Actividad de aprendizaje 7: Graficar el flujo de información interna y externa de los

procesos logísticos, utilizando herramientas tecnológicas

Tecnólogo en Gestión Logística

Ficha 1852636

AA7_Ev4_NMS_Propuesta “Caso pio pio y más pio”

Presentado a Instructora:

NURY MEJIA SALAZAR

Presentado Por:

EDWIN DANIEL CARRILLO SIERRA

JORGE ALEXIS PACHÓN PINZÓN

JOHN ALEXANDER FORERO CAMACHO

MIGUEL ANGEL OVALLE PEÑA

 YEISON LEO ARIZALA TENORIO

Bogotá, octubre 20 de 2019

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 Tabla de contenido

Pág.

Introducción…………………………………………………………………………….3

Objetivos………………………………………………………………………………..4

Desarrollo de la Actividad ……………………………………………………………5

Conclusiones…………………………………………………………………………..12

Bibliografía……………………………………………………………………………..13

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 1. INTRODUCCIÓN
En el presente trabajo analizaremos el caso de pio pio y más pío con la finalidad
de evidenciar las fallas y errores que se presentan en los procesos que se
generan por diferentes motivos, así mismo buscar alternativas y soluciones de
mejora en los procesos y brindar un mejor servicio.

como pudimos evidenciar en la lectura puede darse este tipo de casos de manera
muy frecuente dentro de un empres más aún si esta está comenzando y no tiene
claro su funcionamiento es por ello que de manera fundamental pensamos que la
planeación estratégica y una buena gerencia nos puede evitar que se afecten los
procesos dentro de nuestras compañías así como el caso de pio pio pueden
haber muchas más empresas en Colombia pero la finalidad como aprendices de
gestión logística es poder brindar alternativas y soluciones a aquellas empresas
que necesitan de nuestro conocimiento.

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 2. OBJETIVOS
● Análisis y lectura del caso de la empresa PIO PIO Y MAS PIO.
● identificar las posibles fallas y errores en los procesos logísticos de la
empresa PIO PIO Y MAS PIO.
● Brindar desde nuestro punto de vista opciones, posibilidades, y en
determinado caso correcciones a los procesos logísticos de la empresa
PIO PIO Y MAS PIO.

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 3. DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD

Para la propuesta debe:

1. Efectuar un diagnóstico acerca de las fallas presentes en cada una de las

áreas mostradas en el caso propuesto para la evidencia.
2. Establecer las posibles soluciones para los problemas identificados,
contemplando:
● La descripción de los procesos.
● Tiempos de respuesta requeridos por los clientes internos y externos.
● Costos asociados con la operación, que garanticen el flujo de bienes,
servicios y transacciones.
● Recomendar el uso de tecnologías de la información para actividades de
traficación, simulación y creación de sistemas de información, con la
respectiva descripción del software o sistemas empleados.

Una vez cuente con todo lo anterior, realice la propuesta a través de los espacios
de trabajo colaborativo dispuestos para la evidencia y al final consolide la
información en un documento para ser enviado al instructor.

En la lectura del caso “pio pio y más pio” nos menciona una serie de áreas y / o
procesos que se efectúan de manera inadecuada los cuales generan caos en la
logística de distribución; las cuales vamos a enumerar a continuación:

1. En el área de logística.
2. En los procesos de toma de pedidos, alistamiento, despacho y transporte.
3. En el proceso de facturación.
4. En el proceso de distribución del producto.
5. En el servicio al cliente
6. Supervisión de los procesos
7. En el almacenamiento e inventario de productos.

(Fallas o errores).

1. área de logística.

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A). De existir el área o el departamento de logística dentro de la organización no
hay una distinción jerárquica que nos ayude a la visualizar la subordinación del
personal, lo cual no nos deja ver responsables lo cual se evidencia en la lectura,
cuando nadie se hace responde por los errores cometidos y se culpan unos a
otros o se delegan funciones unos a otros.

 Como solución a esta falla es la construcción de un organigrama y un manual

de procesos y procedimientos, el cual deje claro las áreas y las dependencias
para tener claridad al momento de establecer responsabilidades; también
dejaría claro la subordinación de los empleados de acuerdo al área en que
laboran.

B). consideramos que no hay una persona que esté a cargo del área logística,
(falta de liderazgo) ya que sería quien es el que debería estar como responsable
de la situación presentada en el caso.

 Como solución planteamos la alternativa de reestructurar el área logística para

que tenga una cabeza visible; adicionalmente reformar el proceso de
contratación para encontrar los perfiles adecuados para el área o los procesos
que necesiten dentro de la organización.

2. En los procesos de toma de pedidos, alistamiento, despacho y

transporte.

A). Toma de pedidos: en cuanto al proceso de toma de pedidos por parte de los
vendedores podemos evidenciar que en algunas fallas porque (no están
completos, el pedido se pasa tarde, no tienen en cuenta el stock, incumplimiento
de horarios de entregas entre otro.

 Lo primordial es plantear la posibilidad de que la empresa adquiera un

software que le permita integrar la información para que los vendedores
puedan realizar su labor, sin embargo, también puede vender por catálogos,
negociar los plazos y horarios de entrega, adicionalmente se puede establecer

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 una categoría para los clientes para dar celeridad y prioridad a los pedidos de
mayor volumen.

B). Alistamiento: el personal encargado del proceso, está cometiendo errores

debido a ello las órdenes no están llegando con los pedidos incompletos, o
trocados; por tal motivo hay retrasos para las demás entregas.

 Capacitar al personal donde se les explique cómo realizar de manera

adecuada el alistamiento de los pedidos con la remisión u orden de
producción, que nos envían para que todo salga a conformidad según el
pedido estipulado, y hacer una rotación de personal para que otras personas
de la compañía también estén en la capacidad de asumir esa función dado el
caso.

C.) Despacho: en consecuencia, a la cadena de errores presentada en la toma

de pedidos, facturación, en el alistamiento y en los inventarios, el área y el
personal de despacho no está exento de cometer errores y despachar los pedidos
con faltantes, trocados o en el horario no estipulado por el cliente.

● Como solución planteamos que el área de despacho sea la responsable de

confirmar que los productos que sean previamente alistados por el personal
encargado del proceso de alistamientos, con ello rectificamos que los
productos sean los que el cliente nos solicitó. adicionalmente también realizar
una capacitación idónea para que el personal no se salte los procedimientos y
cumplan con sus funciones.

D). Transporte: en el proceso de transporte de los pedidos evidenciamos que no

hay una planeación de la ruta, la realizan sin tener en cuenta los horarios o los
clientes demorados, le falta capacitación al personal en dicho proceso, también
observamos que se visita dos veces el mismo cliente, pero con diferente ruta esto
ocasiona más gastos para la compañía y más trabajo en las diferentes áreas
debido a esos errores ocasiona más retraso en las áreas.

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  Como solución es necesario replantear el sistema de transporte y crear
estrategias para la red de distribución, donde se identifiquen las rutas críticas y
así poder crear rutas especializadas, con el fin de llegar a tiempo,
adicionalmente crear sistemas de distribución categorizados para clientes
especiales o clientes varios.
3 En el proceso de facturación.
A) Facturación: con el proceso de facturación se están presentando varios
inconvenientes, ya que no se está realizando de manera adecuada, tal vez se
pueda dar por errores al momento de tomar los pedidos, enviando por ende
las remisiones de alistamiento con errores, esto puede conllevar a evidenciar
más inconvenientes sobre todo con los despachos y las rutas, las cuales
pueden presentar retrasos e incumplimiento con los horarios y se evidencia
que esto se vienen presentando con frecuencia por el personal encargado.
 Con el fin de corregir a las fallas que se están presentando en el área de
facturación, es indispensable trabajar mediante remisiones u órdenes de
compra, con la finalidad de que el personal de alistamiento confirme los
pedidos y reporte sus existencias; luego de que la orden o remisión de pedido
esta alistada esta se procederá a facturar de manera correcta y el área de
despacho confirmará el producto que sale a transporte. adicionalmente es
importante entrar a revisar si es necesario una modernización del sistema
tecnológico de facturación para hacerlo de manera más eficiente.

1. En el proceso de distribución del producto.

A) Se presentan errores en la distribución del producto en cuanto no hay una

planeación que evite las demoras se realizan entregas al mismo cliente con
diferente ruta a su vez no hay seguimiento en tiempo real de las rutas ni un
proceso definido para contingencias.
 Es indispensable que, como solución para este problema, se puedan crear
estrategias para la red de distribución, en donde se identifiquen las rutas
críticas, y seguimiento a las mismas con el fin de llegar a tiempo a los
diferentes puntos de recepción, adicionalmente crear sistemas de distribución

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 especializadas, los cuales nos permiten categorizar a los clientes ya sea en
prioritarios especiales, demorados o clientes varios.

2. En el servicio al cliente

A) En el área de servicio al cliente se presentan inconvenientes a la hora de dar

respuesta de pedidos solicitados, la llegada tarde, la falta de documentos que
acompañan el pedido; debido a esto el cliente exige una pronta solución y
ellos no dan pronta y oportuna respuesta por la mala información obtenida en
las diferentes áreas.
 Como solución a este problema presentado es el crear un sistema de servicio
al cliente el cual permita canalizar la información y permita dar pronta
respuesta con tan solo preguntar el número de pedido o factura; para ello se
abrirán canales como: Correo - apartado aéreo, Buzón de sugerencias y
reclamos, Líneas telefónicas - conmutador, Línea al consumidor 01800-9,
Correo electrónico - (comunicación a través de Internet). encuestas de
satisfacción y/o Atención personalizada (oficina de atención y servicio).
también es posible abrir convocatorias para capacitar a nuestros empleados a
través de entidades como el Sena, y la creación de un protocolo y un manual
de procesos y procedimientos para que el personal sepa solucionar los
inconvenientes o requerimientos del cliente.

3. Supervisión de los procesos.

A). Supervisión de los procesos: se evidencia que no hay control para los
procesos que cada individuo realiza, por ende, hay errores, no hay un líder o un
manual de procesos y procedimientos que estipule funciones, supervisiones y
subordinaciones.

 Como sugerencia para esta falla se propone crear un manual de procesos y

procedimientos para que cada individuo conozca sus funciones, para poder
delegar responsables para cada área, también se propone realizar
capacitaciones sobre liderazgo y elegir al personal con mejor experiencia para
realizar la supervisión de los procesos.

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 4. En el almacenamiento e inventario de productos

A). Almacenamiento: el inconveniente más grande que tiene el proceso de

almacenamiento es que hay demasiado stock de unos productos mientras que de
otros hay muy poco stock y precisamente es de los que más demandan los
clientes, esto sucede por el desconocimiento de los pedidos con las referencias
más frecuentes.

 Para este problema la solución propuesta es la de recolección de información

mediante el histórico de ventas que nos permite hacer un pronóstico de
demanda y tener claro el comportamiento de las referencias que se tienen en
almacenamiento-.

B). inventario de productos: se presenta que el sistema que se está utilizando está
fuera de contexto y desactualizado, y tal vez esté arrojando inconsistencias,
debido a eso los pedidos pueden estar arrojando faltantes o las referencias no se
encuentren actualizadas arrojando productos que los clientes no han solicitado
por tal motivo llegan mal los pedidos donde los clientes.

 Como solución para este problema nos sería muy útil corroborar la información
que arroja el inventario, por no ser confiable o generarlo 2 o 3 veces al día,
para que sea un dato más aproximado de las referencias disponibles para la
venta, esto es en caso de hacerlo de manera manual. otra propuesta sería una
inversión tecnológica en rotulación con códigos de barras, lectores de códigos
para manejarlo mediante un software de era el cual nos da una información
unificada para todos los departamentos de la empresa y así nos da un dato
más correcto de los productos en stock, por último de no haber presupuesto
para invertir en este software podríamos utilizar Microsoft Excel para manejar
tablas dinámicas con el fin de manejar el inventario por medio de esta
herramienta tecnológica.

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 FALLAS Y
ERRORES EN EL
CASO PIO PIO

Fallas que afecten el

proceso

No hay horarios
establecidos

La facturación no
es adecuada NO
La tecnología no
hace parte de la
La tecnología comercialización
se evidencia
Falta de stock de los del producto
falla de
productos facturación

Trabajo en equipo Si
Aporta al verificar
desde el ingreso y
salida de la
Posible solución mercancía del punto
de acumulación

Crear un manual
Se recomienda para el
uso de la tecnología CODIGO DE BARRAS

Manejo a adecuada de
la información en PROGRAMA DE REGISTRO
plataformas STOCK

Establecer horarios de
entrega y despacho PLATAFORMAS DE
CONTABILIDAD
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FIN
 4.CONCLUSIONES

Puntualmente la mayoría de problemas que podemos evidenciar en la empresa están

dados por que a pesar de la experiencia que tenga el personal no tienen claro los
procesos y funciones del área a cargo lo que les lleva a cometer una y otra vez los
mismos errores, para ello tenemos que estar atentos para lograr identificar las fallas,
errores, desorganización y falta de liderazgo que tenga el área o dependencia de la
empresa con el fin de identificarlas a tiempo y trabajar sobre ellas, y buscar soluciones,
pues los clientes son lo principal, y a ellos debemos nuestro trabajo, la empresa debe
tener la capacidad de adoptar la tarea de estar siempre en constante retroalimentación
para lograr ser más competitiva y la tecnología y la comunicación hacen parte de la
nueva era.

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 5. BIBLIOGRAFÍA

● Material de apoyo Sena Caso de López (2008)1, publicado en el blog Caso: un

día en el área de logística de la Universidad Icesi.

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