PROCESOS DE LA GESTIÓN

DE LOS COSTOS
Tabla de

Contenido

1. Introducción 04

2. Planificar la Gestión de los Costos 06

3. Estimar los Costos 10

4. Determinar el Presupuesto 16

5. Controlar los Costos 21

Conclusiones

Bibliografía
<<<<< 003

Formación Especializada
 Introducción

01
Formación Especializada
<<<<< 005

Introducción

La gestión de los costos del proyecto permite considerar

los métodos y técnicas para mejorar la toma de decisiones
de una empresa, determinar la adopción de medidas
de desempeño no financiero, evaluar los criterios de los
inversionistas y comparar con los de otras organizaciones.

Una implementación correcta de la gestión de los costos se traducirá en una reducción

de los costos de producción de los productos y servicios, así como en un mayor valor
entregado al cliente; la gestión de los costos se documenta al inicio del proyecto, en
la definición de su ciclo de vida. Sin embargo, es común que se modifique durante
la ejecución del proyecto.

Con el propósito de cumplir con el presupuesto aprobado del proyecto se sugieren

los siguientes procesos: planificar la gestión de los costos, estimar los costos,
determinar el presupuesto y controlar los costos. Cada uno de estos tiene entradas,
herramientas y técnicas, y salidas que veremos a continuación.

Formación Especializada
 Planificar la gestión de los

02
costos

Formación Especializada
<<<<< 007

Planificar la gestión de los

costos
Es el proceso de definir cómo se han de estimar, presupuestar,
gestionar, monitorear y controlar los costos del proyecto.
El trabajo de planificación de la gestión de los costos
tiene lugar en las etapas iniciales de la planificación del
proyecto y establece el marco de referencia para cada uno
de los procesos de gestión de los costos, de modo que el
desempeño de los procesos sea eficiente y coordinado.

El beneficio clave de este proceso es que proporciona guía y dirección sobre cómo
se gestionarán los costos del proyecto a lo largo del mismo.

A continuación, se presentan las entradas, herramientas y técnicas, y salidas del

proceso:

PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS COSTOS

Entradas: Herramientas y técnicas: Salidas:

1. Acta de constitución del proyecto 1. Juicio de expertos 1. Plan de gestión de los costos
2. Plan para la dirección del proyecto 2. Análisis de datos
- Plan de gestión del cronograma 3. Reuniones
- Plan de gestión de los riesgos
3. Factores ambientales de la empresa
4. Activos de los procesos de la
organización

Figura 1. Planificar la Gestión de los Costos: Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas.

Tomado de (Project Management Institute, 2017)

Formación Especializada
008
Entradas
En las entradas del proceso, se debe
tener en cuenta el Acta de constitucion
del proyecto, la cual proporciona los
recursos financieros preaprobados a
partir de los cuales se desarrollan los
costos detallados del proyecto. El acta
de constitución del proyecto define asi
mismo los requisitos para la aprobación
del proyecto, que influirán en la gestión
de los costos. Igualmente, se toma en
consideración el Plan para la dirección
del proyecto, que incluye el plan de
gestión del cronograma, y el plan de
gestión de los riesgos; ambos planes
proporcionan procesos y controles que
afectarán la estimación y la gestión de
los costos.
De igual manera, se deben determinar
también como parte de las entradas, los
Factores ambientales de la empresa, que
pueden influir en el proceso, como son: la
cultura y la estructura de la organización;
las condiciones del mercado; las tasas
de cambio de divisas; para los proyectos
cuyos costos se originan en más de un
país; La información comercial publicada;
el sistema de información para la
dirección de proyectos; y las diferencias
de productividad en diferentes partes del
mundo, que pueden tener gran influencia
en el costo del proyecto.
Formación Especializada
>>>
Finalmente, han de tomarse en
consideración los Activos de los procesos
de la organización que pueden influir,
procedimientos de control financiero
como informes de tiempos, revisiones
requeridas de gastos y desembolsos,
códigos contables y disposiciones
contractuales estándar; información
histórica y repositorio de lecciones
aprendidas; bases de datos financieras;
y las políticas, procedimientos y guías
existentes relacionados con la gestión de
costos y el presupuesto.
Herramientas y técnicas
Continuando ahora con las herramientas
y técnicas para planificar la gestión
de los costos, encontramos en primer
lugar el Juicio de expertos en proyectos
anteriores similares; información de la
industria, disciplina y área de aplicación;
estimación de costos y elaboración de
presupuestos; y gestión del valor ganado.
Otro factor por considerar dentro de las
herramientas y técnicas es el Análisis
de los datos, cuyo principal recurso es
el análisis de alternativas, incluyendo
la revisión de opciones estratégicas
de financiación, tales como auto-
<<<<< 009

financiación, financiación a través de de las estimaciones del costo, umbrales

acciones, o financiación mediante deuda;
y/o traer a consideración las formas de
adquirir los recursos del proyecto, tales
como construir, comprar, alquilar o
arrendar.
de control para monitorear el desempeño
del costo, reglas para la medición del
desempeño, formato de los informes,
entre otros detalles.

Adicionalmente, los equipos de

proyecto pueden celebrar Reuniones de
planificación para desarrollar el plan de
gestión de los costos. Los participantes
de estas reuniones pueden incluir al
director del proyecto, al patrocinador
del proyecto, determinados miembros
del equipo del proyecto, determinados
interesados, cualquier persona que tenga
responsabilidades relativas a los costos
del proyecto, así como otras personas,
según sea necesario.

Salida
Para culminar con el proceso Planificar
la Gestión de los Costos, encontramos
que su salida es el Plan de gestión de los
costos, el cual hace parte del plan para la
dirección del proyecto y describe la forma
en que se planificarán, estructurarán y
controlarán los costos del proyecto. El plan
de gestión de los costos puede establecer,
por ejemplo: unidades de medida de los
recursos, niveles de precisión y exactitud

Formación Especializada
 Estimar los costos

03
Formación Especializada
<<<<< 0011

Estimar los costos

Es el proceso de desarrollar una aproximación del costo

de los recursos necesarios para completar el trabajo del
proyecto. Este proceso se lleva a cabo periódicamente a lo
largo del proyecto, según sea necesario.

Su principal beneficio es que determina los recursos monetarios requeridos para el

proyecto.

A continuación, se presentan las entradas, herramientas y técnicas, y salidas del

proceso:

ESTIMAR LOS COSTOS

Entradas: Herramientas y técnicas: Salidas:

1. Plan para la dirección del proyecto
- Plan de gestión de los costos
- Plan de gestión de la calidad
- Línea base del alcance
2. Documentos del proyecto
- Registro de lecciones aprendidas
- Cronograma del proyecto
- Requisitos de recursos
- Registro de riesgos
3.Factores ambientales de la empresa
4. Activos de los procesos de la
organización
1. Juicio de expertos 1. Estimaciones de costos
2. Estimación análoga 2. Base de las estimaciones
3. Estimación paramétrica 3. Actualizaciones a los documentos
4. Estimaciones ascendentes del proyecto
5. Estimaciones basadas en tres - Registro de supuestos
valores - Registro de lecciones aprendidas
6. Análisis de datos - Registro de riesgos
- Análisis de alternativas
- Análisis de reserva
- Costo de la calidad
7. Sistema de información para la
dirección de proyectos
8. Toma de decisiones
- Votación

Figura 2. Estimar los Costos: Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas.

Tomado de (Project Management Institute, 2017)

Formación Especializada
0012 >>>

Una estimación de costos consiste en

Entradas
una evaluación cuantitativa de los costos
probables de los recursos necesarios para
Estimar los costos incluyen el Plan para la
completar la actividad, o dicho de otra
dirección del proyecto, conformado a su
manera, es una predicción basada sobre
vez por el plan de gestión de los costos,
la información disponible en un momento
al cual se hizo referencia en el proceso
determinado. Para lograr un costo óptimo
anterior; el plan de gestión de la calidad,
para el proyecto, se debería tener en
que describe las actividades y los recursos
cuenta el balance entre costos y riesgos,
necesarios para que el equipo de dirección
tal como hacer vs. comprar, comprar vs.
del proyecto alcance los objetivos de
alquilar y el uso de recursos compartidos.
calidad establecidos para el proyecto; y la
línea base del alcance, donde se enuncia
La exactitud de la estimación del costo
el alcance del proyecto, la EDT/WBS y el
de un proyecto aumenta conforme el
diccionario de la EDT/WBS.
proyecto avanza a través de su ciclo de
vida, así que se debería revisar y refinar a
Igualmente, se consideran entre las
lo largo del proyecto para ir reflejando los
entradas, los Documentos del proyecto,
detalles adicionales a medida que éstos
que incluyen, entre otros: el registro
se van conociendo y que se van probando
de lecciones aprendidas que pueden
los supuestos de partida.
aplicarse a fases tardías del proyecto
para mejorar la exactitud y precisión de
Entre lo recursos que se deben asignar al
las estimaciones; el cronograma, donde
proyecto y cuyo costo debe estimarse, se
se determina el tipo, cantidad y lapso
encuentran, entre otros: el personal, los
de tiempo que los recursos físicos y el
materiales, el equipamiento, los servicios
equipo estarán activos en el proyecto;
y las instalaciones, así como otras
los requisitos de recursos, que consisten
categorías especiales, tales como el factor
en los tipos y las cantidades de recursos
de inflación, el costo de financiación o el
identificados que necesita cada paquete
costo de contingencia. Las estimaciones
de trabajo o actividad; y el registro de
de costos se pueden presentar a nivel de
riesgos, que contiene detalles de los
actividad o en forma resumida.
riesgos individuales del proyecto que han
sido identificados y priorizados, y para los
cuales se requieren respuestas.
Siguiendo con las entradas del proceso

Formación Especializada
<<<<< 0013

estimar los costos, encontramos los al proyecto actual y los toma como base
Factores ambientales de la empresa, para estimar el mismo parámetro o
como son las condiciones del mercado; medida para el proyecto actual. Del mismo
cierta información de dominio público, modo, la Estimación paramétrica utiliza
como bases de datos comerciales o listasuna relación estadística entre los datos
de precios publicadas por proveedores, históricos relevantes y otras variables
donde se pueden encontrar costos para calcular una estimación del costo
estándar de recursos humanos, materialesdel trabajo del proyecto, logrando niveles
y equipos. superiores de exactitud, en función de la
sofisticación y de los datos subyacentes
Por último, es importante tener en que utilice el modelo. Por su parte, la
cuenta los Activos de los procesos de Estimación ascendente sirve para estimar
la organización que pueden influir en un componente del trabajo.
el proceso, como son las políticas de
estimación de costos, las plantillas de La exactitud de las estimaciones de costos
estimación de costos y la información por un único valor se puede mejorar si
histórica y el repositorio de lecciones se tienen en cuenta la incertidumbre y el
aprendidas. riesgo y se utilizan Estimaciones por tres
valores para definir un rango aproximado
del costo de la actividad:

Herramientas y técnicas Estos valores a considerar son el más

Las herramientas y técnicas que apoyan probable (cM), el más optimista (cO) y el
la estimación de los costos comprenden más pesimista (cP).
el Juicio de expertos con conocimientos
especializados en proyectos anteriores Dos de las fórmulas más usadas para
similares; en información de la industria, calcular el costo esperado (cE), en
disciplina y área de aplicación; o en función de las 3 variables citadas,
métodos de estimación de costos. son la distribución triangular y la
distribución beta, las cuales se enuncian
Adicionalmente, se aprovechan recursos a continuación:
como la Estimación análoga de costos,
que utiliza valores o atributos de
proyectos anteriores que son similares

Formación Especializada
0014
Distribución triangular:
cE = (cO + cM + cP) / 3
Distribución beta:
cE = (cO + 4cM + cP) / 6
La siguiente herramienta para estimar la
duración de las actividades es el Análisis
de datos, que a su vez comprende el
análisis de alternativas, el análisis de
reserva y el costo de la calidad. La primera
permite al equipo evaluar las opciones
identificadas a fin de seleccionar qué
opciones o enfoques utilizar para ejecutar
y llevar a cabo el trabajo del proyecto;
la segunda se utiliza para determinar la
cantidad de reservas presupuestales para
contingencias que puedan surgir de los
riesgos identificados. La tercera se basa
en evaluar el impacto en el costo de la
inversión adicional de conformidad, frente
al costo de la no conformidad.
Otra herramienta es el Sistema de
información para la dirección de proyectos,
el cual puede incluir hojas de cálculo,
software de simulación y herramientas
de análisis estadístico para apoyar la
estimación de costos. Dichas herramientas
simplifican el uso de algunas de las
técnicas de estimación de costos y, de esta
Formación Especializada
>>>
manera, facilitan el estudio rápido de las
alternativas.
Pasando ahora a las técnicas de Toma
de decisiones que pueden utilizarse en el
proceso Estimar los Costos incluyen, entre
otras, la votación, para la cual se proponen
múltiples alternativas, con un resultado
esperado en forma de acciones futuras.
Estas técnicas son útiles para involucrar a
los miembros del equipo en la mejora de
la exactitud de la estimación y de su nivel
de compromiso con los resultados de las
estimaciones resultantes.
Salida
Ahora veamos, cuáles son las salidas
que conforman el proceso Estimar los
Costos. En primer lugar, tenemos las
Estimaciones de costos, que incluyen
evaluaciones cuantitativas de los
costos probables que se requieren para
completar el trabajo del proyecto, así
como los montos de contingencia para
tener en cuenta los riesgos identificados y
una reserva de gestión para cubrir trabajo
no planificado. Seguidamente, la Base
de las estimaciones comprende detalles
adicionales que respaldan la estimación
de costos. Independientemente del nivel
de detalle, la documentación de apoyo
debería proporcionar una comprensión
clara y completa de la forma en que se
obtuvo la estimación de costos. Entre estos
detalles de apoyo para las estimaciones de
costos pueden incluirse: documentación
de los fundamentos de las estimaciones,
documentación de todos los supuestos
realizados, documentación de todas las
restricciones conocidas, documentación
de los riesgos identificados incluidos al
estimar los costos, indicación del rango
de las estimaciones posibles, e indicación
del nivel de confianza de la estimación
final.

Por último, se pueden generar

Actualizaciones a los documentos del
proyecto como resultado de llevar a
cabo este proceso. Entre los documentos
susceptibles de actualización se cuentan
el registro de supuestos, que puede
incluir nuevos supuestos generados a
raíz del proceso; el registro de lecciones
aprendidas, donde han de incluirse las
técnicas que fueron eficaces y eficientes
para desarrollar las estimaciones de
costos; y finalmente, el registro de
riesgos, que puede actualizarse cuando
se seleccionan y se acuerdan respuestas
adecuadas a los riesgos durante el
proceso Estimar los Costos.
 Determinar el presupuesto

04
Formación Especializada
<<<<< 0017

Determinar el Presupuesto

Es el proceso que consiste en sumar los costos estimados

de las actividades individuales o paquetes de trabajo para
establecer una línea base de costos autorizada. Este proceso
se lleva a cabo una única vez o en puntos predefinidos del
proyecto.

El beneficio clave de este proceso es que determina la línea base de costos con
respecto a la cual se puede monitorear y controlar el desempeño del proyecto.

A continuación, se presentan las entradas, herramientas y técnicas, y salidas del

proceso:

DETERMINAR EL PRESUPUESTO

Entradas: Herramientas y técnicas: Salidas:

1. Plan para la dirección del proyecto 1. Juicio de expertos 1. Línea base de costos
- Plan de gestión de los costos 2. Costos agregados 2. Requisitos de financiamiento del
- Plan de gestión de los recursos 3. Análisis de datos proyecto
- Línea base del alcance - Análisis de reserva 3. Actualizaciones a los documentos
2. Documentos del proyecto 4. Revisar la información histórica del proyecto
- Base de las estimaciones 5. Conciliación del límite de - Estimaciones de costos
- Estimaciones de costos financiamiento - Cronograma del proyecto
- Cronograma del proyecto 6. Financiamiento - Registro de riesgos
- Registro de riesgos
3. Documentos de negocio
- Caso de negocio
- Plan de gestión de beneficios
4. Acuerdos
5. Factores ambientales de la empresa
6. Activos de los procesos de la
organización

Figura 3. Determinar el Presupuesto: Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas.

Tomado de (Project Management Institute, 2017)

Formación Especializada
0018
El presupuesto de un proyecto contempla
todos los fondos autorizados para ejecutar
el proyecto. La línea base de costos es
la versión aprobada del presupuesto
del proyecto en sus diferentes fases
temporales, que incluye las reservas para
contingencias, pero no incluye las reservas
de gestión.
Entradas
Las entradas del proceso incluyen
nuevamente el Plan para la dirección del
proyecto, conformado a su vez por el plan
de gestión de los costos que describe la
manera en que los costos del proyecto
se estructurarán en el presupuesto
del proyecto; el plan de gestión de los
recursos, que proporciona información
sobre tarifas, estimación de los gastos de
viaje y otros costos previstos necesarios
para estimar el presupuesto total del
proyecto; y la línea base del alcance
contiene el enunciado del alcance del
proyecto, la EDT/WBS y los detalles del
diccionario de la EDT/WBS, que se utilizan
para la estimación y la gestión de los
costos.
Igualmente, hay algunos Documentos
del proyecto que se consideran entradas
para este proceso, como son la base de
estimaciones, las estimaciones de costos,
el cronograma del proyecto y el registro
Formación Especializada
>>>
de riesgos. Del mismo modo, se tendrán
en cuenta los Documentos de negocio,
como son: el caso de negocio, donde
se identifican los factores críticos del
éxito del proyecto; y el plan de gestión
de beneficios, incluyendo los beneficios
esperados, tales como cálculos del valor
actual neto, el plazo para obtener los
beneficios y las métricas asociadas a los
beneficios.
Por otro lado, la elaboración del
presupuesto debe considerar también
los Acuerdos donde se hace referencia a
información aplicable relativa al contrato
y los costos asociados a los productos,
servicios o resultados que han sido o
serán adquiridos, se incluyen durante la
elaboración del presupuesto.
Ahora vale la pena recordar que el
proceso Estimar los Costos contaba entre
los factores ambientales de la empresa
las tasas de cambio. Tengamos en cuenta
que para proyectos a gran escala que se
extienden por varios años con múltiples
divisas, las fluctuaciones de las divisas
deben comprenderse e incorporarse al
proceso Determinar el Presupuesto.
Finalmente, los Activos de los procesos
de la organización que pueden influir
en el proceso Determinar el Presupuesto
incluyen, entre otros: políticas,
procedimientos y guías existentes
<<<<<
relacionadas con la elaboración de
presupuestos de costos; información
histórica y el repositorio de lecciones
aprendidas; herramientas para la
elaboración de presupuestos de costos, y
métodos para la preparación de informes.
Herramientas y técnicas
En cuanto a las herramientas y técnicas
que intervienen en este proceso, contamos
nuevamente con el Juicio de expertos.
Además, contamos con la Agregación de
costos, según la cual, las estimaciones
de costos se suman por paquetes de
trabajo, de acuerdo con la EDT/WBS, se
agregan posteriormente para los niveles
superiores de componentes de la EDT/
WBS y finalmente para todo el proyecto.
Pasando ahora a las técnicas de Análisis
de datos que pueden utilizarse en el
proceso Determinar el Presupuesto,
encontramos el análisis de reserva, el
cual puede establecer las reservas de
gestión para el proyecto. Las reservas de
gestión son cantidades específicas del
presupuesto del proyecto que se retienen
por razones de control de gestión y que se
reservan para cubrir trabajo no previsto
dentro del alcance del proyecto. Su
objetivo es contemplar los desconocidos-
desconocidos que pueden afectar a un
proyecto. Ésta no se incluye en la línea
0019
base de costos, pero forma parte del
presupuesto total y de los requisitos de
financiamiento del proyecto.
Por otro lado, Revisar la información
histórica puede ayudar a desarrollar
estimaciones paramétricas o estimaciones
análogas. La información histórica puede
incluir características del proyecto
(parámetros) para desarrollar modelos
matemáticos a fin de predecir los costos
totales del proyecto. Tanto el costo como
la exactitud de los modelos análogos y
paramétricos pueden variar ampliamente.
Es más probable que estos modelos sean
fiables cuando: la información histórica
utilizada para desarrollar el modelo es
exacta; los parámetros utilizados en el
modelo son fácilmente cuantificables;
y los modelos son escalables, de modo
que funcionan tanto para un proyecto
grande, uno pequeño, o para las fases de
un proyecto.
Otra herramienta que podemos
aprovechar en este sistema de
gestión es la Conciliación del límite de
financiamiento, según esto, el gasto de
fondos debería conciliarse con los límites
de financiamiento comprometidos en
relación con la financiación del proyecto.
Una variación entre los límites de
financiamiento y los gastos planificados
requerirá en algunos casos volver a
programar el trabajo para equilibrar la
Formación Especializada
0020 >>>

tasa de gastos. Esto se consigue mediantegastos proyectados más las obligaciones

la aplicación de restricciones de fechas anticipadas. Los fondos totales necesarios
impuestas para el trabajo incluido en el son aquellos incluidos en la línea base
cronograma del proyecto. de costos más las reservas de gestión,
en caso de existir. Los requisitos de
Por último, el Financiamiento es la financiamiento pueden incluir la fuente o
herramienta implicada en la adquisición fuentes de dicho financiamiento.
de fondos para los proyectos. Es común
que los proyectos de infraestructura, Al completar este proceso, se pueden
industriales y de servicios públicos a requerir Actualizaciones a los documentos
largo plazo procuren fondos de fuentes del proyecto, como son las estimaciones
externas. Si un proyecto es financiado de costos, el cronograma del proyecto y el
externamente, la entidad financiera registro de riesgos.
puede tener ciertos requisitos que deben
cumplirse.

Salida
Pasando ahora a las salidas del proceso
Determinar el Presupuesto, encontramos
en primer lugar la Línea base de costos, que
es la versión aprobada del presupuesto
del proyecto con fases de tiempo. La
línea base de costos se utiliza como
base de comparación con los resultados
reales y se desarrolla como la suma de
los presupuestos aprobados para las
diferentes actividades del cronograma.

Otra salida de este proceso son los

Requisitos de financiamiento del proyecto,
que se derivan de la línea base de costos.
La línea base de costos incluirá los

Formación Especializada
<<<<< 0021

Controlar los costos

05
Formación Especializada
0022 >>>

Controlar los costos

Es el proceso de monitorear el estado del proyecto para
actualizar los costos del proyecto y gestionar cambios a la
línea base de costos. Este proceso se lleva a cabo a lo largo
de todo el proyecto.

Gracias a este proceso es que la línea base de costos es mantenida a lo largo del
proyecto.

A continuación, se presentan las entradas, herramientas y técnicas, y salidas del

proceso:

CONTROLAR LOS COSTOS

Entradas: Herramientas y técnicas: Salidas:

1. Plan para la dirección del proyecto
- Plan de gestión de los costos
- Línea base de costos
- Línea base para la medición del
desempeño
2. Documentos del proyecto.
- Registro de lecciones aprendidas
3. Requisitos de financiamiento del
proyecto
4. Datos de desempeño del trabajo
5. Activos de los procesos de la
organización
1. Juicio de expertos 1. Información de desempeño del
2. Análisis de datos trabajo
- Análisis del valor ganado 2. Pronósticos de costos
- Análisis de variación 3. Solicitudes de cambio
- Análisis de tendencias 4. Actualizaciones al plan para la
- Análisis de reserva dirección del proyecto
3. Indice de desempeño del trabajo - Plan de gestión de los costos
por completar - Línea base de costos
4. Sistema de información para la - Línea base para la medición del
dirección de proyectos desempeño
5. Actualizaciones a los documentos
del proyecto
- Registro de supuestos
- Base de las estimaciones
- Estimaciones de costos
- Registro de lecciones aprendidas
- Registro de riesgos

Figura 4. Controlar los Costos: Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas.

Tomado de (Project Management Institute, 2017)

Formación Especializada
<<<<< 0023

Para actualizar el presupuesto es necesario base de costos aprobada.

conocer los costos reales en los que se • Monitorear el desempeño del trabajo
ha incurrido hasta la fecha. Además, con relación a los gastos en los que
debe tenerse en cuenta que cualquier se ha incurrido.
• Evitar que se incluyan cambios no
incremento con respecto al presupuesto
aprobados en los informes sobre
autorizado sólo se puede aprobar a través
utilización de costos o de recursos.
del proceso Realizar el Control Integrado • Informar a los interesados acerca
de Cambios. de todos los cambios aprobados y
costos asociados.
Gran parte del esfuerzo de control de • Mantener los excesos de costos
costos se dedica a analizar la relación previstos dentro de límites
entre los fondos del proyecto consumidos aceptables.
y el trabajo efectuado correspondiente a
dichos gastos.
Entradas
La clave para un control de costos eficaz
es la gestión de la línea base de costos Controlar los costos comprenden el Plan
aprobada. El control de costos del para la dirección del proyecto, compuesto
proyecto incluye: por el plan de gestión del cronograma, la
línea base del cronograma, la línea base
• Influir sobre los factores que del alcance y la línea base para la medición
producen cambios a la línea base de del desempeño. Así mismo, entre los
costos autorizada. Documentos del proyecto a considerar, se
• Asegurar que todas las solicitudes de cuenta el registro de lecciones aprendidas.
cambio se lleven a cabo de manera
oportuna.
Ahora bien, los Datos de desempeño del
• Gestionar los cambios reales cuando
y conforme suceden. trabajo, contienen datos sobre el estado
• Asegurar que los gastos no excedan del proyecto, tales como las actividades
los fondos autorizados por período, que se han iniciado, su avance y qué
por componente de la EDT/WBS, por actividades se han completado. Por
actividad y para el proyecto en su su parte, los Activos de los procesos
totalidad. de la organización incluyen políticas,
• Monitorear el desempeño del costo procedimientos y guías existentes,
para detectar y comprender las
formales e informales, relacionados con
variaciones con respecto a la línea

Formación Especializada
0024 >>>

el control del cronograma; herramientas de los Costos. Para empezar, está el

de control del cronograma, y métodos de
monitoreo y preparación de informes a
utilizar. Igualmente se cuentan entre las
entradas los Requisitos de financiamiento
del proyecto incluyendo gastos
proyectados y obligaciones anticipadas;
y los Datos de desempeño del trabajo,
que contienen datos sobre el estado
del proyecto, como por ejemplo qué
costos han sido autorizados, incurridos,
facturados y pagados.
Análisis del valor ganado (EVA), el cual
compara la línea base para la medición del
desempeño con respecto al desempeño
real del cronograma y del costo. La
gestión del valor ganado (EVM) integra la
línea base del alcance, la de costos y la
del cronograma para generar la línea base
para la medición del desempeño. El EVM
establece y monitorea tres dimensiones
clave para cada paquete de trabajo y cada
cuenta de control

Por último, se consideran los Activos • Valor planificado (PV): presupuesto

de los procesos de la organización que aprobado para finalizar una actividad
pueden influir en el proceso Controlar o fase del proyecto. También se suele
llamar línea base para la medición del
los Costos, entre los cuales se incluyen:
desempeño (PMB).
las políticas, procedimientos y guías
existentes relacionados con el control de • Valor Ganado (EV): valor del trabajo
los costos; las herramientas para el control completado expresado en términos
de los costos; y los métodos de monitoreo del presupuesto aprobado asignado a
y preparación de informes a utilizar. dicho trabajo para una actividad de la
EDT.

• Coste real (AC): valor total en el que

Herramientas y técnicas se ha incurrido, registrado durante la
ejecución del trabajo realizado para
Pasando ahora a las herramientas y una actividad o componente de la EDT.
técnicas aplicables al proceso, nos
encontramos con el Juicio de expertos Continuando con las técnicas de Análisis
para el análisis de variación, análisis de datos, encontramos el análisis de
del valor ganado, pronósticos, y análisis variación.
financiero.
El análisis de variación utilizado en el
A continuación, revisaremos las técnicas EVM constituye la explicación de las
de Análisis de datos aplicables al Control

Formación Especializada
<<<<<
variaciones de costo, cronograma y de la
variación a la conclusión.
• La variación del cronograma (SV):
es una medida de desempeño del
cronograma que se expresa como
la diferencia entre el valor ganado
y el valor planificado (SV = EV – PV).
Determina en qué medida el proyecto
está adelantado o retrasado en
relación con la fecha de entrega, en un
momento determinado.
• La variación del costo (CV): es el monto
del déficit o superávit presupuestario
en un momento dado, expresado como
la diferencia entre el valor ganado y el
costo real (CV = EV – AC). La importancia
del CV radica en que éste indica la
relación entre el desempeño real y los
costos incurridos. Para proyectos que
no realizan un análisis del valor ganado,
se puede emplear la comparación
entre el costo planificado y el costo real
para detectar las desviaciones entre la
línea base de costos y el desempeño
real del proyecto.
• El índice de desempeño del cronograma
(SPI): es una medida de eficiencia del
cronograma que se expresa como la
razón entre el valor ganado y el valor
planificado (SPI = EV/PV). Este índice
refleja la medida de la eficiencia
con que el equipo del proyecto está
llevando a cabo el trabajo.
• El índice de desempeño del costo
0025
(CPI): es una medida de eficiencia del
costo de los recursos presupuestados,
expresado como la razón entre el valor
ganado y el costo real (CPI = EV/AC). Ésta
se considera la métrica más crítica del
EVA y mide la eficiencia del costo para
el trabajo completado. Un valor de CPI
inferior a 1,0 indica un costo superior
al planificado con respecto al trabajo
completado, mientras que un valor
de CPI superior a 1,0 indica un costo
inferior con respecto al desempeño
hasta la fecha.
La siguiente herramienta es el análisis de
tendencias, que examina el desempeño
del proyecto a lo largo del tiempo para
determinar si está mejorando o si se
está deteriorando. Aquí resultan valiosas
las técnicas de análisis gráfico, pues
permiten comprender el desempeño a
la fecha y compararlo con los objetivos
de desempeño futuros, en términos
del BAC con respecto a la estimación
a la conclusión (EAC) y las fechas de
conclusión.
Igualmente, conforme avanza el proyecto,
el equipo puede desarrollar un pronóstico
de la estimación a la conclusión (EAC)
que puede diferir del presupuesto hasta
la conclusión (BAC), sobre la base del
desempeño del proyecto. Si se torna
evidente que el BAC deja de ser viable,
el director del proyecto debería tener en
Formación Especializada
0026
cuenta la EAC pronosticada. Pronosticar
una EAC implica realizar proyecciones
de condiciones y eventos futuros para el
proyecto, basándose en la información de
desempeño y el conocimiento disponibles
en el momento de realizar el pronóstico.
El método más común de pronóstico de
la EAC es una suma ascendente manual,
efectuada por el director del proyecto y
el equipo del proyecto y basada en los
costos reales y en la experiencia adquirida
a partir del trabajo completado.
La última técnica de análisis de datos que
veremos en esta sección es el análisis
de reservas, utilizado para monitorear el
estado de las reservas para contingencias
y de gestión, a fin de determinar si
el proyecto todavía necesita de estas
reservas o si se han de solicitar reservas
adicionales. Si los riesgos identificados
no se producen, las reservas para las
contingencias no utilizadas se podrían
retirar del presupuesto del proyecto a fin
de liberar recursos para otros proyectos u
operaciones.
La siguiente herramienta para el control
de los costos es el Índice de desempeño
del trabajo por completar (TCPI), el cual
representa una medida del desempeño
del costo que se debe alcanzar con los
recursos restantes a fin de cumplir con
un determinado objetivo de gestión;
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se expresa como la tasa entre el costo
para culminar el trabajo pendiente y el
presupuesto restante [TCPI = (BAC – EV) /
(BAC – AC)].
Por último, es pertinente mencionar que
a menudo se utilizan los Sistemas de
información para la dirección de proyectos
a fin de monitorear las tres dimensiones
de la gestión del valor ganado (PV, EV y AC),
para representar gráficamente tendencias
y proyectar un rango de resultados finales
posibles para el proyecto.
Salida
El proceso de Controlar los Costos otorga
como salidas la Información de desempeño
del trabajo, que incluye información sobre
el desempeño del trabajo del proyecto en
comparación con la línea base de costos;
los Pronósticos del cronograma, para lo
cual debe documentarse y comunicarse a
los interesados el valor EAC calculado o
ascendente.
Seguidamente, el análisis del desempeño
del proyecto puede dar lugar a Solicitudes
de cambio de las líneas base de costos y
del cronograma o de otros componentes
del plan para la dirección del proyecto.
Recordemos que las solicitudes de cambio
se procesan para su revisión y tratamiento
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por medio del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios. Una vez se autorizan
las solicitudes de cambio, se procede a aplicar Actualizaciones al plan para la dirección
del proyecto. Entre los componentes que pueden requerir una solicitud de cambio,
encontramos: el plan de gestión de los costos, la línea base de costos, y la línea base
para la medición del desempeño.

Finalmente, podrían aplicarse también Actualizaciones a los documentos del proyecto,

entre los que se consideran el registro de supuestos, la base de las estimaciones,
estimaciones de costos, el registro de lecciones aprendidas y el registro de riesgos.

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Conclusiones
La gestión de costos permite a los interesados, entre otras cosas, saber el coste que
lleva el proyecto y en cuanto se ha incurrido, si el cronograma está muy atrasado
y puede ser reparado, si se ha hecho el trabajo que se acordó hacer, la cantidad
de trabajo que se tiene hecho en realidad y lo más importante, si alcanzará o no el
presupuesto para terminar el proyecto.

La gestión de costes brinda métodos y técnicas efectivas para mejorar la toma de

decisiones de una empresa, determinar la adopción de medidas de desempeño
no financiero que beneficiarán a la organización, evaluar los criterios de
justificación de las inversiones presentes y métodos en comparación con las de
otras organizaciones, comunicar la importancia de mejorar los métodos de gestión
de costes y sistemas de los principales responsables y estudiar el pensamiento
progresista de los líderes del sector.

Formación Especializada
 PROCESOS DE LA GESTIÓN
DE LOS COSTOS

Bibliografía
Project Management Institute. (2017). A Guide
To The Project Management Body Of Knowledge
(PMBOK Guides). 6a. edición.