FECHA:

PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO DE CONTRATISTAS

Establece la metodología para el registro y seguimiento de contratistas, que contemple los aspectos legales, administrativos y exigencias básicas de XXXXXXX asociadas a los temas de seguridad y salud en el
1. OBJETIVO:
trabajo.

2. ALCANCE Esta dirigido a todas aquellas empresas, personas naturales o jurídicas contratadas para prestar un servicio o realizar una labor en las instalaciones de XXXXXXXX

3. INDICADORES: Ver matriz de medición y seguimiento

3.1 INDICADORES ESTRÁTEGICOS

NOMBRE DEL INDICADORES

FORMULA FRECUENCIA FUENTE META
INDICADOR RELACIONADOS
Pago Seguridad Social
Sistema de Gestión en
Seguridad y Salud en el
Trabajo
Cumplimiento de Cronograma de Seguridad
Promedio de calificación Evaluación de Proveedores y
requisitos de Seguridad y Semestral 100% y Salud en el Trabajo
Salud en el Trabajo evaluación de proveedores Contratistas
Acta COPA-SST
Reglamento de Higiene
Seguimiento a planes de
mejoramiento

4. DEFINICIONES
Contratista Permanente: Es aquel que realizan una actividad programado y de manera continua
Contratista Ocasional: Es aquel que realiza una actividad puntual o urgente y de poca duración
Contratistas Administrativos: Es aquel contratista permanente que se encuentra ubicado dentro de las instalaciones de la empresa o que realiza actividades de forma continua (semanalmente).

1. Matriz de gestión de contratistas LEGISLACIÓN O NORMAS DE REFERENCIA:

2. Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo 1. Resolución 1016 de 1989
3. Acta de conformación de COPA-SST 2. OHSAS 18001.
4. Cronograma de actividades en SST 3. Resolución 2013 de 1996 ÁREAS DE APLICACIÓN:
ENTRADAS
5. Registros de Inducción y Capacitación sobre los riesgos Prioritarios 4. Resolución 614 de 1984 - Dirección de Logística
6. Planilla unificada de pagos a la Seguridad Social 5. Resolución 1401 de 2007
7. Requerimiento de cliente interno 6. Decreto 806 de 1998
8. Programación de actividades de mantenimiento y/o sostenimiento 7. Resolución 3673 de 2008

5. DESCRIPCIÓN DE LA INSTRUCCIÓN O PROCEDIMIENTO

ESPECIFICACIONES DE
CICLO PHVA ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO DOCUMENTOS REFERENCIA
TIEMPO

INICIO

5.1 La dirección de logística solicita la Director de Logística y/o Cada que se presente Solicitud o requerimiento a
realización de un trabajo permanente u analista de logística. un requerimiento. través de programación de
ocasional a través de un contratista Según planeación de mantenimiento y
Contratación de una actividad servicios y sostenimiento
Manual del contratista
requerimientos de las
áreas

Verifica que el contratista esta

aprobado en el inventario de
contratistas
¿Es un NO
contratista
Permanente?

SI A

5.2 en la matriz de gestión de

Verificar Director de Logística y/o Según solicitud o Matriz de gestión de
contratistas si está registrado o no analista de logística. programación contratistas

¿Se
encuentra en
la matriz de
gestión? SI
NO

5.3 La dirección de logística solicita el ingreso Director de Logística y/o Cada que se presente Formato matriz de gestión
Ingresar a la matriz de gestión de del nuevo contratista a Seguridad y Salud analista de logística. un requerimiento.
contratistas en el Trabajo por medio del formato matriz Según planeación de
de gestión después de verificar si se servicios y
encuentra registrado en compras y sigue requerimientos de las
con el procedimiento áreas

5.4 La dirección de logística envía al contratista Director de Logística y/o Cada que se presente Resolución 1016 de 1989
carta con requerimientos de SST analista de logística. un contratista que no OHSAS 18001.
Enviar carta con solicitud de esté registrado en el Resolución 2013 de 1996
Matriz de Gestión de Carta solicitud de
requerimientos en SST Resolución 614 de 1984
contratistas requerimientos
Resolución 1401 de 2007
Decreto 806 de 1998
Resolución 3673 de 2008
5.5
Recepción de requisitos El contratista deberá enviar documentos y Contratista Cada que se ingrese un
soportes para la verificación de requisitos a nuevo contratista y
logística de cada ciudad previo al inicio de las
labores

GESTIÓN DEL RIESGO P2073-DCAL

 ESPECIFICACIONES DE
CICLO PHVA ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO DOCUMENTOS REFERENCIA
TIEMPO

5.6 Director de Logística y/o Cada que se ingrese un

Verificar los requerimientos
analista de logística nuevo contratista y Resolución 1016 de 1989
El director y/o analista de logística con el En las oficinas y regionales previo al inicio de las OHSAS 18001.
apoyo de Seguridad y Salud en el Trabajo con el apoyo de Seguridad y labores Hoja de verificación de Resolución 2013 de 1996
realiza revisión y verificación del Salud en el Trabajo requerimientos de Resolución 614 de 1984
cumplimiento de los requerimientos Contratistas F2476- DCAL Resolución 1401 de 2007
Decreto 806 de 1998
Resolución 3673 de 2008

NO
¿Cumple con
los
requerimientos?

SI

5.7 La dirección de logística lo autoriza como

contratista permanente y envía copia de la
Se autoriza como contratista Hoja de verificación de requerimientos de 15 días hábiles después
Hoja de verificación de
permanente contratistas en donde se acepta a Seguridad de presentada la
Director de Logística requerimientos de
y Salud en el Trabajo documentación por
Contratistas F2476- DCAL
El director y/o analista de logística realiza parte del contratista
revisión y verificación del cumplimiento de
los requerimientos anualmente.
5.8
Inicia la labor
El contratista inicia la labor contratada

5.9
La secretaria del área en la cual se va a
realizar la labor con el apoyo de Seguridad y Director de Logística y/o
Resolución 1016 de 1989
Salud en el Trabajo en caso de tareas de analista de logística
Anualmente de la OHSAS 18001.
Seguimiento alto riesgo, verifica el cumplimiento de los Seguridad y Salud en el
aceptación como Hoja para la verificación de Resolución 2013 de 1996
para verificar cumplimiento de los requerimientos antes y durante la labor Trabajo en oficina central
contratistas. Antes y contratistas en campo. Resolución 614 de 1984
requerimientos contratada. Para contratistas administrativos Área de prevención en
durante la ejecución de F2477-DCAL Resolución 1401 de 2007
cuya labor sea diaria o semanal, el director regionales y oficinas
la labor contratada. Decreto 806 de 1998
de logística realizará una revisión mensual Secretaria del área en la
Resolución 3673 de 2008
utilizando la guía para verificación de cual se ejecuta la labor.
contratistas en campo.

¿Cumple con los

requerimientos?

SI 5.1 NO

No se contrata y/o se retira de la

base de datos
Se realiza una inspección del sitio
de trabajo basado en los peligros
y riesgos
FIN

ESPECIFICACIONES DE
CICLO PHVA ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO DOCUMENTOS REFERENCIA
TIEMPO
Solicitud de la realización de un Director de Logística y/o Cada que se ingrese un
A
trabajo por contratista ocasional El director y/o analista de logística con el
apoyo de Seguridad y Salud en el Trabajo analista de logística nuevo contratista y
Seguridad y Salud en el previo al inicio de las Hoja de verificación de
en oficina central o el área de prevención Decreto 806 de 1998
Trabajo en oficina central labores requerimientos de
Verificar los requerimientos en regionales y oficinas realiza revisión y Resolución 3673 de 2008
Área de prevención de Contratistas F2476- DCAL
verificación del cumplimiento de los
requerimientos. riesgos en oficinas y
regionales.

¿Cumple con NO
los
requerimientos
?

SI SI NO
SI

Director de Logística y/o

Hoja de verificación de
Autorizar la labor analista de logística,
La dirección de logística lo autoriza como Antes de prestar cada requerimientos de
secretarias del área,
contratista. y se realiza la revisión y servicio y en campo Contratistas F2476-DCAL
responsable de SST en
verificación del cumplimiento de los antes y durante la Guía G29 para la
oficina central, área de
requerimientos en campo ejecución de la labor verificación de contratistas
prevención en regionales y
en campo F2477-DCAL
oficinas

Inicia la labor El contratista inicia la labor contratada

Director de Logística y/o

Resolución 1016 de 1989
Seguimiento La secretaria del área en la cual se va a analista de logística
OHSAS 18001.
para verificar cumplimiento de los realizar la labor con el apoyo de Seguridad y Seguridad y Salud en el
Antes y durante la Hoja para la verificación de Resolución 2013 de 1996
requerimientos Salud en el Trabajo o el área de prevención Trabajo en oficina central
ejecución de la labor contratistas en campo. Resolución 614 de 1984
en caso de tareas de alto riesgo, verifica el Prevención de riesgos en
contratada. F2477-DCAL Resolución 1401 de 2007
cumplimiento de los requerimientos antes y oficinas o regionales
Decreto 806 de 1998
durante la labor contratada. Secretaria del área en la
Resolución 3673 de 2008
cual se ejecuta la labor.

¿Cumple con los

requerimientos?

SI NO

GESTIÓN DEL RIESGO P2073-DCAL

 ¿Cumple con los
requerimientos?
ESPECIFICACIONES DE
CICLO PHVA ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO DOCUMENTOS REFERENCIA
TIEMPO

SI NO Director de Logística y/o

No se contrata y/o se suspende
La secretaria del área en la cual se va a
la labor
realizar la labor con el apoyo de Seguridad y
Salud en el Trabajo o área de prevención en
caso de tareas de alto riesgo, suspende la
labor antes o durante la ejecución
analista de logística
Seguridad y Salud en el
Antes y durante la
Trabajo en oficina central
ejecución de la labor Manual del contratistas
Prevención de riesgos en
contratada.
oficinas y regionales
Secretaria del área en la
cual se ejecuta la labor.

FIN

GESTIÓN DEL RIESGO P2073-DCAL