VOCABULARIO ARCHIVÍSTICO

La identificación con una especialidad que se logra a partir del momento en que se introyecte el
léxico técnico, esto posibilita la ubicación en un contexto general y da una visión global del área.

El adecuado manejo del vocabulario técnico de la especialidad permite discernir entre el objeto, el
término y su aplicación. Adicionalmente; da status a la persona que se desenvuelve en el medio
laboral o en su cotidiana relación con los demás.

Con el fin de obtener unidad en la definición de criterios y alcance en los términos mas generales,
empleados en materia de archivo, se adopta un vocabulario técnico como parte integral de la
formación.

Se conforma con base en los conceptos archivísticos de diferentes autores de diccionarios y

manuales y algunos conceptos son aportes y adaptaciones del A.G.N, como ente rector de las
políticas archivísticas del país

ACTIVIDADES

1.- Realizar un ensayo máximo de dos hojas donde defina, explique y se entienda que es la
Administración de Documental

ENSAYO

La administración documental regula la función archivística en las empresas, formulando normas y

políticas para facilitar la gestión documental. Sabemos que la administración documental es una
función de mucha responsabilidad la cual busca la protección de las memorias empresariales o
institucionales de una manera correcta y transparente.

La administración documental tiene un rol trascendental ya que su fin es el de servir la información

de forma precisa, ágil y oportuna. Pero la administración documental tiene un papel muy amplio y no
es tan general ya que se encarga de controlar, mantener, almacenar, eliminar y recuperar la
información. En la idea anterior vemos el papel tan importante de los archiveros y la administración
documental, para dar soluciones y planes de gestión documental a las empresas que lo requieran de
forma efectiva y concreta.

En las funciones que debemos ver, el control de la documentación es muy importante, ya que de hay
partimos para administrar de forma correcta. Los códigos de ética para el recibo, despacho,
elaboración, trámite y préstamo de información deben aclararle al archivero su papel fundamental
como administrador de la información. También debemos velar por el mantenimiento de los acervos
y las instalaciones o deposititos para conservar correctamente al ambiente para los archivos y
Material elaborado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia.
manipular correctamente la información. Los cuidados que se deben tener en el almacenamiento de
archivos, cuidados con los depósitos, unidades de conservación, transferencias para una buena
logística aplicada a la organización documental.

La importancia de la administración documental está plasmada en la preocupación por las mejoras

en los archivos públicos y privados. De la búsqueda de la transparencia, logística y la archivística
para fundamentar todos los ideales de conservación, clasificación, ordenación y descripción
documental ligados a los procesos administrativos de las empresas privadas e instituciones del
estado.

Al ser los documentos un soporte de la información que se produce y se utiliza en una empresa, se
ha hecho necesaria su administración a lo largo de la historia. La gestión de los documentos es muy
importante puesto que en ellos se basa la seguridad jurídica tanto de las personas, como de las
administraciones. Como cada día se multiplica la cantidad de documentos, esto se convierte en un
problema que requiere una pronta solución.

La administración documental está destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación,

conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivos con el propósito de
lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida.

Durante siglos la gestión documental en las organizaciones fue dominio exclusivo de

administradores, archivadores y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros
de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de
papel los ficheros o kardex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de
recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación.

La administración documental, es la forma o manera de archivar manual o digitalmente la

información requerida, la administración documental ofrece amplias y modernas tecnologías en
función del mejoramiento en la toma de decisiones haciendo más eficiente la organización y el
debido uso de los documentos. Archivar los documentos es muy importante para la administración y
la cultura porque ellos son imprescindibles para la toma de decisiones en una gran cantidad de
actividades, Por lo tanto en este proceso también se debe tener en cuenta la tabla de retención
documental que es un listado de series, con sus correspondientes sub series y tipos documentales, a
las cuales se le asigna un tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Es por esto que se considera de vital importancia la administración documental en cualquier

empresa, independientemente de si son grandes o pequeñas, o si pertenecen a un sector
determinado del mercado; ya que los documentos existen en toda empresa en mayor o menor

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cantidad, pero siempre serán la fuente de información donde se encuentra reflejada la evolución,
manejo y cambios de una empresa.

2.- A continuación, encontrarán una lista de términos que debe ordenar alfabéticamente, consultar e
incorporar en su quehacer cotidiano. Recuerde que un término puede tener diferentes significados,
por ende, ustedes deberán ajustarlo y adaptarlo de acuerdo a los requerimientos del curso
estudiado.

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados
en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o
institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

ARCHIVO DE GESTIÓN: Archivos activos, lo que se encuentra en oficinas

ARCHIVO INTERMEDIO: Archivo cuya función es la gestión de los documentos transferidos desde
los archivos centrales hasta su eliminación o transferencia a un archivo histórico para su
conservación definitiva.

ARCHIVO HISTÓRICO: archivo cuya función es la custodia y conservación de los documentos

calificados como de conservación permanente

ARCHIVO TOTAL: Es la suma de AG +AC + AH Concepto que hace referencia al proceso integral
de los documentos en su ciclo vital

ARCHIVO EN CUSTODIA: se trata de guardar documentos y archivos con cuidado y vigilancia.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN: Archivo que reúne documentos pertenecientes a personas

naturales o jurídicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios .

ARCHIVO PRIVADO: Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o

jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades.

ARCHIVO PRIVADO DE INTERESES PUBLICOS: documentos pertenecientes a entidades oficiales

se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas

ARCHIVISTA: Persona encargada de organizar la información según la norma Gestor Documental,

Profesional del nivel superior, graduado en archivística

ARCHIVO HISTÓRICO ESPECIAL: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de
gestión, la documentación que, por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe
conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la
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cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación,
depósito voluntario, adquisición o expropiación.

ARCHIVO PÚBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que

se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

ASISTENCIA TÉCNICA: Prestación de servicios por personal especializado en diferentes áreas del
que hacer archivístico

AUTENTICACIÓN DOCUMENTAL: Es la autorización o legalización de documentos por parte del

funcionario competente para revertirlos de ciertas formas y solemnidades, según lo establecido por la
ley.

CARPETAS: unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su
almacenamiento y preservación.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las

series que componen cada agrupación documental (fondo de sección, subsección), de acuerdo con
la estructura orgánico funcional de la entidad.

COMITÉ DE ARCHIVO: Es un órgano interno de la entidad, de carácter asesor en todos los

aspectos relacionados con la organización, manejo y control de los documentos.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde
su producción o recepción, hasta su disposición final.

DOCUMENTO: Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en funciones

por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas. Información registrada, cualquiera
que sea su forma o el medio utilizado.

DISPOSICIÓN FINAL: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital
de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con
miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Es un proceso técnico-archivístico que consiste en identificar,

analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de
elaborar los instrumentos descriptivos. 

EPITOLAR: sinónimo de carta

EXPEDIENTE: conjunto de los documentos que corresponden a una determinada cuestión. También
puede tratarse de la serie de procedimientos, de carácter judicial o administrativo que lleva un cierto
orden.

Material elaborado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia.
EXPURGO: la selección como el descarte. Las colecciones se evalúan y revisan para adecuarlas a
las necesidades de los usuarios, mejorar su calidad, hacerlas más accesibles, mantenerlas en un
buen estado de conservación y para optimizar espacios.

FILATELIA: es la afición por coleccionar y clasificar sellos, sobres y otros documentos postales, así
como estudiar la historia postal.

FRANQUICIA: Acuerdo para utilizar el nombre, marca o sistema comercial a cambio de una
compensación

FLUJOGRAMA: es la representación gráfica de un algoritmo o proceso. Se utiliza en disciplinas

como programación.

FONDO DOCUMETAL: constituyen la mayor agrupación documental existente en un archivo.

LAGAJO: Conjunto de hojas o documentos.

MARBETE: Etiqueta de un empresario, Pedazo de papel, cartulina u otro material parecido que se
pega o sujeta sobre una cosa para indicar alguna información relacionada con ella, en especial su
contenido o su destino
MINUTA: Acuerdo de confidencialidad

ORDENACION: Actividad que se desarrolla dentro del proceso de organización y consiste en

establecer secuencias dentro de grupos conforme a secciones o series documentales, puede ser
cronológica, alfabética o numérica.

ORDENACION DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización que consiste en establecer

secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.

PERFORAR: sistema para archivar documentos

PLAZO PRECAUCIONAL: Se inicia con el término e la vigencia, es pues tan concreto como el fin de
esta. El término del plazo precaucional son se produce por un hecho administrativo. Los dos
objetivos son de responder reclamaciones e cualquiera de las partes involucradas en el documento o
su tramitación, o servir de sustento a otro documento ahora vigente

PRECLUSION:

PRESCRIPCIÓN:

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: se trata de un principio fundamental de la teoría archivista por el

cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben
mezclarse con los de otras
Material elaborado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: se trata de un principio fundamental de la teoría archivista por el
cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los
tramites que lo produjo.es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

RADICAR : Procedimiento que permite el registro de los datos básicos de un documento que
ingresa a la entidad bajo el cumplimiento de unas condiciones mínimas y la asignación de un numero
único de radicación para su identificación dentro del sistema.

ROTULAR: Ambito de manejo de archivo

SECCIÓN DOCUMENTAL: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración

documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de
carácter representativo para su conservación permanente .

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de
sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

SUBSECCION: Conjunto de documentos que forma parte de las secciones.

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series, con sus correspondientes tipos

documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos.

TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL: Listado de asuntos o series documentales a los cuales

se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con
diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla
y asignarle categoría diplomática.

TRANSFERENCIA: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al

histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.

USUARIO: Todo aquel que hace uso del archivo

3.- Explique cuál es la importancia de la utilización e incorporación de un vocabulario técnico

archivístico en su desempeño laboral.

RESPUESTA
Material elaborado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia.
Es necesario identificar el vocabulario o terminología para una mejor calificación y desempeño en el
área de trabajo, tanto como en la vida estudiantil y profesional.

Material elaborado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia.
 1O P O R T U N A2 3C 4D 5M

A1 P E E A
2A R C H I V O O R S T H6

T C E C E I

3S I M P L E A B E R S

V 7E L R N I T

4R O M A N O S Y G R I E G O S T A O

I P H R G R

5X 8I I P S U A R I

9G 10P N C I M L I C

E R A I S A I S O

6S E M I A C T I V O N Z

T V T S O A 7X I X

I A I D

O D V 8I N T E R M E D I O

N O O

Material elaborado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia.
HORIZONTALES VERTICALES

1. Uno de los objetivos de los archivos es Servir la 1. Archivo que satisface las necesidades de conservación y
información de manera ágil y OPORTUNA consulta permanente. ACTIVO

2. Ordenamiento metódico y adecuado de los 2. Libro de los Dos Testamentos, llamado también Libro de
documentos para su conservación y consulta. los Siete Sellos. APOCALIPSIS
ARCHIVO

3. Archivo memorial más perfecto que se conoce hasta

3. Cualidad del archivo que hace referencia a la nuestros días. CEREBRO HUMANO
sencillez en la identificación del contenido. SIMPLE

4. Archivo que lleva cada dependencia de la empresa.

4. Tallaban en madera y mármol documentos y DESCENTRALIZADO
testamentos. ROMANOS Y GRIEGOS
5. Origina el sistema de memoria irracional.
MATERIAGRIS
5. Siglo de oro de las falsificaciones hispanas. XII

6. Archivo al que se transfieren desde el archivo central los

6. Archivo que Comprende el cambio de los documentos de conservación permanente. HISTÓRICO
documentos en intervalos determinados (una o dos
veces al año) para su conservación y consulta 7. Recubrían las columnas de sus templos con
menos frecuente. SEMIACTIVO inscripciones, para consulta de sus Sacerdotes.

7. Siglo en que nace la Microfilmación. XIX 8. Archivo que comprende el traspaso definitivo de los
documentos para su conservación perpetua. INACTIVO

8. Archivo donde se agrupan documentos transferidos

por los distintos archivos de gestión de la entidad 9. Archivo que Comprende toda la documentación que es
respectiva, cuya consulta no es tan frecuente. sometida a continua utilización y consulta administrativa
INTERMEDIO por las oficinas productoras u otras que la soliciten.
GESTIÓN

10.Archivo que reúne documentos pertenecientes a

personas naturales o jurídicas de derecho privado y
aquellos que se deriven de la prestación de sus
servicios.
PRIVADO

Material elaborado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia.
 O L R E G R E V I S T A S A N E R E C E P C I O N E R

A R E G I C O P I A S R E G L A M E N T A R I A S L E

N O R Y Z X T P N O R A D I C A B L E S R T M A L O V

E S T I G A N D U T S M T S N U M E R A C I O N O L I

X E A L O E N V I B O L A T H T C O N T A B L R G P S

T L S E L A N O R M L V I N A L E S I R C U L S U O C

E F A S C I R E R A D I A B U A L R E G S T I B A F I

R O T D I C I E R C R I C A N A I L N U M I S A G I R

M L I I R N E X O A E N T A I D L F O A C O N T A C C

U L R N C E X T G E L L O R C I R E S F S E L L X I U

R E C C U D T L E Y G D E T V I L H S N O R A D O A L

A T S E L N E F O L L E E N V I O G F D U L L E S L A

D O E T R O R O I N T O N A S O F N J O R T S I G E R

I S S R E P A L R A D I C U R E V I E I N S P E C S E

C R E J U S D L E I N S P E C C I O N S I S T E I O S

C O N S E E M E T M A N U O H R H M E X T E O T C M A

O N O O O R A T N O F I A V V T E I M S O S F X C A C

N O I F T R A M I T E X T I R I O C V U N U M E E S I

Material elaborado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia.
 T R C I A O C O N S E C U T V S T X E O L I A T X N D

A A A C O C R E G I S T R U E N O U C P S L N H T U A

B D C I S E L L O R A D I C A D O R C O C A E Y E M R

L I I A E D I E R A D I C S C O N S I E O A Y S R E E

E C N T L D B Y A D I O N E T C O R R O S S A G E R G

S I U E L A E G S A C I N C E T S A M R O N A N O A I

N A M T I D R E C O N T A B L A U M A N R A O U M D S

U N O A N I A N E R A C I D A R M I G E U R A C A U T

M E C P A N C I N D I F O L L E E R T E L E G R A M O

E X A A N U R A P U B L I C A N A X E X T E R I O R A

P R O P A G A N D A R I A M O D E L O Y E S T I L O T

Material elaborado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia.
Escribir al frente de cada numeral las palabras que corresponden a cada una de las definiciones y
resaltarlas en la sopa de letras.

1. Señala que las entidades deberán elaborar programas de gestión de documentos. LEY GENERAL DE
ARCHIVOS DE COLOMBIA

2. Gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y

distribución de las comunicaciones de una entidad. UNIDADES DE CORRESPONDENCIA

3. Uno de los requisitos de la normalización. USO O FINALIDAD QUE SE LE DARÁ

4. Según el destinatario las comunicaciones se clasifican en: COMUNICACIONES INTERNAS,

COMUNICACIONES EXTERNAS

5. Consiste en recibir las comunicaciones provenientes de distintas fuentes. RECEPCION

6. Situar un documento en la empresa. RADICACION

7. Conforman el grupo más voluminoso de documentos comerciales que se producen en una oficina
o entidad.

8. Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a

una entidad, independientemente del medio utilizado. COMUNICACIONES OFICIALES

9. La recepción se fundamenta en una labor de: INSPECCION

10. Al imprimírselo al documento, indica que éste es de propiedad de la empresa. RADICACION

11. Anotación de los datos más significativos de la comunicación en un formato para su control y trámite
dentro de la entidad. REGISTRO

12. Documentos a los que solo se les sigue un control para sustentar su entrega a las dependencias que deben
atenderlos. DOCUMENTOS NO RADICABLES

13. Estos documentos requieren un tratamiento especial, puesto que su trámite es diferente al de la
correspondencia ordinaria. DOCUMENTOS CONTABLES

14. Se controla su rotación mediante un formato que se adhiere a de la publicación. FOLLETOS,

REVISTA Y COMUNICACIONES

15. Estos documentos no requieren de ningún control especial. PROPAGANDA

Material elaborado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia.
16. Nos permiten simplificar los procesos de elaboración, organizar la presentación y el manejo de las
comunicaciones.

17. Se refieren a la presentación física del documento como: márgenes, espacios y cuerpo de la comunicación.
LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACION

18. Toda comunicación debe ser elaborada en original y dos copias que reciben el nombre de: COPIAS
REGLAMENTARIAS

19. Es un compendio numérico-cronológico de todas las copias de las comunicaciones despachadas por la
entidad. CONSECUTIVO DE CORRESPONDENCIA

20. .Uno aspectos que se observan en el momento de verificación es: FIRMAS AUTORIZADAS

21. Consiste en asignar un número a cada comunicación. RADICACION

22. Último paso del procedimiento de despacho de documentos. REPARTO

23. Estas comunicaciones se numeran y registran en forma independiente. CIRCULARES

24. Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y
transmitir en forma ordenada y sistemática información de una organización. MANUAL ADMINISTRATIVO

Son 27 palabras en total. Animo...

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