Foro temático: “Tipos de Documentos”

Respecto a la Norma GTC 185 las definiciones de algunos tipos de documentos son:
CARTAS: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y
personas naturales, igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y
sus empleados. En algunas entidades se denomina oficio.
CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la
veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.
MEMORANDO: Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar
asuntos internos.

- Utilizar formatos normalizados en los manuales de cada organización

- Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes
- Distribuir el texto de acuerdo con su extensión
- Tratar un solo tema por memorando
Algunas ocasiones en que se debe utilizar un memorando son:
- Informar sobre hecho breve, Expresar necesidades, Hacer requerimientos,
Aclarar una situación, corregir o impugnar una situación, llamados de atención
entre otras.

EJEMPLO DE UN MEMORANDO
 MEMORANDO

BAC – 001 – 2018

Armenia Quindío, 22 de abril del

2018

PARA: Sr. Dioner Alexander Toro, Técnico Sistemas

DE: Claudia Cuaical, Departamento Administrativo
ASUNTO: Revisión equipo de cómputo

Reciba un cordial saludo, por medio del presente memorando me permito informarle
que el equipo de cómputo del área de trabajo de su dependencia necesita ser
adecuado según las necesidades de la empresa.

Por lo anterior y de acuerdo a lo conversado les solicito proceder a efectuar dicha

adecuación siguiendo los parámetros internos de nuestra organización.

Cordial Saludo,

Firma
CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura
la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.
Se puede emitir un certificado de:
- Certificaciones obtenidas dentro de un periodo académico
- Registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o defunción
- Becas, donaciones, créditos paz y salvos, resultados médicos, documentos de
identidad, entre otros
CARACTERISTICAS:
- Redactar en forma clara, precisa y concreta
- Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo
- Utilizar el formato establecido en cada organización
- Distribuir el texto de acurdo a su extensión
- Expedir siempre en original

EJEMPLO DE UN CERTIFICADO:
Armenia, 22 de abril de 2018

LA GERENCIA ADMINISTRATIVA

CERTIFICA:

Que el Ingeniero CLAUDIA LORENA CUAICAL ROMERO, identificada con Cedula

de Ciudadanía No.80.122.546 de Ipiales, trabaja en nuestra Empresa desde el 01
de Junio de 2014 y desempeña el cargo de Coordinador de Proyectos.

Esta certificación se emite a solicitud del banco Davivienda.

FIRMA
CARTAS: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y
personas naturales, igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus
empleados. En algunas entidades se denomina oficio.
CARACTERISTICAS:
- Tratar solo tema por comunicación
- Redacción clara, concreta y concisa
- Redactar en persona plural y usar tratamiento de usted en singular o plural
- Utilizar formato de cada organización
EJEMPLO DE CARTA:
BAC – 2 – 2018

Armenia, 22 de abril de 2018

Señor
DAVID CUAICAL
Jefe de Proyectos Unitty S.A.S.
Cra 7 No. 180 – 30
Armenia.

Asunto: Desarrollo Software Departamento

comercial

Reciba un cordial
saludo,

De acuerdo al asunto en referencia les solicitamos proceder al desarrollo del Software

para nuestro departamento comercial de acuerdo a todos los requerimientos
establecidos en la reunión del día 25 de abril del año en curso.

Como es de su conocimiento es muy importante que este software este a

disposición de nuestro departamento comercial para el mes de Junio de 2018; por lo
cual está a su disposición toda la información requerida.

Quedamos atentos de sus comentarios,

cordial saludo.

Gerente
Administrativo