Plan de Trabajo EJEMPLO 2019 PDF

PLAN DE TRABAJO
“Contratación de Profesionales para Evaluaciones de Proyectos”

Préstamo BID 2018/OC-GU
Ministerio de Educación –MINEDUC-
Mi Escuela Progresa
Administración, Supervisión, Evaluación y Gasto Financiero
PLAN DE TRABAJO
DE LA CONSULTORÍA 1
“nombre de la consultoria”
CONTRATO No.
ENTREGA DEL PLAN DE TRABAJO, QUE CONTIENE LOS OBJETIVOS, ACTIVIDADES,

CRONOGRAMA Y DETALLE DEL CONTENIDO DE LOS PRODUCTOS CON BASE A LOS
ESTABLECIMIENTOS ASIGNADOS POR LA SUBDIRECCIÓN DE
INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA DE LA DIPLAN
Presentado Por:
Guatemala, agosto 2017
Ing. Civil nombre del ingeniero Guatemala, Agosto 2017

Colegiado No.
Contrato No.
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CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................................3
2. OBJETIVOS ...........................................................................................................................................4 2
2.1 GENERAL: ...............................................................................................................................................4

2.2 ESPECÍFICOS: ..........................................................................................................................................4
3. ACTIVIDADES PRINCIPALES:.................................................................................................................5
a. Etapa De Evaluación ........................................................................................................................5
b. Etapa de Firma de Convenio y Capacitación a OPF .........................................................................5
c. Etapa de Seguimiento ......................................................................................................................5
d. Etapa de Liquidación ........................................................................................................................6
4. METODOLOGÍA ....................................................................................................................................7
Trabajo de Campo ....................................................................................................................................7
Trabajo Administrativo .............................................................................................................................7
5. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ........................................................................................................8
6. MATRIZ DE CONTROL: .........................................................................................................................9
7. PERÍODO DE EJECUCIÓN ....................................................................................................................17
8. LISTADO DE ESCUELAS A INTERVENIR, COMO PARTE DE LA CONSULTORÍA: ...................................17
8.1 MODALIDAD OPF –CASO B- .................................................................................................................17
8.2DISTANCIAS DE RECORRIDO DE GUATEMALA A CABECERA MUNICIPAL.............................................18
8.3DISTANCIAS DE RECORRIDO DE CABECERA MUNICIPAL A COMUNIDAD............................................ 19
9.0 FORMULARIOS A UTILIZAR………………………………………………………………………………………………………………20
9.1 FORMULARIOS DE VISITA DE EVALUACIÓN……………………………………………………………………………………..20
9.2 FORMULARIOS DE VISITAS DE SEGUIMIENTO Y LIQUIDACIÓN………………………………………………………..20

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1. INTRODUCCIÓN
EN BASE A LOS TDR HACER LA INTRODUCCIÓN DEL TRABAJO QUE SE VA A LLEVAR A CABO EN LA CONSULTORIA 3

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2. OBJETIVOS
2.1 GENERAL: 4
a. VER TDR
2.2 ESPECÍFICOS:
a) VER TDR

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3. ACTIVIDADES PRINCIPALES:
Para lograr los objetivos indicados, se requiere la realización de una serie de actividades que se
enmarcan dentro de 4 fases específicas de trabajo: 5
a. Evaluación
 Visita a los Establecimientos designados para la evaluación y análisis de los renglones de
trabajo, y que serán supervisados posteriormente.
 cotizaciones de materiales en el área donde se localiza el Establecimiento educativo.
 Presupuesto de la Intervención.
 conformación del expediente del establecimiento a intervenir. Firma y Sello de los
formularios por parte del profesional y del Representante Legal de la OPF.
 Traslado de los expedientes al Encargado de Seguimiento del Programa de Reparaciones y
Mantenimiento de Centros Educativos para CONVENIO respectivo MINEDUC-OPF.
 presentar las aclaraciones, modificaciones o correcciones requeridas por el encargado de
seguimiento de programa de Reparaciones y Mantenimiento de Centros Educativos Públicos.
b. Firma de Convenio y Capacitación a OPF

 Recepción y traslado de los Convenios, desde MINEDUC a las OPF.
 Firma en los Convenios por parte de la OPF, cumpliendo con los requisitos administrativos y
legales y traslado a MINEDUC.
 Capacitación a las diferentes Juntas Directivas de las OPF
c. Seguimiento
 visitas a los Centros Educativos para apoyar a las OPF en aspectos técnicos, administrativos y
financieros
 Supervisión y verificación de la ejecución de los trabajos.
 Seguimiento al registro y control de documentos.
 Supervisión del uso correcto de los fondos y remanentes (libro de caja, chequera y mural de
transparencia).
 Corroboración de los trabajos de ejecución de acuerdo con el convenio suscrito entre
DIPLAN y la OPF.
 Establecimiento de un registro de las visitas inspecciones realizadas.
 Generación de un registro fotográfico para evidenciar los avances físicos de las
intervenciones.
 Preparación de informes de supervisión y seguimiento a la ejecución de reparaciones.
 Documentación de todo el proceso a través de los instrumentos de seguimiento y
supervisión.

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 Asistir a reuniones de trabajo convocadas por DIPLAN-MINEDUC, o con unidades Co-

Ejecutoras.
d. Liquidación 6
 visitar e inspeccionar el buen estado de los trabajos de reparaciones una vez concluidos los
trabajos de reparaciones, documentando conforme los instrumentos de cierre que han sido
desarrollados para el Programa.
 proceso de Liquidación, mediante la certificación de la conclusión de los trabajos, el uso de la
Hoja de Rendición de cuentas, copias razonadas de las facturas de compra y del Acta de
Terminación. Verificar los gastos por remozamiento o reparación en el Libro de Caja.
 Conformar el expediente.
 Generación del Informe Final.

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4. METODOLOGÍA
Trabajo Administrativo 7
 Reuniones de coordinación con MINEDUC/DIPLAN.

 Utilización de los formularios autorizados:
a) PRA-FOR-85 (Ficha técnica de Evaluación de Campo.
b) PRA-FOR-86 (Bosquejo del Establecimiento y áreas a intervenir).
c) PRA-FOR-87 (Registro Fotográfico).
d) PRA-FOR-88 (Detalle de aporte y gastos cubiertos con el aporte).
e) PRA-FOR-89 (Ficha técnica de Seguimiento a la Intervención).
f) PRA-FOR-90 (Registro Fotográfico de Avance).
g) PRA-FOR-91 (Registro de Visitas de Supervisión).
h) PRA-FOR-92 (Formulario de Rendición de cuentas a Fondos Transferidos a OPF).
 Seguimiento al proceso de gestión de la inversión.
 Control de programas de trabajo.

 Seguimiento presentación del proyecto concluido, en asamblea general
 Presentación Mural de Transparencia.
 Elaboración y entrega de informes de avance a requerimiento.
 Apoyo administrativo ejecución de los renglones de trabajo.
 Verificación del Registro de Gastos y otros documentos.
 Corroboración de ejecución de acuerdo a los convenios.
 Revisión de documentos de respaldo a las OPF.
 Conformación del expediente y fotográfica de cada obra.
Trabajo de Campo
 Charla informativa sobre los alcances de la Intervención
 Visitas de evaluación y análisis de las necesidades en remozamiento.
 Orientación en la priorización de la intervención.
 Capacitación sobre procedimientos para cotización y adquisición de materiales y
lineamientos técnicos y administrativos de ejecución de los recursos financieros.
 Inspecciones técnicas para verificar el inicio de la ejecución física de los proyectos.
 Verificación de la calidad de los materiales a utilizar en la ejecución de los proyectos.
 Conformación del registro fotográfico de cada obra.
 Seguimiento en el proceso de liquidación del proyecto.
 Inspecciones periódicas en campo, dando seguimiento a los procesos de remozamiento

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5. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
DE LA CONSULTORIA: "CONTRATACION DE PROFESIONALES PARA EVALUACIÓN DE PROYECTOS"
PRÉSTAMO BID 2018/OC-GU
MINISTERIO DE EDUCACIÓN -MINEDUC-
ago-17 sep-18 oct-18 nov-18 dic-18
No. ETAPA CONCEPTO L M MI J V S D L M MI J V S D L M MI J V S D L M MI J V S D L M MI J V S D L M MI J V S D L M MI J V S D L M MI J V S D L M MI J V S D L M MI J V S D L M MI J V S D L M MI J V S D L M MI J V S D L M MI J V S D L M MI J V S D L M MI J V S D L M MI J V S D L M MI J V S D L M MI J V S D L M MI J V S D L M MI J V S D
8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
1 Análisis de la información 1 1 1 1
Preparación Plan de Trabajo/Contacto inicial CTA,
2 1 1 1 1 1
MINEDUC
Evaluación
3 Envio de Producto No. 1 1

Reunión inicial con Autoridades PROGRAMA BID-
4 MINEDUC de Información de la intervención en 1
Centros Educativos OPF´s
Evaluaciones de campo (PRA-FOR-85, PRA-FOR-86,
5 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 1
PRA-FOR-87, PRA-FOR-91) VisIta 1
Reunión Técnico-Administrativo MINEDUC-DIPLAN
6 1 1
Entrega Evaluaciones de Campo a Mineduc
7 Supervisor recibe los Convenios y formas oficiales 1 1 1 1 1
CAPACITACIÓN
CONVENIOS Y
8 Firma y Sello de Convenios con las OPF. Visita 2 2 2 3 3 3 2 2 3 3

FIRMA DE
Actividad de Capacitación (Ejecución de los Recursos

9 Financieros) PRA-FOR-88, PRA-FAR-90, PRA-FOR-91) 2 2 3 3 3 2 2 3 3
Visita 2
10 Entrega de Convenios Firmados a DIPLAN-MINEDUC 1 1
11 Entrega de Producto No. 2 1
Del Traslado de las Transferencias a la OPF/ y de la
12 Planificación y Cotización de materiales por cada 1 1 1 1 1 1 1
OPF
Trabajo Administativo/Traslado de la Información de
13 Información a OPF que los fondos han sido 1
asignados
SEGUIMIENTO
Inspección Técnicas de Supervisión, Seguimiento y

14 Asesoria. Evidencia los avances de trabajo. Visita 3. 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
(PRA-FOR-89, PRA-FOR-90, PRA-FOR-91)
15 Reunión Técnico-Administrativo MINEDUC-DIPLAN 1
Inspección Técnicas de Supervisión, Seguimiento y
17 Asesoria. Evidencia los avances de trabajo. Visita 4. 1 1 1 1 1 2 2 1 1 1 2 2 1 1 1 1 1 1 1
(PRA-FOR-89, PRA-FOR-90, PRA-FOR-91)
18 Reunión Técnico-Administrativo MINEDUC-DIPLAN 1
Inspección de Cierre. Visita Técnica de Supervisión
LIQUIDACIÓN
FINAL de los trabajos realizados por OPF´s. Evidencia

20 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 1 1
los avances de trabajo. Visita 5 Final. (PRA-FOR-88,
PRA-FOR-89, PRA-FOR-90, PRA-FOR-91, PRA-FAR-94)
Preparación de Informe Final. Documento Final
21 1 1 1 1 1
Consolidado de los trabajos realizados por OPF´S
22 Reunión Técnico-Administrativo MINEDUC-DIPLAN 1 1 1

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6. MATRIZ DE CONTROL:
ETAPA ACTIVIDADES DOCUMENTOS: RESULTADOS
1. Evaluación a. Visitas a cada Centro Educativo para la evaluación  PRA-FOR-85  Expediente de cada
REMOZAMIENTO EN:  PRA-FOR-86 escuela.
Análisis de reparaciones en 1. Renglones priorizados de acuerdo a la  PRA-FOR-87  presupuesto de la
infraestructura, incluyendo renglones de información dada en la capacitación respectiva.  Otros DOCS intervención
trabajo y su presupuesto b. Llenar los formularios especificados  convenios para las
c. Firmar y sellar los formularios y solicitar firma del OPF
Representante Legal de la OPF.
Formularios: d. Se conforma el expediente de cada intervención a
 PRA-FOR-85 realizar de acuerdo a los formularios especificados y
 PRA-FOR-86 se traslada al encargado de Seguimiento del Programa
 PRA-FOR-87 de Reparaciones y Mantenimiento de Centros
 PRA-FOR-91 Educativos Públicos asignado por la DIPLAN, con la
finalidad que puedan generar los convenios de trabajo
e. Entrega de informes
2. Firma de Convenio y a. se reciben y se trasladan para su firma a cada OPF  Convenios de  Firma y Sello de los
Capacitación a OPF solicitando firma y sello o huella digital de la OPF, trabajo y las Convenios y de las
Recibe Convenios original y copia de las luego trasladadas de regreso a la DIPLAN. Formas Formas Oficiales
Formas Oficiales, la entrega y firma de b. Capacitación a directivos de las OPF de conformidad Oficiales “Recibo de
las distintas OPF. con el temario brindado por la DIPLAN  DPI Presidente Transferencia de
c. Apoyo técnico y administrativo a las OPF en la OPF Recursos Financieros
Capacita a las Juntas Directivas de las correcta ejecución de los renglones de trabajo,  “Guía para la a OPF”
OPF cantidades y características de materiales, Capacitación a  Programación de
procedimientos administrativos y convenio. Juntas transferencias a OPF y
Documentos: d. registro de gastos y movimientos de la asignación Directivas de carga masiva del
1. Convenios de trabajo económica entregada por el MINEDUC para las Organizaciones Listado de OPF y
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2. Formas oficiales “ Recibo de reparaciones, en los respectivos documentos (libro de de Padres de Registro en el SICOIN
Transferencias de Recursos caja, chequera y mural de transparencia) Familia” WEB
Financieros a OPF” e. Entrega de informes  PRA-FOR-90  Que las OPF puedan
3. PRA-FOR-88  PRA-FOR-91 tener un adecuado
4. PRA-FOR-90 Temas a tratar en la capacitación:  Informes manejo
5. PRA-FOR-91 administrativo,
 seguimiento y supervisión de los trabajos de financiero de los
reparación y apoyo en los manejos administrativos y recursos asignados.
financieros.  OPF dan seguimiento
 Atención al monitor y supervisor. a procesos correctos
 Resguardo de documentos (administrativos y de
 Cotización y adquisición de materiales. Proceso de registro)
compra, contratación y pago de materiales mediante  Registro Fotográfico.
el uso de chequera.  Control de Asistencia.
 Documentos de soporte de gastos,: libro de caja,  Que la obra se lleve
manejo y control de chequera mural de transparencia) desde su inicio hasta
 Facturas y la validez y legalidad de las mismas, y no su finalización de
podrán ampararse con recibos o pagos en efectivo. manera ordenada,
 Recepción, resguardo de materiales y disposición de administrativa,
ripio. financiera y
 Capacitación del desarrollo de la Mano de Obra y técnicamente.
cualidades de la misma.
 Manejo de Remanentes.
 Recepción y/o liquidación.
 Asamblea con padres de familia
 Tiempo máximo para la reparación
 Acta en libro de OPF para constancia de inicio y
finalización de los trabajos.
 Conformación de comisiones y grupos.

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3. Seguimiento  Ficha de  Que la ejecución
 Inspecciones a los establecimientos evaluados. Seguimiento, este de acuerdo a
visitas a los diferentes Centros  Supervisar y verificar la ejecución de los trabajos, registro los renglones
Educativos para asesorar a las OPF, en  apoyo administrativo a las OPF, para garantizar la fotográfico y establecidos
los aspectos técnicos y administrativos. buena admon. de los recursos financieros de visitas  Que se concluya
 Seguimiento al registro y control de documentos.  PRA-FOR-89 en el tiempo
 orientación y supervisión de los trabajos de intervención) establecido
Formularios: reparación.  PRA-FOR-90  Que la obra se
 PRA-FOR-89  Apoyo técnico para la correcta ejecución de los  PRA-FOR-91 lleve técnica y
 PRA-FOR-90 financieramente
renglones de trabajo.  Informes
 PRA-FOR-91  control del Registro de Gastos y movimientos de la  Libro de caja. ordenada.
asignación económica entrega por el MINEDUC a la  Chequera.  informes para que
OPF Verificación del registro de gastos en documentos la DIPLAN tenga
 Mural de
(libro de caja, chequera y mural de transparencia). control de la
Transparencia
 Corroboración de la ejecución de acuerdo a convenios  Informes de
ejecución
 Supervisión del uso correcto de los fondos y  Informe de
supervisión
remanentes. acompañamiento,
 Reuniones de trabajo que sean convocadas apoyo,
 Acompañamiento, apoyo, seguimiento y monitoreo seguimiento y
brindado a las entidades Co-Ejecutoras (FODES Y monitoreo a
UCEE), si aplica. unidades Co-
 Entrega de informes Ejecutoras.

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4. Liquidación Al finalizar: PRA-FOR-88  Inspección del
visita e inspecciona el buen estado a. visita e inspección para verificar la totalidad y del PRA-FOR-89 buen estado de
de los trabajos de reparación y se buen estado de los trabajos de reparación y se PRA-FOR-90 los trabajos
documenta conforme los documentan. PRA-FOR-91  expedientes de
documentos siguientes: b. Verificación de gastos por remozamiento en el libro de PRA-FOR-94 acuerdo a los
caja. formularios
Formularios: c. Presentar el proyecto en asamblea a la comunidad  Detalle de establecidos.
 PRA-FOR-88 d. Mural de Transparencia aportes y  informe final con
 PRA-FOR-89 e. Acta en libro de la OPF dejando constancia de la gastos el consolidado del
 PRA-FOR-90 finalización de las reparaciones. cubiertos con avance.
 PRA-FOR-91 f. Traslada los formularios al encargado de seguimiento el aporte.  Liquidar la obra.
 PRA-FOR-94 al Programa de Reparaciones y Mantenimiento de  Ficha técnica
Centros Educativos públicos. de seguimiento
g. Acompañamiento, apoyo, seguimiento y monitoreo a intervención.
brindado a las entidades Co-Ejecutoras (FODES Y  Registro
UCEE), si aplica. fotográfico
 Registro de
visitas de
supervisión.
 Hoja de
Rendición de
cuentas
 Copia de las
facturas, con
su razón en la
parte de atrás,
firmadas y
selladas por la
Junta directiva
de la OPF
 Informes
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7. PERÍODO DE EJECUCIÓN
Derivado de los datos contenidos en los términos de referencia, los trabajos serán realizados en un
período de 05 meses (08 de Agosto al 31 de diciembre de 2017). 13
8. LISTADO DE ESCUELAS A INTERVENIR, COMO PARTE DE LA CONSULTORÍA –MODALIDAD OPF-:
8.1 MODALIDAD OPF
**COLOCAR LISTADO DE OBRAS CON SU CODIGO UDI Y LOCALIZACIÓN **
No. Codigo udi Depto. Municipio Nombre del Dirección

eStablecimiento
8.2 DISTANCIAS DE RECORRIDO DE GUATEMALA A CABECERA MUNICIPAL DONDE SE UBICA EL

ESTABLECIMIENTO (por cada establecimiento)
DE A KM Tiempo estimado
de Viaje

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8.3DISTANCIAS DE RECORRIDO DE CABECERA MUNICIPAL A COMUNIDAD
DE A KM Tiempo estimado
de Viaje

Colegiado No.
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15
9.0 FORMULARIOS A UTILIZAR
9.1 FORMULARIOS DE VISITA DE EVALUACIÓN
 PRA-FOR-85
 PRA-FOR-86
 PRA-FOR-87
9.2 FORMULARIOS DE VISITAS DE SEGUIMIENTO Y LIQUIDACIÓN
 PRA-FOR-88
 PRA-FOR-89
 PRA-FOR-90
 PRA-FOR-91
 PRA-FOR-94
**Colocar los machotes de los formularios**

Colegiado No.
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“Contratación de Profesionales para Evaluaciones de Proyectos”

ENTREGA DEL PLAN DE TRABAJO, QUE CONTIENE LOS OBJETIVOS, ACTIVIDADES,

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2.1 GENERAL: ...............................................................................................................................................4

8.3DISTANCIAS DE RECORRIDO DE CABECERA MUNICIPAL A COMUNIDAD............................................ 19

9.0 FORMULARIOS A UTILIZAR………………………………………………………………………………………………………………20

9.1 FORMULARIOS DE VISITA DE EVALUACIÓN……………………………………………………………………………………..20

9.2 FORMULARIOS DE VISITAS DE SEGUIMIENTO Y LIQUIDACIÓN………………………………………………………..20

Ing. Civil nombre del ingeniero Guatemala, Agosto 2017

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 Asistir a reuniones de trabajo convocadas por DIPLAN-MINEDUC, o con unidades Co-

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 Reuniones de coordinación con MINEDUC/DIPLAN.

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3 Envio de Producto No. 1 1

8 Firma y Sello de Convenios con las OPF. Visita 2 2 2 3 3 3 2 2 3 3

Actividad de Capacitación (Ejecución de los Recursos

Inspección Técnicas de Supervisión, Seguimiento y

FINAL de los trabajos realizados por OPF´s. Evidencia

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ETAPA ACTIVIDADES DOCUMENTOS: RESULTADOS

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8. LISTADO DE ESCUELAS A INTERVENIR, COMO PARTE DE LA CONSULTORÍA –MODALIDAD OPF-:

8.1 MODALIDAD OPF

**COLOCAR LISTADO DE OBRAS CON SU CODIGO UDI Y LOCALIZACIÓN **

No. Codigo udi Depto. Municipio Nombre del Dirección

8.2 DISTANCIAS DE RECORRIDO DE GUATEMALA A CABECERA MUNICIPAL DONDE SE UBICA EL

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8.3DISTANCIAS DE RECORRIDO DE CABECERA MUNICIPAL A COMUNIDAD

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9.0 FORMULARIOS A UTILIZAR

9.1 FORMULARIOS DE VISITA DE EVALUACIÓN

9.2 FORMULARIOS DE VISITAS DE SEGUIMIENTO Y LIQUIDACIÓN

**Colocar los machotes de los formularios**

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