ESTUDIO DE CASO “DISTRIMAY”

LUIS EDUARDO CASTIBLANCO JORDAN

ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN - REGIONAL ATLÁNTICO

FICHA 1881614

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CÚCUTA

2020
GC-F -005 V. 01
Guía de Aprendizaje

DESCRIPCIÓN DEL CASO

Hace aproximadamente 25 años en Colombia los sistemas informáticos no estaban

contemplados como temas prioritarios para el desarrollo y la competitividad de los
empresarios o comerciantes medianos de nuestro país. Por lo tanto, no se incluían como un
rubro dentro del presupuesto anual de inversión, ya que en ese entonces los costos de
desarrollo e implementación de sistemas requerían de inversiones importantes. Solo las
grandes empresas tenían el privilegio de sistematizar los procesos administrativos, de ventas
y producción. Esto redunda en mejoras sustanciales en los procesos con un gran impacto en
los resultados finales de la gestión. Por lo tanto, las mayores posibilidades de acceder a
nuevas tecnologías las hacía cada vez más competitivas en comparación con el resto. Hoy,
luego de más de veinticinco años, el panorama ha cambiado. Es mucho más accesible para el
pequeño empresario contar con tecnología que le permita reducir la brecha competitiva que
lo separa de la gran empresa. Sistematizar la administración de una empresa significa por
ejemplo contar con herramientas que permitan gestionar inventarios, cuentas corrientes de
clientes, proveedores, registrar las compras y las ventas, llevar libros de caja y banco, emitir
reportes y listados para la liquidación de impuestos y más.

La Mayoritaria “Distrimay” es una empresa mediana ubicada en “Centro de Abastos” de la

ciudad de Bucaramanga, dedicada a la venta de abarrotes de primera necesidad, ella misma
comercializa los productos a nivel local y regional, buscando alcanzar la plena aceptación y
fidelización de sus clientes.

La Mayoritaria “Distrimay” es una empresa mediana, el propietario, administra el negocio

llevando todas las operaciones financieras y administrativas, prácticamente se evidencia una
contabilidad de bolsillo y solo le basta con algunas anotaciones, de esta manera ha sido
manejada y orientada su actividad productiva por muchos años, sin desconocer que no le ha
ido nada mal con este recurso. Pero también es cierto que cuando necesita tener un reporte
de cuánto vendió en el día, se pasa buen tiempo haciéndolos cálculos, que por cierto no son
exactos, además a medida que la empresa crece ya no puede almacenar toda la información
en la cabeza, por la cantidad de productos que posee en el punto de venta y bodega, sin
embargo, trata de mantener un control sobre todas las actividades más importantes, como
son: vender, cobrar, comprar, pagar proveedores, impuestos al Estado; muy seguramente
cuenta con una base mucho más sólida de información para seguir llevando los números en
su cabeza, pero con una reducción importante del trabajo operativo necesario para obtener
dichos números.

Actualmente, el propietario no cuenta con un Sistema Contable, y por su manejo tan limitado
y deficiente, no permite concluir satisfactoriamente los procesos, es por ello que la mayoría
de estos se vienen realizando en forma manual, el cual implica disponer de mayor tiempo de
llevarlo a cabo. Otro punto a tener en cuenta es que no hay un control estricto del inventario,
una presentación ante la DIAN, de la información financiera a tiempo, provocando pérdidas y
sanciones económicas a la empresa.

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Todo lo mencionado conlleva a una deficiente gestión de información comercial,

disminuyendo su competitividad. Por tanto, contar con un sistema informático para mejorar
todos los procesos en la empresa “Distrimay” significa reducir las tareas de ingreso y registro
de las operaciones al mínimo necesario, reducir errores, eliminar la duplicación de tareas,
generar listados e información útil para mejorar la toma de decisiones comerciales,
económicas y financieras con relación al negocio y aumentar los controles.

El propietario está decidido a contratar a una persona o empresa idónea y capacitada en esta
área, se dispone a consultar por diferentes medios, con quién puede contratar este servicio y
de acuerdo a las recomendaciones de sus conocidos, decide llamar al Tecnólogo llamado
“Analista” y acordó una fecha y hora para una entrevista.

PROBLEMA

La empresa mayorista “DISTRIMAY” es una empresa mediana de la ciudad de Bucaramanga,

con deficiencias en el área de Administrativa, específicamente en la gestión Comercial
(operaciones, decisiones comerciales, financieras, etc).

OBJETIVO GENERAL

Implementar un sistema de Información contable y financiero en la empresa mediana

mayorista DISTRIMAY.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Reducir las tareas de ingreso y registro de las operaciones al mínimo necesario.

 Reducir errores. Eliminar la duplicación de tareas, generar listados e información útil
para mejorar la toma de decisiones comerciales, económicas y financieras.
 Generación de estadísticas con referencia a la rentabilidad y utilidades.
 Mejorar la toma de decisiones en el ámbito comercial, financiero y económico.

ESTRATEGIA

 ¿Cómo lo llevará a cabo? Desarrollando un Sistema de Información, el cual integra

módulos de contabilidad, administración y ventas.
 ¿Cuándo se hará? Al finalizar la fase de análisis.
 ¿Cómo se ejecutará? En analista de sistemas, capacitando al Gerente y personal
encargado por la empresa.
 ¿Cómo se ejecutará? En un lapso de 3 meses, después de la fase de análisis.
 ¿Con qué recursos cuenta? Recursos financieros y equipos de cómputo.

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OPORTUNIDADES AMENAZAS

Mercancía de alta  Supermercados en
ANÁLISIS DOFA demanda. Grandes Superficies.
 Apoyo por ser  Precios más
pequeña y mediana económicos en los
empresa. demás mayoristas
FORTALEZAS ESTRATEGIAS FO ESTRATEGIAS FA
 Promover y ejecutar
 Años de Experiencia.
proyectos de  Diversificar los
 Reconocidos en la
fortalecimiento de las productos.
ciudad.
áreas funcionales.  Mejorar la
 Responsabilidad.
 Utilizar recursos administración de
 Cuentan con personal
tecnológicos inventarios.
preparado

DEBILIDADES ESTRATEGIAS DO ESTRATEGIAS DA

 Inestabilidad de
 Solicitar préstamos  Invertir en publicidad.
Clientes en el
bancarios.  Capacitar a todo el
mercado.
 Utilizar los descuentos personal en cuanto a
 Falta de
tributarios. áreas como servicio al
fortalecimiento de la
cliente.
cultura organizacional.

ESTRATEGIAS DE SOLUCIÓN A LA PROBLEMÁTICA

 Implementación del Sistema de Información para la empresa Distrimay.

 Capacitación al personal que utilizará el sistema de información.

DISEÑAR LA PLANEACIÓN

Recursos Disponibles:

 Equipo de Cómputo.
 Kardex diligenciado manualmente.
 Un (1) escritorio, una (1) silla.
 Talonario de factura de Ventas.
 Estados Financieros firmados por Contador Público.
 Una Cuenta bancaria.

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Planificador de proyectos
Elaborado por Luis Eduardo Castiblanco Jordan Periodo resaltado: 1 Duración del plan Inicio real % Completado Real (fuera del plan) % Completado (fuera del plan)

INICIO DEL DURACIÓN PORCENTAJE

ACTIVIDAD DURACIÓN DEL PLAN INICIO REAL PERIODOS
PLAN REAL COMPLETADO
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40
Estudio Técnico 1 15 días 1 4 25%
Recursos
1 15 días 1 6 100%
Adicionales
Capacitación 2 3 días 2 5 35%

Desarrollo 4 3 meses 4 6 10%

Implementación 4 15 días 4 8 85%

Capacitación 4 4 días 4 6 85%

 Guía de Aprendizaje

PLAN DE ACCIÓN

Presupuesto Inicial RECURSOS EJECUTADOS TOTAL RECURSOS TOTAL

PLAN DE ACCIÓN Definitivo % Actividad % EJECUTADO RESPONSABLE
2019 TRIMESTRE I TRIMESTRE II TRIMESTRE III TRIMESTRE IV EJECUTADOS DISPONIBLE

COD ACTIVIDAD PROYECTO

$ 20.000.000 $ 20.000.000
COD ACTIVIDAD ACTIVIDAD

1 Estudio técnico de la empresa 1.500.000 1.500.000 15% 1.500.000 Tecnólogo analista

2 Recursos Adicionales para la implementación del software 3.500.000 3.500.000 16% 3.500.000 Tecnólogo analista
3 Taller con el personal de la empresa para socializar lo que se va a implementar 1.000.000 1.000.000 15% 1.000.000 Tecnólogo analista
4 Desarrollo y creación del software 10.000.000 10.000.000 10% 10.000.000 Tecnólogo analista
5 Implementación del software funcionando en la empresa 3.000.000 3.000.000 12% 3.000.000 Tecnólogo analista
6 Capacitación al personal autorizado 1.000.000 1.000.000 15% 1.000.000 Tecnólogo analista
EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS

MATRIZ DE MARCO LÓGICO

NOMBRE DEL PROYECTO Sistema de Información

NIVEL DE OBJETIVO INDICADOR MEDIOS DE VERIFICACIÓN

Implementar sistema
Fines de información Reportes de la Gerencia.
contable y financiero.

Reducir las tareas de

ingreso y registro de las
Propósito Reporte de usuarios del SI.
operaciones al mínimo
necesario.

Indicadores y
Resultados Documento final de manual
estándares para la
(Componentes) de indicadores y estándares.
toma de decisiones.

Recolección de datos,
Documento final de Análisis
Actividades determinación de
del Sistema de Información.
entidades.