El archivo
Instalación y conservación

EL ARCHIVO
INSTALACION Y CONSERVACION

M." del Carmen Pescador del Hoyo

EDICIONES NORMA
1988

EDICIONES NORMA, S. A. La Chopera, 32. Las Rozas (Madrid) @ 1988 EDICIONES NORMA, S . A. Reservados los derechos de edición, adaptación o reproducción para todos los países. No está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright. ISBN: 84-7487-042-9 Depósito legal: M. 40.724-1987 Imprime Grafur, S.A. c/. Igarsa, Naves E-F. Paracuellos del Jarama (Madrid).

INDICE
Págs . PRIMERA PARTE . EL ARCHIVO DE USO INMEDIATO

.......................................... .................................................. ........................................... ................................................. ................................................ ................................................ .................................................... Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo ....................... - Sistemas de archivación ...................................... - Condicionantes ............................................. - Variedad que nos ofrece el mercado ............................. . Documentos convencionales ................................ . Fichasdocumento ........................................ - Documentos gráficos ........ ............................ - Documentos audiovisuales ................................. Unidades de conservación ........................................ - Paquetes .................................................. - Cajas ..................................................... - Carpetas .................................................. - Hamacas .................................................. - Bolsas y sobres ............................................. Muebles para el personal ......................................... Prevención de accidentes ......................................... BIBLIOGRAFIA ..............................................
Consideraciones previas Planificación Condiciones del local - Ubicación .. - Iluminacion - Ventilación - Ruido
.I.

3

7

9 9 10 1 0 11
11 12 15 17 17 29 35
44

50

50 50 52
54 54

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60

................................................................................................................................................................ Altura de techos . Número de niveles ... Proporción ......................................... ..... ........... ..... .. ......... .. .................. Los depósitos por dentro ....... Escaleras de socorro ........................ .................................................................................................... Capacidad ............... .......... ................................ ................... ........................... ............................................. ... La estantería actual . Orientación ....... Delimitación de espacios ..... ............................................. Por agentes físico-químicos ................... .................. Estantería convencional .......... Archivadores ................... ................ ....................................... ....... ................... Trazageneral ....................... Realización de los depósitos .................................................... ...... ........................................ .................. ................................................... Planta .. Ubicación ............. Estanteríadensa .. Instalación eléctrica ... ........................ Abierto o cerrado ....................... ............................................ ............... ..... Contrarobo ................ Por agentes bioticos ......................... Resistencia ............................ Alzado ................ . Defensa del fuego ......... .................................. Accesibilidad .............. ....................................... Enclave peligroso 63 79 79 80 82 84 93 94 99 99 100 101 106 113 113 118 119 120 123 123 124 125 127 128 135 135 135 137 137 138 140 143 146 146 148 151 153 153 156 156 164 172 ........................ EL ARCHIVO-DEPOSITO .......... .SEGUNDA PARTE ........ Exento ................ .................................. Materiales .............................. El edificio en su evolución histórica El edificio actual Condiciones previas ....... ........................ .. Agresiones específicas ................ Medio ambiente ............... Zonas .................. Condiciones específicas del terreno ................ ............................ ........................... .................................................................................................................. Antecedentes históricos .............. Costo .................. Climatización .......................... Planificación y estructura ......................... ............ Extintores ................................................................. Detección de incendios ............. Medidas complementarias ...................... Sustancias peligrosas ...........

........ De .... 210 ............... Instalaciones sanitarias de la zona ............................... 220 .... De ........... 227 .. Dediscos .................................................... 175 176 178 180 180 181 182 183 187 188 189 190 195 195 . Laboratorio de reprografía .................................................................................. Muelle de descarga ........................................ planos............... Deunidades ............... ..... Habilitación ........ Señalización .......................... 217 ...... .... 208 ............. Fumigación .......................... 196 ............................... ............ Tableros ... De fotografías ................................. De grabaciones magnéticas ............................................... Paquetes ...... De estanterías ............. Acondicionado de los documentos ................ ... Elevadores y montacargas ........... Legajos pergaminos documentos con sello mapas............................................. y contabilidad ......................................... De ........... ........ ........................... 198 .. ........................................................................ De muebles ........... Tubosneumáticos .................. 229 ............ Mesas .................. 217 .............................. De .........-....................... .................. Despachos de trabajo .......... 205 ......... ............... Viviendas ..................... ........ 229 229 229 230 230 231 232 233 233 ................ ...... ...................... Fundas ............... 196 .......... Locales de trabajo . ... Bolsas ................ 223 224 ......................................... 211 .... 217 .... Tubos .. Taller de encuadernación .................. Despacho de Dirección ................ .............................. De .............................................. Unidades de conservación ........ 225 ............................................................................................... Carpetas ............................. etc postales folletos fichas microfilmes y microfichas filmes diapositivas .. dibujos...................... Salade reuniones ................... .......................................................................................................... ........................ 220 Dependencias ............ 211 Accesorios para servicio ......... ............................................. Cajas ... 206 . Encuadernación ....... Habitación de vigilantes y chóferes ........ De ... 218 ..................... Laboratorio de restauración ................................... 227 ................... ........................................................................ 210 ............. Expurgo ........................ De .................... De ............... Biblioteca técnica ............................ ... 208 .... ..................................... De ............ Carritos ....................................................................................... ...................................... 205 ............ 226 ..........................

..............Sala de dactilografía ............Sala de exposiciones .................... Indice alfabético ....... Locales abiertos al público ..................................... .................. .......................... .........Salas especiales ................Cafetería ........ ...................................................... ................................................. ... Vivienda de Dirección ............. ..Saloncito para conferenciante ...Sala de microfilm ..... ........ ......Teléfono público ..Audición ............................ ............... .................................... .. ..........Sala de conferencias ............. ........Sala de catálogos .....Aseos ..........................Sala de lectura .......................Visualización ............................................... Vivienda de Conserje 233 233 233 234 234 234 236 237 237 237 237 237 237 237 239 239 240 240 240 240 240 243 247 .............................................................................. Vestíbulo ....................... BIBLIOGRAFIA .............Locales de uso mixto .. ............................................Aula .............................................................. .......................................................... ................ .........................................Información y Secretaría General .......... ...........................................Aparcamiento .................................................... .. ....

con la ventaja de contar con la tranquilidad y el tiempo necesarios para el análisis reposado y para plasmar en una obra didáctica todos los conocimientos que fue acumulando a lo largo de su fecunda vida profesional. Con esta nueva contribución. luego Centro de Estudios Bibliográficos y Documentarios.Prólogo Cuando todavía tenemos muy fresca en la memoria la alegría y satisfacción que experimentamos al conocer la aparición del libro de Carmen Pescador «ElArchivo. Carmen Pescador continúa su infatigable tarea de archivera. la autora nos sorprende de nuevo con la petición de que le hagamos un pequeño prólogo para el último libro que ha preparado y que está ya próximo a aparecer. ya que su conservación depende totalmente de las condiciones de conservación y de instalación con que cuenten. y que. el de la instalación de los fondos documentales para su mejor conservación y para conseguir una mayor funcionalidad y eficacia en las tareas de archivo. Instrumentos de Trabajo>>.y de la labor práctica que desarrolló en el Archivo Histórico Nacional. y luego en el Archivo General de la Administración. no han aprendido su profesión de ella. los problemas de la instalación de los documentos no lo es menos. primero. Si el tema de la descripción es importante por la repercusión directa que tiene en la eficacia con que se cumplirán las funciones de información. por tanto. en este nuevo libro aborda un tema no menos importante y fundamental. el de la descripción de los documentos y los distintos instrumentos de trabajo necesarios para lograr informar adecuadamente sobre los fondos archivísticos. Si en su último libro Carmen Pescador analiza y estudia uno de los aspectos fundamentales de la Archivística. . su inquietud e interés la mantienen en contacto directo y diario con la profesión a la que dedicó su vida. Si bien. la jubilación la separó del quehacer diario en la labor didáctica que desarrolló durante tantos años -me atrevena a decir que son pocos los archiveros que no han pasado por sus clases en la Escuela de Documentalistas.

pormenorizado. es más necesario que nunca contar con un manual de referencia donde contrastar criterios y opiniones. sin olvidar ni dejar de lado las condiciones que deben reúnir los distintos ambientes de trabajo. condiciones de los depósitos y medidas de seguridad. de las condiciones que deben reúnir los edificios destinados a Archivos. por tanto. y en que. la planificación general del edificio. criterios para la instalación de los distintos tipos de -documentos para su mejor conservación y funcionalidad. MARGARITA VAZQUEZ DE PARGA DIRECTORA DE ARCHIVOS ESTATALES . Es este un libro necesario que viene a llenar un vacío en un momento en que la preocupación por los Archivos y por nuestro Patrimonio Documental está experimentando un gran desarrollo.En este libro Carmen Pescador hace un estudio minucioso. pues. No dudamos. y de total actualidad. analizando y sopesando las condiciones ambientales del lugar en que éste se vaya a ubicar. de la oportunidad y necesidad de esta obra cuya utilidad va a trascender. de nuestras fronteras para alcanzar el mundo iberoamericano. sin duda.

Primera parte EL ARCHIVO DE USO INMEDIATO .

La historiografía moderna. realiser et utiliser une documentation». .Modern Business Filing and Archives. 1955. Bernatene. de escaso interés.Cement concevoir. (2) Sobre su organización y utilidad son ya clásicos los primeros que se ocuparon de ello. Tal. ajenos a ella. En la actualidad el archivo de uso inmediato desborda la pasividad en que.. Vickery."edic.. o dar la respuesta adecuada a una pregunta que nos interesa. afirma que es un proceso esencial en el control de la administracióny en su organización. 79. Robert L. <<Techniques Modernes de Documentation».3. se ha mantenido constituyéndose en un ' verdadero centro de documentación de suma utilidad para la entidad que lo genera. 1986. de una dependencia más. gracias a la cual la entidad productora tendrá siempre a mano los datos necesarios para resolver correctamente un asunto. . sino la dependencia que constituye la médula espina1 de toda la organización (1). B. En él está la «memoria» de toda la actividad desarrollada. En los nuevos sistemas de montaje de oficinas tiene cada vez más importancia la organización del archivo. Casi todos los «archivos». C. Gower. París. por ejemplo. London-New York. Collison.. hasta hace algunos años. 1962. al adquirir una doble finalidad: de una parte mantener debidamente informados a cuantos trabajan en la entidad o empresa y de otra hacerlo también para los que. reconociendo la influencia de los factores económicos en el desarrollo de la civilización. . con lo que los archivos de empresa han (1) Michael Cook. pág. en <<The management of information from archives. No se trata. necesitan algo que les atañe (2). y H. París. El archivo no debe ser la dependencia pasiva a donde se manda todo aquello que ya no necesitamos sino muy al contrario aquella que tiene a su cargo la custodia y salvaguarda de lo que estamos necesitando constantemente.pero cuando se trata de una entidad los problemas que plantea esta archivación pueden hacer inoperante la organización más perfecta. ha introducido el estudio de la economía en las universidades. como piensan los aferrados a criterios ya obsoletos.CONSIDERACIONES PREVIAS Todos producimos y recibimos «papeles>>. 1963.

Pueblo. Studies on International Practices».> y «Madrid». En Italia tienen antecedentes de la época de la industrialización y en la actualidad son importantes los archivos de las firmas Fiat. procedente de Comercio. aun cuando su consulta pueda ser muy restringida (3). Suecia ha publicado un manual. en España. consistente fundamentalmente en controles de importación y exportación. que se ocupa de mayoristas y mercados. habiendo entregado también el Banco de España documentación que. se han recogido en el Archivo General de la Administración importantísimos fondos para el estudio de la economía. De la industria de carburantes. págs. publicaron ya en 1960 un sumario de firmas de archivos de empresas. entre otros. obligaciones. Ya desde hace bastantes años se han ido recogiendo fondos de este tipo. el comercio y la industria. siendo muchos los estudios publicados sobre estos temas. y Empetrol. contabilidad. tienen un índice en fichas de compañías comerciales desde el siglo XIX hasta 1957. fundamentalmente comunicaciones. clientes. Pirelli. 87-88. bancos. consistente en matrices de acciones. Los primeros ingresados fueron del Banco de Crédito Local. Relativo a los transportes es importantísima la documentación entregada por la Compañía Transmediterránea. En Suiza los Swiss Economic Archives. proyectos. procedente de la prensa periódica se guardan fondos de los diarios . que ha compilado un registro de firmas o razones sociales. 167. Saur. Banco de Nápoles y Sicilia y otros.4 El archivo. De comercio. Por nuestra parte. Con todo.. había recibido en 1979. En los países escandinavos se han publicado recientemente inventarios de este carácter. Instalación y conservación adquirido una gran importancia. La República Federal Alemana tiene cooperación con Estados Unidos y el Reino Unido. Dinamarca y Finlandia tienen índices en fichas y Noruega ha publicado algunos catálogos. que fundada a principios de siglo realizó su Último ingreso. En el Reino Unido fue fundado en 1934 el Business Archive Council. En Bélgica. por ahora. - (3) «Business Archives. tesorería. En Irlanda se han depositado en el Public Records Office bastantes de estos fondos. y de los semanarios «Marca» y a7 fechas». con documentación de dirección técnica. Alfa Romeo. Banca de Italia. en febrero de 1986. . 1983. En Holanda los Archivos de Historia Económica están sirviendo al público datos de 1972 a 1974. G. lo que también se ha hecho en el Public Records Office de Irlanda del Norte. en en Archivo General del Reino. es de destacar que donde más se ha desarrollado la actividad de publicar información sobre temas económicos ha sido en la URSS (4). algunas de las cuales tienen contenido económico. En Australia se han realizado listas de los documentos de este carácter que son accesibles y también tienen hechos índices en fichas. etc. Mercasa. Cepsa. lo que se va ampliando. En Francia los Archivos Nacionales han publicado volúmenes de 1957 a 1977. München-New York-London-París. En Estados Unidos los National Archives publican guías. contabilidad. no completo pero muy apreciable. Finalmente. K.

En 1962 y 1963 también en las reuniones regionales de los archivistas franceses se trató del tema de los documentos en poder de las administraciones y todavía no recibidos en los grandes depósitos. 1963. servicios y (4) En los países socialistas no se separan estos fondos de los restantes del Estado. o tomados de otros igualmente ayunos de los conocimientos necesarios. en que aconseja: .Table Ronde. hasta hace poco los archiveros profesionales cualificados han ignorado con frecuencia estos archivos. pág.Cuando la documentación ha perdido ya todo su valor actual y de posterioridad. manteniendo cierta confusión entre éstos y los denominados archivos intermedios (7). 325. tratando sobre la conveniencia de si se debían clasificar o no en ellos los documentos. Todas estas referencias figuran en la publicación citada en la nota 3.. ( 5 ) Marlot.posterioridad. 1965. presentada por Antonio Matilla Tascón. aunque en la mayoría de los casos todavía encontramos los archivos en manos de personas incompetentes. en que se estudió el problema de las relaciones entre los archivos del Estado y los archivos administrativos. borrando así su propia historia (5). París. de hoy y de mañana.. ¿Qué se entiende por . Esto ha dado lugar a atrocidades tales como aconsejar la destrucción de los documentos cuando ya no son Útiles para el manejo diario de la entidad que los produce. Afortunadamente hoy se piensa de muy distinta manera. la aportación de España... revisada. se procede a su destrucción>>.Consideraciones previas 5 Desgraciadamente. 123. y quién determina este valor? No son casos aislados. a los que dieron la denominación de <<pequeñosarchivos». . En muchos sitios se publican boletines y revistas y el «Committee of Business Archive. en un momento en que los archivistas de otros países seguían ignorando todavía la necesidad y la realidad de hacerse con los inmediatos. como punto de partida ineludible. esto es lo corriente en casi todos los trabajos dedicados a los archivos de empresa. con el título <<Le pre-archivage et l’avenir des archives. para que se reconociera la importancia de estos fondos no considerados como <<históricos>> (6). ParísLouvain. Afortunadamente esto no ocurrió en épocas pasadas: no hubieran llegado a nosotros los fondos que constituyen los archivos históricos. celebrada en Budapest en 1963. escribe: 43euls doivent 6tre conservés les documents présentant un certain intéret. señaló claramente tres etapas de archivo: inmediato.» De manera parecida se expresa Vicens Carrió.. Fue preciso llegar a la celebración de la VI11 Conferencia Internacional de la «Table Ronde. (7) Publicado en «La Gazette des archives. 44. intermedio y definitivo. aunque la atención se centró en la cuestión de competencias. con frecuencia algún administrativo o cargo técnico de la empresa con conocimientos puramente experimentales. . Daniel. 1956. 89-93. pág. de archivos. Lo mismo ocurrió en el VI1 Congreso Internacional de Archivos celebrado en Moscú en 1972. segunda edic. tiene una publicación anual. págs. Barcelona-Madrid-Buenos AiresRio de Janeiro-México-Montevideo. dentro del Comité Internacional de Archivos. lo que ha dado lugar a que casi todos los manuales referentes a ellos hayan sido producidos por personas no conocedoras de la profesión. En la VI11 . «Tratado de clasificación y archivo». La Historia es de ayer.Practique du classement. celebrada en Budapest en 1963. les autres pieces seron detruits. Suplemento núm. considerándolos ajenos a su competente cometido. nouvelle édition revue et augmenté. (6) La Historia no tiene compartimentos estancos. J.

Universidad Internacional 4Pérez Galdós>. en este mismo año. Pero ya para entonces se habían organizado. 1966 en la Escuela Nacional de Administración Pública. G. En esta misma referencia. obtenidos por procedimientos mecánicos. 1980. XLIV/23. a partir de 1963.. K. B. En <<Rassegna de Archivo di Stato-. pág. UNESCO. Algunos han pensado que la mecanización de las gestiones va a producir una decadencia del papeleo. con una referencia a 1926 en la «Business History Review. si bien los documentos escritos sobre el papel van a dejar de ser agobiantes. los nuevos documentos. . Recientemente se organizaron nuevos cursos. (10) Citaremos sólo los primeros. Ya antes. no en problemas de organización e instalación propiamente dichas. para las Cajas de Ahorro. 1978. En 1963 para Hidroeléctrica Española. 55 págs. con un total de veintisete fichas bibliográficas entre las que figura la <<Basic International Bibliography of Archives Administration. 1977. sea su base el papel o cualquier otro material. y 1980 en el Instituto de Ciencias Sociales de la Universidad de Santiago de Compostela. Dedicado también a los archivos de empresa puede consultarse el trabajo de Paola Carucci «Gli archivi di impresa: alcuna considerazione introductiven. pág. El concepto de documento ha variado. pero no han comprendido que. recopilada por M. (9) <<Les archives des enterprises. vol. Archives Nationales. 1974. XXV. de que tengo noticia en nuestro país entre estas fechas. Fruto de esta recomendación fue la publicación por los Archivos Nacionales de París de un manual dedicado a ellos y tres años después otro patrocinado por el Consejo Internacional de Archivos (9). en el Congreso celebrado en Londres en 1980. necesitan también de los servicios del archivo cuando su contenido se considera perdurable. numerosos cursillos encaminados a impartir conocimientos técnicos a las personas que manejaban archivos de uso inmediato en empresas y entidades los que en la actualidad siguen realizándose (10). Roma.. en cuyo punto 6. New YorkLondon-París-München.. y cambiado totalmente. 1975 para el Instituto de Estudios de Administración Local. 1979. maggio-dicembre. repitiéndose el caso en la reunión de Roma de 1984 (8). durante el siglo actual.. se había tratado de la necesidad de que los archiveros profesionales y cualificados prestasen atención a esta masa de documentos de archivos de empresa.9 se trata de las medidas de instalación. 1984. Instalación y conservación transferencias. instrucciones y planificación para la Delegación Nacional de Sindicatos.. curso de verano en la Universidad de Santander. 250 págs. Conseils practiques d’organisation. De 1983 es la publicación reseñada en la nota 3. Duchein y publicada en Archivum International Review on Archives. En sentido más amplio a todo aquel que sirve para apoyar en él el conocimiento o comprobación de algo. se menciona la segunda reunión que tuvo lugar en Gante el Comité Internacional de Archivos de Empresa. París. de Las Palmas de Gran Canaria. En sentido estricto se consideraba bajo esta denominación todo escrito que sirviera de soporte a un acto jurídico..6 El archivo. Saur. Lo mismo tiene categoría (8) Evans. de gran valor para la historia de la economía. el comercio y la industria. 429. 458. que contiene una bibliografía seleccionada desde 1956 a 1982. se ocupó de ellos en su <<The history of archives administration: a select bibliography. que ha de repercutir en la simplificación del archivo. que se estaban perdiendo por falta de los cuidados necesarios.. F.

por una parte. una película o una grabación magnética. pequeños depósitos de documentos ubicados en lugares dispersos.Planificación 7 de documento una escritura de compra-venta. con objeto no sólo de facilitar su buen funcionamiento sino garantizar la óptima conservación de la documentación que tengamos. o pueden existir. de este carácter. Pero antes de proceder a una instalación adecuada tenemos que considerar si lo que han puesto bajo nuestra responsabilidad es un archivo para organizar a partir de cero o es un archivo ya existente e inmanejable. un dibujo. un gráfico. de un solo local. las mínimas condiciones que queremos conseguir en relación con las posibilidades que nos ofrecen para realizarlas. sea su contenido escritura1 o fónico. sea la más acertada. En este Último caso hay que tratar sobre la posibilidad de centralizar todo en un solo local. ahorra personal. Pero aquí. cuyo costo supone a la empresa o entidad el 80 por 100 del gasto de sostenimiento. PLANIFICACION Las condiciones que debemos considerar como básicas para la instalación de este tipo de archivo son las siguientes: a) Seguridad. sin olvidar las mínimas precauciones para la defensa de los documentos ante cualquier accidente. o vayamos a recibir. ni tampoco de cómo realizar su servicio. Por tanto el archivo debe estar planeado y organizado para recoger todo lo que. Este Último punto es muy importante puesto que no debemos escatimar en una buena instalación ya que es rentable. no en cuanto a lo que ingresa sino en cuanto a lo que ahorra. Aquí vamos a ocuparnos concretamente de lo que concierne a su instalación. Un archivo bien montado facilita toda gestión y. Este último caso suele ser el más corriente y puede presentar dos situaciones diferentes. b) Facilidad de recuperación de datos. no vamos a tratar de la organización de los fondos. Puede tratarse de un archivo centralizado. relacionados con éste. o adaptarnos en lo posible. una carta. d) Economía de instalación y servicio. produce la entidad a que pertenece. un decreto. . como consecuencia. en cuanto a amueblamiento. una fotografía. con objeto de obtener los mejores resultados. Por otra parte tenemos que conocer los sistemas y posibilidades de archivación para que su instalación material. c) Ahorro de espacio. teniendo en cuenta las ventajas y los inconvenientes que esto reporta (1 1). a pesar de su interés. Para ello tenemos que establecer. una convocatoria. a mano de las dependencias u oficinas que los utilizan.

Q Economía de montaje y mantenimiento. 3. El primero de estos inconvenientes es el más corriente. Si el desplazamiento es horizontal pueden ser Útiles las correas continuas transmisoras o el sistema de cadenas con pinzas. tema V. o bien. Finalmente es bastante conocida la utilización de cajas cilíndricas de materia plástica de poco peso. 28 y 29. Citaremos <<StandardEléctrica I.entre otras. bien a abstenernos de hacerlo con determinada documentación. a promover la descentralización. 3. Instalación y conservación La centralización tiene las siguientes ventajas: l. .T. Técnicas de documentación y archivo. Los otros dos inconvenientes citados tendrán que contrarrestarse.Q Unidad de criterio y mayor control. Hay todavía una solución para el caso de (11) El tema ha sido estudiado con claridad por Luis Sánchez Belda en su C u r s o de información para administrativos. tanto en cuanto a las peticiones de las dependencias cuanto para el servicio de los documentos solicitados. ambos en «The American Archivist. ejemplar mimeografiado. Está basado en las obras de Edward N. Tendremos que tratar de compensarlo. que contienen los documentos y van cerradas desplazándose por tubos neumáticos que las transportan en cualquier dirección. 277 y 329. para el Instituto Nacional de Administración Pública (INAP).. Johnson ddentification of business Records for permanent preservation». respectivamente. no con montajes accesorios. 1961. 2. págs. Pero hemos de contar con posibles inconvenientes: l. 2. incluso. el «Teledoc>> y el «Rolo-Plan. sea vertical.. que circulan desplazándose por carriles (12).».T. para algunos fondos. horizontal o lateral (13).. si lo consideramos conveniente. Si es necesario un desplazamiento en vertical podemos establecer un sistema de pequeños montacargas o «avemarías»..Q Una mala ubicación del archivo central. «Automatic>. o con muebles cerrados que garanticen la absoluta seguridad y reserva de los documentos que contengan. el servicio general. También existe un sistema de cajas metálicas cerradas. Kaliban>>. que acarree pérdida de tiempo en el servicio a prestar. Johnson «Trends in Country Records management» y Artur M. págs.8 El archivo. sobercargando a la vez. (12) Entre otras marcas podemos citar el «Telefilt.Q Ahorro de espacio. A la vista de estas consideraciones procederemos.Q La existencia de documentación de carácter muy reservado. que faciliten el acceso a los diversos pisos. 24. innecesariamente. 1966. y apuntes mecanografiados. con los documentos dentro. sino aplicando el criterio descentralizador. Al considerarlo como una dependencia de escasa utilidad podía estar situado en cualquier sitio. (13) Son las más usadas y muy abundantes.* La existencia de departamentos cuyo servicio constante centralizado dificultaría su función. bien a reunir todo en un solo local.

esta localización supone el alejamiento del centro neurálgico. CONDICIONES DEL LOCAL Partiendo del hecho de que los criterios de instalación van a ser los mismos si se trata de un archivo centralizado o con dependencias accesorias vamos a tratar de las condiciones Óptimas del mismo. Comerciales. Cuidaremos muy especialmente de que no pasen por él conducciones de agua. Tampoco son buenas las zonas superiores muy recalentadas. Esto encuanto a la documentación clásica porque si se trata de documentos del grupo de los llamados audiovisuales el daño puede ser irreparable. en general. Personal. 2. a los que se les adjudica un número o clave por el que se han de servir cuando sean pedidos. un sótano o un extremo del edificio. de todos aquellos que tengan que resolver consultas del público. b) Un local con servidumbre de paso a otras dependencias. 1959.aedic. debe estar inmediato a los servicios de Contabilidad. Estadística. pág. (14) Italo Baldini. lo que perjudica enormemente a la buena conservación de los documentos. c) Solamente muebles colocados a lo largo de un pasillo. Producción. aunque sí pueden paliarse los inconvenientes eligiendo muebles adecuados. ni tendidos eléctricos que no estén suficientemente protegidos. por el peligro de rotura con la consiguiente inundación. En el primero de los casos debemos huir de los bajos del edificio tanto por falta de luz como por posible humedad. ni fría ni caliente. 207. ni quien los aporta o recoge. En los otros dos casos tenemos escasas posibilidades de evitarlo. etc. añade a estos inconvenientes la falta de aireación de las plantas bajas.Condiciones del local 9 documentos altamente confidenciales y reservados que es remitirlos al archivo en sobres cerrados. En consecuencia. en «El archivo de la empresa moderna. En cuanto al espacio que nos dan para instalarlo podemos encontrarnos con los siguientes casos: a) Un local independiente y exclusivo. Barcelona. . Puede en cambio estar alejado de Publicidad. en ambos casos. para evitar incendios. y.. Ubicación Es evidente que un archivo centralizado debe estar cerca de las dependencias que pueden hacer más uso de él. sin que el archivero. Además. Nunca desplazado en un ático. tenga el menor conocimiento de su contenido. ya que la sequedad excesiva puede producir el resquebrajamiento de los documentos y propiciar su rotura (14).

pág. En evitación de ello se hace necesario instalar puntos de luz en todos y cada uno de los muebles o archivadores que tengamos que consultar. con mala renovación del aire. a su archivación. El campo visual queda limitado y se producen cambios de adaptación que fatigan los ojos. dejando fija la proporción de humedad en un 40 por 100. c) Indirecta. . Tienen que ser muy potentes y nunca suelen dar la luz suficiente para el trabajo. obra citada. (17) Baldini. (15) Obra citada en la nota anterior. Se obtiene por medio de pantallas reflexivas que envían la luz al techo. pág. lo rebaja a 16-18 grados. en consecuencia. Puede ser de tres clases: a) Directa. desde donde se proyecta difundida. estudia las ventajas y los inconvenientes. Es la más corriente y supone la instalación de lámparas en las mesas de trabajo. con una humedad de un 40 por 100 (17). Si no fuera suficiente es necesario pensar en una iluminación artificial adecuada. Un local mal ventilado y mal acondicionado repercute en la disminución del rendimiento del personal. obra citada.10 El archivo. Para lecturas prolongadas serían necesarias lámparas de 25 a 30 watios repartidas en la misma forma (16). 208. tanto más cuanto que la acumulación de documentos propicia la acumulación de polvo. según su orientación y tamaño. Cuando el trabajo es movido se consigue una buena iluminación con lámparas de 10 a 15 watios a razón de una por metro cuadrado. Es Óptima para no tener que moverse pero perjudicial si nos desplazamos con frecuencia a otros lugares de la habitación por necesidades del servicio. Normalmente la luz de huecos al exterior (ventanas o balcones) penetra. Ventilación Nunca nos conformaremos con un local cerrado. 208. La luz artijTciaZ requiere una serie de consideeraciones sobre la que sea más conveniente. (16) Baldini. Puede combinarse con la anterior. y. La temperatura ambiente debe estar entre los 18 y 200. y recomendaciones del Instituto de Racionalización y Normalización del Trabajo. Por tanto deberemos instalar las mesas de trabajo dentro de este radio de acción (15). Instalación y conservación Iluminación La luz natural es fundamental para el trabajo de archivo ya que requiere mucha atención en el contenido de los documentos para poder proceder correctamente a su ordenación y clasificación. y luces a determinada distancia en el resto del local. b) Semi-indirecta. hasta la distancia de dos y medio a cuatro metros. Se consigue con potentes reflectores hacia el techo convenientemente coloreado.

(19) Una máquina de escribir genera 70 decibelios. Es por tanto conveniente instalar el archivo lejos de las dependencias que tienen muchas máquinas de escribir. por razones económicas y más aprovechamiento del terreno construido. suelos y techos (20). En cambio sí es muy necesario el aislamiento en el caso de estar situadas en zona de parques o patios grandes.Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 11 Ruido El exceso de ruido puede reducir el rendimiento del personal en un 10 a un 15 por 100 (18). El grado de aislamiento depende también del nivel sonoro de la zona en la que está emplazado el edificio. que parece un inconveniente. a realizar una construcción ligera. Esto. Existe la tendencia. Cuando el problema afecta a la totalidad del edificio puede disminuirse aumentando el grosor y densidad de los tabiques. el término medio de ruidos que puede producir una calle es de 90 decibelios. es menos necesario el aislamiento entre los locales ya que el ruido de fondo amortigua en parte la diferencia entre las dependencias ruidosas y las tranquilas. que publicó CITEMA (Centro Informativo de Técnicas y Material Administrativo) en 1963. de lo que resulta una mayor permeabilidad a los ruidos. 209. Por ello es muy necesario tener muy en cuenta el problema del aislamiento acústico. o calculadoras o cualquier otra instalación mecánica que produzca ruidos (19). figura un trabajo sobre este problema realizado por TAFISA. vidrio u otro material absorbente. aunque el claxon de un automóvil produce 100 decibelios. paredes y techos de fibra de corcho. de locales abiertos a calles de mucho tráfico o aglomeración de gente. (20) Aunque naturalmente es muy variable. (21) En el número 1 del . obra citada. que son más silenciosos. En ambientes ruidosos. MOBILIARIO PARA LA DOCUMENTACION: COMO ELEGIRLO En un archivo de uso inmediato es difícil establecer separación entre la zona de trabajo del personal y la zona de archivación de los documentos.Boletín de Información Técnica. pág. pág. En la elección de mobiliario debemos atenernos a un principio fundamental: el mueble ha de estar en función de los documentos y no al revés (22). Todo mueble de archivo debe garantizar siempre la buena (18) Baldini. Si su situación no puede modificarse se atenúan los efectos revistiendo suelos. es en parte beneficioso en este tipo de archivos ya que facilita la fluidez del servicio al no tener que realizar grandes desplazamientos. 17. . El nivel máximo sonoro que se considera aceptable para un despacho de trabajo oscila entre los 40 y 45 decibelios (21).

Chardonnet . estudia el problema desde el punto de vista de la conveniencia de normalizar su uso. y otra de menos uso. Homes et tecniques. Gaudrillault y L.. Para que siempre sea así tendremos que realizar revisiones periódicas en evitación de que el primer grupo pierda su fluidez por sobrecarga de documentos que deberían estar ya en segundo plano (23). outillage et tecniques des bureaux. cuando ésta es larga. que calificaremos de semiactiva. Veamos todas las posibilidades (24). La capacidad de un mueble de archivo se mide por metros lineales de archivación con objeto de elegir aquellos que. aun cuando su clasificación y ordenación no sea todo lo deseable que debiera de ser. Servicio Central de Publicaciones. tendremos que encararnos con el problema de la eliminación.Organisation. pág. Debido a ello su elección está condicionada en primer lugar por el tipo y forma de los documentos que contiene y en segundo por el servicio que vamos a tener que prestar con ellos. Secretaría General Técnica de la Presidencia del Gobierno. Madrid. admitan más cantidad de documentos en menos espacio. Así debemos de tener en cuenta que en todo depósito de documentos hay una parte de ellos que constituyen la documentación más activa. los libros de R. 1962. más manejada por los que utilizan los servicios del archivo. También es importante que los muebles guarden cierta uniformidad. Un archivo de muebles dispares dará siempre la sensación de desordenado mientras que una cuidada presencia dará una buena impresión. Casal Marcén. Sistemas de archivación Para poder tener en cuenta estas necesidades tenemos primero que conocer el «sistema de archivación. que corresponde a cada archivador o mueble de los muchos que nos ofrece el mercado para no caer en la trampa de los más vistosos o de línea original. que son las siguientes: (22) Los formatos caprichosos e irregulares que tienen a veces los documentos dificultan en muchos casos su correcta archivación.12 El archivo. claro está. (23) También. pág. De acertar en la elección va a depender no sólo la conservación correcta sino la eficacia del servicio que tenemos que prestar. 1971. aunque nos parezca muy peligroso y de posibles graves consecuencias si no lo verifica persona muy cualificada. núm. y el de Beauce «Méthodes de classement dans les entreprisew. José María. (24) Pueden consultarse: el trabajo citado de Luis Sánchez Belda. y el segundo por los ya tramitados y cerrada su formación. 1354. Todo esto. que muchos prefieren sea realizada por las personas que regentan el archivodepósito. . en -Manual de impresos administrativos>>. 1952. en relación con el volumen de documentación que esperamos ir recibiendo. En documentos de uso frecuente se puede admitir una cierta pérdida de espacio. 217. 15. que sería negativa para documentos de poco uso. París. sin que esto dificulte el servicio a prestar. Instalación y conservación conservación de lo que guarda. dentro de las condiciones primeramente enunciadas. Viene a estar formado el primer grupo por los documentos que están todavía en tramitación.

casilleros o bandejas. planos. Es otro inconveniente. croquis. Es el principal que ocupa más espacio del que aprovecha porque las carpetas clásicas de gomas no pueden apilarse indefinidamente ya que basculan y se caerían. b) Archivación vertical Es aquella en que los documentos se apoyan sobre uno de los lados cortos. Las «ventajas» que tiene este sistema es que es barato. Consiste en apoyar los documentos sobre su superficie mayor. se calcula en tres o cuatro por pila. y que el documento apoyado sobre su superficie mayor es. Que cuando son finos de lomo (carpetas o documentos cosidos) no se ve bien su señalización y para volver a su sitio el que hemos sacado es necesario quitar primero todos los de encima o correr el riesgo de que se doblen y estropeen. pero se adaptan mejor a unos que a otros: para documentos encuadernados es excelente pero para documentos sueltos se hace preciso utilizar una unidad de conservación especial. En cambio es el sistema ideal para documentos gráficos (mapas. Puede servir para toda clase de documentos. y su colocación no ofrece ninguna dificultad . que nos entorpece su uso. Como el número de carpetas. Los muebles que se utilizan para ello pueden ser armarios o estanterías. como veremos más adelante. y lo mismo si son documentos sueltos o cosidos. En principio tenían el inconveniente de necesitar cierto espacio para poder abrir las puertas pero ahora se ha solucionado dotándolos de puertas plegables con bisagras. El tipo de muebles es semejante a los del sistema anterior. colocados unos encima de otros. como es usual en los libros de una biblioteca. como menos sufre. Pero tiene muchos «inconvenientes». proyectos. u otros semejantes.Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 13 a) Archivación horizontal Es el más simple y primitivo de todos. en principio. expedientes. Además para manejarlas es preciso dejar uno o dos centímetros de espacio entre una pila y el techo de la balda para poder introducir los dedos al extraerlas. aunque las baldas las coloquemos lo suficientemente juntas hay que contar con estos dos centímetros de pérdida a todo lo alto del armario y a todo lo ancho del mismo.) cuyo tamaño no les permite ser guardados en los contenedores de los documentos convencionales escritos. Tampoco es aconsejable para muchas de las grabaciones audiovisuales que sufrirían el roce en la superficie grabada. Los armarios pueden llevar baldas movibles. que para sacar una hay que sujetar las demás. debido a su simplicidad. Los documentos encuadernados pueden ser actas de reuniones. o de persiana que se recoge en los laterales. para que no sea engorroso su manejo. Es el típico de almacén de material de oficina o almacén de libros. etc.

Instalación y conservación salvo la necesidad de sujetadores laterales para que no se caigan cuando la balda no está llena del todo. Por este motivo algunas carpetas llevan muelles de presión en vez de anillas. Aunque vayan metidos en carpetas. que aprovecha más el espacio disponible porque no desperdicia centímetros como el anterior. c) Archivación lateral Es aquella en que el documento se apoya sobre uno de los lados más largos. ya que se pueden archivar las carpetas de forma continua hasta un número bastante mayor. al no estar llenas del todo por necesidades de clasificación y ordenación. Los documentos sueltos deben ir dentro de carpetas u otro tipo de contenedores. También que. sin entorpecer la busca. o biblioratos. como veremos más adelante. pero con frecuencia los documentos se rompen por las perforaciones. al colocarlas verticalmente los documentos pequeños . ocupan mucho espacio en comparación de los pocos documentos que guardan. al sacarlos o al meterlos. sea cual fuere el número de papeles que contienen.. Pensando en ahorrar este espacio que malgastan se ideó un mueble consistente en discos giratorios que sirven de baldas para apoyar en ellos las carpetas de anillas o biblioratos (25). apoyadas sobre su lado más corto. pudiendo perder su correcto emplazamiento.se caen. que pueden sacarse y meterse en su sitio sin necesidad de mover las demás y que pueden estar trabajando en el mismo armario dos o más personas a la vez. .. También para documentos gráficos. A la vista de todo lo expuesto sólo nos parece recomendable el sistema de archivación vertical para discos. Los «inconvenientes» surgen cuando se trata de documentos sueltos. y para documentos encuadernados o libros. Su manejo no es cómodo y los papeles se rozan mucho al pasarlos con los dedos en busca del que queremos consultar. ya que el lomo tiene siempre una dimensión fija. En evitación de ello se idearon las carpetas con anillas. que en el comercio se llaman «archivadores. El procedimiento clásico era apoyar la carpeta sobre una balda ~~ (25) Véase en <<Variedad de muebles archivadores que podemos encontrar en el mercado. Este sistema tiene la «ventaja» de su economía. aunque éstas estén reforzadas. de grabación sonora o escritural. pero el soltarlos equivale a un riesgo de desorden total de su contenido.14 El archivo. Otro factor bastante importante a la hora de adquirirlas es que son bastante caras y si sus tapas son de cartón pesan mucho. Que su señalización es más fácil de identificar. Lo corriente es que cuando van estando llenas haya que sacar el contenido y meterlo en cajas para dejar libre el bibliorato que ha de recibir los documentos recientes.

pensando siempre que de ello va a depender no sólo la buena conservación de los documeritos sino la eficacia en el servicio y economía en la instalación. Para suprimir este roce se idearon las carpetas suspendidas o hamacas.Q Costo de la instalación. Es un factor importante dado que en toda entidad o empresa la economía es un factor primordial. Permite intercalar fácilmente los documentos que vayan llegando. en cartulina fuerte. pueden archivarse unidades voluminosas junto a otras pequeñas y cuando la documentación llega a ser demasiado abultada para una sola carpeta pueden unirse otras sucesivas. Si se trata de estanterías o armarios el desplazamiento se efectúa en sentido lateral. Condicionantes Sobre esto tenemos que tener en cuenta los siguientes puntos: l. que en un archivo bien organizado desplazan totalmente las carpetas de gomas. pendiente de una o dos barras. Van provistas de un gancho central o dos laterales que resbalan por barras metálicas. ventajas e inconvenientes. Pero esto no quiere decir que busquemos lo más barato de una manera absoluta sino lo más económico dentro de las exigencias mínimas que tenemos que cubrir. Veremos sus variantes al tratar de los muebles que pueden encontrarse en el mercado. Cuando son muebles de cajones las barras van desde el frente del cajón hacia el fondo y su desplazamiento se efectúa en esta dirección. . La gran «ventaja» que tiene este sistema es que es de muy fácil manejo. tan utilizadas por las entidades para anotación de datos de obligada archivación. Todos sabemos cómo se archiva una ficha: en posición vertical o lateral. estamos en condiciones de poder elegir bien. pesadas y de difícil archivación sin desperdiciar espacio. según figure su contenido para ser leído de uno u otro modo. teniendo además necesidad de compresores para que se mangengan en buena posición cuando el cajón no está lleno. conforme se van necesitando. En esta posición los documentos pequeños no se desplazan sino que permanecen en su sitio evitando que se desordene el contenido. El principal «inconveniente» era el roce constante de los lomos de carpetillas y carpetas.Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 15 cuando la carpeta era de señalización y visibilidad lateral. o sobre el fondo de un cajón de mueble archivador cuando era de señalización y visibilidad superior. en forma de fuelle sostenido por automáticos que se prenden uno a otro o simples pinzas. Queda por resolver el problema de las fichas-documento. Una vez que conocemos los diferentes sistemas de archivación. Permite mucha archivación en poco espacio y facilita la localización de las series de documentos utilizando carpetas de diferentes colores para cada grupo. En cuanto al mueble archivador es claro que tiene que ser de cajones. más o menos grandes según sea el formato de las fichas.

sea para extraerlo o para la simple consulta momentánea. que debemos medir cuidadosamente para no errar el cálculo. . teniendo en cuenta la superficie. del local. idas y venidas entre los muebles o estantes. c) Dirección de la luz. Todo lo que coloquemos separado de los muros o paredes deberá ser situado en la misma dirección de la entrada de la luz natural porque de hacerlo en forma perpendicular nos encontraremos con un lateral perfectamente iluminado pero el anverso oscuro y necesitado de luz artificial. d) Que no resulte penoso el desplazamiento del personal o los usuarios dentro del local por tener que efectuar. e) Reparto adecuado de la superficie entre las necesidades de archivación y el personal que vamos a necesitar para el servicio. Para ello tendremos en cuenta: a) Resistencia de los pisos. b) Consecuentemente contaremos con puertas o huecos al exterior que no nos van a permitir colocar muebles o estantes más arriba de su límite inferior. sino lo que necesitan y ocupan cuando se ponen en uso. sin contar con que si son varios. en batería. 3.Q Que la capacidad de archivación de lo que vamos a instalar esté relacionada con que el amueblamiento elegido permita una amplitud holgada en previsión de los nuevos ingresos previsibles. que podemos resumir en los siguientes puntos: . Tendremos que elegir aquella instalación que nos permita almacenar más metros lineales en el menor espacio. para una sola busca. Tengamos en cuenta que un local de archivo suele ser una habitación cualquiera. Para ello no sólo consideraremos su tamaño en estado de reposo. Optima señalización.Rapidez o lentitud en la localización de un documento determinado. generalmente escasa.* Condiciones del local que nos obligan a una adaptación de los muebles al mismo. colocando sólo por medio aquellos que por ser pequeños no ofrezcan ningún peligro. Una vez tenidos en cuenta estos condicionantes de instalación debemos pasar a examinar las cualidades de servicio del mueble en sí. Sí en cambio podremos instalar estanterías relativamente altas en muros o paredes ciegas.16 El archivo. por lo que nos abstendremos de situarlos separados de las paredes. no preparada para cargas superiores a las normales. No tenerlo en cuenta acarrea muchos inconvenientes. ya que las unidades documentales carecen en absoluto de uniformidad en cuanto al espacio que pueden ocupar. La cantidad de documentos suele medirse por metros lineales. Las estanterías o muebles metálicos cargados de papel pesan mucho. con pérdida de tiempo y riesgo de golpearse con las esquinas. Instalación y conservación 2. unos se tapan a otros recibiendo la luz sólo el primero frente a la entrada de ésta. Las dimensiones de un mueble archivador cerrado no son las mismas que cuando estamos trabajando con su contenido.

Facilidad o dificultad de intercalar nuevos documentos en una serie ya establecida. por lo que han caído en desuso.Posibilidad de modificar.Facilidad o dificultad de anotar las ausencias de algún documento en el conjunto de su serie. . . así como para qué tipo de documentos sirven y para cuáles no. por principio. Los muebles de colocación vertical. A la vista de las anteriores consideraciones podemos enfocar el problema de la elección de mobiliario con un buen criterio e incluso formular una serie de preguntas en forma de «test» para irlas puntuando. el cuadro de clasificación que hemos establecido. pero. planos. por intercalación o por extensión. sus ventajas y sus inconvenientes. debemos rechazar aquéllos. Sin embargo debemos estar alerta para no cargar con una buena presencia a cambio de un mal funcionamiento. dibujos o documentos y registro de gran formato. sobre todo en los cajones anexos a las mesas de trabajo. . son los más prácticos para documentos encuadernados o libros.Posibilidad de guardar expedientes voluminosos al lado de otros que no lo son. aunque para documentos en tramitación sea más práctico el mismo tipo de carpetas pero de visibilidad superior. . pero los fabricantes han ido mejorando su presentación llegando a crear modelos verdaderamente atractivos. Variedad de muebles archivadores que podemos encontrar en el mercado Los encontraremos de madera y de metal. pero en cambio son excelentes para mapas. Las estanterias pueden ser abiertas o estar constituidas por armarios con (26) Luis Sánchez Belda recoge estos puntos en el tema 4 de los apuntes hechos para el Instituto Nacional de la Administración Pública. .Posibilidad de desplazar un solo documento sin necesidad de sacar los demás del mismo anaquel o cajón del mueble archivador. Para eso hemos expuesto ya los diferentes sistemas de archivación posibles. El escaso valor estético de los primeros muebles metálicos hizo que muchas veces fueran rechazados.Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 17 . Aunque cada caso requerirá condiciones diferentes podemos llegar a la conclusión general de que los mejores muebles archivadores son los que responden a un sistema de carpetas suspendidas de visibilidad lateral.Tipo de señalización que admiten: horizontal o vertical (26). o de pie. Finalmente los de archivación horizontal no sirven para la documentación corriente. .

ha surgido un nuevo tipo de mueble con baldas.-Archivador presión. el polvo o los insectos. más o menos juntas entre sí. El ahorro de espacio logrado venía a ser un 50 por 100 sobre los muebles de Figura 1. dentro del cual suplen a las baldas unos discos con rodamiento a bolas. pero al tener el mismo grosor en sus dos extremos requieren un eje central más grueso. ocupando el espacio de menor circunferencia. montados sobre un eje central. Instalación y conservación baldas enteras o divididas en departamentos. También pueden archivarse carpetas corrientes. Las abiertas son más económicas pero no ofrecen la debida protección a las indiscrecciones. buscando mejorar el sistema de carpetas apoyadas. que las baldas clásicas. Su auténtica utilidad se logra con los biblioratos o carpetas de anillas. pero no de trazo lineal sino circular. o carpetas de anillas o a . Sin embargo. y están pensados precisamente para carpetas apoyadas (figura 1). sólo nos son útiles para libros-documento o documentos encuadernados. El primer modelo que conozco tenía cinco compartimentos por disco para facilitar la sujeción de las carpetas. tanto en cuanto a facilidad de uso como en cuanto al ahorro de espacio. para biblioratos.18 El archivo. con el lomo a la vista en la parte exterior del disco y las tapas hacia adentro. sea en estanterías. Estos discos giratorios pueden girar a derecha o izquierda. sea en armarios. en forma tubular. según las necesidades. Sí en cambio hemos visto lo útiles que son para la documentación restante las carpetas. que suelen constituir una muy pequeña parte de los fondos de un archivo de uso inmediato. y puerta corrediza con cerradura. después del estudio hecho sobre sistemas de archivación. Pero además la realidad nos indica.

El aliciente del ahorro de espacio conseguido hizo que otros fabricantes pasaran a repetir el sistema sin puerta a mayor escala hasta alcanzar a más de 3. de poco más de nueve centímetros de apertura. lo que supone ya la incorporación de este sistema a lo que consideramos como archivo-depósito (29).800 expedientes situados en un rincón de la sala de trabajo. (27) Marca 4ontablex. los que dispuestos en balda lineal hubieran ocupado 15 metros de pared (28).». . que pueden correr a derecha o izquierda por un pequeño carril que lleva la balda. (28) «Roto Archivadores Ruiz. obra citada. (30) De este tipo es el llamado &lass-O-Rama-].000 carpetas con 3. desplazables. para carpetillas.. de modo que aunque sean pocos no se caen para los lados (figura 2). A.de plástico duro irrompible. En estos contenedores se van colocando las carpetillas en archivación lateral con los documentos dentro. (29) Vicens Carrió.000. No obstante sus muchos inconvenientes la costumbre de utilizar carpetas apoyadas se ha conservado mediante el uso de una especie de <<cassette.Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 19 balda lineal (27).Opina que el sistema puede servir para archivo definitivo pero no participamos de esa opinión por la escasa protección que ofrece para los documentos.. S . Esta proporción fue luego superada hasta llegar a poder archivar un mínimo de 35. En la parte baja llevan una aleta que facilita la extracción a la vez que sirve para la señalización (30).-Contenedores rígidos.000 de hojas de contenido. figura 220 B. Encontramos que tienen uno de los principales inconvenientes de las carpetas de anillas para archivación Figura 2.

Asemeja un mueble de estanterías cerradas formando cajones pero en vez de baldas lleva cubetas que. no pueden llevar una secuencia fija correlativa.20 El archivo. placas abatibles corredizas. por necesidades de la clasificación. vertical. (32) Modelo de la misma marca. Instalación y conservación Figura 3. . Otro tipo de muebles para carpetas apoyadas es el llamado archivador basculante. basculan hacia afuera para que quede la señalización de las carpetas completamente a la vista (figura 3).-Archivador de carpetas basculante. que también toman el nombre de hamacas (figura 5). Si por economía elegimos el sistema de estanterias abiertas. De no ser así. al tirar de la tapa. No ocurre lo mismo si se utilizan. Al abrir salen hacia afuera.Lume». Otra variante es la que apoya las carpetas en posición intermedia entre vertical y lateral (figura 4) para poder ver fácilmente su señalización de visibilidad superior (32). que es que ocupan siempre un espacio fijo con independencia de la cantidad de documentos que contienen. Subsiste generalmente la balda inferior de cada línea pero a veces está también suprimida por motivo de ahorro y no quedan más que barras. (31) Modelo lateral apoyado . ya que. en vez de «cassettes». lo primero que tenemos que buscar es la sustitución de las baldas por barras para carpetas suspendidas. que permiten reducir o ampliar los espacios según sea la necesidad de las carpetillas que forman un grupo (31).

Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 21 Figura 4. Facilita la lectura de la señalización Figura 5.-Carpetas con gancho para suspensión.-ArchivaciÓn diagonal. .

La señalización de estas carpetas es de visibilidad lateral. Pueden tener como accesorio una pequeña plancha inclusa en la balda que se extrae para poder utilizarla como mesa auxiliar en que posar la carpeta para examinar su contenido. no ocupan más espacio que el estrictamente necesario para sus papeles. colocándolos en línea al suelo o apilados. tras resultar baratos. se pueden seguir adquiriendo chasis indefinidamente. que deben alcanzar un máximo de dos metros. Tampoco admitiremos muebles demasiado altos. que se ocultan hacia los laterales (34). para visibilidad superior. unos sobre otros. pero la línea inferior. Si preferimos archivadores de tipo armario tendremos muy en cuenta su sistema de cierre. Por lo general dentro de cada hamaca hay varias carpetillas que agrupan los documentos con arreglo a su contenido específico.-Balda inferior extraíble. Figura 6. Instalación y conservación encontraremos algunos modelos bastante aceptables (33) y. Como en el caso anterior. puede extraerse como un cajón. bien por visores que llevan las carpetas en su lado exterior o por lengüetas sujetas a modo de pinzas para indicar las series. a unos centímetros del suelo. medida igualmente aconsejable para las estanterías. podemos adquirir simplemente chasis metálicos apilables que. lo que no ocurrirá si son plegables o corredizas en forma de persiana. cerca de la pared. que es aquí de visibilidad superior (6). . Unas puertas que se abren en toda la extensión de las hojas ocupan mucho espacio cuando el armario esté en uso e impedirían colocar cerca de ellas una mesa de trabajo. ya que si vienen más. son de visibilidad lateral.22 El archivo. llegando a sus últimas consecuencias. para facilitar la lectura de la señalización.

Plegables los hace la marca <<Oblique.Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 23 Figura 7. <<Ronco» los tiene de puertas que se ocultan en los laterales.. bajar la tapa queda de soporte y las carpetas sobresalen Figura 8. como -Ronco». .-Al un poco. (33) Lo fabrican varias casas. (34) Hay bastantes casas que lo fabrican.-Chasisque se sacan sobre la tapa abatida y pueden llevarse a la mesa de trabajo.

Todo lo que desaprovechan de (35) -Arianex>>. . Dada su forma saliente tenemos que arrimarlos a la pared estrictamente para evitar el riesgo de que falle el piso cuando estén cargados. En primer lugar su altura máxima es de 1. que es de visibilidad superior. Otras veces se trata de un auténtico cajón. atraídos por lo fácil que resulta la señalización de visibilidad superior de sus carpetas. (36) <<Velox». Estos chasis es claro que no son desplazables por que su peso sería excesivo. o incluso llevarlos a la mesa misma de trabajo (36). que van de adelante hacia atrás en vez de longitudinalmente. que ofrecen la facilidad de sacar la balda hacia afuera al abrir la tapa correspondiente (35). bien directamente o en sus visores (figura 9). Otros contienen chasis individuales para cada fila de carpetas. que debemos evitar a Hay otros archivadores de mueble cerrado.de <<Lume.-Archivadores todo trance. a modo de consolas. con las carpetas frontales hacia la tapa (37). Instalación y conservación Figura 9. con objeto de facilitar la lectura de la señalización. No pueden ser más altos porque no podríamos examinar el contenido de los cajones de la fila de arriba. Otras veces lo que sale al tirar de una tapa es simplemente el chasis longitudinal de que están colgando las carpetas en línea horizontal.24 El archivo. de cajón para papeles. Pero lo que nunca debemos hacer es adquirir esos horribles archivadores formados por filas de cajones superpuestos.40 lo que nos obliga a desaprovechar el lienzo de pared de que disponemos en altura. Su finalidad es poder sacar los chasis para apoyarlos sobre la tapa. con tapas abatibles por pisos en vez de puertas (figura 7). que quedó como mesa (figura 8). (37) <<Ronco>> la utiliza para la fila inferior de archivación.. Tienen graves inconvenientes.

(38) Desafortunadamente son muy fáciles de encontrar. lo que entorpece el trabajo de más de una persona a la vez (38). sillas o máquinas auxiliares. tan necesario para poder prestar un servicio eficaz. Los que han adoptado estos muebles se quejan con frecuencia de que no les caben los otros enseres de trabajo: mesas.-Carpetas de mesa de trabajo. Finalmente la consulta de los documentos de uno de los cajones. El único remedio es que estos cajones estén dotados de chasis desplazables en pequeños grupos para ser extraídos y consultados sobre una mesa. Con todo supone una molestia accesoria y pérdida de tiempo. si el desplazamiento y consulta de los cajones de arriba resulta incómodo para personas de mediana estatura. arriba y abajo.Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 25 Figura 10. suspendidas de visibilidad superior para cajón pared lo ocupan de más en cuanto al reparto del suelo no sólo por su forma alargada sino porque en uso tiene aún mayor saliente. con lo que no sólo evitan tener que sacarlo todo para examinar su interior sino que un simple giro de cabeza y unos dedos ágiles permiten localizar con rapidez el documento buscado. Para facilitar su consulta las barras que sustentan las carpetas suspendidas pueden ir colocadas paralelamente a la plancha frontal del cajón. bloquea el uso de los demás de su fila. la consulta de los de la fila inferior es por demás penosa debido a su peso y necesidad de encorvarse. Por eso sólo resultan recomendables cuando constituyen parte integrante de una mesa de trabajo en el que se necesitan constantemente los papeles archivados (figura 10). sea cual fuere su'altura. Además. . aun cuando a veces tengan pequeñas patas que los levantan unos centímetros del suelo.

presentando en la parte delantera la fila de carpetas que queremos consultar. entre otros. ya que (39) De este tipo hay varios modelos. Llevan rodamiento a bolas para poder ponerlas al lado de las mesas de trabajo de las personas que tienen que manejar constantemente los datos que contienen. A. quedando ocultas las demás (figura 12).-Caja archivadora para pequeñas cantidades. Pueden agruparse y superponerse según vaya aumentando la documentación. . Están pensados para guardar en ellos aquellos documentos cuya destrucción causaría un grave perjuicio a la entidad (40).». en los que los cajones van rotando.26 El archivo. Para una archivación momentánea y fluida existen una especie de claszjkadores añadibles.Fichet>>. Pueden estar sobre un mueble accesorio o llevarse a la mesa de trabajo cuando sea necesario (39). S . estadillos o fichas-documento que superan por su tamaño la posibilidad de un cajón de mesa. Instalación y conservación Figura 11.<<Guillamet». También hay pequeños muebles archivadores con patas y ruedas realizados con chapas de material ignífugo e incombustible que resisten durante varias horas el calor de un fuego. que llevan en la parte baja una cartela para su señalización (figura 11). Tratando de obviar la escasez de espacio se ha ideado un tipo de muebles que funcionan por sistema de noria. (40) «Alcom. <<Industrias Gama.. También se utilizan en algunas empresas unos muebles o chasis grandes para carpetas. Esto supone un enorme ahorro en cuanto a la ocupación del suelo. ascendiendo y decendiendo. .

van en doble fila. nada se saca hacia adelante. en cuyo caso resbalan sobre carriles. o unidades (41) Los fabrican varias casas. Otro sistema de densificación consiste en disponer estantes cerrados por el fondo y los laterales que. más raramente. colgados del techo. para carpetas. una sola balda. dado el peso que suponen.-ArchivaciÓn densa de «noria. pero son más propios de archivo-depósito. En el de uso inmediato supone una acumulación de documentos que puede ser excesiva. El ahorro de espacio es enorme pero. con ayuda de resortes variados. La presentación en el mercado admite toda suerte de contenedores. Doble capacidad de archivación. Otros se desplazan en sentido horizontal sobre carriles colocados en el suelo o.Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 21 I Figura 12. para examinar el contenido (figura 14). o también correrse todo un cuerpo de baldas. Al ser corredizos permiten juntar varios sin necesidad de dejar entre ellos más espacio que el equivalente a un pasillo. unos delante de otros. hay que contar con la resistencia del suelo o enganchar los carriles de sustentación a los pies derechos del edificio para que el peso descargue en ellos y no en el techo o suelo propiamente dichos. a derecha o izquierda. . Lo que sí hay que tener en cuenta es que el peso se duplica por lo que nunca pondremos esta clase de muebles separados de ella y preferentemente hacia las esquinas (41). y cabe doble cantidad de documentación en la misma distancia de la pared para afuera. Puede correrse. que <<abriremos» cada vez por donde sea necesario. como toda densifícación. para ver por el hueco que hemos respetado lo que hay detrás (figura 13). alineados perpendicularmente a la pared.

Un solo pasillo para varias estanterías doble faz. Instalación y conservación - SIMPLE unitario unitario ó sinfín DUPLEX Figura 13.28 El archivo.-DensificaciÓn máxima. Figura 14.-ArchivaciÓn densa en que la balda superpuesta se corre a derecha o izquierda para poder ver el contenido de la central fija. sobre carriles. .

a otra habitación. Las que no son nada prácticas son las sujetas fijas porque las fichas de archivo son fichas-documento en que se van anotando datos. en las que se inscriben datos. pudiendo extraerse con una sencilla maniobra. También a veces necesitan soporte especial cuando van suspendidas por sistema semejante al utilizado para los papeles. El modelo más antiguo consistió en una rueda de cajones fijos que iban rotando cabeza arriba. con una barra central abajo. en la que se inscribe la indicación oportuna. más o menos alargada. si no se pudieran sacar con facilidad. Algunas. Este es el caso de losficheros rotativos. Una estadística realizada hace algunos años en empresas americanas vino a demostrar que del total de documentos que se guardaban en sus archivos sólo el 30 por 100 era verdaderamente de uso inmediato con lo que su utilización se encontraba recargada y entorpecida.Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 29 de conservación. Pero los documentos de uso inmediato son muchas vecesflchas. están articuladas en la base por una tira de tela con objeto de que puedan abatirse ligeramente hacia atrás para leer mejor su contenido. o formar grupo de cuatro o seis. Estos pueden ser unitarios. . pero también puede hacerse por señalizadores de pinza que se sujetan a una ficha corriente. con (42) Decimos lo mismo que de los anteriores. o cajas. lo que sería penosísimo de hacer. para dejar ver mejor el contenido de la que hay detrás. por lo que los sistemas de densificación. La señalización por grupos se hace con fichas separadoras que llevan una pestaña. Dados los muchos inconvenientes del uso de sistemas convencionales se han ideado otros que. como pequeños o grandes ficheros. tanto carpetas apoyadas. y la otra que las fichas fueran ensartadas en barras por medio de perforaciones en su base. siguiendo su movimiento ininterrumpidamente para que no se produjera roce. apilables. si no imposible. o para adelante. o depósito. como suspendidas. no son muy necesarios en este tipo de archivos. facilitan su consulta. trasladando lo que no es de busca urgente. Otras se sujetan en forma de libro por perforaciones laterales o dispositivo de muelles a presión. Las hay de muchos tamaños. y se ha ido acumulando. Otras van encajadas en las barras por muescas. sobre ser costosos y de instalación problemática. a la vez de ganar espacio. o bandejas para documentos gráficos que requieran archivación horizontal y no superen el tamaño del fondo de la estantería (42). o también con fichas de muescas para sujetarse a tiras metálicas. Para evitar que las fichas se salieran de los cajones al perder su horizontalidad se daban dos soluciones: una que el mueble llevase por abajo una correa continua que <<recogía>> y tapaba los cajones mientras duraba su posición conflictiva. por lo que requieren cajones a su medida. cabeza abajo (figura 15). En principio un archivo de uso inmediato no debe contener más documentos que los de verdadero uso inmediato.

-Sistema insertadora. Sin embargo el primer modelo fue pronto desechado y el segundo quedó sólo para ficheros de direcciones. antiguo de «noria» para fichas.30 El archivo. de sobremesa (44). con correa Figura 16.-ficheros de «noria»de sobremesa. o anotacionespoco frecuentes (figura 16). De . Instalación y conservación Figura 15. lo que el peligro de caerse quedaba anulado (43).

igua finalidad es el pequeño fichero de fichas ensartadas. etc. A.>>. En ellas van posados los cajones de las fichas.Todos ellos admiten las clasificaciones usuales y sistemas de señalización. (45) Tiene un modelo «Perita Selección. de tres o cuatro cajones. datos de personal. giran de delante hacia atrás y arriba. S. Otro sistema.000 fichas. antigua. sin perder la horizontalidad. El mueble ofrece a la vista sucesivamente una o dos líneas de cajones quedando los demás tapados por lo que pudiéramos denominar la carcasa (46). es el de discos que giran a derecha o izquierda. direcciones. Pueden actuarse a mano o mecánicamente pulsando un botón. de mucho menos uso. pero a veces se extienden horizontalmente en varias filas de cajones. luego hacia abajo y finalmente hacia delante y arriba otra vez. pero que en (43) Pueden contener de 3. sobre un soporte con dos chapas a sus extremos.Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 31 Figura 17. (44) Pueden servir para controles de firmas. .000 a 12. de las que la de delante es ligeramente abatible para dar holgura y poder examinar más fácilmente el contenido (45). Casi todos ofrecen delante espacio y plataforma para poder examinar el contenido estando sentada la persona que lo consulta. que pueden sacarse si así se desea para más comodidad en el trabajo. En la actualidad el sistema rotativo utiliza baldas que. lo que es muy útil en los casos en que las consultas al archivador son continuas (figuras 17-18). Pueden ser relativamente estrechos. semejantes a los que vimos para carpetas de anillas.-De «noria» por baldas enteras. (46) Los fabrican varias marcas.

Son estas las que dejan conocer la naturaleza del contenido en su totalidad o por uno de sus bordes que queda a la vista. Sin embargo es un hecho que las fichas convencionales son <<ciegas>> ya que la que está delaiite tapa la información de la que está detrás precisando indicadores que señalen los diferentes grupos de su contenido. o bien una igual. Es claro que necesitan muebles o soportes especiales para que sea así. También el fichero de cajones superpuestos que se abren en abanico a partir de un soporte en el extremo izquierdo y pueden ser sacados de su casilla para examinarlos más cómodamente (47). Instalación y conservación Figura 18. Los que dejan la ficha entera a la vista consisten en un soporte o cubeta que lleva cartulinas enganchadas sucesivamente de arriba a abajo a las que se acopla la ficha por sus ángulos. bien por la parte superior. Estos indicadores pueden ser de cartulina del mismo tamaño con una pestaña sobresaliente en la que inscriben los datos necesarios.32 El archivo. . con una pequeña tira de celofán en la parte baja. superior o (47) Fichero giratorio 4 3 e m . por la inferior o por el lateral derecho..-De «noria». pero sin pestaña. el indicador. a la que se sujeta. a modo de pinza. en la que lleva la señalización. Buscando mejorar estas condiciones han surgido las fichas de «selección visual. este caso lo que llevan encima son cajones de fichas. actual.para fichas. por baldas enteras. Las de visibilidad. en cuyo espacio se inscribe la palabra clave indicadora (19). Tiene el inconveniente de que para consultar el reverso hay que sacar la ficha. variando los modelos conforme sea la zona visible.

‘oleqap uepanb anb se1 ap uo!3ez!legas el JaA ielap eJed ~ A ! U S ~ua P SeisandJadns sepeblo:.! j--6 L einQj . seq:.

S. S. por lo que son muy Útiles para datos reservados. (54) . Traducción de M.P y «Contablex». temas mencionados. que si bien pueden ser de selección visual (52). que queda sin tapar por la ficha que lleva delante (51).Plastipol.También los fabrican <<Alcom.. Lo único especial es el dispositivo para colocarlas cuando se procede a hacer la selección.H. fabricaba el Tobro. explica el funcionamiento de la selección visual «Uniterm». semiautomático o automático.A. . estén donde estén. Estas últimas tienen la ventaja de que no es necesario que guarden ningún orden ya que. por lo general pequeños. También se utilizan en archivos de uso inmediato las llamadas «fichas de características». «D.A.I. (51) Continolo. Giuseppe. Bilbao.Kardex*>. Instalación y conservación Figura 20. (53) Se guardan en cualquier cajón. pero inherente al archivo. (52) Sánchez Belda.000 fichas. aun cuando también se han hecho cajones especiales (54).-Fichas superpuestas de visibilidad lateral. Todos estos muebles. A.» los hizo de plástico con capacidad para 2. después de lo cual pasan las fichas a un archivador corriente donde permanecerán hasta que se necesite hacer una nueva busca (53). Es el mismo principio de la ficha perforada de selección electrónica y su archivación es semejante.34 El archivo. fol.a Fernanda Iglesia Lesteiro. Como práctica más de oficina que de archivo. S.. cita un modelo de . lo que servirá para extraerlas selectivamente será la perforación o perforaciones correspondientes al dato que se busca. 6. en «El archivo en la organización moderna. 1965. pero dejó de hacerlo. A. también otras lo son por medio de perforaciones. permiten ser cerrados con cerradura o candado. Esta operación puede hacerse por sistema manual.

proyectistas. en cuyo caso meteremos el aviso donde corresponda. que haya un archivador para cada tema con objeto de ir llenando las sucesivas bandejas o cajones con las piezas afines que vayan ingresando. Tienen todos los inconvenientes de los muebles de cajón pero a veces puede compensar por ser el mejor modo de apoyar esta clase de documentos (55).Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 35 podemos citar el fichero normalizado denominado «recordatorio». ingenieros. viajes o cualquier otra incidencia de la que haya que avisar al departamento correspondiente. hay que pensar en otros en que constituyen la casi totalidad del mismo. La señalización va en la parte frontal (55) Los fabrican muchas casas. ya que. Si por el contrario son pocos y de producción eventual no hay inconveniente en tener un solo archivador. repartiendo los temas por los diferentes cajones o bandejas. Un fichero auxiliar salvará todas las dificultades ordenando en fichas lo que no está enteramente ordenado en el mueble. sin olvidar los fotográficos y fonográficos. como es el caso de los de empresas u organizaciones en que desempeñan el principal papel arquitectos. es decir detrás de la ficha del mes que corresponda. Son los más convenientes si su tamaño es apropiado pues los fabrican por lo menos en dos medidas. si bien en archivos usuales suelen ser una excepción. En el frente estará siempre la correspondiente al mes y día de la fecha para poder meter cualquier anotación que haya que recordar. o de «almanaque». dibujantes. etc. . cuando es elevado el número de ellos. extendidos en todo su tamaño. Es conveniente. descansando en posición horizontal. reuniones. producen verdaderos perjuicios a la empresa. evitando los dobleces por los que terminan partiéndose con el uso (figura 21). Según vayan pasando los días se van poniendo detrás y lo mismo los meses. Los muebles que nos ofrecen pueden ser de tres clases. Me refiero a los documentos gráficos que sobrepasan el tamaño de folio y a los que producen las nuevas técnicas de grabación en ficha y cintas por sistema magnético. A veces se trata de pagos trimestrales. semestrales o una vez al año. Para los documentos grúflcos es para los que encontramos más muebles en el mercado. pagos.que consiste en un pequeño cajón de sobremesa con capacidad para las fichas de todo un mes y las de treinta y un días. Pero además de estos muebles clásicos para documentos escritos tenemos que contar con la necesidad de instalar aquellos que se llamaban documentos especiales y que cada día son más corrientes. con lo que se puede estar al tanto de cobros. en ocasiones. sin posibilidad de olvido que. fotógrafos. Los formados por grandes bandejas de cajón donde irán sin doblar. Al ir pasando los días y los meses lo encontraremos justo al llegar la fecha puesto que cada día que transcurre y cada mes se van pasando para atrás del fichero en el orden debido. Cuando se trata de pagos conviene anotar el aviso con dos días de antelación para que dé tiempo a preparar el importe.

instalación y conservación s Figura 21 .36 El archivo. Un segundo tipo corresponde al sistema de suspensión vertical o lateral. . pero también puede aplicarse a mapas o documentos gráficos de tamaño tan grande que no admiten más archivación que «colgarlos». compartidos muchas veces con otros documentos en hamacas o ficheros. mediante (56) Los fabrican muchas casas. Pueden estar colocados dentro de grandes carpetas abiertas por un lado corto y otro largo. de cada cajón o bandeja y las unidades archivadas llevan su número de orden. que se «abrocha. con tres solapas para que queden totalmente protegidos. El abanico plegado debe ir protegido al menos por una cortinilla si no hay posibilidad de que quede encerrado en una especie de armario adecuado a su tamaño. Este sistema de archivación vertical presenta también muebles en los que los documentos van directamente suspendidos de peines metálicos. mapas o documentos gráficos en posición horizonta I. para evitar el desplazamiento del contenido (figura 22). colocándolas luego sobre baldas de estantería con el fondo suficiente. También pueden guardarse más económicamente en carpetas de cartón adecuadas a su tamaño. Este sistema se utiliza para pequeñas cantidades dentro de armarios.-Archivador de planos. o si son abiertas pasando de un lado al otro. Van colgadas de barras horizontales fijas (56). como hacen con las alfombras en algunos almacenes. o también pueden abrirse en abanico para su más fácil examen y extracción (figura 23).

para documentos gráficos en Figura 23. .-Bolsas posición vertical.-Bolsas para documentos gráficos en armarios metálicos.Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 37 Figura 22. abrochables. en posición vertical.

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El archivo. Instalación y conservación

Figura 24.-Archivador pinzas.

de planos, sistema vertical, con peines y

pinzas de plástico o metálicas que se introducen en sus ranuras. Estos peines, de extensión paralela al frente del mueble, se desplazan hacia atrás o hacia adelante, para su más fácil manejo. Los de pinzas tienen clave especial por peines, número de ranuras y colores y llevan el índice en el interior de la tapa, que se levanta para ponerlo en uso (figuras 24-25). Los documentos se archivan según van viniendo, delante el Último archivado, ya que su señalización no depende del sitio en que está archivado en relación con los demás sino de la inscripción del peine y número de ranura que le hemos adjudicado a cada una de las dos pinzas que lo sostienen. Los peines, que resbalan por unas guías telescópicas a los lados, van señalizados por letras y las ranuras numeradas sucesivamente de izquierda a derecha. En ellas se meten las pinzas, o caballetes, que sostienen el mapa, o documento similar, cuyas pinzas de plástico de varios colores son susceptibles de torsión para dejar caer el documento a una tolva que hay en la parte baja del mueble. Una vez examinado vuelve a colocarse en el peine y números que le corresponden delante de los que puedan tener la misma numeración, ya que el diferente color de la pinza es lo que va a determinar su diferencia y exacta señalización. Su capacidad puede llegar a contener 1.500 unidades, entre grandes y pequeñas, siendo escaso el espacio que ocupa. Pueden cerrarse con llave (57).

-

(57) «Planiblex», de «Contablex», lleva ocho peines, con ranuras numeradas del 1 al 84. .Hades. lleva guías metálicas.

Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo

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Y

MOD. A-O

MOD. A-1

Figura 25.-Archivador

de planos colgados por medio de pinchos.

Tienen el inconveniente de que es preciso adherirles dos pequeñas etiquetas para su señalización, así como para sujetar las pinzas en ellas. Más preocupante es que para sacar cualquiera de los documentos tengan que caer a la tolva, lo que puede producir deterioro si su estado de conservación no es muy bueno. También responden a este sistema de suspensión otros archivadores con barras de pincho colocadas perpendicularmente a la plancha frontal, unas que parten del fondo y otras de la chapa delantera, y se entrecruzan. En estas barras de pincho entran las perforaciones de una tira pegada al documento por el lado de que queramos colgarlo, ya que puede interesar hacerlo de un lado largo o de un lado corto, siempre que no dé con el fondo de abajo (figuras 26-27). En éste, como en el mueble anterior, puede ponerse más de un documento en la misma línea, siempre que quepan a lo largo de ella. Tienen el mismo inconveniente de riesgo de rotura al manipularlos que se anotó para las carpetas de anillas de papeles. Los sistemas de pinchos y perforaciones admiten también gran cantidad de unidades, pudiendo llegar a 5.000. Para usarlo se levanta la tapa, que es de apertura automática, y lleva en el dorso el índice del lugar exacto donde se encuentra el documento que queremos consultar. Estos llevan la señalización, con números y colores, en la tira adherida que tienen que llevar para las perforaciones. Una vez localizado, con un movimiento de desbloqueo se agranda la separación de frente a fondo permitiendo que los pinchos se separen y quede entre ellos un

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El archivo. Instalación y conservación

Figura 27.-Extracción pinchos.

de uno de los planos, después de separar los

Figura 26.-Sistema de archivación por pinchos, separables por donde interesa para sacar el documento.

Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo

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Figura PS.-Sisterna

«Zippel», colgados.

hueco libre por donde sacar el documento, que será vuelto a colocar en su sitio antes de volver a juntar los pinchos (58). Existe otro sistema consistente en una especie de regletas con pinzas que sujetan el documento por la parte de arriba. Llevan en su parte central una muesca que encaja en un carril en forma de T invertida que las mantiene colgadas (figura 28). Un sencillo movimiento basculante basta para descolgarlas cuando se quieren examinar. Tiene la ventaja de que no necesitan mueble especial, por lo que su costo es barato, pero también tiene el inconveniente de que no cuentan con una protección adecuada (59). En otros la banda adhesiva lleva dos muescas en forma de gancho para colgarse de la barra (60). Finalmente hay casos en que mapas, planos, esquemas, etc. tienen un formato que impide cualquiera de estas soluciones pero también el mercado nos facilitará su archivación. Hay muebles consistentes en una serie de celdillas formando una unidad, en cuyas celdillas se pueden introducir los documentos enrollados. La tapa de cada celdilla, de materia plástica, encaja por fuera el rollo y lo mantiene impidiendo que se suelte. Al tirar de esta tapa, en la que va la señalización, sale el rollo, que puede extenderse y examinarse

(58) Entre otros los hacen «Perita-Pronto-, <<M. D. Sato. y «Lume, S. A.B. (59) Sistemas «Zippel>>. (60) «Clas-Plan., de <<Ibérica de Archivos, S . A.. .

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El archivo. Instalación y conservación

Figura 29.-Documentos

gráficos enrollados metidos en celdillas.

Figura 30.-Archivador

de hojas movibles para documentos gráficos.

(figura 29). Cada mueble puede tener de 2.000 a 3.100 unidades pero también los hay portátiles con capacidad para 96 planos u 80 dibujos (61).

También algunos muebles de madera con una rejilla en cuyos huecos se meten los rollos de modo semejante a como se meten los paraguas (62) . También existe un sistema en que los planos se enrollan en tubos que se depositan por sus extremos en las muescas de unos pies derechos laterales con capacidad para 54 unidades (figura 31).. (63) . También hay soportes metálicos murales cuyos paneles se abren como las hojas de un libro (figura 30). dentro de tubos de cartón.Porta-Plan. mapas o esquemas con los que se está trabajando continuamente y no se pueden archivar todavía. pero que puede servir para mantener a mano planos.jdCion.. . a modo de colgadores. Puede llevar pantalla para proyecciones y pizarra incorporada. apoyados por sus extremos en ganchos de pared. Por Último mencionaremos el menos bueno de todos los sistemas. con posibilidad de extender desde arriba el documento que se quiera consultar.Roliplan. en los que se depositan los documentos enrollados. 4g Pinza de cierre 41 sqect/on 59 Hued¿. Me refiero a unos contenedores tubulares parecidos a papeleras.-Colocación de rollos sobre ganchos laterales.Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 43 R ‘ Tubo soporte 2 tenscr 3 Pomo de f. para un corto número de planos o mapas de consulta constante (62). que pueden tenerse al lado de la mesa de trabajo. dejándolo colgar para poder ser examinado (63). Más económico es colocar los rollos. Sacando el que se quiere consultar se encaja su tubo en el nivel más alto y se desenrolla. ” 5A ’ d con freno Figura 31 .

como excepción. que puede ser de metal o de materia plástica. para utilizar sus fotogramas en la confección de «fichas de ventana» (64). a veces superior al costo de su conservación en papel. pero que también pueden constituir precisamente el fondo de nuestro archivo. La protección que reciben los documentos es mínima pues se rozan fácilmente al circular las personas por su alrededor. Los rollos pequeños se guardaban en envases cilíndricos (64) Se llaman así a las fichas de cartulina que llevan un hueco para insertar un fotograma. Queremos dejar constancia de que no es aconsejable guardarlos en forma de rollo porque cogen vicio y resulta luego incómodo manejarlos. La Única peculiaridad es el contenedor. Su gran ventaja es utilizarlo para planos. según pruebas que se han venido haciendo (65). o cualquier otro documento gráfico. pero pronto se idearon unos carriles. El microfilme en el archivo inmediato o de empresa tiene un inconveniente que está por resolver y es su validez jurídica. puesta en duda por quienes piensan que pueden contener una falsificación. de los que podemos tener algunos. en los que se colocaba la tira. No ocurre lo mismo si hemos usado los de sales diazoicas o filme vesicular. o caja en que se guardan. Sin embargo hoy se puede reconocer si existe alguna manipulación utilizando a la vez luz blanca y luz negra. (65) Los realizó «AFNOR». mapas. El principal inconveniente es que es un procedimiento costoso. ya en 1980. En cuanto a los microfilmes comenzaron guardándose en tiras. Las microformas. esquemas.44 El archivo. No debemos olvidar que es muy importante el proceso de revelado. pero a veces no hay más remedio que aceptar esta solución. En principio comenzaron metiéndose en sobre con departamentos escalonados. En cuanto a los archivadores de microfilmes son corrientes en el mercado puesto que no ofrecen nada especial. en ancho de 35 milímetros. También a veces como archivo de seguridad. seanfihes o rnicrofichas. Su utilización preserva el manejo de los originales. por lo que hay que hacer un previo estudio a fondo sobre su posible rentabilidad. Se utiliza también como sustitución de documentos convencionales que se consultan con frecuencia. Conservarlos en rollos no ofrece nada especial. tienen la gran ventaja de que ahorran en el archivo de uso inmediato el 90 por 100 del espacio que necesitaríamos para los mismos documentos en papel y su conservación es buena en condiciones generales si están realizados sobre material de alogenuros de plata. Instalación y conservación en un paragüero. que luego se metían dentro de un mueble especial (figura 32). pudiendo incluso producirse roturas al tratar de desplegarlos. Nos quedan por examinar los archivadores idóneos para el tipo de documentos que conocemos como audiovisuales. . sobre todo en cuanto al lavado de la película. que es lo más corriente.

datos tales como expedientes personales. Respecto a las microfichas tienen bastante utilidad para tener a mano. o simplemente en anaqueles también estrechos.Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 45 Figura SP. metidos en celdillas de archivadores de cajones. sin las complicaciones de las grabaciones magnéticas. . Figura BS. sobre la mesa de trabajo. en armarios de baldas estrechas.-Celdillas para pequeños rollos de microfilmes. dentro del Servicio de Libros y Documentos del Instituto de Conservación y Restauración de Bienes Culturales. Van enrollados alrededor de un núcleo central de plástico. colocables en archivadores de cajón metálicos adecuados a su tamaño. metidos en una caja redonda transparente y a su vez en otra de cartón cuadrada (66). De esta manera pueden archivarse bien en muebles de cajón. (66) Así lo tienen en el departamento de microfilm. pero hoy están casi desechados por el inconveniente de que cogen tal forma que es muy penosa su consulta. Es preferible que estén unidos a otros formando rollos mayores para que no cojan demasiada forma.-Carriles para tiras de microfilmes. control de almacén.

Losfilmes se depositaron entre dos barras a diferente nivel en depósitos especiales (67). En cuanto a las fotogruflus y clichés no tienen más problema que mantenerlas dentro de sobres para que no se rocen al meterlas y sacarlas en archivadores de cajón. dieron al principio mucha preocupación porque sus envases redondos metálicos eran muy difíciles de mantener verticales sobre superficies planas. También se hicieron. En el caso de los filmes pueden instalarse en muebles normales. etc. sea cinematográfico o cinta grabada. y se siguen haciendo. Instalación y conservación Figura 34. que es para lo que fueron pensados. todo en un pequeño fichero con visualizador incorporado o anejo. no han podido ser vertidas a material nuevo. Sólo tendremos la precaución de que los que contengan clichés sean transparentes para poder identificarlos mejor sin que. Dentro de cada uno de estos dos grandes grupos pueden hacerse los subgrupos que se estimen convenientes. así como para el mejor aprovechamiento de los espacios. De todos modos es conveniente que los muros sean gruesos y revestidos de material ignífugo y las puertas de acero acorazado cortafuegos. para que no pase al resto del edificio. por alguna razón. de Forjas de Estrasburgo. Se llegaron a hacer baldas con una cierta inclinación hacia adentro para que no se rodaran para afuera (figura 36). También nos parece aplicable a ellos el sistema de aros suspendidos. que describiremos a su tiempo para bandas magnéticas. (67) Sobre todo si se conservan todavía películas de material inflamable que. (68) Las hizo la casa «Strafor». siendo aconsejable que se pongan por separado los largos de los cortometrajes. ayudando a ello unos discos macizos colocados a los lados a modo de compresores (68).. chasis de alambre grueso para ir metiendo los rollos en sus espacios (figuras 34-35). .-Chasis para rollos de grabación magnética. en razón a un elemental principio de clasificación. En general todos los que tienen forma de rollo más bien grande.46 El archivo. costos.

-Arma. Si los clichés son de cristal conviene que estén archivados siempre verticalmente con la parte de apoyo del archivador cubierta de material ligeramente amortiguador . sufran deterioro. Figura 36. al ser manejados repetidamente por los dedos.rios para guardar rollos de grabación magnética.-Archivador de baldas en cubeta fabricado por «Strafor» para contenedores redondos.Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 41 Figura 35.

para no muy grandes cantidades y discos de mucho uso. a conservar por largo tiempo o indefinidamente. . son admisibles los de madera. deben guardarse en casilleros distintos los de larga duración de los cortos y. para simplificar su conservación se suele pasar a microfilm por rayo láser. o en bolsas especiales. a dos tamaños. Algunos de estos muebles. Nunca irán cerrados. En este caso. ya que éstas son al disco lo que la portada a un libro. se encuentran cada vez en mayor número en los archivos de uso inmediato. Su uso no exime de la necesidad de conservar los ficheros de base de entrada de datos. No olvidemos el cuidado de limpiarlos con un cepillo finísimo cada vez que se sacan para usarlos y volver a hacerlo de nuevo antes de guardarlos. que pueden ser necesarios para ser utilizados en una nueva interpretación. llevan en sus baldas unas muescas arriba y abajo para que entren en ellas los discos y no se caigan. perecederos y renovables. Es siempre conveniente que los discos vayan siempre metidos en una segunda funda que proteja de roce y desgaste a las de origen. que para datos estables. con lo que se anula totalmente el roce de los bordes. que estén forrados por dentro de una materia de tacto blando. vertiendo la información directamente en ellas. para amortiguar posibles golpes.48 El archivo. por ser de roce más suave. Van adosados a la pared como una estantería de compartimentos y. Pero los datos en bandas o discos no pueden ser identificados ni utilizados sin el intermedio de un ordenador del mismo tipo que el producto. sobre todo en los de metal. Para discos de grabación sonora existen casilleros. lo que nos dará listados. Los casilleros pueden tener una capacidad mínima para ocho y una máxima para diez. Esto en cuanto a lo que va entrando. Es conveniente. Sin embargo son más Útiles para datos de trámite. como en ellos. Los positivos en papel pueden también ir archivados en cualquier mueble de carpetas suspendidas. pero esta acumulación nos parece poco recomendable. por contra de lo que se aconseja para todo mueble de archivo. Instalación y conservación para suavizar posibles golpes al posarlos y sin agrupar muchos en cada espacio para evitar que se rocen unos con otros al manejarlos. sean en cinta o en disco. Las grabaciones magnéticas. aunque algunos la amplían entre doce y veinticuatro. cuyas ventajas ya conocemos. conviene archivarlos en diferentes muebles según los grupos en que los hayamos clasificado. pues si las encontramos ya metidas en archivadores de fuelle o en álbumes. Algunas casas comerciales ofrecen la utilización de bolsas suspendidas del mismo tipo de las usadas para documentos gráficos. Alguien ha objetado que corren riesgo de alabearse pero eso sólo es imputable a la deficiente calidad del material del disco. que los mantendrán en posición vertical para que la superficie de la grabación no sufra roce alguno. pero del tamaño adecuado. es conveniente analizar estos contenedores que a veces no reúnen las condiciones de salubridad mínimas por llevar hojas que contienen elementos dañinos para la buena conservación de las fotografías. Como se dijo de los filmes. aunque su uso sea frecuente. tipo estantería pero no compartimentadas. por razones de aprovechamiento al máximo del espacio.

La explotación y conservación de ficheros informáticos suele ser costosa. teniendo el cuidado de ponerlos en armarios de cierre hermético para que no sufran las alteraciones del magnetismo de la atmósfera. que no sólo puede dañarlas sino incluso borrarlas. Ahorra un 70 por 100de espacio y es de muy fácil señalización (69) «Les archives des enterprises. dentro de armarios metálicos. Su acoplamiento y cierre especial impide la entrada de polvo y está dotado de un gancho que sirve para colgarlo de una barra. Aplicables a filmes. La documentación que vamos a encontrar en empresas de este tipo de grabaciones puede ser: de gestión (contabilidad. se recomendó ya que fueran bobinadas en un núcleo de metal sin muescas y muy especialmente que se guardasen en cajas también de metal. de plástico de alta resistencia a todo tipo de deformaciones. personal). El metal de sus cajas debe estar desmagnetizado (70). de servicio (clientes. En el IV Congreso Internacional de Archivos. . celebrado en Estocolmo en 1960. etc. En su forma original es frecuente guardar estas grabaciones dentro de sus contenedores especiales de origen. lo que se conoce como bancos de datos (69).Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 49 Figura 37. 1980. pagos. puesto que va colgada. 34-36. con total garantía de que la cinta no sufre roce.Conseils practiques d’organisation». en los que se incluye la caja redonda (figuras 37-38).Archives Nationales. Está pensado para guardar cintas de grabación magnética.-Aros para archivar colgados de barras rollos de grabación magnética. de tamaño adecuado. Hay varias casas especializadas en archivadores para este tipo de documentos. París.) o puramente fuentes de información. Un sistema muy ingenioso fue el de fabricar unos aros. (70) Son las más difíciles de conservar. cálculos de construcción. págs. cuentas estadísticas.

(72) «Marcos>> entre otras casas. o verticalmente dentro de los chasis de alambre metálico como los utilizados para filmes (72).de DAC. económico: no hay más que meter las cajas de origen en otras de cartón. UNIDADES DE CONSERVACION Se llama así al envase. para proteger los documentos previamente a su colocación en los archivadores. que se mantienen apoyadas perfectamente en cualquier sitio (73).. (71) <<Arodac. que entra por todo alrededor. Cuando las cintas sean tan grandes que no quepan en la medida mayor de los aros que se fabrican podemos archivarlas en posición horizontal dentro del mueble (figura 39). su mayor o menor idoneidad.000 cintas magnéticas en batería hasta el techo de la C. a la vez. Instalación y conservación y manejo (71). pero la solución es de lo más sencillo y. Los hemos ido viendo al tratar de los muebles pero vamos aquí a repasarlos para considerar.E. salvo el de los microfilmes mencionados en la nota 66. o sistema empleado.R. En Ginebra se instalaron 20. llegando incluso a dañar a los propios documentos.N. Se ha dicho muchas veces que los paquetes (que en archivo depósito equivalen a legajos) constituyen el peor sistema que podemos elegir. Consisten en una carpetilla de papel fuerte en la que se meten los documentos. en diferentes departamentos del mismo. Los papeles son difíciles de alinear y siempre sobresalen por algún lado con el consiguiente deterioro. cuadradas. en conjunto. cinta de algodón o cinta de goma. Es uno de esos casos en que la solución es tan sencilla que nadie cae en la cuenta. al no estar casi nunca llenas a tope. Tampoco protegen del polvo. Aunque en teoría protegen el contenido del roce de los bordes de los documentos es constante cada vez que se sacan y se reintegran a su mueble archivador. y porque. a pesar de ser uno de los más corrientes en viejos archivos. En cuanto a las cajas su utilización en archivo de uso inmediato es muy discutible porque la maniobra de abrirlas y cerrarlas supone un retraso en la prestación del servicio. atado todo con una cuerda. Por otra parte desatar un paquete voluminoso requiere mucho cuidado para que su contenido no se desordene. unos sobre otros. aconsejable es que se guarden en archivadores diferentes las que se van a conservar indefinidamente de aquellas destinadas a borrarse cuando haya pasado algún tiempo imposibilitando así errores funestos. (Organisation Européenne pour la Recherche Nucleaire). más o menos fino. y las cuerdas o cintas terminan por hacer hendiduras en las carpetas. Hemos dicho al principio que los tipos de documentos que se guardan en cajas redondas dieron muchos problemas a los que las tenían que archivar.50 El archivo. . (73) No conozco todavía ningún caso concreto en que se haya procedido así.

-Archivación magnética. horizontal de cintas grandes de grabación .Unidades de conservación 51 Figura 38. de barras para colgar los aros que contienen Figura 39.-Archivador los rollos.

Tengamos en cuenta. y algunos departamentalesfranceses. Caso diferente es el de la conservación en cajas de los documentos audiovisuales en cuyos envases se utiliza generalmente el metal o el plástico. Se abren por la parte frontal bajando esta tapa como una trampilla. de las que (74) En esto discrepamos del conocidísimo archivista francés Michel Duchein. pero no ahogarlos.52 El archivo. plegables o no.que no permite la correcta aireación del contenido para que la documentación se conserve sana (74). Unas y otras pueden descansar en estanterías apiladas (figura 40) sobre sí (75). tal cual. ni tampoco la más actual de adquirir cajas de plástico. o grandes de doble o más altura de las corrientes. más resistentes al roce. lo mismo que hemos visto ocurre con las carpetas de anillas.cassettes» pueden colocarse en armarios adecuados a su tamaño. y -el peor de todos. así como las que llevan dispositivos de presión. . También hay cajas de cartón. (75) Son frecuentes en los Records Center. de <<Comercial Peñalara. En las de tamaño folio hay unas que encajan una sobre otra formando <<mueble».. que aboga por un cierre hermético para protejer los documentos al máximo. más bonitas. UU. la necesidad de unidades de conservación definitiva es muy escasa. archivos intermedios de EE. por tanto. (76) «Cien. que el archivo de uso inmediato es un archivo en constante formación y.>. Estas cajas y .». bien en unidades de tamaño medio. por añadidura. ocupan mucho más sitio del que corresponde al volumen de documentación que contienen. riesgo de deteriorarlos y ocupar mucho espacio para el volumen de documentación que contienen. que cierran por cordones de gomas en las esquinas. Siguiendo nuestro repaso hemos visto también las carpetas de anillas llamadas biblioratos. Instalación y conservación debido a las necesidades de clasificación y ordenación de los documentos que van ingresando. S. pero nos parecen nefastas para el uso i n archivo de uso inmediato por reunir todos los inconvenientes de la archivación horizontal. con sólo unas chapas laterales (76). pero funestas para la conservación del papel al no permitir la transpiración necesaria. aunque de naturaleza especial. Abundan en el mercado pero también pueden hacerse en el taller de encuadernación de la propia empresa consiguiendo un apreciable ahorro. A. De las carpetas de cartón también hemos mencionado las más popularizadas. para archivación horizontal. lavables. que resulta su precio elevado. una vez más. Las que imitan libros y cierran encajando totalmente la tapa tienen. Protegerlos sí. pero si las metemos en una nueva caja de cartón blando o cartulina fuerte será más fácil su señalización y su aspecto más aseado. cuyos inconvenientes ya han sido descritos. Unas y otras tienen todos los inconvenientes que hemos anotado de este sistema de archivación en que los papeles van apoyados sobre su superficie mayor: manejo incómodo para meter y sacar los documentos. tres graves inconvenientes: que pesan mucho en la estantería. Lo que nunca haremos es aceptar una añeja costumbre de utilizar cajas metálicas.

hemos señalado sus inconvenientes. conocidas como hamacas por su cualidad de ser suspendidas en vez de apoyadas como lo fueron en un principio. con sus tres aletas y cierre con cinta. y fácilmente separables una vez hecha la inscripción. No obstante. que se venden ligeramente unidas para poder entrar bien en la máquina de escribir. Las grandes. al meterlos y sacarlos.Unidades de conservación 53 Figura 40. además de incrementar el riesgo de roce. La señalización pasa a ocupar el borde superior de la carpeta por medio de un visor de plástico transparente en que se introduce. también con pestañas y a veces con indicaciones impresas para ser rellenadas conforme a las necesidades. Ya no necesitaban compresor para mantenerlas sin doblarse. Aquéllas se depositaban en cajones y necesitaban un dispositivo corredizo en la parte de atrás para mantenerlas derechas. Pero la carpeta suspendida vino a cambiar todo. eso no es recomendable porque la acumulación de documentos dificulta su manejo. hasta ahora. una vez mecanografiada en unas tiras. para documentos gráficos. salvo cuando llevaban ya impresas las letras del alfabeto. presentan más ventajas y facilidades de uso son las pequeñas carpetas de cartulina. Para marcar la separación de los diferentes grupos de clasificación había unas cartulinas del mismo tamaño. Tenemos pues que reconocer que para documentos convencionales las unidades de conservación que. ni pestañas saledizas. pero también se han hecho de fuelle. con tela a los lados o al fondo para aumentar su capacidad.-Cajas apilables para archivar papeles. pueden ser sencillas. Su señalización se hacía por medio de pestañas que llevaban en la parte de delante y sobresalían. Ya no necesitan cartulinas separadoras y pueden llevar el color distintivo de su grupo de . e incluso rotura. en las que se anotaba lo que correspondiese. o material semejante.

facilitando así su lectura. S. Recordemos aquí que las carpetas suspendidas o hamacas. la de arriba. lo que es fundamental para un archivo no estático. de «Controdex». (77) «Modern Arch. (78) «Scort-175>>. la indicación del contenido de cada subcarpeta con el color indicativo (79). así como también discos de grabación textual o musical. sucesivamente de arriba a abajo. puedan romperse al sacar el cajón por haberse enganchado en la parte superior.54 El archivo. las que han ganado la casi totalidad del mercado. Cada cajón o bandeja suele llevar en su parte delantera una aleta abatible que al posarse sobre ellos impide que. En el mismo caso están los documentos especiales gráficos archivados en muebles de pinzas o barras para perforaciones. Instalación y conservación clasificación en el mismo visor. que es fija. Un paso más y tenemos las carpetas suspendidas devisibilidad lateral. Las hamacas suelen ser de un solo color (generalmente arena) pero también admiten la utilización de distintos colores para facilitar la pronta localización de los diferentes grupos de clasificación. que siempre es de más fácil lectura. También pueden señalizarse con unas pequeñas cartelas con pinzas que se prenden en el lateral de la hamaca. que. Ultimamente existe el caso de documentos que quedan protegidos por el mismo mueble archivador. pero acaso la mayor sea la posibilidad de ir añadiendo o intercalando en ellas. se utilizan también para documentos gráficos. . Otras veces la variedad de colores se utiliza para distinguir subdivisiones de un tema por medio de subcarpetas dentro de ia hamaca. para fotografías o clichés. Tales los cajones o bandejas de muebles archivadores. si se abarquillan un poco. incluidos historiales médicos y radiografías (figura 43). con las variantes de formato necesarias. A. En este caso la hamaca puede llevar en su visor lateral. Mencionaremos también las bolsas y sobres de pequeño o gran tamaño. Ya se enumeraron muchas de sus ventajas al tratar de los sistemas de archivación. . que ya hemos visto al estudiar los muebles.Orgacontrob.». siendo portadoras a la vez del color distintivo del grupo que señalizan (78). sin trastorno de ninguna clase. con las mismas ventajas de las anteriores pero con la añadida del ahorro de espacio que no ofrecían las archivadas en mueble de cajón. llevan el visor lateral articulado (figura 41) en tres partes: la central. o cualquier otro documento que lo requiera por su naturaleza. los documentos según llegan. cuyo conjunto de documentos generalmente gráficos puede ir cubierto por una hoja de papel fuerte. opacos o transparentes. se puede inclinar hacia arriba cuando la carpeta está en la fila más baja (77). sobresaliendo de la línea de las carpetas y posibilitando la inscripción correspondiente en sentido horizontal (figura 42). Algunas. (79) Véase la nota anterior. sin necesidad de unidades de conservación. que puede inclinarse hacia abajo cuando la carpeta está colocada en la fila superior. por el mismo motivo. La utilización de colores para reforzar la distinción a simple vista de los diferentes grupos de clasificación es práctica corriente en todo tipo de visores. y la de abajo. que está en constante formación. para facilitar su lectura.

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de visibilidad superior. Las carpetas. También son necesarios estos muebles para posar la máquina de escribir. Instalación y conservación Señalización No ofrece ninguna dificultad. Muchas veces el trabajo requiere extender papeles a nuestro alrededor sin que se caigan al suelo por exceder la capacidad de la mesa. un dictáfono o cualquier otro utensilio que estimemos conveniente. más fluido y eficaz. bien para inscribir la contraseña sobre ellos. colocados en forma de L o de U para manejarlos sin tener que moverse. generalmente el izquierdo. La Única recomendación de tipo general que nos permitimos señalar es que las mesas de trabajo que no lo necesitan deben de tener los menos cajones . el almanaque o fichero recordatorio. Al contrario debemos tratar de «canalizar» con ellos este discurrir cotidiano. Las mesas de trabajo que lo necesiten tendrán en una de los laterales. de modo que se pueda tener en él lo que se está tramitando o se necesita de consulta diaria. una calculadora. bien impresos con abecedario o numeración. se encuentran modelos variados en cualquier papelería. evitando a toda costa la penosa situación de una mesa pegada frente a otra. por consecuencia. También son recomendables los muebles auxiliares al lado de las mesas. además del cajón superior otro debajo de éste dispuesto como archivador de carpetas suspendidas. sobre todo sin son gráficas. En la actualidad hay muchas casas de muebles de oficina que ofrecen soluciones de relativo aislamiento de cada persona dentro de un mínimo espacio (80).56 El archivo. o simplemente tirando un poco de la silla de ruedas giratorias que debe haber en todos los despachos en que se necesite cierta movilidad (81). Casi sólo tendremos en cuenta el número y tamaño de las mesas y muebles accesorios que van a ser necesarios. Lo que sí seremos muy cuidadosos en su emplazamiento de modo que no entorpezca la circulación lógica del que va a solicitar un dato y el que va a servirlo. sea por estampación o etiquetado. MUEBLES PARA PERSONAL Su elección es la más sencilla. El aprovechamiento del espacio es fundamental. Cuanto más a mano quede todo lo necesario. a ser posible de altura no superior a ellas. Tanto para muebles como para unidades de conservación o para unidades documentales. pueden ir paralelas al frente del cajón pero son más cómodas las que van perpendiculares. más fácil será el trabajo y. no queden estropeadas o afeadas por estampaciones o etiquetas que pudieron colocarse más discretamente. Se manejan mejor y pueden consultarse sacando solamente el cajón en los centímetros que ocupa el lado más largo de las carpetas. Sólo tenemos que procurar que las unidades documentales. un ordenador personal. el teléfono.

Son preferibles las de un solo cajón en el que poder guardar los materiales de trabajo más menudos: lápices.. Cuando la magnitud e importancia del archivo permite la existencia de un despacho de jefe los dos servicios pueden ir en un solo armario compartido por mitad. 192. etc. posibles para evitar la acumulación de papeles que debieran despacharse en el día.Muebles para el personal 57 Figura 43. (81) Contino1o. No debe de faltar. pueden llevar pantalla incorporada para visualizar la placa elegida. <<Compact. para su uso personal en su despacho. para guardar el material de oficina que no cabe en un cajón y para colgar la ropa que se trae de la calle. próxima a la mesa principal de trabajo.obra citada. (82) <‘Mustang. una pequeña máquina destructora de papeles para aquellos borradores o copias cuyo examen indiscreto pudiera causar alguna contrariedad. desechando (80) Entre otras casas los fabrican «Ronco» y (<MagaSystems». bolígrafos. Tampoco está de más un pequeño sofá o al menos un sillón para las visitas. pág. «Taifunm. También son necesarios uno o dos armarios.. dntimus». Por supuesto que toda suerte de muebles deben ser metálicos. Reducen los documentos a estrechas tiras imposibles de volver a ensamblar y el mueble en sí ofrece un aspecto tan discreto que sólo quien lo conoce puede reconocer cuál es su cometido (82).entre otras.-Archivadores de bolsas suspendidas para radiografías o historiales médicos. gomas. .

grabaciones magnéticas. la alarma por exceso de calor será más Útil. no sólo en los casos en que se trataba de documentos de valor histórico sino . con lo que si llega al extremo de caldear el ambiente es posible que esté ya todo perdido. con elementos bien distribuidos que nos indicarán enseguida donde se ha producido el fuego. totalmente segura en cuanto a evitación de posibles cortocircuitos. sobre todo si es inflamable. pero que hay que acatar: no fumar en las habitaciones o depósitos en los que haya documentación. Pero si lo que queremos proteger es un depósito de documentos de diferente naturaleza tales como filmes. los grandes destructores de los archivos. Para la prevención del fuego debemos exigir una instalación eléctrica perfecta. discos. así como los muebles para el personal . con resultados funestos. En cambio produce mucho humo por lo que debemos buscar que la alarma funcione por ionización del aire. Los sistemas mejoran unas veces y empeoran otras y este mismo ritmo sigue la fabricación de muebles útiles para montar un archivo. La destrucción de los documentos por fuego es una gran plaga que han ido sufriendo los archivos a lo largo de los años. o cualquier otra materia inflamable y combustible. y sobre todo si está apretado. que disparaban la alarma al registrar una subida anormal de la temperatura. Pero todavía nos queda por tener en cuenta algo que pudiera dar al traste con todos nuestros cuidados: el fuego y las inundaciones. que lleve los cables por dentro de tuberías de varias capas y con interruptores cada determinado número de metros. aparte de la funesta intervención irresponsable de los hombres. pero hace ya mucho que las casas que los fabrican se preocupan de darles un aspecto tan agradable.. hemos examinado las condiciones y tamaño del local. Pero el papel. los muebles archivadores y los contenedores de documentos.58 El archivo. que algunas veces pensamos que no defraudarían a la vista en nuestro domicilio particular. Y algo que a muchos les va a parecer penoso. Tampoco debemos llegar a la conclusión de que todo está inventado. Procuremos estar siempre al tanto de las novedades que puedan surgir. arde con poca llama y forma mucha brasa. PREVENCION DE ACCIDENTES Pudiéramos ya dar por concluidas las advertencias y consejos para instalar un archivo de uso inmediato en condiciones Óptimas. En principio eran sumamente antiestéticos desvalorizando el trabajo de quienes tenían que trabajar en ellos. Los detectores utilizados hace años eran los mismos que para el resto del edificio. han sido éstos y por este orden. Instalación y Conservación la madera.. tanto en cuanto a los documentos que producen las nuevas tecnologías como en cuanto al modo de conservarlos para preservar y servir la información que contienen. Si por desgracia el fuego llega a producirse debemos contar con una buena instalación de detección de incendios que nos permita localizar rápidamente dónde se ha producido.

El segundo gran peligro para la documentación es la entrada de agua. que no debe superar el 40 por 100. de controlar.Noticiario Microfotográfico» del Centro Nacional de Desarrollo Microfotográfico (CENADEM). Si el local que nos han dado es frío y húmedo debemos instalar. Año I. núm. Sin llegar a tanto debemos prevenir el grado de humedad de la atmósfera del archivo. . 6 . Y si desaparece nuestra empresa también desaparece nuestro puesto de trabajo. convenientemente repartidos. Todo es una cadena de engranaje en que no debe fallar ningún eslabón. No pensamos en eventuales inundaciones producidas por catástrofes naturales sino en el hecho de que puedan pasar por el depósito no sólo conducciones eléctricas peligrosas sino tuberías de conducción de agua para el suministro del edificio. Acompaña la fotografia de un edificio incendiado en la que se ven salir los papeles por las ventanas en llamas por efecto de las explosiones. es el más fácil. pág. mayo-junio 1982. Las estadísticas europeas nos dicen que después de haber sufrido un incendio el 71 por 100 de las empresas desaparecen. el 43 por 100. debemos cuidar de que su funcionamiento sea perfecto.Prevención de accidentes 59 cuando se han producido en archivos de uso inmediato. Hay que ser conscientes de la importancia de la labor que realiza cada uno. No olvidemos el dicho de que cuando queremos referirnos a algo que no vale decimos que es papel mojado. de modo inmediato y un 28 durante los tres años siguientes (83). El tercer peligro. Unas. que pueden reventar y producir lo irreparable. Consideremos que si el corazón de una empresa es su archivo. higrómetros que nos indiquen un posible exceso para proceder a remediarlo colocando en los rincones receptáculos con substancias absorbentes de humedad o aparatos desecadores. (83) Noticia recogida en el . y a la vez el más difícil. 3. Una persona descuidada o irresponsable puede malograr el trabajo de todos sus compañeros. el hombre. desde el puesto más importante al que parece más modesto.

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Segunda parte EL ARCHIVO-DEPOSITO .

Direction Générale de les Archives de France. . creado por Carlos I11 entre 1731 y 1734. el Archivo de Hannover (Alemania). Las primeras construcciones exprofeso para tal fin de que tenemos noticia son el Archivo de Dinamarca. erigido por esta época conjuntamente para archivo y biblioteca. pág. (Archivum. en Copenhague. (2) El caso primero lo encontré yo misma al ir a recoger los fondos notariales de la ciudad de Zamora. VII.El edificio en su evolución histórica La preocupación por instalar adecuadamente los archivos depósito data de mediados del siglo XVIII. 8). tenían todo sembrado de palomina y plumas. y el Archivo General de Betanzos (España). 1958. Por su parte los grandes archivos importantes tuvieron más suerte y fueron instalados en antiguos palacios. naturalmente. pero no de importancia nacional. castillos o edificios religiosos abandonados. Ya que era frecuente que archivos de gran interés. vol. 1956. En aquella buhardilla de ventana sin cristales entraban y salían y se refugiaban palomas que. estuvieran alojados en buhardillas sin protección de cristales. graneros u otros locales impropios e insuficientes (2). el que una vez construido no se consideró adecuado por la mucha humedad que le daba su proximidad al mar (1). para el que se hizo edificio nuevo en 1720. sótanos húmedos. Sin embargo es un hecho conocido que tanto en estos años como en los primeros del siglo XIX la mayor parte de los archivos estaban instalados en viejos edificios que habían servido anteriormente para otros fines. el de la Corte de Turín (Italia). En cuanto a graneros y otros locales inadecuados tenemos una buena relación en el trabajo de los archivistas franceses Michel Duchein y Pierre Durye <<Les batiments d’Archives en France. hecho por el arquitecto Juvarra. VI. Y era verdadera suerte que fueran edificios nobles. (1) Los documentos tuvieron que ser guardados en la Sala de Discordias de la Audiencia de La Coruña y dieron lugar al actual Archivo del Reino de Galicia. París. y vol. 1957. creado en 1761 para los documentos de la Audiencia de Galicia.

Los alojados en viejos palacios son muy numerosos. págs. pero hoy está ya rodeado de edificios importantes. De los instalados en fortalezas tenemos noticia del de Dinamarca. En Italia. del siglo XVI.y el del Estado de Siena en el palacio Piccolomini. 1956. en Inglaterra databan casi todos sus edificios de la Edad Media...Necesita di una nuova sede per l'Archivio di Stato de Firenze. conocido como palacio de los Uffizi ( 4 ) . págs. El de Gante (Bélgica).. alcanzando a una treintena los instalados en viejos edificios. habiéndose instalado también el de Génova en uno de los más venerables palacios de la ciudad. presentó el informe que fue publicado con el título -Nueve instalazioni de Archivi. que data de la segunda mitad del siglo XV (5). págs. En Portugal los Archivos Históricos de Ultramar fueron instalados en el palacio de Ega. 1956. citaremos como más importante el de la Corona de Aragón. 291-293). que del Palacio Real. representantede Suecia en el I11 Congreso Internacional de Archivos. los de Cracovia. pasó en tiempos de Carlos I11 al Palacio de la Generalidad.. núm. el de Dresden (figura 44). Cuando se hizo estaba a 10 kilómetros de la capital y sin comunicación pública. (7) En 1720. El Archivo Provincial de Oviedo estuvo en el palacio del Conde de Toreno. (Rassegna. Citaremos también el Archivo Histórico de la Marina. Bélgica.. También el Archivo Central de la Administración ocupó desde 1861 hasta su destrucción por el fuego en 1939 la mayor parte del palacio de los arzobispos de Toledo en Alcalá de Henares (6). pasando en 1972 a ocupar un ala del monasterio de San Pelayo. 1. de la Edad Media. celebrado en Florencia. construido en el siglo anterior. del siglo XVIII. Ministerios y Museos. En Alemania. en Copenhague. en El Viso del Marqués. . (4) Armando Sapori. en un castillo del siglo XIII. 1968. En Yugoslavia los Archivos Históricos de Dubrovnik se encuentran en el palacio SponzaDubrovnik. . En Alemania... y el Archivo Provincial de Cáceres está instalado en el palacio del marquesado de la Isla. 163-178). (Rassegna. que ocupa el antiguo palacio del ilustre marino don Alvaro de Bazán. En Francia. en Portugal todos eran antiguos. (6) Creado de nuevo en 8 de mayo de 1969 con el nombre de Archivo General de la Administración. En cuanto a España. XV. en la misma ciudad. «I1 Palazzo Piccolomini sede dell'Archivio di Stato di Sena>> (Rassegna. fue luego llevado a los castillos de Vordingborg y Kalunborg hasta que les hicieron edificio propio (7). construido en 1699. 261-274). en Polonia. Suiza y Turquía mantienen edificios de hace varios siglos. y en Rusia el palacio que el zar Juan I1 tenía en Moscú. con las dependencias en locales adyacentes. desde 1808 los Archivos Nacionales se instalaron en el palacio Soubise y ya en el siglo XIX se extendieron al palacio Rohan. el Archivo del Estado de Florencia se organizó en el palacio de Cosme I. XXVIII.. (5) Ubaldo Morandi. el Archivo del Estado (3) Ingvar Anderson. fue archivo en 1864. que estando en principio en la catedral de Roskilde.. XVI.64 El archivo. Torúm y Lublino se instalaron en construcciones del siglo XIV. Instalación y conservación Según los informes recogidos en el Congreso de Archivos de Florencia en 1956 (3).

Alojados en edificios religiosos abandonados se instalaron muchos en Francia. Mencionaremos el de Vienne (Poitiers). pudiendo citar también el Archivo General Militar de Segovia instituido como tal en el alcázar de la ciudad en 1898. en la antigua Capilla de los Cordeleros. 1957. 1945. El de Bocas del Ródano (Marsella). . después de la intervención americana se trasladó al castillo de la Fuerza en 1899 y luego al antiguo Cuartel de Caballería en 1906 (9). el de Loiret (Orleans). en la capilla y claustro de los Mínimos (figura 4 8 ) . en una capilla neo-gótica de 1852 (figura 47). y el de Seine-et-Oise (Versalles). en La Habana. También en colegios de (8) Iohannes Papritz. La Habana. el de Cuba. y en Inglaterra podemos citar el Archivo de la Torre de Londres. Traducción al español. estuvo en un palacio-castillo que dominaba la ciudad (8). el de Drone (Valence). creado por Carlos I en el castillo de dicho lugar y organizado por Felipe 11.Se ha aprovechado para ampliar los depósitos el espacio libre del jardín. en la capilla de un antiguo convento de jesuitas. VII. que en 1857 se puso en el antiguo monasterio de San Francisco. 35-40). en una capilla no consagrada a la que se añadió la caballeriza del rey. (Archivium. Finalmente. <<The National Archives of Latin America». de Marburgo (figura 45). págs. (9) Hill Roscoe. En cuanto a España es conocido en el mundo el Archivo General de Simancas (figura 46). cn kgipto están instalados los archivos en El Cairo en una fortaleza del siglo XIX. «Das Gebaude des Staatsarchivs Marburg.El edificio en su evolución histórica 65 Figura 44.-Archivo de Dresden (Alemania).

Instalación y conservación Figura 45. y el de Dinamarca. dejaban ver a ras del suelo las cabezas de capiteles tallados de sus columnas. en la cúpula.-Archivo instalado en el edificio del viejo castillo de Marburgo (Alemania). En Inglaterra pudimos visitar el County Record Office. a ciertos niveles. aloja documentos antiguos. mientras los modernos están en un edificio privado del mismo Arlón. hacia la parte de la fachada. . En Luxemburgo. el de Mons está construido sobre los restos de un convento y su capilla y hay otro archivo dentro de la abadía de San Huberto. sectores de las bonitas vidrieras de colores emplomadas. de Hampshire (Winchester). que estuvo en la catedral de Roskilde.66 El archivo. para tener la mejor luz natural. Ya hemos mencionado el de Cuba. instalado en lo que fue la iglesia gótica de Santo Tomás. cuya altura total quedaba repartida a veces entre dos pisos. cuyos pisos. En Bélgica. La sala de investigadores estaba en la última planta. próximo a Arlón. jesuitas los de Allier (Yzeure)y Périgueux-Dordogne (Périgueux). pudiendo apreciar al fondo de las estanterías. que estuvo en el convento de San Francisco. el convento de Guirsch.

Las estanterías más antiguas datan de Felipe II. Figura 47. instalado en un castillo del siglo XV.-Archivo General de Simancas (España). y el de Palermo. que se instaló en un edificio del seiscientos que fue la Casa de los Padres Teatinos. Se ha acondicionado por dentro. del Archivo de Nápoles.-Adaptación para depósito de archivo de una iglesia gótica. luego Hospital Militar .El edi9cio en su evolución histórica 61 Figura 46. que fue puesto en el monasterio de Santos Severino y Sossio. En Italia.

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El archivo. Instalación y conservación

Inglés, pasando a ser archivo en 1824 después de haber servido a otras dependencias de la Administración. En España, el Archivo Histórico Nacional, en Madrid, se organiza en 1866 en el edificio del Nuevo Rezado de los Jesuitas, donde estaba -y está todavía- la Real Academia de la Historia, trasladándose en 1896 al Palacio de Bibliotecas y Museos Nacionales, donde ha permanecido hasta la mitad del siglo actual (10). El Archivo Regional de Valencia estuvo primero en el Palacio Real hasta que por demolición del edificio en los comienzos del siglo XIX, con los avatares de la invasión francesa, pasó a la Casa Profesa de los Jesuitas (1 1). Recordemos el Archivo de la Real Audiencia de Galicia que se encontraba alojado antes de 1640 en el antiguo convento de Santo Domingo. También el Archivo Histórico Provincial de Oviedo ha pasado, ya en 1972, a ocupar un ala del monasterio de San Pelayo, del siglo XVIII. El aprovechamiento de viejos edificios de diverso carácter ha sido norma general. Sirvan de ejemplo, en España, el Archivo Histórico Provincial de Cáceres, instalado en un palacio del siglo XVI (figura 49) y el Archivo General de Indias, en la antigua Casa de Contratación, de Sevilla (figura 50). En Bélgica, el de Lieja, en el Palacio de Justicia, y el archivo de documentación contemporánea situado a 50 kilómetros de Bruselas, en un viejo cuartel desalojado. En Escocia, en la casa del Registro General de Edimburgo, el de Mantua en un viejo caserón. En Dinamarca se instalaron los Archivos Nacionales en 1910 en el edificio de una biblioteca del siglo XVII. El del Alto Rhin (Colmar) en una caballeriza militar, el de Guadeloupe (Basse-Terre) en un antiguo cuartel, el de Loire-et-Cher (Blois), en el Registro Central de los Notarios y capilla del antiguo hospital psiquiátrico. También en un viejo hospital construido durante la última guerra mundial con cuarenta pabellones, el de Ashridge (Inglaterra). En Hayes (Inglaterra) se puso un depósito provisional del Public Record Office en dos grandes fábricas de cañones procedentes también de la última guerra. En Lausana (Suiza) se instalaron modernos archivos en viejos almacenes enteramente reconstruidos. En Suecia los Archivos Nacionales en 1964 estaban instalados en una docena de edificios viejos. En España el de Mallorca estaba a fines del siglo XIX en los locales donde celebraba sus sesiones antiguamente el Grande y General Consejo y en 1897 se trasladó a unas angostas dependencias de la Casa Consistorial (12). En cuanto a los archivos provinciales españoles se instalaron en su totalidad en viejos edificios cuando se crearon en 1931 (13). En Italia el Archivo Central del Estado Italiano fue instalado, después de bastantes reformas, en el edificio del Palacio de Exposiciones de la Exposición Universal de Roma (EUR) (14).
(10) Hoy edificio construido exprofeso en Serrano, 115, dentro del recinto de pabellones del Consejo Superior de Investigaciones Científicas. (1 1) Hoy también en edificio nuevo. (12) Desde 1956 está instalado en la Casa de la Cultura. (13) Casi todos tienen ya también alojamiento en Casas de la Cultura. (14) Lodolini, Armando. <<L’installazione dell’Archivio Centrale delle Stato Italiano. (Rassegna..., XVI, 1956, págs. 275-281).

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El archivo. Instalación y conservación

En América, el de Buenos Aires pasó por el Tribunal de Cuentas en 1821, el Palacio de Congresos en 1906 y en el Banco Hipotecario Nacional en 1942. El de Bolivia estuvo en el Palacio de Justicia en 1884, y el de Colombia en el Ministerio del Interior, luego en el Palacio de Justicia y por fin se unió a la Biblioteca del Congreso, El de Costa Rica estuvo en la antigua Universidad edificada en 1850. El de Guatemala, creado en 1937, en el edificio de la Audiencia, y el de Méjico en el Palacio del Gobierno. El de Nicaragua careció de alojamiento adecuado, y el de Paraguay se instaló también en una casa vieja. El de Perú corrió la misma suerte hasta que después del incendio de 1943 se instaló en el Palacio de Justicia, y el de Venezuela estuvo mucho tiempo en la sede que fue de la Compañía Guipuzcoana (15). También el de Senegal está en un inmueble del Gobierno desde 1960. A veces están junto con bibliotecas, como el de Hannover, ya citado entre los construidos en el siglo XVIII, y el de Honduras, que después de creado como Archivo Nacional fue luego incorporado a la Biblioteca, corriendo la misma suerte que el mencionado de Colombia. En España tuvimos durante muchos años el Archivo Histórico Nacional alojado en el mismo edificio de la Biblioteca Nacional, aunque independientes, y hoy está ubicado en edificio inmediato al pabellón central del Consejo Superior de Investigaciones Científicas, en el que también ha estado muchos años la Biblioteca General del organismo (16). También son muchos los instalados en nuestro país en las Casas de Cultura, donde se encuentran las Bibliotecas Provinciales (17). Este hermanamiento de instalación es también muy corriente en las grandes fundaciones culturales de Estados Unidos, Australia, Islandia y otros lugares (18). Otras veces están unidos a museos, como el de Estambul, que está en el Totkapy Saray como una sección de este museo. El de Ecuador fue creado e instalado a la vez que el Museo de Arte y Arqueología en un mismo edificio. El de Uruguay estuvo en principio en el Museo Nacional y luego en el Museo Histórico Nacional. A título de curiosidad citaremos el archivo del Estado de Texas (figuras 51-52), que estuvo instalado en un barracón de madera hasta comienzos de la segunda mitad del siglo actual (19).
(15) Hill Roscoe. Obra citada en la nota 9. También Elio Lodolini, «Gli edifici degli Archivi nell'América Latina. (Rassegna ..., XVI, 1956, págs. 288-290), nos dice que Panamá fue el país de esa zona que construyó primero un edificio especial para archivo alejado del centro urbano, con estantería metálica, inaugurado el 15 de agosto de 1924, aunque posteriormente le han quitado parte de su local instalaciones administrativas. Según manifiesta en América Latina los edificios de archivo se vienen construyendo lejos del centro no sólo por temor a caso de guerra sino también a revueltas internas de guerra civil urbana. (16) Se hizo allí precisamente por este motivo, a pesar de estar rodeado de Institutos de carácter científico, no humanístico, ya que estos últimos se encuentran al otro extremo de la ciudad. (17) Su precaria situación actual obligará a ampliar sus depósitos o sacarlos a edificio aparte. (18) Stelio Passi, en «L'opinione de un bibliotecario» (Rassegna ..., XVI, 1956, pág. 294) estudia este fenómeno. (19) En 1956 estaba en el barracón todavía, construyéndose el nuevo edificio en 1960.

El edificio en su evolución histórica

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Figura 50.-Archivo General de !ndias, en Sevilla (España), cuyo edificio es el de la antigua Casa Lonja del comercio con América.

Figura 51.-Barracón

de madera del archivo de Texas en 1956.

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El archivo. Instalación y conservación

No obstante, ya desde el siglo XIX se empieza a considerar la necesidad de construir archivos de nueva planta. Pero estas construcciones siguen conservando muchos de los defectos de los edificios anteriores, siendo la principal innovación la de sustituir los pisos, de poca resistencia, por grandes naves, semejantes a las de los grandes centros industriales, y la necesaria implantación en ellas de estanterías metálicas a modo de inmensas jaulas de hierro cuyo montaje al descubierto, tanto para las estanterías como para los pasos de suelo a nivel de los diferentes pisos entre ellas, se consideran hoy totalmente recusables por peligrosas. Los papeles quedan indefensos en caso de fuego y el enorme armazón se viene abajo por recalentamiento.
Sin embargo, en muchos sitios siguen apegados a las viejas estructuras conservando las estanterías de madera por su calidad noble (20). Cuya tradición ha durado en muchos sitios hasta nuestros días (21). Antes de la segunda guerra mundial eran pocos los archivos que poseían estanterías metálicas y el rápido auge que tuvieron después fue causa de que se lanzaran a hacerlas en muchas fábricas sin la necesaria madurez y con total desconocimiento de los problemas de archivos. Tenían a su favor no ser atacables por las termitas, ocupar menor espacio y ser más resistentes (22). Si pasamos a considerar alguno de los más antiguos edificios construidos en el siglo pasado podemos citar el Hofkamerarchiv de Viena, que se construye en 1846, y el Public Record Office de Londres, de 1851 (23). En Francia entre 1870 y 1900 se construyeron diecinueve archivos y otros tantos entre 1901 y 1919. En la Instrucción de 8 de agosto de 1839 ya se dice que el local debe estar al abrigo de la humedad y del fuego y en el Reglamento General de 6 de marzo de 1843 que esté aislado, seco, limpio, con pararrayos y separado enteramente del despacho del archivero en razón de la estufa (24). El edificio del Ministerio de Justicia de la URSS, construido en 1886, tiene techos de doce metros de altura con estanterías metálicas hasta arriba, si bien está hecho en material incombustible y dividido en catorce compartimentos aislados unos de otros por gruesos muros, Tiene pasillos de acceso de 1,20 y galerías de circulación que dividen cada compartimento en cinco pisos. El
(20) Giovanni Cechini, en <<Leattrezature metalichi negli archivi. (Rassegna ..., 1960, pág. 142), dice que en casi todos los archivos duraron hasta la segunda guerra mundial, en que fueron destruidos, ya que muchos archivistas defendían la nobleza de la madera. (21) Todavía en 1968 las estanterías del Archivo del Estado de Sena seguían siendo de madera en su mayor parte y tenían 58.000 pergaminos guardados en armarios de la misma materia, según Ubaldo Morandi, obra citada en la nota 5 . En algunos archivos españoles, como el de Simancas y el General de Indias, también se conservan estanterías de madera noble con alguna documentación, adosadas a las paredes de salas principales, pero los depósitos generales tienen estructuras modernas. (22) Giovanni Cechini, obra citada en la nota 20, estudia este problema. (23) A mediados del siglo actual estaba ya totalmente anticuado después de haber sido en su tiempo la cumbre de la técnica. Techos altos, estantes pesados y ventanas mal concebidas, lo que le hicieron inadecuado. Mas con todo tuvo el mérito de resistir las bombas de 1940. (24) Duchein, Michel. <<Les batiments #Archives départamentales en France. (Archivum, VI, 1956, págs. 108-176).

. que comenzado antes de la primera guerra mundial se terminó en 1923 (27). obra citada en la nota 25. Le siguieron Venezuela y Uruguay. (28) I. que separa netamente lo que son dependencias de lo que son depósitos es el de Dalhen. 1957. . En España el de la Cámara de Comptos de Navarra se acabó de construir en 1898. (27) Ingwar Anderson. En la URSS a partir de 1936 comienzan a construirse nuevos edificios (28) pero es a partir de 1940. pág. En Iberoamérica el primer edificio construido exprofeso para archivo fue el de Panamá. En estos años se extiende por Europa la construcción de archivos de nueva planta. VII. del Ministerio de Marina de Leningrado.El ediJicio en su evolución histórica 73 Figura 52. en que - (25) I. aunque muchas veces unidos a biblioteca. (26) Emeterio Santovenia. siendo ampliado en el siglo siguiente. cerca de Berlín. 59-60). informe citado en la nota 3. en 1926. «El Archivo Nacional de Cuba. Voronin. (Archivum. VII.-Edificio del mism'o archivo de Texas en 1960. que sepamos. 1957.situado un poco alejado del centro urbano y con estanterías metálicas. inaugurado en 1924.La construction des batiments d'archives en URSS» (Archivum. cuyo edificio fue construido con el dinero obtenido de un impuesto en estampilla de 10 centavos en todas las certificaciones oficiales o públicas de la n f i n (26). El primer archivo. en 1944. 3). construido en 1887. y Cuba. tiene tres pisos y es muy semejante (25). págs. Voronin.

En Noruega se levanta el edificio de los Archivos Nacionales en el centro de las nuevas construcciones de la Administración central. Después de la segunda guerra mundial. se siente más apremiante la necesidad de construir buenos depósitos que aseguren la conservación de los documentos ante cualquier circunstancia. Bibliotecas y Museos encargada de hacer los informes sobre las nuevas construcciones gracias a cuyo asesoramiento comenzaron a mejorar los edificios en cuanto al empleo de material incombustible. Acta 11. (34) Ingwar Anderson. (30) Congreso Ibero-Americano-Filipino de Archivos. . (32) Michel Duchein. pág. . I. que ofrece la entonces novedad de estar levantado sobre pilastras para evitar la humedad por capilaridad (32). En las reuniones del I Congreso IberoAmericano-Filipino. págs. y en Suecia el Royal Military Record Office se construye pensando ya en instalar en él una archivación densa (34). puertas de seguridad. 1956. en que tantos archivos se pierden. Bordonau en el I1 Congreso Internacional de Archivos celebrado en Florencia (Archivum. Llevados por esta preocupación se crea por entonces en España la Junta Central de Archivos. edificado en Toulouse entre 1954 y 1955. también de traza funcional. cuando se acrecienta el interés y la preocupación por las instalaciones específicas para estos fines. informe citado en la nota 3.. En Varsovia (Polonia) se construye en la Ciudad Universitaria un archivo de dos bloques unidos por un corredor. octubre-noviembre 1952.. Actas. (Rassegna.La moderna edilizia degli archivi. rampas de rápida evacuación de documentos y otras medidas semejantes (29). En Alemania se construye el Landersarchiv de Coblenza. En 1950. t. modalidad que veremos luego (29) Informe de M. obra citada en la nota 24.. acabado en 1955. se llegó al acuerdo de formar en La Habana una oficina central que reuniese todas las experiencias de la construcción para asesorar a los colegas y que éstos lo hicieran al arquitecto (30). pág. VI. 48. Instalación y COnSerVaClÓn se realiza el archivo de Berna. recibiendo los arquitectos el asesoramiento de los usuarios. Francia comienza una larga serie de construcciones de archivos departamentales a partir del del Alto Garona. (33) Salvatore Carbone. también sobre pilastras pero esta vez en evitación de las termitas y con el espacio de las pilastras semicerrado (33). Bibliotecas y Propiedad Intelectual. 1955. (31) Propuesta l. celebrado en Madrid en 1952. ponencia 8 de la Delegación de ANABA en Barcelona del Congreso citado en la nota anterior. en el Comité Iberoamericano de Archivos del Instituto Panamericano. 111. En Italia constituye un gran adelanto en la construcción de archivos el de Udine. 19). 251-279).'.74 El archivo. Madrid. los archivistas señalan claramente la necesidad de la funcionalidad de los edificios de archivo (3 1).

Vicenta. Ejemplos de los segundo podemos citar gran cantidad de ellos en Francia. unido el nuevo edificio por un corredor a un antiguo refugio antiaéreo excavado en la roca. En Japón. entre los que destacaremos los Archivos (35) Table Ronde. El edificio se comenzó en octubre de 1968 y se terminó en marzo de 1971. otras aprovechando excavados anteriores como el provincial de Mikkely.El edificio en su evolución histórica 75 repetida 'en otros archivos de diferentes sitios. en Finlandia. (Bol. el 12 de octubre. Los Archivos Históricos Provinciales. Tiene cuatro plantas sobre el suelo y otras cuatro bajo tierra. y 1976. las condiciones exigibles. Los Archivos Históricos Provinciales se instalaron en Casas de Cultura de nueva construcción pero en la mayoría de ellos no se tuvieron en cuenta sus necesidades específicas (37). ANABAD. . Recoge datos de los construidos entre 1931. (38) Ubaldo Morandi. (36) Se cita siempre como ejemplo típico el del Archivo Municipal de Estocolmo. obra citada en la nota 5. (37) Cortés Alonso. En Estados Unidos y los países nórdicos se inicia la novedad de los depósitos subterráneos. siendo la obra del arquitecto Joaquín de la Concha Alcalde. Londres. se concluyen las obras del edificio propio para Archivo Histórico de Protocolos de Madrid. En España. págs. que reúne todas. 93). 1965. 147-148. En Dinamarca se hicieron los de Viborg y Copenhague. Con arreglo al criterio de entonces se emplearon materiales incombustibles: vigas.l-2. aunque tampoco se ajustan a las condiciones que hoy exigiríamos. «Los edificios y la documentación. La URSS inicia también una serie de edificios de hormigón y ladrillo construyendo treinta y ocho Archivos de Estado entre 1957 y 1964 (35). Ejemplos de lo primero tenemos en Italia el del Estado de Siena. Igualmente estanterías metálicas.pág. puertas y ventanas de hierro. el primero de los cuales es el que más errores acumula. Hoy se considera que el hierro se funde a grandes temperaturas y se utilizan materiales más estables y resistentes al fuego. en 1886. en 1959 se propuso la fundación de los Archivos Nacionales y en 1960 se dio orden de remitir los documentos que se conservaban en las administraciones para reunirlos en el edificio de la oficina del Primer Ministro mientras duraba la obra. respuesta de la URSS. En 1952 se construyó el del Archivo Histórico Nacional y en 1965 el del Archivo Regional de Valencia. fecha de su creación. enero-junio. o casi todas. En España se hizo lo mismo con los de las Chancillerías de Valladolid y Granada y se amplió el de la Cámara de Comptos. Ya en el siglo actual se construyeron edificios nuevos. Otras veces se ha tratado de acondicionar viejos edificios construyendo de nueva planta un depósito añadido o reconstruyendo por dentro el viejo edificio. y en Francia el departamental de La Manche. en que se construyó otro cuerpo de edificio unido al viejo palacio Piccolomini (38). Fue preciso llegar a 1973 para ver terminado el del Archivo General de la Administración. 1982. unas veces de nueva construcción (36). por iniciativa del ministro Francisco Silvela.

Melanges offerts par sus confreres étrangeres i Charles Braibant. Instalación y conservación Nacionales.. En España. Quizá el más avanzado en este sentido sea el del Estado de Varsovia (39) El de Loiret. P. Realzan el decorado esculturas abstractas en bronce en los paramentos externos. (42) Wright. Y a este tenor de variedad de colores las demás dependencias.. En Suiza. (40) Armando Lodolini. mira mi contenido. 1956. que en 1951 se instaló con las dependencias en la «Torre dos Brancos» y los depósitos en parte del Palacio Episcopal. los de Corona de Aragón. en Grenoble. En el Archivo de Cantal hay relieves al exterior y en el de las Ardenas en la sala de lectura (44). (Rassegna . la sala de lectura de color amarillo azufre. con cuyo criterio ha sido también ornamentado el de Renania-Palatinado.Un proyect de construction souterraine pour les Archives de Bile. 1956. En Italia. <<Les batiments d’archives departamentales en France. XX. XV. tan del gusto de los edificios públicos de Estados Unidos. 1957.. pág. (Archivum. <<Le nouveau batiment des archives départamentales de 1’Iskre a Grenoble. está instalado en la capilla y claustro de un también destruido convento de Mínimos (Archivum. Indias y el provincial de Orense. N. fue realizado con miras a que resultase un bello edificio (42). Finalmente. destruido por las bombas en 1944. 167). el del Alto Garona ha utilizado una gran variedad de colores. (Archivum. al que se le hicieron tres plantas subterráneas (41). 151 págs. llega a decir que un edificio de archivo será un notable personaje en cuanto diga: <<Mira mi magnificencia. pág. En Francia. págs. (43) Aloys Schmidt. También el de Iskre. psgs. 41-43). Michel. 1964. 1959.76 El archivo. 495-497). en la de conferencias las paredes luminosas están pintadas de amarillo y naranja y las ciegas en azul y gris azulado.. los departamentales de Loiret. Comité des Melanges Braibant. Simancas. Bruxelles. personalidad histórica relevante de esta provincia (45). Los Archivos Nacionales de Washington son a este respecto un buen ejemplo por su fachada monumental neoclásica. (44) Duchein. (Rassegna. VI. 27.. (41) Roth. Michel. VI. XIX. En Alemania podemos citar el Archivo de Coblenza que. el suelo es de cerámica blanca y azul. 229-250). el Archivo Central del Estado de Roma instalado en el EURE en 1952 (40). yo guardo los más valiosos documentos de mi gran Estado. -La creazione di un grande archivio. 108).. El vestíbulo es mitad azul y mitad naranja.. (45) Duchein. Finisterre y Bocas del Ródano (39). que representa al Delfín Humberto 11. O. de este mismo país. págs. y añade: «Nosotros sabemos que el edificio del Archivo del Estado de Georgia tiene este carácter». destruido en 1940. el de Basilea. tiene como decoración de la fachada un bajorrelieve del escultor Noel Papet. -Der Neubau Staats archives Koblenz. 1955. 1.. «What the Construction Company needs to know about archives» (The American Archiviste. . El Archivo del Estado de Georgia.. 94). la parte destinada a personal y público ha sido decorada por buenos artistas (43). 1959. Es de notar que a la primera concepción de estos archivos como meramente utilitarios se va a añadir más adelante la idea de lo bello cuidando su ornamentación. núm. pág. VII.

pág. También se ha pensado que en su aspecto exterior debe responder al tipo de construcción del país (47). Ya en 1963. lo que obligaba a aplicarles tratamiento diferente (49). dejando la aplicación de las nuevas normas para la construcción de archivos nuevos más pequeños. construido para Archivo General de la Administración. También se planteó la duda de si se debía abandonar la idea de instalar (46) L. actas citadas. <<Modern archival building. y el de Aix-enProvence está ornamentado con una especie de casetones alternados que mejoran su aspecto. expone la idea de los archivos intermedios como novedad. redonda. de considerar los archivos según la clase de documentos que tenían o iban a recibir. de portada renacentista al gusto italiano. y según la función que tuvieran que desempeñar. A veces se trata solamente de evitar la monotonía y aspectos de pesadez que ofrecen los muros de los modernos depósitos totalmente cerrados. y con arreglo a lo segundo se planteó la división en inmediatos. págs. como la torre de Pensylvania. anulando la impresión de mole de ocho plantas que tiene en realidad. págs. va decorado en la zona de depósitos con unas líneas blancas horizontales que destacan sobre el rojo del ladrillo. que hasta entonces no había aflorado. Los archivistas de Estados Unidos se mostraron partidarios de no separar unos de otros sino tenerlos contiguos. Con arreglo a lo primero podían ser archivos de documentos clásicos o de documentos audiovisuales. surgió la clara distinción. (48) Las actas de esta reunión se publicaronjuntas con las de la reunión celebrada en Londres en 1965 por la Dirección de Archivos de Francia. París. Schellenberg. 125. tales como castillos. Parczewski. y los económicos utilitarios. La Unión Soviética se inclinó por la permanencia de los archivos universales.R. bajo el mismo mando. de planta totalmente original. VII. VI. sin distinción de fondos. se conservasen para los grandes depósitos del Estado.El edi’jicio en su evolución histórica 77 (PolOnia). Kolaz et W. está por dentro ambientado imitando en parte el siglo XVI. destaca con fuerza sobre el fondo multicolor de los depósitos de conjunto cuadrangular formados por tres cubos superpuestos (46). (47) T. La República Democrática Alemana fue de opinión de que los archivos intermedios estuvieran adosados a la administración productora y los edificios antiguos. en la reunión de la VI11 «Table Ronde. (49) Dubosq. perfectamente conjugado con su funcionalidad. <<La nouveau batiment Central des Archives d’Etat a Varsovie. En España el de Alcalá de Henares. (Archivum. (Archivum. 1965. . pero consideraron dos tipos diferentes: los costosos. 1956. El arquitecto ha jugado con las formas y colores para conseguir un efecto estético muy nuevo. intermedios e históricos. 45-56). Así vemos que en Francia el Archivo departamental de Isere presenta estrías verticales y horizontales que resultan agradables a la vista.. que tuvo lugar en Budapest (48). 88-92). como el de New Hansphire y el del Estado de Washington. 1957. La parte administrativa. denominación que empezaba a surgir. En España el Archivo Histórico Nacional.

Por su parte Yugoslavia aportó la novedad de que en una fábrica de Eslovenia se estaban empezando a producir edificios de archivo prefabricados. . si se querían adaptar resultaban caros. ya que. se continuó y completó el tema. En líneas generales fue muy provechoso pero van surgiendo nuevos problemas que hay que resolver conforme vamos teniendo más conocimientos técnicos y más conocimientos prácticos. En cuanto al costo que acarreaba todo esto. por ahora. respetando la parte artística del edificio (50). al conocerse ya bastante bien las técnicas de conservación y restauración. puesto al día hasta 1975 (52). no obstante lo cual siguieron publicándose valiosos trabajos sobre puntos concretos que habían quedado sin plantear o no bien aclarados. por lo menos. que. Se había dado el primer paso para plantear los problemas de la construcción a nivel internacional. El tema de cómo se debe construir un archivo se dio ya por estudiado y concluido con aquellas reuniones. puesto que se podían corregir las deficiencias. Otro colega mostró sus preferencias por los nuevos y un tercero pensó que. Los franceses matizaron diciendo que en los viejos había que hacer alguna distinción: los que por encontrarse vacíos se podía disponer plenamente de su espacio interior aprovechable. en principio. Finalmente los Estados Unidos dijeron que ellos no tenían ningún problema al respecto puesto que sus archivos eran todos de nueva construcción y no habían padecido las destrucciones de la guerra. los grandes y medianos depósitos de archivo del mundo. construyendo sólo nuevos para los nuevos. lo que a su vez nos servirá para poder adaptar lo mejor posible un edificio viejo. Suecia se inclinó por la conservación de los edificios antiguos. Es por esto que hay que conocer qué es lo mejor. Italia mostró su preferencia por los nuevos pero también apuntó la fórmula de que los documentos viejos permanecieran en los viejos edificios. y que culminaron con la publicación del «Anuario Internacional de Archivos». derruido por las bombas. para construir un edificio dedicado a archivo. noticias que fueron recogidas en la revista «Archivum»de este mismo año. los antiguos edificios le parecían menos malos. después de una mínima adecuación. Bélgica propuso la solución intermedia de construir anexos nuevos para edificios viejos. reconociendo que no se podía generalizar por existir tantas diferencias entre unos archivos y otros (51). de modo que en la siguiente reunión. la República Federal Alemana aportó los datos obtenidos en la reconstrucción del Hauptstaatsarchiv. Instalación y conservación archivos en los edificios viejos. o aquellos otros que por tener pisos y muros que abatir no resultaban ventajosos. Surge como consecuencia la necesidad de conocer cuántos y cuáles eran. celebrada en Londres en 1965. lo más costoso había sido atender a las nuevas necesidades.78 El archivo. de Munich.

XV. e incluso pagai alquiler por ellos como en Francia los de Aix-en-Provence y el de Fontainebleau. 161 de las citadas actas). XXII y XXIII. contando. tal cual ocurrió en varios archivos de Austria y en el de Coblenza (Alemania). Su responsabilidad es mucha y necesita estar instalado en condiciones de asumirla. a partir de este año de 1965. (51) La Dirección General de Archivos de Rumania hizo presente que. o en Inglaterra el de Ashridge. de nueva planta. y el segundo en los vols. se nos presentan una serie de problemas que tenemos que conocer para poderlos resolver con criterio ponderado. 153. publicado ya en 1969. totalmente independiente de cualquier otro. pág. Condiciones previas Dejando a un lado los problemas de carencia de espacio que obligan a tener la documentación repartida en varios depósitos adaptados a su fin. Cuando nos dan la posibilidad de elegir dónde desearíamos instalar. con una sala de estudio para los investigadores en aquellos que fueran más importantes (pág. sea en local viejo susceptible de acondicionarse. Veamos cuáles pueden ser. No se aceptarán servidumbres de paso ni interferencias de ninguna clase. se obligaba a las administraciones y empresas a construir alojamientos adecuados para los archivos. intermedio o definitivo. como novedad.El edificio actual. . (52) El primero en el vol. CONDICION DE EXENTO Un archivo depósito debe ser siempre un local exento. vamos a tratar de exponer aquí las condiciones que debe tener cualquier depósito de archivo. sea para construirlo de nuevo. (50) Actas citadas.

UBICACION ADECUADA Conseguida en principio la independencia del edificio de todo archivo depósito. Esta necesidad de independencia se hace palmaria cuando se trata de instalar un archivo definitivo. cerca de Berlín. la siguiente cuestión que se plantea es dónde debe construirse. Bélgica. en Inglaterra tenían el Public Record Office y el de la Torre de Londres. Director entonces del Archivo de Coblenza. y más recientemente Duchein incide en el mismo criterio en <<Les batiments et equipements d'archives. o Archivo General Central. si lejos. por lo que es preferible que se construya como planta independiente. económicos y.. sea histórico o intermedio. se había instalado en Alcalá de Henares a 29 kilómetros de la capital.Archivistica. sin distinción de la edad de los documentos. En la ponencia presentada por Christian Gut y Bernard Matieu se declararon partidarios de cerca Estados Unidos. Lo mismo los Archivos Generales del Reino de Bruselas. UNESCO. haciendo la salvedad de que no estén expuestos a peligros de guerra. Canadá puso por condición que. 1966. cualidades específicas del terreno. el acceso fuera fácil. como consecuencia de la evolución de los conceptos de la archivística. 33. el archivo depósito de la Administración. El Reichsarchiv de Alemania se había instalado en Postdam y el archivo secreto del Estado prusiano se había llevado a Dahlem. Siena. Así vemos cómo a principios de este siglo el Archivo del Estado de Francia estaba en el Hotel Soubise. Sin embargo no éramos los Únicos. o de fondos históricos. También es compartida esta opinión por Georg Winter. Los criterios sobre el punto de vista cuZturaZ han ido evolucionando. Si esto no fuera posible hay que tratar de adaptar lo que nos den a lo que debiera ser por medio de las obras necesarias que modifiquen sus condiciones. aun los de cierta importancia. 1928.. hechos censurados por algún archivista de la época (2)."edic. para lo cual nos encontramos con tres tipos de condicionantes: culturales o científicos. a la vez de que el archivo de la Administración del Reino creado por Felipe I1 en Simancas (Valladolid) continuaba en el mismo sitio. Instalación y conservación Son pocos los organismos..80 El archivo. Por contra en España mientras el Archivo Histórico Nacional se encontraba en una de las zonas mejores de la ciudad. que están en condiciones de ofrecernos un local adecuado dentro de su propio edificio. París. en París. pág. . finalmente. Cuando el archivo era uno solo. parecía aconsejable que se instalara siempre al lado de la propia Administración (1). 2. URSS y República Socialista Checa. Polonia y Rumania y lejos Alemania Federal. (2) Eugenio Casanova se lamentaba ya de ello en su . Algunos trataron de resolver el problema de un modo ecléctico (1) Este tema fue objeto de estudio en la XVIII -Table Ronde» celebradaen Nairobi en 1978. pág. que no va a tener con la Administración ninguna relación viva. 16. de organización Única no diferenciada. el Hauptstaatsarchiv de Dresden y el Staatssarchiv de Viena.

obra citada. La respuesta es más sencilla si nos atenemos a su finalidad. . Las opciones de quienes adoptan el archivo en microfilm se reparten en tres tendencias: filmar sólo lo útil destruyendo lo inútil. (4) Recordemos que ya se hizo notar que era más barato adecuar un edificio viejo que construir uno nuevo. Si el archivo es un depósito que recibe periódica y reglamentariamente documentos de poca o ninguna necesidad para la gestión de la Administración que los ha producido no importa que se encuentren algo alejados de ella siempre que esté en sitio con buenos medios de comunicación. mandando los originales a depósitos en la periferia. págs. 34 y 40. lo que nos llena de perplejidad al pensar cómo podrían realizar su trabajo estando ellos por un lado y los documentos por otro (3). Pero esto plantea el problema de la carestía ya que se va a microfilmar todo. que en el centro del núcleo urbano. El edificio conjunto para documentos de poco uso. 33. Condiciones previas 81 proponiendo llevarse los depósitos a la periferia pero dejando sus dependencias de trabajo al lado de la Administración. o filmar todo o parte pero conservar en otro sitio el original. tanto sea su conservación provisional como definitiva. cercana a aquellos (3) Casanova. pero a veces esto redunda en una más baja calidad de instalación por tener que adaptarse a lo existente. La misma razón ha llevado a la Administración española a crear el nuevo Archivo General de la Administración en Alcalá de Henares. en Fontainebleau. al lado de la carretera nacional del Sena. La realidad es que no debe resolverse en términos absolutos sino relativos. Esto favorecerá una instalación económica puesto que el terreno va a ser más barato en la periferia. Si por el contrario se trata de un archivo que guarda y recibe documentos totalmente históricos su situación debe ser. pero todavía con interés para la Administración. en lo que ha coincidido también la Administración belga que ha hecho su depósito a 50 kilómetros de Bruselas. a 29 kilómetros de Madrid. debiendo instalarse desde el primer momento en diferentes sectores del edificio y en cuanto adquieran cierto volumen en pabellones independientes. a pocos kilómetros de París. También han seguido este criterio en Londres que tiene un depósito en Hayes. y aún algunos han procedido así con la totalidad de los documentos que producen a partir de concluida su tramitación. filmar todo y destruir el original.El edijicio actual. El criterio descentralizador para este tipo de archivos ha sido ya seguido por la Administración francesa que tiene establecida una (Kitté International des Archives. y en Berlín que lo tiene en Dahlem. en principio. separados los fondos de archivo inmediato de los de archivo depósito algunas entidades han llegado a la solución de pasar a microfilm los documentos y expedientes que puedan tener todavía vigencia legal para guardarlos en sus rollos en un sector especial del archivo «vivo». y documentos históricos sólo es admisible hoy para pequeñas cantidades. Sólo se justificaría un local céntrico si se trata de aprovechar un edificio ya existente que reúna buenas condiciones (4). Hoy.

El (5) Este Último luego en el edificio de la EUR. COSTO Estas premisas respecto a su ubicación van a ser fuertemente condicionadas por la carestía del suelo. cuenta con un autobús de transporte oficial y autobuses públicos cada cuarto de hora. En general todos concuerdan en considerar que los edificios nuevos con todas las condiciones exigibles deben ser principalmente para los archivos históricos o definitivos. hoy está enclavado en el recinto del Consejo Superior de Investigaciones Científicas. En realidad el factor económico es uno de los principales condicionantes de la ubicación de los archivos. Cuando se considera la conveniencia de construir edificios nuevos o adaptar viejos pesa bastante el factor económico. Instalación y conservación centros culturales que más puedan beneficiarse de su consulta o formar un conjunto de elevado nivel intelectual. pudiendo citar de la última modalidad los de New-Hampshire y el del Estado de Washington. En el Congreso de Bruselas de 1965 se mostraron diferentes opiniones basadas principalmente en el importe del solar. El Archivo del Reino. que estuvo primeramente en el Palacio de la Biblioteca y Museos Nacionales. Tal criterio se siguió al instalar el Archivo de Stuttgart. . Lo que sí debemos tener siempre muy en cuenta es que nunca debemos sacrificar una instalación adecuada a una situación física que favorezca la investigación. al lado de otro edificio nuevo que es la Biblioteca de Alberto I. En España la construcción exprofeso ha sido escasa por su elevado costo pero se han acondicionado muchos de los depósitos de nuevas instalaciones. La delegación de Estados Unidos se inclinó por adoptar edificios viejos o construcciones baratas sólo para los archivos intermedios. siempre que ese lugar alejado tenga buenas comunicaciones para el acceso de usuarios e investigadores (6).82 El archivo. de Bruselas (Bélgica). en Alemania Federal. (6) El Archivo General de la Administracíón. en Alcalá de Henares. también por razones parecidas. La representación de Bélgica mostró su preferencia por ahorrar este costo aprovechando viejas iglesias que por su construcción sólida eran fáciles de adaptar. El Archivo Histórico Nacional de Madrid. al lado de donde estaba su Biblioteca General. En Alemania se manifestó la tendencia a alojar los archivos en castillos. el Archivo Nacional de Viena y el del Estado de Roma cuando se puso en el Palazzo della Sapienza (5). en que el papel está de tránsito. dando lugar a dos fenómenos diferentes. aunque pesen también estos intereses. se hizo nuevo en la zona llamada Monte de las Artes donde están reunidas instituciones culturales.

En algunos de los instalados en edificios religiosos en Francia se han hecho grandes obras. con cinco pisos de hormigón y metal. nos llevaría posiblemente a resolver el problema para tan corto número de años . El segundo es que muchos de los archivos de nueva planta se han construido en la periferia de las ciudades e incluso a varios kilómetros de ellas. o mejorar los ya instalados. Para local de trabajo se ha utilizado la sacristía y se han añadido algunas dependencias. En España se construyó el Archivo General de la Administración en Alcalá de Henares a 29 kilómetros de la capital y sólo se ubicaron en sitios céntricos el Archivo Histórico Nacional y los provinciales instalados en las Casas de Cultura. En Alemania el archivo del Estado de Marburgo y en Italia el de Udine. En este caso se encuentran muchos de los archivos departamentales de Francia entre los que podemos citar el de Cantal (Aurillac). El Archivo de la Corona de Aragón fue dotado de un sistema de archivación densa con detección de entrada por célula fotoeléctrica. Luego se extendió también el depósito por lo que fue sala de actos. En España se mejoraron los depósitos de los tres archivos generales que están en viejos edificios. de las que no es la menor la proximidad de viviendas en cantidad masiva. Condiciones previas 83 primero es la mucha frecuencia con que se aprovechan edificios viejos para nuevas instalaciones tratando de acondicionarlos en su estructura. Así en el citado de Loiret (Orleans) los depósitos están estructurados en seis pisos levantados dentro de la nave de la iglesia y dos de las alas del claustro. Muchas veces tenemos que elegir entre un terreno céntrico caro y un terreno de la periferia más económico.El edijkio actual. Se puso un muro a la parte del coro por ser poco utilizable para archivo y se dejó para asuntos de la parroquia. En el Archivo comunal de Delft (Holanda) se ha aprovechado una vieja casa del siglo XVI construyendo al lado el depósito. ocupa la capilla de un colegio de jesuitas que no tenía culto desde 1906. en el de Indias se realizaron bastantes obras y en el de Simancas se puso una parte de los depósitos por sistema de celdillas. tras de producir inconvenientes de todo género. A la vez alejado y levantado sobre edificación de hace pocos años es el Archivo Central del Estado de Italia para el que se aprovechó la parte construida en las afueras de Roma para una exposición que no se llegó a realizar (EUR). el de Isere en Grenoble o el de Toulouse. previamente cerradas. Siempre que se asegure la fácil comunicación y acceso de los usuarios preferiremos un solar algo desplazado pero más grande que permita un buen aislamiento de seguridad y futuras ampliaciones a otro más céntrico pero más pequeño. Cuando no se han conseguido o no se han deseado viejos edificios es frecuente que la carestía del suelo haya producido su alejamiento del centro urbano. donde la escasez de espacio. el del Norte de Lille. A los de las Chancillerías de Valladolid y Granada se les dotó de depósitos de nueva construcción contiguos a los viejos edificios en que se instalaron las dependencias. El problema queda en pie. la capilla se vació completamente por dentro levantando una estructura auto-soportada con cinco pisos de hormigón sobre la planta baja. En el de las Bocas del Ródano (Marsella). que ya se citó también.

el teletipo o cualquier otro de los existentes (8). (9) Véase . En todo caso siempre pueden aplicarse medidas correctoras pero es preferible no tener que hacerlo (9). . cuyos accesos deben además ser siempre aptos para paso de vehículos de transporte. así como a la cantidad de luz que pueden recibir. Conviene también tener en cuenta que la construcción en serie abarata el costo en el 20 ó 25 por 100. Los inconvenientes de estar situados en medio de una aglomeración urbana son dificiles de paliar (7). ni tampoco adonde azotan vientos húmedos y salinos. No podemos construir lo mismo en un ancho terreno llano y soleado que en zona montañosa y fría. los sondeos necesarios. lo que debemos conocer realizando. Como principio general los depósitos no los pondremos a mediodía en zonas cálidas. Según el clima resultante de los diferentes condicionantes atmosféricosdaremos a los depósitos -zona problemática de todo archivola orientación que mejor coadyuve a una estabilidad del grado de humedad y calor adecuados a la conservación de los fondos. a) Flojo o deslizable (7) Se señala como típico el embotellamiento en casos de emergencia (fuego u otros). Veamos cuáles son. El «telelifht» envía documentos dentro de cajas a gran velocidad por monocarril. (8) Se están realizando estudios constantes sobre el problema de transmisión de datos y documentos a distancia. En circunstancias normales la construcción debe ir siempre encaminada a neutralizar las posibles incidencias adversas del sitio elegido. como el teléfono. ni a norte en zonas frías. Instalación y conservación que no compense el gasto de su instalación. Citaremos como de grandes posibilidades la transmisión de imágenes por teléfono. aun pudiendo. si es preciso. En Moscú sirven documentos a varios kilómetros de distancia por conducciones de arrastre neumático. CONDICION ESPECIFICA DEL TERRENO En cuanto a las cualidades específicas del terreno hemos de tener en cuenta no solamente su configuración sino muy principalmente la naturaleza del suelo y condiciones fisicas que le rodean.Medidas complementarias. mientras que los desplazamientos admiten la comunicación por diversos sistemas rápidos. Por otra parte un terreno puede tener peculiaridades que le hagan peligroso o insalubre. siempre será menos el gasto de mantenimiento si las condiciones de que hemos dotado al edificio ayudan a conseguirlo.84 El archivo.. Cierto que una climatización artificial resuelve de plano el primero de los problemas pero son muchas las veces en que no puede efectuarse una instalación costosa y. o resecos y cálidos.

preferentemente rojas. (13) Ya en 1966 el Instituto Nacional de la Vivienda. (12) Dice Kraemer Koeller en su «Tratado de la previsión del papel y la conservación de Archivos y Bibliotecas. 2. cuyas celdillas sujetan la tierra impidiendo el deslizamiento. refiere el caso del archivo de Calabria. próximo al mar o lago. arenosas o de relleno. que si aparece humedad en un archivo de nueva construcción el Único remedio. . Actúa de manera indirecta facilitando los destructores bióticos. en Madrid. aunque los efectos de este fenómeno geológico se ven a veces atenuados por el mismo enorme peso de la documentación y su compacidad (1 1). En ocasiones el peligro proviene de actuar sobre terreno flojo alguna presión lateral o superior que puede provocar un corrimiento. directos e indirectos. En todo caso hay que profundizar lo suficiente hasta encontrar roca o capa firme (10). pág. Hay un tipo de cimentación adecuado a base de una plancha de hormigón con celdillas cuadradas por la paite que apoya en el suelo. Con ello se evita también el peligro de una presión o una ondulación lateral o de debajo en caso de movimiento sísmico. nunca se instalará un archivo depósito en sitio arcilloso o pantanoso. El daño que se produce siempre en la fibra de la celulosa es una hidrólisis que les hace perder fiexibilidad terminando por carbonizar el papel. gris o pardo. b) Húmedo Uno de los peores enemigos de que debe defenderse un archivo es la humedad (12). Los primeros provocan un cambio de coloración en el papel que distinguimos como «manchas». ya que no sólo atañe a las buenas condiciones generales del edificio de archivo. del mismo modo que la acción lenta del calor. Estos agentes bióticos necesitan unas condiciones adecuadas para desarrollarse de las que ésta es la principal: los únicos que no necesitan de ella son las termitas. realizó un Seminario sobre el acuciante tema <<La humedad en la construcción». El mayor daño lo producen las bacterias aunque a veces actúan sobre el terreno preparado por los hongos. 817.El edificio actual. lo que se llama «destilación seca». o cercano arío. Los daños se manifiestan por coloraciones vivas. es encarcelar al arquitecto. que sobre la fibra misma dan un tono crema.. vol. mientras que las segundas no.' edic. 1. Se trata generalmente de tierras de sedimentación. Condiciones previas 85 A veces el sitio de que disponemos no reúne las condiciones de seguridad necesarias por no poder asentar los cimientos con la estabilidad precisa conforme al peso que han de soportar. Entre el 70 y 98 por 100 de humedad se producen hongos y bacterias.. siendo sus conclusiones de interés primordial para nosotros. En atención a estos peligros. si le hay. Sólo en casos extremos su acción es directa. Con carácter general ha sido estudiado este problema por los arquitectos (13). (1 1) Casano. sino por las consecuencias funestas para la conservación de los documentos. obra citada. acequia o cualquier otra masa o conducción de agua que pueda (10) El Archivo comunal de Delft (Holanda) fue preciso cimentarlo sobre pilastras hundidas muy adentro. amarillas y azuladas.

y profunda inagotable. sobre todo en las marítimas. una de grava y otra de hormigón. así como es buena medida rodear el edificio de una acera suficiente para que no se estanque el agua de lluvia en la zona próxima a los muros. En un muro orientado a norte subirá más que en un muro orientado a sur no sólo porque al disminuir la temperatura aumenta la tensión superficial. Construir en terreno acuoso es caro y complejo. Instalación y conservación producir inundación en condiciones meteorológicas adversas. sobre todo si corre a mayor nivel que la ciudad. aunque a veces alcanza la altura de un metro o más. o por condensación. de más dificil localización de procedencia.86 El archivo. Habrá que eludir los lugares que se encuentren al abrigo de una colina o monte. por filtración.60 metros por debajo. lo que se consigue construyendo una zanja que haga de cámara de aire vertical por el exterior del muro perimetral. También construyendo una cámara de aire horizontal por debajo del pavimento. riego de zona de jardines o huertos próximos. En el primero de los casos habrá que desecar el terreno por drenaje y proceder a desviar el agua que lo encharcaba. o recibir torrenteras de terrenos más elevados. Como medida general hay que utilizar para los cimientos materiales densos. sin embargo el agua se encuentra a poca profundidad. En el segundo y tercero se hace preciso un sistema de drenaje permanente que garantice un mínimo de desecación (14) o profundizar hasta llegar a capa firme realizando después una construcción con todas las prevenciones necesarias. Estas . A veces un muro puede contener hasta un 30 por 100 de agua. Disgrega los morteros de los revocos e incluso de las fábricas de los muros de carga amenazando su estabilidad. Se manifiesta a nivel del suelo en una altura de 0. y por tanto la capilaridad. difusa homogéneamente bajo la superficie. no porosos.40 metros por encima del suelo y 0. Tampoco aceptaremos terrenos propicios a encharcarse con agua de lluvia. aunque el suelo aparece seco. de 5 a 7 centímetros de grueso. plancha de plomo o capa de material hidrófugo. de origen fácilmente reconocible. Hay que evitar igualmente que el agua suba por los muros por esta misma capilaridad. por rotura fortuita o situación de emergencia. Hay que profundizar mucho los cimientos hasta encontrar asiento más firme y evitar la proximidad de árboles cerca de los muros. Hay que evitar por todos los medios el contacto del agua del subsuelo con los muros de los sótanos. En cualquiera de estos casos la humedad puede atacar al edificio y dañar los documentos por absorción o capilaridad. Los muros de los sótanos deben llevar mezclado al hormigón sustancias hidrófugas que hacen que la absorción sea un 60 a 70 por 100 más lenta. Esta humedad puede presentar tres modalidades: dispersa en la superficie. lo que se consigue coronando la cimentación con láminas asfálticas. Es preciso recordar que en ciudades situadas en llanuras o valles profundos. También se consiguen buenos resultados con dos capas. La humedad por absorción o capilaridad es debida a la tensión superficial. lo mismo que a orillas de un río. sino por tener menos evaporación.

y sin amenaza tampoco de inundación por su escaso caudal. Condiciones Previas 81 cámarás cerradas tienen a la vez una acción anticondensante al reducir la inercia térmica del suelo. Por este motivo cuando al peligro de humedad por absorción se une el peligro de inundación se aconseja construir la parte de los depósitos del archivo sobre pilastras de cemento armado enterradas lo más profundo posible en el suelo. dejando un espacio libre o cámara de aire abierta equivalente a una planta sobre cuyo espacio se construye lo que ha de ser la planta primera. nieve o vapor de agua producen grandes manchas en los paramentos exteriores. El peor situado es el de Toulouse que sobre estar lejos del núcleo urbano se encuentra en zona próxima al Canal de Midi (filtraciones. agravando la situación el encontrarse en sus proximidades una fábrica (aire polucionado y objetivo militar). y el Archivo General de la Administración. en Toulouse (Francia). no deben tener contacto alguno con las paredes expuestas a la humedad. o contramuros.500 metros cuadrados de superficie. La lluvia. El moho suele aparecer en verano por efecto del calor (15). Este espacio libre puede ser aprovechado para accesos. I. en Alcalá de Henares (España). por lo que tiene más fácil remedio. Este tipo de construcción de edificio de archivo es igualmente Útil para terrenos infestados por termitas o roedores. dice que los edificios de piedra arenisca conviene tratarlos con sustancias repelentes al agua.El edificio actual. Los tabiques. Bástenos saber que el material poroso reduce (14) Es mas fácil drenar un terreno arenoso con vías de agua relativamente próximas que un terreno pantanoso. Pero sería contraproducente utilizarlas en el interior de muros de plantas porque al impedir la salida del agua por evaporación provocaría la ascensión de las humedades. (15) Kraemer. A este tipo de construcción corresponden el archivo del Alto Garona. humedad ambiental y objetivo militar). cuya amplitud es de 2. cubiertas y ventanas. ya que se produce a través de los muros. 824. Las precauciones a adoptar. Sin embargo podemos citar el caso de la Cámara del Tesoro del Banco de España hecha a 35 metros de profundidad bajo la calle de Alcalá y con 20 metros de caudal de agua por encima. Esta clase de terrenos ofrece el inconveniente ae presentar grandes dificultades para construir cámaras subterráneas de seguridad. pág.jardinería o aparcamiento. pero no como para tener filtraciones. Todas estas medidas arriesgan siempre un posible mínimo fallo además de encarecer la construcción.son las comunes a cualquier otro tipo de edificio. Las capas impermeabilizadoras (mezclar anthidro al hormigón) son de uso correcto como barrera horizontal y sobre la superficie externa de los muros bajo tierra. t. . esto último con las debidas precauciones. obra citada. En cuanto a la humedad por filtración existen otros recursos. El de Alcalá de Henares está en terreno muy húmedo. relativamente próximo al río. en cuanto a la Construcción.

Hay que evitar el recubrimiento de estos muros con materiales impermeables tales como plaquetas vidriadas o azulejos. 826. con un grueso de 13 centímetros en los muros. La solución puede ser abrir una zanja a todo lo largo del muro de la parte amenazada para rellenarlo de guijo y cubrirla con losas. debiendo ser totalmente cerradas o a lo más llevar aberturas en proporción de 0. Las ventanas o huecos al exterior deben evitarse en muros que reciban vientos húmedos y estar convenientemente retranqueadas y no enrasadas al paramento exterior de la fachada. tanto porque puede pasar a veces cierto tiempo desapercibida como por la gravedad de los daños que produce. o susceptibles de recibir eventualmente una gran humedad por arrastre de aguas. o por 100metros cúbicos de ambiente. que se cubren con el revoco antes de haberse secado enteramente. De este modo durante el día se produciría la evaporación al exterior del agua que haya absorbido la pared. . El problema se agudiza si se construyen depósitos subterráneos en terrenos húmedos. También deben evitarse patios interiores y orientar la ventilación lo más posible en sentido vertical. que pueden producir la acumulación de agua que resbala sobre las partes bajas del edificio. (17) La cámara de aire entre dos paredes de ladrillo debe ser de 14 centímetros de espacio libre. No es correcto aplicar a la parte exterior de los muros capas impermeabilizadoras porque quedaría cortada la transpiración.88 El archivo. que los muros de ladrillo cerámico. teniendo el cuidado adicional de dotar al tejado de grandes voladizos para que no caiga el agua de lluvia sobre la zanja (18). Generalmente llevan dos manos. Los efectos sobre la documentación son (16) Las estructuras adicionales aumentan la resistencia térmica de los muros perimétricos. pág. Como productos aislantes están las pinturas asfálticas. así como protegidas por remates y antepechos. Tampoco entrará la humedad durante el invierno cuando por hacer más calor dentro se origina una corriente inversa de humedad. Si a la pared se le ha hecho una cámara de aire debe ser ventilada por registros en su parte superior e inferior (17). Será preciso aislar especialmente las paredes expuestas al noroeste o a la dirección del mal tiempo. siendq imposible el movimiento inverso durante la noche ya que está cortada la comunicación capilar al interior. son vez y media más vulnerables a la humedad que si están enfoscados. obra citada. En cambio sí pueden utilizarse aislantes en la capa del revoco interior. o a cara vista. No penetra en los muros pero al fijarse en la superficie favorece la formación de moho. La humedad por condensación es la más peligrosa para los fondos documentales. La inclinación de las cubiertas y correcto estado de los desagües tienen mucha importancia. Instalación y conservación la inercia térmica de los muros perimetrales permitiendo la evaporación (16). (18) Kraemer. Se manifiesta sólo cuando por saturación total del ambiente se produce sobre las paredes el llamado «punto de rocío».l por metro cuadrado. que contienen cierto porcentaje de caucho clorado. sobre todo si los muros están orientados en la dirección del viento dominante.

(19) Son también antitérmicas. como es lógico. No obstante es preciso que este sistema esté muy bien montado para obtener resultados apreciables sin necesidad de ayuda mecánica (absorción e impulsión por ventiladores). Las mejores por ahora parecen ser las compuestas de amianto ya que las otras al aplicarlas producen gases inflamables. jugando con la diferencia de temperatura del aire que establece una corriente entre ellos. la nueva instalación del del Archivo de Simancas y el de la Chancillería de Granada en los que no se ha conseguido la finalidad prevista (20). Lo que no dejaremos emplear nunca son pinturas que lleven cola animal o vegetal. . (20) En el Archivo Histórico Nacional se ha buscado la corrientevertical por medio de unas conducciones a modo de chimenea en la pared de los depósitos. En el Archivo de Simancas son simples perforacionesenfiladas en techos y suelos. Por esta razón hay que evitar el uso de materiales compactos refractarios al agua en los paramentos exteriores ya que suprimen la porosidad de los muros y al quedar cortada la renovación del aire provocan la condensación. o de suelo a techo. a menos que estén tratadas con estabilizadores que impidan la formación de hongos. con una protección en la terraza. Deben evitarse igualmente los pilares de hormigón armado embebidos en los muros exteriores sin recubrir por el interior por producir «puentes térmicos» que favorecen la condensación. También pueden utilizarse ventiladores corrientes sobre todo en zonas donde a la humedad se une el calor. pero el mejor resultado se obtiene poniendo dos capas de pintura asfáltica y una intermedia de fibra de vidrio. Estas pinturas contienen un porcentaje de caucho clorado y normalmente se aplican en dos manos poniendo encima el revoco antes de que esté seca la pintura asfáltica. En suelos y techos produce una corriente vertical desde las zonas frías de los sótanos a la más cálida de la cubierta del edificio. En España podemos citar los casos de los depósitos del Archivo Histórico Nacional. con ranuras tipo persiana para entrada y salida del aire. no la documentación. Hay pinturas anti-moho derivadas del petróleo que protegen los muros aunque. o también insuflando aire caliente en los depósitos por cualquier otro sistema que tenga la instalación de calentamiento fuera de los depósitos. Condiciones previas 89 semejantes. El más sencillo método de conseguirlo es asegurar una buena aireación en los depósitos a base de practicar pequeños orificios en muros opuestos. En los muros se produce una corriente horizontal entre las zonas norte y sur cuyo grado de caldeamiento es muy diferente. Su origen arranca de la existencia de cualquier otro tipo de humedad pero sobre todo se produce en zonas mal ventiladas. o con lámparas desecadoras en países que a la vez son fríos y húmedos.El edificio actual. Otro de los sistemas de combatir la humedad ambiental es desecar la atmósfera. El suelo se aísla con una capa debajo del parquet o de las baldosas. Con la misma finalidad se utilizan pinturas porosas que por su capacidad de absorción del agua sirven de reguladoras de la humedad ambiental (19).

Esto provoca una mayor condensación del agua que tiene el aire en suspensión con efectos contrarios a la que se pretende. que absorben el agua ambiental y la condensan en un recipiente que llevan para ello. En un depósito cuya temperatura oscile de 16 a 1 no sea su efecto muy nocivo pero si pasa de 20 Ó 25O. sin perjuicio de proceder a sanear los documentos afectados en el laboratorio correspondiente. Las ventanas darán a pasillo.90 El archivo. . Cuando se ha llegado a producir el moho (hongos) es preciso realizar en los sitios afectados pulverizaciones fungicidas. Instalación y conservación Existen aparatos deshumidificadores. consiste en distribuir por los sitios menos ventilados del depósito recipientes conteniendo alguno de los productos que absorben el agua en suspensión tal como ya mencionamos. los hongos sí. Pero esto sólo vale para depósitos muy pequeños y con poca humedad. En los depósitos del archivo de Ashridge (Inglaterra) utilizan máquinas desecadoras transportables. pero también el menos eficaz. lo que resulta bastante caro. El daño en las fibras de la celulosa por hongos es siempre una hidrólisis que les hace - (21) Las bacterias no producen coloración. renovando su contenido periódicamente. El grado de humedad deseable es estimado en general como un 50 a 60 por 100. Otros se sirven de la propiedad de absorción de la humedad de ciertos productos químicos tales como la gelatina de silice o el fluoruro de litio. La humedad descompone los pergaminos (materia animal) y ablanda los papeles (materia vegetal) diluyendo además las tintas. La cal. fundados en el principio de la refrigeración. A veces cuando se trata de viejos edificios se hace preciso aplicar el procedimiento de electro-osmosis. En el Archivo Histórico Nacional de Madrid (España) se utilizaron por una emergencia de humedad producida en el semisótano. Los aparatos empleados son regulables y su funcionamiento automático. o clururo de calcio. Por ignorar este fenómeno físico se perdieron entre 1944 y 1945 muchos documentos encerrados durante la guerra en bunkers en Alemania. No obstante estas cifras se ven modificadas por la temperatura P posiblemente ambiente. coincidiendo con una humedad de más de 70 por 100 se desarrollan las esporas de los hongos y las bacterias (21). resultando curioso comprobar la cantidad de agua que había en la atmósfera cuando vemos la cantidad de agua que en poco tiempo se ha depositado en el recipiente. La utilización de ácido sulfúrico concentrado es peligrosa. da también buenos resultados. Tengamos en cuenta que los daños producidos por la humedad en los documentos son de gran importancia habiéndose perdido muchos fondos por este motivo. Se necesitan de 30 a 40 kilogramos de cal viva al día por metro para neutralizar un 90 por 100 de humedad. Por bajo de un 30 por 100 los pergaminos y papeles se vuelven quebradizos por efecto de la deshidratación y con un 75 por 100 se desarrolla el moho. Lo que nunca haremos es abrir periódicamente puertas y ventanas para que se renueve el aire húmedo de los depósitos. El más barato sistema. nunca directamente a los depósitos.

(23) La URSS. Condiciones previas 91 perder flexibilidad. Este último procedimiento es el más barato pero también el que se desgasta antes. Los llamados . Se realizarán limpiezas periódicas con aspiradores especiales para no arrastrar los papeles. Cuando se utilizan aparatos desecadores deben regularse debidamente para que no sobrepasen las cifras máxima y mínima deseables. La entrada de polvo se evitará si tenemos una presión alta que impide que entre del exterior al abrir las puertas de acceso y también implantando filtros de lana de vidrio en las entradas de aire. lo que puede aplicarse a las tomas para aire acondicionado (23). bien con barniz que se aplica a pincel. El mayor daño lo provocan las bacterias aunque a veces precisen para su desenvolvimiento la preparación del papel por la acción de los hongos.El edificio actual. Si fuera de cemento debe estar tratado especialmente para que no suelte polvillo (cemento flojo) o de lo contrario recubrirlo con alguno de los revestimientos de polivinilo que hay en el mercado.de pelo» (22) son de gran sensibilidad pero no sirven para ambientes por bajo del 30 por 100 o por encima del 80 por 100 de humedad. Las paredes tendrán los ángulos redondeados para que el polvo no se fije en ellos ni se hagan nidos de insectos y estarán cubiertas de pinturas oleaginosas o plásticas. bien en pasta que se extiende con una espátula. bien en láminas que se adhieren con una capa de pasta especial. 7 (22) Funcionan por dilatación o contracción de un cabello a efectos de la humedad. así como pavimentos de corcho. Además las tierras polvorientas en verano se convierten en puro barro con las lluvias del invierno. Dinamarca y Rumania lo propusieron ya en el I11 Congreso Internacional de Florencia de 1956. que no retienen el polvo. zorros ni plumeros. que revuelven el polvo pero no lo eliminan. En un ambiente reseco será preciso proceder a la humidificación adecuada que lo contrarreste. aunque sus daños sean de menor grado. El polvo producido por sequedad se combate desterrando toda suerte de alfombras o esteras. c) Seco Un terreno reseco y polvoriento tampoco es bueno para un archivo. El polvo es nido de insectos y deteriora y envejece el papel: los documentos con excesiva sequedad se vuelven frágiles y quebradizos. . Para la observación vigilante habrá distribuidos por el depósito higrómetros que nos tengan al corriente en todo momento y en cualquier época del grado de humedad existente. y además las últimas citadas pueden limpiarse con bayeta humedecida. Para la limpieza directa de papeles puede utilizarse una máquina vibradora-aspiradora que actúa después de colocar los papeles entre dos parrillas de tela metálica. Puede favorecer la erosión del edificio. También puede revestirse de losetas de caucho o linóleum pero es más caro y puede posarse el polvo en las junturas. No se utilizarán para limpieza escobas.

(24) Kraemer. También deben inyectarse de productos antitermitas las maderas del interior que pudieran ser atacadas utilizando para ello productos activos pero nunca cloruro de arsénico que perjudica a las personas. los que muchas veces traen ya las larvas. Con todo es conveniente practicar inspecciones periódicas para comprobar que la defensa es efectiva y en caso necesario repetir las aspersiones o inyecciones desinfestantes. incluyendo entre los vertebradoslos murciélagos. 251). termitas. estudia todos los agentes bióticos. Salvatore. o para mayor seguridad elevándolo sobre pilastras (53). los monos y elhombre. pero incorporando DDT al hormigón de las pilastras y los muros. un archivo situado en terreno polvoriento dará mucho trabajo. en su obra citada. . Un magnífico ejemplo de cómo se ha realizado la instalación de un archivo en este tipo de terreno lo tenemos en el de Udine. en Italia.800 especies. 15. pág. Aunque hayamos evitado la penetración por el suelo hay que vigilar su posible penetración por los conductos u orificios de aireación ya que las hay voladoras. Por este motivo si se han cerrado las pilastras formando una cámara aislante será preciso poner una finísima tela metálica en los orificios de ventilación. que se aplica en aspersiones regulares o mejor inyectándolo a profundidad. El polvo se puede combatir pero es muy difícil de eliminar. También puede construirse haciendo un vacío sanitario bajo el suelo de la planta baja y alrededor del edificio. físicos y químicos. Todas estas precauciones de construcción quedarían anuladas si no pasásemos por la cámara de desinfección y desinsectación todos los documentos que entren en el archivo. 1955. (25) Carbone. d) Infestado Sea cual fuere el tipo de bichos que invaden un terreno (insectos. que ha abordado el tremendo problema (25). Por este motivo en ocasiones se prefiere una barrera de metal. mezclando el hormigón con una determinada cantidad de sustancias insecticidas. al que considera como uno de los más perjudiciales. Si la invasión adquiere caracteres graves es preciso avisar a un especialista.) (24) es de todo punto necesario practicar una desinfestación antes de comenzar a construir.. del mismo modo que se indicó contra la humedad por capilaridad. Las termitas tienen una organización estatal superior a la de las abejas y se conocen más de 1.92 El archivo. no lleguen a eliminar las larvas. Puede utilizarse un preparado de DDT en solución al 5 por 100 en petróleo. Una vez saneado para que esta salubridad se mantenga será necesario hacer una zanja vertical aislante de hormigón a bastante profundidad todo alrededor. por débiles. aunque estas pulverizaciones. roedores. conocido mundialmente por ser el primero.. ya que las termitas a veces se deslizan entre las grietas del propio hormigón. Instalación y conservación En suma.. «La moderna edilizia degli archivi» (Rassegna. Se recomiendan pulverizaciones no peligrosas en los depósitos y carritos portadocumentos. etc. que sepamos.

del cuero o de la tela de éstas. como con las térmitas e insectos. y otros. humo. Hoy existen productos químicos que ingeridos por los roedores producen su muerte por provocar ingestión de exceso de líquidos. avisar a especialistas (26). La polución atmosférica es mayor en (26) Los clásicos cepos. etc. MEDIO AMBIENTE Es también contraindicado para construir un archivo cualquier terreno enclavado en una zona de atmósfera polucionada por residuos fermentables o gases ácidos procedentes de combustión de carbonos y aceites (27). no nos parecen adecuados dado que supondrían una diaria vigilancia de los mismos para que su presa no se descomponga por olvido en cualquier rincón poco transitado. por el efecto contrario de desecación del animal. agua. dióxido de carbono. del archivo de Udine (Italia) sobre terreno Los insectos bibliófagos se alimentan. según su especie. En cuanto a. cuya atmósfera se da generalmente en la proximidad de fábricas o factorías. más eficaces y limpios. . Este peligro fue ya denunciado en la «Table Ronde. Si la invasión fuera grave conviene. de las colas del papel o de la encuadernación. Condiciones previas 93 Figura 53. que mencionan algunos autores.El edificio actual. así como por cualquier clase de humo. de la celulosa del papel. (27) Gas sulfuroso. polvo.los roedores es preciso vigilar las bocas de aireación y los conductos de toda clase: calefacción. aire.de Nairobi en 1978.-Planos infestado. Unos se desarrollan en sitio húmedo y otros en sitio seco.

La niebla cargada de polvillo de origen industrial mancha todo y no hay modo de quitar este polvillo de los papeles. aun cuando no es muy corriente que el aire alcance el grado de concentración necesaria para ser perjudicial. materias plásticas O papel. Tenemos que prevenir también los peligros. En todo caso el edificio del archivo estará siempre aislado de los edificios contiguos por una zona de seguridad que impida que el siniestro ocasionado en uno de ellos pueda pasar al del archivo. es 5. gasolina u otras sustancias semejantes. de mala calidad.5 tiene exceso de acidez y peligro de corrosión. que pueda entrañar la vecindad de objetivos militares en caso de guerra o revueltas internas (29). cuarteles o cualquier instalación militar. Por debajo de 4. en la escala establecida de 1 a 10. Anotemos en su larga lista los mercados. sustancia altamente corrosiva. con tiempo brumoso. estaciones de ferrocarril o autobuses. El procedimiento inglés es a base de cromo-creosol comercializado con el nombre de «B-CG. Por otra parte algunas veces para proteger los documentos del roce se utilizan carpetillas de papel y cajas de cartón cuyo grado de acidez no está controlado y esto viene a agravar el problema. cárceles. en potencia pero totalmente existentes. Ink». Dado que la mayor parte del papel actual. contiene un porcentaje de impurezas metálicas puede comprenderse el peligro que le amenaza. Cuando esto ocurre el papel se vuelve amarillento y frágil y se desmorona convirtiéndose en polvo. ENCLAVE PELIGROSO Si como acabamos de exponer. La prevención de estos daños consiste en instalar filtros de entrada de aire que lo purifiquen. que llega a ser grave en las proximidades de 3. este peligro se aumenta si además manipulan o almacenan materias inflamables o de fácil combustión. aeropuertos.5 por encima de la cual acusa falta de acidez y exceso de alcalinidad. forman ácido sulfúrico. centrales eléctricas. En estas zonas en caso de guerra no solamente están expuestos a la destrucción directa sino a los perjuicios ocasionados por rotura de conducciones de agua o fluido eléctrico . puentes o nudos importantes de comunicación. la proximidad de industrias y factorías es perjudicial para los archivos. El procedimiento francés da colores diferentes.5 verde y con un 3. En consecuencia se rehuirá la proximidad de almacenes o manufacturas de maderas. en contacto con el metal. con un 4.94 El archivo. Instalación y conservación invierno. así como de combustibles tales como petróleo. puertos marítimos y fluviales. Remediar estos daños entra ya de lleno en el campo de las técnicas de restauración de documentos (28). Con un 5. que en verano. Para detectar el peligro hay varios procedimientos consistentes en aplicar determinadas sustancias reactivas como si fueran tintas.6 naranja. humos o polvo. las que producen una coloración determinada según el grado de acidez del papel sobre el que se hace la prueba. La proporción Óptima. Estos gases.2 de PH el papel se pone azul.

La explosión de una de éstas origina un 50 por 100 de energía expansiva y el otro 50 por 100 de radiación térmica y nuclear.. Subdirectora de nuestro Archivo Histórico Nacional. (29) En la . Willamson en la ponencia «Protection of vital records agains nuclear weapons effects».. asegura que una <<alfombra de bombas. El archivo peor emplazado de que tenemos noticia respecto a estas consideraciones es el de Toulouse (Francia) que tras estar en zona de terreno húmedo y lejos del núcleo urbano se construyó cerca de la vía del tren (objetivo militar) y cerca también de una fábrica (objetivo militar y aire polucionado). que han podido perforar hasta cinco y seis planos de un edificio. vol. 72). También Giuseppe Turrinin estudia su efecto en 4 1 bombardamento delle Biblioteche Capitolare de Verona e sue consecuenza nelle suppellettile de Libraria» (Bol. pág.Anno VIII. un informe sobre este tema expuesto por John Garrick y R. En cuanto a poder evitar las consecuencias de la onda expansiva y viento fortísimo que origina sería necesario construir bloques con las mismas precauciones tomadas contra los terremotos. 116.El edificio actual. Porque si bien nos consta que una capa de cemento y acero ha sido suficiente protección para bombas de no demasiada potencia. 75-90). año XIX. A su vez se ha estudiado el modo de prevenir en lo posible los daños derivados de esta contingencia. (30) María del Carmen Guzmán. Onofrio Pasanisi expone el problema en «Gli archivi e la guerra. recomendando trasladar lo más valioso a sitio seguro (Rassegna . produce el efecto de un seísmo. obra citada. Contra la radiación térmica suele ser suficiente que el material sea incombustible pero si se produce «tempestad de fuego» se hace necesaria una protección especial por el alto grado de calor que origina. VIII. En el I Congreso Ibero-Americano-Filipino de 1952 se propuso la (28) El exceso de acidez se neutraliza con un baño de carbonato de calcio o magnesio. 1. núm. 26. publicó en el «Boletín de la Dirección General de Archivos>>.. ya que las devastaciones que produce son similares (30). X.. La protección que se haga para contrarrestar la onda expansiva sirve también para la radiación nuclear. 567. partiendo de los archivistas de Alemania Federal la atención al peligro del terrorismo. A. fasc. La defensa de los documentos en caso de guerra constituye una preocupación tanto para los países que la han sufrido como para los que han sido meros espectadores de la catástrofe. no lo ha sido igual para las de mayor poder destructivo.-dic. que había sido presentada en una conferencia nacional de la American Records Management Association basada en experiencias realizadas en el Instituto de Tecnología de Massachussets y pruebas realizadas en el polígono de experimentación de Nevada. I-IV.Table Ronde. Condiciones previa7 95 y proyección de escombros sobre el edificio. celebrada en Nairobi (Kenia) en 1978 se mostraron preocupados fundamentalmente por aquel peligro los italianos por los destrozos sufridos durante la Segunda Guerra Mundial. I. De allí ha venido la prevención de alejar los archivos todo lo posible de objetivos militares. Roma. 1970. Instituto de Patología del Libro. . genaioaprile 1948. El de Alcalá de Henares (España) tenía también el inconveniente de la proximidad de cárceles y cuarteles pero ya han sido éstos desplazados a la periferia desde hace algunos años. pág. nov. Kraemer. pág. prestándole una defensa definitiva por sistema de laminación. núm. Aún más difícil es defender los documentos de la acción devastadora de las bombas atómicas. págs.

Es una de ellas. Ante tales perspectivas son muchos los que aconsejan que se hagan depósitos de seguridad bajo tierra. Algunos se inclinan por tenerlos previstos sólo para caso de emergencia. pasadizos subterráneos. lo que supone la dotación. sótanos cubiertos de bóveda o galerías de minas abandonadas. ya que la guerra pasada les ha demostrado que los construidos en superficie son siempre vulnerables (3 I). Participa de este último criterio el doctor Winckler del Archivo de Baviera (Alemania) que propone alejarlos de los núcleos urbanos de cierta categoría a un mínimo de distancia de 30 kilómetros. En el Archivo del Estado de Coblenza tienen una cámara subterránea de seis metros de profundidad. de cortes de luz. Muchos se acogen a esta solución antes que hacerlos subterráneos por ser aquéllos costosos de construir y mantener: hay que asegurar el grado preciso de humedad y garantizar una buena aireación.96 El archivo. como se hace con los establecimientos hospitalarios. En los países nórdicos han realizado depósitos excavados en la roca. quizás la más segura. que comunican con el edificio por un ascensor. construir los depósitos bajo tierra a salvo de bombardeos. y otro más pequeño para la documentación más moderna. Tal por ejemplo que sean de una sola planta de altura sobre el nivel del suelo para evitar el derrumbamiento por la fuerza expansiva. El edificio de los Archivos Nacionales de Helsinki estaba hecho sobre roca y durante la guerra excavaron dentro de los cimientos de 10 a 12 metros. Sin embargo la bóveda de piedra no resiste el impacto directo de una bomba. Instalación y conservación señalización de los archivos con un signo visible. incluso atómicos. Finalmente esta el grupo de los que se inclinan por hacer los edificios sobre tierra pero con unas condiciones especiales. Es otra dispersar los fondos alejándolos de las ciudades. La tercera propone construir sobre tierra pero con unas condiciones que merezcan cierta seguridad. Sin embargo la falta de fe en que fuesen respetados llevó a buscar otras soluciones. no sólo de aire acondicionado sino de un grupo electrógeno para el caso. con estanterías deslizantes para archivación densa que permiten meter en caso de peligro lo más valioso. También que se construyan naves . corriente en situaciones bélicas. Si se trata de edificios sus sótanos deben ser abovedados. El Archivo Municipal de Estocolmo (Suecia) está excavado en la roca y lleva cemento en los techos. En Francia. y se habló de los pactos «Roderich» y otros convenios internacionales de igual naturaleza. en dos plantas. que podemos agrupar en tres modalidades. El de Mikkely (Finlandia) ha aprovechado un refugio construido durante la guerra pasada haciendo afuera otro depósito para lo más moderno (figura 54). Bélgica y Polonia propusieron aprovechar túneles. En Estados Unidos han excavado en la roca galerías inmensas para guardar microfilmes a la vez que han puesto en práctica la dispersión de la documentación por centros rurales.

VI. 1956. (32) Véase trabajo citado en la nota 30. No obstante resulta algo caro dado que los muros deben ser bastante gruesos. Tenemos la experiencia de los Archivos Nacionales de Hungría con doce depósitos de los que uno sólo fue destruido por una bomba incendiaria durante la pasada guerra quedando a salvo los demás por estar separados entre sí. 83).El edificio actual. eléctricas. Otros propugnan que los depósitos sean totalmente cerrados al exterior suprimiendo incluso los pequeños puntos de luz o aireación. pág. separadas evitando la acumulación. Resta por mencionar el experimento hecho por Estados Unidos en el polígono de pruebas de Nevada a cargo de miembros del Instituto de Tecnología de Massachussets (32) consistente en construir de un solo piso sobre el nivel del suelo un pequeño depósito de sección circular con cubiertas abovedadas y muros de tubo de hormigón o de acero ondulado.On building archives. Condiciones previas 97 Figura 54. antiguo refugio. sin que la onda expansiva haya podido hacer otra cosa que resbalar sobre su curva. que ya entonces tenían muchos depósitos subterráneos suecos y americanos (Archivum. .. siendo también costosas las instalaciones que precisa -mecánicas.-Entrada por tunel cubierto al depósito dentro de la roca. del archivo de Mikkely (Finlandia). Cubierta toda la estructura de una capa de tierra formando un pequeño montículo los resultados han sido satisfactorios al comprobar que ha quedado protegido tanto de la radiación térmica como de la nuclear. sanita(31) Sam Hedar anota en .

Por ello sólo puede ser recomendable para una pequeña cantidad de documentos de alto valor. nunca rectangular. . así como el tener que recubrirlo de una capa de tierra. para eludir. Instalación y conservación rias. pero siempre con su estructura de sección circular. etc. o en archivos pequeños. a ras del suelo.98 El archivo. y realizado con tubos de hormigón de acero ondulado. con la misma finalidad. el efecto de la onda expansiva. aconsejando para ciudades en posible peligro que tengan una parte del depósito de construcción abovedada por debajo del nivel del terreno. en parte.-.

Desde el Director del centro hasta el portero podrán contarle al arquitecto muchas cosas sobre lo que debe hacer o no debe hacer (1). 27. Nuestra compleja y variable sociedad da origen a grandes exigencias sobre la versatilidad del arquitecto que lo mismo tiene que construir un hospital que un edificio de oficinas. con los archiveros que son los que saben por experiencia qué les falta y qué les sobra en sus viejas instalaciones. Robert A. La fuente de información suele ser la consulta de publicaciones técnicas donde se describen casos semejantes. capacidad de los depósitos según la documentación que ha de recibir. Es mejor que esperar a que trate de orientarse por su cuenta y haya luego que reformar todo.Planificación y estructura Una vez determinado el lugar la cuestión que se plantea a continuación es la traza general del edificio. 1964. núm. 491-493. No se le puede exigir que sea experto en todo sino sólo que con su técnica sepa resolver nuestros problemas. (1) Schoenberner. «What the architect needs to know about archives>> (The American Archiviste. TRAZA GENERAL Para que un arquitecto sepa acertar en el proyecto de un archivo es de todo punto necesario que se le suministre una información previa. págs. que una urbanización de viviendas. . así como la inspección personal de otros edificios ya construidos pero generalmente se olvida la más importante que es la consulta directa con los principales usuarios. que una iglesia. que se le mentalice sobre qué es y qué finalidad tiene un archivo y necesidades que implica. resistencia de los mismos según el tipo de archivación (tradicional o densa) y materiales necesarios para que la construcción responda a las condiciones requeridas. que una fábrica.

publicado en Londres. 53). tanto por la dimensión de los espacios. (3) Kolaz. VI. muchos años después. L. De uno u otro modo la realidad es que los depósitos deben constituir un bloque especial independiente. área del edificio en que va a realizarse cada función. y depósitos. aunque a veces se dé la inmensa suerte de que no constituye problema. . ZONAS DEL ARCHIVO Todo edificio de archivo debe constar de dos zonas independientes claramente delimitadas: dependencias y depósitos (2). W. en <<The case of documents and management of archives. Ya en 1919 Charles Johnson. Esto puede modificar mucho todos los planes. El tercer punto es el más conflictivo. Todo el trabajo que desarrolla el personal debe ser indicado en un diagrama para ser tenido en cuenta desde el momento en que entra la documentación por el muelle de descarga hasta que se archiva definitivamente en los depósitos y se presta servicio con ella. tanto de trabajos técnicos como administrativos. y Parczewisth. 1956.1O 0 El archivo. Otros como cuatro: dependencias de trabajo. como por cualquier exigencia particular que exista. instalación y conservación Todas estas necesidades deben ser luego comunicadas por escrito al arquitecto para que quede constancia y no pueda confundir nada de lo oído de viva voz. separado del resto por una zona neutra en que se sitúan las escaleras y elevadores. <<Le nouveau batiment central des Archives de 1’Etat de Varsovieo (Archivum. pág. y depósitos. siendo fundamental la capacidad de archivación prevista y posibilidad de expansión de la misma. necesidad de ritmo lento o acelerado de cada una de estas tareas.. lo que vemos realizado. La ubicación de los diferentes sectores de este circuito debe estar pensada de modo que facilite al máximo su cumplimiento. laboratorios y servicios. Es muy conveniente que cuando estén hechos los primeros planos se pasen a revisión por los archivistas para asegurarse de que no ha habido ninguna mala interpretación. zona del público. (2) Este criterio fue adoptado desde tiempo inmemorial. Un segundo punto que debe conocer el arquitecto es el tipo de estanterías. y es el presupuesto con que se cuenta. Otros añaden comunicaciones: pasillos y escaleras (3). incluidos los servicios especiales que debe prestar a ambos. laboratorios y servicios.. Algunos prefieren describirlas como tres: dependencias. aunque esta vez se trata de unir dos depósitos de diferente naturaleza. en el archivo de Mikkely en Finlandia. como por su forma. tipo de servicio a realizar hacia la Administración o el investigador. muebles o máquinas que van a ir en el edificio. Tiene que tener un conocimiento exacto de las áreas y zonas fundamentales de que va a constar el edificio y proporción entre ellas. equipo que va a desarrollarla. sostiene esta separación al extremo de aconsejarun pasaje cubierto para relacionarambos cuerpos de edificio. como por la resistencia de los suelos. Enumera detalladamente todos los espacios. Debemos suministrarle un esquema que comprenda la función a realizar.

debe estar separado de los edificios circundantes por una zona que puede utilizarse para los accesos o como zona ajardinada si el espacio es suficiente. añade a la conveniencia razones de estética. En todo caso debe haber siempre una acera que le preserve de la humedad del riego de la zona ajardinada (4) y si i s preciso un foso a nivel de los cimientos que le preserve también de cualquier clase de filtración y amortigüe los ruidos y vibraciones de los transportes mecánicos de la zona circundante evitando la disgregación de los cimientos por esta causa. posible incumplimiento de control de uso por pura pereza. en los que no podrían siquiera orientarse sin ayuda del personal. En general se prescribe que sean 10 ó (4) Duchein. sino más bien en la sala de lectura. . Algunos encuentran que esta separación es también buena para evitar los robos pero en la realidad esta precaución es prácticamente superflua. facilidad de combustión. En los viejos edificios se entremezclaban ambas zonas pero desde comienzos del siglo actual se iniciaron las construcciones en esta forma. etc. Sin embargo el modo de satisfacer estas necesidades para unos y otras también varía. la ventilación y la temperatura y grado de humedad adecuados. aunque también tengan otras muchas comunes. Nunca estará su fachada enrasada con los demás edificios sino retranqueada lo suficiente para poder manejarse alrededor sin necesidad de utilizar la vía pública. ya que éstos no suelen perpetrarse cuando están los documentos en los depósitos. pudiendo citar entre los primeros el edificio del Archivo del Estado de Viena y el de Dresden. derrumbamiento por sobrecarga. viejo o nuevo. Esta zona de seguridad puede oscilar de 10 a 20 metros de anchura. como por ejemplo la conveniencia de trabajar con luz natural. así como a su vez proteger a las personas de los peligros de la acumulación de papel. tales como la limpieza. en su aportación al Congreso de Florencia de 1956. pág. cuya rigurosa vigilancia es muchas veces verdaderamente difícil. PLANTA Al trazar la planta de un edificio debemos de contar con una zona de seguridad todo alrededor del mismo. 117. Un archivo.PlaniJicacidn y estructura 101 Esta separación está indicada no sólo por las diferentes condiciones técnicas que requieren ambos cuerpos sino también por la necesidad de protejer a la documentación de los hábitos humanos. sustracción. que antes no se tenían en cuenta. Las necesidades humanas son en muchos casos contrapuestas a las de los papeles. en los que se establece la intercomunicación entre ambos cuerpos de edificio por un Único puente cubierto lo suficientemente largo para evitar el peligro de que pueda pasar a las dependencias un incendio producido en los depósitos o viceversa. que perjudica a los documentos. costumbre de fumar.

Es también válida en cuanto a protección de cualquier manipulación nociva desde el exterior. También está unido por un solo nexo el Archivo Nacional de Varsovia (Polonia) pero con la particularidad de que si bien el bloque de depósitos es rectangular el de dependencias es circular. VII. Bloques rectangulares acoplados unos a otros forman el Archivo de los Alpes Altos de Francia (figura 57). El tipo más divulgado. con un patio central. Esto suele darse cuando se aprovechan edificios ya construidos a los que se añade el depósito. Generalmente responde a las necesidades del terreno de que disponemos.102 El archivo. Unidos por un solo pasillo estrecho el de Lille (Francia) (figura 5 5 ) y algo más el de Coblenza (Alemania). puede darse el caso de disponer de terrenos contiguos que aconsejen cualquiera de las variantes expuestas. rompen la monotonía de una masa compacta dándole un aspecto mucho más agradable. por ser el que aprovecha el terreno al máximo es el de planta rectangular. <<La construction des batiments d’archives en URSS» (Archivum. En ella unas veces están las dependencias unidas por un solo lado y otras por dos. siendo hoy una de las precauciones normalmente respetadas. . Unidos a las dependencias por un solo lado tenemos el departamental de Aurillac (Francia) y el de Udine (Italia). unas veces con la finalidad de aprovechar mejor el espacio y otras en cuanto a distribuir de determinada forma la documentación. Para Düsseldorf (Alemania) existe un proyecto en que los depósitos están en el centro del rectángulo rodeados (5) Voronin. como también la protección de las viviendas del peligro que supone la proximidad de una enorme acumulación de materia tan combustible como es el papel. La necesidad de construir los depósitos con la capacidad y condiciones necesarias ha dado lugar a que las plantas de edificio de archivo se hayan hecho adoptando una serie de variantes. Por otra parte la utilización de rectángulos relacionados entre sí. Con esta zona de seguridad se busca tanto proteger el archivo de los peligros a que le expone la proximidad de viviendas y molestias del tráfico rodado. sobre todo si se hacen de diferentes alturas. págs. Adosados por una esquina dos rectángulos recordamos el de Toulouse (Francia). 1957. 8-9). caso Único que conocemos de esta original disposición (figura 56). Instalación y conservación 15 pero algunos archivistas señalan los 20 metros como mínimo (5). I. De esta manera se procedió a comienzos del presente siglo en la construcción del archivo del Public Record Office de Londres y en el del Estado de Prusia en Dahlem (Alemania). Entre los muchos ejemplos que existen de edificios de planta rectangular podemos citar algunas variantes. ya que si bien la forma de un solo rectángulo parece la preferida hasta ahora. A veces son dos rectángulos acoplados por una esquina o unidos solamente por un corredor pudiendo adoptar el conjunto formas totalmente irregulares.

Figura 56.PlaniJicación y estructura 103 Figura 55. de traza totalmente única.-Plano del archivo de Varsovia. en el que el depósito tuvo que instalarse separado y unido solamente al resto del edificio por un solo pasillo. .-Archivo departamental de Lille (Francia).

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El archivo. Instalación y conservación

de las dependencias por todas partes menos por la posterior (6). Otras veces la planta adopta la forma de una T en que la barra transversal suele ser la dedicada a dependencias,pudiendo citar de esta traza los archivos departamentales de Chaumont y Mézikre (Francia). El Archivo Histórico Nacional de Madrid (España) tiene los depósitos en forma de U cerrada por el cuerpo de edificio de las dependencias que sobresale por ambos extremos (figura 58). En el Archivo del Estado de Siena (Italia), instalado en el palacio Piccolomini, los depósitos tienen forma de C construidos alrededor de un pequeño patio. También puede adoptarse la forma de H en la que los brazos laterales son los depósitos y la transversal las dependencias, siendo muy útil esta disposición para que una sola dotación de archivistas atienda a dos procedencias administrativas diferentes ahorrando así el costo que podría suponer construir y mantener dos archivos distintos, uno para cada administración (figura 59). Esta forma figura en la planificación de archivos de la URSS hecha hace algunos años (7). Podemos citar construidos de esa traza, más o menos, los departamentales de Saint-Lo, inaugurado en 1966 (8), y el de Grenoble (Francia), en los que los depósitos ocupan

Figura 57.-Plano del archivo de los Altos Alpes (Francia) formado por dos rectángulos acoplados.

(6) Janssen, Wilhelm. <<Die Bestande des Hauptstaatsarchivs Düsseldorf». Kurzübersicht. Selbstverlag des Hauptstaatsarchivs Düsseldorf, 1974. (7) Presentada por Voronin en el I11 Congreso Internacional de Archivos celebrado en Florencia en 1956, al que aporta un plano-tipo (Archivum, VI, 1957, pág. 5). (8) .Archives de la Manche. Saint-Lo. Construction du nouveau dépot départamentale.. París, 1966. Edit. Forges de Strasbourg.

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El archivo. Instalación y conservación

solamente uno de los laterales. Este Último también podríamos relacionarlo con una T de base amplia. Más raramente encontraremos la planta triangular de la que conocemos solamente el caso del archivo de Lons-le-Saunier (Francia), construido para este fin en 1985. Para aprovechar la forma de un solar triangular y buscando no acumular grandes masas en un solo cuerpo de edificio se ha construido en forma de punta de flecha, o de A, el Archivo General de la Administración, de Alcalá de Henares (Espaiia) (figura 60). Con un terreno rectangular también puede conseguirse esta separación de masas adosando las naves de los depósitos en forma de batería o peine al cuerpo de edificio de las dependencias. El mismo resultado se obtiene disponiéndolos en forma radial, o de estrella (figura 61), de lo que tenemos ejemplos en los archivos de Viborg y Copenhague (Dinamarca), construidos a la vez (9), cuyos depósitos están hechos bajo tierra para asegurar más su protección. Estos dos últimos tipos de planta fueron aconsejados por los asistentes a la VI11 Conferencia Internacional de la «Table Ronde des archives., celebrada en Budapest en 1963. Los archivos de Düsseldorf (Alemania) fueron proyectados con los depósitos en el centro, rodeados por las oficinas y dependencias, menos por una de las fachadas, para dar acceso fácil a la entrada y salida de documentos.

ALZADO Sobre el terreno de que disponemos se han de resolver todos los problemas por desarrollo vertical hacia arriba o en torre, horizontal extendidos sobre el nivel del suelo, o vertical en profundidad, excavando en la tierra o la roca. Ejemplo notable de lo primero tenemos en el archivo departamental de Rouen (Francia) con treinta niveles, tres de ellos bajo tierra (figura 62). Como en todos los de este tipo la zona neutra de separación de ambos bloques es horizontal pero en éste además ha sido preciso hacer también una zona neutra vertical, la de caja de escaleras y ascensores que separa la torre en dos bloques independientes, aunque su efecto sea de uno sólo. Podemos citar igualmente el archivo del Estado de Georgia (EE. UU.), con una zona aterrazada neutra entre las dependencias y los depósitos que van encima. A veces se ha pensado en la conveniencia de invertir los términos usuales poniendo los depósitos en las plantas bajas para aislar las zonas de trabajo de los ruidos de la calle pero esto es bastante arriesgado porque supone colocar un brasero en potencia debajo de ella. Como ejemplo de lo segundo podemos citar los Archivos Nacionales de Washington, el archivo departamental de Grenoble (Francia) o el Archivo Histórico Nacional de Madrid. Cuando constituyen dos bloques separados el nexo o tránsito de un
(9) Hvidtfeldt, Johan. «New Archive-building in Denmark». Ponencia 2.a,IX Table Ronde. Londres, 1965.

Planijicación y estructura

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Figura 6O.-Plano del Archivo General de la Administración, de Alcalá
de Henares (España), construido en punta de flecha para aprovechar el terreno triangular.

Figura 61.-Planta radial o en estrella de los archivos de Viborg y Copenhague (Dinamarca).

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El archivo. Instalación y conservación

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Figura 62.-Alzado de desarrollo vertical, con trein n ¡veles, es d e l k s bajo tierra, del archivo departamental de Rouen (Francia).

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bloque a otro suele hacerse por un solo corredor en la zona baja o a nivel del primer piso, cuyo corredor comunica las dependencias con la zona neutra de ascensores y escaleras, la que a su vez accede a los depósitos. Cuando forma un cuerpo unido delimitado por muros y puertas cortafuegos el acceso puede ser a todos los niveles, siempre por intermedio de la zona neutra. Como ejemplos de desarrollo horizontal podemos citar el Archivo General de la Administración, de Alcalá de Henares (España), y el de Ottawa (Canadá) (figuras 63-64). Como ejemplo de lo tercero tenemos el Archivo Municipal de Estocolmo (Suecia), con ocho niveles bajo la roca (figura 65), el construido en Oslo (Noruega), o los de Viborg y Copenhague (Dinamarca), proyectados simultáneamente con planta en forma de estrella y cinco y cuatro pisos subterráneos, respectivamente, protegidos por una capa de ferroconcreto. También el de Hesse en Darmstadt (Alemania). En estos casos el aislamiento se logra por extensión horizontal igual que en 1cs de torre.

I ! (CI I ! (CI 5 o Q) 5 o Q> P 0 I $ 3 5 0 o 7 O I < O a (D Q (D v) 2. 8 2 E a (D 5 t : 2 i .

y las escaleras correspondientes . un elevado índice de elasticidad que le permita mantener el equilibrio necesario en todo edificio alto. pero.110 El archivo. comenzados en 1961. donde abundan las zonas con poca densidad de población periférica de las grandes aglomeraciones urbanas. No puede decirse de un modo absoluto que uno u otro tipo de edificio sea mejor o peor. también en Estados Unidos.-Archivo de Estocolmo (Suecia). en Salt Lake City. Son muy conocidos los depósitos de los registros microfilmados por la Sociedad Genealógica. mecanizados o no) que por vertical (escaleras y montacargas). sin los cuales no podría efectuarse correctamente el servicio. Necesita una buena instalación de ascensores-montacargas. sobre todo. Se encuentran los primeros con frecuencia en Estados Unidos. bóvedas protegidas por acero. Por tanto no podrá hacerse en terrenos flojos o inseguros por cualquiera de los motivos ya expuestos. instalación y conservación Figura 65. Los subterráneos los encontramos preferentemente en los países nórdicos donde se dan las condiciones propicias para ello: escasez de terreno climáticamente habitable. aprovechahdo el desnivel del terreno. Para poder tener desarrollo vertical se precisa una cimentación adecuada dado el enorme peso que va a suponer el almacenamiento del papel en torre. de los mormones. perforados en una montaña de granito a 210 metros de profundidad. En los de superficie algunos aseguran que son más cómodos los que se manejan por desplazamiento horizontal (carritos casi siempre. Utah (figura 66). basamento de roca y experiencia de haber visto muy de cerca los estragos de las guerras pasadas. construido con las dependencias al aire y los depósitos bajo tierra.

se dan accidentes con cierta frecuencia. Utah (EE.Planificación y estructura 111 Figura 66. A. S. quedando sustituido por el de los largos desplazamientos horizontales. En caso de bombardeo están más expuestos a sufrir daños or la onda expansiva y cohmoción del terreno aunque sea menor la superficie que expone al impacto directo. Si se utilizan carritos son mejores los manuales pues en los mecanizados. UU. El corte de energía eléctrica deja bloqueados los pisos altos no pudiendo realizar prestación de servicio con ellos por imposibilidad de remontar tanta escalera con la carga de papeles. por electricidad u otro medio. dentro del edificio además de las de socorro al exterior. Cuando su desarrollo es horizontal el problema de los ascensoresmontacargas es mínimo.).-Bocas de entrada a los depósitos excavados en la roca para la Sociedad Genealógica de la Iglesia de Jesucristo de los Santos de los Ultimos Días. (mormones). así como toboganes para poder desalojar por ellos rápidamente la documentación si se produjera un caso de emergencia. en Salt Lake City. Si se utiliza tubo neumático para transmisión de .

gas. o teléfono para transmisión de datos. salvo si se cuenta con grupo electrógeno. En el centro de ciudades que pueden ser objetivo militar hay que contar. En cambio ofrecen más posibilidades al impacto directo. Es frecuente que sean de desarrollo mixto. como se dijo. televisión en circuito cerrado para transmisión de imágenes de documentos. Contra la onda expansiva y viento que origina una explosión habrá que tomar las mismas precauciones que se anotaron para zonas propicias a terremotos. también serán afectados por un eventual corte de energía eléctrica. En cambio son seguros para caso de bombas incluso atómicas. un 50 por 100 de energía explosiva y otro 50 por 100 de radiaciones térmica y nuclear. lo que se consigue bastante bien si las cubiertas de la construcción subterránea son abovedadas. producen. Finalmente los excavados bajo tierra tienen el mismo inconveniente de poder quedar bloqueado el servicio por un corte de energía eléctrica.112 El archivo. etc. con varias plantas en superficie y de una a tres bajo tierra. En general diremos que los depósitos en torre se construyen en sitios donde el terreno es muy caro o no hay otra posibilidad de expansión. en lugar de concentrados en un gran edificio de máxima capacidad. . Si está socavado en la roca no importa tanto cuál sea su traza. Ahora vamos a examinar todas las condiciones necesarias para que su realización sea acertada. al estallar. Quedarían totalmente cortados los montacargas. Contra las radiaciones térmicas suele bastar que el material sea incombustible pero si se produce «tempestad de fuego» habría que contar con una protección especial. la luz y la instalación de renovación de aire. con el riesgo de rotura de conducciones de agua. La construcción de los depósitos bajo el suelo les protege de estos efectos ya que no hay mejor aislante de las radiaciones que una buena capa de tierra. Llevando el principio del desarrollo horizontal a sus Últimas consecuencias puede aminorarse el peligro del impacto directo realizando una dispersión ordenada de los fondos documentales que quedarían repartidos en pequeños depósitos incombustibles de una amplia zona. como también ya se dijo al mencionar los enclaves peligrosos. además. Instalación y conservación documentos. Si el depósito está construido bajo iin edificio habrá que protegerlo contra el posible derrumbamiento del mismo. imprescindible en este tipo de depósitos. Dentro de la traza general del edificio ya hemos visto cómo debe ser netamente distinto el cuerpo dedicado a depósitos del dedicado a dependencias. Los depósitos extendidos tienen más partidarios entre los archiveros por presentar menos problemas el transporte y acarreo de documentos. Estas.

ABIERTO O CERRADO La construcción del depósito ofrece varias opciones en cuanto a la finalidad fundamental de proteger la documentación de sus enemigos tradicionales. En general en una zona Sur. Tan perjudiciales son los vientos húmedos cargados de salitre como los resecos cargados de polvo. el polvo y los rigores climáticos. Claro que los rigores climatológicos pueden atenuarse e incluso anularse con un buen sistema de climatización pero esto siempre es más caro. proximidad de grandes masas de agua. que empezaban a conocerse científicamente. tan necesaria para el desarrollo de aquéllos. el fuego. También era buena esta abundante iluminación en cuanto a que no convenía hacer instalaciones eléctricas en los depósitos por miedo a los cortocircuitos. los depósitos estarán orientados al Norte. predominantemente cálida.Planificacidn y estructura 113 ORIENTACION Cuestión importante a considerar es la orientación del bloque de depósitos con arreglo al terreno de que disponemos. Preocupados entonces por la lucha contra los agentes bióticos destructores de la documentación. pero a ello se opusieron remedios tan pintorescos como sustituir las baldas normales por baldas de enrejado metálico para que el polvo no se retuviera haciendo los suelos también de (10) Las condiciones de los países tropicales son totalmente diferentes de las de los países nórdicos y por ello los problemas que se dan en unos no se dan nunca en otros. . En estos casos es aconsejable cerrar totalmente los muros por ese lado. pensaron que el aire del exterior y la luz del sol eran los mejores aliados para exterminarlos: la ventilación en grado máximo impediría ?a humedad. por lo que hay que procurar que este recurso sea necesario en el menor grado posible. Alguien objetó que la luz era buena conductora del polvo. mientras que en una zona Norte y fría lo estarán hacia el Sur. con independencia de las condiciones del enclave del edificio. el agua. Pero esto puede verse alterado por condiciones que modifiquen el clima tales como altitud del terreno. En ambientes húmedos conviene evitar la construcción de patios interiores. y los rayos solares contribuirían a sanear el ambiente. El cambio de criterio que se ha producido en este aspecto desde principios de siglo ha sido verdaderamente espectacular. En principio se evitarán siempre las condiciones climáticas extremas por lo que el emplazamiento debe variar según la climatología del lugar (10). vientos dominantes húmedos y fríos o demasiado cálidos y resecos. que sin duda entraba libremente del exterior. utilizando en su construcción las técnicas adecuadas.

(1 1) Casanova. VII. en su obra citada de 1985 <<Les batiments d’archives. (12) No obstante todavía hemos podido ver que Duchein. y favorece el desarrollo de insectos y parásitos. que con frecuencia era de un metro. En cambio la luz artificial es inactínica y no perjudica en absoluto (13). La luz directa en los depósitos -ya se ha dicho. págs.deben ser grandes «más altas y anchas que el espesor del muro». Las ventanas -se dijo. pág. que decoloran las tintas y queman el cuero. 43-44. Instalación y conservación retícula metálica.. 22). También hacer las ventanas inclinadas hacia afuera por la parte de arriba para que la luz entre sólo por allí. cuya práctica no nos parece nada buena por los efectos de condensación de humedad que se produce a la diferencia de temperatura. pero la práctica ha demostrado que atraen mosquitos y otros insectos.. tolera los huecos al exterior por ventanas con cristales. Este consejo de ventanas altas fue seguido en el archivo que se hizo para la compañía Iberia en el aeropuerto de Barajas. Hoy se piensa de un modo diametralmente opuesto conociendo lo mucho que pueden dañar a la documentación los agentes atmosféricos incontrolados y sus alteraciones (12). Si a ello se une humedad los documentos se convierten en un excelente campo de cultivo de toda suerte de parásitos.. de suerte que pudiese caer el polvo desde los pisos más altos hasta el mismo sótano (sistema Lipman). llegando a proponer recursos tan curiosos como reflejar la luz de las ventanas sobre las zonas oscuras por medio de espejos de vidrio o tela plateada (1 1). (España). (13) Hoy se conocen sistemas de instalación de absoluta seguridad. «La luz del sol debe ser muy bien acogida en los archivos en los que se ha de procurar que llegue hasta el Último escondrijo. «Building and equipement of Federal Records Center in the United States» (Archivum. obra citada. También echaron mano de persianas o cortinas que atenuasen el exceso. voladores o no. que se puedan abrir.114 El archivo. En edificios ya construidos se intentó resolver el problema poniendo árboles alineados a la fachada. (14) Campbell. 117) que la ventilación natural no suele resolver ningún problema y aún facilita el de la contaminación atmosférica. que producen un recalentamiento que reseca y resquebraja los filos del papel y la materia del pergamino. Una solución posible ha sido colocar las ventanas a ocho pies de altura sobre el pavimento de cada planta. y por los rayos infrarrojos. afirmaban convencidos. Otro recurso ha sido realizar las fachadas con perfil de dientes de sierra conforme sea conveniente para evitar que los rayos solares incidan directamente en el interior de los depósitos (figura 67). G . . pero constituyen un peligro en caso de fuego. pág. lo suficientemente hacia adentro para que el sol no incida directamente sobre la documentación (14). 1957. . de desarrollo con altura suficiente para tamizar la luz de una o dos plantas. En cuanto a los otros agentes una temperatura alta vuelve el papel frágil y ataca a la textura de los pergaminos que se degradan y quiebran fácilmente. Clark hizo una experiencia que demostró que en una habitación con ventanas al Norte hacen falta veinte horas de luz para causar los mismos efectos que a Mediodía al aire libre en dos minutos. No obstante reconoce (pág. E.es nociva por los rayos ultravioleta.. con calor o con frío. 45. La humedad.

10. Así es como se ha pasado al criterio opuesto prescribiendo los depósitos totalmente cerrados. además de la de iluminación. Salle de lecture du p u b k 6. W c de mnfémnca et d'expdtlmr. MBgaS1. le. Francia). 6.. 9. 1 1 . Sille de dceptlon des dmrmmtr.Planijicación y estructura 115 I . ECtlELE 0 c t r s a - b - ARCHIVES DBARTEMENTALES DE L'ISRRB (Grenoble) (Rez-de-chawsh) 1 .e d'archirn. Los depósitos totalmente cerrados. o lleven realmente pequeñas perforaciones o huecos al exterior convenientemente distanciados. 8. o utilizando en amplias áreas de los muros exteriores paneles de vidrio filtrante. 7. c. 8. con sólo luz artificial. Finalmente los cambios bruscos de temperatura contraen y distienden sucesivamente las fibras de la celulosa y el pergamino causando rápidamente su ruina. Burnu du eaw-archiviste.-Muro (Isere. en «Realización de los depósitos. armado en losetas (figura 68). Bureau de I'arehivirte adjoint. en dientes de sierra. 1%Entm de Yappartemat de I'arehlvlite en chef. Figura 67. lo que también se practica por razones de aireación en los (1 5) Para más información véase epígrafe «Materiales. a. Hall d'entrée du public. Atelier de minoülmage. . Salle de tti et de darrcmmt. tienen el inconveniente de necesitar forzosamente una instalación de renovación de aire. Antichnmbrc. Por eso es más corriente que tengan pequeños puntos de luz natural con gruesos cristales que aminoren la sensación de encerramiento. u hormigón de vidrio o vidrio aglomerado (figura 69) (15). lo que reporta un mayor gasto de instalación y un mayor gasto de mantenimiento. b. Por otra parte parece que pueden producir claustrofobia al personal que los frecuenta. 8. B Y ~ de U I'erchiviste m chef. para evitar la entrada del sol favorece el desarrollo de hongos sobre la celulosa. BibliothCque. Esto puede lograrse de dos formas: haciendo muros ciegos. que a veces llevan pequeños y distanciados puntos de luz. 1 .. sean en superficie o bajo tierra.

lo que se logra enmarcándolos con recuadros cornisas o rebordes. de Alcalá de Henares (España). muros traslúcidos de vidrio. Instulación y conservación Figura 68. Si los huecos son suficientes para poder pasar por ellos una persona se recomienda cerrarlos con rejas en prevención de robo. el de Bremen (Alemania Federal). que constituye una torre de doce pisos. podemos citar entre otros el del archivo del edificio Albertine (Bélgica). de Barcelona (España). por la diferencia de temperatura de suelo a cubierta (16). . y el del Archivo General de la Administración. de once pisos. Con pequeños huecos al exterior hay bastantes pudiendo ser ranuras verticales o realmente pequeñas ventanitas rectangulares o redondas que con frecuencia dan al exterior efecto de mayor tamaño. Cerrados. del archivo departamental del Norte. Pueden además ir protegidas por algún sistema de pantallas. viseras o parteluces colocados al exterior o al interior. con escaleras de socorro. en Lille (Francia).116 El archivo. con muros ciegos.-Fachada cubierta enteramente de vidrio filtrante. Los Archivos Nacionales de París cuentan también con un depósito cerrado de nueva construcción y lo mismo el Archivo de la Corona de Aragón. el de los Archivos Nacionales de Varsovia (Polonia). A veces se consigue la renovación de aire por medio de tubos porosos colocados transversalmente u orificios que atraviesan techo-suelo en los ángulos de cada planta. Con frecuencia estos huecos al exterior van sólo en uno o dos de los muros del (16) Se hizo así en el depósito de celdillas del Archivo General de Simancas (España). pero por obturarse con bastante facilidad no dio resultados buenos. con pequeños puntos de luz (figura 70).

de 0. u ((hormigón de vidrio». de vidrio aglomerado. En el de Beauvais se hicieron pequeñas ventanas en la planta baja pero en los demás pisos se siguió la norma de las perforaciones menores. En el de Grenoble estos huecos estrechos verticales se hicieron oblicuamente al plano de la fachada de modo que siendo su orientación Norte la entrada de luz es totalmente indirecta. Depósitos del Archivo General de la Administración. 6 .40. El de Tours sólo tiene huecos en dos de sus muros.45/0.I - Figura 70.Planificación y estructura 117 Figura 69. Todos ellos en Francia. de Alcalá de Henares (España).-Muros ciegos. Con ventanas de 0.40/0.40/0. con puntos de luz y rayas horizontales para amortiguar la sensación de cerramiento. y en el de Colmar. Para los archivas departamentales franceses se han hecho algunos siguiendo estas normas. Con aberturas estrechas verticales en toda su altura podemos citar el de Rouen.45 centímetros y sólo en la fachada Este. de ocho plantas de alzado. En el de Aurillac estas perforaciones al exterior son de 0.-Fachada con respiraderos. depósito conforme a lo que requiere la orientación del mismo.70 centímetros situadas en .

Con vidrios coloreados se proyectaron los Archivos Departamentales de Albi y Lille (Francia). También hay varios de este tipo en los archivos departamentales de Francia. dotado profusamente de ventanales al exterior y al patio central. como en el de Grenoble (Francia). celebrada en Budapest en 1963. Con losetas de vidrio o vidrio armado se construyeron varios en la URSS entre 1954 y 1956. es el de Toulouse con paramentos enteros traslúcidos. cuyas cualidades ya se anotarán al tratar de los materiales de construcción. El mejor iluminado. También se ha buscado la protección de la luz utilizando los vidrios especiales ya mencionados. se hicieron los depósitos sobre superficie del archivo de Mikkely (Finlandia). Sin embargo esto no . Normalmente cuentan con las consabidas perforaciones al exterior o huecos practicables para la renovación de aire. o de vidrios coloreados inactínicos.118 El archivo. de que haremos referencia al tratar de los materiales de construcción. El de Gukret lleva paredes de hormigón traslúcido o vidrio «Primlit». El empleo de vidrios «Termolux». También se utilizaron vidrios filtrantes en los depósitos del Archivo del Estado de Marburgo (Alemania) y en el de Udine (Italia). se trató de generalizar. no preservan de rotura por fuego. que cuenta hoy con parteluces. En el Archivo del Estado de Varsovia se pusieron losetas dobles de vidrio de cinco centímetros de gruesas. desgraciadamente. Con vidrio «Termolux» se taparon las ventanas existentes en el Archivo Departamental de Annecy y los ventanales de la capilla neogótica de 1852 en que está instalado el depósito del de Poitiers. siguiendo en esto la costumbre de los países fríos. están ya rebasados por los inconvenientes anotados de su fragilidad y no suficiente resultado. NUMERO DE PLANTAS O NIVELES En la VI11 «Table Ronde». en atención a facilitar un servicio fluido. aunque de consistencia normal. Lo mismo se hizo hace años en el Archivo Histórico Nacional de Madrid. sobre todo para tapar huecos en edificios ya dotados de ventanas o ventanales. y reservando para los depósitos definitivos los de muchas plantas o niveles (17). ambos en Francia. No obstante también se ha empleado a veces en grandes paneles como en la fachada Norte del archivo departamental de Mézikre (Francia) o se ha utilizado el vidrio armado cubriendo pequeños huecos para obviar su fragilidad. con un doble vidrio normal por el interior. Pero. aconsejando para los archivos intermedios pocos pisos. Instalación y conservación la cabecera de los pasillos. quizás demasiado. En el Archivo del Estado de Coblenza (Alemania) se ha usado un tipo de losetas que neutralizan hasta un 50 por 100 de la luz solar. La otra solución que se ha dado a la construcción de depósitos cerrados sin que sus muros sean ciegos es la de utilizar en una extensa superficie de sus paramentos vidrio armado u hormigón traslúcido. para dar luz a éstos. El de Laon tiene amplios paneles de losetas de vidrio doble con una capa de aire entre ellas.

como ya se dijo al tratar de la traza general del edificio. de no excesiva capacidad. hacer una planta cuando menos bajo tierra como depósito de seguridad o emergencia para lo más valioso. el número de plantas no será elevado. DELIMITACION DE ESPACIOS El largo de las salas es también un punto a considerar. comenzando el depósito propiamente dicho por la planta segunda sobre el nivel del suelo. . si el terreno lo permite. Contemos también con la posibilidad de hacer dos o tres pisos bajo el nivel del suelo. Si nos dan ya construidas naves con estas condiciones será preciso fraccionarlas en largura y altura (18). En general se prescriben salas relativamente cortas y techos bajos. de lo que tenemos ejemplo en el de Bremen (Alemania) y en el «Albertine» (Bélgica). En cambio. (18) En los Archivos Nacionales de Helsinki (Finlandia) se hicieron al principio naves corridas pero luego se dividieron en salas de 40 metros de largo. en el Archivo General Central de Alcalá de Henares (España) sólo el pabellón de gobierno es más bajo pero los despachos de trabajo tienen las mismas ocho plantas que los respectivos depósitos. El Archivo Nacional de Japón tiene cuatro plantas sobre tierra y otras cuatro debajo. 97). Son menos corrientes once y doce pisos. sobre el que va la planta baja y dos pisos. El número de plantas que debe tener el bloque de depósitos es factor resultante del tamaño del solar y cálculo de capacidad. pág. siendo caso hasta ahora excepcionalel departamental de Rouen (Francia). En el archivo del Estado de Coblenza (Alemania) los depósitos tienen seis niveles mientras que las dependencias sólo tres y en el del Estado de Varsovia (Polonia). de los cuales uno bajo tierra está ocupado por la cámara de seguridad. La finalidad que se persigue con ello es conservar la documentación en compartimentos estancos. con el mismo número de plantas en las dependencias. Un depósito de archivo no debe estar nunca formado por salas inmensas de techos altos como se construía a fines del siglo pasado y comienzos de éste. será preciso construir en torre. cuando no sea excavada la totalidad del depósito. Si por el contrario es más bien escaso. En cambio el de Stuttgart (Alemania) tiene tres niveles bajo tierra con el mismo alzado.Planificación y estructura 119 responde a una necesidad real ya que en ello inciden muchos factores. con treinta niveles en total. Si el terreno de que disponemos es amplio y permite construir por extensión horizontal. que puedan ser (17) Criterio sostenido por Estados Unidos (Actas publicadas. En el archivo comunal de Delf (Holanda) no ha sido posible hacer más que un sótano. Las plantas en superficie vienen oscilando entre cuatro y ocho. los depósitos alcanzan a siete. Igual se ha venido haciendo en otros archivos reformados de todo el mundo. estando totalmente desaconsejados los entrepisos que dejan huecos centrales que favorecerían corrientes de aire que avivan la combustión. La altura del bloque de los depósitos unas veces coincide con la del resto del edificio y otras no. Hoy es muy corriente.

20 a 2. La altura media recomendable oscila de 2. aconseja de 200 a 300 metros cuadrados. Con módulos de tipo pequeño hay varios departamentales de Francia. a la vez de alcanzar fácilmente con los extintores a las baldas más altas.98 en el archivo departamental de Jura (Francia) y 2.120 El archivo. y que en circunstancias normales no sea necesario para el servicio el uso de ninguna clase de escaleras ni taburetes. y los módulos con capacidad para una serie de estanterías cuya superficie suele ser de 200 a 250 metros cuadrados hasta unos 700 metros cuadrados. Instalación y conservación fácilmente bloqueados y aislados del resto de los depósitos en caso de producirse en ellos siniestro por fuego. sistema considerado como el de mayor seguridad contra el fuego ya que su capacidad no suele sobrepasar de dos estanterías adosadas a derecha e izquierda de las paredes laterales. lo que ha obligado a actuar dentro de unas medidas determinadas. Sin embargo hemos recogido los datos extremos de 1.70 en el archivo comunal de Delf (Holanda) y en el de la Administración de Alcalá de Henares (España). La altura de techos está condicionada por las mismas razones por las que se recomiendan salas o módulos no muy grandes en cuanto a su largura. que tienen. en su trabajo citado. (19) Carmen Crespo. Michel. obra citada. Quizá un poco más de lo conveniente alcancen los depósitos del departamental de Lille (Francia). El tipo de celdillas tiene el inconveniente de desperdiciar mucho espacio para poca documentación. Es además el sistema que da menos capacidad de archivación por metro cuadrado ya que se pierde mucho espacio. Salas promediadas podemos citar las del Archivo General de la Administración. inundación o invasión de agentes patógenos. de Alcalá de Henares (España). 272 y 324 metros cuadrados por módulo. como es el caso del archivo citado de Jura (Francia). En España se hizo así el depósito nuevo del archivo de la Real Chancillería de Granada y un depósito de nueva reestructuración del Archivo de Simancas. con puerta de entrada cortafuegos. además de ser imprescindible una buena aireación. que instalado en un edificio de 1895 con tres plantas de cuatro metros de altura cada una no se pudo sacar más altura al rehacer los niveles (21). respectivamente. pero la insuficiente renovación de aire los ha hecho poco efectivos. pág. (20) Duchein. Se hicieron varios en los países nórdicos como el de Helsinki (Finlandia). Los criterios oscilan entre el tipo mínimo de celdillas (figuras 7172). cuyos módulos segundo y tercero tienen 616 metros cuadrados de superficie aprovechable cada uno. Sin embargo debemos anotar que los casos de techos fuera de lo normal. suelen darse en depósitos viejos que han sufrido obras de adaptación. 9. por encima de cuya cifra no parece aconsejable hacerlos (19). . pág. necesario para la combustión. pero en este caso vierte a dos finalidades: que en caso de Pncendio se consuma rápidamente el oxígeno disponible. 44. por defecto o por exceso. con 756 metros cuadrados. como el de Aurillac y el de Tours. siendo el primero casi 200 metros cuadrados más pequeño. ya que los documentos colocados en la balda más alta deben poder ser alcanzados con sólo extender el brazo.30 (20).

1ZI .

El acceso Único conduce siempre en primer término a la zona neutra de escaleras y montacargas a partir de la cual la entrada a cada depósito se hace a su mismo nivel. según estén en bloques separados o unidos por una pequeña parte. Este nexo o paso suele ser a nivel de calle o en la primera planta.Realización de los depósitos Para que su construcción sea un éxito tenemos que tener en cuenta los siguientes factores. ACCESIBILIDAD Partiendo de la idea de que los depósitos han de estar instalados en cuerpo diferente del resto del edificio. En el de Mézikre comunica por la sala de expurgos y en el de Toulouse por un ángulo. En otros casos en que el bloque de depósitos está pared por medio del resto del edificio la comunicación se establece a cada nivel. ambos en Francia. tenemos que considerar el problema del acceso a los mismos. Cuando los depósitos están excavados bajo el suelo la entrada se hace a nivel de calle salvo en el caso de que se haya aprovechado un desnivel del terreno que permita hacerlo más abajo. sin que deba existir nunca comunicación de una planta con otra por dentro del bloque de depósitos en evitación de que sirva de boca de tiro en caso de incendio. En algunos edificios este acceso está reducido a un solo pasillo o punto de contacto. cuya importancia es primordial. como en el Archivo General de la Administración. pudiendo citar respectivamente el de Coblenza (Alemania) y el de Lille (Francia). El problema a resolver es conjugar la accesibilidad fácil de los archivistas . como en el del Archivo del Ayuntamiento de Estocolmo (Suecia) en que la entrada a los depósitos es por la planta séptima de las ocho excavadas. de Alcalá de Henares (España). siempre pasando por la zona neutra. no ya en función de la necesaria zona de seguridad sino en consideración a la facilidad o dificultad que pueda suponer en cuanto a la prestación de servicio.

siendo lo más frecuente que sea un 25 a 30 por 100 (5). Programin and planing» (The American Archiviste. dada la disparidad de criterios. pág. con depósitos que alcanzan alrededor de las cuatro quintas partes (7). con sus correspondientes puertas cortafuegos. 1965. para 500. para grandes núcleos urbanos. entre los dos bloques -depósito y dependencias-. XXVII. de Londres. con depósitos que ocupan más de las tres cuartas partes. al servicio del público. con depósitos que ocupan algo menos de la cuarta parte del total. (3) Criterio de Victor Gondons Jr. Otros consideran esta cifra excesiva y proponen de un 10 a un 40 por 100 (3). se estima que la parte ocupada por las dependencias no debe sobrepasar del 50 a 60 por 100 del total del edificio en los archivos definitivos y un 80 o 90 en los intermedios (2). En los proyectos de construcción de archivos realizados en Francia se dan cuatro tipos de archivos departamentales según la importancia de la población a que tienen que servir. (4) En términos relativos. con depósitos de casi tres cuartas partes.000 de habitantes. (2) Este fue el criterio expuesto por los archivistas de Estados Unidos en la VI11 «Table Ronde» celebrada en Budapest en 1963 (Actas. cuando no hay apremio de espacio. habrá que tener muy en cuenta estas instalaciones. servicios y salas que se necesitan para la buena conservación de los documentos y eficiente servicio (1) En nuestro Archivo General de la Administración. en Alcalá de Henares. abocado principalmente al uso por la Administración. Hoy debemos de tener en cuenta con respecto a la distribución de espacios en los archivos que las instalaciones de laboratorios. evitando en ambos casos largos desplazamientos. Tipo B. (5) Informe de la URSS. 479). aunque se llega a reducir a un 7 por 100 solamente (6). pág. (7) Son cifras solamente indicativas ya que estos cálculos no son extensibles a los archivos de otros países con una producción de documentos totalmente diferente. cada uno en su misma planta. a la vez de asegurar un aislamiento protector de dichos fondos (1). en «Archival buildings.cantidad que parece más equilibrada (4).124 El archivo. depende de varios factores de los que el principal es la necesidad de archivar una determinada cantidad de documentos y servicios que requiere. Tipo D. Otros más precisos un 28 por 100. Tipo C. tendrá en proporción más capacidad de almacenamiento y menos dependencias. PROPORCION La proporción que debe guardarse en el reparto de terreno. . en la «Table Ronde. mientras que en un archivo definitivo. . Tipo A. (6) Los Records Center de Estados Unidos. 1964. En términos relativos. 99).000.000 habitantes. para 1. Así un archivo intermedio. para poblaciones de 100. Instalación y conservación a sus fondos de trabajo respectivos y el servicio al público.000 habitantes. se ha resuelto satisfactoriamente instalando los despachos en el punto de confluencia de las naves de los depósitos.

200. ya que las modificaciones circunstanciales de la Administración pueden incidir sobre las previsiones hechas (8). En la URSS se hizo hace algunos años una planificación pero sus cálculos están realizados sobre lo que llama «artículos»'(unartículo = 200 hojas). como se ha hecho en Francia.000 metros lineales de archivación caben en 170 metros cuadrados de espacio. La capacidad de archivación de un depósito se mide por metros lineales. ya que. Las unidades de conservación. Conforme a esto.000y para 18. veremos que 1. para un depósito de 10. según sea el volumen documental existente y el de documentos a recoger.000 metros lineales será preciso prever 1. descontado el espacio ocupado por los pasillos de acceso y circulación y partiendo de la base de una estantería de cinco baldas de alturas superpuestas. legajos. colocadas lateralmente. .de documentos que habitualmente ha de contener. Según el cálculo hecho en la planificación de archivos en Francia. Entre los archivos construidos de que hemos podido recoger noticia acaso (8) Si se trata de una entidad determinada siempre cabe la posibilidad de descargarse de los fondos más antiguos entregándolos en depósito al Archivo Histórico del Estado de carácter nacional.650 metros cúbicos de almacén. calculado por lo ingresado en un promedio de los tres a cinco Últimos años.700 metros cuadrados de depósito. Da tres tipos. de más a menos capacidad. En los archivos intermedios habrá que descontar las salidas.000. para 1. en la URSS y en otros países. pueden ponerse seis baldas en vez de cinco y el espacio que se pierde en profundidad tiene muy escaso valor. es decir. Los mismos 10. es decir que lo que realmente nos servirá para el cálculo es lo que pudiéramos llamar el caudal constante -con variaciones a un poco más o un poco menos.para 240. cajas. CAPACIDAD La capacidad de los depósitos depende del tipo de archivo que se vaya a construir. En los archivos definitivos sólo se contabilizarán los ingresos.000 metros lineales llenarán 3. Sin embargo parece que estos cálculos están hechos sobre colocación de cajas en posición vertical. A este respecto es muy conveniente la planificación de archivos-tipo que sirva de base a la construcción ordenada de los centros necesarios. carpetas o libros no pueden dar nunca una idea exacta por no estar normalizados sus tamaños y capacidad y mucho menos las unidades documentales (expedientes o documentos).Realización de los depósitos 125 al público han aumentado notablemente la proporción de la zona de dependencias con arreglo a lo que ocupaban antes. según sea definitivo o intermedio.000. El cálculo más difícil es el de los archivos intermedios. regional o de circunscripciónmenor que quede más cerca.

000. La primera es la más antigua. 16. Instalación y conservación uno de los más pequeños sea el del Estado de Ascoli (Italia). en Versalles (Francia). Chancillerías de Granada y Valladolid (España). y el de la «Citté International des Archives.000 a 200.500 metros lineales de archivación. en previsión de nuevas técnicas que puedan mejorar la instalación. con 800. .126 El archivo.000. 75. en altura. de Alcalá de Henares (España). Archivo de Beveren-Was.Archivo General del Reino de Bélgica. En los Archivos Nacionales de Bruselas y en el de Londres. con 275. mientras Salvatore Carbone propone cuarenta o cincuenta años. Con arreglo al criterio de no construir la totalidad se hicieron los archivos de Viborg y Copenhague (Dinamarca). Oscila la estimación entre los veinte y los cien años (10). cuyos depósitos en forma de estrella (9) A título indicativo podemos citar. a pesar de tratarse de un edificio construido en 1890. o añadiendo anexos (1 1). En el archivo de Udine (Italia) se calculó en 1955 hasta el año 2000. Siguiendo este Último criterio el edificio se planea con la posibilidad de agrandar sus depósitos horizontalmente. Sobre las previsiones de capacidad existen dos tendencias: a) La de construir la totalidad de una prevención determinada. con cerca de 13. o en profundidad. Los Archivos Nacionales de los Estados Unidos y el de Maryland Hall of Records.000 (9). Los Archivos Nacionales de París se vieron obligados a construir la Ciudad de los Archivos en Versalles. por superposición de pisos sobre lo ya construido. 93. edificados o instalados con anterioridad al reconocimiento de esta prevención. 40. no admiten ampliación tampoco en sus edificios. Esta es la solución más difícil. (10) Duchein estima que veinte es poco y cien mucho. por no tener ninguna de estas posibilidades tuvieron que construir nuevos depósitos a 50 y 40 kilómetros de distancia. (1 1) Plan de la URSS de 1956 ya citado. Archivo Central del Estado de Moscú (URSS). nos parece más aconsejable: el desembolso de momento es menor y se evita tener durante años una buena parte del edificio sin uso pero con gasto de conservación y mantenimiento. El cálculo anterior. por extensión. o sea cuarenta y cinco años.000.. 150. 25. Alto Garona (Francia). que es criterio más reciente.000. Pudo ser realizada en los Archivos Nacionales de Helsinki (Finlandia) que al estar cimentados sobre roca permitió perforar durante la guerra Última hasta 10 ó 12 metros de profundidad. y de los más grandes el Archivo General de la Administración. cuando está asentado en terreno que permita excavar bajo el edificio o en el terreno circundante. los siguientes: Archivo Nacional de La Habana (Cuba).000. respectivamente.000 metros lineales. b) La de construir parte de lo calculado pero con posibilidades de ampliación.000. Sin embargo hoy no suele hacerse por más de veinte o veinticinco años ya que tampoco conviene adelantarse. de menos a más. cercano a Bruselas (Bélgica).

En el de Udine (Italia) y Archivo Histórico Nacional de Madrid (España) se ha previsto poder levantar un piso más. En el de Udine (Italia) se puede añadir un bloque adyacente.500. Esta también tiene que estar en las prevenciones del arquitecto ya que la resistencia de peso pasará de 1. RESISTENCIA La resistencia de un depósito de archivo se calcula por metros lineales de archivación y su equivalencia en toneladas por cada metro cuadrado de superficie. que debe estudiar su posibilidad. En el General de la Administración de Alcalá de Henares (España) hay terreno para construir duplicando la capacidad de los depósitos actuales. El profundizar es también cuestión del arquitecto. incluidos papel y estantería. Si se trata de edificio ya construido será necesario el informe del arquitecto sobre si se puede hacer o no (12).300 kilos por metro cuadrado a 1. aunque sea a veces a costa de la zona ajardinada de seguridad. cuentan con una vasta extensión subterránea producida al cubrir a más altura un terreno bajo con el fin de ajardinar a nivel de los edificios. más sólida o de sistema denso.200 a 2. a estas pilastras . De cualquier modo los pisos no deben ser de menos de 22 centímetros de espesor. En el del Estado de Roma (Italia) en el edificio de lo que fue la EUR.200 ó 1. En el de Coblenza (Alemania) tienen la posibilidad de instalar 891 metros lineales de archivación más en el desván. Añadir pisos es cuestión del arquitecto cuando determina la cimentación.Realizacidn de los depdsitos 127 bajo tierra se excavaron sólo en parte dejando para más adelante la conclusión de la obra. por así decirlo. y del hormigón que lo recubre. En Basilea (Suiza) hubo necesidad de reforzar los muros laterales hasta la segunda planta para poder tener tres pisos bajo el nivel de la calle. El agrandar por extensión es cuestión de contar con un solar que permita hacerlo. y un metro cúbico del depósito puede dar cabida a 8 ó 16 metros lineales de estantería (13).000 kilos. Según sea la estantería que se ponga. Todavía queda un Último recurso para agrandar la capacidad de un depósito cuando no existe posibilidad de ninguna de las soluciones expuestas que es construirlo con la solidez necesaria para soportar una archivación densa. el cálculo de peso por metro cuadrado puede variar de 1. La resistencia suficiente para soportar el peso de estanterías y papeles no debe depender del grueso de los muros ni tampoco de las planchas que forman el suelo sino del armazón de acero del edificio. más ligera. Las estanterías irán enganchadas. En España se pensó dotar al Archivo Histórico Nacional de un depósito subterráneo excavado en el terreno circundante pero después de tener hecha la maqueta no se llevó a efecto. Como regla general una balda de un metro lineal debe poder soportar sin flexionarse 100 kilogramos.

20 metros de altura. . Téngase en cuenta que los minerales resisten más o menos la presión según su compacidad y el ambiente en que se encuentren. Baviera). Pero más se contaba con la resistencia absoluta que con la relativa. Algunos consideran que debe ser enteramente de este material (España. bombardeo). entre otros. El hormigón armado tiene el defecto de que es mal aislante térmico y no proteje bien de la humedad y además es feo a la vista por lo que al exterior suelen ir recubiertos los. Para el cuerpo del edificio el material más idóneo es el hormigón armado que. ruido. (13) Duchein. (14) Se pudo comprobar en la guerra pasada. podrían tenderse sobre ellos las vigas metálicas de las que las estanterías irían «colgadas» para no descargar el peso sobre el suelo de los pisos.respetando los muros si lo merecen y toda la fachada que sea noble. edic. Si nos han dado para instalar el depósito de archivo un edificio ya construido será preciso «vaciarlo». Instalación y conservación o bien constituirán en sí una trama a partir de cimientos hasta la cubierta.. ni entra en combustión ni se disgrega. 47. Aporta un gran número de cifras posibles en cuanto a peso y capacidad. Además tenemos que defenderlo de otros peligros de la civilización(gases contaminantes. Con frecuencia el tipo de material que sirve para una cosa también sirve para alguna de las otras. los rayos solares y las especies del reino animal y vegetal que atacan el papel (microorganismos fitófagos. . hongos). 1985. edificios por una capa de piedra. Basa sus cálculos en pisos de techos de 2. como (12) En el Archivo Histórico Nacional de Madrid fue necesario reforzar la cimentacih para poder poner archivación densa en un semisótano. densas o de ambos sistemas.. en los departamentales de Mons y Orleans (Francia).128 El archivo. Estados Unidos). vibraciones producidas por el tráfico rodado. para proceder a reconstruir por dentro con un doble muro en las condiciones adecuadas. lo que se conoce como estantería autosoportada. pág. además de su solidez. Hoy es norma aceptada que deben estar también pensados para defender la documentación de cuatro agentes destructores que la amenazan: el fuego. con su solado en cada piso. Michel.lO a 2. Advierte que un metro cúbico representaría más o menos metraje lineal según las características de los documentos. Si los muros fueran excepcionalmente gruesos y resistentes como ocurre a veces con viejos edificios construidos con sillares de piedra. Así se hizo. otros que es suficiente con sólo un revestimiento (Yugoslavia. En todo caso debe conocer previamente el arquitecto qué tipo de estanterías se van a colocar. MATERIALES IDONEOS Hace años cuando se iba a construir un archivo sólo se pensaba en su solidez. si clásicas.. Sin embargo debemos recordar que si la capa de cemento es ligera puede ser perforada por una bomba en varios de sus planos (14). Para la defensa del fuego son de capital importancia los materiales empleados en su estructura. <<Les batiments d’archives. roedores. el agua. insectos.

como antes era corriente (Archivo de Marburgo. núms. en Barcelona (España). porque al ser buenos conductores del calor ayudan a un rápido recalentamiento y propagación del fuego.de Industria y Energía) en que se promociona el uso de ésta como material resistente al fuego por contener un cierto grado de agua y no alabearse por el calor. como el Archivo General de la Administración de Alcalá de Henares (España). (16) Recientemente se están realizando pruebas en el Instituto de la Madera (Ministerio. Otro recurso a emplear en los viejos edificios es (15) Repollés. También se recomiendan pavimentos continuos incombustibles (15). . Deben ser incombustibles no sólo las estanterías sino todos los muebles accesorios y carritos que van a utilizarse en los depósitos. (Bol. No obstante no debemos admitirlo en cuanto al uso en archivos. aunque sí sea preferible a las materias plásticas. El hormigón se utiliza también para protección contra bombas de los depósitos subterráneos en su parte a nivel del suelo. Todas las conducciones de combustión (calefacciones u otras) deben ir protegidas por muros refractarios. La fibra de vidrio no se quema ni es buena conductora del calor a la vez de no ser atacable por los parásitos por ser inalterable su constitución física. A veces se recubre también de gres laminado como el Archivo del Estado de la República Federal Alemana. Alemania). como era usual en las construcciones del siglo pasado. y comienzos de éste. edificado en 1886. paredes y calderas o conducciones que puedan recalentarse. por lo que son particularmente Útiles para cerrar huecos de los depósitos al exterior. Tampoco deben hacerse en los depósitos escaleras ni entarimados de hierro. Por supuesto que la madera debe ser totalmente desterrada tanto en la construcción de edificios como en los elementos de su instalación. se ha hecho dentro del edificio una carcasa de hormigón armado.Realización de los depósitos 129 los Archivos Nacionales de París. 13). de la Dirección General de Archivos. ya que las vigas de hierro se recalientan y acaban fundiéndose y doblándose produciendo el derrumbamiento de todos los planos. Aparte del peligro de las termitas su fácil combustión la convierte en uno de los más peligrosos materiales y por tanto es totalmente recusable su utilización particularmente en los depósitos del archivo (16). como se hizo en los de Viborg y Copenhague (Dinamarca). No debe utilizarse en el armazón metálico. no susceptibles de recalentamiento. Entre los pioneros de la construcción de archivos con material incombustible parece que se encuentra el del Ministerio de Justicia de la URSS. año XIX. conteniendo siete plantas. 114-115. o de ladrillo. bibliotecas y museos. El hierro es material que se debe desterrar de la estructura de los archivos. Se utiliza en revestimiento de techos. ciega. Hoy se ha sustituido por acero. o el de Stuttgart (Alemania). pág. <<Previsión y lucha contra el fuego en archivos. Son resistentes al fuego las losetas de vidrio armado u hormigón de vidrio que ni arden ni estallan fácilmente. con sólo puntos de luz por placas de vidrio. En el Archivo de la Corona de Aragón. Cuando menos pueden construirse cámaras especiales para meter lo más valioso a prueba de fuego y bombas. Por todo esto es difícil conseguir la adecuación de edificios viejos a estas exigencias aunque puede hacerse algo. o el municipal de Delf (Holanda).

cuyo efecto nocivo se aumenta si forman algún relieve. Un buen material hidrófugo puede reducir la humedad de un semisótano de 60 a 70 veces. En la URSS están prohibidos los barnices de aceite. suelos y techos de materia ignífuga aunque en entarimados no suele valer mucho. la que puede también formar una capa intermedia entre dos tabiques. Para puertas y ventanas existe barniz que se da como cualquier otro. precisan un porcentaje mayor de materias ignífugas que los modernos. y se aplica por pulverizaciones en dos o tres capas. a la vez que constituyen un buen aislante acústico y filtro de luz solar. No obstante contamos además con recursos adicionales. El amianto es Útil en la fabricación de mortero con cal. Para vigas se utiliza una solución de 250 gramos por metro cuadrado. Igualmente se debe proceder a tratar con algún producto ignífugo las estanterías de madera noble que se conserven en la zona noble como elementos decorativos o cualquier otro mueble o decoración de madera. por ser la madera seca más combustible. Debemos saber que los ladrillos que se utilizan para cubrir los paramentos de hormigón recogen mucha agua. cemento y agua. El aislamiento por cámara de aire se consigue utilizando hormigón celular cuyas pequeñas celdillas actúan como aislante. pero lo que nunca haremos es utilizar a este fin planchas de hierro o cinc. En cambio las láminas de gres. como se hizo en algunos sitios (17) Tal por ejemplo el hormigón con revestimientohidrófugo. A este respecto anotaremos que las cubiertas deben estar muy bien impermeabilizadas. En cuanto a evitar la humedad ya hemos visto que es fundamental el sistema de construcción. Debemos saber que la argamasa de cal con lodo es bastante absorbente. Instalación y conservación recubrir las paredes. que lo es menos si se mezcla con arena y que disminuye su cualidad hasta diez veces menos si se mezcla con cemento. Otro de los recursos es mezclar a los materiales sustancias hidrófugas (17).130 El archivo. 9. de las que parece proporciona buenos resultados la wermiculina>> utilizada en el archivo de Iskre (Francia). No obstante en climas lluviosos las tejas dan excelente resultado y en algunos países que además son fríos van muy bien las losetas de pizarra. mínimo. yeso. son resistentes a la humedad y al calor. pág. En cuanto a las pastas cubrientes pueden ser hechas a base de asfalto o polivinilo. utilizadas para el mismo fin de mejorar el aspecto exterior de los muros. de que trata Carmen Crespo en su obra citada. Los edificios antiguos. como la naturaleza más o menos porosa de los materiales utilizados. que pueden cubrir además de los tejados la parte exterior de los muros expuestos a vientos húmedos. Los Archivos Nacionales de París llevan este tipo de cubierta en uno de los depósitos nuevos. . utilizando hormigón traslúcido formado por gruesas losetas de cristal cóncavas que soldadas una contra otra por la parte de la concavidad proporcionan el mismo resultado. No son en cambio recomendables para cubrir los edificios los terrazos o los vitrocementos. Un buen producto de estos evita durante media hora cualquier ignición de la madera tratada o cuando menos que se formen llamas y queden brasas.

borrando además las tintas. se recomendaba no ponerla en los depósitos valiéndose de ventanas suficientes para una iluminación natural durante la mayor parte de las horas del día (21). ni se altera en su constitución. que dieron por resultado descubrir que los rayos nocivos eran los violeta y ultravioleta (19). De hecho resisten mejor los papeles de los siglos XVI a XIX. Braive et D. obra citada. se recurrió en principio al sistema de poner una capa de fibra de vidrio entre dos cristales normales. A veces se ha utilizado para neutralizar la existencia de grandes ventanales. 121). (21) Buen ejemplo de este criterio es la estructura de nuestro Archivo Histórico Nacional. en más o menos grado. Es incombustible. Archivos Nacionales de Washington e Instituto de Patología del Libro.con el que se consigue difuminar la luz en un 95 por 100. absorbiendo. cuando los sistemas conocidos no eran muy seguros. (20) Esta precaución está ya en práctica en Estados Unidos. 1956. Se hicieron estudios sobre este problema en los Archivos del Reino de Suecia. 9).además de servir de aislante térmico. «Les batiments #Archives Departamentals en France. Barrov hizo una prueba sobre documentos convencionales de donde se pudo comprobar que un día de alta temperatura equivalía a diez años de envejecimiento. Óxido de hierro o sulfuro de cadmium. El mismo resultado conseguiremos aplicando sobre los cristales (18) Duchein. tales como cerio. Para corregir estos efectos. «La construction et l’amenagement des biblioteques et depots &archives». Estos sí son verdaderamente filtrantes o inactínicos. Otro de los sistemas ensayados después fue mezclar determinadas sustancias a la pasta de vidrio. sistema conocido con el nombre de «Termolux». pág.Realización de los depósitos 131 - en épocas pasadas. El problema de los rayos nocivos que la luz solar nos plantea nos presenta el dilema de neutralizarlos o tener que recurrir a una instalación eléctrica. Michel. Sin embargo puede haber variantes en cuanto a las colas y las tintas utilizadas en el papel. que da un color naranja. Además sabemos que la luz solar es buena conductora del polvo. (19) Duchein. Es por esto que hoy se recomienda que los documentos que se consideren de importancia perdurable se redacten en papel de buena calidad (20). pág. (Archivum. . los rayos nocivos (22). 62. a la que se han aplicado diversos remedios. en Roma. no así las tintas. sin quitar mucho la luminosidad. Pág. vanodio. 1973. óxido de cerio. (22) En el archivo de Schoppach (Bélgica) se pusieron en la fachada Sur vidrios cuya materia estaba mezclada con sulfuro de cadmium. En cuanto a la instalación eléctrica. no es atacable por parásitos. que a veces eran corrosivas calando totalmente el papel. verde. aunque sí pueden utilizarse hojas de aluminio (18). Actes publié sur la direction de G. Bruxelles. mientras que en la fachada Norte se utilizó un tipo de cristal difusor termoaislante con fibra de vidrio intermedio (Actas de la journé statutaria du 29 mars 1973. con lo que los cristales toman coloraciones diferentes: azul. que atacan tanto al papel como al pergamino y también al cuero y al cartón. lila. dado que el papel que suele utilizarse ahora es de calidad muy inferior al que se usaba hace algunos años. Hanappe. Es sabido que los cristales normales sólo absorben un 30 por 100 de estos rayos nocivos.

algunos papeles amarillearon un poco. pero poniendo losetas de vidrio al exterior y vidrio corriente por dentro. 829. Problemas de menor importancia nos plantean las vibraciones producidas por el tráfico rodado de la calle. darles un barniz de cloruro de polivinilo. En los Archivos del Estado de Georgia (Estados Unidos) se han dotado de protección los que hay debajo de tierra y los del nivel del suelo. que debilitan la onda al perder ésta su energía al hacer vibrar la membrana. o con una retícula interna metálica. su permeabilidad a los ruidos ha aumentado. También se emplea la fibra de vidrio y otras sustancias minerales. Puede ser tablero duro perforado. Sin embargo ninguna de estas modalidades ha tenido mucha aceptación porque persiste el riesgo de su fácil rotura. sobre los sistemas anteriores. como consecuencia. techos y paredes. de que no estallan por el fuego. pero también por láminas absorbentes colocadas en suelos. pág. Hoy el comercio ofrece placas de aislamiento ya preparadas que dan muy buen resultado (25). pudiendo observar que. por lo que se ha pasado a utilizar el vidrio armado u hormigón de vidrio. lo que puede amortiguarse revistiéndolos de materiales adecuados. que es incoloro y fácil de aplicar. obra citada. En cuanto a la protección acústica la tendencia actual de aprovechamiento del volumen construido ha desterrado los gruesos muros de antaño y. cuando viene del exterior. La defensa se consigue en parte por el cerramiento de los muros. En el plan que se hizo hace años para archivos de la URSS se prescribió el doble cristal. Instalación y conservación de ventanas y claraboyas hojas de plástico de metacrilato. Si no se dispone de dinero suficiente para su costo puede adoptarse un medio más económico consistente en adherir a los cristales normales planchas de celulosa o. Estas soluciones sólo son recomendables como Último recurso. o de membrana. Estas materias aislantes pueden ser: porosas. con la ventaja. . (24) Kraemer. agravando esta situación el incremento de los ruidos que la mecanización lleva consigo. no son absorbentes pero disgregan los rayos solares al atravesar por ellas la luz impidiendo su directa incidencia en el interior del edificio. (25) El recurso más antiguo era recubrir los pasillos de los depósitos de linóleum para amortiguar los ruidos de paso. En Estados Unidos se ha empleado el filtro amarillo de Kodak. Las gruesas losetas unidas con hierro y cemento. a pesar de quebrar los rayos solares. sobre todo en caso de fuego.132 El archivo. que dificultan la propagación de la onda sonora en la misma masa del material que por no ser elástica no permite vibraciones. En Stuttgart (Alemania) se han climatizado y defendido del ruido los tres (23) En la URSS se pusieron algunos entre los años 1954 y 1956. sobre todo en plantas de sótano y semisótano. mejor aún. propio de los países fríos. Para evitar la refracción dañina se recomienda a los países cálidos que las paredes de los depósitos no sean blancas. En cuanto al corcho aglomerado es de bastante uso pero tiene un coeficiente bajo de aislamiento. En el Archivo del Estado de Varsovia se pusieron losetas de vidrio de cinco centímetros de grueso (23). El grado de aislamiento acústico depende del nivel sonoro de la zona en que se encuentre el local. sino pintadas en color crudo o verde (24).

En cuanto al polvo. Hay otros materiales continuos para cubrir suelos a base de caucho o plásticos. Carmen. que no retiene el polvo. 9. En cuanto a la pintura de las paredes debe ser de tipo oleaginoso. Deben evitarse los suelos de losetas porque las junturas siempre se marcan y en ellas se deposita el polvo. o de plástico. a no ser que usemos el llamado cemento flojo. (26) Crespo. no es mucho lo que se puede hacer. además de la ya mencionada ignífuga. aunque sí sabemos que el hormigón.Realización de los depósitos 133 niveles por debajo del suelo y se han insonorizado hasta dos niveles sobre la superficie. que son lavables. puede mezclarse con sustancias antipolvo (26). La madera es el peor material que puede emplearse en el edificio de un archivo. pág. deben tratarse las vigas y demás elementos con alguna solución antitermita. Por compensación puede que sean más propicias al fuego. por ser aprovechado de viejo. de más resistencia pero más caros. trabajo citado. En primer lugar debemos rechazar el cemento visto porque desprende muchas partículas de polvo siendo campo abonado para anidar los insectos. Por supuesto las moquetas o cualquier otro tipo de cobertura semejante estarán totalmente proscritas. También pueden utilizarse pastas cubrientes o simple barniz de polivinilo aplicado con un pincel pero cada uno de estos sistemas que son más económicos son a la vez en la misma proporción menos efectivos y duraderos. que genera con frecuencia la aparición de agentes bióticos. En cuanto a los planos de hormigón existe la posibilidad de mezclar a la masa sustancias bactericidas y fungicidas. Si se utiliza algo de madera o ya la tiene el edificio. así como los pavimentos de corcho. . Para pavimentos de cemento se viene recomendando cubrirlo de linóleum y así está en muchos archivos. pero se desgasta bastante con el roce de las ruedas de los carritos porta-documentos. La insonorización se logra utilizando los mismos materiales que se indicaron para los archivos de uso inmediato. material usado en su mayoría en estas construcciones.

En 1956 en el plan de archivos de la URSS se contaba con la conducción eléctrica por dentro de tubos de acero (2). En años no muy lejanos empezó a utilizarse la protección del cable con tubo de plomo. Signos cabalísticos servirían para proteger los libros pero no se han encontrado testimonios de que se aplicaran también a los documentos. Su imprevisión ha sido una de las principales causas de incendio en depósitos documentales. con el cable. <<La construction des batiments d’archivesen URSS» (Archivum.Medidas complementarias de seguridad Aunque parezca raro. 573-580. 1957. estropeaban el papel. lo que le impide seguir ardiendo. que debe tenerse en cuenta cuando se está construyendo el edificio. así como por la aplicación de medidas precautorias. (2) Voronin. I. vitrificado. Otro de los recursos que se han utilizado es recubrir el cable con plástico que. 8). En la actualidad podemos asegurar que la instalación eléctrica se ha (1) Kraemer. pág. . VII. a largo plazo. Lo corriente para éstos fue utilizar envases impregnados en sustancias varias (1). vol. Luego se pasó a utilizar tratamientos químicos y gases que. en tiempos antiguos se buscaron en la magia remedios para preservar el papel. obra citada. queda fundido. La técnica de la conservación del papel se ha ido perfeccionando desde 1934. DEFENSA DEL FUEGO Uno de los montajes que hay que cuidar más es la instalación eléctrica. o sistema Bassermann. al producirse el fuego. dice que los árabes los envolvían en las mantas de sus caballos. Pensamos que sería por el olor. como consecuencia de conocer mejor la naturaleza de la materia base. págs. I.

A veces van colocadas en la plancha lateral de cada estantería. Existe la duda de si emiten más rayos ultravioleta las lámparas incandescentes o los tubos de neón. cada cierto espacio. (3) Sánchez Belda. pág. o cualquiera otros. las que pueden servir a la vez para los cables de la telefonía. encima mismo de los indicadores de número de estanterías y unidades que comprende. Carmen. corren por dentro de cavidades de conducción previstas al construir los muros. dentro del edificio. aspirador o cualquier otro aparato necesario. Los cables.. se instalen interruptores automáticos que salten al producirse un cortocircuito (3). la única solución viable. En cuanto a la intensidad lumínica debe procurarse que sea solamente la necesaria para verificar cómodamente el servicio en cada sector. obra citada. También es medida oportuna que. ya construido. puede producir ningún daño en los depósitos. gas. haya cada cinco metros tomas de corriente para uso de humidificador. en Sevilla (España). ya que la luz artifical intensa puede ser también dañina. Citemos como ejemplo de instalación de este tipo la realizada en las salas nobles del Archivo General de Indias. <<La construction et I’amenagement des bibliotheques et depost d’archives. Cuando se trata de un viejo edificio. 1973. entre las estanterías. Lo mismo debe decirse de cualquier máquina o motor con que se trabaje en el archivo. 9. Association des Archivistes et Bibliothecaries de Bélgique. Actes publiés sous la direction de G . o cualquier otro cuyo funcionamiento requiera alta potencia eléctrica. en el que las rozas para empotrar la instalación dañen su estética. mientras que en los pasillos de circulación se recomiendan 75 vatios por cada cuatro metros. tales como los de los elevadores o montacargas. incrustados en la pared o bien aislados. así como que. . además de ir recubiertos por una triple protección de tubos. Instalación y conservación logrado con toda seguridad. ni por recalentamiento. Hanappe. Braive et D. lo recomienda en varios de sus trabajos. A título indicativo diremos que en los depósitos pueden ser suficientes 60 vatios cada dos metros. fuel o cualquiera de sus compuestos susceptibles de arder o explotar. bien sean para la totalidad del edificio o para insuflar aire caliente en los depósitos con el fin de evaporar la humedad ambiental. instalando pantallas filtrodifusoras donde sea conveniente (4). o gasolina. Se trató de ellos en la segunda jornada estatutaria de 29 de marzo de 1973. puede utilizarse un tipo de cable incombustible e incomburente que se emplea para las industrias en que se manejan materias fácilmente inflamables o combustibles. (4) Crespo. Su instalación estará siempre totalmente aislada y protegida de modo que ni por fuga.136 El archivo. Con todo es conveniente que la corriente pueda cortarse separadamente por módulos de depósitos y por pisos con total independencia. Otro de los elementos que hay que cuidar para evitar incendios es el de las posibles calderas de calefacción. Luis. por ahora. Las luces de plafón son las más adecuadas. Es algo caro pero.

tanto si los depósitos se han construido sobre el nivel del suelo como si lo están bajo tierra. 9. sabiendo que el hierro visto es relativamente fusible a las altas temperaturas. obra citada. aparte de las medidas lógicas precautorias de guardar las distancias debidas con respecto a los depósitos. así como evitar las vigas de hierro. En evitación de que alguien quede atrapado por el sistema de cierres. . sea uno u otro su funcionamiento. En el archivo departamental francés de Lille se instalaron unas deslizables sobre un carril inclinado. En todo caso. que se retuercen por el calor. se puedan abrir desde dentro y den a una escalera de socorro. para Zelanda (Dinamarca). pero si son edificios viejos o adaptados será preciso impregnar las vigas de la cubierta con sustancias ignífugas. 814. produciendo derrumbamientos (5). sujetas por un hilo fino de cobre que se funde al calor. parece más recomendable usar el acero con un aislante térmico refractario entre dos planchas. Estas puertas empezaron a hacerse de hierro. para evitar que se deformen. que no es combustible. bien vaya a dar a un patio. a una zona ajardinada que debe (5) Kraemer. En cuanto al sistema de funcionamiento las opiniones están divididas entre los que las prefieren de cierre manual y los que estiman más conveniente el cierre automático que permite actuar con más rapidez. usuales en los laboratorios de restauración o en las cámaras de desinfección y desinsectación. (6) Prescripción que recoge Carmen Crespo en su ponencia citada del VI11 Congreso Internacional de Archivos de 1958. Con dos capas de hierro y una intermedia de amianto se hicieron las del depósito del archivo de Udine (Italia) acabado en 1955. pág.Medidas complementarias de seguridad 137 Tampoco debemos olvidar los locales de trabajo que utilizan sustancias peligrosas. tanto a la entrada de las plantas como en los accesos a los depósitos y de un módulo a otro debe haber puertas cortafuegos. Con puertas de hierro se equiparon los depósitos de los archivos de Viborg y el de Copenhague. o sencillamente por encontrarse en el depósito alejado de la puerta de acceso normal. En Turin el metal se dilató por efecto del calor y no pudieron abrirse las puertas para combatir el fuego dentro del depósito. con puertas que si bien queden totalmente cerradas al exterior. Sin embargo nos parece peligroso que no se pueda abrir desde dentro fácilmente. soltando la puerta que se desliza sola. es muy conveniente que haya una salida de emergencia al menos por cada planta. pág. o de fácil combustión. Si se trata de edificios nuevos deberán estar hechos de hormigón armado. que debe construirse por la parte exterior del cuerpo del edificio (6). en evitación de lo cual deben siempre poder abrirse desde dentro. accionadas a mano automáticamente desde fuera. cuyo sistema se ha utilizado en otros archivos franceses. Sin embargo esto implica el riesgo de que alguien quede atrapado. Finalmente no olvidaremos tomar las medidas necesarias para evitar las consecuencias funestas producidas por los rayos. en 1966. por lo que hay que cuidar mucho la elección del metal y modo de hacerlas. Sin embargo.

produciendo en cambio mucho humo. Debemos conocer también los determinantes y cualidades de los diferentes sistemas que. calefacción u otros que puedan servir para avivar el fuego. dan a un patio (7). una por cada módulo de los depósitos. obra citada. En el mencionado Archivo General de la Administración. que debe prevenirse a la vez de las conducciones generales de electricidad de edificio. Sabemos que el papel arde fácilmente pero esta facilidad se ve bastante dificultada si está metido. Están basados en la ionización del aire por las moléculas constitutivas del gas de combustión.138 El archivo. tales como depósitos de combustible o laboratorios. cuyo funcionamiento puede estar bloqueado a causa de la propia emergencia. b) Los que detectan la presencia de gases o humos producidos por una combustión lenta. denominados de infrarrojos. en cajas o legajos. Es buena medida poder cortar automáticamente los conductos de aire. en Alcalá. en los franceses de Aurillac y Lille van completamente al exterior. Instalación y conservación rodear el edificio. Una hoja de papel contra otra no cuenta con el oxígeno necesario para arder y todos recordamos que al intentar quemar papeles alguna vez hemos tenido que urgar repetidamente entre ellos para separarlos porque la llama se agotaba. 7 (Archivum. razón por la cual lo incluimos entre los problemas de construcción. los depósitos de fuel-oil están bajo tierra. deben estar protegidos muy especialmente. por el momento. aunque si no se ha previsto puede también instalarse con posterioridad. Parte fundamental de estas medidas complementarias es el tendido de un sistema de detección de incendios. en Último término. en la zona ajardinada. son varios. al propio vestíbulo. Tanto éstos como las escaleras de uso normal deben estar aislados por muros cortafuegos de los depósitos constituyendo una zona neutra. . al vestíbulo. En el Estado de Coblenza. que actúan sobre pequeñas celdillas (7) Voronin. que son los siguientes: a) Los que funcionan por efecto de las llamas. pág. contando este último con tres escaleras. o incluso. En los Archivos Centrales del Estado. como ya hemos visto para archivos de uso inmediato. relativamente apretado. existen. Para acertar en la instalación de sistemas y aparatos de alarma lo primero que debemos de tener en cuenta es el tipo de material que almacenamos. donde no se pueden controlar el ambiente o la temperatura. 1957). Los puntos de alto riesgo. en Moscú. También en razón de poder evacuar rápidamente los depósitos en caso de alarma se ha pensado en construir en el exterior unas rampas o toboganes por donde puedan deslizarse los legajos (figura 73) o cajas hasta un posible transporte mucho más rápidamente que si se efectúa el desalojo y carga a base de elevadores. por lo que debemos elegir el que sea más apto para nuestro fin. Son propios para incendios al exterior. Los sistemas de detección.

de los que hay cinco variedades: termostáticos. porque reduce su eficacia en una proporción apreciable. Detectada la combustión suena una sirena a la vez que se enciende en el cuadro indicador el piloto correspondiente a la zona o lugar donde se ha producido. entre otros. Tienen instalaciones de este tipo. Las tomas de muestras de aire deberán estar convenientemente distribuidas. en los Archivos del Estado de Brescia (Italia). lo que a veces hacen las propias casas instaladoras para no perder la venta. que acusan la temperatura ambiente. ambos al exterior. de Alcalá de Henares (España). teniendo en cuenta la posible existencia de entrantes que produzcan estancamientos. c) Los térmicos. que reaccionan a la temperatura. No debe escatimarse su número por motivos de ahorro. además de obligar al cumplimiento de la prohibición de fumar en los depósitos ya que el simple humo del cigarrillo es detectado rápidamente. en los Archivos Centrales del Estado de Varsovia (Polonia) y en los Corona de Aragón. el de Bramberg en Baviera y el del Estado de Coblenza (Alemania).-Plano en que se pueden apreciar las escaleras de socorro y los toboganes para evacuar documentos. ionizadas con sales de radio o selenio. Histórico Nacional y General de la Administración. Son muchos los archivos que han elegido este sistema por ser el más apropiado.Medidas complementarias de seguridad 139 Figura 73. termovelo- . en el depósito nuevo totalmente cerrado de los Archivos Nacionales de París (Francia).

Esto no obsta para que tengamos previstas bocas de tomas de agua al exterior. Es por eso que avisan el fuego mucho antes que los otros sistemas de alarma (9).140 El archivo. Mariano. (10) En el plan de construcción de archivos de la URSS. julio-octubre 1970. No quedaría completa la exposición si no hiciéramos referencia a los extintores. si no se han ajustado bien a su tiempo. núms. a no ser que el fuego haya sido descubierto tan tarde que no podamos atajarlo por nuestros propios medios. que se desprenden de todo fuego o materia combustible recalentada. que acusan la elevación de la presión del aire o gas patrón. en cuya zona neutra puede utilizarse el agua abundantemente (10). Instalación y conservación címetros. Dirección General de Archivos. se recomiendan estas tomas inmediatas a las escaleras. aerotérmicos. que se basan en la conductibilidad de los metales en función de elevaciones bruscas de temperatura (8). depósitos y despachos de trabajo. en épocas de calor pueden dar una falsa alarma por simple recalentamiento del ambiente. . Entre otras razones. Bibliotecas y Museos. Según los técnicos los tres primeros minutos son fundamentales para atajar un fuego. Año XIX. a la escalera principal. expuesto por Voronin. 13 y siguientes. <<Previsión y lucha contra el fuego en Archivos. que son invisibles para el ojo humano. o dispositivos con manguera en la caja de escaleras de cada piso. Es pues preciso que conozcamos el uso de instalaciones y mane. Por la razón antedicha de la forma de arder el papel apretado no son válidos para los depósitos. que responden a una elevación brusca. en Alcalá de Henares. (9) En la VI11 <<Table Ronde» de 1963 se dio a conocer ya la marca d'yr-A-Larme. porque el agua no es lo más apropiado para combatir un conato de incendio en un depósito de papeles valiosos. ya que el fuego puede producirse en las dependencias o en el exterior. 114-1 15. e) Todavía podemos señalar la existencia de otros que detectan productos de combustión. En nuestro Archivo General de la Administración. aunque éstos no puedan ser considerados ya como integrantes de la construcción sino elementos de instalación.. están situadas en los vestíbulos de cada planta inmediata.jo de aparatos extintores y que éstos sean apropiados. d) Los de ultrasonido. termodiferenciales. siendo mucho más difícil conseguirlo transcurrido este plazo de tiempo. La (8) Repollés Sanz. y finalmente. ni de las llamas. Por estas dos cualidades que hemos anotado no nos parecen convenientes en un depósito de archivo. por tanto. págs. ni del calor. Además. en vez de llamar a los bomberos y esperar a que vengan. que indican la diferente temperatura de tomas de aire ubicadas en diferentes sitios del depósito. que se fundamentan en el leve ruido característico que produce un comienzo de combustión. termoeléctricos. Pero es preciso que exista llama para que se produzca la crepidación. y que no dependen ni del humo. (Bol. Tienen que estar montados en condiciones muy especiales y su utilización es muy limitada pues existe el riesgo de que puedan desencadenar falsas alarmas por detectar otras vibraciones diferentes.

Bruxelles. No obstante la intervención de los bomberos en caso de necesidad debe tenerse en cuenta (1 1). en fin de cuentas. Por las razones apuntadas nos parece mucho más útil contar con una buena dotación de extintores manuales. Este sistema. y que si se utiliza para expeler gases es preciso cerrar rápidamente las puertas del depósito para que no salgan fuera. Espaciadamente tenían unos orificios obturados por pequeños tapones.. cuyo sistema de operar debemos conocer para elegir los que sean más aptos a nuestro fin. Consideraremos primero los hídricos. pero encontramos que tiene dos graves inconvenientes: que la salida automática de chorros de agua mojará lo que se está quemando y lo que no se está quemando. consiste en tener una dotación de bomberos para uso particular del archivo o tener una alarma conectada con el servicio de bomberos más próximo que automáticamente da el aviso. cuyas llamas hemos apagado por otro sistema. (12) Petit. 1977. «Les Archives de la Administration Provinciales de Belgique. no así los de pulverización. en su trabajo citado.Medidas complementarias de seguridad 141 distancia considerada óptima entre las bocas de tomas de agua del exterior oscila entre los 100 y 150 metros. o en el peor de los casos sólo esto. que son muy eficaces para apagar totalmente las brasas de los papeles. En el plan de archivos de la URSS de 1957 habían previsto un sistema consistente en un tendido de tuberías conductoras de agua colocadas a lo largo de los depósitos. La primera forma tenemos que descartarla por las razones ya dichas. con lo que se impide utilizar cualquier otro medio manual de atajar el fuego. que puede ser Halon. . No hay que olvidarse. 6. que todavía conservan en muchos sitios. La fórmula antigua. Roger. pág. que pueden ser de chorro o por pulverización. que se fundían al elevarse la temperatura produciendo automáticamente un rociado de agua. Requiere revisión cada seis meses si se quiere tener seguridad de su buen funcionamiento. expone el estado de este problema en 1976 y defiende el uso del agua como opción irremediable en la mayor parte de los casos. las que se juntan al invertir el (1 1) Carmen Crespo. Los archivistas de la URSS recomiendan la apertura de pozos artesianos que complementen el caudal urbano en caso de necesidad. denominado «Dentchermo-Splis-Kernaia>>. de que después de usar otros sistemas de extinción es preciso acabar con las brasas por medio de extintores hídricos. Los de espuma química están basados en la mezcla de dos disoluciones contenidas en diferentes compartimentos. Por estas fechas se adoptó un sistema análogo en los Federal Records Center de Estados Unidos por puntos de salida en el techo. No somos partidarios de tal sistema porque normalmente lo que no ha destruido el fuego lo destruye el agua de las mangueras. también puede ser utilizado para expeler gas anti-fuego. De los Archivos Provinciales de Bélgica sabemos que en 1977 tenían extintores automáticos en Gante (12).

para calderas. máquinas electrónicas. No perjudican demasiado a los papeles pero tienen tres inconvenientes: que se vacían de una sola vez. tejidos o papel. En cuanto a los de hidrocarburos halógenos no valen para locales cerrados por ser muy tóxicos. Los de espumafísica están cargados de gases inertes (COZo nitrógeno). sin posibilidad de detener el proceso. . talleres de restauración y encuadernación. . acondicionado de aire y maquinaria de los elevadores o montacargas (13). el plan de archivos de la URSS de 1956 aconseja un extintor por cada 50 metros cuadrados. y agua pulverizada. Para papeles los hay especiales. plásticos y papeles. Van bien en cambio para vehículos. o polvo polivalente. Su contenido suele ser ácido sulfúrico y solución acuosa de bicarbonato. teniendo a mano alguno de agua pulverizada para terminar de apagar las brasas. pero no son Útiles para fuegos que arden con brasa tales como los producidos por maderas. para los depósitos documentales.Polvo seco especial y agua pulverizada. En cuanto a su proporción. se pierde su contenido sin haber remediado nada. En el proyecto de archivos-tipo de la URSS de 1956 se pensó utilizarlos pero hoy ya están desechados en casi todos los depósitos. que no pueden utilizarse cuando el fuego es de tipo eléctrico porque son electroconductores. metales. por lo que si el aturdimiento hace que no se dirijan correctamente.142 El archivo. que hay que recambiar la carga con cierta frecuencia porque con el tiempo pierden sus cualidades. . cuadros eléctricos. Los de polvo seco tienen un amplio espectro de uso: materias grasas. Conocidas las cualidades de cada tipo de extintor podemos resumir la conveniencia de su aplicación en la siguiente forma: . En cambio sí son muy útiles para fuegos eléctricos. aunque lo corriente es que ésta haya que rematarla con agua pulverizada. que consiguen la casi total extinción de la brasa. valen para papeles pero tampoco pueden usarse en fuegos eléctricos. Instalación y conservación aparato. . para despachos de trabajo y salas del público. Los de nieve carbónica (bióxido de carbono) actúan bajo presión en forma gaseosa. Actúan por proyección.Polvo seco. La nieve carbónica se volatiliza sin dejar residuo y rebaja la temperatura.Nieve carbónica. Con este tipo de gas se hizo el experimento de expulsión automática en la URSS. De esta exposición podemos deducir que los que necesitamos para un depósito de archivo son los de polvo seco especiales.Polvo seco. o solución de sales carbónicas. para laboratorio fotográfico.

como Campbell. Sin embargo esto último tiene el inconveniente de que puede servir de pista a posibles ladrones (14). 111.. 1960. con ventanas. Por otra parte el régimen de duración de permanencia de los documentos en archivos intermedios varía mucho de unos lugares a otros. así como que el edificio esté señalizado con indicadores de salidas de emergencia. (16) . págs. La climatización de los depósitos es absolutamente necesaria. 1957. pueden echarse a perder los documentos rápidamente puesto que influye mucho la climatología dominante en el lugar en que están emplazados. que contrae y dilata los documentos produciendo su rotura.Medidas complementarias de seguridad 143 Con independencia de esto es conveniente que todo el personal sepa el manejo de los extintores. en condiciones adversas. siendo uno de los mayores peligros el cambio alternativo de frío y calor. Los estudios realizados sobre estas condiciones ofrecen opiniones diferentes. pudiendo ahorrarlo en los intermedios (16). aunque se reduce a la mitad la alternancia de temperaturas. sobre todo si el cambio es brusco (15). pág. VII. sostienen que sólo es necesario tomar estas precauciones para los archivos definitivos. pág. M. pág. porque es preferible evitar que se concentre humedad o se produzca recalentamiento. 4Xmatologie et conservation dans les Musées. Roma. Travaux et publications. 217-224. 21). Entre los teóricos Croset estima que la temperatura de un depósito (13) Repollés. Algunos. Si son locales de sistema abierto. pero esto no es admisible en sentido absoluto ya que. Centre International d’etudes pour la conservation et restauration dels biens cultureles. 109. porque están expuestos a las rigurosas variaciones del medio ambiente exterior. (14) Duchein. trabajo citado. Plenderleith y Philoppot. CLIMATIZACION Ya se expusieron las precauciones que hay que tomar en cuanto a la realización del depósito relativas a la orientación del mismo y materiales utilizados en su construcción. (15) Según estudios hechos por M. . así como señalizados con etiquetas fluorescentes. Pero sobre ello tenemos que pensar en medidas complementarias. y si son cerrados porque. Respecto a los documentos pudiera ser útil que los más valiosos estén situados cerca de las salidas para ser puestos a salvo prioritariamente.Buildings and equipement for Federal Records Centers in the United States» (Archivum. obra citada. 16. No debemos olvidar que la materia base de los documentos convencionales es de origen orgánico y necesita unas condiciones de conservación que pocas veces se han tenido en cuenta.

en que. se ha conseguido mantener los depósitos entre los 1 2 y 580 de humedad. con toda seguridad. sino que juegan entre sí reforzando o atenuando la peligrosidad. 29-34). También hay una cera especial fungicida para los pergaminos y el cuero de las encuadernaciones. 1964. Por ello es preferible usar pulverizaciones utilizando máscaras protectoras. 161-162). se producirán hongos. (19) Duchein. publicado el mismo año. En los del Estado de Varsovia (Polonia) oscila entre los 160-180 por un 50-60 por 100. que llega a ser grave si alcanza al 75 por 100. (18) . según el informe de Pierre Durye (18). En Inglaterra se usaba en forma de solución alcalina impregnando hojas de papel de seda que se intercalaban entre los documentos espaciadamente. El porcentaje de humedad es factor decisivo. págs. Sin embargo. En los Archivos Nacionales de Francia. en general. Quelques produits fongicides utilisables par les archivistesv (Gazette des Archives. la proporción es de 14" por 65 por 100. según Kraemer. si bien mantiene la estimación de 1 4 de temperatura. Voronin. opina que la proporción absoluta por metro cuadrado debe ser de 100 centígrados por un 60 por 100 de humedad. estas cifras tampoco son absolutas sino relativas. 1959. mientras que para Minogue puede situarse entre los 18" y los 24". Si se trata de corregir un exceso de humedad calentando el aire de los (17) Esta opinión coincide con los que estiman que. oscilando las estimaciones entre el 30 y el 65 por 100. Instalación y conservación debe estar situada entre los 100 y los 1 2 (17). 4. así como para éstas puede aplicarse una cola especial para su cosido (19). En el del Reino de Bruselas (Bélgica) mantienen los depósitos entre los 18"y 60 por 100. aumenta la tolerancia de humedad hasta un 65 por 100. de Estocolmo (Suecia). en su trabajo sobre la construcción de archivos. de hasta 150bajo cero. entre los 60 a 72 por 100. a partir de cuya última cifra se considera que existe peligro. en su intervención en el I11 Congreso Internacional celebrado en Florencia. Mientras en el informe de la «Table Ronden celebrada en Londres en 1956 se daban las cifras de 1 7 de temperatura por un 60 por 100 de humedad. núm. en climas medios. la temperatura puede ser la misma que para las personas.Amenagement et construction de batiments aux Archives Nationales de France de 1948 a 195%~ (Archivum. 47. La proporción adecuada para los técnicos de la URSS ofrece algunas variantes. rebaja las cantidades a 14"-16Opor un 50-56 por 100 de humedad. Baath. y exceso de humedad. ya que actúan conjuntamente y no por separado. Por su parte Belov. Llevada la teoría a la práctica podemos citar el caso de Coblenza (Alemania) en donde a pesar de las bajas temperaturas. <<Notestecniques. Nouvelle serie.144 El archivo. fáciles de encontrar en el mercado. que se considerará extrema cuando coincidan el exceso de humedad y el exceso de temperatura. pero se vio luego que su alcalinidad podía perjudicar a los propios documentos que se trataba de proteger.Qtrimstre. Para evitar la formación de hongos es práctica corriente usar productos que contienen sal de soda de pentaclorofenol. M. págs. .

en Alcalá de Henares. ya purificado. En evitación de posibles daños producidos por desequilibrios entre humedad y sequedad. pero también algunos otros de superficie entre los que podemos citar los Archivos Nacionales de Varsovia (Polonia) y nuestro Archivo General de la Administración. En el archivo de Alma Ata (URSS) se han servido de un ingenioso procedimiento que consiste en hacer circular por tuberías el agua de un pozo artesiano que no suele pasar de los 9 en la época más calurosa del año. los departamentales que hicieron en Mézikre. teniendo cuidado de que esta entrada de aire no incida directamente sobre los documentos. fueron dotados de calefacción central. Tienen también calefacción clásica. por radiadores. En el repetidamente citado plan de construcción de archivos en la URSS. según Duchein. Tours y Toulouse. se previno un sistema de entrada de aire que se calienta por vapor de agua hasta 250.Extraído por ventiladores activados eléctricamente volvía a entrar otra vez caliente. Sin embargo no es conveniente que el calor se difunda por conducciones de agua o vapor porque cualquier rotura podría originar una pequeña inundación. es conveniente que en todas las salas de los depósitos estén instalados termómetros e higrómetros que permitan detectar la peligrosidad del ambiente para proceder de inmediato a corregir . que garantizan una temperatura de 120centígrados dentro cuando al exterior hay 15Q bajo cero. con el perjuicio consiguiente. convenientemente aislada. se han colocado simples ventiladores. sin estar pared medianera con dichos depósitos. Los archivos de La Manche. En los de Laon y Gukret (Francia) las tuberías del agua caliente van empotradas en el suelo. En algunas de las fachadas del palacio de Soubise en los Archivos Nacionales de Francia. es de todo punto necesario que la central calefactora se encuentre siempre fuera de la caja de los mismos. Un sistema completo de aire acondicionado es lo más seguro. Cuentan hoy con aire acondicionado por absoluta necesidad todos los depósitos instalados bajo tierra o excavados en la roca. terminados de construir en 1966. pero no demasiado cerca del suelo. sin que tengan comunicación los de un piso con otro para evitar que puedan servir de chimeneas de tiro y propagación del fuego en caso de incendio. En el Archivo del Estado de Coblenza (Alemania) se ha optado por un termosifón central. en Saint-Lo (Francia). El problema de la refrigeración suele resolverse más sencillamente. La toma de aire debe hacerse por filtros situados muy altos. en París. Parecen más recomendables los sistemas de aire caliente. con tuberías por debajo de las estanterías. con bocas de salida en la parte baja. que se insufla en los depósitos por orificios. En los Archivos Nacionales de Varsovia (Polonia) la calefacción discurre por tubos verticales que van dentro de los muros exteriores. aunque resulta caro. calor y frío. o para atenuar su baja temperatura.Medidas complementarias de seguridad 145 depósitos. de 1956. Cuando la calefacción por aire insuflado se hace por conductores bajo el suelo este calentamiento no debe de pasar de 25".

Instalación y conservación estas condiciones. Esto. hongos e insectos es fundamental que se guarden las reglas generales que se dieron para la construcción del edificio y las complementarias que acabamos de mencionar. trabajo citado. pág. gris o pardo. 8. trabajo citado. los que ejercen así un doble perjuicio: directamente. 45. cuando se sigue este criterio. Desde luego sabemos que los depósitos subterráneos son los que mejor mantienen las condiciones microclimáticas (20). Los daños de unos y otras se manifiestan por coloraciones vivas. con objeto de evitar el choque de la diferencia de temperatura. amarillas y azules. Hoy los métodos han avanzado por lo que también aquí hay que tomar una - (20) Carmen Crespo. ya que estos agentes destructores se desarrollan como consecuencia de los factores climáticos adversos. con un índice de humedad relativa del 40 por 100. págs. (22) Kraemer. El daño en la fibra de la celulosa por hongos y bacterias es siempre una hidrólisis que les hace perder flexibilidad terminando por carbonizar el papel. e indirectamente favoreciendo el desarrollo de estas especies. En cuanto a los documentos llamados audiovisuales es opinión general que requieren condiciones especiales para su buena conservación. lavanda y bergamot0 (23). obra citada. Para evitar la presencia de bacterias. cuya operación habrá de verificarse a la inversa antes de reintegrarlo a los depósitos (21). aun cuando no se han puesto de acuerdo sobre cuáles debe ser.146 El archivo. En la primera mitad del siglo se aconsejaba como antiséptico para combatirlos el uso de esencias de trementina. documentos audiovisuales. pág. como ya hemos visto. relativamente nuevos. (21) Carmen Crespo. hace preciso la existencia de una cámara de aclimatación en la que el material deberá permanecer durante un tiempo prudencial antes de sacarlo a la sala del público para su examen y estudio. . 9 y sigs. que se llama «destilación seca». AGRESIONES ESPECIFICAS Son variadísimas las especies bióticas que hay que combatir por lo que es fundamental el estudio de la naturaleza del material que se quiera preservar ya que' atacan a los diversos componentes del papel de los documentos convencionales (22). Los criterios más avanzados reducen la temperatura entre los 10 y 14 grados. Estudia la naturaleza de todos ellos y sus consecuencias desde el punto de vista de la biología. como también se conocen ya agentes destructores de los. pero sobre la fibra misma dan un tono crema. preferentemente rojas. El mayor daño lo producen las bacterias aunque a veces actúan sobre la labor del hongo. de la misma manera que la acción lenta del calor.

como medida precautoria. En el Archivo General de la Administración. A falta de cámara de fumigación podemos instalar un autoclave al que llevar cualquier documento que encontremos afectado. 72. cuya conducción eléctrica a lo largo de muros y techos debe ir convenientemente protegida. y que conocemos con la denominación impropia de polillas. de Alcalá de Henares (España). No obstante nunca llegó a ponerse en funcionamiento por haber sido prohibido el uso del gas que requería. que es disponer el sitio donde ha de ir la cámara de fumigación. donde hubo que instalarla a costa de parte de un depósito de la planta baja. sobre todo para impedir la implantación de insectos y arácnidos. principalmente por seguridad de las personas.Medidas complementarias de seguridad 147 medida precautoria que entre de lleno en el tema de la Construcción. También son muy frecuentes los lepismas o insectos que van abriendo largas galerías a través de todo el grueso de las hojas. Cittá del Vaticano. En él puede usarse el óxido de etileno. de Alcalá de Henares. pág. De lo contrario habrá que tirar tabiques y sacar sitio de donde se pueda. . Contra las termitas subterráneas en edificios de nueva construcción es (23) Casanova. más psicológica que real. Para desinfección en general son muy útiles los aparatos microsol. dada la toxicidad de muchos de los productos empleados. A veces. que parece es uno de los productos más eficaces. cuentan cómo antiguamente era costumbre colocar entre los libros y documentos hojas y flores de artemisa y otras semejantes y difundir aromas varios para mantener alejados a los insectos destructores. está previsto que la fumigación periódica de los depósitos pueda hacerse por medio de los propios conductos de aire acondicionado. Sin embargo conviene tener en cuenta las últimas opiniones de los científicos. 1967. Si todo lo que entra en los depósitos pasa por la cámara y periódicamente se realizan fumigaciones masivas en los mismos depósitos podremos estar seguros de la salubridad de los documentos que conservamos. como ocurrió en el Archivo Histórico Nacional de Madrid (España). 108. La limpieza es también un factor importante. ya que muchas veces aparecen inconvenientes no previstos y se experimenta con otras sustancias gaseosas. Es frecuente el uso de óxido de etileno y gas carbónico. para evitar un posible peligro de explosión se ha preferido sacar los documentos del edificio para fumigarlos en otra parte. obra citada. que fue el montaje pensado para el Archivo General de la Administración. pág. o bien en casetas inmediatas que tengan una salida de gases a mucha altura. No importa que de momento no se vaya a instalar por razón de su elevado costo: si tenemos previsto el sitio será más fácil que algún día lo consigamos. Para esto es necesario que las superficies internas de los muros y paredes no tengan entrantes y salientes y que los ángulos de unión de dos muros o paredes no formen ángulo recto sino que sean redondeados. en lugar alto y apartado del edificio. Las termitas a veces se deslizan entre las grietas del hormigón. Hoy las cámaras de fumigación funcionan con toda clase de controles y siempre pueden instalarse. También Simeone Duca y Basilio Pandzic en su «Archivísticaeclesiástica>>.

Hoy sabemos que en un depósito bien cuidado no debe de haberlos y en las nuevas construcciones se toma la precaución de no dejar pequeños huecos al exterior tales como respiraderos. Por el (24) Kraemer. hace ya muchos años. donde serán atraídas y atrapadas. por lo menos para las zonas ajardinadas y las dos primeras plantas. muriendo sin remedio por su temor a salir cuando oían gente (25). 765. Contra los insectos voladores se pueden usar «trampas de luz». guiado por el mal olor. que dice es el peor. pág. avergonzado de su aspecto. Entre los sistemas experimentados parece que fue el más efectivo afeitar al jefe del grupo que. y otras tan extrañas como talco. También pueden constituir un inconveniente los pájaros. Manchaban con sus excrementos los depósitos y muchas veces quedaban atrapados al cerrar éstos. En cuanto a los agentes flsico-químicos la peligrosidad de éstos depende en gran parte de la materia base de los documentos cuya calidad actualmente es bastante deficiente. Sobre esta medida de construcción conviene mantener un servicio de desratización. pág. cayendo sobre una placa colocada debajo. entre otras. consistentes en una instalación en el techo de una bombilla de 10 vatios. a poca distancia. huía. o de 0. disgregándose el resto de sus seguidores (26). En algunos sitios fueron también nocivos los llamados por Kraemer «gatos raticidaw. en el Archivo Histórico de Protocolos de Madrid (España). bocas de desagüe o alcantarillas que no estén protegidas por rejas metálicas lo suficientemente tupidas como para impedir su entrada al edificio por estos conductos. obra citada. 1. como ya se indicó con anterioridad (27).5 si es luz de yodo. por broma. delata el empleo en el papel actual de sustancias tan nocivas como los blanqueadores. Nos queda por examinar el problema de los roedores. ya que ellos están dotados de radar. yeso y arcilla. . si es incandescente. vol. Se consideraban inevitables hasta el punto de que cuando alguien era muy aficionado a investigar en los archivos se le denominaba. que han constituido una de las plagas más características de los depósitos de papeles (24). obra citada. pág. a cargo de expertos. (27) Kraemer.148 El archivo. Un problema ajeno a los países occidentales pero existente en algunos orientales. 75. En algunos países tienen el inconveniente de los murciélagos. caolín. hubo un pintoresco archivero que enseñaba a los neófitos la pala con que recogía los animales muertos. 1. vol. 10. (26) Kraemer. los consigna como vertebrados a nivel del <<hombre>>. ya que algunos raticidas pueden perjudicar a los documentos y a las personas. que hay que auyentar con aparatos de ultrasonido. «ratón de archivo». 1. obra citada. es el de los monos que por ser sagrados no se pueden cazar ni matar. para ausentar a los cuales se cuelgan del techo alambres de medio metro. (25) Podemos citar la anécdota de que. Instalación y conservación necesario mezclar con el cemento un germicida y en edificios ya construidos pulverizar este mismo producto por paredes. vol. techos y suelos.

Daba la voz de alarma asegurando que. por debajo de 4. con hojas de polivinilo que pegadas forman una capa especial.. en el que decía que Franklin Delano Roosevelt se había equivocado al afirmar que das personas mueren pero los libros son eternos». sobre campos. Es la terrible consecuencia de las ciudades supercontaminadas y el papel de mala calidad. caucho o moquetas por ser caros y proclives a la combustión. luego naranja cuando detecta 5 PH y por fin rojo si detecta 4 PH.5 se considera que hay exceso de acidez y por consiguiente riesgo de destrucción del papel. (29) Sobre todo por el desgaste que producen las ruedas de los carritos. en su caso. En Inglaterra. pero también es menos resistente al desgaste (29). Algunas veces llevan una capa de fibras de amianto. entonces. mancha los papeles sin que haya modo de quitarlo. sobre todo de los suelos. para. En general los varios procedimientos usados indican la reacción por coloración del papel. Toda atmósfera contiene elementos perjudiciales pero lo que más daño causa es el anhídrido sulfuroso (SO*)que convierte en ácido sulfúrico las impurezas metálicas que contienen la mayor parte de los papeles modernos. se desmorona y termina convertido en polvo. No utilizaremos ladrillos cerámicos. entre un tercio y la mitad de los libros de la Biblioteca Pública de New York <<ahora mismo están muriendo»(Noticiario Microfotográfico CENADEM.5 PH. En el interior de los depósitos suele desprenderse del propio hormigón. se lamentan sus efectos nocivos en forma de -lluvia ácida. 3. que al ser aplicado a una muestra del papel se vuelve amarillo. mayo-junio 1982. Más barato es el revestimiento plástico extendido con paleta. con el conocido desarrollo industrial. usan el BCG INK (bromocreosol). En consecuencia es fundamental que podamos determinar el grado de acidez para lo que hay varios procedimientos. cargada de polvillo de la combustión. (28) Hoy.Medidas complementarias de seguridud 149 contrario los audiovisuales han ido mejorando y son más perdurables que los primitivos. Para evitar estos riesgos es preciso medir la acidez del papel. cultivos y animales. El polvo es difícil de eliminar. siguiendo la recomendación del Technical Committe de la Society of British Archivists. por lo que. 10). (30) El periodista Richard Severo escribió hace unos años un artículo titulado <<La lucha para impedir que la acidez devore los libros. núm. que aplican directamente como si fuera una tinta. También son perjudiciales el «polvo» y el «humo». . Año 1. sobre todo si se llega a 3 PH. Esta. pág. Ya mencionamos al tratar de la peligrosidad del terreno la cercanía de fuentes contaminantes tales como factorías que producen por combustión <<gases ácidos». Aunque los gases industriales en el aire generalmente no alcanzan grandes concentraciones. frágil. La consecuencia es que el papel se vuelve amarillento. resultan bastante perjudiciales cuando se unen a la niebla (28). corregirla. por lo que es recomendable recubrir las superficies. Por su parte el polvo ácido de la atmósfera produce el mismo efecto (30). Las nieblas artificiales producidas durante la guerra en Alemania han acarreado a veces grandes daños. En Francia utilizan el «Indicador universal. El grado normal es de 5. linóleum.

(32) Voronin. se recomendó la colocación en las bocas de aire de láminas de vidrio para evitar la acidez excesiva de la atmósfera. ya que de hacerse en los depósitos el polvo se removería solamente. (34) Kraemer. con un importante centro que actúa con los documentos como si se tratase de un hospital. 830. Instalación y conservación También tenemos que tener en cuenta que la polución atmosférica es mayor en invierno. y aplicándole el remedio que corresponda (35). . por su parte. siendo Director General don Luis Sánchez Belda. afortunadamente. 1. Si a pesar de estas precauciones. Se llama Centro Nacional de Conservación y Microfilmación de Documentos y fue organizado por Carmen Crespo Nogueira. en que las impurezas de la atmósfera se retienen menos. ya que se ha comprobado que lo que no está en cajas se acidifica más rápidamente. El remedio en todo caso es filtrar el aire. Si ninguna de estas cosas es posible tengamos la precaución de guardar todo en cajas. trabajo citado. pág. que en verano. Esto. a veces verificando cultivo de los agentes bióticos que lo dañan. en la calle de Serrano. y hoy está realizando la misma labor metiroria en edificio propio en terreno de la Ciudad Universitaria. bien con instalaciones adecuadas. en 1973. bien por medio del propio aire acondicionado. teniendo la experiencia de que en Inglaterra se ha conseguido mantener los depósitos documentales con la sequedad necesaria. de lo que trataremos más adelante. Las precauciones accesorias que debe tomarse al realizar la construcción son cerrar los muros por la parte donde se encuentra la fuente contaminante y colocar purificadores de aire en todas las entradas de ventilación que puede tener el depósito. En Bélgica. o por no haberlas tomado. de Alcalá de Henares. 8. pueden neutralizarse en parte los efectos utilizando aparatos de limpieza eléctricos de uso manual (32). estudiando su deterioro. trasladándose de un lugar a otro (33). Citaremos como extrema medida la existencia de una especie de pequeña zanja situada en el suelo delante de la puerta de los depósitos con objeto de que al abrir para entrar caiga a ella el polvo del pasillo en vez de entrar en la cámara (34). provistos de una rejilla que impida que alguna partícula desprendida del papel pueda entrar en el aparato. con el solo inconveniente de que es cara de instalar y mantener. vol. (35) Estaba situado en Madrid. Lo que está demostrado es que la climatización sirve para más que para regular la humedad y el calor en sí mismos.150 El archivo. También puede hacerse con aparatos que en vez de aspirar el aire lo expelen. pero esto sólo es aconsejable para la limpieza primera en el mismo muelle de descarga. por lo que sólo suele recurrirse a ella en casos de verdadera necesidad (3 1). implica otra medida precautoria que es la de averiguar también la posible acidez del cartón de las cajas. En España contamos. el polvo entra. (31) Por ser de ambiente más bien húmedo fue instalada en nuestro Archivo General de la Administración. como consecuencia de las nieblas y nubosidad. pág. (33) Sistema recomendado por Luis Sánchez Belda en sus diversos trabajos. 115. obra citada.

conferencias. tales como sala de consulta. De este vicio de hurtar documentos no está exenta ni la propia Administración. Es frecuente que en los depósitos modernos sólo se abran al exterior pequeños orificios pero si fueren ventanas que permitan el paso de un hombre deben llevar rejas. . Pudiéramos decir que hay que cuidar particularmente todos los posibles accesos. 22). recomienda 20 metros de zona circundante. 1957. Se recomiendan las rejas «movibles» para evitar la sensación de enclaustramiento. aulas. para evitar entradas subrepticias en ocasión de recibir remesas de documentos. También es medida bastante efectiva que exista una zona de seguridad alrededor del edificio que impida que pueda pasar alguien desde las terrazas de edificios cercanos y que permita verificar ronda de vigilancia en todo su perímetro (38). pág. . pág. sobre todo si hubiera de estas Últimas en el cuerpo del depósito. VII. exposiciones. G . pero no para cantidades elevadas. o rejas por dentro que impidan el acceso a los pasillos de las estanterías. Es buena medida que los lugares a los que tiene acceso el público. pero. Pero pensando en la posibilidad de un robo de documentos durante su estancia en los depósitos deben tomarse las precauciones adecuadas. cuya precaución debe tenerse también para cualquier otra ventana situada en zona baja en cualquier otra parte del edificio (36). nos dice que estos edificios tienen ventanas a ocho pies sobre el nivel de la calzada. 8.Building and equipement of Federal Records Center in the United States. obra citada. obra citada. que sólo sirve para un contado número de documentos especialmente valiosos o reservados. claro está. 110. La vigilancia en este trance debe ser rigurosa. pág.Medidas complementarias de seguridad 151 CONTRAROBO Desgraciadamente uno de los mayores peligros que existen de sustracción de documentos lo constituyen los propios usuarios. o cristales irrompibles (37). de (36) Campbell. así como prestar especial atención a las escaleras de socorro donde las hubiere. que está al alcance de cualquier fortuna. Algunos recomiendan verjas electrificadas. (37) Duchein. tales como puertas y ventanas en general. o armario metálico. estén alejadas de los depósitos. puerta o puertas de entrada de documentos al muelle de descarga y escaleras de socorro. Los documentos deben revisarse antes de entregarlos y volverlos a revisar al recogerlos. El recurso más clásico hasta ahora ha sido disponer de una cámara de seguridad. Esto en cuanto a medidas de construcción. Sin embargo deben ser complementadas con alarmas eléctricas convenientemente distribuidas. También pueden instalarse puertas metálicas con cierre de seguridad a la entrada mismo de los depósitos. (38) Voronin. En las jornadas celebradas en el archivo de Schoppack (Bélgica) en marzo de 1972 se acordó recomendar que estuviesen alejados éstos tanto de los lugares accesibles al público como del propio muelle de descarga. (Archivum. E. con cierres metálicos a prueba de ladrones.

Sin embargo el conocimiento nos dice que el robo en los depósitos es bastante problemático por la dificultad de saber la ubicación de los documentos que se buscan entre miles o millones de ellos. En este caso la vigilancia está generalmente encomendada a personas que. o menos importancia. documentos que se le dieron para su consulta. pero también impedir que el usuario tenga sobre su mesa portafolios. puesto que el posible ladrón se sienta más estrechamente vigilado. Hoy se estima que la vigilancia por televisión en circuito cerrado es más segura. más o menos disimuladamente. bolsas. También puede combinarse un sistema de alarma de pulsación manual con el de ionización para incendios. en los que pueda introducir el. Sólo es factible si se cuenta con la complicidad de alguna persona del mismo archivo capacitada para hacerlo. tanto en cuanto al funcionamiento correcto de los servicios. hacer marcas en ellos. pero son muchos todavía los de menos volumen. Las imágenes son transmitidas a varias pantallas en puesto de observación. Hoy se utiliza mucho la detección por células fotoeléctricas de cuyo sistema está dotado el depósito nuevo que se hizo en el Archivo de la Corona de Aragón. tal como está montado en el Archivo General de la Administración. doblarlos o alterar su orden. velan por el orden en dicha sala. No falta sin embargo quien piense que su efecto es más psicológico que efectivo. de Barcelona (España).152 El archivo. Pueden detectar y corregir pequeñas transgresiones como escribir apoyando el papel sobre el documento mismo. Por ello debemos volver sobre lo que se dijo en un principio sobre la peligrosidad de los usuarios. o los. La realidad es que casi todos los grandes archivos con valiosos fondos están dotados de este servicio. Instalación y conservación funcionamiento automático y de pulsación manual. periódicos o libros que no sean del archivo. . aparte de necesitar una persona dedicada solamente a su observación. instalando varias cámaras en toda la sala para poder abarcar su totalidad. cuanto en razón del comportamiento de quienes los utilizan. que piden los documentos para estudiarlos o examinarlos en la sala correspondiente. Esta alarma puede estar conectada directamente con la policía. que carecen de él por resultarles demasiado cara su instalación. carpetas. de Alcalá de Henares (España).

ni siquiera en la Edad Moderna se conoció para guardar documentos.fol. cuyos tableros son sustituidos por marcos con vidrio o telas metálicas para poder cerrarlas con llave. se resistían a perder también las puertas. (lib. Instalación ANTECEDENTES HISTORICOS En un archivo clásico el problema primero de la instalación es la estantería. tanto la de lectura del público como a veces las de trabajo de los archiveros (2). duplicando la altura. como la escasa cantidad de documentos acumulados y los rudimentarios criterios de archivación. .385. con baldas o casilleros. (1) De un documento de Fernando I11 copiado en el Tumbo de Valparaíso de 1584. ni en la Edad Media.Los depósitos por dentro. Fueron luego alhacenas. (2) Todavía el año 1949 estaba en parte en esta forma el Archivo Histórico Nacional de Madrid (España). menos práctico y con menos capacidad de archivación. más costoso. 18. sino que los documentos rodeaban las salas del archivo. cofres. orzas de barro. dice que el original está en el «Saco título Priuilegios Reales. Sin embargo el uso de la estantería es relativamente reciente. donde se guardaba a la vez lo más valioso. aun cuando contaba ya con algunas salas dedicadas solamente a depósito. La inexistencia de depósitos de archivo propiamente dichos. siendo aún muchos los pequeños archivos que continúan guardando esta disposición. o plúteos. Ni en los tiempos antiguos. sacos o talegas (1) hasta llegar a la conocida arca de tres llaves. semejantes a armarios que hubieran perdido su plancha de respaldo. armarios. 260). hicieron suficiente. medida necesaria en época en que casi no había depósitos propiamente dichos. que se conserva en el Archivo Histórico Nacional. Los comienzos del siglo XIX marcaron el auge de la estantería con preferencia al clásico armario. Estas viejas estanterías.

que habían sufrido el mismo percance. Eugenio. el grueso de las tablas que hacía perder mucho espacio. 2. Algunas veces.. Aunque la estantería de madera era casi el sistema Único durante el primer cuarto del siglo XX. aunque hasta hace muy pocos años algunos las han considerado tolerables en archivos intermedios. «Archivística. formando grandes jaulas dentro de una sola nave. pág. . Siena. en que tuve que poner en orden para un nuevo estanteado un montón de libros de contabilidad que. pág. Michel. lo que nada tiene que ver con un depósito general de documentos. con el consiguiente desperdicio de espacio de todo el centro de la sala. pero los depósitos nuevos se han hecho ya conforme a las exigencias actuales. y el costo elevado. en que al incorporarme al Archivo Histórico Nacional me tocó poner igualmente en orden cerca de 2. (5) Duchein. (6) Nuestro Archivo General de Indias. (3) Casanova. se ponían en cada espacio dos anaqueles juntos. como también se hace de sustancias anti-termitas. A partir de ésta. Pero sobre todo el peligro de fuego por su combustibilidad. 47. Instalación y conservación Por la escasa resistencia del suelo a un peso excesivo como por la necesidad de sujetarlas era preciso ponerlas arrimadas a la pared. a veces hasta el techo. el de atrás más alto que el de delante para que pudieran verse las signaturas de los legajos colocados en la segunda fila (3). Sobre ello se corrían algunos riesgos más: el ataque de polilla o termitas. Cierto que la madera puede inyectarse de sustancias ignífugas. en los Últimos años del XIX se pasó -como ya hemos visto al tratar del edificio. en Sevilla.' edición. 52. pese a lo cual. por lo general más decorativas. se venían abajo con harta frecuencia (4). comenzando a experimentar con estanterías metálicas de hierro. aunque con grave desperdicio de espacio al no poder aprovechar el centro de las salas (6). Otras se buscaba ganar espacio haciéndolas muy altas. para «densificar» la instalación. al romperse la estantería. lo que requería mayor sujeción. una vez cargadas. Por otra parte eran todavía muchos los archivistas que se aferraban a sus viejas estanterías de madera. Hoy una estantería de madera en un depósito de archivo es algo totalmente inadmisible.154 El archivo. cuyo sistema cambió radicalmente a estanterías de acero y salas pequeñas. Obra citada. tiene unas valiosas estanterías que se han respetado. habían quedado amontonados en el suelo. salvo en países con mucho bosque. hacia la mitad ya del siglo siguiente. Con anterioridad a la Segunda Guerra Mundial eran pocos los archivos que tenían estanterías metálicas. el auge que tomó llevó a muchos fabricantes a lanzarse a su confección sin la madurez necesaria ni conocimiento de los problemas que comportan. Las estanterías de acero llevan un tratamiento antioxidable. (4) En dos ocasiones he podido comprobar el hecho: en 1937 en el Archivo de la Delegación de Hacienda de Salamanca.000 legajos de la Sección de Juros. 1928.del archivo-salón al archivo-almacén. la tendencia de la madera a hincharse y abarquillarse en países húmedos. pero el procedimiento es caro ( 5 ) y requiere la presencia de equipos especializados por lo que sólo es rentable para estanterías o armarios de madera noble que se quieran conservar en salas nobles. y en 1949.

sin que falte el caso híbrido de estantería metálica con baldas de madera pulimentada (7). t. El intento de sustituir las baldas por rejilla metálica. Se ha intentado averiguar el costo medio de una estantería metálica por metros lineales pero como su construcción y calidades son muy variadas no (7) En algunos archivos de la URSS. para que las baldas no resulten 9 ) . (9) Así se hizo en la Casa de Cultura de Avila. hacia 1956 (15). en hormigón pretensado. Después de 1918 se hacen pruebas de estanterías fijas en fibro-cemento. . publicado en el Bol. no han conseguido otra cosa que encarecer su costo sin ventaja apreciable (14). no recoger polvo y ser refractario a todo tipo de insectos. y aún con materias tan poco adecuadas como la pizarra (12) o la cerámica (1 3). Hoy se han desechado todos estos materiales para quedarse con el acero no solamente por su mayor resistencia y versatilidad. además de ser casi todas fáciles al polvo. siguió el acero pero también otros materiales variados con los que se trataba de conseguir un ahorro sustancial. Finalmente hemos visto. Su preparación además es especial recubierto de pintura al horno a 1200. intentar el uso de materias plásticas ligeras e inertes.Los depósitos por dentro. Propuesta de Font-Réaulx. 2-11. (15) I11 Congreso Internacional de Archivos celebrado en Florencia en este año. Antonio. o tubos ligeramente separados entre sí buscando menos superficie en que posarse el polvo y una mejor aireación. en vez de baldas. En la VI11 «Table Ronde.en sustitución de la madera. presentada por la Delegación de ANABA de Barcelona (España). (14) Quizás era lo mismo lo que se perseguía en el Archivo Nacional de La Habana (Cuba) cuando en estanterías de madera se pusieron. celebrada en Budapest en 1963 Matilla Tascón expuso los diferentes experimentos realizados en España con materiales de fábrica (8). no absorber humedad. en ladrillo con revoco impermeabilizado (lo). sino también por ser incombustible. son de sistema forzosamente fijo y por tanto con gran desperdicio de espacio a la hora de archivar tamaños variados. Instalación 155 Al empleo del hierro en las estanterías -generalmente fundido y demasiado pesado. París. 72-73. pág. págs. de la Dirección General de Archivos y Bibliotecas. (12) Public Record Office de Londres (Inglaterra). tipo poliéster. del Archivo de Vaucluse. Bibliotecas y Propiedad Intelectual. tres listones de la misma materia. (10) Casa de la Cultura de Cuenca. (1 1) Chancillería de Granada y Archivo de Simancas. Unas en cemento armado en placas formando anaqueles fijos a la pared. termoendurecidas. haciéndolas poco manejables. vol. celebrado en Barcelona en 1952. en ladrillo gruesas ( formando vasares de rasilla (1 1). tras de resultar caras por la mano de obra. Avignon (Francia) (Archivum. pero son poco resistentes y de muy fácil combustibilidad. Ponencia 8. tienen el grave inconveniente de la mala aireación de los documentos.o barniz antióxido y nunca con pinturas oleosas. 1950. 11. ya en el año 1944. en que las han impregnado de sustancias ignífugas. págs. (13) Propueesta al Congreso Iberoamericano de Archivos. según manifestó Voronin en el I11 Congreso Internacional celebrado en Florencia en 1956. pero resulta pesado e inadecuado. 22). Informe sobre el tema. VI. 33-34. (8) Matilla Tascón. Todas ellas.

(18) En 1976 respondían a este criterio once países. Tienen este tipo de instalación un gran número de archivos entre los que podemos citar los de Lille y Grenoble (Francia). Francia. previo el vaciado de todo lo contenido dentro de los muros que no sea aconsejable conservar (figura 75). económico. pero autosoportadas. (16) Trataremos de su variedad más adelante. Es rápido. la estantería autosoportada iría en las naves de la iglesia. el Haupstarchiv de Hesse (Alemania) y el Archivo Histórico Nacional de Madrid (España) (18). LA ESTANTERIA ACTUAL La instalación de un depósito de archivo viene ya. o b) colocadas después. entre otros. En cualquiera de los casos las condiciones que debemos exigir son: que sea fuerte. sino de acero especial resistente al fuego durante unas dos horas. La reestructuración de un viejo edificio sigue los mismos pasos de instalación. . inalterable. adquiriendo el resto según se vaya necesitando. ya que las estanterías metálicas. Algunos alegan que en caso de fuego podría fundirse el armazón y venir todo abajo pero hoy se construyen no de hierro. Cuando el edificio que nos dan es una fábrica desguazada el almacén es la parte que elegiríamos para colocar las estanterías dejando las demás dependencias para las otras instalaciones. implícita en su misma estructura. Alemania y Países Bajos. sujetas a los muros o pilastras (17). de 1963 preferían las independientes de la construcción de los muros. los archivistas de España. La estantería metálica que hoy conocemos puede ser de dos clases: convencional o densa. Si lo que nos dan es una iglesia. como por la posibilidad de que surjan mejoras de tipo técnico. Al primero le llamamos autosoportado (figura 74). y pueden montarse y desmontarse sus estanterías sin desequilibrar nada. han condicionado la propia construcción. debe calcularse su totalidad pero no instalar más que las que de momento sean necesarias. «Mejorastécnicas en la conservación y reprografía de documentos de archivo. salones y refectorio servirían para despachos y servicios (figura 48). Pág. No se ha dado todavía ningún caso aunque se apunte la posibilidad si sufriera ataque por bombas de fósforo o se produjera un incendio interno voluntario. como hemos visto al tratar del edificio. Instalación y conservación se ha conseguido obtener cifras absolutas (16). Apunta la ventaja de la economía en la construcción. que constituyen hoy el elemento básico.156 El archivo. así como que se impide que el local sea apetecido para otros fines. con el expolio consiguiente (VI11 Congreso Internacional de Archivos celebrado en Washington. Por su alto costo. o convento. (17) En la VI11 <<Table Ronde. mientras celdas.. según Carmen Crespo. Con arreglo a ello distinguimos dos sistemas de montaje: a) formando cuerpo con el edificio. 9). de cómodo manejo y de aprovechamiento máximo en cuanto a capacidad.

-Estanteria autosoportada.Los depósitos por dentro. Instalación 157 Figura 74.-Vaciado reestructuración. de un edificio viejo para dar solidez a la . Figura 75.

ésta es la colocación más adecuada. En cuanto al largo de cada estantería. Otra de las condiciones que debemos tener en cuenta es que pueda circularse todo alrededor de ellas. y pasillo de servicio entre las espigas de estantería. En cualquiera de los casos las estanterías estarán siempre orientadas perpendicularmente a los puntos de luz (natural o artificial) de modo que ésta corra a lo largo de ellas. de paso. o para estanteado provisional en salas de trabajo. obra citada. a derecha e izquierda. El pasillo de acceso. doble faz. con aprovechamiento máximo del espacio de los depósitos y. por tres razones: alejar la posibilidad de formación de nidos de insectos al facilitar su aireación y limpieza. o principal. (19) Comunicación de Federico Udina Martorell en el Congreso Iberoamericano de Archivos. se aconseja que no pase de los 10 metros máximo (21). sobre todo si es de sol. Sin embargo la generalización de la estantería metálica y solidez del edificio vino a dar preferencia al uso de la doble faz ya que su resistencia permitía colocarla por el centro de las salas. poder acceder con los extintores a cualquier punto en caso de necesidad. Todavía a mediados del siglo actual se aconsejaba a veces que se pusiera sencilla adosada a las paredes y sólo cuando era preciso aprovechar espacio se pusiesen en espiga. que corren a lo largo de los muros (en donde hay pasillo central). Si por el contrario el espacio disponible es largo y estrecho irán situadas las estanterías en su parte central. Hoy sólo se utilizan las estanterías sencillas para aprovechar pequeños espacios en depósitos super-llenos. con dos pasillos de acceso laterales (figura 77). (20) Voronin. perpendicular a los muros (19). Cuando el local es suficientemente ancho para un pasillo central. y facilitar el servicio ahorrando largos rodeos para buscar documentos situados en los extremos de las estanterías. y paso de emergencia todo alrededor. con filas de estanterías perpendiculares al pasillo (figura 76). y para que esta luz. que es el principal. alejaba el peligro de deterioro por hongos o parásitos que podían atacar a los documentos colocados contra la pared con riesgo de humedad por insuficiente aireación. La disposición en que deben colocarse al proceder a su montaje varía con arreglo a las condiciones y forma del depósito. que tienen 12 metros. Si fuera tan estrecho que no permite dos pasillos se pondrá sólo uno en uno de los lados (figura 78). Bibliotecas y Propiedad Intelectual celebrado en Barcelona en 1952. Los pasillos que separan las estanterías son de tres clases: de acceso o circulación. como en el Archivo de Varsovia (Polonia). .158 El archivo. Si la planta fuera circular las estanterías adoptarían una disposición radial. pasillos periféricos accesorios. Instalación y conservación La «estantería convencional»puede ser sencilla o de doble faz. pág. o espiga. (21) A veces tienen algo más. 7. no incida nunca de plano directamente sobre la documentación (20). sin taparse unas a otras. sea central o lateral.

coincidiendo en las mismas medidas con los de paso entre las espigas por considerarse que es la anchura adecuada para el paso de una persona sin ayuda de carrito.90 metros. como mínimo posible para paso de un carrito transportador de documentos. Las cifras generales oscilan entre 1.-Estanterías con pasillos de acceso laterales. Figura 77.30 metros. Aunque en años pasados se hacían muy anchos. instalación 159 Figura 76. lógicamente es el más ancho.lO y 1. . como en el depósito del archivo de Dahlen (Alemania) que es de 1.30 metros.-Estanterías con pasillo central.70 a 0. se ha tendido a ganar terreno considerando la posibilidad de que sea de un metro solamente.Los depósitos por dentro. Los pasillos accesorios pueden ser de 0.

con los documentos colocados a plano sobre la estantería. caben menos que si es lateral. La altura que se da como clásica es de 2. Si la archivación es vertical. por su peso o tamaño.lO a 2. (23) Ya sabemos que la archivación horizontal no permite acumular muchos documentos sobre una sola balda. El fondo es generalmente de 0. por lo incómodo que resulta su manejo. buscando que esté totalmente separada de techo. El número de baldas que cabe en cada una varía según el sistema de archivación seguido. Instalación y conservación En cuanto a la altura y espacios de la estantería. como en el archivo de Delf (Holanda). Descontando los espacios antes indicados y el grueso de las baldas podemos calcular el alto total de la estantería. donde se archiva todo lo que.20 y 1.40 metros según utilicemos archivación lateral o vertical. (22) El Archivo Nacional de La Habana (Cuba) daba en 1944 la altura de 4. llegando en los proyectos de la URSS a 2. o también para colecciones legislativas antiguas de gran formato. . (25) Informe de Voronin en el 111 Congreso Internacional de Florencia de 1956. o con documentos no encuadernados que requieren su colocación en posición horizontal. celebrada en Budapest (Hungría) en 1963 se admitía que podían llegar a todo lo alto del techo. se recomienda que la balda inferior esté situada a una distancia del suelo de no menos de cinco centímetros ni más de 15. aun cuando en edificios viejos de techos altos haya que prescindir de esta proporción (22). se sale de las medidas usuales. muros y suelo.50 metros. El largo de balda no está normalizado dado que tiene que adaptarse a las medidas del depósito. entonces pueden (y deben) caber muchas baldas más (23). oscilando entre 0.85 metros y todavía en la «Table Ronde. con cuyo sistema se gana la apreciable cantidad de dos baldas más a lo alto de toda la estantería. fuere cual fuere la altura de éste. (24) Esto suele ocurrir con registros antiguos de formato alargado. en proporción con la altura de techos. se utiliza el sistema de archivación horizontal. Esta última es la que tiene el archivo de Dalhen.30 metros pero puede alcanzar a 0. En general oscila entre 0.40 metros. Sin embargo no faltan casos como el del archivo de Coblenza (Alemania) en que alcanza a 2. anverso y reverso.30 y 0. aunque sí suele guardar la proporción de múltiplos de 10 centímetros.160 El archivo. por excepción.40 metros. Si. En todo caso entre la unidad de conservación y la balda superior a ella debe quedar un espacio de cinco centímetros para facilitar el manejo. pero esto lleva aparejado el desaprovechamiento de mucho espacio (24) por lo que es preferible contar con estanterías especiales. La misma distancia debe haber entre la plancha más alta y el techo del depósito. La altura total está. como en el archivo de la Administración.40 metros (25). de gran fondo. estilo libro.70 y 1.20 metros. A veces para documentos de gran formato se utiliza el ancho total de la estantería. lógicamente. La distancia media entre una balda y otra está condicionada por el sistema de archivación adoptado. entre 1. Esta Última altura es en razón de facilitar la limpieza del suelo por debajo de la estantería por cuyo motivo a veces prefieren que lleve un zócalo cerrado. de Alcalá de Henares (España).45 para periódicos encuadernados. apoyada sobre uno de los lados largos. También en esto los soviéticos dan medidas extremas mayores.

para evitar que las unidades de conservación o los libros se enganchen y rocen o sufran roturas (26). por economía. En la parte inferior el mismo depósito antes de la reforma. Con independencia de su largura lo que sí debemos tener siempre en cuenta es que el sistema de baldas fijas tiene muchos inconvenientes siendo preferibles las movibles.. siempre que lo sean por medio de ganchos laterales o piezas que entran en ranuras de los montantes. Inglaterra y Francia las admiten perforadas. en cuanto a las cualidades físicas de las estanterías. que no tengan ángulos vivos y cortantes. para garantizar la circulación del aire. Instalación 161 Figura 78. para archivos intermedios en que los documentos se encuentren .Los depósitos por dentro. que sus medidas sean las adecuadas a los documentos que van a contener. grueso de las mismas y chapas laterales. que tengan paneles metálicos en los laterales de los pasillos para evitar que las unidades de conservación basculen y caigan al suelo. ni tornillos o cualquier elemento que pueda dañar las unidades de conservación al extraerlas o guardarlas. Respecto al cálculo de resistencia que tiene que tener una instalación de este tipo varía según el número de baldas. se aconseja: que no sean demasiado largas.-Estanterías con un solo pasillo. . Nunca por medio de tornillos. Contabilizado por metros (26) En Estados Unidos. sin ningún relieve exterior.de paso. En general. que no tengan fondo cerrado. así como robustez de los montantes.

300 kilogramos en estantería clásica. Otro cálculo para estanterías de sólo dos metros. 1955. pudiendo en todo caso reforzar su estabilidad con tirantes a los muros laterales o al techo.350 kilogramos (28). (28) Carbone. e) Sin baldas (figura 8 1 ) .50 metros de altura puede ser su peso de 1. Sólo tiene el inconveniente de que si tenemos la documentación en legajos l o s papeles están más expuestos al polvo. Con el tiempo se ha ido volviendo a las medidas moderadas. . <<Leattrezzature metalichi negli Archivb (Rassegna. con baldas tipo bandeja con aletas sujetas a los montantes del centro (figura 79). aunque con la compensación de una aireación mejor que en el sistema cerrado..La moderna edilizia degli Archivi» (Rassegna. Salvatore. prevención del archivo de Coblenza (Alemania) y del Archivo Histórico Nacional de Madrid (27) Cecchini.. El sistema b) de montantes continuos es óptimo si sus elementos son lo suficientemente sólidos (figura 82).. '261). es de 1. Giovanni. puede adoptar cuatro diferentes modalidades: a) Cerrada con planchas metálicas al fondo y costados. 1960. y en segundo lugar del tipo de unidades de conservación que tengamos o vayamos a utilizar. que a su vez coadyuva a la defensa contra el fuego por circunscribir el posible incendio a una muy pequeña reserva de oxígeno. d) Sólo las baldas. La estantería doble faz..162 El archivo. que estimamos es la más conveniente. que debe calcularse un poco por encima. sujetas a los montantes del centro (figura 80). pág. b) Cerrada sólo a los costados de los pasillos. desterrando el uso de galerías de acceso. pág. Es evidente que el sistema a) o cerrado no es sano para la documentación. lisas. perdiendo la doble altura.. . por lo que debemos desecharlo. escaleras de mano o taburetes y las estanterías no son más altas de lo suficiente para poder coger o colocar en la última balda cualquier caja o carpeta con sólo extender el brazo..200 a 1. además de hacer accesible la balda más alta al alcance de un extintor. es decir entre los 1.500 y los 2. con baldas fijas o movibles y ensambladas en montantes continuos o ranurados (véase figura 76). La elección de uno u otro tipo depende en primer lugar del sistema de construcción y de la solidez y resistencia que precisan los sucesivos pisos del depósito. además de sobrecargar el peso y encarecer el costo. c) Abiertas en su totalidad. con baldas casi siempre fijas.000 kilogramos por metro cuadrado. 145). bien poniendo en uso la parte superior abuhardillada. Instalación y conservación cuadrados puede ser de 150 a 200 kilogramos por cada uno (27) y tomando por medida los metros lineales en estantería de 4. En cambio los montantes ranurados pueden jugar un buen papel para depósitos añadidos sobre la primera construcción. Como consecuencia los techos son también bajos con la consiguiente economía de espacio.

-Baldas de bandeja con aletas. al aire. Instalación 163 Figura 79. . Figura 80.-Estanterías con sólo baldas.Los depósitos por dentro.

Instalación y conservación (España). .. La e) es totalmente desaconsejable. También es comprensible que los documentos guardados en cajas precisan menos protección por parte de las estanterías. aun cuando éste tiene el inconveniente de que la solapa lateral de la bandeja puede no sujetar lo suficiente la caja colocada al extremo. fichas. (29) Duchein.. que por su propia forma no corren riesgo de desplazarse para ningún sitio. a modo de cajones de cartón. como para archivos depósito. si bien tenía aquellas ventajas. impidiendo a la vez la entrada de polvo. que podía quedar paralizado por avería mecánica o corte de fluido eléctrico. El aumento de la producción de documentos. sobre todo en los países nórdicos. la simple balda del sistema d) sólo se concibe para cajas grandes.a «Table Ronde. hacia 1950. a costa de suprimir pasillos de acceso. La «estantería densan ha surgido como consecuencia de las circunstancias.. 267). a 2. Michel. etc. celebrada en París. en los que la carencia de espacio constituye un verdadero problema. lo que hace incómodo el manejo (29). col. XXIII.Le nouveau batiment des Archives departamentalesdu nord a Lille. han llevado a concebir unas estanterías dispuestas de tal forma que permitan una mayor cantidad de archivación en el mínimo espacio y esto se ha logrado tanto para archivos vivos. luz y frío excesivo. Su máxima expresión es lo que conocemos con la denominación general de «compactus».. Tiene también parte por este sistema en los Archivos Nacionales de París (Francia) y en los Archivos Nacionales de Tokio (Japón). Luego fueron disminuyendo sus partidarios al considerar que. Tres años después Lisa Kaiser lleva a la 1. los documentos estaban sometidos a una menor aireación. como la creciente carestía del suelo.500 kilogramos mínimo.000 Ó 2. 1963. que era dificultoso. Finalmente.164 El archivo. . (31) En el nuevo depósito del Archivo de la Corona de Aragón en Barcelona (España) lo tiene adaptado para varios usos. llevándose a cabo algunos intentos en Suiza. que requieren una instalación interior adecuada (3 1). cuya posibilidad figura en muchos de los proyectos realizados. Los primeros ensayos surgieron después de la Segunda Guerra Mundial. siendo muchos los que se mostraron partidarios de esta innovación en la «Table Ronde» celebrada en Budapest en 1963. que contienen documentos archivados generalmente en posición horizontal. con estantería de dos metros de alto. películas. aunque posible. que era preciso contar con la resistencia del edificio al aumentar el peso por metro cuadrado. ya que se eleva. pág. pudiendo utilizar tanto el sistema b) como el c) o de bandejas. En principio fue muy bien acogida la idea. planos. si el sistema de archivación es vertical o lateral. radiografías. donde se halla muy extendido en la actualidad entre empresas privadas. (Rassegna. administrativos o de empresa. su trabajo sobre este tipo de estanterías (30). VI-1-1953. Se pensó que no sólo ahorraba espacio sino que proporcionaba una mayor seguridad contra indiscrección o robo al poder cerrarlo con llave como cámara fuerte. bien por haber levantado una o dos plantas más. 79-84). además de lo cual era caro. (30) «Eine neue Aufbewan rung für Archivalienn (Archivum. que la verificación de una busca bloqueaba todo el grupo durante el tiempo que se invirtiera en ella. colocar documentos de formato especial. Hoy los hay para discos.

-Estructura perforada. de poca resistencia. .Los depósitos por dentro. Instalación 165 Figura 81 . Figura 82.-Estantería sin baldas.

En la VI11 «Table Ronde» de Budapest. Así en Suecia no se encontraban inconvenientes-como resultado de su compacidad mientras que en Italia el clima. . sujetas a los (32) Actas citadas. Dado que esta densificación por supresión de pasillos supone que mucha. pág. Los sistemas densos aplicables a archivo depósito son de dos clases: deslizables o giratorios. en 1963. se trató del tema. de la documentación de una estantería esté oculta por la inmediata a ella tenemos que contar con un sistema de desplazamiento que permita ver lo que hay detrás o dentro. ya que. En consecuencia la posición actual es que. aún colocados en semisótanos. mientras que otros la consideraron más barata en atención al ahorro de suelo. 100 a 102 y 127. (33) Actas citadas. Ya con anterioridad se propuso para guardar solamente lo más precioso (33). por lo que suele recomendarse su instalación en planta baja y desde luego contar con el arquitecto del edificio para que disponga las obras de consolidaciónnecesarias. a veces. o parte. URSS) (32). 148. Los de estantería deslizable lo hacen generalmente sobre uno o varios carriles incrustados o sobrepuestos al suelo. directamente sobre los cimientos. Enganchados al armazón de la estructura. mientras sea posible. págs. Algunos (Baviera) estimaron la protección que ofrece contra robo e incendio. hoy desaparecido. lo que pudo hacerse en el archivo de lo que fue la Obra Sindical del . En países donde las condiciones pueden ser diversas se utilizan estanterías sencillas o densa indistintamente (Francia. por tanto. Por este motivo tienen más facilidad de instalación en edificios construidos sobre roca. pudiendo comprobarse que las condiciones son diferentes según la climatología. los depósitos de archivo sigan teniendo estantería convencional. Instalación y conservación Generalmente se utiliza para ampliar la capacidad de depósitos que cuentan ya con estantería convencional. pudiendo instalar un «compactus» de veinte unidades en la planta diecisiete del edificio. aspirando a que. en el último de los cuales hubo que reforzar los cimientos por estar asentados sobre terreno flojo. en archivos donde el problema de espacio sea agobiante. más costosa (España y Hungría).166 El archivo. puede dañar la estabilidad del edificio.Hogar. en que no cede la base. si éstas son precisas. También tienen esta doble instalación los archivos de Viborg y Copenhague (Dinamarca) Sin embargo hay casos en que las condiciones de solidez de la construcción permiten situarlo a cualquier altura. También se tuvo en cuenta que para poder instalar densos es preciso que la construcción sea resistente y. en Madrid (España). en general. provistos de poleas. exige mejor aireación y su climatización resulta costosa. sobre la que descansaba todo el peso. pueden instalarse como un mal menor antes que como una ventaja. Tal fue el criterio seguido en las instalaciones del Real Archivo Militar de Estocolmo (Suecia) y en el Archivo Histórico Nacional de Madrid. pero pueden ir también colgados de carriles metálicos.

El mecanismo puede estar basado en un cable metálico que se pone en rotación continua.pudiendo tener un solo pasillo para hasta veinte o veinticinco cuerpos de estantería doble faz cuando discurre sobre carriles en el suelo (figuras 83-84). Si se actúa de modo que las pinzas se agarran a la parte del cable que va hacia (34) Michel Duchein utiliza las denominacionesde 4ongitudinal» y «lateral». mayo-agosto. De cualquiera de las maneras las estanterías no pueden ser demasiado largas. comprimido. . Instalación 167 pilotes del edificio que descargan directamente el peso sobre los cimientos.-Densificación máxima. pulsando un botón o por un volante o aspas. en «Les nouveaux rayonages mobiles du type dense ou compact aux Archives Nationales de France.. con independencia de la resistencia de suelos y paredes. siendo medida aceptable siete metros máximo. núm.. ayudado de corriente eléctrica. por sistema neumático o de aire Figura 83. al que se agarran unas pinzas que llevan las estanterías. o enteramente manual si la carga no es excesiva. 223).Los depósitos por dentro.. 2. La puesta en movimiento puede hacerse por palanca puesta a la altura de la mano o abajo para seraccionadas por el pie.Pierre Durye. El deslizamiento de las estanterías para «abrir pasillo» en el sitio en que se necesita puede ser actuado por un sistema automático. con un solo pasillo para muchos cuerpos de estantería doble faz. En cuanto al sentido en que se verifica el desplazamiento puede ser frontaZ o lateral (34). 1958. pág. (Rassegna. las describe en sus diferentes variedades. El sistema frontaZ es el que permite una mayor densificación.

El deslizamiento por volante o aspa giratoria suele ser un sistema combinado de guías y cadenas de engranaje a las que se van enganchando los piñones de la estantería al ser impulsada su traslación. En algunos de éstos la estantería terminal puede llevar puertas en su lateral para poder consultar parte de su contenido sin necesidad de correr toda. Dice que es el sistema <<Snead>>. 1962. Si el deslizamiento se verifica por poleas que corren por carriles en el techo no pueden sobrepasar la distancia que exista entre dos de los pies derecho del edificio.168 El archivo. a los que se van a sujetar (35). evitando así que pueda quedar atrapada dentro fortuitamente. núm. 63. <<Novedades para el equipo de los archivos. Dirección General de Archivos y Bibliotecas. o estanterías independientes sobre pies derechos metálicos desde la base. mientras que si las pinzas se sujetan al sector de cable que marcha hacia la derecha. Luis. o sea un pasillo por cada seis elementos. o también una doble fija y cuatro o cinco movibles. aplicado al <<Compactus>>. Instalación y conservación Figura 84. su desplazamiento es a la derecha. El sistema de una doble fija y dos adosadas movibles lo tienen montado algunos archivos franceses departamentales y también en alguno de los depósitos de los Archivos (35) Sánchez Belda. . una doble central fija y dos dobles (o sencillas) adosadas a ambos lados (figura 85). (Bol. Los sistemas eléctricos llevan un dispositivo que bloquea el deslizamiento en el momento en que la estantería hace contacto con cualquier persona. 20-23). págs. la izquierda el arrastre se produce hacia ese lado.-Densificación máxima. Las estanterías en este caso pueden formar grupos de tres.

de Madrid (España). <<Famac» y <<Prodex. en el Archivo del Ministerio de Asuntos Exteriores de París (Francia). Lo tienen también varios archivos de Dinamarca. (38) Entre otros. por lo que la densificación es menor. <<Compact>>. <<Baudet-Donon-Rousel». instalación 169 Figura 85. (39) Sistemas «Prodex» y «Lapouyade>>. En algunos archivos de Francia tienen densificación de este tipo (39).. doble faz o sencilla. Otro sistema para pisos. con lo que queda bloqueado (38). que es inglés. consiste en colocar una estantería doble faz fija y adosarle a ambos lados otras sencillas. entre otras.-Estantería laterales. uno entre cada grupo de tres. El sistema de carriles sobre el suelo puede verse. bien una sola balda o todo un cuerpo de baldas (figuras 86-87). «Compactus. (40) «Dollin Mobile Storage System». entre otros. a derecha o izquierda. y «Stornor».Los depósitos por dentro. . El número de pasillos es mayor. Igualmente se encuentra en alguno de los archivos de Estados Unidos (37). (37) Entre otras marcas. fija central con dos adosadas movibles Nacionales de París (Francia) (36). Real Archivo Militar y Archivo del Ministerio de Asuntos Exteriores de Estocolmo (Suecia) y en el depósito en semisótano del Archivo Histórico Nacional. Naturalmente que es preciso dejar un hueco sin cubrir que permita la maniobra.su contenido es preciso extraerla hacia dicho pasillo (figura 88). La densificación por desplazamiento lateral es siempre menor que la de desplazamiento frontal. está colocada perpendicularmente al pasillo de acceso por lo que para poder examinar. como también en Estados Unidos (40) y (36) Marcas usadas en Francia son:. Consiste en que la estantería. Alemania y Malasia. de menos resistencia. para poder ver lo que tiene la central. Estas laterales son las Únicas que se desplazan. el sistema «Dexion.

-Estantería balda. densa de desplazamiento lateral de una sola Figura 87. entre 1956 (41) El más usado es el «Compactus».-Estantería cuerpo de baldas. En cuanto al sistema llamado giratorio es el menos generalizado. Los primeros estantes de esta clase en Europa los hace Straford para el depósito Louis Philippe de los Archivos Nacionales de Francia.170 El archivo. densa de desplazamiento lateral de todo un Alemania (41). en París. En la República Democrática Alemana hay instalaciones que funcionan por carril en el techo. Instalación y conservación Figura 86. .

Es el de más fácil manejo pero necesita pasillos sensiblemente más anchos para permitir el giro y dificulta el servicio al atravesarse en el pasillo. Constan de una estantería doble fija y otras dobles (que también pueden ser sencillas) que giran sobre un eje sujeto de techo a suelo. Por eso elegiremos el que sea más conveniente no sólo en cuanto a lo que tenemos que almacenar sino también en cuanto al servicio que haya que prestar con los documentos. como también en algunos de Estados Unidos. Pueden verse de este sistema en los archivos departamentales de CharenteMaritime y Loire (Francia). Los cálculos aproximados de densificación previenen que con el sistema frontal sobre carriles en el suelo puede ahorrarse . aunque sea no el de acceso sino uno lateral. sobre todo. con un espacio abierto en su parte frontal para poder sacar y meter por allí los documentos. y 1957. quedando atravesados parcialmente en el pasillo de la espiga correspondiente (figuras 89-90-9 1). Considerados en conjunto todos estos sistemas podemos apreciar como regla general que a más densificación corresponde más dificultoso manejo. con escasa aireación (figuras 92-93).-Estantería densa con desplazamiento de todo u n cuerpo hacia el pasillo. que funciona electrónicamente. También se han hecho montantes de este tipo para archivos de filmes. para techos de 2. instalación 171 Figura 88.000». o cintas grabadas. que está formado por una especie de inmenso cajón. Lo citamos a título de posibilidad ya que nos parece de uso complicado y.lO metros de altura. Por último citaremos el llamado «Archivo 2. a modo de puerta.Los depósitos por dentro.

LOS ARCHIVADORES En todo depósito de archivo hacen falta. dos. en el de una unidad fija y dos adosadas movibles. un 30 por 100. pág. y en el de anaqueles giratorios. (42) No un 100 por 100. ya que otras estimaciones la fijan solamente en un 90 por 100. aunque a veces puedan constituir en sí la totalidad del depósito de un archivo. Instalación y conservación Figura 89. 1957. pueden colocarse en cualquier rincón del depósito general. cuando son excepción.172 El archivo. VII. El total de ganancia de espacio en los Archivos Nacionales de Francia se ha calculado en un 75 por 100. ya que siempre es necesario por lo menos un pasillo y. Los de deslizamiento lateral. edic. el 50 por 100. como pretenden algunos. 51. No obstante. al pasillo o al hueco de la balda. por su formato o su naturaleza. la primera cifra nos parece un tanto optimista.. los giratorios sólo ahorran un 30 a 40 por 100 de espacio (43). con arreglo al sistema de densificación: En el clásico de un solo pasillo para un elevado número de unidades.-Estantería densa de un cuerpo fijo y dos laterales que giran por secciones de baldas. . no quedarían bien acondicionados en las estanterías descritas. 31). según Durye. <<Les batiments d’archives . muebles especiales para guardar documentos que. Estos muebles especiales. vienen a ganar un 50 por 100. da las siguientes cifras de ahorro de espacio. 1985. o bien los que por su propia consustancialidad acostumbramos a llamar documentos especiales. Michel. . un 90 por 100 de espacio (42). (43) Duchein. el 100 por 100. con más frecuencia. «Amenagement et construction de batiments aux Archives Nationales de France de 1948 a 1962>> (Archivum. Tales por ejemplo los libros-documento o los documentos sueltos que superan ostensiblemente el tamaño de folio sin atenerse a ninguna normalización... en mayor o menor número.y. pág. por Último. Con el de carriles por poleas desde el techo puede disminuir a un 70 por 100.

-Apertura de las adosadas como puertas. Instalación 173 Figura 90.-Apertura de las adosadas girando sobre un eje que las deja atravesadas en el pasillo. . Figura 91 .Los depósitos por dentro.

esquemas. plomo o lacre. deben ir protegidos por una carpeta de cartón adecuada a su tamaño (44). (44) En esta forma se guardan muchos documentos de la Sección de Diversos del Archivo Histórico Nacional de Madrid (España). sea cual sea su procedencia de serie o sección a que pertenecen. dibujos. Si se trata de documentos sueltos. las bandas magnéticas.88/0. las fotografías.-Archivo consulta. Instalación y conservación Figura 92. El Único inconveniente es que se pierde mucho espacio. . puesto que deben ser diáfanas. Los tamaños son: la mayor 0.174 El archivo. diapositivas y postales. filmes. árboles genealógicos u otros semejantes. En cada lugar de origen figurará una nota diciendo el lugar de la estantería especial en que están archivados y a su vez cada documento tendrá anotada su procedencia. microfilmes y filminas. los documentos con sello pendiente de cera. La archivación de documentos de formato superior al normal puede tener una fácil solución colocándolos en las estanterías corrientes ocupando las dos baldas. denso con funcionamiento electrónico para Pueden considerarse como documentos especiales. generalmente medievales. sean o no gráficos. los documentos gráficos tales como planos. mapas. los clichés de vidrio o celulosa. a efectos de archivación: los pergaminos.70 metros y la menor la mitad. los discos. anverso y reverso del mismo nivel. Pero también se fabrican estanterías especiales de gran fondo y buena resistencia en las que pueden archivarse todos los documentos de estas características.

aprovechada al máximo. El principio que nos lleva a la necesidad de utilizar sistemas de archivación especial para los documentos especiales es el de que nunca debe forzarse un documento para archivarlo sino adaptar el archivador a las necesidades de aquél.Los depósitos por dentro. . del siglo XI del Archivo Histórico Nacional de Madrid (España).. Instalación 175 Figura 93. doblado o quede en condiciones de manejo que implique un riesgo para su integridad física. A veces cosidos varios trozos para un solo documento. A partir de la (45) Los medievales no sólo son de cualquier tamaño. con sus cuatro lados desiguales. pero siguen usándose por mucho tiempo para los documentos a los que se quiere dar cierta solemnidad (46). o con salientes y entrantes originados por los bordes de la piel.-Espacio central por donde se puede consultar el contenido del archivo denso de funcionamiento electrónico. de modo que el documento no se vea oprimido. (46) Todavía perdura su prestigio siendo frecuente ofrecer en homenajes un <<pergamino. como el cartulario de Obarra. otras. documentos distintos cosidos juntos formando una larga tira que se arrolla en un núcleo de madera. aunque suele ser de imitación. Son de formato irregular generalmente sólo los medievales ya que tratan de aprovechar al máximo los trozos de pergamino ( 4 9 . Con frecuencia un solo tipo de mueble puede servir para distintos tipos de documentos especiales. a) Archivadores de pergaminos Aunque pueden guardarse en carpetas en la forma que se ha indicado es mejor tenerlos en archivadores especiales. sino que éste es a veces de contorno totalmente irregular.

permiten la aireación necesaria.55 de fondo y 0. Por todas estas razones es recomendable el uso para ellos de armarios especiales para archivación horizontal. incluso en legajos en las propias estanterías. colocadas una al lado de la otra. La manera de guardarlos en los viejos archivos era conservarlos tal como venían. Pronto se trató de protegerlos pues aunque algunos de cera aparecían metidos en pequeñas bolsas de trapo o de pergamino. a modo de persianas. para documentos con sello o para documentos gráficos. tienen 1. Instalación y conservación época de los Reyes Católicos lo corriente es que dejen el formato de múltiples dobleces o rollo y los tamaños arbitrarios para adquirir el de cuadernillo de proporciones análogas a los documentos en papel. pueden acomodarse entre 360 pergaminos grandes y 720 pequeños. Luego se pasó a su cosido o encuadernado. lo que acarreaba el destrozo de los de cera y el desgajamiento del documento de los de plomo. así como los del espacio que hay que dejar de margen entre carpeta y balda para poder manejarlos holgadamente. Al multiplicarse el número de baldas se multiplican los centímetros de espacio no Útil. esto no era suficiente. Los armarios utilizados para los pergaminos de la sección de Clero regular y secular del Archivo Histórico Nacional de Madrid. b) Archivadores para documentos con seIIo Los documentos con sello pendiente comenzaron guardándose en los mismos legajos que los demás documentos. El único inconveniente que tiene el sistema de archivación horizontal. Igualmente dificulta su lectura conservarlos enrollados o doblados. con carpetas como las descritas. enrollados o doblados. En el Archivo de Siena (Italia) tenían un armario de madera con departamentos en los que guardaban 58. metidos en cajas de madera o en armarios.95 de ancho. con 20 unidades por carpeta término medio. y en cada uno de ellos. cuando su tamaño lo permitía. con lo que podían archivarse como libros. con el consiguiente constante deterioro.30 de alto por 0. pero esto constituyó un grave error porque dificultaba su lectura y obligaba a manejar todos para consultar sólo uno. aún peor esto último porque por los dobleces se ha perdido la tinta en muchas ocasiones. tanto en estos armarios como en cualquier mueble de este sistema. Las primeras irían colocadas en una carpeta grande que ocupe toda la balda y las segundas en dos carpetas de la mitad de tamaño de la balda. en las puertas del armario. colocados sobre 18 baldas. Las baldas de estos armarios deben de tener entre sí solamente el espacio suficiente para colocar en cada una un grupo de 18 a 25 unidades documentales grandes como máximo o el doble si son pequeñas.176 El archivo. . También pueden ir en archivadores de cajones como los indicados para planos o documentos gráficos. es que se desperdicia mucho espacio. Unas ranuras oblicuas. una vez que se ha procedido a su planchado o extendido.000 pergaminos.

Otra solución fue colocar los sobres en posición vertical en archivadores de cajón. En algunos archivos holandeses se inició con carácter experimental la utilización para documentos con sello pendiente de fundas de plástico suspendidas. sobre todo si está reseca por haberlos guardado entre algodón. aunque también son sensibles a la humedad y al calor. que en nada les favorece. en su trabajo citado. donde se metía el sello. sujetando el sello para que no cuelgue con tiras de plástico. En todo caso el documento no debe quedar nunca fijo al cartón con imposibilidad de extraerlo. Instalación 177 Aunque los de plomo no necesitan más precaución que protegerlos de la humedad. Para su total protección deben llevar una cubierta de papel fuerte. lo que encima de suponer una manipulación fastidiosa nos parece de resultado dudoso. lo que aconsejó guardarlos aparte. en evitación de lo cual se aconsejó coser los sobres a diversas alturas a partir de la base. cuando no totalmente imposible. en caso de que la perforación no fuera total. que absorbe la poca grasa que les queda por lo que se ha desaconsejado. La solución nos parece mucho más sencilla: suprimir la archivación vertical. se pensó en montarlos sobre un cartón que llevaba en su parte inferior una cajita de cartulina o cartón fino. Los procedimientos de protección han sido varios: saquitos de papel de seda Japón con perforaciones para aireación. De todos modos su archivación conjunta con los documentos convencionales se veía dificultada. pero esto. 8. si era de cera. pero no nos parece nada aconsejable por la falta de transpiración al estar encerrados en plástico (47). . Duchein recomienda protegerlos con cartón ondulado si se van a colocar en cajas individuales. para archivación horizontal (47) Carmen Crespo. que es su mayor peligro. Como estos sistemas dejaban sin resolver el problema de la posibilidad de desprenderse del documento por cualquier eventualidad. recoge esta noticia que fue presentada en el VI11 Congreso Internacional de Archivos. sujeta al cartón por su lateral izquierdo. sólo puede hacerse cuando el tamaño del documento lo permite. aunque se hiciera sin presionar el doblez. como si se ponen dentro de sobre. bolsitas de polietileno o acolchados. los de cera son muy delicados. Si metidos en sobres del tamaño que sea los colocamos en muebles metálicos de gavetas o cajones de escasa altura. La solución de meterlos en cajas es siempre problemática. pero los sellos se amontonaban en el fondo. También hubo un momento en que pareció que los armarios de carpetas suspendidas con las hamacas del tamaño propio para radiografías podía ser un buen sistema pero pronto se vio que en muchos casos no cabían tampoco y era preciso doblar el documento. Ello les hace más quebradizos. o cuando era de plomo un hueco recortado para mantenerlo en él sujeto por delante con unas tiras de acetato de celulosa que le impedían desplazarse pero permitían sacar el sello para examinar su reverso. pág.Los depósitos por dentro.

También estos documentos pueden guardarse en carpetas en las estanterías. a ser posible. ni con sobre ni sin él. Este tipo de archivación conviene también para los documentos con sello pendiente de lacre. ya que. De aquello se ha pasado a utilizar archivadores metálicos semejantes a los que acabamos de describir para documentos con sello. Para evitar que al sacar el cajón pueda engancharse por arriba y dañarse alguno de los documentos que se hayan ahuecado. También puede servir para los documentos cuyo formato excede a las medidas del folio que llevan sello de placa. Depende de que esté entelado o de que su materia base sea cartulina delgada. con deslizamiento por rodamiento a bolas. planos. En este tipo de archivadores se estima que proporcionan la suficiente aireación las múltiples ranuras de los cajones y sus carriles. Ofrecen la mayor comodidad para el documento. los que. Uno de los primeros intentos que conocemos de archivación de planos en armarios metálicos es el realizado a base de anaqueles. pueden dejarse en las cajas de los demás documentos. vienen de origen metidos en una cajita de madera. habremos solucionado todos los inconvenientes de una sola vez. además de su comodidad de manejo. sobre todo para planos gruesos y dibujos antiguos. Las gavetas o cajones. Los de documentos de tamaño folio o menor pueden guardarse en cajas de cartón ondulado para protegerlos de roturas. etc. pero igualmente decimos que es mejor tenerlos en muebles especiales. En éstos con más razón debemos evitar los dobles ya que por ellos se rompen indefectiblemente haciendo precisa su restauración.178 El archivo. como los ya descritos en la primera parte (figura 21). dibujos. llevan en la parte interior delantera de cada gaveta una . están pensadas para prescindir de las carpetas de cartón. cosa totalmente desaconsejable. Una carpetilla de papel fuerte suele ser suficiente para proteger el documento y aun si su consistencia es grande puede prescindirse de ella. aunque es cierto que este tipo de archivación horizontal dificulta su manejo por tener que sacar los de encima cada vez que se necesita sacar o meter alguno de abajo. Fue adoptado en 1952 por el Servicio Geográfico del Ejército (España). por cuyo motivo. que queda reservado para casos excepcionales. Este inconveniente queda obviado si podemos tenerlos pasados a ficha de ventana o microfilm con objeto de que el investigador se sirva de estas copias en sustitución del manejo del original. nunca deben guardarse doblados o enrollados. Instalación y conservación de documentos gráficos. salvo si se conservan doblados. lo mismo que se dijo de los pergaminos. Como en toda archivación horizontal se desperdiciamucho espaciopero creemos que compensa. que en este caso eran unidades de madera contrachapada. por su mayor fragilidad. necesarias cuando se utilizan armarios. c) Archivadores de mapas. colocando en cada anaquel dos unidades de conservación. deslizables para facilitar su manejo.

abierta por uno o dos de sus lados. Son bolsas que cierran con unos broches automáticos por su lateral más largo vertical. dentro de un mueble. Poco recomendable. (49) Podemos citar el sistema «Pohlsroder>>. Su manejo es semejante al que se (48) En la reunión anual de la Sociedad Raleing. y que su formato es lo suficientemente grande y proporcionado para meter en ellas cierto número de planos. apoyada sobre los documentos asegura que éstos permanecen a la altura debida. Quizá el más antiguo sea el que está basado en mantener la verticalidad de los documentos por presión de unos muelles (figura 94). dentro de un mueble de formato adecuado. Ubrich aseguró Metal Inc.-Archivación vertical de planos sujetos a presión por muelles. . solapa metálica articulada que. En principio pareció una solución pero hoy es un sistema totalmente rebasado por incómodo de manejar y dudamos un tanto de que la presión no llegue a dañar los documentos (48). etc. Se fabrican en varios tamaños. dibujos. cuya tapa superior se levanta para sacarlos. Hay otro tipo de muebles para guardar esta clase de documentos que responden al sistema de archivación vertical. Algo más racional nos parece el que consiste en un armazón metálico.Los depósitos por dentro. que llevan en su parte superior un gancho que resbala y se apoya en la barra. B. semejante a los descritos para archivo de uso inmediato. se guardaban así todos sus documentos que en el <<Art gráficos. Instalacidn 179 Figura 94. celebrada en 1964. C. provisto de una barra de la que cuelgan unas grandes bolsas de papel fuerte.. (49). mapas. en Jamestown (New York).

d) Archivadores de postales. No obstante. si son postales. cuando el depósito de archivo lo es enteramente de documentos gráficos y el espacio escaso. generalmente más débil. ya que es el único viable por el formato totalmente variable de los documentos. Sólo varía el hecho de que aquí no se trata de un armario. Su manejo. han sido muy poco considerados hasta ahora como testimonio. o el sistema más barato de meterlos en carpetas de cartón de tamaño adecuado para colocarlos en estanterías en la misma posición. no obstante lo cual tienen el mismo valor que cualquier otro documento gráfico. estampas y carteles En muchos archivos todavía no se les ha dado categoría de testimonio histórico. Sólo puede ofrecer la ventaja de ser más económico y poder archivar más unidades en menos espacio. lo que puede significar un riesgo para los más valiosos y antiguos. Para consultar cualquiera de los documentos es preciso descolgar la bolsa. sino de una serie de barras y bolsas para instalar en un gran depósito. nos parece lo más acertado para la buena conservación de esta clase de documentos. Pero. e) Archivadores de folletos con información gráfica Como los anteriores. por tanto. sean sueltas o formando fuelle. extenderla sobre una superficie plana y sólo entonces proceder a desabrocharla para extraer su contenido. pueden guardarse en archivadores de cajón semejantes a los de fichas. irán mejor metidas en sobres antes de archivarlas. mientras que las muy grandes necesitarán archivadores adecuados a su tamaño o de los especiales de gavetas como los de mapas. La bolsa debe ser lo bastante fuerte para que aún conteniendo pocos documentos no pierdan éstos su verticalidad doblándose hacia abajo. insistimos. Los otros sistemas conocidos de archivación vertical ya descritos para uso inmediato suponen una previa manipulación del documento.180 El archivo. dada su variación de tamaños y calidad del material. Instalación y conservación describió para el mismo tipo de archivación en archivo de uso inmediato. Por el riesgo que puede producir su manipulación nos inclinamos por desaconsejar su uso para archivo depósito. es más complicado que el archivador de cajones y el roce que puedan sufrir los documentos al sacarlos o meterlos acaso sea mayor que en el caso anterior. Incluimos en este concepto trípticos e incluso hojas sueltas de . Los de tamaño normal. puede aplicarse cualquier modalidad de archivación densa de desplazamiento frontal. Las muy pequeñas será conveniente meterlas previamente en sobres. la archivación horizontal en muebles de gaveta o bandejas. Las estampas. planos y dibujos. También evitaremos en la medida de lo posible guardarlos en forma de rollo. Nos referimos principalmente a los que funcionan por sistema de pinzas o perforaciones.

son bastante incómodos de manejar en sus filas más bajas. sino clasificándolos con arreglo a los grupos establecidos. a partir de poco más del suelo. que la utilización de uno de los cajones bloquea el uso de los restantes de la misma fila y que cuando están sacados para efectuar una consulta ocupan mucho espacio de desplazamiento. no con una secuencia fija para todos los documentos. La acumulación de ingentes cantidades hace de todo punto necesaria la ficha catalográfica. Pensando en ello se ideó el sistema de muebles con cajones rotativos de selección manual y luego automática. de pie o sentada.Los depósitos por dentro. naturalmente. pedestal o incluso mesa. Las más antiguas muchas veces todavía no han pasado a los archivos depósito. o grupos. en vez de estar en forma frontal a todo lo largo del mismo. no están normalizadas. La diferente finalidad de unas u otras puede influir en la elección del mueble y su sistema de funcionamiento. tomar sus notas allí mismo. como las fichas-documento. Todos ellos cuentan con una especie de consola de apoyo para que la persona que consulta pueda. lo que facilita su localización sin necesidad de más referencia. Posiblemente será lo más cómodo meterlos en cajas. que ya hemos descrito al tratar del archivo de uso inmediato. Tienen los inconvenientes propios de este tipo de archivación. La ficha catalográfica es de escaso uso en archivo inmediato porque en él la archivación se hace. Sin embargo las fichas catalográficas no podemos archivarlas por otro sistema aunque si pueden hacerse dos modificaciones: que los cajones empiecen a una altura adecuada. Esto Último permite que los cajones sean de menos profundidad pero supone también la pérdida de tantas veces los centímetros necesarios de holgura para mover las fichas cuantos sean los compartimentos en que se ha dividido el largo del cajón. Los que nos interesan son.000 fichas) o verdaderas torres de archivo para millones de fichas. Sus archivadores son bien conocidos. Instalación 181 propaganda. dentro de carpetillas separadoras. Estas últimas son escasas en fondos anteriores a la mitad del siglo actual pero ya van pasando a los archivos y aumentará su número en adelante puesto que las Administraciones reseñan en fichas muchos datos que antes sólo constaban en documentos convencionales o en libros-documento. Algunos de ellos. f ) Archivadores de fichas Las fichas catalográficas de archivo. colocados sobre patas. pero en el archivo depósito las series. Si el fichero . aquellos en que las baldas rotan sin perder la horizontalidad llevando sobre ellas los pequeños cajones desplazables. Estos ficheros rotativos pueden rotar en círculo o en elipse (de abajo arriba) según sean de capacidad mediana (unas 30. es decir. quedan cortados por la necesidad de irlos estanteando según van entrando a lo largo de períodos de tiempo que pueden variar desde un año a bastante máas. y que las fichas estén colocadas lateralmente en compartimentos del cajón. dado que la ficha catalográfica supone un uso más continuo y más rápido que la ficha-documento.

Para guardarlos solían utilizar unas (50) Son bastante conocidos. en cuyas plataformas van colocados los pequeños cajones de fichas del borde hacia adentro. en primera fase de uso. Como en el caso anterior también puede aplicarse a los archivadores de estas fichas la archivación densa. en su caso.900 metros lineales. numerados al margen. (51) Están en uso en el Archivo Nacional de Brasil. A. g) Archivadores de microfilm Cuando comenzó. que si bien puede ser muy activo en archivos de tipo administrativo. S . En estanterías densas de desplazamiento frontal pueden coexistir documentos convencionales con bandejas para documentos gráficos y cajones para fichasdocumento. a peticjón de algún investigador o por necesidades del propio archivo.. . lo que permite la archivación de 2. Su aprovechamiento es mucho menor y su concepción ya un tanto anticuada (5 1). Otras veces eran sobres transparentes o sobres abiertos por arriba pegados a una cartulina. Por otra parte no se había llegado a pensar siquiera en la realización de un programa de amplias dimensiones y lo corriente era que sólo se filmasen documentos esporádicamente. Archivadores ha fabricado también el &electron» y el <<Kele. aunque por ser poca todavía su cantidad suelen compartir el espacio con otras unidades de conservación.000 fichas (50). También hemos visto un sistema de plataformas de discos que giran sobre un eje.Rolling Contablex. cuya casa Power. Los modelos antiguos son el .Halcom.». Instalación y conservación tiene cierta extensión en sentido horizontal la silla de la persona que lo sirve debe ser desplazable por rodamiento a bolas para facilitar la localización a cualquier distancia. Los tamaños son muy variables: los hay desde tres metros lineales de capacidad de archivación hasta 1. Esto hace que si bien son recomendables los archivadores rotativos para la ficha catalográfioano sean necesarios y aun acaso resulten superfluospara la fichadocumento. tímidamente. por lo que los rollos grandes ofrecían inconvenientes para localizar un fotograma.000 a 12. En cuanto a las fichas-documento su instalación depende de la frecuencia de su uso.así como el <<Diebold de este tipo los viene fabricando la casa . en Rio de Janeiro. a utilizarse el microfilm en los servicios de archivo depósito los aparatos lectores eran lentos..182 El archivo. que no solían pasar de seis fotogramas. y se guardaban en unos sobres especiales alargados provistos de dobleces o tiras superpuestas escalonadas en cuyos huecos se metían las bandas hasta completar el documento copiado. Estas plataformas pueden desplazarse hacia adelante para facilitar la consulta y.. En cualquiera de los casos los rollos se cortaban en bandas. ya no lo es tanto en un archivo depósito. extracción de alguno de los pequeños cajones-fichero.

Naturalmente que en las nuevas microfilmaciones se conservan los rollos sin fraccionar. El total iba dentro de una caja redonda de plástico transparente y ésta a su vez metida en una caja cuadrada de cartón ligero. cuya suma de inconvenientes ya conocemos. que los filmes cogieran demasiada forma. El sistema de cajas fue el mismo pero ahora pueden archivarse en posición vertical en cualquier estantería de pocos centímetros de fondo con una perfecta visibilidad de la señalización de su contenido. o una pequeña serie de documentos. El enorme incremento de la práctica de microfilmación de fondos de (52) El -Microstrip».sujeta a su vez por una goma. Posteriormente se pasó a conservar los rollos sin cortar. en la que se anotaba el contenido y número de orden. pero provistas de celdillas en vez de ranuras. o conjunto de documentos. que adquiere el investigador para su uso privado. impresa y armable. Por otra parte los pequeños rollos ocasionaban. para tiras de 33 centímetros de largo y 16 milímetros de ancho. Sólo se fraccionan los fotogramas del documento. En evitación de este inconveniente se probó a enrollar cinco o seis tiras diferentes. Se sujetaban en su parte exterior por una tira de papel. conteniendo la totalidad de un documento. podían ser éstas colocadas dentro de cajas semejantes a las anteriormente descritas. Llegó el momento en que los aparatos lectores se fueron perfeccionando en tal manera que la localización de un fotograma dentro de un rollo de 30 metros no ofrece mayor dificultad. que quedaban en posición vertical (52). que quedaban así transformados en archivadores de microflim.Los depósitos por dentro. colocándola después verticalmente en el cajón de un archivador de fichas. al ser sus vueltas muy pequeñas. no para archivos depósito. como ya se ha dicho. de un mismo rollo. pero el uso vino a demostrar lo desacertado de esta medida ya que la utilización de uno sólo suponía el manejo de todos. estimando conveniente soldar las diversas tiras en una sola para su más fácil manejo. y aunque se aconsejó que cada vez que se usasen se enrollaran en sentido contrario al que tenían antes. estaba pensado para archivos de secretaría. microfilm de complemento para archivo de seguridad o para edición de textos. de la casa Kodak. una sobre otra. que al ser desenrollados se retorcían en forma de tirabuzón o bucle ocasionando gran dificultad y un enorme roce para volverlos a su forma primera a la hora de guardarlos. la realidad es que su escaso uso daba poco lugar a poner en práctica tal medida. para canje. lo que la hace desaconsejable. Metidos en pequeñas cajas redondas de baquelita o cualquier otra materia plástica. bien sean éstas por encargo. También se aplicaba el sistema de celdillas al interior de cajones de archivadores de fichas. . cuando empezó a usarse como archivo de complemento o de seguridad. a dos cajas por ancho del-cajón. en que se anotaba la señalización. en un núcleo de plástico. Sin embargo la goma se seca y descompone con el tiempo. con notable desperdicio de espacio por su desplazamiento frontal y visibilidad superior. El sistema llegó a resultar caro de mantener por necesitar muchas cajitas y muchos archivadores. instalación 183 cajas con ranuras laterales en las que se introducía cada sobre o cada cartulina.

pero también dieron lugar a las <cassettes»que constituyen en sí el envase más apropiado. Se trata de estantes de doble faz. pudiendo cerrarse con llave (53). Su colocación es comodísima y su seguridad de conservación perfecta. de las de depósito para papel. que realiza el arrastre por presión. de varios centímetros de fondo cada lateral. requirió enrollarlos en núcleos de plástico provistos de chapas laterales redondas para impedir que se desarmasen. Buscando el máximo aprovechamiento del espacio de cada fotograma se pasó del rollo con perforaciones laterales al rollo sin perforaciones. (53) Por este sistema están guardados los rollos del «Archivo de Seguridad. Seguían sin ofrecer problemas a la hora de archivar siempre que se metiesen dentro de cajas cuadradas. . tales como expedientes administrativos y otros semejantes. como ya se dijo. del Archivo General de la Administración. fueron convertidos en muebles para archivar microfilmes y microfichas. hoy utilizados cada vez más por el ahorro que suponen. Las microfichas son también de gran utilidad para la formación del «archivo de seguridad. La archivación de estos nuevos rollos. Finalmente. Sometidos a procesos artificiales de envejecimiento se ha comprobado que resisten más que el papel.184 El archivo. así como para archivo de seguridad. independientes. colocados en batería uno al lado del otro de forma que para usarlos es preciso tirar hacia afuera de un asa que lo desplaza en deslizamiento lateral hacia el pasillo de acceso (figura 95). ofrece grandes posibilidades para documentos de factura más reciente. de los archivos españoles. en uno de los depósitos. El fabricante creyó oportuno que las pequeñas baldas conservasen una ligera inclinación hacia adentro para evitar la caída de los objetos al realizar el impulso de abrir pero aplicado a cajas de microfilme no parece necesaria esta precaución ya que se mantienen en su sitio sin desplazarse. En cuanto a las condiciones ambientales del depósito pueden ser las mismas. Así fue como muebles que la industria pensó en principio para almacén de productos farmacéuticos u objetos de pequeño tamaño. Pueden guardarse en muebles metálicos de cajones como los ya descritos o bien en el mismo mueble de archivación densa que se ha indicado para los rollos de microfilm. por término medio. pero aún más se empezó a experimentar con el film de 16 milímetros que da una buena nitidez para un doble folio en un solo fotograma. en Alcalá de Henares (Madrid). de los fondos más valiosos. Pasando automáticamente de una a otra al usarse quedan perfectamente protegidas de roce y polvo y por tanto en mejores condiciones de conservación. Instalación y conservación archivo depósito ha llevado a buscar la solución de una archivación densa a la vez que adecuada por su seguridad. el uso de microfichas tiene poca aplicación para archivos de fondos históricos antiguos aunque. La archivación de estas «cassettes» lógicamente no ofrece ningún problema: pueden guardarse en el mismo tipo de muebles que los rollos.

que empezaron a enterarse de que desde 1926 en la República Soviética rusa se había mandado ingresar en los archivos estatales todos los negativos y positivos fotográficos y cinematográficos. siendo así que historia es todo. pero tímidamente. Kohte. Director de los archivos fotográficos. y problemas que plantean desde el punto de vista de su archivado. se dedicó enteramente a ellos.Los depósitos por dentro. El informe presentado por W. del mismo modo que un simple trozo partido de cerámica es también arqueología. por su gran interés para la historia de la Revolución de Octubre. Los filmes. celebrado en Moscú. depósitos especiales . sólo que su mayor antigüedad les ha ido allanando el camino para poder reposar dignamente bien en depósitos especiales dedicados sólo a ellos. De entonces hasta ahora en la Europa Occidental se han ido creando secciones. o constituyendo secciones especiales en los tradicionales archivos de los documentos escritos. fueron los archivistas ocupándose de estos documentos al no poder soslayar su presencia. como las fotografías. h) Archivadores de jilmes Aquí es donde comienzan a surgir los problemas que ha planteado a los archiveros profesionales la entrada en sus depósitos de las nuevas formas de expresión a las que con anterioridad se daba poco valor histórico. hasta llegar al año 1972 en que el VI1 Congreso Internacional de Archivos. fueron el inicio de los documentos que han dado en llamar audiovisuales. Repetida. fue un aldabonazo a las costumbres dormidas de los continuistas. Instalación 185 Figura 95. conservación y servicio que deben prestar.-ArchivaciÓn densa de microformasen estantes extraíbles. fonográficos y cinematográficos de los Archivos Federales de la República Federal Alemana.

una noticia. es indudablemente material de archivo. y no por su contenido. dueños y señores de guardar o destruir tan valiosos documentos. .de materia plástica. que se abre y se cierra como una abrazadora sujetando la caja en todo su perímetro. Por esta razón se tratan aquí sus problemas de archivación. pero en este caso no eran sólo con las baldas inclinadas hacia adentro sino en forma de cubeta. Instalación y conservación u organizaciones. Con todo necesitaba una especie de pesas redondas que colocadas en los laterales de la fila. actúan a modo de los sujetalibros. Se trata de un aro -los hay de dos tamaños por lo menos. Fue pensado para cintas de grabación magnética pero puede aplicarse a filmes. resulta caro por lo que posiblemente el recurso de meterlas en cajas cuadradas de cartón y archivarlas en estantes normales o estantes de armarios es mucho más económico. rebajada en su nivel en la parte central (54). pero suelen todavía ser las casas productoras las que los retienen en sus propios archivos. Si su contenido es puramente literario o de ficción será materia afín a una biblioteca. como todo lo especial. 36. Los alegatos sobre si son materia de biblioteca o de archivo son totalmente absurdos en cuanto a que se intenta definirlos por la materia-base sobre que están impresos los testimonios. (55) . con contenido de 60 a 120 metros.186 El archivo. un testimonio. En España tenemos un sistema mixto: parte es retenido por la entidad productora y parte pasa a la Filmoteca Nacional. los que. centros u organizaciones que trabajan en la producción de filmes de corta y larga duración. con barras más separadas para filmes largos y más juntas para filmes cortos. que sería bastante aceptable. cuando la balda no está llena del todo. de Forjas de Estrasburgo. Véase fig. También se dio la misma idea de fabricar unas estanterías con baldas especiales. Ya se describió (54) Los hizo la casa Straford. pero si constituye un informe. Viene a ser un trasunto de la idea de archivación suspendida utilizada para planos o para documentación de uso corriente. Así las cosas la archivación de filmes ha sido muy pocas veces planteada en los archivos tradicionales por ser escasos todavía los documentos de este tipo que van a parar a los mismos. Recientemente la casa Kodak ha recomendado una serie de medidas de tipo técnico (55). La solución primera fue colocarlos sobre dos barras paralelas lo suficientemente separadas para que la caja entre en ellas. Pero esto. En el caso de los filmes se presenta el mismo problema que vimos en los microfilmes al traer su envase de origen redondo. agravado por el mayor tamaño de los mismos. sin llegar a dejarla deslizarse hacia abajo. juicio que no se le ocurriría a nadie alegar respecto a cualquier otro tipo de documentos. pero sí se ha ofrecido como problema a resolver en toda su dimensión en depósitos de entidades. por otra parte. Hay un sistema que ya conocemos. Así los hemos visto en filmotecas y emisoras de televisión. son iguales para ambos casos ya que es su naturaleza y forma los que van a dar la pauta para su resolución.Kodak Storage Envelope for Proceessedph.

aconseja transferirlas a <<Cibachrone-. 57. en combustión. Habría que comprobar si el riesgo es auténtico y si compensa la pérdida de espacio que comporta este tipo de archivación. Si el soporte colectivo es lo suficientemente rígido pueden colocarse muebles metálicos de cajones. o sería conveniente un sistema de archivación horizontal en que el posible roce vaya todo sobre los bordes. pero conviene buscar soluciones antes de que se produzca. formar cuadernos de anillas que se archivan como libros después de metidos en una funda de cartón de tipo petaca para mantener sus hojas juntas. Una advertencia es de todo punto necesaria. con carriles en los que se introducen las diapositivas. (56) <<Data-Ring. Instalación 187 en cuanto a su uso en archivos inmediatos. puede archivarse donde se quiera. por medio de una perforación lateral. en la medida de lo posible. pág. . (58) Duchein.Los depósitos por dentro. pueda correrse el fuego al resto del edificio. En muchos sitios las guardan dentro de las mismas cajas comerciales de plástico en que se venden los marcos y éstas a su vez en cajones de archivadores de fichas. ya que esto cuesta bastante caro. de entrar espontáneamente o por alguna causa. pero para grandes cantidades de archivo depósito puede resultar su precio prohibitivo. metido en una caja de cartulina fuerte cuadrada. lo que permite que las barras estén a la justa distancia necesaria unas de otras. (57) Podemos citar el 4af-T-Stor tm». Finalmente una duda razonable: si los documentos audiovisuales deben archivarse de modo que la grabación sufra el menor roce posible. en archivación vertical. sin dejar huecos desaprovechados. i) Archivadores de diapositivas Todavía no llega este tipo de documentos a constituir un verdadero problema. obra citada. y . o..Aro-Dac. En el mismo cierre lleva un espacio apto para anotar su señalización (56). Otras veces vienen montadas en hojas de cartulina o plástico. De todas maneras recordemos lo que se dijo: cualquier envase redondo. Lo recomendable es ir pasando estos viejos filmes a material nuevo. Este sistema tiene la ventaja de que pueden archivarse indistintamente largos y cortometrajes por la naturaleza de su contenido y no por su formato. Sobre ello. si su envase es de cartón deberá éste ser neutro y si es metálico inoxidable (58). Si se tienen rollos antiguos de material inflamable es preciso contar con un depósito especial de muros refractarios y puertas de acceso cortafuegos de doble resistencia para impedir que. El sistema depende de la casa productora pero puede también hacerse según las necesidades del archivo (57). aunque siempre se ganará espacio si lo hacemos por tamaños uniformes. Pensemos si será bueno tenerlo así. apoyándose una vuelta sobre la otra.

También quedó ya indicada la conveniencia de que los sobres de los clichés sean transparentes. como las utilizadas en los archivos de uso inmediato. Si están colocados por sistema vertical en compartimentos separadores rígidos no deben concentrar demasiados en un solo espacio ni meterlos apretados. o por el sistema de bolsas colgadas que ya se describieron para documentos gráficos. De cualquier modo no precisan un mueble especial ni los clichés ni las copias positivas. Plates. Sin embargo. todas las fotografías de carácter oficial. sistemas propios de archivos de uso inmediato. o por sistema vertical en que los sobres se colocan en cajones de tamaño adecuado en muebles metilicos. ya descritos. ANSI. Standard PH 53. previamente metidos dentro de sobres de papel. Este tipo de documentos puede archivarse de dos formas: como los documentos clásicos en cajas. obra citada. si queremos respetar esta modalidad por alguna razón. para que no atraigan el polvo al manejarlos. . datando la noticia más antigua recogida del año 1908 en que se formó una sección fotográfica en los Archivos Públicos de Canadá. será preciso examinar el material de que están formadas estas unidades para ver si reúnen unas condiciones mínimas de salubridad. de papel cristal o poliéster no electrostático.. Enclosures and Containers for Storage. sino dejar una cierta holgura entre ellos para su más fácil manejo. ya que con frecuencia la composición de sus hojas puede afectar a la estabilidad de la fotografía (60). En cuanto al primer depósito propiamente dicho tenemos que resaltar la creación en Argentina en 1939 del Archivo Gráfico de la Nación. Si los fondos que recibimos nos han llegado en archivadores de fuelle o en álbumes. Véanse otras normas en la Parte I. pág. dados los inconvenientes que ya hemos anotado para los muebles de cajones. (60) Los principales requisitos físicos y químicos han sido descritos en <<Photography (Proceesing) Processed Films. and Paper-Filing. Instalación y conservación j) Archivadores de fotografias Como anteriores a los filmes encontraron antes su concepto de material archivable. si están apoyados. en cuyo caso. salvo el caso de los clichés de cristal que. quedando protegidos del deterioro al manipularlos con los dedos (59). es preferible utilizar hamacas suspendidas de visibilidad lateral. En caso de fotografías de gran formato pueden archivarse en el mismo tipo de mueble utilizado para documentos gráficos.188 El archivo. los negativos de acetato o poliéster (59) Duchein. con orden obligatorio. destinado a recoger. 1984. deben descansar sobre una capa de material amortiguador para protegerlos del roce. cuando el tamaño lo permite y son de poco uso. 57. pueden pasar así al archivo depósito. En cuanto a condiciones de seguridad.

a los depósitos de biblioteca o archivo convencionales por no considerarlos material archivable en su justo valor de testimonio. También ayuda a la buena conservación la práctica de remover los fondos periódicamente con la frecuencia que sea posible (62).LOSdepdsitos por dentro. Hay otros métodos más eficaces. Para filmes. (61) La «Federación Internacional de Archivos de Films. 79-93. recibiendo la denominación de «Fonotecas». . 80244. k) Archivadores de discos fónicos Los registros primitivos no han ido a parar. 1985. Si existe instalación de aire acondicionado para controlar la temperatura es preferible no pasar de los 10 grados (61). El agua puede causar graves daños. (62) Kodak. Aestman Kodak Company-Library of Congress Catalog. Instalación 189 deben ser guardados en archivadores resistentes al fuego. 84. documentales o no. por datar su existencia de muchos años antes que los otros fotográficos. núm. por lo que el grado de humedad del depósito es muy importante. La grabación sonora en discos como complemento de imágenes ha sido hoy desplazada por la banda magnética. gracias al depósito legal. aunque en sí no es muy dañina. Hasta hace una veintena de años no se ha despertado su interés por conservarlos y conocerlos. estima como temperatura Óptima los cinco grados centígrados para fotografías en color. contra los cuales el sistema de combatirlos es la fumigación. con una temperatura que puede oscilar entre los 10 y 21 grados centígrados. Sin embargo en los archivos estatales se encuentran algunas veces pequeñas cantidades provenientes de organizaciones prescritas que han entregado la totalidad de sus fondos. siendo de destacar en este aspecto la existencia de la «Société Francaise de Paléophonien.. son más dificiles de conservar en buen estado. que ya existía en 1961. pero no convenientes para los documentos. dado que las emulsiones empleadas en ellos son proclives a sufrir alteraciones e incluso llegar a la total destrucción de la imagen. págs. en su mayor parte. sino en relación con la temperatura. así como prevenir la posible formación de hongos. En cuanto a los discos fónicos de nuestra época.. También hay que proteger estos documentos de insectos y roedores para los que la gelatina y la celulosa que contiene el papel es muy atractiva. -Conservation of Photographs. Tanto éstos como los positivos no deben nunca guardarse en cajas de madera. placas y papeles se considera conveniente de un 30 a un 50 por 100 de humedad. su conservación en centros del Estado ha estado casi siempre a cargo de las bibliotecas. Para la renovación del aire por sistema natural deben abrirse solamente las ventanas protegidas por rejillas finísimas que impidan la entrada de insectos. La novedad de este tipo de documentos es que.

nos encontraríamos con tres bolsas: la de origen. deben ser protegidos muy especialmente (64). obra citada. anteriores a 1950. conservados por la casa productora. con capacidad que no debe sobrepasar de ocho a diez discos. pero si son discos adquiridos. Sin embargo. o en depósitos estatales. vamos a tratar aquí de cómo archivar los discos. hay quien objeta que por efecto de la verticalidad se alabean los discos y pierden fidelidad de sonido pero esto es antes bien un problema de la mala calidad de la materia-base. ya se dijo. lo que nos parece excesivo. De uno u otro modo. aconseja. Los discos antiguos. lo que permite colocarlos después en cualquier estantería. En ellos la resolución del contenido redondo en un envase cuadrado viene ya dada. El principio de que debe evitarse el roce de la grabación está perfectamente conseguido con cualquiera de estas dos modalidades ya que lo que se roza con el uso son los bordes. . que como ya se dijo los mantienen en posición vertical. producidos por casas discográfícas. 58. las organizaciones o entidades que los utilizan. tanto para éstos como para los microsurcos. lo que no ocurriría si los colocamos en posición horizontal. (64) Duchein. Es aconsejable que el plano sobre el que se apoyan no sea duro sino que esté amortiguado el roce por una capa de fieltro o plástico mullido (63). meterlos en bolsas de papel cristal y luego en otra de cartulina. Una solución muy económica es meter los discos con su funda de origen en fundas de cartón semejantes a las usadas para mantener juntas las hojas de carpetas de anillas de diapositivas.190 El archivo. de baquelita y por tanto rompibles. Tradicionalmente se han guardado en casilleros. Suelen ser de dos tamaños. 1) Armarios para grabaciones magnéticas Los denominamos armarios desde el primer momento porque dado lo (63) La casa Straford hizo un tipo de casillero especial. musical o no. Tampoco deben estar apretados ni tener demasiada holgura por lo que hay que cuidar que las dimensiones de cada casillero no sobrepasen las necesarias. pág. En una colección particular pueden guardarse los discos en la posición que se quiera y parezca más conveniente pero en un archivo de discos en uso la posición horizontal dañaría gravemente la grabación por roce constante al sacarlos y meterlos. sin compartimentos. Estos sí requieren mueble especial. la de papel cristal y la de cartulina. con personalidad propia sigue su producción imparable. La archivación de más discos en un solo hueco de casillero ahorra espacio pero perjudica la buena conservación por el roce constante de todos los discos cada vez que se maneja uno solo. adecuados a los discos de 45 o de 33 revoluciones. Instalación y conservación pero el disco.

fue ya considerado como documento de archivo en la IX . pero ya sabemos los muchos inconvenientes que tienen. hace referencia también a las de madera. al tratar de los archivadores de uso inmediato. Su disposición especial reside en que las bandas están en los armarios dentro de unos separadores de filamento metálico que las mantienen en posición vertical.Los depósitos por dentro. Pero para llegar a esto ha sido preciso el transcurso de muchos años. pág. cuando son muy grandes pueden colocarse en posición horizontal. Crespo. una al lado de la otra sin que pierdan su estabilidad las que quedan al sacar una para su uso. siendo bastantes los que (65) C. obra citada. a una sola fila de cajas por balda. Cuando las grabaciones son en disco puede procederse del mismo modo o guardarlas en archivadores especiales que ocupan muy poco espacio (figura 96). Si se archivan en estanterías deben ser éstas de metal desmagnetizado (65). Instalación 191 Figura 96. El problema de las grabaciones magnéticas. .Table Ronde» celebrada en Londres en 1965. No obstante. como ya se dijo en la primera parte. los aros de plástico provistos de un gancho para colgar los rollos de una barra. por lo que no hacemos sino recordar las ventajas de este tipo de archivación. 8.-Archivación tamaño. Ya hemos descrito. de discos de grabación magnética de gran delicado de este tipo de grabaciones es conveniente que se guarden a salvo de cualquier posible variación magnética de la atmósfera con cierre hermético. tan utilizadas ahora en la gestión de las empresas.

pág. (69) Actas citadas.. Rumania fue del parecer general de que sólo servían como instrumentos de información (71).192 El archivo. 165. de Estados Unidos. 184. Boston Appleton Centur y. pág. antes de tomar una determinación. En la comunicación presentada por la URSS se les consideró sólo como documentos de base. . microsurcos o los más recientes Videos. (74) En España se llamó <<Archivo de la Palabra. (68) Actas citadas. llegaron a decir que. han adquirido hoy una gran importancia en cuanto a su existencia en los archivos como documento histórico. como se supone que siempre hay que pasar su contenido a documentos convencionales. hasta 1938 puede decirse que no tuvo un planteamiento propiamente dicho con la publicación por Allan Nevis de su <<The Gateway to History. (73) Los antecedentes más antiguos los encontramos en Estados Unidos. estimando su explotación costosa (66). Las grabaciones magnéticas. pág.. Pero ya entonces hacía bastantes años que se estaba utilizando este sistema como base para la historia (73). 186. (72) Actas citadas. 169. como escritos estenográficos o mecanográficos sobre papel. (67) Actas citadas. pero Yugoslavia fue más cauta aconsejando que. 185. Instalación y conservación expusieron sus dudas sobre la posibilidad de que llegaran a ser verdaderos documentos desplazando a los tradicionales escritos. (71) Actas citadas. lo que modificaba el problema (69). (70) Actas citadas. (75) Se conservan viejos fonorregistros. pero la grabación magnética es la forma más utilizada y fidedigna (75). no veían problema en su conservación. Por su parte los Archivos Reales de Suecia coincidieron en considerarles como meros elementos de información (67) y los Public Records Office. 189. pág. No había más remedio que admitir sus productos plenamente. No obstante. debido a las nuevas formas de reconstruir el pasado por medio de testimonios orales. pág. puesto que no la consideraban necesaria (68). págs. se considerase si su contenido tenía algún valor histórico o científico (72). 173-179. alcanzando un gran desenvolvimiento en los años sesenta y continuando en los setenta. donde los periódicos comenzaron ya en el siglo XIX a recoger testimonios orales que luego incluían en sus páginas. Es cierto que la base puede ser de otra naturaleza. utilizadas hace pocos años para guardar testimonios fonéticos de personas relevantes (74). los organismos productores tenían la tendencia a su conservación. a pesar de todos los inconvenientes de su conservación. Tenemos pues que atender ron el mayor interés a la conservación de este (66) Actas publicadas en unión de las de la anterior reunión. pág. La representación de Hungría propuso que no se admitiesen en los archivos oficiales si no estaban perfectamente clasificados y con los dispositivos necesarios para su explotación (70). discos. La Sociedad de Archivistas Americanos fue más reflexiva diciendo que si bien en principio se consideraban como documentos efimeros. con un valor de información limitado.

histoire orale et tradiction orale: une étude RAMP». como los efectos del polvo y el calor. Asentado el principio de salvaguardarlas de las alteraciones magnéticas. aparte del riesgo que corre de romperse. . En cuanto a las condiciones ambientales de los depósitos parece que deben ser un 45 por 100 de humedad. cada vez que se usa se va borrando un poco. Es por esto que deben sacarse por lo menos dos copias para ser consultadas. guardando la banda original en diferente sitio. Programme Générale d’informationet UNISIT Organisationdu Nations Unies pour l’education. pero algunos desconfían de su composición recomendando que se pasen a cajas neutras. por 18 grados centígrados (76).Los depósitos por dentro. tenemos que tener en cuenta otras circunstancias. Las bobinas no deben de tener holgura que las permita removerse y deben ser rebobinadas cada siete a diez años. (76) «Archives. cuya recogida y formación ha llegado a ser considerada por algunos como labor del propio archivista. 1986. París. Es la primera que. Por lo general se archivan en las mismas cajas de origen. Instalación 193 nuevo tipo de documentos. I’science et la culture. aunque la banda bien guardada es bastante estable.

(1) Morris Riger. Labeling and Shelving at the National Archives. hasta ahora.Acondicionado de los documentos UNIDADES DE CONSERVACION Los documentos de un archivo depósito no se colocan nunca directamente sobre la estantería o en los archivadores sin haberlos metido previamente en lo que llamamos unidades de conservación. págs. la luz o cualquier otro agente que atente a su buena Conservación.. 417-426. en menor cantidad. los más corrientes. Los problemas se plantean para los otros documentos especiales. el polvo. encontrándose los otros formatos. . Los documentos escritos en papel tamaño folio o medio folio son. Aconseja que se considere primero si son documentos de conservación definitiva o sólo temporal. Por eso es preciso considerar en cada caso de qué forma lo vamos a guardar y de qué protección debemos dotarlo antes de colocarlo en la estantería o en el mueble correspondiente (1). «Packing. y constituyen todavía una minoría en nuestros depósitos clásicos. que requieren como hemos visto archivadores también especiales. tipo comercial o DIN A-4. No obstante tenemos que contar con archivos en que la casi totalidad de sus fondos está constituida por este tipo de documentos. adecuando a ello su grado de protección. sin que esto altere las proporciones de las unidades de conservación. Nunca se forzará su formato ni se guardará en posición en que pueda recibir deterioro mientras está archivado o cuando se desplaza de su sitio para consulta. El documento debe archivarse de modo que esté «cómodo». cuya finalidad es protegerlos del roce. Toda unidad de conservación debe ser pensada en función de los documentos que va a guardar y no al revés.

Mientras no se hiciera uso del contenido de los paquetes no se producían mayores daños.196 El archivo. la cuerda o cinta. Hoy están totalmente desechados (2). etiqueta que. 417-426. Pone de manifiesto el hecho de que las cintas de goma que utilizan algunos para sujetar los paquetes. Cuando se estimaba que los papeles se guardaban con el solo fin de poderlos exhibir si acaso alguna problemática vez eran necesarios. Supone considerar sus documentos tan inútiles a cualquier fin que no hay ningún inconveniente en condenarlos a clausura perpetua cuando menos. Legajos Para evitar los inconvenientes apuntados. según ha ido evolucionando el concepto de lo que debe ser un archivo y el servicio que debe prestar. Veamos cuáles son: Paquetes Constituyen la forma más antigua de guardar los documentos en los grandes archivos. se secan y terminan por pegarse al papel rompiéndole. pero sobre todo en el siglo XIX. Dentro de cada paquete podía haber grupos menores de documentos con sus correspondientes cubiertas de papel con indicación del contenido. la unidad de conservación. . págs. consistía simplemente en una ligera cubierta de papel y una cuerda fina o cinta que los mantenía sujetos en paquetes provisto de una etiqueta pequeña indicativa de su contenido. si floja corría el riesgo de que se desbaratase el paquete y si apretada lo deformaba. acabase por producir graves erosiones. siempre presionando por los mismos sitios. a fuerza de atar y desatar. Por si fuera poco. y que la cuerda fina o cinta. entendiendo por «antigua» a partir de la formación de estos grandes depósitos desde fines del siglo XVIII. solía quedar colgando de la parte que quedaba al exterior de la estantería. La versión actual de paquetes de documentos enteramente envueltos con papel de embalaje y etiqueta pegada constituyen la negación absoluta de cuál es la finalidad y función de un archivo. y cuando se piensa que los (2) Morris Riger. Instalación y conservación La conservación de documentos de archivo formando unidades ha venido cambiando a través de los tiempos. El documento así tratado no tenía apenas protección del roce contra la estantería o con los paquetes contiguos. el modo de agruparlos. dificultando su estabilidad y perjudicando a los mismos papeles. con el tiempo se aflojan. ni tampoco del polvo que podía posarse impunemente sobre ellos y meterse por las rendijas de sus maltrechas hojas. pero una moderada frecuencia de consulta de los mismos daría por resultado que el roce con la estantería al sacarlos y meterlos agravara las roturas y desperfectos de los bordes de los documentos. por no tener donde sujetarse de modo visible. obra citada.

La tendencia imperante por mucho tiempo. queda la cartela sobre el cartón de la parte de afuera. que pasa por dos perforaciones. que corrían el riesgo de salirse por los extremos. si conservamos esta traducción del italiano. formado por una larga serie de pliegos cosidos. A veces el buen juicio se imponía y documentos de diferente contenido se metían en un solo legajo en cuyo caso cada grupo estaba atado por cintas estrechas que mantenían unidos los papeles dentro de una carpetilla de papel en que se enunciaba su contenido (4). no bien sujetos por las cuerdas. dos legajos pequeños o poniendo uno delante de otro por no desaprovechar mucho espacio en la estantería. Si la archivación se efectúa de plano. una cierta protección contra la erosión que puedan producir las cuerdas y también contra el roce de la estantería.Acondicionado de los documentos 197 documentos del archivo pueden ser objeto de cierto uso. quedando en la parte exterior sujeta por la propia cuerda o cinta. uno sobre otro. lo que unido a estar protegido por una tapa de cuero fuerte con lengüetas y hebillas le da el aspecto de una vieja maleta del siglo pasado. sea en posición vertical (como los libros) o lateral (sobre uno de sus lados largos) la cartela queda en el espacio que media entre los dos cartones. aunque el polvo puede seguir penetrando entre los bordes de sus hojas. Lo que ya resultaba más difícil era mantener en un legajo de tamaño folio documentos de tamaño medio folio. lo que facilitaba la . . y ya rebasada. entre los que se colocan los documentos. que va a sustituir a la etiqueta del paquete. para el manejo de los cuales se hace de todo punto preciso la ayuda de alguna persona con fuerzas suficientes. Por lo demás creo que todos hemos conocido los inmensos legajos de 30 ó 40 centímetros de fondo. se empiezan a colocar los documentos entre dos fuertes cartones. daba lugar a monstruos inmanejables por su excesivo tamaño (3) o legajos tan pequeños que se perdían materialmente entre otras unidades mayores de la estantería. cinta o. Para evitarlo idearon ponerles solapas de tela pero tras de no proteger enteramente resultan caros por el costo de la mano de obra. a veces. montando a veces. Por otra parte la existencia de documentos en medio folio al lado de los de folio venía a complicar la difícil ordenación de estas unidades sobre las baldas. que se guarda en el Archivo Histórico Nacional de Madrid (España) cuyo lomo. Para colmo de desdichas era frecuente que tales legajos estuvieran archivados en posición vertical (S). y todavía subsistente en muchos archivos. con un tercer cartón estrecho o cartela. provistos de una cuerda. que mantiene los documentos aprisionados entre ambos cartones. Así pues el legajo clásico está constituido por esos dos gruesos cartones. Con ello se consigue una mayor estabilidad del paquete. alcanza los 75 centímetros. sin tener en cuenta su mayor o menor volumen.caída» de los (3) A este respecto es excepcionalun pleito de la Casa de Osuna. Si la archivación se efectúa de costado. (5) Esta aspiración de verticalidad es una de las consecuencias de la nefasta influencia ejercida sobre los archivos por mentalidades y técnicas bibliotecarias. elástico de goma. o «mazos» y «mazitow. de <<atados» y «ataditos». cosa totalmente desaconsejada. (4) Esto ha dado lugar a una nomenclatura absurda. de mantener formando una unidad de archivación todo lo concerniente a un solo tema.

Conviene que estén lo bastante llenas para que al colocarlas en la estantería no se doblen los documentos hacia abajo. las unidades de conservación más adecuadas para los documentos clásicos de un archivo depósito. estaban provistos de unas solapas de tela para tapar enteramente los laterales. y rompiéndolos por el punto de roce produciendo unas hendiduras por las cuales la propia cuerda hiere libremente y destroza los documentos que contiene. Con la adopción del legajo parecía que había quedado resuelto el problema de las unidades de conservación pero el tiempo vino a demostrar que no. pudiendo luego atarse con cintas. forrados. de costoso precio. (8) Ya en el I Congreso Iberoamericano de Archivos. Es una solución prohibitiva para grandes cantidades tanto por el coste de los materiales como de la mano de obra que precisa. El sistema tiene para nosotros muchos inconvenientes. . No protege los documentos del polvo. sólo para los más valiosos (6). acarreando además la pérdida de espacio que ya señalamos al tratar de la capacidad de archivación de las estanterías según su número de baldas. (7) En el Archivo de la Audiencia y Tribunal Supremo de Madrid. pesadas. ya que su eficacia contra el fuego es muy relativo desde el momento en que son susceptibles de adquirir un alto grado (6) En el Archivo Histórico Nacional de Madrid (España) se guardaban en ellas los pergaminos en el primer cuarto de siglo. de hierro (7) o aluminio (8). en que los cartones. carísimas y poco adecuadas cajas. Después. El Único problema de las cajas consiste en acertar con el material de que está hecha y el tipo de apertura y cierre. La sustitución de la cuerda por cinta puede mejorar algo este punto pero no evita los otros inconvenientes. Son. por ahora. todavía se conservaban algunas. lateral u horizontal (figura 97). En evitación de ello se pensaron y fabricaron unas unidades híbridas. Instalación y conservación documentos pequeños. que entra por todo alrededor. Cajas Pueden archivarse en cualquiera de las tres formas que conocemos: vertical. Bibliotecas y Propiedad Intelectual. propuso su utilización la delegación de dicha ciudad. entre carpeta y legajo. como en parte de los fondos del antiguo archivo de la extinguida Administración de Marruecos y Colonias (España). Las cajas para documentos se fabricaban a principio de siglo en madera. cuando se comenzó a desechar la madera para las estanterías sustituyéndolas por metálicas. aunque sean muy fuertes.198 El archivo. ni del roce al sacar o meter en la estantería. Todavía son muchos los archivos que tienen un cierto número de estas antiestéticas. se pasó a fabricar también en metal. La cuerda termina abarquillando los cartones. las cajas para los documentos cuya preservación se quería garantizar a ultranza. celebrado en Barcelona (España) en 1952.

cuya materia. con la ventaja sobre el legajo de protegerlos enteramente del roce.Acondicionado de los documentos 199 Figura 97. permitió utilizar este tipo de unidad de conservación para la totalidad de los documentos. imitando libros. de (9) Duchein. (1 1) La propuesta citada en la nota 8 se refiere concretamente a cartón prensado muy fuerte recubierto de aluminio. pero debemos prevenir sobre su posible uso para pequeñas y valiosas cantidades de documentos. Buscando una mayor duración se hicieron cajas con cantoneras de cartón o de cartón metalizado (1 1) y hace pocos años hemos visto surgir también cajas de cartón plastificado o enteramente de materia plástica (polietileno) (12). dice que les protege también de la luz de la luna y de los hongos. (12) Las primeras fueron dadas a conocer por el Font-Réaulx del archivo de Vaucluse. obra citada. tienen una tapa que encaja perfectamente. pág. . pág. de Avignon (Francia). 76. Debemos rechazar. Se pasó después al cartón. 76. obra citada. pero es de todo punto necesario que permitan la aireación del contenido. por esta afirmación. aún teniendo orificios de aireación. (10) Duchein. las cajas que. del polvo y de la luz (9). por ser mucho más económica.-Los tres sistemas de archivación aplicados a cajas. En cuanto a los hongos hemos podido comprobar su existencia en documentos guardados en cajas. y en cuanto a la humedad. en el I11 Congreso Internacional de Archivos celebrado en Florencia en 1956. de temperatura por recalentamiento. no son lo más apropiado para que los documentos tengan un ambiente sano ya que carecen de la suficiente transpiración. sin llegar a impedir una normal aireación (10). aunque posiblemente se den en menos proporción. Pensamos que la incidencia que puedan tener los rayos ultravioleta de la luz lunar es prácticamente inapreciable. Sin embargo no son usuales en depósitos de archivo por su excesivo peso y su excesivo costo.recomienda que sean suficientemente herméticas para que no entre el polvo.

resistencia. pero no grueso.-Cajas de cartón con cantonera metálica de refuerzo. No obstante se ha comprobado que lo que no se mete en cajas se acidifica más rápidamente. Debe analizarse una muestra antes de encargar las cajas. Existen varios procedimientos para determinarlo. agravado en el caso del polietileno por su fácil combustión. El grado de acidez se mide de O a 14. Por bajo de 5 se considera que tiene exceso de acidez y por encima de 9 exceso de alcalinidad.200 El archivo. bonito aspecto y fácil limpieza. quedan anuladas. mientras que si es demasiado grueso. En algunos archivos (13) utilizan cajas de cartón con las aristas reforzadas por una tira perforada de metal (figura 98). Instalación y conservación Figura 98. Parece que un cartón fuerte y tupido. es caro. Salvado este problema se nos plantea la elección del tipo de cartón a utilizar. además de pesar mucho y ocupar más espacio. El grado de acidez del cartón es muy importante. siendo mayor el riesgo de destrucción por atmósfera contaminada. En Estados Unidos (13) Son muy corrientes en los Estados Unidos. El cartón demasiado flojo suele tener inconvenientes para mantener la caja sin que se deforme por el peso de los documentos. . ante lo que las demás cualidades. es la materia más idónea. En todo caso debemos considerar que los papeles actuales son en general muy deficientes de calidad y lo que con papel bueno podría tener poca importancia puede ser grave para la documentación corriente que hoy produce la Administración. limpieza y aspecto más o menos bonito. la calidad del cartón y el tipo de caja. En principio parecen recomendables las cajas de cartón ondulado pero si contienen documentos de muchos usos se rozan con bastante facilidad. Sin embargo tienen el mismo inconveniente que las de metal de no permitir una buena aireación. Quedémosnos pues con las de cartón pero teniendo muy en cuenta dos cualidades: el grado de acidez del mismo.

También se hicieron cajas de cartón más grueso cuya tapa se sujeta anundando una o dos cintas pero es igual de incómodo y más caro. (16) Es el sistema que se ha venido usando en el Archivo Histórico Nacional de Madrid (España). en cuanto se coloca en la estantería. obligando a meter y sacar los documentos a fuerza de roce. 2. Por principio tenemos que desechar cualquier tipo de caja que se abra por cualquiera de sus laterales estrechos. Es el más penoso sistema de archivación y el que más deteriora los documentos.Acondicionado de los documentos 20 1 ensayaron hacer cartón incombustible. Tiene además la ventaja de que su almacenamiento en espera de uso ocupa muy poco espacio ya que las planchas se pueden apilar en cualquier sitio. Hay otro tipo de cajas que se abren por uno de sus lados de mayor superficie pero tienen un inconveniente. Dadas sus innegables ventajas está bastante generalizado. destaca su carestía. pero parece que van a renovarlo. (Archives. Si son de cartón sencillo. no ácido y fungicida. pesan mucho. París. son caras y ahogan la transpiración de los documentos. ya que en los lados entorpecería la colocación en los estantes. 76. (17) Es el sistema de cajas utilizado en el Archivo General de la Administración. tras de ser poco estético. eliminando los inconvenientes de cualquiera de los dos sistemas usados por separado y facilitando el manejo de los documentos. surgida después. antiparásitos.. Biblioteques. págs. 1953. Sin embargo se puede mejorar con la modalidad. por lo que precisa ser atada por una cinta de algodón (15). se ocupa de estos nuevos conceptos. (15) Suele llamarse <<balduque. El otro importante problema que tenemos que solucionar es el del formato y características de la caja en cuanto a su sistema de apertura y cierre. pág. Para obviar estos inconvenientes está pensada la caja que se abre en parte por uno de sus lados estrechos y en parte por uno de los anchos. la tapa tiende a abombarse por efecto del peso del contenido. pero resultó demasiado caro (14). de Alcalá de Henares (España). Collection. . Si son de grueso y forrado cartón. el mayor inconveniente de (14) Michel Fleury. Esto ya supone un entorpecimiento en el manejo y la necesidad de que la lazada del atado quede siempre a la parte que da al fondo de la estantería. Documentation. dentro del uso de cajas. menos fuerte. aparte de que abultan más. en «Les cartons d’Archives. vol. en que la caja. cortada a plantilla sobre una chapa de cartón de regular resistencia (figura 99). 334-336). con lo que no solamente se reduce al mínimo la mano de obra sino que permite ser armada y desarmada cada vez que es necesario consultar un documento quedando garantizada totalmente la integridad de los mismos al no sufrir roce de ninguna clase (17). En cuanto a este último punto existe un tipo de cajas que se compran ya armadas pero plegadas de modo que se ahorra espacio mientras no se necesitan pero. aun cuando se meta la mano para evitar que se doblen las esquinas de los papeles antes de llegar al fondo. No necesita cintas. Nouveau procédé de fabrication. podría tapar en parte la señalización de la cartela (16). se monta encajando unas superficies con otras a base de lengüetas y ranuras. cuya tapa encaja perfectamente. obra citada. y delante. Duchein.

para que los documentos queden holgados.O0 metros) el frente de la caja debe ser de algo menos de (18) Son corrientes en los depósitos de Estados Unidos en los que guardan documentos que han pasado a microfilm para uso de consulta o en espera del plazo de tiempo señalado para destrucción. formato usado con frecuencia en depósitos de documentación de escaso o nulo uso (18). de aspecto cuadrado. o simplemente una perforación para poder abrir la tapa metiendo un dedo. Algunas.80. .202 El archivo.-Plantilla de una caja plegable. Instalación y conservación Figura 99. con todos los inconvenientes que esto supone. En cuanto a las medidas de las cajas y su proporción son muy variables. teniendo siempre en cuenta que en sus medidas de largo por corto sobren siempre un par de centímetros del tamaño del folio. Son más recomendables las cajas de fácil manejo. También guardan la documentación en cajas de gran formato en algunos archivos de la Administración española.0. que no cuesta trabajo sacarlas de la estantería. adaptándose en su anchura a las medidas de largo de la balda de la estantería.90 Ó 1 . A veces llevan cierres o tiradores metálicos.70.0. Se abren por su parte frontal abatible para poder consultar su contenido sin sacar la caja de la estantería y casi siempre contienen los documentos en posición horizontal. las que conocemos es que se abren solamente por uno de sus lados estrechos. Si éstas son múltiplos de 10 (0. adoptan formas semejantes a las cajas de embalaje (figura loo). de cinta o lengüetas de tela. Cualquiera de estas modalidades lleva rápidamente al deterioro si se usa con cierta frecuencia.

así como la duplicidad de fabricación de cajas. conviene respetar. Si las baldas son de largura no inferior a 0. pues el espacio que se pierde es insignificante. El problema de archivar documentos de tamaño medio folio. en cuyo caso quedan varios centímetros sin poder aprovechar. o las de cintas de grabación magnética. la distribución que tenían para facilitar su identificación. no así si se hacen de 12. tipo petaca. .Acondicionado de los documentos 203 10 centímetros o de 20 pero no de tamaños intermedios (19). no ofrece ningún inconveniente para el uso de las mismas cajas: si se trata de documentos doblados se desdoblan y si de documentos expedidos en ese formato se colocan en dos montones paralelos completando lo mismo el tamaño de la caja folio. en la medida de lo posible. evitando en lo posible dividirlaso agruparlas. que se salen de toda normalización. tales como estadillos. evitando la pérdida de tiempo que supone el trasvase de la unidad de conservación de origen a la unidad de conservación del depósito. o aproximado.De todos modos el agrupar o separar unidades documentales no ofrece ningún inconveniente por cuanto por las correlaciones hechas se localiza todo con la misma facilidad. de filmes y videos.00 metros puede ser la caja de 11 centímetros de frente en vez de 10.90 ó 1. (20) Si por su volumen no caben en la más gruesa se combina ésta con una mediana. Para documentación en uso recomendamos que las cajas sean no más de 10 centímetros para que puedan ser manejables. cuando se trata de pasar a cajas fondos que estaban en legajos y han sido muy consultados por los historiadores y citados en publicaciones. (21) Ya se trató en su sitio de los muebles especiales para los otros tipos de documentos especiales con unidades de conservación diferentes. como son las de plástico antiácido que guardan microfilmes o microfichas. etc. o pequeña. o las redondas para documentos especiales en rollo. usando unas u otras según conviniera al mejor aprovechamiento del espacio y conservación de las unidades documentales contenidas (20). pudiendo utilizarlas lo mismo para archivo inmediato que para archivo depósito. Si le damos 13 centímetros sólo quedarán bien en baldas de 0.80 metros. abiertas por un lado. Por motivo de esta finalidad se optó en nuestro Archivo Histórico Nacional por confeccionar cajas de tres gruesos de lomo. También tenemos que considerar como unidades de conservación las cajas pequeñas. A veces. las <<cassettes. a ser posible en estantería especial (21). pudiendo hacer todo tipo de combinaciones. como iremos viendo. A veces tenemos el problema de archivar documentos de proporciones imprevisibles. Por eso. como también las cajas metálicas en que (19) Para fondos históricos qbe han sido muy utilizados por los investigadores pueden hacerse cajas de diferente ancho de lomo con el fin de adaptar en lo posible las nuevas unidades de conservación a las antiguas de legajos. en cuyo caso no hay más remedio que hacerles cajas o carpetas especiales y archivarlos horizontalmente. de preferencia en un determinado sitio del depósito. nóminas. como muchas veces hay que utilizar distintos largos de balda para aprovechar determinados espacios es preferible adoptar la medida única de 10 centímetros que indicamos al principio.

Dirección General de Archivos y Bibliotecas. pág. obra citada. 10. (23) Algunos muebles especiales para archivar microfichas tienen sus pequeñas baldas ligeramente inclinadas hacia adentro para que sus cajas se mantengan sin caerse hacia adelante. El Archivo de Seguridad de los más ricos fondos del Estado españoles están instalados así en un depósito especial del Archivo General de la Administración. deben sacarse. El problema de archivación de las cajas redondas que dio lugar a que algunos fabricantes construyesen estanterías de baldas especiales inclinadas hacia adentro. estima muy conveniente las de . grandes. con piezas sueltas de tope redondas para evitar su caída lateral. Duchein. Sin embargo por estar pensadas para meter junta mucha documentación. permitiendo su archivación en baldas normales (23). Las unidades de conservación llevan un orden de colocación en las estanterías o muebles siempre de abajo a arriba y de izquierda a derecha y salvo petición expresa de un documento suelto. Luis.-Cajas cuadradas.pág. que desaconsejamos. por grande que sea. sencillamente y mucho más barato. Ponencia presentada en el VI11 Congreso Internacional de Archivos celebrada en Washington en 1976. siempre produce roce. 5). . . pág.Arquitectura y funcionalidad de un edificio de archivos» (Bol. (24) Sánchez Belda. Instalación y conservación Figura 100. de Alcalá de Henares. se resuelve rápido. Los envases tipo tubo pueden guardarse en celdillas depjones o bandejas.tapa abatible. que permiten sacar los documentos sin sacar la caja.204 El archivo. 1956. suelen guardarse los filmes (22). en las que además la señalización es más fácil y clara. ya lo dijimos.. (22) Estudiadas por Carmen Crespo en <<Mejoras técnicas en la conservación y reprografía de documentos de archivo. 76. a la sala de investigadores para su consulta (24). sin extraer su contenido. no nos parecen recomendables. metiendo las cajas redondas en otras cuadradas de cartón que pueden ser plegables. así como por el hecho de que meter y sacar los documentos por el solo espacio que deja la tapa. ni de lado al abrir las puertas.

Las más antiguas se hacían con fuelle de tela en los costados para poder admitir un buen número de documentos pero. ya que en cada unidad temática metida ea una carpeta los habrá de tamaños diversos (27). Ya hemos dicho que para el documento convencional no es la mejor forma de guardarlos. aunque tengan capacidad para más. En cambio sí son muy Útiles las carpetas especiales de gran formato para documentos de tamaño superior al folio (25). que se anudan en lazo. . Estas carpetas están pensadas para un máximo de 18 a 23 documentos. como siempre ocurre condoda archivación horizontal. Me refiero a las formadas por dos cartones atados por cintas. que tienen todos los inconvenientes de los legajos. Actualmente se hacen articuladas con tiras de tela tanto por sus dos planos principales como por sus solapas frontal y laterales que impiden que se salgan los documentos. que ocupen la totalidad de ancho de las dos baldas si se trata de estantería normal. pero tenemos que tener en (25) Escritos en pergamino o papel o documentos graficos. En ningún caso se colocarán más de dos carpetas.35metros las pequeñas. manteniéndose mal sobre las baldas. sobre resultar caras por la mano de obra. pues lo que se busca es que sean manejables. pudiendo ser de dos capacidades diferentes: unas grandes. El tamaño de la carpeta debe elegirse con arreglo al documento de mayor tamaño. una sobre otra. Como los documentos especiales pueden tener los más diversos tamaños conviene que las carpetas se adapten a las medidas de las estanterías o armarios en que vayan a colocarse.70metros las grandes y 0. nunca de metal. o de la balda del mueble si se trata de un armario especial. que no pesen demasiado y que la consulta de su contenido suponga mover el menor número posible de unidades documentales. (27) Se sujetan con lazadas de cinta. con solapas y cordón de goma en las esquinas. (26) Las que se utilizan en el Archivo Histórico Nacional de Madrid (España) son de 0. pues apilarlar haría su uso muy incómodo. y otra de la mitad de tamaño para colocar a dos por balda. Las más modernas. según tamaño. que se utilizan para proteger los documentos enrollados. Tubos También tenemos que considerar como unidades de conservación los tubos de cartón.88/0. no eran nada prácticas ya que pesaban mucho en cuanto se cargaban cuanto permitía su capacidad. quedando cerradas por una o dos cintas.44/0.Acondicionado de los documentos 205 Carpetas La carpeta clásica antigua tamaño folio no es admisible para depósito de archivo. son caras y molestísimas de manejar. paralelas (26).

Sobres y bolsas Un tipo de unidad de conservación de menor uso pero muy Útil es el sobre. Si se abre por dos lados existe la posibilidad de que se salga el sello por cualquiera de ellos. mies bien.048 B). 1. que pueden formar una sección o serie del archivo. o una serie de documentos. planos. Sin embargo al tratar de los tubos como unidades de conservación. Si hay que meterlo y sacarlo por una sola abertura se corre el riesgo de maltratar el sello.o totalmente desplegable. dibujos. Nos parece más apropiado el totalmente desplegable que garantiza la ausencia de roce al manejarlo a la vez que su perfecta conservación al ser abatidas las solapas que lo forman. Coser las páginas de un documento. mapas. ha tenido que procederse del mismo modo para mantener manejable un grupo de documentos del Archivo Histórico Nacional de Madrid. (29) Se trata del Inventario de bienes muebles y semovientes del marqués de Cenete. curiosamente. bien sea de cierre normal o por medio de un cordoncito que se arrolla alrededor de un botón de cartulina.355) y el cartulario del monasterio de Obarra. de papel transparente o ser enteramente transparente. tan desbaratados en su conservación que era dificil consultarlos (29). En los archivos de documentos convencionales son raros pero existen. 1. de ingeniería o de arquitectura. . pero que también pueden constituir el núcleo fundamental del archivo mismo. llevar una «ventanilla. del año 1526. Pertenece a los fondos de Osuna y consta de 19 metros con 40 centímetros de largo. que se han enrollado y guardado dentro de un tubo de cartón. abierto por dos lados -largo y corto. Por este mismo motivo puede ser abierto por uno solo de sus lados -de preferencia de los largos-. nos queremos referir a los muchos documentos gráficos.sobre abierto por uno o dos de sus lados no es apto para documentos antiguos con sello pendiente de cera o plomo.206 El archivo. etc. Trataremos siempre de mantenerlos extendidos pero en muchos casos será imposible. de mantener unidos varios documentos que formaban una unidad documental o un libro propiamente dicho (28). incluso desgarrarlo del documento si los hilos de seda que lo sujetan están muy gastados. Puede ser de papel normal o fuerte. Algunos archivistas consideran que los (28) En nuestm Archivo Histórico Nacional se conserva un rollo hebreo del Libro de Esther (sig. formado por solapas que se abaten unas sobre otras garantizando que el documento queda bien guardado y sin peligro de deslizamiento al exterior. Instalación y conservación cuenta los documentos de gran formato que no tienen otra elección qug esto o doblarlos. E1. por uno de sus lados para formar luego un rollo era la forma primitiva. del siglo XI (sig. anterior a la encuadernación. sin visibilidad. La utilización de uno u otro tipo dependerá de la clase de documentos a contener. a no ser que estén provistos de unas solapas muy grandes. como son los archivos geográficos.

abierto por uno sólo de sus lados. sin solapa de ninguna clase. que están integrados por una serie determinada de fotografías. Sin embargo es costoso y dificulta su manejo y consulta. además de la fotografía del total. . Nos parece más aconsejable prescindir de la caja y colocar los sobres directamente extendidos en la superficie de la gaveta de un mueble de gavetas de los ya descritos (30). en el que las fotografías de sucesivos concursos se conservaban en sobres con una ventana totalmente abierta. que pude contemplar en cierto archivo de la Administración. dificultando su archivación. que cogía la totalidad de la fotografía. pero en ningún caso no deben pegarse sino mantenerlos con unas tiras de polietileno o materia semejante. no electrostáticos. Cuando el sobre se archiva en cajones de muebles metálicos conserva su cualidad de unidad de conservación. con objeto de poder observar sus detalles sin necesidad de sacarlos. (32) Tal es el caso de los reportajes. No nos parece buen sistema (30) Criterio antiguo es el de colocarlos en cajas de madera herméticamente cerradas para evitar humedad y otros agentes químicos que puedan producir oxidación en los sellos de plomo. colocando dentro de cada sobre una fotografía o el conjunto de fotografías que forman una unidad documental por referirse a un mismo asunto u objeto (32). o las diversas miniaturas de un solo documento. En cambio sí son aptos para documentos con sello de placa los sobres abiertos por dos de sus lados. pueden llevar una «ventana. Su doble abertura facilita meterlos y sacarlos sin roce alguno y por no tener nada de peso este tipo de sello el documento no se desplaza sino que permanece en donde se ha colocado (31). transparente para la más fácil identificación y localización del contenido (33). es la unidad de conservación típica de fotografías y clichés. aparte de que también dentro de sobres pueden meterse en cajas cuando su formato lo permita. o las de un cuadro o documento gráfico semejante del que se suele tirar. se usan para guardar los clichés. En caso de piezas únicas. (3 1) Algunos aconsejan montarlos sobre marcos de cartulina fuerte. motivo de algún concurso. En cuanto al sobre clásico. una serie de fotografías parciales de detalles.Acondicionado de los documentos 207 sobres no son en sí unidades de conservación sino que deben ir a su vez dentro de cajas de cartón pero esto ofrece algunos inconvenientes. Según su formato irán en las mismas cajas de los demás papeles o en muebles de gavetas. (33) Nunca se caiga en el error. pero si se colocan dentro de cajas de cartón pasa a la categoría de lo que podemos llamar unidades de conservación secundarias. Así el sobre sólo protegía el marco de cartulina de cada una. Si se colocan en posición vertical o lateral los sellos se irán todos a la parte inferior de la caja. La solución de meter los documentos en marcos de cartulina doble que se cierren por arriba con una cuerdecilla y un botón de la misma cartulina está pensada para poderlos meter en cajas. Por principio están totalmente desaconsejadas las cajas de madera y en cuanto a su cierre hermético sabemos que la falta de aireación en vez de evitar la humedad la produce. y si se colocan horizontalmente será preciso amortiguar el posible roce con una capa de cartón ondulado o cualquier materia blanda entre cada sobre. dejando al aire y al roce precisamente lo único que interesaba proteger. como ya se dijo al tratar de los muebles para archivar este tipo de documentos. Los sobres «ciegos» se utilizan para copias positivas. sean de cristal o de cualquier otra materia. Los sobres enteramente transparentes. o las fotografías de un sólo objeto desde puntos de vista distintos.

con bastante desacierto porque si bien garantizaba la conservación del orden de los documentos sometidos a este trato llevaba aparejado el manejo de todos ellos. Tal es el caso de un pleito de la Casa de Osuna de nuestro (34) Nunca debemos encuadernar documentos sin tener la seguridad de que forman verdaderamente una unidad documental. Sin embargo hay unidades documentales a las que viene muy bien este sistema. lógicamente. no hay inconveniente en colocarlos horizontalmente en las baldas corrientes o mejor en estanterías especiales. porque aunque la entidad o persona emisora sea una los temas son totalmente diferentes en cada carta. El absurdo criterio de mantener unido en una sola unidad de conservación el contenido total de una sola unidad documental. También. La encuadernaciónde pergaminos se practicó bastante a principios de siglo pero hoy está totalmente desaconsejada por lo que dificulta su lectura como por el roce enorme que sufren al ser manejados. al pasarlos como hojas de libro. nos referimos a las fundas en que se meten esos discos cuando no van en otro contenedor. ha sido llevado a veces a la encuadernación de documentos. acolchar las paredes de su archivador para amortiguar posibles golpes y evitar que se deterioren por roce. que de lo contrario queda un poco perdida entre los dibujos o fotografías que pueda llevar la funda de edición. Encuadernaciones Cada libro-documento constituye de por sí una unidad de conservación pero también puede utilizarse el recurso de encuadernar cuando la naturaleza de la unidad documental lo requiera. A principios de siglo fue muy utilizado. . Instalación y conservación colocar varios clichés pequeños en las casillas de un solo sobre alargado especial porque con ello no se evita el tacto de los mismos cada vez que se quiere comprobar su calidad o su contenido exacto. ya se dijo. que sirve para proteger libros con encuadernación valiosa o deteriorada. claro está. o para meter discos conservando su funda de origen. anotando cuidadosamente las referencias cruzadas cuando se rompa una serie. sea diplomática o particular. que vimos al tratar de los legajos. Igual ocurre cuando se encuaderna correspondencia.208 El archivo. para consultar uno solo. cuyas fundas sirven para unificar su aspecto y hacer bien visible la señalización. como por ejemplo los expedientes conservados en forma de cuadernillo. Para clichés antiguos de cristal conviene. cuyo contenido interesa en su totalidad y que al ser encuadernados no se hace otra cosa que reforzar su naturaleza de origen (34). de forma vertical pero si por su formato resultase incómodo o incluso impidiese hacerlo así. Fundas Podemos considerar en esta clase de unidades la especie de caja de cartón carente de uno de los lados largos estrechos. La archivación de libros es.

Para sacar o meter los documentos no es preciso soltarla sino ahuecar el paquete para que la cinta quede floja y poder extraer de la carpetilla su contenido. sino que vino así de su archivo de origen. en que los cientos de folios que lo integran están cosidos formando un lomo. desaconsejando totalmente las que están hechas de tela impermeabilizada o materia plástica por impedir la libre transpiración de los documentos. También podemos considerar como unidades de conservación complementaria las cartulinas o «paspartout» en que se montan a veces los documentos gráficos. . Es lo que llamamos «carpetillas». A este respecto Duchein aconseja que sean abiertas solamente por dos de sus lados. Unidades de conservación complementarias Tanto cuando se utilizan legajos. 77. o documentos en papel de tamaño diferente del folio. (37) Obra citada. pág. no así cuando están suspendidos o enrollados. para proteger sus bordes. Suelen ser de papel fuerte blanco. ya mencionado. así como los cartones que antes se usaban con el mismo fin. cuando el grupo de documentos es de cierto grosor se colocan una frente a otra ensambladas para mejor retener el contenido. (35) También las denominan algunos «camisas» pero no nos parece muy acertado. manteniendo los documentos dentro de sí sin necesidad de ninguna ayuda o. Unos y otros deben llevar una cubierta de papel que proteja la superficie del documento. Bueno es advertir que tal desatino no es obra reciente.(35). o <<camisas. atados con una estrecha cinta que se anuda simplemente abarcando su lado más estrecho (36). con lo que al hacer el ensamblaje de dos acodadas quede el cierre completo (37). gris o <<cubiertas» tostado. carpetas o cualquier otro tipo de unidad de conservación de las descritas.Acondicionado de los documentos 209 Archivo Histórico Nacional. No obstante si su conservación es deficiente y su valor grande no hay mejor medio de salvaguardarlos que pasarlos a xerocopia o microfilm y reservar la consulta de los originales a casos muy justificados. cuando son muchos. Cuidaremos que el PH de este papel sea el adecuado. (36) No utilizaremos gomas porque se secan y parten y muchas veces se descomponen y se pegan al papel. La carpetilla se usa tanto para documentos clásicos como para documentos gráficos de pequeño y gran formato cuando están archivados en posición horizontal en muebles especiales. podemos encontrar dentro de ellas otro elemento de Conservación que tiene por principal finalidad separar e individualizar cada documento o grupo de documentos que constituyen una unidad documental. A veces. como para cajas.

que ofrecen dificultad de ser retenidas en la memoria. La posibilidad de una clara señalización depende del estado de la clasificación y ordenación de sus fondos. pero de proyección horizontal colocado en el centro de la plancha metálica. principales y secundarias. El hecho de que en una sola planta haya más de una sección o grupo no debe alterar la numeración corrida de las estanterías. en las que se anotarán los números correspondientes a las unidades de conservación contenidas en cada uno de los laterales de la estantería. Puede ser impresa o con números adhesivos. Colocarla a plano. De estanterías Las estanterías deben ir numeradas correlativamente. deben llevar la señalización correspondiente. para poder .abierta por arriba o por un lateral. como los documentos mismos. y está constituido por un carril en forma de U o por una wentanilla)>. Inmediatamente debajo debe llevar otro dispositivo porta-etiquetas. que pueden ser más o menos detalladas según el interés que ofrecen los grupos documentales que lo constituyen y según el tiempo que hayamos podido dedicar a cada grupo. La señalización debe responder en todo caso al grado de profundidad de clasificación y ordenación de los documentos en el depósito. Es frecuente que al lado de grandes núcleos de documentación a los que sólo se ha aplicado una clasificación en primero y segundo grado se encuentren otros en los que se ha descendido a individualizar las unidades documentales referenciándolas detalladamente. La señalización de las estanterías debe ir siempre en el lateral que corresponde al pasillo de acceso.densas» en que la indicación queda muy cercana una de otra. Puede ser una pequeña cartela metida en un soporte sujeto a uno de sus lados o ir en un doble soporte unido a modo de tejadillo. Es más fácil conocer la planta y número de estantería dentro de la misma. con lo que se evitan cifras demasiado altas. Si el depósito no es muy grande pueden llevar una numeración corrida única pero si es de varios pisos deben ir numeradas dentro de cada planta. Este va siempre a plano sobre el lateral.210 El archivo. sobre el lateral de la estantería dificulta la rápida identificación de su contenido con una simple ojeada. cuya circunstancia se reflejará solamente en la señalización del contenido de las mismas. De cualquiera de las formas la señalización será anverso-reverso de modo que pueda verse cualquiera que sea la dirección en la que se circule por el pasillo. Instalación y conservación SEÑALIZACION Tanto las estanterías y muebles archivadores como las unidades de conservación descritas. por lo que sólo puede utilizarse sin este inconveniente en estanterías . sin resalte.

Claro está que debemos procurar que sean lo más visibles posible complementando la señalización de las estanterías o muebles en que estén depositadas. planos.). En estos casos no se puede utilizar una señalización frontal visible cómodamente. Esta necesidad se observa muy especialmente en estanterías ocupadas por carpetas que contienen documentos especiales gráficos (mapas. cuando se da el caso de tener que colocar unidades procedentes de varios fondos en una misma estantería. de izquierda a derecha y de abajo hacia arriba. o documentos convencionales pero de tamaño superior al normal. lo que queda suplido con la señalización de la balda. con el tiempo se van decolorando a efecto de la luz. En el caso mencionado de muebles especiales de contenido diferente la relación de contenido suele ir por dentro de las puertas o tapas. es aconsejable señalizar las baldas con la denominación correspondiente a cada grupo para facilitar su localización. De muebles especiales Cuando son armarios llevan siempre la señalización en las puertas. Los indicadores de cajas. hacia el pasillo correspondiente de servicio. Si son muebles de tapa llevarán igualmente la indicación de unidades contenidas al lado de la numeración de orden del mueble. si bien en principio resultan muy indicativas a simple vista. es como mejor pueden guardarse. es decir. por su forma irregular.Acondicionado de los documentos 21 1 meter la etiquetas. lo que no es factible en los de gavetas. dibujos. legajos o libros se ponen lógicamente en su parte frontal. Buscando una más fácil identificación se ha adoptado algunas veces por cambiar el color de las cartelas indicadoras pero. etc. En todo caso buscareremos siempre lo más práctico. No obstante. Es frecuente que vayan encabezados por las siglas del archivo y debajo el nombre o siglas de la sección a que pertenecen. Pueden imprimirse con tampón o numerador de tinta grasa. sobre todo en depósitos en los que ésta proviene del exterior y no está . ya que de ellos depende que se pueda localizar rápidamente un documento o que su busca resulte penosa. De unidades de conservación Son los indicadores de mayor importancia que encontramos en los archivos. o bien pergaminos desdoblados y planchados que. Si son archivadores de bandejas o gavetas suelen llevar una indicación general en la plancha superior y luego indicaciones particulares en cada plancha o gaveta. Si hay secciones dentro de la misma planta la numeración de la etiqueta irá encabezada por las siglas correspondientes a la misma. La señalización de las baldas no es necesaria dado que la numeración de las unidades de conservación debe ser correlativa a lo largo de toda la sección.

etc. dado que el manejo de cartelas adheridas. siempre en material adhesivo. dentro de cada color. Del mismo modo serían de una gran ayuda en caso de reordenación después de un desalojo por emergencia o traslado de fondos a otro archivo. salvando claro está la numeración de orden o cualquier otro dato variable. Instalación y conservación muy bien tamizada. consistente en utilizar dos bandas superpuestas de diferente color. que las distingue claramente no sólo archivadas sino cuando se sacan al público. recomendando conservarlo a una temperatura de 20 grados centígrados. cuyas unidades de conservación llevan la tira adhesiva correspondiente. Mucho más práctico es utilizar una cinta adhesiva. que hubo que habilitar en este Archivo. a la hora de volverlas a su sección y sitio correspondiente en el depósito. lo que resulta más cómodo de hacer que poner un redondel añadido. con variación de dos más o menos. se adjudicaron colores diferentes para cada sección. ya que por el tamaño de las cajas es más cómodo pegarle (38) En nuestro Archivo General de la Administración. en Alcalá de Henares. Distinto caso es el de las cajas medianas o pequeñas en que se guardan las cajas de plástico antiácido que contienen filmes. Las cartelas. sería penoso. o cualquier otro que se considere conveniente (40). con variación de cinco grados más o menos. También pueden llevar un círculo en lugar de una banda. que supone un cuidado supletorio ya que la banda a dos colores podemos encargarla ya de origen. contenido y número de fotogramas. libros. microfilmes. sin posibilidad de corrección. de fácil colocación. y una humedad de 40 por 100. que es lo que se pensó en el primer momento. pueden ser impresas de origen o bien hacerlo en el propio archivo usando imprentilla. Es más cómodo que vengan con las iniciales puestas pero no conviene que tengan más datos porque al encargarlas tendríamos que calcular qué cantidad necesitamos para una sección y qué para otra. que no cambia de color (38). además de la señalización pertinente para su identificación. Pueden llevar indicaciones para rellenar tales como procedencia. vídeos o cualquier grabación en cinta magnética. un párrafo en el que se especifica que el microfilm que contiene cumple las especificaciones para películas destinadas a archivos permanentes. (39) La otra tinta se borra con el tiempo mientras que la grasa es indeleble. . y aún queda un recurso. Esto ayuda a no confundirlas entre sí si coincide la numeración correlativa de dos de las cajas. si se trata de cajas. Al igual que se dijo para diferenciación de las cajas de documentos convencionales pueden usarse bandas de color diferente para positivos o negativos. Cuando las series o secciones son tantas que se agotan los colores netos se utilizan los más pálidos o los de tono más fuerte. pegadas a la caja misma. carpetas. Con ello se evitan cálculos demasiado precisos que encarecen el costo de imprenta tanto por sus particularidades como por el riesgo de equivocar la cantidad necesaria. si se trata de legajos. o si se quiere por secciones. Deben de encargarse armables. o a un cartón. Los datos variables pueden imprimirse con imprentilla y tinta grasa (39). en cuyo caso los negativos pueden llevar una N y los positivos una P. y aquí sí que es conveniente que lleven la máxima indicación posible de su contenido.212 El archivo. pudiendo ocurrir que nos sobren o nos falten. para que ocupen poco sitio en el almacén (como se dijo para las cajas de documentos convencionales). (40) Las cajas de cartulina que utilizan en el Centro Nacional de Conservación y Microfilmación Documental y Bibliográfica (CECOMI) llevan. por su exiguo tamaño.

En los libros-documento o documentos encuadernados. sobre la que puede ir la tira de color correspondiente a su serie o sección. Y si esto ocurre cuando se lleva el máximo cuidado no digamos cuando la causa del desorden ha sido una emergencia. Cuando la encuadernación es valiosa o por cualquier otra causa no es lícito pegarle una etiqueta. que puede torcerse con facilidad. si esto tampoco fuera conveniente. En cuanto a las carpetas. Lo que sí es recomendable es que la numeración. por el contrario. imprescindible en todo indicador. sujeta con una pequeña pinza. los que. si es posible. por su propia naturaleza. cordoncillo al interior de la tapa o cubierta. por una relación de contenido en una etiqueta que se pega por dentro de la tapa en el ángulo superior izquierdo para facilitar la localización de los documentos que contiene. Esta señalización suele ser muy sobria y está complementada. de buena calidad. procediendo posteriormente a su ordenación por decenas dentro de cada grupo y finalmente por numeración correlativa de cada decena. Con frecuencia estas encuadernaciones valiosas requieren la protección especial de meterlas en una caja de cartón o cartulina. la señalización se reduce a una etiqueta pequeña numerada sujeta al lomo por una cinta adhesiva transparente. si es que hemos adoptado este sistema para las otras unidades de conservación. va a resultar una complicación. como por su tipo de archivación. en cuya faena terminan por desordenarse del todo (41). Claro que estos son casos excepcionales pero hay que prever todo lo que podamos encontrarnos. Por mucho cuidado que se lleve en un traslado siempre se desordenan las unidades de conservación por necesidad de ocupar al máximo la capacidad del transporte. o. según sea la posición en que las coloquemos en la estantería o en la balda del mueble especial. a su vez.Acondicionado de los documentos 213 éste que una tira. produciendo los mismos quebraderos de cabeza al ser descargados en el nuevo local. en cuyo caso ya no hay problema: se señalizan igual que cualquier otra caja. En todo caso. sujeta por un. sea para cajas grandes o pequeñas. (41) Para obviar en lo posible este inconveniente puede hacerse la descarga agrupando en el suelo del muelle las cajas o legajos por centenas. deben ir numerados a lápiz. cabe cualquier innovación que podamos estimar conveniente. casi siempre. legajos o libros. sea lo más corrida posible porque nos ha de ayudar enormemente en caso de un traslado de los fondos a otro depósito o en caso de una emergencia que haya producido desorden en los mismos. según vayan saliendo del transporte. no sin antes pensar bien si va a servirnos para clarificar o. . tanto de tipo económico como en cuanto al trabajo que tenemos que desarrollar. necesitan una señalización en su lomo visible. puede ésta ir colgando hacia afuera de la parte superior del lomo. y en todo caso en el ángulo inferior izquierdo o derecho de la tapa. La antigua costumbre de parcelar la numeración en pequeños grupos ha constituido una auténtica pesadilla para cualquier archivero abocado a realizar un traslado o reorganizar un desastre.

siempre ambas cosas en una esquina o extremo en que no se produzca perjuicio alguno. espaciados convenientemente. Las bolsas o sobres que se utilizan para documentos con sello o. que se encuentre inscrito dentro del mismo texto. En todo caso tendremos sumo cuidado en no dañar firmas. para documentos gráficos. que deben ir señalizadas a ser posible a lápiz para no dañar su materia base. se ha hecho en sitio inmediato a la propia grafía pero se corre el riesgo de que sea mayor el daño que se causa que el beneficio que se obtiene.214 El archivo. pero si se trata de un libro-documento. es más corriente que la indicación del contenido vaya en una tira de papel que rodea el rollo y se mantiene en su sitio por medio de una anilla de goma. o en la tapa misma. que es la que lleva la señalización exterior y se repetirá en la unidad documental misma. en varios de ellos. es decir a las unidades documentales. que luego ha de ir dentro de una caja de cartón. También puede ir en la caja de plástico antiácido que constituye su envase primero. (42) Los discos de grabación sonora quedan mejor presentados dentro de una segunda funda. o. siempre que éste permita hacerlo con las condiciones antedichas. . o apoyados en ganchos de pared que los mantienen también horizontalmente. o grabaciones en disco. gráficos o cualquier otro dibujo. Pensemos siempre cómo se va a ver más fácilmente según sea su archivación en celdillas de posición vertical o de posición horizontal. y debe. Si la unidad documental tiene varios folios suele hacerse el sellado y anotación en el último. adornos. Instalación y conservación Cuando la unidad de conservación es un tubo de cartón puede anotarse el contenido y número de orden en el extremo cercano a la tapa. en su caso. Cuando hay dibujos o cualquier otro elemento gráfico es conveniente señalizarlos por el reverso. precisan tratamiento análogo (42). A veces. Lo correcto es que lleven un pequeño sello en tinta o en seco a troquel de identificación del archivo y debajo el número de orden. en los dos sitios a la vez. pero no la numeración y contraseña (signatura). con un número apreciable de folios puede. si se prefiere. De unidades documentales Esta necesidad de identificación alcanza a los documentos mismos. Cuando se trata de filmes o microfilmes la señalización de ia unidad documental puede ir en el primer fotograma aunque por ser imprescindible para su identificación sacar el rollo para verlo bien en mano o en pantalla. repetirse el sellado. admiten la señalización más adecuada en el ángulo superior izquierdo ya que el manejo de los mismos se hace con la mano derecha pero la comprobación visual de su numeración y contenido se dirige siempre hacia la izquierda. Si no están foliados pueden foliarse a lápiz. sonoras o no. discretamente. Las unidades secundarias de conservación que conocemos como carpetillas o cubiertas. por evitar la tentación de hurto.

sin tapar ningún dato que figure en ella. . adherida. si son en disco se seguirá con ellas la norma indicada para los discos y si son en rollo su envase original servirá para poner en él. También los discos de grabación sonora llevarán en sí mismos. la señalización conveniente. la misma señalización identificativa que figure en la funda que se recomienda poner para protección de la original. que viene a ser como la portada de un libro. en la parte central.Acondicionado de los documentos 215 En cuanto a las grabaciones magnéticas.

con mesa. A veces están sujetas a la pared del depósito cuando los pasillos de acceso son laterales. pegar etiquetas.90 del suelo. que son largas y estrechas y que pueden colocarse. o armarios bajos. dibujos. en que se pueda trabajar. En la sala de planos y mapas del Archivo del Estado de Coblenza (Alemania) tienen mesas especiales abatibles sujetas a la pared. o pequeño despacho. Por razón de no entorpecer el tránsito por los pasillos de acceso suelen ser abatibles. en cuyo caso. También se ha pensado en la posibilidad de que en el extremo de cada depósito haya una pequeña celdilla. Es apropiada para aquellos casos en que la parte de edificio dedicada a dependencias de trabajo es de poca (1) Se utilizan en el Archivo General de la Administración.Accesorios para el servicio Todo buen servicio de los depósitos necesita unidades accesorias. con muebles de gavetas. según convenga. Si se trata de mesas de proporción corriente pueden colocarse en alguna de las esquinas. Depende de la necesidad mayor o menor de realizarlo con más o menos rapidez. Tales consideramos los tabIeros enganchados a los laterales de las estanterías para poder depositar en ellos la unidad de conservación que tenemos que examinar para extraer el documento que ha solicitado el consultante o investigador. También puede lograrse una mesa grande poniendo juntas por su lado largo dos mesas de las llamadas mesas de enlegajar. . pueden depositarse los documentos en la propia cubierta del mueble. Cuando se trata de depósitos en que hay archivadores de planos. etc. luz y calefacción. o de cualquier otra que facilite el trabajo que eventualmente se quiera efectuar sobre ellas (1).OO metros cuadrados. deben ir debajo de ellas para aprovechar al máximo la luz natural. silla. de unos 8. a 0. en forma de T o de L. pero puede hacerse bien el servicio si están a más distancia. etc. Los archivistas de la URSS aconsejan que haya uno de estos soportes cada tres metros. es decir. mapas. Su finalidad primera es que sirvan para el llenado de cajas. en caso de necesidad.. si hubiere ventanas. en Alcalá de Henares. donde no estorben el paso.

son: ancho. . No faltó el ensayo de moverlos por gasolina pero pronto se vio que la polución perjudicaba a la documentación. o de dos puntos de apoyo atrás. que sean fuertes pero ligeros de peso. las de tres o cuatro ruedas. Los hay de muy varias formas (figura 101). pág.85 metros.50 metros. esta celdilla sobra. (3) Los tenían en 1886 en el Archivo del Ministerio de Justicia. Es condición indispensable que las llantas de las ruedas sean de caucho o materia análoga que amortigüe el ruido del transporte. Los de cuatro ruedas pueden llevar dos fijas y dos de rodamiento a bolas. 0. Sin embargo. sea cualquiera el modelo elegido. La altura total puede ser de un metro o más. o las de plataforma con rodamiento a bolas (2). desde la simple carretilla de dos ruedas y un pie atrás. Al sustituir las llantas de goma por otras de material plástico más duro se ha observado que producen un ruido molestísimo al amplificarse en los grandes espacios. En todo caso. Su capacidad también es variable. no siendo conveniente que pase de poder cargar hasta 300 kilogramos. Instalación y conservación altura. En Inglaterra para depósitos grandes se utilizaban también impulsados por electricidad. que puedan entrar y salir fácilmente en los montacargas y que quepan en la anchura dada a los pasillos de acceso entre las estanterías (5). semejantes a las de transporte de equipajes. éstas dos centímetros más cortas que las otras para facilitar la entrada y salida en el montacargas. acabaron gastándose. los hacían resbalar sobre carriles. según Duchein. (5) Las medidas Óptimas. en las esquinas y que sus baldas (2) En Estados Unidos les llaman <<dollies>>. Sobrepasado dicho peso ya no son manejables.OO metros. En el depósito del Archivo del Ministerio de Justicia. cual es el caso del Archivo General de la Administración. de uno a varios pisos. (4) En nuestro Archivo General de la Administración se pusieron con ruedas de caucho pero. Así las cosas parece que los más prácticos son los movidos a mano. sobre todo por el inevitable roce de entrada a los montacargas. deben reunir las siguientes condiciones: que sean estables. 131. o cualquier otro amortiguador. tanto cargados como vacíos. Son plataformas dobles con rodamiento a bolas. alto. 0. pero los suprimieron por seguridad del personal (3). edificado en Leningrad0 en 1886. mientras que la de depósitos le sobrepasa en mucho haciendo penosa la comunicación entre el archivista y los fondos a su cargo. 1. largo. Como medida precautoria conviene que tengan parachoques de caucho. si los despachos de trabajo se han construido sistemáticamente contiguos cada uno a su depósito correspondiente. de Alcalá de Henares (España). que estén bien sujetas para que no se salgan al girar y no tan blandas que se gasten rápidamente (4). cuya nivelación se altera con frecuencia. obra citada. Otro elemento accesorio es el carrito para transportar las unidades de Conservación de un lugar a otro en desplazamientos horizontales. debido al uso intenso a causa de la entrada masiva de documentos en los primeros años. necesitando un largo desplazamiento para una consulta corta o laboriosa. Pueden llevar planchas intermedias fijas o movibles encajadas en carrilles laterales para poder sacarlas en caso de necesidad de mayor holgura (figura 102).218 El archivo.

Figura 102.Accesorios para el servicio 219 d Figura 1O 1 .-Modelos diversos de carritos. cuyas baldas pueden extraerse para poder utilizarlo con documentos de gran formato.-Carrito especial para archivos. .

Para la sala de consulta puede ser una especie de noria <<ave maría.* trimestre de 1965. Cuando se trata de ascensores o montacargas propiamente dichos su potencia de carga debe alcanzar a los 500 kilogramos. Algunos archivistas piensan que debe haber uno por cada planta del depósito pero es el propio archivista el que debe calcularlo según sus necesidades. núm. 59). sin que tampoco tengamos escasez. se puede encargar un número resultante de la necesidad de varios archivos para que su fabricación en serie abarate el costo. Instalación y conservación o paneles sean movibles. 2. lo que. Otro sistema de parecidas virtudes e inconvenientes es el transporte pneumático. que consiste en una instalación de tubos por dentro de los cuales (6) S h e .. Roger. que verifica el transporte por medio de unos carriles por los que circulan unas cajas (figura 103). ya que los que existen normalmente para bibliotecas no nos sirven. las unidades de conservación o documentos. o . no entra en nuestras posibilidades económicas. Algunos pueden utilizarse como mesitas para consultas breves en el mismo depósito (6). . No faltan sistemas que nos resuelvan a la vez los dos desplazamientos. Por todas estas razones no es raro que tengan que hacerse de encargo. El tener que encargarlos encarece el precio. bien de entrada o salida de documentos en cantidades apreciables.. No falta quien piensa que también puede servir para servicio al público una cadena continua provista de cestillo en los que se depositan. también cerrado y rodante (8). Citaremos el «TeleLift». . pág. según el servicio que tengan que prestar. y son frecuentemente demasiado estrechos para documentos de gran formato. Nouvelle serie. A veces son sólo las carpetas. Otro de concepción parecida es el «Rolo-Plan». vertical y horizontal. por lo que debemos calcular bien el mínimo necesario.monte dossier. Pero estos son sistemas caros y los archivos no suelen estar nunca sobrados de consignación. muchas veces. Suelen tener un reborde superior para sujetar los libros que a nosotros nos estorbaría. se salgan los documentos. Para desplazamiento vertical tenemos los elevadores o montacargas que pueden ser de gran capacidad o de capacidad mínima. Para mucho movimiento de transporte horizontal desde el muelle de descarga a los depósitos puede establecerse también un sistema de banda de caucho rodante.220 El archivo. (7) También. bien para el servicio usual al consultante o al investigador. una vez de acuerdo en el tipo de carrito más conveniente.. cerradas para impedir que al perder la horizontalidad. incluso desplazarse totalmente boca abajo. (8) Hay varias marcas que los fabrican. pero sólo para pequeñas cantidades.Un type de chariot #archives» (Gazette des Archives. o de tablillas transportadoras de madera movibles. 49. que nos obligaría al cabo de cierto tiempo a comprar más (7). al pasar. que va dejando y recogiendo su carga en cada piso. Pero esto requiere la presencia de un empleado fijo por cada planta. aunque también necesitemos algunos topes.

también con su tapa. no de reflexión y estudio.-Transporte vertical-horizontal en cajas cerradas. en los que se han depositado los documentos requeridos.Accesorios para el servicio 22 1 * e ' _- Figura 103. Tiene al menos dos ventajas sobre el anterior: su gran rapidez y su menor costo. Pero por lo general es de más utilidad en archivos de uso inmediato. impulsados por aire a presión. como ya se expuso al tratar de ellos. Para lo que sí puede ser muy útil es para el transporte de las papeletas de petición del público hasta los depósitos en que deben de buscarse los documentos. o despacho correspondiente que debe autorizar su consulta. En la URSS se estableció un sistema de envío pneumático de documentos desde Moscú a largas distancias. van a circular. unos contenedores cilíndricos. Cuando la consulta requiere solamente una simple lectura. puede usarse la comunicación por vídeo-teléfono. Admite varias estaciones intermedias (figura 104).o por televisión . lo que en algunos casos no es posible ni conveniente hacer. Suecia y Dinamarca. Lo utilizan así en algunos archivos de Estados Unidos. Tiene el inconveniente de que los documentos tienen que ir enrollados.

Cuando se trata del traslado de fondos de un archivo a otro hay que añadir los trastornos casi irreparables que pueden producirse si no se lleva el orden debido a la hora de la carga y descarga. con tres (<estaciones>> intermedias. .222 El archivo. pero son sistemas más aptos para el manejo interno del archivo que para el servicio al público.-Transporte neumático vertical-horizontal. o al servicio de la sala del público. (9) Es práctica corriente en oficinas bancarias. en circuito cerrado. Instalación y conservación Figura 104. dentro de tubos. debe ser siempre llevada a cabo por personas totalmente responsables y conocedoras del valor de la documentación. de un archivo a su administración productora. Solamente nos queda por advertir que la salida de documentos de un pabellón a otro. Se utilizan fundamentalmente para identificar firmas u otros detalles de los documentos (9).

(2) Véase lo expuesto en . a la hora de la verdad sólo nos pueden ser indicativos. a nuestro parecer. o sea. enumeran todos los espacios conforme los tienen ellos. sala de lectura. Veamos algunos ejemplos. Sobre el tema algunos autores se han extendido en detalles que. detallada pero algo confusa. págs. laboratorio de microfilm. repitiendo. repetidamente citado.Realización de los depósitos>> (3) Trabajo citado (Archivum. 1957. al tratar de la realización de los depósitos se anotaron ya los diversos criterios sobre el porcentaje del edificio que es deseable ocupen las dependencias (1). que suponemos es la diferencia entre superficie construida (1) Como dato de interés general recordemos que los Records Center de Estados Unidos guardan la proporción de un 93 por 100 de espacio de depósitos con respecto al total construido. zona de comunicaciones. pasillos y escaleras. . una instalación de climatización. E. expuesto por Voronin en su trabajo citado. Como variación sobre la relación anterior aparece la sala de expurgos. . 3-9). Campbell. 21).Building and equipement of Federal Records Center in the United States. y duchas. hecha por Kolarz'y Parczewiski. ya que cada archivo necesita unas dependencias adecuadas al carácter. wc. volumen de fondos y servicio que tiene que prestar con ellos. VII. frigoríficos y talleres y un apartado que denomina superficie de la construcción. En el plan de archivos de la URSS. En la descripción del nuevo edificio del Archivo del Estado de Varsovia. algunos conceptos. despachos de trabajo de los archivistas. con carácter general. y en -Planificación>>.Las dependencias Recordemos que. local para tratamiento científicotécnico y taller de restauración y encuadernación (3). (Archivum. G . 1957. cámara de desinfección y desinsectación. con separación de depósitos y parte administrativa. También clases de estas dependencias (2). pág. enumera: sala de recepción.

en cuanto a los archivos franceses. Finalmente. más todas las complementarias. . Si es grande tendrá separadas las dependencias de Dirección. más auxiliar. VII. que ya estudiaremos. Vemos que en todos ellos se trata de un reparto general de espacios pero sin aclararnos mucho respecto a cómo y cuántas deben ser las dependencias. A su vez en las dependencias podemos distinguir dos grupos fundamentales: los dedicados al trabajo interno y los dedicados al público. pasará a los despachos de trabajo para rectificar o confirmar su (4) Trabajo citado (Archivum. Separata publicada por la Dirección General de Archivos de Francia. De allí. que es el tema que ahora estamos estudiando. Duchein y Durye hacen unas recomendaciones de carácter más general distinguiendo tres sectores: locales de conservación. Lo que no obsta para que se pueda contar con una habitación independiente destinada a recibir visitas o consultas personales. son posibles viviendas privadas. pág. locales de trabajo y locales abiertos al público. LOCALES DE TRABAJO Vamos a considerarlos por el orden en que se producen los hechos.habrá que acoplar casi todo en una sola sala. cámara de desinfección y desinsectación. ya que todos son importantes si queremos que el archivo funcione. Finalmente. o recepción. El circuito a seguir por los documentos suele ser: muelle de descarga. 1956-1957. en pequeñas cantidades. que puede hacerse en el mismo muelle o en una sala contigua en la que también se determina lo que es imprescindible que pase por fumigación. 53). Secretaría y despachos de trabajo. para la Dirección y el Conserje mayor y garaje (6). como complemento. Volviendo sobre lo dicho al comienzo veremos que el problema surge cuando se trata de un gran archivo al que tenemos que dotar de servicios adecuados. VI-VII. de las que detallen ubicación y condiciones ( 5 ) . París. tales como cafetería o secretaría de información al público. pasando luego a referenciar las sucesivas dependencias.224 El archivo. expurgo y clasificación. (6) No es frecuente que se citen explícitamente en las descripciones de planificación de archivos. y paso a los depósitos para un estanteado provisional. pero si es pequeño -de una sola plaza. (Archivum. ya que en muchos de ellos no se considera su existencia. 1957. 1958). instalación y conservación y superficie utilizable (4). si no queremos que los desplazamientos del despacho a los lugares donde se encuentran las salas de trabajo nos lleven la mitad del tiempo. A ellos podemos añadir otros de carácter mixto. ( 5 ) <<Les batiments d’archives en France.

por rescatar de su destrucción total dicha documentación (7). El muelle de descarga debe estar lógicamente a nivel de la calzada y. Pudiera pensarse en una puerta metálica basculante pero es el caso que por su mucha altura sería poco manejable ya que el tejadillo provisional que forme no debe de impedir que el camión pueda acercarse hasta el mismo borde del suelo del muelle. que. La boca o bocas de entrada deben estar protegidas de la lluvia por tejadillos o salientes en la parte superior. disponer de dos rampas adecuadas para que los camiones puedan acercarse hasta el mismo nivel del suelo del almacén de modo que los carritos del archivo puedan entrar y salir desde el muelle a la caja del camión. que se realiza con frecuencia sobre unidades polvorientas. al chocar por arriba con el plano saliente. requieren para su manipulación caretas antipolvo (8). debido a la abrumadora cantidad de documentos que tuvo que recibir después de treinta y tres años que hacía que se había quemado enteramente el primitivo Archivo Central. haciendo excepción a lo que manda el reglamento. (8) Lo malo es que no protegen los ojos y en tiempo caluroso resultan incómodas y agobiantes. Duchein da como cifras extremas de 40 a 80 metros cuadrados. darle una ordenación y proceder a su estanteado definitivo. Debe de contar además con los servicios sanitarios correspondientes y duchas y armarios roperos para los porteadores y personal que interviene en este trabajo. Naturalmente que como los hay de varias alturas cuando se cuente con dos rampas deberán tener distinta inclinación para que una sirva a los transportes grandes y la otra a los más pequeños. reducida en casos extremos a reseñar el número de camiones o transportes de que consta el envío. Al hacer la descarga debe llevarse a cabo un somero control de lo que se recibe. . Pero no debe contarse con que su permanencia sea larga sino que debe retirarse lo recibido lo más pronto posible. en caso extremo. con arreglo a una relación de entrega que siempre debe acompañar. No es raro sin embargo el caso en que la mala conservación y abandono total de lo que nos entregan haga imposible una relación adecuada. a ser posible. deben (7) Este criterio se siguió en los primeros años de funcionamiento de nuestro Archivo General de la Administración. situado en la misma ciudad. tales como furgonetas. o acaso sea bastante dotar esta. entradas de una marquesina protectora. La capacidad del almacén debe calcularse con arreglo al volumen previsto de entrada de documentos. El hecho de que sea más bien holgadas facilita la descarga ordenada por centenas y la separación de grupos diferentes que puedan entrar en el mismo día. lo que nos fuerza a recibirlo. o montacargas. En cuanto a su ubicación puede estar en la parte de atrás del edificio. o en la zona neutra entre éstos y las otras dependencias.Las dependencias 225 clasificación. que no entorpezcan el acercamiento de los transportes. en que se encuentran generalmente los depósitos. prefiriendo trabajar sin esta protección pero menos horas. En países muy lluviosos puede optarse por la solución del archivo de Brescia (Italia) que tiene una columnata porticada. Los elevadores. en Alcalá de Henares. o estas. siquiera sea somera.

de nueva planta. Con todo algunas de estas cámaras han sido emplazadas. Algunos previenen habitaciones pequeñas para ambas cosas. En los trabajos de planificación de archivos realizados en la URSS y en Francia se ha contado con ellos. mientras lo conservable pasa a fumigación. se corre el riesgo de que lo efectúen personas poco cualificadas para conocer bien el valor potencial histórico de muchos documentos. Instalación y conservación estar inmediatos para facilitar el acarreo (9). Algunas casas ofrecen máquinas destructoras que. Sin embargo fácilmente puede dejarse lo destruible en un rincón del almacén. con carácter general en esta última. (10) Es este un problema sobre el que se ha discutido mucho. La consecuencia lógica de practicar el expurgo es la necesidad de dejar separado. que sepamos. según se va realizando ésta. van empaquetando las tiras de papel que producen. incluso cerca de los despachos de los archivistas para facilitar su trabajo. si la hay. si es cierto que el expurgo previo abarata los costes del transporte. Ambos criterios tienen sus ventajas y sus inconvenientes pues. En la reunión sobre construcción de archivos realizada por los archivistas belgas en Bruselas en 1973 se recomendó que la cámara de eliminaciones tuviera una capacidad de 40 a 50 metros cuadrados. (9) En el Archivo General de la Administración hay uno para cuerpo de depósitos. Depende de que el ritmo de entrada y expurgo supere la capacidad de absorción de la máquina destructora. Lo que nunca se debe hacer es vender el papel a peso sin asegurarse de su destrucción.A. a derecha e izquierda. comunicación presentada al I11 Congreso Nacional de Archivos. . visto lo cual se aconseja que se sitúen en un rincón. Unas veces viene hecho y otras hay que efectuarlo. Sin embargo no está prevista en muchos archivos por no existir un acuerdo sobre cuándo debe efectuarse dicho expurgo. según destruyen. Esto puede remediarse en parte en el propio almacén o muelle de descarga. Pero otras es necesario realizar un examen más detallado que hace precisa la existencia de una saleta contigua. celebrado en Pamplona en 1970.T. Contiguo un pequeño almacén para el material.226 El archivo. por lo que entorpecen el «paso» en el trabajo.S. ya que cada tipo de documentos tiene un interés diferente y requiere su tratamiento adecuado. a su vez. y de la citada cámara de fumigación.O. Puede verse el trabajo de María del Carmen Pescador del Hoyo 4elección de la documentación». como la <Mustang»de D. sin poder establecer una norma general. donde los archivos departamentales se han construido. en su mayoría. en sitio poco conveniente. para expurgos o descates (10). El complemento del expurgo es pues una máquina destructora de papel. lo que se va a destruir de lo que se va a guardar. con salida a la puerta de entrada de cada depósito en cada planta. realizando obras de remodelación en muchos de los que se encuentran en edificios viejos. pero sólo ha sido aplicado. un accidente fortuito o una descuidada manipulación en el transporte. Ocurre a veces que el desorden de lo que nos mandan está ocasionado por una conservación de procedencia deplorable. si bien próximas al almacén de descarga. como es lógico que sea. que servirá.

recomienda la existencia para esta labor de una sala de trabajo contigua al despacho de que dependa la documentación de cada depósito. haciendo necesaria otra de mayor superficie y sin ningún accesorio sobre ella. Cuando se carece de esta cámara puede haber tres soluciones. No obstante los controles que llevan hacen dificilísimo que pueda producirse un accidente en ellas. Es la primera utilizar los servicios de una cámara portátil que será acarreada por un camión de un centro especializado. propiamente dicha. Es claro que deben estar lo más cerca posible de sus respectivos documentos. Unas llevan una bolsa de plástico que se retira y sustituye por otra cuando está llena. otras tienen una especie de cubeta receptora y otras van empaquetando estas tiras. ya que a veces llevan los gérmenes de destrucción que luego se desarrollarán en los depósitos (11). en fardos cuadrados. Lo cierto es que la mesa usual de despacho. . En cuanto a la cámara de fumigación. Es la tercera. conforme van saliendo. Morris Rieger. Donde no haya cámara puede remediar algo un autoclave pequeño. o en un rincón mismo del depósito a que vayan destinados. si bien los grandes archivos están dotados de ella. en teoria. sino todos los que entrasen aunque aparentemente fueran sanos. Su emplazamiento debe ser inmediato al almacén de descarga pero a la vez tener una cierta independencia respecto al resto del edificio debido al temor que produce en el personal el conocimiento del uso en ella de gases a veces altamente tóxicos. no sirve para ello. llevar los documentos al centro especializado donde se procederá a su desinfección y desinsectación. pero también puede optarse por darles salida a una atarjea donde al contacto con el agua pierden toda su toxicidad. pág. 14. pero de efectos secundarios nocivos para el papel. (1 1) Carmen Crespo. la más penosa. en su ponencia citada. de gran poder bactericida. Una vez que la documentación está lista para su transporte a los depósitos se plantea la cuestión de si debe procederse antes a la introducción de los documentos en sus respectivas unidades de conservación o realizar esta operación en una habitación especial. Es la segunda proceder a la fumigación de todos los depósitos valiéndose para ello de los conductos de aire acondicionado con mando remoto. son muchos todavía los que no cuentan con su costoso montaje. aunque figura.Las dependencias 227 que reduce los documentos a tiras finísimas que imposibilitan cualquier intento de reconstrucción. hace referencia a la utilización de rayos gamma. Las ordenanzas urbanas suelen exigir una salida de gases a gran altura para evitar posibles perjuicios a viviendas cercanas. El ideal sería pasar por la cámara no sólo los documentos ya recogidos. de los Archivos Nacionales de Washington. y por otra parte han sido prohibidos algunos gases de los que se utilizaban hace algunos años. en casi todos los estudios de planificación de edificios. Pasemos ahora a los despachos de trabajo de cada sección o fondo.

ruido. En este caso no hay más remedio que renunciar a esa contigüidad. no puede faltar una grande de trabajo. que tanto facilitaría el trabajo. Pero hay otros en los que cada planta de depósito cuenta con su correspondiente despacho de trabajo. un ascensor para uso de personas. o cuando se procede a realizar una busca laboriosa. como ocurre con el Archivo General de la Administración.228 El archivo. pero en principio debemos pensar que. que debe siempre solicitar su visita y exponer el asunto que la motiva. ventilación. Instalación y conservación pero ello depende del tipo de construcción que se haya adoptado. por conocida. También en este caso los despachos quedan suficientemente independientes. sin cajones. y que al recibir al consultante o investigador puede ser mejor atendido cuando se conoce previamente el motivo de su consulta. con buena superficie para poder extender sobre ella los papeles cuando se revisan para confirmar o rectificar su clasificación y ordenación. y muy Útil un magnetófono que nos ayude a la redacción de inventarios y revisión periódica de los depósitos. y acaso no está de más un armario en el que guardar documentos especiales o papeles de importancia que estemos estudiando. Con ello se evita que el polvo que puedan acarrear los documentos ensucie la mesa de despacho y objetos necesarios que debe haber en ella. siendo su temperatura recomendable entre los 18 y 22 grados. que permita la relación con las demás dependencias. además de las mesas convencionales. Si los despachos no son muy grandes será muy conveniente contar con la sala pequeña contigua que hemos mencionado para meter la documentación recién llegada en sus unidades de conservación. Consideramos imprescindible una estantería para los libros de consulta que se necesitan en la realización del trabajo. o simplemente los correspondientes al trabajo que desarrollamos. No obstante citaremos como muy conveniente un teléfono. Cuando pertenecen a la primera modalidad mencionada debe haber en esta zona. Cuando el despacho corresponda a una serie o sección de documentos audiovisuales será preciso contar con accesorios que sería ocioso enumerar. etc. bien por interfono o por una centralita común. Existe un cierto número de archivos en que la parte del edificio destinada a dependencias no sobrepasa las dos o tres plantas mientras que los depósitos alcanzan mucha más altura.. pero si estuvieran concentrados en una o dos plantas más bajas hay que prevenir que no sean de fácil acceso para el público. por lo menos. cuya enumeración es ociosa. lo que facilita el trabajo. En cuanto a sus condiciones físicas debe recordarse lo dicho para los despachos de íos archivos de uso inmediato respecto a luz. Los muebles dependen del número de personas que vayan a trabajar en cada uno. de Alcalá de Henares (Madrid). independiente del o los montacargas ubicados en la zona del muelle de descarga y otros servicios contiguos. Esto reporta dos ventajas: que no es interrumpida la labor del archivista indiscriminadamente. Por descontado que es de absoluta necesidad una máquina de escribir normal. Algunos se pronuncian por una segunda máquina de escribir de carro grande y un . ya que la propia necesidad va a indicarlos en cada caso. semejando a veces silos o torres. en los que el desplazamiento entre el archivista y papeles es mínimo.

Solamente los consideraríamos necesarios si se trata de un archivo tan pequeño que tiene que centralizar todo en una sola habitación. etc. mejor situado en la primera planta que en planta baja. El primero porque puede haber una en la Secretaría para estadillos y cuentas. por ser poco usuales estos trabajos en los despachos. pero accesible a cualquier visita anunciada. que. con lo que queda alejado de la posible entrada incontrolada del público. Antes era corriente y se aconsejaba que para acceder a él hubiera que pasar por la sala de lectura. o formar una serie especial dentro de ella. y el segundo porque al no llevar control unificado pueden producirse derroches innecesarios y gastos evitables. que debe estar contiguo. En ellos puede haber o no duchas para aseo después de trabajos excepcionalmente polvorientos. cuya necesidad no comprendemos muy bien. pero hoy no se le ocurre a nadie semejante emplazamiento. diapositivas. Estimamos imprescindible que el personal cuente con una pequeña biblioteca técnica para su perfeccionamiento y puesta al día. Será necesario para muchos archivos contar con un despacho de habilitación o contabilidad. ajenas al trabajo técnico del archivero. no lo es menos el despacho de Dirección. Lo correcto es que tenga un acceso por el despacho de Secretaría de Dirección. y aún más una sala dejuegos que nos llena de perplejidad. tenga una caja fuerte con arreglo a la importancia de la dotación económica que percibe y servicios que presta al público (microfilmes. para que no se turbe su trabajo. para poder filtrar la entrada a los posibles consultantes. pero. pág. Es servicio que puede hacerse perfectamente en el taller de reprografía. que no menciona. 80. además del amueblado general de cualquier despacho. que puede ser independiente de la biblioteca auxiliar del investigador. Tampoco está de más una antesala donde pueda esperar la visita en vez de hacerlo en la Secretaría. no nos parecen imprescindibles. añadiendo una sala de descanso. Si todos los despachos deben estar ubicados en zona de recogimiento y tranquilidad. y otra puerta independiente directamente al vestíbulo del citado piso. pero lo que no se debe olvidar es una pequeña máquina destructora (12) Así lo propme Duchein en su obra citada. aunque suponemos que si lo dice será porque tiene constancia de ello en alguna parte.Las dependencias 229 aparato de xerocopia pero no nos parecen convenientes. xerocopias. La temperatura media aceptable está alrededor de los 22 grados. También pudiera ser Útil tener cerca de los despachos un pequeño dispositivo para poder hacer una taza de café o té. . fotocopias. Su amueblado depende enteramente del gusto personal de quien va a utilizarlo. pero esto solo en el caso de no tener instalado servicio de cafetería (12). incluso una pequeña cocina. No olvidemos la proximidad de las instalaciones sanitarios que eviten largos desplazamientos de los funcionarios.).

como también para tomar o comunicar decisiones. sólo reconocibles por las personas que conocen su uso. Es muy conveniente que todo archivo que cuente con cierto número de personal técnico tenga una sala de reuniones que facilite ese contacto indispensable si de verdad se quiere trabajar en equipo. lo que no quiere decir que tenga grandes ventanales que es preciso oscurecer muchas veces para la manipulación del material fotográfico. que será rebasado prontamente por otros más perfeccionados. tanto más urgente cuanto que las técnicas xerográficas han popularizado y simplificado enormemente esta prestación al público. ya que para las reuniones de carácter interno puede servir el propio despacho de Dirección. El ideal es tener tres . En la instalación.230 El archivo. dependen de la actividad que desarrolle el archivo en relación con otros archivos o centros en cuanto a estudios técnicos o contactos profesionales.ya se dijo. Es muy conveniente que cuente con pilas de agua corriente para el procesamiento del material y una instalación eléctrica industrial con llaves y cortes bien distribuidos y tomas de corriente no muy distantes para evitar la utilización de cables largos. Quedan como un mueble más. sin desentonar del resto. sean cuales fueren el número de sus aparatos. Conociendo las necesidades del archivo habrá que buscar en el mercado lo que hay disponible y a la vez está al alcance de nuestras posibilidades. si es lo suficientemente amplio. tanto para obtención directa del original como para reproducción. También vale para reuniones técnicas con profesionales de otros centros. Esto nos lleva de la mano al problema de la necesidad de contar con un laboratorio de reproducción de documentos. aun cuando hay ya películas diazoicas que pueden manejarse con una luz no muy intensa. El suelo de todo el laboratorio estará recubierto con un material aislante de la máxima garantía. como su propia existencia. Imprescindible. tanto para fotografía normal como para microfotografia. aun cuando su conservación ofrece problemas. Pero ello no nos debe hacer olvidar la utilidad de un buen equipo fotográfico. teniendo en cuenta que la utilización de material diazoico ha abaratado bastante el costo de este servicio en cuanto a fotografía se refiere. aunque es cierto que son muchos los que carecen de ello. debe existir una buena ventilación. Instalación y conservación de papeles donde introducir los borradores o notas que puedan ser reservados. También esta zona tendrá sus servicios sanitarios correspondientes. que son los que pueden ofrecer algún peligro. El número y tipos de máquinas para cualquiera de estas prestaciones estará en razón de sus propias necesidades y sería ocioso tratar de recomendar aquí tal o cual equipo. Estará dotada de una larga mesa y asientos suficientes. el interfono y red telefónica con la totalidad de dependencias del edificio y línea directa al exterior. Su tamaño. Todo archivo de cierta importancia necesita complementarse con la instalación de una serie de laboratorios o talleres que contribuyan tanto a su buena conservación cuanto a su eficacia en el servicio al usuario.

Hay que procurar (13) El tema fue tratado extensamente en la XI «Table Ronde. siendo.). técnicas y económicas. De todos modos si se lleva a copiar repetidamente un mismo documento termina deteriorándose. en lo posible. Gut en su trabajo «Restaurationdes documents d'archives. etc. En cuanto a los otros sistemas actuales de reproducción de documentos será preciso elegir con cuidado las máquinas. Es por tanto aconsejable que estéjunto todo el servicio reprográfico. ya que su producción debe ser rigurosamente controlada por razones éticas. a la vez de unificar criterios de dirección y responsabilidad. Si se tienen máquinas de funcionamiento eléctrico que utilizan agua es preciso que el suelo que las rodea esté bien aislado en evitación de cualquier accidente. las que parecen menos dañinas las que funcionan por xerografía. las termográficas. en consecuencia.. sala de revelado y sala de tiraje. Con ello se ahorrará espacio y personal. incluso. Actas publicadas en Bruselas. lo mismo que la duplicadora si se trabaja con diazo. Sin embargo si el revelado se efectúa en una máquina procesadora puede estar ésta en cualquier rincón de la primera. ya que alguno de ellos puede perjudicar gravemente los documentos. . En algunos se encuentra instalado conjuntamente con el pequeño taller de reproducción de documentos. xerográfico. Naturalmente que todo este montaje resulta caro de instalar y caro de mantener por lo que son muchos los archivos de pocas posibilidades que prefieren contratar el servicio con un fotógrafo o laboratorio fotográfico independientes. En cuanto a su amplitud se ha estimado en algunas reuniones internacionales que debe suponer un 25 ó 30 por 100 del total de las dependencias pero esto. con toda seguridad. termográfico. sea fotográfico. los daños producidos en sus fondos (13). modo de prevenirlo y remediarlo. No se deben entregar en xerocopia documentos que puedan reportar algún perjuicio para terceros. teniendo en cuenta el sistema por el que funcionan (xerográfico. por Christian V. aunque sí puedan ser examinados y estudiados en la sala del público. debido a lo delicado y minucioso de su trabajo.Las dependencias 23 1 habitaciones o compartimentos independientes: sala de toma de fotografías. es aspiración de todo archivo depósito. como todo. 1969. ya que a veces utilizan sustancias que pueden ser algo tóxicas. por ahora. poseer un pequeño laboratorio de restauración que repare. Debemos desechar. Desde que se avanzó en el conocimiento de las causas y agentes destructores del material de archivo y. Debe tener la mayor cantidad posible de luz natural. por offset. por modesto que sea. así como una buena ventilación. En cuanto al espacio que puede ocupar todo el montaje varía lógicamente según el número de máquinas y técnicos que las manejan. por rayos ultravioleta. Respecto al emplazamiento de las máquinas xerográficas algunos recomiendan que estén cercanas al público para facilitar su utilización pero esto nos parece un grave error. produciendo irritaciones en las mucosas e incluso mareos. si existe. es relativo y está condicionado al volumen e importancia de cada archivo.celebrada en Bruselas.

además de amplias pilas para los lavados que sean necesarios. o libros de archivo. Es imprescindible para remediar el deterioro de los libros-documento. mientras que para la segunda bastarán de 20 a 40.232 El archivo. pág. si bien fue muy extendida en el siglo pasado. Su ubicación debe estar próxima a los otros laboratorios. lavado. que denominaron «Vinyector». así como muy conveniente para los instrumentos de trabajo mecanografiados para uso interno o uso del público. Instalación y conservación que el local sea amplio para evitar que al manipular los documentos sufran roces. cuya labor realiza en un tiempo mínimo y con una perfección máxima que ahorra meses y meses de trabajo si hubiera habido que hacerlo a mano. cuya técnica. casi siempre sin publicar. el Servicio de Restauración de Libros y Documentos ideó y construyó una máquina. aunque se haya conseguido reforzar su solidez. Afortunadamente. También es muy Útil para la biblioteca auxiliar del archivo. integrados todos en una zona de trabajo especial. mal trato por parte del hombre o cualquier otra causa. es llevar los documentos afectados a un centro especializado. Los aparatos necesarios deben indicarlos los técnicos restauradores. Cuando los documentos estén amenazados por su grado de acidez se procede a su neutralización y también es corriente que se lubriquen las pieles quebradizas de los pergaminos (14). lo que generalmente sólo se hace con un corto número de piezas de gran valor. eliminación de manchas y blanqueamiento. El último recurso que tenemos. en evitación del riesgo de estropear aún más lo que se quiso arreglar. No debe olvidarse anejo a este servicio. La restauración manual es muy penosa y requiere técnicos con buenos conocimientos. . En consecuencia es labor muy lenta que llevaría años y años en muchos casos. exportada ya a muchos países. Nos falta todavía por tratar del taller de encuadernación. está totalmente desaconsejada por la dificultad de consultar sus unidades documentales y deterioro de éstas por el uso. recoge interesantes datos. que en el orden de prioridades ocupa más bien el segundo lugar. en la ponencia presentada. Debe estar dotado de pilas con agua (14) Carmen Crespo. folios perforados por la acción de parásitos. Para instalar la primera modalidad se consideran necesarios de 80 a 100 metros cuadrados de amplitud. una sección de restauración de sellos. Puede ser un verdadero taller con máquinas manuales y mecánicas o simplemente practicar la encuadernación de encolado o cosido con plástico. cuando no es posible contar con un laboratorio de restauración propio. capaz de restaurar mecánica y rápidamente. Es frecuente que dos o tres centros atiendan a todos los demás archivos que dependan de una administración única. sean mesas o cualquier otro mueble. 16. Lejos de nuestra idea que sirva para encuadernar documentos que nos entregan sueltos. En estos laboratorios no sólo se recomponen documentos dañados gravemente sino que también se efectúan operaciones de mejora tales como limpieza. en España. y contar con grandes superficies de apoyo.

Y. tengan una habitación donde realizar turnos de descanso. sin comunicación entre sí. no olvidemos los servicios sanitarios cercanos. y tener fácil comunicación con el despacho oficial (15). es conveniente que el suministro de 'electricidad y agua tengan contadores propios. Puede existir garaje pero lo más corriente es que se marque señalización de aparcamiento en la zona ajardinada que debe rodear el edificio. en general. Su ubicación puede situarse en la zona de muelle de descarga y talleres o laboratorios por ser la más proclive a la entrada de personas ajenas al centro. una vez más. salvo si existe instalación general de aire acondicionado para la totalidad del edificio. En todo caso ambas deben tener accesos independientes. que se ha seguido en el Archivo General de la Administración. que puede servir también para los chóferes si hubiese servicio de coches oficiales. independiente. Ambas viviendas tendrán línea telefónica directa al exterior. Los extintores. con asesoramiento del encuadernador. de Alcalá de Henares. LOCALES ABIERTOS AL PUBLICO Deben estar en su mayoría en planta baja. ni con el resto del edificio. Los Útiles de trabajo dependerán de la importancia del taller. de día o de noche. La misma independencia necesitan en cuanto a la calefacción. con fácil acceso y. por razones obvias. . Del mismo modo. en la parte de atrás del edificio. La vivienda de Dirección debe quedar lo suficientemente independiente de todos los servicios.Las dependencias 233 corriente y electricidad industrial y conviene que tenga. publicaciones varias. como se dijo de los laboratorios. La detección de incendios en toda la zona de laboratorios debe ser de elevación de temperatura porque así lo requiere el tipo de combustión que se puede producir. de nieve carbónica. sobre todo. y otra en la última planta. bien a la calle o a patio. (15) Duchein y Durye. recogen y citan expresamente esta condición. En cuanto a la vivienda de Conserjería unas veces la encontramos cerca del vestíbulo. No es muy corriente que se cuente con ello pero sí es conveniente que los vigilantes. una buena iluminación natural. o a la zona ajardinada que rodee el edificio. VIVIENDAS ANEJAS Cuando el archivo cuenta con edificio propio y su importancia es notoria puede pensarse en la construcción de dos viviendas: una para la Dirección y otra para el Conserje mayor. aunque ligada a ellos telefónicamente.

lo que parezca más propio. pero también puede estar en la planta primera para darle más sosiego si el archivo está situado en una zona ruidosa. una (16) En el Archivo Histórico Nacional de Madrid la Asociación de Amigos de este Centro ha puesto en venta series de improntas de sellos de cera y llaveros con reproducción de los mismos. así como también se llevará el control de la solicitud y expedición de copias. la que puede también servir para dirigirse al despacho de Dirección y Secretaría correspondiente. o mejor instalar en batería una serie de taquillones o pequeños armarios metálicos en los que cada cual introduzca sus pertenencias llevándose la llave consigo para poder recogerlo al salir. que puede ser fijo mural o soportado por un atril. Puede amueblarse con uno o varios tresillos. los permisos de acceso del público a la sala de consultas. que puede ser una sola. así como si ofrece al público postales. Lo que sí es muy conveniente es que en uno de sus lienzos de pared figure un esquema representativo de todas las secciones y servicios para que pueda conocerse gráficamente todo lo que alberga el edificio. . diapositivas o cualquier otro objeto que sirva a la difusión de su contenido (16). con mostrador que limite el acceso del público. al modo clásico. evitando con ello muchas preguntas al conserje de servicio en la portería del propio vestíbulo.234 El archivo. Instalación y conservación capaces de evacuación rápida en caso de emergencia. o expedirán en su caso. En algunos archivos está situada en la misma sala de lectura y también en otros en la sala de visitas. Debe tener una buena iluminación natural y. previa la autorización correspondiente de la persona a cuyo cargo se encuentre la sección a que los documentos pertenezcan. Informará sobre el reglamento y condiciones de uso de los servicios del archivo.. por lo que inmediatamente antes de su acceso debe existir un espacio que sirva de ropero para dejar abrigos. Tal como lo hemos descrito. Comenzando por el vestíbulo no debe descuidarse su presencia ya que va a ser lo primero que encuentra el visitante y su impresión va a ser muy importante a la hora de valorar el prestigio del centro. la sala de lectura estará en planta baja. Hace años también se vendían series de postales. en su caso. Si éste tiene publicaciones propias o subvencionadas es muy conveniente que se puedan adquirir allí mismo. Tampoco está de más una vitrina donde se muestren las Últimas publicaciones. Tampoco son desdeñables los tapices murales. etc. No debe faltar lo más próximo posible a la entrada un tablón de anuncios. y ornamentar sus paredes con cuadros o grabados o reproducciones facsímil de sellos o documentos. carpetas. con sus correspondientes mesitas. En ella se examinarán. Inmediato al vestíbulo deben encontrarse las dependencias de Información y Secretaría general. Esto nos lleva directamente a tratar de la sala de lectura o investigación. a la que debe entrar el usuario sin más bagaje que sus Útiles de escribir y tomar notas. En este caso su acceso se hará por una escalera totalmente independiente de los despachos de trabajo. según capacidad.

sino de una sala pequeña para consulta por la Administración. concebido como almacén de uso sólo para la Administración. el criterio de Estados Unidos. así como el acarreo de documentos para su examen en la sala. simplemente. entre los que se encuentra España. es conveniente un punto de luz individual para cada investigador o lector. si la natural es insuficiente o se trabaja en horas en que es preciso servirse de ella. Malasia 17 y Estados Unidos de 100 a 170. República Federal Alemana 6 a 14 y 29. Asi Austria propone entre 14 y 60. Lo más cómodo para que no se interfieran unos con otros es que las mesas sean individuales. pero no tiene validez para otros países. según sus propias necesidades. Francia entre 30 y 300. cuyos Archivos Centrales de los Ministerios son visitados y estudiados sus fondos una vez que han obtenido el correspondiente permiso de las personas que pueden darlos. siendo muy conveniente que tengan un conmutador para encender solamente cuando sea necesario. sobre su propia mesa. En esto llevan ventaja las salas instaladas en planta primera. Estas mesas no deben de tener cajones para evitar que metan sus papeles y los dejen luego olvidados. . Pueden ser de bombilla normal o de tubo fiuorescente. sobre todo si se consultan documentos gráficos. ya que los documentos a veces hay que extenderlos para compararlos. delimitando los espacios con algún resalte. No obstante es evidente que las necesidades de sala de consulta de estos archivos se manifiestan en dimensiones reducidas. otras son de buen tamaño. o de los que están situados enfrente o cerca. que debe ser difusa con potencia de 50 a 70 vatios. no necesita de sala para el público puesto que no lo va a tener. aunque lo más corriente es que encontremos mesas largas y amplias. En cuanto a la ubicación de la sala es conveniente que esté cerca del sistema de comunicación que va a llevar las papeletas de pedido a las secciones.Las dependencias 235 igualmente buena iluminación artificial. Israel 90. En cuanto a su tamaño variará con arreglo al volumen de fondos del archivo y servicio que ha de prestar con ellos (17). pero es más recomendable la primera. o de Wood. No ocurre lo mismo con los grandes archivos (17) Los distintos países han aconsejadoen las reuniones internacionalesel número de plazas que consideran convenientes. Deben tener prevenida para su posible uso una lámpara de rayos ultravioleta. o. en la reuniones internacionales. Pero lo que sí debe de tenerse muy en cuenta es que cada investigador debe disponer de un espacio de mesa de unos cinco metros cuadrados. Algunos opinan que un archivo intermedio. porque reciben más luz natural que las instaladas en planta baja. Este fue. con potencia de 100 a 200 vatios. según se instale en el techo o directamente sobre la mesa. para lectura de documentos que la necesiten. En este caso debe llevar una pantalla que impida que la luz incida directamente a los ojos del usuario. Yugoslavia 50. Aparte de la luz general de la sala. Hungría de 5 ó 6 a 28. mesas largas en las que pueda extenderse cada uno con arreglo a sus necesidades. para uso del público.

en un lateral. Su situación. Pero se evitará que queden a su libre alcance. lo que también puede resolverse con una mampara que reserve una parte de la misma. en su defecto. Instalación y conservación intermedios. Sea cual fuere el caso. a la que. o alrededor de la sala. suele llamarse sala de catálogos. lo que constituye la biblioteca histórica propiamente dicha. Algunos aconsejan la existencia de una sala defumadores. aparte de contar hoy esta costumbre con muchos detractores. en centros en los que haya afluencia de público es de todo punto necesaria la existencia de una biblioteca auxiliar en la que puedan los investigadores manejar las publicaciones de consulta más necesarias. pueden estar en una pequeña sala contigua. claro está. como el nuestro de Alcalá de Henares. tan visitado y consultado como puede ser cualquier archivo histórico. ya que los mayores daños a los documentos se producen siempre en la sala del público mientras su consulta. televisión en circuito cerrado cuyas pantallas receptoras estén no muy lejos y cuyos dispositivos de toma de imágenes sean movibles para darles mayor capacidad.236 El archivo. aparte de tener uno o dos funcionarios de servicio permanentemente para resolver cualquier consulta eventual. En algunos archivos se han dispuesto. . reproducciones de sellos o cualquier otro tipo de objetos producidos por el archivo para su propaganda y divulgación de lo mejor de sus fondos. También es muy conveniente que exista una vitrina de publicaciones en venta. una serie de cubículos laterales semi-aislados para trabajos en equipo sin molestar a los demás usuarios. que pueden estar en un estante exclusivo. En la reunión de archivistas habida en Bruselas en 1973 se aconsejó una pared o gran ventanal acristalado que permita la vigilancia desde fuera de la sala. que suponen un instrumento de busca más elaborado y no susceptibles de ser alterados por uso indebido de los consultantes. lo que en parte es debido a que la fluidez de documentos hacia fondos definitivos no puede hacerse realidad por saturación de aquéllos. También en algunos archivos existen ficheros para uso del público pero nos parece mejor que esta información se dé por medio de folios mecanografiados. Sin embargo no son muy recomendables si no se dispone de la vigilancia necesaria. por lo que. la realidad es que pueden resolver su premura con sólo salir al vestíbulo de la sala. ya que mientras se manejan papeles está terminantemente prohibido fumar. así como las de información de los fondos del propio archivo. debe tener vigilancia ejercida por subalternos o. Cuando los libros de consulta inmediata y los de información sobre los fondos del archivo no puedan acomodarse bien por su volumen en la misma sala de lectura. supeditado a la importancia del archivo y espacio con que se cuente para ello. utilizando la denominación genérica de bibliotecas. postales. dentro de la sala de lectura. aunque esta vitrina es posible que esté mejor situada antes de la puerta de acceso a la sala y no dentro de ella. Todo. pero. En cualquier caso la sala de lectura debe tener vigilancia constante.

así como proyecciones (filmes. pero esto está ya superado. necesitan un espacio aparte. ya que. La breve explicación del interés del (18) Es recomendable la existencia de un aparato proyector. La existencia de estas salas tiene el inconveniente de necesitar más vigilancia para ellas. la sala de documentación. por lo que pueden instalarse. unas veces bajo una sola Dirección. o prestar los filmes a alguna organización o filmoteca apropiada. al servicio de intereses de todo tipo de la región en que está ubicado el archivo. etc. En la Administración española. Hace algunos años se consideraba poco menos que imposible montar una exposición con documentos. bien de modo eventual.). No obstante. el único responsable de los documentos es el archivero. donde no tuvieran este servicio. pero en los archivos de los Ministerios sí existen. También algunos han señalado la posibilidad de contar con salas especiales en archivos todavía bajo la responsabilidad de la entidad productora. El segundo ha quedado también obsoleto al generalizarse el uso de las copias xerográficas. diapositivas. Su funcionamiento podemos verlo en los archivos departamentales franceses. documentos gráficos muy grandes.Las dependencias 237 SALAS ESPECIALES También se previene. Todavía podemos añadir una previsión más. bandas magnéticas o discos. Para que el archivo tenga unas relaciones públicas fructíferas consideramos imprescindible una sala de exposiciones. Lo contrario equivale a secuestrarlo para el uso y conocimiento público. En cuanto a la audición y visualización de videos. Biblioteca y Documentación. para consultas rápidas de la propia Administración pero esto nos parece altamente comprometido. ni los regionales ni los provinciales lo tienen previsto. para no molestar a los demás con el ruido de la máquina. es claro que necesitan una sala especial de consulta en cuantos archivos tengan este tipo de material (18). o cualquier otro tipo de documento que lo requiera. una vez ingresados en el archivo. la existencia de una sala de microfilm y otra para copias dactilográjicas. Esto depende de que sean muchos los de este tipo que se guarden en el archivo. Es posible que haya también necesidad de una sala especial para manejo de documentos incómodos de manejar en la sala general. bien en calidad de depósito. tales como registros catastrales de gran volumen. más en teoría que de hecho. en cualquier rincón o lateral de la sala de lectura. y se instalan. otras por separado y otras formando un servicio conjunto de Archivo. El caso primero se encuentra resuelto desde el momento en que los actuales aparatos lectores de microfilm no necesitan el total oscurecimiento. «cassettes>>. .

Las primeras no son recomendables porque los documentos y objetos se estropean mucho con la luz.. después de haber planificado en sus líneas generales el «cursus» de la exposición. Pueden ser también Útiles paneles . En la misma reunión M. además de importantes. Namur. Para salvaguarda de lo que haya valioso es conveniente que las vitrinas tengan llave. con buena voluntad. de cristal o materia plástica. se recomendó la exposición de documentos que. desmerecen mucho en cuanto a interés. Recordemos que en vez de vitrinas convencionales hoy se utilizan desmontables. Copenhague. En este caso deben paliarse los daños con dos medidas adicionales: que la sala no reciba luz del exterior. Instalación y conservación contenido del documento en una cartela hace que la gente se fije en él. o bien filtrada por persianas y cortinas. así como repartir en los lugares más idóneos los cuadros. u objetos con que se quiera enriquecer.238 El archivo. puede quedar en manos de profesionales acostumbrados a este tipo de exposiciones. cuyos paneles se adaptan a cualquier emplazamiento y muy variado contenido. El pretexto puede ser una efemérides local. pero a veces es costumbre tan arraigada y tan cómoda para enseñar al público que. pero. persisten. Pero además estas exposiciones se ambientan con cuadros y objetos que tengan relación con el contenido o con la época. Francia y España. fueran atractivos. Thion advirtió del riesgo de deterioro al manipularlos para ser expuestos a lo que Marlot contestó proponiendo que se exhibieran facsimiles en vez de originales. pero merece la pena. aun cuando pueden colocarse inclinados o enteramente verticales entre dos láminas transparentes. De acuerdo en que esto lleva mucho tiempo. Pero la materialización de colocarlos en las vitrinas y paneles. A veces no podremos contar con una sala especial pero. para evitar la repulsa del visitante. y se explican en paneles que orienten al visitante. En el informe redactado en la mencionada reunión se señalaba su existencia en Stuttgart. aunque algunas veces se ha hecho. Ya en la primera conferencia internacional de la «Table Ronde. incluso en el mismo vestíbulo. En cuanto al tipo de vitrina para documentos recomendamos la plana. puede montarse en cualquier otra sala del público. a la altura que se necesite. Estas exposiciones pueden ser permanentes o eventuales. que tuvo lugar en París en 1954. y que a su vez las vitrinas o marcos de exposición estén provistos de unas cortinillas corredizas que tapen el contenido una vez que el visitante lo ha examinado. aún cuando no esté capacitado a veces para leerlo. fotografías. o de interés general para los posibles visitantes. a pesar de los factores negativos. De acuerdo también en que lo más penoso del trabajo tiene que realizarlo el archivero buscando y seleccionando los documentos. según el tamaño del documento u objeto que vamos a exponer. En cuanto a las segundas deben organizarse con regularidad periódica para mantener el interés del público. Para las murales o de mueble-escaparate. busquemos la que llevan unas cremalleras laterales que permiten colocar los entrepaños generalmente diáfanos. Gran Bretaña.

sin perjuicio de que el original sea exhibido por el profesor o conferenciante debidamente protegido por un estuche. sin necesidad de tener para ellos un aula especial. etc. ya que los cursos pueden darse también en la sala de conferencias. como las anteriores. para repartir a los visitantes.Las dependencias 239 movibles colocados sobre los muros en espiga. Además constituye la patente del trabajo realizado por el personal del archivo. pdra esquemas. No olvidemos un saloncito para conferenciantes o profesores. siempre en relación con el contenido de los documentos. pero también pueden ser prestados (19). proyector de diapositivas y puntero eléctrico. propone la constitución de un pequeño museo con los objetos valiosos y curiosos propiedad del archivo o depositados en él. Su utilidad principal es impartir cursillos de formación elemental o superior de archiveros (20). o en dientes de sierra. muchos de los cuales «descubrirán. útil también ~ (19) Víctor Gondons Jr. No es difícil encontrar unos y otros dentro del mismo archivo. Todavía. que pueden producir un recalentamiento de los documentos más próximos. Puede tener pupitres individuales o sillones con dispositivo para poder escribir. Otro punto importante es la clase de iluminación de las vitrinas. también situada en lugar accesible y. (20) Cuentan con este aula en el Hauptstatsarchiv de Baviera.. Puede ser una simple funda de plástico. en el capítulo de relaciones con el público. en planta baja. o sobre temas afines para el público en general (21). En España se hizo en el Archivo General de la Administración. un documento cuya existencia no sospechaban. fotografías. si el tipo de documento la admite. Aunque es de muy buen efecto no debemos forrar las vitrinas del terciopelo porque recoge mucho polvo. Su acceso debe ser también fácil. (21) Duchein aconseja entregar facsimiles a los asistentes. añadiendo a ello el hecho de que podemos traer a ella personas de relieve que potencian la afluencia de público. pero ha sido modificada para alojar un servicio de Secretaría. En este catálogo deben reseñarse también los cuadros u objetos que animan la exposición. Otra de las dependencias que nos van a relacionar con el exterior es la sala de conferencias. La sujeción de sellos y documentos gráficos debe ser muy cuidada para que no se deterioren. en 4ollaboration between Archivist and Architects in planning archives building». Debe tener buenas condiciones acústicas y disponer de pantalla instalable. nos queda disponer de una sala para servicios educativos o aula. que puede multiplicarse de modo barato por xerocopia. a ser posible. Por razón de la posible acumulación de gente debe tener una salida de emergencia amplia al exterior o a un patio. En diversos archivos españoles se organizaron cursos con buenos resultados. como es el caso de los Archivos Nacionales de Tokio. No debemos olvidarnos de redactar. de la que sacaremos las ventajas anotadas para la sala de exposiciones. sirviendo muy bien en su lugar un fieltro o una materia plástica de superficie lisa. . un catálogo de lo expuesto. así como libros también relacionados con el tema. en el mismo archivo. aunque sólo sea mecanografiado.

fuera del cuerpo del edificio. además de con el mostrador. en el viejo palacio arzobispal. donde también deberá haber una cabina telefónica para uso del público. debemos de rehusar la tentación de aprovecharlo para cómodo aparcadero que ofrece la ventaja de proteger los vehículos en días de lluvia. en cuanto a función. con un pequeño espacio donde instalar mesitas. en la zona circundante.240 El archivo. LOCALES DE USO MIXTO Como complemento de todas las actividades y servicios que hemos reseñado es conveniente disponer de cafetería. cuyos detectores acusarán la elevación de temperatura. Debe por tanto contar. por roces al entrar y salir. No es necesario que sea muy grande pero sí preparada para eventuales comidas ligeras. ya que no se pudo salvar papel alguno. Claro que nos referimos a grandes archivos. La totalidad de las dependencias que llevamos descritas deben tener sus correspondientes avisadores de incendios. el actual archivo. En cuanto al manejo interior va a ser muy útil que tenga terminales (22) También se hizo en el archivo citado de Baviera. visitantes o investigadores (23). de nieve carbónica o de polvo polivalente. Así pareció nuestro Archivo Central de la Administración. . (23) Si el archivo tiene alguna parte del edificio sobre pilastras. sito también en Alcalá de Henares. Por supuesto es imprescindible un espacio de aparcamiento. En los pequeños bastará con el mostrador. situados preferentemente en el vestíbulo. pero todavía peor. del que hoy es heredero. ya que las mangueras al uso para incendios suelen estropear por agua lo que ha respetado el fuego. caso de los depósitos del archivo mencionado en la nota anterior. pero sólo en cuanto a función. por lo que. así como en el General de la Administración nuestro. Digamos. que el manejo de un archivo de cierta importancia no es nada fácil. el peligro constante de que una avería de alguno de los motores diera origen a un incendio de todas las toneladas de papel almacenadas encima. Tendrá sus sanitarios correspondientes y teléfono público. para coches particulares de funcionarios. Los extintores pueden ser hídricos. instalación y conservación para determinadas visitas (22). según sea necesario. ajardinada o no. Es claro que esta zona debe tener los correspondientes aseos. para terminar. si el servicio y administración del centro requieren la ayuda de un ordenador debemos utilizarlo razonablemente. El resultado sería el rápido deterioro de las pilastras. como medida de urgencia. no solamente por comodidad de los usuarios sino por evitar la posibilidad de que personas ajenas al centro puedan dispersarse por otras instalaciones. Sin embargo el agua no se utilizará nunca en habitaciones donde haya importantes instalaciones eléctricas. ya que los muebles y enseres arden con llama y no con brasa y humo como en los depósitos. ya que las dependencias al público estarán ubicadas lo más cercanas a éste. aunque se dice que algunos particulares rescataron algo. situada lo más próxima posible al vestíbulo. Su utilidad servirá tanto al personal del centro como a los usuarios.

(24) Duchein. cuando manden remesas. En cuanto al servicio al público nos resolverá muchos problemas y ahorrará tiempo en la recuperación de los datos contenidos en los inventarios y solicitados por el público (24). También será muy Útil para los funcionarios que llevan la gestión de personal y la contabilidad. pág. estudia esta posibilidad. 132. obra citada.Las dependencias 24 1 en la entrada de documentos. así como en donde se haga la siguiente labor que constituye el examen de éstos para considerar si todo va a pasar a los depósitos o hay algo eliminable. .

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