INSTRUCTIVO CREACIÓN Y GESTIÓN DE ACTAS DE ENTREGA

Con este paso a paso aprenderás como crear y gestionar las actas de entrega de los vehículos
vendidos a través de IMPULSA.

¿CUÁNDO DEBO CREAR UN ACTA DE ENTREGA?

Cada vehículo vendido debe tener un acta de entrega y se debe generar en el momento que se
está haciendo la entrega del vehículo para poder validar todos los datos con el cliente.

CREACIÓN DEL ACTA DE ENTREGA

1. Para iniciar sesión debes ingresar a la URL: socios.impulsacrm.com

Usuario: Código de establecimiento SAP (Ejemplo: 55002139)
Contraseña: csa2017
Con este usuario podrán ingresar
simultáneamente diferentes personas
para realizar las actas de entrega.

2. Si la empresa tiene varios establecimientos (puntos de venta) debes seleccionar el establecimiento en el cual
se vendió el vehículo al cual le vas a hacer el acta de entrega, si no es el caso, el sistema automáticamente te
re-direccionará a la página de inicio.

3. Para iniciar a crear un acta de entrega, en la página de inicio irás a la opción del menú
izquierdo de ‘Gestión comercial’ y luego a ‘Búsqueda de acta de entrega’.

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4. La opción de ‘Búsqueda de acta de entrega’ te llevará al lugar donde podrás hacer todo lo relacionado con las
actas. Para iniciar la creación de un acta da clic en el botón ‘Acciones’ que se encuentra al lado derecho en la
parte superior, luego da clic en la opción ‘+ Nueva acta de entrega’.

La creación de un acta de entrega constará de 5 pasos que se explican a continuación:

5. PASO # 1: PROPIETARIO. En este paso ingresarás quien será el propietario del vehículo. Es decir quien aparece
en la tarjeta de propiedad del vehículo.
Empieza por diligenciar el número de documento del propietario y dale clic en ‘Consultar’

6. Si el cliente ya existía en el sistema, se cargarán todos los datos del cliente. En caso contrario,
deberás diligenciar cada uno de los campos del cliente:

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 E

TEN PRESENTE LOS SIGUIENTES TIPS:

 Es recomendable tener la fotocopia de la cédula del cliente a la mano para tomar todos los datos del
cliente evitando posibles errores.
 El ‘Número de documento’ no debe tener espacios, puntos o algún tipo de carácter especial.
 Si el propietario del vehículo será una empresa:
 ‘Tipo de documento’: selecciona la opción ‘NIT’
 ‘Número de documento’ no debes incluir el guion ni el dígito de verificación
 ‘Género’ selecciona la opción ‘NIT’
 El formato en el que se ingresa la dirección se sugiere utilizar las abreviaciones que exige la DIAN en la
facturación, esta es una ayuda:
NOMENCLATURA DIAN NOMENCLATURA DIAN
CALLE CL LOTE LT
CARRERA CR EDIFICIO ED
AVENIDA AV APARTAMENTO AP
AVENIDA CALLE AC BLOQUE BL
AVENIDA CARRERA AK BODEGA BG
DIAGONAL DG BARRIO BRR
CIRCULAR CIR CASA CA
TRANSVERSAL TV CENTRO COMERCIAL CC
CIRCUNVALAR CRV ETAPA ET
CARRETERA CRT FINCA FCA
VEREDA VRD INTERIOR IN
VARIANTE VTE LOCAL LC
CORREGIMIENTO C OFICINA OF
KILOMETRO KM SECTOR SEC
AUTOPISTA AUT UNIDADE RESIDENCIAL UR
MANZANA MZ URBANIZACIÓN URB
OJO: Nunca usar símbolos como: # n° Nro - _ Ejemplo: CL 34B 27 16
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  El ‘departamento’ y la ‘ciudad’ corresponden al lugar donde vive el cliente y no al lugar donde está
ubicado el punto de venta.
 El ‘Teléfono’ hace referencia al teléfono fijo del cliente y solo permite ingresar 7 números.
 El ‘Celular’ hace referencia al número de celular del cliente y solo admite ingresar 10 dígitos.
 El campo de ‘Otro teléfono’ permite cualquier cantidad de números. Este campo se puede usar para
ingresar otro celular, una extensión, etc.
 El campo ‘Correo electrónico’ debe contener un @ y un punto. Este campo es muy importante que sea
real y válido. En caso de que el cliente no tenga correo electrónico puedes marcar la opción de
‘No tiene - No brinda información’.
 La ‘Fecha de nacimiento’ se debe ingresar en el orden dd/mm/aaaa y separados por el símbolo /.

7. Para finalizar el primer paso debes marcar la opción de ‘Autoriza Habeas Data’ y dar clic en el botón ‘Siguiente’

8. PASO # 2: USUARIO FINAL. En este paso ingresarás los datos de la persona que realmente va a conducir el
vehículo, sin importar si es o no quién aparecerá como propietario.
En caso de que quién vaya a conducir el vehículo sea el mismo propietario, simplemente ingresarás nuevamente
el número de documento y al dar clic en ‘Consultar’ te cargará los datos ya ingresados.
Si es una persona diferente al propietario, deberás ingresar su número de documento y completar todos sus
datos:

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  En el campo ‘Tipo de contacto’ debes seleccionar si el usuario final es a la vez el propietario
(‘Propietario/usuario final’) o si únicamente es quién va a conducir la moto pero no es el propietario
(‘Usuario final’)
 En el campo ‘Cant. Motos que ha tenido’ debes diligenciar cuantas motocicletas ha tenido el cliente
anteriormente. Se digita el número de motos que haya tenido. En caso de que la moto que esté
comprando el cliente sea su primera moto, en este campo diligenciamos el número cero (0).

Para continuar das clic en el botón ‘Siguiente’.

9. PASO # 3: ¿QUIÉN RECIBE EL VEHÍCULO? En este paso ingresarás los datos de la persona que vendrá o vino el
día de la entrega a retirar el vehículo.
El sistema por defecto carga el número de documento del propietario, pero puedes cambiarlo por el número de
documento de otra persona en caso de que vayan a autorizar a un tercero.

10. PASO # 4: VEHÍCULO. En este paso ingresarás los datos del vehículo que se va a entregar. Para hacerlo debes
digitar el número de motor y chasis (serie) y dar clic en el botón ‘Consultar vehículo’ para que el sistema valide
que los datos sean correctos y coinciden.

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11. El sistema te cargará los datos del vehículo. Si al vehículo ya se le había ingresado el alistamiento con
anterioridad, el sistema te cargará automáticamente la placa, sin embargo, es importante revisar la
información y en el próximo paso podrás corregirla en caso de que sea necesario.

Para continuar, das clic en ‘Siguiente’.

12. PASO # 5 – COMPLETAR EL ACTA. En el último paso, ya está creada y guardada el acta de entrega. Para terminar
solo hace falta completar unos datos finales.
Primero se muestra el resumen de los datos que has creado en los pasos anteriores de propietario, usuario
final y quien recibe. En este momento puedes actualizar los datos de estas 3 personas o puedes cambiar el
usuario final o la persona que vino a recoger el vehículo, a través de los botones de ‘Acciones’

13. En la sección de ‘VEHÍCULO’ debes complementar la información ingresando la ‘Placa’, ‘Clase’ y

la versión del ‘Manual de garantía’. Recuerda que esta información la encuentras en la
primera página del manual de garantía en la parte inferior.
La placa se debe ingresar en mayúsculas y sin espacios entre letras y números.

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14. En la sección de ‘SOCIO COMERCIAL’ saldrá la información completa de del establecimiento, el vendedor y
quién entrega.

15. En la sección de ‘INFROMACIÓN DE LA ENTREGA’ seleccionas los elementos que van a ser entregados al cliente
con su vehículo y puedes adicionar las observaciones que sean necesarias en caso de que haya algo que aclarar
o quede algo pendiente por solucionar luego de la entrega.
Además, existe un campo nuevo llamado ‘Autoriza manual de propietario digital’ que se podrá usar siempre
y cuando el producto que se está entregando tenga habilitada esta opción.

16. En la sección de ‘PROMOCIONES AUTECO’ vas a relacionar si en esta venta se aplicó alguna
promoción definida por Auteco, detallando que tipo de promoción fue.
Además, indicarás si el cliente utilizó como medio de pago la tarjeta de crédito
Auteco-AV Villas y el monto que pagó con este medio.

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 ¡RECUERDA!
Debes dejar constancia en el acta de entrega de las promociones y el uso de la
tarjeta de crédito Auteco – AV Villas para que sea posible reconocer el pago de
estas promociones.

17. Para terminar el acta, das clic en el botón ‘Guardar’ para grabar toda la información que has diligenciado.
Luego de este paso podrás salirte del sistema y retomar el acta cuando ya sea hora de generarla e imprimirla.
Hasta este paso aun no será posible imprimir el acta ni adjuntar un archivo.

Luego de guardar te saldrá un mensaje así:

18. El día de la entrega del vehículo, si ya estás seguro(a) de que toda la información ingresada está correcta,
podrás proceder a dar clic en el botón ‘Generar’.

¡IMPORTANTE!
 Luego de generar el acta de entrega no podrás modificar la información ingresada.
 La fecha en la que generas el acta de entrega es la facha en la que inicia el periodo
de garantía del vehículo, por lo tanto solo debe generarla en el momento que se va
a entregar el vehículo.

Te aparecerá un mensaje confirmando la generación exitosa del acta:

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19. Luego de generar el acta de entrega, podrás imprimirla para hacerla firmar por el cliente haciendo clic en el
botón ‘Imprimir’.

Te direccionará a una pantalla para escoger la plantilla a imprimir. En el campo ‘Plantilla’ selecciona
‘ACTA_DE_ENTREGA’ y da clic en ‘Imprimir’.

Se generará un archivo en PDF con el acta de entrega que deberás hacer firmar por el cliente y por quien realizará
la entrega del vehículo.

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CONSULTAR Y ADJUNTAR EL ACTA DE ENTREGA

20. Nuevamente en la opción del menú izquierdo debes ir a la opción de ‘Gestión comercial’ y luego a ‘Búsqueda
de acta de entrega’.

Aquí podrás hacer los filtros que necesites para encontrar las actas de entrega que ya hayas realizado
anteriormente.
Puedes buscar por fechas, por la cédula del propietario, por número de motor o serie, por placa, por el
nombre del vehículo, por el estado en el que se encuentra el acta o por el establecimiento.
Para buscar por el campo de ‘Descripción vehículo’ debes ingresar las palabras dentro de “%” para que no
busque el contiendo exacto sino que contenga esa palabra. Por ejemplo %Pulsar%.
Al darle clic en el botón ‘Consultar’ el sistema te mostrará todas las actas de entrega que cumplan con los
filtros indicados.

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21. Al lado del número del acta podrá aparecer un símbolo que indica que esa acta en particular tiene
pendiente adjuntar el archivo escaneado del acta con la firma del cliente.

En esta imagen, 2 de las actas están pendientes por adjuntar el archivo

escaneado.

22. Para adjuntar el acta firmada, debes ingresar al número del acta que aparece en azul. El sistema te
direccionará al detalle de un acta de entrega en particular.

23. Estando en el acta, desplázate al final de la página a la sección ‘ADJUNTAR ACTA DE ENTREGA’, selecciona el
archivo desde el lugar donde lo hayas guardado y para finalizar da clic en ‘Adjuntar’.

Te aparecerá un mensaje confirmado que el proceso fue exitoso y con esto habremos terminado el proceso
de acta de entrega.

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