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Como Participar Con Exito en Ferias y Expoosiciones Internacionales PDF
Como Participar Con Exito en Ferias y Expoosiciones Internacionales PDF
Cómo participar
con éxito en
Ferias y
Exposiciones
Internacionales Actualización a marzo del 2010
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
CAPÍTULO I Índice
Ferias y Exposiciones Internacionales
6 1.1 Qué son las ferias internacionales
7 1.2 Principales motivos para participar en una feria o exposición internacional
8 1.3 Ventajas de participar en una exposición internacional
10 1.4 Tipos de ferias
12 1.5 Modalidades de participación en una feria o exposición internacional
CAPÍTULO II
Como saber si mi empresa está lista para
participar en una Feria Internacional
14 2.1 Cómo saber si mi empresa está preparada para exportar
15 2.2 Selección del producto mercado
2.4 Conocer los canales de distribución en el mercado meta
17 2.5 Identifique su competencia
2.6 Evalúe sus posibilidades de éxito
18 2.7 Otros aspectos básicos que toda empresa debe considerar al empezar a exportar
CAPÍTULO III
Selección del evento más adecuado
20 3.1 Definición de las expectativas al participar en una feria y/o
exposición internacional.
21 3.2 Clasificación de los diferentes tipos de feria
22 3.3 Otras clasificaciones
3.4 Criterios para seleccionar una feria
25 3.5 La manera de conocer las diferentes ferias y exposiciones
internacionales a nivel mundial
27 3.6 Otros organismos que apoyan la participación en eventos internacionales
CAPÍTULO IV
La preparación de la empresa antes de la feria
internacional
30 4.1 Aspectos básicos de la preparación para participar en un evento internacional
33 4.2 Elaboración de material impreso
37 4.3 Cómo seleccionar y preparar al personal que atenderá su stand
39 4.4 Envío de muestras
40 4.5 Actividades que deben realizarse los días previos a la apertura del evento
42 4.6 El día anterior al inicio del evento
CAPÍTULO V
La participación en el evento
44 5.1 Diseño del stand
46 5.2 Protocolo y diferencias culturales
47 5.3 Ventajas de contar con apoyo local durante la celebración del evento
48 5.4 Manera de atender a los visitantes
5.5 Durante el evento
CAPÍTULO VI
La participación en el evento
50 6.1 Evaluación de los resultados
52 6.2 Seguimiento de las expectativas creadas
54 6.3 Cómo mejorar la estrategia de exportación de la empresa
56 Glosario
58 Programa Nacional de Eventos Internacionales 2010
59 Directorio
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
Introducción
Por lo anterior, una feria internacional no debe verse como un fin por sí misma
sino como lo que es, un medio para obtener acceso a mercados que de otra
manera sería oneroso alcanzar.
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
CAPÍTULO I
Ferias y Exposiciones Internacionales
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
Campo neutral
En una feria o exposición, el expositor dispone de un área de exhibición
que en muchas ocasiones cuenta con una sala de negociaciones o una
oficina en la que el vendedor y el cliente se pueden sentar a negociar fuera
de su ambiente de trabajo.
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
Relaciones directas
A pesar de que existen numerosas herramientas promocionales eficaces a nivel
internacional como la publicidad escrita, por radio, por televisión, las relaciones
públicas, la visita de vendedores, etcétera, pocas permiten el contacto directo y
personal indispensable para realizar una venta.
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
Más adelante se explican a detalle las características de cada tipo de feria y la relevancia que tienen para ayudarle
a la empresa a cumplir sus objetivos de internacionalización.
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
Para los fines que este documento técnico persigue, se recomienda ir como visitante a una feria internacional en
los siguientes casos:
• Visita de exploración, para ver si la feria es lo que promete, verificar que el sector al que va dirigido es el que nos
interesa alcanzar, así como verificar la calidad de los expositores y visitantes al evento antes de comprometer
nuestros recursos.
• También es recomendable asistir como visitante en el caso de que su empresa requiera adquirir insumos o
tecnología para posteriormente exportar sus productos o servicios.
No es recomendable asistir como visitante a una feria con el propósito de vender y utilizar los pasillos para promover
su empresa o producto, ya que además de ser de mal gusto, puede hacerse acreedor a una sanción por parte de los
organizadores.
Por otro lado, se recomienda participar como expositor si la empresa se encuentra lista para exportar y entre
sus objetivos se encuentran algunos de los mencionados en el punto 1.2. Si usted ha decidido participar como
expositor, tiene las siguientes opciones:
• Participación individual – una empresa contrata un stand desde 9 metros cuadrados (stand tipo) en cualquier
feria o exposición de carácter internacional, ya sea en México o en el mundo y lleva a cabo por su cuenta la
contratación de la construcción, mobiliario, decoración, envío de muestras y materiales, así como el regreso de
los mismos.
• Participación dentro de un pabellón – es común que en las ferias y exposiciones internacionales, los diferentes
países del mundo organicen pabellones, a través de sus organismos de promoción de negocios y exportaciones.
En estos pabellones, llevan a varias empresas de ese país, bajo una misma imagen, compartiendo áreas comunes
como salas de negociaciones, cocinetas, oficinas, etc. Se caracterizan por que el organismo a cargo contrata
los servicios de construcción, montaje, envío y liberación de muestras e incluso contrata paquetes de avión y
hospedaje para sus empresarios. Adicionalmente les brinda asesoría para la comercialización de sus productos
en dicha plaza.
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
CAPÍTULO II
Como saber si mi empresa está lista para
participar en una Feria Internacional
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
Las empresas generalmente participan en ferias o exposiciones con el objetivo fundamental de dar a conocer sus
productos o servicios entre posibles distribuidores, compradores o usuarios finales, es decir, el objetivo es el de
iniciar o incrementar sus ventas al extranjero.
En este sentido, las empresas que participan en ferias o exposiciones internacionales deberán estar preparadas para
recibir el interés de compradores no sólo del lugar en donde se lleva a cabo la feria, sino también el de importadores,
distribuidores, comerciantes al mayoreo de cualquier parte del mundo. Es decir, estar preparada para EXPORTAR.
• Ser una persona física o moral registrada ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
• Contar con productos o servicios que estén consolidados en el mercado mexicano. En este caso es recomendable
enfocar los esfuerzos de exportación hacia aquellos productos o línea de productos con mayores posibilidades
de comercialización en el extranjero.
• Conocer el país o la región específica que presente las mayores posibilidades para dicho producto o línea de
productos.
• Estar familiarizado con temas de transporte internacional, incoterms, contratos internacionales, técnicas de
negociación internacional y de mercadotecnia.
A continuación le recomendamos algunos sistemas de autoevaluación para empresas que desean saber si están
listas para exportar
Export Cheker
Cortesía del Centre for the Promotion of Imports from Developing Countries, CBI
Número de preguntas 15
Tiempo estimado para resolver: 10 minutos
Idioma: inglés
Requiere registrarse
Acceso gratuito
http://www.cbi.eu/?pag=50
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
Una vez determinado que la situación de la empresa es viable para comenzar a exportar, el punto de arranque es la
selección de una línea de los productos que usted fabrica o comercializa, o bien uno de estos, además de la selección
de un país, región o ciudad que presente oportunidades para dichos productos o servicios.
Para lograr esto, es necesario haber previamente identificado, clasificado, cuantificado y estudiado varios segmentos
de mercado del país elegido.
a. Utilizando el propio personal de su empresa para hacer una investigación de mercado, la cual debe incluir una o
varias visitas al destino y entrevistas con jugadores principales de ese mercado.
b. Encontrar estudios de mercado realizados previamente para dichos productos; muchos de ellos están disponibles
gratuitamente o a un bajo costo en sitios como:
o Proméxico
o Secretaría de Economía
o Otros organismos de promoción internacional etc.
o Embajadas, consulados
o Cámaras de comercio binacionales
o Cámaras y organismos de representación empresarial en México
c. Contratar a una consultoría en mercadotecnia internacional para realizar dicha investigación de mercado.
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
Identifique los canales de distribución para su producto o servicio en el mercado seleccionado e infórmese de la
manera común y corriente de vender el tipo de productos que oferta, conozca los incentivos y descuentos que se
acostumbran en los diferentes canales, para lo cual Proméxico y la Secretaría de Relaciones Exteriores ofrecen,
a través de sus oficinas de representación en el extranjero, la posibilidad de llevar a cabo estudios de mercado y
específicamente de canales de distribución en casi todos los países.
Esto incluye conocer los precios a los que los distribuidores compran su producto, los márgenes de intermediación
de cada participante en el proceso de la distribución y conocer el precio al público.
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
Al respecto, se sugiere hacer un análisis FODA de su empresa, para saber si cuenta con personal suficiente, en los
puestos adecuados y con la preparación necesaria para atender oportunidades de negocio en el extranjero y llevar
a cabo las negociaciones necesarias para esto.
Asimismo, es importante determinar el monto de la inversión que su empresa está dispuesta a realizar, de dónde
saldrán los recursos y cuál será el costo de comprometer estos recursos, ya que no es fácil lograr ventas de
exportación, pero la meta es consolidarlas lo que es una actividad a largo plazo.
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
Estudiar el mercado cuantitativa y cualitativamente, y determinar el segmento de mercado al que dirigirá sus
esfuerzos de promoción.
Asignar los recursos humanos y financieros para la consecución de los planes de exportación
Estar en posibilidades de adecuar su producto, su presentación, el envase y la etiqueta a las necesidades y costumbres
del mercado meta.
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
CAPÍTULO III
Selección del evento más adecuado
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
Considerando que la feria internacional es una herramienta para alcanzar nuestros objetivos de comercialización
al extranjero, la exitosa participación en dichos eventos requiere de preparativos minuciosos y realizados con alto
grado de profesionalismo, ya que los errores derivados de la falta de planeación pueden ser muy costosos para la
empresa. En general, se recomienda iniciar la planeación de un evento internacional con un año de anticipación.
Incluso, durante el desarrollo de algunas ferias, los organizadores inician la venta de stands para la siguiente edición,
siendo el primer paso, reservar el espacio, lo que nos garantizará la posibilidad de elegir un lugar privilegiado dentro
del piso de exhibición, así como planear el mensaje.
El definir cuál de estos objetivos dan origen a nuestro interés de participar en un evento internacional, nos permite
identificar la relación coste-beneficio que nos traerá la participación y nos ayudará a tomar la decisión sobre los
recursos que asignaremos a dicha participación.
Tener claridad respecto a lo que espera lograr durante el evento y de los recursos que necesita invertir para lograrlo,
simplifican los procesos de toma de decisiones. Asimismo, facilita la evaluación de los resultados posterior al evento.
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
Para fines de exportación, en estas ferias es posible encontrar distribuidores o posibles socios comerciales, pero hay
que saber distinguirlos entre una gran cantidad de personas que visitan el stand y que, aunque les interese o guste
el producto, no serán clientes al mayoreo.
Estas ferias son útiles para aquellas empresas que ya cuentan con un sistema de distribución en dicho país y que
desean posicionar su marca ante el público en general, en este caso el producto debe estar disponible para venta
al menudeo y el costo del stand deberá ser dividido entre los canales de distribución que se verán beneficiados
por esta promoción, o bien contar con personal del distribuidor en el stand para orientar a los visitantes de dónde
adquirir el producto.
Ferias especializadas
Ferias dedicadas a promover productos de un sector en específico e incluso un nicho dentro de ese sector. Ejemplo:
ferias de autopartes de repuesto, es una feria del sector automotriz, pero dedicada a empresas que comercializan
refacciones.
Podemos encontrar ferias especializadas en un tipo de mercado, comercio o industria. En este sentido, es de
gran utilidad realizar una investigación a priori para participar en el evento apropiado, que nos permita entrar en
contacto con nuestro público meta. Por ejemplo, no es lo mismo para un fabricante de partes para avión, participar
en el Berlin Air Show, en el que se encuentran proveedores de partes para aviones que asistir en el Paris Air Show
que es una exhibición de aviones.
Evite participar en estas ferias si no cuenta con la posibilidad de vender su producto en el país o lugar en donde se
celebra el evento, ya que el público asistente espera en el corto plazo tener acceso a esos productos en su plaza.
Estas ferias son más caras y a veces duran más tiempo que otras, los resultados cuantitativos por contacto son
menores que en una feria especializada.
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
Por su duración
Actualmente existen otros instrumentos de promoción derivados de las ferias como
son los centros permanentes de negocios o trade marts. Exposiciones temporales
como outlets en hoteles o bien los show rooms, por ejemplo de artesanías o muebles
en los que se contratan locales por periodos de seis meses, en un edificio dedicado
a exhibir productos de ese sector en específico. En algunas ocasiones, seguido de
una feria internacional, las empresas optan por contratar un show room, usando las
muestras que presentaron en su stand en la feria para levantar pedidos.
Una vez determinado el mercado meta, considerar que algunos países hacen ferias
relevantes para su mercado que pueden ser de mayor utilidad para nuestra estrategia
que participar en el evento magno del sector.
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
Esto por lo general no está escrito en la publicidad del evento por lo que es
recomendable hablar con empresarios que ya hayan participado como expositores
en el mismo.
Ubicación y distribución del espacio por parte de los organizadores, ejemplo, ferias
organizadas por salones, por ejemplo, la feria del regalo en Nueva York en la que
hay salones de productos tradicionales, de productos artesanales, de productos de
temporada, salón de arreglos florales, etc.
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
Requisitos de participación, como anticipos, pasar por como lugar en los hoteles más cercanos y que ofrecen
jurados para obtener un espacio en la feria, visas para el más comodidades para el expositor en el evento.
personal que atienda el stand o requisitos arancelarios o
no arancelarios para los productos que se desea exhibir. Información cuantitativa
Poner especial atención al número de visitantes, qué
Otros elementos de juicio porcentaje son importadores, distribuidores, detallistas
Costo de espacio y servicios incluidos. En la medida de o público en general, así como nivel jerárquico en su
lo posible, recomendamos no tomar los paquetes de organización y nivel de toma de decisiones.
espacio con mobiliario incluido, ya que la imagen de En cuanto a los expositores, buscar el número de
la empresa y el producto demerita cuando se exhibe expositores, tamaño de empresas que participan,
dividido por una cortina negra y en una mesa de plástico proveniencia geográfica.
sin mantel. Es recomendable invertir en la presentación
del stand. Productos más buscados.
Revisar las estadísticas de años anteriores para verificar
En este sentido, es importante destacar que el gobierno que la feria esté en crecimiento sostenido y no esté
mexicano, a través de organismos como Proméxico, pasando por momentos difíciles.
ofrecen paquetes a los exportadores para que participen
en ferias previamente seleccionadas de acuerdo con Información cualitativa
las oportunidades que ofrecen para exportadores Consiste en recopilar información de los eventos
mexicanos, estos paquetes incluyen la renta del espacio, que no reflejan las estadísticas, a través de amigos o
la construcción, montaje y mobiliario del stand bajo un participantes en ediciones anteriores del mismo.
esquema de unidad, es decir dentro de un pabellón.
Participar bajo este esquema le resta flexibilidad en el Si no tiene conocidos que le hayan recomendado el
diseño de un stand pero a cambio, el gobierno mexicano evento, puede acudir a catálogos de participantes de
otorga subsidios sustanciales sobre los costos de un ediciones anteriores. Las herramientas actuales de
stand de esta naturaleza y al mismo tiempo brinda una búsqueda por internet, le permiten encontrar fácilmente
buena imagen a las empresas que participan bajo este a empresas que hayan participado anteriormente que
esquema. estén registradas como empresas en México. Existe una
buena posibilidad de que usted las conozca e incluso
Como empresa internacional, participar en un evento por tenga amistades en esas empresas que con gusto
su cuenta, puede atraer a compradores que únicamente compartirán con usted sus experiencias, buenas y malas.
le quitarán el tiempo, ya que piensan que usted está También puede encontrar información cualitativa del
establecido en el mismo país que ellos y al momento evento a través de comunicados de prensa o entrevistas
de negociar se dan cuenta que no pueden o no desean a visitantes o expositores, en las entrevistas hay que
convertirse en importadores, en cambio, los visitantes poner atención a los comentarios que reflejan más la
de pabellones internacionales saben que las empresas personalidad del evento que cuando llenan un formato
que participan bajo el nombre de un país, generalmente o un cuestionario de retroalimentación.
está buscando importadores o distribuidores para sus
productos en el mercado que atiende el evento. Si le quedan dudas, visite el evento antes de decidir
participar en él, esta experiencia permitirá definir
Paquetes de promoción, hospedaje, transporte, etc. claramente si el evento cumple con sus expectativas.
relacionados con la feria. Ojo, muchos organizadores
ofrecen un sistema de shuttle entre el recinto ferial
y los hoteles sugeridos. Planear con anticipación su
participación le permitirá obtener las mejores tarifas, así
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
Por lo anterior, identificar cuáles son las ferias internacionales en las que nos conviene
participar resulta una tarea de creciente complejidad. ¿Cómo sabemos a cuál de los cientos
de miles de ferias en el mundo debemos invertir nuestro tiempo, dinero y esfuerzo?
Para facilitarle esta labor a las empresas mexicanas, Proméxico recomienda una serie de
ferias y exposiciones que atienden a los nichos de mercado identificados por sus Consejerías
Comerciales en el mundo y que cubren las necesidades de promoción de la oferta exportable
de nuestro país. Estas ferias conforman el Programa Nacional de Eventos Internacionales.
Los eventos contenidos en dicho programa se han seleccionado de acuerdo con los sectores
estratégicos, entre cientos de propuestas provenientes de las mismas oficinas de Proméxico
en el extranjero, así como de la iniciativa privada a través de sus organismos de representación.
Por lo anterior, se recomienda que su primera búsqueda sea el mencionado programa, el cual
encontrará actualizado en la página www.promexico.gob.mx.
Si acaso, ninguno de los eventos ahí propuestos responde a sus necesidades específicas,
existen muchas otras fuentes para localizar el tipo de feria o exposición que se convierta en
su medio de promoción ideal.
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
http://www.biztradeshows.com/
http://www.tsnn.com/
http://www.eventsinamerica.com
http://www.eventseye.com/
http://www.bvents.com
http://www.tradeshowweek.com/
http://www.exhibitoronline.com
http://www.exhibitsurveys.com
b. Embajadas y consulados extranjeros en México, o bien sus consejerías comerciales o representaciones comerciales
y de inversión en México.
c. Las cámaras binacionales de comercio. Ejemplo, Cámara México Alemana (CAMEXA), Japan Trade Organization
(JETRO), American Chamber Mexico, etc.
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
En el caso de México, adicionalmente a Proméxico, las siguientes instituciones ofrecen apoyo a las empresas
mexicanas para participar en ferias y exposiciones internacionales. Los apoyos varían por institución y están sujetos
a disponibilidad de recursos:
Los apoyos pueden ser económicos como parte de un programa de apoyo encaminado a fomentar la participación
de las pequeñas y medianas empresas en los mercados internacionales, o bien apoyan con asesoría, capacitación,
gestión y asistencia administrativa en la plaza en la que se llevará a cabo el evento.
En este sentido, les recomendamos a las empresas acercarse a su organismo de representación empresarial o a
la Secretaría de Desarrollo Económico de su Estado y pregunte por los apoyos para participar en ferias y eventos
internacionales y los requisitos que debe cumplir la empresa para obtenerlos.
Además de los esfuerzos que se realizan por parte de las diferentes instituciones mexicanas (públicas y privadas),
para propiciar la participación de los exportadores en eventos internacionales, existen instituciones extranjeras
promotoras de importaciones procedentes de países en vías de desarrollo, como son:
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
En resumen, se recomienda que antes de que usted decida participar en una feria o exhibición internacional por su
cuenta, analice en qué consisten los apoyos que dan las instituciones que mencionamos, en qué consisten, quién
los ofrece, cuáles son los requisitos para obtenerlos y los aproveche si le significan alguna ventaja.
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
CAPÍTULO IV
La preparación de la empresa antes de la feria
internacional
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
No es así, las empresas que buscan resultados, no se atienen al visitante que pasa por su stand sino que genera la
llegada de prospectos reales a su stand a través de múltiples comunicaciones a lo largo del periodo de preparación
de la participación.
La labor consiste en que con base en la investigación de los canales de distribución ideales para nuestro producto
o servicio, elaborar una relación de empresas que conviene que visiten el stand de exhibición durante el evento.
Esta información puede obtenerse de las siguientes fuentes:
• Solicitando un estudio de canales de distribución a las oficinas de Proméxico en el extranjero o a las Embajadas
o Consulados mexicanos en los países en los que Proméxico no cuenta con oficinas.
• Solicitando referencias en las cámaras de comercio binacionales o las asociaciones sectoriales o cámaras de
comercio locales en el país de interés.
• En el caso de países europeos, en las oficinas antes mencionadas como el CBI.
• A través de internet en portales especializados de business to business, directorios empresariales y hasta google.
com y otros buscadores populares. Actualmente la información que necesitamos está al alcance de un click.
• Con los organizadores del evento, ya que ellos cuentan con la base de datos de los visitantes que asisten año
con año al evento, conocen su giro, su actividad, su capacidad de compra y de decisión. En muchos casos,
el organizador pone a disposición del expositor estos listados por un costo marginal o bien gratuitamente.
Otros organizadores incluso hacen eventos paralelos a la exhibición como encuentros con distribuidores o
matchmakings.
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
También es conveniente para envíos masivos utilizar el sistema de correo ordinario del lugar
ya que en muchos países este servicio es tan rápido como el de mensajería especializada y
a una fracción del costo del envío. En estos casos se sugiere solicitar apoyo a las oficinas
de México en esa ciudad.
Si se decide por enviar las invitaciones por correo electrónico, es altamente recomendable
llamar para confirmar la recepción del correo y si es necesario reenviarlo. Es también una
manera de ir construyendo la relación con el cliente potencial. Es importante tratar de
tener contacto aunque sea telefónico con nuestro invitado antes de verlo en el stand.
La empresa es la única responsable de hacer llegar al evento tanto las muestras físicas
de sus productos, material de exhibición y el más importante, el recurso humano que
atenderá nuestro stand. Recuerde que el stand es una especie de embajada de la empresa
y deben estar ahí las personas con conocimientos técnicos del producto, así como los
vendedores con capacidad de decisión.
Si uno de ellos no cuenta con visa o algún documento necesario para viajar, las empresas
optan por mandar a alguien en su lugar, pero deberá estar seguro de que esa otra persona
cuenta con los conocimientos y habilidades que necesitamos para obtener los resultados
deseados de la participación.
Es de vital importancia checar que su personal cuente con pasaporte vigente e investigar
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
si el país que se visitará requiere visa, si ésta es temporal trayecto, en detrimento del rendimiento que se espera
o permanente y los requisitos para obtenerla. Asimismo tener por parte del personal los días de la feria.
algunos países requieren otros documentos, vacunas,
etc. Asimismo, las llegadas y salidas de aviones se saturan en
los días previos y posteriores al evento, es mucho más
Se recomienda consultar en la Embajada o Consulado costoso tener que pagar noches extras de hotel para
de dicho país en México, cuáles son sus requerimientos sus empleados o, peor aún, dejar un día el stand vacío.
para que un mexicano viaje a su país. También a manera No hay publicidad más negativa que un stand cerrado
informativa, la Secretaría de Relaciones Exteriores con el nombre de la empresa en la marquesina. Mejor
cuenta con información disponible en http://www.sre. compre boletos flexibles que no cobren penalización
gob.mx/servicios/visas/mex.htm o bien en la página por cambiarlos o usarlos en otra ocasión.
de Proméxico www.promexico.gob.mx
También es recomendable que el regreso lo programen
Llevar a cabo los arreglos del viaje lo antes posible para dos días después de terminado el evento,
En el momento en que se toma la decisión de participar procurando agendar citas con aquellos distribuidores
en un evento internacional y una vez que se nombre o clientes pre calificados que hayan mostrado interés,
al líder de proyecto y a las personas clave que asistirán es importante conocerlo lo más que puedan, así como
para atender el stand, hay que proceder de inmediato a conocer sus bodegas y oficinas aprovechando que se
la reservación de hoteles y vuelos. está en la plaza.
En algunas ciudades no sólo los hoteles cercanos al También es recomendable hospedarse en los hoteles
centro de convenciones se saturan, sino todos los sugeridos por el organizador, ya que además de ofrecer
hoteles de la ciudad y no hay nada peor que hospedarse tarifas especiales, en ocasiones el organizador pone
en otra ciudad y trasladarse diariamente en coche, servicio de shuttle del centro de convenciones al hotel,
camión, tren o varios de estos transportes en un mismo haciéndolo más cómodo y económico para su personal.
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
Por esta razón, recomendamos ampliamente contratar profesionales para diseñar la mejor
forma de mostrar sus productos a los interesados, por ejemplo, para diseñar el stand, en
caso de que la empresa participe en forma individual o diseñar los displays, en caso de que
la empresa participe dentro de un pabellón en el que no se pueda modificar la imagen y la
construcción generales.
Asimismo, se ha vuelto indispensable contar con una laptop con acceso a internet para
hacer presentaciones y navegar por la página en internet de la empresa, así como para
hacer cotizaciones al instante y enviar y recibir correos con la agilidad necesaria.
Aún y contando con todos los adelantos tecnológicos, el material impreso sigue siendo
el único vehículo que los visitantes tendrán para recordar su producto o servicio, una
vez terminada la exhibición, ya que sin la necesidad de tomar acción como prender su
computadora, entrar a internet, recordar el nombre de su producto o empresa y buscarla,
tener en el escritorio su folleto le permitirá al prospecto tener presente su producto y sus
ventajas competitivas. Sin material impreso que distribuir durante el evento, carecerá de
manera eficaz de recordarles a sus clientes potenciales cuál era su oferta.
Ahora, el material impreso debe proveer información convincente sobre sus productos
y estar elaborado en un idioma que nuestro cliente pueda leer. En el caso de elaborar
material en otros idiomas, es indispensable contratar la traducción profesional y hacerlo
revisar de preferencia por una persona que tenga ese idioma como lengua materna, ya que
expresar correctamente una idea en el idioma del comprador es elemento fundamental en
la decisión de compra.
Una vez concluida la exposición, el visitante por lo general deja pasar unos días para
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
Pases de cortesía
Algunos organizadores distribuyen pases de cortesía entre los expositores
para que estos los utilicen como crea conveniente. Esto sucede sobretodo en
eventos de carácter profesional donde el interés es que los propios expositores
atraigan al evento a compradores profesionales del ramo. Es importante utilizar
correctamente estos pases, como lo mencionamos anteriormente, conformar una
lista de clientes potenciales y hacerles llegar estos pases con una carta invitación
y material promocional de la empresa, seguido de una llamada para confirmar su
asistencia y una posible cita en el stand.
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
Es importante que estos pases (cuando son limitados) no se envíen ni con mucha
ni con poca anticipación al evento, ya que pueden perderse en el escritorio del
cliente. Nuestra recomendación en este sentido es que se haga la invitación por
carta seguida de una llamada. Cuando el cliente haya demostrado cierto interés,
avisarle que 4 o 3 semanas antes del evento le llegará su pase de cortesía y
asegurarse que le llegue. Si el cliente potencial tiene que viajar de una ciudad a otra
para ir al evento, entonces hay que enviar la cortesía misma entre 8 y 6 semanas de
anticipación para que el cliente realice sus reservaciones y gestiones de viaje con la
confianza de que su invitación es seria.
Una recomendación no del todo ortodoxa es usar uno o dos de los pases de cortesía
para registrar al personal de su empresa como visitante para obtener información
de la competencia que como expositor le costaría más trabajo obtener.
Checar con el centro de convenciones o con el hotel sede si alguien más está
planeando hacer cocteles o cenas esos días, ya que otras oficinas comerciales o
embajadas o empresas también lo harán, debe asegurarse de que su evento sea el
único o el más atractivo para los compradores.
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
que si va dirigido al consumidor. Prepare material para cada público por ejemplo, kits de
prensa para periodistas. Si no encuentra un mensaje con elementos comunes para todos
sus públicos habría la necesidad de adecuar su mensaje a cada uno.
Durante la feria o exposición, su personal debe contar con listas de precios actualizadas o
la posibilidad de hacer cotizaciones al instante dependiendo del la negociación. Asimismo
se debe contar con una lista de importadores, compradores, agentes o representantes de
interés para la empresa, para detectarlos en el momento en el que pasen por su stand.
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
El coordinador cuidará que el resto del personal que asista al evento a atender el stand
tenga claras sus atribuciones y los objetivos comunes.
Por lo anterior, resulta conveniente que el coordinador sea quien se encargue de la
selección del personal y que determine el número y características que deben reunir en
función de las cargas de trabajo previstas.
Viajar para atender un stand no debe considerarse un premio para el personal, ya que
no se trata de vacaciones con gastos pagados, si no de un esfuerzo físico y mental que
requiere de conocimientos y entrenamiento especiales.
El personal seleccionado deberá ser notificado con anticipación para que puedan planear
sus actividades personales y familiares adecuadamente, pero también para que cuenten
con el tiempo necesario para obtener visas y cumplir con los requisitos migratorios del país
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
en el que se celebrará la feria. Es decir, elegir al personal Conocimiento del producto, de la empresa y del país que
que tiene las cualidades necesarias para representar a su representa, para que la respuesta a las preguntas que le
empresa en un ambiente de negocios en el extranjero y hagan los visitantes sean contestadas con el conocimiento
no al personal que cuenta con la visa para entrar a ese pleno de las ventajas competitivas de su producto y de los
país. antecedentes y el entorno de la empresa donde se fabrica.
En un stand tipo de 9 metros cuadrados debe haber En países donde el inglés no es lengua nativa o
cuando menos tres vendedores para hacer frente a comúnmente utilizada, es recomendable contratar un
jornadas de trabajo intensas y a la debida atención de sus intérprete localmente. Es recomendable optar por los
visitantes. En los momentos en que el flujo de visitantes intérpretes que recomienda el comité organizador o
no amerite contar con tres vendedores, uno o dos de ellos bien solicitar apoyo en la oficina de Proméxico o a la
deberán aprovechar para recorrer el evento. Embajada, ya que ellos normalmente conocen intérpretes
independientes con experiencia que pueden funcionar
No hay nada más negativo para la imagen de una empresa muy bien y a una fracción del costo que cobra la compañía
o un país que un stand vacío, pero también un stand oficial del evento.
sobrepoblado causa una imagen negativa, ya que no es
un stand accesible, el comprador no querrá entrar a un Entrenamiento del personal seleccionado
stand donde tenga una separación física de al menos unos Una vez elegido el equipo que atenderá el stand en
centímetros con los vendedores, un stand sobrepoblado determinado evento, es importante someterlo a un
intimida a los compradores. programa de entrenamiento que incluya tanto al personal
permanente como al personal contratado temporalmente,
Características mínimas que debe reunir el personal ya sean agentes de venta, intérpretes, recepcionistas o
seleccionado empleados de su compañía, incluyendo por supuesto al
Resistencia física para soportar jornadas de trabajo de coordinador.
más de doce horas durante varios días y cargas de trabajo,
ya que además de atender al stand habrá que hacer al Las sesiones de entrenamiento ayudarán a conocerse
final del día reportes, enviar e mails de seguimiento, hacer entre sí y facilitarán la posible sustitución de unos por
cotizaciones, etc. otros durante la feria o exposición. Mientras más pronto y
eficazmente se prepare al personal como un equipo, más
Adicionalmente el personal debe tener resistencia a los pronto actuará como tal, en beneficio de la obtención
cambios de horarios, de alimentación y que no acostumbre de los objetivos definidos para su exhibición a nivel
excederse en el consumo de bebidas alcohólicas. internacional.
Habilidades lingüísticas, de preferencia que domine el El coordinador deberá asignar funciones detalladas a cada
idioma del país al que va dirigido el evento y por lo menos persona frente al resto del equipo, de ese modo, cada uno
que hable inglés fluido y pueda sostener conversaciones conocerá las funciones del otro y la importancia de su
de negocios en este idioma. papel.
Personalidad y apariencia adecuadas, para representar Todo el equipo deberá conocer bien los productos y sus
dignamente a su empresa y sus productos. No confundir ventajas en relación con la oferta de la competencia.
con el acartonado conservadurismo ya que si el producto Asimismo, deben saber las condiciones habituales de
va dirigido a un mercado joven e informal, será conveniente venta en los diferentes mercados y los detalles sobre
contar con personal joven y de buena apariencia física. O cotizaciones, embalaje, seguros, impuestos y descuentos
bien, para ciertos mercados, el uso de trajes regionales que se pueden ofrecer.
puede despertar especial interés en el visitante.
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
En este sentido recomendamos planear con cuando menos cuatro meses de anticipación,
la manera en que se hará el envío de este material.
La manera común de hacerlo es a través de un agente aduanal que cuente con un
corresponsal en el país que se visita a fin de realizar la internación temporal del mismo.
Para seleccionar un buen agente aduanal hay que tener presente lo siguiente:
Todo el material deberá ir etiquetados por los cuatro lados que incluyan el remitente y el
consignatario.
Cabe señalar que si se está participando en un evento internacional que forma parte
del programa de eventos internacionales de Proméxico, como parte de la organización
del pabellón, esta institución se encargará de tramitar el envío de muestrarios, en otros
casos usted tendrá que resolver esta situación. En este último caso, le recomendamos el
uso del agente aduanal y transportista oficial de la feria, mismo que generalmente tiene
contrapartes en cada país y se asegurarán de que su muestrario llegue a su stand siempre
y cuando usted cumpla con los tiempos y documentación requerida en el instructivo que
generalmente está disponible en la página de internet de la feria.
Muchas veces para tener acceso a este instructivo e información de otros servicios para
expositores, hay que solicitar una contraseña a los organizadores.
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
Dar seguimiento a la llegada del muestrario, liberación y contratar los servicios para
asegurarnos de que el muestrario se encuentre en la feria cuando lleguemos.
Programar los descansos del personal y hacer roles de atención a efecto de contar
siempre con alguien que atienda el local de exhibición en condiciones de óptima
disposición física y anímica.
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
Asegurarse de que sus muestras hayan llegado al stand, en caso de haber previsto el acarreo de
las mismas o bien acudir a la bodega del recinto ferial y contratar el traslado de las mismas al
stand, esto generalmente se tiene que solicitar al contratista oficial del evento, sobre todo si se
requiere del uso de montacargas e incluso doliese.
Una vez que tengan las muestras en el stand, el equipo deberá desempacarlas y montar y
decorar el stand. Esto es en todos los casos responsabilidad de la empresa que participa. Si
se contrata un servicio de decoración y montaje del stand, el coordinador deberá supervisarlo
para evitar sorpresas.
Familiarizarse con el stand, su ubicación y conocer todos los servicios del centro de convenciones
como teléfonos, baños, cajeros, salidas de emergencias, módulos de información, concierge,
primeros auxilios y otras facilidades que ofrece el organizador de la feria.
Asegurarse de que el equipo adicional que se rentó esté en su lugar, en el caso de refrigeradores,
pantallas, displays especiales, etc.
Registrarse como expositores y de ser posible pre registrar a aquellos importadores, compradores
o personas de interés que les hayan confirmado la cita, es un buen detalle recibirlos en la
entrada principal con su gafete en mano y ahorrarle la fila para registrarse, el tiempo ahorrado
lo dedicará con gusto a escuchar sobre sus productos.
Prever la ubicación del personal y la forma de abordar a los visitantes, así como un procedimiento
para mantener la limpieza y el orden permanente del stand para conservarlo atractivo.
En fin, una vez revisado que todo el material necesario para el correcto funcionamiento del
stand esté en su lugar, hacer una especie de ensayo general de atención del stand.
Si hubiera alguna falla en alguno de estos requerimientos, al llegar temprano el personal
contará con tiempo para encontrar soluciones. Es común ver que las empresas mandan a sus
representantes la víspera del evento pero considerando el vuelo, pueden estar llegando a las
4 o 5 de la tarde a la ciudad y en lo que llegan al centro de convenciones y se dan cuenta que
sus muestras no han llegado, todo está perdido, lamentablemente algunas empresas optan por
enviar a su personal exactamente el día que inicia el evento. Estas empresas por lo general se
encontrarán montando su stand en menoscabo de su debida atención.
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
CAPÍTULO V
La participación en el evento
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
Si el stand se entregará en México, es conveniente armarlo antes de partir al país donde se llevará a cabo el evento a
manera de ensayo, lo anterior es muy útil para determinar el tiempo que le llevará al equipo armarlo y para corroborar
que el stand esté completo y cumpla con las expectativas planteadas.
• Dé la impresión de un lugar amplio, limpio y fresco, que invite al visitante a entrar a ver el
producto y a negociar.
• Si existen adornos como flores o jarrones, evite que obstruyan la visibilidad de los productos.
• Que el constructor utilice materiales estándar que se puedan remplazar o reparar con herramientas en otros
países e incluir instructivos.
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
Asimismo, se entiende que los habitantes de cada país tienen hábitos y comportamientos diferentes.
En este sentido, es importante que el participante investigue sobre las características culturales fundamentales del
país que visita y entienda su repercusión en los negocios.
En muchas ocasiones, aunque el expositor cuente con un producto altamente competitivo en calidad y precio, se ve
imposibilitado a exportarlo debido al desconocimiento del protocolo de negocios en el país al que pretende incurrir.
Por lo anterior, es conveniente conocer la forma en que los empresarios del país que se visita, conciben los siguientes
aspectos:
• Estilos de negociación
• Planeación en los negocios, qué consideran corto plazo y largo plazo
• Programación de proyectos
• Toma de decisiones
• Sistemas de organización empresarial
• Participación de los géneros en los negocios
• Relación entre jefes y subordinados
• Procedimientos de intercambio de información
• Métodos para resolver conflictos
Hay que tener presente que una llave para el éxito en los negocios internacionales es la habilidad para adaptar
nuestro procedimiento a la cultura del país y del empresario con que se pretende realizar negocios y segundo, tener
la capacidad de adaptarse a esa modalidad.
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
Anteriormente se mencionaron algunas de las características que debe tener el personal de la empresa que asiste a una exhibición,
ahora nos enfocaremos en la conveniencia de contar con apoyo local que permita llevar a cabo de manera más ágil el desarrollo
del negocio.
No nos referimos al personal local que se contrata como intérprete o traductor, sino al personal que servirá como agente o
representante comercial que sirva de apoyo a los esfuerzos de exportación de la empresa, tanto en la parte de promoción y
consolidación de ventas, como en el aspecto de atención a clientes.
Este agente o representante, nos ayudará a sortear las barreras culturales que obstaculizan el dinamismo en los negocios
internacionales.
En muchos casos, el desconocimiento de las características y funcionamiento del mercado que pretendemos incursionar, induce
a errores muy costosos en tiempo y dinero, por ello se debe tener siempre presente, que una herramienta de gran utilidad para
llevar a cabo una comercialización objetiva y ordenada, es además de realizar una investigación de mercado y un plan de negocios
de exportación, contar con un agente que de preferencia, conozca la cultura de negocios de nuestro país y la del mercado meta.
Son muchas las ventajas de contar con un representante de este tipo, entre las más importantes, mencionaremos las siguientes:
• Tener la oportunidad de promover de forma permanente y continua la oferta exportable.
• Contar con información constante de lo que sucede en ese mercado.
• Recibir apoyo para participar activamente en Cámaras y Asociaciones en las que convenga participar.
• Oportunidad de captar negocios de exportación, importación y de intereses de coinversión.
• Obtener apoyo en la recepción y despacho de muestras y correspondencia.
• Al momento de realizar ventas, contar con alguien que supervise el arribo de los embarques.
• Recibir orientación y apoyo en la participación en eventos internacionales.
Sobre este último punto, si usted cuenta con un representante en el país en donde se llevará a cabo el evento internacional en
el que desea participar, de inmediato se establezca contacto con él para acordar los términos de la participación en conjunto, es
decir, que se comprometa a permanecer cierto tiempo en el stand, así como a contactar previamente clientes potenciales, traerlos
al stand y procurar utilizar el stand para cerrar negocios con prospectos ya trabajados con anterioridad.
Asimismo, este agente se puede encargar de elaborar un kit de prensa en el idioma del lugar y elaborar comunicados a Asociaciones,
Cámaras Comerciales y demás organismos profesionales para difundir información sobre nuestra participación en el evento y los
productos que se exhibirán.
La función de un agente no empieza ni termina con el evento, debe continuar como un apoyo al seguimiento de los acuerdos
establecidos con clientes potenciales.
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
CAPÍTULO VI
Evaluación y seguimiento de la participación en
una feria o exposición internacional
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
No es tarea fácil medir con precisión el grado de éxito alcanzado durante una participación en una feria o exposición,
ya que no siempre es posible identificar lo imputable a la exhibición, ni tampoco acotar el horizonte de tiempo en
el que se tiene impacto.
Es más fácil hacer una evaluación si previo a la participación se identificaron los objetivos y metas que se esperaba
conseguir durante el evento.
Debido a la competencia que existe a nivel mundial, algunos organizadores tienden a exagerar las cifras de la
superficie de exhibición o del número de stands y desde luego de los visitantes. Los organizadores de ferias o
exposiciones de más prestigio son muy cuidadosos en llevar estadísticas detalladas que permiten hacer esta
evaluación a nivel general. Dichas estadísticas clasifican a los visitantes según su nacionalidad, puestos que ocupan
en sus empresas, nivel de toma de decisión, sector y subsector al que pertenece su empresa, etc.
Por su parte, usted debe llevar un registro detallado de los visitantes a su stand y el nivel de interés en sus productos
o servicios. Si usted decidió rentar un scanner para gafetes, éste le servirá para obtener información general sobre
el visitante, pero debe tener cuidado de asociarlo a notas que usted tome sobre el nivel de interés demostrado.
A los visitantes que demostraron mayor interés, puede usted clasificarlos por los que se tuvo una entrevista durante
el evento, o los que hay que contactar posteriormente para enviarles más información, los que se llevaron folletos
y los que se llevaron muestras.
Por esto es que será necesario esperar un plazo razonable para constatar si realmente los potencialmente interesados
entraron o no en negociaciones con su empresa.
Por supuesto, que en buena medida, es responsabilidad de usted y de su equipo el dar el seguimiento adecuado a
los compromisos adquiridos durante el evento. Este importante tema se trata con más detalle más adelante.
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
Por ejemplo, si uno de sus objetivos es conocer a la competencia, el resultado será un informe detallado del nombre
y datos generales de nuestros competidores, características de su producto y precios.
O si el objetivo es dar a conocer un nuevo producto entre nuestros clientes habituales, se elaborará un informe con
el número de clientes habituales que probaron el producto y su opinión al respecto.
Si la comparación de ambas dimensiones es favorable a su empresa hay que empezar a planear la participación en
la siguiente edición del evento. Pero si esperamos a obtener las cifras reales de ventas a largo plazo, sería tarde
para iniciar los arreglos de la participación en el siguiente evento. Lo ideal es hacer las reservaciones pertinentes sin
cubrir el costo tratando de obtener los resultados a seis meses, estos nos darán una buena idea de si el estimado
que hicimos y los resultados a largo plazo estarán cerca el uno del otro.
El fondo de este asunto es que no se puede esperar un beneficio directo como resultado de una exhibición de sus
productos de la naturaleza de la aquí tratada, pues los resultados no sólo dependen de la participación en sí, si no de
una serie de factores atribuibles al cliente potencial y al seguimiento que el equipo dé de los compromisos pactados
durante el evento.
En resumen, si después de la evaluación que se haga, considerando estos aspectos, se concluye que la participación
no cumplió con las expectativas, se deben formular algunas interrogantes que constituyen elementos de juicio
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
objetivos, tales como: ¿se seleccionó adecuadamente el evento?, ¿fue la época más favorable para exhibir el
producto?, ¿sus productos ofrecían ventajas competitivas con respecto a los competidores que ahí exponían?,
¿el local de exhibición era suficientemente atractivo?, ¿su ubicación dentro de la feria era adecuada?, ¿el personal
atendió correctamente a los visitantes?
Desafortunadamente en muchos casos, todos los recursos humanos y materiales invertidos durante los varios
meses que duró la planeación de la participación en la feria, no se consolidan debido a una falta de atención
adecuada a las expectativas creadas durante el evento.
Comúnmente, el expositor al regresar a sus oficinas, se encuentra con una serie de actividades pendientes que se
acumularon durante su ausencia, haciendo que su atención se concentre en la solución de los mismos, dejando de
lado, los compromisos creados durante la feria.
La idea de que el seguimiento se puede realizar en cualquier momento, hace que éste se retrase y tenga un efecto
negativo en nuestros clientes potenciales, los cuales están a la espera de noticias.
Se sugiere tomar un máximo de dos o tres días después de finalizado el evento, para establecer contacto con quien
nos visitó, a fin de darle tiempo para que resuelva sus asuntos más urgentes al regreso de la feria, sin embargo,
después de este periodo, es necesario enviarle una nota de agradecimiento a su interés e informarle que se está
trabajando en aquello que se le solicitó.
El seguimiento efectivo comienza desde el momento en que iniciamos al planeación del evento, ya que al elaborar
los cuestionarios que servirán para atender a los visitantes y que son de uso obligatorio para todo el equipo, se
debe incluir en ellos, un apartado que sirva para identificar si el interesado tiene el perfil del cliente que nos interesa,
tomando en consideración los siguientes aspectos:
Tamaño de la empresa
Comúnmente se piensa que las grandes empresas pueden ser los mejores clientes; sin embargo, la realidad nos
muestra que si estamos iniciándonos en la actividad exportadora y la producción que destinaremos a este mercado,
es en principio pequeña, conviene iniciar una relación con empresas que se ajusten a nuestra oferta exportable y
evitar pretender establecer una relación comercial con compañías que requieren una mayor cantidad de productos a
nuestra capacidad de producción, lo que nos llevaría a una serie de problemas al tratar de cumplir con compromisos
mayores en menoscabo de la rentabilidad del negocio.
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
En muchas ocasiones, los empresarios mexicanos quisieran venderles a grandes tiendas departamentales de ciertos
países, por ejemplo Harrods en Inglaterra, sin considerar que no cuentan con la infraestructura para distribuir y
entregar el producto a los almacenes de estas tiendas y que estas tiendas no importan directamente los productos
que comercializan.
Identifique su mercado y su canal ideal y analice si durante la feria tuvo acceso a contactos que forman parte de
esa cadena.
No tema preguntar, antes de mandarle información más detallada sobre su empresa y sus productos, solicítele
mayores datos sobre las actividades a que se dedica, así como de los clientes que atiende y otros proveedores que
tiene, una empresa con intensiones serias le dará la información sin problemas.
Adicionalmente a esta información, le sugerimos que investigue a la empresa a través de reportes de crédito en el
buró correspondiente, solicite referencias en la cámara de comercio de la localidad a la que pertenece o en la cámara
sectorial de su país. Otras fuentes importantes son directorios de la industria que incluyen calificaciones por parte
de proveedores como el blue book o bien información financiera como Dun and Bradstreet.
También se puede solicitar referencias a la oficina de Proméxico o a la Embajada o Consulado mexicanos en el país
donde se ubica el cliente.
Recuerde que cada mercado es diferente y su comprador potencial tiene mayor conocimiento en este sentido. Si el
cliente pide muestras en bolsas de un kilo, es porque va a probarlas en el mercado, por favor evite enviarle bolsas
de 5 kilos porque usted cree que esas le convienen más al cliente porque son más económicas o bien porque son las
que mejor se desplazan en México.
La base de un eficaz seguimiento está en cumplir con lo acordado y persistir a lo largo de varios meses.
Abrir o consolidar un mercado exterior requiere de paciencia y perseverancia. Recuerde que en las ferias se
cierran pocos negocios y que en la mayoría de los casos, los resultados vienen después.
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
Si su empresa logra seleccionar objetivamente el evento, planear y participar adecuadamente y dar un seguimiento
eficaz, le garantizamos buenos resultados.
Por lo anterior, se requiere que tanto el producto como el precio sean los adecuados para satisfacer las necesidades
de un segmento de mercado correctamente seleccionado conforme a la plaza que estamos buscando conquistar.
Finalmente, otros elementos de la promoción tales como la fuerza de ventas, publicidad, materiales impresos,
muestras, etc. deben ser cuidadosamente manejados para captar la atención del cliente.
Por lo anterior, es conveniente para mejorar la estrategia global de su empresa, la elaboración de su Plan de
Mercadotecnia para cada producto o mercado en particular. La serie de documentos técnicos para la exportación
de Proméxico, incluye una guía para elaborarlo.
Este plan habrá que irse adecuando a las circunstancias del entorno macroeconómico, pero también a las iniciativas
de la competencia y sus reacciones. En este sentido, la asistencia regular a ferias y exposiciones de nuestro sector,
ocupa una posición importante entre las fórmulas de mantenerse al día de lo que pasa en los mercados.
En resumen
Una feria o exposición internacional es la herramienta más conveniente para las empresas que desean promover sus
productos o servicios en otros países, ya que permite conocer a un mayor número de clientes en un menor tiempo.
Es importante saber si su empresa está preparada para exportar, antes de ir a un evento de esta naturaleza.
Asimismo, es necesario determinar el producto que se va a exportar, el país de destino y los canales de distribución
que nos ayudarán a lograr nuestros objetivos de exportación. Con base en esto es que se puede elegir el evento en
el que más conviene participar.
Es recomendable saber si Proméxico tiene pensado organizar un pabellón en este evento y si no, busque en otras
instituciones si existe apoyo para participar en ferias, en qué consiste, cuáles son los requisitos para obtenerlos y
aprovecharlos.
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
Tan pronto como haya elegido el evento a participar, defina los objetivos de la participación y comuníquelos
claramente al personal de la empresa.
La planeación de la participación debe iniciarse inmediatamente y debe incluir elegir al personal adecuado, definir
el tipo de cliente que requerimos contactar durante el evento y empezar a contactarlo desde antes.
De igual modo hay que hacer los arreglos de viaje del personal que atenderá el stand, incluyendo que cuenten con
los documentos que se requieren para viajar.
Planear con anticipación el material impreso y muestras que se llevarán al evento, así como el procedimiento para
su envío al stand.
Estar pendientes de las fechas límite que marca el organizador para la solicitud de servicios básicos para el stand,
así como para participar en actividades promocionales que organiza en el marco del evento.
Procurar que el diseño del stand sea atractivo y funcional, es decir que nos ayude a cumplir con nuestros objetivos.
Que el personal encargado de atender el stand conozca el protocolo y los usos y costumbres de negocios del país al
que pretende dirigir sus productos. Si es posible, contar con la ayuda de representantes comerciales locales.
Capacitar al personal que atenderá el stand y prever una metodología para la atención de visitantes selección de
los contactos de interés.
Participar en las actividades promocionales y aprovechar todas las oportunidades promocionales que brinda el
organizador en el marco del evento.
Dar seguimiento cabal a los compromisos adquiridos con clientes potenciales durante el evento.
Evaluar el costo-beneficio para determinar si es conveniente participar nuevamente en el evento o bien analizar los
factores que pudieron influir en el resultado y corregir el rumbo.
Conclusión
La participación en eventos internacionales es clave para la promoción
exitosa de los productos y servicios de una empresa, siempre y cuando
la dirección de la empresa tome en serio esta herramienta y logre alinear
los recursos humanos y materiales indispensables, al mismo tiempo
que comande una planeación, evaluación y seguimiento adecuados de
su participación. Sólo entonces se logrará participar con éxito en ferias
y exposiciones internacionales.
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
Glosario de términos
Análisis FODA.- Es una herramienta de la planeación estratégica que permite analizar la situación de una empresa ante
determinado panorama, con base en factores internos o controlables como son: sus fortalezas y debilidades. Y a factores
externos o situaciones no controlables como son la oportunidades y amenazas.
Acarreo.- Servicio que consiste en arrastrar mercancías o paquetes en un tramo corto con el uso de montacargas o carros
manuales. Mejor conocido por su nombre en inglés Dryage y para fines de este documento, se refiere a llevar las muestras de
los expositores desde la bodega del centro de convenciones hasta el stand. Este acarreo generalmente sólo lo puede llevar a
cabo el contratista oficial del evento.
Blue Book.- nombre común utilizado en directorios o bases de datos de proveedores de ciertos sectores y que adicionalmente
ofrecen información sobre la confiabilidad o calidad moral de los que en él aparecen. Ente los más famosos blue books
están el de automóviles para conocer el rango de precios y como directorios el de proveedores de frutas y vegetales o el de
constructores o proveedores de materiales para la construcción.
Concierge.- Miembro del staff de un hotel o evento que se encarga de resolver las necesidades de los invitados o huéspedes,
por ejemplo de encontrar boletos de teatro, reservaciones en restaurantes y compra de tours. En los centros de convenciones,
este servicio se adapta por ejemplo para recibir paquetería o mensajes para los expositores.
Dun & Bradstreet.- Servicio de base de datos de empresas que contiene información crediticia y permite el análisis del riesgo
de hacer negocios con dicha empresa.
Displays.- Mostrador o manera de acomodar mercancía u objetos con la finalidad de atraer la atención de compradores.
Incoterms.-Términos de negociaciones publicados por la Cámara Internacional de Comercio con la finalidad de ayudar a
compradores y vendedores internacionales a establecer claramente sus responsabilidades.
Marketing.- Mercadotecnia. Disciplina de la administración que cubre necesidades al mismo tiempo que se obtienen ganancias.
Outlet.- Apertura o pasaje. Salida. En este caso, establecimiento de venta al detalle o de liquidación de mercancías.
Pabellón.- un espacio determinado, puede ser cerrado o no, con la finalidad de albergar empresas o diferentes expositores con
un mismo fin.
Show room.- Es un lugar semipermanente para la exhibición de mercancía. Generalmente son partes de un edificio dedicado
a cierto sector o producto y su renta mínima es por periodos de seis meses.
Shuttle.- Servicio de transporte grupal entre un punto y otro que se da con intervalos regulares. En caso de ferias y eventos
internacionales, es un servicio que proporciona gratuitamente el organizador desde el hotel sede del evento o el centro de una
población hasta el lugar del evento. Este servicio pretende garantizar la llegada de los visitantes a dicho evento haciéndola
más cómoda y segura.
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Directorio
NOROESTE CENTRO OCCIDENTE NAYARIT Dependencias Federales, Zacatecas.
Gilberto Macías Zavala Fernando Díaz Méndez Oficinas Tepic Tel. 492 1470278
(Coordinador Regional) (Coordinador Regional) Andrés Carranza Vázquez 4929236800
Calle David Alfaro Siqueiros #2791 Av. 16 de Septiembre # 564 (Responsable de Proyecto Estatal) Ext. 85202
Zona Río C.P 22320 Tijuana, B.C. Col. Centro C.P 44100 Esteban Baca Calderón No. 11 Col. jesus.diaz@promexico.gob.mx
Tel.: (664) 634 02 02 Guadalajara, Jal. Fraccionamiento Jardines de la Cruz
Ext. 84524, Tel. (33) 3614-2839 C.P. 63168 Tepic, Nayarit CENTRO
Directo Axtel: (664)2161518. fernando.diaz@promexico.gob.mx Tel. Directo: (311) 133-5193 Héctor Ortega Padilla
gilberto.macias@promexico.gob.mx andres.carranza@promexico.gob.mx (Coordinador Regional)
Oficinas Guadalajara, Jalisco Camino a Santa Teresa 1679 Col.
BAJA CALIFORNIA ATIENDE AGUASCALIENTES NORESTE Jardines del Pedregal Del. Álvaro
Oficinas Tijuana Ana Luisa Cuéllar Aranda Edmundo González Obregón C.P 01900, México D.F.
Eduardo González Díaz de León (Director Estatal) (Coordinador Regional) Tel (55) 5447-7000
(Director Estatal) Av. 16 de Septiembre # 564, Edificio Plaza Río, Local 10 PB Av. Ext. 1164
Calle David Alfaro Siqueiros, # 2791, Col. Centro, C. P. 44100 Calzada San Pedro No. 801 Col. hector.ortega@promexico.gob.mx
Zona Río, C. P. 22320, Tijuana B.C. Guadalajara, Jal. Fuentes del Valle C.P 66220 Municipio
Tel. (664) 634 0202, Tel. (33) 3614-2839 Ext. 81828 de San Pedro Garza García N.L. Oficinas en el Distrito Federal
Ext. 84512 ana.cuellar@promexico.gob.mx Tel. (81) 8369-6480 Yenisei Contreras
Directo Axtel (664)216-1510 Directos (81) 83359643 (Director Estatal)
eduardo.gonzalez@promexico.gob.mx GUANAJUATO (81) 1352.8719 Camino a Santa Teresa #1679
Oficinas León edmundo.gonzalez@promexico.gob.mx Col. jardines del Pedregal
CHIHUAHUA Francisco Javier Allard Pérez C.P 01900 Del. Álvaro Obregón
Oficina Chihuahua (Director Estatal) COAHUILA – DURANGO Tel. (55) 5447-7000
Rossana González Borja Blvd. Adolfo López Mateos No.1801 Oficinas Torreón Ext. 1168
(Director Estatal) Ote. Torre Export, 2o. Piso Col. Martha Elvia Meza Meléndez yenisei.contreras@promexico.gob.mx
Antonio de Montes, #1103 Los Gavilanes, C.P. 37270 León, (Director Estatal)
Col. San Felipe, C.P. 31240, Guanajuato. Laguna Trade Center, Calz. Juan Vivian Trueba
Chihuahua, Chihuahua Tel: (477) 763-0033 Pablo II #1110 Col. Nuevo Allende (Responsable de Proyecto Estatal)
Tel. 01 (614) 238-8847 Ext. 1174 - Frente al Aeropuerto de Torreón Camino a Santa Teresa #1679
Directo Axtel (614) 2388-847 Fax: (477) 763-0088 Tel. (871) 731 7346 ext. 84816 Col. Jardines del Pedregal C.P 01900
rossana.gonzalez@promexico.gob.mx francisco.allard@promexico.gob.mx martha.meza@promexico.gob.mx Del. Álvaro Obregón
Tel. (55) 5447-7000
SINALOA MICHOACÁN NUEVO LEÓN Ext. 11721
Oficina Culiacán Oficinas Morelia Oficinas Monterrey vivian.trueba@promexico.gob.mx
Javier Olguín Susana Angélica González Mildred Susana Ruiz Leal
(Director Estatal). Marroquín (Director Estatal) (Director Estatal) Ivonne Ortega
Ignacio Ramírez esq. Av. Nicolás Bravo Av. Camelinas # 3311, C.P. 58270, Edificio Plaza Río, Local 10 PB, Av. (Promotor Regional)
s/n, 80200, Culiacán, Sinaloa Piso: PB Fraccionamiento las Américas. Calzada San Pedro No. 801 Col. Fuentes Camino a Santa Teresa #1679
Tel. (667) 752 0900. Morelia, Mich. del Valle, C.P 66220 Municipio de San Col. jardines del Pedregal C.P 01900
Ext. 81206 Tel. (443) 323 34 63 y 66 y 67, Pedro Garza García, N. L. Del. Álvaro Obregón
Directo Axtel (667) 2590-741 (443) 232-0764 Tel. (81) 8335-9643, Tel. (55) 5447-7000
javier.olguin@promexico.gob.mx Ext. 82915 Directo (81) 1352-8695 Ext. 1171
Axtel (443)232-0764 mildred.ruiz@promexico.gob.mx ivonne.ortega@promexico.gob.mx
SONORA susana.gonzalez@promexico.gob.mx
Oficina Hermosillo TAMAULIPAS Karola Helena De La Peña Vázquez
Rigoberto Yáñez Germán SAN LUIS POTOSÍ - AGUASCALIENTES Oficinas Reynosa (Promotor de Servicios y programas)
(Director Estatal) Oficinas San Luis Potosí. Lic. Nancy Leticia Chávez Meléndez Camino a Santa Teresa #1679
Periférico Poniente, Edificio Laura Saucedo López (Directora Estatal) Col. jardines del Pedregal
Ocotillo 310 A, C.P.83240, Las (Directora Estatal) Pendiente C.P 01900 Del. Álvaro Obregón
Quintas, Hermosillo, Sonora. Av. Himno Nacional #670 3er Piso. Tel. (55) 5447-7000
Col. Las Águilas, C. P. 78268, San Ext. 1179
Tel. (662) 218 3176 ZACATECAS
Luis Potosí, SLP. karola.delapena@promexico.gob.mx
Ext. 81923 Tel. (444) 8113566 Oficinas Zacatecas
Directo Axtel (662)2080-485 Ext. 84011, Jesús Moctezuma Díaz Maldonado
rigoberto.yanez@promexico.gob.mx Directo: (444) 151 0354 (Director Estatal)
Fax: 811-4568 Arquitectos, entre blvd. López
laura.saucedo@promexico.gob.mx Portillo y Av. México 103, C.P.98600,
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Cómo participar con Éxito en Ferias y Exposiciones Internacionales
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