SISTEMAS Y PROCESOS DE ORGANIZAR

Sistemas y actividades
En este apartado explicaremos las definiciones de sistemas y actividades en el aspecto que
necesitaremos en términos de la organización.

Por sistema nos podemos referir a un conjunto ordenado de normas y procedimientos que regulan
el funcionamiento de un grupo o colectividad, así como también podemos decir que es un
conjunto de reglas, principios o medidas que tienen relación entre sí.

Una actividad se trata de las acciones que desarrolla un individuo o una institución de manera
cotidiana, como parte de sus obligaciones, tareas o funciones.

Pasos para el proceso de organizar

Como vimos en tareas anteriores el proceso de organización se debe de llevar a cabo aplicando
simultáneamente las técnicas y principios organizacionales de los que hablamos anteriormente, así
como también debemos delimitar el tipo de organización idónea en la situación específica que se
esté manejando (fig. 4.9). Las etapas de la organización son:

 División del trabajo: Con esto nos referimos a la separación y delimitación de las
actividades para lograr la mayor precisión eficacia y el mínimo esfuerzo. Con esto
podemos recordar que es uno de los principios de la organización la cual se refiere a la
especialización del trabajo.
 Jerarquización: Es la disposición de las funciones de una organización por
orden de rango, grado o importancia (fig. 4.10).

 Departamentalización: Se refiere a la división y el agrupamiento de las

funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud.
  Descripción de funciones: En esta etapa es importante definir las labores
y actividades que habrán de desarrollarse en cada una de las unidades
concretas de trabajo o puestos de los distintos departamentos de la
organización.
 Coordinación: Es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el
fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez en el desarrollo y la consecución de
los objetivos.

Desarrollo de estructuras organizacionales

Una estructura organizacional se puede implementar en un organismo social, pero su aplicación
origina una serie de problemas organizativos que el administrador debe identificar y dar
soluciones.

Para el desarrollo de una estructura organizacional es importante tener en cuenta distintos

factores como: el giro y magnitud de la empresa, recursos, objetivos, tipo y volumen de
producción, etc.

Tipos de estructuras organizacionales

Organización lineal o militar
Se le conoce como organización lineal o militar porque, precisamente, se utilizan instrucciones
militares. la autoridad y la responsabilidad se transmiten íntegramente por una sola línea para
cada persona; la autoridad de línea disminuye conforme va descendiendo y la responsabilidad
aumenta conforme asciende.

Si se interpreta la organización lineal los problemas organizativos que se originan son:

 Centralizados de autoridad en el supervisor

 Sé depende de un hombre clave
 No fomenta la especialización de los empleados
 Se presenta comunicación informal (verbal)
 Pérdida de objetos
  Supervisión excesiva de subordinados, dificultando su control (tramo de control).

Organización funcional o de Taylor

Tyler sugirió que el trabajo del supervisor de la organización lineal se dividiera en 8 supervisores,
cada uno de los cuales tiene una función particular:

 Supervisor de costos y tiempo

 Supervisor de las tarjetas de instrucciones
 Supervisor de órdenes de trabajo y hojas de ruta
 Supervisor de la disciplina
 Supervisor de abastecimiento de materiales
 Supervisión de control de calidad
 Supervisor de adiestramiento
 Supervisor de mantenimiento

Se dice que esta organización es funcional porque existe especialización por parte de los
supervisores, lo cual los hace expertos en un conocimiento especial y esto se conoce como
autoridad funcional.

Al interpretar la organización funcional los problemas que pueden presentarse son:

 Duplicidad de autoridad
 Violación del principio de la unidad de mando
 Confusión en las órdenes
 Fuga de responsabilidades
 Indisciplina
 Continuación de la comunicación informal (verbal)
 Duplicidad de funciones
 Conflictos entre autoridades
 Falta de coordinación entre departamentos
 Atraso de actividades
 Indeterminación de actividades
 Personal incompetente ocupando puesto clave
 Exceso de trabajo para algunos empleados
 Continuación de la falta de especialización en los obreros
 Fricción entre jefe y subordinado
 Rotación de personal elevado
 Excesivo tramo de control
 Fricciones entre el personal

Organización lineofuncional
En esto se combinan los dos tipos de organización anteriores de ahí su nombre, y aprovecha:

a) De la organización lineal, la autoridad y la responsabilidad que se transmite a través de un

solo jefe para cada función es especial (cadena de mando).
b) De la función, la especialización de cada actividad en una función.
Este tipo de organización es la que más se aplica en la actualidad, por ser la que ofrece más
ventajas (fig. 4.21.).

Los siguientes tipos de organización tienen su origen a partir de la organización lineofuncional, ya

que son sobrepuestas a ésta.

Organización estaf
La organización está surge como consecuencia del crecimiento de las empresas y del avance de la
tecnología, lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el manejo de detalles, y de contar
con especialistas capaces de proporcionar información experta y de asesoría los departamentos de
línea. Además, hace posible el principio de responsabilidad y la autoridad indivisible.

Este tipo de organización no disfruta de autoridad de línea o poder para imponer sus decisiones

Si los deberes y responsabilidades de la asesoría no se delimitan claramente por medio de cuadros

y manuales, puede producirse una confusión considerable en toda la organización, creándose
problemas como:

 Ser ineficaz por falta de autoridad para realizar sus funciones o por falta de un respaldo
inteligente en la aplicación de sus recomendaciones
 Existir rozamiento con la autoridad de línea

Organización por comités

Este tipo de organización consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de
personas que se reúnen y se comprometen para discutir y decidir en común los problemas que se
les encomiendan (fig. 4.23).
Se presentan ventajas, como:

 Las soluciones son más objetivas ya que representa la conjunción de varios criterios.
 Se comparte la responsabilidad entre todos los que integran el comité, no recayendo
aquella sobre una sola persona.
 Permite que las ideas se fundamentan y se critiquen.
 Se aprovechan al máximo los conocimientos especializados.

Organización matricial
Esta forma de organización también se conoce como organización de matriz, de parrilla, de
proyecto administración de producto.

Consiste en combinar la departamentalización por proyecto con la de funciones. De esta manera,

existe el gerente funcional a cargo de las labores inherentes al departamento, con una sobre
posición de un gerente de proyecto que hace responsable de los resultados de los objetivos de
dicho proyecto.

La organización matricial surge como una respuesta al crecimiento de las organizaciones y a la

necesidad de desarrollar proyectos en los que se requiere la intervención de especialistas de
distintos departamentos. los especialistas reportan al jefe de proyecto para el desarrollo del
proyecto y al jefe funcional para las labores inherentes a su departamento. La autoridad, la
responsabilidad y el poder están balanceados y compartidos entre los dos jefes.