desarrollo es horizontal el problema de los ascensoresmontacargas es mínimo. (mormones).-Bocas de entrada a los depósitos excavados en la roca para la Sociedad Genealógica de la Iglesia de Jesucristo de los Santos de los Ultimos Días.Planificación y estructura 111 Figura 66. A. Si se utilizan carritos son mejores los manuales pues en los mecanizados. UU. S. En caso de bombardeo están más expuestos a sufrir daños or la onda expansiva y cohmoción del terreno aunque sea menor la superficie que expone al impacto directo. así como toboganes para poder desalojar por ellos rápidamente la documentación si se produjera un caso de emergencia. dentro del edificio además de las de socorro al exterior.

En el centro de ciudades que pueden ser objetivo militar hay que contar. con varias plantas en superficie y de una a tres bajo tierra. etc. Contra la onda expansiva y viento que origina una explosión habrá que tomar las mismas precauciones que se anotaron para zonas propicias a terremotos. En general diremos que los depósitos en torre se construyen en sitios donde el terreno es muy caro o no hay otra posibilidad de expansión. Si está socavado en la roca no importa tanto cuál sea su traza. lo que se consigue bastante bien si las cubiertas de la construcción subterránea son abovedadas. con el riesgo de rotura de conducciones de agua. o teléfono para transmisión de datos. . imprescindible en este tipo de depósitos. Ahora vamos a examinar todas las condiciones necesarias para que su realización sea acertada. Quedarían totalmente cortados los montacargas. la luz y la instalación de renovación de aire. Contra las radiaciones térmicas suele bastar que el material sea incombustible pero si se produce «tempestad de fuego» habría que contar con una protección especial. En cambio son seguros para caso de bombas incluso atómicas. salvo si se cuenta con grupo electrógeno. un 50 por 100 de energía explosiva y otro 50 por 100 de radiaciones térmica y nuclear. Si el depósito está construido bajo iin edificio habrá que protegerlo contra el posible derrumbamiento del mismo. Finalmente los excavados bajo tierra tienen el mismo inconveniente de poder quedar bloqueado el servicio por un corte de energía eléctrica. La construcción de los depósitos bajo el suelo les protege de estos efectos ya que no hay mejor aislante de las radiaciones que una buena capa de tierra. como también ya se dijo al mencionar los enclaves peligrosos.112 El archivo. Es frecuente que sean de desarrollo mixto. En cambio ofrecen más posibilidades al impacto directo. además. Dentro de la traza general del edificio ya hemos visto cómo debe ser netamente distinto el cuerpo dedicado a depósitos del dedicado a dependencias. gas. como se dijo. al estallar. Llevando el principio del desarrollo horizontal a sus Últimas consecuencias puede aminorarse el peligro del impacto directo realizando una dispersión ordenada de los fondos documentales que quedarían repartidos en pequeños depósitos incombustibles de una amplia zona. también serán afectados por un eventual corte de energía eléctrica. Estas. Los depósitos extendidos tienen más partidarios entre los archiveros por presentar menos problemas el transporte y acarreo de documentos. en lugar de concentrados en un gran edificio de máxima capacidad. Instalación y conservación documentos. televisión en circuito cerrado para transmisión de imágenes de documentos. producen.

utilizando en su construcción las técnicas adecuadas. proximidad de grandes masas de agua. ABIERTO O CERRADO La construcción del depósito ofrece varias opciones en cuanto a la finalidad fundamental de proteger la documentación de sus enemigos tradicionales. Preocupados entonces por la lucha contra los agentes bióticos destructores de la documentación. pensaron que el aire del exterior y la luz del sol eran los mejores aliados para exterminarlos: la ventilación en grado máximo impediría ?a humedad. pero a ello se opusieron remedios tan pintorescos como sustituir las baldas normales por baldas de enrejado metálico para que el polvo no se retuviera haciendo los suelos también de (10) Las condiciones de los países tropicales son totalmente diferentes de las de los países nórdicos y por ello los problemas que se dan en unos no se dan nunca en otros. Pero esto puede verse alterado por condiciones que modifiquen el clima tales como altitud del terreno. predominantemente cálida. En principio se evitarán siempre las condiciones climáticas extremas por lo que el emplazamiento debe variar según la climatología del lugar (10). y los rayos solares contribuirían a sanear el ambiente. mientras que en una zona Norte y fría lo estarán hacia el Sur. El cambio de criterio que se ha producido en este aspecto desde principios de siglo ha sido verdaderamente espectacular. En general en una zona Sur. . También era buena esta abundante iluminación en cuanto a que no convenía hacer instalaciones eléctricas en los depósitos por miedo a los cortocircuitos. que sin duda entraba libremente del exterior. vientos dominantes húmedos y fríos o demasiado cálidos y resecos. Tan perjudiciales son los vientos húmedos cargados de salitre como los resecos cargados de polvo. los depósitos estarán orientados al Norte. En ambientes húmedos conviene evitar la construcción de patios interiores. tan necesaria para el desarrollo de aquéllos. el polvo y los rigores climáticos. En estos casos es aconsejable cerrar totalmente los muros por ese lado. con independencia de las condiciones del enclave del edificio. por lo que hay que procurar que este recurso sea necesario en el menor grado posible.Planificacidn y estructura 113 ORIENTACION Cuestión importante a considerar es la orientación del bloque de depósitos con arreglo al terreno de que disponemos. el fuego. que empezaban a conocerse científicamente. el agua. Alguien objetó que la luz era buena conductora del polvo. Claro que los rigores climatológicos pueden atenuarse e incluso anularse con un buen sistema de climatización pero esto siempre es más caro.

que con frecuencia era de un metro. La humedad. pág. en su obra citada de 1985 <<Les batiments d’archives. lo suficientemente hacia adentro para que el sol no incida directamente sobre la documentación (14). llegando a proponer recursos tan curiosos como reflejar la luz de las ventanas sobre las zonas oscuras por medio de espejos de vidrio o tela plateada (1 1). 43-44. pág.. con calor o con frío. afirmaban convencidos. «Building and equipement of Federal Records Center in the United States» (Archivum. Las ventanas -se dijo. En edificios ya construidos se intentó resolver el problema poniendo árboles alineados a la fachada. En cambio la luz artificial es inactínica y no perjudica en absoluto (13). de suerte que pudiese caer el polvo desde los pisos más altos hasta el mismo sótano (sistema Lipman). Instalación y conservación retícula metálica. (12) No obstante todavía hemos podido ver que Duchein.es nociva por los rayos ultravioleta. 22). cuya práctica no nos parece nada buena por los efectos de condensación de humedad que se produce a la diferencia de temperatura. También echaron mano de persianas o cortinas que atenuasen el exceso. (14) Campbell. Si a ello se une humedad los documentos se convierten en un excelente campo de cultivo de toda suerte de parásitos. E. 117) que la ventilación natural no suele resolver ningún problema y aún facilita el de la contaminación atmosférica. Este consejo de ventanas altas fue seguido en el archivo que se hizo para la compañía Iberia en el aeropuerto de Barajas. que decoloran las tintas y queman el cuero. de desarrollo con altura suficiente para tamizar la luz de una o dos plantas. y por los rayos infrarrojos. tolera los huecos al exterior por ventanas con cristales.deben ser grandes «más altas y anchas que el espesor del muro». 45. que se puedan abrir.. Hoy se piensa de un modo diametralmente opuesto conociendo lo mucho que pueden dañar a la documentación los agentes atmosféricos incontrolados y sus alteraciones (12). También hacer las ventanas inclinadas hacia afuera por la parte de arriba para que la luz entre sólo por allí. . G . obra citada. y favorece el desarrollo de insectos y parásitos. En cuanto a los otros agentes una temperatura alta vuelve el papel frágil y ataca a la textura de los pergaminos que se degradan y quiebran fácilmente.114 El archivo. . págs. VII. que producen un recalentamiento que reseca y resquebraja los filos del papel y la materia del pergamino. (1 1) Casanova. (España). voladores o no. Clark hizo una experiencia que demostró que en una habitación con ventanas al Norte hacen falta veinte horas de luz para causar los mismos efectos que a Mediodía al aire libre en dos minutos. La luz directa en los depósitos -ya se ha dicho. «La luz del sol debe ser muy bien acogida en los archivos en los que se ha de procurar que llegue hasta el Último escondrijo. (13) Hoy se conocen sistemas de instalación de absoluta seguridad. 1957. pero constituyen un peligro en caso de fuego.. Una solución posible ha sido colocar las ventanas a ocho pies de altura sobre el pavimento de cada planta. No obstante reconoce (pág. Otro recurso ha sido realizar las fachadas con perfil de dientes de sierra conforme sea conveniente para evitar que los rayos solares incidan directamente en el interior de los depósitos (figura 67). pero la práctica ha demostrado que atraen mosquitos y otros insectos..

B Y ~ de U I'erchiviste m chef. le.. Sille de dceptlon des dmrmmtr. Figura 67. MBgaS1. Salle de tti et de darrcmmt. lo que reporta un mayor gasto de instalación y un mayor gasto de mantenimiento. 10. Así es como se ha pasado al criterio opuesto prescribiendo los depósitos totalmente cerrados. 8. Atelier de minoülmage. Bureau de I'arehivirte adjoint. Antichnmbrc. Hall d'entrée du public.e d'archirn. 8. Salle de lecture du p u b k 6. o utilizando en amplias áreas de los muros exteriores paneles de vidrio filtrante. u hormigón de vidrio o vidrio aglomerado (figura 69) (15). con sólo luz artificial. 1 . 8.. W c de mnfémnca et d'expdtlmr. Burnu du eaw-archiviste.-Muro (Isere. Francia). c. 6. además de la de iluminación. Esto puede lograrse de dos formas: haciendo muros ciegos. armado en losetas (figura 68). b. Por eso es más corriente que tengan pequeños puntos de luz natural con gruesos cristales que aminoren la sensación de encerramiento.Planijicación y estructura 115 I . . 1 1 . ECtlELE 0 c t r s a - b - ARCHIVES DBARTEMENTALES DE L'ISRRB (Grenoble) (Rez-de-chawsh) 1 . 1%Entm de Yappartemat de I'arehlvlite en chef. Por otra parte parece que pueden producir claustrofobia al personal que los frecuenta. a. que a veces llevan pequeños y distanciados puntos de luz. Los depósitos totalmente cerrados. o lleven realmente pequeñas perforaciones o huecos al exterior convenientemente distanciados. 7. Finalmente los cambios bruscos de temperatura contraen y distienden sucesivamente las fibras de la celulosa y el pergamino causando rápidamente su ruina. para evitar la entrada del sol favorece el desarrollo de hongos sobre la celulosa. sean en superficie o bajo tierra. 9. en «Realización de los depósitos. lo que también se practica por razones de aireación en los (1 5) Para más información véase epígrafe «Materiales. tienen el inconveniente de necesitar forzosamente una instalación de renovación de aire. BibliothCque. en dientes de sierra.

Los Archivos Nacionales de París cuentan también con un depósito cerrado de nueva construcción y lo mismo el Archivo de la Corona de Aragón. y el del Archivo General de la Administración. Con pequeños huecos al exterior hay bastantes pudiendo ser ranuras verticales o realmente pequeñas ventanitas rectangulares o redondas que con frecuencia dan al exterior efecto de mayor tamaño. que constituye una torre de doce pisos. viseras o parteluces colocados al exterior o al interior. Cerrados. por la diferencia de temperatura de suelo a cubierta (16). Si los huecos son suficientes para poder pasar por ellos una persona se recomienda cerrarlos con rejas en prevención de robo.-Fachada cubierta enteramente de vidrio filtrante. con muros ciegos. muros traslúcidos de vidrio. de Alcalá de Henares (España). Instulación y conservación Figura 68.116 El archivo. de once pisos. Pueden además ir protegidas por algún sistema de pantallas. del archivo departamental del Norte. pero por obturarse con bastante facilidad no dio resultados buenos. el de Bremen (Alemania Federal). el de los Archivos Nacionales de Varsovia (Polonia). podemos citar entre otros el del archivo del edificio Albertine (Bélgica). en Lille (Francia). Con frecuencia estos huecos al exterior van sólo en uno o dos de los muros del (16) Se hizo así en el depósito de celdillas del Archivo General de Simancas (España). lo que se logra enmarcándolos con recuadros cornisas o rebordes. con pequeños puntos de luz (figura 70). con escaleras de socorro. de Barcelona (España). . A veces se consigue la renovación de aire por medio de tubos porosos colocados transversalmente u orificios que atraviesan techo-suelo en los ángulos de cada planta.

40.45/0.I - Figura 70.45 centímetros y sólo en la fachada Este. de vidrio aglomerado. de ocho plantas de alzado. y en el de Colmar. depósito conforme a lo que requiere la orientación del mismo.40/0. El de Tours sólo tiene huecos en dos de sus muros. Para los archivas departamentales franceses se han hecho algunos siguiendo estas normas. En el de Beauvais se hicieron pequeñas ventanas en la planta baja pero en los demás pisos se siguió la norma de las perforaciones menores. Con ventanas de 0. Con aberturas estrechas verticales en toda su altura podemos citar el de Rouen. con puntos de luz y rayas horizontales para amortiguar la sensación de cerramiento.40/0. En el de Aurillac estas perforaciones al exterior son de 0. Todos ellos en Francia. u ((hormigón de vidrio».Planificación y estructura 117 Figura 69.-Fachada con respiraderos. de 0. 6 .70 centímetros situadas en . Depósitos del Archivo General de la Administración. En el de Grenoble estos huecos estrechos verticales se hicieron oblicuamente al plano de la fachada de modo que siendo su orientación Norte la entrada de luz es totalmente indirecta. de Alcalá de Henares (España).-Muros ciegos.

No obstante también se ha empleado a veces en grandes paneles como en la fachada Norte del archivo departamental de Mézikre (Francia) o se ha utilizado el vidrio armado cubriendo pequeños huecos para obviar su fragilidad. y reservando para los depósitos definitivos los de muchas plantas o niveles (17). Con losetas de vidrio o vidrio armado se construyeron varios en la URSS entre 1954 y 1956. Con vidrios coloreados se proyectaron los Archivos Departamentales de Albi y Lille (Francia). o de vidrios coloreados inactínicos. NUMERO DE PLANTAS O NIVELES En la VI11 «Table Ronde». El empleo de vidrios «Termolux». dotado profusamente de ventanales al exterior y al patio central. para dar luz a éstos. Con vidrio «Termolux» se taparon las ventanas existentes en el Archivo Departamental de Annecy y los ventanales de la capilla neogótica de 1852 en que está instalado el depósito del de Poitiers. quizás demasiado. de que haremos referencia al tratar de los materiales de construcción. Instalación y conservación la cabecera de los pasillos. siguiendo en esto la costumbre de los países fríos. ambos en Francia. se trató de generalizar. es el de Toulouse con paramentos enteros traslúcidos. que cuenta hoy con parteluces. como en el de Grenoble (Francia). Sin embargo esto no . También se utilizaron vidrios filtrantes en los depósitos del Archivo del Estado de Marburgo (Alemania) y en el de Udine (Italia). aconsejando para los archivos intermedios pocos pisos. También se ha buscado la protección de la luz utilizando los vidrios especiales ya mencionados. con un doble vidrio normal por el interior. También hay varios de este tipo en los archivos departamentales de Francia. Normalmente cuentan con las consabidas perforaciones al exterior o huecos practicables para la renovación de aire. en atención a facilitar un servicio fluido. El mejor iluminado. no preservan de rotura por fuego. se hicieron los depósitos sobre superficie del archivo de Mikkely (Finlandia). están ya rebasados por los inconvenientes anotados de su fragilidad y no suficiente resultado.118 El archivo. La otra solución que se ha dado a la construcción de depósitos cerrados sin que sus muros sean ciegos es la de utilizar en una extensa superficie de sus paramentos vidrio armado u hormigón traslúcido. En el Archivo del Estado de Varsovia se pusieron losetas dobles de vidrio de cinco centímetros de gruesas. cuyas cualidades ya se anotarán al tratar de los materiales de construcción. celebrada en Budapest en 1963. El de Laon tiene amplios paneles de losetas de vidrio doble con una capa de aire entre ellas. Lo mismo se hizo hace años en el Archivo Histórico Nacional de Madrid. El de Gukret lleva paredes de hormigón traslúcido o vidrio «Primlit». Pero. En el Archivo del Estado de Coblenza (Alemania) se ha usado un tipo de losetas que neutralizan hasta un 50 por 100 de la luz solar. desgraciadamente. sobre todo para tapar huecos en edificios ya dotados de ventanas o ventanales. aunque de consistencia normal.

Un depósito de archivo no debe estar nunca formado por salas inmensas de techos altos como se construía a fines del siglo pasado y comienzos de éste. pág. 97). de los cuales uno bajo tierra está ocupado por la cámara de seguridad. En general se prescriben salas relativamente cortas y techos bajos. en el Archivo General Central de Alcalá de Henares (España) sólo el pabellón de gobierno es más bajo pero los despachos de trabajo tienen las mismas ocho plantas que los respectivos depósitos. En el archivo comunal de Delf (Holanda) no ha sido posible hacer más que un sótano. Son menos corrientes once y doce pisos. Las plantas en superficie vienen oscilando entre cuatro y ocho. sobre el que va la planta baja y dos pisos. cuando no sea excavada la totalidad del depósito. que puedan ser (17) Criterio sostenido por Estados Unidos (Actas publicadas. hacer una planta cuando menos bajo tierra como depósito de seguridad o emergencia para lo más valioso. En cambio el de Stuttgart (Alemania) tiene tres niveles bajo tierra con el mismo alzado. En el archivo del Estado de Coblenza (Alemania) los depósitos tienen seis niveles mientras que las dependencias sólo tres y en el del Estado de Varsovia (Polonia). será preciso construir en torre. Si nos dan ya construidas naves con estas condiciones será preciso fraccionarlas en largura y altura (18). de lo que tenemos ejemplo en el de Bremen (Alemania) y en el «Albertine» (Bélgica). el número de plantas no será elevado. con treinta niveles en total. Si el terreno de que disponemos es amplio y permite construir por extensión horizontal. Igual se ha venido haciendo en otros archivos reformados de todo el mundo. con el mismo número de plantas en las dependencias. La finalidad que se persigue con ello es conservar la documentación en compartimentos estancos. Hoy es muy corriente. si el terreno lo permite. como ya se dijo al tratar de la traza general del edificio. comenzando el depósito propiamente dicho por la planta segunda sobre el nivel del suelo. El Archivo Nacional de Japón tiene cuatro plantas sobre tierra y otras cuatro debajo. La altura del bloque de los depósitos unas veces coincide con la del resto del edificio y otras no.Planificación y estructura 119 responde a una necesidad real ya que en ello inciden muchos factores. En cambio. (18) En los Archivos Nacionales de Helsinki (Finlandia) se hicieron al principio naves corridas pero luego se dividieron en salas de 40 metros de largo. Contemos también con la posibilidad de hacer dos o tres pisos bajo el nivel del suelo. de no excesiva capacidad. Si por el contrario es más bien escaso. estando totalmente desaconsejados los entrepisos que dejan huecos centrales que favorecerían corrientes de aire que avivan la combustión. . DELIMITACION DE ESPACIOS El largo de las salas es también un punto a considerar. siendo caso hasta ahora excepcionalel departamental de Rouen (Francia). El número de plantas que debe tener el bloque de depósitos es factor resultante del tamaño del solar y cálculo de capacidad. los depósitos alcanzan a siete.

Sin embargo hemos recogido los datos extremos de 1.120 El archivo. obra citada. inundación o invasión de agentes patógenos. además de ser imprescindible una buena aireación. en su trabajo citado. Con módulos de tipo pequeño hay varios departamentales de Francia. con 756 metros cuadrados. En España se hizo así el depósito nuevo del archivo de la Real Chancillería de Granada y un depósito de nueva reestructuración del Archivo de Simancas. Los criterios oscilan entre el tipo mínimo de celdillas (figuras 7172). La altura de techos está condicionada por las mismas razones por las que se recomiendan salas o módulos no muy grandes en cuanto a su largura. aconseja de 200 a 300 metros cuadrados. 272 y 324 metros cuadrados por módulo. lo que ha obligado a actuar dentro de unas medidas determinadas.30 (20). ya que los documentos colocados en la balda más alta deben poder ser alcanzados con sólo extender el brazo. 44. por encima de cuya cifra no parece aconsejable hacerlos (19). y los módulos con capacidad para una serie de estanterías cuya superficie suele ser de 200 a 250 metros cuadrados hasta unos 700 metros cuadrados. pág. con puerta de entrada cortafuegos. (19) Carmen Crespo. que instalado en un edificio de 1895 con tres plantas de cuatro metros de altura cada una no se pudo sacar más altura al rehacer los niveles (21). a la vez de alcanzar fácilmente con los extintores a las baldas más altas. y que en circunstancias normales no sea necesario para el servicio el uso de ninguna clase de escaleras ni taburetes. Michel. respectivamente. que tienen. . El tipo de celdillas tiene el inconveniente de desperdiciar mucho espacio para poca documentación.70 en el archivo comunal de Delf (Holanda) y en el de la Administración de Alcalá de Henares (España). (20) Duchein. siendo el primero casi 200 metros cuadrados más pequeño. de Alcalá de Henares (España). Se hicieron varios en los países nórdicos como el de Helsinki (Finlandia). 9. pero en este caso vierte a dos finalidades: que en caso de Pncendio se consuma rápidamente el oxígeno disponible. Quizá un poco más de lo conveniente alcancen los depósitos del departamental de Lille (Francia). Sin embargo debemos anotar que los casos de techos fuera de lo normal. Salas promediadas podemos citar las del Archivo General de la Administración. Es además el sistema que da menos capacidad de archivación por metro cuadrado ya que se pierde mucho espacio. como el de Aurillac y el de Tours. pero la insuficiente renovación de aire los ha hecho poco efectivos. por defecto o por exceso. necesario para la combustión. como es el caso del archivo citado de Jura (Francia). suelen darse en depósitos viejos que han sufrido obras de adaptación.98 en el archivo departamental de Jura (Francia) y 2. cuyos módulos segundo y tercero tienen 616 metros cuadrados de superficie aprovechable cada uno. pág.20 a 2. Instalación y conservación fácilmente bloqueados y aislados del resto de los depósitos en caso de producirse en ellos siniestro por fuego. La altura media recomendable oscila de 2. sistema considerado como el de mayor seguridad contra el fuego ya que su capacidad no suele sobrepasar de dos estanterías adosadas a derecha e izquierda de las paredes laterales.

1ZI .

siempre pasando por la zona neutra. Cuando los depósitos están excavados bajo el suelo la entrada se hace a nivel de calle salvo en el caso de que se haya aprovechado un desnivel del terreno que permita hacerlo más abajo. Este nexo o paso suele ser a nivel de calle o en la primera planta. como en el del Archivo del Ayuntamiento de Estocolmo (Suecia) en que la entrada a los depósitos es por la planta séptima de las ocho excavadas. sin que deba existir nunca comunicación de una planta con otra por dentro del bloque de depósitos en evitación de que sirva de boca de tiro en caso de incendio.Realización de los depósitos Para que su construcción sea un éxito tenemos que tener en cuenta los siguientes factores. ambos en Francia. tenemos que considerar el problema del acceso a los mismos. según estén en bloques separados o unidos por una pequeña parte. El acceso Único conduce siempre en primer término a la zona neutra de escaleras y montacargas a partir de la cual la entrada a cada depósito se hace a su mismo nivel. ACCESIBILIDAD Partiendo de la idea de que los depósitos han de estar instalados en cuerpo diferente del resto del edificio. En el de Mézikre comunica por la sala de expurgos y en el de Toulouse por un ángulo. cuya importancia es primordial. En otros casos en que el bloque de depósitos está pared por medio del resto del edificio la comunicación se establece a cada nivel. pudiendo citar respectivamente el de Coblenza (Alemania) y el de Lille (Francia). de Alcalá de Henares (España). El problema a resolver es conjugar la accesibilidad fácil de los archivistas . no ya en función de la necesaria zona de seguridad sino en consideración a la facilidad o dificultad que pueda suponer en cuanto a la prestación de servicio. como en el Archivo General de la Administración. En algunos edificios este acceso está reducido a un solo pasillo o punto de contacto.

000 de habitantes. depende de varios factores de los que el principal es la necesidad de archivar una determinada cantidad de documentos y servicios que requiere. entre los dos bloques -depósito y dependencias-. (7) Son cifras solamente indicativas ya que estos cálculos no son extensibles a los archivos de otros países con una producción de documentos totalmente diferente. aunque se llega a reducir a un 7 por 100 solamente (6). habrá que tener muy en cuenta estas instalaciones. PROPORCION La proporción que debe guardarse en el reparto de terreno. con depósitos que ocupan algo menos de la cuarta parte del total. en Alcalá de Henares. con sus correspondientes puertas cortafuegos. de Londres. al servicio del público.124 El archivo. dada la disparidad de criterios. para 500. a la vez de asegurar un aislamiento protector de dichos fondos (1). tendrá en proporción más capacidad de almacenamiento y menos dependencias. para 1. pág. cada uno en su misma planta. Programin and planing» (The American Archiviste. (4) En términos relativos. Tipo B. Tipo A. Tipo C. servicios y salas que se necesitan para la buena conservación de los documentos y eficiente servicio (1) En nuestro Archivo General de la Administración. 479).000. se ha resuelto satisfactoriamente instalando los despachos en el punto de confluencia de las naves de los depósitos.cantidad que parece más equilibrada (4). . 1964. Otros más precisos un 28 por 100. (5) Informe de la URSS. Otros consideran esta cifra excesiva y proponen de un 10 a un 40 por 100 (3).000 habitantes. para grandes núcleos urbanos. . evitando en ambos casos largos desplazamientos. se estima que la parte ocupada por las dependencias no debe sobrepasar del 50 a 60 por 100 del total del edificio en los archivos definitivos y un 80 o 90 en los intermedios (2). mientras que en un archivo definitivo. con depósitos que alcanzan alrededor de las cuatro quintas partes (7). En términos relativos. con depósitos de casi tres cuartas partes. (3) Criterio de Victor Gondons Jr. en «Archival buildings. XXVII. 1965. cuando no hay apremio de espacio. (6) Los Records Center de Estados Unidos. pág. en la «Table Ronde. Instalación y conservación a sus fondos de trabajo respectivos y el servicio al público. Tipo D. (2) Este fue el criterio expuesto por los archivistas de Estados Unidos en la VI11 «Table Ronde» celebrada en Budapest en 1963 (Actas. abocado principalmente al uso por la Administración. para poblaciones de 100. siendo lo más frecuente que sea un 25 a 30 por 100 (5). Hoy debemos de tener en cuenta con respecto a la distribución de espacios en los archivos que las instalaciones de laboratorios. con depósitos que ocupan más de las tres cuartas partes. 99). En los proyectos de construcción de archivos realizados en Francia se dan cuatro tipos de archivos departamentales según la importancia de la población a que tienen que servir.000 habitantes. Así un archivo intermedio.

ya que. . Entre los archivos construidos de que hemos podido recoger noticia acaso (8) Si se trata de una entidad determinada siempre cabe la posibilidad de descargarse de los fondos más antiguos entregándolos en depósito al Archivo Histórico del Estado de carácter nacional. Da tres tipos. según sea definitivo o intermedio.000. CAPACIDAD La capacidad de los depósitos depende del tipo de archivo que se vaya a construir. calculado por lo ingresado en un promedio de los tres a cinco Últimos años.200. para 1.650 metros cúbicos de almacén.000 metros lineales de archivación caben en 170 metros cuadrados de espacio.000. legajos. según sea el volumen documental existente y el de documentos a recoger. Conforme a esto. descontado el espacio ocupado por los pasillos de acceso y circulación y partiendo de la base de una estantería de cinco baldas de alturas superpuestas. como se ha hecho en Francia. En los archivos intermedios habrá que descontar las salidas. veremos que 1. en la URSS y en otros países.000y para 18.para 240. Según el cálculo hecho en la planificación de archivos en Francia. de más a menos capacidad.000 metros lineales será preciso prever 1. En la URSS se hizo hace algunos años una planificación pero sus cálculos están realizados sobre lo que llama «artículos»'(unartículo = 200 hojas). cajas. Las unidades de conservación. El cálculo más difícil es el de los archivos intermedios. para un depósito de 10. regional o de circunscripciónmenor que quede más cerca. La capacidad de archivación de un depósito se mide por metros lineales. Los mismos 10.de documentos que habitualmente ha de contener.700 metros cuadrados de depósito. pueden ponerse seis baldas en vez de cinco y el espacio que se pierde en profundidad tiene muy escaso valor. Sin embargo parece que estos cálculos están hechos sobre colocación de cajas en posición vertical. colocadas lateralmente. ya que las modificaciones circunstanciales de la Administración pueden incidir sobre las previsiones hechas (8). es decir que lo que realmente nos servirá para el cálculo es lo que pudiéramos llamar el caudal constante -con variaciones a un poco más o un poco menos. es decir. carpetas o libros no pueden dar nunca una idea exacta por no estar normalizados sus tamaños y capacidad y mucho menos las unidades documentales (expedientes o documentos). En los archivos definitivos sólo se contabilizarán los ingresos.000 metros lineales llenarán 3. A este respecto es muy conveniente la planificación de archivos-tipo que sirva de base a la construcción ordenada de los centros necesarios.Realización de los depósitos 125 al público han aumentado notablemente la proporción de la zona de dependencias con arreglo a lo que ocupaban antes.

Siguiendo este Último criterio el edificio se planea con la posibilidad de agrandar sus depósitos horizontalmente.Archivo General del Reino de Bélgica. En el archivo de Udine (Italia) se calculó en 1955 hasta el año 2000. Sin embargo hoy no suele hacerse por más de veinte o veinticinco años ya que tampoco conviene adelantarse.000 metros lineales.000 (9). los siguientes: Archivo Nacional de La Habana (Cuba). o sea cuarenta y cinco años. con 800. Alto Garona (Francia). por extensión. con cerca de 13. por no tener ninguna de estas posibilidades tuvieron que construir nuevos depósitos a 50 y 40 kilómetros de distancia. o añadiendo anexos (1 1).000. 75.000. por superposición de pisos sobre lo ya construido.000. Chancillerías de Granada y Valladolid (España). con 275. 16.000. Esta es la solución más difícil. b) La de construir parte de lo calculado pero con posibilidades de ampliación. Los Archivos Nacionales de París se vieron obligados a construir la Ciudad de los Archivos en Versalles. que es criterio más reciente. 93. (1 1) Plan de la URSS de 1956 ya citado.126 El archivo. 150. 40. El cálculo anterior.000. y el de la «Citté International des Archives. o en profundidad. en Versalles (Francia). Instalación y conservación uno de los más pequeños sea el del Estado de Ascoli (Italia). En los Archivos Nacionales de Bruselas y en el de Londres. cuando está asentado en terreno que permita excavar bajo el edificio o en el terreno circundante. Los Archivos Nacionales de los Estados Unidos y el de Maryland Hall of Records. Pudo ser realizada en los Archivos Nacionales de Helsinki (Finlandia) que al estar cimentados sobre roca permitió perforar durante la guerra Última hasta 10 ó 12 metros de profundidad.. mientras Salvatore Carbone propone cuarenta o cincuenta años. (10) Duchein estima que veinte es poco y cien mucho.500 metros lineales de archivación. . y de los más grandes el Archivo General de la Administración. respectivamente. Archivo de Beveren-Was.000 a 200. Sobre las previsiones de capacidad existen dos tendencias: a) La de construir la totalidad de una prevención determinada. Archivo Central del Estado de Moscú (URSS). no admiten ampliación tampoco en sus edificios. Oscila la estimación entre los veinte y los cien años (10). La primera es la más antigua. 25. cuyos depósitos en forma de estrella (9) A título indicativo podemos citar. edificados o instalados con anterioridad al reconocimiento de esta prevención. de menos a más.000. en previsión de nuevas técnicas que puedan mejorar la instalación. a pesar de tratarse de un edificio construido en 1890. cercano a Bruselas (Bélgica). de Alcalá de Henares (España). en altura. nos parece más aconsejable: el desembolso de momento es menor y se evita tener durante años una buena parte del edificio sin uso pero con gasto de conservación y mantenimiento. Con arreglo al criterio de no construir la totalidad se hicieron los archivos de Viborg y Copenhague (Dinamarca).

En el de Udine (Italia) se puede añadir un bloque adyacente. Esta también tiene que estar en las prevenciones del arquitecto ya que la resistencia de peso pasará de 1. La resistencia suficiente para soportar el peso de estanterías y papeles no debe depender del grueso de los muros ni tampoco de las planchas que forman el suelo sino del armazón de acero del edificio. RESISTENCIA La resistencia de un depósito de archivo se calcula por metros lineales de archivación y su equivalencia en toneladas por cada metro cuadrado de superficie. que debe estudiar su posibilidad. En el General de la Administración de Alcalá de Henares (España) hay terreno para construir duplicando la capacidad de los depósitos actuales. Las estanterías irán enganchadas.200 a 2. cuentan con una vasta extensión subterránea producida al cubrir a más altura un terreno bajo con el fin de ajardinar a nivel de los edificios. En el de Udine (Italia) y Archivo Histórico Nacional de Madrid (España) se ha previsto poder levantar un piso más. Como regla general una balda de un metro lineal debe poder soportar sin flexionarse 100 kilogramos. incluidos papel y estantería. En el de Coblenza (Alemania) tienen la posibilidad de instalar 891 metros lineales de archivación más en el desván. Todavía queda un Último recurso para agrandar la capacidad de un depósito cuando no existe posibilidad de ninguna de las soluciones expuestas que es construirlo con la solidez necesaria para soportar una archivación densa. Si se trata de edificio ya construido será necesario el informe del arquitecto sobre si se puede hacer o no (12). En Basilea (Suiza) hubo necesidad de reforzar los muros laterales hasta la segunda planta para poder tener tres pisos bajo el nivel de la calle. por así decirlo. De cualquier modo los pisos no deben ser de menos de 22 centímetros de espesor.500. a estas pilastras . el cálculo de peso por metro cuadrado puede variar de 1. Añadir pisos es cuestión del arquitecto cuando determina la cimentación. En el del Estado de Roma (Italia) en el edificio de lo que fue la EUR. y del hormigón que lo recubre. El profundizar es también cuestión del arquitecto. En España se pensó dotar al Archivo Histórico Nacional de un depósito subterráneo excavado en el terreno circundante pero después de tener hecha la maqueta no se llevó a efecto. más sólida o de sistema denso.000 kilos. más ligera.300 kilos por metro cuadrado a 1. El agrandar por extensión es cuestión de contar con un solar que permita hacerlo. Según sea la estantería que se ponga.200 ó 1. aunque sea a veces a costa de la zona ajardinada de seguridad. y un metro cúbico del depósito puede dar cabida a 8 ó 16 metros lineales de estantería (13).Realizacidn de los depdsitos 127 bajo tierra se excavaron sólo en parte dejando para más adelante la conclusión de la obra.

para proceder a reconstruir por dentro con un doble muro en las condiciones adecuadas. entre otros.lO a 2. insectos. podrían tenderse sobre ellos las vigas metálicas de las que las estanterías irían «colgadas» para no descargar el peso sobre el suelo de los pisos. densas o de ambos sistemas. El hormigón armado tiene el defecto de que es mal aislante térmico y no proteje bien de la humedad y además es feo a la vista por lo que al exterior suelen ir recubiertos los. Aporta un gran número de cifras posibles en cuanto a peso y capacidad. Si los muros fueran excepcionalmente gruesos y resistentes como ocurre a veces con viejos edificios construidos con sillares de piedra. Sin embargo debemos recordar que si la capa de cemento es ligera puede ser perforada por una bomba en varios de sus planos (14). como (12) En el Archivo Histórico Nacional de Madrid fue necesario reforzar la cimentacih para poder poner archivación densa en un semisótano. Téngase en cuenta que los minerales resisten más o menos la presión según su compacidad y el ambiente en que se encuentren. el agua. con su solado en cada piso. Pero más se contaba con la resistencia absoluta que con la relativa. Estados Unidos).20 metros de altura. Además tenemos que defenderlo de otros peligros de la civilización(gases contaminantes. Advierte que un metro cúbico representaría más o menos metraje lineal según las características de los documentos. (14) Se pudo comprobar en la guerra pasada. . 1985. los rayos solares y las especies del reino animal y vegetal que atacan el papel (microorganismos fitófagos. en los departamentales de Mons y Orleans (Francia). MATERIALES IDONEOS Hace años cuando se iba a construir un archivo sólo se pensaba en su solidez. 47. . hongos). además de su solidez. Para el cuerpo del edificio el material más idóneo es el hormigón armado que.respetando los muros si lo merecen y toda la fachada que sea noble. Baviera). pág. si clásicas. Algunos consideran que debe ser enteramente de este material (España. Instalación y conservación o bien constituirán en sí una trama a partir de cimientos hasta la cubierta.. otros que es suficiente con sólo un revestimiento (Yugoslavia. Basa sus cálculos en pisos de techos de 2. <<Les batiments d’archives. Hoy es norma aceptada que deben estar también pensados para defender la documentación de cuatro agentes destructores que la amenazan: el fuego. Para la defensa del fuego son de capital importancia los materiales empleados en su estructura. Si nos han dado para instalar el depósito de archivo un edificio ya construido será preciso «vaciarlo». ni entra en combustión ni se disgrega. Así se hizo.128 El archivo. ruido. (13) Duchein. Michel. En todo caso debe conocer previamente el arquitecto qué tipo de estanterías se van a colocar. Con frecuencia el tipo de material que sirve para una cosa también sirve para alguna de las otras... roedores. lo que se conoce como estantería autosoportada. edic. edificios por una capa de piedra. vibraciones producidas por el tráfico rodado. bombardeo).

no susceptibles de recalentamiento. <<Previsión y lucha contra el fuego en archivos. porque al ser buenos conductores del calor ayudan a un rápido recalentamiento y propagación del fuego. Hoy se ha sustituido por acero. o el de Stuttgart (Alemania). Aparte del peligro de las termitas su fácil combustión la convierte en uno de los más peligrosos materiales y por tanto es totalmente recusable su utilización particularmente en los depósitos del archivo (16). Por todo esto es difícil conseguir la adecuación de edificios viejos a estas exigencias aunque puede hacerse algo. como antes era corriente (Archivo de Marburgo. pág. en Barcelona (España). de la Dirección General de Archivos. como se hizo en los de Viborg y Copenhague (Dinamarca). o el municipal de Delf (Holanda). 13). La fibra de vidrio no se quema ni es buena conductora del calor a la vez de no ser atacable por los parásitos por ser inalterable su constitución física. (Bol. El hierro es material que se debe desterrar de la estructura de los archivos. por lo que son particularmente Útiles para cerrar huecos de los depósitos al exterior. ciega. (16) Recientemente se están realizando pruebas en el Instituto de la Madera (Ministerio. edificado en 1886. No obstante no debemos admitirlo en cuanto al uso en archivos. núms. Alemania). ya que las vigas de hierro se recalientan y acaban fundiéndose y doblándose produciendo el derrumbamiento de todos los planos.de Industria y Energía) en que se promociona el uso de ésta como material resistente al fuego por contener un cierto grado de agua y no alabearse por el calor. Otro recurso a emplear en los viejos edificios es (15) Repollés. año XIX. como el Archivo General de la Administración de Alcalá de Henares (España).Realización de los depósitos 129 los Archivos Nacionales de París. o de ladrillo. A veces se recubre también de gres laminado como el Archivo del Estado de la República Federal Alemana. bibliotecas y museos. En el Archivo de la Corona de Aragón. Son resistentes al fuego las losetas de vidrio armado u hormigón de vidrio que ni arden ni estallan fácilmente. aunque sí sea preferible a las materias plásticas. Se utiliza en revestimiento de techos. con sólo puntos de luz por placas de vidrio. como era usual en las construcciones del siglo pasado. y comienzos de éste. paredes y calderas o conducciones que puedan recalentarse. No debe utilizarse en el armazón metálico. conteniendo siete plantas. Cuando menos pueden construirse cámaras especiales para meter lo más valioso a prueba de fuego y bombas. Por supuesto que la madera debe ser totalmente desterrada tanto en la construcción de edificios como en los elementos de su instalación. Todas las conducciones de combustión (calefacciones u otras) deben ir protegidas por muros refractarios. Deben ser incombustibles no sólo las estanterías sino todos los muebles accesorios y carritos que van a utilizarse en los depósitos. El hormigón se utiliza también para protección contra bombas de los depósitos subterráneos en su parte a nivel del suelo. También se recomiendan pavimentos continuos incombustibles (15). Entre los pioneros de la construcción de archivos con material incombustible parece que se encuentra el del Ministerio de Justicia de la URSS. 114-115. se ha hecho dentro del edificio una carcasa de hormigón armado. Tampoco deben hacerse en los depósitos escaleras ni entarimados de hierro. .

pág. que lo es menos si se mezcla con arena y que disminuye su cualidad hasta diez veces menos si se mezcla con cemento. Igualmente se debe proceder a tratar con algún producto ignífugo las estanterías de madera noble que se conserven en la zona noble como elementos decorativos o cualquier otro mueble o decoración de madera. utilizando hormigón traslúcido formado por gruesas losetas de cristal cóncavas que soldadas una contra otra por la parte de la concavidad proporcionan el mismo resultado. que pueden cubrir además de los tejados la parte exterior de los muros expuestos a vientos húmedos. cemento y agua. la que puede también formar una capa intermedia entre dos tabiques. El aislamiento por cámara de aire se consigue utilizando hormigón celular cuyas pequeñas celdillas actúan como aislante. A este respecto anotaremos que las cubiertas deben estar muy bien impermeabilizadas. Instalación y conservación recubrir las paredes. En cuanto a evitar la humedad ya hemos visto que es fundamental el sistema de construcción. como se hizo en algunos sitios (17) Tal por ejemplo el hormigón con revestimientohidrófugo. Debemos saber que los ladrillos que se utilizan para cubrir los paramentos de hormigón recogen mucha agua. y se aplica por pulverizaciones en dos o tres capas. Para vigas se utiliza una solución de 250 gramos por metro cuadrado. Debemos saber que la argamasa de cal con lodo es bastante absorbente. No obstante contamos además con recursos adicionales. Los edificios antiguos.130 El archivo. No obstante en climas lluviosos las tejas dan excelente resultado y en algunos países que además son fríos van muy bien las losetas de pizarra. 9. . Para puertas y ventanas existe barniz que se da como cualquier otro. En cambio las láminas de gres. mínimo. pero lo que nunca haremos es utilizar a este fin planchas de hierro o cinc. El amianto es Útil en la fabricación de mortero con cal. suelos y techos de materia ignífuga aunque en entarimados no suele valer mucho. por ser la madera seca más combustible. En la URSS están prohibidos los barnices de aceite. como la naturaleza más o menos porosa de los materiales utilizados. yeso. utilizadas para el mismo fin de mejorar el aspecto exterior de los muros. de las que parece proporciona buenos resultados la wermiculina>> utilizada en el archivo de Iskre (Francia). Un buen material hidrófugo puede reducir la humedad de un semisótano de 60 a 70 veces. de que trata Carmen Crespo en su obra citada. Los Archivos Nacionales de París llevan este tipo de cubierta en uno de los depósitos nuevos. precisan un porcentaje mayor de materias ignífugas que los modernos. Otro de los recursos es mezclar a los materiales sustancias hidrófugas (17). Un buen producto de estos evita durante media hora cualquier ignición de la madera tratada o cuando menos que se formen llamas y queden brasas. son resistentes a la humedad y al calor. a la vez que constituyen un buen aislante acústico y filtro de luz solar. En cuanto a las pastas cubrientes pueden ser hechas a base de asfalto o polivinilo. No son en cambio recomendables para cubrir los edificios los terrazos o los vitrocementos. cuyo efecto nocivo se aumenta si forman algún relieve.

(20) Esta precaución está ya en práctica en Estados Unidos. Además sabemos que la luz solar es buena conductora del polvo. A veces se ha utilizado para neutralizar la existencia de grandes ventanales. se recomendaba no ponerla en los depósitos valiéndose de ventanas suficientes para una iluminación natural durante la mayor parte de las horas del día (21). no así las tintas. Óxido de hierro o sulfuro de cadmium. (22) En el archivo de Schoppach (Bélgica) se pusieron en la fachada Sur vidrios cuya materia estaba mezclada con sulfuro de cadmium. pág. (Archivum. Actes publié sur la direction de G. vanodio. (21) Buen ejemplo de este criterio es la estructura de nuestro Archivo Histórico Nacional. . «Les batiments #Archives Departamentals en France. sistema conocido con el nombre de «Termolux». pág. En cuanto a la instalación eléctrica. que atacan tanto al papel como al pergamino y también al cuero y al cartón. Es por esto que hoy se recomienda que los documentos que se consideren de importancia perdurable se redacten en papel de buena calidad (20).con el que se consigue difuminar la luz en un 95 por 100. De hecho resisten mejor los papeles de los siglos XVI a XIX. Michel. El problema de los rayos nocivos que la luz solar nos plantea nos presenta el dilema de neutralizarlos o tener que recurrir a una instalación eléctrica. se recurrió en principio al sistema de poner una capa de fibra de vidrio entre dos cristales normales. Hanappe. Archivos Nacionales de Washington e Instituto de Patología del Libro. Se hicieron estudios sobre este problema en los Archivos del Reino de Suecia. que dieron por resultado descubrir que los rayos nocivos eran los violeta y ultravioleta (19). 9). obra citada. dado que el papel que suele utilizarse ahora es de calidad muy inferior al que se usaba hace algunos años. absorbiendo. lila. a la que se han aplicado diversos remedios. Es sabido que los cristales normales sólo absorben un 30 por 100 de estos rayos nocivos. mientras que en la fachada Norte se utilizó un tipo de cristal difusor termoaislante con fibra de vidrio intermedio (Actas de la journé statutaria du 29 mars 1973.Realización de los depósitos 131 - en épocas pasadas. cuando los sistemas conocidos no eran muy seguros. (19) Duchein. Pág. en más o menos grado. 1956. El mismo resultado conseguiremos aplicando sobre los cristales (18) Duchein. en Roma.además de servir de aislante térmico. óxido de cerio. no es atacable por parásitos. verde. con lo que los cristales toman coloraciones diferentes: azul. que da un color naranja. los rayos nocivos (22). Barrov hizo una prueba sobre documentos convencionales de donde se pudo comprobar que un día de alta temperatura equivalía a diez años de envejecimiento. 121). que a veces eran corrosivas calando totalmente el papel. Es incombustible. 62. tales como cerio. Sin embargo puede haber variantes en cuanto a las colas y las tintas utilizadas en el papel. borrando además las tintas. «La construction et l’amenagement des biblioteques et depots &archives». ni se altera en su constitución. Braive et D. 1973. Estos sí son verdaderamente filtrantes o inactínicos. Bruxelles. sin quitar mucho la luminosidad. Para corregir estos efectos. aunque sí pueden utilizarse hojas de aluminio (18). Otro de los sistemas ensayados después fue mezclar determinadas sustancias a la pasta de vidrio.

En cuanto al corcho aglomerado es de bastante uso pero tiene un coeficiente bajo de aislamiento. con la ventaja. o con una retícula interna metálica. Hoy el comercio ofrece placas de aislamiento ya preparadas que dan muy buen resultado (25). su permeabilidad a los ruidos ha aumentado. sobre los sistemas anteriores. También se emplea la fibra de vidrio y otras sustancias minerales. techos y paredes. mejor aún. de que no estallan por el fuego. La defensa se consigue en parte por el cerramiento de los muros. o de membrana. Problemas de menor importancia nos plantean las vibraciones producidas por el tráfico rodado de la calle. Si no se dispone de dinero suficiente para su costo puede adoptarse un medio más económico consistente en adherir a los cristales normales planchas de celulosa o. lo que puede amortiguarse revistiéndolos de materiales adecuados. En los Archivos del Estado de Georgia (Estados Unidos) se han dotado de protección los que hay debajo de tierra y los del nivel del suelo. Para evitar la refracción dañina se recomienda a los países cálidos que las paredes de los depósitos no sean blancas. que dificultan la propagación de la onda sonora en la misma masa del material que por no ser elástica no permite vibraciones. Instalación y conservación de ventanas y claraboyas hojas de plástico de metacrilato. En el Archivo del Estado de Varsovia se pusieron losetas de vidrio de cinco centímetros de grueso (23). algunos papeles amarillearon un poco. no son absorbentes pero disgregan los rayos solares al atravesar por ellas la luz impidiendo su directa incidencia en el interior del edificio. El grado de aislamiento acústico depende del nivel sonoro de la zona en que se encuentre el local. Sin embargo ninguna de estas modalidades ha tenido mucha aceptación porque persiste el riesgo de su fácil rotura. En Stuttgart (Alemania) se han climatizado y defendido del ruido los tres (23) En la URSS se pusieron algunos entre los años 1954 y 1956. darles un barniz de cloruro de polivinilo. . pág. cuando viene del exterior. En cuanto a la protección acústica la tendencia actual de aprovechamiento del volumen construido ha desterrado los gruesos muros de antaño y. sino pintadas en color crudo o verde (24). (25) El recurso más antiguo era recubrir los pasillos de los depósitos de linóleum para amortiguar los ruidos de paso. obra citada. pudiendo observar que.132 El archivo. a pesar de quebrar los rayos solares. agravando esta situación el incremento de los ruidos que la mecanización lleva consigo. pero también por láminas absorbentes colocadas en suelos. pero poniendo losetas de vidrio al exterior y vidrio corriente por dentro. propio de los países fríos. Puede ser tablero duro perforado. que es incoloro y fácil de aplicar. En el plan que se hizo hace años para archivos de la URSS se prescribió el doble cristal. Estas materias aislantes pueden ser: porosas. 829. por lo que se ha pasado a utilizar el vidrio armado u hormigón de vidrio. sobre todo en plantas de sótano y semisótano. sobre todo en caso de fuego. Las gruesas losetas unidas con hierro y cemento. como consecuencia. (24) Kraemer. que debilitan la onda al perder ésta su energía al hacer vibrar la membrana. En Estados Unidos se ha empleado el filtro amarillo de Kodak. Estas soluciones sólo son recomendables como Último recurso.

puede mezclarse con sustancias antipolvo (26). que genera con frecuencia la aparición de agentes bióticos. aunque sí sabemos que el hormigón. Deben evitarse los suelos de losetas porque las junturas siempre se marcan y en ellas se deposita el polvo. La insonorización se logra utilizando los mismos materiales que se indicaron para los archivos de uso inmediato. 9. de más resistencia pero más caros. pág. por ser aprovechado de viejo. además de la ya mencionada ignífuga. Para pavimentos de cemento se viene recomendando cubrirlo de linóleum y así está en muchos archivos. Carmen. así como los pavimentos de corcho. También pueden utilizarse pastas cubrientes o simple barniz de polivinilo aplicado con un pincel pero cada uno de estos sistemas que son más económicos son a la vez en la misma proporción menos efectivos y duraderos. . deben tratarse las vigas y demás elementos con alguna solución antitermita. o de plástico. Hay otros materiales continuos para cubrir suelos a base de caucho o plásticos. Por compensación puede que sean más propicias al fuego. material usado en su mayoría en estas construcciones. En cuanto a los planos de hormigón existe la posibilidad de mezclar a la masa sustancias bactericidas y fungicidas. a no ser que usemos el llamado cemento flojo. La madera es el peor material que puede emplearse en el edificio de un archivo. Por supuesto las moquetas o cualquier otro tipo de cobertura semejante estarán totalmente proscritas. Si se utiliza algo de madera o ya la tiene el edificio. pero se desgasta bastante con el roce de las ruedas de los carritos porta-documentos. En cuanto a la pintura de las paredes debe ser de tipo oleaginoso. trabajo citado. (26) Crespo. que son lavables. no es mucho lo que se puede hacer. que no retiene el polvo. En cuanto al polvo.Realización de los depósitos 133 niveles por debajo del suelo y se han insonorizado hasta dos niveles sobre la superficie. En primer lugar debemos rechazar el cemento visto porque desprende muchas partículas de polvo siendo campo abonado para anidar los insectos.

<<La construction des batiments d’archivesen URSS» (Archivum. 573-580. a largo plazo.Medidas complementarias de seguridad Aunque parezca raro. dice que los árabes los envolvían en las mantas de sus caballos. al producirse el fuego. La técnica de la conservación del papel se ha ido perfeccionando desde 1934. estropeaban el papel. Su imprevisión ha sido una de las principales causas de incendio en depósitos documentales. obra citada. queda fundido. (2) Voronin. págs. lo que le impide seguir ardiendo. Signos cabalísticos servirían para proteger los libros pero no se han encontrado testimonios de que se aplicaran también a los documentos. Pensamos que sería por el olor. En años no muy lejanos empezó a utilizarse la protección del cable con tubo de plomo. vol. pág. En la actualidad podemos asegurar que la instalación eléctrica se ha (1) Kraemer. 1957. así como por la aplicación de medidas precautorias. vitrificado. VII. Otro de los recursos que se han utilizado es recubrir el cable con plástico que. I. Lo corriente para éstos fue utilizar envases impregnados en sustancias varias (1). . I. Luego se pasó a utilizar tratamientos químicos y gases que. DEFENSA DEL FUEGO Uno de los montajes que hay que cuidar más es la instalación eléctrica. con el cable. 8). En 1956 en el plan de archivos de la URSS se contaba con la conducción eléctrica por dentro de tubos de acero (2). o sistema Bassermann. como consecuencia de conocer mejor la naturaleza de la materia base. que debe tenerse en cuenta cuando se está construyendo el edificio. en tiempos antiguos se buscaron en la magia remedios para preservar el papel.

Existe la duda de si emiten más rayos ultravioleta las lámparas incandescentes o los tubos de neón. aspirador o cualquier otro aparato necesario. se instalen interruptores automáticos que salten al producirse un cortocircuito (3). También es medida oportuna que. en Sevilla (España). cada cierto espacio. Luis. Es algo caro pero. fuel o cualquiera de sus compuestos susceptibles de arder o explotar. Su instalación estará siempre totalmente aislada y protegida de modo que ni por fuga. Otro de los elementos que hay que cuidar para evitar incendios es el de las posibles calderas de calefacción. Association des Archivistes et Bibliothecaries de Bélgique. obra citada. Actes publiés sous la direction de G .136 El archivo. gas. dentro del edificio. ni por recalentamiento. o cualquier otro cuyo funcionamiento requiera alta potencia eléctrica. puede utilizarse un tipo de cable incombustible e incomburente que se emplea para las industrias en que se manejan materias fácilmente inflamables o combustibles. Se trató de ellos en la segunda jornada estatutaria de 29 de marzo de 1973.. bien sean para la totalidad del edificio o para insuflar aire caliente en los depósitos con el fin de evaporar la humedad ambiental. encima mismo de los indicadores de número de estanterías y unidades que comprende. o gasolina. Carmen. corren por dentro de cavidades de conducción previstas al construir los muros. la única solución viable. (3) Sánchez Belda. En cuanto a la intensidad lumínica debe procurarse que sea solamente la necesaria para verificar cómodamente el servicio en cada sector. 1973. A veces van colocadas en la plancha lateral de cada estantería. Los cables. Con todo es conveniente que la corriente pueda cortarse separadamente por módulos de depósitos y por pisos con total independencia. ya que la luz artifical intensa puede ser también dañina. A título indicativo diremos que en los depósitos pueden ser suficientes 60 vatios cada dos metros. mientras que en los pasillos de circulación se recomiendan 75 vatios por cada cuatro metros. pág. (4) Crespo. Las luces de plafón son las más adecuadas. entre las estanterías. ya construido. además de ir recubiertos por una triple protección de tubos. . Lo mismo debe decirse de cualquier máquina o motor con que se trabaje en el archivo. tales como los de los elevadores o montacargas. instalando pantallas filtrodifusoras donde sea conveniente (4). por ahora. 9. Instalación y conservación logrado con toda seguridad. las que pueden servir a la vez para los cables de la telefonía. Braive et D. haya cada cinco metros tomas de corriente para uso de humidificador. lo recomienda en varios de sus trabajos. incrustados en la pared o bien aislados. Citemos como ejemplo de instalación de este tipo la realizada en las salas nobles del Archivo General de Indias. Hanappe. Cuando se trata de un viejo edificio. o cualquiera otros. <<La construction et I’amenagement des bibliotheques et depost d’archives. puede producir ningún daño en los depósitos. así como que. en el que las rozas para empotrar la instalación dañen su estética.

9. parece más recomendable usar el acero con un aislante térmico refractario entre dos planchas. Si se trata de edificios nuevos deberán estar hechos de hormigón armado. En el archivo departamental francés de Lille se instalaron unas deslizables sobre un carril inclinado. sea uno u otro su funcionamiento. sabiendo que el hierro visto es relativamente fusible a las altas temperaturas. que debe construirse por la parte exterior del cuerpo del edificio (6). aparte de las medidas lógicas precautorias de guardar las distancias debidas con respecto a los depósitos. en 1966. Con puertas de hierro se equiparon los depósitos de los archivos de Viborg y el de Copenhague. En evitación de que alguien quede atrapado por el sistema de cierres. tanto a la entrada de las plantas como en los accesos a los depósitos y de un módulo a otro debe haber puertas cortafuegos. usuales en los laboratorios de restauración o en las cámaras de desinfección y desinsectación. En todo caso. soltando la puerta que se desliza sola. obra citada. accionadas a mano automáticamente desde fuera. pero si son edificios viejos o adaptados será preciso impregnar las vigas de la cubierta con sustancias ignífugas. para evitar que se deformen. Sin embargo esto implica el riesgo de que alguien quede atrapado. En Turin el metal se dilató por efecto del calor y no pudieron abrirse las puertas para combatir el fuego dentro del depósito. pág. por lo que hay que cuidar mucho la elección del metal y modo de hacerlas. o sencillamente por encontrarse en el depósito alejado de la puerta de acceso normal. en evitación de lo cual deben siempre poder abrirse desde dentro. o de fácil combustión. con puertas que si bien queden totalmente cerradas al exterior. sujetas por un hilo fino de cobre que se funde al calor. se puedan abrir desde dentro y den a una escalera de socorro. pág.Medidas complementarias de seguridad 137 Tampoco debemos olvidar los locales de trabajo que utilizan sustancias peligrosas. Sin embargo nos parece peligroso que no se pueda abrir desde dentro fácilmente. produciendo derrumbamientos (5). Sin embargo. Con dos capas de hierro y una intermedia de amianto se hicieron las del depósito del archivo de Udine (Italia) acabado en 1955. así como evitar las vigas de hierro. para Zelanda (Dinamarca). que no es combustible. bien vaya a dar a un patio. cuyo sistema se ha utilizado en otros archivos franceses. a una zona ajardinada que debe (5) Kraemer. Finalmente no olvidaremos tomar las medidas necesarias para evitar las consecuencias funestas producidas por los rayos. . (6) Prescripción que recoge Carmen Crespo en su ponencia citada del VI11 Congreso Internacional de Archivos de 1958. tanto si los depósitos se han construido sobre el nivel del suelo como si lo están bajo tierra. Estas puertas empezaron a hacerse de hierro. que se retuercen por el calor. es muy conveniente que haya una salida de emergencia al menos por cada planta. En cuanto al sistema de funcionamiento las opiniones están divididas entre los que las prefieren de cierre manual y los que estiman más conveniente el cierre automático que permite actuar con más rapidez. 814.

por el momento. en Moscú. que actúan sobre pequeñas celdillas (7) Voronin. son varios. contando este último con tres escaleras. b) Los que detectan la presencia de gases o humos producidos por una combustión lenta. Sabemos que el papel arde fácilmente pero esta facilidad se ve bastante dificultada si está metido. produciendo en cambio mucho humo. Tanto éstos como las escaleras de uso normal deben estar aislados por muros cortafuegos de los depósitos constituyendo una zona neutra. como ya hemos visto para archivos de uso inmediato. Para acertar en la instalación de sistemas y aparatos de alarma lo primero que debemos de tener en cuenta es el tipo de material que almacenamos. denominados de infrarrojos. En el mencionado Archivo General de la Administración. existen. dan a un patio (7). que son los siguientes: a) Los que funcionan por efecto de las llamas. deben estar protegidos muy especialmente. al propio vestíbulo. Una hoja de papel contra otra no cuenta con el oxígeno necesario para arder y todos recordamos que al intentar quemar papeles alguna vez hemos tenido que urgar repetidamente entre ellos para separarlos porque la llama se agotaba. en cajas o legajos. Debemos conocer también los determinantes y cualidades de los diferentes sistemas que. razón por la cual lo incluimos entre los problemas de construcción. una por cada módulo de los depósitos. obra citada. calefacción u otros que puedan servir para avivar el fuego. relativamente apretado. al vestíbulo. los depósitos de fuel-oil están bajo tierra. pág. que debe prevenirse a la vez de las conducciones generales de electricidad de edificio. En el Estado de Coblenza. Instalación y conservación rodear el edificio. aunque si no se ha previsto puede también instalarse con posterioridad. Están basados en la ionización del aire por las moléculas constitutivas del gas de combustión. donde no se pueden controlar el ambiente o la temperatura. en Alcalá. en los franceses de Aurillac y Lille van completamente al exterior. en la zona ajardinada. En los Archivos Centrales del Estado. 7 (Archivum. Parte fundamental de estas medidas complementarias es el tendido de un sistema de detección de incendios. Son propios para incendios al exterior. por lo que debemos elegir el que sea más apto para nuestro fin. o incluso. tales como depósitos de combustible o laboratorios. Los puntos de alto riesgo. Es buena medida poder cortar automáticamente los conductos de aire. cuyo funcionamiento puede estar bloqueado a causa de la propia emergencia. También en razón de poder evacuar rápidamente los depósitos en caso de alarma se ha pensado en construir en el exterior unas rampas o toboganes por donde puedan deslizarse los legajos (figura 73) o cajas hasta un posible transporte mucho más rápidamente que si se efectúa el desalojo y carga a base de elevadores.138 El archivo. . 1957). Los sistemas de detección. en Último término.

ionizadas con sales de radio o selenio. que acusan la temperatura ambiente. Las tomas de muestras de aire deberán estar convenientemente distribuidas. Tienen instalaciones de este tipo. de los que hay cinco variedades: termostáticos. que reaccionan a la temperatura. en el depósito nuevo totalmente cerrado de los Archivos Nacionales de París (Francia). de Alcalá de Henares (España). teniendo en cuenta la posible existencia de entrantes que produzcan estancamientos. Son muchos los archivos que han elegido este sistema por ser el más apropiado. termovelo- . No debe escatimarse su número por motivos de ahorro.-Plano en que se pueden apreciar las escaleras de socorro y los toboganes para evacuar documentos. además de obligar al cumplimiento de la prohibición de fumar en los depósitos ya que el simple humo del cigarrillo es detectado rápidamente. lo que a veces hacen las propias casas instaladoras para no perder la venta. Detectada la combustión suena una sirena a la vez que se enciende en el cuadro indicador el piloto correspondiente a la zona o lugar donde se ha producido. Histórico Nacional y General de la Administración. en los Archivos Centrales del Estado de Varsovia (Polonia) y en los Corona de Aragón. en los Archivos del Estado de Brescia (Italia). c) Los térmicos.Medidas complementarias de seguridad 139 Figura 73. porque reduce su eficacia en una proporción apreciable. el de Bramberg en Baviera y el del Estado de Coblenza (Alemania). entre otros. ambos al exterior.

por tanto. depósitos y despachos de trabajo. que se fundamentan en el leve ruido característico que produce un comienzo de combustión. si no se han ajustado bien a su tiempo. d) Los de ultrasonido. Según los técnicos los tres primeros minutos son fundamentales para atajar un fuego. Esto no obsta para que tengamos previstas bocas de tomas de agua al exterior. a no ser que el fuego haya sido descubierto tan tarde que no podamos atajarlo por nuestros propios medios. siendo mucho más difícil conseguirlo transcurrido este plazo de tiempo. termodiferenciales. ni del calor. Es pues preciso que conozcamos el uso de instalaciones y mane. Entre otras razones. a la escalera principal. están situadas en los vestíbulos de cada planta inmediata. y finalmente. y que no dependen ni del humo. en Alcalá de Henares. Mariano. en cuya zona neutra puede utilizarse el agua abundantemente (10). se recomiendan estas tomas inmediatas a las escaleras. En nuestro Archivo General de la Administración. termoeléctricos. Pero es preciso que exista llama para que se produzca la crepidación. Dirección General de Archivos. Instalación y conservación címetros. Por estas dos cualidades que hemos anotado no nos parecen convenientes en un depósito de archivo.jo de aparatos extintores y que éstos sean apropiados. págs. o dispositivos con manguera en la caja de escaleras de cada piso. . (9) En la VI11 <<Table Ronde» de 1963 se dio a conocer ya la marca d'yr-A-Larme. ya que el fuego puede producirse en las dependencias o en el exterior. ni de las llamas. aerotérmicos. Por la razón antedicha de la forma de arder el papel apretado no son válidos para los depósitos. julio-octubre 1970.. que son invisibles para el ojo humano. (10) En el plan de construcción de archivos de la URSS. (Bol. que acusan la elevación de la presión del aire o gas patrón. e) Todavía podemos señalar la existencia de otros que detectan productos de combustión. Además. que indican la diferente temperatura de tomas de aire ubicadas en diferentes sitios del depósito. <<Previsión y lucha contra el fuego en Archivos. Año XIX. núms. en vez de llamar a los bomberos y esperar a que vengan.140 El archivo. que responden a una elevación brusca. Tienen que estar montados en condiciones muy especiales y su utilización es muy limitada pues existe el riesgo de que puedan desencadenar falsas alarmas por detectar otras vibraciones diferentes. expuesto por Voronin. No quedaría completa la exposición si no hiciéramos referencia a los extintores. que se desprenden de todo fuego o materia combustible recalentada. Es por eso que avisan el fuego mucho antes que los otros sistemas de alarma (9). en épocas de calor pueden dar una falsa alarma por simple recalentamiento del ambiente. aunque éstos no puedan ser considerados ya como integrantes de la construcción sino elementos de instalación. La (8) Repollés Sanz. 114-1 15. 13 y siguientes. que se basan en la conductibilidad de los metales en función de elevaciones bruscas de temperatura (8). porque el agua no es lo más apropiado para combatir un conato de incendio en un depósito de papeles valiosos. Bibliotecas y Museos.

La fórmula antigua. en su trabajo citado. (12) Petit. No obstante la intervención de los bomberos en caso de necesidad debe tenerse en cuenta (1 1). En el plan de archivos de la URSS de 1957 habían previsto un sistema consistente en un tendido de tuberías conductoras de agua colocadas a lo largo de los depósitos. de que después de usar otros sistemas de extinción es preciso acabar con las brasas por medio de extintores hídricos. No somos partidarios de tal sistema porque normalmente lo que no ha destruido el fuego lo destruye el agua de las mangueras. 1977. Por las razones apuntadas nos parece mucho más útil contar con una buena dotación de extintores manuales.. . que se fundían al elevarse la temperatura produciendo automáticamente un rociado de agua. denominado «Dentchermo-Splis-Kernaia>>. No hay que olvidarse. Los de espuma química están basados en la mezcla de dos disoluciones contenidas en diferentes compartimentos. también puede ser utilizado para expeler gas anti-fuego. Los archivistas de la URSS recomiendan la apertura de pozos artesianos que complementen el caudal urbano en caso de necesidad. Por estas fechas se adoptó un sistema análogo en los Federal Records Center de Estados Unidos por puntos de salida en el techo. «Les Archives de la Administration Provinciales de Belgique. y que si se utiliza para expeler gases es preciso cerrar rápidamente las puertas del depósito para que no salgan fuera. cuyo sistema de operar debemos conocer para elegir los que sean más aptos a nuestro fin. Requiere revisión cada seis meses si se quiere tener seguridad de su buen funcionamiento. pero encontramos que tiene dos graves inconvenientes: que la salida automática de chorros de agua mojará lo que se está quemando y lo que no se está quemando. pág. las que se juntan al invertir el (1 1) Carmen Crespo. De los Archivos Provinciales de Bélgica sabemos que en 1977 tenían extintores automáticos en Gante (12). no así los de pulverización. que puede ser Halon. Consideraremos primero los hídricos. consiste en tener una dotación de bomberos para uso particular del archivo o tener una alarma conectada con el servicio de bomberos más próximo que automáticamente da el aviso. La primera forma tenemos que descartarla por las razones ya dichas. 6. que pueden ser de chorro o por pulverización. expone el estado de este problema en 1976 y defiende el uso del agua como opción irremediable en la mayor parte de los casos. Espaciadamente tenían unos orificios obturados por pequeños tapones. o en el peor de los casos sólo esto. Este sistema. cuyas llamas hemos apagado por otro sistema. Roger. con lo que se impide utilizar cualquier otro medio manual de atajar el fuego.Bruxelles. en fin de cuentas.Medidas complementarias de seguridad 141 distancia considerada óptima entre las bocas de tomas de agua del exterior oscila entre los 100 y 150 metros. que son muy eficaces para apagar totalmente las brasas de los papeles. que todavía conservan en muchos sitios.

Los de espumafísica están cargados de gases inertes (COZo nitrógeno). Con este tipo de gas se hizo el experimento de expulsión automática en la URSS. En cuanto a su proporción.Nieve carbónica. o polvo polivalente. máquinas electrónicas. acondicionado de aire y maquinaria de los elevadores o montacargas (13). se pierde su contenido sin haber remediado nada. No perjudican demasiado a los papeles pero tienen tres inconvenientes: que se vacían de una sola vez. Su contenido suele ser ácido sulfúrico y solución acuosa de bicarbonato. para despachos de trabajo y salas del público.Polvo seco especial y agua pulverizada. el plan de archivos de la URSS de 1956 aconseja un extintor por cada 50 metros cuadrados. En el proyecto de archivos-tipo de la URSS de 1956 se pensó utilizarlos pero hoy ya están desechados en casi todos los depósitos. . que no pueden utilizarse cuando el fuego es de tipo eléctrico porque son electroconductores. Instalación y conservación aparato. La nieve carbónica se volatiliza sin dejar residuo y rebaja la temperatura. talleres de restauración y encuadernación. pero no son Útiles para fuegos que arden con brasa tales como los producidos por maderas.Polvo seco. . plásticos y papeles. Conocidas las cualidades de cada tipo de extintor podemos resumir la conveniencia de su aplicación en la siguiente forma: . tejidos o papel. cuadros eléctricos. teniendo a mano alguno de agua pulverizada para terminar de apagar las brasas. De esta exposición podemos deducir que los que necesitamos para un depósito de archivo son los de polvo seco especiales. valen para papeles pero tampoco pueden usarse en fuegos eléctricos. y agua pulverizada. por lo que si el aturdimiento hace que no se dirijan correctamente. para calderas. Para papeles los hay especiales. En cuanto a los de hidrocarburos halógenos no valen para locales cerrados por ser muy tóxicos. que consiguen la casi total extinción de la brasa. . Actúan por proyección.142 El archivo. Los de nieve carbónica (bióxido de carbono) actúan bajo presión en forma gaseosa. . Van bien en cambio para vehículos. para los depósitos documentales. En cambio sí son muy útiles para fuegos eléctricos.Polvo seco. Los de polvo seco tienen un amplio espectro de uso: materias grasas. o solución de sales carbónicas. metales. aunque lo corriente es que ésta haya que rematarla con agua pulverizada. que hay que recambiar la carga con cierta frecuencia porque con el tiempo pierden sus cualidades. para laboratorio fotográfico. sin posibilidad de detener el proceso.

pág. pág. sostienen que sólo es necesario tomar estas precauciones para los archivos definitivos. pero esto no es admisible en sentido absoluto ya que. pueden echarse a perder los documentos rápidamente puesto que influye mucho la climatología dominante en el lugar en que están emplazados. Sin embargo esto último tiene el inconveniente de que puede servir de pista a posibles ladrones (14).Medidas complementarias de seguridad 143 Con independencia de esto es conveniente que todo el personal sepa el manejo de los extintores. Roma. porque es preferible evitar que se concentre humedad o se produzca recalentamiento. como Campbell. Pero sobre ello tenemos que pensar en medidas complementarias. págs. porque están expuestos a las rigurosas variaciones del medio ambiente exterior. obra citada. así como que el edificio esté señalizado con indicadores de salidas de emergencia. así como señalizados con etiquetas fluorescentes. Por otra parte el régimen de duración de permanencia de los documentos en archivos intermedios varía mucho de unos lugares a otros. 1960. Travaux et publications. Si son locales de sistema abierto. VII. Plenderleith y Philoppot. Los estudios realizados sobre estas condiciones ofrecen opiniones diferentes.. siendo uno de los mayores peligros el cambio alternativo de frío y calor. y si son cerrados porque. CLIMATIZACION Ya se expusieron las precauciones que hay que tomar en cuanto a la realización del depósito relativas a la orientación del mismo y materiales utilizados en su construcción. . 4Xmatologie et conservation dans les Musées. La climatización de los depósitos es absolutamente necesaria. 16. Algunos. 111. con ventanas. (14) Duchein. trabajo citado. aunque se reduce a la mitad la alternancia de temperaturas. pudiendo ahorrarlo en los intermedios (16). 21). en condiciones adversas. sobre todo si el cambio es brusco (15). que contrae y dilata los documentos produciendo su rotura.Buildings and equipement for Federal Records Centers in the United States» (Archivum. 1957. 109. No debemos olvidar que la materia base de los documentos convencionales es de origen orgánico y necesita unas condiciones de conservación que pocas veces se han tenido en cuenta. Respecto a los documentos pudiera ser útil que los más valiosos estén situados cerca de las salidas para ser puestos a salvo prioritariamente. (15) Según estudios hechos por M. 217-224. (16) . Entre los teóricos Croset estima que la temperatura de un depósito (13) Repollés. pág. M. Centre International d’etudes pour la conservation et restauration dels biens cultureles.

que llega a ser grave si alcanza al 75 por 100. (18) . págs. con toda seguridad. Por su parte Belov. Voronin. en climas medios. Instalación y conservación debe estar situada entre los 100 y los 1 2 (17). En el del Reino de Bruselas (Bélgica) mantienen los depósitos entre los 18"y 60 por 100. entre los 60 a 72 por 100. Quelques produits fongicides utilisables par les archivistesv (Gazette des Archives. Mientras en el informe de la «Table Ronden celebrada en Londres en 1956 se daban las cifras de 1 7 de temperatura por un 60 por 100 de humedad. M. núm. págs. de hasta 150bajo cero. oscilando las estimaciones entre el 30 y el 65 por 100. mientras que para Minogue puede situarse entre los 18" y los 24". estas cifras tampoco son absolutas sino relativas. de Estocolmo (Suecia). Por ello es preferible usar pulverizaciones utilizando máscaras protectoras. en que. en su trabajo sobre la construcción de archivos. la temperatura puede ser la misma que para las personas. opina que la proporción absoluta por metro cuadrado debe ser de 100 centígrados por un 60 por 100 de humedad. 161-162). en general. Sin embargo.144 El archivo. sino que juegan entre sí reforzando o atenuando la peligrosidad. En Inglaterra se usaba en forma de solución alcalina impregnando hojas de papel de seda que se intercalaban entre los documentos espaciadamente. El porcentaje de humedad es factor decisivo. <<Notestecniques. 1964. se ha conseguido mantener los depósitos entre los 1 2 y 580 de humedad. En los del Estado de Varsovia (Polonia) oscila entre los 160-180 por un 50-60 por 100. en su intervención en el I11 Congreso Internacional celebrado en Florencia. ya que actúan conjuntamente y no por separado.Qtrimstre. rebaja las cantidades a 14"-16Opor un 50-56 por 100 de humedad. 47. Si se trata de corregir un exceso de humedad calentando el aire de los (17) Esta opinión coincide con los que estiman que. . Llevada la teoría a la práctica podemos citar el caso de Coblenza (Alemania) en donde a pesar de las bajas temperaturas. si bien mantiene la estimación de 1 4 de temperatura. aumenta la tolerancia de humedad hasta un 65 por 100. (19) Duchein. se producirán hongos. En los Archivos Nacionales de Francia. así como para éstas puede aplicarse una cola especial para su cosido (19). a partir de cuya última cifra se considera que existe peligro. 4. publicado el mismo año. La proporción adecuada para los técnicos de la URSS ofrece algunas variantes. y exceso de humedad. Baath. 1959. Nouvelle serie. según el informe de Pierre Durye (18). la proporción es de 14" por 65 por 100. Para evitar la formación de hongos es práctica corriente usar productos que contienen sal de soda de pentaclorofenol.Amenagement et construction de batiments aux Archives Nationales de France de 1948 a 195%~ (Archivum. 29-34). pero se vio luego que su alcalinidad podía perjudicar a los propios documentos que se trataba de proteger. fáciles de encontrar en el mercado. según Kraemer. También hay una cera especial fungicida para los pergaminos y el cuero de las encuadernaciones. que se considerará extrema cuando coincidan el exceso de humedad y el exceso de temperatura.

Tienen también calefacción clásica. con tuberías por debajo de las estanterías. En el repetidamente citado plan de construcción de archivos en la URSS. teniendo cuidado de que esta entrada de aire no incida directamente sobre los documentos. Cuando la calefacción por aire insuflado se hace por conductores bajo el suelo este calentamiento no debe de pasar de 25". que se insufla en los depósitos por orificios. calor y frío. En los de Laon y Gukret (Francia) las tuberías del agua caliente van empotradas en el suelo. fueron dotados de calefacción central. Un sistema completo de aire acondicionado es lo más seguro. Los archivos de La Manche. con bocas de salida en la parte baja. En evitación de posibles daños producidos por desequilibrios entre humedad y sequedad. Cuentan hoy con aire acondicionado por absoluta necesidad todos los depósitos instalados bajo tierra o excavados en la roca. es de todo punto necesario que la central calefactora se encuentre siempre fuera de la caja de los mismos. La toma de aire debe hacerse por filtros situados muy altos. ya purificado.Medidas complementarias de seguridad 145 depósitos.Extraído por ventiladores activados eléctricamente volvía a entrar otra vez caliente. En algunas de las fachadas del palacio de Soubise en los Archivos Nacionales de Francia. pero no demasiado cerca del suelo. según Duchein. en Saint-Lo (Francia). En los Archivos Nacionales de Varsovia (Polonia) la calefacción discurre por tubos verticales que van dentro de los muros exteriores. Sin embargo no es conveniente que el calor se difunda por conducciones de agua o vapor porque cualquier rotura podría originar una pequeña inundación. se previno un sistema de entrada de aire que se calienta por vapor de agua hasta 250. en París. o para atenuar su baja temperatura. es conveniente que en todas las salas de los depósitos estén instalados termómetros e higrómetros que permitan detectar la peligrosidad del ambiente para proceder de inmediato a corregir . con el perjuicio consiguiente. sin que tengan comunicación los de un piso con otro para evitar que puedan servir de chimeneas de tiro y propagación del fuego en caso de incendio. sin estar pared medianera con dichos depósitos. pero también algunos otros de superficie entre los que podemos citar los Archivos Nacionales de Varsovia (Polonia) y nuestro Archivo General de la Administración. que garantizan una temperatura de 120centígrados dentro cuando al exterior hay 15Q bajo cero. Parecen más recomendables los sistemas de aire caliente. convenientemente aislada. En el archivo de Alma Ata (URSS) se han servido de un ingenioso procedimiento que consiste en hacer circular por tuberías el agua de un pozo artesiano que no suele pasar de los 9 en la época más calurosa del año. los departamentales que hicieron en Mézikre. El problema de la refrigeración suele resolverse más sencillamente. terminados de construir en 1966. por radiadores. En el Archivo del Estado de Coblenza (Alemania) se ha optado por un termosifón central. se han colocado simples ventiladores. aunque resulta caro. de 1956. en Alcalá de Henares. Tours y Toulouse.

Esto. . Los daños de unos y otras se manifiestan por coloraciones vivas. 9 y sigs. hace preciso la existencia de una cámara de aclimatación en la que el material deberá permanecer durante un tiempo prudencial antes de sacarlo a la sala del público para su examen y estudio. (22) Kraemer. cuando se sigue este criterio. En cuanto a los documentos llamados audiovisuales es opinión general que requieren condiciones especiales para su buena conservación. (21) Carmen Crespo.146 El archivo. de la misma manera que la acción lenta del calor. En la primera mitad del siglo se aconsejaba como antiséptico para combatirlos el uso de esencias de trementina. preferentemente rojas. Hoy los métodos han avanzado por lo que también aquí hay que tomar una - (20) Carmen Crespo. AGRESIONES ESPECIFICAS Son variadísimas las especies bióticas que hay que combatir por lo que es fundamental el estudio de la naturaleza del material que se quiera preservar ya que' atacan a los diversos componentes del papel de los documentos convencionales (22). aun cuando no se han puesto de acuerdo sobre cuáles debe ser. El mayor daño lo producen las bacterias aunque a veces actúan sobre la labor del hongo. Desde luego sabemos que los depósitos subterráneos son los que mejor mantienen las condiciones microclimáticas (20). 45. Estudia la naturaleza de todos ellos y sus consecuencias desde el punto de vista de la biología. como ya hemos visto. Para evitar la presencia de bacterias. trabajo citado. documentos audiovisuales. relativamente nuevos. págs. Los criterios más avanzados reducen la temperatura entre los 10 y 14 grados. amarillas y azules. lavanda y bergamot0 (23). que se llama «destilación seca». 8. cuya operación habrá de verificarse a la inversa antes de reintegrarlo a los depósitos (21). pág. hongos e insectos es fundamental que se guarden las reglas generales que se dieron para la construcción del edificio y las complementarias que acabamos de mencionar. pág. e indirectamente favoreciendo el desarrollo de estas especies. Instalación y conservación estas condiciones. los que ejercen así un doble perjuicio: directamente. gris o pardo. El daño en la fibra de la celulosa por hongos y bacterias es siempre una hidrólisis que les hace perder flexibilidad terminando por carbonizar el papel. pero sobre la fibra misma dan un tono crema. ya que estos agentes destructores se desarrollan como consecuencia de los factores climáticos adversos. con un índice de humedad relativa del 40 por 100. obra citada. con objeto de evitar el choque de la diferencia de temperatura. trabajo citado. como también se conocen ya agentes destructores de los.

De lo contrario habrá que tirar tabiques y sacar sitio de donde se pueda. y que conocemos con la denominación impropia de polillas. Es frecuente el uso de óxido de etileno y gas carbónico. En él puede usarse el óxido de etileno. cuentan cómo antiguamente era costumbre colocar entre los libros y documentos hojas y flores de artemisa y otras semejantes y difundir aromas varios para mantener alejados a los insectos destructores. sobre todo para impedir la implantación de insectos y arácnidos. dada la toxicidad de muchos de los productos empleados. La limpieza es también un factor importante. ya que muchas veces aparecen inconvenientes no previstos y se experimenta con otras sustancias gaseosas. Contra las termitas subterráneas en edificios de nueva construcción es (23) Casanova. No importa que de momento no se vaya a instalar por razón de su elevado costo: si tenemos previsto el sitio será más fácil que algún día lo consigamos.Medidas complementarias de seguridad 147 medida precautoria que entre de lleno en el tema de la Construcción. A falta de cámara de fumigación podemos instalar un autoclave al que llevar cualquier documento que encontremos afectado. principalmente por seguridad de las personas. En el Archivo General de la Administración. como medida precautoria. . más psicológica que real. pág. También son muy frecuentes los lepismas o insectos que van abriendo largas galerías a través de todo el grueso de las hojas. 108. A veces. Las termitas a veces se deslizan entre las grietas del hormigón. Para esto es necesario que las superficies internas de los muros y paredes no tengan entrantes y salientes y que los ángulos de unión de dos muros o paredes no formen ángulo recto sino que sean redondeados. para evitar un posible peligro de explosión se ha preferido sacar los documentos del edificio para fumigarlos en otra parte. Si todo lo que entra en los depósitos pasa por la cámara y periódicamente se realizan fumigaciones masivas en los mismos depósitos podremos estar seguros de la salubridad de los documentos que conservamos. pág. que es disponer el sitio donde ha de ir la cámara de fumigación. 1967. obra citada. 72. No obstante nunca llegó a ponerse en funcionamiento por haber sido prohibido el uso del gas que requería. está previsto que la fumigación periódica de los depósitos pueda hacerse por medio de los propios conductos de aire acondicionado. como ocurrió en el Archivo Histórico Nacional de Madrid (España). cuya conducción eléctrica a lo largo de muros y techos debe ir convenientemente protegida. donde hubo que instalarla a costa de parte de un depósito de la planta baja. o bien en casetas inmediatas que tengan una salida de gases a mucha altura. que parece es uno de los productos más eficaces. de Alcalá de Henares. Para desinfección en general son muy útiles los aparatos microsol. Cittá del Vaticano. en lugar alto y apartado del edificio. Hoy las cámaras de fumigación funcionan con toda clase de controles y siempre pueden instalarse. Sin embargo conviene tener en cuenta las últimas opiniones de los científicos. de Alcalá de Henares (España). que fue el montaje pensado para el Archivo General de la Administración. También Simeone Duca y Basilio Pandzic en su «Archivísticaeclesiástica>>.

También pueden constituir un inconveniente los pájaros. 1. por lo menos para las zonas ajardinadas y las dos primeras plantas. a cargo de expertos. pág. avergonzado de su aspecto. consistentes en una instalación en el techo de una bombilla de 10 vatios. vol. como ya se indicó con anterioridad (27). los consigna como vertebrados a nivel del <<hombre>>. obra citada. Instalación y conservación necesario mezclar con el cemento un germicida y en edificios ya construidos pulverizar este mismo producto por paredes. Se consideraban inevitables hasta el punto de que cuando alguien era muy aficionado a investigar en los archivos se le denominaba. donde serán atraídas y atrapadas. Manchaban con sus excrementos los depósitos y muchas veces quedaban atrapados al cerrar éstos. hubo un pintoresco archivero que enseñaba a los neófitos la pala con que recogía los animales muertos. ya que algunos raticidas pueden perjudicar a los documentos y a las personas. Nos queda por examinar el problema de los roedores. en el Archivo Histórico de Protocolos de Madrid (España). (27) Kraemer. 10. 1. que han constituido una de las plagas más características de los depósitos de papeles (24). entre otras. o de 0. a poca distancia. es el de los monos que por ser sagrados no se pueden cazar ni matar. techos y suelos. En algunos países tienen el inconveniente de los murciélagos. bocas de desagüe o alcantarillas que no estén protegidas por rejas metálicas lo suficientemente tupidas como para impedir su entrada al edificio por estos conductos. 75. Entre los sistemas experimentados parece que fue el más efectivo afeitar al jefe del grupo que. Por el (24) Kraemer. Hoy sabemos que en un depósito bien cuidado no debe de haberlos y en las nuevas construcciones se toma la precaución de no dejar pequeños huecos al exterior tales como respiraderos. (26) Kraemer. guiado por el mal olor.148 El archivo. muriendo sin remedio por su temor a salir cuando oían gente (25). vol. 1. En cuanto a los agentes flsico-químicos la peligrosidad de éstos depende en gran parte de la materia base de los documentos cuya calidad actualmente es bastante deficiente. delata el empleo en el papel actual de sustancias tan nocivas como los blanqueadores. huía. si es incandescente. para ausentar a los cuales se cuelgan del techo alambres de medio metro. caolín. cayendo sobre una placa colocada debajo. Contra los insectos voladores se pueden usar «trampas de luz».5 si es luz de yodo. ya que ellos están dotados de radar. vol. (25) Podemos citar la anécdota de que. En algunos sitios fueron también nocivos los llamados por Kraemer «gatos raticidaw. disgregándose el resto de sus seguidores (26). pág. . 765. obra citada. que dice es el peor. y otras tan extrañas como talco. obra citada. Un problema ajeno a los países occidentales pero existente en algunos orientales. «ratón de archivo». yeso y arcilla. hace ya muchos años. pág. por broma. que hay que auyentar con aparatos de ultrasonido. Sobre esta medida de construcción conviene mantener un servicio de desratización.

. se lamentan sus efectos nocivos en forma de -lluvia ácida. que aplican directamente como si fuera una tinta. 10). Aunque los gases industriales en el aire generalmente no alcanzan grandes concentraciones. (29) Sobre todo por el desgaste que producen las ruedas de los carritos. (28) Hoy. resultan bastante perjudiciales cuando se unen a la niebla (28). En general los varios procedimientos usados indican la reacción por coloración del papel. Esta. No utilizaremos ladrillos cerámicos. También son perjudiciales el «polvo» y el «humo».5 se considera que hay exceso de acidez y por consiguiente riesgo de destrucción del papel. pág.5 PH. Algunas veces llevan una capa de fibras de amianto. por debajo de 4. por lo que es recomendable recubrir las superficies. frágil. El grado normal es de 5. con el conocido desarrollo industrial. en el que decía que Franklin Delano Roosevelt se había equivocado al afirmar que das personas mueren pero los libros son eternos». caucho o moquetas por ser caros y proclives a la combustión. cargada de polvillo de la combustión. cultivos y animales. mayo-junio 1982. En consecuencia es fundamental que podamos determinar el grado de acidez para lo que hay varios procedimientos. La consecuencia es que el papel se vuelve amarillento. En Inglaterra. En Francia utilizan el «Indicador universal. Año 1. para. luego naranja cuando detecta 5 PH y por fin rojo si detecta 4 PH. sobre todo de los suelos. con hojas de polivinilo que pegadas forman una capa especial. Para evitar estos riesgos es preciso medir la acidez del papel. (30) El periodista Richard Severo escribió hace unos años un artículo titulado <<La lucha para impedir que la acidez devore los libros. El polvo es difícil de eliminar. Por su parte el polvo ácido de la atmósfera produce el mismo efecto (30). 3. Toda atmósfera contiene elementos perjudiciales pero lo que más daño causa es el anhídrido sulfuroso (SO*)que convierte en ácido sulfúrico las impurezas metálicas que contienen la mayor parte de los papeles modernos. Las nieblas artificiales producidas durante la guerra en Alemania han acarreado a veces grandes daños. que al ser aplicado a una muestra del papel se vuelve amarillo. Más barato es el revestimiento plástico extendido con paleta. sobre campos. En el interior de los depósitos suele desprenderse del propio hormigón. Ya mencionamos al tratar de la peligrosidad del terreno la cercanía de fuentes contaminantes tales como factorías que producen por combustión <<gases ácidos». entre un tercio y la mitad de los libros de la Biblioteca Pública de New York <<ahora mismo están muriendo»(Noticiario Microfotográfico CENADEM. corregirla. linóleum. Daba la voz de alarma asegurando que. Es la terrible consecuencia de las ciudades supercontaminadas y el papel de mala calidad. siguiendo la recomendación del Technical Committe de la Society of British Archivists. en su caso. . entonces. se desmorona y termina convertido en polvo. usan el BCG INK (bromocreosol).Medidas complementarias de seguridud 149 contrario los audiovisuales han ido mejorando y son más perdurables que los primitivos. sobre todo si se llega a 3 PH. por lo que. mancha los papeles sin que haya modo de quitarlo. núm. pero también es menos resistente al desgaste (29).

bien con instalaciones adecuadas. con un importante centro que actúa con los documentos como si se tratase de un hospital. bien por medio del propio aire acondicionado. teniendo la experiencia de que en Inglaterra se ha conseguido mantener los depósitos documentales con la sequedad necesaria. Se llama Centro Nacional de Conservación y Microfilmación de Documentos y fue organizado por Carmen Crespo Nogueira. de Alcalá de Henares. 830. (34) Kraemer. Lo que está demostrado es que la climatización sirve para más que para regular la humedad y el calor en sí mismos. afortunadamente. o por no haberlas tomado. 8. en la calle de Serrano. obra citada. (32) Voronin. con el solo inconveniente de que es cara de instalar y mantener. Si a pesar de estas precauciones. implica otra medida precautoria que es la de averiguar también la posible acidez del cartón de las cajas. en que las impurezas de la atmósfera se retienen menos. (33) Sistema recomendado por Luis Sánchez Belda en sus diversos trabajos. En Bélgica. Si ninguna de estas cosas es posible tengamos la precaución de guardar todo en cajas. Las precauciones accesorias que debe tomarse al realizar la construcción son cerrar los muros por la parte donde se encuentra la fuente contaminante y colocar purificadores de aire en todas las entradas de ventilación que puede tener el depósito. por lo que sólo suele recurrirse a ella en casos de verdadera necesidad (3 1). Citaremos como extrema medida la existencia de una especie de pequeña zanja situada en el suelo delante de la puerta de los depósitos con objeto de que al abrir para entrar caiga a ella el polvo del pasillo en vez de entrar en la cámara (34). como consecuencia de las nieblas y nubosidad. por su parte. Instalación y conservación También tenemos que tener en cuenta que la polución atmosférica es mayor en invierno. También puede hacerse con aparatos que en vez de aspirar el aire lo expelen. provistos de una rejilla que impida que alguna partícula desprendida del papel pueda entrar en el aparato. y hoy está realizando la misma labor metiroria en edificio propio en terreno de la Ciudad Universitaria. ya que se ha comprobado que lo que no está en cajas se acidifica más rápidamente. trabajo citado. en 1973. pueden neutralizarse en parte los efectos utilizando aparatos de limpieza eléctricos de uso manual (32). el polvo entra. (31) Por ser de ambiente más bien húmedo fue instalada en nuestro Archivo General de la Administración. pág. estudiando su deterioro. pág. Esto. El remedio en todo caso es filtrar el aire. vol. a veces verificando cultivo de los agentes bióticos que lo dañan. (35) Estaba situado en Madrid. 1. En España contamos. de lo que trataremos más adelante. que en verano.150 El archivo. trasladándose de un lugar a otro (33). se recomendó la colocación en las bocas de aire de láminas de vidrio para evitar la acidez excesiva de la atmósfera. ya que de hacerse en los depósitos el polvo se removería solamente. . 115. y aplicándole el remedio que corresponda (35). pero esto sólo es aconsejable para la limpieza primera en el mismo muelle de descarga. siendo Director General don Luis Sánchez Belda.

pero. obra citada. También es medida bastante efectiva que exista una zona de seguridad alrededor del edificio que impida que pueda pasar alguien desde las terrazas de edificios cercanos y que permita verificar ronda de vigilancia en todo su perímetro (38). obra citada. 22). recomienda 20 metros de zona circundante. o armario metálico. Se recomiendan las rejas «movibles» para evitar la sensación de enclaustramiento. E.Medidas complementarias de seguridad 151 CONTRAROBO Desgraciadamente uno de los mayores peligros que existen de sustracción de documentos lo constituyen los propios usuarios. tales como puertas y ventanas en general. nos dice que estos edificios tienen ventanas a ocho pies sobre el nivel de la calzada. Algunos recomiendan verjas electrificadas. o cristales irrompibles (37). sobre todo si hubiera de estas Últimas en el cuerpo del depósito. para evitar entradas subrepticias en ocasión de recibir remesas de documentos. Esto en cuanto a medidas de construcción. Es frecuente que en los depósitos modernos sólo se abran al exterior pequeños orificios pero si fueren ventanas que permitan el paso de un hombre deben llevar rejas. 8. con cierres metálicos a prueba de ladrones. exposiciones. (Archivum. aulas. En las jornadas celebradas en el archivo de Schoppack (Bélgica) en marzo de 1972 se acordó recomendar que estuviesen alejados éstos tanto de los lugares accesibles al público como del propio muelle de descarga. pág. de (36) Campbell. G . Es buena medida que los lugares a los que tiene acceso el público. . pág. pero no para cantidades elevadas.Building and equipement of Federal Records Center in the United States. (38) Voronin. Los documentos deben revisarse antes de entregarlos y volverlos a revisar al recogerlos. (37) Duchein. estén alejadas de los depósitos. pág. 110. claro está. que está al alcance de cualquier fortuna. conferencias. . o rejas por dentro que impidan el acceso a los pasillos de las estanterías. VII. así como prestar especial atención a las escaleras de socorro donde las hubiere. Pudiéramos decir que hay que cuidar particularmente todos los posibles accesos. 1957. También pueden instalarse puertas metálicas con cierre de seguridad a la entrada mismo de los depósitos. El recurso más clásico hasta ahora ha sido disponer de una cámara de seguridad. La vigilancia en este trance debe ser rigurosa. puerta o puertas de entrada de documentos al muelle de descarga y escaleras de socorro. tales como sala de consulta. Sin embargo deben ser complementadas con alarmas eléctricas convenientemente distribuidas. cuya precaución debe tenerse también para cualquier otra ventana situada en zona baja en cualquier otra parte del edificio (36). De este vicio de hurtar documentos no está exenta ni la propia Administración. que sólo sirve para un contado número de documentos especialmente valiosos o reservados. Pero pensando en la posibilidad de un robo de documentos durante su estancia en los depósitos deben tomarse las precauciones adecuadas.

pero también impedir que el usuario tenga sobre su mesa portafolios. Instalación y conservación funcionamiento automático y de pulsación manual. . o menos importancia. La realidad es que casi todos los grandes archivos con valiosos fondos están dotados de este servicio. velan por el orden en dicha sala. cuanto en razón del comportamiento de quienes los utilizan. tanto en cuanto al funcionamiento correcto de los servicios. de Barcelona (España). o los. Las imágenes son transmitidas a varias pantallas en puesto de observación. de Alcalá de Henares (España). bolsas. puesto que el posible ladrón se sienta más estrechamente vigilado. doblarlos o alterar su orden. Sin embargo el conocimiento nos dice que el robo en los depósitos es bastante problemático por la dificultad de saber la ubicación de los documentos que se buscan entre miles o millones de ellos. carpetas. tal como está montado en el Archivo General de la Administración. que carecen de él por resultarles demasiado cara su instalación. documentos que se le dieron para su consulta. Sólo es factible si se cuenta con la complicidad de alguna persona del mismo archivo capacitada para hacerlo. periódicos o libros que no sean del archivo. Hoy se estima que la vigilancia por televisión en circuito cerrado es más segura. que piden los documentos para estudiarlos o examinarlos en la sala correspondiente.152 El archivo. más o menos disimuladamente. instalando varias cámaras en toda la sala para poder abarcar su totalidad. Esta alarma puede estar conectada directamente con la policía. aparte de necesitar una persona dedicada solamente a su observación. No falta sin embargo quien piense que su efecto es más psicológico que efectivo. pero son muchos todavía los de menos volumen. Hoy se utiliza mucho la detección por células fotoeléctricas de cuyo sistema está dotado el depósito nuevo que se hizo en el Archivo de la Corona de Aragón. hacer marcas en ellos. En este caso la vigilancia está generalmente encomendada a personas que. También puede combinarse un sistema de alarma de pulsación manual con el de ionización para incendios. Pueden detectar y corregir pequeñas transgresiones como escribir apoyando el papel sobre el documento mismo. en los que pueda introducir el. Por ello debemos volver sobre lo que se dijo en un principio sobre la peligrosidad de los usuarios.

385. armarios. 260). . 18. con baldas o casilleros. Los comienzos del siglo XIX marcaron el auge de la estantería con preferencia al clásico armario. ni en la Edad Media. cofres. como la escasa cantidad de documentos acumulados y los rudimentarios criterios de archivación. dice que el original está en el «Saco título Priuilegios Reales. medida necesaria en época en que casi no había depósitos propiamente dichos. (1) De un documento de Fernando I11 copiado en el Tumbo de Valparaíso de 1584.fol. duplicando la altura. más costoso. La inexistencia de depósitos de archivo propiamente dichos. se resistían a perder también las puertas. orzas de barro.Los depósitos por dentro. aun cuando contaba ya con algunas salas dedicadas solamente a depósito. hicieron suficiente. donde se guardaba a la vez lo más valioso. tanto la de lectura del público como a veces las de trabajo de los archiveros (2). menos práctico y con menos capacidad de archivación. o plúteos. (2) Todavía el año 1949 estaba en parte en esta forma el Archivo Histórico Nacional de Madrid (España). (lib. que se conserva en el Archivo Histórico Nacional. Ni en los tiempos antiguos. sino que los documentos rodeaban las salas del archivo. siendo aún muchos los pequeños archivos que continúan guardando esta disposición. semejantes a armarios que hubieran perdido su plancha de respaldo. cuyos tableros son sustituidos por marcos con vidrio o telas metálicas para poder cerrarlas con llave. sacos o talegas (1) hasta llegar a la conocida arca de tres llaves. Estas viejas estanterías. ni siquiera en la Edad Moderna se conoció para guardar documentos. Fueron luego alhacenas. Sin embargo el uso de la estantería es relativamente reciente. Instalación ANTECEDENTES HISTORICOS En un archivo clásico el problema primero de la instalación es la estantería.

del archivo-salón al archivo-almacén. a veces hasta el techo. Con anterioridad a la Segunda Guerra Mundial eran pocos los archivos que tenían estanterías metálicas. el auge que tomó llevó a muchos fabricantes a lanzarse a su confección sin la madurez necesaria ni conocimiento de los problemas que comportan. y el costo elevado. Sobre ello se corrían algunos riesgos más: el ataque de polilla o termitas. con el consiguiente desperdicio de espacio de todo el centro de la sala. Cierto que la madera puede inyectarse de sustancias ignífugas. en que al incorporarme al Archivo Histórico Nacional me tocó poner igualmente en orden cerca de 2. (4) En dos ocasiones he podido comprobar el hecho: en 1937 en el Archivo de la Delegación de Hacienda de Salamanca. pese a lo cual. la tendencia de la madera a hincharse y abarquillarse en países húmedos. lo que requería mayor sujeción. pero los depósitos nuevos se han hecho ya conforme a las exigencias actuales. (5) Duchein. salvo en países con mucho bosque. . Por otra parte eran todavía muchos los archivistas que se aferraban a sus viejas estanterías de madera. Otras se buscaba ganar espacio haciéndolas muy altas. Obra citada. Aunque la estantería de madera era casi el sistema Único durante el primer cuarto del siglo XX.000 legajos de la Sección de Juros. formando grandes jaulas dentro de una sola nave. Algunas veces. que habían sufrido el mismo percance. pág. por lo general más decorativas. y en 1949. cuyo sistema cambió radicalmente a estanterías de acero y salas pequeñas. pág. 1928.' edición. «Archivística. hacia la mitad ya del siglo siguiente. 2. Las estanterías de acero llevan un tratamiento antioxidable. se ponían en cada espacio dos anaqueles juntos. (6) Nuestro Archivo General de Indias. lo que nada tiene que ver con un depósito general de documentos.154 El archivo. A partir de ésta. comenzando a experimentar con estanterías metálicas de hierro. como también se hace de sustancias anti-termitas. Hoy una estantería de madera en un depósito de archivo es algo totalmente inadmisible. 47. tiene unas valiosas estanterías que se han respetado. Eugenio. Siena. pero el procedimiento es caro ( 5 ) y requiere la presencia de equipos especializados por lo que sólo es rentable para estanterías o armarios de madera noble que se quieran conservar en salas nobles. una vez cargadas. habían quedado amontonados en el suelo. (3) Casanova. el grueso de las tablas que hacía perder mucho espacio. Michel. 52. aunque con grave desperdicio de espacio al no poder aprovechar el centro de las salas (6). en que tuve que poner en orden para un nuevo estanteado un montón de libros de contabilidad que.. Instalación y conservación Por la escasa resistencia del suelo a un peso excesivo como por la necesidad de sujetarlas era preciso ponerlas arrimadas a la pared. aunque hasta hace muy pocos años algunos las han considerado tolerables en archivos intermedios. al romperse la estantería. para «densificar» la instalación. en los Últimos años del XIX se pasó -como ya hemos visto al tratar del edificio. en Sevilla. Pero sobre todo el peligro de fuego por su combustibilidad. se venían abajo con harta frecuencia (4). el de atrás más alto que el de delante para que pudieran verse las signaturas de los legajos colocados en la segunda fila (3).

(10) Casa de la Cultura de Cuenca. . no han conseguido otra cosa que encarecer su costo sin ventaja apreciable (14).o barniz antióxido y nunca con pinturas oleosas. Después de 1918 se hacen pruebas de estanterías fijas en fibro-cemento. son de sistema forzosamente fijo y por tanto con gran desperdicio de espacio a la hora de archivar tamaños variados. Instalación 155 Al empleo del hierro en las estanterías -generalmente fundido y demasiado pesado. págs. (9) Así se hizo en la Casa de Cultura de Avila. 2-11. celebrado en Barcelona en 1952. El intento de sustituir las baldas por rejilla metálica. 1950. (14) Quizás era lo mismo lo que se perseguía en el Archivo Nacional de La Habana (Cuba) cuando en estanterías de madera se pusieron. Informe sobre el tema. Todas ellas. para que las baldas no resulten 9 ) . 22). de la Dirección General de Archivos y Bibliotecas. tipo poliéster. en ladrillo gruesas ( formando vasares de rasilla (1 1). del Archivo de Vaucluse. o tubos ligeramente separados entre sí buscando menos superficie en que posarse el polvo y una mejor aireación. París.en sustitución de la madera. 11. tras de resultar caras por la mano de obra. Propuesta de Font-Réaulx.Los depósitos por dentro. (8) Matilla Tascón. Se ha intentado averiguar el costo medio de una estantería metálica por metros lineales pero como su construcción y calidades son muy variadas no (7) En algunos archivos de la URSS. tienen el grave inconveniente de la mala aireación de los documentos. no absorber humedad. Ponencia 8. según manifestó Voronin en el I11 Congreso Internacional celebrado en Florencia en 1956. celebrada en Budapest en 1963 Matilla Tascón expuso los diferentes experimentos realizados en España con materiales de fábrica (8). tres listones de la misma materia. vol. VI. Bibliotecas y Propiedad Intelectual. no recoger polvo y ser refractario a todo tipo de insectos. publicado en el Bol. ya en el año 1944. pero resulta pesado e inadecuado. en hormigón pretensado. Su preparación además es especial recubierto de pintura al horno a 1200. en que las han impregnado de sustancias ignífugas. sino también por ser incombustible. Antonio. Hoy se han desechado todos estos materiales para quedarse con el acero no solamente por su mayor resistencia y versatilidad. hacia 1956 (15). en ladrillo con revoco impermeabilizado (lo). y aún con materias tan poco adecuadas como la pizarra (12) o la cerámica (1 3). en vez de baldas. 33-34. haciéndolas poco manejables. pág. además de ser casi todas fáciles al polvo. termoendurecidas. págs. intentar el uso de materias plásticas ligeras e inertes. (13) Propueesta al Congreso Iberoamericano de Archivos. presentada por la Delegación de ANABA de Barcelona (España). siguió el acero pero también otros materiales variados con los que se trataba de conseguir un ahorro sustancial. Finalmente hemos visto. 72-73. sin que falte el caso híbrido de estantería metálica con baldas de madera pulimentada (7). En la VI11 «Table Ronde. (12) Public Record Office de Londres (Inglaterra). t. Unas en cemento armado en placas formando anaqueles fijos a la pared. Avignon (Francia) (Archivum. pero son poco resistentes y de muy fácil combustibilidad. (15) I11 Congreso Internacional de Archivos celebrado en Florencia en este año. (1 1) Chancillería de Granada y Archivo de Simancas.

Alemania y Países Bajos. (18) En 1976 respondían a este criterio once países. pero autosoportadas. No se ha dado todavía ningún caso aunque se apunte la posibilidad si sufriera ataque por bombas de fósforo o se produjera un incendio interno voluntario. según Carmen Crespo. implícita en su misma estructura. Con arreglo a ello distinguimos dos sistemas de montaje: a) formando cuerpo con el edificio. o convento. el Haupstarchiv de Hesse (Alemania) y el Archivo Histórico Nacional de Madrid (España) (18). entre otros. salones y refectorio servirían para despachos y servicios (figura 48). 9). Instalación y conservación se ha conseguido obtener cifras absolutas (16).. Algunos alegan que en caso de fuego podría fundirse el armazón y venir todo abajo pero hoy se construyen no de hierro. la estantería autosoportada iría en las naves de la iglesia. Tienen este tipo de instalación un gran número de archivos entre los que podemos citar los de Lille y Grenoble (Francia). La reestructuración de un viejo edificio sigue los mismos pasos de instalación. . económico. Si lo que nos dan es una iglesia.156 El archivo. de 1963 preferían las independientes de la construcción de los muros. que constituyen hoy el elemento básico. y pueden montarse y desmontarse sus estanterías sin desequilibrar nada. mientras celdas. o b) colocadas después. Por su alto costo. de cómodo manejo y de aprovechamiento máximo en cuanto a capacidad. En cualquiera de los casos las condiciones que debemos exigir son: que sea fuerte. La estantería metálica que hoy conocemos puede ser de dos clases: convencional o densa. Pág. previo el vaciado de todo lo contenido dentro de los muros que no sea aconsejable conservar (figura 75). (17) En la VI11 <<Table Ronde. LA ESTANTERIA ACTUAL La instalación de un depósito de archivo viene ya. Cuando el edificio que nos dan es una fábrica desguazada el almacén es la parte que elegiríamos para colocar las estanterías dejando las demás dependencias para las otras instalaciones. han condicionado la propia construcción. Apunta la ventaja de la economía en la construcción. Francia. «Mejorastécnicas en la conservación y reprografía de documentos de archivo. como por la posibilidad de que surjan mejoras de tipo técnico. debe calcularse su totalidad pero no instalar más que las que de momento sean necesarias. adquiriendo el resto según se vaya necesitando. como hemos visto al tratar del edificio. sino de acero especial resistente al fuego durante unas dos horas. ya que las estanterías metálicas. con el expolio consiguiente (VI11 Congreso Internacional de Archivos celebrado en Washington. los archivistas de España. inalterable. Es rápido. sujetas a los muros o pilastras (17). así como que se impide que el local sea apetecido para otros fines. (16) Trataremos de su variedad más adelante. Al primero le llamamos autosoportado (figura 74).

Los depósitos por dentro. Instalación 157 Figura 74.-Estanteria autosoportada. Figura 75.-Vaciado reestructuración. de un edificio viejo para dar solidez a la .

y facilitar el servicio ahorrando largos rodeos para buscar documentos situados en los extremos de las estanterías. alejaba el peligro de deterioro por hongos o parásitos que podían atacar a los documentos colocados contra la pared con riesgo de humedad por insuficiente aireación. pasillos periféricos accesorios. El pasillo de acceso. perpendicular a los muros (19). como en el Archivo de Varsovia (Polonia). En cualquiera de los casos las estanterías estarán siempre orientadas perpendicularmente a los puntos de luz (natural o artificial) de modo que ésta corra a lo largo de ellas. obra citada. Si la planta fuera circular las estanterías adoptarían una disposición radial. pág. que corren a lo largo de los muros (en donde hay pasillo central). sin taparse unas a otras. ésta es la colocación más adecuada. (19) Comunicación de Federico Udina Martorell en el Congreso Iberoamericano de Archivos. con dos pasillos de acceso laterales (figura 77). sobre todo si es de sol. a derecha e izquierda. Otra de las condiciones que debemos tener en cuenta es que pueda circularse todo alrededor de ellas. poder acceder con los extintores a cualquier punto en caso de necesidad. . con filas de estanterías perpendiculares al pasillo (figura 76).158 El archivo. Instalación y conservación La «estantería convencional»puede ser sencilla o de doble faz. o espiga. por tres razones: alejar la posibilidad de formación de nidos de insectos al facilitar su aireación y limpieza. La disposición en que deben colocarse al proceder a su montaje varía con arreglo a las condiciones y forma del depósito. se aconseja que no pase de los 10 metros máximo (21). Hoy sólo se utilizan las estanterías sencillas para aprovechar pequeños espacios en depósitos super-llenos. Si fuera tan estrecho que no permite dos pasillos se pondrá sólo uno en uno de los lados (figura 78). que tienen 12 metros. Todavía a mediados del siglo actual se aconsejaba a veces que se pusiera sencilla adosada a las paredes y sólo cuando era preciso aprovechar espacio se pusiesen en espiga. y paso de emergencia todo alrededor. con aprovechamiento máximo del espacio de los depósitos y. o para estanteado provisional en salas de trabajo. Los pasillos que separan las estanterías son de tres clases: de acceso o circulación. que es el principal. Cuando el local es suficientemente ancho para un pasillo central. (21) A veces tienen algo más. y para que esta luz. (20) Voronin. doble faz. sea central o lateral. Si por el contrario el espacio disponible es largo y estrecho irán situadas las estanterías en su parte central. o principal. de paso. Sin embargo la generalización de la estantería metálica y solidez del edificio vino a dar preferencia al uso de la doble faz ya que su resistencia permitía colocarla por el centro de las salas. Bibliotecas y Propiedad Intelectual celebrado en Barcelona en 1952. no incida nunca de plano directamente sobre la documentación (20). y pasillo de servicio entre las espigas de estantería. En cuanto al largo de cada estantería. 7.

Aunque en años pasados se hacían muy anchos.Los depósitos por dentro.-Estanterías con pasillos de acceso laterales. coincidiendo en las mismas medidas con los de paso entre las espigas por considerarse que es la anchura adecuada para el paso de una persona sin ayuda de carrito. Las cifras generales oscilan entre 1.-Estanterías con pasillo central.90 metros. lógicamente es el más ancho. . Los pasillos accesorios pueden ser de 0. como mínimo posible para paso de un carrito transportador de documentos.70 a 0.30 metros.30 metros. como en el depósito del archivo de Dahlen (Alemania) que es de 1. se ha tendido a ganar terreno considerando la posibilidad de que sea de un metro solamente. Figura 77. instalación 159 Figura 76.lO y 1.

La misma distancia debe haber entre la plancha más alta y el techo del depósito. con los documentos colocados a plano sobre la estantería. entonces pueden (y deben) caber muchas baldas más (23).30 y 0. o también para colecciones legislativas antiguas de gran formato.20 metros. como en el archivo de la Administración. por excepción. se utiliza el sistema de archivación horizontal. estilo libro.70 y 1. se sale de las medidas usuales. con cuyo sistema se gana la apreciable cantidad de dos baldas más a lo alto de toda la estantería. También en esto los soviéticos dan medidas extremas mayores. en proporción con la altura de techos. Instalación y conservación En cuanto a la altura y espacios de la estantería. fuere cual fuere la altura de éste. Esta Última altura es en razón de facilitar la limpieza del suelo por debajo de la estantería por cuyo motivo a veces prefieren que lleve un zócalo cerrado. por su peso o tamaño. lógicamente. Sin embargo no faltan casos como el del archivo de Coblenza (Alemania) en que alcanza a 2. A veces para documentos de gran formato se utiliza el ancho total de la estantería. pero esto lleva aparejado el desaprovechamiento de mucho espacio (24) por lo que es preferible contar con estanterías especiales. En general oscila entre 0. apoyada sobre uno de los lados largos. Esta última es la que tiene el archivo de Dalhen. celebrada en Budapest (Hungría) en 1963 se admitía que podían llegar a todo lo alto del techo. (25) Informe de Voronin en el 111 Congreso Internacional de Florencia de 1956. .160 El archivo. (23) Ya sabemos que la archivación horizontal no permite acumular muchos documentos sobre una sola balda.50 metros.85 metros y todavía en la «Table Ronde. (22) El Archivo Nacional de La Habana (Cuba) daba en 1944 la altura de 4. caben menos que si es lateral. Si. anverso y reverso. Si la archivación es vertical.20 y 1. por lo incómodo que resulta su manejo. muros y suelo. donde se archiva todo lo que. aunque sí suele guardar la proporción de múltiplos de 10 centímetros.40 metros. La altura total está. como en el archivo de Delf (Holanda). entre 1. Descontando los espacios antes indicados y el grueso de las baldas podemos calcular el alto total de la estantería. aun cuando en edificios viejos de techos altos haya que prescindir de esta proporción (22). buscando que esté totalmente separada de techo. llegando en los proyectos de la URSS a 2. (24) Esto suele ocurrir con registros antiguos de formato alargado.lO a 2. de gran fondo. se recomienda que la balda inferior esté situada a una distancia del suelo de no menos de cinco centímetros ni más de 15. de Alcalá de Henares (España). El largo de balda no está normalizado dado que tiene que adaptarse a las medidas del depósito. La altura que se da como clásica es de 2.40 metros.40 metros (25).40 metros según utilicemos archivación lateral o vertical. oscilando entre 0. El número de baldas que cabe en cada una varía según el sistema de archivación seguido.30 metros pero puede alcanzar a 0. El fondo es generalmente de 0. La distancia media entre una balda y otra está condicionada por el sistema de archivación adoptado. En todo caso entre la unidad de conservación y la balda superior a ella debe quedar un espacio de cinco centímetros para facilitar el manejo. o con documentos no encuadernados que requieren su colocación en posición horizontal.45 para periódicos encuadernados.

para garantizar la circulación del aire. para evitar que las unidades de conservación o los libros se enganchen y rocen o sufran roturas (26). Inglaterra y Francia las admiten perforadas. que tengan paneles metálicos en los laterales de los pasillos para evitar que las unidades de conservación basculen y caigan al suelo. en cuanto a las cualidades físicas de las estanterías. que sus medidas sean las adecuadas a los documentos que van a contener. Con independencia de su largura lo que sí debemos tener siempre en cuenta es que el sistema de baldas fijas tiene muchos inconvenientes siendo preferibles las movibles. para archivos intermedios en que los documentos se encuentren . Nunca por medio de tornillos. ni tornillos o cualquier elemento que pueda dañar las unidades de conservación al extraerlas o guardarlas. . En la parte inferior el mismo depósito antes de la reforma.de paso. grueso de las mismas y chapas laterales. En general.Los depósitos por dentro.. que no tengan fondo cerrado. Instalación 161 Figura 78. sin ningún relieve exterior. Contabilizado por metros (26) En Estados Unidos. Respecto al cálculo de resistencia que tiene que tener una instalación de este tipo varía según el número de baldas. siempre que lo sean por medio de ganchos laterales o piezas que entran en ranuras de los montantes. se aconseja: que no sean demasiado largas. que no tengan ángulos vivos y cortantes. por economía. así como robustez de los montantes.-Estanterías con un solo pasillo.

300 kilogramos en estantería clásica. bien poniendo en uso la parte superior abuhardillada.. e) Sin baldas (figura 8 1 ) .162 El archivo. con baldas casi siempre fijas. c) Abiertas en su totalidad. además de sobrecargar el peso y encarecer el costo. con baldas fijas o movibles y ensambladas en montantes continuos o ranurados (véase figura 76)..500 y los 2. puede adoptar cuatro diferentes modalidades: a) Cerrada con planchas metálicas al fondo y costados. además de hacer accesible la balda más alta al alcance de un extintor. que estimamos es la más conveniente.350 kilogramos (28). Giovanni.. (28) Carbone. que a su vez coadyuva a la defensa contra el fuego por circunscribir el posible incendio a una muy pequeña reserva de oxígeno.. con baldas tipo bandeja con aletas sujetas a los montantes del centro (figura 79). d) Sólo las baldas.000 kilogramos por metro cuadrado. lisas. La estantería doble faz. pudiendo en todo caso reforzar su estabilidad con tirantes a los muros laterales o al techo. En cambio los montantes ranurados pueden jugar un buen papel para depósitos añadidos sobre la primera construcción. b) Cerrada sólo a los costados de los pasillos.. que debe calcularse un poco por encima. 145). El sistema b) de montantes continuos es óptimo si sus elementos son lo suficientemente sólidos (figura 82). es de 1. Es evidente que el sistema a) o cerrado no es sano para la documentación. Instalación y conservación cuadrados puede ser de 150 a 200 kilogramos por cada uno (27) y tomando por medida los metros lineales en estantería de 4. La elección de uno u otro tipo depende en primer lugar del sistema de construcción y de la solidez y resistencia que precisan los sucesivos pisos del depósito. Como consecuencia los techos son también bajos con la consiguiente economía de espacio. desterrando el uso de galerías de acceso. y en segundo lugar del tipo de unidades de conservación que tengamos o vayamos a utilizar. escaleras de mano o taburetes y las estanterías no son más altas de lo suficiente para poder coger o colocar en la última balda cualquier caja o carpeta con sólo extender el brazo.La moderna edilizia degli Archivi» (Rassegna. Salvatore. por lo que debemos desecharlo. es decir entre los 1. 1955. Con el tiempo se ha ido volviendo a las medidas moderadas. prevención del archivo de Coblenza (Alemania) y del Archivo Histórico Nacional de Madrid (27) Cecchini. 1960. pág.50 metros de altura puede ser su peso de 1. . sujetas a los montantes del centro (figura 80). perdiendo la doble altura.200 a 1. <<Leattrezzature metalichi negli Archivb (Rassegna. Otro cálculo para estanterías de sólo dos metros.. aunque con la compensación de una aireación mejor que en el sistema cerrado. '261). . pág. Sólo tiene el inconveniente de que si tenemos la documentación en legajos l o s papeles están más expuestos al polvo.

Figura 80.-Baldas de bandeja con aletas. . al aire. Instalación 163 Figura 79.Los depósitos por dentro.-Estanterías con sólo baldas.

que era preciso contar con la resistencia del edificio al aumentar el peso por metro cuadrado. sobre todo en los países nórdicos. (29) Duchein.a «Table Ronde. siendo muchos los que se mostraron partidarios de esta innovación en la «Table Ronde» celebrada en Budapest en 1963. a modo de cajones de cartón. llevándose a cabo algunos intentos en Suiza. en los que la carencia de espacio constituye un verdadero problema. que requieren una instalación interior adecuada (3 1). ya que se eleva. pág. impidiendo a la vez la entrada de polvo. hacia 1950. si el sistema de archivación es vertical o lateral. Tres años después Lisa Kaiser lleva a la 1. además de lo cual era caro. han llevado a concebir unas estanterías dispuestas de tal forma que permitan una mayor cantidad de archivación en el mínimo espacio y esto se ha logrado tanto para archivos vivos. VI-1-1953. pudiendo utilizar tanto el sistema b) como el c) o de bandejas. que era dificultoso. lo que hace incómodo el manejo (29). Michel. que podía quedar paralizado por avería mecánica o corte de fluido eléctrico. a 2. películas. radiografías.000 Ó 2. colocar documentos de formato especial. planos. La «estantería densan ha surgido como consecuencia de las circunstancias. si bien tenía aquellas ventajas. (31) En el nuevo depósito del Archivo de la Corona de Aragón en Barcelona (España) lo tiene adaptado para varios usos. la simple balda del sistema d) sólo se concibe para cajas grandes. que contienen documentos archivados generalmente en posición horizontal. a costa de suprimir pasillos de acceso. col. como la creciente carestía del suelo. que por su propia forma no corren riesgo de desplazarse para ningún sitio. aun cuando éste tiene el inconveniente de que la solapa lateral de la bandeja puede no sujetar lo suficiente la caja colocada al extremo. 79-84). Hoy los hay para discos. Se pensó que no sólo ahorraba espacio sino que proporcionaba una mayor seguridad contra indiscrección o robo al poder cerrarlo con llave como cámara fuerte. fichas. 267). El aumento de la producción de documentos. aunque posible.. XXIII.. los documentos estaban sometidos a una menor aireación. celebrada en París.. cuya posibilidad figura en muchos de los proyectos realizados. administrativos o de empresa. que la verificación de una busca bloqueaba todo el grupo durante el tiempo que se invirtiera en ella. luz y frío excesivo. 1963. . bien por haber levantado una o dos plantas más. con estantería de dos metros de alto. En principio fue muy bien acogida la idea. Tiene también parte por este sistema en los Archivos Nacionales de París (Francia) y en los Archivos Nacionales de Tokio (Japón). (Rassegna. (30) «Eine neue Aufbewan rung für Archivalienn (Archivum. Los primeros ensayos surgieron después de la Segunda Guerra Mundial.Le nouveau batiment des Archives departamentalesdu nord a Lille. donde se halla muy extendido en la actualidad entre empresas privadas. etc. .164 El archivo. La e) es totalmente desaconsejable. Su máxima expresión es lo que conocemos con la denominación general de «compactus». su trabajo sobre este tipo de estanterías (30). Luego fueron disminuyendo sus partidarios al considerar que.500 kilogramos mínimo. También es comprensible que los documentos guardados en cajas precisan menos protección por parte de las estanterías. Finalmente. como para archivos depósito. Instalación y conservación (España)..

de poca resistencia.-Estantería sin baldas. . Instalación 165 Figura 81 .-Estructura perforada.Los depósitos por dentro. Figura 82.

URSS) (32). En la VI11 «Table Ronde» de Budapest. si éstas son precisas. por lo que suele recomendarse su instalación en planta baja y desde luego contar con el arquitecto del edificio para que disponga las obras de consolidaciónnecesarias. sujetas a los (32) Actas citadas. Los sistemas densos aplicables a archivo depósito son de dos clases: deslizables o giratorios. También tienen esta doble instalación los archivos de Viborg y Copenhague (Dinamarca) Sin embargo hay casos en que las condiciones de solidez de la construcción permiten situarlo a cualquier altura. Así en Suecia no se encontraban inconvenientes-como resultado de su compacidad mientras que en Italia el clima. en Madrid (España). Algunos (Baviera) estimaron la protección que ofrece contra robo e incendio. pudiendo instalar un «compactus» de veinte unidades en la planta diecisiete del edificio. puede dañar la estabilidad del edificio. pero pueden ir también colgados de carriles metálicos.166 El archivo. se trató del tema. hoy desaparecido. Tal fue el criterio seguido en las instalaciones del Real Archivo Militar de Estocolmo (Suecia) y en el Archivo Histórico Nacional de Madrid. aspirando a que. de la documentación de una estantería esté oculta por la inmediata a ella tenemos que contar con un sistema de desplazamiento que permita ver lo que hay detrás o dentro. 100 a 102 y 127. lo que pudo hacerse en el archivo de lo que fue la Obra Sindical del . aún colocados en semisótanos. mientras que otros la consideraron más barata en atención al ahorro de suelo. ya que. También se tuvo en cuenta que para poder instalar densos es preciso que la construcción sea resistente y. Dado que esta densificación por supresión de pasillos supone que mucha. sobre la que descansaba todo el peso. en general. en que no cede la base. págs. más costosa (España y Hungría). a veces.Hogar. pueden instalarse como un mal menor antes que como una ventaja. pudiendo comprobarse que las condiciones son diferentes según la climatología. . directamente sobre los cimientos. 148. por tanto. Los de estantería deslizable lo hacen generalmente sobre uno o varios carriles incrustados o sobrepuestos al suelo. en archivos donde el problema de espacio sea agobiante. Enganchados al armazón de la estructura. Por este motivo tienen más facilidad de instalación en edificios construidos sobre roca. (33) Actas citadas. En consecuencia la posición actual es que. Instalación y conservación Generalmente se utiliza para ampliar la capacidad de depósitos que cuentan ya con estantería convencional. mientras sea posible. en el último de los cuales hubo que reforzar los cimientos por estar asentados sobre terreno flojo. En países donde las condiciones pueden ser diversas se utilizan estanterías sencillas o densa indistintamente (Francia. los depósitos de archivo sigan teniendo estantería convencional. o parte. Ya con anterioridad se propuso para guardar solamente lo más precioso (33). pág. en 1963. exige mejor aireación y su climatización resulta costosa. provistos de poleas.

Si se actúa de modo que las pinzas se agarran a la parte del cable que va hacia (34) Michel Duchein utiliza las denominacionesde 4ongitudinal» y «lateral». o enteramente manual si la carga no es excesiva. pulsando un botón o por un volante o aspas. ayudado de corriente eléctrica. El mecanismo puede estar basado en un cable metálico que se pone en rotación continua. 223). . (Rassegna. mayo-agosto. en «Les nouveaux rayonages mobiles du type dense ou compact aux Archives Nationales de France. al que se agarran unas pinzas que llevan las estanterías..Pierre Durye. 1958. con independencia de la resistencia de suelos y paredes. pág..Los depósitos por dentro. con un solo pasillo para muchos cuerpos de estantería doble faz. En cuanto al sentido en que se verifica el desplazamiento puede ser frontaZ o lateral (34). El deslizamiento de las estanterías para «abrir pasillo» en el sitio en que se necesita puede ser actuado por un sistema automático.pudiendo tener un solo pasillo para hasta veinte o veinticinco cuerpos de estantería doble faz cuando discurre sobre carriles en el suelo (figuras 83-84). Instalación 167 pilotes del edificio que descargan directamente el peso sobre los cimientos. comprimido. las describe en sus diferentes variedades. De cualquiera de las maneras las estanterías no pueden ser demasiado largas. 2.-Densificación máxima. por sistema neumático o de aire Figura 83.. El sistema frontaZ es el que permite una mayor densificación. siendo medida aceptable siete metros máximo. La puesta en movimiento puede hacerse por palanca puesta a la altura de la mano o abajo para seraccionadas por el pie. núm.

(Bol. su desplazamiento es a la derecha. evitando así que pueda quedar atrapada dentro fortuitamente. Dice que es el sistema <<Snead>>. la izquierda el arrastre se produce hacia ese lado. o también una doble fija y cuatro o cinco movibles. <<Novedades para el equipo de los archivos. El deslizamiento por volante o aspa giratoria suele ser un sistema combinado de guías y cadenas de engranaje a las que se van enganchando los piñones de la estantería al ser impulsada su traslación. . mientras que si las pinzas se sujetan al sector de cable que marcha hacia la derecha. núm. En algunos de éstos la estantería terminal puede llevar puertas en su lateral para poder consultar parte de su contenido sin necesidad de correr toda. a los que se van a sujetar (35). 63. o estanterías independientes sobre pies derechos metálicos desde la base. o sea un pasillo por cada seis elementos. 20-23). una doble central fija y dos dobles (o sencillas) adosadas a ambos lados (figura 85). Instalación y conservación Figura 84. aplicado al <<Compactus>>. Las estanterías en este caso pueden formar grupos de tres. Dirección General de Archivos y Bibliotecas. Si el deslizamiento se verifica por poleas que corren por carriles en el techo no pueden sobrepasar la distancia que exista entre dos de los pies derecho del edificio. Los sistemas eléctricos llevan un dispositivo que bloquea el deslizamiento en el momento en que la estantería hace contacto con cualquier persona. págs. Luis.-Densificación máxima. El sistema de una doble fija y dos adosadas movibles lo tienen montado algunos archivos franceses departamentales y también en alguno de los depósitos de los Archivos (35) Sánchez Belda.168 El archivo. 1962.

para poder ver lo que tiene la central. (38) Entre otros. «Compactus.-Estantería laterales. doble faz o sencilla. <<Famac» y <<Prodex. (40) «Dollin Mobile Storage System». Naturalmente que es preciso dejar un hueco sin cubrir que permita la maniobra. y «Stornor». El sistema de carriles sobre el suelo puede verse. Igualmente se encuentra en alguno de los archivos de Estados Unidos (37). <<Baudet-Donon-Rousel». por lo que la densificación es menor. a derecha o izquierda. con lo que queda bloqueado (38). que es inglés.. Otro sistema para pisos. bien una sola balda o todo un cuerpo de baldas (figuras 86-87). de Madrid (España). está colocada perpendicularmente al pasillo de acceso por lo que para poder examinar. Estas laterales son las Únicas que se desplazan.Los depósitos por dentro. el sistema «Dexion. . entre otros. (39) Sistemas «Prodex» y «Lapouyade>>. de menos resistencia. uno entre cada grupo de tres. Consiste en que la estantería. <<Compact>>. entre otras. en el Archivo del Ministerio de Asuntos Exteriores de París (Francia). Lo tienen también varios archivos de Dinamarca. La densificación por desplazamiento lateral es siempre menor que la de desplazamiento frontal. Alemania y Malasia.su contenido es preciso extraerla hacia dicho pasillo (figura 88). instalación 169 Figura 85. consiste en colocar una estantería doble faz fija y adosarle a ambos lados otras sencillas. (37) Entre otras marcas. Real Archivo Militar y Archivo del Ministerio de Asuntos Exteriores de Estocolmo (Suecia) y en el depósito en semisótano del Archivo Histórico Nacional. como también en Estados Unidos (40) y (36) Marcas usadas en Francia son:. En algunos archivos de Francia tienen densificación de este tipo (39). El número de pasillos es mayor. fija central con dos adosadas movibles Nacionales de París (Francia) (36).

. En cuanto al sistema llamado giratorio es el menos generalizado.170 El archivo. densa de desplazamiento lateral de una sola Figura 87.-Estantería cuerpo de baldas. En la República Democrática Alemana hay instalaciones que funcionan por carril en el techo. entre 1956 (41) El más usado es el «Compactus». densa de desplazamiento lateral de todo un Alemania (41). Instalación y conservación Figura 86.-Estantería balda. en París. Los primeros estantes de esta clase en Europa los hace Straford para el depósito Louis Philippe de los Archivos Nacionales de Francia.

a modo de puerta. También se han hecho montantes de este tipo para archivos de filmes. Por último citaremos el llamado «Archivo 2.lO metros de altura. que está formado por una especie de inmenso cajón. Considerados en conjunto todos estos sistemas podemos apreciar como regla general que a más densificación corresponde más dificultoso manejo. para techos de 2.Los depósitos por dentro. con un espacio abierto en su parte frontal para poder sacar y meter por allí los documentos. Por eso elegiremos el que sea más conveniente no sólo en cuanto a lo que tenemos que almacenar sino también en cuanto al servicio que haya que prestar con los documentos. Pueden verse de este sistema en los archivos departamentales de CharenteMaritime y Loire (Francia).-Estantería densa con desplazamiento de todo u n cuerpo hacia el pasillo. Es el de más fácil manejo pero necesita pasillos sensiblemente más anchos para permitir el giro y dificulta el servicio al atravesarse en el pasillo. Los cálculos aproximados de densificación previenen que con el sistema frontal sobre carriles en el suelo puede ahorrarse .000». instalación 171 Figura 88. que funciona electrónicamente. Constan de una estantería doble fija y otras dobles (que también pueden ser sencillas) que giran sobre un eje sujeto de techo a suelo. como también en algunos de Estados Unidos. aunque sea no el de acceso sino uno lateral. quedando atravesados parcialmente en el pasillo de la espiga correspondiente (figuras 89-90-9 1). sobre todo. y 1957. Lo citamos a título de posibilidad ya que nos parece de uso complicado y. o cintas grabadas. con escasa aireación (figuras 92-93).

. pág. el 100 por 100. la primera cifra nos parece un tanto optimista. al pasillo o al hueco de la balda.. el 50 por 100. (42) No un 100 por 100. Con el de carriles por poleas desde el techo puede disminuir a un 70 por 100. por su formato o su naturaleza.. No obstante. 1985. en mayor o menor número. Michel. <<Les batiments d’archives . aunque a veces puedan constituir en sí la totalidad del depósito de un archivo. o bien los que por su propia consustancialidad acostumbramos a llamar documentos especiales. VII. .172 El archivo. edic. 31).-Estantería densa de un cuerpo fijo y dos laterales que giran por secciones de baldas. Estos muebles especiales. pág. un 90 por 100 de espacio (42). ya que otras estimaciones la fijan solamente en un 90 por 100. con más frecuencia. cuando son excepción. pueden colocarse en cualquier rincón del depósito general.y. según Durye. . un 30 por 100. ya que siempre es necesario por lo menos un pasillo y. no quedarían bien acondicionados en las estanterías descritas. muebles especiales para guardar documentos que. como pretenden algunos. y en el de anaqueles giratorios. da las siguientes cifras de ahorro de espacio. en el de una unidad fija y dos adosadas movibles. con arreglo al sistema de densificación: En el clásico de un solo pasillo para un elevado número de unidades. dos. «Amenagement et construction de batiments aux Archives Nationales de France de 1948 a 1962>> (Archivum. Tales por ejemplo los libros-documento o los documentos sueltos que superan ostensiblemente el tamaño de folio sin atenerse a ninguna normalización. 51. los giratorios sólo ahorran un 30 a 40 por 100 de espacio (43). Instalación y conservación Figura 89. por Último. 1957. Los de deslizamiento lateral. vienen a ganar un 50 por 100. El total de ganancia de espacio en los Archivos Nacionales de Francia se ha calculado en un 75 por 100. LOS ARCHIVADORES En todo depósito de archivo hacen falta. (43) Duchein.

-Apertura de las adosadas como puertas.-Apertura de las adosadas girando sobre un eje que las deja atravesadas en el pasillo. Instalación 173 Figura 90. Figura 91 . .Los depósitos por dentro.

El Único inconveniente es que se pierde mucho espacio. las bandas magnéticas. sea cual sea su procedencia de serie o sección a que pertenecen. plomo o lacre. los clichés de vidrio o celulosa. puesto que deben ser diáfanas. En cada lugar de origen figurará una nota diciendo el lugar de la estantería especial en que están archivados y a su vez cada documento tendrá anotada su procedencia. Instalación y conservación Figura 92. árboles genealógicos u otros semejantes. diapositivas y postales. los documentos gráficos tales como planos. . Pero también se fabrican estanterías especiales de gran fondo y buena resistencia en las que pueden archivarse todos los documentos de estas características. dibujos. los discos. esquemas. filmes. deben ir protegidos por una carpeta de cartón adecuada a su tamaño (44). generalmente medievales. (44) En esta forma se guardan muchos documentos de la Sección de Diversos del Archivo Histórico Nacional de Madrid (España). los documentos con sello pendiente de cera. anverso y reverso del mismo nivel. mapas.70 metros y la menor la mitad. La archivación de documentos de formato superior al normal puede tener una fácil solución colocándolos en las estanterías corrientes ocupando las dos baldas. denso con funcionamiento electrónico para Pueden considerarse como documentos especiales. a efectos de archivación: los pergaminos.-Archivo consulta. microfilmes y filminas.88/0. sean o no gráficos. las fotografías.174 El archivo. Los tamaños son: la mayor 0. Si se trata de documentos sueltos.

Los depósitos por dentro.. del siglo XI del Archivo Histórico Nacional de Madrid (España). . A veces cosidos varios trozos para un solo documento.-Espacio central por donde se puede consultar el contenido del archivo denso de funcionamiento electrónico. aprovechada al máximo. de modo que el documento no se vea oprimido. Instalación 175 Figura 93. Son de formato irregular generalmente sólo los medievales ya que tratan de aprovechar al máximo los trozos de pergamino ( 4 9 . aunque suele ser de imitación. pero siguen usándose por mucho tiempo para los documentos a los que se quiere dar cierta solemnidad (46). sino que éste es a veces de contorno totalmente irregular. o con salientes y entrantes originados por los bordes de la piel. como el cartulario de Obarra. otras. (46) Todavía perdura su prestigio siendo frecuente ofrecer en homenajes un <<pergamino. A partir de la (45) Los medievales no sólo son de cualquier tamaño. con sus cuatro lados desiguales. a) Archivadores de pergaminos Aunque pueden guardarse en carpetas en la forma que se ha indicado es mejor tenerlos en archivadores especiales. Con frecuencia un solo tipo de mueble puede servir para distintos tipos de documentos especiales. doblado o quede en condiciones de manejo que implique un riesgo para su integridad física. documentos distintos cosidos juntos formando una larga tira que se arrolla en un núcleo de madera. El principio que nos lleva a la necesidad de utilizar sistemas de archivación especial para los documentos especiales es el de que nunca debe forzarse un documento para archivarlo sino adaptar el archivador a las necesidades de aquél.

También pueden ir en archivadores de cajones como los indicados para planos o documentos gráficos.95 de ancho. es que se desperdicia mucho espacio. Las baldas de estos armarios deben de tener entre sí solamente el espacio suficiente para colocar en cada una un grupo de 18 a 25 unidades documentales grandes como máximo o el doble si son pequeñas. . así como los del espacio que hay que dejar de margen entre carpeta y balda para poder manejarlos holgadamente. enrollados o doblados. Instalación y conservación época de los Reyes Católicos lo corriente es que dejen el formato de múltiples dobleces o rollo y los tamaños arbitrarios para adquirir el de cuadernillo de proporciones análogas a los documentos en papel. Luego se pasó a su cosido o encuadernado. lo que acarreaba el destrozo de los de cera y el desgajamiento del documento de los de plomo. pero esto constituyó un grave error porque dificultaba su lectura y obligaba a manejar todos para consultar sólo uno. metidos en cajas de madera o en armarios.176 El archivo. Las primeras irían colocadas en una carpeta grande que ocupe toda la balda y las segundas en dos carpetas de la mitad de tamaño de la balda. colocados sobre 18 baldas. permiten la aireación necesaria. en las puertas del armario. tanto en estos armarios como en cualquier mueble de este sistema. con lo que podían archivarse como libros. y en cada uno de ellos. una vez que se ha procedido a su planchado o extendido. pueden acomodarse entre 360 pergaminos grandes y 720 pequeños. Por todas estas razones es recomendable el uso para ellos de armarios especiales para archivación horizontal. con 20 unidades por carpeta término medio. tienen 1. incluso en legajos en las propias estanterías. Unas ranuras oblicuas. con carpetas como las descritas. Pronto se trató de protegerlos pues aunque algunos de cera aparecían metidos en pequeñas bolsas de trapo o de pergamino. para documentos con sello o para documentos gráficos. Al multiplicarse el número de baldas se multiplican los centímetros de espacio no Útil.55 de fondo y 0. b) Archivadores para documentos con seIIo Los documentos con sello pendiente comenzaron guardándose en los mismos legajos que los demás documentos. Igualmente dificulta su lectura conservarlos enrollados o doblados. con el consiguiente constante deterioro. En el Archivo de Siena (Italia) tenían un armario de madera con departamentos en los que guardaban 58. esto no era suficiente.000 pergaminos. El único inconveniente que tiene el sistema de archivación horizontal. aún peor esto último porque por los dobleces se ha perdido la tinta en muchas ocasiones. La manera de guardarlos en los viejos archivos era conservarlos tal como venían. cuando su tamaño lo permitía. colocadas una al lado de la otra. Los armarios utilizados para los pergaminos de la sección de Clero regular y secular del Archivo Histórico Nacional de Madrid.30 de alto por 0. a modo de persianas.

En todo caso el documento no debe quedar nunca fijo al cartón con imposibilidad de extraerlo. pero esto. que en nada les favorece. cuando no totalmente imposible. pág. en evitación de lo cual se aconsejó coser los sobres a diversas alturas a partir de la base. aunque se hiciera sin presionar el doblez. Otra solución fue colocar los sobres en posición vertical en archivadores de cajón. . Para su total protección deben llevar una cubierta de papel fuerte. sólo puede hacerse cuando el tamaño del documento lo permite. recoge esta noticia que fue presentada en el VI11 Congreso Internacional de Archivos. 8. que es su mayor peligro. lo que aconsejó guardarlos aparte. sujeta al cartón por su lateral izquierdo. aunque también son sensibles a la humedad y al calor. También hubo un momento en que pareció que los armarios de carpetas suspendidas con las hamacas del tamaño propio para radiografías podía ser un buen sistema pero pronto se vio que en muchos casos no cabían tampoco y era preciso doblar el documento. Instalación 177 Aunque los de plomo no necesitan más precaución que protegerlos de la humedad. donde se metía el sello. La solución de meterlos en cajas es siempre problemática. en caso de que la perforación no fuera total. que absorbe la poca grasa que les queda por lo que se ha desaconsejado. los de cera son muy delicados.Los depósitos por dentro. o cuando era de plomo un hueco recortado para mantenerlo en él sujeto por delante con unas tiras de acetato de celulosa que le impedían desplazarse pero permitían sacar el sello para examinar su reverso. sobre todo si está reseca por haberlos guardado entre algodón. bolsitas de polietileno o acolchados. como si se ponen dentro de sobre. lo que encima de suponer una manipulación fastidiosa nos parece de resultado dudoso. en su trabajo citado. pero los sellos se amontonaban en el fondo. De todos modos su archivación conjunta con los documentos convencionales se veía dificultada. si era de cera. para archivación horizontal (47) Carmen Crespo. En algunos archivos holandeses se inició con carácter experimental la utilización para documentos con sello pendiente de fundas de plástico suspendidas. Ello les hace más quebradizos. Duchein recomienda protegerlos con cartón ondulado si se van a colocar en cajas individuales. Los procedimientos de protección han sido varios: saquitos de papel de seda Japón con perforaciones para aireación. se pensó en montarlos sobre un cartón que llevaba en su parte inferior una cajita de cartulina o cartón fino. sujetando el sello para que no cuelgue con tiras de plástico. pero no nos parece nada aconsejable por la falta de transpiración al estar encerrados en plástico (47). La solución nos parece mucho más sencilla: suprimir la archivación vertical. Como estos sistemas dejaban sin resolver el problema de la posibilidad de desprenderse del documento por cualquier eventualidad. Si metidos en sobres del tamaño que sea los colocamos en muebles metálicos de gavetas o cajones de escasa altura.

que queda reservado para casos excepcionales. por cuyo motivo. ni con sobre ni sin él. Las gavetas o cajones. dibujos. habremos solucionado todos los inconvenientes de una sola vez. pero igualmente decimos que es mejor tenerlos en muebles especiales. etc. necesarias cuando se utilizan armarios. En este tipo de archivadores se estima que proporcionan la suficiente aireación las múltiples ranuras de los cajones y sus carriles. ya que. lo mismo que se dijo de los pergaminos. llevan en la parte interior delantera de cada gaveta una . Instalación y conservación de documentos gráficos. a ser posible. aunque es cierto que este tipo de archivación horizontal dificulta su manejo por tener que sacar los de encima cada vez que se necesita sacar o meter alguno de abajo. vienen de origen metidos en una cajita de madera. En éstos con más razón debemos evitar los dobles ya que por ellos se rompen indefectiblemente haciendo precisa su restauración. que en este caso eran unidades de madera contrachapada. También puede servir para los documentos cuyo formato excede a las medidas del folio que llevan sello de placa. Ofrecen la mayor comodidad para el documento. deslizables para facilitar su manejo. Este inconveniente queda obviado si podemos tenerlos pasados a ficha de ventana o microfilm con objeto de que el investigador se sirva de estas copias en sustitución del manejo del original. los que. c) Archivadores de mapas. Una carpetilla de papel fuerte suele ser suficiente para proteger el documento y aun si su consistencia es grande puede prescindirse de ella. con deslizamiento por rodamiento a bolas. salvo si se conservan doblados. Fue adoptado en 1952 por el Servicio Geográfico del Ejército (España). Uno de los primeros intentos que conocemos de archivación de planos en armarios metálicos es el realizado a base de anaqueles. También estos documentos pueden guardarse en carpetas en las estanterías. nunca deben guardarse doblados o enrollados. como los ya descritos en la primera parte (figura 21). están pensadas para prescindir de las carpetas de cartón. Para evitar que al sacar el cajón pueda engancharse por arriba y dañarse alguno de los documentos que se hayan ahuecado. Este tipo de archivación conviene también para los documentos con sello pendiente de lacre.178 El archivo. Como en toda archivación horizontal se desperdiciamucho espaciopero creemos que compensa. por su mayor fragilidad. Depende de que esté entelado o de que su materia base sea cartulina delgada. además de su comodidad de manejo. De aquello se ha pasado a utilizar archivadores metálicos semejantes a los que acabamos de describir para documentos con sello. Los de documentos de tamaño folio o menor pueden guardarse en cajas de cartón ondulado para protegerlos de roturas. planos. pueden dejarse en las cajas de los demás documentos. cosa totalmente desaconsejable. sobre todo para planos gruesos y dibujos antiguos. colocando en cada anaquel dos unidades de conservación.

se guardaban así todos sus documentos que en el <<Art gráficos. cuya tapa superior se levanta para sacarlos. apoyada sobre los documentos asegura que éstos permanecen a la altura debida. Hay otro tipo de muebles para guardar esta clase de documentos que responden al sistema de archivación vertical. mapas. En principio pareció una solución pero hoy es un sistema totalmente rebasado por incómodo de manejar y dudamos un tanto de que la presión no llegue a dañar los documentos (48). celebrada en 1964. (49) Podemos citar el sistema «Pohlsroder>>. B. semejante a los descritos para archivo de uso inmediato. Instalacidn 179 Figura 94. dibujos.. C. abierta por uno o dos de sus lados. provisto de una barra de la que cuelgan unas grandes bolsas de papel fuerte. que llevan en su parte superior un gancho que resbala y se apoya en la barra. solapa metálica articulada que. dentro de un mueble. Poco recomendable.Los depósitos por dentro.-Archivación vertical de planos sujetos a presión por muelles. . (49). y que su formato es lo suficientemente grande y proporcionado para meter en ellas cierto número de planos. Son bolsas que cierran con unos broches automáticos por su lateral más largo vertical. en Jamestown (New York). Algo más racional nos parece el que consiste en un armazón metálico. dentro de un mueble de formato adecuado. Su manejo es semejante al que se (48) En la reunión anual de la Sociedad Raleing. etc. Quizá el más antiguo sea el que está basado en mantener la verticalidad de los documentos por presión de unos muelles (figura 94). Se fabrican en varios tamaños. Ubrich aseguró Metal Inc.

Nos referimos principalmente a los que funcionan por sistema de pinzas o perforaciones. o el sistema más barato de meterlos en carpetas de cartón de tamaño adecuado para colocarlos en estanterías en la misma posición. mientras que las muy grandes necesitarán archivadores adecuados a su tamaño o de los especiales de gavetas como los de mapas. generalmente más débil. d) Archivadores de postales. Los de tamaño normal. ya que es el único viable por el formato totalmente variable de los documentos. estampas y carteles En muchos archivos todavía no se les ha dado categoría de testimonio histórico. planos y dibujos. cuando el depósito de archivo lo es enteramente de documentos gráficos y el espacio escaso. no obstante lo cual tienen el mismo valor que cualquier otro documento gráfico. Su manejo. pueden guardarse en archivadores de cajón semejantes a los de fichas. insistimos. han sido muy poco considerados hasta ahora como testimonio. si son postales. La bolsa debe ser lo bastante fuerte para que aún conteniendo pocos documentos no pierdan éstos su verticalidad doblándose hacia abajo. irán mejor metidas en sobres antes de archivarlas. Las muy pequeñas será conveniente meterlas previamente en sobres. sean sueltas o formando fuelle. puede aplicarse cualquier modalidad de archivación densa de desplazamiento frontal. sino de una serie de barras y bolsas para instalar en un gran depósito. Instalación y conservación describió para el mismo tipo de archivación en archivo de uso inmediato. es más complicado que el archivador de cajones y el roce que puedan sufrir los documentos al sacarlos o meterlos acaso sea mayor que en el caso anterior. Los otros sistemas conocidos de archivación vertical ya descritos para uso inmediato suponen una previa manipulación del documento. dada su variación de tamaños y calidad del material. No obstante. También evitaremos en la medida de lo posible guardarlos en forma de rollo. por tanto. Por el riesgo que puede producir su manipulación nos inclinamos por desaconsejar su uso para archivo depósito. Incluimos en este concepto trípticos e incluso hojas sueltas de . e) Archivadores de folletos con información gráfica Como los anteriores.180 El archivo. la archivación horizontal en muebles de gaveta o bandejas. extenderla sobre una superficie plana y sólo entonces proceder a desabrocharla para extraer su contenido. nos parece lo más acertado para la buena conservación de esta clase de documentos. lo que puede significar un riesgo para los más valiosos y antiguos. Sólo puede ofrecer la ventaja de ser más económico y poder archivar más unidades en menos espacio. Sólo varía el hecho de que aquí no se trata de un armario. Las estampas. Pero. Para consultar cualquiera de los documentos es preciso descolgar la bolsa.

lo que facilita su localización sin necesidad de más referencia. Algunos de ellos. dado que la ficha catalográfica supone un uso más continuo y más rápido que la ficha-documento. La diferente finalidad de unas u otras puede influir en la elección del mueble y su sistema de funcionamiento. Esto Último permite que los cajones sean de menos profundidad pero supone también la pérdida de tantas veces los centímetros necesarios de holgura para mover las fichas cuantos sean los compartimentos en que se ha dividido el largo del cajón. a partir de poco más del suelo. tomar sus notas allí mismo. son bastante incómodos de manejar en sus filas más bajas. es decir. colocados sobre patas. Pensando en ello se ideó el sistema de muebles con cajones rotativos de selección manual y luego automática. de pie o sentada. naturalmente. Posiblemente será lo más cómodo meterlos en cajas. no con una secuencia fija para todos los documentos. Si el fichero . como las fichas-documento. f ) Archivadores de fichas Las fichas catalográficas de archivo. aquellos en que las baldas rotan sin perder la horizontalidad llevando sobre ellas los pequeños cajones desplazables. quedan cortados por la necesidad de irlos estanteando según van entrando a lo largo de períodos de tiempo que pueden variar desde un año a bastante máas. que ya hemos descrito al tratar del archivo de uso inmediato. Sin embargo las fichas catalográficas no podemos archivarlas por otro sistema aunque si pueden hacerse dos modificaciones: que los cajones empiecen a una altura adecuada. pedestal o incluso mesa. Tienen los inconvenientes propios de este tipo de archivación. Instalación 181 propaganda. Las más antiguas muchas veces todavía no han pasado a los archivos depósito. que la utilización de uno de los cajones bloquea el uso de los restantes de la misma fila y que cuando están sacados para efectuar una consulta ocupan mucho espacio de desplazamiento. La ficha catalográfica es de escaso uso en archivo inmediato porque en él la archivación se hace.000 fichas) o verdaderas torres de archivo para millones de fichas. y que las fichas estén colocadas lateralmente en compartimentos del cajón. Estos ficheros rotativos pueden rotar en círculo o en elipse (de abajo arriba) según sean de capacidad mediana (unas 30. o grupos. pero en el archivo depósito las series. en vez de estar en forma frontal a todo lo largo del mismo. sino clasificándolos con arreglo a los grupos establecidos. Sus archivadores son bien conocidos. Todos ellos cuentan con una especie de consola de apoyo para que la persona que consulta pueda. dentro de carpetillas separadoras.Los depósitos por dentro. La acumulación de ingentes cantidades hace de todo punto necesaria la ficha catalográfica. Los que nos interesan son. no están normalizadas. Estas últimas son escasas en fondos anteriores a la mitad del siglo actual pero ya van pasando a los archivos y aumentará su número en adelante puesto que las Administraciones reseñan en fichas muchos datos que antes sólo constaban en documentos convencionales o en libros-documento.

lo que permite la archivación de 2. Estas plataformas pueden desplazarse hacia adelante para facilitar la consulta y. .». aunque por ser poca todavía su cantidad suelen compartir el espacio con otras unidades de conservación. Para guardarlos solían utilizar unas (50) Son bastante conocidos.Halcom. en primera fase de uso. ya no lo es tanto en un archivo depósito. a utilizarse el microfilm en los servicios de archivo depósito los aparatos lectores eran lentos. Su aprovechamiento es mucho menor y su concepción ya un tanto anticuada (5 1). Por otra parte no se había llegado a pensar siquiera en la realización de un programa de amplias dimensiones y lo corriente era que sólo se filmasen documentos esporádicamente. En cualquiera de los casos los rollos se cortaban en bandas. g) Archivadores de microfilm Cuando comenzó. Como en el caso anterior también puede aplicarse a los archivadores de estas fichas la archivación densa. También hemos visto un sistema de plataformas de discos que giran sobre un eje. en cuyas plataformas van colocados los pequeños cajones de fichas del borde hacia adentro.así como el <<Diebold de este tipo los viene fabricando la casa . En estanterías densas de desplazamiento frontal pueden coexistir documentos convencionales con bandejas para documentos gráficos y cajones para fichasdocumento. tímidamente. a peticjón de algún investigador o por necesidades del propio archivo. extracción de alguno de los pequeños cajones-fichero. Los tamaños son muy variables: los hay desde tres metros lineales de capacidad de archivación hasta 1. que si bien puede ser muy activo en archivos de tipo administrativo.182 El archivo.000 a 12. en Rio de Janeiro. (51) Están en uso en el Archivo Nacional de Brasil. numerados al margen... cuya casa Power. Instalación y conservación tiene cierta extensión en sentido horizontal la silla de la persona que lo sirve debe ser desplazable por rodamiento a bolas para facilitar la localización a cualquier distancia. S . A. Archivadores ha fabricado también el &electron» y el <<Kele. por lo que los rollos grandes ofrecían inconvenientes para localizar un fotograma. y se guardaban en unos sobres especiales alargados provistos de dobleces o tiras superpuestas escalonadas en cuyos huecos se metían las bandas hasta completar el documento copiado.Rolling Contablex. Otras veces eran sobres transparentes o sobres abiertos por arriba pegados a una cartulina. en su caso.900 metros lineales.000 fichas (50). que no solían pasar de seis fotogramas. Esto hace que si bien son recomendables los archivadores rotativos para la ficha catalográfioano sean necesarios y aun acaso resulten superfluospara la fichadocumento. En cuanto a las fichas-documento su instalación depende de la frecuencia de su uso. Los modelos antiguos son el ..

En evitación de este inconveniente se probó a enrollar cinco o seis tiras diferentes. con notable desperdicio de espacio por su desplazamiento frontal y visibilidad superior. pero provistas de celdillas en vez de ranuras. cuando empezó a usarse como archivo de complemento o de seguridad. Llegó el momento en que los aparatos lectores se fueron perfeccionando en tal manera que la localización de un fotograma dentro de un rollo de 30 metros no ofrece mayor dificultad. podían ser éstas colocadas dentro de cajas semejantes a las anteriormente descritas. como ya se ha dicho. que adquiere el investigador para su uso privado. El sistema llegó a resultar caro de mantener por necesitar muchas cajitas y muchos archivadores. .Los depósitos por dentro. que quedaban en posición vertical (52). en la que se anotaba el contenido y número de orden. en que se anotaba la señalización.sujeta a su vez por una goma. que quedaban así transformados en archivadores de microflim. El enorme incremento de la práctica de microfilmación de fondos de (52) El -Microstrip». o una pequeña serie de documentos. estimando conveniente soldar las diversas tiras en una sola para su más fácil manejo. en un núcleo de plástico. instalación 183 cajas con ranuras laterales en las que se introducía cada sobre o cada cartulina. lo que la hace desaconsejable. El sistema de cajas fue el mismo pero ahora pueden archivarse en posición vertical en cualquier estantería de pocos centímetros de fondo con una perfecta visibilidad de la señalización de su contenido. Sin embargo la goma se seca y descompone con el tiempo. de la casa Kodak. no para archivos depósito. bien sean éstas por encargo. al ser sus vueltas muy pequeñas. que los filmes cogieran demasiada forma. Naturalmente que en las nuevas microfilmaciones se conservan los rollos sin fraccionar. para canje. estaba pensado para archivos de secretaría. Sólo se fraccionan los fotogramas del documento. a dos cajas por ancho del-cajón. que al ser desenrollados se retorcían en forma de tirabuzón o bucle ocasionando gran dificultad y un enorme roce para volverlos a su forma primera a la hora de guardarlos. Metidos en pequeñas cajas redondas de baquelita o cualquier otra materia plástica. o conjunto de documentos. y aunque se aconsejó que cada vez que se usasen se enrollaran en sentido contrario al que tenían antes. El total iba dentro de una caja redonda de plástico transparente y ésta a su vez metida en una caja cuadrada de cartón ligero. impresa y armable. colocándola después verticalmente en el cajón de un archivador de fichas. para tiras de 33 centímetros de largo y 16 milímetros de ancho. cuya suma de inconvenientes ya conocemos. una sobre otra. la realidad es que su escaso uso daba poco lugar a poner en práctica tal medida. Posteriormente se pasó a conservar los rollos sin cortar. conteniendo la totalidad de un documento. de un mismo rollo. Se sujetaban en su parte exterior por una tira de papel. También se aplicaba el sistema de celdillas al interior de cajones de archivadores de fichas. microfilm de complemento para archivo de seguridad o para edición de textos. pero el uso vino a demostrar lo desacertado de esta medida ya que la utilización de uno sólo suponía el manejo de todos. Por otra parte los pequeños rollos ocasionaban.

por término medio. colocados en batería uno al lado del otro de forma que para usarlos es preciso tirar hacia afuera de un asa que lo desplaza en deslizamiento lateral hacia el pasillo de acceso (figura 95). pero aún más se empezó a experimentar con el film de 16 milímetros que da una buena nitidez para un doble folio en un solo fotograma. tales como expedientes administrativos y otros semejantes. Buscando el máximo aprovechamiento del espacio de cada fotograma se pasó del rollo con perforaciones laterales al rollo sin perforaciones. de las de depósito para papel.184 El archivo. de varios centímetros de fondo cada lateral. independientes. Sometidos a procesos artificiales de envejecimiento se ha comprobado que resisten más que el papel. que realiza el arrastre por presión. en uno de los depósitos. La archivación de estos nuevos rollos. en Alcalá de Henares (Madrid). ofrece grandes posibilidades para documentos de factura más reciente. (53) Por este sistema están guardados los rollos del «Archivo de Seguridad. La archivación de estas «cassettes» lógicamente no ofrece ningún problema: pueden guardarse en el mismo tipo de muebles que los rollos. fueron convertidos en muebles para archivar microfilmes y microfichas. requirió enrollarlos en núcleos de plástico provistos de chapas laterales redondas para impedir que se desarmasen. hoy utilizados cada vez más por el ahorro que suponen. pero también dieron lugar a las <cassettes»que constituyen en sí el envase más apropiado. El fabricante creyó oportuno que las pequeñas baldas conservasen una ligera inclinación hacia adentro para evitar la caída de los objetos al realizar el impulso de abrir pero aplicado a cajas de microfilme no parece necesaria esta precaución ya que se mantienen en su sitio sin desplazarse. así como para archivo de seguridad. el uso de microfichas tiene poca aplicación para archivos de fondos históricos antiguos aunque. Las microfichas son también de gran utilidad para la formación del «archivo de seguridad. Se trata de estantes de doble faz. . Su colocación es comodísima y su seguridad de conservación perfecta. pudiendo cerrarse con llave (53). del Archivo General de la Administración. Finalmente. Así fue como muebles que la industria pensó en principio para almacén de productos farmacéuticos u objetos de pequeño tamaño. de los fondos más valiosos. de los archivos españoles. Seguían sin ofrecer problemas a la hora de archivar siempre que se metiesen dentro de cajas cuadradas. Instalación y conservación archivo depósito ha llevado a buscar la solución de una archivación densa a la vez que adecuada por su seguridad. Pueden guardarse en muebles metálicos de cajones como los ya descritos o bien en el mismo mueble de archivación densa que se ha indicado para los rollos de microfilm. Pasando automáticamente de una a otra al usarse quedan perfectamente protegidas de roce y polvo y por tanto en mejores condiciones de conservación. como ya se dijo. En cuanto a las condiciones ambientales del depósito pueden ser las mismas.

Los filmes. celebrado en Moscú. Director de los archivos fotográficos.Los depósitos por dentro. depósitos especiales . conservación y servicio que deben prestar. siendo así que historia es todo. y problemas que plantean desde el punto de vista de su archivado. fueron los archivistas ocupándose de estos documentos al no poder soslayar su presencia. pero tímidamente. se dedicó enteramente a ellos. El informe presentado por W.-ArchivaciÓn densa de microformasen estantes extraíbles. como las fotografías. Instalación 185 Figura 95. De entonces hasta ahora en la Europa Occidental se han ido creando secciones. del mismo modo que un simple trozo partido de cerámica es también arqueología. hasta llegar al año 1972 en que el VI1 Congreso Internacional de Archivos. Repetida. o constituyendo secciones especiales en los tradicionales archivos de los documentos escritos. h) Archivadores de jilmes Aquí es donde comienzan a surgir los problemas que ha planteado a los archiveros profesionales la entrada en sus depósitos de las nuevas formas de expresión a las que con anterioridad se daba poco valor histórico. fue un aldabonazo a las costumbres dormidas de los continuistas. por su gran interés para la historia de la Revolución de Octubre. sólo que su mayor antigüedad les ha ido allanando el camino para poder reposar dignamente bien en depósitos especiales dedicados sólo a ellos. fueron el inicio de los documentos que han dado en llamar audiovisuales. fonográficos y cinematográficos de los Archivos Federales de la República Federal Alemana. Kohte. que empezaron a enterarse de que desde 1926 en la República Soviética rusa se había mandado ingresar en los archivos estatales todos los negativos y positivos fotográficos y cinematográficos.

(55) . Ya se describió (54) Los hizo la casa Straford. que se abre y se cierra como una abrazadora sujetando la caja en todo su perímetro. Así las cosas la archivación de filmes ha sido muy pocas veces planteada en los archivos tradicionales por ser escasos todavía los documentos de este tipo que van a parar a los mismos. Véase fig. Por esta razón se tratan aquí sus problemas de archivación. juicio que no se le ocurriría a nadie alegar respecto a cualquier otro tipo de documentos. por otra parte. como todo lo especial. pero si constituye un informe. Hay un sistema que ya conocemos.de materia plástica. Si su contenido es puramente literario o de ficción será materia afín a una biblioteca. Pero esto. Se trata de un aro -los hay de dos tamaños por lo menos. También se dio la misma idea de fabricar unas estanterías con baldas especiales. pero sí se ha ofrecido como problema a resolver en toda su dimensión en depósitos de entidades. rebajada en su nivel en la parte central (54). centros u organizaciones que trabajan en la producción de filmes de corta y larga duración. Los alegatos sobre si son materia de biblioteca o de archivo son totalmente absurdos en cuanto a que se intenta definirlos por la materia-base sobre que están impresos los testimonios.186 El archivo. Recientemente la casa Kodak ha recomendado una serie de medidas de tipo técnico (55). dueños y señores de guardar o destruir tan valiosos documentos. sin llegar a dejarla deslizarse hacia abajo. los que. Así los hemos visto en filmotecas y emisoras de televisión. pero suelen todavía ser las casas productoras las que los retienen en sus propios archivos. . agravado por el mayor tamaño de los mismos. es indudablemente material de archivo. En España tenemos un sistema mixto: parte es retenido por la entidad productora y parte pasa a la Filmoteca Nacional. actúan a modo de los sujetalibros. pero en este caso no eran sólo con las baldas inclinadas hacia adentro sino en forma de cubeta. con contenido de 60 a 120 metros. un testimonio. En el caso de los filmes se presenta el mismo problema que vimos en los microfilmes al traer su envase de origen redondo. Viene a ser un trasunto de la idea de archivación suspendida utilizada para planos o para documentación de uso corriente. de Forjas de Estrasburgo. Fue pensado para cintas de grabación magnética pero puede aplicarse a filmes. una noticia. cuando la balda no está llena del todo. Con todo necesitaba una especie de pesas redondas que colocadas en los laterales de la fila.Kodak Storage Envelope for Proceessedph. La solución primera fue colocarlos sobre dos barras paralelas lo suficientemente separadas para que la caja entre en ellas. con barras más separadas para filmes largos y más juntas para filmes cortos. son iguales para ambos casos ya que es su naturaleza y forma los que van a dar la pauta para su resolución. 36. y no por su contenido. resulta caro por lo que posiblemente el recurso de meterlas en cajas cuadradas de cartón y archivarlas en estantes normales o estantes de armarios es mucho más económico. que sería bastante aceptable. Instalación y conservación u organizaciones.

aunque siempre se ganará espacio si lo hacemos por tamaños uniformes. formar cuadernos de anillas que se archivan como libros después de metidos en una funda de cartón de tipo petaca para mantener sus hojas juntas. Sobre ello. Si el soporte colectivo es lo suficientemente rígido pueden colocarse muebles metálicos de cajones. Si se tienen rollos antiguos de material inflamable es preciso contar con un depósito especial de muros refractarios y puertas de acceso cortafuegos de doble resistencia para impedir que. Otras veces vienen montadas en hojas de cartulina o plástico. (56) <<Data-Ring. apoyándose una vuelta sobre la otra. Habría que comprobar si el riesgo es auténtico y si compensa la pérdida de espacio que comporta este tipo de archivación. Pensemos si será bueno tenerlo así. y . El sistema depende de la casa productora pero puede también hacerse según las necesidades del archivo (57). metido en una caja de cartulina fuerte cuadrada. En el mismo cierre lleva un espacio apto para anotar su señalización (56). ya que esto cuesta bastante caro. o. (57) Podemos citar el 4af-T-Stor tm». Finalmente una duda razonable: si los documentos audiovisuales deben archivarse de modo que la grabación sufra el menor roce posible. i) Archivadores de diapositivas Todavía no llega este tipo de documentos a constituir un verdadero problema. De todas maneras recordemos lo que se dijo: cualquier envase redondo. pero conviene buscar soluciones antes de que se produzca. si su envase es de cartón deberá éste ser neutro y si es metálico inoxidable (58). lo que permite que las barras estén a la justa distancia necesaria unas de otras. 57. sin dejar huecos desaprovechados. . Este sistema tiene la ventaja de que pueden archivarse indistintamente largos y cortometrajes por la naturaleza de su contenido y no por su formato. o sería conveniente un sistema de archivación horizontal en que el posible roce vaya todo sobre los bordes.. de entrar espontáneamente o por alguna causa.Los depósitos por dentro. con carriles en los que se introducen las diapositivas. En muchos sitios las guardan dentro de las mismas cajas comerciales de plástico en que se venden los marcos y éstas a su vez en cajones de archivadores de fichas. Instalación 187 en cuanto a su uso en archivos inmediatos. obra citada. Una advertencia es de todo punto necesaria. (58) Duchein. por medio de una perforación lateral. en combustión. pág. en archivación vertical. en la medida de lo posible.Aro-Dac. Lo recomendable es ir pasando estos viejos filmes a material nuevo. puede archivarse donde se quiera. pueda correrse el fuego al resto del edificio. aconseja transferirlas a <<Cibachrone-. pero para grandes cantidades de archivo depósito puede resultar su precio prohibitivo.

(60) Los principales requisitos físicos y químicos han sido descritos en <<Photography (Proceesing) Processed Films. En caso de fotografías de gran formato pueden archivarse en el mismo tipo de mueble utilizado para documentos gráficos. salvo el caso de los clichés de cristal que. es preferible utilizar hamacas suspendidas de visibilidad lateral. 57. dados los inconvenientes que ya hemos anotado para los muebles de cajones. sino dejar una cierta holgura entre ellos para su más fácil manejo. Enclosures and Containers for Storage. sistemas propios de archivos de uso inmediato. Este tipo de documentos puede archivarse de dos formas: como los documentos clásicos en cajas. para que no atraigan el polvo al manejarlos. los negativos de acetato o poliéster (59) Duchein. si están apoyados. o por el sistema de bolsas colgadas que ya se describieron para documentos gráficos.188 El archivo. quedando protegidos del deterioro al manipularlos con los dedos (59). de papel cristal o poliéster no electrostático. como las utilizadas en los archivos de uso inmediato. Instalación y conservación j) Archivadores de fotografias Como anteriores a los filmes encontraron antes su concepto de material archivable. destinado a recoger. datando la noticia más antigua recogida del año 1908 en que se formó una sección fotográfica en los Archivos Públicos de Canadá. pueden pasar así al archivo depósito. and Paper-Filing. deben descansar sobre una capa de material amortiguador para protegerlos del roce. ANSI. Standard PH 53. En cuanto a condiciones de seguridad. o por sistema vertical en que los sobres se colocan en cajones de tamaño adecuado en muebles metilicos. En cuanto al primer depósito propiamente dicho tenemos que resaltar la creación en Argentina en 1939 del Archivo Gráfico de la Nación. todas las fotografías de carácter oficial. obra citada. Véanse otras normas en la Parte I. 1984. pág. Plates. Si los fondos que recibimos nos han llegado en archivadores de fuelle o en álbumes. . con orden obligatorio. previamente metidos dentro de sobres de papel. ya que con frecuencia la composición de sus hojas puede afectar a la estabilidad de la fotografía (60). si queremos respetar esta modalidad por alguna razón. en cuyo caso. Si están colocados por sistema vertical en compartimentos separadores rígidos no deben concentrar demasiados en un solo espacio ni meterlos apretados. También quedó ya indicada la conveniencia de que los sobres de los clichés sean transparentes. será preciso examinar el material de que están formadas estas unidades para ver si reúnen unas condiciones mínimas de salubridad. ya descritos. De cualquier modo no precisan un mueble especial ni los clichés ni las copias positivas. Sin embargo.. cuando el tamaño lo permite y son de poco uso.

Para filmes.. La grabación sonora en discos como complemento de imágenes ha sido hoy desplazada por la banda magnética. su conservación en centros del Estado ha estado casi siempre a cargo de las bibliotecas. 79-93. En cuanto a los discos fónicos de nuestra época. que ya existía en 1961. También ayuda a la buena conservación la práctica de remover los fondos periódicamente con la frecuencia que sea posible (62). por lo que el grado de humedad del depósito es muy importante. siendo de destacar en este aspecto la existencia de la «Société Francaise de Paléophonien. (61) La «Federación Internacional de Archivos de Films. La novedad de este tipo de documentos es que. -Conservation of Photographs. Si existe instalación de aire acondicionado para controlar la temperatura es preferible no pasar de los 10 grados (61). También hay que proteger estos documentos de insectos y roedores para los que la gelatina y la celulosa que contiene el papel es muy atractiva. pero no convenientes para los documentos. (62) Kodak. núm. así como prevenir la posible formación de hongos. Aestman Kodak Company-Library of Congress Catalog. aunque en sí no es muy dañina. documentales o no. son más dificiles de conservar en buen estado. por datar su existencia de muchos años antes que los otros fotográficos. Hasta hace una veintena de años no se ha despertado su interés por conservarlos y conocerlos. gracias al depósito legal. El agua puede causar graves daños. . estima como temperatura Óptima los cinco grados centígrados para fotografías en color.LOSdepdsitos por dentro. a los depósitos de biblioteca o archivo convencionales por no considerarlos material archivable en su justo valor de testimonio.. Instalación 189 deben ser guardados en archivadores resistentes al fuego. 1985. contra los cuales el sistema de combatirlos es la fumigación. 84. Sin embargo en los archivos estatales se encuentran algunas veces pequeñas cantidades provenientes de organizaciones prescritas que han entregado la totalidad de sus fondos. en su mayor parte. Tanto éstos como los positivos no deben nunca guardarse en cajas de madera. placas y papeles se considera conveniente de un 30 a un 50 por 100 de humedad. con una temperatura que puede oscilar entre los 10 y 21 grados centígrados. 80244. págs. sino en relación con la temperatura. Para la renovación del aire por sistema natural deben abrirse solamente las ventanas protegidas por rejillas finísimas que impidan la entrada de insectos. Hay otros métodos más eficaces. k) Archivadores de discos fónicos Los registros primitivos no han ido a parar. recibiendo la denominación de «Fonotecas». dado que las emulsiones empleadas en ellos son proclives a sufrir alteraciones e incluso llegar a la total destrucción de la imagen.

producidos por casas discográfícas. de baquelita y por tanto rompibles. adecuados a los discos de 45 o de 33 revoluciones. Estos sí requieren mueble especial. vamos a tratar aquí de cómo archivar los discos. (64) Duchein. 58. anteriores a 1950. Los discos antiguos. El principio de que debe evitarse el roce de la grabación está perfectamente conseguido con cualquiera de estas dos modalidades ya que lo que se roza con el uso son los bordes. lo que no ocurriría si los colocamos en posición horizontal. las organizaciones o entidades que los utilizan. sin compartimentos. En una colección particular pueden guardarse los discos en la posición que se quiera y parezca más conveniente pero en un archivo de discos en uso la posición horizontal dañaría gravemente la grabación por roce constante al sacarlos y meterlos. o en depósitos estatales. con capacidad que no debe sobrepasar de ocho a diez discos. 1) Armarios para grabaciones magnéticas Los denominamos armarios desde el primer momento porque dado lo (63) La casa Straford hizo un tipo de casillero especial. conservados por la casa productora. hay quien objeta que por efecto de la verticalidad se alabean los discos y pierden fidelidad de sonido pero esto es antes bien un problema de la mala calidad de la materia-base. pero si son discos adquiridos. De uno u otro modo. obra citada. La archivación de más discos en un solo hueco de casillero ahorra espacio pero perjudica la buena conservación por el roce constante de todos los discos cada vez que se maneja uno solo. lo que nos parece excesivo. pág. Tampoco deben estar apretados ni tener demasiada holgura por lo que hay que cuidar que las dimensiones de cada casillero no sobrepasen las necesarias. . que como ya se dijo los mantienen en posición vertical. Una solución muy económica es meter los discos con su funda de origen en fundas de cartón semejantes a las usadas para mantener juntas las hojas de carpetas de anillas de diapositivas. Suelen ser de dos tamaños. con personalidad propia sigue su producción imparable. En ellos la resolución del contenido redondo en un envase cuadrado viene ya dada. Tradicionalmente se han guardado en casilleros. Instalación y conservación pero el disco. musical o no. Es aconsejable que el plano sobre el que se apoyan no sea duro sino que esté amortiguado el roce por una capa de fieltro o plástico mullido (63).190 El archivo. deben ser protegidos muy especialmente (64). aconseja. meterlos en bolsas de papel cristal y luego en otra de cartulina. Sin embargo.nos encontraríamos con tres bolsas: la de origen. la de papel cristal y la de cartulina. tanto para éstos como para los microsurcos. lo que permite colocarlos después en cualquier estantería. ya se dijo.

Cuando las grabaciones son en disco puede procederse del mismo modo o guardarlas en archivadores especiales que ocupan muy poco espacio (figura 96). pág. fue ya considerado como documento de archivo en la IX . 8. de discos de grabación magnética de gran delicado de este tipo de grabaciones es conveniente que se guarden a salvo de cualquier posible variación magnética de la atmósfera con cierre hermético. siendo bastantes los que (65) C. Si se archivan en estanterías deben ser éstas de metal desmagnetizado (65). hace referencia también a las de madera. cuando son muy grandes pueden colocarse en posición horizontal. obra citada. Su disposición especial reside en que las bandas están en los armarios dentro de unos separadores de filamento metálico que las mantienen en posición vertical. una al lado de la otra sin que pierdan su estabilidad las que quedan al sacar una para su uso. Instalación 191 Figura 96. . pero ya sabemos los muchos inconvenientes que tienen.Los depósitos por dentro. a una sola fila de cajas por balda. los aros de plástico provistos de un gancho para colgar los rollos de una barra. Crespo. al tratar de los archivadores de uso inmediato.-Archivación tamaño. Pero para llegar a esto ha sido preciso el transcurso de muchos años. El problema de las grabaciones magnéticas. por lo que no hacemos sino recordar las ventajas de este tipo de archivación. No obstante. como ya se dijo en la primera parte.Table Ronde» celebrada en Londres en 1965. tan utilizadas ahora en la gestión de las empresas. Ya hemos descrito.

. pág. 173-179. como se supone que siempre hay que pasar su contenido a documentos convencionales. págs. 186. de Estados Unidos. 169. La representación de Hungría propuso que no se admitiesen en los archivos oficiales si no estaban perfectamente clasificados y con los dispositivos necesarios para su explotación (70). no veían problema en su conservación. (72) Actas citadas. pero la grabación magnética es la forma más utilizada y fidedigna (75). 165. debido a las nuevas formas de reconstruir el pasado por medio de testimonios orales. Tenemos pues que atender ron el mayor interés a la conservación de este (66) Actas publicadas en unión de las de la anterior reunión. 184. (68) Actas citadas. No obstante. alcanzando un gran desenvolvimiento en los años sesenta y continuando en los setenta. donde los periódicos comenzaron ya en el siglo XIX a recoger testimonios orales que luego incluían en sus páginas. pág. Es cierto que la base puede ser de otra naturaleza. estimando su explotación costosa (66). No había más remedio que admitir sus productos plenamente. con un valor de información limitado.192 El archivo. Boston Appleton Centur y.. pág. Instalación y conservación expusieron sus dudas sobre la posibilidad de que llegaran a ser verdaderos documentos desplazando a los tradicionales escritos. (69) Actas citadas. En la comunicación presentada por la URSS se les consideró sólo como documentos de base. puesto que no la consideraban necesaria (68). Pero ya entonces hacía bastantes años que se estaba utilizando este sistema como base para la historia (73). La Sociedad de Archivistas Americanos fue más reflexiva diciendo que si bien en principio se consideraban como documentos efimeros. como escritos estenográficos o mecanográficos sobre papel. 189. se considerase si su contenido tenía algún valor histórico o científico (72). lo que modificaba el problema (69). (67) Actas citadas. los organismos productores tenían la tendencia a su conservación. discos. llegaron a decir que. (74) En España se llamó <<Archivo de la Palabra. pero Yugoslavia fue más cauta aconsejando que. antes de tomar una determinación. microsurcos o los más recientes Videos. (71) Actas citadas. pág. Las grabaciones magnéticas. hasta 1938 puede decirse que no tuvo un planteamiento propiamente dicho con la publicación por Allan Nevis de su <<The Gateway to History. 185.. a pesar de todos los inconvenientes de su conservación. han adquirido hoy una gran importancia en cuanto a su existencia en los archivos como documento histórico. Por su parte los Archivos Reales de Suecia coincidieron en considerarles como meros elementos de información (67) y los Public Records Office. (75) Se conservan viejos fonorregistros. (73) Los antecedentes más antiguos los encontramos en Estados Unidos. Rumania fue del parecer general de que sólo servían como instrumentos de información (71). utilizadas hace pocos años para guardar testimonios fonéticos de personas relevantes (74). pág. pág. (70) Actas citadas.

Las bobinas no deben de tener holgura que las permita removerse y deben ser rebobinadas cada siete a diez años. aunque la banda bien guardada es bastante estable. (76) «Archives. guardando la banda original en diferente sitio. 1986. Por lo general se archivan en las mismas cajas de origen. pero algunos desconfían de su composición recomendando que se pasen a cajas neutras. Es la primera que. París. En cuanto a las condiciones ambientales de los depósitos parece que deben ser un 45 por 100 de humedad. Instalación 193 nuevo tipo de documentos. Programme Générale d’informationet UNISIT Organisationdu Nations Unies pour l’education.Los depósitos por dentro. Asentado el principio de salvaguardarlas de las alteraciones magnéticas. cada vez que se usa se va borrando un poco. por 18 grados centígrados (76). tenemos que tener en cuenta otras circunstancias. Es por esto que deben sacarse por lo menos dos copias para ser consultadas. cuya recogida y formación ha llegado a ser considerada por algunos como labor del propio archivista. histoire orale et tradiction orale: une étude RAMP». I’science et la culture. aparte del riesgo que corre de romperse. como los efectos del polvo y el calor. .

encontrándose los otros formatos. que requieren como hemos visto archivadores también especiales. Nunca se forzará su formato ni se guardará en posición en que pueda recibir deterioro mientras está archivado o cuando se desplaza de su sitio para consulta. (1) Morris Riger. págs. tipo comercial o DIN A-4. cuya finalidad es protegerlos del roce. hasta ahora. en menor cantidad. .. Los problemas se plantean para los otros documentos especiales.Acondicionado de los documentos UNIDADES DE CONSERVACION Los documentos de un archivo depósito no se colocan nunca directamente sobre la estantería o en los archivadores sin haberlos metido previamente en lo que llamamos unidades de conservación. Labeling and Shelving at the National Archives. adecuando a ello su grado de protección. los más corrientes. Aconseja que se considere primero si son documentos de conservación definitiva o sólo temporal. Los documentos escritos en papel tamaño folio o medio folio son. y constituyen todavía una minoría en nuestros depósitos clásicos. El documento debe archivarse de modo que esté «cómodo». Toda unidad de conservación debe ser pensada en función de los documentos que va a guardar y no al revés. la luz o cualquier otro agente que atente a su buena Conservación. sin que esto altere las proporciones de las unidades de conservación. el polvo. Por eso es preciso considerar en cada caso de qué forma lo vamos a guardar y de qué protección debemos dotarlo antes de colocarlo en la estantería o en el mueble correspondiente (1). 417-426. No obstante tenemos que contar con archivos en que la casi totalidad de sus fondos está constituida por este tipo de documentos. «Packing.

se secan y terminan por pegarse al papel rompiéndole. El documento así tratado no tenía apenas protección del roce contra la estantería o con los paquetes contiguos. dificultando su estabilidad y perjudicando a los mismos papeles. siempre presionando por los mismos sitios. la cuerda o cinta. la unidad de conservación. Supone considerar sus documentos tan inútiles a cualquier fin que no hay ningún inconveniente en condenarlos a clausura perpetua cuando menos. Instalación y conservación La conservación de documentos de archivo formando unidades ha venido cambiando a través de los tiempos. entendiendo por «antigua» a partir de la formación de estos grandes depósitos desde fines del siglo XVIII. si floja corría el riesgo de que se desbaratase el paquete y si apretada lo deformaba. a fuerza de atar y desatar. consistía simplemente en una ligera cubierta de papel y una cuerda fina o cinta que los mantenía sujetos en paquetes provisto de una etiqueta pequeña indicativa de su contenido. Hoy están totalmente desechados (2). . y cuando se piensa que los (2) Morris Riger. por no tener donde sujetarse de modo visible.196 El archivo. Cuando se estimaba que los papeles se guardaban con el solo fin de poderlos exhibir si acaso alguna problemática vez eran necesarios. Veamos cuáles son: Paquetes Constituyen la forma más antigua de guardar los documentos en los grandes archivos. ni tampoco del polvo que podía posarse impunemente sobre ellos y meterse por las rendijas de sus maltrechas hojas. etiqueta que. pero una moderada frecuencia de consulta de los mismos daría por resultado que el roce con la estantería al sacarlos y meterlos agravara las roturas y desperfectos de los bordes de los documentos. acabase por producir graves erosiones. Mientras no se hiciera uso del contenido de los paquetes no se producían mayores daños. La versión actual de paquetes de documentos enteramente envueltos con papel de embalaje y etiqueta pegada constituyen la negación absoluta de cuál es la finalidad y función de un archivo. y que la cuerda fina o cinta. con el tiempo se aflojan. Dentro de cada paquete podía haber grupos menores de documentos con sus correspondientes cubiertas de papel con indicación del contenido. obra citada. Pone de manifiesto el hecho de que las cintas de goma que utilizan algunos para sujetar los paquetes. solía quedar colgando de la parte que quedaba al exterior de la estantería. págs. el modo de agruparlos. Por si fuera poco. según ha ido evolucionando el concepto de lo que debe ser un archivo y el servicio que debe prestar. 417-426. Legajos Para evitar los inconvenientes apuntados. pero sobre todo en el siglo XIX.

que va a sustituir a la etiqueta del paquete. La tendencia imperante por mucho tiempo. no bien sujetos por las cuerdas. o «mazos» y «mazitow. Si la archivación se efectúa de plano. Lo que ya resultaba más difícil era mantener en un legajo de tamaño folio documentos de tamaño medio folio. cosa totalmente desaconsejada. de <<atados» y «ataditos». elástico de goma. Si la archivación se efectúa de costado. . uno sobre otro. (5) Esta aspiración de verticalidad es una de las consecuencias de la nefasta influencia ejercida sobre los archivos por mentalidades y técnicas bibliotecarias. lo que unido a estar protegido por una tapa de cuero fuerte con lengüetas y hebillas le da el aspecto de una vieja maleta del siglo pasado. una cierta protección contra la erosión que puedan producir las cuerdas y también contra el roce de la estantería. se empiezan a colocar los documentos entre dos fuertes cartones. lo que facilitaba la . Para evitarlo idearon ponerles solapas de tela pero tras de no proteger enteramente resultan caros por el costo de la mano de obra. que pasa por dos perforaciones. alcanza los 75 centímetros. A veces el buen juicio se imponía y documentos de diferente contenido se metían en un solo legajo en cuyo caso cada grupo estaba atado por cintas estrechas que mantenían unidos los papeles dentro de una carpetilla de papel en que se enunciaba su contenido (4). formado por una larga serie de pliegos cosidos. Por otra parte la existencia de documentos en medio folio al lado de los de folio venía a complicar la difícil ordenación de estas unidades sobre las baldas. Por lo demás creo que todos hemos conocido los inmensos legajos de 30 ó 40 centímetros de fondo. que corrían el riesgo de salirse por los extremos. cinta o. sin tener en cuenta su mayor o menor volumen. montando a veces. que mantiene los documentos aprisionados entre ambos cartones. de mantener formando una unidad de archivación todo lo concerniente a un solo tema. queda la cartela sobre el cartón de la parte de afuera.Acondicionado de los documentos 197 documentos del archivo pueden ser objeto de cierto uso. (4) Esto ha dado lugar a una nomenclatura absurda. si conservamos esta traducción del italiano. dos legajos pequeños o poniendo uno delante de otro por no desaprovechar mucho espacio en la estantería. para el manejo de los cuales se hace de todo punto preciso la ayuda de alguna persona con fuerzas suficientes. daba lugar a monstruos inmanejables por su excesivo tamaño (3) o legajos tan pequeños que se perdían materialmente entre otras unidades mayores de la estantería.caída» de los (3) A este respecto es excepcionalun pleito de la Casa de Osuna. y ya rebasada. entre los que se colocan los documentos. Para colmo de desdichas era frecuente que tales legajos estuvieran archivados en posición vertical (S). sea en posición vertical (como los libros) o lateral (sobre uno de sus lados largos) la cartela queda en el espacio que media entre los dos cartones. quedando en la parte exterior sujeta por la propia cuerda o cinta. Así pues el legajo clásico está constituido por esos dos gruesos cartones. a veces. Con ello se consigue una mayor estabilidad del paquete. aunque el polvo puede seguir penetrando entre los bordes de sus hojas. que se guarda en el Archivo Histórico Nacional de Madrid (España) cuyo lomo. con un tercer cartón estrecho o cartela. provistos de una cuerda. y todavía subsistente en muchos archivos.

en que los cartones. En evitación de ello se pensaron y fabricaron unas unidades híbridas. El sistema tiene para nosotros muchos inconvenientes. Con la adopción del legajo parecía que había quedado resuelto el problema de las unidades de conservación pero el tiempo vino a demostrar que no. entre carpeta y legajo. acarreando además la pérdida de espacio que ya señalamos al tratar de la capacidad de archivación de las estanterías según su número de baldas. Es una solución prohibitiva para grandes cantidades tanto por el coste de los materiales como de la mano de obra que precisa. ni del roce al sacar o meter en la estantería. Son. Después. como en parte de los fondos del antiguo archivo de la extinguida Administración de Marruecos y Colonias (España). ya que su eficacia contra el fuego es muy relativo desde el momento en que son susceptibles de adquirir un alto grado (6) En el Archivo Histórico Nacional de Madrid (España) se guardaban en ellas los pergaminos en el primer cuarto de siglo. carísimas y poco adecuadas cajas. Bibliotecas y Propiedad Intelectual. El Único problema de las cajas consiste en acertar con el material de que está hecha y el tipo de apertura y cierre. de hierro (7) o aluminio (8). (7) En el Archivo de la Audiencia y Tribunal Supremo de Madrid. propuso su utilización la delegación de dicha ciudad. Cajas Pueden archivarse en cualquiera de las tres formas que conocemos: vertical. estaban provistos de unas solapas de tela para tapar enteramente los laterales. No protege los documentos del polvo. de costoso precio. se pasó a fabricar también en metal. cuando se comenzó a desechar la madera para las estanterías sustituyéndolas por metálicas. por ahora. (8) Ya en el I Congreso Iberoamericano de Archivos. pudiendo luego atarse con cintas. las cajas para los documentos cuya preservación se quería garantizar a ultranza. La cuerda termina abarquillando los cartones. aunque sean muy fuertes. lateral u horizontal (figura 97). celebrado en Barcelona (España) en 1952. . La sustitución de la cuerda por cinta puede mejorar algo este punto pero no evita los otros inconvenientes.198 El archivo. Las cajas para documentos se fabricaban a principio de siglo en madera. pesadas. Instalación y conservación documentos pequeños. las unidades de conservación más adecuadas para los documentos clásicos de un archivo depósito. que entra por todo alrededor. Conviene que estén lo bastante llenas para que al colocarlas en la estantería no se doblen los documentos hacia abajo. forrados. sólo para los más valiosos (6). todavía se conservaban algunas. Todavía son muchos los archivos que tienen un cierto número de estas antiestéticas. y rompiéndolos por el punto de roce produciendo unas hendiduras por las cuales la propia cuerda hiere libremente y destroza los documentos que contiene.

76. Debemos rechazar. pero debemos prevenir sobre su posible uso para pequeñas y valiosas cantidades de documentos. de temperatura por recalentamiento. aún teniendo orificios de aireación. Se pasó después al cartón. en el I11 Congreso Internacional de Archivos celebrado en Florencia en 1956. (10) Duchein. de (9) Duchein. pág. las cajas que. tienen una tapa que encaja perfectamente. (12) Las primeras fueron dadas a conocer por el Font-Réaulx del archivo de Vaucluse. 76. Sin embargo no son usuales en depósitos de archivo por su excesivo peso y su excesivo costo.-Los tres sistemas de archivación aplicados a cajas. (1 1) La propuesta citada en la nota 8 se refiere concretamente a cartón prensado muy fuerte recubierto de aluminio. por ser mucho más económica. de Avignon (Francia). permitió utilizar este tipo de unidad de conservación para la totalidad de los documentos. obra citada. no son lo más apropiado para que los documentos tengan un ambiente sano ya que carecen de la suficiente transpiración. pero es de todo punto necesario que permitan la aireación del contenido. Buscando una mayor duración se hicieron cajas con cantoneras de cartón o de cartón metalizado (1 1) y hace pocos años hemos visto surgir también cajas de cartón plastificado o enteramente de materia plástica (polietileno) (12). aunque posiblemente se den en menos proporción. Pensamos que la incidencia que puedan tener los rayos ultravioleta de la luz lunar es prácticamente inapreciable.Acondicionado de los documentos 199 Figura 97. por esta afirmación. imitando libros. obra citada. y en cuanto a la humedad. cuya materia. En cuanto a los hongos hemos podido comprobar su existencia en documentos guardados en cajas.recomienda que sean suficientemente herméticas para que no entre el polvo. dice que les protege también de la luz de la luna y de los hongos. con la ventaja sobre el legajo de protegerlos enteramente del roce. . del polvo y de la luz (9). sin llegar a impedir una normal aireación (10). pág.

Quedémosnos pues con las de cartón pero teniendo muy en cuenta dos cualidades: el grado de acidez del mismo. En algunos archivos (13) utilizan cajas de cartón con las aristas reforzadas por una tira perforada de metal (figura 98). resistencia. siendo mayor el riesgo de destrucción por atmósfera contaminada. El grado de acidez se mide de O a 14. la calidad del cartón y el tipo de caja.200 El archivo. Instalación y conservación Figura 98. pero no grueso. Debe analizarse una muestra antes de encargar las cajas. es la materia más idónea. además de pesar mucho y ocupar más espacio. En todo caso debemos considerar que los papeles actuales son en general muy deficientes de calidad y lo que con papel bueno podría tener poca importancia puede ser grave para la documentación corriente que hoy produce la Administración. No obstante se ha comprobado que lo que no se mete en cajas se acidifica más rápidamente. En principio parecen recomendables las cajas de cartón ondulado pero si contienen documentos de muchos usos se rozan con bastante facilidad.-Cajas de cartón con cantonera metálica de refuerzo. Salvado este problema se nos plantea la elección del tipo de cartón a utilizar. Por bajo de 5 se considera que tiene exceso de acidez y por encima de 9 exceso de alcalinidad. mientras que si es demasiado grueso. agravado en el caso del polietileno por su fácil combustión. bonito aspecto y fácil limpieza. El grado de acidez del cartón es muy importante. limpieza y aspecto más o menos bonito. El cartón demasiado flojo suele tener inconvenientes para mantener la caja sin que se deforme por el peso de los documentos. es caro. Parece que un cartón fuerte y tupido. Existen varios procedimientos para determinarlo. Sin embargo tienen el mismo inconveniente que las de metal de no permitir una buena aireación. ante lo que las demás cualidades. . quedan anuladas. En Estados Unidos (13) Son muy corrientes en los Estados Unidos.

destaca su carestía. aun cuando se meta la mano para evitar que se doblen las esquinas de los papeles antes de llegar al fondo. 76. 2. ya que en los lados entorpecería la colocación en los estantes. Es el más penoso sistema de archivación y el que más deteriora los documentos. en que la caja. Collection. Duchein. Si son de cartón sencillo. son caras y ahogan la transpiración de los documentos. el mayor inconveniente de (14) Michel Fleury. Por principio tenemos que desechar cualquier tipo de caja que se abra por cualquiera de sus laterales estrechos. podría tapar en parte la señalización de la cartela (16). cortada a plantilla sobre una chapa de cartón de regular resistencia (figura 99). Documentation. en «Les cartons d’Archives. se ocupa de estos nuevos conceptos. (15) Suele llamarse <<balduque. dentro del uso de cajas. (Archives. (16) Es el sistema que se ha venido usando en el Archivo Histórico Nacional de Madrid (España). de Alcalá de Henares (España). se monta encajando unas superficies con otras a base de lengüetas y ranuras. Si son de grueso y forrado cartón. El otro importante problema que tenemos que solucionar es el del formato y características de la caja en cuanto a su sistema de apertura y cierre. 1953. menos fuerte. eliminando los inconvenientes de cualquiera de los dos sistemas usados por separado y facilitando el manejo de los documentos. la tapa tiende a abombarse por efecto del peso del contenido. pero parece que van a renovarlo. en cuanto se coloca en la estantería. No necesita cintas. obligando a meter y sacar los documentos a fuerza de roce. surgida después. 334-336).. y delante. cuya tapa encaja perfectamente. También se hicieron cajas de cartón más grueso cuya tapa se sujeta anundando una o dos cintas pero es igual de incómodo y más caro. Biblioteques. no ácido y fungicida. Dadas sus innegables ventajas está bastante generalizado. . Sin embargo se puede mejorar con la modalidad.Acondicionado de los documentos 20 1 ensayaron hacer cartón incombustible. (17) Es el sistema de cajas utilizado en el Archivo General de la Administración. tras de ser poco estético. Para obviar estos inconvenientes está pensada la caja que se abre en parte por uno de sus lados estrechos y en parte por uno de los anchos. Nouveau procédé de fabrication. pesan mucho. Hay otro tipo de cajas que se abren por uno de sus lados de mayor superficie pero tienen un inconveniente. pero resultó demasiado caro (14). París. págs. aparte de que abultan más. obra citada. Esto ya supone un entorpecimiento en el manejo y la necesidad de que la lazada del atado quede siempre a la parte que da al fondo de la estantería. con lo que no solamente se reduce al mínimo la mano de obra sino que permite ser armada y desarmada cada vez que es necesario consultar un documento quedando garantizada totalmente la integridad de los mismos al no sufrir roce de ninguna clase (17). por lo que precisa ser atada por una cinta de algodón (15). antiparásitos. Tiene además la ventaja de que su almacenamiento en espera de uso ocupa muy poco espacio ya que las planchas se pueden apilar en cualquier sitio. En cuanto a este último punto existe un tipo de cajas que se compran ya armadas pero plegadas de modo que se ahorra espacio mientras no se necesitan pero. vol. pág.

Instalación y conservación Figura 99. Algunas.0. las que conocemos es que se abren solamente por uno de sus lados estrechos. En cuanto a las medidas de las cajas y su proporción son muy variables.202 El archivo. de aspecto cuadrado. Si éstas son múltiplos de 10 (0. . o simplemente una perforación para poder abrir la tapa metiendo un dedo. Se abren por su parte frontal abatible para poder consultar su contenido sin sacar la caja de la estantería y casi siempre contienen los documentos en posición horizontal.-Plantilla de una caja plegable. También guardan la documentación en cajas de gran formato en algunos archivos de la Administración española. Cualquiera de estas modalidades lleva rápidamente al deterioro si se usa con cierta frecuencia. de cinta o lengüetas de tela.80. adoptan formas semejantes a las cajas de embalaje (figura loo). teniendo siempre en cuenta que en sus medidas de largo por corto sobren siempre un par de centímetros del tamaño del folio. A veces llevan cierres o tiradores metálicos.70. que no cuesta trabajo sacarlas de la estantería.O0 metros) el frente de la caja debe ser de algo menos de (18) Son corrientes en los depósitos de Estados Unidos en los que guardan documentos que han pasado a microfilm para uso de consulta o en espera del plazo de tiempo señalado para destrucción. formato usado con frecuencia en depósitos de documentación de escaso o nulo uso (18).0. Son más recomendables las cajas de fácil manejo. con todos los inconvenientes que esto supone.90 Ó 1 . para que los documentos queden holgados. adaptándose en su anchura a las medidas de largo de la balda de la estantería.

abiertas por un lado. evitando la pérdida de tiempo que supone el trasvase de la unidad de conservación de origen a la unidad de conservación del depósito. etc. a ser posible en estantería especial (21). en cuyo caso no hay más remedio que hacerles cajas o carpetas especiales y archivarlos horizontalmente. de preferencia en un determinado sitio del depósito. pues el espacio que se pierde es insignificante. o las de cintas de grabación magnética. cuando se trata de pasar a cajas fondos que estaban en legajos y han sido muy consultados por los historiadores y citados en publicaciones. como son las de plástico antiácido que guardan microfilmes o microfichas. no así si se hacen de 12. Si le damos 13 centímetros sólo quedarán bien en baldas de 0. Si las baldas son de largura no inferior a 0. pudiendo hacer todo tipo de combinaciones. de filmes y videos. (20) Si por su volumen no caben en la más gruesa se combina ésta con una mediana. Para documentación en uso recomendamos que las cajas sean no más de 10 centímetros para que puedan ser manejables.80 metros. También tenemos que considerar como unidades de conservación las cajas pequeñas. o aproximado. como también las cajas metálicas en que (19) Para fondos históricos qbe han sido muy utilizados por los investigadores pueden hacerse cajas de diferente ancho de lomo con el fin de adaptar en lo posible las nuevas unidades de conservación a las antiguas de legajos.90 ó 1. la distribución que tenían para facilitar su identificación. como muchas veces hay que utilizar distintos largos de balda para aprovechar determinados espacios es preferible adoptar la medida única de 10 centímetros que indicamos al principio. así como la duplicidad de fabricación de cajas. tales como estadillos. . nóminas. El problema de archivar documentos de tamaño medio folio.Acondicionado de los documentos 203 10 centímetros o de 20 pero no de tamaños intermedios (19). en cuyo caso quedan varios centímetros sin poder aprovechar. conviene respetar. no ofrece ningún inconveniente para el uso de las mismas cajas: si se trata de documentos doblados se desdoblan y si de documentos expedidos en ese formato se colocan en dos montones paralelos completando lo mismo el tamaño de la caja folio. (21) Ya se trató en su sitio de los muebles especiales para los otros tipos de documentos especiales con unidades de conservación diferentes. usando unas u otras según conviniera al mejor aprovechamiento del espacio y conservación de las unidades documentales contenidas (20). evitando en lo posible dividirlaso agruparlas. pudiendo utilizarlas lo mismo para archivo inmediato que para archivo depósito. como iremos viendo.00 metros puede ser la caja de 11 centímetros de frente en vez de 10. tipo petaca. las <<cassettes. en la medida de lo posible.De todos modos el agrupar o separar unidades documentales no ofrece ningún inconveniente por cuanto por las correlaciones hechas se localiza todo con la misma facilidad. que se salen de toda normalización. A veces tenemos el problema de archivar documentos de proporciones imprevisibles. Por eso. o pequeña. A veces. Por motivo de esta finalidad se optó en nuestro Archivo Histórico Nacional por confeccionar cajas de tres gruesos de lomo. o las redondas para documentos especiales en rollo.

Luis.Arquitectura y funcionalidad de un edificio de archivos» (Bol. El Archivo de Seguridad de los más ricos fondos del Estado españoles están instalados así en un depósito especial del Archivo General de la Administración. Los envases tipo tubo pueden guardarse en celdillas depjones o bandejas. Duchein. (24) Sánchez Belda. estima muy conveniente las de . metiendo las cajas redondas en otras cuadradas de cartón que pueden ser plegables. suelen guardarse los filmes (22). Ponencia presentada en el VI11 Congreso Internacional de Archivos celebrada en Washington en 1976. Dirección General de Archivos y Bibliotecas.pág. pág. que permiten sacar los documentos sin sacar la caja. Las unidades de conservación llevan un orden de colocación en las estanterías o muebles siempre de abajo a arriba y de izquierda a derecha y salvo petición expresa de un documento suelto. grandes. Sin embargo por estar pensadas para meter junta mucha documentación. sencillamente y mucho más barato. ya lo dijimos. 10. Instalación y conservación Figura 100. se resuelve rápido. 76. 1956. en las que además la señalización es más fácil y clara.-Cajas cuadradas. deben sacarse. (22) Estudiadas por Carmen Crespo en <<Mejoras técnicas en la conservación y reprografía de documentos de archivo. . 5). no nos parecen recomendables. de Alcalá de Henares. que desaconsejamos. permitiendo su archivación en baldas normales (23). a la sala de investigadores para su consulta (24). obra citada. así como por el hecho de que meter y sacar los documentos por el solo espacio que deja la tapa. pág. sin extraer su contenido.204 El archivo. (23) Algunos muebles especiales para archivar microfichas tienen sus pequeñas baldas ligeramente inclinadas hacia adentro para que sus cajas se mantengan sin caerse hacia adelante. por grande que sea. siempre produce roce. . El problema de archivación de las cajas redondas que dio lugar a que algunos fabricantes construyesen estanterías de baldas especiales inclinadas hacia adentro.tapa abatible. ni de lado al abrir las puertas. con piezas sueltas de tope redondas para evitar su caída lateral..

En ningún caso se colocarán más de dos carpetas. El tamaño de la carpeta debe elegirse con arreglo al documento de mayor tamaño. (26) Las que se utilizan en el Archivo Histórico Nacional de Madrid (España) son de 0.35metros las pequeñas. ya que en cada unidad temática metida ea una carpeta los habrá de tamaños diversos (27). pero tenemos que tener en (25) Escritos en pergamino o papel o documentos graficos. quedando cerradas por una o dos cintas. aunque tengan capacidad para más. Como los documentos especiales pueden tener los más diversos tamaños conviene que las carpetas se adapten a las medidas de las estanterías o armarios en que vayan a colocarse. son caras y molestísimas de manejar. que tienen todos los inconvenientes de los legajos. Ya hemos dicho que para el documento convencional no es la mejor forma de guardarlos. sobre resultar caras por la mano de obra. (27) Se sujetan con lazadas de cinta. pues apilarlar haría su uso muy incómodo.44/0. nunca de metal.88/0. no eran nada prácticas ya que pesaban mucho en cuanto se cargaban cuanto permitía su capacidad. paralelas (26). En cambio sí son muy Útiles las carpetas especiales de gran formato para documentos de tamaño superior al folio (25). que ocupen la totalidad de ancho de las dos baldas si se trata de estantería normal. pues lo que se busca es que sean manejables. y otra de la mitad de tamaño para colocar a dos por balda. que se utilizan para proteger los documentos enrollados. que se anudan en lazo.Acondicionado de los documentos 205 Carpetas La carpeta clásica antigua tamaño folio no es admisible para depósito de archivo. según tamaño. o de la balda del mueble si se trata de un armario especial. Actualmente se hacen articuladas con tiras de tela tanto por sus dos planos principales como por sus solapas frontal y laterales que impiden que se salgan los documentos. que no pesen demasiado y que la consulta de su contenido suponga mover el menor número posible de unidades documentales. como siempre ocurre condoda archivación horizontal.70metros las grandes y 0. Me refiero a las formadas por dos cartones atados por cintas. Las más antiguas se hacían con fuelle de tela en los costados para poder admitir un buen número de documentos pero. Las más modernas. manteniéndose mal sobre las baldas. con solapas y cordón de goma en las esquinas. pudiendo ser de dos capacidades diferentes: unas grandes. . Estas carpetas están pensadas para un máximo de 18 a 23 documentos. Tubos También tenemos que considerar como unidades de conservación los tubos de cartón. una sobre otra.

o totalmente desplegable.355) y el cartulario del monasterio de Obarra. Puede ser de papel normal o fuerte. mapas. formado por solapas que se abaten unas sobre otras garantizando que el documento queda bien guardado y sin peligro de deslizamiento al exterior. sin visibilidad. o una serie de documentos. curiosamente. nos queremos referir a los muchos documentos gráficos. llevar una «ventanilla. Nos parece más apropiado el totalmente desplegable que garantiza la ausencia de roce al manejarlo a la vez que su perfecta conservación al ser abatidas las solapas que lo forman. tan desbaratados en su conservación que era dificil consultarlos (29). Si se abre por dos lados existe la posibilidad de que se salga el sello por cualquiera de ellos. La utilización de uno u otro tipo dependerá de la clase de documentos a contener. Sin embargo al tratar de los tubos como unidades de conservación. etc. Coser las páginas de un documento. por uno de sus lados para formar luego un rollo era la forma primitiva. Sobres y bolsas Un tipo de unidad de conservación de menor uso pero muy Útil es el sobre. En los archivos de documentos convencionales son raros pero existen. de ingeniería o de arquitectura. de papel transparente o ser enteramente transparente.206 El archivo. . que pueden formar una sección o serie del archivo. pero que también pueden constituir el núcleo fundamental del archivo mismo. Pertenece a los fondos de Osuna y consta de 19 metros con 40 centímetros de largo. incluso desgarrarlo del documento si los hilos de seda que lo sujetan están muy gastados. 1. Por este mismo motivo puede ser abierto por uno solo de sus lados -de preferencia de los largos-. Si hay que meterlo y sacarlo por una sola abertura se corre el riesgo de maltratar el sello. Trataremos siempre de mantenerlos extendidos pero en muchos casos será imposible. (29) Se trata del Inventario de bienes muebles y semovientes del marqués de Cenete. del año 1526. del siglo XI (sig. de mantener unidos varios documentos que formaban una unidad documental o un libro propiamente dicho (28). Instalación y conservación cuenta los documentos de gran formato que no tienen otra elección qug esto o doblarlos. bien sea de cierre normal o por medio de un cordoncito que se arrolla alrededor de un botón de cartulina. como son los archivos geográficos. anterior a la encuadernación. ha tenido que procederse del mismo modo para mantener manejable un grupo de documentos del Archivo Histórico Nacional de Madrid. 1. abierto por dos lados -largo y corto. que se han enrollado y guardado dentro de un tubo de cartón. dibujos. planos. a no ser que estén provistos de unas solapas muy grandes. mies bien. E1.048 B). Algunos archivistas consideran que los (28) En nuestm Archivo Histórico Nacional se conserva un rollo hebreo del Libro de Esther (sig.sobre abierto por uno o dos de sus lados no es apto para documentos antiguos con sello pendiente de cera o plomo.

Por principio están totalmente desaconsejadas las cajas de madera y en cuanto a su cierre hermético sabemos que la falta de aireación en vez de evitar la humedad la produce. Su doble abertura facilita meterlos y sacarlos sin roce alguno y por no tener nada de peso este tipo de sello el documento no se desplaza sino que permanece en donde se ha colocado (31). Nos parece más aconsejable prescindir de la caja y colocar los sobres directamente extendidos en la superficie de la gaveta de un mueble de gavetas de los ya descritos (30). con objeto de poder observar sus detalles sin necesidad de sacarlos. es la unidad de conservación típica de fotografías y clichés. En cambio sí son aptos para documentos con sello de placa los sobres abiertos por dos de sus lados. (3 1) Algunos aconsejan montarlos sobre marcos de cartulina fuerte. dejando al aire y al roce precisamente lo único que interesaba proteger. Sin embargo es costoso y dificulta su manejo y consulta. Cuando el sobre se archiva en cajones de muebles metálicos conserva su cualidad de unidad de conservación. Según su formato irán en las mismas cajas de los demás papeles o en muebles de gavetas. que cogía la totalidad de la fotografía. dificultando su archivación. que están integrados por una serie determinada de fotografías. abierto por uno sólo de sus lados. una serie de fotografías parciales de detalles. pueden llevar una «ventana. o las fotografías de un sólo objeto desde puntos de vista distintos. transparente para la más fácil identificación y localización del contenido (33). La solución de meter los documentos en marcos de cartulina doble que se cierren por arriba con una cuerdecilla y un botón de la misma cartulina está pensada para poderlos meter en cajas. . Los sobres «ciegos» se utilizan para copias positivas. pero en ningún caso no deben pegarse sino mantenerlos con unas tiras de polietileno o materia semejante. y si se colocan horizontalmente será preciso amortiguar el posible roce con una capa de cartón ondulado o cualquier materia blanda entre cada sobre. se usan para guardar los clichés. como ya se dijo al tratar de los muebles para archivar este tipo de documentos. sean de cristal o de cualquier otra materia. además de la fotografía del total. que pude contemplar en cierto archivo de la Administración. Si se colocan en posición vertical o lateral los sellos se irán todos a la parte inferior de la caja. (33) Nunca se caiga en el error. Así el sobre sólo protegía el marco de cartulina de cada una. Los sobres enteramente transparentes. motivo de algún concurso. (32) Tal es el caso de los reportajes. En caso de piezas únicas. no electrostáticos. o las diversas miniaturas de un solo documento.Acondicionado de los documentos 207 sobres no son en sí unidades de conservación sino que deben ir a su vez dentro de cajas de cartón pero esto ofrece algunos inconvenientes. aparte de que también dentro de sobres pueden meterse en cajas cuando su formato lo permita. colocando dentro de cada sobre una fotografía o el conjunto de fotografías que forman una unidad documental por referirse a un mismo asunto u objeto (32). sin solapa de ninguna clase. o las de un cuadro o documento gráfico semejante del que se suele tirar. pero si se colocan dentro de cajas de cartón pasa a la categoría de lo que podemos llamar unidades de conservación secundarias. No nos parece buen sistema (30) Criterio antiguo es el de colocarlos en cajas de madera herméticamente cerradas para evitar humedad y otros agentes químicos que puedan producir oxidación en los sellos de plomo. en el que las fotografías de sucesivos concursos se conservaban en sobres con una ventana totalmente abierta. En cuanto al sobre clásico.

Encuadernaciones Cada libro-documento constituye de por sí una unidad de conservación pero también puede utilizarse el recurso de encuadernar cuando la naturaleza de la unidad documental lo requiera. cuyo contenido interesa en su totalidad y que al ser encuadernados no se hace otra cosa que reforzar su naturaleza de origen (34). cuyas fundas sirven para unificar su aspecto y hacer bien visible la señalización. La archivación de libros es. que sirve para proteger libros con encuadernación valiosa o deteriorada. lógicamente. ha sido llevado a veces a la encuadernación de documentos. claro está. al pasarlos como hojas de libro. . porque aunque la entidad o persona emisora sea una los temas son totalmente diferentes en cada carta. que vimos al tratar de los legajos. anotando cuidadosamente las referencias cruzadas cuando se rompa una serie. con bastante desacierto porque si bien garantizaba la conservación del orden de los documentos sometidos a este trato llevaba aparejado el manejo de todos ellos. Instalación y conservación colocar varios clichés pequeños en las casillas de un solo sobre alargado especial porque con ello no se evita el tacto de los mismos cada vez que se quiere comprobar su calidad o su contenido exacto. Para clichés antiguos de cristal conviene. ya se dijo. para consultar uno solo. Tal es el caso de un pleito de la Casa de Osuna de nuestro (34) Nunca debemos encuadernar documentos sin tener la seguridad de que forman verdaderamente una unidad documental. El absurdo criterio de mantener unido en una sola unidad de conservación el contenido total de una sola unidad documental. A principios de siglo fue muy utilizado. La encuadernaciónde pergaminos se practicó bastante a principios de siglo pero hoy está totalmente desaconsejada por lo que dificulta su lectura como por el roce enorme que sufren al ser manejados.208 El archivo. de forma vertical pero si por su formato resultase incómodo o incluso impidiese hacerlo así. que de lo contrario queda un poco perdida entre los dibujos o fotografías que pueda llevar la funda de edición. no hay inconveniente en colocarlos horizontalmente en las baldas corrientes o mejor en estanterías especiales. o para meter discos conservando su funda de origen. acolchar las paredes de su archivador para amortiguar posibles golpes y evitar que se deterioren por roce. Fundas Podemos considerar en esta clase de unidades la especie de caja de cartón carente de uno de los lados largos estrechos. sea diplomática o particular. Igual ocurre cuando se encuaderna correspondencia. También. nos referimos a las fundas en que se meten esos discos cuando no van en otro contenedor. como por ejemplo los expedientes conservados en forma de cuadernillo. Sin embargo hay unidades documentales a las que viene muy bien este sistema.

ya mencionado. atados con una estrecha cinta que se anuda simplemente abarcando su lado más estrecho (36). pág. Bueno es advertir que tal desatino no es obra reciente. para proteger sus bordes. A este respecto Duchein aconseja que sean abiertas solamente por dos de sus lados. La carpetilla se usa tanto para documentos clásicos como para documentos gráficos de pequeño y gran formato cuando están archivados en posición horizontal en muebles especiales. También podemos considerar como unidades de conservación complementaria las cartulinas o «paspartout» en que se montan a veces los documentos gráficos. (36) No utilizaremos gomas porque se secan y parten y muchas veces se descomponen y se pegan al papel. Es lo que llamamos «carpetillas». Cuidaremos que el PH de este papel sea el adecuado. cuando son muchos. con lo que al hacer el ensamblaje de dos acodadas quede el cierre completo (37).(35). 77. o documentos en papel de tamaño diferente del folio. No obstante si su conservación es deficiente y su valor grande no hay mejor medio de salvaguardarlos que pasarlos a xerocopia o microfilm y reservar la consulta de los originales a casos muy justificados. así como los cartones que antes se usaban con el mismo fin. podemos encontrar dentro de ellas otro elemento de Conservación que tiene por principal finalidad separar e individualizar cada documento o grupo de documentos que constituyen una unidad documental. o <<camisas. gris o <<cubiertas» tostado. como para cajas. (37) Obra citada. Unidades de conservación complementarias Tanto cuando se utilizan legajos. carpetas o cualquier otro tipo de unidad de conservación de las descritas. manteniendo los documentos dentro de sí sin necesidad de ninguna ayuda o. Unos y otros deben llevar una cubierta de papel que proteja la superficie del documento.Acondicionado de los documentos 209 Archivo Histórico Nacional. (35) También las denominan algunos «camisas» pero no nos parece muy acertado. no así cuando están suspendidos o enrollados. A veces. Suelen ser de papel fuerte blanco. . cuando el grupo de documentos es de cierto grosor se colocan una frente a otra ensambladas para mejor retener el contenido. Para sacar o meter los documentos no es preciso soltarla sino ahuecar el paquete para que la cinta quede floja y poder extraer de la carpetilla su contenido. sino que vino así de su archivo de origen. desaconsejando totalmente las que están hechas de tela impermeabilizada o materia plástica por impedir la libre transpiración de los documentos. en que los cientos de folios que lo integran están cosidos formando un lomo.

y está constituido por un carril en forma de U o por una wentanilla)>. para poder . con lo que se evitan cifras demasiado altas. sin resalte. Puede ser impresa o con números adhesivos. La posibilidad de una clara señalización depende del estado de la clasificación y ordenación de sus fondos. El hecho de que en una sola planta haya más de una sección o grupo no debe alterar la numeración corrida de las estanterías. Puede ser una pequeña cartela metida en un soporte sujeto a uno de sus lados o ir en un doble soporte unido a modo de tejadillo. deben llevar la señalización correspondiente. La señalización debe responder en todo caso al grado de profundidad de clasificación y ordenación de los documentos en el depósito. De estanterías Las estanterías deben ir numeradas correlativamente. principales y secundarias. Colocarla a plano.abierta por arriba o por un lateral. por lo que sólo puede utilizarse sin este inconveniente en estanterías . pero de proyección horizontal colocado en el centro de la plancha metálica. que ofrecen dificultad de ser retenidas en la memoria. Si el depósito no es muy grande pueden llevar una numeración corrida única pero si es de varios pisos deben ir numeradas dentro de cada planta. cuya circunstancia se reflejará solamente en la señalización del contenido de las mismas. en las que se anotarán los números correspondientes a las unidades de conservación contenidas en cada uno de los laterales de la estantería.densas» en que la indicación queda muy cercana una de otra. La señalización de las estanterías debe ir siempre en el lateral que corresponde al pasillo de acceso. Es frecuente que al lado de grandes núcleos de documentación a los que sólo se ha aplicado una clasificación en primero y segundo grado se encuentren otros en los que se ha descendido a individualizar las unidades documentales referenciándolas detalladamente. Inmediatamente debajo debe llevar otro dispositivo porta-etiquetas. Este va siempre a plano sobre el lateral.210 El archivo. Instalación y conservación SEÑALIZACION Tanto las estanterías y muebles archivadores como las unidades de conservación descritas. Es más fácil conocer la planta y número de estantería dentro de la misma. De cualquiera de las formas la señalización será anverso-reverso de modo que pueda verse cualquiera que sea la dirección en la que se circule por el pasillo. sobre el lateral de la estantería dificulta la rápida identificación de su contenido con una simple ojeada. como los documentos mismos. que pueden ser más o menos detalladas según el interés que ofrecen los grupos documentales que lo constituyen y según el tiempo que hayamos podido dedicar a cada grupo.

etc. lo que no es factible en los de gavetas. planos. De muebles especiales Cuando son armarios llevan siempre la señalización en las puertas. lo que queda suplido con la señalización de la balda. De unidades de conservación Son los indicadores de mayor importancia que encontramos en los archivos. si bien en principio resultan muy indicativas a simple vista. es aconsejable señalizar las baldas con la denominación correspondiente a cada grupo para facilitar su localización. legajos o libros se ponen lógicamente en su parte frontal. Esta necesidad se observa muy especialmente en estanterías ocupadas por carpetas que contienen documentos especiales gráficos (mapas. dibujos. es decir.Acondicionado de los documentos 21 1 meter la etiquetas. por su forma irregular. Buscando una más fácil identificación se ha adoptado algunas veces por cambiar el color de las cartelas indicadoras pero. o documentos convencionales pero de tamaño superior al normal. Claro está que debemos procurar que sean lo más visibles posible complementando la señalización de las estanterías o muebles en que estén depositadas. Si son muebles de tapa llevarán igualmente la indicación de unidades contenidas al lado de la numeración de orden del mueble. Los indicadores de cajas. cuando se da el caso de tener que colocar unidades procedentes de varios fondos en una misma estantería. ya que de ellos depende que se pueda localizar rápidamente un documento o que su busca resulte penosa.). En todo caso buscareremos siempre lo más práctico. En el caso mencionado de muebles especiales de contenido diferente la relación de contenido suele ir por dentro de las puertas o tapas. Si son archivadores de bandejas o gavetas suelen llevar una indicación general en la plancha superior y luego indicaciones particulares en cada plancha o gaveta. Es frecuente que vayan encabezados por las siglas del archivo y debajo el nombre o siglas de la sección a que pertenecen. En estos casos no se puede utilizar una señalización frontal visible cómodamente. La señalización de las baldas no es necesaria dado que la numeración de las unidades de conservación debe ser correlativa a lo largo de toda la sección. sobre todo en depósitos en los que ésta proviene del exterior y no está . hacia el pasillo correspondiente de servicio. No obstante. de izquierda a derecha y de abajo hacia arriba. Pueden imprimirse con tampón o numerador de tinta grasa. Si hay secciones dentro de la misma planta la numeración de la etiqueta irá encabezada por las siglas correspondientes a la misma. con el tiempo se van decolorando a efecto de la luz. o bien pergaminos desdoblados y planchados que. es como mejor pueden guardarse.

por su exiguo tamaño. recomendando conservarlo a una temperatura de 20 grados centígrados. etc. a la hora de volverlas a su sección y sitio correspondiente en el depósito. de fácil colocación. y aún queda un recurso. siempre en material adhesivo. Esto ayuda a no confundirlas entre sí si coincide la numeración correlativa de dos de las cajas. microfilmes. además de la señalización pertinente para su identificación. Del mismo modo serían de una gran ayuda en caso de reordenación después de un desalojo por emergencia o traslado de fondos a otro archivo. Las cartelas. con variación de dos más o menos. Mucho más práctico es utilizar una cinta adhesiva. se adjudicaron colores diferentes para cada sección. libros. que es lo que se pensó en el primer momento. Al igual que se dijo para diferenciación de las cajas de documentos convencionales pueden usarse bandas de color diferente para positivos o negativos. (40) Las cajas de cartulina que utilizan en el Centro Nacional de Conservación y Microfilmación Documental y Bibliográfica (CECOMI) llevan. que no cambia de color (38). dentro de cada color. pudiendo ocurrir que nos sobren o nos falten. si se trata de legajos. Es más cómodo que vengan con las iniciales puestas pero no conviene que tengan más datos porque al encargarlas tendríamos que calcular qué cantidad necesitamos para una sección y qué para otra. sería penoso. en cuyo caso los negativos pueden llevar una N y los positivos una P. . Cuando las series o secciones son tantas que se agotan los colores netos se utilizan los más pálidos o los de tono más fuerte.212 El archivo. si se trata de cajas. Con ello se evitan cálculos demasiado precisos que encarecen el costo de imprenta tanto por sus particularidades como por el riesgo de equivocar la cantidad necesaria. (39) La otra tinta se borra con el tiempo mientras que la grasa es indeleble. dado que el manejo de cartelas adheridas. sin posibilidad de corrección. pueden ser impresas de origen o bien hacerlo en el propio archivo usando imprentilla. un párrafo en el que se especifica que el microfilm que contiene cumple las especificaciones para películas destinadas a archivos permanentes. vídeos o cualquier grabación en cinta magnética. Los datos variables pueden imprimirse con imprentilla y tinta grasa (39). y aquí sí que es conveniente que lleven la máxima indicación posible de su contenido. ya que por el tamaño de las cajas es más cómodo pegarle (38) En nuestro Archivo General de la Administración. Distinto caso es el de las cajas medianas o pequeñas en que se guardan las cajas de plástico antiácido que contienen filmes. Pueden llevar indicaciones para rellenar tales como procedencia. Deben de encargarse armables. que las distingue claramente no sólo archivadas sino cuando se sacan al público. salvando claro está la numeración de orden o cualquier otro dato variable. en Alcalá de Henares. que supone un cuidado supletorio ya que la banda a dos colores podemos encargarla ya de origen. pegadas a la caja misma. Instalación y conservación muy bien tamizada. También pueden llevar un círculo en lugar de una banda. contenido y número de fotogramas. con variación de cinco grados más o menos. carpetas. o a un cartón. cuyas unidades de conservación llevan la tira adhesiva correspondiente. o cualquier otro que se considere conveniente (40). consistente en utilizar dos bandas superpuestas de diferente color. o si se quiere por secciones. y una humedad de 40 por 100. para que ocupen poco sitio en el almacén (como se dijo para las cajas de documentos convencionales). que hubo que habilitar en este Archivo. lo que resulta más cómodo de hacer que poner un redondel añadido.

casi siempre. deben ir numerados a lápiz. sea para cajas grandes o pequeñas. según sea la posición en que las coloquemos en la estantería o en la balda del mueble especial. Claro que estos son casos excepcionales pero hay que prever todo lo que podamos encontrarnos. necesitan una señalización en su lomo visible. imprescindible en todo indicador. si es posible. en cuyo caso ya no hay problema: se señalizan igual que cualquier otra caja. La antigua costumbre de parcelar la numeración en pequeños grupos ha constituido una auténtica pesadilla para cualquier archivero abocado a realizar un traslado o reorganizar un desastre. cabe cualquier innovación que podamos estimar conveniente. tanto de tipo económico como en cuanto al trabajo que tenemos que desarrollar. por el contrario. y en todo caso en el ángulo inferior izquierdo o derecho de la tapa. de buena calidad. cordoncillo al interior de la tapa o cubierta. En los libros-documento o documentos encuadernados. produciendo los mismos quebraderos de cabeza al ser descargados en el nuevo local. procediendo posteriormente a su ordenación por decenas dentro de cada grupo y finalmente por numeración correlativa de cada decena. Con frecuencia estas encuadernaciones valiosas requieren la protección especial de meterlas en una caja de cartón o cartulina. la señalización se reduce a una etiqueta pequeña numerada sujeta al lomo por una cinta adhesiva transparente. va a resultar una complicación. en cuya faena terminan por desordenarse del todo (41). sujeta por un. que puede torcerse con facilidad. Por mucho cuidado que se lleve en un traslado siempre se desordenan las unidades de conservación por necesidad de ocupar al máximo la capacidad del transporte. si es que hemos adoptado este sistema para las otras unidades de conservación. Lo que sí es recomendable es que la numeración. como por su tipo de archivación. según vayan saliendo del transporte. sujeta con una pequeña pinza. si esto tampoco fuera conveniente. legajos o libros. por una relación de contenido en una etiqueta que se pega por dentro de la tapa en el ángulo superior izquierdo para facilitar la localización de los documentos que contiene. no sin antes pensar bien si va a servirnos para clarificar o. Y si esto ocurre cuando se lleva el máximo cuidado no digamos cuando la causa del desorden ha sido una emergencia. puede ésta ir colgando hacia afuera de la parte superior del lomo. los que. Cuando la encuadernación es valiosa o por cualquier otra causa no es lícito pegarle una etiqueta. . sobre la que puede ir la tira de color correspondiente a su serie o sección. En todo caso.Acondicionado de los documentos 213 éste que una tira. (41) Para obviar en lo posible este inconveniente puede hacerse la descarga agrupando en el suelo del muelle las cajas o legajos por centenas. Esta señalización suele ser muy sobria y está complementada. En cuanto a las carpetas. por su propia naturaleza. o. a su vez. sea lo más corrida posible porque nos ha de ayudar enormemente en caso de un traslado de los fondos a otro depósito o en caso de una emergencia que haya producido desorden en los mismos.

repetirse el sellado. si se prefiere. que luego ha de ir dentro de una caja de cartón. o en la tapa misma. adornos. que deben ir señalizadas a ser posible a lápiz para no dañar su materia base. Las bolsas o sobres que se utilizan para documentos con sello o. En todo caso tendremos sumo cuidado en no dañar firmas. pero no la numeración y contraseña (signatura). que se encuentre inscrito dentro del mismo texto. discretamente. Si la unidad documental tiene varios folios suele hacerse el sellado y anotación en el último. es decir a las unidades documentales. se ha hecho en sitio inmediato a la propia grafía pero se corre el riesgo de que sea mayor el daño que se causa que el beneficio que se obtiene. admiten la señalización más adecuada en el ángulo superior izquierdo ya que el manejo de los mismos se hace con la mano derecha pero la comprobación visual de su numeración y contenido se dirige siempre hacia la izquierda. o. . Instalación y conservación Cuando la unidad de conservación es un tubo de cartón puede anotarse el contenido y número de orden en el extremo cercano a la tapa. Cuando hay dibujos o cualquier otro elemento gráfico es conveniente señalizarlos por el reverso. o apoyados en ganchos de pared que los mantienen también horizontalmente. es más corriente que la indicación del contenido vaya en una tira de papel que rodea el rollo y se mantiene en su sitio por medio de una anilla de goma. espaciados convenientemente. y debe. en varios de ellos. con un número apreciable de folios puede. en los dos sitios a la vez. Pensemos siempre cómo se va a ver más fácilmente según sea su archivación en celdillas de posición vertical o de posición horizontal. sonoras o no. para documentos gráficos. También puede ir en la caja de plástico antiácido que constituye su envase primero. gráficos o cualquier otro dibujo. o grabaciones en disco. (42) Los discos de grabación sonora quedan mejor presentados dentro de una segunda funda. De unidades documentales Esta necesidad de identificación alcanza a los documentos mismos. en su caso. Si no están foliados pueden foliarse a lápiz. precisan tratamiento análogo (42). siempre ambas cosas en una esquina o extremo en que no se produzca perjuicio alguno. siempre que éste permita hacerlo con las condiciones antedichas. Cuando se trata de filmes o microfilmes la señalización de ia unidad documental puede ir en el primer fotograma aunque por ser imprescindible para su identificación sacar el rollo para verlo bien en mano o en pantalla. Lo correcto es que lleven un pequeño sello en tinta o en seco a troquel de identificación del archivo y debajo el número de orden. por evitar la tentación de hurto. A veces.214 El archivo. pero si se trata de un libro-documento. que es la que lleva la señalización exterior y se repetirá en la unidad documental misma. Las unidades secundarias de conservación que conocemos como carpetillas o cubiertas.

Acondicionado de los documentos 215 En cuanto a las grabaciones magnéticas. la señalización conveniente. adherida. en la parte central. También los discos de grabación sonora llevarán en sí mismos. . sin tapar ningún dato que figure en ella. la misma señalización identificativa que figure en la funda que se recomienda poner para protección de la original. si son en disco se seguirá con ellas la norma indicada para los discos y si son en rollo su envase original servirá para poner en él. que viene a ser como la portada de un libro.

Por razón de no entorpecer el tránsito por los pasillos de acceso suelen ser abatibles. de unos 8. Depende de la necesidad mayor o menor de realizarlo con más o menos rapidez. pegar etiquetas. A veces están sujetas a la pared del depósito cuando los pasillos de acceso son laterales. mapas. deben ir debajo de ellas para aprovechar al máximo la luz natural.90 del suelo. que son largas y estrechas y que pueden colocarse. a 0. Tales consideramos los tabIeros enganchados a los laterales de las estanterías para poder depositar en ellos la unidad de conservación que tenemos que examinar para extraer el documento que ha solicitado el consultante o investigador. Cuando se trata de depósitos en que hay archivadores de planos. si hubiere ventanas. con mesa. etc. donde no estorben el paso. En la sala de planos y mapas del Archivo del Estado de Coblenza (Alemania) tienen mesas especiales abatibles sujetas a la pared. o armarios bajos. es decir. en que se pueda trabajar. en caso de necesidad.Accesorios para el servicio Todo buen servicio de los depósitos necesita unidades accesorias. luz y calefacción. en cuyo caso. con muebles de gavetas. Si se trata de mesas de proporción corriente pueden colocarse en alguna de las esquinas. Es apropiada para aquellos casos en que la parte de edificio dedicada a dependencias de trabajo es de poca (1) Se utilizan en el Archivo General de la Administración. en Alcalá de Henares. dibujos. También puede lograrse una mesa grande poniendo juntas por su lado largo dos mesas de las llamadas mesas de enlegajar. etc.. pueden depositarse los documentos en la propia cubierta del mueble. . en forma de T o de L. o de cualquier otra que facilite el trabajo que eventualmente se quiera efectuar sobre ellas (1). Su finalidad primera es que sirvan para el llenado de cajas. También se ha pensado en la posibilidad de que en el extremo de cada depósito haya una pequeña celdilla. Los archivistas de la URSS aconsejan que haya uno de estos soportes cada tres metros. o pequeño despacho.OO metros cuadrados. pero puede hacerse bien el servicio si están a más distancia. silla. según convenga.

o las de plataforma con rodamiento a bolas (2). sea cualquiera el modelo elegido.218 El archivo. mientras que la de depósitos le sobrepasa en mucho haciendo penosa la comunicación entre el archivista y los fondos a su cargo. según Duchein. Son plataformas dobles con rodamiento a bolas. Pueden llevar planchas intermedias fijas o movibles encajadas en carrilles laterales para poder sacarlas en caso de necesidad de mayor holgura (figura 102). deben reunir las siguientes condiciones: que sean estables. Los de cuatro ruedas pueden llevar dos fijas y dos de rodamiento a bolas. Su capacidad también es variable.85 metros. Es condición indispensable que las llantas de las ruedas sean de caucho o materia análoga que amortigüe el ruido del transporte. Sin embargo. que puedan entrar y salir fácilmente en los montacargas y que quepan en la anchura dada a los pasillos de acceso entre las estanterías (5). son: ancho. pág. los hacían resbalar sobre carriles. Los hay de muy varias formas (figura 101). largo. que estén bien sujetas para que no se salgan al girar y no tan blandas que se gasten rápidamente (4). tanto cargados como vacíos. esta celdilla sobra. Al sustituir las llantas de goma por otras de material plástico más duro se ha observado que producen un ruido molestísimo al amplificarse en los grandes espacios. alto. no siendo conveniente que pase de poder cargar hasta 300 kilogramos. sobre todo por el inevitable roce de entrada a los montacargas.50 metros. o cualquier otro amortiguador. cuya nivelación se altera con frecuencia. Como medida precautoria conviene que tengan parachoques de caucho. edificado en Leningrad0 en 1886. pero los suprimieron por seguridad del personal (3). de uno a varios pisos. La altura total puede ser de un metro o más. debido al uso intenso a causa de la entrada masiva de documentos en los primeros años. En el depósito del Archivo del Ministerio de Justicia. o de dos puntos de apoyo atrás. acabaron gastándose. Así las cosas parece que los más prácticos son los movidos a mano. 131. semejantes a las de transporte de equipajes. Otro elemento accesorio es el carrito para transportar las unidades de Conservación de un lugar a otro en desplazamientos horizontales.OO metros. 0. No faltó el ensayo de moverlos por gasolina pero pronto se vio que la polución perjudicaba a la documentación. éstas dos centímetros más cortas que las otras para facilitar la entrada y salida en el montacargas. obra citada. cual es el caso del Archivo General de la Administración. de Alcalá de Henares (España). 0. (4) En nuestro Archivo General de la Administración se pusieron con ruedas de caucho pero. necesitando un largo desplazamiento para una consulta corta o laboriosa. en las esquinas y que sus baldas (2) En Estados Unidos les llaman <<dollies>>. Sobrepasado dicho peso ya no son manejables. Instalación y conservación altura. que sean fuertes pero ligeros de peso. En todo caso. (3) Los tenían en 1886 en el Archivo del Ministerio de Justicia. las de tres o cuatro ruedas. si los despachos de trabajo se han construido sistemáticamente contiguos cada uno a su depósito correspondiente. . (5) Las medidas Óptimas. 1. En Inglaterra para depósitos grandes se utilizaban también impulsados por electricidad. desde la simple carretilla de dos ruedas y un pie atrás.

-Modelos diversos de carritos. .-Carrito especial para archivos.Accesorios para el servicio 219 d Figura 1O 1 . cuyas baldas pueden extraerse para poder utilizarlo con documentos de gran formato. Figura 102.

Por todas estas razones no es raro que tengan que hacerse de encargo. bien para el servicio usual al consultante o al investigador. que consiste en una instalación de tubos por dentro de los cuales (6) S h e . Nouvelle serie. o . se salgan los documentos. 2. pág. Para la sala de consulta puede ser una especie de noria <<ave maría. al pasar. No faltan sistemas que nos resuelvan a la vez los dos desplazamientos.monte dossier. núm. lo que. no entra en nuestras posibilidades económicas.. pero sólo para pequeñas cantidades.Un type de chariot #archives» (Gazette des Archives.. Instalación y conservación o paneles sean movibles. Otro de concepción parecida es el «Rolo-Plan». según el servicio que tengan que prestar. Suelen tener un reborde superior para sujetar los libros que a nosotros nos estorbaría. muchas veces. . Roger. Algunos pueden utilizarse como mesitas para consultas breves en el mismo depósito (6). bien de entrada o salida de documentos en cantidades apreciables. Para mucho movimiento de transporte horizontal desde el muelle de descarga a los depósitos puede establecerse también un sistema de banda de caucho rodante. una vez de acuerdo en el tipo de carrito más conveniente. también cerrado y rodante (8). El tener que encargarlos encarece el precio. ya que los que existen normalmente para bibliotecas no nos sirven. incluso desplazarse totalmente boca abajo. o de tablillas transportadoras de madera movibles. que verifica el transporte por medio de unos carriles por los que circulan unas cajas (figura 103).220 El archivo. Otro sistema de parecidas virtudes e inconvenientes es el transporte pneumático. y son frecuentemente demasiado estrechos para documentos de gran formato. 59). A veces son sólo las carpetas. las unidades de conservación o documentos. Algunos archivistas piensan que debe haber uno por cada planta del depósito pero es el propio archivista el que debe calcularlo según sus necesidades. por lo que debemos calcular bien el mínimo necesario.. Pero estos son sistemas caros y los archivos no suelen estar nunca sobrados de consignación. (8) Hay varias marcas que los fabrican. se puede encargar un número resultante de la necesidad de varios archivos para que su fabricación en serie abarate el costo.* trimestre de 1965. (7) También. que nos obligaría al cabo de cierto tiempo a comprar más (7). aunque también necesitemos algunos topes. que va dejando y recogiendo su carga en cada piso. 49. sin que tampoco tengamos escasez. Cuando se trata de ascensores o montacargas propiamente dichos su potencia de carga debe alcanzar a los 500 kilogramos. No falta quien piensa que también puede servir para servicio al público una cadena continua provista de cestillo en los que se depositan. . Pero esto requiere la presencia de un empleado fijo por cada planta. Para desplazamiento vertical tenemos los elevadores o montacargas que pueden ser de gran capacidad o de capacidad mínima. vertical y horizontal. cerradas para impedir que al perder la horizontalidad. Citaremos el «TeleLift».

Accesorios para el servicio 22 1 * e ' _- Figura 103. En la URSS se estableció un sistema de envío pneumático de documentos desde Moscú a largas distancias. Admite varias estaciones intermedias (figura 104). o despacho correspondiente que debe autorizar su consulta. Para lo que sí puede ser muy útil es para el transporte de las papeletas de petición del público hasta los depósitos en que deben de buscarse los documentos. lo que en algunos casos no es posible ni conveniente hacer. Cuando la consulta requiere solamente una simple lectura. puede usarse la comunicación por vídeo-teléfono. impulsados por aire a presión. también con su tapa. Pero por lo general es de más utilidad en archivos de uso inmediato.o por televisión . Tiene al menos dos ventajas sobre el anterior: su gran rapidez y su menor costo. Suecia y Dinamarca. van a circular. Lo utilizan así en algunos archivos de Estados Unidos. no de reflexión y estudio.-Transporte vertical-horizontal en cajas cerradas. como ya se expuso al tratar de ellos. Tiene el inconveniente de que los documentos tienen que ir enrollados. en los que se han depositado los documentos requeridos. unos contenedores cilíndricos.

debe ser siempre llevada a cabo por personas totalmente responsables y conocedoras del valor de la documentación. Cuando se trata del traslado de fondos de un archivo a otro hay que añadir los trastornos casi irreparables que pueden producirse si no se lleva el orden debido a la hora de la carga y descarga. . o al servicio de la sala del público. de un archivo a su administración productora. en circuito cerrado. pero son sistemas más aptos para el manejo interno del archivo que para el servicio al público. con tres (<estaciones>> intermedias.-Transporte neumático vertical-horizontal. (9) Es práctica corriente en oficinas bancarias. Solamente nos queda por advertir que la salida de documentos de un pabellón a otro. Instalación y conservación Figura 104.222 El archivo. Se utilizan fundamentalmente para identificar firmas u otros detalles de los documentos (9). dentro de tubos.

algunos conceptos. cámara de desinfección y desinsectación. 21). En la descripción del nuevo edificio del Archivo del Estado de Varsovia. una instalación de climatización. Sobre el tema algunos autores se han extendido en detalles que. frigoríficos y talleres y un apartado que denomina superficie de la construcción. (2) Véase lo expuesto en .Las dependencias Recordemos que. . enumera: sala de recepción. detallada pero algo confusa. 3-9).Realización de los depósitos>> (3) Trabajo citado (Archivum. y en -Planificación>>. . E. (Archivum. Como variación sobre la relación anterior aparece la sala de expurgos.Building and equipement of Federal Records Center in the United States. y duchas. que suponemos es la diferencia entre superficie construida (1) Como dato de interés general recordemos que los Records Center de Estados Unidos guardan la proporción de un 93 por 100 de espacio de depósitos con respecto al total construido. También clases de estas dependencias (2). enumeran todos los espacios conforme los tienen ellos. pasillos y escaleras. a nuestro parecer. 1957. con carácter general. wc. local para tratamiento científicotécnico y taller de restauración y encuadernación (3). ya que cada archivo necesita unas dependencias adecuadas al carácter. laboratorio de microfilm. hecha por Kolarz'y Parczewiski. a la hora de la verdad sólo nos pueden ser indicativos. VII. con separación de depósitos y parte administrativa. repetidamente citado. 1957. zona de comunicaciones. En el plan de archivos de la URSS. despachos de trabajo de los archivistas. expuesto por Voronin en su trabajo citado. volumen de fondos y servicio que tiene que prestar con ellos. págs. Campbell. repitiendo. sala de lectura. o sea. al tratar de la realización de los depósitos se anotaron ya los diversos criterios sobre el porcentaje del edificio que es deseable ocupen las dependencias (1). G . pág. Veamos algunos ejemplos.

como complemento. en pequeñas cantidades. pág. A ellos podemos añadir otros de carácter mixto. Secretaría y despachos de trabajo. que ya estudiaremos. instalación y conservación y superficie utilizable (4). (6) No es frecuente que se citen explícitamente en las descripciones de planificación de archivos. ya que todos son importantes si queremos que el archivo funcione. Volviendo sobre lo dicho al comienzo veremos que el problema surge cuando se trata de un gran archivo al que tenemos que dotar de servicios adecuados. París. locales de trabajo y locales abiertos al público. Si es grande tendrá separadas las dependencias de Dirección. más auxiliar. 1958). o recepción. 1957. Vemos que en todos ellos se trata de un reparto general de espacios pero sin aclararnos mucho respecto a cómo y cuántas deben ser las dependencias. en cuanto a los archivos franceses. Duchein y Durye hacen unas recomendaciones de carácter más general distinguiendo tres sectores: locales de conservación. expurgo y clasificación. Finalmente. VI-VII. pero si es pequeño -de una sola plaza. Finalmente. pasará a los despachos de trabajo para rectificar o confirmar su (4) Trabajo citado (Archivum. Separata publicada por la Dirección General de Archivos de Francia. de las que detallen ubicación y condiciones ( 5 ) . más todas las complementarias. para la Dirección y el Conserje mayor y garaje (6). El circuito a seguir por los documentos suele ser: muelle de descarga. son posibles viviendas privadas. (Archivum. y paso a los depósitos para un estanteado provisional. VII. si no queremos que los desplazamientos del despacho a los lugares donde se encuentran las salas de trabajo nos lleven la mitad del tiempo. cámara de desinfección y desinsectación. A su vez en las dependencias podemos distinguir dos grupos fundamentales: los dedicados al trabajo interno y los dedicados al público. LOCALES DE TRABAJO Vamos a considerarlos por el orden en que se producen los hechos. que es el tema que ahora estamos estudiando. tales como cafetería o secretaría de información al público. que puede hacerse en el mismo muelle o en una sala contigua en la que también se determina lo que es imprescindible que pase por fumigación. 53). 1956-1957. ( 5 ) <<Les batiments d’archives en France. pasando luego a referenciar las sucesivas dependencias. . De allí. Lo que no obsta para que se pueda contar con una habitación independiente destinada a recibir visitas o consultas personales.habrá que acoplar casi todo en una sola sala.224 El archivo. ya que en muchos de ellos no se considera su existencia.

Naturalmente que como los hay de varias alturas cuando se cuente con dos rampas deberán tener distinta inclinación para que una sirva a los transportes grandes y la otra a los más pequeños. La boca o bocas de entrada deben estar protegidas de la lluvia por tejadillos o salientes en la parte superior. en que se encuentran generalmente los depósitos. por rescatar de su destrucción total dicha documentación (7). El hecho de que sea más bien holgadas facilita la descarga ordenada por centenas y la separación de grupos diferentes que puedan entrar en el mismo día. El muelle de descarga debe estar lógicamente a nivel de la calzada y. prefiriendo trabajar sin esta protección pero menos horas. tales como furgonetas. disponer de dos rampas adecuadas para que los camiones puedan acercarse hasta el mismo nivel del suelo del almacén de modo que los carritos del archivo puedan entrar y salir desde el muelle a la caja del camión. o acaso sea bastante dotar esta. Debe de contar además con los servicios sanitarios correspondientes y duchas y armarios roperos para los porteadores y personal que interviene en este trabajo. requieren para su manipulación caretas antipolvo (8).Las dependencias 225 clasificación. haciendo excepción a lo que manda el reglamento. con arreglo a una relación de entrega que siempre debe acompañar. darle una ordenación y proceder a su estanteado definitivo. o montacargas. reducida en casos extremos a reseñar el número de camiones o transportes de que consta el envío. Al hacer la descarga debe llevarse a cabo un somero control de lo que se recibe. La capacidad del almacén debe calcularse con arreglo al volumen previsto de entrada de documentos. o en la zona neutra entre éstos y las otras dependencias. Pero no debe contarse con que su permanencia sea larga sino que debe retirarse lo recibido lo más pronto posible. que no entorpezcan el acercamiento de los transportes. entradas de una marquesina protectora. que. Duchein da como cifras extremas de 40 a 80 metros cuadrados. No es raro sin embargo el caso en que la mala conservación y abandono total de lo que nos entregan haga imposible una relación adecuada. situado en la misma ciudad. Los elevadores. lo que nos fuerza a recibirlo. a ser posible. en Alcalá de Henares. Pudiera pensarse en una puerta metálica basculante pero es el caso que por su mucha altura sería poco manejable ya que el tejadillo provisional que forme no debe de impedir que el camión pueda acercarse hasta el mismo borde del suelo del muelle. debido a la abrumadora cantidad de documentos que tuvo que recibir después de treinta y tres años que hacía que se había quemado enteramente el primitivo Archivo Central. En países muy lluviosos puede optarse por la solución del archivo de Brescia (Italia) que tiene una columnata porticada. que se realiza con frecuencia sobre unidades polvorientas. En cuanto a su ubicación puede estar en la parte de atrás del edificio. . deben (7) Este criterio se siguió en los primeros años de funcionamiento de nuestro Archivo General de la Administración. siquiera sea somera. al chocar por arriba con el plano saliente. o estas. (8) Lo malo es que no protegen los ojos y en tiempo caluroso resultan incómodas y agobiantes. en caso extremo.

Ambos criterios tienen sus ventajas y sus inconvenientes pues. a derecha e izquierda. con carácter general en esta última. para expurgos o descates (10). celebrado en Pamplona en 1970.T. si es cierto que el expurgo previo abarata los costes del transporte. Algunos previenen habitaciones pequeñas para ambas cosas. lo que se va a destruir de lo que se va a guardar. según destruyen.A. Depende de que el ritmo de entrada y expurgo supere la capacidad de absorción de la máquina destructora.S. pero sólo ha sido aplicado. Ocurre a veces que el desorden de lo que nos mandan está ocasionado por una conservación de procedencia deplorable. realizando obras de remodelación en muchos de los que se encuentran en edificios viejos. Puede verse el trabajo de María del Carmen Pescador del Hoyo 4elección de la documentación». que sepamos. mientras lo conservable pasa a fumigación. Instalación y conservación estar inmediatos para facilitar el acarreo (9). de nueva planta. comunicación presentada al I11 Congreso Nacional de Archivos. (9) En el Archivo General de la Administración hay uno para cuerpo de depósitos. Sin embargo fácilmente puede dejarse lo destruible en un rincón del almacén. en sitio poco conveniente. a su vez. Algunas casas ofrecen máquinas destructoras que. Con todo algunas de estas cámaras han sido emplazadas. Contiguo un pequeño almacén para el material. visto lo cual se aconseja que se sitúen en un rincón. si bien próximas al almacén de descarga. (10) Es este un problema sobre el que se ha discutido mucho. como la <Mustang»de D. incluso cerca de los despachos de los archivistas para facilitar su trabajo. La consecuencia lógica de practicar el expurgo es la necesidad de dejar separado. sin poder establecer una norma general. van empaquetando las tiras de papel que producen. Esto puede remediarse en parte en el propio almacén o muelle de descarga. como es lógico que sea. según se va realizando ésta. Sin embargo no está prevista en muchos archivos por no existir un acuerdo sobre cuándo debe efectuarse dicho expurgo. Lo que nunca se debe hacer es vender el papel a peso sin asegurarse de su destrucción. en su mayoría. si la hay. ya que cada tipo de documentos tiene un interés diferente y requiere su tratamiento adecuado. con salida a la puerta de entrada de cada depósito en cada planta. Pero otras es necesario realizar un examen más detallado que hace precisa la existencia de una saleta contigua. se corre el riesgo de que lo efectúen personas poco cualificadas para conocer bien el valor potencial histórico de muchos documentos. donde los archivos departamentales se han construido. y de la citada cámara de fumigación.O. El complemento del expurgo es pues una máquina destructora de papel. En la reunión sobre construcción de archivos realizada por los archivistas belgas en Bruselas en 1973 se recomendó que la cámara de eliminaciones tuviera una capacidad de 40 a 50 metros cuadrados.226 El archivo. un accidente fortuito o una descuidada manipulación en el transporte. por lo que entorpecen el «paso» en el trabajo. Unas veces viene hecho y otras hay que efectuarlo. En los trabajos de planificación de archivos realizados en la URSS y en Francia se ha contado con ellos. . que servirá.

hace referencia a la utilización de rayos gamma. . pág. en su ponencia citada. Pasemos ahora a los despachos de trabajo de cada sección o fondo. No obstante los controles que llevan hacen dificilísimo que pueda producirse un accidente en ellas. recomienda la existencia para esta labor de una sala de trabajo contigua al despacho de que dependa la documentación de cada depósito. El ideal sería pasar por la cámara no sólo los documentos ya recogidos. en teoria. Lo cierto es que la mesa usual de despacho. no sirve para ello. sino todos los que entrasen aunque aparentemente fueran sanos. conforme van saliendo.Las dependencias 227 que reduce los documentos a tiras finísimas que imposibilitan cualquier intento de reconstrucción. Cuando se carece de esta cámara puede haber tres soluciones. si bien los grandes archivos están dotados de ella. de los Archivos Nacionales de Washington. la más penosa. Es la segunda proceder a la fumigación de todos los depósitos valiéndose para ello de los conductos de aire acondicionado con mando remoto. aunque figura. Morris Rieger. En cuanto a la cámara de fumigación. de gran poder bactericida. Es claro que deben estar lo más cerca posible de sus respectivos documentos. Su emplazamiento debe ser inmediato al almacén de descarga pero a la vez tener una cierta independencia respecto al resto del edificio debido al temor que produce en el personal el conocimiento del uso en ella de gases a veces altamente tóxicos. haciendo necesaria otra de mayor superficie y sin ningún accesorio sobre ella. y por otra parte han sido prohibidos algunos gases de los que se utilizaban hace algunos años. son muchos todavía los que no cuentan con su costoso montaje. llevar los documentos al centro especializado donde se procederá a su desinfección y desinsectación. en casi todos los estudios de planificación de edificios. o en un rincón mismo del depósito a que vayan destinados. Es la primera utilizar los servicios de una cámara portátil que será acarreada por un camión de un centro especializado. Es la tercera. Las ordenanzas urbanas suelen exigir una salida de gases a gran altura para evitar posibles perjuicios a viviendas cercanas. 14. pero también puede optarse por darles salida a una atarjea donde al contacto con el agua pierden toda su toxicidad. Una vez que la documentación está lista para su transporte a los depósitos se plantea la cuestión de si debe procederse antes a la introducción de los documentos en sus respectivas unidades de conservación o realizar esta operación en una habitación especial. ya que a veces llevan los gérmenes de destrucción que luego se desarrollarán en los depósitos (11). Unas llevan una bolsa de plástico que se retira y sustituye por otra cuando está llena. propiamente dicha. pero de efectos secundarios nocivos para el papel. en fardos cuadrados. Donde no haya cámara puede remediar algo un autoclave pequeño. (1 1) Carmen Crespo. otras tienen una especie de cubeta receptora y otras van empaquetando estas tiras.

Instalación y conservación pero ello depende del tipo de construcción que se haya adoptado. Cuando el despacho corresponda a una serie o sección de documentos audiovisuales será preciso contar con accesorios que sería ocioso enumerar. por conocida. Cuando pertenecen a la primera modalidad mencionada debe haber en esta zona. y acaso no está de más un armario en el que guardar documentos especiales o papeles de importancia que estemos estudiando. Existe un cierto número de archivos en que la parte del edificio destinada a dependencias no sobrepasa las dos o tres plantas mientras que los depósitos alcanzan mucha más altura. Esto reporta dos ventajas: que no es interrumpida la labor del archivista indiscriminadamente. y muy Útil un magnetófono que nos ayude a la redacción de inventarios y revisión periódica de los depósitos. semejando a veces silos o torres. siendo su temperatura recomendable entre los 18 y 22 grados. Los muebles dependen del número de personas que vayan a trabajar en cada uno. como ocurre con el Archivo General de la Administración. o simplemente los correspondientes al trabajo que desarrollamos. ventilación. Pero hay otros en los que cada planta de depósito cuenta con su correspondiente despacho de trabajo. Consideramos imprescindible una estantería para los libros de consulta que se necesitan en la realización del trabajo. en los que el desplazamiento entre el archivista y papeles es mínimo. pero si estuvieran concentrados en una o dos plantas más bajas hay que prevenir que no sean de fácil acceso para el público. cuya enumeración es ociosa. Si los despachos no son muy grandes será muy conveniente contar con la sala pequeña contigua que hemos mencionado para meter la documentación recién llegada en sus unidades de conservación. No obstante citaremos como muy conveniente un teléfono.. En este caso no hay más remedio que renunciar a esa contigüidad. independiente del o los montacargas ubicados en la zona del muelle de descarga y otros servicios contiguos. ya que la propia necesidad va a indicarlos en cada caso. También en este caso los despachos quedan suficientemente independientes. que tanto facilitaría el trabajo. por lo menos. que debe siempre solicitar su visita y exponer el asunto que la motiva. de Alcalá de Henares (Madrid). con buena superficie para poder extender sobre ella los papeles cuando se revisan para confirmar o rectificar su clasificación y ordenación. etc. pero en principio debemos pensar que. Con ello se evita que el polvo que puedan acarrear los documentos ensucie la mesa de despacho y objetos necesarios que debe haber en ella.228 El archivo. o cuando se procede a realizar una busca laboriosa. lo que facilita el trabajo. Por descontado que es de absoluta necesidad una máquina de escribir normal. que permita la relación con las demás dependencias. sin cajones. no puede faltar una grande de trabajo. ruido. un ascensor para uso de personas. bien por interfono o por una centralita común. además de las mesas convencionales. Algunos se pronuncian por una segunda máquina de escribir de carro grande y un . En cuanto a sus condiciones físicas debe recordarse lo dicho para los despachos de íos archivos de uso inmediato respecto a luz. y que al recibir al consultante o investigador puede ser mejor atendido cuando se conoce previamente el motivo de su consulta.

Antes era corriente y se aconsejaba que para acceder a él hubiera que pasar por la sala de lectura. Es servicio que puede hacerse perfectamente en el taller de reprografía. que no menciona. y aún más una sala dejuegos que nos llena de perplejidad. 80. En ellos puede haber o no duchas para aseo después de trabajos excepcionalmente polvorientos. etc. incluso una pequeña cocina. fotocopias. pero esto solo en el caso de no tener instalado servicio de cafetería (12). También pudiera ser Útil tener cerca de los despachos un pequeño dispositivo para poder hacer una taza de café o té.Las dependencias 229 aparato de xerocopia pero no nos parecen convenientes. aunque suponemos que si lo dice será porque tiene constancia de ello en alguna parte. El primero porque puede haber una en la Secretaría para estadillos y cuentas. ajenas al trabajo técnico del archivero. para poder filtrar la entrada a los posibles consultantes. Será necesario para muchos archivos contar con un despacho de habilitación o contabilidad. Tampoco está de más una antesala donde pueda esperar la visita en vez de hacerlo en la Secretaría. además del amueblado general de cualquier despacho. que debe estar contiguo. Lo correcto es que tenga un acceso por el despacho de Secretaría de Dirección. No olvidemos la proximidad de las instalaciones sanitarios que eviten largos desplazamientos de los funcionarios. xerocopias. que. . no nos parecen imprescindibles. con lo que queda alejado de la posible entrada incontrolada del público. añadiendo una sala de descanso. cuya necesidad no comprendemos muy bien. para que no se turbe su trabajo. que puede ser independiente de la biblioteca auxiliar del investigador. Solamente los consideraríamos necesarios si se trata de un archivo tan pequeño que tiene que centralizar todo en una sola habitación. tenga una caja fuerte con arreglo a la importancia de la dotación económica que percibe y servicios que presta al público (microfilmes. pero lo que no se debe olvidar es una pequeña máquina destructora (12) Así lo propme Duchein en su obra citada. y el segundo porque al no llevar control unificado pueden producirse derroches innecesarios y gastos evitables. Si todos los despachos deben estar ubicados en zona de recogimiento y tranquilidad. pero. mejor situado en la primera planta que en planta baja. Estimamos imprescindible que el personal cuente con una pequeña biblioteca técnica para su perfeccionamiento y puesta al día. pág. diapositivas. La temperatura media aceptable está alrededor de los 22 grados. y otra puerta independiente directamente al vestíbulo del citado piso. no lo es menos el despacho de Dirección. Su amueblado depende enteramente del gusto personal de quien va a utilizarlo.). por ser poco usuales estos trabajos en los despachos. pero accesible a cualquier visita anunciada. o formar una serie especial dentro de ella. pero hoy no se le ocurre a nadie semejante emplazamiento.

Es muy conveniente que cuente con pilas de agua corriente para el procesamiento del material y una instalación eléctrica industrial con llaves y cortes bien distribuidos y tomas de corriente no muy distantes para evitar la utilización de cables largos. ya que para las reuniones de carácter interno puede servir el propio despacho de Dirección. el interfono y red telefónica con la totalidad de dependencias del edificio y línea directa al exterior. como su propia existencia.ya se dijo. teniendo en cuenta que la utilización de material diazoico ha abaratado bastante el costo de este servicio en cuanto a fotografía se refiere. como también para tomar o comunicar decisiones. El número y tipos de máquinas para cualquiera de estas prestaciones estará en razón de sus propias necesidades y sería ocioso tratar de recomendar aquí tal o cual equipo. Conociendo las necesidades del archivo habrá que buscar en el mercado lo que hay disponible y a la vez está al alcance de nuestras posibilidades. tanto para obtención directa del original como para reproducción. El ideal es tener tres . En la instalación. dependen de la actividad que desarrolle el archivo en relación con otros archivos o centros en cuanto a estudios técnicos o contactos profesionales. si es lo suficientemente amplio. tanto para fotografía normal como para microfotografia. debe existir una buena ventilación. Esto nos lleva de la mano al problema de la necesidad de contar con un laboratorio de reproducción de documentos. que son los que pueden ofrecer algún peligro. Imprescindible. sin desentonar del resto. Quedan como un mueble más. que será rebasado prontamente por otros más perfeccionados. Instalación y conservación de papeles donde introducir los borradores o notas que puedan ser reservados. aunque es cierto que son muchos los que carecen de ello.230 El archivo. También vale para reuniones técnicas con profesionales de otros centros. Estará dotada de una larga mesa y asientos suficientes. aun cuando hay ya películas diazoicas que pueden manejarse con una luz no muy intensa. Su tamaño. aun cuando su conservación ofrece problemas. lo que no quiere decir que tenga grandes ventanales que es preciso oscurecer muchas veces para la manipulación del material fotográfico. Pero ello no nos debe hacer olvidar la utilidad de un buen equipo fotográfico. tanto más urgente cuanto que las técnicas xerográficas han popularizado y simplificado enormemente esta prestación al público. Todo archivo de cierta importancia necesita complementarse con la instalación de una serie de laboratorios o talleres que contribuyan tanto a su buena conservación cuanto a su eficacia en el servicio al usuario. sólo reconocibles por las personas que conocen su uso. También esta zona tendrá sus servicios sanitarios correspondientes. sean cuales fueren el número de sus aparatos. El suelo de todo el laboratorio estará recubierto con un material aislante de la máxima garantía. Es muy conveniente que todo archivo que cuente con cierto número de personal técnico tenga una sala de reuniones que facilite ese contacto indispensable si de verdad se quiere trabajar en equipo.

los daños producidos en sus fondos (13). por Christian V. técnicas y económicas. En cuanto al espacio que puede ocupar todo el montaje varía lógicamente según el número de máquinas y técnicos que las manejan. produciendo irritaciones en las mucosas e incluso mareos. teniendo en cuenta el sistema por el que funcionan (xerográfico. . Es por tanto aconsejable que estéjunto todo el servicio reprográfico. Respecto al emplazamiento de las máquinas xerográficas algunos recomiendan que estén cercanas al público para facilitar su utilización pero esto nos parece un grave error. Debemos desechar. sea fotográfico. En cuanto a su amplitud se ha estimado en algunas reuniones internacionales que debe suponer un 25 ó 30 por 100 del total de las dependencias pero esto. por modesto que sea. Desde que se avanzó en el conocimiento de las causas y agentes destructores del material de archivo y. En algunos se encuentra instalado conjuntamente con el pequeño taller de reproducción de documentos. 1969. lo mismo que la duplicadora si se trabaja con diazo. xerográfico. ya que su producción debe ser rigurosamente controlada por razones éticas. etc. Sin embargo si el revelado se efectúa en una máquina procesadora puede estar ésta en cualquier rincón de la primera. De todos modos si se lleva a copiar repetidamente un mismo documento termina deteriorándose. Debe tener la mayor cantidad posible de luz natural. aunque sí puedan ser examinados y estudiados en la sala del público. Gut en su trabajo «Restaurationdes documents d'archives.. sala de revelado y sala de tiraje. es aspiración de todo archivo depósito. en consecuencia. por ahora. Actas publicadas en Bruselas. como todo. Naturalmente que todo este montaje resulta caro de instalar y caro de mantener por lo que son muchos los archivos de pocas posibilidades que prefieren contratar el servicio con un fotógrafo o laboratorio fotográfico independientes. es relativo y está condicionado al volumen e importancia de cada archivo. No se deben entregar en xerocopia documentos que puedan reportar algún perjuicio para terceros. En cuanto a los otros sistemas actuales de reproducción de documentos será preciso elegir con cuidado las máquinas.). ya que alguno de ellos puede perjudicar gravemente los documentos. con toda seguridad. Si se tienen máquinas de funcionamiento eléctrico que utilizan agua es preciso que el suelo que las rodea esté bien aislado en evitación de cualquier accidente. ya que a veces utilizan sustancias que pueden ser algo tóxicas. a la vez de unificar criterios de dirección y responsabilidad. por offset. en lo posible. poseer un pequeño laboratorio de restauración que repare. modo de prevenirlo y remediarlo. Hay que procurar (13) El tema fue tratado extensamente en la XI «Table Ronde. incluso. las termográficas.Las dependencias 23 1 habitaciones o compartimentos independientes: sala de toma de fotografías. debido a lo delicado y minucioso de su trabajo. las que parecen menos dañinas las que funcionan por xerografía. termográfico. siendo. Con ello se ahorrará espacio y personal.celebrada en Bruselas. por rayos ultravioleta. si existe. así como una buena ventilación.

folios perforados por la acción de parásitos. cuya técnica. además de amplias pilas para los lavados que sean necesarios. así como muy conveniente para los instrumentos de trabajo mecanografiados para uso interno o uso del público. cuya labor realiza en un tiempo mínimo y con una perfección máxima que ahorra meses y meses de trabajo si hubiera habido que hacerlo a mano. casi siempre sin publicar. en España. pág. una sección de restauración de sellos. sean mesas o cualquier otro mueble. Su ubicación debe estar próxima a los otros laboratorios. integrados todos en una zona de trabajo especial. 16. que en el orden de prioridades ocupa más bien el segundo lugar. recoge interesantes datos. El último recurso que tenemos. capaz de restaurar mecánica y rápidamente. En consecuencia es labor muy lenta que llevaría años y años en muchos casos. lo que generalmente sólo se hace con un corto número de piezas de gran valor. mientras que para la segunda bastarán de 20 a 40. Puede ser un verdadero taller con máquinas manuales y mecánicas o simplemente practicar la encuadernación de encolado o cosido con plástico. cuando no es posible contar con un laboratorio de restauración propio. No debe olvidarse anejo a este servicio. es llevar los documentos afectados a un centro especializado. Es imprescindible para remediar el deterioro de los libros-documento. está totalmente desaconsejada por la dificultad de consultar sus unidades documentales y deterioro de éstas por el uso.232 El archivo. También es muy Útil para la biblioteca auxiliar del archivo. Los aparatos necesarios deben indicarlos los técnicos restauradores. en evitación del riesgo de estropear aún más lo que se quiso arreglar. y contar con grandes superficies de apoyo. o libros de archivo. Afortunadamente. Cuando los documentos estén amenazados por su grado de acidez se procede a su neutralización y también es corriente que se lubriquen las pieles quebradizas de los pergaminos (14). aunque se haya conseguido reforzar su solidez. Para instalar la primera modalidad se consideran necesarios de 80 a 100 metros cuadrados de amplitud. Lejos de nuestra idea que sirva para encuadernar documentos que nos entregan sueltos. Debe estar dotado de pilas con agua (14) Carmen Crespo. el Servicio de Restauración de Libros y Documentos ideó y construyó una máquina. si bien fue muy extendida en el siglo pasado. mal trato por parte del hombre o cualquier otra causa. lavado. Es frecuente que dos o tres centros atiendan a todos los demás archivos que dependan de una administración única. exportada ya a muchos países. Nos falta todavía por tratar del taller de encuadernación. en la ponencia presentada. Instalación y conservación que el local sea amplio para evitar que al manipular los documentos sufran roces. La restauración manual es muy penosa y requiere técnicos con buenos conocimientos. En estos laboratorios no sólo se recomponen documentos dañados gravemente sino que también se efectúan operaciones de mejora tales como limpieza. que denominaron «Vinyector». eliminación de manchas y blanqueamiento. .

En todo caso ambas deben tener accesos independientes. En cuanto a la vivienda de Conserjería unas veces la encontramos cerca del vestíbulo. Los extintores.Las dependencias 233 corriente y electricidad industrial y conviene que tenga. La detección de incendios en toda la zona de laboratorios debe ser de elevación de temperatura porque así lo requiere el tipo de combustión que se puede producir. una vez más. o a la zona ajardinada que rodee el edificio. y tener fácil comunicación con el despacho oficial (15). una buena iluminación natural. aunque ligada a ellos telefónicamente. de día o de noche. en general. Su ubicación puede situarse en la zona de muelle de descarga y talleres o laboratorios por ser la más proclive a la entrada de personas ajenas al centro. No es muy corriente que se cuente con ello pero sí es conveniente que los vigilantes. con fácil acceso y. como se dijo de los laboratorios. en la parte de atrás del edificio. que se ha seguido en el Archivo General de la Administración. La misma independencia necesitan en cuanto a la calefacción. de Alcalá de Henares. publicaciones varias. de nieve carbónica. ni con el resto del edificio. sin comunicación entre sí. Ambas viviendas tendrán línea telefónica directa al exterior. bien a la calle o a patio. VIVIENDAS ANEJAS Cuando el archivo cuenta con edificio propio y su importancia es notoria puede pensarse en la construcción de dos viviendas: una para la Dirección y otra para el Conserje mayor. tengan una habitación donde realizar turnos de descanso. . recogen y citan expresamente esta condición. es conveniente que el suministro de 'electricidad y agua tengan contadores propios. salvo si existe instalación general de aire acondicionado para la totalidad del edificio. (15) Duchein y Durye. La vivienda de Dirección debe quedar lo suficientemente independiente de todos los servicios. Los Útiles de trabajo dependerán de la importancia del taller. que puede servir también para los chóferes si hubiese servicio de coches oficiales. independiente. Y. Puede existir garaje pero lo más corriente es que se marque señalización de aparcamiento en la zona ajardinada que debe rodear el edificio. Del mismo modo. no olvidemos los servicios sanitarios cercanos. LOCALES ABIERTOS AL PUBLICO Deben estar en su mayoría en planta baja. con asesoramiento del encuadernador. y otra en la última planta. sobre todo. por razones obvias.

Lo que sí es muy conveniente es que en uno de sus lienzos de pared figure un esquema representativo de todas las secciones y servicios para que pueda conocerse gráficamente todo lo que alberga el edificio. previa la autorización correspondiente de la persona a cuyo cargo se encuentre la sección a que los documentos pertenezcan. Hace años también se vendían series de postales. diapositivas o cualquier otro objeto que sirva a la difusión de su contenido (16). así como también se llevará el control de la solicitud y expedición de copias. o mejor instalar en batería una serie de taquillones o pequeños armarios metálicos en los que cada cual introduzca sus pertenencias llevándose la llave consigo para poder recogerlo al salir. según capacidad. evitando con ello muchas preguntas al conserje de servicio en la portería del propio vestíbulo.. En ella se examinarán. y ornamentar sus paredes con cuadros o grabados o reproducciones facsímil de sellos o documentos. al modo clásico. . Si éste tiene publicaciones propias o subvencionadas es muy conveniente que se puedan adquirir allí mismo. la sala de lectura estará en planta baja. lo que parezca más propio. Esto nos lleva directamente a tratar de la sala de lectura o investigación.234 El archivo. que puede ser una sola. Tal como lo hemos descrito. en su caso. carpetas. la que puede también servir para dirigirse al despacho de Dirección y Secretaría correspondiente. pero también puede estar en la planta primera para darle más sosiego si el archivo está situado en una zona ruidosa. Instalación y conservación capaces de evacuación rápida en caso de emergencia. por lo que inmediatamente antes de su acceso debe existir un espacio que sirva de ropero para dejar abrigos. con mostrador que limite el acceso del público. Tampoco está de más una vitrina donde se muestren las Últimas publicaciones. una (16) En el Archivo Histórico Nacional de Madrid la Asociación de Amigos de este Centro ha puesto en venta series de improntas de sellos de cera y llaveros con reproducción de los mismos. etc. los permisos de acceso del público a la sala de consultas. así como si ofrece al público postales. Tampoco son desdeñables los tapices murales. En este caso su acceso se hará por una escalera totalmente independiente de los despachos de trabajo. con sus correspondientes mesitas. o expedirán en su caso. que puede ser fijo mural o soportado por un atril. En algunos archivos está situada en la misma sala de lectura y también en otros en la sala de visitas. No debe faltar lo más próximo posible a la entrada un tablón de anuncios. a la que debe entrar el usuario sin más bagaje que sus Útiles de escribir y tomar notas. Debe tener una buena iluminación natural y. Comenzando por el vestíbulo no debe descuidarse su presencia ya que va a ser lo primero que encuentra el visitante y su impresión va a ser muy importante a la hora de valorar el prestigio del centro. Informará sobre el reglamento y condiciones de uso de los servicios del archivo. Puede amueblarse con uno o varios tresillos. Inmediato al vestíbulo deben encontrarse las dependencias de Información y Secretaría general.

Israel 90. para uso del público. . simplemente. Hungría de 5 ó 6 a 28. que debe ser difusa con potencia de 50 a 70 vatios. es conveniente un punto de luz individual para cada investigador o lector. entre los que se encuentra España. para lectura de documentos que la necesiten. En este caso debe llevar una pantalla que impida que la luz incida directamente a los ojos del usuario. otras son de buen tamaño. Lo más cómodo para que no se interfieran unos con otros es que las mesas sean individuales. En cuanto a la ubicación de la sala es conveniente que esté cerca del sistema de comunicación que va a llevar las papeletas de pedido a las secciones. porque reciben más luz natural que las instaladas en planta baja. cuyos Archivos Centrales de los Ministerios son visitados y estudiados sus fondos una vez que han obtenido el correspondiente permiso de las personas que pueden darlos. sobre su propia mesa.Las dependencias 235 igualmente buena iluminación artificial. Pero lo que sí debe de tenerse muy en cuenta es que cada investigador debe disponer de un espacio de mesa de unos cinco metros cuadrados. delimitando los espacios con algún resalte. Francia entre 30 y 300. Algunos opinan que un archivo intermedio. así como el acarreo de documentos para su examen en la sala. República Federal Alemana 6 a 14 y 29. en la reuniones internacionales. No ocurre lo mismo con los grandes archivos (17) Los distintos países han aconsejadoen las reuniones internacionalesel número de plazas que consideran convenientes. Asi Austria propone entre 14 y 60. o de Wood. sobre todo si se consultan documentos gráficos. el criterio de Estados Unidos. sino de una sala pequeña para consulta por la Administración. Este fue. no necesita de sala para el público puesto que no lo va a tener. ya que los documentos a veces hay que extenderlos para compararlos. Pueden ser de bombilla normal o de tubo fiuorescente. Yugoslavia 50. o. pero no tiene validez para otros países. siendo muy conveniente que tengan un conmutador para encender solamente cuando sea necesario. Malasia 17 y Estados Unidos de 100 a 170. si la natural es insuficiente o se trabaja en horas en que es preciso servirse de ella. En cuanto a su tamaño variará con arreglo al volumen de fondos del archivo y servicio que ha de prestar con ellos (17). pero es más recomendable la primera. con potencia de 100 a 200 vatios. concebido como almacén de uso sólo para la Administración. Deben tener prevenida para su posible uso una lámpara de rayos ultravioleta. aunque lo más corriente es que encontremos mesas largas y amplias. según sus propias necesidades. Estas mesas no deben de tener cajones para evitar que metan sus papeles y los dejen luego olvidados. o de los que están situados enfrente o cerca. No obstante es evidente que las necesidades de sala de consulta de estos archivos se manifiestan en dimensiones reducidas. según se instale en el techo o directamente sobre la mesa. mesas largas en las que pueda extenderse cada uno con arreglo a sus necesidades. Aparte de la luz general de la sala. En esto llevan ventaja las salas instaladas en planta primera.

así como las de información de los fondos del propio archivo. claro está. Algunos aconsejan la existencia de una sala defumadores. Todo. ya que los mayores daños a los documentos se producen siempre en la sala del público mientras su consulta. que suponen un instrumento de busca más elaborado y no susceptibles de ser alterados por uso indebido de los consultantes. una serie de cubículos laterales semi-aislados para trabajos en equipo sin molestar a los demás usuarios. a la que. como el nuestro de Alcalá de Henares. ya que mientras se manejan papeles está terminantemente prohibido fumar. lo que también puede resolverse con una mampara que reserve una parte de la misma. Sin embargo no son muy recomendables si no se dispone de la vigilancia necesaria. lo que en parte es debido a que la fluidez de documentos hacia fondos definitivos no puede hacerse realidad por saturación de aquéllos. Instalación y conservación intermedios. postales. tan visitado y consultado como puede ser cualquier archivo histórico. También en algunos archivos existen ficheros para uso del público pero nos parece mejor que esta información se dé por medio de folios mecanografiados. pero. Sea cual fuere el caso. También es muy conveniente que exista una vitrina de publicaciones en venta. en centros en los que haya afluencia de público es de todo punto necesaria la existencia de una biblioteca auxiliar en la que puedan los investigadores manejar las publicaciones de consulta más necesarias. utilizando la denominación genérica de bibliotecas. lo que constituye la biblioteca histórica propiamente dicha. reproducciones de sellos o cualquier otro tipo de objetos producidos por el archivo para su propaganda y divulgación de lo mejor de sus fondos. En cualquier caso la sala de lectura debe tener vigilancia constante. en un lateral. o alrededor de la sala. Su situación.236 El archivo. . televisión en circuito cerrado cuyas pantallas receptoras estén no muy lejos y cuyos dispositivos de toma de imágenes sean movibles para darles mayor capacidad. debe tener vigilancia ejercida por subalternos o. En la reunión de archivistas habida en Bruselas en 1973 se aconsejó una pared o gran ventanal acristalado que permita la vigilancia desde fuera de la sala. en su defecto. la realidad es que pueden resolver su premura con sólo salir al vestíbulo de la sala. Pero se evitará que queden a su libre alcance. suele llamarse sala de catálogos. pueden estar en una pequeña sala contigua. dentro de la sala de lectura. Cuando los libros de consulta inmediata y los de información sobre los fondos del archivo no puedan acomodarse bien por su volumen en la misma sala de lectura. supeditado a la importancia del archivo y espacio con que se cuente para ello. aparte de tener uno o dos funcionarios de servicio permanentemente para resolver cualquier consulta eventual. que pueden estar en un estante exclusivo. aunque esta vitrina es posible que esté mejor situada antes de la puerta de acceso a la sala y no dentro de ella. En algunos archivos se han dispuesto. por lo que. aparte de contar hoy esta costumbre con muchos detractores.

unas veces bajo una sola Dirección. y se instalan. necesitan un espacio aparte. Biblioteca y Documentación. otras por separado y otras formando un servicio conjunto de Archivo. la existencia de una sala de microfilm y otra para copias dactilográjicas. En la Administración española. La existencia de estas salas tiene el inconveniente de necesitar más vigilancia para ellas. tales como registros catastrales de gran volumen. bien en calidad de depósito. es claro que necesitan una sala especial de consulta en cuantos archivos tengan este tipo de material (18). pero esto está ya superado. donde no tuvieran este servicio. Todavía podemos añadir una previsión más. Para que el archivo tenga unas relaciones públicas fructíferas consideramos imprescindible una sala de exposiciones. para consultas rápidas de la propia Administración pero esto nos parece altamente comprometido. una vez ingresados en el archivo.). También algunos han señalado la posibilidad de contar con salas especiales en archivos todavía bajo la responsabilidad de la entidad productora. diapositivas. . o cualquier otro tipo de documento que lo requiera. El caso primero se encuentra resuelto desde el momento en que los actuales aparatos lectores de microfilm no necesitan el total oscurecimiento. el único responsable de los documentos es el archivero. o prestar los filmes a alguna organización o filmoteca apropiada. Hace algunos años se consideraba poco menos que imposible montar una exposición con documentos. Es posible que haya también necesidad de una sala especial para manejo de documentos incómodos de manejar en la sala general. así como proyecciones (filmes. No obstante. la sala de documentación. El segundo ha quedado también obsoleto al generalizarse el uso de las copias xerográficas. etc. por lo que pueden instalarse. En cuanto a la audición y visualización de videos. «cassettes>>.Las dependencias 237 SALAS ESPECIALES También se previene. La breve explicación del interés del (18) Es recomendable la existencia de un aparato proyector. para no molestar a los demás con el ruido de la máquina. pero en los archivos de los Ministerios sí existen. Esto depende de que sean muchos los de este tipo que se guarden en el archivo. en cualquier rincón o lateral de la sala de lectura. al servicio de intereses de todo tipo de la región en que está ubicado el archivo. más en teoría que de hecho. ni los regionales ni los provinciales lo tienen previsto. ya que. Su funcionamiento podemos verlo en los archivos departamentales franceses. documentos gráficos muy grandes. Lo contrario equivale a secuestrarlo para el uso y conocimiento público. bien de modo eventual. bandas magnéticas o discos.

A veces no podremos contar con una sala especial pero. Thion advirtió del riesgo de deterioro al manipularlos para ser expuestos a lo que Marlot contestó proponiendo que se exhibieran facsimiles en vez de originales. En cuanto a las segundas deben organizarse con regularidad periódica para mantener el interés del público. Pero la materialización de colocarlos en las vitrinas y paneles. persisten. aun cuando pueden colocarse inclinados o enteramente verticales entre dos láminas transparentes. además de importantes. cuyos paneles se adaptan a cualquier emplazamiento y muy variado contenido. así como repartir en los lugares más idóneos los cuadros. de cristal o materia plástica. De acuerdo también en que lo más penoso del trabajo tiene que realizarlo el archivero buscando y seleccionando los documentos. a pesar de los factores negativos. puede montarse en cualquier otra sala del público. En cuanto al tipo de vitrina para documentos recomendamos la plana.238 El archivo. fueran atractivos. aún cuando no esté capacitado a veces para leerlo. En la misma reunión M. fotografías. De acuerdo en que esto lleva mucho tiempo. Pero además estas exposiciones se ambientan con cuadros y objetos que tengan relación con el contenido o con la época. Francia y España. o de interés general para los posibles visitantes. Ya en la primera conferencia internacional de la «Table Ronde. aunque algunas veces se ha hecho. para evitar la repulsa del visitante. Namur. o bien filtrada por persianas y cortinas. Recordemos que en vez de vitrinas convencionales hoy se utilizan desmontables. Para salvaguarda de lo que haya valioso es conveniente que las vitrinas tengan llave. Para las murales o de mueble-escaparate. incluso en el mismo vestíbulo. pero merece la pena. puede quedar en manos de profesionales acostumbrados a este tipo de exposiciones. Las primeras no son recomendables porque los documentos y objetos se estropean mucho con la luz. según el tamaño del documento u objeto que vamos a exponer. En este caso deben paliarse los daños con dos medidas adicionales: que la sala no reciba luz del exterior. desmerecen mucho en cuanto a interés. después de haber planificado en sus líneas generales el «cursus» de la exposición. u objetos con que se quiera enriquecer. a la altura que se necesite. se recomendó la exposición de documentos que. y que a su vez las vitrinas o marcos de exposición estén provistos de unas cortinillas corredizas que tapen el contenido una vez que el visitante lo ha examinado.. que tuvo lugar en París en 1954. busquemos la que llevan unas cremalleras laterales que permiten colocar los entrepaños generalmente diáfanos. En el informe redactado en la mencionada reunión se señalaba su existencia en Stuttgart. con buena voluntad. Gran Bretaña. y se explican en paneles que orienten al visitante. Copenhague. El pretexto puede ser una efemérides local. Pueden ser también Útiles paneles . Estas exposiciones pueden ser permanentes o eventuales. pero a veces es costumbre tan arraigada y tan cómoda para enseñar al público que. pero. Instalación y conservación contenido del documento en una cartela hace que la gente se fije en él.

de la que sacaremos las ventajas anotadas para la sala de exposiciones. En diversos archivos españoles se organizaron cursos con buenos resultados. como es el caso de los Archivos Nacionales de Tokio. pero también pueden ser prestados (19). La sujeción de sellos y documentos gráficos debe ser muy cuidada para que no se deterioren. útil también ~ (19) Víctor Gondons Jr. en 4ollaboration between Archivist and Architects in planning archives building». o en dientes de sierra. Su utilidad principal es impartir cursillos de formación elemental o superior de archiveros (20). En España se hizo en el Archivo General de la Administración. sin perjuicio de que el original sea exhibido por el profesor o conferenciante debidamente protegido por un estuche. Debe tener buenas condiciones acústicas y disponer de pantalla instalable. No olvidemos un saloncito para conferenciantes o profesores. un catálogo de lo expuesto. No es difícil encontrar unos y otros dentro del mismo archivo. nos queda disponer de una sala para servicios educativos o aula. Aunque es de muy buen efecto no debemos forrar las vitrinas del terciopelo porque recoge mucho polvo. Otra de las dependencias que nos van a relacionar con el exterior es la sala de conferencias. como las anteriores. en el capítulo de relaciones con el público. a ser posible. Además constituye la patente del trabajo realizado por el personal del archivo. siempre en relación con el contenido de los documentos. pdra esquemas. Puede ser una simple funda de plástico. o sobre temas afines para el público en general (21). En este catálogo deben reseñarse también los cuadros u objetos que animan la exposición. pero ha sido modificada para alojar un servicio de Secretaría. añadiendo a ello el hecho de que podemos traer a ella personas de relieve que potencian la afluencia de público. aunque sólo sea mecanografiado. Puede tener pupitres individuales o sillones con dispositivo para poder escribir.Las dependencias 239 movibles colocados sobre los muros en espiga. si el tipo de documento la admite.. (21) Duchein aconseja entregar facsimiles a los asistentes. también situada en lugar accesible y. que puede multiplicarse de modo barato por xerocopia. que pueden producir un recalentamiento de los documentos más próximos. en planta baja. ya que los cursos pueden darse también en la sala de conferencias. Su acceso debe ser también fácil. muchos de los cuales «descubrirán. sin necesidad de tener para ellos un aula especial. Por razón de la posible acumulación de gente debe tener una salida de emergencia amplia al exterior o a un patio. Otro punto importante es la clase de iluminación de las vitrinas. . (20) Cuentan con este aula en el Hauptstatsarchiv de Baviera. No debemos olvidarnos de redactar. fotografías. un documento cuya existencia no sospechaban. propone la constitución de un pequeño museo con los objetos valiosos y curiosos propiedad del archivo o depositados en él. en el mismo archivo. para repartir a los visitantes. etc. Todavía. proyector de diapositivas y puntero eléctrico. sirviendo muy bien en su lugar un fieltro o una materia plástica de superficie lisa. así como libros también relacionados con el tema.

Los extintores pueden ser hídricos. La totalidad de las dependencias que llevamos descritas deben tener sus correspondientes avisadores de incendios. Su utilidad servirá tanto al personal del centro como a los usuarios. donde también deberá haber una cabina telefónica para uso del público. Sin embargo el agua no se utilizará nunca en habitaciones donde haya importantes instalaciones eléctricas. Así pareció nuestro Archivo Central de la Administración. En cuanto al manejo interior va a ser muy útil que tenga terminales (22) También se hizo en el archivo citado de Baviera. visitantes o investigadores (23). Es claro que esta zona debe tener los correspondientes aseos. para coches particulares de funcionarios. según sea necesario. del que hoy es heredero. ya que las mangueras al uso para incendios suelen estropear por agua lo que ha respetado el fuego. el peligro constante de que una avería de alguno de los motores diera origen a un incendio de todas las toneladas de papel almacenadas encima. Claro que nos referimos a grandes archivos. . (23) Si el archivo tiene alguna parte del edificio sobre pilastras. el actual archivo. cuyos detectores acusarán la elevación de temperatura. en la zona circundante. ya que las dependencias al público estarán ubicadas lo más cercanas a éste. ya que no se pudo salvar papel alguno. Tendrá sus sanitarios correspondientes y teléfono público. como medida de urgencia. así como en el General de la Administración nuestro.240 El archivo. si el servicio y administración del centro requieren la ayuda de un ordenador debemos utilizarlo razonablemente. debemos de rehusar la tentación de aprovecharlo para cómodo aparcadero que ofrece la ventaja de proteger los vehículos en días de lluvia. con un pequeño espacio donde instalar mesitas. pero todavía peor. no solamente por comodidad de los usuarios sino por evitar la posibilidad de que personas ajenas al centro puedan dispersarse por otras instalaciones. No es necesario que sea muy grande pero sí preparada para eventuales comidas ligeras. situada lo más próxima posible al vestíbulo. de nieve carbónica o de polvo polivalente. instalación y conservación para determinadas visitas (22). Por supuesto es imprescindible un espacio de aparcamiento. En los pequeños bastará con el mostrador. por lo que. ajardinada o no. sito también en Alcalá de Henares. caso de los depósitos del archivo mencionado en la nota anterior. para terminar. además de con el mostrador. aunque se dice que algunos particulares rescataron algo. por roces al entrar y salir. en el viejo palacio arzobispal. fuera del cuerpo del edificio. El resultado sería el rápido deterioro de las pilastras. Digamos. pero sólo en cuanto a función. LOCALES DE USO MIXTO Como complemento de todas las actividades y servicios que hemos reseñado es conveniente disponer de cafetería. Debe por tanto contar. en cuanto a función. ya que los muebles y enseres arden con llama y no con brasa y humo como en los depósitos. situados preferentemente en el vestíbulo. que el manejo de un archivo de cierta importancia no es nada fácil.

cuando manden remesas. También será muy Útil para los funcionarios que llevan la gestión de personal y la contabilidad. pág. 132. En cuanto al servicio al público nos resolverá muchos problemas y ahorrará tiempo en la recuperación de los datos contenidos en los inventarios y solicitados por el público (24). obra citada. estudia esta posibilidad. . así como en donde se haga la siguiente labor que constituye el examen de éstos para considerar si todo va a pasar a los depósitos o hay algo eliminable. (24) Duchein.Las dependencias 24 1 en la entrada de documentos.

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