Evaluación del

Proceso de Nómina
 1. TRODUCCIÓN

El presente documento sirve de apoyo al equipo auditor para realizar evaluación de

controles del proceso de nómina.

2. ASEVERACIONES EN EL PROCESO DE NOMINA

Las aseveraciones le ayudan al auditor a comprender los riesgos que se pueden

materializar partiendo de la base que las aseveraciones son las declaraciones que un
tercero interesado en una entidad esperaría encontrar en los estados financieros:

Integridad: Todas las transacciones que afectan las cuentas relacionadas con el proceso
de nómina han sido registradas en los estados financieros.

Existencia: Las cuentas relacionadas con el proceso nomina existen a una fecha
determinada.

Exactitud: Todas las transacciones que afectan las cuentas relacionadas con el proceso de
nomina han sido registradas apropiadamente (fechas, conceptos, cantidades, valores).

Presentación y revelación: Todas las transacciones que afectan las cuentas

relacionadas con el proceso de nómina han sido clasificadas en las cuentas
correspondientes y se han revelado los temas relevantes del proceso de nómina y sus
cuentas relacionadas, de acuerdo con las políticas contables y el marco legal vigente.

Aseveraciones en las cuentas relacionadas de un Proceso de Nomina son:

Cuentas Integridad Existencia Exactitud Presentación y

relacionadas revelación

Obligaciones laborales X X X X
Impuestos por Pagar X X X X
Completar X X X X
Completar X X X X
Completar X X X X
 METODOLOGÍA PARA LA EVALUACIÓN DEL PROCESO DE NOMINA

A continuación, se presenta una metodología para evaluar el proceso de nomina de la

entidad auditada.

Para el logro de nuestro análisis del proceso, se considera el desarrollo de las

siguientes seis (6) actividades:

1. Identificar los procesos clave

2. Entendimiento del proceso
3. Identificación de los riesgos asociados y/o entender los riesgos de proceso
4. Identificación de los controles del proceso
5. Selección de los controles relevantes a los que se les realizarán las pruebas -
evaluación de los controles
6. Diseño de las pruebas de auditoría

1. EVALUACIÓN DE PROCESOS QUE ADMINISTRAN TRANSACCIONES

SIGNIFICATIVAS – PROCESOS CLAVES

Recordemos que las transacciones significativas en nomina se refieren a los

movimientos contables reflejados en los estados financieros que surgen por intercambio
de valor entre la entidad y un tercero. Ejemplo:

Proceso que administra las Cuentas afectadas en los

transacciones significativas estados financieros

Proceso de NOMINA identificar y escribir las cuentas contables

utilizadas en un proceso de nómina.
Escribir el nombre a nivel de cuenta
contable.

Actividades para el análisis del proceso de NOMINA

2. ENTENDIMIENTO DEL PROCESO

 Es indispensable que el auditor entienda y documente las actividades que inician,
procesan y registran las transacciones significativas del proceso de nomina.

El primer paso es entender el proceso desde el origen hasta su registro en los estados
financieros, y desde el inicio del pago hasta su registro en los estados financieros. Para
esto el auditor debe documentar de forma concreta y clara su entendimiento del proceso.

Fuentes para documentar el proceso de nomina

Las siguientes son algunas fuentes en las cuales el auditor puede encontrar información
para documentar el proceso de nomina:

• Organigramas que identifiquen los puestos y responsabilidades

• Entrevistas
• Manuales de procedimientos
• Políticas relacionadas con el proceso
• Observación de las actividades del proceso
• Inspección de información producida por el proceso
• Informes de auditorías internas y/o externas (ayuda a que el auditor identifique
debilidades y riesgos del proceso)
• Revisión de las cartas de recomendaciones del auditor del año anterior

La siguiente es una estructura sugerida para documentar el entendimiento del

proceso de nomina

Forma de documentar el proceso de nomina

El proceso de nómina de una entidad incluye todas aquellas actividades que se

requieren llevar a cabo registrar la vinculación de los empleados y el respectivo pago de
acuerdo a su tipo de contratación. Entre las formas para documentar este proceso
encontramos:

a) Todo proceso se alimenta de unos insumos o entradas, desarrolla unas

actividades y genera unas salidas. Ejemplos:

Identificar las entradas, actividades y salidas de un proceso de nómina. (Pueden

guiarse con el material entregado del proceso de compras)

Entradas:
 .
 .
Actividades (Cada actividad se debe describir de forma resumida)

 .
 .
 .
 .
 .
 .
 ..
 .
 .
 .
 .
 ..


Salidas:

 .
 .
 .
 ..
Las actividades del proceso se pueden documentar en FLUJOGRAMA. A continuación, se
presenta un ejemplo del proceso de nomina:

REALIZAR UN FLUJOGRAMA DE UN PROCESO DE NOMINA.

TENER EN CUENTA QUE CARACTERISTICAS MINIMAS QUE ESTE DEBE CONTENER SON LAS
SIGUIENTES

1. Vinculación de empleados

2. Registro de empleados en la base de datos de la entidad y

en el aplicativo contable
3. Definición de los parámetros de nómina, incluyendo
parametrización de los descuentos y/o aportes al sistema de
PROCESO DE NOMINA seguridad social e impuestos aplicables, entre otros.

4. Liquidación de nomina

5. Pago de obligaciones laborales

6. Contabilizaciones de nómina de personal

FLUJOGRAMA

REALIZAR AQUÍ EL FLUJOGRAMA

b) conocimiento de los asientos más comunes, formas y documentos importantes
que intervienen en el proceso de nómina, así:

Los asientos contables comunes y formas y documentos importantes son:

 Asientos contables comunes (Identifciar)

Dentro del ciclo de nómina podríamos distinguir los siguientes asientos contables
comunes:

 .
 .
 .
 ..
 .
 .
 .
 ..
 .

 Formas y documentos importantes (identificar)

Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de nómina podrían ser:

 .
 .
 ..
 .
 ..
 .
 .

c) Bases usuales de datos (Identificar)

Las bases usuales de datos están representadas por archivos, catálogos, listas,
auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las
transacciones dentro del ciclo o bien información que se produce como resultado del
proceso de las transacciones. Entre las cuales se pueden encontrar:

 .
 .
 .
 ..
 ..
 .
 d) Enlaces con otros ciclos

Dentro del ciclo de nomina podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con
otros ciclos:

 .
 .
 .


e) Objetivos de Control Interno del proceso de nómina:

Identificar y/o consultar objetivos de control interno para un proceso de nomina

(Pueden tomar como referencia los ejemplos del proceso de compras)
 3. IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROCESO

Del buen entendimiento del proceso dependerá la identificación de riesgos y los

controles que los mitigan.

Con base en el entendimiento del proceso se identifican los riesgos que amenacen la
integridad, existencia, exactitud, presentación y revelación de las cifras.

Actividades (Copiar aquí las actividades identificadas en el punto anterior.):

 .
 .
 .
 ..
 .
 .
 .
 .
 .

En cada una de estas actividades procedemos a identificar riesgos y controles que los
mitiguen.

Identificar posibles riesgos para el proceso de nomina, tomar como base las
actividades y flujograma de acuerdo a explicación en clases.

No. RIESGO Y / O FACTOR DEL RIESGO

1
2
3

4
5
6
7
8
9
10
 4. IDENTIFICACIÓN DE LOS CONTROLES DEL PROCESO

Clasificaciones de los controles. Para esta actividad, es importante conocer los

controles teniendo en cuenta sus diferentes clasificaciones.

Según la forma de operación, los controles se clasifican en tres tipos:

1. Automático: Es realizado de principio a fin por un sistema de información.

2. Semiautomático: Es ejecutado de manera parcial por una persona, pero con la
colaboración de un sistema de información.
3. Manual: Lo ejerce en su totalidad una persona, sin la colaboración de un sistema de
información.

Según el momento en que se ejecutan, los controles pueden ser preventivos, detectivos
o correctivos:

Tipo de control Ejemplos en proceso de NOMINA

1. Control Preventivo: Su
 Identificar posibles controles preventivos en un
objetivo es anticiparse a los proceso de nomina
eventos no deseados,
actuando sobre las causas
del riesgo, así como evitando
la generación de errores o
Eventos fraudulentos.

Identificar
posibles
controles
Detectivos en un
proceso de
2. Control Detectivo: Identifica nomina
todos aquellos eventos en el •
momento en que ocurren, así
como advierte sobre la •
presencia de riesgos.

3. Control Correctivo: Se
Identificar posibles controles Detectivos en un proceso
orienta a la implementación de nomina
de las acciones correctivas
una vez se ha identificado un
evento no deseado. Su
implementación se realiza
cuando los controles
 preventivos y detectivos no
han funcionado, lo cual
representa que su
implementación sea más
costosa, pues actúan
cuando ya se han
materializado eventos de
Pérdida para la organización.

A continuación se presenta algunos ejemplos de los controles en un proceso de nomina

No. CONTROLES PROCESOS DE NOMINA

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

MATRIZ DE RIESGOS Y CONTROLES

Una vez identificados los riesgos y controles para el proceso, se utiliza una matriz de riesgos y
controles, para identificar aquellos controles que mas riesgos ayuden a mitigar.
Se realiza de la siguiente manera:

CONTROLES. Algunos controles del proceso de nómina son: (Copiar aquí los controles
identificados anteriormente.)

No. CONTROLES PROCESOS DE NOMINA

Control 1
Control 2
Control 3
Control 4
Control 5
Control 6
Control 7
Control 8
Control 9
Control 10
 MATRIZ DE RIESGOS Y CONTROLES
CONTROLES
RIESGOS C C C C C C C C C C
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Escribir aquí el riesgo 1 identificado
Escribir aquí el riesgo 2 identificado
Escribir aquí el riesgo 3 identificado
Escribir aquí el riesgo 4 identificado
Escribir aquí el riesgo 5 identificado
Escribir aquí el riesgo 6 identificado
Escribir aquí el riesgo 7 identificado
Escribir aquí el riesgo 8 identificado
Escribir aquí el riesgo 9 identificado
Escribir aquí el riesgo 10 identificado

T O T A L E S

Desarrollar la matriz de riesgos y controles de acuerdo a explicacion en

clases.
 5. SELECCIÓN DE LOS CONTROLES RELEVANTES A LOS QUE SE
LES REALIZARÁN LAS PRUEBAS

Para el desarrollo de las pruebas a los controles se deberán identificar los controles
relevantes. Esta selección se deberá hacer teniendo en cuenta que el conjunto de los
controles seleccionados permita prevenir, detectar o corregir un error, de acuerdo con el
objetivo tanto del proceso, como de la auditoría aplicada.

Para la selección de controles se pueden consideramos tienen las siguientes

características:

• Los más eficientes de probar

• Los que mitigan más número de riesgos
• Los que cubren un mayor número de aseveraciones
• Si se trata de un cliente recurrente se debe tener en cuenta la evaluación de los años
anteriores.

ESCRIBIR AQUÍ LOS 4 CONTROLES TENIENDO EN CUENTA AQUELLOS QUE MÁS RIESGOS AYUDAN
A MITIGAR. TENER EN CUENTA LOS RESULTADOS OBTENIDOS AL DESARROLLAR LA MATRIZ DE
RIESGOS Y CONTROLES.

 CONTROL:
 CONTROL:
 CONTROL:
 CONTROL:

6. EVALUACIÓN DE LOS CONTROLES – DISEÑO DE PRUEBAS DE

AUDITORIA

La evaluación de los controles consta de tres pasos:

1. Evaluación del diseño de los controles relevantes

2. Evaluación de la implementación de los controles relevantes
3. Evaluación de la efectividad de los controles relevantes.

ESTE PUNTO NO REALIZAR. SE REALIZARA CON EJEMPLOS POSTERIORMENTE A LA EXPLICACION

DE TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.