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2013-10-09

GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 1

1. INTRODUCCIÓN
El programa de formación “Organización Documental en el Entorno Laboral”, está proyectado para
fortalecer y mejorar los procesos en cuanto a organización de documentos en las empresas públicas y
privadas, que constantemente están produciendo y recibiendo documentos, para ello, es necesario conocer
los principios para la clasificación de documentos y la legislación vigente que le aplica a este tipo de labores al
interior de las instituciones.

A continuación, se describe cada una de las actividades que conforman la guía de aprendizaje 1 teniendo en
cuenta el Resultado de Aprendizaje 1 “Clasificar los documentos de archivo aplicando los principios
archivísticos y la legislación vigente”, mediante el cual el aprendiz podrá adquirir conocimientos para la
implementación de programas de organización documental, con el fin de disponer de la información de forma
ordenada que permita una ubicación rápida, en el momento que sea requerida, y de esta forma comprender
la importancia de la organización de los archivos al interior de la empresa con el ánimo de disminuir
problemáticas relacionadas con la falta de información por causas de ordenación y clasificación de
documentos.

Lo anterior se abordará mediante la actividad de aprendizaje AA1 “Aplicar los principios archivísticos para la
clasificación documental en las organizaciones, teniendo en cuenta la normatividad vigente”.

¡Bienvenidos!

2. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE

Programa de Formación: Código: 51130034

Organización Documental en el Entorno Laboral.
Versión: 1
Resultados de Aprendizaje: Competencia:

21060200901. Clasificar los documentos de 210602009. Organizar archivos de gestión de acuerdo

archivo aplicando los principios archivísticos y la con normatividad vigente y políticas institucionales.
legislación vigente.

Duración de la guía: 10 Horas

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3. ESTRUCTURACIÓN DIDÁCTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial.
Actividades Previas
Antes de elaborar las actividades propuestas en ésta guía de aprendizaje, es preciso verificar que realizó las
siguientes actividades previas al proceso formativo:

a. Actualizar datos
b. Contestar el sondeo de conocimientos previos
c. Presentarse ante su instructor y compañeros del Foro Social

Importante: Consulte el enlace “Información del Programa” que se encuentra en el menú del programa de
formación, para conocer la descripción, la metodología de estudio, duración, justificación, entre otros
aspectos.

Actividades de Reflexión Inicial

Dado a que la desorganización respecto de la gestión documental en las instituciones ha sido una de las
problemáticas más comunes, se considera importante el poder tener archivos y documentos organizados
adecuadamente para su ubicación y consulta. Un archivo bien organizado, permite acceder a información
confiable en el momento oportuno, lo que conlleva a tomar decisiones eficaces, teniendo como testimonio
lo descrito en los documentos.

Por lo anterior, es necesario que usted como aprendiz intente dar respuesta a los siguientes interrogantes,
dentro del proceso de reflexión que se está abordando:

 ¿Qué elementos considera necesarios para la organización de archivos?

 ¿Conoce la norma que regula la función archivística del estado?
 ¿Para las actividades de organización documental considera necesario contar con personal
capacitado para la organización de los archivos? ¿Por qué?
 ¿Qué considera puede ser un impedimento para la correcta organización de la información en las
instituciones?

Nota: esta actividad tiene como finalidad encaminarlo en el desarrollo de los temas de esta guía de
aprendizaje.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.

Mediante la actividad anterior donde se invitó a reflexionar en torno a la importancia de la organización de
los documentos de archivo para las empresas, se pudo identificar los conocimientos, sobre el tema y el
alcance de su comprensión general; de igual manera, se reconoce de forma general, los lineamientos que
establece la norma archivística, aportando con éste ejercicio de reflexión, al razonamiento y generación de
ideas que contribuyan a la solución de preguntas planteadas inicialmente, de tal manera que se avance en el
entendimiento de las actividades para el logro del Resultado de Aprendizaje que aborda la presente guía.
Por lo anterior, el aprendiz deberá fundamentar sus saberes previos, complementando conocimientos
mediante la consulta de textos y referencias bibliográficas sobre el tema especificado en relación a
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organización documental, organización de fondos documentales, clases de archivos, normatividad

archivística, series documentales, conservación y preservación de documentos, igualmente debe apoyarse
en los conocimientos y vivencias propias de su labor y con los que resulte posible cambiar ideas con todo
esto y con los lineamientos que se presentan y describen en esta guía a de desarrollar la actividad de
aprendizaje AA1. Aplicar los principios archivísticos para la clasificación documental en las organizaciones,
teniendo en cuenta la normatividad vigente.

Encuentro Sincrónico: El aprendiz deberá participar en los encuentros sincrónicos citados por el instructor,
principalmente en el encuentro del inicio del programa donde se explicará objetivo del cuso, los resultados y
actividades de aprendizaje, las evidencias a desarrollar y sus criterios de evaluación, duración, cronograma
de actividades, entre otros aspectos, como por ejemplo resolver dudas e inquietudes, explicar temas
técnicos específicos, orientar en la búsqueda de información y entrega de evidencias.

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

Es importante tener presente que los conocimientos adquiridos mediante el seguimiento, y aplicación de
ésta guía, resultan claves para apropiar los conceptos generales sobre la clasificación documental, y
normativa; su apropiación y la cobertura aplicativa que se pretende alcanzar, resulta la asimilación de los
conceptos generales y definiciones, que sin duda fundamentan y facilitan al aprendiz el conocimiento para la
organización de los archivos empresariales, su forma correcta para la clasificación de los documentos y su
normatividad vigente.

Le invitamos a avanzar en el proceso teniendo en cuenta los requerimientos para el alcance de las
competencias que propone el programa de formación, mediante la presente actividad de apropiación del
conocimiento. Para el desarrollo y logro del resultado de aprendizaje Clasificar los documentos de archivo
aplicando los principios archivísticos y la legislación vigente, se hace necesario que usted como aprendiz
apropie conocimientos basados en los siguientes temas.

 Organización Documental
 Importancia de la organización de los documentos de archivo
 Archivo y sus clases
 Estructura orgánica de la empresas
 Fondos documentales. Secciones y subsecciones.
 Legislación archivística Ley 1712 de 2014
 Clasificación Documental u sus pasos
 Series, Subseries y tipos documentales
 Cuadro de Clasificación Documental.

La actividad de aprendizaje “Aplicar los principios archivísticos para la clasificación documental en las
organizaciones, teniendo en cuenta la normatividad vigente”, le permitirá evidenciar el saber adquirido,
garantizando el logro de competencias requeridas mediante la apropiación de conocimientos necesarios
para un buen desempeño en su campo laboral, con el fin de organizar los archivos institucionales de
acuerdo con los criterios archivísticos y la normatividad vigente. En necesario que usted:

 Fortalezca sus conocimientos a través de la consulta del Objeto de Aprendizaje (OA) y recursos que
se proporcionan en el ambiente virtual.
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 Construya y entregue todas las evidencias de requeridas para la valoración del instructor.

En la plataforma LMS, se encuentra el Objeto de Aprendizaje (OA) que debe leer, comprender y asimilar;
toda vez, que en el encontrará la información que le permitirá analizar la conceptualización técnica del
presente tema de estudio.

 Objeto de Aprendizaje: Principios archivísticos y su clasificación dentro de una organización.

Orientación del Instructor

Para el desarrollo de esta actividad de aprendizaje y sus correspondientes evidencias, el instructor orientará
la revisión y posterior profundización en los contenidos y recursos didácticos (objetos de aprendizaje, videos,
enlaces externos, bibliografía, otros), dispuestos en el ambiente virtual. Igualmente, brindará
realimentación oportuna sobre los resultados de aprendizaje esperados y competencias a alcanzar en el
desarrollo del tema. Así mismo, el instructor es el encargado de orientar el proceso formativo mediante
explicaciones especificas aclaración de inquietudes, direccionamiento de actividades, recomendaciones para
el aprendizaje y el desarrollo de evidencias; fomentando en el aprendiz una cultura de investigación, el
respeto a los derechos de autor, y la calidad como un valor agregado en las labores que se encomienden
permitiendo que los documentos sean fuente oportuna de información.

Para el logro del resultado de aprendizaje, el aprendiz realizará las siguientes evidencias:

EVIDENCIA DE CONOCIMIENTO

 EVIDENCIA 1. Prueba de Conocimiento AA1. El aprendiz deberá responder a cuestionario de

preguntas relacionado con la estructura orgánica de la empresa, su jerarquía, conceptos básicos de
archivo, clasificación documental, Serie y Subserie, normatividad; Ley de transparencia y el derecho
que tenemos todos los ciudadanos de acceder a la información, con el fin de que auto evalúe los
conocimientos adquiridos durante el programa. Ingrese al cuestionario, lea cuidadosamente cada
pregunta y responda según su criterio la respuesta correcta, para un mejor desempeño se
recomienda antes de su presentación haber dado lectura al material de estudio.

3.4 Actividades de transferencia de conocimiento

En este momento usted como aprendiz, ha logrado reflexionar, contextualizar y apropiar los conceptos más
representativos que le permiten reconocer como clasificar los documentos y la normativa que no habla
sobre transparencia y acceso a la información y conoce las ventajas que conlleva aplicar estos conocimientos
en el área laboral.

Para cumplir con esta evidencia, es importante que usted haya revisado, leído y comprendido el material de
estudio presentando en esta guía. De acuerdo con las indicaciones de su instructor, posteriormente debe
ingresar a la plataforma LMS y entregar la actividad (evidencia) desarrollada en la plataforma.

EVIDENCIA DE DESEMPEÑO
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EVIDENCIA 2. Foro Temático: Organización Documental. El aprendiz debe presentar su aporte a la siguiente
pregunta:
¿Qué considera Usted que puede ser un impedimento para la correcta organización de la información
en las instituciones? Justifique su respuesta

Debe publicar su aporte a través del foro de discusión, con el fin que los demás aprendices conozcan su
posición al respecto.

Debe publicar su aportación a través del foro de discusión, con el fin que los demás aprendices conozcan su
posición al respecto. Tener en cuenta que, para dar los aportes pertinentes, hay que revisar lo que han
comentado los demás compañeros con el fin de no hacer los mismos aportes, además de leer la guía del
buen uso de foros que se encuentra en el menú “Tutoriales”. Para participar de esta actividad, el aprendiz
ingresará al “Foro Temático: Organización Documental, ubicado en el menú del programa en el
enlace de “Foros” o en “Actividad 1”.

Documentos asociados a la evidencia: Siga las pautas y orientaciones consignadas en los siguientes
documentos para el adecuado desarrollo de la evidencia.

Rúbrica para Participación en Foros de Discusión: “TGM-IE-Rubrica TIGRE- Foros Discusión”

3.5 Actividades de evaluación.

Técnicas e Instrumentos de
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación
Evaluación

EVIDENCIA DE CONOCIMIENTO
Identifica y clasifica los documentos Enlace LMS:
de archivo aplicando los principios
EVIDENCIA 1. Prueba de Cuestionario de Preguntas.
archivísticos.
Conocimiento AA1.

EVIDENCIA DE DESEMPEÑO
Identifica y clasifica los documentos
EVIDENCIA 2. Foro Temático:
de archivo aplicando los principios Enlace LMS: Foro de Discusión
Organización Documental
archivísticos.

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión.

Organización Documental: Conjunto de actividades técnicas y administrativas cuya finalidad es la

agrupación de documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.

Fondo Documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo
de sus funciones o actividades
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Serie Documental: Es el Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,

producidos de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas

Tipo Documental: unidad documental simple, originada en una actividad administrativa

Cuadro de Clasificación: Instrumento o esquema archivístico que nos muestra la jerarquización de la

empresa en ella se expresa en el listado de todas las series y susbseries documentales con su
correspondiente codificación.

5. BIBLIOGRAFÍA

Julia, G. d., & López Ávila, M. I. (2001). Cartilla de Clasificación Documental. Bogotá: Archivo General de la
Nación.

Ministerio de las Tecnologías y las Comunicaciones - Ley 1712 de 2014. Por medio de la cual se crea la Ley de
Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras
disposiciones.

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Centro de Comercio y
Carmen Milena Ferreira Experta Temática Servicios.
Ardila Regional Tolima
Asesor Pedagógico
Línea de Producción Centro Industrial de Septiembre de 2016
Rosa Elvia Quintero Guasca
Regional Santander Mantenimiento
Luis Orlando Beltrán Asesor Pedagógico Integral- CIMI.
Vargas Línea de Producción Regional Santander
Regional Santander