METODOLOGÍA PARA EL CÁLCULO DEL COSTE

DE FLETE EN EL TRANSPORTE TERRESTRE

El calculo del coste de fletes, es una de la más importante ecuación a resolver, en una
organización cuyo negocio se sustenta en el traslado de mercancías, equipos y materiales,
inclusive personas y pasajeros.
Por tanto, debemos considerar el equipo de transporte como la principal inversión que debe
producir una rentabilidad razonable. Para lograrlo se debe hacer un cuidadoso análisis que
considere todas las variables que intervienen en la estructura de costos, a fin de determinar
el flete o la tarifa unitaria. Debe aclararse que no hay un método único para el cálculo o
estimación de los costos; además, las condiciones en que: operará la máquina -a veces
muy difíciles de cuantificar- tienen una incidencia significativa. La mejor guía que puede
tener el propietario o administrador son las estadísticas de los equipos que ha operado
anteriormente, por lo cual es una muy buena práctica que cada máquina tenga su
correspondiente bitácora o diario en el que se registren los costos día a día. -
A continuación se presenta un modelo que permite la estimación de la tarifa en los equipos
de transporte. Evidentemente, la confiabilidad de la estimación es extremadamente sensible
a la calidad de la información de que se dispone, y de las condiciones en que operará la
máquina. En primera instancia se discuten algunos aspectos pertinentes a la naturaleza de
los costos; seguidamente, se presenta la metodología, y por último se sintetizan algunas
recomendaciones específicas para distintos modos de transporte. Debe aclararse que se
enfatiza en los modos de transporte terrestre.

Etapas de costeo
El proceso de costeo puede ser dividido en cuatro etapas:
1. definición de los ítems de costos.
2. clasificación de los ítems de costos en fijos y variables;
3. cálculo de costo de cada ítem;
4. costeo de las rutas de entrega/retiro.

Definición de los Ítems de Costos

Clasificación de los ítems de costos fijos y Variables

Calculo del costo de Cada Ítem

Costeo de rutas de entrega/colecta

Figura - Metodología de costeo de transporte por carretera

1. Definición de los ítems de costos

Los principales ítems de costos de transporte por carretera son listados a continuación. Más
adelante, en la etapa de cálculo de ítems de costos, serán proporcionadas informaciones
más detalladas.
 amortización - desde el punto de vista gerencial, la amortización puede ser imaginada
como capital que debería ser reservado para la reposición del bien a fin de su vida útil;
 remuneración de capital - dice respecto al costo de oportunidad de capital
inmovilizado en la compra de activos;
  personal (conductor) - debe ser considerado tanto el salario como las cargas y
beneficios;
 seguro del vehículo;
 IPVA/ seguro obligatorio;
 costos administrativos;
 combustible;
 neumáticos;
 lubricantes;
 lavado;
 manutención;
 peaje.
Es importante destacar que la remuneración de capital - que es un costo de oportunidad y la
Amortización deben ser consideradas como ítems independientes. En el caso de una
empresa que tenga una operación complementaria al transporte, como una escolta, o un
equipamiento específico en el vehículo, como un equipo de frío, otros ítems de costos deben
ser adicionados al modelo para garantizar su validez.

2. Clasificación de los ítems de costos en fijos y variables

Esa clasificación entre fijo y variable, conforme a lo comentado, será hecha en relación a la
distancia recorrida. Así, todos los costos que varían de acuerdo con el kilometraje, serán
considerados variables, en cuanto que los demás serán considerados fijos. Son considerados
ítems de costo fijo: amortización; remuneración de capital; personal (conductor); costos
administrativos; seguro de vehículo; IPVA/ seguro obligatorio.
Son considerados ítems de costo variable: neumáticos; combustible; lubricantes; lavado;
lubricación; mantenimiento y peaje. El peaje no debe ser asignado de acuerdo al kilometraje
como los demás, debiendo ser considerado de acuerdo con cada ruta, ya que su valor
normalmente no es proporcional al largo de la ruta. Por ejemplo, en un viaje de Santiago a
Puerto Montt, es un recorrido de 1.200 Km con casi 12 peajes, en tanto, que en un viaje de
Antofagasta a Arica, el camionero paga tres peajes en un trayecto de menos de 800 km.
Vale recordar que esa clasificación entre fijo y variable depende tanto de la operación de la
empresa como a la forma en que algunas cuentas son pagadas. En Chile, el chofer recibe un
salario mensual, así ese ítem de costo es clasificado como fijo. Ya en la literatura americana
la remuneración del conductor es considerada como un ítem de costo variable, porque en
Estados Unidos se acostumbra a que el conductor sea remunerado de acuerdo al
kilometraje.

3. Cálculo de costo de cada ítem

Para costear las rutas de entrega o de retiro, es interesante calcular los ítems de costos
unitarios de cada tipo de vehículo utilizado. Así, si la empresa trabaja con una flota
compuesta de equipos con capacidad para transportar 28 toneladas y chasis con capacidad
de 12 toneladas, se debe armar una planilla común, donde serán calculados los costos fijos y
variables unitarios de ambos en función de los respectivos parámetros (o sea, consumo de
combustible, número de neumáticos, salario del chofer, etc). Como todos los ítems, excepto
los costos administrativos y los de mantenimiento, son directos en relación al vehículo, ese
cálculo se torna relativamente simple y no queda muy sujeto a la subjetividad del prorrateo.
Como los costos fijos son constantes mes a mes - salvo variaciones de precio y/o salarios -,
estos son calculados en relación al mes (R$/mes). Y los costos variables, por depender de la
distancia, deben ser calculados en función del kilometraje (R$/km).
 COSTO FIJO COSTO VARIABLE

ÍTEM DE COSTO FORMULA ÍTEM COSTO FORMULA

Valor Adquisición - Valor Residual Precio x Litro (M$/Lt)

Cuota de Depresiacion Costo Combustible
Nº de Meses Rendimiento (Km/Lt)

Costos administrativos Totales

Costos Administrativos Costo Mantención Costo estimado x kilometro
Nº de Vehiculos

Valor Anual Prima Costo Lubricante

Costo Seguro Costo Lubricante
12 Intervalos entre cambios (R$Km)

Precio Unitario Neuma. X Nº de Neuma. del Vehiculo

Costo Personal Salarios + Beneficios Costo Neumaticos
Vida Util/Km

Permiso de Circulacion + Revision Tecnica

Costo Capital Valor de Adquicision X ( 1+ Tasa mensual -1 ) Costos Varios
12

A continuación son explicados los cálculos de los ítems de costo fijo, cuyas fórmulas pueden
ser vistan en el cuadro y los resultados en la siguiente tabla:

ENTRADA DE DATOS SALIDA

Costos de la Empresa"       Items de Costos Fijos    
Remuneración Conductor R$/més $450.000 Depreciacion R$/mes 241666
Horas de Trabajo Extras HH/més $76.800 Costo de Capital R$/Mes 94062
Beneficios del Conductor R$/més $135.000 Mano de Obra R$/mes 50000
Tasa de Descuento % t.d. 9,75 Seguros y Doc Legal R$/Mes 30833
Costos Administrativos R$/més $250.000 Total Costo Fijos R$/Mes 416561
Costos del Vehiculo         Más Costos Administrativos R$/Mes 250000
CF + Costos
Consumo de Combustible Km/Litro 4,5 Administrativos R$/Mes 666561
Intervalo entre cambio de
oil Km 10000      
Litros de oil por Cambio Litros 20 Item de Costos Variables    
Numero de Llantas EA 6 Combustible R$/Km $418.133
Intervalo Cambio Neumaticos km 80000 Oleo R$/ $70.000
Costo de Mantención R$/Km 10 Neumaticos R$/ $6.750
Intervalo entre
lubricaciones Km 2000 Camaras R$/ $12.000
Costos de Mercado         Mantenciòn R$/Km $20.000
Valor adquisición Vehiculo R$ $9.000.000 Total Costos Variables R$ $526.883
Vida Util Vehiculo Meses 120    
Valor Residual Vehiculo R$ $6.100.000 Costos Fijos (R$/Hora  
Precio Aceite R$/Litro $3.500 Costos Variables (R$/Km    
Precio Combustible R$/Litro $560
Precio Neumaticos R$ $90.000
Precio Camaras R$ $12.000
Seguros y Doc. Legal     R$/Año $370.000
Cuadro - Formulario para cálculo de ítems de costo de transporte
El valor de la amortización, será igual a la diferencia entre el valor de adquisición y el
valor residual del vehículo, dividido por su vida útil (en meses) en la empresa. En cuanto el
valor residual representa su precio de venta en el futuro, descontados los impuestos. Vale
destacar que esa depreciación no debe ser la misma que la contable, una vez que, por el
régimen contable, el vehículo es totalmente amortizado en cinco años, tiempo incompatible
con la realidad operacional. Cuando un equipo está compuesto por tractor y remolque, se
puede incluir el remolque en la cuenta de amortización del tractor, como también crear otro
ítem de costo para su devaluación.
El Costo de Capital, no es un gasto, pero sí un costo de oportunidad para lo cual es
fundamental la determinación de la tasa de descuento. La caracterización de esta tasa
depende del origen de los fondos: cuando la inversión proviene de recursos propios la
denominamos costo de oportunidad (que el inversionista deja de ganar por no haberlos
invertido en otro proyecto alternativo de similar nivel de riesgo) o de terceros, llamado costo
de capital, representado por el interés de los préstamos corregido por su efecto tributario,
deducido los impuestos.
Esto es, al inmovilizar el capital en la compra de un activo, como un camión, la empresa está
dejando de invertir ese capital en un proyecto o en el mercado financiero, lo que ciertamente
traería rendimientos. Para calcular ese ítem de costo, basta multiplicar el valor de adquisición
del vehículo por la tasa de oportunidad mensual de la empresa (no importa si parte de ella
ya fue devaluada). La tasa de oportunidad representa el retorno de capital de la empresa,
que normalmente varía según las variaciones del mercado financiero y la tasa fijada por el
Banco Central, la que debe ser mensualizada, ya que el objetivo es calcular ese costo en
forma mensual.
El costo de personal, debe considerar el costo con salario, horas extras, viáticos, cargas
sociales e impuestos. En el caso de la utilización del camión en más de un turno, se deben
tener en cuenta los gastos relativos a los demás conductores.
El IPVA/seguro obligatorio, y el seguro del vehículo son gastos anuales, que deben ser
divididos por 12, determinados por el valor anual en impuestos por permiso de circulación y
tambien se debe considerar los costes por renovación de Certificación técnica.
Los costos administrativos, merecen un cuidado especial, pues son costos indirectos en
relación al vehículo y, por lo tanto, precisarán ser prorrateados. Así, la empresa debe aplicar
el criterio de prorrateo que parezca más justo. Lo más simple es dividir el costo
administrativo mensual por el número de vehículos, que para la gran mayoría de la
situaciones es una fórmula bastante justa. Es importante tener cuidado al utilizar la
información de ese ítem de costo para apoyar determinadas decisiones, pues el hecho de ser
prorrateado por vehículo no considera que éste pueda ser eliminado, o reducido, en caso de
que se disminuya el tamaño de la flota. Antes de explicar los cálculos de los costos variables,
cuyas fórmulas y resultados también pueden ser encontrados en el Cuadro y la Tabla, vale
mencionar que esos ítems deben ser calculados en R$/km.
El costo del combustible, es el clásico ejemplo de un ítem variable. Para calcularlo, basta
dividir el precio del litro (R$/l) del combustible por el rendimiento del vehículo (Km/l). Note
que, cuanto menor es el consumo, menor será el costo del combustible por kilómetro
recorrido.
El costo de los neumáticos, es calculado como si fuese una depreciación por kilómetro en
vez de tiempo. Basta dividir el precio de un juego de neumáticos (precio unitario de
neumático veces el número de neumáticos del vehículo) por la vida útil en kilómetros de los
neumáticos. Para considerar la cámara, se debe sumar al precio de cada neumático el precio
de sus respectivos cámaras, multiplicando el resultado por el número de neumáticos para,
entonces, dividirlo por la vida útil de los neumáticos considerando las cámaras.
El costo de mantenimiento, puede ser considerado de dos maneras. La más simple es
con base en su costo Standard, en R$/km. Otra posibilidad es crear un centro de costos y
calcular el costo medio de mantenimiento por kilómetro.
El costo relativo al aceite, es calculado de manera similar a los neumáticos. Se debe
multiplicar el precio de un litro de lubricante por la capacidad de reserva y dividir el resultado
por el intervalo entre los cambios de aceite.

4.Costo de las rutas de entrega/retiro.

Una vez calculados los valores unitarios de todos los ítems de costos, basta agruparlos
(R$/mes) y dividir el resultado por la utilización (número de horas trabajadas por mes) para
llegar al costo fijo por hora (R$/hora). Los costos variables también deben ser agrupados
(R$/km). Así, se puede armar una ecuación de costo para una ruta:
El tiempo a considerar es el tiempo total del recorrido, considerando las actividades de carga
y descarga, con sus respectivas esperas además del tiempo de viaje.
La fórmula de costo de ruta puede ser desmembrada para costear las rutas según tres
actividades básicas: carga, viaje y descarga. Note que los costos de carga y descarga son
independientes de la distancia recorrida, en cuanto el costo de viaje es directamente
proporcional al largo de la ruta, una vez que, cuando se aumenta la distancia recorrida, se
aumenta, además del kilometraje, el tiempo de viaje.

Costo ruta = tiempo(h) x CF (R$/h) + Distancia (Km) x CV (R$/Km)

Costo Viaje = Tiempo de Viaje(h) x CF (R$/h) + Distancia (Km) x CV (R$/h)

Costo Carga = Tiempo de Carga (h) x CF (R$/h)

Costo descarga = Tiempo descarga (h) x CF (R$/h)

Factores que influyen en el costo y el precio del transporte

Entre el peso y el volumen, se debe escoger aquel que limita la capacidad del vehículo. Por
ejemplo, peso en el caso de transportar acero, y volumen en el caso de transportar
neumáticos. Además de éstos y la distancia, que son los factores más recordados, se puede
destacar:
 La facilidad de manejo del producto - representa la facilidad de cargar y descargar el
vehículo. Una manera encontrada para agilizar la carga y la descarga es el paletizado,
que reduce de manera significativa los tiempos de esas operaciones.
 La facilidad de estiba - piezas con formatos muy irregulares o con gran extensión,
muchas veces perjudican la utilización de espacio del vehículo, dificultando la
consolidación y la total utilización del mismo.
 Riesgo de carga - productos inflamables, tóxicos o los atractivos para robo son
factores de riesgo que influyen en el valor del flete.
 Estacionalidad - actividades como la cosecha de granos acentúan la demanda del
flete, haciendo que los precios del flete de esa época sean mayores que los de la
entre cosecha.
 Tránsito - entregas en grandes centros urbanos con tránsito y con horarios para
carga y descarga también influyen en el costo y respectivamente el precio del
transporte.
 Carga-retorno: la no existencia del flete retorno hace que el transportista tenga que
considerar el costo de retorno para conformar el precio del flete.
 Especificidad del vehículo de transporte - cuanto más específico el vehículo, menor es
la flexibilidad del transportador; así, camiones refrigerados o tanques acaban
teniendo un precio de flete superior al de un vehículo de carga a granel.
Comparación entre los costos calculados y los precios de la práctica.

Cuando se compara el costo calculado por la metodología de costeo, con los precios
aplicados por el mercado para las cargas cerradas, de gran volumen y bajo valor agregado,
se percibe que el precio aplicado es sistemáticamente menor que el costo. Esa situación
sería aceptable en el caso en que existiera capacidad ociosa, o el precio cubriera por lo
menos los costos marginales (o sea, los costos variables) siempre y cuando fuera una
política de corto plazo. En cambio, se observa en el mercado nacional una intensa
competencia de precios, en que los costos de fletes se encuentran al límite, situación que se
viene arrastrando por algunos años.
Asimismo, para viabilizar la operación en este mercado, con la condicionante de precios
abajo del costo, Hoy en día las transportadoras subcontratan el servicio de conductores
autónomos, denominados los fleteros. Estos, a su vez, trabajan cubriendo apenas los
costos variables más inmediatos, sin darse cuenta que un día tendrán que reponer el
vehículo y que además deberían ser remunerados por su inversión. El resultado de esto es
una flota con una duración media superior a 15 años y muchas veces trabajando fuera de
condiciones de uso.
En el mercado de flete de carga fraccionada, donde se movilizan cargas de menor volumen,
mayor valor agregado y entrega dispersa, la situación es un poco diferente. La relación entre
el precio y el costo acontece de acuerdo con la capacidad de consolidación de cargas del
transportista. La escala de operación posibilita que sean cubiertos todos los costos y además
sea generado un margen satisfactorio; en contrapartida, la falta de escala afecta la
consolidación de carga, comprometiendo la rentabilidad de operación. Para garantizar esa
escala resulta fundamental la focalización de los transportistas en regiones específicas. Más
allá de la escala, el éxito de ese sector depende sobre todo del planeamiento y de la
coordinación de operaciones.

Conversión calculo Fletes Peso Vs. Volumen

El tamaño o volumen del envío influyen en el flete, No es lo mismo transportar 1 kilo de

plomo que 1 kilo de plumavit. Ambos pesan lo mismo pero el kilo de plumavit ocupa más
espacio o volumen en el medio de transporte. Esto se llama PESO VOLUMETRICO. Para
calcularlo se toman las medidas de la(s) caja(s) en centímetros; se multiplica el ANCHO x
ALTO x PROFUNDIDAD y el resultado se divide por 6000. Para el efecto de calcular el flete,
se tomará el que sea mayor. Ejemplo:
Si tenemos una caja que pesa 8 kilos y las dimensiones son 80 x 15 x 50cm.,
¿qué peso se aplica?
(80 x15 x 50) / 6000 = 10 Kg
(significa que el Peso Volumétrico es 10 kilos v/s el peso real de 8 kilos).

Por lo tanto se aplicarán los 10 Kilos Volumétricos.

Cuál es la diferencia entre Peso físico y peso volumétrico, el peso físico es el que se
determina al pesar el paquete en una balanza. El peso volumétrico tiene relación con las
medidas del paquete y al espacio que ocupa. Por esto, no es lo mismo transportar 5 kilos de
algo compacto que 5 kilos de algo voluminoso. Para calcular el peso volumétrico de un
paquete se toman las medidas en centímetros y se aplica la siguiente fórmula:

largo x Ancho X Alto (en centimetros) / 6.000.

Subsidios cruzados entre clientes

En el caso en que el precio del flete esté incluido en el valor del bien, el costeo debe ser
realizado para verificar si el margen generado por cada cliente realmente sustenta sus costos
de entrega. Para acotar los casos de entrega no rentables, las empresas proveedoras
pueden establecer lotes mínimos de entrega diferenciados por región y/o alterar la
frecuencia de entrega de determinados clientes, así como establecer días de semana para
entregas en determinadas regiones facilitando la consolidación de carga.
En el caso en que el proveedor cobra el flete de sus clientes aparte del valor de la
mercadería, es fundamental que no haya un subsidio cruzado entre los mismos, esto es, que
determinados clientes no sean beneficiados en detrimento de otros. Cuando se comparan los
costos resultantes de costeo de las rutas de entrega con los precios de flete practicados por
los proveedores, se destacan dos tipos de subsidios.
El primero es en relación a la distancia de plaza de destino, que ocurre cuando no son
considerados de manera adecuada los tiempos y los respectivos costos de carga y descarga.
Por ejemplo, si para una carga de 25 toneladas fuese cobrado un precio de R$ 2,50/km para
cualquier distancia de recorrido, en una ruta de 50 km, el valor del flete sería de R$ 125,00
en tanto que el costo sería de aproximadamente R$ 180,00; y para una ruta de 2.000 km., el
valor del flete sería de R$5.000,00, en tanto que el costo de esa ruta, mismo considerando el
retorno, sería inferior a R$3.600,00. Así, los clientes próximos al proveedor serían
beneficiados en detrimento de los clientes más alejados. Esa distorsión ocurre porque los
costos de carga y descarga no dependen de la distancia de ruta, sino que sólo dependen de
los tiempos de carga y descarga. De esa forma, en las rutas cortas la influencia de esos
costos es proporcionalmente mayor que en las rutas largas.
El segundo subsidio acontece en función del volumen, cuando no son consideradas las
economías de escala. En ese caso, no son diferenciados los precios por tonelada en función
de la capacidad del camión, así como no son privilegiadas las cargas embaladas.
En el largo plazo, los clientes que son perjudicados por el subsidio acaban asumiendo la
responsabilidad del flete, por percibir que pueden realizar ese servicio a un menor costo. Por
otro lado, los clientes que reciben el subsidio tienden a continuar dejando la responsabilidad
por cuenta del proveedor, que acabará luchando con la diferencia entre el costo y el precio.

Oportunidades de reducción de costos

El punto central para la reducción del costo del flete debe ser el nivel de utilización de la
flota, o sea, andar el máximo posible con cada camión cargado para tener un número menor
de camiones sin perjudicar el nivel de servicio. Eso reduce de forma significativa los costos
fijos, que usualmente corresponden cerca del 50% de los costos totales de un vehículo. A
continuación se listan algunas acciones que vienen a argumentar la utilización de la flota:
 mejorar el planeamiento del transporte - saber con anticipación el total de carga a
ser embarcado para cada plaza;
 programar las cargas y descargas - para reducir el tiempo de espera, que la mayoría
de las veces es mayor que el propio tiempo de carga y descarga, en virtud de la
concentración de vehículos en determinados horarios del día;
 disminuir la estacionalidad del volumen cargado - la expedición concentrada a fin de
mes, o en algunos días de la semana, genera colas para carga y descarga en los días
pico y desocupación en los días de baja;
 aumentar la utilización de la flota - cuando se pasa de uno a dos turnos de trabajo,
se disminuyen los costos de transporte en cerca del 15%, en tanto que, pasando a
tres turnos, los costos se reducen hasta un 20%
Conclusión

La utilización de una metodología adecuada para el costeo del flete puede contribuir
adecuadamente en la formación de tarifas, así como, presentar precios justos y razonables
para el transportista.
Ahora, desde la perspectiva del cliente, ese tipo de herramienta puede ser utilizado en el
cálculo del precio del flete, como también ayudar en los análisis de rentabilidad de clientes y
apoyar en la definición del nivel de servicio. Más allá de todo, el desarrollo de una simple
herramienta de costeo puede posibilitar una serie de análisis y ayudar a identificar
oportunidades de reducción de costos o debilidades en las operaciones.
Por último, hay que tener presente que el costo del transporte no puede ser encarado como
siendo de una de las empresas de la cadena de abastecimiento, ya que su correcto
gerenciamiento promoverá la oferta de productos en mercados cada vez más distantes y ese
es el objetivo fundamental del transporte de carga.

Extraído de: Revista Tecnologística, Año VI, N.62, Enero 2001.

Por: >Axel Badilla Galaz<
Experto en Logística - Santiago Chile - www.emagister.com
e-mail: axelbagal@yahoo.com