P-CL-01

PROCEDIMIENTO DE LOGÍSTICA Y SEGURIDAD

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1. OBJETIVO

Garantizar el cumplimiento de los requerimientos del cliente a través de un control eficaz de la

operación con el fin de evitar malos manejos de la mercancía entregada a SITRAMAR S.A.S.
para su transporte, situaciones sospechosas que involucren lavado de activos, financiación del
terrorismo, accidentes y/o incidentes en los desplazamientos que involucren tanto a los
vehículos, como a los conductores y comunidad, se rompa la cadena de custodia y pongan en
riesgo la propiedad del cliente, el buen nombre, las finanzas y la continuidad de la Empresa,
orientando a todos los integrantes que componen la cadena logística al logro de objetivos.

2. ALCANCE

El procedimiento aplica a todas las actividades realizadas desde consecución y verificación de

documentos para la aprobación del vehículo hasta la entrega de mercancías y firma de la
remesa por el destinatario, ya sea con vehículos propios y/o de terceros, teniendo en cuenta
las acciones implementadas por el Comité de Seguridad Vial.

3. DEFINICIONES

 Agente de Aduana: Representante autorizado por el Estado o por los dueños consignatarios
de las mercancías en las operaciones aduaneras.
 Agente de Carga Internacional: Persona jurídica inscrita ante la Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales, que realiza actividades de recepción de carga de diferentes
despachadores para la consolidación.
 Arancel Aduanero: Fijación de derechos o impuestos que deben pagar las mercancías de las
aduanas.
 ARL: Administradora de Riesgos Laborales.
 Avería: Pérdida o daño que sufre la mercancía que se transporta.
 BL: Manifiesto de Carga Marítimo.
 Caravana: Grupo de vehículos que se desplazan por una vía, generalmente a cargo de un
responsable de su seguridad.
 Carga: Todos los bienes que se transporten, excepto el correo, los suministros y el equipaje
acompañado.
 Carga Peligrosa: Productos cuyas características de explosividad o combustión, calidad de
oxidantes, venenosos, radiactivos o corrosivos, pueden causar accidentes o daños.
 Carga Sólida o Líquida a Granel: Volúmenes grandes de productos susceptibles de ser
transportados por correas, succionados o manipulados por cucharones y palas, para
movilizarlos en unidades de gran capacidad, como camiones completos.
 Carga Suelta: Artículos sueltos, manipulables o embarcables en unidades separables, como
fardos, paquetes, sacos, cajas, tambores, piezas sueltas o atadas.

Revisión
No. 18
Revisó/Nombre/Firma Aprobó/Nombre/Firma
Fecha Descripción del cambio: Se agrega el diligenciamiento del formato G-DS-12/F01
20/10/2016 Autorización de Tratamiento y Protección de Datos Personales.
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 Carga Unitizada: Artículos individuales, como cajas, paquetes o carga suelta, agrupados en
unidades como palets.
 Certificado de Origen: Documento que prueba la procedencia de una exportación.
 Contrato de Comodato: Es aquel donde el comandante (de línea naviera) presta una cosa
(contenedor) para que el comanditario (generador de carga) la use por el tiempo pactado.
 Contratos Especiales: Son los transportes de carga especializada por periodos de tiempo
definidos.
 Control de Seguridad Aduanero: Conjunto de medidas tomadas por la autoridad aduanera
con el fin de observar las disposiciones aduaneras y cuyo fin es el control de las mercancías
que entran y salen del territorio nacional, como también los operativos especiales que se
desarrollen para el mismo fin.
 Control de Seguridad Migratorio: Conjunto de procedimientos y técnicas propias del
Departamento Administrativo de Seguridad (DAS), destinadas al control de emigración e
inmigración de nacionales y extranjeros, manejo de deportados y control del tráfico de
personas, así como de las actividades de inteligencia que se desarrollan en el aeropuerto para
prevenir la comisión de delitos y los procedimientos de policía judicial asignados.
 Control de Seguridad Policial: Conjunto de procedimientos y técnicas propias de la Policía
Nacional, orientadas a garantizar el ejercicio de los derechos y libertades públicas de los
usuarios del aeropuerto, como también de procedimientos de policía judicial dirigidos al
aseguramiento de infractores, y pruebas que sirvan de sustento a las investigaciones judiciales
y técnicas para el control del tráfico de estupefacientes y sustancias ilegales.
 Declaración de Tránsito Aduanero: Es el trámite realizado ante la DIAN, de una mercancía
desde un puerto en tránsito hacia el interior del país (en una zona aduanera o franca). La
vigencia es de cinco días hábiles a partir de la llegada de la mercancía al respectivo puerto.
Esta modalidad tiene la ventaja de permitir el transporte terrestre de mercancías nacionales
saliendo del país, o de procedencia extranjera hacia el interior del país sin nacionalizar, bajo un
estricto control aduanero, en el territorio nacional o en zona franca.
 DIAN: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
 DIJIN: Dirección Central de Policía Judicial e Investigación.
 DROP OFF: Es el valor que el generador de carga se obliga a cancelar a la línea naviera
cuando el generador desea entregar el contenedor en un patio de contenedores del interior del
país; el cobro de este valor es discrecional de la línea naviera y en ningún momento
compromete al transportador.
 DTA: Declaración de Tránsito Aduanero.
 Embalaje: Forma de empaque.
 Flete: Valor pagado por la unidad de transporte.
 FSE: Frente de Seguridad Empresarial.
 Manifiesto de Carga: Documento que contiene la relación de la carga, incluida la mercancía a
granel a bordo del medio de transporte, que va a ser cargada o descargada.
 Operaciones Sospechosas: Se entiende por Operación Sospechosa aquella que por su
número, cantidad, frecuencia o características, pueda conducir razonablemente a concluir que
se está ocultando, encubriendo, asegurando, custodiando, invirtiendo, adquiriendo,
transformando o transportando cualquier tipo de bienes y servicios provenientes de actividades
delictivas, o cuando se está dando apariencia de legalidad a las operaciones o fondos
vinculados con las mismas.
 Orden de Despacho: Documento que plasma la solicitud de transporte del cliente, según
acuerdos y condiciones
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 Precinto: Sello de seguridad, dispositivo físico numerado que se coloca sobre mecanismos de
cierre para asegurar que éstos no se abran sin autorización (adrede o por accidente). Una vez
colocado, el sello no puede eliminarse sin provocar su destrucción.
 Remesa de Transporte: Documento donde constan las condiciones especificas del contrato,
nombre, dirección, remitente y destinatario (características de la cosa transportada, naturaleza,
valor, número, peso, volumen y condiciones especiales de cargue). Se emite original y copia.
 Señales de Alerta: Se entiende por señal de alerta cualquier tipo de información de
conductas o actividades que deben llamar la atención, pues pueden ser un indicio que permita
detectar la realización de una operación inusual o sospechosa de estar vinculada a operaciones
de lavado de activos.
 SIA: Servicio de Intermediación Aduanera.
 SIJIN: Seccionales de Policía Judicial.
 SIMIT: Sistema Integrado de Información sobre las Multas y Sanciones por Infracciones de
Tránsito.
 SOAT: Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito.
 TAG WHERENET: Dispositivo de propiedad de la Sociedad Portuaria Regional de Cartagena,
entregado a la empresa de transportes, para controlar la responsabilidad en el ingreso de
vehículos a puerto para cargue y/o descargue de contenedores.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 NTC-ISO-9001:2008. Sistema de Gestión de Calidad. Requisitos

 NTC-ISO-9001:2015. Sistema de Gestión de Calidad. Requisitos
 Guía del Sistema de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente para Contratistas. Febrero
de 2016.
 BASC Versión 04-2012 Normas y Estándares
 Normatividad Superintendencia de Transportes/ Ministerio de Transportes/ Alcaldías locales.
 Ley 1581 de 2012
 Decreto 1377 de 2013
 Decreto 1072 de 2015

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Teniendo en cuenta que este es un procedimiento misional u operativo dentro del mapa de
procesos requiere del cumplimiento de las características y parámetros establecidos por la
Gerencia, para la prestación del servicio y el alcance de la satisfacción de nuestros grupos de
interés y asociados del negocio.

Para la adecuada implementación se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:

 Contar con los canales de coordinación interna adecuados para atender con agilidad los
requerimientos de la autoridad o dar trámite oportuno a los reportes de operaciones
sospechosas.
 Mantener a mano y actualizados los directorios telefónicos de seguridad y de las redes de
apoyo, como bomberos, hospitales, Defensa Civil, talleres, etc., para cada ruta.
 Tener en cuenta en la planeación del plan de ruta, los horarios de transito autorizados y
controles preventivos para la entrada a las ciudades.
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 Mantener actualizadas las bases de datos de los conductores y vehículos que han prestado
sus servicios, para contar con información actualizada y confiable.
 Tener en cuenta que el que coordina el seguimiento en ruta debe supervisar no más de 20
vehículos, para lograr información precisa en las tareas de seguimiento y control.

5.1 Conseguir el Vehículo y el Personal para la Prestación del Servicio

El Coordinador de Logística y Seguridad, con la ayuda de la base de datos de los conductores

inicia la búsqueda del vehículo y del conductor, verificando que cumplan con los parámetros de
seguridad establecidos por la compañía para prestar el servicio.

Nota 1: Los escoltas y/o Técnicos viales deben ser personas idóneas y capacitadas para la
labor. El técnico vial debe portar su certificado de técnico vial expedido por un ente certificador.

Nota 2: Para Cartagena, u otras ciudades, el Coordinador Regional también puede encargarse
de hacer la búsqueda del vehículo, el conductor y la solicitud de la documentación.

5.2 Solicitar Documentos

 Para contratistas Nuevos: El Coordinador de Logística y Seguridad solicita los documentos

requeridos para el ingreso al sistema.
 Para Contratistas Antiguos: El Coordinador de Logística y Seguridad debe verificar la
vigencia de la documentación almacenada y solicitar las copias de las refrendaciones,
cuando haya lugar.

Nota: La documentación puede ser enviada al correo electrónico para agilizar la creación de
este e iniciar el servicio.

5.3 Verificar Documentos de Conductores y Vehículos

El Coordinador de Logística y Seguridad, debe verificar los datos suministrados, del conductor y
el vehículo utilizando los sistemas de información correspondientes y dejar evidencia en el
formato P-CL-01/F02 Hoja de Vida del Vehiculo, en el campo Verificación de Información.

Del Conductor: Para que el conductor preste el servicio de transporte en nombre de la

compañía se deben tener los siguientes documentos:

 Fotocopia de la cédula de ciudadanía.

 Fotocopia de la licencia de conducción.
 Referencias laborales.
 (2) Referencias personales.
 Copia de la afiliación y de la planilla de pago a la seguridad social (EPS Y ARL).
 Certificado de curso de manejo defensivo. (aplicable para movilizaciones, transporte de
alimentos, medicamentos y sustancias peligrosas).
 Certificado curso de manejo de sustancias peligrosas (cuando aplique).

El Coordinador de Logística y Seguridad debe verificar los documentos, así:

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 Verificar antecedentes disciplinarios en la página web de la Procuraduría. Solo se podrán
autorizar en los casos que el registro corresponda a demandas por alimentos.
 Revisar antecedentes de incidentes en el desempeño de sus funciones en la página web de
ASECARGA.
 Verificar autenticidad y vigencia de la licencia de conducción en la página web del Ministerio
de Transporte o RUNT.
 Verificar paz y salvo por multas y comparendos en la página web del SIMIT. En caso de no
estar a paz y salvo, se deben analizar los códigos de infracciones y por ningún motivo esta
permitido autorizar conductores sancionados por alcoholemia, incumplimiento a señales de
transito, (giros prohibidos, adelantamiento) En otros casos en que las causales sean fallas
mecánicas, mal estado de llantas, no usar cinturón de seguridad, conducir hablando por
celular, se debe verificar la corrección de la causal y reforzar la obligatoriedad de
cumplimiento de los otros temas.
El Coordinador de Logística y Seguridad, mensualmente, antes del día 10 de cada mes, a
partir del mes de agosto, debe enviar a la Superintendencia de Puertos y Transporte, a
través de la pagina web, link VIGIA, “Control Infracciones de Tránsito”, el total de la
información de conductores contratados y despachados por la empresa.
 Verificar afiliación y pago a la seguridad social a través de planilla (EPS y ARL).
 Verificar datos de residencia.
 Verificar datos con otras empresas de transporte donde haya transportado.

Del Vehículo: Verificar la idoneidad del equipo para la prestación del servicio, a través de:

 Identificar las características del vehículo a través de la fotocopia de la licencia de transito. Si

tiene reserva de dominio se realiza la respectiva verificación.
 Fotocopia del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito (SOAT) vigente.
 RUNT (Ministerio de Transporte).
 Revisión antecedente de reportes (ASECARGA, FRENTES DE SEGURIDAD).
 Fotocopia del permiso y/o resolución (cuando la carga a transportar sea sobredimensionada
y/o extra pesada).
 Fotocopia del Registro Nacional de Remolque.
 Luz negra (quinta rueda o King Pin) para vehículos con remolque.
 Amarres, cadenas, ratches, etc.
 Verificar vinculación con empresa de Transporte

Del Propietario y/o Tenedor: Verificar los datos correspondientes, cédula de ciudadanía,
antecedentes judiciales, Certificación de la Procuraduría, direcciones, teléfonos, referencias
personales, bancarias, autorización de consignación de fletes

De los Sistemas de Localización del Vehículo:

Cuando se tengan se hará la comprobación de:

 Cobertura a escala nacional.
 Planes de contingencia establecidos para novedades en la prestación normal del sistema
satelital.
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 Tiempo de conocimiento de la información en el caso de los sistemas de localización
satelital.
 Garantías de confidencialidad de la información conocida por los diferentes documentos de
la empresa transportadora.
 Precauciones de seguridad brindadas para el manejo de la información de la empresa
transportadora.
 Accesos a información en línea a través de la WEB
 Medios alternos de ubicación o comunicación del conductor.

5.4 Ingresar Datos del Vehículo y el Conductor al Sistema

El Coordinador de Logística y Seguridad, ingresa al sistema ARGO la información recolectada

del conductor y del vehículo, diligenciando el formato P-CL-01/F02 Hoja de Vida del Vehículo.

NOTA: Junto con este registro se le entrega al conductor o subcontratado el formato G-DS-
12/F01 Autorización de Tratamiento y Protección de Datos Personales. Para su
diligenciamiento y asi proceder a dar tratamiento a los datos personales del conductor.

Posteriormente, el Coordinador de Logística y Seguridad corroborará la información registrada

en la hoja de vida del vehículo, mediante observación y cruce de información de documentos
versus sistema ARGO para su autorización.

5.5 Aprobación del Vehículo

El Coordinador de Logística y Seguridad aprueba el vehículo para que este inicie su

desplazamiento al sitio de cargue.

5.6 Realizar Inspección del Vehículo

Coordinador de Logística y Seguridad, realiza la inspección del vehículo, antes de iniciar la

operación, diligenciando el formato P-CL-01/F03 Inspección General de vehículos y EPP, así:
 Vehículos Flota Propia, una vez al mes, dependiendo que se encuentren en Bogotá.
 Vehículos urbaneros: No se requiere inspección.
 Vehículos primera vez para carreteras.
 Vehículos fidelizados, inspección aleatoria dependiendo de la frecuencia.

5.7 Generar Orden de Despacho

El Coordinador de Logística y Seguridad genera la orden según lo pactado, en el sistema

ARGO en el formato P-CL-01/F01 Orden de Despacho y la imprime de inmediato.

Cuando se requiera modificar la información de la Orden de Despachos esta debe contar con el
visto bueno en el sistema ARGO de la Gerencia y/o Subgerencia.
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Informar al cliente los datos del vehículo y del conductor que realizara el servicio, vía correo
electrónico o en caso de ser solicitado formalmente por el cliente hacerlo a través del formato
P-CL-01/F04 Orden de Cargue.

5.8 Asignar Vehículo

Una vez ingresados los datos del conductor y el vehículo al sistema ARGO, el Coordinador de
Logística y Seguridad asigna a la orden de despacho previamente elaborada, el vehículo que ha
verificado y del cual ha ingresado y/o actualizado los datos correspondientes, ya autorizado.

5.9 Generar Solicitud de Fondos

Una vez autorizado el vehículo, se elabora el formato P-CL-01/F05 Solicitud de Fondos, el cual
debe ser entregado a la Gerencia para iniciar el trámite de anticipo, el cual debe entregarse,
transferirse o consignarse, una vez haya finalizado la operación de cargue. En condiciones
normales, se entrega como anticipo a la operación de transporte máximo el 60% del flete
acordado.

5.10 Realizar Plan de Ruta

La Coordinación de Logística y Seguridad realiza el Plan de Ruta, teniendo en cuenta el origen,

el destino y los lugares intermedios e informa al conductor.

Nota: Para los desplazamientos urbanos y zonas de alto riesgo se debe tener en cuenta:
 Las zonas en donde con mayor frecuencia se presentan hurtos de mercancías, allí se debe
reforzar los controles, estas recomendaciones deben ser informadas y acatadas por el
conductor en el momento de recibir la mercancía.
 Se informa el plan de ruta urbano en el momento de recibir la mercancía con el propósito de
evitar fugas de información.
 El Coordinador de Logística y Seguridad debe conocer y actualizar a diario el registro de
esas zonas y trayectos de alto riesgo e incluirlos en los planes de ruta, con las respectivas
recomendaciones de prevención que se deben cumplir.

5.11 Verificar Cargue e Inicio del Desplazamiento

Vía telefónica el Coordinador de Logística y Seguridad, deberá solicitar información al

conductor, relacionada con el estado de la carga (dimensiones y peso el cual en lo posible debe
verificarse en bascula), características de la misma y verificación de la mercancía recibida de
acuerdo a la remisión del cliente, igualmente deberá insistir al conductor en revisar los amarres
y los posicionamientos de la carga para evitar cualquier tipo de anomalías.

Calidad del empaque

 Verificación de las características del empaque de las mercancías: deben corresponder a las
definiciones de las diferentes normas y técnicas de protección de mercancías.
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 Almacenamiento de la mercancía en el vehículo. La mercancía dentro del vehículo debe
disponerse en forma segura contra movimientos bruscos, y evitar espacios vacíos que
puedan averiar las mercancías durante el trayecto de movilización.

Para alcanzar niveles óptimos de satisfacción se debe tener en cuenta durante el cargue y
transporte de la mercancía:

Deben evitarse:
 Sobre manejos que deterioren la carga.
 Planchas o carpas en mal estado, que permitan filtración de polvo o agua.
 Protuberancias o filos que puedan dañar la carga.
 Carga compartida que no sea compatible.
 Carga compartida que sea compatible pero sobrepase el valor del amparo de la póliza.

Debe procurarse:
 Que el conductor desconozca el valor de mercancía que transporta.
 Si es necesario que porte documentación sobre la mercancía transportada, dicha información
debe guardarse en un sobre sellado, que sólo podrá ser abierto en caso de que una
autoridad competente lo requiera.
 Incrementar en lo posible las caravanas de acuerdo a la normatividad existentes con
vehículos de modelo y peso similares, de tal modo que efectivamente se puedan acompañar
durante el trayecto.

5.12 Elaborar y Entregar Documentos Para Dar Inicio a la Operación

El Coordinador de Logística y Seguridad elabora la Remesa en el formato P-CL-01/F06

Remesa, donde se especifique claramente la mercancía a transportarse, el Manifiesto de carga
según las instrucciones del Ministerio de Transporte, teniendo en cuenta que la información
registrada este conforme a las condiciones comerciales pactadas con el propietario del
vehículo. Se entrega al conductor estos documentos elaborados, más los documentos soporte
de la mercancía a transportarse, como manifiestos de importación, remisiones del cliente,
inventarios o demás que sean del caso. Así mismo el formato P-CL-01/F13 Acuerdo y Guía de
Seguridad de Conductores. Se debe aclarar al conductor en las observaciones del Manifiesto
de Carga, el plazo de entrega de los documentos al finalizar el servicio, la obligatoriedad de los
reportes rutinarios y el deber de informar cualquier anomalía o contratiempo que se presente
durante el trayecto.
Diligenciar la información del servicio en el formato P-CL-01/F09 Informe Diario de Despachos
con el fin de hacer seguimiento a los costos y la facturación.

NOTA: El Coordinador de Logistica y Seguridad, es el encargado de elaborar los manifiestos en

el programa ARGO para esto se basa en el MANUAL SITRAMAR S.A.S.

5.13 Verificar Condiciones Para el Transporte de Mercancías Peligrosas

Dada la responsabilidad que se debe tener para transportar mercancías peligrosas, se deben
cumplir algunas disposiciones especiales de seguridad, las cuales serán supervisadas y
controladas por el Coordinador de Logística y Seguridad.
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Documentos

Obligatoriamente, durante el transporte de mercancías peligrosas, el conductor debe portar:

 Manifiesto de carga.
 Remesa Terrestre de Carga.
 Planilla para el Transporte de Sustancias Químicas de Uso Restringido (si es el caso).
 SOAT seguro obligatorio.
 Certificado de Gases.
 Plan de seguridad (teléfonos de emergencia e instrucciones ante una emergencia).
 Tarjeta de emergencia.

Vehículo

Debe contar con las siguientes condiciones mecánicas, verificadas en el formato de P-CL-
01/F03 Inspección General de vehículos y EPP e identificación de la carga (rombos y UN)

Según el Decreto 1609 de 2002 del Ministerio de Transporte, los vehículos que transporten
mercancías peligrosas, deberán llevar un kit de emergencia para atender derrames, el cual
consta de:

1. Elementos de protección personal

Ropa Protectora
Caretas o mascarillas.
Guantes.
Gafas de seguridad.

2. Equipo para recolección y limpieza

Material absorbente o Tela oleofilica para evitar la expansión del derrame.
Una Caneca plástica con tapa.
Pala Antichispa
Pica

5.14 Realizar Seguimiento del Vehículo

La Coordinación de Logística y Seguridad con la información registrada en el sistema ARGO de

los transportes a nivel urbano, intermunicipal y nacional, realiza el seguimiento a cada uno de
los vehículos que se tienen en ruta, teniendo en cuenta los tiempos estimados de
desplazamiento y el estado de las vías. Debe hacerse especial claridad sobre la prohibición de
ingerir licor durante los tiempos de desplazamiento, la regulación de velocidad y debe
controlarse las horas máximas de conducción, las cuales no deben excederse de 10 horas
diarias. Ver el plan G-CL-01 Plan Estrategico de Seguridad Vial y G-CL-04 Plan de Seguridad
de Transporte.
Estos seguimientos se efectúan vía comunicación celular, revisión de los sistemas de
posicionamiento global (GPS), de la siguiente manera:

 Se realizaran tres seguimientos diarios en los horarios de mañana, medio día y tarde,
registrando la información reportada por el conductor del vehículo del sitio exacto donde se
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encuentra, las novedades presentadas y la hora del reporte. Para las operaciones críticas el
seguimiento se realizara cada 2 horas.
 Si no se logra obtener comunicación del conductor y/o escolta vehicular, o el GPS no reporta,
dentro de las 4 horas siguientes, se reporta al Frente de Seguridad Empresarial, a las
autoridades competentes, al cliente y a la aseguradora, en los formatos que determine la
Compañía de Seguros.

5.15 Reportar Seguimiento del Vehículo

El Coordinador de Logística y Seguridad deberá, informar, vía mail o telefónica, el estado de la

mercancía y del conductor que la transporta, al cliente, dependiendo del requerimiento de cada
cliente, y a la Gerencia General y subgerencia a diario.
Este reporte deberá cumplir con criterios de tiempo y acertabilidad, permitiendo así el control y
confianza del cliente sobre la operación y el manejo de la misma por parte del área comercial.

Anomalías en Ruta

Transbordos.
Se presentan cuando es necesario utilizar un vehículo diferente para el transporte de la misma
carga, por dos circunstancias básicamente, a saber:
 Porque el inicialmente destinado para tal fin no pudo completar el recorrido por fallas
mecánicas y/o similares y
 Por pasos de frontera, donde el vehículo inicial no tiene los permisos necesarios para
transportar en la zona que es requerido.

Para la consecución del nuevo vehículo a transbordar, ver este mismo procedimiento en el
numerial 5.1 solo buscando el vehículo.

Para otros eventos que se presenten como accidente del vehiculo transportador, varada del
vehiculo y otros ver el plan G-CL-04 Plan de Seguridad de Transporte

5.16 Iniciar el Descargue de la Mercancía

La Coordinación de Logística y Seguridad vía telefónica debe comunicarse con el conductor y

solicitar la firma de la remesa, y toda la información concerniente al estado de la carga,
características de la entrega y persona encargada de recibirla, la cual debe quedar registrada
en los reportes de seguimiento. Debe tenerse claro que de la veracidad de estos reportes
depende en gran medida el cumplimiento de las solicitudes del cliente y de la permanencia de
este.

Siendo así, se crea una cultura de comunicación efectiva entre el conductor y el Coordinador de
Logística y Seguridad, que suministre información exacta para el control y seguridad de las
operaciones y en caso de presentarse novedades, deben tomarse decisiones eficaces de
acuerdo con los protocolos de seguridad establecidos previamente.
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5.17 Reportar Estado Final al Cliente

El Coordiandor de Logística y Seguridad al terminar la operación de descargue, informa al

cliente vía correo electrónico o telefónicamente, las características del mismo y las condiciones
de la mercancía en el momento de la entrega, igualmente avisa a este el fin de la operación y el
cumplimiento de sus requerimientos.

5.18 Ingresar Descargue al Sistema

El Coordiandor de Logística y Seguridad debe ingresar al sistema ARGO, el descargue de la

mercancía para que el sistema registre el estado final de la operación y las áreas involucradas
en el proceso lo conozcan.

5.19 Recibir Cumplidos

El conductor en un término no mayor a 72 horas debe entregar firmados en las oficinas de la

compañía, la remesa en el formato P-CL-01/F06 Remesa, y el manifiesto de carga. Al recibir
estos documentos el Coordinador de Logística y Seguridad, elabora el Comprobante de pago
de manifiestos, para realizar la planeación y programación de pagos dentro de las fechas
establecidas por la compañía.

NOTA: En caso de que el conductor no entregue los cumplidos dentro de las 72 horas
siguientes a haber terminado el transporte, se cobrara al propietario y/o tenedor del vehículo la
multa establecida.

5.20 Flota Propia

Los conductores de la flota propia de la compañía, deben diligenciar adicionalmente, los

siguientes documentos:

 Formato P-CL-01/F10 Reporte de actividades, donde reportan las actividades día a día y
debe ser entregado al finalizar cada mes.
 Formato P-CL-01/F12 Control de Viajes, el cual debe entregarse cada vez que termine un
movimiento, relacionando los anticipos recibidos y cada uno de los gastos en que se haya
incurrido durante el recorrido, adjuntado las correspondientes facturas, en original, de
acuerdo a los ítems señalados en el formato. En caso de requerir comprar repuestos o algún
gasto adicional, debe pedir la autorización correspondiente a la Gerencia y/o Subgerencia.
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6. DIAGRAMA DE PROCESO

ACTIVIDAD DOCUMENTO RESPONSABLE

INICIO

Seleccionar
vehículos,
conductores y/ Coordinador de
escoltas y técnicos Logística y
viales Seguridad

Solicitar
documentación del Lista de
vehículo, el Documentación Coordinador de
conductor, propietario para Contratistas Logística y
y/o tenedor Seguridad

Verificar Documentos
de vehículos, Hoja de Vida
conductores, del Vehículo Coordinador de
propietario/tenedor/ P-CD-01/F02 Logística y
escoltas y técnicos Seguridad
viales

Coordinador de
Actualizar información Hoja de Vida
del Vehículo Logística y
de conductores y Seguridad.
vehículos P-CL-01/F02

Realizar inspección Inspección

Coord. Logística
vehicular y registro General del
fotográfico y Seguridad
Vehículo
Conductores
P-CD-01/F-03
1
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ACTIVIDAD DOCUMENTO RESPONSABLE

1
Coordinador de
Aprobar el Logística y
Vehículo Seguridad

Ingresar datos del Hoja de Vida Coordinador de

conductor y del del Vehículo
Logística y
vehículo al sistema P-CL-01/F02
Seguridad
ARGO

Asignar Hoja de Vida Coordinador de

Vehículo del Vehículo Logística y
P-CL-01/F02 Seguridad

Orden de Coordinador de
Generar Orden de
Despachos
Despacho Logística y
P-CL-01/F01 Seguridad

Remesa
P-CL-01/F06
Elaborar y entregar Manifiesto
Solicitud de Coordinador de
documentos para dar
Fondos Logística y
inicio a la operación
P-CL-01/F05 Seguridad

2
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ACTIVIDAD DOCUMENTO RESPONSABLE

2

Realizar plan
Coordinador de
de ruta
Logística y
Seguridad

Verificar condiciones
para el transporte de Coordinador de
las mercancías Logística y
peligrosas Seguridad

Verificar cargue e
inicio del Coordinador de
desplazamiento Logística y
Seguridad

Realizar seguimiento Reporte diario

del vehículo y de Coordinador de
reportarlo Logística y
movimientos
de vehículos Seguridad

Verificar condiciones
de descargue de la Coordinador de
mercancía y generar Logística y
el reporte al cliente Seguridad

Ingresar el descargue
Coordinador de
del servicio en el
sistema ARGO Logística y
Seguridad

3
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ACTIVIDAD DOCUMENTO RESPONSABLE

3

Comprobante
Recibir cumplidos de de Recibido
Coord.Logística y
los Conductores
Seguridad.

FIN

7. DOCUMENTOS RELACIONADOS

P-CL-01/F01 Orden de Despacho

P-CL-01/F02 Hoja de vida del Vehículo
P-CL-01/F03 Inspección de Vehículo y EPP
P-CL-01/F04 Orden de Cargue
P-CL-01/F05 Solicitud de Fondos
P-DL-01/F06 Remesa
P-CL-01/F09 Informe Diario de Despachos
P-CL-01/F10 Reporte de Actividades
P-CL-01/F12 Control de Viajes
P-CL-01/F13 Acuerdo y Guía de Seguridad de Conductores
Manifiesto de Carga
Reporte seguimiento en ruta
G-DS-12/F01 Autorización de Tratamiento y Protección de Datos Personales.
G-CL-01 Plan Estrategico de Seguridad Vial
G-CL-04 Plan de Seguridad de Transporte
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PROCEDIMIENTO DE LOGÍSTICA Y SEGURIDAD
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ANEXOS DEL PROCEDIMIENTO

ANEXO 1. Clasificación de mercancías según su naturaleza.

Mercancías Mercancías
de alto riesgo peligrosas
o Material para construcción o Explosivos.
o Material eléctrico o Gases.
o Prendas de vestir o Líquidos inflamables.
o Computadores o Sólidos inflamables.
o Medicamentos o Sustancias
o Textiles comburentes y
o Cerveza, licores y vinos peróxidos orgánicos.
o Alimentos enlatados o Sustancias tóxicas e
o Leche en polvo infecciosas.
o Margarinas y aceites comestibles (producto terminado). o Materiales radiactivos.
o Azúcar refinada o Sustancias corrosivas.
o Café de exportación o Sustancias peligrosas
o Electrodomésticos en general, sus partes, accesorios o varias.
repuestos.
o Productos para aseo personal (producto terminado).
o Productos de belleza
o Papel y, o, productos elaborados con pulpa de papel, como
papel
higiénico, servilletas, toallas para
cocina, toallas sanitarias y pañales
Desechables.
o Libros e impresos
o Agroquímicos
o (fungicidas e insecticidas).
o Abonos y fertilizantes grado 1
o Pinturas industriales
o Llantas
o Polietileno
o Láminas de acero, hierro.
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ANEXO 2. ASPECTOS GENERALES PARA TRABAJO EN PUERTO

SEGURIDAD EN PUERTOS

Inspección de contenedores

En puerto se procede de la siguiente manera:

 Para el ingreso a puerto se debe tener asignado el TAG WHERENET
 Se efectúa una inspección ocular del contenedor, verificando su estado fisico, las
marcas y las contramarcas.

 Se inspecciona las paredes laterales, los techos y los cuellos de los contenedores.
 Realizar registro fotográfico del estado del contenedor al momento de recibirlo y al
entregarlo.
 Mantener control del Peso de los contenedores vacíos, y una vez cargados, realizar
nuevamente este proceso.

La revisión física debe establecer:

 Que no tenga soldaduras ni refacciones (láminas pegadas, masillas y pinturas frescas),

para evitar el tráfico de narcóticos y divisas.
 Que los pasadores y remaches originales se encuentren en las puertas (para evitar el
saqueo de mercancías).
 Que el precinto o sello instalado en cada contenedor se encuentre en debida forma y
que el número concuerde con el declarado en el documento de despacho, tanto a la
llegada a cada puerto de destino, como a la llegada al destino final.

Si se detecta alguna anormalidad, debe informarse inmediatamente a la persona

correspondiente, quien a su vez informará a las autoridades competentes.

Verificación de precintos

 Los precintos deben revisarse antes de iniciar el viaje; durante el trayecto, cada vez que
se detenga el vehículo, cada vez que vuelva a ponerse en marcha, y al llegar al destino
final.
 Se debe llevar un control escrito o sistematizado de entrega y recibo de los precintos.
 Se debe implementar la seguridad con sellos numerados o stickers, pegados en los
cuatro extremos o bisagras de los contenedores

Control portuario Mercancía en puerto

Para las mercancías de importación se debe contar en puerto con firmas especializadas y
autorizadas para llevar a cabo los trámites de inspección auditoría durante la apertura de
contenedores y la postura de los precintos, así como la verificación de pesos y estado físico
de los contenedores.
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Antes de despachar mercancías de importación o exportación, cuyo origen o destino es un
puerto marítimo o una frontera (puerto seco), el Coordinador Regional es responsables de:

En importación
Recibir del agente aduanero los siguientes documentos:
 Carta de porte.
 Registro o licencia de importación.
 Declaración aduanera.
 BL o Bill of Lading (manifiesto de carga marítimo).
 Recibir y acatar (preferiblemente por escrito) las instrucciones de cargue y descargue
que el cliente haya enviado con anterioridad.

En exportación
Recibir del generador de la carga los siguientes documentos:
 Factura.
 Comodato del contenedor.
 Remisiones del cliente.

Cargue en puerto

Este procedimiento consiste en establecer por escrito qué se debe hacer, quién lo debe
hacer y cómo se deben llevar a cabo los pasos necesarios para cumplir los compromisos
adquiridos con el cliente, con las autoridades legalmente establecidas y con las políticas de
seguridad encaminadas al cumplimiento de la misión y la visión de la empresa.

Revisión de documentos: Esta operación permite establecer:

 El valor declarado de la mercancía, a fin de medir el riesgo que se asume como

empresa de transporte, y comprobar que esté cubierto por la póliza de seguros.
 Si el riesgo está cubierto adecuadamente; en caso contrario, es necesario comunicarse
con el Gerente General, quien decidirá las acciones a seguir. Debe compararse con la
póliza del cliente, de tal manera que también se cumplan dichos requisitos.
 La clase de mercancía, para determinar, entre otros:

a) Tipo y tamaño del vehículo que se requiere.

b) Grado de peligrosidad, tanto desde el punto de vista de seguridad industrial (accidentes,

enfermedades, contaminación), como desde el punto de vista de seguridad física (hurtos,
saqueo, atentados, sabotajes, etc.).

c) Precauciones e instrucciones para el manejo y la protección de la mercancía (debe

emitirlos el generador de la carga).

Si requiere escoltas, se necesita:

a) Revisar físicamente las unidades de empaque y establecer si están en buenas

condiciones y guardan relación con lo anotado en la Carta de porte.
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b) Estar en permanente comunicación con la unidad de control operativo de las empresas y
comentar cualquier anomalía que se presente antes del despacho.

c) Revisar el estado de los sellos y precintos del contenedor y, o, camión, para confirmar su
integridad.

ANEXO 3. RECLAMACIONES ANTE LA ASEGURADORA

Aportar, en el menor tiempo posible, la documentación necesaria destinada al pago del

siniestro, estos documentos deben incluir siempre original y/o copia o fotocopia autenticada.

 Comunicarse con el asesor de la compañía de seguros para elaborar la reclamación

formal.
 Dirigir la carta de reclamo a la aseguradora detallando el lugar de los hechos, el valor
estimado de la pérdida, la fecha de ocurrencia, la causa del evento, los datos del
conductor y los documentos del vehículo.

Según el evento, se debe entregar a la aseguradora:

 Carta de reclamo al transportador debidamente radicada, y carta de contestación del

transportador, conductor o propietario del vehículo, si la hubiere, según el caso (por
parte de generadores de carga).
 Carta de porte o remesa.
 Copia de los cumplidos, cuando existiesen, debidamente firmados por los destinatarios y
con las observaciones a que hubiere lugar.
 Recibos o facturas de fletes cancelados por el generador de la carga.
 Copia del denuncio presentado ante las autoridades competentes.

Adicionalmente se debe tener en cuenta en el momento de la reclamación:

 Las primas en el ramo de transporte deben encontrarse al día.

 El despacho correspondiente al siniestro debe avisarse conforme lo establece la póliza.
 La acción de subrogación, en los términos del artículo 1096 del Código de Comercio.