Está en la página 1de 109

Sistema de

Contabilidad Integral

C e n tro d e C a p a .c iia .c k m

Sistema de Contabilidad Integral


A spel-CO I V ersin 6.0

Gua Curso Bsico Usuario

Elaborada por: Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V. Cerrada de Suiza #17 Col. San Jernimo Aculco Del. Magdalena Contreras C. P. 10400 Mxico, D. F. May 2/2011.

Aspel es una marca registrada de Aspel de Mxico S. A. de C. V. Asimismo Aspel de Mxico S. A. de C. V. se reserva el derecho de revisar peridicamente este documento y hacer cambios en el contenido del mismo, si lo considera necesario. Todas las marcas comerciales que se mencionan en este documento son marcas registradas por sus respectivas compaas. MUY IMPORTANTE: Esta obra es propiedad de Aspel de Mxico, por lo tanto, queda PROHIBIDA su reproduccin parcial o total por cualquier medio electrnico o impreso. Cualquier duda o comentario al respecto de este documento, favor de notificarlo a: cursos@aspel.com.mx

INDICE
1. 1.1 1.2 2. INTRODUCCIN................................................................................................................................................. 1 Definicin..........................................................................................................................................................1 Objetivo del Curso..........................................................................................................................................2 GENERALES.........................................................................................................................................................3 2.1 Cmo empezar a trabajar con Aspel-COI?.............................................................................................. 3 2.2 Abrir empresa.................................................................................................................................................. 3 2.3 Instalacin de la Base de Datos................................................................................................................... 4 2.4 Cambio de perodo......................................................................................................................................... 8 2.5 Cerrar Empresa................................................................................................................................................9 2.6 Salir....................................................................................................................................................................9 2.7 Barra de herramientas................................................................................................................................... 9 2.8 Teclas de Acceso rpido..............................................................................................................................10 2.9 Operaciones de Aplicacin General..........................................................................................................11 H Prctica 1: Iniciando una nueva contabilidad...........................................................................................12 3. CATLOGOS DEL SISTEMA.............................................................................................................................15 3.1 Definicin....................................................................................................................................................... 15 3.2 Catlogo de departamentos.......................................................................................................................15 H Prctica 2: Manejo de Departamentos.................................................................. 16 3.3 Catlogo de monedas.................................................................................................................................. 16 3.3.1 Histrico de tipos de cambio............................................................................................................. 17 3.4 Catlogo de cuentas.................................................................................................................................... 18 3.4.1 Agregar o modificar cuentas.............................................................................................................. 20 3.4.2 Generales................................................................................................................................................21 3.4.3 Atributos............................................................................................................................................... 22 B Prctica 3: Catlogo de cuentas..................................................................................................................23 3.5 Catlogo de cuentas departamentales.................................................................................................... 25 B Prctica 4: Cuentas Departamentales....................................................................... 26 3.6 Operaciones con cuentas........................................................................................................................... 27 3.6.1 Asignacin de cuentas departamentales............................................................................................27 B Prctica 5: Asignacin de Cuentas Departamentales.............................................................................28 3.6.2 Asignacin de naturaleza de cuentas.................................................................................................. 28 B Prctica 6: Asignacin de Naturaleza........................................................................................................ 29 3.7 Asociacin de cuentas.................................................................................................................................29 B Prctica 7: Rubros de cuentas...................................................................................................................... 31 3.8 Catlogo de tipos de plizas...................................................................................................................... 31 S Prctica 8: Tipos de plizas.......................................................................................................................... 32 3.9 Catlogo de conceptos de plizas............................................................................................................ 32 B Prctica 9: Conceptos de plizas.................................................................................................................33 3.10 Catlogo de plizas..................................................................................................................................33 3.10.1 Alta / Modificacin de plizas.......................................................................................................... 35 B Prctica 10: Registro de Plizas...................................................................................................................37 3.10.2 Operaciones con plizas..................................................................................................................... 39 B Prctica 11: Guardar plizas no cuadradas.............................................................................................. 41 B Prctica 12: Auditando plizas...................................................................................................................42 3.10.3 Copiar y Pegar Plizas......................................................................................................................... 44 B Prctica 13: Copiado de plizas................................. 44 3.10.4 Documentos asociados....................................................................................................................... 44 B Prctica 14: Documentos asociados......................................................................................................... 47 3.10.5 Plizas modelo......................................................................................................................................47 B Prctica 15: Manejo de plizas modelo....................................................................................................49 3.11 Catlogo de tipos de activos.................................................................................................................50 H Prctica 16: Tipos de Activos......................................................................................................................51

3.12 Catlogo de Activos.................................................................................................................................51 3.12.1 Generales................................................................................................................................................52 3.12.2 Depreciacin Contable....................................................................................................................... 53 3.12.3 Depreciacin F isca l ................................................................................................................53 3.12.4 Moneda Extranjera...............................................................................................................................54 3.12.5 Mantenimiento y Seguro.................................................................................................................... 55 3.12.6 Observaciones...................................................................................................................................... 56 H Prctica 17: Alta de Activos......................................................................................................................... 57 3.13 Tabla de I.N.P.C.........................................................................................................................................62 S Prctica 16: Actualizacin de tablas de INPC...........................................................................................62 4. CONSULTAS........................................................................................................................................................63 4.1 Consulta de catlogo de cuentas............................................................................................................. 63 4.2 Consulta de plizas......................................................................................................................................64 4.3 Consulta de balanza de comprobacin.................................................................................................... 64 4.4 Consulta de balanza de comprobacin con departamentos............................................................... 65 4.5 Consulta de auxiliares.................................................................................................................................66 4.6 Consulta de catlogos de activos............................................................................................................ 67 H Prctica 17: Consultando informacin...................................................................................................... 68 5. PROCESOS...........................................................................................................................................................69 5.1 Administrador de perodos....................................................................................................................... 69 5.1.1 Crear nuevos periodos....................................................................................................................... 69 5.1.2 Eliminacin de perodos..................................................................................................................... 70 5.1.3 Traspaso de saldos...............................................................................................................................70 5.1.4 Auditar / Desauditar perodo............................................................................................................ 71 H Prctica 18: Auditando periodos.................................................................................................................72 5.1.5 Directorio de trabajo...........................................................................................................................73 5.2 Borrado de Movimientos............................................................................................................................ 73 0 Prctica 19: Borrado de movimientos.........................................................................................................74 5.3 Contabilizacin............................................................................................................................................. 74 B Prctica 20: Contabilizacin de plizas..................................................................................................... 75 5.4 Consolidacin............................................................................................................................................... 75 5.5 Balanza anual................................................................................................................................................ 77 S Prctica 21: Obteniendo una balanza anual.............................................................................................78 5.6 Pliza de ajuste cam biado......................................................................................................................... 78 H Prctica 22: Generando la pliza de ajuste cambiario...........................................................................79 5.7 Pliza de cierre............................................................................................................................................. 80 H Prctica 23: Generando la pliza de cierre...............................................................................................81 5.8 Integracin de plizas................................................................................................................................. 82 B Prctica 24:Integrando plizas.................................................................................................................... 83 6. EMISIN DE REPORTES...................................................................................................................................85 6.1 Generales....................................................................................................................................................... 85 6.2 Emisin de Reportes................................................................................................................................... 85 6.3 Reporte de catlogo de cuentas............................................................................................................... 86 6.4 Reporte de seguimiento de presupuestos.............................................................................................. 87 6.5 Reporte Emisin de Plizas........................................................................................................................88 6.6 Reporte Balanza de Comprobacin.......................................................................................................... 88 6.7 Reporte Diario General................. ............................................................................................................ 89 6.8 Reporte de Auxiliares.................................................................................................................................. 90 6.9 Reporte de Catlogo de ActivosFijos....................................................................................................... 91 6.10 Reporte de Inventario de Activos Fijo s..............................................................................................91 B Prctica 25: Emitiendo una balanza de comprobacin...........................................................................92

6.11 Reportes Financieros.............................................................................................................................. 92 6.11.1 Balance General................................................................................................................................... 92 6.11.2 Estado de Resultados.......................................................................................................................... 93 6.11.3 Libro Mayor.......................................................................................................................................... 94 6.12 Reportes del Usuario............................................................................................................................. 95 H Prctica 26: Emitiendo un balancegeneral.............................................................................................. 96 7. UTILERIAS........................................................................................................................................................97 7.1 Respaldo de archivos....................................................................................................................................97 7.1.1 Generacin de respaldo......................................................................................................................97 7.1.2 Reinstalacin de respaldo..................................................................................................................99 B Prctica 27: Respaldo y restauracin dearchivos.................................................................................. 100 ANEXO..........................................................................................................................................................................101

Simbologa: | l 1
e

en
o

Tips de uso. Tipo de reporte.

Ruta de Acceso. Advertencia. Prctica. Notas

$ ral
jS

Requisitos:

Para el participante. 0 Conocimientos del Sistema Operativo Microsoft Windows XP, Vista, 7,2003 2008. 0 Conocimientos bsicos de Contabilidad.

%' Para el instructor. Software a utilizar: 0 Aspel-COI 6.0 Bases de datos: 0 Se utilizar una base de datos nueva o vaca.

i Datos del participante i Nombre: | Centro de Capacitacin: i Fecha: Datos del Instructor i Nombre:
i

Correo electrnico:

1.
1.1 Definicin

INTRODUCCIN

Aspel-COI 6.0 procesa, integra y mantiene actualizada la informacin contable y fiscal de la empresa en forma segura y confiable, para ello, el sistema organiza la informacin en catlogos, los cuales son bsicamente: cuentas, cuentas departamentales, rubros de cuentas, departamentos, centros de costos, proyectos, plizas, conceptos de plizas, tipos de plizas, activos, monedas y tipos de activo por empresa. El sistema ofrece varios catlogos de cuentas predefinidos, los cuales se adaptan a los giros ms comunes, no obstante, para disear el catlogo de cuentas que se adapte a las necesidades especficas de la empresa se permite su modificacin, teniendo la opcin de comenzar con un catlogo completamente diferente o importar el catlogo desde Excel. Tambin permite a las empresas mantener su contabilidad al da y a la vanguardia tecnolgica, ya que es posible generar la Declaracin Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT) permitiendo la mxima explotacin de la informacin de forma muy sencilla, tomando en consideracin las reformas fiscales vigentes. En esta versin, se agrega un nuevo catlogo que permite manejar presupuesto anual, mensual y acumulado a las cuentas. En este catlogo se podrn dar de alta los presupuestos, aunque tambin es posible cargarlo desde una hoja de clculo. Adems, es posible modificar el presupuesto actual del periodo, tambin se podr consultar y realizar algunas funcionalidades que proporciona la consulta y por ltimo, dichos Presupuestos podrn aplicarse a las cuentas departamentales. Tambin se cuenta con dos mdulos para clasificar la informacin de una manera mejorada para la empresa: Centros de costos: Este catlogo contiene los centros de costos de la empresa y se podrn asignar a las cuentas para una mejor clasificacin de la informacin. Proyectos: Con esta opcin es posible conocer todos los proyectos que hay en el sistema y as poder asignarle a los movimientos de cuentas en plizas el proyecto al que pertenezcan. Aspel-COI asegura que la informacin almacenada y generada en el sistema sea ntegra en cualquier momento, proporciona adems diversas utileras con las que se le puede dar mantenimiento peridicamente. Los reportes financieros ms importantes como son: Balanza de comprobacin, Balance General, Estado de Resultados, Auxiliares, Libro mayor y Diario general, podrn ser generados fcilmente a partir de la informacin contable capturada. A partir de la informacin de activos capturada se podrn generar los reportes de depreciacin, entre los que destacan: depreciacin contable, con valores actualizados anuales (deduccin fiscal sobre el ttulo II de la Ley de Impuesto sobre la Renta), Impuesto a los activos fijos, deduccin y proyeccin de depreciacin. Proporciona facilidades para el completo aprovechamiento de la informacin que genera, incluso en otras aplicaciones, tal es el caso de la mejorada y dinmica interfase que se tiene con Microsoft Excel, en cuya barra de herramientas se agregan varios botones que permiten acceder en cualquier momento a la informacin de Aspel-COI, evitando as la doble captura y facilitando la elaboracin de declaraciones fiscales de la empresa. Para una administracin integral y eficiente, Aspel-COI mantiene interfase con los dems sistemas de la lnea: Aspel-BANCO, Aspel-CAJA, Aspel-NOI y Aspel-SAE, concentrando fcil y eficazmente toda la informacin contable de la empresa.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspei COi 6.0

1.2

Objetivo del Curso

Al trmino de este curso el participante tendr los conocimientos necesarios para realizar la captura, modificacin y eliminacin de los datos en los catlogos del sistema, asimismo, conocer las herramientas disponibles para extraer la informacin contable que requiera, como reportes de Plizas, Estados de resultados y Balance general, entre otros, permitiendo as el trabajo con el sistema y la automatizacin de su registro contable. Tambin se revisarn los procesos ms importantes para el manejo de la informacin como el manejo de plizas y periodos. Para reforzar los conocimientos que se adquieran durante el curso, se incluyen prcticas, para cuya realizacin se requiere: 1. 2. Tener vaco el directorio "Datos o eliminar el directorio EmpresaOI". Crear el periodo de Diciembre del 2009.

La modalidad de los sistemas Aspel que se utiliza para impartir cursos corresponde a la versin llamada demo-educativa, la cual permite registrar operaciones del 1 de Noviembre de 2009 al 31 de Marzo de 2010, por lo que los movimientos que se registren tendrn que observar este rango de fechas. Es importante mencionar que el curso est dividido en 3 niveles: Bsico, Intermedio y Avanzado, en el nivel Intermedio se le dar continuidad a esta primera parte, en la que el participante obtendr ms herramientas para explotar el sistema y la informacin en l almacenada, por lo que algunos temas se analizarn con mayor detenimiento en los cursos Intermedio y Avanzado.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-CO! 6.0

2.
2.1

GENERALES

Cmo empezar a trabajar con Aspel-COI?

Para empezar a trabajar se deber ejecutar el programa COIWIN.EXE y se puede hacer de diferentes maneras: Aspel-coi6.o.exe A travs del acceso directo que se encuentra en el escritorio. Mediante el Explorador de Windows o Mi PC buscando 1 .a carpeta donde fue instalado el sistema. Desde la opcin Inicio/ Ejecutar. Mediante el icono creado en el grupo de programas.

2.2

Abrir empresa

l7 Rutas de Acceso: Men Archivo / Abrir empresa. Desde el cono Se puede entender como Empresa a la entidad financiera de la cual se van a capturar sus movimientos contables. El sistema en su modalidad bsica de licnciamiento tiene la posibilidad de registrar hasta 99 Empresas y un usuario simultneo (si se requieren ms usuarios, se podrn adquirir las licencias de usuarios adicionales). Una vez realizada la instalacin del sistema se presenta la ventana de Abrir Empresa, en ella aparece listada una sola razn social bajo el nombre de "Empresa Invlida, S.A. de C.V.". Para poder observar la razn social de tu empresa, es necesario realizar la activacin del el sistema. En el dilogo de Abrir empresa, como se observa en la Figura 2.2-1, se debe seleccionar la empresa a trabajar e Identificarse como usuario del sistema, esto es, capturando el usuario y su respectiva contrasea, que por omisin es usuario: Administrador y Contrasea: Aspell o Jfil.

D alos del propietario de la Lice n cia de Uso Empresa: RFC: Direccin: Colonia: Poblacin: Cdigo postal: Estado: Pas: Responsable; Correo electrnico: Lada: T elfono: A S PEL DE MEXICO (EMPRESAS AME -860107-KD9 CERRADA SUIZA 17 SAN JERONIMO ACULCO M. CONTRERAS 10400 Aguascalientes Mxico

Aspel-COi 6.0 No. de serie: CJSNZU000019 Licencias de usuarios: 1 Derechos Reservados 2010

Selecci n de empiesa a trabajar

55 53252323 Usuario Administrador

Empresa con la cual se trabaiar

Informacin del propietario del I sistema

j j

Clave

_
I ti

Aceptar

Cancela!

Ayuda

Figura 2.2-1 Acceso a la empresa a trabajar

Notas del asistente;

Gua Curso Bsico Aspel-COi 6.0

2.3

Instalacin de la Base de Datos

Para poder iniciar el trabajo con Aspel-COI, se debern generar los archivos donde se almacenar la informacin, tambin denominados Base de Datos, para ello, al ingresar por primera vez al sistema, se mostrar el asistente para la configuracin de Aspel-COI 6.0, debiendo seguir los siguientes pasos: a) La primer ventana es la Bienvenida al asistente para la configuracin de Aspel-COI 6.0.

B ie n v e n id o al a s is te n te p a ra la c o n fig u ra c i n d e A s p e l-C O I 6.0

M e d ia n te e s t e a s is t e n t e p o d r s c o n fig u r a r f c ilm e n t e tu e m p r e s a p o r a p o d e r e m p e z a r a t r a b a ja r c o n A s p e l - C O I 6.0

Paso: i de 2

Q B B E i

i! 5 5

Figura 2.3-1 Bienvenida at asistente.

b)

En la siguiente ventana se debe indicar la operacin

que se desea realizar:

Si an no se ha creado una base de datos para la empresa, se puede crear enese momento, para ello se debe seleccionar la opcin de Crear una nueva base de datos". Si es el caso en que se tiene una base de datos de versiones anteriores de Aspel-COI (4.0 o 5.x) se deber seleccionar la opcin de Traducir" de una versin anterior". Si se desea conocer el funcionamiento de la versin, y an no se va a definir la base de datos para la empresa, se puede elegir la opcin de Conectar a la base de datos Ejemplos".

S i a n n o h a s c r e a d o u n a b a s e d e d a t o s p a r a e s t a e m p r e s a en A s p e l- C O I 6 .0 , p u e d e s c r e a r l a a h o r a : o b ie n , s i t ie n e s u n a b a s e d e d a t o s d e v e r s io n e s a n t e r io r e s p u e d e s t r a d u c ir la . S i lo q u e d e s e a s e s c o n o c e r e l fu n c io n a m ie n to d e l a n u e v a v e r s i n e li g e la b a s e d e d a t o s E je m p l o s p a r a e x p lo r a r e l s is t e m a .

% Crest upa rvygva base de daos


O Iro d u ci de una versin, anler Conectaise a tria base de datos enislerite Basa dejlos .

3 .Conocais a la bose de datos iem*c

Figura 2.3-2 Operacin a realizar.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COI 6.0

c) Si la opcin que se seleccion es "Crear una nueva base de datos", la siguiente ventana que mostrar es la de Iniciar nueva contabilidad, en la que se debe indicar el periodo y ejercicio con el que se iniciar la captura de la informacin. Por omisin, Aspel-COI 6.0 crear la conexin correspondiente para crear la base de datos de la empresa, que para la Empresa 1 ser DATOSEMPRESAOI, para la Empresa 2 ser DATOSEMPRESA2 y as sucesivamente.
Iniciar nueva contabilidad:

Periodo Ejercicio Conexin

eip 2011 ; DATOSEMPRESAOI pngA'.Oj: - j

Directorio de datos i'.'.-if'.; :|j ?*{' Drivei DevartlnterBase

' ***.8 1

Aceptar

j|. Cancelar.:

Ajruda

Figura 2.3-3 Iniciar nueva contabilidad

Las Bases de Datos se almacenarn por defecto en el Directorio de Archivos Comunes DAC \ Aspel \ Sistemas Aspel \ COI6 .OO \ Datos, creando una carpeta por cada empresa registrada en Aspel-COI 6.0. Las ventanas siguientes corresponden a la definicin de los catlogos con los que trabajar el sistema, los cuales se mencionan a continuacin: Catlogo de Monedas: El sistema trabaja por default con la moneda base que es Pesos, sin embargo se podrn agregar monedas adicionales con las que se desea trabajar.
Catlogo da moneda;: ||

A continuacin, selecciona las monedas con las que deseas trabajar, si no seleccionas alguna el catlogo se crear slo con la moneda base. Monedas disponibles Dlar Americano Libras Esterlinas Franco Francs Marco Alemn Reales Pesos Argentinos Nuevo Sol Euro Dlar Canadiense Pesetas UDIS Monedas seleccionadas Dlar Americano

Seleccionar;

f ---------------,
I : 4 a Eliminar i

Aceptar

|j

Ajuda

Figura 2.3-4 Creacin del catlogo de monedas

Notas del asistente;

Gua Curso Bsico Aspel-COI 6.0

Catlogo de Departamentos: En esta opcin, se podr indicar si se desean los departamentos estndar, de lo contrario generar el catlogo vaco. En ambos casos, se podrn agregar modificar y/o agregar posteriormente.
Confirmacin Deseas el catlogo estndar de dep aftamntqs?

}|......T

.... l |

Nc ___ j

Figura 2.3-5 Confirmacin para generar el catlogo estndar de Departamentos

Catlogo estndar de rubros: Si se desean los rubros que genera el sistema por default, se debe responder afirmativamente. Los rubros son las asociaciones que se hacen a las cuentas para la correcta impresin de los estados financieros, por ejemplo Activo Circulante, Activo fijo, Capital, Ventas, Proveedores, etc.
Confirm acin -

<

Deseas ei catlogo estndar de rubros?

U----- X-:......... 2 H Si i

Mb

Figura 2.3-6 Creacin del catlogo estndar de rubros

Catlogo de Cuentas: Se podr seleccionar un catlogo vaco o alguno de los 10 predeterminados que ofrece Aspel-COl, esto segn el giro de la empresa. Si se selecciona un catlogo vaco, se debern de registrar las cuentas contables de forma manual o importar el catlogo desde un archivo de Excel que se tenga previamente generado.
Ca loao de cuentas M 3 Catloao de cuantas 1............ ,.,l

Selecciona un catloao de cuentas del listado que se adapto a tus necesidades o si lo piefietes elige la primera opcin para crear uno vacio. Catlogo vaco (sin cuentas) * 1 , , > Catlogo para empresas manufacturera! ?si Catlogo para empresas comerciales !...... Catlogo para empresas de servicios 1 Catlogo para empresas constructoras \

Selecciona un catlogo de cuentas del listado que se adapte a tus necesidades o si lo prefieres elige la primera opcin para crear uno vacio. Catlogo pata empresas constructoras a Catlogo de sociedad de condminos Catlogo para dependencias gubernam Catlogo para sociedades religiosas \A Catlogo para personas fsicas Catlogo para sociedades civiles t

|.

ceptar

j|

Cancelar

jj

Ajuda

Aceptar

jj

Cancelar

!.

Anuda

Figura 2.3-7 Catlogos de cuentas predeterminadas que ofrece el sistema

Notas del asistente;

Gua Curso Bsico AspeS-COi 6.0

d) El siguiente paso es ingresar a Aspel-COI: Una vez que se concluy la creacin de la base de datos, desde el Administrador de periodos se podr ingresar al mes de inicio de contabilidad y comenzar a trabajar en el sistema.

A d m m lsi

Diicctwio de trabaj :RAGUlLAfi:C:\Pfogram FilesSCommon Fles\Aspel\Sstema$ A3pel\C0l6.00\Datos\Emprese01\C0l60Empr01.FDB

h f, ui

Figura 2.3-8 Administrador de periodos de Nueva contabilidad

Si la opcin seleccionada en el inciso b. fue "Conectar a la base de datos Ejemplos", de igual forma se mostrar el administrador de periodos para ingresar a algn periodo de los que se tienen creados en dicha base de datos y comenzar la exploracin de la operacin del sistema.

Figura 2.3-9 Administrador de periodos de base Ejemplos.

Notas del asistente:

Gusa Curso Bsico Aspel-COI 6.0

2.4

Cambio de perodo

y Rutas de Acceso: Men Archivo / Administrador de perodos Desde el icono

Desde el Administrador de periodos se pueden realizar diversas funciones, todas las relacionadas con los perodos de trabajo, por ejemplo, la seleccin del directorio y periodo de trabajo, la creacin de una nueva contabilidad, la creacin de nuevos periodos, entre otras. Adm inistrador < ieperiodo* .1 .

Djrectojp de (rabao :ANALI$l$1:C;\Archivos.de programaV^rchvos comunesSAspel\Si$temas aspelV


N siio d o : E J E H C (C lO

]
j

Diciembre;
Aiustei 2CC3

2007;
2007!

- E jE D c io

E n e to :
Febieio:

2008;

2ooe:

Figura 2.4-1 Administrador de perodos.

W fl
El directorio de trabajo se puede definir oprimiendo la tecla E1J o desde el cono M , en la ventana que muestra se podr cambiar la conexin a otra base de datos.

Cam bio de b a s e de dato s Directorio de habato i

Conexin

I EJEM PLO S

m w -:

;ANALISIS1:C:SArclwos de programaVAtchivos c ! | | | |

Aceptar

Cancelar

Anuda

Figura 2.4-2 Definicin del directorio de trabajo-Conexin.

Una vez que se ha indicado el directorio de trabajo, el sistema presenta los periodos contenidos en esa ruta, basta con dar doble clic sobre el periodo que se requiere trabajar para ingresar al mismo.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COi 6.0

2.5

Cerrar Empresa

7 Rutas de Acceso: Men Archivo / Cerrar empresa

La opcin "Cerrar Empresa permite terminar de trabajar con los datos de la empresa actual y cambiar a otra para seguir trabajando sin necesidad de salir completamente del sistema.

2.6

Salir

I S 7 Rutas de Acceso: Men Archivo / Cerrar empresa

Este comando permite Salir o terminar completamente la sesin del sistema.

2.7

Barra de herramientas

lZ7 Rutas de Acceso: Men Configuracin / Preferencias / Barra de Herramientas. Clic derecho sobre la Barra / botn ?e rss> M te w '; . L

La barra de herramientas muestra los iconos de acceso a funciones especficas del sistema, se puede personalizar agregando o eliminando iconos, permitiendo a los usuarios tener un acceso ms dinmico a las funciones que utiliza con mayor frecuencia, agilizando su trabajo en el sistema.

Figura 2.7-1 Barra de herramientas estndar.

Por ejemplo, si un reporte muy utilizado por el usuario del sistema es el reporte de auxiliares, se puede agregar el icono lo # a la barra, para ello se debe ingresar a la ventana Personalizar mens de Aspel-COI, en la seccin Comandos", ubicar la categora correspondiente (que para este ejemplo es la categora de Reportes) y ubicar el comando o icono de acceso al reporte de Auxiliares. Se selecciona el icono y se arrastra hacia la barra de herramientas para agregarlo, de esta forma, al emitir el reporte bastar con dar clic sobre l, en vez de tener que acceder a la opcin desde el men Reportes / Auxiliares.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel -COI 6.0

Barras de herramientas
Categoras: Mens Archivo Edicin Ver Grficas Fiscales i Procesos Utileras | Configuracin
y wi it a n a

Comandos | Opciones
Comandos: Reporte de seguimiento de pre X I

II

Emisin de plizas

f f j l Balaraa de comprobacin :?g Diario general

Movimientos por Proyectos y C


*****

Cerrar

Figura 2.7-2 Personalizacin de barra de herramientas.

2.8

Teclas de Acceso rpido

Las teclas de acceso rpido, permiten al usuario mayor velocidad en el manejo del sistema, agilizando la captura de informacin, ya que al utilizar el teclado se requiere un menor esfuerzo que al utilizar el ratn. Cada men tiene subrayada una letra la cual indica que tecla presionar para activar dicha funcin. Archivos
G D + 3

Edicin
ra + 0

Ver
G D + U

Reportes
G l I + [ rJ |

Grficas
L J + g|

i !

Procesos
B + 0

Utileras

Configuracin I
G D + IE j

Ventana O J + I nJ

Ayuda
OuJ+ vj |

m+m

Otras Teclas de acceso rpido de uso general son: Abrir Ventanas de Captura Cerrar Ventanas de Captura Cerrar un catlogo Despliegue de Catlogos Cerrar el Sistema Lj + y B iL s j + y 0 IIA "I + M

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspei-COI 6.0

10

2.9

Operaciones de Aplicacin General

En todos los sistemas de la lnea Aspel, se manejan conos de acceso rpido, mismos que ejecutan determinadas funciones, estos iconos se encuentran en la barra de herramientas de cada uno de los mdulos que integran el sistema. Icono (| Agregar Descripcin Permite agregar un nuevo registro de acuerdo al catlogo en que se encuentre. j Tambin se puede activar esta opcin desde cualquier catlogo oprimiendo las teclas i S +B .

S Modificar

Este botn se utiliza para modificar la informacin que haya sido capturada con ! anterioridad dentro del catlogo en el que se encuentre. Tambin se puede modificar informacin dando doble clic en el registro o seleccionando dicho registro y oprimiendo la combinacin de teclas ILlJ + EJ (BackSpace). Permite dar de baja o eliminar el registro seleccionado. El sistema mostrar un mensaje de confirmacin por si se desea cancelar la operacin. Tambin se pueden eliminar registros con la combinacin de teclas IL*1 + 0 . No todas las consultas permiten eliminar registros, esto es con la finalidad de mantener la integridad de la base de datos. Permite localizar un registro en especfico de acuerdo a las caractersticas que se

m \m faMi Eliminar

Buscar m \ Filtrar

indiquen. Tambin se puede activar la bsqueda presionando la tecla de funcin lid. Permite seleccionar informacin de los catlogos y mostrar slo aquella que cumpla j con las caractersticas establecidas en el filtro. Tambin se puede activar esta opcin i oprimiendo la tecla de funcin 53. Permite desactivar o activar el filtro, restableciendo el orden de la informacin de un catlogo. Esta opcin, permite utilizar la informacin generada desde Aspel-COI en una hoja de clculo y mantenerla actualizada, es decir, si la informacin contable cambia dentro de Aspel-COI, se actualizar la hoja de clculo, esto debido al vnculo dinmico que establece Aspel-COI con Microsoft Excel. Esta opcin crea un archivo con la informacin del catlogo seleccionado, el cual puede ser en diferentes formatos (txt, xls, db, dbf, htm, xml), y as se podr utilizar y manipular por esa aplicacin. Muestra una vista previa de la informacin, es decir, la forma en cmo se visualizar la impresin. Desde aqu se podr configurar el tamao de la pgina, los mrgenes, encabezados, etc. Permite imprimir las consultas, catlogos, y reportes del sistema. Cada reporte presenta los datos ordenados de manera diferente, la cual puede ser filtrada y ordenada segn se requiera. Esta funcin permite preparar una consulta para ser publicada en un sitio Web a travs de la herramienta Aspel-INFOWEB, este proceso se debe ejecutar cada vez que se desee publicar una consulta.

Activar/ Desactivar Filtro

Copiado Especial m Exportacin i S Presentacin Preliminar

Imprimir K i Preparar

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COI 6.0

11

Icono

Descripcin Esta funcin publica las consultas que se encuentren preparadas y es posible que este proceso se realice de manera automtica despus de la preparacin de la informacin. Esta funcin permite llevar la consulta a un dispositivo Palm a travs de un proceso de sincronizacin llamado HotSync (incluido en el programa Palm Desktop Organizer que instala la Palm).

Publicar f if i lla-i Exportar a Palm

Adicionalmente, dentro de cada consulta se cuenta con un men contextual, el cual contiene diversas funciones que permiten manipular la informacin.

H Prctica 1: Iniciando una nueva contabilidad a) Con la finalidad de que se muestre el asistente de configuracin al entrar al sistema, se debe realizar lo siguiente: Eliminar el archivo Conexiones.ini que se encuentra en: C:\Archivos de programa \ Archivos comunes \ Aspel \ Sistemas Aspel \ COI6 .OO En la misma ruta, eliminar el directorio bajo el nombre "Datos (en el directorio Datosl se guardan los formatos, por lo que se debe tener cuidado de no confundirlo). b) Ejecutar el sistema Aspel-COI 6.0 c) En el asistente de instalacin, indicar las opciones siguientes: Crear una nueva Base de Datos. Periodo: Diciembre Ejercicio: 2009 Conexin: DATOSEMPRESA01 d) Agregar como moneda adicional "Dlar Americano". e) Indicar que se desea catlogos estndar de: Departamentos. Rubros. Catlogo de cuentas Estndar general. f) Al terminar el proceso, ingresar al Periodo de Diciembre 2009, dando doble clic en dicho periodo. g) Ingresar a Configuracin / Parmetros del sistema y revisar que se tenga configurado el sistema de acuerdo a las siguientes opciones: Seccin Datos de la Empresa Direccin Poblacin RFC Dgitos por Nivel Cuentas con guin Cuentas Captura de Saldo Inicial Manejo de Departamentos Traspaso Automtico entre ejercicios Opciones M. CONTRERAS AME860107KD9 Nivel 1:4, Nivel 2: 3, Nivel 3: 3. 0 0 Configuracin CERRADA SUIZA 17

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel- COI 6.0

12

\ i

Nmero secuencial Folio nico Sin decimales Plizas Contabilizar en Lnea Alta de cuentas en plizas Guardar plizas no cuadradas Cuenta de cuadre Mes de ajuste despus de Activos Cuenta Banco Cuenta IVA Trabajar con monedas extranjeras Tasa de IVA default: - Para operaciones con terceros - Para ingresos IETU Fiscal Montos incluyen impuestos - En operaciones con terceros - En ingresos IETU Sugerir ltimos datos de impuestos utilizados en captura para: - Operaciones con terceros - Ingresos IETU

i 0 l ! j I
0 0

I (Vaco) } Diciembre
j

(Vaco)

i (Vaco) i
0

i Multimoneda \
j

j ! Tasa de IVA general I | i Ambos activados 1 i


j

I s |
I j i

\ Cuentas definidas | respectivamente.


i

para

DIOT

i j j IETU i i

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COI 6.0

13

} n a fO ipxiu'izdr;

%/ /~N /~N

r'-N

/ "N

Notas del asistente:


/-~\

Gua Curso Bsico Aspel-CO! 6.0

14

3.
3.1 Definicin

CATLOGOS DEL SISTEMA

El sistema Aspel-COI cuenta con diversos mdulos los cuales permiten capturar la informacin necesaria para llevar el control de los procesos contables, a dichos mdulos tambin se les denomina catlogos. En los catlogos se almacena informacin con caractersticas particulares, la cual puede ser consultada en cualquier momento y se utiliza para la generacin de los reportes necesarios de la empresa. Los catlogos que maneja el sistema son los siguientes: Catlogo de Departamentos Catlogo de Centros de costos Catlogo de Proyectos Catlogo de Monedas Catlogo de Cuentas Catlogo de Cuentas departamentales Catlogo de Rubros Catlogo de Conceptos de plizas Catlogo de Tipos de plizas Catlogo de Plizas Catlogo de Tipos de Activos Catlogo de Activos Tabla de I.N.P.C.

3.2

Catlogo de departamentos

IC D Ruta de Acceso: * Men Archivo / Departamentos. Desde el icono .

El manejo de departamentos permite llevar la contabilidad de la empresa organizada de tal manera que los movimientos que afectan a cada cuenta se identifiquen por los departamentos que los originaron, por lo que al capturar plizas, se deber indicar por cada partida el departamento al que corresponde elmovimiento, de esta manera se tendr el saldo de las cuentas por cada departamento. Aspel-COI permite dar de alta hasta 999 departamentos. Si se va a trabajar con departamentos se deben realizar los siguientes pasos: a) En el men Configuracin / Parmetros del sistema / Cuentas, habilitar departamentos". laopcin Manejo de

b) Ingresar al Men Archivos / Departamentos y con las teclas l*1 1I J F I o con el icono los departamentos que se necesiten.

dar de alta

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COI 8.0

15

Departamento no. j Sistemas

cepiai

||

Cancelar

|[ Guardar [F3] |[^

A^uda

Figura 3.2-1 Alta de departamentos

Una vez que se dan de alta los departamentos no se pueden eliminar, slo se podr modificar su descripcin.

S D epriair entos

c ru M ilO

1 j l B

Nmero

M - i Departamento ..... .............................. 1: Produccin 2Ventas Adnst.acn

1 1 4

( ^

^ ,

i r,
.

S I ,
..............

.
.............. .....*/.

Figura 3.2-2 Catlogo de departamentos

H Prctica 2: Manejo de Departamentos a) Ingresar al men Archivo / Departamentos. b) Dar de alta los siguientes departamentos. No. Depto. i Descripcin Sistemas Contabilidad Almacn Compras Publicidad Mercadotecnia Logstica

.............i ......... J . 5 j ...............1............. 1 ............. 8..............1 9


10

1
I

3.3

Catlogo de monedas

Z 7 Rutas de Acceso:
Men Archivo / Monedas.

El sistema permite el manejo y control de las cuentas contables en moneda diferente a la nacional. Se pueden registrar hasta 99 diferentes monedas con deslizamiento diario. Al manejar multimoneda se puede registrar utilidad o prdida por efectos de la variacin del tipo de cambio de las monedas, por lo que Aspel-COI permite la generacin de plizas para determinar el ajuste cambiario de las cuentas involucradas.

ilotas dei asistente;

Gua Curso Bsico Aspel-COI 6.0

16

kAm
Nombie Resos Mexicanos Smbolo \$ US ; : Fech a de ltimo cambio Tipo de cambio 09/11/2010 1:00 12.50

Figura 3.3-1 Catlogo de Monedas

Al dar de alta una m oneda se deben cap tu rar los sig u ien tes datos:

Moneda Smbolo

i...

........

Jipo de cambio 15-21 Fecha

]aWMw/D~"

Aceptar

j|

Cancelar

J| Guardar (F3J |j

A^uda

Figura 3.3-2 Agregar Moneda

Sus campos: Opciones Moneda Smbolo Tipo de cambio Fecha Desplazamiento Desplazamiento automtico : . . . . . . . I j se est i

Descripcin con la que se identificar a la moneda. Smbolo con el que se identificar a la moneda. Se indica la paridad de la moneda base con respecto a la moneda que registrando.

El sistema sugiere la fecha con la que se est dando de alta la moneda. Al realizar las ! actualizaciones desde el Histrico de tipos de cambio, esta fecha se modificar automticamente de acuerdo a la ltima actualizacin realizada. Es el deslizamiento que diariamente presentar la moneda con respecto a la moneda | base. Se puede activar este campo si se requiere que el sistema calcule diariamente la j paridad para la moneda.

B.3.1

Histrico de tipos de cambio

Ruta de Acceso: Men Archivo / Monedas / icono

Desde esta opcin se podrn almacenar y consultar los distintos tipos de cambio que sufren las monedas extranjeras da a da, lo cual permite un eficiente manejo de los movimientos registrados en una moneda diferente a la moneda base.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COi 6.0

17

DornLuri M as 1 2 7 8 14 15 16 21 22 23 28 29 30

Mi 3 10 17 24

Ju3 Vifc Sb 4 5 6 11 12 13 18 19 20 25 26 27

3 Hoy: 09/11/2010

Tipo cambi f12.50

Figura 3.3.1-1 Histrico de Tipo de Cambio

3.4

Catlogo de cuentas

l & Rutas de Acceso: Men Archivo / Catlogo de cuentas Desde el cono

En el catlogo de cuentas se registran, modifican y consultan las cuentas contables con las que trabajar la empresa.

Activo Circuanle (1) Aclivo No Circuanle (2) Pasivo a Codo Plazo (3) :Pasivo a Largo Plazo (4) Capital (5) Venias (8) Costo de Venias [7) Gastos de Operacin (8) Otros Ingresos y Gastos (9) ISR .y PTU. Caja; Bancos c Inversiones (11) Cuenlas por Cobrar (12j Inventarios (13J IVAAciedilabJe (14) OUs Activos Circulantes (15) Proveedores (16) 1 IVA por Pagar (17) : Otros Impuestos por Pagar (IB) !Prestamos Bancarios C.Plazo (19) Cuentas por Pagar (20) Oros Pasivos Circulantes (21) Activo Total (22)

- 1110-000000 jI 1110-001-000 j - 1120000:000 | 1120-001-000 i -1120-001-00! j L 1120-001-002 1 Ssf-1120-002-000 j| l-1120-002-C0l jl1140-00000 ; 140 001-000 y j-o o io o i j: V 1OT IETI Tipo Nmero

FONDO FIJO BANCOS Moned3 Nacional 8ancorner 12911256971 Moneda E w tr^ nera Citji Bank INVERSIONES EN VALORES Moneda Nacional BancomeT. ... Fecha 07/01/2010 08/01/2010 09/01/2010 09/01/2010. 10/01/2010 Concepto CobranzaF-3867 Cobranza f '3858 Anticipo de.Clientes Cobranza F-3865 Cobranza F-3869 Debe "2 4 . 150 :0 0 37,560.00' T0 :0 0 0 .0 0 . 50,000.00 18.975.00
: * 1 6 3 .9 2 5 .0 0

1.500.00 8.551,695 90. 6,935335:91 5721.02a 33 1;214.367:56 1,615.299.99 1,616,299.99 2,870.00 2.870,00 2 87000 y i

Haber

^ M I aooM!

jT'S

: a 19 ! 0 lg [ 0 19 : 0 ig i......i...... ...........................

4 6 7 8

0 .0 0 0 .0 .0 .0 0 0

; 0.00: ]
2 4 3 .6 6 2 ,1 0

ti

Enero, j Febrero j Marzo 'j Abril. J'Mapq. j Jivo j Julio j A ^sjo| spliernbre |' OctubreJ Noviembrej Diciembre j Ajuste \

[2010

Figura 3.4-1 Catlogo de Cuentas

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COI 6.0

18

Para registrar en Aspel-COI el catlogo de cuentas se cuenta con las siguientes opciones: a) Elegir como base uno de los diez catlogos predefinidos con los que cuenta el sistema, siempre y cuando se manejen los niveles 4-3-3, estos catlogos son generados automticamente por el sistema al momento de crear la base de datos, posteriormente se pueden hacer las modificaciones para adaptar el catlogo de acuerdo a las necesidades especficas de la empresa. Los catlogos predefinidos con los que cuenta el sistema son: Catlogo estndar general. Catlogo para empresas manufactureras. Catlogo para empresas comerciales. Catlogo para empresas de servicios. Catlogo para empresas constructoras. Catlogo de sociedad de condominos. Catlogo para dependencias gubernamentales. Catlogo para sociedades religiosas. Catlogo para personas fsicas. Catlogo para sociedades civiles.

b) Cargar el catlogo de cuentas desde un archivo de Excel, el cul debe contar con una estructura predefinida para poder ser reconocido por Aspe-COI. c) Capturar el catlogo de la empresa de forma manual. Los catlogos de cuentas se conforman por niveles y dgitos por nivel. Niveles: Es el nmero de sub-cuentas que pueden existir dentro de una cuenta de mayor (de 1 hasta 9 niveles). Dgitos por Nivel: Es la cantidad de caracteres que estn contenidos dentro de cada uno de los niveles (de 1 hasta 20 dgitos en total por todos los niveles).

Por omisin, al instalar Aspel-COI se define los dgitos por nivel como "4-3-3. Los nmeros de cuenta en los catlogos estndar estn formados por tres niveles: 4 dgitos (caracteres) para el primer nivel (mayor), 3 dgitos para el segundo nivel (Sub-cuenta) y 3 dgitos para el tercer nivel (auxiliar). Definiendo una estructura como la mostrada en la Figura 3.4-2.

Dgitos por Nivel

1 0 0 0 j- ,0 0 0 - ;0 0 0
Niveles: Q {g }

D escripcin de la Cuenta

Figura 3.4-2 Estructura de las cuentas.

To do s los ca tlo g o s predefinidos del siste m a co ntienen las cu en tas in d ispen sab les para llevar a cabo una contabilidad co m pleta, co m o las cu en ta s de Bancos, C lie n te s, Seguros, Rentas, I.S.R., Pro veed o res y A creed o res D iverso s, V e n ta s, IVA por pagar, etc.

Notas det asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COi 6.0

19

S se requiere manejar un catlogo de cuentas con una configuracin o con cuentas distintas (no maneja la configuracin 4-3-3, por ejemplo), al crear el catlogo se debe elegir la opcin catlogo vaco (sin cuentas) y posteriormente se deben dar de alta las cuentas que conformarn el catlogo, para lo cual se debe cumplir con el siguiente orden: a) Capturar las cuentas de Mayor. b) Las sub-cuentas que dependen de la cuenta de mayor. c) Las cuentas auxiliares que dependen de las sub-cuentas. Considerando esta informacin, se procede a dar de alta y/o modificar las cuentas.

3.4.1

Agregar o modificar cuentas

Rutas de Acceso: Men Archivo / Catlogo de cuentas/ Edicin/ Agregar o Modificar % f3 f Men Archivos / Catlogo de cuentas/ con el icono lS 0 Li'J Al agregar o modificar una cuenta el sistema presenta un dilogo donde solicita los datos correspondientes de la cuenta, distribuyendo de forma ordenada la informacin en dos secciones, Generales y Atributos, como se muestra en la figura 3.4.1-1.

Agregar cuentas

No. decuenja :{1110-002-000 Descripcin

B j U O Acumulativa

Iacuenta................................................ j ! j B 5 a< el

jf Genejes ^ i|l^Alribulpsi Es departamental ["] Afela pfija de afuste cambiario ^Sidos n moneda conteMe Inicial i final ; Tipo de moneda j 1 Pesos Mexicanos Saklos en moneda diariera

Inicial Final
'

r-S*|l |l|j

iceplat

||

Cancelar

]| Guardai(F3)~||

A^uda

Figura 3.4.1-1 Agregar/Modificar Cuenta.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COI 8.0

20

3.4.2

Generales

Sus campos: Opciones No. de Cuenta Descripcin Tipo i Se debe capturar el nmero de cuenta correspondiente, en algunos casos el i sistema propone la siguiente cuenta. | Nombre de la Cuenta. Debe definirse si la cuenta es Acumulativa o de Detalle. ___ ______ __ __ _........... ....................... ................................ ............. ...................... .......................j Activando esta casilla se indica que la cuenta maneja departamentos. Este j parmetro se activar de forma automtica al agregar la cuenta al catlogo de cuentas departamentales. Define la moneda en la cual se registrarn los movimientos de la cuenta (slo ; para cuentas de tipo acumulativa). Este parmetro se activa cuando la cuenta maneja moneda extranjera y es de tipo detalle. Al habilitarlo se indica al sistema que al realizar la pliza de ajuste cambiario se incluya dicha cuenta. Inicial: En este campo se puede indicar un saldo inicial en moneda base, a la cuenta que se est dando de alta. Este campo slo se habilitar si en Configuracin / Parmetros del sistema / Cuentas est activo el parmetro "Captura de saldo inicial". Saldos en moneda I contable
\

| Es Departamental

Tipo de Moneda

Afecta pliza de ajuste i cambiario

\J No es recomendable capturar saldos iniciales de esta forma, sino mediante la generacin de plizas, para tener todos los movimientos respaldados por un asiento contable y as evitar posibles descuadres en la informacin. Final: El valor de este campo se actualiza de forma automtica al momento de registrar plizas dentro del sistema. Inicial: En este campo se puede indicar un saldo inicial en moneda extranjera, a la cuenta que se est dando de alta. Este campo slo se habilitar si en Configuracin / Parmetros del sistema / Cuentas est activo el parmetro "Captura de saldo inicial. Final: El valor de este campo se actualiza de forma automtica al momento de registrar plizas dentro del sistema.

| Saldos en moneda extranjera

Al modificar una cuenta ya existente, el nico campo que no modificable es e! nmero de la cuenta.

Notas del asistente;

Gua Curso Bsico Aspel-COI 6.0

3.4.3

Atributos
Agregar cuentas,
: Cuento ..... ...................... ipo ..............

: No, de cuenca ^ 1T20*002 000 Descripcin ; Descripcin dla cuerda

O Acumulativa

$ Atributos

' Naturaleza 0Deydora


QA

Pertenece a los rubros 1.-Activo Circulante 1 1 Caja, Bancos e Inveisiones 22.- Activo T ota!

| Asociar cuenta j ;rar cuenta

Contrapartida 1150002-000

|: Aceptar

|j Cancelar |j Guatdar(F3] jj

Ajiuda

Figura 3.4.3-1 Agregar/Modificar Cuenta

Sus campos: Opciones Indica si la cuenta es de naturaleza Acreedora o Deudora, si se define para la cuenta de mayor es heredada a las sub-cuentas y auxiliares correspondientes. Este campo estar habilitado para su modificacin siempre y cuando se tenga activo el parmetro "Captura de Saldo Inicial", el cual se localiza en Configuracin / Parmetros del sistema / Cuentas. Se define una cuenta para ser utilizada como cuenta complementaria cuando se captura una pliza, ya sea para cargar o abonar el saldo. Este campo indica los rubros asociados a la cuenta. Un rubro agrupa cuentas que tengan caractersticas similares. La finalidad de los rubros es facilitar la generacin de consultas y reportes del sistema. Sirve para relacionar la cuenta a los rubros que pertenece. Sirve para desasociar la cuenta de un rubro.

Naturaleza

Contrapartida Pertenece a los rubros Asociar cuenta (botn) Desasociar cuenta (botn)

Al oprimir el botn se mostrar una ventana donde se listan los rubros registrados dentro del sistema pudiendo seleccionar los rubros a los que pertenece la cuenta.

Asociar cuenta

Se podrn escoger varios rubros oprimiendo la tecla l!iJ y dando clic en los rubros que sean necesarios.

Notas del asistente;

Gua Curso Bsico Aspel-COi 6.0

22

C 'aejctizc& i'.

I C en tro < fe

Rubros disponibles
Nm. D escripcin

15: Otros Aclivos Circulantes 16i Proveedores

S?.
180t;os Impuestos por Pagar 19: Prestamos Barcarios C.PIa20 S S B I, Cuentas por Pagat 21 i Otros Pasivos Circulantes

'siE
23 Pasivo Total

Aceptar

Cancelar

A nuda

Figura 3.4.3-2 Asociar cuenta al rubro.

H Prctica 3: Catlogo de cuentas a) Dar de alta las siguientes cuentas definiendo solamente los datos que se mencionan a continuacin:

1120-002-000 1120-003-000 1130-000-000 1130-001-000 1130-002-000 1160-001-000 1160-002-000 1160-003-000 1170-001-000 1190-002-000 1346-000-000 1364-000-000

I I i I i
|

Detalle Detalle Acumulativa Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle

Banamex No. Cta. 210597-8 BBVA Bancomer No. Cta. 20041402 Bancos Extranjeros CityBank No. Cta. 23012004

j j Dlar A. j Dlar A. j Dlar A. j


Pesos Pesos Pesos Pesos Pesos Pesos Pesos

1,11,22 1,11,22 1,11,22 1,11,22 1,11,22

Deudora
Deudora S

Deudora Deudora Deudora Deudora

Jos Castro Santana Marisol Molina Cuevas Pedro Hernndez Lpez Facturas Servido Maquinaria Depreciacin de Maquinara

j j
I

1,12,22 1,12,22 1,12,22

Deudora Deudora

i i j j j 1
| j 1

i i \

Deudora Deudora Deudora

1,13,22,34 2,15,22 |

Detalle

b) M odificar las cu en ta s siguientes:

No. Cuenta
1200-001-000 1200-002-000 1330-000-000 2130-000-000

Tipo
Acumulativa Acumulativa Acumulativa

Descripcin
| IVA por Acreditar IVA Acreditable

I i

Acumulativa

i Automviles j Documentos por pagar

Moneda j Pesos j Pesos j Pesos j


Pesos !

Rubros
1,14,22 1,14,22 2,15,22 3, 20, 23

Naturaleza
Deudora Deudora Deudora

! Deudora

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspei-CO! 6.0

23

c) Dar de alta las siguientes cuentas No. Cuenta


1200-001-001 1200-002-001 1330-001-000 1330-002-000 1330-003-000 1330-004-000 1330-005-000 2110-001-000 2110-002-000 2110-003-000 2110-003-001 2110-003-002 2110-003-003 2110-003-004 2111-000-000 2111-001-000 2120-001-000 2130-001-000 2161-000-000 2161-001-000 2170-004-000 6000-001-013 6000-001-014 6000-003-033 7500-004-000 7500-005-000

Tipo
Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle Acumulativa Detalle Detalle Detalle Detalle Acumulativa Detalle Detalle Detalle Acumulativa Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle

j IVA 16% IVA 16%

Descripcin

Moneda
Pesos Pesos Pesos Pesos Pesos Pesos Pesos Pesos Pesos Pesos Pesos Pesos Pesos Pesos Dlar A. Dlar A. Pesos Pesos Pesos Pesos Pesos Pesos Pesos Pesos Pesos Pesos

Rubros
1,14,22 1,14,22 2,15,22 2,15,22 2,15,22 2,15,22 2,15,22 3,17,23 3,17,23 3,17,23 3,17,23 3,17,23 3,17,23 3,17,23 3,17,23 3,17,23 3,20,23 3,20,23 3,18,23 3,18,23 3,18,23 8,24,35 8,24,35 8,24 9,24 9,24 | I I ! I ! i I

Naturaleza
Deudora Deudora Deudora Deudora Deudora Deudora Deudora Acreedora Acreedora Acreedora Acreedora Acreedora Acreedora Acreedora

VW Jetta Modelo 2005 Ford Explorer Modelo 2005 Chrysler Voyager Modelo 2005 Nissan Platina Modelo 2005 Chevrolet Chevy Pop Modelo 2005 Office Depot Artculos Especiales, S.A. de C.V. Proveedores Clasificados Sistemas de Abastecimiento, S.A. Distribuidora de Materiales, S.A. de C.V. Importadora Internacional S.A. de C.V. Kartcher Internacional Inc. Proveedores Extranjeros Proveedor Extranjero Especial Vanesa Tllez Correa Documentos Varios IVA por Trasladar IVA al 16% IVA al 16% i Ayuda para Transporte Vales Gasolina Depreciacin de Maquinaria Descuento Financiero en Ventas Compra de Servicios

i i i \ i l
f I

A creedora
Acreedora Acreedora

[ I

A creedora A creedora A creedora A creedora Deudora

Deudora

Deudora D eudora
Deudora | )

d) Modificar la siguientes cuentas: No. Cuenta


9000-000-000 3200-000-000 1120-001-000 j |

Tipo
Detalle Detalle

Descripcin
Cuenta de Cuadre Reserva Legal Inbursa No. Cta. 4953258645

I I

Moneda
Pesos Pesos Pesos j | |

Rubros

------5 1,11,22___

Naturaleza I Indistinto j Acreedora j


Deudora

Detalle

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel -COI 6.0

24

3.5
Z 7

Catlogo de cuentas departamentales Rutas de Acceso: Men Archivo / Catlogo de cuentas departamentales fgjSj O con el cono t c r .

En este catlogo se dan de alta las cuentas que manejarn departamentos. El manejo de departamentos es muy til cuando se desea llevar la contabilidad, teniendo un estricto control de los gastos e ingresos de cada centro de costos de la empresa. Una vez que se han dado de alta las cuentas y departamentos, se deben definir las cuentas que son departamentales. Para dar de alta una cuenta dentro del catlogo de cuentas departamentales se debe dar un clic en el icono (* L . " ]

Agregar cuentas departamentales


i 1140-001 000

No. de cuenta Departamento Saldo inicial Moneda contable Moneda extranjera

10.00

Aceptar

Cancelar

Guardar(F3)

A^uda

Figura 3.5-1 Agregar cuenta departamental

Sus campos: Opciones No. de Cuenta Departamento Saldo inicial Moneda contable Saldo inicial Moneda extranjera Cuenta a registrar como departamental Departamento al que se asociara la cuenta Monto del saldo inicial en moneda contable Monto del saldo inicial en moneda extranjera

Aun cuando la cuenta no tenga habilitado el parmetro "Es departamental", se podr registrar dentro de este catlogo, ya que el sistema es totalmente flexible y permite registrar cuentas como departamentales siempre y cuando no tengan movimientos o saldo. Al momento de dar de alta la cuenta como departamental, en el detalle de la cuenta el parmetro
E s Departamental q U e c j a r ^

habilitado, indicando que esta cuenta ha sido asociada a Departamentos.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COI 6.0

25

Una cuenta se puede asignar a cuantos departamentos se tengan dados de alta, mientras no haya sido asignada previamente, en caso contrario el sistema enva el siguiente mensaje:

Una vez definidas las cuentas departamentales, aparecer la ventana como se muestra en la figura 3.5-3. En esta ventana se podr consultar la clave, descripcin y el saldo de cada cuenta, agrupndolas por el departamento al que corresponden. JEn era7 2Q J > l
f
D e partam ento

:i

"s "< < t

mmwwimw <,
i H z mulUmone m

D e s crip ci n d e la cu e nta

S a ld o lin a l

Ventas i Mercadotecnia Recursos Humanas Compras Tesoreiio :lnfojmtica 3 Cuenta - 1120001.002 Ventas
;Me<cadolecn3

iBanamex 741107-1 Suc201 i Bnamex 741107*1Suc 201: iBartamsx 741107-1 Suc 201 i Banamsx 741107-1 Suc 201 ;Banamex 741107-1 Suc 201 Banamex 741107*1 Suc 201 Bcncomei 12911256971 Bancomer 12911256971 ! Bancomer 12911256971 i Bancomer 12911256971 i Bancomer 1291125697-1 i Bancomer 12911256371 | City Bank

5.726.318.33; 5.290.00; :q Doj

aoo]"

Z1Z ffii
z jw

1 ^ 2 1 4 ^ 6 ^ 5 8f
qoi adOi
bF

Recursos Humanos Comps Tesorera Informtica B Cuenta: 1120-002-001 Ventas

aoo;
a fij' U16.2S3.93:

Tipo

Nmero

Fecha

Co n ce p to

Debe /**>

h >

fia*

Figura 3.5-3 Catlogo de Cuentas departamentales.

5 Prctica 4: Cuentas Departamentales a) Dar de alta las siguientes cuentas departamentales:


/ S

No. Cuenta 1120-001-000 1120-002-000 1120-003-000 1130-001-000 1130-002-000

Descripcin inbursa No. Cta. 4953258645 Banamex No. Cta. 210597-8 BBVA Bancomer No. Cta. 20041402 CityBank No. Cta. 23012004 Ixe No. Cta. 15111968

Depto. 8

j 5 l i 3 i 5 i .....J ...... 5....J

Notas del asistente;

Gua Curso Bsico Aspel-COi 6.0

26

No. Cuenta 1160-001-000 1160-002-000 1170-001-000 1330-001-000 1330-002-000 1330-003-000 1330-004-000 1330-005-000 1350-000-000

Descripcin Jos Castro Santana Marisol Molina Cuevas


j Facturas

Depto. 3 3 j 7 4 2 5 1 10 4

j j i I !

| VW Jetta Modelo 2005 j Ford Explorer Modelo 2005 { Chysler Voyager Modelo 2005 j Nissan Platina Modelo 2005 | Chevrolet Chevy Pop Modelo 2005
j Equipo de Oficina

3.6 3.6.1

Operaciones con cuentas Asignacin de cuentas departamentales

7 Rutas de Acceso: Men Procesos / Asignacin de cuentas departamentales O con el icono

Desde esta opcin se podrn asociar fcilmente cuentas a uno o varios departamentos. En la ventana de Asignacin de naturaleza se muestran de lado izquierdo los departamentos disponibles y del lado derecho el catlogo de cuentas. La asignacin de una cuenta a uno o varios departamentos se realiza de la siguiente manera: a) Seleccionar el departamento al cual se asociarn las cuentas dando clic sobre l. b) En la seccin izquierda de la ventana se seleccionan las cuentas que sern departamentales, las cuales pueden ser seleccionadas de forma consecutiva (sH + liJ q Sh i,t|+Ll)) o de forma aleatoria (1^ I + clic). c) Una vez hecha la seleccin, con el botn ( ^A ~ cclr, I se realizar la asignacin de las cuentas seleccionadas al departamento indicado.
Asignacin rie c u e n t e departam entales Departamentos j Cuenta : Nombre Departamento Mostrador IW Departamento Pedidos j:+; Departamento Produccin i S Departamento Tesorera j ! 1120001 001 Banamex 741107-1 Suc201 1120001-002 Bancomei 12911256971 : ! 1120 002-001 C1)' Bat* 1140001-001 Bancomer ; 11140002-001 Cily Bank ; 1245-000000 EQUIPO DE OFICINA 1252-000000 DEPRECIACION DE MOBILIARI1
Wt J tf,

| )

Cajloflo de cuertUw
C u e n ta : D e s c r ip c i n

<Asociar

*M160-000-000 ALMACEN i 1170-000-000 DEUDORES DIVERSOS & 1172-000-000 FUNCIONARIOS V EMPLEADOS ; 3-1172-001 -0 Prestemos a Empleados 1172-00 Gutirrez Martnez Mario - 1172-00 C

i 1172-00 Hidalgo Hernandez Rosario ! -1172-00 Soteio Vidal Gerardo 1172-00 Soteio Rodrguez Laura : 1172-00 ZavafaOrtiz JuGo Cesar

A ce p ta r
Figura 3.6.1-1 Asignacin de Cuentas departamentales.

|(

Ajuda

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COI 6.0

27

H Prctica 5: Asignacin de Cuentas Departamentales Mediante la opcin de Asignar cuentas departamentales, asociar las siguientes cuentas a los departamentos indicados: No. Cuenta 2110-001-000 2110-002-000 2110-003-001 2110-003-002 2110-003-003 2110-003-004 2111-001-000 2120-001-000 2130-001-000 j Descripcin___ I Office Depot ! Artculos Especiales, S.A. de C.V. Sistemas de Abastecimiento, S. A. I Distribuidora de Materiales, S.A. de C. V. i Importadora Internacional S. A. de C. V. I Kartcher International Inc. i Proveedor Extranjero Especial I Vanesa Tllez Correa j Documentos Varios Contabilidad Mercadotecnia
\

Depto.

Compras

3.6.2 &

Asignacin de naturaleza de cuentas

Ruta de Acceso: Men Utileras / Asignacin de naturaleza

Una forma fcil y rpida de asignar la naturaleza a las cuentas de manera masiva, es mediante la opcin de Asignacin de naturaleza de cuentas. Esta ventana muestra de lado izquierdo las cuentas con naturaleza Deudora y de lado derecho las cuentas con naturaleza Acreedora. Para asignarle la naturaleza correspondiente a las cuentas se debe realizar lo siguiente: a)
. y , ,

Seleccionar las cuentas a definirles naturaleza. La seleccin se puede realizar de forma consecutiva (E E U G 3 o l S + D j) o de forma aleatoria (Pw] + clic).
i ' i i l a Nat. acreedora I a t. aeuaora deudora Ni\ai. >. , . ., ,

b) Una vez hecha La seleccin, con los botones : J o ---------z l _ J se realizara La asignacin de las cuentas seleccionadas a la naturaleza correspondiente.
A sig naci n de n a tu ra le za | Cuentas con naluialeza deudora Cuanta : ino-ooo-ooo : 1120000-0C0 1140-000-OH) : 1150-000-000 1160-000-000 : 1170-000 000 : 1172-000 000 : 1160-000-000 1120 000 000 .1131-000-000 ; 1192 000 000 ; 1210-000 000 v 1220 000-000 1230-000 000 1240-000-000 1245 000 000 <. ... . . . . . . Descripcin gg .. ... "X ! A

Cuentas con naluraeza acreedora Cuenta 1250 000-000 1252-000-000 1254-000-000 125G-000-000 1257-ora-ooo 2110-000-000 2120-000-000 j j 2130-000-000 j Nal. acceedoa j 2131-000-000 I < < Nal. deudora j ; 2150-000-000 l__ ______ > -21GOOOOOOO 21 ei 000-000 -2170-000-000 2180-000-000 ", ' 2220-000-COO 2240-000-000 i i ! ; L J |j Canchal jj : Descripcin

BANCOS........ INVERSIONES EN VALOR; | CUENTES ALMACEN DEUDORES DIVERSOS : ; FUNCIONARIOS Y EMPLE : DOCUMENTOS POR COB i | IVAACREDITABLE IVA POR ACREDITAR ! ANTICIPO DE IMPUESTO: TERRENOS EDIFICIOS EQUIPO DE TRANSP0RT EQUIPO DE COMPUTO EQUIPO DE OFICINA v M > Z

DEPRECIACION DE MO0ILIjj| DEPRECIACION EQUIPO D :; ) DEPREDACION EQUIPO D if | DEPRECIACION DE M AQ Ull| PROVEEDORES ACREEDORES DIVERSOS VA DOCUMENTOS POR PAGA % SUELDOS POR PAGAR j|f IMPUESTOS POR PAGAR IVA TRASLADADO IVA POR TRASLADAR I.V A POR PAGAR ANTICIPOS DE CUENTES CREDITOS HIPOTECARIOS DOCUMENTOS POR RAGA ^ i ..... i

Anuda

Figura 3.6.2-1 Asignacin de Naturaleza.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COI 6.0

28

H Prctica 6: Asignacin de Naturaleza Mediante la opcin de Asignacin de Naturaleza, asignar la naturaleza correspondiente a la siguiente cuenta: ................................................... Cuenta
1364-000-000

Naturaleza Acreedora

3.7

Asociacin de cuentas

\~l Rutas de Acceso: Men Archivo / Asociar cuentas. O con el icono .

La asociacin de cuentas a un rubro en especfico sirve para clasificar o agrupar cuentas que tengan caractersticas similares, por ejemplo, se puede definir el rubro Activo circulante y el rubro Crditos, de esta manera cuando se intente expresar el Balance General, slo se har referencia al rubro Activo circulante y no a cada una de las cuentas que pertenezcan a l, de la misma forma, al estar haciendo el Ajuste anual por inflacin, slo se deber hacer referencia al rubro Crditos y automticamente aparecern los saldos de las cuentas a las cuales se les asign esta clasificacin. La finalidad de los rubros es facilitar la generacin de consultas y reportes del sistema, por ello es de suma importancia su correcta definicin. Aspel-COI sugiere un catlogo de rubros estndar, el cual es utilizado por los catlogos de cuentas predefinidos del sistema, as como para la emisin de reportes. Para asociar o desasociar cuentas a un rubro se tienen las siguientes opciones: a) Desde el men Archivos / Asociacin de cuentas aparece la ventana de asociacin de cuentas mostrando los rubros y cuentas disponibles.
~ ig u b ro s disponibles p Dcscrpcft f + jT-Aclivo Circuanle Si- 2;-Activo No Circulante S i 3,- Pasivo a Corto Razo S i 4 - Pasivo a Largo Pla20 *} 5.- Capital :: 6.- Venias SB 7.- Coso de Venias &' B.' Gastos de Operacin 4; S.- Oros Ingresos i Gastos * 10.- ISR y PTU 11.- Caja, Bancos e Inversiwies S i 12,-. Cuentas por Cobrar S I 13.- Inventarios S i H.-iyAAcreditoble S 1 5 -Olios Aclivos Circulantes + ' 16.-Proveedores :.t 17.-IVAporPagai 3K 18.-Oros Impieslospoi Pagar & 19.- PiCEamos B anearas C. Plazo fh 2 0 .- Cuentas por P a g a r a : 21.- Oros Pasivos Circlenles Cuentas asedadas Cuenlcis iSspomblios Mm. cuenta 11110-000000 $ 1120000000 1140 000 000 1150-000000 1160-000000 i 1170-000000 A i 1172-000000 ' 1180000 C00 4 j 1190-000 000 4 : 1191-000 000 -- 1192-000-000 . 1210-000000 . 1220 000 OCO ] 1230000 000 1240-000000 i 1245-000-000 ! 1246-OOD-OOO ; -1250-OOOGOO ! 1252-000-000 ; -1254*000-000 -125S-000-000
i- i'

" .....

'

z l ! ..t i

Descripcin .-* ]C A J BANCOS INVERSIONES EN VALORES CLIENTES ALMACEN DEUDORES DIVERSOS FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS DOCUMENTOS POR COBRAR i IVAACREDITABLE IVA POR ACREDITAR ANTICIPO DE IMPUESTOS TERRENOS EDIFICIOS EQUIPO DE TRANSPORTE EQUIPO DE COMPUTO EQUIPO DE OFICINA MAQUINARIA DEPREDACION DE EDIFICIOS DEPRECIACION DE MOBILIARIO Y EQ. DE 01 DEPRECIACION EQUIPO DE TRANSPORTE DEPRECIACION EQUIPO DE COMPUTO ^i
i > r

.................

............
[

Cerrar

j|

Atilda,

Figura 3.7-1 Asociar cuentas

Notas del asistenta:

Gua Curso Bsico Aspel -COI 6.0

29

b)

Desde el catlogo de cuentas, men contextual de la cuenta / Asociar o Desasociar cuenta:

je to n a s Restaurar gnf|guisi#i r;a( Apegar M **i*8r tt v 5 r Asofife iiuwites Desasociar u8f&dssubf Csw iser curis E x p f r sernas p&m

M+M ..............*..........

Figura 3.7-2 Men contextual del catlogo de cuentas

c)

Desde el detalle de la cuenta en la pestaa de Atributos. Para agregar o modificar rubros se debe ingresar al catlogo de cuentas, en la seccin izquierda de la ventana correspondiente a los Rubros de cuentas, con los iconos de 1 o IS , o desde el men contextual.

1 Cdltee de Guenl Enere/2010

C u erd a 1 iRS 'Q<mm n& m m


Opciones , , del men contextual .

Dcsci^crn de 1* cuento

S^Jdlo tinai

XAfA
f W K FUS

tmm
S .K it .6 $ 5 ,* >

BANCOS

s.s:&.9t 5,721^ 3,32 i Km;s < i

Veras

rmfPium
C&A. DrtM t. hiv&lotxet ftlij p je t A s por Cehan i12]

iO El a (1 5 1 t) 1 1 9 ) ) 0 i1 A fe ia i j iiM-ia
l o El * O 13 i*

inv?ri!6r<?y 05)

W Acie& kff4l tttizsctwz :)u c s 1 O to #

la s te lo a i jo s ja t$

a s 4
7

f e
?
6

armtio es/!8 M/isa tn/es/20ta I3 /6 1 /2 S i3t/at

6*cafef-6?

U .1 5 0 . 0 0 3 ? , D 0

0 S : m \

A rtd #d e Cobf^F.^fi9
V&tr.w/zm
C tyt($yct art. rp^bia,

10.W. mm.m w 18,8751 esa" fl.18X 0

& o P *g s

td
1

iwiiw
_

P jtH tertM E-56t

0C i.3Z 83
10 ,

Activo otel QZ\

t 1 6 3 .3 2 5 0 0

E f,e ?oJfeb^o

jv te j AWtoj SUfebic I Octutxej t o w c t e j Pet<e ^ N te j

:> 3 <

Figura 3.7-3 Agregar rubros de cuentas

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COI 8.0

30

H Prctica 7: Rubros de cuentas a) Dar de alta el siguiente Rubro de cuentas Descripcin 37 b) Modificar los siguientes Rubros: No. Rubro 37 Activo Diferido

Descripcin Activo Diferido

Nmero de Cuentas Desde Hasta j 1400-000-000 1430-000-000

Operacin Asociar cuentas

3.8

Catlogo de tipos de plizas

l2z'7 Rutas de Acceso: Men Archivo / Plizas / Tipos de plizas Desde este catlogo se podrn registrar los tipos de plizas necesarios para clasificar los registros contables que se generen. Se podrn dar de alta tantos tipos de plizas se requieran. fnero/2010

&
T ip o

[
jjS
Ig

D e s c r ip c i n

E?

lg

Figura 3.8-1 Catlogo de tipos de plizas

Para agregar un nuevo tipo de pliza se debe dar clic en el icono MP de la barra de herramientas, mostrando la ventana que muestra la figura siguiente:

Jipo de pliza ;CH| Descripcin j Cheque

p Aceptar

Cancelar

Ayuda

Figura 3.8-2 Agregar tipos de plizas.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COI 6.0

31

Sus campos: Opciones Tipo de pliza Descripcin Abreviacin de hasta 2 caracteres del tipo de pliza que se est agregando. Es con lo que se identificar al tipo de pliza al generar una pliza. Descripcin del tipo de pliza.

Los tipos de pliza se podrn eliminar siempre y cuando no existan plizas de ese tipo registradas. H Prctica 8: Tipos de plizas Dar de alta los siguientes tipos de plizas: Tipo de pliza Ch Tr Descripcin Cheque Transferencia

3.9

Catlogo de conceptos de plizas

7 Rutas de Acceso: Men Archivo / Plizas / Conceptos de plizas En este catlogo se podrn capturar los conceptos de Plizas que ms frecuentemente se utilicen, agilizando as la captura de las plizas ya que no se tendr que capturar todo el concepto del movimiento, bastar con seleccionar el concepto previamente dado de alta.

conceptos de plizas
Concepto no. 16 Saldo inicial

| Aceptar | Cancelar |[ Guardar (F3) j

Ayuda

Figura 3.9-1 Alta de conceptos de Plizas.

Se podrn registrar hasta 999 conceptos diferentes, de manera que al momento de Agregar o Modificar una pliza, en el campo Concepto" se podr desplegar este catlogo y seleccionar el concepto con el que se grabar la pliza. Asimismo, los conceptos de plizas se pueden modificar en cualquier momento en caso de que ya no se vaya a utilizar, o se requiera agregarle alguna descripcin o comentario. No es posible eliminar conceptos de plizas, nicamente se podr modificar la descripcin de los mismos, por lo que se recomienda que antes de empezar a capturarlos se analice y defina cules son los conceptos ms utilizados.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COi 8.0

32

S Prctica 9: Conceptos de plizas Dar de alta los siguientes conceptos de Plizas: No. j Concepto i ............1............ ........... 2........... J. 3 4 | i Descripcin Pliza de Apertura Pliza de Ventas Pliza de Compras Pago a Facturas Pago de Nmina Pago de Impuestos Pago de Servicios Pago a Proveedores Anticipo de Clientes Anticipo a Proveedores j Cobro de Facturas Gasto por anuncios j j j j j

...........5 .........I 6 I 7 8 9 ......... 10......J . 11 12 i j |

3.10

Catlogo de plizas

I & Rutas de Acceso: Men Archivo / Plizas / Plizas O con en icono 1

Una pliza es un registro contable bajo el cual se almacenan los movimientos realizados a las cuentas del catlogo. Mediante la captura de plizas se realizan las afectaciones correspondientes a las cuentas, es decir, en el catlogo de plizas se generan los movimientos necesarios para llevar a cabo los asientos contables de la empresa. Si el parmetro de 'Contabilizacin en lnea' que se encuentra dentro de Configuracin/ Parmetros del sistema/ Plizas est activo, al momento de grabar la pliza se afectarn automticamente los saldos de las cuentas, de lo contrario nicamente se almacenar la pliza con los movimientos generados sin afectar los saldos de las cuentas. En este caso ser necesario realizar el proceso de Contabilizacin. Cada vez que se inicia la captura de las plizas en un periodo, si se tiene activo el parmetro Nmero secuencial, el sistema muestra una ventana desde donde se pueden establecer los folios iniciales para las plizas.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel COI 6.0

33

Figura 3.10-1 Ventana de folios de plizas para el periodo.

Una vez que se han definido los folios que se van a utilizar, mostrar la consulta de plizas.

lilil a
:Dr

^^ s i s i i l l i ;
\ W 'K

3 0

LA. i- j

Ic C -s

j r - \ I-H a . -j gx>' j- ;^ . \ ^ - ! y 1 0 ^

Vrf

*?$..
Co

; 1

Tipo Nn Aud F ech o

Chigen Concepto

ll J

Eg j(g

m pr Di pr
P '

2 N
r w

r n
P0I
j c o :

|13/01/2010 J lO T / 0 i 08/01/2010 117/01/2010 13/01/2010 19/01/2010

... 4: j N
5 |

' coT

iVento a crdito F-3870 1 Se lermirva Orden de Pioduccin No. 1245 iGastos de Vtaie F-565S
Vento a crdito F-3971 | Coso de Venias Compra de materiales a Crdito. F-1414

........................................................... .........i .............. m

s ::;;
|S | |S . ! S 1 ;S ;

D,
Dr | Dr '

w
7 {N 0 |N

[coi leo
j.COI COI

i
;

iSe renta equipo de medicin, F-1423

jS
iS S .

i !

p r .... ... f m . " 2 w iw Sra-........ !coi Gastosporasesora. Recibo-286 ib r .... j j o I m; "l'coi" Venta a crdito F-3872 !Provisin da Nmina d e : 30/Enero/2008' F j llj i m m - ..... Jco' .. . fa-iiKrt! * i i i iV " f. MitHitou l 'i- m\ m l O l i t E T l C u en la Nombre ! M e(. o

'
\

!(X?.

M n.

n
O 1160-003-001 ALMACEN DE PROD. TERMINAD!

i
0 Costo de ventas 1.00 0.00 9j000l00]

.......................................................................................................... j$ 9 .0 0 0 .0 0 9 ,0 0 0 .0 0 I L ...........
1 Enero j Fabreio j Maizoj Abril \ Mayo Junto Julio | Agostoj Septiembre Octubre\ Novicmbio j Diciembre] Ajuste] :2010

/-N ,

Figura 3.10-2 Catlogo de plizas.

1. Tipos de plizas: Muestra los tipos de plizas dados de alta en la configuracin 2. Meses del Ejercicio fiscal: Se podr cambiar de mes siempre y cuando se encuentre creado. 3. Listado de plizas: Esta seccin muestra el listado de plizas de acuerdo al tipo seleccionado en el panel izquierdo. 4. Vista previa de la pliza: Se podr consultar el detalle de la pliza seleccionada 5. Montos de la pliza seleccionada: Muestra los totales tanto de cargos como de abonos de lapliza. 6. Ao del periodo: Se podr cambiar de ao, siempre y cuando ste se encuentre creado.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COI 8.0

34

3.10.1

Alta / Modificacin de plizas

l 'J Rutas de Acceso: Men Archivo / Plizas / Edicin /Agregar o Modificar O Men Archivo / Plizas I o
\m $

A travs de esta opcin, se podrn dar de alta las plizas que contienen los movimientos contables, para que posteriormente estos movimientos se afecten automticamente en los auxiliares de las respectivas cuentas. Estos movimientos se podrn revisar tambin en la consulta del catlogo de cuentas.

u :j ' ! Z Z iP

I'Po
Concepto

;b i

jg :

M fijeto I

16'

15/01/2010

SUELDOS Y SALARIOS

N o .C u e n ta

Cnnceplo rfel movimiento <F2> OjSUELOClSY SAURIOS

6 0 0 0 0 0 1 Q 1
600M01-001 6000-001 001 6000-001-001

T. Cambio
$1.110;

Dehe
$5,379.10;

Habei

$0.00

f c i S llii
O SU ELD OSV SA URIO S Oj SUELDOS Y SALflIOS

WzsSSsUi i l i B i l l l f i E S S l
$1.00 $1.00 $1.00. $1.00 $1.00 $1.00 $2,500 50 $3580.00 $3,389.10' $2.580. G0 $300 00 $40000 5 3 7 9 .1 0 :

O.CO $0.00 $0.00 $0.00

0! SUELDOS Y SALARIOS
0! SUELDOS Y SA URIO S

6000-005-000 SD O O H O .Q 4-O O .Q

0; SUELDOS Y SAURIOS

$0.00 $0.00 0 00

0! SUELD.OS Y. SAURIOS
(2

Mo.. de partidas ombie Moneda ; : \

Figura 3.10.1-1 Ventana de Alta / Modificacin de Plizas

Sus campos: Opciones J i p o ............................... Nmero Fecha Concepto No. de Cuenta Se elige el tipo de pliza que se agregar (Dr, Ig, Eg, etc.). Nmero de pliza a registrar. Este campo estar habilitado si en la configuracin del 1 sistema no se tiene activo el parmetro nmero secuencial, de lo contrario el sistema propone de forma automtica el siguiente nmero de pliza. Fecha de la pliza dentro del mes de trabajo con la que quedar registrado el asiento contable. Descripcin del motivo por el que se efecta el movimiento. Se puede auxiliar del j catlogo de conceptos utilizando l o el cono Jipara agilizar la captura. Nmero de cuenta que va a ser afectada. Si se manejan Departamentos se debe anotar el nmero del departamento que se Departamento afectar con el movimiento, se puede utilizar el ayuda {IEJ o ? f de dicho campo la cual mostrar la lista de Departamentos en los que est asociada la cuenta. Si se dgita llSJ + tsl aparecer la lista de TODOS los departamentos registrados.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel CO! 6.0

35

Concepto del Movimiento

El sistema coloca automticamente el mismo concepto que se captur en el concepto de la pliza, pero se puede cambiar o modificar. Este campo aparece activo si la cuenta indicada maneja sus montos en una moneda diferente a la base, en el campo se debe capturar el tipo de cambio al que se registra la operacin; al dar

Tipo de cambio

Debe

Io con la tecla de funcin 0 aparecer la consulta del Histrico de tipo de s) se Anota la cantidad que va a cargarse a una cuenta, al solicitar el ayuda con J o S
clic al botn cambio. muestra una calculadora para auxiliar en los clculos. Se deber anotar la cantidad que va a abonarse a una cuenta, al solicitar el ayuda con

Haber

1 0 o S, se muestra una calculadora para auxiliar en los clculos.


Icono Guardar Pliza Insertar Partida lg | Borrar Partida Graba Pliza como Modelo Envi de pliza por correo [ Cargar una Pliza Modelo
k

Estando en la captura o edicin de plizas se pueden utilizar las siguientes opciones: Funcin Tecla de Acceso 0 B m El

i l

i Auditar Pliza Copiar Pliza de otro periodo , S; Desplazamiento entre plizas* Cuadrar Pliza Detalle de operaciones con terceros*

G D + [oj + j CEI + E + DjI

* Estas opciones slo estarn habilitadas cuando se realicen modificaciones a las plizas.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico spei-CO! 6.0

36

!<#:sd6r>

j Q w t r o im

El procedimiento para la captura de las Plizas es el siguiente: 1. Ingresar al Catlogo de Plizas y dar clic en el icono de agregar *-55. 2. Indicar el tipo de pliza (Dr, Ig, Eg, etc.), nmero de pliza, fecha, concepto del movimiento, y partidas (cargos y abonos). 3. Considerando que el sistema trabaja bajo la regla bsica de la contabilidad que es la "Regla de la partida doble", la cual indica que, "A todo cargo le corresponde un abono, esto implica que una vez capturadas las partidas se debe verificar que los totales de la pliza sumen cantidades iguales.
_ _

RK

4. Por ltimo se procede a grabar la pliza con la tecla O o con el icono

H Prctica 10: Registro de Plizas Ingresar al catlogo de plizas. En la ventana de Folios iniciales que muestra, establecer los folios de los tipos de plizas en 1. Estando en el catlogo de plizas dar clic en el icono S-S. Registrar la siguiente pliza. Tipo de pliza: Dr No. Cuenta 1120-001-000 1120-002-000 1120-003-000 1140-001-000 1150-001-000 1150-002-000 i 1160-003-000 1170-001-000 1310-002-000 1340-000-000 ! 210-001-000 2110-002-000 2130-001-000 3100-001-000 3200-000-000 1 j j j { 7 7 9 | f j 7 I | Depto. 8 5 3 Numero de Pliza: 1 Descripcin Pliza de Apertura Pliza de Apertura Pliza de Apertura Pliza de Apertura Pliza de Apertura Pliza de Apertura Pliza de Apertura Pliza de Apertura Pliza de Apertura Pliza de Apertura Pliza de Apertura Pliza de Apertura Pliza de Apertura Pliza de Apertura Pliza de Apertura j Fecha: 31/12/2009 Debe 100,000.00 ! 200,000.00 | 300,000.00 j i i | j r I r i 1 ...... 65,000.00 70,000.00 50,000.00 80,000.00 5,000.00 10, 000.00 35,000.00 | | I j 135,000.00 [ 185,000.00 | 90,000.00 410,000.00 95,000.00 i Haber

No. De Concepto de Pliza: 1 (Pliza de Apertura)

e) Grabar la pliza y cerrar la ventana de Captura. f) En el catlogo de plizas, debe aparecer el registro de la pliza generada, de ser as, cerrar la ventana.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel- COi 6.0

37

g)

Crear el periodo de Enero 2010, para ello se debe realizar lo siguiente: I. Ingresar al men Archivos / Administrador de Perodos / icono u^ , elegir la opcin Crear siguiente periodo, en este caso, se crear el de Ajuste 2009.

[ife

II. III. IV. h)

Dar clic nuevamente en el cono

1 para crear el periodo de Enero 2010.

Ingresar al mes de Enero dando doble clic. Ingresar al Catlogo de Plizas, estableciendo los folios iniciales de las plizas en 1.

Capturar las siguientes plizas: Tipo de pliza: Dr j f Numero de Pliza: 1 Descripcin j Fecha: 04/01/2010 Debe 58,000.00 | j | Fecha: 04/01/2010 Debe 28,420.00 Haber 24,500.00 3,920.00 j Fecha: 05/01/2010 i j Debe [ Haber 50,000.00 8,000.00 ) Haber

No. De Concepto de Pliza: 2 (Pliza de Ventas) 1 | 1 o. Cuenta 1150-002-000 4100-001-000 2170-004-000 j | ( j Depto. i Pliza de Ventas Pliza de Ventas Pliza de Ventas Numero de Pliza: 2 Descripcin

tipo de pliza: Dr o. Cuenta 1150-002-000 4100-001-000 2170-004-000 Depto.

No. De Concepto de Pliza: 2 (Pliza de Ventas)


I i j

| | !

| j ( |

| Pliza de Ventas ! Pliza de Ventas [ Pliza de Ventas Numero de Pliza: 3 Descripcin { \

Tipo de pliza: Dr No. Cuenta f 1190-001-000 j 1206-001-001 j 2110-002-000 ! i ! 7 Depto.

No. De Concepto de Pliza: 3 (Pliza de Compras) f Pliza de Compras f Pliza de Compras f Pliza de Compras Numero de Pliza: 1 | Descripcin i j [ j 18,590.00 I 2,974.40 f " 21,564.40 | Fecha: 08/01/2010 Debe j j Haber

Tipo de pliza: Ig i ! | No. Cuenta 1120-003-000 1150-002-000 j Depto. 3

No. De Concepto de Pliza: 11 (Cobro de Facturas) f Cobro de Facturas [ Cobro de Facturas 18,500.00 i 18,500.00 |

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COI 6.0

38

Tipo de pliza: Ig No. Cuenta | j 1120-003-000 115Q-Q02 000 Tipo de pliza: Eg No. Cuenta | i i | 6000-003-007 6000-003-008 6000-003-014 1120-002-000 5 Depto. Depto. 3

Numero de Pliza: 2 Descripcin Cobro de Facturas 1 Cobro de Facturas Numero de Pliza: 1

Fecha: 10/01/2010 Debe Haber .... ..............:....... y 10,250.00 i 10,250.00 Fecha: 11/01/2010 Debe 10,000.00 1 200.00 { 500.00 { | 10,700.00 Haber

No. De Concepto de Pliza: 11 (Cobro de Facturas)

No. De Concepto de Pliza: 7 (Pago de servicios) Descripcin f Pago de Servicios j Pago de Servicios | Pago de Servicios [ Pago de Servicios Numero de Pliza: 2 No. De Concepto de Pliza: 5 (Pago de Nomina) No. Cuenta 6000-001-001 1120-003-000 I 3 Depto. Descripcin Pago de Nomina i Pago de Nomina Numero de Pliza: 3 Descripcin Pago a Proveedores j Pago a Proveedores i | Debe 44,940.00 44,940.00 Fecha: 17/01/2010 Debe 13,425.00 1 % Haber 13,425.00 Haber

Tipo de pliza: Eg

Fecha: 12/01/2010

Tipo de pliza: Eg No. Cuenta i i 2110-003-002 1120-002-000 j Depto. 7 5

No. De Concepto de Pliza: 8 (Pago a Proveedores)

3.10.2

Operaciones con plizas

Estando en la captura, edicin o consulta de una pliza, el sistema est dotado de una serie de herramientas que facilitan la manipulacin de las plizas. <fj Siempre que se visualice el icono 5 dentro de un campo el cual haga referencia aun catlogo, se podr dar clic en l o pulsar I lo cual desplegar el catlogo auxiliar correspondientedonde a su vez, se podrn realizar bsquedas fonticas que servirn para agilizar la captura.

Notas del asistente:

Catlogo de cnenias rr
Buscar j

m %
D escripcin

Cuenta

CAJA

, --1110-001-000
! 1120-000-000 f 1120-001-000 ' 1120-001-001 1120-001-002

FONDO FIJO

BANCOS Moneda Nacional Sanamex 741107-1 Suc201 Bancomei 12911256971 Moneda Extranjera City Bank INVERSIONES EN VALORES

! j

a - 1120-002-000
" 1 1120-002-001
ii 1140-000-000

...

M m m htM tm m tLm m m m m m m m

Figura 3.10.2-1 Catlogo de cuentas mostrado con la tecla I

qci Siempre que se visualice el icono

en un campo numrico, se podr dar clic en l o pulsar 0

lo cual

desplegar una calculadora, y al pulsar el botn Li J desplegar la ventana del Histrico de tipo de cambio.

3.10.2-2 Calculadora de Aspel-COI

-ip Cuadrar Plizas. El sistema permite cuadrar una pliza rpidamente, utilizando una cuenta de cuadre", por ejemplo, si se tiene una pliza muy grande y no se ha terminado de capturar, se puede guardar para editarla posteriormente; las plizas cuadradas con la cuenta de cuadre sern grabadas con el estatus de pendiente. Para usar esta opcin, se debe realizar lo siguiente: a) Activar el parmetro 'Guardar plizas no cuadradas ubicado en Configuracin/ Parmetros del sistema/ Plizas y definir la cuenta que ser utilizada como cuenta de cuadre.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COi 6.0

40

b)

Para cuadrar una pliza estando en la captura de la misma, se puede hacer de las siguientes maneras: Estando en una partida vaca se dgita @ o dando clic sobre el icono * y as el sistema crea el asiento contable con la cuenta indicada en los parmetros y el monto necesario para cuadrar la pliza, grabando normalmente la pliza con IsJ. Estando en la ltima partida pulsa la tecla 'M, y el sistema automticamente graba la pliza, habindola cuadrado con la cuenta de cuadre. Estando en una partida vaca y capturar en el campo de No. de cuenta, la cuenta que se indic como de cuadre y grabar la pliza.

Aquellas plizas que se hayan ajustado mediante la cuenta de cuadre o la utilicen, en la consulta de Plizas se presentan en color rojo, con el propsito de identificarlas fcilmente, para que posteriormente sean editadas para continuar con su captura.

di

i
N : 14/01/2010 15/01/2010 COI COI ;Pafjo Materiales F-5657/CH-327 Pago malcrate?, F 7651. CH-328

1B/01/200
16/01/2010 14/01/2010

COI COI COI

i Pago de Lubiicariles! F-267. CH-330 iPago de cormiones a agenes de venias .F-803, CH -331 Pago de impuestos
T ip o d o cam b D eb e Haber

2150-009 01ISR POR PAGAR

0 Frovisiori d= pago

7.50D.0Q.

... .n(nwr*)flL.

Eneio | Febrero Mareo j Abril

i M ^ o j Junco j J ulio \ Agosoj Setiembre

Qclubr.ej Noviembre j DicccrrtbroJ Ajuste

Figura 3.10.2-3 Consulta del catlogo de plizas.


q- i Recordar que si una cuenta utilizada en la pliza tiene definida una cuenta de contrapartida, al hacer uso de esta cuenta, de forma automtica genera la siguiente partida.

B Prctica 11: Guardar plizas no cuadradas. a) Ingresar al men Configuracin / Parmetros del sistema / Plizas y activar el parmetro Guardar plizas no cuadradas". b) Definir como cuenta de cuadre la cuenta 9000-000-000. c) Editar la pliza de Eg 2. d) Agregar la siguiente partida a la pliza:

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COI 6.0

41

No. Cuenta 6000-001-002 e) f) I

Depto J

Descripcin Pago de Nmina

Debe

300.00 j

Guardar la pliza, Qu mensaje enva el siste m a ? ___________________________________ Aceptar el mensaje. Cmo se visualiza la pliza modificada en la consulta?

g) Editar nuevamente a la pliza, cambiar la cuenta de cuadre por 1120-003-000 y guardar la pliza. h) Cmo se visualiza la pliza modificada en la consulta de plizas?____________________________________

Auditar Plizas. Esta herramienta est diseada para que una vez capturadas las plizas, se marquen como auditadas para evitar que puedan ser modificadas posteriormente, esta herramienta puede ser muy til para el contador o auditor de la empresa.

M&3
1 lEQUITO DE TRANSPORTEeiacicio 1jEQUIPO DE COMPUTO ejercicio 1 EQUIPO DE COMPUTO e^cicio 6 EQUIPO DE COMPUTO ejercfeio....... $1.00 si 00 $1.00 $1.00

IS S P if flp S llS )
&jinz50
$000: $68000; $ooo': 0.00 i sooo] $680.00. $00! $soaoo; 0.00

0000 000-000
No de p&lidas Nomtae Monada jl [p E P R E C i^ O M EQ|P0

Figura 3.10.2-4 Ventana para Auditar Plizas.

Por seguridad se puede restringir esta opcin desde los perfiles de usuario, sobre todo cuando se requiere que no se modifiquen las plizas previamente contabilizadas. Para auditar una pliza se debe estar en la edicin de la misma y con el icono correspondiente se audita la pliza.

H Prctica 12: Auditando plizas a) Editar la pliza de Diario nmero 3, auditar y cerrar la pliza. b) Dentro del catlogo de plizas, Cul es el estatus de la pliza en la columna de Auditada?

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COI 6.0

42

jbS/prc de

k 'iOMUi< />

m
Filtrar. Adems de generar las operaciones bsicas desde la consulta de plizas, el sistema permite visualizar en la consulta plizas que tengan caractersticas especficas, esto se realiza mediante la opcin Filtrar, a la cual se tiene acceso con la tecla de funcin lf il o con el cono correspondiente. Se puede filtrar por tipo de plizas, por un rango en especfico, por plizas generadas en un cierto rango de fechas, o que tengan los atributos de contabilizada, no contabilizada, pendiente, no pendiente, auditadas o no auditadas.

IjpO ck pI23

P e iw lo(tetei> l? 5
fecha nici! i

Wm

Facha final Atbalos

. Siiierias

iO SA E......
noi ; BANCO

: Audilads Contbffzadas f \ No aiidiladas : > Nd conVablisadas ] . ; No pendientes :! Pendentes

C J f liz a s c o n documento* asociados

Aceptar

Cancclai

A^uda

Figura 3.10.2-5 Parmetros del Filtro de plizas.

Sus campos: Opciones

Tipo de pliza
Plizas Periodo de la pliza ; Sistemas i Atributos I Plizas con documentos i asociados

\ Tipo de pliza que se desea incluya el filtro, pueden ser todas o un tipo en especfico.

; Nmeros de plizas que se incluirn en el filtro, pueden ser todas o un rango


i especfico. Slo se incluirn en el filtro las plizas generadas en el rango de fechas indicado. Mostrar slo las plizas que hayan sido generadas desde la interfase en lnea con los sistemas SAE, BANCO o NOI. Se mostrarn slo las plizas que tengan el atributo seleccionado.

-1
Slo se mostrarn aquellas plizas que tengan documentos asociados.

i? " '

Vista Prelim inar. Mediante este icono se puede obtener una vista previa de la consulta de las plizas para observar como se mostrar en la representacin impresa.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel -COi 6.0

3.10.3

Copiar y Pegar Plizas

Z7 Rutas de Acceso: Men Archivo / Plizas / Plizas / Edicin / Copiar o Pegar Men Archivo / Plizas / Plizas / con los iconos ' L io J

Estando en el catlogo de plizas se podr crear una pliza a partir de otra, esto mediante las opciones: Copiar y Pegar. Es posible copiar una pliza con sus partidas de un perodo a otro o inclusive del mismo. Para hacer uso de esta opcin se debe estar ubicado en la pliza a copiar,posteriormente darclic sobre el

icono ' - J , y por ltimo dar clic sobre el icono L^. Elsistema deforma automtica asignar elfolio consecutivo permitiendo tambin editar la pliza antes de pegarla, esto por si se requiere hacer alguna modificacin a la pliza. Si es ms de una pliza la que se desea copiar, se pueden seleccionar con la tecla l> C l"1 + Clic en cada pliza.

H Prctica 13: Copiado de plizas Copiar la pliza Eg3 y pegarla en el mismo periodo pero modificndola con los siguientes datos: .............. Tipo de pliza: No. Cuenta 2110-003-002 1120-002-000 Eg Depto | 7 5 Nmero Pliza: Descripcin 4 ............. Debe Fecha: j | 19/01/2010 Haber 5,678.00

No. de Concepto de pliza: l Pago a Proveedores | Pago a Proveedores

8 (Pago a Proveedores)
\

5,678.00 i

3.10.4

Documentos asociados

Z7 Ruta de Acceso: Men Archivo / Plizas, Cuentas o Activos / icono


b

Con la finalidad de permitir que la informacin contable se encuentre centralizada y para un acceso rpido a la misma, se pueden asociar a las plizas, cuentas y activos diferentes documentos que sirven como comprobantes. Los documentos que se pueden asociar son hojas de clculo, documentos en Microsoft Word, facturas electrnicas, comprobantes fiscales digitales (CFD) as como cualquier otro archivo (imagen, pdf, etc). Esta funcionalidad va de la mano con el concepto Integracin digital Aspel. La forma de asociar un archivo es
[3 V

desde el icono 1

abriendo la ventana de Documentos asociados (figura 3.10.4-1).

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COi 6.0

44

D ocurnentos.asociadps:

Sg]
8graf.xls

Deposito C01012005 001012008 DepOO C01012Q1G 1 j DepOO

11
Logo1.gif

C: V. ACommon FesNAspelVD ocumenfos cfigitalesXD eposto\C0l012010\DepQ0

Figura 3.10.4-1 Ventana del Visor de Documentos asociados

En la ventana de Documentos asociados se listan los archivos asociados y su descripcin, adems de poder realizar las siguientes operaciones:

i Opciones
m

Subir N ivel

Al dar un clic en este botn, se posicionar el cursor en la carpeta de nivel superior a la que se encuentre seleccionada. Desde este botn se podrn crear nuevas carpetas con la finalidad de tener una mayor organizacin y clasificacin de los documentos que se agreguen al repositorio. Con este botn se actualizar la ventana de acuerdo a las modificaciones realizadas.

S -.......

Nueva Carpeta

Actualizar
N

Al dar clic en este botn se podrn agregar documentos al repositorio.

Agregar Al dar clic en este botn se podrn eliminar documentos del repositorio. Eliminar

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspei-COf 6.0

Desde esta opcin de podr configurar la ubicacin del depsito de documentos digitales, de forma predeterminada la ruta es C:\ Archivos de programa \ Archivos comunes \Aspel \ Documentos digitales \ Deposito. Al cambiar la ubicacin, se podr aplicar la configuracin a todas las mquinas o slo a la mquina en donde se est realizando la modificacin.

El depsito esta en:

Configurar Depsito

| S ; C:\Program FilesVConnmon FilesSAspelXOocumentos digitalisNDeposito Aplicar, esta configuracin ^'.;-So?oaesta|Q:quina


% Aladas las mquinas

Aceptar

Cancelar

A y u d a

Figura 3.10.4-2 Configuracin del depsito de documentos digitales

Para asociar un documento a algn registro, ya sea cuenta, pliza o activo se debe realizar lo siguiente: a) Ingresar al catlogo en el que se vaya a asociar el documento b) Posicionarse en el registro (pliza, cuenta o activo) al que se le asociar el archivo. c) Dar clic en el icono

d) En la ventana de Documentos asociados, con el botn seleccionar el archivo a agregar. Este paso slo agrega el documento al repositorio. e) Para asociar el documento al registro (pliza, cuenta o activo), se debe seleccionar con el ratn el archivo ubicado en la parte inferior de la ventana y sin soltarlo, llevar el archivo hacia la parte superior de la ventana. Al hacer este paso el sistema mostrar un dilogo en el cual se puede agregar alguna observacin o comentario para el documento que se est asociando.

Captura urvcomehlario del documenta Pliza del automvil

Aceptar

Cancelar

Figura 3.10.4-3 Comentario del documento

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COi 6.0

46

H Prctica 14: Documentos asociados a) Ingresar a la consulta de plizas y asociar los siguientes documentos: Nmero de Pliza 1 ingresos (Ig) 2 . . . . Archivo para asociar Bgral.xls Calcia.xls
\

Tipo Pliza

\ i

Descripcin del DocuH mento Balance General Ayuda para el clculo j

Los archivos BgraLxts y Calcia.xls se encuentran en la carpeta: C:\Archivos de programa \ Archivos comunes \ Aspel \ Sistemas Aspel \ C016.0 \ Plantillas b) Ingresar a la consulta de cuentas y asociar los siguientes documentos:
i

Cuenta 4100-000-000

. . . . Archivo para asociar Ventas.agr

i j

Descripcin del DocuH mento Ventas

El archivo Ventas.agr se encuentra en la carpeta: C:\Archivos de programa \ Archivos comunes \ Aspel \ Sistemas Aspel \ C016.0 \ Plantillas

3.10.5

Plizas modelo

Z/' Rutas de Acceso: Men Archivo / Plizas / Plizas Modelo Desde el icono L :^

Aspel-COI ofrece la opcin de manejar plizas grabadas en archivo, las cuales pueden utilizarse cuando se necesitan contabilizar plizas que no sufren modificaciones substanciales en su contenido as como para crear plizas repetitivas para conceptos tales como renta o depreciacin. Tambin es a travs de plizas modelo como se lleva a cabo la interfase con los dems sistemas de la lnea Aspel. Este mdulo permite tener un manejo eficiente de las plizas modelo, permitiendo consultar las plizas modelo que han sido grabadas, as como organizar y/o almacenar las plizas recibidas va correo electrnico y clasificarlas por sistema.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspei- COi 8.0

47

. 2 3
C:\D ocum enU an d SattingsVusuutfAEsctoricA

& 2

Jipas do archivo

0-

Todas

jFecha

S ,5iE

321 :0 1
i .18 *
vSX C oireo nuevo* C uenta

S S "

Tipo

pecha

Concepto

; S e renta equipo de n>=dcin. F -1423

Plizas modelo encontradas en la ruta indicada

1191002000 2110 031-008

fli S e renta equipo de m edein. F-1423 j 11 S e renta equpo de r a c i n , F-1423 :

..;.v v v : .

v . o i.....

1.00:

$675.00;

$0.00]

| Detalle de la pliza ! seleccionada

Figura 3.10.5-1 Ventana de administracin de Plizas Modelo

Los iconos con los que cuenta el administrador de plizas modelo son: Opcin
0 3 j

Descripcin

Agregar pliza modelo


S

Al seleccionar esta opcin, abre la ventana de captura de una pliza para ser grabada como pliza modelo.

__
Con esta opcin se puede modificar la pliza modelo seleccionada y as corroborar que la informacin sea correcta antes de contabilizarla.

Modif car pliza modelo

........................................................................................................ .................................
Este botn abre la ventana de captura de la pliza con el fin de contabilizarla. Con O

Contabilizar plizas

o con el icono I gjSJ se graba la pliza. El proceso de contabilizar pliza tambin se puede realizar dando doble clic en la pliza modelo o con la opcin Contabilizar pliza del men contextual. Con esta funcin se verifica si existen correos nuevos para Aspel-COI, en su caso i solicitar la contrasea del usuario para obtener tos correos. Para poder visualizar los correos nuevos el asunto de los mismos debe tener la leyenda [ASPM] y el archivo adjunto debe ser de tipo pliza (*.Pol), de lo contrario no se visualizar en la ventana de plizas modelo, ya que este proceso verifica que el contenido del archivo sea el correcto. Con este botn se enva por correo electrnico la pliza modelo seleccionada, desplegando el programa de correo predeterminado en la PC. Por default como asunto del mensaje ser [ASPM].

Actualizar lista de correo

Enviar plizas por correo

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspei-COi 6.0

48

Dentro de la ventana de plizas modelo se tienen los campos siguientes:


Indica la ruta d onde se en cu en tran los arch iv o s de p lizas m odelo, por o m isi n m u estra el directorio en el que se e st trab ajan d o en A s p e l-C O I. Si se requiere co n su lta r las plizas m odelo de o tro directorio, aq u se indica la ruta donde se en cu en tren d ich o s archivos. En e ste cam po se indica el fo rm ato o extensi n de las plizas m odelo a co n su lta r, s Por om isin m u estra la extensi n *.Pol. ste cam po es de gran utilidad para cuando las plizas son g en erad as por otro sistem a A spel, por ejem plo , A spel-SA E, y a que los archivos de plizas se generan con extensi n P01, P02, segn el nm ero de la em presa en la que se genere

Ruta de la pliza modelo

Tipo de archivo

Todas: En e ste apartad o se podr co n su lta r las plizas m odelo que se en cu en tren Clasificador de Plizas (Todas, SAE, COI, NOI, CAJA):
g rabadas en el directorio de tra b a jo indicado. Por sistema: Los nodos que aqu se m u estran , rep resen tan cada siste m a de la lnea A spel que genera plizas m odelo, esto con e l fin de poder o rd en ar las plizas por sistem a. T en iend o una pliza seleccio n ad a, desde el m en co n tex tu a l se le puede asig nar una clasifica ci n a la pliza por siste m a Aspel. Se m u estran los a rch ivo s que cu m plen con el tipo de extensi n indicada. ................ .......... ......... .... ........................................................................................................ ...........................s M uestra el tipo de pliza, sta s pueden ser Dr,

Lista de Plizas Modelo Tipo de Pliza Fecha de la Pliza Detalle de la Pliza

Ig, Eg, etc.

Fecha en la que se gener la pliza (da/m es/ao).

Concepto de la Pliza i M uestra la descripci n de la pliza.


M uestra las partid as que co nfo rm an la pliza seleccion ad a.

O tra form a de tra b a ja r con p lizas m odelo es estan d o en la captura de una pliza g rabarla co m o m odelo dando clic sobre el cono - - o presio nar la te cla 2 y a u to m ticam en te el siste m a so licita e l nom bre del archivo, el cu al se grabar con la extensi n *.P O L o .XLS. Una vez grabada la pliza m odelo se puede co n tab ilizar en el siste m a estan d o en la captura de plizas, m ed ian te e l icono f e ' o con lE. Una vez grabada la pliza m odelo, se puede acced er p o sterio rm en te a e ste archivo, para a ju sta r algn dato que haya quedado pendiente de defin ir al m o m ento de la captura.

B Prctica 15: Manejo de plizas modelo


a) Ingresar a la pliza Igl y g rabarla com o pliza m odelo con el nom bre PlizaEneIO.pol y guardarla en Datos de A sp e l-C 0 l6 .0 0 .

b) C e rra r las ven tan a s de Plizas e ingresar al m en A rchivo s / A d m in istrad o r de periodos y crear el periodo de Febrero 20 10. c) En trar al m es de Febrero e ir al m en A rchivo / Plizas / Plizas M odelo. d) Localizar la pliza PlizaEneIO.pol y co ntabilizarla con fecha 14 de Febrero de 2 0 1 0 , estab lecien d o los folios in iciales de la s plizas en 1. e) Ingresar al catlo g o de plizas y v erifica r que aparezca la pliza anterior.

Notas de! asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COi 6.0

3.11

Catlogo de tipos de activos

tT7 Rutas de Acceso: Men Archivo / Tipos de activo.


r; ? v

Desde el icono S )

Los tipos de Activos se definen para agrupar a los activos que por su naturaleza, tienen tratamientos similares en cuanto a depreciacin y reevaluacin. Dentro del Catlogo de Tipos de Activos, se observa el listado de los tipos de activos existentes con su Clave, Descripcin, Tasa Contable, Tasa Fiscal, Mximo Deducible, Mtodo de Depreciacin y Depreciacin proyectada. La Tasa Contable puede ser igual a la Tasa Fiscal, sin embargo depende del Tipo de Activo, ya que por su naturaleza y con base en estudios previamente hechos, peritajes en relacin al tiempo de vida til y su valor de rescate, puede ser diferente a la Fiscal. El Monto mximo deducible, son los topes establecidos por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico, de acuerdo a la naturaleza de los Activos, como valor mximo base de depreciacin. La informacin que se capture en este catlogo, ser sugerida al momento de capturar un activo de ese tipo. Las cuentas contables aqu definidas deben estar relacionadas con la moneda seleccionada y deben ser de tipo detalle.
A g r e g a r t ip o s d q :a c l i y o s G e n e r a le s N m e r o d e l tip o d e a c t iv o : i : D e s c r ip c i n T a s a c o n t a b le 6

-M mM

'.

" f x j

M t o d o d e d e p r e c ia c i n p r o y e c t a d a X * 3 J J n e a re c ta O ^ f i b l e s a ld o d e c lin a r t e S ^ m a d e a o s d g it o s

i j

M A Q U IN A R IA

|3 5 .0 0

=m
l a m
P

% D e p r e c . p ro y e c ta d a i 3 5 .0 0 %

T a s a f is c a l

3 5 .0 0

SS!
. ......... ....................

M o^da i P e s o s M e x ic a n o s

M g im o d e d u c ib le

i $ 0 .0 0

t -u c i

w w u a u ic .v G a sto s i ...................................................................... llf i d e p ie c i a c i n a o ve n ta d e a c t iv o s , .J L . . ..................................................... f I ........................................................... , .

.......

C u e n ta del a c t iv o

M y . m
J I 1

D e p r e c ia c i n f d e l a c t iv o ...................................................................... I ' ; ; . ,

m M
, [ A ce p tar

H
1
| A ju d a |

1
j| C a n c e la r [ G u a r d a r (F 3 ) ][ : _ ---------------------------------------------------- --------- ----------------------------------------------------------------------- --- ----------------------- --------------- ----------- -------------------------J

5,

Figura 3.11-1 Registro de un tipo de activo

Sus campos: Opciones Nmero de tipo de activo Descripcin Tasa contable Tasa fiscal El sistema asignar un nmero en forma secuencial por cada tipo de activo que est dando de alta. Anotar una descripcin genrica del tipo de activo. Porcentaje de deduccin contable anual para el tipo de activo. Porcentaje de deduccin fiscal anual para el tipo de activo.

Notas de asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COi 6.0

50

% de depreciacin Proyectada Moneda Cuenta del activo

Porcentaje de depreciacin que se considere adecuado para el tipo de activo, j Generalmente se proyecta el % de depreciacin anual establecido en la ley del i ISR. Permite asociar una moneda determinada para cada uno de los tipos de activos. ; Cuenta contable que se afectar por la compra de este tipo de activo. Cuenta contable que se afectar al depreciar activos de este tipo. Cuenta contable que se afectar con los gastos de depreciacin de este tipo de i activo. Cuenta contable que se afectar en caso de que se d de baja o se venda algn ; activo de este tipo.

Gastos de depreciacin Baja o venta de activos

H Prctica 16: Tipos de Activos a) Ingresar a Enero 2010. b) Dar de alta el siguiente tipo de Activo Tipo de Activo I Descripcin: I Tasa Contable: i Tasa Fiscal: Mximo Deducible: l Depreciacin Proyectada: % de Depreciacin Proyectada: i Moneda: j Cuenta del Activo: i Depreciacin Activo: I Gastos de Depreciacin: i Baja o venta del Activo: j i MAQUINARIA 35 % S 35 % | 957,250.00 ( Lnea Recta j 10 % i Pesos i 1346-000-000 i 1364-000-000 | 6000-003-033 I 7200-001-000!

3.12

Catlogo de Activos

! & Rutas de Acceso: Men Archivo / Activos Desde el icono En el catlogo de Activos se registran individualmente los Activos (Bienes) de la empresa que requieren de un control interno, solicitando la informacin necesaria para el clculo de la Depreciacin Contable y Fiscal, as como el monto revaluado de los Activos. Al dar de alta un activo muestra una ventana en la cual se almacena de forma ordenada la informacin necesaria, esta informacin se distribuye en seis pestaas: Generales, Depreciacin Contable, Depreciacin Fiscal, Moneda Extranjera, Mantenimiento y Seguro, as como Observaciones.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspei -CQI 6.0

51

3.12.1

Generales

En esta pestaa se capturan los datos generales del activo, la moneda es definida de acuerdo a la que se haya configurado en el tipo de activo.
Agregar activos >

Generajes [ Depreciacin conjableD epreciacin fiscair , Morada extranjera] ManteranM^oy.^g^o-K Obsei vacipnJ S I Clave del activo |C0MDP40*5 Descripcin ICOMPDELL (|g]: Localizacin i Monto original j 8,000.00 p jj; Departamento Atencin a Clientes |gg]i No. serie |S/NS| g ]: j PB {|D; lipo de activo EQUIPO DE OFICINA Moneda Pesos Mexicanos | |

Fecha de adquis i 17/Ene/10

: % Vida til rem : j 00.00% | Valor de mercado! 8,000.00

&ceptai

|P Cancelar

|| Guardar (F3J |[

Ajiuda

| |

Figura 3.12.1-1 Datos Generales del Activo

Sus campos: Opciones 1 Clave del Activo


i Descripcin

i::--;,.

Se debe definir la clave del activo, puede ser alfanumrica (hasta 16 caracteres). Anotar una descripcin del activo. Capturar la fecha en la que se adquiri el activo fijo. Capturar el monto original del activo. Porcentaje de vida til al inicio del ejercicio. Se actualizar automticamente al crear un nuevo ejercicio contable. Considera el valor capturado en monto original (se actualiza al momento de ejecutar el proceso de Revaluacin de activos Fijos). Seleccionar el Tipo de activo (del Catlogo de Tipos de Activos). Es un campo informativo que indica el tipo de moneda en la que estn registrados los montos de los activos. Lugar fsico en donde se encontrar el Activo. Definicin del Departamento al cual est asignado el Activo. Indicar el nmero de serie que tiene el Activo.

i Fecha de Adquisicin Monto Original Porcentaje de vida til remanente Valor de Mercado Tipo de Activo Moneda Localizacin Departamento Nmero de serie

Notas del asistente;

Gua Curso Bsico Aspel-COi 6.0

52

3.12.2

Depreciacin Contable

t ilt iB llll J Generales Depreciacin contbb se9l! 0;. ;0 bsoryaciones Mtodo cte depreciacin....... 1 ffiMnea rectal O Dsble saldo declinante O Suma de aos dgitos

Fecha inicio depreciacin

OI/Feb/lO

Jasa de depreciacin

; 10.00

Depreciacin acumulada ltimo cierre |0.00

m m m
Aceptar j[

Cancelar

| Guardar (F3) ||

Ayuda

Figura 3.12.2-1 Parmetros para la depreciacin Contable

Sus campos: Opciones Fecha de Inicio de depreciacin Tasa de depreciacin Depreciacin Acumulada al ltim o Cierre Mtodos de depreciacin Se debe capturar la fecha en la que se empezar a depreciar el activo fijo. Por defecto el sistema sugiere el siguiente mes al de la fecha de adquisicin. Es el porcentaje anual de la depreciacin del activo Es el monto acumulado de depreciacin con el cual se cerr el ejercicio contable anterior.

.............................. i
Lnea Recta, Doble Saldo Declinante y Suma de Aos Dgitos. Estos son mtodos de depreciacin contable de carcter y valor universal.

3.12.3

Depreciacin Fiscal

Generales; Depreciacin contable* Depreciacin fiscal i Moneda extranjeraf Mantenimiento y seguro : 0$eiydcippes_ Saidos para d cklo dts l d^ftciacir: .......................................................................................................... Mtodo depreciacin Lnea recta ll Ded. inmediato Depreciacin acumulada ltim o cierre Monto mx. deducible ;Vj

Fecha inicio depreciacin j01 /Feb/10

Tasa de depreciacin

j 10.00

| | j;

j 8.000.00

Aceptar

1 1 Cancelar

]| Guardar (F3) ||

Ayuda

Figura 3.12.3-1 Parmetros para la depreciacin Fiscal

Notas riel asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COI 8.0

53

Sus campos: Opciones Mtodo de depreciacin Fecha de inicio se depreciacin Tasa de depreciacin fiscal Campo Informativo, para la depreciacin fiscal, siempre se usar el mtodo de lnea recta Fecha en la que se empezar a depreciar el activo. Porcentaje anual de la depreciacin del activo fijo. Es importante indicar la tasa de depreciacin, pues es la que se utilizar para los clculos correspondientes. El sistema sugiere el porcentaje asociado al tipo de activo. Al activar este parmetro, se indica al sistema que ese activo se depreciar con deduccin Inmediata, es decir, depreciacin acelerada, en un slo ao se deprecia el activo con un porcentaje alto de depreciacin Depreciacin acumulada al ltimo cierre del ejercicio En caso de que el activo fijo tenga un mximo de depreciacin permitido conforme a la Ley del ISR, es necesario capturar este lmite para evitar que el activo se deprecie ms del lmite permitido.

Deduccin inmediata Depreciacin acumulada al ltimo cierre Monto mximo deducible

Con la informacin de Depreciacin Contable y Fiscal, el sistema calcula la Depreciacin de activos afectando las cuentas de depreciacin de activo y gastos de depreciacin de acuerdo al tipo de activo que se trate.

3.12.4

Moneda Extranjera

Bregar aclivos
G e n e ra .D e p re c ^ n coniabte . D^eciacnjjs^ .Moneda extranjera ; Saldos en moneda exanjera Tipo de cambio adual Valor del ativo e n
P e s o 3 M e x ic a n o *

j,

S lS Q B & B S 8 f!i

.................................................................... : l| j 8.000.00 Q*J.

ceptar

;|{ ancelar

1 1 Guardar (F3) |[

Ayuda

Figura 3.12.4-1 Captura del tipo de cambio para el Activo Sus campos:
.. . j El sistema proporciona el monto original del activo en relacin con el tipo de | Tipo de cambio actual. i moneda correspondiente.

Opciones

Valor del activo en.

Es el valor del activo expresado en la moneda de acuerdo al tipo de activo ; i seleccionado.

Notas del asistente;

Gua Curso Bsico spel-COl 6.0

54

3.12.5

Mantenimiento y Seguro

Esta pestaa registra los datos correspondientes al mantenimiento y seguro del activo, que a continuacin se describen:

Generales

Depreciacin contable _Deprectacin fiscal j . Monada g r anjera


\POL-3658421

Mantenimiento y seguro ' Observacionesj


i 0 .0 0

Pliza de seguro

Prima total Deducible Vigencia Fecha ult. mantto. r r r ,

Compaa aseguradora ISEGUROSATA Agente de seguro TeL siniestro Tipo cober(uta Monto asegurado iJos T orres i(565) 2-59-87-4 jAmplia
.............

0.00 |17/ne/10 : 17/E ne/10

a
m < 3 J :

.0 0 Costo mantenimiento i 0
.

... J
m

=8,000.00

Pfx. mantenimiento ;i7/oct/io

[i Aceptar J j

Cancelar

jj

Guardac (F3) ||

Aj*uda

Figura 3.12.5-1 Datos de seguro y mantenimiento de Activos

Sus campos: Opciones Pliza de Seguro Compaa Aseguradora Agente de Seguro TEL Siniestro Tipo de Cobertura Monto Asegurado Prima To tal Deducible Vigencia ltim o Mantenimiento Costo del mantenimiento Periodo de m antenim iento Prximo M antenimiento En caso de que tenga algn seguro, se debe indicar el nmero de pliza o ; contrato. Nombre de la empresa Aseguradora. Nombre del agente que se encarga de manejar el seguro. Telfono en caso de ocurrir algn evento o siniestro. Se debe indicar el tipo de cobertura que se tiene con la aseguradora (Amplia, Daos a terceros, etc.) Se indica el monto de la valuacin que se asign para el activo que se va a ! asegurar. Es el monto que la aseguradora se compromete a pagar en caso de prdida i total del activo. Es el monto que deber pagar la empresa a la aseguradora para poder reparar ; o reponer el activo. Es la fecha de vigencia del seguro. Es la fecha del ltimo mantenimiento que se te dio al activo. Se captura la suma del costo del mantenimiento. Se debe indicar cada cuantos meses se le debe dar mantenimiento al activo para que est en ptimas condiciones. Esta fecha se calcula de forma automtica dependiendo de los meses I indicados de periodicidad del mantenimiento.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COI 6.0

3.12.6 Observaciones
En la pestaa observaciones se pueden capturan datos adicionales de los activos, dependiendo de los requerimientos de la empresa.

Figura 3.12.6-1 Observaciones de Activos

Complementando la informacin asociada a los activos registrados por la empresa, Aspel-COI ofrece consultas y procesos para obtener la Depreciacin Contable y Fiscal, as como la Reevaluacin de activos. El sistema muestra una consulta la cual clasifica los activos por el tipo, adems permite realizar las operaciones comunes de bsqueda, consulta y publicacin de la informacin, mostrando una ventana como la siguiente:

:
; j A ctiv a EQUIPO DE OFICINA EQUIPO DE COMPUTO EQUIP D TRANSPORTE EDIFICIOS MAQUINARIA l C0MDCDQ71

i!

;
Descripcin * %| f< CAMIONE TA RAM 150 VAN COMP DELL CQRE DUO COMP DELL CORE DUO COMP D ELL PENTIUM IV COMP DELL PENTIUM IV COMP DELL PENTIUM IV COMP DELL PENTIUM IV COMP DELL PENTIUM IV OFICINAS 2 0 NA NORTE SILLA CONFORT PM STEELE SILLA CONFORT PM STEELE SILLA CONFORT PM STEELE SILLA CONFORT STEELE C H EW P O P 2 P T A S MOLDES DE PROD TERMINADO SET DE ESCRITORIOS PM 10 USR SET DE ESCRITORIOS PM 10 USR

Monta orig
110,000.00! 13.600.00; 13JB00001 8,500.00! 8O T 0 9500.00! 9.500.00) 9.500.00; 1,500.000.0C | 480.00! 500.00; 500.00! 680.00! 73.000.00: 235,00000; 10,500.00i 15,600.001

f CMDCD072
COMDP400 1 COMDP4002 COMDP4003

i CMDP40Q4
[{CMDP40D5

i EDZSAT
| EOSOOI iOSO2 |(E S003 : [05004 GMCHEV-2005 MOLDES 1SETPML01 fSETPMLP7

Activos Mantenimiento Seguf&t \

Figura 3.12.6-2 Catlogo de Activos Fijos

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COI 8 i)

56

Aceptar se concluye la captura de los datos de ese activo y Cuando se da de alta un Activo y se selecciona el sistema de forma automtica abre la ventana para capturar un nuevo activo, si y a no se requiere capturar

en ese momento ms activos de debe terminar la captura mediante el botn Cancelar mensaje en donde sugiere crear la pliza por la compra del grupo de activos dados de alta.

^ e n v a n ( j 0 e |

Figura 3.12.6-3 Mensaje de creacin de la Pliza de registro de activos Si se requiere generar una pliza por cada activo que se registre ser necesario que al terminar de capturar los datos de un activo, primero Aceptar la ventana en donde se capturaron los datos del activo y Cancelar la ventana siguiente para que as el sistema sugiera la pliza para ese activo. Asimismo, si no se requiere hacer la pliza de registro de activos en ese momento, se puede hacer posteriormente de forma manual, es decir, se tendrn que capturar todos los montos correspondientes.

H Prctica 17: Alta de Activos a) Ingresar al men Configuracin / Parmetros del sistema / Activos. b) Indicar las cuentas 1120-001-000 para Bancos y 1200-002-001 para IVA. c) Dar de alta los siguientes Activos. Para los campos que no tengan definido ningn valor de captura se debe considerar lo que el sistema sugiere.

>

EQUIPO DE OFICINA Generales


ESCCONOI

Clave del Activo:

\ Descripcin: \ Fecha de Adquisicin:


I Monto Original:

Escritorio Mod. Ejecutivo 2105


i 5-Ene-10 i $ 5,250.00 i 1 (Equipo, de Oficina) 1er. Piso 5 ES260374EU | j i

; Tipo de Activo:
j Localizacin:

Departamento:
! Nmero de Serie:

Depreciacin Contable
i Tasa Depreciacin: i Mtodo de Depreciacin: 10 % 1 Lnea Recta !

Depreciacin Fiscal
| Tasa Depreciacin: (10% i

Notas de asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-CQi 6.0

57

Mantenimiento y Seguro
Pliza de Seguro: Compaa Aseguradora: Agente de Seguro: Tipo de Cobertura: Monto Asegurado: Prima Total: Deducible: Vigencia Costo Mantenimiento: Perodo de Mantenimiento (meses)
1 |

- ................

130490-1 GNP
|

i Araceli Hernndez Aranda Amplia

j $ 5,250.00
I |

$ 5,250.00 $ 2,700.00

i 1

15-Ene-l1 l $ 300.00
1

j
i

Generales
Clave del Activo: Descripcin: Fecha de Adquisicin: Monto Original: Tipo de Activo: Localizacin: Departamento: Nmero de Serie: ! ESCSIS01 i Escritorio Mod. Ejecutivo 1402 j 5-Ene-10 i $ 5,250.00 I 1 (Equipo de Oficina) i 2o Piso i4 i ES090476SE | j 1 j 1

Depreciacin Contable
Tasa Depreciacin: Mtodo de Depreciacin: 10 %

\Lnea Recta

Depreciacin Fiscal
Tasa Depreciacin: ! 10 %

Mantenimiento y Seguro
Pliza de Seguro: Compaa Aseguradora: Agente de Seguro: Tipo de Cobertura: Monto Asegurado: Prima Total: Deducible: Vigencia Costo Mantenimiento: Perodo de Mantenimiento (meses) 130490-2 j GNP i Araceli Hernndez Aranda i Amplia i $ 5,250.00 $ 5,250.00 I $ 2,700.00 i 5-Ene-11 i $ 300.00 i5 | ! !

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COi 6.0

58

>

EQUIPO DE CMPUTO Generales I COMPESCRHOI i Computadora Escritorio Dell GX i 4 -E n e -1 0 I $ 8,250.00


! 2 (Eq. de Cmputo) !

Clave del Activo: Descripcin: Fecha de Adquisicin: Monto Original: Tipo de Activo: Localizacin: Departamento: Nmero de Serie:

I j I
j

I 1er. Piso
!8

1D191250CA Depreciacin Contable i 30 %


I Lnea Recta

! I

Tasa Depreciacin: Mtodo de Depreciacin:

Tasa de Depreciacin:

Depreciacin Fiscal i 30% Mantenimiento y Seguro i 130490-3


IGN P

! j !

Pliza de Seguro: Compaa Aseguradora: Agente de Seguro: Tipo de Cobertura: Monto Asegurado: Prima Total: Deducible: Vigencia Costo Mantenimiento:

I Araceli Hernndez Aranda | Amplia


j $ 8,250.00 i $ 8,250.00 I $ 5,300.00

| |

14-Ene-11
I $ 700.00 i2

i
! j
1

Periodo de Mantenimiento (meses)

Generales
! Clave del Activo: 1 Descripcin: ! Fecha de Adquisicin: ! Monto Original: i Tipo de Activo: ! Localizacin: ! Departamento: I Nmero de Serie: i COMPESCTROI f Computadora Escritorio Dell GX I 4-Ene-10 I $ 8,250.00 i 2 (Eq. de Cmputo) i 3er. Piso !8 I D 011049DA

| j

Depreciacin Contable
i Tasa Depreciacin: ! Mtodo de Depreciacin: i 30% I Lnea Recta

Depreciacin Fiscal
i Tasa Depreciacin: I 30 % |

Notas <M asistente:

Gua Curso Bsico Aspel -COi 6.0

59

Mantenimiento y Seguro
Pliza de Seguro: Compaa Aseguradora: Agente de Seguro: Tipo de Cobertura: Monto Asegurado: Prima Total: Deducible: Vigencia Costo Mantenimiento: Perodo de Mantenimiento (meses) ! 130490-4 ! GNP i Araceli Hernndez Aranda

i
.. ...................\

i Amplia
! $ 8,250.00 ! $ 8,250.00 | $ 5,300.00 I 4-Ene-11 i $ 700.00 12

i
.................. i

i i

.....................

Generales ! Clave del Activo:


I Descripcin: COMPESCVTOI

j | I
|

I Fecha de Adquisicin:
I Monto Original:

! Tipo de Activo: i Localizacin: ! Departamento: i Nmero de Serie: i Tasa Depreciacin: i Mtodo de Depreciacin: I I Tasa Depreciacin:
I Pliza de Seguro:

i Computadora Escritorio Dell GX150 i 4-Ene-10 ! $ 8,250.00 I 2 (Eq. de Cmputo) i 2o Piso


2 D160772AL

j
i

Depreciacin Contable
130 %

i Linea Recta Depreciacin Fiscal


30%

i Compaa Aseguradora: i Agente de Seguro: ! l ipo de cobertura:


I Monto Asegurado:

Mantenimiento y Seguro ! 130490-5 ! GNP


Araceli Hernndez Aranda

i
I
1 | ! | |

i Amplia
i $ 8,250.00

! Prima Total: i Deducible: i Vigencia


i Costo Mantenimiento:

i $ 8,250.00 i $ 5,300.00
: 04-Ene-11

i Perodo de Mantenimiento (meses):

i $ 700.00 12

Notas dcH asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COI 6.0

60

Generales
I Clave del Activo: i Descripcin: | IMPLASAL01 i Impresora Lser HP 1100 !

i Fecha de Adquisicin:
Monto Original: i Tipo de Activo:

? 8-Ene-IO
i $10,150.00

2 (Eq. de Cmputo)
j Planta Baja j2 i

! Localizacin:
i Departamento:

I Nmero de Serie:

| D030674NE

Depreciacin Contable
i Tasa Depreciacin: I Mtodo de Depreciacin:

| 30 %
j Lnea Recta

Depreciacin Fiscal
Tasa de Depreciacin:
i 30% i

Mantenimiento y Seguro
j Pliza de Seguro: ; Compaa Aseguradora: j 130490-6 { CNP

\ Agente de Seguro:
Tipo de Cobertura:

SAraceli Hernndez Aranda j Amplia i $10,150.00 i $10,150.00


]$

Monto Asegurado:

: Prima Total: i Deducible: i Vigencia ! Costo Mantenimiento: i Perodo de Mantenimiento (meses)

7,800.00
! |

! 8-Ene-11 i $ 500.00

!3

d) Al terminar el alta de activos registrar la pliza, desplazarse con la tecla i J entre las partidas, respondiendo afirmativamente a las ventanas donde pregunta si se desea dar de alta las cuentas en los departamentos indicados. e) En las 2 ltimas partidas, aparecen de forma automtica las cuentas 1120-001-000 y 1200-002-001, a qu corresponden?

f)

Por qu aparecen de forma automtica?

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COI 6.0

61

3.13

Tabla de I.N.P.C.

Z7 Rutas de Acceso: Men Archivo / Tabla de I.N.P.C. Desde el cono

La Tabla del ndice Nacional de Precios al Consumidor sirve para re-expresar los saldos o montos de las cuentas de una empresa, de tal forma, que se reflejen los cambios en los valores producidos por la inflacin. El I.N.P.C. es un ndice en trminos absolutos (no porcentuales) que refleja la inflacin o deflacin que han sufrido los precios mensualmente desde enero de 1950.

Ta b la dl'I.N.P.C.

Indices correspondientes
Ao

2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008

EBeJ0

100.22800

Julio Agosto

0.00000 0.00000

Febreio 0.00000 Maizo Afcj


<m m \ \

000000 0.00000 0.00000 -00000

Septiembre 0.00000 Octubre 0.00000

2009 2010

Mai0 Junio

Noviembre 0.00000 Diciembre 0.00000

wk

Safir

'.

Reporte

TP

i;xpoitar aXMLjj

A<uda

Figura 3.13-1 Edicin de tabla de INPC

Dentro de la consulta se cuenta con un botn FTP, el cual realiza una conexin a un sitio FTP va Internet para obtener y/o actualizar automticamente los datos con los ndices de cada mes. El archivo de INPC es de vital importancia ya que sirve para realizar clculos como los siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. Depreciacin fiscal o actualizada. Revaluacin. Impuesto al activo. Ajuste anual por inflacin Reexpresin de saldos.

La informacin presentada se encuentra en Base 2Q de diciembre 2010

5 Prctica 16: Actualizacin de tablas de INPC Revisar que las tablas de INPC se encuentren actualizadas a Enero de 2011.

Notas del asistente;

Gua Curso Bsico Aspel-COI 6.0

62

4.
4.1 Consulta de catlogo de cuentas

CONSULTAS

La consulta del catlogo de cuentas muestra las cuentas bajo una estructura de rbol, lo que proporciona una fcil lectura de las cuentas. Se pueden contraer y expandir las cuentas dando clic en el signo (+) / (-) respectivamente. El catlogo de cuentas cuenta con un men contextual desde el cual se puede realizar diversas operaciones, como lo es: configurar columnas, agregar, modificar o eliminar cuentas, asociar y desasociar cuentas de un rubro, y de igual forma se puede contraer o expandir el rbol de cuentas.

u C 0 :A fafp ,troto* t$3 j * $ & & & & < & )


fypM&trtu.

mmW
Las columnas se pueden cambiar de posicin

c& zt*

A fo c ti& ,& /:K X i& X f}


Al dar clic, se despliegan o contraen las subcuentas

lo i V c fA fis i fapz& tys'jai(] 0 tp K X s-riy e tti*m 01J (rtissp srttfb mil#


V v x r t ; 3 j

< /

W }\ frjs fW .

W M / s s / w jw s / s / jr M

Z'MS TftC i

Fct^ feC ir^


O I 16 t t Tr o O O O
a o B

jl'lj i)W * S 'z K t& n rin1 1 1 W * P < v it\\7 \


f

: H jrm v
s s g s r

fy.^ az b V K V (ix-si 't-a b w w <mxm* & m /M i imiww

,.vw.

:C&Mtowmti

fto K i h i tw & m 0 M fto fa o sfy& iiixf& } te Y fta


X m M -]

JB < d is S o
s . i? <

A
s
?

41 S 0 .G 1 s .tf 3 ?S 3 *tt W ' !3 X 8 0 O0 .0 0


sw o o

Se pueden agregar o quitar columnas

< :

:.

xysmm

\Z'MW O C

aoo

\M a ? e \ w >
Figura 4.1-1 Men contextual del catlogo de cuentas

T&s&o q;u < 0 * 0

Al seleccionar la opcin Configura Columnas del men contextual, se puede personalizar la consulta del catlogo de cuentas, agregando o eliminando campos segn se requiera o no que aparezcan en la consulta. Al seleccionar una cuenta de detalle, en la parte inferior de la consulta se podr visualizar el Auxiliar de la cuenta, es decir, todas las plizas generadas que afectan a la cuenta seleccionada. Desde aqu tambin se cuenta con un men contextual, desde el cual se puede editar la pliza, exportar el auxiliar a Excel, imprimir el auxiliar y consultar los saldos histricos de la cuenta. t Ety | Sxpwir #Eso* I tt$rMr mxfym M x h *s4& ie< t Cesteis ofai33ftewsr } 5
. Omsftar pewtSnS E TM
Figura 4.1-2 Men contextual del auxiliar

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COi 6.0

4.2

Consulta de plizas

La consulta de plizas cuenta con un men contextual desde el cual se puede realizar diversas operaciones, como lo es: configurar columnas, agregar, modificar y eliminar plizas. Al seleccionar alguna pliza muestra en la parte inferior el detalle de la misma. P o ? ax; ftvsrp /2 0 1 0
L 'H i \ : :

MM
i T[ N i W

\M\
v * 1 / U & :V &

S
i

i
*
A M j

te i : || ;3

' :< _6 5

t i i i ........... ;; ;. } i tatuang

: c .>. .'. : m rv.ux . .


Sw. C U Coenlo Nuodwe

a.

s ? o is

D 3 l Ice koT

FttX i a jo ri ;* O fcW C s r < ic * e O X*Alv& :.V fe' ;Castod*Vens;


Oe^Mlan Concedo T ^o' V c O et " H du

Se pueden agregar o quitar I columnas

3 ,0 0 0 .0 8 .

%9,000.00

X 3.0

e 1 ' ~[S Figura 4.2-1 Men contextual del catlogo de plizas

Al seleccionar la opcin Configura Columnas del men contextual, se puede personalizar la consulta del catlogo de plizas, agregando o eliminando columnas segn se requiera o no que aparezcan en la consulta.

4.3

Consulta de balanza de comprobacin

O D Rutas de Acceso: Men Archivo / Balanza de comprobacin Desde el cono

La Balanza de Comprobacin permite consultar todas las cuentas con sus saldos y movimientos. Para obtener la Balanza de comprobacin correcta, es necesario haber capturado y contabilizado todos los movimientos correspondientes al periodo, en caso contrario, la Balanza de comprobacin no estar actualizada. Desde las pestaas inferiores es posible consultar la informacin de diferentes periodos, siempre y cuando stos hayan sido creados, adems de poder realizar las operaciones bsicas de las consultas, como lo es filtrar, exportar, publicar e imprimir la informacin referente a la Balanza.

Notas del asistente;

Gua Curso Bsico Aspei-COi 6.0

64

f" ' H I Cuenta


i m m m m % \

i - ''--:: m k . m a:

f m

Descripcin d ... Saldo inicial


* *

-1110-O1-OOC FONDO FIJO 1120-000:000 BANCOS >1120-001-00C Moneda Nacional i ! ; 1120*001 -i B anamex 7411 7-1 : Suc 201 | i 1120-001 -J Sancomer j 1291125S971 \ l '1120-002-00C Moneda Ertranjec i L -1120-002-J City Bank I-i-. 1140-000-000 INVERSIONES EN VALORES ; ! , :? 1140-001-00C Moneda Nacional

: Total de cargos Total de abonos Saldo inal 1,500.00 780.00 1 500.00 780.00 1.500.00 780.00 780.00 1,500.00 8,551.695.90 8.501,468; 71 293.889.29 243;66210 6,935,395.91 243..662.10 201,875.00 6,377,183.01 5,721.028.33 5,800,765.43 243.66210 163,925.00 1.176,417.58 37,950.00 92.014.23 92,014,23 0.00 0.00 0.00 0.00 o.oo; 0.00 0.00 1,214.367.58 1.816,299.39 1,616,299.39 870.00 2,870.00

1,524,235.70 1,524,285.70 2,870.00 2.870.00

$ 0.00
Enero \ Febrero^ Marzo =Abril

i $1,049.783.48 =$1,049.783.48 ; $0.00

.
| Mayo ] Junio. j Julio | Agostoj Septiembre \ Octubre-] No*:4 -j 2010

Figura 4.3-1 Consulta de balanza de Comprobacin

4.4

Consulta de balanza de comprobacin con departamentos Rutas de Acceso: Men Archivo / Balanza de comprobacin con departamentos Desde el icono J

Permite visualizar la balanza de comprobacin clasificada por departamento, es decir, los saldos y movimientos generados por cada uno de los departamentos.

6S

I:

. .

Cuenta 'Departamento Descripcin de la cuenl Saldo inicie: Total de cargo Total de abono ; Sado 1 163,925.001 ' 241.017.10; 5.726,31; Venias : Banamex 741107-1 Suc 201 5.803 410.43V 2,645.00 0.00 2,645.00 5.290.0 1120-00 Mercadotecnia iBanamex 741107-1 Suc 201 0.00 .0.00o .o o ; 1120-00: Recursos Banamex 741107-1 Suc 201 o .o o ; : Humanos o ;o o 0.0,0 1120-00 Compras Banamex 741107-1 Suc 201 0.00 o .o o . 0.00 Banamex 741107-1 Suc 201 o .o o ; 0.00 pido 1120-00 Tesorera o .o o ; Banamex 741107-1 Suc 201 0.00; o .o o ; 0.00 1120-00 Inormtica 1.176,417.58: 37.950.00. 0.00:1/21 4.3E| 1120-00 Ventas Bancomer 12911256971 0.00 0.00 0.001120-00 Mercadotecnra Bancomei 12911256971 0.00 0.00 0.00 ac 1120-00Recursos Bancomei 12911256971 0.00:

1120-00 ^Tesorera
.n.3-.nQ ..W jn)jw

Bancomer 12911256971

....

Bjwvflcn#/..1.29.1.15.5697.1......

....... n .m i .......... i. n i .....


Ju1o Agosto Septiembre j dclub J J >

0.00-

0.00;

. jo n n . .. a o t u

0.00.

0.00

I38.35B.95 ! *646.689.65 I t 616.681.?? :66.84 Enero


b | Marzo Abril j~MayoJ Junio Febrero

Figura: 4.4-1 Consulta de balanza de comprobacin por departamentos

Notas de asistenta:

Gua Curso Bsico Aspel- COI 6.0

65

Las consultas de Balanza de comprobacin y Balanza de comprobacin con departamentos cuentan con el icono ^ 1que permite em itir la Balanza acumulativa, solamente es necesario indicar el rango de los periodos a acumular para que el sistema realice el proceso.
p a ra la Periodos Desde |/2Vd J | Hasta CIC/20i0 ^ jg |

j Aceptar

Cancelar

jj

Ajjuda

Figura: 4.4-2 Acumulacin de periodos

4.5

Consulta de auxiliares

I S 7 Rutas de Acceso: Men Archivo / Catlogo de cuentas Desde el cono

La consulta de auxiliares sirve para consultar y reportar los saldos y afectaciones a cada una de las cuentas del catlogo. Para poder visualizar la consulta de auxiliares se debe estar dentro del catlogo de cuentas o cuentas departamentales y en la parte inferior de la cuenta seleccionada se visualiza el auxiliar. La informacin que presenta esta consulta es: Tipo y nmero de pliza que afecta a la cuenta, Fecha de elaboracin de la pliza, monto del movimiento en el Debe y Haber de cada una de las plizas, as como la suma total del Debe y Haber de todas las plizas que afectan la cuenta.

Descripcin de la cuenta
iAclivo CircaJanlefl)

Saldo final

1 1 1 D -C 0 0 -0 0 0
L 11-I-GOl-GOO

Consulta de auxiliares

;Activo No Circuanle |2) | Pasivo a Corto Plazo (3) i Pasivo, a Lago Plazo.(4) Capital (5) ;Ventas (6) j Costo de Venias (7) i Bastos.de Operacin (8] I Oros Ingresos y Gastos (9) jlSR y PTU (10) j Caja, Bancos e Inversiones (11) :Cuentas por Cobrar (12) IInventarios (13) 3 [141

"caja'"
FONDO FIJO BANCOS Moiveda Nacional f Batame* 741107-1 Suc 201 Bareonvsr 12911256971 Maieda Extranjera City Bank INVERSIONES EN VALORES *s r / rowm ' '.v v ./r.vw vA

__

1 1 2 0 0 0 0 0 0 0 &12 0 0 0 1-0 0 0 1 r im m | M i20< )0i-002


n 120-002-000
114Q-OW-OQO

*-1 1 2 0 0 0 2 -0 0 1

1.500.00 $ 1.500 00 8.332.741.1? 6.801.68086 5;606 014.43 1.135.666.43 1531.060 31 1.531.080.31 2.570.00 v j

til

1 6 *

(17j ! Oos'Impuestos por Pagar (18) I Prestamos Bancarios C.PIazo(19) Cuantas p o Pagar (20): Eneio Febrero I

03/01/2008 03/01/200B 05/01/2008 06/01/2008 07/01/2008

Cobranza F-3860 Pago da Honorarios Recibo: 221. CH.325 Cobranza F-3861 Cobranza F-3844 Cobranza F-3B67

Figura: 4.5-1 Consultando los auxiliares en el catlogo de cuentas

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COI 6,0

66

d a CiiM iUizdiki

La consulta del auxiliar puede ser exportada a un archivo de Excel, esto es dentro de la consulta del auxiliar / men contextual / Exportar a Excel, debiendo indicar el nombre y la ruta donde se guardar dicho archivo, como lo muestra la siguiente figura.

, ........~
G u a rd a r c o rro . G u a rd a r e n : j E je m p lo s I
e*

. ...............
i 0 9 -

ljBgral.xls d.xls
0DAISRIVA.XLS ] d e c m u l t ,x ls 1 1 d EPACT.XLS

ED0RE.XLS H J o r ya pm es . xls
|J)P0 SM 0 r'l.x[s ?U
r a z o n e s .x ls

lAuxCI 120-001 -001 Tipo: i Libro de Microsoft Excel tx.xls)

! vH

Guardar

| Cancelar ~ j

Figura 4.5.2 Exportacin de auxiliar a Excel

4.6

Consulta de catlogos de activos

l & Rutas de Acceso: Men Archivo / Activos /s. Desde el cono Esta consulta muestra el listado de los activos registrados en el sistema, la consulta se puede realizar de acuerdo a la clasificacin que cada activo tenga asignada.
b t t j , V f,

w
EQUIPO DE OFICINA~ EQUIPO DE COMPUTO EQUIPOOE TRANSPORTE EDIFICIOS MAQUINARIA r/M tt/n ti i/'S /m

\'u0.y

D
D e s c r ip c i n

![%
Monto oiiginl CAMIONETA RAM 150 VAN tcOMPQELL CORE DUO COMP DELL PENTIUM IV .. r 1 1 0 .0 0 00 0| Herramientas 13.600.00 I 13.600.00 8.500.00 -i 9.500.00 * 9,500 00 9.500.00 9.50000 1.500.000.C0
stele"

\ Activo
CGMDCD071 C0MDP40D1

para los activos

COMDCOD72...............C0MP DELL CORE DUO'


COMDP4002 COMP DELL PENTIUM IV C0MDP43................... ;CMP DELL PENTIUM IV COMDP4OI COMP DELL PENTIUM IV CDMDP405.................... COMP DELL PENTm V......... EDZSAT........................ OFICINASZONANORTE........ EOSOO'I ..........................SILLA COMFORT PM STEELE ' EQSC02 .............. "silla ' co n fo rtpm

Clasificacin por tipo de activo

Detalle de la consulta

Figura 4.6-1 Consulta de activos

En las pestaas inferiores de la ventana es posible consultar informacin del activo sin necesidad de acceder al detalle del mismo, adems contiene conos de procesos especficos para los activos, los cuales estarn habilitados dependiendo de la pestaa seleccionada.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COi 6.0

67

H Prctica 17: Consultando informacin Ingresar a la consulta del catlogo de cuentas. Cuntas plizas tiene asociada la cuenta 1120-002-000?_____________________________________ Ingresar a la consulta de la Balanza de Comprobacin. Indicar los saldos de las columnas siguientes y compararlas con los compaeros de la clase:

Saldo Inicial:_______________ Total de cargos:________________ Total de abonos:________________ Saldo Final: __________ __ Ingresar a la consulta de la Balanza de Comprobacin con departamentos. Indicar los saldos de las columnas siguientes y compararlas con los compaeros de la clase:

Saldo Inicial:________________Total de cargos:________________ Total de abonos:________________ Saldo Final: ______________ Por qu aparecen diferentes a los de la Balanza general?

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COI 6.0

68

5.
5.1 Administrador de perodos

PROCESOS

Z7 Rutas de Acceso: Men Archivo / Administrador de Periodos. O desde el cono U&

Dentro de este administrador se pueden Llevar a cabo diversos procesos importantes del sistema, como lo son: Cambiar de periodo de trabajo. Incorporar un nuevo periodo: Crear siguiente periodo y Nueva contabilidad. Eliminar periodos del Administrador. Traspasar de saldos. Auditar/ Desauditar periodo. Control de archivos. Traductor de archivos. Generar respaldo. Reinstalar respaldo. Cambiar de base de datos.

H _fe

: S~

lit j zq S

. Q

C Jh

wi

Diiectoio deUabaio :JALSIS1:C:S..fphyQ$:cle piqgrarnaV.^rchivos comuries^spelNSistemas aspel\


P r im it a tlu s p i)

E n e ro ; F e b re ro i M a rz o ! A b ril! M ayo ; J u n io ; J u iio A g o s fo j S e p tie m b re :

2 0 1 0 ! 2 0 1 0 : ......... ........2 0 1o f ' ................... 2 0 1 0 j 2 0 1 0 . 2 0 1 0 2 0 1 0 ! 2 0 1 O 2 0 1 0


.........

n i~ J Q I j i.J ...................... O

Figura 5.1-1 Administrador de perodos

5.1.1

Crear nuevos periodos

E / Rutas de Acceso: Men Archivo / Administrador de Periodos /GJ + fc) . Wih Men Archivo / Administrador de Periodos > - i

Este proceso permite realizar las siguientes opciones: Crear siguiente perodo. En base a los saldos finales del perodo anterior, crea el siguiente perodo, garantizando as La continuidad de saldos perodo a perodo. Nueva contabilidad. Esta opcin es la adecuada cuando no se tienen creados periodos anteriores y se desea iniciar la contabilidad, al seleccionar esta opcin se crea un catlogo de cuentas con saldos en ceros.

Notas M asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COI 6.0

69

Cfp ar nuevos periodos Elije. a opcin adecuada


Crear siguiente periodo. En base a los saldos finales de 5 ) un periodo anterior. A s se mantiene continuidad de saldos periodo a periodo.

; Nueva contabilidad. E s adecuado si no tienes periodos O anteriores creados y quieres crear uno por primera vez> con saldos en ceros. ......... | Aceptar .. : | Aguda |

j[ ancelar

Figura 5.1.1-1 Opciones para Crear un nuevo periodo 5.1.2 Elim inacin de periodos

'D Rutas de Acceso: Men Archivo / Administrador de Periodos / 1 Men Archivo / Administrador de Periodos f
f

+ E l.

Este proceso elimina el perodo seleccionado de la consulta del administrador de perodos, es decir, la informacin de datos correspondientes al periodo, permanecen fsicamente en la base de datos. Al seleccionar esta opcin, el sistema enva el siguiente mensaje de confirmacin:

C o n fir m a c i n

'

Slo se elimina la referencia del periodo en el administrador pero los datos permanecen. Ests seguro de eliminar el periodo Ene/10 ? )o

Figura 5.1.2-1 Solicitud de confirmacin para eliminar el perodo 5.1.3 Traspaso de saldos

C J Rutas de Acceso: Men Archivo / Administrador de Periodos / E l . Men Archivo / Administrador de Perodos

Esta opcin es de gran utilidad cuando no se tiene activo el parmetro "Traspaso automtico entre ejercicios", ya que permite realizar la actualizacin de los saldos de las cuentas cuando se realizan modificaciones a las plizas en perodos de ejercicios anteriores al actual. Cuando se detecta que un ejercicio requiere Traspaso de saldos, se activa la casilla correspondiente a la columna Requiere traspaso dentro del Administrador de periodos.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico AspelCO ! 6.0

70

Dilectorio de ftabajo: ANALISIS! :C:\tchW)s de progtama'Atchivos comune$\Aspe\Sislemat. asp IV

Febieio

M a^ O : Ejercicios que requieren traspaso


Sepliembie

Figura 5.1.3-1 Indica perodo que requiere traspaso de saldos Para llevar a cabo el proceso es necesario identificar el periodo y ubicarse sobre el mismo, posteriormente dar
"-'' i':.

un clic en el icono '"u y el sistema enva una ventana donde por omisin sugiere el traspaso de un ejercicio a otro, pero se puede especificar un rango mas amplio de ejercicios a considerar en el proceso.

Figura 5.1.3-2 Traspaso de saldos.

5.1.4

Auditar / Desauditar perodo

I S 7 Rutas de Acceso: Men Archivo / Administrador de Periodos / E l . Men Archivo / Administrador de Periodos

ra

Esta opcin cierra el perodo indicado para que no se pueda realizar ninguna modificacin que afecte la informacin de los catlogos del sistema. Al auditar el periodo, el acceso al mismo ser solamente para consultar informacin y emitir reportes. Dentro del Administrador de periodos, se puede observar qu periodos se encuentran auditados, esto desde la casilla correspondiente a la columna Auditado".

Notas de asistente:

Gua Curso Bsico Aspel CO! 6.0

71

peripdq^ ' m
.1*3.' &&

hRj
EJERCICIO

Directorio de trabajo; ANALl SIS T;C:\Archivos do programaSAtchivos comunes^AspeKS stmas aspelV Periodo
c r

Auditado Requiere iraspa... 20101 ...... ........ .... I .......... .......c P ^ .-Mayo .... .........................2010....... .... ............. '7............... ................. Junioj ............................... 2010P ....... ................. Julio] ....... 201o:...... ' D Agosto!; ........................ 2010]..... .............. ................. .....]................ ...................

__

' l ..................2010;....... .............. O . :...........

....
| I B --------

Octubre?
IS lilB flif i

..... 2010-........ ............... H ................

--

Diciembre!

.............................. a o T .... ............... E P F " - " l 2010...... ' .......... ................. ............................ 201 o;

Perodo auditado

Figura 5.1,4-1 Indica Perodo auditado Al ingresar a un perodo que se encuentre auditado, en la barra de ttulo muestra la leyenda de Periodo Cerrado!".

As pe C O I 6.0 ASPEL PE MEXICO (EMPRESAS) NoviembreVIO P E R I O D O Figura 5.1.4-2 Barra de ttulo cuando se audita el perodo

C i R li A D 0 !

Para desauditar un periodo se debe acceder al administrador de periodos, posicionarse en el periodo indicado, y desde el icono con la tecla E l , o a travs del men contextual Auditar / Abrir perodo, se puede llevar a cabo dicha operacin. '9' Este proceso slo lo podr realizar el Administrador y los usuarios que tengan el perfil correspondiente.

H Prctica 18: Auditando periodos a) Auditar el periodo de Diciembre 2009. b) Verificar en el Administrador de perodos que se encuentre activa la casilla "Auditado. c) Acceder al catlogo de plizas en el periodo de Enero. d) Copiar la pliza Dr 1 del mes de Enero en el mes de Diciembre. e) Se puede dar de alta la pliza? _____________________________________________________________________________ f) Que mensaje enva? _________________________________________________________________________________________ g) Porqu? _____________________________________________________________________________________________________ h) Desauditar el perodo y realizar la operacin indicada en el inciso d).

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COi 6.0

72

5.1.5

Directorio de trabajo

Rutas de Acceso: Men Archivo / Administrador de Periodos / nl Men Archivo / Administrador de Periodos / Al ejecutar esta opcin el sistema muestra una ventana desde donde se puede indicar la conexin a la base de datos que se utilizar Los siguientes procesos se explican a detalle en captulos posteriores: Control de Archivos s it . Traduccin de archivos Generacin de respaldo Reinstalacin de respaldo

5.2

Borrado de Movimientos

I S ' Ruta de Acceso: Men Procesos / Borrado de movimientos. Esta funcin permite borrar los movimientos del perodo actual. Al seleccionar esta opcin se muestra una ventana de advertencia indicando que los movimientos borrados mediante este proceso son irrecuperables, al aceptar la ventana se realiza el proceso.

CUI DADO! ! i
T odos los movimientos del .perodo actual boirados por e;$te proceso san irrecuperables

Aceptar

Cancela?

Auda

Figura 5.2-1 Borrado de movimientos.

^ jj j

r " - "

'

Sehanelimi nado con xi o. los movimientos.

Acepta} ]

i -____________
Figura 5.2-2 Confirmacin del borrado de movimientos.

Antes de realizar este proceso se recomienda realizar un respaldo de la informacin.

Notas del asistente;

Gua Curso Bsico Aspel- COI 6.0

73

H Prctica 19: Borrado de movimientos a) Ingresar al mes de Febrero y realizar el proceso de Borrar movimientos. b) Verificar la Balanza de comprobacin, qu movimientos muestra?, por qu?

c)

Abrir la consulta de plizas, qu informacin aparece?, por qu?

5.3

Contabilizacin

17 Ruta de Acceso: Men Procesos / Contabilizacin. Cuando en la configuracin del sistema se tiene desactivado el parmetro Contabilizar en lnea se deber ejecutar este proceso para que se realice el registro de los cargos y abonos a las cuentas correspondientes, afectando as los saldos de las mismas. Si se realiza este proceso en un mes donde ya se haban afectado los saldos de las cuentas, los movimientos no se duplicarn. Para realizar este proceso se cuenta con tres opciones: I El proceso se realizar tomando en cuenta slo aquellas plizas que no han sido contabilizadas en el perodo. ^ iP -^ Jlnduve en el proceso todas las plizas del perodo, es decir, contabilizadas y no contabilizadas, sin duplicar los movimientos.
s a jo |a s n c c n t a b t a a d a s d e t i p o : | Contabiliza slo las plizas del tipo que se seleccione (diario, ingresos, egresos o algn otro tipo de pliza definido en la configuracin).

Canlabijizarfn

rnero do 2011

E s t a o p c i n p e rm ite c o n ta b iliz a r l a s p liz a s c u a n d o n o s e tie n e c o n t a b iliz a c i n e n l n e a .

: Opciones de contabilizacin........................................................ 0 [ sio no contabilizadas) O Todas Q Slo las no contabilizadas de tipo: Tipo Descripcin Dr i Dr Eg Eg Ig ilg

&ceptai

ancelar

Ajuda

Figura 5.3-1 Proceso de Contabilizacin

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspc4-CO 6.0

74

(i- Si al realizar el proceso de contabilizacin enva el mensaje: "Sistema no configurado para proceso de Contabilizacin", se debe deshabilitar el parmetro Contabilizar en Lnea.

B Prctica 20: Contabilizacin de plizas a) Ingresar al mes de Enero 2010. b) En el men Configuracin / Parmetros del sistema / Plizas, deshabilitar la opcin "Contabilizar en lnea. c) Anotar los saldos de las siguientes cuentas: 1150-002-000 $___________________ 4100-001-000$____________________ 2170-004-000 $____________________ d) Ingresar al catalogo de plizas y copiar la pliza Dr 1, pegarla en el mismo periodo con fecha del 10Ene-10 y grabarla. e) Ingresar al catalogo de cuentas, f) Los saldos de las cuentas del inciso c) han sido afectados por la pliza anterior?____________________ g) Ejecutar el proceso de Contabilizacin seleccionando la opcin TODAS. h) Indicar los saldos de las siguientes cuentas: 1150-002-000 $___________________ 4100-001 -000 $____________________ 2170-004-000 $____________________ i) Revisar los saldos de las cuentas, hubo variaciones?_____________________ Por qu?____________________________________________________________________________________________________

j)

Habilitar el parmetro "Contabilizar en lnea".

5.4

Consolidacin

CD Ruta de Acceso: Men Procesos / Consolidacin. O desde el icono f

Esta funcin permite reunir en una empresa los datos de los archivos de Cuentas y de Cuentas departamentales de las dems empresas del corporativo. El proceso suma saldos iniciales y finales, sus movimientos y presupuestos, de todas las empresas indicadas y los almacena en los archivos de la empresa consolidadora. Con los totales se crea un catlogo de cuentas que contiene la informacin de todas las empresas consolidadas, sin contar las plizas de cada una de ellas.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COI 8.0

C o n so lid a ci n de e m p re s a s "Empresa consolidadora--------------- 1.-ASPEL DE MEXICO (EMPRESAS) -Empresas a consolidar------

ASPI''DEMEXlCTDTj"'
lASPEL DE MXICO (GDL) IASPEL D E MEXICO (MTY) ASPEL D E MXICO (YUC)

"Nivel de cuentas * * ............... r-Conexin destino I jmibase

=
ZJ

-------------: { Manejar empresas como ' departamentos ~ -----------

;-r -* - ~

jLas empresas a consolidar son las que estn marcadas en la lista. Para |marcarlas active la casilla de verificacin de la empresa correspondiente jo seleccinela^ oprima la barra espaciadora. Recuerde que slo se consolidan las cuentas que se encuentran en la primera empresa de la lista.

Aceptar

J|

Cancelar

|[

Ayuda

Figura 5.4-1 Consolidacin de empresas

Sus campos: Opciones Empresa consolidadora Es un campo informativo donde se despliega el nmero y nombre de la empresa i que actuar como consolidadora. Se puede elegir desde qu nivel de cuenta contar el catlogo de la empresa consolidadora (desde Mayor hasta Auxiliar). Si se selecciona el nivel de Mayor, el catlogo de cuentas de la empresa consolidadora slo estar formado por cuentas de Mayor. Permite manejar cada empresa como un departamento, para ello es necesario tener activo el parmetro de manejo de departamentos, de lo contrario, los datos que se presenten correspondern al corporativo en general. Directorio donde se grabarn los archivos que contendrn los datos de la consolidacin de las empresas. Este directorio se debe crear con anterioridad.

Empresas a consolidar l Marca las empresas que va a consolidar el sistema. Nivel de cuenta

Manejar empresas como departamentos Conexin Destino

Para llevar a cabo el proceso es necesario realizar los siguientes pasos: a) Dar de alta una nueva empresa, cuidando que su nombre no se confunda con el resto de las empresas del corporativo (por ejemplo "Empresa Consolidadora, S.A. de C.V.) b) Acceder a la empresa consolidadota y configurar los parmetros que regirn su funcionamiento. Se puede indicar el manejo de Departamentos asignando a cada departamento el nombre de la empresa que origina los movimientos a fin de conocer y utilizar resultados por separado. c) Crear los archivos de trabajo desde la opcin Utileras / Control de Archivos (Archivo de Cuentas, Plizas, Etc.). d) En el catlogo de departamentos, dar de alta los departamentos que compondrn el corporativo, donde el departamento 1 correspondera a la empresa 1, el 2 a la empresa 2, etc. e) Ejecutar el proceso de Consolidacin. f) Al terminar el proceso, desde la empresa consolidadora se pueden cargar plizas para hacer eliminaciones ntercompaas o para emitir reportes y grficas de los totales obtenidos.

Notas del asistente;

Gua Curso Bsico Aspel-COI 6.0

76

Es importante que todos los movimientos de cada empresa se encuentren contabilizados, debido a que la consolidacin nicamente considera los saldos existentes en el catlogo de cuentas y cuentas departamentales. Al realizar este proceso se borran los archivos del catlogo de cuentas y cuentas departamentales del perodo de trabajo, por lo que es importante realizarlo en la empresa consolidadora y en el perodo indicado. Es indispensable que las empresas a incluir en la consolidacin manejen los mismos catlogos de cuentas, para que el procedimiento muestre resultados congruentes. El catlogo de cuentas de la empresa consolidadora debe ser el ms "General de todos, es decir, debe estar definido de tal manera que los catlogos de cuentas de todas las empresas a consolidar estn "contenidos" en l. Se recomienda realizar el proceso al final de mes, debido a que, si se realizan modificaciones en las plizas despus de ejecutar este proceso, se deber ejecutar nuevamente el proceso para obtener la informacin actualizada (este proceso se puede ejecutar cuantas veces sea necesario, ya que no duplica la informacin). 5'j] Si se desea consolidar ms de 15 empresas, se deben realizan consolidaciones en empresas parciales (por grupos no mayores a 15 empresas) y despus realizar una consolidacin general que integre las empresas con consolidaciones parciales.

5.5

Balanza anual

iZz7 Ruta de Acceso:


Men Procesos / Balanza Anual. Al ejecutar este proceso se crea una consulta con la informacin correspondiente al ejercicio seleccionado, mostrando los montos de: saldo inicial, total de cargos y total de abonos de todos los periodos y saldo final de cada una de las cuentas. La consulta de balanza anual podr ser impresa texto, Excel, HTML o XML . obtener una presentacin preliminar % f o exportarla a

Datos de la balanza Nivel Ejercicio j 2007

[ j Con departamentos

Aceptar

Cancelar

Anuda

Figura 5,5-1 Balanza Anual

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico AspeS-COI 6.0

77

Sus campos: Opciones Nivel de cuenta Ejercicio Con departamentos Nivel de cuenta al que se detallar la Balanza: Mayor, Subcuenta o Auxiliar. Ao a considerar para mostrar la informacin en la balanza. Al habilitarlo, se desglosar por departamento el saldo inicial, cargos, abonos, y saldo final del perodo sealado.

B Prctica 21: Obteniendo una balanza anual a) Realizar el proceso de Balanza anual con los siguientes parmetros: Parmetro 1 Nivel de cuenta: ....... Auxiliar

j i

Por departamento:
} Departamento......... _ J Ejercicio.......................

jU S O ,_______________ 2009 .............

Todos los departamentos !

b)

Qu montos muestran los totales de Cargos y Abonos?

5.6

Pliza de ajuste cambiario

C ' Rutas de Acceso: Men Procesos / Pliza de Ajuste cambiario. O desde el icono S

Este proceso genera una pliza en la que se concilian tas fluctuaciones cambiaras registradas al utilizar moneda extranjera. Al dar de alta una cuenta contable que se va a manejar en moneda extranjera, es importante que se active en el detalle de la cuenta, la casilla Antes de realizar la pliza de ajuste cambiado es necesario que se actualicen los tipos de cambio en el catlogo de monedas.

Figura 5.6-1 Pliza de Ajuste Cambiario

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspei-COi 6.0

78

En esta ventana se deben indicar tas cuentas que se utilizarn para realizar el ajuste de las fluctuaciones monetarias. Al realizar el proceso, si se detectan cuentas que registran un ajuste cambiario, Aspel-COI convierte el saldo final de la cuenta a la moneda que tenga definida (tomando el tipo de cambio que se tenga registrado en el histrico de tipos de cambio), compara este saldo convertido contra el saldo final que tiene la cuenta. Si los saldos no son iguales, el sistema genera la pliza de ajuste cambiario con un movimiento para conciliar la diferencia de la cuenta que se est analizando. Este proceso se realiza por cada cuenta que se encuentra en el rango de cuentas especificado y que cumple con las caractersticas antes mencionadas. Finalmente, se genera un movimiento por el monto total de las partidas en la cuenta definida como Cuenta de Ajuste, cuadrando as la pliza. Los montos que se visualizan en la pliza son presentados en moneda base (pesos) y la afectacin de los saldos de las cuentas se llevar a cabo hasta que se contabilice la pliza.

B Prctica 22: Generando la pliza de ajuste cambiario Ingresar al mes de Enero de 2010. Activar el men Configuracin / Parmetros del sistema / Plizas. Verificar que se encuentre habilitar la opcin "Contabilizar en lnea". En el icono "Multimoneda, revisar que se encuentren activos los parmetros: Proponer tipo de cambio en la captura de plizas. Convertir montos de moneda extranjera en captura de plizas e) Guardar los cambios. f) Capturar la siguiente pliza y grabarla: Tipo de pliza: No. Cuenta 1130-001-000 1150-002-000 Ig
j

a) b) c) d)

Nmero: 3 Descripcin

Fecha:

22/01/2010

No. de Concepto de pliza: [ Depto. I | 5

11 (Cobro de Facturas)

............................... j

i Cobro de Facturas ! ] Cobro de Facturas i

Debe Haber T.C . i 10.00 i 1,500.00 i i i j 15,000.00 i

g) Dentro del catlogo de monedas, en la moneda dlares actualizar el Histrico de Tipos de Cambio a 10.50 en el ltimo da del mes (31-Ene-10). h) En el catlogo de cuentas, editar la cuenta 1130-001-000 y habilitar el parmetro de "Afecta pliza de ajuste cambiario". i) Ejecutar el proceso de Pliza de Ajuste Cambiario definiendo como cuenta de Ganancia Cambiara: 7100-003-000 y cuenta de perdida 7500-002-000. Qu monto se aparece en la pliza?____________________________________________________________________

j)

k) Grabar la pliza.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COI 6.0

5.7

Pliza de cierre

iZZ/' Rutas de Acceso:


Men Procesos / Pliza de Cierre. O desde el icono '-3

Este proceso permite la elaboracin de la pliza de cierre del ejercicio de trabajo, traspasando los saldos a las cuentas de resultados con el fin de determinar la utilidad o prdida del ejercicio.
Pliza de cierre
Numeras de cuenta Primera cuenta de resultados ltima cuenta de resultados i 4100-000-000 ! 8000-000-000

Cuenta de resultados del ejercicio j 3400-002-000

I liPor departamento

Aceptar

Cancelar

Ajiuda

Figura 5.7-1 Generacin de la pliza de cierre

Sus campos: Opciones Primera cuenta de resultados Ultima cuenta de resultados Cuenta de resultado del ejercicio Por departamento Se indica desde qu cuenta se realizar la Pliza de cierre. Se indica hasta qu cuenta debe abarcar la Pliza de cierre. Cuenta que se utilizar para saldar todas las cuentas de resultado, en la cual se aplicar una cantidad similar a los cargos y abonos que cierran las cuentas incluidas en la pliza. Se puede solicitar que se cierren las cuentas que pertenezcan a un slo departamento o que se consideren las de todos ellos. Al activar esta opcin se debe seleccionar el departamento al que corresponde la pliza de cierre. j

Al generar la pliza de cierre y contabilizarla, los saldos finales de las cuentas incluidas en la pliza se igualarn a cero y la diferencia de cargos y abonos ser aplicada a la cuenta de cierre indicada. Si la pliza de cierre se genera en el mes definido como mes de cierre fiscal, el cual se configura desde los parmetros del sistema, al realizar este proceso se crea automticamente el mes de Ajusta y se contabiliza la pliza. Si la pliza de cierre se genera en un mes diferente al definido como mes de cierre fiscal, al realizar este proceso se mostrar la ventana para guardar la pliza como modelo y contabilizarla posteriormente, adems de que el mes de Ajuste se deber crear por el usuario desde el administrador de periodos.

Notas det asistente;

Gua Curso Bsico Aspel-COi 6.0

80

Guardaren: | Q [

vj

g T|

fl"

Documentos ferientes 1

Escritorio

&

Mis documentos

: M'S;
Mi PC

rH l'
Mis sitios de red Nombre: Tipo: I Plizas modelo (*.pol) Guardar Cancelar

Figura 5.7-2 Pliza Modelo de cierre

H Prctica 23: Generando la pliza de cierre a) Ingresar al mes de Diciembre 2009. b) En el catlogo de cuentas, dar de alta la cuenta siguiente: No. Cuenta 3400-001-000 J . JjRO i Detalle j Descripcin | 2009 Moneda j Pesos j Rubros 5 Naturaleza j Acreedora

c) Copiar las plizas generadas en el mes de Enero y pegarlas en Diciembre (con las teclas J + O J J se puede hacer la seleccin de todas las plizas o con lliiJ + clic para una seleccin aleatoria). d) En la configuracin del sistema, dentro de la opcin "Mes de ajuste despus de" seleccionar Diciembre. e) En el Administrador de periodos, realizar un traspaso de saldos de 2009 a 2010. f) Ingresar al mes de Ajuste 2009. g) Generar la pliza de cierre indicando como cuenta inicial 4100-000-000, cuenta final 9000-000-000 y como cuenta de cierre 3400-001-000, con fecha del 31-DC-09. h) Establecer los folios iniciales de las plizas en 1 y grabar la pliza. i) Acceder al catlogo de cuentas e indicar los saldos de las cuentas de resultados:_________________________ j) Indica el saldo de la cuenta 3400-001-000 $_____________________________________________________

k) Realizar el traspaso de saldos de 2009 a 2010.

Motas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COI 6.0

5.8

Integracin de plizas

[ & Ruta de Acceso: Men Procesos / Integracin de plizas. Esta opcin permite integrar de forma masiva aquellas plizas que fueron realizadas en otros perodos o plizas generadas desde un archivo de Excel. Se le llama integracin porque agrega al catlogo plizas nuevas provenientes de otro perodo u otro directorio, sin borrar o sustituir las ya existentes.
Integracin de plizas
Pba: a rdefj-a 0 Conexin iDATOSEMPRESAOI

IK 1

v 1 : "Ti

. ......... ' Q Importar desde una hoja de Excel ! i Nmero de plizas A le d a s O 8*030
i&i im '

fjfj T odas las plizas Dr Eg < 9 .

Atributos-

[v'luditada Final
W\ Pendiente

Q Crear lpo de pfea

Q Crear bitcora de proceso

inlegiai

Cancelai

Ajjuda

Figura 5.8-1 Integracin de plizas

Sus campos: Opciones Conexin Empresa, mes y ejercicio Importar desde una hoja de Excel Tipo de plizas Nmero de plizas Fecha Atributo gjiCrear Tipo de Pliza^ Base de datos donde se encuentren las plizas a integrar. Se debe seleccionar la empresa y el periodo a integrar.

............

Se podrn importar plizas desde un archivo de Excel.

j
|

Indicar cules son los tipos de pliza que se desean integrar. Se podrn integrar Todas o cierto rango de plizas Slo integrar las plizas generadas en el rango de fechas indicado. Se podrn integrar las plizas Contabilizadas, Auditadas o Pendientes. Al concluir el proceso, el sistema verifica en parmetros del sistema si se tiene dado de alta el tipo de pliza, si no es as, el sistema lo crear. Al habilitarlo, el sistema presentar automticamente un resumen de posibles errores por los cuales no haya podido integrar alguna de las plizas. El archivo se llama BITACORA.TXT, y se localiza en el directorio donde se encuentre la base de datos.

yfj Crear Bitcora de proceso

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COI 8.0

82

B Prctica 24: Integrando plizas a) Ingresar al periodo de Febrero 2010. b) Realizar el proceso de Integracin de plizas tomando en cuenta los siguientes datos:

Conexin: Empresa Mes Ejercicio

DATOSEMPRESAQ1 1 Enero 2010 Tipo de plizas Nmero de plizas Atributos Todas Contabilizadas ;

c) Cuntas plizas se integraron?____________________ . d) Ingresar al catlogo de plizas y verificar la integracin.

Notas del asistente:

Gua Curso Bxsico Aspel -COI 6.0

83

/ N

/ ^
/ V

/">

/ >

r -\

,/~s

/-N r\

/ n

Notas del asistente:


/-> Gua C w so Bsico Aspel-COI 6.0 84 /- N / '

6.
6.1 Generales

EMISIN DE REPORTES

Dado que la parte medular de un sistema es la informacin que ste es capaz de proporcionar, una vez que la informacin de cada catlogo ha sido capturada conforme a las necesidades de operacin de la empresa, se procede a la generacin de reportes, los cuales ayudarn a responder a las necesidades financieras ms importantes. Aspel-COI maneja 3 tipos de reportes: Internos: Creados por desarrollo del sistema, no se pueden editar. Formato: Los cuales requieren de un archivo denominado formato, cuya extensin es *.FTO, son editables. QR2: Se pueden editar a travs del reporteador grfico llamado QuickReport. 9 Los formatos de impresin, hojas de clculo fiscales y financieras, as como archivos de estadsticas, entre otros, se almacenan en el directorio de Plantillas" y cada vez que se crea una empresa en Aspel-COI 5.0, esta informacin es copiada a carpetas donde el sistema lee los formatos, dichos directorios se generan bajo el nombre de Datos(e), donde e = numero de empresa. La ruta hacia estos formatos se puede modificar en Configuracin / Parmetros Generales / Cuentas.

6.2

Emisin de Reportes

Se pueden emitir los reportes estando en cualquier catlogo del sistema, desde el men Reportes o desde el Administrador de reportes. De acuerdo al tipo de reporte, el sistema presentar las opciones correspondientes en la presentacin preliminar. a) Reportes de tipo FTO: En este caso, el sistema presenta una serie de opciones para visualizar dicho reporte, sin embargo, dentro del archivo se deber indicar que la salida es a la impresora, de lo contrario, esta ventana no aparecer y se enviar directamente a la impresora. Los botones de la presentacin preliminar tienen funciones especficas de acuerdo a la consulta, destino y tipo de reporte. 100% m
M

<

Figura 6.3-1 Barra de herramientas de la vista previa de un reporte interno o un fto.

Icono V

Funcin Imprimir |
3

1
i H M W

Nmero de pgina Porcentaje de zoom Primera o ltima pgina Pgina siguiente o anterior ; Insertar logotipo de la empresa 1

r....... m m sm ........*

W P
mmm ug

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COi 6.0

85

b) Reportes de tipo QR2: Estos reportes, siempre muestran una vista preliminar antes de enviarse a la impresora, en la cual, se presenta un barra de herramientas que incluye ms funciones dado que es un tipo ms avanzado de reporte.

Figura: 6.3-2 Barra de herramientas de la vista previa en un reporte .qr2. Icono s jijgj; I j Pgina completa Zoom ancho de pgina Zoom al 100% Primera pgina, pgina anterior, pgina siguiente y ltima pgina respectivamente. ;J l Ir a pgina Configurar impresin Imprimir i Salvar reporte, se puede almacenar el reporte en formatos WMF, XLS, PDF, TXT, entre otros. Abrir reporte a # % i i Prepara el reporte para Infoweb Publica el reporte en Infoweb Ayuda del sistema Salir de la vista preliminar Funcin

6.3

Reporte de catlogo de cuentas

lZ7 Ruta de Acceso: Men Reportes / Catlogo de cuentas /Catlogo de Cuentas O Tipo: Interno Este reporte permite obtener la impresin de las cuentas que integran el catlogo, teniendo la posibilidad de filtrar por un rango de cuentas, por movimientos y saldos, por tipo de moneda, rubro, departamentos, entre otros. Tambin se tendr la posibilidad de ordenar los registros resultantes utilizando la seccin Ordenar por .

Motas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COI 6.0

86

-Seleccionar le cuentas oue cumplan conCuenta Desde j Hasta Moneda Rubro

Ve* jg |
(* } Todas

; OSjoconmovimientos | O Slo con saldo y/o movimientos

i Todas i Todos

Naturaleza i Indistinta Defito j Indistinto

Slo ctas. que afecta al ajuste cambiario

Aceptar

jj|^

A u d a

Figura 6.3-1 Ventana de dilogo para impresin del Reporte.

6.4

Reporte de seguimiento de presupuestos Ruta de Acceso: Men Reportes / Catlogo de cuentas /Reporte de seguimiento de presupuestos O Tipo: Interno

Este reporte mostrar un seguimiento del presupuesto ejercido o no para cada cuenta y as saber si se ha excedido o respetado el presupuesto asignado a las cuentas o departamento.

Seleccionar oor <)gubo Depaitamento Nivel de cuentas ^' Mayor Tout#: corno saliios fti tt*1 de () Cargos -Abonos
4*d

1.-Activo Circulante 2.-Activo No Circulante 3.-Pasivo a Corto Plazo ; 4.-Pasivo a Lafgo Plazo 5.-Capital i 6.-Ventas I O Rango de cuentas I I Desde Hasta

m
Mi *

Q Cargos Q Abonos Mostrar montos ? 1

Mes del presupuesto ; Enero

Moneda

jl

($h

Tifio de cambio |

ceptar

Cancelar

Aj>uda

Figura 6.4-1 Reporte de seguimiento de presupuestos.

Notes del asistente;

Gua Curso Bsico Aspel-COi 6.0

87

6.5

Reporte Emisin de Plizas

I J Ruta de Acceso: Men Reportes / Emisin de plizas O Tipo: FTO Este reporte permite imprimir las plizas del perodo actual de forma masiva o por un rango especifico. Es de gran utilidad ya que en ocasiones se requiere imprimir las plizas nuevamente para que sean revisadas por contralores, contadores externos o auditores. Para la emisin de este reporte se definen ios siguientes parmetros: tipo de pliza, nmeros de plizas, nmero de copias. Tambin permite especificar el formato a utilizar para la impresin.

Filtro Tipode pliza Todos los lipos

* Pcli.ias

DD r

<) T odos <3 Rango Hasja

Eg

ifl
Pc-riodo de pliza Fecha inicial j Albulos
G Contabilizadas . O No contabilizadas L J Pendientes O No pendientes Auditadas

Fgcha final

J B

Formato g U[a j C: 'Archivos de piogramaVArchivos comunesSA | | Copias |1

Nombre ;:EMIF)2W.FT0

Editar formato...

Aceptar

Cancelar

Ayuda

Figura 6.5-1 Parmetros para emisin de plizas.

6.6

Reporte Balanza de Comprobacin

l & Ruta de Acceso: Men Reportes / Balanza de comprobacin Desde el icono O T \p o : Interno

Este reporte permite conocer los movimientos y saldos de las cuentas del periodo. J *> La balanza de comprobacin muestra cuatro columnas. (Saldo Inicial, debe, haber y saldo Final). Para que una balanza de comprobacin est cuadrada, el total de la columna de saldo inicial y final debe ser ceros, y el total de la columna debe y haber debe ser el mismo en ambas columnas.

Motas del asistenta:

Gua Curso Bsico Aspel-COi 6.0

88

U e iiu rln de Id Im I-j./.j c c o m p ro b a c i n

i
Musir; montos en Moneda 1 Tigo de cambio {1.00

Nmero de cuenta Desde i| Hasta j ipo do monedo 0. T odas Departamento j[21 Ninguno iO Todos los deptos. 1. Ventas I p 2. Pedidos ;l ~t 3. Mostrador | [ j 4. Mercadotecnia

S
l

Q] Solo con movimientos Nivel de la hateras j 3.-Auxiliar

Ttulo del reporte !Balanza de comprobacin al 31 /Ene/I0

Aceptar

Cancelar

A u d a

Figura 6.6-1 Parmetros para emisin de la Balanza de Comprobacin.

6.7

Reporte Diario General

y Ruta de Acceso: Men Reportes / Diario General O desde el icono O Tipo: Interno Este reporte proporciona el detalle de las plizas solicitadas, agrupndolas por tipos de pliza. &Z El orden en que se presentan tos tipos de pliza en este reporte depender de cmo se hayan registrado en Configuracin / Parmetros del sistema / Plizas / Tipos de Plizas.
Reporte de diario general

P1 U

T odos Dr eb
19

! jfodag i Q Fiango Desde i Hasta |

Folio inicial

T iluto del reporte

Diario general

Aceptar

Cancelar

Ajiuda

Figura 6.7-1 Opciones del reporte de Diario General

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COt 6.0

6.8

Reporte de Auxiliares

E 7 Rutas de Acceso: Men Reportes / Auxiliares O desde el cono C a l O Tipo: Interno Este reporte muestra los saldos y movimientos de las cuentas, de un mes o de un rango de periodos especfico. Adems de los filtros, este reporte cuenta con una opcin denominada Corte de pgina a nivel", la cual contiene las opciones de: Sin corte: El reporte mostrar todos los movimientos sin saltarse de pgina. Corte por mayor: Mostrar la cuenta de mayor y sus subcuentas sin realizar un corte. Corte por subcuentas: Mostrara los movimientos por separado, primero la cuenta de mayor, despus la subcuenta. Corte por auxiliares: Mostrar por separado la cuenta mayor, despus la subcuenta y al final el auxiliar de la subcuenta.

Nmero ds cuenta Desde |l Hasta i

; Periodo

Desde Hasta

;Ene/1Q |Ene/1

; Q Por departamento i{5 0.- Todos los departamentos. j|LJ;1 --Ventas ; 2 Pedidos f j 3 Mostrador 4 .-Mercadotecnia

Cunt&s-...............................................

: 0 Todas O Slo con movimientos ; Q Slo con saldo y/o movimientos Cotte de paina a nivel 0.- Sin corte Moctar montos en Moheda

: Fojio inicial [} Multimoneda Nombre de moneda ;0.-Todas v :j

..a
m

ji 0 0

Tipo de cambio

i T (tulo del reporte j O Exportar a Excel

I Reporte de auxiliares 31 /Enero/10

p Aceptar

Cancelar

Auda

Figura 6.8-1 Parmetros para la emisin del Auxiliar. & El orden en que presenta los movimientos este reporte es por fecha de las plizas, si se tiene habilitado el parmetro Auxiliares por fecha en Configuracin / Parmetros del sistema / Plizas, en caso contrario el orden en que presenta los movimientos es por tipo y nmero de pliza.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COI 6.0

90

6.9

Reporte de Catlogo de Activos Fijos

Cv1Ruta de Acceso: Men Reportes / Activos Fijos /Activos Fijos / Catlogo de activos O Tipo: Interno Este reporte muestra un listado de los activos fijos registrados en el sistema.
R e p o rte de c a t lo go -d e a c tiv o s

. Clave cte aclivoi Desde il

IJ

H asta
Fecha final ;

Fecha de adquisicin:
Fecha inicial i

m.

Localizacin
: Tipo de activo j0
i

Q1 Ordenar por

j"'~| Baja contable de! activo P 'l P o departamento

T tulo del reporte ! Catlogo de activos

^ceptai

Cancelar

Auda

Figura 6.9-1 Parmetros para el reporte de Activos Fijos.

6.10

Reporte de Inventario de Activos Fijos

tflD Ruta de Acceso: Men Reportes / Activos fijos / Activos fijos / Inventario de Activos fijos O Tipo: Interno Este reporte permite llevar un control de la ubicacin y nmero de serie de los activos fijos de la empresa para registrar de manera ms rpida los cambios que pudieran presentarse.

Clave del activo C)esde I Hasta

Fecha de adquisicin Fecha inicial

Hj ... ....B

. j; j;.C:;V- i . . . . ........ . ... .......

Fecha inal

Departamentos Jipode activo

poetizacin

j^l J O 0

Ningn departamento Todos los departamentos 1.* Ventas 2- Pedidos 1~] 3.- Mostrado i O 4.- Mercadotecnia

Aceptar

;|

Cancelar

|j

A^uda

Figura 6.11-1 Parmetros para reporte de Activos

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COI 6.0

9 Prctica 25: Emitiendo una balanza de comprobacin a) Emitir la balanza de comprobacin de Diciembre 2009 y Enero de 2010, a cuanto asciende el total de movimientos? i 1 j Periodo Dic. 2009 Ene. 2010 Monto

b) Qu diferencias hay entre el reporte de Emisin de Plizas y Diario General?

6.11

Reportes Financieros

"La contabilidad financiera tiene como objetivo primordial el de informar, derivado de la naturaleza y relacin que tiene la contabilidad con el medio econmico que lo rodea, le permite presentar los resultados que a una fecha determinada se han obtenido por la entidad econmica . Esta informacin se presenta en los documentos llamados estados financieros que se integran bsicamente por Balance general, Estado de resultados y Estado de cambio de situacin financiera, entre otros. Estos documentos generados por el sistema responden a los estndares establecidos por los "principios de contabilidad", los cuales son los conceptos bsicos que establecen la delimitacin e identificacin del ente econmico, las bases de cuantificacin de las operaciones y la presentacin de la informacin financiera cuantitativa por medio de los estados financieros.

6.11.1 Balance General 7 Rutas de Acceso: Men Reportes / Balance general / Moneda contable o con el cono i ' Men Reportes / Balance general / Moneda extranjera O Tipo: FTO El Balance general muestra los activos, pasivos y el capital contable a una fecha determinada, los totales de estos rubros y la fecha del reporte. Este reporte puede ser emitido en moneda contable y extranjera. El archivo Bgralw.fto genera el balance general en la moneda contable del sistema y Bgralmow.fto genera el balance general en moneda extranjera. Si se realiz traduccin de archivos los formatos que se deben utilizar son bgralwbt.fto y Bgralmowbt.fto respectivamente.

Boletn A-1 de la Comisin de Principios de Contabilidad del IMCP

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COi 6.0

92

rn )

'% 1 0 1 .... - M '< M


A S P E L DE MEXICO (EM P RESA S)

Direccin. Poblacin':

CERRADA SUIZA 17 M. CONTRERAS

Rsg. fed.: Cdula:.

AME860107KD9

Poina

BALANCE

G E N E R A L AL

31/Ene/10

A C T I V O

ACT-VO C

. ws < 1503 si.3 * t iC-CCCC SiTM/% iX K w aco 0 .x oawe 3xe ?.5S. a . 5K 0.CCr.T9.3i

S {$ & G A 3 C e C * & sASCOS Ej 'O j e c ^ r^ ra r-WSRAWSa * : veteS*S ESTES $7;WCN fcE 0>-=?vS<CZaA2iS FsecsavAPjosy s m & a a . s C O C t i? 5 O S c c *?ia r ASBESTOS A vV^KTAf^OS A*ACSS3->A3:. sftm s 2 o 3OSA>T>3-WC55 A S T R O S DE PUESTOS t c t a . 2E r e v e *sc u u n t s

.ZTVO en CHECiAVTE

?S33NCS
axrcsitrt

tzr-ces
U xzstrsv-2.

Z S ^ s C A C ^ V 5 i EC>- C =03

S S 5 iS C i*O ti S i9 C S T fW S P G a T E >r.=lC 'AC;0\ <Sw?0 E CCMfiJTO 3 ? R S 6 *C K .rS E C V 3 > 0 D S E S A S s k s x s & S srs# 5 ?3


3SP0S7G5 > GASAV^A
w l^ SS T C S ~ t JlJfTAS T O T A i2 E A 2 T O O K 9

3 A S76S r JV-STASA3CNM Z j~ Z A .Z C \ wS 5A5TC-5 Oc a iA C iS K

.
Figura 6.11.1-1 Vista preliminar de un Balance General

6.11.2

Estado de Resultados

l & Rutas de Acceso: If Men Reportes / Estado de resultados / Moneda Contable o con el icono j Men Reportes / Estado de resultados / Moneda extranjera O Tipo: FTO El estado de resultados muestra los ingresos, costos, gastos y la utilidad o prdida resultante en el periodo. Agrupa las cuentas de resultados en el siguiente orden: Ventas Costo de Ventas Gastos de operacin (Gastos de venta y gastos de administracin). Productos Financieros Otros Ingresos y Gastos ISR y PTU

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COi 6.0

jw jC & G g v.fciH ' a

O w tro 'Ja

El archivo Edorew.fto genera el estado de resultados en la moneda contable del sistema y Edoremow.fto genera el estado de resultados en moneda extranjera. Si se realiz traduccin de archivos los formatos que se deben utilizar son edorewbt.fto y edoremowbt.fto respectivamente.

A S P E L D E MEXICO (EM PRESA S)

Direccin: Poblacin.

CERRADA SUIZA 17 M. CONTRERAS

Reg. fed Cdula:

AME860107KD9 Pgina 1

|
i i * S r a

ESTADO

DE

RESULTADOS

AL

31 Ene 10

E a r t IN G R E S O S : V S K t t S G :5 C e iT C 5 V C v 'O C O r iE 5 S O B R E V E N T A W iU D E :K 0 P 2 C -S : C O S T O S : C O S T O V E N T A S T O T A L D C O S T O S . L T lU C A O B R U T A G A S T O S S E K S R A l E S . & A 7 0 S S S f lS r W iS S T O T A L 0 = G A S T O S B s iS R A ls S . t in u D A B S S A O T 5 S -3 E O T R O S if r S K S C S .Q A S 7 0 S Q T 5 C S IM G E 5 0 3 V G A S T O S ' P R C D C T C S F N A f t O lE R C S C T O O S F R O O l^ X T O S C -A iT O S F iiA X C iE R C S O T R O S G A S T O S :......

4 e = z * V K t f t r e

A S S 5 .6 3 ~ * S

< 2 5 . 5 5 i.4 .. ? > :3 0 3 O S . 7 *M tt

V m S C C -.O C :-.w Z 'A v 3 3 . 0 .2 2 .2 2 2 & S Z .V r 5 . . c -5 >

5 2 ? .? W . C . 0 .

3 .0 3 t W .-r o 5 .C 0 3 3 , 2 ? $ 3 .2 2 S 5 .? 3 3 0 . & 3 3 5

| I -i
i

f 5 .9 V J .v 6 S 5 .M M & 3 .5 J .M 7 . f t3 6 C . / 5 3 . 0 0

I I |

7 K .3 2 9 5

Figura 6.11.2-1 Vista preliminar de un Estado de Resultados

6.11.3

Libro Mayor

21/ Rutas de Acceso: Men Reportes / Libro mayor , J) O con el icono O Tipo: FTO Este reporte, conocido como Libro mayor auxiliar, permite listar los saldos y afectaciones efectuadas a cada una de las cuentas de Mayor en uno o varios perodos, hasta llegar a un ao. Muestra el saldo inicial, el total de cargos y abonos y el saldo final de las cuentas. Este reporte se emite por medio de un formato y se puede modificar dependiendo de las necesidades de la empresa, el archivo a editar se llama mayorw.fto.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COi 6,0

94

^ ^ |^|

A S P E L D E M E X IC O (E M P R E S A S )
Di'COn: Psclaa n ; CefiRACAUl 2A IT W CONTRERAS L IB R O US K lt it P an-M c* s A i is a . U A V a 5a is ; i'ia a l S a ls C f5 0 * A s j H&3 - k . C iu l AM ESei37KD9 riej# poJi& 1 1

:-:0.303-33{J Enars

FC D3 =IJ3 Q= C AA O.OD a ,00

2.00

303 0 03

{.DO

0 30 0 00

0.00 0 . 0D

'.'.OOZ&l'j

EArrCOS r,T,'.eea 9.93 234.105 00 ?^.ee4.ao

W *,0 4 3 0 jS .tC 3 0 i) 1 ^36.03 HT.1d4.30 117. *W 30 254.10500 232,770.03

E~t:c

S 2-OOPOOO E.HKS

B s r .c E lM - jt 'i

iE .7 K i.a o

: 8.765.23 7E0.KJ

000 3 00

2..70002 32.250.33

ii.7M.ao 15503.30

a oo 0.00

<5002-330 E.-'e

IW E R S IG 6 5 S JV A L O rE S o ca 3. 2a 0 30 00

55.300.O D

=5.00000 af-.aoo.3

C.-jO 3.00

0.00 0.02

;:fO-D3aOO

C U B iT f iS 145.275 C3 'ZZ 145.I0 00

578^70 0Q

re s/t'v

> .7 3 3 03 7 .2 5 0 30

i4 5,"7 00 253^95.50

2 Z .I 4 05 ? 2 ,l e .0 3

Figura 6.11.3-1 Vista preliminar de un Libro Mayor

6.12

Reportes del Usuario

CD Rutas de Acceso: Men : Reportes / Administrador de reportes o con el icono i_ i Formato FTO y QR2

Los sistemas de la lnea Aspel cuentan con reportes que satisfacen las necesidades ms importantes de la empresa, no obstante, pueden existir reportes los cuales por necesidades especificas de las empresas no se adapten a los estndares. Por tal motivo en los sistemas se cuenta con editores de reportes que permiten a travs del Administrador de Reportes, facilitar la manipulacin de los mismos, es decir, se encargar de listar, editar, crear y emitir los reportes ya sea por formatos FTO o QR2 (Quick Report).

Notas riel asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COI 6.0

95

Administrador de reporte1 ;
ffi? i

1
r .* !< ..

ti-.
Grupos Ttulo

...........
... So l :A

Formato Archivo 8 GRALW

Activos __ l Cuentas departamental i Plizas i Rubros

J BALANCE GRAL. EN MONEDA EXTRANJERA


ESTADO DF RFSULTADOS LIBRO MAYOR

FTO

BSRALMOW EDOREMOW MAYORW

............................FTO............. EDOREW......... FTO

ESTADO DE RESULTADOS EN MONEDA EXTI FTO

Ruta del archivo actual;

C:\Archivos de prograroa'Archiyos contunes^AspelSSistemas Aspel\CgiS,POSDalosU

Figura 6.12-1 Administrador de Reportes.

El procedimiento para editar y crear nuevos reportes en cualquiera de los dos formatos disponibles se explicar en el curso Certificacin.

H Prctica 26: Emitiendo un balance general a) Emitir el reporte del Balance general del mes de Enero, mostrando la salida a pantalla. Indica los montos obtenidos en los siguientes conceptos:

Capital Social: $ ____________________________ . Total de pasivo y capital: $ ________________________ .

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspc4-COl 6.0

96

7.
7.1 Respaldo de archivos

UTILERIAS

La informacin que se maneja por medio de los sistemas, se convierte en un factor muy importante para la toma de decisiones en las empresas, por lo tanto el almacenamiento y recuperacin de la informacin en un sistema administrativo, contable o de cualquier ndole, requiere que cuente con herramientas capaces de cumplir con esta tarea, Aspel-COI permite realizar estos procesos por medio del Respaldo de archivos.

7.1.1

Generacin de respaldo

l & Rutas de Acceso: Men Utileras / Respaldo de archivos / Generacin de Respaldo Men Archivo / Administrador de Perodos / E l o con el cono

Esta opcin sirve para copiar los archivos de trabajo a otros dispositivos de almacenamiento como son: CDs, USB, disco duro, etc. El asistente crea un archivo ZIP' con el nombre que se le indique. Esta operacin permite contar con un resguardo de todos los movimientos que se efectuaron, en caso de que algn archivo se dae definitivamente, pueda ser restablecido en el directorio de trabajo.

| Detalles de instalacin de ASPEL-COI 6.0 C:\Archivos de programaV\speftAspel-COI 6.0\ Ruta de instalacin C:\Archivos de programavArchivos comunesSAspeftSistema Ruta de datos \ Ruta de archivos comunes C:\Archivos de programa'Archivos comunes\Asp2 Detalle del respaldo Directorio destino Hombie del archivo i mon Files^AspelVSistemas AspelVCOIG. O O VRespaidos\ (ffi j Respa!do_22-11-2010 05-41 -19

V Proteger con contrasea

Contrasea:-

Confirmar.

;==<**

Q u q u ie r e s r e s p a ld a r ?

] Mis Dalos y Ruta da archivos de trabajo j Archivos de configuracin. ] Perfiles de usuario ] Documentos asociados j INFOWEB F / d a c

.................. Respa|dar izando: ( Extensin de archivos <" Mscara para nombie de archivo

Incluye los archives con extensin: *.xtnl;Mog

u- Esta opcin te permite respaldar los archivos de-bitcora del sistema.

Acepiai

|[

Caceiat

|f

A^uda

Figura 7.1.1-1 Respaldo de Archivos.

ZIP, es un formato de archivo comprimido porttil que se utiliza actualmente.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COi 6.0

97

Sus Campos: Opciones Ruta de instalacin Ruta de datos Ruta de archivos comunes Directorio destino Nombre del archivo | Proteger con i contrasea ; Campo informativo: muestra la ruta donde se encuentra instalado Aspel-COI. Campo informativo: muestra la Ruta donde se encuentran la base de datos con la que se est trabajando. Campo informativo: muestra la Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes (DAC). Se indica (a ruta donde se almacenar a informacin de a empresa. Por razones de seguridad NO se recomienda almacenar el respaldo en el mismo directorio en el que estn los datos originales. Nombre que llevar el respaldo, el sistema lo guarda en un archivo comprimido con extensin .zip Si se requiere proteger el respaldo con una contrasea se debe habilitar esta opcin e indicar la contrasea correspondiente. Mis datos: Respalda todos los archivos de datos y sus ndices, en general todos los archivos contenidos en el directorio que se encuentre configurado para leer la base de datos. Archivos de configuracin: Permite respaldar todos los archivos donde se encuentra almacenada la configuracin del sistema y datos de la empresa. Perfiles de usuario: Respalda los archivos relacionados con los perfiles de usuario definidos para los sistemas Aspel. Documentos asociados: Esta opcin respaldara los documentos asociados al sistema INFOWEB: Esta opcin se utiliza para respaldar todos los archivos y configuracin de las cuentas y espacios en Internet para la publicacin de la informacin de Aspel-COI. DAC: Respalda todo el Directorio de Archivos Comunes. Bitcora: Respaldara la bitcora del sistema. Extensin de archivos: Se especifican todos los archivos que contengan la misma extensin. Mscara para nombre de archivo: Esta mscara sirve para poder respaldar slo algunos archivos de acuerdo al nombre, pudiendo utilizar caracteres comodines estndar (* ?}. Para respaldar archivos especficos de configuracin se debern escribir con las extensiones .coi, .xml, .ver, .inf o .ni.

Que quieres respaldar?

Respaldar usando

i La periodicidad de los respaldos depende mucho de las polticas de cada empresa, pero se recomienda que se realicen por lo menos una vez al da, con esto se garantiza que la informacin siempre estar disponible y actualizada bajo cualquier circunstancia.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COI 6.0

98

mm

z S f c ' i X : ('tos

7.1.2

Reinstalacin de respaldo

! & Rutas de Acceso: Men Utileras / Respaldo de archivos / Reinstalacin de Respaldo n fllr Men Archivo / Administrador de Perodos / 3 o con el icono

Con esta opcin se podrn reinstalar los archivos respaldados con anterioridad. Esta opcin es de gran utilidad cuando se daa la base de datos ya que permite recuperar la informacin, por eso es muy importante realizar respaldos diariamente.

D e t a lle s d e i n s t a la c i n d e A S P E L - C O I 6 .0

Rula de instalacin Ruta de datos

: C:\Atchivos de piogramaVAspel^Aspel-COI 6.0\ |c5|;

Ruta de archivos comunes i C:\Archivos de programaVAichivos comunes'AspjC?);


R e s p a l d o a r e s ta u r a r

Nombre de! archivo

r ............................... ........ 7

isi'

I...

Q u q u ie r e s r e s t a u r a r ?

: Mis Dalos y Rula de archivos de trabajo: >y Archivos de configuracin Perfiles de usuario .Q I Documenlos asociados INFOWEB vi

| [ Cancelar

A u d a

Figura 7.1.2-1 Restauracin del respaldo.

Sus Campos: Opciones Ruta de instalacin Ruta de datos Ruta de archivos comunes
.

Ruta donde se encuentra instalado Aspel-COI. Ruta donde se reinstalarn los archivos contenidos en el respaldo. Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes (DAC).

Notas d! asistente:

Gua Curso Bsico Aspel -COi 6,0

99

Se indica la ruta donde se encuentra e archivo de respaldo ( ZP). Si se indica un archivo que no tenga la estructura adecuada el sistema enva el siguiente mensaje:
R esta uracin do arch ivo s

Directorio origen

j\ -

El archivo de respaldo no contiene la informacin necesaria para ser restaurado por este asistente, Aceptar

Figura 7.1.2-2 Mensaje de advertencia de un archivo zip Contrasea Que quieres restaurar? En caso de que el respaldo este protegido con contrasea, se deber indicar la misma para poder reinstalarlo. Se deben seleccionar los archivos a reinstalar. Al seleccionar el respaldo, e sistema detecta los archivos que se encuentran en el mismo, habilitando las casillas correspondientes (mis datos, archivos de configuracin, perfiles de usuario, etc.).

H Prctica 27: Respaldo y restauracin de archivos a) Realizar el respaldo de "Mis Datos" con el nombre de RespCOIBas en el directorio creado en el punto anterior. En qu directorio se gener el respaldo?__________________________________________________________________

b)

c) Con que extensin se generan los respaldos? ____________________________________________________________ d) Ingresar a la opcin para recuperar el respaldo. e) Seleccionar la ruta donde se encuentra el archivo RespCOIBas", qu opciones se habilitan para restaurar y por qu?

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COi 6.0

100

ANEXO
Sistem as Aspel Aspel de Mxico es una empresa 100% mexicana y lder en el mercado de software administrativo que desarrolla y comercializa sistemas de cmputo y servicios relacionados que automatizan la administracin de las micro, pequeas y medianas empresas favoreciendo la correcta toma de decisiones, simplificando sus actividades administrativas e integrndolas fcilmente a la era digital. Aspel actualmente cuenta con ms de 450,000 empresas usuarias en Mxico y Latinoamrica.

Figura A-1 Interface de los sistemas Aspel

Aspel-SAE Administracin Empresarial Administra el ciclo de compra - venta y relaciones con clientes utilizando herramientas que optimizan los esfuerzos de las reas administrativas y comerciales. Integra automticamente a la administracin los pedidos creados desde Internet (tienda virtual) a travs de Aspel-SAE Comercio Electrnico. Facilita la creacin, envo y almacenamiento de documentos fiscales digitales (factura electrnica). Aspel-COI Contabilidad integral Procesa, integra y mantiene actualizada la informacin contable y fiscal de la empresa. Proporciona diversos reportes y grficas que permiten evaluar el estado financiero de la organizacin y generar oportunamente las diferentes declaraciones fiscales e informativas. Interacta con hojas de clculo enviando a Microsoft Excel la informacin contable mantenindola actualizada automticamente. Aspel-NOI Nmina integral Automatiza el control de todos los aspectos de la nmina empresarial: percepciones y deducciones de los trabajadores, as como las declaraciones y aportaciones de la empresa. Incluye las ltimas disposiciones fiscales y laborales vigentes. Envo de movimientos afiliatorios al IMSS por Internet, sin necesidad de recapturas o aplicaciones intermedias. Aspel-BANCO Control Bancario Manejo de ingresos y egresos. Conciliacin electrnica con las principales instituciones financieras. Interfase en lnea con Aspel-SAE y Aspel-COI, para una afectacin simultnea de la administracin y contabilidad de la empresa.

Notas del asistente;

Gua Curso Bsico Aspel-COI 6,0

101

Aspel-PROD Control de Produccin Planea y controla los procesos de produccin optimizando el consumo de materiales. Integracin total con el inventario de Aspel-SAE para un seguimiento en lnea de existencias, movimientos, nmeros de serie, lotes, entre otros. Consultas de implosin y explosin de materiales para la correcta toma de decisiones. Aspel-CAJA Punto de Venta y Administracin de Comercios Controla y administra las ventas de mostrador e inventarios de uno o varios comercios, convirtiendo a una computadora en un punto de venta capaz de operar con pantallas de torreta, lectores pticos de cdigo de barras, bsculas, cajones de dinero, lectores de tarjeta de crdito e impresoras de tickets, entre otros. Aspel-INFOWEB Informacin Empresarial Con slo un clic, publica las consultas, estadsticas y reportes seleccionados de los sistemas Aspel en un sitio seguro en Internet o en una Intranet. La informacin se organiza por sitios, sistemas Aspel, carpetas y fechas, logrando clasificaciones tan sencillas o sofisticadas como se requiera. Proporciona control y seguridad en la informacin publicada, el acceso al sitio est restringido mediante claves y perfiles de usuario.

Contacta a nuestros distribuidores certificados en: aspel.com/distribuidores Encuentra informacin til y oportuna en aspel.com/base Para asesora tcnica, foro de usuarios, preguntas frecuentes y soporte en lnea visita nuestro sitio de soporte tcnico: aspel.com.mx/soporte Asistencia telefnica: Mxico: (55) 5325-2350 Guadalajara: (33) 3123-1653 Monterrey: (81) 8352-5661

aspel.com

Aspel de Mxico S. A. de C. V. agradece su participacin en este curso.


Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel-COI 6.0

102

También podría gustarte