ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE CASO OA2

La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir,

ya determinó el mapa de procesos de su actividad económica, siendo estos:

1. PROCESOS ESTRATÉGICOS

a. Gestión Gerencial

b. Gestión de la Calidad

2. PROCESOS MISIONALES

a. Diseño y patronaje

b. Extendido, marcado y corte

c. Confección, revisado y etiquetado

d. Acabados

3. PROCESOS DE APOYO

a. Clientes

b. Compras

c. Mantenimiento

d. Talento humano

Cada uno de los procesos cuenta con un líder, quien será el encargado de revisar y
aprobar la documentación. Sin embargo, en ausencia del mismo, los coordinadores de
área tienen la misma autoridad.

El encargado del Sistema de Gestión de la Calidad, fue designado para determinar la

codificación unívoca y las versiones a los documentos, por lo tanto la fecha de emisión
también estará a su cargo.

Dando continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la Calidad, es

necesario documentar el procedimiento de control de la información documentada, pues
ya se cuenta con instrucciones de trabajo y algunos formatos que no han sido
formalizados para el sistema de gestión.
 1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de
control de la información documentada ó montar los procedimientos operativos?

Respuesta: Lo haría al mismo tiempo, según la definición de la norma ISO 9001:2015 la

información documentada (ID) es la constancia documental del resultado de la aplicación
de los procedimientos operativos o técnicos específicos, y por ende su control también es
posterior a dichos procedimientos

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la

Información .Documentada y justifique su respuesta

Respuesta: Corresponde al proceso de Elaboración de Procedimientos e Instrucciones

de Trabajo, donde explica de manera detallada y documentada como realizar los
diferentes procesos y procedimientos de la organización. Por ejemplo: Manuales,
procedimientos, instrucciones de trabajo, registros y entre otros.

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada

de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC
ISO 9001 en cuanto a la identificación y formato, y a su vez que incluya la
descripción de las siguientes actividades:

a. Creación

b. Revisión y aprobación

c. Identificación

d. Divulgación

e. Control de cambios

INFORMACION GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Establecer los parámetros generales para la elaboración y control de los
Documentos de Sistema Integrado de Gestión de la empresa Confecciones S.A. con el
fin de facilitar su presentación y utilización.
ALCANCE: Aplica para la elaboración, modificación, eliminación y distribución de los
documentos del Sistema Integrado de Gestión de la empresa Confecciones S.A.
DEFINICIONES
Aprobación: Actividad emprendida para determinar la conveniencia y la adecuación
del documento revisado previamente.
Caracterización de procesos: Documento que describe las características generales
del proceso, estos es, los rasgos diferenciadores del mismo.
Cobertura del documento: Campo o área geográfica que cubre el documento.
Difusión: Utilización de cualquier medio de comunicación para dar a conocer la
información del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa Confecciones S.A.
Documento: Información y su medio de transporte. Ejemplo: Registro, especificación,
procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. El medio de transporte, puede ser
papel, magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una combinación de datos.
Documento controlado: Se considera un documento controlado por el Sistema de
Gestión, todo aquel que cumpla con el registrado en este procedimiento y su anexo.
Documento obsoleto: Es aquel documento que derivado de un cambio o de su
cancelación pierde su vigencia.
Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria para la
realización de un proceso o actividad.
Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a
la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la
empresa Confección S.A., desde su origen a su destino final, con el objeto de facilitar
su utilización y conservación.
Guía: Documento que establece pautas de acción, recomendaciones o sugerencia de
expertos en temas determinados y que apoyan la gestión de los procesos o la
documentación de los mismos o documento que se caracteriza por suministrar
información específica para orientar una o varias actividades, recursos y responsables
entre otros aspectos.
Instructivo: Los instructivos de trabajo describen como se realiza una tarea. Se puede
extraer lo que se desea realizar del procedimiento. Los instructivos, se limitan a indicar
o clarificar la forma de operar, utilizar o realizar algo.
Manual: Documento que proporciona información coherente, interna y externamente
acerca del Sistema de Gestión de Calidad de la empresa Confecciones S.A.
Manual de calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la Calidad.
Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para
generar valor, y las cuales transforman de entrada en resultados.
Procedimiento: Describe de forma clara e inconfundible los pasos para iniciar,
desarrollar y concluir una serie de actividades secuencialmente establecidas en un
proceso que da como resultado final un producto o un servicio.
Programa de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO): Documento que
establece requisitos para revenir y controlar riesgos asociados al desarrollo de
actividades especificasen el desempeño del trabajo diario. Mediante el (los) programa
(as) de Gestión en S&SO se describen estrategias y planes de acción que permitan el
cumplimiento de la Política y Objetivos de S&SO.
Protocolo: Documento que establece instrucciones sobre el manejo operativo de
disposiciones de carácter referencial.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia
objetiva de actividades desempeñadas.
Sistema de Gestión: Sistema para establecer la política y los objetivos y para lograr
dichos objetivos.
Revisión: Actividad emprendida para asegurar la convivencia y la adecuación del
documento objeto de la revisión, para alcanzar el objeto establecido.
Tabla de retención documental: Listado de series con sus correspondientes tipos de
documentales, a los cuales se asignan el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los riesgos.
Versión: Indica mediante un numero la cantidad de veces que se ha modificado un
documento.
Vigencia del documento: Periodo de tiempo en el cual tiene validez el documento.
DOCUMENTO DE REFERENCIA:
1. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009
2. ISO 9001:2008 Gestión de Calidad
CONDICIONES GENERALES
CREACION: Para la anulación y creación de documentos nuevos, se deberán cumplir
los siguientes lineamientos:
 Proceso: deberá ser adoptado y/o anulado mediante resolución elaborada por la
Oficina Asesora de Planeación. Previo a la adopción, la solicitud debe ser
aprobada mediante memorando por el Jefe de la Oficina Asesora de
Planeación.
 Procedimiento, manuales, guías e instructivos, formatos: deberán ser
aprobados mediante memorando, adjuntando los procedimientos, manuales o
guías, donde se relacione el ajuste de las actividades que describa el que, como
y quien utiliza el formato.
REVISION Y APROBACION: la responsabilidad de revisar y aprobar técnicamente los
documentos estará a cargo del líder del proceso (Secretario General, Jefes de oficina
Asesora y Jefes de Oficina). La responsabilidad de revisar y aprobar
metodológicamente los documentos estará a cargo de la Oficina Asesora de
Planeación.
DIVULGACION: Todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la
Superintendencia Nacional de Salud son de libre acceso para los servidores públicos,
quienes pueden consultarlos o descargarlos en el internet, pagina web o el aplicativo
que se disponga para tal fin. Si se requiere una copia física o electrónica de alguno de
estos documentos, se debe solicitar el permiso correspondiente a la Oficina Asesora de
Planeación, mediante correo electrónico o memorando (código ASFL01).
IDENTIFICACION: Los documentos del Sistema Integrado de Gestión se identifican de
acuerdo con lo establecido en el presente procedimiento. La estructura documental del
Sistema Integrado de Gestión, estará jerarquizada en 4 niveles los cuales se reflejan
en la siguiente pirámide documental:

Ma
nu Define Sistema de Gestión de
Calidad y expresa la política y
al objetivos de la calidad.
de
cali Indica cómo se realizan las actividades y
da procesos ¿Qué se hace? ¿Cómo se
d hace? ¿Quién es el responsable?, etc.
Procedimientos
Explica detalles como se realiza de forma
de forma concreta cada una de las
actividades.

Instrucciones de trabajo
Documentos que sirven para anotar los
resultados obtenidos en las diferentes
actividades.

Registros

ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS

La estructura general de un documento del Sistema Integrado de Gestión, está
compuesta:

ENCABEZADO: El encabezado de un documento corresponde a los datos básicos para

su identificación, y deberá ir en todas las páginas, ejemplo:

FECHA
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
VERSION
LOGO PROCEDIMIENTO CONTROL DE
PAGINA
DOCUMENTO Y REGISTRO
CODIGO

DOCUMENTO CONTROLADO

DOCUMENTOS
Manual de calidad
Manual de sostenibilidad
Caracterizaciones
Procedimientos
Formatos
Perfiles
Instructivos
 Plan de calidad
Anexos

El encabezado junto con el pie de página es un conjunto de descripciones que identifican

o caracterizan un documento, se coloca en todos los documentos del Sistema de Gestión
de Calidad.

Para los formatos se maneja el encabezado solamente; ya la estructura del pie de página
varía según los requerimientos del formato.

Estos siempre deben ir al inicio de todas las hojas de los documentos.

El encabezado se aplicará a los siguientes documentos:

 Manual de Calidad
 Caracterización de Proceso
 Otros manuales
 Nomograma
 Procedimiento
 Guía, Manual, Instructivo, Protocolo, Planes en Gestión Ambiental y S&SO y
Programa Gestión
 Ambiental y S&SO
 Formato.

Logo símbolo: El logo símbolo a usar en los documentos del Sistema Integrado de
Gestión de la Calidad, es el definido para aplicación lateral nivel 1, por el manual de
identidad visual de la Institución, tal como se muestra a continuación:

Nombre del Proceso: En este campo se cita el nombre del proceso al cual corresponde
o pertenece el documento que se está elaborando.

Nombre del Documento: En este campo se cita el tipo de documento objeto de control
(Manual de calidad, Caracterización de Proceso, Procedimiento, Guía, Instructivo, etc.),
información que relaciona el contenido del mismo y el título del documento que se va a
referenciar.

Código: La codificación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la

Calidad se realizará de manera alfanumérica:
Codificación de los documentos: El siguiente ejemplo indica la forma como estarán
codificados los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Empresa
Confecciones S.A.