ORGANIGRAMA, DEPARTAMENTOS, AREAS Y PERFILES DE UNA

EMPRESA

REALIZADO POR:

DIANA MARCELA RIVILLAS MONTOYA

JORDAN CAMILO CANO ALVAREZ

PAULA ANDREA CORREA MESTRA

INSTRUCTOR LIDER:

FRANCISCO ALBERTO QUIROZ CARMONA

21 DE FEBRERO

TECNOLOGIA EN CONTABILIDAD Y FINANZAS

CENTRO DE COMERCIO

SENA

MEDELLIN – ANTIOQUIA

2020
 INTRODUCCION

En cualquier organización la estructura organizacional es de vital importancia para

el buen funcionamiento de la misma, la comprensibilidad, eficacia, flexibilidad y
orden de la misma depende de que tan bien estructurada este la empresa, para
esto la empresa emplea distintos métodos o procedimiento para llevar a cabo su
actividad, uno de los métodos más utilizados para la organización de la misma son
los organigramas, en donde se plasma cómo será la estructura organizacional, los
departamentos que tiene la empresa y la manera en cómo están divididas las
áreas y los procesos que se llevan a cabo.

De la misma manera un organigrama permite la estructuración de manera

adecuada y organizada todos los procesos, los organigramas sirve como
herramienta para proyectar el futuro de la empresa, es decir, de qué manera se
deberían de llevar a cabo los procesos para el buen funcionamiento de la misma,
esta herramienta abarca distintos factores que se deben de tener en la
estructuración de la organización, entre estos tiene en cuenta la clasificación que
tienen los organigramas, a quienes están dirigidos, la actividad económica y la
estructura que se debería de emplear teniendo en cuenta estos factores.

Las empresas para agilizar procesos deben de tener en cuenta los elementos,
áreas y departamentos de la misma, para así designar un orden jerárquico para el
cumplimento de cada una de las funciones que tienen que delegarse según su
cargo y su capacidad para desempeñar dicha actividad.
 HISTORIA

En 1855, Daniel McCallum (1815-1878),

superintendente general de una compañía
del ferrocarril, diseñó lo que se consideró
el primer organigrama moderno.

Fue un diagrama ilustrado del ferrocarril

de Nueva York y Erie. McCallum lo hizo
dibujar por George Holt Henshaw (1831-
1891), ingeniero civil y diseñador.    

Pasaron unos 50 o 60 años para que el

término "organigrama" se volviera de uso
común. El ingeniero consultor Willard C.
Brinton utilizó este término en su manual
de 1914 titulado "Graphic Methods for
Presenting Facts". Él promocionaba el
valor de los diagramas y creía que su uso
debía estar más difundido.

Los organigramas se emplearon

principalmente en ámbitos de ingeniería
hasta la década de 1920, cuando
empezaron a introducirse en el mundo
comercial.

Los sinónimos menos conocidos, como "diagrama organizativo", comenzaron a

usarse en la década de 1960.

Un diagrama similar se llama organigrafo. Si bien refleja la estructura organizativa,

es menos lineal que un organigrama y tiene un propósito diferente: ilustrar
asociaciones y oportunidades en distintos departamentos, productos o cadenas de
suministro.
MODELO DEL PRIMER ORGANIGRAMA
 ¿QUÉ ES UN ORGANIGRAMA?

Es la
representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra
organización, que incluye las estructuras departamentales
jerárquicas y competenciales de vigor. De la misma manera se puede definir como
un modelo abstracto y sistemático que permite obtener una idea uniforme y
sintética de la estructura formal de una organización; este muestra la estructura
interna de una organización o empresa.

Los organigramas también se conocen con otros nombres,

como diagramas de organización, diagramas organizativos o gráficos de jerarquía.
Representa gráficamente el esqueleto de una organización, mostrando los cargos
jerárquicos, permite obtener una idea rápida de cómo está organizada
una empresa, cooperativa u organización.

Un organigrama generalmente se hace al mismo tiempo que nace una

organización, cumpliendo dos funciones principales, en primer lugar, es
informativo, ya que a los nuevos integrantes de la compañía les servirá o también
a los más antiguos que hayan olvidado alguna posición, en segundo lugar, es
una herramienta para el análisis organizacional, ya que como instrumento
de análisis servirá para detectar fallas en la estructura, en un organigrama se ve
claramente cada unidad o departamento y la relación con otras unidades.

Siendo así, si algo está funcionando mal se puede estudiar el gráfico para
entender y de este modo solucionar una situación. El organigrama es una
herramienta para estructurar las diversas responsabilidades y relaciones dentro de
una empresa. Con este se podrá conocer con facilidad cuáles son las funciones
dentro de la empresa de cada empleado, quienes están a su mando y el grado de
responsabilidad de cada uno de ellos.

PRINCIPIOS DE LOS ORGANIGRAMAS

Las organizaciones son sistemas complejos que requieren un ordenamiento

jerárquico que especifique la función que cada uno debe ejecutar en la misma.
Tradicionalmente, sólo se reconocían como participantes de las organizaciones a
sus propietarios, sus administradores y sus empleados. 

Toda organización cuenta con una estructura, la cual puede ser formal o informal.
La formal es la estructura explícita y oficialmente reconocida por la empresa. La
estructura informal es la resultante del poder de influencia que ejercen los distintos
individuos o grupos de individuos dentro de la organización.

La organización formal está determinada por el número de niveles jerárquicos o

funcionales establecidos, haciendo énfasis en las funciones y las tareas que se
llevan a cabo para el cumplimiento del objetivo organizacional. Esos niveles están
rígidamente definidos y diferencian el grado de autoridad delegada y la dirección
de las órdenes, instrucciones y remuneración. Para ello se deben de seguir unos
principios al momento de generar una estructura organizacional por medio de un
organigrama, los principios que se deben de tener en cuenta al momento de hacer
un organigrama son;

UNIDAD DE MANDO

Establece que ningún empleado debe tener más de un superior con el objetivo

de evitar situaciones confusas y desordenes que afecten a la productividad de la
organización en cuestión. Es decir este principio hace referencia a que debe de
haber una persona que delega funciones según su orden jerárquico y de la misma
manera se deben de cumplir. Este se evidencia al conectar un entegrama de nivel
superior con otros de nivel inferior

ALCANCE DE CONTROL

Principio fundamental de organización que establece que el mando directo debe

ser ejercido sobre un numero de subordinados compatibles con la supervisión
efectiva, es decir el jefe no puede tener más subordinados de los que l podría
alcanzar a tener el control.

HOMOGENEIDAD OPERATIVA

Cada jefe y departamento ejecutará tareas que corresponden a su especialidad y

sean homogéneas a su especialidad o capacidad de desempeño, de la misma
manera se delegarán funciones con respecto lo que s ele sea delgado por el orden
jerárquico.

DELEGACION EFECTIVA
Este principio estable que en la organización se deben delegar funciones y
estar en capacidad de desempeñarlos, buscando los métodos más
adecuados para el cumplimiento de sus labores. Las funciones delegadas a
sus subordinados deben de ser compatibles con sus capacidades para
lograr efectivamente los objetivos.
 SIMBOLOGIA DE LOS ORGANIGRAMAS

La simbología de un organigrama, representa la estructura formal de la

organización, se suele emplear rectángulos, cuadrados o círculos, los cuáles son
unidos por líneas horizontales y verticales. Las figuras geométricas representan
los órganos o cargos de la organización; y las líneas representan los canales de
comunicación o relaciones formales entre los órganos o cargos.

Cuando las líneas son trazadas de arriba hacia abajo, los canales de
comunicación indican autoridad; cuando las líneas se representan de abajo hacia
arriba, indican responsabilidad. Cuando las líneas se trazan entre dos figuras
ubicadas en forma paralela, se indica colaboración dentro de un mismo nivel
jerárquico. Entre los símbolos se pueden encontrar los siguientes;

ENTEGRAMA

Está representado por un rectángulo, es la representación gráfica de cada unidad

orgánica, cargo o tarea de la estructura. En el mismo se indica el puesto a que
hace referencia. Que representan las unidades, los departamentos o divisiones de
la organización que varían en importancia de acuerdo a su tamaño, representando
al interior de ellas el nombre de la unidad o área que representa.
 LÍNEAS DE DEPENDENCIA JERÁRQUICA

Se representan por medio de líneas llenas sin interrupciones, indican autoridad

formal, relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica. El poseedor
de dicha autoridad imparte órdenes directas a los subordinados y delega
directamente parte de su autoridad. Entre estas se pueden diferenciar dos líneas
como los son;

Las líneas continuas verticales

Son Líneas de mando de una división superior a una inferior las cuales
deben ser siempre de forma vertical representando un orden, relaciones de
dirección, asesoramiento, subordinación, apoyo y control presentando al
interior de la organización.

Líneas continuas horizontales

Las líneas de nivel son siempre horizontales las cuales indican la unión
entre órganos de asesorías

LÍNEAS DE DEPENDENCIA FUNCIONAL

Se representan por medio de líneas punteadas, indican relación de

coordinación, relaciones funcionales, asesoramiento, o asistencia (staff); estas
líneas punteadas se emplean para vincular un entegrama con otro, a fin de
representar esa dependencia funcional sin que exista dependencia jerárquica.
 Líneas punteadas entre dos unidades
Indican e informan las relaciones de coordinación entre ambas unidades.
Estas unen por los dos lados a dos rectángulos que mantienen relaciones
de coordinación.

Los puentes
Son líneas con un realce semicircular que son utilizados cuando se cruza
una línea entre dos unidades que se relacionan.

EL STAFF DE APOYO

Son una parte de la empresa que no colaboran directamente en la realización de

la actividad, sino que se dedican a funciones de apoyo para un mejor rendimiento.
En muchas ocasiones, no forman parte de la empresa y se subcontratan.

CLASES DE ORGANIGRAMAS

Los organigramas también pueden clasificarse según la actividad que

desempeñan cada una de las empresas, es decir partiendo de su actividad
económica principal las empresas pueden diseñar su propio organigrama
implementado la incorporación de las áreas funcionales de la misma y la relación
que tienen entre sí;

ORGANIGRAMA INDUSTRIAL

Es un diagrama que muestra gráficamente la relación de un empleado con otros,

de una empresa perteneciente a una industria. También se usa para mostrar la
relación de un departamento con otros, o de la función de una organización con
otras. Este cuadro es valioso porque permite visualizar una organización por
completo, a través del esquema que se presenta.

El organigrama de una empresa industrial generalmente ilustra las relaciones

entre las personas dentro de una organización. Dichas relaciones pueden incluir la
de los gerentes con sus trabajadores subalternos, la de directores con sus
gerentes, la del director ejecutivo de varios departamentos, etc.

El sector industrial se puede identificar como uno de los más ordenados,

sistematizados y complejos que existen, porque con el tiempo han advertido lo
esencial que significa tener una organización interna que origine mayores
beneficios y respalde la producción por menos inversión de dinero, tiempo y
recursos.
 ORGANIGRAMA COMERCIAL

Muestra en detalle la estructura interna de una corporación a través de un

esquema, en el que se comprenda la presencia de los distintos órganos
directivos, los diversos departamentos o áreas, además de la relación
jerárquica existente entre ellos. Se puede observar con facilidad cómo está
organizada la empresa y en cuál lugar se encuentra situado cada puesto de
trabajo o área.

Es importante tomar en cuenta que esta clase de estructura distingue

únicamente la organización formal establecida por la dirección y no la informal,
en la cual se encuentra la relación entre los empleados, que también es de
gran importancia para la buena operación de la empresa

.
 ORGANIGRAMA DE SERVICIOS

Es un diagrama que muestra el tipo de estructura organizacional que posee una

compañía dedicada a prestar alguna clase de servicio. Básicamente, se puede ver
una serie de departamentos junto con el nivel de gerencia.

Las empresas de servicios existen para comercializar servicios, en lugar de vender

productos. La estructura organizativa más ventajosa para una empresa de
servicios es aquella donde los empleados puedan manejar múltiples roles según
sea necesario, utilizando una combinación de habilidades y técnicas
interpersonales para poder trabajar con los clientes y  también con los otros
miembros de la organización.

ORGANIGRAMA DE SERVICIOS

A través de este se puede visualizar el responsable de cada función, de cada

proceso, de cada actividad y de cada tarea confiada. Cada líder debe asumir esa
responsabilidad de articular con otros para que como un “engranaje” el ciclo de
operaciones de la empresa se mantenga en movimiento. De igual forma, el
organigrama deja ver las líneas de comunicación, de relación y dependencia y
subordinación, para que las comunicaciones y los controles fluyan de manera
eficaz y eficiente.

ORGANIGRAMA MEDIANAS EMPRESAS

Las empresas medianas difieren de las grandes, fundamentalmente, en que no

suelen estar divididas en demasiados departamentos, ni cuentan con una línea
media demasiado extensa (incluso, en ocasiones ni existe). Además, suele estar
muy relacionado la dirección de la empresa o lo que llamamos el ápice estratégico
con los propietarios.

ORGANIGRAMA GRANDES EMPRESAS

Los organigramas en las grandes empresas suelen ser más complejos debido a que estas
cuentan con mayores departamentos, por lo cual su organización es más rigurosa y
compleja. En las empresas grandes se dificultan más las comunicaciones, tanto
horizontales (laterales) como verticales, dificultando la toma de decisiones
oportunas, eficaces y eficientes; todo ello debido a su estructura orgánica
altamente burocrática, muchos niveles responsables por las decisiones y acciones
significativas. En las empresas grandes las comunicaciones se basan más en el
uso de herramientas tecnológicas, siendo más impersonales. Todo lo opuesto
ocurre en las empresas pequeñas, donde las comunicaciones son más directas y
personales.
 CLASIFICACION DE LOS ORGANIGRAMAS

El organigrama de una empresa muestra gráficamente las jerarquías, relaciones y

a veces hasta las funciones de los departamentos, equipos y personas que
trabajan en la empresa.

En este sentido, el organigrama es una herramienta informativa y administrativa,

pues en él se encuentran representadas las unidades departamentales, su
distribución, facultades, funciones y competencias, así como información relativa a
las atribuciones relacionales y las estructuras jerárquicas de la empresa.
En cierto modo, el organigrama también simboliza los principios filosóficos sobre
los que se sustenta la estructura organizativa de la compañía.

Entre la clasificación que pueden tener los organigramas se encuentran un gran

número de clasificaciones partiendo de su contenido, orden jerárquico entre otros
factores que podrían influir a la creación de un organigrama, entre estos se
encuentran los siguientes;

ORGANIGRAMA ANALÍTICO

Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos

del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información
que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o global
de la misma, tales son los casos de análisis de un presupuesto, de la distribución
de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones,
de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el
conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones.
 ORGANIGRAMA GENERAL

Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel

jerárquico, según su magnitud y características. Representan la totalidad de una
organización, donde se expresa claramente todas las jerarquías y sus respectivas
relaciones entre sí. Su alcance se extiende normalmente hasta los departamentos
de la empresa. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección
general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el
nivel de departamento u oficina.

ORGANIGRAMA VERTICAL

Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte
superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada.
Muestra la información de forma piramidal a partir del puesto que ocupa la mayor
autoridad en el tope, siendo que las unidades departamentales van disminuyendo
su rango conforme descienden en el plano.
 ORGANIGRAMA HORIZONTAL

El organigrama horizontal muestra distribuciones ramificadas de sus unidades

departamentales de izquierda a derecha, siendo que el extremo izquierdo lo ocupa
el cargo de mayor jerarquía. Las unidades departamentales van descendiendo en
sus responsabilidades conforme se avanza hacia la derecha. Cada jerarquía se
coloca a través de columnas y las áreas a partir de las filas.
 ORGANIGRAMA ESCALAR

Es un esquema representativo, parecido a una escalera invertida, que emplea el

uso de sangrías para mostrar la estructura jerárquica de una empresa. Cuanto
mayor es la sangría, menor es la autoridad del cargo, y viceversa. Utiliza la
sangría en el margen izquierdo para señalar los niveles jerárquicos y determinar la
importancia de cada cargo o de los diversos departamentos que comprenda la
organización. En la parte de arriba los niveles de mayor jerarquía y luego se van
colocando los cargos que dependen de este.
 ORGANIGRAMA CIRCULAR

Este se caracteriza porque se debe colocar el puesto de máxima autoridad en el

centro del gráfico y a su alrededor los círculos concéntricos donde figuran los
niveles jerárquicos de manera decreciente. Los vínculos existentes dentro del
esquema, se representarán a través de líneas. Siendo que las potestades
jerárquicas decrecen conforme las ramificaciones departamentales se apartan del
centro del círculo hacia los extremos.
 AREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA

Las áreas funcionales de una empresa son los departamentos o unidades

comerciales, que tienen funciones específicas para que la empresa funcione de
manera eficiente.

En los casos de microempresas o pequeñas empresas, es probable que una

persona o unas pocas, tengan a cargo múltiples tareas. Cuando la empresa crece,
también lo hace su estructura interna, por esto es necesario la creación de
departamentos o equipos especializados que trabajen alineados a los objetivos y
políticas de la organización.
 IMPORTANCIA DE LAS AREAS FUNCIONALES

La importancia de estas áreas comienza en que por medio de ellas se alcanzan los
objetivos y metas de la empresa, ya que cada departamento debe de trabajar de
manera sincronizada y unificada a fin de proteger los intereses de la organización
tanto monetarios como humanos.

La efectividad de la empresa no depende del éxito de un área funcional; si no de

una coordinación balanceada entre las etapas del proceso administrativo y de las
actividades de cada área funcional.
ELEMENTOS DE LAS AREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA

PLANEACIÓN
Es el primer paso a dar, consiste en saber por anticipado qué se va a hacer, la
dirección a seguir, qué se quiere alcanzar, qué hacer para alcanzarlo, quién,
cuándo y cómo lo va a hacer.

Para este elemento se tiene en cuenta algunos pasos como:

Investigación interna y del entorno

Planteamiento de propósitos, estrategias y políticas
Establecer acciones a corto, mediano y largo plazo.

Esta función la ejerce el cuerpo administrativo de la empresa y prevé los objetivos

y metas para la empresa y los métodos a utilizar.

Las actividades que más se destacan en este proceso de planeación son los
siguientes:
1. Definir metas y métodos a lograr durante un tiempo determinado
2. Implementar métodos y técnicas oportunas para llevar a cabo.
3. Anticipar posibles problemas futuros.
4. Esclarecer, ampliar y determinar los objetivos
5. Implementar las condiciones del trabajo.
6. Seleccionar y enunciar las tareas para desarrollar los objetivos.

ORGANIZACIÓN
Es el segundo paso a dar, donde hay un conjunto de reglas a respetar dentro de la
empresa por todos los empleados, la principal función en esta etapa es la
coordinación. Después de la planeación el siguiente paso es distribuir y asignar las
diferentes actividades a los grupos de trabajo que forman la empresa. Organizar
es utilizar el trabajo en busca de metas para la empresa, incluye fijar las tareas a
realizar, quién las va a hacer, dónde se toman las decisiones y a quién deben
rendir cuentas.

Las actividades que más se destacan en este proceso de organización son los
siguientes:
1. Realizar de manera detallada de cada trabajador para los diferentes
puestos.
2. Subdividir las tareas en unidades deportivas
3. Escoger una persona administrativa para cada sector
4. Proporcionar los materiales y recursos para cada sector.
5. Mantener claros los requisitos del puesto
6. Suministrar facilidades personales

DIRECCIÓN

Es el tercer paso a dar, dentro de ella se lleva a cabo la ejecución de los planes, la
comunicación, la motivación y la supervisión necesaria para alcanzar las metas de
la empresa. En esta etapa es necesaria la presencia de un gerente con la
capacidad de tomar decisiones, instruir, ayudar y dirigir a las diferentes áreas de
trabajo.

La dirección se puede ejecutar a través de:

El liderazgo
La motivación
La comunicación.

Las actividades más significativas de la dirección son:

1. Ofrecer motivación al personal.

2. Recompensar a los empleados con el sueldo acorde a sus funciones.
3. Considerar las necesidades del trabajador.
4. Mantener una buena comunicación entre los diferentes sectores laborales.
5. Permitir la participación en el proceso de decisiones.
6. Influenciar a los trabajadores para que hagan su mejor esfuerzo.

CONTROL
Es el último paso que hay que dar, dentro de esta se lleva a cabo la evaluación del
desarrollo general de una empresa, esta última etapa tiene la labor de garantizar
que el camino que se lleva, la va a acercar al éxito. Es una labor administrativa
que debe ejercerse con profesionalidad y transparencia.

La principal función del control es efectuar una medición de los resultados

obtenidos, compararlos con los resultados planeados para buscar una mejora
continua. Por ello esta se considera una labor de seguimiento enfocada a corregir
las desviaciones que puedan presentarse respecto a los objetivos planteados.

Las actividades más importantes del control son:

1. Seguir, evaluar y analizar los resultados obtenidos.

2. Comparar los resultados obtenidos con los planes establecidos.
3. Definir e Iniciar acciones correctivas.
4. Comunicar y participar a todos acerca de los medios de medición.
5. Transferir información detallada que muestre las variaciones y
comparaciones efectuadas.
6. Sugerir diversas acciones correctivas cuando fuesen necesarias.

ÁREAS FUNCIONALES Y SUS DEPARTAMENTOS

ÁREA DE PRODUCCIÓN ÁREA FINANCIERA

ÁREAS
FUNCIONALES

ÁREA COMERCIAL ÁREA ADMINISTRATIVA

ÁREA FINANCIERA
Es la parte de la empresa que se encarga de planificar, ejecutar y analizar las
finanzas, es decir, el intercambio de capital. El objetivo de este departamento es
analizar la situación de la empresa para ayudar tanto a la dirección como al resto
de áreas a tomar decisiones.

DEPARTAMENTOS

Departamento de Cartera
Departamento de Tesorería
Departamento de Facturación
Departamento de Contabilidad
Departamento de Auditoria
Departamento de Presupuestos
Departamento de Nomina

Departamento de cartera
El principal propósito de este departamento es el cobro diligente y oportuno
de las deudas que los clientes tienen con la empresa, y están originadas en
las ventas que se hacen a crédito.

Departamento de nómina
 Este departamento se encarga del registro financiero que una empresa
realiza sobre los salarios de los empleados, bonificaciones, comisiones y
deducciones.

Departamento de auditoria
Este departamento se encarga de proteger el activo, minimizar las
posibilidades de fraude, incrementar la eficacia operativa y optimizar la
calidad de la información económico-financiera.

Departamento de contabilidad
Tiene como objetivo principal definir, implementar e inspeccionar toda la
normatividad y procedimientos relacionados con el área contable, esta
información debe de reflejar con exactitud la situación financiera de la
empresa.

AREA ADIMINISTRATIVA

En esta área se ocupa de gestionar todos los recursos que están implicados en su
estructura y por ende en su funcionamiento.

DEPARTAMENTOS

Departamento de Talento Humano

Departamento de Sistemas
Departamento de Archivo
Departamento de Servicio al Cliente
Departamento de Dirección General
Departamento de Servicios Generales
Departamento de archivo
En este departamento tiene labores de archivar, organizar y gestionar todos
los documentos de una empresa, los resultados de tener un sistema de
archivos son siempre positivos y duraderos y merecen ese esfuerzo para
tenerlo organizado y sus documentos localizados.

Departamento de talento humano

Este departamento planea, coordina, ejecuta y presta orientaciones
técnicas sobre actividades de administración de personal, entrenamiento y
formación, bienestar social, seguridad y salud ocupacional, basado en las
políticas, directrices y normas legales y de la empresa.

Departamento de sistemas
En este departamento se administra los bienes y servicios de la plataforma
tecnológica en Software y Hardware, el soporte técnico de los equipos, el
desarrollo y mantenimiento de las aplicaciones y la administración de los
servidores Institucionales para asegurar la disponibilidad y preservación de
la información.

Departamento de servicios generales

Se encarga de proporcionar oportuna y eficientemente, los servicios que
requiera la empresa en materia de comunicaciones, transporte,
correspondencia, archivo, reproducción de documentos, revelado de
material fotográfico, intendencia, vigilancia, mensajería y el suministro de
mantenimiento preventivo y correctivo al mobiliario, equipo de oficina y
equipo de transporte.

AREA COMERCIAL
Es la responsable de procurar la relación con los clientes y de la consecución de
los objetivos de venta, es decir, son la fuente principal de ingresos.

DEPARTAMENTOS

Departamento de Ventas
Departamento de Publicidad
Departamento de Planeación
Departamento de Mercadeo
Departamento de Logística
Departamento de Comunicaciones

Departamento de ventas
Es el que se encarga de la distribución y venta de los productos y dar
seguimiento día a día de las diferentes rutas de vendedores para garantizar
la cobertura total y abastecimiento a los locales comerciales.
Departamento de publicidad
En esta área se planifica, dirige y coordina las actividades de publicidad,
relaciones públicas e información al público de una empresa u
organización, o de empresas que prestan servicios relacionados a otras
empresas u organizaciones.
Departamento de mercadeo
 El objetivo del departamento es ubicar y posicionar la empresa en el
mercado, e incrementar las ventas o los ingresos.

Departamento de planeación
En este departamento se analiza la situación actual (dónde estamos), se
establecen objetivos (dónde queremos llegar), y se definen las estrategias y
cursos de acción (cómo vamos a llegar) necesarios para alcanzar dichos
objetivos.

AREA DE PRODUCCION

Es el departamento que tiene como función principal la creación de los

productos de la empresa. Transforman los insumos o recursos (energía,
materia prima, mano de obra, capital, información,...) en productos finales
(bienes o servicios).

DEPARTAMENTOS

Departamento de Compras
Departamento de Costos
Departamento de Inventarios
Departamento de Mantenimiento
Departamento de Calidad
Departamento de Distribución
Departamento de compras
Es un departamento responsable de la buena organización para realizar
con éxito las actividades de compras. La gestión del departamento de
compras asegura que todos los bienes, servicios e inventario necesarios
para la operación del negocio se ordenen y se encuentren a tiempo en los
almacenes de cualquier empresa.

Departamento de calidad
Es aquel conformado por un equipo de aplicar la norma ISO 9001, que
establece normas o parámetros de Sistemas de Gestión de Calidad (SGC),
las cuales fueron creadas en función de generar el mayor índice de calidad
a los productos creados, y complementadas con las políticas establecidas
por la propia empresa, que varían de acuerdo a la organización y sus
intereses.

Departamento de mantenimiento Se encarga de proporcionar oportuna y

eficientemente, los servicios que requiera la empresa en materia de
mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones, así como la
contratación de la obra pública necesaria para el fortalecimiento y desarrollo
de las instalaciones físicas de los inmuebles.

Departamento de costos
Es un departamento que genera costos para la organización, pero sólo
indirectamente le añaden beneficio o utilidad.
 PERFILES OCUPACIONALES DE UNA EMPRESA

Un perfil ocupacional consiste en la descripción de las habilidades que un

trabajador debe tener (o tiene) para ejercer eficientemente un puesto de trabajo.

El perfil ocupacional está compuesto por un conjunto de estándares que

describen:

Los resultados que un trabajador debe lograr en el desempeño de una

función laboral,
Los contextos en los que ocurre ese desempeño,
Lo que debe saber,
Las habilidades que debe poseer,
Las actitudes que debe mostrar y
Las evidencias que debe aplicar para demostrar su competencia.

Este conjunto de estándares responden al que sería el desempeño óptimo del

trabajador. Los perfiles ocupacionales que se pueden evidenciar en una empresa
son:
 Perfil Ocupacional de Auxiliar

Este se caracteriza por la prestación de sus servicios en el área en cual se

requiera, un auxiliar puede desempeñar distintas actividades siendo proactivo
al momento de laborar, los auxiliares por lo general suelen desempeñar varias
funciones dentro de una organización, funciones que están en la capacidad de
desempeñar. Estos sirven como apoyo en las distintas áreas de una
organización.

Perfil Ocupacional de Analista

Es la persona que se dedica a analizar, o sea, a estudiar

pormenorizadamente alguna cosa, siendo lo contrario de lo sintético,
aunque luego del análisis de descomposición de las partes del todo, sea
necesario realizar una síntesis. Es decir en este perfil se estudia
meticulosamente y de manera detallada cada aspecto, las habilidades de
desempeño determinan la eficacia de los resultados, un analista cumple
más funciones que un auxiliar partiendo de que tiene mayores capacidades
para desempeñar el cargo, también sirve como apoyo en las áreas
funcionales de una empresa.

Perfil Ocupacional de Asistente

Es alguien que asiste en la realización de las tareas diarias personales o

dentro de una organización. Ayuda con la gestión del tiempo y del día, la
programación de las reuniones, la correspondencia y la toma de notas. El
papel de un asistente puede ser variado, como contestar llamadas telefónicas,
tomar notas, programar reuniones, enviar correos electrónicos, textos, etc. Son
personas que proporcionan servicios que alivian a su empleador del estrés de
las tareas asociadas con la gestión de la vida personal y/o empresarial. Los
asistentes a menudo actúan como el primer punto de contacto del gerente con
personas de dentro y fuera de la organización. Esto significa que sus tareas y
habilidades a menudo se pueden dividir en dos campos: habilidades técnicas y
habilidades personales.

Perfil Ocupacional de Gerente

Está a cargo de la dirección o coordinación de

una organización, institución o empresa, o bien de una parte de ella, como un
departamento o un grupo de trabajo.  Afirma que es la persona que coordina y
supervisa el trabajo de otras de tal forma que cumplan con los objetivos de la
organización. Las organizaciones o empresas estructuradas suelen tener
gerentes de primera línea, gerentes de nivel medio y gerentes de nivel alto. En
otras organizaciones de configuraciones más generales, los gerentes pueden
no ser identificables fácilmente, aunque alguien debe desempeñar esa función.

CARGOS EN UNA EMPRESA

Los cargos se refieren a las tareas, los deberes y las responsabilidades que se
deben de cumplir en una organización. Por lo tanto, los cargos se proveen de
acuerdo con las descripciones de l empresa y el análisis de las necesidades de
la misma. Debe de tener características compatibles especificables del cargo
ye l papel que deberá desempeñar.

La descripción del cargo representa el contenido de este de manera

impersonal, y las especificaciones suministran la percepción que tiene la
organización respecto a las características humanas que se requieren para
ejecutar e l trabajo

Asistente de Contabilidad

Analista e interventor de cuentas

 Asistente de crédito y cobranzas (Cartera)

Asistente de Nomina

Asistente Financiero

Asistente de Costos y Presupuestos

Asistente de Tesorería

Asistente de Gerencia

Analista de Cartera

Asesor Financiero

Auxiliar de Inventarios

Asistente de Auditoria

ASISTENTE DE AUDITORIA

Apoyar en el desarrollo de las auditorias que  permitan  monitorear 

permanentemente  los riesgos del negocio, su estrategia y su resultado,
manteniendo la prudencia, lealtad, confidencialidad, objetividad, trabajo en equipo,
austeridad, idoneidad, diligenciamiento y adecuado relacionamiento con el equipo
de trabajo y principalmente con el cliente, mediante la evaluación de procesos,
cumplimiento de políticas y verificación de la información de las compañías, las
metas, los objetivos de desempeño y el impacto de diversos programas
económicos, financieros y gerenciales de acuerdo con las políticas y
procedimientos de la compañía.
 CONCLUSIONES

Para las empresas es necesario que existan áreas y procesos directivos y

administrativos que se encarguen de interpretar las exigencias de los
accionistas en estrategias planeadas, organizadas y monitoreadas con el fin
de garantizar el cumplimiento de las mismas. La gestión de recursos
(humanos, financieros y materiales) pertenece a este proceso, y la eficacia
con la que se realice, así mismo podrá otorgar a la empresa una ventaja o
desventaja competitiva.

Es de vital importancia estructurar de manera organizada un sistema que

les sirva como elemento guía para el buen funcionamiento de la misma,
asignado cargos y funciones para la operatividad y el buen desempeño de
la organización, partiendo de que esto le permite mayor objetividad al
momento de realizar sus actividades.

Como conclusión es importante resaltar que los diferentes temas tratados

en este trabajo son relevantes y de mucha utilidad para las diferentes
organizaciones, ya que de estos radica el alcance de los objetivos y metas
de la empresa mediante un análisis organizacional que facilitan cocimientos
en las distintas relaciones jerárquicas y áreas funcionales, obteniendo
resultados sincronizados y unificados con el fin de defender los interese de
la organización.

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