Codigo: GRH-MA-01

Anexo 1. MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

Version: 1

El Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST está bajo la responsabilidad de la gerencia con el apoyo de:
* Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo designado.
* Trabajadores
* COPASST
* Brigadistas
* Comité del PESV
Ver el manual de Funciones y responsabilidades
Lo anterior siguiendo entre otros el siguiente requisito legal, Decreto 1072 de 2015. Artículo 2.2.4.6.8 ítem 2 – 2.2.4.6.12 ítem 2

Rol Responsabilidad Autoridad Rendición de cuentas

Definir, firmar y divulgar la política de Seguridad y Salud en el Trabajo a través de documento escrito, la cual proporcionará un marco de
referencia para establecer y revisar los objetivos de seguridad y salud en el trabajo.

Asignar, documentar y comunicar las responsabilidades específicas en (SST) a todos los niveles de la organización, incluida la alta dirección.

Rendición de cuentas al interior de la empresa: A quienes se les hayan delegado responsabilidades en el (SG-SST). La rendición se hará
como mínimo anualmente y deberá quedar documentada.

Definir y asignar los recursos financieros, técnicos y el personal necesario para el diseño, implementación, revisión evaluación y mejora de las
medidas de prevención y control, para la gestión eficaz de los peligros y riesgos

Garantizar la consulta y participación de los trabajadores en la identificación de los peligros y control de los riesgos, así como la participación a
través del comité o vigía de Seguridad y Salud en el trabajo.

Identificar la normatividad nacional aplicable del Sistema General de Riesgos Laborales, la cual debe quedar plasmada en una matriz legal
que debe actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables a la empresa. Garantizar que la empresa opera bajo el
cumplimiento de la normatividad nacional vigente aplicable en materia de seguridad y salud en el trabajo.
Autoridad total dentro del PLAN
HSE en actividades como:
Adoptar disposiciones efectivas para desarrollar las medidas de identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos y A Quien: Entidades de control y
1. Hacer cumplir lo definido en el
establecimiento de controles que prevengan daños en la salud de los trabajadores y/o contratistas, en los equipos e instalaciones. vigilancia: Ministerio de trabajo
SG-SST
Gobernaciones
2. Aprobar los recursos para el
Alcaldía
Empleador / alta funcionamiento del SG-SST
Diseñar y desarrollar un plan de trabajo anual para alcanzar cada uno de los objetivos propuestos en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Cuantos estos entes lo
dirreccion 3. Ordenar la suspensión de
Salud en el Trabajo (SG-SST). requieran
contratos, actividades cuando en
su desarrollo se determine el
incumplimiento de normas legales
implementar y desarrollar actividades de prevención de accidentes de trabajo y enfermedades laborales, así como de promoción de la salud Como: Actas de reuniones
vigentes y/o internas relacionadas
en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), de conformidad con la normatividad vigente.
con el SG-SST

Asegurar la adopción de medidas eficaces que garanticen la participación de todos los trabajadores y sus representantes ante el Comité
Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo, en la ejecución de la política y también que estos últimos funcionen y cuenten con el
tiempo y demás recursos necesarios, acorde con la normatividad vigente que les es aplicable.

Informar a los trabajadores y/o contratistas, a sus representantes ante el COPASST / VIGIA, sobre el desarrollo de todas las etapas del SG-
SST e igualmente, debe evaluar las recomendaciones emanadas de estos para el mejoramiento del SG-SST.

Garantizar la capacitación de los trabajadores en los aspectos de SST , la identificación de peligros, la evaluación y valoración de riesgos
relacionados con su trabajo, incluidas las disposiciones relativas a las situaciones de emergencia, dentro de la jornada laboral de los
trabajadores directos o en el desarrollo de la prestación del servicio de los contratistas

Garantizar la disponibilidad de personal competente para liderar y controlar el desarrollo de la seguridad y salud en el trabajo.

Conformar un equipo investigador que integre como mínimo al jefe inmediato o supervisor del trabajador accidentado o del área donde ocurrió
el evento, a un representante del Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo y al responsable del Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo, lo anterior para la Investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales.

Garantizar la supervisión de la seguridad y salud en el trabajo.

Participar en la actualización de la identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos.

Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.

Verificar el cumplimiento del A Quien: Gerente
Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
Decreto-1843-de-1991 por el cual
Subgerente
se reglamenta el uso y manejo Como: Informe ejecutivo de las
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento en Seguridad y Salud en el Trabajo.
de plaguicidas. responsabilidades asignadas
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo.

Participar en las inspecciones de seguridad.

Planificar, organizar, dirigir, desarrollar y aplicar el SG-SST y como mínimo una vez al año realizar su evaluación.

Informar a la alta dirección sobre el funcionamiento y los resultados del SG-SST.

Promover la participación de todos los miembros de la empresa en la implementación del SG-SST.

Hacer cumplir lo definido en el

A Quien: Gerente
Sistema de Seguridad, Salud y
 Coordinar con los jefes de las áreas, la elaboración y actualización de la matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos
y hacer la priorización para focalizar la intervención.
Hacer cumplir lo definido en el
Validar o construir con los jefes de las áreas los planes de acción y hacer seguimiento a su cumplimiento. A Quien: Gerente
Sistema de Seguridad, Salud y
Responsable de Sistema ambiente cuando la actividad
Promover la comprensión de la política en todos los niveles de la organización. Como: Informe ejecutivo de las
de Gestión de la ponga en riesgo eminente al
responsabilidades asignadas
Seguridad y Salud en el personal o al medio ambiente
Gestionar los recursos para cumplir con el plan de Seguridad y Salud en el Trabajo y hacer seguimiento a los indicadores.
trabajo
Indicadores que apuntan a los
Todo lo demás debe ser
Coordinar las necesidades de capacitación en materia de prevención según los riesgos prioritarios y los niveles de la organización. sobjetivos del SG-SST
reportado previamente al Gerente
Apoyar la investigación de los accidentes e incidentes de trabajo.

Participar de las reuniones del Comité de Seguridad y Salud en el trabajo.

Custodiar la documentacion del SG-SST

Implementación y seguimiento del SG-SST.

Conocer y tener clara la política de Seguridad y Salud en el Trabajo.

A quien: a Gerencia y
Procurar el cuidado integral de su salud.
responsable de SG-SST
Suministrar información clara, completa y veraz sobre su estado de salud.
Como: Evidencias de
Trabajadores No realizar una actividad si esta n
autoreportes de condiciones
Decreto 1072 de 2015 Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones en SST propias de la empresa. riesgo inminente de accidente por
inseguras.
Artículo 2.2.4.6.10 falencias SST
Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las actividades que se realicen en la empresa.
Cumplimiento a las
Informar las condiciones de riesgo detectadas al jefe inmediato. recomendacines medicas de los
casos criticos.
Reportar inmediatamente todo accidente de trabajo o incidente.

Proponer a la administración de la empresa la adopción de medidas y el desarrollo de actividades que procuren y mantengan la salud en los
lugares y ambientes de trabajo.

Proponer y participar en actividades de capacitación en seguridad y salud en el trabajo dirigidas a trabajadores, supervisores y directivos de la
empresa.

Colaborar con los funcionarios de entidades gubernamentales de SST en las actividades que éstos adelanten en la empresa y recibir por
derecho propio los informes correspondientes.

Vigilar el desarrollo de las actividades que en materia de medicina, higiene y seguridad industrial debe realizar la empresa de acuerdo con el
Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial y las normas vigentes; promover su divulgación y observancia.

Colaborar en el análisis de las causas de los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales y proponer al empleador las medidas
correctivas a que haya lugar para evitar sus ocurrencias. Evaluar los programas que se hayan realizado.
Visitar periódicamente los lugares de trabajo e inspeccionar los ambientes, máquinas, equipos, aparatos y las operaciones realizadas por el
personal de trabajadores en cada área o sección de la empresa e informar al empleador sobre la existencia de factores de riesgo y sugerir las
Estudiar y considerar las sugerencias que presenten los trabajadores, en materia de medicina, higiene y seguridad industrial
Servir como organismo de coordinación entre empleador y los trabajadores en la solución de los problemas relativos a la salud ocupacional.
Tramitar los reclamos de los trabajadores relacionados con la Salud Ocupacional
Solicitar periódicamente a la empresa informes sobre accidentalidad y enfermedades profesionales con el objeto de dar cumplimiento a lo
estipulado en la presente resolución.
Cumplimiento del plan de trabajo.
Mantener un archivo de las actas de cada reunión y demás actividades que se desarrollen, el cual estará en cualquier momento a disposición A quien: a Gerencia
Informe de gestión minimo una
Comité paritario o vigía del empleador, los trabajadores y las autoridades competentes. vez al año sobre el
Como: Cumplimiento del plan
en seguridad y salud en Elegir al secretario del comité. funcionamiento del COPASST.
de trabajo. Informe de gestión
el trabajo
minimo una vez al año sobre el
Las demás funciones que le señalen las normas sobre SST - Actas de reuniones del
funcionamiento del COPASST
COPASST
Presidente del comité paritario en seguridad y salud en el trabajo

Presidir y orientar las reuniones en forma dinámica y eficaz.

Llevar a cabo los arreglos necesarios para determinar el lugar o sitio de las reuniones.
Notificar por escrito a los miembros del Comité sobre convocatoria a las reuniones por lo menos
una vez al mes.
Preparar los temas que van a tratarse en cada reunión.
Tramitar ante la administración de la empresa de las recomendaciones aprobadas en el seno del
Comité y darle a conocer todas sus actividades.
Coordinar todo lo necesario para la buena marcha del comité e informar a los trabajadores de la
empresa acerca de las actividades del mismo.
Secretario del comité paritario en seguridad y salud en el trabajo

Verificar la asistencia de los miembros del comité a las reuniones programadas

Tomar nota de los temas tratados, elaborar el acta de cada reunión y someterla a la discusión y
aprobación del comité.
Llevar el archivo referente a las actividades desarrolladas por el Comité y suministrar toda la
información que requieran el empleador y los trabajadores.
Recibir y dar trámite a las quejas presentadas en las que se describan situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas
que las soportan.

Examinar de manera confidencial los casos específicos o puntuales en los que se formule queja o reclamo, que pudieran tipificar conductas o
circunstancias de acoso laboral, al interior de la entidad pública o empresa privada.

Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los hechos que dieron lugar a la queja.
 Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de diálogo entre las partes involucradas, promoviendo compromisos mutuos para llegar a
una solución efectiva de las controversias.

Formular un plan de mejora concertado entre las partes, para construir, renovar y promover la convivencia laboral, garantizando en todos los
casos el principio de la confidencialidad.

Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes involucradas en la queja, verificando su cumplimiento de acuerdo con lo
pactado.

En aquellos casos en que no se llegue a un acuerdo entre las partes, no se cumplan las recomendaciones formuladas o la conducta persista,
el Comité de Convivencia Laboral informará a la alta dirección en la empresa, cerrará el caso y el trabajador puede presentar la queja ante el
inspector de trabajo o demandar ante el juez competente.

Presentar a la alta direccion de la empresa las recomendaciones para el desarrollo efectivo de las medidas preventivas y correctivas del
conflicto laboral, asi como el informe anual de resultados de la gestión del comité de convivencia laboral y los informes requeridos por los
organismo de control.

Hacer seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones dadas por el Comité de Convivencia a las dependencias de gestión de recurso
humano y salud ocupacional de las empresas e instituciones públicas y privadas. A quien: a Gerencia y
Cumplimiento del plan de trabajo.
responsable de SG-SST
Comité de Convivencia Informe de gestión minimo una
Laboral vez al año sobre el
Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y Como: Presentar informe
funcionamiento del CCL
recomendaciones, los cuales serán presentados a la alta dirección de la entidad pública o empresa privada. ejecutivo trimestral de gestión.

El comité tendrá un Presidente y un Secretario, cada uno con sus funciones definidas así:
Presidente del Comité de Convivencia Laboral:
Convocar a los miembros del Comité a las sesiones ordinarias y extraordinarias.
Presidir y orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma dinámica y eficaz.
Tramitar ante la administración de la entidad pública o empresa privada, las recomendaciones aprobadas en el Comité.
Gestionar anta la alta dirección de la entidad pública o empresa privada, los recursos requeridos para el funcionamiento del Comité.

Secretaria(o) del Comité de Convivencia Laboral.

Recibir y dar trámite a las quejas presentadas por escrito en las que se describan las situaciones que puedan contribuir conflicto laboral, así
como las pruebas que las soportan.
Enviar por medio físico o electrónico a los miembros del Comité la convocatoria realizada por el presidente a las sesiones ordinarias y
extraordinarias, indicando el día, la hora y el lugar de la reunión.
Citar individualmente a cada una de las partes involucradas en las quejas, con el fin de establecer compromisos de convivencia.
Llevar el archivo de las quejas presentadas, la documentación soporte y velar por la reserva, custodia y confidencialidad de la información.
Elaborar el orden del día y las actas de cada una de las sesiones del Comité.
Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el Comité a las diferentes dependencias de la entidad pública o empresa
privada.
Citar a reuniones y solicitar los soportes requeridos para hacer seguimiento al cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada una de
las partes involucradas.
Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y
recomendaciones, los cuales serán presentados a la alta dirección de la entidad pública o empresa privada
La responsabilidad de la ARL, con base en la información disponible por las empresas en factores de riesgo psicosocial, llevara a cabo
acciones de asesoría y asistencia técnica para el desarrollo de medidas preventivas y correctivas que deban ser gestionadas por los Comités
de Convivencia según la legislación actual.

Solicitar el formato e instructivo de investigación de incidentes y accidentes de trabajo

A quien: a gerencia
Investigar los incidentes y accidentes de trabajo dentro de los 15 días siguientes a la ocurrencia del evento., revisando los hechos y
Equipo investigador NA
determinando las causas inmediatas (actos y condiciones su estándar) y causas básicas (factores del trabajo y personales). Como: informe de la
investigación de accidentes
Establecer medidas correctivas que prevengan la recurrencia del accidente, elaborar el plan de acción, coordinar su ejecución y realizar el
seguimiento correspondiente.

Preservar su integridad y bienestar como brigadistas

Ayudar a las personas a mantener la calma en caso de emergencia.

Asegurar en todo momento la seguridad propia y del personal.

Identificar y reportar actos o condiciones inseguras que puedan generar emergencias

A quien: a Gerencia
Brigadistas Dirigir en manera ordenada y adecuada los planes operativos normalizados acorde a las amenazas presentadas NA
Como: Informe del comité de
emergencias anual.
Asistir y participar en las actividades de capacitación y entrenamiento de brigadas programadas por la empresa.

Participar activamente de los simulacros de emergencia

Realizar inspecciones periódicas a los equipos y elementos de actuación ante emergencias.

Colaborar con los entes de apoyo externo en el suministro de información veraz, para garantizar un buen funcionamiento del ente externo.

Capacitarár Vigía en Seguridad y Salud en el Trabajo en los aspectos relativos al SG-SST

Soporte de la intervencion recibida
ARL NA
por la ARL.
Prestarar asesoría y asistencia técnica a sus empresas y trabajadores afiliados

A quien: a Gerencia
Examinar de modo sistemático e independiente las actividades y resultados relacionados al SG-SST, de manera que se ajusten a la conformidad de las
Auditores internos NA
disposiciones normativas. Como: informe final de auditoria
interna

Planear y Ejecutar diagnósticos del estado de la seguridad vial en la entidad.

 Evaluar los resultados obtenidos en el diagnóstico inicial y formular el Plan Estratégico de Seguridad Vial (PESV) , conducente a reforzar los
aspectos favorables encontrados, mitigar los riesgos y diseñar acciones para garantizar un cambio de actitud en los diversos actores de la
movilidad en la empresa de conformidad a la Ley 1503 de 2011, el Decreto 2851 de 2013 y la Resolución 1565 expedida el 06 de junio de
2014 por el Ministerio de Transporte y demás normas que las complementen o sustituyan.

Revisar cada dos (2) años el Plan Estratégico de Seguridad Vial para ser ajustado en lo que se requiera

Establecer un Plan de Acción para la ejecución del Plan Estratégico de Seguridad Vial dentro del que se propenda por:
• Lograr un cambio de actitud de los diversos actores de la movilidad de la entidad mediante estrategias de comunicación y pedagógicas.
• Identificar factores de riesgo y diseñar acciones de mitigación. Hacer cumplir lo definido en el PESV
• Implementar estándares de seguridad vial que garantice la integridad y bienestar y minimice los riesgos de un accidente de tránsito. cuando la actividad ponga en riesgo
• Evaluar los requerimientos y la oferta disponible, frente a proveedores y talleres para los procesos de diagnóstico, mantenimiento preventivo y eminente al personal
Comité del PESV A quien: a Gerencia
mantenimiento correctivo de los vehículos.
• Realizar seguimiento a los planes de mantenimiento de los vehículos. Todo lo demás debe ser reportado
• Programar capacitaciones sobre seguridad vial a los conductores, sus equipos de trabajo y demás actores de la entidad. previamente al Gerente
• Determinar y ejecutar los controles o auditorías del Plan Estratégico de Seguridad Vial
• Establecer los Cronogramas de las diversas actividades a ejecutar en materia de seguridad vial y hacer el seguimiento de las mismas.

Presentar las campañas y acciones de acompañamiento a desarrollar durante todo el año.

Elaborar los informes Periódicos para los entes u organismos de tránsito o interesados que los soliciten, que den cuenta de las acciones y
programas, adelantadas y por ejecutar, analizando el impacto, costo-beneficio y aporte en la generación de hábitos, comportamientos y
conductas favorables a la seguridad vial

Las demás contenidas en el Normatividad vigente emitida por el Ministerio de Transporte y /o autoridad competente.

_____________________________________________________________
XXXXXXXXXXXXXXXXXX
Representante legal
Fecha: 1/10/2019